## SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SURAT BERBASIS MULTI USER
Mawadah A. N. (emmavixel@gmail.com) Wawan Laksito YS (wlaksito@yahoo.com) Muhammad Hasbi (mhasbi@sinus.ac.id)

## ABSTRAK
Konsep  manual  dalam  suatu  sistem  pengarsipan  surat  sering  mendatangkan permasalahan  dikarenakan  keterbatasan  ketelitian  manusia.  Oleh  karena  itu  perlu  dibuatkan suatu  sistem  terkomputerisasi  untuk  mengatasi  kendala  manual  tersebut,  yaitu  berupa  sistem informasi  yang  disesuaikan  dengan  kebutuhan  user  berdasarkan  pada  teori  kearsipan  yang berlaku.  Melalui  pengamatan  langsung,  wawancara  dan  studi  pustaka,  didapatlah  data-data yang  digunakan  untuk  menganalisa  sistem,  baik  sistem  yang  sedang  berjalan  maupun  sistem yang  akan  diusulkan.  Analisa  sistem  yang  sedang  berjalan  digunakan  untuk  menemukan kelemahan-kelemahan  serta  detil  masalahnya,  dimana  permasalahan  dan  kelemahan  itulah yang  akan  dijadikan  poin  acuan  untuk  sistem  mendatang.  Perbaikan  atas  kelemahan  manual, diantaranya kesalahan peletakan arsip surat, hilangnya  arsip maupun dan kesulitan penyortiran surat serta pelaporannya, dapat diatasi dengan sistem ini. Input data surat, digitasi berkas dan penyortiran berdasarkan kondisi tertentu menjadi poin penting pada hasil pembuatan sistem ini. Disertai  dengan  hak  akses  oleh  banyak  pengguna  (multiuser)  sehingga  memudahkan  unit-unit dalam instansi untuk memantau surat-menyurat di bagian masing-masing. Dalam pengujiannya, 9  dari  15  responden  menyatakan  program  aplikasi  ini  cukup  dapat  membantu  mempermudah pengarsipan  surat.  Sedangkan  sisanya,  yaitu  6  responden  menyatakan  kurang  membantu karena penggunaannya yang rumit.
Kata kunci : Arsip Surat, Sistem Informasi, Analisa Sistem,Multi User

## I.  PENDAHULUAN
Surat  menyurat  adalah  suatu  sarana resmi  yang  menjembatani  hubungan  antara Politama  dengan  pihak  luar  maupun  dalam. Oleh  karena  itu,  arsip  surat  ini  menjadi  hal yang  esensial  bagi  Politama.  Namun  proses pengarsipan  surat  ini  masih  memiliki  banyak kendala.  Di  antaranya  pencatatan  manual pada  buku  agenda  surat  masuk  dan  surat keluar,  akses  pada  data  fisik  yang  terlalu banyak,  sehingga  resiko  kehilangan  arsip akan  semakin  besar  yang  mengakibatkan akses  informasi  terhadap  arsip  surat  menjadi lambat.  Belum  lagi  kekurangtelitian  dari pengelola arsip yang menyebabkan peletakan arsip tidak sesuai dengan loker atau mapnya.
Dari  tinjauan  latar  belakang  tersebut diatas  penulis  tertarik  untuk  memperbaiki sistem pengelolaan data dari konvensional ke komputerisasi secara multiuser yang implementasinya  akan  dituangkan  dalam laporan  yang  berjudul  “Sistem  Informasi Kearsipan Surat Berbasis Multiuser di Politeknik  Pratama  Mulia  Surakarta”.  Dengan menggunakan  sistem  multiuser  mempunyai beberapa  keuntungan  di  antaranya  informasi mengenai  surat-menyurat  tidak  hanya  dapat diakses  oleh  pengelola  arsip  yaitu  Sekretaris
Politeknik  saja,  melainkan  setiap  kepala jurusan, bagian  administrasi  maupun  Direktur dapat  mengaksesnya  juga  tentunta  dengan level  akses  yang  berbeda-beda  satu  sama lain.

