## Digitalisasi Pengelolaan Administrasi PKK Desa Cilayung Kecamatan Jatinangor
Teresa Irmina Nangameka 1* , Dedi Kusmana 2
1 Institut Pemerintahan Dalam Negeri; teresanangameka@ipdn.ac.id
2 Institut Pemerintahan Dalam Negeri; dedi_kusmana@ipdn.ac.id
* Correspondence: teresanangameka@ipdn.ac.id, Jl Ir. Soekarno Km. 20 Jatinangor, Sumedang, 45363, Indonesia
Received: 17-10-2022; Accepted 21-11-2022: date; Published: 21-11-2022
Abstrak: TP-PKK  merupakan  salah  satu  kelembagaan  penting  di  desa  yang  perlu  menerapkan  administrasi secara profesional. Beberapa permasalahan pada pengelolaan administrasi TP PKK Desa Cilayung antara lain 1) Pengelolaan administrasi masih manual; 2) Penyimpanan buku administrasi belum memperhatikan keamanan; 3) Peluang kesalahan penulisan, rekapitulasi data yang kurang akurat dan proses pelaporan yang cukup rumit. Adapun rumusan masalah yang menjadi tujuan penelitian adalah 1) bagaimana pengelolaan administrasi PKK di Desa Cilayung (Siagian (2012), Silalahi (2009), dan Herbert Simon dalam Pasolong (2014)); 2) faktor apa yang berpengaruh pada pengelolaan administrasi PKK (Rangkuti (2006)); 3) upaya apa yang dapat dilakukan oleh  anggota  PKK  Desa  Cilayung  (Poerwadarminta  (1991)).  Metode  penelitian  adalah  penelitian  kualitatif deskriptif,  dengan  teknik  pengumpulan  data  wawancara,  observasi  non-participant,  dan  dokumentasi.  Hasil penelitian menemukan bahwa pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung belum dilaksanakan secara digital, masih  dengan  cara  manual,  yaitu  mengisi  langsung  pada  buku  administrasi.  Ada  2  (dua)  faktor  yang mempengaruhi pengelolaan administrasi, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Sementara, menjawab potret pengelolaan  administrasi  PKK,  penulis  dan  anggota  PKK  Desa  Cilayung  mengupayakan  beberapa  kegiatan untuk peningkatan pengelolaan administrasi melalui konsep digitalisasi sekaligus menjadi kebaharuan penelitian ini, antara lain: 1) Sosialisasi Rencana Induk Gerakan TP PKK 2021-2024, Strategi Gerakan PKK, dan Petunjuk Teknis Tata Kelola Kelembagaan Gerakan PKK; 2) Pembuatan alamat email PKK Desa Cilayung; 3) Pembuatan link Google Form Administrasi PKK; 4) Pelatihan pengisian Google Form. Dengan meningkatnya pengetahuan para kader TP PKK Desa Cilayung terkait pengelolaan administrasi PKK maka secara tidak langsung TP PKK Desa Cilayung ikut mewujudkan visi TP PKK Pusat yaitu "Ayo Tertib Administrasi 2022" dan Visi Sumedang SIMPATI 2023.
Kata Kunci: Administrasi, Profesional, Digitalisasi, PKK
Abstract:  Family  Welfare  Movement  Team  (TP-PKK)  is  one  of  the  important  institutions  in  the  village  that needs  to  implement  professional  administration.  Several  problems  in  the  administrative  management  of  TP- PKK in Cilayung Village are 1) Administrative management still use manual system; 2) There is no safe and secure  storage  for  the  administrative  books;  3)  The  writing  errors  caused  by  human  are  unable  to  avoid, inaccurate  data  recapitulation,  and  a  fairly  complicated  reporting  process.  The  formulation  of  the  problem which is the aim of this research are 1) how is the administrative management of the PKK in Cilayung Village according  to  Siagian  (2012),  Silalahi  (2009),  and  Herbert  Simon  in  Pasolong  (2014);  2)  what  factors  that influence  the  administrative  management  of  the  PKK  (Rangkuti  (2006));  3)  what  efforts  can  be  made  by members of the Cilayung Village PKK to solve the problem (Poerwadarminta (1991)). The research method is descriptive qualitative research, using interview data collection techniques, non-participant observation, and documentation. The results of the study found that the administrative management of the Cilayung Village PKK had not been carried out digitally, it is produced in a manual way, filling directly in the administration book. There are 2 (two) factors that influence administrative management, internal and external factors. Meanwhile, answering the problem of the administrative management of the PKK, the writer and members of the Cilayung Village  PKK  are  seeking  several  activities  to  improve  administrative  management  through  the  concept  of digitization as well as being a novelty for this research, including: 1) Dissemination of the TP-PKK Movement Master  Plan  2021-2024,  PKK  Movement  Strategy,  and  PKK  Movement  Institutional  Governance  Technical Guidelines;  2)  Creating  a  Cilayung  Village  PKK  email  address;  3)  Creating  a  Google  Form  of  PKK Administration Form; 4) Holding Google Form filling training. With the increased knowledge of the Cilayung Village TP PKK cadres regarding PKK administration management, indirectly the Cilayung Village TP PKK helped realize the vision of the Central TP PKK "Ayo Tertib Administrasi 2022" and Sumedang SIMPATI Vision 2023.
Keywords: Administration, Professional, Digitization, Family Welfare Movement Team

## 1. Pendahuluan
Pengelolaan  birokrasi  secara  benar  tentu  dapat  diukur  dari  bagaimana  administrasi sebagai  teknis  dari  birokrasi  mampu  dikelola  dengan  baik.  Birokrasi  dimaksudkan  tipe organisasi  yang  dipergunakan  pemerintahan  modern  untuk  berbagai  tugasnya  dilaksanakan dalam sistem administrasi (Ahmad 2008). Pengelolaan administrasi menjadi kunci bagaimana perwujudan manajemen kelembagaan birokrasi yang mampu dipertanggungjawabkan. Banyak institusi gagal mewujudkan birokrasi yang baik karena tidak tertibnya administrasi.
