## SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN DAN PENCATATAN AKUNTANSI PENGUPAHAN
KARYAWAN MENGGUNAKAN METODE ACCRUAL
BASIS BERBASIS WEB (STUDI KASUS : PT HERONA EXPRESS CABANG CIREBON)
Ananda Savira Tamara Putri 1 , Amroni 2
Universitas Catur Insan Cendekia Jl. Kesambi 202, Kota Cirebon, Jawa Barat. Telp: (0231) 220250 E-mail: anandasavira29@gmail.com 1 , A mroni@cic.ac.id 2

## Abstrak
Sistem Perhitungan dan pencatatan upah karyawan pada PT Herona Express masih menggunakan sistem  manual  dan  belum  memiliki  program  khusus  untuk  mencatat  data  upah  karyawan,  dalam  hal  ini terdapat  beberapa  kelemahan.  Kelemahan  tersebut  antara  lain  lamanya  pembuatan  laporan  Upah,  belum adanya proses otomatisasi perhitungan komponen Upah, belum adanya perhitungan Pajak Penghasilan Pasal 21  dan  masalah  Upah  bagi  karyawan  merupakan  hal  yang  sensitif  dan  berpengaruh  langsung  pada produktivitas kerja individu. Dibuatnya Aplikasi Perhitungan dan pencatatan upah karyawan menggunakan Metode Accrual Basis ini bertujuan Mengetahui proses otomatisasi perhitungan komponen Upah karyawan pada  bagian  keuangan.  Sistem  Perhitungan  dan  pencatatan  upah  karyawan  ini  dikembangkan  dengan menggunakan  bahasa  pemograman  PHP  MyAdmin,  dengan  menggunakan  database  managemen  system MySQL, dan dapat berjalan pada sistem jaringan dimana perangkat lunak database di tempatkan di server database.  Dengan  dikembangkannya  aplikasi Web menjadi  jaringan  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  ini dapat  melakukan  pengendalian  akses  akses  informasi  lebih  mudah  karena  setiap  klien  atau  user  yang menggunakan  aplikasi  tersebut  akan  lebih  mudah  mengakses  informasi  yang  diberikan  oleh  perusahaan karena aplikasi ini berbasis web sehingga bisa diakses secara online dengan menggunakan bermacam-macam perangkat dan aplikasi web yang cenderung bisa digunakan oleh hampir semua perangkat yang menyertakan browser , hal tersebut karena aplikasi berbasis web cenderung jauh lebih ringan dan lebih murah. Kata Kunci : Sistem,Informasi, Pencatatan, Upah, Accrual Basis

## Abstract
The calculation system and recording of wages of employees at PT Herona Express still use a manual system and do not have a special program to record employee wage data, in this case there are several weaknesses. These weaknesses include the length of the Wage report creation, the absence of an automation process for calculating Wage components, the absence of Article 21 Income Tax calculations and the Wage issue for employees  is  sensitive  and  has  a  direct  effect  on  individual  work  productivity.  Application  Creation Calculation and recording of employee wages using the Accrual Basis Method aims to Know the process of automating the calculation of employee Wages components in the financial section. This system of calculation and  wage  recording  is  developed  using  the  PHP  MyAdmin  programming  language,  using  the  MySQL database management system, and can run on network systems where database software is placed on the database server. With the development of Web applications into networks it can be concluded that this system can control access to information access more easily because each client or user who uses the application will be easier to access information provided by the company because this application is web-based so that it can be accessed online using various kinds of devices and web applications that tend to be used by almost all devices that include browsers, this is because web-based applications tend to be much lighter cheaper Keywords : Systems, Information, Recording, Wage, Accrual Basis.

