## Pembuatan Aplikasi Absensi Berbasis Website Pada POLDA Sumatera Utara
Adya Zizwan Putra 1)* , Amir Mahmud Husein 2) , Yennimar 3) , Rico Aldinata Tarigan 4)
12,3,4) Universitas Prima Indonesia Received: Aug 1, 2023 Accepted: Aug 9, 2023 Published: Aug 30, 2023 *adyazizwanputra@unprimd n.ac.id Abstrak  : Perkembangan  teknologi  dan  penyebaran  informasi  menjadi semakin cepat berbagai aspek kehidupan, baik aspek sosial, politik, budaya, pendidikan  dan  pekerjaan.  Perkembangan  ini  membuat  banyak  kegiatan operasional  perusahaan  yang  menjadi  lebih  efisien  dan  efektif,  salah satunya adalah kegiatan pencatatan kehadiran (absensi). Absensi menjadi salah  satu  aspek  utama  penilaian  terkait  ketaatan  kehadiran  dan kedisiplinan  karyawan  pada  saat  jam  kerja.  Hal  ini  dikarenakan  absensi dapat mempengaruhi kinerja karyawan khususnya di Polda Sumatera Utara. Di  Polda  Sumatera  Utara,  sistem  absensi  sudah  menggunakan  mesin fingerprint. Namun, detektor pada mesin fingerprint seringkali mengalami masalah  sehingga  karyawan  harus  melakukan  fingerprint  berulang-ulang agar  sidik  jari  dapat  dikenali  sensorPenelitian  ini  menggunakan  berbagai metode  yaitu  metode  pengamatan  secara  langsung  terhadap  kegiatan- kegiatan  yang  dilakukan  di  Polda  Sumatera  Utara,  wawancara  dengan karyawan Polda Sumatera Utara yang berkaitan langsung dengan masalah yang  diteliti  dan  Jurnal  yang  berhubungan  dengan  penelitian  yang dilakukan. Diharapkan aplikasi yang dirancang dapat menjadi solusi yang efektif  dalam  penyelesaian  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  Polda Sumatera Utara terutama dalam kegiatan absensi karyawan. Pengujian pada aplikasi  kehadiran  karyawan  dilakukan  agar  dapat  memastikan  bahwa aplikasi  dapat  berjalan  dengan  baik  dan  tidak  ada  debugging  pada sistem.Aplikasi  kehadiran  karyawan  dirancang  dengan  model  waterfall melalui  empat  tahapan  yang  dilakukan  yaitu  analisis  kebutuhan,  desain antarmuka  pengguna,  implementasi  aplikasi,  dan  pengujian  aplikasi, Melalui aplikasi ini, pihak Polda Sumatera Utara dapat melakukan mencatat, memeriksa, mengubah dan menyusun laporan kehadiran karyawan berbasis website,  Penambahan  karyawan,  pengubahan  data  user,  beserta pengunduhan laporan dalam aplikasi ini hanya dapat dilakukan oleh admin untuk menghindari kebocoran data yang terkait dengan aplikasi tersebut.
Kata Kunci: aplikasi absensi, absensi berbasis website, model waterfall
DSI: Jurnal Data Science Indonesia is licensed under a
Creative Commons Attribution-NonCommercial
4.0 International (CC BY-NC
4.0).

