L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## SIPUKET (SISTEM INFORMASI PELAYANAN UMUM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN) BERBASIS WEB PADA KELURAHAN TEGALMUNJUL
Tino Hidayat 1 , Nining Suryani 2 , Evy Priyanti 3 , Girman Sihombing 4
1 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika PSDKU Karawang
2 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika
3 Program Studi Teknologi Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika
4 Program Studi Teknik Industri, Universitas Bina Sarana Informatika E-mail: 1 raiyetino77@gmail.com , 2 nining.nns@bsi.ac.id , 3 evy.evp@bsi.ac.id , 4 girman.gsh@bsi.ac.id
Abstract – People  in  the  Tegalmunjul  sub-district  are  forced  to  travel  home  to  retrieve  personal  files  or documents  that  do  not  meet  the  requirements  for  making  a  certificate  because  the  system  is  still  operated manually.  Examples  of  these  documents  include  incomplete  KTP,  KK,  or  other  personal  documents  that  are required for making a certificate. People typically have to wait a very long period to  receive a certificate. Time is lost waiting for the letter to be written, making this less efficient and effective. For all system requirements to be satisfied, a system or software must be in place that allows individuals to simply pick up the completed letter, initials, and stamp subdistrict. In this study, correspondence software is developed using the prototype technique in the hopes of improving the effectiveness of correspondence activities for the community.
Keywords : System Design, correspondence, tegalmunjul

## I. PENDAHULUAN

## 1.1. Latar Belakang Penelitian
Sesuai  UU  nomor  enam Tahun 2014  Pasal  1 ayat  2 dalam  sistem  pemerintahan  Negara  Kesatuan Republik  Indonesia,  urusan  pemerintahan,  kesatuan masyarakat  hukum  dan  kepentingan  masyarakat setempat  diselenggarakan  oleh  kelurahaan  atau pemerintah daerah.
Setiap  waktu  pemerintah  dituntut  memiliki pelayanan  yang  berkualitas  oleh  masyarakat,  walau terkadang  harapan  tidak  sesuai  dengan  ekpetasi. Berbagai  alasan  diberikan  sehingga  pelayanan umum  terkesan  berbeli-belit,  tidak  efektif  dan efesinnya waktu karena lama dan melelahkan dalam kepengurusan keperluan administrasi karena lambatnya  kinerja  aparatur.  (Dendi  Rachmatsyah  et al., 2020)
Teknologi  informasi  telah  berkembang  pesat dan  mempengaruhi  banyak  aspek  masyarakat, terutama  dalam  hal  infrastruktur  seperti  internet. Pemerintah  memanfaatkan  Perkembangan  teknologi informasi  tersebut  untuk  meningkatkan  pelayanan publik  melalui  akses  informasi  dan  pengelolaan kegiatan  pemerintahan  secara  transparan  dan efesien . Sebagai  tindak  lanjut,  pemerintah  dituntut dapat beradaptasi dan menerapkannya pada pelayanan  publik.  Pemanfaatan  teknologi  berupa sistem  informasi  dapat  memberikan  efisiensi  dalam hal mempermudah pekerjaan manusia menjadi lebih cepat dan akurat.(Nurkholis et al., 2021)
Adapun  kendala  yang  terjadi  di  Kelurahan Tegalmunjul  yaitu,  Tidak  lengkapannya  membawa Dokumen    pribadi  seperti  KTP,KK  maupun Dokumen-dokumen pribadi lainnya sebagai persyaratan  Membuat  Surat  Keterangan  sehingga masyarakat  harus  kembali  ke  rumah  untuk
mengambil  Dokumen  atau  berkas  pribadi  yang belum  memenuhi  persyaratan  pembuatan  surat keterangan,  dengan  sistem  yang  masih  manual  di pelayanan  umum  membuat  masyarakat  harus menunggu  lama  ketika  surat  keterangan  dibuat. Selain  itu  staff  harus  mengetik  data  dari  berkas- berkas  yang  sudah  dibawa  masyarakat  untuk dibuatkan  surat  keterangan,  hal  tersebut  membuat kurang efisen dalam waktu dan tenaga.
Oleh  karena  itu,  diperlukan  sistem  informasi pelayanan umum dalam pembuatan surat keterangan yang  baik dan mudah diakses oleh masyarakat, agar masyarakat  dapat  dengan  mudah  membuat  surat keterangan tanpa harus membawa berkas persyaratan  untuk  dibawa  ke  kantor  hanya  perlu memasukan data ke Website yang sudah dibuat serta staf pelayanan umum dapat lebih efektif dan efisien dalam pelayanan pembuatan surat keterangan.

