## ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM ADMINISTRASI BAGIAN SIDANG UJIAN UNIVERSITAS GUNADARMA DENGAN METODE PIECES
1 Abdul Hafidh Sidiq, 2 Ana Kurniawati
1 Fakultas Teknologi Industri Universitas Gunadarma, 2 Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya No. 100, Depok 16424, Jawa Barat
1 a1bdulhafidhsidiq@gmail.com, 2 an2a@staff.gunadarma.ac.id

## Abstrak
Sistem  administrasi  berbasis  komputer  kini  menjadi  suatu  hal  utama  untuk  pemenuhan kebutuhan informasi termasuk pada sebuah perguruan tinggi. Internet merupakan teknologi yang dapat  memudahkan  seseorang  untuk  melakukan  kegiatan  apapun.  Di  era  teknologi  informasi seperti  saat  ini,  Universitas  Gunadarma  pun  memanfaatkan  teknologi-teknologi  tersebut termasuk  pada  Bagian  Sidang  Ujian.  Bagian  Sidang  Ujian  sudah  menerapkan  sistem administrasi dengan teknologi tersebut, akan tetapi dalam penerapannya masih kurang optimal. Analisis  perlu  dilakukan  untuk  mengetahui  permasalahan  pada  sistem  tersebut.  Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan dalam melakukan analisis, diantaranya adalah SWOT dan  PIECES.  Dalam  penelitian  ini,  sistem  administrasi  tersebut  dianalisis  dengan  metode PIECES. Analisis yang dilakukan meliputi beberapa variabel yaitu kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan pelayanan sistem. Hasil analisis yang didapat yaitu kinerja sistem sudah bagus namun belum optimal, informasi yang disajikan kurang lengkap, kontrol pada sistem masih kurang, dan banyaknya penggunaan kertas mengurangi peran dari sistem administrasi tersebut dalam mengoptimalkan administasi di Bagian Sidang Ujian. Setelah melakukan analisis dengan metode PIECES, dapat disimpulkan bahwa Sistem administrasi yang sekarang digunakan oleh Bagian  Sidang  Ujian,  Universitas  Gunadarma  perlu  dibenahi  dan  diperbaiki  agar  proses administrasinya dapat terselenggara dengan efisien dan efektif. Pembenahan dan perbaikan yang sebaiknya dilakukan adalah dengan mengembangkan sistem administrasi berbasis web.
Kata Kunci : analisis kebutuhan, PIECES, sistem administrasi

## Abstract
Computer-based administration system is now the main thing to fulfill information needs including at a college. Internet is a technology that can facilitate a person to perform any activity. In  the  era  of  information  technology,  Gunadarma  University  also  utilizes  these  technologies including the Department of Examination. The Department of Examination has implemented an administrative system with the technology, but in its implementation it is still considered to be less than optimal. Analysis needs to be done to find out the problems in the system. There are several  methods that  can  be  used  in conducting  analysis, such as  SWOT  and  PIECES.  In this research the administration system will be analyzed by PIECES method. The analysis includes several  variables:  performance,  information,  economy,  control,  efficiency  and  service.  The results  of  the  analysis  obtained  that  the  system  performance  is  good  but  not  optimal,  the information presented is not complete, the control system is still lacking, and a lot of paper used. After analyzing using PIECES method, it can be concluded that the current system needs to be improved  so  that  the  administrative  process  can  be  managed  efficiently  and  effectively. Improvements that should be done is to develop a web-based administration system.
Keywords : administrative system, needs analysis, PIECES

## PENDAHULUAN
Sistem  administrasi  berbasis  komputer kini  menjadi  suatu  hal  yang  primer  bagi kebutuhan  pemenuhan  kebutuhan  informasi. Swasta dan instansi pemerintahan  memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan [1]. Dengan penerapan sistem administrasi  berbasis  komputer,  pekerjaan  yang sebelumnya  dikerjakan  secara  manual  dapat diselesaikan dengan lebih cepat, terotomatisasi dan minim kesalahan sehingga hasilnya lebih efisien dan lebih efektif.
Sistem administrasi yang terkomputerisasi merupakan  bagian  penting  di  suatu  lembaga pendidikan.  Dengan  adanya  sistem  informasi yang  terkomputerisasi  akan  memudahkan petugas dalam menjalankan pekerjaannya [2]. Di  dalam  sebuah  perguruan  tinggi  negeri, sistem  administrasi  berbasis  komputer  juga dimanfaatkan  untuk  mengefisiensikan  dan mengefektifkan berbagai keperluan di dalamnya.
Perkembangan  internet  juga  mendukung penggunaan komputer dalam bidang  pendidikan. Internet  bisa  diakses dan dimanfaatkan  untuk berbagai  keperluan,  oleh  siapa  saja,  dimana saja,  kapan  saja  akan  penggunaannya  [3]. Dengan demikian, internet dapat dimanfaatkan juga  sebagai  sarana  dalam  administrasi  di dalam  sebuah  perguruan  tinggi.  Keperluan administrasi tersebut akan mudah diakses dan digunakan  oleh  siapa  saja,  di  mana  saja  dan kapan saja. Hal itu dapat direalisasikan apabila internet  juga  diterapkan  pada  sistem  yang
berbasis web, yaitu sistem yang dapat diakses dengan browser dimana saja. Setiap perangkat komputer maupun smartphone saat ini terdapat browser di dalamnya.
