e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Studi Tentang Manajemen Penyimpanan Arsip Digital Di Lembaga Arsip Seni Rupa  Indonesian Visual  Art Archive
Study On Digital Records Storage Management Institutions In Art Archive Indonesian Visual Art Archive
Muhammad Akbar 1 , Yunus Winoto, Rohanda Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  manajemen  penyimpanan  arsip  digital  yang dilakukan Indonesian  Visual  Art  Archive yang  meliputi  tahap  penerimaan  arsip,  metadata arsip,  konversi  arsip,  penyimpanan  arsip  digital,  temu  balik  arsip  dan  serta  tahap  evaluasi arsip.  Lokasi  penelitian  ini  dilakukan  di  lembaga  arsip  seni  rupa Indonesian  Visual  Art Archive Yogyakarta . Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  menggunakan  pendekatan kualitatif  dengan  jenis  penelitian  studi  kasus.  Sedangkan  untuk  teknik  pengumpulan  data dilakukan  melalui  observasi,  wawancara  serta    studi  kepustakaan.  Berdasarkan  hasil penelitian  ini  diketahui  bahwa  kegiatan  pengelolaan  arsip  digital  yang  dilakukan  lembaga arsip  seni  rupa Indonesian  Visual  Art  Archive Yogyakarta  adalah  sebagai  wujud  kesadaran akan  pentingnya  arsip  seni  rupa  sebagai  rekaman  perkembangan  sejarah  dan  kebudayaan. Adapun  dalam  kegiatan  pengelolaan  arsip  digital  ini  ada  beberapa  tahapan  yang  dilakukan dimulai dengan penerimaan arsip, metadata arsip, konversi arsip, penyimpanan arsip digital, temu  balik  arsip  dan  serta  tahap  evaluasi  arsip.  Dalam  pengelolaan  arsip  digital  ini  tidak memiliki  siklus  pemusnahan  arsip  karena  setiap  arsip  merupakan  hasil  karya  pelaku  seni. Selain  itu  juga  dalam  kegiatan  manajemen  penyimpanan  arsip  digital  di  lembaga  arsip  seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta ini telah didukung dengan sistem prosedural yang jelas.
Kata kunci : arsip digital, manajemen penyimpanan arsip digital, arsip seni rupa.

## Abstract
This  study  aims  to  determine the digital  archive  storage management conducted  Indonesian Visual Art Archive  which  includes  the  acceptance  stage  archive,  metadata  archives,  archive conversion,  digital  archive  storage,  retrieval  and  archive  and  archive  evaluation  stage.  The location of this research done in archives art Yogyakarta Indonesian Visual Art Archive. The method used in the study used a qualitative approach with case study. As for the technique of data  collection  is  done  through  observation,  interview  and  literature  study.  Based  on  the results  of  this  research  note  that  the  digital  archive  management  activities  undertaken archives  art  Yogyakarta  Indonesian  Visual  Art  Archive  is  a  form  of  awareness  of  the importance of art as archive footage of historical development and culture. As for the digital archive management activities are some steps being taken begins with the acceptance of the
1 Korespondensi:  Muhammad  Akbar.  Program  Studi  Ilmu  Perpustakaan  Fakultas  Ilmu  Komunikasi Universitas  Padjadjaran  Jl.  Raya  Bandung  Sumedang  KM21,  Jatinangor,  Jawa  Barat.  Email: aduhai1234@gmail.com
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
archive, metadata archives, archive conversion, digital archive storage, retrieval and archive and  archive  evaluation  stage.  In  this  digital  archive  management  does  not  have  a  cycle  of destruction  of  records  for  each  archive  is  a  work  of  art  performers.  In  addition,  the  digital archive  storage  management  activities  in  archives  art  Yogyakarta  Indonesian  Visual  Art Archive is supported by a clear procedural system.
Keywords: digital archive, digital archive storage management, archival fine art.
Kesenian  merupakan  cerminan  dari  perkembangan  sejarah  suatu  bangsa  dan kebudayaan kontemporer yang mengikutinya. Arsip seni visual adalah salah satu cara untuk berefleksi,  menganalisa  dan  menerjemahkan  perubahan  sosial,  karenanya  seni  merupakan penggerak kultural dalam perkembangan budaya dan dinamika sosial masyarakat. Maka dari itu  kegiatan  seni  merupakan  bagian  penting  dalam  perkembangan  sejarah  hingga  perlu adanya pengarsipan.
