## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418

## ARSIP FOTO UNIVERSITAS DIPONEGORO SEBAGAI MEMORI KORPORAT: LANDASAN DIGITALISASI ARSIP FOTO
Tri Handayani*, Amin Taufiq Kurniawan** *Program Studi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya Undip **Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Undip Jl. Prof. Soedarto, SH Tembalang – Semarang 50275 Email: tri.handayani.undip@gmail.com amintaufiq@yahoo.com

## Abstract
This paper discusses about digitalization of Diponegoro University’ courtesy photo archives. These efforts done through transferring conventional photo to electronic media, and then to perform it on website. Finally, as concluding remark that photo archives management base on website become quicker and easier of archives retrival possible.
Keywords: digitalization of photo archives, corporate memory, Diponegoro University

## I.  PENDAHULUAN
Salah  satu  bentuk  arsip  yang memegang  peranan  penting  bagi  perkem- bangan  sebuah  institusi  adalah  arsip  foto. Arsip  foto  adalah  dokumen  yang  dapat menggambarkan
tentang perjalanan historis individu atau institusi, begitu pula dengan  arsip  foto  yang  dimiliki  oleh Universitas Diponegoro (Undip). Perjalanan Undip sebagai institusi pendidikan  tinggi  tergambarkan  secara sistematis  dan  kronologis  melalui  arsip foto.  Tetapi,  meskipun  keberadaan  arsip foto  begitu  penting  bagi  perjalanan sejarah  institusi,  tetapi  pengelolaan  arsip foto  yang diciptakan di lingkungan  Undip belum  sistematis  sebagaimana  seharusnya suatu memori korporat diperlakukan. Kemajuan teknologi informasi membawa  pengaruh  pada  media  foto.
Pada  era  ini  orang  cenderung  meng- gunakan  kamera  digital,  sehingga  fisik negatif  film  digantikan  oleh  negative  film digital atau elektronik. Arsip ini merupakan informasi  yang  disimpan pada media  elektronik  atau  digital.  Daur  hidup arsip elektronik  mempunyai tahapan  yang
sama  dengan  arsip  kertas  (konvensional) yaitu  tahap  penciptaan,  pemeli-haraan, penggunaan,  penyusutan,  dan  diciptakan lagi  sebagai  memori  korporat.(Robert, 1993: 386)
Pembuatan pemrograman  arsip foto dengan  sistem  elekronik  file  ( Electronic Filing System) sebagai model pengelolaan kearsipan sangat membantu  dalam bidang kearsipan. Electronic Filing System
merupakan  sistem  perekaman  kertas menjadi electronic  file dengan  berbagai ukuran  yang  dapat  disimpan  di  dalam hard  disk atau optical  disk .  Keuntungan menggunakan Electronic  Filing  System adalah  tingkat  yang  semakin  cepat  dalam mengakses  informasi,  dan  tingkat  akurasi data yang diakses.
Penggunaan sistem arsip foto elektronik  juga  dapat  dimanfaatkan  untuk mengalihmediakan arsip  yang berupa foto ( hardcopy )  menjadi  arsip elektronik ( softcopy ), sehingga manajemen kearsipan foto  akan  memudahkan  dalam  menata, mengatur  dan  merawat arsip  yang  mereka miliki.  Hal  ini  sejalan  dengan  Undang-

