Vol. 6, No. 3 Juni 2023, Hal. 458 – 464 p-ISSN: 2622 – 6014; e-ISSN: 2745 – 8644

## JURNAL PROMOTIF PREVENTIF
Analisis Penyebab Terjadinya Misfile Berkas Rekam Medis di Ruang Filling

## Puskesmas Bungi Kota Baubau
Analysis of the Cause of Misfiles of Medical Record Files in the Filling Room of the Bungi Health Center, Baubau City
Mega Ermasari Muzuh, Wa Ode Sitti Budiaty , Selvi Mayang Sari Politeknik Baubau Article Info ABSTRACT / ABSTRAK Article History Received: 13 Mei 2023 Revised: 09 Jun 2023 Accepted: 17 Jun 2023 The occurrence of a medical record file misfile in the filling room is an error in placing the medical record file when storing or returning it. This research was motivated by the incident of misfiling in the Bungi Health Center Filling room, which resulted in delays in patient services. This study aims to analyze the causes of medical record file misfiles in  the  Filling Room  of  the  Bungi  Health  Center.  This research  method  is descriptive qualitative  research  conducted  in  March-May  2022.  The  research  subjects  were  the main informants, namely medical record officers at the Bungi Health Center. The key informants  are  nurses  and  the  head  of  the  Bungi  Health  Center.  The  object  of  this research is the medical record file in the filling room of the Bungi Health Center. The study's results on the man aspect showed no officers with a medical record education background. The machine aspect: there were no tracer books and expedition books. The method aspect: there were no distribution SOPs; the material aspects included medical record folders and box files. The money aspect: there was no budget but has already submitted  the  procurement  of  storage  racks.  Misfile  incidents  at  the  Bungi  Health Center were caused by aspects (Man, Machine, Method, and Money). It is suggested that human  resources should  be  added  to  the  filing department  with  qualifications from medical record education, use of tracers and expedition books, and made a distribution of SOPs.
Keywords: Misfile event, Medical records, Public health center.
Kejadian misfile berkas  rekam  medis  diruang filling adalah  kesalahan  peletakan berkas  rekam  medis  saat  penyimpanan  atau  pengembalian.  Penelitian  ini dilatarbelakangi  kejadian misfile di  ruang Filling Puskesmas  Bungi  yang mengakibatkan  terhambatnya  pelayanan  pasien. Penelitian  ini  bertujuan menganalisis  penyebab  terjadinya misfile berkas  rekam  medis  di  Ruang Filling Puskesmas Bungi. Metode penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif yang dilaksanakan pada bulan Maret – Mei 2022. Subjek  penelitian  terdiri dari informan utama  yaitu  petugas  rekam  medis  di  Puskesmas  Bungi.  Informan  kunci  yaitu perawat  dan  kepala  puskesmas.  Objek  penelitian  ini  adalah  berkas  rekam  medis diruang filling Puskesmas  Bungi. Hasil  penelitian  berdasarkan  aspek man menunjukkan  tidak  terdapat  petugas  berlatar  belakang  pendidikan  rekam  medis, aspek machine: tidak terdapat buku tracer dan buku ekspedisi, aspek method: tidak terdapat SOP pendistribusian, aspek material: terdapat map rekam medis dan box file, aspek money: tidak  terdapat  anggaran  tetapi  sudah  diajukan  pengadaan  rak penyimpanan. Kejadian  misfile  di  Puskesmas  bungi  di  sebabkan  dari  aspek ( Man,Machine,Method,  dan  Money ) disarankan  sebaiknya  di  tambahkan  SDM  pada bagian filing dengan  kualifikasi  berlatarbelakang  pendidikan  rekam  medis, diterapkan penggunaan tracer dan buku ekspedisi, dibuatkan SOP pendistribusian.
