## SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA ANAK PONDOK PESANTREN ULAKAN KEC.LUBUK TAROK
Okta Andrica Putra 1 , Harkamsyah andrianof 2 , Aggy Pramana Gusman 3
123 Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Putra Indonesia “YPTK” Padang, Jl Lubuk Begalung Padang email: oktaandrica@gmail.com, harkamsyah.andrianof@upiyptk.ac.id , Apgusman@gmail.com

## Abstract
Pondok Pesantren Ulakan Kec.Lubuk Tarok merupakan suatu pondok pesantren , memiliki anak didik berjumlah kurang lebih 100 orang yang tinggal di asrama tersebut. Administrasi keasramaan harus memiliki  seluruh  data  anak  dengan  lengkap,  sehingga  seluruh  data  harus  dikelola  dengan menggunakan  teknologi  komputer.  Penelitian  ini  bertujuan  memudahkan  administrasi  dalam mengelola  dataanak  pondok  pesantren  sehingga  dapat  menghasilkan  laporan  data  anak  pondok pesantrenyang  lebih  efektif  dan  efisien  dan  dapat  menjamin  keamanan  data  dalam  waktu  jangka panjang. Dalam penelitian ini, peneliti mengunakan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi Pesantren Ulakan Kec.Lubuk Tarok. Implementasi program menggunakan bahasa Pemrograman  PHP  dengan  database  MySQL. Dengan  penerapan  sistem  yang  baru  pada  Podok Pesantren, laporan pengolahan data yang dihasilkan menjadi lebih lebih efektif dan efesien, Sistem yang  baru  dapat  mempermudah  dan  mempercepat  proses  kerja  dari  bagian  administrasi  dalam mengolah  data  yang  ada  pada  Pondok  Pesantren  Ulakan  Kec.Lubuk  Tarok,  Proses  Pengarsipan dokumen yang teratur dan rapi sehingga meminimalisir kemungkinan untuk kehilangan data
Keywords: administrasi, asrama,  data, php dan mysql

## PENDAHULUAN
Pondok  Pesantren  Ulakan  Kec.Lubuk Tarokmerupakan suatu pondok pesantren , memiliki  anak  didik  berjumlah  kurang lebih  100  orang  yang  tinggal  di  asrama tersebut.  Administrasi  keasramaan  harus memiliki  seluruh  data  anak  dengan lengkap,  sehingga  seluruh  data  harus dikelola  dengan  menggunakan  teknologi komputer.
Pondok  Pesantren  Kec.Lubuk  Tarok membutuhkan Sistem Informasi Pengolahan DataAnakPesantren,karena
saat  ini pihak pondok pesantren kesulitan dalam  mengolah  data  anak  pondok pesantren.  Pengolahan  data  anak  pondok pesantren  dilakukan  dengan Microsoft Excel sehingga  laporan-laporan  yang dihasilkan tidak efektif dan efisien. Sistem pengarsipan  tidak  terstruktur  dan  sulit menemukan kembali data yang dibutuhkan.Kendala lainnya adalah keterbatasan  dalam  pengolahan  data, sehingga
menyebabkan bagian
administrasi  kesulitan  dalam  membuat laporan-laporan  dan  membutuhkan  waktu yang lama dalam menyelesaikannnya.
Dengan  adanya  sistem  informasi diharapkan dapat membantu pihak pondok pesantren dalam mengelola dan mengolah data  anak  pondok  pesantren.  Mulai  dari pendataan  anak  yang  tempat  tinggal  di dalam  pondok,  pendata  ananak  pondok pesantren  yang  tempat  tinggalnya  di  luar pondok  pesantren,  pendataan  tanggal masuk  anak  pondok,  pendataan  guru pondok  pesantren,  serta  informasi  – informasi  penting  tentang  anak  pondok pesantren.
Menurut Fatansyah (2012:2)
bahwadata  adalah  “representasi  fakta dunia  nyata  yang  mewakili  sebuah  objek seperti manusia (Pegawai, Siswa, Pembeli, Pelanggan), barang,hewan, pristiwa, konsep,  keadaan  dan  sebagainya,  yang diwujudkan  dalam  bentuk  angka,huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya”.
Menurut  Tata  Sutabri  (2012:224) bahwa  perancangan  sistem  merupakan “prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis  ke  dalam  sebuah  desain  yang  dapat diimplementasikan  pada  sistem  komputer organisasi”.
Menurut  Rossa  dan  M.  Salahuddin (2013:23) bahwa “desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat  lunak  merupakan  upaya  untuk mengontruksikan  sebuah  system  yang memberikan kepuasan(mungkin informal)akan spesifikasi kebutuhan
fungsional,  memenuhi  target,  memenuhi kebutuhan secara implisit dan ekplisit dari segi  ferfomansi  maupun  penggunaan sumber  daya,  kepuasan  batasan  pada proses  disain  dari  segi  biaya,  waktu  dan perangkat”.
Menurut  Rosa  dan  M.  Salahuddin (2013:18)  bahwa  analisis  sistem  adalah “kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”. Dengan demikian  tahap  analisis  sistem  dilakukan setelah  tahap  investigasi  sistem  dan sebelum  tahap  rancangan  sistem.  Tahap analisis  sistem  merupakan  tahap  yang kritis dan sangat penting karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Menurut  Tata  Sutabri  (2012:220)
bahwa  analisis  sistem  adalah  “suatu prosedur yang dilakukan untuk
pemeriksaan  masalah  dan  penyusunan alternative  pemecahan  masalah  yang timbul  serta  membuat  spesifikasi  sistem yang  baru  atau  system  yang  akan diusulkan dan dimodifikasi”.

