## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY BARANG BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS BUDI LUHUR
Alfath Dioni 1) , Bullion Dragon Andah 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1512501667@student.budiluhur.ac.id 1) , bullion.dragon@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Saat ini, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mengalami kemajuan yang sangat pesat dan telah memasuki segala  bidang  dan hampir tidak bisa dilepaskan dari  segala  aspek kehidupan  manusia  terutama dalam bidang pengadaan  barang.  Dalam  Direktorat  Administrasi  Umum  pada  Universitas  Budi  Luhur,  memilki  sub-bagian yang  menangani  pengadaan  atau  melakukan  inventaris  barang  yang  ada  di  Universitas  Budi  Luhur.  Dalam melakukan sebuah pengadaan setiap unit/bagian yang ada di Universitas Budi Luhur wajib mengisi formulir yang berisi deskripsi barang yang dibutuhkan oleh unit tersebut. Sebelum formulir tersebut diberikan kepada bagian pengadaan,  formulir  tersebut  harus  di  tanda  tangan  oleh  kepala  unit/bagian  yang  meminta.  Karena  formulir tersebut  masih  berbentuk  lembaran  kertas  rangkap  empat  maka  formulir  tersebut  harus  menunggu  kepala unit/bagian berada di tempat untuk memproses formulir tersebut, selain itu formulir tersebut dapat terselip dengan berkas lainnya yang ada di unit tersebut yang mengakibatkan lamanya birokrasi pengadaan barang. Oleh karena itu,  diperlukan  sebuah  sistem  informasi  inventory  barang  berbasis  web  yang  yang  dikembangkan  dengan metodologi waterfall dan dapat mempermudah birokrasi pengadaan barang serta menjadi prasarana bagi staff yang ada di Universitas Budi Luhur untuk melakukan pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan yang ada di unit/bagian masing-masing.
Kata Kunci : Sistem informasi, inventory barang, pengadaan barang.

## 1. PENDAHULUAN
Menurut (Fahrisal dkk, 2018) Sistem inventory adalah : “bagian yang disediakan dalam proses yang terdapat dalam suatu perusahaan untuk di produksi, serta barang jadi yang di sediakan untuk memenuhi permintaan  dari  konsumen  setiap  waktu  yang disimpan dan di rawat menurut aturan tertentu dalam keadaan siap pakai dan tersimpan dalam database ” [1].  Di Universitas Budi  Luhur, terdapat Direktorat Administrasi Umum yang merupakan unit kerja atau bagian dari Universitas Budi Luhur yang digunakan untuk  menunjang  sarana  dan  prasana  yang  ada  di Universitas  Budi  Luhur.  Direktorat  Administrasi Umum  ini  memilki sub- bagian  yang  menangani pengadaan  barang  yang  ada  di  Universitas  Budi Luhur.  Dalam  melakukan  sebuah  pengadaan  setiap unit/bagian  yang  ada  di  Universitas  Budi  Luhur wajib mengisi formulir yang berisi deskripsi barang yang  dibutuhkan  oleh  unit  tersebut.  Sebelum formulir tersebut diberikan kepada bagian pengadaan  formulir  tersebut  harus  di  tanda  tangan oleh  kepala  unit/bagian  yang  meminta.  Karena formulir  tersebut  masih  berbentuk  lembaran  kertas rangkap  empat  (4)  maka  formulir  tersebut  harus menunggu kepala unit/bagian berada di tempat untuk memproses  formulir  tersebut,  selain  itu  formulir tersebut  dapat  terselip  dengan  berkas  lainnya  yang ada  di  unit  tersebut  yang  mengakibatkan  lamanya birokrasi pengadaan barang.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  beberapa masalah  yang  berhasil  teridentifikasi  oleh  penulis dalam  penelitian  ini  adalah  tidak  adanya  notifikasi pengingat,  Harus  meminta  persetujuan  secara langsung. Kurangnya deskripsi barang yang diminta.
Oleh  karena  itu,  penulis  membuat  sistem inventory barang  berbasis  web  untuk  mempermudah  bagian pengadaan  untuk  melakukan  pengadaan  barang berdasarkan  barang  yang  paling  sering  diminta, Memperjelas  deskripsi  barang  yang  diminta  oleh setiap  unit/bagian  yang  ada  di  Universitas  Budi Luhur  untuk  mengurangi  kesalahan  pada  saat melakukan pembelian barang, Menyediakan informasi  mengenai  laporan  jumlah stock barang yang  tersedia  di  gudang,  Menyediakan  informasi mengenai barang yang sering diminta,  Menyediakan informasi  mengenai  unit/bagian  yang  paling  sering melakukan  permintaan  barang,  Membuat  notifikasi untuk  kepala  unit/bagian  atau  bagian  pengadaan untuk  segera  memproses  permintaan  barang  yang diminta.

