## ANALISIS MANAGEMEN  OBAT DALAM UPAYA EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT  ST.CAROLUS JAKARTA TAHUN 2017
Rachmad _Ririn Windrati Program Studi Manajemen Administrasi Rumah Sakit Universitas Respati Indonesia, JL. Bambu Apus I no .3 Cipayung, Jakarta Timur.13890

## ABSTRAK
Latar Belakang :Penelitian ini untuk memperoleh gambaran tentang managemen obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit St. Carolus Jakarta dalam upaya efisiensi dan efektivitas. Metode : penelitian ini  merupakan analisis  kualitatif  deskriptif dengan  melakukan  evaluasi  terhadap  siklus  manajemen  obat,  yaitu  ;  seleksi, pengadaan,  penyaluran,  dan  pemakaian.  Analisis  data  diolah  dengan  proses  komparasi,  klarifikasi. Data primer diperoleh melalui wawancara langsung dengan narasumber dan data sekunder diperoleh dari studi dokumentasi.  Observasi  penelitian  ini  menggunakan  standar  indikator  efisiensi  TOR (Turn  Over  Ratio) sebesar 8–12 kali yang dinyatakan oleh Depkes RI (2008). Hasil : hasil penelitian menunjukkan bahwa pada Proses Seleksi : J enis obat dan jumlah stok meningkat tiga kali lebih tinggi daripada Formularium Nasional 2015, karena Panitia Instalasi Farmasi dan T erapi tidak melakukan tugas secara optimal. Proses Pengadaan :  adanya  peningkatan  biaya  pengeluaran  obat  mencapai  150,45  %  dari  total  anggaran  100%. Proses penyaluran: pemakaiannya  adalah  53%,  stok  mati  15%,    dan  stok  kosong  33  %,  penyaluran  dari  pasien rawat  inap  telah  menggunakan  pemberian  dosis  unit  dalam  3  (tiga)  unit  rawat  inap  dengan  total  obat kembali  33%. Proses  Penggunaan :  Penggunaan  obat  generik  sebesar  21  %,  32%  obat  berdasarkan formularium  Nasional,  dan  56%  penggunaan  obat  injeksi. Kesimpulan  : Managemen  obat  di  Instalasi farmasi Rumah Sakit St. Carolus belum efektif dan efisien.
Kata kunci : manajemen obat, efektivitas dan efisiensi

## ANALYSIS OF DRUG MANAGEMENT IN EFFICIENCY AND EFFECTIVNESS IN HOSPITAL PHARMACEUTICAL
INSTALLATION ST. CAROLUS JAKARTA, 2017

