Pengembangan Add - ons Modul Expenses pada Aplikasi Odoo untuk Manajemen Perjalanan Dinas di PT Gerbang Sinergi Prima
Rya Ervita Rachma Saputri 1 , Rita Komalasari 2 1,2 Politeknik LP3I email: 1 ryarachma135@gmail.com, 2 ritakomalasari@plb.ac.id
Abstract: The  rapid  development  of  information  technology  today  is  driving  companies  to optimise the use of technology to improve operational efficiency and efficiency.  As a leading player  in  the  Information  &  Communication  Technology  (ICT)  industry,  PT  Gerbang  Sinergi Prima  also  felt  the  positive  impact  of  digital  transformation.  However,  the  challenges  arise mainly in service travel management, where the ERP application used, namely, Odoo, is still not  fully  meeting  the  specific  needs  of  the  company.  Therefore,  this  study  provides recommendations for in-depth development of the Odoo Expenses module using the Waterfall method  for  system  development  and  conducting  User  Acceptance  Testing  (UAT)  to  evaluate system  suitability.  The  results  include  proposals  for  system  design,  system  implementation, and  system  testing.  This  development  is  done  as  a  solution  to  improve  the  efficiency  of business  travel  management  and  optimise  the  use  of  Odoo  applications  to  align  with operational needs.  With  this approach,  it  is  expected  that companies  will  be  able  to  respond better to the dynamics of growing business needs.
Keywords : business travel management, odoo application, expenses module
Abstrak: Perkembangan  teknologi  informasi  yang  sangat  pesat  saat  ini  mendorong perusahaan  untuk  mengoptimalkan  penggunaan  teknologi  guna  meningkatkan  efektivitas dan  efisiensi  operasional.  PT  Gerbang  Sinergi  Prima,  sebagai pemain utama  dalam  industri Information  &  Communication  Technology (ICT),  turut  merasakan  dampak  positif  dari transformasi  digital.  Namun,  tantangan  muncul  terutama  dalam  manajemen  perjalanan dinas,  di  mana  aplikasi ERP yang  digunakan,  yakni Odoo ,  masih  belum  sepenuhnya memenuhi  kebutuhan  spesifik  perusahaan.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini  memberikan rekomendasi  untuk  pengembangan  mendalam  pada  modul Expenses Odoo menggunakan metode Waterfall untuk  pengembangan  sistemnya  dan  melakukan User  Acceptance  Testing (UAT) untuk mengevaluasi kesesuaian sistem. Hasilnya meliputi usulan perancangan sistem, implementasi  sistem,  dan  pengujian  sistem.  Pengembangan  ini  dilakukan  sebagai  solusi untuk  meningkatkan  efisiensi  pengelolaan  perjalanan  bisnis  dan  mengoptimalkan penggunaan aplikasi Odoo agar selaras dengan kebutuhan operasional. Dengan pendekatan ini,  diharapkan  perusahaan  dapat  merespon  dengan  lebih  baik  terhadap  dinamika kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
Kata kunci : manajemen perjalanan dinas, aplikasi odoo, modul expenses

## Pendahuluan
Perkembangan kemajuan teknologi  yang  sangat  pesat  pada masa  sekarang menuntut  kemampuan perusahaan  dalam  mengalokasikan sumber  daya  perusahaannya  secara efektif  dan  efisien  karena  setiap perusahaan harus siap bersaing dengan  perusahaan  lain  agar  dapat mempertahankan  eksistensi.  Untuk dapat mencapai hal tersebut, teknologi informasi  yang  tepat  dan  akurat memegang  peranan  yang  sangat