## Gambar 1. Skema kerangka pemikiran Sistem Informasi Kearsipan Surat
Sistem Informasi Kearsipan Surat Yang Berjalan Di Politama saat ini (Sistem Lama) Sistem pendataan masih menggunakan cara konvensional Terlalu banyak akses pada data fisik Akses informasi lambat Sering terjadi keteledoran peletakan data fisik pada loker Pengembangan Sistem  Informasi Kearsipan Surat di Politama Surakarta dengan Teknologi Komputer berbasis Multiuser Memperbaiki Sistem Pengelolaan Data dari konvensional ke Komputerisasi Membangun Sebuah Sistem  Informasi kearsipan surat berbasis MultiUser yang terintegrasi dengan masing-masing user yang ditentukan Sistem  Informasi Kearsipan Surat Berbasis Multi User di Politeknik Pratama Mulia Surakarta

## II.  METODE PENELITIAN
Metodologi ini digunakan sebagi pedoman peneliti dalam pelaksanaan penelitian  agar  hasil  yang  dicapai  tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pada  tahap  ini  dilakukan peninjauan  ke  sistem  yang akan  diteliti  untuk mengamati  serta  melakukan  penelitian  lebih dalam dan  menggali  permasalahan  yang  ada pada  sistem  yang  berjalan,  diantaranya sebagai berikut :
2.1.  Analisa Sistem
Data analisa diperoleh dari
pengumpulan  data  primer  melalui  observasi dan  wawancara  serta  data  sekunder  melalui studi kepustakaan.
2.1.1. Sistem Yang Sedang Berjalan Analisa  sistem  yang  sedang  berjalan meliputi  dua  hal.  Pertama  adalah  analisa proses  surat  masuk.  Semua  surat  masuk diserahkan  kepada  SekDir  untuk  dicatat. Surat  yang  memerlukan  disposisi  kemudian dibuatkan  disposisi  dan  disampaikan  ke Direktur  mengenai  penunjukan  divisi  lalu diserahkan  kepada  divisi  bersangkutan  untuk kemudian ditindaklanjuti.
Kedua  adalah  analisa  proses  surat keluar.  Divisi  yang  ingin  mengeluarkan  surat harus  membuat  draft  untuk  diajukan  kepada Sekdir.  Kemudian  Sekdir  membuatkan  surat resmi  disertai  klasifikasi  pada  nomor  surat sesuai  pokok  permasalahan  dan  memintakan tanda  tangan  kepada  pihak  bersangkutan. Sebelum  dikirim,  surat  keluar  dibuatkan duplikatnya  dan  dicatat  dalam  agenda  surat keluar.
2.1.2. Sistem Usulan
Perancangan sistem usulan dimulai dari perancangan  basis  data.  Perancangan  basis data  yang  dilakukan  adalah  dalam  bentuk pembuatan  Diagram  Alur  Data,  Diagram Relasi, Kamus Data dan Tabel Database.
Selanjutnya  adalah  Pada  tahap  ini dilakukan  perancangan  bentuk  antarmuka program yang dibuat meliputi desain
antarmuka  input  dan  output  dengan  tujuan supaya pemakai mudah
mengerti.
Perancangan
antarmuka ini meliputi perancangan laporan-laporan yang diinginkan serta  menu-menu  yang  terdapat  dalam program nantinya.
Perancangan program dan implementasi program  yang  sudah  siap  akan  dilakukan pada  tahap  ini,  dengan  kriteria  adalah program  mudah  dalam  digunakan  dan
program  mudah  dipahami  oleh  pemakai. Perancangan  program  ini  mengacu  pada Diagram  Alir  Data  yang  telah  penulis  buat pada  langkah  perancangan  sistem.  Pada tahap ini perlu dijelaskan mengenai pemakaian program kepada calon pengguna.
Berikut  merupakan  gambaran  secara umum Diagram Alur Dokumennya:
Gambar 2. DAD Surat Masuk & Disposisi
Gambar 3. DAD Surat Keluar

