## PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI BERBASIS KONSEP INSTITUTIONAL REPOSITORY
Oleh: Yanto
Dosen program Studi Ilmu Perpustakaan fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Raden Fatah

## Abstracts:
Management  of  Institutional  Repository  (IR)  in  the  University  Library  is related to important issues in the application of technology in the library that carries  a  very  significant  change  from  a  computerized  based  system  library services (library automation), to change the storage form of printed to digital collections. Activities that collect and preserve digital collections which are the result  of  intellectual  work  of  a  community  called  the  IR.  IR  Management  in University  Libraries  view  several  aspects:  the  readiness  of  the  infrastructure (software  and  hardware),  readiness  of  human  resources  and  the implementation of policies. Besides the management of IR University Library is constituted  by  three  things,  namely,  IR  as  the  archive,  storage  IR  is  used  to ease  the  access  and  IR  imaging  is  used  as  a  means  of  institutions  image.  IR Management  University  Library  can  be  done  through  several  factors:  their mandate  /  legitimacy,  their  integrated  planning  with  center  institutions,  a transparent  funding,  the  digitalization  program,  interoperability,  evaluation and  measurement,  as  well  as  the  promotion  of  their  digital  preservation strategy.
Keywords: Institutional Repository, Digital Libraries, Grey Literature .

## Pendahuluan
Istilah Institutional  Repository (selanjutnya  disingkat  IR)  merujuk  ke  sebuah  kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah  komunitas  tertentu.  Penekanan  yang  diberikan  pada  konsep  “ institutional ” (kelembagaan)  untuk  menunjukkan  bahwa  materi  digital  yang  dihimpun  memiliki keterkaitan  erat  sekali  dengan  lembaga  penciptanya.  Kata repository (simpanan)  sama populernya  dengan  kata  akses,  hal  tersebut  menunjukkan  betapa  konsep  perpustakaan digital  merupakan  kelanjutan  dari  tradisi  yang  sudah  mengakar  dalam  kepustakawanan ( librarianship ) secara universal. 1
Perpustakaan  perguruan  tinggi  merupakan  salah  satu  institusi  pengelola  koleksi perpustakaan yang idealnya  harus dilakukan secara profesional dengan menerapkan sistem
1 Putu  Laxman  Pendit. Perpustakaan  Digital  dari  A  sampai  Z (Jakarta:  Cita  Karyakarsa  Mandiri, 2008), h. 137.
yang  telah  ditetapkan  guna  memenuhi  kebutuhan  penggunanya.  Sebuah  perpustakaan sering  dikatakan  sebagai  “jantung”  pada  setiap  perguruan  tinggi,  sehingga  untuk  menilai kualitas  pendidikan  yang  diberikan  oleh  perguruan  tinggi  tersebut  cukup  dengan  melihat perpustakaannya. Karena keberadaan perpustakaan perguruan tinggi sangat strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengertian perpustakaan berdasarkan UU No.  43  Tahun  2007  Pasal  1  butir  1  berbunyi;  “Perpustakaan  adalah  institusi  pengelola koleksi  karya  tulis,  karya  cetak,  dan/  atau  karya  rekam  secara  profesional  dengan  sistem baku  guna  memenuhi  kebutuhan  pendidikan,  penelitian,  pelestarian,  informasi,  dan rekreasi para pemustaka”. 2
Fungsi  mengelola  koleksi  perpustakaan  di  perguruan  tinggi  memiliki  tujuan  dan fungsi sebagai institusi yang memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan informasinya  kepada  civitas  akademika  untuk  menunjang  terlaksananya  Tri  Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi sering dimaknai sebagai pusat penelitian, karena  menyediakan  informasi  yang  berkaitan  dengan  sarana  pendukung  dalam  proses penelitian.  Tugas  dari  perpustakaan  perguruan  tinggi  adalah  memberikan  jasa  yang mendukung  proses  pelaksanaan  pendidikan,  penelitian  dan  pengabdian  pada  masyarakat pada  umumnya,  dengan  cara  memutahirkan  koleksi  baik  tercetak  maupun  tidak  tercetak demi  mendukung  dan  mengembangkan  kualitas  program  kegiatan  perguruan  tinggi tempatnya  bernaung.  Dalam  perkembangannya  perpustakaan  tidak  lepas  dari  pengaruh teknologi  informasi,  justru  sebaliknya  hal  tersebut  menjadi  tantangan  tersendiri  bagi perpustakaan untuk dapat  menyalurkan  informasi dengan cepat, tepat dan  bersifat global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia  pendidikan,  mau  tidak  mau  harus  memikirkan  kembali  bentuk  yang  tepat  untuk menjawab  tantangan  ini.  Hasil  karya  nyata  dari  proses  pembelajaran  di  perguruan  tinggi adalah  karya  ilmiah  baik  berupa  skripsi,  tesis,  disertasi,  hasil  penelitian  dan  lain-lain merupakan aset  yang  berharga bagi  institusi perguruan tinggi, oleh karenanya  hasil karya ilmiah tersebut perlu dikelola dan dilestarikan.
Karya akademik yang bersifat ilmiah yang dihasilkan oleh perguruan tinggi jika tidak dikelola dengan  baik,  maka akan  menjadi persoalan dalam penyebaran  isi  informasi  yang terkandung  di  dalam  karya  ilmiah  tersebut.  Usaha  menghimpun,  mengelola,  melestarikan dan  menyebarluaskan  karya-karya  intelektual  sebuah  perguruan  tinggi  dalam  konteks kekinian  “era  teknologi”  dikenal  dengan  istilah  IR (Simpanan  Kelembagaan)  tersebut  di
2 Undang-undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007 Pasal I Butir 1.
atas.  Sebab  istilah  Simpanan  Kelembagaan  muncul  seiring  dengan  munculnya  konsep perpustakaan digital yang sangat erat kaitannya dengan perkembangan teknologi informasi.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang memberi dampak perubahan di segala bidang, tak terkecuali perpustakaan. Saat ini sistem pengelolaan di perpustakaan ikut  berubah  mengikuti  perkembangan  teknologi  informasi  dengan  memanfaatkan  sistem informasi  yang  dibantu  dengan  seperangkat  komputer.  Berawal  dari  pemanfaat  sistem informasi  dalam  pengelolaan  database  bibliografi  koleksi  hingga  berkembang  kepada sistem  informasi perpustakaan  yang terintegrasi ( Integrated Library System ). Hingga  saat ini  kita  mengenal  istilah  yang  muncul  dari  pemanfaatan  teknologi  informasi  di perpustakaan  seperti  istilah library  without  wall (perpustakaan  tanpa  dinding), virtual library (Perpustakaan  Maya), digital  library (Perpustakaan  Digital), virtual  catalog (Katalog  Maya), Institutional  Repository (Simpanan  Kelembagaan), digital  preservation dan masih banyak lagi.
Munculannya  konsep IR sangat erat hubungannya dengan  fenomena Open Archives Initiative (OAI) yang muncul di penghujung era 1990-an, diawali oleh inisiatif komunitas- komunitas  ilmuwan  universitas  di  Eropa  yang  mulai  punya  kebiasaan  menyimpan  karya- karya  mereka secara  lokal terutama di  bidang komputer dan  ekonomi. Sifat simpanan  ini masih “ departemental ” karena hanya melibatkan ilmuwan di satu jurusan atau departemen. Setelah  OAI  memperkenalkan  protokol  untuk harvesting 3 mulailah  muncul  kesepakatan untuk  saling  bertukar  simpanan  antar  departemen/  jurusan  yang  meluas  menjadi  antar fakultas  di  sebuah  universitas.  Dari  sanalah  lahir  konsep  dan  praktik  yang  membentuk Institutional Repository (Simpanan Kelembagaan).
Karena  munculnya  karya-karya  ilmiah  yang  dahulu  masih  diciptakan  dalam  bentuk tercetak semata, kini bertambah wujudnya berupa tercetak dan file digital. Sehingga proses penciptaan hasil karya intelektual juga semakin cepat pertumbuhannya, melimpahruahnya karya-karya  intelektual  tersebut  menimbulkan  permasalahan  dalam  hal  penyimpanan, pelestarian/ preservasi, distribusi dan penetapan hak cipta. Sehubungan dengan hal tersebut di  atas,  konsep  IR  menjadi  sebuah  konsep  alternatif  dalam  mengelola  dan  melestarikan karya  ilmiah  dari  sebuah  lembaga  atau  perguruan  tinggi  yang  hingga  saat  ini  masih menghadapi 2 (dua) isu strategis sebagai berikut;
3 Harvesting atau metadata  harvesting adalah  pertumbuhan yang  amat  pesat  dari  arsip-arsip e-prints yang tersedia secara terbuka di berbagai servers. E- print adalah perangkat lunak khusus yang dikembangkan oleh Universitas Southampton di Inggris khusus untuk menghimpun Simpanan Kelembagaan.
1) Mereka  menyediakan  komponen  utama  dalam  mereformasi  komunikasi  ilmiah  dengan menstimulasi inovasi dalam struktur penerbitan.
2) Mereka  menjadi  indikator  nyata  dari  kualitas  sebuah  lembaga,  sehingga  dapat meningkatkan visibilitas 4 , prestise dan nilai publik. 5
Konsep Institutional Repository dalam kaitannya  dengan kegiatan  menghimpun dan melestarikan koleksi digital sebuah lembaga seperti perguruan tinggi untuk menanggapi 2 (dua)  isu  strategis  tersebut  di  atas  harus  benar-benar  dikelola  dengan  baik,  matang  dan terencana.  Mengingat  kebutuhan  informasi  dari  para  pemustaka  semakin  hari  semakin terus meningkat.

