A SIA -P ACIFIC J OURNAL OF P UBLIC P OLICY - V OL . 07 N O . 01 (2021) 49-67
Contents Lists Available at: https://journal.stianasional.ac.id/index.php/humanis

## ASIA-PACIFIC JOURNAL OF PUBLIC POLICY
ISSN (Online) 2775-9911

## Optimalisasi Digitalisasi Arsip pada Kantor Mahkamah Syar’iyah
(Optimizing the Digitalization of Archives at the Syar'iyah Court Office)
Zamzami Zainuddin, Indra Maulana & Rudi Kurniawan
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Nasional, 24352, Aceh

## A RTICLE I NFORMATION

## A B S T R A C T
Received: January 13, 2021 Revised: February 25, 2021 Accepted: March 18, 2021 Available online: April 04, 2021
This  study  aims  to  determine  the  management  of  digital archives  at  the Syar'iyah Court  Office  of  East  Aceh  Regency, as  well  as  finding  obstacles  encountered  in  their implementation.  This  research  is  a  qualitative  analysis.  The subjects  of  this  research  are  officers  who  managed  digital archives  at  the Syar'iyah Court  office.  The  data  collection techniques  employed  were  interviews,  observations,  and documentation.  The  results  of  this  study  indicate  that  the management  of  digital  archives  at  the Syar'iyah Court  Office has not been implemented optimally due to three conditions, namely: 1) The creation of digital archives is hampered due to frequent  power  outages  in  East  Aceh  and  Sarana  districts which  are  less  supportive,  and  lack  of  resources.  employees who  understand  digital  archiving  issues;  2)  The  process  of borrowing  archives  carried  out  at  the Syar'iyah Court  Office has  not  been  going  well  because  it  has  not  used  archive lending  procedures  such  as  requesting  archives,  searching, retrieval  of  archives,  recording,  controlling,  and  storing again,  in  order  to  prevent  loss  of  records;  3)  Archive rediscovery still takes quite a long time, ranging from 20 to 30 minutes. The management of digital archives at the Office of the Syar'iyah Idi  Court  of  East  Aceh  Regency  should  be improved  by  proposing  additional  archiving  facilities, namely  the  latest  model  scan  tool  and  additional  employees who handle digital archive issues.
K EYWORDS
Digital archives, Documentations, Data recording, Data controlling, Data storing
T O CITE THIS ARTICLE (APA S TYLE ): Zainuddin, Z., Maulana, I., & Kurniawan, R. (2019). Optimalisasi Digitalisasi Arsip pada Kantor Mahkamah Syar’iyah , Asia-Pacific Journal of Public Policy, 7 (1), 49-67.

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  yang  begitu  pesat belakangan  ini  di  satu  sisi mempunyai  dampak positif  terhadap  kelancaran  dan  kemudahan  bagi  manusia  dalam  melaksanakan  berbagai kegiatannya  (Li  et  al.,  2020),  tetapi  di  pihak  lain  perkembangan  ini  juga  menimbulkan  dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan  sangat  lambat  jika  dikaitkan  dengan  perkembangan  teknologi  yang  secara  langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah (Kim, 2018). Untuk itu para  pengelola  kearsipan  hendaknya  selalu  tanggap  dan  mengikuti  perkembangan  tersebut  dan sedapat  mungkin  agar  dapat  dimanfaatkan  untuk  kegiatan  kearsipan.  Proses  perkembangan teknologi  akan  berjalan  terus  melaju  seakan  tak  mungkin  terkejar,  teknologi  akan   terus  bergerak maju  dengan  produk-produk  yang  selalu update dengan  perubahan  generasi  dari  waktu  ke  waktu. Maka  pada  Tahun  2009  Indonesia  baru  memiliki  Undang-Undang  Kearsipan  yang  mampu menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transfaransi, yakni Undang-undang No. 43 Tahun 2009, Tentang Karsipan.
Sesuai  dengan  amanat  UU  nomor.  43  Tahun  2009  Pasal  (1)  Tentang  Kearsipan,  bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan,  pembinaan kearsipan,  dan  pengelolaan  arsip  dalam  suatu  sistem  kearsipan  nasional  yang  didukung  oleh sumber  daya  manusia,  prasarana  dan  sarana,  serta  sumber  daya  lainnya.  Pengelolaan  arsip  yang baik  akan  mendukung  terciptanya  suatu  kondisi  yang  memenuhi  standard  mutu  di  bidang administrasi/manajemen  di  bidang  arsip,  sehingga  akan  mendukung  terciptanya  efektifitas  dan efisiensi suatu organisasi (Hendrawan & Ulum, 2017).
Sistem  pengarsipan  otomatis  telah  berkembang  sehingga  mempunyai  banyak  variasi  dan membawa  kemudahan  dalam  melaksanakan  tugas-tugas  kearsipan.  Efisiensi  dan  akses  yang  cepat dalam  pengelolaannya  membuat  aplikasi  pengelolaan  arsip  menjadi  sangat  diminati  di  dunia perusahaan/instansi  yang  memerlukan  pelayanan  yang  cepat  dengan  volume  arsip  yang  tinggi, penggunaan  alat  modern  tentu  akan  meringankan  atau  mempermudah  pengelolaan  arsip  (Cook, 2017).  Mengingat  pentingnya  keberadaan  arsip  di  instansi  pemerintahan,  maka  dibutuhkan  tata kelola  kearsipan  yang  benar.  Hal  tersebut  bertujuan  agar  fungsi  arsip  dapat  tercapai  sebagaimana mestinya. Tata kelola arsip modern yang baik membutuhkan sumber daya pendukung, diantaranya adalah  aplikasi  arsip  yang  digunakan,  insfrastruktur  penunjang  sistem  arsip  digital,  dan  Sumber Daya Manusia (arsiparis).
Berdasarkan program kerja Mahkamah Syar’iyah Aceh Tahun 201 5 yang memuat antara lain mengupayakan  arsip  berkas  perkara  secara  digital, baik  di  Mahkamah  Syari’ah  Aceh  maupun Mahkamah Syar’iyah Kab/Kota se -Aceh. Mahkamah Syar’iyah Idi telah me lakukan inovasi terhadap penyimpanan  data/arsip  kedalam  compact  disc  yang  disebut  arsip  digital.  Proses  penyimpanan berkas perkara elektronik/ arsip digital tentunya bukan hal mudah dan gampang untuk dikerjakan, membutuhkan waktu yang lama untuk dapat menyelesaikan satu berkas perkara. Ada beberapa hal yang dilakukan saat pengarsipan berkas perkara elektronik diantaranya mengumpulkan semua data perkara dengan lengkap, kemudian di-scan satu persatu kertas menurut kronologis berkas perkara, lalu di edit satu persatu berkas perkara yang sudah di scan sehingga tertata dengan rapi dari awal berperkara hingga akhir berperkara, dan terakhir menyimpan data tersebut kedalam kaset piringan atau compact disc/ CD yang kapasitas 700 Mb.
Berdasarkan  observasi  awal  untuk  mengarsipkan  berkas  perkara di  mahkamah  Syari’ah  idi kedalam compact disc memakan waktu yang lama bahkan satu berkas perkara selesai lebih satu hari bahkan sampai dua hari serta terkendala pada perangkat yang digunakan. maka peneliti terdorong untuk melakukan penelitian dengan dengan rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana  optimalisasi  penggunaan  sistem  digital  dalam  pemeliharaan  kearsipan  di Mahkamah Syar ’ iyah Kota Idi?
2. Apa  saja  hambatan  dan  upaya  dalam  optimalisasi  penggunaan  sistem  digital  dalam pemeliharaan keararsipan di Kantor Mahkamah Syar’iyah Kota Idi?

