## DOI:  10.46730/japs.v%vi%i.60
Efektivitas Pelayanan Administrasi Pada Masa Covid 19 Di Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Lancang Kuning
Irawati 1
1 Universitas Lancang Kuning Email: irawati@unilak.ac.id (email penulis utama/korespondensi)
Kata kunci Abstrak Efektivitas, pelayanan, administrasi Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  bagaimana  efektivitas pelayanan  administrasi  yang  diberikan  oleh  Fakultas  Ilmu Administrasi  Universitas  Lancang  Kuning  kepada  Mahasiswa  . Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  tehnik pengumpulan  data  dari  hasil  wawancara  dan  kuesioner.  Hasil penelitian  ini  menunjukan  bahwa  dalam  Efektivitas  pelayanan administrasi  pada  Fakultas  Ilmu  Administrasi    sudah  dapat  berjalan cukup  baik    hal  ini  dilihat  dari  indikato-indikator  factor  waktu pelayanan  .faktor  kecermatan.faktor  gaya  pemberian  pelayanan. Sedangkan kendala yang dihadapi yaitu : factor sarana dan prasarana yang terbatas  dan penempatan Sumber daya manusia. Keywords Abstract Effectiveness, service, administrative This  study  aims  to  determine  the  effectiveness  of  administrative services provided by the Faculty of Administrative Sciences, Lancang Kuning University to students. This study uses a qualitative approach with  data  collection  techniques  from  interviews  and  questionnaires. The  results  of  this  study  indicate  that  the  effectiveness  of administrative services at the Faculty of Administrative Sciences has been  able  to  run  quite  well,  this  can  be  seen  from  the  indicators  of the service time factor, the accuracy factor, the service delivery style factor.  While  the  obstacles  faced  are:  limited  facilities  and infrastructure factors and the placement of human resources.

## Pendahuluan
Pada  dasarnya  setiap  manusia  membutuhkan  pelayanan  bahkan  secara  ekstrim dapat  dikatakan    bahwa  pelayanan  tidak  dapat  dipisahkan  dengan  kehidupan  manusia sebagai  contoh  dapat  kita  saksikan  sehari-hari    masyarakat  selalu  menuntut  pelayanan public  yang  berkualitas  bahwa  tuntutan  tersebut  tidak  sesuai  dengan  harapan  karena secata  empiris  pelayanan  public  yang  terjadi  selama  ini  masih  berbelit-belit,  lambat, mahal  dan  melelahkan,  kecendrungan  seperti  ini  terjadi  karena  masyarakat  masih diposisikan sebagai pihak yang melayani bukan yang dilayani.
Dalam  Undang-Undang    Pelayanan  Publik  Nomor    9  tahun  2008  disebutkan pelayanan public adalah aktivitas yang dilaksanakan oleh pemberi layanan public untuk memenuhi  kebutuhan  pelayanan  setiap  warga  negara  dan  penduduk  terhadap  produk barang , jasa serta pelayanan administrasi sesuai unndang-undang. Panduan Pelaksanaan layanan  public  yaitu  berdasarkan  Pedoman  Umum  Penyelenggaraan  Pelayanan  Publik tahun 2003 pada Kepmempan Nomor 63 Pedoman ini dimaksudkan untuk memfasilitasi
Volume 2, Nomor 2 Agustus, 2021
P-ISSN: 2722-161X E-ISSN: 2722-1601 Jurnal JAPS
pemberian  layanan  umum  yang  baik  dalam  arti  memenuhi  harapan  dan  kebutuhan penyedia layanan dan penerima layanan.
Kondisi dan perubahan yang cepat  yang di ikuti oleh pergeseran nilai  yang perlu disikapi  secara  bijak  melalui  Langkah  dan  kegiatan  yang  terus  menerus    dan berkesinambungan  dalam  berbagai  aspek  pembangunan  tidak  terkecuali  dalam  aspek pelayanan public untuk membangun kepercayaan masyarakat guna mewujudkan tujuan pembangunnan  Nasional.  Upaya  mewujudkan  hal  tersebut  tentu  saja  membutuhkan dukungan kebijakan  yang mampu  mendorong  adanya traspormasi  di  bidang pelayanan public sehingga mampu mewujudkan hak azasi  manusia sebagai mana  yang tercantum dalam UUD 1945.
