## PENAMBAHAN FITUR MANAJEMEN SURAT MENYURAT PADA SISTEM PANGKALAN DATA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Desi Windi Sari 1 , Abdul Haris Dalimunthe 2 , Nadia Thereza 3
1,2,3 Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Elektro, Univeristas Sriwijaya, Palembang, Indonesia Email: 1,* desi_windi@unsri.ac.id, 2 harisdalimunthe@ft.unsri.ac.id, 3 nadiathereza@ft.unsri.ac.id 3
Abstrak− Surat  merupakan  bukti  dokumen  penting  yang  selayaknya  diproses  dengan  baik  tanpa  kesulitan  yang menyebabkan  surat  sangat  lama  untuk  didapat.      Sebagai  mahasiswa  pastinya  tidak  terlepas  dengan  banyaknya  proses pengurusan surat menyurat. Pada saat ini, Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya  (FT Unsri) terdapat sistem yang berfungsi sebagai pangkalan data  data  mahasiswa. Tetapi, sistem tersebut belum dilengkapi dengan fitur pengelolaan surat menyurat mahasiswa.  Maka  penulis  melakukan  suatu  penelitian  untuk  penambahan  fitur  manajemen  surat  menyurat  pada  sistem pangkalan  data  mahasiswa  yang  sudah  ada  tersebut.  Tujuan  penelitian  adalah  penambahan  fitur  tersebut  dapat diimplementasikan  kepada  mahasiswa  guna  medukung  proses  surat  menyurat  yang  baik  dengan  mamanfaatkan  teknologi telekomunikasi dan informasi. Penambahan fitur tersebut akan menyesuaikan kebutuhan dan alur proses pada Fakultas Teknik Unsri. Metode perancangan sistem yang digunakan adalah metode Rapid Application Development (RAD) sebagai acuan agar penelitian ini lebih sistematis dan terarah. Metode ini dipilih penulis karena dalam tahapan pengembangan fase dilakukan satu persatu sehingga mengurangi resiko kesalahan yang akan terjadi. Desain penambahan fitur digambarkan secara visual dengan memanfaatkan diagram Unified Modelling Language (UML) versi 2.0. Perangkat lunak pengembangan sistem yang digunakan pastinya  menyesuaikan  pada  sistem  yang  sudah  ada  berbasiskan website ,  seperti CodeIgniter  4 berupa framework yang berbasis PHP, CSS3 untuk desain, Java Script mendukung sistem lebih dinamis, dan aplikasi basis data yang digunakan adalah MySQL. Metode pengujian Black Box merupakan metode yang digunakan ketika fitur telah selesai dikoding sehingga layak untuk rilis. Sebanyak 100 mahasiswa yang diminta untuk mencoba menggunakan fitur tambahan tersebut, semua mahasiswa berpendapat jika fitur ini sangatlah bermanfaat bagi mereka, sebagai sistem kontrol ketika mereka mengajukan surat.
Kata Kunci: Sistem, Fitur, Surat, Mahasiswa, Website .
Abstract− Letters are important document evidence that should be processed properly without the difficulties that cause letters  to  take  so  long  to  get.  As  a  student,  of  course,  you  cannot  be  separated  from  the  many  processes  of  managing correspondence.  Currently,  the  Faculty  of  Engineering,  Sriwijaya  University  (FT  Unsri),  has  a  system  that  functions  as  a student database. However, the system is not yet equipped with a student correspondence management feature. So the authors conducted a study to add mail management features to the existing student database system. The purpose of the research is that the addition of these features  can be implemented  for students to support a  good  correspondence process  by utilizing telecommunications and information technology. The addition of these features will adjust the needs and process flow at the Faculty of Engineering. The system design method used is the Rapid Application Development (RAD) method as a reference so that this research is more systematic and directed. This method was chosen by the author because in the development stages the phases are carried out one by one so as to reduce the risk of errors that will occur. The design of additional features is described visually by utilizing the Unified Modeling Language (UML) version 2.0 diagram. The system development software used certainly adapts to existing website-based systems, such as CodeIgniter 4 in the form of a PHP-based framework, CSS3 for design, Java Script supports a more dynamic system, and the database application used is MySQL. The black box testing method is a method used when a feature has been coded so that it is feasible for release. As many as 100 students were asked to try using this additional feature, all students thought that this feature was very useful for them, as a control system when they submitted letters.

