Pelaksanaan Penyusutan Arsip Inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bekasi

## ABSTRACT
This  article  discusses  the  records  disposition  in  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kota  Bekasi  (Disarpusda  Kota  Bekasi).  Records disposition is one of the records management practices. It was useful to  reduce  the  number  of  records  by  removing  records  that  are  no longer needed and maintain records that still needed. This study aims to  review  the  implementation  of  records  disposition  in  Disarpusda Kota Bekasi.  This method  used a descriptive research method with  a case  study  form  and  a  qualitative  approach.  Data  collected  through observation,  interviews,  and  literature  study.  This  study's  results indicate that the implementation of records disposition in Disarpusda Kota Bekasi is transferring inactive records to records center based on JRA  and  submission  of  archives  to  LKD.  However,  they  did  not implement  records  destruction  because  there  is  not  a  budget. Meanwhile,  there  are  barriers  in  the  records  disposition  because  of lacking  socialization  and  guidance  from  LKD  to  OPD  regarding  the importance of submitting archives.

## INTISARI
Artikel  ini  membahas  tentang  penyusutan  arsip  inaktif  di  Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Kota  Bekasi  (Disarpusda  Kota  Bekasi).  Salah satu  kegiatan  yang  dilakukan  dalam  pengelolaan  arsip  inaktif  adalah penyusutan  arsip.  Penyusutan  arsip  dilakukan  untuk  mengurangi jumlah arsip di unit kerja dengan menilai arsip yang masih diperlukan dan memusnahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi. Penelitian ini  bertujuan  untuk  memberi  gambaran  mengenai  pelaksanaan penyusutan arsip inaktif di Disarpusda Kota Bekasi. Metode penelitian ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  deskriptif  berbentuk  studi kasus.  Teknik  pengumpulan  data  melalui  observasi,  wawancara,  dan studi  pustaka . Hasil  dari  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa pelaksanaan  penyusutan  arsip  inaktif  di  Disarpusda  Kota  Bekasi dilakukan  dengan  cara  pemindahan  arsip  inaktif  ke  pusat  arsip berdasarkan  JRA  serta  penyerahan  arsip  statis  ke  LKD.  Namun
Disarpusda Kota Bekasi masih belum melaksanakan pemusnahan arsip karena  tidak  adanya  anggaran.  Sementara  itu  terdapat  hambatan dalam  penyusutan  arsip  yaitu  kurangnya  sosialisasi  dan  pembinaan dari LKD ke OPD  mengenai pentingnya penyerahan arsip statis.

## 1,2 Universitas Indonesia
Submitted: 12/01/2021 Received: 18/03/202
*Correspondence: Sarindi Rembulan sarindi.rembulan@ui.ac.id

## KEYWORDS:
Record appraisal record Electronic record Archival institution
KATA KUNCI: Penilaian rekod rekod Rekod elektronik Lembaga kearsipan
1 Sarindi Rembulan, 2 Nina Mayesti
CITE THIS ARTICLE: Rembulan, S., & Mayesti, N. (2021). Pelaksanaan Penyusutan Arsip Inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bekasi. Jurnal Diplomatika , 4(2), 112- 123. http:// dx.doi.org/10.22146/ diplomatika.63067

## PENDAHULUAN
Berjalannya  kegiatan  di  dalam  suatu  organisasi  tidak  terlepas  dari  terciptanya sebuah  arsip.  Kegiatan  yang  dilakukan  oleh  organisasi  sejalan  dengan  tugas  dan fungsinya akan menghasilkan informasi. Informasi tersebut menjadi sebuah rangkaian dari  bukti  kegiatan  organisasi  atau  disebut  sebagai  arsip. Kegunaan  arsip  antara  lain sebagai  bukti  kegiatan,  kebijakan  dan  transaksi  organisasi  (International  Records Management  Trust,  2009).  Arsip  menurut International  Organisation  for Standardisation (1SO)  1948 9 :2016   berguna  sebagai  aset  bagi  organisasi  karena mengandung  nilai  guna  dan  sebagai  informasi  untuk  mengambil  keputusan  sehingga perlu dikelola dengan baik agar informasi yang terkandung didalamnya tidak hilang.
Mengingat pentingnya arsip bagi suatu organisasi maupun institusi, maka setiap institusi  perlu  memiliki  unit  kearsipan  untuk  mengelola  arsip.  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kota  Bekasi  (selanjutnya  akan  disebut  Disarpusda  Kota  Bekasi) merupakan  lembaga  kearsipan  daerah  yang  berfungsi  untuk  membantu  dan menjalankan  tugas  dalam  pengelolaan  dan  pembinaan  kearsipan  yang  ada  di lingkungan Pemerintah Kota Bekasi. Dalam menjalankan tugasnya tersebut, informasi yang tercipta perlu dikelola dengan baik agar infromasinya tidak hilang.  Menurut SNI 4202:2014 ISO  11049 - 1:2012  pengelolaan  arsip  merupakan  kegiatan  untuk menciptakan  dan  menangkap  arsip  sebagai  bukti  kegiatan.    Pengelolaan  arsip  dalam SNI  4202:2014 ISO  11049 - 1:2012  bermanfaat  untuk  melindungi  keautentikan, keandalan,  keutuhan  dan  ketergunaan  arsip  sebagai  informasi.  selain  itu pengelolaan arsip  bermanfaat    untuk  melindungi  arsip  yang  tersimpan,  memelihara  memori kolektif,  menciptakan  efesiensi  dalam  penyimpanan,  temu  kembali,  serta meminimalisir adanya kerusakan dan kehilangan. Pengelolaan arsip menurut Undang - Undang  No.  03  Tahun  2009  meliputi  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan penyusutan.
