## Analisis Penyebab Terjadinya Selisih Jumlah Persediaan Suku Cadang di Gudang Perusahaan Jasa Alat Berat
Muhaimin Albar 1* , Winarno 2
1,2 Program Studi Teknik Industri , Fakultas Teknik, Universitas Singaperbangsa Karawang, Indonesia * Koresponden email : muhaiminalbar9@gmail.com Diterima: 8 Juni 2023 Disetujui: 12 Juli 2023

## Abstract
This research is conducted in a heavy equipment service company that focuses on repairing and maintaining forklifts in Bekasi City. In the company's warehouse, there is a discrepancies issue of the real spare part inventory position compared to that of the information system. This condition enables to delay for repair and  maintenance  process.  This  study  aims  to  analyze  the  factors  that  influence  the  occurrence  of  the inventory position discrepancies by using Root Cause Analysis method. The analysis results show that there are  three  factors  that  cause  the  problem.  The  first  factor  is  method,  which  involves  the  lack  of  using  a request  form  for  spare  parts  and  irregular  inventory  calculations.  The  second  factor  is  human,  which includes  a  lack  of  understanding  of  inventory  control,  suboptimal  implementation  of  standard  operating procedures, and a lack of understanding of warehouse layout. The final factor is material, which refers to an excessive number of spare parts in the warehouse, making it difficult for workers to find the required parts.
Keywords: warehouse, root cause analysis, fishbone diagram, stock difference

## Abstrak
Penelitian  ini  dilakukan  di  perusahaan  jasa  alat  berat  yang  berfokus  pada  jasa  perbaikan  dan  perawatan forklift di Kota Bekasi. Pada gudang perusahaan tersebut memiliki suatu permasalahan selisih pada jumlah persediaan  suku  cadang dengan  yang  terdapat  pada  sistem  informasi.  Kondisi  tersebut  mengakibatkan keterlambatan dalam proses perbaikan dan perawatan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis apa saja yang mempengaruhi terjadinya selisih jumlah persediaan suku cadang dengan menggunakan metode Root Cause Analysis . Hasil analisis menunjukkan bahwa ada tiga faktor yang menyebabkan masalah tersebut. Faktor pertama adalah metode yaitu pengeluaran suku cadang tidak menggunakan form permintaan barang dan tidak rutin dalam melakukan perhitungan persediaan. Faktor kedua adalah  manusia yaitu kurangnya pemahaman mengenai inventory control , penerapan standar operasional prosedur yang kurang maksimal, dan kurangnya pemahaman mengenai tata letak gudang. Faktor terakhir adalah material yaitu suku cadang yang terlalu banyak di gudang sehingga pekerja kesulitan mencari suku cadang. Kata Kunci: gudang, root cause analysis, diagram fishbone, selisih persediaan