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Arsip Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat Tri Handayani, Amin Taufiq Kurniawan
Undang  Nomor  8  Tahun  1999  yang mengatur  legalitas  arsip  elektronik,  mulai dari tata cara pengalihan  media  hingga  ke tata  cara  pemusnahan  arsip  elektronik. Sistem  kearsipan  elektronik  pada  arsip foto  adalah  penggunaan  media  elektronik dalam  pengelolaan  arsip  yang  berbasis pada  penggunaan  komputer  dan web (Sugiarto  dan  Wahyono,  2005:  123)  yang dapat mempercepat penemuan dan
menghemat  dalam  pengelolaan  arsip sehingga  lebih efektif  dan  efisien. Pendapat  ini  sejalan  dengan  pendapat Roberts (1993: 390)
Penelitian  ini  berupaya  meng- inventarisasi  arsip  foto  Undip.  Selain  itu penelitian  ini  juga  melakukan  alih  media arsip  foto  dari  tekstual  ke  dalam  bentuk elektronik  file  serta  membuat  program temu  balik  arsip  foto  yang  berbasis web . Melalui  tahapan  tersebut  maka  arsip  foto Undip dapat terkelola secara baik sekaligus  temu  balik  arsip  menjadi  lebih cepat  dan  efisien.  Oleh  karena  itu,  studi ini  akan  mengangkat pertama, bagaimana inventariasi arsip foto Universitas
Diponegoro. Kedua , bagaimana  langkah- langkah  digitalisasi  atau  alih  media  arsip foto  dari  bentuk  tekstual  ke  bentuk elektronik  file; Ketiga, bagaimana  upaya aplikatif  pembuatan  program  temu  balik arsip  foto  yang  berbasis web .  Melalui upaya  yang  terpadu  ini  diharapkan pengelolan  arsip  foto  dapat  dilakukan secara  baik  dan  temu  balik  arsip  menjadi cepat dan mudah.
Penelitian  tentang Arsip  Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat: Landasan Digitalisasi Arsip Foto merupakan sebuah penelitian deskriptif analitis dengan dukungan  data  kualitatif.  Penelitian  ini menggunakan  sumber  primer    berupa arsip  foto.    Sumber  primer  selain  berupa arsip  foto  juga  berasal  dari  hasil wawancara  ter-hadap  pihak-pihak  yang mengetahui  kondisi  arsip  foto.  Metode penelitian  yang  lain  adalah  observasi. Dari  observasi  ini  terlihat  secara  faktual kondisi  arsip  foto.    Dalam  rangka
menggali informasi yang berkaitan dengan  pengelolaan  arsip  foto.  Observasi atau pengamatan bertujuan untuk memperoleh  deskripsi  yang  lebih  utuh mengenai  kondisi  riil.  Potret  penataan, penanganan,  dan  pengelolaan  kearsipan memperkaya pengetahuan
dan pemahaman  untuk  melakukan  tahapan berikutnya.
Metode  lain  adalah  wawancara terhadap  para  pihakyang  terlibat  dalam pengelolaan  arsip  foto.  Wawancara  ini bertujuan  untuk  mengetahui  kondisi  arsip foto  Universitas  Diponegoro  dari  waktu ke  waktu.  Terutama  berkaitan  dengan jumlah  arsip  dan  pengelolaan  kearsipan mulai dari proses terciptanya arsip hingga penyimpanan,  pemeliharanan,  serta    temu balik  arsip.  Data  penelitian  dikumpulkan dengan  menggunakan  teknik  wawan-cara mendalam.  Populasi  penelitian  dengan menggunakan wawancara dilakukan terhadap semua elemen pemangku kepentingan  ( stakeholder )  yang  memiliki kepedulian  dan  komitmen  terhadap  arsip foto  termasuk  pengguna  arsip  foto. Wawancara  mendalam  ( depth  interview)
dilakukan untuk mengetahui dan memahami  fenomena-fenomena  tertentu yang  diperlukan  sebagai  data,  misalnya untuk  mengetahui  jumlah  arsip  foto, sejarah  dari  arsip  foto,  fungsi  dan  makna arsip  foto  bagi  institusi.  Termasuk fungsinya sebagai  memori kolektif  civitas akademika.  Data-data  yang  berasal  dari wawancara  tersebut  dikomparasikan  dan di- cross  check secara  kritis  berkaitan dengan  kredibi-litasnya  informasi  yang disampaikan.
Selain sumber primer, penelitian ini juga  mengacu  pada  sumber  sekunder. Sumber  sekunder  ini  dilakukan  melalui pencarian  data  dan    hasil  penelitian sebelumnya  berupa  studi  pustaka.  Studi pustaka digunakan sebagai studi komparasi  dalam  menjelaskan  fenomena- fenomena  yang  sama  atau  memiliki kemiripan dengan obyek kajian penelitian, tetapi  berbeda  lokasi  ataupun  periodisasi waktunya.

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Setelah  deskripsi  integral  tentang tata  kelola  arsip  foto  dilakukan,  maka tahapan  selanjutnya  adalah  melakukan alih  media  arsip  foto  konvensional  ke dalam  bentuk  elektronik.  Tahapan  yang lain adalah melakukan kegiatan pemrograman  satu  persatu  terhadap  arsip foto  yang  ada  di  Universitas  Diponegoro. Pemrograman  ini  menggunakan  program yang berbasis pada web.

