## KENDALA PELAKSANAAN RETENSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA WATUKOSEK, PASURUAN
Tania Septiana Amalia 1 , Fitria Rakhmawati 2 , Ayu Wulandari 3
STIKes Arrahma Mandiri Indonesia 1,2,3
Email: taniaseptiana872@gmail.com 1 , example2@udb.ac.id 2 , hasniayuw@gmail.com 3

## ABSTRAK
Kata Kunci: Retensi, berkas rekam medis in-aktif Kapasitas penyimpanan rekam medis dapat dipengaruhi oleh frekuensi  kunjungan  pasien  ke  berbagai  fasilitas  kesehatan, termasuk  klinik  rawat  jalan,  unit  rawat  inap,  dan  Instalasi Gawat  Darurat  (UGD).  Jumlah  besar  dokumen  yang dihasilkan  perlu  diselaraskan  dengan  proses  retensi  atau pengurangan dokumen rekam medis agar tidak menimbulkan akumulasi  berkas  yang  berlebihan  di  tempat  penyimpanan, yang  dapat  menghambat  efisiensi  operasional.  Penelitian  ini menggunakan  pendekatan  studi  kasus  dalam  kerangka penelitian  kualitatif.  Penelitian  ini  berlangsung  di  Rumah Sakit  Bhayangkara,  Watukosek,  Kabupaten  Pasuruan,  pada periode  1  hingga  28  Februari  2023.  Partisipan  dalam penelitian  ini  berjumlah  7  petugas,  terdiri  dari  Kepala  Unit Rekam Medis, 5 petugas rekam medis, dan Kepala Subbagian Fungsi  Rumah  Sakit.  Di  Rumah  Sakit  Bhayangkara Watukosek,  proses  retensi  berkas  rekam  medis  rawat  inap hanya  mencapai  tahap  pemilahan  dan  pemindahan  berkas rekam  medis  tidak  aktif.  Hingga  saat  ini,  belum  pernah dilakukan  penilaian  terhadap  formulir  yang  masih  memiliki nilai guna. Sejumlah kendala yang menghambat pelaksanaan retensi  meliputi  keterbatasan  jumlah  petugas,  ketiadaan jadwal  retensi  arsip  yang  terstruktur,  kekurangan  peralatan pemindaian  (scanner),  dan  belum  tersedianya  anggaran khusus  untuk  kegiatan  retensi.  Kegiatan  retensi  yang  belum dilakukan  dengan  maksimal,  mengakibatkan  penumpukan ruang penyimpanan dokumen aktif serta akan banyak berkas yang  rusak  karena  penjagaan  dokumen  kurang  maksimal.
Masukan  bagi  Rumah  Sakit,  perlu  penambahan  petugas khusus  retensi,  perlu  adanya  pembaruan  SOP  retensi  yang dijelaskan  secara  menyeluruh,  perlu  membuat  JRA  dan diharapkan  dapat  menyediakan  anggaran  khusus  untuk menunjang pelaksanaan retensi.

## Coresponden Author: Tania Septiana Amalia
Email: taniaseptiana872@gmail.com Artikel dengan akses terbuka dibawah lisensi