"Terwujudnya masyarakat Sumedang yang Sejahtera, Agamis, Maju, Profesional, dan Kreatif  (SIMPATI)  pada  tahun  2023"  merupakan  Visi  Kabupaten  Sumedang  yang  sedang gencar diakselerasi oleh Pemerintah Kabupaten Sumedang. Profesional menjadi salah satu isu utama  yang  ingin  dicapai  Pemerintah  Kabupaten  Sumedang  dalam  rangka  pengembangan karakter  masyarakat  Sumedang.  Salah  satu  misi  yang  dicanangkan  guna  peningkatan keprofesionalitasan adalah dengan menata birokrasi pemerintah yang bertanggung jawab dan profesional dalam pelayanan masyarakat (https://sumedangkab.go.id/profil 2022).
Profesional dalam penataan birokrasi dapat berarti mampu mengelola birokrasi secara benar  dan  beretika sesuai  dengan  pedoman  yang  berlaku.  Tambayong (2016)  menyebutkan bahwa  profesionalisme  merupakan  cerminan  keterampilan  dan  keahlian  aparat  yang  dapat berjalan  efektif  apabila  didukung  dengan  kesesuaian  tingkat  pengetahuan  atas  dasar  latar belakang pendidikan dengan beban kerja yang menjadi tanggungjawabnya dan juga sebagai cerminan potensi diri yang dimiliki aparat, baik dari aspek kemampuan maupun aspek tingkah laku  yang  mencakup  loyalitas,  inovasi,  produktivitas  dan  kreatifitas.  Diperlukan  adanya pemikiran  untuk  membangun  aparatur  birokrasi  yang  handal  dan  profesional  dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai penyelenggara kegiatan pelayanan publik Winaya, Ketut et al, 2013). Perubahan aparatur birokrasi menjadi bagian dari reformasi birokrasi itu sendiri.
Reformasi birokrasi berkaitan dengan perubahan yang lebih baik terhadap sistem dan manajemen  pemerintahan,  pelayanan  maupun  peningkatan  sumber  daya  aparatur  sehingga perubahan-perubahan  itu memberikan implikasi yang baik  terhadap  aspek penyelenggaraan pemerintahan. Perubahan sistem pemerintahan tersebut tidak hanya terjadi pada pemerintahan pusat  dan  pemerintahan  daerah  saja,  tetapi  juga  adanya  perubahan  pemerintahan  desa (Marianata  &  Hardayani,  2019).  Reformasi  birokrasi  yang  bertujuan  untuk  mewujudkan birokrat  yang  profesional  dalam  mengelola  administrasi  yang  dimulai  dari  tingkat pemerintahan terkecil.
Tim  Penggerak  Pemberdayaan  Kesejahteraan  Keluarga  merupakan  salah  satu kelembagaan penting dan mendasar di desa. Lembaga ini adalah wadah untuk pembangunan dan pemberdayaan keluarga di tingkat desa.  Hal ini dikarenakan     keluarga     merupakan unit terkecil masyarakat yang akan berpengaruh besar terhadap kinerja pembangunan dalam mendukung program-program pemerintah (Gobel, 2016).
Gerakan PKK awalnya untuk mendorong kemajuan para kaum  perempuan  agar bisa memainkan    peran    gandanya    secara    baik,  yakni    sebagai    pengelola    keuangan    dalam keluarga serta bisa membantu mencari nafkah   dan   juga   sebagai   pelaku pembangunan. Akan  tetapi  sesuai  dengan  perkembangannya,  pemberdayaan  perempuan  berkembang  juga dalam kehidupan berkeluarga, bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Hanis & Marzaman, 2020).
Semangat  perubahan  ini  yang  diinginkan  dalam  perwujudan  reformasi  birokrasi  di tingkat  desa.  Dengan  menerapkan  pengelolaan  administrasi  yang  profesional  di  lingkup kelembagaan pemerintahan terkecil, dimana aktor perubahan adalah masyarakat itu sendiri, maka pembangunan yang terstruktur, terencana, terpadu, merata, dan berkualitas dengan sendi kearifan lokal dapat dicapai.
Ketua Tim Penggerak Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (TIM PKK) Pusat, Tri Tito Karnavian, dalam Forum Online Tim PKK Seluruh Indonesia dengan Tema "Ayo Tertib Administrasi PKK 2022" pada Kamis, 24 Maret 2022 (Ramdhani, 2022) penting bagi seluruh Kader  PKK  untuk  menguasai administrasi PKK. Administrasi tidak dilihat  sekedar sebagai kegiatan catat-mencatat, tetapi merupakan instrumen pokok dalam manajemen kelembagaan. Belum  tertibnya  administrasi  di  kalangan  kader  PKK  menjadi  isu  penting  dalam  Rencana Induk Gerakan Tim PKK 2021-2024.
Selain  itu  tata  kelola  administrasi  TP  PKK  masih  konvensional  dan  masih menggunakan proses rekap data pada buku catatan besar. Seperti tata kelola program kerja, keuangan,  surat-menyurat,  dan  laporan  tahunan  PKK.  Hal  ini  tentu  dapat  menurunkan efektivitas  administrasi, dan  membuat  proses  pengelolaannya  menjadi  lama  (Esabella  et  al. 2022).
Dipertahankannya pengelolaan administrasi PKK secara konvensional ini bukan tanpa alasan. Meskipun komputerisasi dan teknologi informasi sudah menjadi hal yang dekat dengan masyarakat,  namun  praktiknya  masih  banyak  yang  belum  mahir  pengaplikasiannya  dalam organisasi.    Masih  ada  beberapa  pengurus  organisasi  dan  anggota  PKK  yang  belum
mengetahui  cara  untuk  memanfaatkan  aplication  software  komputer  khususnya  aplikasi microsoft office untuk administrasi dan dokumentasi, bahkan ada beberapa orang pengurus Pembinaan  Kesejahteraan  Keluarga  (PKK)  ini  yang  memang  belum  mengenal  sama  sekali pengunaan dari komputer apalagi penggunaan aplikasi komputer (Simanjuntak P. et al, 2019).
