## Tinjauan Penerapan Sistem Elektronik Rekam Medis di Rumah Sakit Royal Progress Tahun 2018
Innocentius Probosanjoyo 1 , Joko Asmoro Widhi 2 , Gama Bagus Kuntoadi 3 1,2,3 Apikes Bhumi Husada Jakarta, Indonesia Jalan Raharja No.15, RT.2/RW.8, Jakarta Selatan apikesbhumihusada@yahoo.com

## Abstract
From the observations at Royal Progress Hospital, there were problems regarding the application of electronic medical record systems. The current system seems to be the thing that must be used in a hospital. The development of technology makes medical records that were once in the form of paper now begin to switch to electronics. But the application of electronic medical record systems that conform to standards makes it an interesting matter to be reviewed. Therefore on this occasion the writer will examine about it. The purpose of this research is to identify the application of electronic medical record systems. This research is using qualitative descriptive research methods, which is the data  collection  techniques  based  on  observations  and  interviews  that  will  be  compared  with  existing  theories.  Based  on  the  results  of research conducted by the writer, it was obtained that the application of electronic medical record systems in Royal Progress Hospital is not all  in  accordance  with  the  existing  theory  yet.  Therefore  the  writer  suggest  to  divert  the  hospital  information  system  that  is  now  used, especially the electronic medical record system into an electronic health record, so that the creation of better health information management.
Keywords : Medical record, electronic medical record systems, hospital information

## Abstrak
Dari  hasil  observasi  di  Rumah  Sakit  Royal  Progress  terdapat  masalah  tentang  penerapan  sistem  elektronik  rekam medis.  Sistem  tersebut  sekarang  ini  seakan  menjadi  hal  yang  wajib  digunakan  di  rumah  sakit.  Berkembangnya teknologi membuat rekam medis yang dulunya berupa kertas sekarang mulai beralih ke elektronik. Tetapi penerapan sistem elektronik rekam medis yang sesuai standar menjadikan suatu hal yang menarik untuk ditinjau. Maka dari itu pada  kesempatan  ini  penulis  akan  meneliti  tentang  hal  tersebut.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mengidentifikasi penerapan  sistem  elektronik  rekam  medis  di  RS.  Royal  Progress.  Di  dalam  penelitian  ini  menggunakan  metode penelitian  deskriptif  kualitatif.  Dimana  dengan  teknik  pengumpulan  data  berdasarkan  pengamatan  dan  wawancara yang akan dibandingkan dengan teori yang ada. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis didapat tentang penerapan sistem elektronik rekam medis di RS. Royal Progress belum semuanya sesuai dengan teori yang ada. Oleh karena itu penulis menyarankan untuk mengalihkan sistem informasi rumah sakit yang sekarang digunakan terutama sistem  elektronik  rekam  medis  menjadi  rekam  kesehatan  elektronik  supaya  terciptanya  manajemen  informasi kesehatan yang lebih baik.
Kata Kunci : Rekam medis, sistem rekam medis elektronik, informasi rumah sakit