## II.  HASIL DAN PEMBAHASAN

## A.  Arsip Foto sebagai Memori Korporat
Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang membahasnya. Informasi  dikatakan  memiliki  berbagai tolok  ukur  dan  ancangan  keilmuan  yang sangat  dipengaruhi  antara  definisi  yang satu  dengan  definisi  yang  lain.  Menurut Sulistyo-Basuki  (2003:  3)  akibat  terlalu banyaknya definisi informasi, maka untuk memahami  informasi  sebaiknya  kita melihatnya  dari  segi  pemahaman  bukan dari segi definisi.
Informasi  didahului  oleh  sebuah peristiwa.  Peristiwa  ini  diwakili  dalam bentuk  symbol-simbol  yang  disusun menurut  peraturan  dan  konvensi  yang merupakan  data.  Data  ini  dapat  berupa data  numeric  (angka),  tekstual  (berupa huruf),  audio  berupa  suara  atau  bunyi, video berupa gambar, citra atau  gabungan antara  dua  jenis  data atau  lebih.  Bila  data tersebut  diterima  manusia  melalui  panca inderanya  maka  data  tersebut  berubah menjadi informasi. Bila informasi tersebut disebarluaskan  ke  individu  lain  maka konsep informasi berubah menjadi pengetahuan  selama  informasi  tersebut merupakan  hal  yang  baru  bagi  penerima. Apabila si penerima memperoleh
informasi  baru,  maka  bagi  si  penerima infor-masi  tersebut  menjadi  memperoleh pengetahuan.
Informasi  yang  diterima  manusia dapat  dikategorikan  menjadi  2  jenis informasi  terekam  dan  informasi  tidak
terekam  dalam  media  tertentu.  Misalnya, seseorang  menulis  surat  kepada  B,  maka informasi yang diterima oleh B merupakan  informasi  terekam.  Bila  A berbisik  kepada  B,  maka  bisikan  tersebut merupakan  informasi  yang  tidak  terekam dalam  sebuah  media  (kertas,  elektronik) tetapi tercatat di benak B.
Informasi  yang  dibuat  manusia maupun  badan  korporasi  (perusahaan, departemen, instansi, yayasan, dan sejenisnya) dapat berupa informasi terekam  dan  dapat  pula  berupa  informasi tak  terekam.  Informasi  terekam  ini  dapat dibagi  menurut  jenis  medianya  seperti media  grafis,  media  elektronik,  dan  audio visual.  Media  grafis  berarti  informasi direkam  dalam  bentuk  grafis  dan  dicetak. Contohnya buku, majalah,, laporan, formulir.  Bila  direkam  dalam  bentuk elektronik  maka  untuk  menyimpan  dan membacanya memerlukan perlatan khusus.  Contoh  kaset,  piringan  hitam. Audio  visual  adalah  informasi  terekam yang  dapat  dipandang  dan  didengar dengan  menggunakan  peralatan  khusus. Contoh  film,  video,  VHS.  Contoh  lain adalah Globe. Globe atau bola dunia tidak dimasukkan  ke  kelompok  media  grafis karena  memang  tidak  dicetak.  Menurut
Sulistyo-Basuki (2003:4) apapun bentuknya,  informasi  terekam  merupakan dokumen. Dengan  kata  lain,  dokumen  adalah informasi terekam dengan tidak memandang  medianya.  Istilah  dokumen sinonim dengan rekaman. Sehingga pemahaman  tentang  informasi  baik  yang dikaji  oleh  disiplin  ilmu  perpustakaan, dokumentasi,  kearsipan  adalah  mengacu pada  jenis  informasi  terekam  dalam berbagai  medium.  Informasi  terekam inilah  yang  menjadi  objek  formal  awal paradigm  ilmu  informasi  yang  kemudian didiferensiasi  menjadi  bidang  keilmuan tentang  dokumen.  Berkaitan  dengan rekaman dokumen dalam konteks Memori Korporat, Megill (2005: 26) berpendapat: “Corporate  memory  is  one  of  the organization’s most important

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Arsip Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat Tri Handayani, Amin Taufiq Kurniawan
assets.  It  encompasses  all  of  the many  types  of  documented  and undocumented  information  that organizational  units  require  to function effectively. This information  is  used  throughout  the organization, from executive management  through  the  finance,
legal and personnel departments, to those  involved  in  the  engineering, manufacturing and marketing activities.  Much  of  the  corporate memory  is  normally  reflected  in documents that consist of
information  packages  which  are products  of  the  work  of  the organization. These packages come in  many  forms:  they  may  be reports,  letters,  electronic  mail messages  or  databases.  They  may contain elements stored throughout the  organization  in  various  media. Later  we  will  look  more  closely  at the new document that is one of the results of the electronic age.”
Menurut  Sulistyo-Basuki  (2003:  4- 6)  berikut  adalah  alasan  utama  mengapa manusia  sebagai  individu  maupun  bagian dari kelompok, merekam informasi:
1. Alasan pribadi; individu cenderung memproduksi informasi yan menyangkut kapasitas pribadi, individu,  dan  keluarga  yang  berupa dokumen  bermakna  dalam  kehidupan kehidupan.  Manusia  menulis  surat, membuat  puisi,  mengarang  buku, membuat pidato, dan menyusun silsilah. Dokumen yang lebih bermakna  misalnya  akte  kelahiran,
surat  nikah,  dan  surat  kematian. Dokumen  ini  dapat  berupa  kertas, rekaman gambar, atau rekaman suara.
2. Alasan  Sosial;  manusia  tidak hidup sendiri, melainkan dalam sebuah kelompok (komunitas). Manusia merupakan  bagian  dari  organisasi sosial yang berdasarkan minat bersama akan  menghasilkan  rekaman  tentang kegiatan mereka, baik sebagai
perorangan maupun bagian dari organisasi  sosial.  Sebagai  contoh, untuk menjadi anggota sebuah lingkungan masyarakat, seseorang perlu  mendaftarkan  diri,  membuat kartu  tanda  penduduk,  dan  kartu keluarga. Kegiatan politis menghasilkan rekaman berupa keuangan  organisasi,  rapat  pimpinan, kampanye, pemilihan ketua umum,dsb. 3. Alasan ekonomi, individu maupun badan korporasi yang menghasilkan  uang,  mengelola,  dan membelanjakannya akan menghasilkan data  terekam  yang  berguna  bagi perorangan  maupun  badan  korporasi sebagai  kepentingan  pribadi  ataupun kolektif.  Rekaman  informasi  tersebut perlu untuk mengetahui kondisi berbagai macam aktivitas
perekonomian  yang  telah  dilakukan. Berbagai  macam  dokumen  dibuat misal  kwitansi,  faktur  pajak,  daftar gaji,  laporan  keuangan,  buku  induk, neraca, dsb.
4. Alasan Hukum; badan pemerintah merupakan  perekam  informasi  untuk berbagai kepentingan. Rekaman informasi ini digunakan untuk
berbagai  keperluan,  misalnya  untuk melindungi  dan  melayani  masyarakat. Rekaman  informasi  untuk  alasan hukum ini memperjelas fungsi hak dan kewajiban  individu  maupun  badan korporasi.  Dokumen  yang  menjadi contoh  adalah  segala  rekaman  tertulis yang dihasilkan atau dikumpulkan oleh pengadilan (perdata, pidana, administrasi,  militer)  terutama  dalam konteks system hukum Indonesia 5. Alasan Instrumental; banyak rekaman  informasi  diproduksi  dan dirancang  untuk  melaksanakan  tugas tertentu. Hal ini terjadi karena dokumen  tersebut  sengaja  dibuat  atau karena ada. Misalnya gambar arsitektur  dan  cetak  biru  (blue  print) ketika  dibuat  memang  sudah  ada tujuan instrumental. Jadi, sejak semula gambar  arsitektur  dibuat  untuk  tujuan