Desa  Cilayung  merupakan  salah  satu  desa  di  Kecamatan  Jatinangor  Kabupaten Sumedang.  Berdasarkan  hasil  wawancara  awal  penulis  dengan  salah  satu  anggota TP  PKK Desa  Cilayung,  pengelolaan  administrasi  PKK  Desa  Cilayung  masih  menggunakan  metode manual  (tulis  tangan  dalam  buku),  baik  dalam  pencatatan  data  dan  melakukan  rekapitulasi data. Pencatatan yang tidak real time menimbulkan peluang ketidakakuratan data.
Hasil  wawancara  dengan  Wakil  Ketua  PKK  Desa  Cilayung,  Ibu  Ema  Nurul  Hayati, sebagai contoh, ketika anggota PKK Desa Cilayung selesai melaksanakan kegiatan, mereka akan  melapor  melalui  WhatsApp  Group  PKK  Desa  Cilayung,  namun  tidak  bisa  langsung dicatat di buku kegiatan karena Sekretaris sedang tidak memegang buku kegiatan, sehingga pencatatan  tidak  bisa  dikerjakan  pada  waktu  yang  sama.  Sekretaris  akan  mencatat  di  lain waktu  ketika  sudah  memegang  buku  kegiatan.  Pola  ini  cenderung  akan  memunculkan permasalahan lainnya seperti kapasitas penyimpanan ponsel genggam yang terbatas sehingga memungkinkan  ada  hal  yang  terlewat  didokumentasikan  oleh  Sekretaris  (dikonfirmasi langsung oleh Sekretaris PKK Desa Cilayung, Ibu Herlina).
Permasalahan  kedua  yang  dialami  oleh  TP  PKK  Desa  Cilayung,  sebagai  hasil wawancara  dengan  Ketua  Pokja  IV  Desa  Cilayung,  Ibu  Entin  Hartini,  terkait  pengelolaan administrasi yang masih manual adalah penyimpanan buku yang belum memperhatikan aspek keamanan.  Rentannya  kerusakan  buku    akibat  teknis  seperti  basah,  rusak  karena  berjamur. atau penyimpanan yang belum tertata sehingga hilang menyebabkan penanggungjawab buku harus  bekerja  ekstra  untuk  menyalin  ulang  data  ke  buku  yang  baru.    Permasalahan  lainnya adalah adanya peluang kesalahan penulisan, rekapitulasi data yang kurang akurat dan proses pelaporan yang cukup rumit, sehingga menyebabkan proses administrasi membutuhkan waktu yang lama.
Konsep  digitalisasi  administrasi  TP  PKK  menjadi  fokus  penelitian  ini.  Beberapa penelitian  terdahulu  yang  menjadi  rujukan  dari  penelitian  ini  antara  lain  pembinaan administrasi  berbasis  komputer  yang  menggunakan  software  aplikasi  khususnya  Microsoft office (Excel, Word, & Powerpoint) (Sitohang and Endang 2020). Kemudian pendampingan pembuatan Google Form untuk memindahkan pertanyaan dari dokumen asli sampai bentuk
unduhan akhir isian data yang memberi kemudahan kepada TP PKK dalam menjaring data warga dan menyimpan administrasinya dengan baik (Nur Ekaningsih dkk, 2022).
Kebaharuan  dari  penelitian  ini  adalah  adanya  upaya  penggabungan  kedua  produk digital (Microsoft Excel dan Google Form) ke dalam pengelolaan administrasi TP PKK Desa Cilayung Kecamatan Jatinangor. Hal ini berlandaskan bahwasanya belum ada kegiatan yang bertemakan dengan digitalisasi administrasi PKK yang diselenggarakan di Desa Cilayung.
Berdasarkan  uraian  permasalahan  di  atas,  maka  rumusan  masalah  adalah  sebagai berikut:
a.  Bagaimana pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung?
b.  Faktor apa saja yang mempengaruhi pengelolaan administrasi pada tingkatan PKK di Desa Cilayung?
c.  Apa upaya meningkatkan pengelolaan administrasi di antara kader PKK di desa?
Kegiatan  penelitian  dan  pendampingan  pengelolaan  administrasi  TP  PKK  secara professional sebenarnya adalah untuk meningkatkan pengetahuan para kader PKK di tingkat desa  tentang  pengelolaan  administrasi  PKK.  Hal  terpenting  yaitu  menyiapkan  kader-kader PKK di setiap perkampungan serta dapat melakukan pembinaan kadernya   sendiri   untuk dapat   menyesuaikan sumberdaya   sesuai   dengan   tuntutan   dinamika yang berkembang dewasa ini (Nina Rosa Riana, et.al, 2015). Dengan meningkatnya pengetahuan para kader TP PKK  Desa  Cilayung  terkait  administrasi  PKK  maka  secara  tidak  langsung  TP  PKK  Desa Cilayung ikut mewujudkan visi TP PKK Pusat yaitu "Ayo Tertib Administrasi 2022" dan Visi Sumedang SIMPATI 2023.

## 2. Metode
Penelitian  ini  akan  menggunakan  metode  kualitatif  deskriptif.  Analisis  data-data temuan  lapangan  disajikan  komprehensif  dan  mendalam  secara  deskriptif  khususnya eksplorasi  dan  memahami  makna yang  bersumber dari individu dan atau  sekelompok orang yang berasal  dari  masalah  sosial  (Creswell,  2018). Objek yang akan diteliti pada penelitian ini adalah  pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung. Kemudian ditambah dengan beberapa referensi mengenai hasil   penelitian terkait administrasi PKK yang diambil dari  buku,  jurnal  nasional  dan  internasional,  artikel,  dan  website.  Pengumpulan  data dilakukan dengan cara observasi non partisipan, wawancara, dan dokumentasi. Observasi non partisipan melihat bagaimana pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung yang ada
pada  kegiatan  Posyandu,  namun  tidak  terlibat  langsung  dalam  kegiatan  pengelolaan. Wawancara  dilakukan  terhadap  beberapa  anggota  TP  PKK  Desa  Cilayung  dan  Kader Posyandu.