## 2. PENELITIAN SEBELUMNYA
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Tika  Sari Ramadhani,  Sudi  Suryadi,  Deci  Irmayani  (2018) tentang  Sistem  Informasi  Stok  Gudang  Pada  Hotel Platinum  Berbasis  Web  pada  jurnal  Informatika  : Jurnal Ilmiah AMIK Labuhan Batu dengan nomor E- ISSN    2615-1855.  Membahas  tentang  pengolahan data stock yang  masih  menggunakan  cara  manual oleh staff gudang yaitu untuk melakukan pendataan barang  yang  akan  dipakai  pada  kamar-kamar tersebut  yang  mengakibatkan  kesalahan  dalam melakukan  perhitungan  barang,  kesulitan  dalam pembuatan  laporan  barang  yang  akan  dipakai. Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini menggunakan tiga metode yaitu observasi, wawancara,  metode  kepustakaan.  Hasil  dari
penelitian ini yakni berupa sebuah aplikasi inventory berbasis web. [2]
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Akbar  Mashun dan  Kondar  Siahaan  (2019)  tentang  Analisis  dan Perancangan  Sistem  Informasi Inventory  pada PT.PGAS  Telekomunikasi  Nusantara  Palembang pada  Jurnal  Manajemen  Sistem  Informasi  dengan nomor  ISSN    2528-0082.  Membahas  tentang pencatatan  yang  masih  dalam  sebuah  lembaran kertas  yang  kemudian  dipindahkan  kedalam computer yang  berdiri  sendiri  ( standalone ), kebutuhan karyawan atas pelayanan yang memerlukan proses cepat dan tepat dan pengolahan laporan  berkala  untuk  direktur  utama    yang  masih terbatas  dikarenakan  dilakukan  sewaktu-waktu  jika dibutuhkan.  Metode  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  yakni  identifikasi  masalah,  studi pustaka,  pengumpulan  data,  analisis  kebutuhan sistem dan perancangan prototype yang menghasilkan  sebuah prototype  inventory yang bertujuan agar perusahaan PT.PGAS Telekomunikasi Nusantara Palembang dapat melakukan  pengembangan  gudang  dan  persediaan barang  secara  cepat  sehingga  sesuai  kebutuhan perusahaan. [3]
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Siti  Monalisa, dkk  (2019)  tentang  Rancang  Bangun  Sistem Informasi Inventory Obat  Pada  Rumah  Sakit  Jiwa Tampan Berbasis Web pada Jurnal Sistem Informasi dengan nomor ISSN 2579-5341. Membahas tentang permasalahan di  bagian apotek yang ada di Rumah Sakit  Jiwa  Tampan  yaitu  sistem  persediaan  obat, pengelolaan data transaksi pembelian dan penjualan masih dilakukan dengan cara manual.  Cara manual yang  dimaksud  adalah  pendataan  laporan  transaksi penjualan  persediaan  barang  masuk,  barang  keluar dan  pemesanan  yang  masih  menggunakan  catatan buku besar sehingga sering menyebabkan terjadinya kesalahan yang menyebabkan terjadi kelebihan dan kekurangan  pesanan  obat  dari  gudang  ke  supplier. Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yakni identifikasi masalah dan penentuan topik, pengumpulan data, tahap analisis, tahap perancangan,  pembangunan  sistem  dan  pengujian sistem  yang  menghasilkan  sebuah sistem  informasi inventory yang  digunakan  untuk  membantu  dalam pengecekan  stok  obat,  sistem  peringatan  obat  stok yang akan kadaluarsa, memudahkan pegawai untuk melihat perkembangan inventory obat yang dilakukan  setiap  transaksi  dan  mempercepat pengambilan keputusan pembelian stok obat. [4]