Salah satu kegiatan  yang dilakukan  dalam pengelolaan  arsip  adalah  penyusutan arsip.  Penyusutan  arsip  merupakan  kegiatan  pemindahan  arsip  inaktif, mempertahankan  arsip  yang  memiliki  nilai  kesejarahan,  dan  pemusnahan  arsip  yang sudah  tidak  berguna  lagi  (Read  &  Ginn,  2012).  Penyusutan  arsip  menurut  Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 2012 adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak  memiliki  nilai  guna,  dan  penyerahan  arsip  statis  kepada  lembaga  kearsipan. Kegiatan penyusutan dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip baik di unit kerja maupun unit kearsipan.
Pelaksanaan  penyusutan  arsip  inaktif  di  lembaga  masih  menjadi  permasalahan. Armiati  dan  Holizah  (2019)  dalam  penelitiannya  berjudul “ Implementasi  Sistem Penyusutan  Arsip  di  Dinas  Pendidikan  Provinsi  Sumatera  Barat ” terdapat  kegiatan penyusutan  arsip  yang  belum  terlaksana  dengan  baik.  Hal  ini  terlihat  dari  belum adanya Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan tidak sesuainya kegiatan pemindahan arsip dan penyimpanan  arsip  di  Kantor  Dinas  Pendidikan  Provinsi  Sumatera  Barat  sehingga terjadi  penumpukan  arsip.  Penelitian  selanjutnya  oleh  Saputeri  dan  Rahmah  (2013) yang berjudul “ Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah  (DPRD)  Provinsi  Sumatera  Barat ” juga  memperlihatkan  kegiatan  penyusutan arsip  inaktif  yang  belum  terlaksana  dengan  baik.  Hasil  penelitian  tersebut  bahwa belum  adanya  JRA  sebagai  pedoman  penyusutan  arsip  dan  kurangnya  sumber  daya manusia,  sarana  dan  prasarana  serta  tidak  adanya  anggaran  menjadi  penyebab penyusutan arsip tidak dilakukan dengan baik.
Osebe,  dkk  (2014)  dalam  penelitiannya  tentang  manajemen  arsip  dinamis  di
pemerintahan  daerah  Kenya  berjudul “ Records  Management  Practice  in  Support  of Governance  in  The  County  Governments  Of  Kenya:  a  case  of  Nyamira  County ” menyatakan  kurangnya  pelaksanaan  manajemen  arsip  dinamis  di  pemerintahan daerah Kenya terutama dalam hal penyusutan arsip. Kurangnya prosedur manajemen arsip dinamis, kurangnya pelatihan kepada SDM, kurangnya komitmen dari atasan dan kurangnya  jadwal  disposisi  arsip  menjadi  kendala  dalam  melaksanakan  manajemen arsip  dinamis  dengan  baik  di  pemerintahan  daerah  Kenya.  Penelitian  yang  dilakukan oleh Dwi Apriza (2012) berjudul “ Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Penyusutan Arsip  di  Lingkungan  Badan  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Provinsi  DKI  Jakarta ” ditemukan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip belum terlaksana sebagai pedoman kegiatan  penyusutan  arsip.  Selain  itu,  kurangnya  anggaran  untuk  pemusnahan  arsip juga menjadi kendala dalam kegiatan penyusutan arsip tersebut.
Beberapa  penelitian  sebelumnya  tentang  penyusutan  arsip  inaktif  di  lembaga pemerintahan  menunjukan  hasil  yang  sama  yaitu  masih  kurangnya  pedoman  dan prosedur penyusutan arsip. Padahal pelaksanaan penyusutan arsip berguna agar arsip tidak  menumpuk  sehingga  menghemat  ruang  penyimpanan  arsip.  Pelaksanaan penyusutan di Disarpusda Kota Bekasi juga terlihat belum sepenuhnya berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari adanya arsip inaktif usul musnah yang sudah menumpuk di pusat  arsip.  Jika  tidak  segera  dilakukan  penyusutan  arsip,  ruang  penyimpanan  arsip akan  semakin  berkurang  karena  jumlah  arsip  yang  akan  terus  meningkat  setiap harinya.  Selain  itu,  biaya  untuk  pengelolaan  arsip  akan  semakin  bertambah  karena biaya  peralatan,  pemeliharaan  dan  sumber  daya  manusia.  Hal  ini  dapat  membuat kegiatan pengelolaan arsip dinamis menjadi tidak berjalan dengan lancar.
Penelitian  tentang  penyusutan  arsip  khususnya  di  Kota  Bekasi  masih  jarang ditemukan.  Perlu  adanya  kajian  mendalam  agar  kegiatan  penyusutan  arsip  berjalan dengan  baik.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini  mengkaji  pelaksanaan  penyusutan  arsip dinamis  inaktif  yang  ada  di  Disarpusda  Kota  Bekasi  dengan  fokus  penelitian berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 2012. Rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip inaktif yang terdapat di Disarpusda  Kota  Bekasi.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  memperoleh  gambaran pelaksanaan  penyusutan  arsip  inaktif  yang  meliputi  penggunaan  JRA,  pemindahan arsip,  pemusnahan  arsip  dan  penyerahan  arsip  yang  dilakukan  oleh  Disarpusda  Kota Bekasi.  Selain  itu,  tulisan  ini  mengidentifikasi  hambatan  yang  terdapat  dalam penyusutan  arsip  inaktif.  Dari  hasil  penelitian  ini,  diharapkan  dapat  membantu arsiparis dan pihak terkait untuk mengembangkan atau memperbaiki kekurangan dari pengelolaan  arsip  yang  ada  agar  dapat  berjalan  dengan  baik  untuk  mendukung kegiatan di lingkungan Pemerintah Kota Bekasi.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  metode  studi  kasus. Penelitian  kualitatif  adalah  penelitian  yang  dilakukan  pada  lingkungan  objek  yang alami, hasil data yang bersifat desktiptif, peneliti sebagai instrumen kunci analisis data secara  induktif,  dan  penelitian  dilakukan  dengan  lebih  menekankan  makna  daripada generalisasi  (Sedarmayanti  &  Hidayat,  2011).  Pada  penelitian  kualitatif  ini  dilakukan dengan  metode  studi  kasus.  Studi  kasus  adalah  desain  kualitatif  dimana  peneliti megeksplorasi secara mendalam suatu program, acara, kegiatan, proses maupun satu atau  lebih  individu  (Creswell,  2009).  Pendekatan  ini  memungkinkan  peneliti  untuk menganalisis peristiwa dalam suatu kegiatan.
