Manajemen  Arsip  Untuk  Meningkatkan  Pemeliharaan  Arsip  Statis Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat
Cut Intan Zahara 1* , Mursyidin 2 , Nellis Mardhiah 3 And Zuhrizal Fadhil 4
1 Program Studi Ilmu Admnistrasi Negara, Universitas Teuku Umar, Kabupaten Aceh Barat, Indonesia 2 Program Studi Ilmu Admnistrasi Negara, Universitas Teuku Umar, Kabupaten Aceh Barat, Indonesia
3 Program Studi Ilmu Admnistrasi Negara, Universitas Teuku Umar, Kabupaten Aceh Barat, Indonesia
4 Program Studi Ilmu Admnistrasi Negara, Universitas Teuku Umar, Kabupaten Aceh Barat, Indonesia
Zaharacutintan@gmail.com * * corresponding author
A RT I CL E I NFO

## ABSTRAC  T
Article history Received 9 September 2022 Revised 14 Oktober 2022 Accepted 15 Desember 2022 This study aims to determine how to manage static archives in the Library and Archives Service of West Aceh Regency. This study uses a qualitative  method with a descriptive approach. Data  collection  techniques  in  this  study  used  the  methods  of observation,  interviews,  and  documentation.  The  informants in  this  study  were  the  Head  of  Archives  and  Archives.  The results  of  this  study  indicate  that  the  management  of  static archives  in  the  previous  year  has  not  gone  well  and  also  has not received a list of static archives. This is because in the field of  archives  there  is  a  lack  of  human  resources  as  archivist functional  staff  who  have  the  competence  and  skills  in carrying  out  management  and  maintenance  activities  for archives. Keywords Management
Archive Maintenance Static Archives

