Page | 23

## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG OBAT PADA RUMAH SAKIT UMUM ISLAM MADINAH KASEMBON MALANG
Sutan Mohammad Arif 1 , Hendro Purwoko 2 1, 2 Teknik Informatika-Universitas Indraprasta PGRI Jl. Nangka No.59 Tanjung Barat, Jakarta Selatan 12530 sutans.axer@gmail.com 1 , hendroprwk08@gmail.com 2
Abstrak — Sebagai penyedia layanan kesehatan bagi masyarakat, Rumah Sakit Umum Islam Madinah yang terletak di Kecamatan Kasembon, Kabupaten Malang, Jawa Timur perlu memanfaatkan teknologi komputer untuk mendukung kebutuhan pasien seperti obat dan alat kesehatan yang dikelola oleh pihak gudang.  Lingkup  kerja  pada  bagian  gudang  masih  berskala  kecil  karenanya  Microsoft  Access  yang merupakan aplikasi paket instalasi Microsoft Office menjadi pilihan yang tepat dan mudah, aplikasi ini juga  dapat  diterapkan  pada  komputer  yang  memiliki  jaringan  lokal.  Pada  penelitian  ini,  metode Waterfall  digunakan  untuk  mempercepat  proses  pengembangan  aplikasi  gudang  dikarenakan  proses desain,  implementasi  hingga  pengujian  aplikasi  berkesinambungan.  Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa aplikasi gudang yang di bangun dengan menggunakan Microsoft Access mempercepat kerja staf dalam membuat laporan, rekap stok dan melihat perubahan harga tanpa perlu harus melihat kartu stok yang tertera pada rak penyimpanan.
Kata kunci — Aplikasi Gudang, Microsoft office, Microsoft Access, Waterfall

## I. PENDAHULUAN
Rumah  Sakit  Umum  Islam  Madinah  merupakan penyedia  layanan  kesehatan  yang  terletak  di Kecamatan  Kasembon,  Kabupaten  Malang,  Jawa Timur, memiliki peranan yang sangat strategis dalam upaya  peningkatan  derajat  kesehatan  masyarakat. Paradigma  baru  pelayanan  kesehatan  mensyaratkan Rumah  Sakit  memberikan  pelayanan  berkualitas sesuai kebutuhan dan keinginan pasien  dengan tetap mengacu  pada  kode  etik  profesi  dan  medis  [1].  Saat ini  rumah  sakit  memiliki  dua  cabang  dan  melayani lebih dari belasan tahun, dikenal dengan pelayanannya  yang  cukup  baik,  sumber  daya  yang mumpuni  dan  ketersediaan  alat  kesehatan  yang lengkap  membuat  rumah  sakit  ini  dipercaya  oleh masyarakat.  Sehingga  untuk  menunjang  proses pelayanan  tentunya  dibutuhkan  pula  obat  dan  alat kesehatan  yang  selalu  tersedia  dalam  dua  puluh empat jam. Hal ini telah dilakukan oleh pihak gudang dalam  mengontrol  ketersediaan  obat  dan  alat kesehatan agar stok terjaga dengan baik.
Gudang  merupakan  divisi  yang  terpisah  dengan Farmasi,  maka  untuk  memenuhi  kebutuhan  obat  dan alat  kesehatan,  gudang  melakukan  proses  penjualan untuk  mengeluarkan  obat  dan  alat  kesehatan  kepada divisi  Farmasi.  Saat  ini,  permasalahan  akan ketersediaan  obat  dan  alat  kesehatan  bukan  menjadi kendala  bagi  staf  gudang,  walaupun  kontrol  stok masih manual dengan menggunakan aplikasi perkantoran,  namun  kendala  terbesar  adalah  dalam membuat  laporan  stok,  pembelian,  penjualan  dan barang  masuk-keluar  yang  biasanya  selesai  dibuat
lebih  dari  satu  bulan  dikarenakan  banyaknya  jenis barang yang ada di gudang.
Melihat  kondisi  itu  peneliti  membuat  sebuah aplikasi  basis  data  yang  ada  pada  paket  instalasi Microsoft  Office,  yaitu  Microsoft  Access  dengan bahasa  pemprograman  Visual  Basic For  Aplication (VBA).  Microsoft  Access  merupakan  program aplikasi komputer yang digunakan untuk merancang, membuat,  dan  mengolah  berbagai  jenis  data  dengan kapasitas  yang  besar.  Di  samping  itu  Microsoft Access  juga  terkenal  dalam  kemudahannya  sebagai aplikasi pengolah database, serta dapat dikembangkan lebih lanjut [2]. Dalam pengembangannya  peneliti  menggunakan  metode Waterfall agar tahapan analisa, desain dan implementasi sistem berkesinambungan.