## Pendahuluan
Menurut Amirudhin dan Setiatin (2021), Pemenuhan terhadap ketentuan dan pedoman yang  telah  ditetapkan  merupakan  syarat  dalam  pengelolaan  dokumen  rekam  medis,  dimulai
pada tahap pendaftaran dan diakhiri dengan pemusnahan (Amirudhin & Setiatin, 2021). Untuk memastikan kapasitas penyimpanan tidak terpengaruh oleh kunjungan pasien baru ke unit rawat jalan, unit rawat inap, dan Unit Gawat Darurat (UGD), maka jumlah dokumen yang dihasilkan harus sebanding dengan proses retensi atau pengurangan berkas rekam medis. Hal ini penting untuk  menjaga  alur  kerja  yang  efektif  dan  mencegah  penumpukan  di  unit  penyimpanan. Berdasarkan  pernyataan  di  atas,  dapat  disimpulkan  bahwa  penyimpanan  rekam  medis memegang  peranan  penting  dalam  memudahkan  penyelenggaraan  pelayanan  kesehatan  di berbagai unit, termasuk fasilitas rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
Sesuai dengan kebutuhan penyimpanan berkas rekam medis, Peraturan tentang Rekam Medis, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008, telah melahirkan standardisasi di bidang ini. Untuk fasilitas pelayanan di Rumah Sakit, rekam medis pasien rawat inap harus dijaga  dan  disimpan  paling  sedikit  selama  5  (lima)  tahun,  mulai  dari  waktu  terakhir  pasien menjalani  perawatan  atau  dipulangkan.  Penting  untuk  memperhatikan  periode  penyimpanan berkas  rekam  medis  ini  dengan  sungguh-sungguh  agar  tidak  terjadi  akumulasi  berkas  yang berlebihan di ruang penyimpanan.
Tujuan  dari  minimalisasi  atau  pengecilan  berkas  rekam  medis  meliputi  beberapa tahapan  yang  bertujuan  untuk  mengurangi  jumlah  rekam  medis  yang  disimpan  di  rak  aktif. Tahapan  tersebut  salah  satunya  adalah  penataan  rekam  medis  yang  sudah  tidak  aktif  dan pemindahannya  ke  ruang  penyimpanan  rekam  medis  yang  diperuntukkan  bagi  rekam  medis inaktif.  Selain  itu,  prosesnya  melibatkan  evaluasi  dokumen  rekam  medis  untuk  menentukan kegunaannya.  Dokumen  rekam  medis  yang  dianggap  mempunyai  kegunaan  tinggi  akan disimpan dan disimpan secara permanen. Namun dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif atau tidak ada gunanya, serta tidak terbaca akan dikeluarkan atau dimusnahkan (Rahmawati et al., 2019). Formulir rekam medis in-aktif yang masih memiliki nilai guna akan tetap disimpan dengan tujuan menjaga kualitas pelayanan rekam medis, yang bisa berguna jika dibutuhkan di masa mendatang.
Menurut Dehnavi dan Baghini (2019) dalam penelitiannya, mengungkapkan bahwa di Australia tidak ada aturan khusus  yang ditetapkan untuk  menentukan bagaimana dan berapa lama  catatan  Rumah  Sakit  harus  disimpan,  sedangkan  penyimpanan  arsip  secara  permanen tidak dimungkinkan karena alasan seperti penurunan nilai guna rekam medis, kurangnya ruang penyimpanan,  biaya  penyimpanan  catatan  yang  tinggi,  kepadatan  ruang  arsip  dan  efek psikologis pada staf. Oleh karena itu, harus ada pedoman yang jelas untuk penyimpanan dan pengelolaan rekam medis mencakup waktu penyimpanan dan pemusnahan rekam medis.
Menurut penelitian Hermansyah (2018) yang dilakukan di Rumah Sakit Jiwa Khusus Soeprapto Bengkulu, dari 285 berkas rekam medis yang tidak aktif, sebanyak 54 berkas (18,9%) masih belum dapat dibuang, sedangkan 231 berkas (81,1%). dapat dibuang karena usianya di atas 15 tahun. Namun dalam pelaksanaan proses tersebut terdapat kendala karena belum adanya laporan resmi pemusnahan yang didampingi saksi atau tim penilai sesuai standar operasional prosedur  (SOP)  (Hermansyah  et  al.,  2018).  Hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Pramono, Rosdiyani, dan Nurlailit (2021) di Puskesmas Gombong 1 Kabupaten Kebumen menunjukkan bahwa dari 500 berkas rekam medis in-aktif, sebanyak 464 berkas (92,8%) dapat disusutkan, sementara 36 berkas (7,2%) belum dapat disusutkan (Pramono & Rosdiyani, 2022). Namun, pelaksanaan retensi berkas rekam medis tidak sesuai dengan prosedur dikarenakan belum ada SOP  yang  tersedia,  serta  terdapat  keterbatasan  dalam  hal  sumber  daya  manusia,  sarana
prasarana, dan anggaran pembiayaan. Temuan ini juga sejalan dengan hasil studi pendahuluan yang  telah  dilakukan  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob  Watukosek  Kabupaten Pasuruan, di mana pelaksanaan retensi berkas rekam medis hanya mencapai persentase sekitar 15%  dalam  pelaksanaannya.  Hal  ini  terjadi  karena  kurangnya  sumber  daya  manusia  dan keterbatasan sarana prasarana yang tersedia.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis kendala-kendala yang timbul pada saat pelaksanaan  prosedur  retensi  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob Watukosek  Kabupaten  Pasuruan.  Untuk  mengidentifikasi  penyebab  permasalahan  yang berkaitan dengan proses penyimpanan rekam medis di rumah sakit, diagram Tulang Ikan, juga disebut sebagai Ishikawa atau diagram tulang ikan, akan digunakan sebagai alat analisis. Tujuan dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi  potensi  hambatan  dalam  penerapan  retensi berkas  rekam  medis  di  rumah  sakit.  Dengan  melakukan  hal  ini,  kita  dapat  mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan dan merancang solusi yang tepat.

## Metode Penelitian
Metodologi  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif,  dengan fokus  pada  pendekatan  studi  kasus.  Penelitian  kualitatif  diarahkan  untuk  menggali  dan memahami  pentingnya  masalah  sosial  dengan  melibatkan  banyak  individu  atau  kelompok. Penelitian  ini  telah  dilakukan  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob  Watukosek, Kabupaten Pasuruan, yang berlokasi di Jalan Raya Watukosek, Kecamatan Gempol, Kabupaten Pasuruan, pada rentang waktu 1 hingga 28 Februari 2023. Untuk penelitian khusus ini, total ada 7 petugas yang berpartisipasi. Para peserta ini dipisahkan menjadi tiga kelompok informan yang berbeda. Kelompok pertama adalah Informan Kunci (IK), yang merupakan Kepala Unit Rekam Medis. Kelompok kedua adalah Informan Utama (IU), yang terdiri dari 5 orang petugas rekam medis. Kelompok terakhir adalah Informan Tambahan (IT), yang merupakan Kepala Subbagian Fungsi Rumah Sakit.
Dalam  penelitian  ini,  metode  pengumpulan  data  melibatkan  tiga  teknik  utama,  yaitu wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi.  Sementara  itu,  teknik  pengelolaan  data  terdiri  dari collecting data, editing data , dan penyajian data. Collecting adalah proses pengumpulan data yang  sudah  diperoleh, editing adalah  proses  mengoreksi,  memperbaiki,  dan  meneliti kelengkapan hasil wawancara yang di peroleh yang memberikan kejelasan makna data sehingga mampu  menjawab  masalah  yang  telah  dirumuskan.  Penyajian  data  adalah  langkah  penting dalam penelitian yang melibatkan proses memaparkan atau menyajikan hasil penelitian dalam bentuk  kalimat  narasi  (Agustina  et  al.,  2021).  Metodologi  analisis  data  dalam  penelitian  ini terdiri  dari  tiga  tahapan  utama:  reduksi  data,  penyajian  data,  dan  penarikan kesimpulan/verifikasi.

