INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research
Volume 4 Nomor 4 Tahun 2024 Page = E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Alih Media Arsip Konvensional pada Arsip Vital BAN-PT
Iwan Supriyanto 1 ✉

## Universitas BSI
Email: Iwan.isp@bsi.ac.id 1 ✉

## Abstrak
Penelitian  ini  berjudul  “Alih  Media  Arsip  Konvensional  pada  Arsip  Vital  BAN - PT”.  Penelitian  ini bertujuan untuk mengetahui upaya penyelamatan informasi arsip vital melalui alih media dari format konvensional ke digital. Menggunakan desain penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus, teknik pemilihan informan dilakukan melalui purposive sampling. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. hasil penelitian menunjukkan bahwa upaya penyelamatan arsip vital di Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), yang berupa SK dan Sertifikat Akreditasi dari tahun 1998 hingga 2018, dilakukan melalui proses digitalisasi. Digitalisasi ini dikategorikan sebagai bentuk preservasi kuratif yang efektif dalam melindungi arsip vital dari kerusakan fisik dan memastikan kelestarian  informasi  yang terkandung di dalamnya.  Arsip  vital  sering  digunakan dan  digandakan, sehingga  rentan  terhadap  kerusakan  dan  kehilangan.  Namun,  terdapat  beberapa  kendala  dalam proses  digitalisasi,  antara  lain  keterbatasan  peralatan  dan  sumber  daya  manusia,  serta  kurangnya pengetahuan  petugas  tentang  kearsipan.  Meskipun  demikian,  upaya  ini  berhasil  meningkatkan keamanan dan aksesibilitas arsip vital, memastikan bahwa informasi penting tetap terjaga dan dapat diakses dengan mudah oleh pengguna yang membutuhkan.
Kata Kunci: Alih Media, Arsip Konvensional, Arsip Vital.

## Abstract
This study is entitled "Conventional Archive Media Transfer in BAN-PT Vital Archives". This study aims to determine the efforts to save vital archive information through media transfer from conventional to digital formats. Using a qualitative research design with a case study approach, the informant selection technique  was  carried out through purposive  sampling.  Data were  collected through  observation, interviews, and documentation. The results of the study indicate that efforts to save vital archives at the  National  Accreditation  Board  for  Higher  Education  (BAN-PT),  in  the  form  of  Decrees  and Accreditation Certificates from 1998 to 2018, were carried out through a digitalization process. This digitalization  is  categorized  as  a  form  of  curative  preservation  that  is  effective  in  protecting  vital archives from physical damage and ensuring the sustainability of the information contained therein. Vital archives are often used and duplicated, making them vulnerable to damage and loss. However, there  are  several  obstacles  in  the  digitalization  process,  including  limited  equipment  and  human resources,  as  well  as  lack  of  knowledge  of  officers  about  archiving.  Nevertheless,  this  effort  has succeeded  in  increasing  the  security  and  accessibility  of  vital  archives,  ensuring  that  important information is maintained and can be easily accessed by users who need it.
Keyword: Media Transfer; Conventional Archives; Vital Archives.

