Copyright © 2023 THE AUTHOR(S). This article is distributed under a Creative Commons Attribution- NonCommercial 4.0 International license

## Analisis Alur Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit X Pekanbaru

## Analysis Of The Flow Of Implementation Of Medical Record File Retention
At X Pekanbaru Hospital
Haryani Octaria a* , Sy.Effi Daniati b , Doni Jepisah c Universitas Hang Tuah Pekanbaru a,b,c *syeffidaniati87@gmail.com
Disubmit : 25 Desember 2022, Diterima : 8 Januari 2023, Dipublikasi : 30 Januari 2023

## Abstract
The implementation of retention has been running at Hospital X Pekanbaru where there still needs to be improvements related to the SOP for its implementation, while the purpose of this service is regarding retention system policies, implementation of retention systems and problems or obstacles to retention of medical record files at the hospital. This service is carried out by means of observation and interviews, with the result that in terms of retention of medical record files Hospital X has a policy of implementing medical  record  file  retention,  namely,  based  on  Minister  of  Health  Regulation  No. 269/Menkes/Per/III/2008,  Hospital  Director  Regulations  and  SOPs  that  apply  to  hospitals. Implementation of retention of medical record files by moving active medical record files to inactive even though  there  are  obstacles,  namely  the  lack  of  officers  to  carry  out  retention,  or  the  lack  of  medical record file storage shelves. Based on the results of a review of research articles, the implementation of medical  record  file  retention  in  hospitals  has  generally  been  carried  out  based  on  policies  set  by  each hospital even though there are problems or obstacles such as a lack of staff or the absence of an archive retention schedule in the SOP.
Keywords : Retention, files, Medical Records, Flow

## Abstrak
Pelaksanaan retensi telah berjalan di Rumah Sakit X Pekanbaru dimana masih perlu ada pembenahan terkait SOP pelaksanaanya, adapun tujuan dalam pengabdian ini mengenai kebijakan sistem retensi, pelaksanaan sistem retensi dan masalah atau hambatan retensi berkas rekam medis di rumah sakit. Pengabdian ini dilakukan dengan cara observasi dan wawancara, dengan hasil bahwa dalam retensi berkas rekam medis Rumah sakit X memiliki kebijakan pelaksanaan retensi berkas rekam medis yaitu, berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008, Peraturan Direktur Rumah Sakit  dan  SOP  yang  berlaku  di  rumah  sakit.  Pelaksanaan  retensi  berkas  rekam  medis  dengan memindahkan  berkas  rekam  medis  aktif  ke  inaktif  walaupun  terdapat  hambatan  yaitu  kurangnya petugas  untuk  melakukan  retensi,  ataupun  kurangnya  rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis. Berdasarkan hasil review artikel penelitian, pelaksanaan retensi berkas rekam medis dirumah sakit pada  umumnya  telah  dilaksanakan  berdasarkan  kebijakan  yang  ditetapkan  setiap  rumah  sakit walaupun terdapat masalah atau hambatan seperti kurangnya petugas ataupun tidak adanya jadwal retensi arsip dalam SOP.
Kata Kunci : Retensi, berkas, Rekam Medis, Alur