Kata kunci: Kata kunci: Kejadian Misfile; Rekam Medis; Puskesmas Corresponding Author :
Name : Mega Ernasari Muzuh Afiliate : Program Studi Diploma Tiga Rekam Medis dan informasi Kesehatan Politeknik Baubau Address  : Jl. Cokro Aminoto, Kel. Lamangga, Kec. Murhum Baubau, Sulawesi tenggara 93725
Email : megaernasari@gmail.com

## PENDAHULUAN
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  (Puskesmas)  adalah  salah  satu  instalasi  pelayanan kesehatan  dasar  kepada  masyarakat  (Bapennas  2018).  Puskesmas  merupakan  Pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih  mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Peguatan  pelayanan  kesehatan  dasar  di  Puskesmas  di  harapkan  dapat  berjalan  secara komprhensif. Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang pasien yang  berisi  identitas,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  medis  lain  pada  saran  pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun swasta. (Permenkes nomor  2009/MENKES/PER/III/2008).  Salah  satu  komponen  pelayanan  kesehatan  untuk menentukan mutu pelayanan kesehatan adalah tersedianya data atau informasi rekam medis yang akurat. (Setiadani, 2016).
Hasil  observasi  di  ruang  penyimpanan  ( filling )  Puskesmas  Bungi  masih  terdapat kejadian hilangnya berkas rekam medis di rak penyimpanan atau misfile sebanyak 20 berkas rekam medis. Dimana hal ini akan menyebabkan terhambatnya pelayanan yang akan diberikan kepada pasien. Melihat pentingnya peranan berkas rekam medis dalam menciptakan informasi medis  yang  akurat  dan  berkesinambungan,  peneliti  tertarik  untuk  melakukan  penelitian dengan  judul  Analisis  Penyebab  Terjadinya Misfile Berkas  Rekam  Medis  di    Ruang Filling Puskesmas Bungi.
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah  mengidentifikasi  penyebab  terjadinya misfile berkas  rekam  medis  di  ruang filling Puskesmas Bungi dari aspek Man, Machine, Method, Material dan Money. Tujuan penelitian adalah untuk menganalisis peyebab terjadinya misfile di ruang filling Puskesmas Bungi.

## BAHAN DAN METODE
Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  deskriptif  yang  bertujuan  untuk menggambarkan  penyebab misfile dokumen  rekam  medis  di  ruang filling dengan menggunakan  metode fishbone .  Penelitian  dilaksanakan  di  Puskesmas  Bungi  Kelurahan Liabuku Kecamatan Bungi Kota Baubau pada bulan Februari sampai dengan bulan Maret 2022. Subjek dari penelitian ini terdiri dari informan utama yaitu petugas rekam medis dan Informan kunci yaitu perawat dan kepala puskesmas di Puskesmas Bungi. Objek penelitian adalah berkas rekam  medis  di  ruang filling Puskesmas  Bungi.  Pengumpulan  data  menggunakan  observasi, wawancara  dan studi dokumentasi. Pengolahan dan analisis data dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

## HASIL
Gambar  1. Diagram Fishbone kejadian misfile di  Rak  Penyimpanan  Pada  Puskesmas  Bungi Tahun 2022

## PEMBAHASAN
Mengindentifikasi penyebab terjadinya misfile berkas rekam medis berdasarkan aspek Man (Manusia) di Puskesmas Bungi.
Berdasarkan  hasil  penelitian  penyebab misfile yang  di  sebabkan  oleh  unsur Man di Puskesmas Bungi, pelaksanaan pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis diruang penyimpanan dilakukan oleh satu orang petugas rekam medis. Berdasarkan hasil observasi yang  dilakukan  di  ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  Puskesmas  Bungi  ditemukan bahwa telah terdapat petugas di bagian filing , namun tidak berlatar belakang pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan melainkan berlatar belakang pendidikan perawat gigi. Petugas-petugas tersebut sudah mengikuti pelatihan terkait rekam medis.