## 1. Pendahuluan
Pada  era  ini,  perkembangan  industri  seluruh  dunia  semakin  dinamis  dan  juga  modern yang  dapat dilihat  dari  banyaknya  industri  yang  bermunculan  dimulai  dari  industri  kecil  hingga  industri  besar  [1]. Tingginya  persaingan  di  semua  bidang  industri  di  Indonesia  menuntut  perusahaan  untuk  melakukan tindakan  perbaikan  untuk  mengoptimalkan  seluruh  bagian  operasional  perusahaan.  Dimana  perusahaan harus  menerapkan  perkembangan  dari  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  dan  melaksanakan  pengendalian ataupun pengembangan sehingga perusahaan mampu mencapai hasil yang optimal secara efektif dan efisien [2].
Salah satu bagian penting dalam upaya mengoptimalkan kinerja perusahaan adalah gudang. Gudang merupakan tempat persediaan disimpan untuk kebutuhan perusahaan. Gudang yang tersedia harus diatur dengan  sebaik  mungkin  sehingga  dapat  menyimpan  barang-barang  yang  akan  disimpan  dan  mudah dikeluarkan  [3].  Gudang  mempunyai  tiga  proses  utama  yaitu  proses  penerimaan  barang,  proses penyimpanan  barang,  dan  proses  distribusi  barang  [4]. Pada  kegiatan  perindustrian  kebutuhan  gudang tentunya  mempunyai  peran  yang  relatif  krusial  dalam  mendukung  perusahaan  berhasil  dalam  mencapai tujuannya,  sebab  pada  gudang  ini  terjadi  proses  pengolahan input menjadi output [5]. Berhasil  tidaknya suatu  perusahaan  dalam  mempertahankan  keberadaan  perusahaan  dapat  dimulai  dari  sistem  gudang  itu sendiri dengan menaikkan efektivitas dan efisiensi secara maksimal pada gudang [6].
Perusahaan  membutuhkan  sistem  manajemen  yang  optimal,  salah  satunya  adalah  sistem pergudangan. Sebab,  sistem  pergudangan  yang kurang baik  dapat  mengakibatkan  barang hilang,  barang kadaluwarsa dan permasalahan lainnya yang pada akhirnya menurunkan pendapatan usaha [7].  Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sistem penyimpanan yang baik untuk mendukung kelancaran siklus produksi dan aktivitas gudang.
Dalam  proses  pergudangan  harus  mempunyai  sistem  pergudangan  yang  optimal  supaya  mampu menunjang proses produksi maupun aktivitas-aktivitas pergudangan [8] . Fungsi penyimpanan adalah untuk mengoptimalkan  penggunaan  sumber-sumber  yang  terdapat  di  gudang  untuk  memenuhi  kebutuhan pengguna pada hal ini mekanik, divisi perawatan, produksi juga pihak yg membutuhkan barang atau suku cadang [9].
Penelitian  ini  dilakukan  di  perusahaan  jasa  alat  berat  yang  berfokus  pada  jasa  perbaikan  dan perawatan  forklift  di  Kota  Bekasi.  Perusahaan  tersebut  mempunyai  gudang yang berisikan  suku  cadang untuk digunakan dalam proses perbaikan dan perawatan forklift. Pada gudang perusahaan tersebut memiliki suatu permasalahan pada penyimpanan barang. Penyimpanan barang pada perusahaan ini mengalami selisih pada jumlah persediaan suku cadang pada gudang dengan yang terdapat pada sistem informasi sehingga mengakibatkan  keterlambatan  dalam  proses  perbaikan  dan  perawatan.  Sehingga  perlu  adanya  proses identifikasi  akar penyebab dan pemberian solusi mengenai permasalahan tersebut.  Salah satu cara untuk menghindari terjadinya kejadian yang sama adalah dengan mengidentifikasi akar penyebab permasalahan tersebut. Dilihat dari persoalan di atas, tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis apa saja yang mempengaruhi  terjadinya  selisih  jumlah  persediaan  suku  cadang  dengan  menganalisis  faktor-faktor penyebab permasalahan tersebut pada perusahaan ini menggunakan metode Root Cause Analysis .

