ANUVA Volume 5 (2): 329-339, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Pengelolaan Arsip di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah Dalam Upaya Menjamin Ketersediaan Data untuk Layanan Kepada Stakeholder
Titiek Suliyati 1* , Sumarno 2
1 Departemen Sejarah , Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
2 LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah Jl.  Pawiyatan Luhur I / 1 , Bendan Dhuwur, Semarang
*) Korespondensi: suliyati.titiek@gmail.com

## Abstract
[Title: Archive management at LLDIKTI Region VI Central Java in an Effort to Ensure the Availability of Higher Education Data]. This article is the result of research on archive management of private universities (PTS) at the Archives Unit of LLDIKTI Region VI Central Java. As a public service institution, in accordance with its duties and functions,  LLDIKTI Region  VI  Central Java  also  manages archives  for  services provided to  the  public,  especially private universities (PTS). Archives or documents that are managed at LLDIKTI Region VI Central Java are archives of activities in facilitating the improvement of the quality of higher education financed by the State Budget (APBN) through LLDIKTI Region VI Central Java. These archives are managed in the Archives Unit under the Administration Section.  This  study  uses  a  descriptive  qualitative  method,  the  data  collection  is  through  observation,  in-depth interviews and literature and document review. Data analysis was carried out through the stages of data reduction, data presentation and conclusions or verification. The results showed that although LLDIKTI Region VI Central Java is a public service institution that covers all private universities in Central Java and has a very wide field of work, the field of archives, especially the management of archives related to services to private universities, including lecturers and students, has not been carried out. maximally. The leadership's attention to the field of archiving has only been carried out in a recent period of time. Advances in technology in the field of archives are expected to solve problems in the field of archives, so that archives can be managed efficiently and effectively. The ideal archive management can  support the  progress  of  LLDIKTI  Region  VI  Central  Java  as  an institution  for  higher education  services  and services to the community in general.
Keywords: managemen; archives; lldikti region vi central jav;  data;  services; stakeholders

## Abstrak
Artikel  ini merupakan hasil  penelitian  tentang  pengelolaan arsip  perguruan tinggi  swasta  (PTS) di  Unit  Kearsipan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah. Sebagai lembaga layanan publik, sesuai dengan tugas dan fungsinya, LLDIKTI Wilayah  VI  Jawa  Tengah  juga  melakukan  pengelolaan  arsip  untuk  layanan  yang  diberikan  kepada  masyarakat khusunya perguruan tinggi swasta (PTS).  Arsip atau dokumen yang dikelola di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah adalah  arsip-arsip  kegiatan  dalam  melakukan  fasilitasi  peningkatan  mutu  perguruan  tinggi  yang  dibiayai  oleh Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja  Negara  (APBN)  melalui  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah.  Arsip-arsip  ini dikelola  di  Unit  Kearsipan  di  bawah  Bagian Tata  Usaha.  Penelitian  ini menggunakan metode  kuatitatif  deskriptif, yang pengumpulan datanya melalui observasi, wawancara mendalam serta kajian pustaka dan dokumen. Analisa data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data dan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan, bahwa walaupun LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah merupakan lembaga layanan publik yang meliputi seluruh PTS di  Jawa  Tengah  dan  sangat  luas  bidang  kerjanya,  tetapi  bidang  kearsipan,  terutama  pengelolaan  arsip-arsip  yang berkaitan  dengan  layanan  kepada  PTS,  termasuk  dosen  dan  mahasiswanya  belum  dilakukan  secara  maksimal. Perhatian  pimpinana  terhadap  bidang  kearsipan  baru  dilakukan  dalam  kurun  waktu  yang  belum  lama.  Kemajuan teknologi dalam bidang kearsipan diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah dalam bidang kearsipan, sehingga arsip  dapat  dikelola  secara  efisien  dan  efektif.  Pengelolaan arsip  yang ideal  dapat  menunjang  kemajuan  LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah sebagai lembaga layanan pendidikan tinggi dan layanan kepada masyarakat pada umumnya.
Kata kunci : pengelolaan; arsip; lldikti wilayah vi jawa tengah; data, layanan; stakeholder

## 1. Pendahuluan
Setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta dalam aktivitas kesehariannya menciptakan hasil samping berupa  arsip.  Perguruan  tinggi  sebagai  lembaga  yang  bergerak  di  bidang  pendidikan,  dalam  aktivitas organisasi dan administrasinya  menciptakan arsip yang sangat beragam jenis dan coraknya.  Sedemikian banyak  arsip  yang  dikelola  oleh    perguruan  tinggi,  memerlukan  manajemen  kearsipan  yang  andal,  yang dapat memenuhi kebutuhan perguruan tinggi sebagai lembaga pelayanan masyarakat.
