https://jamsi.jurnal-id.com

## Penyusunan SOP Pendistribusian Dana Hibah di BAZNAS Kabupaten Lumajang Provinsi Jawa Timur
Laitzy Samar Gandi* 1 Moch. Shulthoni 2 Nur Hisammudin 3
1,2,3 Program Studi D3 Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jember, Indonesia *e-mail: gandy4578@gmail.com 1 , shulthoni@unej.ac.id 2 , hi5am.fe@unej.ac.id 3

## Abstrak
Penyusunan standar operasional prosedur ini bertujuan sebagai panduan/pedoman yang jelas untuk menjamin kelancaran program di BAZNAS Kab. Lumajang. BAZNAS Kab. Lumajang memiliki peran penting dalam  memberikan  bantuan  kepada  masyarakat  yang  membutuhkan,  dalam  penyaluran  hibah  penting adanya SOP ini dalam proses penyalurannya agar langkah yang dilakukan dapat berjalan secara transparan, adil,  akuntabel  dan  tepat  sasaran  kepada  yang  membutuhkan.  Studi  ini  bertujuan  untuk  menyusun  SOP penyaluran  hibah  di  BAZNAS  Kab.  Lumajang  yang  fokus  pada  proses  penyaluran  dana  hibah.  Metode pengabdian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan melakukan wawancara dengan bidang atau pihak terkait, kemudian data yang diperoleh akan divisualisasikan ke dalam flowchart. Hasil penelitian ini akan menghasilkan SOP penyaluran hibah yang dapat dijadikan acuan dalam penyaluran hibah di BAZNAS Kab.  Lumajang.  Penerapan  SOP  ini  diharapkan  dapat  meningkatkan  efisiensi  dan  konsistensi  dalam penyaluran dana hibah sebagai upaya mensejahterakan rakyat.
Kata kunci: Dana Hibah, Pendistribusian, Penyusunan SOP

## Abstract
The preparation of this standard operating procedure aims to be a clear guide/guideline to ensure the smooth running of the program at BAZNAS Kab. Lumajang. BAZNAS Kab. Lumajang has an important role in providing assistance to communities in need, in the distribution of important grants the existence of this SOP in the distribution process so that the steps taken can run transparently, fairly, accountably and on target to those in need. This study aims to compile SOPs for grant distribution at BAZNAS Kab. Lumajang which focuses on the process of distributing grant funds. The dedication method used is a qualitative method by conducting interviews with fields or related parties, then the data obtained will be visualized into a flowchart. The results of this research will produce SOPs for grant distribution that can be used as a reference in grant distribution at  BAZNAS,  Lumajang  District.  The  implementation  of  this  SOP  is  expected  to  increase  efficiency  and consistency in the distribution of grant funds as an effort to prosper the people.
Keywords : Distribution, Grant Fund, SOP Preparation