Objek  yang diteliti  adalah  kegiatan  penyusutan  arsip  inaktif  yang  ada  di  unit kearsipan  Disarpusda  Kota  Bekasi.  Adapun  teknik  pengumpulan  data  penelitian  ini yaitu  melalui  observasi,  wawancara,  dan  studi  pustaka.    Observasi  dilakukan  untuk mengamati  kejadian  yang  berlangsung  terkait  penyusutan  arsip  inaktif  di  lokasi penelitian.  Peneliti  melakukan  observasi  non  partisipan  yaitu  tidak  terlibat  langsung dalam kegiatan penyusutan dan hanya sebagai pengamat. Teknik wawancara dilakukan untuk  memperoleh  informasi  mendalam  mengenai  pelaksanaan  penyusutan  arsip. Wawancara dilakukan kepada 2 (dua) orang informan yaitu Ibu Hendri Yani (kasi arsip dinamis) untuk memperoleh informasi tentang pengelolaan arsip dinamis, dan Ibu Sri (arsiparis)  untuk  memperoleh  informasi  tentang  kegiatan  penyusutan  arsip.  Kriteria pemilihan  informan  tersebut  berdasarkan  pengetahuan  dan  pemahaman  informan terkait kegiatan penyusutan arsip yang berlangsung di Disarpusda  Kota Bekasi. Studi pustaka digunakan dalam penelitian ini untuk memahami dan memperlajari informasi yang  berkaitan  tentang  penyusutan  arsip  dari  berbagai  sumber  seperti  artikel,  buku, dan peraturan perundang - undang.
Setelah  melakukan  pengumpulan  data,  selanjutnya  data  diolah  melalui  analisis data.  Analisis  data  kualitatif  menurut  Miles  dan  Hubermen  (2009)  dilakukan  dengan proses  pengumpulan  data,  reduksi  data,  penyajian  data,  dan  penarikan  kesimpulan. Peneliti melakukan analisis data setelah pengambilan data dengan cara memilah data yang diperlukan, mengorganisasikan data, mengaitkan data dengan teori, menyajikan informasi dalam bentuk teks naratif dan penarikan kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Profil Singkat Disarpusda Kota Bekasi
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bekasi atau Disarpusda Kota Bekasi merupakan perangkat daerah yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Bekasi. Dinas arsip Kota  Bekasi  berfungsi  sebagai  lembaga  yang  bertugas  untuk  membantu  dan menjalankan  tugas  dalam  pengelolaan  dan  pembinaan  kearsipan  yang  ada  di lingkungan  Pemerintah  Kota  Bekasi.  Disarpusda  Kota  Bekasi  juga  merupakan  (LKD) Lembaga Kearsipan Daerah. Dalam Peraturan Wali Kota no. 20 tahun 2019, LKD adalah Perangkat  Daerah  atau  unsur  pembantu  Wali  Kota  yang  menyelenggarakan  urusan pemerintahan  bidang  kearsipan  pada  Pemerintah  Kota  Bekasi.    Fungsi,  tugas  dan tanggung  jawab  LKD  menurut  Perwal  no.  20  tahun  2019  yaitu  melaksanakan mengelola arsip statis, mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun dari Perangkat Daerah dan BUMD, membina perihal kearsipan kepada pencipta  Arsip  di  Daerah,  pengembangan  dan  pengawasan  kearsipan  di  Daerah,  dan penyusunan  regulasi  kearsipan  di  Daerah.  Disarpusda  Kota  Bekasi  melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan Peraturan Pemeritah no. 24 tahun 2012 yang meliputi penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan  dan  penyusutan  arsip.  Selain  melaksanakan penyusutan arsip milik sendiri, Disarpusda Kota Bekasi juga bertugas untuk membantu penyusutan arsip milik Organisasi Perangkat Daerah lain yaitu dalam hal penyerahan arsip statis.

## Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengelolaan  arsip  dalam  suatu  lembaga  berguna  untuk  mempermudah menemukan  kembali  arsip  yang  telah  disimpan.  Arsip  tercipta  setiap  harinya  demi kelancaran  visi  dan  misi  organisasi.  Pengelolaan  arsip  bukan  hanya  mengelompokan dokumen  yang  tercipta  dan  menyimpannya,  namun  juga  melakukan  perawatan  dan mengurangi  jumlah  arsip  itu  sendiri.  Salah  satu  kegiatan  untuk  mengurangi  jumlah
arsip  adalah  melakukan  penyusutan  arsip.  Disarpusda  Kota  Bekasi  mengelola  arsip yang  tercipta  dengan  beberapa  tahapan  mulai  dari  penciptaan,  penggunaan, pemeliharaan  hingga  penyusutan.  Pengelolaan  arsip  di  Disarpusda  Kota  Bekasi berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang - Undang  Nomor  03  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  yang  meliputi  penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
Penciptaan arsip di Disarpusda Kota Bekasi meliputi pembuatan dan penerimaan dokumen.  Pembuatan  persuratan  oleh  Disarpusda  Kota  Bekasi  untuk  keperluan organisasi  diciptakan  langsung  oleh  Kesekretariatan  atau  Tata  Usaha  (TU).  Dalam pembuatan persuratan ataupun naskah dinas di lingkungan Pemerintahan Kota Bekasi ketentuannya disesuaikan dengan Tata Naskah Dinas yang berlaku yaitu berdasarkan Peraturan Wali Kota Nomor 31 Tahun 2010. Selain tata naskah dinas, pembuatan dan penerimaan  arsip  juga  didasarkan  pada  klasifikasi  arsip.  Peraturan  tentang penggunaan klasifikasi arsip di lingkungan Disarpusda Kota Bekasi yaitu berdasarkan Peraturan Wali Kota Nomor 19 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Kearsipan.