Perguruan  tinggi  terdiri  dari  perguruan  tinggi  negeri  (PTN)  dan  perguruan  tinggi  swasta  (PTS). PTN adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan atau dikelola oleh pemerintah, yaitu berada di bawah koordinasi  Kementrian  Pendidikan  &  Kebudayaan  (Kemendikbud),  sedangkan  PTS  adalah  perguruan tinggi  yang  didirikan  dan  dikelola  oleh  masyarakat  (yayasan/perserikatan)    dengan  koordinasi  di  bawah Kopertis  (Koordinator  Perguruan  Tinggi  Swasta),  yang  sekarang  namanya  diganti  menjadi  Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI).
Salah  satu  LLDIKTI  yang  besar  dan  luas  bidang  kerjanya,  yaitu    LLDIKTI  Wilayah    VI  Jawa Tengah  di  Semarang,  yang    mengelola  arsip  sangat  banyak.  Arsip-arsip  tersebut  adalah  arsip  kegiatan organisasi dan administrasi di lingkungan LLDIKTI  Wilayah VI maupun arsip-arsip dari   238  PTS yang tersebar di  29 kabupaten dan 6 kota, yang berada di bawah naungannya.
Berbagai  arsip  dari  PTS  di  Jawa  Tengah  yang  dikelola  di  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah, pengelolaannya  belum  maksimal,  karena  jumlahnya  sangat  banyak  dan  jumlah  pengelolanya  sangat terbatas. Diperlukan dukungan pimpinan dan kesadaran dari berbagai pihak untuk pengelolaan arsip yang baik. Kategori Arsip perguruan tinggi yang tersimpan di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah adalah arsip- arsip  inaktif  dan  arsip  akktif  yang  masih  diperlukan  untuk  penyediaan  data  dan  informasi stakeholders internal maupun eksternal.
LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah tidak menyimpan seluruh arsip dari PTS di Jawa Tengah. Arsip yang  tersimpan  di  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah  adalah  arsip-arsip  yang  terkait  dengan  kegiatan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah yaitu memberikan fasilitasi peningkatan mutu perguruan tinggi. Arsip- arsip  yang  diserahkan  oleh  PTS  ke  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah  adalah  sebagai  bentuk pertanggungjawaban  atas  pelaksanaan  kegiatan  yang  telah  dibiayai  dari Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja Negara (APBN) melalui LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah . LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah  menyimpan arsip PTS yang  terkait dengan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu  meliputi bidang pendidikan dan  pengajaran,  penelitian,  pengabdian  kepada  masyarakat.  Di  dalam  lingkup  tiga  bidang  kegiatan perguruan tinggi tersebut, masing-masing tidak terlepas dari kegiatan administrasi, keuangan, sarana dan prasarana. Arsip-arsip yang terkait dengan kegiatan PTS, yang tidak dibiayai oleh LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah, tersimpan di masing-masing PTS.
Secara umum sebagian besar LLDIKTI di Indonesia pengelolaan arsipnya masih di bawah standar kearsipan  yang  ideal,  termasuk      LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah.  Sudah  cukup  lama  sejak  ada perubahan  nama  Kopertis  menjadi  LLDIKTI,    berdasarkan  peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi,  dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia nomor 15 tahun 2018,  LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah belum
mengadakan pembenahan kearsipan. Baru pada tahun 2021 ini Kepala LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah tergerak  untuk  melakukan  pembenahan  manajemen  kearsipan  untuk  mendukung  daya  saing  perguruan tinggi. Selain  itu untuk  meningkatkan  layanan  kepada stakeholder LLDIKTI Wilayah  VI Jawa Tengah perlu  meningkatkan  layanannya. Stakeholder LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah  adalah  para  pendidik (dosen), tenaga kependidikan, mahasiswa, pemerintah dan instansi-insatansi terkait serta masyarakat.
Permasalahan yang akan  dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana upaya  LLDIKTI Wilayah VI  Jawa  Tengah  melakuan  pembenahan  dan  pengeolaan  arsip  yang  baik,  agar    dapat  meningkatkan pelayanan    di  bidang    pendidikan.  Pelayanan  pendidikan  yang  prima  harus  ditunjang  oleh  berbagai komponen, yang salah satunya adalah bidang kearsipan.
Pengelolaan  arsip  yang  ideal  belum  banyak  ditemui  di  sebagian  besar  perguruan  tinggi  di Indonesia.  Penelitian yang dilakukan oleh Damalita (2009) menyebutkan bahwa, perguruan tinggi sebagai sebuah institusi yang luas bidang kegiatannya masih belum memiliki perhatian yang serius terhadap bidang kearsipan.  Agar  dapat  menjalankan  fungsi  pelayanan  kepada  masyarakat  luas,  perguruan  tinggi  sangat memerlukan dukungan arsip yang dikelola secara sistematis dan efisien. Untuk itu perguruan tinggi perlu segera membenahi bidang kearsipan, terkait dengan unit kerja pengelola kearsipan, menetapkan pengelola arsip/arsiparis, menetapkan pedoman kearsipan untuk pengelolaan arsip aktif, inaktif, statis dan arsip vital. Diharapkan pimpinan perguruan tinggi memberikan perhatian yang besar terhadap bidang kearsipan, mulai dari pendanaan dan penyediaan sarana dan prasarana secara kontinyu.
