## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BAHAN BAKU DENGAN MODEL ELECTRONIC SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (E-SCM) PADA PT. HASSANA BOGA SEJAHTERA GUNA MENGATASI KETERLAMBATAN PRODUKSI
Fikri Nur Adam 1) , Yuliazmi 2)
1 Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : adamnurfikri027@gmail.com 1) , yuliazmi@budiluhur.ac .id 2)

## Absstrak
Manajemen  rantai  pasok  adalah  satu  sistem  pada  suatu  organisasi  untuk  menyalurkan  barang  produksi  dan jasanya kepada pelanggan. Didalam manajemen rantai pasok jika ada suatu rantai yang terhambat maka akan berpengaruh  kepada  yang  lain.  Salah  satu  yang  penting  dalam  manajemen  rantai  pasok  ialah  manajemen pengadaan bahan baku, jika dalam melakukan pengadaan bahan baku terhambat, maka proses produksi akan mengalami keterlambatan. Bagian PPIC pada PT. Hassana Boga Sejahtera merupakan bagian yang bertanggung jawab mengawasi ketersedian bahan baku dan inventori control, ketidak sesuaian data pada kartu stok dan jumlah bahan yang ada pada gudang  akan menyebabkan proses produksi terhambat. Oleh karena itu dalam manajemen pengadaan bahan baku perlu diadakan sebuah aplikasi sistem informasi yang dapat memberikan informasi stok bahan  baku  dan  informasi  batas  pembayaran.  Dalam  melakukan  penelitian  ini,  penulis  melewati  beberapa tahapan,  yaitu  wawancara  dengan  stakeholder,  observasi  langsung,  analisa  proses  yang  ada,  pengumpulan dokumen, studi kepustakaan, analisa dokumen berjalan dan perancangan sistem. Berdasarkan masalah yang ada, maka diperlukan sebuah sistem informasi dengan konsep supply chain management berbasis web dengan. Penulis berharap sistem ini dapat menyelesaikan masalah yang ada pada PT. Hassana Boga Sejahtera..
Kata kunci: e-scm, php, electronic supply chain management, pengadaan bahan, keterlambatan produksi, Hassana Boga Sejahtera
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Dengan  semakin  majunya  teknologi  banyak perusahaan melakukan evalusi dan perbaikan untuk meningkatkan  kinerja  dari  perusahaannya.  PT. Hassana  Boga  Sejahtera  merupakan  perusahaan yang  bergerak  didalam  bidang  produksi  bubur organik dan puding susu.

## 1.2. Permasalahan
Masalah  yang  dihadapi  oleh  PT.  Hassana Boga Sejahtera adalah:
1. sering tidak samanya data yang ada pada kartu stok dan jumlah bahan yang ada di gudang.
2. stok  bahan  kosong  atau  kurang  untuk  proses produksi karena supplier tidak mengirim bahan yang telah dipesan akibat dari  perusahaan yang saring telat dalam melakukan pembayaran.
Maka  dari  itu  dibutuhkan  suatu  sistem informasi dengan  model supply chain  manajement berbasis web.
1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan ini adalah:
a. Menganalisa proses bisnis dari mengidentifikasi masalah yang berkenan dengan proses pengadaan  bahan  baku  dan  produksi  pada  PT. Hassana Boga Sejahtera .
b. Menghasilhan  Aplikasi  SCM  yang  dapat membantu perusahaan dalam mengatasi keterlambatan produksi produk.
c. Mengatasi  masalah  mengenai  pengadaan  dan pencatatan  bahan  baku  guna mengatasi keterlambatan  produksi  dengan  menggunakan model supply  chain  management dengan pendekatan teknologi informasi berbasis Web.

## 1.4. Manfaat Penulisan
Manfaat  yang  akan  diperoleh  dari  tulisan  ini ialah:
a. Meningkatkan  efektifitas  kinerja  pada  saat produksi.
b. Memperlancar semua arus  informasi diantara semua pihak yang teribat.
c. Dengan  terhubung  keinternet  memberikan kemudahan  dalam  mengetahui  jumlah  stok digudang.
d. Dengan  adanya  peringatan  batas  waktu pembayaran  maka  perusahaan  tidak  akan mengalamai  keterlambatan  dalam  melakukan pembayaran.