## 2.2.  Hak Akses
Aturan  dan  prosedur  Multi  User  yang diterapkan pada sistem informasi pengarsipan surat  terbagi  menjadi  tiga  bagian  yaitu Sekretaris,  Direktur  dan  Divisi,  dimana masing-masing bagian mempunyai hak akses masing-masing.
Menentukan Divisi Tujuan Tindak Lanjut Input Data Surat Masuk dan Disposisi SEKRETARIS DIREKTUR DIVISI Disposisi Surat Masuk Surat Masuk Disposisi Surat Masuk Surat Masuk Disposisi Surat Masuk Persetu juan Input Data Surat Keluar SEKRETARIS DIREKTUR DIVISI Draft Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar Pembuatan Surat Resmi Surat Keluar Pengirim an
Sekretaris
bertindak sebagai administrator  sehingga  memiliki  hak  akses penuh  terhadap  segala  item  yang  ada  di system pengarsipan surat ini. Juga sekretaris berhak atas pemberian hak akses untuk user lain.
Direktur  selaku  kepala  instansi  berhak mengakses  keseluruhan  laporan  surat  tanpa pembatasan apapun.
Sedangkan divisi, yaitu Kajur dan bagian lain seperti pemasaran, akademik, dsb, hanya diberi  hak  untuk  mengakses  laporan  surat baik  surat  masuk  maupun  surat  keluar berdasarkan divisinya saja.

## III.  TINJAUAN PUSTAKA
Komputer  adalah  suatu  alat  elektronik dengan  kecepatan  yang  tinggi  yang  mampu melaksanakan  perhitungan  dan  operasi  yang logis  serta  menyimpan  dan  melaksanakan serangkaian instruksi yang akan memungkinkan untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.[1]
Sedangkan  sistem  adalah  sekelompok elemen  yang  berinteraksi  dengan  maksud yang  sama  untuk  mencapai  suatu  tujuan tertentu  dimana  sekelompok  elemen  tersebut terdiri  dari  tujuan,  batasan,  control,  input, proses, output dan umpan balik. [2]
Sumber  dari    suatu  informasi  adalah data.  Data  merupakan  bentuk  jamak  dari bentuk  tunggal  data  atau  data  item.  Data adalah  kenyataan  yang  menggambarkan suatu  kejadian-kejadian  dan  kesatuan  nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada  saat  tertentu.  Adapun  definisi  informasi menurut  Jogiyanto  HM  adalah  data  yang  di olah  menjadi  bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sistem  informasi  adalah  sekumpulan elemen  yang  bekerja  secara  bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer  dalan  melaksanakan  pengolahan data yang berupa
pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk menghasilkan  informasi  yang  bermakna  dan berguna bagi proses pengambilan keputusan. Sistem informasi bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkaitan langsung dengan proses pengambilan keputusan,  baik  bersifat  semi  terstruktur ataupun tidak terstruktur. [1]
Kearsipan  merupakan  kegiatan  yang berkenaan  dengan  penerimaan,  pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun
pemusnahan  surat  menyurat  atau  berbagai warkat lainnya. [3,4]