## 1. PENDAHULUAN
Dana hibah adalah adalah suatu hadiah yang diberikan satu pihak kepada pihak lainnya. Dana hibah itu sendiri juga terbagi menjadi tiga, pembagian ini dibuat berdasarkan bentuk hibah itu sendiri, yakni dana hibah dalam bentuk uang, barang, ataupun jasa (Ibnu, 2021). Sementara itu,  Dana  Hibah  merupakan  pemberian  uang  dari  pemerintahn  daerah  kepada  masyarakat/ organisasi kemasyarakatan yang secara spesifik telah ditetapkan perruntukannya, bersifat tidak wajib  yang  bertujuan  untuk  menunjang  program/kegiatan  (Sekretariat  Daerah  Kabupaten Lumajang, 2021). Sehingga, dapat disimpulkan bahwa pentingnya dana hibah dalam mendorong peningkatan kapasitas kinerja pegawai dalam melaksanakan program-program kerja yang sudah direncanakan.  Dalam menunjang  program-program  dalam  penyalurkan  dana  hibah  diperlukan kegiatan yang disebut pendistribusian.
Pendistribusian atau Distribusi merupakan sekumpulan organisasi yang membuat sebuah proses kegiatan penyaluran suatu barang atau jasa siap untuk dipakai atau konsumsi oleh para konsumen (pembeli) (Karundeng et al., 2018). Distribusi juga dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran yang berusaha memperlancar dan mempermudah penyampaian barang dan jasa dari produsen  kepada  konsumen,  sehingga  penggunaannya  sesuai  dengan  yang  diperlukan  (jenis, jumlah, harga, tempat, dan saat dibutuhkan (Putri et al., 2018). Berdasarkan Definisi Distribusi
https://jamsi.jurnal-id.com
atau pendistribusian tersbut dapat disimpulkan bahwa Distribusi adalah kegiatan menyalurkan barang atau produk ke suatu tempat atau kepada orang yang berbeda. Sehingga pendistribusian merupakan  kegiatan  yang  dapat  menunjang  dalam  proses  penyaluran  dana  hibah  untuk membantu masyarakat yang memerlukan bantuan. Tetapi, lembaga juga wajib memastikan kalau dana  hibah  tersebut  digunakan  dengan  tepat  serta  efisien  untuk  program-program  yang dijalankan  dan  memenuhi  kriteria  penerimaan  bantuan  agar  pendistribusiannya  bisa  tepat sasaran.  Lembaga  memerlukan  perencanaan  yang  tepat  dengan  menggunakan  prosedur. Dikarenakan,  Prosedur  adalah  suatu  rangkaian  tugas  yang  menunjukkan  tata  cara  dalam menjalankan  suatu  kegiatan  yang  dimaksudkan  sebagai  pedoman  untuk  memudahkan  dalam pelaksanaan suatu kegiatan (Darsono et al., 2021). Selain itu, Prosedur juga merupakan urutan kegiatan atau aktifitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilaksanakan  secara  berulang-ulang  dengan  cara  yang  sama  (Wijaya  &  Irawan,  2018).  Dalam pembuatan  prosedur  yang  baik  agar  tepat  sasaran  kepada  yang  membutuhkan,  diperlukan penggambaran  alur-alur  program  atau  kegiatan  untuk  mempermudah  memahami  suatu  alur prosedur  tersebut.  Penggunaan  simbol-simbol  yang  memiliki  makna  tertentu  yang  dapat mewakili  setiap  proses  yang  dilaksanakan.  Salah  satu  penggunaan  simbol-simbol  sebagai penggabaran alur suatu program adalah Flowchart. Flowchart (bagan alir) adalah sebuah ilustrasi berupa diagram alir dari algoritma-algoritma dalam suatu program, yang menyatakan arah aliran dari  program  tersebut  (Yulianeu  &  Oktamala,  2022).  Dalam  penyusunan  prosedur  yang  baik diperlukan  Standard  Operating  Procedure  (SOP)  untuk  memiliki  standarisasi  agar  organisasi dapat memastikan bahwa setiap tugas dilakukan dengan cara yang benar dan memenuhi kriteria kualitas yang ditetapkan.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan dokumen yang berisi petunjuk langkah demi langkah untuk memandu karyawan tentang cara melakukan proses teknis yang berulang untuk suatu pekerjaan guna mencapai tujuan perusahaan (Asrida et al., 2022). Standard Operating Procedure  (SOP)  dapat  diartikan  sebagai  acuan  pokok  mengenai  langkah  atau  tahapan  yang berhubungan dengan aktivitas aplikatif yang merupakan aktivitas kerja dalam sebuah perusahaan (Sagala  &  Harahap,  2022).  SOP  penting  untuk  menentukan  staff  dan  pimpinan  mengerti tupoksinya  dalam  bekerja  dan  membantu  mempersingkat  waktu  dalam  menyesuaikan  diri dengan  prosedur/  tata  kerja  lembaga.  SOP  juga  berfungsi  untuk  memastikan  konsistensi, efektivitas, dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas tersebut dan untuk memastikan setiap orang dapat turut serta dalam sesuatu tugas maupun pekerjaan dengan menjajaki prosedur yang sama. Apabila terjadi reshuffle dalam kepengurusan, pegawai tidak bingung tentang tata kerjanya atau prosedur pelaksanaannya.
BAZNAS  merupakan  lembaga  non  struktural  yang  bertugas  menghimpun  serta mendistribusikan  ZIS  dan  Dana  Hibah  kepada  Mustahik.  BAZNAS  memiliki  tujuan  untuk mengumpulkan  dan  mendistribusikan  ZIS  dan  Dana  Hibah  secara  efektif  dan  efisien  untuk membantu  mengentas  kemiskinan,  meningkatkan  kesejahteraan  umat  dan  mengurangi kesenjangan sosial.
BAZNAS  Kab.  Lumajang  memiliki  beberapa  program-program  untuk  mempermudah proses penyaluran bantuan dalam menyejahterahkan umat. BAZNAS Kab. Lumajang memiliki 5 program  yaitu  Lumajang  Taqwa,  Lumajang  Cerdas,  Lumajang  Sehat,  Lumajang  Makmur,  dan Lumajang Peduli. Dalam proses pendistribusian diperlukan Standar Operasional Prosedur yang baik agar menjadikan pedoman untuk kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar dan tepat sasaran.
Berdasarkan Pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa pembahasan tentang Standar Operasional  Prosedur  (SOP)  Pendistribusian  Dana  Hibah  untuk  mengetahui  rincian  prosedur dalam  pendistribusian  dana  hibah.  Dengan  adanya  SOP  Pendistribusian  Dana  Hibah  ini diharapkan dapat memastikan bahwa pendistribusian dana hibah  dilakukan dengan cara yang profesional, transparan, akuntabel, efektif dan tepat sasaran.
https://jamsi.jurnal-id.com