## PENDAHULUAN
Tahun 1996 kantor BAN-PT berada di Gedung C lt 11 Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan kemudian pada tahun 2007 pindah ke Gedung D Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Jalan Fatmawati Jakarta Selatan, pada tahun 2017 karena ikut Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi kantor BAN-PT pindah ke Lt 17 Gedung BPPT di Jalan Thamrin dan pada tahun 2020 kembali ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan  dan menempati Gd D lt 17, pada tahun 2023 sempat pindah ke Lt  masih di Gedung yang sama dan pada tahun 2024 kembali lagi ke Lt 17, kondisi tersebut yang menjadi landasan berfikir untuk  mengalihmediakan  arsip  vital  BAN-PT  yang  masih  dalam  bentuk  konvensional  ke bentuk digital sebagai salah satu bentuk Upaya penyelamatan arsip BAN-PT.
Kearsipan adalah salah satu aspek penting dalam manajemen organisasi, termasuk di lembaga pendidikan tinggi. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi dan rekam jejak,  tetapi  juga  berperan  penting  dalam  pengambilan  keputusan  strategis  dan operasional.  Di  Indonesia,  Badan  Akreditasi  Nasional  Perguruan  Tinggi  (BAN-PT) merupakan lembaga yang memiliki peran signifikan dalam mengakreditasi program studi dan institusi perguruan tinggi, hasil akreditasi  ini akan diterbitkan  dalam  bentuk SK  dan Sertifikat Akreditasi yang akan di berikan kepada perguruan tinggi ataupun program studi terkait.
BAN-PT mulai   menerbitkan SK  dan Sertifikat dalam bentuk fisik mulai tahun 1998 sampai  dengan  tahun  2018  berdasarkan  sumber  banpt.or.id,  SK  dan  Sertifikat  yang  asli dikirimkan ke instansi terkait melalui Pos ataupun diambil langsung oleh pihak perguruan tinggi dengan membawa surat tugas dari pimpinan perguruan tinggi masing-masing, BAN- PT hanya punya Salinan dari SK maupun Sertifikat tersebut, seiring berjalanya waktu banyak dari Masyarakat yang membutuhkannya untuk berbagai macam keperluan seperti syarat melamar kerja baik PNS ataupun Non PNS, juga untuk syarat kenaikan pangkat ataupun jabatan  dilingkungan  Kepolisian  dan  instansi  pemerintah  yang  lain,  Masyarakat  yang memerlukan SK ataupun sertifikat tidak langsung ke kampus mereka, tetapi banyak juga yang langsung ke BAN-PT dengan berbagai alasan.
Pengelolaan arsip yang baik dan sistematis menjadi sangat penting untuk memastikan bahwa arsip yang sudah diciptakan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh masyarakat, banyaknya persoalan yang dihadapi dalam arsip konvensional maka diperlukan adanya alih media arsip fisik ke arsip digital hal ini dilakukan sebagai upaya penyelamatan arsip yang sudah  ada,  karena  seringnya  arsip  konvensional  yang  digunakan  atau  di  copy  ulang dikhawatirkan akan rusak ataupun hilang, Upaya alih media dengan pemanfaatan teknologi sangat penting karena mempunyai banyak keunggulan antara lain:
1) Backup  data  apabila  terjadi  kerusakan  ataupun  kehilangan  karena  berkas  fisik  rentan terhadap kerusakan seperti kebakaran, banjir, atau kelembaban. Dengan mendigitalkan arsip  vital,  risiko  kerusakan  fisik  dapat  dikurangi  secara  signifikan,  menjaga  integritas dokumen penting.
2) Aksesibilitas  dan  Pencarian  Cepat,  Arsip  fisik  yang  telah  didigitalisasi  dapat  diakses dengan cepat dan mudah. Sistem ini memungkinkan pencarian berdasarkan kata kunci atau metadata, sehingga dalam mencari temukanya lebih mudah dan lebih efisien tanpa harus melalui proses fisik pencarian.
3) Peningkatan Keamanan dan Kontrol, Sistem ini dapat memberikan kontrol akses yang ketat terhadap dokumen yang sudah didgitalkan.
Jika digolongkon berdasarkan nilai gunanya walaupun di BAN-PT hanya salinan SK dan Sertifikat akreditasi Program Studi maupun Institusi termasuk dalam kategori arsip vital. Arsip  vital  merupakan  arsip  yang  keberadaannya  merupakan  persyaratan  dasar  bagi kelangsungan  operasional  pencipta  arsip  dan  tidak  dapat  diperbarui,  dan  tidak  dapat tergantikan apabila rusak atau hilang (Sedarmayanti, 2015: 199). Salinan SK dan Sertifikat akreditasi merupakan dokumen yang disimpan oleh BAN-PT sebagai lembaga penciptanya, hal  ini  dikarenakan  apabila  Masyarakat  memerlukan  untuk  kebutuhan  mendesak  dapat meminta langsung dengan catatan tahu perguruan tingginya nama program studinya dan
tahun lulusnya karena SK dan Sertifikatnya itu berlaku kurang lebih lima tahun. Proses alih media arsip yaitu mengubah format arsip dari media konvensional atau arsip dalam bentuk fisik kedalam format digital dengan menggunakan teknologi pemindaian (scanning). Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan ada beberapa pasal yang berkaitan dengan alih media arsip antara lain:
1) Pasal 48, dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media arsip;
2) Pasal 49, ayat (1), alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  berdasarkan  ketentuan  peraturan perundang-undangan
3) Pasal 49, ayat (3), alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi
4) Pasal 49, ayat (4), arsip yang dialih mediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5) Pasal 49, ayat (10), arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
6) Pasal 99, ayat (2), alih media dengan memperhatikan kondisi fisik dan nilai informasi.
7) Pasal  100,  ayat  (4),  alih  media  menghasilkan  arsip  statis  dalam  bentuk  dan  media elektronik dan/atau media lainnya sesuai dengan aslinya.
8) Pasal  100,  ayat  (5),  arsip  yang  dialihmediakan  tetap  disimpan  untuk  kepentingan pelestarian dan pelayanan
Dari beberapa definisi arsip elektronik di atas, dapat ditarik kesimpulan yaitu arsip elektronik merupakan dokumen-dokumen informasi yang dibuat, direkam, diolah atau dialihmediakan dengan menggunakan peralatan elektronik dan dapat disimpan dalam berbagai format elektronik. Format arsip  elektronik  tersebut  dapat dibagi  menjadi  4  (empat)  kategori  yaitu  : berbasis  teks;  berbasis gambar; berbasis audio; dan berbasis audio video. (Habiburrahman, 2016) Berdasarkan uraian diatas penulis merasa tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Penyelamatan Arsip BAN- PT”.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  model  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  studi kasus. Studi kasus adalah suatu model penelitian kualitatif yang terperinci tentang individu atau  suatu  unit  sosial  tertentu  selama  kurun  waktu  tertentu  (Herdiansyah,  2012:  76). Pendekatan  ini  memungkinkan  peneliti  untuk  mendapatkan  pemahaman  mendalam tentang konteks, proses, dan dinamika yang melingkupi subjek yang diteliti. Tujuan utama
