## JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA
ISSN 2614-5278 (media cetak), ISSN 2548-8368 (media online) Available Online at https://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/mib DOI 10.30865/mib.v4i2.2033

## Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin
Rahayu Amalia 1 , Nurul Huda 2,*
1 Ilmu Komputer, Sistem Informasi, Universitas Bina Darma, Palembang, Indonesia
2 Ilmu Komputer, Teknik Informatika, Universitas Bina Darma, Palembang, Indonesia Email: 1 rahayu_amalia@binadarma.ac.id, 2,* nurul_huda@binadarma.ac.id Email Penulis Korespondensi: nurul_huda@binadarma.ac.id
Abstrak− Dalam  suatu  instansi  atau  perusahaan  surat  merupakan  salah  satu  media  komunikasi  yang  sangat  penting.  Surat tersebut  berupa  surat  masuk dan surat keluar.  Pada Dinas Tenaga Kerja dan  Transmigrasi Kabupaten  Banyuasin  ini dalam pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar    saat  ini  masih  dilakukan  secara  manual  mulai  dari  pembuatan,  penyimpanan, dokumentasi, hingga verifikasi surat, semua di lakukan secara manual sehingga mengakibatkan tidak efektif dan efisien baik tenaga,  waktu  maupun  biaya.  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  dapat  menjadi  solusi  atas  masalah  tersebut.  Metodologi yang  digunakan  untuk  merancang  sistem  informasi  ini  adalah  dengan  menggunakan  metode  RAD  (Rapid  Application Development) dan program yang dihasilkan dalam sistem ini adalah Sistem  Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar  pada Dinas Tenaga Kerja dan  Transmigrasi Kabupaten  Musi  Banyuasin  dengan  menggunakan  PHP sebagai  bahasa pemrograman dan MySQL sebagai basis datanya.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat, RAD, Pemrogramman PHP,  Database MySQL
Abstract −In an agency or company a letter is one of the most important communication media. The letter is in the form of incoming and outgoing letters. At the Banyuasin Regency Manpower and Transmigration Office, management of incoming and outgoing letters is still done manually starting from making, storing, documenting, to verifying letters, all done manually so as to result in ineffective and inefficient energy, time and cost. Letter Filing Information System can be a solution to this problem.  The  methodology  used  to  design  this  information  system  is  to  use  the  RAD  (Rapid  Application  Development) method and the program produced in this system is the Information System for Filing Incoming and Outgoing Letters at the Manpower and Transmigration Office of Musi Banyuasin Regency using PHP as a programming language and MySQL as the database.
Keywords : Information Systems, Letters, RAD, PHP Programming, MySQL Database

## 1. PENDAHULUAN
Surat  merupakan  alat  komunikasi  tertulis  yang  berasal  dari  satu  pihak  dan  ditujukan  kepihak  lain  [1].  Dinas Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten  Musi  Banyuasin  yang  pada  saat  ini  prosedur  pengolahan  suratnya mulai  dari  membuat,  menyimpanan,  mendokumentasi,  hingga  memverifikasi  surat,  semua  di  lakukan  secara manual.  Surat  masuk  dan  surat  keluar  hanya  didokumentasikan  pada  pencatatan  di  buku,  sedangkan  untuk pengarsipan surat hanya berupa hardcopy [2]. Adapun permasalahan Pengelolahan surat masuk dan surat keluar yang terjadi pada saat  ini  diantaranya yaitu  pencarian dokumen  menjadi  lebih lama  dan juga sulit  karena harus membuka  terlebih  dahulu  data-data  lama  dan  mencarinya  satu  persatu,  proses  disposisi  yang  masih menggunakan  kertas  dan  setiap  surat  masuk  dan  surat  keluar  harus  di fotocopy berulang-ulang  untuk  proses pengarsipan dan proses pendistribusian surat, serta hilang dan rusaknya dokumen surat[3] .
Arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  yang  dicatat,  di  rekam  baik  berupa  tulisan,  gambar, grafik  sebagai  bahan informasi  dan komunikasi  yang terekam dalam kertas maupun komputer[4]. Dalam suatu instansi  Arsip  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  yang  sangat  penting  untuk  menunjang  proses  kegiatan administrasi  dan manajemen,  seiring  dengan berjalannya waktu  dokumen arsip  akan terus bertambah [5]. Oleh sebab  itu  perlu  di  rancang  suatu  sistem  informasi  pengarsipan  surat  yang  terkomputerisasi  sehingga    dengan adanya sistem informasi pengarsipan surat ini diharapkan nantinya karyawan dapat mengelola surat dengan baik, memudahkan  proses  pengarsipan  surat  dan  proses  pencarian  surat,  sehingga  pengelolahan  surat  dapat  lebih efisien,  cepat  dan  aman  [6].  Sistem  informasi  ini  dibuat  dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman  php  yang merupakan  proses  penerjemah  baris  sumber  menjadi  kode  mesin  yang  dimengerti  komputer  secara  langsung pada  saat  baris  kode  dijalankan  [7].  Sedangkan  basisdata  yang  digunakan  adalah My  Sql dimana  dalam penyimpanan datanya dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan [8] dan MY Sql juga dapat digunakan untuk membuat web dinamis [9].