Universitas  Gunadarma,  sama  halnya dengan universitas lain, merupakan universitas swasta  yang  memiliki  beberapa  fakultas  dan jurusan yang beragam. Sebagian besar sistem yang  digunakan  untuk  mengelola  baik  dari civitas  mahasiswa,  dosen,  atau  staf  bersifat sentral (terpusat) sehingga dalam  penanganannya diperlukan  sistem  berbasis  komputer  untuk membantu  menyelesaikannya.  Bagian  Sidang Ujian  merupakan  salah  satu  subsistem  dari Univesitas  Gunadarma  yang  mengelola  dan menangani  persiapan  sidang,  pelaksanaan sidang  dan  hasil  sidang  bagi  mahasiswa sarjana  dan  diploma,  baik  dari  fakultas  dan jurusan  manapun.  Kegiatan  yang  dilakukan dalam persiapan sidang diantaranya  mahasiswa mendaftarkan dirinya ke Bagian Sidang Ujian untuk  mengikuti  sidang,  kemudian  data mahasiswa  yang  ikut  sidang  diolah  untuk dijadikan  Surat  Keputusan  (SK)  sidang  yang berisi  data  peserta  sidang  dan  pengujinya beserta  panitia  yang  akan  membantu  dalam pelaksanaan sidang.
Sebuah sistem administrasi telah digunakan  untuk  mengelola  keperluan  sidang tersebut agar dapat mempermudah pekerjaannya. Akan  tetapi,  sistem  yang  sudah  ada  masih belum efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat ketika  Bagian  Sidang  Ujian  memasuki  bulan sibuk, yaitu periode ketika banyak mahasiswa dari  berbagai  jurusan  yang  akan  melakukan
sidang  secara  bersama-sama  dalam  kurun waktu  satu  atau  dua  bulan  secara  berturut- turut, yaitu antara akhir bulan Agustus sampai awal  bulan  Oktober.  Sidang  diselenggarakan oleh  Bagian  Sidang  Ujian  sebanyak  tiga  kali dalam  satu  minggu,  yaitu  hari  Selasa,  Kamis dan  Sabtu.  Hal  ini  berkaitan  dengan  target yang  diberikan  kepada  Bagian  Sidang  Ujian agar dapat meluluskan sekitar 2500 mahasiswa dalam  dua  bulan.  Waktu  pelaksanaan  sidang tersebut  dapat  berubah  sesuai  kondisi  yang ada.  Dalam  waktu  sibuk  tersebut  Bagian Sidang  Ujian  harus  melakukan  kerja  lembur agar dapat menyelesaikan tugasnya, walaupun sudah dibantu dengan sistem yang ada. Hal ini terjadi karena pekerjaan yang dilakukan untuk mempersiapkan  sidang  masih  ada  yang dikerjakan secara manual. Salah satu pekerjaan yang masih dilakukan secara manual adalah pembuatan kelompok penguji.
Kelompok  penguji  dibuat  berdasarkan  data pembimbing  yang  mahasiswa  bimbingannya menjadi  peserta  sidang  dan  data  statistik keseluruhan  peserta  sidang  termasuk  peserta sidang  non-skripsi.  Pembuatan  kelompok penguji dipersulit juga dengan data pembimbing  yang  belum  standar  dan  berasal dari data jurusan, sehingga perlu dihitung dan dicek  secara  manual.  Setelah  terbentuk kelompok penguji, Bagian Sidang Ujian harus melakukan input data  penguji  bagi  setiap mahasiswa satu demi satu, dimana jumlah data mencapai  300.  Proses input penguji  tersebut sudah  dipermudah  dengan  adanya  program yang  dapat  memasukkan  data  penguji  bagi
peserta  sidang  non-skripsi  secara  otomatis. Namun masih perlu juga dilakukan pengubahan  data  penguji  peserta  sidang  non- skripsi apabila komposisi dosen penguji belum sesuai  dengan  komposisi  yang  ideal.  Setelah data  penguji  selesai  dimasukkan  ke  dalam sistem,  proses  selanjutnya  adalah  pembuatan Surat Keputusan (SK). Pembuatan SK ini bisa dikatakan semi manual, karena setelah dibuat oleh sistem, SK masih perlu diperbaiki secara manual  karena  formatnya  belum  sesuai. Pekerjaan-perkerjaan  yang  dilakukan  secara manual tersebut memakan waktu cukup lama, sehingga  untuk  menyelesaikannya  perlu dilakukan kerja lembur. Selain harus melakukan  kerja lembur,  kesalahan  data  juga masih  terjadi  pada  data  mahasiswa  yang mengikuti  sidang  karena  sistem  yang  ada belum begitu optimal dalam penanganan data.
Pada  penelitian  ini  dilakukan  analisis terhadap  sistem  yang  sudah  ada  agar  dapat mengetahui  permasalahan  yang  ada  dan menjabarkan  pemecahan  masalahnya.  Dalam melakukan analisis tersebut, terdapat beberapa metode analisis sistem yang dapat digunakan, diantaranya adalah metode SWOT dan metode PIECES.  Dalam  analisis  sistem  informasi administrasi,  metode  yang  lebih  tepat digunakan  adalah  metode  PIECES,  karena dalam  metode  ini  dapat  menggambarkan bagaimana  peran  sistem  dalam  membantu menyelesaikan  pekerjaan  yang  ada.  Oleh karena  itu,  pada  penelitian  ini  digunakan metode  PIECES  ( Performance,  Information, Economics, Control, Efficiency, and Services )
dalam  melakukan  analisis  sistem.  Setelah melakukan  analisis  terhadap  sistem  yang sudah  berjalan  di  Bagian  Sidang  Ujian, penelitian  ini  juga  memberikan  rekomendasi tentang  sistem  yang  sebaiknya  diterapkan  di Bagian  Sidang  Ujian.  Dengan  adanya penelitian ini, sistem administrasi pada Bagian Sidang  Ujian  dapat  bekerja  lebih  optimal sehingga  persiapan  sidang  yang  selama  ini memerlukan  lebih  banyak  tenaga,  dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.