Pelayanan  mengandung  makna  sesuatu  yang  bersifat  jasa  terhadap  orang  yang memerlukan  pelayanan,  baik  yang  diberikan  oleh  suatu  Lembaga,  Yayasan, organisasi,kelompok  maupun  perorangan.  Pada  umumnya  pengertian  jasa  akan  selalu dikaitkan  dengan  pelayanan  atau  kepuasaan  masyarakat  hal  ini  disebabkan    karena adanya ketentuan misalnya orang yang membutuhkan jasa untuk mempermudah dalam pelaksanaan  kegiatan.  Dalam  memahami  pelayanan  public  birokrasi  masih  begitu ambugu  sehingga  perlu  kejelasan  pelayanan  publik  agar  mampu  menyesuaikan kebutuhan masyarakat yang begitu kompleks yang bermuara pada penciptaan pelayanan yang efektif.
Arti  penting  pelayanan  yaitu  pelayanan  secara  langsung  akan  berimplikasi  pada tingkat  kepercayaan  masayarakat  kepada  pemerintah  atau  Lembaga.  Buruknya pelayanan  yang  diberikan  akan  memacu  munculnua    krisis  kepercayaan  masyarakat kepada  pemerintah  atau  Lembaga  bahkan  pelayanan  yang  diberikan  akan mempengaruhi kepuasaan masyarakat dan meningkatkan rasa keperdulian masayarakat. Dalam  pelayanan  public  efektinitas  dan  efisiensi  saja  tidak  dapat  dijadikan  patokan diperlukan  ukuran  lain  yaitu  keadilan  sebab  tampa  ukuran  ini  ketimpangan  pelayanan tidak dapat dihindari.
Universitas  Lancang  Kuning sebagai  organisasi  public  yang bergerak dalam  jasa Pendidikan  yang  barang  tentu  perlu  memberikan  pelayanan  yang  baik  dan  berkualitas kepada  para  mahasiswa.  Universitas  Lancang  Kuning  terdiri  dari  9  Fakultas  salah satunya  adalah  Fakultas  Ilmu  Administrasi    sebagai  Fakultas  tertua  yang  ada  di Universitas  Lancang  Kuning.  Fakultas  Ilmu  Administrasi  mempunyai  satu  Program Studi  yaitu  Administrasi  Negara  dengan  jumlah  mahasiswa  yang  aktif  sebanyak  708 orang mahasiswa.
Dengan  meningkatnya  kacus  Covid  19  di  Kota  Pekanbaru  yang  sudah berlangsung  lebih  kurang  2  tahun  maka  pengurusan  seluruh  pelayanan  administrasi khususnya surat menyurat yang dibutuhkan oleh mahasiswa  dilakukan secara one line, namun  dilangan  juga  dapat  dilihat  masih  ada  juga  mahasiswa  yang  melakukan pengurusan administrasi  secara off line dengan alasam mereka jauh dari kota sehingga jaringan internet sulit dijangkau dengan ketentuan protocol kedehatan yang berlaku
Dengan  jumlah  mahasiswa  yang  cukup  banyak  pada  saat  ini  dan  ditengan pandemi Covid  19  yang  mana sangat  berpengaruh besar dalam pelayanan administrasi mahasiswa  yang  mana  berdasarkan  Sk  Rektor  seluruh  pelayanan  Administrasi mahasiswa  dilakukan  secara  Daring    yang  juga  berpengaruh  dalam  pemberian pelayanan  yang  biasanya  dilakukan  secara  Off  Line    beralih  kepada  pelayanan  daring. Adapun bentuk  pelayanan secara One line  selama masa Covid  19 pada Fakultas  Ilmu Administrasi Universitas Lancang  adalah sebagai berikut :
1. Surat  keterangan  Aktif  Kuliah  dan  Surat  tidak  menerima  beasiswa melalui Link http://bit.ly/keterangan aktif kuliah
2. Surat  Izin  Riset  Link  http://bit.iv/Risetfia.  Mahasiswa  yang  sudah selesai Seminar Proposal hasil surat dikirim ke Email Mahasiswa
3. Surat  Izin  Prariset  Link  https://bit.ly/Praristfia.  Diberikan  pada mahasiswa yang belum Seminar Proposal ke Email mahasiswa.
