JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019
e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)

## JAMU (APLIKASI PENJAMINAN MUTU) STUDI KASUS  DOKUMEN MUTU PADA LEMBAGA PENJAMIN MUTU DAN KEPATUHAN DI INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI AL-KAMAL
Insaf Idul Khoiri 1 , Joko Prasetiana 2 , Darmin 3
Program Studi Teknik Informatika 1,3, Sistem Informasi 2
Fakultas Teknologi Informasi & Komunikasi Visual 1,3, Teknologi Informasi 2
Institut Sains dan Teknologi Al-Kamal 1,3, Universitas Bina Sarana Informatika 2 khoiriepoetra@gmail.com 1 , joko.jpa@bsi.ac.id 2 , darmin1112@gmail.com 3

## ABSTRAK
Lembaga  Penjamin  Mutu  Institut  Sains  dan  Teknologi  Al  -  Kamal  merupakan  salah  satu  lembaga  yang bertugas melakukan pengawasan dan pengendalian jaminan mutu dari perguruan tinggi. Kegiatan di dalam organisasi institusi  sendiri  tidak  terlepas  dari  kebutuhan  arsip/dokumen.  Dokumen  menjadi  salah  satu  faktor  penting  dalam mengukur  tingkat  pencapaian  kegiatan  yang  terorganisasi.  Pentingnya  sebuah  informasi  yang  terkandung  dalam dokumen  dapat  dijadikan  acuan  dalam  pengambilan  keputusan,  penyusunan  kebijakan,  perencanaan,  regulasi, monitoring  atau  memantau capaian  kegiatan dan mengevaluasi  kegiatan. Namun dalam pengelolaan dokumen masih ditemukan  beberapa  permasalahan,  yaitu:  dokumen  operasional  yang  belum  standar,  dokumen  manajemen  yang kurang diketahui oleh organisasi, dokumen SPMI yang belum diketahui oleh organisasi. Berdasarkan perkembangan teknologi digitalisasi dokumen dan layanan internet yang sudah ada di perguruan tinggi maka penelitian ini bertujuan untuk  merancang  bangun  sistem  pengelolaan  dokumen  mutu  pada  perguruan  tinggi.  Sistem  dikembangkan  dengan perangkat  lunak  pengembangan  yaitu  :  PHP,  dan  Database  Management  System  MySQL.  Hasil  dari  penelitian diharapkan  membantu  perguruan  tinggi  dalam  pengelolaan  dokumen  yang  lebih  baik  dengan  adanya  penyimpanan salinan  fisik  dokumen  ke  dalam  media  elektronik,  mempercepat  proses  pencarian  dokumen  yang  dilakukan  secara elektronik dengan akses melalui internet, efesiensi dalam penyediaan sarana dan prasarana dalam penyimpanan serta pendistribusian dokumen.
Kata Kunci : Dokumen, Dokumen Mutu, Pengelolaan Dokumen Mutu