Beberapa  penelitian  terdahulu  yang berkaitan dengan analisis sistem menggunakan metode  PIECES  diantaranya  penelitian  yang dilakukan  oleh  Nugraha.  Objek  penelitian pada  penelitian  ini  adalah  sistem  informasi pelayanan  data  penduduk  di  tingkat  desa. Penelitian  dilakukan  terhadap  sistem  tersebut karena  masih  menggunakan  sistem  yang manual dan masih banyak terdapat masalah di dalamnya.  Metode  yang  digunakan  pada penelitian ini yaitu problem solving framework dan dikombinasikan dengan metode PIECES. Hasil dari analisis sistem informasi pelayanan desa  yaitu  sistem  informasi  yang  berbasis client-server diperlukan  untuk  menggantikan sistem manual [4].
Penelitian  lain  yang  menggunakan metode  PIECES  juga  pernah  dilakukan  oleh Hardi  dan  Hardianto.  Penelitian  ini mengembangkan sebuah sistem perpustakaan, dimana sistem perpustakaan yang lama dinilai masih  belum  dapat  menangani  permasalahan yang cukup banyak dan rumit. Metode analisis yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah
metode PIECES. Perancagan sistem menggunakan  Diagram  Aliran  Data  (DAD).
Hasil  dari  penelitian  yang  dilakukan  yaitu sistem perpustakaan berbasis web mempermudah baik untuk mahasiswa maupun petugas  perpustakaan  pada  perpustakaan STITEK Bontang [5].
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Dewi, Marchada,  dan  Rifai  menganalisa  kelayakan penerapan digital monitoring informasi penyewaan ruko pasar 8. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa penerapan digital monitoring terhadap  sistem  informasi  penyewaan  perlu diterapkan karena berdampak pada berbagai pihak dan  berbagai  kepentingan,  mulai  dari  kinerja sampai dengan pelayanan terhadap pelanggan yang menggunakan fasilitas ruko [6].
Penelitian  dengan  menggunakan  metode PIECES  juga  telah  dilakukan  oleh  Susena, Utami,  dan  Sunyoto.  Tujuan  penelitian  ini adalah  menghasilkan  perencanaan  strategis sistem informasi smart campus dan menyusun peta  jalan  pengembangan  sistem  informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta [7].
Penelitian dengan metode PIECES juga pernah dilakukan  oleh  Tullah  dan  Hanafri.  Tujuan penelitian  tersebut  adalah  untuk  memberikan saran  kepada  Politeknik  LP3I  Jakarta  dalam mengelola sistem informasi [8].

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan yaitu penelitian  kualitatif.  Data  yang  digunakan pada penelitian ini diperoleh dari pengamatan
(observasi)  dan  wawancara.  Tahapan-tahapan yang akan dilakukan pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1.
Berdasarkan  Gambar  1,  tahap  pertama yang  dilakukan  pada  penelitian  ini  adalah melakukan  identifikasi  terhadap  sistem  yang
akan  dianalisis  sehingga  dapat  diketahui gambaran sistem dan permasalahan- permasalahan yang ada. Hasil dari identifikasi selanjutnya  dianalisis  menggunakan  metode PIECES  dengan  penjabaran  pada  setiap variabel.

## Gambar 1. Tahapan Penelitian
Permasalahan pada setiap variabel akan diusulkan  pemecahannya  dan  dirangkum dalam hasil analisis. Rekomendasi sistem baru akan  diberikan  berdasarkan  usulan-usulan pemecahan  masalah  pada  hasil  analisis tersebut.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Identifikasi Sistem Lama
Bagian  Sidang  Ujian,  Universitas Gunadarma merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan sidang sarjana dan diploma.  Dalam  penyelenggaraannya  tersebut, terdapat beberapa sistem yang digunakan untuk
mempermudah  pekerjaannya.  Berikut  akan dijelaskan bagaimana proses penyelenggaraan sidang  beserta  sistem  administrasi  yang digunakan  oleh  Bagian  Sidang  Ujian  untuk mempermudah pekerjaannya.
Sebelum  sidang  dapat  dilaksanakan, calon  peserta  sidang  harus  melakukan pendaftaran  sidang  ke  loket  Bagian  Sidang Ujian. Akan tetapi, sebelum mendaftarkan diri ke  Bagian  Sidang  Ujian  terdapat  beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa.  Beberapa  persyaratan  yang  harus dipenuhi  antara  lain,  melakukan  bebas keuangan,  melakukan  bebas  perpustakaan, mengisi form biodata  dan  foto  di studentsite ,
Identifikasi Sistem Lama
Analisis Sistem Lama dengan Metode PIECES
Hasil Analisis Rekomendasi Sistem Baru
dan  lapor  ke  bagian  jurusan  masing-masing untuk didaftarkan sidang. Pada saat pelaporan ke  bagian  jurusan,  sebelum  mahasiswa diperbolehkan  mendaftar  sidang,  diperiksa terlebih  dahulu  persyaratan  agar  dapat mengikuti  sidang  seperti  jumlah  sks  yang sudah diambil, nilai mata kuliah yang kurang, kewajiban ikut kursus dan workshop. Setelah persyaratan terpenuhi, mahasiswa akan didaftarkan  sidang  oleh  bagian  jurusan  yang selanjutnya data pendaftaran akan dikirimkan ke  Bagian  Sidang  Ujian.  Setelah  data dikirimkan dari jurusan, Bagian Sidang Ujian mengetahui bahwa mahasiswa tersebut apakah sudah  diperbolehkan  ikut  sidang  atau  belum. Data  yang  dikirimkan  oleh  jurusan  berisi NPM, nama, judul skripsi dan pembimbingnya (bagi mahasiswa skripsi) atau tiga mata kuliah ujian  komprehensif  (bagi  mahasiswa  non- skripsi).  Di  Universitas  Gunadarma,  terdapat dua jalur agar mahasiswanya dapat lulus. Jalur pertama adalah skripsi, seperti pada umumnya, mahasiswa  harus  melakukan  penelitian  dan penulisan  tugas  akhir  agar  bisa  lulus.  Jalur kedua  adalah  non-skripsi,  yaitu  mahasiswa harus lulus tiga mata kuliah ujian pokok yang ada pada setiap jurusan.
