## Jurnal Teknologi Terpadu
https://journal.nurulfikri.ac.id/index.php/jtt ISSN : 2477-0043 ISSN ONLINE : 2460-7908

## SISTEM INFORMASI PELAYANAN SURAT MENYURAT DI KELURAHAN DESA SRIWIJAYA LAMPUNG TENGAH
Andronias Siregar 1 , Arief Satriansyah 2 , Rachmat Hidayat 3 , Maya Septa Wijaya 4
1 Teknologi Komputer, Universitas Bina Sarana Informatika
2,4 Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika
3 Teknologi Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta Pusat, DKI Jakarta, Indonesia 12140 andronias.aoe@bsi.ac.id , arief.aie@bsi.ac.id , rachmat.rch@bsi.ac.id , maia.septawijaya0409@gmail.com

## Abstract
Information  technology  has  progressed  quite  rapidly,  and  more  and  more  years  are  increasingly  developing  technology worldwide. Information technology greatly benefits the world government by creating village websites and building computer- based information systems. With information technology, everyone can process and access data and information they want to convey to the whole community through the website so that everyone can access it easily without having to come and ask the staff or person concerned. The problem with the mailing service in the Village of Sriwijaya Village, Central Lampung, where the process of making letters is still done manually, there are still writing errors. The purpose of creating this correspondence information  system  is  to  overcome  existing  problems  and  help  employees  and  staff  make  it  easier  to  update  village  and community development information by easily accessing this information; with this system, staff can also improve skills in information technology. The method used by the waterfall in making this information system includes making correspondence and information systems in the Sriwijaya village, using the PHP program and MYSQL database. The results of this study are a web-based correspondence information system that is very helpful for community services in making certificates, KK, KTP, SKU, and more quickly and saves time.
Keywords: Information system, Letter application, Village web, Waterfall, Website

## Abstrak
Teknologi  informasi  sekarang  ini  sudah  memiliki  kemajuan  yang  cukup  pesat  dan  semakin  bertambahnya  tahun  semakin berkembang teknologi di dunia. Teknologi informasi memberi manfaat yang besar dalam dunia pemerintahan, sebagai contoh dalam  pembuatan website desa  dan  pembangunan  sistem  informasi  berbasis  komputer.  Dengan  teknologi  informasi  setiap orang dapat mengolah dan mengakses data dan informasi yang ingin di ingin disampaikan kepada seluruh masyarakat melalui laman website sehingga setiap orang dapat mengaksesnya dengan sangat mudah, tanpa harus datang dan bertanya kepada staff atau  orang  yang  bersangkutan.  Permasalahan pelayanan  surat  menyurat di  Kelurahan  Desa  Sriwijaya  Lampung Tengah,  di mana proses pembuatan surat masih dilakukan pencatatan manual, masih terdapat kesalahan tulisan. Tujuan dibuatnya sistem informasi  surat  menyurat  ini  adalah  untuk  mengatasi  permasalahan  yang  ada  serta  membantu  karyawan  dan staff mempermudah untuk memperbarui informasi perkembangan desa dan masyarakat mudah dalam mengakses informasi tersebut, dengan  adanya  sistem  ini staff juga  bisa  meningkatkan  keterampilan  dalam  bidang  teknologi  informasi.  Metode  yang digunakan waterfall dalam pembuatan sistem informasi ini,  meliputi pembuatan surat menyurat dan sistem informasi yang ada  di  desa  Sriwijaya,  dengan  menggunakan  program  PHP  dan database MYSQL.  Hasil  dari  penelitian  ini  yaitu,  sistem informasi surat menyurat berbasis web yang sangat membantu pelayanan masyarakat dalam pembuatan surat keterangan, KK, KTP, SKU dan lebih cepat serta menghemat waktu.
Kata kunci: Aplikasi surat, Sistem informasi, Web desa, Waterfall , Website