penting (Dewi et al., 2023), (Komalasari, 2020). PT  Gerbang  Sinergi  Prima  adalah suatu  perusahaan  yang  berdiri  sejak tanggal 22 Agustus 2008 dan merupakan  salah  satu  anak  usaha Dana  Pensiun  PT  PLN  (Persero).  PT Gerbang  Sinergi  Prima  yang  bergerak dibidang ICT ( Information & Communication Technology ) mengawali bisnisnya sebagai Switching
Payment / Gateway Biller / Aggregator dengan mitra Perbankan dan
Vol. 7, No. 2, February 2024, Pages 61-68              http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
Collecting  Agent di  seluruh  Indonesia. PT Gerbang Sinergi Prima mengoperasikan  beberapa  divisi  yang berbeda untuk menjalankan operasional perusahaan, salah satunya yaitu  Divisi  Sumber  Daya  Manusia (SDM).  Divisi  SDM  memiliki  tanggung jawab  atas  manajemen  sumber  daya manusia  yang  mencakup  semua karyawan  perusahaan  dan  salah  satu manajemen  yang penting untuk diperhatikan adalah manajemen perjalanan dinas. Namun, penerapan teknologi dan
informasi  pada  PT  Gerbang  Sinergi Prima  dalam  manajemen  perjalanan dinas  perlu  dilakukan  pengembangan, karena  teknologi  dan  informasi  saat ini  dalam  menggunakan  aplikasi  ERP open source yaitu aplikasi Odoo masih belum  sesuai  dengan  kebutuhan perusahaan.    Ketidaksesuaian  dengan kebutuhan perusahaan menjadi kendala dan kelemahan dalam manajemen  perjalanan  dinas.  Kendala yang  dialami  adalah  ketika  membuat laporan  pengeluaran  perjalanan  dinas belum  memiliki  fitur  pengisian  data tujuan,  lokasi,  tanggal  keberangkatan,
tanggal kembali, dan jenis transportasi. Ketika mengajukan perjalanan  dinas  seharusnya  tidak perlu  melakukan  pengisian  biaya perjalanan  dinas  karena  pengelolaan biaya  perjalanan  dinas  merupakan wewenang dari admin SDM. Pemberian nomor  perjalanan  dinas  juga  masih diberikan  secara  manual  oleh  bagian SDM sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan input dan menghambat  efisiensi.  Pihak  yang mendapatkan wewenang untuk menyetujui perjalanan dinas bawahannya  seharusnya  tidak  bisa melakukan persetujuan untuk perjalanan dinas diri sendiri. Terdapat kesalahan  hak  akses  sistem  yang sebelumnya  Admin  SDM  memiliki akses  untuk  semua  menu  seharusnya hak  tersebut  hanya  dimiliki  oleh Manajer SDM.
Berdasarkan  kendala  yang  telah diuraikan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa PT Gerbang Sinergi Prima perlu melakukan pengembangan  pada  aplikasi Odoo khususnya  modul Expenses guna menyesuaikan kebutuhan dalam manajemen  perjalanan  dinas  karena dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat diharapkan  dapat  menjadi  solusi untuk berbagai masalah yang dihadapi oleh  perusahaan  dalam  berbagai aspek.
Metode Metode  yang  digunakan  oleh penulis  dalam  pengembangan  sistem ini  adalah  metode Waterfall .  Metode Waterfall merupakan salah satu model dalam  SDLC  ( Software  Development Live Cycle ) yang sederhana dan mudah untuk  dipahami  maupun  digunakan dalam mengembangkan suatu sistem(Sukamto & Shalahuddin, 2019). Metode  ini  memiliki  beberapa  proses atau tahapan dalam merancang sistem dan  setiap  proses  atau  tahapan memiliki input yang dibutuhkan untuk melanjutkan  ke  tahap  selanjutnya digambarkan seperti Gambar 1.
Gambar 1. Metode Waterfall

## Requirement Analysis
Tahapan  requirement  analysis atau  analisis  kebutuhan  merupakan fase  awal  yang  penting  bagi  penulis dalam  pengembangan  sistem.  Pada
tahap  ini  fokus  utama  peneliti  adalah memahami secara mendalam kebutuhan untuk manajemen perjalanan  dinas  yang  harus  dipenuhi dalam  modul  Expenses  pada  aplikasi Odoo yang akan dikembangkan.