Setelah  data  dari  jurusan  sampai  ke Bagian  Sidang  Ujian,  maka  mahasiswa  harus melakukan  pendaftaran  ke  Bagian  Sidang Ujian setelah melengkapi persyaratan. Bagian Sidang Ujian akan menentukan tanggal sidang bagi  mahasiswa  yang  mendaftar  tersebut. Adapun  persyaratan  tambahan  yang  harus dibawa  mahasiswa  ke  loket  Bagian  Sidang
Ujian  yaitu  fotokopi  bebas  keuangan  yang dibagian  belakang  fotokopi  ditulis  biodata peserta  sidang  dan  dilampirkan  foto  dengan ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar, fotokopi KTP, fotokopi  ijazah  terakhir  (SMA  atau  D3)  dan form foto  yang  berisi  biodata  dan  beberapa foto hitam putih peserta sidang. Setelah semua syarat  terpenuhi,  mahasiswa  akan  diberikan surat  jadwal  sidang  yang  berisikan  informasi waktu  pelaksanaan  sidang,  jalur  yang  dipilih oleh mahasiswa, dan keterangan lainnya yang berkaitan  dengan  sidang.  Pada  saat  data mahasiswa  yang  masuk  ke  Bagian  Sidang Ujian sudah memenuhi kuota untuk penyelenggaraan  sidang,  maka  pendaftaran sidang  untuk  tanggal  yang  sudah  terpenuhi kuotanya  tersebut  akan  ditutup.  Kuota  untuk sekali pelaksanaan sidang dapat berbeda-beda tergantung  kondisi  yang  ada.  Secara  umum kuota  yang  disediakan  oleh  Bagian  Sidang Ujian  berkisar  antara  300  sampai  350 mahasiswa  setiap  sidang.  Kuota  tersebut disesuaikan  dengan  kondisi  ruang  ujian  dan dosen penguji yang ada.
Setelah  pendaftaran  sidang  ditutup untuk  tanggal  sidang  tertentu,  maka  data peserta  sidang  untuk  tanggal  sidang  tersebut dapat  diolah oleh  Bagian  Sidang  Ujian  untuk digunakan dalam mempersiapkan pelaksanaan sidang. Persiapan pelaksanaan sidang dimulai dari  mengunduh  data  sidang  yang  kemudian disimpan  ke  dalam file dbase  ( database ).
Persiapan  yang  dapat  dilakukan  langsung setelah  data  diunduh  yaitu  mencetak  kartu sidang  bagi  peserta  sidang,  mencetak  berkas
revisi  untuk  peserta  sidang  skripsi,  dan mencetak form nilai skripsinya. Berkas revisi dan  form  nilai  untuk  peserta  sidang  skripsi masing-masing  sebanyak  tiga  lembar,  untuk setiap  penguji  pada  saat  sidang.  Dalam mencetak  berkas-berkas  tersebut  digunakan sistem  berbasis  Dekstop.  Untuk  mencetak berkas-berkas  tersebut  harus  menggunakan printer  dot  matrik,  karena  sistem  tersebut hanya dibuat untuk printer dot matrik.
Persiapan  sidang  yang  harus  dilakukan selanjutnya yaitu membuat kelompok penguji. Kelompok penguji dibuat berdasarkan jumlah peserta  sidang  yang  mendaftar.  Jumlah tersebut  dibagi  menjadi  dua,  yaitu  jumlah mahasiswa skripsi dan jumlah mahasiswa non skripsi.  Kemudian  jumlah  dijabarkan  lagi berdasarkan  masing-masing  jurusan,  yang selanjutnya disebut statistik peserta sidang.