penelitian kualitatif adalah untuk memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang diteliti (Sulistyo-Basuki, 2006: 28). Dengan demikian, penelitian  kualitatif  berusaha  menangkap  nuansa  dan  kompleksitas  dari  pengalaman manusia yang mungkin terlewatkan dalam pendekatan kuantitatif. Pendekatan ini sangat berguna dalam memahami fenomena yang belum banyak diteliti atau yang memerlukan pemahaman mendalam tentang konteks dan proses sosial.
Penelitian kualitatif berfokus pada pengumpulan data yang kaya dan mendalam, yang memungkinkan  pemahaman  yang  lebih  holistik  tentang  subjek  yang  diteliti.  Data  yang diperoleh  biasanya  berupa  wawancara  mendalam,  observasi  partisipatif,  dan  analisis dokumen.  Teknik-teknik  ini  memungkinkan  peneliti  untuk  mengeksplorasi  perspektif, makna, dan pengalaman individu dalam konteks kehidupan mereka sehari-hari. Studi kasus sebagai pendekatan dalam penelitian kualitatif memungkinkan peneliti untuk memfokuskan penelitiannya pada satu atau  beberapa kasus  spesifik yang dapat memberikan wawasan mendalam tentang fenomena yang sedang diteliti. Studi kasus sering kali melibatkan analisis mendalam terhadap satu unit analisis (misalnya, sebuah organisasi, kelompok, atau individu) untuk mengungkapkan dinamika yang terjadi di dalamnya. Pendekatan ini memungkinkan peneliti  untuk  memahami  bagaimana  berbagai  elemen  dan  faktor  berinteraksi  dalam konteks tertentu, serta bagaimana hal-hal tersebut mempengaruhi fenomena yang diteliti. Subjek penelitian adalah individu, benda, atau organisme yang dijadikan sumber informasi yang dibutuhkan dalam pengumpulan data penelitian (Idrus, 2009: 91). Dalam penelitian ini, subjek penelitian mencakup berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan kearsipan di BAN-PT,  termasuk  staf  administrasi,  manajer  arsip,  dan  pihak-pihak  lain  yang  memiliki keterkaitan dengan proses akreditasi.
Objek  dalam  penelitian  ini  adalah  masalah  atau  tema  yang  sedang  diteliti,  yaitu kearsipan di BAN-PT (Idrus, 2009: 91). Fokus penelitian ini adalah memahami bagaimana sistem kearsipan yang dikelola  dengan tantangan yang  dihadapi,  serta  dampaknya  bagi pengguna.  Penentuan  informan  atau  sampel  dalam  penelitian  dilakukan  dengan  teknik purposive sampling. Menurut Sugiyono (2007: 300), teknik ini memungkinkan peneliti untuk memilih  informan  yang  dianggap  paling  mengetahui  dan  relevan  dengan  masalah penelitian. Dalam konteks penelitian ini, informan yang dipilih adalah individu-individu yang memiliki  pengetahuan  dan  pengalaman  langsung  terkait  dengan  kearsipan  di  BAN-PT, dalam  hal  ini  informan  yang  dipilih  dalam  penelitian  ini  adalah  seseorang  yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip.
Jenis data dalam penelitian kualitatif dapat berupa kata-kata dan tindakan, sumber tertulis berupa buku, foto, dan data statistik (Tohirin, 2012: 61). Data dalam penelitian ini
diperoleh melalui wawancara mendalam, observasi partisipatif, serta analisis dokumen yang terkait dengan kearsipan di BAN-PT. Teknik pengumpulan data ini memungkinkan peneliti untuk  mendapatkan  gambaran  yang  komprehensif  dan  mendalam  tentang  subjek  yang diteliti.  Sumber  data  merupakan  sumber-sumber  yang  memungkinkan  seorang  peneliti mendapat sejumlah informasi atau data-data yang dibutuhkan dalam sejumlah penelitian, baik data primer maupun data sekunder (Mukhtar, 2013: 107). Dalam penelitian ini, sumber data primer diperoleh langsung dari wawancara dengan informan, sedangkan sumber data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen, laporan, serta literatur yang relevan dengan kearsipan dan akreditasi.
Untuk  memastikan  keabsahan  data,  penelitian  ini  menggunakan  teknik  triangulasi sumber.  Menurut  Sugiyono  (2007:  373),  triangulasi  sumber  adalah  teknik  menguji keabsahan  data  dengan  cara  mengecek  data  yang  telah  diperoleh  melalui  beberapa sumber. Dengan teknik ini, peneliti dapat memastikan bahwa data yang dikumpulkan akurat dan  dapat  dipercaya,  serta  memberikan  gambaran  yang  valid  tentang  fenomena  yang diteliti.  Dalam  konteks  penelitian  kearsipan  di  BAN-PT,  pendekatan  studi  kasus  kualitatif memungkinkan  peneliti  untuk  mengeksplorasi  secara  mendalam  bagaimana  sistem kearsipan  dijalankan,  tantangan  apa  yang  dihadapi,  dan  bagaimana  pengelolaan  arsip mempengaruhi proses akreditasi. Melalui analisis yang mendalam, penelitian ini diharapkan dapat memberikan wawasan yang komprehensif tentang praktik kearsipan di BAN-PT dan memberikan rekomendasi yang relevan untuk peningkatan sistem kearsipan di masa depan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian  ini  dilakukan  melalui  wawancara  mendalam  dengan  beberapa  informan yang  memiliki  peran  penting  dalam  pengelolaan  arsip  di  BAN-PT.  Informan-informan tersebut dipilih secara purposif berdasarkan pengetahuan dan pengalaman mereka dalam bidang kearsipan di institusi ini. Informan pertama dalam penelitian ini adalah Eli Mulyani. Beliau merupakan seorang pegawai yang secara langsung terlibat dalam pengelolaan arsip di BAN-PT. Eli Mulyani memiliki tanggung jawab utama dalam menyusun, menyimpan, dan mengatur  dokumen-dokumen  penting  yang  berkaitan  dengan  proses  akreditasi  dan administrasi lainnya. Pengalaman dan pengetahuan Eli tentang sistem kearsipan di BAN-PT memberikan wawasan berharga mengenai praktik-praktik yang dilakukan serta tantangan yang dihadapi dalam menjaga kelengkapan dan keteraturan arsip.
Informan  kedua  adalah  Wahyu  Risnandar,  yang  bertugas  sebagai  staf  di  bidang pelayanan  arsip  terhadap  masyarakat.  Wahyu  Risnandar  memiliki  peran  kunci  dalam menjembatani kebutuhan informasi dari publik dengan sistem arsip yang ada di BAN-PT.
Tugas utamanya meliputi pengelolaan akses publik terhadap arsip, memastikan transparansi informasi,  serta  membantu  masyarakat  dalam  mendapatkan  dokumen  yang  diperlukan. Pengalaman  Wahyu  dalam  berinteraksi  dengan  berbagai  pemangku  kepentingan memberikan perspektif penting mengenai bagaimana sistem kearsipan di BAN-PT dapat diakses dan dimanfaatkan oleh publik. Melalui wawancara dengan Eli Mulyani dan Wahyu Risnandar, penelitian ini menggali berbagai aspek terkait kearsipan di BAN-PT, mulai dari prosedur  pengelolaan  arsip  internal  hingga  layanan  publik  yang  diberikan.  Data  yang diperoleh dari  kedua  informan  ini memberikan  gambaran yang komprehensif mengenai kondisi aktual sistem kearsipan di BAN-PT, tantangan yang dihadapi, serta peluang untuk perbaikan dan pengembangan di masa mendatang.