Indonesian  Visual  Art  Archive (IVAA)  adalah  lembaga  yang  bergerak  dalam  bidang dokumentasi,  penelitian,  kepustakaan,  dan  pengelolaan  kelas  belajar  seni  sekaligus mempromosikan eksplorasi artistik.  Koleksi yang ada terdiri dari arsip bentuk khusus seperti rekaman  fotografis  dan  audio  visual  mengenai  proses  berkarya  seniman  dan  dokumentasi kegiatan  seni  seperti  katalog  perhelatan  seni  dalam  dan  luar  negeri,  portofolio  seniman, hingga  karya  video  yang  dikumpulkan  dari  data-data  aktifitas  seni  yang  terjadi  baik  di Indonesia  maupun  luar  negeri. Indonesian  Visual  Art  Archive membantu  mengembangkan peranan fasilitator dan mendorong para pegiat seni mulai dari seniman, penikmat seni hingga peneliti  sejarah  seni  Indonesia  dengan  menyajikan  dan  mengolah  informasi  berbentuk  arsip digital.
Arsip  mengenai  sejarah  seni  yang  tidak  tersimpan  atau  dikelola  dengan  baik,  akan menyulitkan  bagi  generasi  penerus  untuk  mengetahui  latar  belakang  budaya  bangsa  kita. Generasi  mendatang  tidak  akan  tahu  lagi  khazanah  budaya  kita.  Arsip  memiliki  fungsi sebagai  sumber  informasi  yang  sangat  strategis,  untuk  memperkenalkan  khazanah  budaya bangsa  kepada  generasi  mendatang.  Informasi  dalam  arsip  sebagai  peninggalan  masa  lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang.
Mykland  (1992:21)  mengungkapkan  bahwa  dunia  tanpa  arsip  adalah  dunia  tanpa memori,  tanpa  kepastian  hukum,  tanpa  sejarah,  tanpa  kebudayaan  dan  tanpa  ilmu pengetahuan,  serta  tanpa  identitas  kolektif.  Tetapi  tidak  dengan  sendirinya  arsip-arsip  akan menjadi  memori,  kebudayaan,  jaminan  kepastian  hukum.  Bahkan  pembangun  identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta  meyakini  bahwa  arsip  merupakan  bagian  penting  sebagai  sumber  primer  bagi  para peneliti maupun akademisi.
Arsip  memiliki  kelemahan  yaitu  bersifat  pasif,  sehingga  pengguna  arsip  harus mencari  dimana  arsip  tersebut  dapat  ditemukan.  Karena  itu Indonesian  Visual  Art  Archive mengembangkan arsip elektronik dan mengunggahnya ke arsip online Indonesian Visual Art Archive , agar pengguna dapat mencari arsip seni dimanapun dan kapanpun. Arsip yang ada di katalog  online  merupakan  hasil  scan  dan  foto  dari  sumber  arsip  yang  asli  dengan  resolusi kecil yang dapat diakses kapan saja.
Permasalahan  yang  sering  muncul  dalam  pengelolaan  arsip  di  lembaga  seperti Indonesian Visual Art Archive adalah bagaimana sistem penyimpanan arsip seni  yang cocok digunakan  untuk  arsip  seni. Arsip  di Indonesian Visual Art Archive memiliki  subjek  kajian
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
yang  hampir  sama  sehingga  membuat  sistem  klasifikasi  tidak  bisa  disamakan  dengan  pusat informasi  lainnya,  bahkan  terdapat  arsip  yang  merupakan  hasil  karya  dari  banyak  seniman sehingga  tidak  bisa  diklasifikasikan  menggunakan  subjek,  sedangkan  nomor  panggil  tidak dapat  digunakan  karena  hampir  seluruh  arsip  menggunakan  nomor  panggil  yang  sama. Dengan  belum  adanya  sistem  penyimpanan  arsip  seni  yang  pas  dan  akhirnya  berimbas kepada sistem temu balik arsip. Sehingga perlu adanya sistem penyimpanan yang pas untuk arsip  seni  agar  temu  balik  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan  berbagai  macam keyword agar  arsip  dapat  ditemukan  dengan  tepat  dan  cepat  agar  pelayanan  yang  ada  dapat  efektif. Cepat  berkaitan  dengan  waktu  yang  diperlukan  dalam  pencariannya. Tepat  yaitu  arsip  yang diminta  sesuai  dengan  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  pengguna  dan  dapat  dimanfaatkan oleh orang yang membutuhkan.