## 1. PENDAHULUAN
Di  era  globalisasi  ini  teknologi  sudah  sangat  maju  di berbagai bidang seperti pendidikan, kesehatan, pemerintahan dan lain-lain. Di bidang pemerintahan sistem informasi sangat dibutuhkan agar setiap orang dapat dengan
mudah  mengakses  data  ataupun  informasi  yang  ada  salah satunya  data  dan  informasi  desa.  Layanan  publik  bernilai tambah  lebih  dikenal  dengan  teknologi  informasi  dan komunikasi atau e- government [1].
16 | Jurnal Teknologi Terpadu Vol. 9 No. 1 Juli 2023
E-Government adalah area aplikasi yang mencakup banyak area  relevansi  praktis  langsung,  seperti:  Implementasi sistem teknologi informasi, realisasi keuntungan, keamanan informasi, kesenjangan digital, akuntabilitas, interoperabilitas [2].
Pelayanan  publik  adalah  suatu  kegiatan  atau  serangkaian kegiatan  yang  berkaitan  dengan  pemenuhan  kebutuhan pelayanan  hukum  dan  peraturan  dari  semua  warga  negara dan  penduduk  atas  barang,  jasa,  atau  layanan  pemerintah yang disediakan oleh penyedia layanan publik[3].
Wana Jaya adalah sebuah desa di Kabupaten Subang, Jawa Barat.  Administrasi  kependudukan  harus  datang  langsung ke  kantor  desa.  Permasalahannya  adalah  respons  yang lambat,  kurangnya  informasi  yang  akurat  dari  desa  ke warga,  sistem  format excel ,  manual  s heet ,  proses pengambilan data yang lama dan kurangnya update [4].
Pelayanan  surat  menyurat  di  Desa  kelurahan  Sriwijaya lampung tengah mencakup meliputi Surat keterangan kartu tanda  penduduk  (KT),  Kartu  Keluarga  (KK),  Surat Keterangan  Tidak  Mampu  (SKTM),  Surat  Keterangan Perusahaan  (SKU).  Pelayanan  Desa  Sriwijaya  masih dilakukan  secara  manual  menggunakan  Microsoft word serta  pengarsipannya  masih  menggunakan  buku  sehingga membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  untuk  proses pencarian  data  yang  tersimpan.  Staf  di  kelurahan  Desa Sriwijaya  masih kurang hanya beberapa orang saja, proses pelayanan  juga  dilakukan  oleh  satu  orang  staf,  yang mengakibatkan pelayanan membutuhkan waktu yang lama.
Tujuan penelitian untuk membantu dan memudahkan staff kelurahan  untuk  surat  menyurat  dengan  menggunakan aplikasi  web,  diharapkan  dengan  dibuatkan  aplikasi membantu  masyarakat  dan  staf  dalam  pekerjaan,  penulis membuatkan  sistem  informasi  ini  menggunakan  bahasa pemrograman PHP dan database MSQYL dengan metode waterfall .
2. METODE PENELITIAN
2.1 Metode pengembangan sistem
Penulis  menggunakan  metode waterfall pengembangan sistem  metode Waterfall terbagi  menjadi  empat  tahapan yaitu[5] :
1. Kebutuhan Sistem ( System Requirements)
Selama fase ini,  penulis  melakukan  wawancara, diskusi,  atau  penelitian  langsung  untuk  mendapatkan informasi  tentang  kebutuhan,  ada  beberapa  macam requirement (kebutuhan)  menurut Sommerville yaitu Kebutuhan pengguna, sistem dan  perangkat lunak[6].
2. Implementation
Penulis  terlebih  dahulu  membuat  program  kecil  yang disebut  unit.  Ini  akan  diintegrasikan  ke  dalam  unit selanjutnya, dikembangkan dan diuji fungsionalitasnya. Ini disebut pengujian unit.
3. Verification
Pada fase ini, kami menguji apakah sistem sepenuhnya memenuhi  persyaratan  dan  kemudian  memvalidasi sistem.
4. Operation & Maintenance
Tahap  akhir  sistem  yang  sudah  jadi  dan  dijalankan dilakukan  pemeliharaan.  Pemeriksaan  dan  perbaikan kesalahan  yang  tidak  ditemukan  pada  aplikasi  yang berjalan.

