## Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Pembuatan Surat Menyurat Berbasis Web Pada Kantor Desa Saga
Sri Rahayu 1 , Putri Rachmanda 2 , Adisa Lahmania Putri 3
1 Program Studi Teknik Informatika Universitas Raharja,
2,3 Program Studi Sistem Informasi Universitas Raharja Email : *1 srirahayu@raharja.info , 2 putri.rachmanda@raharja.info, 3 adisa@raharja.info

## Abstrak
Penelitian ini berfokus pada pemanfaatan teknologi informasi yang berkembang dalam aspek kehidupan  pemerintahan  yang  diharapkan  dapat  membawa  manfaat  dalam  menguatkan masyarakat  melalui  peningkatan  informasi  dan  pelayanan,  serta  memperbaiki  penataan pemerintah  yang  lebih  efisien.  Tujuan  penelitian  ini  membuat  sistem  pelayanan  pembuatan surat  menyurat  berbasis website untuk  memudahkan  warga  dalam  membuat  surat  menyurat serta  untuk  mengurangi  kepadatan  dalam  mengantri,  dan  mengakomodir  kebutuhan masyarakat  dengan  baik,  maka  dibangunlah  sistem  yang  sistematis  adalah  sistem  informasi yang  terkomputerisasi.  Kantor  Desa  Saga  menjadi  topik  penelitian  ini,  yang  masih menggunakan  pendekatan  manual  dalam  pengelolaan  kependudukannya.  Peneliti menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  proses  wawancara  dan  observasi  yang  dianalisis dengan  teknik PIECES digunakan  untuk  menguji ( Kinerja,  Informasi,  Ekonomi,  Kontrol, Efisiensi,  Layanan ) .  Berdasarkan  dari  analisis  yang  dilakukan  sistem  ini  dibuat  dengan berbasis web karena  dianggap  lebih  praktis  dan  dapat  digunakan  secara  multiplatform.  Pada web ini masyarakat dapat melakukan pengajuan permintaan pembuatan surat secara online.
Kata Kunci : Pelayanan, Surat, Website

## Abstract
This research focuses on the use of developing technology in the aspect of government which is expected to be useful  in  strengthening the  community through improving information and services,  as  well  as  improving  a  more  efficient  arrangement.  The  purpose  of  this  study  is  to create  a  web-based  correspondence  service  system  to  make  it  easier  for  residents  to  write correspondence and reduce congestion in queuing, and accommodate community needs well, so  a  systematic  system  was  built,  namely  a  computerized  information  system.  The  Saga Village Office is the topic of this research, which still uses a manual approach in managing its population.  Researchers  used  an  approach  with  an  interview  and  observation  process  which was  analyzed  by  the  PIECES  technique  used  to  test  (Performance,  Information,  Economy, Control, Efficiency, Service). Based on the analysis conducted, this system is made on a web- based  basis  because  it  is  considered  more  practical  and  can  be  used  multiplatform.  On  this website, the public can submit a request for an online letter.
Keywords : Service, Mail, Website

## 1. PENDAHULUAN
Fenomena  COVID-19  yang  sedang  terjadi  membuat  banyak  orang  lebih  memilih melakukan proses online daripada harus datang mengantri. Keberadaan aturan sosialisasi 3M (memakai  masker,  menjaga  jarak  aman,  dan  mencuci  tangan)  sangat  penting  yang  harus dilakukan  oleh  masyarakat.  Dalam  hal  ini,  kebijakan  yang  paling  sering  dilanggar  adalah social  distancing.Mengingat  tingginya  tingkat  kedatangan,  mengakibatkan  panjangnya  garis
tunggu  yang  dialami  oleh  masyarakat.  Hal  tersebut  didukung  oleh  adanya  pelayanan administrasi surat-menyurat yang kurang efisien, sehingga menyebabkan adanya antrian yang panjang.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  dengan  membuat  sistem  pelayanan  administrasi kependudukan  berbasis web ,  untuk  memudahkan  warga  dalam  proses  pembuatan  surat kependudukan.  Dalam  pengaplikasiannya,  peneliti  memilih  Desa  Saga  sebagai  subjek observasi.  Desa  Saga  merupakan  salah  satu  desa  di  kabupaten  Tangerang  dengan  jumlah penduduk  sebesar  30.000  jiwa.  Kondisi  pelayanan  administrasi  di  Kantor  Desa  Saga  masih sangat  kurang  efisien  dikarenakan  proses  pelayanan  disana  masih  menggunakan  sistem manual. Pembuatan layanan ini juga bertujuan untuk mengurangi kepadatan dalam mengantri, dan  mengakomodir  kebutuhan  masyarakat  dengan  baik,  maka  perlu  dibangun  sistem  yang sistematis  atau  sistem  informasi  yang  terkomputerisasi.  Dengan  adanya  sistem  layanan administrasi  kependudukan  berbasis  web  diharapkan  dapat  membantu  masyarakat  serta tenaga  pelayanan,  dan  mengoptimalkan  warga  untuk  tetap  berjaga  jarak  sehubungan  dengan kebijakan protokol kesehatan yang ditetapkan. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh banyaknya keluhan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan oleh kantor pelayanan.