1.5 Landasan Teori Menurut Tata Sutabri (2012:10)
mengungkapkan:  “Sistem  dapat  diartikan  sebagai suatu  kumpulan  atau  himpunan  dari  unsur,
komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinterakasi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu” [1].
Tata Sutabri (2012) juga mendefinisikan suatu sistem  mempunyai  karakteristik  atau  sifat-sifat tertentu yaitu :
a. Komponen Sistem (Components)
b. Batasan Sistem (Boundary)
c. Lingkungan Luar (Environments)
d. Penghubung Sistem (Interface)
e. Masukan Sistem (Input)
f. Keluaran Sistem (Output)
g. Pengolahan Sistem (Process)
h. Sasaran Sistem (Objectives) Tata  Sutabri  (2012:31)  mengungkapkan: “Informasi  adalah  data  yang  diklasifikasikan  atau diolah  atau  di  interpretasikan  untuk  digunakan dalam proses pengambilan keputusan” [2].
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu:
a. Akurat ( Accurate )
b. Tepat Waktu ( Time Liness )
c. Relevan ( Relevan )
Menurut  Tata  Sutabri  (2012:39)  Sistem informasi  adalah  suatu  sistem  didalam  suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan  transaksi  harian  yang  mendukung fungsi  operasi  organisasi  yang  bersifat  manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu[2].
Menurut Drs. Amin Widjaja (2012 : 3) adalah “  integrasi  aktivitas  pengadaan  bahan  dan pelayanan,  pengubahan  menjadi  barang  setengah jadi  dan  produk  akhir  sereta  pengiriman  ke pelanggan” [3].
Menurut  Turban,  et  al.  (2008  :  309) mengungkapkan:”E-Supply  Chain  management adalah  kolaborasi    penggunaan  teknologi  untuk meningkatkan  proses business to business,  dan meningkatkan kecepatan,
kemampuan, pengendalian realtime ,  dan  kepuasan  pelanggan. Dengan menerapkan E-SCM, maka proses business to business yang  terjadi  belum  maksimal  dapat menjadi  lebih  efisien  dan  mengurangi  biaya. Namun  penerapan  teknologi  bukan  sekedar mengenai  perubahan  teknologinya  saja,  tetapi meliputi kebijakan manajemen,  budaya organisasi, proses  bisnis,  dan  strukrur  organisasi  disepanjang supply chain [4].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam  melakukan  penulisan  tugas  akhir  ini penulis melakukan beberapa proses, yaitu:
a. Wawancara dengan stakeholder
Tahap  awal  yang  dilakukan  untuk mengetahui permasalahan  yang ada pada PT. Hassana  Boga  Sejahtera  yaitu  dengan mewawancarai kepala pabrik yang bertanggung  jawab  dalam  peroses  produksi dan pengadaan bahan baku.
b. Obsevasi langsung Setelah  melakukan  wawancara  dengan stakeholder, penulis mendapatkan kesempatan untuk  melakukan  observasi  langsung  untuk melihat kegiatan kegiatan oprasional yang ada pada PT. Hassana Boga Sejahtera.
c. Analisa proses bisnis
Tahap berikutnya adalah penulis melakukan analisa terhadap kegiatan perusahaan dari awal sampai akhir proses dan aturan  bisnis  yang  berlaku,  banyak  proses yang  terdapat  pada  PT.  Hassana  Boga Sejahtera  namum  penulis  membatasi  lingkup analisa  dengan  tidak  membahas  proses penjualan  dan  pengiriman  pada  PT.  Hassana Boga Sejahtera
d. Identifikasi masalah
Tahapan  selanjutnya  adalah  identifikasi masalah,  identifikasi  masalah  ini  dilakukan untuk  mengetahui  masalah  yang  tidak disebutkan  oleh  stakeholder  berdasarkan proses bisnis yang  berjalan
e. Pengumpulan dokumen berjalan Pada  tahap ini  penulis melakukan pengumpulan  dokumen  apa  saja  yang  terkait dalam  proses  pengadaan  bahan  baku  sampai dengan proses produksi. Tahap ini dibutuhkan untuk  mengetahui  dokumen  apa  saja  yang terlibat dalam proses bisnis yang berjalan.
f. Analisa dokumen berjalan
Setelah identifikasi masalah, proses selanjutnya  adalah  mengganalisa  dokumen yang  berjalan.  Tahapan  ini  dibutuhkan  untuk mengetahui dokumen  masukan dan dokumen keluaran pada proses bisnis yang berjalan.
g. Analisa kebutuhan
Tahapan selanjutnya adalah analisa kebutuhan, pada tahapan ini penulis menganalisa  kebutuhan-kebutuhan  apa  saja yang  diperlukan  untuk  mendapatkan  solusi dari  masalah-masalah  yang  telah  di  dapat sebelumnya.
h. Merancang sistem usulan.
