## Perancangan Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor Berbasis Web
Ita Erliyani 1 , Winda Afriandini 2 , Titys Wicaksono Wibowo 3 1,2,3) Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja E-Mail : 1 itaerliyani@raharja.info , winda.apriandini@raharja.info , titya.wicaksono@rahraja.info

## ABSTRACT
The  4.0  revolution  that  is  taking  place  also  moves,  not  only  about  the  Revolution  in  the industrial  field  but  also  in  the  information  field.  Decision  making  to  regulate  the  Office Stationery system. Especially the office stationery inventory system plays an important role in the process of procuring office stationery in the RSUP. Dr.Sitanala in the field of inventory, provides  information  about  inventory  reports  that  are  still  manual  for  requests  for  office stationery. The design aims at facilitating data update and submission of requests for goods by the relevants department. The analysis method used wa PIECES and was designed using the  PHP  programming  language.  Results  of  the  research  are  expected  to  facilitate  RSUP dr.Sitanala in improving performance and services in the supply of stationery
Keywords: ATK, RSUP dr.Sitanala dan Revolution.

## ABSTRAK
Revolusi  4.0  banyak  mempengaruhi  perkembangan  yang  terjadi  di  seluruh  dunia  bidang informasi  tidak  luput  dari  perkembangan  tersebut.  Pengambilan  keputusan  untuk  mengelola sistem  ATK. Pengelolaan  sistem  ATK  memegang  kontribusi  sangat  esensial  bagi  proses persediaan ATK - alat tulis kantor pada RSUP.dr.Sitanala dalam bidang inventory, penyajian informasi laporan stok barang yang masih manual untuk permintaan barang alat tulis kantor. Perancangan  bertujuan  dalammempermuda    update  data  dan  pengajuan  permintaan  barang oleh  bagian  terkait.  Metode  analisa  yang  digunakan    PIECES  dan  dirancangan  dengan menggunakan  Bahasa  pemprograman  PHP.  Hasil  dari  penelitian  diharapkan  dapat mempermudah RSUP dr.Sitanala dalam melakukan peningkatan kinerja dan pelayanan dalam persedian ATK.
Kata kunci: ATK, RSUP dr.Sitanala, dan Revolusi

## 1. PENDAHULUAN
RSUP  dr.  Sitanala  salah  satu    bidang  kesehatan  yang  tidak  luput  dari  kemajuan teknologi.  Untuk  itu  banyak  kebutuhan-kebutungan  sistem  yang  diharapkan  dapat  mampu mengatasi  dan  memperingan  kinerja  dari  para  pegawai  rumah  sakit,  sehingga  dapat melakukan  pelayanan  dengan  baik.  Rumah  sakit  kusta  sitanala  (  RSK  Sitanala  )  salah satunya,  rumah  sakit  yang  didirikan  pada  28  juli  1951.  Pada  tahun  1962  berubah  nama
menjadi  Pusat  Rehabilitasi  sitanala.  Dalam  upaya  peningkatan  sistem  persedian  alat  tulis kantor untuk  mempermudah pelacakan, pendataan  dan laporan alat tulis kantor pada rumah tangga  dan  perlengkapan  RSUP  dr.  Sitanala,  yang  selama  ini  proses  pendataan  yang dikerjakan  belum  terkomputerisasi  sehingga  banyak  kesulitan  yang  didapatkan  saat  proses audit dan pelaporan.

## 2. METODE PENELITIAN
Pada  penelitian  yang  dilakukan  di  RSUP  dr.Sitanala  dalam  pengumpulan  data  yang dilakukan  dalam  perancangan  sistem  informasi  persediaan  ATKberbasis  web  pada  subbag RSUP. dr. Sitanala, menggunakan beberapa metode :
1. Observasi (Observasi Research)
Penelitian  telah  mendatangin  langsung    RSUP.dr.Sitanala,  jalan  Dr.Sitanala  No.2 Neglasari  Tangerang,  Banten  untuk  observasi  mengenai  materi  pembahasan  untuk penelitian.
2. Wawancara (interview Research)
Peneliti  melakukan  wawancara  secara  langsung  dengan  stakeholder  Ibu  Masarya Simanjuntak,  S.E.,M.Si  selaku  kepala  sub  bagian  rumah  tangga  dan  perlengkapan, mengenai sistem yang digunakan pada rumah sakit tersebut.
3. Studi kepustakaan (Library Research)
Peneliti  melakukan  studi  pustaka  untuk  menambahkan  informasi  tentang  persediaan barang administrasi pada subbag RSUP. dr. Sitanala.