## Perpustakaan dan Era Teknologi Informasi
Isu  penting  dalam  penerapan  teknologi  di  perpustakaan  adalah  perubahan  yang  sangat signifikan  mulai  dari  sistem  pelayanan  perpustakaan  berbasis  komputerisasi  yang  kita kenal dengan automasi perpustakaan, hingga perubahan penyimpanan  bentuk koleksi dari tercetak  ke  digital.  Penerapan  automasi  di  perpustakaan  pada  prinsipnya  tidak menimbulkan  permasalahan  baru  kecuali  hanya  pada  persoalan  teknis  penerapannya  di lapangan/  perpustakaan.  Lain  halnya  dengan  perubahan  pengelolaan  koleksi  dari  bentuk tercetak  ke  digital  yang  kemudian  menimbulkan  persoalan  baru.  Perdebatan  tentang perpustakaan  digital,  konsep open  access ,  serta  persoalan  hak  cipta  hingga  kini  masih menghantui proses pengelolaan koleksi dan penyebaran informasi di perpustakaan. Karena itu, muncullah beberapa istilah seputar penerapan konsep dan ruang lingkup IR yang tidak dapat  dipisahkan  dalam  kajian  Ilmu  Perpustakaan.  Beberapa  istilah  itu  adalah  sebagai berikut:

## 1. Pengertian Perpustakaan Digital
Menurut Widyawan dalam Abdul Rahman Saleh bahwasanya perpustakaan digital itu tidak berdiri  sendiri,  melainkan  terkait  dengan  sumber-sumber  informasi  lain  dan  pelayanan informasinya  terbuka  bagi  pengguna  di  seluruh  dunia.  Koleksi  perpustakaan  digital  tidak terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk tercetak saja, ruang lingkup koleksinya malah  sampai  pada  artefak  digital  yang  tidak  bisa  tergantikan  oleh  bentuk  tercetak.
4 Visibilitas adalah jumlah link yang merujuk kepada situs perguruan tinggi tersebut.  Lihat Kalarensi Naibaho,. “Perpustakaan Perguruan Tinggi; Terseok-seok  Mengejar Peringkat?” dalam Jurnal Visi Pustaka , Vol.12 No.1, Juni 2010 (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2010), h. 27.
5 Raym  Crow, The  Case  for  Institutional  Repositories:  A  SPARC  Position  Paper .  Washington: SPARC. Dapat dikases melalui http:// www.arl.org/sparc/bm~doc/ir_final_release_102.pdf .
Perpustakaan  digital  sama  saja  dengan  perpustakaan  biasa,  hanya  saja  memakai  prosedur kerja  berbasis komputer dan sumberdaya digital. 6 Menurut Putu Laxman Pendit, sebelum istilah  “perpustakaan  digital”  menjadi  popular,  kalangan  pustakawan  sudah  sering berbicara  tentang  perpustakaan  elektronik  ( elektronic  library ).  Pendapatnya  tersebut didukung  oleh  ide  Kenneth  Dowlin  yang  menggambarkan  ciri  perpustakaan  elektronik sebagai  berikut:  1)  memakai  komputer  untuk  mengolah  sumberdaya  perpustakaan;  2) menggunakan  saluran  elektronik  untuk  menghubungkan  penyedia  informasi  dengan pengguna  informasi,  3)  memanfaatkan  transaksi  elektronik  yang  dapat  dilakukan  dengan bantuan  staf  jika  diminta  oleh  pengguna,  dan  4)  memakai  sarana  elektronik  untuk menyimpan, mengelola dan menyampaikan informasi kepada pengguna. 7
Oleh  karenanya  penggunaan  istilah  perpustakaan  digital  tidak  dapat  disamakan dengan istilah perpustakaan elektronik dan perpustakaan maya. Untuk menjelaskan ketiga istilah tersebut, berikut penulis kutip dari buku “Perpustakaan Digital” oleh Abdul Rahman Saleh sebagai berikut;
“ Electronic  Library adalah  sebuah  sistem  perpustakaan  yang  menggunakan elektronik  dalam  menyampaikan  informasi  dan  sumber  yang  dimiliki...  Jadi perpustakaan  elektronik  dapat  didefinisikan  sebagai  sekumpulan  kegiatan  yang menggabungkan  koleksi-koleksi,  layanan  dan  orang  yang  mendukung  penuh  siklus penciptaan, disseminasi , pemanfaatan dan penyimpanan informasi serta pengetahuan dalam  segala  format  yang telah dievaluasi, diatur, diarsip dan disimpan. Sedangkan Perpustakaan  Digital  adalah  organisasi  yang  menyediakan  sumber-sumber  dan  staf ahli untuk menyeleksi, menyusun, menyediakan akses, menerjemahkan, menyebarkan,  memelihara  kesatuan  dan  mempertahankan  kesinambungan  koleksi- koleksi  dalam  format  digital  sehingga  selalu  tersedia  dan  murah  untuk  digunakan oleh  komunitas  tertentu  atau  ditentukan.  Sedangkan Virtual  Library adalah penggabungan  dari  sistem  informasi  perpustakaan  melalui  web  ataupun  secara eletronik  dengan  koleksi-koleksi  dalam  format  digital.  Selain  itu  dapat  juga  berarti sebagai perpustakaan  yang  bisa  menampung  ataupun  menyediakan  fasilitas-fasilitas yang biasa disediakan oleh perpustakaan konvensional”. 8
Agak  sedikit  berbeda  menurut  Chisenga  dalam  Abdul  Rahman  Saleh,  perpustakaan digital  adalah  sebuah  jasa  informasi  di  mana  semua  sumber  informasi  tersedia  dalam bentuk  hasil  pemrosesan  komputer  dan  mempunyai  fungsi  dari  pengadaan,  peyimpanan,
6 Abdul  Rahman  Saleh, Pengembangan  Perpustakaan  Digital [e-book]  (Bogor:  Rumah  Q-ta Production, 2013), h.12-13.
7 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital: Perspektif Perguruan Tinggi Indonesia (Jakarta: Sagung Seto, 2007), h. 30-31.
8 Abdul Rahman Saleh. Pengembangan Perpustakaan Digital, h.13.
temu  kembali  dan  akses  yang  kemudian  disajikan  yang  semua  itu  dilakukan  dengan bantuan teknologi digital. 9

