## Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Website dengan Metode Agile Software Development
Bagastian Tri Laksana 1 dan Eka Rini Yulia 2
Program Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri bagastiantrilaksana@gmail.com, eka.erl@nusamandiri.ac.id)

## Abstrak
Kebutuhan teknologi informasi dan komputerisasi semakin tinggi dan berkembang dengan sangat cepat. Penerapan teknologi dalam bidang bisnis saat ini tidak bisa dihindari. Salah satu cara agar perusahaan dapat  bersaing  dengan  kompetitornya  adalah  dengan  menggunakan  sistem  informasi  yang  baik,  yang bertujuan untuk mempermudah dan meningkatkan kualitas kerja yang profesional. Arsip adalah sumber informasi  yang  memiliki  peran  penting  dalam  menunjang  kegiatan  adminstrasi  dan  manajemen perusahaan.  Diperlukannya  aplikasi  berbasis  web  yang  dapat  menyimpan  kearsipan  dan  dapat mempermudah  proses  pengarsipan  dokumen.  Perancangan  sistem  informasi  menggunakan  model Extreme Programming. Dengan menggunakan Extreme Programming , sistem informasi dapat merekam dan  mengakomodir  setiap  kebutuhan  pengarsipan  dengan  baik.  Penelitian  ini  diharapkan  dapat membantu karyawan PT. Propack Kreasi Mandiri untuk menyimpan dan mencari informasi dokumen. Kata kunci: Sistem Informasi, Website, Pengarsipan Dokumen

## Abstract
the need for information technology and computerization is getting higher and growing very quickly. The application of technology in today's business is unavoidable. One way that companies can compete with their competitors is to use a good information system, which aims to simplify and improve the quality of professional  work.  Archives  are  sources  of  information  that  have  an  important  role  in  supporting  the administrative and management activities in the company. We need a web-based application that can store archives and can simplify the document archiving process. The design of the information system uses the Extreme Programming model. By using Extreme Programming, information systems can record and accommodate  every  archiving  need  properly.  This  research  is  expected  to  help  the  employees  of  PT. Propack Kreasi Mandiri to store and searching for document information.
Keywords : Information Systems, Website, Document Archiving

## PENDAHULUAN
Kebutuhan teknologi informasi dan komputerisasi  semakin  tinggi  dan  berkembang dengan sangat cepat. Usaha penerapan teknologi berbasis  komputer  dalam  bidang  bisnis  saat  ini tidak  bisa  dihindari.  Salah  satu  cara  agar perusahaan  dapat  bersaing  dengan  para kompetitornya  adalah  dengan  menggunakan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang baik  bertujuan  untuk  mempermudah  dan
meningkatkan  kualitas  kerja  yang  profesional. Dalam hal ini sistem informasi diperlukan untuk mengelola informasi yang teliti, cepat dan tepat. Arsip  merupakan  salah  satu  sumber  informasi yang  memiliki  fungsi  penting  untuk  menunjang proses  kegiatan  administrasi  dan  manajemen sebuah  Perusahaan  [1].  Semua  kegiatan  yang dilakukan  oleh  perusahaan,  baik  itu  berupa proposal,  surat-menyurat  maupun  dokumen- dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang
terekam  tersebut  merupakan  bukti  dan dokumentasi.  Dokumen  arsip  akan  terus bertambah  seiring  berjalannya  waktu  serta semakin kompleksnya kegiatan pada Perusahaan [2]. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik untuk  membangun  manajemen  organisasi  yang efektif,  dan  efisien.  Ketika  informasi  sudah dikomputerisasi, maka untuk mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat dan menjadi keuntungan bagi perusahaan.
Dalam  menjalankan  sistem  perusahaan,  PT Propack  Kreasi  Mandiri  mempunyai  sembilan departemen. Setiap Departemen memiliki tugas yang  lebih  spesifik  dalam  membantu  kinerja perusahaan.  Salah  satu  departemen  yang terdapat pada PT Propack Kreasi Mandiri adalah Departemen Engineering. Departemen Engineering  adalah  bagian  yang  bertugas membuat rancangan produksi dan pemeliharaan aset perusahaan.
Saat  ini  sistem  yang  ada  pada  Departemen Engineering  sudah  menggunakan  teknologi informasi sebagai penunjang kinerja perusahaan. Namun  teknologi  yang  digunakan  masih menggunakan software Microsoft Word,
Microsoft  Excel, dan Microsoft  Access yang bersifat  standar  di  dalam  membuat  dan mengarsipkan  dokumen  sehingga  sering  terjadi kehilangan  data  yang  tidak  terintegrasi  dengan baik.  Dengan  adanya  sistem  pengarsipan dokumen berbasis website , diharapkan pengelolaan  arsip  dokumen  menjadi  lebih  baik dan tertata rapih, selain itu kehilangan ataupun kerusakan  terhadap  dokumen  dapat  terhindari karena  dokumen-dokumen  terintegrasi  dalam database.