## TINJAUAN PUSTAKA
Definisi Sistem Informasi Menurut Euis Siti nur Aisyah dalam Jurnal Sensi (2017:24), “Sistem Informasi adalah suatu sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pemrosesan  transaksi sehari-hari  yang  mendukung  fungsi  manajerial  operasi  organisasi  dengan  kegiatan  strategis suatu  organisasi  dalam,  untuk  menyediakan  pihak  eksternal  dengan  laporan  tertentu  yang diperlukan.
Definisi Korespondensi Surat  menyurat  adalah  suatu  kegiatan  yang  melibatkan  pertukaran  surat  untuk  menjalin interaksi yang berkesinambungan antara dua pihak (Rahmawati, 2010).
Definisi Data Menurut  Januar  Permana,  Astriyani,  dan  Mayang  Sari  dalam  jurnal  SENSI  Vol.  4  No.  2 (2017), mengatakan bahwa, “Data adalah fakta dari hasil pengukuran atau pengamatan”. Definisi Website
Website  dideskripsikan  sebagai  suatu  sistem  yang  memiliki  informasi  yang  disajikan  dalam bentuk  teks,  gambar,  suara,  dan  lain-lain  yang  disimpan  di  server  web  dan  disajikan  dalam bentuk hypertext Ruli Dkk dari jurnal SENSI(2018).
Definisi Perancangan Prototipe adalah proses menata segala sesuatunya terlebih dahulu,”tulis Wahyu Hidayat dkk dalam jurnal cerita (2016:29). Prototipe adalah bentuk visual yang dibuat dari bentuk kreatif yang direncanakan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Strategi yang digunakan dalam penelitian ini meliputi wawancara dan observasi, yang kemudian  dievaluasi  menggunakan  metode  PIECES  (Performance,  Information,  Economic, Control, Efficiency, Service). Dengan menggunakan strategi ini, masalah dapat dideteksi dari berbagai perspektif, seperti hasil, informasi, ekonomi, pengawasan, efisiensi, dan layanan.
No Analisis PIECES Sistem yang Berjalan
1 Performance (kinerja) Pembuatan  surat  masih  kurang  efisien  karena  petugas  admin hanya akan membuat surat ketika masyarakat sudah datang ke kantor desa untuk mengajukan pembuatan surat. Dan jika hari itu  ada  banyak  masyarakat  yang  mengajukan  pembuatan surat,  akan  terjadi  penumpukan  pembuatan  surat,  bahkan masyarakat tidak tahu apakah surat dapat diambil hari itu juga atau tidak, sehingga masyarakat terkadang menunggu sia-sia. 2 Information (Informasi) Ada  masyarakat  yang  tidak  tahu  apa  saja  berkas  persyaratan yang  harus  dibawa  ketika  ingin  membuat  surat,  sehingga ketika masyarakat hendak mengajukan pembuatan surat, surat tidak dapat dibuat karena masyarakat tidak  membawa berkas yang dibutuhkan. 3 Economy (ekonomi) Kantor  desa  harus  membuat  antrian  berupa  kertas  yang tentunya memakan biaya untuk  pembuatan tiket antrian. Dan juga manajemen tenaga, biaya, dan waktu 4 Control (kontrol) Petugas  pelayanan  maupun  petugas  admin  terkadang mengulur-ulur  waktu  pembuatan  surat  sehingga  proses pembuatan surat menjadi lebih lama. 5 Efficiency (efisien) Sistem  yang  berjalan  masih  belum  efisien  dari  segi  waktu, tenaga,  biaya,  dan  sumber  daya  manusia  sehingga  dapat menghambat proses bisnis yang berjalan 6 Service (pelayanan) Pelayanan  juga  masih  relatif  kurang  baik  karena  masyarakat harus  mengantri  dan  juga  menunggu  cukup  lama  untuk pembuatan surat

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitian dan pembahasan dalam pembuatan surat berbasis web yang dirancang dalam bentuk UML (Unified Modeling Language).
Use Case Diagram

## Gambar 1 usecase diagram
Sistem pembuatan surat menyurat diatas terdiri dari 3 aktor yaitu, user, admin dan resepsionis. Sistem menyediakan layanan untuk pengajuan pembuatan surat yang bisa diakses oleh user dan admin.  Sistem  juga  menyediakan  layanan  kepada  admin  untuk  menerima  pengajuan  surat  dan melihat berkas persyaratan serta memproses pembuatan surat. Sistem juga menyediakan layanan untuk menerima informasi surat jadi yang bisa diakses oleh user dan resepsionis.