## Analisa PIECES
Penggunaan  analisa  PIECES  ini  agar  dapat  melihat  seberapa  besar  manfaat  yang didapatkan pada sistem usulan yang akan dirancang dan digunakan pada RSUP.
Gambar1 . Analisa PIECES.

## Perancangan UML – Unifield Modeling Language
Metode  perancangan  yang  di  pakai  untuk  melakukan  penelitian  ini  menggunakan  metode UML – Unifield Modeling Language. Menganalisa proses permintaan ATK – alat tulis kantor yang terjadi  didalam RSUP dr.Sitanala tersebut. Dengan Metode  UML  – Unifield Modeling Language  proses  perancangan  dapat  memaparkan  rancangan  proses  sistem  berjalan  sampai sistem usulan yang akan di buat.

## TINJAUAN PUSTAKA

## Definisi Rumah sakit
Peraturan  menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  No.  340/MENKES/PER/III/2010. Rumah  sakit  didefinisikan  sebagai  institusi  jasa  kesehatan  yang  melaksanakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang  menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. [1]

## Definisi ATK – Alat tulis Kantor
ATK  mendefinisikan manajemen dokumen  sebagai  metode  pengawasan, penyimpanan,  dan  pengamanan  dokumen  ,  baik  dalam  bentuk  kertas  maupun  media elektronik. [2]

## Definisi Persediaan
Persediaan  merupakan  memastikan  keselarasan  antara  investasi  persediaan  dan  jasa kepada  pelanggan.  Tujuan  persediaan  tidak  akan  pernah  mencapai  strategi  berbiaya  rendah tanpa manajemen persediaan yang baik [3]

## Definisi Perancangan Sistem
Perancangan  Sistem  dapat  didefinisikan  bahwa  setiap  program  harus  memenuhi kebutuhan  penggunanya  dan  dapat  berfungsi  dengan  baik,  pengunaan    muncul    akibat  dari adanya  kepentingan    individu  pada  upaya  untuk  melindungi  serta  membangun  hidup  dan aktifitasnya di alam semesta ini. [4]

## Definisi Analisa Sistem
Merupakan    proses  pemaparan  sistem  informasi  ke  bagian  unitnya,  dengan  tujuan untuk  menandai    serta  mengevaluasi  permasalahan,  kemungkinan,  hambatan  juga perbaikannya .[5]

## Definisi Database
Database  berbagi  menjadi  database  terstruktur  dan  tidak  terstruktur  digunakan sebagai  tempat  dokumentasi    tetap  untuk  mengabadikan  kegiatan  proses  transaksi    usaha. Database terstruktur dapat didefinisikan  menjadi institusi atau gabungan data yang  memakai sistem manajemen database yang didukung  konsep Data Manipulation Language- DML dan Data  Definition  Language-  DDL.  Dimana  DML  menggambarkan  proses  manipulasi  yang memakai  instruksi  sql  seperti  insert,  select,  delete,  update,  dan  lain-lain  sedangkan  DDL adalah alur pendeskripsian database yang  memakai  instruksi  sql seperti  table, create, drop table, dan lain-lain .[6]