Selain dibutuhkan data statistik peserta sidang  secara  keseluruhan,  untuk  membuat kelompok  penguji  juga  dibutuhkan  data statistik  pembimbing  dari  peserta  sidang skripsi. Statistik pembimbing berisi data nama pembimbing  dan  jumlah  bimbingannya  yang akan mengikuti sidang. Berdasarkan dua data statistik  tersebut  dibuat  kelompok  penguji. Pembuatan  kelompok  penguji  dilakukan secara  manual  oleh  Bagian  Sidang  Ujian. Setelah  kelompok  penguji  ditentukan,  yang selanjutnya  dilakukan  adalah  memasukkan data  penguji  ke  setiap  peserta  sidang.  Setiap peserta  sidang  akan  diuji  oleh  tiga  dosen penguji. Khusus untuk peserta sidang skripsi, satu dosen penguji merupakan dosen
pembimbing. Dalam memasukkan data penguji,  Bagian  Sidang  Ujian  menggunakan sistem  yang  sudah  ada.  Namun  proses pemasukkan  data  penguji  masih  dilakukan semi manual. Untuk peserta sidang non-skripsi sudah  ada  sistem  yang  digunakan  untuk memasukkan data penguji secara cepat, tetapi hasil  dari  pengolahan  sistem  tersebut  masih harus diubah lagi datanya. Data penguji skripsi masih  dimasukkan  secara  manual,  satu-satu per  peserta  sidang  skripsi.  Pengubahan  data penguji untuk peserta non-skripsi masih perlu dilakukan  karena  komposisi  jumlah  peserta sidang  yang  diuji  oleh  masing-masing  dosen penguji harus dibagi secara adil. Hal tersebut dilakukan agar memperlancar jalannya pelaksanaan  sidang.  Apabila  terdapat  dosen penguji yang menguji sangat banyak (misalkan 13  peserta  sidang),  sementara  ada  dosen penguji yang hanya menguji sedikit (misalkan 5  peserta  sidang),  maka  penggunaan  sumber daya  penguji  akan  tidak  optimal,  dan pelaksanaan  sidang  akan  menjadi  lebih  lama dikarenakan  mengunggu  proses  sidang  yang dilakukan  oleh  dosen  penguji  yang  menguji banyak peserta sidang.
Setelah proses memasukan data penguji selesai,  persiapan  sidang  selanjutnya  adalah pembuatan  surat  keputusan  sidang.  Surat keputusan sidang terdiri dari tiga bagian yaitu panitia  sidang,  penguji  sidang,  dan  peserta sidang.  Surat  keputusan  untuk  panitia  sidang dan penguji sidang dibuat manual oleh Bagian Sidang Ujian dengan menggunakan MsWord. Kemudian  untuk  surat  keputusan  peserta
sidang  sudah  bisa  dibuat  oleh  sistem.  Akan tetapi  setelah  dibuat  oleh  sistem  surat keputusan  tersebut  harus  diperbaiki  secara manual  lagi  dengan  MsWord  oleh  Bagian Sidang  Ujian  karena  format  dokumen  masih tidak rapi.
Selain pembuatan surat keputusan, persiapan yang  dapat  dilakukan  setelah  memasukan  data penguji selesai yaitu  mencetak  surat  keterangan bagi  peserta  sidang  dan  mencetak form nilai non-skripsi  beserta  daftar penguji  non-skripsi dan  mahasiswa  yang  diuji.  Pada  proses  ini terdapat  sebuah  program  untuk  membantu proses pencetakan. Program ini masih kurang user friendly karena masih perlu memasukkan perintah  yang  kurang  familiar  bagi  beberapa staf  Bagian  Sidang  Ujian.  Program  ini  harus selalu  diubah  baris  kodenya  sesuai  dengan tanggal  sidang  yang  akan  dilaksanakan  dan dijalankan dengan Fox Pro.
Setelah  semua  berkas  sudah  selesai disiapkan,  berkas  akan  dibawa  ke  kampus  A (Kenari)  dari  kampus  D  (Depok).  Pada  saat pelaksanaan  sidang  berlangsung,  Bagian Sidang  menunggu  nilai  dari  setiap  peserta sidang  untuk  dikumpulkan.  Ketika  beberapa nilai  sudah  dikumpulkan  lebih  awal,  maka nilai  akan  langsung  dimasukkan  ke  dalam sistem yang ada. Pada setiap memasukan data nilai  setiap peserta  sidang,  akan  dicetak form hasil  sidang  bagi  setiap  peserta  sidang.  Pada form tersebut  terdapat  informasi  mengenai NPM, nama, penguji sidang, nilai sidang dan hasil sidang. Form tersebut digunakan sebagai bukti hasil sidang bagi peserta sidang.
Sebelum  data  hasil  sidang  dikirimkan ke bagian lain yang memerlukan, data tersebut akan  diperiksa  ulang  apakah  ada  perbaikan atau tidak. Setelah data sudah tidak ada yang perlu diperbaiki, maka data hasil sidang akan dikirimkan ke bagian lain yang membutuhkan, seperti  bagian  keuangan,  bagian  ijazah  dan transkrip,  dan  bagian  wisuda.  Terdapat  tiga macam  hasil  sidang  yang  diperoleh  peserta sidang,  yaitu  lulus,  tidak  lulus  dan  lulus bersyarat. Hasil lulus bersyarat hanya terdapat pada  peserta  sidang  non-skripsi.  Bagi mahasiswa  yang  hasil  sidangnya  tidak  lulus harus melakukan pendaftaran di loket Bagian Sidang  Ujian,  sedangkan  bagi  yang  hasilnya lulus bersyarat harus mengambil amplop form nilai  di  loket  Bagian  Sidang  Ujian  untuk diserahkan  kepada  dosen  yang  menguji  mata kuliah  perbaikan.  Pembuatan  amplop form nilai  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan sistem yang sudah ada.

## Analisis dengan PIECES
Analisis  sistem  lama  akan  dilakukan menggunakan metode PIECES. Terdapat empat variabel  yang  dianalisis  yaitu Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service .  Pada  variabel Performace ,  sistem diuji dari sisi throughput dan response time .
