## Audit Tata Kelola Teknologi Informasi dengan
Framework Cobit 5 di PT. Best Stamp Indonesia
Zen Munawar, S.T, S.Kom., M.Kom Dosen Tetap Prodi Manajemen Informatika Politeknik LP3I Bandung E-mail:munawarzen@gmail.com
Abstrak  : Pemakaian  Teknologi  Informasi  pada  PT.  Best  Stamp  Indonesia  saat ini telah dilakukan audit dengan COBIT 4.1 namun seiring perkembangan COBIT maka  perlu  diketahui  jika  dilakukan  dengan  COBIT  5  bagaimana  efisiensi  dan process  capability  levels tata  kelola  teknologi  informasi  yang  sudah  ada.  Audit tata  kelola  teknologi  informasi  dimaksudkan  untuk  membuat  pemetaan  proses monitoring, evaluasi dan akses terhadap process capability levels.
Berdasarkan  hal  tersebut  maka  perlu  dilakukan  audit  dengan  COBIT  5  dalam pengelolaan  teknologi  informasi,  agar  dapat  mengetahui  sejauh  mana  penerapan tata kelola Teknologi Informasi dan apakah sistem yang telah dibuat sesuai tujuan perusahaan.  Dalam  penelitian  ini  menggunakan  model process  capability  levels sebagai  alat  ukur  terhadap  jawaban  responden  dari  kuesioner  yang  dibuat berdasarkan framework Cobit 5 serta sebagai definisi dan pemahaman proses tata kelola  teknologi  informasi  yang  sedang  berjalan.  Dari  rekapitulasi  jawaban  dari para  responden,  maka  didapatkan  nilai process  capability  levels saat  ini  sebesar 3,0 pada skala 0-5.
Agar  bisa  mendapatkan  hasil  yang  diharapkan,  maka  dibuatlah  beberapa  usulan untuk  meningkatkan  kinerja  serta  sebagai  acuan  perbaikan  tata  kelola  teknologi informasi  di  PT.  Best  Stamp  Indonesia  dimasa  yang  akan  datang.  Dari  hasil implementasi diperoleh hasil bahwa model tata kelola TI dan model audit sistem informasi COBIT dapat diterapkan pada proses teknologi informasi di perusahaan, namun demikian perlu dilakukan penyesuain atau modifikasi terhadap prosesnya.
Kata Kunci : Audit, Tata Kelola Teknologi Informasi, Cobit 5, process capability levels

