## FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RS ESTOMIHI MEDAN TAHUN 2019
E-mail: erlindaipurba@gmail.com

## ABSTRAK
Aspek  ketepatan  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  harus  sesuai  dengan  SPO  yang ditetapkan  oleh  rumah  sakit  Estomihi  yaitu  2x24  jam  setelah  pasien  pulang  dan  sudah  dalam  keadaan lengkap.  Oleh  karena  itu  perlu  adanya  evaluasi  faktor  penyebab  keterlambatan  waktu  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap  untuk  meningkatkan  mutu  pelayanan  rumah  sakit.  Penelitian  ini bertujuan  untuk  mengetahui  penyebab  ketidaktepatan  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap,  jenis  penelitian  ini  yaitu  deskriptif,  teknik  pengumpulan  data  menggunakan  observasi,  kuisioner dan  wawancara.  Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  diketahui  bahwa  jumlah  ketidaktepatan  waktu pengembalian berkas rekam medis sebesar 63 atau 72,41% berkas rekam medis rawat inap dan jumlah berkas yang tepat waktu sebesar 24 atau 27,59%. Faktor penyebab keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu disebabkan oleh dokter yang terlambat mengisi kelengkapan berkas rekam  medis,  belum adanya  petugas  khusus  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap,  serta  jarak Instalasi  rawat  inap  ke  Instalasi  rekam  medis yang  cukup  jauh  sehingga  mengakibatkan  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  Instalasi rekam  medis.  Saran  sebaiknya  pihak  rumah sakit  melakukan  sosialisasi  dan  mengingatkan  kembali  dokter  dan  profesi  medis  yang  lain  saat  rapat tentang ketepatan pengembalian berkas rekam medis agar lebih disiplin dalam melengkapi berkas rekam medis  sesuai  dengan  kebijakan  SPO  sehingga  pengembalian  berkas  rekam  medis  tidak  mengalami keterlambatan.
Kata Kunci: Pengembalian Berkas, Rekam Medis Rawat Inap.

## ABSTRACT
The timeliness aspect  of returning the inpatient medical record file must be in accordance with the SPO determined by the Estomihi hospital, which is 2x24 hours after the patient has returned and is in complete condition.  Therefore  it  is  necessary  to  evaluate  the  factors  causing  the  delay  in  returning  the  inpatient medical record file to improve the quality of hospital services. This study aims to determine the cause of inaccurate  return  of  inpatient  medical  record  files,  this  type  of  research  is  descriptive,  data  collection techniques using observation, questionnaires and interviews. From the results of the research conducted, it  is  known  that  the  number  of  inaccuracies  in  returning  the  medical  record  file  is  63  or  72.41%,  the inpatient  medical  record  file and  the  number of  timely files  is  24  or  27.59%.  Factors  causing  delays in returning the inpatient medical record file are caused by doctors who are late filling in the completeness of medical record files, the absence of special officers returning inpatient medical record files, as well as the distance of inpatient installations to medical record installations that are far enough to cause delay in returning  record  files  medical  hospitalization  to  medical  record  installation.  Suggestions  should  the hospital do socialization and remind doctors and other medical professions during the meeting about the accuracy of returning medical record files to be more disciplined in completing the medical record file in accordance with the SPO policy so that the return of the medical record file is not delayed.
Keywords: File Returns, Inpatient Medical Records.

## Erlindai
Dosen Prodi D-III Perekam Dan Infokes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan

## PENDAHULUAN
Berdasarkan  (Undang-undang  Nomor 44, 2009) tentang rumah sakit, bahwa rumah sakit  yaitu  institusi  pelayanan  kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan  perorangan  secara  paripurna  dan menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan  dan  gawat  darurat.  Fungsi  rumah  sakit yaitu penyelenggaraan pelayanan pengobatan  dan  pemulihan  kesehatan  sesuai dengan standar pelayanan yang ada di rumah sakit. Salah satu peningkatan mutu pelayanan disarana kesehatan yaitu peningkatan mutu di unit rekam medis.
Berdasarkan  (PERMENKES  RI  Nomor 71,  2013),  disebutkan  bahwa  rawat  inap adalah  pelayanan  kesehatan  perorangan yang bersifat non spesialistik dan dilaksanakan pada fasilitas kesehatan tingkat pertama untuk keperluan observasi, perawatan, diagnosis, pengobatan dan pelayanan  medis  lainnya  dimana  pasien dirawat di instalasi rawat inap paling singkat 1 hari.
Menurut  PERMENKES  RI  Nomor 269/MENKES/Per/III/2008, disebutkan bahwa rekam  medis  merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan kepada pasien ataupun yang diterima pasien. Untuk  mendapatkan  kinerja  instalasi  rekam medis  yang  berkualitas  maka  dalam  proses penyelenggaraan rekam medis harus dilakukan dengan benar dan tepat. Termasuk dalam  pengembalian  rekam  medis.  Setelah pasien  pulang  berkas  rekam  medis  pasien harus  dilengkapi/diisi  terlebih  dahulu  oleh perawat dan dokter, setelah itu berkas rekam medis  pasien  dapat  dikembalikan  dari ruang perawatan kebagian rekam medis.
