## SUSUNAN  REDAKSI  JURNAL PUSTAKA ILMIAH UPT PERPUSTAKAAN UNS
Penanggung Jawab : Dr. Muhammad Rohmadi, M.Hum. Ketua Redaksi : Dra. Tri Hardiningtyas, M.Si. Wakil Redaksi : Haryanto, M.IP. Sekretaris : Bambang Hermanto, S.Pd., M.IP., Henny Perwitosari, A.Md. Penyunting Ahli : 1. Dr. Muhammad Rohmadi, M.Hum. (Universitas Sebelas Maret); 2. Drs. Widodo, M.Soc.Sc. (Universitas Sebelas Maret); 3. Drs. Harmawan, M.Lib. (Universitas Sebelas Maret). Penyunting : Daryono, S.Sos., M.IP.; RiahWiratningsih, S.S., M.Si., Dinar Puspita Dewi, S.Sos., M.IP.; Sri Utari, S.E. Bendahara : Nurul H., A. Md.; Novi Tri Astuti, A.Md. Sirkulasi : Aji Hartono, A. Md.; Agus Sriyono, A.Md.; Aris Suprihadi, S.IP.

## DITERBITKAN OLEH UPT PERPUSTAKAAN UNS
REDAKSI JURNAL PUSTAKA ILMIAH Alamat: Jl. Ir. Sutami 36A Kentingan, Surakarta 57126 Telp./Fax.: (0271) 654311; email: jurnal.pustaka.ilmiah@gmail.com

## Jurnal Pustaka Ilmiah
Jurnal  Pustaka  Ilmiah  (JPI)  sebagai  media  kreasi  para  pustakawan,  guru,  dosen,  dan  praktisi dalam  pengembangan  profesi  secara  berkelanjutan.  Berbagai  ide  dan  gagasan  kreatif  menjadi bahan kajian yang diimplementasikan dalam berbagai model pengembangan bahan pustaka, baik cetak  maupun online .  Kreativitas  menjadi  akar  pengembangan  ilmu  pengetahuan  sepanjang hayat  dengan  berbagai  model  pengembangan  budaya  literasi  di  perpustakaan.  Keindahan  dan kecermatan  dalam  sebuah  tulisan  ilmiah  dan  nonilmiah  akan  dapat  direalisasikan  secara  nyata oleh sumber daya manusia untuk menghasilkan SDM yang unggul dan kreatif dengan membaca dan  menulis  untuk  menyinari  dunia.  Budaya  literasi  menjadi  upaya  untuk  pengembangan  dan pemberdayaan  perpustakaan  sebagai  pusat  sumber  belajar  untuk  mendukung  tri  dharma perguruan tinggi.

## Jurnal Ilmiah UPT Perpustakaan UNS

## PENGANTAR  REDAKSI

## Salam Pustaka
Atas berkat rahmat dan karunia Allah SWT, maka kembali Jurnal Pustaka Ilmiah hadir di hadapan pembaca. Tim Redaksi Jurnal Pustaka Ilmiah (JPI) mengucapkan banyak terima kasih kepada para penulis yang telah berkontribusi untuk penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah volume 4 edisi Desember  2018. Penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah volume 4 edisi Desember  2018 kali ini mengetengahkan tema: Pengembangan Literasi Perpustakaan dan Kearsipan . Kehadiran Jurnal Pustaka Ilmiah diharapkan dapat dijadikan sebagai media penulisan bagi para pustakawan, dosen, tenaga  kependidikan,  guru,  dan  praktisi  untuk  menuangkan  ide  dan  gagasan  kreatifnya  secara tertulis.
Dalam penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah volume  4 edisi  Desember  2018 ini disajikan duabelas tulisan sebagai berikut:
(1)  Strategi  Pengembangan  Teknologi  Informasi  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  di  Era Milenium  (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret) ( Bambang Hermanto ); (2) Evaluasi Weeding  pada Koleksi Repository di Perpustakaan Universitas Bunghatta Padang, ( Septevan Nanda Yudisman ); (3) Pemanfaatan Perpustakaan Keliling dalam Menumbuhkan Minat Baca Anak Usia Dini ( Hj Rahimah ); (4) Penerapan Metode Penelitian dan Pengembangan dalam Merancang Sistem Repositori Institusi di Perpustakaan ( Ahmad Jamaluddin Jufri ); (5) Writing Competition sebagai Upaya Menciptakan Kreativitas Menulis pada Mahasiswa Universitas Jember ( Khusnun Nadhifah ); (6) Kajian Pengelolaan Jurnal Seni di Institut Seni Indonesia Surakarta ( Raden Lalan Fuandara, M. Ali Nurhasan Islamy ); (7) Perpustakaan Anak di Era Digital ( Muzdhalifah ); (8) Implementasi Knowledge Sharing (Berbagi Pengetahuan) di Kalangan Pustakawan ( Noorika Retno Widuri ); (9) Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMP N 5 Kotabaru ( Nor Latifah ); (10) Preservasi  sebagai Upaya untuk Menjaga Kelestarian dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional ( Purnomo ); (11) Urgensi Kemampuan Komunikasi Interpersonal yang Baik Antara Stakeholder dan Pustakawan di Perpustakaan Umum ( Siti Bidayasari ); (12) Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik ( Tajrid Salmin ).
Akhirnya, Redaksi Jurnal Pustaka Ilmiah mengucapkan banyak terima kasih kepada semua penulis dan Kepala UPT Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan dan memfasilitasi untuk penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah. Selain itu, ucapan terima kasih juga disampaikan kepada Tim Redaksi, dan Yuma Pressindo, yang telah mempersiapkan dari awal sampai terbitnya Jurnal Pustaka Ilmiah.
Selamat membaca...
Surakarta,  Desember  2018 Tim Redaksi

## SAMBUTAN

## Dr. Muhammad Rohmadi, M.Hum. Kepala UPT Perpustakaan UNS
Selamat dan sukses atas diterbitkannya kembali Jurnal Pustaka Ilmiah (JPI). Jurnal ini sebagai media kreativitas dan pengembangan softs skills para pustakawan, guru, dosen, dan praktisi untuk menuangkan ide dan gagasan demi layanan perpustakaan yang prima dan unggul. Berbagai isu terkait dengan pengembangan perpustakan, pelayanan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar, pendidikan, penelitian, pelestarian, dan budaya literasi akan menjadi topik-topik yang disajikan dalam jurnal ilmiah ini.
Diterbitkannya JPI sebagai bukti kepedulian UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) dalam rangka turut berpartisipasi mengembangkan dan membudayakan literasi untuk  para  pustakawan  dan  civitas  akademika  di  UNS  maupun  luar  UNS.  Berbagai  model pengembangan softs skills menjadi alternatif untuk membekali dan memperkuat jaringan kerja sama penulisan antar kelembagaan. Dengan demikian, kerja sama antar pustakawan dan pemustaka dapat diwujudkan dengan berbagai model dalam bidang literasi.
Penerbitan  JPI  merupakan  sarana  untuk  memotivasi  semua  pustakawan    agar  berkarya  di bidang penulisan, baik ilmiah maupun nonilmiah. Para pustakawan harus menjadi pionir dalam bidang  penulisan.  Hal  ini  sebagai  bentuk  kepedulian  dan  keteladaan  para  pustakawan  yang memroses, menyajikan, dan menikmati bahan-bahan pustaka cetak dan noncetak di perpustakaan. Ketersedian bahan pustaka akan menjadi bahan paling nyata untuk dikembangkan dalam berbagai model  perwujudan  teknik  penulisan.  Hal  terpenting  yang  harus  dimiliki  oleh  para  pustakawan adalah semangat untuk berbagi pengetahuan melalui tulisan.
Kepedulian  setiap  sumber  daya  manusia  kepada  kelembagaan  dapat  dituangkan  dalam berbagai  model  pengabdian,  salah  satunya  adalah  melalui  tulisan.  Berbagai  ide  dan  gagasan dapat direalisasikan dengan berbagai model bentuk artikel jurnal, buku, modul, monograf, dan lain sebagainya. Para civitas akademika, guru, pustakawan, praktisi harus memiliki keterampilan menulis sebagai bentuk perwujudan pengembangan diri secara berkelanjutan. Berbagai tulisan dan referensi sudah disajikan tetapi masih sangat minim untuk diimplementasikan dalam kehidupan. Banyak orang pandai dalam berbicara tetapi masih sedikit yang menuangkan ide dan gagasannya dalam bentuk tulisan.
Akhirnya, keluarga besar UPT Perpustakaan UNS mengucapkan banyak terima kasih kepada Rektor, Wakil Rektor, pengelola JPI, penulis, dan semua pihak yang telah mendukung penerbitan JPI. Semoga dengan diterbitkannya JPI ini dapat menjadi media untuk menulis para pustakawan, dosen, guru, dan praktisi dalam bidang iptek dan seni. Ucapan terima kasih juga diucapkan kepada percetakan Yuma Pressindo yang telah membantu mempersiapkan dari awal sampai terbitnya JPI ini. Akhirnya, semoga JPI dapat memberikan nilai kemaslahatan untuk umat.