## 1. PENDAHULUAN
Kebutuhan  Mahasiswa  Fakultas  Teknik  Universitas  Sriwijaya  (FT  Unsri)  dalam  pengurusan  surat menyurat  akademik  sangatlah  tinggi.  Selain  itu,  di  dalam  sebuah  Fakultas  surat  menjadi  sesuatu  yang  sangat penting. Namun, dalam aspek penyuratan beserta kelengkapannya untuk mahasiswa di lingkup Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya, kegiatan tersebut masih dilakukan secara manual dan belum terkomputerisasi, yang mana hal  tersebut  tentu  dapat  memperlambat  kinerja.  Dalam  aktivitasnya,  biasanya  pengajuan  surat  dimulai  dari mahasiswa yang datang ke Admin Jurusan masing-masing dengan membuat dan mengumpulkan surat yang akan diajukan, kemudian admin jurusan akan memproses surat tersebut. Apabila surat sudah disetujui oleh jurusan atau prodi,  maka  admin  jurusan  atau  prodi  akan  membuatkan  surat  tersebut  untuk  diberikan  kepada  Dekan  dan diantarkan  ke  admin  Pusat  Pelayanan  Terpadu  (PPT)  untuk  didata,  lalu  baru  diantarkan  ke  Dekan  oleh  PPT.
Kemudian  apabila  Dekan  sudah  menerima  dan  membaca  isi  surat  tersebut,  Dekan  akan  mendisposisikan  surat tersebut ke Wakil Dekan 1, 2, dan 3 untuk didiskusikan lebih lanjut. Apabila Wakil Dekan sudah berdiskusi, surat tersebut lalu dikembalikan lagi kepada Dekan atau PPT. Lalu setelah dikembalikan lagi ke Dekan atau PPT, surat akan diproses lagi baru setelah itu diberikan kembali kepada yang mengajukan surat. Terkadang yang mengajukan surat juga harus datang berulang kali ke kampus untuk menghadap admin jurusan atau prodi untuk mengajukan dan  mendapatkan  surat  yang  dibutuhkan.  Selain  itu,  penyimpanan  data  dalam  jumlah  banyak  yang  masih menggunakan dokumen  berbentuk fisik, tentu saja rentan bakal terjadinya kehilangan  maupun kerusakan data, juga akan terjadi pengulangan data yang disebabkan karena tidak adanya penyimpanan data yang tersistem, yang dapat membuat admin kewalahan dan dapat mengurangi kualitas pelayanan.
Surat dapat menjadi bukti sebagai dokumen penting dan surat akan disimpan di administrasi sebagai arsip untuk  menunjang  proses  kegiatan  administrasi  yang  dapat  memberikan  kontribusi  yang  besar  demi  kemajuan Mahasiswa. Pada saat ini, di Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya telah terdapat sistem yang berfungsi untuk mengelola data mahasiswa [1] . Tetapi, sistem tersebut belum dilengkapi dengan fitur pengelolaan surat menyurat mahasiswa. Maka dari itu, dibutuhkan pengadministrasian serta manajemen penyuratan secara digital yang baik, tertata, terarah, terstruktur dan terorganisasi dengan baik untuk kebutuhan mahasiswa. Untuk menambahkan fitur tersebut  pada  sistem  yang  sudah  ada,  maka  akan  dilakukan  penelitian  guna  terciptanya  fitur  yang  bermanfaat. Penelitian  tersebut  berjudul  “Penambahan  Fitur  Manajemen  Surat  Menyurat  Pada  Sistem  Pangkalan  Data Mahasiswa  Fakultas  Teknik  Universitas  Sriwijaya”  Diharapkan  dengan  adanya  penambahan  fitur  ini  dapat memudahkan upaya pengelolaan surat menyurat untuk mahasiswa di Fakultas Teknik Unsri.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode SDLC yang dipakai pada Penambahan Fitur Manajemen Surat Menyurat Pada Sistem Pangkalan Data Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya berupa model Rapid Application Development (RAD). Digunakannya model pengembangan RAD karena RAD mempunyai kelebihan yaitu sangat membantu dalam pengembangan sistem atau aplikasi yang berfokus pada ketepatan dan kecepatan waktu penyelesaian [2][3] .
Gambar 1. Metode Perancangan
Dalam melakukan pengembangan penambahan fitur ini akan melalui empat tahapan, berikut penjelasan keempat tahapan tersebut yang tertera pada tabel 1.
