Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....
Page 53

## SISTEM PENATAAN ARSIP DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA GORONTALO
Usan Bagou & Ervinnarty Djou STIA Bina Taruna Gorontalo bagousan11@gmail.com 1 & bukujurnalstia@binataruna.ac.id 2

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  sistem  penataan  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Gorontalo.  Metode  penelitian menggunakan  jenis  deskriptif  pendekatan  kualitatif.  Fokus  penelitian  ini  adalah memeriksa, menyortir, dan menyimpan. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara  mendalam  kepada  sejumlah  informan,  observasi  dan  pencatatan  data sekunder yang berkaitan dengan permasalahan penelitian.
Hasil  penelitian  menyimpulkan  bahwa,  proses  pemeriksaan  dokumen  terkait  dalam sistem  penataan  arsip  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Gorontalo belum  berjalan  dengan  baik.  Hal  ini  terlihat  dari  masih  seringnya  terjadi  kesalahan dalam hal pemeriksaan seperti, adanya dokumen yang belum memiliki legalitas tetapi sudah diarsipkan. Proses penyortiran dokumen terkait dalam sistem penataan arsip di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Gorontalo  belum  berjalan  dengan baik. Hal ini terlihat dari masih seringnya ditemukan dokumen yang tak sejenis pada satu  tempat.  Proses  penyimpanan  dokumen  terkait  dalam  sistem  penataan  arsip  di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Gorontalo  belum  berjalan  dengan baik. Minimnya jumlah petugas dan ruangan arsip yang kurang memadai serta sistem penyimpanan  arsip  yang  belum  konsisten  mengakibatkan  terjadinya  percampuran dokumen pada satu tempat.
Disarankan,  perlunya  dilakukan  upaya  perubahan  sistem  penataan  arsip  yang  lebih baik  dengan  mengoptimalkan  ketelitian  petugas  dalam  memeriksa  dokumen,  sistem penyortiran yang tersistematis dan sistem penyimpanan yang konsisten serta perlunya peningkatan kualitas petugas dan penyediaan ruang arsip yang steril.
Kata Kunci: Sistem; Penataan; Arsip

## PENDAHULUAN
Dalam setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi  swasta  untuk  mencapai tujuan yang telah ditetapkan diperlukan  proses  administrasi.  Salah satunya berkenaan dengan pengelolaan dan  penyimpanan  arsip,  sebab  setiap
pemecahan  persoalan  yang  dilakukan manusia dalam kegiatannya sehari hari di  kantor  atau  pun  di  rumah  selalu menyangkut  adanya  fakta  dan  data atau  informasi,  yang  kemudian  adalah bagaimana memprosesnya.
Kearsipan berperan penting dalam  administrasi  sebagai  pusat
Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....
Page 54
ingatan  dan  sumber  informasi  dalam rangka melaksanakan kegiatan perencanaa  penganalisaan,  perumusan kebijaksanaan, pembuatan laporan penilaian,  pengendalian,  pertanggung jawaban  dengan setepat-tepatnya serta sebagai referensi di dalam pengambilan keputusan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo adalah salah satu organisasi
pemerintah  yang  turut  menjalankan fungsi  kearsipan  dalam  pengelolaan administrasinya. Sebagai instansi yang bertugas  untuk  melayani  masyarakat dalam  hal  administrasi  kependudukan, maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo dituntut agar mampu melakukan sistem  pengarsipan  secara  maksimal. Sejauh  ini  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo dalam proses pengelolaan administrasi, sering dijumpai  fenomena  dimana  tidak ditemukannya  data  atau  informasi penting  lainnya  ketika  dibutuhkan, sering terjadi kesalahan dalam
pemberian nomor surat,  bahkan sering terjadi pencatatan surat-surat berulang.
Pada  penlitian awal yang dilakukan  menunjukkan  bahwa  sistem pengarsipan  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo belum tertata  dengan  baik.  Hal  ini  terlihat dari belum berjalannya tahap pemeriksaan yang baik sebagai langkah awal dalam proses pengarsipan. Tampak pemeriksaan dokumen yang dilakukan oleh petugas atau  pegawai  tidak  dilakukan  secara teliti sehingga sering terdapat
lembaran dokumen yang belum
lengkap  atau  belum  rampung  untuk disimpan  sebagai  arsip.  Selanjutnya, belum terlaksananya tahap penyortiran dokumen yang dilakukan oleh petugas sehingga  dokumen  yang  masuk  dan disusun hanya berdasarkan urutan atau antrian berkas yang dinyatakan selesai. Hal  ini  dikarenakan  oleh  pelayanan yang  terpusat  pada  satu  loket  layanan saja.  Yang  akan  berdampak  pada proses  pencarian  dokumen  yang  akan menyulitkan  petugas  itu  sendiri  serta masyarakat  yang  dilayani.  Terakhir adalah tahap penyimpanan berkas yang belum sesuai dengan sistem
penyimpanan berdasarkan jenis kesamaan  dokumen  sehingga  sering terjadi pengelompokkan dokumen yang tidak sejenis. Hal ini dikarenakan beberapa dokumen tidak melalui tahap pengkodean.  Selain  dari  pada  itu, sistem  penyimpanan  selama  ini  sering menimbulkan  masalah  baru  misalnya penyimpanan  arsip  yang  berdekatan dengan  area  lembab  sehingga  bisa mengakibatkan kerusakan dokumen.
Berdasarkan  uraian  tersebut  di atas,  maka  penelitian  ini  mengambil judul  “Sistem  penataan  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota Gorontalo ” .