## 2.2 Metode pengembangan sistem
Penulis  menggunakan  dua  metode  dalam  melakukan pengumpulan data adalah :
1. Observasi Peneliti  melakukan  kegiatan  observasi  dengan mengamati  dan  mempelajari  secara  langsung  segala aspek  yang  berkaitan  dengan  pengabdian  kepada masyarakat di kantor desa Sriwijaya provinsi Lampung Tengah.
2. Wawancara Penulis  melakukan  proses  wawancara  terhadap  salah satu staff di  Kantor  Kelurahan  Desa  Sriwijaya mengenai informasi mengenai beberapa data desa.
2.3 Landasan Teori
1. Sistem Terdiri dari unsur-unsur yang saling terintegrasi dengan tujuan  yang  sama  untuk  mencapai  tujuan  yang diharapkan [7].
2. Sistem Informasi Kombinasi  terorganisir  dari  orang,  perangkat  keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi[8].
3. Waterfall Model Waterfall bersifat  sistematis  dan  berurutan dalam  membangun  sebuah  perangkat  lunak.  Proses pembuatannya  mengikuti  alur  dari  mulai  analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan[9].
4. Surat menyurat Surat  merupakan  salah  satu  alat  komunikasi  tertulis sehari hari di dalam sebuah organisasi. Jenis surat yang diterima  maupun  yang  dikirim  (keluar)  berbagai macam,  sehingga  arus  surat  dengan  frekuensi  tinggi sering  menimbulkan  kemacetan  dan  kekacauan  pada arus informasi. Untuk itu dibutuhkan pengelolaan surat dengan  teknik,  metode  dan  sistem  tertentu  sesuai instansi masing-masing [10].
5. Website Kumpulan halaman yang menampilkan informasi data tekstual, data gambar diam atau bergerak, data animasi, suara, video, dan setiap kombinasi statis dan dinamis,
masing-masing  membentuk  rangkaian  bangunan  yang saling berhubungan, masing-masing merupakan jaringan halaman ( hyperlink )[11].
6. Web Server Web  server yaitu  komputer  yang  digunakan  untuk menyimpan  dokumen-dokumen  web,  komputer  ini akan melayani permintaan dokumen web dari kliennya. Web  browser seperti explorer atau navigator akan berkomunikasi  melalui  jaringan  dengan web  server Dengan  menggunakan  HTTP, browser akan  meminta sebuah  layanan  yang  disediakan  oleh server . Server akan memberikan layanannya jika tersedia juga dengan menggunakan protokol HTTP[12].
7. Entitiy Relationship Diagram (ERD)
Deskripsi data  yang  dimodelkan  dalam  diagram  dan digunakan  untuk  mendokumentasikan  data  dengan menentukan  isi  setiap  entitas  dan  hubungan  antar entitas [11].
8. Unified Model Languange (UML)
Gambar atau grafik untuk memvisualisasikan, mendokumentasikan,  membangun,  dan  menentukan sistem perangkat lunak yang dikembangkan dengan cara berorientasi  objek [13] . UML  memiliki  standar  untuk pemetaan sistem cetak biru, yang terdiri dari deskripsi proses  yang  memetakan  kelas  ke  program  yang  lebih konkret, basis data  tertanam, dan komponen  lain yang diperlukan oleh sistem.
9. Personal Home Page (PHP)
PHP berasal dari kata “ Hypertext  Preprocessor ”, yaitu “Bahasa  pemrograman  universal  untuk  penanganan pembuatan  dan  pengembangan  sebuah  situs  web  dan dapat digunakan secara bersamaan dengan HTML[14].
10. MYSQL
MySQL  adalah  sistem  manajemen  basis  data  SQL bersifat open  source .  MySQL  dapat  didefinisikan sebagai sistem manajemen database . Database sendiri merupakan struktur penyimpanan data. Untuk menambah,  mengakses  dan  memproses  data  yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MySQL server [15].

## 2.4 Analisa Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem untuk pengguna :
1. Kebutuhan sistem staff kelurahan
Untuk  mengakses  sistem  diminta  melakukan login untuk  masuk  ke  menu  utama  untuk  mengelola  surat pengajuan  untuk  KTP,  KK,  SKTM,  SKU,  SKP. Staff kelurahan  mengecek  data  masyarakat. Staff kelurahan dapat melakukan verifikasi data jika sudah benar, staff kelurahan  kemudian  membuat  surat  pernyataan  dan mencetak  surat  pernyataan  tersebut,  membuat  laporan serta memberikan informasi data masyarakat.
2. Kebutuhan sistem masyarakat
Untuk mengakses ke sistem di minta login untuk masuk ke menu utama, setelah itu pengguna dapat mengakses form pengajuan surat keterangan KTP, KK, keterangan usaha, keterangan pindahan, keterangan tidak mampu, dan  masyarakat  dapat  melihat  informasi  status  data yang diajukan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Use  case  dan  activite  diagram  Penggunaan  sistem untuk masyarakat.