Tabel 1. Tahapan Metode Perancangan Tahap Input Proses Output Tahapan Perencanaan Kebutuhan Peninjauan akan kegiatan mahasiswa dalam hal keperluan surat menyurat, serta masukan dari fakultas dan mahasiswa. Melakukan identifikasi dari poin- poin yang berkaitan dengan penambahan fitur pada system dengan Metode Kipling 5W+1H melalui proses wawancara. Dokumen tertulis dari hasil akhir metode tahapan perencanaan kebutuhan. Tahapan Desain Dokumen tertulis output dari tahapan perencanaan kebutuhan. Mendesain hubungan user terhadap sistem, aktivitas user pada sistem, rangkaian proses komunikasi objek pada sistem, dan desain basis data. Dokumen tertulis dari hasil akhir proses tahapan desain. Tahapan Konstruksi Dokumen tertulis dari o utput proses tahapan desain. Penambahan fitur pada sistem dengan membentuk stuktur basis data dan kode program. Serta testing menggunakan metode pengujian black box . Penambahan Fitur Manajemen Surat Menyurat Pada Sistem Pangkalan
Data Mahasiswa.
Tahapan Implementasi Seluruh dokumentasi tertulis hasil akhir output dari awal perencanaan kebutuhan hingga akhir tahap konstruksi. Rilis fitur Manajemen Surat Menyurat Pada Sistem Pangkalan Data Mahasiswa Fakultas. Menjelaskan keberadaan fitur kepada mahasiswa. Mahasiswa dapat menggunakan fitur tambahan yaitu sistem m anajemen surat menyurat .

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Perencanaan Kebutuhan Sistem
Pada  tahap  ini  dilakukan  proses  wawancara  terhadap  pimpinan  fakultas  serta  mahasiswa  dan  lalu dianalisas dengan metode kipling (5W + 1H) untuk mengindentifikasi kebutuhan sistem secara internal [4][5] . 1. What (Apa) Fitur apa yang akan ditambah ? Fitur manajemen surat menyurat, yang dimana fitur tersebut berfungsi sebagai sarana untuk mempermudah mahasiswa FT UNSRI dalam melakukan pembuatan surat menyurat yang dibutuhkan. Sistem ini akan sangat membantu Mahasiswa di lingkungan FT UNSRI.
2. Where (Dimana)
Dimana fitur pada sistem dapat digunakan/dijalankan ? Fitur pada sistem sendiri berbasis online dan website yang dapat digunakan di mana saja apabila user ingin melakukan proses pembuatan surat menyurat dengan perangkat elektronik yang terkoneksi dengan jaringan internet.
3. When (Kapan) Kapan fitur pada sistem digunakan ? Fitur pada sistem dapat digunakan kapan saja (selama 24  jam) ketika Mahasiswa akan  melakukan proses surat menyurat di Fakultas Teknik.
4. Who (Siapa)
Siapa saja pengguna fitur pada sistem ?
Fitur digunakan oleh Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya. Sedangakn  Jurusan dan Fakultas sebagai admin.
5. Why (Kenapa / Mengapa)
Mengapa fitur manajemen surat menyurat pada sistem perlu dikembangkan ?
Pimpinan FT UNSRI mengharapkan adanya fitur pada sistem yang menggunakan teknologi informasi yang dapat  mempermudah  proses  Mahasiswa  khususnya  di  FT  UNSRI,  ketika  melakukan  pembuatan  surat menyurat.
6. How (Bagaimana)
Bagaimana sistem dikembangkan ? Secara teknis  fitur ditambah pada sistem  yang  sebelumnya  menggunakan aplikasi pada platform berbasis web. Sama pada sistem memerlukan hardware, software serta jaringan komputer.
Fitur yang akan dikembangakan, perangkat lunak yang dibutuhkan untuk  penambahan fitur, perangkat keras yang digunakan untuk pengembangan, serta mekanisme domain dan server ditentukan sebagi berikut.
a) Fitur dan fungsi sistem yang akan dikembangkan (ditambah).
1. Pengajuan surat menyurat Halaman mahasiswa input pengajuan surat menyurat
2. Histori pengajuan surat
Halaman menampilkan history pengajuan surat oleh mahasiswa
b) Perangkat lunak yang digunakan untuk pengembangan sistem.
Tabel 2. Perangkat Lunak Pengembangan Sistem [1]
No. Perangkat Lunak Sebagai 1. Netbeans IDE Media pada Editor 2. Mozilla Firefox Web Browser 3. Windows 10 Operating System 4. XAMPP Server lokal. 5. Codeigniter 4 Framework
6. Java Script
Membuat website menjadi dinamis 7. CSS3 Untuk mendesain User Interface 8. HTML 5 Membuat struktur halaman website 9. PHP Bahasa pemrograman website 10. MySQL Basis Data
c) Perangkat keras untuk pengembangan
1. Laptop Acer Tipe 4738Z
2. Processor : Intel Core ® i5 CPU M 480 @2.67GHz (4 CPUs)
3. Hardisk : 500 Giga byte
4. RAM Penyimpanan: 6GB
5. System Type : 64-bit Operating System
d) Hosting dan Domain yang akan digunakan.