## LITERATUR REVIEW
Literature  review  ,  bagaimana  mempelajari  teori-teori  dan  mencari  informasi  yang berhubungan dengan permasalahan sesuai dengan judul penelitian ini. [7]
Berikut  adalah  referensi-referensi  yang  didapat  dari  penelitian-penelitian  sebelumnya  yang dijadiakan acuan dalam pengumpulan informasi :
1. Dalam  Jurnal  Technomedia  Journal  oleh  Saryani,  Havizar,  dan  Angga  (2019) [8] ,  yang dimana  dalam  penelitiannya  menemukan  sebuah  masalah  yaitu  Dimana  sistem  yang bekerja  masih  memakai  sistem  pembukuan  tulis  secara  manual.  Dan  dilakukan  dengan menginput  satu  persatu  nomor  per  kepala  dari  setiap  jenis  barang  ATK-Alat Tulis  Kantor yang  diinput  pada  kelurahan  Karangsari.  Pengelolahan  data  yang  masih  manual  dengan software microsoft Excel sering memicu kesalahan dalam penginputan data, begitu juga di dalam  pemeriksaan  barang  yang  memakai  kode  barang.  Kelalaian  yang  terjadi  pada  saat pencatatan  pemasukan  dan  pengeluaran  barang  mengakibatkan  data  jumlah  barang  tidak sesuai  dengan  data  jumlah  fisik.  Dan  masih  didapati  data  yang  sudah  ada  sehingga  terjadi pengulangan/redundancy  data  dalam  penginputan  barang  ATK  -  Alat  Tulis  Kantor  pada Kelurahan  Karangsari.  Dengan  minimnya  data  yang  dimasukan  maka  akan  melambatnya pelayanan  perihal  dokumen  identitas  kependudukan  untuk  masyarakat.  Metode  yang dilakukan adalah dengan melakukan observasi pada Kelurahan Karangsari selaku unit jasa pelayanan  terhadap  masyarakat  dan  menganalisa  prosedur  dan  sistem  yang  telah  berjalan yang berkaitan dengan barang ATK -Alat Tulis Kantor serta menggambarkan dalam bentuk Unified  Modelling  Language (UML).  Penelitian  ini  diharapkan  dapat  menghasilkan  suatu hasilan sistem informasi yang berbasis online untuk mengelola data dengan baik yang dapat memperoleh  informasi  secara  akurat,  cepat,  tepat  dan  informatif  untuk  keperluan  di kemudian hari.
2. Penelitian  yang  dibuat  oleh  Ani  Oktarini  Sari,  dan  Elan  Nuari  (September  2017) [9] ,  yang bertajuk  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  PERSEDIAN  BARANG BERBASIS  WEB  DENGAN  METODE  FAST”  Jurnal  PILAR  pada  Nusa  Mandiri. Penelitian  ini  berisi  :  dengan  metode  observasi  permasalahan  yang  dihadapi  masih mengalami  kendala  yaitu  pencatatan  yang  masih  manual  dari  transaksi  permintaan  barang sampai  tidak  tepat  waktu  dalam  pelaporan  stok  barang.  Sistem  yang  berjalan  sebelumnya yaitu  masih  manual  seperti  permintaan  barang  ke  gudang  masih  menggunakan  surat permintaan  hal  ini  mengakibatkan  ketidak  cocokan  antara  stok  barang  dengan  stok  fisik yang  ada.  Dalam  jurnal  ini,  rancang  bangun  sistem  informasi  persediaan  barang  berbasis website  menggunakan  metode  pengembangan  sistem  yaitu  FAST  ( Framework  for  the Application  System  Thinking)  terdiri  dari  fase-fase  Scope  Definition,  Problem  Analysis, Requirements  Analysis,  Logical  Design  and  Physical  Design .  Perancangan  Sistem Informasinya  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP,  HTML  dan  MYSQL  sebagai database.Peneliti  menggambarkan  solusi  dengan  membuat  sistem  yang  terkomputerisasi yang  berbasis  website  dari  mulai  pengolahan  data  untuk  keluar  masuk  barang,  pencarian data  dapat  terorganisir  dengan  baik  sesuai  dengan  level  akses  admin,  sales  dan  gudang, sehingga  data  persediaan  barang/stok  barang  dapat  terpantau  dengan  baik  serta  file  data barang  masuk  dan  keluar  tersimpan  dengan  baik  dan  dapat  diakses  dengan  mudah  ketika dibutuhkan.
3. Penelitian  dilakukan  oleh  Sri  Rahayu  dan  Tuti  Nurhaeni  (2016) [10] ,  Yang  bertajuk “SISTEM  PERSEDIAAN  ALAT  TULIS  KANTOR  SEBAGAI  PENUNJANG PENGAMBILAN  KEPUTUSAN  BAGIAN  LOGISTIK  DI  PERGURUAN  TINGGI RAHARJA”.  Penelitian  terhadap  sistem  persediaan  alat  tulis  kantor  di  Perguruan  Tinggi Raharja yang masih menggunakan sistem semi komputerisasi. Metodologi yang digunakan adalah  metode  wawancara  dan  observasi.  penerapan  berbentuk  hasil  akhir  yang  didapat yaitu  terwujudnya    suatu  sistem  informasi  berbasis  komputer    yang  dikoneksikan  dengan
database  server  untuk  memudahkan  pengelolaan  data  dan  membangun  informasi  sebagai penunjang keputusan pengguna.