## DAFTAR ISI JURNAL PUSTAKA ILMIAH: EDISI KEEMPAT VOLUME 4 NOMOR 2/DESEMBER  2018 Tema: Pengembangan Literasi Perpustakaan dan Kearsipan
Strategi Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan Perguruan Tinggi di Era Milenium  (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret) Bambang Hermanto .....................................................................................................  593 - 600
Evaluasi Weeding pada Koleksi Repository di Perpustakaan Universitas Bunghatta
Padang Septevan Nanda Yudisman ...........................................................................................  601 - 609

## Pemanfaatan Perpustakaan Keliling dalam Menumbuhkan Minat Baca Anak Usia Dini
Hj Rahimah ..................................................................................................................  610 - 619

## Penerapan  Metode  Penelitian  dan  Pengembangan  dalam  Merancang  Sistem Repositori Institusi di Perpustakaan
Ahmad Jamaluddin Jufri ..............................................................................................  620 - 630 Writing  Competition sebagai  Upaya  Menciptakan  Kreativitas  Menulis  pada Mahasiswa Universitas Jember Khusnun Nadhifah .......................................................................................................  631 - 639 Kajian Pengelolaan Jurnal Seni di Institut Seni Indonesia Surakarta Raden Lalan Fuandara, M. Ali Nurhasan Islamy ........................................................  640 - 648

## Perpustakaan Anak di Era Digital
Muzdhalifah .................................................................................................................  649 - 658 Implementasi Knowledge Sharing (Berbagi Pengetahuan) di Kalangan Pustakawan Noorika Retno Widuri ..................................................................................................  659 - 667

## Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMP N 5 Kotabaru
Nor Latifah ...................................................................................................................  668 - 678

## Preservasi  sebagai Upaya untuk Menjaga Kelestarian dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional
Purnomo .......................................................................................................................  679 - 693
Urgensi Kemampuan Komunikasi Interpersonal yang Baik Antara Stakeholder
dan Pustakawan di Perpustakaan Umum Siti Bidayasari ..............................................................................................................  694 - 705 Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik Tajrid Salmin ................................................................................................................  706 - 711

## PRESERVASI  SEBAGAI UPAYA UNTUK MENJAGA KELESTARIAN DAN MEMPERPANJANG USIA ARSIP STATIS KONVENSIONAL

## Purnomo
Mahasiswa Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta E-mail Purnomocendol@yahoo.com

## ABSTRACT
Observation or preservation of archives is a process and effort in protecting the physical archive against damage or destructive elements and restoration / resvarasi damaged part of the archive, which is caused by factors from the (intrinsic) archive itself as well as factors from the outside (extrinsic) physical archive itself. The importance of preservation of archives in each institution is for the institution’s long-term interests. Because the archive preservation program will be able to avoid more severe damage, loss of material and information. The purpose of preservation in the archive itself is to maintain its sustainability and extend the age of its use. So that it can survive and be more broadly useful, For this reason there is an effort to divert the provision of archives such as efforts to digitize archives so that they remain stored in electronic form to save space and maintain them, because many archival conditions are not feasible but have very important values.
Keywords : preservation, intrinsic, extrinsic, digitizing archives

## ABSTRAK
Presevasi  atau  pelestarian  arsip    adalah  proses  dan  upaya  dalam    melindungi  fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/resvarasi bagian arsip yang rusak,  yang  disebabkan  oleh  faktor  dari  dalam  (intrinsik)  arsip  itu  sendiri  maupun faktor dari luar (ekstrinsik) fisik arsip itu sendiri. Pentingnya preservasi arsip disetiap institusi adalah untuk kepentingan jangka panjang institusi tersebut. Karena dengan program  preservasi  arsip  akan  dapat  menghindari  kerusakan  yang  lebih  parah, kehilangan material sekaligus informasinya. Tujuan preservasi pada arsip itu sendiri untuk menjaga kelestarianya dan memperpanjang usia pengunaanya. Sehingga dapat bertahan dan bermanfaat lebih luas, Untuk itu ada upaya mengalih mediakan arsip seperti upaya mendigitalisasi arsip agar tetap tersimpan dalam bentuk elektronik untuk menghemat ruang dan memudaahakan dalam pemeliharaanya, karena banyak kondisi arsip yang sudah tidak layak kondisinya namun, memiliki nilai yang sangat penting.
Kata kunci : preservasi, intrinsik, ekstrinsik, digitalisasi Arsip
A.  PENDAHULUAN Arsip  dapat  dikatakan  sebagai  jantung dari  sebuah  organisasi.  Arsip  tercipta  secara terus  menerus  selama  organisasi  itu  masih eksis.  Arsip  juga  dapat  menjadi  acuan  untuk mengambil keputusan, dalam sebuah organisasi. Arsip sangatlah penting bagi keberlangsungan organisasi  tersebut.  Salah  satu  unsur  yang
membuat  begitu  pentingnya  arsip  yaitu  nilai informasi dan sebagai bahan bukti pertanggung jawaban.  Arsip  merupakan  rekaman  kegiatan atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,
organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara1.
Menurut  Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009  tentang  kearsipan  menyatakan  bahwa arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media,  sesuai dengan  perkembangan  teknologi  informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga  Negara,  pemerintah  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban, tentu saja arsip membutuhkan sebuah perawatan dan pemeliharaan  agar  fisik  dan  isi  informasinya terjaga dan masih dapat digunakan dalam jangka waktu  yang  lama.  Dalam  pengelolaannya, perawatan,  dan  pemeliharaan  arsip,  masih banyak ditemukaan  yang belum sesuai dengan standar  yang  digunaka  dalam  preservasi  itu sendiri. Hal  ini mengakibatkan  banyak timbul kesalahan  seperti  kerusakan  arsip,  mulai  dari fisik arsip sampai  sarana dan prasarana sehingga tidak  bisa  digunakan  kembali,  misalnya  pada arsip yang telah dilakukan proses microfilm.
Apabila  salah  dan  kurang  hati-hati  dalam penggunaannya, maka fisik arsip dapat sobek. Oleh  karena  itu,  diperlukan  sebuah  kegiatan atau  tindakan  bagi  sebuah  organisasi  untuk dapat merawat dan memelihara arsip tersebut. Kegiatan  preservasi  harus  direncanakan oleh  organisasi  yang  bersangkutan  untuk mengadakan kegiatan perawatan dan pememelihara arsip. Preservasi atau pelestarian itu sendiri meliputi semua tindakan yang diambil untuk  menghambat  kerusakan  atau  mencegah kerusakan  yang  ada  pada  isi  dan  informasi yang  terkandung  pada  arsip,  yang  melibatkan pengendalian  lingkungan  dan  kondisi  yang dapat  mempengaruhi  kerusakan  itu  sendiri. Dalam hal materi arsip, gambar dan suara serta mengalihmediakan arsip tersebut.
Preservasi  merupakan  kegiatan  yang penting  dalam  manajemen  kearsipan,  karena ruang  lingkup  preservasi  tidak  hanya  saat arsip  menjadi  statis,  namun  pada  saat  arsip itu  menjadi dinamis, juga  diperlukan kegiatan preservasi  pada  arsip  konvensional  guna penyelamatan  isi  informasi  dan  fisik  arsip tersebut.  Saat  arsip  menjadi  dinamis  hal  yang perlu  dilakukan  adalah  melakukan  kegiatan seperti  penataan  arsip  sesuai  media  yang digunakan,  mengontrol  suhu  dan  kelembaban ruangan  penyimpanan,  menggunakan  sarana simpan arsip yang disesuaikan. Sejak abad ke- 20  kesadaran  terhadap  pelestarian  arsip  pada media  kertas  mulai  diperhatikan  agar  dapat memperpanjang  usia  dari  koleksi  arsip  yang dimiliki dan memperhatikan tingkat keasaman pada media kertas yang digunakan.
Dalam  kegiatan  preservasi  arsip  dibagi menjadi  dua  bagian  yaitu,  pemeliharaan,  dan perawatan/perbaikan.  Pemeliharaan  arsip adalah usaha penjagaan atas arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai  guna.  Pemeliharaan  dilakukan  terdapat faktor  perusak  berupa  faktor  internal  maupun faktor  eksternal.  Faktor  internal  biasanya terdapat  pada  fisik  arsip  itu  sendiri  seperti, keasaman kertas dan kualitas tinta. Sedangkan faktor  eksternal  merupakan  kerusakan    arsip yang disebabkan  dari luar  fisik arsip, seperti cahaya, suhu dan serangga and alin sebagainya. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara  penyimpanan  arsip  yang  sesuai  dengan standar  penyimpanan  arsip,  baik  peralatan, kondisi  ruangan,  suhu  dan  kelembaban  ruang penyimpanan.  Perawatan  arsip  yaitu  usaha penjagaan agar fisik atau bahan arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah.
Salah satu jenis media arsip yang digunakan saat  ini  adalah  arsip  tekstual  (konvensional). Arsip  tekstual  yang  berbahan  kertas  terbuat dari  bahan  organik  yang  dapat  mengalami perubahan  fisik  dan  kimiawi  seiring  dengan lamanya  waktu  penyimpanan.  Ada  juga  arsip
tekstual berbahan kertas yang terbuat dari kain katun, bubur kayu atau serat tanaman lainnya. Arsip  tekstual  biasanya  menggunakan  media kertas  berupa  teks  yang  ditulis  di  atas  kertas. Penggunaan kertas disini disebabkan antara lain sebagai berikut:
kertas  merupakan  format  yang  paling umum  dari  hari  ini  dan  sampai  waktu yang akan mendatang. Kertas tidak akan pernah  benar-benar  dihapus  dari  arsip statis karena mendominasi dalam sejarah terhadap semua media yang lain .
Melihat  begitu  pentingnya  pelestarian sebagai  upaya  mempertahankan  siklus  hidup dari arsip maka penulis tertarik untuk membahas tentang  Preservasi    Sebagai  Upaya  Untuk Menjaga Kelestarian Dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional
B.  RUMUSAN MASALAH
Dari  latar  belakang  diatas  maka  diangkat rumusan  masalah  bagaimanakah  proses langkah-langkah  preservasi  sebagai  upaya untuk menjaga kelestarian dan memperpanjang usia arsip statis konvensional?