Mengingat  pentingnya  kegunaan  rekam medis  dan  dampak  keterlambatan  waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  maka akan  mempersulit  pelaksanaan  petugas bagian assembling. Oleh  karena  itu  berkas rekam  medis  pasien  harus  segera  di kembalikan  ke  Instalasi  rekam  medis  paling lambat  2x24  jam  setelah  pasien  pulang secara lengkap dan benar (Depkes RI, 2006).
Berdasarkan penelitian (Renantha, 2017) yang dilakukan di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta
mengenai ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis  rawat  inap,  menunjukkan  bahwa seluruh berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan  ke  bagian assembling selama bulan  Juli  2017  dari  10  bangsal  yaitu sebanyak 272 berkas rekam medis. Pengembalian  berkas  rekam  medis  yang tidak tepat waktu sebanyak 145 atau 53,30% sedangkan  pengembalian  berkas  rekam medis  yang  tepat  waktu  sebanyak  127 berkas  atau  46,70%.  Faktor-faktor  yang menyebabkan terjadinya keterlambatan waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat inap yaitu disebabkan karena kurangnya petugas rekam medis yang sesuai dengan  bidang  keilmuannya,  kepatuhan, ketelitian dan pemahaman pertanggungjawaban  dalam  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Serta sosialisasi  yang  sudah  pernah  dilakukan tetapi belum dilaksakan secara maksimal.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan  di  RS  Estomihi  Medan,  yang penulis  dapatkan  yaitu  untuk  mengetahui apakah  dokumen  rekam  medis  terlambat atau  tidak  terlambat  bisa  dilihat  dari  buku ekspedisi  yang  ada  di  ruangan assembling. Keadaan  yang  ada  di  rumah  sakit  tersebut yaitu  dimana  masih  sering  terjadinya keterlambatan  waktu  pengembalian  berkas rekam  medis  yang  berhari-hari  atau  lebih dari  2x24  jam  setelah  pasien  pulang.  Rata- rata  jumlah  seluruh  berkas  rekam  medis rawat  inap  yang  dikembalikan  ke  bagian assembling perbulannya  dari  4  bangsal diperkirakan  sebanyak  250  berkas  rekam medis.  Pengembalian  berkas  rekam  medis yang tidak tepat waktu diperkirakan sebanyak  199  berkas  atau  79,6%  sedangkan pengembalian  berkas  rekam  medis  yang tepat waktu sekitar 51 berkas atau 20,4%.
Penyebab dalam keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien rawat  inap  yaitu  tingkat  kedisiplinan  dokter dalam  tanggung  jawab  pengisian  data  pada berkas  rekam  medis  terutama  pada  bagian resume  medis  masih  kurang  tertib,  tidak adanya petugas khusus pengembalian berkas rekam medis dan jarak antara Instalasi rawat
inap  ke  Instalasi  rekam  medis  cukup  jauh. Sehingga  banyak  rekam  medis  pasien  yang masih  berada  di  ruang  perawatan  hingga berhari-hari.  Oleh  karena  itu  penelitian  ini dilakukan  untuk  mengetahui  lebih  lanjut faktor penyebab keterlambatan
pengembalian  berkas  rekam  medis  di  RS Estomihi Medan. Berdasarkan  permasalahan  di  atas penulis  tertarik  untuk  melakukan  penelitian dengan judul “Faktor Penyebab
Keterlambatan  Waktu  Pengembalian  Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  Di  RS  Estomihi Medan”.

## METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian  deskriptif.  Penelitian  deskriptif yaitu  penelitian  yang  dilakukan  terhadap sekumpulan  objek  yang  biasanya  bertujuan untuk  melihat  gambaran  yang  terjadi didalam suatu populasi
tertentu. (Notoatmodjo, 2012). Metode yang digunakan  adalah  observasi,  kuesioner  dan wawancara. Waktu penelitian ini dilaksanakan  pada  Bulan  Februari–April 2019. Tempat  yang  dipilih  peneliti  ialah  RS Estomihi  di  jl.  Sisingamangaraja  No.  235, Sudirejo  II,  Medan  Kota  di  karenakan  RS Estomihi Medan.