Dari  visi  dan  misi  yang  ditentukan, Indonesian  Visual  Art  Archive dituntut  untuk memantapkan konsep Pusat  Informasi Digital dengan menyediakan koleksi arsip seni visual Indonesia.  Maka  dari  itu  arsip  yang  ada  harus  dikelola  dengan  baik,  dengan  demikian  arsip yang  ada  harus  dapat  ditemukan  dengan  cepat  dengan  berbagai  kata  kunci  yang  ada,  agar arsip tersebut dapat dijadikan bahan referensi untuk setiap penggunanya.
Salah  satu  sumber  data  adalah  arsip,  karena  arsip  merupakan  setiap  catatan  tertulis baik  dalam  bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang  memuat  keterangan-keterangan  mengenai sesuatu  subyek  ataupun  peristiwa-peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk  membantu  sebagai bahan pengambilan keputusan ataupun bahan referensi oleh berbagai pihak. Arsip yang tidak tersimpan  dan  tidak  terdokumentasi  dengan  baik  oleh  pelaku  kegiatan  seni,  hal  itu  akan sangat  menyulitkan  bagi  peneliti  untuk  menyelesaikan  penelitiannya.  Dengan  kata  lain,  hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Menurut  Wursanto  (1989  :12)  kearsipan  adalah  proses  kegiatan  pengurusan  atau pengaturan  arsip  dengan  mempergunakan  suatu  sistem  tertentu  sehingga  arsip-arsip  dapat ditemukan  kembali  dengan  mudah  dan  cepat  apabila  sewaktu-waktu  diperlukan.  Arsip merekam ingatan jangka panjang, membatu membangun perencanaan yang berkualitas tinggi, pembuat  keputusan  dan  tindakan  dengan  memberikan  keberlangsungan  akses  bagi pengalaman  masa  lalu,  pengetauan  dan  perspektif  sejarah  dan  sebagai  sumber  untuk memahami dan pengenalan nilai budaya.
Arsip  dapat  tercipta  dari  setiap  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  lembaga-lembaga, institusi  maupun  perorangan. Arsip  juga  memberikan  pengertian  yaitu  suatu  informasi  yang tersimpan  atau  terekam  baik  melalui  media  kertas  maupun    media  elektronik  dan keberadaannya juga tidak muncul begitu saja, akan tetapi arsip lahir secara di sengaja karena arsip merupakan bukti maupun kumpulan dari kegiatan  yang telah dilakukan. Permasalahan pengelolaan  arsip  yang  ada  dapat  mengenai  bagaimana  penciptaan  arsip,  temu  balik, pengelolaan arsip sampai penyebaran arsip.
Manajemen arsip yang baik dan benar diperlukan pemahaman akan faktor-faktor yang ada untuk menentukan sistem kerasipan. Menurut Agus Sugiarto dalam bukunya Manajemen Kearsipan  Modern  terdapat  10  faktor  yang  mempengaruhi  manajemen  kearsipan  yang  baik yaitu  Kepadatan,  mudah  dicapai,  kesederhanaan,  keamanan,  kehematan,  elastisitas, penyimpanan  dokumen  seminimalnya,  mencakup  keterangan-keterangan  yang  ada  dalam dokumen,tersusun secara up to date , menggunakan sistem penggolongan yang baik dan tepat ( Sugiarto, 2005:20-21).
