## Penggunaan Aplikasi Google Form Dalam Perancangan Surat Menyurat Pada Masa Pandemi Covid 19
V.H.Valentino 1* , Heri Satria Setiawan 2 , Rudi Hermawan 3 1,2,3 Jurusan Komputer, Universitas Indraprasta PGRI Jl. Nangka Raya no 58, Jakarta Timur, INDONESIA
1* v.h.valentino.na70@gmail.com
2 heri.satria71@yahoo.co.id
3 Wowor99@gmail.com
Intisari — Pada saat ini peran teknologi dan komputer sangat lah berperan dan mengambil peran yang sangat membantu manusia dalam melakukan komunikasi antar manusia dikarenakan virus Covid 19 semakin meningkat. Maka dari itu manusia  diusahakan  tidak  berkontak  langsung  dengan  manusia  yang  lain,  sementara  prosedur  yang  biasa  dilakukan selama  ini  dalam  bertransaksi  dalam  urusan  administrasi  harus  mengunakan  data  berupa  form  yang  dicetak, ditandatangani dan dicap sebagai bukti transaksi yang sah di semua hal, dikarenakan terjadi nya wabah Covid 19 ini maka  kemajuan  teknologi  sangatlah  berperan  penting  dan  mengambil  alih  semua  kegiatan  manusia  yang  tadi  nya membutuhkan  waktu  yang  Panjang  dapat  dipangkas  oleh  teknologi  google  form  ini,  karena  google  form  ini  tidak mengenal  jarak,  waktu  dan  tempat,  sehingga  semua  laporan  dapat  dikerjakaan  setiap  saat  tanpa  batasan  yang menjadikan rintangan selama ini, Teknologi Internet saat ini sangat berperan penting dalam menjaga agar virus Covid 19  ini  berkembang,  cukup  dengan  penggunaan  google  form  yang  dirancang  semua  orang  dapat  mengirim  datanya ke tempat tujuan yang ditentukan oleh suatu kelompok/instansi dalam melakukan pertukaran data yang diperlukan dalam mengurus keperluan orang yang membutuhkan surat dalam menjalankan tugas masing-masing yang beraneka macam dan  dalam  waktu  yang  berbeda,  sehingga  tidak  ada  lagi  batasan-batasan  yang  membuat  orang  tidak  dapat  mengirim data  yang  diperlukan,  oleh  karena  teknologi  ini  diperlukan  pelatihan-pelatihan  yang  akan  membuat  orang  yang bertugas  maupun  orang  yang  menggunakannya  bisa  menjalankan  aplikasi  pada  google  form  sehingga  dapat memepermudah disegala pihak baik dari pengguna maupun pembuat formnya Kata kunci — Aplikasi Google form,Perancangan Surat
Abstract —At this time the role of technology and computers plays a very important role and plays a very helpful role in helping humans communicate between humans because the Covid 19 virus is increasing. Therefore, humans are trying not to have direct contact with other humans, while the usual procedures are carried out during this time. In transacting in  administrative  matters,  you  must  use  data  in  the  form  of  a  printed,  signed  and  stamped  form  as  proof  of  a  valid transaction in all cases, due to the Covid 19 outbreak, technological advances play an important role and take over all human activities that previously required Long time can be cut down by this google form technology, because this google form does not recognize distance, time and place, so all reports can be done at any time without restrictions that ha ve made  obstacles  so  far,  Internet  technology  currently  plays  an  important  role  in  keeping  the  Covid  virus  at  bay.  19  is blooming,  it  is  enough  with  the  use  of  a  google  form  that  is  designed  everyone  can  send  their  data  to  a  destination determined by a group / agency in exchanging the  data  needed to take care of the needs of people who need letters in carrying  out  their  respective  tasks,  which  are  various  and  within  the  same  time.  different,  so  that  there  are  no  more limitations that prevent people from sending the required data, because this technology requires training that will make the person on duty and the person using it able to run applications on google forms so that it can make it easier for all parties, both from users and form creators Keywords — Google form application, Letter Design

## I. P ENDAHULUAN
Pada  saat  masa  pandemi  Covid  19  ini,tidak  diperbehkan orang  berkerumun  dalam  suatu  tempat  umm  yang  dapat mengakibatkan  penyebaran  Covid  19  semakin  banyak  dan dapat mematikan bagi orang yang berkondisi kurang baikoleh karena  itu  seiring  kemajuan  Teknologi  saat  ini  yang mengandalkan  Internet  sebagai  media  komunikasi  surat menyurat, semua ini untuk menghindari dari kumpulnya orang yang banyak dalam suatu tempat [1].