Populasi merupakan keseluruhan sumber  data  yang  diperlukan  dalam  suatu penelitian  (Saryono  dkk,  2013).  Populasi dalam  penelitian  ini  adalah  seluruh  berkas rekam  medis  rawat  inap  pada  Bulan
Februari–April  2019  di  Rs  Estomihi  Medan sebanyak  693  dan  petugas  rekam  medis  3 orang. Sampel adalah objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi. (Notoatmodjo,  2012)  besar  sampel  dalam penelitian  ini  dengan  menggunakan  Rumus Slovin yaitu :
𝑛 = 𝑁 1 + 𝑁(𝑑) ²
Keterangan: n= Jumlah sampel N= Jumlah Populasi d 2 = Tingkat ketepatan Absolute (0.1) maka didapatkan :
n= 693 1+693(0,1) ² n= 693 1+693(0.01)
n= 693 7,93 n=87 berkas rekam medis
Teknik  sampling  dalam  penelitian  ini menggunakan  teknik  random  sampling, yaitu  cara  pengambilan  sampel  dari  semua anggota populasi yang dilakukan secara acak tanpa  memperhatikan  nama,  pendidikan, penyakit,  ataupun  umur  yang  ada  dalam anggota  populasi.  Menurut  (Notoatmodjo, 2012) Random  Sampling yang  mana  teknik pengambilan  sampel  secara  acak.  Teknik random sampling ini hanya boleh digunakan apabila  setiap  unit  atau  anggota  populasi  itu bersifat  homogen.  Jadi  setiap  anggota populasi  itu  mempunyai  kesempatan  yang sama untuk diambil sebagai sampel.
Definisi operasional Tabel 1. Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional Alat Ukur 1 Ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis Ketidaklengkapan  adalah  adanya  kekurangan dalam  pengisian  berkas  rekam  medis  yang seharusnya  diisi  oleh  perawat  dan  dokter  yang merawat pasien dan membubuhkan tanda tangan serta  nama  jelas  yang  harus  dilengkapi selambat-lambatnya  2x24  jam  setelah  pasien pulang. Lembar checklist observasi 2. Petugas pengembalian berkas rekam medis yang pengetahuannya sesuai dengan bidang keilmuannya Petugas  rekam  medis  yang  pengetahuannya sesuai  dengan  bidang  keilmuannya  sangat bertanggung  jawab  dalam  pengembalian  berkas rekam  medis  sehingga  pengembalian  dapat berjalan lebih cepat untuk mengurangi ketidaktepatan  waktu  pengembalian  berkas Kuesioner
rekam medis rawat inap.
3 Jarak pengembalian Jarak adalah angka yang menunjukkan seberapa jauh suatu berkas berubah posisi melalui tempat tertentu. Jarak antara instalasi rawat inap dengan instalasi  berkas  rekam  medis  yang  jauh  dan tidak  dibantu    menggunakan  sarana  seperti  lift akan  memperlambat  proses  pengembalian berkas rekam medis. Lembar checklist observasi 4 Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pengembalian  berkas  rekam  medis  dari  unit rawat inap ke unit rekam medis apabila melebihi batas waktu pengembalian yaitu maksimal 2x24 jam setelah pasien pulang. Wawancara mendalam Analisa Data Analisis  data  yang  dilakukan  dalam penelitian  ini  dengan  cara  deskriptif.  Dalam penelitian  ini  untuk  menunjang  penyajian data agar mudah dimengerti, maka menggunakan  tabel  presentase.  Berikut frekuensi relatif:
𝑃 = 𝐹 𝑁 x100 % f  = frekuensi yang sedang dicari N = Number of Cases (banyaknya individu) P  = angka presentase Rumus Pendekatan Skala Gutman Rumus Umum
Interval (I)  = Range (R) / Kategori (K)
Range (R)   = skor tertinggi – skor terendah = 100 – 0  = 100%
Kategori  (K)  =  3  adalah  banyaknya  kriteria yang  disusun  pada  kriteria  objektif  suatu variabel
Kategori yaitu:  Baik, Cukup dan Kurang
Interval (I) = 100/3 = 33,33%
Kategori Persentase Baik :76%-100%
Cukup  : 56%-75% Kurang : 0-55%

## HASIL PENELITIAN
Pengembalian Berkas Rekam Medis Setelah dilakukan penelitian dan pengumpulan  data  oleh  peneliti  mengenai “Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Waktu Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat Inap  Di  Rumah  Sakit  Estomihi  Medan” maka  diperoleh  keterangan  bahwa  berkas rekam  medis  rawat  inap  dari  instalasi  rawat inap  harus  sudah  dikembalikan  ke  instalasi rekam  medis  dalam  waktu  2x24  jam  setelah pasien pulang.
Pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  inap  dari  instalasi  rawat  inap  ke instalasi rekam medis di RS Estomihi dalam kurun  waktu  2x24  jam  masih  terjadi keterlambatan.  Berdasarkan  dari  wawancara yang  dilakukan  pada  tanggal  7  Maret  2019 kepada responden 1 mengenai apakah masih sering terjadi keterlambatan dalam pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap.