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  dan  penyebaran  informasi  menjadi  semakin  cepat  berbagai  aspek kehidupan,  baik  aspek  sosial,  politik,  budaya,  pendidikan  dan  pekerjaan  [1].  Perkembangan  ini  membuat banyak kegiatan operasional perusahaan yang menjadi lebih efisien dan efektif, salah satunya adalah kegiatan pencatatan  kehadiran  (absensi)  [2].  Absensi  menjadi  salah  satu  aspek  utama  penilaian  terkait  ketaatan kehadiran dan kedisiplinan karyawan pada saat jam kerja. Hal ini dikarenakan absensi dapat mempengaruhi kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, perlu adanya pendataan khusus untuk mencatat absensi agar aktifitas kerja dapat tercatat secara realtime dan baik [3].
Kehadiran  karyawan  menjadi  salah  satu  hal  penting  untuk  menunjang  setiap  aktivitas  yang berlangsung di perusahaan. Absensi dapat menjadi alat monitoring jam datang dan jam pulang karyawan di perusahaan [4]. Pada Polda Sumatera Utara, sistem absensi sudah menggunakan mesin fingerprint. Namun, detektor pada mesin fingerprint seringkali mengalami masalah sehingga karyawan harus melakukan fingerprint
berulang-ulang agar sidik jari dapat dikenali sensor. Hal ini menyebabkan beberapa karyawan malas melakukan absensi sehingga kegiatan absensi tidak berjalan dengan baik dan penyusunan laporan kehadiran karyawan pun mengalami kendala [5].
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Pembuatan Aplikasi Absensi Berbasis Website Pada Polda Sumatera Utara” terkait kegiatan pencatatn kehadiran karyawan pada Polda Sumatera Utara. Diharapkan aplikasi yang dirancang dapat menjadi solusi yang efektif dalam penyelesaian permasalahan yang dihadapi oleh Polda Sumatera Utara terutama dalam kegiatan absensi karyawan.

## TINJAUAN LITERATUR
K.  P.  Aji,  U.  Darusalam  (2018)  merancang  sistem  presensi  untuk  karyawan  dengan  RFID  berbasis  IoT menunjukan bahwa aktivitas perusahaan tidak dapat berjalan apabila tanpa adanya keikutsertaan karyawan dan  salah  satu  yang  harus  dilakukan  karyawan  dalam  melakukan  pekerjaannya  yaitu  komunikasi  [6]. Penyimpanan  presensi  akan  disalurkan  ke  database  (basis  data),  yang  merupakan  kumpulan  data  yang terintegrasi dan diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut dapat dimanipulasi, diambil, dan dicari secara cepat.  Perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk  mengelola  dan  memanggil  kueri  (query)  basis  data  disebut sistem manajemen basis data (Database Management System, DBMS) [7].
Q. Aini, Y. I. Graha, and S. R. Zuliana (2017) menerapkan Absensi QRCode Mahasiswa Bimbingan Belajar pada Website berbasis YII Framework yang didasari oleh bahasa pemograman PHP [8]. PHP adalah bahasa server- side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server- side scripting adalah sintaks dan perintah  - perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server, tetapi disertakan pada dokumen HTML [9], [10]. Dasar dari pengamanan sistem untuk mencegah akses dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab adalah kontrol akses. Sebuah sistem dapat memilliki 3 tahapan kontrol  akses  seperti  Identifikasi  pengguna,  bukti  keabsahan  pengguna  (autentikasi),  dan  hak/kewenangan pengguna (otorisasi) [11], [12].
N.  Hidayah,  I.  Novi  Yulianti,  A.  Saifudin,  and  T.  Desyani  (2021)  merancang  aplikasi  sistem  pengendalian kehadiran  menggunakan  metode  waterfall  yang  merupakan  salah  satu  pemodelan  yang  paling  umum digunakan dalam penyelesaian sebuah masalah karena dilakukan secara runtut dan berkelanjutan [13].

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan berbagai metode sebagai berikut 1. Desain Antarmuka Pengguna
Terdapat  beberapa  komponen  penyusun  dalam  tahap  mendesain  user  interface  dari  aplikasi  kehadiran karyawan  pada  Polda  Sumatera  Utara  meliputi  perancangan  database,  pembuatan  use  case  diagram  dan penggambaran flowchart.
a. Database
Terdapat  lima  struktur  tabel  yang  berelasi  dalam  pembuatan  aplikasi  kehadiran  karyawan  diataranya adalah:
1) Struktur Tabel Pengguna
Untuk menyimpan data pengguna yang terdiri atas admin dan user selaku pengguna dari aplikasi kehadiran karyawan digital untuk login.
Tabel 1. Struktur Tabel Pengguna No Field Name Type Data Length Keterangan 1 id_pengguna Integer 11 Primary Key 2 nip Varchar 20 3 nama Varchar 150
4 telp Varchar 50 5 email Varchar 50 6 foto Varchar 50 7 username Varchar 50 8 password Varchar 50 9 level Enumerate 50