Penentuan  informan  ini  didasarkan  pada  purpossive  sampling,  yang  artinya pemilihan  narasumber  berdasarkan  anggapan  peneliti  bahwa  narasumber  merupakan individu-individu yang mengetahui secara penuh permasalahan yang diangkat oleh peneliti. Adapun  pertanyaan-pertanyaan  yang  disampaikan  kepada  narasumber  adalah  yang berkaitan  dengan  rumusan  masalah.  Sementara  itu,  untuk  dokumentasi  berkaitan  dengan hal-hal yang dibutuhkan dalam pengumpulan data. Dalam kaitannya dengan menganalisis data dan menelaah isi dokumen, penulis menggunakan teknik analisis data yang terdiri dari reduksi  data,  penyajian  data,  dan  penarikan  kesimpulan  (Miles  dan  Huberman,  1992). Pelaksanaan pendalaman pengelolaan administrasi PKK dilaksanakan pada bulan Agustus 2022 di Balai Desa Cilayung Kecamatan Jatinangor. Kemudian untuk implementasi upaya peningkatan digitalisasi administrasi PKK Desa Cilayung dihadiri oleh 10 (sepuluh) orang anggota TP PKK Desa Cilayung dan beberapa perangkat desa.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## A. Potret Pengelolaan Administrasi PKK Desa Cilayung
Sebagaimana  hasil  kolaborasi  makna    administrasi  dari  Siagian  (2012),  Silalahi (2009), dan Herbert Simon dalam Pasolong (2014) diterapkan dalam cerminan pengelolaan administrasi PKK di Desa Cilayung yang terdiri dari 1) adanya kerjasama dua orang atau lebih;  2)  pendokumentasian  data  dan  informasi  secara  tertulis;  3)  efisiensi  administrasi dengan  adanya  spesialisasi  tugas,  maka  berikut  adalah  hasil  analisis  potret  pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung, yang antara lain:
1. Pengisian buku administrasi di PKK Desa Cilayung masih manual, langsung mengisi pada  buku  fisik  yang  disiapkan.  Ada  beberapa  kasus  dimana  Ketua  Pokja  terpaksa menyalin  buku  administrasi  dari  tahun  2018  ke  buku  yang  baru  dikarenakan  buku yang lama terkena air hujan. Makna administrasi sebagai pendokumentasian data dan informasi  secara  tertulis  (Silalahi,  2009)  menjadi  kurang  relevan  lagi  mengingat keterbatasan  kondisi  penyimpanan  data  yang  tidak  mengakomodir  solusi  hambatan cuaca. Temuan  ini sekaligus mendukung perlunya perubahan konsepsi administrasi yang awalnya sebagai kegiatan "catat-mencatat" menjadi kegiatan "ketik-mengetik" dan menyimpannya pada suatu tempat yang memiliki resiko yang minim. Mulai perlu
adanya  gerakan  digitalisasi  administrasi  untuk  memperlambat  tingkat  keusangan suatu  dokumen  (daya  tahan  lebih  maksimal  jika  penyimpanan  administrasi memanfaatkan cloud computing) yang ada di kelembagaan PKK.
2. Pengisian  data  administrasi  PKK  pada  kegiatan  Posyandu  di  RW  5  Desa  Cilayung yang  dilakukan  oleh  kader  Posyandu  sebagai  salah  satu  contoh  administrasi  dalam organisasi PKK masih double input. Sebelumnya, kader posyandu merupakan anggota PKK yang diberikan tugas untuk mengatur pelaksanaan kegiatan posyandu di masing- masing  RW  (Rukun  Warga).  Meskipun  sudah  disiapkan  aplikasi  khusus  yang digunakan  untuk  pelaporan  kegiatan  Posyandu,  namun  para  kader  Posyandu  tidak diberikan peluang untuk mengunduh data yang telah mereka input. Hal ini membuat para kader masih menyiapkan beberapa buku fisik untuk mencatat kegiatan Posyandu sebagai  bahan  pegangan  para  kader.  Fenomena  ini  bertentangan  dengan  efisiensi administrasi yang dapat ditingkatkan melalui spesialisasi tugas di kalangan kelompok (Herbert  Simon  dalam  Pasolong,  2014).  Efisiensi  mendukung  penuh  penghematan tenaga, waktu, dan anggaran, dan spesialisasi membuat mudah proses penghematan tersebut.  Namun  dengan  adanya  double  input  data  yang  terjadi,  maka  kaidah  dari efisiensi dan spesialisasi dalam administrasi menjadi terpinggirkan.
3. Pengisian  buku  administrasi  di  PKK  Desa  Cilayung  masih  menggunakan  format Rakernas  VIII  PKK  Tahun  2015,  sementara  diketahui  bersama  sudah  ada  format administrasi hasil Rakernas IX PKK Tahun 2021. Proses administrasi juga dimaknai oleh Siagian (2012) sebagai kerjasama antara 2 (dua) orang atau lebih, dalam hal ini berfokus  pada  kata  "kerjasama".  Kerjasama  dihasilkan  dari  beberapa  orang  yang berkomitmen untuk menuju tujuan yang sama. Namun dengan adanya fenomena ini, maka  makna  dari  'penyatuan  langkah  untuk  mencapai  tujuan'  menjadi  bias dikarenakan  format  yang  menjadi  guideline  administrasi  PKK  sebagai  alat  bantu mencapai  tujuan  tidak  didapatkan  oleh  seluruh  pengurus  PKK,  termasuk  Desa Cilayung.
4. Belum ada sosialisasi sebelumnya terkait hasil Rakernas IX PKK Tahun 2021 di Desa Cilayung.  Sebagaimana proses kerjasama dalam administrasi (Siagian, 2012) yang merupakan  penyatuan  langkah  mencapai  tujuan,  perlu  adanya  kesepahaman  dan kesepakatan  antar  anggota  organisasi.  Kesepahaman  dan  kesepakatan  tumbuh  jika setiap anggota organisasi memiliki pengetahuan yang sama tentang tujuan tersebut, dan  untuk  mendapatkan  kesamaan  tersebut  perlu  adanya  konsistensi  sosialisasi sehingga  semua  anggota  organisasi  mengerti.  Belum  adanya  sosialisasi  terkait
guideline  terbaru  administrasi  PKK  di  Desa  Cilayung  sebagai  tanda  awal  belum dipahaminya perubahan yang terjadi di dalam kelembagaan PKK oleh seluruh anggota PKK Desa Cilayung.

