## Coenraad, Studi Eksplanatori Mengenai Pengaruh Iklim Komunikasi
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung

## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN KEARSIPAN DI LEMBAGA JAMINAN SOSIAL
Dhea Perdana Coenraad 1 , Imam Heryanto 2 , Haris Nurdiansyah 3 , Jimmy Rusjiana 4
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan, Bandung 1,2,3,4
Email: dhea@stiepas.ac.id 1 , imam@stiepas.ac.id 2 , haris@stiepas.ac.id 3 , jimmy@stiepas.ac.id 4

## Abstract
This  study  aims  to  see  to  what  extent  the  effectiveness  of  an  information  system that has just been implemented in a social security institution where this system is a  replacement  for  the  previous  system  which  is  considered  less  effective  in managing archives. Based on the results of research and testing, it was found that this  new  system  has  a  better  effectiveness  value  and  a  far  more  optimal  level  of accuracy in archiving management.
Keywords: information systems, archives, social security institutions.

## Abstrak
Penelitian  Penelitian  ini  memiliki  tujuan  untuk  melihat  sejauh  mana  efektifitas sebuah system informasi yang baru diterapkan disebuah Lembaga jaminan social dimana  system  ini  merupakan  pengganti  dari  system  sebelumnya  yang  dianggap kurang  efektif  dalam  pengelolaan  kearsipan.  Berdasarkan  hasil  penelitian  dan pengujian didapatkan hasil bahwa system yang baru ini memiliki nilai efektiftitas yang  lebih  baik  dan  tingkat  keakuratan  pengelolaan  kearsipan  yang  jauh  lebih optimal.
Kata Kunci: sistem informasi, kearsipan, lembaga jaminan social.
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung

## PENDAHULUAN
Pengelolaan  arsip  merupakan  sesuatu  hal  yang  sangat  penting  dalam  sebuah organisasi.  Arsip  adalah  bukti  dan  rekaman  kegiatan  atau  transaksi  mulai  dari awal  sampai  akhir  kegiatan  yang  berhubungan  dengan  pengambilan  keputusan. (Eveleigh,  2017)  Arsip  dapat  digunakan  baik  untuk  keperluan  penggunaan  data dan informasi internal maupun untuk eksternal organisasi. (Feng, 2017) Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah rekaman dari kegiatan organisasi  itu  sendiri.  Rekaman  tersebut  terdapat  pada  arsip.  (Barros,  de  Toledo Carneiro & Wanderley, 2019)
Arsip  belum  dianggap  sebagai  hal  penting  dalam  kehidupan  berbangsa  dan bernegara.  Buktinya,  hal  ini  terbukti  dengan  banyaknya  arsip  milik  negara  yang hilang, aset negara yang raib karena tidak adanya dukungan dokumen arsip, sulit menemukan  kembali  arsip  dengan  cepat  dan  tepat  di  sebuah  organisasi, penumpukan arsip disembarang tempat, dan pengelolaan arsip yang sembarangan. Menurut  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  Mustari  Irawan “Permasalahan arsip di negara kitaIndonesia sedemikian kompleks sehingga perlu adanya  pengelolaan  .  Padahal  arsip  perlu  dikelola  dengan  baik  mengingat  ini adalah  sebuah  catatan  penting,”  kata  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia (ANRI)  Mustari  Irawan.  Hasil  pembinaan  kearsipan  yang  dilakukan  ANRI melalui kegiatan pengawasan dan evaluasi menunjukkan hanya sebagian kecil dari 179  K/L  atau  kementrian  dan  lembaga,  167  perguruan  tinggi  negeri,  146  badan usaha  milik  negara  (BUMN),  34  pemerintah  daerah  provinsi,  dan  514 kabupaten/kota, yang mengelola arsipnya dengan baik.
Sebagai  suatu  lembaga  yang  bergerak  dalam  hal  asuransi  Sosial,  Lembaga Jaminan Sosial dihadapkan pada banyaknya arsip yang perlu dikelola setiap hari, bulan dan bahkan setiap tahunnya. Penulis mencatat tidak kurang dari 20 lembar dokumen yang masuk atau keluar setiap harinya pada satu unit kerja di Lembaga Jaminan Sosial, dimana dokumen tersebut berhubungan dengan data, catatan, dan atau  keterangan  terkait  pengelolaan  jaminan  atau  kegiatan  operasional  lembaga. Diperlukan upaya dan penanganan khusus terhadap arsip arsip tersebut agar dalam penggunaannya menjadi lebih mudah, terstruktur dan cepat dapat diakses kembali saat diperlukan.
Kondisi  yang  terjadi  saat  ini  masih  belum  menunjukkan  adanya  penataan  yang baik  dimana  saat  ini  arsip  lebih  banyak  dibukukan  dalam  bentuk  file  yang tersimpan  dan  tersusun  pada  lemari-lemari  dan  flying  cabinet  sehingga  tidak menutup  kemungkinan  sewaktu-waktu  dapat  menimbulkan  masalah  ketika  arsip tersebut dibutuhkan seperti akses kembali yang membutuhkan waktu yang cukup lama  karena  arsip  tertumpuk  dan  juga  perlu  adanya  bagian  khusus  yang menangani hal tersebut. Tidak jarang penulis melihat petugas kerepotan mengurus
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
arsip  yang  masuk  dan  keluar  sehingga  kerap  kali  memakan  waktu  yang  lama ketika ada klaim dari pihak tertentu yang membutuhkan mengakses kembali data- data kearsipan tersebut.
Pengelolaan  kearsipan  pada  Lembaga  Jaminan  Sosial  seyogyanya  sudah  cukup baik  namun  seiring  berkembangnya  teknologi  maka  perlu  ada  pembenahan  dan upaya  baru  dalam  memudahkan  pengarsipan  yang  dilakukan  sehingga memberikan kemudahan dalam penyimpanan dan pengaksesan kembali sehingga kegiatan kerasipan ini dapat berjalan dengan lebih baik dan terkontrol secara jelas dan nyata. Kemajuan teknologi menuntut organisasi untuk serba cepat dan praktis dalam melaksanakan tugas  dan fungsinya tidak terkecuali dalam hal  pengarsipan dimana  saat  ini  organisasi  dituntut  untuk  mampu  melayani  dengan  waktu  yang singkat dan akses data yang cepat.
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras, perangkat  lunak,  jaringan  komunikasi,  dan  sumber  daya  yang  mengumpulkan, mengubah,  dan  menyebarkan  informasi  dalam  sebuah  organisasi.  (Stair  & Reynolds,  2020).  Kearsipan  merupakan  aktivitas  penerimaan,  pencatatan, penyimpanan,  penggunaan,  pemeliharaan,  penyusutan,  dan  pemusnahan  arsip. (Feng, 2017)
Oleh karena sebab itulah penggunaan sistem berbasis komputer sangat diperlukan untuk menampung data–data detail dari setiap organisasi yang mendaftarkan para pegawainya untuk mengikuti jaminan social tenaga kerja. Dengan memanfaatkan teknologi  yang  ada  sangat  memudahkan  bagi  organisasi  khususnya  Lembaga Jaminan  Sosial  untuk  melakukan  pengelolaan  arsip  berbasis  digital  yang memberikan kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan pengaksesan dari arsip  yang  ada  dalam  organisasi.  Selain  itu  penggunaan  teknologi  informasi  ini bisa  memberikan  solusi  terbaik  terkait  permasalahan  kearsipan  yang  selama  ini penulis lihat dialami oleh Lembaga Jaminan Sosial dimana dengan sebuah sistem informasi  yang  memadai  tentang  kearsipan  dapat  memberikan  jawaban  dari kesulitan  institusi  dalam  melakukan  pengelolaan  kearsipan  di  wilayah operasionalnya.