## 1.2.   Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar?
2. Bagaimana  agar  pendataan  pembuatan  surat bisa dilakukan secara menyeluruh?
3. Bagaimana agar pembuatan surat bisa dimana saja dan kapan saja?
4. Bagaimana  pelaporan  pembuatan  surat  bisa lebih transparan?
5. Bagaimana pemakaian tanda tangan elektronik  atau  digital  atau  penggunaan pemindai kode?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Mengatasi kendala yang terjadi terhadap jenis surat yang diajukan oleh pemohon.
2. Pendataan  usulan  pemohon  pembuatan  surat secara menyeluruh.
3. Pembuatan  surat  bisa  dimana  saja  dan  kapan saja.
4. Pembuatan surat yang lebih transparan dalam hal administrasi.
5. Pemakaian  tanda  tangan  elektronik  atau digital dan menggunakan pemindai kode.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 1.1. Pengertian Sistem
Sistem  adalah  kesatuan  jaringan  kerja prosedural  yang  saling  berhubungan,  elemen tersebut  saling  bekerja  sama  untuk  mencapai tujuan tertentu(Maulana et al., 2018).
Dua pendekatan yang dimiliki oleh definisi sistem pada konsep dasar (Wijoyo, 2021) yaitu; 1. Sistem yang memprioritaskan protokol, kumpulan prosedur  terkait  yang  disusun  untuk  menyelesaikan suatu tugas atau mencapai tujuan tertentu. 2 . Himpunan  elemen  yang  saling  berinteraksi  untuk menggapai  suatu  tujuan  dinamakan  Sistem  yang menekankan  pada  komponen  atau  elemen  Suatu sistem

## 1.2. Pengertian Informasi
Dalam  mengambil  keputusan,  informasi merupakan  salah  satu  elemen  yang  mempunyai banyak  arti.  Karena  informasi  harus  benar-benar bebas dari kesalahan yang menipu dan mempertahankan  semua  nilai  bawaanya  yakni keakuratan,  ketepatan  waktu,  relevansi,  maka informasi  tersebut  sempurna(Maydianto  &  Ridho, 2021).

## 1.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah serangkaian tindakan yang disusun secara metodis, yang dapat mengjasilkan  data  untuk  pengambilan  keputusan atau manajemen organisasi . (Asmara, 2019). Kumpulan  tindakan  procedural  terkoordinasi yang dirancang untuk menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan dan pengendalian organisasi dinamakan  sistem  informasi  (Kurniawan  et  al., 2021).

## 1.4. Penyediaan Layanan Umum
Semua  format  tindakan  penyediaan  layanan umum  umum  yang  dilaksanakan  oleh  lembaga pemerintah  di  pusat,  di  daerah,  dan  lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) maupun Badan Usaha  Milik  Daerah  (BUMD)  dalam  bentuk  barang dan  jasa  baik  dalam  rangka  upaya  pemenuhan kebutuhan  masyarakat  maupun  dalam  rangka pelaksanaan ketentuan perundang-undangan dinamakan pelayanan umum (Yiuridis et al., 2019).
Seseorang  yang melakukan  pelayanan  public atas anama sekelompok orang berdasarkan pertimbangan  nyata  dengan  menggunakan  protokol, pedoman,  dan  teknik  tertentu  berupaya  untuk menjunjung  hak  dan  kepentingan  orang  lain. Penyediaan layanan merupakan serangkaian tindakan,  maka  itu  adalah  sebuah  proses . (Widanti, 2022).