Analisa  sistem  merupakan  tahap  paling penting  dalam  perancangan  sistem,  yaitu meliputi:  Analisis  pendahuluan,  Penyusunan pelaksanaan  Analisis  sistem,  Pelaksanaan Analisis  Sistem  dan  Penyusunan  Laporan Hasil Analisis Sistem. [1]
Diagram  Konteks  adalah  kasus  khusus dari  diagram  alur  data  yang  berfungsi  untuk memetakan model lingkaran, yang direpresentasikan  dengan  lingkaran  tunggal yang  mewakili  keseluruhan  sistem. Diagram alur  data  (DAD)  adalah  gambaran  sistem secara logikal. Gambaran ini tidak tergantung pada  perangkat  keras,  perangkat  lunak, struktur data atau organisasi file.  Keuntungan menggunakan  DAD  adalah  memudahkan pemakai  yang  kurang  menguasai  bidang komputer  untuk  mengerti  sistem  yang  akan dikerjakan  atau  dikembangkan.  Kamus  Data tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana  halnya  DAD,  tetapi  porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan  lagi  karena  sebuah  model  tidak lengkap  tanpa  kamus  data.  Mirip  dengan kamus  yang  membantu  kita  dalam  mencari arti  kata  baru,  maka  kamus  data  juga mempunyai fungsi yang sama dalam pemodelan.
Diagram relasi berisi komponen- komponen  himpunan  entitas  dan  himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh  fakta  dari  „dunia  nyata‟  yang  kita tinjau. Hirarki Input Proses dan Output (HIPO) merupakan bagan berjenjang yang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran Diagram  Arus  Data  untuk  menuju  level-level lebih  bawah  lagi.  Bagan  berjenjang  dapat digambarkan  dengan  menggunakan  notasi proses yang digunakan di Diagram Arus Data. [5]
Desain  input  membahas  tentang  input data  yang  tidak  terlepas  dari  alat-alat  input yang  akan  digunakan,  misalnya  keyboard, card reader dan lain-lain. Alat input digolongkan menjadi dua golongan, yaitu alat input  langsung  dan  alat  input  tidak  langsung. Alat  input  langsung  merupakan  alat  input yang  langsung  dihubungkan  dengan  CPU, misalnya keyboard, mouse, touch screen . Alat input  tidak  langsung  adalah  alat  input  yang tidak  langsung  dihubungkan  dengan  CPU, misalnya  KTC  ( key-to-card ),  KTT  ( key-to- tape )  dan  KTD  ( key-to-disk ).  Input  yang
menggunakan  alat  input  tidak  langsung mempunyai  tiga  tahapan  utama  tersebut. Input  yang  menggunakan  alat  input  langsung hanya  terdiri  dari  dua  tahapan  utama  saja ( data  capture dan data  entry ).  Output  adalah produk  dari  sistem  informasi  yang  dapat berupa  hasil  media  kertas,  hasil  media  lunak dan  hasil  dari  suatu  proses  yang  akan digunakan  oleh  proses  lain  yang  tersimpan pada  suatu  media  seperti  tape,  disk  atau kartu.  Sedangkan  output  yang  dimaksud dalam  desain  ini  adalah  output  yang  berupa tampilan  di  media  kertas  atau  di  layar  video. [6]

