## ANALISIS BEBAN KERJA PETUGAS REKAM MEDIS BAGIAN FILING DENGAN METODE WISN DI RSD MANGUSADA BADUNG

## TAHUN 2020
Raisa Putri Ramadhani 1* , Sustin Farlinda 2 , Atma Deharja 3
Program Studi Rekam Medik, Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember 1,2,3 *e-mail: raisaputrirr@yahoo.co.id

## Abstrak
Analisis  beban  kerja  merupakan  suatu  upaya  untuk  mengetahui  waktu  yang  digunakan  oleh  petugas  untuk menyelesaikan  suatu  tugas  tertentu  yang  diharapkan  dapat  mengetahui  proporsi  jumlah  petugas  yang diperlukan  dalam  suatu  unit  kerja  tertentu  dalam  suatu  instansi Pentingnya  Analisis  beban  kerja  harus dilakukan  rutin  guna  mendapatkan  informasi  mengenai  gambaran  beban  kerja  dari  unit-unit  pada  suatu instansi.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  melakukan  analisis  beban  kerja  petugas  rekam  medis  sehingga diketahui  tingkat  beban  kerja  dari  petugas    menggunakan  metode  WISN  ( workload  indicator  staff  need) , Penelitian  ini  merupakan  jenis  penilitan  kualitatif  dengan  teknik  pengumpulan  data  berupa  observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Subyek penelitian ini ada 9 petugas rekam medis yaitu 1 kepala urusan bagian filing dan 8 orang staf pelaksana. Berdasarkan penelitian ini  kualifikasi SDM sudah memadai serat  sudah  terdapat job  description, namun  berdasarkan angka  kunjungan  pasien  setelah  diterapkan  RME semenjak awal tahun 2020 menunjukkan penurunan kunjungan yang drastis dimana sebelum diterapkan RME angka  kunjungan  pasien  rata-rata  jumlahnya  20.000  pasien  perbulannya,  sedangakan  setelah  diterapkan RME untuk januari dan februari berjumlah 6.485 dan 6.116. Hasil perhitungan beban kerja mengetahui jumlah kebutuhan  petugas  didapatkan  hasil  jumlah  ideal  petugas  yang  dibutuhkan  yaitu  4,96  sehingga  dibulatkan menjadi  5  sehingga  dapat  disimpulkan  perlu  adanya  relokasi  petugas  sebanyak  4  orang  ke  unit  kerja  lain sehingga RSD Mangusada dapat memberikan pelayanan yang maksimal SDM se efesien mungkin
Kata Kunci: Analisis Beban Kerja , Rekam Medis, Workload Indicator Staff Need .

## Abstract
Workload  analysis  is  an  attempt  to  find  out  the  time  used  by  officers  to  complete  a  particular  task  which  is expected to know the proportion of the number of officers needed in a particular work unit in an agency. The Importance  of  Workload  Analysis  must  be  carried  out  routinely  in  order  to  obtain  information  about  the description  of  the  workload  of  units  in  an  agency.  This  research  aims  to  analyze  the  workload  of  medical records  officers  so  that  the  workload  level  of  the  officer  is  known  using  the  WISN  (workload  indicator  staff need) method, The type of this research is qualitati with data collection techniques in the form of observation, interviews, documentation, and library research. The subjects of this study were 9 staff officers which 1 head of  filing affair  and 8  implementing staff.  Based  on  human resource qualification research, there  was  enough job description, but based on patient visit rates after RME implementation since early 2020 showed a drastic decrease in visits where before the RME was applied the average number of patient visits 20,000 patients per month,  while  after  applying  RME  for  January  and  February  there  were  6,485  and  6,116.  The  results  of  the calculation  of the  workload  know that  the  number  of  officers  needed  is the ideal  number  of  officers  needed, which is 4.96 so that it is rounded up to 5 so that it can be concluded that there is a need for relocation of as many  as  4  people  to  other  work  units  so  that  Mangusada  Regional  Hospital  can  provide  maximum  human resources as efficiently as possible.
Keywords : Workload, Medical record, WISN( Workload Indicator Staff Need ),.