Hosting adalah tempat yang pakai dalam untuk menyimpan data pada sebuah web agar dapat bisa diakses lewat jaringan internet. Pada sistem pangkalan data mahasiswa FT Unsri ini, digunakanlah hosting dari pihak ke 3 (tiga). Fakultas saat ini sedang mempersiapkan untuk memiliki server yang dapat dikelola sendiri. Sedangkan domain yang akan digunakan termasuk kategori Top Level Domain dengan akhiran  id,  yaitu www.ftunsri.id [6] . Sub  domain  khusus  sebagai  sistem  pangkalan  data  mahasiswa adalah mahasiswa.ftunsri.id .

## 3.2 Desain Sistem
Melakukan desain fitur manajemen surat menyurat sebagai fitur tambahan pada sistem pangkalan data mahasiswa dengan menggunakan tools diagram use case guna menggambarkan interaksi user (mahasiswa) pada sistem  [7],  diagram  alur  aktifitas user (mahasiswa),  diagram sequence yang  menunjukan  rangkaian  proses terjadinya  komunikasi  sesama  objek  pada  sistem,  serta  desain  basis  data  sebagai  acuan  data  apa  saja  yang dibutuhkan untuk dikumpulkan.
a) Interaksi mahasiswa terhadap fitur manajemen surat menyurat
Gambar berikut merupakan diagram use case interaksi mahasiswa pada fitur manajemen surat menyurat.
Pada  gambar  2  Mahasiswa  pertama-tama  harus  melakukan login akun  pada  sistem  supaya  bisa  melihat profile dashboard akun masing-masing. Setelah melihat profile dashboard , Mahasiswa dapat melihat dan memilih fungsi logout dan menu pengajuan surat. Di mana pada menu pengajuan surat ini terbagi menjadi 2 pilihan, yaitu form  dan history .  Pada  pilihan  form,  Mahasiswa  dapat  mengajukan  ( add )  surat  permohonan.  Sedangkan  pada pilihan history , Mahasiswa dapat melihat ( read ) riwayat serta detail dari surat permohonan yang diajukan.
b) Alur aktivitas aktor (Mahasiswa)
Gambar berikut merupakan diagram aktifity mahasiswa pada fitur manajemen surat menyurat.
Pada  gambar  3  tahap  pertama  yang  dilakukan  Mahasiswa  adalah login agar  dapat  memasuki  sistem, kemudian  akan  divalidasi  oleh  sistem  mengenai  kebenaran  data  Mahasiswa.  Apabila  dirasa  benar, selanjutnya sistem akan memunculkan profile dashboard Mahasiswa. Namun apabila salah, sistem akan mengulang kembali ke tampilan  awal  saat login .  Menu utama  pada sistem adalah profile dashboard ,  sama seperti alir diagram use case pada  gambar  3  Selanjutnya  Mahasiswa  akan  memilih  menu  pengajuan  surat,  kemudian  sistem  akan memperlihatkan  menu  form  dan history .  Apabila  Mahasiswa  memilih  menu  form,  sistem  akan  menampilkan halaman form. Apabila Mahasiswa memilih menu history , maka selanjutnya sistem akan menampilkan halaman history .  Mahasiswa  mempunyai  2  kondisi,  yaitu  menambahkan  atau  mengunggah file pengajuan  surat permohonan dan melihat detail dari data pengajuan surat. Ketika Mahasiswa menambahkan atau mengunggah file pengajuan surat permohonan di halaman form , pada saat selesai di submit , sistem akan memproses fungsi tersebut lalu  menyimpan  data  yang  terbaru. Sedangkan  pada  saat  Mahasiswa  memilih  detail  dari  data  pengajuan  surat, maka  Mahasiswa  bisa  melihat  detail  status  beserta  keterangan  dari  pengajuan  surat.  Apabila  Mahasiswa  tidak memilih satu dari kedua fungsi di atas, maka akan mengulang kembali ke halaman profile dashboard .
