## PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN ARSIP STATIS DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI SUMATERA BARAT
Rahmi Fetika Putri 1 , Elva Rahmah 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang email: rahmifetikaputri092@gmail.com

## Abstract
The  writing  of  this  paper  aims  to  discuss  Static  Archive  Security  and Rescue  in  the  Archives  and  Library  Services  of  Sumatra  Province.  This study  aims  to;  (1)  Describe  the  security  of  static  archives  in  the Department  of  Archives  and  Library  of  West  Sumatra  Province.  (2) Describe the static archive rescue at the West Sumatra Province Archives and Library Service. (3) Describe the obstacles to static safety and rescue in the Department of Archives and Library of West Sumatra Province. (4) Describe efforts in static safety and rescue in the Department of Archives and  Library  of  West  Sumatra  Province.  The  method  used  is  descriptive method.  Data  was  collected  through  observation  and  direct  interviews with officers in the Archives and Library Service of West SumatraProvince. Based on the results of the research, Static Archive Safety and Rescue in the Archives  and  Library  Service  of  West  Sumatra  Province  are  as  follows: First, physical security and rescue of archives in the Archives and Library Service  of  West  Sumatra  Province  is  carried  out  lamination  process, fumigation  regulates  moisture/dryness  and  air  temperature  room.  In order to secure and record static archives in terms of information, it can be done by controlling every person who will access the static archive must go through  a  predetermined  procedure,  store  static  files  in  a  special  room that is maintained. The two constraints faced in securing and rescuing the static archive of the Archives and Libraries of West Sumatra Province are the  lack  of  human  resources  in  securing  and  holding  static  archives,  the lack  of  adequate  infrastructure  for  securing  and  rescuing  static  archives and  lack  of  awareness  of  Opd  and  Skpd  to  report  archives  static  to  the Archives  and  Library  Service  of  West  Sumatra  Province.The  three  efforts made  to  overcome  the  obstacles  faced  in  securing  and  saving  the  static archive of the Archives and Library Service of West Sumatra Province by providing training programs and apprenticeship staff to national archives. Then  complete  and  maintain  facilities  and  infrastructure  to  secure  and record static archives and send letters to OPD and SKPD to submit static files to them to the Archives and Libraries of West Sumatra Province.
Keyword: static  archive  of  the  Archives  and  Library  Service  of  West Sumatra Province.
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode Desember 2018.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang.

## A. Pendahuluan
Perkembangan  ilmu  dan  teknologi  yang  semakin  pesat  dewasa  ini  sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi di sektor pemerintah maupun swasta. Semua kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi pasti memerlukan data dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah rekaman dari  kegiatan  itu  sendiri  dalam  keadaan  yang  sesungguhnya.Perpustakaan  perguruan tinggi  (UU  Nomor  43  Tahun  2007  Pasal  24:  18)  ayat  1  setiap  perguruan  tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan  Standar  Nasional  Pendidikan,  ayat  2  perpustakaan  sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang  mencukupi  untuk  mendukung  eksemplarnya,  yang  mencukupi  untuk  mendukung pelaksanaan  pendidikan,  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat,  ayat  3 perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi  dan  komunikasi,  ayat  4  setiap  perguruan  tinggi  mengalokasikan  dana  untuk pengembangan  perpustakaan  sesuai  dengan  peraturan  perundang-undangan  guna memenuhi standar nasional pendidikan dan standar nasional perpustakaan.

