RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR GUNA MENINGKATKAN LAYANAN PADA DIREKTORAT JENDERAL TANAMAN PANGAN DIREKTORAT PERBENIHAN KEMENTRIAN PERTANIAN
Sulfiana Dewi 1) , Agus Umar Hamdani 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : sulfianadewi18@gmail.com 1) , aguskoga@gmail.com 2)

## Abstrak
Direktorat  Jenderal  Tanaman  Pangan  merupakan  unit  yang  berada  di  bawah  Direktorat  Perbenihan Kementrian Pertanian yang salah satu fungsi bisnisnya melakukan pengadaan alat tulis kantor untuk keperluan pegawai  atau  unit.  Pengolahan  data  pengadaan  alat  tulis  kantor  saat  ini  masih  dilakukan  secara  manual sehingga menimbulkan beberapa permasalahan, antara lain : tidak adanya pencatatan data permintaan barang, tempat  penyimpanan  data  yang  terbatas  menyebabkan  berkas  disimpan  secara  tidak  teratur,  staf  tata  usaha sering  salah  dalam  membuat laporan  rekapitulasi  persediaan  barang  dan  informasi  yang  kurang  lengkap  pad adokumen bukti pengambilan barang dan berita acara opname fisik.  Melihat permasalahan yang diatas, maka Peneliti melakukan penelitian guna membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi dengan menggunakan teknologi  informasi.  Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  menggunakan  pendekatan  penelitian terapan  (research  applied).  Untuk  mengembangkan  sistem  informasi  usulan,  peneliti  menggunakan  metode perancangan  berorientasi  obyek  dengan  alat  bantu  UML  (Unified  Modelling  Language).  Pembuatan  sistem informasi  pengadaan  alat  tulis  kantor  ini  menggunakan  bahasa  pemrograman  VB.Net  dengan  database menggunakan  MySQL.  Hasil  akhir  dari  penelitian  ini  adalah  aplikasi  sistem  informasi  pengadaan  alat  tulis kantor  berbasis  desktop  yang  mempermudah  proses  pengelolaan  data  pengadaan  alat  tulis  kantor  sehingga layanan pengadaan barang menjadi lebih baik.
Kata kunci : Sistem Informasi, Pengadaan Alat Tulis Kantor, Meningkatkan Layanan

## 1. PENDAHULUAN
Permintaan  data  alat  tulis  kantor  pada Direktorat Jenderal Tanaman Pangan yang semakin meningkat dan pengolahan data pengadaan alat tulis kantor yang dilakukan secara manual, menyebabkan  beberapa  permasalahan,  diantaranya adalah  :  tidak  adanya  pencatatan  data  permintaan barang,  tempat  penyimpanan  data  yang  terbatas menyebabkan  berkas  disimpan  secara  tidak  teratur, staf tata usaha sering salah dalam membuat laporan rekapitulasi  persediaan  barang  dan  informasi  yang kurang  lengkap  pad  adokumen  bukti  pengambilan barang dan berita acara opname fisik. Permasalahan diatas  menyebabkan  layanan  pengadaan  barang berjalan  kurang  baik.  Oleh  karena  itu,  dibutuhkan sebuah  sistem  informasi  yang  mampu  menangani permasalahan  diatas.  Berdasarkan  kondisi  tersebut, maka peneliti melakukan penelitian guna menganalisis dan merancang sistem pengadaan alat tulis  kantor  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  pada Direktorat  Jenderal  Tanaman  Pangan.  Rumusan masalah  yang  harus  dijawab  dalam  penelitian  ini adalah  bagaimana  model  sistem  informasi  dan pembangunan  aplikasi  pengadaan  barang  yang sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna?  Adapun batasan  masalah  yang  menjadi  ruang  lingkup penelitian  ini  adalah  proses  permintaan  alat  tulis kantor, proses pengambilan alat tulis kantor, proses pemesanan  ke  supplier,  proses  serah  terima  barang dari  supplier,  proses  pembayaran  ke  supplier  dan
pembuatan  laporan  pendukung.  Adapun  ruang lingkup  yang  tidak  dibahas  adalah  proses  retur barang.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Budi Sutedjo Dharma Oetomo [1] menjelaskan  bahwa  sistem  informasi  adalah kumpulan  elemen  yang  saling  berhubungan  satu sama  lain  untuk  membentuk  suatu  kesatuan  untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi tersebut.