Design Pada  tahap  design  adalah  fase dimana kebutuhan yang telah diidentifikasi dalam tahap requirement  analysis  akan  dirancang secara lebih mendalam menjadi sebuah struktur teknis yang terperinci sebagai  landasan  yang  kuat  dalam mengimplementasikan  secara  efektif untuk modul yang akan dikembangkan. Development
Dalam  penelitian  ini  dilakukan proses  transformasi  konsep  dan design ke dalam bahasa pemrograman yaitu  Python.  Peneliti  menerapkan design  yang  telah  disepakati  dan mengembangkan modul sesuai dengan spesifikasi  yang  telah  ditetapkan sebelumnya.

## Testing
Dalam  penelitian  ini  dilakukan evaluasi  terhadap  modul  yang  telah dikembangkan melalui User Acceptance Testing (UAT). Proses UAT dilakukan untuk mengevaluasi kesesuaian  sistem  dengan  kebutuhan pengguna  dan  mengukur  tingkat kenyamanan saat penggunaan (Afrianto et al., 2021) Maintenance Tahap maintenance adalah proses  berkelanjutan  dalam  siklus hidup  perangkat  lunak  dimana  modul yang  berhasil  dikembangkan  akan terus  dipantau  bahkan  diperbarui menyesuaikan dengan perubahan yang dibutuhkan
untuk memastikan ketersediaan,  kinerja,  dan  keandalan modul secara berkelanjutan.
Hasil dan Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian, flowchart digunakan untuk menggambarkan  kegiatan  yang  ada  di dalam  suatu  sistem.  Untuk  lebih memahami  tentang  pengembangan yang  akan  dilakukan,  maka  dibuatkan flowchart mengenai sistem manajemen  perjalanan  dinas  yang sedang berjalan pada Gambar 2.
Gambar 2. Flowchart Sistem Berjalan
Gambar 2 merupakan alur proses perjalanan dinas yang sedang berjalan dimulai dari karyawan yang melakukan pengajuan perjalanan diatas  perintah  dari  atasan  karyawan. Kemudian dikirim ke Admin perjalanan  dinas  untuk  mendapatkan nomor SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) sesuai dengan ketentuan perusahaan  dan  memverifikasi  atau update  biaya  perjalanan  dinas  yang sudah  diajukan.  Pengajuan  perjalanan dinas  yang  sudah  dilengkapi  dengan nomor SPPD mendapatkan persetujuan  atau  penolakan  dari atasan  karyawan  dan  diteruskan  ke Manajer  SDM/Asman  SDM  untuk melakukan  persetujuan  atas  biaya perjalanan dinas. Evaluasi Sistem Berjalan Setelah dilakukan analisis beberapa  hambatan  dari  sistem  yang berjalan,  maka  peneliti  memperoleh hasil evaluasi pada Tabel 1.
