## PERANCANGAN SYSTEM INFORMASI PERSEDIAAN UNTUK MEMONITORING STOCK BARANG

## Joni Suhartono
Universitas Bina Nusantara School of Information Systems Jl. KH.Syahdan 9 Palmerah(11480) Jonis@binus.edu
Tupan Tri M
STMIK Widuri Program Studi Sistem Informasi Jalan Palmerah barat no 353 jakrta 12210 Topan_tm@yahoo.com

## ABSTRAKSI
Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  merancang  suatu  system  informasi  persediaan.  Metode  penelitian  adalah dengan melakukan analisa  proses  berjalan  dengan  melakukan  studi literature,  wawancara  dan  mendatakan  masalah yang  terjadi  dan  melakukan  rancangan  seperti  merancang  proses,  aktifitas  hingga  rancangan user  interface .  Hasil penelitian ini adalah suatu rancangan system persediaan barang dimana pengguna dapat memantau persedian barang sehingga  tidak  terjadi  kekurangan  persediaan  dan  distribusi  barang  ke  semua  outlet  bisa  dikelola  dengan  baik sehingga tidak terjadi kelebihan persediaan.
Kata Kunci : persedian barang, monitoring stock

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi,  saat  ini  berkembang pesat, kebutuhan suatu aplikasi yang dapat mempermudah  pengelolaan  persediaan  sangat  dirasa perlu  agar  tidak  terjadi  kehabisan  stock,  memastikan kebutuhan  barang  pada  proses  penjualan  akan  selalu tercukupi. System persediaan digunakan untuk mencatat data persediaan[1],  pencatatan  data  persediaan meliputi pencatatan  data  masuk  barang  dari  pemasok  atau  dari hasil  produksi  pabrik  dan  data  keluar  barang  ke  proses penjualan yang akan menjadi data persediaan barang[2],
System  informasi  persediaan  digunakan  untuk mempermudah  pengawasan  persediaan  barang  dan meminimalisir  kehilangan  data.[3]  Barang  yang  ada  di bagian  persediaan  perlu  diawasi  dari  kehilangan  data karena pencatatan tidak sempurna. Pada proses manual, terkadang  staf  lupa  untuk  mencatat  data  persediaannya sehingga terjadi ketidak sesuaian antara data secara fisik dengan  data  dari  pencatatan  persediaan.  Juga  perlu dilakukan  pengawasan  terhadap  jumlah  persedian  per barang sehingga ketika dibutuhkan, maka barang masih tersedia. Jumlah persediaan minimum perlu dijaga agar tidak kehabisan ketika dibutuhkan.
Lingkup  penelitian  meliputi  pencatatan  barang dari  pemasok,  pencatatan  barang  keluar,  stockopname dan  beberapa  laporan  persediaan.Tujuan  penelitian  ini adalah  untuk  membuat  rancangan  system  informasi persediaan untuk mengelola pencatatan persediaan agar terhindar  dari  kehilangan  data  dan memudahkan  dalam memantau persediaan barang.

## II. METODE PENELITIAN
Penelitian  Kepustakaan  (Library  Search)  Teknik kepustakaan  merupakan  suatu  teknik  pengumpulan data  secara  teoretis  dengan  cara  membaca, membahas,  serta  mempelajari  berbagai  macam  buku dan  simber  bacaan  lainnya  sebagai  penunjang  teori terkait dengan masalah yang akan diteliti. 2. Penelitian Lapangan  (Field  Reserach)  Penelitian  lapangan merupakan  suatu  teknik  pengumpulan  data  yang dilakukan  dengan  cara  melakukan  penelitian  secara langsung  pada  perusahaan  untuk  mendapatkan  data dan  informasi  yang  diperlukan  dalam  menyelesaikan penelitian ini.  Untuk  mendapatkan data  dan informasi yang diperlukan dari perusahaan yang diteliti

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Menurut Mulyadi (2010, p553), dalam perusahaan  dagang,  persediaan  hanya  terdiri  dari  satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.
Menurut  Warren  (2005,  p.359),  persediaan adalah  sesuatu  yang  digunakan  untuk  mengidentifikasi barang  yang  disimpan  untuk  kemudian  dijual  dalam operasi  normal  perusahaan.  Pada  perusahaan  dagang, persediaan  adalah  barang  yang  dibeli  untuk  kemudian dijual kembali oleh perusahaan.
.