Responden 1 memberikan keterangan sebagai berikut: Masih sering terjadi keterlambatan
Responden 1
Masih sering terjadi keterlambatan, bahkan sampai berhari-hari diruangan rawat inap Responden 2
Masih ada sebagian berkas rekam medis yang terlambat
Responden 3 Berdasarkan  hasil  penelitian  di  RS
Estomihi  Medan  diketahui  jumlah  seluruh berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang
dikembalikan  ke  assembling  selama  Bulan Februari-April  2019  yaitu    berkas  rekam medis terdiri dari 4 bangsal. Dari 693 berkas
rekam  medis,  sampel  yang  peneliti  ambil sebesar  87  berkas  rekam  medis.  Dari  87 berkas  rekam  medis  terdapat  yang  tidak
tepat  waktu  berjumlah  63  berkas  rekam medis  dan  berkas  rekam  medis  yang  tepat waktu berjumlah 24 berkas rekam medis.
Tabel 2. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
No Bangsal Jumlah Berkas Tepat Waktu % Tidak tepat waktu % 1 Maria 20 9 45% 11 55% 2 Martha 18 3 16,67% 15 83,33% 3 Naomi 27 6 22,22% 21 77,78% 4 Ribka 22 6 27,27% 16 72,73% Jumlah 87 24 27,59% 63 72,41% Dari  tabel  diatas  menunjukkan  bahwa keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis rawat inap dari instalasi rawat inap ke instalasi rekam  medis pada Bulan Februari  - April  2019  paling  banyak  pada  bangsal Naomi  sebanyak  21  atau  77,78%  berkas tidak  tepat  waktu  dari  27  berkas  rekam medis dan keterlambatan paling sedikit pada
bangsal Maria sebanyak 11 atau 55% dari 20 berkas rekam medis.
Total  presentase  ketidaktepatan  waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  sebagai berikut:
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑏𝑒𝑟𝑘𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑘𝑎𝑚 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑠 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑡𝑒𝑝𝑎𝑡 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑠𝑒𝑙𝑢𝑟𝑢ℎ 𝑏𝑒𝑟𝑘𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑘𝑎𝑚 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑠 𝑥100%
= 63 87 × 100%
=72,41%
Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Disebabkan Oleh 3 Faktor Yaitu:
1. Tingkat  kedisplinan  dokter  dan  tanggung  jawab  dokter  dalam  pengisian  data  pada  berkas rekam medis terutama pada bagian resume medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  responden  1  atau  kepala  rekam  medis    yang dilakukan  tanggal  7  Maret  2019  di  Instalasi  Rekam  Medis  didapatkan  keterangan  sebagai berikut:
Dokter  nya  malas  dalam  melengkapi  berkas  rekam  medis    jika  total  berkas rekam  medis nya hanya ada 3 ataupun 4. Oleh sebab itu setelah berkas bertumpuk  di ruangan  maka dokter akan  melengkapi  berkas  rekam  medis.  Dokter  selalu  diingatkan  oleh  perawat  untuk melengkapi  berkas  rekam  medis,  tetapi  dokter  selalu  menunda  hingga  berkas  rekam  medis menumpuk  diruangan.  berkas  yang  tidak  lengkap  lebih  sering  di  bagian  resume  medis  dan tanda tangan dokter.
Responden 1
Berikut keterangan responden 2 yaitu petugas assembling yang dilakukan tanggal  7 Maret 2019
Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  lebih  sering  disebabkan  oleh  dokter yang  tidak  melengkapi  berkas  rekam  medis  pasien.  Terkadang  setelah  berkas  rekam  medis dilengkapi  oleh  dokter,  berkas  tidak  langsung  dikembalikan  perawat  ke  ruang  rekam  medis dikarenakan beban kerja perawat di ruangan rawat inap.
Responden 2
Keterangan  yang  sama  juga  didapatkan  dari  responden  3  yang  dilakukan  pada  tanggal  7 Maret 2019
Penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  disebabkan  oleh    dokter  dan perawat  yang  tidak  melengkapi  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Dan  terkadang  dokter membawa  berkas  rekam  medis  pulang  kerumah  untuk  dilengkapi,  setelah  selesai  dilengkapi dokter maka berkas rekam medis dikembalikan ke rumah sakit.
Responden 3
2. Petugas  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis  Yang  Pengetahuannya  Sesuai Dengan Bidang Keilmuan Nya Berdasarkan  observasi  yang  dilakukan belum  adanya  petugas  khusus  dalam pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat
inap.  Petugas  yang  bertanggung  jawab dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis yaitu  perawat.  Hasil  wawancara  dengan
responden 1, 2 dan 3 memberikan keterangan sebagai berikut:
Yang bertugas dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap ialah perawat. Responden 1
Biasanya  yang  mengembalikan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  instalasi  rekam  medis dilakukan  oleh  perawat.  Di  rumah  sakit  estomihi  belum  ada  petugas  khusus  dalam pengembalian  berkas  rekam  medis.  Kalau  berkas  rekam  medis  belum  dikembalikan  ke Instalasi  rekam  medis  maka  petugas  rekam  medis  mengingatkan  perawat  dengan  cara menelfon keruangan perawat agar berkas rekam medis dikembalikan ke Instalasi rekam medis.