## Hasil dan Pembahasan Hasil Penelitian

## Man (Sumber Daya manusia)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  dapat  ditemukan  bahwa  dalam  hal  latar  belakang pendidikan,  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob  Watukosek  Kabupaten  Pasuruan memiliki 6 petugas rekam medis. Namun, menariknya, terdapat 4 petugas rekam medis yang
latar belakang pendidikannya tidak sesuai  dengan kualifikasi  rekam  medis  yang seharusnya. Rincian latar belakang pendidikan ini adalah sebagai berikut:
“2 orang ijazah rekam medis, 2 orang ijazah SMA, 1 orang ijazah akupuntur, dan 1 orang lagi ijazah perawat gigi” (IU II, 17 Februari 2023).
Dari  hasil  pengamatan,  terlihat  bahwa  salah  satu  hambatan  yang  dihadapi  dalam pelaksanaan  retensi  berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob Watukosek adalah keterbatasan tenaga kerja. Dalam konteks ini, perlu dicatat bahwa seiring dengan  peningkatan  jumlah  pasien,  jumlah  berkas  rekam  medis  yang  dihasilkan  juga bertambah.  Hal  ini secara langsung berdampak pada beban kerja petugas  rekam  medis yang menjadi  tanggung  jawab  dalam  proses  retensi  berkas  rekam  medis,  apabila  tidak  ada  staff khusus untuk kegiatan pelaksanaan retensi, maka pelaksanaan retensi menjadi kurang maksimal karena retensi hanya akan dilakukan apabila petugas rekam medis memiliki waktu senggang. Pernyataan informan sejalan dengan hal berikut:
“Disini tidak ada petugas khusus untuk retensi, jadi pelaksanaan retensi dilakukan kalau kami ada waktu senggang, dan itupun jarang ada waktu senggang karena memang anggotanya yang terbatas, sebenarnya saya sudah mengajukan untuk penambahan staf rekam medis, karena memang staf rekam medis disini sangat terbatas, tapi masih belum di ACC oleh atasan” (IK, 24 Februari 2023).
Berdasarkan  lama  kerja  petugas  rekam  medis,  terlihat  bahwa  lima  petugas  memiliki masa kerja kurang dari 3 tahun, sementara satu petugas rekam medis telah bekerja lebih dari 3 tahun.
Berdasarkan hasil wawancara di Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek Kabupaten  Pasuruan,  diketahui  bahwa  petugas  yang  bertanggung  jawab  menangani  rekam medis belum pernah mendapatkan pelatihan mengenai cara pelaksanaan penyimpanan rekam medis tersebut. Seharusnya, melalui pelatihan tersebut, diharapkan bahwa para pegawai akan mampu  meningkatkan  efektivitas  dan  efisiensi  dalam  pekerjaan  mereka,  khususnya  ketika dihadapkan pada kemajuan teknologi, perubahan proses kerja, dan tuntutan perubahan sikap, perilaku,  kemampuan,  dan  pemahaman,  maka  perubahan  harus  dilakukan.  Pelatihan  ini memberikan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, yang memungkinkan para pegawai  untuk  menjalankan  tugas  mereka  secara  efektif,  efisien,  dan  dengan  kualitas  yang tinggi.  Dengan  demikian,  diharapkan  dapat  mencapai  produktivitas  kerja  yang  lebih  tinggi (Hayati & Yulianto, 2021).

## Material (Sarana-prasarana)
Melalui  wawancara  dan  observasi,  diketahui  bahwa  RS  Bhayangkara  Pusdik  Brimob Watukosek  telah  melakukan  penyisihan  berkas  rekam  medis  inaktif.  Hal  ini  mencakup penerapan rak penyimpanan khusus dan penetapan ruang penyimpanan terpisah untuk catatan tersebut. Menurut beberapa pernyataan informan, terlihat bahwa rak penyimpanan dan ruang penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang  tidak  aktif  masih  belum  memenuhi  standar  yang ditetapkan,  dikatakan  belum  sesuai  sesuai  dengan  standar  karena  disebabkan  oleh  beberapa faktor sepsserti, pencahayaan yang kurang terang, jarak antara rak penyimpanan dan tembok terlalu  rapat,  yang  akan  menyebabkan  berkas  rekam  medis  mudah  lembab  dan  belum tersedianya  AC.  Hasil  tersebut  sejalan  dengan  temuan  dari  wawancara  yang  telah  dilakukan dengan para informan, seperti yang tercantum berikut ini:
“Disini sudah tersedia Rak penyimpanan in-aktif dan ruang penyimpanan in-aktif, , ruang penyimpanan in-aktif disini baru tersedia tahun 2022 kemarin” (IU V, 14 Februari 2023).
Menurut hasil wawancara, Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek mulai menyediakan  ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang  tidak  aktif  pada  tahun  2022. Namun,  terdapat  kebutuhan  yang  signifikan  untuk  melakukan  perbaikan  pada  fasilitas  dan sarana  prasana  di  dalamnya.  Pernyataan  ini  juga  diperkuat  oleh  hasil  wawancara  yang  telah dilakukan oleh peneliti dengan informan kunci, seperti yang tertera berikut:
“Dikatakan belum sesuai standart, karena seperti ini, rak nya ini terlalu rapat ke tembok, jadi berkas yang nempel ditembok ini mudah lembab, Juga jarak antara rak yang dibawah ini dengan lantai terlalu jauh, harusnya kan masih bisa satu set ini digunakan untuk