## PENDAHULUAN
Secara  umum,  arsip  sering  kali  terdengar  dalam  kehidupan  masyarakat,  arsip sangatlah berperan penting dalam kehidupan masyarakat dikarenakan dapat membantu masyarakat  ketika  mendapatkan  suatu  masalah  yang  tidak  mudah  untuk  diselesaikan dengan adanya arsip dapat membantu akan masalah tersebut. Dari masyarakat ataupun pencipta  arsip  harus  ada  kesadaran  dalam  bertanggung  jawab  dalam  menyelamatkan arsip  yang  bernilai  guna  kesejarahan  agar  generasi  baru  dapat  memahami  akan kebijakan lama, atau perubahan suatu peraturan dari lembaga pemerintahan dan lain- lain yang akan bermanfaat ketika dibutuhkan dalam suatu hal yang harus diselesaikan dengan arsip.
Dalam undang- undang nomor 43 tahun 2009 yang tercantum tentang kearsipan pada pasal (1) ayat ke (2) tentang arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan  bernegara (Indonesia,  2009). Pada  Undang–Undang  Nomor  43  Tahun  2009  yang  diatas  telah menjelaskan kegiatan arsip sudah sering dilakukan di lembaga pemerintahan ataupun masyarakat  yang  tentunya  dari  pencipta  arsip  dari  segi  pembuatan  kebijakan  baru, perubahan baru, surat menyurat yang berkaitan dengan pemerintahan dan lain–lainya yang  tentunya  sangatlah  penting  untuk  disimpan  dengan  baik.  Namun  di  lembaga sering kali mengabaikan arsip tersebut menganggap arsip tidak penting untuk dirawat yang hanya dibiarkan terbengkalai di gudang.
Masalah  penelitian  yang  didasarkan  pada  teori  manajemen  arsip  dapat dipersatukan  dalam  suatu  informasi  dokumen  penting  yang  menjadi  sebuah  bukti dalam isian arsip supaya agar dapat dimudahkan dalam mencari dokumen arsip yang telah  diberikan  ke  Lembaga  Kearsipan  Daerah  (LKD)  supaya  dapat  disimpan  dengan baik.  Teori Manajemen  arsip  adalah  kegiatan  yang  dilakukan  dalam  menyimpan  arsip meliputi kegiatan pencatatan, pengendalian, pendistribusian, pengawasan, penyimpanan,  pemeliharaan,  pemindahan,  dan  pemusnahan  arsip  yang  kurun  waktu retensinya  telah  habis  dan  tidak  berketerangan  permanen  yang  telah  disetujui  oleh Arsip Nasional Republik Indonesia(ANRI) untuk dapat dimusnahkan (Agustina, 2017). Dari  segi  pemeliharaan  arsip  statis  yang  harus  dilakukan  dalam  awalan pemeliharaan yang harus dilaksanakan ialah melakukan pengamanan akan arsip statis dengan  tujuan  arsip  yang  bernilai  guna  kesejarahan  dapat  dirawat  dengan  baik  di Lembaga  Kearsipan  Daerah  (LKD)  supaya  dapat  mencegah  suatu  kemungkinan  akan kerusakan dan hilangnya arsip yang bernilai guna kesejarahan. Pada era sekarang dalam pemeliharaan arsip statis masih tradisional dikarenakan kurangnya dana dan juga lokasi yang  tidak  mendukung  dengan  menerapkan  fumigasi  yang  sampai  sekarang  masih menerapkan cara tradisional dengan menebarkan kapur barus untuk perawatan arsio agar dapat arsip tersebut terawat dengan baik (Kearsipan & Banyuasin, 2018).
Pengolahan  arsip  statis  harus  mempunyai  sarana  bantu  untuk  menemukan kembali  daftar  arsip  statis  yang  dilakukan  oleh  fungsional  arsiparis  yang  memang bertanggung  jawab  dan  profesional  dalam  melaksanakan  kegiatan  pengolahan  arsip statis.  Namun  di  Dinas  pemerintahan  pastinya  ada  permasalahan  yang  menghambat dalam pengolahan arsip statis yaitu sumber daya manusa sebagai fungsional arsiparis yang  menilai  arsip  inaktif  yang  menjadi  arsip  statis.  Ada  kalanya  juga  masyarakat beranggapan  tidak  penting  akan  arsip  tersebut  dibiarkan  terbengkalai  begitu  saja (Indriati,  n.d.2017).  Fungsional  arsiparis  sangat  berperan  penting  dalam  pelaksanaan kegiatan  pengelolaan  arsip  statis  namun  disatu  sisi  kurangnya  sumber  daya  manusia sebagai  fungsional  arsiparis  yang  berperan  penting  dari  segi  kegiatan  akuisisi, pengolahan , preservasi, dan pelayanan akses arsip (Ramadhani & Subekti, 2007).
Dari segi kegiatan pengelolaan arsip statis saat ini banyak terjadi kendala dalam segi kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan penyimpanan. Namun pada kegiatan akuisisi atau penjemputan arsip ke dinas–dinas terdapat kendala dari perihal misalnya dalam menata arsipnya belum baik dan dibiarkan terbengkalai sampai ada yang rusak tentunya  tidak  sesuai  dengan  standar  dalam  pedoman  Undang–Undang  Nomor  43 Tahun 2009 yang sepatutnya harus sesuai agar dapat menyelamatkan arsip statis yang memiliki nilai guna kesejarahan (Musaddad et al., 2020) .
Pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip statis masih kurang optimal disebabkan di badan kepagawaian masih kurangnya fungsional arsiparis yang dapat mengelola arsip statis dikarenakan arsip dari tahun sebelumnya ke tahun kedepannya akan bertambah arsip statisnya  di ruangan penyimpanan arsip. Oleh karena itu membutuhkan Sumber Daya  Manusia  (SDM)  sebagai  fungsional  arsiparis  yang  mempunyai  kompetensi  dan keterampilan khusus dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip statis yang begitu banyak  di  Lembaga  Kearsipan  Daerah  (LKD).  Supaya  agar  dapat  diselesaikan  dari kegiatan  akuisisi,  pengolahan,  preservasi  dan  akses  arsip  sehingga  arsip  statis  yang bernilai guna kesejarahan terselamatkan dan terhindar dari rusaknya bukti akan suatu perubahan ataupun dalam hal kebijakan dan lain – lain (Ii & Teori, 2009).
Manajemen  arsip  statis  yang  telah  dilakukan  oleh  fungsional  arsiparis  sudah berjalan dengan baik. Namun kurangnya dana dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan
arsip  statis  (Fadhli  &  Fadhli,  2021).  Pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  yang meliputi  akuisisi,  preservasi  dan  pengolahan,  dan  pelayanan  dari  kegiatan  tersebut sudah  berjalan  dengan  baik  dan  juga  sudah  dapat  menunjang  kegiatan  proses  temu kembali  arsip  dengan  baik.  Namun  pada  segi  pengolahan  arsip  statis,  sumber  daya manusia sebagai fungsional arsiparis masih terkendala apabila mendapatkan arsip yang bahasa khususnya bahasa belanda dan bahasa jawa kuno yang ketika dibuatkan daftar arsip statis harus membuat deskripsi yang tepat dikarenakan apabila dibuat tidak sesuai akan  sulit  menemukan  arsip  tersebut  ketika  disimpan  di  lembaga  kearsipan  (Novia, 2016).  Manajemen  arsip  statis  yang  dilakukan  dalam  kegiatannya  sudah  cukup  baik. Namun fungsional arsiparis masih kesulitan dalam hal menghimpun dokumen arsip dari instansi  pemerintahan  yang  ada  disebabkan  oleh  kurangnya  kesadaran  akan  aturan serah  simpan  arsip  dari  intansi  pemerintahan  ke  lembaga  kearsipan  (Ramadhani  & Subekti, 2007) .
Peranan  fungsional  arsiparis  harus  sesuai  dengan  tugas,fungsi,  dan  wewenang yang berpedoman dalam Permenpan Nomor 43 tahun 2014 yang mengandung beberapa poin  yang  khusus  bagi  fungsional  arsiparis  seperti  mencakup  menjaga  tercipta  arsip, menjaga  ketersediaan  arsip.  Menjaga  keselamatan  arsip,  dan  menyediakan  informasi menjadi kinerja arsiparis dalam melaksanakan pekerjaaannya. Namun masih terkendala kurangnya  sumber  daya  manusia  yang  sebagai  fungsional  arsiparis  yang  bisa profesionalitas dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis . Arsip statis harus dikelola  dengan  baik  dikarenakan  bisa  membantu  ke  generasi  berikutnya  apabila membutuhkan menjadi referensi untuk dalam membuat kebijakan baru dan dalam hal lainnya (Ria  &  Irhandayaningsih,  2014). Oleh  karena  itu,  dari  penelitian  terdahulu bahwasanya arsip statis sangatlah berperan penting bagi masyarakat ataupun instansi pemerintah menjadi sebuah bukti akan suatu perubahan, kebijakan dan lain–lain. Dalam pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis  tersebut  membutuhkan  fungsional arsiparis yang mempunyai kemampuan akan keterampilan dalam mengelola arsip statis agar dapat berjalan dengan optimal.
Berdasarkan  dari  hasil  pengamatan  awal  yang  dapat  dilihat  dari  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  dalam  pengelolaan  arsip  statis belum  berjalan  dengan  baik.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  tahun  sebelumnya  belum dilakukan penilaian untuk dapat menghasilkan daftar arsip statis dari arsip inaktif yang sudah  berumur  5  tahun  sampai  10  tahun  dan  juga  telah  diverivikasi  untuk dipermanenkan  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  Pada  tahun  2022  di  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat di bidang Kearsipan saat ini sedang dalam  proses  melakukan  pengolahan  arsip  inaktif  untuk  dapat  menghasilkan  daftar arsip  statis  dan  juga  sudah  ada  fungsional  arsiparis  yang  dapat  menjalankan tanggungjawabnya  dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis.  Hal  yang menyebabkan  tahun  sebelumnya  tidak  mendapatkan  daftar  arsip  statis  dikarenakan kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  sebagai  fungsional  arsiparis  yang  sangatlah berperan  penting  dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis  agar  dapat berjalan  dengan  optimal  dan  juga  dapat  menghasilkan  daftar  arsip  statis  untuk  dapat mengumpulkan  arsip  statis  yang  mempunyai  kesejarahan  akan  sebuah  bukti  suatu momen  penting.  Berdasarkan  penjelasan  diatas,  studi  ini  berfokus  dalam  melihat bagaimana  manajemen  pengelolaan  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kabupaten Aceh Barat.