## 1. Pendahuluan
Rumah  Sakit  yaitu  institusi  pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat  dengan  karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan  kehidupan  sosial  ekonomi  masyarakat  yang  harus  tetap  mampu  meningkatkan  pelayanan yang  lebih  bermutu  dan  terjangkau  oleh  masyarakat  agar  terwujud  derajat  kesehatan  yang setinggi-tingginya (DEPKES RI, 2009).
Menurut (Menteri Kesehatan, 2008)rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien  selama  berada  di  pusat  kesehatan  masyarakat.  Isi  dari catatan  berkas  rekam medis  dapat  dibedakan menjadi  2 jenis  yaitu  data   sosial  serta  data medis pasien. data sosial pasien tersebut antara lain identitas pasien, sementara data medis pasien yaitu segala tindakan pelayanan kesehatan  yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut  (Pranoto,  2019),  analisis  beban  kerja  merupakan  suatu  upaya  untuk  mengetahui waktu  yang  digunakan  oleh  petugas  untuk  menyelesaikan  suatu  tugas  tertentu  yang  diharapkan dapat mengetahui proporsi jumlah petugas yang diperlukan dalam suatu unit kerja tertentu dalam suatu instansi termasuk puskesmas. Analisis beban kerja harus dilakukan rutin guna mendapatkan informasi mengenai gambaran beban kerja dari unit-unit pada suatu instansi.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  telah  dilakukan  di  RSD  Mangusada  pada  bagian filing masih belum pernah dilakukan analisis beban kerja terhadap seluruh petugasnya yang terdiri dari 9 staf petugas bagian filing dan distribusi serta 1 orang kepala urusan filing dan distribusi. Pada unit kerja filing dan distribusi terdapat pembagian 2 sift kerja yaitu pagi dan sore, untuk shift kerja pagi dimulai  dari  jam  07.30 –  13.30  WITA  sementara  untuk  shift  sore  dimulai  dari  jam  13.30-17.30 WITA.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  telah  dilakukan  setelah  diterapkannya  RME  semenjak Januari Tahun 2020 sehingga beberapa pelayanan seperti paviliun serta beberapa poliklinik seperti poliklinik  jiwa,  poliklinik  VCT,  poliklinik  syaraf  tidak  memerlukan filing dan  distribusi  lagi  karena semua data rekam medis pasien dapat dikases melalui sistem RME, maka dapat diketahui bahwa angka kunjungan pasien di RSD Mangusada menunjukkan adanya penurunan drastis dari jumlah pasien  yang memerlukan pelayanan dari unit filing dan distribusi, penurunan tersebut terjadi pada Bulan  Januari  dan  Feburuari  dengan  jumlah  6.485  dan  6.116  pasien  dimana  jumlah  angka kunjungan  pasien  sebelum  diterapkannya  RME  mencapai  lebih  dari  20.000  pasien  setiap bulannya.
Jumlah kunjungan pasien merupakan salah satu dari faktor penyebab terjadinya beban kerja dari  petugas  rekam  medis  yang  nantinya  diabandingkan  dengan  jumlah  petugas,  selain  jumlah kunjungan  pasien,  masih  terdapat  faktor-faktor  lain  yang  dapat  menyebabkan  beban  kerja  dari petugas  rekam  medis.  Faktor-fakror  yang  mempengaruhi  beban  kerja  petugas  rekam  medis  di RSD  Mangusada  dapat  dibagi  menjadi  2  antara  lain,  faktor  internal  dan  faktor  eksternal.  Faktor internal  yang  mempengaruhi  beban  kerja  petugas  rekam  medis  di  RSD  Mangusada  cenderung diakibatkan, motivasi, dan persepsi kerja dari petugas yang menganggap pekerjaan mereka lebih banyak  dibandingkan  jumlah  tenaga  kerjanya  sehingga  menyebabkan  petugas  tersebut  memilah dan  memilih  pekerjaan  dan  beberapa  pekerjaaan  yang  seharusnya  menjadi  tanggung  jawab perekam  medis  menjadi  tidak  dikerjakan.  Faktor  eksternal  yang  mempengaruhi  beban  kerja petugas  rekam  medis  di  RSD  Mangusada  antara  lain  lingkungan  kerja  beserta  sarana  dan prasarana,  angka  kunjungan  pasien,  serta job  description dimana  didalamnya  terdapat  rincian tugas serta wewenang yang harus dilakukan oleh petugas di unit rekam medis.
Berdasarkan  penjabaran  tersebut  maka  perlu  dilakukan  suatu  analisis  beban  kerja  untuk mengetahui  tingkat  beban  kerja  petugas  rekam  medis  agar  kualitas  pelayanan  yang  dihasilkan dapat  maksimal maka  dari  itu  penulis  mengambil  judul  laporan  ‘Analisis  Beban  Kerja  Petugas Rekam  Medis  Bagian Filing dengan  menggunakan  Metode  WISN  di  RSD  Mangusada  Badung Tahun  2020 ’  kelebihan  analisis  beban  kerja  petugas  ini  yaitu  untuk  mengetahui  jumlah  petugas rekam  medis  yang  dibutuhkan  serta  faktor  penyebab  beban  kerja  petugas  ditinjau  dari  faktor internal  yaitu  motifasi  dan  persepsi  petugas  terhadap  pekerjaan  yang  dikerjakan  serta  faktor eksternal sarana dan prasarana dan tingkatan banyaknya pekerjaan .

