Strategi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan Dalam Penyelamatan Arsip Coronavirus Disease

## ABSTRACT
The  Covid-19  pandemic  archive  is  one  of  the  nation's  collective memories  that  needs  to  be  saved,  archival  institutions  have  an important role in efforts to save the Covid-19 pandemic archives. This study aims to describe the efforts of the Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan in saving the Covid-19 Pandemic Archives. This study  uses  a  descriptive  qualitative  approach  with  observation, interviews  and  documentation  studies.  The  results  showed  that  the Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan had made efforts to  save  the  Covid-19  Pandemic  Archives  with  five  stages  in accordance  with  Anton's  opinion  (2020):  (1)  preparation;  (2)  data collection  and  identification;  (3)  arrangement  and  registration;  (4) assessment; and (5) submission of the Covid-19 Pandemic archives to the Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan .

## INTISARI
Arsip  pandemi  Covid-19  merupakan  salah  satu  memori  kolektif bangsa  yang  perlu  diselamatkan,  lembaga  kearsipan  memiliki  peran penting  dalam  upaya  penyelamatan  arsip  pandemi  Covid-19. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan upaya Dinas Arsip dan Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  dalam  penyelamatan  Arsip Pandemi Covid-19. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota  Tarakan  telah  melakukan  upaya  penyelamatan  Arsip  Pandemi Covid-19 dengan lima tahapan sesuai dengan pendapat Anton (2020), yaitu : (1) persiapan; (2) pendataan dan identifikasi; (3) penataan dan pendaftaran; (4) penilaian;  dan (5) penyerahan  arsip  Pandemi  Covid- 19 kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan.

## 1,2,3 Fakultas Sastra, Universitas Negeri Malang
Submitted: 07/08/2021 Received: 22/05/2023
*Correspondence: Andi Asari andi.asari.fs@um.ac.id
KEYWORDS: strategy save Covid-19 pandemic archives
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan
KATA KUNCI: strategi penyelamatan arsip pandemic Covid -19
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan
Alifia Cahyaningtyas Aritra 1 , Andi Asari 2 , Kusubakti Andajani 3
CITE THIS ARTICLE: Aritra, A. C., Asari, A., & Andajani, K. (2022).
Strategi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan Dalam Penyelamatan Arsip Coronavirus Disease . Diplomatika: Jurnal Kearsipan
Terapan, 6(1), 27-36. https://doi.org/10.22146/ diplomatika.68285

## PENDAHULUAN
Pandemi  Covid-19  merupakan  sebuah  bencana  global  yang  menyebabkan berbagai  permasalahan  dalam  berbagai  sektor  kehidupan.  Pemerintah  berupaya melakukan percepatan penanganan Pandemi Covid-19 dengan mengeluarkan berbagai kebijakan.  Kebijakan  dan  upaya  yang  dilakukan  Pemerintah  Indonesia  selama  masa penanganan  dan  pengendalian  Pandemi  Covid-19  harus  didokumentasikan  dan dilestarikan  untuk  ketersediaan  informasi  mengenai  Pandemi  Covid-19  bagi  generasi mendatang.