Hardiansyah dan  Agus  Fahmi  (2018)    dalam  artikelnya  yang  berjudul  Strategi  Tata  Kelola Administrasi Pada Perguruan Tinggi Berbasis Electronic Records , menyimpulkan bahwa  perguruan tinggi sudah  saatnya  merubah  kegiatan  tata  kelola  administrasinya  secara  lebih  efisien  dan  sistematis.  Sesuai dengan  tuntutan  kebutuhan  dan  perkembangan  teknologi,  tata  kelola  administrasi  perguruan  tinggi  yang berbasis electronic  record mendesak  dilakukan  karena  sangat  efektif.  Seluruh  kegiatan  terekam  sebagai data  dan  arsip,  yang  tersimpan  secara  sistematis  dan  rapi. Electronic  records yang  terkait  dengan arsip dinamis dapat terkontrol secara sistematis  sejak saat penciptaan atau penerimaan, pengolahan, distribusi, penataan, penyimpanan, temu balik sampai dengan pemusnahannya. Untuk efisiensi dan efektivitas semua kegiatan di perguruan tinggi, penerapan electronic record diharapkan menjadi fokus utama demi kemajuan perguruan tinggi.
Beberapa penelitain yang dilakukan oleh  beberapa peneliti tersebut di atas, dapat dipakai sebagai  dasar  untuk  mengungkapkan,  bahwa  pengelolaan  arsip  di  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa Tengah juga belum ideal. Masih banyak masalah terkait pengeloaan arsip yang bisa dibenahi untuk menunjang tugas pelayanan pendidikan yang disandang LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah.

## 2. Metode
Penelitian ini merupakan penelitian tentang manajemen  kearsipan yang diterapkan di  LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah-Semarang. Artikel ini merupakan hasil penelitian dan monitoring yang dilakukan di kantor
Wilayah  VI  Jawa  Tengah-Semarang,  yang  terletak  di Jalan  Pawiyatan  Luhur  I  No.1,  Bendan  Duwur, Kecamatan  Gajahmungkur Semarang.
Penulisan artikel hasil penelitian ini  menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Metode kualitatif  adalah  metode  penelitian  yang  berupaya  mengungkap  dan    memahami  fenomena  yang  yang sedang  diteliti  seperti  perilaku,  persepsi,  motivasi,  dan  tindakan  secara  keseluruhan  (Moleong,  2007:  6). Metode  kualitatif  digunakan  karena  penelitian  ini  berusaha  mengungkap  permasalahan  penelitian  yang didiskripsikan  tertulis  secara  rinci  (Creswell,  2008).      Dalam  hal  ini  fenomena  dan  permasalahan  yang diteliti  terkait  dengan  perilaku,  persepsi,  tindakan  dari  pengelola  arsip  terhadap  arsip  yang  dibenahi.
Kaelan  (2005)    menyebutkan,  bahwa  metode  deskriptif  adalah  metode  yang  digunakan  untuk menggambarkan fakta, ciri, dan hubungan unsur-unsur dalam fenomena yang diteliti secara sistematis dan objektif.  Metode deskriptif digunakan untuk membantu penulis mendeskripsikan secara faktual hubungan antar  instrumen  yang  diteliti.  Hasil  analisis  didiskripsikan  dalam  susunan  kalimat  yang  rinci  dan  dapat dipahami dengan menggunakan berbagai metode ilmiah (Moleong, 2007: 49).
Pengumpulan  data  dilakukan  melalui  observasi,  wawancara  mendalam  serta  kajian  pustaka  dan dokumen.  Observasi  dilakukan  di  Unit  Kearsipan  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah.  Wawancara dilakukan dengan responden, yang dalam hal ini adalah  pegawai yang menangani bidang kearsipan. Kajian pustaka dilakukan dengan mengkaji pustaka yang berkaitan dengan bidang kearsipan serta  dokumen yang berupa  peraturan-peraturan  tentang  kearsipan,  undang-undang  kearsipan  dan  kebijakan-kebijakan pemerintah terkait dengan kearsipan.
Tiga tahapan  yang harus dilakukan dalam proses analisis data kualitatif yaitu reduksi data, penyajian data  dan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Reduksi  data  merupakan  kegiatan  memilah  dan  memilih  data  yang sesuai  dan  diperlukan  sebagai  sumber  informasi  penelitian.  Data  yang  tidak  sesuai  dikesampingkan (Sugiyono, 2009 : 338). Data-data yang telah dipilih akan dirangkai dalam susunan yang menggambarkan keseluruhan  permasalahan  penelitian.  Langkah  selanjutnya  adalah  penyajian  data,  yaitu  data-data  yang sudah  tersusun  dapat  menjadi  informasi  yang  dapat  dipakai  sebagai  dasar penarikan  kesimpulan  (Idrus, 2009  :  151).  Penyajian  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  untuk   melihat  keseluruhan  permasalahan penelitian.   Pada  tahap  ini  peneliti  berupaya menyajikan  data  yang  telah  diklasifikasikan  sesuai dengan pokok permasalahan, sehingga akan terlihat kesamaan, perbedaan serta hubungan antardata.