## METODE PENELITIAN
Lokasi  penelitian  dilakukan  di  Lembaga  jaminan  social  di  wilayah  Jawa  Barat. Populasi  dalam  penelitian  ini  adalah  pegawai  tetap  di  Lembaga  jaminan  social tersebut  yang  berada  pada  bagian  kearsipan  dengan  jumlah  52  orang.  Data penelitian  yang  digunakan  adalah  data  primer  yaitu  berupa  kuesioner  terkait dengan penggunaan system lama dan system baru yang diterapkan.
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
Di  dalam  tahapan  pengembangan  sistem,  ada  beberapa  tahap  yang  harus  dilalui berdasarkan System Development Life Cycle (SDLC),  yaitu perencanaan, analisis dan perancangan (Hevner & Chatterjee, 2010).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kemajuan suatu organisasi memerlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola  manajemen  memerlukan  data  dan  informasi.  Salah  satu  sumber  data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman kegiatan atau transaksi mulai dari  kegiatan  sampai  akhir  kegiatan  yang  berhubungan  dengan  pengambilan keputusan.  Arsip-  arsip  tersebut  digunakan  baik  untuk  keperluan  intern (penggunaan  data  dan  informasi  untuk  keperluan  internal  kantor)  maupun  untuk keperluan ektern (pelayanan kepada masyarakat dan peserta).
Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga adalah rekaman dari kegiatan  lembaga  itu  sendiri.  Rekaman  tersebut  terdapat  pada  arsip.  Data  diolah menjadi  informasi  secara  manual  maupun  komputer.  Informasi  digunakan  untuk mengambil keputusan. Walaupun sudah dikelola oleh komputer, arsip harus tetap disimpan  sebagai  bahan  bukti  yang  otentik.  Di  sinilah  letak  pentingnya Digitalisasi Arsip.
Pentingya  pelaksanaan  Digitalisasi  Arsip  juga  bertujuan  untuk  meningkatkan proses pencarian arsip yang dibutuhkan. Demikian pula halnya Digitalisasi Arsip ini adalah salah satu upaya antisipasi terjadinya klaim ganda dari peserta Lembaga Jaminan  Sosial.Berikut  adalah  pemberkasan  yang  dilakukan  selama  ini  pada Lembaga jaminan social :
Gambar 1. Alur bagan
Dari gambar alur bagan terlihat bahwa dokumen yang masuk senantiasa diterima oleh  admin  adapun  dokumen  tersebut  berupa  data-data  mitra  kerjasama  lembaga jaminan  sosial  yang  memuat  data-data  penting  seperti  data  karyawan  dan  lain sebagainya.  Data  yang  diterima  tersebut  akan  dilakukan  pengecekan  oleh  admin
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
dan  jika  sudah  dinyatakan  cukup  dan  sesuai  maka  dokumen  tersebut  akan disimpan  di  lemari  khusus  yang  digunakan  dalam  menyimpan  arsip-arsip perusahaan  tersebut.  Sistem  yang  digunakan  lembaga  jaminan  sosial  pada dasarnya  masih  bersifat  konvensional  sehingga  ada  kesan  data  yang  digunakan lebih  lambat  dan  kurang  optimal  dalam  penyimpanan  nya.  Berikut  beberapa masalah yang yang timbul dikantor bagian administrasi yaitu:
a. Pencatatan  dokumen  yang  berasal  dari  mitra  ataupun  dokumen  yang sifatnya  internal  masih  dikerjakan  secara  manual  dan  menggunakan  tulis tangan.
b. Ada  beberapa  dokumen  yang  penyimpanannya  tidak  sesuai  dengan urutannya sehingga menyulitkan dalam proses pencarian.
c. Pengelolaan kearsipan membutuhkan proses waktu yang cukup lama untuk mengetahui arsip yang disimpan dan mengakses data-data yang disimpan.
d. Pegawai pada umumnya mengalami ksulitan dalam melakukan akses arsip yang  dibutuhkan  tidak  jarang  arsip  yang  dibutuhkan  perlu  waktu  yang cukup  lama  untuk  dapat  di  akses  kembali  karena  metode  pencarian  yang cukup  sulit  dan  dokumen  yang  banyak  sehingga  menyulitkan  pegawai untuk mencari dokumen tersebut.
e. Serta  ada  beberapa  dokumen  yang  rusak  bahkan  hilang  ketika  disimpan dalam lemari penyimpanan.

