## Rancang Bangun Sistem Informasi Jasa Pengiriman Kargo Berbasis Desktop Studi Kasus:

## PT Cahaya Multitran Abadi
Lukas Ono Harsongko 1) , Safitri Juanita 2)
Program Studi System Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya ciledug, pertukangan utara, kebayoran lama, Jakarta selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext.303, Fax. 5853489 E-mail: lukasonoh@yahoo.co.id 1) , safitri@gmail.com 2)

## Abstrak
PT Cahaya Multitran Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pada bagian pengiriman barang yang memberikan pelayanan mulai dari pickup Kargo, Packing, serta pengiriman kargo melalui transportasi darat, laut,  dan  udara  ke  seluruh  wilayah  di  Indonesia.  Permasalahan  yang  ada,  yaitu  PT.  Cahaya  Multitran  Abadi mengalami kesulitan dalam mengolah data permintaan dan pengiriman barang. Hal ini dikarenakan data permintaan dan pengiriman yang ada diolah menggunakan Aplikasi Microsoft Excel, sehingga membuat proses pengolahan data permintaan dan pengiriman yang berulang-ulang. Masalah lain yang timbul diantaranya selama ini perhitungan laba setelah terjadinya pengiriman kargo atau After calculate  masih menggunakan Micorsoft Excel sehingga tidak efisien dan memakan waktu serta pembuatan laporan dilakukan selama 2 hari kerja sehingga tidak efektif dan efisien. Pada penelitian  ini,  Aplikasi  dibangun  menggunakan  metode  pengembangan  sistem  Waterfall,  dengan  tahapan  yaitu observasi, pengumpulan data, menganalisa masalah dan dokumen,  membangun basis data, coding dan implementasi. Pemodelan  sistem  dibantu  dengan  menggunakan  metode  perancangan  berbasis  object  oriented  dengan  alat  bantu yaitu,  UML  (Unified  Modeling  Language)  dan  ERD  (Entity  Relationship  Diagram).  Pemecahan  masalah  berupa permbaharuan rancangan yang telah terkomputerisasi dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.NET dan basis data  MySql.  Kesimulan  penelitian  ini  adalah  dengan  aplikasi  ini  dapat  mengurangi  human  error  atau  kesalahan pegawai dalam menginput data dengan adanya penomoran pada setiap transaksi dan juga mengurangi penumpukan data karena aplikasi di buat dengan basis data dan juga dapat mempermudah pembuatan laporan yang selama ini tidak terlalu efektif.
Kata Kunci : Sistem Informasi Pengiriman Kargo, Berbasis Desktop, PT Cahaya Multitran Abadi

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1. Latar Belakang
PT  Cahaya  Multitran  Abadi  adalah  sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pada bagian pengiriman  barang  (kargo)  yang  memberikan pelayanan  mulai  dari  pickup  Kargo,  Packing,  serta pengiriman kargo melalui transportasi darat, laut, dan udara  ke  seluruh  wilayah  di  Indonesia.  Semakin bertambahnya  jumlah  pelanggan  dan  meningkatnya permintaan  jasa  pengiriman,  PT.  Cahaya  Multitran Abadi  mengalami  kesulitan  dalam  mengolah  data permintaan  dan  pengiriman barang.  Hal  ini dikarenakan data permintaan dan pengiriman yang ada diolah  menggunakan  Aplikasi  Microsoft  Excel, sehingga membuat proses pengolahan data permintaan dan  pengiriman  yang  berulang-ulang.  Masalah  lain yang  timbul  diantaranya  selama  ini  perhitungan  laba setelah  terjadinya  pengiriman  kargo  atau  After calculate    masih  menggunakan  Microsoft  Excel sehingga  tidak  efisien  dan  memakan  waktu  serta
pembuatan  laporan  dilakukan  selama  2  hari  kerja sehingga tidak efektif dan efisien.