## Activity Diagram
a. Activity diagram user
Gambar 2 activity diagram
Terdapat  15  activity  sebagai  state  yang  mencerminkan  aksi  dari  suatu  sistem.  Diawali
dari login jika user belum memiliki akun maka akan dilarikan ke registrasi dimana user harus memasukan  data-data  registrasi,  setelah  pendaftaran,  pengguna  harus  memasukkan  nama pengguna dan kata sandi  yang dihasilkan sistem dan  akan memvalidasi login  gagal dan  login berhasil,  setelah  berhasil  sistem  menampilkan  dashboard,  lalu  user  membuat  pengajuan pembuatan  surat,  sistem  menampilkan  formulir  pengajuan  pembuatan  surat,  lalu  user upload berkas  persyaratan,  kemudian  sistem  menyimpan  data  pengajuan  surat,  jika  surat  sudah  jadi user akan menerima informasi surat sudah jadiActivity diagram admin
Gambar 3 activity diagram
Terdapat  14  activity  sebagai  state  yang  mencerminkan  aksi  dari  suatu  sistem.  Diawali dari  admin  memasukan  username  dan  password,  kemudian  sistem  memvalidasi  gagal  dan berhasil,  setelah  berhasil  sistem  menampilkan  halaman  dashboard,  lalu  admin  mendapat notifikasi  pengajuan  pembuatan  surat,  kemudian  sistem  menampilkan  list  data  pengajuan pembuatan  surat,  lalu  admin  melihat  berkas  yang  diupload  user  lalu  update  data  progres pembuatan  surat,  kemudian  sistem  mengupdate  data  pengajuan  pembuatan  surat  ,  lalu  admin mengetahui  surat  sudah  jadi  atau  belum,  jika  sudah  jadi,  sistem  akan  mengupdate  progres pengajuan pembuatan surat, lalu admin melihat laporan pengajuan pembuatan surat, kemudian sistem menampilkan laporan.
a. Activity diagram resepsionis

## Gambar 4 activity diagram resepsionis
Terdapat  9  activity  sebagai  state  yang  mencerminkan  aksi  dari  suatu  sistem.  Diawali dengan  memasukan  username  dan  password,  kemudian  sistem  memvalidasi  login  gagal  dan validasi login berhasil, jika berhasil  sistem menampilkan halaman dashboard, lalu resepsionis menerima  informasi  surat  sudah  jadi,  kemudian  sistem  menampilkan  list  surat  jadi,  lalu resepsionis  mengetahui  surat  belum  diambil  dan  surat  sudah  diambil,  kemudian  sistem mengupdate data progres pengajuan pembuatan surat.
Sequence Diagram

## Gambar 5 sequence diagram
Sistem  pembuatan  surat  ini  melibatkan  3  aktor  yang  melakukan  kegiatan  yaitu resepsionis,  admin  dan  user.  Mempunyai  7  boundary  lifeline  yang  menghubungkan  seluruh prosedur  sistem,  yaitu  halaman  login,  halaman  registrasi,  halaman  dashboard,  formulir pembuatan  surat,  halaman  pembuatan  surat,  halaman  surat  jadi,  halaman  laporan.  Pada  saat user  mengisi  data  registrasi,  user  akan  dilarikan  ke  halaman  registrasi.  Setelah  registrasi  user dialihkan  ke  halaman  login  untuk  memasukan  nama  pengguna  dan  kata  sandi.  Setelah  login berhasil  dilarikan  ke  halaman  dashboard  dan  halaman  formulir  pembuatan  surat.  Setelah  itu dilarikan  ke  halaman  berkas  untuk  melihat  beberapa  persyaratan  untuk  pembuatan  surat. Admin  dilarikan  ke  halaman  pembuatan  surat  untuk  melihat  daftar  permintaan  surat.  Lalu resepsionis  akan  dilarikan  ke  halaman  surat  jadi  untuk  melihat  daftar  permintaan  pembuatan surat  jadi.  Admin  akan  melihat  laporan  permintaan  pembuatan  surat  secara  keseluruhan  di halaman laporan.