## Analisis sistem

## Analisis Kebutuhan
Analisa  kebutuhan  ini  mencakup  apa  saja  yang  dibutuhkan  agar  sistem  dapat berjalan  secara  optimal  dan  dapat  maksimal  saat  digunakan  adalah  sebagai berikut:
a. Sistem  yang  dibuat  pada  dasarnya  hanya  merupakan  sistem  yang membantu  dalam  pengelolaan  kearsipan  yang  ada  di  lembaga  jaminan sosial.
b. Sistem  yang  dibuat  digunakan  untuk  menyimpan  data  dan  arsip  lembaga secara digital melalui proses scan dan print.
c. Sistem  yang  digunakan  dapat  memudahkan  pencarian  atau  akses  kembali pada saat data tersebut diperlukan.
d. Program perancangan sistem management pengarsipan elektronik berbasis berbasih php dengan mysql sistem ini juga menggunakan sistem lan yang memungkinkan sitem berbagi file yang dan mengupload file yang penting.

## Analisis Kebutuhan Operasional
Analisis  kebutuhan  ini  mencangkup  kebutuhan  apa  saja  yang  diperlukan  dalam menjalankan  system  agar  dapat  berjalan  optimal  hal  ini  dipandang  dari  sudut pandang perangkat keras dan perangkat lunaknya berikut penulis utarakan:
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung

## Kebutuhan system Perangkat Keras
1. Unit Komputer dengan sepsifikasi (Prosesor minimal Core i5 generasi ke 6 3,2 GHz, Ram 8 gb, Vga Ati radeon atau Nvidia 4Gb , Harddisk 5 Tb)
2. Scanner dengan tipe terbaru untuk hasil scan yang jernih
3. Printer untuk keperluan print out dari sistem yang digunakan
4. Monitor dengan resolusi full HD atau 1920 X 1080
5. Kebutuhan  Software  (Windows  10,  Software  XAMPP  versi  1,9  keatas, Software Dreamweaver, Mysql)
Dari  data  analisis  kebutuhan  tersebut  tidak  bersifat  tetap  dan  dapat  berubah tergantung dari kebutuhan dan juga modernisasi sistem kedepan sehingga bila ada perubahan  mekanisme  sistem  maka  hardware  dan  software  harus  disesuaikan. Analisa  kebutuhan    ini  mengacu  pada  penggunaan  sistem  agar  dapat  berjalan optimal dan sesuai harapan user.