## C.  METODE PENELITIAN
Penulisan  makalah  ini  menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan kualitatif librarian research.

## LANDASAN TEORI A.  ARSIP
Arsip  berasal  dari  bahasa  Yunani  yaitu “ archium” yang  artinya  tempat  untuk menyimpan.  Sering  juga  kata  tersebut  ditulis “ Archeon” yang  berarti  balai  kota  (tempat menyimpan  dokumen  tentang  masalah penelitian). Berdasarkan  undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah:
1.  Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima oleh lembaga serta bahan-bahan peningalan yang memiliki nilai dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2.  Naskah-naskah  yang  diterbitkan  dan diterima  oleh  lembaga  pemerintah,  badan swasta  dan    kelompok-kelompok  tertentu yang  memiliki  wewenang      dalam  rangka pelaksanaan  kearsipan  dalam  kehidupan kebangsaan.
Menurut  wursanto  arsip  adalah  segala bentuk  naskah  yang  memiliki  nilai  informasi, buku,  film,  microfilm,  rekaman,  suara, gambar,  dan  peta,  bagan  atau  asli  dokumen yang  dihasilkan  oleh  suatu  badan  organisasi yang  memiliki  tujuan,  fungsi,  kebijaksanaan, keputusan,  prosedur  pekerjaan  atau  kegiatan yang  memiliki  nilai  informasi  yang  penting yang terkandung di dalamnya.
Dalam  pengertian  lain  arsip  merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun  bagan  yang  memuat  keterangan- keterangan mengenai sesuatu subjek atau pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu.
Dalam UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dituangkan bahwa Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki  nilai  guna  kesejarahan,  telah  habis retensinya,  dan  berketerangan  dipermanenkan yang  telah  diverifikasi  baik  secara  langsung maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Kemampuan  daya  ingat  manusia  sangat terbatas dan tidak akan mampu mengingat semua kejadian yang terjadi dalam suatu lembaga atau instansi. Oleh karena itu, kearsipan merupakan media  untuk  menyimpan  informasi  yang aman  agar  tidak  hilang  atau  terlupakan. Arsip dapat  menggingatkan    kita  tentang  kegiatan- kegiatan  yang  telah  berlangsung  sehingg apabila  membutuhkan  keterangan  lebih  lanjut akan  mudah  untuk  ditemukan.  Selain  sebagai penggingat,  arsip  juga  merupakan  salah  satu sumber informasi yang akurat dan memberikan sumber fakta otentik  tanpa unsur rekayasa.
Berdasarkan  pengertian  arsip  diatas  maka dapat disimpulkan bahwa arsip dapat dibedakan
berdasar  bentuk  media  dan  formatnya.  Media dan  format  tersebut  dibedakan  lagi  menjadi dua  media  yaitu  media  konvensional  ( human readable )  dan  media  eletronik  ( mechine readable ).  Media  konvensional    merupakan media  yang  sudah  umum  digunakan  yaitu kertas  atau  arsip  tekstual  yang  disebut human readable.
Karena  arsip  ini  sangat  penting  sebagai sebuah  rekaman  kegiatan-kegiatan  dan  akan menjadi sumber penggingat yang dimasa untuk waktu akan datang maka, diperlukan pengelolaan yang  baik  baik  dalam  media  konvensional maupun elektronik.  dalam mejaga keberadaan arsip  penting  untuk  melakukan  preservasi terhadap  arsip  tersebut  guna  mempertahankan kelangsungan  hidupnya  dan  menghindari kehilangan informasi penting yang terkandung di dalamnya yang akan mengakibatkan keadaan buruk bagi penciptanya.
Ditinjau dari sudut hukum dan perundang- undangan  terdapat  dua  jenis  arsip  yaitu  arsip otentik  dan  arsip  tidak  otentik.  Arsip  otentik adalah  arsip  yang  di  atasnya  terdapat  tanda tangan  asli  dengan  tinta  bukan  potocopian atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedangkan arsip yang tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak  terdapat  tanda  tangan  asli  dengan  tinta. Contoh  arsip  seperti  surat,  surat  perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, peta, kuitansi, cheque, data-data,  akte,  hasil  faksimile,  dan  lain sebagainya.