Penggunaan  arsip  di  Disarpusda  Kota  Bekasi  dimanfaatkan  bagi  kepentingan internal  maupun  eksternal.  Unsur  pendukung  dalam  penggunaan  arsip  yaitu  adanya sistem  klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip.  Sistem  klasifikasi  keamanan  arsip  di lingkungan  Disarpusda  Kota  Bekasi  belum  selesai  dibuat  karena  masih  dalam  proses pembuatan  rancangan  oleh  pihak  Disarpusda  Kota  Bekasi.  Keamanan  dalam  kontrol akses arsip menurut Franks (2013) bertujuan untuk memproses pengguna mana saja yang  diberikan  hak  tertentu  untuk  mengakses  informasi  dan  izin  untuk  akses  arsip secara  fisik  maupun  elektronik.  Keamanan  dan  kontrol  terhadap  arsip  fisik  di  depo arsip  Disarpusda  Kota  Bekasi  terdapat  prasarana  seperti  adanya hydran atau  tabung pemadam kebakaran, CCTV ( Closed Circuit Television ) dan juga penjaga gedung.
Pemeliharaan  arsip  di  Disarpusda  Kota  Bekasi  dilakukan  untuk  menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.  Pemeliharaan  arsip  inaktif  menurut  Perwal  Kota  Bekasi  no.  20  tahun  2019 meliputi  kegiatan  penataan  dan  penyimpanan  arsip  yang  didasarkan  pada  asas  asal - usul  dan  asas  aturan  asli.  Kegiatan  pemeliharaan  arsip  salah  satunya  adalah penyimpanan  arsip.  Penyimpanan  arsip  yang  masih  aktif  disimpan  di central  file sebagai  pusat  penyimpanan  arsip  aktif.  Penyimpanan  arsip  aktif  tersebut  tersusun dalam filing cabinet yang sudah tertata berdasarkan kode klasifiksi.
Media  penyimpanan  arsip  oleh  Disarpusda  Kota  Bekasi  lebih  banyak menggunakan  arsip  fisik  (kertas).  Disarpusda  Kota  Bekasi  belum  menggunakan  arsip elektronik maupun mikrofilm  karena masih adanya keterbatasan dalam sumber daya manusia  dan  fasilitas  untuk  alih  media.  Sarana  dan  prasarana  yang  digunakan  untuk menunjang  penyimpanan  arsip  di  pusat  arsip Disarpusda  Kota  Bekasi  antara  lain adalah lemari, rak penyimpanan ( Roll Shelving dan Roll O Pack ), lift barang pengangkut boks, fire protection , CCTV, dan exhaust fan . Peralatan pendukung penyimpanan arsip menurut Rosalin (2017) yaitu adanya filing cabinet , rotary, lemari arsip dan rak arsip. Peralatan arsip tersebut sudah dimiliki Disarpusda Kota Bekasi yaitu filing cabinet , rak arsip dan lemari arsip.
Gambar 1. Penyimpanan arsip aktif dalam filing cabinet di Kantor Disarpusda Kota Bekasi (Sumber: Peneliti, 2020)
Gambar 2. Penyimpanan arsip dengan roll shelving di Depo Arsip Disarpusda Kota Bekasi (Sumber: Peneliti, 2020)
Gambar 3. Penyimpanan arsip dengan Roll O Pack di Depo Arsip Disarpusda Kota Bekasi (Sumber: Peneliti, 2020)

## Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan tahap akhir dalam daur hidup arsip yang meliputi pemindahan  arsip  inaktif,  pemusnahan  arsip  yang  tidak  memiliki  nilai  guna,  dan penyerahan  arsip  statis  ke  Lembaga  Kearsipan  Daerah.  Kegiatan  penyusutan  arsip  di Disarpusda  Kota  Bekasi  dilakukan  setelah  arsip  memasuki  masa  retensinya berdasarkan  JRA  dan  setelah  tiga  tahun  pelaksanaan  kegiatan.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan yang disampaikan oleh informan berikut ini.
“ Setelah  masuk  masa  retensinya,  biasanya  kami  melakukan  penyusutan  arsip inaktif di unit pengolah setelah 3 tahun pelaksanaan kegiatan dan telah di periksa oleh ITKO (Inspektorat Kota)” (Sri, 7 Mei 2020).
Sebelum melakukan penyusutan arsip, perlu adanya pemeriksaan terlebih dahulu dari Inspektorat Kota untuk pengawasan. Kegiatan di Disarpusda Kota Bekasi haruslah sesuai  dengan  visi  dan  misi  Pemerintah  Kota  Bekasi  sehingga  Inspektorat  Kota diperlukan  untuk  mengawasi  kegiatan  yang  dijalankan  tersebut.  Penyusutan  arsip inaktif  di  Disarpusda  Kota  Bekasi  sedang  dilaksanakan  dengan  cara  melakukan penilaian dan penyeleksian arsip terlebih dahulu menggunakan pedoman penyusutan arsip yaitu JRA. Hal itu sesuai dengan pernyataan dari informan berikut ini.
