## Rancang Bangun (SISMAKAR) Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web
Sandro Alfeno 1 , Arsa Kumar 2 , A. Fachrul Rozy Saleh 3
1,2,3 Program Studi Teknik Informatika Universitas raharja, 2 Program Studi Sistem Informasi,
3 Program Studi Sistem Komputer Email : 1 sandro@raharja.info, *2 arsa.kumar@raharja.info , 3 fachrulrozy@raharja.info

## Abstrak
Sebuah  organisasi  baik  itu  perusahaan  atau  pemerintahan  mengharapkan  tujuan  nya  tercapai dengan hasil yang optimal dengan melaksanakan pelayanan  yang terbaik,  salah  satunya  adalah pada  bagian  administrasi,  Salah  satu  pelayanan  yang  diberikan  adalah    Pengelolaan  surat menyurat,  ini  adalah  suatu  pelayanan  yang  sangat  penting  di  dalam  menjaga  suatu  informasi antar  perusahaan  atau  pemerintahan,  Pelayanan  ini  semestinya  dilakukan  secara  efektif  yang menjadi fokus utama, Pada kelurahan pasar baru kota tangerang terus mengupayakan pelayanan yang terbaik dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar, namun pada kelurahan pasar baru  masih  belum  seluruhnya  terkomputerisasi  dan  masih  menggunakan  pencatatan  manual, dengan  latar  belakang  tersebut  penulis  menganalisis  solusi  terbaik  dan  tepat  untuk  mengatasi nya  dengan  membuat  sistem  informasi  pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar  yang  diharapkan perancangan  sistem  ini  nantinya  akan  memberikan  kemudahan  dan  manfaat  dengan menghasilkan informasi yang akurat, tepat dan efisien
Kata kunci : Informasi, Surat Masuk dan Keluar, Pelayanan, Pengelolaan .

## Abstract
An organization, be it a company or a government, expects its goals to be achieved with optimal results by implementing the best service, one of which is in the administration department. One of  the  services  provided  is  correspondence  management,  this  is  a  very  important  service  in maintaining information. between companies or governments, this service should be carried out effectively  which is the main focus, in the Pasar Baru kelurahan, Tangerang City continues to strive for the best service in terms of managing incoming and outgoing mail, but in Pasar Baru kelurahan  it  is  still  not  entirely  computerized  and  still  uses  manual  recording  ,  with  this background the author analyzes the best and appropriate solution to overcome it by creating an information  system  for  managing  incoming  and  outgoing  mail.  ng  accurate,  precise  and efficient
Keywords: Information, Incoming and Outgoing Letters, Services, Management.