## 1. PENDAHULUAN
Tujuan berdirinya perusahaan pada umumnya adalah  untuk  mendapatkan  laba atas  hasil  usaha yang  dijalankan.  Berkembangnya  perusahaan  akan  membutuhkan  lebih  banyak  tenaga  kerja  untuk menunjang  kegiatannya,  namun  terkadang  ditemui  kesulitan  dalam  pencarian  tenaga  kerja  yang berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan perusahaan lain. Upah adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenaga kerja berdasarkan kesepakatan yang telah  ditentukan  sebelumnya.  Prosedur  pengupahan  memerlukan  informasi  yang  relevan,  efektif  dan efesien untuk dalam pengambilan keputusan serta dalam melaksanakan fungsi- fungsinya. Oleh karena itu,  diperlukan  suatu  sistem  informasi  akuntansi  yang  mendukung  kebutuhan  manajemen  dalam mengelola data  keuangan perusahaan khususnya pengupahan. Sistem informasi akuntansi pengupahan merupakan faktor yang menentukan bagaimana kelangsungan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan, oleh karena itu sistem informasi akuntansi pengupahan yang terdapat di dalam suatu perusahaan sangat berperan  penting  dalam  pembayaran  upah  khususnya  mengenai  cara  pembayaran  upah,  baik  secara langsung kepada karyawan maupun melalui bank.
PT. Herona Express adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa ekspedisi atau pelayanan pengiriman via kereta api dan truk box. Wilayah distribusi layanannya lebih dari 50 kota di Pulau Jawa, Bali dan Madura. Perusahaan ini dirintis tahun 1966 dengan nama awal Hero Indonesia Agency, sebagai salah satu perusahaan sub kontraktor PT Kereta Api. PT. Herona Express cabang Cirebon terletak di Jalan Kramat  V  (dalam  area  Stasiun  Kejaksan).  Di  kantor  cabang  ini,  perusahaan  PT.  Herona  Express memperkerjakan  40 orang  karyawan.  PT. Herona Express  cabang  Cirebon  menjalankan  operasi  kerja hampir setiap hari, kecuali hari libur nasional. Beberapa aktivitas dari PT.Herona Express saat ini masih ada  yang  belum  terkomputerisasi.  Aplikasi  komputerisasi  hanya  digunakan  untuk  pendataan  dan pencatatan  transaksi  penerimaan  kiriman.  Kegiatan  operasional  lainnya  hanya  menggunakan  aplikasi pengolah  kata  dan  pengolah  angka.  Salah  satu  aplikasi  komputer  yang  masih  dalam  menggunakan pengolah  angka  adalah  sistem  pengupahan.  Penggunaan  aplikasi  pengolah  angka/ spreadsheet ini digunakan untuk membuat laporan pengupahan karyawan. Hal ini memiliki banyak kendala yaitu lamanya pembuatan laporan Upah, belum adanya proses otomatisasi perhitungan komponen Upah, belum adanya perhitungan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan masalah Upah bagi karyawan merupakan hal yang sensitif dan  berpengaruh  langsung  pada  produktivitas  kerja  individu.  Selain  itu,  untuk  bagian  admin  dalam memproses  rincian  dana  yang  akan  dikeluarkan  untuk  pembayaran  upah  kepada  karyawan  belum mempunyai  aplikasi  khusus,  dan untuk proses pencatatan  data  keuangan belum  menggunakan laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang efektif untuk menghasilkan laporan keuangan yang cepat dan akurat diperusahaan.
Sistem berbasis komputer dapat digunakan untuk menghasilkan laporan upah, otomatisasi upah, perhitungan  komponen  perhitungan  upah  serta  mengurangi  kesalahan  dalam  pencatatan  pengupahan Dalam akuntansi pencatatan pengupahan itu merupakan kegiatan utama dalam suatu perusahaan. Dalam melakukan proses pengupahan diperlukan kerjasama yang baik antar bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.  Salah  satu  perhitungan  pengupahan  ialah  menggunakan metode accrual basis. Accrual basis adalah suatu beban yang belum dibayar ataupun suatu pendapatan yang belum diterima. Perhitungan yang belum dicatat harus diakui terlebih dahulu sebelum laporan keuangan disusun. (Marianus sinaga,1992).
Oleh karena itu berdasarkan uraian yang telah dijelaskan maka penelitian ini akan difokuskan pada “Sistem Informasi Perhitungan Dan Pencatatan Akuntansi Pengupahan Karyawan Menggunakan Metode Accrual Basis Berbasis Web (Studi Kasus : PT Herona Express Cabang Cirebon)”.

## 2. KAJIAN PUSTAKA

## 2.1 Sistem Informasi
Sistem  informasi  dapat  diartikan  sebagai  suatu  kombinasi  dari  manusia,hardware,software,  serta media yang berfungsi mengelola informasi agar informasi  tersebut dapat tersaji dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan sebagai dasar dalam mengambil keputusan. [1]

## 2.2 Pencatatan Akuntansi
Gaji adalah suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai balas jasa  atas  kinerja  yang  telah  diberikan  terhadap  perusahaan.  Kompensasi  tersebut  biasanya  diberikan bulanan kepada karyawan. Sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan  oleh  karyawan  pelaksana  (buruh).  Upah  dibayarkan  berdasarkan  hari  kerja,  jam  kerja  atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. [2]

## 2.3 Pajak Penghasilan Pasal 21
PPh  Pasal  21  adalah  pajak  atas  penghasilan  berupa  Upah,  upah,  honorarium,  tunjangan,  dan pembayaran lain dengan nama dan  dalam bentuk apapun sehubungan dengan pekerjaan atau jabatan, jasa, dan kegiatan yang dilakukan oleh orang pribadi subjek pajak dalam negeri, sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 Undang-undang Pajak penghasilan. [3]
2.4 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (1) Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.
(2)  Waktu  kerja  sebagaimana  dimaksud  dalam  ayat  (1) meliputi : a. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau b. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
(3) Ketentuan  waktu  kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau peker-jaan tertentu.
(4) Ketentuan  mengenai  waktu  kerja pada sektor  usaha atau  pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri.  [4]