## 2. Digital Born
Bila  dilihat  dari  proses  lahirnya  sebuah  informasi  dapat  dibedakan  menjadi  dua  macam, yaitu:  informasi tercetak dan digital. digital  born  dapat didefinisikan  sebagai  materi  yang terlahir  sudah  dalam  bentuk  digital,  akan  digunakan  dan  dipertahankan  sebagai  materi digital. 10 Jadi,  dapat  pula  dijelaskan  bahwa digital  born sebagai  proses  penciptaan informasi  dengan  menggunakan  teknologi  komputer,  atau  alat  teknologi  yang  dapat menghasilkan file  digital ,  hanya  dapat  dibaca  dengan  alat  bantu  teknologi  dan disebarluaskan dengan bantuan teknologi pula.
Istilah digital born digunakan untuk membedakan materi itu dari dua materi lainnya di mana materi pertama dikategorikan digital born , sedangkan yang kedua bukan, seperti: 1)  materi  digital  yang  merupakan  hasil  konversi  dari  materi  analog,  misalnya  sebuah lukisan yang dipotret dengan kamera digital, atau sebuah buku yang discan untuk dijadikan buku-elektronik, dan 2) materi dibuat sebagai materi digital tetapi kemudian dicetak di atas kertas atau bentuk-bentuk lainnya. 11
Terdapat  enam  langkah  tentang  pengelolaan  materi digital  born ,  yaitu  mulai  dari penyiapan  ( preparing ),  pengumpulan,  dan  pengolahan  ( collecting  and  processing ), pengatalogan  ( cataloging ),  penyimpanan  ( storing ),  perawatan  ( preserving ),  dan penyediaan akses ( accessing digital design data ). 12

## 3. Grey Literature
Salah  satu  konsen  utama  dalam  pengelolaan  IR  adalah grey  literature (literatur  kelabu), karena ia merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari  laporan  penelitian  atau  dokumen-dokumen  yang  merupakan  hasil  karya  ilmiah, makalah  seminar,  dan  terbitan  pemerintah.  Berbagai  penulis  memberikan  bermacam- macam definisi tentang grey literature . Menurut C.P. Anger yang dikutip Adi, bahwa grey literature adalah  bahan  pustaka  yang  tidak  tersedia  di  deretan  buku  untuk  dijual  ( non- commercial  printed  materials );  fisik  luar  (cover),  pencetakan  dan  penjilidan  sederhana;
9 Ibid .
10 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital, h. 34.
11 Ibid.
12 Ibid., h. 37.
dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas. Misalnya: prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya. 13

## 4. Preservasi Digital
Mendiskusikan  dan  membahas  preservasi  digital  tidak  akan  terlepas  dari  persoalan Institutional  Repository (IR),  di  mana  preservasi  digital  merupakan  kegiatan  yang terencana  dan  terkelola  untuk  memastikan  agar  bahan  digital  dapat  terus  dipakai  selama mungkin.  Pada  dasarnya,  preservasi  digital  adalah  juga  upaya  untuk  memastikan  agar materi  digital  tidak  tergantung  pada  kerusakan  atau  perubahan  teknologi.  Secara  umum, preservasi  digital  mencakup  berbagai  bentuk  kegiatan,  mulai  dari  kegiatan  sederhana menciptakan tiruan (replika atau copy) dari  sebuah  materi digital untuk disimpan, sampai kegiatan transformasi digital yang cenderung rumit. 14
Biasanya,  kegiatan  preservasi  dilakukan  pada  sebuah  institusi  atau  universitas,  dari seluruh  kegiatan  preservasi  yang  telah  dilakukan  kemudian  hasilnya  disimpan  secara khusus, dan dapat  menjadi apa  yang disebut IR. Grey Literature merujuk pada penelitian yang  diterbitkan  atau  tidak  diterbitkan  yang  dilayankan  kepada  pengguna  tidak  untuk dikomersilkan.  Yang  termasuk  dalam  kategori grey  literature adalah  laporan  pemerintah, kebijakan,  prosiding,  hasil  penelitian  dan  lain-lain.  Seringkali grey  literature menjadi sumber rujukan terbaik dan up to date (kekinian) dalam bidang-bidang tertentu. 15