## 1. Pengertian Arsip Statis
Ditinjau  dari segi  bahasa,  kata  arsip  dalam  bahasa  Belanda disebut Archief, sedang dalam  bahasa  Inggris  disebut Archieve. Kata  ini  berasal  dari  bahasa  Yunani, Arche yang berarti  permulaan.  Kemudian  berkembang    menjadi Archia yang  berarti  catata. Selanjutrnya  berkembang  lagi  menjadi Ar-Cheion yang  berarti  gedung  pemerintah.  Arsip dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip”.
Dalam  Undang-Undang  No.  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  Arsip  adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  Negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Menurut Lembaga Administrasi Negara, Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan  atau  diterima  oleh  suatu  badan,  sebagai  bukti  dari  tujuan  organisasi,  fungsi- fungsi  kebijakan.  Kebijakan,  keputusan-keputusan,  prosedur-prosedur,  pekerjaan- pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut  Sutarto  (1992;  200) Arsip  adalah  suatu  warkat  yang  disimpan  secara sistematis  karena  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap  kali  diperlukan  dapat  secara cepat ditemukan kembali.
Jadi, arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film,  mikro  film,  rekaman  suara,  gambar  peta,  bagan  atau  dokumen  lain  dalam  segala bentuk  dan  sifatnya  yang  dibuat  atau  diterima  oleh  lembaga  pemerintah/  swasta/ perorangan  yang  mempunyai  kegunaan  dan  disusun  menurut  sistem  tertentu  untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan  arsip  memegang  peranan  penting  bagi  jalanya  suatu  organisasi  yaitu sebagai  sumber  informasi  dan  sebagai  pusat  ingatan  organisasi,  yang  dapat  bermanfaat untuk  bahan  penelitian,  pengambilan  keputusan  atau  penyusunan  program pengembangan  dari  organisasi  yang  bersangkutan.  Berdasarkan  fungsi  arsip  dalam mendungkung  kegiatan  organisasi,  arsip  dapat  di  golongkan  dalam  2  jenis  yaitu  arsip dinamis dan arsip statis.
Dalam  Undang-Undang  No.  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  dijelaskan  bahwa arsip statis  adalah    arsip yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  dan  beketerangan  dipermanenkan  yang  telah diverifikasi    baik  secara  langsung  maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik Indonesia dan/atau Lembaga kearsipan.
Dalam  Keputusan  Presiden  Repubik  Indonesia  Nomor  105  Tahun  2004  tentang pengelolaan  arsip  statis,  menyatakan  bahwa  arsip  statis  adalah  arsip  yang  tidak dipergunakan  secara  lagsung  untuk  perencnanaa,  penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan  pada  umumnya  maupun  untuk  penyelenggaraan  sehari-hari  administrasi Negara.
Arsip  statis  adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk perencanaan,  pelaksanaan,  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jika arsip dinamis adalah arsip  yang  masih  berada  di  berbagai  kantor  pemerintah,  swasta  atau  organisasi kemasyarakatan  karena  masih  dipergunakan  secara  langsung  untuk  perencanaan, pelaksanaan  dan  kegiatan  administrasi  lainnya.  Maka  arsip  statis  adalah  arsip  yang  di simpan di kantor Arsip Nasional atau Arsip Daerah yang berasal dari arsip-arsip dinamis berbagai kantor tersebut.
Arsip  dinamis  dapat  berubah  menjadi  arsip  statis  karena  disimpan  permanen disiapkan untuk disimpan dan dilestarikan untuk melestarikan nilainya. Untuk keperluan tersebut diperlukan pengamanan. Arsiparis mengikuti dua prinsip penyusunan arsip statis yang  disimpan.  Kedua  prinsip  tersebut  adalah  prinsip  provenans  dan  prinsip  original order. Prinsip provenans adalah arsip unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan arsip sejenis dari unit lain. Prinsip original order melestarikan arsip dinamis dalam tata susunan yang sama  dengan  tata  susunan  yang  digunakan  pada  kantor  asal.  Jadi,  arsip  yang  diterima tetap dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan.
Prinsip  provenans  dan  tata  urutan  semula  (original  order)  menjamin  kesatuan berkas orisinal (yang kini berubah menjadi arsip statis) dalam susunan yang sama ketika arsip  dinamis  diciptakan  dan  digunakan  dengan  cara  mempertahankan  arsip  dinamis, arsip  statis  yang  diterima  harus  dikelola  untuk  disimpan.  Kopi  duplikat  arsip dimusnahkan. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk dicatat untuk diperbaiki.