## 2. Metode Penelitian
Metode  penelitian  merupakan  suatu  cara  yang  ilmiah  untuk  mendapatkan  data  dengan tujuan dan kegunaan tertentu (Elisanti, 2020) Jenis penelitian yang digunakan merupakan penilitan kualitatif  dengan  menggunakan  metode  pengumpulan  data  antara  lain  observasi  langsung, wawancara, dan studi pustaka. Sehingga didapatkan data-data yang  nantinya akan diolah dengan menggunakan metode WISN yang akhirnya didapat tingkat beban kerja dari petugas rekam medis bagian filing di  RSD  Mangusada  Kabupaten  Badung.  Kegiatan  pengambilan  data  baik  observasi maupun wawancara ini dilakukan pada saat peneliti melakukan PKL (Praktik Kerja Lapang) selama 2 bulan di RSD Mangusada
Jenis  data  yang  dikumpulkan  peniliti  dapat  dibagi  menjadi  2  macam  yaitu  data  primer  dan sekunder,  untuk  data  primer  yaitu  data  yang  dihasilkan  dari  observasi  dan  wawancara  yang didapatkan hasil seluruh aktivitas dari petugas, serta penugasa shift kerja dari petugas sementara untuk  data  sekunder  yaitu  data  kehadiran  petugas  serta  daftar  kunjungan  pasien  di  RSD Mangusada Kabupaten Badung.

## 2.1 Jenis/desainPenelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  merupakan  pendekatan  penelitian  kualitatif.  Penelitian kualitatif  merupakan  penelitian  kasus  dimana  peneliti  berhubungan  langsung  dengan  objek  yang diteliti    yang  proses  pengumpulan  datanya  dapat  diperoleh  melalui  cerita,  gambar  atau  dokumen lainnya yang diambil langsung di lapangan. (Elisanti, A. D & Ardianto, E. T. 2020).

## 2.2  SubjekPenelitian
Subjek  penelitian  adalah  sumber  data  utama  data  penelitian,  yaitu  yang  memiliki  data mengenai variabel-variabel yang diteliti. Subjek penelitian yang akan diteliti merupakan 9 petugas di unit rekam medis bagian filing .