## 1.2. Masalah
Adapun  masalah  yang  dialami  pada  PT  Cahaya Multitran Abadi, antara lain:
a. Pencarian  data  pengiriman  barang  (kargo)  tidak bisa  dilakukan  secara  cepat,  karena  data pengiriman  disimpan  pada  beberapa  dokumen terpisah  sehingga  harus  dilakukan  pencarian manual satu per satu..
b. Proses  pencatatan  data  pengiriman  barang  yang sama  dibuat  secara  berulang-ulang  sehingga adanya duplikasi data pengiriman barang.
c. Perhitungan After calculate memakan waktu yang lama sehingga tidak dapat mengerjakan pekerjaan lain.
d. Laporan yang ada dibuat lebih dari 2 hari kerja atau lebih.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan

## a. Tujuan
Tujuan dalam penulisan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun sistem informasi pada PT Cahaya Multitran Abadi  dengan harapan:
Pencarian data pengiriman barang menjadi lebih cepat dan  akurat,  pencatatan  data  pengiriman  barang menjadi  lebih  akurat  dan  menggunakan  media penyimpanan  yang  lebih  baik  dengan  basis  data sehingga  tidak  akan  terjadinya  duplikasi  data,  dapat melakukan  perhitungan After  Calculate secara  cepat sehingga tidak mengganggu pekerjaan lain, mempercepat proses pembuatan laporan dengan basis data  yang  telah  di  sediakan,  menyediakan  media penyimpanan  data  berupa  basis  data  sehingga  dapat mempercepat  pencarian  data,  tempat  penyimpanan data  lebih  aman,  mengurangi  kesalahan  dalam perhitungan, dan menghindari adanya pencatatan data yang sama berulang-ulang, serta memudahkan dalam proses penyajian data yang cepat dan tepat.
b. Manfaat Penelitian
Manfaat  penulisan  ini  bagi  Akademis  adalah  untuk memberikan  kontribusi  keilmuan  terutama  dibidang ilmu  computer,  sebagai  syarat  untuk  mendapatkan gelar  sarjana,  dan  juga  dokumentasi  kegiatan penelitian.  Sedangkan  bagi  praktisi  (instansi)  adalah sebagai dokumentasi sistem bagi PT Cahaya Multitran Abadi dan buku panduan untuk menggunakan aplikasi bagi pengguna