## Fitur Utama Sistem
Berikut  kami  sampaikan  poin-poin  yang  diperlukan  terkait  Sistem  Informasi Digitalisasi Arsip:
 Informasi  Arsip:  (Pengetahuan  tentang  Kearsipan,  Informasi  Terkini tentang Kearsipan Lembaga Jaminan Sosial, Konten Video Tutorial)
 Digitalisasi  Arsip:  (Import  Database  dari  ELO  Enterprise,  Scanning  dan Indexing Arsip)
 Pencarian Arsip: (Detail Arsip)
 Daftar Arsip: (Arsip Aktif, Arsip Inaktif)
 Katalog  Arsip:  (Denah  Rak  Arsip,  Rekapitulasi  Boks  Arsip,  Cetak  Label Arsip)
 Peminjaman dan Permintaan Legal Arsip: (Peminjaman Arsip, Permintaan Legal Arsip, Reminder, Pengembalian Arsip)
Penyusutan  Arsip:  (Pemindahan  Arsip,  Usulan  Pemindahan  Arsip,  Berita Acara Pemindahan Arsip)
Refresh Data: (Arsip Inaktif, Masa Retensi Arsip)
Pemusnahan  Arsip:  (Usulan  Pemusnahan  Arsip,  Update  Status  Arsip, Berita Acara Pemusnahan Arsip)
 Daftar Pemusnahan Arsip

## Asumsi dan Dependensi
Ruang  lingkup  fungsi  digitalisasi  arsip  meliputi  seluruh  aspek  kegiatan  arsip Lembaga  Jaminan  Sosial  terutama  terkait  dengan  aspek  Alih  media  arsip Lembaga  Jaminan  Sosial.  Sistem  Informasi  Digitalisasi  Arsip  digunakan  sesuai hak  dan  kewajiban  karyawan  Lembaga  Jaminan  Sosial  yang  berisikan  materi mengenai  Pengetahuan  dan  Informasi  Arsip,  Scanning  dan  Indexing  Arsip,
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
Pencarian Arsip, Daftar Arsip, Katalog Arsip, Peminjaman dan Permintaan Legal Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Penyusutan Arsip.

## Kekurangan Sistem Saat Ini:
Saat  ini  aplikasi  Digitalisasi  Arsip  masih  menggunakan  aplikasi  ELO  Enterprise yang  perlu  dilakukan  pengembangan,  yaitu  Masih  menggunakan  Vendor  (pihak ketiga),  Masih  bersifat  local  database  (belum  terpusat),  Interface  aplikasi  belum user friendly dan Role user terbatas
Gambar 2. Arsitek desain sistem
Desain sistem secara umum akan menggunakan sistem berbasis web, sistem yang akan diimplementasikan pada perangkat keras desktop yang dengan menggunakan software php dan mysql sebagai basis data yang akan digunakan sehingga sistem arsip  yang  saat  ini  digunakan  secara  konvensional  dapat  di  konbersikan  dengan baik dan efektif pada sebuah sistem berbasis komputer yang user friendly. Sistem ini  juga  membatasi  otoritas  user  yang  berhak  menjalankan  sistem  tersebut  jadi sistem  ini  tidak  dapat  diakses  oleh  semua  pihak  baik  dalam  kalangan  internal perusahaan  maupun  dari  pihak  eksternal  sistem  dapat  di  akses  oleh  orang  yang ditunjuk  sebagai  admin  dalam  penggunaan  sistem  tersebut  yang  kita  sebut  user admin.

## Perancangan database dan desain aplikasi
Perancangan  sistem  sering  disebut  dengan  istilah  desain  yang  dapat  dikatakan adalah  sebagai  upaya  atau  proses  penciptaan  obyek  baru.  Proses  yang  dilakukan dalam  pembuatan  sebuah  desain  dalam  basis  data  bertujuan  untuk  mendukung sistem  informasi  dan  kearsipan  elektronik  pada  lembaga  jaminan  sosial.  Tujuan dari  desain  Database  yaitu  untuk  menentukan  data-data  yang  dibutuhkan  dalam sistem  tersebut,  sehingga  informasi  yang  dirancang  akan  dapat  terpenuhi  dengan baik  dan  sesuai  dengan  harapan  user.  Sebagai  pendukung  perancangan  sistem informasi,  database  Mysql  digunakan  sebagai  media  penyimpanan  data  dalam
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
aplikasi  pengolaan  arsip  digital  pada  lembaga  jaminan  sosial.  Berikut  rancangan dalam desain aplikasi yang akan penulis gunakan :