## METODE PENELITIAN
Dalam  menyelesaikan  penelitian  ini, penulis  membutuhkan  data  –  data  yang akurat  sesuai  dengan  judul  pembahasan. Untuk mendapatkan data –  data
tersebut,maka  penulis  memiliki  beberapa metode antara lain :
1. Penelitain Lapangan ( Field Research ) Penelitian  lapangan  yang  penulis lakukan  adalah  dengan  cara  turun langsung ke Pondok Pesantren Ulakan Kec.Lubuk  Tarok.  Adapun  kegiatan yang  penulis  lakukan  dilapangan adalah sebagai berikut :
a) Wawancara (Interview) Mewawancarai  secara  langsung setiap personil yang terlibat dalam pengolahan data Anakpondok pesantren.
b) Survei (Observation) Melakukan  pengamatan  langsung terhadap  sistem  yang  sedang berjalan  saat  ini,  dengan  melihat dokumen  –  dokumenanakpondok pesantren yang udah ada.
2. Penelitian Perpustakaan ( Library Research )
Mengumpulkan  referensi  –  referensi yang dapat  menunjang penulis dalam menyusun penelitian ini.Dalam hal ini penulis  mencari  buku  –  buku  yang berkaitan  dengan  judul  praktek  kerja lapangan yang sedang penulis lakukan dan  penulis  juga  mencari  referensi umum diinternet.
3. Penelitian  Laboratorium  ( Laboratory Research )
Yaitu  penelitian  yang  dilakukan dalam  hal  pengujian  sistem  yang dirancang untuk menghindari kesalahan  –  kesalahan  (sistem  Error) pada saat implementasi sistem.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis  merupakan  kegiatan  untuk menguraikan  sistem  yang  utuh  ke  dalam bagian  komponennya  dengan  maksud mengidentifikasi,  sekaligus  mengevaluasi permasalahan  atau  hambatan  yang  ada pada sistem serta merencanakan kebutuhan dalam perbaikan sistem.
Memberikan  solusi  yang  sesuai  dengan kebutuhan  yang  sedang  dibutuhkan. Dengan  memberikan  saran  dan  masukan
yang dapat membantu untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sebelum penganalisaan
atau perancangan  sistem  baru  dilakukan, terlebih  dahulu  perlu  dilihat  sistem  yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem yang ada  serta  kendala-kendala  apa  yang dihadapi sehingga dapat diketahui kelemahan dan kelebihannya.
Pada proses pencatatan dan
pengolahan  data  panti  asuhan  dilakukan dengan  sistem  manual,  yakni  masih menggunakan Microsoft  Excel. Adapun aliran  sistem  Pondok  Pesantren  Ulakan Kec.  Lubuk  Tarok  yang  sedang  berjalan pada  saat  ini  dapat  diuraikan  sebagai berikut :
• Personil  yang  terlibat  yaitu  : pegawai,  orang  tua/wali,  bagian administrasi, dan pimpinan.
• Pegawai memberikan data pegawai kepada bagian
administrasi.
• Orang  tua/wali  memberikan  data anak kepada bagian administrasi.
• Bagian  administrasi  menerima data  pegawai    yang  di  berikan pegawai.
• Bagian  administrasi  menerima data  anak  yang  di  berikan  orang tua/wali.
• Bagian  administrasi  memproses data-data  yang  diterima  dari
pegawai  dan  orang  tua/wali kedalam komputer dengan menggunakan  aplikasi Microsoft
Excel.
• Dari  data  :  Data  anak  dan  data pegawai  menghasilkan  laporan data  anak,  laporan  data  asrama anak,  laporan,  laporan  data sekolah dan laporan data
pegawai/Guru.
• Bagian
administrasi
menyerahkan  laporan  data  anak,
laporan  data  tempat  tinggal  anak di  asrama,  laporan  data  tempat tinggal/alamat anak, laporan data sekolah dan laporan data pegawai
ke pimpinan masing-masing sebanyak  2  (dua)  rangkap  untuk disetujui.
• Pimpinan menerima laporan data anak, laporan data tempat tinggal anak  di  asrama,  laporan  data tempat tinggal/alamat anak, laporan data sekolah dan laporan data  pegawai/guru  dari  bagian administrasi  sebanyak  2  (dua) rangkap dan disetujui.
• Pimpinan  menyerahkan  laporan data  anak,  laporan  data  tempat tinggal  anak  di  asrama,  laporan data  tempat  tinggal/alamat  anak, laporan data sekolah dan laporan data  pegawai/guru  yang  telah disetujui  rangkap  1(satu)  ke bagian  administrasi  dan  rangkap 1(satu) lagi diarsipkan.
• Bagian  administrasi  menerima laporan  data  anak,  laporan  data tempat  tinggal  anak  di  asrama, laporan data tempat tinggal/alamat anak, laporan data sekolah dan laporan data pegawai/guru  rangkap  1  (satu) dari pimpinan yang telah disetujui untuk diarsipkan.
Untuk  mengetahui  gambaran  lebih jelas dari sistem yang sedang berjalan saat ini  di  Pondok  Pesantren  Ulakan  Kec. Lubuk  Tarok  maka  dapat  dilihat  pada Gambar 1 berikut ini :