## B.  PRESERVASI
Preservasi  arsip  adalah  semua  kativitas untuk  memperpanjang  usia  guna  arsip, termasuk kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip.  Secara  umum  preservasi  arsip  adalah mencegah  hilangnya  nilai  informasi,  oleh karena  itu  diperlukan  kegiatan  untuk  menjaga dan  merawat  arsip-arsip  tersebut.  Bagian  dari
proses-proses preservasi ini adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru.
Menurut  Lasa  H.S,  bahwa  preservasi merupakan semua unsur pengelolaan, keuangan, penyimpanan, alat-alat bantu, ketenagakerjaan, maupun  metode  yang  digunakan  untuk melestarikan  bahan  pustaka,  dokumentasi, arsip,  maupun  informasi  yang  dikandung  di dalamnya. Ira A. Penn mengungkapkan
“ Preservasi  bukan  hanya  sekedar  hal- hal  penyelamatan  bahan  arsip  belaka atau  hanya  merupakan  kegiatan  yang biasa saja, akan tetapi meupakan sebuah tindakan  terprogram,  terencana  secara matang,  memerlukan  orang-orang  yang mengetahui betapa pentingnya arsip bagi organisasi,  masyarakat  serta  Negara, mengetahui  seluk  beluk  preservasi, serta  memerlukan  teknik-teknik  dalam menjalankan  program  tersebut.  Bahwa sebenarnya  teknik-teknik  preservasi adalah  sangat  spesifik  dari  sekedar penyediaan perlengkapan dan lingkungan yang  pantas,  meskipun  hal  ini  sangat penting untuk ukuran preservasi ”.
pelestarian  merupakan  isu  penting dalam  administrasi  arsip.  Seperti  pandangan MacKenzie  yang  mengungkapkan  presevasi “... berkontribusi  terhadap  kesejahteraan  fisik koleksi”. Bahan arsip itu unik dan karenanya tidak  tergantikan  jika  hilang  atau  rusak. Kebanyakan  dari  mereka  terbuat  dari  bahan yang  bersifat  organik.  Karena  mereka  maju dalam usia, kemerosotan dapat terjadi melalui proses penuaan alami .
Dalam  manajemen  pelestarian  tentunya penting  untuk  menetapkan  kebijakan  dalam kegiatan  preservasi  atau  pelestarian.  Hal  ini seperti  yang  di  ungkapkan    Ngulube  yang  di kutip  oleh  Garaba,  mengemukakan  bahwa perumusan  kebijakan  pelestarian  merupakan langkah  penting  dalam  pelestarian  arsip. Kebijakan  pelestarian  mengingatkan  para
formulator  dari  kendala  yang  harus  mereka terima  jika  catatan  penting  akan    disimpan untuk  generasi  sekarang  dan  masa  yang  akan datang.  Senada  dengan  hal  ini  Ngulube  juga mencatat  bahwa  kebijakan  pelestarian  tertulis menyediakan kerangka kerja, seperangkat para meter, dimana arsip dapat beroperasi. Kebijakan tersebut berfungsi untuk mengklasifikasi tujuan dan memfasilitasi perencanaan dan koordinasi kegiatan.  Hal  ini  merupakan  media  yang digunakan untuk membimbing staf tentang apa yang  harus  dilakukan  dan  mengapa.  Penting juga  hal  ini  untuk  menetapkan  prioritas  dan membuat keputusan kebijakan preservasi.

## PEMBAHASAN A.  PRESERVASI FUNGSI DAN TUJUANNYA
Upaya  untuk  mengurus  arsip  agar  tetap terjaga  dibutuhkan  manajemen  yang  baik. Manajemen  arsip  merupakan  kegiatan pengurusan  arsip  yang  meliputi  pencatatan, pengendalian,  pendistribusian,  penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan  pemusnahan  arsip.  Jadi  pekerjaan  yang dilakukan  tersebut  meliputi  suatu  siklus “kehidupan” arsip sejak lahir atau dibuat sampai mati.
Presevasi  atau  pelestarian  arsip    adalah proses  dan  kerja  dalam  rangka  perlindungan fisik  arsip  terhadap  kerusakan  atau  unsur perusak  dan  restorasi/resvarasi  bagian  arsip yang  rusak,  yang  disebabkan  oleh  faktor  dari dalam  ( intrinsik )  arsip  itu  sendiri  maupun faktor  luar  fisik  arsip  itu  sendiri  ( ekstrinsik ). Faktor intrinsik adalah kerusakan yang berasal dari  dalam  fisik  arsip  itu  sendiri,  misalnya kualitas  kertas,  pengaruh  tinta,  pengaruh  lem perekat  dan  sebagainya.  Faktor  ekstrinsik adalah kerusakan yang berasal dari luar benda atau fisik arsip contohnya lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian manusia, dan bencana alam.
Berdasarkan  pengertian  diatas  dapat diuraikan  bahwa  preservasi  arsip  adalah
mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia  guna  arsip.  Presrvasi  dilakukan  untuk mengurangi  deteriorasinfisik  dan  kimia  yang terjadi  didalamnya.  Aktivitas–aktivitas  ini mencakup  pemberian  suatu  lingkungan  yang stabil  bagi  semua  jenis  arsip,  menggunakan metode-metode  penanganan  dan  penyimpanan yang  aman,  menduplikasi  bahan-bahan yang  tidak  stabil  ke  suatu  media  yang  stabil, menyimpan  arsip-arsip  kedalam  tempat  yang terbuat dari bahan-bahan yang stabil, membuat program  pengendaliaan  terhadap  serangga perusak dan menyiapkan rencana kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Contoh kasus yang pernah terjadi tepatnya pada  abad  19,  tahun  1821  dimana  10.000 volum  arsip  tahun  1832  sekitar  50.000  volum arsip  dari  arsip  VOC  dimusnakan  alasannya untuk  menghemat  biaya.  Pentingnya  program preservasi  arsip  bagi  setiap  institusi  atau lembaga.  Suatu  institusi  wajib  menjaga, merawat, memelihara, mengamankan fisik dan informasinya dari segala macam gangguan yang tidak bisa diduga kapan datang terjadinya. Untuk institusi  yang mobile aktivitasnya  tentunya memerlukan  arsip-arsip,  surat  menyurat, walaupun  masih  berupa  arsip  dinamis,  akan tetapi pada suatu masanya nanti-beberapa dari merea akan berubah menjadi arsip inaktif dan statis.
Jika  suatu  arsip  telah  mencapai  kondisi inaktif,  kondisi  ini  cukup  rentan  terhadap kerusakan,  karena  biasanya  arsip  inaktif  ini sering  diletakkan  disembarang  tempat  dalam bentuk  yang  sudah  rusak,  kumuh  kotor  dan segala  macam  bentuk  lainnya.  Dalam  suatu instansi/lembaga  jika  arsip-arsipnya  telah mengalami  masa  inaktif,  sebelum  diadakan program  penyusutan  arsip,  ini  merupakan masalah  yang  cukup  rentan  karena  biasanya arsip yang sedang mengalami fase ini dibiarkan begitu  saja  tanpa  terarah,  terukur,  tidak dikelompokkan  dengan  subjek  yang  ada  atau sama, dan lebih parahnya lagi dibiarkan secra
tidak teratur di gudang. Karena akibat frekuensi penggunaanya  berkurang,  maka  keinginan untuk merawat arsip tersebut jadi berkurang. Pentingnya  preservasi  arsip  disetiap institusi  adalah  untuk  kepentingan  jangka panjang  institusi  tersebut.  Karena  dengan program  preservasi  arsip  akan  dapat  dihindari kerusakan  yang  akan  lebih  parah,  kehilangan maerial  sekaligus  informasinya.  Jika  arsip dapat tetap dirawat, dipelihara tanpa gangguan apapun,  maka  dengan  arsip  tersebut  pulalah akan  dapat  dibuat  rancangan  kebijakan  atau kebijakan  langsung  berpedoman  kepada informasi-informasi  yang  terekam  dalam informasi tersebut. Kepentingan institusi dimasa yang  akan  datang  dapat  terpenuhi,merupakan jembatan  langkah-langkah  awal  untuk  masa depan institusi kearah yang lebih baik.
Upaya  melakukkan  preservasi  arsip bertujuan  untuk  menjamin  keselamatan  dan kelestarian  arsip  statis,  yang  dilakukan  secara preventif  dan  kuratif.  Pelaksanaan  preservasi preventif adalah sebagai berikut: 1.  Pemilihan jenis sarana simpan 2.  Pemilihan media simpan arsip
3.  Pengaturan suhu dan kelembaban
4.  Pemberian kamperisasi dan silica gel
5.  Pemberian lingkungan 6.  Fumigasi
Preservasi  kuratif  adalah  preservasi  arsip yang  bersifat  perbaikan  /perawatana  terhadap arsip  yang  mulai/sudah  rusak,  kondisinya memburuk,  sehingga  dapat  memperpanjang umur  arsip.  Preservasi  kuratif  terdapat beberapa kegiatan yaitu: laminasi, enkapsulasi, menyambung,  laminasi  dengan  kertas congueror, dan lamatex clot.
Harrod  mengemukakan,  pendapatnya bahwa preservasi (arsip), (1) berfungsi sebagai tempat  menyimpan  arsip  dalam  menyediakan fasilitas  yang  memadai  untuk  perawatan, perlindungan,  dan  pemeliharaan  berbagai macam  arsip  apapun.  (2)  suatu  tindakan
khusus  baik  individu  atau  bersama-sama dalam  melakukan  perbaikan,  perlindungan dan  pemeliharaan.    Preservasi  tidak  hanya kegiatan  untuk  merawat,  melestarikan  dan memperbaiki atau melindungi saja. Tetapi juga didalamnya  terdapat  unsur  pengelolaan  dalam hal  penggunaan  teknik,  metode  atau  proses, keuangan, ketenagakerjaan, dan lain-lain. pada dasarnya  preservasi  bertujuan  melestarikan informasi yang terkandung dalam bahan pustaka agar dapat dipertahankan keutuhannya.
Seiring  dengan  perkembangan  teknologi, sebagai usaha mempertahan kelangsungan usia arsip  dan  mempertimbangkan  keselamatan informasi  yang  terkandung  didalam  arsip saat  ini  telah  memungkinkan  pihak  kerasipan untuk  mengalih  mediakan  arsip  dari  yang berbentuk tercetak ke bentuk digital. Usaha ini juga  bertujuan  untuk  kemudahan  aksesibilitas arsip  dalam  layanan  kepada  masyarakat  atau pengguna yang membutuhkannya. Tentu dalam beberapa  kegiatan  preservasi  atau  pelestarian arsip  tercetak  dan  digital  memiliki  perbedaan dalam  pelaksanannya  dan  pihak  pihak  yang terlibat  dalam  hal  arsip  digital  bukan  hanya arsiparis  dan  pencipta  arsip    tentu  akan melibatkan juga pakar IT .
Perbedaan  manajemen  pelestarian  arsip digital dengan arsip konvensional atau tercetak karena beberapa alasan:
1.  Yang  dilestarikan  adalah  informasi  dalam format media elektroni
2.  Informasi  digital  tidak  mampu  bertahan lebih  dari  beberapa  tahun,  hal  ini menimbulkan  urgensi  keputusan  dan tindakan saat penciptaan
3.  Data  bisa  memburuk  dan  hilang  tanpa peringatan
4.  Media  hanya  bida  dibaca  melalui  media teknologi yang bisa juga menjadi usang
5.  Isu keaslian dan kekhasan lebih kompleks dibanding  bahan  tradisional  atau  tercetak, karena  teksnya  dapat  diubah  dan  disalin secara luas.\
6.  Metadata  di  sekitarnya  diperlukan  agar datanya dapat berfungsi maksimal.