c) Diagram Sequence Mahasiswa
a. Mahasiswa melakukan login
Gambar 4 . Diagram Sequence Mahasiswa Melakukan Login
Pada gambar di atas diketahui pada saat Mahasiswa mengakses login page akun Dosen maka akan terjadi proses di controller auth dengan mengakses fungsi index. Kemudian controller auth akan memanggil view login , lalu Dosen mengisi form username beserta password , dan proses login akan dilakukan oleh controller auth dengan melakukan validasi pada model AuthModel.
b. Mahasiswa melakukan upload pengajuan surat
Pada gambar di atas diketahui pada saat Mahasiswa mengakses halaman form surat, akun Mahasiswa di controller Surat  akan terjadi proses dengan  mengakses  fungsi  Form. Kemudian controller Surat  akan  meminta view SuratForm,  kemudian  akan  ditampilkan view .  Lalu  Mahasiswa  akan  mengunggah file pengajuan  surat  di halaman form surat, setelah itu akan diakses fungsi TambahSurat yang dilakukan oleh controller Surat, lalu data pengajuan surat akan disimpan dan diberikan informasi bahwa data telah tersimpan melalui model Surat Model.
c. Mahasiswa melihat history serta detail status dan keterangan surat
Gambar 6 . Diagram Sequence Mahasiswa Melihat History Surat
Pada gambar di atas diketahui pada saat Mahasiswa mengakses halaman history surat, akun Mahasiswa akan mengakses fungsi History. Di controller Surat akan terjadi proses meminta view pada SuratHistory, yang kemudian akan kembali menampilkan view . Lalu pada saat Mahasiswa berada di halaman detail surat, di halaman ini Mahasiswa dapat melihat detail status dan keterangan surat yang diajukan. Akun Mahasiswa akan mengakses fungsi ViewSuratDetail. Di controller Surat akan terjadi proses meminta view pada SuratDetail, yang kemudian akan kembali menampilkan view .
d) Desain Tambahan Tabel Pada Data Base
Pada data base diperlukan penambahan tabel. Desain tabel sebgai berikut :
Tabel 2 . Tabel Surat No. Nama Tipe Panjang Karakter 1. token varchar 12 2. id_user integer 11 3. perihal text 4. nomor varchar 50 5. tanggal date 6. file varchar 40 7. role integer 1 8. jurusan varchar 30 9. nama_aju varchar 80 10. status integer 1 11. created_at datetime 12. deleted_at datetime Tabel 5 . Tabel surat_status No. Nama Tipe Panjang Karakter 1. id integer 11 (AUTO_INCEREMENT) 2. title varchar 20 3. body text
Tabel 3. Tabel surat_log
No. Nama Tipe Panjang Karakter 1. id integer 11 (AUTO_INCEREMENT) 2. surat_token varchar 12 3. status integer 1 4. komentar text 5. created_at datetime Tabel 4 . Tabel surat_revisi No. Nama Tipe Panjang Karakter 1. id integer 11 (AUTO_INCEREMENT) 2. id_log integer 11 3. token varchar 12 4. file varchar 40 5. created_at datetime

## 3.3 Konstruksi Sistem
Tahap konstruksi atau tahap pengkodingan, di mana pada tahap ini akan dilakukan pemrograman basis data, tampilan hasil kodingan penambahan fitur surat menyurat, dan pengujian hasil akhir pengkodingan.
a) Pengkodingan Basis Data
Penelitian menggunakan phpMyAdmin di web browser melalui localhost untuk membantu pembentukan database . Pembentukan database MySQL ini bersifat tabel-tabel dan berhubungan satu sama lain, seperti XAMPP atau localhost yang sudah tersambung dengan plugin phpMyAdmin [8] .
Gambar 7 . Hasil Tabel Basis Data Surat
Gambar 7 menggambarkan tabel surat digunakan pada saat Mahasiswa ingin mengunggah berkas (.pdf) surat permohonan.
Gambar 8 menggambarkan tabel basis data surat_status digunakan untuk mengetahui bagaimana status atau progress dari surat yang sudah diajukan tadi, baik itu sedang diperiksa, sudah disetujui, atau sudah selesai, dan lain-lain.
Gambar 9 . Hasil Tabel Basis Data surat_log
Gambar 9 menggambarkan tabel basis data surat_log digunakan untuk memberikan status atau progres surat yang diajukan dan juga dapat memberikan komentar atau keterangan terkait surat yang diajukan.