## METODE
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Pemilihan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif meliputi dalam mendapatkan gambaran bagaimana manajemen pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan KearsipanKabupaten Aceh Barat yang didapatkan secara  lengkap  yang  tentunya  berhubungan  dengan  yang  diteliti  dari  masalah manajemen  pengelolaan  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten Aceh Barat. Teknik pengumpulan data merupakan cara yang dipakai oleh peneliti dalam mengumpulkan  data  yang  dibutuhkan.  Ada  tiga  macam  teknik  pengumpulan  data yaitu:(1)  Teknik  wawancara,  alasan  peneliti  menggunakan  teknik  wawancara  adalah bertanya  secara  langsung  kepada  narasumber  atau  informan  yang  melaksanakan pekerjaan  di  lapangan  tersebut  yang  memahami  dari  permasalahannya,  (2)  Teknik observasi,  alasan  peneliti  menggunakan  teknik  observasi  adalah  memantau  dan mengganti realita suatu kondisi berupa kegiatan ataupun proses yang dimaksud untuk mengetahui  yang  sebenarnya,  (3)  Teknik  Dokumentasi,  alasan  peneliti  menggunakan teknik  dokumentasi  adalah  teknik  pengumpulan  data  dari  segi  gambaran  informasi melalui studi literatur atau dokumen yang berhubungan dengan hal yang ingin diketahui oleh peneliti. Informan yang dipilih oleh peneliti terdiri dari 2 orang yang merupakan salah satunya kabid kearsipan dan pranata kearsipan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan  manajemen  kearsipan  pada  proses  pengelolaannya  meliputi pencatatan,  pengendalian,  pendistribusian,  pengawasan,  penyimpanan,  pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan arsip yang kurun waktu retensinya telah habis dan tidak berketerangan  permanen  yang  telah  disetujui  oleh  Arsip  Nasional Republik  Indonesia (ANRI) untuk dapat dimusnahkan.