## B.  PROSES  KEGIATAN  PRESERVASI ARSIP
Secara  garis  besar  kegiatan  preservasi ada  tiga  kegiatan  yaitu:  (1)  pemeliharaan arsip;  (2)  restorasi  arsip  (3)  reproduksi  arsip. Preservasi  arsip  mencakup  semua  aktivitas untuk  memperpanjang  usia  guna  arsip-arsip statis.  Preservasi  dilakukan  untuk  mengurangi deteriorasi  fisik  dan  kimia  yang  terjadi  pada arsip-arsip  dan  untuk  mencegah  hilangnya  isi informasional yang dikandungnya.
Restorasi  adalah  suatu  kegiatan  perbaikan koleksi  langka  yang  sudah  rusak  agar  dapat dipergunakan kembali dalam keadaan utuh dan lengkap.  Restorasi  dapat  pula  disebut  reparasi yaitu  tindakan  khusus  yang  dilakukan  untuk memperbaiki bahan pustaka atau dokumen lain yang rusak dan lapuk. Kegiatan ini mencakup memberian lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penangganan  dan  penyimpanan  yang  aman, menduplikasi  bahan-bahan  yang  tidak  stabil (misalnya  nitrate  film,  thermofax)  ke  suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang berpotensial  mengalami  kerentanan  ke  suatu format  yang  stabil  (misalnya  dimikrofilmkan atau  didigitalisasikan),  menyimpan  arsip dalam  tempat-tempat  penyimpanan  yang terbuat  dari  bahan  yang  stabil  misalnya  boks dokumen yang terbuat dari kertas karton bebas asam,  memperbaiki  dokumen-dokumen  untuk melestarikan  format  asli  mereka,  membuat program  kontrol  terhadap  hama,  perusak  dan menyiapkan  rencana  pemulihan  bencana  yang memasukkan  rencana-rencana  untuk  kesiapan terhadap terjadinya bencana. Menurut Bellardo dalam  Azmi,  termasuk  kegiatan  preservasi
adalah  memindahkan  informasi  arsip  yang terekam  dalam  suatu  media  ke  media  lainnya misalnya  media microfilm. Pelestarian  arsip dapat  juga  diartikan  sebgai  kegiatan  yang dilakukan untuk melindungi arsip dari kerusakan atau  kemusnahan.  Kegiatan  Preservasi  arsip dapat dilihat dalam dalam bagan  dibawah ini:
Dalam konsep kearsipan, istilah preservasi arsip memang sering digunakan sebagai istilah “pelestarian  arsip”atau  sebaliknya.  Kedua istilah  ini  pada  dasarnya  adalah  tindakan yang  dilakukan  untuk  memungkinkan  bahan arsip  baik  media  fisiknya  maupun  informasi yang  terekam  didalamnya.  Oleh  karena  itu, kegiatan  pelestarian  arsip  meliputi  kegiatan pemeliharaan, penyimpanan, dan perlindungan sisi informasi, bahan dan juga peralatana yang digunakan. Jadi, pelestarian arsip secara umum bertujuan  untuk  melindungi  fisik  arsip  agar dapat bertahan lama, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjada selamanya. Kegiatan pelestarian arsip meliputi kegiatan berikut:
1.  Pemeliharaan ,  perawatan  serta  penjagaan arsip  terhadap  berbagai  faktor  perusak arsip,  baik  yang  diakibatkan  oleh  faktor internal maupun faktor eksternal (tindakan yang bersifat pencegahan atau preventif)

## PRESERVASI ARSIP

## PREVENTIF

## RESTORATIF
Pengenalan Faktor-Faktor
Penambalan/penyambungan
perusak arsip
Alternative Pencegahan Lining system
Laminasi
enkapsulai
Leaf casting
Dan lain-lain
2.  Perawatan dan  perbaikan  terhadap  arsip apabila  suatu  waktu  terjadi  kerusakan (tindakan yang bersifat kuratif atau korektif)
3.  Pengamanan dan  perlindungan  terutama terhadap informasi yang terkandung dalam arsip.
Selain  istilah  preservasi  arsip  dan pelestarian  arsip,  istilah  konservasi  arsip ( konservation )  juga  digunakan  untuk  merujuk kegiatan yang berkaitan dengan preservasi arsip atau  pelestarian  arsip.    Namun  ada  perbedaan diantara keduanya yang diungkapkan oleh forde yang  dikutip  oleh  Lyons  yang  juga  mencatat perbedaan  antara  pelestarian  dan  konservasi. Pelestarian  adalah  istilah  keseluruhan  yang digunakan untuk mengidentifikasi pengelolaan bahan arsip. Konservasi lebih spesifik, kegiatan intervensi untuk menstabilkan kondisi dokumen.
Konsep umum dalam kearsipan di Indonesia, konservasi  merupakan  bagian  dari  preservasi. Menurut Ellis dalam Yayan Daryan, Konservasi adalah  proses  preservasi  secara  fisik  terhadap media rekam asli arsip. Dalam pelaksanaannya
konservasi  arsip  ini  menyangkut  dua  hal yaitu:  konservasi  yang  bersifat  pencegahan ( preventive conservation ) dan conservasi yang bersifat perbaikan ( restoration corcervation ). Konservasi preventif adalah kegiatan yang dilakukan  untuk  mencegah,  menghambat  atau menghindari  degradasi  atau  kerusakan  arsip yang  diakibatkan  oleh  penyebab  kerusakan arsip,  misalnya  dengan  melakukan  kontrol terhadap  lingkungan  dimana  arsip  tersimpan, pengamanan  terhadap  penyimpanan  arsip, instalasi  peralatan  untuk  pengamanan  arsip ( warning  device ).  Termasuk  dalam  kegiatan konservasi  preventif  ini  adalah  kegiatan reproduksi  terhadap  arsip  yang fragile. Konservasi preventif sering juga disebut sebagai konservasi makro ( macro konservation ). Konservasi restorasi adalah kegiatan yang dilakukan  untuk  memperbaiki  kerusakan terhadap fisik arsip agar semaksimal mungkin dapat  kembali  ke  kondisi  normal  arsipnya. Konservasi  restorasi  ini  sering  juga  disebut sebagai konservasi micro ( micro-conservation ).