## 1. PENDAHULUAN
Sebuah sistem yang terkomputerisasi dengan memanfaatkan teknologi yang terus melaju bersama  dengan  era  digitalisasi  membuat  semua  sisi  atau  aspek  kehidupan  memerlukannya, terutama  dalam  hal  mempermudah  suatu  pekerjaan  baik  dalam  sebuah  organisasi  ataupun pemerintah,  karena  dengan  kemudahan  teknologi  pekerjaan  bisa  terselesaikan  dengan  efektif, cepat dalam pengerjaannya dan akurat untuk penyajian informasi nya.
Demikian  juga  dalam  sebuah  sistem  informasi,  suatu  pemerintahan  maupun  organisasi sangat  membutuhkan  sebuah  rancangan  atau  inovasi  yang  dapat  mewujudkan goals pada perusahaan  tersebut  pada  hal  ini  salah  satu  upaya  nya  adalah  dengan  sebuah  rancangan  sistem
yang  dapat  meningkatkan  efektifitas  pekerjaan,  pada  penelitian  ini  memiliki  titik  fokus  pada sebuah  pemerintah  khususnya  dalam  manajemen  surat  yang  berjalan  belum  terkomputerisasi dan  memerlukan  sebuah  inovasi  dalam  hal  sistem  informasinya.  sistem  informasi  akan  dapat membantu  perusahaan  untuk  menyajikan  berbagai  kebutuhan  data  yang  dapat  disajikan  secara akurat  dan  terpercaya,  sehingga  hal  ini  dapat  dijadikan  sebagai  tolak  ukur  dalam  keunggulan, keberhasilan atau bahkan sebaliknya kegagalan bagi sebuah perusahaan. (Eldas Puspita Rini & Dhanar  Intan  Surya  Saputra,  2021)  sistem  informasi  dapat  dilaksanakn  dengan  baik  apabila dilengkapi  dengan  komponen-komponen  yang  baik.  salah  satu  komponen  yang  paling  penting adalah  teknologi  informasi,  yang  merupakan  berbagai  perangkat  yang  dapat  digunakan  untuk mencatat data, mengolah transaksi, dan menghasilkan informasi. (Winarno, 2021)
Penulis  berinovasi  untuk  mendukung  dalam  mewujudkan  visi  dan  misi  Kelurahan  Pasar Baru  Tangerang  dalam  aspek  mewujudkan  pelayanan  prima,  dalam  hal  ini  kami  melihat  dari pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan pendataan atau pembukuan secara  manual  yang  menyebabkan  kurang  efisien  dalam  cukup  memakan  waktu,  begitu  pun pada proses penyimpanan data dilakukan masih pada rak buku dan belum terkomputerisasi pada database.
Dengan  latar  belakang  sebagai  berikut  yang  membuat  penulis  berinovasi  untuk memberikan  sebuah  perancangan  sistem  berbasis  web  untuk  meningkatkan  semua  aspek kemudahan kinerja pegawai.

## LITERATURE REVIE
1. “Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Berbasis  Web  di Kecamatan  Batujajar”.  merupakan    hasil    penelitian  (witanti  et  all.,  2020)  Dalam penelitian  ini  dihasilkan  suatu  sistem  yang  dapat  mengurus  segala  pengarsipan  surat dalam  penyimpanan  dan  pencarian  dokumen  yang  akan  dibutuhkan  secara  cepat,  tepat dan waktu yang rinci, mempercepat tahap selanjutnya dari proses kerja.
2. Susanto  et  all.,  (2021)  Mengambil  judul  penelitian  “Perancangan  Sistem  Informasi Pengelolaan Surat Masuk Surat Keluar dan SPPD Dikelurahan Jatijajar”. menggunakan metode Grounded  Research .  berdasarkan  fakta  dan  menggunakan  analisis  komparatif yang  tujuan  membuat  generalisasi  empiris,  penetapan  konsep,  pembuktian  akan  teori, pengembangan teori, pengumpulan data serta menganalisa data. Tujuan dari aplikasi ini adalah untuk mempermudah pengolahan data dalam pembuatan laporan.
3. Penelitian    yang    ditulis    oleh  Husaein  dalam  Jurnal  Ilmiah  Media  Sisfo  dengan  judul “Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  (SIMURAT)  Pada  AKAKOM Stephen  Jambi”  (2020),  penelitian  yang  dilakukan  dengan  metode  waterfall  dan prosesnya dilaksanakan secara berurutan  atau linier sesuai dengan tahapan metode dan perangkat  lunak  berbasis  web  yang  dihasilkan  dari  penelitian  ini  dapat  mengatasi permasalahan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
4. Gerry Franata et al. 2020 melakukan penelitian dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Persuratan Berbasis Web Pada Program Studi Teknik Elektro”, Dalam  penelitian  ini,  hasil  yang  diperoleh  adalah  mempermudah  admin  serta mahasiswa  dalam  menerima  suatu  informasi,  dan  pengolahan  data  surat  dan mengklasifikasikan  surat  dengan  baik  di  lingkup  Program  Studi  Teknik  Elektro Universitas Trunojoyo Madura.
5. Judul  penelitian  diambil  oleh  Ishak  et  al.  2020  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Berbasis Web Menggunakan  Metode  Waterfall”.
Menggunakan framework berbasis CI ( CodeIgniter ) dalam membuat kode program dan menghasilkan  sistem  manajemen  surat,  pencarian  surat  dan  media  penyimpanan  surat yang lebih terstruktur dan memberikan kemudahan.
6. (Hamzah  et  al.,  2021)  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Surat  Menyurat  Berbasis Web Pada  PT.  Radar  Riau”.  Metode waterfall digunakan  dalam  pengembangan  sistem dalam  penelitian  ini  dan  menghasilkan  suatu  rancangan  sistem  yang  mempermudah pihak  instansi  untuk  memproses  pelayanan  bagian  administrasi  guna  memenuhi
kebutuhan perusahaan perihal penomoran dan pengarsipan surat..