## Pencatatan
Proses  kegiatan  dalam  pelaksanaan  pencatatan  di  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  dalam  pengelolaan  arsip  statis  itu  yaitu  proses  dari daftar  arsip  inaktif  yang  kita  peroleh  dari  akuisisi  dalam  menyelamatkan  arsip  yang memiliki  nilai  guna  kesejarahan  dari  intansi  pemerinatahan.  Proses  pencatatan  ini disebut  dengan  daftar  arsip  statis  yang  meringkas  isisan  dari  arsip  yang  telah dipindahkan  ke  lembaga  kearsipan  yang  di  lakukan  penilaian  dan  pengolahan  arsip inaktif  ke arsip statis, contoh gambar yang ada dibawah yaitu pencatatan daftar inaktif.

## Gambar 1 Kegiatan Pencatatan Daftar Arsip Inaktif
Di  Dinas  perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  biasanya  di  awal tahun  pastinya  melaksanakan  kegiatan  akuisisi  arsip  atau  penyerahan  arsip.  Kegiatan akuisisi  arsip  yang  dilaksanakan  di  instansi  pemerintahan  dalam  ruang  lingkup Kabupaten  Aceh  Barat  untuk  dapat  menambah  arsip  inaktif  ke  lembaga  kearsipan. Namun  dalam  proses  pencatatan  yang  secara  manual,  dalam  meringkas  isian  arsip secara ringkas tentunya pasti membutuhkan waktu yang lama. Di Dinas Perpustakaan dan  kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  akan  melaksanakan  perencanaan  yang  sudah disepakati  yaitu  dilakukan  pembinaan  ke  pada  dinas–dinas  dalam  ruang  lingkup pemerintahan  Aceh  Barat  mengenai  pengelolaan  arsip  inaktif  dan  dilakukan perdampingan  secara  langsung  kepada  tenaga  fungsional  yang  ada  bidangnya  yang mengelola  arsip  ini  agar  dapat  mempermudah  Lembaga  Kearsipan  agar  dapat menambah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan.

## Pengendalian
Pengendalian arsip adalah arsip – arsip yang telah habis masa simpannya, tidak terkait  dengan  arsip  lain  dan  tidak  bertentangan  dengan  peraturan  perundang  – undangan.  Tujuan  pengendalian  yaitu  untuk  dapat  memudahkan  dalam  pengambilan arsip,  menjaga  arsip  dari  kemungkinan  kerusakan  dan  kehilangan.  Adapun  tahapan dalam pengendalian arsip memiliki  4 tahapan antara lain, sebagai berikut:
a) Identifikasi  arsip  yaitu  pengarsipan  yang  dilakukan  secara  desentralisasi  di masing – masing bagian.
b) Penyimpanan arsip yaitu menyimpan arsip yang bernilai guna kesejarahan.
c) Peminjaman  arsip  yaitu  dalam  meminjam  arsip  harus  di  buat  memo  ataupun tanda peminjaman untuk dengan mudah  dalam menelusuri arsip apa saja yang dibutuhkan  dan  peminjam  wajib  mengembalikan  pada  tanggal  yang  telah ditentukan (Nuraman, 2020).
Di Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kabupaten Aceh Barat, Pada bagian tahapan yang dimiliki  dalam  pengendalian  meliputi  identifkasi  arsip,  penyimpanan  arsip,  dan peminjaman arsip tentunya belum berjalan dengan baik yang semestinya. Disebabkan kurangnya fungsional arsiparis yang mempunyai kompetensi  dan keterampilan dalam menyelesaikan  kegiatan  yang  dilakukan  berupa  identifikasi  arsip,  penyimpanan  arsip, dan peminjaman arsip.

## Pendistribusian
Pendistribusian  adalah  kegiatan  penyampaian  atau  penerimaan,  pengarahan, pencatatan,  pengendalian,  dan  penyimpanan  yang  masih  tergolong  aktif.  Pada  semua proses pengurusan  seperti surat atau naskah yang ada di dalam suatu organisasi yang tentunya  di  tangani  sekretariat  atau  biro  di  unit  kearsipan.  Oleh  karena  itu,  di  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Brat di bidang kearsipan, yang dilakukan dalam kegiatan pendistribusian sudah berjalan dengan baik. Di tahun 2022 ini, kegiatan dibidang  kearsipan  dari  segi  penyampaian  atau  penerimaan,  pengarahan,  pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan sudah ada fungsional arsiaris yang bertanggung jawab dan  profesional  dalam  melaksanakan  kegiatan  arsip.  Dari  segi  penerapan  asas pengorganisasiaan pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda terhadap kegiatan pendistribusian antara lain sebagai berikut:
a) Pada  suatu  organisasi  memilih  untuk  menerapkan  asas  sentralisasi  maka pengurusan  pendistribusian  ditangani  oleh  satu  unit  kearsipan.  Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di unit kearsipan.
b) Pada  suatu  organisasi  memilih  untuk  menerapkan  asas  desentralisasi  dengan pengurusan pendistribusian warkat di urusi oleh setiap unit pengolah. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukaan di unit tata usaha setiap unit pengolah unit kerja (Fadhli, 2021).