## 3. METODE PENELITIAN
Langkah-langkah yang  digunakan  untuk melakukan penelitian dapat dilihat pada gambar 1.
Langkah pertama  yang penulis  lakukan dalam penelitian  ini  adalah  melakukan  observasi  proses bisnis  yang  berkaitan  dan  menggambarkan  proses bisnis  menggunakan activity  diagram .  Selanjutnya dilakukan  wawancara  dengan  pihak  terkait. Selanjutnya  mengumpulkan  dokumen  terkait  dam melakukan analisa dokumen untuk memahami lebih jauh permasalahan yang ada. Selanjutnya melakukan studi  pustaka  untuk  mendukung  teori  dan  ide  yang disampaikan  untuk  menyelesaikan  permasalahan yang  ada.  Selanjutnya  melakukan  pemodelan  data dengan Entity  Relationship  Diagram (ERD)  yang selanjutnya  di  trasnformasikan  menjadi Logical Record Structure (LRS). Langkah terakhir melakukan perancangan sistem usulan menggunakan framework Laravel.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Ulasan Singkat Organisasi Direktorat Administrasi Umum adalah sebuah unit  kerja  atau  bagian  dari  Universitas  Budi  Luhur yang  digunakan  untuk  menunjang  sarana  dan prasana  yang  ada  di  Universitas  Budi  Luhur. Direktorat  Administrasi  Umum  ini  memilki sub- bagian yang menangani pengadaan barang yang ada di Universitas Budi Luhur.
4.2. Analisa Proses Bisnis Berjalan
a. Proses Bisnis Permintaan Barang Dari Staff Kepada Kepala Bagian
Proses bisnis berjalan tentang permintaan barang  dari staff kepada  kepala  bagian  dapat dilihat pada gambar 2.

## Gambar 1 : Metode Penelitian
b. Proses Bisnis Permintaan Barang Dari
Staff Kepada Kepala Bagian Pengadaan Proses bisnis berjalan tentang permintaan
barang  antara staff dan  kepala  bagian pengadaan dapat dilihat pada gambar 3.

## c. Proses Bisnis Pembelian Barang
Proses  bisnis  berjalan  tentang  pembelian barang dapat dilihat pada gambar 4.
d. Proses Bisnis Penyerahan Barang
Proses  bisnis  berjalan  tentang  pembelian barang dapat dilihat pada gambar 5.
4.3. Analisa Sistem Usulan
a. Fishbone Diagram
Saeger  &  Feys  (2015)  mendefinisikan: “Diagram Ishikawa  atau  disebut  juga Cause and  Effect Diagram merupakan  sebuah
diagram
yang digunakan untuk
mengidentifikasi penyebab dan efek masalah”.
[5]
Gambar 2 : Proses Bisnis Permintaan Barang Dari Staff Kepada Kepala Bagian Gambar 4 : Proses Bisnis Pembelian Barang Gambar 3 : Proses Bisnis Permintaan Barang Dari Staff Kepada Kepala Bagian Pengadaan
Gambar 5 : Proses Bisnis Penyerahan Barang
b. Use Case Diagram
Use case diagram mendeskripsikan sebuah interaksi  antara  satu  atau  lebih  aktor  dengan sistem informasi yang akan dibuat.
1) Use Case Diagram Master
Use  case  diagram  master untuk sistem ini dapat dilihat pada gambar 7.
2) Use Case Diagram Account Use case diagram account untuk sistem ini dapat dilihat pada gambar 8.
3) Use Case Diagram Transaksi
Use  case  diagram transaksi untuk sistem ini dapat dilihat pada gambar 9.
4) Use Case Diagram Laporan Use  case  diagram laporan untuk sistem ini dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 6 : Fishbone Diagram
Gambar 7 : Use Case Diagram Master
Gambar 8 : Use Case Diagram  Account Gambar 9 : Use Case Diagram Transaksi

## 4.4. Pemodelan Data
Dalam melakukan pemodelan data ini, penulis menggunakan Entity  Relationship  Diagram (ERD) yang  dapat  membantu  mendefinisikan  hubungan antara  tabel  dalam database seperti  gambar  11 berikut.
4.5. Design User Interface a. Struktur Tampilan Struktur tampilan menggambarkan berbagai menu yang tersedia untuk user . 1) Struktur Menu Staff Unit/Bagian Struktur menu untuk staff /bagian dapat dilihat pada gambar 12. 2) Struktur Menu Kepala Unit/Bagian Struktur menu untuk kepala staff /bagian dapat dilihat pada gambar 13. 3) Struktur  Menu  Kepala  Bagian Pengadaan
Struktur  menu  untuk  kepala  bagian pengadaan dapat dilihat pada gambar 12.
Gambar 10 : Use Case Diagram Laporan
Gambar 11 : Entity Relationship Diagram Gambar 13 : Struktur Menu Kepala Unit/Bagian
Gambar 14 : Struktur Menu Kepala Bagian Pengadaan
Gambar 12 : Struktur Menu Staff Unit/Bagian

