## RANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGADAAN BARANG PADA PT. SENTOSA PRIMA MANDIRI MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE
Marta Maria Magdalena 1) , Lis Suryadi 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Email: tha.magdalena04@gmail.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT.  Sentosa  Prima  Mandiri  adalah  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  pelayanan  jasa  angkut  lewat  darat, yang sudah dipercaya oleh perusahaan lain dalam penyewaan transportasinya. untuk kendala disini,lemah nya perusahaan ini dalam menghadapi banyak kompetitor adalah perusahaan ini dalam hal pencatatan data masih dikerjakan  secara  manual  yang  berakibat  data  kurang  akurat.  Yang  menjadi  masalah  adalah  berkas  yang tertumpuk, data sulit dicari, salah mencatat atau menghitung, dan membuat laporan yang membutuhkan  waktu. Untuk mengurangi proses pencatatan data yang kurang baik,perusahaan memerlukan pengadaan barang yang sudah terkomputerisasi. Masalah ini dapat menimbulkan ide membuat system informasi untuk mengolah proses pengadaan  barang.  Metode  membuat  aplikasi  ini  yaitu  menggunakan  bahasa  pemograman  Visual  Basic  Net 2008  serta  database  MySQL.  Hasil  dari  adanya  aplikasi  tersebut  dapat  mempercepat  proses  pengadaan barang,mempercepat  pencarian  data,  penyajian  informasi  akurat,  biaya  pengeluaranpun  bisa  terkontrol. Pimpinan akan sangat mudah , cepat serta akurat mendapatkan hasil laporan data
Kata kunci: unified modeling language , sistem informasi, pengadaan barang