Vol. 7, No. 2, February 2024, Pages 61-68              http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
Tabel 1. Evaluasi Sistem Berjalan No  Permasalahan Solusi 1  Pengajuan perjalanan dinas belum memiliki fitur pengisian data tujuan, lokasi, tanggal keberangkata n, tanggal kembali, dan jenis transportasi. Menambahkan fitur pengisian data tujuan, lokasi, tanggal keberangkatan , tanggal kembali, dan jenis transportasi pada pengajuan perjalanan dinas 2  Pengajuan perjalanan dinas seharusnya tidak perlu melakukan pengisian biaya perjalanan dinas Menghilangkan fitur pengisian biaya perjalanan dinas saat pengajuan perjalanan dinas 3  Pemberian nomor perjalanan dinas juga masih diberikan secara manual oleh bagian SDM Menambahkan auto numbering setelah menyimpan pengajuan perjalanan dinas 4  Pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui perjalanan dinas bawahannya seharusnya tidak bisa melakukan persetujuan untuk perjalanan dinas diri sendiri Melakukan setting tidak bisa melakukan
approve untuk perjalanan dinas yang diajukan oleh diri sendiri, tetapi tetap bisa melakukan approve untuk perjalanan dinas bawahannya
No  Permasalahan Solusi 5  Adanya kesamaan hak akses yang dimiliki oleh Admin SDM dengan Manajer Membuat role baru bernama Expense Administrator yang khusus diberikan hanya kepada admin SDM Pengembangan Sistem Usulan Perancangan  sistem  merupakan tahap awal dari pengembangan sistem yang  dilakukan  sebagai  pemecahan masalah yang ada. Pada Gambar 3 alur proses perjalanan dinas yang diusulkan dimulai dari karyawan yang melakukan pengajuan perjalanan diatas  perintah  dari  atasan  karyawan. Kemudian dikirim ke Admin perjalanan  dinas  untuk  mendapatkan nomor SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) sesuai dengan ketentuan perusahaan  dan  memverifikasi  atau update  biaya  perjalanan  dinas  yang sudah  diajukan.  Pengajuan  perjalanan dinas  yang  sudah  dilengkapi  dengan nomor  perjalanan  dinas  mendapatkan persetujuan  atau  penolakan  dari atasan  karyawan  dan  diteruskan  ke Manajer  SDM/Asman  SDM  untuk melakukan  persetujuan  atas  biaya perjalanan dinas.
Gambar 3. Flowchart Sistem Usulan Untuk  rancangan  data  yang dinyatakan
melalui use case menggambarkan interaksi antara sistem  dan  aktor  dalam  suatu  sistem.
Gambar  4  merupakan use  case dari sistem yang akan dikembangkan.
Gambar 4. Use Case Diagram
Gambar  4  terdapat  5  aktor  yaitu karyawan,  atasan  karyawan,  admin perjalanan  dinas,  manajer  perjalanan dinas,  dan  administrator  yang  terlibat dalam  sistem  manajemen  perjalanan dinas.
Gambar 5. Activity Diagram
Activity  Diagram pada Gambar  5 mengembangkan  proses  bisnis  dan urutan  aktivitas  jalannya  manajemen perjalanan dinas.
Implementasi Sistem Implementasi adalah tahap dimana  diterapkannya  hasil  dari sistem diusulkan, menggunakan pemodelan  dan  perancangan  yang diterjemahkan  dalam  sebuah  bahasa pemrograman(Iqbal, 2022).
Implementasi pengembangan
sistem  manajemen  perjalanan  dinas PT Gerbang Sinergi Prima dapat dilihat pada Gambar 6 - 10.
Gambar 6. Halaman Pengajuan Perjalanan Dinas
Pengembangan  yang  dilakukan adalah  menambahkan  beberapa  fitur pengisian  sehingga  karyawan  yang akan  mengajukan  perjalanan  dinas cukup  mengisi  semua  data  yang diminta  untuk  pengajuan  perjalanan dinas  yang  terdapat  dalam  menu My Expenses Reports seperti pada Gambar 6  dan  tidak  perlu  lagi  melakukan pengisian  rincian  biaya  perjalanan dinas.

## Gambar 7. Halaman My Expenses Reports
Gambar  7  terdapat  pemberian nomor  secara  otomatis  pada Expense
Report  Summary setelah  karyawan melakukan Submit dengan  format nomor urut berjumlah 4 angka diikuti dengan SPPD dan bulan dalam bentuk angka romawi serta tahun diajukannya perjalanan dinas.