## 2. Fungsi Arsip  Statis
Dalam  kegiatan  berorganisasi,  kebutuhan  akan  informasi  merupakan  kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Arsip berperan sebagai pusat ingatan yang menjadi sumber informasi dan sebagai alat pengawasan dalam setiap organisasi  dalam  rangka  kegiatan  perencanaan,  penganalisaan,  pengembangan, perumusan  kebijaksanaan,  pengambilan  keputusan,  pembuat  laporan  pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepanya.
Mengingat  peranan  arsip  yang  begitu  penting  bagi  kehidupan  berorganisasi,  maka keberadaan  arsip  perlu  mendapatkan  perhatian  khusus,  sehingga  keberadaan  arsip  di kantor benar-benar menununjukan peran ynag sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Dari  penjelassn  diatas  dapat  ditarik  kesimpulan  tentang  beberapa  fungsi  arsip, secara  umum  yaitu  sebagai  sumber  ingatan,  sumber  informasi,  bukti  resmi  untuk pertanggungjawaban  penyelenggaraan  administrasi,  sumber  bahan  pertimbangan keputusan,  sumber  bahan  pengawasan,  dan  sumber  bahan  pertimbangan  evaluasi. (Sugiarto, 2005:9)

## Fungsi arsip statis
a. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip  statis  merupakan  memori  badan  korporasi  maupun  perorangan.  Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya".
b. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi  mereka.  Dalam  proses  pengadilan  yang  mengadili  perkara  pidana  maupun perdata,semua  pihak  memerlukan  arsip  dinamis  untuk  pembuktian  dan  penunjang tuntutan maupun pembelaan.
c. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip  statis  digunakan  untuk  kepentingan  penelitian,  tuntutan,  maupun  kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang  disimpan  permanen.  Peneliti  memerlukan  sumber  informasi  terekam  dan  kadang- kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli.
d. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip  statis  digunakan  untuk  memantau  kemajuan  anak  didik  mulai  dari  awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi.
e. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya  arsip  statis  yang  lengkap  akan  bermanfaat  bagi  hubungan  masyarakat. Bukti  arsip  statis  keberhasilan,  kontinuitas  operasional,  dan  usia  perusahaan  membantu mengembangkan  tugas  kehubungan-masyarakatan.  Arsip  statis  juga  digunakan  untuk kepentingan  politik  dan  keamanan  Arsip  statis  digunakan  untuk  mendukung  kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.
f. Untuk menelusur silsilah
Dengan  menelusur  silsilah,  seseorang  dapat  mengklaim  dirinya  keturunan bangsawan  ataupun  mengklaim  gelar.  Mempersiapkan  sejarah  peringatan  lembaga  atau perorangan  Perusahaan  maupun  lembaga  pemerintah  seringkali  menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa.

## 3. Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan  arsip statis adalah proses  pengendalian  arsip statis secara  efiesien, efektif  dan  sistematis  meliputi  akuisisi,  pengolahan  preservasi,  pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan public dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip  statis  dilaksanakan  untuk  menjamin  keselamatan  arsip  sebagai  pertanggung jawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat berbamgsa dan bernegara. Berdasarkan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan akuisi, pengolahan, preservasi, dan akses.
a. Akuisisi Arsip Statis
Lembaga  kearsipan  melakukan  akuisisi  arsip  statis  baik  yang  telah  diverifikasi secara  lansung  maupun  tidak  lansung.  Lembaga  kearsipan  wajib  membuat  DPA dan  mengumumkan  kepada  public  dan  setiap  orang  yang  memiliki  atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan  syarat-syarat  yang  ditetapkan  dalam  pengumuman  DPA.  Lembaga kearsipan  melakukan  akuisisi  dari  lembaga  pendidikan  swasta  dan  perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/ atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan di ikuti dengan peralihan tanggung jawab dan pengelolaannya
b. Pengolahan Arsip Statis
Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usual dan asas aturan asli yang disasarkan kepada standar deskripsi arsip statis.
c. Preservasi Arsip Statis
Preservasi  arsip  statis  dilakukan  untuk  menjamin  keselamatan  dan  kelestarian arsip statis baik dengan langkah preventif dan kuratif
d. Akses Arsip Statis
Lemabaga  kearsipan  wajib  menjamin  kemudahan  akses  arsip  statis  bagi kepentingan  penguna  arsip.  akses  arsip  statis  untuk  kepentingan  pemanfaatan, pendayagunaan,  dan  pelayanan  public  harus  memperhatikan  prinsip  keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. sifat keterbukaan dan ketertutupan dalam akses arsip  statis  sesuai  dengan  ketenttuan  peraturan  perundang-undangan,  serta pelayanan  berdasarkan  norma,  standar,  prosedur  dan  kriteria  pelayanan  yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