## ABSTRACT
Quality Assurance Institute Al-Kamal Institute of Science and Technology is one of the institutions responsible for supervising and controlling quality assurance from the college. Activities within the institutional organization itself are inseparable from the need for archives / documents.  Documents are an important factor in measuring the level of achievement of organized activities. The importance of information contained in documents can be used as a reference in  decision  making, policy making, planning, regulation, monitoring  or monitoring  the achievements of activities and evaluating  activities.    However,  in  managing  documents,  several  problems  were  still  found,  namely:  operational documents  that  were  not  standardized,  management  documents  that  were  not  well  known  by  the  organization,  SPMI documents  that  were  not  yet  known  by  the  organization. Based  on  the  development  of  document  digitalization technology and internet services that already exist in the college, this study aims to design and build quality document management  systems  in  the  college.    The  system  was  developed  with  software  development  namely:  PHP,  and  the MySQL Database Management System.  The results of the study are expected to assist universities in better document management  by  storing  physical  copies  of  documents  into  electronic  media,  speeding  up  the  process  of  searching documents electronically with access via the internet, efficiency in providing facilities and infrastructure in the storage and distribution of documents.
Keywords : Document, Quality Document, Quality Document Management
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019 e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  yang  semakin  cepat  ini, menawarkan  berbagai  jenis  informasi  yang  semakin lengkap,  tepat  dan  akurat  dalam  rangka  membantu peran  suatu  organisasi  dalam  mencapai  tujuan. Perkembangan  ini  tentunya  hanya  dimiliki  dan  hanya dilakukan  oleh  teknologi  komputer  yang  selama  ini telah  berjalan  sesuai  deret  ukur.  Teknologi  informasi memegang  peranan  yang  sangat  penting  untuk membantu proses aktivitas kerja pada  instansi  maupun diperkantoran,  baik  dari  lembaga  pemerintah  maupun swasta.  Banyak  kegiatan  yang  dilakukan  hanya  dalam lingkup  terbatas,  kini  dapat  dilakukan  dalam  cakupan yang sangat luas. Keberadaan pengolahan data menjadi informasi  secara  terkomputerisasi  menjadi  sangat penting.  Hal  ini  dikarenakan  pengolahan  data  secara terkomputerisasi  dapat  memberikan  kontribusi  yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi  memiliki  banyak  keunggulan,  seperti pengolahan data secara cepat dan akurat.
Sebuah  perguruan  tinggi  memiliki  kewajiban  untuk melaksanakan  aktivitas  penjaminan  mutu  secara otonom,  sebagai  bagian  dari  upaya  meningkatkan sekaligus  mengendalikan  penyelenggaraan  pendidikan tinggi  yang  berkualitas.  Mutu  adalah  sebuah  hal  yang berhubungan  dengan  gairah  dan  harga  diri.  Mutu adalah agenda utama dan menigkatkan mutu merupakan tugas yang paaling penting [1].
Berdasarkan Permenrisdikti Republik Indonesia Nomor 62  tahun  2016  Bab  1  Pasal  1  Mutu  pendidikan  tinggi adalah  tingkat  kesesuaian  antara  penyelenggaraan pendidikan  tinggi  dengan  Standar  Pendidikan  Tinggi yang  terdiri  atas  Standar  Nasional  Pendidikan  Tinggi dan  Standar  Pendidikan  Tinggi  yang  Ditetapkan  oleh perguruan  tinggi.  Dokumen  mutu  melengkapi  proses Audit  Mutu  Internal  yang  telah  di  tetapkan  dalam kepatuhan  mutu  dan  tanggung  jawab  pada  sistem manajemen  untuk  keefektifan  hasil  implementasi Sistem Manajemen Mutu  dan mengukur kinerja manajemen perguruan tinggi dan kepuasan pelanggan.
Lembaga  Penjamin  Mutu  (LPM)  Institut  Sains  & Teknologi  Al  –  Kamal  merupakan  salah  satu  badan yang  dibentuk  sebagai  pengawas  dalam  proses dokumen  akademik  internal  perguruan  tinggi  dan memiliki  kewajiban  untuk  meningkatkan  mutu  di
lingkungan kampus  yang  memantau dan  mengevaluasi seluruh  kegiatan  penyelenggaraan  kampus  yang dilakukan  secara  berkelanjutan.  Pada  saat  ini  ada beberapa  kendala  yang  terdapat  di  LPM,  dimana dokumen  operasional  yang  disosialisasikan  pada kampus  belum  memenuhi  ketegori  standar  serta dokumen  manajemen  dan  dokumen  SPMI  yang  belum banyak  di  ketahui  oleh  setiap  lini  organisasi  pada kampus ISTA.
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka penulis tertarik  untuk  mengambil  judul  “ Perancangan  Sistem Informasi  Dokumen  Mutu  Pada  Lembaga  Penjamin Mutu  Dan  Kepatuhan  Studi  Kasus  Di  Institut  Sains Dan Teknologi Al-Kamal ” tujuannya untuk memaksimalkan  dalam  proses  memberikan  standar pada  dokumen  operasional  serta  fungsi  penyebaran informasi dokumen mutu ke setiap organisasi.

## 2. LITERATUR DAN METODE
2.1 Dokumen Mutu
Dokumen  mutu  adalah  dasar  bagi  penerapan sistem  manajemen  mutu.  Dokumen  harus  tertulis dengan  jelas  dan  dapat  dimengerti  dengan  mudah oleh  setiap  orang  yang  memerlukannya.  Tanpa adanya  dokumen  yang  tertata  rapi,  penerapan sistem  manajemen  mutu  tidak  dapat  dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin konsistensinya  [2].  Untuk  keperluan  pembuatan analisis perbaikan berkelanjutan ( continual improvement )  memerlukan  dokumentasai  sistem manajemen  mutu  yang  lengkap  dan  tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan proses kerja organisasi. Pemenristekdikti nomor 62 tahun 2016 tentang  SPMI  dalam  pasal  5  SPMI  memiliki kegiatan harus dipenuhi.

