## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT POLITEKNIK GORONTALO
Ruly S. Sinukun 1) , Roys Pakaya 2) , Salman Suleman 3)
1 Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Gorontalo email: rulysinukun@poligon.ac.id
2 Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Gorontalo email: royspakaya@poligon.ac.id
3 Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Gorontalo email: salman@poligon.ac.id

## ABSTRAK
Dewasa ini perkembangan teknologi meningkat dengan pesat. Ini bisa dibuktikan dengan hampir semua kebutuhan manusia dalam sektor pekerjaan kantor telah di lakukan dengan komputer. Ini dikarenakan sifat asli manusia yang mencari sesuatu yang lebih efektif dalam melaksanakan sesuatu. Dengan niat membantu orang lain agar bisa lebih efektif dalam pekerjaan inilah yang membuat teknologi itu semakin hari semakin berkembang.Perkembangan yang pesat ini tentunya digunakan dengan sangat baik oleh pengguna. Namun, ada yang memanfatkannya dengan baik dan ada juga yang tidak. Beberapa contoh manusia sangat menggunakan teknologi dalam dunia pekerjaan adalah menulis sesuatu yang biasanya menggunakan kertas dan balpoin, kini telah bisa dengan menggunakan mesin ketik manual dan di sempurnakan oleh komputer. Walaupun komputer telah merupakan alat yang sangat familiar dengan manusia pada zaman sekarang, masih banyak juga terdapat beberapa orang atau bahkan institusi yang tidak menggunakan dengan baik. Ini dapat mengakibatkan pekerjaan menjadi lebih lambat dari yang seharusnya ketika menggunakan komputer. Beberapa masalah yang sering terjadi ketika masih menggukan teknik konfensional yang dalam artiannya masih belum menggunakan kompter adalah sering terjadinya kehilangan data, waktu yang digunakan menjadi bertambah dari yang seharusnya,  dan  ketika  petugas  berhalangan  maka  akan  terhambat  sebuah  proses  dalam  sebuah  pekerjaan.  Contoh masalah yang sering terjadi di Instansi adalah terkait pengarsipan surat dan rekam jejak surat.dalam kasus seperti ini isntansi akan menggunakan yang namanya sebuah buku besar khusus untuk penulisan surat secara konfensional. Ini bisa  bisa  berakibat  fatal  apabila  kehilangan  buku  tersebut  tanpa  ada  cadangan  atau  salinan  buku  itu.  Oleh  karena masalah yang terjadi di atas maka penulis akan menjawab permasalahan itu dengan membuat sebuah aplikasi untuk pengarsipan surat. Kemudian dengan aplikasi inilah instansi akan mendaptkan kemudahan dalam mengelolah surat masuk dan keluar.
Kata Kunci: pengelolaan, manajemen, surat, masuk, keluar