## METODE
Teknik  yang  digunakan  oleh  penulis  dalam melakukan pengumpulan data dalam pembuatan laporan  penelitian  menggunakan  3  metode, yaitu: 1.  Observasi pengamatan  secara  langsung  di  Departemen Engineering  PT  Propack  Kreasi  Mandiri  guna mengumpulkan data-data akurat yang dibutuhkan untuk proses pembuatan website.
2.  Wawancara
Melakukan suatu tanya jawab kepada karyawan Departemen  Engineering  PT  Propack  Kreasi Mandiri. Wawancara dilakukan untuk
mengumpulkan  data  primer  sebagai  bahan pembuatan sistem yang dibutuhkan.
3.  Studi Pustaka pengumpulan  data  dengan  menghimpun  dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis,  gambar  maupun  elektronik  seperti  e- book, jurnal, makalah, penelitian ilmiah dan lain sebagainya
Metode  pengembangan  sistem  yang  diterapkan pada  Sistem  Informasi  Pengarsipan  dokumen berbasis  website  pada  Departemen  Engineering PT Propack Kreasi Mandiri menggunakan metode agile  software  development dengan  metodologi Extreme  Programming  [3]  [4] . yang mempunyai tahapan sebagai berikut :
1.  Planning
Pada  tahap  ini  dilakukan  asesmen  terhadap pengguna  untuk  merencanakan  secara  detail seperti apa software requirement yang dibutuhkan oleh pengguna.
2.  Design Pada tahap desain dilakukan perancangan sistem, mulai dari desain arsitektur sistem, desain proses bisnis,  desain  database,  hingga  desain  user interface.
3.  Coding Pada tahap ini dilakukan penulisan kode program dengan  menggunakan  bahasa  PHP,  sedangkan software untuk manajemen database menggunakan MySQL.
4.  Testing Kegiatan  testing  dilakukan  untuk  meminimalisir kesalahan  (error)  dan  untuk  memastikan keluaran yang dihasilkan telah sesuai dengan user requirement dengan menggunakan metode black box testing.
Gambar 1. Metode Extreme Programming
Pada  penelitian  yang  dilakukan  di  Departement Engineering PT. Propack Kreasi Mandiri, berfokus pada  proses  bisnis  pengarsipan  dokumen. Dokumen  yang  terdapat  di  Departement Engineering  digunakan  sebagai  pencatatan produktivitas  pengerjaan  persiapan  produksi. Ada  jenis  dokumen  yang  dicatat  dalam  sistem yaitu  dokumen  pembuatan  Lembar  Panduan Produksi,  dokumen  pembuatan  karet  cetak, dokumen pembuatan pisau die cut, dan dokumen perbaikan mesin.
Pada Implementasi pembuatan sistem, rancangan  sistem  dan  pembuatan  program usulan  dapat  digambarkan  dalam Activity Diagram  [5],  Use  Case  Diagram  [6],  Entity Relationship  Diagram,  Logical  Record  Structure dan pengujian blackbox testing sebagai berikut
3.1. Activity Diagram
A. Activity Diagram Lembar Panduan Produksi Dokumen  Lembar  Panduan  Produksi  adalah dokumen  yang  digunakan  sebagai  acuan  dalam proses  produksi.  Dalam  proses  pengarsipan lembar  panduan  produksi,  sales  membuat  form pembuatan lembar panduan produksi, kemudian permintaan tersebut dikirim ke bagian departemen  Engineering  (DE)  untuk  dibuatkan dokumen  lembar  produksi,  dokumen  tersebut kemudian diupload oleh staff DE, setelah upload dokumen oleh staff  DE, kemudian diperiksa oleh SPV  DE  lembar  panduan  produksi  sesuai  atau tidak, jika  tidak  di kembalikan kepada staff  DE, jika  sesuai  akan  diberikan  kepada  Departement Quality  Control  (DQC)  untuk  diperiksa  lembar panduan  tersebut.  Setelah  sesuai  dengan pemeriksan  DQC  kemudian  sales  mengunduh dokumen  lembar  panduan  produksi  dan melakukan  approval  dari  customer.  Setelah  itu kemudian sales melakukan upload dokumen yang telah  di  setujui  oleh  customer  dan  staff  DE melakukan pengarsipan dokumen lembar panduan produksi.
Sumber : PT. Propack Kreasi Mandiri Gambar 2. Activity Diagram Lembar Panduan Produksi
B. Activity Diagram Karet Cetak Pada  proses  pengarsipan  dokumen  pembuatan karet  cetak,  sales  membuat  form  pembuatan lembar  panduan  produksi  kemudian  mengirim form  permintaan  pembuatan  karet  cetak  yang ditunjukan  kepada  staff  enginerring.  Setelah menerima  form  permintaan  pembuatan  karet cetak  kemudian  staff  engineering  membuat dokumen hasil pembuatan karet cetak kemudian staff engineering membuat pengarsipan dokumen cetak dan membuat laporan pembuatan karet cetak.
C. Activity Diagram Pisau Die Cut
Seperti  halnya  pembuatan  karet  cetak  tahapan pada  proses  pembuatan  pisau die  cut ,  sales membuat  form  pembuatan  lembar  panduan produksi  dan  mengirim  form  permintaan pembuatan  pisau die  cut kepada  staff engineering. Setelah membuat form permintaan kemudian  staff  engineering  membuat  dokumen hasil  pembuatan  pisau  die  cut  dan  melakukan pengarsipan  dokumen  serta  membuat  laporan pembuatan pisau die cut .
Sumber : PT. Propack Kreasi Mandiri Gambar 4. Activity Diagram Pisau Die Cut
D. Activity Diagram Perbaikan Mesin Pada  proses  pengarsipan  dokumen  perbaikan mesin,  departement  produksi  mengisi  form permintaan perbaikan mesin yang ditunjukan ke departement  engineering .  Setelah  dokumen sudah  dikirim  kemudian  akan  diperiksa  oleh Supervisor  dan  pengerjaan  akan  diserahakan kepada  staff  engineering.  Jika  status  perbaikan mesin sudah selesai, staff engineering melakukan input data laporan perbaikan mesin.
3.2. Use Case Diagram
A.  Halaman Admin Admin  dapat  melakukan  login  dan  melihat halaman dashboard .  Admin  dapat  mengelola data usaer dan mengelola pengaturan website.
Gambar 6. Use Case Halaman Admin
B.  Halaman Sales Sales  dapat  melakukan  login  kemudian  dapat melakukan  pengelolaan  data  dan  customer  dan dapat  membuat  form  request  Lembar  Panduan Produksi, Karet Cetak dan Pisau Die Cut
Gambar  7. Use Case Halaman Sales
C.  Halaman Staff Engineering Setelah  melakukan  login, staff  engineering mempunyai  akses  untuk  menerima  dan mengelola request dari  sales  yang  selanjutnya data tersebut dijadikan sebagai arsip dan laporan setiap periode.
D.  Halaman SPV Engineering SPV  Engineering  bertanggung  jawab  untuk memeriksa  pekerjaan  staff  Engineering  dalam memproses request. Dalam program usulan, SPV Engineering  dapat  melakukan  check  pertama pada request dan melihat laporan request.
Gambar 9. Use Case Halaman SPV Engineering
E.  Halaman Departement Quality Control Setelah  melakukan  login, departement  Quality Control dapat  melihat form  request terkait dokumen Lembar Panduan Produksi.
Departemen  Quality  Control mempunyai  tugas untuk  melakukan check kedua  pada  Lembar Panduan Produksi setelah SPV Engineering .
Gambar 10. Use Case Halaman Quality Control
F.  Halaman Departement Produksi Departemen  Produksi  adalah  departemen  yang dapat  melakukan  request  perbaikan  mesin. Departemen Produksi juga mempunyai hak akses untuk  melihat  Lembar  Panduan  Produksi  yang sudah approve.
Gambar 11. Use Case Halaman Produksi
3.3. Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan  rancangan  awal  dalam  melakukan perancangan  basis  data  relasional  antar  tabel. Jika  menggunakan  OODBMS  maka  perancangan ERD tidak perlu dilakukan[7] [8] .
Gambar 12. Entity Relationship Diagram
3.4 Logical Record Structure (LRS) Logical Record Structure merupakan transformasi  dari  penggambaran  ERD  dalam bentuk  yang  lebih  jelas  dan  mudah  untuk dipahami  [9].  Dalam  melakukan  transformasi entity  relationship  diagram  ke  logical  record structure terdapat langkah transformasi dengan proses  kardinalitas  terdiri  dari  tiga  kardinalitas yaitu one to one, one to many dan many to many .
Gambar 12. Logical Record Structure (LRS)
3.5.  Pengujian Sistem Proses pengujian
pengarsipan dokumen dilakukan dengan metode blackbox testing untuk menilai  validasi  dari  hasil  eksekusi  suatu fungsional pada program terhadap proses  input dan output nya [10].
Tabel 1. Hasil Black Box Testing Login
3.6. Tampilan pada website Gambar 13. Tampilan Menu Login
Gambar 14. Tampilan Dashboard
Gambar 15. Tampilan Halaman Request
Gambar 16. Tampilan Halaman Proses Panduan Produksi
Gambar 17. Tampilan Halaman Approval Dokumen
Gambar 18. Tampilan Halaman Laporan