## penyimpanan berkas lagi” (IK, 24 Februari 2023).
Menurut  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Aditya  (2021),  Ruang  penyimpanan  yang memadai  memerlukan  ruangan  yang  dilengkapi  dengan  fasilitas  penyimpanan  yang  sesuai, pencahayaan yang optimal, dan menjaga pengaturan suhu yang sesuai. Selain itu, kapasitas rak penyimpanan harus sesuai dengan volume file yang ada di dalam ruangan (D. S. Aditya, 2021). Selain itu, penting juga untuk menjaga dan mengamankan berkas rekam medis dalam ruangan tersebut.  Prasarana  yang  mencakup  semua  aspek  ini  akan  membantu  petugas  rekam  medis dalam  menjalankan  tugas  mereka  dengan  lebih  efisien,  serta  menciptakan  lingkungan  kerja yang nyaman.

## Method
Berdasarkan  hasil  wawancara  dapat  disimpulkan  bahwa  Rumah  Sakit  Bhayangkara Pusdik  Brimob  Watukosek  mempunyai  prosedur  tetap  dalam  penyimpanan  berkas  rekam medis.  Prosedur  ini  dilaksanakan  melalui  penggunaan  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP) yang berkaitan dengan rekam medis dan penyimpanan dokumen rekam medis. Namun peneliti yang  melakukan  observasi  melihat  adanya  ketidaksesuaian  antara  prosedur  retensi  yang dituangkan dalam SOP unit rekam medis RS Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek dengan kebijakan  yang  tertuang  dalam  surat  edaran  Dirjen  Yanmed.  Secara  spesifik,  SOP  tersebut hanya  mencakup  tahap  penyimpanan  berkas  rekam  medis,  tanpa  mencantumkan  unsur penilaian nilai guna pada formulir rekam medis. Berdasarkan kebijakan yang berlaku, penilaian ini harus mencakup nilai guna primer dan sekunder.
Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob,  Watukosek,  Kabupaten  Pasuruan,  juga belum memiliki jadwal retensi arsip yang terorganisir. Menurut Anshory dan Acnestaningrum (2022),  keberhasilan  dalam  mengelola  arsip  akan  dapat  dicapai  jika  setiap  organisasi  harus mempunyai  program  dan  strategi  untuk  mengurangi  jumlah  arsip  yang  mereka  simpan (Anshory  &  Acnestaningrum,  2022).  Oleh  karena  itu,  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik Brimob,  Watukosek,  sebaiknya  segera  menyusun  jadwal  retensi  arsip  sebagai  panduan  bagi petugas  rekam  medis,  sehingga  mereka  dapat  menentukan  kapan  harus  melakukan  proses retensi berkas rekam medis.

## Machine (Peralatan)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  peralatan  yang  digunakan  pada  saat  melaksanakan retensi  yaitu,  masker  medis, hand  scoon, dan komputer  untuk  melihat  kembali  tanggal kunjungan  terakhir  berkas  rekam  medis  yang  akan  diretensi.  Berdasarkan  hasil  penelitian, Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob,  Watukosek,  Kabupaten  Pasuruan,  belum menyediakan scanner . Retensi  berkas  rekam  medis  membutuhkan scanner yang  akan
digunakan untuk pendokumentasian berkas rekam medis in-aktif sebelum berkas rekam medis dimusnahkan. Scanner berfungsi  untuk  mendokumentasikan  rekam  medis  yang  akan dilestarikan seperti resume medis dan inform consent . Menurut Istikomah et al (2020), Scanner memiliki peran penting dalam mendukung proses pemeliharaan formulir yang memiliki nilai guna. Dengan menggunakan scanner, formulir tersebut dapat diabadikan dan disimpan dalam bentuk  file  digital.  Hal  ini  memungkinkan  untuk  mengakses  formulir  tersebut  kapan  saja dibutuhkan, sebelum akhirnya dokumen rekam medis dihapus atau dimusnahkan.

## Money (Uang)
Berdasarkan hasil wawancara, Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek, belum  menyediakan  dana/anggaran  khusus  untuk  memenuhi  kebutuhan  di  unit  rekam  medis terkait  pelaksaan  retensi.  Penyataan  tersebut  sejalan  dengan  pernyataan  informan  tambahan, sebagai berikut:
“untuk anggaran kegiatan retensi sendiri memang masih belum ada, harusnya memang ada ya, karena Rumah sakit saat ini juga masih pembangunan” (IT, 23 Februari 2023).