## PERMASALAHAN
Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah yang perlu diungkapkan adalah: Bagaimana
sistem  penataan  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota Gorontalo?
Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....

## TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Tujuan Penelitian Berdasarkan  rumusan  masalah di  atas,  maka  tujuan  penelitian  ini adalah untuk mengetahui sistem penataan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo.

## Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan  dari  hasil  penelitian  ini adalah sebagai berikut; Manfaat  praktis  adalah  penelitian diharapkan bermanfaat bagi pemerintah setempat, Manfaat  teoritis  adalah  sebagai  kajian baru dalam pengembangan ilmu Administrasi Publik khususnya mengenai sistem penataan arsip.

## METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  yang  digunakan adalah  penelitian  deskriptif  dengan metode  kualitatif.  Penelitian  deskriptif kualitatif yaitu jenis penelitian berdasarkan pendekatan yang digunakan  yakni penelitian  yang dilakukan  pada  kondisi  obyek  yang alami, dimana peneliti sebagai instrumen  utamanya/instrumen  kunci, teknik  pengumpulan  data  dilakukan secara gabungan hingga datanya jenuh dan menghasilkan data bersifat deskriptif (Wirartha, 2006:134).
Fokus penelitian adalah:
1. Pemeriksaan  yang  dimaksudkan dalam penelitian ini adalah langkah
persiapan menyimpan warkat dengan  cara  memeriksa  setiap lembaran  warkat  untuk  meperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan  memang  sudah  siap untuk disimpan.
2. Penyortiran yang dimaksudkan dalam penelitian ini adalah mengelompokkan warkat-warkat atau dokumen sebelum masuk pada tahap penyimpanan. 3. Penyimpanan  yang  dimaksudkan dalam penelitian ini adalah menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan berdasarkan jenis kesamaan dokumen.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berikut adalah uraian pembahasan  terkait  dengan  sistem penataan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo:
1. Pemeriksaan Dalam  pemberkasan  arsip,  dimana pemeriksaan  dilakukan  dengan  tujuan memastikan suatu berkas telah mendapatkan  disposisi  simpan,  serta memastikan  kelengkapan  lampiran- lampiran  berkas.  Kesalahan  dalam pemeriksaan  berkas  atau  dokumen akan  berdampak  secara  keseluruhan pada  tahapan  pengarsipan  lainnya. Oleh  sebab  itu  dibutuhkan  ketelitian dan  kehati-hatian  dari  petugas  dalam melakukan pemeriksaan guna menghindari  terjadinya  kesalahan  atau kelalaian.  Adapun  pemeriksaan  dalam penelitian  ini  adalah  upaya  petugas pengarsipan sebagai persiapan
Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....
Page 56 menyimpan warkat dengan cara memeriksa  setiap  lembaran  warkat yang  ada  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo untuk memperoleh  kepastian  bahwa  warkat- warkat  bersangkutan  memang  sudah siap untuk disimpan.
Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa  proses  pemeriksaan  dokumen terkait  dalam  sistem  penataan  arsip  di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kota  Gorontalo  belum  berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari masih seringnya kesalahan dalam hal pemeriksaan  seperti,  adanya  dokumen yang  belum  memiliki  legalitas  tetapi sudah diarsipkan serta masih ditemukannya  satu  dokumen  yang belum  lengkap  dan  sudah  diarsipkan. Selain itu sistem penataan kearsipan di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil Kota Gorontalo belum dioptimalkan  dan  kurang  mengikuti langkah-langkah  pengarispan  yang baik  dan  benar  sebagaimana  yang dikutip oleh seorang Zulkifli (2010:88) yang mengatakan bahwa setiap pekerjaan  atau  kegiatan  mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan  sejak  permulaan  sampai akhir. 2. Penyortiran Dalam sistem penataan arsip,
kegiatan  menyortir  sangat  penting untuk  dilakukan  guna  memudahkan petugas arsip dalam mengelolmpokkan dokumen  berdasarkan  kesamaan  jenis sebelum  disimpan.  Tanpa  penyortiran, petugas  niscaya  akan  selalu  bolak- balik  dari  laci  ke  laci  pada  waktu penyimpanan  dokumen,  di  samping