Langkah terakhir dalam analisis data adalah penarikan kesimpulan atau verifikasi. Pada bagian ini peneliti  membuat kesimpulan dari data-data yang telah disajikan, sehingga sampai pada tahap penentuan pemecahan  permasalahan penelitian. Hasil penelitian difokuskan pada makna penelitian ini dan tidak bisa digeneralisasi.  Hasil  analisis  digunakan  untuk  mencari  solusi  dalam  pengelolaan  arsip  perguruan  tinggi yang baik agar dapat menunjang pelayanan kepada masyarakat.

## 3. Kondisi Arsip di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah
Pengelolaan arsip di LLDIKTI Wilayah  VI Jawa Tengah  berbagi atas arsip-arsip yang berkaitan  dengan kegiatan administrasi di lingkungan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah  dan arsip-arsip perguruan tinggi
yang  berasal  dari  sebagian  besar  PTS  di  Jawa Tengah.    Arsip-arsip  kegiatan  administrasi  di  lingkungan LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah    dikelola  di  masing-masing  Unit  Kerja  yaitu  Bagian-bagian  dan Subbagian-subbagian yang ada dalam struktur organisasi LLDIKTI Vilayah VI Jawa Tengah.  Arsip-arsip dari sebagian besar PTS di Jawa Tengah dikelola di Unit Kearsipan, yang berada di bawah Sub-bagian Tata Usaha.  Agar  lebih  jelas  memahami  struktur  organisasi  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah,  maka  perlu melihat bagan di bawah ini:
LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah  membawahi PTS  yang  tersebar  di  35  kabupaten  dan  kota, yaitu  seperti Kota Semarang, Kabupaten Semarang, Kota Salatiga, Kota Surakarta, Kabupaten Boyolali, Kabupaten  Sragen,  Kabupaten  Sukoharjo,  Kabupaten  Karanganyar,  Kabupaten  Sragen  ,  Kabupaten Wonosobo,  Kabupaten  Banjarnegara,  Kabupaten  Banyumas,  Kabupaten  Batang,  Kabupaten,  Kabupaten Blora,  Kabupaten  Brebes,  Kabupaten  Cilacap,    Kabupaten  Demak,  Kabupaten  Grobogan,  Kabupaten Jepara,  Kabupaten  Kebumen,  Kabupaten  Kendal,  Kabupaten  Klaten,    Kabupaten  Kudus,  Kabupaten Magelang,  Kota  Magelang,  Kabupaten  Pati,    Kota  Pekalongan,  Kabupaten  Pekalongan,  Kabupaten Pemalang,    Kabupaten  Purbalingga,    Kabupaten  Purworejo,      Kabupaten  Rembang,    Kabupaten  Tegal  , Kota  Tegal,  Kabupaten  Temanggung,    Kabupaten  Wonogiri  Kota  Surakarta.  Melihat  jumlah  PTS  yang dinaunginya,  maka  arsip  yang  dikelola  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah  juga  sangat  banyak (kopertis6.or.id/kepegawaian/Serdos/2019/346_ PTS Peserta Serdos 2019)
Penelitian  ini  fokus  pada  pengelolaan  arsip  PTS  yang  tersimpan  di  Unit  Kearsipan  LLDIKTI Wilayah  VI  Jawa  Tengah,  yang  terdiri  dari  arsip  penelitian  dosen  PTS,  lokakarya  yang  dilakukan  PTS, personal  file dosen  PTS,  arsip  keuangan,  arsip  bidang  kemahasiswaan,  arsip  yang  berkaitan  dengan pengadaan, pengawasan dan penghapusan sarana dan prasarana, soal ujian masuk sebagai pegawai negeri sipil (PNS) dan lain sebagainya.
Jumlah arsip yang sangat banyak ini tidak sebanding dengan jumlah sumber daya manusia (SDM) yang mengelola arsip-arsip tersebut. Jumlah SDM yang menangani arsip hanya 1 (satu) orang, yang latar
Kelompok Jabatan Fungsional Kepala Bagian Akademik dan Kemahasiswaan Kepala Bagian Kelembagaan dan Sistim
Informasi Kepala Bagian Sumber Daya Perguruan Tinggi Kepala Bagian Umum Kepala Subbagian Kemahasiswaan Kepala Subbagian Akademik Kepala Subbagian Informasi & Kerjasama Kepala Subbagian
Kelembagaan Kepala Subbagian Pendidik & Tenaga Kependidikan Akademik dan
Kepala Subbagian Sarana &
Prasarana
Kepala Subbagian Perencanaan & Penganggaran Kepala Subbagian Hukum, Kepegawaian & Tata Laksana Kepala Subbagian Tata Usaha Kepala Sekretaris Tenaga Ahli
Sumber: www.lldikti6.ristekdikti.go.id
belakang  pendidikannya  bukan  bidang  kearsipan.  Jadi  tidak  mengherankan  bila  kondisi  arsip  PTS  yang tersimpan di sana tidak teratur. Belum ada buku pedoman untuk panduan pengelolaan arsip-arsip tersebut.