## 5. Open Access
Open Access (OA) dapat diterjemahkan sebagai akses bebas, yaitu sebuah fenomena masa kini yang dipengaruhi oleh dua hal; 1) keberadaan teknologi digital, dan 2) akses ke artikel jurnal  ilmiah  dalam  bentuk  digital.  Ketersediaan  akses  di  internet  dan  pembuatan  artikel jurnal secara digital telah memungkinkan perluasan dan kemudahan akses. Secara spesifik, OA  merujuk  kepada  aneka  literatur  digital  yang  tersedia  secara  online,  gratis  ( free  of charge ), dan terbebas dari semua ikatan atau hambatan hak cipta atau lisensi. 16
Ide  tentang  OA  tidak  dapat  dilepaskan  dari  tiga  gerakan  atau  kesepakatan  yang melibatkan  ratusan  institusi  informasi,  seperti Budapest  Open  Access  Initiative (Februari
13 Prasetyo  Adi, “Pemanfaatan Grey Literature di Perpustakaan”, dalam. Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan, Vol. III, No. 2, Edisi Juli-Desember 2008, h. 65.
14 Putu Laxman Pendit. Perpustakaan Digital, h. 248.
15 Diakses pada dari http://alpn.edu.au/node/61 .
16 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital, h.192.
2002), Bethesda Principles (Juni 2003), dan Berlin Decleration (Oktober 2003). Menurut Budapest yang dimaksud dengan OA adalah;
“…  ketersediaan  artikel-artikel  secara  cuma-cuma  di  internet,  agar  memungkinkan semua  orang  membaca,  mengambil,  menyalin,  menyebarkan,  mencetak,  menelusur, atau  membuat  kaitan  dengan  artikel-artikel  tersebut  secara  sepenuhnya, menjelajahinya  untuk  membuat  indeks,  menyalurkannya  sebagai  data  masukan  ke perangkat  lunak,  atau  menggunakannya  untuk  berbagai  keperluan  yang  tidak melanggar  hukum,  tanpa  harus  menghadapi  hambatan  financial,  legal,  atau  teknis selain hambatan-hambatan yang tidak dapat dilepaskan dari kemampuan mengakses internet  itu  sendiri.  Satu-satunya  pembatasan  dalam  hal  reproduksi  dan  distribusi, dan satu-satunya peranan hak cipta dalam bidang ini, seharusnya hanya dalam bentuk pemberian  hak  kepada  penulis  untuk  menentukan  integritas  artikel  yang  ditulisnya dan pemberian penghargaan kepadanya dalam bentuk pengutipan. 17
Pada dasarnya definisi di atas tidak bertentangan dengan prinsip hak cipta. Landasan hukum yang digunakan untuk OA biasanya adalah izin resmi yang diberikan ( consent ) oleh pemegang  hak  cipta,  atau  pernyataan  bahwa  literatur  yang  bersangkutan  adalah  milik umum ( public domain ). Karena sudah mendapatkan izin dari si empunya hak cipta, maka sebuah  karya  ilmiah  yang  berstatus  OA  sebenarnya  tidak  melakukan  penghapusan, perubahan, atau pelanggaran terhadap hak cipta. 18
Landasan  yang  dipakai  oleh  OA  sebenarnya  memberikan  tiga  pilihan  yang membebaskan mereka dari keterikatan dengan penerbit, yaitu;
1) Retain  it ,  adalah  pilihan  yang  menyebabkan  pengarang  tetap  memiliki  hak  cipta  dan mengizinkan  pengguna  memperbanyak  karyanya  asalkan  hanya  untuk  kepentingan pendidikan,  jika  pengguna  ingin  melakukan  lebih  dari  itu  harus  ada  izin  dari pengarangnya.
2) Share it , adalah pilihan yang muncul dilingkungan digital saat muncul fenomena lisensi Creatif  Commons (kreatif  adalah  milik  bersama)  sebagai  institusi  yang  muncul  tahun 2001  dan  mengubah  slogan  “ all  rights  reserved ”  menjadi  “ some  rights  reserved ”. Pengarang  boleh  memilih  berbagai  kemungkinan  pemberian  hak  eksploitasi  karyanya dalam  bentuk  lisensi.  Misalnya,  lisensi  untuk  tetap  mempertahankan  hak  sebagai pengarang  yang  sah,  tetapi  mengizinkan  semua  orang  menggunakan  karyanya  untuk tujuan  apa  pun,  termasuk  tujuan  komersil.  Atau  mengizinkan  penggandaan  atau penyebaran asalkan tetap melalui penerbit yang menjalankan prinsip OA.
17 Ibid ., h.193.
18 Ibid.
3) Transfer it ,  adalah pilihan di  mana pengarang  menyerahkan  hak eksploitasinya kepada penerbit yang akan mengomersilkan karyanya, tetapi tetap mempertahankan hak sebagai pengarang  orisinal  yang  akan  mengizinkannya  memperbanyak  atau  menerbitkan kembali  karyanya  tanpa  persetujuan  penerbit  pertama  asalkan  bukan  untuk  tujuan komersial. 19
Karakteristik dari Open Access adalah;
 Berlaku untuk literatur yang bebas royalty, di mana penulis tidak menerima kompensasi finansial langsung.
 Bebas  dari  hambatan  harga,  seperti  berlangganan,  biaya  lisensi,  biaya  bayar  per-lihat. ( pay per view ).
 Umumnya  dianggap  juga  bebas  dari  hambatan  izin,  seperti  hak  cipta  dan  pembatasan lisensi. 20
Ada beberapa hal yang melatarbelakangi Open Access , yaitu;
1. Ada  argumen  etika  penelitian  yang  didanai  oleh  public  harus  tersedia  untuk  umum. Penelitian  adalah  kegiatan  internasional,  hal  ini  menjadikan  aksesibilitasnya  melintasi batas-batas nasional.
2. Internet  menyediakan  akses  cepat,  teknik  harverting  modern  dan  mesin  pencari memungkinkan untuk menemukan publikasi yang relevan jika mereka disimpan dalam Open  Access  Repository dengan  standar  metadata  tertentu.  Jika  semua  penulis melakukan  ini,  maka  dunia  penelitian  akan  tersedia  di  ujung  jari.  Ada  bukti  bahwa artikel  tersedia  dalam  repositori  OA  memiliki  akses  lebih  kepada  pembaca  dalam pengutipan.
3. Ada keprihatinan atas kendala penelitian yang disebabkan oleh biaya langganan jurnal, baik elektronik atau kertas,  sehingga perpustakaan dengan anggaran terbatas tidak  lagi menyediakan banyak jurnal yang diperlukan oleh peneliti.
4. Ada  juga  kekhawatiran  bahwa  dalam  penerbitan  ilmiah  tradisional,  sebagian  besar pekerjaan  (menulis,  meninjau,  mengedit)  dilakukan  secara  bebas  oleh  masyarakat  dan bahwa  penerbit  membuat  keuntungan  yang  berlebihan  dari  penerbit  yang  sebenarnya hanya membuat tersedia. Dalam penerbitan konvensional, suatu lembaga berlangganan ke saluran publikasi hanya untuk mendapatkan akses elektronik atau salinan kertas. 21
19 Ibid ., h. 194-195.
20 Diakses dari http://carl-abrc.ca/en/scholarly-communications/open-access.html
21 Keith  G  Jeffery,  “Open  Access:  An  Introduction”,  diakses  dari http://www.ercim.eu/publication/ Ercim_News/enw64/jeffery.html .
Untuk melakukan pengunggahan karya OA dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu; Pertama, Green  Route :  penulis  dapat  melakukan self-archiving pada  saat  pengajuan publikasi apakah publikasi grey literature (biasanya internal non - peer-review ), peer-review jurnal  publikasi, peer-review proses  konferensi  kertas  atau  monograf.  Kedua, Gold  Rute ; penulis  atau  institusi  penulis  dapat  membayar  biaya  untuk  penerbit  pada  saat  publikasi, penerbit kemudian membuat bahan yang tersedia atau gratis pada titik akses. 22
Adapun yang menjadi hambatan konsep Open Access adalah;
 Hilangnya pendapatan dari penerbit. Keberatan utama untuk Green Open Access berasal dari  penerbit  dan  kelompok  masyarakat  yang  tergantung  pada  bisnis  langganan  untuk publikasi  mereka,  yang  takut  bahwa Green Open Access akan  mengancam keberlangsungan  bisnis  mereka.  Akan  tetapi  sampai  saat  ini,  tidak  ada  bukti  bahwa Green Open Access merusak  model  bisnis penerbitan. Malah  sebaliknya  bahwa Green Open Access berakibat  positif  pada  peningkatan  pemanfaatan,  dan  kutipan.  Sementara penerbit  komersial  menyediakan  tambahan  layanan  bernilai  tambah  yang  dapat mengimbangi  dampak  OA  pada  model  bisnis  saat  ini,  dampak  pada  masyarakat mungkin memerlukan model bisnis baru untuk dikembangkan.
 Copyright .  Perjanjian  antara  penulis  dan  penerbit  dapat  menghambat Green Open Access ,  namun  sampai  saat  ini  antara  80%  sampai  90%  saluran  publikasi memungkinkan  penulis  melaksanakan Green Open Access meskipun  beberapa  penulis bersikeras  untuk  menyediakan  publikasi  OA  setelah  melewati  periode  embargo. Sebaliknya beberapa penerbit jurnal yang paling terkenal, tidak menuntut hak cipta dari penulis  tetapi  hanya  sebuah  lisensi  untuk  mempublikasikan,  meninggalkan  hak  cipta penulis atau institusi mereka. 23
Dari kedua hambatan di atas dapat disiasati dengan  menerapkan gerakan kebebasan OA  yaitu  hak  cipta  yang  dapat  dipindahtangankan  kepada  siapa  pun  melalui  kebebasan bagi  siapa pun untuk  mengakses dan  mengambil  karya  ilmiah  yang  bersangkutan. Dalam penerapan  UU  Hak  Cipta  juga  ada  saja  celah  yang  dapat  dilakukan  agar  terhindar  dari dampak hukum hak cipta.
22 Ibid .
23 Ibid .

