JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020 e-ISSN : 2597-3673 (Online)
p-ISSN : 2579-5201 (Printed)

## SISTEM INFORMASI E_LETTERS BERBASIS WEB PADA PT. MNC KABEL MEDIACOM
Fitri Latifah 1 , Mohammad Bayan Abdullah 2 , Supriyadi 3
Teknik Informatika 1 ,  Teknik Informatika 2 , Teknik Informatika 3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri 1 , Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri 2 , Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Nusa Mandiri 3 Fitri.flr@nusamandiri.ac.id 1 ,bayanzzenfone5@gmail.com 2 ,supriyadi.spy@nusamandiri.ac.id 3

## ABSTRAK
Surat telah menjadi media komunikasi tertulis yang penting untuk memenuhi kebutuhan pada banyak organisasi ataupun  perusahaan.  Kebutuhan  tersebut  dapat  berupa  perintah,  pengingat,  permohonan  dan  sebagainya  yang dianggap penting dan perlu diarsipkan. Peranan surat pada oraganisasi atau perusahaan menjadi penting dalam membentuk  koordinasi  kerja  yang  baik,  baik  dalam  satu  bagian/divisi,  atau  antarbagian/divisi,  atau  luar organisasi  atau  perusahaan  tersebut,  Hal  serupa  terjadi  pula  di  PT.MNC  Kabel  Mediacom.  PT.MNC  Kabel Mediacom hingga saat ini masih menggunakan Microsoft Excel sebagai alat bantu pencatatan semua surat yang berkorespondensi  di  lingkungan  PT.MNC  Kabel  Mediacom.  Dengan  kondisi  seperti  ini,  permasalahan  seperti kesalahan  penulisan  kode  atau  kesalahan  pengarsipan  bisa  saja  terjadi  mengingat  tidak  adanya  otomatisasi dalam mengelola surat. Dengan membangun sistem aplikasi pembuatan surat tersebut, dapat membantu kinerja karyawan dalam proses pembuatan surat maupun surat menyurat dengan draft yang sudah otomatis terprogram pada sistem, Sistem yang dibangun dapat memberikan informasi surat yang masuk atau surat pengajuan cuti dan resign yang disudah di approve oleh HRD.
Kata kunci: komponen; memformat; gaya; styling; masukkan (minimal 3 hingga 5 kata kunci)
Abstract: Letters  have  become  an  important  written  communication  medium  to  meet  the  needs  of  many organizations or companies. These needs can be in the form of orders, reminders, requests and so on that are considered important and need to be  archived. The role of the letter in the organization or company becomes important in forming good work coordination, both within one section / division, or between parts / divisions, or outside  the  organization  or  company.  Similar  things  also  occur  at  PT.MNC  Mediacom  Cable.  PT.MNC Mediacom Cable is still using Microsoft Excel as a tool for recording all correspondence letters in the PT.MNC Mediacom Cable environment. With these conditions, problems such as code writing errors or archiving errors can occur due to the lack of automation in managing mail. By building a letter making application system, can help  the  performance  of  employees  in  the  process  of  making  letters  and  correspondence  with  a  draft  that  is automatically  programmed  into  the  system,  the  system  built  can  provide  information  on  incoming  letters  or leave and resign submission letters that have been approved by HRD.
Keywords: component; formatting; style; styling; insert (Minimum 3 to 5 key words)