## 1. PENDAHULUAN
Di  era  perkembangan  teknologi  pada  zaman ini,  penggunaan  informasi  dalam  departemen maupun  instalasi  dalam  adalah  hal  yang  sering ditemukan.  Penggunaan  teknologi  menjadi  suatu kebutuhan  bagi  departemen  untuk  mendukung jalannya  proses  serta  dapat  menjadi  unggulan  untuk menghadapi  pesaing  bagi  departemen  atau  instalasi dalam  bersaing  bisnis  PT.  SENTOSA  PRIMA MANDIRI  yang  masih  mengolah  data  pengadaaan barang secara manual dalam penyimpanannya masih menggunakan  word  dan  excel.  Masalah  yang muncul  dari  pengolahan  data  tersebut  antara  lain sulit  mengolah  data  dan  sulit  dalam  pencarian informasi  pengadaan  barang  dikarenakan  oleh penyimpanan  yang  belum  teratur  serta  dalam menyusun  laporan  menjadi  terlambat.  Dalam mendapatkan  penyelesaian  masalah  ini  yaitu pembuatan  system  pengadaan  barang  yang  sudah terkomputerisasi diharapkan untuk devisi pengadaan barang  akan  sangat  lebih  baik,  akurat  dalam menyajikan  data  dan  lebih  cepat  sehingga  akan berpengaruh kepada kemajuan perusahaan.
Berdasarkan  hasil  pengamatan  diatas,  maka diperoleh identifikasi permasalahan yaitu:(1)Penyimpanan  data  yang  manual  sering terjadi  kerangkapan  data,  sulit  mencari  data  karena data  selalu  meningkat,  (2)Salah  dalam  mencatat, menghitung  sehingga  menjadikan  laporan  yang kurang  tepat  dan  tidak  akurat,  (3)Keterlambatan dalam  menyajikan  laporan  kepimpinan  karena format  laporan  harus  direkap  ulang,  (4)Dokumen dapat  rusak  karena  keterbatasan  dalam  menyimpan data,  (5)Tidak  terkontrolnya  pengeluaran  biaya sehingga  atasan  tidak  dapat  informasi,  (6)Kurang
informasi  penerimaan  barang  dari  supplier  dalam pencarian dokumen, (7) Dalam meretur barang tidak ada  informasi  sehingga  pimpinan  tidak  ada  untuk mempertimbangkan retur ke supplier.
Penelitian  ini  untuk  bertujuan:  (1)  Dengan meningkatkan  sistem  yang  sudah  ada  adalah  solusi terbaik, yang dapat mempermudah proses pengadaan barang,  (2)  Dengan  Sistem  pengadaan  barang  ini mengharapkan  agar  hasilnya  tepat,  akurat  dan bermutu,  (3)  Dengan  Sistem  ini  bisa  membantu dalam  penyelesaian  masalah  serta  meningkatkan efektif kerjadari sebelumnya.
Dalam  membangun  suatu  sistem  penulis membuat  batasan-batasan  masalah,  sehingga  dapat diketahui  batasan  masalah  yang  ada  dalam  sistem yang  akan  dibangun.  batasan  tersebut  yaitu  Proses permintaan barang dari departemen, Proses pemesanan  barang  ke  supplier,  Proses  pengiriman barang dari supplier, Proses pembuatan laporan.
Menurut [1], konsep dasar sistem ialah “ Sistem secara  sederhana  dapat  didefinisikan  sebagai kelompok  elemen  yang  saling  berhubungan  atau berinteraksi  hingga  membentuk  satu  persatuan. Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen yang  saling  berhubungan,  bekerja  sama  untuk mencapai  tujuan  bersama  dengan  menerima  input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur”.
Menurut [2], Informasi adalah data yang diolah menjadi  bentuk  yang  berguna  bagi  dan  lebih  berarti bagi  penerimanya.  Ada  tiga  pilar  pendukung informasi  yang  berkualitas:  (1)  Relevan,  (2)  Tepat waktu, (3) Akurat.
Tujuan  dari  sistem  informasi  yaitu  menyajikan informasi  guna  pengambilan  keputusan  pada
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan. Tujuan utama  dirancangnya  suatu  sistem  informasi  adalah dapat  digunakan  untuk  mencatat  berbagai  transaksi yang  terjadi  didalam  perusahaan  dan  dapat digunakan  untuk  menyajikan  berbagai  informasi yang diperlukan oleh perusahaan Sistem  informasi  menurut  [3],  yaitu  “Sistem informasi  adalah  suatu  sistem  di  dalam  suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan  transaksi  harian,  mendukung  operasi, bersifat manajerial I, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.”.
Menurut  penelitian  yang  dilakukan  [4]  dengan judul  Penelitian  “Sistem  Informasi  Pengadaan Barang ATK di PT. Mekar Cipta Indah menggunakan  PHP  dan  Mysql”    yang  menjadi masalah pada penelitian ini yaitu persedian alat tulis kantor  dan  laporan-laporan  masih  dibuat  secara manual  maka  diusulkan  sistem  komputerisasi    agar pengolahan datanya lebif efektif, bahasa pemrogaman  yang  digunakan  adakah  PHP  dengan Mysql sebagai DBMS nya .
Menurut  penelitian  yang  dilakukan  oleh  [5], dengan  judul  Penelitian  “Analisa  dan  Rancangan Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang  Dengan Metodologi  Berorientasi  Obyek  :  Studi  Kasus PT.Liga Indonesia” dengan nomor ISSN 2085-725X yang  menjadi  masalah  pada  penelitian  ini  yaitu persediaan barang, pengolahan data masih dilakukan secara  manual  dan  laporan  masih  dibuat  secara manual  maka  diusulkan  sistem  komputerisasi  agar pengolahan  data  lebih  efektif,  analisis  dan  desain sistem  menggunakan  diagram    yang  terkandung dalam UML ( Unified Modeling Language).

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1. Tahapan Penelitian

## Pengumpulan informasi
Kebutuhan data
Metode Pengumpulan data 1. Wawancara 2. Observasi 3. Analisa Dokumen 4. Studi Literatur Metode pengembangan Sistem sistem( Waterfall Model) Tahapan Analisis Menggunakan  Beberapa  Tehnik  Analisa  data,    Analisa proses  bisnis  ( Activity  Diagram) ,  Analisa  Masalah ( Fishbone  Diagram ),  analisa  kebutuhan  fungsional  dan nonfungsional ( Use Case Diagram ), analisa model data.
Desain Merancang Struktur Data, Struktur perangkat lunak, tampilan antar muka perangkat lunak. Implementasi Penerjemahan desain kedalam
Bahasa pemrograman dan
dilakukan testing pada program.
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Pada  gambar    1  terdapat  gambar  yang menjabarkan  secara  ringkas  jenis  metode  penelitian yang  akan  dilakukan  dalam  penelitian.  Dengan demikian,  peneliti  akan  mengetahui  bagaimana  cara dan langkah yang sesuai dengan permasalahan yang dihadapi.