## b. Rancangan Layar
Rancangan  layar  yang  tersedia  pada halaman sistem inventory Budi Luhur antara lain :
1) Rancangan Layar Dashboard
Kepala Bagian Pengadaan
Rancangan  layar dashboard kepala bagian  pengadaan  dapat  dilihat  pada gambar 15.
2) Rancangan Layar Entry Barang
Rancangan  layar  menu entry barang dapat dilihat pada gambar 16.
3) Rancangan Layar Entry Supplier Rancangan layar menu entry supplier dapat dilihat pada gambar 17.
4) Rancangan Layar Tampil Permintaan Barang Rancangan layar menu tampil permintaan  barang  dapat  dilihat  pada gambar 18. 5) Rancangan Layar Detil Permintaan Barang Rancangan layar menu detil permintaan  barang  dapat  dilihat  pada gambar 19.
Gambar 16 : Entry Barang
Gambar 17 : Rancangan Layar Entry Supplier Gambar 18 : Rancangan Layar Tampil  Permintaan Barang Gambar 19 : Rancangan Layar Detil Permintaan Barang Gambar 15 : Rancangan Layar Dashboard Kepala Bagian Pengadaan
6) Rancangan Layar Tampil Asset
Rancangan  layar  menu  tampil asset dapat dilihat pada gambar 20.
7) Rancangan Layar Tampil Pembelian Barang Rancangan layar menu tempil pembelian  barang  dapat  dilihat  pada gambar 21.
8) Rancangan  Layar  Detil  Pembelian Barang Rancangan layar menu detil
pembelian  barang  dapat  dilihat  pada gambar 22.
9) Rancangan Layar Penyerahan
Barang Rancangan  layar  menu  penyerahan
barang dapat dilihat pada gambar 23.
10) Rancangan Layar Tampil Penerimaan Barang Rancangan layar menu tampil penerimaan  barang  dapat  dilihat  pada gambar 24. 11) Rancangan Layar Tampil Verifikasi Permintaan Barang Rancangan layar menu tampil verifikasi permintaan  barang dapat dilihat pada gambar 25.
12) Rancangan  Layar  Tampil  Barang Masuk
Rancangan  layar  menu tampil  barang masuk dapat dilihat pada gambar 26.
Gambar 20 : Rancangan Layar Tampil Asset
Gambar 21 : Rancangan Layar Tampil Pembelian
Gambar 22 : Rancangan Layar Detil Pembelian
Gambar 23 : Rancangan Layar Penyerahan Barang Gambar 24 : Rancangan Layar Tampil Penerimaan Barang
Gambar 25 : Rancangan Layar Tampil Verifikasi Permintaan Barang
13) Rancangan  Layar  Tampil  Barang
Keluar Rancangan  layar  menu tampil  barang keluar dapat dilihat pada gambar 27.
14) Rancangan  Layar  Tampil  Barang Keluar
Rancangan  layar  menu tampil  barang keluar dapat dilihat pada gambar 28.

## c. Korelasi Masalah dan Solusi
Korelasi  masalah  dan  solusi  dari penelitian  ini  dapat  dilihat  pada  tabel  1 berikut.

## 5. KESIMPULAN
Berdasarasrkan  analisa  yang  telah  dilakukan, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: a) Deksripsi permintaan barang yang diminta bisa lebih detil dari proses bisnis sebelumnya
b) Staff tidak  harus  menunggu  untuk  meminta persetujuan  secara  langsung  karena  dapat dilakukan secara online .
c) Adanya  notifikasi  yang  mengingatkan  kepala bagian  jika  ada  permintaan  barang  yang diminta oleh staff.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Fahrisal,  Pohan,  S.  and  Marnis,  N.  ‘Perancangan Sistem  Inventory  Barang  Pada  Ud.  Minang  Dewi Berbasis  Website’, Jurnal  Ilmiah  AMIK  Labuhan Batu , 6(2), pp. 1–7. 2018.
[2] Ramadhani,  T.  S.,  Suryadi,  S.  and  Irmayani,  D. ‘Sistem  Informasi  Stok  Gudang  Pada  Platinum Hotel’, 6(2), pp. 35–40. 2018.
[3] Mashun,  A.  and  Siahaan,  K.  ‘ANALISIS  DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA PT . PGAS TELEKOMUNIKASI NUSANTARA PALEMBANG’, 4(2), pp. 102–113. 2019.
[4] Monalisa,  S.  and  ,  E.  Denni  Prima  Putra,  F.  K. ‘Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory Obat Pada  Rumah  Sakit  Jiwa  Tampan  Berbasis  Web’,
Query: Journal of Information Systems , 5341(October), pp. 58–65. 2018.
[5] Saeger,  A.  de,  Feys,  B.  The  Ishikawa  Diagram: Identify problems and take action (First Edit). 2015.
Gambar 26 : Rancangan Layar Tampil Barang Masuk
Gambar 27 : Rancangan Layar Tampil Barang Keluar
Gambar 28 : Rancangan Layar Tampil Barang Keluar

## Tabel 1 : Korelasi Masalah dan Solusi