## Prosedur dalam Siklus Persediaan
Sistem  dan  prosedur  yang  bersangkutan dengan  sistem  akuntansi  persediaan  menurut  Mulyadi (2010: p558) adalah:

## 1. Prosedur pencatatan produk jadi.
Prosedur  ini  merupakan  salah  satu  prosedur  dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga  pokok  produk  jadi  yang  didebitkan  ke dalam  rekening  persediaan  produk  Jadi  dan dikreditkan ke dalam rekening barang dalam proses.

## 2. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
Prosedur  ini  merupakan  salah  satu  prosedur  dalam sistem  penjualan  disamping  prosedur  lainnya seperti: prosedur order penjualan, prosedur persetujuan  kredit,  prosedur  pengiriman  barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang.
3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.
Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan  mempengaruhi  persediaan  produk  jadi, yaitu  menambah  kuantitas  produk  jadi  dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang  dan  menambah  kuantitas  dan  harga pokok  jadi  yang  dicatat  oleh  Bagian  Kartu Persediaan dalam kartu persediaan produk jadi.
4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian  kembali  harga  pokok  persediaan produk dalam proses.
Pencatatan  persediaan  produk  dalam  proses umumnya  dilakukan  oleh  perusahaan  pada akhir  periode,  pada  saat  dibuat  laporan keuangan  bulanan  dan  laporan  keuangan tahunan.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
Prosedur  ini  merupakan  salah  satu  prosedur yang  membentuk  sistem  pembelian.  Dalam prosedur  ini  dicatat  harga  pokok  persediaan yang dibeli.
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.
Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian  ini  akan  mempengaruhi  persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas  persediaan  dalam  kartu  gudang  yang diselenggarakan  oleh  bagian  Gudang  dan mengurangi  kuantitas  dan  harga  pokok persediaan  yang  dicatat  oleh  Bagian  Kartu Persediaan  dalam  kartu  persediaan  yang bersangkutan.

## 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi.
8. Prosedur pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang.
9. Sistem perhitungan fisik persediaan.
Sistem  perhitungan  fisik  persediaan  umumnya digunakan  oleh  perusahaan  untuk  menghitung secara  fisik  persediaan  yang  disimpan  di  gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggung jawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan
dan pertanggungjawaban  Bagian  Kartu  Persediaan mengenai  keandalan  ( adjustment )  terhadap  catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan.

## Analisa Masalah
Adapun  hasil  analisis  dari  masalah  – masalah  yang  terjadi  pada  PT.  Tetsin  Mochi Indonesia adalah
1. Kesulitan  dalam  memantau stock barang di outlet secara real time yang mengakibatkan  terjadinya  kekurangan stock barang di outlet .
2. Kesulitan  dalam  mengalihkan stock dari satu outlet ke outlet - outlet lainnya  yang dapat mengkibatkan mochi dapat melewati batas penyimpanan. .
3. Sulit  dalam  mengetahui  perkembangan produk  dalam  hal  penjualan,  distribusi  , retur barang dan pembuatan laporan.