## 2) Struktur Tabel Jam Masuk
Untuk menyimpan data terkait dengan detail jam masuk karyawan mulai dari rentang waktu jam masuk dimulai hingga berakhir beserta keterangan.
Tabel 2. Struktur Tabel Jam Masuk No Field Name Type Data Length Keterangan 1 jam_masuk integer 11 primary key 2 start time 3 finish time 4 keterangan varchar 255
3) Struktur Tabel Jam Keluar
Untuk menyimpan data terkait dengan detail jam keluar karyawan mulai dari rentang waktu jam keluar dimulai hingga berakhir beserta keterangan.
Tabel 3 . Struktur Tabel Jam Keluar No Field Name Type Data Length Keterangan 1 jam_keluar integer 11 primary key 2 start time 3 finish time 4 keterangan varchar 255 4) Struktur Tabel Absensi
Untuk  menyimpan  data  terkait  kegiatan  absensi  yang  dilakukan  oleh  user  pada  aplikasi  kehadiran karyawan.
Tabel 4. Struktur Tabel Absensi No Field Name Type Data Length Keterangan 1 id_absen Integer 11 Primary Key 2 tgl Date 3 waktu Time 4 id_user Integer 11

## 5) Struktur Tabel Laporan
Untuk menyimpan data terkait laporan kehadiran karyawan yang terdapat pada aplikasi.
Tabel 5. Struktur Tabel Laporan
No Field Name Type Data Length Keterangan 1 id_laporan Integer 11 Primary Key 2 tanggal Date 3 waktu Time 4 keterangan Varchar 255 5 id_pengguna Integer 11

## b. Use Case Diagram
Use Case Diagram mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem.
Gambar 1 . Use Case Diagram Aplikasi Kehadiran Karyawan

## c. Activity Diagram
Berdasarkan  use  case  diagram  yang  berfungsi  untuk  menggambarkan  perilaku  dinamis  dari  sebuah sistem,  activity  diagram  yang  dirancang  dalam  aplikasi  ini  menggambarkan  aktivitas  pengguna  ketika melakukan login dan logout dari aplikasi.
Gambar 2. Activity Diagram Login Aplikasi

## Gambar 3. Activity Diagram Logout Aplikasi
d. Flowchart
Flowchart yang akan dirancang meliputi tahapan penambahan karyawan baru, pengubahan data admin, mengubah jam masuk, jam keluar serta mengunduh laporan kehadiran karyawan oleh admin, sedangkan user meliputi tahapan absensi.
1) Flowchart Menambah Karyawan dan Mengubah Data Admin
Gambar 6. Flowchart Menambah Karyawan dan Mengubah Data Admin
2) Flowchart Mengubah Jam Masuk dan Jam Keluar

## Gambar 7. Flowchart Mengubah Jam Masuk dan Jam Keluar
3) Flowchart Melakukan Absensi dan Mengunduh Laporan Kehadiran Karyawan
4)
Gambar 8. Flowchart Melakukan Absensi dan Mengunduh Laporan Kehadiran Karyawan

## 2. Implementasi Aplikasi
Pada implementasi  aplikasi akan dijelaskan secara lebih detail  mengenai  aplikasi kehadiran karyawan pada Polda Sumatera Utara.
a) Halaman Login
Untuk dapat mengakses aplikasi kehadiran karyawan Polda Sumatera Utara dapat dilakukan dengan login mengisi username dan password pada kolom yang telah disediakan. Halaman login dapat diakses oleh seluruh pengguna baik admin maupun user.
Gambar 4. Form Login

## b) Halaman Beranda
Pengguna akan diarahkan ke halaman dashboard apabila username dan password yang diinput benar. Namun jika input yang diberikan salah, maka pengguna akan tetap berada pada halaman login. Pada laman  beranda  terdapat  sidebar  yang  memuat  menu  profil,  jam  absensi,  data  karyawan,  dan  riwayat absensi.