Untuk  mengatasi  hal  tersebut  maka  dibuatkan  bagaimana cara  mengatasi  masalah  tersebut  dengan  cara  memberikan pelajaran  secara  online  supanya  orang  dapat  menggunakan teknologi Internet yang sudah maju saat ini [2].
Dalam  memberikan  materi  google  form  ini  maka diperlukan  penjelasan  bagaimana  cara  menggunakan  aplikasi google  form  ini  dapat  digunakan  untuk  mempermudah persoalan  dalam  membuat  atau  mengisi  formular  yang tentunya  sudah  dibuat  oleh  orang  yang  sudah  mempelajari nya dan dapat membagikan ilmu nya ke pada masyarakat yang membutuhkannya[3].
Pembelajaran  ini  diupanyakan  agar  dalam  penbuatan google  form  dapat  berjalan  dengan  baik  sesuai  fungsi  dan kegunaannya  dapat  bermanfaat  dan  digunakan  semaksimal mungkin  dapat  mengurangi  waktu  yang  terbuang  dan memperlancar  semua  kegiatan  dalam  membuat  laporan  yang diinginkan oleh orang yang menjalankan aplikasi ini [4].
Sehingga  tidak  perlu  lagi  orang  yang  memerlukan  laporan harus  datang  ketempat  yang  jauh  dan  memakan  waktu  yang terbuang  dalam  perjalanan  dan  membawa  berkas  kemana- mana  sehingga  tidak  terjaga  keamanannya  dalam  pengiriman berkas tersebut sangatlah jauh dibandingkan dengan teknologi goole form yang telah diberikan [5].
Dengan  menggunakan  media  sosial  yang  ada  saat  ini sangatlah membantu manusia dalam berkomunikasi baik lisan maupun tulisan,dan tidak membatasi waktu dan jarak sehingga lebih  menghemat  dalam  segi  waktu,dengan  pelatihan  orang dapat mengoperasikan aplikasi google form ,dan perlu berlatih dalam  pengoperasiannya  sehingga  lama-kelaman  akan  mahir mengunakan aplikasi tersebut [6].

## II. BACKGROUNG/LATAR BELAKANG
Dikarenakan  kondisikan  keadaan  alam  yang  mengalami bencana  virus  Covid  19  ini,  kita  harus  menjaga  diri  dengan tidak  mengadakan  pertemuan  dengan  banyak  orang  untuk menghindari  virus  berkembang  makanya  digunakanlah teknologi  Internet  ini,pembelajaran  aplikasi  google  form  ini berfungsi mempermudah orang dalam melakukan aktifitas dan membuat  laoran  tanpa  harus  bertemu  dengan  orang  lain,  tapi tetap  dapat  mengirim  laporan  /  data  yang  diperlukan  dengan waktu  yang  cukup  singkat  dan  akurat  dan semua  disesuaikan dengan kebutuhan yang ditentukan oleh pihak yang menerima data  yang  dapat  digunakan  dalam  membuat  laporan,  dalam mempelajari pembuatan google form membutuhkan ketelitian dan  pembelajaran  bagaimana  cara  menggunakan  tools-tools yang  dimiliki,  agar  supanya  tidak  terjadi  kesalahan  yang mengakibatkan  aplikasi  tidak  dapat  berjalan  sebagai  mana
mestinya,  dengan  mengikuti  tutorial  yang  ada  dan  banyak didapat  dari  berbagai  sumber,  dapat  menuntun  orang  tersebut agar dapat menggunakan aplikasi google form ini [7].
Di  dunia  Internet  saat  ini  banyak  sekali  tutorial  bangai mana  cara  mengunakan  aplikasi  google  form  tersebut  dan perlu  pendalaman  materi  dalam  mengoperasikan  aplikasi google  form  ini  khususnya  untuk  orang  awam  agar  bisa bermanfaat  sekaligus  membantu  orang  tersebut  dalam pekerjaan  sehari-hari  nya,sehingga  setiap  orang  yang menggunakan  google  form  ini  teratasi  segala  kebutuhan  nya dalam membuat  laporan  dan  memperoleh  data  yang diperlukan oleh kedua belah pihak baik  dari sisi pembuat dan pemakai  aplikasi  dapat  saling  terbantu  dengan  menggunakan aplikasi ini [8].