Throughput merupakan  jumlah  pekerjaan yang dapat dilakukan oleh sistem dalam kurun waktu  tertentu.  Adapun  beberapa  permasalahan throughput diantaranya:  koneksi  di  jaringan Universitas  Gunadarma  yang  terkadang terputus  sehingga  pekerjaan  jadi  terhambat;
terdapat  satu  perangkat  komputer  yang  perlu diganti  dengan  yang  lebih  baik,  karena kinerjanya yang kurang baik dapat menghambat  pekerjaan  yang  ada;  aplikasi pendaftaran  sidang  yang  masih  kurang optimal,  sehingga  kinerja  menjadi  kurang optimal; terdapat beberapa aplikasi yang masih semi  manual,  sehingga  membutuhkan  waktu dan  pikiran  lebih  dalam  mengerjakannya; aplikasi report data  statistik  yang  kurang praktis, sehingga masih perlu diolah lagi data dalam report tersebut;  terdapat  dua  berkas yang  harus  dijadikan  satu  (kartu  sidang  dan surat  keterangan  peserta),  sementara  jumlah berkasnya dapat mencapai sekitar 350 berkas.
Response  Time merupakan  waktu tanggapan  yang  diberikan  sistem  dalam melakukan  satu  pekerjaan.  Adapun  beberapa permasalahan respon time diantaranya: dalam keadaan  normal,  sistem  administrasi  pada Bagian  Sidang  Ujian  memiliki response  time yang baik, tetapi pada sistem yang menggunakan  jaringan  lain,  maka response time nya  tergantung  pada  jaringan  yang digunakan;  secara  keseluruhan response  time pada sistem yang berjalan sudah bagus, tetapi fitur  yang  diberikan  oleh  sistem  yang  ada kurang  lengkap  sehingga  walaupun response time sistem bagus, namun response time untuk data  yang  diperlukan  masih  ada  yang  kurang bagus seperti cetak statistik peserta.
Pada  variabel Information sistem  diuji dari  sisi  data  masukan  ( input ),  data  keluaran ( output )  dan  cara  penyimpanan  data  ( stored data ).  Beberapa  permasalahan  pada output
yaitu: format data statistik peserta kurang rapi, sehingga untuk menyajikan data statistik harus dirapikan dahulu menggunakan MsWord; data statistik peserta yang disajikan belum lengkap, data  Fakultas  Ilmu  Komunikasi  masih  perlu ditambahkan  dalam  fitur  ini;  format  surat keputusan peserta yang dihasilkan oleh sistem masih  perlu  diperbaiki  lagi,  karena  belum sesuai format yang digunakan, Bagian Sidang Ujian  masih  harus  memperbaiki  format tersebut  menggunakan  MsWord,  sedangkan untuk  memperbaikinya  dibutuhkan  waktu yang lama.
Permasalahan  pada  sisi input yaitu format  penulisan  data  pembimbing  masih belum  terdapat  standar  yang  digunakan, sehingga  data  pembimbing  yang  sama  dapat dituliskan  dalam  format  yang  berbeda-beda. Permasalahan  pada  sisi stored  data yaiu: terdapat  beberapa  data  penting  yang  belum disimpan  ke  dalam database ,  seperti  data bebas  keuangan,  data  perpustakaan,  dan  data petugas yang melakukan input data; masih bisa terjadi data rangkap (redundan) pada database yang digunakan sehingga dalam  penggunaannya perlu ketelitian dan kehati-hatian.
Pada variabel Economics akan dianalisis mengenai  biaya  ( cost )  yang  digunakan  dan keuntungan ( profits ). Analisis ekonomi dilakukan  guna  mengukur  efektifitas  suatu sistem berdasarkan nilai ekonominya [5]. Pada faktor  biaya,  penggunaan  berkas  dari  kertas yang  masih  terlalu  banyak  mengakibatkan kinerja dari staf Bagian Sidang Ujian menjadi lambat  dan  dapat  menimbulkan  dampak  lain
yang tidak diinginkan seperti kondisi kesehatan  staf  yang  menuru.  Masalah  biaya bukan  hanya  karena  jumlah  kertas  saja  yang membuat  biaya  menjadi  besar,  tetapi  juga kondisi  kesehatan  pegawai  yang  lembur hampir  setiap  hari  juga  dapat  menimbulkan biaya  tambahan.  Oleh  karena  itu,  pada faktor keuntungan  mengurangi  jumlah  penggunaan berkas  dari  kertas  ( paper  less )  dapat meningkatkan  kinerja  staf  Bagian  Sidang Ujian,  mengurangi  biaya  kertas  yang  dikeluarkan dan  mengurangi  penggunaan  waktu  dalam mengolah berkas dari kertas.
Analisis pada variabel Control terdapat tiga  hal  yang  perlu  diperhatikan.  Pertama, pengendalian pada sistem administrasi pendaftaran masih perlu ditingkatkan. Hal ini dapat  dilihat  dalam  manipulasi  data  peserta sidang,  belum  ada  konfirmasi  terhadap perubahan  yang  dilakukan.  Jika  terjadi ketidaksengajaan  dalam  mengubah  data,  data akan langsung berubah tanpa adanya konfirmasi. Kedua, pengendalian pada sistem administrasi  pengelolaan  data  sidang  masih perlu  ditingkatkan.  Hal  ini  dapat  dilihat  pada aplikasi yang digunakan belum terdapat fungsi login , sehingga siapapun dapat menggunakan sistem  ini.  Ketiga,  masih  dapat  terjadi  data rangkap (redudan).
Pada  variabel Efficiency dianalisis mengenai  sumber  daya  yang  digunakan  oleh sistem  sudah  sesuai dengan  apa  yang  didapat atau  belum.  Sebuah  sistem  dikatakan  baik apabila  sumber  daya  yang  telah  digunakan dalam  implementasi  sistem  sudah  menjalankan
prosesnya secara optimal. Faktor pertama yang diperhatikan  dalam  variabel  ini  adalah resource  waste  time .  Banyak  waktu  yang digunakan  dalam  menyelesaikan  berkas- berkas  dari  kertas  yang  jumlahnya  tidak sedikit.  Hal  ini  seharusnya  dapat  digantikan dengan  adanya  peran  dari  sistem  informasi. Faktor  kedua  yaitu resource  waste  materials and  suppliers .  Berkas  dari kertas  yang  masih terlalu  banya  digunakan,  sedangkan  penggunaan kertas  tersebut  dapat  diganti  dengan menggunakan sistem informasi yang berbasis komputer.