## Pembahasan

## Man (Sumber Daya Manusia)
Berdasarkan hasil wawancara di Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek, teridentifikasi bahwa ada 4 petugas rekam medis yang memiliki latar belakang pendidikan yang tidak sesuai dengan kualifikasi rekam medis yang telah ditetapkan. Dalam 4 petugas tersebut, terdapat 2 petugas dengan latar belakang Pendidikan SMA, 1 petugas dengan latar belakang akupunktur, dan 1 petugas dengan latar belakang Perawat gigi. Keadaan saat ini menunjukkan bahwa  bagian  rekam  medis  belum  memenuhi  kriteria  yang  ditetapkan.  Peraturan  tersebut mengatur bahwa pegawai yang bekerja pada bagian Rekam Medis harus memiliki kualifikasi pendidikan formal, minimal D III Rekam Medis.
Menurut Rahmawati, Nuraini, dan Hasan, pengetahuan seseorang seringkali berkaitan dengan tingkat pendidikan yang dimilikinya. Perlu diketahui bahwa cara pandang tersebut tidak selalu sejalan dengan kriteria yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun  2013  yang  menguraikan  tentang  Pedoman  Pekerjaan  Perekam  Medis.  Peraturan  ini mengatur bahwa seorang perekam medis harus telah memperoleh gelar di bidang Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang sesuai dengan peraturan terkait. Oleh karena itu, tingkat pendidikan petugas rekam medis tidak hanya mempengaruhi keahliannya, tetapi juga menentukan bakatnya. Seorang perekam medis yang terampil harus mempunyai latar belakang pendidikan yang sesuai, yaitu lulusan perekam medis yang memenuhi ketentuan yang berlaku (Rahmawati et al., 2020).
Berdasarkan hasil wawancara, Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek di Kabupaten  Pasuruan  hanya  memiliki  6  petugas  rekam  medis.  Namun,  rumah  sakit  ini  tidak memiliki  staf  yang  secara  khusus  ditugaskan  untuk  melaksanakan  kegiatan  retensi  dokumen rekam medis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keterbatasan jumlah petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek adalah salah satu faktor yang paling signifikan yang menghambat pelaksanaan proses retensi. Karena tidak ada petugas yang khusus ditugaskan untuk tugas retensi, tugas ini harus ditangani oleh petugas rekam medis yang sudah memiliki  tanggung  jawab  lain.  Seiring  dengan  pertambahan  pasien  yang  juga  berarti bertambahnya  berkas  rekam  medis,  hal  ini  menimbulkan  beban  kerja  yang  lebih  besar  bagi
petugas rekam medis yang sudah sibuk dengan tugas lainnya. Akibatnya, beban kerja petugas menjadi  lebih  berat,  yang  pada  gilirannya  dapat  mengakibatkan  keterlambatan  dalam pelaksanaan retensi berkas rekam medis yang tidak aktif.
Pengamatan ini sejalan dengan temuan yang ada dalam penelitian lain. Sebagai contoh, dalam penelitian yang dilakukan oleh Aditya (2021) di Rumah Sakit Paru Dungus Madiun, juga terdapat hambatan dalam pelaksanaan retensi karena kurangnya tenaga kerja di bagian filling. Penelitian lain yang dilakukan oleh Nuraini dan Rohmiyati  di Rumah Sakit Islam Sultan Agung di  Kota  Semarang  juga  mencatat  hambatan  serupa,  yaitu  petugas  yang  sudah  sibuk  dengan tugas-tugas  rutin  sehari-hari  sehingga  tidak  memiliki  waktu  luang  untuk  menangani  proses penyusutan  arsip.  Oleh  karena  itu,  perencanaan  tenaga  kerja  yang  sesuai  dengan  kebutuhan Rumah  Sakit  dapat  menjadi  langkah  efektif  dan  efisien  dalam  membantu  mencapai  tujuan kegiatan yang ditetapkan, termasuk pelaksanaan retensi dokumen rekam medis (Y. A. Nuraini & Rohmiyati, 2019).
Pengalaman  kerja  memang  memiliki  pengaruh  besar  terhadap  keterampilan  dan pengetahuan  seseorang  terkait  proses  pelaksanaan  retensi  dokumen  rekam  medis.  Semakin lama  seseorang  bekerja  dalam  bidang  tersebut,  semakin  luas  pengalaman  yang  mereka kumpulkan,  yang  pada  gilirannya  dapat  meningkatkan  kualitas  pekerjaan  mereka  dan keterampilan yang dimiliki. Temuan ini juga mendukung hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Nuraini, Alfiansyah, dan Muflihatin, yang menegaskan bahwa petugas yang telah memiliki pengalaman kerja yang lebih lama kemungkinan besar akan memiliki kualitas pekerjaan yang lebih  baik  dan  tingkat  keterampilan  yang  lebih  tinggi  dibandingkan  dengan  petugas  yang memiliki pengalaman kerja yang lebih sedikit (A. Nuraini et al., 2021).
Berdasarkan  hasil  wawancara,  petugas  rekam  medis  yang  bekerja  di  Rumah  Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob  Watukosek  Kabupaten Pasuruan belum mendapatkan pelatihan tentang cara pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis. Harapannya, pemberian pelatihan semacam ini akan membekali karyawan dengan pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk bekerja lebih efektif dan efisien, terutama dalam beradaptasi dengan perubahan seperti kemajuan  teknologi  dan  metode  kerja  baru.  Selain  itu,  ini  akan  membantu  meningkatkan keterampilan  dan  pengetahuan  mereka.  Pelatihan  adalah  alat  berharga  yang  dapat mempersiapkan  karyawan  untuk  menghadapi  perubahan  dan  melaksanakan  tugas  mereka dengan lebih efisien.
Seperti  yang  disebutkan  oleh  Hayati  dan  Yulianto,  berpartisipasi  dalam  program pelatihan  dapat  membekali  pekerja  dengan  pengetahuan  dan  kemampuan  yang  diperlukan untuk melaksanakan tugas pekerjaan mereka dengan efisiensi, efektivitas, dan standar kualitas yang lebih tinggi. Hal ini dapat berkontribusi pada peningkatan produktivitas kerja yang lebih tinggi, yang pada gilirannya dapat memberikan manfaat bagi organisasi dan masyarakat yang dilayani. Dengan demikian, pelatihan menjadi salah satu faktor penting dalam meningkatkan kinerja pegawai dan organisasi secara keseluruhan (Hayati & Yulianto, 2021).
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Ulfa,  Silitonga,  dan  Gustia  memaparkan  bahwa pelatihan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan atau pegawai di sebuah institusi. Dalam konteks ini, pelatihan diartikan sebagai proses yang dapat menghasilkan  perubahan  dalam  perilaku  para  karyawan  atau  pegawai  tersebut.  Dengan demikian,  pelatihan  menjadi  alat  penting  dalam  membantu  individu  untuk  mengembangkan
keterampilan dan pengetahuan mereka, yang pada akhirnya dapat membawa perubahan positif dalam cara mereka bekerja dan berkontribusi dalam organisasi (Ulfa et al., 2021).