## ABSTRACT
Background: This study is to obtain an overview of drug management at Pharmacy Installation St. Carolus Hospital in an effort of efficiency and effectiveness. Method: The study is a descriptive qualitative analysis by evaluating the cycle of drug management, namely; selection, procurement, distribution and usage . Data analysis is processed by comparative process and clarification. Primary data were obtained through direct interviews with resource persons and secondary data obtained from documentation studies. Observation using standard of Turn Over Ratio (TOR) indicator 8-12 times expressed by MoH.R.I. (2008). Results : The results  showed  that  in  the Selection  Process: The  type  of  drug  and  stock  amount  increased  three  times higher than the National Formulary 2015, because the Pharmacy and Therapy Installation Committee did not perform the task optimally. Procurement Process: an increase in the cost of drug expenditure reaches 150.45% of the total budget of 100%. Distribution process : 53% use, 15% dead stock, and 33% empty stock, Distribution of inpatients has been using unit dosage in 3 (three) inpatient units with total medication back 33%. Process of Use: The use of generic drugs of 21%, 32% of drugs based on the National formulary, and 56% use of injection drugs. Conclusion: Drug management at Pharmacy Installation Hospital St. Carolus has not been effective and efficient.
Keywords : drug management, effectiveness and efficiency
PENDAHULUAN Dalam Peraturan Menteri
Kesehatan Republik  Indonesia Nomor 72 Tahun 2016  tentang Standar  Pelayanan  Kefarmasian  di  rumah  sakit disebutkan  bahwa  standar  pelayanan  kefarmasian meliputi standar : pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan  dan  bahan  medis  habis  pakai  serta pelayanan farmasi klinik. Sehingga sistem pengelolaan obat di rumah sakit harus mempertimbangkan  aspek  keamanan,  efektif,  dan ekonomis dalam penggunaan obat, agar efektivitas dan efisiensi pengelolaan obat dapat dicapai.
Anggaran  penyediaan  obat  berdasarkan resep  merupakan  komponen terbesar  dari pengeluaran  rumah  sakit. Penyediaan  Obat  di negara berkembang, mencapai 40% - 50% dari total pengeluaran  rumah  sakit.    Pembelian  besar- besaran untuk stok farmasi sewajarnya disesuaikan dengan  kebutuhan  dilapangan.  Agar  kendali  biaya rumah sakit dapat terukur.
Quick,  dkk  (2012),  menyebutkan  bahwa fungsi dasar dalam pengelolaan obat meliputi : Proses Seleksi ( Selection process) , Proses Pengadaan
(Procurement process), Proses Penyaluran (Distribution Proccess) , Proses
Pemakaian (Use  Proccess) .    Setiap  proses  tahapan saling terkait satu sama lain.
Dalam  setiap  tahapan  dalam  pengelolaan obat  harus  didukung  empat  hal  manajemen: organisasi, administrasi keuangan, sistem informasi manajemen  dan  sumber  daya  manusia  sehingga manajemen obat dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Aplikasi  TOR  ( Turn  Over  Ratio )  digunakan untuk  mengetahui  berapa  kali  investasi  berubah dalam  setahun.  Sehingga  TOR  dapat  mengukur efisiensi  manajemen  obat.  Jika  TOR  rendah  itu berarti banyak stok obat yang tidak terjual, sebagai akibatnya,  tumpukan  obat  terjadi  dan  keuntungan berkurang. Menurut  Depkes  RI  (2008),  Standar umum TOR yang biasanya digunakan adalah 8 - 12 kali.
Rumah  sakit  St.  Carolus  adalah  rumah  sakit swasta  nirlaba  tipe  B,  yang  dimiliki  oleh  Uskup Agung  Jakarta,  terletak  di  Jalan  Salemba  Raya, nomor  41,  Jakarta  Pusat.  Berdasarkan  data pemakaian obat di rumah sakit memperoleh tahun 2016,  disebutkan  bahwa  biaya  rata-rata  dalam
menggunakan obat mencapai 53% dari total jumlah stok.  TOR  ( Turn  Over  Ratio )  stok  6,2  kali,  yang berarti  di  bawah  standar  umum  TOR  yang digunakan 8 - 12 kali.  Artinya terjadinya inefisiensi dalam manajemen obat sehingga rumah sakit harus mengeluarkan anggaran yang cukup besar.
Penelitian  ini  untuk  mengetahui  dan melakukan  evaluasi  di  Instalasi  Farmasi  RS.  St. Carolus,  sehingga  informasi  inefisiensi  dan efiktivitas dalam  manajemen obat dapat diperoleh. Hasil  penelitian  ini  diharapkan  dapat  menjadi masukan bagi Instalasi Farmasi dalam memberikan pelayanan  kesehatan  sehingga  manajemen  obat lebih efisiensi dan  efektif.

## METODOLOGI
Penelitian  ini  merupakan  analisis  kualitatif deskriptif dengan  melakukan  evaluasi  terhadap siklus  manajemen obat  di Instalasi  Farmasi  Rumah Sakit St. Carolus, yaitu                  proses : seleksi, pengadaan, penyaluran, dan penggunaan. Penelitian  dilakukan  selama  4  (empat)  bulan  yaitu bulan  Mei  sampai  dengan    Agustus  2017. Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  wawancara dengan  narasumber,  observasi,  dan  telaah dokumen.  Parameter  inklusi  dalam  wawancara mendalam  adalah  :  Direksi/Dewan  Eksekutif, Apotek dan Komite Terapi, Kepala Instalasi Farmasi, Kepala  Pengadaan,  PIC  dari  Gudang  Farmasi, Apoteker, Teknisi Farmasi.
Observasi dilakukan dengan membandingkan formulasi
rumah sakit St. Carolus dengan Formularium Nasional kemudian menggunakan  laporan  stok  obat  Instalasi  Farmasi pada periode bulan                      Januari - Desember 2016  digunakan  sebagai  indikator  dalam  proses manajemen  obat.  Kemudian    memeriksa  resep pada periode bulan                     Januari - Desember 2016  untuk  mengetahui  penggunaan  obat  dan pemeriksaan  dokumen  terakhir  pada  rekam  medis untuk melihat layanan distribusi obat menggunakan  sistem  penyisihan  unit  dosis  di  unit keperawatan  VIP  -  SVIP  dewasa  operasi  medis dalam periode Bulan Mei  - Juli 2017.