“ Penyusutan  di  LKD  melakukan  penilaian  dan  penyeleksian.  Yang  dilaksanakan dari  tahun  2018   jadi  yang arsip  muda  melakukan penilaian arsip.  Sekarang lagi dikerjakan (penilaian) dari tahun 2000 sampe 2007. Di depo C yang diatas itu arsip yang dari tahun 2000 sampe 2007. Yang tahun 2008 engga disitu. Ini kita lagi mau melakukan penyusutan (pemusnahan) ”. (Sri, 1 Maret 2020).
Hal  ini  mengacu  pada  Perka  ANRI  No.  37  Tahun  2012  tentang  Pedoman Penyusutan  Arsip  dimana  prosedur  penyusutan  arsip  terdapat  proses  penyeleksian dan  penilaian  arsip  terlebih  dahulu  sebelum  arsip  tersebut  dimusnahkan.  Dalam  PP nomor  24  tahun  2012  pasal  22(b)  dijelaskan  bahwa  yang  dimaksud  dengan penyeleksian  arsip  yaitu  kegiatan  penilaian  yang  memastikan  bahwa  arsip  yang diusulkan untuk musnah tidak memiliki nilai guna lagi, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.

## Penggunaan Jadwal Retensi Arsip
Jadwal  Retensi  Arsip  atau  JRA  menurut  ARMA  ( The  Association  of  Records Managers and Administrators ) adalah sebuah daftar komprehensif dari judul seri arsip yang  menunjukkan  berapa  lamanya  waktu  seri  arsip  tersebut  harus  dipelihara  dan kapan  arsip  tersebut  dimusnahkan.  Jangka  waktu  penyimpanan  arsip  aktif  maupun inaktif didasarkan pada JRA. Oleh karena itu, lembaga wajib memiliki JRA sebagai dasar menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2012, JRA digunakan juga sebagai pedoman penyusutan arsip.
Penggunaan JRA oleh Disarpusda Kota Bekasi mengacu pada JRA substantif dan fasilitatif  di  lingkungan  Pemerintah  Kota  Bekasi.  Arsip  inaktif  yang  disimpan Disarpusda  Kota  Bekasi  memiliki  masa  retensi  sesuai  dengan  JRA  yaitu  dengan  masa penyimpanan satu hingga tujuh tahun. Hal itu sesuai dengan pernyataan dari informan berikut ini.
“Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  adalah  jangka  waktu  penyimpanan  yang  wajib dilakukan  terhadap  suatu  jenis  arsip.  Untuk  arsip  kita  masa  simpannya berdasarkan JRA maksimal sampe 7 tahun.. Khusus keuangan maksimalnya sampai 7 tahun”. (Sri, 5 Maret 2020).
Dari pernyataan informan tersebut disebutkan bahwa Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan  alat yang  digunakan  oleh  Disarpusda  Kota  Bekasi  untuk  menentukan jangka  waktu  penyimpanan  terhadap  suatu  jenis  arsip.  JRA  yang  saat  ini  digunakan Disarpusda Kota Bekasi yaitu berdasarkan Keputusan Walikota Kepwal001/Kep.110.A - Bapusda/2012/2012  dan  Kepwal  001/043 - Disarsip/2017.  JRA  yang  digunakan tersebut  berketerangan  dimusnahkan,  dipermanenkan  atau  dinilai  kembali.  Selain berguna untuk menentukan waktu penyimpanan arsip, penggunaan JRA di Disarpusda Kota Bekasi bermanfaat untuk mempermudah penyimpanan dan temu kembali arsip, memisahkan arsip aktif dengan arsip inaktif, memudahkan penyerahan arsip statis ke ANRI, menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang permanen.

## Gambar 0. Contoh JRA Disarpusda Kota Bekasi
(Sumber: Peneliti, 2020)
Penentuan  retensi  arsip  menurut  Perka  ANRI  no.  10  tahun  2011  pasal  1 dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna arsip. Arsip yang memiliki nilai guna administrasi disimpan selama dua tahun. Arsip yang memiliki nilai guna ilmiah, hukum, dan  teknologi  disimpan  selama  lima  tahun.  Sementara  itu  arsip  yang  memiliki  nilai guna  keuangan  disimpan  selama  sepuluh  tahun.  Berdasarkan  pernyataan  informan, masa penyimpanan untuk keuangan berbeda dengan Perka ANRI yang maksimal masa simpannya adalah sepuluh tahun.  Jangka waktu penyimpanan arsip di Disarpusda Kota Bekasi jika melihat pada JRA diatas yaitu antara dua hingga lima tahun.
Sebelum adanya penggunan JRA sebagai pedoman penyusutan, pihak Disarpusda Kota Bekasi  mengalami kesulitan dalam menentukan dan menilai arsip mana saja yang akan  dilakukan  penyusutan.  Hal  tersebut  membuat  arsip  inaktif    tidak  terseleksi dengan  baik  karena  tidak  sesuai  dengan  pedoman  penyusutan  arsip.  Saat  ini Disarspuda  Kota  Bekasi    dan  perangkat  daerah  lainnya  sudah  memiliki  JRA  masing - masing.  Disarspuda Kota Bekasi  sebelum melakukan penyusutan arsip terlebih dahulu menilai arsip mana saja yang sudah perlu dilakukan penyusutan berdasarkan JRA yang digunakan.  Dapat  dikatakan  bahwa  kegiatan  penyusutan  arsip  di  Disarpusda  Kota Bekasi saat  ini sudah berpedoman pada JRA. Hal ini juga terlihat dari banyaknya arsip inaktif yang sudah dipindahkan ke pusat arsip.