## 6. Penerapan Hak Cipta Terhadap Materi Digital (Digital Copy Right)
Istilah koleksi dalam UU Hak Cipta No.19 Tahun 2002 disebut dengan ciptaan. Pemakaian kedua  istilah  koleksi  dan  ciptaan  dianggap  sama  maknanya  yaitu  setiap  hasil  karya pencipta yang menunjukkan keasliannya dalam lapangan ilmu pengetahuan, seni dan sastra (Pasal  1  ayat  3).  Sedangkan,  koleksi  digital  diartikan  sebagai  karya  ciptaan  hasil pengalihwujudan yang dilindungi oleh hukum hak cipta.
Pernyataan  tersebut  diatur  dalam  Pasal  12  ayat  1  point  (1)  UU  Hak  Cipta,  sebagai berikut;
“dalam undang-undang ini ciptaan yang dilindungi adalah ciptaan dalam bidang ilmu pengetahuan,  seni,  dan  sastra  yang  mencakup:  karya  terjemahan,  tafsiran,  saduran, bunga rampai, database, dan karya lain dari hasil pengalihwujudan”.
Dalam  mengelola  sumber-sumber  koleksi  digitalnya,  khususnya  karya  hasil penelitian dan jurnal, hendaknya perpustakaan lebih memperhatikan empat prinsip kaidah atau  aturan  digitalisasi  seperti  halnya  yang  dikatakan  oleh  Pendit  yaitu  privasi (kerahasiaan),  akurasi  (keaslian),  property  (kepemilikan),  dan  keteraksesan  informasi. Yang dimaksud dari keempat kaidah tersebut adalah;
1. Privasi ,  menyangkut  kerahasiaan  yang  berarti  masalah  keamanan  database  koleksi digital,  maka  pada  sistem  jaringan  perpustakaan  digitalnya  ditanami  sistem  keamanan yang kuat. Pihak perpustakaan juga memberikan batasan-batasan terhadap koleksi local content yang  akan  diakses,  misalnya  pengguna  tidak  dapat  men- download filenya. Tujuannya agar tidak terjadi penjiplakan atau pembajakan ciptaan digital secara besar- besaran.
2. Properti ,  mengenai  kewajiban  serah  karya  cetak  dan  rekam  yang  sudah  diserahkan  ke perpustakaan adalah milik sepenuhnya perpustakaan, karena sudah ada kesepakatan atau lisensi di atas surat pernyataan terlebih dahulu.
3. Keakuratan atau keaslian . Hal  ini diatur dalam Pasal 25 ayat 1 UU Hak Cipta  bahwa;
“informasi elektronik tentang informasi manajemen hak pencipta tidak boleh ditiadakan atau  diubah”.  Berdasarkan  pasal  tersebut,  maka  perpustakaan  dalam  mendigitalkan koleksi  tetap  mencantumkan  identitas  penulis  aslinya,  dan  tugas  perpustakaan  hanya mempublikasikan informasi. Misalnya, untuk keaslian identitas si penulis, dalam setiap halaman koleksi digital di bagian footer diberi tanda copyright (©).
4. Hak akses ,  semua  koleksi local  content dapat  diakses  secara  bebas  dan  dapat  dibaca secara  keseluruhan  ( fulltext ).  Akan  tetapi,  pengguna  tidak  dapat  men-download  file digital tersebut. 24
Sebelum  menjalankan  kegiatan  digitalisasi,  perpustakaan  harus  dapat  merumuskan manajemen sumber daya digital, yaitu sebagai berikut.
[1]  Peraturan  Deposit .  Menurut  Sulistyo-Basuki,  UU  Deposit  adalah  undang- undang  yang  mewajibkan  setiap  penerbit  atau  pencetak  mengirimkan  contoh  terbitnya (biasanya dua eksemplar atau lebih) ke perpustakaan nasional atau perpustakaan lain yang ditunjuk. Tidak hanya koleksi tercetak saja yang diatur dalam peraturan tersebut, kini juga mewajibkan  mengirimkan  koleksi  terekam  seperti  kaset,  piringan  hitam  dam  lembaran music.  Namun,  dalam  prakteknya  isitlah  UU  Deposit  tidak  dapat  dilaksanakan  secara maksimal oleh lembaga perpustakaan, karena ketentuan dan peraturan normatifnya bersifat universal,  dan  itupun  hanya  berlaku  untuk  Perpustakaan  Nasional.  Padahal,  di  masing- masing  jenis  perpustakaan  memiliki  peraturan  dan  kebijakan  yang  berbeda-beda,  sera fungsi  perpustakaan  dalam  melayankan  informasinya  juga  berbeda.  Termasuk  juga  bagi Perpustakaan  Perguruan  TInggi,  undang-undang  tersebut  sangat  sulit  untuk  diterapkan. Dengan  memiliki  kebijakan  khusus,  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  dapat  membuat  dan mengeluarkan peraturan deposit, di mana memiliki konteks dan isi yang bersifat local dan kondisional.
Ketika  peraturan  deposit  dikaitkan  dengan  hak  cipta,  maka  dalam  menggandakan ciptaan satu kopi harus memiliki izin terlebih dulu dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Copy  tersebut  digunakan  bukan  untuk  mencari  untung,  tetapi  dibuat  oleh perpustakaan  untuk  kepentingan  umum,  serta  harus  ada  tanda copyright “©”  pada copy ganda.
b. Untuk  karya  yang  tidak  diterbitkan,  maka  copy  tersebut  berlaku  sebagai  copy pelestarian atau sebagai substitusi bagi peminjaman ke luar perpustakaan.
c. Copy  untuk  menggantikan  copy  asli  yang  hilang  atau  rusak,  apabila  perpustakaan tidak dapat memperoleh gantinya dengan harga wajar.
d. Bagi artikel yang diperoleh dari perpustakaan lain, maka copy artikel tersebut hanya boleh digunakan untuk keperluan pribadi  serta harus  mencantumkan ketentuan  hak cipta.
24 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital , h.166.
[2] Trade-Secrecy. Adalah pembatasan akses informasi pada sebuah organisasi yang biasanya  dilakukan  dengan  penandatanganan  persetujuan  sebelumnya.  Jelasnya  peraturan ini  adalah  suatu  peraturan  perjanjian  tentang  pembatasan  hak  akses  organisasi perpustakaan dalam memanfaatkan hak milik intelektual orang lain. Beberapa cara umum digunakan  dalam  mengontrol  hak  cipta  pada  sebuah  akses  informasi  dalam  perpustakaan digital, yaitu:
a. Menyediakan  formulir  perjanjian  antara  lembaga  dan  penulis.  Penulis  harus menyetujui  hasil  karyanya  dipublikasikan  secara  digital  oleh  perpustakaan  sesuai dengan aturan dan perjanjian yang berlaku.
b. Mengedit  hasil  karya  dengan  menambhakan  infromasi  pencipta  karya  tersebut, sesuai dengan persetujuan yang telah ditetapkan.
c. Membatasi  akses  pengguna  terhadap  dokumentasi  tertentu,  misalnya  file  tertentu hanya bisa dibaca dan tidak bisa di-copy atau didownload. 25
[3]Copy  Left. Selain  perpustakaan  harus  memahami  hak  cipta  sebagai  landasan kebijakan pengikat informasi digitalnya, perpustakaan juga dapat mengembangkan copyleft sebagai  lawan  dari copyright (hak  cipta).  Jika copyright umumnya  digunakan  untuk melarang  penggunaan  karya  intelektual  tanpa  seizing  dari  pemegang  hak  ciptanya,  maka copyleft justru  memastikan  bahwa  setiap  orang  yang  memperkaya  intelektual  tersebut dapat menggunakan, memodifikasi, dan juga meredistribusi baik karya yang asli atau karya turunannya. Dalam istilah copyleft , si pencipta tidak menjelmakan hak ekonomisnya tetapi tetap menegakkan hak moralnya, yaitu hak pencantuman nama dalam ciptaannya.
Kandungan copyleft, yaitu sekumpulan lisensi yang diberikan pada setiap orang yang memiliki copy  suatu karya ilmiah untuk menjamin agar orang tersebut dapat menjalankan hak ekonomi atas karya tersebut (menggandakan, menyebarluaskan, memodifikasi) dengan syarat karya tersebut dan turunannya disebarkan dengan lisensi yang sama. Lisensi dalam copyleft menjamin bahwa setiap pemilik dari copy suatu karya digital dapat melakukan tiga hal  yaitu  menggunakannya  tanpa  pembatasan  apapun,  meredistribusikannya  sebanyak apapun  yang  diinginkan,  dan  memodifikasikannya  dengan  cara  apapun  yang  dianggap memungkinkan.
[4] Doktrin Fair Use . Terdapat pengecualian bahwa ketentuan hukum mengenai hak cipta  memungkinkan  penggunaan  suatu  ciptaan  tanpa  seizin  dari  pemegang  haknya
25 Eddy Suprihadi, “Digitalisasi Informasi Karya Ilmiah dan Perlindungan Karya Intelektual”, Makalah dalam Seminar Online Informasi Resource Sharing dan Digitalisasi Karya Ilmiah di Lingkungan Perguruan Tinggi , Universitas Negeri Malang, 2005.
sepanjang tidak merugikan kepentingan yang wajar dari si pencipta. Pengecualian tersebut bersifat  limitative dan  hanya  berlaku terhadap apa-apa  yang dicantumkan dalam UU Hak Cipta. Konsepsi pengecualian ini disebut dengan doktrin penggunaan yang wajar atau fair use doctrine.
Inti  dari  doktrin  ini  adalah  bagaimana  agar  tindakan  dalam  pengelolaan  karya intelektual  tersebut  memiliki  dasar  pembenaran  berdasarkan  doktrin fair  use setelah  ada izin untuk mewujudkan dan menyiarkannya di layanan perpustakaan digital.
Evans  dalam  Pendit,  menyatakan  bahwa  terdapat  beberapa  criteria  ciptaan  yang masuk  dalam  kategori  peraturan  doktrin fair  user ,  antara  lain;  a)  Ciptaan  tersebut digunakan sesuai dengan tujuan dan karateristiknya, misalnya untuk pendidikan non-profit dan  bukan  untuk  komersial.  b)  Bersifat  mematuhi  peraturan  hak  cipta.  Jumlah  dan substansi  dari  bagian  ciptaan  yang  digunakan  dalam  hubungan  kerja  secara  keseluruhan tetap berpedoman pada aturan hak cipta. c) Pengaruh dari penggunaan ciptaan di atas untuk membuka potensi dan nilai pasa yang baik. 26
Menurut  Pendit,  terdapat  beberapa  bentuk  pengecualian  doktrin fair  use terhadap koleksi  digital  juga  diatur  dalam  Pasal  15  UU  Hak  Cipta  No.19  Tahun  2002,  yang  mana menyatakan  bahwa  “sumbernya  harus  disebutkan  atau  dicantumkan”,  dan  tidak  dianggap sebagai  pelanggaran  hak  cipta  apabila: pertama ,  penggunaan  ciptaan  pihak  lain  untuk kepentingan  pendidikan,  penelitian,  dan  penulisan  karya  ilmiah  dengan  tidak  merugikan kepentingan  yang  wajar  dari  pencipta; kedua ,  pengambilan  ciptaan  pihak  lain,  baik seluruhnya  atau  sebagian,  guna  keperluan  ceramah,  pertunjukan  dan  pementasan  untuk tujuan  pendidikan  dan  ilmu  pengetahuan,  serta  tidak  memungut  biaya  yang  merugikan pencipta; ketiga ,  perbanyakan  suatu  ciptaan  bidang  ilmu  pengetahuan,  seni,  dan  sastra dalam  huruf  Braille  guna  keperluan  para  tunanetra,  kecuali  jika  perbanyakan  itu  bersifat komersial; keempat ,  pembuatan  salinan  cadangan  suatu  program  komputer  oleh  pemilik program komputer yang dilakukan semata-mata untuk digunakan sendiri. 27
Tahap Awal Pengelolaan Institutional Repository.
Dalam  proses  membangun  sebuah  repositori  perlu  disiapkan  adalah; Pertama , Prosedur  Operasional  (SOP)  yang  jelas  adalah  berkaitan  erat  dengan  kebijakan  dari pimpinan  ( stakeholder )  institusi,  misalnya  peraturan  simpan  karya  ilmiah,  persoalan  hak cipta dan lain-lain. Kedua , Sarana dan Prasarana baik berupa hardware, software, jaringan
26 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital, h.166.
27 Ibid .
dan  lain-lain. Ketiga ,  Manajemen  Konten  Repositori  adalah  penentuan  konten  apa  saja yang  harus  dimiliki  dalam  IR  sebuah  perguruan  tinggi. Keempat ,  Kesiapan  sumber  daya manusia (pustakawan) yang dimaksud adalah kebutuhan akan tenaga terampil baik secara teknis maupun non-teknis di dalam menggunakan perangkat teknologi informasi. 28
Berikut  ini  beberapa  hal  yang  perlu  dipersiapkan  dalam  membangun  IR  pada Perpustakaan Perguruan Tinggi.

