(JPP) Jurnal Kesehatan Poltekkes Palembang Vol. 17, No. 1, Juni 2022, eISSN 2654-3427 DOI: https://doi.org/10.36086/jpp.v17i1

## KOLABORASI DATA KESEHATAN DI SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN DENGAN MENGGUNAKAN EXCEL MACRO DAN PORTAL ONLINE

## COLLABORATING HEALTH DATA KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM IN EXCEL MACRO AND ONLINE PORTAL
1 Athur Bayunata, 2* Dahliyah Hayati, 3 Mohammad Achmad Amin Soetomo, 4 Dian Adhe Bianggo Naue, 5 Sonlimar Mangunsong
1,3 Swiss Germany University
2 Politeknik APP Jakarta
4,5 Poltekkes Kemenkes Palembang *email korespodensi penulis: dahliyah.miner@gmail.com

## ABSTRAK
Latar Belakang: Kondisi pandemi Covid-19 membuat masyarakat dunia dipaksa untuk lebih banyak beraktivitas dari rumah guna menghindari penyebaran virus Covid-19 yang lebih masif lagi. Dalam Manajemen Proyek, pengetahuan dapat dibagi menjadi dua kategori: pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Pengetahuan tacit adalah pengetahuan yang masih berada dalam otak atau pikiran seseorang sesuai dengan pemahaman dan pengalamannya. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah tertulis dalam buku atau manuskrip. Oleh karena itu, penelitian kali ini ditujukan untuk menemukan suatu wadah atau platform yang tepat guna menampung dan mengumpulkan tacit dan eksplisit knowledge terutama pada kondisi pandemi saat ini. Metode: Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode eksperimental. Metode ini dilakukan untuk mendapatkan kombinasi yang cocok dalam penggabungan antara manajemen pengetahuan, excel makro dan portal online. Analisis data yang digunakan ialah analisis deskriptif menggunakan gambar hasil eksperimen dari design penggabungan manajemen pengetahuan, excel makro dan portal online.
Hasil: Hasil yang didapat dari penelitian ini ialah platform online yang bisa diakses oleh pengguna dengan biaya yang relatif terjangkau, ramah pengguna dan dapat mengkolaborasikan antara data atau informasi dari pengguna dan pengetahuan atau informasi yang ada di manajemen pengetahuan dari perusahaan atau organisasi terutama di klinik-klinik kesehatan termasuk juga Rumah Sakit. Kesimpulan: Berdasarkan hasil desain dan pengujian, kolaborasi antara portal manajemen data online dan excel makro dapat digunakan untuk sentralisasi data, dengan biaya yang relative lebih murah dan mudah digunakan.
Kata kunci: Manajemen Pengetahuan, Portal online, Excel makro.

## ABSTRACT
Background: The Covid-19 pandemic has made a big shift in the transfer of data and information. The world community is forced to do more activities from home to avoid the more massive spread of the Covid-19 virus. As we know knowledge, in Project Management can be divided into two categories: tacit and explicit knowledge (1). Tacit knowledge can be said as knowledge that is still in a person's brain or mind according to his understanding and experience. Explicit knowledge is knowledge that has been written in a book or manuscript. Therefore, in order to collect and collect explicit and tacit knowledge, especially in the current pandemic conditions, it is very necessary to have a platform or it can be in the form of platforms and tools used for this. Methods : The method used in this research is the experimental method. This method is used to obtain a suitable combination in combining knowledge management, excel macro and online portal. The
Info artikel Diterima: 28 April 2022
Direvisi: 10 Juni 2022
Disetujui: 28 Juni 2022
(JPP) Jurnal Kesehatan Poltekkes Palembang Vol. 17, No. 1, Juni 2022, eISSN 2654-3427 DOI: https://doi.org/10.36086/jpp.v17i1
data analysis used is descriptive analysis using experimental images from the combined design of knowledge management, excel macro and online portal. Results : The results obtained from this study are an online platform that can be accessed by users at a relatively affordable cost, user friendly and can collaborate between data or information from users and existing knowledge or information in knowledge management from companies or organizations, especially in health clinics, including hospitals. Conclusion : The collaboration between the online data management portal and excel macro can be used to centralize data and allow users to collaborate in analyzing data and making the necessary decisions easily and safely. The cost of making this online platform is relatively cheaper and can be adjusted to the budget, because we can adjust this application according to user needs (capacity and number of user access), so that even small clinics can use this platform.
Keywords : Knowledge Management, Online portal, Excel macro.