## HASIL 1. Proses Seleksi
Panitia Farmasi dan Terapi dalam melakukan tugas  pemilihan  kriteria  obat  belum  ditetapkan untuk  jenis  dan  kombinasi  obat  yang  sama. Sehingga  kinerja  belum  dirasakan  optimal.  Terkait pelayanan  prima  panitia  tersebut  belum  optimal melakukan  rapat  rutin  dari 50%  jumlah rapat yang diadakan  dalam  setahun.  Kehadiran  anggota  rapat pun  hanya  30%  dari  total  100%  anggota  panitia farmasi  dan  terapi.  Pertemuan  tersebut  terbatas pada  agenda  pembahasan  formularium  dan proposal obat.
Pengaturan  formularium  di  Rumah  Sakit  St. Carolus  tidak  mengacu  pada  formularium  nasional dan  hanya  dilakukan  secara  administratif  yang sesuai proposal/permintaan obat. Sehingga  jumlah jenis obat dan jumlah jenis stok di Rumah Sakit St. Carolus formularium meningkat tiga kali lebih tinggi dari formularium nasional.

## 2. Proses Pengadaan
Proses pengadaan obat berdasarkan pelaksanaan  rencana  pengeluaran  obat  sebesar 150,45%  dari  rencana  anggaran  100%.    Sehingga manajemen obat menjadi tidak efisien.

## 3. Proses Penyaluran
Pada  tahapan  ini  menunjukkan  bahwa frekuensi  TOR  di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit St.Carolus sebesar  6,2 kali

## 4. Proses Pemakaian
Penggunaan  obat  di  Rumah  Sakit  St.Carolus adalah:  a.  Jumlah  rata-rata  item  obat  di  setiap resep  menunjukkan  2,4  lebih  tinggi  dari  standar WHO  (1993)  a.  Penggunaan  obat  generik  yang diresepkan di Rumah Sakit St.Carolus hanya 21%, di bawah  standar  yang  telah  dinyatakan  oleh  WHO (1993),  sebesar  82%  -  94%.    c.  Persentase penggunaan  obat  antibiotik  sebesar  29%,  tidak sesuai  standar  yang  telah  dinyatakan  oleh  WHO (1993),  27%  -  29%.                                    d.  Persentase penggunaan  obat  injeksi  sebesar  56%,  di  luar standar yang telah dinyatakan               oleh WHO (1993), sebesar 0,2% - 29,86%.                             e. Persentase  Obat  yang  Diresepkan  berdasarkan Formularium Nasional hanya 32% di bawah standar
yang  telah  dinyatakan  oleh  WHO  (1993),  86%  - 88%.