Gambar 10 . Hasil Tabel Basis Data surat_revisi
Gambar  10  menggambarkan  tabel  basis  data  surat_revisi  digunakan  untuk  menyimpan  atau  mendata revisi-revisi pada sistem surat.
b) Hasil Tampilan Pengkodingan Penambahan Fitur Surat Menyurat Mahasiswa
Halaman dashboard Mahasiswa akan menampilkan profil pada akun Mahasiswa tersebut. Halaman dashboard yang  menampilkan  profil  Mahasiswa  ini  sendiri  berisikan  berbagai  macam  informasi  personal mengenai  Mahasiswa  yang login pada  akunnya. Dapat  dilihat  di  sebelah  sisi  kiri  terdapat  menu  lainnya,  yaitu menu Tambah Kegiatan, menu Kegiatan Saya, dan menu Pengajuan Surat.
Gambar 12 . Tampilan Halaman Form Surat Pada Akun Mahasiswa
Pada  saat  memilih  menu  Pengajuan  Surat  dan  menekan  pilihan  Form,  maka  selanjutnya  akan diarahkan  menuju  halaman  Form  Surat.  Di  mana  pada  halaman  ini,  Mahasiswa  dapat  mengunggah  file  surat permohonan yang ingin diajukan dengan mengisi kolom Perihal (surat permohonan yang ingin diajukan, contoh: ‘Permohonan  Surat  Keterangan  Aktif  Kuliah’),  lalu  Tanggal  Surat,  setelah  itu  mengunggah file .pdf  surat permohonan yang ingin diajukan, dan menekan tombol Submit apabila telah dirasa benar.
Gambar 13 . Tampilan Halaman History Surat Pada Akun Mahasiswa
Kemudian  apabila  memilih  pilihan History pada  menu  Pengajuan  Surat,  maka  selanjutnya  akan diarahkan menuju halaman History Pengajuan Surat. Pada halaman ini, Mahasiswa dapat melihat daftar history dari surat yang sudah mereka diajukan.
Gambar 14 . Tampilan Halaman Detail Surat Pada Akun Mahasiswa
Setelah mengunggah file surat yang ingin diajukan tadi, Mahasiswa dapat mengetahui detail beserta riwayat file surat yang diajukannya dengan memilih pilihan ‘Lihat Detail’ pada halaman History Pengajuan Surat tadi. Di halaman ini, Mahasiswa dapat melihat posisi surat yang diajukannya tadi, apakah sudah diperiksa oleh Jurusan dan PPT, atau ternyata sudah ditandatangani oleh Pimpinan Fakultas dan sudah diserahkan kembali ke Jurusan dalam bentuk hard copy (dokumen asli) untuk diambil oleh Mahasiswa yang mengajukan surat di awal tadi.
c) Pengujian Black Box Pada Fitur Tambahan Hasil Pengkodingan
Tabel berikut menunjukan hasil dari pengujian fitur tambahan berupa fitur manajemen surat menyurat pada sistem pangkalan  data  mahasiswa  dengan  menggunakan  metode Black  Box .  Keuntungan  metode Black  Box Testing adalah  penguji  tidak  perlu  memiliki  pengetahuan  bahasa  pemrograman  tertentu  dan  pengujian  dilakukan  dari sudut pandang pengguna [9][10].
Tabel 5 . Pengujian Black Box No Pengujian Data Pengujian Harapan Hasil 1. Tidak mengisi seluruh input di form pada view login Username: - Password: - Menekan tombol login Sistem tidak memberikan akses untuk login lalu memunculkan alert bahwa ada kesalahan Valid 2. Mengisi seluruh input di form pada view login , Username: 5678 Password: 5678 Sistem tidak memberikan akses untuk login lalu Valid
menggunakan data yang berbeda dari database Menekan tombol login memunculkan alert bahwa ada kesalahan 3. Mengisi seluruh input di form pada view login , menggunakan data yang sama dengan database Username: nadiyah Password: nadiyah123 Menekan tombol login Sistem memberikan akses login lalu menampilkan dashboard profil akun Mahasiswa Valid 4. Mengajukan dan mengunggah berkas surat permohonan Menekan menu pengajuan surat lalu memilih opsi form, kemudian mengisi bagian-bagian pada form pengajuan surat. Menekan tombol choose file untuk mengunggah surat Sistem akan mengakses lalu menampilkan halaman form pengajuan surat, kemudian sistem juga akan menambahkan data pengajuan surat terbaru di halaman history setelah di submit Valid 5. Melihat history pengajuan surat Menekan menu pengajuan surat lalu memilih opsi history Sistem akan mengakses lalu menampilkan halaman history pengajuan surat Valid 6. Melihat detail status serta keterangan surat Menekan pilihan ‘Lihat Detail’ pada halaman history pengajuan surat Sistem akan mengakses lalu menampilkan halaman detail surat Valid 7. Logout akun Menekan pilihan user profile dan memilih opsi logout Sistem melakukan logout , dan menampilkan halaman login serta alert bahwa telah ter- logout . Valid

## 3.4 Implementasi Sistem
Pada tahap implementasi merupakan tahap terakhir dari penelitian Penambahan Fitur Manajemen Surat Menyurat Pada Sistem Pangkalan Data Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya. Sistem dipublikasikan dan siap untuk digunakan oleh  mahasiswa serta dilakukan survey kepuasaan pengguna sistem. Survey kepuasan kepada mahasiswa  dilakukan  untuk  mengevaluasi  apakah  fitur  yang  ditambahkan  layak  untuk  diimplementasikan [11][12]. Sebanyak 100 orang mahasiswa FT Unsri terpilih diminta untuk mengimplementasikan sistem secara keseluruhan dan setelah itu dilakukan proses menjawab pertanyaan.