Manajemen  arsip  pada  dasarnya  adalah  dapat  menciptakan  penataan  arsip  yang sistematis,  jaminan  penyimpanan  arsip  dengan  aman  dan  terpelihara  hingga  penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan sumber informasi. Arsip memiliki berbagai bentuk, yang paling
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
umum adalah arsip dalam bentuk tekstual, selain itu arsip dapat berupa bentuk khusus. Dalam mengelola  arsip  khusus  seperti  gambar,  foto,  hingga  rekaman  suara  tentu  memiliki permasalahan tersendiri mulai dari bagaimana pencarian arsip yang dibutuhkan, sistem temu balik  hingga  pengelolaan  arsip  agar  dapat  digunakan  oleh  organisasi,  penciptanya  dan  oleh penerusnya.
Jenis arsip yang unik dan jarang ditemukan di tempat lain menjadikan penulis tertarik melakukan  penelitian  mengenai  manajemen  penyimpanan  arsip  digital  di Indonesian  Visual Art  Archive. Bagaimana  arsiparis  mendapatkan  arsip  hingga  mengolahnya  menjadi  arsip digital  dan  mengunggahnya  ke  website  arsip Indonesian  Visual  Art  Archive yang  dapat diakses  di www.ivaa-online.org/archive dan    dapat  dimanfaatkan  oleh  pengguna  hingga masalah yang dihadapi dalam kegiatan pengarsipan arsip seni dalam bentuk digital.
Berdasarkan  pemaparan  tersebut  di  atas,  maka  dapat  dirumuskan  masalah  sebagai berikut : “  “Bagaimana manajemen penyimpanan arsip digital di lembaga arsip Indonesian Visual  Art  Archive  ?”.  Adapun  mengenai  fokus  penelitian  ini  meliputi  tahap  penerimaan arsip, tahap pengolahan (metadata arsip dan konversi arsip), tahap penyimpanan, temu balik serta  tahap  evaluasi  evaluasi.    Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  kegiatan manajemen  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  oleh  lembaga  arsip  seni  rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta.
Manfaat  yang  diharpkan  dari  kegiatan  penelitian  ini  antara  lain  dapat  memberikan pengalaman  ilmiah  bagi  tim  peneliti  dalam  mengkaji  bidang  dokumentasi  dan  kerasipan khususnya  tentang  seni  rupa.  Sedangkan  manfaat  lainnya  dengan  kegiatan  penelitian  ini diharapkan  dapat  memberikan  masukan  pada  pengelola  lembaga  arsip  seni  rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta sesuai dengan temuan-temuan yang diperoleh dilapangan.

## Metode Penelitian
Metode  yang  dipergunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  adalah  metode  kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Menurut Lien (1996: 17) penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapatkan  gambaran  yang  seutuhnya  (mendalam  dan  kontekstual)  mengenai  suatu  hal menurut  pandangan  manusia  yang  diteliti.  Penelitian  kualitatif  berhubungan  dengan  ide, persepsi, pikiran, pendapat, kepercayaan orang yang diteliti tentang suatu topik. Hal ini tidak diukur dalam angka, dan tidak dapat ditetapkan sebelumnya secara jelas dan pasti. Karena itu dalam  penelitian  kualitatif,  peneliti  adalah  alat  penelitian  yang  utama.  Sedangkan  mengenai jenis  penelitian  kasus  menurut  Saifuddin  Azwar  (1997  :  8)  studi  kasus  adalah  merupakan penyelidikan mendalam ( indepth study) mengenai suatu unit sosial sedemikian rupa sehingga menghasilkan gambaran yang terorganisasikan dengan baik dan lengkap mengenai unit sosial tersebut.  Hal senada juga diungkapkan oleh Moh. Nasir (1999 : 66) tujuan studi kasus adalah untuk  memberikan  gambaran  secara  mendetail  tentang  latar  belakang,  sifat-sifat  serta karakter-karakter  yang  khas  dari  kasus,  ataupun  status    dari  individu  yang  kemudian  dari sifat-sifat khas di atas akan dijadikan suatu hal yang bersifat umum.