## Alasan yang Mendasar pengarsipan Digital
Pengaruh  perkembangan  teknologi  computer  dan  internet  dapat  mempengaruhi pada bidang kearsipan bahwa Internet berpengaruh pada (1) perubahan cara bekerja, (2) perubahan  cara  berkomunikasi,  (3)  perubahan  persepsi  tentang  efisiensi,  (4)  perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip, dan (5) perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip (Nyfantoro, F et al 2019). Sebagaimana lembaga ataupun unit  arsip  tidak  hanya  berfokus  untuk  bertanggung  jawab  dalam  melakukan  kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip, akan tetapi bertanggung jawab akan pelestarian arsip dengan  tujuan  menjaga  keamanan  isi  informasi  dan  menjaga  fisik  arsip  (R.  Soraya  at al.,2022) Berdasarkan hasil wawancara dengan informan yang terlibat dalam pengelolaan arsip  di  BAN-PT,  terdapat  beberapa  alasan  mendasar  yang  mendorong  dilakukannya digitalisasi arsip di institusi ini:

## Efisiensi Pengelolaan Arsip
Informan pertama, Eli Mulyani, yang  bertanggung jawab atas pengelolaan arsip  di BAN-PT,  menyoroti  tantangan  dalam  menyusun,  menyimpan,  dan  mengatur  dokumen- dokumen penting. Digitalisasi arsip memungkinkan proses pengelolaan yang lebih efisien, mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk menyimpan dan mencari dokumen secara manual.