## 4. Pengamanan Arsip Statis
Menurut  Daryan  (2007:8.13)  pengamanan  arsip merupakan  tindakan melindungi informasi yang terkandung dalam arsip agar tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Pengamanan arsip statis yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan yang teknis yang berlaku sehingga  mencerminkan  kelanjutan  dari  pengaturan  aspek  intelektualnya.  Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka penataan informasinya menjadi amat penting dalam  penataan  arsip  karena  berkaitan  langsung  pada  kemudahan  temu  baliknya (Terminologi Kearsipan Indonesia, 2002:89).
a.Pengamanan fisik arsip statis
Pengamanan  fisik  arsip  statis  di  laksanakan  dengan  maksud  untuk  melindungi arsip  dari  ancaman  faktor-faktor  pemusnah/  perusak  arsip.  beberapa  cara pengamanan  fisik  arsip  sebagai  berikut  1)  Pengunaan  sistem  keamanan  ruang penyimpanan  arsip  seperti  pengaturan  akses,  pengaturam  ruamg  simpang, pengunaan  sistem  alaram  dapat  di  gunakan  untuk  mengamankan  arsip  dari bahaya  pencurian,  sabutase,  penyadapan  dan  sebaiagainnya.  2)  Pengunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir. 3) Pengunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan  gempa,  angina  topan  dan  badai.  4)  Pengunaan  sturktur  bangunan  dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alaram dan alat pemadam kebakaran.
b. Pengamanan Informasi Arsip Statis Pengamanan  ifomarsi  arsip  dilakukan  dengan  cara  1)  memberikan  kartu identifikasi  induvidu  penguna  arsip  untuk  menjamin  bahwa  arsip  hanya

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
digunakana oleh orang yang berhak. 2) mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tangga/jam. 3) menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail. 4)  memberi  kode  rahasia  pada  arsip  dan  spesipikasi orang-orang  tertentu yang punya hak akses. 5) menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang  berhak  dan  pengunaan  hak  itu  terkontrol  dengan  baik,  untuk  itu  dapat dilakukan  indeksprimer  (tidak  lansung)  dan  indek  sekunder  (lansung)  untuk control akses.