Sebagian arsip  ditempatkan dalam ordner dan  map plastik dan  sudah ditempatkan di rak arsip, tetapi  belum  tersusun  secara  sistematis.  Selebihnya  arsip-arsip  PTS  hanya  diikat  dengan  tali  rafia  dan ditempatkan  di rak arsip, di roll o pack dan di lantai.
Perlengkapan dan peralatan kearsipan di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah cukup memadai. Rak arsip, roll o pack , ordner, map plastik, box arsip tersedia dalam jumlah yang memadai. Sarana dan prasarana yang belum tersedia adalah AC sebagai pendingin ruang yang dapat berfungsi untuk pemeliharaan arsip.
Dari hasil survey yang dilakukan, arsip PTS yang tersimpan di Unit Kearsipan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah jumlahnya sangat banyak, yaitu  terdiri dari :
1).  Berkas penelitian tahun 2018 jumlahnya sekitar 3.124  berkas. Kondisi awal berkas penelitian ini belum tertata dan hanya diikat dengan tali rafia dan diletakkan di rak dan di lantai. Berkas penelitian ini berasal dari 114 PTS dari 238  PTS di bawah naungan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah. Skema penelitian yaitu antara lain penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Penelitian Dasar Unggulan Perguruan Tinggi, Penelitian Pasca Sarjana, Penelitian Usaha Produk Intelektual Kampus ( PUPIK), Penelitain  Strategis Nasional Institusi, Penelitian Strategis Nasional (PSN), Penelitian Kerjasama Luar Negeri, Penelitian Berbasis  Kompetensi,    Penelitian  Penerapan  Community  Marketing,  Penelitian  Program  Kemitraan Masyarakat  (PLM),  Penelitian  Program  Pengembangan    Produk  Eksport  (PPPE),  International Research  Collaboration  and  Scientific  Publication,  penelitian  Produk  Terapan,  Penelitian  Disertasi Doktor,  Penelitian Hibah,  Penelitian Dosen Pemula, Penelitian  Kerjasama Antar Perguruan Tinggi (PKPT), Program Pengembangan Kewirausahaan (PPK).
2). Arsip Laporan Lokakarya yang tersimpan  di LLDIKTI Wilayah  VI Jawa Tengah sekitar 664 berkas. Arsip Laporan Lokakarya ini merupakan laporan pelaksanaan lokakarya yang dilaksanakan oleh PTS yang  dibiayai  oleh  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah.  Kondisi  arsip  ini  belum  tertata  dan    hanya diikat dengan tali rafia. Sebagian arsip lokakarya diletakkan  di rooll o pack dan sebagian lagi  hanya diletakkan di lantai.
3). Personal file atau arsip kepegawaian  yaitu personal file pegawai yang masih aktif dan pegawai pensiun. Jumlah personal  file sekitar 1.100  berkas.  Sebagian personal  file disimpan  di  map  plastik    dalam penataan  yang  memadai,  yaitu  sekitar  536  berkas.    Masih  banyak personal  file belum  tertata,  yaitu sekitar 564 berkas dan arsip pegawai (dosen  dan tenaga pendidik) pensiun sekitar 275 berkas dalam kondisi belum tertata dan kotor. Selain data-data pribadi dosen dan pegawai PTS, di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah juga tersimpan arsip administrasi kepegawaian yang meliputi antara lain :
- Diklat pimpinan
- Jumlah dan status dosen yayasan
- Mutasi dosen yayasan
- Permohonan impassing/ralat SK Sertfikasi Dosen
- Kontrak dan laporan kontrak BKD dari beberapa PTS
- Kontrak BKD  dan kontrak kerja dosen dari beberapa PTS
- Usulan kenaikan pangkat
- Penilaian angka kredit (PAK)
- Dosen yang melakukan plagiarisme
- PNS sebagai pejabat negara
- Kenaikan pangkat untuk kenaikan Guru Besar
- Kontrak studi lanjut ke luar negeri
- Cuti
- Laporan studi dosen non PNS
- Surat masuk usulan Jabatan Fungsional Akademik Dosen (JAFA).
- Penyerahan SK JAFA -2010
4). Arsip Kemahasiswaan berjumlah sekitar 25 folder dari tahun 2018-2019. Arsip kemahasiswaan terdiri dari  arsip  Bidik  Misi,  bantuan  dana  ORMAWA,  SK  Kemahasiswaan,  Surat  Tugas,  Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) , Peningkatan Prestasi Akademik (PPA).