## 2.2. Identifikasi
1. Pengumpulan  data  dan  dokumen  dengan wawancara pihak terkait dan kunjungan.
2. Menganalisa  setelah  data  sudah  di  dapat dan  melakukan  analisa  agar  mengetahui kebutuhan stakeholder.
3. Menganalisa suatu proses dengan digambarkan oleh Activity Diagram.
4. Melihat  sebab  akibat  masalah  melalui Cause Effect Diagram .
5. Mengambarkan  Use  Case  Diagram  untuk memperoleh fungsional.
6. Menggambarkan  model  data  yang  dapat  di transformasikan.
7. Rancangan  Masuk  serta  keluar  dapat  di desain.
8. Mengartikan desain kedalam bahasa pemograman  dengan  vb.net  dan  MySQL database nya.
9. Mendapatkan  sistem  pengadaan  barang pada tahap sebelumnya.

## 2.3. Metode Pengumpulan Data
1. Interview
Kegiatan  ini  mengajukkan  pertanyaan dengan  tipe  pertanyaan  terbuka  serta terstruktur  untuk  melangkapi  dokumen yang akan diperoleh. Wawancara dilakukan dengan  mewawancarai  pihak  yang  terkait dengan proses pengadaan.
2. Observasi Metode  pengamatan  yang  dicatat  serta dijadikan untuk bahan penelitian.
3. Studi Literatur Dalam  penelitian  mempunyai  sumber  data yang  bukan  berasal  dari  orang  seperti document, gambar dan statistic.
4. Analisa Dokumen Menganalisa  dokumen  oleh  departemen agar  menjadi  dokumen  masukan  dan keluaran.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Perusahaan
Penyedia  jasa  angkutan  kendaraan  untuk mengirim  barang  customer  dengan  harga  yang kompetitif,  melakukan  perawatan  kendaraan  setelah beroperasi  serta  mengembangkan  kualitas  agar kualitas  sumber  daya  manusianya  bertambah banyak.pengguna  jasa  kami  maka  dari  itu  sampai saat  ini  kami  sudah  mengoperasikan  120  armada truk.  Semua  armada  truk  yang  kami  operasikan
berjenis  lossbak  dengan  kapasitas  muatan  15-ton sampai  dengan  60  ton.  Berikut  ini  adalah  kegiatan- kegiatan atau proses pengadaan barang yang berjalan saat ini:

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Berikut  ini  adalah  alur  proses  bisnis  yang sedang berjalan : 1. Proses Permintaan Barang
Permintaan  barang  didasarkan  dari  kebutuhan barang  dari  bagian  yang  tercantum  pada  (FPB), Departemen  wajib  membuatkan  Form  permintaan barang.  Form  permintaan  diserahkan  kebagian Purchasing ,  jika  disetujui  maka  selanjutnya  Bagian Purchasing akan  membuatkan  Purchase  Order  (PO) lalu mengirimkan PO tersebut kepada Supplier .

## Gambar 2. Diagram Proses Permintaan Barang
Pada gambar 2 menunjukkan proses activity berjalan tentang permintaan barang.
2. Proses Penerimaan Barang
Supplier mengirimkan barang disertai dengan dokumen Delivery  Order (DO),  lalu  dokumen tersebut  ditujukan  ke  bagian Purchasing ,  bagian Purchasing mengecek  barang  yang  telah  sampai serta sesuaikan antara barang dengan dokumen  DO, selain barang dan (DO) Supplier biasanya menyertakan juga Nota . Jika ada barang rusak, tidak lengkap  dan  tidak  sesuai  pesanan  maka  divisi Purchasing biasanya  tidak  akan  menerima  barang, biasanya  barang  akan  di  kembalikan  kepada Supplier .  Bila  menerima  barang  sudah  sesuai pesanan  serta  kondisinya  baik,  kemudian  Bagian Purchasing akan  menandatangani  DO  dan  akan dibuatkan Tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Gambar 3. Diagram Proses Penerimaan Barang
Pada gambar 3 tersebut adalah gambaran activity diagram sistem berjalan penerimaan barang yang ada.
3. Proses pembayaran barang diterima Supplier akan  mengirimkan Invoice sebagai rincian  jumlah  pembayaran  yang  harus dibayarkan perusahaan  atas  pembelian  barang  yang  dikirimkan oleh Supplier ke  Bagian Purchasing. Bagian Purchasing akan melakukan  pembayaran  dengan cara transfer langsung kepihak Supplier .
Gambar 4. Diagram Proses Pembayaran Setelah Terima Barang
Pada gambar 4 Activity Diagram ini merupakan gambar  dari  proses  pembayaran  setelah barang diterima.
4. Proses Rettur
Retur  barang  terjadi  ketika  barang  yang  sudah diterima  lalu  akan  digunakan  ternyata  bermasalah, maka  barang  akan  di  retur  ke Supplier ,  bagian
Purchasing akan menghubungi pihak Supplier untuk memberikan  informasi  bahwa  barang  tidak  dapat digunakan  lalu  barang  akan  diambil  oleh Supplier dan menggantinya dengan barang baru.

