## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT KEPENDUDUKAN PADA DESA PASIR JAYA
Ri Sabti Septarini 1) , Yani Sugiyani 2) , Muhammad Luthfi Aksani 3) , Eva Nuramalia 4) Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Tangerang, Jl. Perintis Kemerdekaan I Babakan No. 33, Cikokol, Tangerang, Indonesia
Co Responden Email: risabtis@ft-umt.ac.id

## Article history
Received   12 Nov 2022 Revised     08 Dec 2022 Accepted  12 Jan 2023 Available online 15 Feb 2023
Keywords Information System, E-Document, Scrum, User Recuiremet Spesification

## Abstract
The Pasir Jaya Village Office is one of the government offices that provides services to the people. In the process of serving the people, the Pasir Jaya Village  office  still  uses  the  manual  method  for  archiving  owned  data, including population data . Therefore, a more computerized system is needed to assist officers in filing. In this study, the author uses URS method in its analysis, scrum  method  in  system  development  and  black  box  method  in  its  testing.  E- Document  Information  System  in  Desa  Pasir  Jaya  produced  by  using  Scrum method can significantly meet the needs of users in accordance with the product backlog that can be seen from its features.

## Riwayat
Diterima   12 Nov 2022 Revisi       08 Des 2022 Disetujui   12 jan 2023 Terbit online 15 Feb 2023
Kata Kunci Sistem Informasi, Dokumen elektronik, Scrum, User Recuiremet Spesification

## Abstrak
Kantor  Desa  Pasir  Jaya  merupakan  salah  satu  kantor  pemerintahan  yang memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dalam proses pelayanan kepada masyarakat    kantor  Desa  Pasir  Jaya  masih  menggunakan  metode  manual untuk  melakukan  pengarsipan  data-data  yang  dimiliki  termasuk  data kependudukan.  Oleh  karena  itu,  diperlukan  sistem  yang  lebih terkomputerisasi  untuk  membantu  petugas  dalam  pengarsipan.  Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode URS dalam analisisnya, metode scrum  dalam  pengembangan  sistem  dan  metode  black  box  dalam pengujiannya.  Sistem  informasi  e-Document  (dokumen  elektronik)  pada Desa Pasir Jaya yang dihasilkan dengan menggunakan metode Scrum secara nyata dapat memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan product backlog yang dapat dilihat dari fitur nya.