## I. LANDASAN TEORI

## A. Microsoft Access
Microsoft  Access  (atau  Microsoft  Office  Access) adalah  sebuah  program  aplikasi  basis  data  komputer relasional  yang  ditujukan  untuk  kalangan  rumahan dan  perusahaan  kecil  hingga  menengah.  Aplikasi  ini merupakan  anggota  dari  beberapa  aplikasi  Microsoft Office.  Aplikasi  ini  menggunakan  Microsoft  Jet Database Engine dan  juga  menggunakan  tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna[6].
Komponen  utama  ( object )  dari  Microsoft  Access adalah  sebagi  berikut:  (1)  tabel  yang  berfungsi sebagai tempat  menyimpan sekumpulan data sejenis; (2) query berfungsi sebagai bahasa atau sintaks untuk
Page | 24
melakukan  manipulasi  terhadap  database;  (3)  form berfungsi untuk memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan  tampilan  formulir.  Ini  memudahkan pemasukan data, dan menghindari kesalahan pemasukan  data;  (4)  report  berfungsi  untuk menampilkan, mencetak data/informasi dalam bentuk laporan [3].

## B. Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)
Merupakan  turunan  bahasa  pemrograman  Visual Basic yang dikembangkan oleh Microsoft yang dirilis pada  tahun  1993  yang  terintegrasi  antara  lingkungan pemrograman  (Visual  Basic  Editor)  dengan  bahasa pemrograman (Visual Basic) sehingga dapat memudahkan  pengguna  untuk  mendesain  dan membangun  program    untuk  Microsoft  Office  dan aplikasi-aplikasi  tertentu  seperti  Microsoft  Visual Studio.  VBA  dapat  mengotomatisasi  pekerjaan. Pekerjaan  yang  dimaksud  adalah  pekerjaan/perintah yang  dilakukan  secara  berulang-ulang  dan  kompleks [12].

## III. METODE PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  penulis  mengambil  lokasi penelitian  di  Rumah  Sakit  Umum  Islam  Madinah Kasembon Malang dan penulis menggunakan metode Waterfall dengan  mempertimbangkan  kebutuhan staff  gudang  yang  mendesak  akan  aplikasi  pengelola stok obat dan alat kesehatan. Penggunaan metode ini juga  didukung  dengan  staff  yang  kooperatif  dalam memberikan  informasi  sehingga  analisa,  desain  dan implementasi dilakukan berurutan dan meminimalisir resiko kesalahan kode.
Gbr. 1 Konsep Waterfall [6]
Tahapan  –  tahapan  yang  dilakukan  peneliti dalam  menentukan  perancangan  sistem  informasi gudang  obat  Rumah  Sakit  Islam  Madinah  adalah sebagai berikut:
a. Penelitian  pendahuluan:  pada  tahapan  ini, peneliti  menentukan  studi  awal  dengan  melihat kondisi langsung bagian gudang obat yang ada di Rumah Sakit Umum Islam Madinah Kasembon.
b. Pengumpulan data: pada tahapan ini pengumpulan  dilakukan  dengan  cara  wawancara dengan  kepala  atau  yang  bertanggung  jawab
dalam  pengelolaan  data  obat  yang  masuk maupun yang keluar, selain itu dalam pengumpulan  data  juga  dilakukan  dengan melihat  contoh  faktur  terdahulu  yang  ada  di gudang obat tersebut.
c. Analisa  dan  perancangan:  dalam  tahapan  ini peneliti  menganalisis  serta  merancang  system sesuai  dengan  data  yang  diberikan  atau  yang  di dapat  dari  tahapan-tahapan  sebelumnya  sampai dengan diperolehnya suatu kesimpulan dan hasil akhir  yaitu  sebuah  sistem  aplikasi  desktop gudang obat tersebut.

## IV.  HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam  membuat  sistem  stok  pada  Rumah  Sakit Umum  Islam  Madinah  diperlukan  relasi  tabel  yang dapat menyimpan data secara efektif, pada Microsoft Access  pembuatan  relasi  tabel  sangat  mudah dilakukan  dengan  syarat  tipe  data  pada  kolom  yang akan direlasi harus memiliki tipe yang sama.
Gbr. 2 Struktur Tabel
Pada  gambar  diatas  terlihat  bahwa  seluruh  table telah  terelasi  dengan  baik,  tabel  utama  sudah memiliki  kunci  utama  ( primary  key )  yang  ditandai dengan  simbol  kunci  pada  nama  kolom  dan terhubung  dengan  kunci  tamu  ( foreign  key )  dengan status relasi bertipe one-to-many.