## Hasil
Penelitian  ini  mengkaji  tentang  kegiatan  manajemen  penyimpanan  arsip  di  lembaga arsip  seni  rupa Indonesian  Visual  Art  Archive. Sebelum  sampai  pada  hasil  penelitian,  ada baiknya  perlu  dikemukakan  gambaran  singkat  tentang  lokasi  penelitiannya.  Adapun mengenai  lembaga  arsip seni  rupa Indonesian Visual Art Archive atau biasa disingkat  IVAA didirikan di Yogyakarta, April 2007 sebagai organisasi nirlaba yang berkembang dari Yayasan Seni  Cemeti  (1995-2007). Indonesian Visual Art Archive berdiri  dari  perumusan  visi  untuk

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
menjadi  Pusat  Layanan  Arsip  dan  Dokumentasi,  Perpustakaan,  sekaligus  Fasilitator  untuk penelitian  seni  visual.  Situs  fisik  yang  disebut  Rumah Indonesian  Visual  Art  Archive, mencakup  Ruang  Baca  dan  Ruang  Kegiatan  Komunitas,  dalam  mengadakan  forum  yang membicarakan subyek lintas disiplin ilmu, sekaligus mengeksplorasi praktek-praktek artistik yang memanfaatkan ragam media baru.
Indonesian  Visual  Art  Archive merupakan  lembaga  nirlaba  di  Yogyakarta  yang bergerak sebagai ruang komunitas seni rupa sebagai penyedia arsip dan dokumen seni visual. Indonesian Visual Art Archive menyimpan sejumlah besar arsip yang merekam bagian-bagian signifikan dalam sejarah seni rupa di Indonesia mulai dari periode 1940-an sampai sekarang. Arsip  yang  ada  mencakup  arsip  pribadi,  dokumen-dokumen  langka  yang  menyangkut pengkaryaan  seniman  dan  penyelenggaraan  project  seni,  serta  rekaman  praktek  seni  rupa yang sekarang taka da lagi artefaknya.
Sejak  pertengahan  tahun  2008, Indonesian  Visual  Art  Archive melakukan  proses digitalisasi  arsip  yang  ada  dan  mengembangkan  kerjasama  dengan  institusi-institusi  seni visual  di  Indonesia  dengan  tujuan  untuk  merawat  arsip-arsip  seni  visual  dan  memindahkan database  tersebut  ke  jaringan  internet  dan  bisa  diakses  secara  on  line  melalui http://archive.ivaa-online.org/ untuk tampilan frontend (tampilan depan website untuk akses user atau pengguna) dan dalam tampilan backend (tampilan belakang website yang berfungsi sebagai  media  pengolahan  arsip  untuk  nantinya  disimpan  dalam  server  dan  ditampilkan  di frontend )  yang  hanya  dapat  diakses  oleh  staff  yang  bekerja  dibidang  pengelolaan  arsip Indonesian Visual Art Archive.
Frontend arsip  IVAA  lebih  diperuntukan  untuk  pelayanan  pengguna  karena  fungsi arsip  IVAA  yaitu  sebagai  bahan  penelitian  maka  tampilan frontend bisa  diakses  oleh  siapa saja,  sedangkan  tampilan backend diperuntukan  untuk  pengelolaan  arsip  karenanya diperlukan  sistem  keamanan,  dalam  tampilan backend admin  bisa  mengedit  data  baik  itu mengunggah  data  digital  dan  menghapusnya  serta  mengubah  kontrol  akses  aktif-inaktifnya arsip.  Lebih  lengkapnya  tampilan frontend berisi  arsip  yang  sudah  dikecilkan  resolusi ataupun durasinya, fitur pencarian dan pencarian lanjutan arsip, hingga info kontak jika user membutuhkan  data  dalam  ukuran  sebenarnya.  Sedangkan  tampilan backend berisi  panel- panel yang berguna dalam pengolahan arsip digital yang nantinya dapat digunakan oleh user, pengolahan  yang  terdapat  pada  tampilan backend adalah  input  metadata,  pengunggahan, pengkategorian arsip, penentuan sifat arsip, hingga data admin.