## PENDAHULUAN
Penggunaan  komputer  tidak  hanya  di bidang  pendidikan,  manajemen  perkantoran, keuangan  atau  perbankan,  pemerintah  juga mulai menggunakan komputer karena saat ini segala  sesuatunya  harus  dapat  berjalan  lebih cepat,  tepat  dan  memiliki  keakuratan  data. Komputer  adalah  seperangkat  alat  elektronik yang  dapat  mengolah  data  menjadi  informasi dengan  cepat  dan  akurat.  Komputer  untuk membantu  segala  operasional  di  setiap  bisnis dan aktifitas termasuk di kantor pemerintahan, termasuk  di  Kantor  Desa  Pasir  Jaya. Untuk  dapat  menghasilkan  pelayanan  yang terbaik, sebagai salah satu instansi pemerintah Kantor  Desa  Pasir  Jaya  haruslah  dapat  terus meningkatkan  pelayanan  kepada  masyarakat, termasuk  pelayanan  administrasi tingkat  desa yang  bertanggung  jawab  atas  kepedulian
masyarakat seperti pengolahan data kependudukan dan pengelolaan catatan.
Proses operasional pelayanan masyarakat yang berjalan di kantor Desa Pasir Jaya saat ini masih dijalankan dengan metode konvensional  dan  beberapa  pencatat  data dilakukan  dengan  manual,  informasi  yang dimasukkan  dalam  direktori  harus  sesuai dengan  nomor  surat  dan  membutuhkan  alat tulis  seperti  amplop,  karton  dan  rak.  Metode yang dilakukan tersebut terlihat belum efisien dan  perlu  ditingkatkan.  Proses  penyimpanan dokumen  dan  informasi    dilakukan  di  dalam ruangan  khusus  (ruang  arsip).  Dikarenakan proses penyimpanan data dan dokumen hanya dilakukan secara fisik dan tidak adanya sistem informasi berbasis computer maka sering kali proses  pelayanan  kepada  masyarakat  yang membutuhkan menjadi terhambat. Lambatnya
proses  pelaporan  input  dan  output  data memungkinkan  terjadinya  human  error  atau kesalahan pendataan oleh aparat desa, seperti contoh  kasus  di  mana  duplikasi  data kependudukan dicatat atau data yang sebelumnya ada kemudian dicatat. Seiring dengan perkembangan
teknologi saat ini yang cukup pesat, Desa Pasir Jaya membutuhkan sebuah sistem informasi e- document untuk  menyimpan  semua  dokumen meliputi  surat  masuk  dan  surat  keluar  dalam format  softcopy/digital .  Aplikasi Electronic Docume n t /Dokumen  Elektronik  merupakan sebuah  sistem  informasi  berbasis  computer yang  dapat  menyimpan  kandungan  informasi yang terdapat dalam file dan media elektronik yang dibuat, diterima, ataupun di- manage oleh organisasi  ataupun  perorangan  dengan  cara menyimpan  /mengelolanya  untuk  dijadikan sebagai bukti kegiatan (Laserfiche, 2007).
Pengarsipan dokumen elektronik menawarkan  ruang  pengarsipan  yang  lebih efisien  dibandingkan  dengan  pengarsipan manual  sebelumnya.  Pencarian  dokumen  pun menjadi  lebih  mudah,  karena  aplikasi pengarsipan  elektronik  memungkinkan  Anda mengelompokkan dokumen
sesuai klasifikasinya.
Pengimplementasian  sebuah  aplikasi pengelolaan  dokumen  secara  digital  dapat meningkatkan  efisiensi  terutama  dalam  hal mengurangi area penyimpanan dokumen fisik dan  aplikasi  pengelolaan  dokumen  secara digital juga dapat mengurangi resiko kehilangan dokumen.

## METODE PENELITIAN

## User Requirements Specification
User  requirements specification (URS) digunakan  untuk  memberikan  gambaran kebutuhan  proses  bisnis  yang  diinginkan pengguna sistem tersebut. User requirements specification disusun  dan  dibuat  sejak  awal proses  validasi  kebutuhan  pengguna  atau sebelum aplikasi/sistem tersebut dikembangkan.  URS  disusun  dan  divalidasi oleh pemilik aplikasi/sistem dengan verifikasi dari  pengguna  aplikasi  tersebut.  Hal  ini dilakukan  untuk  menjaga  jaminan  kualitas terbaik dari aplikasi/sistem yang dikembangkan.  Persyaratan  yang  diuraikan dalam URS  biasanya  diuji  dalam  kualifikasi
kinerja atau pengujian penerimaan pengguna. User requirements specification tidak dimaksudkan sebagai dokumen teknis.
Tahapan dalam User Requirement Spesification sebagai berikut: 1) Tahap pendahuluan Tahap pendahulan menjelaskan pembahasan  berkaitan  dengan  ruang lingkup aplikasi/sistem dan untuk menjelaskan  tujuan  utama  untuk  proyek, serta menginformasikan masalah-masalah peraturan yang ada saat ini.
2) Tahap persyaratan program Tahap  persyaratan  program  memberikan penjelasan mengenai fungsi dan alur kerja yang  harus  dapat  dikerjakan  oleh aplikasi/sistem yang dikembangkan.
3) Tahap persyaratan data Tahap  persyaratan  data  memberikan penjelasan  berkaitan  dengan  tipe/jenis informasi yang harus dapat diproses oleh sistem yang dikembangkan.
4) Tahap persyaratan siklus hidup
Tahap  persyaratan  siklus  merupakan tahapan  yang  memberikan  gambaran siklus dari aplikasi/sistem yang dikembangkan termasuk bagaimana sistem  tersebut  dikelola/dipertahankan serta pelatihan penggguna.