## 1.4. Batasan Masalah
Berikut ini adalah batasan masalah pada Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Jasa  Pengiriman  Kargo Dengan  Metodologi  Berorientasi  Objek  Pada  PT Cahaya Multitran Abadi :
a. Proses Entry Data Pelanggan
b. Proses Entry Data Agen
c. Proses Entry Data Vendor
d. Proses Entry Data Tujuan
e. Proses Entry Data Jenis Barang
f. Proses Entry Airway Bill
g. Proses Cetak Manifest
h. Proses Cetak Invoice
i. Proses Entry Permintaan
j. Proses Entry Resi Vendor
k. Proses Cetak Negosiasi
l. Proses Entry Pembayaran
m. Proses Cetak Laporan pengiriman barang
n. Proses  Cetak  Laporan  pendapatan  dari  jasa pengiriman
o. Proses Cetak Laporan Pembayaran
p. Proses  Cetak  Laporan  data  rekanan  jasa pengiriman barang
q. Proses  Cetak  Laporan  rekapitulasi  daerah  yang paling sering dikirim
r. Proses Cetak Laporan After Calculate
1.5 Landasan Teori
a. Konsep Dasar
1). Konsep Dasar Sistem Suatu  sistem  dapat  diartikan  sebagai  suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable-variabel  yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu [1].
2). Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan hasil dari data yang sudah dikemas  dan  diolah  sehingga  menjadi  sebuah informasi  yang  berguna.  Informasi  adalah sekumpulan  fakta  (data)  yang  diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima [2].
3). Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi adalah sistem informasi adalah suatu  sistem  yang  terdapat  didalam  sebuah organisasi yang mempertemukan kebutuhan atas pengolahan  transaksi  harian  yang  mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial  dengan  kegiatan  strategis  dari  suatu organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada pihak luar [3].
b. Teori Pendukung
1). Pengertian Jasa “Jasa ialah kegiatan atau manfaat yang dapat ditawarkan  oleh  satu  pihak  kepada  pihak  lain yang  pada  dasarnya  tidak  terwujud  dan  tidak menghasilkan  kepemilikan  apapun  penjualan tersebut.” [4]
2). Pengertian Pengiriman/Shipping “Pengiriman  atau  shipping  adalah  bagian penting  dalam  suatu  rantai  persediaan  yang berfungsi  untuk  menyiapkan  dan  mengirimkan barang  ke  customer.  Transportasi  berhubungan dengan model transportasi apa yang dipakai agar efektif dan efisien, baik dari sisi biaya, kecepatan waktu pengiriman dan ketepatan waktu[5].
3). Pengertian Kargo “kargo  adalah  semua  barang  yang  dikirim
melalui  udara  (pesawat  terbang),  laut  (kapal) atau darat (Truk Kontainer) untuk diperdagangkan, baik antar wilayah atau kota di dalam negeri maupun antar negara (internasional)  yang  dikenal  dengan  istilah ekspor-impor.” [6].
c. Studi Literatur
Adanya penelitian yang telah dilakukan sebelumnya pada sistem informasi pengiriman barang, berikut  penelitian  yang  telah  penulis  temukan diantaranya ialah :
1). Aplikasi  Pengelolaan  Data  Pencatatan  Transaksi Pengiriman Barang Pada PT Jantera Multi Sarana[7]. Pada penelitian dengan judul tersebut menyimpulkan bahwa  Aplikasi  yang  dirancang  menyediakan pencatatan pengiriman barang secara terkomputerisasi sehingga  bagian  administrasi  dapat  melakukan pencatatan pengiriman barang secara efisien, Aplikasi yang  dirancang  menyediakan  perekapan  pembayaran secara  otomatis  sehingga  bagian  administrasi  dapat melakukan  perekapan  pembayaran  dengan  mudah, Aplikasi  yang  dirancang  menyediakan  laporan- laporan  secara  terkomputerisasi  sehingga  bagian administrasi  dapat  melakukan  pembuatan  laporan secara efisien.
2). Sistem  Informasi  Perusahaan  Ekspedisi  Muatan Kapal  Laut  Pada  PT.  Tirang  Jaya  Samudera Semarang[8]. Pada penelitian tersebut dapat disimpulkan  bahwa Sistem yang diterapkan pada PT.
Tirang Jaya Samudera menggunakan sistem informasi manual sebenarnya sudah berjalan dengan baik, akan tetapi  karena  dalam  pelaksanaanya  masih  dijumpai kesalahan-kesalahan  seperti  kelalaian  pencatatan dan keterlambatan  laporan  maka  diperlukan  untuk pengembangan  sistem,  sehingga  semua  proses  bisa dilakukan  dengan  cepat  dan  tepat.  Sistem  baru yangakan diterapkan hanya akan menangani pengolahan data transaksi dan tidak mengganti sistem secara  keseluruhan.  Serta  dengan  adanya  sistem informasi  yang  baru  pengolahan  data transaksi  dapat dilakukan dengan cepat dan tepat..

## 2. METODE PENELITIAN 2.1 Tahapan Penelitian
Berikut  ini  adalah  tahapan  –  tahapan  penelitian dalam  pembuatan  aplikasi  pengiriman  barang  PT Cahaya Multitran Abadi:
Start Menemukan Masalah Perumusan Masalah Menentukan Tujuan Studi Pustaka Menentukan Jenis Penelitian Pengumpulan Data dan Informasi Analisa Sistem Berjalan Analisa Sistem Usulan Perancangan Basis Data Perancangan Interface Perancangan Program dan Mengimplementasikan Kesimpulan dan Saran Rancangan Bangun Sistem Informasi Jasa Pengiriman Kargo Dengan Metodologi Berorientasi Objek Pada PT Cahaya Multitran Abadi End