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  untuk menganalisis  beban  kerja  petugas  rekam medis  bagian filing menggunakan  wawancara  yang  disertai  pedoman  wawancara  yang  berisi  daftar  pertanyaan yang telah dipersiapkan sebelumnya dan akan disajikan ke informan yang berkaitan dengan beban kerja  petugas  rekam  medis  bagian filing ,  observasi  yang  beserta  pedoman  observasi  yang  berisi hal-hal  yang  perlu  diamati  yang  berkaitan  dengan  kinerja  petugas  rekam  medis  bagian filing dan dokumentasi seperti halnya  merupakan bukti penunjang dari wawancara dan observasi yang telah dilakukan.

## 2.4  Metode Analisis Data
Metode  analisis  data  pada  penelitian  ini  dianalisis  dengan  menggunakan  analisis  kualitatif yaitu  dengan  mengolah  data  yang  diperoleh  serta  memaparkan  hasil  penelitian  analisis  beban kerja  petugas  rekam  medis  bagian filing. Pengolahan  data  disini  menggunaakan  meode  WISN ( Workload  Indicator  Staff  Need )  dengan  mengidentifikasi  daftar  hadir  dari  petugas  serta  waktu kerja  dari  petugas  yang  nantinya  dapat  dihitung  dan  diketahui  tingkat  beban  kerja  dari  petugas rekam medis bagian filing.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Jumlah dan Kualifikasi SDM Petugas
Jenis  kompetensi  yang  dapat  dijadikan  standar  kelayakan  kompetensi  petugas  antara  lain pendidikan  dengan  standar  minimla  DIII  Rekam  Medik,  pelatihan  dengan  standar  minimal  1  RM Dasar, Keterampilan dengan standar minimal 1 RM Dasar dan pengalaman kerja minimal 3 tahun kerja  di  unit  rekam  medis.  Berdasarkan  matriks  kompetensi  petugas  dengan  ketentuan  bila kompetensi    data  real  lebih  baik  dari  standar  maka  nilainya  3,  bila  kompetensi    data  real    sama dengan    standar  maka  nilainya    2,  dan  bila  kompetensi  data  real    kurang    dari  standar  maka nilainya  1.  Penilaian  kelayakan  petugas  dapat  dilihari  dari  nilai  rata-rata  jumlah  dari  kompetensi, apabila ≥  2  maka  petugas  layak  menjalankan  tugasnya  namun  bila  nilai  rata-rata  jumlah  dari kompetensi < 2 maka petugas kurang layak melaksanakan tugas.
Tabel 1. Penilaian Kelayakan Petugas
No Bagian Rata-Rata Penilian Kelayakan Jumlah Petugas 1. Kepala Urusan Bagian Filing 2 1 2. Staf Pelaksana Bagian Filing dan Distribusi 2,05 8 JUMLAH 9 Sumber: Data Sekunder Tahun 2019
Dapat  diketahui  bahwa  seluruh  petugas  rekam  medis  pada  bagian Filing sudah  memenuhi kriteria kelayakan yang dapat dihitung dari penilaian kelayakan yang standarnya sudah ditetapkan di RSD Mangusada Kabupaten Badung.

## 3.2 Perhitungan Beban Kerja Petugas Dengan Menggunakan Metode WISN
Menurut  Situ  Nurjanah  (2017)  Langkah-langkah  dalam  menghitung  tenaga  kerja  bagian assembling dan coding dengan  menggunakan  metode  WISN  ( Workload  Indocator  of  Staffing Need) sebagai berikut: a.  Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Tabel 2. Waktu Kerja Yang Tersedia Kode Faktor Keterangan A Hari kerja 257 Hari/Tahun
B Cuti Tahunan 12 hari/Tahun C Pendidikan Pelatihan 5 Hari/Tahun D Hari Libur Nasional 29 Hari/Tahun E. Ketidak Hadiran Kerja 8 Hari/Tahun F Waktu Kerja 6 Jam/Tahun
Sumber: Data Primer Diolah Oleh Peneliti Tahun 2020
Setelah  didapat  data  diatas  selanjutnya  akan  diolah  sehingga  didapatkan  hasil  waktu  kerja yang tersedia:
Rumus Waktu Kerja Tersedia = {A – (B+C+D+E)} x F =  {313 – (12+5+29+10)} x6
=  1542 jam/tahun
Kemenkes  No  81/Menkes/SK/I/2004  tentang  Pedoman  Penyusunan  Perencanaan  Sumber Daya  Manusia  Kesehatan  di  Tingkat  Propinsi,  Kabupaten/Kota,  serta  Rumah  Sakit  menetapkan waktu  kerja  tersedia  tujuannya  adalah  agar  mendapatkan  waktu  kerja  tersedia  pada  tiap-tiap kategori SDM yang berkerja di rumah sakit selama kurun waktu satu tahun.
b.  Menyusun Standar Waktu Kelonggaran
Menyususn  standar  kelonggaran  petugas filing dan  distribusi  di  RSD  Mangusada Kabupaten Badung terdiri dari waktu istirahat dan cuti melahirkan.