Kualifikasi  pendidikan  petugas  yang  bukan  berlatarbelakang  pendidikan  rekam medis harus sering diikutsertakan dalam pelatihan ilmu rekam medis. Khususnya terhadap petugas  bagian filing untuk  meningkatkan  keterampilan  melakukan  pengelolaan  dokumen rekam medis di bagian filing . Hal ini sangat penting untuk mencegah terjadinya misfile sejalan dengan  penelitian  Karlina at  al .  (2022)  minimnya  jumlah  dan  kompetensi  dan  kompetensi SDM dibidang rekam medis menyebabkan kejadian misfile dan duplikasi berkas secara terus- menerus.
Mengidentifikasi  penyebab  terjadinya misfile berkas  berdasarkan  aspek Machine (Mesin) di Puskesmas Bungi
Berdasarkan hasil penelitian penyebab misfile yang disebabkan oleh unsur Machine di Puskesmas Bungi tidak terdapat trecer di ruangan filing rekam  medis. Tetapi sebelumnya sudah pernah di terapkan penggunaan Tracer hanya saja ditiadakan karena keterbatasan SDM.  Tracer  tidak  digunakan  di  puskesmas  bungi,  seharusnya  trecer  harus  di  pakai kembali  agar  pengambilan  berkas  rekam  medis  dapat  memudahkan  petugas  untuk mengetahui batasan rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Selain itu penyebab terjadinya misfile di karenakan tidak menggunakan buku ekspedisi, dan jumlah rak yang tersedia hanya 1 yang tidak sebanding dengan jumlah berkas rekam medis yang begitu banyak sehingga menyebabkan banyak berkas rekam medis di simpan dilantai.
Penelitian  serupa  dengan  Angga  Ferdianto  &  Mohammad  Hisan  (2020). menemukan bahwa terjadinya misfile aspek machine di karenakan adanya tracer tetapi tidak digunakan atau dilaksanakan. Petunjuk keluar atau trecer yaitu untuk memastikan rekam medis setiap kali akan di pindahkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun, harus di ganti dengan trecer, yang menunjukan rekam medis di mana telah di kirim.
Mengidentifikasi penyebab terjadinya misfile berkas berdasarkan aspek Method (Metode) di Puskesmas Bungi
Berdasarkan hasil observasi yang di lakukan oleh peneliti, penyebab misfile yang di sebabkan oleh unsur M ethod di Puskesmas Bungi yaitu sudah terdapat SOP yang mengatur penyimpanan,  SOP  yang  mengatur  tentang  pengambilan  namun  tidak  terdapat  SOP pendistribusian.
Berdasarkan  hasil  wawancara    petugas filing sudah  melaksanakan  tugas  dengan baik. Kesalahan sering terjadi pada bagian pendaftaran seperti salah menyebutkan nomor rekam  medis  pasien  ketika  meminta  berkas  rekam  medis,  mendaftarkan  pasien  yang sudah  pernah  berkunjung  menjadi  pasien  baru  sehingga  terjadi  nomor  rekam  medis ganda, pemberian nomor rekam medis pasien baru tetapi mengulang nomor yang sudah di berikan kepada pasien lain.
Penelitian oleh Asriati at. Al (2022) menemukan yang menyebabkan misfile ditinjau dari aspek method sudah terdapat SOP (Standar Operasional Prosedur) yang mengantur tentang  penyimpanan  berkas  rekam  medis,  pendaftaran,  penomoran,  pejajaran  akan tetapi  SOP  tersebut  tidak  disimpan  diruangan  rekam  medis  melainkan  disimpan diruangan lainnya.