## Struktur database
Strukture  database  merupakan  rancangan  data  base  yang  akan  digunakan  dalam sistem yang akan diimplementasikan dalam strukture database ini akan melibatkan beberapa tabel  data  yang akan menampung informasi tentang data terkait seperti tabel mitra ,tabel dokumen dan tabel cari dokumen.
Tabel 1. mitra Lembaga Jaminan Sosial No Nama Field Tipe Lebar 1 ID_Mitra Text 30 2 Nama_perusahaan Text 50 3 Alamat Text 50 4 No_Telp Text 15
Tabel  mitra  lembaga  jaminan  sosial  ini  digunakan  untuk  menginput  data-data dokumen  yang  diserahkan  oleh  lembaga  lain  yang  menjadi  mitra  dari  lembaga jaminan  sosial  dengan  adanya  tabel  ini  diharapkan  dapat  mempermudah pengaksesan  kembali  dokumen  yang  diperlukan  bila  disandarkan  pada kemitraannya  dengan  lembaga  jaminan  sosial.  Tabel  ini  nantinya  akan  diisi  oleh informasi  seputar  perusahaan  mitra  lembaga  jaminan  sosial  yang  sudah memberikan dokumen-dokumen nya ke lembaga jaminan sosial.
Tabel 2. Dokumen Detail No Nama Field Tipe Lebar 1 ID_Dokumen Text 30 2 Nama_Dokumen Text 50 3 Asal_Dokumen Text 50 4 Tgl_Dokumen Text 15 5 Deskripsi Text 1000
Berdasarkan  data  tabel  diatas  dapat  dijelaskan  bahwa  tabel  dokumen  detail  akan memuat  keseluruhan  data-data  yang  diperlukan  guna  memudahkan  dalam pencarian kembali dokumen yang tersimpan. ID_Dokumen merupakan kode unik yang digunakan untuk membedakan satu dokumen dengan dokumen lain sehingga tidak ada dokumen yang ganda hal ini akan memudahkan admin dalam pencarian dokumen  nantinya.  Nama  dokumen  memiliki  fungsi  memberikan  penamaan terkait  dengan  dokumen  yang  di  imput  misalnya  dokumen  yang  di  inputkan adalah dokumen nama-nama pegawai yang terdaftar pada mitra lembaga jaminan sosial  sehingga  dengan  begitu  satu  dokumen  dengan  dokumen  lainnya  dapat disesuaikan  dengan  metode  alfabet  yang  lebih  tersusun  rapih.  Asal  dokumen  ini menunjukan bahwa dokumen yang diterima berasal dari mana apakah dari sumber internal atau eksternal sehingga kalsifikasi dapat lebih mudah dilakukan. Terakhir tanggal  dokumen  memuat  tanggal  kapan  dokumen  itu  diinputkan  dengan  begitu
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
lembaga  jaminan  sosial  akan  dapat  melihat  database  sesuai  dengan  tanggal  yang tertera pada saat penginputan dokumen.
Tabel 3. Cari Dokumen No Nama Field Tipe Lebar 1 ID_Dokumen Text 30 2 ID_Mitra Text 50 3 Asal_Dokumen Text 50 4 Tgl_Dokumen_Masuk Text 15 5 Nama_Perusahaan Text 50 6 Nama_Dokumen Text 30
Data tabel cari dokumen ini akan memuat informasi tentang dokumen yang akan diakses  kembali  setelah  dokumen  di  inputkan  hal  ini  digunakan  untuk memudahkan admin dalam pencarian database yang sebelumnya cukup memakan waktu dalam proses pencarian. Untuk memudahkan pencarian maka dalam kolom database  akan  memunculkan  ID_Dokumen  dan  ID_Mitra  yang  berfungsi  untuk mencari  dokumen  yang  sudah  terinput  berdasarkan  kode  unik  yang  diberikan sehingga  pencarian  dokumen  akan  dapat  lebih  baik  dan  lebih  cepat  juga  efektif. Berikut  tampilan  awal  form  rancangan  pengelolaan  kearsipan  lembaga  jaminan sosial
Gambar 3. Menu Login
Gambar  3  tersebut  menunjukan  gambar  login  yang  akan  digunakan  oleh  admin kearsipan  dimana  username  dan  password  diberikan  oleh  bagian  kepegawaian sesuai  dengan  jabatan  dan  juga  posisinya  dalam  pengelolaan  kearsipan  sehingga admin  pengelolaan  kearsipan  dibagian  front  office  bisa  berbeda  dengan    bagian pengelolaan  kearsipan  yang  ada  dalam  back  office  hal  ini  dimaksudkan  untuk menghindari  fraud-fraud  yang  bisa  saja  terjadi  dan  sebagai  sistem  kontrol kearsipan  yang  dilakukan  oleh  manajemen  sehingga  antara  kepala  arsip  dengan pegawai bagian kearsipan akan memiliki username dan pass masing-masing juga tampilan yang berbeda.
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
Pada  gambar  4  merupakan  gambar  tampilan  awal  input  data  kearsipan  dimana dalam  form  tersebut  seorang  admin  akan  mudah  melakukan  input  dokumen  dan memberikan  keterangan  sesuai  dengan  kebutuhan  yang  akan  membantu memudahkan dalam pengelolaan juga akses kembali arsip yang dibutuhkan.