## 1. Persiapan Infrastruktur
Sebelum proses pengelolaan IR dilakukan perlu ditetapkan persiapan infrastruktur apa saja yang  diperlukan  seperti  kebutuhan  teknis  perangkat  keras  ( hardware )  seperti  komputer server, komputer personal, jaringan internet, mesin scanner dan lain sebagainya. Selain itu kebutuhan  teknis  perangkat  lunak    ( software )  juga  perlu  diperhatikan,  hal  ini  berkaitan dengan  program  apa  yang  nantinya  membantu  perpustakaan  dalam  pengelolaan  bahan pustaka yang dimilikinya, perangkat lunak tersebut dapat berbasis seperti Adobe Acrobat , Scansoft  Omnipage  Pro , DSpace,  Ubuntu  Linux Server , Apache  Webserver , Perl Library Packet , MySQL database dan lain-lain.
Persiapan  dari  sisi  teknis  untuk  mendukung  proses  implementasi  IR,  penyediaan hardware di sini berupa komputer server dengan spesifikasi yang baik dan dengan storage (media penyimpanan) yang besar. Hal ini dikarenakan repository sendiri bermakna tempat penyimpanan (gudang) yang pada prosesnya akan digunakan sebagai penyimpanan content digital yang akan diupload. Penyediaan  infrastruktur jaringan dan koneksi ke server  yang stabil,  hal  ini  diperlukan  jika  nantinya  telah online .  Faktor  bandwith  internet  juga  harus diperhatikan sebab semakin besar bandwith yang ada, maka akan semakin baik.
Perangkat  lunak  repository  adalah  aplikasi  yang  dijadikan  sebagai  sarana  untuk mengautomasikan proses pengelolaan konten repository. Pemilihan perangkat  lunak  yang tepat dapat mempermudah pustakawan untuk mengorganisir konten agar mudah disajikan dan ditelusuri oleh pengguna. 29
Perangkat  lunak  ( software )  dapat  diperoleh  melalui  3  cara,  yaitu;  pertama, memanfaatkan  aplikasi Open  Source seperti; DSpace , Eprint , GreenStone , GNU  Data Language ( GDL ) dan lain-lain. Perangkat lunak ini dapat diunduh secara gratis dan bebas
28 Ibid ., h. 3-10.
29 Nur Hasan, “Strategi Membangun  dan Mengelola Institutional Repository pada Lingkup Perguruan Tinggi,  Makalah  disampaikan  pada Konferensi  Perpustakaan  Digital  Indonesia  ke-3, KPDI  02  April November 2010 di Bandung, h. 6.
untuk dimodifikasi sehingga dapat dijadikan sebagai solusi yang cepat dan murah. Kedua, membangun perangkat lunak sendiri. Pilihan ini membutuhkan bantuan tenaga terampil di dalam  pembangunan  sistem  aplikasinya.  Penyediaan  tenaga  terampil  ini  bisa  melalui proses  perekrutan  tenaga  IT  ataupun  menyewa  jasa outsourcing /  pihak  ketiga.  Ketiga, membeli produk kepada pihak ketiga. 30
Pemilihan software  open  source perlu  memperhatikan  2  hal  penting  berikut,  yaitu; pertama, Format Metadata yang digunakan; metadata merupakan struktur data yang berisi hal-hal yang menjelaskan tentang sebuah file, informasi atau data itu sendiri, seperti judul, pengarang, abstrak dan lainnya. Saat ini jenis metadata cukup banyak dan bervariasi. Agar memiliki kompatibilitas dengan sistem lain, sebaiknya lebih aman menggunakan metadata standar  yang  sudah  dipakai  oleh  banyak  sistem  repository.  Dengan  memiliki  metadata koleksi  yang  sama,  maka  sebuah  sistem  repository  mudah  dilakukan  proses interoperability 31 dengan sistem yang lain. Kedua, Kemampuan dalam berinteroperability; adalah  kemampuan  untuk  bertukar  data  dengan  sistem  lain.  Pertukaran  data  dilakukan melalui protokol standar tertentu. 32