## Metode Scrum
Scrum  adalah  kerangka  kerja  untuk mengimplementasikan metode software development yang  merupakan  bagian  dari model  agile.  Agile  sendiri  merupkan  sebuah metodologi  pengembangan  aplikasi  yang fleksibel  sehinga  dapat  menghasilkan  pitput yang  baik  dengan  proses  adaptasi  yang  cepat dan  fleksibel  terhadap  segala  bentuk  dari perubahan kebutuhan pengguna.
Scrum  didefinisikan  sebagai  sebuah kerangka  kerja  dari  tahapan/proses  yang diterapkan untuk mengelola dan menjalankan pengembangan  aplikasi  computer  baik  yang sederhana maupun kompleks, scrum bermanfaat menghasilkan sebuah produk yang memiliki nilai maksimum secara produktif dan kreatif (Schwaber & Jeff, 2013).
Sebagaimana  penjelasan  diatas,  scrum merupakan sebuah kerangka kerja, oleh karena itu  scrum  bukan  sebuah  proses,  teknik,  atau metodologi, akan tetap scrum memungkinkan berisi/terdiri dari proses, teknik, atau
metodologi  yang  berbeda  (Schwaber  &  Jeff, 2013).
Framework scrum menjamin transparansi  komunikasi  antara  pengembang aplikasi dan pengguna aplikasi serta membentuk  tanggung  jawab  bersama  dari pengembangan lingkungan yang berkelanjutan (Satpathy, 2016). Framework Scrum memiliki tim    yang  meliputi  dan  memiliki  tiga  peran: sebagai Product Owner, sebagai Development Team,  dan  sebagai  Scrum  Master  (Rad  & Turley, 2013). Tim scrum bersifat otonom dan multidisiplin.  Tujuan  dari  otonom  adalah untuk  memungkinkan  tim  menentukan  atau menetapkan  cara  terbaik  untuk  melakukan pekerjaan mereka, keputusan ini tidak berasal dari  perintah  orang  yang  berada  diluar  tim. Disaat  waktu  yang  sama  dapat  terjadi  lintas fungsi dimana anggota tim scrum mempunyai semua kemampuan/keterampilan yang dibutuhkan dalam rangka menjalankan aktifitas  pekerjaan  mereka  tanpa  bergantung dengan  orang  lain  yang  berada  diluar  tim. (Schwaber & Jeff, 2013).
Gambar 1. Proses Kerja Metode Scrum

## 1. Product Backlog
Product  backlog terdiri  dari  beberapa backlog item yang dirancang/dibuat mengacu pada
kebutuhan pengguna ( user requirements ).  Item  ini  didapat  berdasarkan pengumpulan data (wawancara, observasi dan studi  literatur).  Persyaratan  dasar  sebuah product  backlog bersifat  dinamis  sehingga dapat terus berkembang disaat tim pengembangan menerima
masukan/perubahan/umpan  balik  dari  tim pengguna selama proses evaluasi serta proses demo aplikasi.
2. Sprint Backlog
Sprint backlog merupakan  inventaris produk yang dipecah  jadi beberapa bagian
untuk selanjutnya diproses dalam fase sprint. Durasi sprint biasanya satu  sampai  dengan empat minggu  hal  tersebut  sesuai  pada kesepakatan yang  diambil  bersama  tim Scrum.