## 1.  Konsevasi Preventive
Setiap  format  arsip  dalam  bentuk media  apapun,  mempunyai  sifat-sifat sebagai arsip yaitu sifat permanen sehingga fisik arsip atau media rekam arsip sebagai pembawa  informasi  harus  mempunyai kemampuan utuk bertahan selama mungkin dan  mempunyai  daya  tahan  akibat penggunaan  berulang-ulang.  oleh  karena itu, gunakanlah bahan atau material media rekam  terpilih  dan  teruji  berdasarkan pengujian laboratorium. Namun demikian, ada  yang  perlu  diperhatikan  oleh  kita bahwa sebagus apapun media rekam arsip, akan  tetap  mempunyai  keterbatasan  daya tahan  maksimal  sehingga  media  rekam arsip akan tetap mengalami penurunan daya tahan  ( deterioration )  atau  bahkan  rusak, yang diakibatkan mungkin karena manusia. Preservasi  yang  dilakukan  sebetulnya hanya  sekedar  memperlambat  kerusakan atau  menghambat  penurunan  daya tahan  media  rekam  arsip  sehingga  dapat bertahan selama mungkin, lebih lama dari kekuatan maksimal media rekam tersebut.
Langkah  preservasi  arsip  yang  dapat dilakukan  baik  dalam  rangka  menghadapi faktor  internal  maupun  karena  faktor internal,  dapat  dibagi  menjadi  dua kelompok, pertama preservasi yang bersifat preventif  ( preventive  conservation )  dan kedua  preservasi  yang  bersifat  perbaikan atau  restorasi  ( restoration  conservation ). Pengetahuan  kita  terhadap  spesifikasi teknis media rekam arsip dan faktor-faktor yang  mengakibatkan  kerusakan  terhadap media  rekam  arsip  dan  faktor-faktor  yang dapat  mengakibatkan  kerusakan  terhadap media  rekam  tersebut,  sangatlah  penting. Upaya untuk mengetahui karakteristik dan faktor perusak arsip merupakan salah satu usaha  preservasi  yang  diharapkan  dapat memberikan  sumbangan  dalam  rangka memperlambat  terjadinya  kerusakan.  Dari
beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dapat dikelompokkan ke dalam 2 kategori besar,  yaitu  kerusakan  yang  terjadi  akibat hal-hal berikut:
a.  Faktor  internal, yaitu  faktor  yang melekat  pada  spesifikasi  teknis  media rekam arsip itu sendiri dan/atau karena aspek penciptaan arsip yang tidak baik. b.  Faktor eksternal, yaitu kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor lingkungan dimana arsip tersimpan.

## Langkal-langkah konservasi preventif
a.  Pencegahan kerusakan yang disebabkan oleh manusia Kerusakan arsip dan deterioration arsip  dapat  disebabkan  oleh  faktor manusia,  artinya  manusia  sebagai faktor  kerusakan  tersebut.  Kerusakan yang  diakibatkan  oleh  ulah  manusia sebetulnya dapat diminimalisaikan atau dikurangi  atau  bahkan  dihilangkan. Kebanyakan  kerusakan  arsip  yang di  sebabkan  oleh  faktor  manusia ini  biasanya  karena  kurangnya pengetahuan  terntang  bagaimana konservasi  kearsipan  harus  dilakukan, kurangnya pemahaman terhadap konseksuensi  atau  resiko  akan  terjadi apabila  terjadi  kondisi  konservasi  dan penanganan arsip yang jelek.
Beberapa  cara  dapat  dilakukan untuk  menghindarkan  kerusakan  yang diakibatkan  oleh  manusia.  Misalnya, untuk  mencegah  kerusakan  pada format arsip elektronik dan arsip hasil pengembanagn  teknologi  lainnya para  teknisi  harus  dibekali  dengan pengetahuan dalam sebuah pendidikan dan  pelatihan  yang  merupakan  proses yang  harus  dilakukan  terus  menerus berlangsung.  Kerusakan  arsip  akibat vandalisme mansusia  dapat  dikurangi dengan  penggunaan  sistem  proteksi ang sesuai.
b.  Pencegahan terhadap polutan
Apabila  ruang  penyimpanan  arsip menggunakan  AC  ( air  conditioning ), polusi udara dalam ruang penyimpanan arsip  dapat  dikurangi  karena  AC mempunyai  fasilitas  filter  udara. Namun dengan demikian, penggunaan filter electrostatic harus  dihindarkan kerena  merusak ozon. Beberapa penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa  pemeliharaan  yang  teratur dan  pembersihan  debu  dalam  ruang penyimpanan arsip akan meminimalkan kerusakan. Penggunaan vacuum cleaner yang memiliki filter debu dapat juga membantu membatasi penyebaran debu  dan  spora  mikroorganisme  di udara yang membahayakan, bukan saja bagi  arsip,  tetapi  bagi  manusia  yang ada di sekitarnya.
c.  Pencegahan kerusakan oleh cahaya Sebagaimana  kita  ketahui  cahaya alami,  lampu  pijar fluorescent ,  dan lampu tungsten-halogen semuanya memiliki  kuantitas  radiasi  ultraviolet yang  berbahaya  bagi  material organik  yang  umumnya  digunakan bagi  pembuatan  media  rekam  arsip, seperti  kertas.  Untuk  alasan  itulah maka  radiasi  ultraviolet  sedapat mungkin  harus  dihilangkan.  Cara menghilangkan  radiasi  ultraviolet dapat  dilakukan  dengan  mudah, misalnya  dengan  menggunakan  kaca film  untuk  permukaan  kaca,  filter organik untuk lampu pijar atau lampu TL.  Berdasarkan  penelitian  yang dilakukan,  penggunaan  kaca  film pada  dinding  kaca  gedung-gedung perkantoran  dapat  menghilangkan radiasi  ultraviolet  sampai  95%.  Hal lain  yang  dapat  dilakukan  untuk menghilangkan  radiasi  cahaya  adalah dengan mengurangi radiasi inframerah
dengan cara mendesain bangunan agar menggunakan  bahan-bahan  bangunan yang  sesuai  dengan  lingkungan kearsipan,  misalnya  penggunaan  kaca film.
Hampir  semua  media  rekam arsip  yang  digunakan  pada  saat  ini mempunyai  tingkat  kesensitifan  yang berbeda.  Ada  beberapa  jenis  arsip yang dapat dikategorikan sebagai arsip yang  sangat  sensitif  terhadap  cahaya. Pada  umumnya  terdapat  tiga  kategori kesensitifan arsip terhadap cahaya. 1)  Arsip  yang  sangat  sensitif  ( very sensitive ),  misalnya  foto  hitam putih.
2)   Arsip  yang  sangat  sensitif  sekali ( very  highly  sensitive ),  misalnya foto cetak hitam putih pada kertas yang mengandung resin.
3)   Arsip  yang  sangat-sangat  sensitif sekali ( extremely sensitive ), misalnya arsip foto berwarna. Untuk melindungi arsip dari radiasi sinar  ultraviolet,  tindakan  yang harus  diambil  adalah  memasang filter  pada  kaca  jendela  dengan lembaran  plastik plexy  glass  type UF - 3 atau UV filtering polyester film .  Untuk  cahaya  yang  berasal dari  lampu  neon,  dipasang  filter untuk  menyerap  sinar  ultraviolet, yaitu UV Fluorescent light filter .
d.  Pencegahan  kerusakan  karena  medan magnet Medan  magnet  adalah  musuh alami  dari  media  rekam  arsip  yang bersifat  magnetik,  seperti  pita magnetik.  Sumber  bahaya  magnetik berasal  dari dynamic  microphones , loudspeaker, head set , dan juga magnet yang  digunakan  pada  papan  tulis magnet  ( magnetic  notice  boards ). Secara alamiah, rekaman suara analog
termasuk  di  dalamnya audio  tracks pada video  tapes merupakan  media yang  sangat  sensitif  terhadap  medan magnet,  sedangkan  video  analog  dan semua rekaman digital sedikit sensitif. Untuk  memelihara  rekaman  suara analog  ( analogue  audio  recordings ) sangat  penting  untuk  memperhatikan maksimal medan magnet di lingkungan tempat penyimpanan arsip, yaitu:
1)  AC fields :  5  Oe  ( Oersted )  =  400 A/m (Amper per meter)
2)  DC fields : 25 Oe = 2000 A/m.
Berarti  secara  normal,  jarak  10 sampai  dengan  15  cm  sudah  cukup untuk memisahkan medan yang sangat tinggi sehingga tidak berpengaruh pada media rekam magnetik.
e.  Pengaruh kerusakan arsip karena suhu dan kelembapan Bagian  yang  tersulit  untuk menghilangkan kerusakan arsip adalah mengontrol suhu dan kelembaban relatif ruang penyimpanan arsip. Faktor suhu dan kelembaban merupakan parameter independen  yang  pengaruhnya  sangat kompleks terhadap arsip dibandingkan dengan parameter lain.
f.  Pencegahan  kerusakan  arsip  karena faktor biota Tindakan  mencegah  tumbuhnya fungi  dan  berkembang  biaknya serangga (kecoa, silverfish , rayap, kutu buku)  serta  binatang  pengerat  (tikus), yaitu:
1)  memeriksa  dan  membersihkan penyimpanan secara berkala;
2)   memeriksa suhu dan kelembaban udara;
3)  pada  rak-rak  arsip  diletakkan: camper , naphthalene atau paradichlorobenzenna
untuk mengusir serangga;
4)    melakukan fumigasi ;  rak  arsip, pintu, dan kusen bangunan gedung tidak  menggunakan  kayu,  tetapi menggunakan stainless /logam anti karat.  Dalam  kasus  penagganan kerusakan  yang  disebabkan  oleh hama  ini  dapat  di  perpustakaan Huntington  library  dalam  proses preservasi  manuskrip  mereka melakukan  membangun  ruang hampa udara dalam keadaan ruang seperti ini hama akan dapat dngan cepat  dimusnahkan  dengan  dosis karbok.  Mr.  Thomas  M.  Liam selaku asisten pustakawan tentang metode  ini  dan  aplikasinya  di Huntington.  Hal  ini  dirancang untuk  mengatasi  kerusakan  buku “Bookworm” pada buku cetak. g.  Pencegahan  kerusakan  karena  faktor kimia Sumber  keasaman  yang  berasal dari  dalam  kertas  pada  waktu  proses pembuatannya yang tidak dinetralisasi, ditambah dengan tinta yang mengandung  asam  mengakibatkan komponen-komponen  tersebut  akan saling  kontak.  Untuk  menanggulangi kerusakan  yang  berkelanjutan  maka perlu  diadakan  tindakan-tindakan sebagai  berikut:  secara  bertahap arsip  tersebut  dinetralisasi  asamnya, pemasangan AC; pemasangan dehumidifier ;  untuk  yang  volumenya sedikit  dapat  menggunakan silica gel , bahan ini juga dapat menurunkan kelembaban  (warnanya  biru  kalau masih aktif kalau sudah jenuh dengan uap  air  warnanya pink );  penggunaan box atau kertas pembungkus arsip yang bebas asam dan lignin .
h.  Menghadapi