Selaras  dengan  yang  disampaikan  oleh  Azmi  (2020:15) International Council on Archives  (ICA) bersama  organisasi  kearsipan  lainnya  menyatakan bahwa  instansi pemerintah dan pelaku usaha serta lembaga penelitian yang ada di seluruh dunia harus melakukan  dokumentasi  dan  penyelamatan  segala  peristiwa  yang  berkaitan  dengan Covid-19  untuk  kepentingan  saat  ini  dan  di  masa  depan.  menyelamatkan  memori kolektif bangsa, lembaga kearsipan turut serta dengan melakukan penyelamatan Arsip Pandemi  Covid-19.  Dengan  adanya  upaya  penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19, maka informasi yang terkandung pada arsip dapat diselamatkan serta menjadi sumber informasi  dan  pengetahuan  bagi  generasi  mendatang.  Arsip  Pandemi  Covid-19  perlu untuk  diselamatkan  dan  dikelola  dengan  baik  sebagai  bukti  pertanggungjawaban akuntabilitas  serta  menjaga  memori  kolektif  bangsa.  Berbagai  kebijakan  pemerintah dalam  hal  percepatan  penanganan  Covid-19,  arsip  keuangan  negara  yang  telah digunakan,  dan  perkembangan  penanganan  Covid-19,  serta  seluruh  arsip  berkaitan dengan  Covid-19  perlu  diselamatkan  dan  dikelola  dengan  baik  agar  menjadi  sebuah pengetahuan. Selain itu, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi  (MENPAN-RB)  telah  menerbitkan  Surat  Edaran  Nomor  62  Tahun  2020 tentang  Penyelamatan  Arsip  Penanganan  Covid-19  dalam  Mendukung  Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Dari  uraian  di  atas,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  kearsipan  mempunyai peranan  penting  sebagai  pusat  ingatan  dan  sumber  informasi  serta  sebagai  alat pengawasan  yang  diperlukan  dalam pelaksanaan  kegiatan  baik  pada  lembaga  negara maupun  lembaga  swasta.  Informasi  yang  terkandung  pada  arsip  dapat  digunakan pimpinan  dalam  membuat  keputusan  dan  merancang  sebuah  kebijakan.  Oleh  karena itu, perlu ada sistem dan prosedur kerja di bidang kearsipan dari suatu lembaga, baik lembaga negara maupun lembaga swasta.
Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  merupakan  lembaga kearsipan yang memiliki kewajiban dan wewenang untuk mengelola dan memelihara arsip  di  Kota  Tarakan.  Dalam  Undang  Undang  No.43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan dijelaskan  bahwa  lembaga  arsip  daerah  berkewajiban  untuk  mengelola  arsip  inaktif yang  berasal  dari  organisasi  perangkat  daerah  atau  penyelenggara  pemerintahan daerah  kabupaten/kota  serta  memberikan  pembinaan  kearsipan  pada  pencipta  arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan upaya yang telah dilakukan oleh Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  dalam  penyelamatan  Arsip Pandemi  Covid-19.  Penelitian  ini  menggunakan  teori  tahapan  penyelamatan  Arsip Pandemi Covid-19 yang dikemukakan oleh Anton (2020). Rancangan dalam penelitian ini  diawali  dengan  kajian  pustaka  terkait  penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19 kemudian  dilanjutkan  dengan  observasi  lapangan.  Pada  kajian  pustaka  ditemukan bahwa penyelamatan Arsip Pandemi Covid-19 dilakukan dalam lima tahapan yaitu: (1) persiapan, (2) pendataan dan identifikasi, (3) penataan dan pendaftaran, (4) penilaian arsip dan (5) penyerahan arsip.
Demi  mendukung  kegiatan  penyelamatan  arsip  pandemi  Covid-19  di  Kota Tarakan,  maka  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  memiliki  peran yang  sangat  penting.  Oleh  karena  itu  peneliti  mencoba  untuk  meneliti  upaya  yang dilakukan  oleh  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  untuk penyelamatan arsip pandemic Covid-19.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif dan menggunakan  pegawai  kearsipan  sebagai  sumber  data  penelitian.  Teknik pengumpulan  data  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  observasi,  wawancara dan  studi  dokumentasi.  Analisis  data  pada  penelitian  ini  menggunakan interactive model yang dikemukakan oleh Milles and Huberman (1984) dalam Sugiyono (2015).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Upaya Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan dalam Penyelamatan Arsip  Covid-19  terdiri  dari  5  tahapan,  hal  tersebut  sesuai  dengan  yang dikemukakan oleh Anton (2020) pada sosialisasi ANRI tentang Strategi Penyelamatan Arsip Pandemi Covid-19.