## Keterangan pada gambar 1 dan 2
1. Pengguna harus melakukan login untuk dapat masuk ke halaman utama.
2. Setelah  berhasil  pengguna  dapat  memilih  menu pengajuan  KTP,  KK,  SKU,  SKP,    SKTM,    Sistem menampilkan Form data pengajuan.
3. Pengguna mengisi Form data pengajuan dan mengirim data kemudian sistem akan menyimpan dan data akan di verifikasi oleh staff .
4. Sistem akan mengirim informasi persetujuan pengajuan KTP, KK, SKU, SKP,  SKTM.
Gambar 1 . Use Diagram Penggunaan Sistem
3.2 Use  case  dan  activite  diagram  Pengguanaan  sistem untuk staf kelurahan.

## Keterangan pada gambar 3
1. Staf  kelurahan  harus  melakukan login untuk  dapat masuk ke halaman utama
2. Sistem menampilkan sub menu
3. Staff memilih sub menu verifikasi data
4. Sistem menampilkan daftar pengajuan berdasarkan sub menu yang dipilih
5. Staff memilih data pengajuan yang ingin diverifikasi
6. Sistem menampilkan data yang dipilih
7. Staff melakukan pengecekan dan menyesuaikan data
8. Staff menyetujui data yang sudah benar.
Gambar 3 . Use Case Diagram Staf Kelurahan
3.3 Sequence Diagram
1. Sequence Diagram Login
Squence Diagram Login dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Sequence Diagram Login
2. Sequence Diagram Kelola Surat Pengajuan
Squence  Diagram Kelola  Surat  Pengajuan  dapat dilihat pada gambar 5 berikut.
Gambar 5. Sequence Diagram Kelola Surat Pengajuan
3.4 Entitiy Relationship Diagram (ERD)
ERD menggambarkan sebuah relasi antara entitas yang satu dengan yang lain. ERD dapat dilihat pada gambar 6.

## Gambar 6. Entity Relationship Diagram
3.5 Rancangan program usulan
1. Halaman Utama
Pada  gambar  7  terdapat  halaman  utama  yang  merupakan halaman    yang    ditampilkan    saat  pengguna  pertama    kali masuk website ,  pada  halaman  pengguna  terdapat  menu login untuk staff dan masyarakat, serta terdapat menu daftar untuk masyarakat.
Gambar 7 . halaman utama
2. Halaman Daftar
Pada  gambar  8,  akan  tampil  halaman  pendaftaran  bagi pengguna  yang  belum  memiliki  akun,  pengguna  diminta melengkapi data email, nomor telepon, NIK, Password .
Gambar 8 . halaman daftar akun

## 3. Halaman Login
Pada gambar 9 menu login , pengguna diminta memasukkan email dan password untuk masuk ke halaman utama
4. Halaman Pelayanan Pengajuan Surat untuk masyarakat Pada gambar 10, setelah berhasil login akan tampil halaman pengajuan  surat  untuk  masyarakat,  pengguna  dapat mengajukan pelayanan surat keterangan KTP, KK, SKTM, SKU, SKTP
Gambar 10 . Halaman Login

## 5. Halaman Pengisian surat keterangan KTP
Gambar 11 pengguna diminta mengisi data-data pengajuan surat Keterangan KTP
Gambar 11 . Halaman pengisian data surat keterangan KTP
6. Halaman informasi pengisian data
Gambar  12  menampilkan  data  informasi  pengajuan  yang telah di isi oleh masyarakat, pengguna dapat melihat status pengajuannya.
7. Halaman informasi data-data pengajuan surat
Gambar 13 staff melihat informasi data-data pengajuan surat dari masyarakat dan melakukan proses verifikasi.
Gambar 13 . Halaman pengisian data surat keterangan KTP

## 8. Halaman Verifikasi pengajuan oleh staff
Gambar  14 staff akan  memverifikasi  pengajuan  dari masyarakat,  jika  data  pengajuan  sesuai  dan  lengkap  staf akan menerima dan akan menolak jika tidak lengkap.
Gambar 14 . Halaman verifikasi pengajuan surat keterangan
9. Tampilan Halaman Cetak Surat Pengantar
Gambar 15 staf kelurahan mencetak surat pengajuan yang telah di terima.