## Bencana
(Disaster
Planning)
Salah  satu  tujuan  utama  dari kebijakan preservasi adalah mengurangi seminimal  mungkin  potensi  risiko yang  diakibatkan  oleh  bencana (kebakaran,  banjir,  gempa  bumi, dan  lain-lain),  dan  sedapat  mungkin meningkatkan upaya pemulihan terhadap  material  arsip  yang  terkena bencana. Akan sangat bermanfaat jika kita mempunyai persiapan menghadapi bencana.  Oleh  karena  itu,  sebaiknya kita  mempunyai  suatu  rencana dalam  rangka  menghadapi  bencana ( disaster  planning) yang  disusun terlebih  dahulu  untuk  menghemat waktu  dalam  masa  darurat  apabila terjadi  bencana.  Untuk  itu,  sangat penting  bagi  semua  orang  yang  ada dalam  lingkungan  penyimpanan  arsip untuk  mengetahui  tentang  bagaimana prosedur  menghadapi  bencana  dan mengujicobakannya  secara  periodik. Daftar alamat dan nomor telepon yang up-to-date dan  akurat  harus  selalu tersedia  untuk  mengetahui  siapa  akan dihubungi  apabila  bencana  terjadi (misalnya, alamat pemadam kebakaran, perusahaan  yang  memiliki container dingin  untuk  pemindahan  arsip  dalam keadaan darurat).
2.  Konservasi Restorasi (Restoration Conservation)
Konsep  restorasi  arsip  yaitu  proses preservasi yang sifatnya kuratif atau upaya korektif  terhadap  arsip  yang  mengalami degradasi atau mengalami kerusakan. a.  Membersihkan kotoran pada arsip Salah  satu  persyaratan  dalam melestarikan  arsip  adalah  kebersihan, yang berarti dalam ruang penyimpanan harus  bebas  dari  debu  dan  kotoran. Debu  dan  kotoran  yang  melekat
pada  arsip  dapat  menimbulkan  noda, mengaburkan tulisan, permukaan arsip yang  tergores,  memudahkan  spora jamur  melekat  pada  permukaan  arsip, dan  sebagainya.  Untuk  membersihkan debu  dan  kotoran  dapat  dihilangkan dengan  menggunakan  alat-alat  yang tidak merusak arsip, seperti sikat halus, kuas, spon ,  penghapus  karet, vacuum cleaner .  Cara  yang  biasa  digunakan untuk membersihkan arsip dari kotoran mengunakan  pelarut  organik  seperti benzenes dan trichloroethylene, hydrotluroethenes untuk membersihkan arsip foto dan film.
b.  Memperbaiki arsip yang rusak Untuk  menangulangi  arsip  yang rusak  karena  rapuh  diakibatkan  oleh kandungan  asam  yang  terdapat  dalam media kertas maka dapat menggunakan zat-zat  kimia.  Proses  penghilangan asam pada media arsip terutama kertas ini  disebut deasidifikasi .  Deasidifikasi adalah  cara  untuk  menetralkan  asam yang  sedang  merusak  kertas  dan memberi bahan penahan ( buffer ) untuk melin-dungi kertas dari pengaruh asam yang  berasal  dari  luar.  Deasidifikasi tidak  memperkuat  kertas  yang  sudah rapuh  oleh  pengaruh  asam,  cara  ini hanya dapat menghilangkan asam yang sudah  ada  dan  melindungi  kertas  dari kontaminasi asam dari berbagai sumber. Beberapa  larutan  yang  bersifat  basa yang  digunakan  untuk  deasidifikasi oleh para ahli konservasi kertas, yaitu Kalsium hidroksida, Kalsium karbonat, Magnesium hidroksida dan Magnesium karbonat yang digunakan oleh Barrow;
Magnesium  metoxide oleh  Smith,  dan Barium hidroksida oleh Baynes-Cope.
c.  Mengatasi arsip karena api dan air Penyelamatan  pertama  yang  perlu dilakukan  apabila  terjadi  kebakaran
atau  banjir  yaitu  memindahkan  dan menyeleksi  bahan-bahan  yang  rusak dengan  yang  masih  baik  agar  tidak tercampur.  Arsip  yang  rusak  karena terbakar  dan  masih  dapat  diperbaiki segera  diperbaiki  sesuai  dengan  tata cara perbaikan kertas.
Untuk  Arsip  yang  basah  dapat dilakukan untuk menghilangkan kotoran  dan  lumpur  dapat  dilakukan dengan  aliran  air  dingin,  dan  bagian yang  kotor  dihapus  dengan  spons, tetapi  jangan  ditekan.  Setelah pencucian  simpan  di  ruang  yang kering  dilengkapi  dengan exhaust-fan selama  24  jam  dengan  kelembaban diusahakan  35  -  50%.  Arsip  dalam bentuk  lembaran  diletakkan  lembar per  lembar  di  atas  kertas  penyerap sebagai antara. Buku/jilidan diletakkan di  atas  kertas  penyerap  dalam  posisi tegak  menghadap  kipas  angin.  Untuk mencegah timbulnya jamur, di antara 10 lembaran disisipkan satu lembar kertas thymol (kertas yang dicelupkan dalam larutan  thymol  10%  dalam  alkohol), kemudian  dikeringkan.  Penggantian kertas  penyerap  sesering  mungkin agar  pengeringan  berlangsung  efektif. Perbaikan  dapat  dilakukan  untuk kertas  yang  memerlukan  perbaikan sesuai dengan tingkat kerusakan kertas sebelum  disimpan  lagi  dalam  ruang penyimpanan.
3.  Penambalan dan penyambungan Upaya  menambal  dan  menyambung bagian-bagian  arsip  yang  rusak,  terlepas atau  robek  dapat  dilakukan  dengan  cara menambal  dengan  bubur  kertas  ( pulp ), menambal  dengan  potongan  kertas  dan menyambung  atau  merekatkan  arsip  yang sobek dengan kertas tisu.