## Gambar 3.1 : Tahapan Penelitian
Pada  tahapan  penelitian  terdapat  tahap  mencari masalah  pada tahap  ini  penulis  melakukan  pencarian masalah dengan cara mengobservasi dan wawancara, setelah  mendapatkan  masalah  penulis  merumuskan masalah  dan  menentukan  tujuan,  penulis  melakukan studi  pustaka,  pada  tahap  pengumpulan  data  dan informasi  penulis  melakukan  observasi,  wawancara
dan  mengumpulkan  data  berupa  dokumen,  setelah tahap pengumpulan data dan informasi selesai penulis melakukan analisa dokumen sistem yang berjalan dan analisa  system  yang  di  usulkan,  pada  tahap perancangan  penulis  merancang  basis  data  dan merancang  interface,  setelah  tahap  perancangan selesai  penulis  melakukan  coding  dan  testing,
selanjutnya  adalah  penulis  melakukan  tahap  testing dan  implementasi  agar  aplikasi  dapat  berjalan  sesuai dengan  keinginan  dan  selanjutnya  akan  membuat sebuah  kesimpulan  dan  saran  dari  pembahasan tersebut.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Masalah
Berikut adalah masalah pada PT Cahaya Multitran Abadi dengan menggunakan Fishbone Diagram :
Gambar 4.1 : Fishbone Diagram Masalah

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Berikut  ini  adalah  beberapa  analisa  proses  bisnis berjalan pada PT Cahaya Multitran Abadi :

## a. Proses Negosiasi Harga
Sebelum pelanggan yang akan megirimkan barang dengan  menggunaka  jasa  pengiriman  barang  (kargo) PT  Cahaya  Multitran  Abadi,  sales  PT  Cahaya Multitran  Abadi  akan  menawarkan  harga  terlebih dahulu sampai harga benar-benar disepakati dan sales PT  Cahaya  Multitran  Abadi  akan  mencatat  data negosiasi tersebut.
Gambar 4.2 : Rich Picture Proses Negosiasi Harga.

## b. Proses Pengelompokan Barang
Proses pengelompokan barang dilakukan pada saat barang yang akan dikirimkan oleh pelanggan berada di gudang  PT  Cahaya  Multitran  Abadi,  lalu  bagian operasional  PT  Cahaya  Multitran  Abadi  akan mengelompokan  barang  berdasarkan  daerah  yang dituju,  lalu  bagian  admin  akan  membuat  manifest berdasarkan airway  bill untuk  barang  yang  akan  di kirim sesuai dengan tujuannya.
Gambar 4.3 : Rich Picture Proses Pengelompokan Barang

## c. Proses Pengiriman Barang Dengan Vendor
Pada  prosses  pengiriman  barang  dengan  vendor bagian operasional akan mengecek ulang barang yang akan  di  kirim  sesuai  dengan  manifest  selanjutnya barang  akan  dikirim  ke  vendor  lalu  vendor  akan memberikan resi vendor dan selanjutnya vendor akan mengirimkan barang ke daerah yang dituju dan barang yang dikirimkan akan di terima oleh agen daerah dan agen daerah akan mengirimkan barang sesuai dengan tujuan yang ada pada manifest.
Gambar 4.4 : Rich Picture Proses Pengiriman Barang Dengan Vendor.

## 3.3. Analisa Fungsionalitas Sistem
Berikut  ini  adalah  Use  Case  Diagram  pada Aplikasi  pengiriman  baran  PT  Cahaya  Multitran Abadi:
a. Usecase Diagram Master
Gambar 4.5 : Use Case Diagram Master
Use case Diagram Master tersebut terdiri dari entry data  pelanggan,  entry  data  Agen,  entry  data  vendor, entry data tujuan dan entry data jenis barang.
b. Usecase Diagram Transaksi
Gambar 4.6 : Use Case Diagram Transaksi
Use Case Diagram Transaksi terdiri dari entry resi vendor,  entry  permintaan,  cetak  negosiasi,  entry pembayaran,  entry  airway  bill,  cetak  manifest,  dan cetak invoice.

## c. Usecase Diagram Laporan
Gambar 4.7 : Use Case Diagram Laporan
Terdiri  dari  cetak  laporan  proses  pengiriman barang, cetak laporan pendapatan dari jasa pengiriman, cetak laporan pembayaran, cetak laporan rekapitulasi daerah yang sering dikirim, cetak laporan rekanan  jasa  pengiriman  barang,  dan  cetak  laporan after calculate.