Dimana pertanyaan tersebut adalah :
1. Apakah tambahan fitur manajemen surat menyurat mudah dipahami sehingga mudah digunakan ?
2. Apakah desain tampilan fitur manajemen surat menyurat menarik ?
3. Apakah fitur manajemen surat menyurat yang ditambahkan bermanfaat bagi mahasiswa FT Unsri ?
Hasil jawaban setiap pertanyaan dapat dilihat pada Tabel 10 dibawah ini.
Tabel 6 . Hasil Jawaban Pertanyaan Pertanyaan Hasil Jawaban Ke-1 Semua mahasiswa (100%) mudah memahami sehingga mudah menggunakan. Ke-2 55% menjawab tampilan fitur menarik dan 45% menjawab tampilan fitur standar Ke-3 Semua mahasiswa (100%) menilai bahwa fitur manajemen
surat menyurat sangat bermanfaat bagi mahasiswa
Dari  data  yang  ada  pada  Tabel  17  menggambarkan  tambahan  fitur  manajemen  surat  menyurat  pada  sistem pangkalan data mahasiswa FT Unsri berbasis website yang telah dikembangkan tersebut penggunaannya sangat mudah untuk dipahami dan fitur tersebut sangat bermanfaat bagi mahasiswa. Untuk tampilannya, para mahasiswa masih beragam pendapat.

## 4. KESIMPULAN
1. Penelitian  telah  berhasil  menambahkan  Fitur  Manajemen  Surat  Menyurat  Pada  Sistem  Pangkalan  Data Mahasiswa  Fakultas  Teknik  Universitas  Sriwijaya  berbasis website ,  hasil  penelitian  dapat  dilihat  pada website dengan URL : www.mahasiswa.ftunsri.id .
2. Setiap tahapan penelitian mengacu pada metode Rapid Application Development (RAD) dengan 4 tahapan yaitu  :  Perencanaan  Kebutuhan  Sistem,  Desain  Sistem,  Konstruksi  Sistem,  dan  terakhir  Implementasi Sistem. Penelitian tidak mengalami kendala yang sangat sulit dengan menerapkan metode RAD.
3. Fitur manajemen surat menyurat untuk mahasiswa telah dapat digunakan oleh semua mahasiswa FT Unsri, dimana fitur tersebut telah dites dengan metode pengujian black box terlebih dahulu dan semua fungsi fitur surat menyurat berjalan sesuai dengan perencanaan ( valid ).
4. Pada awal rilis fitur manajemen surat menyurat dilakukanlah survei kepuasan kepada beberapa mahasiswa tentang kemudahaan penggunaan, desain tampilan, dan kemanfaatan fitur. Hasil survei menunjukan bahwa para  pengguna  berpendapat  bahwa  fitur  surat  menyurat  mudah  untuk  digunakan  dan  dipahami,  para mahasiswa juga berpendapat bahwa fungsi setiap fitur yang ada sangat bermanfaat bagi mahasiswa. Maka fitur  tambahan  surat  menyurat  telah  layak  untuk  digunakan  (implementasikan).  Namun  untuk  mengenai desain tampilan para mahasiswa masih banyak memiliki pendapat yang berbeda-beda.
5. Maka  fitur  tambahan  untuk  manajemen  surat  menyurat  pada  sistem  pangkalan  data  mahasiswa  FT  Unsri telah layak untuk digunakan (diimplementasikan).