## 5. Penyelamatan Arsip Statis
Penyelamatan  arsip  statis  adalah  kegiatan  penyelamatan  agar  arsip  tidak  rusak dan  yang  menyebabkan  hilangnya  nilai  guna  arsip.  kegiatan  dalam  penyelamatan  arsip meliputi pemeliharaan arsip dan perawatan arsip serta
a. Pemeliharaan arsip
Arsip  adalah  usaha  penjagaan  arsip  agar  kondisi  fisiknya  tidak  rusak  selama  masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik perlu diketahui faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya.
1) Penyebab kerusakan arsip
Faktor-faktor  penyebab  kerusakan  arsip  dapat  dibedakan  menjadi  dua,  yaitu faktor intrinsik dan faktor exstrinsik pertama faktor intrinsik adalah penyebab kerusakan yang  berasal  dari  benda arsip  itu misalnya  kualitas  kertas,  pengaruh  tinta dan  pengaruh lem  perekat. Kedua faktor  extrinsik,  yaitu  penyebab  kerusakan  yang  berasal  dari  luar benda arsip baik lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia.
2) Usaha pencegahan arsip kerusakan arsip
Ada  beberapa  upaya  untuk  mencegah  kerusakan  arsip  akibat  faktor-faktor  yang tersebut  diatas.  Upaya  yang  dapat  dilakukan  antara  lain  dengan  mengunakan  bahan bermutu  tinggi.  Sedapat  mungkin  gunakan  kertas,  pita  mesin,  tinta,  karbon,  lem  dan bahan-bahan lain yang bemutu tinggi sehingga arsip lebih awet.
Disamping  itu  ruangan  penyimpanan  arsip  harus  dibangun  dan  diatur  sebaik mungkin  sehingga  mendukung  keawetan  arsip.  lokasi  gedung  arsip  sebaiknya  terletak diluar  daerah  industry.  Jika  ruangan  arsip merupakan  bagian  dari  satu  bagunan  gedung, hendaknya  ruangan  arsip  terpisah  dari  keramaian  kegiatan  kantor  lainnya.  Konstruksi bagunan  sebaiknya  tidak  mengunakan  kayu  yang  lansung  menyentuh  tanah  untuk menghindari  seragan  rayap.  Pintu  dan  jendela  diletakakan  di  bagian  yang  tidak memungkinkan  sinar  matahari  lansung  masuk  kedalam  ruangan  dan  untuk  mencegah masuknya  debu  dan  berbagai  macam  serangga,  sebaiknya  fentilasi  udara  dan  jendela diberi kawat kasa halus.
Ruangan  arsip  sebaiknya  dilengkapi  dengan  penerangan,  mengatur  temperature ruangan  dan  AC  yang  bermanfaat  untuk  mengendalikan  kelembaban  di  dalam  ruangan. Kelembaban udara yang baik sekitar 50-60% dan temperature sekitar 60-75 o F atau 22 o - 25 o C  ruangan  harus  selalu  bersih  dari  debu,  kertas  berkas,  puntung  rokok  maupun  sisa makanan.
Alat  penyimpanan  seperti  lemari,  filling  kabinet,  dan  rak  sebaiknya  tebuat  dari logam  bahan  karat.  Adapun  alat  pemeliharaan  lainny  antara  lain  mesin  penghisap  debu ( facum  cleaner) ,  alat  pengukur  temperature  dan  kelembaban  udara  (termohigrometer), alat  pendeteksi  api/asap  ( fire/smoke  detector) dan  pemadam  kebakaran.  Setiap  6  bulan sekali  ruangan  hendaknya  disemprot  dengan  racun  serangga  seperti  DDT,  Dieldrin, Pryethrum  dan  sebagainya.  Untuk  mencegah  kecoa  bisa  mengunakan  kapur  barus  dan untuk  mencegah  rayap  dapat  digunakan  sodium  arsenit  yang  dituangkan  kecelah  celah lantai.  Untuk  membunuh  kutu  baku  dapat  digunakan  jalan  fumigasi.  Fumigasi  dilakukan dengan  memasukan  berkas-berkas  arsip  kedalam  suatu  ruangan  tertutup,  lalu disemprotkan bahan kimia berupa cairan gas itelina oksida dan karbondioksida selama 3 jam.
b. Perawatan arsip
Perawatan  arsip  ialah  usaha  pemjagaan  agar  arsip  yang  telah  mengalami kerusakan  tidak  pertambah  parah.  Pada  umumnya  kerusakan  yang  paling  sering  terjadi adlah  sobek,  terserang  jamur,  terkena  air  dan  terbakar.  Arsip  yang  rusak  karena  sobek dapat  diperbaiki  dengan  cara  ditempeli  dengan  kertas  sejenis  mengunakan  perekat  dari kanji atau bisa di laminasi. Cendawan yang melekat pada arsip dapat dihilangkan dengan mengoleskan cairan aseton, atau cariran thymol dengan stiritus, atau campuran formalin 40% dengan air. Bercak jamur pada arsip berupa buku dapat dicegah dengan menyelipkan tisu pembasmi jamur pada sela-sela halaman buku setiap ketebalan 5mm.
Arsip yang basah atau terendam air terlebih dahulu harus dibersihkan dari lumpur yang menempel dengan mengoleskan kapas sedikit basah. Kemudian bila arsip berbentuk bendel,  buka  ikatan  bendel  dan  peraslah  air  dari  dalam  bendel  itu  dengan  cara menekannya  perlahan.  Selanjutnya,  arsip  dikeringkan  dengan  jalan  meletakkan  arsip  di kertas penyerap, kemudian menaruhnya ditempat dan ruangan yang kering.
Berdasarkan  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No  06  Tahun 2005  tentang  Pedoman  Perlindungan,  Pengamanan  dan  Penyelamatan  Dokumen/  Arsip Vital Negara, Salah satu faktor yang menyebabkan kerusakan arsip adalah bencana alam untuk  menjaga  kemungkinan  kerusakan  yang  lebih  parah  maka  perlu  dilakukan penyelamatan arsip pasca musibah/bencana dengan cara
a. mengevakuasi arsip yang terkena bencana ketempat yang lebih aman
b. mengidentivikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip
c. memulihkan kondisi baik untuk fisik arsip maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau recontruksi bangunan.
Pelaksanaan  penyelamatan  arsip  statis  dalam  bencana  besar  sedikit  banyaknya berbeda dengan pelaksanaan dan penyelamatan arsip statis dalam bencana yang berskala kecil.  Penyelamatan  arsip  yang  disebabkan  oleh  bencana  besar  perlu  dibentuk  tim penyelamatan  yang  bertanggung  jawab  mengevaluasi  dan  memindahkan  arsip  ketempat yang lebih aman, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk  tata  caranya,  pergantian  siff,  rotasi  pekerjaan,  dan  mekanisme  komunikasi dengan pihak-pihak terkait.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Sedangkan, Penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana yang bersekala kecil cukup dilakukan  oleh unit  unit  fungsional  dan unit  terkait,  misalnya musibah  kebakaran yang  terjadi  disuatu  kantor  maka  pelaksanaan  penyelamatan  dilakukan  oleh  unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.
Adapun  prosedur  dalam  pelaksanaan  penyelamatan  arsip  statis  disebebkan  oleh bencana salah satunya bencana banjir yaitu
a. Pengepakan  yaitu  kegiatan  yang  dilakukan  sebelum  melakukan  pemindahan  arsip dari  lokasi  bencana  ketempat  yang  lebih  aman.  Arsip  yang  terkena  musibah sebelumnya perlu dibungkus dan di ikat baru kemudian dipindahkan
b. Pembersihan  yaitu  memilih  dan  membersihkan  arsip  secaara  manual  dari  kotoran yang menempel menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alcohol atau thymol  supaya  kotoran  yang  menempel  pada  arsip  dapat  terlepas  dari  arsip  yang tidak lengket
c. Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan
d. Pengeringan yaitu mengeringkan mengunakan vacuum pengering atau kipas. Jangan dijemur dalam panas matahari secara lansung
e. Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain.
f. Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.
g. Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara.