## 2. METODE
Pengabdian yang dilaksanakan di BAZNAS Kab. Lumajang yang beralamatkan di Jl. Kalimas No.  18  Rogotrunan,  Kec.  Lumajang,  Kab.  Lumajang  dan  pelaksanaan  pengabdian  terjadi  pada tanggal 27 Februari – 23 Juni 2023. Metode penelitian di BAZNAS Kab. Lumajang menggunakan metode  kualitatif.  Metode  kualitatif  yang  dilakukan  dengan  proses  wawancara  kepada  bidang- bidang  terlibat  atau  berkait  dengan  Pendistribusian  Dana  Hibah  di  BAZNAS  Kab.  Lumajang. Dengan  menggunakan  metode  wawancara  ini  penulis  mendapatkan  informasi  dan  gambaran tentang prosedur pelaksanaannya sesuai dengan yang terjadi di lapangan. Setelah mendapatkan informasi dan gambaran prosedur, penulis memvisualisasikan informasi dan gambaran prosedur tersebut kedalam bagan alir/Flowchart untuk mempermudah pembaca untuk memahami proses- proses  yang  terjadi  pada  pelaksanaan  Pendistribusian  Dana  Hibah  yang  ada  di  BAZNAS  Kab. Lumajang.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari pengabdian di BAZNAS Kab. Lumajang berupa SOP Pendistribusian Dana Hibah yang  menjelaskan  tentang  pedoman  atau  Langkah-langkah  dalam  pendistribusian  dana  hibah yang perlu dilaksanakan. Berikut SOP Pendistribusian Dana Hibah di BAZNAS Kab. Lumajang:
a. Keterangan Umum 1) Dana  Hibah  adalah  pemberian  uang  dari  pemerintahn  daerah  kepada  masyarakat/ organisasi kemasyarakatan yang secara spesifik telah ditetapkan peruntukannya, bersifat tidak wajib yang bertujuan untuk menunjang program/kegiatan.
2) Pendistribusian  (atau  distribusi)  adalah  proses  atau  kegiatan  membagikan  atau menyebarkan suatu barang, jasa, dan uang/dana dari satu tempat ke tempat lain dengan tujuan mencapai pasar atau konsumen yang dituju.
b. Tujuan Pendistribusian Dana Hibah Membantu meningkatkan dan meringankan kebutuhan untuk ke arah kebaikan/membangun untuk kesejahterahkan Umat dengan penyediaan pendanaan.
c. Sasaran/Ruang Lingkup Pendistribusian Dana Hibah Semua umat islam yang berada di Kabupaten Lumajang yang membutuhkan bantuan sesuai dengan kebutuhan.
d. Pencatatan dan Pendataan:
1) Dokumentasi Pendistribusian dan Penerimaan Dana Hibah.
2) Dokumen tanda terima mustahik.
e. Pelaporan dan Pertanggungjawaban
1) Mustahik bertangung jawab secara formal dan material atas penggunaan dana hibah yang diterima.
2) Pertanggungjawaban meliputi:
a) Membuat  Laporan  Pertanggungjawaban  untuk  di  serahkan  kepada  BAZNAS  Kab. Lumajang dengan ketentuan 1 LPJ Asli dan 3 LPJ Foto Copy untuk digunakan sebagai arsip Lembaga atau Instansi.
b) Menyertahkan  bukti-bukti  pengeluaran  yang  sah  sesuai  peraturan  perundang- undangan yang berlaku, dan
c) Laporan Pertanggungjawaban mutlak tentang penggunaan dana hibah.
3) Laporan Pertanggungjawaban diberikan ke BAZNAS Kab. Lumajang sebagai bentuk rasa tanggungjawab mustahik atau pemohon.
f. Uraian Prosedur Pendistribusian Dana Hibah.
1) Mulai. Mustahik (Lembaga/Perorangan) mengajukan proposal permohonan bantuan.