## PENDAHULUAN
Seperti yang kita ketahui, dalam
Manajemen Proyek pengetahuan dapat dibagi menjadi dua kategori: pengetahuan tasit dan pengetahuan eksplisit (1). Pengetahuan tasit atau Tacit knowledge dapat dikatakan sebagai pengetahuan yang masih berada dalam otak atau pikiran seseorang sesuai dengan pemahaman dan pengalamannya. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah tertulis dalam buku atau manuskrip. Oleh karena itu, untuk menampung dan mengumpulkan tacit dan explicit knowledge diperlukan suatu “wadah” atau dapat berupa platform dan alat yang dapat digunakan untuk tujuan tersebut (2–8). Kondisi pandemi Covid-19 berdampak sangat besar di segala bidang kehidupan, terutama dalam hal transfer informasi dan data. Para pekerja dipaksa oleh kondisi pandemi untuk bisa bekerja dari rumah. Masyarakat dunia dipaksa untuk lebih banyak beraktivitas dari rumah guna menghindari penyebaran virus Covid-19 yang lebih masif lagi.
Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas yang memegang peran sangat penting di saat kondisi pandemi, juga harus menyesuaikan dengan keterbatasan kondisi yang ada. Data- data kesehatan setiap pasien memerlukan integrasi sistem yang dapat diakses dari manapun dan juga handal. Oleh karena itu diperlukan pengkajian lebih lanjut untuk dapat memberikan solusi transfer informasi dan penampungan data yang bisa digunakan oleh dunia kesehatan guna menunjang pencegahan dan penyebaran lebih lanjut dari Covid-19 (3,6,9). Penelitian ini dilakukan dengan tujuan yaitu: untuk menyediakan portal manajemen data online untuk sentralisasi data dan dapat mengkolaborasikan antara data serta informasi yang ada di portal online dengan knowledge management rumah sakit maupun klinik-klinik dalam menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh para tenaga kesehatan dengan mudah dan aman serta biaya yang relatif terjangkau.

## METODE
Penelitian ini merupakan penelitian kuantitatif yang dilakukan secara eksperimental, dimana metode eksperimental ini dilakukan untuk mendapatkan kombinasi yang cocok dalam penggabungan antara manajemen pengetahuan, excel makro dan portal online. Analisis data yang digunakan ialah analisis deskriptif menggunakan gambar hasil eksperimen dari design penggabungan manajemen pengetahuan, excel makro dan portal online.

## HASIL
Hasil yang didapat dari penelitian ini ialah platform online yang bisa diakses oleh pengguna dengan biaya yang relatif terjangkau, ramah pengguna dan dapat mengkolaborasikan
antara data atau informasi dari pengguna dan pengetahuan atau informasi yang ada di manajemen pengetahuan dari perusahaan atau organisasi terutama di klinik-klinik kesehatan
(JPP) Jurnal Kesehatan Poltekkes Palembang Vol. 17, No. 1, Juni 2022, eISSN 2654-3427 DOI: https://doi.org/10.36086/jpp.v17i1
termasuk juga Rumah Sakit. Hasil akhir dari Sistem Manajemen Proyek TI ini akan terdiri dari kolaborasi antara data atau informasi dari klien dan pengetahuan dari Manajemen Pengetahuan perusahaan/organisasi. Konten Sistem Manajemen Proyek TI ini dapat berupa:
Lingkup pekerjaan, strategi Manajemen Proyek TI, KPI (Indikator Kinerja Utama), WBS (Struktur Perincian Kerja), prosedur dan formulir, Keuangan dan Penganggaran dan lain- lain.