4. Surat Keteranga lulus Link https: //bic. Dt/skl-Fia
5. Surat  Keterangan  Alumni  Fia  yang  mengurus  penyesuaian  Link http.ps://bit.ly/fl.Fia.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  melihat  sejauh  mana  Efektivitas  penyelenggaraan Pelayanan administrasi yang diberikan kepada mahasiswa dalam masa pandemic covid 19  di  Fakultas  Ilmu  asministrasi  Universitas  Lancang  Kuning  .Berdasarkan  hasil wawancara  yang  dilakukan  penulis  dengan  pegawai  pada  bagian  pelayanan  fakultas Ilmu Administrasi selama masa Covid 19 untuk pelayanan administrasi secara one line dapat kita lihat pada table berikut :
Tabel 1. Jumlah Mahasiswa yang melakukan pengurusan surat menyurat di masa covid
19 secara oneline No Jenis Surat Jumlah Persentase 1. Surat aktif kuliah 41 10,35 2. Surat izin riset 103 16,00 3. Surat Pra Riset 116 29,29 4. Surat Keterangan Lulus 95 23,98 5. Surat Keterangan untuk alumni 41 10,35 Jumlah 396 100,00
Sumber : Fakultas Ilmu Administrasi Uninersitas Lancang Kuning tahun 2021
Dari  pelayanan  administrasi  mahasiswa  yang  dilakukan  secara  one  lie    tidak terlepas  dari  bagaimana  pelayanan  yang  diberikan  oleh  pihak  Fakultas  kepada mahasiswa selama masa covid 19 ini terjadi peningkatan penurusan pada jenis surat Pra riset karena surat ini digunakan oleh mahasiswa yang telah melakukan seminar proposal juga penelitian lebih lanjut  dan juga surat izi Riset sebagai syarat dalam  penyelesaian skripsi nantinya  jadi dapat dilihat bahwa pengurusan administrasi surat menyurat yang dibutuhkan oleh mahasiswa  banyak  berada di kedua surat ini.
Oleh  karena  itu  ,  Fakultas  Ilmu  Administrasi  sebagai  pihak  yang  memberikan pelayanan kepada mahasiswa dalam keberhasilan pelayanan yang diberikan dengan baik dan  efektif.  Dari  wawancara  awal  yang    dilakukan  dengan  pegawai    tata  usaha  19 oktober  2020    bahwa  pelayanan  administrasi  secara  one  line    belum  bisa  terlaksana dengan baik karena adanya fasilitas yang kurang dan lambatnya jaringan internet  yang ada di Universitas ke Fakultas dan juga pegawai yang juga terbatas , sehingga membuat pelayanan  yang  masih  kurang  efektif  .dan  mahasiswa  juga  belum  mengerti  bagaimana prosesur pelayanan secara one line .
Adapun  permasalahan  yang  ditemui  dilapangan  dalam  efektivitas  pelayanan administrasi  pada  masa  covid  19  di  Fakultas  Ilmu  administrasi  universitas  Lancang Kuning yaitu :
1. Masih  kurang  maksimalnya  pelayanan  yang  diberikan  karena  dilakukan melalui  daring  dimana  mahasiswa  yang  membuat  surat  yang  mereka butuhkan  dilakukan  melalui  link  yang  tersedia  sering  gagal  dan  belum
mengerti cara melihat balasan surat  yang dikirim dari pihak Fakultas melalui Email pribadi mahasiswa.
2. Terbatasnya  jumlah  personil  dalam  hal  ini  pegawai  yang  hanya  dilakukan oleh  satu  orang  saja  sehingga  dalam  pembuatan  suratsurat  yang  dibutuhkan terkesan lambat.
3. Terbatasnya  sarana  karena  Leptop  yang  digunakan  hanya  satu  untuk merangkap semua pekerjaan yang ada di fakultas.