## Pendahuluan
Rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan perorangan  secara  paripurna  yang  menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan  dan  gawat  darurat. Rumah sakit tidak dapat melaksanakan pelayanan tanpa sistem di dalamnya. Pada tahun 2013 dikeluarkan Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit dimana pada pasal 3 dikatakan  bahwa  rumah  sakit  wajib  menyelenggarakan  SIMRS.  Dengan  dikeluarkannya  payung  hukum tersebut rumah sakit menjadi lebih terdorong dan secara tidak langsung mengharuskan untuk mempunyai sistem elektronik. Suatu sistem di rumah sakit dapat berjalan dengan baik karena adanya dukungan seluruh bagian  di  rumah  sakit  dan  salah  satu  bagian  yang  berperan  penting  di  dalamnya  adalah  adanya  rekam medis.
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis bertujuan menunjang  tercapainya  tertib  administrasi  dalam  upaya  peningkatan  kesehatan  di  rumah sakit dan  sistem  rekam  medis  merupakan  salah  satu  faktor  yang  menentukan  di  dalam  upaya  pelayanan kesehatan di rumah sakit. Termasuk salah satunya di RS. Royal Progress.
RS. Royal Progress adalah rumah sakit tipe B yang berada di daerah Sunter, Jakarta Utara. Mulai tahun 2007 RS. Royal Progress menggunakan sistem informasi rumah sakit yang bernama “Helix”. Sistem ini  mengintegrasikan  beberapa  pelayanan  dari  pasien  datang  sampai  pasien  pulang.  Untuk  rekam  medis
sendiri sistem yang tersedia belum seluruhnya elektronik. Dari proses input hanya input data sosial yang sudah  menggunakan  sistem  elektronik.  Untuk  input  data  medis  masih  manual.  Selain  itu  untuk pengolahan data di rekam medis beberapa sudah menggunakan sistem elektronik rekam medis. Antara lain kodefikasi  dan  beberapa  laporan.  Tidak  menyeluruhnya  sistem  ini  yang  menyebabkan  kinerja  instalasi rekam  medis  menjadi  kurang  optimal.  Untuk  itu  penulis  ingin  meninjau  penerapan  sistem  elektronik rekam  medis  di  RS.  Royal  Progress.  Tjujuan  penelitian  ini adalah  untuk  mengidentifikasi  penerapan  sistem elektronik rekam medis di RS. Royal Progress. Tujuan khususnya adalah mengetahui manfaat dari penerapan sistem elektronik  rekam  medis  di  RS.  Royal  Progress,  mengetahui  kekurangan  dari  penerapan  sistem  elektronik  rekam medis di RS. Royal Progress, kendala penerapan sistem elektronik rekam medis di RS. Royal Progress.

## Metode Penelitian
Penelitian difokuskan di Instalasi Rekam Medis, dengan meninjau sejauh mana penerapan sistem elektronik  rekam  medis.  Waktu  penelitian  dilakukan  pada  bulan  Juni  2018.  Metode  penelitian  yang digunakan untuk penulisan ini adalah dengan menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif, yaitu suatu  metode  penelitian  yang  dilakukan  dengan  tujuan  utama  untuk  membuat  gambaran  atau  deskipsi tentang  suatu  keadaan  secara  objektif. Dalam  hal  ini  penulis  melakukan  pengamatan  secara  langsung terhadap  penerapan  sistem  elektronik  di  Instalasi  Rekam  Medis.  Peneliti  menggunakan  wawancara semiterstruktur ( semistructur interview ).

## Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis tentang tinjauan penerapan sistem elektronik rekam medis  di  RS.  Royal  progress,  dimana  sistem  yang  dipakai  bernama  “Helix”,  tentunya  sistem  tersebut mempunyai  manfaat  dan  kekurangan.  Manfaat  Penerapan  Sistem  Elektronik  Rekam  Medis  yang diterapkan  di  RS.  Royal  Progress  sangat  membantu  terciptanya  kelancaran  kerja  sehari-hari,  proses pendaftaran pasien lebih mudah dilakukan karena sudah ada modul yang rapi dan data pasien dapat dilihat kapan saja, kegiatan koding pada sistem sudah mengacu pada ICD 10 sehingga pengkodean diagnosa lebih tepat,  beberapa  jenis  laporan  sudah  tersedia  pada  modul  indeks,  diantaranya  RL  4  dan  RL  5.  Manfaat penerapan sistem elektronik rekam medis diringkas dalam tabel 1.

## Tabel 1
Manfaat Penerapan Sistem Elektronik Rekam Medis No. Proses Input Output 1. Pendaftaran Data sosial - Summary list - Data demografi - Jumlah kunjungan pasien 2. Koding Kode ICD 10 - Penyakit terbanyak pasien 3. Laporan Data sosial dan data medis - Laporan RL 4 dan RL 5 - Rincian pasien rawat jalan
- Rincian pasien rawat inap
- Penyakit Terbanyak
Diantara  kegunaan  penerapan  sistem  elektronik  yang  dijelaskan  diatas  masih  ada  beberapa kekurangan  pada  sistem  tersebut,  antara  lain  : sub  modul  terlalu  banyak,  ada  beberapa  sub  modul  yang mempunyai fungsi tidak jelas, beberapa sub modul tidak digunakan karena fungsinya yang sama dengan sub modul lain, kurang ringkasnya sub modul untuk melaporkan data, manajemen data tidak ringkas dan belum adanya fasilitas untuk mengkode jenis tindakan.