## Solusi Pemecahan Masalah
Solusi pemecahan masalah yang
diusulkan  atas  permsalahan  yang  dihadapi adalah:
1.  Dibutuhkan
informasi
tentang
monitoring stock secara  uptodate  dan real  time yang  dikontrol  seluruhnya dipusat  ( supervisor )  sehingga  tidak  lagi mengandalkan laporan penjualan
2. Dibutuhkan  informasi  untuk  mengetahui langsung stock yang ada di outlet selama jam kerja full  dan  mencegah  kekurangan dan  kelebihan stock serta  mempunyai kontrol  atas  pengalihan stock dari  satu outlet ke outlet lain.
The Requirement Discipline Pada tahap the requirement discipline terdapat activity diagram sebagai berikut :
1.  Proses            Distribusi            & Monitoring Stock,. Rancangan proses bisnis yang terdapat
didalam proses penjualan adalah sebagai berikut :
• Proses Pengiriman secara Delivery 1.  Bagian penjualan pusat melakukan konfirmasi pengiriman barang kepada pelanggan.
2. Bagian  penjualan  pusat  membuat  transaksi pengiriman  penjualan  dan save transaksi pengiriman penjualan.
3. Bagian penjualan pusat melakukan konfirmasi  barang  untuk  dikirim  kepada bagian pengiriman.
4. Bagian  pengiriman  melakukan packing dan mengirim  barang  ke  JNE  atau  TIKI, kemudian member ikan  bukti  resi  pengiriman kepada bagian penjualan pusat.
5. Bagian penjualan pusat melakukan update bukti resi pengiriman ke dalam sistem.
• Proses Distribusi dan Monitoring Stock
1. Supervisor melakukan pengecekan stock di outlet – outlet . 2. Supervisor mendapatkan reminder outlet yang kekurangan stock . 3. Supervisor melakukan  konfirmasi  kepada outlet yang  mengalami  kekurangan stock melalui telepon.
4. Bagian penjualan outlet membuat form permintaan barang dan save kedalam sistem. 5. Supervisor mengecek permintaan barang yang dibuat oleh masing - masing outlet .
6. Supervisor membuat form distribusi   dan memilih tempat – tempat untuk mendistribusikan barang pesanan dari pusat ke outlet atau dari outlet ke outlet – outlet sekitar, lalu melakukan save distribusi.
7. Bagian  pengiriman  membuat  surat  jalan berdasarkan  data  distribusi  yang  dibuat  oleh supervisor dan melakukan save surat jalan 8. Bagian penjualan outlet menerima barang berdasarkan pesanan yang diminta.
9. Bagian  Penjualan  membuat form barang  rusak jika  ada  barang  yang  ingin  dikembalikan  lalu save barang rusak.
Konfir masi Barang unt uk Di kirim
Menerima  Konfir masi  dan  Pac king  Bar ang Mengirim Barang dan M engirim Bukti  JNE Bukti JNE Updat e R esi JN E Monit oring  St oc k PO P U p R emi nder  Li mit ed  St oc k Konfir masi Vi a T elp Cek  St oc k Creat e Tr ansaksi Per mint aan Barang [Tidak] Save Tr ansaksi Per mint aan Barang Mengecek Per mint aan Barang [Setuju?] [I ya] Approved Trans aksi Creat e Dis tribusi Barang Memilih O utl et  Distribusi Save Tr ansaksi Distribusi  Barang Creat e  Surat  Jal an Save  Sur at  Jal an Menerima  Barang [Sesuai?] [I ya] [Tidak] Creat e  Barang Rus ak Save  Bar ang Rus ak
Gambar 4.2 Activity Diagram Proses Distribusi dan
Monitoring Stock
Use Case Diagram Pencatatan Barang
Distribusi Barang
Pembuatan Surat Jalan Pencatatan Barang Rusak Laporan Persediaan Barang Persediaan Penjualan Laporan Barang Rusak Laporan Distribusi Barang Gambar 4.4 Use Case Diagram