Responden 2
Rumah sakit masih kekurangan SDM bagian rekam medis, tetapi karena faktor keuangan yang  belum  cukup  untuk  menggaji  pegawai  maka  belum  dilakukan  penambahan  SDM. Seharusnya  ada  petugas  khusus  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap,  tetapi karena  belum  ada  petugas  khususnya  maka  pengembalia  berkas  rekam  medis  rawat  inap dilakukan oleh perawat di setiap ruangan.
Responden 3
Untuk mengetahui gambaran pengetahuan  petugas  rekam  medis  tentang ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis  rawat  inap  di  RS  Estomihi  Medan, digunakan  analisis  deskriptif  berdasarkan
tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan dalam kuisioner.  Item-item  pertanyaan  dalam pengetahuan petugas rekam medis digambarkan  dalam  bentuk  tabel  deskriptif frekuensi.

## Tabel 3. Kuesioner Pengetahuan Petugas Rekam Medis
No Pernyataan Benar Salah Kategori N F(%) N F(%) 1 Rekam  medis  pasien  yang  pulang  atau meninggal harus dikembalikan 2x24 jam 3 100 0 0 Baik 2 Catatan  perawat  harus  diisi  lengkap  sebelum dikembalikan ke unit kerja rekam medis 3 100 0 0 Baik 3 Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap berdasarkan SPO rumah sakit 1 33,3 2 66,7 Baik 4 Penetapan  SPO  tentang  pengembalian  berkas rekam medis rawat inap adalah 2x24 jam 2 66,7 1 33,3 Kurang 5 Ketidaktepatan  pengembalian  berkas  rekam medis rawat  inap dapat  mengganggu  pelayanan rumah sakit 2 66,7 1 33,3 Kurang 6 Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap yang  tidak  tepat  waktu  dapat  menghambat proses verifikasi BPJS 3 100 0 0 Baik 7 Ketidaktepatan  pengembalian  berkas  rekam medis  dapat  menghambat  dalam  pembuatan laporan rumah sakit 2 66,7 1 33,3 Baik 8 Pengembalian  berkas  rekam  medis  tidak  boleh lebih  dari  2x24  jam  setelah  pasien  pulang  atau meninggal 2 66,7 1 33,3 Kurang 9 Pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  unit rekam  medis  merupakan  tanggung  jawab petugas rekam medis 3 100 0 0 Baik 10 Sarana  dan  prasarana  sangat  diperlukan  untuk membantu  dalam  pengembalian  berkas  rekam 2 66,7 1 33,3 Baik
medis Jumlah 23 766,8 7 233,2 Rata-rata 2,3 76,68 0,7 23,32 Skoring tertinggi “benar” = 1 Skoring terendah “salah” = 2
Dikonversasikan dalam persentase : Jawaban “benar” = 1×100% = 100% Jawaban “salah”  = 0×100% = 0% Perhitungan jawaban “benar” dari kuesioner:
= 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑟𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑒𝑛
= 2,3 × 100% 3 = 77%
Kategori Persentase
Baik :76%-100% Cukup  : 56%-75% Kurang : 0-55%
Tabel  4. Distribusi  Frekuensi  Responden Berdasarkan  Pengetahuan  Petugas  Rekam Medis Tentang Ketepatan Waktu Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat Inap Di RS Estomihi Medan Tahun 2019 Tingkat Pengetahuan F (%) Baik 23 76,7% Cukup 7 23,3% Kurang 0 0 Total 30 100%
3. Jarak  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Dari  Instalasi  Rawat  Inap  Ke  Instalasi  Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  responden  1  atau  kepala  rekam  medis    yang dilakukan  tanggal  7  Maret  2019  di  Instalasi  Rekam  Medis  tentang  jarak  pengembalian  berkas rekam medis didapatkan sebagai berikut:
Jarak  antara  Instalasi  rawat  inap  ke  instalasi  rekam  medis  berpengaruh  dalam keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Karena  petugas  tidak  diizinkan menggunkan  lift  jika  tidak  bersama  dengan  pasien.  Jika  terdapat  petugas  yang  ketahuan menggunakan  lift  maka  petugas  akan  diberi  sanksi  dengan  cara  mengurangi  gaji  petugas tersebut.
Responden 1
Perawat  sering  mengeluh  dalam  mengembalikan  berkas  rekam  medis  ke  Instalasi  rekam medis. Terkadang setelah berkas rekam  medis sudah lengkap diisi dokter dan perawat, berkas rekam  medis  tidak  langsung  dikembalikan  perawat  ke  Instalasi  rekam  medis  dikarenakan beban  kerja  perawat  yang  tinggi  diruangan  dan  imbul  rasa  lelah  dan  malas  untuk mengembalikan berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis.
Responden 2
Jarak  tidak  menjadi  penyebab  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap, karena  setelah  berkas  rekam  medis  sudah  selesai  dilengkapi  maka  berkas  langsung  di kembaliakn ke Instalasi rekam medis.