Diperlukan  upaya  atau  penyempurnaan  terhadap  pelayanan  supaya  dapat berlangsung  secara  efektif  dan  bisa  memuaskan  pengguna  layanan  dalam  hal  ini mahasiswa  yang akan dapat meningkatkan efektivitas pelayanan serta dapat membawa citra  yang  baik  kepada  Fakultas    dan  juga  Universitas  sebagai  salah  satu  upaya  untuk dapat memberikan pelayanan secra efektif secsuai keinginan mahasiswa.
Materi tentang Efektivitas Pelayanan telah memberikan daya tarik tersendiri bagi penulis  untuk  dijadikan  objek  penelitian  terutama  dalam  masa  pandemic  Covid  19  ini walaupun  pelayanan  dilakukan  secara  one  line  dimana  pelayanan  yang  diberikan  pada saat  ini  belum  begitu  efektif  .  Oleh  karena  itu  penulis  dapat  memilih  salah  satu organisasi  pelayanan  publik  yang  dapat  memberikan  pelayanan    yang  baik  dalam kaitanya pelayanan administrasi yang dilakukan oleh Fakultas Ilmu Administrasi.

## Metode
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  Efektivitas  Pelayanan Administrasi  pada  masa  Covid  19  di  Fakultas  Ilmu  Administrasi  Universitas  Lancang Kuning adalah metode kualitatif, yaitu untuk mencari dan memperoleh data , informasi dan data terkait dengan melihat langsung objek atau sasaran penelitian, Adapun Lokasi Penelitian  adalah  Fakultas  Ilmu  Administrasi  Universitas  Lancang  Kuning.  Adapun tehnik  Pengumpulan  data  yang  digunakan  ialah  observasi,  wawancara  dan  Kuesioner. Analisis  data  yang  digunakan  dengan  metode  Deskriptif  Kualitatif  yaitu  data  yang diperoleh  dikumpulkan  kemudia  akan  dibahas  secara  menyeluruh  berdasarkan kenyataan yang terjadi.

## Hasil dan Pembahasan
Penelitian  ini  akan  membahas  mengenai  Efektivitas  pelayanan  administrasi  pada masa Covid 19 di Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Lancang Kuning. Berikut ini penjelasan  menurut  Sondang  P.  Siagian  (1999  :  60  )  adad  beberapa  kriteria  yang digunakan  untuk  mengukur  Efektivitas  kerja  dari  organisasi  pelayanan  publik  adalah sebagai berikut :
1. Faktor waktu
2. Faktor kecermatan
3. Faktor gaya pemberian pelayanan

## Faktor waktu
Faktor waktu dalam hal memberikan pelayanan adalah sangat penting dan sangat berpengaruh  terhadap  suatu  pelayanan  dalam  sebuah  kanto,  Lembaga  dan  Instansi karena  berhubungan  lansung  dengan  masyarakat  sebagai  penguna  pelayanan  factor waktu  disini  juga  maksudnya  adalah  ketepatan  waktu  dan  kecepatan  waktu  dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi layanan , hanya saja penggunaan ukuran tentang tepat  tidaknya  atau  cepat  tidaknya  pelayanan  yang  diberikan  berbeda  dari  satu  orang
keorang  lain.  Terlepas  dari  penilainan  sabjektif  yang  diberikan  yang  jelas  nilai  factor waktu  dapat  dijadikan  sebagai  salah  satu  ukuran  efektivitas  kerja  dalam  pelayanan publik.
Dalam  efektivitas  pelayanan  administrasi  yang  diberikan  oleh  Fakultas  Ilmu administrasi  waktu yang ditetapkan dalam pelayanan secara one line  sejak mahasiswa meminta  surat  yang  mereka  butuhkan    sama  dengan  waktu  penyelesaian    melalui  link yang sudah disediakan oleh fakultas  dan surat balasan yang sudah    dikirimkan melalui Email pribadi mahasiswa  harus sesuai dengan waktu pelayanan yang sudah ditetapkan yaitu satu hari kerja.
Apabila dalam hal pemberian proses pelayanan tidak ada kepastian waktu maka akan  mempengaruhi  citra  negative  pada  organisasi  yang  memberikan  pelayanan tersebut.