## Pengawasan
Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip,  kaidah,  dan  standar  kearsipan  dengan  penyelenggaraan  kearsipan.  Dalam kegiatan  pengawasan  yang  dilakukan  oleh  fungsional  arsiparis  dalam  pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip statis yang  harus dilaksanakan dengan bertanggung  jawab dan  profesionalitas  baik  itu  kegiatan  akuisisi,  pengolahan,  pemindahan,  penyusutan, dan pemusnahan harus dilaksanakan.
Di  Dinas  Perpustakan  dan  kearsipan  Kabupaten  Aceh  barat  ,Pengawasan  dari kegiatan  kearsipan  pada  tahun  sebelumnya  belum  dilakukan  semaksimal  mungkin dikarenakan  kurangnya  fungsional  arsiparis.  Namun  Pada  tahun  2022  di  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  di  bidang  Kearsipan  saat  ini  sedang  dalam  proses melakukan pengolahan arsip  inaktif untuk dapat menghasilkan daftar arsip statis dan juga sudah ada fungsional arsiparis yang dapat menjalankan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis.Fungsional  arsiparis  yang  mempunyai kemampuan dan keterampilan dalam melaksanakan pengawasan dari kegiatan apapun dalam  bidang  kearsipan  dan  juga  telah  tercantum  dalam  undang  Peraturan  Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang  jabatan fungsional arsiparis Supaya dapat melindungi arsip yang bernilai guna kesejarahan.

## Penyimpanan
Penyimpanan arsip adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk dapat menyimpan dokumen  arsip  yang  bernilai  guna  kesejarahan.  Dengan  tujuan  penyimpanan  arsip  di Lembaga Kearsipan Daerah untuk dapat dilndungi dari kerusakan dan kehilangan agar dapat  menjaga  keutuhan  keaslian  dokumen  bernilai  guna  kesejarahan.  Terdapat  2 macam penyimpanan antara lain sebagai berikut:
a) Penyimpanan  sementara  adalah  file  yang  digunakan  untuk  penyimpanan sementara  sebelum suatu arsip selesai diproses, file ini terdiri dari map  – map yang  diberi  lebel  pada  tanggal  yang  berlaku  untuk  3  bulan.  Misalnya  dapat dimasukkan  dalam  map  dibawah  bulan  dan  tanggal  yang  dikehendaki,  setelah selesai baru diproses yang sementara dan disimpan pada file penyimpanan.
b) File sementara pada biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip ( filling  cabinet )  yang  dipergunakan.  Penyimpanan  tetap  adalah  pada  dokumen arsip yang memang sudah melewati prosedur yang  telah ditetapkan dan dapat disimpan dalam rungan penyimpanan arsip. (Nuraman, 2020)

## Gambar 1 Feeling Cabinet Untuk Penyimpanan Arsip Yang Tetap
Langkah  –  langkah  dalam  penyimpanan  arsip  di  Dinas  perpustakaan  dan  Kearsipan Kabuapten Aceh Barat, antara lain sebagai berikut :
a) Pemeriksaan arsip adalah pada pemeriksaan ini dengan cara memeriksa setiap lembar  arsip  untuk  memperoleg kepastian  bahwa  arsip  –  arsip  tersebut  sudah siap untuk dapat disimpan.
b) Mengindeks  arsip  adalah  petunjuk  atau  tanda  pengenal  untuk  memudahkan menentukan  tempat  menyimpan  arsip,  sehingga  dengan  mudah  ditemukan kembali.
c) Memberi tanda adalah memberikan tanda pada arsip tersebut seperti kode yang sudah disesuaikan agar dapat memudahkan dalam menemukan arsip tersebut.
d) Menyurtir  arsip  adalah  pengelompokkan  khusus  untuk  jumlah  arsip  yang banyak, sehingga dapat memudahkan dalam penyimpanan arsip yang sangatlah perlu dilakukan pengelompokkan agar memudahkan dalam menemukan arsip.
e) Menyimpan  arsip  adalah  menempatkan  dokumen  arsip  yang  sesuai  pada tempatnya agar memudahkan dalam menemukannya.
Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat di bidang kearsipan ruangan  penyimpanan  arsip  sudah  dilakukan  sesuai  tahapan  yang  diterakan  diatas. Namun dalam kegiatan pengelolaan arsip statis  dari segi penyimpanan belum berjalan dengan  baik  di  tahun  sebelumnya  dikarenakan  kurangnya  fungsional  arsiparis.  Pada tahun  2022  sudah  ada  3  orang  fungsional  arsiparis  yang  sudah  bisa  melaksanakan dengan baik dalam pengelolaan arsip statis dari tahapan penyimpanan arsip.