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terima kasih disampaikan kepada yaitu :
1. Universitas Sriwijaya yang telah membiaya penelitian/publikasi artikel ini melalui Anggaran DIPA Badan Layanan Umum Universitas Sriwijaya Tahun Anggaran 2022 No. SP DIPA-023.17.2.677515/2022, tanggal 13 Desember 2021 Sesuai dengan SK Rektor Nomor : 0110/UN9.3.1/SK/2022 Tanggal 28 April 2022
2. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Sriwjaya
3. Pimpinan Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya yang telah menyetujui gagasan penelitian ini.
4. Unit Penelitian, Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya.
5. Pimpinan Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya
6. Rekan-rekan Dosen Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya
7. Rekan-rekan Mahasiswa Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya yang terlibat secara langsung dan tidak langsung pada penelitian ini.
8. Semua pihak yang terlibat pada penelitian ini.

## REFERENCES
[1] D. W. Sari, A. H. Dalimunthe, and M. Sari, “PERANCANGAN SISTEM PANGKALAN DATA SRIWIJAYA BERBASIS WEBSITE DENGAN METODE WATERFALL,” J. Tekno Kompak , vol. 16, no. 2, pp. 1–14, 2022, doi: https://doi.org/10.33365/jtk.v16i2.1502.
[2] V. Rahmawati and S. Rosyida, “Analisa Model Rapid Application Development Dalam Membangun Sistem Informasi Sekolah Mengemudi,” Paradig. - J. Komput. dan Inform. , vol. 22, no. 1, pp. 33–40, 2020, doi: 10.31294/p.v22i1.7177.
[3] D. Hariyanto, R. Sastra, and F. E. Putri, “Implementasi Metode Rapid Application Development Pada Sistem Informasi Perpustakaan,” J. JUPITER , vol. 13, no. 1, pp. 110–117, 2021.
[4] A. H. DALIMUNTHE, D. W. SARI, and P. KURNIASARI, “The Design of Online Promotion System for Entrepreneur in Palembang City Based on Mobile Application,” vol. 172, no. Siconian 2019, pp. 73–80, 2020, doi: 10.2991/aisr.k.200424.011.
[5] D. W. SARI, A. H. DALIMUNTHE, and N. THEREZA, “Design of Mobile Application as Communication Media and Information Broadcasting for Elementary School Based on Android,” vol. 172, no. Siconian 2019, pp. 81–87, 2020, doi: 10.2991/aisr.k.200424.012.
[6] E. Orduña-Malea, “Dot-science top level domain: Academic websites or dumpsites?,” Scientometrics , vol. 126, no. 4, pp. 3565–3591, 2021, doi: 10.1007/s11192-020-03832-8.
[7] T. A. Kurniawan, “Pemodelan Use Case (UML): Evaluasi Terhadap beberapa Kesalahan dalam Praktik,” J. Teknol.
Inf. dan Ilmu Komput. , vol. 5, no. 1, p. 77, 2018, doi: 10.25126/jtiik.201851610.
[8] Abdul Haris Dalimunthe; Desi Windi Sari; Nadia Thereza, “PERANCANGAN SISTEM PANGKALAN DATA DOSEN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SRIWIJAYA BERBASIS WEBSITE DENGAN METODE EXTREME PROGRAMMING,” in Seminar Nasional Avoer 13 Tahun 2021 , 2021, no. 1, pp. 239–248, [Online]. Available: http://ejournal.ft.unsri.ac.id/index.php/avoer/article/view/857.
[9] P. Ammann and J. Offutt, Introduction to Software Testing . Cambridge University Press, 2016.
[10] T. S. Jaya, “Pengujian Aplikasi Dengan Metode Blackbox Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Kantor Digital Politeknik Negeri Lampung),” J. Inform. J. Pengemb. IT , vol. 3, no. 2, pp. 45–48, 2018, doi: 10.30591/jpit.v3i1.647.
[11] D. W. Sari, A. H. Dalimunthe, and M. Sari, “Penambahan Fitur Laporan Pengerjaan Sholat Dan Hapalan Al-Qur’an Pada Aplikasi Media Komunikasi Siswa SDIT,” J. Tekno Kompak , vol. 15, no. 2, p. 180, 2021, doi: 10.33365/jtk.v15i2.1172.
[12] A. H. Dalimunthe, D. W. Sari, T. Elektro, U. Sriwijaya, A. Mobile, and P. Usaha, “Penambahan Fitur Voucher Digital Pada Aplikasi Mobile Media Promosi Elektronik Pelaku Usaha Di Kota Palembang,” no. November, pp. 445–452, 2020, [Online]. Available: http://ejournal.ft.unsri.ac.id/index.php/avoer/article/view/204/158.