5).   Arsip keuangan yang berasal dari PTS adalah arsip-arsip pertangungjawaban kegiatan yang dibiayai oleh  APBN yang disalurkan melalui LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah tahun 2015 sampai dengan tahun 2019, berjumlah cukup banyak yaitu 202 folder. Arsip keuangan terdiri dari  Surat Perjalanan Dinas (SPD), Surat Pertanggunjawaban (SPJ) dana penelitian, Surat Permintaan Pembayaran Dinas ( SP2D), SPJ Bidik Misi, Surat Tugas , SPJ Studi S2 & S3 ke luar negeri, Laporan  Bantuan Program Pembimbingan (PP) PTS.
6). Arsip sarana & prasarana yang tersimpan di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah berjumlah 20 ordner, yang terdiri dari : Surat Keputusan (SK) Kegiatan Sarana & Prasarana (sarpras), Laporan Monitoring &  Evaluasi,  Laporan  Sosialisasi  Perencanaan  &  Pengadaan  Barang  dan  Jasa,  Sosialisasi Pengembangan & Pendayagunaan Sarana & Prasarana, Laporan Penghapusan & Pengawasan Sarana &  Prasarana  (tahun  2020),  Laporan  Penatausahaan    Sarana  &  Prasarana  tahun  2020,  Laporan Workshop  Aplikasi  Sistim  Informasi  Manajemen  (SIM)  Sarana  &  Prasarana  tahun  2020,  Laporan Manajemen  Akuntasi  Persediaan  &  Aset,  Focus  Group  Discussion  (FGD)  Perancangan  Sistem, Laporan Bimbingan teknis Pengisian Data tahun 2020, Laporan Penggunaan & Pemanfaatan Sarana & Prasarana.
7) . Arsip soal-soal seleksi sebagai PNS tahun 2004, yang berjumlah 31  kardus dengan ukuran: panjang 43 cm, lebar 38 cm dan tinggi 28 cm. Arsip-arsip ini direncanakan akan dimusnahkan.
Melihat kondisi arsip-arsip PTS yang tersimpan di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah, tentu sulit untuk penemuan kembali arsip, karena belum ada alat bantu temu balik arsip yang berupa daftar arsip atau Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Dengan demikian bila ada stakeholder yang membutuhkan arsip atau data, akan sangat lama menemukan arsip yang diperlukan.

## 4. Pengelolaan arsip di LLDIKTI yang ideal untuk Menjamin Ketersediaan Data untuk

## Layanan Kepada Stakeholder
Untuk tugas pelayanan kepada stakeholder LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah mulai membenahi bidang kearsipan. Pengelolaan arsip yang ideal dapat membantu kerja secara efisien dan efektik. Saat ini LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah menyediakan 40 jenis layanan yang dikelompokkan dalam Layanan Akademik, Kemahasiswaan,  Kelembagaan,  Kepegawaian,  Pendidik  dan  Tenaga  pependidikan,  Keuangan,  Sarana Prasarana, Sistem Informasi dan Kehumasan.
Untuk pembenahan bidang kearsipan mulai dilakukan tahun 2021 ini bekerjasama dengan Sekolah Vokasi  Universitas  Diponegoro.  Pembenahan  dilakukan  di  Unit  Kearsipan  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa Tengah, yang merupakan tempat penyimpanan arsip PTS.
Langkah-langkah pembenahan dimulai dari tahap pertama yaitu  persiapan yang meliputi survey, menyiapkan peralatan dan menentukan sistem yang akan digunakan dalam penataan arsip. Dari hasil survey diperoleh gambaran kondisi arsip, jenis arsip, jumlah arsip yang tersimpan, sistem penataan, SDM  yang mengelola arsip, sarana dan prasarana yang menunjang bidang kearsipan dan kebijakan pimpinan terhadap bidang kearsipan.
Tahap  kedua  adalah  pelaksanaan  pembenahan  arsip  yang  meliputi  pemilahan  arsip, pengelompokan arsip,  pemdeskripsian arsip, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip, penyimpanan arsip dalam box arsip,  pelabelan box arsip dan penataan box arsip di rak arsip . Dalam proses pembenahan arsip ini ditentukan arsip yang akan dibenahi terlebih dahulu  adalah:
- Arsip/berkas  penelitian  PTS  yang  jumlahnya  sangat  banyak.    Pembenahan  arsip  penelitain  diawali dengan tahap pemilahan arsip yaitu memisahkan  antara arsip dan non arsip. Tahap selanjutnya adalah mengelompokkan arsip penelitian berdasarkan PTS.  Setelah dikelompokkan, dibuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA)  yang diinput dalam program excel dengan keterangan :  nama PTS, kode PTS,  kode klasifikasi arsip, skema penelitian, jenis laporan, judul laporan penelitian, nama peneliti, tahun,  jumlah laporan, retensi, keterangan.  Tahap selanjutnya adalah penyimpanan arsip di  dalam box arsip yang telah  disiapkan. Arsip penelitian  dimasukkan  dalam box arsip yang telah  diberi label:   Nomor box ,
Unit  Kerja,  Kode  Kalsifikasi,  Masalah,  Tahun,  Retensi,    Kode  dan    Nama  PTS.  Dalam  satu box tersimpan  Laporan  Penelitian  dari  satu  PTS  .  Di  dalam box ,  arsip  penelitian  ditata  dan  diberi  label berdasarkan Nama Peneliti, kemudian disusun jenis laporan penelitiannya berdasarkan tahun. Setelah semua  arsip  penelitian  dimasukkan  dalam box ,  kemudian  ditata  dalam  rak arsip  berdasarkan  urutan nomor kode PTS.