## Gambar 5. Tampilan Beranda
c) Halaman Edit Profil Admin
Admin  yang  bertugas  dapat  melakukan  pengeditan  melalui  menu  profil  dengan  mengganti  bagian- bagian yang dibutuhkan seperti foto profil, nomor induk karyawan, nama lengkap, nomor handphone, email, username dan password.

## Gambar 6. Tampilan Edit Profil Admin
d) Halaman Jam Absensi
Salah satu fitur aplikasi kehadiran karyawan yakni mengubah waktu absensi atau disebut dengan fitur waktu jam kerja. Terdapat rentang waktu masuk dan pulang yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Polda Sumatera Utara.

## Gambar 7. Tampilan Jam Absensi

## e) Halaman Edit Jam Masuk
Apabila terdapat penyesuaian terhadap jam kerja, maka admin dapat melakukan perubahan jam masuk kerja  sesuai  dengan  rentang  waktu  yang  diinginkan.  Nantinya  rentang  waktu  ini  akan  menjadi  waktu absensi para karyawan.
Gambar 8. Tampilan Edit Jam Masuk

## f) Halaman Edit Jam Keluar
Selain jam masuk, admin juga dapat melakukan penyesuaian terhadap jam keluar sesuai dengan rentang waktu yang diinginkan. Nantinya rentang waktu ini akan menjadi waktu absensi para karyawan. Apabila karyawan melakukan absensi diluar dari jam yang telah ditetapkan maka karyawan dianggap tidak hadir.

## Gambar 9. Tampilan Edit Jam Keluar
g) Halaman Data Karyawan
Admin  dapat  melihat  daftar  karyawan  yang  berperan  sebagai  user  pada  aplikasi  ini.  halaman  ini  juga menyertakan 3 fitur tambahan yakni “Tambah”, “Edit” dan “Hapus” data karyawan. Untuk dapat mengedit dan menghapus data karyawan, admin terlebih dahulu harus menambahkan karyawan baru.

## Gambar 10. Tampilan Data Karyawan
h) Halaman Tambah Data Karyawan
Dapat dilakukan penambahan karyawan baru pada aplikasi kehadiran karyawan digital Polda Sumatera Utara dengan  menu “Tambah”,  kemudian admin dapat mengisi bagian seperti nomor induk  karyawan (NIP), nama lengkap, email, username dan password.

## Gambar 11. Tampilan Tambah Data Karyawan
i) Halaman Edit Data Karyawan
Data  karyawan  yang  sudah  disimpan  dapat  diubah  melalui  menu  “Edit”  dan  kemudian  admin  dapat melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan dengan mengganti bagian yang dibutuhkan. Pada bagan ini admin juga dapat melakukan penggantian password user.

## Gambar 12. Tampilan Edit Data Karyawan
j) Halaman Hapus Data Karyawan
Data karyawan yang sudah disimpan dapat dihapus melalui menu “Hapus”. Pada bagian ini kemudian admin dapat melihat warning box untuk memastikan kembali apakah admin hendak menghapus data karyawan tersebut atau tidak.
Gambar 13. Tampilan Hapus Data Karyawan

## k) Halaman Absensi Karyawan
Di halaman ini admin dapat melihat riwayat kehadiran karyawan berdasarkan namanya pada fitur “Detail”. Sistem akan menampilkan riwayat kehadiran karyawan sesuai dengan absensi yang dilakukan oleh para karyawan.
Gambar 14. Tampilan Absensi Karyawan
l) Halaman Detail Absensi Karyawan
Dibagian detail akan ditampilkan nama karyawan beserta rentang waktu absensi yang tercatat di sistem. Di halaman ini admin dapat memilih untuk mencetak detail absensi atau mengekspornya ke dalam bentuk excel agar dapat disesuaikan apabila terdapat kesalahan.

## Gambar 15. Tampilan Detail Absensi Karyawan

## m) Halaman Export Laporan
Admin dapat mengekspor laporan kehadiran karyawan ke dalam dua tampilan yakni dapat berupa excel maupun PDF. Apabila admin memilih salah satu diantaranya maka aplikasi akan langsung mengarahkan admin ke laman berisi  PDF laporan yang siap dicetak atau tampilan tabel  yang  dapat  diakses  melalui Microsoft Excel.