## Pengujian pemakaian sistem
Merupakan suatu tahap yang sangat penting karena melakukan proses uji aplikasi sistem basis data yang akan di implementasikan, dan melakukan revisi jika sistem memiliki  kekurangan-kekurangan  serta  memastikan  bahwa  sistems  yang digunakan  akan  bebas  dari  kesalahan  sebelum  dilakukannya  implementasi.  Dari hasil  program  yang  telah  dirancang  ini  akan  dilakukan  proses  uji  sistem  secara fungsional. Hasil pengujian dilakukan sebagai berikut pada table 4 dibawah ini:
Tabel 4. Pengujian Form Pengujian Form Arsip Proses awal Admin  menginput  keterangan  tentang dokumen terkait Proses System  akan  memunculkan  form  input data  yang  akan  memberikan  layanan pada  user  untuk  melakukan  input  data sesuai dengan program yang direncanakan Hasil uji coba Data  yang  diinputkan  melalui  form masuk  kedalam  table  data  yang  ada pada  My  sql  sehingga  data  ter  record dengan sempurna Kesimpulan Data  form  input  data  dapat  digunakan sesuai dengan fungsinya dan memudahkan  admin  dalam  melakukan proses penyimpanan. Diterima
Berdasarkan data hasil pengujian form input data dokumen maka hasil pengujian bahwa  data  dapat  tersimpan  dengan  sempurna  dan  data  dapat  terinput  melalui system sesuai dengan perancangan awal sehingga dapat disimpulkan metode input melalui form data ini dapat diterima dan layak untuk diimplementasikan. Setelah melakukan  pengujian  form  maka  akan  dilanjutkan  dengan  pengujian  pencarian data seperti yang digambarkan dalam table 5 dibawah ini:
Tabel 5. Pencarian Dokumen Pengujian Pencarian Dokumen Proses awal Admin  melakukan  pencarian  dokumen yang akan digunakan  yang sebelumnya telah tersimpan Proses Admin  memasukan  ID_Dokumen  dan ID_Mitra  yang  sudah  di  inputkan

## Coenraad, Studi Eksplanatori Mengenai Pengaruh Iklim Komunikasi
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
sebelumnya  maka  system  akan  secara lansgung mencari dokumen yang dibutuhkan  tersebut  dengan  mengacu pada ID atau kode unik yang dimunculkan oleh system secara otomatis Hasil uji coba Data  dokumen  yang  dibutuhkan  akan muncul  dalam  system  berdasarkan kategori  Penomoran  ID  sehingga  data yang  dicari  dapat  langsung  terakses tanpa harus mencari data-data lainnya Kesimpulan Metode  pencarian  dokumen  dapat berjalan  sesuai  dengan  perancangan system  maka  pencarian  database  ini berhasil  dilakukan  dan  dapat  diterima dalam  proses  implementasi  system nantinya
Berdasarkan data table 5 diatas dapat disimpulkan bahwa kondisi system ammpu menampilkan  dokumen  yang  dibutuhkan  dalam  waktu  yang  relative  cepat  dan efektif  sehingga  admin  tidak  akan  lagi  kesulitan  dalam  mengakses  kembali dokumen  yang  telah  di  simpan  sebelumnya  hal  ini  menunjukan  bahwa  system pencarian  data  memberikan  kemudahan  bagi  admin  dan  juga  dapat mempersingkat  waktu  pencarian  dari  system  kobnvensional  yang  sebelumnya diterapkan.
Bagan Alur Sistem

## Gambar 5. Alur sistem
Dari data alur system diatas terlihat bahwa proses alur system yang pertama akan dipakai adalah scan dokumen proses scan dokumen ini adalah sebagai berikut :
1. Admin membuka login system
2. Maka system akan menampilkan menu menu scan dokumen
3. Proses scan dokumen dilakukan
4. Setelah  dokumen  terscan  maka  admin  wajib  mengentrikan  data  dan melakukan  indexing  terhadap  dokumen  yang  sudah  terscan  tersebut  dan mengklik selesai
1.  Scan dan Indexing:
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
5. Dokumen  yang  terscan  dan  juga  data-data  yang  di  entrikan  dalam  form input data akan tersimpan atau terecord dalam database system.