## Pemeliharaan
Pada undang – undang nomor 28 tahun 2012 pasal 1 ayat ke 30 bahwa tentang pemeliharaan  arsip  adalah  kegiatan  menjaga  keutuhan,  keamanan,  dan  keselamatan arsip baik fisik maupun informasi ( No Title , 2012). Di Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kabupaten  Aceh  Barat  Pada  kegiatan  ini  sudah  dilakukan  secara  rutin  dalam pembersihan  agar  dapat  melindungi  arsip  dari  kerusakan.  Dalam  melaksanakan kegiatan  pemeliharaan  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten Aceh Barat dalam hal tahapannya meliputi kegiatan antara lain sebagai berikut:
a) Melakukan pengaturan dalam ruangna arsip meliputi mengatur temperatur yang ideal agar suhu ruangan tetap kering, penerangan dalam ruangan tetap kering, penerangan dalam  ruangan tidak  terkena  langsung  dengan  matahari,  memiliki
ventilasi yang sama di setiap sudut dan memperhatikan lokasi penyimpanan agar terhindar dari suatu hal yang berhubungan dengan api  dan konslet listrik yang dapat mengakibatkan kebakaran.
b) Dalam  ruangan penyimpanan arsip  statis tersebut  harus  diatur secara seksama dan  menyeluruh  akan  berkas  arsip  tersebut  tidak  terjadinya  kerusakan  yang disebabkan  oleh  hewan  dan  udara  yang  lembab.  Dalam  ruangan  harus  sering dilakukan  pengecekan  suhu  secara  rutin  agar  dapat  menjaga  berkas  asip  statis dalam suhu ruangan tidak terlalu lembab.
c) Menggunakan  bahan  yang  dapat  mencegah  rusaknya  arip  statis  seperti menggunakan kapur barus, perangkap hewan, dan juga dilakukan penyemprotan bahan  kimia  yang  dapat  mematikan  hewan  seperti  rayap,  tikus,  semut,  yang tentunya yang dapat merusak arsip tersebut.

## Gambar 2 Kegiatan Pemeliharan Dalam Menyebarkan Kapur Barus
d) Dalam  pemeliharaan  arsip  statis  mempunyai  larangan  yang  harus  ditetapkan seperti penempelan dilarang merokok di  area penyimpanan arsip statis karena dapat menimbulkan percikan api mengakibatkan kebakaran.
Dalam  ruangan  arsip,  harus  dijaga  kebersihan  dengan  tujuan  agar  di  ruangan penyimpanan arsip tersebut dapat memberikan kenyamanan bagi fungsional arsiparis ketika  melakukan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis.  fungsional  arsiparis  harus  rutin dilakukan pengecekan di bagian arsip agar arsip dapat terhindar dari kerusakan.
Di  Dinas  Perpustakaan  dan  kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  pada  kegiatan pemeliharaan  arsip  yang  sudah  dilakukan  dengan  teliti  dalam  melaksanakan pemeliharaan  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  kesejarahan  yang  pastinya  akan  dirawat dengan  baik  oleh  fungsional  arsiparis  dari  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kabupaten Aceh Barat.

## Pemindahan
Kegiatan  pemindahan  dilakukan  bagi  arsip  yang  sudah  mencapai  masa  inaktif dari unit  pengolah ke unit kearsipan. Kegiatan  pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan  memperhatikan  media  arsip.  Pemindahan  arsip  akan  dilaksanakan  setiap tahunnya, adapun pelaksanaan pemindahan arsip inaktif antara lain sebagai berikut:
a) Penyeleksian arsip inaktif
b) Pembuaran daftar arsip inaktif yang akan dipindah
c) Penataan arsip inaktif yang akan dipindah
Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut pastinya harus dilaksanakan prosedur yang harus dilewati dalam pemindahan arsip inaktif antara lain sebagai berikut:
a) Menyeleksi  dan    memeriksa  arsip    yang  telah    habis  retensinya  aktifnya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
b) Mendaftar  arsip  yang  sudah  dinyatakan  inaktif  berdasarkaan  Jadwal  Retensi Arsip (JRA).
c) Membuat daftar inaktif yang akan dipindahkan
d) Pembuatan berita arsip yang dipindahkan
Dengan dilakukan kegiatan pemindahan dapat menyelamatkan arsip yang bernilai guna kesejarahan di Dinas  perpustakaan  dan kearsipan  sudah melaksanakan kegiatan pemindahan yang dilakukan setiap tahunnya yang akan dibawa ke Lembaga Kearsipan Daerah  yang  disebut  kegiatan  akuisisi  atau  pemindahan  supaya  dapat  menambah jumlah  arsip  yag  bernilai  guna  kesejarahan.  Kegiatan  pemindahan  arsip  di  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat, pada kegiatan memindahkan arsip aktif kepada inaktif dikarenakan jarang dipergunakan dalam kegiatannya sehari–hari di bidang  kearsipan.  Pemindahan  arsip  ini  dari  bidang  kearsipan  berupa  arsip  yang memang  sudah  mencapai  jangka  waktunya  di  pindahkan  ke  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan untuk dapat dilindungi dengan baik.