## TINJAUAN PUSTAKA

## Pengertian Arsip
Pada mulanya  arsip  berasal  dari  bahasa  Yunani  “ archivum ”  yang  artinya  tempat  untuk menyimpan.  Namun,  Arsip  ( record )  yang  dalam  istilah  bahasa  Indonesia  ada  yang  menyebutkan sebagai  “warkat” .  Menurut  Millar  (2017),  arsip  dapat  diartikan  pula  sebagai  suatu  badan  ( agency ) yang  melakukan  segala  kegiatan  pencatatan  penanganan,  penyimpanan  dan  pemeliharaan  surat- surat/warkat-warkat  yang  mempunyai  arti  penting  baik  ke  dalam  maupun  ke  luar,  baik  yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Pendapat lain dikemukakan oleh (Alhaidari, 2019) bahwa arsip adalah setiap catatan ( record /warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film.
Karena  pentingnya  arsip  bagi  kelancaran  kegiatan  suatu  organisasi  atau  kantor  baik pemerintahan  atau  swasta,  maka  pemerintah  mengeluarkan  Undang-Undang  tentang  ketentuan pokok kearsipan yaitu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Bab I Ketentuan Umum Pasal (1) yang menyebutkan bahwa arsip adalah :
a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
b. Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
c. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Berdasarkan  beberapa  pendapat  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  arsip  adalah  setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi  dan  informasi  yang  terekam  pada  kertas,  kertas  film,  media  komputer,  dan  lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

## Arsip Dinamis
Arsip  dinamis  adalah  dokumen  yang  masih  digunakan  untuk  perencanaan,  pengambilan keputusan,  pengawasan  dan  keperluan  lain.  Arsip  dinamis  yaitu  arsip  yang  masih  dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari (Rosalin, 2017). Menurut Muhidin, Winata, dan  Santoso  (2016)  arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  dipergunakan  secara  langsung  dalam perencanaan,  pelaksanaan,  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya  atau dipergunakan  secara  langsung  dalam  penyelenggaraan  administrasi  negara.  Sedangkan  Utami (2017)  mengemukakan  bahwa  arsip  dinamis  merupakan  informasi  yang  terekam,  termasuk  data dalam  sistem  komputer,  yang  dibuat  atau  diterima  oleh  badan  korporasi  atau  perorangan  dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.

## Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Arsip  dinamis  dilihat  dari  kegunaannya  dibedakan  menjadi  dua,  yaitu:  (1)  Arsip  Aktif; adalah  arsip  yang  secara  langsung  dan  terus  menerus  diperlukan  dan  digunakan  dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. (2) Arsip inaktif; adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Wardah, 2017).  Menurut (Fitri  &  Rusmiatiningsih,  2020),  arsip  dinamis  menurut  fungsi  dan  kegunaanya  dapat  dibedakan menjadi tiga macam, yaitu arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif (semi statis).
1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip  inaktif,  yaitu  arsip  yang  jarang  sekali  dipergunakan  dalam  proses  pekerjaan  sehari- hari.
Menurut  Rosalin  (2017),  arsip  dinamis  inaktif  adalah  yang  jarang  digunakan  namun  harus tetap  dipertahankan  untuk  keperluan  rujukan  atau  memenuhi  persyaratan  retensi  sesuai  dengan ketentuan undang-undang. Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis merupakan  arsip  yang  memilki  nilai  guna  serta  dipergunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan kantor  sehari-hari.  Arsip  dinamis  terdiri  dari  arsip  dinamis  aktif  dan  arsip  dinamis  inaktif, sedangkan  arsip  dinamis  aktif  adalah  arsip  yang  secara  langsung  dipergunakan  dalam penyelengaraan  administrasi  sehari-hari  dan  masih  dikelola  oleh  unit  pengelola.  Arsip  dinamis inaktif  adalah  arsip  yang  tidak  secara  langsung  dipergunakan  dalam  penyelenggaraan  pekerjaan sehari-hari. Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya untuk pekerjaan administrasi  sudah  menurun  akan  tetapi  harus  tetap  dipertahankan  untuk  kepentinagan  refrensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, dan untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan instansi.

## Fungsi Arsip
Arsip  adalah  kumpulan  dokumen  yang  penting  yang  disimpan  secara  teratur  atau berdasarkan sistem. Fungsi arsip menurut Nevárez (2021) yaitu:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak menejeman dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
3. Arsip  sebagai  bukti  atau  legalitas.  Arsip  yang  dimiliki  organisasi  memiliki  fungsi  sebagai pendukung legalitas atau bukti - bukti apabila diperlukan.
4. Arsip  sebagai  rujukan historis. Arsip  yang  merekam  informasi  masa lalu  dan  menyediakan informasi untuk masa akan datang.
Berdasarkan pernyataan di atas, maka dapat dinyatakan bahwa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan untuk kehidupan berbangsa  dan  bernegara.  Fungsi  arsip  dapat  membantu  meningkatkan  dalam  pengambilan keputusan  secara  tepat  mengenai  suatu  masalah.  Menurut  Griffiths,  Jakimow,  dan  Hostert  (2018, yang membedakan fungsi arsip adalah sebegai berikut:
a. Arsip  dinamis  yang  dipergunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan,  pelaksanaan, penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya  atau  dipergunakan  secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya  maupun  untuk  penyelenggaraan  sehari-hari administrasi Negara.
Arsip  merupakan  sesuatu  yang  hidup,  tumbuh,  dan  terus  berubah  seirama  dengan  tata kehidupan  masyarakat  maupun  dengan  tata  pemerintahan.  Ketentuan  fungsi  arsip  tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni:
a. Arsip  dinamis,  sebagai arsip  yang  senantiasa  masih berubah nilai  dan  artinya  menurutkan fungsinya; dan
b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintahan
Adalah  perlu  sekali  ditentukan  secara  tegas  tentang  cara-cara  penilaian  arsip  menurut fungsinya  ini,  baik  tentang  penentuan  nilai  dan  arti  menurut  usia/jangka  waktu  dan/ataupun menurut  evaluasi  daya-gunanya.  Cara-cara  penilaian  tersebut  akan  diatur  lebih  lanjut  dalam peraturan  perundangan.  Perbedaan  fungsi  ini  menjadi  dasar  dalam  pelaksanaan  tugas  dan penguasaannya oleh pemerintah. Arsip merupakan yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan  tata  kehidupan  masyarakat  maupun  dengan  tata  pemerintahan.  Menurut  Rosalin  (2017), fungsi arsip adalah sebagai berikut:
a. Arsip  dinamis  yang  dipergunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan,  pelaksanaan, penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya  atau  dipergunakan  secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan  kebangasaan  pada  umumnya  maupun  untuk  penyelenggaraan  sehari-hari  admnistrasi negara.  Ketentuan  fungsi  tersebut  menegaskan  adanya  dua  jenis  sifat  dan  arti  arsip  secara fungsional, yakni:
a. Arsip  dinamis,  sebagai  arsip  yang  senantiasa  masih  berubah  nilai  dan  artinya  menurutkan fungsinya; dan
b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional/Pemerintahan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa secara fungsional arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang  secara  langsung  dipergunakan  dalam  kegiatan  kantor  sehari-hari,  yang  terbagi  dalam  dua kategori yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan  kantor  sehari-hari.  Fungsi  dari  arsip  mencakup sebagai  keperluan  pekerjaan  atau  kegiatan  administrasi  organisasi/instansi  sehari-hari,  sebagai ketentuan hukum dan rujukan historis.

## Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

## a. Arsip Dinamis
Arsip  dinamis  adalah  semua  arsip  yang  masih  berada  di  berbagai  kantor,  baik  kantor pemerintah,  swasta  atau  kemasyarakatan,  karena  masih  dipergunakan  secara  langsung  dalam perencanaan,  pelaksanaan,  dan  kegiatan  administrasi  lainnya  (Fathurrahman,  2018).  Menurut Azizah (2020), Kategori Arsip Dinamis adalah sebagai berikut :
1. Administratif:  dokumen prosedur, formulir atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
2. Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi terkait. Misal: tagihan, invoce, arsip dinamis rekening  bank, laporan penagihan nasabah.
3. Proyek:  korespondensi,  nota,  dokumentasi  pengembangan  produk,  dan  sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4. Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hukum.