## 4.1.2.1 Domain Model Class Diagram
Rancangan Domain  Model Class  Diagram yang  diusulkan dalam  penerapan  sistem  in form asi akuntansi  pada  PT.  Tetsin  Mochi Indonesia pada Gambar 4.6.
UseCase Name Membuat Permintaan Barang Outlet Scenario
Bagian Penjualan outlet membuat form permintaan barang outlet ke pusat
Triggering Adanya barang outlet yang sudah mencapai limit stock
Brief condition
Bagian penjualan melakukan login aplikasi, membuka form permintaan, add barang, serta save permintaan barang . Actors Bagian Penjualan Related Mengecek dan Monitoring Stock UseCase StakeHolders Supervisor Preconditions Adanya barang outlet yang mencapai titik minimum stock Post Condition Form permintaan barang terbentuk dan tersimpan. Flow of event Actor System 1. Bagian penjualan 1.1 Add barang melakukan input ( looping). data barang dan qty .  1.2 Add qty.
2. Bagian penjualan melakukan remove 2.1 remove data barang. barang. 3. Bagian penjualan outlet melakukan save data 3.1 Save permintaan barang . permintaan . Exception 1.1   Salah   dalam   mencatat form condition permintaan barang, maka bagian penjualan harus   melakukan input ulang.
Jabatan Detail Jadw al -ID_J abat an 1.. 1 Kar yaw an - I D_O ut let 1.. 1 -ID_Kar yawan +Jaba tan -ID_Kary awan +Ta ngg al 1..* 1..1 -ID_Ja bata n 1..1 +Nam a 1..* 1..* +No_ Telep on +E mail 1..1 +Alamat 1..1 +Password +Username +Tanggal _Mul ai 1..1 Barang 1..* 1..1 -ID_Barang 1..1 1 +Nama 1..1 .1 . +Satuan Barang_Rusak +Harga +COGS -ID_BRusak -ID_Outlet -ID_Karyawan 1..1 +Tanggal 1..* +Keterangan 1..* 1..1 1..* 1..* Barang_Outlet 1..* 1..* -ID_Ou tlet * Detail_Barang_Rusak -ID_ B ar ang . . 1..* - mi n _ sto c k 1 -ID_BRusak 1..* +Qty -ID_Barang +Tanggal +Qty 1..* 1..* 1..* 1..* Pengiriman_Penj ualan -ID_Pen girim an 1..* Detai l_Pengir im an -ID_Penjualan -ID_Pengiriman -ID_Karyawan -ID_Barang +Tanggal 1..* +Qty +Via Surat Jalan -ID_Surat_Jalan -ID_Karyawan -ID_Di stribusi +Tanggal 1..1 1..* 1..* Surat_Jalan_Detail -ID_Surat_Jalan -ID_Di stribusi -ID_Outlet -ID_Barang 1..1 1..1 1..* Ou t let 1 -ID_Outlet 1 .. +Nama +Alamat +Telepon +SPV 1..* 1..1 Distribusi -ID_Di stribusi -ID_permintaan 1..1 -ID_ karya wan -ID_Outlet -ID_Outlet_Tujuan 1..1 +Tanggal +Keterangan +Status +Pengirim 1..* 1..* Detail_Distribusi 1..* -ID_Di stribusi -ID_Outlet -ID_Barang +Qty 1..* 1..1 1..* Pe rmin t a a n _ B ara n g -ID_Permintaan -ID_Outlet -ID_Karyawan -Tanggal 1..* 1..* 1..* 1..1 1.. 1 Gambar 4.83 User Interface Permintaan Barang
Penj ualan
-ID_penjualan 1..* -ID_Member -ID_Karyawan -ID_Outlet +Nama 1..1 +Telp +Alamat +Tanggal +Jenis_Pembayaran 1..1 1..* +Jenis_Transa ksi +Cara_Pembayaran 1..* +Keterangan D eta il_ Pe n jua la n +Status_Pengiriman -ID_Penjualan +Biaya_Pengiriman 1..* -ID_Barang +Total_Harga +Qty +Diskon +Harga Member 1..1  -ID_Member 1..* +Nama +No_Telp +Alamat +Email Detail_Permintaan_Barang -ID_Permintaan -ID_Barang -Qty 1..* Pembayaran -ID_Pembayaran 1..* -ID_Penjualan -ID_Karyawan +Tanggal +Jenis_Pembayaran +Keterangan +Jumlah_Pembayaran Keterangan :
Merupakan form permintaan  barang  yang berfungsi  untuk  membuat  permintaan  barang untuk  memenuhi  kebutuhan stock di outlet agar kegiatan penjualan di outlet tetap berjalan.
- Tombol tambahkan berfungsi untuk memasukan data barang yang di pesan. User memilih jenis barang dan qty yang ingin di pesan lalu tekan tombol  tambahkan,  data  barang  yang  dipesan
Gambar 4.6 Class Diagram
4.2.1.1 System Sequence Diagram
Rancangan System  Sequence  Diagram yang diusulkan  pada  PT.  Tetsin  Mochi  Indonesia dapat dilihat pada Gambar 4.20 – 4.37.