## I. PENDAHULUAN
Korespondensi atau surat menyurat adalah kegiatan yang  lazim  dilakukuan  oleh  setiap  orang  atau perusahaan.  Bagi  perorangan  surat  merupakan media  yang  digunakan  untuk  menyampaikan
informasi,  sedangakan  bagi  perusahaan  surat menyurat atau korespondensi dapat berupa perintah,  pengingat,  permohonan  dan  sebagainya yang  disesuaikan  dengan  area  kedinasan,  di  era digitalisasi  saat  ini  memang  surat  sudah  dalam
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020
e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
bentuk  format  yang  berbeda,  namun  tetap  saja pengelolaan surat menyurat di lingkungan perusahan  menjadi  sangat  penting  untuk  tetap dilakukan  terlebih  di  perusahaan  surat  menyurat berhubungan erat dengan perintah kedinasan. Kegiatan  pengelolaan  surat  berawal  dari  surat masuk  dan  surat  keluar  dan  selanjutnya  dilakukan pengaripan.  Pengarsipan  surat  masih  dianggap  hal yang remeh bagi sebagian pihak karena kegiatan ini hanyalah  bersifat  tulis  menulis  saja,  namun  pada kenyataan nya kegiatan ini sungguhnya membutuhkan  ketelitian  yang  cukup  tinggi. Semisal nya ketika melakukan pendistribusian surat yang  masuk  atau  istilahnya  disposisi  surat  harus menggunakan lembar disposisi yang disi, kesalahan dalam penulisan nomor indeks atau kode-kode pada nomor  surat  dapat  mengakibatkan  surat  yang didistribusikan menjadi sulit untuk di lacak.
Keadan  tersebut  diatas  terjadi  pulapada  PT  MNC Kabel  Mediacom.yang  saat  ini  dalam  melakukan disposisi  surat  masih  menggunakan  Microsoft Excle  dalam  mencatat  dan  semua  surat  baik  surat yang  masuk  ataupun  surat  yang  keluar.  Hal  ini membuat  perusahaan  sulit  jika  harus  mencari kembali  kode  surat  yang  telah  didisposisikan mengigat  telah  banyak  nya  sheet-  sheet  yang  di pakai  sehingga  status  surat  yang  didisposisikan masih  belum  dapat  di  kontrol  secara  maksmimal, apakah  surat  yang  didisposisikan  sudah  diterima, dibaca  dan  ditindak  lanjuti  atau  memang  belum mendapatkan tanggapan dari pejabat yang berwenang,  hal  ini  tentu  saja  berdampak  pada proses  bisnis  yang  menjadi  kurang  di  karenakan harus mengulang pembuatan atau pengiriman surat dan  harus  melakukan  disposisi  ulang  yang terkadang  membuat  isi  surat  yang  sama  dengan nomor  surat  dan  nomor  disposisi  yang  berbeda. Dengan permasalahan diatas kami peneliti mencoba  untuk  membantu  PT  MNC  Kabel  Media dalam  melakukan  pengelolaan  surat  yang  masuk dan  yang  keluar  dengan  membangun  suatu  sistem inteformasi yang kami berinama e_letters berbasiskan web.