## PEMBAHASAN
Dari hasil evaluasi terhadap siklus manajemen  obat  di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit St.Carolus  dapat  digambarkan  sebagai  berikut  : Proses Seleksi, merupakan proses memilih sejumlah obat  secara  rasional  di  rumah  sakit  bertujuan menghasilkan  penyediaan  yang  lebih  baik, penggunaan  obat  yang  rasional  dengan  harga murah (Satibi, 2016).
Panitia Farmasi  dan  Terapi  yang  ditunjuk dalam  Surat  Keputusan  Direktur  Utama  Nomor  : 003/SKD/VII/2013/DIRUT dalam melakukan pekerjaan  masih  terbatas  pada  penyusunan formularium  dan  penggunaan  obat  saja.  Sehingga perlu  dilakukan  revisi  tugas  dan  tanggungjawab sesuai kebutuhan rumah sakit.
Frekuensi  rapat  rutin  yang  masih  kurang dan  kedisiplinan  kehadiran  panitia  farmasi  dan terapi  belum  menunjukkan  kinerja  yang  positif. Sehingga  pengelolaan  manajemen  obat  kurang efisien.    Untuk  itu  perlu  dilakukan  rapat  rutin secara  berkala  1  bulan,  triwulan,  semester,  dan tahunan.    Memberikan  punishment  dan  reward dalam menegakkan disiplin.
Pengaturan formulasi rumah sakit berdasarkan  Surat  Keputusan  Direktur  Utama Nomor  :004/SDK/VII/2013  harus  mengacu  pada formularium  nasional.    Sehingga  perlu  dilakukan revisi  secara  teratur  dan  berdasarkan  kebijakan serta kebutuhan rumah sakit dengan mempertimbangkan indikasi penggunaan, efisiensi, risiko serta  biaya.
Proses Pengadaan, tingginya rencana anggaran  pengadaan  obat  lebih  dari  120  % (penelitian  Pudjaningsih,  1996)  disebabkan  oleh 100  %  obat  yang  disediakan  sesuai  perencanaan tapi  pemakaiannya  hanya  59%.  Sehingga  memiliki sisa persediaan 60 %.
Proses  Penyaluran, Frekuensi  TOR  Instalasi Farmasi  RS.St.  Carolus  sebanyak  6,2  kali    masih dibawah  standar  Depkes  RI  (2008)  sebesar  8-12 kali. Berdasarkan  observasi dilapangan  bahwa  :   a. Jenis  pasokan  yang  tidak  memiliki  stok/pasokan sebesar  33%.  Hal  itu  terjadi  karena  pasokan  tidak diajukan dalam  proposal /permintaan  formularium
rumah  sakit  b.  Dari 100%  jenis  pasokan,  67%  jenis persediaan  tersedia.  Dari  100%  yang  memiliki saham,  15%  jenis  saham  sudah  mati.    Ini  terjadi karena hanya 60% obat yang digunakan dari 100% stok. Jadi itu membuat sirkulasi membuang banyak waktu.  Persentase  stok  mati  di  Rumah  Sakit St.Carolus lebih tinggi dari standar Depkes RI (2008) 0%,  akibatnya,  manajemen  obat  St.Carolus  tidak efisien.                    c. Pengembalian obat rawat inap, berdasarkan  analisis  data  dokumen  rekam  medis, diperoleh :
1.  Permintaan/proposal  resep  harian,  obat mencapai 90%
2. Sisa obat yang dikembalikan ke instalasi farmasi 50.9% bahan injeksi dan 38% bahan cair 3.  Penghentian  dan  perubahan  terapi  yang dilakukan DPJP menyebabkan obat kembali sebesar 68%.
4.  Hasil  telaah  dokumen  ditemukan  bahwa proposal / permintaan obat  dapat  ditentukan oleh DPJP, tim DPJP dan dokter bangsal 5.  Adanya  permintaan  obat  sebesar  37%  diluar proposal / permintaan, jam kerja dan hari libur.
Proses Pemakaian, Penggunaan obat di Rumah Sakit St. Carolus adalah :
1.  Jumlah  rata-rata  item  obat  di  setiap  resep menunjukkan  2,4  lebih  tinggi  dari  standar  WHO (1993) untuk negara berkembang 1.3 - 2.2.  Hal ini menunjukkan  indikator  manajemen  obat  yang efisien.
2.  Penggunaan  obat  generik  yang  diresepkan  di Rumah  Sakit  St.Carolus  hanya  21%,  di  bawah standar  yang  telah  dinyatakan  oleh  WHO  (1993), sebesar  82%  -  94%.    Sehingga  dari  indikator  ini manajemen  obat  tidak  efisien.  Hal  ini  disebabkan oleh  kebijakan  penggunaan  obat  generik  hanya terbatas pada peserta BPJS.
3.  Persentase  penggunaan  obat  antibiotik  sebesar 29%,  sesuai  standar  yang  telah  dinyatakan  oleh WHO  (1993),  27%  -  29%.  Berdasarkan    kebijakan rumah  sakit  yang  kemudian  menjadi  kebiasaan DPJP    memberikan  resep  antibiotik  pada  pasien kelas III yang di diagnosis penyakit Infeksi menular 31% dan 24% pasien rawat jalan.
4.  P enggunaan  obat injeksi  sebesar  56%,  di  luar standar  yang  telah  dinyatakan  oleh  WHO  (1993), sebesar 0,2% - 29,86%.  Sehingga berdampak pada
pasien  dengan  pembayaran  tunai  menjadi  relatif lebih mahal.
5.  Persentase  Obat  yang  Diresepkan  berdasarkan Formularium Nasional hanya 32% di bawah standar yang  telah  dinyatakan  oleh  WHO  (1993),  86%  - 88%. Karena formularium nasional dalam kebijakan ini hanya untuk pasien BPJS.  Upaya yang dilakukan dalam  hal  efisiensi  adalah  :  a.  Menentukan permintaan  /  proposal  obat  berdasarkan  indikasi medis.    b.    Kebijakan  Menentukan  bahwa  obat generik  digunakan  untuk  semua  pasien.    c. Menggunakan antibiotik berdasarkan pola mikroba rumah  sakit  merujuk  pada  garis  pedoman  pada komite  pengendalian  resistensi  antibiotik  yang telah dinyatakan oleh rumah sakit. d. Menentukan formularium  nasional  sebagai  acuan  dalam menggunakan  obat  untuk  semua  pasien  di  rumah sakit.