## 2. Metode Penelitian
Dalam  proses  pengumpulan  data,  terdapat  teknik  yang  dilakukan  oleh  penyusun  yaitu  observasi, wawancara dan dokumentasi secara langsung kepada manajer dan admin gudang pada perusahaan tersebut. Selain  itu,  pengumpulan  data  juga  diambil  dari  persediaan  suku  cadang  per  bulan  Mei  2022.  Dalam penelitian  ini  digunakan  metode Root  Cause  Analysis (RCA)  dengan  menggunakan  teknik  diagram fishbone . RCA merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan persoalan atau diskrepansi untuk memperoleh akar penyebab dari suatu permasalahan [10]. Menurut Rahmawati dkk. [11], tujuan dari RCA adalah  menganalisis  dan  memahami  “apa,  bagaimana,  dan  mengapa”  dari  suatu  kejadian  untuk menyelesaikan  dengan  cara  yang  tepat  dalam  penanganan  permasalahan  mengenai  “ error ” yang didapat pada proses analisa.
Salah  satu  teknik  yang  dapat  dilakukan  pada  metode  RCA  adalah  diagram fishbone .  Teknik  ini diperlukan  untuk  mengetahui  semua  kemungkinan  penyebab  dan  menemukan  penyebab  aktual  dari persoalan  tersebut  [12].  Diagram fishbone menjelaskan  sumber  penyebab utama  yaitu  manusia,  metode, material ,  pengukuran,  mesin,  lingkungan,  dan  penyebab  lainnya  [13].  Penyebab  permasalahan  akan langsung dijabarkan hingga ke penyebab minor dengan menggunakan brainstorming [14]. Dalam penerapan metode RCA, terdapat beberapa tahapan yang perlu dilakukan yaitu [15]:
a. Mendefinisikan Masalah
Tahapan  ini  merupakan  langkah  pertama  sebelum  mencari  akar  dari  penyebab  permasalahan  untuk memudahkan dalam tahapan selanjutnya.
b. Mengumpulkan Data
Setelah  mengetahui  masalah  yang  perlu  diselesaikan,  kemudian  dilakukan proses  pengumpulan data. Pengumpulan data dapat dilakukan secara langsung (data primer) dan meninjau data yang telah tersedia (data sekunder). Data yang perlu diketahui di antaranya yaitu: Sudah berapa lama permasalahan tersebut muncul dan bagaimana dampak yang dirasakan setelah masalah itu terjadi.
c. Identifikasi Penyebab yang mungkin terjadi
Pada  langkah  ini,  dilakukan  identifikasi  untuk  menjelaskan  peristiwa  yang  mengarah  ke  masalah, keadaan di mana itu terjadi, dan apakah terdapat masalah yang timbul secara bersamaan dengan masalah utama.
d. Identifikasi Akar Masalah
Selanjutnya adalah langkah yang perlu dikerjakan secara teliti. Untuk mengetahui akar masalah pada permasalahan dapat digunakan teknik seperti diagram fishbone dan 5 Why Analysis .
e. Ajukan dan Implementasikan Solusi
Setelah  keempat  tahap  tersebut  membuahkan  hasil,  langkah  terakhir  adalah  memberikan  solusi  yang dapat dilakukan secara efektif untuk proses perbaikan pada suatu permasalahan.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## Identifikasi Masalah
Saat proses pencarian suku cadang, ditemukan masalah yaitu jumlah suku cadang aktual tidak sesuai dengan yang terdapat pada sistem informasi. Akibat seringnya terjadi permasalahan mengakibatkan proses perbaikan forklift menjadi terlambat. Dengan permasalahan tersebut berdampak pada hasil dari perbaikan tersebut dan secara langsung menghambat keuntungan bagi perusahaan tersebut.

## Pengumpulan Data
Berdasarkan  hasil  dari  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  secara  langsung  pada  gudang  di perusahaan  jasa  alat  berat.  Gudang  tersebut  terdiri  dari  delapan  rak  yang  memiliki  lima  tingkatan  pada masing-masing rak seperti pada Gambar 1.
Gambar 1 . Gudang perusahaan Sumber: Peneliti (2023)
Gudang  ini  belum  memiliki  jadwal  kegiatan  perhitungan  persediaan  secara  berkala.  Selain  itu, selama kegiatan observasi terdapat permasalahan yang terjadi pada gudang tersebut. Permasalahan yang terjadi seperti penempatan barang yang diletakkan di lantai seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Peletakan Suku cadang di lantai gudang Sumber: Peneliti (2023)
Dapat dilihat bahwa barang tersebut diletakkan di lantai yang membuat tidak rapi dan terkesan tidak bersih pada gudang khususnya bagian depan. Sama seperti bagian depan, pada bagian belakang gudang ini juga terdapat barang yang diletakkan di lantai dan juga barang tersebut tidak diberi tempat penyimpanan sehingga membuat bagian belakang gudang tersebut terlihat sempit dan kurang bersih.
Berikutnya  peletakan  di  rak,  banyak  suku  cadang  yang  diletakkan  sembarangan  dan  tidak  sesuai dengan  rak  yang  seharusnya  sesuai  dengan  sistem  informasi  sehingga  membuat  kegiatan  perhitungan
p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934
persediaan menjadi lama. Selain itu, pada rak terdapat banyak bin box kosong dengan penyusunannya yang tidak sesuai ukurannya sehingga membuat bin box tersebut menjadi tidak rapi seperti pada Gambar 3 .
Gambar 3. Bin Box Kosong Sumber: Peneliti (2023)

## Identifikasi Faktor Penyebab yang mungkin terjadi
Untuk mengetahui penyebab pasti dari suatu masalah, perlu adanya identifikasi penyebab awal untuk mempermudah dalam proses selanjutnya. Berdasarkan hasil dari pengumpulan data di atas, masalah selisih jumlah  persediaan  suku  cadang  muncul  akibat  faktor  manusia  yang  lalai  ketika  bekerja  membuat munculnya beberapa permasalahan seperti peletakan  suku cadang yang salah. Selain itu, faktor material juga seperti suku cadang yang terlalu banyak juga menjadi penyebab permasalahan terjadi. Terakhir, faktor metode dalam gudang yang juga menjadi penyebab selisih jumlah persediaan suku cadang tersebut.