## 2.5 Perbedaan Accrual Basis Dan Cash Basis
Accrual  Basis  merupakan  tekhnik  pencatatan  akuntansi  dimana  pencatatan  dilakukan  ketika terjadinya  transaksi  walaupun  kas belum diterima  atau dikeluarkan sedangkan Cash Basis  merupakan tekhnik pencatatan akuntansi dimana pencatatan hanya dilakukan ketika kas diterima dan dikeluarkan. [5]

## 2.6 Sistem Pengendalian Internal
Sistem  pengendalian intern meliputi  struktur  organisasi,  metode  dan  ukuran-ukuran  yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijkan manajemen. [6]

## 3. ANALISA DAN PERANCANGAN
Analisa pada sistem yang berjalan dilakukan agar dapat memahami kendala-kendala pada perusahaan PT.Herona  Express  Kota  Cirebon,  terkait  dengan  penerapan  sistem  baru.  Sistem  baru  yang  diusulkan nantinya diharapkan akan mampu memenuhi kebutuhan dari PT.Herona Express Kota Cirebon.

## 3.1 Flowchart Pengupahan Yang Berjalan
Penjelasan prosedur dan naratif dan penggambaran dengan flowchart dilakukan untuk mempermudah mendeskripsikan alur sistem akuntansi biaya pencatatan upah karyawan yang sedang berjalan pada PT. Herona Express.
Sistem Informasi Perhitungan dan Pencatatan Akuntansi Pengupahan Karyawan Menggunakan Metode Accrual Basis Berbasis Web (Studi Kasus : PT. Herona Express Cabang Cirebon –
(Ananda Savira Tamara Putri, Amroni)
Gambar 1. Flowchart Prosedue Pengupahan Karyawan dengan Metode Accrual Basis pada PT. Herona Express
Gambar 2. Flowchart Prosedur Pengupahan Karyawan dengan Metode Accrual Basis padaPT. Herona Express (Lanjutan)

## 3.2 Analisa dan perancangan sistem yang diusulkan perhitungan upah karyawan dengan Metode Accrual basis
Flowmap  komputerisasi  dilbuat  untuk  mempermudah  dalam  mendeskripsikan  alur  sistem perhitungan upah karyawan yang akan diimplementasikan pada PT. Herona Express Gambar 3 adalah flowmap komputerisasi perhitungan upah karyawan.
Sistem Informasi Perhitungan dan Pencatatan Akuntansi Pengupahan Karyawan Menggunakan Metode Accrual Basis Berbasis Web (Studi Kasus : PT. Herona Express Cabang Cirebon –
(Ananda Savira Tamara Putri, Amroni)
Gambar 3. Flowmap Komputerisasi Prosedur Pehitungan Upah Karyawan pada PT. Herona Express Kota Cirebon
3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram memiliki fungsi memberikan gambaran hubungan antar entitas pada sebuahsistem. Adapun rancangan ERD dapat dilihat pada gambar 4:
Gambar 4. Entity Relationhip Diagram

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Form Karyawan
Form ini  digunakan  oleh  Bagian  Personalia  untuk  mencatat  data  karyawan  yang  ada  pada  herona express. form karyawan terlihat pada gambar 5. Form ini terdiri dari nik, nama karyawan, jenis kelamin, jabatan, tombol buat baru, tombol detail,tombol edit dan tombol hapus.
Gambar 5. Form Karyawan

## 4.2 Form Absensi Karyawan
Form ini digunakan oleh Bagian Personalia untuk menampilkan absensi karyawan di herona express, Form ini  terdiri  dari  NIK,  Nama  Karyawan,  tombol  absensi  karyawan  baru,  absensi  detail,  tombol  cetak karyawan14.

## Gambar 6. Absensi Karyawan

## 4.3 Data Laporan Absensi
Laporan Absensi adalah hasil output akibat transaksi absensi untuk dapat mencetak laporan absensi atas persetujuan Bagian Personalia pada gambar 7.
Gambar 7. Laporan Absensi

## 4.4 Form Upah
Form ini digunakan oleh Bagian Keuangan untuk menampilkan upah karyawan terlihat pada gambar 8. Form ini berisi NIK, Nama Karyawan, Jabatan, dan Bulan. Pada form ini hanya terdapat tombol detail.
Gambar 8. Form Upah
4.5 Slip Upah
Slip  Upah  adalah  hasil output dari  form  Slip  Upah  yang  berisikan  seluruh  total  upah  dan  pajak penghasilan pasal 21. Slip Upah dikeluarkan atas persetujuan Bagian Keuangan.
Gambar 9. Slip Upah

## 4.6 Laporan Upah
Laporan  Upah  berisikan  seluruh  upah  karyawan  herona  express.  Laporan  Upah  Karyawan dikeluarkan oleh Bagian Keuangan kemudian dapat dilihat oleh Kepala Perwakilan pada gambar 18.
Gambar 10. Laporan Upah

## 4.7 Posting Jurnal
Form ini digunakan oleh Kepala Pewakilan untuk melakukan pemostingan jurnal baik jurnal untuk mencatat seluruh pengeluaran upah karyawan pada waktu tertentu. Form posting jurnal terlihat pada gambar 11.