## Gambar 1. Aliran Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan  Gambar1  aliran  sistem yang  sedang  berjalan  terdapat  beberapa kelemahan, diantaranya adalah :
• Pengolahan data anak panti
asuhandalam pembuatan laporannya  tidak  menggunakan bahasapemrograman melainkan masihdengan menggunakan
Microsoft Excel.
• Data  pondok  pesantren  belum tersimpan  dalam  bentuk database sehingga dalam mencari data anak pondok  pesantren  membutuhkan waktu yang lama.
• Kurang  akurat  dalam  pengolahan data  sehingga  informasi  yang dihasilkan tidak tepat waktu.
Dari kelemahan-kelemahan diatas,
maka diajukanlah usulan sistem baru yang diharapkan  nantinya  dapat  mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada, dan dapat menjawab  semua  kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan  suatu saat.

## B. Analisis Sistem yang Diusulkan
Melihat  cara  kerja  sistem  yang  sedang berjalan  pada  Pondok  Pesantren  Ulakan Kec.  Lubk  Tarok,  memiliki  banyak kelemahan dan kekurangan serta kendala- kendala  yang  sering  ditemui.  Maka  perlu diajukan  sebuah  sistem  informasi  yang bisa memperbaiki sistem pondok pesantren.  Sistem  informasi  pengolahan data anak pondok pesantren, bisa mengurangi kesalahan-kesalahan dan kendala-kendala pada sistem lama. Berhubungan dengan diusulkannya sistem yang  baru,  yaitu  dari  sistem  manual  ke sistem  yang  terkomputerisasi,  maka  akan terjadi  perubahan  yaitu  pada  sistem  yang baru  memiliki  entri  data  dan database , sementara pada sistem lama tidak memiliki entri  data  dan database ,  sebagai backup data yang telah disimpan. Adapun prosedur aliran Sistem
Informasi Pengolahan Data Pondok pesantren Ulakan Kec. Lubuk Tarok yang diusulkan adalah sebagai berikut :
• Personil  yang  terlibat  yaitu  : pegawai,  orang  tua/wali,  bagian administrasi, dan pimpinan.
• Pegawai memberikan data pegawai kepada bagian administrasi.
• Orang  tua/wali  memberikan  data anak kepada bagian administrasi.
• Bagian  administrasi  menerima data  pegawai    yang  diberikan pegawai.
• Bagian  administrasi  menerima data  anak  yang  di  berikan  orang tua/wali.
• Bagian  administrasi  mengolah data-data  yang  diterima  dari orang  tua/wali  dandata  dari pegawai  yang  ada  pada  bagian administrasi ke database.
• Dari  data  :  Data  anak  dan  data pegawai  menghasilkan  laporan data  anak,  laporan  data  tempat tinggal  anak  di  asrama,  laporan data  tempat  tinggal/alamat  anak,
laporan data sekolah dan laporan data pegawai/guru.
• Bagian administrasi menyerahkan  laporan  data  anak,
laporan  data  tempat  tinggal  anak di  asrama,  laporan  data  tempat tinggal/alamat anak, laporan data sekolah dan laporan data pegawai/guru ke pimpinan masing-masing sebanyak 2 (dua)
rangkap untuk disetujui.
• Pimpinan menerima laporan data anak, laporan data tempat tinggal
anak  di  asrama,  laporan  data tempat tinggal/alamat anak,
laporan data sekolah dan laporan
data  pegawai/guru  dari  bagian administrasi  sebanyak  2  (dua)
rangkap dan disetujui.