## B. Faktor yang berpengaruh pada Pengelolaan Administrasi PKK Desa Cilayung
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan oleh penulis, ditemukan beberapa  faktor  yang  berpengaruh  pada  pengelolaan  administrasi  PKK  Desa  Cilayung. Faktor-faktor  tersebut  kemudian  dikelompokkan  oleh  penulis  menjadi  beberapa  bagian, yang  terdiri  dari  faktor  kekuatan,  kelemahan,  peluang,  dan  ancaman  (Rangkuti,  2012). Kekuatan  dan  kelemahan  termasuk  internal  yang  berasal  dari  organisasi  PKK  Desa Cilayung  itu  sendiri,  sementara  untuk  peluang  dan  ancaman  merupakan  eksternal  yang berasal dari environment yang ikut mempengaruhi eksistensi PKK Desa Cilayung.

## KEKUATAN
1. PKK Desa Cilayung memiliki keanggotaan yang didominasi oleh ibu rumah tangga. Literasi digital yang profesional dapat diwujudkan menjadi pengelolaan administrasi PKK  berbasis  digital  bisa  menjadi  sebuah  budaya  di  lingkup  masyarakat.    Ibu-ibu rumah  tangga  ini  menghabiskan  sebagian  besar  waktunya  untuk  menonton  acara televisi dan bermedia sosial (Novianti, Dewi & Fatonah, Siti. 2019). Dengan begitu, tersedianya  waktu  dari  para  anggota  PKK  Desa  Cilayung  yang  dapat  dioptimalkan untuk pengembangan kapasitas dan kecakapan digital utamanya dalam pengelolaan administrasi PKK.
2. Sebagian besar anggota PKK Desa Cilayung adalah bagian dari Generasi X. Generasi X  adalah  generasi  yang  mudah  beradaptasi  akan  perkembangan  teknologi  karena mereka sudah mengalami perubahan dan menyesuaikan diri dari analog ke digital dan mengimplementasikannya  dalam  hidup  sehari-hari  (generasi  digital  immigrant) (Gatra, 2022).

## KELEMAHAN
1. Kecakapan  anggota  pengelola  buku  administrasi  PKK  masih  belum  memenuhi kebutuhan  organisasi.  Kebutuhan  yang  dimaksud  adalah  tantangan  digitalisasi administrasi yang memudahkan anggota untuk mengarsipkan segala bentuk dokumen ke  dalam  format  digital.  Sebagian  besar  anggota  TP  PKK  Desa  Cilayung  yang bertugas  sebagai  pengelola  buku  administrasi  belum  mampu  mengoperasikan
Microsoft  Office  dan  Google  Form  untuk  alat  bantu  digitalisasi  administrasi  PKK. Bahkan untuk mengakses Google Form tidak bisa, karena pengelola belum memiliki akun  Google  Mail  atau  tidak  teridentifikasi  password  email  sebagai  syarat  untuk melakukan login.
2. Sarana dan prasarana yang disiapkan untuk operasional kegiatan PKK Desa Cilayung belum  maksimal.  Seperti  contohnya,  pada  kantor  atau  ruang  pertemuan  PKK  Desa Cilayung yang berlokasi di Kantor Desa belum memiliki jaringan internet yang stabil apabila digunakan oleh beberapa perangkat. Hal ini berdampak pada profesionalitas kinerja  dari  anggota  PKK  sendiri  jika  akan  diterapkannya  digitalisasi  administrasi PKK. Pengelola buku administrasi tentunya akan lebih banyak mengeluarkan biaya operasional  secara  mandiri  yang  bertentangan  dengan  profesionalitas  sebuah organisasi,  dimana  anggaran  menjadi  suatu  indikator  penting  dalam  kelancaran sebuah organisasi.

## PELUANG
1.  Selisih perbedaan literasi digital antara kawasan perkotaan dan perdesaan pada tahun 2021  hanya  sebesar  2,7  persen  dibandingkan  dengan  perdesaan.  Angka  ini diungkapkan oleh Survei Indeks Literasi Digital Nasional 2021 yang dilakukan oleh Kominfo  dan  KataData  Insight  Centre  (KIC).  Survei  ini  menunjukkan  mulai meratanya  daya  saing  digital  di  Indonesia  sekaligus  menggambarkan  penggunaan digital dalam kehidupan sehari-hari telah menjadi bagian dari kultur mereka yang berdomisili di pedesaan, khususnya Desa Cilayung.
2.  Survei Indeks Literasi Digital Nasional 2021 juga menunjukkan bahwa persentase perempuan yang menggunakan internet sebenarnya lebih tinggi daripada pria, yaitu 56,6%.

## ANCAMAN
1. Adanya isu kesenjangan digital yang masih berbasis gender, terlebih dialami oleh perempuan  yang  berada  di  wilayah  pedesaan  serta  kelompok  lanjut  usia  (Rahim, 2022).

## C. Upaya Implementasi Peningkatan Pengelolaan Administrasi PKK Desa Cilayung
Adapun  upaya  yang  dilakukan  oleh  penulis  dan  anggota  TP  PKK  Desa  Cilayung untuk  menjawab  permasalahan  pengelolaan  administrasi  dengan  memaksimalkan  faktor faktor yang ada di di dalam organisasi maupun di luar organisasi, adalah sebagai berikut:
1. Sosialisasi Rencana Induk Gerakan Induk PKK Tahun 2021-2024, Strategi Gerakan PKK, dan Petunjuk Teknis Tata Kelola Kelembagaan Gerakan PKK dokumen yang dihasilkan dan disepakati dalam Rakernas IX PKK Tahun 2021. Di dalam sosialisasi, tim PkM memaparkan beberapa poin penting terkait hasil kesepakatan Rakernas IX 2021.  Hal  yang  perlu  dicatat  dalam  Rakernas  IX  PKK  Tahun  2021  terkait  dengan pengelolaan administrasi yang penting diketahui oleh anggota TP PKK Desa Cilayung adalah  tidak  ada  perubahan  mendasar  pada  format  buku  administrasi  PKK.  Format pengisian  buku  administrasi  PKK  Tahun  2021  masih  sama  dengan  format  di  tahun 2015  yang  sudah  dipraktekan  oleh  anggota  TP  PKK  Desa  Cilayung.  Tidak  adanya perubahan khusus ini membuat anggota TP PKK yang bertugas sebagai penanggung jawab buku administrasi tidak perlu mengganti buku administrasi pada pertengahan tahun berjalan (2022).