## Gbr. 3 Ribbon Menu
Ribbon  adalah  kumpulan  menu  dan  atau  fungsi yang terletak diatas lembar kerja pada semua aplikasi Microsoft  Office,  untuk  membuatnya  diperlukan kode  berupa  XML  yang  dijalan  pada  saat  pertama kali  aplikasi  dibuka.  Kode  tersebut  terorganisir dengan  baik  termasuk  ikon  dan  fungsi  standar Microsoft  Office  yang  telah  didefiniskan  dengan inisial “Mso”, seperti : imageMso, idMso dan lainnya. Jika  ada  kode  yang  tak  terdifinisi,  maka  dibuatlah Macro  untuk  menjalan  fungsi  tertentu  yang  dapat dimodifikasi.
Page | 25 Gbr 4 Form Customer
Gbr. 5 Form Supplier
Pada Form Customer dan Form Supplier didesain dengan bentuk yang serupa, sebagai data utama pada seluruh  transksi  pada  aplikasi  ini  data  yang ditampilkan  hanya  Nama,  Alamat,  Telp,  PIC perbedaan  pada  kolom  hanya  pada  ID  saja  dengan penomeran otomatis ( auto number ).
Gbr. 6 Form Obat
Bentuk dari Form Obat dibuat dalam bentuk tabel yang menampilkan harga beli dan jual agar pengguna bisa  langsung  memeriksa  perubahan  harga.  Di dalamnya  juga  terdapat  status  non  aktif  jika  barang yang ada pada data sudah tak di gunakan lagi namun tak mengubah data stok. Tombol hapus terdapat disisi paling  kanan,  dengan  menekan  tombol  ini,  maka semua  data  yang  berhubungan  dengannya  akan terhapus  sehingga  dapat  menyebabkan  perubahan stok.
Form  Pembelian  dibuat  dalam  bentuk  one-to- many, dengan fungsi yang dapat merekam perubahan harga  jika  harga  pembelian  berbeda  dengan  harga yang  sudah  tertera  secara  otomatis,  setiap  barang yang  masuk  dalam  transaksi  pembelian  akan menambah stok.
Gbr. 8 Form Penjualan
Setiap  data  penjualan  yang  masuk  maka  akan mengurangi  stok.  Didalamnya  pengguna  aplikasi disediakan  fungsi  mencetak  faktur,  dikarenakan pencetakan faktur menggunakan printer ink jet, maka dibuat pula fungsi cetak copy faktur.
Gbr. 9 Data pembelian obat dan alat kesehatan perbulan

## Gbr. 10 Data penjualan obat dan alat kesehatan perbulan
Informasi  jumlah  pembelian  dan  penjualan pertahun ditampilkan dalam kolom berdasarkan bulan, dengan  adanya  informasi  ini  pengguna  dapat memutuskan  obat  atau  alat  kesehatan  apa  saja  yang keluar-masuk pada tahun terpilih.
Page | 26

## Gbr. 11 Data perubahan harga obat
Setiap  perubahan  harga  pada  proses  pembelian dan  penjualan  akan  tersimpan  otomatis  pada  tabel diatas  dengan  historikal  yang  urut  berdasarkan tanggal  dan  jam  sehingga  pengguna  aplikasi  mudah melihat  alur  perubahan  harga  pada  obat  dan  alat kesehatan.

## Gbr.12 Form Cetak Laporan
Banyak  jenis  laporan  yang  dibutuhkan  oleh pengguna aplikasi sehingga diperlukan Form memiliki banyak opsi. Untuk menampilkan opsi-opsi tersebut  diperlukan  kontrol  berupa Combo  Box yang dapat  menampilkan  data  yang  bersumber  dari berbagai tabel.
Gbr. 13 Form Cetak Laporan dengan berbagai jenis Laporan
Pada  gambar  diatas  terlihat  tampilan  Form  Cetak yang memiliki opsi dengan kriteria berdasarkan jenis dan pembatasan data.

## Gbr. 14 Pracetak faktur
Gambar  diatas  merupakan  pracetak  faktur penjualan, dimana nota merupakan nomer pemintaan yang diterima dari customer.
Gbr. 15 Pracetak data obat
Untuk  melihat  data  obat  dan  alat  kesetahan  yang aktif  digunakan  dan  melihat  data  harga  dilaporkan dalam bentuk seperti diatas, selain itu pengguna juga dapat  melihat  profit  yang  merupakan  selisih  dari harga beli dan harga jual.