## 2.2 Pengertian Pengadaan Barang
Menurut  Perpres  No.  70  Tahun  2012  [2], pengadaan  barang/jasa  adalah  kegiatan  untuk memperoleh barang/jasa
oleh Kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan  kebutuhan  sampai  diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.

## 2.3 Studi Literatur
Berikut  ini  adalah  studi  literatur  yang  berkaitan dengan  topik  yang  penulis  bahas  dijelaskan  dalam tabel berikut ini :
Tabel 1. Studi Literatur
No. Penulis, Judul Penelitian Pokok Bahasan/ Metodologi Penelitian Hasil Penelitian 1. Wahana dan Riswaya [3]. Sistem Informasi Pengadaan Barang ATK di PT. Mekar Cipta Indah Menggunakan PHP dan MySQL. Membahas pengadaan barang ATK pada perusahaan kontraktor dan mesin. Metodologi yang digunakan, antara lain : untuk menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan metodologi Object-Oriented Analysis and Design (OOAD), implementasi sistem usulan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySQL. Aplikasi pengadaan ATK berbasis web. 2. Sri Rahayu, Tuti Nurhaeni, Malidah Rohmah [4]. Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Sebagai Penunjang Keputusan Bagian Logistik di Perguruan Tinggi Raharja. Membahas pengadaan barang yang dilakukan oleh karyawan. Metodologi yang digunakan antara lain : untuk menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan bahasa pemodelan UML, implementasi sistem usulan menggunakan PHP dengan database MySQL. Aplikasi pengadaan barang berbasis web.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan metodologi
Research Applied (penelitian terapan), artinya hasil dari  penelitian  ini  dapat  diterapkan  langsung  ke instansi  riset  guna  membantu  permasalahan  yang terjadi..

## 3.2 Obyek Penelitian
Obyek  penelitian  ini  dilakukan  di  Direktorat Jenderal  Tanaman  Pangan  Direktorat  Perbenihan, Kementrian Pertanian.

## 3.3 Informan
Penulis  mendapatkan  informasi  dari  informan yang  terkait  dalam  proses  bisnis  yang  terjadi  yaitu staf dan pimpinan Kementrian Pertanian Direktorat Jenderal Tanaman Pangan Direktorat Perbenihan.

## 3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode  dalam  pengumpulan  data  dilakukan dengan cara observasi, wawancara, analisa dokumen dan studi kepustakaan.

## 3.5 Teknik Analisa Data
Berikut  ini  dijelaskan  cara  menganalisa  data, dimana  data  diperoleh  dengan  cara  menganalisa proses  bisnis  menggunakan Activity  Diagram , analisa  masalah  menggunakan Fishbone  Diagram dan  perancangan  sistem  usulan  menggunakan Use Case Diagram .