Sumber: dok. pribadi. Gambar 1. Sosialisasi Rencana Induk PKK, Strategi PKK, dan Juknis Tata Kelola Kelembagaan PKK.
2. Pembuatan  email  khusus  untuk  dikelola  oleh  PKK  Desa  Cilayung.  Adapun  alamat email yang dikelola oleh PKK Desa Cilayung adalah pkkdesacilayung@gmail.com. Alamat  email  ini  kemudian  dikelola  oleh  Sekretaris  TP  PKK  Desa  Cilayung. Keberadaan  email  ini  sekaligus  dapat  menjadi  cloud  (penyimpanan)  yang  dapat digunakan  untuk  menyimpan  data  administrasi PKK  Cilayung,  utamanya  hasil  dari pengisian Google Form. Cloud di dalam email atau yang disebut dengan Google Drive
menjadikan data TP PKK bisa diakses kapan saja, tidak terbatas waktu dan tempat. Data juga tidak mengalami kerusakan secara fisik karena sudah ada upaya digitalisasi. Buku administrasi  dapat dipertahankan untuk  diisikan  secara manual  tetapi  sebagai back-up  data,  data  di  dalam  buku  dikomputerisasi  dan  disimpan  di  dalam  Google Drive. Tim Pkm juga sudah menyiapkan format buku administrasi PKK dalam bentuk Excel Sheet, hasil keluaran dari Google Form, yang dapat diisi oleh masing-masing penanggung jawab administrasi PKK.

## Sumber: dok. pribadi.
Gambar 2. Pembuatan email khusus PKK Desa Cilayung
3. Pembuatan  link  Google  Form  untuk  membantu  pengisian  data  administrasi  PKK, terutama Buku Daftar Kegiatan dan Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader yang bisa diisi  oleh  seluruh  anggota PKK  Desa Cilayung. Sebelumnya jika ada kegiatan yang  diikuti oleh  anggota  PKK dan Kader  dilaporkan pada Whatsapp Group untuk menjadi bahan Sekretaris PKK Desa Cilayung mengisi buku Daftar Kegiatan. Namun, terdapat  beberapa  kelemahan  yang  dirasakan  seperti  riwayat  chat  yang  mudah tertumpuk, storage pada handphone yang tidak terlalu besar, membuat Sekretaris PKK setiap  hari  harus  mengecek  kegiatan  yang  dilaporkan  anggota  di  Whatsapp  Group. Dengan adanya formulir online yang bisa diisi oleh anggota PKK Desa Cilayung yang mengikuti kegiatan, ada rekam data yang bisa dilihat dalam periode kapanpun.

## Sumber: dok. pribadi
Gambar 3. Pembuatan link Google Form Administrasi PKK Cilayung
4. Pelatihan pengisian Google Form penunjang administrasi PKK yang disiapkan oleh Dosen Pkm kepada anggota TP PKK dan Kader. Peserta terlebih dahulu diberikan materi bagaimana mengisi formulir online. Peserta juga mendapatkan pengetahuan tujuan  dan  keuntungan  yang  didapatkan  oleh  peserta  apabila  mengisi  formulir online. Setelah mendengar penyampaian materi, peserta yang hadir dibagikan link Google  Form  untuk  praktek  bagaimana  mengisi  formulir  online.  Formulir  yang dicontohkan  adalah  formulir  untuk  mengisi  buku  daftar  kegiatan  dan  buku  daftar anggota TP PKK dan Kader.
Tabel 1. Daftar Link Google Form Administrasi PKK Desa Cilayung No Alamat Link Ket 1. https://forms.gle/LpAqqfeNmM2aSJiw9 Formulir Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader 2. https://forms.gle/DsFsC7bpNYogYCX76 Formulir Buku Daftar Kegiatan PKK 3. https://forms.gle/QZDFFrHycpGjUqLD6 Formulir Buku Inventaris PKK 4. https://forms.gle/3Y11zirqhbX2AHVL6 Formulir Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
5. https://forms.gle/m32odgFHnqbR2w2F8 Formulir Buku Keuangan
Sumber: diolah peneliti
Teknis  pengisiannya  pun  sangat  sederhana,  peserta  hanya  diminta  untuk mengklik link yang telah disediakan, kemudian halaman akan berganti pada halaman Google  Form,  dan  peserta  dapat  mengisi  sesuai  dengan  permintaan  data  pada  setiap kolom pertanyaan.

## Sumber: dok. pribadi
Gambar 4. Pelatihan Pengisian Google Form dan Bukti Form yang telah terisi
5. Pembuatan kartu anggota TP PKK dan Kader Desa Cilayung sebagai keluaran dari pengisian Google Form. Setelah berhasil mengisi beberapa formulir online melalui Google Form, peserta diberikan pendalaman bahwa data dari Google Form yang diisi oleh  peserta  dapat  digunakan  menjadi  informasi  kartu  anggota  TP  PKK  Desa Cilayung.  Setiap  peserta  secara  otomatis  menerima  kiriman  email  berupa  Kartu Anggota  TP  PKK  Desa  Cilayung  sesaat  setelah  berhasil  mengisi  Google  Form tentang Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader. Hal ini merupakan hal baru bagi
anggota  TP  PKK  Desa  Cilayung  karena  sebelumnya  belum  pernah  ada  Kartu Anggota TP PKK Desa Cilayung.