Berdasarkan  tahapan-tahapan  sebelumnya,  maka penulis  mencoba  untuk  merancang  sebuah  sistem berupa  rancangan,  yang  terdiri  dari  beberapa rancangan layar.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Ulasan Singkat Organisasi
Nayz  dan  Bebiluck  adalah  sebuah  merk dagang yang cukup ternama di Indonesia. Mulanya, Nayz  adalah  merek  dagang  berbentuk  kemitraan yang  berdiri  sejak  tahun  2010.  Nayz  hadir  untuk memberikan solusi kepada semua yang membutuhkan asupan organik.

## Visi Perusahaan
Menginspirasi perubahan kehiduapan manusia menjadi  lebih  baik,  secara  fisik  maupun  prilaku melalui makanan halal dan baik.

## Misi Perusahaan
Memastikan  sumber,  proses,  pangan  dan distribusi  secara  legal,  dengan  kualitas  terbaik, menjaga  keseimbangan  dengan  alam  mengandung banyak kebaikan untuk konsumen, dan menggapai setiap daerah dimanapun mereka berada.
3.2 Proses Bisnis Sistem Berjalan
a. Rich Picture Proses Berjalan
Gambar  1 : Rich Picture Proses Bisnis Berjalan
Uraian Gambar :
1) Bagian marketing menerima PO dari reseller, lalu memberikan PO ke bagian gudang untuk di cek  ketersedian produk.
2) Berdasarkan PO dari bagian marketing, bagian gudang akan mengecek ketersedian produk di gudang  bahan  jadi.  Pada  saat  mengecek ketersediaan produk, akan ada dua kemungkinan yaitu:
a) Yang pertama jika produk yang diminta oleh  bagian  marketing  mencukupi, produk akan dikirim melalui kurir.
b) Dan yang kedua jika jumlah produk tidak mencukupi  maka  bagian  gudang  akan menginformasikan kebagian PPIC.
3) Berdasarkan  informasi  dari  bagian  gudang, bagian  PPIC  memeriksa  ketersediaan  bahan- bahan untuk produksi pada kartu stok bahan, dan akan ada dua kemungkinan yaitu :
a) Jika  bahan  bahan  mencukupi  untuk produksi,  maka  bagian  PPIC  akan
membuat Surat Perintah Kerja yang akan diberikan kebagian Produksi.
b) Jika  bahan  baku  tidak  mencukupi  maka PPIC tidak akan membuat SPK.
4) Berdasarkan  SPK  yang  diterima,  bagian produksi  akan  membuat  form  permintaan bahan  baku/bahan  bantu/bahan  kemas  yang akan di serahkan ke bagian gudang.
5) Staff  gudang  bahan  baku  akan  mengirimkan bahan  baku  sesuai  dengan  permintaan  dari bagian  produksi  dan  mengupdate  kartu  stok bahan baku.
6) Bagian  produksi  akan  melakukan  proses produksi sesuai dengan surat perintah kerja.
7) Disetiap  proses,  operator  produksi  akan mengisi  form  control  process  sesuai  dengan proses produksi yang dikerjakan yang akan di catat di buku besar.
8) Jika  Proses  Pencacahan,  operator  produksi akan  mengisi  Form  Control  Process  Cutting. Jika  Pengeringan,  operator  produksi  akan mengisi  Form  Control  Process  Drying.  Jika penyusutan  bahan  baku,  operator  produksi akan mengisi Form Control Process Crushing. Jika  pencampuran  bahan  baku,  operator produksi  akan mengisi Form Control Process Mixing.  Jika  pengemasan,  operator  produksi akan mengisi Form Control Process Pengemasan. 9) Setelah  semua  proses  selesai  operator produksi  akan  mengisi  Form  Monitoring Produksi  harian  yang  akan  diparaf  oleh mandor.
10) Setelah  produk  jadi,  bagian  produksi  akan membuat  Form  Serah  Terima  Produk  Jadi yang akan diserahkan kebagian gudang bahan jadi dan mengupdate stok produk jadi.