## 2.2 Definisi Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  yang mempertemukan  kebutuhan  pengelolaan  transaksi harian,  mendukung  operasi,  bersifat  manajerial, dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan pihak  luar tertentu dengan  laporan  – laporan yang dibutuhkan [3].
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019 e-ISSN : 2597-3673 (Online)
p-ISSN : 2579-5201 (Printed)

## 2.3 Definisi Perancangan Sistem
Perancangan  adalah  proses  merencanakan  segala sesuatu  terlebih  dahulu.  Perancangan  merupakan wujud  visual  yang  dihasilkan  dari  bentuk-bentuk kreatif  yang  telah  direncanakan.  Langkah  awal dalam  perancangan  desain  bermula  dari  hal-hal yang  tidak  teratur  berupa  gagasan  atau  ide-ide kemudian melalui  proses  penggarapan  dan pengelolaan  akan  menghasilkan  hal-hal  yang teratur,  sehingga  hal-hal  yang  sudah  teratur  bisa memenuhi  fungsi  dan  kegunaan  secara  baik. Perancangan merupakan penggambaran,
perencanaan,  pembuatan  sketsa  dari  beberapa elemen  yang  terpisah  kedalam  satu  kesatuan  yang utuh dan berfungsi”. [4].

## 3. METODE
Metodologi penelitian yang digunakan dalam laporan tugas akhir terdiri dari:

## 3.1 METODE PENGUMPULAN DATA
1. Metode Observasi Dalam  sistem  dilakukan  pendekatan  dengan surve  untuk  mengetahui  masalah  apa  yang  biasa dikerjakan  sesuai  dengan  materi  ilmu  yang dimiliki.  Surve  ini  dilakukan  untuk  mendapatkan informasi  dan  data  yang  berhubungan  dengan penyelesaian  masalah,  selain  itu  juga  untuk mengetahui  proses  –  proses  apa  yang  ada  dalam LPM.
2. Metode Wawancara Metodologi wawancara adalah penelitian yang dilakukan  selama  melakukan  perancangan  sistem informasi  dokumen  mutu  pada  LPM.  Dengan mencatat  semua  data  –data  yang  di  butuhkan, kemudian kita olah menjadi sebuah informasi yang lebih akurat demi suksesnya program yang dibuat. Dimana dalam  mendapatkan data  –  data diperoleh dari narasumber.
3. Studi Kepustakaan
Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai  literatur  yang  berhubungan  dengan perancangan sistem informasi dokumen mutu pada LPM (Lembaga Penjamin Mutu).