## 3.4. Class Diagram
Berikut ini adalah Class Diagram Aplikasi pengiriman barang PT Cahaya Multitran Abadi :
Gambar 4.8 : Class Diagram
3.5. Implementasi Sistem
a. Tampilan Layar Aplikasi
1. Tampilan Layar Menu Master
2. Tampilan Layar Menu Transaksi
3. Tampilan Layar Menu Laporan
4. Tampilan Layar Menu Transaksi Entry Permintaan
Menu  Transaksi  Entry  ini  digunakan  untuk menyimpan  data  permintaan  penawaran  harga pengiriman barang.
5. Tampilan Layar Menu Transaksi Cetak Invoice
Menu Transaksi Cetak Invoice ini digunakan untuk mencetak  data  pembayaran  dari  jasa  pengiriman barang.
6. Tampilan Layar Menu Laporan Pembayaran
Menu  laporan  pembayaran  ini  digunakan  untuk mencetak  laporan  pembayaran  dari  jasa  pengiriman barang.
b. Uji Coba Program
1. Uji Coba Menu Transaksi Entry Permintaan
Pada Menu Entry Permintaan nomor permintaan akan muncul secara Autonumber . admin akan mencari data pelanggan dan tujuan yang sudah tersedia, selanjutnya admin akan mencari data barang dan menentry ukuran berat  dan  jumlah,  selanjutnya  akan  ditambahkan  ke dalam table dan disimpan kedalam basis data .
2. Tampilan Layar Transaksi Cetak Invoice
Pada  transaksi  cetak  invoice,  Admin  akan  mencari nomor airway  bill pada button yang  tersedia selanjutnya  akan  menambahkan  nomor airway  bill tersebut  kedalam  tabel,  dan  admin  menekan  tombol cetak untuk menyipan invoice kedalam basis data dan mencetak dokumen invoice.
3. Tampilan Layar cetak laporan pembayaran
Pada  menu  laporan  form  cetak  laporan  pembayaran, admin  menginput  awal  dan  periode  akhir  dan mencetak laporan tersebut dengan tombol cetak yang tersedia.

## 4. KESIMPULAN
Setelah  mempelajari  dengan  melakukan analisa  sistem  yang  sedang  berjalan  dan  solusi
pemecahan masalah yang ditawarkan, maka dapat ditarik kesimpulan, sebagai berikut : a. Dengan diperbaharuinya sistem, dapat mempercepat  pencarian  data  yang  selama  ini pencarian data dilakukan satu per satu. b. Diberikan  nomor  secara  otomatis  pada  setiap transaksi  untuk  mempermudah  pengurutan  data dan  mengurangi  data  yang  terduplikasi  oleh human error maupun ketidaksengajaan.
c. Disediakannya penyimpanan menggunakan Basis  data,  sehingga  tidak  memakan  tempat penyimpanan  data  maupun  dokumen  secara berlebih.
d. Dengan  dibuatnya  Form  cetak  laporan,  PT Cahaya Multitran Abadi dapat mencetak laporan dengan  cepat,  detil  dan  laporan  dicetak  secara formal.
e. Mempercepat  dan  mempermudah  pembuatan laporan  yang  selama  ini  memakan  waktu  lama saat dibutuhkan.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Subhan,  Mohamad.  2012  Analisa  Perancangan Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia..
[2] Sutabri,  Tata.  2012.  Analisis  Sistem  Informasi.
Yogyakarta. Andi..
[3] Sutarman.  2012.  Pengantar  Sistem  Informasi. Yogyakarta. Bumi Aksara.
[4] Saladin,  Djaslim.  2007.  Manajemen  Pemasaran.
Bandung. Linda Karya.
[5] Yunarto,  Icun,  Holly.  2006.  In  Sales  and Distribution  Management.  Jakarta:  Elex  Media Komputindo. Bumi Aksara.
[6] Warpani,  Suwardjoko  P.  2002.  Pengelolaan  Lalu Lintas  dan  Angkutan  Jalan.  Bandung.  Penerbit
ITB.
[7] Rowianto,.  Viarna,  Ade  Prima,.  Dewi,.  Hongo, Henky. 2015. Aplikasi Pengelolaan Data pencatatan  Pengiriman  Barang  Pada  PT  Jantera Multi Sarana. Available at : http://eprints.mdp.ac.id/1511/ .
[8] Agustina,  Candra.  2015.  Sistem  Informasi perusahhan ekspedisi  muatan kapal  laut pada PT. Tirang  Jaya  Samudera  Semarang.  Available  at  : https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/Biangl ala/article/view/578.