## 1. Persiapan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peneliti di lapangan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan dalam upaya penyelamatan Arsip pandemi Covid- 19  melakukan  tahap  persiapan  dengan  memilih  sumber  daya  manusia  yang berpengalaman dalam kegiatan pengelolaan arsip dengan membentuk Tim Monitoring dan  Evaluasi  Pengelolaan  Arsip  Pandemi  Covid-19.  Sumber  daya  manusia  yang tergabung  dalam  tim  ini  telah  dibekali  dengan  mengikuti  sosialisasi  ANRI  yang diselenggarakan  secara  daring via  virtual  zoom .  Selain  itu,  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan juga memberikan sarana penunjang pengumpulan Arsip  Pandemi  Covid-19  yang  sesuai  dengan  standar  lembaga  kearsipan  untuk organisasi  perangkat  daerah.  Hal  ini  terlihat  dari  penggunaan  map  Arsip  Pandemi Covid-10  yang  memiliki  warna  seragam  dan  diberi  label  Covid-19.  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan melakukan kegiatan penyelamatan Arsip Pandemi Covid-19 dengan tujuan untuk merawat dan melestarikan pengetahuan sehingga dapat menjadi  pembelajaran  di  masa  mendatang.  Penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19 bertujuan  untuk  menjamin  ketersediaan  arsip  untuk  bukti  akuntabilitas  penggunaan anggaran dan sebagai memori kolektif bangsa.

## 2. Pendataan dan Identifikasi Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti, Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  menentukan  unit  pencipta  Arsip Pandemi  Covid-19  terlebih  dahulu  untuk  mempermudah  proses  pendataan  dan identifikasi  Arsip  Pandemi  Covid-19.  Penentuan  unit  pencipta  arsip  disesuaikan dengan Surat Edaran nomor 045.62 / 413 / DAPD / 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Coronavirus  Disease 2019  (Covid-19)  dalam  Mendukung  Akuntabilitas Kinerja  Instansi  di  Lingkungan  Pemerintah  Kota  Tarakan.  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  mengerahkan  tim  untuk  mengumpulkan  Arsip Pandemi  Covid-19  dengan  datang  langsung  ke  unit  pencipta  arsip.  Adapun  unit pencipta Arsip Pandemi Covid-19 di Tingkat Kota Tarakan adalah sebagai berikut:
a. Seluruh organisasi perangkat daerah di Lingkungan Kota Tarakan;
b. Seluruh bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah Kota Tarakan;
c. Lurah Se-Kota Tarakan;
d. Organisasi masyarakat Se-Kota Tarakan; dan
e. Organisasi politik Se-Kota Tarakan.
Selanjutnya,  merujuk  pada  Surat  Edaran  Kementerian  Pendayagunaan  Aparatur Negara  dan  Reformasi  Birokrasi  (MENPAN-RB)  No.62/2020  tentang  Penyelamatan Arsip  Penanganan  Covid-19  dalam  Mendukung  Akuntabilitas  Kinerja  Instansi Pemerintah, maka Arsip Pandemi Covid-19 yang telah diselamatkan oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan memiliki kriteria sebagai berikut:
Tabel 1. Kriteria Arsip yang Dikumpulkan
Sumber.  (Daftar  Arsip  Sementara  (Arsip  Pandemi  Covid-19)  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota Tarakan.)