## Gambar 16. Tampilan Export Laporan

## n) Halaman Profil User
User  dapat  mengubah  datanya  sendiri  melalui  menu  profil  dengan  mengganti  bagian-bagian  yang dibutuhkan seperti foto profil, nomor induk kekaryawanan (NIK), nama lengkap, nomor handphone, email, username dan password.
Gambar 17. Tampilan Profil User

## o) Halaman Edit Foto Profil Pengguna
Baik admin maupun user dapat melakukan pergantian foto profil pada lama ini dengan foto profil yang diinginkan. Pengguna dapat memilih fitur browse untuk mengakses penyimpanan device yang digunakan guna menambah foto profil ke dalam aplikasi kehadiran karyawan.

## p) Halaman Absen Masuk dan Pulang
User  dapat  melakukan  absensi  pada  laman  absen,  terdapat  pilihan  absen  masuk  dan  absen  keluar. Terdapat notifikasi pertanda apabila user belum melakukan absensi yakni dengan adanya warning box di sebelah menu “Absen”

## Gambar 19. Tampilan Absen Masuk
Apabila user berhasil melakukan absensi di jam terkait maka status absensi akan berganti menjadi tanda centang  berwarna  hijau.  Selain  itu  karyawan  tidak  dapat  melakukan  absen  masuk  dan  pulang  secara sekaligus di jam yang bersamaan. Pengisian absensi hanya dapat dilakukan sesuai dengan jam yang telah ditentukan.
Gambar 20. Tampilan Absen Keluar

## HASIL PENELITIAN
Pengujian pada aplikasi kehadiran karyawan dilakukan agar dapat memastikan bahwa aplikasi dapat berjalan dengan baik dan tidak ada debugging pada sistem.
a. Pengujian Input Karyawan Baru
Gambar 21. Tampilan Hasil Pengujian Input Karyawan Baru
b. Pengujian Cetak Laporan Kehadiran Karyawan Gambar 22. Tampilan Pengujian Cetak Laporan Kehadiran Karyawan
Gambar 23. Tampilan Pengujian Cetak Laporan Kehadiran Karyawan
Gambar 24. Tampilan Pengujian Cetak Rekap Kehadiran Karyawan

## Gambar 25. Tampilan Grafik Persentase Kehadiran Karyawan

## P EMBAHASAN
Pengelolaan terhadap data kehadiran karyawan pada Polda Sumatera Utara dalam pelaksanaannya mengalami beberapa permasalahan yakni pencatatan atau record kehadiran pada sistem mesin fingerprint tidak tercatat secara keseluruhan sehingga akurasi hasil pencatatan kehadiran masih tergolong tidak optimal dan berakibat pada  sulitnya  penyusunan  laporan  kehadiran  karyawan.  Dilihat  dari  permasalahan  tersebut,  penulis memberikan ide untuk merancang aplikasi kehadiran karyawan berbasis website guna memudahkan proses pencatatan dan pengolahan kehadiran karyawan di Polda Sumatera Utara. Aplikasi ini diharapkan memberikan kemudahan pada Polda Sumatera Utara terkait kegiatan absensi karyawan.

## KESIMPULAN
Dari  pembahasan  yang  telah  diuraikan  mengenai  pembuatan  aplikasi  kehadiran  karyawan  pada  Polda Sumatera Utara yang telah dilakukan, maka pada bab ini penulis menarik beberapa kesimpulan antara lain sebagai berikut
1. Aplikasi kehadiran karyawan dirancang dengan model waterfall melalui empat tahapan yang dilakukan yaitu analisis kebutuhan, desain antarmuka pengguna, implementasi aplikasi, dan pengujian aplikasi.
2. Melalui aplikasi ini, pihak Polda Sumatera Utara dapat melakukan mencatat, memeriksa, mengubah dan menyusun laporan kehadiran karyawan berbasis website.
3. Penambahan karyawan, pengubahan data user, beserta pengunduhan laporan dalam aplikasi ini hanya dapat dilakukan oleh admin untuk menghindari kebocoran data yang terkait dengan aplikasi tersebut.