## 4. Membuat Permintaan Barang Outlet
<<Boundary>>Permintaa n :Permintaan Handl er :Permintaan  :Permintaan DA :Karyawan :K aryawan DA :Outlet :Outlet DA :Barang Outet :B arang Outlet DA Window Bagian Penjualan Start_Create_Permintaan() Start_Create_Permintaan() Init _P ermintaan(ID_Permint aan) Read(ID _Permint aan) ID_Permintaan ID_Permintaan Init_Karyawan(ID_Karyawan) ID_Karyawan(data karyawan) ID_Karyawan(data karyawan) Read (ID _K aryaw an ) Init_Outlet(ID_Outlet) Loop ID_Outlet(data outlet) ID_Outlet(data outlet) Read(ID _Outlet) Inquire(ID_Barang) Inquire(ID_Barang) Ini t _B ar an g ( ID _B a ran g ) ID_Barang(data barang) ID_Barang(data barang) Read (ID_Bar a ng ) Add(qty) Add(qty) qty Opt Remov e_Barang(IdBarang, NamaBarang, qty) Remove_Barang(IdBarang, NamaBarang, qty) Remove_B ar ang(IdB arang, N am aB arang, qt y) S a ve( ) S a ve( ) :Detail  P ermi ntaan :Detail P ermintaan DA Save() Save() Save() Save()

## Gambar 4.41 Three Layer Design Sequence Diagram
Membuat Permintaan Barang Outlet
akan  ditampilkan  di  dalam  list permintaan barang  dan  apabila  sudah  selesai user dapat mengklik tombol save .
- Tombol  hapus  berfungsi  untuk menghapus barang  yang  sudah  dimasukan  kedalam  list permintaan.
- User dapat  melakukan  pencarian  data  barang secara  spesifik  dengan  menggunakan menu ‘ search ’.

## V. SIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian ini adalah:
1. Kesulitan dalam memantau stock barang sudah dapat  diselesaikai  dengan  adanya  laporan monitoring  stock.  Disini  pengguna  dapat memantau  keberadaak  stock  di  semua  outlet sehingga  jika  ada  kebutuhan  barang,  maka pengguna  dapat  mengambil  stock  dari  outlet- outlet sekitarnya
2. Pengiriman  barang  hanya  dilakukan  oleh pusat  yang  mengakibatkan  suatu  outlet  bisa mempunyai  persediaan  barang  yang  berlebih, tapi dengan system yang dirancang, tiap outlet dapat  meminta  barang  dari  outlet  yang mempunyai kelebihan stock.
3. Kesulitan  dalam  mengetahui  perkembangan produk dapat terselesai karena terdapat modul laporan peekembangan barang yang
menampilkan informasi trend kebutuhan barang.

## REFERENSI
[ 1] Wawan Saputra (2010). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan, Pembelian, Dan Penjualan Pada Toko Sinar Jaya, Comtech, 1(2), 1073 - 1082.
[2] Rachmawati(2017), Sistem informasi inventory stok barang pada CV Artha Palembang, http://eprints.radenfatah.ac.id/1172/
[3] Stephanie surja, lius steven sanjaya . (2014).
Perancangan sistem informasi penjualan, produksi dan persediaan pada pt triwarna eka multimedia,
Comtech, 5(2), 983 - 1000.
Mulyadi. (2010). Auditing (6 ed., Vol. Satu). Jakarta: Salemba Empat. . Romney,  M.  B.,  Steinbart,  P.  J.  (2006). Accounting Information  Systems .  (10 th edition).  New Jersey: Pearson Education Inc. Satzinger,  Jackson,  Burd.  (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. USA: Cengage Learning. . Warren,  C.  S.,  Reeve,  J.  M.,  Fess,  P.  E. (2005).
Pengantar Akuntansi . (edisi
ke-21).
Diterjemahkan oleh
Aria Farahmita, Amanugrahani,  Taufik  Hendrawan. Jakarta: Salemba Empat.