## Gbr 16. Laporan perubahan harga
Dalam proses pembelian dan penjualan perubahan harga sering terjadi, untuk merekam perubahan harga tersebut  dapat  dilihat  melalui  tampilan  diatas,  ada pun  daftar  harga  sudah  diurut  berdasakan    ID  dan waktu agar dapat dilihat dengan mudah.

## Page | 27
Gbr. 18 Laporan pembelian berdasarkan ID atau tanggal transaksi
Pada  gambar  18  dan  19  merupakan  pracetak  dari data  transaksi,  didalamnya  terdapat  informasi pembelian dan penjualan dengan total transaksi yang dapat  ditampikan  berdasarkan  ID  atau  tanggal transaksi, pada baris paling bawah, akan ditampilkan total  keseluruhan  transaksi  sesuai  dengan  batas  yang tentukan.

## V. KESIMPULAN DAN SARAN

## A.  Kesimpulan
Adapun  simpulan  yang  diambil  dari  pembahasan diatas adalah:
a. Microsoft Access mampu mengakomodir kinerja staf dalam menyediakan informasi stok obat dan alat  kesehatan  pada  Rumah  Sakit  Umum  Islam Madinah Kasembon Malang.
b. Pembuatan laporan transaksi mengalami penurunan  waktu  yang  yang  drastis,  pada awalnya  pembuatan  laporan  menghabiskan waktu  lebih  dari  satu  bulan,  sekarang  menjadi satu hari.

## B.  Saran
Untuk  mengembangkan  skala  kerja  pada  gudang obat  dan  alat  kesehatan  pada  Rumah  Sakit  Umum Islam  Madinah  Kasembon  Malang,  diperlukan beberapa hal berikut:
a. Aplikasi  yang  dibuat  menggunakan  Microsoft Access  dapat  diletakkan  pada  server  utama  agar data terjaga keamanannya.
b. Melihat  perkembangan  usaha  yang  semakin besar,  Microsoft  Access  dapat  dikombinasikan dengan  pemprograman  Visual  Basic  .Net  atau ASP .Net
Lakukan  penggandaan  data  secara  rutin  yang disimpan pada media penyimpanan external khawatir terjadi  hal  yang  tak  diinginkan,  misalnya  kerusakan data, virus, kerusakan sistem operasi dan lainnya.

## REFERENSI
[1]   Pebrianti. (2015). Manajemen Logistik Pada Gudang Farmasi Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Kabelota  Kabupaten  Donggala. e-Jurnal  Katalogis,  Volume  3  Nomor  7,  Juli  2015  hlm  127-
136
[2]   Putri  Wahyuni.  (2014).  Perancangan  Database  Peminjaman Dan  Pengembalian  Buku  Di  Perpustakaan  SMKN  1  Padang
Panjang    Berbasis Microsoft  Access .  Jurnal  Ilmu  Informasi Perpustakaan  dan  Kearsipan  Vol.  3,  No.  1,  September  2014, Seri A [3]   Tim  EMS.  (2014 ).  Microsoft  Access untuk  Pemula.  Ja-karta: Elex Media Komputindo.
[4]   Nina  Oktarina  (2011).Pembelajaran  Berbasis  IT  Aplikasi Program Ms.Access Untuk  Meningkatkan  Pemahaman Mahasiswa  Pada  Pokok  Bahasan  Inventarisasi.  Jurnal Penelitian Pendidikan Vol. 29 No-mor 2 tahun 2011
[5]   Nahlah.  (2015).  Sistem  Informasi  Perpustakaan  Berbasis  Ms Access  pada  Jurusan  Administrasi  Niaga  Politeknik  Negeri Ujung  Pandang.  Jurnal  Sainsmat,  September  2015,  Halaman 175-195 Vol. IV, No. 2
[6]   Britton,  Carol;  Jill  Doake.  (2001 ).  Object-Oriented  Systems Development .  McGraw-Hill.  pp.  28–29,  269.  ISBN  0-07- 709544-8.
[7]   Purwoko,  H.,  &  Arif,  S.  (2017).  Rancang  Bangun  Sistem Informasi Gudang Obat dan Alat Kesehatan Berbasis Dekstop dengan  Menggunakan Microsoft  Access pada  RSU  Islam Madinah  Kasembon  Malang.  URECOL: Proceeding  6th University Research Colloquium 2017 ,  87-90..
[8]   Imam  Heryanto.  (2012).  Membuat  Database  dengan Microsoft Access edisi revisi. Bandung: Informatika
[9]   Indrajani. (2014). Pengantar Sistem Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo
[10]  T  Sutabri.  (2012).  Konsep  Sistem  Informasi.  Yogyakarta: Andi Offset
[11]  Yuhefizard.  (2013).  Database  Management  Menggunakan Microsoft Access . Jakarta: Elex Media Komputindo