## B. Metode Penelitian
Penulisan  makalah  ini  mengunakan  metode  deskriptif  kualitatif  yaitu  observasi dan  wawancara.  Data  diperoleh  lansung  dengan  melakukan  observasi  dan  wawancara dengan  staff  pengamana  dan  penyelamtan  arsip  statis.  Teknik  yang  dilakukan  dalam wawancara  mengunakan  teknik  terstruktur  sebagaian  yaitu  dimulai  dengan  suatu pancingan  secara  umum  dan  dilanjutkan  dengan  pertanyaan  pertanyaan  yang  telah  di rancang.

## C. Pembahasan

## 1. Pengamanan  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi Sumatera Barat
Pengamanan  arsip  merupakan  upaya  untuk  menjaga  keselamatan  arsip  agar secara  fisik  tidak  hilang,  dan  isinya  tidak  diketahui/disadap  oleh  pihak  lain  yang  tidak berhak.    hal  yang  dilakukan  dalam  pengamanan  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yaitu:
1. Mengamankan  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera Barat  dari  segi  informasinya  dapat  dilakukan  dengan  cara  mengontrol  setiap  orang yang  akan  mengakses  arsip  statis  tersebut  harus  melewati  prosedur  yang  telah ditetapkan.  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  memiliki prosedur  untuk  orang-orang  yang  ingin  mengakses  arsip  statis.  Setiap  orang  yang ingin mengakses arsip statis harus membawa surat pengantar dari lembaga legal yang menaunginya.  Kemudian  bagi  si  pengunjung  harus  mengisi  formulir  terlebih  dahul yang  telah  disiapakan  oleh  pihak  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi Sumatera  Barat.  Setelah  itu  pengunjung  akan  diantarkan  kedalam  ruangan penyimpanan  arsip  statis  untuk  menemukan  arsip  yang  dibutuhkannya.  Dengan
prosedur  ini,  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  dapat mengontrol  siapa  saja  yang  mengakses  arsip  statis  dan  arsip  apa  saja  yang  sedang digunaka.  Dan  demikian  arsip  statis  dapat  terjaga  dari  tangan-tangan  yang  tidak bertanggung jawab dan informasinya tetap terjaga.
2. Untuk menjaga informasi pada arsip statis maka arsip statis harus disimpan didalam ruangan  khusus.  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  arsip statis disimpan pada ruangan yang berada di lantai 3 dan 4. Dalam ruangan tersebut arsip dimasukan kedalam lemari-lemar besi dan sebagian lagi ada yang disimpan pada rak rak siku. ruangan ini memiliki penjagaan dan hanya petugas dan orang-orang yang telah melewati prosedur yang diizinkan masuk kedalam ruangan tersebut.