Mengidentifikasi  penyebab  terjadinya misfile berkas  berdasarkan  aspek Material (Bahan) di Puskesmas Bungi
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Puskesmas  Bungi  berdasarkan  aspek Material yaitu sudah terdapat map rekam medis dari bahan plastik (map snelhecter ) dan box file berbahan plastik. Berdasarkan hasil wawancara, berkas rekam medis di pisahkan berdasarkan nomor dan wilayah tempat tinggal. Berkas rekam medis di masukan dalam map dan disimpan pada box file sesuai  dengan kode wilayah (Kode A: Kelurahan Liabuku dengan map dan box file berwarna merah, Kode B: Kelurahan Waliabuku dengan map dan box file berwarna kuning, Kode C: Kelurahan Ngkari-ngkari dengan map dan box file berwarna hijau, Kode D: jika pasien tinggal di luar wilayah puskesmas bungi dengan map dan box file berwarna biru). Berdasarkan hasil observasi di temukan bahwa map rekam medis berbahan plastik tidak bertahan lama di buktikan dengan bahan map yang sudah kering sehinggah plastik mudah rapuh dan robek.
Penelitian oleh Try Ganjar Wati & Novita Nuraini (2019), Menemukan faktor material didapatkan bahwa banyaknya rekam medis yang menumpuk yang tidak diberi map diruang filling . Hal ini menyebabkan sebagian besar rekam medis pasien robek sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas rekam medis.
Mengidentifikasi penyebab terjadinya misfile berkas berdasarkan aspek Money (Uang) di Puskesmas Bungi
Aspek money yang di maksud yaitu terkait dana operasional sarana dan prasarana untuk  pengadaan  rak  penyimpanan,  pembelian  peralatan  pendukung  dan  lain-lain. Berdasarkan  hasil  wawancara  puskesmas  bungi  belum  ada  penganggaran  untuk  dana pengadaan  rak  penyimpanan  pada  ruang filing namun  pihak  rekam  medis  sudah mengajukan pengadaan rak penyimpanan.
Menurut penelitian yang dilakukan oleh putri at. al (2022), penyebab misfile dari segi money ditemukan  tidak  ada  hambatan  yang  serius  dalam  pengalokasian  dana  atau anggaran karena untuk pengalokasi dana sudah memiliki prosedur yang baik.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Adapun  simpulan  dari  penelitian  adalah  sebagai  berikut  pada  aspek man (manusia) tidak  ada  petugas filing yang  berlatar  belakang  pendidikan  rekam  medis  dan  informasi kesehatan, pada  aspek machine (mesin)  terdapat  rak  penyimpanan  tetapi   tidak terdapat tracer  dan buku ekspedisi,pada    Aspek method (metode)    terdapat    SOP    penyimpanan, SOP  pengembalian  tetapi  tidak  terdapat  SOP  pendistribusian,  pada  Aspek material (bahan) terdapat map rekam medis, box file, pada aspek money (uang) tidak terdapat anggaran tetapi sudah dibuatkan pengajuan pengadaan rak penyimpanan.
Adapun saran di tunjukan kepada kepala Puskesmas Bungi untuk menambah pegawai yang beralatar belakang pendidikan rekam medis dan inforamsi kesehatan

## DAFTAR PUSTAKA
Angga Ferdianto. 2020. Analisis Faktor Ketidaktepatan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Pasien  Rawat  jalan  ( Misfile )  Di  Unit Filling RSUD  dr.  Moha,,ad  Zyn  Kabupaten Sampung.Jurnal Medical.
Dwi  Desmarika.  2018.  Analisis  Waktu  Penyediaan  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan Puskesmas Wates Bulan Agustus Tahun 2018. Program studi rekam medis dan inforasi kesehatan (d-3) fakultas kesehatan universitas jenderal achmad yani yokyakart.
Firza dika andria, i.S. 2015. Tinjauan Penyediaan dokumen rekam medis dr.  Soekerjdo kota tasikmalaya. Poltekes kemenkes tasikmalaya, 3(2),51-57
Hidayat,  Lgit  N.  2016.  Alat-alat  Manajemen.  Fakultas  ekonomi,  Universitas  Widyatama. Bandung:
https://www.jurnal.umsb.ac.id/index.php/menarailmu/article/view/1964/1640
Husnul Fatimah. 2017 Tinjauan pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis paska akreditasi di puskesmas ngaglik 1 kabupaten sleman 2017. Program Studi Perekem Medis dan Informasi Kesehatan (D-3) Stikes Jenderal Ahmad Yani Yogyakarta.