Hasil  dari  penelitian  tentang  Efektifitas  Pelayanan  Administrasi    pada  Masa Covid  19    di  Fakultas  Ilmu  Administrasi  Universitas  Lancang  Kuning    menunjukan cukup  baik      dimana  masih  ada  Sebagian  mahasiswa  harus  menunggu  lama  dalam penyelesaian  surat  yang  mereka  butuhkan    memakan  waktu  lebih  dari  satu  hatin  kerja dikarenakan    kendala  dari  jarigan  yang  tidak  bisa  di  akses    dan  juga  lambatnya  akses internet yang ada di Universitas ke Fakultas .
Dari hasil pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam bahwa efektivitas pelayanan  administrasi  untuk  pelayanan  secara  one  line  dalam  hal    fkctor  waktu pelayanan    belum  efektif  karena  belum    ada  kepastian  waktu  dari  pihak  fakultas dikarenakan juga pegawai yang bertugas di bagian one line merangkap dalam pelayanan yang lain yang juga harus didahulukan

## Faktor Kecermatan
Faktor  kecermatan  dapat  dijadikan  ukuran  untuk  menilai  tingkat  efektivitas organisasi  yang  memberikan  pelayanan  public,  factor  kecermatan  disini  adalah  faktor ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan , dimana pelanggan akan cendrung memberikan  nilai-nilai  yang  tidak  terlalu  tinggi  kepada  pemberi  pelayanan  kepada pelanggan, dimana pelanggan akan cendrung memberikan nilai-nilai  yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi layanan apabila banyak terjadi kesalahan dalam proses pelayanan meskipun diberikan dalam waktu yang singkat.
Faktor  kecermatan  dalam  hal  ini  adalah  petugas  pemberi  layanan  harus diperhatikan  karena  berhubungan  langsung  dengan  pemberian  pelayanan  yang  akan diberikan kepada mahasiswa dia juga harus memperhatikan jenis surat yang masuk dan dibutuhkan agar jangan sampai terjadi kekeliruan dalam menerbitkannya nanti
Hasil  dari  penelitian  tentang  Efektivitas  pelayanan  administrasi  pada  masa Covid  19  di  Fakultas  Ilmu  Administrasi  Universitas  Lancang  Kuning    menunjukan bahwa dalam hal kecermatan petugas dalam hal ini pegawai  sudah cukup baik dimana petugas  telah  memeriksa  syarat  yang  diajukan  dalam  pembuatan  surat-surat  yang dibutuhkan oleh mahasiswa .
Dari  hasil  pembahasan  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  proses Efektivitas  Pelayanan  Administrasi  sudah  cukup  baik  karena  petugas  pelayanan  telah cermat  dan  telah  meneliti  dengan    baik  sesuai  dengan  persyaratan  pelayanan  yang tertera  di  Link  dan  juga  yang  tertera  di  pelayanan  off  line      sehingga  pelayanan  bisa lebih efektif lagi.

## Faktor gaya pemberian Pelayanan
Faktor  gaya  pemberian  pelayanan  merupakan  ukuran  lain  yang  dapat  dan biasanya  digunakan  dalam  mengukur  efektivitas  kerja  organisasi  pelayanan  public  , yang  dimaksud  dengan  gaya  disini  adalah  cara  dan  kebiasaan  pemberi  layanan  dalam memberikan jasa pada pelanggan yang diberikan kepada mahasiswa bisa saja pelanggan dalam  hal  ini  mahasiswa  tidak  sesuai  dengan  gaya  pelayanan  yang  diberikan    oleh petugas.
Hasil  dari  penelitian  tentang  Efektivitas  Pelayanan  Administrasi  pada  masa Covid  19  di  Fakultas  Ilmu  Administrasi  Universitas  Lancang  Kuning  menunjukan bahwa  dalam  hal  gaya  pemberian  pelayanan  sudah  cukup  baik  yang  mana  dari  pihak pemberi  layanan  dalam  hal  ini  petugas  sudah  bersikap  ramah  dan  baik  dan  sudah  bisa menaggapi apa yang menjadi keluhan mahasiswa dalam pelayanan administrasi yang di tanggapi  melalui  watsap  mahasiswa  masing-masing  dan  mahasiswa  juga  mendapatkan informasi bilamana mereka ada kendala dalam pengurusan administrasi secara one line.