## Material (Sarana-prasarana)
Berdasarkan hasil wawancara, Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek, baru menyediakan ruang penyimpanan berkas rekam medis in-aktif pada tahun 2022, dan masih perlu banyak perbaikan terkait sarana prasana yang ada di dalamnya.  Ada beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam fasilitas penyimpanan berkas rekam medis, seperti jarak yang terlalu rapat antara rak penyimpanan dan tembok, yang dapat mengakibatkan kelembaban dan berpotensi merusak berkas rekam medis. Selain itu, fasilitas seperti alat pengatur suhu ruangan (AC)  dan  pencahayaan  yang  kurang  memadai  juga  masih  menjadi  kendala.  Penting  untuk diingat bahwa fasilitas penyimpanan yang memadai bukan hanya untuk menjaga agar berkas rekam  medis  tertata  dengan  rapi,  tetapi  juga  untuk  memudahkan  proses  pengambilan  dan penyimpanan berkas rekam medis dengan aman dan efisien.
Institusi kesehatan wajib mematuhi peraturan yang tercantum dalam Bab  III, Pasal  7 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis. Secara khusus, mereka  harus  menyediakan  fasilitas  yang  diperlukan  untuk  memelihara  catatan-catatan  ini. Seperti yang ditegaskan  Aditya dalam penelitian  terbarunya, ketersediaan  ruang yang cukup untuk menyimpan berkas rekam medis sangatlah penting. Ruang penyimpanan harus dilengkapi dengan rak yang sesuai, pencahayaan yang baik, dan suhu yang terkontrol untuk menampung volume file. Sarana dan prasarana tersebut tidak hanya menunjang efektifitas kinerja petugas rekam medis namun juga memberikan lingkungan kerja yang nyaman (H. A. Aditya & Arum Pratiwi, 2021).

## Method

## Jadwal Retensi Arsip
Berdasarkan hasil wawancara, Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob, Watukosek, Kabupaten  Pasuruan,  masih  belum  memiliki  jadwal  retensi  arsip.  Keterlambatan  dalam pelaksanaan retensi  berkas  rekam  medis juga disebabkan oleh ketiadaan jadwal  retensi arsip yang  jelas.  Tanpa  jadwal  retensi  yang  ditetapkan,  petugas  rekam  medis  mungkin  kesulitan untuk menentukan kapan harus melakukan proses retensi dokumen rekam medis.
Pernyataan dari Hilmansyah dan penelitian Anshory dan Acnestaningrum menunjukkan pentingnya memiliki jadwal retensi arsip yang terstruktur. Jadwal retensi ini membantu dalam mengatur pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis dengan lebih terencana dan sistematis (Hilmansyah, 2021) (Anshory & Acnestaningrum, 2022). Tanpa jadwal yang jelas, kegiatan retensi bisa saja terlupakan atau dilakukan secara mendesak dan tergesa-gesa, yang tidak sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Mengingat hal tersebut, sejalan dengan temuan ini, Rumah  Sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob  Watukosek  sebaiknya  segera  menyusun  jadwal retensi  arsip.  Dengan  adanya  jadwal  ini,  petugas  rekam  medis  akan  lebih  mudah  untuk menentukan  kapan  harus  melaksanakan  retensi  berkas  rekam  medis  yang  tidak  aktif  sesuai dengan  ketentuan  yang  berlaku.  Jadwal  retensi  arsip  ini  akan  membantu  mengorganisir pekerjaan dan memastikan bahwa proses retensi dilakukan sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku.

## Standar Operasional Prosedur (SOP)
Setelah  dilakukan  wawancara  dapat  disimpulkan  bahwa  Rumah  Sakit  Bhayangkara Pusdik  Brimob  Watukosek  telah  menetapkan  prosedur  penyimpanan  berkas  rekam  medis.
Prosedur-prosedur  ini  diuraikan  dalam  serangkaian  Prosedur  Operasi  Standar  (SOP)  yang khusus berkaitan dengan penyimpanan dokumen medis. Meskipun Kepala Rekam Medis telah berupaya untuk mensosialisasikan SOP ini kepada seluruh petugas, namun belum sepenuhnya sesuai  dengan  kebijakan  yang  ditetapkan  dalam  surat  edaran  yang  dikeluarkan  oleh  Dirjen Yanmed. SOP tersebut hanya mengatur mengenai penyimpanan rekam medis dan tidak memuat penilaian nilai guna primer dan sekundernya.
Dalam pandangan Hilmansyah pada tahun, Prosedur Operasi Standar yang biasa disebut SOP  adalah  seperangkat  pedoman  yang  berfungsi  sebagai  acuan  dalam  melaksanakan  tugas kerja  di  lingkungan  organisasi  pemerintah.  Pedoman  tersebut  berakar  pada  indikator  teknis, administratif, dan prosedural yang selaras dengan prosedur dan sistem kerja pada satuan kerja tertentu. Selain itu, mereka dirancang untuk  memastikan pelaksanaan tugas kerja dalam unit dengan benar (Hilmansyah, 2021).
Sesuai  dengan  temuan  Ulfa,  Silitonga,  dan  Gustia  pada  tahun,  keberadaan  Standar Prosedur Operasional dalam organisasi dan dalam pengelolaan berkas rekam medis memiliki peran penting dalam pelaksanaan retensi. Tujuannya adalah untuk memberikan bantuan dalam meningkatkan  mutu  pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit,  dengan  fokus  khusus  pada  Unit Rekam Medis (Ulfa et al., 2021). Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini, Rumah Sakit Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek seharusnya melakukan perbaikan pada SOP mereka. Hal ini bertujuan agar prosedur kegiatan retensi yang diatur dalam SOP dapat sesuai dengan kebijakan  yang  tercantum  dalam  surat  edaran  Direktur  Jenderal  Pelayanan  Medik  tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.