• Pimpinan  menyerahkan  laporan data  anak,  laporan  data  tempat tinggal  anak  di  asrama,  laporan data  tempat  tinggal/alamat  anak, laporan data sekolah dan laporan data  pegawai/guru  yang  telah disetujui  rangkap  1  (satu)  ke bagian  administrasi  dan  rangkap 1( satu) lagi diarsipkan.
• Bagian  administrasi  menerima laporan  data  anak,  laporan  data tempat  tinggal  anak  di  asrama, laporan data tempat tinggal/alamat anak, laporan data sekolah dan laporan data pegawai/guru  rangkap  1  (satu) dari pimpinan yang telah disetujui
untuk diarsipkan. Untuk  lebih  jelasnya,  aliran  Sistem
Informasi Pengolahan Data Pondok Pesantren Ulakan Kec. Lubuk Tarok yang diusulkan  dapat  dilihat  pada  Gambar  2 berikut ini :

## Gambar 2. Aliran Sistem Informasi Yang Diusulkan
Dari  hasil  analisis  sistem  yang diusulkan
perubahan sistem
pengolahan  data  menjadi  sistem informasi memiliki keuntungan
sebagai berikut:
• Pengolahan data sudah terkomputerisasi tidak lagi secara manual melainkan menggunakan program aplikasi, yaitu  program  aplikasi  pondok pesantren dengan menggunakan bahasa pemograman PHP & Database MySQL.
• Pencarian  data  bisa  dilakukan secara cepat dengan menggunakan  fitur  pencarian data yang ada dalam aplikasi.
• Keakuratan data lebih terjamin, lebih efesien, dan lebih efektif.

## C. Hasil Implementasi Sistem
1. Menu Login Halaman login bertujuan  untuk membatasi  hak  akses  pengguna  atau user dalam menggunakan sistem yang ada. Dengan kata lain sistem ini hanya dapat  digunakan  oleh users tertentu yang  sudah  dikenal  sistem.  Untuk lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada Gambar 25 berikut ini:
Gambar 25.  Halaman Login
User Sisfo Pondok Pesantren
2. Menu Utama
a) Menu Utama
Form menu utama merupakan
kerangka  dasar  dari  beberapa  sub program  yang  ada  didalamnya sebagai tampilan utama dari program Sistem Informasi Pengolahan  Data  Anak  Pondok
Pesantren  Ulakan  Kec.  Lubuk Tarok.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat dilihat pada Gambar 26 berikut ini:
Gambar 26. Menu Utama Sistem Informasi Pengolahan Data Anak Pondok Pesantren Ulakan Kec. Lubuk Tarok 3. Menu Form Entry
a) Entry Data Anak
Entry data  anak  merupakan sub menu pertama dari menu entry data  pada  halaman  administrator yang bertujuan untuk mengentrikan  data  anak  pondok Pesantren. Pada halaman entri data anak  terdapat form  entry untuk memasukan  data  dan  tombol simpan untuk proses penyimpanan ke  dalam  database  serta  tombol reset untuk  mengosongkan  isian form.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat dilihat pada Gambar 27 berikut:
Gambar 27.  Halaman Form Entry Data Anak
b) Entry Data Pegawai/Guru
Entry data pegawai merupakan sub  menu  ketiga  dari  menu form entry data pada halaman administrator yang bertujuan untuk memasukkan  data  pegawai.  Pada halaman form  entry data  pegawai terdapat form entry untuk memasukkan  data  dan  tombol simpan untuk proses penyimpanan data kedalam database dan tombol reset untuk menghapus isian dalam
form .  Untuk  lebih  jelas  dapat dilihat pada Gambar 28 berikut :
Gambar 28. Halaman Form Entry Data Pegawai
4. Menu  Laporan  dan Output