## ABSTRACT
Technological development is increasing rapidly. This can be proven by almost all human needs in the sector of office work that have been done with computers. This is due to the original nature of humans who are looking for something more effective in carrying out something. With the intention of helping others to be more effective in this work that makes the technology increasingly developed. This rapid development is certainly used very well by users. However, there are those who use it well and some who do not. Humans who usually use paper and ballpoint pens are now using computers. Even though computers have become a tool that is very familiar with humans today, there are still many people or even institutions that don't use it well. This can cause the work to be slower than it should when using a computer. Some of the problems that often occur when still using conventional techniques, which in the sense is still not using a computer, is the frequent loss of data, the time spent increases as it should, and when the officer is not present, a process in a job will be hampered. Examples of problems that often occur in institutions are related to archiving letters and track record letters. In cases like this, the instance will use the name of a ledger specifically for conventional letter writing. This can be fatal if you lose the book without a backup or copy of the book. Because of
the problems that occur above, the author will answer the problem by making an application for archiving letters. Then with this application the agency will get convenience in managing incoming and outgoing mail.
Keywords: management, incoming mail, outgoing mail
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dewasa  ini  perkembangan  teknologi  meningkat dengan  pesat.  Ini  bisa  dibuktikan  dengan  hampir semua  kebutuhan  manusia  dalam  sektor  pekerjaan kantor  telah  di  lakukan  dengan  komputer.  Ini dikarenakan  sifat  asli  manusia  yang  mencari  sesuatu yang  lebih  efektif  dalam  melaksanakan  sesuatu. Dengan  niat  membantu  orang  lain  agar  bisa  lebih efektif  dalam  pekerjaan  inilah  yang  membuat teknologi itu semakin hari semakin berkembang.
Perkembangan  yang  pesat  ini  tentunya digunakan dengan sangat baik oleh pengguna. Namun, ada yang memanfatkannya dengan baik dan  ada juga yang  tidak.  Beberapa  contoh  manusia  sangat menggunakan teknologi dalam dunia pekerjaan adalah menulis  sesuatu  yang  biasanya  menggunakan  kertas dan  balpoin,  kini  telah  bisa  dengan  menggunakan mesin  ketik  manual  dan  di  sempurnakan  oleh komputer.  Walaupun  komputer  telah  merupakan  alat yang  sangat  familiar  dengan  manusia  pada  zaman sekarang, masih banyak juga terdapat beberapa orang atau bahkan institusi yang tidak menggunakan dengan baik. Ini dapat mengakibatkan pekerjaan menjadi lebih lambat  dari  yang  seharusnya  ketika  menggunakan komputer.
Beberapa masalah yang sering terjadi ketika masih  menggukan  teknik  konfensional  yang  dalam artiannya masih belum menggunakan kompter adalah sering  terjadinya  kehilangan  data,  waktu  yang digunakan  menjadi  bertambah  dari  yang  seharusnya, dan ketika petugas berhalangan maka akan terhambat sebuah  proses  dalam  sebuah  pekerjaan.  Contoh masalah  yang sering terjadi di Instansi adalah terkait pengarsipan  surat  dan  rekam  jejak  surat.dalam  kasus seperti ini isntansi akan menggunakan yang namanya sebuah buku besar khusus untuk penulisan surat secara konfensional.  Ini  bisa  bisa  berakibat  fatal  apabila kehilangan  buku  tersebut  tanpa  ada  cadangan  atau salinan buku itu.
Oleh  karena  masalah  yang  terjadi  di  atas maka  penulis  akan  menjawab  permasalahan  itu dengan  membuat  sebuah  aplikasi  untuk  pengarsipan surat. Kemudian dengan aplikasi inilah instansi akan
mendaptkan  kemudahan  dalam  mengelolah  surat masuk dan keluar.
1.2. Rumusan Masalah Dari masalah yang ada maka penulis menyimpulan masalahnya adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sebuah isntansi dapat mengelolah data dengan baik tanpa harus kehilangan data?
2. Bagaimana  pengarsipan  surat  masuk  dan  keluar menjadi lebih baik dan teratur?
3. Bagaimana  mengefisienkan  waktu  pekerjaan dalam pengarsipan surat?

## 1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan  masalah pada penelitian  ini adalah sebagai berikut:
1. Pada  penelitian  ini  pengarsipan  surat  yang  di lakukan masih dalam bentuk offline
2. Hanya di khususkan untuk sebuah instansi dalam hal ini Politeknik Gorontalo
3. Penelitian ini di lakukan di lingkungan Politeknik Gorontalo