## Tabel 3. Standar Kelonggaran
Faktor Kelonggran Rata-Rata Wakktu Standar Kelonggaran Istirahat 156 Jam/Tahun 1,96 Jam/Tahun Cuti Melahirkan 2160 Jam/Tahun

## Sumber: Data Primer Diolah Oleh Peneliti Tahun 2020
Berdasarkan  tabel  5.4  didapatkan  bahwa  faktor  kelonggaran  petugas  bagian filing dan distribusi RSD Mangusada adalah 1,96 jam/tahun. Perhitungan tersebut didapatkan dari: Standar Kelonggaran
= = 𝐼𝑠𝑡𝑖𝑟𝑎ℎ𝑎𝑡+𝑐𝑢𝑡𝑖 𝑚𝑒𝑙𝑎ℎ𝑖𝑟𝑘𝑎𝑛 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑡𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎
= 156+2160 1179 = 1,96 Hal  itu  mengacu  pada  Kepmenkes  No  81/Menkes/SK/I/2004  tentang  Pedoman Penyusunan  Perencanaan  Sumber  Daya  Manusia  Kesehatan  di  Tingkat  Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit bahwa faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan  dan  kebutuhan  waktu  untuk  menyelesaiakan  suatu  kegiatan  yang  tidak  terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan. c.  Menyususn Standar Beban Kerja
Tabel 4. Standar Beban Kerja
No Kegiatan Pokok Rata-Rata (Menit) Standar Beban Kerja Filing 1 Mengambil kitir ke meja pendaftaran 0,5 185040 2 Menulis Less Berkas 0,5 20560 3 Mencari berkas di rak 3 30480 4 Mengurutkan berkas yang berupa lembaran 5 18504 5 Memasukkan berkas ke roll o’pack 1,5 61680 Total 316264 Distribusi 1 Memverifikasi berkas dengan kitir 0,1 925200
2 Mendistribusikan berkas ke poli 5 18504 Total 943704
Sumber: Data Primer Diolah Oleh Peneliti Tahun 2020
Berdsarkam tabel diatas dapat diketahui bahwa perhitungan standar beban kerja untuk bagian filing sebesar 316.264 sementara untuk bagian distribusi sebesar 943.704
d.  Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
Perhitungan  kebutuhan  tenaga  kerja  bagian filing dan  distribusi  menggunakan  metode WISN dapat dilakukan dengan jumlah kegiatan pokok selama kegiatan berjalan dibagi dengan standar beban kerja kemudian ditambah dengan standar kelonggaran. Kuantitas kegiatan pokok didapatkan dari jumlah kunjungan. Berikut rumus menghitung kebutuhan tenaga kerja
Kebutuhan Petugas Perhitungan Kebutuhan SDM Petugas filing = 248068 316264 +1,96 = 0,78+1,96 =2,74 Perhitungan Kebutuhan SDM Petugas Distribusi = 248068 943704 +1,96 = 0,26+1,96 =2,22 Jadi jumlah  petugas filing dan  distribusi  yang  dibutuhkan  berdasarkan  perhitungan  menggunakan metode WISN sebanyak 4,96 sehingga dapat dibulatkan menjadi 5 petugas