## Lainnya
Laporan  yang  dihasilkan  oleh sistem  informasi  ini  adalah  laporan data anak, laporan data tempat tinggal anak  di  asrama,  laporan  data  tempat tinggal/alamat  anak,  laporan  sekolah anak,  laporan  pegawai/guru.  Berikut laporan yang dihasilkan :
a) Laporan  Data  Anak  Pondok Pesantren  Ulakan  Kec.  Lubuk Tarok Laporan  Data  Anak  Pondok
Pesantren  Ulakan  pada  Sistem Informasi  Pengolahan  Data  Anak Pondok  Pesantren  Ulakan  Kec. Lubuk Tarok. Untuk lebih jelasnya dapat  dilihat  pada  Gambar  29 berikut ini :
Gambar 29. Laporan Data Anak Pondok Pesantren Ulakan Kec. Lubuk Tarok
b) Laporan Data Pegawai/Guru
Pondok Pesantren Ulakan Kec. Lubuk Tarok Laporan  Data  Pegawai/Guru Pondok  Pesantren  pada  Sistem
Informasi  Pengolahan  Data  Anak Pondok  Pesantren  Ulakan  Kec. Lubuk  Tarok  dapat  dilihat  pada Gambar 30 berikut ini :
Gambar 30. Laporan Data Pegawai/Guru Pondok Pesantren Ulakan

## KESIMPULAN
Setelah  melakukan  analisis  dan pembahasan  pada  bagian  sebelumnya berdasarkan Sistem Informasi Pengolahan Data  Anak  Pondok  Pesantren  Ulakan Kec.Lubuk Tarok maka dapat disimpulkan penulisan tugas praktek kerja lapangan ini sebagai berikut  Dengan penerapan sistem yang baru pada Podok Pesantren, laporan pengolahan  data  yang  dihasilkan  menjadi lebih lebih efektif dan efesien, Sistem yang baru dapat mempermudah dan mempercepat  proses  kerja  dari  bagian administrasi  dalam  mengolah  data  yang ada  pada  Pondok  Pesantren  Ulakan Kec.Lubuk  Tarok,  Proses  Pengarsipan dokumen  yang  teratur  dan  rapi  sehingga meminimalisir kemungkinan untuk kehilangan data.

## DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra bin Ladjamudin (2013). Analisa dan  desain  sistem  informasi. Jogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
Fatansyah. (2012). Basis Data. Bandung:
Penerbit Informatika Bandung.
HM  Jogiyanto.  (2009). Sistem  Teknologi
Informasi: Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan.
Yogyakarta:  Penerbit  CV.  Andi Offset.
Kasiman  Peranginangin.  (2006). Aplikasi Web  dengan  PHP  dan  MySQL.
Yokyakarta: Andi
Rusdiana,  Irfan  Moch.  (2014). Sistem informasi  Manajemen .  Bandung: Penerbit CV. Pustaka Setia.
Sutabri  Tata.  (2012). Analisis  Sistem Informasi .  Yogyakarta:  Penerbit CV. Andi Offset.
Sutabri  Tata.  (2013). Konsep  Sistem Informasi .  Yogyakarta:  Penerbit
CV. Andi Offset. Sutanta  Edhy.  (2011). Basis  Data .
Yogyakarta:  Penerbit  CV.  Andi Offset.
Rosa,  Salahuddin.  (2013). Rekayasa
Perangkat Lunak Terstruktur dan berorientasi Objek . Bandung:
Penerbit Informatika Bandung.
Sadeli  Muhammad.  (2013). Toko  Baju Online  dengan  Php  dan  Mysql. Palembang: Penerbit Maxikom. Riyanto  (2014). Membuat  Aplikasi  Mini Market Integrasi Barcode Reader dengan Php dan Mysql.
Yogyakarta: Penerbit Gava Media. Supardi  yuniar  (2010). Semua  Bisa  Jadi Programmer  Visual  FoxPro  9.0. Jakarta:  Penerbit  PT.  Elex  Media Komputindo.
Rosa,  Salahuddin.  (2013). Rekayasa
Perangkat Lunak Terstruktur dan berorientasi Objek . Bandung: Penerbit Informatika Bandung. http://www.psychologymania.com di akses tanggal 18 September 2014.
http://dianpuspita.dosen.narotama.ac.id/ba
han-ajar/ diakses tanggal 15 Januari 2015