## IV.  HASIL DAN PEMBAHASAN
Langkah  pertama  dalam  perancangan sistem  informasi  ini  adalah  dimulai  dari perancangan  basis  data  dilanjutkan  dengan desain  antarmuka dan  terakhir adalah implementasi program
4.1.  Perancangan Basis Data Perancangan basis data diawali dengan pembuatan  Diagram  Konteks,  Hirarki  Input Proses dan Output (HIPO) dan Diagram Arus Data (DFD), yang merupakan penjelasan dari sistem  yang  sedang berjalan. Sehingga  akan memperlancar pembuatan Diagram Alur Data (DAD),  Diagram  Relasi,  Kamus  Data  dan Tabel  Database  yang  merupakan  penjelasan dari perancangan basis data
4.1.1.  Diagram Konteks Suatu
konteks diagram selalu mengandung  satu  proses  saja.    Proses  ini mewakili  proses  dari  seluruh  sistem  yang menggambarkan  hubungan  masukan  atau keluaran  menjadi  satu  kesatuan  pada  sistem informasi pengarsipan surat.

## Gambar 4. Diagram Konteks
4.1.2.  Hirarki Input Proses Output (HIPO)
Bagan  berjenjang  (HIPO)  ini  digunakan untuk mempersiapkan penggambaran Diagram  Arus  Data  untuk  menuju  level-level lebih bawah lagi.
Gambar 5. Bagan Berjenjang

## 4.1.3.  Diagram Arus Data (DFD)
Diagram  arus  data  merupakan  detil proses dari bagan berjenjang.

## Gambar 6. Diagram Arus Data
4.1.4.  Relasi Database
Diagram  relasi  antar  tabel  ini  dibuat dengan  tujuan  untuk  menghubungkan  antara satu  tabel  dengan  tabel  lainnya  yang  masih saling berhubungan, sehingga nantinya dapat terlihat batasan-batasan hubungan dari semua tabel yang dibuat.
Sedangkan himpunan relasi yang terjadi antar  entitas  serta  kardinalitas  relasi  pada Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  dapat digambarkan pada tabel 2.
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT Sekretaris Divisi Direktur - Data Masalah - Data Sub Masalah - Data Pokok Masalah - Data Surat Masuk - Data Disposisi - Laporan Data Masalah - Laporan Data Sub Masalah - Laporan Data Pokok Masalah
- Laporan Data Divisi - Laporan Surat Masuk - Laporan Surat Keluar - Laporan Disposisi - Data Surat Keluar - Data Divisi - Laporan Data Masalah - Laporan Data Sub Masalah - Laporan Data Pokok Masalah - Laporan Data Divisi - Laporan Surat Masuk - Laporan Surat Keluar - Laporan Disposisi - Laporan Data Masalah - Laporan Data Sub Masalah - Laporan Data Pokok Masalah - Laporan Data Divisi - Laporan Surat Masuk - Laporan Surat Keluar - Laporan Disposisi
0 Sistem Informasi Pengarsipan Surat 1.0 Pengolahan Data Masalah 2.0 Pengolahan Data Sub Masalah 4.0 Pengolahan Data Divisi 3.0 Pengolahan Data Pokok Masalah 5.0 Pengarsipan Surat Masuk 7.0 Pengarsipan Surat Keluar 6.0 Pengarsipan Disposisi 8.0 Pengolahan Data Laporan 1.1.P Tambah Data Masalah 1.2.P Koreksi Data Masalah 2.2.P Koreksi Data Sub Masalah 2.1.P Tambah Data Sub Masalah 3.1.P Tambah Data Pokok Masalah 3.2.P Koreksi Data Pokok Masalah 4.1.P Tambah Data Divisi 4.2.P Koreksi Data Divisi 5.1.P Tambah Data Surat Masuk 5.2.P Koreksi Data Surat Masuk 6.1.P Tambah Data Disposisi 6.2.P Koreksi Data Disposisi 7.1.P Tambah Data Surat Keluar 7.2.P Koreksi Data Surat Keluar 8.7.P Laporan Data Surat Keluar 8.5.P Laporan Data Surat Masuk 8.6.P Laporan Data Disposisi 8.4.P Laporan Data Divisi 8.3.P Laporan Data Pokok Masalah 8.2.P Laporan Data Sub Masalah 8.1.P Laporan Data Masalah TOP LEVEL LEVEL 0 LEVEL 1 1.0 Pengolahan Data Masalah 2.0 Pengolahan Data Sub Masalah 4.0 Pengolahan Data Divisi 3.0 Pengolahan Data Pokok Masalah 5.0 Pengarsipan Surat Masuk 7.0 Pengarsipan Surat Keluar 6.0 Pengarsipan Disposisi 8.0 Pengolahan Data Laporan SEKRETARIS dt_masalah dt_sub dt_pokok dt_divisi dt_s_masuk dt_disposisi masalah sub pokok divisi suratmasuk disposisi suratkeluar DIVISI DIREKTUR Laporan-Laporan Lap. Data Masalah Lap. Data Sub Masalah Lap. Data Pokok Masalah Lap. Data Divisi Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Disposisi Lap. Data Surat Keluar Laporan-Laporan Lap. Data Masalah Lap. Data Sub Masalah Lap. Data Pokok Masalah Lap. Data Divisi Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Disposisi Lap. Data Surat Keluar dt_s_keluar Laporan-Laporan Lap. Data Masalah Lap. Data Sub Masalah Lap. Data Pokok Masalah Lap. Data Divisi Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Disposisi Lap. Data Surat Keluar divisi masalah sub pokok dt_masalah dt_sub dt_pokok dt_divisi dt_s_masuk dt_disposisi dt_s_keluar
Tabel 1. Tabel Entitas dan Key
Tabel 2. Relasi dan Kardinalitas relasi pada sistem informasi pengarsipan surat
No Relasi Entitas Kardi- nalitas 1 Divisi mendapat disposisi One - Many 2 Surat masuk menghasilkan dispisisi One - Many 3 Divisi mengeluarkan surat keluar One - Many 4 Masalah mempunyai sub masalah One - Many 5 Sub masalah mempunyai pokok masalah One - Many 6 Pokok masalah mendasari surat keluar One - Many
Dan  relasi  entitas  yang  terjadi  dapat digambarkan seperti berikut :