## 3. Sprint Planning
Sprint  Planning  dilakukan  bermaksud untuk mengerjakan basis produk dalam sprint. Fase ini meliputi perencanaan dan perencanaa sistem,  dimana  persyaratan  fungsional  akan dianalisa  dan  dipetakan  kedalam  diagram perancangan  sistem.  Proses  perancangan sistem  meliputi  pembuatan  diagram Unified Modeling  Language (UML)  dan  disain  tabel dalam  database  yang  digunakan.  S print planning juga memperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memproses pengerjaan fitur yang ada pada setiap sprint.
4. Sprint
Sprint  terdiri  dari  unit  pekerjaan  yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan  dalam  backlog,  yang  harus diselesaikan  dalam  waktu  yang  ditetapkan untuk  tim.  Pada  titik  ini,  pembuatan  aplikasi sesuai  dengan  desain  Sprint  dimulai.  Fase sprint  terdiri  dari  fase  In  Progress,  Review,
Testing, dan Done.
5. Review dan Retrosprective
Pada  akhir  fase sprint pengembangan perangkat  lunak  akan  diuji  coba  dan  diberi penilaian  oleh users .  Pengujian  sistem dilakukan dengan cara melakukan pengecekan kesalahan( error )  aplikasi/sistem  yang  dibuat pada  aplikasi  menu  self  service  dengan menggunakan metode black box testing . Selain itu,  secara  retrospektif  terdapat  umpan  balik berupa  umpan  balik  terhadap  kebutuhan fungsional  yang  dinilai.  Jika  terdapat  revisi fitur  aplikasi  yang  dikembangkan  maka  hal tersebut  akan  dimasukkan  dalam backlog tambahan  yang  akan  terjadi  pada  sprint berikutnya. Ketika tidak ada aplikasi yang siap untuk di- release .

## Pengujian Sistem
Metode pengujian sistem dalam penelitian ini menggunakan metode pengujian Blackbox memungkinkan ditemukannya kesalahan dari proses pengembangan aplikasi di  beberapa  kategori,  antara  lain:  adanya fungsi  yang  salah  atau  tidak  lengkap,
terjadinya  salah  dalam  tampilan interface , terjadinya  salah  dalam  struktur  data/akses database  eksternal,  terjadinya  salah  yang menurunkan performa, serta kesalahan inisialisasi termisasi”.
Untuk  menemukan  semua  kesalahan  dengan metode pengujian kotak hitam, tes input yang komprehensif  (semua  kemungkinan  input yang  mungkin) diperlukan.  Input tidak hanya merupakan input yang valid, tetapi kemungkinan  kombinasi  yang  disertakan dalam pengujian lebih kompleks.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang telah dilakukan penulis  di  Kantor  Desa  Pasir  Jaya  ,  dapat disimpulkan  bahwa  proses  yang  saat  ini berlangsung masih dilakukan dengan konvensional atau menggunakan menggunakan  pencatatan  dan  pengelolaan manual  terutama  dalam  hal  pengarsipan,  hal tersebut  dirasa  kurang  efisien  dan  dapat ditingkatkan.
Gambar 2.  Flowmap  Prosedur Pengarsipan

## Product Blacklog
Menentukan list fungsi  dari  beberapa fitur  yang  diperlukan    pada  saat  proses pengembangan sistem informasi yang telah di desain  pengembang  dan  disetujui  oleh pengguna  yang  merupakan  bagian  dari  tim scrum.
Tabel 1. Product Backlog ID Name Imp. (1- 100) Est. 01 Pembuatan UML 100 20 02 Rancangan UI Aplikasi 100 10 03 Fitur Login (web) 100 1
04 Login Kasi Pemerintahan dan Admin IT 100 1 05 Lupa Password 90 2 06 Fitur Dashboard 90 5 07 Fitur Master Data 100 10 08 Fitu KTP 100 20 09 Fitur Kartu Keluarga 100 20 10   Fitur Domisili 100 20 11 Fitur Kematian 100 20 12 Fitur Kelahiran 100 20 13 Fitur Kelola User 100 15 14 Fitur Kelola Master Data 100 20 15 Fitur Akun 100 20 16 Fitur BackUp Data 100 10

## Use Case Diagram
1. Use Case _ Diagram Kasi Pemerintahan
Gambar 2 _ Use Case Diagram Kasi Pemerintahan
2. Use Case _ Diagram Admin IT
Gambar 3 _ Use Case _ Diagram Admin IT

## Activity Diagram
1. Activity _ Diagram KTP
Gambar 4 _ Activity _ Diagram KTP
2. Activity _ Diagram Kartu Keluarga
Gambar 5 _ Activity _ Diagram Kartu Keluarga
3. Activity _ Diagram Domisili
Gambar 6 _ Activity _ Diagram Domisili

## Tampilan Layar
1. Rancangan Tampilan Login
Modul  login  digunakan  pertama  kali oleh pengguna untuk dapat mengakses modul- modul  lain  yan  terdapat  dalam  aplikasi  yang dikembangkan dengan cara memasukan username dan password yang benar..
Gambar 7. Rancangan _ Tampilan Login
2. Tampilan     Dashboard
Modul  ini  adalah  tampilan  beranda sistem,  dimana  menampilkan  data  jumlah warga,  kelahiran,  kematian  dan  layanan  serta grafik .