## 4. KESIMPULAN
Penulis mengambil kesimpulan berdasarkan penelitian ini yaitu :
1. Dengan  adanya  aplikasi  sistem  Informasi  Pelayanan surat menyurat menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Proses  pengumpulan  data  kependudukan  relatif  sama, sehingga  kami  menyarankan  untuk  menggunakan sistem ini di desa lain.
3. Adanya  sistem  informasi  surat  menyurat  membuka akses pelayanan publik lebih transparan.
4. Data tersimpan dengan aman dalam database dan dapat dicadangkan suatu saat diperlukan.
5. Sistem informasi pelayanan surat menyurat menghemat waktu,  meningkatkan  kinerja,  memproses  data  yang tersimpan dengan baik dan mempercepat pengambilan data yang dibutuhkan.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terima  kasih  kepada  seluruh  staf  kelurahan  Desa Sriwijaya Kabupaten Lampung Tengah.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] R.  Abdillah,  Ari;Lailiah,  Badariatul;Sa’adah, Rabiatus;  Pebrianto,  “Sistem  Informasi  Pelayanan Masyarakat  Secara  OnlinePada  Kelurahan  Sungai Raya,” Inf. Manag. Educ. Prof. , vol. 6, p. 21, 2021.
[2] E. B. Pratama and A. Hendini, “Pemodelan Sistem Informasi  Layanan  Masyarakat  (Silam)  Pada Kantor Desa Untuk Meningkatkan Pelayanan,” Klik - Kumpul. J. Ilmu Komput. , vol. 6, no. 1, p. 49, 2019.
[3] Pemerintah,  “Undang-undang  (UU)  tentang Pelayanan Publik,” Indonesia, 2009.
[4] I.  Widiastuti,  “Sistem  Informasi  Pelayanan  Desa Berbasis  Web  di  Desa  Wanajaya  Jawa  Barat,” Pendidik. Masy. dan Pengabdi. , vol. 3, p. 887, 2022.
[5] A.  A.  Wahid,  “Analisis  Metode  Waterfall  Untuk Pengembangan  Sistem  Informasi,” J.  Ilmu-ilmu Inform. dan Manaj. STMIK , no. November, pp. 1– 5, 2020.
[6] I. Sommerville, Software engineering , 9th ed. 2011.
[7] N. A. Rahmawati and A. C. Bachtiar, “Analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan sekolah berdasarkan kebutuhan sistem,” Berk. Ilmu Perpust. dan Inf. , vol. 14, no. 1, p. 76, 2018.
[8] E. Anggraeni Yunaeti, Pengantar Sistem Informasi , 1st ed. Yogyakarta: andi, 2017.
[9] R. Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak , Pendekatan. Yogyakarta: Andi Offset, 2015.
[10] I.  Dewi,  Chrisyanti, Manajemen  Kesekretariatan , Printing 1. Jawa Timur: Prestasi Pustaka, 2019.
[11] R.  L.  Khasanah,  C.  Kesuma,  and  R.  Wijianto, “Sistem  Informasi  Pelayanan  Kesehatan  Online Berbasis Web Pada PMI Kabupaten Purbalingga,”
Evolusi  J. Sains dan Manaj. , vol. 6, no. 2, pp. 74– 83, 2018.
[12] A.  B.  Adiwisastra,  M.  F.,    Hikmah, Web Programming  Desain  Halaman  Web  dengan  CSS . Graha Ilmu., 2020.
[13] H.  Nuryansyah  and  E.  Hermawan,  “Perancangan Sistem  Informasi  Manajemen  Ekstrakurikuler Berbasis  Web  Pada  Sekolah  Menengah  Kejuruan
Negeri 5 Kota  Bandung,” J.  Sisfokom  (Sistem  Inf. dan Komputer) , vol. 10, no. 3, pp. 298–305, 2021.
[14] M. MF, Buku Sakti Pemrograman Web Seri PHP . Yogyakarta: Start Up, 2018.
[15] R. Widyastuti, W. Indrarti, M. Novaliza, and Rani, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Inventory Boneka Berbasis Web Studi Kasus Di Toko Istana Boneka Cihampelas Bandung,” Prosisko , vol. 7, no.
2, pp. 96–101, 2020.