## b. Arsip Statis
Arsip  statis  yaitu  arsip  yang  setiap  hari  digunakan,  tetapi  tidak  secara  langsung  untuk perencanaan,  pelaksanaan  dan  pengendalian  kegiatan  operasional  perusahaan.  Arsip  seperti  ini sudah  mencapai  taraf  nilai  yang  abadi  khusus  sebagai  bahan  pertanggungjawaban nasional/pemerintah hanya dipergunakan untuk referensi saja (Laksono, 2017).

## Tujuan Kearsipan
Kegiatan  kearsipan  dilaksanakan  untuk  memberikan  pelayanan  kepada  berbagai  unit  kerja dalam suatu organisasi ataupun lembaga guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Nurrachman dan  Marlini  (2018)  menyatakan  bahwa  tujuan  kearsipan  ialah  menjamin  keselamatan  bahan pertanggungjawaban  nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan  dan  penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan  serta  untuk  menyediakan  bahan  pertanggungjawaban  tersebut  bagi  kegiatan pemerintah.
Tujuan kearsipan menurut Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pada Bab 2 Pasal 3 ayat 7, adalah :
“Untuk menjamin terciptanya keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa”.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan,  bahan  pertanggungjawaban,  tentang  perencanaan,  dan  penyelenggaraan  kehidupan berbangsa dan bernegara.

## Penciptaan Arsip Dinamis
Kelancaran  arus  informasi  pada  suatu  kantor  menjadi  salah  satu  syarat  mutlak  yang  harus terpenuhi agar tujuan dari kantor tersebut tercapai. Salah satu dari jenis komunikasi yang berjalan di suatu  kantor  adalah  komunikasi  tertulis  yang  salah  satunya  adalah  dengan  menyelenggarakan pengelolaan  arsip.  Di  dalam  pengelolaan  arsip  menuntut  adanya  penataan  arsip  yang  baik  agar nantinya dapat membantu kelancaran dari komunikasi tertulis dalam kantor dan tugas-tugas yang akan  dilaksanakan  nantinya  (Rosalin,  2017).  Apabila  pengelolaan  arsip  berjalan  dengan  baik  maka arus  informasi  tertulis  akan  berjalan lancar  dan berdampak  pula  pada  lancarnya  kegiatan  di suatu instansi  atau  kantor.  Penciptaan  arsip  meliputi kegiatan  pengurusan surat  masuk  dan  surat  keluar merupakan kegiatan yang selalu ada dalam suatu kantor. Pengurusan surat masuk dan suratkeluar dari satu intansi dengan intansi lain tidak selalu sama.

## Pengelolaan Surat Masuk.
Pengelolaan  surat  masuk  adalah  seluruh  kegiatan  yang  dilakukan  sejak  penerimaan  surat masuk,  pengolahannya  atau  penyelesaiannya  hingga  surat  itu  disimpan.  Menurut  Yahmah  (2009), kegiatan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:

## 1. Penerimaan Surat
Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:
- Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
- Memeriksa  kebenaran  alamatnya,  apabila  salah  alamat,  surat  segera  dikembalikan  pada pengirim
- Menandatangani  bukti  pengiriman  pada  kartu  atau  buku  sebagai  bukti  bahwa  surat  telah diterima. Biasanya penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.
- Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama pejabat).
- Membuka  surat  (kecuali  surat  rahasia)  dan  memeriksa  kelengkapannya  (bila  ada lampirannya, kalau lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya).

## 2. Penyotiran Surat
Penyotiran surat adalah kegiatan memisahkan dan mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.

## 3. Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.

## 4. Pengarahan Surat
Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang aka disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan danyang akan disampaikan kepada pengolah.

## 5. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat dilakukan secara sistematis agar bila dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.
Pengurusan dan pengendalian surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu: Penerimaan, penyortiran,  pembukaan,  pencatatan  surat,  dan  pengarahan  surat  masuk  (Nihayati  &  Ati,  2016). Menurut  Ahmamiya  (2015)  setelah  surat  diterima  maka  harus  segera  mulai  dengan  pengurusan surat  agar  segera  dapat  diserahkan  kepada  pimpinan  secepat  mungkin.  Langkah-langkah pengelolaan surat tersebut, yaitu:
1. Penyortiran surat
- Meneliti asal (sumber) surat itu.
- Meneliti cara pengiriman surat.
- Memisahkan menurut beberapa macam kelompok surat, misalnya surat dinas baik dari instansi maupun perorangan, kemudian ditempatkan pada folder-folder tersendiri.
2. Pembukaan sampul
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Penelitian surat
5. Pembacaan surat
6. Penyampaian surat
7. Pencatatan surat

## Pengelolaan Surat Keluar
Setelah  melakukan  pengelolaan  surat  masuk,  tahap  selanjutnya  adalah  pengelolaan  surat keluar. Pengelolaan surat keluar adalah semua kegiatan dari pembuat surat hingga pengiriman dan penyimpanannya. Menurut Ramdani, Julita, dan Kurniawan (2018), pengiriman surat keluar dimulai dari instruksi pimpinan tentang dibuat surat.
a. Pembuatan konsep surat
b. Pengetikan surat
c. Pelipatan dan penyampulan
d. Pembubuhan alamat
e. Pencatatan surat
f. Pengiriman dan penyimpanan surat
Kegiatan pengelolaan surat keluar dapat diuraikan sebagai berikut: Pembuatan konsep surat, Persetujuan  konsep  surat,  Pengetikan  konsep  surat,  dan  Pengiriman  surat.  Berdasarkan  beberapa pendapat  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  prosedur  pengelolaan  surat  terbagi  atas  dua macam  kegiatan,  yaitu  pengurusan  atau  pengelolaan  suarat  masuk  dimulai  dari  penerimaan  surat masuk,  membuka  surat/menstempel,  mengelompokkan  surat,  menilai  surat,  mencatat  surat, mengarahkan  surat.  Sedangkan  untuk  pengelolaan  surat  keluar  yaitu  pembuatan  konsep  surat, persetujuan konsep surat, pengetikan surat, penyuntingan surat, pencatatan surat, pengiriman dan penyimpanan surat (Widiawati & Andilla, 2021). Berdasarkan kedua penjelasan mengenai prosedur pengelolaan  surat  masuk  maupun  surat  keluar  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  pengelolaan  surat merupakan  rangkaian  kegiatan  penataan  atau  penanganan  surat  dalam  suatu  organisasi  atau instansi  dengan  langkah-langkah  yang  telah  ditentukan  dan  menggunakan  fasilitas  yang  sesuai untuk mencapai tujuan.