## 3.6 Langkah-langkah Penelitian
Berikut  ini  dijelaskan  mengenai  langkah langkah penelitian :

## Gambar 1: Langkah-langkah Penelitian
Keterangan:
a) Perumusan  Masalah  merupakan  penjabaran mengenai identifikasi masalah dan pembatasan masalah.
b) Penentuan  tujuan  merupakan  pembentukan tujuan  yang  ingin  dicapai  dari  masalah  yang ada dengan membuat sistem terkomputerisasi.
c) Studi  Pustaka  yaitu  melakukan  pencarian penjabaran mengenai topik yang akan dibahas dengan  mencari  di  beberapa  buku,  internet, atau  studi  literatur  dari  jurnal  atau  prosiding yang sudah dipublikasikan.
d) Analisa Sistem
Yang  dilakukan  dalam  tahap  ini  adalah memahami alur proses bisnis yang berjalan di Kementrian  Pertanian  Direktorat  Jenderal Tanaman Pangan Direktorat Perbenihan digambarkan  alurnya  dalam  bentuk Activity Diagram dan  memahami  alur  sistem  berjalan maka  sistem  usulan dapat dimodelkan dengan Use Case Diagram dan Deskripsi Use Case.
e) Desain Sistem
Yang  dilakukan  dalam  tahap  ini  adalah merancang basis data yang diimplementasikan oleh  sistem.  Perancangan  basis  data  dapat dilakukan dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), Logical Record Structure (LRS), Normalisasi, Sequence Diagram,  Class  Diagram dan  merancanga
Interface  ini  dibuat  untuk  memperlihatkan rancangan yang akan dibuat dalam program.
f) Perancangan Program dan Implementasi Pembuatan sistem penualan dan pembelian ini diimplementasikan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic.Net 2008 dan MySQL .
g) Kesimpulan dan Saran
Menyimpulkan hasil analisa dan desain sistem serta memberikan saran untuk instansi.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Proses Bisnis
Proses  bisnis  sistem  berjalan  dijelaskan menggunakan activity  diagram .  Berikut  ini  adalah proses  permintaan  ATK  dijelaskan  pada  gambar berikut ini :
Gambar 2: Activity Diagram Proses Permintaan ATK
Berikut  ini  adalah  proses  pemesanan  ATK  ke supplier dijelaskan pada gambar berikut ini :

## Berikut  ini  adalah  proses  permintaan  ATK dijelaskan pada gambar berikut ini :

## Gambar 4: Activity Diagram Proses Penerimaan ATK dari Supplier dan Pembayaran
Berikut  ini  adalah  proses  laporan  pengadaan ATK dijelaskan pada gambar berikut ini :
Gambar 5: Activity Diagram Proses Laporan Pengadaan
ATK Pakai Habis 4.2 Analisa Masalah Analisa masalah adalah menganalisa permasalahan  pada  sistem  pengadaan  atk  yang sedang  berjalan  pada  Kementrian  Pertanian Direktorat  Jenderal  Tanaman  Pangan  Direktorat Perbenihan dengan menggunakan Fishbone
Diagram:
Tabel 2. Analisa Masalah dan Solusi

## 4.3 Pemodelan Sistem Usulan
Berikut  ini  pemodelan  sistem  usulan  yang menggunakan alat bantu Use Case Diagram : 1) Use Case Diagram File Master Use case diagram master dijelaskan dalam gambar berikut ini :
Entry Data Staf
Entry Data ATK
(Barang) Entry Data Supplier Entry Data Subdit Staf TU Staf

## Gambar 7: Use Case Diagram Master
2) Use Case Diagram File Transaksi
Use case diagram file transaksi dijelaskan dalam gambar berikut ini :
Entry Form Permintaan ATK Staf TU Entry Serah Terima ATK Staf Supplier Cetak Bukti Pengambilan ATK Cetak Surat Pemesanan Cetak Pembayaran
3) Use Case Diagram File Laporan Use case diagram file laporan dijelaskan dalam gambar berikut ini :
Laporan Permintaan ATK Staf TU Laporan Pembayaran Satker Laporan Daftar Pakai Habis ATK Laporan Serah Terima ATK Laporan Bukti Pengambilan ATK Laporan Rekapitulasi Permintaan ATK Laporan Surat Pemesanan
Gambar 9: Use Case Diagram Laporan

## 4.4 Pemodelan Data
Untuk memodelkan data, peneliti menggunakan alat bantu Entity Relationship Diagram (ERD) yang dijelaskan dalam gambar berikut ini :
Gambar 10 : Entity Relationship Diagram

## 4.5 Struktur Tampilan
Berikut ini struktur tampilan menu utama dari sistem usulan yang digambarkan berikut ini :

## 4.6 Rancangan Layar
Berikut ini rancangan layar sistem usulan yang digambarkan berikut ini :
MenuUtamaPengadaanATK
KEMENTRIAN PERTANIAN DIREKTORAT JENDERAL TANAMAN PANGAN DIREKTORAT PERBENIHAN JALAN AUP NOMOR. 3 PASAR MINGGU, JAKARTA 12520 KOTAK POS 7240/JKS PM Master Laporan Transaksi Entry Data Staff Entry Data ATK Entry Data Supplier Entry Data Subdit