Vol. 7, No. 2, February 2024, Pages 61-68              http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick

## Gambar 8. Halaman Persetujuan Pengajuan Perjalanan Dinas
Pengajuan  perjalanan  dinas  yang telah dilakukan Submit oleh karyawan memerlukan  persetujuan  dari  atasan karyawan pemberi perintah perjalanan dinas. Gambar 8 merupakan
pengajuan  perjalanan  dinas  dengan status Approved .  Atasan  karyawan pemberi  perintah  perjalanan  dinas baik  manajer  atau  direksi  hanya  bisa menyetujui perjalanan dinas karyawannya saja, hak untuk menyetujui  perjalanan  dinas  tidak berlaku  untuk  perjalanan  dinas  diri sendiri.
Gambar 9. Halaman Pengisian Biaya Perjalanan Dinas Setelah perjalanan dinas disetujui oleh atasan, admin perjalanan  dinas  mengisikan  rincian
biaya  perjalanan  dinas  sesuai  dengan data  seperti  pada  Gambar  9  dan  di- submit kepada  manajer  perjalanan dinas untuk mendapatkan persetujuan atas rincian biaya tersebut.

## Gambar 10. Halaman Groups Expense Administrator
Gambar  10  memisahkan  hak akses  antara  admin  dengan  manajer perjalanan  dinas,  sehingga  perlu role user baru  khusus  diberikan  untuk admin  perjalanan  dinas  yaitu Expense
Administrator pada  menu Groups Expense .
Pengujian sistem Pengujian UAT dilakukan sebagai evaluasi  untuk  memastikan  bahwa solusi tersebut telah memenuhi kebutuhan pengguna dengan memeriksa  kesesuaian  antara  solusi dan  harapan  pengguna  (Kurnia  et  al., 2022).  Pada  umumnya  UAT  berfokus pada  aspek  fungsionalitas  serta  detail teknis  lainnya  yang  akan  digunakan oleh pengguna.
Tabel  2  merupakan  pengujian yang  telah  dilakukan  dimulai  dari proses  pengajuan  perjalanan  dinas hingga  persetujuan  biaya  perjalanan dinas. Tabel 2. User Acceptance Testing Test Condition Test Script Expected Result  Test Date Pass/Fail Pengajuan perjalanan dinas (Pemohon) Membuat pengajuan perjalanan dinas dengan mengisikan data yang diminta pada My Expense Pengajuan perjalanan dinas berhasil dibuat dan terdapat penambahan nomor pada Expense Report 28.11.2023  Pass
Test Condition Test Script Expected Result  Test Date Pass/Fail Reports Summary Persetujuan/penolakan pengajuan perjalanan dinas (Atasan Pemohon/ Officer ) Menyetujui dengan melakukan Approve Perjalanan dinas berhasil disetujui ( Expense Report Approved ) 28.11.2023  Pass Pembuatan rincian biaya perjalanan dinas dan penyesuaian akun pembebanan biaya Perjalanan Dinas ( Expense Administrator ) Melakukan Refuse pengajuan perjalanan dinas Pengajuan perjalanan dinas berhasil di- Refuse 28.11.2023  Pass Mengubah pengajuan perjalanan dinas ke Draft Pengajuan perjalanan dinas berubah menjadi Draft 28.11.2023  Pass Melakukan Edit untuk: Mengubah Permohonan Pengajuan Perjalanan Dinas Permohonan pengajuan perjalanan dinas berhasil diubah 28.11.2023 Pass Melengkapi detail biaya perjalanan dinas Detail biaya perjalanan dinas berhasil dibuat 28.11.2023  Pass Melakukan Submit to Manager Submit to Manager perjalanan dinas berhasil 28.11.2023  Pass Persetujuan rincian biaya perjalanan dinas (Atasan Expense Administrator /Manager) Menyetujui detail biaya perjalanan dinas dengan melakukan Approve Detail biaya perjalanan dinas berhasil disetujui 28.11.2023  Pass User  Acceptance  Testing yang telah  dilakukan  lebih  lengkapnya dapat dilihat pada link .