Aplikasi  google  form  ini  dapat  dirancang  sesuai  dengan bentuk  dan  format  yang  sesuai  dengan  rancangan  si  pembuat laporan  ,  sehingga  dalam  pelksanaan  perancangan  tidaklah suatu  yang  sulit  bagi  petugasnya  ,karena  sudah  mendapatkan pelatihan  bangai  mana  cara  merancang  tampilan  dan susunan kata-kata yang diinginkan dan tampilan gambar yang ingin di tampilkan  pada  lembar  kerja  yang  dibuat  oleh  petugasnya tentunya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing orang [9].
Adapun  dengan  dibantunya  oleh  aplikasi  google  form  ini diharapkan  petugas  yang  memerlukan  data  dari  orang memerlukan  dalam  pembuatan  suatu  laporan  baik  surat perjalanan,  soal,  tugas,  biodata,  perjanjian  dan  lain  lainnya dapat  dilakukan  dengan  waktu  yang  singkat  dan  data  nya dapat pergunakan sesuai kebutuhan dan dapat membatu orang berjarak  jauh  tanpa  memakan  waktu  yang  lama  semua  bisa berjalan dengan baik, disini terlihat bahwa teknologi sangatlah berperan  penting  dalam  menginformasikan  semua  kebutuhan orang baik dalam dunia pendiidkan, bisnis,usaha dan lainnya, semua bisa berjalan tanpa harus selalu bertemu [10].
Pembelajaran dalam menguasai aplikasi google form sangat penting  agar  perancang  dapat  membuat  format  nya  sendiri yang  disesuaikan  dengan  perancangan  yang  benar  dan memenuhi  semua  data  yang  akan  di  terima  dan  digunakan untuk  sebuah  laporan  pada  instansi/kantor  yang  berwenang menyimpan data orang tersebut [11] .
Dalam  pembuatan  aplikasi  ini  diaplikasikan  kedata  excel agar  data  bisa  tersimpan  dan  bisa  dibuatkan  suatu  database yang kelak berguna dalam pendataan yang lebih akurat dan di mutasikan ke database yang lebih mumpuni [12].
Pembuatan  form  pada  google  tidaklah  terlalu  sulit  asalkan mau  mengikuti  arahan  dan  mau  mempraktekan  dalam perancangan  aplikasi  ini  melihat  pada  pelatihan  pembuatan nya pasti dapat melakukan semua ini dan dapat melakukannya secara benar  [13].
Perancangan  google  form  sangat  mudah  dilakukan  anda membutuhkan koneksi Internet dan memiliki email gmail,pasti  bisa  memulainya  dengan  memanggil  email  dan masuk kedalam mydriver dan memilih google form,pilih blank from  anda  dapat  memilih  apa  yang  akan  diisi  dengan  hider dari google form ada dan pilihan-pilihan yang dibutuhkan dan disesuaikan  dengan  pilihan  anda  lalu  bisa  melihat  hasil  dari perancangan yang anda buat. [14]

## III. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Metode  penelitian  sini  mengunakan Metode  terapan  yang dapat membatu secara langsung untuk mengatasi keterbatasan manusia  bergerak  dikarenakan  virus  Covid  19  yang mengharuskan  manusia  tidak  dapat  berinterkasi  secara langsung  dengan  banyak  manusia  untuk  mencegah  penularan virus  yang  begitu  cepat,dengan  menggunakan  Teknologi Internet  dan  aplikasi  google  form  yang  sudah  rancang  ,maka tidak  ada  lagi  halangan  yang  merintangi  keberlangsungan transaksi  dan  komunikasi  bahkan  dengan  jarak  yang  jauh sekalipun dapat terlaksanan dalam waktu yang cukup singkat. [15].
Dari hasil ini dapat juga digunakan sebagai bahan penilain yang  bertujuan  dapat  menentukan  hasil  terbaik  dari keseluruhan  data  yang  diperoleh  dari  pengisian  yang dilakukan oleh user ,dan ini juga sekaligus dapat menentukan peringkat  yang  terbaik  diantara  data  yang  diperoleh  dan tersimpan didalam database [16].
Hampir  diseluruh  dunia  orang  manggunakan  aplikasi google form ini agar dapat tetap melakukan tugasnya ,karenan orang  selama  pandemic  dilarang  melakukan  aktifitas  diluar rumah,  dan  ini  tidak  berlaku  bagi  aplikasi  google  form ini,karena  semua  aktifitas  dapat  dilakukan  dari  dalam  rumah yang terntunya terkoneksi Internet [17].