berkali-kali  membuka  dan  menutup laci  yang  sangat  menyita  energi  dan tidak  sistematis  apalagi  dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Adapun kegiatan penyortiran dalam penelitian ini adalah mengelompokkan  warkat-warkat  atau dokumen  sebelum  masuk  pada  tahap penyimpanan.
Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa,  proses  penyortiran  dokumen terkait  dalam  sistem  penataan  arsip  di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kota  Gorontalo  belum  berjalan dengan  baik.  Sistem  pengelompokan dokumen  belum  tertata  dengan  baik. Hal  ini  terlihat  dari  masih  seringnya ditemukan  dokumen  yang  tak  sejenis pada  satu  tempat.  Hal  tersebut  tidak sesuai dengan pendapat seorang Yohannes (2011:16) yang mengatakan bahwa  sistem  pengarsipan  adalah kumpulan  warkat  yang  disimpan secara  sistimatis,  ini  berarti  bahwa langkah  atau  kegiatan  penyortiran haruslah dilakukan secara hati-hati dan teliti  sehingga  menghasilkan  sistem pengarsipan  yang  tertata  dengan  baik serta  memudahkan  dalam  proses penemuan kembali.
3. Penyimpanan Dalam sistem penataan arsip adalah penyimpanan yaitu menempatkan dokumen  atau  arsip  sesuai  dengan sistem  penyimpanan  dan  peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan  dan  perlengkapan  yang memadai  dan  akan  sangat  sesuai bilamana mempergunakan almari arsip.  Adapun  proses  penyimpanan
Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....
Page 57 yang dimaksudkan dalam penelitian ini adalah  menempatkan  dokumen  sesuai dengan sistem penyimpanan berdasarkan jenis kesamaan dokumen. Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa  proses  penyimpanan  dokumen terkait  dalam  sistem  penataan  arsip  di Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan
Sipil  Kota  Gorontalo  belum  berjalan dengan baik. Minimnya jumlah petugas dan ruangan arsip yang kurang memadai  serta  sistem  penyimpanan arsip yang belum konsisten mengakibatkan terjadinya percampuran  dokumen  pada  satu tempat.  Hal  ini  berbanding  terbalik dengan pendapat seorang Aini (2011:23),  yang  mengatakan  bahwa dalam  sistem  penataan  arsip  ada beberapa faktor yang harus diperhatikan diantaranya, fasilitas penyimpanan  seperti  ruangan  yang cukup,  cahaya,  serta  kode  pokok  soal dan  kualitas  petugas  kearsipan  yang harus memenuhi syarat seperti ketelitian, loyalitas, kerapian dan yang tak  kalah  pentingnya  adalah  memiliki pengetahuan dibidangya.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan pembahasan,  maka  dapat  disimpulkan sebagai berikut: (1) Proses pemeriksaan  dokumen  terkait  dalam sistem  penataan  arsip  di  Dinas
Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota Gorontalo belum berjalan dengan baik.  Hal  ini  terlihat  dari  masih seringnya  terjadi  kesalahan  dalam  hal pemeriksaan  seperti,  adanya  dokumen yang  belum  memiliki  legalitas  tetapi
sudah diarsipkan serta masih ditemukannya  satu  dokumen  yang belum  lengkap  dan  sudah  diarsipkan; (2) Proses penyortiran dokumen terkait dalam  sistem  penataan  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota Gorontalo belum berjalan dengan baik. Sistem pengelompokan dokumen belum  tertata  dengan  baik.  Hal  ini terlihat dari masih seringnya ditemukan  dokumen  yang  tak  sejenis pada satu tempat; (3) Proses penyimpanan  dokumen  terkait  dalam sistem  penataan  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota Gorontalo belum berjalan dengan baik.  Minimnya  jumlah  petugas  dan ruangan  arsip  yang  kurang  memadai serta  sistem  penyimpanan  arsip  yang belum konsisten mengakibatkan terjadinya percampuran dokumen pada satu tempat; dan (4) Secara keseluruhan  dapat  disimpulkan  bahwa sistem  penataan  arsip  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota  Gorontalo  belum  optimal.  Hal tersebut dikarenakan sistem
pemeriksaan  dokumen  yang  kurang teliti  dilakukan  oleh  petugas,  sistem penyortiran  dokumen  yang  belum sistematis,  dan  sistem  penyimpanan dokumen  yang  kurang  konsisten. Selain  itu,  minimnya  tenaga  atau petugas kearsipan serta kurang mendukungnya  tempat  penyimpanan arsip menambah carut-marutnya sistem penataan arsip.