## Identifikasi Akar Masalah
Setelah data yang dikumpulkan sudah lengkap, akan melakukan analisis untuk mengetahui faktor- faktor  penyebab  terjadinya  perbedaan  persediaan  suku  cadang  dengan  menggunakan  diagram fishbone seperti pada Gambar 4 .
Gambar 4. Diagram Fishbone Sumber: Peneliti (2023)
Pada Gambar 4 dijelaskan bahwa terdapat banyak faktor yang menjadi sumber terjadinya perbedaan persediaan  suku  cadang  di  gudang  dengan  sistem  informasi.  Didapatkan  empat  faktor  penyebab  yaitu Metode,  Manusia,  dan Material .  Faktor  tersebut  harus  segera  dihilangkan  untuk  menciptakan  sistem gudang yang optimal.
Metode Material Manusia Kurangnya  pemahaman  tentang inventory control Peletakkan tidak sesuai ketentuan Pengeluaran suku cadang  tidak menggunakan form permintaan  barang Suku cadang menghilang  dan rusak Selisih Jumlah Persediaan Suku Cadang Suku cadang yang terlalu banyak Tidak rutin pemeriksaan spare part Penerapan standar operasional prosedur kurang maksimal Tidak rutin stock opname Tidak ada denah gudang Kurangnya pemahaman  terkait tata letak

## Rekomendasi Solusi
Dalam menyelesaikan permasalahan di atas,  perlu adanya perbaikan dan solusi untuk mengurangi faktor penyebab selisih persediaan suku cadang tersebut. Berikut ini merupakan rekomendasi solusi untuk menghilangkan permasalahan di atas yang dijelaskan pada Tabel 1 .
Tabel 1 . Rekomendasi Solusi Faktor Sebab Akibat Rekomendasi Metode Pengeluaran suku cadang tidak menggunakan form permintaan barang Pembuatan formulir permintaan barang Tidak rutin melakukan kegiatan perhitungan persediaan Melakukan penjadwalan rutin untuk kegiatan perhitungan persediaan Manusia Kurangnya pemahaman mengenai inventory control Tidak rutin dalam pemeriksaan suku cadang Pemberian pelatihan mengenai inventory control Penerapan standar operasional prosedur yang kurang maksimal Peletakan tidak sesuai ketentuan rak Pemberian edukasi dan solusi terkait standar operasional prosedur Kurangnya pemahaman mengenai tata letak gudang Tidak ada denah gudang Pemberian edukasi mengenai tata letak gudang Material Suku cadang yang terlalu banyak Suku cadang menghilang dan rusak Pemberian label untuk membedakan suku cadang yang masih dipakai

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  analisis  serta  pembahasan  yang  dilakukan  dengan  menggunakan  metode Root Cause  Analysis didapatkan  bahwa  terdapat  empat  faktor  yang  menjadi  penyebab  terjadinya  selisih persediaan suku cadang pada gudang. Faktor pertama adalah metode yaitu pengeluaran suku cadang tidak menggunakan  form  permintaan barang  dan  tidak  rutin  dalam  melakukan  perhitungan persediaan.  Faktor kedua  adalah  manusia  yaitu  kurangnya  pemahaman  mengenai inventory  control ,  penerapan  standar operasional  prosedur  yang  kurang  maksimal,  dan  kurangnya  pemahaman  mengenai  tata  letak  gudang. Faktor terakhir adalah material yaitu suku cadang yang terlalu banyak di gudang sehingga pekerja kesulitan mencari suku cadang.