## Gambar 1 Folder Healthcare Group Discussion
Untuk menampung data tasit yang masih berupa tanya jawab dapat dibuatkan satu folder khusus yang dapat menampung tanya jawab dari pasien ke tenaga kesehatan baik dokter, bidan, perawat, ahli gizi dan lain sebagainya. Folder ini dapat dibuat seperti pada Gambar 1. Folder Healthcare Group Discussion. Tujuan dari folder ini adalah agar bisa dicatat semua tanya jawab maupun diskusi mengenai masalah kesehatan pasien yang bisa juga dihubungkan
dengan portal online lainnya. Sedangkan untuk pengetahuan eksplisit dapat dibuatkan juga folder lainnya yang dapat berupa Library online (Gambar 1.), Folder Knowledge Management (Gambar 2.) yang mana kesemua folder tersebut akan sangat membantu baik dalam analisa data maupun jika diperlukan oleh organisasi dalam membuat program-program kesehatan di masa yang akan datang.
(JPP) Jurnal Kesehatan Poltekkes Palembang Vol. 17, No. 1, Juni 2022, eISSN 2654-3427 DOI: https://doi.org/10.36086/jpp.v17i1
Gambar 2 Contoh Folder Healthcare Project Management System dan Knowledge Managemen Folder-folder yang terdapat pada Gambar 1 maupun Gambar 2 masih dapat diubah-ubah disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi. Dalam membuat perintah di portal online digunakan excel tools (Gambar 3.), perintah online ini memungkin pengguna atau organisasi membuat perubahan pada portal online sesuai dengan kebutuhan yang ada. Pengguna atau organisasi dapat melakukan perubahan data
secara bersama atau melakukan kolaborasi baik dalam pertemuan formal ataupun secara individu di dalam portal yang sama. Perubahan data yang terjadi akan otomatis mengperbaiki data yang ada dengan data atau informasi baru yang dibuat di dalam portal ini. Notifikasi pengguna ataupun pengubah data atau informasi dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dari individu ataupun organisasi.

## Gambar 3 Excel Tools untuk Membuat Perintah Online
Pesan perintah dibuat dengan menggunakan fungsi excel yang nanti akan diintegrasikan dengan portal online. Perintah ini memungkinkan admin menampung ide-ide modifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna ataupun organisasi. Gambar 3. Menunjukan contoh halaman yang dapat digunakan dalam membuat pesan perintah yang dimaksud.

## Gambar 4 Contoh Penggunaan Excel untuk Data
Gambar 4. menunjukan contoh penggunaan Excel dalam perintah berbagi data. Dengan menggunakan fungsi Excel ini juga pengguna atau organisasi dapat melakukan fungsi
pencarian data yang dibutuhkan baik untuk keperluan analisa maupun untuk keperluan perencanaan dan lain sebagainya.
Gambar 5 Contoh Penggunaan Fungsi Pencarian di Excel Yang Diintegrasikan Dengan Portal
Online
Gambar 5. menunjukan contoh dari penggunaan fungsi pencarian di Excel yang diintegrasikan dengan portal online yang dapat juga digunakan secala kolaborasi dari berbagai tempat dan waktu.
Gambar 6 Contoh Penggunaan Fungsi pengelompokan data di Excel Yang Diintegrasikan Dengan Portal Online
Gambar 6. menunjukan contoh dari pengelompokan data dari setiap forlder yang dibuat guna mendukung program kerja yang ada, baik di klinik dalam lingkup kecil maupun di rumah sakit untuk lingkup area yang lebih besar. Pengelompokan ini akan sangat berguna juga untuk mendukung para tenaga kesehatan
memantau kinerja mereka, tidak hanya dalam mengumpulkan data dari pasien yang ada. Dengan kondisi pandemi yang memaksa sebagian pekerja harus bekerja dari rumah, portal online ini bisa menjadi salah satu solusi yang bisa diterapkan oleh klinik maupun rumah sakit.

## PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil desain dan percobaan yang dilakukan didapatkan hasil berupa platform yang merupakan gabungan antara office editor online, knowledge management dan portal online yang bisa digunakan oleh semua kalangan. Platform ini dapat digunakan dengan biaya yang relatif murah dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Namun ada beberapa risiko keamanan yang tetap harus diperhatikan oleh para pengguna platform ini (10–12). Merujuk kepada penelitian sebelumnya (10–12), beberapa risiko yang paling sering ditemukan adalah penyalahgunaan user id dan kata sandi. Organisasi harus memastikan bahwa para pengguna yang telah diberikan akses benar- benar menjaga keamanan user id dan kata sandi yang mereka miliki agar tidak diberikan kepada orang lain sehingga menghilangkan risiko baik berupa kehilangan data penting maupun penyalahgunaan informasi yang ada. Disini diperlukan pembuatan prosedur yang jelas yang mengatur pemberian akses dan sanksi kepada
para pengguna yang tidak mematuhi ketentuan yang telah dibuat. Organisasi juga diharapkan dapat melakukan sosialisasi secara masif baik untuk penggunaan platform online ini maupun sosialisasi prosedur IT yang mengikat dalam penggunaan akses. Pengujian berkala dari penggunaan kolaborasi ini sangat penting untuk dilakukan guna memastikan tingkat keamanan baik dari platform maupun jaringan yang digunakan tetap terjaga. (13,14).