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
instrumental  walaupun  kemudian  hari tujuan instrumentalnya berubah. 6. Alasan Simbolik; beberapa rekaman  informasi  dibuat  tidak  selalu memiliki  kepentingan  praktis,  ada kalanya kepentingan simbolik. Beberapa  universitas  di  Eropa  dan Amerika  mengeluarkan  ijazah  yang ditulis  dalam  bahasa  Latin,  yang mungkin  tidak  dipahami  si  penerima. Dokumen  ijazah  tersebut  merupakan symbol keberhasilan seseorang mencapai jenjang akademis. 7. Alasan Pengembangan Pengetahuan; ilmuwan yang melakukan penelitian akan menyebarkan hasil penelitiannya kepada  orang  lain  dalam  bentuk informasi  terekam.  Dengan  demikian ilmu pengetahuan merupakan kumulasi dari pengetahuan lainnya dan kumulasi ini diwujudkan dalam bentuk informasi terekam.
Dengan  demikian,  maka  dapat dimengerti bahwa rekaman  disimpan  oleh badan  korporasi  sebagai  pencipta  dan penerima informasi. Bila ditinjau dari segi informasi  terekam,  sebenarnya  terdapat berbagai badan yang menyimpan informasi terekam. Adapun badan tersebut ialah perpustakaan, pusat rekaman ( record center ),  depo  arsip,  dan  museum.  Karena terdapat berbagai jenis rekaman informasi yang dihasilkan dan tersebar di masyarakat maka terdapat berbagai disiplin  ilmu  yang  mengkaji  informasi terekam tersebut.

## B.  Penanganan Arsip Foto
Undang-Undang  Nomor  43  Tahun 2009 tentang Kearsipan merupakan landasan hukum penyelenggaraan kearsipan  di  wilayah  Negara  Republik Indonesia.  Arsip  foto  yang  ditangani  tim peneliti  adalah  foto  yang  diciptakan  oleh UPT  Humas  Undip.  Foto  merupakan salah  satu  jenis recorded  information (informasi terekam), maka informasi yang direkam  dalam  media  foto  berpotensi
sebagai memory collective bagi penciptanya.
Arsip  foto  yang  diciptakan  oleh UPT  Humas  Undip  menyimpan memory corporate Undip sekaligus  memory collective bangsa. Berdasar pada
informasi  yang  direkam  pada  media  foto tersebut,  kita  dapat  melihat  lintasan peristiwa  tri  dharma  perguruan  tinggi maupun  administrasi  yang  pernah  terjadi, maupun  kilasan  peristiwa  yang  pernah dialami  para  civitas  akademika  pada momen-momen  Undip  yang  tidak  resmi dimasa  yang  telah  lalu  hingga  sekarang. Namun,  dari  hasil  pengamatan  peneliti nampak, bahwa memory  corporate sekaligus memory  collective yang  sarat dengan nilai-nilai peradaban dan perkembangan  ilmu  pengetahuan  serta teknologi  informasi  tersebut  hampir  tidak diperdulikan  oleh  civitas  akademika Undip.  Hasil  observasi  di  lingkungan Undip dan wawancara dengan Ibu Sriyati, S.Sos.,  Bapak.  J.  Harry,  S.Kom  dan  Ibu Dian  Komalasari,  S.Kom.,  diketahui bahwa  di  setiap  unit  kerja  di  lingkungan Undip  menciptakan  arsip  foto,  tetapi mereka  tidak  mengelola  arsip  tersebut secara  sistematis,  sehingga  mereka  tidak mengetahui  secara  tepat  letak  lokasi  arsip foto  dan  bagaimana  kondisi  mereka.  UPT Humas  Undip  selaku  unit  kerja  yang potensial menciptakan arsip foto pada saat dilakukan  survey  pada  tahun  2009 menunjukkan kepemilikan terhadap ribuan  positif  foto  mapun  negatif  foto yang  luar  biasa  nilai  informasinya. Khasanah  foto  yang  dimiliki  diciptakan dengan  media  foto  konvensional.  Namun menjelang  tahun  2010  seiring  dengan  era teknologi  informasi  dibidang  fotograsi, maka media penyimpan informasi berubah  dalam  bentuk  digital.  Maka,  era fotografi konvensionalpun mulai ditinggalkan dan fisik media foto konvensional  “dilupakan”.  Pada  saat survey  dilakukan  sekitar  tahun  oleh  tim dosen Program Studi Diploma III Kearsipan pada tahun 2009, menunjukkan

