## PERANCANGAN MAN HOUR INTEGRATED CONTROL APPLICATION PADA PERUSAHAAN BARBASIS PROJECT

## Rahayu Ary Yuniarti
Information Systems Department, School of Information Systems, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 ary.yuniarti@binus.ac.id

## ABSTRAK
The purpose of the study is to analyze and design an integrated application for managing man hour called Manhour Integrated Control Application (MICA) for a project-based company. Users can easily monitor the progress of man hour’s usage using this application which can be accessed from different project sites. The methodology used in the study are (1) analysis towards the business process followed by identification of user requirement by interview with user, document analysis and literature study; and (2) design for database and user interface. The result expected from the study is web-based integrated application which can help user control and monitor project’s progress based on man hour and man power allocation and can be accessed from project site.
Keywords: man hour control, integrated application, web-based

## ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang aplikasi pengontrolan man hour yang terintegrasi, yaitu Manhour Integrated Control Application (MICA) pada perusahaan yang berbasis proyek. Aplikasi yang terintegrasi ini akan memudahkan user untuk memantau progress penggunaan man hour pada proyek dan kemudahaan akses dari lokasi site yang berbeda. Metodologi yang digunakan adalah (1) analisis pada proses bisnis yang berjalan dan mengidentifikasi kebutuhan user dengan melakukan wawancara, analisis dokumen terkait dan tinjauan pustaka, (2)  perancangan sistem yang mencakup perancangan database dan rancangan user interface. Hasil yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebuah aplikasi terintegrasi yang berbasis web dimana sistem ini diharapkan dapat membantu organisasi dalam mengelola alokasi man hour dan man power proyek, memantau progres proyek berdasarkan pengunaan man hour dan memberikan kemudahan akses bagi user yang berada di lokasi proyek yang berbeda.
Kata kunci: pengontrolan manhour, aplikasi terintegrasi, web

## PENDAHULUAN
Tuntutan kebutuhan akan integrasi dan kemudahan akses terhadap sistem informasi kian meningkat seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Integrasi sistem ini diperlukan untuk mengakomodir kebutuhan end-user dari berbagai level manajerial dan dari berbagai departemen yang berbeda. Kemudahan akses terhadap sistem informasi diperlukan untuk menjangkau end-user yang berada di lokasi yang berbeda dengan memanfaatkan teknologi jaringan maupun internet.
Pada perusahaan yang berbasis proyek, sistem pengelolaan man hour sangat diperlukan terkait kontrol yang harus dilakukan selama proyek berlangsung. Kontrol tersebut meliputi: kontrol terhadap alokasi sumber daya manusia, progress proyek dan kinerja proyek. PT XYZ sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Engineering, Procurement dan Construction (EPC) merupakan perusahaan yang berbasis proyek. PT XYZ mengelola proyek-proyek EPC yang memungkinkan karyawan ditempatkan dilokasi proyek yang berbeda. Oleh karena itu dibutuhkan pengelolaan sumber daya manusia dan pengalokasian manhour yang efektif dan efisien.
Manhour Integrated Control Application (MICA) dapat membantu perusahaan berbasis proyek untuk mengelola sumber daya manusia dan mengontrol penggunaan man hour proyek secara lebih efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan dari aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan sampai ke level manajerial. MICA dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web, sehingga dapat di akses oleh karyawan yang berada di lokasi yang berbeda dengan menggunakan teknologi jaringan.

## METODE
Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan: (1) studi pustaka; (2) analisis sistem yang meliputi analisis proses bisnis yang berjalan dan identifikasi kebutuhan informasi; (3) perancangan (Gambar 1) yang meliputi (1) perancangan database dan ERD, (2) perancangan user interface .