## 5. Referensi
[1] H. Aulawi, D. Rahmawati, and R. A. I. Putri, “Strategi Pencapaian Keunggulan Bersaing Minuman Kemasan Lemon Menggunakan Metode Business Model Canvas & SWOT,” J. Kalibr. , vol. 19, no. 2, pp. 146–151, 2022, doi: 10.33364/kalibrasi/v.19-2.1095.
[2] S. Wardani, I. B. Kharisma, and Y. R. Nurazis, “Upaya Reduksi Searching Time Dengan Metode 5S Pada Area Gudang Penyimpanan Barang Di PT URF,” J. Ilm. Teknol. Infomasi Terap. , vol. 7, no. 2, pp. 108–113, 2021, doi: 10.33197/jitter.vol7.iss2.2021.534.
[3] A. Nokas, “Perbaikan Sistem Manajemen Pergudangan Rak Barang Jadi Pada PT. Hapete,” Jurnal Titra , vol. 7, no. 2, pp. 269–274, 2019.
[4] N. Yusuf and Y. Nursyanti, “Analisis Pergudangan di Bagian Gudang Barang Jadi (Finished goods) PT. Nipress Tbk Cileungsi Bogor,” J. Manaj. Ind. Dan Logistik , vol. 1, no. 1, pp. 7–13, 2017, doi: 10.30988/jmil.v1i1.3.
[5] M. Hudori, “Penerapan Kaizen untuk Mempermudah Pengambilan Barang pada Gudang Finished Goods,” Ind. Eng. J. , vol. 6, no. 2, pp. 4–9, 2017.
[6] R.  Lama,  Suyamto,  and  Suharyoko,  “Analisis  Sistem  Manajemen  Pergudangan  Pada  PT.  Delta Merlin di Kabupaten Karanganyar,” J. Widya Ganecwara , vol. 11, no. 1, pp. 1–14, 2021.
[7] C. Makatengkeng, A. B. H. Jan, and J. S. B. Sumarauw, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada PT. Timur Laut Jaya Manado,” J. EMBA , vol. 7, no. 4, pp. 5912–5933, 2019.
[8] H. W. W. Pitoy, A. B. H. Jan, and J. S. B. Sumarauw, “Analisis Manajemen Pergudangan pada Gudang Paris Superstore Kotamobagu,” J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 8, no. 3, pp. 252–260, 2020.
[9] Syahruddin, “Analisis Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Selisih Jumlah Stok Suku Deskripsi Item Suku cadang Persentase Item Suku cadang yang tidak bermasalah Item Suku cadang yang terjadi selisih Stok Jumlah Item suku cadang,” J. Teknol. Terpadu , vol. 4, no. 1, pp. 42–47, 2016.
[10] Kuswardana,  N.  E.  Mayangsari,  and  H.  N.  Amrullah  “Analisis  Penyebab  Kecelakaan  Kerja Menggunakan  Metode  RCA  (Fishbone  Diagram  Method  And  5  –  Why  Analysis)  di  PT  .  PAL Indonesia,” Conf. Saf. Eng. Its Appl. , vol. 1. no. 1, pp. 141–146, 2017.
[11] D.  Rahmawati,  R.  Suprihardjo,  E.  B.  Santoso,  R.  P.  Setiawan,  K.  Pradinie,  and  M.  Yusuf, “Penerapan  Metode  Rootcause  Analysis  (RCA)  dalam  Pengembangan  Kawasan  Wisata  Cagar Budaya  Kampung  Kemasan,  Gresik,” J.  Penataan  Ruang ,  vol.  11,  no.  1,  pp.  1–9,  2016,  doi: 10.12962/j2716179x.v11i1.5211.
[12] Z.  Nursyahbani,  T.  E.  Sari,  and  Winarno,  “Usulan  Penurunan  Kecacatan  Piston  Cup  Forging Menggunakan Fishbone Diagram , FMEA dan 5W + 1H di Perusahaan Spare-part Kendaraan,” Go- Integratif: Jurnal Teknik Sistem dan Industri , vol. 04, no. 01, pp. 22–32, 2023.
[13] H.  S.  D.  Hana,  and  S.  A.  Pamungkas  “Perbaikan  Selisih  stock  Gudang  SMT  Pada  Sistem  ERP Microsoft Dynamics AX Menggunakan Metode Fishbone,” Jurnal Jaring SainTek , vol. 2, no. 2, pp. 25–33, 2020. doi:10.31599/jaring-saintek.v2i2.328.
[14] Y.  P.  Dewi,  and  N.  Sepadyati,  “Perancangan  Manajemen  Persediaan  serta  Peningkatan  Akurasi Stock pada Gudang,” Jurnal Titra , vol. 7, no. 2, pp. 407–412, 2019.
[15] I.  S.  Haq  and  M.  A.  Purba,  “Kajian  Penyebab  Kerusakan  Door  Packing  pada  Tabung  Sterilizer Menggunakan Metode Root Cause Analysis (RCA) di Sungai Kupang Mill,” J. Vokasi Teknol. Ind. , vol. 2, no. 2, pp. 16–23, 2020, doi: 10.36870/jvti.v2i2.177.