## KESIMPULAN
Proses  Seleksi, Manajemen  obat  telah dikaitkan  dan  disesuaikan  dengan  prevalensi penyakit. Proses Pengadaan, perencanaan anggaran  telah  diadakan  secara  teratur  setiap tahun. Proses  Distribusi, a.    Turn  Over  Ratio memiliki  frekuensi.  6.2  kali  dalam  setahun  sebagai indikator efektivitas dalam sistem distribusi  b. Stok obat kosong yang disebabkan oleh obat yang telah dimasukkan  ke  dalam  formularium  tetapi  tidak tersedia  dalam  persediaan  /  stok  karena  tidak  ada permintaan/ proposal. c. Rumah sakit menggunakan  sistem  distribusi  kombinasi  dalam menerapkan  distribusi  obat  dengan  menerapkan Sistem Pendistribusian Dosis.
Proses Pemakaian, Penggunaan antibiotik untuk kelas III berdasarkan pola mikroba yang diterbitkan oleh laboratorium.

## SARAN
Proses  Seleksi, Melakukan  revisi  kebijakan d a n   intervensi  dalam meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dan mengkoordinir penatalaksanaan medication  error. Formularium Rumah  Sakit  mengacu  kepada  Formularium Nasional  dan  revisi  kebijakan  penambahan  dan pengurangan obat 1 x setahun.
Proses Pengadaan, Melakukan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi  anggaran  dengan  metode  yang  dapat dipertanggungjawabkan  dan  disesuaikan  dengan anggaran yang tersedia.
Proses  Distribusi, Sebaiknya  sistem  unit dose  dispensing  dilakukan  mempersiapkan  dosis dalam  satu  hari.    Revisi  Standar  Prosedur Operasional  (SPO)  dalam  permintaan  obat dilakukan oleh DPJP atau DPJP Tim atau dokter jaga dengan  melihat  kebutuhan  obat  dari      formulir pemberian      obat      dosis      tunggal      harian      yang disediakan.  Sosialisasi,  monitoring  dan  evaluasi secara  kontinyu  tentang  penerapan  unit  dose setiap  bulan    oleh  Tim/Panitia  sistem  distribusi dosis unit yang dibentuk.
Proses   Penggunaan, Menetapakan kebijakan penggunaan obat generik dan penggunaan  Formularium  Nasional  pada  semua pasien  dan  menetapkan  penggunaan  antibiotika sesuai  pola  kuman  rumah  sakit  dalam  Panduan Panitia  Pengendalian  Resistensi  Antibiotika  Rumah Sakit

## DAFTAR PUSTAKA
1. Depkes  RI.  2008. Pedoman  Pengelolaan Perbekalan  Farmasi  di  Rumah  Sakit .  Dirjen Bina  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan, Kementrian Kesehatan RI.
2. Depkes  RI.  2010. Pedoman  Pengelolaan Perbekalan  Farmasi  di    Rumah    Sakit. Dirjen Bina  Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan, Kementrian Kesehatan RI.
3. Depkes  RI.  2014. Pedoman  Penerapan Formularium Nasional, Jakarta
4. Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor  :  72 Tahun  2016 Tentang  Standar  Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit .
5. Pudjaningsih, D., 1996. Pengembangan
Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi
Rumah  Sakit , Tesis ,  Yogyakarta  :  Universitas Gadjah Mada.
6. Quick,  D.J., Hume, M.L,  Raukin J.R, Laing, RO., O’Connor, R. W., 2012, Managing Drug Supply (2nd  ed) ,  Revised  and  Expanded,  Kumarin Press, West Hartford
7. Satibi.  2016. Managemen  Obat  di  Rumah Sakit .     Yogyakarta: UGM
8. Surat  Keputusan  Direktur  Utama  No  :
003/SKD/ VII/2013 Tentang Perubahan Susunan  Panitia  Farmasi  dan  Terapi  Tahun 2013 9. Surat  Keputusan  Direktur  Utama  Nomor :004/SDK/VII/2013 Tentang Kebijakan Formularium Obat Rumah Sakit St.Carolus. Tahun 2013
10. World  Health  Organization,  1993. How  to Investigate  Drugs  Use  in  Health  Facilities (selected drug use indicators) , Geneva.