## Konsep Arsip Digital
Apakah yang dimaksud arsip digital? Jika dilihat dari arti kata, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia,  bahwa  istilah  digital  “ berhubungan  dengan  angka-angka  untuk  sistem  perhitungan  tertentu ”. Sementara  jika  dikaitkan  dengan  istilah  digitalisasi,  digitalisasi  adalah  “ proses  pemberian  atau pemakaian sistem digital .”
Berdasarkan  arti  kata  dari  digital/digitalisasi,  maka  kaitan  antara  istilah  digital/digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital,  sehingga  menjadi  arsip  digital/disebut  sebagai  arsip  digital.  Dengan  demikian  yang dimaksud  arsip  digital adalah  data (arsip)  yang dapat  disimpan  dan  ditransmisikan  dalam  bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat  komputerisasi  yang  dapat  membaca  atau  mengolah  data  dalam  bentuk  biner,  sehingga  arsip dapat  pergunakan  atau  dimanfaatkan . Biner  ( binary )  dalam  Bahasa  I nggris  adalah  “kembar  atau pasangan  atau  sepasang”.  Dalam  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia,  biner  artinya  “terjadi  dari  atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.”
Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau  data  lainnya  yang  dapat  dijadikan  sebagai  sebuah  data  dalam  bentuk  biner,  sehingga  dapat diolah  dalam  program  komputasi  dan  disimpan  dalam  penyimpanan  data  digital.  Menurut Syariasih  (2012:  15),  kedudukan  arsip  digital  termasuk  dalam  kelompok  arsip  media  baru,  yaitu arsip  yang  isi  informasi  dan  bentuk  fisiknya  direkam  dalam  media  magnetik  menggunakan perangkat  elektronik  atau  dalam  bentuk  media  citra  bergerak,  gambar  statik  dan  rekaman  suara yang  diciptakan  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  organisasi,  maupun  perorangan.  Dengan demikian arsip digital termasuk pada kelompok arsip elektronik. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan,  digunakan,  dan  dipelihara  sebagai  bukti  transaksi,  aktivitas  dan  fungsi  lembaga  atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40, disebutkan bahwa alih media arsip  merupakan  salah  satu  cara  (kegiatan)  dalam  pemeliharaan  arsip  dinamis.  Jika  dilihat  dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan dilakukannya alih media arsip, yaitu (1) untuk mempercepat layanan  akses  (aktif  dan  inaktif),  dan  (2)  untuk  pelestarian  arsip  (statis).  Cook  (2017)  juga mengemukakan tujuan alih media arsip untuk mempercepat layanan akses arsip, dilakukan terkait tujuan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

## METODE PENELITIAN

## Jenis Penelitian
Sesuai dengan kerangka pikir maka rancangan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengungkapkan  masalah  yang menjadi pokok penelitian dengan menggali fakta tentang Penggunaan sistem Digital dalam rangka penyelamatan  Arsip  pada Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi.  Penelitian  ini  menghasilkan  data deskriptif yaitu berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari objek penelitian, dan perilakunya yang dapat  diamati. Data  atau  informasi  yang  diperoleh  dideskripsikan  sesuai  dengan  kenyataan  yang ada  di  lapangan  dan  disajikan  dalam  bentuk  kata-kata  atau  kalimat  kemudian  ditarik  suatu kesimpulan  (Perera  et  al.,  2020).  Penelitian  ini  dilakukan  pada Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi. Jalan.  Banda  Aceh  -  Medan.  KM.  381.  Paya  Gajah.  Kecamatan  Peureulak  Barat,  Kabupaten  Aceh Timur, Propinsi Aceh.

## Informan Penelitian
Informan  dalam  penelitian  ini  meliputi  pihak  yang  terkait  dengan  pengelolaan  arsip  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Kota  Idi.  Informan  penelitian  berjumlah  5  orang  yaitu,  Ketua Mahkamah  Syar’iyah,  panitera,  kasubbag  umum,  kasubbag  perencanaan  TI  dan  Pelaporan dan pegawai  fungsional  arsiparis  yang  mengelola  kearsipan.  Informan  yang  di  ambil  adalah  yang dianggap  mampu  mewakili  populasi  yang  dipilih  atas  dasar  kemampuan  yang  mewakilinya. Informan  ditentukan  berdasarkan  secara purposive yaitu  berdasarkan  kriteria  yang  dimiliki  oleh informan itu sendiri, seperti statusnya, jabatannya, tingkat pendidikannya dan kompetensinya.

## Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang relevan dan lengkap dalam penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut:
1. Wawancara,  digunakan  untuk  memperoleh  data  secara  mendalam  yang  berkaitan  dengan Arsip  digital.  Wawancara  ini  menggunakan  jenis  wawancara  terpimpin,  yaitu  wawancara yang  dilakukan  dengan  menggunakan  pertanyaan-pertanyaan  yang  sudah  disiapkan sebelumnya. Dalam melaksanakan wawancara ini pertanyaan diajukan oleh peneliti kepada subjek  penelitian  dengan  maksud  memperoleh  informasi  yang  akurat  serta  memperluas cakupan  informasi  yang  didapat  dari  sumber-sumber  lain  (Zanzibar  &  Armanda,  2019). menjelaskan bahwa melalui wawancara penulis bisa mendapatkan informasi yang mendalam ( in-dep-information )  karena  peneliti  dapat  menjelaskan  pertanyaan  yang  tidak  dimengerti responden,  peneliti  dapat  mengajukan  pertanyaan  usulan  ( follow  up  question ),  responden cenderung menjawab apabila diberi pertanyaan, juga responden dapat menceritakan sesuatu
yang  terjadi  di  masa  silam  dan  masa  mendatang.  Dalam  penelitian  kualitatif,  wawancara dilakukan  secara  mendalam.  Untuk  itu  dalam  penelitian  ini,  peneliti  menggunakan  teknik pengumpulan  data  secara          terstruktur,  akan  tetapi  tidak  menutup  kemungkinan    juga untuk  menggunakan  wawancara tidak terstruktur guna memperkaya data yang digunakan peneliti. Wawancara terstruktur adalah wawancara yang dilakukan menggunakan instrumen penelitian  berupa  pertanyaan-pertanyaan  tertulis.  Sedangkan,      wawancara      tidak  struktur adalah  wawancara  yang  dilakukan  secara  bebas  dimana  peneliti  tidak    menggunakan pedoman    wawancara    yang    telah    tersusun    secara  sistematis  dan  lengkap  untuk pengumpulan datanya.
2. Observasi, dilakukan untuk menambah dan melengkapi data dari pengumpulan data melalui wawancara  dan  dokumentasi.  Teknik  ini  dilakukan  dengan  melihat  atau  mengamati  secara langsung  penggunaan  arsip  digital  pada Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi.  Observasi dipergunakan  untuk  memperoleh  informasi  tentang  kegiatan  yang  berkaitan  dengan pengelolaan  arsip  yang  terjadi  dalam  kenyataan  yaitu:  lingkungan  kerja  kearsipan,  kondisi ruang  tempat  menyimpan  arsip,  ketrampilan  pekerja  kearsipan,  serta  fasilitas  yang digunakan dalam pengelolaan arsip digital pada Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi.
3. Dokumetasi, digunakan untuk mengumpulkan data berupa sejarah organisasi, visi dan misi, struktur  organisasi,  tugas  pokok  dan  fungsi  Bagian  Umum,  sarana  prasarana,  fungsi  dan tugas  organisasi,  data  pegawai  Sub  Bagian Umum,  latar  belakang  pendidikan  pegawai  Sub Bagian Umum yang mengelola arsip, dan foto-foto yang berkaitan dengan pengelolaan arsip digital di sub bagian umum Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi.

## Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis Model Interaktif. Analisis  Model  Interaktif  memungkinkan  analisis  data  kualitatif  yang  dilakukan  secara  interaktif dan  berlangsung  secara  terus  menerus  sampai  tuntas,  sehingga  datanya  jenuh.  Adapun  prosedur atau  langkah-langkah  yang  diambil  dalam  data  adalah  sebagai  berikut  (Rizkiani,  Kurniawan,  & Iskandar, 2019):
a. Proses Pemilahan Data (reduksi data)
Pada  proses  ini  peneliti  melakukan  wawancara  dengan  informan  sesuai  kriteria  yang  telah ditetapkan menggunakan alat perekam dan alat tulis. Dari setiap wawancara dibuat transkrip agar memudahkan  dalam  pengelompokan  jawaban  dari  informan.  Untuk  menghindari  kesalahan didalam  penyajian  dalam  transkrip  maka  diadakan  pengecekan  ulang  kepada  informan  dengan membawa  transkrip  tersebut.  Pengecekan  dibutuhkan  untuk  keabsahan  data  agar  tercapai  derajat kepercayaan dan kepastian sehingga diperoleh penyajian serta kesimpulan yang akurat. Data yang dikumpulkan  disusun  secara  urut,  setelah  itu  dicari  pokok-pokok  sesuai  dengan  fokus  penelitian yaitu faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip digital tidak maksimal.
b. Proses Penyajian Data
Penyajian  data  merupakan  suatu  upaya  menyusun  sekumpulan  informasi  ke  dalam  suatu grafik  yang  mudah  dipahami  sehingga  memungkinkan  adanya  penarikan  kesimpulan  dan
pengambilan  tindakan.  Data  yang  jumlahnya  sangat  banyak  kurang  dapat  memberikan  gambaran secara  menyeluruh,  oleh  karena  itu  disajikan  data  dalam  bentuk  grafik  sehingga  peneliti  dapat menguasai data dengan mudah. Pada tahap ini peneliti menyajikan data dalam bentuk teks naratif yang  disusun  secara  rapi  disertai  tabel  dan  gambar  sehingga  memudahkan  orang  untuk membacanya.
c. Kesimpulan dan Verifikasi
Peneliti  melakukan  proses  penarikan  kesimpulan.  Dari  berbagai  kesimpulan  yang  ada, penulis  melakukan  verifikasi  atas  kesimpulan  dengan  membandingkan  faktor-faktor  yang menyebabkan  pengelolaan  arsip  digital  tidak  maksimal  dengan  beberapa  peraturan  perundang- undangan  serta  landasan  teori.  Apabila  jawaban  dari  responden  belum  mengakomodir permasalahan maka peneliti melakukan pengecekan ulang dengan mengadakan wawancara dengan teman  sejawat  yaitu  pejabat  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah untuk  mereview  seluruh  hasil wawancara sehingga dapat menambah validitas penelitian.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  gambar  struktur  organisasi  diatas diperoleh informasi bahwa  seluruh  pegawai di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah berjumlah  16  (enam  belas)  orang.  Ketua  merupakan  pemimpin tertinggi  yang  membawahi  wakil  ketua,  hakim,  sekretariat  serta  kelompok  jabatan  fungsional. Kelompok  jabatan  fungsional  adalah  kedudukan  yang  menunjukan  tugas,  tanggung  jawab, wewenang  dan  hak  seorang  pegawai  negeri  sipil  dalam  suatu  satuan  organisasi  yang  dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu serta bersifat mandiri.

## Optimalisasi Penggunaan Sistem Digital dalam rangka pemeliharaan Arsip di Kantor Mahkamah
Sehubungan dengan penggunaan sistem digital dalam rangka pemeliharaan arsip di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi, telah penulis wawancarai Ketua Ma hkamah Syar’iyah Idi yaitu Bapak Drs.
Said Safnizar, M.H. sebagai penanggung jawab kegiatan, menyatakan bahwa:
“Arsip di Kantor  Mahkamah sangat sensitive sifatnya oleh karena itu harus di jaga kerahasiaannya maka kami melakukan penyimpanan dengan dua cara yang pertama penyimpanan arsip seperti biasa dan yang kedua penyimpanan arsip dalam bentuk compact disk, untuk informasi dan tata kelola boleh menanyakan bidang  kepaniteraan  karena  bidang  kepaniteraan  yang  menangani  masalah  arsip  digital”  (wawancara, tanggal 26 April 2017).
Hasil  wawancara  dengan  informan  di  atas  pengelolaan  arsip  digital  dilakukan  dengan  dua cara yang pertama penyimpanan arsip dalam bentuk berkas perkara dan yang kedua penyimpanan arsip  dalam  bentuk  compack  disk  dan  pengelolaan  arsip  digital  hanya  dilakukan  oleh  bidang kepaniteraan

## Penciptaan Arsip Digital.
Sehubungan  optimalisasi  penggunaan  sistem  digital  dalam  rangka  pemeliharaan  arsip  di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi telah penulis wawancarai dengan Bapak Muliadi, S.H.I. Kasubbag Umum menyatakan bahwa:
“Menurut  pandangan  kami  pengarsipan  berkas  perkara  secara  digital  dilakukan  oleh  kepaniteraan diantaranya mengumpulkan semua data perkara dengan lengkap dari permohonan perkara sampai putusan
sidang, kemudian di-scan satu persatu kertas menurut kronologis berkas perkara, lalu di edit satu persatu berkas  perkara  yang  sudah  di  scan  sehingga  tertata  dengan  rapi  dari  awal  berperkara  hingga  akhir berperkara.”(wawancara, ta nggal 26 April 2017)
Bapak  Sarbaini  pegawai  yang  mengelola  arsip  digital Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi menyatakan bahwa:
“Menurut saya proses  peyimpanan arsip dilakukan dari permohonan perkara sampai putusan siding dan data tersebut di simpan kedalam kaset piringan atau compact disc/ CD yang kapasitas 700 Mb. Satu berkas perkara mencapai 50 lembar sampai 100 lembar. Kemudian arsip perkara tersebut disimpan di lemari arsip dengan  rapi  beserta  compact  disc  dan  di  dukung  dengan  alat  scan,  computer,  printer,  harddisk dll”.(wawancara, tanggal 26 April 2017)
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  informan  diatas  ditemukan  informasi  bahwa penciptaan arsip digital hanya dilakukan oleh Unit Organisasi Kepaniteraan. Ada beberapa hal yang dilakukan  saat  pengarsipan  berkas  perkara  secara  digital  diantaranya  mengumpulkan  semua  data perkara  dengan  lengkap  dari  permohonan  perkara  sampai  putusan  sidang,  kemudian  di-scan  satu persatu  kertas  menurut  kronologis  berkas  perkara,  lalu  di  edit  satu  persatu  berkas  perkara  yang sudah  di  scan  sehingga  tertata  dengan  rapi  dari  awal  berperkara  hingga  akhir  berperkara,  dan terakhir menyimpan data tersebut kedalam kaset piringan atau compact disc/ CD yang kapasitas 700 Mb. Satu berkas perkara mencapai 50 lembar sampai 100 lembar. Kemudian arsip perkara tersebut disimpan  di  lemari  arsip  dengan  rapi  beserta  compact  disc.  Adapun  alat  bantu  yang  digunakan untuk penciptaan arsip digital di Kantor Mahkamah Syar’iyah kabupaten Aceh Timur yaitu:
1. Komputer
2. Alat Scan Arsip
3. Pencabut Anak Clips
4. Buku Ekspedisi
5. Lembar Tanda Terima
6. Compact Disc kapasitas 700 Mb
7. Printer
8. Harddisk

## Penataan Arsip Digital
Penataan  arsip  digital  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  menurut  Bapak  Sarbaini  selaku petugas yang menangani masalah arsip, menyatakan bahwa:
“Menurut  saya  penataan  arsip  di  Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  memakai  sistem  penyimpanan  arsip berdasarkan subyek, kronologis dan tanggal perkara dan di atur secara sistematis agar tertata dengan rapi dan mudah ditemukan kembali”(wawancara, tanggal 26 April 2017)
Ibu Khalidah, S.Ag sebagai Panitera Kantor Mahka mah Syar’iyah Idi menyatakan bahwa : “Sistem penyimpanan arsip digital di Kantor Mahkamah Syar’iyah menggunakan sistem subjek, kronologi dan tanggal perkara”(wawancara, tanggal 26 April 2017)
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan di atas ditemukan informasi bahwa Penataan arsip digital merupakan proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip digital dalam suatu tatanan yang sistematis. Penataan arsip bertujuan untuk dapat tertata dengan rapi dan teratur sesuai dengan sistem  yang  dipergunakan  sehingga  mudah  ditemukan  kembali.  Menata  arsip  digital  harus memperhatikan  klasifikasi  agar  mempermudah  penemuan  kembali  arsip  apabila  diperlukan  pada saat waktu tertentu.