## Pemusnahan
Dalam  undang  –  undang  nomor  25  tahun  2012  pasal  (1)  ayat  ke  (1)  tentang bahwa  pemusnahan  arsip  adalah  kegiatan  memusnahkan  arsip  yang  mempunyai  nilai kegunaan  dan  telah  melampaui  jangka  waktu  penyimpanan  (Cárdenas  López,  2012). Dalam kegiatan  pemusnahan  arsip  yang  ditetapkan  dalam  Undang–Undang  Nomor  25 Tahun  2012 pada  pasal (5) ayat ke (1)  tentang bahwa prosedur pemusnahan  arsip di lembaga negara, pemerintahan daerah provinsi, pemerintahan daerah kabupaten/kota, BUMN/BUMD, perusahaan swasta melalui tahapan sebagai berikut :
a) Pembentukan panitia penilai
b) Penyeleksian arsip
c) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
Gambar 3 pembuatan Berita Acara Pemusnahan arsip

## d) Penilaian oleh panitia penilai

## Gambar 4 Penilaian Oleh Panitia Penilai Untuk Daftar Arsip yang Akan Dimusnahkan dan Dipermanenkan
e) Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
f) Penetapan arsip inaktif yang akan di musnahkan (Elektronik, 2021)

## Gambar 5 Daftar Arsip Inaktif Yang Akan Dimusnahkan
Dari  prosedur  yang  telah  dicantumkan  dalam  undang–undang  harus dilaksanakan  dengan  mengikuti  prosedur  yang  telah  ditetapkan  agar  dapat  berjalan dengan  baik.  Namun  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  di bidang Kearsipan dasar hukum perbup untuk jadwal retensi arsip belum selesai hal ini dapat  dapat  dilihat  dari  tahun  sebelumnya  belum  dilakukan  penilaian  untuk  dapat dilakukan pemusnahan arsip dan menghasilkan daftar arsip statis dari arsip inaktif yang sudah berumur 5 tahun sampai 10 tahun dan juga telah diverivikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada tahun 2022 di Dinas Perpustakaan  dan Kearsipan di bidang Kearsipan saat ini sedang dalam proses melakukan pengolahan arsip inaktif untuk dapat
menghasilkan  daftar  arsip  statis  dan  juga  sudah  ada  fungsional  arsiparis  yang  dapat menjalankan  tanggungjawabnya  dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis. Hal  yang  menyebabkan  tahun  sebelumnya  tidak  mendapatkan  daftar  arsip  statis dikarenakan kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai fungsional arsiparis yang sangatlah  berperan  penting  dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  arsip  statis  agar dapat  berjalan  dengan  optimal  dan  juga  dapat  menghasilkan  daftar  arsip  statis  untuk dapat  mengumpulkan  arsip  statis  yang  mempunyai  kesejarahan  akan  sebuah  bukti suatu momen penting.

## Perencanaan  dalam  meningkatkan  pemeliharaan  arsip  statis  di  tahun  2022  di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat
Perencanaan  dalam  meningkatkan  arsip  statis  dari  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat antara lain dilakukan pembinaan ke pada Dinas – dinas dlam  ruang  lingkup  pemerintahan  Aceh  Barat  mengenai  pengelolaab  arsip  statis  dan perdampingan  dalam  mempaktekkan  secara  langsung  bagaimana  akan  dari  proses memilah  arsip  inaktif,  sampai  mendapatkan  daftar  arsip  statis  untuk  mendapatkan meningkatkan arsip statis. Dengan adanya perencanaan tersebut dari tahun sebelumnya memang  belum  mendapatkan  daftar  arsip  statis  disebabkan  kurangnya  fungsional arsiparis  yang  mempunyai  keterampilan  dan  kemampuan  dalam  melakukan pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip statis.