Resonden 3

## PEMBAHASAN
Pengembalian Berkas Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  jawaban  responden saat melakukan wawancara diberikan penjelasan  bahwa  masih  sering  terjadinya keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis rawat inap hingga berhari-hari. Hal ini akan  menghambat  proses  assembling  dan
dapat  menjadi  beban  bagi  petugas  dalam pengolahan data, karena data yang diperoleh sudah mengalami keterlambatan berhari-hari maka  pengolahannya  juga  akan  mengalami keterlambatan.  Dalam  hal  ini  kegiatan pengembalian  dari  ruang  rawat  inap  ke  unit rekam  medis  belum  memenuhi  ketepatan dalam  (PERMENKES  No.  269,  2008)  dan Standar Pelayanan Minimal tentang
pengembalian  berkas  rekam  medis  di  RS Estomihi
Medan yang menetapkan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap  2x24  jam  setelah  pasien  pulang  dan meninggal. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan  bahwa  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  di  RS  Estomihi Medan pada Bulan Februari-April 2019 dari total  87  berkas  rekam  medis  rawat  inap masih terjadi ketidaktepatan waktu pengembalian. Ketidaktepatan waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  yang terjadi  sebesar  63  berkas  rekam  medis  dan yang  tepat  waktu  sebesar  24  berkas  rekam medis.  Keterlambatan  tertinggi  terjadi  pada bangsal  Naomi  yaitu  21  atau  77,78%  dan  6 atau  22,22%  berkas  rekam  medis  kembali tepat  waktu.  Keterlambatan  terendah  terjadi pada  bangsal  Maria  yaitu  11  atau  55% berkas rekam  medis tidak tepat waktu dan 9 atau 45% berkas rekam  medis kembali tepat waktu.
Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Waktu Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis Rawat Inap 1. Tingkat Kedisiplinan Dokter Dan Tanggung Jawab Dokter Dalam Pengisian  Data  Pada  Berkas  Rekam Medis  Terutama  Pada  Bagian  Resume Medis.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan responden  1  mengatakan  bahwa  dokter selalu  menunda  pengisian  berkas  rekam medis  jika jumlah berkas hanya sedikit, jadi setelah  berkas  rekam  medis  bertumpuk  di ruangan  maka  berkas  baru  akan  dilengkapi oleh  dokter.  Berdasarkan  hasil  wawancara dengan  responden  2  mengatakan  bahwa keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis  disebabkan  oleh  dokter.  Dan  sering terjadi  setelah  berkas  sudah  dilengkapi  oleh dokter  berkas  tidak  langsung  dikembalikan oleh  perawat  dikarenakan  beban  kerja perawat di Instalasi rawat inap.
Keterangan  yang  sama  juga  didapatkan dari  responden  3,  mengatakan  bahwa penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis disebabkan oleh  dokter dan  perawat  yang  tidak  melengkapi  berkas rekam  medis  rawat  inap.  Terkadang  dokter
akan  membawa  berkas  rekam  medis  pulang kerumah  untuk  dilengkapi,  dan  setelah berkas rekam medis selesai dilengkapi maka berkas rekam medis akan dibawa kembali ke rumah  sakit  oleh  dokter  dan  diserahkan kepada petugas assemblin.
Dari ketiga jawaban responden, peneliti mendapatkan  keterangan  bahwa  penyebab keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis  rawat  inap  disebabkan  oleh  dokter, perawat yang tidak  disiplin dan kurang teliti dalam  pengisian  berkas  rekam  medis sehingga  berkas  rekam  medis  menjadi terlambat  dan  harus  menunggu  untuk dilengkapi terlebih dahulu. Menurut kebijakan  Standar  Prosedur  Operasional yang  ditetapkan  di  rumah  sakit  Estomihi bahwa  berkas  rekam  medis  rawat  inap dikembalikan oleh perawat dari setiap ruang rawat  inap  ke  bagian  rekam  medik  setelah pasien  pulang.  Berkas  rekam  medis  rawat inap  harus  kembali  ke  bagian  rekam  medik paling lambat 2x24 jam stelah pasien  keluar rumah  sakit,  dan  setiap  berkas  rekam  medis yang kembali harus diperiksa kelengkapannya.  (Menurut  Ery  Rustiyanto, 2019)  mengenai  tanggung  jawab  dokter yang  merawat  yaitu  tanggung  jawab  utama akan kelengkapan rekam medis terletak pada dokter  yang  merawat.  Dokter  mengemban tanggung  jawab  terakhir  akan  kelengkapan dan kebenaran isi rekam medis.