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  kami  lakukan,  mengenai  tahapan-tahapan    dalam kegiatan manajemen penyimpanan arsip digital di lembaga arsip seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta, dapat dikemukakan sebagai berikut :
1). Tahap  penerimaan  arsip  -  Keberadaan  arsip  seni  rupa  yang  ada  di  lembaga  arsip seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta ini digunakan sebagai bahan penelitian. Adapun dalam praktek penerimaan dan pengadaan arsipnya dilakukan melalui dua cara yakni dengan mengumpulkan sendiri serta menerima arsip dari pihak luar yaitu pelaku-pelaku seni ataupun  galeri  seni.  Sedangkan  mengenai  Tim  yang  terlibat  dalam  proses  penerimaan  arsip yaitu tim kajian yang bertugas dalam menganalisis topik-topik yang akan digunakan sebagai tolak  ukur  pengumpulan  arsip,  dan  tim  arsip  yang  terdiri  dari  tim  rekam  dan  pengumpulan, tim arsip digital dan distribusi online, serta dari kepala arsipnya sendiri.
Untuk  pengumpulan  arsip  sendiri  proses  penerimaan  arsipnya  juga  dapat  dilakukan secara langsung yakni dengan dicatat dalam form penerimaan data, isi dari catatan mencakup semua  arsip  yang  diterima  dari  suatu  acara  baik  dalam  bentuk  fisiknya  ataupun  yang  sudah

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
berbentuk  digital.  Sedangkan  untuk  penerimaan  arsip  tidak  langsung  prosesnya  yaitu  tahap pemindaikan atau konversi untuk arsip konvensional.
Kemudian  sebagaimana  yang  dikemukakan  di  atas  selain  dengan  cara  pengumpulan sendiri  lembaga  arsip  seni  rupa Indonesian  Visual  Art  Archive Yogyakarta  membuka penerimaan  arsip  dari  para  pelaku  seni  ataupun  galeri  seni  yang  ingin  memberikan  atau meminjamkan  arsipnya  untuk  dikelola  oleh Indonesian  Visual  Art  Archive. Dalam  proses penerimaan  yang  berasal  dari  luar  biasanya  terlebih  dahulu  dilakukan  surat  perjanjian kerjasama atau MOU. Mengenai surat perjanjian kerjasama diperlukan karena hak cipta arsip tetap dipegang oleh pelaku seni, karenanya harus ada kesepakatan mengenai perlakuan arsip tersebut  kedepannya,  dalam  isi  surat  tersebut  dicantumkan  sifat  arsip  apakah  boleh dipublikasikan atau tidak dan status arsip tersebut diberikan atau dipinjamkan.
2). Tahap metadata arsip - Pada prinsipnya metadata arsip konvensional dengan arsip digital  sama  yaitu  mengatur  tentang  data  yang  mengatur  data,  namun  dalam  penggunaan istilah dan teknik serta alat kerja yang digunakan berbeda. Metadata arsip digunakan sebagai alat  bantu  dalam  mengatur  dan  mengelola  arsip  serta  khususnya  metadata  berfungsi  dalam membantu  dan  mengindentifikasi  arsip  ketika  nantinya  akan  ditemukan  kembali..  Dalam konteks  arsip  digital  metadata  mencakup  skema  metadata  ( metadata  scheme ),  spesifikasi metadata ( metadata specification ) dan standar metadata ( metadara standard ).
3).  Mengenai  elemen-elemen  arsip  digital  yang  ada  dalam  dokumen  assip  lembaga arsip  seni  rupa Indonesian  Visual  Art  Archive Yogyakarta  mencakup  beberapa  hal  yakni sebagai  berikut  :  a).  Nama  folder  (tahun_lokasi_judul);  b).  Tanggal;  c).  Lokasi;  d).  Nama pelaku; e). Issue; f). Judul / format; g). Sumber (staff  dokumentasi); h). Lokasi penyimpanan (nama hardisk); i). Jenis dokumentasi
4).  Tahap  konversi  arsip  -  Pada  manajemen  penyimpanan  arsip  digital  perlu  adanya tahap konversi  yaitu pemindahan file kedalam format digital.  Biasanya tahapan konversi ini merupakan  bagian  dari  tahap  memperoleh  arsip  digital  yang  mencakup  penerimaan  dan konversi arsip. Dalam tahapan konversi, arsip seni rupa  dipindahkan kedalam format digital dengan  cara  pemindaian  ( scanning )  dan  konversi  file  ( conversion ).  Pemindaian  dilakukan untuk  arsip  jenis  konvensional,  arsip  seni  rupa  yang  memerlukan  cara  pemindaian  untuk merubahnya  menjadi  kedalam  format  digital  yaitu  arsip  foto,  negatif  film,  positif  film,  teks atau  tulisan,  dan  kliping.  Teknisnya  konversi  arsip  fisik  ke  digital  menggunakan  komputer dan  scanner,  sedangkan  arsip  yang  berasal  dari  pengumpulan  langsung  biasanya  tidak  di konvert karena sudah memenuhi standar format yang digunakan.