## Indentifikasi Sistem Elektronik Rekam Medis
Sejak  tahun  2007  RS.  Royal  Progress  menggunakan  sistem  elektronik  yang  bernama  “Helix”. Aplikasi  yang  digunakan  termasuk  jenis desktop  application .  Untuk  pengguna  ( user )  sistem  itu  sendiri mempunyai  beberapa  klasifikasi,  antara  lain  :  pengguna  level  staf,  pengguna  level  kepala  instalasi  dan administrator.  Setiap  level  mempunyai  perbedaan  hak  akses.  Tetapi  di  instalasi  rekam  medis  hak  akses tersebut  belum  sepenuhnya  dirasakan  oleh  pengguna  jadi  ada  beberapa  level  staf  yang  mempunyai  hak akses ke semua modul rekam medis dan ada yang tidak. Sistem elektronik ini mengintegrasikan pelayanan di RS. Royal Progress mulai dari pasien datang sampai pasien pulang. Untuk sistem elektronik rekam medis sendiri berikut adalah modul yang digunakan:
Gambar 1 Modul 1 - Pendaftaran Rawat Jalan
Tabel 2 Modul 1 Pendaftaran Rawat Jalan No. Sub Modul Fungsi Keterangan 1. Master Perjanjian Pasien BPJS Mengetahui daftar perjanjian pasien BPJS per hari Digunakan khusus untuk pasien BPJS yang mempunyai kartu member 2. Kuota Pasien Dokter Mengatur nama dokter yang melayani pasien BPJS Sub modul ini hanya dapat digunakan oleh Ka. Ru. Pendaftaran dan PJ. Pendaftaran RJ 3. Nomor Antrian Pasien BPJS Mengetahui daftar pasien BPJS sesuai no. urut dokter yang dituju Ditampilkan per hari 4. Nomor Antrian Pasien Umum Mengetahui daftar pasien umum sesuai no. urut dokter yang dituju Belum dapat digunakan karena pemrograman sub modul ini belum selesai pembuatannya 5. Daftar Rawat Jalan Baru Mendaftarkan pasien yang akan berobat ke dokter 6. Rujukan Poliklinik / Rawat Inap Tidak diketahui Sub modul ini tidak diketahui fungsinya sehingga tidak digunakan 7. Pembatalan Pendaftaran Membatalkan pasien yang sudah terdaftar Pasien yang sudah terdaftar tetapi membatalkan diri karena alasan tertentu 8. List Pasien RJ (Aktif) Mengetahui daftar pasien yang terdaftar dan belum melakukan pembayaran di kasir Setelah pasien melakukan pembayaran di kasir nama pasien di sub modul ini otomatis hilang 9. Resep Pasien Rawat Jalan Tidak diketahui Sub modul ini tidak diketahui fungsinya sehingga tidak digunakan

## Gambar 2
Modul 2 – Pendaftaran Rawat Inap
Tabel 2 Modul 2 – Pendaftaran Rawat Inap No. Sub Modul Fungsi Keterangan 1. Daftar Rawat Inap Baru Mendaftarkan pasien yang akan rawat inap 2. Mutasi Kelas Pelayanan RI Memindahkan  kamar dan kelas rawat pasien Digunakan apabila pasien ingin naik atau turun kelas kamar rawat 3. Pembatalan Pendaftaran RI Membatalkan pasien yang sudah terdaftar Pasien yang sudah terdaftar tetapi membatalkan diri karena alasan tertentu 4. List Pasien RI (Aktif)
Mengetahui daftar pasien yang terdaftar dan belum melakukan pembayaran di kasir Setelah pasien melakukan pembayaran di kasir nama pasien di sub modul ini otomatis hilang