## Gambar 7. Relasi database
4.1.5.  Desain Database
Desain  database  digunakan  untuk mendefinisikan  isi  dari  tiap-tiap  file  database. Data  dalam  suatu  file  dapat  digunakan  untuk pembuatan  suatu  keluaran  atau  laporan. Demikian  halnya  dengan  penyimpanan  data ke  dalam  database,  file  database  tersebut harus mempunyai elemen-elemen yang mampu menampung data masukan.
Adapun  table-tabel  yang  terdapat dalam  database  ini  adalah  tabel  divisi,  tabel masalah,  tabel  sub  masalah,  tabel  pokok masalah,  tabel  surat  masuk,  tabel  disposisi dan tabel surat keluar serta tabel pengguna.
4.2.  Desain Antarmuka
Data-data sistem pengolahan data yang akan  direkam  selalu  memerlukan  adanya
interface masukan  ( input ).  Dimana  data-data hasil  perekaman  akan  diproses  membentuk keluaran ( output ) dalam bentuk informasi. Masukan asistem dirancang berdasarkan  keberadaan  field-field  dalam tabel dan kebutuhan transaksi yang dilakukan pada  suatu  kejadian.  Berikut  adalah  contoh desain antarmuka input data.
Gambar 8. Desain Input Data Surat Masuk
Gambar 9. Desain Input Data Disposisi
Gambar 10. Desain Input Data Surat Keluar
Setelah  adanya  rancangan  masukan pada  sistem  informasi  pengarsipan  surat  ini, maka perlu adanya keluaran atau output yang digunakan  sebagai  bahan  informasi.  Berikut adalah contoh desain output data :
:: Aplikasi Pengarsipan Surat DATA SURAT MASUK No. Agenda Tgl. Agenda xxxxxxxx xxxxxxxx KELUAR HAPUS CARI TAMBAH SIMPAN Pengirim xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx No. Surat Tgl. Surat .:Agenda:. .:Surat Masuk:. xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Hal xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Lampiran xx Divisi Tujuan xxxxxx No. Agenda Tgl. Agenda Tgl. Surat No. Surat Pengirim Hal Lampiran Divisi :: Aplikasi Pengarsipan Surat D A T A     D I S P O S I S I No. Agenda Tgl. Disposisi xxxxxxxx xxxxxxxx KELUAR HAPUS CARI TAMBAH SIMPAN Divisi Tujuan xxxxxxxxxx No. Disposisi xxxxxx Instruksi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Sifat xxxxxxxxxx No. Agenda Tgl Disposisi No Surat Masuk No. Disposisi Divisi Instruksi Sifat xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx No. Surat Masuk :: Aplikasi Pengarsipan Surat DATA SURAT KELUAR No. Agenda xxxxxxxx xx KELUAR HAPUS CARI TAMBAH SIMPAN Tujuan xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx No. Surat Tgl. Surat .:Klasifikasi:. .:Surat Keluar:. xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Hal xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Lampiran xx Jenis x No. Agenda Masalah Tgl. Surat No. Surat Tujuan Hal Lampiran Sifat xx xx Sifat xxxxxx Masalah Sub Pokok Sub Pokok Jenis Divisi xxxxxx
No Entitas
Key Keterangan 1 Divisi Kd_divisi Data Divisi 2 Masalah Kd_mslh Data Masalah Surat 3 Sub Kd_sub Data Sub Masalah Surat 4 Pokok Kd_pokok Data Pokok Masalah Surat 5 SuratMasuk No_s_msk Data Surat Masuk 6 Disposisi No_dis Data Disposisi 7 SuratKeluar No_s_klr Data Surat Keluar
Gambar 11. Desain Laporan Surat Masuk
Gambar 12. Desain Laporan Disposisi