## Aksesibilitas Informasi
Wahyu  Risnandar,  staf  bidang  pelayanan  arsip  terhadap  masyarakat,  menekankan pentingnya aksesibilitas informasi bagi publik. Digitalisasi arsip memungkinkan masyarakat untuk mengakses dokumen yang diperlukan dengan lebih cepat dan mudah, meningkatkan transparansi  dan  layanan  publik.  Sistem  digital  juga  memfasilitasi  pencarian  dokumen secara online, menghemat waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengakses arsip secara fisik.

## Keamanan dan Preservasi Arsip
Digitalisasi  arsip  membantu  dalam  menjaga  keamanan  dan  integritas  dokumen penting. Arsip fisik rentan terhadap kerusakan akibat faktor lingkungan seperti kelembaban, kebakaran, atau bencana alam. Dengan mengubah dokumen fisik menjadi format digital, BAN-PT dapat memastikan bahwa informasi penting tetap terlindungi dan dapat diakses meskipun terjadi kerusakan pada arsip fisik.

## Peningkatan Akuntabilitas dan Transparansi
Digitalisasi arsip mendukung upaya peningkatan akuntabilitas dan transparansi dalam proses akreditasi di BAN-PT. Dengan arsip yang terorganisir secara digital, proses audit dan evaluasi  internal  dapat  dilakukan  dengan  lebih  mudah  dan  efektif.  Hal  ini  juga memungkinkan  pemangku  kepentingan  untuk  memverifikasi  informasi  secara  lebih transparan dan akurat.

## Penghematan Ruang dan Biaya
Penyimpanan  arsip  fisik  memerlukan  ruang  yang  signifikan  dan  biaya  untuk perawatan. Dengan digitalisasi, BAN-PT dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik  dan  menghemat  biaya  operasional  terkait  pemeliharaan  arsip.  Arsip  digital  dapat disimpan di server dengan kapasitas yang jauh lebih kecil dibandingkan dengan ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan dokumen fisik.
Landasan Hukum atau Pedoman yang digunakan dalam Digitalisasi Arsip
Arsip Vital adalah bagian dari arsip dinamis yang menjadi salah satu jenis arsip dengan tingkat kepentingan dan keharusan cukup tinggi untuk dikelola karena merupakan bagian dari keberlangsungan hidup suatu organisasi atau Perusahaan (Chrisna Adhi Pranoto 2020) oleh  karena  itu  digitalisasi  arsip  di  Indonesia,  termasuk  di  lembaga  seperti  BAN-PT, didasarkan pada beberapa dasar hukum dan pedoman yang mengatur pengelolaan arsip. Berikut adalah beberapa dasar hukum terbaru yang relevan:
a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Undang-Undang  ini  mengatur  tentang  pengelolaan  arsip  di  Indonesia,  termasuk pengelolaan arsip elektronik. Pasal 12 ayat (1) menyatakan bahwa pencipta arsip wajib menyelenggarakan  kearsipan,  yang  meliputi  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan, dan penyusutan arsip, baik arsip konvensional maupun arsip elektronik.
b. Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan  ini memberikan rincian lebih lanjut tentang pelaksanaan pengelolaan arsip, termasuk ketentuan tentang arsip elektronik. Pasal 25 dan Pasal 26 menjelaskan bahwa setiap lembaga pemerintah wajib menyusun pedoman dan standar pengelolaan arsip
elektronik untuk memastikan keamanan, keterpeliharaan, dan kemudahan akses arsip.
c. Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2019  tentang Pengelolaan Arsip Dinamis
Peraturan  ini  memberikan  pedoman  tentang  pengelolaan  arsip  dinamis,  termasuk bagaimana arsip elektronik harus dikelola. Peraturan ini mencakup prosedur penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip elektronik, serta standar keamanan dan aksesibilitas.
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Tata Kelola Arsip Elektronik
Peraturan  ini  khusus  mengatur  tata  kelola  arsip  elektronik  di  Indonesia.  Peraturan  ini memberikan pedoman teknis tentang sistem dan prosedur pengelolaan arsip elektronik, termasuk aspek-aspek keamanan, preservasi, dan aksesibilitas arsip elektronik.
e. Peraturan  Menteri  Komunikasi  dan  Informatika  Nomor  20  Tahun  2016  tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik
Meskipun lebih fokus pada perlindungan data pribadi, peraturan ini juga relevan untuk pengelolaan  arsip  elektronik  yang  mengandung  data  pribadi.  Peraturan  ini  mengatur tentang  prinsip-prinsip  dan  mekanisme  perlindungan  data  pribadi  dalam  sistem elektronik, yang penting untuk diperhatikan dalam digitalisasi arsip.
f. Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  14  Tahun  2019  tentang Pedoman Tata Kelola Kearsipan Perguruan Tinggi
Khusus untuk perguruan tinggi, peraturan ini memberikan pedoman tentang tata kelola kearsipan,  termasuk  bagaimana  perguruan  tinggi  harus  mengelola  arsip  elektronik. Peraturan ini memastikan bahwa institusi pendidikan tinggi memiliki sistem yang efektif dan efisien dalam mengelola arsip, baik fisik maupun elektronik.