- Pembenahan arsip Laporan Lokakarya dilakukan secara sederhana, karena jumlahnya tidak sebanyak arsip  penelitian  dan personal  file .  Laporan  lokakarya  hanya  dikelompokkan  berdasarkan  PTS  yang mengirimkannya dan kemudian langsung disipan di dalam box arsip. Laporan Lokakarya dari satu PTS disimpan  dalam  satu box dan  label  pada box ditulis  keterangan  :  Nomor  Box,  Unit  Kerja,    Kode, Masalah, Tahun, Retensi,  Kode Dan Nama PTS.  Di dalam box Laporan Lokakarya disusun sesuai urutan tahun pelaksanaan. Penataan box dalam rak arsip sesuai dengan urutan nomor kode PTS
- Personal  file /arsip  kepegawaian  dibenahi  sesuai  tahapan  pemilahan  arsip,  pengelompokan  arsip, pemdeskripsian arsip, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA), pembungkusan arsip, penyimpanan arsip  dalam box arsip,    pelabelan box arsip  dan  penataan box arsip  di  rak  arsip.  Pemilahan  arsip dilakukan  untuk  memilah  antara  arsip  dan  non  arsip,  kemudian  arsip  dari  masing-masing  pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan dikelompokkan berdasar PTS. Selanjutnya dibuat deskripsi di Kartu Deskripsi dengan keterangan : Nama Pegawai, NIP, PTS, jenis arsip. Setelah itu dibuat DPA dalam program  e xcel dengan  data  nama  pendidik  (dosen)  dan  tenaga  kependidikan,  nama  PTS,  kode klasifikasi arsip, jenis arsip/jumlah arsip, tahun, retensi dan keterangan. Arsip kepegawaian kemudian dibungkus  dengan  kertas kissing dan diluarnya diberi  deskripsi Nama Pendidik (dosen) dan Tenaga Kependidikan,  jumlah  dan  jenis  arsip.  Arsip  kemudian  dimasukkan  kedalam box yang  telah  diberi label Nomor Box , Unit Kerja, Kode Kalsifikasi, Masalah, Tahun, Retensi,  Kode dan Nama PTS. Di dalam box arsip, arsip kepegawaian disusun dan diberi label berdasarkan urutan abjad nama pendidik (dosen)  dan tenaga kependidikan. Box arsip kemudian ditata di rak arsip berdasarkan urutan nomor kode  PTS .
- Pembenahan  arsip  keuangan  juga  melalui  tahap  pemilahan  arsip,  pengelompokan  arsip, pemdeskripsian arsip, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA), penyimpanan arsip dalam box arsip, pelabelan box arsip  dan  penataan box arsip  di  rak  arsip.  Tahap  pemilahan  arsip  keuangan  yaitu memisahkan   antara  arsip  dan  non  arsip  dilanjutkan  dengan  pengelompokan  arsip  berdasarkan  PTS yang  mengirimkan arsip tersebut dan kemudian disusun sesuai klasifikasinya. Penyusunan deskripsi arsip keuangan berdasarkan : Jenis dan Klasifikasi Arsip Keuangan, Nomor  Kode dan Nama  PTS. Pembuatan DPA dan input data arsip keuangan di program excel , datanya sesuai dengan yang tertulis di Kartu Deskripsi. Penyimpanan arsip keuangan di dalam box susunannya berdasarkan klasifikasi dan masalah. Label pada box ditulis keterangan : Jenis dan Klasifikasi Arsip Keuangan, Bidang, Nomor Kode dan Nama  PTS. Susunan penyimpanan box sesuai dengan nomor kode PTS.
- Pembenahan  arsip  sarana  &  prasarana  tahapannya  adalah  pemilahan  arsip,  pengelompokan  arsip, pemdeskripsian arsip, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA), penyimpanan arsip dalam box arsip, pelabelan box arsip dan penataan box arsip di rak arsip. Pemilahan dan pengelompokan arsip sarana & prasarana  dilakukan  untuk  memilah  arsip  dan  mengelompokkan  arsip  sesuai  dengan  PTS  yang mengirimkannya. Pendiskripsian arsip sarana & prasarana terkait dengan :  Jenis Dan Klasifikasi Arsip Sarana &  Prasarana  ,  Nomor    Kode  Dan  Nama    PTS. Susunan  keterangan  pada  DPA  sesuai  dengan keterangan  pada  Kartu  Deskripsi.  Penyimpanan  arsip dalam box berdasarkan  PTS  dan  klasifikasi  & masalah. Label box ditulis : Jenis dan Klasifikasi Arsip Sarana & Prasarana, Bidang, Nomor Kode dan Nama  PTS.  Penataan box arsip di rak arsip sesuai dengan urutan nomor kode PTS
- Tahapan  dalam  pembenahan  Arsip  Kemahasiswaan    seperti  pembenahan  arsip-arsip  lainnya  di LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah,  yaitu  pemilahan  arsip,  pengelompokan  arsip,    pemdeskripsian arsip, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA), penyimpanan arsip dalam box arsip,  pelabelan box arsip dan penataan box arsip di rak arsip. Pemilahan dan pengelompokan Arsip Kemahasiswaan adalah
memisahkan  arsip  dan  non  arsip  serta  menyatukan  arsip  dalam  kelompok  PTS  yang  sama. Pendiskripsian arsip kemahasiswaan dan penyusunan DPA  berdasarkan : Jenis Dan Klasifikasi Arsip Kemahasiswaan,  Nomor    Kode  Dan  Nama    PTS. Box diberi  label  :  Jenis  dan  Klasifikasi Kemahasiswaan , Bidang, Nomor Kode dan Nama  PTS.