## Kendala  manajemen  pengelolaan  Arsip  Statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kabupaten Aceh Barat
Dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Kabupaten  Aceh  Barat  mempunyai  beberapa  kendala  yakni  kurangnya Sumber  Daya  Manusia  sebagai  fungsional  arsiparis  sehingga  tidak  ada  yang  mampu untuk membuat daftar arsip statis dan memilah arsip dinamis inaktif yang menghasilkan arsip  statis,  dasar  hukumnya  perbup  untuk  jadwal  retensi  arsip  belum  selesai, kurangnya  kepedulian  dari  pencipta  arsip  dalam  menyerahkan  arsip  ke  Lembaga Kearsipan Daerah. Dikarenakan menganggap tidak penting dan dibiarkan begitu saja di gudang.

## KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan hasil dari penelitian tentang manajemen pengelolaan arsip untuk meningkatkan pemeliharaan arsip statis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten  Aceh  Barat.  Maka  dapat  disimpulkan  bahwasanya  hasil  dari  penelitian  ini menunjukkan  bahwasanya  manajemen  pengelolaan  arsip  statis  di  tahun  sebelumnya belum  berjalan  dengan  baik  dan  juga  belum  mendapatkan  daftar  arsip  statis.  Hal  ini dikarenakan  pada  bidang  kearsipan  kurangnya  sumber  daya  manusia  sebagai  tenaga fungsional  arsiparis  yang  mempunyai  kompetensi  dan  keterampilan  dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan terhadap arsip statis. Maka dari itu, manajemen arsip yang meliputi kegiatan pencatatan, pengendalian, pendistribusian, pengawasan,  penyimpanan,  pemeliharaan,  pemindahan,  pemusnahan  sudah  berjalan dengan baik di tahun 2022 ini dikarenakan sudah ada 3 orang fungsional arsiparis dan juga sedang dalam proses untuk mendapatkan daftar arsip statis.
Saran  yang  ingin  peneliti  sampaikan  untuk  kedepannya,  yaitu  Perlu  adanya penambahan  dan  pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  sebagai  fungsional arsiparis yang  benar–benar  mempunyai  keterampilan dan kemampuan khusus dalam
bidang pengelolaan arsip dan juga dapat diberikan pembinaan melalui sosialisasi khusus terkait dengan kearsipan.

## REFERENSI
Agustina, F. (2017). Manajemen Kearsipan Elektronik. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan , 9 (2), 57–61. https://doi.org/10.22146/khazanah.22890
Cárdenas López, A. C. (2012). Manajemen arsip, 10 (9), 32. Elektronik,  B.  S.  (2021). Dokumen  ini  telah  ditandatangani  secara  elektronik  yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN . Fadhli, M. (2021). Manajemen Arsip Statis Sebagai Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan Di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Provinsi Jambi. Shaut Al- Maktabah:  Jurnal  Perpustakaan,  Arsip  Dan  Dokumentasi , 13 (2),  194–203. https://doi.org/10.37108/shaut.v13i2.495
Fadhli,  M.,  &  Fadhli,  M.  (2021). Manajemen  arsip  statis  sebagai  upaya  pelestarian informasi lembaga pemerintahan di badan perpustakaan dan arsip daerah provinsi jambi 1 . 13 (2), 194–203.
Ii, B. A. B., & Teori, L. (2009). No Title . 14–33. Indonesia, R. (2009). www.bphn.go.id .
Indriati, B. (n.d.). DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN SLEMAN . 87– 100.
Kearsipan, P. D. A. N., & Banyuasin, K. M. (2018). Sistem penyimpanan arsip statis di dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten musi banyuasin . Musaddad, A. A., Niswah, M., Prasetyo, K., Hardjati, S., Negara, S. A., Anyar, G., & Anyar, K. G.  (2020). Implementasi  manajemen  kearsipan  di  sektor  publik implementation  of archives management in public sector . 6 , 133–143. No Title . (2012).
Novia,  D.  A.  (2016). MANAJEMEN  ARSIP  BAGIAN  SARANA  DAN  PRASARANA  di  UNIT PELAKSANA  TEKNIS  DINAS  (UPTD)  PEMBINAAN  SEKOLAH  DASAR  KECAMATAN MEDAN SATRIA BEKASI UTARA, JAWA BARAT . 12–40.
Nuraman, J. (2020). Pengelolaan Arsip Statis. Deskripsi Dan Penantaan Arsip , September , 1–42.
Ramadhani, D. A., & Subekti, S. (2007). JAWA TENGAH . Ria,  G.  T.,  &  Irhandayaningsih,  A.  (2014). DI  DINAS  KEARSIPAN  DAN  PERPUSTAKAAN KABUPATEN CILACAP . 2 .