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Arsip Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat Tri Handayani, Amin Taufiq Kurniawan
bahwa kondisinya sangat memprihatinkan. Indikatornya adalah: 1) Almari-almari tempat penyimpanan  arsip  positif  foto  dan negatif foto sebelum diakuisisi diletakkan  di  teras  lantai  2  gedung rektorat  tepat  berdampingan  dengan dinding toilet rektorat.
2) Arsip positif foto teratur disimpan dalam  album-album  foto.  Album- album  tersebut  dimasukkan  ke  dalam boks  foto  bawaan  dari  album  foto tersebut  ketika  dibeli.  Album-album foto  tersebut diletakkan berjajar secara vertikal  di  dalam  lemari.  Label  yang memuat  bulan  dan  tahun  arsip  foto yang  disimpan  dalam  album  tersebut, ditempel  pada  punggung  luar  boks foto,namun  sebagian  boks  album  foto nampak  tidak  dipasang  label.Pada bagian  cover  dalam  dari  album  foto dimuat  daftar  inventaris  foto  berdasar judul peristiwa yang diabadikan.
3) Arsip  positif  foto  tidak  teratur berada  di  luar  album.  Mereka  diikat dengan  kertas  yang  bertuliskan  waktu perekaman  peristiwa  dengan  media foto dilakukan.
4) Arsip negatif foto berada di dalam amplop  cabinet.  Amplop  ini  dibuat dibuat  dari  kertas.  Pada  badan  amplop diketik daftar waktu perekaman peristiwa dengan media  foto dilakukan lengkap dengan judul kegiatan. Namun ada  juga  negatif  film  yang  tetap  di dalam  amplop  bawaan  dari counter cetak  foto.  Pada  amplop  tersebut dicantumkan  momen  peristiwa  beserta waktu perekamannya. 5) Satu diantara almari-almari tersebut dimanfaatkan petugas cleaning  service untuk  menyimpan alat-alat perlengkapan kebersihan dalam ruangan. 6) Beberapa laci filing-filing  kabinet digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen  tekstual  berupa potongan-potongan  berita  dari  surat kabar.  Tentu  saja  potongan-potongan artikel surat kabar tersebut  merupakan
materi  klipping  tetapi  belum  sempat dijilid. Selain materi klipping, di dalam laci filing cabinet dan lemari kayu juga ditemukan  berbagai  majalah, bulletin dari  Negara  Belanda  yang  bahkan diantaranya  belum  dikeluarkan  dari amplop kemasan pengirimannya.
Khasanah  arsip  foto  dan  dokumen literer  yang  diciptakan  oleh  UPT  Humas
Undip kemudian diakuisisi ke Laboratorium Arsip Diploma III
Kearsipan  Fakultas  Ilmu  Budaya  Undip. Akuisisi  foto  oleh  Program  Studi  D  III
Kearsipan  dilakukan  karena  Undip  belum memiliki  University  Archives.  Sementara arsip  foto  yang  diciptakan  oleh  UPT Humas Undip berpotensi memiliki
memory  corporat Undip.  Arsip  dengan nilai memory  corporat harus  dikelola secara sistematis untuk menjamin eksistensi arsip tersebut. Dalam
perkembangannya,  situasi  dan  kondisi Fakultas  Ilmu  Budaya  yang  pada  saat  itu sedang  dalam  masa  transisi  pasca  pindah dari  kampus  Undip  Pleburan,  menjadikan kondisi  khasanah  arsip  foto  maupun dokumen  literer  tidak  tertangani  secara maksimal.  Album-album  foto  masih dalam  keadaan  dibendel  dengan  tali  rafia. Setiap ikat terdiri dari rata-rata 10 album.
Berdasarkan  hasil  temuan  tentang kondisi  arsip  Undip,  maka  dilakukan penanganan sebagai berikut:
1) Pemilahan  antara  arsip  dengan non arsip. Kegiatan penanganan arsip foto dimulai dengan pemilahan antara arsip dan non arsip. Non arsip adalah  materi yang  di  dalam  kumpulan  berkas  tetapi bukan arsip.
2) Pemilahan  antara  khasanah  arsip
foto dengan dokumen literer.
Kegiatan  pemilahan  antara  khasanah arsip  foto  dengan  dokumen  literer adalah  upaya  untuk  memudahkan proses tahap selanjutnya.