Kriteria Arsip Contoh Arsip yang Dikumpulkan Arsip yang tercipta dalam rangka penetapan dan pelaksanaan kebijakan    percepatan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Tarakan Nomor : 2351/BID-SEKR/800/2020 tentang pembentukaan tim verifikator pengajuan intensif dan santunan kematian bagi tenaga kerja kesehatan yang menangani corona- virus  disease  2019 (covid-19)  di lingkungan dinas kesehatan dan UPTD Kota Tarakan Arsip yang tercipta dalam dan pengendalian pelaksanaan kegiatan percepatan pe- nanganan Covid-19 di Kota Tarakan Undangan rapat koordinasi pemeriksaan Rapid Test Covid-19 Arsip yang tercipta dalam rangka pengawasan pelaksanaan percepatan pe- nanganan Covid-19 di Kota Tarakan Pemberitahuan terkait   pelaksanaan   PPDB tahun 2020/2021 SDN 003 di masa Pandemi Covid-19 Arsip yang tercipta dalam rangka pengerahan sumber  daya  untuk pelaksanaan  kegiatan percepatan  penanganan  Covid-19  di  Kota Tarakan Permintaan bantuan tenaga dari Komandan Yonif 613 Rider Tarakan Jadwal Pelaksanaan ASN yang bekerja di kantor selama periode 30 maret 2020 – 12 april 2020 pada kantor Kecamatan Tarakan Ti- mur Anggaran 2020 Arsip yang tercipta dalam  rangka pelaporan percepatan  penanganan  Covid-19  di  Kota Tarakan -  Surat keterangan hasil Rapid Test an Ponco Widodo  alamat  Jl.  Teuku  Umar  No.  36 Tara- kan -  Press Release  Situasi dan  perkembangan Covid-19 di Tarakan per 01 s/d 31 Juli 2020 Arsip yang tercipta sebagai akibat atau dam- pak penanganan Covid-19 di Kota Tarakan baik secara langsung maupun tidak langsung Dokumentasi screening Dokumentasi pemakaman Dokumentasi penyemprotan desinfektan Arsip yang tercipta dalam upaya penanggulan- gan  Covid-19  di  Kota  Tarakan antara  lain dan  tidak  terbatas  pada  inovasi, sarana dan prasarana/ infrastruktur, pengobatan/vaksin, perawatan penggunaan teknologi dan hasil riset. Surat Tugas perawat penanganan Covid-19 pada   RSUKT   terhitung   mulai   tanggal 02/04/2020 Pengujian  RT-PCR  Test  bagi  pekerja  PT.
Pertamina EP Asset 5 Tarakan Field tanggal 30 mei 2020

## 3. Penataan dan Pendaftaran Arsip
Peneliti  menemukan  bahwa  kegiatan  penataan  dan  pendaftaran  arsip  yang dilakukan  oleh  unit  pencipta  arsip  masih  jauh  dari  kata  baik  dan  hal  ini  menjadi hambatan  bagi  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan.  Berdasarkan survei  yang  dilakukan  oleh  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan, ditemukan  hasil  bahwa  ada  beberapa  sistem  yang  digunakan  organisasi  perangkat daerah  dalam  penataan  arsip.  Ada  sebanyak  40%  organisasi  perangkat  daerah  yang menggunakan  sistem  klasifikasi  untuk  penataan  arsip  dan  3%  Organisasi  Perangkat Daerah (OPD) yang memiliki sistem penataan arsip yang kacau.
Gambar 1. Persentase Hasil Survei Penataan dan Pendaftaran Arsip Sumber. (Dokumen Hasil Survei Data Arsip Penanganan Covid-19 Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan)
Hal  tersebut  dikarenakan  pengelola  arsip  yang  berada  di  organisasi  perangkat daerah kurang memahami kegiatan pengarsipan sehingga arsip yang ada di organisasi perangkat  daerah  hanya  ditumpuk  dan  disimpan  dalam lemari  tanpa memiliki  daftar arsip.  Dengan  keadaan  arsip  yang  demikian,  maka  kegiatan  temu  kembali  arsip mengalami  kesulitan  dan  menghambat  kegiatan  penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid- 19.  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  berupaya  untuk  memberi pembinaan  dan  pengarahan  terhadap  organisasi  perangkat  daerah  yang  memiliki penataan dan pendaftaran arsip yang kurang baik tersebut.
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi,  proses penataan  dan  pendaftaran  arsip  yang  dilakukan  oleh  organisasi  perangkat  daerah masih  kurang  maksimal.  Sebagian  besar  unit  pencipta  arsip  belum  memiliki  lokasi penyimpanan  khusus  arsip  sehingga  arsip  hanya  disimpan  lemari  bersama  arsip lainnya.  Selain  itu  pengelola  arsip  di  organisasi  perangkat  daerah  juga  kurang memahami  kegiatan  pengarsipan  tidak  memiliki  latar  belakang  andemica  kearsipan, sehingga arsip yang ada di organisasi perangkat daerah hanya ditumpuk dan disimpan dalam  lemari.  Hal  ini  menyebabkan  kesulitan  dalam  temu  kembali  arsip  dan menghambat upaya penyelamatan.