11) disetiap  sore  hari  bagian  gudang  bahan  baku akan  memendata  stok  bahan  baku  setelah proses produksi
12) gudang  akan  melaporkan  Kartu  Stok  Bahan baku kebagian PPIC.
13) Berdasarkan  dari  kartu  stok  bahan  baku, bagian  PPIC  akan  menganalisa  apakah  stok bahan baku mencukupi untuk produksi,
14) jika tidak mencukupi, maka bagian PPIC akan memberitahu bagian Purchasing untuk segera melakukan Pembelian.
15) Bagian  Purchasing  akan  membuat  PO  dan diserahkan ke Man. Prod untuk proses acc.
16) Jika  sudah  disetujui  oleh  man.  Prod,  maka Bagian  purchasing  akan  memberikan  PO  ke supplier.
17) Supplier  akan  mengirimkan  barang  sesuai dengan  PO  yang  telah  diterima,  serta melampirkan Surat jalan, invoice dan PO.
18) Staff  gudang  akan  menerima  barang  dan mengecek kesesuaian jumlah dan jenis barang.
19) Jika  barang  yang  diterima  sesuai  maka  staf gudang  akan  mengupdate  kartu  stok  bahan baku sesuai dengan jenis dan jumlah barang.
20) Jika  tidak  maka  supplier  akan  mengubah jumlah atau jenis barang pada surat jalan dan invoice.
21) Staff  gudang  akan  memberikan  SJ,  invoice dan PO ke bagian Keuangan.
22) Setiap bulan bagian keuangan akan memberikan rekapitulasi invoice ke pimpinan.
23) PPIC  akan  melaporkan  Stok  Opname  bahan baku(  rekapitulasi  kartu  stok  )  kekepala pabrik.
24) Bagian gudang akan melaporkan laporan Stok produk jadi kepada kepala pabrik.
25) Kepala pabrik akan melaporkan Stok Opname bahan baku, Rekapitulasi produksi harian dan Stok Produk Jadi ke pimpinan.
b. Fishbone Diagram
Gambar  2 : Ishikawa Fishbone
Penyebab:
1) Prosedur
Tidak  disiplinnya  pencatatan  bahan masuk maupun bahan keluar, yang menyebabkan  tidak  samanya  antara  data bahan pada kartu stok dan jumlah bahan yang ada di gudang.
2) Process Tidak  adanya  pemberitahuan  batas
pembayaran,  yang  menyebabkan  telat  dalam melakukan  pembayaran,  akan  menyebabkan tidak dikirimnya bahan yang telah dipesan. Tidak adanya pemberitahuan stok minimum dari  suatu  bahan,  yang  menyebabkan  telat dalam melakukan pembelian.
3.3 Analisa Sistem Usulan
a. Use Case Diagram
Sistem  yang  diusulkan  digambarkan  dalam bentuk  use  case  diagram  yang  disajikan  pada gambar 3 sampai dengan gambar 12
Gambar  3 : Package Diagram
Gambar  4 : Use Case Diagram Account
Gambar  5 : Use Case Diagram adm
Gambar  6 : Use Case Diagram Gudang
Gambar  7 : Use Case Diagram mp
Gambar  9 : Use Case Diagram ppic
Gambar  10 : Use Case Diagram produksi
Gambar  11 : Use Case Diagram Purchase
Gambar  12 : Use Case Diagram sm
3.4 Model Data
a. Class Diagram
Penggambaran data dan prosedur yang akan digunakan pada sistem yang diusulkan digambarkan dalam bentuk class diagram sebagai berikut:
Gambar  13 : Class Diagram

## b. Logical Record Structured
Hubungan data antar tabel yang terdapat pada basisdata yang digunakan pada sistem usulan digambarkan dalam bentuk logical record structured (LRS) sebagai berikut:
Gambar  14 : Logical Record Structured
3.5 Design GUI
a. Struktur Menu
Dalam  menjalankan  sistem  usulan  ini,  user akan  diberikan  stuktur  menu  yang  sesuai  dengan kebutuhan dan  hak akses  masing-masing. Struktur
menu tersebut disajikan sesuai dengan gambar 15.