Variabel  yang  terakhir  yaitu Service . Analisis  yang  dilakukan  yaitu  mengenai pelayanan yang diberikan sistem administrasi yang  sedang  berjalan  saat  ini.  Pada  faktor result ,  masih  terdapat  beberapa  penyajian informasi  yang  perlu  diperbaiki  lagi,  seperti informasi  data  statistik  peserta.  Pada  faktor use , penggunaan Fox Pro dinilai masih sedikit menyulitkan beberapa staff dalam pengoperasian sistem  administrasi  di  Bagian  Sidang  Ujian. Pada  faktor flexible ,  sistem  administrasi Bagian  Sidang  Ujian  sudah  fleksibel  dalam menangani beberapa hal yang baru dan di luar dugaan.
Sistem Bagian Sidang Ujian hanya bisa diakses dari kantor, apabila tiba-tiba dibutuhkan data yang diakses dari tempat lain maka sistem tersebut belum dapat menanganinya.  Dalam  masalah Compatible , sistem yang digunakan hanya dapat digunakan di komputer yang menggunakan sistem operasi Windows.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, beberapa  solusi  yang  disarankan  agar  sistem dapat bekerja dengan lebih baik. Pada masalah performance ,  masalah  dalam  koneksi  yang terkadang  terputus  tidak  dapat  diatasi  sendiri oleh  Bagian  Sidang  Ujian,  tetapi  harus mengajukan  permohonan  agar  jaringan  tetap bagus  ketika  bulan  sibuk  sidang.  Komputer yang kurang baik kondisinya, perlu dilakukan pengajuan  kepada  Universitas  Gunadarma untuk  pengadaan  komputer  baru  yang  lebih baik.  Pada  sistem  yang  telah  ada,  perlu dilakukan  perbaikan-perbaikan  pada  sistem agar  kinerja  dapat  menjadi  optimal.  Terdapat pekerjaan yang masih dilakukan semi manual, maka  perlu  dibuatkan  sistem  baru  agar  dapat menggantikan  pekerjaan  yang  masih  semi manual.  Penyajian report yang  masih  kurang tepat, perlu dilakukan perbaikan pada aplikasi laporan  data  statistik  agar  mempercepat kinerja pada Bagian Sidang Ujian. Pengurangan berkas dari kertas harus dilakukan  dengan  menggantikannya  dengan sistem informasi.
Pada  masalah information ,  penyajian data  statistik  dari  sistem  yang  masih  kurang rapi  dan  lengkap  harus  segera  diperbaiki. Menu dalam pembuatan surat keputusan juga perlu diperbaiki agar tidak perlu perbaikan dua kali. Standarisasi data nama pembimbing juga perlu dilakukan agar tidak terdapat kerancuan dalam pengolahan data. Data-data penting yang seharusnya  disimpan  sebaiknya  dibuatkan  menu
untuk penyimpanan data tersebut, seperti data bebas  keuangan.  Struktur  basis  data  yang digunakan  perlu  diperbaiki  karena  masalah kerangkapan  data  masih  bisa  terjadi  dengan struktur basis data yang sekarang digunakan.
Pada  masalah economics ,  baik  pada faktor  biaya  maupun  keuntungan  dapat dioptimalkan  dengan  mengurangi  jumlah penggunaan  kertas  yang  terlalu  banyak.  Pada masalah control ,  perlu  adanya  perbaikan sistem dalam hal konfirmasi dalam manipulasi data,  menu login dalam  sistem  juga  perlu dibuat,  dan  perbaikan  basis  data  agar  tidak terjadi  data  redundan  juga  perlu  dilakukan. Pada  masalah efficiency ,  baik  faktor  waktu maupun  materi  yang  digunakan,  keduanya dipengaruhi  oleh  penggunaan  kertas  yang masih terlalu banyak. Penggunaan kertas yang masih  banyak  tersebut  memang  selayaknya digantikan  dengan  sebuah  sistem  yang  baru. Pada masalah service , perlu adanya perbaikan pada  tampilan  sistem  yang  masih  kurang informatif. Penggunaan software Fox Pro juga menyulitkan  beberapa  staf  yang  tidak  bisa mengoperasikan,  maka  harus  digantikan dengan  sistem  yang  lebih user  friendly .  Jika sistem  yang  digunakan  dapat  diakses  dari berbagai platform maka  perlu  dikembangkan sistem  berbasis  web  sehingga  dapat  diakses dari berbagai platform .