## 4. Penilaian Arsip
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi,  organisasi perangkat  daerah  telah  diberi  sosialisasi  terkait  pengelolaan  arsip  termasuk  langkah penyelamatan Arsip Pandemi Covid-19 baik pada tahap persiapan meliputi persiapan, pendataan  dan  identifikasi,  penataan  dan  pendaftaran,  penilaian  arsip  serta penyerahan  arsip.  Proses  penilaian  arsip  yang  dilakukan  di  organisasi  perangkat daerah bertujuan untuk menentukan arsip yang memiliki masa simpan diatas 10 tahun dan  arsip  telah  jarang  digunakan.  Selain  itu,  penilaian  arsip  juga  sangat  penting
dilakukan  mengingat  pentingnya  penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19  di  Kota Tarakan  sehingga  organisasi  perangkat  daerah  dapat  menyerahkan  arsip  yang berkaitan dengan Covid-19. Ada sebanyak 88% organisasi perangkat daerah yang telah melakukan  penilaian  Arsip  Pandemi  Covid-19.  Penilaian  arsip  yang  dimaksud  ialah menentukan jadwal retensi arsip berdasarkan nilai guna arsip. Hal ini dapat dibuktikan dari  dokumen  hasil  monitoring  dan  evaluasi  yang  dapat  peneliti  salin  dalam  bentuk grafik berikut.
Apakah telah dilakukan penilaian Arsip Penanganan Covid-19?
Gambar 2. Presentase Hasil Monev Penilaian Arsip Sumber. (Dokumen Hasil Monitoring dan Evaluasi Arsip Penanganan Covid-19 Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan)
Berdasarkan paparan data di atas, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan telah berhasil memberi arahan kepada organisasi perangkat daerah untuk melakukan penilaian arsip sendiri

## 5. Penyerahan Arsip
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi  organisasi perangkat  daerah  menyerahkan  Arsip  Pandemi  Covid-19  dengan  cara  mengantarkan langsung ke kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan atau pada saat Tim  Monitoring  dan  Evaluasi  datang  berkunjung.  Tahap  penyerahan  arsip,  dilakukan dengan mengedepankan protokol Kesehatan yang berlaku, yaitu dengan menggunakan masker,  menjaga  jarak  dan  mencuci  tangan  sebelum  dan  sesudah  melakukan penyerahan arsip. Proses penyerahan arsip ini dilakukan dengan menyerahkan daftar arsip  beserta  fisik  arsip.  Namun  apabila  arsip  tersebut  masih  digunakan  dengan frekuensi  tinggi,  maka  organisasi  perangkat  daerah  tersebut  dapat  menyimpan  fisik arsip  dan  menyerahkan  daftar  arsipnya  saja  kepada  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Daerah Kota Tarakan. Beberapa organisasi perangkat daerah telah menyerahkan Arsip Pandemi Covid-19 kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan secara bertahap.  Hal  ini  dibuktikan  dari  beberapa  kumpulan  Arsip  Pandemi  Covid-19  yang ditemukan  peneliti  di  lapangan  seperti (1)  Pemberitahuan  terkait  PPDB  Tahun Pelajaran  2020/2021  pada  SDN  003  dengan  nomor  antrian  70  untuk  menghindari kerumunan  dari  pendaftar  di  masa  Pandemi  Covid-19 oleh  Kelurahan  Karang  Anyar Pantai , (2) Surat Pengantar Nomor 800 / 82 / Set-KEC-TT tentang Jadwal Pelaksanaan ASN yang bekerja di Kantor selama periode 30 Maret 2020 – 12 April 2020 pada Kantor Kecamatan Tarakan Timur Tahun Anggaran 6464  oleh  Kecamatan  Tarakan  Timur  dan (3) Surat Tugas Nomor : 1713 / BID-KESMAS / 090 / 2020 untuk melaksanakan kegiatan penyemprotan  Desinfektan  pada  lokasi  kasus  positif  Covid-19  di  Kota  Tarakan  pada bulan Maret 2020 oleh Dinas Kesehatan Kota Tarakan.