Arsip-arsip PTS yang tersimpan di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah merupakan arsip penting yang masih diperlukan oleh berbagai stakeholder untuk keperluan kenaikan pangkat dan jabatan dosen, tenaga pendidik.  Selain  itu  juga  penting  untuk  bahan  evaluasi  dan  monitoring  yang  dilakukan  oleh  Badan Pengawas  Keuangan  (BPK),  untuk  proses  akreditasi  PTS,  untuk  data  perkembangan  prestasi  dosen  & mahasiswa dan masih banyak funfsi lainnya.
Berdasarkan hasil pengelolaan berbagai jenis arsip PTS yang tersimpan di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah,  diharapkan  pelayanan  pendidikan  dapat  ditingkatkan,  sehingga  kemajuan  semua  PTS  yang  ada dalam binaan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah mengalami kemajuan pesat.

## 5. Simpulan
Pengelolaan  arsip  di  lembaga  manapun  memerlukan  kemauan  dan  kemampuan  untuk  melaksanakannya. Perlu diacungi jempol pimpinan LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah, yang telah bertekad untuk membenahi arsip  di  lembaga  yang  dipimpinnya.  Pembenahan  arsip  PTS  tersebut  mendesak  dilakukan  karena  sangat diperlukan oleh berbagai stakeholder untuk berbagai kepentingan. Penyediaan data yang akurat dan cepat akan membantu pelayanan yang prima.
Pembenahan  dan  pengelolaan  kearsipan  tidak  dapat  berjalan  maksimal  tanpa  partisipasi  dari berbagai pihak, baik berupa dukungan dan apresiasi pemikiran, kebijakan,  finansial,  sarana & prasarana serta SDM.  Pembenahan dan pengeloaan arsip harus kontinyu dan berkesinambungan. Diperlukan proses pembaharuan dan inovasi terus menerus untuk menciptakan pengelolaan arsip yang ideal.
Dari hasil pembenahan arsip yang telah dilakukan, walaupun masih berproses, tetapi sudah terlihat hasil yang lebih baik. Arsip laporan Penelitian dan personal file telah tertata rapi  dalam rak arsip dan telah ada  DPA  sebagai  sarana  temu  balik  arsip.  Hasil  maksimal  yang  sudah  dicapai  dalam  pengelolaan  arsip harus dipertahankan agar penyediaan data bagi para stakeholder tidak terhambat. Dunia pendidikan yang mengalami kemajuan pesat membutuhkan layanan pendidikan yang prima pula. Hal tersebut dapat dicapai bila pengelolaan di bidang kearsipan juga prima. Sudah saatnya otomasi dan digitalisasi arsip diupayakan oleh LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah untuk menunjang seluruh komponen kinerja LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah.

## Daftar Pustaka
Creswell,  J.W.  2008. Research  Design:  Qualitative,  Quantitative,  and  Mixed  Methods  Approaches . California: Sage Publications, Inc
Damalita,S.  2009.  Pentingnya  Manajemen  Arsip  di  Lingkungan  Perguruan  Tinggi. Jurnal  Ekonomi, Manajemen dan Bisnis (EMAS) FE Unimas . Mojokerto, Vol. 3  No. 1, Desember 2009 – ISSN 1978- 7146.
Hardiansyah dan Fahmi, A. 2018 . STRATEGI TATA KELOLA ADMINISTRASI PADA PERGURUAN TINGGI BERBASIS ELECTRONIC RECORDS. Prosiding Seminar Nasional Lembaga Penelitian dan Pendidikan (LPP) Mandala - P-ISSN 2623-0291 E-ISSN 2623-2774 Idrus, M. 2009. Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif . Jakarta: Erlangga. Kaelan, M.S. 2005. Qualitative Research Methods in the Field of Philosophy . Yogyakarta: Paradigma Sugiyono. 2009 . Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Dan R & D . Bandung: Alfabeta Sumber dari internet :
kopertis6.or.id/kepegawaian/Serdos/2019/346_ PTS Peserta Serdos 2019