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
3) Pembersihan Arsip Foto 3.1.  Pembersihan Arsip Foto Teratur Pembersihan  merupakan  tahap  awal dari  proses  penanganan  arsip  foto. Dengan demikian pada tahap selanjutnya arsip sudah dalam keadaan bersih  dan  relatif  aman  bagi  kesehatan pengelola arsip. 3.2.  Pembersihan  Arsip  Foto  Tidak Teratur Kegiatan  pembersihan  arsip  foto  tidak teratur tujuannya sama dengan pembersihan arsip foto tidak teratur
4) Pemilahan  antara  arsip  positif foto  teratur,  arsip  positif  foto  tidak teratur, dan Arsip negatif foto.
Kegiatan pemilahan antara arsip positif foto  teratur,  arsip  positif  foto  tidak teratur,  dan  arsip  negatif  foto  adalah kegiatan dengan tujuan untuk memudahkan proses tahap selanjutnya. 5) Pengelompokkan arsip positif foto berdasarkan waktu penciptaannya. 5.1.  Pengelompokkan arsip positif foto teratur Pengelompokkan  arsip  foto  teratur adalah kegiatan mengelompokkan album-album foto berdasarkan kronologis  penciptaannya.  Kegiatan pengelompokkan  dilakukan  dengan tujuan  untuk  memudahkan  penataan fisik album foto.

## 5.2.  Pengelompokkan arsip positif foto tidak teratur
Foto  tidak  teratur  adalah  foto  yang ketika  diperoleh  tidak  memberkas dalam satu sistem pemberkasan tertentu.  Dengan  demikian  diperlukan langkah pengelompokkan terlebih dahulu  terhadap  arsip  dengan  kategori ini  agar  mudah  dalam  proses  tahap selanjutnya. 6) Pemilahan  khasanah  arsip  positif foto  yang  akan  di  dideskripsikan berdasar subyek dan waktu penciptaannya. Kegiatan  pemilahan  khasanah  arsip positif  foto  berdasar  subyek  sebagai kklasifikasi  utama  dan kronologi penciptaan  sebagai  sub  klasifikasi
karena sistem penataan arsip foto lebih tepat  menggunakan  sistem,  subyek sebagai klasifikasi utama karena  orang akan lebih  mudah  mengingat peristiwa yang  akan  dicari.  Setelah  subyek, maka  yang  ditelusur  pada  langkah selanjutnya adalah waktu dari peristiwa itu terjadi. 7) Alih media arsip positif foto. Alih  media  arsip  positif  foto  adalah kegiatan mengalihmedia informasi yang  direkam  dalam  bentuk  positif foto  ke  media  digital.  Kegiatan  alih media  dilakukan  dengan  beberapa  alat bantu.  Alat  bantu  yang  dimaksud adalah:
(1) Perangkat  komputer,  yaitu  dalam kegiatan penelitian ini perangkat komputer  merupakan  mesin  elektronik yang  berfungsi  sebagai  alat  baca proses  dan  melihat  hasil  alih  media positif  foto.  Komputer  digunakan sebagai  perangkat  untuk  mengolah arsip positif foto yang sudah mengalami proses digitalisasi.
(2) Scanner , yaitu alat pemindai yang berfungsi  sebagai  pengalih  media perekam  informasi  dari  positif  foto  ke digital foto.
(3) Eksternal disk, yaitu alat penyimpan  hasil  alih  media  arsip positif foto.
8) Proses alih media arsip foto
Proses  alih  media  arsip  foto  dilakukan untuk  memudahkan  pengguna  agar lebih  cepat  dalam  melakukan  temu balik  arsip  foto.    Hal  ini  karena  selain pengguna  menemukan  lokasi  arsip foto,  pengguna  dapat  mengetahui kondisi  arsip  foto  yang  dibutuhkan. Tujuannya selain menyimpan file arsip foto digital ini adalah konten informasi yang  digital  ini  juga  terdapat  dalam foto yang konvensional (sebagai media back up )
9) Pendeskripsian  khasanah  arsip foto hasil alih media.
Pendeskripsian  khasanah  arsip  foto hasil  alih  media  dilakukan  dengan referensi  dari  narasumber  dengan