## A. Penyelamatan  Arsip  Statis  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi Sumatera Barat
Mengamankan  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi Sumatera  Barat  secara  fisik  dengan  melakukan  laminasi,  fumigasi  mengatur kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruangan.
1. Laminasi
Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  melakukan  proses laminasi,  pada  arsip  statis  arsip  yang  dilaminasi  adalah  arsip  yang  telah  rusak,  yang kertasnyayang  telah  rapuh  dan  kertasnya  menguning.  Arsip  arsip  yang  telah  dilaminasi yaitu  naskah  naskah  kuno,  surat-surat  penting  yang  telah  berumur  lama,  hasil dokumentasi bebentuk foto seperti yang terlampir pada lampiran.
2. Fumigasi
Fumigasi  adalah  suatu  tindakan  untuk  mencegah  kerusakan  fisik  arsip  yang terbuat  dari  bahan  kertas  lebih  lanjut  dapat  dihindari,  dengann  cara  mengobati  atau mematikan  binatang  perusak  seperti,  serangga,  kutu,  rayap.  Jamur  dll,  dengan  maksud arsip yang tersimpan dapat bebas dari binatang perusak, disamping arsip yang tersimpan diruang  tidak  menimbukan  aroma  bau  busuk,  apek,  sekaligus  menyegarkan  udara ditempat penyimpanan arsip
Fumigasi  dilakukan  ruangan  arsip  statis  yang  berada  di  lantai  3  dan  4  dinas kearsipan  dan  perpustakaan  sumatera  barat  hal  ini  dilakukan  untuk  melindungi  fisik arsip-arsip  statis  dari  serangan  serangga,  hama.  Fumigasi  dilakukan  dalam  sekali  dalam setahun dengan bekerja sama dengan pihak ke tiga yang menyediakan jasa fumigasi.
3. Menjaga suhu dan pengaturan udara di ruang penyimpana arsip
Untuk menjaga fisik arsip perlu diperhatikan suhu dan pengaturan udara di ruang penyimpan arsip  ruangan  untuk  penyimpanan  arsip hendaknya  bersuhu sekitar  60-75  F dan kelembaban 50-60% kemudian pintu-pintu dan jendela dibuat menghadap keselatan atau utara sehingga ruangan tidak menghadap sinar matahari lansung. Staf yang bertugas diruangan arsip statis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat selalu memperhatikan  suhu  udara  di  ruangan  penyimpanan  arsip.  pintu  dan  jendela  pada ruangan penyimpanan arsip statis  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat menghadap arah utara dan selatan sehingga arsip-arsip tidak terkena sinar matahari secara lansung.
Itulah beberapa hal yang telah dilakukan pihak Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat unutk mengamankan dan menyelamatkan arsip statis. Sejauh ini usaha  yang  dilakukan  oleh  pihak  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera Barat sudah maksimal dalam rangka mejaga keamanan dan penyelamatan arsip statis.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

## 1. Kendala  yang  dihadapi  dalam  pengamanan  dan  penyelamatan  arsip  statis  di dinas kearsipan dan perpustakan provinsi sumatera barat
Adapun  kendala  dihadapi  dalam  pengamanan  dan  penyelamatan  arsip  statis adalah  kurangnya  tenaga  arsiparis  yang  memiliki  pengetahuan  dalam  pemeliharaan  dan pelestarian arsip statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat hal ini terjadi karena pada awal tahun 2018 terjadi pergantian staff yang bertugas di bagian seksi pemeliharaan dan pelestarian. Mereka yang sudah memahami proses pemeliharaan dan  pelestarian  ditugaskan  pada  sesi  lain  sedangkan  pada  seksi  pemeliharaan  dan pelestarian  dikelola  oleh  orang-orang  yang  baru,  hanya  ada  dua  orang  yang  merupakan staff  lama.  Kondisi  ini  memperlambat  proses  pemeliharaan  dan  pelestarian  arsip.  dalam hal  sarana  dan  prasarana,  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat sudah memiliki sarana prasarana yang mencukupi untuk pengamanan dan penyelamatan arsip  statis.  Meskipun  demikian  masih  ada  sarana  dan  prasaran  yang  perlu  dilengkapi untuk kelancaran pengamanan dan penyelamatan arsip statis
Kendala lain yang dihadapin Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat  untuk  mengamankan  dan  menyelamatkan  arsip statis  adalah  kurangnya  perhatian OPD  (organisasi  perangkat  daerah)  dan  SKPD  (satuan  kerja  perangkat  daerah)  untuk menyerahkan  arsip  statis  mereka  ke  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi Sumatera  Barat  hal  ini  menyebabkan  sulitnya  mengakses  informasi  tentang  OPD  dan SKPD terkait pada masa yang akan datang.
Itulah  beberapa  kendala  yang  dihadapi  oleh  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dalam mengamankan dan menyelamatkan arsip statis.
2. Upaya  yang  dilakukan  untuk  mengatasi  kendala  yang  dihadapi  dalam pengamanan  dan  penyelamatan  arsi  statis  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakan Provinsi Sumatera Barat
1. Memberikan  program  pelatiahan  dan  pemagangan  staf  kearsipan  dan  perpustakaan provinsi sumatera barat ke kearsipan nasional. ini bertujuan meningkatkan kopetensi staff dalam mengelola arsip.
2. Melengkapi  sarana  dan  prasarana  yang  menunjang  untuk  proses  pengamanan  dan penyelamatan  arsip  statis  serta  merawat  dan  mempergunakan  sarana  dan  prasaran yang telah ada sesuai dengan fungsinya.
3. Mengirimkan  surat  kepada  OPD  dan  SKPD  untuk  menyerahkan  arsip  statis  yang  ada pada mereka kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