## 2. Persiapan Sumber Daya Manusia (SDM)
Dalam mengelola sistem repository dibutuhkan tenaga yang terampilan baik secara teknis maupun  non-teknis  di  dalam  menggunakan  perangkat  teknologi  informasi.  Secara idealnya,  untuk  menangani  sistem  repository  perlu  disediakan  beberapa  SDM  dengan bidang  pekerjaannya  sebagai  berikut. Pertama ,  pustakawan.  Tenaga  pustakawan merupakan  tenaga  inti  untuk  proses  terkait  dengan  klasifikasi  jenis  konten,  penentuan subjek  serta  lainnya. Kedua ,  petugas Entry  Data  Processing (EDP).  Tenaga  EDP  lebih terfokus  pada  pekerjaan  yang  bersifat  teknis  dalam  pengolahan  materi  konten.  Selain melakukan  entri  data  dan  unggah  konten  ke  dalam  sistem,  mereka  juga  memiliki  tugas melakukan  proses  alihmedia  serta  pengolahan  data  lanjutan  pasca  alihmedia  seperti; watermark ,  proteksi  dan  lain-lain.  Seorang  tanaga  EDP  tidak  harus  mempunyai  latar belakang  perpustakaan.  Mereka  bisa  berasal  dari  tenaga  administrasi  perpustakaan  atau bisa  juga  merekrut  mahasiswa  magang  dan  tenaga  kerja  praktek. Ketiga ,  tenaga  teknisi. Teknologi  informasi  (TI)  bertugas  untuk  merawat  sistem  dari  kendala  teknis  yang  dapat
30 Ibid .
31 Sistem yang ada bila dilihat dari teknis bahwa teknologi yang ada di perpustakaan dengan teknologi yang digunakan pada Perguruan Tinggi tersebut dapat terintegrasi, saling membaca dan terpadu.
32 Ibid ., h. 7.
terjadi setiap saat. Berikut beberapa hal yang menjadi tugas tim teknis TI yaitu; melakukan backup data secara periodik  untuk  menghindari kehilangan data akibat hal-hal  yang tidak terduga.  Memperbaiki  dan  merawat  komputer  dan  alat  kerja  yang  digunakan  oleh  tenaga pustakawan dan EDP. 33

## Proses Pengolahan Koleksi Institutional Repository

## 1. Proses Awal Digitalisasi Koleksi
Pengelolaan IR pada Perpustakaan PT dapat diawali dengan melakukan proses digitalisasi (alih  media  digital)  koleksi    perpustakaan  khususnya  tugas  akhir  (skripsi,  tesis  dan disertasi).  Proses  digitalisasi  koleksi  perpustakaan  PT  meliputi  proses scanning (memindai), editing (pengeditan), reduce (mengkompres  file), up loading (memasukkan file  ke  jaringan)  dan  terakhir  melakukan publishing (menyebarkan)  melalui  web Perpustakaan PT.
Hasil  digitalisasi  koleksi  kemudian  disimpan  dalam  media  penyimpanan  hardisk (dibackup)  yang telah dikelompokkan  jenis  filenya berdasarkan  fakultas dan  jurusan. Hal tersebut dilakukan mengingat hasil karya ilmiah berupa skripsi, tesis dan disertasi pada PT sangat  banyak  dan  tidak  memungkinkan  lagi  untuk  ditempatkan  di  ruang  penyimpanan skripsi,  tesis  dan  disertasi.  Selain  koleksi  digital  tugas  akhir,  dapat  pula  berupa  seluruh koleksi artikel dosen/ mahasiswa, laporan PKL, ebook , dan jurnal. 34

## 2. Penyerahan Karya Ilmiah Dalam Bentuk Digital (Softcopy)
Pada  perguruan  tinggi  yang  telah  menerapkan  pengelolaan  perpustakaannya  berbasis  IR mewajibkan mahasiswanya yang telah menyelesaikan studi untuk menyerahkan tugas akhir karya  ilmiahnya  dalam  bentuk  digital  ke  perpustakaan  dalam  sebuah  CD.  Kemudian petugas  perpustakaan  akan  mengelola  lebih  lanjut  file  tugas  akhir  karya  ilmiah  tersebut sesuai dengan kelompoknya.

## 3. Upload Mandiri
Proses  penyerahan  tugas  akhir  karya  ilmiah  dapat  pula  dengan  cara  mahasiswa mengupload sendiri ke web perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk mempercepat proses
33 Nur Hasan, “Strategi Membangun  dan Mengelola Institutional Repository Pada Lingkup Perguruan Tinggi”, h. 9.
34 Ibid .
peningkatan  koleksi  digital  (repository)  Perpustakaan  PT.  Sebab  mahasiswa  dapat melakukan upload mandiri di manapun dan kapanpun, tanpa harus datang ke perpustakaan.

## Kebijakan Seputar Institutional Repository dan Penerapannya
Menurut  Mary  Westell  aspek  kebijakan  dalam  penerapan  IR  pada  Perpustakaan  PT merupakan  aspek  yang  utama  dalam  menentukan  keberhasilan  pengelolaan  IR Perpustakaan PT. 35 Bentuk lain dari legitimasi atau kebijakan-kebijakan seputar akses dan pengelolaan  repository  Perpustakaan  PT  yaitu  Pertama, Kebijakan  Akses ,  kebijakan  yang mengatur tentang akses koleksi digital dengan ketentuan baik secara umum maupun secara khusus.  Kedua, Kebijakan  Pengelolaan ,  kebijakan  yang  berhubungan  dengan  ketentuan penyerahan tugas akhir karya ilmiah.
Ada  beberapa  faktor  yang  dapat  mempengaruhi  pengelolaan  IR  pada  Perpustakaan PT,  seperti  menurut  Crow  ada  empat  komponen  yang  mempengaruhi  pengelolaan  IR  di Perpustakaan  yaitu:  [1]  adanya  kebijakan  institusi  ( Institutionally  Defined );  [2] Local Content ( Scholarly  Content ),  [3]  pengumpulan  dan  pelestarian  ( Cumulative  and Perpetual ), dan [4] Interoperability dan Open Access. 36 Semnetara itu, menurut Elizabeth Yakel ada dua faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengelolaan IR pada Perpustakaan PT,  yaitu  faktor  internal  dan  faktor  eksternal. 37 Yang  dimaksud  faktor  internal  adalah pengelolaan IR harus mengacu pada 2 kegiatan besar yaitu pengelolaan konten dan service. Sedangkan faktor eksternal melihat dari bagaimana IR tersebut berpengaruh atau memberi efek positif bagi institusi atau lembaga yang membangunnya.
Lebih  lanjut  secara  detail  Westell  menjelaskan  ada  delapan  indikator  keberhasilan dalam pengelolaan IR, yaitu sebagai berikut.
1. Mandate  atau legitimasi,  wujud  legitimasi tersebut dengan diberikannya alokasi dana untuk  melakukan  digitalisasi  koleksi  perpustakaan  khusus  tugas  akhir  (skripsi,  tesis dan disertasi).
2. Perencanaannya terintegrasi dengan lembaga induk.
3. Pendanaan yang jelas dapat dilihat alokasi anggaran.
4. Keterikatan dengan program digitalisasi.
35 Lihat  Westell  Mary,  “Institutional  Repositories:  Proposed  Indicators  of  Success”,  dalam Jurnal Emeral  Library  Hi  Tech .  Vol.24,  No.2.  Canada,  2006.  [Diakses  dari http://www.psz.utm,my/iros/IR  in Canada-Success factor.pdf ].
36 Raym  Crow,  “The  Case  for  Institutional  Repositories;  A  SPARC  Position  Paper”,  Washington; SPARC, 2002. Diakses dari http:// www.arl.org/sparc/bm~doc/ir_final_release_102.pdf.
37 Elizabeth  Yakel.  “Scerets  of  Success:  Identifying  Success  in  Institutional  Repositories”.
[ http://smartech.gatech.edu/jspui/bitstream/1853/28419/2/118-449-1-PB.pdf ]
5. Interoperability .
6. Evaluasi  dan  pengukuran,  kita  telah  melakukan  evaluasi  dan  pengukuran  dengan melihat  sudah  berapa  banyak  jumlah  koleksi  yang  telah  didigitalisasikan.  Alat  ukur keberhasilan  pengelolaan  IR  pada  Perpustakaan  PT  dapat  dilihat  pada  skala webometric Perpustakaan  PT,  yaitu  sebuah  riset  yang  dilakukan  oleh webometric merupakan bagian dari evaluasi dan pengukuran.
7. Promosi,  telah  dilakukan  dalam  bentuk user  education dan  promosi  di  web Perpustakaan PT.
8. Strategi  preservasi  digital  dapat  berupa  kegiatan emolution ,  yaitu  melakukan penyimpanan  data-data  digital  yang  disimpan  pada  sebuah  media  penyimpanan  yang tidak hanya ada di hardisk maupun di server sebagai usaha preservasi digital. 38
Paling tidak ada empat keuntungan atau manfaat yang didapat oleh Perpustakaan PT dengan adanya IR adalah sebagai berikut.
1. Sesuai  dengan  tujuan  dibangunnya  IR  adalah  untuk  mengumpulkan  konten  karya ilmiah civitas akademika dalam satu lokasi, sehingga nantinya mudah untuk ditemukan kembali.
2. Terjaminnya  koleksi  civitas  akademika  yang  tersimpan  di  IR  dan  terjamin  pula pelestariannya ( preservasi ) sebagai asset intelektual sepanjang waktu.
3. Adanya  IR  dapat  menjamin  tersedianya  akses  terbuka  terhadap  karya  intelektual isntitusi kepada khalayak umum dan terkhusus bagi civitas akademika, sehingga dapat meningkatkan kualitas keilmuan lembaga.
4. Dengan adanya IR dapat menciptakan visibilitas global bagi karya ilmiah institusi. 39
Adapun strategi pengembangan IR pada Perpustakaan di masa depan dapat dilakukan langkah-langkah konkrit sebagai berikut:
1. Pihak pengelola IR Perpustakaan PT senantiasa mendorong terbitnya peraturan deposit agar menjadi peraturan lembaga.
2. Mengoptimalkan  model  penyerahan  baik  berupa  up-load  mandiri  tugas  akhir  karya ilmiah atau bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
38 Ibid
39 Nur Hasan. “Strategi Membangun  dan Mengelola Institutional Repository Pada Lingkup Perguruan Tinggi”. hlm. 2-3.