## Peminjaman dan Penemuan kembali Arsip Digital

## 1. Peminjaman Arsip Digital
Peminjaman arsip di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi oleh Ibu Khalidah, S.Ag selaku Panitera di kantor tersebut, menyatakan bahwa :
“Proses peminjaman arsip harus menggunakan lembar peminjaman arsip untuk setiap peminjaman arsip yang  dibutuhkan,  peminjaman  arsip  tidak  di  bolehkan  untuk  masyarakat  hanya  untuk  pegawai kepaniteraan.  Peminjaman  perlu  mengisikan  identitas  di  dalam  buku  peminjaman  arsip”  (wawancara, tanggal 26 April 2017)
Sarbaini selaku arsiparis di kantor tersebut menyatakan bahwa :
“Peminjaman arsip tidak untuk masyarakat karena arsip di kepaniteraan bersifat rahasia, dan apabila ada pegawai  kepaniteraan  yang  meminjam  harus  mengisi  identitas  di  dalam  buku  peminjaman arsip”(wawancara, tanggal 26 April 2017)
Arsip  merupakan  sumber  informasi  yang  digunakan  dalam  pencapaian  arsip  dalam  suatu organisasi harus menerapkan berbagai peraturan agar tidak mudah hilang dan kerahasiaannya tetap terjaga.  Proses  peminjaman  arsip  harus  menggunakan  lembar  peminjaman  arsip  untuk  setiap peminjaman arsip yang dibutuhkan, peminjaman arsip tidak di bolehkan untuk masyarakat hanya untuk  pegawai  kepaniteraan.  Peminjaman  perlu  mengisikan  identitas  di  dalam  buku  peminjaman arsip.

## 2. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan  kembali  arsip  digital  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  menurut  Ibu  Khalidah, S.Ag sebagai Panitera, menyatakan bahwa :
“Menurut  saya  proses  penemuan  kembali  arsip  digital  seharusnya  tidak  lebih  dari  lima  menit  setiap dokumen, akan tetapi semua terhambat dikarenakan kekurangan personil dalam penanganan masalah arsip sehingga  pecarian  arsip  membutuhkan  waktu  20  sampai  30  menit.    Pencarían  arsip  yang  dibutuhkan dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, salah satunya dilakukan dengan mecari di folder yang telah dibuat di komputer berdasarkan tanggal dan nomor berkas perkara dan dengan mecari langsung di lemari penyimpanan arsip yang telah diberi kode dengan nomor berkas berpekara”. (wawancara, tanggal 26 April 2017)
Bapak Sarbaini selaku Arsiparis di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi Menyatakan bahwa: “Proses pe nemuan arsip dilakukan dengan dua cara yang pertama mencari di folder komputer (arsip yang sudah  di  scan)  berdasarkan  tanggal  perkara  dan  bisa  juga  dilakukan  langsung  di  ruangan  penyimpanan arsip yang ada di lantai dua Kantor Mahkamah Syar’iyah idi”. (wawa ncara, tanggal 26 April 2017).
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan informan diatas Penemuan kembali arsip tidak hanya  menemukan  kembali  arsip  dalam  bentuk  fisiknya,  tetapi  dapat  menemukan  informasi  yang terkandung  didalamnya  dengan  cara  mencari  hasil  scan  di  komputer.  Proses  penemuan  kembali arsip  yang  dibutuhkan  akan  menentukan  baik  tidaknya  sistem  kearsipan  dalam  suatu  organisasi. Proses penemuan kembali arsip di kantor Mahkamah Syari,ah Idi seharusnya tidak lebih dari lima menit  setiap  dokumen  akan  tetapi  semua  menjadi  lama  dikeranakan  kurangnya  personil  yang menangani  masalah  arsip  sehingga  pecarian  arsip  membutuhkan  waktu  20  sampai  30  menit. Pencarían  arsip  yang  dibutuhkan  dilakukan  dengan  menggunakan  beberapa  cara,  salah  satunya dilakukan dengan mecari di folder yang telah dibuat di komputer berdasarkan tanggal dan nomor berkas  perkara  dan  dengan  mecari  langsung  di  lemari  penyimpanan  arsip  yang  telah  diberi  kode dengan  nomor  berkas  berpekara.  Petugas  arsip  akan  mencari  arsip  yang  dibutuhkan  dengan menggunakan  salah  satu  sistem  tersebut  dengan  melihat  kode  nomor  dan  tanggal  arsip  yang dibutuhkan oleh pengguna.

## Hambatan dan Upaya Optimalisasi Penggunaan Sistem Digital dalam rangka Pemeliharaan Arsip
Sehubungan  dengan  hambatan  dan  upaya  penggunaan  sistem  digital  dalam  rangka pemeliharaan  Arsip  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  telah  penulis  wawancarai  dengan  Ibu Khalidah, S.Ag, sebagai panitera menyatakan bahwa :
“Hambatan  yang  terjadi  saat  ini  yaitu  di  aceh  timur  sering dilakukannya  pemadaman  listrik  sehingga menghambatnya  proses  penggunaan  arsip  digital  dan  jumlah  pegawai  di  kantor  kami  sangat  sedikit sehingga  tidak  ada  pegawai  yang  khusus  menangani  masalah  arsip  selain  bapak  sarbaini  dan  alat  yang digunakan dalam penanganan masalah arsip digital masih menggunakan spec rendah. Alat scannya masih satu persatu  berkas. Kita akan mengupayakan pengadaan ganset dan meminta izin penambahan pegawai kontrak ke mahkamah Syar’iyah Aceh dan akan segera memperbaharui alat arsip digital agar penanganan masalah arsip berjalan dengan optimal”. (wawancara, tanggal 26 April 2017)
Sarbaini selaku pegawai yang menangani arsip digital menyatakan bahwa :
“Kurangnya anggota dalam proses penciptaan arsip digital dan sering padamnya lampu dan ma salah alat yang  specnya  masih  rendah  sehingga  menghambatnya  proses  pengarsipan  berkas  perkara  secara  digital sehingga  1  hari  bisa  tidak  terselesainya  di  scan  berkas  perkara  masalah  upaya  kita  sudah  mengusulkan kepada  atasan  dan  semua  itu  butuh  proses  kita  bersabar  aja  semoga  ini  semua  cepat  berjalan  dengan optimal”. (wawancara, tanggal 26 April 2017)
Berdasarkan  hasil wawancara  dengan informan diatas  hambatan  yang  terjadi  dalam  proses penciptaan  arsip  digital  dikarenakan  seringnya  pemadaman  listrik  di  daerah  aceh  timur  dan kurangnya jumlah pegawai di kantor tersebut serta alat yang tidak memadai sehingga terhambatnya proses  penciptaan  arsip  digital  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi.  Adapun  upaya  yang  telah  kita lakukan  yaitu  pengadaan  ganjet  dan  mengusulkan  penambahan  tenaga  kontrak  ke  Mahkamah Syar’ah Aceh dan akan segera memperbaharui alat arsip digital agar proses penciptaan arsip digital berjalan dengan optimal.