## II. METODE DAN MATERI
2.1. Metode Penelitian
a. Metode Pengembangan aplikasi
Dalam pengembangan aplikasi ini peneliti menggunakan  metode  Waterfall  yang  merupakan salah  satu  model  dari  metode  SDLC  (  System Development  Life  Cycle).  Model  Waterfall  ini
merupakan  contoh  sebuah  proses  yang  bersifat paln-driven  dimana  semua  aktivitas  yang  akan dilakukan  harus  direncanakan  terlebih  dahulu (Sukamto  &  Shalahuddin,  2018:29) Adapun tahapan  pembuatan  aplikasi  ini  dengan  metode Waterfall adalah sebagai berikut :
1.  Analisa Dalam  tahap  ini  yang  dilakukan  adalah menganalisa kebutuhan aplikasi, yang dilakukan  oleh   peneliti  dalam  mengumpulkan data sebagai bahan untuk merancang aplikasi
2.  Desain Di  proses  desain  merupakan  proses  multi langkah  dan  berfokus  pada  rancangan  aplikasi yang  meliputi:  rancangan  database,  rancangan permodelan  aplikasi  dengan  UML  ,  Proses desain ini juga merupakan proses penterjemahan hasil analisa ke dalam represetasi perangkat lunak
3.  Code
Untuk  perancangan  aplikasi  yang  dibuat peneliti  menggunakan  pemograman  terstruktur karena  program  ini  dibuat  secara  modular. Untuk perancangan aplikasi yang dibuat peneliti ini  menggunakan  script  PHP  maupun  HTML, untuk databasenya menggunakan MySQL.
4.  Test Pengujian  dengan  menggunakan  black  box testing yaitu dilakukan oleh pengujian independent,  melakukan  pengujian  berdasarkan apa  yang  dilihat,  hanya  fokus  terhadap fungsionalitas  dan  output, lebih  mengarah pada hasil  dan proses  intinya  saja,  secara  kasat  mata penguji melakukan test dengan tidak mengetahui akan proses bisnisnya.
5.  Support Mengulangi  proses  pengembangan  mulai  dari analisis  spesifikasi  untuk  perubahan  perangkat lunak  yang  sudah  ada,  tapi  tidak  untuk membuat perangkat lunak baru.
b. Metode Pengumpulan Data
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020 e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed) Dalam  pengumpulan  data  peneliti  menggunakan metode sebagai berikut :
1. Observasi Melakukan  Pengamatan  secara  langsung  atau peninjauan secara cermat di tempat penelitian, pengumpulan  data  dan  informasi  dengan mengambil data
2. Wawancara Peneliti  melakukan  Tanya  jawab  dengan administrator  jaringan  Inews  Tv  untuk mendapatkan data untuk mendapatkan informasi  yang  berkaitan  dengan  Jaringan komputer dan apa yang harus dikembangkan
3. Studi Pustaka Pengumpulan data yang bersumber dari jurnal dan  buku  yang  akan  menjadi  refrensi  dan pedoman peneliti
2.2. Materi
1. Aplikasi. Dalam pengertian yang sangat umum aplikasi dapat  dapat  dijelaskan  sebagai  sekumpulan perintah  program  yang  dibuat  agar  dapat memudahkan  user  untuk  melakukan  tugas yang berhubungan dengan pengelolaah informasi yang pada akhirnya akan mengasilkan  output  yang  sesuai  dengan kebutuhan.
2. Website Web site secara umum dapat diartikan sebagai kumpulan  media  yang  satu  dan  yang  lainnya saling  terhubung,  web  siter  terdiri  dari halaman dan kumpulan halaman yang disebut dengan  homepage,  dan  biasanya  pada  setiap halaman  di  bawah homepage disebut  dengan istilah  child  page,  yang  berisi hypelink ke halaman lain dalam sebauah web.
3. PHP PHP  adalah  bahasa  yang  digunakan  untuk menulis  program  untuk  membuat  website, perbedaan  dengan  HTML  yang  hanya  berisi statis, PHP dapat berinteraksi dengan database,  PHP  untuk  pertamakali  dibuat  oleh Rasmus  Lerdorf  pada  tahun  1994.  PHP digunakan untuk mencatat jumlah serta untuk mengetahui  siapa  saja  pengunjungnya  pada
setapa homepage nya. Kelibihan lain dari PHP adalah kemudahannya untk berinteraksi dengan  databasenya  dengan  demikian  PHP sangat fleksibel dengan data base.
4. MySQL
MySQL adalah suatu software sistem manajemen  basis  data  yang  merupakan  open source MySQL.
5. MySQL  merupakan  yang  sistem  mendukung relational  database,  dalam  pengertiansebuah basis  data  memiliki  beberap  tabel  untuk menyimpanan  dta-data  dimana  tiap  tabel memiliki  hunbungan  atau  relasi  yang  sama sehingga dapat dilkauakn kombinasi data dari beberapa tabel dalam satu set.
6. Black Box Testing Tester  menggunkanan  behavioral  test,  dan sering  digunakan  untuk  menemukan  bug dalam  codingan,  pada  tingkatan  fitur,  profile operasional  dan  scenario  customer.  Penguian clack  box  hanyalah  mengevaluasi  sistem  dari tempilanluarnya  saja.  Tester  menggunkana untuk  penguji  pada  desain  software  sesuai standar  dan  rekasi  apabila  terdapat  celah  bug pada codingan.
7. UML Pada  perkembangan  teknik  pemrogramn objek,  makan  muncul  sebuah  standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangnan perangkat  lunak  yang  dibangun  dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi  objek.  UML  merupakan  bahasa visual  untuk  pemodelan  dan  komunikasi mengenai  sistem  dengan  mendukan  teks sebagai pendukungnya.
8. ERD
ERD merupakan model yang untuk menggambarkan  susunan  data  yang  disimpan secara abstrak. Atau kata lian ERD merupakan  suatu  model  jaringan  yang tersimpan secara sistem atau teknik menggambarkan suatu sketma database dimana setiap komponen yang terlibat.