Gambar 1. Metode Penelitian

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Merupakan pemanfaatan Teknologi Internet yang pada saat pandemic  ini  adalah  sangat  membantu  manusia  agar  tetap dapat  berinteraksi  melakukan  semua  kegiatan  sehari-hari sesuai  dengan  kebiasaan  yang  dilakukan  pada  masa  sebelum pandemi,  dan  dapat  mengambil  hikmah  dari  bencana  virus covid 19 untuk manuisa lebih maju dalam teknologi yang ada saat  ini  dan  yang  akan  datang  ,dengan  tanpa  membatasi aktifitas  manusia  dan  dapat  mengambil  semua  yang  dapat diperoleh oleh manusia diseluruh dunia ini.
Gambar 2. Usecase diagram
4.1 Tahap 1 Perancangan Pada gambar 2. Tahap 1 perancangan google form  ,melakukan  pemilihan  google  form  dengan  formulir kosong  agar  admin  dapat  merubah  dan  menentukan  tulisan yang  akan  ditampilkan  pada  form  yang  dibuat  disesuaikan dengan rancangan yang sudah disepakati.
admin Pelatihan Perancangan Hasil aplikasi
Gambar 2. Perancangan Tahap 1
Pada  gambar3.  Perancangan  tahap  2,  admin  merubah tulisan sekaligus menetukan pertanyaan yang akan di data dan diarsipkan  disesuaikan  dengan  kebutuhan  yang  harus  di  catat dalam suatu formulir yang diinginkan.
Gambar 3. Perancangan Tahap 2
Pada  gambar4.  Perancangan  tahap3,dimulai  dengan pendataan yang diperlukan seperti pendataan nama yang akan mengisi  formulir  dengan  memilih  pada  bagian  kanan  form  1 disikan  dengan  pilihan  jawaban  singkat,  yang  berarti pertanyaan yang jawabanya tidak Panjang karena khusus buat nama  pengisi  formulir  saja.dan  jangan  lupa  memilih  formulir wajib diisi pada posisi kanan bawah dari form tsb.
Gambar 4. Perancangan Tahap 3
Pada Gambar5.perancangan Tahap4, adalah setelah mengisi untuk  form  pertanyaan  pertama  maka  admin  akan menambahkan  pertanyaan  yang  berikutnya,admin  harus memilih tanda + pada sisi sebelah kanan dari form yang sudah dibuat  agar  bisa  menambah  kan  form  baru  yang  berposisi tepat dibawah form yang dibuat sebelumnya.

## Gambar 5. Perancangan Tahap 4
Pada  Gambar6.  Perancangan  Tahap5,  setelah  menabahkan form  baru  akan  mucul  dibawahnya  ,maka  admin  mengisikan form  ke  dua  yang  akan  diisikan  oleh  pengguna  misalkan dengan  mengisikan  alamat  pengisi  dengan  memilih  pilihan disebelah  kiri  form  dengan  pilihan  paragraph  sehingga  isi datanya  bisa  berupa  teks  yang  Panjang  karena  menerangkan alamat dari pengisi form tersebut.
Gambar 6. Perancangan Tahap 5 Pada Gambar7. Perancangan Tahap 6, admin menambahkan  form  baru,  mislakan  pengisi  harus  mengisikan identitas pengisi dengan jelas agar tidak terjadi kesalahan dan admin  memilih  pilihan  bisa  paragraph  atau  pun  jawaban singkat disesuaikan dengan kebutuhannya.
Gambar 7. Perancangan Tahap 6
Pada  Gambar8.  Perancangan  Tahap  7,  setelah  tidak  ada penambahan  form  lagi  maka  admin  bisa  melihat  tampilan yang akan dilihat oleh pengisi data  formulir yang admin buat, untuk  mengkoreksi  apakah  tamplan  sudah  cukup  atau  akan dirubah  dan  tampilan  masih  dapat  dirubah  sesuai  dengan keinginan admin.
Gambar 8. Perancangan Tahap 7

## V. K ESIMPULAN
Dari  hasil  perancangan  google  form  ini  tentunya  dapat menyelesaikan permasalahan dalam surat menyurat  pada saat dunia  mengalami  masa  pandemi  virus  Covid19  ,  sehingga semua  kegiatan surat  menyurat  dapat  melalui  aplikasi  google form ,dikarenakan orang yang bersangkutan tidak perlu datang ketempat tujuan dan berkerumun disuatu tempat ,tapi tetap di rumah masing-masing  namun tetap dapat melakukan aktifitas seperti biasa, bahkan jarak menjadi tidak terlihat jauh, karena google  form  tidak  membatasi  jarak  dan  waktu  orang  yang melakukan
transaksi/menginput data yang
diperlukan.sehingga  permasalahan  dalam  komunikasi  surat menyurat terlihat jelas dapat teratasi.