## Gambar 6. Alur proses
Data alur sistem yang berikutnya adalah dalam proses pencarian dokumen berikut langkah-langkah yang akan dilakukan admin terkait dengan pencarian dokumen :
1. Admin membuka login sistem
2. Masuk kedalam sistem dan sistem akan menampilkan dokumen dokumen yang  telah  tersimpan  sebelumnya  berdasarkan  alpabet  dan  juga berdasarkan ID_Dokumen
3. Admin  dapat  menggunakan  form  search  dokumen  dan  memasukan  kata kunci untuk mencari dokumen seperti Id dokumen atau Id mitra bisa juga nama dokumen yang diperlukan.
4. Maka  sistem  akan  menampilkan  dokumen  sesuai  dengan  input  keyword yang  dimasukan  sehingga  admin  dapat  langsung  melihat  data  dokumen yang dicarinya.
5. Dokumen  yang  dicari  dapat  ditampilkan  secara  detail  dengan  mengklik tampilkan  dokumen  secara  detail  sehingga  sistem  akan  memunculkan dokumen  secara  lengkap  juga  dengan  informasi  data  yang  di  input  yang berkaitan  dengan  dokumen  tersebut  seperti  nama  dokumen,id  dokumen asal dokumenntgl dokumen dll.
6. Tampilan  detail  akan  disimpan  dalam  database  untuk  digunakan  dilain waktu sehingga proses pencarian dokumen akan berjalan sangat cepat dan sangat efektif.
Peminjaman/Pemindahan/Pemusnahan:
Gambar 7. Alur peminjaman
1. 2.  Pencarian:
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
Alur sistem yang ketiga adalah sistem peminjanan/pemindahan atau pemusnahan adapun langkah yang dilakukan adalah
1. User membuka aplikasi sistem dengan login sesuai dengan posisinya
2. Maka  sistem  akan  tampilkan  form  secara  detail  terkait  dengan  dokumen yang tersimpan
3. User  dapat  melakukan  permintaan  terhadap  sistem  baik  itu  permintaan peminjaman pemindahan atau pemusnahan dokumen pada sistem tersebut
4. Maka  sistem  akan  meneruskan  permintaan  tersebut  pada  pejabat  yang terkait yang akan memutuskan apakah permintaan diterima atau ditolak
5. Maka  pejabat  yang  berwenang  akan  menerima  notif  permintaan  dari sistem terkait permintaan yang diminta tadi
6. Pejabat  berwenang  dapat  mengecek  data  yang  diminta  secara  detail sebelum  memutuskan  kebijakan  apakah  permintaan  itu  akan  di  pemunhi atau ditolak
7. Jika  pejabat  berwenang  sudah  melakukan  pengecekan  data  maka keputusan akan diambil apakah data itu ditolak atau diterima
8. Maka  user  yang  melakukan  permintaan  akan  menerima  notifikasi  atrau jawaban  dari  pejabat  yang  berwenang  terkait  permintaan  yang diusulkannya.
9. Maka  sistem  akan  merecord  kejadian  tersebut  dan  akan  menyimpannya dalam database sistem

## Pembahasan Penelitian Produk Akhir Konsep pengelolaan sistem informasi kearsipan
Konsep sistem pengelolaan informasi kearsipan yang sedang berjalan di Lembaga jaminan  social  saat  ini,  pada  manajemen  pengelolaan  arsip  saat  ini  masih menggunakan  konsep  konvensional  adapun  konsep  digital  namun  masih melibatkan  pihak  ketiga  sehingga  kerahasiaan  dokumen  tidak  terlalu  terjaga. Dengan  sistem  yang  pada  umumnya  masih  mengandalkan  cara  konvensional  ini pengelolaan  kearsipan  berjalan  kurang  efektif.  Dengan  penyusunan  arsip menggunakan  map  dan  filling  cabinet  di  dalam  lemari.  Yang  membutuhkan persedian  tempat  untuk  peletakan  lemari,  filling  cabinet,  rak  dan  sebagainya sehingga pengelolaan kearsipan dirasakan kurang berjalan efektif.

## Permasalahan  Yang  Dihadapi  Perusahaan  Dalam  Pengelolahan  Arsip Dinamis
Sistem  pengolahan  kearsipan  di  Lembaga  jaminan  sosial  masih  menggunakan sistem  arsip  konvesial  dan  digital  yang  belum  berjalan  optimal,  dan  untuk penyimpanan  arsip  dinamis  menggunakan  sitem  digital  yang  masih  melibatkan pihak  ketiga  dan  local  database.  Sehingga  membutuhkan  waktu  yang  lebih  lama dan  kemungkinan  data  yang  tidak  akurat.  Berikut  uraian  yang  digunakan  peneiti
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
untuk  menemukan  permasalahan  apa  saja  yang  terjadi  dalam  kantor  bagian administrasi:
1. Identifikasi  masalah  langkah  awal  dalam  deskripsikan  data,  dengan melakukan identifikasi masalah bertujuan untuk mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi.
2. Menganalisis  sistem  mengnalisis  sistem  dari  kebutuhan  yang  diharapkan. Sehingga  dapat  diusulkannya  perbaikan-pebaikan  guna  menunjang peningkatan sistem kearsipan menjadi lebih baik.