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengembangan Sistem
Metode  RAD  ( Rapid  Application  Development )  merupakan  metode  yang  digunakan  dalam    pengembangan sistem informasi pengarsipan surat ini. Adapun tahap-tahap dalam pengembangannya dapat dilihat pada gambar dibawah ini [10]:

## JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA
ISSN 2614-5278 (media cetak), ISSN 2548-8368 (media online) Available Online at https://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/mib DOI 10.30865/mib.v4i2.2033
Gambar 1. Metode Pengembangan Sistem RAD
Proses Tahap-tahap pada RAD ( Rapid Application Development ) 1.   Pemodelan Bisnis
Pada tahap pemodelan bisnis ini melakukan pemodelan fungsi bisnis dimana untuk mengetahui informasi apa yang  terkait  dengan  proses  bisnis,  surat  apa  saja yang  harus  di  buat,  siapa  yang  harus  membuat  surat  serta alur pembuatan surat yang ada pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin.
2.   Pemodelan Data
Tahap  pemodelan  data  dimana  yang  dilakukan  pada  tahap  ini  yaitu  mengetahui  apa  saja  yang  dibutuhkan berdasarkan  pemodelan  bisnis  yang  mendefinisikan  atribut-atribut  pada  sistem  informasi  pengarsipan  surat beserta relasinya. Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat disain usecase diagram dan class diagram yang menggambarkan sisitem yang akan dibuat.
3.   Tahap pemodelan proses Pada tahap pemodelan proses dilakukan implementasi fungsi  sistem informasi Pengarsipan surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin dalam mengelola surat, yang sudah didefinisikan terkait dengan implementasi data.
4.   Pembuatan Aplikasi
Pada  tahap  pembuatan  aplikasi  yang  dilakukan  yaitu  mengimplementasikan  pemodelan  proses  menjadi program.  Pada  tahap  ini  terdapat  proses  penerjemahan  code-code  program  menggunakan  bahasa pemrograman web . 5.  Pengujian dan Pergantian Menguji komponen-komponen pada sistem informasi pengarsipan surat yang telah dibuat

## 2.2 Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  yang  digunakan  dalam  pembuatan  sistem  administrasi  pengarsipan  ini  yaitu  menggunakan UML. “ Unified  Modeling  Language  (UML)  adalah  sebuah  standarisasi  bahasa  pemodelan  untuk  pembangunan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek[11].

## 2.2.1 Disain Use Case Diagram
Untuk  mendapatkan  gambaran  mengenai  sistem  yang  akan  dibuat  maka  digambarkan  dalam  model  usecase diagram seperti yang terlihat pada gambar berikut.

## JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA
ISSN 2614-5278 (media cetak), ISSN 2548-8368 (media online) Available Online at https://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/mib DOI 10.30865/mib.v4i2.2033

## 2.2.2 Disain Class Diagram
Perancangan sistem model class diagram bertujuan menggambarkan relasi-relasi antar tabel:
Gambar 3. Disain Class Diagram

## 2.2.3 Disain Basis Data
Perancangan tabel ini bertujuan untuk mempermudah mengetahui field–field yang dibutuhkan dalam pembuatan tabel yang berkaitan dengan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar

## A. Desain Basis Data Surat Masuk
Basis Data surat masuk digunakan untuk menyimpan data surat masuk. Terdapat beberapa field dalam tabel surat masuk  yaitu  id_surat,  no_agenda,  no_surat,  asal_surat,  perihal,  kode,  indeks,  tgl_surat,  tgl_diterima,  file,  sifat dan id_user.
Tabel 1 . Disain Basis Data Surat Masuk No File name Tipe Data Size Ket 1 Id_surat_masuk Varchar 6 Primary Key 2 No_agenda Varchar 6 3 No_surat_masuk Varchar 20 4 Asal_surat Varchar 250 5 Perihal Mediumtext - 6 Kode Varchar 30 7 Indeks Varchar 30 8 Tgl_surat_masuk Date - 9 Tgl_diterima Date - 10 File Varchar 250 11 Sifat Varchar 250 12 Id_user Tinyint 2