## KESIMPULAN DAN SARAN
Beberapa kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan  analisis  dan  perancangan  sistem informasi  pengarsipan  dokumen  Departement Engineering PT Propack Kreasi Mandiri yaitu : 1.  Sistem  informasi  berbasis  website  dapat memudahkan  pengguna  dalam  memperoleh informasi  mengenai  dokumen  baik  dokumen yang masih dalam proses atau dokumen yang sudah diarsipkan.
2.  Sistem  Informasi  berbasis  website  dapat membantu  Departement  Engineering  PT. Propack  Kreasi  Mandiri  dalam  pengarsipan dokumen.
3.  Sistem  Informasi  berbasis  website  lebih praktis  dalam  pengarsipan  dokumen  karena bisa  diakses  kapan  saja  dan  dimana  saja selama pengguna terhubung dengan jaringan internet.
4.  Penyampaian  informasi    melalui    website menyediakan  informasi    dalam  bentuk  teks dan gambar yang lebih menarik untuk dilihat.
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk pengembangan  dari  sistem  yang  telah  dibuat, yaitu :
1.  Mengembangan  sistem  dengan  menambah fitur  yang  mempermudah  user,  serta membuat  tampilan  interface  yang  lebih menarik.
2.  Penambahan fitur keamanan website, karena data-data  yang  terdapat  dalam  website merupakan  data  penting  yang  dapat membantu dalam proses produksi PT. Propack Kreasi Mandiri.
3.  Perlu  adanya  perawatan  (maintenance)  yang terencana  terhadap  perangkat  lunak  dan perangkat keras.