## Pemindahan arsip inaktif
Terdapat  langkah - langkah  yang  harus  dilaksanakan  Disarpusda  Kota  Bekasi untuk pemindahan arsip inaktif yaitu dengan memperhatikan bentuk dan media arsip melalui  kegiatan  penyeleksian  arsip  inaktif,  pembuatan  daftar  arsip  inaktif  yang dipindahkan, dan penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan, serta membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif. Alur pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan berdasarkan Berita Acara dan daftar arsip inaktifnya. Hal itu sesuai dengan pernyataan dari informan berikut ini.
“ Untuk  proses  pemindahan  arsip  inaktif  perlu  ada  Berita  Acaranya,  lalu  arsip dimasukan kedalam boks bersama daftar berkas arsipnya. LKD kan..mmm..kita kan maksudnya baru punya deponya nyampur ini. Ada yang statis ada yang inaktif juga. Kalo  statis  kita  menggunakan  Roll  O’Pack.  Kalo  inaktif  itu  yang terbuka  raknya”. (Sri, 5 Maret 2020).
Saat arsip sudah memasuki masa retensinya dan sudah jarang dipergunakan lagi, maka arsip yang terdapat di central file akan dipindahkan ke pusat arsip . Penyimpanan arsip yang sudah inaktif disimpan di pusat arsip sesuai dengan penomoran arsip atau
indexing yang mencakup kode arsip, nama arsip, tahun dan nomor box.
Pemindahan  arsip  inaktif  yang  dilakukan  Disarpusda  Kota  Bekasi  dilakukan dengan adanya Berita Acara. Berdasarkan Perka ANRI no. 39 tahun 2011 pemindahan arsip  inaktif  dari central  file ke  pusat  arsip  dilakukan  dengan  keadaan  yang  teratur sesuai  dengan  JRA  dan  terdaftar  pada  daftar  arsip  yang  akan  dipindahkan.  Prosedur pemindahan  arsip  inaktif  berdasarkan  Perka  ANRI  no.  39  tahun  2011  yaitu pemeriksaan  arsip  berdasarkan  daftar  arsip  dinamis,  pendaftaran  arsip,  penataan, pembuatan Berita Acara, dan pelaksanaan pemindahan arsip inaktif.
Bagan 1. Alur pemindahan arsip inaktif di Disarpusda Kota Bekasi
Penyeleksian  arsip  inaktif  oleh  Disarpusda  Kota  Bekasi  dilakukan  dengan penyortiran arsip untuk memisahkan arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif. Arsip yang diseleksi tersebut didasarkan pada tahun retensinya sesuai dengan JRA. Jika arsip aktif masih tersimpan , maka untuk menentukan penyeleksian arsip tersebut dilakukan dengan  melihat  kembali  keterangan  arsipnya.  Dengan  begitu,  arsip  dicek  kembali untuk  menentukan  apakah  sudah  waktunya  arsip  menjadi  inaktif berdasarkan  kolom retensi  arsip  aktif  pada  JRA.  Arsip  yang  telah  selesai  diseleksi,  kemudian  dimasukan kedalam boks untuk ditata. Penataan arsip selesai maka pihak Disarpusda Kota Bekasi akan membuatkan daftar arsip dan berita acara pemindahannya.

## Pemusnahan arsip
Pemusnahan  arsip  di  Disarpusda  Kota  Bekasi  dilakukan  jika  telah  habis  masa retensinya  dan  tidak  memiliki  nilai  guna  lagi.  Kegiatan  pemusnahan  arsip  berguna untuk  mengurangi  jumlah  arsip  yang  sudah  tidak  memiliki  nilai  guna  lagi  sehingga dapat  menghemat  ruang  penyimpanan.  Prosedur  pemusnahan  arsip  disesuaikan dengan Perka ANRI No. 37 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Prosedur pemusnahan  berdasarkan  Perka  ANRI  no.  37  tahun  2012  arsip  yaitu  membentuk panitia  penilai  arsip,  penyeleksian,  pembuatan  daftar  arsip  usul  musnah,  penilaian, permintaan  persetujuan,  penetapan  arsip  yang  akan  dimusnahkan  dan  pelaksanaan permusnahan.
Disarpusda  Kota  Bekasi  belum  melaksanakan  pemusnahan  arsip  dikarenakan belum  dibentuknya  tim  atau  panitia  penilai  arsip  usul  musnah  yang  terdiri  dari pimpinan  unit  kearsipan,  pimpinan  unit  pengolah,  dan  arsiparis.  Selain  itu, pemusnahan  arsip  terhambat  karena  tidak  adanya  anggaran  dari  pemerintah  kota. Dalam  Peraturan  Pemerintah  pasal  120  ayat  (2)  dikatakan  bahwa  pendanaan kearsipan  yang  diselenggarakan  oleh  pemerintah  daerah  dialokasikan  dalam  APBD (Anggaran  Pendapatan,  dan  Belanja  Daerah).  Sementara  itu  dalam  hal  anggaran tersebut  APBD  Kota  Bekasi  mengalami  turbulensi  sehingga  sulit  untuk  mendapatkan anggaran untuk kegiatan kearsipan.
Masalah anggaran seperti ini sering terjadi dalam masalah - masalah kearsipan di Indonesia.  Menurut  Sumartini  (2004)  permasalahan  yang  biasa  terjadi  dalam kearsipan  salah  satunya  adalah  dana.  Jika  pemusnahan  terhadap  arsip  usul  musnah
Seleksi arsip inaktif Penataan arsip inaktif Pembuatan daftar arsip inaktif Pembuatan Berita Acara pemindahan arsip inaktif Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif
tidak  terlaksana  dikhawatirkan  akan  semakin  menambah  masalah  karena  kurangnya ketersediaan  ruang penyimpanan  dan  menambah biaya  pengelolaan  arsipnya. Hal  ini juga  terlihat  pada  penumpukan  arsip  di  pusat  arsip  karena  Disarpusda  Kota  Bekasi belum melaksanakan pemusnahan arsip.

## Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
Proses  penyerahan  arsip  statis  ke  LKD  adalah  arsip  statis  yang  diserahkan  oleh pencipta arsip ke LKD. Arsip statis yang diserahkan harus autentik, terpercaya, utuh , dapat  digunakan,  dan  tercipta  dari  pelaksanaan  penyerahan  arsip  statis.  Prosedur penyerahan arsip statis yaitu terdapat surat keputusan terbentuknya tim  penilai arsip, notulen rapat, surat pertimbangan dari tim penilai arsip mengenai usulan penyerahan arsip  statis,  surat  persetujuan  dari  kepala  LKD,  Surat  pernyataan  dari  pimpinan pencipta  arsip,  Surat  Keputusan  pimpinan  pencipta  arsipdalam    Penyerahkan  Arsip Statis,    dan    Berita  Acara  penyerahan  arsip.  Adapun  contoh  arsip  statis  yang  dimiliki oleh Disarpusda Kota Bekasi yaitu Lakip, Renstra, dan Kebijakan Kepala Dinas.
Sebagai  Lembaga  Kearsipan,  Disarpusda  Kota  Bekasi  juga  bertugas  untuk mengelola  arsip  statis  milik  Organisasi  Perangkat  Daerah  lainnya  yang  disimpan  di Depo Arsip. Penyerahan arsip statis kepada LKD dilakukan oleh Organisasi Perangkat Daerah  apabila  arsip  sudah  dinyatakan  habis  masa  retensinya  atau  berketerangan permanen dan memiliki nilai guna kesejarahan. Penyerahan arsip statis di Disarpusda Kota Bekasi dilakukan antara empat hingga lima orang termasuk pencipta arsip selaku penyerah arsip statis dan lembaga kearsipan selaku penerima arsip statis. Penyerahan arsip statis dari OPD (Organisasi Perangkat Daerah) kepada LKD (Lembaga Kearsipan Daerah)  kurang  berjalan  dengan  baik  karena  terdapat  banyak  OPD  yang  belum menyerahkan  arsip  statis  mereka.  Hal  itu  sesuai  dengan  pernyataan  dari  informan berikut ini.
“Organisasi  perangkat  (OPD)  lain  belum  pada  menyerahkan  arsip  statis.  Gini yaa...Mereka tuh susah banget untuk dimintain arsip statisnya. Bener-bener susah deh.  Alasannya  mereka  gamau  nyerahin  arsip  statis  dulu  katanya  arsip  statisnya baru sedikit, maunya inaktifnya yang diserahin. Lah...kan itu bukan ranahnya kita kan  kalau  yang inaktif mah  harusnya  tanggung jawab  masing-masing perangkat daerah. Jadi mereka belum mau menyerahkan arsip statisnya.” (Sri, 7 Mei 2020).
Dari  pernyataan  informan  terlihat  adanya  konflik  antara  LKD  dengan  OPD  lain mengenai  penyerahan  arsip  statis  karena  beberapa  OPD  sulit  untuk  diminta  arsip statisnya.  Jika  arsip  statis  tidak  diserahkan  kepada  LKD  dikhawatirkan  arsip  yang masih disimpan di unit kearsipan tidak dapat terawat dengan baik. Padahal arsip statis bernilai  guna  karena  memiliki  nilai  guna  kesejarahan  bagi  organisasi.  Selain  itu beberapa OPD lainnya juga meinginkan arsip inaktifnya diserahkan dan dikelola oleh LKD.  Arsip  inaktif  yang  dimiliki  masing - masing  OPD  dengan  retensi  kurang  dari  10 tahun  seharusnya  disimpan  dalam records  center masing - masing  dan  merupakan tanggung  jawab  dari  masing - masing  OPD  untuk  mengelolanya.  Sementara  itu  masih banyak OPD yang menganggap hal tersebut merupakan tanggung jawab LKD.

## Hambatan selama penyusutan arsip
Terdapat  beberapa  hambatan  yang  ditemukan  dalam  pelaksanaan  penyusutan arsip di Disarpusda Kota Bekasi. Selain dari kurangnya sumber daya manusia dan tidak adanya anggaran untuk pemusnahan arsip, hambatan dalam pelaksanaan penyusutan arsip  di  Disarpusda  Kota  Bekasi  adalah  dalam  hal  penyerahan  arsip  statis.  Adanya kesulitan dari LKD dalam melakukan penyerahan arsip statis dari masing - masing OPD sehingga menyebabkan terjadinya hambatan dalam penyusutan arsip.
Hambatan  dalam  penyerahan  arsip  statis  dari  masing - masing  OPD  kepada  LKD disebabkan  karena  kurangnya  sosialisasi  dari  pihak  LKD  kepada  OPD  tentang pentingnya menyimpan arsip statis sebagai bukti kesejarahan dan memiliki nilai guna bagi  organisasi.  Walaupun  masing - masing  OPD  sudah  memiliki  JRA  namun  masih terdapat  OPD  yang  belum  sepenuhnya  melaksanakan  penyusutan  arsip  tersebut dengan  baik.  Hal  ini  menyebabkan  pelaksanaan  penyerahan  arsip  statis  dari  OPD kepada  LKD  Kota  Bekasi  terhambat  karena  ketidaksiapan  OPD  untuk  menyerahkan arsip  statis  mereka.  Padahal  jumlah  arsip  statis  yang  disimpan  dalam  depo  arsip Disarpusda Kota Bekasi masih sangat sedikit. Oleh karena itu akan lebih baik jika arsip statis  yang  belum  diserahkan  tersebut  disimpan  di  depo  arsip  agar  dapat  dirawat dengan  baik  agar  informasinya  tidak  hilang.  Selain  itu  penyerahan  arsip  statis  dapat menambah khazanah arsip statis milik perangkat daerah Kota Bekasi.

## KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  telah  dipaparkan  sebelumnya,  maka  diperoleh kesimpulan  bahwa  pelaksanaan  penyusutan  arsip  inaktif  di  Disarpusda  Kota  Bekasi belum sesuai dengan Peraturan Pemerintah no. 24 tahun 2012 dan Perka  ANRI no. 37 tahun 2012. Dalam peraturan tersebut disebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan  arsip,  pemusnahan  dan  penyerahan  arsip  statis.  Sementara,  Disarpusda Kota  Bekasi  belum  melaksanakan  pemusnahan  arsip  karena  tidak  adanya  anggaran dari Pemerintah Kota Bekasi.
Dalam  melaksanakan  penyusutan  arsip, Disarpusda  Kota  Bekasi  hanya melakukan pemindahan arsip inaktif dan penyerahan arsip statis kepada LKD. Padahal terdapat banyak arsip yang sudah perlu dimusnahkan agar tidak terjadi penumpukan di  pusat  arsip.  Terlihat  banyak  arsip  yang  sudah  tersusun  dalam  sebuah  box  dan tertumpuk hingga keluar gedung. Hal ini tentu menghambat kegiatan pengelolaan arsip karena  ruang  penyimpanan  menjadi  tidak  efisien.  Padahal  tujuan  penyusutan  arsip adalah  untuk  menghemat  penggunaan  ruang  kantor  dan  menghemat  penggunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan. Selain itu adanya hambatan dalam  penyerahan arsip  statis  oleh  OPD  lainnya  menyebabkan  pelaksanaan  penyusutan  arsip  tidak berjalan  dengan  baik.  Oleh  karena  itu,  pihak  LKD  sebaiknya  memberi  pembinaan tentang penyerahan asip statis dan pengelolaannya agar  pihak OPD lainnya dapat lebih memperhatikan pentingnya arsip statis mereka.
Agar  pelaksanaan  penyusutan  arsip  berjalan    lebih  baik  lagi,  pihak  Disarpusda Kota  Bekasi  selaku  LKD  sebaiknya  melakukan  sosialiasasi  dan  membina  OPD  yang merasa  kesulitan  dalam  melakukan  penyusutan  arsip.  Untuk  pemusnahan  arsip  yang belum terlaksana sampai saat ini dapat dilakukan secara mandiri jika Disarpusda Kota Bekasi  memiliki  anggaran  yang  cukup.  Pemusnahan  dapat  dilakukan  secara  bertahap berdasarkan  tahun  terciptanya  arsip. Selain  itu  agar  lebih  hemat  biaya,  pemusnahan arsip dapat dilakukan di depo arsip agar lebih menghemat tenaga dan biaya ongkosnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.
Armiati,  &  Holizah,  N.  (2019).  Implementasi  Sistem  Penyusutan  Arsip  di  Dinas Pendidikan  Provinsi  Sumatera  Barat. Jurnal  Inovasi  Pendidikan  Ekonomi ,  122 - 131.
Arsip  Negara  Republik  Indonesia . (2011). Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik
Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 tentang Penilaian Kriteria dan. Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder.
Arsip  Negara  Republik  Indonesia.  (2011). Peraturan  Kepala  Anri  Nomor  10  Tahun 2015 Tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip.
Arsip  Negara  Republik  Indonesia.  (2012). Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Association of Records Managers and Administrators. (2012). Glossary of Records and Information Management Terms. Overland Park: ARMA.
Badan Standardisasi Nasional. (2014). SNI 8202:2018 ISO 11085-1:2016 Informasi dan Dokumentasi-Pengelolaan  Arsip-Bagian  1:  Konsep  dan  Prinsip .    Jakarta  :  Badan Standardisasi Nasional.
Barthos,  B.  (2013). Manajemen  Kearsipan:  untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Creswell,  J.  W.  (2009). Research  Design:  Qualitative,  Quantitative  and  Mixed  Methods Approaches. Los Angeles: Sage.
Creswell, J. W., & Creswell, J. D. (2017). Research Design: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods . London: SAGE Publication.
Franks, P. C. (2013). Records and Information Management. US: ALA.
Huberman,  A.  M.,  &  Miles,  M.  B.  (2009). Qualitative  data  analysis  :  an  expanded sourcebook. Thousand Oaks: Sage.
International  Organisation  for  Standardisation.  (2012). ISO  15489–1  Information  and documentation–Records Management- Part 1: General. Geneva: ISO.
International  Records  Management  Trust.  (2009). Module  3:  Managing  the  Creation, Use and Disposal of Electronic Records. London: IRMT.
Osebe,  R.,  Maina,  J.,  &  Kurgat,  K.  (2014).  Records  management  practice  in  support  of governance  in  the  county  governments  of  Kenya,a  case  of  Nyamira  County. Records Management Journal , 293 - 300.
Read, J., & Ginn, M. L. (2012). Records Management. Boston: Cengage Learning.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 83 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Republik  Indonesia . (2012). Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  83  Tahun  2009  tentang Kearsipan.
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: Universitas Brawijaya Press.
Saputeri, Y., & Rahmah, E. (2013). Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Dewan Perwakilan  Rakyat  Daerah  (DPRD)  Provinsi  Sumatera  Barat. Jurnal  Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan , 003 - 009.
Sattar. (2019). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish.
Sedarmayanti & Hidayat, S. (2011). Metodelogi Penelitian. Bandung: Mandar Maju.