## 2. METODE PENELITIAN
Penulis  menggunakan  metode  penelitian  wawancara  ( interview )  dan  observasi  langsung guna  untuk  mendapatkan  sumber  informasi  yang  tepat  dan  akurat  terkait  dengan  judul penelitian.
a. Wawancara ( Interview )
Untuk dapat mengetahui informasi seputar profil, sejarah dan sistem yang berjalan, peneliti melakukan wawancara dan diskusi secara langsung dengan stackholder.
b. Pengumpulan data langsung ( Observasi )
Penulis  juga  mengumpulkan  dan  mencatat  informasi  mengenai  arus  surat  masuk dan  surat  keluar  guna  mendapatkan  data-data  yang  dibutuhkan  atau  diinginkan  dalam penelitian.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Use Case Sistem Berjalan
Agar alur dan proses yang sedang berjalan dapat terlihat jelas dan mudah dibaca maka  penulis  menggambarkan  dalam  bentuk  diagram, Use  case  diagram Surat  Masuk dan Surat Keluar, dituangkan dalam gambar berikut:
Gambar 1. Use Case Berjalan
Sesuai dengan Gambar 1 terdapat:
a. Satu  diagram use case sistem  yang  mencakup  semua  kegiatan  pengumpulan data untuk surat masuk dan surat keluar
b. Beberapa  aktor  yang  melakukan  kegiatan  antara  lain  bagian  administrasi, kepala desa, penerima surat, sekretaris desa, kepala bagian, dan pengirim surat
c. Tiga use case termasuk membuat surat masuk, surat keluar dan laporan surat
d. 16 include yaitu  Melakukan  penerimaan  surat  masuk,  Proses register surat masuk,  Surat  di  disposisikan,  Menyediakan  Surat  Masuk,  dan  Laporan  surat masuk, Membuat Surat, Melakukan pemeriksaan dan tanda tangan, Melakukan paraf,  Melakukan  tanda  tangan,  Menerima  Laporan  Surat  Keluar,  Mengirim surat, membuat laporan surat, cek laporan, acc laporan, diterima dan ditolak
b. Activity Sistem Berjalan Berikut  merupakan activity yang  berjalan  dituangkan  dalam  gambar  dibawah ini
Gambar 2. Activity Berjalan
Sesuai dengan Gambar 2 meliputi:
a. Memiliki Node Awal, untuk memulai aktivitas
b. 16 Action State meliputi:  Melakukan  penerimaan  Surat  Masuk,  Proses  register Surat  Masuk,  Memberikan  Surat  Masuk,  Surat  di  disposisikan,  Menerima  surat disposisi,  Menerima  laporan  Surat  Masuk,  Menerima  Surat  Masuk,  Membuat laporan  surat  masuk,  Membuat  Surat,  Menerima  surat,  Melakukan  pengecekan dan tanda tangan, membuat Laporan Surat Keluar, Melakukan paraf, Melakukan tanda tangan, dan Penerimaan surat.
c. 1 swimlane vertikal berfungsi sebagai pembeda aktor sesuai dengan kegiatannya
d. 2 Final State , objek yang dihentikan..
c. Sequence Sistem Diusulkan
Setelah  melihat  sistem  yang  telah  berjalan,  maka  penulis  mengusulkan  sebuah sistem dan akan ditampilkan pada sequence diagram berikut:
Gambar 3. Sequence Diusulkan
Sesuai dengan Gambar 3. meliputi:
a. 4  (empat) LifeLine yang  berinteraksi,  diantaranya  :  Halaman  Login,  Beranda, Surat Masuk, Surat Keluar
b. 1 aktor yang melakukan aktivitas, adalah : Bagian Administrasi
c. 5 message yang merupakan komunikasi antar objek untuk memberikan informasi seputar aktivitas adalah Masuk ke halaman login Input Username dan password , masuk ke tampilan beranda kemudian pilih data surat setelah itu input data surat masuk dan input data surat keluar
Melihat  sistem  yang berjalan, dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan surat masuk dan  surat  keluar  belum  terkomputerisasi  dan  lebih  membutuhkan  waktu  dalam  pengerjaannya, Dengan  sebuah  rancangan  sistem  berbasis web diharapkan  dapat  meningkatkan  efisiensi pegawai kelurahan dengan maksud melakukan pengelolaan dan pendataan surat masuk maupun surat  keluar  dan  tentunya  meminimalisir  terjadinya  kesalahan,  karena  itu  sebuah  sistem hendaknya :
a) Rancangan website dapat menampilkan hasil laporan dan dapat di download format pdf dan juga dapat memudahkan pegawai dalam penyimpanan atau pencarian laporan jika sewaktu- waktu dibutuhkan.
b)  Dapat  dilakukannya  penambahan  data,  melihat  data,  mengubah  data,  dan  menghapus  data agar jika terjadi suatu kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
c) Memberikan informasi secara real-time atau update yang tentunya ini sangat dibutuhkan oleh pegawai kelurahan.