## Sumber: dok. pribadi
Gambar 5. Contoh Kartu Anggota TP PKK Cilayung
Guna mengetahui akurasi pendampingan pengelolaan administrasi TP PKK Desa  Cilayung,  penulis  membuat  indikator  rancangan  evaluasi  kegiatan implementasi  peningkatan  administrasi  yang  menjadi  acuan  apakah  kegiatan terlaksana sesuai rencana.
Tabel 2 . Implementasi indikator rancangan evaluasi peningkatan administrasi PKK
No Kegiatan Rancangan Evaluasi Ket 1. Penyusunan bahan implementasi peningkatan pengelolaan administrasi PKK Bahan  tersedia  dan  dapat  diberikan  kepada peserta Terlaksana 2. Pembukaan Kegiatan Implementasi Peserta  telah  mengikuti  kegiatan  (pengisian daftar hadir) Terlaksana 3. Sosialisasi  Rencana  Induk  TP PKK, Strategi Gerakan PKK Peserta mengetahui tentang Arah dan Tujuan dari Gerakan PKK secara Nasional (tanya jawab). Terlaksana 4. Tutorial Pengisian Administrasi  6  (enam)  buku wajib TP PKK Peserta  dapat  mengisi  6  (enam)  buku  wajib  TP PKK  (dokumentasi  kegiatan  pencatatan  oleh peserta) Terlaksana 5. Pendampingan    pembuatan Google Form untuk membantu administrasi TP PKK Peserta  memiliki  akun  google  dan  dapat mengoperasikan  google  form  sesuai  dengan kebutuhan  melalui  gadget  yang  dimiliki  oleh peserta  (dokumentasi  dan  contoh  google  form yang dibuat oleh peserta) Terlaksana 6. Penyusunan Laporan Hasil Kegiatan Penulis  telah  menyelesaikan  laporan  Hasil kegiatan  untuk  disampaikan  kepada  Desa (laporan tersedia). Terlaksana Sumber: diolah peneliti
Tingkat keberhasilan dari kegiatan ini dilihat dari respon positif peserta dengan melakukan diskusi selama pemateri masih menyampaikan materinya. Selain itu, juga disiapkan adanya kuesioner yang memotret bagaimana pelaksanaan kegiatan dari sisi peserta yaitu anggota PKK Desa Cilayung.

## 4. Kesimpulan
Pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung terutama pengisian 6 (enam) buku wajib administrasi belum dilaksanakan secara digital. Pengisian buku administrasi masih dengan cara manual, yaitu mengisi langsung pada buku administrasi. Faktor faktor yang dapat membantu pada peningkatan kapabilitas melek digital dalam pengelolaan administrasi pada anggota PKK Desa Cilayung antara lain:
a. Keanggotaan  PKK  Desa  Cilayung didominasi oleh  ibu  rumah  tangga yang  memiliki waktu lebih fleksibel.
b. Anggota  PKK  Desa  Cilayung  juga  didominasi  oleh  Generasi  X,  generasi digital immigrant , yang tingkat adaptasinya terhadap perubahan teknologinya tinggi.
c. P enggunaan  digital  dalam  kehidupan  sehari-hari  telah  menjadi  bagian  dari  kultur mereka yang berdomisili di pedesaan, khususnya Desa Cilayung.
d. Hasil  Survei  Indeks  Literasi  Digital  Nasional  2021,  persentase  perempuan  yang menggunakan internet lebih tinggi daripada pria.
Sementara  itu,  untuk  faktor  yang  dapat  menghambat  peningkatan  pengelolaan administrasi antara lain:
a. Sebagian besar anggota TP PKK Desa Cilayung yang bertugas sebagai pengelola buku administrasi belum mampu mengoperasikan Microsoft Office dan Google Form untuk alat bantu digitalisasi administrasi PKK.
b. Sarana dan prasarana yang disiapkan untuk operasional kegiatan PKK Desa Cilayung belum maksimal, seperti internet yang stabil dan anggaran operasional yang tercukupi.
c. Adanya  isu  kesenjangan  digital  yang  masih  berbasis  gender,  terlebih  dialami  oleh perempuan yang berada di wilayah pedesaan serta kelompok lanjut usia.
Upaya peningkatan pengelolaan administrasi PKK Desa Cilayung adalah: 1) Sosialisasi buku  pedoman  administrasi  PKK;  2)  Pembuatan  alamat  email  PKK  Desa  Cilayung;  3) Pembuatan  link  Google  Form  Administrasi  PKK  Desa  Cilayung;  4)  Pelatihan  pengisian
Google Form. Sebagai saran kedepannya, dari segi kapabilitas peserta, selain diharapkan lebih proaktif  untuk  dalam  meningkatkan  pemahaman  dan  wawasan  yang  berhubungan  dengan administrasi PKK dan operasionalisasi teknologi pendukung ( Microsoft Office, Google Form, Google  Drive ),  juga  perlu  adanya  penambahan  anggota  TP  PKK  dan  Kader  yang  mengerti teknologi.

## 5. Daftar Pustaka
Ahmad, Badu. 2008. Kondisi Birokrasi Di Indonesia Dalam Hubungannya Dengan Pelayanan Publik.
Annur, Cindy Mutia. 2022. Literasi Digital Perempuan Indonesia Belum Setara dengan Laki- Laki .  https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2022/07/14/literasi-digital-perempuan- indonesia-belum-setara-dengan-laki-laki
Arini Sulistyowati and Mahdian  Noor.  2022. The Effectiveness Model of  PKK Institutional Empowerment in Women and Community Empowerment in Gubeng District, Surabaya City. Jurnal Administrasi Publik. DOI: https://doi.org/10.30996/dia.v20i01.5744
Dyah  Retno  Puspita,  Rin  Rostikawati,  Pawrtha  Dharma.  2019.  Management  of  the  Family Empowerment  and  Welfare  Organization  to  Prevent  Divorce  in  Cilacap  Regency. Mediterranian Journal of Social Sciences. Doi: 10.2478/mjss-2019-0031
Ekaningsih,  Nur,  Swantyka  Ilham  Prahesti,  and  Mega  Mulianing  Maharani.  2022.