## D. Simpulan dan Saran
Berdasarkan  pembahasan  dari  masalah  tersebut  maka  dapat  disimpulkan: Pertama pengamanan  dan  penyelamatan  arsip  statis  secara  fisik  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  dilakukan  proses  laminasi,  fumigasi  mengatur kelembaban/kekeringan  dan  suhu  udara  ruangan.  Untuk  mengamankan  dan menyelamtakan  arsip  statis  dari  segi  informasinya  dapat  dilakukan  dengan  cara mengontrol  setiap  orang  yang  akan  mengakses  arsip  statis  tersebut  harus  melewati prosedur  yang  telah  ditetapkan,  menyimpan  arsip  statis  pada  ruangan  khusus  yang terjaga. Kedua kendala  yang  dihadapi  dalam  pengamanan  dan  penyelamatan  arsip  statis Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  adalah  kurangnya  SDM (sumber daya manusia) dalam mengamankan dan menyelamtakan arsip statis kurangnya memedainya  sarana  prasarana  untuk  pengamanan  dan  penyelamatan  arsip  statis  dan
kurangnya  kesadaran  Opd  dan  Skpd  untuk  melaporkan  arsip  statis  ke  Dinas  Kearsipan dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat. Ketiga upaya  yang  dilakukan  unutuk mengatasi  kendala  yang  dihadapi  dalam  mengamankan  dan  menyelamatkan  arsip  statis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dengan memberikan program pelatihan dan pemagangan staf ke kearsipan nasional. Kemudian melengkapi dan merawat sarana  dan  prasaran  untuk  mengamankan  dan  menyelamtakan  arsip  statis  serta mengirimkan surat kepada OPD dan SKPD untuk menyerahkan arsip statis yang ada pada mereka kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.
Berdasarkan kesimpulan diatas penulis memberi saran kepada dinas kearsipan dan perpustkaan  provinsi  sumatera  barat  agar  meningkatkan  pengamanan  dan  penyelamtan arsip  statis  baik  secara  fisik,  informasi  dan  meningkatkan  kopetensi  arsiparis  yang bertugas  pada  seksi  pemeliharaan  dan  pelestarian  arsip  statis  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat.  Penulis  juga  menyarankan  agar  Dinas  Kearsipan dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  untuk  terus  menghimbau  kepada  Opd  dan Skpd  untuk  menyerahkan  arsi  statis  kepada  dinas  kearsipan  dan  perpustkaan  provinsi sumatera barat.
Catatan: artikel ini disusun berdasarkan makalah tugas akhir penulis dengan pembimbing Elva Rahmah, S.Sos., M.I.Kom.

## Daftar Rujukan
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, (2005) . Manajeman Kearsipan Modren .Yogyakarta: Gava Media.
Daryanto, (2007). Evaluasi Pendidikan, Jakarta : Rineka Cipta.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang
Pedoman   Perlindungan.
Sutarto, (1992). Sekretariat dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.