## 1. Pendahuluan
Di  era  globalisasi  saat  ini  penggunaan  Teknologi  Informasi  (TI)  telah  menjadi suatu  kebutuhan  yang  memegang  peranan  penting  dalam  berbagai  aspek kehidupan. TI pun telah memberikan banyak manfaat bagi perkembangan proses bisnis.  “ Effective  strategy  development  is  becoming  vital  for  today’s Organizations.  As  the  impact  of  IT  has  grown  in  organizations,  IT  strategy  is finally  getting  the  attention  it  deserves  in  business ”.  (Heather,  James,and Satyendra,  2007).  Perusahaan  semakin  berusaha  menjadi  yang  terbaik,  demikian pula  halnya    dengan  PT.  Best  Stamp  Indonesia  berusaha  menerapkan  strategi terbaik dalam menggunakan TI mereka.
Menurut  pernyataan    A.  Gunasekaran  et  al,  2001    “ To  remain  competitive  and ever  increasingly  sophisticated  in  the  marketplace,  businesses  must  invest  in Information  Technology (IT) if they are to  survive in  the long-term. Advances in IT  have  enabled  new  competitors  to  enter  existing  markets  more  readily,  which has  stimulated  and  strengthened  the  paradigm  of  global  competitiveness ”. Pemanfaatan  TI  telah  memberikan  solusi  dan  keuntungan  melalui  peluang- peluang  sebagai  bentuk  dari  peran  strategis  TI  dalam  pencapaian  visi  dan  misi organisasi.
TI menjadi tulang punggung dan elemen penting organisasi untuk dapat bertahan dan  mempunyai  kesempatan  dalam  meraih  keunggulan  kompetitif.  Perusahaan menjadi lebih bertahan dan lebih unggul dibanding perusahaan sejenis bila dapat memanfaatkan investasi TI-nya dengan baik.
Stacey  Hamaker,  CISA,  dan  Austin  Hutton,    2004,  mengemukakan  bahwa  “ IT governance  is  an  integral  part  of  corporate  governance  in  raising  the  bar  of corporate integrity and enhancing shareholder value. IT governance goes beyond IT audit and beyond what the CIO can accomplish by himself/herself. Depending on  the  organization,  IT  governance  may  be  the  enabler  for  an  organization  to move  to  the  next  level  or  it  may  be  the  only  way  an  organization  can  meet regulatory and legal requirements” .
Peluang-peluang  diciptakan  dari  optimalisasi  sumber  daya  TI  pada  area  sumber daya organisasi yang meliputi data, sistem aplikasi, infrastruktur dan sumber daya manusia.
Disisi lain penerapan TI memerlukan biaya investasi  yang relatif mahal. Dimana munculnya  resiko  terjadinya  kegagalan  yang  cukup  besar.  Kondisi  ini memerlukan konsistensi dalam bidang pengelolaan sehingga suatu Tata Kelola TI (TI  Governance)  yang  baik  dan  sesuai  akan  menjadi  kebutuhan  yang  esensial. Tata kelola TI  yang baik adalah yang mampu membuat perusahaan bertahan dan membantu mengembangkan strategi dan mewujudkan tujuan dari perusahaan.
PT.  Best  Stamp  Indonesia  melakukan  Tata  kelola  TI  pengawasan  dan  evaluasi oleh  bagian  penunjang  sistem  ( system  support  department )  membawahi  kepala penunjang  sistem  ( head  system  support) yang  terdiri  dari  seksi  auditor,  seksi analyst  audit  data  staff,  seksi  web  system  of  sales  report  staff,  seksi  IT  support, seksi checker, seksi web system of logistics staff   dan seksi logistics staff.
Kerangka  kerja  COBIT  5  membagi  menjadi  dua  area,  yaitu  governance  dan management.  Jumlah  dari  kedua  area  adalah  5  domain  dan  37  proses  sebagai berikut. Area 1, Governance of Enterprise IT dengan Domain Evaluate, Direct and Monitor (EDM) sebanyak 5 proses. Area 2, Management of Enterprise IT dengan Domain  Align,  Plan  and  Organize  (APO)  sebanuyak  13  proses,  Domain  Builds, Acquire and  Implement (BAI) sebanyak 10 proses, Domain Deliver, Service and Support  (DSS)  sebanyak  6  proses,  dan  terakhir  Domain  Monitor,  Evaluate  and Assess (MEA) sebanyak 3 proses.
Domain yang digunakan dari kerangka kerja COBIT 5 untuk melakukan audit tata kelola  TI    di  PT.  Best  Stamp  Indonesia  adalah  Domain  Monitor,  Evaluate  and Assess  (MEA),  dikarenakan  pada  tata  kelola  TI  di  perusahaan  tersebut  sudah berjalan, maka evaluasi dilakukan pada tata kelola yag ada.
Adapun Identifikasi masalahnya sebagai berikut.  Berapa process capability levels tata  kelola  Teknologi  informasi  di  PT.  Best  Stamp  Indonesia  jika  diukur  dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 ?
Ruang  lingkup  penelitian  dalam  hal  ini  yaitu    melakukan  audit  dengan  cara menganalisis  penerapan  tata  kelola  TI.  Dalam  penelitian  yang  akan  dikaji  hanya Domain MEA saja . Lingkup tata kelola TI yang di kaji process capability levels tatakelola TI dengan COBIT 5 di PT. Best Stamp Indonesia.
Penelitian  ini  bertujuan  mengaudit  tata  kelola  teknologi  informasi  guna mengetahui sejauh mana process capability levels tata kelola teknologi informasi di  PT.  Best  Stamp  Indonesia.  Sedangkan  manfaat  dari  audit  ini  adalah  dapat mengetahui  apakah  sistem      yang    telah      dibuat  sudah    sesuai  dengan  rencana Strategis  yang  ada,  dan  mengetahui      tingkat      kematanga      tata  kelola  teknologi informasi dengan menggunakan COBIT 5.
Metodologi penelitian dilakukan dengan cara penetapan dan penyesuaian definisi pada  kerangka  kerja  COBIT  5,  terutama  pada  area  tata-kelola  ( governance )  di domain Pengawasan, Evaluasi, dan Akses ( Monitor, Evaluate, and Assess/MEA ), agar sesuai dengan tata-kelola yang akan diberlakukan di Perusahaan.
Penelitian  menggunakan  cara  observasi  dan  melakukan  analisis  statistik  untuk menyatakan kondisi awal, untuk kemudian melakukan implementasi dari langkah- langkah  kerja  yang  diperlukan  sesuai  kerangka  kerja  COBIT  5  agar  dapat meningkatkan  tata  kelola  teknologi  informasi  serta  mendefinisikan  rekomendasi yang bisa dilakukan selanjutnya oleh perusahaan di masa yang akan datang.