2.  Petugas  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis  Yang  Pengetahuannya  Sesuai Dengan Bidang Keilmuan Nya
Hasil  wawancara  dengan  responden pertama  mengenai  petugas  pengembalian berkas rekam medis, Responden 1 mengtakan  bahwa  di  rumah  sakit  Estomihi yang  bertugas  dalam  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  ialah  perawat ruangan  di  masing-masing  Instalas  rawat inap.  Hasil  wawancara  dengan  responden  2 mengatakan  bahwa  yang  biasa  bertugas dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  inap  dilakukan  oleh  perawat  ruangan, petugas  rekam  medis  juga  mengatakan bahwa  belum  ada  petugas  khusus  dalam pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap.  Dan  jika  berkas  rekam  medis  belum dikembalikan ke Instalasi rekam medis maka
petugas rekam medis akan menelfon perawat Instalasi  rekam  medis  untuk  mengingatkan perawat  agar  mengembalikan  berkas  rekam medis ke Instalasi rekam medis.
Hasil  wawancara  dengan  responden  3 mengatakan bahwa di Rumah Sakit Estomihi masih kekurangan
SDM dalam pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap,  karena  yang  seharusnya  bertugas dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  inap  ialah  petugas  rekam  medis  yang pengetahuaannya  sesuai  dengan  bidang keilmuannya.  Berdasarkan  wawancara  yang dilakukan  dengan  3  responden  dikatakan bahwa  belum  terdapat  petugas  khusus pengembalian  berkas  rekam  medis  dan masih  kurangnya  SDM.  Hal  tersebut mengakibatkan  adanya  keterlambatan  waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap  di  RS  Estomihi  medan  yang  terjadi hingga berhari-hari dan menumpuk di setiap ruangan.  Sehingga  sangat  membantu  jika dilakukan penambahan SDM dalam pengembalian    berkas  rekam  medis  rawat inap  agar  proses  pengembalian  lebih  cepat dan mengurangi ketidaktepatan waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap.  Dan  dari  hasil  kuisioner  diketahui bahwa dari 3 petugas rekam medis memiliki tingkat  pengetahuan  baik  dengan  persentase sebesar  76,7%  tentang  ketetapan  batas waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis dan  ketentuan  kelengkapan  isi  rekam  medis tetapi  petugas  belum  menjalankan  peraturan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional.
Menurut  kebijakan  Standar  Prosedur Operasional  yang  ditetapkan  di  rumah  sakit Estomihi  bahwa  berkas  rekam    medis  rawat inap  dikembalikan  oleh  perawat  dari  setiap ruang  rawat  inap  ke  bagian  rekam  medis setelah  pasien  pulang.  Menurut  (Renantha, 2017)  menjelaskan  bahwa  uraian  tugas pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap  mengurangi  ketidaktepatan  waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap.  Jika  terdapat  petugas  rekam  medis yang  khusus  untuk  pengembalian  berkas rekam medis rawat inap akan lebih cepat dan membantu dalam proses pengembaliannya.
3. Jarak Pengembalian Berkas Rekam Medis
Dari  Instalasi  Rawat  Inap  Ke  Instalasi Rekam Medis
Hasil  wawancara  dengan  responden  1 tentang jarak Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam  medis  mengatakan  bahwa  jarak Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam medis berpengaruh  dalam  keterlambatan  waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap,  dimana  karena  dalam  pengembalian berkas  rekam  medis  perawat  tidak  diizinkan menggunakan  sarana  seperti  lift  dalam pengembalian  berkas  rekam  medis.  Hasil wawancara dengan responden 2 mengatakan bahwa  terkadang  perawat  sering  mengeluh setiap  mengembalikan  berkas  rekam  medis ke  Instalasi  rekam  medis.  Dan  terkadang setelah  berkas  rekam  medis  sudah  lengkap diisi  dokter  dan  perawat,  berkas  rekam medis  tidak  langsung  dikembalikan  perawat ke Instalasi rekam  medis dikarenakan beban kerja  perawat  yang  tinggi  diruangan  dan timbul rasa lelah dan malas untuk mengembalikan  berkas  rekam  medis  ke Instalasi rekam medis.
Hasil  wawancara  dengan  responden  3 berbeda  keterangannya  dengan  responden  1 dan  2  mengatakan  bahwa  tidak  ada penyebab jarak antara Instalasi rawat inap ke Instalasi  rekam  medis  karena  setelah  berkas rekam  medis  selesai  dilengkapi  berkas  akan langsung  di  kembalikan  ke  Instalasi  rekam medis. Berdasarkan wawancara yang dilakukan  dengan  3  responden  dikatakan bahwa  1  diantaranya  menyatakan  jarak antara instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis  tidak  menjadi  penyebab  dalam keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis  rawat  inap  karena  jika  berkas  sudah selesai  dilengkapi  maka  perawat  akan langsung  mengembalikan  berkas  rekam medis  ke  instalasi  rekam  medis.  Berbeda pernyataan yang disampaikan oleh Responden  1  dan  Responden  3,  dua diantaranya  menyatakan  bahwa  jarak  antara instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis menjadi salah satu penyebab dalam ketidaktepatan  waktu  pengembalian  berkas rekam medis rawat inap.