## Machine (Peralatan)
Dari hasil observasi dan wawancara, terlihat bahwa petugas belum mempersiapkan alat scanner yang diperlukan untuk melakukan pendokumentasian berkas rekam medis yang sudah tidak aktif sebelum berkas tersebut dimusnahkan. Scanner berfungsi untuk mendokumentasikan  rekam  medis  yang  akan  dilestarikan  seperti  resume  medis  dan inform consent .  Peralatan  yang  digunakan  pada  saat  melaksanakan  retensi  di  Rumah  sakit Bhayangkara  Pusdik  Brimob,  Watukosek,  yaitu,  masker  medis, hand  scoon, dan komputer untuk melihat kembali tanggal kunjungan terakhir berkas rekam medis yang akan diretensi.
Dalam  pandangan  Istikomah,  scanner  memiliki  peran  penting  dalam  proses pemeliharaan  formulir  yang  memiliki  nilai  guna.  Alat  ini  memungkinkan  formulir  tersebut dapat dilestarikan dan disimpan dalam bentuk file, sehingga dapat diakses sewaktu-waktu jika diperlukan sebelum dokumen rekam medis dimusnahkan (Istiqomah, 2020). Scanner berfungsi sebagai alat pengalih media untuk berkas rekam medis, sehingga Rumah Sakit memiliki salinan cadangan data terkait berkas rekam medis yang sudah tidak aktif dan telah disusutkan.

## Money
Berdasarkan  hasil  wawancara,  di  Rumah  sakit  Bhayangkara  Pusdik  Brimob, Watukosek,  Kabupaten  Pasuruan,  masih  belum  terdapat  biaya  khusus  untuk  menunjang pelaksanaan  retensi.  Oleh  karena  itu,  Manajemen  Rumah  Sakit  perlu  menjalankan  analisis kinerja  berdasarkan  anggaran  yang  telah  direncanakan.  Ini  bertujuan  untuk  memastikan penyediaan peralatan atau fasilitas yang diperlukan dalam kegiatan rekam medis dapat diajukan setiap  tahunnya.  Dengan  demikian,  segala  kebutuhan  untuk  operasional  tahunan  dapat direncanakan dengan baik dan terpenuhi sesuai dengan rencana yang telah disusun.
Menurut Nurhud, uang memegang peran penting dalam pencapaian tujuan karena segala sesuatu harus dinilai secara rasional. Ini berkaitan dengan perhitungan berapa banyak uang yang harus dialokasikan untuk membiayai gaji tenaga kerja, membeli peralatan yang diperlukan, dan berbagai keperluan lainnya. Dalam konteks penelitian ini, pengertian "money" mengacu pada anggaran yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan di unit rekam medis terkait pelaksanaan retensi, seperti anggaran untuk pembelian scanner, pelatihan, sosialisasi, atau seminar tentang pelaksanaan retensi berkas rekam medis (Nurhuda et al., 2021).
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh  Apriliani, Muflihatin, dan Muna, mereka menyatakan bahwa uang memiliki peran penting sebagai alat tukar dan pengukur nilai dalam mengukur  hasil  kegiatan,  yang  tercermin  dalam  jumlah  uang  yang  beredar  di  Perusahaan (Apriliani et al., 2020). Temuan ini sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Wati dan  Nuraini,  yang  mengungkapkan  bahwa  penggunaan  dana  dalam  konteks  kegiatan  rekam medis sangat  penting agar kegiatan tersebut  dapat  berjalan secara optimal,  sementara sarana dan  prasarana  yang  mendukungnya  dapat  berfungsi  lebih  baik  (Wati  &  Nuraini,  2019). Berdasarkan  beberapa  penelitian  ini,  dapat  disimpulkan  bahwa  uang  memiliki  peran  krusial dalam  pencapaian  tujuan,  karena  semua  aspek  harus  dianalisis  secara  rasional  dengan mempertimbangkan aspek keuangan.