## B. Disain Basis Data Surat Keluar
Basis Data surat masuk digunakan untuk menyimpan data surat keluar. Terdapat beberapa field dalam tabel surat keluar yaitu id_surat, no_agenda, tujuan, no_surat, perihal, kode, tgl_surat, tgl_catat, file, lampiran dan id_user.
Tabel 2 . Disain Basis Data Surat Keluar No File name Data Type Size Ket 1 Id_surat_keluar Varchar 6 Primary Key 2 No_agenda Varchar 6 3 Tujuan Varchar 250 4 No_surat Varchar 20 5 Perihal Medium text - 6 Kode Varchar 30 7 Tgl_surat_keluar Date - 8 Tgl_catat Date - 9 File Varchar 250 10 Lampiran Varchar 250 11 Id_user Tinyint 2

## JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA
ISSN 2614-5278 (media cetak), ISSN 2548-8368 (media online) Available Online at https://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/mib DOI 10.30865/mib.v4i2.2033

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem  informasi  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  ini  dibuat  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP ( Hypertext  Preprocessor) dan database  MySQL  (My  Structure  Query  Language) yang  digunakan  untuk merancang tampilan, melakukan proses penyimpanan data dan informasi.

## 3.1 Tampilan Halaman Login
Halaman  ini  akan  menampilkan  antarmuka form  login. Setiap admin harus  mengisi username dan password sesuai  dengan  yang  ada  pada database, jika  data  yang  di input sesuai  dengan database maka  akan  masuk  ke halaman utama. Sistem informasi pengarsipan surat  memiliki tiga admin yaitu staf, sekretaris dan kepala badan yang memiliki hak akses masing – masing dalam mengelola data. Setiap admin harus melakukan login sebelum masuk ke halaman utama.
Gambar 4. Tampilan Halaman Login
3.2  Tampilan Halaman Kelola Surat Masuk
Tabel  data  surat  masuk  menampilkan  data-data  surat  masuk  yang  tersimpan  pada database .  Ada  beberapa tombol  yaitu  tambah  data, edit ,  hapus  dan  disposisi  seperti  yang  terlihat  pada  gambar  berikut.  Jika  tombol tambah datadi klik maka akan tampil form input data surat. Untuk menampilkan form edit surat masuk silahkan klik  tombol edit dan  jika  klik  tombol  hapus  maka  data  surat  yang  ada  pada    baris  tombol  hapus  tersebut  data akan  terhapus.  Jika  tombol  disposisi  diklik  maka  tampil  lembar  disposisi  surat.  Berikut  adalah  tampilan antarmuka lihat data surat masuk.

## Gambar 5. Kelola Surat Masuk

## 3.3 Tampilan Halaman Laporan Surat Masuk
Form pada laporan surat masuk menampilkan data-data laporan surat masuk. Berikut adalah tampilan antarmuka lihat laporan surat masuk.

## JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA
ISSN 2614-5278 (media cetak), ISSN 2548-8368 (media online) Available Online at https://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/mib DOI 10.30865/mib.v4i2.2033

## 3.4 Kelola Surat Keluar
Tabel data surat keluar menampilkan data-data surat keluar yang tersimpan pada database . Ada beberapa tombol yaitu  tambah  data, edit ,  dan  hapus  seperti  yang  terlihat  pada  gambar  berikut.  Jika  tombol  tambah  data  di  klik maka akan tampil form input data surat.  Untuk  menampilkan form edit surat  keluar  silahkan klik    tombol edit dan  Jika  klik  tombol  hapus  maka  data  surat  yang  ada  pada    baris  tombol  hapus  tersebut  data  akan  terhapus. Berikut adalah tampilan antarmuka lihat data surat keluar.