## Gambar 13. Desain Laporan Surat Keluar
4.3.  Implementasi Program Sistem  Multi  User  yang  diterapkan
terbagi  menjadi  tiga bagian,  yaitu: Sekretaris, Divisi dan Direktur . Sebelum dapat masuk ke tampilan  menu  utama,  pengguna  diwajibkan untuk login.

## Gambar 14. Login Aplikasi
Setelah berhasil login barulah diarahkan pada  tampilan  menu  utama.  Sub-sub  menu pada  menu  utama  tersebut,  tidak  semuanya dapat  diakses  oleh  setiap  user.  Berikut  ini merupakan matriks hak akses masing-masing user.

## Tabel 3. Tabel Hak Akses
No Menu Hak Akses Sekretari Direktur Divisi 1 Master Input
V X X 2 Input Data Surat V X X 3 Laporan Cepat V V V 4 Laporan Rekap Surat Masuk - Per Divisi
V V L - Per Periode V V X - Data Disposisi V V L 5 Laporan Rekap Disposisi - Per Divisi V V L
- Per Periode
V V X 6 Laporan Rekap Surat Keluar - Per Klasifikasi V V X - Per Periode V V X - Per Divisi V V L - Per Jenis V V X - Per Sifat V V
L 7 Pencarian Bekas - Surat Masuk V V X - Disposisi V V L - Surat Keluar V V X 8 Level Pengguna V X X
Keterangan : V = Enable
X = Disable L = Limited
Berikut  ini  merupakan  tampilan  dari input  data  surat  masuk,  disposisi  dan  surat keluar.
Gambar 15. Tampilan Input Data Surat Masuk
Gambar 16. Tampilan Input Data Disposisi
Gambar 17. Tampilan Input Data Surat Keluar
Sedangkan berikut ini merupakan contoh  tampilan  untuk  laporan,  baik  surat masuk, disposisi maupun surat keluar :

## Gambar 18. Tampilan Laporan Surat Masuk

## Gambar 19. Tampilan Laporan Disposisi

## Gambar 20. Tampilan Laporan Surat Keluar
Sedangkan  hasil  yang  didapat  dari pengujian  aplikasi  tersebut  di  instansi  terkait yaitu  9  dari  15  responden  wawancara menyatakan  aplikasi  sistem  informasi  ini cukup membantu mempermudah pengarsipan surat dan pengaksesan informasi terhadapnya.  Sisanya,  yaitu  6  responden menyatakan sistem ini tidak begitu membantu karena penggunaannya yang rumit.