## 2. Tinjauan Pustaka

## 2.1 Tata Kelola Perusahaan
Institute for Enterprise Architecture Developments (2009) mengemukakan tentang tata  kelola  perusahaan  adalah  sebuah  struktur  dan  hubungan  yang  mengontrol, mengarahkan,  atau  mengatur  kinerja  dari  proyek,  portofolio,  infrastruktur,  serta proses  bisnis  sebuah  perusahaan.  Tata  kelola  perusahaan  ini  akan  diturunkan menjadi  tata  kelola  teknologi  informasi  yang  difokuskan  pada  pengaturan penggunaan teknologi informasi pada perusahaan saat ini.
Menurut  International  Federation  of  Accountant  (2004)  tata  kelola  adalah kumpulan dari cara dan aturan untuk menjalankan sebuah prosedur serta standart operasional  dalam  mencapai  suatu  tujuan  strategis.  Tata  kelola  perusahaan ( enterprise  governance )  dapat  diartikan  sebagai  sebuah  set  tanggung  jawab  dan praktek  kerja  yang  dilakukan  oleh  dewan  serta  eksekutif  manajamen  yang
bertujuan untuk menyediakan arahan strategis, untuk memastikan agar tercapainya sasaran  perusahaan,  mengendalikan  segala  risiko  yang  mungkin  terjadi  sehingga memastikan  agar  sumber  daya  perusahaan  digunakan  dengan  sesuai.  Dengan adanya  tata  kelola  perusahaan  yang  baik  diharapkan  tingkat  kepercayaan  serta perlindungan investasi lebih terjamin.