## III. PEMBAHASA DAN HASIL

## 3.1. Tahapan Analisa
Aplikasi  pembuatan  surat  online  berbasis  web  digunakan sebagai  media  untuk  pembuatan  surat  secara  online dimana  pegawai  ataupun  hrd  tidak  perlu  lagi  membuat surat  melalui  ms.word  atau  yang  lainnya  tetapi  hanya
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020
e-ISSN : 2597-3673 (Online)
p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
mengisikan  beberapa  inputan  dan  surat  akan  terbuat dengan  sendirinya  dengan  draft  yang  sudah  disediakan. Berikut adalah spesifikasi kebutuhan (System Requirement)  dari  aplikasi  pembuatan  surat  online berbasis web yang penulis usulkan :
Halaman Pengunjung: A1. Karyawan dapat login kedalam sistem. A2.Karyawan dapat mengelola data surat pengajuan cuti. A3.Karyawan  dapat  mengelola  data  surat  pengajuan resign.
A4.Karyawan dapat mengelola data surat informasi. A5. Karyawan dapat mengelola data surat tugas. A6. Karyawan dapat mengubah password.
A7. Karyawan dapat logout dari sistem.
3.2. Tahapan Desain
1. Usecase Diagram
Gambar 3,1 Use Case Diagram Aplikasi Sumber Penelitian tahun 2019
Tabel 3.1
Deskripsi Use Case Diagram Karyawan Use case Deskripsi Login Merupakan proses untuk melakukan login . Logout Merupakan proses untuk melakukan logout . Mengelola Data Surat Pengajuan Cuti Merupakan proses dimana karyawan dapat menginput dan mencetak data surat pengajuan cuti. Mengelola Data Surat Pengajuan Resign Merupakan proses dimana karyawan dapat menginput dan mencetak data surat pengajuan resign. Mengelola Data Surat Informasi Merupakan proses dimana karyawan dapat melihat dan mencetak data surat pengajuan resign. Mengelola Data Surat Tugas Merupakan proses dimana karyawan dapat melihat dan mencetak data surat tugas. Mengubah Password Merupakan proses dimana karyawan dapat mengubah password akun mereka Sumber Penelitian tahun 2019

## 2. Activity Diagram
Gambar 3,2
Activity Diagram Halaman Karyawan Sumber Penelitian tahun 2019

## 3. Entity Relation Diagram
Gambar 3,3
Entity Relationship Diagram Sumber Penelitian tahun 2019
4. Software Archetecture
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020 e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
a. Component Diagram
Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) diantaranya sebagai berikut :
Gambar 3,4
Component Diagram
Sumber Penelitian tahun 2019
b. Deploymen Diagram
Gambar 3,5
Deployment Diagram Sumber Penelitian tahun 2019
5. User Interface
Pada tahapan ini penulis akan menjelaskan tampilan- tampilan halaman web yang dibuat, berikut halaman web :
Gambar 3,6
Tampilan Halaman Login Sumber Penelitian tahun 2019
Gambar 3.7
Tampilan Halaman Beranda Sumber Penelitian tahun 2019
Gambar 3,8
Tampilan Halaman Beranda Admin Sumber Penelitian tahun 2019
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020 e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Gambar 3.9 Tampilan Halaman Beranda HRD
Sumber Penelitian tahun 2019
6. Testing (Pengujian) Tabel 3.2.
Hasil Pengujian Blackbox Testing Login