## Gambar 11. Posting Jurnal

## 4.8. Jurnal Umum
Jurnal Umum berisikan catatan akuntansi dari laporan upah karyawan pada periode tertentu yang merupakan keluaran dari form cetak Jurnal Umum. Jurnal  umum dikeluarkan oleh Bagian Keuangan  kemudian dapat dilihat oleh Kepala Perwakilan pada gambar 12.
Gambar 12. Jurnal Umum

## 4.9 Posting Buku Besar
Form ini digunakan oleh Kepala Pewakilan untuk melakukan pemostingan buku besar dari jurnal untuk mencatat seluruh pengeluaran upah karyawan pada waktu tertentu. Form posting Buku Besar terlihat pada gambar 13.
Gambar 13. Posting Buku Besar

## 4.10 Buku Besar
Buku Besar berisikan catatan akuntansi yang diposting dari jurnal umum yang merupakan keluaran dari form cetak  Buku  Besar.  Buku  besar  dikeluarkan  oleh  Bagian  Keuangan  kemudian  dapat  dilihat  oleh Kepala Perwakilan pada gambar 14.
Gambar 14. Buku Besar

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  observasi  data  dari  PT.  Herona  Express  serta  pembahasan  dari  bab  sebelumnya mengenai aplikasi sistem pengupahan karyawan, maka penyusun dapat memberikan kesimpulan yaitu :
1. Sistem komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan upah.
2. Sistem  komputerisasi  dapat  meningkatkan  pelayanan  pengupahan  kepada  semua  karyawan  yang bekerja pada PT. Herona Express.
3. Dengan adanya sistem  komputerisasi dapat  meminimalkan kesalahan  yang dilakukan secara tulis tangan seperti pencatatan, perhitungan, pengecekan ataupun proses pemeriksaan yang membutuhkan ketelitian.

## 5.2 Saran
Berdasarkan hasil observasi, perancangan dan pembuatan aplikasi sistem pengupahan karyawan di PT. Herona Express Cirebon. Beberapa usulan untuk pengembangan sistem komputerisasi kedepan, antara lain :
1. Meningkatkan  ketelitian  dalam  memasukkan  data  untuk  mengurangi  kesalahan  sehingga  dapat dihasilkan keluaran yang diinginkan.
2. Melakukan backup secara berkala terhadap data-data penting untuk mengantisipasi hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
3. Diharapkan  adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem penggajian  yang dirancang, sehingga menjadi sistem informasi yang terpadu untuk menanggulangi dan  mengolah data yang lebih besar dimasa yang akan datang. Agar program aplikasi ini selalu berjalan dengan perkembangan data dan teknologi sebaiknya selalu mengadakan pembaharuan secara berkala terhadap program aplikasi yang ada atau melengkapi kelemahan-kelemahan program ini.
4. Diharapkan  bagi  peneliti  selanjutnya  untuk  menyempurnakan  program  ini  terutama  pada  fitur potongan pajak WP Badan dan SPT Tahunan bagi karyawan.
5. Perlunya pembatasan terhadap pihak yang berhak mengakses informasi pengupahan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Hery,Akuntansi Dasar 1 dan 2.Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia,2014
[2] Jogiyanto, H. M. (2017). Analisis dan Desain (Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis) . Penerbit Andi.
[3] Kusrini M.kom,(2017), Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi,Yogyakarta,1-9, 11- 13.
[4] Mardiasmo.(2016).Perpajakan-Edisi Terbaru 2016. Penerbit Andi. Yogyakarta.
[5] Midjan,  L.,  &  Susanto,  A.  (2001).  Sistem  Informasi  Akuntansi:  Pendekatan  Manual  Penyusunan Metode Dan Prosedur. Edisi Delapan, Bandung: Lingga Jaya .
[6] Mulyadi, Sistem Akuntansi Edisi 4 , Jakarta: Salemba Empat, 2013
[7] Mulyadi, Sistem Akuntansi Edisi 4 , Jakarta: Salemba Empat, 2016
[8] Sinaga, M. (1992). Prinsip-prinsip Akuntansi.