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Arsip Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat Tri Handayani, Amin Taufiq Kurniawan
melalui beberapa katergori yang dibuat oleh deskriptor meliputi:
1. Jenis  kegiatan  yang  ada  di  arsip foto
2. Tokoh  yang  muncul  dalam  arsip foto
3. Tanggal pelaksanaan kegiatan
4. Lokasi tempat kegiatan
5. Keterangan  lain  yang  mampu digali  dari  narasumber  mengenai aspek arsip foto
Proses  pendeskripsian  khasanah  ini bertujuan  mengetahui  secara  jelas aspek peristiwa yang muncul dari arsip foto, agar mampu memberikan deskripsi yang jelas mengenai persitiwa yang muncul sehingga merupakan entitas dari konsep memori korporat sekaligus kolektif dari
Universitas Diponegoro.
10) Input  Deskripsi  Khasanah  Arsip Foto Hasil Alih Media dalam Excel Proses  input  deskripsi  naskah  foto  ini dilakukan dengan menggunakan perangkat  lunak  microsoft  excel  yang digunakan sebagai kertas kerja ( worksheet )  untuk  menginput  seluruh deskripsi  khasanah  foto  berdasarkan kategori  yang  sudah  ditentukan.  Perlu ditekankan  adalah  kode  dan  lokasi folder  dalam  arsip  foto  digital  ini  juga dimasukkan dalam kertas kerja sehingga akan diperlukan dalam proses temu balik arsip foto. 11) Penyimpanan  arsip positif  foto  ke dalam amplop.
Langkah  penyimpanan  arsip  positif foto  dalam  amplop  ini  dilakukan dengan cara sebagai berikut: (1) Melakukan  proses  penyimpanan arsip  positif  foto  ke  dalam  amplop yang  disusun  berdasarkan  Subjek  dan Kronologis waktu;
(2) Khasanah  arsip  foto  disimpan
dalam amplop yang kemudian disimpan  ke  dalam  boks  arsip  yang kemudian juga dikelompokkan berdasarkan urutan subjek; (3) Khasanah arsip foto yang disimpan  dalam  amplop  sekaligus
diberi  keterangan  mengenai  deskripsi arsip  foto  sesuai  dengan  keterangan  di kertas kerja dan kategori. 12) Pelabelan boks album positif foto.
Label  pada  boks  album  positif  foto bertujuan untuk memudahkan
pengguna  agar  mengetahui  isi  yang berada  dalam  boks  album  positif  foto tersebut. Label boks album positif foto diketik  menggunakan  komputer  yang dicetak  menggunakan  kertas  HVS. Unsur  yang  berada  dalam  label  boks album positif foto yaitu jenis arsip foto (arsip foto inaktif), pencipta arsip foto, dan nomor almari tempat penyimpanan boks album positif foto. 13) Pembuatan  Sekat  Album  Arsip
Foto 14) Penataan  amplop  positif  foto  ke dalam boks arsip.
Amplop  positif  foto  ditata  berdasar sistem  subyek  (sebagai main subyek). Adapun sub subyeknya berdasar sistem  kronologis.  Sekat  dibuat  dari karton  berwarna  dengan  tujuan  untuk memudahkan temu balik. 15) Penataan  album  positif  foto  ke dalam almari. Penataan album positif  foto  yang tidak dipilih  untuk  dideskripsikan,  ditata menggunakan sistem kronologis dengan ketentuan sebagai berikut:
(1) Foto  yang  tertua  ditata  di  dalam
almari nomor 1 dan seterusnya.
(2) Sistem  penataan  album  pada setiap  almari  dimulai  dari  kiri  atas  ke kanan  demikian  seterusnya  mengular ke bawah.

## C.   Hasil Kegiatan
Hasil kegiatan dari penelitian:
1. Antara  arsip  dan  non  arsip  sudah terpilah.
2. Antara  arsip  dan  dokumen  literer sudah terpilah.
3. Arsip  foto  sudah  tertata  berdasar sistem subyek dan sistem
kronologis.

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
4. Arsip  foto  tidak  teratur  sudah ditata berdasar  sistem  subyek  dan sistem kronologis.
5. Arsip  foto  sudah  dideskripsikan sesuai dengan subyeknya berdasar urutan jabatan rektor.
6. Arsip  foto  yang  sudah  diseleksi berdasar nilaiguna sekunder berdasarkan masa jabatan rektor. 7. Arsip  foto  sudah  dideskripsikan dan diinput dengan memanfaatkan  program Microsof Excel berdasar subyek.
8. Fisik  arsip  positif  foto  sudah dialih media dengan format jpeg.

## III. SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan hasil penelitian ini bahwa belum dilakukan inventarisasi yang sistematis  terhadap  arsip-arsip  foto  Undip yang  tercipta  sehingga  dikhawatirkan memori korporat Undip sekaligus memori kolektif  bangsa  akan  punah. Kedua , langkah-langkah  digitalisasi  atau  alih media  arsip  foto  dari  bentuk  tekstual  ke bentuk  elektronik  file  melalui  tahapan: pemilahan,  pemilihan,  pengelompokkan, pengalihmediaan,  penamaan,  penataan; Ketiga, bagai-mana upaya aplikatif pembuatan  program  temu  balik  arsip  foto yang berbasis web melalui kajian dan studi banding  ke  Lembaga  Kearsipan  Provinsi Jawa Tengah. Melalui upaya yang terpadu ini diharapkan pengelolan arsip foto dapat dilakukan  secara  baik  dan  temu  balik arsip menjadi cepat dan mudah.
Berdasarkan simpulan tersebut, diajukan  beberapa  saran. Pertama ,  hasil penelitian  digitalisasi  arsip  foto  Undip menunjukkan  perubahan  yang  cukup besar  terhadap  sistem  pengelolaan  arsip foto  Undip.  Namun  demikian,  hasil penelitian  tersebut  perlu  ditindak  lanjuti dengan  upaya  diseminasi  kinerja  Undip yang  direkam  dengan  media  foto  kepada publik  melalui website Undip.  Langkah ini secara langsung
merupakan
pelaksanaan atas amanah Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kedua , tampilan khasanah arsip  foto  yang  direkomendasikan  di website Undip merupakan hasil kajian dan studi  banding  ke  Lembaga  Kearsipan Provinsi  Jawa  Tengah yang  sudah mengunggah  khasanah  arsip  foto  yang dikelola  oleh  lembaga  kearsipan  tersebut.
Pertimbangan kedua adalah, bahwa Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Tengah  dalam  pembuatan  desain  unsur dalam  tampilan  khasanah  arsip  foto  yang mereka  kelola  telah  melalui  proses konsultasi  dengan  Deputi  Kearsipan Daerah Arsip Nasional Republik Indonesia.  Hasil  dari  konsultasi  tersebut antara lain adanya cantuman unsur source codearea pada setiap kode khasanah arsip foto. Source  code area  merupakan  kode unik  lembaga  kearsipan.  Setiap  lembaga kearsipan  memiliki source  code  area sendiri-sendiri yang menunjukkan identifikasi  lembaga  kearsipan  tertentu. Source  codearea tidak  hanya  berlaku secara  nasional,  tetapi  juga  internasional. Setiap  Arsip  Perguruan  Tinggi  termasuk UPT  Arsip  Perguruan  Tinggi  Undip  juga berhak  memiliki source code area . Source code  area diatur  dan  diterbitkan  oleh Arsip Nasional Republik Indonesia selaku Pembina  Kearsipan  Nasional.  Dengan source  code  area ini,  setiap  pengguna informasi  berbasis  arsip  tidak  terhalang oleh  ruang  dan  waktu  untuk  mengakses arsip  yang  mereka  perlukan,  karena mereka  dapat  mengakses  melalui  internet dan  mengetahui  siapa  dan  dimana  arsip tersebut  dikelola  dan  disimpan. Ketiga , halaman website khasanah  arsip foto Undip setidaknya meliputi unsure sebagaimana  berikut  ini  dan  disetiap halaman  terdapat  jendela-jendela  dari setiap halaman (lihat lampiran 1).