Gambar  15 : Struktur Menu
b. Rancangan Form
Gambar  16 : Rancangan Form Login
Deskripsi:
1. Saat  user  membuka  sistem,  halaman  yang pertama muncul adalah halaman login.
2. Pada halaman login terdapat textbox username dan  textbox  password,  button  Sign  In,  dan lupa password.
3. Untuk  masuk  ke  dalam  sistem  user  harus mengisi username dan password pada textbox yang telah disediakan.
4. User  klik  button  Sign  In  untuk  masuk  ke dalam sistem .
Gambar  17 : Rancangan Form Entry PO
Deskripsi:
1. Untuk  melakukan  cetak  purchase  order,  user harus mengentri form purchase order.
2. Pada  halaman  entry  form  purchase  order terdapat  nomor  purchsase  order,  tanggal purchase order, expeted delivery date.
3. Lalu user dapat memilih supplier.
4. Kemudian  user  memilih  bahan  yang  ingin dipesan.
5. Setelah  memilih  bahan  user  memasukan  qty, serta harga per unit.
6. Kemudian klik button tambah.
7. Setelah selesai user klik button simpan.

## Gambar  18 : Racangan Form Acc PO
Deskripsi:
1. Pada rancnagan  form acc PO terdapat button cari  untuk  mencari  data  purchase  order  yang sudah dientri oleh staff purchasing.
2. User  mencari  data  PO  kemudian  ceklis  pada chekbox yang telah disediakan.
3. Setelah selesai maka klik button simpan.
4. Setelah  di  acc  dan  tersimpan  maka  staff purchasing  akan  dapat  mencetak  purchase order.
4. KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  yang dilakukan pada PT. Hassana Boga Sejahtera, maka dapat diambil beberapa kesimpulan dalam melakukan  proses  produksi,  PT.  Hassana  Boga Sejahtera  mengalami  dua  masalah  pada  dua kategori, yaitu prosedur dan proses.
1. Pada  kategori  prosedur,  masalah  yang  alami oleh  perusahaan  adalah,  tidak  disiplinnya pencatatan  keluar  dan  masuknya  bahan  yang menyebabkan  ketidak  sesuaian  data  pada kartu stok bahan dan  jumlah  bahan  yang ada di  gudang.  Maka  dengan  adanya  fitur  yang terdapat pada sistem yang usulan yang berupa entry data bahan dan produk, entry data bahan dan  produk  masuk,  dan  cetak  bahan  dan produk keluar yang telah otomatis bertambah ketika user mengentri  bahan  atau  produk masuk dan berkurang  ketiaka ada permintaan bahan atau produk.
2. Sedangkan  pada  kategori  proses,  perusahaan mengalami stok bahan kosong yang disebabkan  sering  mengalami  keterlambatan dalam melakukan pembayaran, maka supplier tidak  mengirim  bahan  yang  telah  dipesan. Serta  terlambatnya  melakukan  pembelian. Maka pada sistem usulan terdapat sebuah fitur
notifikasi batas pembayaran serta sebuah fitur stok bahan baku maupun produk jadi.

## 4.2 Saran
Selama  melakukan  penelitian  pada  PT. Hassana  Boga  Sejahtera,  penulis  mempunyai beberapa saran untuk perusahaan. 1. Rancangan sistem informasi Electronic
Supply Chain  Management yang telah dibuat diharapkan PT. Hassana Boga Sejahtera dapat mengembangkan kembali untuk mendapatkan solusi  yang  lebih  baik  untuk  mengatasi kekosongan  stok  bahan  yang  mengakibatkan keterlambatan produksi.
2. Agar sistem berjalan dengan baik, diharapkan adanya  suatu  pelatihan  dan  kerja  sama  yang baik pada semua staff yang terkait.
3. Perlu  dilakukannya back  up secara  berkala untuk menghindari kehilangan atau kerusakan data pada sistem.
4. Sistem  informasi electronic  supply  chain management pada PT. Hassana Boga Sejahteraini dapat dikembangkan lagi dengan
membahas upstream dan downstream.
5. Daftar Pustaka
[1] Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
[2] Sutabri, Tata 2012, Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta :Andi Offset.
[3] Tunggal,  Amin  Widjaja  2012,  Dasar-Dasar Intefrated Supply Chain Management.
Jakarta : Harvarindo.
[4] Turban,  Efraim,  R.  Kelly  Rainer  Jr.,  Richard E. Porter 2008, Introduction to
Information  Technology,  New  York  :  John Wiley and Sons