Isti nur afifah.2016. Penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan pada klinik syaraf RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah Periode Triwulan III. Program studi rekam medis dan informasi kesehatan (D-3) Ahamd Yani Yogyakarta.
Kinanty. 2020. Faktor-faktor yang mempengaruhi lama penyediaan rekam medis rawat jalan. Yayasan Perawat Sulawesi Selatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Panakkukang Prodi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Makassar.
Kemenkes RI. 2015. Akreditasi Puskesmas.
Menkes RI. 2015. Peraturan Menteri Kesehatan No 46 Tahun 2016.
Menteri  Kesehatan  RI  No.  129/Menkes/SK/II/2008.  Tentang  Standar  Pelayanan  Minimal Rumah Sakit
Menteri Kesehatan RI.2007. Keputusan Menteri Kesehatan RI No 512/MENKES/PER/IV/2007 Nurislamiyah.F.2020.Literature  review  analisis  sistem  penyimpanan  dokumen  rekam  medis Rumah  Sakit. Yayasan  Perawat  Sulawesi  Selatan,  Sekolah  Tinggi  Ilmu  Kesehatan Panakkuakang Prodi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan
Purwanto. 2020. Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat  Jalan  Puskesmas, Yayasan  Sulawesi  Selatan,  Sekolah  Tinggi  Ilmu  Kesehatan Panakkukang Prodi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan
Putril. A.  2014.  Analisi tata ruang tempat penyimpanan dokumen rekam medis  pasien ditinjau dari aspek antropemetri petugas rekam medis . Dosen Program Studi D3 Pikes Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya, 2(2), 41-49 https://doi.org/10.33560/v.2i2.22
Riska  Sari.  2019.  Tinjauan  penduplikasikan  nomor  rekam  medis  di  puskesmas  segeri kabupaten  Pangkep.  Program  Studi  D3  Rekam  Medis  Dan  Informasi  Kesehatan  Stikes Panakkukang Makassar
Rintongan . 2019.  Tinjauan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Imelda
Riza Suci Ernaman Putri. 2022. Analisis Penyebab Terjadinya Misfile Berkas Rekam Medis di Ruangan  Filling  RS  St  Elisabeth  Batam  Kota.  Jurnal  Ilmiah  Kesehatan  Masyarakat (SEHATMAS).
Sugiyono. 2016.  Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung Alfabeta
Try  Ganjar  Wati.  Analisis  Kejadian  Misfile  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Puskesmas Bangsalsari. J-REMI Vol. 1 No.1.
UU  RI  36  Tahun  2009  Tentang  Kesehatan.    Jakarta:  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia. https://jdih.kemenkes.go.id
Valentina.  2019.  Tinjauan  Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis  Menurut  Standar  Akreditasi Puskesmas.  Di  Puskesmas  Sukaramai  tahun  2019.  Jurnal  Ilmiah  Perekam  Medis  Dan Informasi Kesehatan Imelda, 4(1), 554-559.
Yovita.  M.  Chairunisa.  2019.  Gambaran  Waktu  Penyediaan  Dokumen  Rekam  Medis  di Puskesmas Karang Pule Kota Mataram. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Politeknik Medical Farma Husada Mataram, 2 (2), 53 https://doi.org/10.31983/rmik.v2i2.5344
Yul Asriati. 2022. Analasis Unsur Manajemen Penyebab Terjadinya Misfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Nguter. IJHIM vol.2 No.2
Wijono.  D.  2000.  Manajemen  Mutu  PelajaranKesehatan:  Teori,  Strategi,  dan  Aplikasi,  Vol  1: Airlangga University Press. Surabaya