Persiapan  yang  dilakukan  oleh  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota Tarakan  dimulai  dengan  melakukan  penyesuaian  prosedur  penyelamatan  Arsip
Pandemi  Covid-19  di  Lingkungan  Pemerintah  Kota  Tarakan  dengan  Surat  Edaran Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB) No.62/2020  tentang  Penyelamatan  Arsip  Penanganan  Covid-19  dalam  Mendukung Akuntabilitas  Kinerja  Instansi  Pemerintah.  Selanjutnya  Kepala  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  membentuk  Tim  Monitoring  dan  Evaluasi Pengelolaan  Arsip  Penanganan  Covid-19  untuk  mengkoordinasikan  kegiatan penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19.  Setelah  itu  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan Daerah Kota Tarakan juga melakukan sosialisasi kepada organisasi perangkat daerah untuk  mengajak  organisasi  perangkat  daerah  berpartisipasi  dalam  upaya penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19.  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota Tarakan  memastikan  pelaksanaan  penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19  dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat.
Pendataan  dan  identifikasi  arsip  dilakukan  oleh  unit  pencipta  arsip  dengan diawasi oleh lembaga kearsipan daerah. Dalam tahapan unit pencipta yang dimaksud adalah  organisasi  perangkat  daerah.  Organisasi  perangkat  daerah  terkait  akan melakukan  pendataan  dan  identifikasi  arsip  dalam  pengawasan  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan. Pendataan dan identifikasi arsip bertujuan untuk mempermudah proses penyelamatan arsip Pandemi Covid-19.
Permasalahan  pada  kegiatan  penataan  dan  pendaftaran  arsip  di  organisasi perangkat daerah menjadi hambatan bagi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan  karena  menyebabkan  kesulitan  dalam  temu  kembali  arsip  dan  menghambat upaya penyelamatan.
Selanjutnya  penilaian  arsip  dilakukan  oleh  unit  pencipta  arsip  dengan  diawasi oleh  lembaga  kearsipan  daerah.  Dalam  tahapan  unit  pencipta  yang  dimaksud  adalah organisasi  perangkat  daerah.  Organisasi  perangkat  daerah  terkait  akan  melakukan penilaian  arsip  dalam  pengawasan  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota Tarakan.  Setelah  organisasi  perangkat  daerah  terkait  menentukan  arsip  inaktif  dan arsip statis, arsip akan diserahkan kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan untuk diolah kembali sesuai dengan daftar arsip yang diserahkan.
Penyerahan arsip yang merupakan tahap akhir dari kegiatan penyelamatan Arsip Pandemi  Covid-19.  Penyerahan  arsip  dilakukan  oleh  organisasi  perangkat  daerah kepada  lembaga  kearsipan  daerah  dan  oleh  lembaga  kearsipan  daerah  kepada  Arsip Nasional Republik Indonesia. Dalam tahapan ini penyerahan Arsip Pandemi Covid-19 dilakukan sesuai dengan prosedur akuisisi yang berlaku. Arsip yang telah diserahkan kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan akan diolah kembali untuk kemudian  dilaporkan  kepada  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  Alur  pengelolaan arsip pandemic Covid-19 yang telah diserahkan kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Proses Pengelolaan Arsip Pandemi Covid-19 setelah diserahkan pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan

## a. Akuisisi
Penyerahan  arsip  dilakukan  dengan  cara  menyerahkan  arsip  inaktif  ataupun  arsip statis kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan setelah melakukan penilaian  arsip  disertai  dengan  berita  acara  dan  daftar  arsip.  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Daerah Kota  Tarakan  menawarkan  dua  proses  penyerahan  arsip,  yaitu dengan mengantarkan arsip langsung ke Kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan atau menyerahkan arsip pada saat Tim Monitoring dan Evaluasi datang berkunjung.  Kegiatan  penyerahan  arsip  dilakukan  sesuai  dengan  prosedur  akuisisi yang  berlaku  pada  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  serta mematuhi protokol kesehatan.