## PEMBAHASAN
Berdasarkan  perolehan  data-data  dari  hasil  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi  yang dilakukan  secara  langsung  bahwa  pengelolaan  arsip  digital  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi Kabupaten  Aceh  Timur  dapat  diuraikan  dan  disajikan  dalam  pembahasan  hasil  penelitian  sebagai
berikut:

## Penggunaan Sistem Digital dalam rangka pemeliharaan arsip
Kegiatan  pengarsipkan  berkas  perkara  merupakan  salah  satu  kegiatan  penting  dalam kearsipan di setiap Kantor Mahkamah Syar’iyah , mengingat bahwa berkas perkara merupakan salah satu arsip yang harus di jaga kerahasiannya. menyimpanan informasi. Arsip berkas perkara yang di simpan  melalui  digitalisasi  merupakan  salah  satu  kegiatan  yang  baik  dan  benar  agar  kegiatan administrasi  dalam  suatu  organisasi  dapat  berjalan  dengan  lancar,  sehingga  memudahkan penemuan kembali arsip.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi Kabupaten Aceh  Timur  diperoleh    hasil  mengenai  pengelolaan  arsip  digital  yang  berupa  pengarsipan  berkas perkara ke dalam compac disk dengan cara di scan
Pengarsipan  berkas  perkara  dilakukan  dengan  tahapan  atau  alur  yang  sudah  benar,  yang dilakukan dari permohonan berkas perkara sampai putusan sidang, setiap lembar berkas perkara di scan dan di simpan di folder yang ada di komputer kemudian di copy ke harddisk dan compac disk, setiap berkas perkara berjumlah 50 sampai dengan 100 lembar. Proses arsip digital memakan waktu 1  atau  2  hari  karenakan  kekurangan  pegawai  jumlah  pegawai  di  kantror  Mahkamah  Syar’iyah  Idi berjumlah 16 orang dan yang menangani arsip digital hanya 1 orang, serta alat yang tidak memadai sehingga tidak berjalan dengan optimal, alat yang digunakan masih menggunakan alat scan model lama  tipe  Plustek  Opticslim  2610-A4  cara  kerjanya  masih  satu  persatu  di  scan  sehingga memperlambat  proses  pengarsipan  digital,  hal  ini  tidak  di  benarkan  mengingat  teori  Manajemen Kearsipan  Sambas  dan  Hendri  (2016  :  411),  mengemukakan  tujuan  alih  media  arsip  untuk mempercepat  layanan  akses  arsip,  dilakukan  terkait  tujuan  pengelolaan  arsip  yang  efektif  dan efisien.  Oleh  karena  itu Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  Kabupaten  Aceh  Timur  perlu  melakukan penambahan  petugas  arsip  mengingat  banyaknya  masuk  berkas  arsip  perkara  dan  pembaharuan alat scan baru agar pengelolaan arsip digital berjalan dengan optimal.

## Penataan Arsip Digital
Berdasarkan hasil wawancara ditemukan informasi bahwa Penataan arsip digital merupakan proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip digital dalam suatu tatanan yang sistematis. Penataan arsip  bertujuan  untuk  dapat  tertata  dengan  rapi  dan  teratur  sesuai  dengan  sistem  yang dipergunakan  sehingga  mudah  ditemukan  kembali.  Menata  arsip  digital  harus  memperhatikan klasifikasi  agar  mempermudah  penemuan  kembali  arsip  apabila  diperlukan  pada  saat  waktu tertentu.  penataan  arsip  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  Kabupaten  Aceh  timur  telah menggunakan tahapan dan alur yang benar sehingga mempermudah penemuan kembali arsip.

## Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Digital

## 1. Peminjaman Arsip Digital
Hasil  dari  wawancara  penulis  dengan  informan  di  temukan  informasi  bahwa  arsip merupakan  sumber  informasi  yang  digunakan,  dalam  pencapaian  arsip  dalam  suatu  organisasi harus  menerapkan  berbagai  peraturan  agar  tidak  mudah  hilang  dan  kerahasiaannya  tetap  terjaga. Proses  peminjaman  arsip  harus  menggunakan  lembar  peminjaman  arsip  untuk  setiap  peminjaman
arsip  yang  dibutuhkan,  peminjaman  arsip  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  tidak  dibolehkan untuk  masyarakat  hanya  untuk  pegawai  kepaniteraan.  Peminjaman  perlu  mengisikan  identitas  di dalam buku peminjaman arsip.
Berdasarkan teori kearsipan, peminjaman arsip memiliki prosedur yang meliputi permintaan, pencarían,  pengambilan  arsip,  pencatatan  arsip,  pengendalian  dan  penyimpanan  kembali  arsip. Peminjaman  arsip  juga  harus  menggunakan    bukti  tertulis  yaitu  lembar  pinjam  arsip  ( out  slip ), lembar  pinjam  arsip  bertujuan  sebagai  bukti  adanya  peminjaman  dan  mencegah  terjadinya kehilangan  arsip.  Proses  peminjaman  arsip  yang  dilakukan  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi Kabupaten  aceh  Timur  belum  berjalan  dengan  baik  karena  dalam  peminjaman  arsip  belum mempergunakan  prosedur  peminjaman  arsip  seperti  permintaan  arsip,  pencarían,  pengambilan arsip, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan kembali.

## 2. Penemuan Kembali Arsip Digital
Penemuan  kembali  arsip  merupakan  salah  satu  alat  ukur  baik  atau    tidaknya  kearsipan dalam  suatu  instansi  atau  organisasi.  Berdasarkan  hasil  wawancara  penulis  dengan  informan Penemuan kembali arsip tidak hanya menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, tetapi dapat menemukan informasi  yang  terkandung  didalamnya  dengan  cara  mencari  hasil  scan  di  komputer. Proses penemuan kembali arsip di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi seharusnya tidak lebih dari lima menit  setiap  dokumen,  akan  tetapi  semua  terkendala  dikarenakan  kekurangan  personil  yang menangani  masalah  arsip  sehingga  pecarian  arsip  membutuhkan  waktu  20  sampai  30  menit. Pencarían  arsip  yang  dibutuhkan  dilakukan  dengan  menggunakan  beberapa  cara,  salah  satunya dilakukan dengan mecari di folder yang telah dibuat di komputer berdasarkan tanggal dan nomor berkas  perkara  dan  dengan  mecari  langsung  di  lemari  penyimpanan  arsip  yang  telah  diberi  kode dengan  nomor  berkas  berpekara.  Petugas  arsip  akan  mencari  arsip  yang  dibutuhkan  dengan menggunakan  salah  satu  sistem  tersebut  dengan  melihat  kode  nomor  dan  tanggal  arsip  yang dibutuhkan oleh pengguna.
Lama waktu penemuan kembali arsip juga dipengaruhi oleh faktor personil petugas arsip hal tersebut  menjadi  salah  satu  kendala.  Karena  faktor  personil  memegang  peranan  penting  dalam penemuan  kembali  arsip  agar  cepat  dan  tepat.  Petugas  arsip  akan  mencari  arsip  yang  dibutuhkan dengan salah satu sistem dengan melihat kode sistem kearsipan dan nomor arsip yang dibutuhkan oleh  pengguna.  Diharapkan  dengan  adanya  penambahan  personil  yang  menangani  masalah  arsip dapat  berjalan  dengan  optimal  sehingga    arsip  yang  dibutuhkan  dapat  dengan  cepat  ditemukan kurang dari lima menit.