## Tujuan dari Digitalisasi Arsip
Seiring  dengan  semakin  banyaknya  instansi  pemerintah  dan  swasta  yang mensyaratkan  pelamar  kerja  harus  berasal  dari  perguruan  tinggi  yang  terakreditasi, permintaan  akan  salinan  SK  atau  sertifikat  akreditasi  program  studi  maupun  perguruan tinggi  di  BAN-PT  meningkat  tajam.  Meskipun  sebenarnya  para  calon  pelamar  dapat memperoleh dokumen tersebut dari kampus tempat mereka lulus, banyak masyarakat yang tinggal  jauh  dari  kampus  lebih  memilih  untuk  mendatangi  kantor  BAN-PT  guna mendapatkan  salinan  SK  atau  sertifikat  tersebut  sebagai  pelengkap  administrasi  untuk melamar  pekerjaan.  Ketika  banyak  instansi  membuka  lowongan  pekerjaan  secara bersamaan,  jumlah  masyarakat  yang  datang  ke  BAN-PT  untuk  meminta  dan  melegalisir dokumen  tersebut  pun  meningkat  signifikan.  Dalam  kondisi  seperti  ini,  pengelolaan
dokumen  yang  masih  bersifat  konvensional  menjadi  sangat  sulit  dan  memakan  waktu, karena pencarian harus dilakukan satu per satu secara manual.
Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  diperlukan  suatu  inovasi  dalam  pengelolaan arsip,  yaitu  dengan  melakukan  digitalisasi.  Digitalisasi  arsip  akan  mengubah  arsip konvensional  menjadi  format  digital,  sehingga  mempercepat  proses  pencarian  dan penggandaan  dokumen.  Keuntungan  lain  dari  digitalisasi  adalah  kemudahan  akses  dan pengelolaan  dokumen,  yang  tidak  hanya  meningkatkan  efisiensi  kerja,  tetapi  juga memberikan pelayanan yang lebih  baik kepada Masyarakat. Dari  beberapa  definisi arsip elektronik  di  atas,  dapat  ditarik  kesimpulan  yaitu  arsip  elektronik  merupakan  dokumen- dokumen  informasi  yang  dibuat,  direkam,  diolah  atau  dialihmediakan  dengan menggunakan peralatan elektronik dan dapat disimpan dalam berbagai format elektronik. Format arsip elektronik tersebut dapat dibagi menjadi 4 (empat) kategori yaitu : berbasis teks; berbasis gambar; berbasis audio; dan berbasis audio video. (Habiburrahman, 2016)
Digitalisasi arsip juga bertujuan untuk mengamankan nilai informasi yang terkandung dalam arsip. Dengan adanya digitalisasi, jika arsip fisik mengalami kerusakan atau hilang, data masih memiliki cadangan (back up) yang aman. Analisis ini sejalan dengan pendapat Narendra (2016: 212) dalam jurnalnya  yang berjudul  “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi.” Menurutnya, tujuan utama digitalisasi adalah untuk melestarikan nilai informasi yang  terkandung  dalam  sebuah  dokumen,  sehingga  informasi  tersebut  dapat  terus dimanfaatkan oleh generasi selanjutnya.
Standar Operasional Prosedur (SOP) Alih Media Arsip
Dalam melakukan alih media arsip sangat diperlukan Standar Opearsional Prosedur (SOP) atau instruksi tertulis dalam pelakasnaan proses pekerjaan alih media arsip, Secara umum prosedur alih media arsip meliputi beberapa urutan pekerjaan yang saling berkaitan untuk menghasilkan arsip yang dialihmediakan kedalam bentuk file pdf atau foto scan, dan urutan pekerjaan tersebut sebagai berikut :
1) Memeriksa daftar arsip yang akan dialihmediakan
2) Memeriksa kesiapan peralatan
3) Memastikan tenaga pelaksana
4) Melakukan proses alih media arsip
5) Melakukan autentikasi terhadap arsip yang telah dialihmediakan
6) Menyimpan arsip yang dialihmediakan pada tempat yang standar
7) Membuat laporan pelaksanaan alih media arsip secara lengkap