## PERMASALAHAN
Setelah  melakukan  analisa  berjalan  pada  RSUP.dr.Sitanala,  ditemukan  beberapa  masalah yang dihadapi saat melakukan kegiatan administrasi ATK – alat tulis kantor diantaranya  :
1. Sistem  pencatatan  pengandaan  ATK-  alat  tulis  kantor  pada  RSUP  dr.  Sitanala  masih menggunakan  kertas  yang  dilakukan  secara  manual.  Sehingga  sering  terjadi  kehilangan Nota permintaan barang ATK – alat tulis kantor.
2. Kontrol  dalam  pengelolaan  data  yang  kurang  baik  Karena  adanya  redudansi  data  yang mengkaibatkan  kesamaan  data  sehingga  saat  akan  membuat  laporan  para  karyawan  harus melakukan  pengitungan  atau  pengecekan  ulang  dengan  teliti  sehingga  laporan  yang  akan disampaikan sesuai dengan data dilapangan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisa Sistem Yang Berjalan
Analisa usecase diagram pada sistem berjalan RSUP dr.Sitanala
Gambar 2 . Usecase Diagram Persedian Alat Tulis Kantor - ATK

## Keterangan
1. Terdiri dari satu sistem persediaan ATK - alat tulis kantor
2. Terdiri  dari  5  actor  yang  berinteraksi  dengan  sistem  :  Divisi  umum,  admin  gudang, kasubag, kepala gudang dan kabag umum.
3. Terdiri  dari  9  usecase  yang  dilakukan  oleh  aktor  dalam  sistem  persedian  alat  tulis kantor    -  ATK  diantaranya  :  Mengajukan  permintaan  barang,menerima  permintaan
barang,  menunggu  acc  staff  gudang,  tanda  tangan  kepala  bagian,  menerima  bon, menerima barang, paraf , membuat laporan dan menerima laporan.

## Analisa Sistem Usulan
Analisa usecase diagram pada sistem usulan RSUP dr.Sitanala
Gambar 3 . Usecase Diagram Usulan

## Keterangan
1. Terdiri dari satu sistem usulan persediaan ATK -  alat tulis kantor.
2. Terdiri dari 3 aktor yang berinterasi dengan sistem : Bendahara Barang, Staff Divisi, Kepala Subbag.
3. Terdiri  dari  9  usecase  yang  dilakukan  oleh  aktor  dalam  sistem  usulan  persediaan ATK  -  alat  tulis  kantor    diantaranya  :  login,  input  menu  master  data,  input penerimaan  barang,  input  permintaan  barang,  memproses  permintaan,  mengambil barang, melakukan stock opname, mencetak laporan, logout.
4. Terdiri  dari  9  include  saat  berinteraksi  dengan  usecase  diantaranya  :  Username, password,  data  barang,  kategori,  divisi,  pengguna,  status  waiting,  status  ok,  status closed.