## V.  PENUTUP
5.1.  Kesimpulan
Keutuhan sistem ini disusun berdasarkan perancangan sistem yang terdiri dari Diagram
Konteks,  Hirarki  Input  Proses  Output  (HIPO), Diagram Arus Data (DAD), Desain Database,
Desain Input dan Desain Output.
Perancangan  sistem  yang  dibahas  tersebut menggunakan  alat  bantu  berupa  komputer yang  menghasilkan suatu sistem yang dapat digunakan sebagai salah satu dalam pemrosesan  data  yaitu  pengarsipan  surat secara multi user. Database yang digunakan adalah
MySQL,  yaitu dbsurat.sql, yang  terdiri  dari beberapa  tabel  antara  lain  : Divisi,  Masalah, Sub, Pokok, SuratMasuk, Disposisi, SuratKeluar, User. Sedangkan
pada implementasi programnya terdiri  dari  beberapa  menu, antara lain: Master Input, terdiri dari beberapa sub  menu,  yaitu  Input  Data  Divisi  dan  Input Data  Masalah;  Master  Sub  Input,  terdiri  dari beberapa  sub  menu,  yaitu  Input  Data  Sub Masalah dan Input Data Pokok Masalah; Input Data  Surat,  terdiri  dari  beberapa  sub  menu, yaitu  Input  Data  Surat  Masuk,  Input  Data Disposisi  dan  Input  Data  Surat  Keluar; Laporan  Cepat,  terdiri  dari  beberapa  sub menu,  yaitu  Laporan  Data  Divisi,  Laporan Data  Masalah,  Laporan  Data  Sub  Masalah dan  Laporan  Data  Pokok  Masalah;  Laporan Rekap,  terdiri  dari  beberapa  sub  menu,  yaitu Laporan  Data  Surat  Masuk  Berdasarkan Divisi  dan  Berdasarkan  Periode;  Laporan Data  Disposisi  Berdasarkan  Divisi  dan Berdasarkan  Periode;  Laporan  Data  Surat Keluar  Berdasarkan  Klasifikasi,  Berdasarkan Jenis,  Berdasarkan  Sifat  dan  Berdasarkan Periode; Level Pengguna, terdiri dari
beberapa  sub  menu,  yaitu  Input  Pengguna Aplikasi dan Ganti Password.
User  yang  terlibat  yaitu  Sekretaris dengan  hak  akses  penuh  pada  input  data maupun  laporan,  direktur  dengan  hak  akses penuh  pada akses  laporan  dan  divisi  dengan akses terbatas pada laporan.
Hasil implementasi telah diterapkan pada objek terkait dengan hasil 9 dari 15 responden wawancara  menyatakan  sistem  ini  cukup membantu,  sisanya  yaitu  6  responden menyatakan  penggunaannya  rumit  sehingga kurang dapat membantu.
5.2.  Saran Dengan terselesainya penyusunan sistem  ini  penulis  berharap  semoga  Sistem Informasi Pengarsipan Surat ini dapat bermanfaat  bagi  peningkatan  kinerja  sistem surat. Sebaiknya sistem pengarsipan surat ini
dapat segera direalisasikan untuk memperbaiki
sistem
lama dimana
pengarsipan  data  surat  masih  menggunakan cara  manual  dan  perlu  adanya  perawatan serta pengembangan sistem untuk di kemudian  harinya.  Pihak  yang  berwenang hendaknya  mengadakan  pelatihan  terhadap tenaga kerja mengenai pengoperasian komputer khususnya program aplikasi pengarsipan  surat  ini  demi  meningkatkan sumber  daya  manusia  yang  ada  pada institusi.
Sedangkan  hasil  yang  didapat  dari pengujian  aplikasi  tersebut  di  instansi  terkait yaitu  9  dari  15  responden  wawancara menyatakan  aplikasi  sistem  informasi  ini cukup membantu mempermudah pengarsipan surat dan pengaksesan informasi terhadapnya.  Sisanya,  yaitu  6  responden menyatakan sistem ini tidak begitu membantu karena penggunaannya yang rumit. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini dapat membantu mempermudah pengarsipan surat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Jogiyanto. HM, 1999, Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori  dan  Praktek  Aplikasi  Bisnis , Cetakan ke-1, Andi Offset, Yogyakarta. [2]  Gordon, B.Davis, 2000, Sistem Informasi Manajemen , Pustaka Birawan Pressindo,
Jakarta. [3]  Admosudirjo, Prajudi, 1995, Kesekretarisan  dan  Administrasi ,  Edisi
Revisi, Erlangga, Jakarta.
[4] Gie , The Liang , 2001, Administrasi
Perkantoran ,  Edisi  Revisi,  Mandar  Maju,
Bandung.
[5] Fathansyah,  2000, Basis  Data ,  Penerbit Informatika, Bandung.
[6]  J  Rumbaugh,  1991, Object-Oriented Modeling  and  Design ,  Prentice  Hall, Englewood Cliffs, NJ.