## b. Pengolahan
Pengolahan  Arsip  Pandemi  Covid-19  yang  dilakukan  oleh  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  secara  umum  sama  seperti  pengolahan  arsip lainnya  yaitu  dengan  membuat  kartu  deskripsi,  menyusun  arsip  ke  dalam  map  dan boks  sesuai  dengan  daftar  arsip  yang  diberikan  oleh  organisasi  perangkat  daerah. Selama  proses  pengolahan,  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  juga sambil  melakukan  penilaian  arsip,  bagi  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  kesejarahan (historical  value) atau  berupa  pelaporan  penggunaan  Anggaran  Pendapatan  dan Belanja  Negara  (APBN)  dan  Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja  Daerah  (APBD)  maka Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan perlu melakukan pelaporan secara elektronik  kepada  Arsip  Negara  Republik  Indonesia  dengan  menggunakan  aplikasi SIMPAN.

## c. Penyimpanan
Setelah pengolahan di atas maka arsip akan disimpan dalam ruang penyimpanan arsip berdasarkan  prinsip  asal  usul  dan  prinsip  aturan  asli.  Penyimpanan  Arsip  Pandemi Covid-19  dari  satu  unit  pencipta  arsip  tidak digabungkan  dengan  unit  pencipta  arsip lainnya.  Penyimpanan  arsip  berada  di  dua  tempat,  yaitu  di  Kantor  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan dan Record Centre di Kantor Walikota. Selain arsip yang  berbentuk  tercetak,  Dinas Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  juga menerima  arsip  dalam  bentuk softfile yang  berupa  gambar  dan  video,  untuk menyimpan  arsip  tersebut  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan menjalin  kerjasama  dengan  Dinas  Komunikasi  dan  Informatika  Kota  Tarakan  untuk meminjam server dan aplikasi guna media penyimpanan.

## d. Pemeliharaan
Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  memiliki  sarana  dan  prasarana yang sesuai dengan standar ANRI sehingga pemeliharaan arsip dapat berjalan dengan baik. Sama seperti arsip lainnya, Arsip Pandemi Covid-19 juga disimpan menggunakan map  coklat  yang  tebal  dan  tidak  mudah  rusak,  kemudian  disimpan  dalam  boks  yang kemudian  diberi silica gel. Selain  itu  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota Tarakan juga melakukan fumigasi.
e. Pelayanan
Sebelum  melakukan  pelayanan,  pengelola  arsip  perlu menginput  daftar arsip  beserta nomor definitif pada Microsoft Excel untuk kemudian di transfer pada aplikasi Sistem Informasi  Arsip  Berkas  (SIAB)  dan  kemudian  dapat  diakses  melalui  Anjungan  Arsip Mandiri (AAM).