## KESIMPULAN DAN SARAN
Dari uji coba yang telah dilakukan dapat kita ambil kesimpulan bahwa Portal Manajemen Data Online (PMDO) yang dihasilkan benar dapat digunakan untuk sentralisasi data dan dapat mengkolaborasikan antara data serta informasi yang ada di portal online dengan knowledge management rumah sakit maupun klinik-klinik dalam menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh para tenaga kesehatan dengan mudah dan aman serta biaya yang relatif terjangkau. Adapun saran untuk
(JPP) Jurnal Kesehatan Poltekkes Palembang Vol. 17, No. 1, Juni 2022, eISSN 2654-3427 DOI: https://doi.org/10.36086/jpp.v17i1
penelitian selanjutnya adalah dengan melakukan mitigasi risiko lebih lanjut terhadap Portal Manajemen Data Online (PMDO) yang dihasilkan ini. Hal ini bertujuan untuk menutup celah keamanan yang mungkin terjadi yang mana dapat merugikan pengguna maupun organisasi.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Muthuveloo R, Shanmugam N, Teoh AP. The impact of tacit knowledge management on organizational performance: Evidence from Malaysia. Asia Pacific Manag Rev. 2017;22(4):192– 201. 2. Durst S, Zieba M. Mapping knowledge risks: towards a better understanding of knowledge management. Knowl Manag Res Pract [Internet]. 2019;17(1):1–13. Available from: https://doi.org/10.1080/14778238.2018.153 8603 3. Obeso M, Hernández-Linares R, López- Fernández MC, Serrano-Bedia AM. Knowledge management processes and organizational performance: the mediating role of organizational learning. J Knowl Manag [Internet]. 2020 Jan 1;24(8):1859– 80. Available from: https://doi.org/10.1108/JKM-10-2019-0553 4. Abualoush S, Masa’deh R, Bataineh K, Alrowwad A. The Role of Knowledge Management Process and Intellectual Capital as Intermediary Variable Between Knowledge Management. Interdiscip J Information, Knowledge, Manag. 2018;13:279–309. 5. Oliva FL, Kotabe M. Barriers, practices, methods and knowledge management tools in startups. J Knowl Manag [Internet]. 2019 Jan 1;23(9):1838–56. Available from: https://doi.org/10.1108/JKM-06-2018-0361
6. Ammirato S, Linzalone R, Felicetti AM.
Knowledge management in pandemics. A critical literature review. Knowl Manag
Res Pract [Internet]. 2021;19(4):415–26.
Available from: https://doi.org/10.1080/14778238.2020.180 1364 7. Ferreira J, Mueller J, Papa A. Strategic knowledge management: theory, practice and future challenges. J Knowl Manag. 2020;24(2):121–6.
8. Martins VWB, Rampasso IS, Anholon R, Quelhas OLG, Leal Filho W. Knowledge management in the context of sustainability: Literature review and opportunities for future research. J Clean Prod [Internet]. 2019;229:489–500. Available from: https://www.sciencedirect.com/science/arti cle/pii/S0959652619314519 9. Al-Emran M, Mezhuyev V, Kamaludin A, Shaalan K. The impact of knowledge management processes on information systems: A systematic review. Int J Inf Manage [Internet]. 2018;43:173–87. Available from: https://www.sciencedirect.com/science/arti cle/pii/S0268401217308186 10. Cayirci E, Garaga A, Santana de Oliveira A, Roudier Y. A risk assessment model for selecting cloud service providers. J Cloud Comput [Internet]. 2016;5(1):1–12. Available from: http://dx.doi.org/10.1186/s13677-016- 0064-x 11. Varela-Vaca ÁJ, Parody L, Gasca RM, Gómez-López MT. Automatic Verification and Diagnosis of Security Risk Assessments in Business Process Models. IEEE Access. 2019;7:26448–65. 12. Chiarini A. Risk-based thinking according to ISO 9001 : 2015 standard and the risk sources European manufacturing SMEs intend to manage. 2016;310.
13. Georgiadou A, Mouzakitis S, Askounis D. Assessing mitre att&ck risk using a cyber- security culture framework. Sensors. 2021;21(9).
14. Miller EL, Freeman WE, Long DDE, Reed BC. Strong security for network-attached storage. Proc FAST 2002 Conf File Storage Technol. 2002;(February).