## Sumber Penelitian tahun 2019

## IV. KESIMPULAN
Kesimpulan dari Penelitian ini Dengan penelitian ini telah berhasil membuat suatu aplikasi surat elektronik berbasis web,  dengan  aplikasi  ini  dapat  membantu  kinerja karyawan  dalam  proses  pembuatan  surat  maupun  surat menyurat dengan draft yang sudah otomatis,  sistem yang dibangun  sangat  membantu  pihak  instansi  dalam  proses pencarian surat jika sewaktu-waktu dibutuhkan dan dapat di  cetak  ulang  tanpa  adanya  batas  pencetakan  surat., sistem  yang  dibangun  dapat  memberikan  informasi  surat yang  masuk  atau  surat  pengajuan  cuti  dan  resign  yang disudah di approve oleh HRD.

## REFERENASI
[1] I. Supriadi, R. Indrayani and V. T. Maulydda, "Rancang Bangun Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Kantor Asuransi Jiwa Kantor Layanan Administrasi Bandung," Jurnal Konferensi Nasional Sistem Informasi, pp. 980-985, 2018.
[2] A. Simangunsong, "Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web," Jurnal Mantik Penusa, pp. 11-19, 2018.
[3] M. D. Irawan and S. A. Simargolang,
"Implementasi E-Arsip Pada Program Studi
Teknik Informatika," Jurnal Teknologi Informasi, pp. 67-84, 2018.
[4] R. Sukamto and M. Salahudin, Rekayasa Perangkat Lunak, Jakarta: PT.Elex Komputindo, 2018.
[5] D. Darmawan and K. N. Fauzi, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: PT.Remaja Rosdakarya, 2015.
[6] A. E. Pratama, Sistem Informasi dan Implementasinya, Bandung: Informatika Bandung, 2016.
[7] A. B. B. Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Tanggerang: Graha Ilmu, 2016.
[8] P. Hidayatullah and J. K. Kawistara, Pemrograman Web, Bandung: Informatika Bandung, 2015.
[9] R. Mandar, Solusi Tepat Menjadi Pakar Adobe Dreamweaver CS6, Jakarta: PT.Elex Media Komputindo, 2017.
[10] Ericson and Effiyaldi, "Analisi dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Disposisi Surat Berbasis Web Pada Dinas
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Provinsi Jambi," Jurnal Manajemen Sistem Informasi, vol. 3, pp. 1292-1301, 2018.
[11] S. Aji, Migunani and F. N. Hakim, "Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian
Pekerjaan Umum)," Indonesian Journal on
Networking and Security, vol. 3, pp. 25-32,
JISICOM (Journal of Information System, Informatics and Computing) http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Telp.+62-21-3905050,
e-mail: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Vol.4 No.2  Desember  2020 e-ISSN : 2597-3673 (Online) p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
2015.
[12] O. Veza, A. R. Basar and M. S. Nugroho, "Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Disposisi Surat Pada Bidang Lalu Lintas
Dinas Perhubungan Kota Batam," Jurnal
Responsive, vol. 2, pp. 73-86, 2018.
[13] R. M. Syaban and H. Bunyamin,
"Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berbasis Web Di Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut
Menggunakan Framework PHP," Jurnal STT Garut, vol. 12, pp. 301-311, 2015.
[14] A. Suryadi and Y. S. Zulaikhah, "Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat
Berbasis Web Menggunakan Metode
Waterfall," Jurnal Khatulistiwa Informatika, vol. 7, pp. 13-21, 2019.
[15] Yulianto and R. Wijanarko, "Pengembangan
(SISMAKA) Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Kantor Kelurahan Sukorejo Semarang," Jurnal Ilmiah
Cendekia Eksakta, vol. 3, pp. 101-111, 2016.
[16] M. Junus, "Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk & Surat Keluar Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Malang Berbasis
Web Melalui Jaringan Intranet Polinema,"
Jurnal Eltek, vol. 2, pp. 18-32, 2018.