## 2.2 Tata Kelola Teknologi Informasi
Terdapat  beberapa  definisi  mengenai  IT  governance  diantaranya  adalah: Pengertian IT governance menurut ITGI (2007: 5) :
IT  governance is  the responsibility of  executives and the board of  directors,  and consists  of  the  leadership,  organisational  structures  and  processes  that  ensure that  the  enterprise’s  IT  sustains  and  extends  the  organisation’s  strategies  and objectives .
Berdasarkan  definisi  tersebut  bahwa  IT  governance  merupakan  tanggung  jawab dari  pimpinan  puncak  dan  eksekutif  manajemen  dari  suatu  perusahaan.  Dapat dijelaskan  pula  bahwa  IT  governance  merupakan  bagian  dari  pengelolaan perusahaan  secara  keseluruhan  yang  terdiri  dari  kepemimpinan  dan  struktur organisasi dan proses yang ada adalah untuk memastikan kelanjutan TI organisasi dan pengembangan strategi dan tujuan dari organisasi.
Menurut Grembergen, Haes (2004:1).  IT governance adalah: IT governance is the organizational capacity excercised by the Board, excecutive management  and  lT  management  to  control  the  formulation  and  implementation of IT strategy and in this way ensure the fusion of business and IT
Dari  pengertian  tersebut  tata  kelola  teknologi  informasi  merupakan  tindakan organizasional  yang  dilakukan  oleh  dewan,  manajemen  eksekutif  dan  juga manajemen TI untuk  mengendalikan formulasi  dan implementasi dari strategi  TI dan caranya untuk meyakini bisnis dan Tl itu sendiri.
Peluang-peluang  diciptakan  dari  optimalisasi  sumber  daya  TI  pada  area  sumber daya organisasi yang meliputi data, sistem aplikasi, infrastruktur dan sumber daya manusia. Seperti diungkapkan   oleh Stacey Hamaker, CISA, dan Austin Hutton, 2004,  bahwa “ IT governance is an integral part of corporate governance in raising the bar of corporate integrity and enhancing shareholder value. IT governance goes beyond IT audit and beyond what the CIO can accomplish by himself/herself. Depending on  the  organization,  IT  governance  may  be  the  enabler  for  an  organization  to move  to  the  next  level  or  it  may  be  the  only  way  an  organization  can  meet regulatory and legal requirements”.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut  di  atas dapat  dilihat bahwa penekanan dari IT  governance  adalah  pada  terciptanya  keselarasan  yang  strategis  antara Teknologi  Informasi  dengan  bisnis  dari  suatu  perusahaan  dan  pihak  manajemen
juga  mempunyai  peranan  yang  sangat  penting  dalam  penerapan  tata  kelola teknologi informasi.

## 2.3 COBIT 5 Framework
Control  Objective  for  Information  and  Related  Technologi (COBIT ) merupakan suatu f ramework yang dikembangkan oleh  IT Governance Institute (ITGI)  yang merupakan  bagian  dari Information  Systems  Audit  and  Control  Association (ISACA),  ITGI  adalah  sebuah  organisasi  yang  melakukan  studi  tentang  model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat.
COBIT memberikan kebijakan yang jelas dan praktik yang baik dalam tata kelola teknologi  informasi  dengan  membantu  manajemen  senior  dalam  memahami  dan mengelola risiko yang terkait dengan tata kelola teknologi informasi dengan cara memberikan  kerangka  kerja  tata  kelola  teknologi  informasi  dan  panduan  tujuan pengendalian  terinci  / detailed  control  objective bagi  pihak  manajemen,  pemilik proses bisnis, pengguna dan juga auditor.
COBIT  mengalami  evolusi  yang  cukup  panjang  dan  semakin  baik  sebagai framework yang bisa digunakan dalam menerapkan Governance of Enterprise IT (Van Grembergen, 2009).
Gambar 2.1. Sejarah Kerangka Kerja Bisnis berdasarkan ISACA
(Sumber ITGI, 2012)
COBIT  5  menurut  ISACA  adalah  sebuah  kerangka  kerja  untuk  tata  kelola  dan manajemen teknologi informasi dan semua yang berhubungan, yang dimulai dari memenuhi kebutuhan stakeholder akan informasi dan teknologi.
COBIT  4.1  dengan  COBIT  5  mempunyai  beberapa  perbedaan,  terutama  dalam pembagian domain dan aktivitas proses kerjanya. Pada kerangka kerja COBIT 5, terdapat  pemisahaan  yang  tegas  antara  tata-kelola  dengan  manajemen  (ITGI, 2012).  Tata  kelola  pada  sebagian  besar  perusahaan  merupakan  tanggung  jawab dari dewan direksi yang dipimpin oleh pemilik, sedangkan pengaturan merupakan tanggung jawab semua manajer eksekutif yang dipimpin oleh direktur operasional dalam menjalankan operasional kerja.
Pada COBIT 5 terbagi  menjadi  2 area,  yaitu governance dan management.  Total dari kedua area terdiri dari 5 domain dan 37 proses sebagai berikut : Area 1,  Governance of Enterprise IT
a. Evaluate, Direct and Monitor (EDM) – 5 proses
Area 2, Management of Enterprise IT
a. Align, Plan and Organize (APO) – 13 Proses
b. Build, Acquire and Implement (BAI) – 10 proses
c. Deliver, Service and Support (DSS) – 6 proses
d. Monitor, Evaluate and Assess (MEA) – 3 proses
Gambar 2.2. COBIT 5 Process Reference Model (Sumber ITGI, 2012)
Dari COBIT 5 ini diambil domain MEA (Monitor, Evaluate and Asses).