## 1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitiannya adalah
1. Membuat  aplikasi  yang  dapat  mengelolah  data dengan  baik  sehingga  tidak  terjadi  kehilangan data
2. Membuat  aplikasi  yang  dapat  memberikan penyimpanan  serta  tata  letak  dalam  data  base teratur
3. Membuat  aplikasi  dengan  fasilitas  search  dan print.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan satu kesatuan sistem yang  dibentuk  dengan  tujuan  untuk  melaksanakan tugas  atau  pekerjaan  secara  sistematis  dalam menghasilkan  sesuatu  yang  akan  menjadi  acuan pengambilan keputusan.
Pada  dasarnya  sistem  informasi  adalah  satu kesatuan sistem yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi  pekerjaan  yang  mana  terdapat  kolaboari yang terdiri dari perkumpulan manusia, infrastruktur,
teknologi  yang  menghasilkan  jalannya  komunikasi serta  prosedur  berbagai  jenis  masalah  di  dalam maupun  diluar  yang  bisa  dijadikan  sebagai  patokan dalam  menentukan  keputusan  berdasarkan  data informasi yang terdapat pada sistem tersebut.
Sistem  Informasi  tidak  akan  dapat  berjalan tanpa  adanya  atau  dukungan  prosedural  dan pengaturan  yang  meliputi  kolaborasi  teknologi informasi  dan  berbagai  kegiatan  manusia  yang memiliki  peranan  sebagai  user  teknologi  itu  sendiri. Menurut Gordon B. Davis (1991: 91) Sistem informasi adalah  suatu  sistem  yang  menerima  input  atau masukan  data  dan  instruksi,  mengolah  data  sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.
Terbentuknya  kegiatan  prosedur  Sistem Informasi diantaranya dipengaruhi oleh
1. Data collection
2. Grouping data
3. Data calculation
4. Analize issues
5. Presentation report
Sedangkan  target  dari  sebuah  sistem informasi yakni :
6. Pekerjaan atau tugas dapat diselesaikan tepat waktu.
7. Kualitas pekerjaan mempunyai nilai efeseinsi dan efektivitas yang baik.
8. Pengguna  diharuskan  untuk  lebih  aktif  agar memperoleh hasil yang berkualitas
9. Sistem yang dibangun lebih mudah
penggunaannya
10. Luaran  yang  baik  dan  berkualitas  akan mendatangkan keuntungan.
11. Meningkatkan efektifitas perekonomian
Secara  umum,  sistem  informasi  dapat didefenisikan  sebagai  sistem  yang  saling  terhubung antara  satu  dengan  yang  lain  secara  utuh  atau maksimal  sehingga  proses  pengerjaan,  penyimpanan data, tata kelola, prosedur dan sajian informasi suatu instansi  atau  organisasi  bisa  tersaji  secara  tepat  dan akurat  sehingga  kedepannya  bisa  dijadikan  sebagai referensi  dalam  menentukan  keputusan  dalam mencapai  target  dan  tujuan  yang  telah  disetujui bersama.

## 2.2. Pengarsipan
Pengarsipan  atau  arsip  adalah  suatu  kegiatan mencatat atau merekam sumber data dan
informasi   dengan  beragam  rupa  dan  wujud  yang dibuat oleh organisai atau instansi serta perseorangan dalam ragam pelaksanaan pekerjaan. Arsip bisa dalam bentuk  surat,  piagam,  akta,  warkat,  buku,  dan sebagainya,  yang  menjadi  rujukan,  referensi  untuk suatu kegiatan dan pertimbangan. Seiring berkembangnya dunia teknologi, arsip dapat berwujud suara, gambar dan digital.
Arsip  adalah  rekaan  aktivitas  atau  kejadian dalam  berbagai  ragam  dan  alat  media  berdasarkan kemajuan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang dikerjakan  dan  diterima  oleh  instansi,  lembaga pendidikan, organisasi perusahaan, politik, kemasyarakatan, dan perseorangan dalam terwujudnya  aktivitas  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.
Arsip merupakan  Rekam  yang  berharga  dan memiliki  kualitas  yang  berkesinambungan  karena sudah  memenuhi  syarat  administrasi,  hukum  atau sejarah.