## SARAN
Adapun  saran  dalam  penelitian ini adalah sebagai berikut: (1)
Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....
Perlunya meningkatkan ketelitian petugas  kearsipan  dalam  melakukan pemeriksaan  dokumen;  (2)  Perlunya petugas  kearsipan  melakukan  sistem penyortiran dokumen secara sistematis; (3) Perlunya petugas kearsipan melakukan sistem penyimpanan dokumen secara konsisten;  (4)  Perlunya  dilakukan upaya perubahan sistem penataan arsip yang lebih baik dengan mengoptimalkan  ketelitian  petugas dalam  memeriksa  dokumen,  sistem penyortiran  yang  tersistematis  dan sistem  penyimpanan  yang  konsisten serta  perlunya  peningkatan  kualitas petugas  dan  penyediaan  ruang  arsip yang steril.

## DAFTAR PUSTAKA
Alwi,  H.  2007. KBBI,  Edisi  Ketiga . Jakarta. Balai Pustaka
Amsyah,  Zulkifli.  2007. Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Badri, Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran  Modern. Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama. Hasibuan, Melayu S.P.,2013. Manajemen Sumber Daya Manusia ,  Edisi  Revisi,  Jakarta: Bumi Aksara Hendro. 2011. Dasar-Dasar Kewirausahaan:  Panduan  Bagi Mahasiswa  Untuk  Mengenal, Memahami, Dan Memasuki
Dunia Bisnis . Jakarta: Erlangga. J,  Wayong.  2009. Asas  dan  Tujuan Pemerintahan  Daerah .  Jakarta: Djambatan.
Keban,  Y.  2008. Enam  Dimensi
Strategi  Administrasi  Publik . Konsep  Teori  dan  Isu.  Cetakan Kedua. Yogyakarta: Gava Media.
Marzuki.  2007. Metodologi  Riset, Yogyakarta: Ekonisia. Nawawi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya  Manusia  Untuk  Bisnis
Yang  Kompetitif .  Yogyakarta: Gajah Mada Univercity Press. Reksohadiprowiro. 2013. New Bussiness Administration . Yogyakarta: Pusata Belajar. Sedarmayanti. 2008. Competency Management .  Jakarta:  Penerbit PPM. Sianipar. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi. Cetakan II. Bandung: Alfabeta. Soetrisno,  dan  Renaldi,  Brisma.  2009. Manajemen Perkantoran Modern: Bahan  Ajar  Diklat
Prajabatan  Golongan  I  dan  II. Jakarta: LAN RI. Sofyandi,  Herman.  2010. Manajemen Training dan Rekrutmen . Fakultas  Bisnis  &  Manajemen. Universitas Widyatama. Bandung
Sugiyono.  2010. Metode  Penelitian
Kuantitatif  Kualitatif  dan  R&D ,
Ed. Revisi Cet. Ke -10, Bandung: CV. Alfabeta
Suprapto.  2008. The  Art  of  HRD: Manusia &  Kompetensi. Jakarta: Percetakan Gramedia.
Suraja,  Yohannes.  2011. Manajemen Kearsipan. Edisi Pertama . Malang: Penerbit Dioma. Sutarto. 2008. Dasar-Dasar Kepemimpinan Administrasi .
Usan Bagou & Ervinnarty M. Djou, Sistem Penataan ....
Page 59
Yogyakarta: Gajah Mada University Press. Suwarto,  Fx  dan.  Subyantoro,  Arief. 2009. Metode dan Teknik Penelitian  Sosial .  Yogyakarta: Andi Offset.
Syafie,  Inu  Kencana.  2011. Pengantar Ilmu  Pemerintahan .  Jakarta:  PT
Eresco. Yogi, Suprayogi Sugandi. 2011. Administrasi  Publik  Konsep  dan Perkembangan Ilmu di Indonesia ,  Yogyakarta:  Graha Ilmu.
Waldo, Dwight. 2008. Pengantar Studi
Public  Administration .  Jakarta: Aksara Baru.
Wibowo.  2007. Manajemen  Kinerja . Jakarta:  PT.  Raja  Grafindo Persada.
Wilson,  B.  2009. Manajemen  Sumber Daya Manusia . Bandung: Erlangga.
Wiyasa,  Thomas.  2009. Surat  Bisnis
Modern .  Cetakan  8.  Jakarta:
Pustaka Binaman Pressindo.
Dokumen Lain; Undang-Undang  Nomor  43  Tahun
2009 Pasal 1 tentang kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.