## 3. Hasil Penelitian dan Pembahasan

## 3.1  Hasil Penelitian
Dalam  penelitian  ini  menggunakan maturity  model sebagai  alat  ukur  terhadap jawaban  responden  dari  kuesioner  yang  dibuat  berdasarkan framework  cobit 5. Kuesioner  ini  berisi  tentang  pertanyaan-pertanyaan  dari  domain Monitor, Evaluate, and Access (MEA), yaitu:

## 1.  Monitor, Evaluate, and Access (MEA01)
Pengawasan,  evaluasi  penilaian  kinerja  proses  teknologi  informasi  pada  PT. Best  Stamp  Indonesia  terhadap  kebijakan  yang  telah  ditetapkan  dan memberikan laporan yang sistematis dan tepat waktu kepada Direktur.
2 . Monitor, Evaluate, and Access (MEA02)
Pengawasan,  evaluasi  dan  penilaian  sistem  pengendalian  internal,  termasuk dalam  merencanakan,  mengatur  dan  menjaga  standarisasi  untuk  penilaian pengendalian  internal  dan  jaminan  proses  kegiatan,  dalam  dalam  hal  ini menyediakan  program  pelatihan  mengenai  pemanfaatan  teknologi  informasi dan komunikasi kepada pengguna sistem.
3 Monitor, Evaluate, and Access (MEA03) Pengawasan,  evaluasi  dan  penilaian  sistem  pengendalian  ekternal  yaitu mengidentifikasi  dan  memonitor  perubahan  dalam  kebijakan,  peraturan  dan ketetapan  lainnya  yang  harus  dipenuhi  dari  teknologi  informasi  secara  terus menerus.  Pada  PT.  Best  Stamp  Indonesia,  evaluasi  dan  revisi  mengenai kebijakan-kebijakan ini dilakukan secara rutin setiap setahun sekali.
Tabel 3.1. Process capability levels Proses Teknologi Informasi Domain Proses Rata-rata Responden Rata-rata Sub Proses Rata-rata Proses MEA01
MEA01.01 3,02
18,25 3,04
MEA01.02 3,05 MEA01.03 3,12 MEA01.04 2,98 MEA01.05 3,00 MEA01.06 3,08 MEA02
MEA02.01 3,07 18,30 3,05
MEA02.02 3,03 MEA02.03 3,00 MEA02.04 3,15 MEA02.05 2,97 MEA02.06 3,08 MEA02 MEA02.01 2,95 18,60 3,10
MEA02.02 3,20 MEA02.03 3,07 MEA02.04 3,17 MEA02.05 3,02 MEA02.06 3,20 J u m l a h 55,15 9,19 Rata-rata Sub Proses 3,06 3,06 Process capability levels Dari  tabel  di  atas,  diperoleh  nilai process  capability  levels saat  ini  sebesar  3,06 pada  rentang  0-5.  Nilai  tertinggi  terdapat  pada MEA03 yaitu  sebesar  3,10, sedangkan nilai terendah terdapat pada MEA 01 sebesar 3,04.