## 3.2 METODE PENGEMBAGAN SISTEM
Suatu  sistem  informasi  dengan  waktu  yang  relatif singkat.  Untuk  pengembangan  suatu  sistem informasi  yang  normal  membutuhkan  waktu minimal  180  hari.  Namun  dengan  metode  RAD suatu sistem dapat diselesaikan hanya dalam waktu 60-90 hari [4]. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode RAD ( Rapid  Aplication  Developmen )  dengan  tahapan sebagai berikut :
1. Perancangan ( Planing )
Dalam  tahap  ini  diketahui  apa  saja  yan menjadi  kebutuhan  sistem  yaitu  dengan mengidentifikasikan  kebutuhan  informasi  dan masalah  yang  dihadapi  untuk  menentukan tujuan,  batasan-batasan  sistem,  kendala  dan juga  alternatif  pemecahan  masalah.  analisis digunakan  untuk  mengetahui  perilaku  sistem dan  juga  untuk  mengetahui  aktivitas  apa  saja yang ada dalam sistem tersebut.
2. Desain ( Design )
Yaitu  mengidentifikasi  solusi  alternatif  dan memilih  solusi  yang  terbaik.  kemudian membuat  desain  proses  bisnis  dan  desain pemrograman  untuk  data-data  yang  telah didapatkan  dan  dimodelkan  dalam  arsitektur sistem  informasi. tools yang digunakan  dalam pemodelan  sistem  yang  menggunakan  unified modeling language (uml).
3. Implementasi( Implementation )
Setelah design dilakukan,  selanjutnya  sistem diimplementasikan  ( coding )  ke  dalam  bentuk yang  dimengerti  oleh  mesin  yang  diwujudkan dalam  bentuk  program  atau  unit  program. tahap  implementasi  sistem  merupakan  tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil yang didapatkan berdasarkan dari penelitian yang telah  dilakukan  yang  berhubungan  dengan  sistem pengajuan  pengambilan  data  penelitian  menggunakan tahapan-tahapan dari metode Rapid Aplication Development  (RAD) ,  adapun  dengan  melakukan beberapa  tahapan  yaitu  observasi,  wawancara  dan melakukan studi pustaka. Dari langkah – langkah yang telah  dilakukan  maka  didapat  kebutuhan  –  kebutuhan
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019
e-ISSN : 2597-3673 (Online)
p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
berdasarkan  sistem  yang  akan  dibangun,  kebutuhan tersebut meliputi :
Tabel 6.1 Analisa Kebutuhan Pengguna
No Kebutuhan Pengguna
1. Organisasi dapat login
2. Organisasi dapat menerima dokumen
3. Organisasi dapat mengirim dokumen
4. Organisasi dapat mendowload dokumen
5. Organisasi dapat melihat dokumen sesuai
pengelompokan
Tabel 7.1  Analisa Kebutuhan Admin No  Kebutuhan Pengguna
1. Admin dapat login
2 Admin dapat menerima dokumen
3. Admin dapat mengirim dokumen
4. Admin dapat mengirim dokumen sesuai tujuan yang ditentukan
5. Admin dapat meng upload dokumen yang di
kelompokkan
6. Admin dapat menambah user
a. Use Case diagram yang diusulkan
Gambar 1. Use Case diagram dokumen mutu LPM
a. Skenario Use Case
1. Nama Use Case : Login Aktor : Prodi, Keuangan, Akademik, LPPM, LPM, Rektor & Wakil Rektor (Organisasi) Deskripsi : Untuk dapat masuk dan mengakses aplikasi sesuai dengan hak akses masing – masing.
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019 e-ISSN : 2597-3673 (Online)
p-ISSN : 2579-5201 (Printed) Tabel 1.1 Skenario Use Case Login Aktor Sistem
1. Prodi, Keuangan,
Akademik, LPPM, LPM,
Rektor & Wakil Rektor 2. Mengotentikasi data login dengan data account .
3. Bila valid sistem akan menampilkan halaman menu utama untuk masing-masing level sesuai sistem.
2. Nama Use Case
: Upload panduan Aktor : Prodi, Keuangan, Akademik, LPPM, Rektor, Wakil Rektor (Organisasi) Deskripsi : Mengupload data panduan kepada LPM Tabel 1.2 Skenario Use Case Upload Panduan Aksi Aktor Sistem 1. Menekan tombol upload 2. Menampilkan pilihan panduan yang akan di upload
3. Menekan tombol add
4. Panduan tersimpan di
database
3. Nama Use Case
: Mengelola Master User Aktor : Admin sistem (LPM) Deskripsi
: Admin sistem mengelola master user Tabel 1.3 Skenario Use Case Master User Aksi Aktor Sistem 1. Memilih menu master user 2. Menampilkan form master user
3. Menekan tombol
Add
4. Memasukkan id user, user name, name & password
5. Pilih Level
6. Menekan Tombol
edit
7. Sistem mengubah data user yang ada di database
8. Menekan tombol
delete
9. Sistem menghapus
data user  user yang ada di database
b. Activity diagram yang diusulkan
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019
e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Gambar 2. Activity diagram dokumen mutu LPM
Keterangan activity diagram dokumen mutu :
a) Intial mode , objek yang diawali
b) 8 action yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya membuat panduan, upload panduan ke sistem, download panduan dari sistem, revisi panduan, pemakaian panduan, cek panduan, acc panduan.
c. 1 Final state , objek yang diakhiri.
c. Class  diagram sistem dokumen mutu
Gambar 3. Class diagram dokumen mutu LPM
Hasil  implementasi  dari  rancangan  antar  muka  yang sudah  dibuat  sebelumnya  dibuah  ke  dalam  aplikasi menggunakan Bahasa markup HTML dan
menggunakan Bahasa  pemograman  PHP  untuk menangani  kontrol  seperti  pengiriman  dokumen, penerimaan dokumen,dan pemberlakuan dokumen.
a. Halaman Login
Terdapat 2 textbox yang terdapat pada halaman ini yang berguna  untuk  menerima  masukan username dan password ,  serta  terdapat  satu  tombol  yang  berfungsi untuk submit data untuk keperluan authentifikasi login . Pengguna  diwajibkan  untuk  melakukan  login  terlebih dahulu  sebelum  dapat  mengakses  aplikasi  sistem informasi, jika pengguna berusaha mengakses halaman lain  sebelum  melakukan login maka  akan  otomatis dialihkan ke halaman login .
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019
e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Gambar 4 Tampilan Login
a. Tampilan Inbox
Tampilan inbox ini adalah untuk penerimaan dokumen yang  dikirimkan  oleh  user,  dimana  dokumen  yang dikirimkan  akan  muncul  dihalaman inbox .  Pengguna dapat  membuka  dan  mendownload  dokumen  yang sudah masuk pada menu inbox tersebut.
Gambar 5 Tampilan inbox