## Hambatan dan Upaya Optimalisasi Penggunaan Digital dalam rangka Pemeliharaan Arsip
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Kantor  Mahkamah  Syariah  Idi  hambatan  yang  dihadapi dalam  pengelolaan  arsip  digital  meliputi  Proses  penciptaan  arsip  digital,  fasilitas,  dan  petugas kearsipan, sebagai berikut:
Proses penciptaan  arsip digital merupakan suatu sistem yang digunakan pada penyimpanan dokumen berkas perkara di Kantor Mahkamah Syar’iyah agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen  tersebut  sewaktu-waktu  dibutuhkan.  Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Kantor  Mahkamah
Syar’iyah hambatan  yang  terjadi  dalam  proses  penciptaan  arsip  digital  dikarenakan  seringnya pemadaman listrik di daerah aceh timur dan kurangnya jumlah pegawai di kantor tersebut serta alat yang  tidak  memadai  sehingga  terhambatnya  proses  penciptaan  arsip  digital  di  Kantor  Mahkamah Syar’iyah Idi.  Adapun  upaya  yang  telah  kita  lakukan  yaitu  pengadaan  ganjet  dan  mengusulkan penambahan  tenaga  kontrak  ke  Mahkamah  Syar’iyah  Aceh  dan  akan  segera  memperbaharui  alat arsip digital agar proses penciptaan arsip digital berjalan dengan optimal.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Pengelolaan  arsip  digital  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  Kabupaten  Aceh  Timur  hanya dilakukan  oleh  Bidang  Kepaniteraan,  dan  belum  berjalan  secara  optimal  khususnya  pada  aspek penciptaan arsip digital, peminjaman dan penemuan kembali arsip digital. Pengelolaan arsip digital di  Kantor  Mahkamah  Idi  di  Unit  Organisasi  Kepaniteraan  antara  lain  :  Penciptaan  Arsip  berkas perkara secara digital belum optimal dikarenakan sarana yang kurang mendukung dan kurangnya jumlah  pegawai  yang  menangani  masalah  arsip.  Penataaan  Arsip  Digital  telah  menggunakan tahapan dan alur yang benar sehingga mempermudah penemuan kembali arsip. Peminjaman Arsip Digital  belum  menggunakan  prosedur  peminjaman  yang  tepat.  Penemuan  kembali  arsip  masih membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  yaitu  berkisar  20  sampai  30  menit.  Hambatan  dan  upaya optimalisasi  penggunaan  sistem  digital  dalam  rangka  pemeliharaan  arsip  di  Kantor  Mahkamah Syar’iyah idi antara lain: Fasilitas kearsipan secara kualitas dan kuantitas masih kurang. Seringnya pemadaman listrik di daerah Aceh Timur. Kurangnya petugas yang menangani masalah kearsipan.
Berdasarkan  kesimpulan  di  atas,  maka  dapat  diberikan  saran-saran  sebagai  berikut:  (1) Hendaknya  pengelolaan  arsip  digital  di Kantor  Mahkamah  Syar’iyah Idi  Kabupaten  Aceh  Timur dapat  ditingkatkan  demi  pengoptimalisasi  penggunaan  sistem  digital  dalam  rangka  pemeliharaan arsip sebagai berikut: Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi hendaknya mengajukan penambahan fasilitas kearsipan  yaitu  alat  scan  model  terbaru.  Adapun  untuk  mengoptimalisasikan  penggunaan  sistem digital hendaknya Mahkamah Syar’iyah I di melakukan pengadaan ganset. Petugas arsip hendaknya membuat  ketentuan  mengenai  prosedur  khusus  peminjaman  arsip  dinamis  dan  membuat  lembar pinjam  arsip  ( out  slip ).  Dan  penambahan  petugas  salah  satu  penunjang  optimalnya  penggunaan sistem digital dalam rangka pemeliharaan arsip di Kantor Mahkamah Syar’iyah Idi Kabupaten aceh Timur.  (20)  Faktor  penghambat  yang  ada  dapat  ditangani  dengan  baik  oleh  Kantor  Mahkamah Syar’iyah Idi  Kabupaten  Aceh  Timur  agar  tidak  menjadi  faktor  gagalnya  pengelolaan  arsip  digital dengan  mengajukan  permohonan  pembaruan  fasilitas  kearsipan  dan  penambahan  pegawai  yang mengelola arsip (arsiparis) kepada Kepala Kantor Mahkamah Syar’iyah Aceh di Banda Aceh.

## DAFTAR PUSTAKA
Ahmamiya,  F.  (2015).  Pengelolaan  Surat  di  Badan  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Provinsi  Jawa Timur. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 3 (3).
Alhaidari,  F.  A.  (2019).  The  digital  library  and  the  archiving  system  for  educational institutes. Pakistan Journal of Information Management and Libraries , 20 , 94-117.
Azizah,  M.  (2020). PROSEDUR  PENYUSUTAN  ARSIP  DINAMISi  DI  PT  ALAM  LESTARI  UNGGUL REGION 2 SURABAYA (Doctoral dissertation, Politeknik NSC Surabaya).
Cook, M. (2017). The management of information from archives . Routledge.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi) , 3 (2), 215-225.
Fitri,  I.  K., &  Rusmiatiningsih,  R.  (2020). Pengelolaan Arsip  Inaktif  Internal  Di  Dinas  Perpustakaan Dan  Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Banyuasin. Nusantara  Journal  of  Information  and  Library Studies (N-JILS) , 3 (1), 129-139.
Griffiths,  P.,  Jakimow,  B.,  &  Hostert,  P.  (2018).  Reconstructing  long  term  annual  deforestation dynamics  in  Pará  and  Mato  Grosso  using  the  Landsat  archive. Remote  sensing  of environment , 216 , 497-513.
Hendrawan,  M.  R.,  &  Ulum,  M.  C.  (2017). Pengantar  Kearsipan:  Dari  Isu  Kebijakan  ke  Manajemen . Universitas Brawijaya Press.
Kim,  D.  (2018).  Building  Pleasure  and  the  Digital  Archive. Bodies  of  Information:  Intersectional Feminism and Digital Humanities , 230-260.
Laksono,  R.  (2017).  Pemanfaatan  Teknologi  Digital  Dalam  Proses  Alih  Media  Arsip Statis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan , 1 (1), 47-60.
Li,  X.,  Yang,  Y.,  Chu,  S.  K.  W.,  Zainuddin,  Z.,  &  Zhang,  Y.  (2020).  Applying  blended  synchronous teaching and learning for flexible learning in higher education: an action research study at a university in Hong Kong. Asia Pacific Journal of Education , 1-17.
Millar, L. A. (2017). Archives: principles and practices . Facet Publishing.
Muhidin, S. A., Winata, H., & Santoso, B. (2016). Pengelolaan Arsip Digital. JPBM (Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen) , 2 (3), 178-183.
Nevárez,  J.  (2021).  Introduction:  Developing  the  Archive:  Public  Space  and  the  Urban  Library  in Contemporary Perspective. In the Urban Library (pp. 1-13). Springer, Cham.
Nihayati, T. B., & Ati, S. (2016). Analisis Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Umum dan  Kepegawaian  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah. Jurnal  Ilmu Perpustakaan , 5 (1), 71-80.
Nurrachman, H., & Marlini, M. (2018). Analisis Prosedur Penyimpanan dan Pengelolaan Arsip Surat Ukur  Tanah  di  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan. Ilmu  Informasi Perpustakaan dan Kearsipan , 7 (2), 42-51.
Perera,  C.  J.,  Zainuddin,  Z.,  Piaw,  C.  Y.,  Cheah,  K.  S.,  &  Asirvatham,  D.  (2020).  The  Pedagogical Frontiers  of  Urban  Higher  Education:  Blended  Learning  and  Co-Lecturing. Education  and Urban Society , 52 (9), 1305-1329.
Ramdani, O. L., Julita, R., & Kurniawan, D. (2018). Pengelolaan arsip dinamis (surat masuk dan surat keluar) di Universitas Indo Global Mandiri. Jurnal Iqra’Volume , 12 (02).
Rizkiani,  F.,  Kurniawan,  R.,  &  Iskandar,  H.  (2019).  Implementasi  Peraturan  Menteri  Negara Pemberdayaan  Perempuan  dan  Perlindungan  Anak  Nomor  11  Tahun  2011  tentang Pengembangan Kota Layak Anak. Asia-Pacific Journal of Public Policy , 5 (2), 79-98. Rosalin, S. (2017). Manajemen arsip dinamis . Universitas Brawijaya Press.
Utami, R. T. (2017). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik) Pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Jurnal Lentera Bisnis , 2 (1), 189-236.
Wardah, M. (2017). Pengelolaan Arsip Dinamis. LIBRIA , 8 (1).
Widiawati, K., & Andilla, R. T. (2021). TINJAUAN PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR PADA  DIVISI  HUMAN  CAPITAL  DI  KIMIA  FARMA  (PERSERO)  TBK. Jurnal  Sekretari Universitas Pamulang , 8 (1), 11-24.
Zanzibar,  Z.,  &  Armanda,  D.  (2019).  Pengawasan  Hak-Hak  Tenaga Kerja:  Peran  Dinas Penanaman Modal, Transmigrasi dan Tenaga Kerja. Asia-Pacific Journal of Public Policy , 5 (1), 33-49.