## Perancangan Basis Data
Menurut Connoly &Begg (2005, p. 291), perancangan basis data merupakan proses pembuatan suatu model sebuah basis data yang menggambarkan hubungan antara data yang dibutuhkan dalam pengembangan sebuah aplikasi yang akan mendukung operasional dan sasaran suatu perusahaan. Perancangan basis data dibagi dalam tiga tahapan yaitu: (1) conceptual database design , yaitu sSuatu proses pembentukan model dari informasi/entitas yang digunakan dalam perusahaan. Model data dibangun dengan menggunakan informasi spesifikasi kebutuhan user ; (2) logical database design , yaitu proses pembentukan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan model data tertentu. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya dipetakan dan diperbaiki ke dalam model data logika; (3) physical database design , yaitu proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data.

## Rich Picture
Rich Picture merupakan sebuah gambar yang dibuat berdasarkan hasil dari interview yang dilakukan terhadap user . Ideal nya interview tersebut dilakukan di tempat kerja user , sehingga kita dapat melakukan observasi apa yang mereka lakukan, produk apa yang mereka hasilkan dan dokumen- dokumen yang mendukung pekerjaan mereka, sehingga di dalam rich picture nanti dapat digambarkan
semua informasi yang diberikan oleh user . Penggambaran Rich Picture merupakan proses iteratif dari pemahaman proses bisnis dan perbaikan terhadap pemahaman proses bisnis tersebut. Rich picture menggambarkan stakeholder utama, keterkaitan nya dan permasalahannya, sehingga penggambaran rich picture bersifat luas untuk menjelaskan permasalahan yang ada.

## Gambar 1 Tahapan perancangan

## Use Case
Menurut Bentley dan Whitten (2007:246) Use case adalah sebuah proses pemodelan fungsi dari sebuah sistem yang mengacu pada proses bisnis; siapa yang melakukan dan bagaimana sistem akan me-respon proses bisnis tersebut. Use case menggambarkan kebutuhan fungsional sistem dari eksternal user dan dengan cara yang mudah dipahami.  Elemen dari use case berupa:
Use case : digambarkan dengan bentuk ellips untuk  menggambarkan aktifitas / proses bisnis

## Extran
M dengan m supplier private, dapat ju sebagain baik.

## Peranc
M
memban suatu pro end-user user dan
Analisis
B
System ( bersifat sehingga
Permasa dihasilka (3) data terjadi p

## Analisis
P pertimba dikemba mengaks dikemba

## Analisi
B
pengemb

## net
Menurut O’B memanfaatka atau rekan
secure inter
uga menggun nya dengan m

## cangan Us
Menurut O’B ngun interaks oses prototyp r .  Hasil dari n komputer y

## s Proses Bisn
Berikut mer (MHCS) yan manual (ka
a baik HRD alahan yang an juga men yang tidak t eng-inputan
s Kebutuhan PT XYZ m angan kemu angkan deng ses aplikasi i angkan pada

## is Sistem y
Berikut adal bangan MICA Actor meny teruku Relati case d Brien dan M an teknologi n bisnis. Per rnet link yan nakan unsec mengandalka

## er Interfa
Brien dan M si antara end ping dimana rancangan U yang berupa f
H
nis yang ber rupakan Ric ng berjalan artu absen, t
D maupun M terjadi ada galami keter ter-integrasi yang berulan
n Fitur
memerlukan udahan akse gan web-base ini dari proje PT XYZ den

## yang Diusu
lah rich pict A.
r: external u elesaikan su ur ionship: men dan actor) Marakas (200 internet yan rusahaan da ng di kenal
cured intern an pada enk

## ace
Marakas (200
d- user denga model aplik UI berupa inf form , report ,

## HASIL DA
rjalan
ch Picture y pada PT XY timesheet , le
MHCS staf ala:, (1) lam rlambatan; (2 karena mas ng-ulang. sebuah ap s bagi kary ed dan mem ect site. Berik ngan nama M
ulkan
ure (Gamba
user yang m uatu proses b
nggambarkan
9:223), extra ng menghubu apat memban dengan Virtu et sebagai j kripsi data da
09:485), pera an computer kasi dirancan formasi yang , audio respo AN PEMB
yang mengga
YZ (Gamba eave dan ov ff harus me manya waktu
2) terjadi kes sing-masing plikasi man yawan yang manfaatkan t kut adalah an Manhour Inte ar 4) yang m
melakukan  a bisnis yang d n hubungan anet merupak ungkan intra ngun direct ual Private jaringan extr an firewall u
ancangan use
r-based aplik ng dan dimod g spesifik me ond dan lain-