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Arsip Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat Tri Handayani, Amin Taufiq Kurniawan

## DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra bin Ladjamudin. (2005).
Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi, Jakarta.
Blouin,  Francis  X,  and  William  G.
Roseberg. (2007).
Archives,
Documentation,  and  Institution  of Social  Memory:  Essay  From  The
Sawyer  Seminar .  Ann  Harbor Michigan: The University of Michigan Press.
Cook,  Michael  and  Margaret  Procter.
(1989). A  Manual  of  Archival Description . British: Gower Publishing Company Limited. Mudjiati, Johanna. (2007). “Studi Pengaruh Penggunaan Sistem Informasi terhadap Kinerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas  Diponegoro,”  Fakultas Sastra, Skripsi mahasiswa. O’Brien,  James  A.  (2006). Pengantar Sistem Informasi , Jakarta.
Roberts, David. (1993). Managing Records in Special Formats (Second Edition). Victoria
(Australia): DW Thorpe.
Sugiarto,  Agus  dan  Teguh  Wahyono. (2005). Manajemen  Kearsipan Modern, Yogyakarta: Gaya Media.
Suhardi,  Hardi  dan  Yayan  Daryan.
(1998). Terminologi  Kearsipan Indonesia. Jakarta:  Pustaka  Sinar Harapan.
Undang-Undang RI Nomor 8 Tahun 1999 tentang Legalitas Arsip Elektronik.
Undang-Undang  RI  Nomor  43  Tahun 2009 tentang Kearsipan Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola informasi  dan  dokumen .  Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Soejono Trimo. (1987). Dari Dokumentasi  ke  Sistem  Infomasi Manajemen .  Bandung:  Remadja Rosdakarya Sulistyo-Basuki.  (1993). Pengantar  Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Sulistyo-Basuki. (1989). Pengantar Dokumentasi Ilmiah . Jakarta: Kesaint Blanc Sulistyo-Basuki. (2006). “Informasi, Komunikasi dan Ilmu Perpustakaan
&  Informasi”  dalam  Sulistyo- Basuki  dkk. Perpustakaan  dan
Informasi  dalam Konteks  Budaya . Jakarta: Departemen Ilmu Perpustakaan  dan  Informasi,  FIB UI. Amsyah,  Zulkifli.  (1990). Manajemen Kearsipan , Jakarta: Gramedia ----------------------.  (2001). Manajemen Sistem Informasi , Jakarta: Gramedia Megill,  Kenneth  A.  (2005). Corporate Memory: Records and Information  Management  in  the Knowledge  Age .  Second  Edition. Muechen: K.G.Saur.

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Lampiran 1.
a.   Halaman Home
b. Halaman Daftar Lembaga Kearsipan
c. Halaman Daftar Pencipta Arsip

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418
Arsip Foto Universitas Diponegoro sebagai Memori Korporat Tri Handayani, Amin Taufiq Kurniawan
d. Halaman Indeks Arsip
e. Aplikasi Peminjaman Arsip

## HUMANIKA Vol. 19 No. 1 (2014)  ISSN 1412-9418

## Lampiran 2.

## Daftar Informan
1. Nama
:  Sriyati, S. Sos.
Pekerjaan  :  Kasubag Registik BAA Undip Waktu :  Rabu, 7 Mei 2014 2. Nama :  J. Harry, S.Kom. Pekerjaan  :  Staf Subbag UMPA FIB Undip Waktu :  Kamis, 8 Mei 2014 3. Nama :  Dian Komalasari, S.Psi. Pekerjaan  :  Kasubbag UMPA FH Undip Waktu :  Selasa, 6 Mei 2014 4.  Nama :  Lastur Pekerjaan  :  Arsiparis Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Waktu :  Jum’at, 13 Juni 2014 5.  Nama :  Kliwon Pekerjaan  :  Programmer Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Waktu :  Jum’at, 13 Juni 2014