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  merupakan  salah  satu  instansi  yang  memberikan  pelayanan kesehatan  secara  paripurna  yang  menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan, dan  gawat  darurat.  Pelayanan  kesehatan  paripurna  merupakan  pelayanan  antara lain promotive , preventif ,  kuratif,  dan rehabilitatif. Rumah  sakit  tidak  hanya memberikan  asuhan  kesehatan  saja,  tetapi  juga  melakukan  pemantauan  dan penilaian mutu pelayanan yang telah diberikan rumah sakit terhadap pasien. Bukti
asuhan  kesehatan  yang  sudah  diberikan  rumah  sakit  kepada  pasien  terangkum dalam sebuah berkas yang diberi nama rekam medis (Sanggamele, 2018).
Tertibnya  administrasi  dalam  rumah  sakit  sangat  didukung  oleh  keberadaan Rekam  Medis  dimana  rekam  medis  merupakan  berkas  yang  berisi  catatan  dan dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rakam medis digunakan dalam pengelolaan  dan  pelayanan  kesehatan,  penelitian  medis,  dan  membuat  statistik pelayanan kesehatan (Sanggamele, 2018; Fitri 2011).
Berkas  rekam  medis  mempunyai  masa  simpan  yang  tercantum  pada Permenkes  No.  269  Tahun  2008  Pasal  8  Ayat  1  menyebutkan  bahwa  rekam  medis pasien disimpan sekurang-kurangnya selama 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien  berobat  atau  dipulangkan.  Selain  itu  dalam  pasal  8  ayat  2  menyebutkan bahwa  setelah  batas  waktu  5  tahun  sebagai  maksud  pada  ayat  1  dilampaui  berkas boleh  dimusnakan,  kecuali  ringkasan  pulang  dan  persetujuan  tindakan  medis (Purwaningrum et al., 2019). Sebelum pemusnahan berkas rekam medis di lakukan retensi  sehingga  berkas  rekam  medis  harus  mengalami  penyusutan.  Penyusutan rekam medis merupakan suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke  inaktif,  dimana  dokumen  rekam  medis  nantinya  disortir  satu-satu  untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna (Rustiyanto dan Rahayu, 2011).
Pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  mempunyai  beberapa  tahap, yaitu dimulai dari pemindahan rekam medis aktif ke inaktif, penilaian rekam medis bernilai guna dan tidak ada nilai guna, rekam medis yang tidak bernilai guna serta rekam  medis  rusak  /  tidak  terbaca  dimusnahkan  (Sari,  2020;  Putri  et  al.,  2021). Sedangkan  untuk  rekam  medis  yang  bernilai  guna  dan  rekam  medis  tertentu disimpan  (Sandika,  2019).  Seiring  perkembangan  zaman,  pelaksanaan  penyusutan berkas  rekam  medis  mengikuti  kemajuan  teknologi  elektronik  dengan dilaksanakannya  transaksi  elektronik  dengan  sistem  elektronik  sehingga menghasilkan dokumen elektronik (Rustiyanto dan Rahayu 2011; Hakam, 2018).
Retensi  ini  berguna  untuk  mengurangi  jumlah  formulir  yang  ada  di  dalam berkas  rekam  medis.  Pengurangan  dilakukan  dengan  cara  menyortir  satu  persatu dan  melihat  berkas  tersebut  mempunyai  nilai  guna  atau  tidak.  Jika  memiliki  nilai guna  maka  akan  disimpan  kembali  dan  jika  tidak  memiliki  nilai  guna  maka  akan dilanjutkan  ke  tahap  selanjutnya.  Penyusutan  atau  retensi  di  rumah  sakit  bisa dilakukan  sesuai  dengan  standar  operasinal  prodesur  yang  ada  di  di  rumah  sakit tersebut  (Barthos,  2014;  Nuraini,  2018).  Penyusutan  dilakukan  untuk  mengurangi penumpukan  berkas  rekam  medis  diruang  penyimpanan  agar  rekam  medis  selalu tertata rapi dan rekam medis mudah untuk ditemukan oleh petugas.
Rumah  Sakit  X  Pekanbaru  telah  melaksanakan  Retensi  Berkas  Rekam  medis namun  masih  perlu  pembenahan,  dimana  menurut  survey  awal  yang  dilakukan bahwa  retensi  dilaksanan  sekali  4  tahun  sedangkan  untuk  SOP  retensi  menurut DepKes, RI (2006) yaitu 5 tahun penyimpanan berkas rekam medis. Hal ini dilakukan mengingat  ruangan  penyimpanan  rekam  medis  tidak  memadai  atau  telah  melebihi kapasitas  oleh  karena  itu  pihak  Rumah  Sakit  X  Pekanbaru  mengambil  kebijakan untuk  kegiatan  retensi  di  ambil  dalam  jangka  waktu  4  tahun.  Kegiatan  retensi dilakukan oleh petugas retensi secara periodik. Dan dokumen yang sudah diretensi harus  disimpan  pada  ruang  terpisah  dari  dokumen  rekam  medis  aktif  dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir kunjungan.

## 2. Metode
Pengabdian  ini  dilakukan  metode  deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif dengan  tujuan  untuk  menggambarkan  deskriptif  tentang  keadaan  objektif,  yaitu menjelaskan  tentang  Analisis  Alur  Pelaksanaan  Retensi  Berkas  Rekam  Medis  di Rumah  Sakit  X  Pekanbaru.  Metode  penelitian  ini  digunakan  untuk  menjawab  dan memecahkan  permasalahan  yang  sedang  terjadi  pada  situasi  tertentu  adapun pengabdian  ini  bertujuan  untuk  memperoleh  bagaimana  Analisis  Alur  Pelaksanaan Retensi  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  X  Pekanbaru  meliputi  Pelaksanaan retensi,  prosedur  Implementasi  Alur  Pelaksanaan  Retensi,  ,mengetahui  sarana maupun prasarana, serta dampak yang ditimbulkan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Rumah sakit telah melaksanakan retensi yaitu dengan memilah berkas rekam medis  berdasarkan  nilai  guna  rekam  medis.  rekam  medis  diambil  dari  ruang  filing aktif  dipindahkan  ke  ruang  inaktif  dan  disejajarkan.  Rumah  sakit  islam  ibnu  sina pekanbaru sudah memiliki kebijakan sendiri dalam merentensi berkas rekam medis namun  hanya  saja  jadwa  retensi  (JRA)  belum  sesuai  dengan  yang  telah  ditetapkan oleh  Permenkes.Berdasarkan  observasi  dan  wawancara  terkait  Analisis  Alur Pelaksanaan  Retensi  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  X  Pekanbaru  sebagai berikut:

## Tabel 1. Analisis Alur Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis Di Rumah X
Pekanbaru Tahun 2022 Alur Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis Ada Tidak Ada Keterangan 1.Alur Ø Rekam medis lebih dari 5 tahun. Ø pemisahan berkas ke ruang in-aktif.
Ø Rekam medis in-aktif di kelompok kan sesuai tanggal terakhir kunjungan Ø Jadwal  retensi  tidak  dengan  yang  telah  di  tetapkan oleh Permenkes √ √ √
√
2. Proses Ø Memimahsan Dokumen Aktif Ke In-Aktif.
Ø Mengurangi Formulir Yang Ada Di Rak Penyimpanan. Ø Melihat  Atau  Mimilih  Berkas  Yang  Ada  Nilai  Guna Dan Tidak Ada Nilai Guna √ √ √ 3.Sarana Dan Prasarana Sarana a.Sarana Ø Komputer Ø Alat Scan Ø Printer √ √ √ b.Prasarana Ø Ruang In-Aktif.
Ø Rak Penyimpanan Berkas In-Aktif. √
Berdasrkan  tabel  diatas  bahwa  pelaksanaan  retensi  berkas  rekam  medis  di Rumah Sakit X Pekanbaru telah berjalan dengan baik meskipun ada 1 hal yang tidak diikuti yaitu tidak adanya jadwal yang mengkuti permenkes.

## Gambar 1. Dokumentasi Kegiatan

## 1. Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit X Pekanbaru.
Menurut  teori  dokumen  rekam  medis  wajib  disimpan  sekurang-kurangnya untuk  jangka  waktu  5  tahun  terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien  berobat  atau dipulangkan. Setelah lima tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang  dan  persetujuan  tindakan  medik (informed  consent). Pelaksanaan  retensi  di rumah sakit X pekanbaru dilakukan dalam jangka waktu 4 tahun sekali dikarenakan jumlah rak yang belum memadai.
2. Standar Oprasional Prosedur tentang Retensi di Rumah Sakit X Pekanbaru.
Pedoman  Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  di Indonesia  tahun  2006  disebutkan  bahwa  penyusutan  atau  dikenal  dengan  retensi adalah suatu kegiatan pengurangan arsip rekam medis dari rak penyimpanan.
Berdasarkan  hasil  wawancara  diketahui  bahwa  di  Rumah  Sakit  X  Pekanbaru sudah  memiliki  standar  oprasional  prosedur  (SOP)  tentang  retensi.  Selain  standar oprasional  prosedur  (SOP)  yang  ada,  kegiatan  retensi  dilakukan  berdasarkan PERMENKES  269  tahun  2008  yang  di breakdown menjadi  kebijakan  rumah  sakit yang  mana  kebijakan  rumah  sakit  dibedakan  menjadi  2  yaitu  kebijakan  pelayanan dan kebijakan non pelayanan dimana retensi masuk di dalam kebijakan pelayanan. Kemudian  dari  kebijakan  pelayanan  di breakdown lagi  menjadi  standar  oprasional prosedur (SOP) retensi dan pemusnahan.
Berdasarkan standar oprasional prosedur (SOP) yang ada bahwa pelaksanaan retensi  dilakukan  dalam  jangka  waktu  5  (lima)  tahun  sekali,  namun  di  dalam prakteknya ternyata Rumah Sakit X Pekanbaru belum melaksanakan kegiatan retensi sesuai dengan standar oprasional prosedur (SOP) yang ada.
3. Peralatan Yang Digunakan Dalam Pelaksanaan Retensi di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru.
Menurut teori peralatan yang digunakan dalah kegiatan retensi dokumen
a. rekam medis adalah sebagai berikut:
b. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
c. Indeks penyakit
d. Register rawat inap
e. Tracer
f. Buku pencatatan DRM yang dipindahkan dari aktif ke inaktif
g. Komputer
h. Scaner
Berdasakan  hasil  wawancara  diperoleh  bahwa  dalam  pelaksanaan  kegiatan retensi dokumen rekam medis di Rumah Sakit x Pekanbaru sudah dilakukan secara komputerisasi  yaitu  dengan  menggunakan  alat  retensi  berupa  komputer  yang digunakan untuk menyimpan hasil Scaner formulir rekam medis yang akan disimpan secara  abadi  dan  mesin Scaner yang  digunakan  untuk  melakukan  kegiatan Scaner terhadap formulir-formulir yang harus disimpan secara abadi.
4. Dampak Pelaksanaan Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit X Pekanbaru
Dampak  yang  ditimbulkan  dalam  analisis  alur  pelaksanaan  retensi  berkas rekam  medis  di  Rumah  Sakit  X  Pekanbaru  yaitu  berkas  rekam  medis  sangat  cepat dilakukan  pemindahan  dari  aktif  ke  in-aktif  sehingga  apabila  pasien  yang  berobat kembali  belum  habis  5  tahun  maka  rekam  medis  tersebut  telah  dimusnahkan sehingga petugas akan kesulitan dalam menemukan kembali riwayat penyakit pasien tersebut,  namun  untuk  efisiensi  ruang  penyimpanan  sangat  bermanfaat  dan  dapat meberikan ruangan yang luas untuk rekam medis pasien baru