## Implementasi
Setelah  tahap  perancangan  sistem  dirancang  secara  rinci  kemudian  masuk  ke  tahap implementasi  dalam  bahasa  pemrograman  Tahap  implementasi  dilakukan  setelah  tahap  detail desain sistem  kemudian diimplementasikan  kedalam bahasa pemrograman. Berikut merupakan hasil implementasi pada aplikasi sistem informasi nya:

## 1. Tampilan Login
Gambar 4. Tampilan Login
Berikut  merupakan  tampilan  awal  yaitu  login  masuk  ke website ,  untuk  dapat login user harus memasukkan nama pengguna serta password yang sudah terdaftar pada sistem, Halaman login bisa diakses oleh Kepala Kelurahan dan Bagian Administrasi.

## 2. Tampilan Beranda
Gambar 5. Tampilan Beranda
Berikut  tampilan  beranda  yang  dapat  diakses  oleh  admin,  dalam  beranda  terdapat beberapa menu seperti jumlah surat telah diinput oleh admin, juga terdapat tampilan kalender.

## 3. Tampilan Surat Masuk
Gambar 6. Tampilan Surat Masuk
Pada halaman ini terdapat aksi melihat detail surat, mengubah surat dan menghapus surat.

## 4. Tampilan Detail Surat Masuk
Gambar 7. Detail Surat Masuk
Untuk dapat masuk ke tampilan detail surat masuk, dapat klik icon mata pada data surat sebelumnya  untuk view tampilan  detail  surat  dan  pada  menu  ini  juga  terdapat  aksi download pada bagian lampiran.

## 5. Tampilan Surat Keluar
Gambar 8. Tampilan Surat Keluar
Untuk  dapat  menambahkan  surat  keluar  baru  dapat  dilakukan  oleh  Sekretaris Kelurahan.  Dalam  surat  keluar  terdapat  nomor,  tanggal,  pengirim,  perihal,  dibaca  dan  terakhir adalah disposisi.