## REFERENSI
[1] Wibawanto, Pemanfaatan Googleform Sebagai Media
Pembelajaran  Jarak  Jauh  Atasi  Penyebaran  Covid-19. http://lpmplampung.kemdikbud.go.id. (Online), lampung ,
2020.
[2] D.  Wijaya,  Kelebihan  dan  Kekurangan  Google  forms. https://www.nitrotekno. com/kelebihan-kekurangan-google- form/. (Online), 2020.
[3] A. R. Kartika, “Model Pembelajaran Daring”. Journal of Early Childhood Care & Education, 2018.
[4] E.  Kuntarto,  “Kefektifan  Model  Pembelajaran  Daring  Dalam Perkuliahan  Bahasa  Indonesia  Diperguruan  Tinggi”.  Journal Indonesian Language Education and Literature / ILE&E/Vol.3 No. 1, 2017.
[5] O.  I.  Handarini,  Pembelajaran  Daring  Sebagai  Upaya  Study From  Home  (SFH)  Selama  Pendemi  Covid  19.  Journal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP). 8 (3)., 2020.
[6] W. W. F. Lau, Effect of Social Media Usage and Social Media Multitasking  on  the  Academic  Performance  of  University Students. Computers in Human Behavior. https://doi.org/10.1016/j.chb.2016.11.043, 2017.
[7] R.  &.  A.  R.  F.  Oktavian,  Efektivitas  Pembelajaran  Daring
Terintegrasi di Era Pendidikan 4.0. Didaktis: Jurnal Pendidikan Dan Ilmu Pengetahuan, 20(2), 129–135.
https://doi.org/10.30651/didaktis.v20i2.4763, 2020.
[8] Y.  Pujilestari,  Dampak  Positif  Pembelajaran  Online  dalam
Sistem  Pendidikan  Indonesia  Pasca  Pandemi  Covid  –  19.
Buletin Hukum dan Keadilan, 4 (1).
http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/adalah/article/view/15394,, 2020).
[9] W.  Wibawanto,  Desain  dan  Pemrograman  Multimedia Pembelajaran Interaktif. Penerbit Cerdas Ulet Kreatif. Jember, 2017.
[10] F.  &.  L.  Fatria,  Penerapan Media  Pembelajaran  Google  Drive Dalam  Pembelajaran  Bahasa  Indonesia.  Jurnal  Penelitian Pendidikan Bahasa dan Sastra2 (1): 138-144, 2017.
[11] U.  d.  Rahardja,  Pemanfaatan  Google  Formulir  sebagai  Sistem Pendaftaran  Anggota  pada  Website  Asosiasi.  Media Informatika Budidarma, Vol 2, no. 4,Oktober 2018., 2018.
[12] F.  Septiawan,  Efektivitas  Penggunaan  Goofle  Form  Dalam Pembelajaran Daring Pada Mata Pelajaran Pemeliharaan Mesin Sepeda  Motor  Di  SMK  Negeri  1  Koba  :  Jurnal  Pendidikan
Teknik Mesin. Volume 7 nomor 2 hal 129-135, 2020.
[13] Sianipar,  Penggunaan  Google  Form  Sebagai  Alat  Penilaian Kepuasan  Pelayanan  mahasiswa.  Journal  of  Information System, Applied, Management, Accounting and Research Vol. 33 no. 1, 2019.
[14] M.  B.,  Penerapan  Aplikasi  Google  Classroom,  Google  Form, Dan  Quizizz  Dalam  Pembelajaran  Kimia  Di  Masa  Pandemi Covid-19.  Ideguru  :  Jurnal  Karya  Ilmiah  Guru  Vol.  5,  No.1
Edisi Khusus KBM Pandemi COVID-19, 2020.
[15] MaxiResearch, Google Form Tutorial.
https://www.maxiresearch.com/wp- content/uploads/2017/12/Google-Form-Tutorial-2018- Indonesia.pdf diakses pada tanggal 3 Februari 2020., 2018.
[16] A. Ravika, Cara Membuat Google
Form. https://ruanglaptop.com/cara-paling-gampang-untuk-membuat- google-form/ diakses pada tanggal 3 Februari 2020., 2020.
[17] D.  Nurwardani,  Modus  Pembelajaran  Digital.  Link  Internet diakses pada tanggal 5 Februari 2020., 2018.