## 3.2 Pembahasan
Berdasarkan  dari  data  yang  diperoleh  dari  kuisioner  selanjutnya  diolah  dan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut ini :
1. Dihitung rata-rata terhadap masing-masing jawaban dari semua responden.
2. Dilakukan  penilaian  tingkat  model  kematangan proses  tersebut  diperoleh dengan melakukan perhitungan rata-rata semua proses .
3. Didapat kondisi Teknologi Informasi yang ada.
Untuk  memudahkan  hasil  penelitian  dibuat  dalam  bentuk  Indeks  dengan  model kematangan  sebagai  berikut  :  Indeks  =  Jawaban  Kuesioner  /  Pertanyaan Kuesioner.
Indeks =  (  MEA01 +  MEA02 +  MEA03)/  Domain Proses Indeks = (3,04 + 3,05 + 3,10) / 3 Indeks = 3,06
Adapun skala Pembulatan Indeks terdapat pada tabel berikut :
Tabel 3.2. Skala Pembulatan Indeks. Level Maturity Model 0 Incomplette Process 1 Performed Process 2 Managed Process 3 Established Process 4 Predictable Process 5 Optimising Process
Hasil pengukuran Process capability levels dapat dilihat pada tabel
Tabel 3.3. Hasil Pengukuran Process capability levels Proses Teknologi Informasi Kontrol Proses TI Kondisi saat ini Rata-rata PerProses Tingkat Model Kematangan MEA01 3,04 Established Process MEA01 3,05 Established Process MEA01 3,10 Established Process Total Nilai Process capability levels 3,06 Established Process Dari tingkat model kematangan skala penerapan dengan kerangka kerja COBIT 5 pada  tata  kelola  teknologi  informasi  di  PT.  Best  Stamp  Indonesia  terdapat  pada skala 3 dengan nilai 3,06. Hal ini berarti perusahaan telah mengimplementasikan tata  kelola  teknologi  informasi  yang  sesuai  dengan  rencana  strategis  dan  sesuai dengan target yang ditetapkan.

## 4. Kesimpulan
Dari  hasil  audit  yang  telah  dilakukan,  diperoleh  kesimpulan  rekapitulasi process capability  levels tata  kelola  teknologi  informasi  pada  PT.  Best  Stamp  Indonesia adalah  established  process  dan  terdapat  pada  skala  3  dengan  nilai  3,06.  Dengan demikian  PT.  Best  Stamp  Indonesia  telah  mengimplementasikan  tata  kelola teknologi informasi. Namun demikian diharapkan dimasa yang akan datang dapat ditingkatkan.

## Daftar Pustaka
[1] Alberch, Bob & Pirani, Judith A.2004. Using an IT Governance Structure to Archieve Alignment at the University of Cincinnati.
[2] Board Briefing IT Governance 2 nd edition, ITGI, 2007
[3] COBIT 5.0 http://www.isaca.com/cobit-5-guideline
[4] Grembergen, Wim Van and Steven De Haes. 2009.  Enterprise Governance of IT: Achieving Strategic Alignment and Value, Springer
[5] Grembergen,  Wim  Van  and    Steven  De  Haes, IT  Governance  and  Its Mechanisms , Information Systems Audit and Control Association, 2004
[6] Grembergen, Wim Van (2004), Strategien For Information Technology Governance, Idea Group Publishing, Idea Group Publishing, 2004
[7] Grembergen,  Wim  Van,  Steven  De  Haes  &  Eric  Guldentops, Structures, Processes  and  Relational  Mechanisms  for  IT  Governance ,  Idea  Group Publishing, 2004
[8] ISACA, COBIT 5 : Enabling Process, ITGI. 2012, United States America.
[9] ISACA, COBIT 5, ITGI, 2012
[10] ISACA, COBIT 5 Implementation, ITGI, 2012
[11] Stacey  Hamaker,  CISA,  and  Austin  Hutton, Principles-of-IT-Governance , Information Systems Control Journal, Volume 2. 2004