## 4.  Laminasi arsip ( Lamination )
Laminasi  merupakan  upaya  menutup atau  melapisi  lembaran  dokumen  dengan bahan  perekat.  Untuk  arsip  yang  sudah rusak  parah,  rapuh,  sobek  dan  sudah termakan usia maka, menggunakan metode laminasi. Metode laminasi yang digunakan dibagi menjadi dua macam  yaitu:
a. Hand lamination , yaitu teknik laminasi yang  proses  pengerjaanya  mudah  dan sederhana  dapat  dilakukan  dengan tangan.
b.  Machine  lamination ,  yaitu  ternik laminasi dengan mengunakan alat atau mesin.  Biasanya  menggunakan  mesin diantaranya:
1)  Laminasi dengan mesin pres panas.
2)  Laminasi  dengan  mesin  rol  ( leaf casting machine ). 5.  Enkapsulasi ( Encapsulation )
Enkapsulasi adalah  salah  satu  cara perbaikan  arsip  dengan  menggunakan bahan pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan  yang  bersifat  fisik.  Arsip  yang akan  dienkapsulasi  pada  umumnya  sudah rapuh karena umur, rusak karena pengaruh asam  atau  polusi  udara,  berlubang-lubang karena  dimakan  serangga,  kesalahan dalam  penyimpanan  dan  lain-lain.  Teknik enkapsulasi  ini  adalah  dengan  cara  setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik polyester dengan bantuan double tape (3M Scotch Brand No. 145).
6.  Restorasi Arsip Media Baru
Ada  beberapa  teknik  restorasi  yang digunakan  terhadap  arsip-arsip  yang tergolong  sebagai  arsip  media  baru dengan  menggunakan  rekaman  media, film,  magnetik,  mekanik,  dan  pada  arsip elektronik. Cara-cara restorasi memerlukan keahlian khusus dari para konservatornya.

## PENUTUPAN KESIMPULAN
Arsip  merupakan  sebuah  dokumen rekaman suatu peristiwa yang harus dipelihara kelangsungan  hidupnya.  karena  kehilangan atau kerusakan arsip akan berpengaruh kepada lembaga  pencipta  arsip  tersebut  baik  secara administrasi  maupun  secara  hukum,  arsip adalah  sebuah  dokumen  yang  dipergunakan sebagai  barang  bukti  dihadapan  hukum bila  terjadi  sesuatu  yang  tidak  di  inginkan. Hingga  begitu  pentingnya  peran  dan  nilai arsip  dalam  kehidupan  seseorang,  lembaga maka  diperlukan  kebijakan  yang  mengatur kelangsungan  hidupnya  atau  memperpanjang
masa penggunaannya. Untuk itu diperlukanlah sebuah  kebijakan  pelestarian  arsip  sebagai pedoman  atau  petunjuk  bagi  arsiparis  dalam menjalankan  amanahnya  sebagai  pengelola arsip.
Kebijakan  ini  sangat  perlu  sebagai bahan  rujukan  atau  petunjuk  dalam  kegiatan atau  proses  pelestarian  tersebut.  Di  dalam preservasi  terdapat  secara  garis  besar  terbagi atas dua kegiatan yaitu preservasi preventif dan preservasi restorative. Preservasi prevetif yaitu terdiri  dari  mengenali  faktor-faktor  perusak arsip  dan  alternatif  pencegahan  sedangkan restorative  adalah  kegiatan  penanggulangan kerusakan dari fisik arsip itu sendiri.

## DAFTAR PUSTAKA

## Buku
Penn Ira, Record Management Handbook, Hampshire: Gower Publishing company, 1994
Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan , Jakarta: Gramedia Pustaka utama, 2005
Bartos Basir, manajemen kearsipan ,  Jakarta: Bumi Aksara, 1989
Basuki Sulistyo, Pengantar Ilmu Kearsipan, Tangerang: Universitas Terbuka, 2014
Bettington Jackie, et.al. Keeping Archives . Canberra: Australia Society of   Archivist  inc, 2008 Daryan, Yayan Dkk, Pemeliharaan dan pengamanan arsip,Tangerang selatan: Universitas terbuka, 2014
Leonard Harrod, Montague, The librarians’ glossary: of terms used in  librarianship, documentation and the book crafts London: Great   Britain,  1997
Lasa H.S, kamus kepustakawanan Indonesia Yogyakarta: Pustaka Book   Publisher,2009
Sugiarto  Agus,  Teguh  Wahyono, Manajemen  kearsipan  Modern  dan  konvensional  ke  basis komputer Yogyakarta: gava media, 2005
Suhardi,  Hardi  dan  Yayan  Daryan,. Terminologi  Kearsipan  Indonesia. Jakarta,  1998.  Arsip Nasional Republik Indonesia-Nationaal Archief Denhaag. Inventaris van het archief van de Gouverneur-Generaal en Raden van Indie (Hoge Regering) 1611-1811. Jakarta, 2002.
Wursanto, Kearsipan , Yogyakarta : Kanisius, 1991
Modul Preservasi Arsip statis. ANRI, 3
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan , pasal 1 ayat  2

## Jurnal
Abioye Abiola, Fifty years of archives administration in ngeria: lessons for the future, vol. 17, No.1 Recods management Journal (2007)
Azmi. “Strategi Preservasi Arsip Statis dalam Rangka Menjamin Kelestarian Arsip Statis sebagai Memori  Kolektif  Bangsa  pada  Lembaga  Kearsipan”. Jurnal  Kearsipan . Vol.  7.  No.  12. (2012)
Gishe Amy Lyons, Preserving Archives, Jurnal of the Medical Library  Association, vol. 95, No.4 (Oktober, 2007)
Graba, Collection stewardship constrained by resources: the management of  religious archives in pietermaritsburg, kwazulu natal region,  vol. 34,  no. 11 (2013)
https://e-resources.perpusnas.go.id:2171/docview/1635231594?accountid=25704 (9 Juni 2017)
L. Herman Smith. Preservation and repair of manuskripts in the Huntington library, 29, No. 1 (Jan. 1938), University of Washington , 44
http://www.jstor.org/stable/40486259 (diakses 1 Maret 2018)
Shepart John , Preservasi, Music Library Association, No.3 (Maret, 2000)
http://www.jstor.org/stable/899640 (diakses 1 Maret 2018)