## Gambar 5. Diagram Proses Retur
Pada  gambar  5    merupakan  system  berjalan  proses bisnis retur antara supplier dan purchasing.
4. Proses Serah Terima Barang
Setelah barang diterima oleh Bagian Purchasing ,  lalu  barang  tersebut  diserahkan  ke Departemen  yang  meminta,  proses  penyerahan barang  ini  disertai  dengan  dokumen  berita  acara serah terima barang (BSTB)
Gambar 6. Diagram Proses Serah Terima Barang
Pada  gambar  6  merupakan  alur  dari  system berjalan  pada  proses  serah  terima  barang  dari purchasing ke departemen.
5. Proses pembuatan laporan
Bagian Purchasing akan  memasukan  detail data  barang  kelaporan  pengadaan  barang.  Laporan tersebut diberikan kepada CEO atau Pimpinan.
Gambar 7. Diagram Proses Pembuatan Laporan
Pada  gambar  7  merupakan  proses  bisnis  dari gambaran  Activity  Diagram  pada  proses  pembuatan laporan kepada pimpinan.

## 3.3. Analisa Masalah

## Gambar 8. Diargam Fishbone
Pada  gambar  8  terdapat  analisa  masalah  yang akan diketahui proses pengadaan barang PT. Sentosa Prima  Mandiri  kurang  efektif  dari  factor  Manusia, Informasi, Proses serta Tempat yang disebabkan dari pengolahan data yang masih belum terkomputerisasi sehingga laporan sering mengalami keterlambatan.
3.4. Use Case Diagram
a) File Master Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Departemen Bagian Purchasing Gambar 9. Use Case File Master
Pada  gambar  9  menjelaskan  tentang mendefinisikan  aktor  yang  terlibat  didalam sistem yang akan dikembangkan .
b) File Transaksi Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Berita Acara Serah Terima Barang Cetak Surat Retur Barang Bagian Purchasing

## Gambar 10. Use Case File Transaksi
Pada  gambar  10  di  dalam  use  case  ini dijelaskan  bagaimana  step  transaksi  di  dalam sistem menggunakan activity diagram.
c) File Laporan
Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak laporan retur barang Cetak laporan serah terima barang Rekapan Biaya Pengadaan Barang Per Departemen Bagian Purchasing CEO / Pimpinan
Gambar 11. Use Case File Laporan
Seperti  di  gambar  11,  dijelaskan  bahwa purchasing  dapat  mengakses  semua  aktivitas yang  terdapat  pada  sistem  seperti  mengisi, mengedit, menghapus, mencetak, ataupun melihat  data  barang  atau  transaksi.  Sedangkan pimpinan  hanya  menerima  laporan  setiap transaksi.
3.5. Class Diagram
*Kd_Departemen Nm_Departemen Tlp_Departemen EMail_Departemen
+Autonumber() +GetDepartemen() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier +Autonumber() +GetSupplier() +Simpan() +Batal() bstb *No_bstb Tgl_bstb NmPenerima NmMenyerahkan +Autonumber() +Getbstb() +Simpan() +Batal() fpb
*No_fpb Tgl_fpb Pemohon Tgl_Diperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Note PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jlm_Serah +GetSerah() +Simpan() Minta *No_fpb Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() DO *No_DO NorefDO Tgl_DO +Autonumber() +GetDO() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret No_DO +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret No_ret +GetKembalikan() +Simpan() INVOICE +Autonumber() +GetInvoice() +Simpan() +Batal() *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..* Departemen Gambar 12. Class Diagram
Pada  gambar  12  merupakan  class  diagram pembangunan  sistem  informasi  pengadaan  barang pada  PT.  Sentosa  Prima  Mandiri.  Struktur  serta deskripsi  terdiri  dari  attribute,  nama class dan method .