## 6. Tampilan Tambah Surat Keluar
Gambar 9. Tampilan Tambah Surat Keluar
Terdapat nomor, bagian, perihal dan lampiran surat keluar.

## 7. Tampilan Data Laporan Surat Masuk
Gambar 10. Laporan Surat Masuk
Terdapat tabel berisi tanggal nomor, tanggal surat, nomor surat dan perihal, yang dapat memudahkan  admin  untuk  melihat  pendataan  nya,  dan  juga  terdapat  aksi  cetak  laporan  untuk memudahkan print-out laporan.

## 4. KESIMPULAN
Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  berjalan  masih  belum  optimal  dalam menghemat  waktu  dan  perlu  di  inovasikan  pendataan  nya  melalui  digital,  ketika  suatu  saat diperlukan  pendataan  surat  maka  harus  dicari  manual  dari  rak  ke  rak  untuk  menemukan  file surat, berbeda  ketika semua sistem sudah digital, pencarian  semakin mudah dan sangat efisien dalam  menghemat  waktu.  Dengan  itu  peneliti  membuat  dan  merancang  sebuah  sistem  surat masuk  dan  keluar  agar  dapat  memperlancar  kinerja  pegawai  kelurahan  khusus  nya  dalam pengelolaan surat masuk dan keluar sebagai upaya mewujudkan visi kelurahan.

## 5. SARAN
Perancangan  sistem  informasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  ini  merupakan  salah  satu upaya  dalam  meningkatkan  produktivitas  pegawai  kelurahan  dalam  memanage  (  mengelola) data, karena nya dengan melihat benefits (manfaat) yang ada maka saran yang diberikan adalah terus  mengembangkan  inovasi  dari  setiap  fungsi  atau  fitur  yang  tersedia,  dan  lebih  dibuat spesifik pada keseluruhan menu untuk manajemen surat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Eldas Puspita Rini, M. K., & Dhanar Intan Surya Saputra, M. K. (2021). Sistem Informasi Manajemen Di Era Revolusi Industri 4.0. Zahira Media Publisher
[2] Gerry Franata, R., Achmad Ubaidillah, and Riza Alfita. 2020. “Rancang Bangun Sistem Informasi  Administrasi  Persuratan  Berbasis  Web  Pada  Program  Studi  Teknik  Elektro.” SinarFe7 3 (1): 249–54
[3] Hamzah, M. L. et al. (2021) ‘Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Web  Pada  PT.  Radar  Riau’,  INTECOMS:  Journal  of  Information  Technology  and Computer Science, 4(1), pp. 9–19.
[4] Husaein, A. 2020 Oct 31. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMURAT) Pada AKAKOM Stephen Jambi. Jurnal Ilmiah Media Sisfo. [Online] 14:2
[5] Ishak, R. et al. (2020) ‘Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall’, Jurnal Indonesia Sosial Teknologi, 1(3), pp. 198–209
[6] Susanto,  A.,  Septiani,  N.  W.  P.,  &  Lestari,  M.  (2021).  Perancangan  Sistem  Informasi Pengelolaan Surat Masuk Surat Keluar dan SPPD Dikelurahan Jatijajar. Jurnal Riset Dan Aplikasi Mahasiswa Informatika (JRAMI), 2(01). https://doi.org/10.30998/jrami.v2i01.590
[7] Winarno,  W.  W.  (2021).  Sistem  Informasi  dan  Teknologi  Informasi:  Sebuah  Pengantar. Wingit Press.
[8] Witanti, W., Pinasty, S. Y., & Saputri, I. V. (2020). Sistem Informasi Pengarsipan  Surat Masuk  dan  Surat  Keluar  Berbasis  Web  di  Kecamatan  Batujajar.  Seri  Prosiding  Seminar Nasional Dinamika Informatika, 4(1).
https://prosiding.senadi.upy.ac.id/index.php/senadi/article/view/142