## Kesimpulan
Pelaksanaan  retensi  berkas  rekam  medis  di  sini  menghadapi  sejumlah  kendala  yang utamanya  dipengaruhi  oleh  faktor  manusia.  Kendala  tersebut  meliputi  terbatasnya  jumlah petugas  rekam  medis,  tidak  sesuainya  latar  belakang  pendidikan  dari  empat  petugas  rekam medis  dengan  kualifikasi  pendidikan  yang  seharusnya  untuk  bidang  rekam  medis,  dan kurangnya  pelatihan  terkait  retensi.  Selain  itu,  faktor  lain  yang  mempengaruhi  termasuk ketiadaan alat pengatur suhu ruangan (AC), belum adanya jadwal retensi arsip yang terdefinisi, ketidaksesuaian SOP dengan surat edaran Dirjen Yanmed, kurangnya peralatan scanner untuk dokumentasi formulir rekam medis yang akan diarsipkan, serta tidak adanya alokasi anggaran khusus untuk pelaksanaan retensi. Ketidakmaksimalan pelaksanaan retensi berkas rekam medis ini  berdampak  pada  ruang  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  aktif,  yang  mungkin mengakibatkan  penumpukan  berkas.  Hal  ini  dapat  menghambat  kemudahan  petugas  rekam medis  dalam  mencari  dan  mengambil  berkas  yang  diperlukan.  Selain  itu,  pelaksanaan  yang tidak maksimal juga dapat menyebabkan kerusakan pada berkas rekam medis karena kurangnya perhatian dalam menjaga dokumen rekam medis tersebut.
Bibliografi
Aditya, D. S. (2021). Embarking Digital Learning Due to COVID-19: Are Teachers Ready?.
Journal of Technology and Science Education , 11 (1), 104–116.
Aditya,  H.  A.,  &  Arum  Pratiwi,  S.  K.  (2021). Analisis  Pengetahuan  Perawat  Tentang Penggunaan  Alat  Pelindung  Diri  (APD)  Khusus  untuk  Menangani  Pasien  Coronavirus Dissease  19  (COVID  19)  di  RS  Universitas  Sebelas  Maret  Tahun  2020 .  Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Agustina,  M.  R.,  Dhieni,  N.,  &  Hapidin,  H.  (2021).  Keterlibatan  Orang  Tua  dalam Mendampingi  Anak  Usia  Dini  Belajar  dari  Rumah  di  Masa  Pandemi  Covid-19. Jurnal Obsesi: Jurnal Pendidikan Anak Usia Dini , 5 (2), 2146–2157.
Amirudhin, A., & Setiatin, S. (2021). Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit “X” Bandung. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia , 1 (9), 1087–1096.
Anshory, R. W., & Acnestaningrum, D. A. (2022). Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis  di  UPTD  Puskesmas  Banjarejo  Kota  Madiun  Tahun  2022. Prosiding  Seminar Informasi Kesehatan Nasional , 126–131.
Apriliani,  E.  D.,  Muflihatin,  I.,  &  Muna,  N.  (2020).  Analisis  Pelaksanaan  Retensi  dan Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumkital  dr  Ramelan  Surabaya. J-REMI:  Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 1 (4), 564–574.
Dehnavi,  M., &  Baghini, M.  S. (2019). National  Medical Record Retention Laws. Specialty Journal of Medical Research and Health Science , 4 (4), 35–48.
Hayati,  N.,  &  Yulianto,  E.  (2021).  Efektivitas  Pelatihan  Dalam  Meningkatkan  Kompetensi Sumber Daya Manusia. Journal Civics and Social Studies , 5 (1), 98–115.
Hermansyah, A., Sainsbury, E., & Krass, I. (2018). Multiple policy approaches in improving community pharmacy practice: the case in Indonesia. BMC Health Services Research , 18 , 1–14.
Hilmansyah, R. (2021). Analisis penyebab tidak terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Natuna. Infokes: Jurnal Ilmiah Rekam Medis Dan Informatika Kesehatan , 11 (1), 1–7.
Istikomah,  F.  A.,  Nuraini,  N.,  Erawantini,  F.,  &  Ardianto,  E.  T.  (2020).  Analisis  Prioritas Penyebab Belum Terlaksananya Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di  RS Mitra Medika Bondowoso Tahun 2019. J-REMI:  Jurnal Rekam Medik Dan
Informasi Kesehatan , 1 (4), 381–392.
Istiqomah,  N.  (2020). Hubungan  Paritas,  Status  Pekerjaan  Dan  Riwayat  Anemia  Dengan Kejadian Kekurangan Energi Kronik (Kek) Pada Ibu Hamil Di Puskesmas Karang Intan 2 Kabupaten Banjar Tahun 2020 . Universitas Islam Kalimantan MAAB.
Nuraini, A., Alfiansyah, G., & Muflihatin, I. (2021). Faktor Tidak Tersedianya Berkas Rekam Medis  Saat  Pelayanan  Di  Bagian  Filling  Rumkital  DR.  Ramelan  Surabaya. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 2 (2), 2016.
Nuraini,  Y.  A.,  &  Rohmiyati,  Y.  (2019).  Analisis  Penyusutan  Arsip  Rekam  Medis  Dalam Rangka Penyelamatan Arsip di Rumah Sakit Islam Sultan Agung Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 6 (3), 641–650.
Nurhuda, N., Widjayanto, J., & Prakoso, L. Y. (2021). Strategi Mencegah Munculnya Ekses Negatif  Paska  Pembentukan  Komponen  Cadangan  Di  Indonesia. Jurnal  Inovasi Penelitian , 1 (11), 2523–2536.
Pramono,  W. H., &  Rosdiyani,  A. S. (2022). Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam  Medis Inaktif  di  Puskesmas  Gombong  1. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia , 10 (1), 30.
Rahmawati,  M.  A.,  Nuraini,  N.,  &  Hasan,  D.  A.  (2020).  Analisis  Faktor  Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Haji Surabaya. J-REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan , 1 (4),  511–518. https://doi.org/10.25047/j-remi.v1i4.2000
Ulfa, H. M., Silitonga, T. D., & Gustia, T. (2021). Analisis Penyusutan dan Pemusnahan Dalam Menjaga  Nilai  Guna  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Pekanbaru  Medical  Center  Tahun 2020. JHMHS: Journal of Hospital Management and Health Science , 2 (1), 73–81.
Wati,  T.  G.,  &  Nuraini,  N.  (2019).  Analisis  Kejadian  Missfile  Berkas  Rekam  Medis  Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 1 (1), 23–30.