## 2.3. Surat
Surat merupakan media komunikasi yang dijadikan  untuk  menyampaikan  berita  tertulis  oleh salah satu pihak kepada pihak yang lainnya. Manfaat surat adalah sebagai berikut:
1. Alat penyampaian dan permintaan;
2. Ide dan gagasan;
3. Media pengingat yang dapat dijadikan  bukti tertulis;
4. Dapat dijadikan kerangka pekerjaan.
2.4. Personal Home Page (PHP)
Personal  Home  Page (PHP)  merupakan scripting language yang dibuat secara unik yang dapat digunakan  pada  halaman web . Personal  Home  Page (PHP)  merupakan tool pada  proses  pengerjaan halaman website yang  dinamis,  dapat  memudahkan programer  dalam  membuat  perancangan web karena banyak  fitur-fitur  yang  fleksibel.  PHP  merupakan nama  lain  dari Hypertext  Processor . Source  code bahasa  PHP  adalah  sama  seperti Source  code C. Bahasa  PHP  lebih  mudah  dipahami  dibandingkan dengan  bahasa  C  hal  ini  di  sebabkan  PHP  tidak mengambil source  code bahasa  dari  C  yang  sulit. Selain itu PHP tidak mengikutsertakan pemrograman low  level dari  bahasa  C  sebab  PHP  dibuat  hanya diperuntukkan khusus bagi pemrograman web site dan tidak memerlukan pemrograman berbasis low level .
Seperti  halnya  dalam  bahasa  pemrograman web yang  lainnya,  PHP  mengeksekusi  proses  semua intruksi  yang  terletak  pada script PHP  di  dalam webserver dan mengembalikan hasil output ke dalam webbrowser pada sisi client .  PHP  merupakan source code yang  memiliki  hasil  output HTML .  Biasanya hasil output ini  sesuai  keinginan  pembuat  atau programernya yang nantinya dieksekusi pada sisi back and server side . Hal ini memberikan gambrana bahwa apapun bahasa (sintaks) yang kita buat nantinya akan dijalankan pada sisi server side sedangkan outputnya akan    dikirimkan  ke browser yang  mengirim permintaan tersebut.

## 2.5. CodeIgniter
CodeIgniter  merupakan  salah  satu  framework berbasis PHP yang sangat identik dengan catatan kaki yang  sangat  kecil,  dirancang  untuk  develop  yang hanya memerlukan toolkit sederhana untuk membangun  aplikasi  web  dengan  variasi  yang komplit.
Dalam  bahasa  indonesia framework dapat diartikan  sebagai  "kerangka  kerja". Codeigniter merupakan salah satu alat (tool) yang beroperasi pada suatu  konsepsi  khusus  dan  terbagi  dalam  berbagai peranan  yang  bisa  dengan  mudah  dipaparkan  atau dialih-fungsikan  untuk  membangun  tujuan  lain  yang lebih  komplit.  Artinya,  jika  Programmer  membuat aplikasi  memanfaatkan    sebuah  framework  sebagai ruang  kerjanya,  dia  harus  taat  dengan  segala  syarat dari  framework  tersebut.  Selanjutnya  ia  bisa merancang  berbagai  fungsi  yang  sulit  dan  kompleks dengan  memanfaatkan  kembali  peran  yang  telah disediakan oleh kerangka kerja tersebut. Jadi dia tidak harus  lagi  menulis  kembali  semua souce  code ,  Ia hanya  cukup  belajar  aturan  menggunakan  kerangka (frame) yang telah
disediakan
oleh framework tersebut.
Gambar 1. Konsep CodeIgniter
1. Model merupakan bagian yang memiliki tanggungjawab  pada  proses  database,  baik itu membuat,  membaca,  memperbarui   atau menghapus.  Berisi  perintah-perintah  aktivitas basisdata yang bisa dipanggil oleh Controller.
2. View merupakan  bagian  yang  memiliki  tugas untuk  tampilan.  Pada  bagian  inilah  yang bertanggungjawab untuk mempresentasikan informasi  terhadap  user.  Ia  terdiri  dari  struktur HTML  yang  memiliki  variabel  data  yang  akan dibawa oleh Controller.
3. Controller adalah  bagian  yang  menghubungkan antara Miew dan Model. Ia merupakan pusat dari proses aktivitas aplikasi. Ia memiliki dari aturan- aturan yang bersifat prosedural dan logikal. Saat ada permintaan yang masuk, ia akan menghandel dan  memprosesnya  lalu  selanjutnya  ditampilkan dalam View.