2) BAZNAS  menerima  proposal  permohonan  bantuan  dari  mustahik/pemohon  dari Lembaga/Perorangan.  Selanjutnya  akan  dibuatkan  tanda  terima  proposal  secara prosedural penerimaan proposal.
https://jamsi.jurnal-id.com
3) Melakukan registrasi dengan memberikan lembar disposisi dengan warna tertentu untuk membedakan  kepentingannya  dan  diberikan  kode  sesuai  dengan  jenis  program bantuannya. Berikut kode jenis program pada lembar disposisi:
a) LT : Lumajang Taqwa
b) LC : Lumajang Cerdas
c) LS : Lumajang Sehat
d) LM : Lumajang Makmur
e) LP : Lumajang Peduli
Selain  pemberian  kode  jenis  program,  lembar  disposisi  diberikan  warna  sebagai penggolongan untuk membedakan kepentingan, diantaranya:
a) Biru : Hibah. b) Pink : Bantuan Semeru atau keadaan darurat (bencana alam). c) Hijau : Permohonan bantuan secara umum.
d) Kuning: Pemberitahuan, undangan, dll.
4) Setelah  dilakukan  registrasi  akan  dilakukan  pencatatan  sebanyak  2  kali  dengan menggunakan  buku  registrasi  dan  menggunakan  database  excel  yamg  akan  disimpan secara permanen sebagai arsip.
5) Lembar disposisi diajukan kepada Ketua BAZNAS setelah diberikan catatan pada lembar disposisi  dan  ditindaklanjuti  oleh  wakil  ketua  II  dengan  memberikan  instruksi  tertulis pada lembar disposisi.
6) Dari catatan pimpinan maupun instruksi wakil ketua  II, selanjutnya akan dilaksanakan rapat  pleno  untuk  memilih  mustahik  yang  dinyatakan  menerima  bantuan.  Rapat  pleno diikuti oleh pimpinan dan seluruh staff BAZNAS.
7) Dari  hasil  rapat  pleno,  proposal  yang  dinyatakan  tidak  di  terima  diberikan  konfirmasi kepada mustahik.
8) Proposal  yang  diterima  dan  direkap  menjadi  satu  oleh  bagian  pendistribusian  dan pendayagunaan untuk diserahkan kepada bagian keuangan untuk mengecek ketersediaan dana.
9) Setelah  data rekapitulasi diterima  bagian  keuangan,  selanjutnya  bagian keuangan  akan melakukan pengecekkan ketersediaan dana.
10) Apabila dana mencukupi telah habis maka selanjutnya akan dilakukan konfirmasi kepada mustahik.  Jika  dana  tersedia,  akan  disiapkan  untuk  diberikan  kepada  bagian pendistribusian dan pendayagunaan untuk dilakukan penyaluran/pendistribusian.
11) Uang yang telah diberikan kepada bagian pendistribusian dan pendayagunaan juga akan dicatat  sebagai  pengeluaran  dana  hibah  di  Laporan  Keuangan  BAZNAS  Kabupaten Lumajang selanjutnya disimpan secara permanen untuk mempermudah untuk mengakses saat dibutuhkan.
12) Bagian pendistribusian dan pendayagunaan akan membuat tanda terima berupa kwitansi yang akan diberikan stemple BAZNAS untuk ditandatangani oleh mustahik.
13) Setelah  penandatangan  oleh  mustahik,  dokumen  tanda  terima  akan  disimpan  sebagai arsip secara permanen.
14) Selanjutnya,  uang  akan  diserahkan  kepada  mustahik  oleh  Bagian  Pendistribusian  dan Pendayagunaan.
15) Mustahik menerima secara langsung bantuan yang diberikan BAZNAS.
16) Selesai.
https://jamsi.jurnal-id.com
Gambar 1. SOP Pendistribusian Dana Hibah
Gambar 2. SOP Pendistribusian Dana Hibah
https://jamsi.jurnal-id.com