5). Tahap  penyimpanan  arsip  digital - Pada  dasarnya  manajemen  penyimpanan  arsip dilakukan  karena  arsip-arsip  yang  memiliki  nilai  informasi  tersebut  masih  akan  berpeluang untuk  digunakan  kembali  sehingga  perlu  manajemen  penyimpanan  yang  baik  agar  dapat digunakan secara efisien oleh pengguna. Kebanyakan arsip di Indonesian Visual Art Archive merupakan  karya  pelaku  seni  yang  dihasilkan  dari  kegiatan  seni  rupa,  oleh  karenanya  hak cipta  arsip  yang  ada  di  lembaga  arisp  seni  rupa Indonesian  Visual  Art  Archive merupakan milik  dari  pelaku  seni  yang  mengizinkan  pihak  pengelola  arsip  dalam  hal  ini  yakni Indonesian  Visual  Art  Archive untuk  menyimpan  dan  bisa  diakses  oleh  setiap  orang  secara online.
Untuk menjaga data arsip tersebut, maka perlu adanya pengendalian sistem keamanan guna  menghindari  hilang,  rusak,  termanipulasi,  hingga  menjaga  privasi  arsip.  Sistem keamanan  arsip  digital  berorientasi  kepada  jaminan  akses  sistem  arsip  digital  hanya  untuk pihak-pihak yang memiliki otoritas dan pengembangan software kearsipan. Penerapan sistem
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
keamanan  ini  dimaksudkan  agar  arsip  digital  tidak  dapat  diakses  oleh  orang  yang  tidak memiliki wewenang.
6). Tahap  temu  balik  arsip - Pada  manajemen  penyimpanan  arsip  baik  konvensional ataupun  digital,  temu  balik  arsip  merupakan  salah  satu  tujuan  utama  guna  menilai  apakah suatu  sistem  yang  digunakan  sudah  tepat  atau  tidak.  Adapun  mengenai  temu  balik  arsip digital  lembaga  arsip  seni  rupa Indonesian  Visual  Art  Archive Yogyakarta  menggunakan sistem  pencarian  yang  mirip  dengan  mesin  pencari  di  internet  yaitu  menggunakan  sistem keterkaitan antar arsip, misalkan untuk pencarian peristiwa seni akan muncul juga informasi yang  terkait  dengan  peristiwa  tersebut,  dari  informasi  tersebut  bisa  didapatkan  informasi mengenai  pelaku  seni  yang  berkegiatan  di  acara,  dokumen  yang  diterbitkan  pada  acara tersebut, sehingga arsip ini bisa digunakan oleh peneliti untuk mencari informasi yang saling berkaitan.
7 ).  Tahap  evaluasi  arsip  -  Mengenai  tahap  evaluasi  arsip  yang  dimaksudkan  dalam penelitian ini sebenarnya tidak terkait dengan jadwal retensi sebuah arsip, karena arsip yang ada  di  lembaga  arsip  seni Indonesian  Visual  Art  Archive Yogyakarta  ini  sebenarnya merupakan  karya  seni  yang  mengandung  nilai  historis  tentang  perkembangan  seni  rupa  di Indonesia,  sehingga  dalam  hal  ini  kegiatan  evaluasi  lebih  pada  evaluasi  proses  dari  setiap tahapan  serta  evaluasi  hasil,  yakni  apakah  hasil  yang  dicapai  saat  ini  sesuai  dengan  tujuan diadakannya manajemen penyimpanan arsip oleh lembaga arsip seni rupa Indonesian Visual Art  Archive. Jadi  dengan  demikian  evaluasi  disini  buka  untuk  melakukan  pemusnahan  atau melakukan penjadwalan atau retensi mengenai umur suatu arsip seni.

## Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  sebagaimana  yang  telah  diuraikan  di  atas,  maka  dapat dikemukakan  simpulan  sebagai  berikut  :  a).  Penerimaan  arsip  dilakukan  dengan  cara melakukan  dokumentasi  secara  langsung  atau  mendapatkannya  dari  pihak  pelaku  seni  atau galeri  seni  sehingga  seluruh  arsip  yang  diterima  merupakan  hak  cipta  dari  pelaku  seni  itu sendiri;  b).  Tahap  metadata  arsip  dilakukan  untuk  mengudentifikasi  arsip  sehingga  mudah ditemukan  kembali.  Dalam  kegiatan  metadata  ini  meliputi  skema  metadata  ( metadata scheme ),  spesifikasi  metadata  ( metadata  specification )  dan  standar  metadata  ( metadara standard );  c).  Tahap  konversi  arsip  adalah  suatu  tahapan    pemindahan  arsip  seni  rupa dipindahkan  kedalam  format  digital  dengan  cara  pemindaian  ( scanning )  dan  konversi  file ( conversion ); d). Mengenai sistem penyimpanan arsip digital di Indonesian Visual Art Archive sudah cukup baik dilihat dari penggunaan hardware dan softwarenya, serta sistem keamanan yang  berlapis  menjamin  hak  akses  terhadap  database  penyimpanan  hanya  dimiliki  oleh orang-orang  yang  mempunyai  haknya  dan  teraturnya  pembaruan  dan maintenance terhadap sistem  untuk  menutupi  kelemahan-kelemahan  yang  ada  dan  sistem  backup  data  secara berkala  dan  otomatis  didalam  server  menjamin  terselamatkannya  arsip  jika  terhapus;  e). Tahap  evaluasi  yang  dilakukan  dalam  manajemen  penyimpanan  arsip  di  lembaga  arsip  seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta ini  lebih pada evaluasi proses dan hasil dari kegiatan yang dilakukan selama ini yaitu manajemen penyimpanan arsip digital.
Berdasarkan  hasil  temuan  di  lapangan,  maka  ada  beberapa  masukan  yang  menjadi masukan pada pihak-pihak yang terkait dengan kegiatan penelitian ini yakni sebagai berikut : a). Agar  lebih  tertatanya  arsip  perlu  adanya  pembuatan  standar  operasional  prosedur  secara tertulis  oleh  ahli  arsip  mengenai  teknis  pengelolaan  arsip  digital  diantaranya  adalah  SOP penerimaan arsip dari pihak luar, SOP pengumpulan arsip secara langsung dan SOP entri data yang mencakup deskripsi SOP, waktu pengerjaan, flowchart SOP, proses pembuatan metadata

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
arsip,  proses  konversi  arsip,  hingga  proses  mengunggah  file  arsip  digital  kedalam  sistem sehingga setiap pekerjaan pengarsipan memiliki ukuran waktu dan kerja yang jelas; b). Perlu adanya evaluasi Lembaga harus mengetahui kelemahan yang dilakukan secara rutin berkaitan dengan  penggunaan  sistem  yang  dipakai  selama  ini  karena  kelemahan-kelemahan  sistem yang didapat bisa dijadikan tolak ukur pemeliharaan dan pembaruan sistem kedepannya; c). Untuk  meningkatkan  pengetahuan  dan  keterampilan  staf  kearsipan  diharapkan  diberikan pelatihan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan teknologi yang semakin berkembang saat ini.

## Referensi
Indonesia. (2007). UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Indonesia . (2007). UU No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan. Indonesian Visual Art Archive . (2015). Arsip Indonesian visual art archive. Yogyakarta. Saifuddin, A. (1997). Metodologi penelitian .Yogyakarta : Andi Offset. Sugiarto, A. (2005). Manajemen kearsipan . Yogyakarta: Gava Media.
Sugiarto, A., & Teguh, C. (2014). Manajemen kearsipan elektronik . Yogyakarta: Gava Media Timur, Pustaka.
Wursanto. (1991). Kearsipan . Yogyakarta: Kanisius