## REFERENCES
[1] U. Rahmalisa, Y. Irawan, R. Wahyuni, T. Informatika, and H. T. Pekanbaru, “DENGAN KEAMANAN QR CODE (STUDI KASUS : SMP NEGERI 4 BATANG GANSAL).”
[2] H. Rhomadhona, “Penerapan Teknologi QR Code Berbasis Web untuk Absensi Pegawai pada BKPSDM Kabupaten Tanah Laut,” 2018.
[3] S.  Rahayu et  al. ,  “PERANCANGAN  APLIKASI  ABSENSI  PESERTA  BIMBINGAN  BELAJAR  BERBASIS  WEB DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK YII.”
[4] R.  Soelistijadi,  S.  Sugiyamta,  S.  Sunardi,  and  W.  Winarti,  “PRESENSI  KEHADIRAN  PEGAWAI MENGGUNAKAN QR CODE BERBASIS WEB UNTUK MENGATASI PENYEBARAN COVID-19 (STUDI KASUS PT. SWAKARYA INSAN MANDIRI SEMARANG),” vol. 22, no. 2, p. 2021.

## Akumulasi Persentase Kehadiran Karyawan
7,80%
Hadir
Absen
92,20%
[5] R.  Roosdianto,  A.  O.  Sari,  and  A.  Satriansyah,  “RANCANG  BANGUN  APLIKASI  SISTEM  INFORMASI ABSENSI  KARYAWAN  ONLINE,” INTI  Nusa  Mandiri ,  vol.  15,  no.  2,  pp.  135–142,  Feb.  2021,  doi: 10.33480/inti.v15i2.1932.
[6] S. Keputusan Dirjen Penguatan Riset dan Pengembangan Ristek Dikti, K. Prasetiyo Aji, U. Darusalam, and N. Dian Nathasia, “Terakreditasi SINTA Peringkat 4 Perancangan Sistem Presensi Untuk Pegawai Dengan RFID Berbasis IoT Menggunakan NodeMCU ESP8266,” 2018.
[7] A.  S.  Nurjaman  and  V.  Yasin,  “JISICOM  (Journal  of  Information  System,  Informatics  and  Computing) UTAMA  (Application  design  concept  of  web-based  staffing  management  system  at  PT  Bintang Komunikasi Utama).” [Online]. Available: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicomTelp.+62- 21-3905050,
[8] Q. Aini et al. , “Siti Ria Zuliana Title of manuscript is short and clear,” 2017.
[9] A. Putra Pratama, V. Yasin, and A. Z. Sianipar, “PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PRESENSI KARYAWAN BERBASIS WEB DI PT. PWS REINSURANCE BROKER INDONESIA,” Jurnal Widya , vol. 2, no. 2, pp. 115– 128, 2021, [Online]. Available: https://jurnal.amikwidyaloka.ac.id/index.php/awl
[10] I. P. Sari, F. Qathrunada, N. Lubis, and T. Anggraini, “Attribution-ShareAlike 4.0 International Some rights reserved Sistem Informasi Perancangan Sistem Absensi Pegawai Kantoran Secara Online pada Website Berbasis HTML dan CSS.”
[11] R. Chrystin, S. Napitu, I. A. Ramadhani, and F. Firman, “Perancangan Sistem Absensi Berbasis Web pada Program Studi PTI UNIMUDA Sorong,” Jurnal PETISI , vol. 1, no. 2, 2020.
[12] S.  Kasus,  :  Kantor,  K.  Purwodadi,  )  Subiantoro,  and  )  Sardiarinto,  “PERANCANGAN  SISTEM  ABSENSI PEGAWAI BERBASIS WEB,” JURNAL SWABUMI , vol. 6, no. 2, 2018.
[13] N. Hidayah, I. Novi Yulianti, A. Saifudin, and T. Desyani, “Pengembangan Aplikasi Mobile menggunakan Metode  Waterfall  untuk  Absensi  Karyawan,”  vol.  7,  no.  2,  pp.  2622–4615,  2022,  doi: 10.32493/informatika.v7i2.22274.