## Gambar 3. Dokumentasi Pendistribusian Dana Hibah
Keterangan  pada  Gambar  3  adalah  proses  pendistribusian  dana  hibah  untuk  bantuan RTLH (Rumah Tidak Layak Huni) yang ada di Kec. Tempeh, Kab. Lumajang yang dilakukan oleh BAZNAS Kab. Lumajang Bersama Pemerintah Kabupaten Lumajang. Pendistribusian dana hibah kepada  Mustahik  (Perorangan/Lembaga)  merupakan  tahap  akhir  dalam  SOP  Pendistribusian Dana Hibah. Pelaksanaan pendistribusian dilakukan setelah pengajuan permohonan memenuhi kriteria yang telah ditentukan oleh BAZNAS Kabupaten Lumajang.

## 4. KESIMPULAN
SOP  Pendistribusian  Dana  Hibah  ini  diharapkan  dapat  menjadi  acuan  BAZNAS  Kab. Lumajang dapat meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam penyaluran dana hibah sebagai upaya mensejahterakan masyarakat. Setelah divisualisasikan ke dalam flowchart, SOP ini memiliki kelebihan  yaitu dapat memudahkan  proses pemahaman tentang alur program pendistribusian dana hibah, selain itu, BAZNAS Kabupaten Lumajang memiliki 5 program untuk mempermudah proses penyaluran bantuan yaitu Lumajang Taqwa, Lumajang Cerdas, Lumajang Sehat, Lumajang Makmur, dan Lumajang Peduli. Kelemahan setelah menggunakan flowchart  pada SOP ini yaitu tidak efektif dalam menggambarkan interaksi manusia seperti komunikasi antara pemberi hibah dan penerima hibah, evaluasi proposal, dan pengambilan keputusan, karena flowchart biasanya lebih efektif dalam menggambarkan alur proses secara garis besar dalam alur prosedur tersebut. Dengan  kelemahan  ini  perlunya  kita  memahami  secara  mendalam  setiap  alur  kerja  atau  alur prosedur dalam proses yang dilakukan.

## DAFTAR PUSTAKA
Asrida, p. D., putra, i. G. C., & cantika, n. P. I. (2022). Pembuatan standar operasional prosedur (sop) produksi dan quality control untuk meningkatkan kinerja karyawan yang berkualitas pada pt. Close2 the sun . Prosiding seminar nasional pengabdian masyarakat.1(2). Baznas lumajang. (n.d.). Profil baznas lumajang . Baznas lumajang. Retrieved june 22, 2023, from https://kablumajang.baznas.go.id/
Baznas pusat. (n.d.). Profil badan amil zakat nasional . Badan amil zakat nasional. Retrieved may 24, 2023, from https://baznas.go.id/profil#section-one
Darsono, n., fajar, m. A., & syibli, y. M. (2021). Peranan kesyahbandaran dan otoritas pelabuhan khusus batam dalam izin pembangunan terminal khusus . Jurnal sains teknologi transportasi maritim , 3.
Ibnu. (2021). Dana hibah adalah: pengertian, mekanisme, dan pajak dana hibah . Accurate. Diakses tanggal 7 mei 2023, dari https://accurate.id/ekonomi-keuangan/dana-hibah- adalah/#pengertian_dana_hibah
Karundeng, t. N., mandey, s. L., & sumarauw, j. S. B. (2018). Analisis saluran distribusi kayu (studi kasus di cv. Karya abadi, manado) . Jurnal emba, 6, 1748–1757.
https://jamsi.jurnal-id.com
Putri,  m.  A.,  rosmayani,  &  rosmita.  (2018). Analisis  faktor–faktor  yang  mempengaruhi  saluran distribusi  usaha  kecil  menengah  (ukm)  (survei  pada  kue  bangkit  “syempana”  di  kota pekanbaru) . Jurnal valuta, 4.
Sagala,  r.  K.  S.,  &  harahap,  m.  I.  (2022). Penerapan  standar  operasional  prosedur  dalam  upaya meningkatkan  kinerja  pegawai  di  pejabat  penatausahaan  keuangan  pada  kantor  walikota medan . Jurnal ilmu komputer, ekonomi dan manajemen (jikem), 2(1), 927–930. Sekretariat  daerah  kabupaten  lumajang.  (2021). Sop  pengajuan  dan  penerimaan  dana  hibah sarana prasarana rukun kematian . Sekretariat daerah kabupaten lumajang. Diakses tanggal 7  mei  2023,  dari  https://ppid.lumajangkab.go.id/file/sop-pengajuan-penerimaan-dana- hibah-rukempdf1624431251.pdf
Wijaya, d., & irawan, r. (2018). Prosedur administrasi penjualan bearing pada usaha jaya teknika jakarta barat . Jurnal perspektif, xvi. Yulianeu,  a.,  &  oktamala,  r.  (2022). Sistem  informasi  geografis  trayek  angkutan  umum  di  kota tasikmalaya berbasis web.
Jurnal teknik informatika, 10, 125–134. Https://doi.org/10.51530/jutekin.v10i2.669
https://jamsi.jurnal-id.com

## Halaman Ini Dikosongkan