## 3.6. Sequence Diagram
Gambar 13. Sequence Diagram Entry Data Barang
Pada gambar 13 menjelaskan bahwa purchasing  biasa  melakukan  penginputan  data barang.  Kemudian  system  akan  menyimpan  data  ke dalam database.

## 3.7. Rancangan Layar
Gambar 14. Form Menu Utama
Pada  gambar  14  adalah  Form  awal  untuk mengetahui alur langkah yang akan dijalankan

## Gambar 15. Form Master Entry Barang
Pada  gambar  15  Form  ini  digunakan  untuk penginputan file data master barang oleh sistem.
Gambar 16. Form Transaksi Entry Permintaan Barang
Pada  gambar  16  Form  yang  digunakan  untuk transaksi  yang  terjadi  dalam  aplikasi  pada  sistem pengadaan barang di PT. Sentosa Prima Mandiri

## Gambar 17. Form Cetak Laporan Retur Barang
Pada  gambar  17  Form  cetak  Laporan  Retur  Barang ini  digunakan  untuk  mencetak  Laporan  Retur Barang berdasarkan periode tanggal yang dipilih.
Gambar 18. Laporan Cetak Permintaan Barang
Pada  gambar  18  Untuk  mengetahui  informasi laporan  permintaan  barang  per  bulan  nya  secara akurat
Gambar 19. Laporan Cetak Penerimaan Barang
Pada  gambar  19  Laporan  ini  dipakai  untuk melaporkan  jumlah  barang  yang  diterima  dari supplier.
Gambar 20. Laporan Cetak Pengadaan Barang
Pada  gambar  20  adalah  Laporan  yang digunakan  untuk  mencetak  laporan  pengadaan barang  PT.  Sentosa  Prima  Mandiri  berdasarkan periode yang dipilih.

## Gambar 21. Laporan Cetak Retur Barang
Pada  gambar  21  Form  ini  digunakan  untuk  setiap pengembalian  barang    retur  yang  kondisi  nya  tidak bagus
Gambar 22. Rekapitulasi Pengadaan Barang Per Departemen
Pada  gambar  22  terdapat  Informasi  yang  dihasilkan dari  laporan  untuk  pimpinan  mengenai  barang- barang setiap bulannya.
Gambar 23. Laporan Cetak Serah Terima Barang Pada  gambar  23  terdapat  Laporan  yang diperlukan untuk mengetahui orderan dalam sebulan yang diminta oleh departemen.

## 4. KESIMPULAN
1. Dengan  penggunaan  sistem  komputerisasi, akan  bisa  berkurangnya  kesalahan  catat  dan hitungan yang sering dilakukan oleh manusia.
2. Proses  pengadaan  setelah  terkomputerisasi dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.
3. Tersedianya laporan yang dibutuhkan pimpinan  berhubungan  dengan  pengadaan dan bermanfaat bagi perencanaan serta dalam pengambilan keputusan. 4. Dengan tersedianya pembuatan sistem terkomputerisasi  maka  sulitnya  pembuatan laporan  dengan  cara  manual  dapat  teratasi sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pembuatan laporan- laporan
5. Pengolahan  data  pada  sistem  yang  diusulkan sangat  terjamin  kebenarannya,  sebab  adanya kontrol yang lebih baik serta data yang masuk sudah diperiksa terlebih dahulu.
6. Penyimpanan data dalam basis data memudahkan  dalam  penyimpanan  serta pemeliharaan  data,  sehingga  tidak  perlu simpan  data  dalam    media  kertas  yang  dapat hilang atau rusak seperti pada saat pengerjaan dilakukan secara manual.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajani.  “ Perencanaan  Basis  Data  Dalam  All  in 1” , Jakarta, Elex Media Komputindo, 2002.
[2] R, Taufiq, “ Sistem Informasi Manajemen” ,
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013. [3] J, Hutahaean. “ Konsep Sistem Informasi” .
Yogyakarta: Depublish, 2014. [4] Riswaya, dan Wahana, “Sistem Informasi Pengadaan  Barang  ATK  di  PT  Mekar  Cipta  Indah menggunakan  PHP  dan  Mysql”, vol  7,  pp.  73-83, Des. 2013.
[5] Deni Mahdiana, “Penelitian Analisa dan Rancangan Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang  Dengan Metodologi Obyek: Studi kasus PT. Liga Indonesia”, vol 3, pp. 36-43, Sept.2011.