Hal  itu  disebabkan  karena  instalasi rawat  inap  terletak  di  lantai  2  dan  3 sedangkan  instalasi  rekam  medis  terletak  di
lantai  6  dan  dalam  pengembalian  berkas rekam  medis  ke  Instalasi  rekam  medis ditempuh  dengan  jalan  kaki  menggunakan fasilitas  tangga,  karena  petugas  tidak diperkenankan  menggunakan  lift  jika  tidak bersama  pasien  dan  berkas  rekam  medis dibawa dengan tangan. Hal ini menyebabkan perawat  mengeluh  saat  mengembalikan berkas rekam medis ke Intalasi rekam medis. Maka  dari  itu  karena  jarak  antara  Instalasi rawat  inap  ke  instalasi  rekam  medis  jauh seharusnya pihak rumah
sakit memperkenankan  petugas menggunakan fasilitas  rumah  sakit  seperti  lift  dan  perlu ditambahkan  sarana  atau  alat  bantu  seperti troli  untuk  mempermudah  pengembalian berkas  rekam  medis  ke  Instalasi  rekam medis.
Menurut  (Renantha,  2017)  bahwa pengembalian  berkas  rekam  medis  ke assembling yang ditempuh dengan jalan kaki dan  berkas  dibawa  dengan  tangan  atau dengan troli, maka dari itu perlu ditambahkan  sarana  atau  alat  bantu  dalam mempermudah  pengembalian  berkas  rekam medis  ke assembling, karena  jarak  antara Bangsal  dengan  Instalasi  rekam  medis  jauh maka  sarana  seperti  sepeda  merupakan  alat bantu yang yang digunakan oleh petugas.

## KESIMPULAN
1. Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan keterlambatan waktu pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke
Instalasi rekam medis dari bulan Februari-April  sebanyak  63  atau  72,41% dari 87 berkas rekam medis rawat inap.
2. Dari  hasil  kuisioner  diketahui  bahwa rata-rata  petugas  rekam  medis  memiliki tingkat pengetahuan baik dengan persentase sebesar 76,7% tentang ketetapan  batas  waktu  pengembalian berkas  rekam  medis  dan  ketentuan kelengkapan  isi  rekam  medis  tetapi petugas  belum  menjalankan  peraturan sesuai dengan Standar
Prosedur Operasional.

## SARAN
1. Bagi Unit Rekam Medis Sebaiknya dilakukan penambahan sumber  daya  manusia  yang  bertugas khusus dalam pengambilan dan pengembalian  berkas  rekam  medis  dari Instalasi  rawat  inap  ke  Instalasi  rekam medis
2. Bagi Rumah Sakit
Sebaiknya  pihak  rumah  sakit  melakukan sosialisasi  serta  mengingatkan  kembali dokter dan profesi medis yang lain ketika rapat  tentang  ketepatan  pengembalian berkas rekam medis agar lebih meningkatkan kedispinannya dalam mengisi kelengkapan berkas rekam medis sesuai dengan kebijakan Standar Prosedur Operasional sehingga pengembalian  berkas  rekam  medis  tidak mengalami
keterlambatan. Dan sebaiknya  dilakukan  peningkatan  sarana pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap  seperti  troli  dan  pemberian  izin menggunakan lift.

## DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI. (2009). Undang-Undang Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun 2009  Tentang  Rumah  Sakit. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Fatimah,  Dkk.  (2009). Langkah  Mudah Membuat  Usulan  Proposal  Kti  Dan Laporan  Hasil  Kti .  Jakarta:  Trans  Info
Media. Hasanah, Uswatun. (2014). Pengaruh Kelengkapan  Resume  Medis  Terhadap Ketepatan Pengembalian Berkas
Rekam  Medis  Rawat  Inap  Assembling Di RSUD.
Indradi,  S,  Rono.  (2013). Materi  Pokok Rekam  Medis .  Tangerang  Selatan:
Universitas Terbuka.
Jefriany,  Renantha  Silvi.  (2017). Karya Tulis  Ilmiah  Ketepatan  Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS
PAU Dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta. Yogyakarta: Stikes Jenderal Achmad Yani. Menteri  Kesehatan  RI.  (2008). Peraturan
Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Notoatmodjo,  Soekidjo.  (2012). Metodologi
Penelitian  Kesehatan .  Jakarta:  Rineka Cipta. Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI.  (2013).
Tentang  Pelayanan  Kesehatan  Pada Jaminan  Kesehatan  Nasional. Jakarta :
Depkes RI. Purba,  Erlindai.  (2016).  Analisis  Faktor- Faktor Penyebab Keterlambatan Pemulangan Berkas Rekam Medis Dari Instalasi  Rawat  Inap  Ke  Unit  Instalasi
Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Vina Estetica Medan Periode Mei-Juli Tahun 2016. Jurnal  Perekam  Dan  Informasi Kesehatan. Vo.1,  No.  2,  September 2016: 111.
Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Graha Ilmu. Saryono, dkk. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif Dan Kuantitatif Dalam Bidang  Kesehatan .  Yogyakarta:  Nuha
Medika.