## b. Tampilan Send
Pengguna  dapat  mengirimkan  dokumen  yang  sudah dibuat atau direvisi untuk dikirimkan kepada LPM atau LPM  atau  admin  dapat  didistribusikan  kepengguna lain.
Gambar 6. Tampilan send

## c. Tampilan Form Pengiriman
Pengguna  yang  akan  mengirimkan  dokumen  akan diberikan tampilan berikut dimana para pengguna harus mengisi  beberapa  hal  untuk  mempermudahkan  atau diketahui  pengguna  lain  dari  dokumen  yang  hendak dikirimnya.
Gambar 7. Tampilan form pengiriman dokumen
d. Tampilan dokumen yang siap digunakan
Dokumen  yang  sudah  siap  digunakan  kemudian  di upload ke form dokumen  yang  sudah  disediakan dengan  dibagi  3  (tiga)  kategori  yaitu  dokumen operasional,  dokumen  managemen,  dokumen  SPMI. Dimana  hanya  LPM  ( admin )  yang  dapat  mengupload dokumen yang sudah siap untuk digunakan.
Gambar 8 Tampilan dokumen yang sudah siap digunakan
e. Tampilan  Form  Pendistribusian  Dokumen yang Sudah Berlaku
LPM mengupload dokumen yang sudah siap digunakan oleh user ,  LPM  harus  mengisi  beberapa form yang tersedia pada tampilan tersebut. LPM harus menentukan  kategori  dan  siapa  saja  berhak  menerima dokumen tersebut.
Gambar 9. Tampilan form pemberlakuan dokumen
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.3 No.2 Desember 2019 e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  dari  penulisan  penelitian  dan pengamatan yang telah dilakukan pada LPM ISTA maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Dengan  di  adakannya  prototipe  sistem informasi  dokumen  mutu  pada  LPM  ISTA tersebut  semoga  diharapkan  dapat  membantu dalam pengelolaan stadar dokumen, pendistribusian  manajemen  dokumen  dan dokumen SPMI kepada organisasi di ISTA.
b. Dengan  adanya  prototipe  ini  memberikan kemudahan  dalam  memberikan  informasi secara up  date serta  dokumen  lebih  mudah  di ketahui oleh setiap lini organisasi di ISTA.
c. Di  adakannya  sistem  ini  berharap  dapat memberikan  efesiensi  kinerja  pada  setiap organisasi  dalam  pengelolaan  dokumen  mutu yang melibatkan pihak LPM.

## 6. REFERENSI
[1]  Edward  Sallis,  “Total  Quality  Management  In Education Model,
Teknik,
dan Implementasinya  ”,  (Yogyakarta,  Penebit  : IrciSoD, 2015).
[2]  Suardi,  Rudi.  2003.  Sistem  Manajemen  Mutu  ISO
9000:2000. Jakarta : PPM.
[3] hutahaean jeperson. 2014. konsep sistem informasi. yogyakarta deepublish
[4]  Hidayat,  Wahyu,  Fauzi  Maaruf,  Saeful  Bahari. “Perancangan  Media  Video  Desain  Interior Sebagai  Salah  Satu  Penunjang  Promosi  Dan Informasi  Di  PT.  Wans  Desain  Group”. Jurnal  CERITA  Vol.  2  No.  1  –  Februari
2016"
[5] A.S  Rosa  ,  dan  M.Shalahuddin.  2014. Rekayasa Perangkat  Lunak  Struktur  dan  Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.