## Kesimpulan
Pengelolaan  IR  Perpustakaan  PT  harus  mempunyai  fungsi    sebagai  tempat  arsip  yang menyimpan/  menghimpun dan  memelihara data-data atau  informasi  milik  lembaga dalam bentuk  digital  yang  bisa  didapatkan  kapan  saja  dan  di  mana  saja. Kedua ,  IR  digunakan untuk kemudahan akses dalam  mendapatkan informasi yang berimplikasi pada percepatan pengembangan  penelitian  dan  keilmuan.  Hal  ini  karena  jika  sumber-sumber  informasi milik  lembaga  tersebut  tersedia  dalam  bentuk  digital,  maka  orang  dapat  dengan  mudah mendapatkan dan  menggunakannya tanpa  harus terbentur masalah  jarak dan waktu, siapa saja dan kapan saja selama terkoneksi dengan internet. Ketiga , IR berfungsi sebagai sarana pencitraan. Jika perpustakaan mampu menghadirkan informasi yang dimiliki oleh lembaga tersebut dan dapat diakses dengan mudah, maka akan dapat mengangkat martabat dan citra dari Perpustakaan PT tersebut, karena pada akhirnya orang dapat menjadikan perpustakaan sebagai pusat data.
Dalam  pengelolaan IR perlu dipersiapkan tiga  hal  yaitu pertama,  infrastruktur  yang terdiri dari persiapan software dan hardware , kedua persiapan sumber daya manusia yang akan  menjalankan  program/  sistem  pengelolaan  IR  dan  Ketiga,  adanya  kebijakan  yang jelas sebagai pedoman kerja dalam pengelolaan IR, sebab dalam mengelola IR senantiasa bersentuhan dengan persoalan Hak Cipta ( Copy Right ) dan Plagiarisme.
Proses  pengelolaan  IR  di  Perpustakaan  PT  melalui  beberapa  tahap  yaitu  sebagai berikut. Pertama ,  proses  digitalisasi  koleksi  perpustakaan. Kedua ,  menerima  penyerahan karya ilmiah dalam bentuk digital ( softcopy ) lalu diolah untuk kemudian dapat dilayankan di  web  perpustakaan  digital. Ketiga ,  melalui  proses upload (unggah)  file  digital  secara mandiri oleh mahasiswa yang telah selesai atau dosen dan civitas akademika.
Dalam  pengelolaan  IR  ada  beberapa  faktor  yang  mempengaruhi  keberhasilan pengelolaan  repository.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari  beberapa  teori  tentang  IR  yaitu; Menurut  Crow  bahwa  ada  empat  komponen  yang  mempengaruhi  pengelolaan  IR  di Perpustakaan  yaitu  Pertama,  Adanya  kebijakan  institusi  ( Institutionally  Defined ).  Kedua, Local Content ( Scholarly Content ). Ketiga, Pengumpulan dan pelestarian ( Cumulative and Perpetual ), dan Keempat, Interoperability dan Open Access . Sedangkan menurut Elizabeth Yakel ada dua faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengelolaan IR di sebuah institusi/ lembaga, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.
Adapun faktor keberhasilan Pengelolaan IR pada Perpustakaan PT dapat dilihat dari delapan indikator, yaitu: adanya mandat/ legitimasi; perencanaan yang terintegrasi dengan
lembaga  induk  ( Integration  with  planning );  pendanaan  yang  jelas  ( funding  model ); keterikatan dengan program digitalisasi; interoperability , yaitu bagaimana mempersatukan berbagai  sistem  komputer  agar  dapat  “bekerja  sama”  dan  saling  berkomunikasi  dengan baik; evaluasi dan pengukuran; promosi; dan strategi preservasi digital.

## Daftar Pustaka
Abdul Rahman Saleh. “ Pengembangan Perpustakaan Digital ” [e-book]. Bogor: Rumah Q- ta Production, 2013.
Elizabeth  Yakel.  “Scerets  of  Success:  Identifying  Success  in  Institutional  Repositories”. http://smartech.gatech.edu/jspui/bitstream/1853/28419/2/118-449-1-PB.pdf
Kalarensi Naibaho. “Perpustakaan Perguruan Tinggi: Terseok-seok Mengejar Peringkat?”. Visi Pustaka , Vol. 12, No. 1, 2010.
Keith G Jeffery.
“Open Access: An Introduction”. [Diakses dari http://www.ercim.eu/publication/ Ercim_News/enw64/jeffery.html ].
Mary   Westell.  “Institutional Repositories: Proposed Indicators of Success”, dalam Jurnal Emeral Library Hi Tech , Vol. 24, No. 2, 2006.
Nur  Hasan.  “Strategi  Membangun  dan  Mengelola  Institutional  Repository  Pada  Lingkup Perguruan  Tinggi”,  Makalah  disampaikan  pada Konferensi  Perpustakaan  Digital Indonesia ke-3 ], KPDI, 02-04 November 2010 di Bandung.
Prasetyo Adi. “Pemanfaatan Grey Literature di Perpustakaan”. Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan . Vol. III, No. 2, Edisi Juli-Desember 2008, Universitas Airlangga, Surabaya, 2008.
Putu  Laxman  Pendit. Perpustakaan  Digital;  Perspektif  Perguruan  Tinggi  Indonesia. Jakarta: Sagung Seto, 2007.
----------. Perpustakaan Digital: dari A Sampai Z ”. Jakarta: Cipta Karsa Mandiri, 2008.
Raym  Crow, The  Case  for  Institutional  Repositories;  A  SPARC  Position  Paper . Washington: SPARC, 2002. Diakses dari
http://www.arl.org/sparc/bm~doc/ir_final_release_102.pdf ]
Republik Indonesia. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan .
Eddy Suprihadi. “Digitalisasi Informasi Karya Ilmiah dan Perlindungan karya Intelektual”, Makalah dalam Seminar Online Informasi Resource Sharing dan Digitalisasi Karya Ilmiah di Lingkungan Perguruan Tinggi, Universitas Negeri Malang, 2005.