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Rancangan Usecase Diagram
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Usulan Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
Pada  rancangan  usecase  diagram  sistem informasi  pelayanan  umum  pembuatan  surat  pada kelurahan  tegalmunjul  diatas  terdiri  dari  tiga pengguna yaitu staf, pemohon dan admin.
1. Tampilan Antarmuka Halaman Login User Untuk  melakukan  akses  sistem  maka  pada tampilan halaman login baik admin, staf maupun pemohon,  memasukkan  kode  akun  dengan  nik dan password sesuai ketentuan.
Gambar 2. Halaman Login User Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
2. Tampilan Antarmuka Halaman Registrasi User Halaman  registrasi  diperuntuukan  jika  pemohon
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
pembuatan  surat  keterangan  belum  memiliki akun,  maka  pemohon  memasukan  data  NIK, nama,  jenis  kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir, domisili dan password
Gambar 3. Halaman Registrasi User Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
3. Tampilan Antarmuka Halaman Utama User
Halaman  utama  terdiri  dari  biodata,  buat  surat dan riwayat dari pembuatan surat.
Gambar 4. Halaman Utama User Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
4. Tampilan Antarmuka Halaman Biodata User
Pengguna  dapat  melakukan  perbaikan  data  diri pada halaman biodata jika terjadi ketidaksesuaian atau kesalahan.
Gambar 5. Halaman Biodata User Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
5. Tampilan Antarmuka Halaman Buat Surat
Pemohon  dapat  mengajukan  surat  keterangan pada halaman buat surat.
Gambar 6. Halaman Buat Surat
Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
6. Tampilan  Antarmuka  Halaman  Permohonan Surat Keterangan Usaha
Pemohon dapat melakukan pengajuan pembuatan surat  keterangan  usaha  pada  halaman  surat keterangan usaha.
Gambar 7. Halaman Surat Keterangan Usaha
Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
7. Tampilan Antarmuka Halaman Surat Domisili Pemohon  dapat  melakukan  pembuatan  surat keterangan domisili pada halaman surat domisili.
Gambar 8. Gambar Halaman Surat Domisili Sumber: (Hidayat et al., n.d.)

## 8. Tampilan Antarmuka Halaman Cetak Surat
9. Tampilan  Antarmuka  Halaman  Cetak  Laporan Surat
Gambar 10. Halaman Cetak Laporan Surat
Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
10. Tampilan Antarmuka Halaman legalisasi Surat Pengesahan  surat  keterangan  yang  disetujui  ada pada halaman legalisasi surat.
Gambar 11. Halaman legalisasi Surat Sumber: (Hidayat et al., n.d.)
IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Berikut kesimpulan dari pembahasan sebelumnya adalah sebagai berikut :
1. Dalam  proses  pembuatan  pada  kelurahan tegalmunjul masih dilakukan secara konvensional,  adanya  sistem  yang  sudah terkomputerisasi pemohon surat dapat mengajukan  pembuatan  surat  kapan  saja  dan dimana  saja,  kemudian  pengecekan  apabila pengajuan  surat  sesuai  ketentuan,  maka  staf akan memberikan tanda tangan digital berupa barcode pada surat tersebut, untuk selanjutnya surat dapat dicetak langsung oleh pemohon.
2. Pencatatan pelaporan pembukuan surat masih manual,  sehingga  terlihat  kurang  rapi  dan menyulitkan pencarian data dalam pembukuan  tersebut,  dengan  penggunaan sistem yang terkomputerisasi ini, pembukuan laporan dapat langsung dimasukkan ke dalam sistem  dan  diperiksa  atau  dicetak  sesuai kebutuhan.
3. Sistem  ini  diharapkan  dapat  membantu kinerja keluarahan tegalmunjul dalam pembuatan pengelolahan surat-menyurat.
4.2. Saran Berikut  adalah  saran-saran  saran  yang  dapat diberikan untuk peningkatan sistem yaitu:
1. Sosialisasi penggunaan sistem surat-menyurat kepada masyarakat kelurahan tegalmunjul. 2. Melakukan pendataan dan pembaharun sistem  pada  tampilan  dan  menambahkan fitur-fitur baru sehingga masyarakat tegalmunjul lebih mudah menggunakannya.
3. Praktik    ideal  penyimpanan  data  laporan pemohon  surat-menyurat  adalah  dengan membuat folder baru setiap tahunnya.