## Gambar 3
Modul 3 – Rekam Medis

## Tabel 3 Modul 2 – Rekam Medis
No. Sub Modul Fungsi Keterangan 1. Master Pasien Mengetahui rincian data pasien Sub modul ini merupakan data pasien yang paling lengkap diantara sub modul lain yang terdapat di modul rekam medis 2. Master Penyakit Mengetahui rincian
penyakit pasien 3. Data Penyakit Pasien Memberikan kode diagnosa Kode sesuai ICD 10 4. Resume Pasien Membuat resume pasien Sub modul ini tidak digunakan karena DPJP membuat resume masih manual di kertas 5. Resume Pasien < 48 jam Tidak diketahui Sub modul ini tidak diketahui fungsinya sehingga tidak digunakan 6. Surat Keterangan Lahir Membuat surat keterangan lahir untuk bayi baru lahir Bentuk formulir pada sub modul ini tidak sesuai dengan formulir yang sekarang digunakan sehingga sub modul ini tidak digunakan 7. INA CBG’s Tidak diketahui
Sub modul ini tidak diketahui fungsinya sehingga tidak digunakan

## Gambar 4
Modul 4 – Indeks Query Gambar 5
Modul 4 – Indeks Query
Gambar 6 Modul 4 – Indeks Query Tabel 4
Modul 4 – Indeks Query No. Sub Modul Fungsi Keterangan Laporan RL 5 1. 5.1 Pengunjung Menyajikan data jumlah pasien lama dan baru Dilaporkan ke kemenkes per bulan 2. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan Menyajikan data kunjungan pasien lama dan baru Dilaporkan ke kemenkes per bulan 3. 4.A Penyakit Rawat Inap Menyajikan data penyakit pasien rawat inap Dilaporkan ke kemenkes per tahun 4. 4.B Penyakit Rawat Jalan Menyajikan data penyakit pasien rawat jalan Dilaporkan ke kemenkes per tahun 5. 5.3 20 Besar Penyakit Rawat Inap Menyajikan data penyakit pasien rawat inap Dilaporkan ke kemenkes per bulan 6. 5.4 30 Besar Penyakit Rawat Jalan Menyajikan data penyakit pasien rawat jalan Dilaporkan ke kemenkes per bulan
INOHIM                                                                                                                                                          ISSN: 2354-8932
Tabel 5 Modul 4 – Indeks Query No. Sub Modul Fungsi Keterangan Medical Record 1. Pencarian Informasi DTD/ICD Mengetahui data penyakit Sub modul ini tidak diperlukan sehingga tidak digunakan 2. Rekapitulasi Kunjungan Per Rekanan Mengetahui jumlah kunjungan pasien per rekanan Format pada sub modul ini kurang lengkap sehingga tidak digunakan 3. Pemakaian Obat Emergency Per Obat Mengetahui jumlah pemakaian obat Sub modul ini tidak diperlukan sehingga tidak digunakan 4. Laporan Fisioterapi Mengetahui jumlah pasien fisioterapi Sub modul ini tidak diperlukan sehingga tidak digunakan 5. 20 Penyakit Terbanyak IGD Mengetahui penyakit terbanyak igd 6. Data Pasien Berdasarkan History Kasus DTD/ICD Tidak diketahui Sub modul ini tidak diketahui fungsinya sehingga tidak digunakan 7. Hari Rawat Pasien Mengetahui hari rawat pasien 8. Pasien dan Diagnosa Per Dokter Tidak diketahui Sub modul ini tidak diketahui fungsinya sehingga tidak digunakan 9. Jumlah Pasien Rawat Inap Per Wilayah Mengetahui jumlah pasien rawat inap berdasarkan wilayah 10. Pasien/Rekam Medis Baru  Mengetahui jumlah pasien/rekam medis baru Format pada sub modul ini kurang lengkap sehingga tidak digunakan 11. 20 Penyakit Terbanyak Berdasarkan Klasifikasi ICD Mengetahui jumlah 20 penyakit terbanyak Sub modul ini tidak diperlukan sehingga tidak digunakan 12. Jumlah Kasus Per Penyakit (ICD) Mengetahui jumlah kasus per penyakit 13. Jumlah Pasien Rawat Jalan Per Wilayah Mengetahui jumlah pasien rawat jalan berdasarkan wilayah 14. Rekapitulasi Kunjungan Per Rekanan V2 Mengetahui jumlah kunjungan pasien per rekanan Versi kedua. Format lebih lengkap 15. Jumlah Pasien Per Pelayanan RJ Mengetahui jumlah pasien per pelayanan rj 16. Pasien/Rekam Medis Baru V2 Mengetahui jumlah pasien/rekam medis baru Versi kedua. Format lebih lengkap 17. Daftar LOG Mengetahui nama user yang melakukan update data pasien 18. Jumlah Pasien (Mengenal RS Dari) Mengetahui jumlah pasien yang mengenal RS darimana 19. Jumlah Antrian Pasien BPJS harian per user Mengetahui jumlah pasien BPJS per user Digunakan untuk mengetahui produktifitas per user 20. Rincian Pasien Rawat Jalan Per Periode Mengetahui jumlah pasien rj secara rinci 21. Daftar No. Antrian Pasien BPJS Mengetahui jumlah dan urutan pasien BPJS 22. Rincian Pasien Rawat Inap Per Periode Mengetahui jumlah pasien rawat inap secara rinci 23. Data Antrian Pasien BPJS Mengetahui data antrian pasien BPJS secara rinci 24. Kunjungan Terakhir Pasien Mengetahui tahun kunjungan terakhir pasien Digunakan untuk mengetahui rekam medis yang tidak aktif
Apabila dibandingkan dengan teori, sistem elektronik rekam medis yang digunakan di RS. Royal Progress ini belum efektif. Melihat pedoman akreditasi pada standar MIRM 4, dijelaskan bahwa sistem harus sesuai kebutuhan profesional pemberi asuhan sedangkan jika dilihat dari sub modul yang ada masih ada beberapa yang tidak dipakai dan tidak diketahui fungsinya.
Jika  dilihat  dari  teori  manfaat  penggunaan  komputer,  penyajian  data  juga  belum  semua  menurut  selera pemakai informasi.