## 2.6. Database
Menurut  Jogiyanto  H.M,  1999:217,  Basis data  ( database )  adalah  gabungan  dari  berbagai  data yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya, tersimpan  pada  bagian  external  komputer  dan  akan dimanipulas  dengan  menggunakan  perangkat  lunak tertentu.
Basis data bukan hanya adalah gabungan dari file . Lebih dari itu basis data merupakan asal data yang aturannya  dipakai  oleh  banyak  user  untuk  berbagai aplikasi (Kendall & Kendall, 2003:128).
Basis data bertujuan untuk:
1. Memberikan kepastian bahwa data bisa digunakan  oleh  pemakai  pada  berbagai  jenis aplikasi.
2. Memelihara  dan  menjaga  keamanan  data  baik ketepatan maupun kekonsistenannya.
3. Menyediakan  data-data  yang  diperlukan  oleh aplikasi  secara  tepat  dan  cepat  baik  sekarang maupun yang akan datang
4. Memberikan  fleksibilitas  bagi  pemakai  untuk berkembang dalam menggunakan basis data.
5. Membolehkan  user  dalam  menanamkan  konsep berfikir  personalnya  terhadap  data  tanpa memperhatikan  aturan  data  disimpan  secara bentuk atau fisik.
3. METODE PENELITIAN
3.1. Tempat dan Jadwal Penelitian
Penelitian ini di lakukakan pada masing-masing unit  kerja  yang  berada  di  Politeknik  Gorontalo  agar
data yang di dapatkan benar-benar akurat berdasarkan latar belakang masalah yang diajukan.

## 3.2. Metode Penelitian
Metode  penelitian  sebagai  dasar  desain  dan rancangan yang menjadi acuan pada kelengkapan data dan informasi adalah:

## 3.2.1. Studi Pustaka
Pada studi literatur ini dilakukan pembelajaran dan pendalaman terhadap disiplin keilmuan yang akan diterapkan  dalam  membangun  dan  implementasi sistem.  Tahapan  ini  dapat  memanfaatkan  berbagai media  cetak  seperti  buku  dan  dapat  pula  dilakukan pada media internet.

## 3.2.2. Metode Wawancara
Pada  kegiatan  ini  dilakukan  pengumpulan informasi dan data secara langsung dari pihak pertama melalui  wawancara  dalam  hal  ini  para  pimpinan pengelolah  Institusi  dan  Tim  IT  dari  Politeknik Gorontalo.

## 3.3. Teknik Pengolahan Data
Pada  langkah  ini,  seluruh  data  yang  telah didapatkan  melalui  buku,  artikel,  maupun  media internet serta  hasil  wawancara  dengan  pengelolah Institusi  akan  diolah  menjadi  sebuah database yang digunakan pada system yang akan dibangun.

## 3.4. Alat dan Bahan Penelitian
3.4.1. Perangkat Keras
1. Processor  Computer  Intel  Core  i3  dengan kecepatan 2,30 GHz
2. RAM minimal 4 GB
3. Peyimpanan (Harddisk) minimal 500 GB
4. Printer + Scan
3.4.2. Perangkat Lunak
Sistem  operasi,  bahasa  pemrograman,  dan beberapa program aplikasi penunjang yang digunakan dalam  pembuatan  program  aplikasi  sistem  pakar  ini adalah:
1. Sistem Operasi Windows 10 32/64 bit.
2. Aplikasi  XAMP  1.7.3  yang  di  dalamnya  terdiri atas :
a. Apache 2.2.4, sebagai web server
b. MySQL 5.0.45, sebagai pengolah database.
c. PHP  5.2.4,  sebagai  bahasa  pemrograman  yang digunakan dalam pembuatan web.
d. PHPMyAdmin 2.11.0, sebagai database manager.
3. Aplikasi Web  Browser ,  dalam  hal  ini  Mozilla Firefox