## Gambar 7. Kelola Surat Keluar
3.5. Tampilan Halaman Laporan Surat Keluar
Form data laporan surat keluar menampilkan data-data laporan surat keluar. Berikut adalah tampilan antarmuka lihat laporan surat keluar.
Gambar 8. Laporan Surat Keluar

## 4. KESIMPULAN
Setelah melalui tahap – tahap dalam perancangan serta implementasi dalam Sistem Informasi  Pengarsipan surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin maka dapat diambil kesimpulan  bahwa Sistem  informasi  pengarsipan  surat  ini  telah  berjalan  sesuai  perancangan  yang  telah  dibuat.  Pada  sistem informasi  tersebut  terdapat  3  (tiga)  halaman  utama,  yaitu  halaman admin, halaman  sekretariat  dan  halaman kepala  dinas  dan  Sistem  informasi  ini  memberi  kemudahan  kepada  pegawai  dalam  pengolahan  data  surat, laporan  surat  dan  disposisi  surat  yang  termonitor  dengan  baik  sehingga  dapat  memberikan  kemudahan  dalam penemuan kembali surat yang tersimpan.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Alhamdulillah, puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia nya serta kesehatan kepada kita semua, sehingga jurnal ini dapat terselesaikan. Dan tak lupa juga kami berterima kasih kepada :
1.  Ibu Dr. Sunda Ariana, M.Pd., M.M selaku Rektor Universitas Bina Darma.
2. Pimpinan, Staf dan Karyawan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi  Banyuasin
3.  Bapak Dedy Syamsuar., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Darma.
4.  Ibu Fitriya, S.E., MBA., Ph.D. selaku Direktur DRPM Universitas Bina Darma.

## JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA
ISSN 2614-5278 (media cetak), ISSN 2548-8368 (media online) Available Online at https://ejurnal.stmik-budidarma.ac.id/index.php/mib DOI 10.30865/mib.v4i2.2033

## REFERENCES
[1] G.  Farell,  H.  K.  Saputra,  dan  I.  Novid,  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  PENGARSIPAN  SURAT MENYURAT (STUDI KASUS FAKULTAS TEKNIK UNP),” J. Teknol. Inf. dan Pendidik. , vol. 11, no. 5, hal. 55–62, 2018.
[2] S.  Mahmuda,  L.  Widiastuti,  dan  S.  Ernawati,  “Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  (Studi Kasus Ma Darul Ihya Bogor),” J. Media Inform. Budi Darma , vol. 3, no. 3, hal. 225–231, 2019.
[3] G.  P.  Sari,  J.  Marzal,  dan  M.  Mauladi,  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  PERSURATAN  DAN DISPOSISI ELEKTRONIK UNIVERSITAS JAMBI,” J. Sains dan Sist. Inf. , vol. 1, no. 1, hal. 20–29, 2018.
[4] C. Puspasari, Durinda; Nikmah, “Effectiveness of Archive Management on Record System in National Zakat Agency in Indonesia,” in 2nd Social Sciences, Humanities, and Education Conference (SoSHEC 2018) , 2018, hal. 283–288.
[5] A. Simangunsong, “Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web,” J. Matrik Penusa , vol. 2, no. 1, hal. 11– 19, 2018.
[6] W. Chandra dan R. Amalia, “SISTEM INFORMASI PEMESANAN KAMAR MESS PT. KAI PERSERO DIVRE III SUMATERA SELATAN,” CESS(Journal Comput. Eng. Syst. Sci. , vol. 4, no. 1, hal. 88–93, 2019.
[7] H.  T.  Sitohang,  “SISTEM  INFORMASI  PENGAGENDAAN  SURAT  BERBASIS  WEB  PADA  PENGADILAN TINGGI MEDAN,” J. Inform. Pelita Nusant. , vol. 3, no. 1, hal. 6–9, 2018.
[8] N.  Fatimah  dan  Y.  Elmasari,  “PERANCANGAN  SISTEM  INFORMASI  PERPUSTAKAAN  BERBASIS  WEB UNTUK SMA ISLAM SUNAN GUNUNG JATI,” JurnalIlmiah Penelit. dan Pembelajaran Inform. , vol. 3, no. 2, hal. 130–137, 2018.
[9] N. Huda, “SISTEM INFORMASI WISATA SUMATERA SELATAN BERBASIS MOBILE,” J. Tek. Inform. Politek. Sekayu , vol. 7, no. 2, hal. 51–56, 2017.
[10]  I. Elyana, I. Kholil, dan F. E. Schaduw, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DISPOSISI SURAT MENYURAT DENGAN MENGGUNAKAN MODEL RAD (RAPID APPLICATION DEVELOPMENT),” J. Ris. Inform. , vol. 1, no. 2, 2019.
[11]  A.  Sopandi,  “Design  And  Development  Of  Correspondence  Management  Application  Based  On  Android,”  in 7th International Conference on Cyber and IT Service Management (CITSM) , 2019, hal. 1–6.