## Kesimpulan
Manfaat  sistem  elektronik  rekam  medis  di  RS.  Royal  Progress  adalah  proses  pendaftaran  pasien lebih  mudah  dilakukan  karena  sudah  ada  modul  yang  rapi  dan  data  pasien  dapat  dilihat  kapan  saja, kegiatan koding pada sistem sudah mengacu pada ICD 10 sehingga pengkodean diagnosa lebih tepat dan beberapa jenis laporan sudah tersedia pada modul indeks. Diantaranya RL 4 dan RL5. Kekurangan sistem elektronik rekam medis di RS. Royal Progress adalah sub modul terlalu banyak, ada beberapa sub modul yang  mempunyai  fungsi  tidak  jelas,  beberapa  sub  modul  tidak  digunakan  karena  fungsinya  yang  sama dengan  sub  modul  lain,  kurang  ringkasnya  sub  modul  untuk  melaporkan  data,  manajemen  data  tidak ringkas dan belum adanya fasilitas untuk mengkode jenis tindakan.Penjelasan yang sudah dipaparkan pada bagian pendahuluan dapat sejalan dengan hasil di pembahasan dan hasil. Selain itu pada bagian ini dapat juga  ditambahkan prospek pengembangan  hasil  penelitian  atau  untuk  penelitian  selanjutnya  berdasarkan dari bagian hasil dan pembahasan.

## Daftar Pustaka
1. Undang – Undang No. 19, Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, pasal 1, Jakarta, 2016
2. Undang - Undang No. 44, Tentang Rumah Sakit, pasal 1, Jakarta, 2009
3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 36, Tentang Rahasia Kedokteran, pasal 4, Jakarta, 2012
4. Peraturan Menteri Kesehatan No. 55, Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis, pasal 15, Jakarta, 2013
5. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82, Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, pasal 3, Jakarta, 2013
6. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269, Tentang Rekam Medis, pasal 1-pasal 3, Jakarta, 2008
7. KARS, Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi I, Jakarta, 2018
8. Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia  Direktorat  Jenderal  Pelayanan  Medik,  Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia, Jakarta : Universitas Indonesia, 1997
9. Hatta,  Gemala  R.,  Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  Sarana  Pelayanan  Kesehatan, Jakarta : Universitas Indonesi, 2014
10. Hakam,  S.KM.  MPH,  Fahmi,  Analisis,  Perancangan  dan  Evaluasi  Sistem  Informasi  Kesehatan, Yogyakarta : Gasyen Publishing, 2016
11. Sutabri, Tata, S.Kom., MMSI, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta : Andi, 2016
12. Sugiyono, Prof. Dr., Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : Alfabeta, 2016