## BAHASAN
ambarkan pr ar 2). Aliran vertime data enginputkan u peng-input salahan inpu bagian mem nhour contro berada di eknologi ext nalisis kebut egrated Cont
menggambark
aktifitas den dapat mengh antara 2 sim
kan jaringan anet perusaha private net Network (V ranet dengan untuk memb er interface kasi. Peranca difikasi berda engenai ranc -lain.

## N
roses bisnis n informasi d masih dala kembali da tan data seh ut atau data y miliki aplikas ol yang be project site tranet , sehin tuhan fitur (G trol Applicat kan sistem y
ngan tujuan hasilkan nila mbol use cas n yang dikem aan dengan c twork atau m
VPN) atau pe n customer berikan secur
(UI) bertuju angan UI m asarkan feed angan layar,
Man Hour dari karyawa am format h ata kedalam hingga lapor yang tidak te si tersendiri erbasis web e. Aplikasi ngga karyaw Gambar 3) y tion (MICA)
yang diusulka
untuk ai yang se ( use mbangkan customer , membuat erusahaan dan lain rity yang
uan untuk merupakan dback dari interaksi
r Control an masih hardcopy ) MHCS. ran yang er-record; sehingga dengan ini akan wan dapat yang akan .
an dalam
Gambar 2 Rich picture Man Hour Control Sistem pada PT XYZ
Gambar 4 Rich Picture Sistem yang diusulkan pada PT XYZ
Pengembangan aplikasi software ini terintegrasi dengan door access system yang secara otomatis dapat digunakan sebagai absensi karyawan yang berada di kantor pusat. Sehingga pencatatan absensi tidak perlu dilakukan secara manual lagi.

## Entity Relationship Diagram
Berikut merupakan gambaran secara garis besar mengenai hubungan entitas yang terdapat pada pengembangan aplikasi MICA (Gambar 5).

## Rancangan Layar
Berikut beberapa rancangan layar pada aplikasi MICA (Gambar 6 – 18).

## PENUTUP
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi Man Hour Integrated Aplication (MICA) yang memanfaatkan teknologi intranet ini dapat membantu meningkatkan  kinerja perusahaan dalam pengelolaan data yang terkait dengan kontrol man hour dan man power dan dapat menjangkau akses user yang berada di lokasi proyek. Dengan adanya integrasi data dalam aplikasi MICA tersebut tentunya akan meminimalisir kesalahan akibat human error, input yang dilakukan secara berulang-ulang dan penyajian informasi dapat terlaksana secara real time .

## DAFTAR PUSTAKA
Bentley, Lonnie D. & Whitten, Jeffrey L. (2007). System Analysis and Design for Global Enterprise ( 7 th edition). New York: McGraw-Hill.
Connoly, T. M., & Begg, C. E. (2005). Database System: a Practical Approach to Design,
Implementation, and Management (5th ed.). Harlow: Pearson Education Limited.
O’Brien, James & Marakas, George M.. (2009). Management Information System (9 th edition). New York: McGraw-Hill.

## APPENDIX

## Gambar 6 Rancangan layar Login
Gambar 7 Rancangan layar Home
Gambar 8 Rancangan layar Personal Data Entry
Gambar 9 Rancangan layar Employee Attendance
Gambar 10 Rancangan layar Create Project
Gambar 11 Rancangan layar Create MH/MP Plan
Gambar 12 Rancangan layar Input Timesheet
Gambar 13 Rancangan layar Request Overtime
Gambar 15 Rancangan layar Output MH Spent List
Gambar 16 Rancangan layar Output MH Spent Project
Gambar 18 Rancangan layar Output Attendance Detail