## Class Diagram
Gambar 6 class diagram
Diagram  kelas  dapat  membantu  dalam  memvisualisasikan  kelas  suatu  sistem  karena mengandung  pengelompokan  objek  dengan  kualitas  dan  interaksi  yang  sama,  sistem pembuatan  surat  menyurat  ini  memiliki  4  class,  yaitu  :  tbl_masyarakat,  tbl_user, tbl_kategorisurat  dan  tbl_surat,  dimana  tbl_surat  menjadi  tabel  operasionalnya. Tbl_masyarakat memiliki 16 atribut, tbl_user memiliki 5 atribut, tbl_kategorisurat memiliki 2 atribut dan tbl_surat memiliki 12 atribut. Semua class memiliki method atau proses masing- masing  4,  dimana  method  atau  proses  ini  merupakan  sesuatu  yang  dapat  dilakukan  atau diproses  oleh  sebuah  kelas.  Hasil  rancangan  class  diagram  ini  diimplementasikan  dalam database  system.  Basis  data  berfungsi  sebagai  penampung  data  dalam  pengolahan  data, sehingga  memungkinkan  data  tersebut  memberikan  informasi  yang  dapat  dipercaya  bagi pemakainya. Dalam hal ini, masyarakat dan aparat administrasi.

## IMPLEMENTASI
1. Halaman Login
Gambar 7 halaman login
Pada  tampilan  halaman  (menu  login)  ini,  terdapat  NIK/nama  pengguna  dan kata sandi untuk login pada tampilan halaman ini (menu login). Jika anda memasukan nama  pengguna  dan  kata  sandi  yang  benar,  anda  bisa  pergi  ke  halaman  selanjutnya, namun jika anda salah memasukkan, sistem tidak dapat diakses.
2. Halaman Registrasi

## Gambar 7 halaman registrasi
Pada halaman ini jika masyarakat belum memiliki akun maka wajib registrasi terlebih  dahulu  dengan  memasukan  biodata  lengkap  agar  bisa  membuat  surat  yang diinginkan.
3. Halaman Dashboard User
Gambar 8 halaman dashboard user
Pada  halaman  ini  adalah  halaman  dashboard  masyarakat  yang  sudah registrasi dan ingin mengajukan pembuatan surat.

## 4. Halaman Pembuatan surat
Gambar 9 halaman pembuatan surat
Pada  halaman  ini  adalah  berisikan  halaman  masyarakat  yang  ingin mengajukan pembuatan surat.
5. Halaman Berkas Persyaratan
Gambar 10 halaman berkas persyaratan
Pada  halaman  ini  adalah  halaman  petugas,  halaman  petugas  ini  yang  akan melihat  berkas  masyarakat  yang  ingin  membuat  surat  tetapi  tidak  melengkapi persyaratan yang ada.

## 6. Halaman Dashboard Admin

## Gambar 11 halaman dashboard admin
Pada halaman ini adalah halaman dashboard admin yaitu halaman pengajuan surat masuk yang sudah selesai dibuat. Setelah itu admin  memberikan nomor antrian untuk pengambilan suratnya.

## 7. Halaman Detail Penolakan Pembuatan Surat
Gambar 12 halaman detail penolakan pembuatan surat
Pada  halaman  ini  adalah  halaman  masyarakat  yang  mendapatkan  notifikasi jika persyaratan surat yang dilampirkan tidak lengkap atau kurang.

## 8. Halaman Detail Penerimaan Pembuatan Surat
Gambar 12 halaman detail penerimaan pembuatan surat
Pada halaman ini adalah halaman petugas yang telah menerima berkas masyarakat yang sudah diperbaharui atau sudah lengkap.
9. Halaman Dashboard Resepsionis
Gambar 13 halaman dashbiard resepsionis
Pada halaman ini adalah halaman pengambilan surat yang sudah selesai di buat resepsionis dan sudah diambil oleh masyarakat.

## 10. Halaman Daftar Surat Jadi
Gambar 14 halaman daftar surat jadi
Pada halaman ini berisikan konfirmasi status surat selesai dibuat, dan tertera tanggal pengambilan surat.

## 11. Halaman Surat Sudah Diterima
Gambar 15 halaman surat sudah diterima
Pada Halaman ini berisikan pemberitahuan jika masyarakat sudah mengambil suratnya.