## Gambar 8. Rancangan Tampilan Dashboard
3. Rancangan Tampilan Form    KTP Modul ini digunakan untuk
menambahkan  data  Kartu  Tanda  Penduduk (KTP)  bagi  warga  yang  baru  membuat  KTP. Selain  menambah  data,  pada  modul  ini  juga dapat mengubah dan menghapus data.
Gambar 9. Rancangan Tampilan form KTP
4. Rancangan Tampilan Domisili
Modul ini digunakan untuk menambahkan  data  Domisili  bagi  warga yang membuat keterangan domisili. Selain menambah data, pada modul ini juga dapat mengubah dan menghapus data.

## Gambar 10.Tampilan Domisili
5. Tampilan Kartu Keluarga
Modul ini digunakan untuk menambahkan  data  Kartu  Keluarga  (KK) bagi warga yang baru membuat KK. Selain menambah data, pada modul ini juga dapat mengubah dan menghapus data.

## Gambar 11. Rancangan Tampilan Kartu Keluarga

## Pengujian Aplikasi
Metode testing /pengujian  sistem e- document yang  dikembangkan  tim  peneliti dilakukan  dengan black  box  testing dengan metode  EP  ( Equivalence  Partitioning ).  Taha pengujian  dilakukan  untuk  membuktikan semua  fitur  dan  fungsi  yang  terdapat  dalam aplikasi e-document yang  dikembangkan berjalan/berfungsi  dengan  baik.  Pada  tahap pengujian telah teruji bahwa data masukan  dan respon  yang  diterima  sesuai/sama  hingga terdapat  kecocokan  antara  aplikasi  yang dikembangkan dengan pengguna,
sebagaimana tabel 2.

## Tabel 2. Pengujian Blackbox
NO Pengu jian Hasil Yang di Harapk a n Hasil Pengujian Kesi mp u lan 1 Login Aplik a si Aplikas i menam pilkan form login . Menampilkan form input username dan passwod Valid 2. Usern ame dan passw ord benar Aplikas i akan menam pilkan halama n utama/ dashbor d. Menampilkan dashboard halaman utama Valid 3. Menu KTP
Aplikas i menam pilkan form KTP Menampilkan form KTP Valid
4 Menu kk Aplikas i menam pilkan form KK Menampilkan form KK Valid 5. Menu Domis ili Aplikasi menam pilkan form Domisili Menampilkan menu Form Domisili valid 6. Menu catata n kelahi ran Aplikasi menam pilkan form Catatan Kelahira n Menampilka n catatan kelahiran Valid
7. Menu catata n kemat ian Aplikasi menam pilkan form Catatan Kematia n Meampilkan catatan kematian Valid 8. Menu maste r data Apliakas i form master data Menampilkan form master data valid 9. Menu user Aplikasi form menu user menampilkan form data user valid

## KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah disajikan  maka  dapat  disimpulkan  bahwa proses proses pengembangan menggunakan SCRUM  sangat  tepat  untuk  pengembangan yang membutuhkan kecepatan (waktu  yang singkat) dan perubahan (iterative).
SCRUM  telah  digunakan  dalam proses  pengembangan  sistem  informasi  E- Document  pada  Desa  Pasir  Jaya  dengan tahapan requirement  gathering,  product backlog, sprint backlog, sprint, Review dan Restropective . Sistem informasi e-
Document  pada  Desa  Pasir  Jaya  yang dihasilkan  secara  nyata  dapat  memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan product backlog  yang dapat  dilihat  dari  fitur sistem informasi e-Document pada Desa Pasir Jaya dengan dua hak akses pengguna  yaitu  Kasi dan  admi  IT  serta  dapat  berjalan  sesuai fungsinya  yang  dibuktikan  dari  hasil pengujian  menggunakan  black  box  testing yang  menunjukkan  bahwa  semua  fitur  dari aplikasi dapat berfungsi dengan baik, artinya aplikasi dapat digunakan.