## 4. Simpulan
Dari  hasil  penelitian  yang  telah  dipaparkan,  maka  penulis  menyimpulkan bahwa  Alur  Pelaksanaan  Retensi  Berkas  Rekam  Medis  adalah  suatu  kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis di tentukan atas dasar nilai kegunaan tiap- tiap  berkas  rekam  medis.  Penyusutan  arsip  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  X Pekanbaru  dilakukan  melalui  tiga  tahap,  yaitu  :  memindahkan  arsip  rekam  medis inaktif,  dari  rak  penyimpanan  arsip  aktif  ke  rak  penyimpanan  arsip  inaktif  dengan cara memilah arsip rekam medis setelah jangka waktu 4 tahun kunjungan terakhir pasien berobat, menilai arsip rekam medis berdasarkan nilai guna dan masa rekam medis  aktif.Untuk  saran  dan  prasaran  yang  digunakan  telah  menggunakan  system komputerisasi sehingga dengan adanya retensi yang dilakukan tidak sesuai dengan ketentuan  Permenkes  yaitu  5  tahun  berdampak  terhadap  terhentinya  atau terputusnya  riwayat  penyakit  dari  pasien  karena  petuga  memerlukan  waktu  lama dalam pencarian kembali rekam medis pasien yang telah dimusnahkan.

## 5. Ucapan Terimakasih
Ucapan  terimakash  kepada  Rektor  Universitas  Hang  Tuah  Pekanbaru,  Dekan Fakultas Kesehatan, Rumah Sakit X Pekanbaru, Dosen dan Mahasiswa yang terlibat dalam pengabdian kepada masyarakat ini.

## 6. Daftar Pustaka
Barthos,  Basir.  (2014).  Manajemen  Kearsipan  Untuk  Lembaga  Negara,  Swasta  Dan Perguruan  Tinggi.  https://onesearch.id/Record/IOS3367.slims-9823#details. Diakes 18 November 2021.
Fitri, Y. O. (2011). Hubungan Pengetahuan, Sikap, Tindakan, dan Komitmen Pimpinan terhadap  Kelengkapan  Pengisian  Dokumen  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit Umum M. Djamil Padang Tahun 2011. Jurnal .
Hakam, F. (2018). Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  Di  Puskesmas  X. Jurnal  Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan , 1 (1).
Nuraini, N. (2018). Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis  RS  “X”  Tangerang  Periode  April-Mei  2015. Jurnal  Administrasi  Rumah Sakit Indonesia , 1 (3).
Putri,  A.,  Oktavia,  D.,  &  Mayasari,  N.  (2021).  Analisis  Pengodean  Penyakit Berdasarkan  ICD-10  Di  Rumah  Sakit  TK.  III  Dr.  Reksodiwiryo  Padang. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI) , 9 (2), 104. Purwaningrum,  S.  N.,  Khasanah,  L.,  &  Karmanto,  B.  (2019).  Rancangan  Manajemen Filing  dan  Desain  Formulir  Pelayanan  Kesehatan  Umum  di  Puskesmas Sunyaragi  Kota  Cirebon. Edukasi  Masyarakat  Sehat  Sejahtera  (EMaSS):  Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat , 1 (1), 86-91.
Rustiyanto,  E.,  &  Rahayu,  W.  A.  (2011).  Manajemen  Filing  Dokumen  Rekam  Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia . Sandika, T. W. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Di  Ruang  Filing  Rumah  Sakit  Jiwa  Prof.  dr.  muhammad  Ildrem  Medan  Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda , 4 (1), 560-566. Sanggamele,  C.,  Kolibu,  F.  K.,  &  Maramis,  F.  R.  (2018).  Analisis  Pengelolaan  Rekam Medis  Di  Rumah  Sakit  Umum  Pancaran  Kasih  Manado. KESMAS:  Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi , 7 (4). Sari, R. S. (2020). Analisis Statistik Asuhan Kesehatan Pasien Rawat Inap Di Semen Padang  Hospital  Periode  01  Februari–14  Februari  2017. Jurnal  Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI) , 8 (2), 184.