## Proses pelaksanaan alih media arsip
Proses alih media arsip dari format fisik ke digital melibatkan beberapa tahapan yang
penting untuk memastikan bahwa arsip yang dihasilkan berkualitas tinggi dan dapat diakses dengan mudah. Tahapan tersebut terdiri dari persiapan dan metode pelaksanaan sebagai berikut:

## Persiapan
Tahap  persiapan  merupakan  langkah  awal  yang  sangat  krusial  dalam  proses  alih media arsip. Berikut adalah beberapa langkah yang dilakukan dalam tahap ini:

## a) Inventarisasi Arsip
Melakukan pendataan terhadap seluruh arsip yang akan didigitalisasi. Inventarisasi ini mencakup  identifikasi  jenis  arsip,  volume  arsip,  kondisi  fisik  arsip,  dan  tingkat kepentingan atau prioritas dari masing-masing arsip.

## b) Penyusunan Rencana Kerja
Menyusun  rencana  kerja  yang  mencakup  jadwal  pelaksanaan,  alokasi  sumber  daya, kebutuhan  peralatan,  serta  pembagian  tugas  dan  tanggung  jawab  tim  yang  terlibat dalam proses digitalisasi.

## c) Pengadaan Peralatan dan Teknologi
Memastikan  ketersediaan  peralatan  yang  diperlukan  seperti  scanner,  komputer,  dan perangkat  lunak  pengelolaan  arsip  digital.  Teknologi  yang  digunakan  harus  sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan untuk menghasilkan arsip digital yang baik.
d) Pelatihan Tim
Melakukan  pelatihan  kepada  tim  yang  akan  terlibat  dalam  proses  digitalisasi  untuk memastikan  mereka  memiliki  keterampilan  dan  pengetahuan  yang  diperlukan  dalam mengoperasikan peralatan dan perangkat lunak yang digunakan.

## e) Penyiapan Tempat dan Infrastruktur
Menyiapkan tempat yang memadai dan infrastruktur pendukung seperti jaringan komputer dan penyimpanan data yang aman dan cukup untuk menampung arsip digital yang akan dihasilkan

## Metode Pelaksanaan
Setelah tahap persiapan selesai, tahap berikutnya adalah pelaksanaan alih media arsip. Tahap ini mencakup beberapa langkah utama sebagai berikut:
1. Penyortiran dan Pemilihan Arsip
Melakukan penyortiran dan pemilihan arsip yang akan didigitalisasi berdasarkan prioritas yang telah ditentukan. Arsip yang kondisinya kurang baik harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum dipindai.

## Gambar 1. Proses pemilahan arsip
Gambar 2. Contoh SK dan Sertifikat yang di alihmediakan
Pemindaian Arsip
Melakukan pemindaian arsip fisik menggunakan scanner. Arsip yang dipindai harus disesuaikan dengan resolusi dan format yang telah ditetapkan untuk memastikan kualitas hasil digital yang optimal. Digitalisasi dengan menggunakan scanning akan menghasilkan data dalam bentuk gambar yang disimpan di dalam computer
Gambar 3. Proses Pemindaian Arsip dengan Scaner
1. Pengolahan dan Pengeditan Hasil Pindai
Mengolah dan mengedit hasil pemindaian untuk memastikan bahwa arsip digital yang dihasilkan jelas, terbaca, dan bebas dari cacat. Pengolahan ini dapat mencakup perbaikan kontras, pemotongan, atau penyesuaian lainnya.

## 2. Penyimpanan dan Pengelolaan Data Digital
Menyimpan hasil digitalisasi dalam sistem pengelolaan arsip digital yang telah disiapkan. Arsip digital harus diberi metadata yang memadai untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan di masa depan.

## 3. Verifikasi dan Validasi
Melakukan verifikasi dan validasi hasil digitalisasi untuk memastikan bahwa arsip digital sesuai dengan arsip fisik yang asli. Proses ini penting untuk memastikan integritas dan keabsahan arsip digital.

## 4. Backup dan Keamanan Data
Membuat salinan cadangan (backup)  dari arsip digital dan memastikan  data tersebut disimpan  dengan  aman.  Implementasi  langkah-langkah  keamanan  untuk  melindungi arsip digital dari ancaman seperti kehilangan data, peretasan, atau kerusakan.
Saat  ini,  kondisi  arsip  konvensional  di  Badan  Akreditasi  Nasional  Perguruan  Tinggi (BAN-PT)  terkelola  dan  tersimpan  dengan  baik.  Perlu  disadari  bahwa  arsip  vital,  yang merupakan arsip sangat penting, harus dijaga dengan sebaik mungkin. Pengelolaan arsip yang  baik  mencerminkan  kinerja  lembaga  yang  efisien  dan  teratur.  Arsip  vital  berfungsi sebagai persyaratan bagi keberadaan suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta.
Dokumen  SK  dan  sertifikat  akreditasi  yang  masih  dalam  bentuk  konvensional  atau hard copy tertata rapi di ruang kearsipan BAN-PT. Dokumen-dokumen ini dikategorikan sebagai arsip vital karena keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip. Arsip vital tidak dapat diperbarui dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang, sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 49 Tahun 2015. berikut adalah tabel yang menunjukkan data SK dan sertifikat yang telah diciptakan oleh BAN-PT:

## Tabel 1.  Tabel data SK dan sertifikat Akreditasi PS pertahun
No Tahun Jumlah arsip PS 1 1998 183 2 1999 3 3 2000 672 4 2001 134 5 2002 598 6 2003 137 7 2004 346 8 2005 762 9 2006 1716
Dengan pengelolaan arsip yang sistematis dan rapi, BAN-PT dapat memastikan bahwa informasi penting yang terkandung dalam arsip tersebut tetap terjaga dan dapat diakses dengan mudah saat dibutuhkan.

## SIMPULAN
Penelitian ini menyoroti pentingnya alih media arsip vital di Badan Akreditasi Nasional Perguruan  Tinggi  (BAN-PT)  dari  format  konvensional  ke  digital  sebagai  upaya penyelamatan arsip. Berdasarkan temuan penelitian, terdapat beberapa poin utama yang menjadi kesimpulan: Proses perpindahan kantor BAN-PT yang sudah terjadi beberapa kali meningkatkan  risiko  arsip  tercecer  dan  rusak.  Arsip  yang  hilang  atau  rusak  dapat mengakibatkan  hilangnya  informasi  penting  yang  diperlukan  untuk  berbagai  keperluan administratif dan  legal. Oleh  karena  itu, diperlukan  langkah-langkah penyelamatan yang efektif untuk memastikan keberlanjutan dan integritas informasi arsip. Rekomendasi untuk Implementasi Alih Media Arsip peningkatan Kapasitas: Pengadaan peralatan yang memadai dan pelatihan intensif bagi petugas kearsipan dan Pengembangan Sistem Manajemen Arsip Elektronik: Implementasi sistem yang mampu mengelola arsip digital dengan efisien dan aman.
10 2007 1418 11 2008 1864 12 2009 2144 13 2010 2359 14 2011 3242 15 2012 2890 16 2013 4621 17 2014 4564 18 2015 4439 19 2016 4036 20 2017 5475 21 2018 3928 TOTAL 45531

## DAFTAR PUSTAKA
A.P. Chrisna et.al ,.(2020). Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Vital Digital (e-arsip) di  PT.  Pertamina  (persero)  Studi  Kasus  Praktik  Kerja  Lapangan  di  Direktorat Manajemen  Data  Aset  PT.  Pertamina  (persero)  Tahun  2019 Khazanah:  Jurnal Pengembangan Kearsipan, 2020, Vol 13 (1)
Habiburrahman.  (2016).  Penggunaan  Perangkat  Lunak  Dalam  Pengelolaan  Arsip Konvensional Dan Elektronik. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 1, No.
2. DOI: 10.30829/jipi.v1i2.559
Herdiansyah,  Haris.  2012. Metode  Penelitian  Kualitatif  untuk  Ilmu-ilmu  Sosial.  Jakarta: Salemba  Humanika
Idrus,  Muhammad.  2009. Metode  Penelitian  Ilmu  Sosial  Pendekatan  Kualitatif  dan Kuantitatif. Jakarta: Erlangga
Narendra,  Albertus  Pramukti.  2016.  Model  Transformasi  Media  melalui  Digitalisasi:  Studi Kasus Alih Media Kartografi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Journal Record and Library Vol. 2, No. 2, Juli- September 2016. Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana
Nyfantoro,  F.,  Adriani  Salim,  T.,  Mirmani,  A.  (2019).  Perkembangan  Pengelolaan  Arsip Elektronik di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis. Jurnal Diplomatika, 3(1), 1-13.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  14  Tahun  2019  tentang Pedoman Tata Kelola Kearsipan Perguruan Tinggi
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  49  Tahun  2015  tentang Pedoman Program Arsip Vital Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2019  tentang Pengelolaan Arsip Dinamis
Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik
Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009
R. Soraya et al. (2022). Digitalisasi arsip vital di PT Pertamina (Persero) Informatio: Journal of Library and Information Science, Vol. 2, No. 3 (September 2022) 237-252
Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta
Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Jakarta
Tohirin.  2012. Metode  Penelitian  Kualitatif  dalam  Pendidikan  dan  Bimbingan  Konseling. Depok: Rajagrafindo Persada
Mukhtar.  2013. Metode  Praktis  Penelitian  Deskriptif  Kualitatif.  Jakarta  Selatan:  GP  Press Group
Sedarmayanti. 2015. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: CV Mandar Maju