## REFERENSI
Ashraf,  S.  (2017).  IScrum:  An  Improved Scrum  Process  Model.  I.J.  Modern Education and Computer Science, 2017, 8, 16-24.
Atikah,  D.B.  (2015).  Sistem  Informasi Dashboard Kependudukan di Kelurahan Manis Jaya, Kota Tangerang. Jurnal Sisfotek Global, Vol.5. Destriana,  R.,  &  Rusdianto,  H.  (2022). RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAYANAN MASYARAKAT BERBASIS WEB DI DESA BOJONG. JIKA (Jurnal Informatika) , 6 (1), 105–108. https://doi.org/10.31000/jika.v6i1.5468
Faridi, F., Priyanggodo, D. Y., Yanuardi, Y.,
&  Fajar,  K.  N.  (2022).  RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PEMBAYARAN SUMBANGAN PEMBINAAN  PENDIDIKAN  (SPP)
DI  SMK  VOCTECH  2  KOTA TANGERANG BERBASIS  WEB.
JIKA  (Jurnal  Informatika) , 6 (3),  279– 286.
https://doi.org/10.31000/jika.v6i3.6368
Fitriawati, N., Herdiansah, A., & Gunawan, A.
(2019).  Sistem  Informasi  Program Keluarga Harapan Studi Kasus Kecamatan Kosambi Tangerang. Jurnal  Teknik  Informatika  (JIKA) Universitas Muhammadiyah Tangerang , 3 (2), 21–26
Jogiyanto.  (2017).  Analisis  &  Disain. Yogyakarta : Andi Offset.
Kurniadi,  N.    (2012).  Membangun  Sistem Informasi Kearsipan E- Document(Electronic Document) Laserfiche.  (2007).  Document  Management Overview:  A  guide  to  the  benefits, technology and
implementation
essentials of
digital document management solutions. Compulink
Management Center. Inc.
Lestanti, S dan  Susana, A. D. (2016). Sistem
Pengarsipan  Dokumen  Guru  Dan
Pegawai Menggunakan Metode Mixture Modelling Berbasis Web. Jurnal Antivirus, Vol. 10 No.2 Madcoms.  (2016).  Pemrograman  PHP  dan MySQL. Yogyakarta: Andi. Mahendra, I. (2018). AGILE DEVELOPMENT METHODS DALAM PENGEMBANGAN SISTEM  INFORMASI  PENGAJUAN KREDIT  BERBASIS  WEB  (STUDI KASUS :BANK BRI UNIT KOLONEL
SUGIONO).  JURNAL  TEKNOLOGI DAN OPEN SOURCE. Jurnal Teknologi  dan  Open  Source.  Vol  1 No.2. ISSN ONLINE : 2622-1659
Pressman,  S.R.  (2015).  Rekayasa  Perangkat Lunak  –  Pendekatan  Praktisi  Buku  I.
Yogyakarta : Andi Offset
S,  Shalahudin.  (2015).  Rekayasa  Perangkat Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Satpathy,  T.      (2016).      A      Guide      to      the Scrum      Body      of      Knowledge (SBOKTM Guide). SCRUM study TM.
Schwaber,  K.,  &  Jeff,  S.  (2013).  Panduan Scrum TM, (November).
Simangunsong,  A.  (2018).  Sistem  informasi Pengarsipan  Dokumen  Berbasis  Web. Jurnal Mantik Penusa. Vol.2, No. 1.
Septarini, RS, dkk. (2021). Konsep Teknologi Informasi.  Medan  :  Yayasan  Kita Menulis.
Solikin,
I. (2018). APLIKASI E- DOCUMENT PADA KANTOR KEPALA DESA TUGU JAYA BERBASIS WEBSITE. Jurnal Cendikia Vol. XVI. E-ISSN:2622-6782 Sommerville, I. (2011). SOFTWARE
ENGINEERING 9th Ed. Boston: Pearson Education.