## DAFTAR REFERENSI
Asmara,  J.  (2019).  Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Desa  Berbasis  Website  (Studi Kasus  Desa  Netpala). Jurnal  Pendidikan Teknologi Informasi , 2(1) , 1–7. Dendi  Rachmatsyah,  A.,  Prasetyo,  F.  H.,  Atma Luhur,  S.,  Bangka  Belitung,  P.,  Kamal  Raya No,  J.,  Jakarta  Barat,  C.,  Studi  Sistem Informasi, P., & Atma Luhur Pangkalpinang, S.  (2020).  Sistem  Informasi  Pelayanan Umum  pada  Desa  Benteng  Kota  Berbasis Web dengan Metode RAD PUBLIC SERVICE  INFORMATION  SYSTEM  IN BENTENG  CITY  VILLAGE  WEB-BASED
WITH RAD METHOD. Teknomatika , 10 (01), 1–5.
Hidayat,  T.,  Suryani,  N.,  &  Kurniawan,  I.  (n.d.).
Hasil Penelitian .
Kurniawan,  H.,  Apriliah,  W.,  Kurnia,  I.,  &
Firmansyah,  D.  (2021).  Penerapan  Metode Waterfall Dalam Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada SMK Bina Karya Karawang. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah  Bidang  Teknologi  Informasi  Dan Komunikasi , 14(4) , 13–23. https://doi.org/https://doi.org/10.35969/interk om.v14i4.78
Maulana,  A.,  Sadikin,  M.,  &  Izzuddin,  A.  (2018).
Implementasi  Sistem  Informasi  Manajemen Inventaris  Berbasis  Web  Di  Pusat  Teknologi Informasi  Dan  Komunikasi  –  BPPT. Jurnal Setrum : Sistem Kendali-Tenaga-Elektronika- Telekomunikasi-Komputer , Vol.  7  No. ,  182– 196.
Maydianto,  &  Ridho,  M.  R.  (2021).  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Point  of  Sale Dengan  Framework  Codeigniter  Pada  Cv Powershop. Jurnal Comasie , 02 , 50–59. Nurkholis,  A.,  Susanto, E.  R.,  &  Wijaya,  S.  (2021). Penerapan  Extreme  Programming  dalam Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Pelayanan  Publik. Jurnal  Sains  Komputer  & Informatika (J-SAKTI , 5 (1), 124–134.
Widanti, N. P. T. (2022). Konsep Good Governance
dalam  Perspektif  Pelayanan  Publik:  Sebuah Tinjauan Literatur. Jurnal Abdimas Peradaban , 3 (1), 73–85.
https://doi.org/10.54783/ap.v3i1.11 Wijoyo,  H.  (2021).  Sistem  Informai  Manajemen.  In Buku . Yiuridis,  T.,  Pemerintah,  K.,  Dalam,  K.,  Umum,  P.,
& Kota, D. (2019). https://uit.e- journal.id/JPetitum . 7 (April), 1–20.

## IDENTITAS PENULIS
Nama : Tino Hidayat NIDN/NIK : TTL : Pontianak, 18 September 2002 Golongan/Pangkat  : - Jabatan Fungsional : - Alamat Rumah : Telp. : 085692889319 Email : rayietino77@gmail.com Nama : Nining Suryani NIDN/NIK : 0306017902 TTL : Jakarta, 6 Januari Golongan/Pangkat : Penata Muda Tk. I Jabatan Fungsional : Lektor Alamat Rumah : Parung Bingung Kel.Rangkapan Jaya Baru Kec. Pancoran Mas Depok Jabar Telp. : 081280093730 Email : nining.nns@bsi.ac.id Nama : Evy Priyanti NIDN/NIK : 0301028601 TTL : 01 Februari 1986 Golongan/Pangkat : Penata Muda III/d Jabatan Fungsional : Lektor Alamat Rumah : Jl h terin pangkalan jati baru cinere depok Telp. : 089637894008 Email : evy.evp@bsi.ac.id Nama : Girman Sihombing NIDN/NIK : 0326017707 TTL : Sarulla, 26 Januari 1977 Golongan/Pangkat  : Penata Muda TK.I III/b Jabatan Fungsional : Asisten Ahli 150 Alamat Rumah : Kav. Pelita Air Service, Depok Telp. : 08129766435 Email : girman.gsh@bsi.ac.id