“Pendampingan Pemanfaatan Google Form Untukmendukungadministrasipkkkelurahanbejikecamatanungarantimur.” Jurnal
Budimas 04(01).
Esabella,  Shinta,  Miftahul  Haq,  M.  Julkarnain,  and  Informasi  Artikel.  2022.  “Tata  Kelola Administrasi  PKK  Desa  Dengan  Pengembangan  Sistem  Informasi  Berbasis  Web  The Administrative  Governance  of  PKK  Villages  with  Development  of  a  Web-Based Information System.” 21(3):513–24. doi: 10.30812/matrik.v21i3.1428.
Gatra, Sandro. 2022. "Adaptasi Digital Generasi X dalam Proses Omnichannel"..
Ghea  Edsanty  and  Jalius.  2022.  Empowerment  of  Family  Welfare  (PKK)  in  Gender-Based Families Economic Empowerment in Rao District. Jurnal Pendidikan Luar Sekolah.
Gobel, Lisda van. 2016. “Kinerja Pengurus Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (Pkk) Di Kelurahan  Bolihuangga  Kecamatan  Limboto  Kabupaten  Gorontalo.” Publik:  Jurnal Manajemen Sumber Daya Manusia, Administrasi Dan Pelayanan Publik III(2).
Hanis,  Nikma  Wahyuni,  and  Atika  Marzaman.  2020.  “Peran  Pemberdayaan  Kesejahteraan Keluarga Dalam Pemberdayaan Perempuan Di Kecamatan Telaga.” Publik (Jurnal Ilmu Administrasi) 8(2):123. doi: 10.31314/pjia.8.2.123-135.2019. https://sumedangkab.go.id/profil. 2022. “Profil - Kabupaten Sumedang.”
Karzum Zain, Abd. Ham Isa, Misran Rahman, Abdul Rahmat. 2020. Empowerment of Women Through Family Welfare Programs (PKK) Based on Gender Equality in Nauru Wife in Payunga  Village  Batudaa  Goronntalo  District.  International  Journal  of  Innovations  in Engineering Research and Technology (IJIERT)
Ketut  Winaya,  I.,  MR  Khairul  Muluk,  and  Ratih  Nurpratiwi.  2013.  “Professionalism  of Officials Bureaucracy (Studies In Kintamani District, Bangli Regency, Bali).” 16(2).
Lidwina,  Andrea.  2021. Ibu  di  Indonesia  Habiskan  Waktu  Tiga  Jam  Bermedia  Sosial . https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2021/08/13/ibu-di-indonesia-habiskan-waktu- tiga-jam-bermedia-sosial
Marianata, Anita, and Yorry Hardayani. 2019. “Mimbar Jurnal Penelitian Sosial Dan Politik Retrospeksi Reformasi Desa.”
Muhammad  Fatah.  2020.  Empowerment  of  Women  Through  Organisasi  Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (Family Welfare and Empowerment Organization) in the Family Income  Development  Program  in  Banjarbaru  City,  Indonesia.  European  Journal  of Political Science Studies. Doi : 104687/ejpss.v3i2.838
Muh. Sadri Kahar Muang, Muzayyah Jabani, Arvita Putri. 2021. Empowering Role of Family Welfare (PKK) in Improving The Quality of Life in The Rinding Allo Village, North Luwu. Journal of Islamic Economic and Business. doi: 10.24256
Nina  Rosa  Riana,  Sjamsiar  Sjamsuddin,  and  Ainul  Hayat.  2015.  “Pelaksanaan  Peran   Tim Penggerak  Pemberdayaan  Dan  Kesejahteraan  Keluarga  (Pkk)  Dalam  Memberdayakan Perempuan (Studi Tentang Program Pendidikan Dan Keterampilan  Di Kecamatan Kaliori, Kabupaten Rembang).” Jurnal Administrasi Publik (JAP) 2(5):851–56.
Novianti,  Dewi,  Siti  Fatonah.  2019. Budaya  Literasi  Media  Digital  pada  Ibu-Ibu  Rumah Tangga. Jurnal Antropologi Isu-Isu Sosial Budaya Vol. 21 No 02.
Pasolong, Harbani. 2011. Teori Administrasi Publik . Bandung: Alfabeta
Poerwadarminta, W.J.S (1991), Kamus Umum Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta Rahim, Revita. 2022. Peran Perempuan dalam Literasi Digital Indonesia. https://lan.go.id/?p=9994
Ramdhani,  Gilar.  2022.  “Obrolan  Santai  Kader  Inspiratif  PKK Angkat  Masalah  Tertib Administrasi - News Liputan6.Com.”
Rangkuti, Freddy. 2006. Teknik Mengukur dan Strategi Meningkatkan Kepuasan Pelanggan.
Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama.
Siagian. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia . Jakarta : Bumi Aksara.
Simanjuntak, Pastima, and Koko Handoko. 2019. “Pembinaan Administrasi Dan Dokumentasi Dengan  Memanfaatkan  Software  Application.” Jurdimas  (Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat) Royal 2(2):133–36. doi: 10.33330/jurdimas.v2i2.335.
Sitohang, Sunarsan, and Cecep Endang. 2020. “Batoboh Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat Pembinaan Administrasi Dengan Memanfaatkan Software Application.”
Tambayong,  Theresia  C.  2016.  “1169-Id-Profesionalisme-Birokrasi-Aparat-Pemerintah-
Dalam-Pelaksanaan-Pelayanan-Publik-d.”
Tri Devi Anti dan Novita Mariana.  2022. Sistem Informasi Tim Penggerak PKK Kelurahan Tambangan Berbasis Website. Jurnal Ilmiah Elektronika dan Komputer.
Ulbert Silalahi, 2009, Studi Tentang Ilmu Administrasi dan Manajemen . Bandung : Sinar Baru Algesindo.
©  2022  by  the  authors.  Submitted  for  possible  open  access  publication  under  the  terms  and conditions  of  the  Creative  Commons  Attribution  (CC  BY  SA)  license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/).