## Aplikasi  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Pengelolaan  Arsip Digital Di Lembaga Jaminan Sosial.
Rancangan  sistem  informasi  manajemen  earsip  dinamis  yang  berbasis  php  dan Mysql. Dari hasil perancangan sistem yang ada dan sudah dijelaskan pada sub bab diatas  perencanaan  sistem  ini  akan  digunakan  sebagai  alternative  untuk memecahkan masalah yang ada di Lembaga jaminan sosial. Maka dari itu penulis melakukan  perancangan  kearsipan  yaitu  dengan  menggunakan  PHP  dan  Mysql sebagai  aplikasi  untuk  merubah  arsip  yang tadinya berifat  konvensial dan  digital yang masih berorientasi pada pihak ketiga menjadi sistem kearsipan instansi yang dapat  dikelola  sendiri  dan  merubah  arsip  konvensional  menjadi  arsip  elektronik guna untuk mempermudah dalam pengolaan kearsipan serta untuk mempermudah dalam mengetahui informasi data kearsipan di  Lembaga jaminan social  yang ada saat ini. Dan arsip yang telah diolah dapat tersimpan rapi dalam program database yang baik dan benar. Berikut beberapa rancangan dalam desain aplikasi yang akan dibuat.
Struktur  tabel  database  Pembuatan  aplikasi  database  pengarsipan  Lembaga jaminan social ini yang terdiri dari: Tabel Dokumen, table pencarian dokumen dan table peminjaman, pemindahan dan pemusnahan dokumen. Query Hubungan yang terjadi  pada  suatu  tabel  dengan  tabel  yang  lainnya,  yang  fungsinya  bertujuan untuk  mengatur  operasi  database.  Perancangan  query  ditampilkan  berdasarkan tabel yang telah dibuat dan dijadikan sebagai sumber data untuk mendesain form dan report dalam sistem informasi manajemen pengelolaan kearsipan di Lembaga jaminan social ini. Form yang dirancang sesuai kebutuhan perusahaan. Tampilan perancangan  form  di  desain  berdasarkan  data  table  dan  juga  dibuat  user  friendly sehingga mudah untuk digunakan bagi user.

## KESIMPULAN
Kesimpulan  berdasarkan  hasil  dari  analisis  perancangan  dan  pengujian  maka dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  informasi  manajemen  pengelolaan  kearsipan yang  berbasis  computer  pada  Lembaga  jaminan  sosial,  dan  memiliki  basis  data
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
(database). Diharapkan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dialami yang terkait  dengan  kearsipan  di  Lembaga  jaminan  sosial.  Aplikasi  perangkat  lunak PHP dan Mysql dapat dijadikan sebuah software alternative yang dapat digunakan dalam  perancangan  sistem  pengelolaan  kearsipan.  Dengan  adanya  basis  data (database)  pada  sistem  informasi  manajemen  pengelolaan  kearsipan  dengan komputer  dan  menggunakan  Mysql,  mempermudah  pencarian  dokumen  yang dibutuhkan. Report dan laporan yang dibuat sesuai berbasis PHP yang telah dibuat dan  diformat  dengan  mudah,  cepat  dan  akurat.serta  efektif  dalam  mencari dokumen-dokumen yang sudah tersimpan cukup lama.
Adapun beberapa saran  yang penulis harapkan agar dapat  membantu  perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas yaitu perancangan sistem yang sudah dilakukan saat ini masih belum sepenuhnya sempurna maka perlu ada upaya terus menerus dalam menyempurnakan sistem sesuai dengan kebutuhan dan tantangan jaman. Perancang sistem informasi pengelolaa kearsipan  yang penulis susun saat ini  masih  dikatakan  sangat  sederhana,  untuk  pengembangan  selanjutnya diharapkan para peneliti lainnya  dapat membuat perancangan yang lebih inovatif dan kreatif yang lebih memudahkan lagi dalam melakukan pengelolaan kearsipan. Untuk  pihak  kantor  bagian  administrasi  gar  dapat  melakukan  perawatan  pada sistem  informasi  manajemen  pengelolaan  kearsipan  baik  dari  segi  software  dan hardware agar sistem dapat bekerja dengan baik dan dapat terus beroperasi secara optimal serta tidak menimbulkan pengeluaran biaya  yang besar dikemudian hari. Kemajuan teknologi yang begitu pesat harus dapat terimplementasi dalam sistem yang ada sehingga dalam  prosesnya sistem ini akan terus sesuai dengan tuntutan jaman dan kebutuhan organisasi yang akan semakin besar.

## REFERENSI
Barros,  A.,  de  Toledo  Carneiro,  A.,  &  Wanderley,  S.  (2019).  Organizational archives  and  historical  narratives:  Practicing  reflexivity  in  (re) constructing the past from memories and silences. Qualitative Research in Organizations  and  Management:  An  International  Journal , 14 (3),  280- 294. https://doi.org/10.1108/QROM-01-2018-1604
Eveleigh, A. (2017). Participatory archives. Currents of archival thinking , 2 , 299- 326.
Feng, H. (2017). Identity and archives: return and expansion of the social value of archives. Archival Science , 17 (2), 97-112.
Hevner,  A.,  &  Chatterjee,  S.  (2010).  Design  science  research  in  information systems.  In Design  research  in  information  systems (pp.  9-22).  Springer, Boston, MA.
Bisnis Dan Iptek | Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pasundan Bandung
Stair,  R.,  &  Reynolds,  G.  (2020). Principles  of  information  systems .  Cengage Learning.