Simpulan
Berdasarkan hasil analisis, perancangan, dan pengembangan add - ons modul Expenses pada  aplikasi Odoo untuk  manajemen  perjalanan dinas  di  PT  Gerbang  Sinergi  Prima, dapat  disimpulkan  bahwa  saat  ini aplikasi Odoo ,  khususnya  modul
Expenses,
belum
sepenuhnya memenuhi kebutuhan perusahaan dalam  manajemen  perjalanan  dinas. Ketidaksesuaian ini menjadi hambatan bagi  PT  Gerbang  Sinergi  Prima  dalam efisiensi  manajemen  perjalanan  dinas. Oleh  karena  itu,  pengembangan add - ons modul Expenses dianggap  sebagai solusi  untuk  meningkatkan  efisiensi manajemen  perjalanan  dinas,  sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan tersebut. Pengembangan ini
Vol. 7, No. 2, February 2024, Pages 61-68              http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
menunjukkan upaya perusahaan dalam  mengoptimalkan  penggunaan aplikasi Odoo agar lebih sesuai dengan tuntutan  operasional  dan  manajemen perjalanan dinas yang efisien.

## Referensi
Afrianto,  I.,  Heryandi,  A.,  Finandhita, A.,  &  Atin,  S.  (2021).  User
Acceptance  Test  For  Digital Signature Application In Academic Domain  To  Support  The  Covid-19 Work From Home Program. IJISTECH  (International  Journal  of Information System and Technology);  Vol  5,  No  3  (2021): OctoberDO - 10.30645/Ijistech.V5i3.132 . https://ijistech.org/ijistech/index. php/ijistech/article/view/132 Dewi,  N.  P.  U.  C.,  Arizona,  I.  P.  E.,  & Hartini,  M.  L.  S.  (2023).  Pengaruh Keterlibatan Pemakai Dalam Pengembangan Sistem, Kemampuan  Teknik Personal, Program Pelatihan Dan Pendidikan  Pemakai,  Dukungan Manajemen  Puncak  Dan  Ukuran Organisasi Terhadap Kinerja Sistem  Informasi  Akuntansi  Pada Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Di . Kumpulan  Hasil  Riset  Mahasiswa
Akuntans , 5 (3), 696 – 711. Iqbal,  M.  (2022).  Sistem  Informasi Manajemen  Kegiatan  Perjalanan Dinas Badan Pusat Statistik Subang. JATI :  Jurnal  Mahasiswa
Teknik Informatika , 2 (2), 420 – 429.
https://doi.org/https://doi.org/10
.36040/jati.v6i2.4710 Jayadi,  P.,  &  Juwari.  (2022).  Metode Prototyping    pada    Aplikasi Lumbung Padi dengan Pemanfaatan    Open  Government Data.  Jurnal  TEKNO  KOMPA, 16(1), 13 – 25. Jayadi, P., Aziz, M. N. L., Nurrokhim, F., Putra,.  P.  C.  A.  (2023).Pendekatan PADI pada pengembangan Aplikasi  Portal  dan  Manajemen Anggota  Perkumpulan  Pendidikan Islam  Anak  Usia  Dini  Berbasis Web.  Prosiding  Seminar  Nasional Informatika  UPGRIS,  1(1),  785- 796. Komalasari, R. (2020). Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi  di  Masa  Pandemi Covid 19. TEMATIK : Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 7 (1), 38 – 50. https://doi.org/https://doi.org/10 .38204/tematik.v7i1.369 Kurnia,  F.,  Fikry,  M.,  &  Febriyadi,  F. (2022).  Rancang  Bangun  Sistem Informasi Penyuratan Unit Kepegawaian Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi RiauNo Title. Jurnal Ilmiah Rekayasa  Dan  Manajemen  Sistem Informasi , 8 (2), 180 – 188. https://doi.org/http://dx.doi.org/
10.24014/rmsi.v8i2.18208 Sukamto,  R.  A.,  &  Shalahuddin,  M.
(2019). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek . Informatika.