## Class Diagram Usulan
Class diagram pada sistem usulan RSUP dr.Sitanala
Gambar 4 . Class diagram usulan

## Analisa PIECES
Penelitian  pada  RSUP  dr.Sitanala  menggunakan  metode  analisa  PIECES  untuk penilaian Performance (Kinerja), Information (Informasi), Economi (Ekonomi), Control (Pengendalian), Efficiency (Efisiensi), Service (Pelayanan).  Metode  analisa  PIECES  dipakai untuk  mengetahui  kegunaan  dari  sistem  usulan  yang  dilakukan.Hasil  analisa  PIECES  yang telah dilakukan :
Tabel 1 . Analisa PIECES Analisa Sistem Lama Sistem Yang Akan Diinginkan Performance  Beban kerja lebih rumit Beban  kerja  lebih  ringan  sehingga meningkatkan kinerja Informasi Data  laporan  bon  permintaan  barang mudah hilang. Data  laporan  bon  permintaan  barang ATK  -Alat  tulis  kantor  akan  tersimpan dalam jangka waktu lebih lama dan tidak akan hilang.
Economi Penggunaan kertas yang masih manual sangat boros karena jika terjadi kehilangan bon permintaan barang mudah hilang. Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi akan menekan penggunaan kertas dan memotong waktu. Control Control dalam pengolahan data kurang  teliti  sehingga  sering  terjadi kesamaan data Data  akan  lebih  aman  karena  tidak  akan ada kesamaan data dalam file Efficiency Banyak  waktu  yang  terbuang  karena harus mengecek dan menginput. Waktu  lebih  singkat  karena  setelah melakukan penginputan maka data tersebut akan tersimpan dengan otomatis Service Sistem yang berjalan menggunakan ms. Excel tetapi staff gudang mencetak ulang data untuk dilaporkan berbentuk kertas. Sistem komputerisasi menginput data ATK lalu tersimpan di menu laporan.

## Pemecahan Masalah
Setelah Mengetahui persoalan yang ada, maka untuk menyelesaikan persoalan tersebut dibutuhkan pilihan pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Merancang  sistemyang  terkomputerisasi  untuk  sistem  inventori  barang,  untuk mendapatkan  informasi  mengenai  stock  barang  secara  update  sehingga  stock  barang bisa terpantau.
2. Merancang  sistem  inventori  barang  yang  dapat  mengerjakan  pengecekan  dan  dapat mengontrol  ulang  secara  keseluruhan  barang  yang  dibutuhkan  dan  jumlahnya  yang tinggal sedikit.

## Rancangan sistem Usulan

## 1. Tampilan Halaman Login
Tampilan halaman login bagi user, admin , dan Kepala Subbag. U ser, admin , dan Kepala Subbag login dengan memasukkan NIP dan password sebanyak 8 digit
Gambar 5. Rancangan Tampilan Login.
2. Tampilan Halaman Menu Data Master
Halaman  data master admin dimana didalamnya terdapat menu pengguna, menu barang, menu kategori, dan menu divisi yang dipakai saat memasukandata master.
Gambar 6 . Rancangan Tampilan Menu pada Data Master.

## 3. Tampilan Halaman Menu Transaksi
Berikut  merupakan  halaman  menu  transaksi admin , user ,  dan  Kepala  Subbag  dimana masing-masing  memiliki  tampilan  menu  transaksi  yang  berbeda  sesuai  dengan  hak aksesnya.
a. Admin
Gambar 7 . Rancangan Tampilan Transaksi Admin.
b. User
Gambar 8 . Rancangan Tampilan Transaksi User.

## 4. Tampilan Halaman Menu Penerimaan Barang
Berikut  merupakan  halaman  menu  penerimaan  barang  pada dashboard  admin yang dipakai saat untuk memasukan data transaksi penerimaan barang.
Gambar 9 . Rancangan Tampilan Penerimanan Barang.