## G ambar 12 : Rancangan Layar Menu Master
MenuUtamaPengadaanATK KEMENTRIAN PERTANIAN DIREKTORAT JENDERAL TANAMAN PANGAN DIREKTORAT PERBENIHAN JALAN AUP NOMOR. 3 PASAR MINGGU, JAKARTA 12520 KOTAK POS 7240/JKS PM Master Laporan Transaksi Entry Form Permintaan ATK Cetak Bukti Pengambilan ATK Cetak Surat Pemesanan Entry Serah Terima ATK Cetak Pembayaran
Gambar 13 : Rancangan Layar Menu Transaksi
MenuUtamaPengadaanATK KEMENTRIAN PERTANIAN DIREKTORAT JENDERAL TANAMAN PANGAN DIREKTORAT PERBENIHAN JALAN AUP NOMOR. 3 PASAR MINGGU, JAKARTA 12520 KOTAK POS 7240/JKS PM Master Laporan Transaksi Laporan Permintaan ATK Laporan Rekapitulasi Permintaan Laporan Pembayaran Laporan Serah Terima Laporan Bukti Pengambilan ATK Laporan Daftar Pakai Habis ATK(Berita Opname Fisik Barang ATK) Laporan Daftar Pakai Habis ATK1(Kartu Persediaan Barang ATK) Laporan Surat Pemesanan Gambar 14 : Rancangan Layar Menu Laporan EntryDataStaff DATA STAFF <<x-18-x>> <<x-20-x>> <<x-12-x>> NIP Nama Staf Telepon CARI SIMPAN BATAL UBAH HAPUS KELUAR ENTRY DATA STAFF <<x-5-x>> Kode Subdit CARI
Gambar 15 : Rancangan Layar Entry Data Staf
Gambar 17 : Rancangan Layar Entry Data Supplier
Gambar 18 : Rancangan Layar Entry Form Permintaan ATK
Cetak_Surat_Pemesanan
DATA ATK <<Display>> <<Display>> <<Display>> Kode ATK Nama ATK Merk CARI CETAK BATAL KELUAR CETAK SURAT PEMESANAN Nomor SP Alamat Nama supplier Kode supplier Perihal Tanggal SP <<Autonumber>> dd-MMMM-yyyy <<Display>> CARI <<Display>> Stok <<Display>> TAMBAH Kode ATK Jumlah SP Satuan Nama ATK Harga SP <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> Total Bayar <<Display>> <<Display>> Telepon <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<x-30-x>> DATA SUPPLIER <<999>> Jumlah SP <<999.999>> Harga Pesan Satuan <<Display>> Grand Total Merk · ATK : Alat Tulis Kantor · Nomor SP : Nomor Surat Pemesanan · SP : Surat Pemesanan
Gambar 19 : Rancangan Layar Cetak Surat Pemesanan
Gambar 20 : Rancangan Layar Entry Form Penerimaan ATK
Gambar 21 : Rancangan Layar Entry Form Pembayaran
Cetak_BPA DATA ATK <<Display>> <<Display>> <<Display>> Kode ATK Nama ATK Merk CARI CETAK BATAL KELUAR CETAK BUKTI PENGAMBILAN ATK Nomor BPA NIP Tanggal dibutuhkan Tanggal PA Nomor PA Tanggal BPA <<Autonumber>> dd-MMMM-yyyy <<Display>> CARI <<Display>> Jumlah minta <<Display>> Stok <<Display>> Satuan TAMBAH Kode ATK Jumlah BPA Merk Satuan Nama ATK Keterangan <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> Jumlah Minta <<Display>> <<Display>> Keterangan_BPA <<x-50-x>> Nama Staf Pemakai ATK <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Autonumber>> Jumlah BPA <<999>> · ATK : Alat Tulis Kantor · Nomor BPA : Nomor Bukti Pengambilan ATK · Keterangan_BPA : Keterangan Bukti Pengambilan ATK · Nomor PA : Nomor Permintaan ATK · PA : Permintaan ATK · BPA : Bukti Pengambilan ATK
Gambar 22 : Rancangan Layar Entry Form Pembayaran
Laporan_Permintaan_ATK
CETAK LAPORAN PERMINTAAN ATK Periode dd-MM-yyyy dd-MM-yyyy s/d CETAK KELUAR
Gambar 23 : Rancangan Layar Cetak Laporan Permintaan ATK
Gambar 24 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pengambilan ATK
Gambar 25 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pengambilan ATK
Gambar 26 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pengambilan ATK