## PENUTUP (JIKA ADA)
Berisi  pengakuan  atau  ucapan  terimakasih kepada  pihak-pihak  yang  berperan  dan  terlibat dalam  pelaksanaan  penelitian/penulisan  artikel (donor/sponsor), baik material maupun fasilitas- fasilitas lainnya.

## DAFTAR PUSTAKA (11 PT, BOLD)
[1] F. E. Nilawati, M. Rizal, E. H.
Rachmawanto, D. R. I. M. Setiadi, and C.
A. Sari, “Implementasi E-Arsip Untuk
Penyimpanan Dokumen Digital Pada PT BPD Jateng (Bank Jateng),” Techno.Com , vol. 18, no. 4, 2019, doi:
10.33633/tc.v18i4.2508.
[2] R. S. P. Saifuddin A. Rasyid, office management (manajemen perkantoran) . 2018.
[3] M. Mansur, R. Yani, and K. Kasmawi, “Desain Sistem Aplikasi Les Privat
Menggunakan Pendekatan Extreme
Programming,” Digital Zone: Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi , vol.
11, no. 1, 2020, doi:
10.31849/digitalzone.v11i1.3862.
[4] D. H. A. Budhie and E. R. Yulia, “Perancangan Sistem Informasi Badan
Kerjasama Antar Desa UPK Simpan
Pinjam Berbasis Website Kecamatan Somagede,” Computer Science (CO- SCIENCE) , vol. 2, no. 2, 2022, doi:
10.31294/coscience.v2i2.1373.
[5] A. I. Faozan and N. Nuris, “Rancangan Sistem Penanganan Permasalahan IT pada PT. Bhineka Solusi Infotama,”
CONTEN : Computer and Network
Technology , vol. 1, no. 2, 2021.
[6] S. Sundaramoorthy, UML Diagramming : A Case Study Approach . 2022.
[7] S. Setiyowati and S. Siswanti,
Perancangan Basis Data . 2021.
[8] R. V. Handayani, R. Wijianto, and A. Anggoro, “Sistem informasi pendaftaran seleksi kerja berbasis web pada BKK
Tunas Insan Raya SMK Negri 2 Banyuman,” Evolusi , 2018.
[9] J. Khairul Kawistara and P. Hidayatullah, Pemrograman WEB Edisi Revisi . 2020.
[10] D. N. Kholifah, J. Jefi, K. Solecha, and M.
A. Fai, “Perancangan Program Absensi
Karyawan Berbasis Web Menggunakan
Metode Waterfall Pada PT Kedai Sayur
Indonesia,” Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE) , vol. 8, no. 1, 2022, doi: 10.31294/ijse.v8i1.13025.