## 3.3  Analisis Beban Kerja Petugas
Rekam  medis  merupakan  bagian  yang  penting  dan  harus  ada  di  rumah  sakit  karena rekam  medis  bertujuan  untuk  menunjang  tertib  administrasi  dalam  rangka  upaya  peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung oleh suatu sistem pengelolaan rekam medis yang  cepat,  tepat,  bernilai  dan  dapat  dipertanggung  jawabkan.  Berdasarkan  perhitungan  yang digunakan metode WISN tidak sesuai dengan hasil observasi yang ada ditempat Praktek Kerja Lapang bahwa hanya terdapat 1 orang ketua  serta 9  orang staf pelaksana di bagian filing dan distribusi . Kesimpulan  dari  hasil  perhitungan  kebutuhan  tenaga  kerja  dibutuhkan  adanya penyususnan  ulang  terhadapbanyaknya  petugas  yang  dibuttuhakan  pada  bagian  filing  dan distribusi  mengingat  jumlah  petugasnya  lebih  dari  yang  dibutuhkan  menurut  perhitungan  SDM memnggunakan  metode  WISN,  pengurangan  jumlah  petugas  tersebut  sebanyak  4  orang mengingat selisih ada sehingga pelayanan yang diberikan kepada pasien dapat berjalan secara maksimal  dengan  seefesien  mungkin  menggunakan  SDM  maupun  SDA  yang  ada  di  rumah sakit.
Dampak  yang  di  sebabkan  dari  tidak  sesuainya  jumlah  petugas  dengan  kebutuhan menyebabkan  kurang  efesiennya  terhadap  SDA  yang  tersedia  sehingga  diharapkan  adanya pengalokasian ulang struktur organisasi rekam medis sehingga SDA yang berlebih di unit rekam medis  dapat  dipindahkan  di  bagian  lain  yang  lebih  membutuhkan  seperti  bagian asembling ataupun unit kerja lainnya.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1  Simpulan
Kualifikasi  pendidikan  petugas  sebagian  besar  belum  memenuhi  standar  yaitu merupakan  lulusan  sarjana  kesehatan.  Perhitungan  WISN  didapatkan  bahwa  waktu  kerja tersedia  di  bagian  f iling dan  distribusi  RSD  Mangusada  adalah  92.520  menit/tahun  ,  standar kelonggaran  petugas  f iling dan  distribusi  RSD  Mangusada  yaitu  1,96,  standar  beban  kerja petugas  f iling dan  distribusi  RSD  Mangusada  yaitu  316264  untu  petugas filing dan  943704 untuk petugas distribusi, sehingga dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja sebanyak 5 petugas.
Kebutuhan  tenaga  kerja  bagian  f iling dan  distribusi  RSD  Mangusada  menggunakan metode WISN memerlukan 5 orang petugas f iling dan distribusi . Sedangkan di RSD Mangusada petugas f iling dan  distribusi  sudah  berjumlah ada  9  orang  maka  perlu  adanya  pengalokasian petugas sebanyak 4 orang.

## 4.2  Saran
Diharapkan laporan ini dapat digunakan sebagai acuan untuk dilakukan evaluasi kinerja berdasarkan beban kerja petugas f iling dan distribusi. Diharapkan hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pengalokasian tenaga staf f iling dan distribusi sesuai dengan perhitungan analisis beban kerja yaitu sebesar 4 orang.  serta adanya sebuah sistem informasi untuk perhitungan beban kerja yang bisa diterapkan sehingga tidak melakukan perhitungan secara manual.

## Daftar Pustaka
Elisanti,  A.D  &  Ardianto,  E.  T.  (2020).  Dasar-Dasar  Metodologi  Penelitian  Kuantitatif  Bidang Kesehatan. Polije Press.
Menteri  Kesehatan.  (2008).  PMK  No.  290  Th  2008  ttg  Persetujuan  Tindakan  Kedokteran.pdf. Jakarta.
Pranoto L.H.,  dan Retnowati. (2019). Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manudia Perusahaan (6th ed.; M. S. F, ed.). Jakarta: PPM Manajemen.