## Rekomendasi Sistem Baru
Berdasarkan  permasalahan  yang  ada pada sistem administrasi Bagian Sidang Ujian, penanganan  yang  perlu  dilakukan  adalah
perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan penambahan  beberapa  fungsi  untuk  kontrol dan  keamanan  pada  sistem.  Apabila  dalam proses  pembenahan  sistem  lama  terlalu  sulit dilakukan  akan  lebih  baik  jika  melakukan pengembangan sistem baru dengan melakukan perancangan dari awal. Sistem yang dikembangkan  sebaiknya  berbasis  web  agar dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Dalam pembuatan sistem baru tersebut, penambahan  fitur-fitur  yang  diusulkan  oleh penelitian  ini  sebagai  berikut:  (1)  Sistem menggunakan  data  master  pembimbing  yang sudah  distandarisasi,  (2)  Sistem  dapat mengelompokkan  penguji  dilakukan  secara otomatis  oleh  sistem  dengan  menggunakan algoritma clustering ,  (3)  Sistem  dapat menggantikan peran surat keterangan peserta, sehingga  penggunaan  kertas  dapat  dikurangi, (4)  Sistem  dapat  menampilkan  informasi ruangan  dan  kelompok  penguji,  sehingga dosen penguji dapat melihat secara langsung, (5) Sistem menyediakan fitur untuk mencetak surat  jadwal  sidang  secara  mandiri  bagi mahasiswa,  (6)  Sistem  dapat  diakses  dari smartphone dengan  tampilan  yang  sesuai ( compatible ),  (7)  Sistem  dapat  membatasi kuota  peserta  sidang  dari  setiap  jurusan, sehingga perhitungan manual dapat tergantikan,  (8)  Sistem  dapat  memberikan informasi  terbaru  mengenai  pelaksanaan sidang bagi mahasiswa yang bersangkutan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Analisis  kebutuhan  sistem  administrasi Bagian Sidang Ujian, Universitas Gunadarma dengan  metode  PIECES  telah  berhasil dikembangkan.  Sistem  administrasi  yang sekarang digunakan oleh Bagian Sidang Ujian, Universitas  Gunadarma  perlu  dibenahi  dan diperbaiki  agar  proses  administrasi  pada Bagian Sidang Ujian, Universitas Gunadarma menjadi lebih efektif dan efisien. Pembenahan dan  perbaikan  yang  sebaiknya  dilakukan adalah  dengan  mengembangakan  sistem administrasi berbasis web.
Penambahan  fitur-fitur  yang  diusulkan oleh penelitian ini yaitu sistem menggunakan data master pembimbing yang sudah distandarisasi; sistem dapat mengelompokkan penguji dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan  menggunakan  algoritma clustering ; sistem  dapat  menggantikan  peran  surat keterangan  peserta,  sehingga  penggunaan kertas dapat dikurangi; sistem dapat menampilkan informasi ruangan dan kelompok  penguji,  sehingga  dosen  penguji dapat  melihat  secara  langsung;  sistem menyediakan  fitur  untuk  mencetak  surat jadwal sidang secara mandiri bagi mahasiswa; sistem  dapat  diakses dari smartphone dengan tampilan  yang  sesuai  (c ompatible );  sistem dapat  membatasi  kuota  peserta  sidang  dari setiap jurusan, sehingga perhitungan manual
dapat  tergantikan;  sistem  dapat  memberikan informasi  terbaru  mengenai  pelaksanaan sidang bagi mahasiswa yang bersangkutan.
Hasil penelitian tentang analisis kebutuhan sistem administrasi Bagian Sidang
Ujian Universitas Gunadarma dengan metode
PIECES masih dapat dikembangkan. Pengembangan yang dapat dilakukan diantaranya  yaitu  dalam  melakukan  analisis sistem  tidak  cukup  dengan  satu  metode, beberapa  metode  dapat  digunakan  sehingga dapat membandingkan hasil analisis yang ada. Perancangan  sistem  dapat dibuat  berdasarkan hasil analisis sistem, sehingga mempermudah dalam mengetahui gambaran sistem baru yang diusulkan. Faktor keamanan sistem juga harus dianalisis  secara  mendalam  sehingga  sistem yang dihasilkan dapat terpercaya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   L.  N.  Zulita  dan  I.  Kanedi,  “Sistem Administrasi  Pelayanan  pada  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu”, Jurnal  Media  Infotama ,  vol.
7, no. 2, 2011.
[2]  H.  Antonio  dan  N.  Safriadi,  “Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Administrasi Informatika (SI-ADIF)”, Jurnal ELKHA ,
vol. 4, no.2, hal. 12 – 15, 2012.
[3]  Y.  Utama,  “Sistem  Informasi  Berbasis
Web  Jurusan  Sistem  Informasi  Fakultas Ilmu  Komputer  Universitas  Sriwijaya”,
Jurnal Sistem Informasi (JSI) , vol. 3, no.
2, 2011.
[4]  U.  Nugraha,  “Analisis  Sistem  Informasi
Pelayanan  Desa  XYZ  Menggunakan
Kerangka Kerja PIECES”, Jurnal
Nasional JMII , vol. 2, no. 1, hal. 40 – 48,
2017. [5]  R. Hardi, dan Hardianto, “Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan
Menggunakan  Kerangka  PIECES  (Studi Kasus  perpustakaan  STITEK  Bontang)”, Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi
Terapan , vol. 1, no. 3, hal. 15 – 21, 2015.
[6]  R. S. Dewi, R. R. Marchada, dan A. Rifai,
“Analisa  PIECES  Penerapan  Digital Monitoring  Informasi  Penyewaan  Ruko Pasar  8  pada  PT.  Alam  Sutera  Realty, Tbk.”, SENTIKA , hal. 644 – 648, 2016.
[7]  E.  Susena,  E.  Utami,  dan  A.  Sunyoto, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Smart  Campus  untuk  Meningkatkan Pelayanan di Politeknik Indonusa
Surakarta”, Jurnal  Sainstech  Politeknik Indonusa Surakarta , vol. 1, no. 3, hal. 1 – 17, 2015.
[8]  R.  Tullah  dan  M.I.  Hanafri,  “Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Pada
Politeknik  LP3I  Jakarta  Dengan  Metode
Pieces ”, Jurnal  SISFOTEK  Global ,  vol.
4, no. 1, hal. 22 – 28, 2014.