## KESIMPULAN
Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  telah  melakukan  upaya penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19  dengan  baik  dan  terstruktur.  Sesuai  dengan yang  dikemukakan  oleh Anton  (2020) upaya  penyelamatan  Arsip Pandemi  Covid-  19 yang  dilakukan  meliputi  lima  tahapan,  yaitu:  (1)  persiapan,  upaya  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  pada  tahap  persiapan  adalah  melakukan penyesuaian  prosedur  penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19,  pembentukan  tim dan sosialisasi kepada organisasi perangkat daerah; (2) pendataan dan identifikasi, upaya Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  pada  tahap  pendataan  dan identifikasi  adalah  melakukan  penentuan  unit  pencipta  Arsip  Pandemi  Covid-19  dan penentuan kriteria Arsip Pandemi Covid-19 yang perlu diselamatkan; (3) penataan dan pendaftaran,  upaya  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  pada  tahap penataan  dan  pendaftaran  adalah  melakukan  survei  penataan  dan  pendaftaran  arsip serta  melakukan  pembinaan  terkait  penataan  dan  pendaftaran  arsip;  (4)  penilaian arsip, upaya Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan pada tahap penilaian arsip  adalah  melakukan  monitoring  dan  evaluasi  untuk  mengawasi  pelaksanaan penilaian arsip; dan (5) penyerahan arsip, upaya Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Tarakan pada tahap penyerahan arsip adalah melakukan penerimaan arsip dari organisasi  perangkat  daerah  untuk  dikelola  kembali  dan  dilaporkan  kepada  Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Berdasarkan  hasil  penelitian  ini,  beberapa  hal  yang  perlu  menjadi  perhatian Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  adalah  kegiatan  penyelamatan Arsip  Pandemi  Covid-19  akan  terlaksana  dengan  baik  apabila  kegiatan  penataan  dan pendaftaran  arsip  di  organisasi  perangkat  daerah  telah  terlaksana  dengan  baik.  Oleh karena  itu,  sebaiknya  Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Kota  Tarakan  sebaiknya melakukan bimbingan kepada organisasi perangkat daerah tentang pengelolaan arsip, khususnya  Arsip  Pandemi  Covid-19.  Arsip  Pandemi  Covid-19  perlu  dipisahkan  dari arsip lain untuk memudahkan temu kembali dan kegiatan penyelamatan arsip. Selain itu  pemilahan  Arsip  Pandemi  Covid-19  juga  bertujuan  untuk  menjaga  dan meminimalisir kerusakan arsip sehingga tidak menambah dan mengurangi nilai arsip baik fisik arsip maupun informasi yang terkandung pada arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
Sugiyono.  (2015).  Metode  Penelitian  Pendidikan  Pendekatan  Kuantitatif,  Kualitatif, dan R&D. Bandung. Alfabeta.
Dakhi,  Y.  (2016).  Implementasi  POAC  terhadap  Kegiatan  Organisasi  dalam  Mencapai
Tujuan Tertentu. Jurnal Warta Edisi: 50, 1829-7463. http:// jurnal.dharmawangsa.ac.id/index.php/juwarta/article/view/204/199  (diakses pada tanggal 06 November 2020).
Anton,  Rudi.  (2020).  Langkah-langkah  Penyelamatan  Arsip  Penanganan  Covid-19. https://anri.go.id/download/materi-sesi-2-webinar-penyelamatan-arsip penanganan-covid-19-16-juli-2020-1594880775  (diakses  pada  tanggal  18 Agustus 2020).
Azmi.  (2020).  Strategi  Penyelamatan  Arsip  Pandemi  Covid-19  Sebagai  Bahan Akuntabilitas  Kinerja  Pemerintah  Dan  Memori  Kolektif  Bangsa.  https:// anri.go.id/download/materi-webinar-workshop-pengelolaanpenyelamatan-arsip -penanganan-covid-19-29-juli-1596000708  (diakses  pada  tanggal  18  Agustus
2020).
Republik  Indonesia.  (2020).  Undang-Undang  No.43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan. Arsip Nasional Republik Indonesia. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 No.152. Jakarta. Sekretariat Negara.
Sumrahyadi.  (2020).  Sosialisasi  Penyelamatan  Arsip  Negara  (Arsip  Pemerintahan Tahun  2014-2019  dan  Arsip  Penanganan  Covid-19)  (via  zoom  pada  tanggal  24 September 2020).
World  Health  Organization.  (2020).  WHO  Director-General's  opening  remarks  at  the Mission  briefing  on  COVID-19  -  12  March  2020.  https://www.who.int/dg/ speeches/detail/who-director-general-s-openingremarks-at-the-mission-briefing- on-covid-19---12-march-2020 (diakses pada tanggal 17 September 2020).