Dari  pembahasan  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  proses  pelayanan administrasi  secara  one  line  dalam  hal  faktor  gaya  pemberian  pelayanan  sudah  cukup optimal dimana pegawai sudah bisa merespon apa yang menjadi keluhan mahasiswa ini tentu dapat memudahkan mahasiswa dalam pemberian pelayanan.

## Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  pembahasan  diatas  bahwa    Efektivitas  Pelayanan Administrasi  pada  masa  Covid  19  di  Fakultas  Ilmu  Administrasi  Universitas  Lancang Kuning    sudah  Cukup  baik  walaupun  masih  ada  kekurangan  yang  masih  aharus diperbaiki dalam hal pelayanan  yang diberikan kepada mahasiswa  oleh Fakultas Ilmu Administrasi.  Hal  ini  berdasarkan  Indikator-indikator  Efektivitas  kerja  dari  organisasi pelayanan  publik  yang  di  kemukakan  oleh  Sondang  .P.  Siagian  (1999  :  60  )    yaitu variable  pertama  tentang  waktu  pelayanan  belum  ada  kepastian  dan  mahsiswa menunggu  lama  karena  pegawai  yang  rangkap  pekerjaan.  Untuk  Variabel  ke  dua tentang  faktor  kecermatan  sudah  cukup  baik  dimana  petugas  dalam  hal  ini  pegawai sudah memeriksa dengan baik kelengkapan surat yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan mengirimkan surat yang di minta melalui Email pribadi mahasiswa namun dalam hal ini masih  ada  keluhan  dari  mahasiswa  karena  mahasiswa  tidak  mengerti  cara  membuka Email  .dan  untuk  Variabel  ke  tiga  Faktor  pemberian  gaya  pemberian  pelayanan  sudah cukup  optimal  dimana  pegawai  sudah  bisa  merespon  apa  yang  menjadi  keluhan mahasiswa dan bisa memperbaikinya lebih baik ladi
Adapun  yang  menjadi  faktor  penghambat    Efektivitas  pelayanan  administrasi pada masa covid 19 di Fakultas Ilmu Administrasi  kurangnya sarana pendukung dalam pelayanan  One  Line  dan  juga  pegawai  yang  ditempatkan  pada    pelayanan  one  line    di Fakultas  Ilmu  Administrasi    terbatas  hanya  pada  satu  orang  saja,  lambatnya  akses internet  yang  masuk  ke  Fakultas  sehingga  mengaanggu  akses  pelayanan  oneline. Rekomendasikan  beberapa  hal  dalam  rangka  peningkatan  Efektivitas  pelayanan Administrasi pada masa Covid 19 di Fakultas Ilmu Administrasi sebagai berikut :
1. Kepada  Fakultas  Ilmu  Administrasi  perlu  adanya  penambahan  sarana penunjang dalam pelayanan administrasi secara One line seperti Leptop dan Kompuer sehingga pelayanan yang diberikan lebih efektif lagi
2. Perlu  adanya  penempatan  pegawai  dimana  selama  pelayanan  administrasi secara  one  line  harus  menempatkan  pegawai  yang  mengerti  dan  paham dengan IT sehingga tidak terkendala dalam pelayanan oneline.

## Referensi
Atmosuprapto, 2012, Manajemen Pelayanan Sektor Publik, Pustaka Pelajar, Jakarta Kumorotomo, 2011, Pelayanan Publik di Indonesia, Pustaka Setia, Bandung Sinambela, 2011, Konsep Dasar Pelayanan Publik, Rineka Cipta, Jakarta Sondang.P.Siagian,  1999,  Manajemen  Sumber  daya  manusia,  Edisi  Pertama    Pustaka
Pelajar, Jakarta
Sugiyono,  2017,Metode  Penelitian  Kualitatif  untuk  penentuan  yang  bersifat Eksploratif,enterprenif,interaktif dan Kontruktif. Bandung Alfabeta
Keputusan Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara No.63 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.