## 4.7 Rancangan Keluaran
Berikut  ini  rancangan  keluaran  program  yang digambarkan berikut ini :
Gambar 27 : Rancangan Keluaran Pemesanan ATK
KEMENTRIAN PERTANIAN DIREKTORAT JENDERAL TANAMAN PANGAN DIREKTORAT PERBENIHAN JALAN AUP NOMOR. 3 PASAR MINGGU, JAKARTA 12520 KOTAK POS 7240/JKS PM TELEPON (021) 78844208 – 7805201 WEBSITE : tanamanpangan.pertanian.go.id BUKTI PENGAMBILAN ALAT TULIS KANTOR Nomor Bukti Pengambilan ATK Tanggal Permintaan ATK Nomor Permintaan ATK Tanggal Dibutuhkan Nama Alat Tulis Kantor  yang diminta : : : : : : - - No. Kode Alat Tulis Kantor Jumlah Bukti Pengambilan ATK Merk Nama Alat Tulis Kantor Satuan Keterangan Bukti Pengambilan ATK 99 x-10-x x-4-x 99 x-4-x x-20-x x-20-x x-10-x 999 999 x-50-x x-50-x Jakarta, dd-MM-yyyy Staf TU (..................................) NIP Nama Staf Pemakai ATK : - x-20-x x-20-x
Gambar 28 : Rancangan Keluaran Bukti Pengambilan ATK
Gambar 29 : Rancangan Keluaran Bukti Pengambilan ATK

## Gambar 30 : Rancangan Layar Cetak Laporan
Permintaan ATK
Gambar 31 : Rancangan Layar Cetak Laporan Kartu Persediaan Barang ATK
Gambar 32 : Rancangan Layar Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan ATK

## 5. KESIMPULAN
Dari  hasil  analisa  dan  perancangan  sistem informasi alat tulis kantor pada  Direktorat Jenderal Tanaman Pangan Direktorat Perbenihan Kementrian  Pertanian  atas  permasalahan  yang terjadi,  maka  peneliti  dapat  diambil  beberapa kesimpulan berikut ini :
a. Dengan  adanya  fitur  entry  permintaan  ATK, maka  memudahkan  staf  tata  usaha  dalam mengelola data permintaan ATK.
b. Dengan  adanya  penyimpanan  data  ke  dalam database,  maka  berkas  data  dapat  tersimpan rapi dan dapat dipanggil pada saat diperlukan.
c. Dengan  adanaya  fitur  pembuatan  laporan rekapitulasi persediaan ATK, maka memudahkan staf tata usaha untuk mengetahui jumlah persedianaan
d. Dengan  adanya  fitur  laporan  rekapitulasi permintaan  ATK,  maka  dapat  diketahui  jenis ATK  yang  sering  dimita  oleh  karyawan  atau divisi
e. Dengan  adanya  fitur  laporan  ketersediaan ATK,  maka  dapat  mengetahui  jumlah  barang yang akan dijual atau disewa.
f. Dengan  adanya  bukti  pengambilan  ATK, laporan  pengambilan  ATK  dan  berita  acara opname  fisik,  maka  dapat  diketahi  imformasi pengadaan data secara lengkap.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Oetomo,  Budi  Sutedjo  Dharma.,  2006, Perencanaan  dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Press.
[2] Perpres No. 70 Tahun 2012.
[3] Wahana,  Agung., dan  Asep  Ririh Riswaya.,  2013, Sistem Informasi  Pengadaan  Barang  ATK  di  PT.  Mekar  Cipta Indah  Menggunakan  PHP  dan  MySQL .  Bandung:  Jurnal Computech & Bisnis.
[4] Rahayu,  Sri.  Tuti  Nurhaeni.,  Malidah  Rohmah.,  2014, Sistem  Persediaan  Alat  Tulis  Kantor  Sebagai  Penunjang Pengambilan  Keputusan  Bagian  Logistik  di  Perguruan Tinggi .