## 3.5. Teknik Pengujian
Teknik  pengujian  yang  digunakan  untuk menguji program apakah sudah bebas dari kesalahan adalah teknik pengujian white box .
3.6. Tahapan Pembuatan Program dan Jadwal Kegiatan 3.6.1. Tahapan Pembuatan Program
3.6.1.1. Pengumpulan Data
Merupakan  awal  dari  pembuatan  program dengan menyelenggarakan penelitian untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan.
3.6.1.2. Perancangan Sistem
Prosedur  pengolahan  data  dan  pembuatan model  aplikasi  secara  manual  dimana  pembuatan model  tersebut  berdasarkan  data-data  yang  diperoleh dari analisis kegiatan, dilakukan dengan melaksanakan penelitian secara detail terhadap semua variabel-variabel  yang  ada    dalam  aplikasi,  lalu diimplementasikan  kedalam  perancangan  sebuah sistem.
3.6.1.3. Pembangunan Sistem
Tahapan  merupakan  kegiatan  inti  dalam proses  pembuatan  sistem,  sehingga  menjadi  sebuah program aplikasi yang dapat digunakan.
3.6.1.4. Pengujian Sistem
Merupakan  proses  terakhir  dalam  tahapan pembuatan  program  dimana  kita  perlu  menjalankan dan menguji aplikasi tersebut agar dapat memastikan tidak ada lagi kesalahan pengambilan keputusan oleh sistem pakar maupun error coding program.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1. Sistem berjalan
Sebelum membahas tentang prosedur, fungsi dan  tampilan  pada  aplikasi  Sistem  Informasi Manajemen Surat (SIMANSUR), terlebih dahulu akan di  paparkan  tentang  proses  aliran  data  (FlowChart) tentang  pengelolaan  surat  pada  Politeknik  Gorontalo yang  sedang berjalan. Hal dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 4.1 Diagram konteks pengelolaan surat yang berjalan
4.1.1. Data Flow Diagram pengelolaan surat yang sedang berjalan
Gambar 4.2 DFD pengelolaan surat yang berjalan
4.1.2. Flowchart proses pengolahan surat masuk yang berjalan
Gambar 4.3 Flowchart Proses Pengelolaan Surat Masuk yang berjalan 4.1.3. Flowchart proses pengolahan surat keluar
yang berjalan
Gambar 4.4 Flowchart Proses Pengelolaan Surat Keluar yang berjalan
4.2.
Sistem yang diusulkan
Gambar 4.5 Flowchart SIMANSUR 4.3. Diagram konteks Sistem Informasi
Manajamen Surat Gambar 4.6 Diagram Konteks SIMANSUR
4.4. DFD Level 1 Sistem Informasi Manajamen Surat 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. KESIMPULAN
Dengan  adanya  penerapan  sistem  informasi manajemen  surat  (SIMANSUR)  akan  memberikan kemudahan dalam pengelolaan surat masuk dan keluar pada Politeknik Gorontalo.

## 5.2. SARAN
Adapun  saran  dari  hasil  penelitian,  Sistem Informasi
Manajemen Surat Pada Politeknik Gorontalo adalah:
1. Penggunaan  sistem  informasi  manajemen  surat harus  dioptimalkan  pada  semua  unit  agar  hasil yang didapat lebih maksimal.
2. Untuk keberlanjutan penelitian dapat
menambahkan  beberapa  fitur  dalam  sistem informasi diantaranya aplikasi berbasis mobile.

## DAFTAR PUSTAKA
Arbie, E., 2000, Pengantar Sistem Informasi
Manajemen,  Edisi  Ke-7,  Jilid  1,  Bina  Alumni Indonesia, Jakarta.
Gordon  B.  Davis, Kerangka  Dasar  Sistem  Informasi Manajemen  Bagian  1,  PT  Pustaka  Binamas Pressindo, Jakarta: 1991
Jogiyanto  HM., Analisis  dan  Disain  Informasi: Pendekatan  Terstruktur  Teori  dan  Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta: 1999
Jogianto2  HM.  2005. Sistem Teknologi  Informasi.
Andi. Yogyakarta
Lani  Sidharta, Pengantar Sistem Informasi  Bisnis,
P.T. ELEX Media Komputindo, Jakarta: 1995 Mcleod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, PT. Prenhallindo
Muhyuzir  T.D.,  2001, Analisa  Perancangan  Sistem
Pengolahan  Data,  Cetakan  Kedua,  PT.  Elex Media Komputindo, Jakarta O’Brein, James A., (2005), ”Pengantar Sistem Informasi”, Penerbit
:
Salemba 4, Jakarta.
Tata  Sutabri, Sistem Informasi  Manajemen,  2005, Yogyakarta, Andi