## 12. Halaman Laporan
Gambar 16 halaman laporan
Pada halaman ini berupa history laporan status pengambilan dan tanggal pengambilan surat.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  terhadap  sistem  informasi  layanan  surat  menyurat berbasis web di Kantor Desa Saga, sebagai berikut:
1. Proses  pembuatan  surat  menyurat  pada  Kantor  Desa  Saga  saat  ini  masih menggunakan sistem yang manual yang artinya masih dicatat kedalam buku besar.
2. Akibat sistem yang masih manual maka menimbulkan kendala kendala diantaranya : lamanya  proses  pencatatan  data,  kurangnya  pegawai,  keterlambatan  surat  serta pengarsipan yang kurang baik.
3. Perancangan sistem pembuatan surat menyurat ini guna untuk mempermudah petugas dan  masyarakat  yang  akan  membuat  surat.  Dilihat  dari  segi  efisiensi  dan  efektifitas pada  sistem  ini  yaitu,  Dengan  adanya  sistem  ini  kerja  petugas  akan  lebih  ringkas, mudah,  cepat  melayani  dan  tidak  menimbulkan  banyak  antrian.  Berjalannya  sistem ini  diperlukan  sebuah  identitas  warga  yang  akan  membuat  surat.  Setelah  adanya identitas  warga,  maka  warga  bisa  melanjutkan  ke  tahap  selanjutnya  untuk menentukan keperluan surat yang akan di buat. Lalu keluarlah sebuah nomor antrian yang akan digunakan oleh warga tersebut untuk mengambil surat yang sudah selesai dibuat

## 5. SARAN
Disarankan  agar sistem informasi pelayanan  pembuatan  surta menyurat berbasis  web ini dapat segera diterapkan pada kantor desa Saga.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Suwarto,  Ita  Erliyani,  dan  Mita  Triana  Putri.  2019.  Perancangan  Sistem  Informasi Penilaian  Siswa  Taman  Kanak  –  Kanak  Pada  RS.Darussalam  Tangeran  Berbasis  Web.
Tangerang : Jurnal SENSI Vol. 5 No. 2 – Agustus 2019.
[2] Supriati, R., Saputra, A. S., & Islamiah, S. S. (2018). Aplikasi Sistem Pengiriman Barang Ekspor  Berbasis  Web  pada  PT  Tuntex  Garment  Indonesia  Tangerang  Guna Meningkatkan Mutu Proses Pengiriman Ekspor Barang. Journal Sensi, 4(1), 88-102.
[3] Thoullah,  Chaidir  Kurnia,  Agnia  Bilqisti,  dan  Dhimas  Alifyanto.  2019.  Perancangan Sistem  Informasi  Geografis  (SIG)  Sebagai  Media  Informasi  Prakerin  Berbasis  Web  Di SMKN 6 Tangerang Selatan. Tangerang : Jurnal CERITA Vol. 5 No. 1 – Februari 2019.
[4] Pieces– Sudaryana, I Ketut, Hadi Sanjaya, dan Ricky Tjong. 2019. Analisis Website Wiki Versaillus  Dengan  Menggunakan  Metode  PIECES.  Jakarta  :  Journal  of  Business  and Audit Information Systems Vol. 2 No. 2 – 2019.
[5] Supriati, R., Saputra, A. S., & Islamiah, S. S. (2018). Aplikasi Sistem Pengiriman Barang Ekspor  Berbasis  Web  pada  PT  Tuntex  Garment  Indonesia  Tangerang  Guna Meningkatkan Mutu Proses Pengiriman Ekspor Barang. Journal Sensi, 4(1), 88-102.
[6] Sistem alur antrian : Ramdani, D. A., Wahyudin, W., & Rinaldi, D. N. (2021). MODEL SISTEM  ANTRIAN  MENGGUNAKAN  POLA  SINGLE  CHANNEL-SINGLE  PHASE DENGAN PROMODEL PADA ANTRIAN  ALFAMART UNSIKA. Tekmapro: Journal of Industrial Engineering and Management, 16(1), 13-24
[7] Definisi Sistem Informasi– Aisyah, E. S., Atika, N. N., & Fandiny, R. I. Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Ekspor Studi Kasus PT. Istem. Journal Sensi, 3(1), 22-32.
[8] Definisi Data– Permana, H. J., Astriyani, E., & Sari, T. M. Perancangan Sistem Informasi Manajemen  Layout  Bahan  Baku  Berbasis  Web  Pada  PT.  Sanichem  Tunggal  Pertiwi. Journal Sensi, 4(2), 205-219.
[9] Jenis2  UML–  Affandi, Egi,  dan  Trianda  Syahputra.  2018.  Pemodelan  UML  Manajemen Sistem Inventory. Medan : J-SISKO TECH Vol. 1 No. 2 – Juli 2018