## 5. Tampilan Halaman Menu Laporan
Berikut  merupakan  tampilan  halaman  menu  laporan  pada dashboard  admin dan kepala  Subbag  dimana  didalamnya  terdapat  empat  macam  menu  laporan  yang  berisi
laporan  persediaan  barang,  laporan  penerimaan  barang,  laporan  permintaan  barang,  dan laporan grafik.
Gambar 10 . Rancangan Tampilan Menu Laporan

## 3. KESIMPULAN
Dari  pengkajian  yang  dilakukan  maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  proses  sistem persedian  barang  yang  berjalan  pada  RSUP  dr.Sitanala  masih  dikerjakan  secara  manual dengan  menggunakan  form  kertas  dalam  permintaan  barang  dan  laporan  permintaan  barang sehingga  pekerjaan  yang  dilakukan  tidak  optimal  yang  menimbulkan  proses  pencarian  data tidak    efekktif  dan  efisien.  Oleh  karena  itu  untuk  mengotimalkan  dan  mempermudah pekerjaan, update data dan pembuatan laporan sering terjadi sehingga laporan yang di sajikan tidak akurat dan membutuhkan periode yang cukup lama. Permasalahn tersebut dapat diatasi dengan  diterapkanya  sistem  yang  terkomputerisasi  sehingga  sistem  inventori  ATK    pada bagian  RSUP  dr.Sitanala  dapat  berjalan  dengan  efektif,efisien  dan  keakuratan  data  dapat terjaga.

## 4. SARAN
Diharapkan  RSUP  dr.Sitanala  dapat  mengubah  sistem  yang  masih  manual  kedalam sistem  yang  teleh  terkomputerisasi  agar  dapat  mempermudah  proses  pengolahan,  penyajian data  dan  pengiriman  informasi  yang  dibutuhkan  sehingga  bisa  diterima  oleh  pihak  yang berkepentingan secara cepat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 340/MENKES/PER/III/2010.
[2] Nurjannah,  E.  (2018). Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Permintaan  Alat  Tulis Kantor pada Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar (Doctoral dissertation, Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar).
[3] Heizer, J. dan Render, B. (2005). Operasional Management. Edisi Sebelas. Salemba Empat, Jakarta .
[4] Hidayat,  A.  2015.  “Aplikasi  Manajemen  Kegiatan  Untuk  Organisasi  Non  Profit Berbasis Website”. Jurnal MIKROTIK Vol.5 No 2 .
[5] Susilowati, Emy Budi, dan Bambang Eka Purnama. 2017. Analisis Dan Perancangan Sistem  Informasi  Pasien  Rumah  Sakit  Umum  Nirmala  Suri  Sukoharjo.  Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. Vol. 3 No. 4, ISSN: 1979-9330, 10-17.
[6] Warnars,  H.  L.  H.  S.  (2015). Creative  Communication  and  Innovative  Technology (CCIT) journal, 8(1),83-100.Perbandingan penggunaan Database OLTP (Online Transactional Processing ) dan Data Warehouse.
[7] Jesa,  A  dan  Sri,  W.  2015.  Jurnal  Sisfo  Tek  Global.Vol.5  No.1-Maret  2015.
ISSN:2088 – 1762. Aplikasi Pengajuan Lembur Karyawan Berbasis Web.
[8] Saryani, S., Harfizar, H., & Ardiansyah, A. (2019). Technomedia Journal , 4 (1),44-55. Sistem Informasi Inventory Pemasukan  dan Pengeluaran Data Barang ATK Pada Kelurahan Karangsari.
[9] Sari, A. O., & Nuari, E. (2017).Jurnal PILAR Nusa Mandiri, 13(2),261-266. Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web Dengan Metode Fast (Framework For The Applications).
[10] Rahayu,  S.,  Nurhaeni,  T.,  &  Rohmah,  M.  (2015). Creative  Communication  and Innovative  Technology  Journal , 8 (2),  91-101 . Sistem  Persediaan  Alat  Tulis  Kantor  Sebagai Penunjang Pengambilan Keputusan Bagian Logistik di Perguruan Tinggi Raharja.