Indonesian of Health Information Management Journal

## Analisis Faktor Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Poli Penyakit Dalam RSU Kota Tangerang Selatan
Sucipto, Fenita Purnama
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Kharisma Persada, Tangerang Selatan, Indonesia Jalan Surya Kencana No 1. Pamulang, Tangerang Selatan Korespondensi E-mail: sucipto@masda.ac.id
Submitted: 14 Mei 2019, Revised: 16 Mei 2019, Accepted: 28 juni 2019

## Abstract
Provision of medical record files must be able to support health services, especially quality outpatient services. One of the things that can  support  the  provision  of  medical  record  is  an  adequate  storage  location.  The  objective  of  thi  study  was  to  analyze  the  factors providing  medical  records,  outpatient  in  poly  internal  disease  in  RSU  Kota  Tangerang  Selatan.  The  research  method  used  was descriptive research method with cross sectional approach. The results of the research  was storage system in RSU Kota Tangerang Selatan was centralized with straight numbering system. The average  of length of providing medical record files until poly  internal disease was 20 minutes. The storage location in RSU Kota Tangerang Selatan is on the 3rd floor and poly internal medicine is on the 1st floor as well as other poly-poles everywhere. The storage space for medical record files at RSU Kota Tangerang Selatan had various types of storage racks. Standard Operating Procedure in RSU Kota Tangerang Selatan, especially in the medical record unit, was available for every medical record activity, but it had not run optimally and had not been well documented.
Keywords: medical record files, straight numbering system

## Abstrak
Penyediaan berkas rekam medis harus dapat mendukung pelayanan kesehatan, khususnya pelayanan rawat jalan yang  bermutu.  Salah  satu  hal  yang  dapat  mendukung  agar  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dapat terlaksana  dengan  baik  adalah  lokasi  penyimpanan  yang  memadai.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis faktor  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  poli  penyakit  dalam  RSU  Kota  Tangerang  Selatan.  Metode penelitian  yang  digunakan  adalah  metode  penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan  Studi  Potong  Lintang  (cross sectional). Hasil penelitian yang diperoleh yaitu sistem penyimpanan berkas RSU Kota Tangerang Selatan  adalah sentralisasi  dengan  penjajaran  straight  numbering  system.  Waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  di  RSU  Kota Tangerang  Selatan  hingga  sampai  ke  poli  penyakit  dalam  rata-rata  membutuhkan  waktu  20  menit.  Lokasi penyimpanan di RSU Kota Tangerang Selatan berada di lantai 3 dan poli penyakit dalam berada di lantai 1 begitu juga  dengan  poli-poli  yang  lain  berada  dimana-mana.  Ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  RSU  Kota Tangerang  Selatan  memiliki  berbagai  jenis  rak  penyimpanan.  Standar  Operasional  Prosedur  di  RSU  Kota Tangerang Selatan terutama di unit rekam medis sudah ada untuk setiap kegiatan rekam medis hanya saja belum berjalan dengan maksimal dan belum terdokumentasi dengan baik.

## Kata Kunci : berkas rekam medis, straight numbering system

## Pendahuluan
Rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat  inap  wajib  membuat  rekam  medis.  Pengisian  dokumen  rekam  medis  dilakukan  oleh  dokter  dan  tenaga kesehatan  lainnya.  Rekam  medis  menurut  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  nomor 269/MENKES/PER/III/2008  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien. (1) Penyelenggaraan rekam  medis  di  rumah  sakit  antara  lain  pendaftaran,  penyimpanan  dan  pengolahan  data  rekam  medis. Pendaftaran  pasien  di  rumah  sakit  dibagi  menjadi  beberapa  bagian  antara  lain  pendaftaran  pasien  rawat  jalan, pendaftaran  pasien  rawat  inap  dan  pendaftaran  pasien  gawat  darurat.  Sedangkan  menurut  kedatangan  pasien, pendaftaran di rumah sakit terdiri dari pendaftaran pasien lama dan pendaftaran pasien baru. (2) Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan  untuk  mendapatkan  pelayanan  kesehatan.  Berdasarkan  standar  penyediaan  dokumen  rekam  medis pelayanan  rawat  jalan  adalah  10  menit,  dan  pelayanan  dokumen  rekam  medis  pelayanan  rawat  inap  selama  15 menit. (3)
Penyelenggaraan  sistem  rekam  medis  yang  baik,  salah  satunya  harus  ditunjang  oleh  sistem  penyediaan berkas rekam medis. Penyediaan berkas rekam medis yang baik adalah pendistribusian berkas rekam medis yang cepat,  tepat  dan  efisien.  Jika  waktu  dalam  penyediaan  rekam  medis  lama,  maka  akan  menghambat  pelayanan kesehatan yang akan diberikan dokter kepada pasien, karena dokter tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan kepada  pasien  tanpa  adanya  berkas  rekam  medis  pasien  tersebut.  Penyediaan  berkas  rekam  medis  harus  dapat mendukung  pelayanan  kesehatan,  khususnya  pelayanan  rawat  jalan  yang  bermutu.  Salah  satu  hal  yang  dapat mendukung  agar  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dapat  terlaksana  dengan  baik  adalah  lokasi penyimpanan yang memadai. Jarak jangkauan kerja merupakan jarak yang harus ditempuh untuk melaksanakan satu rutinitas kerja secara utuh, dimulai dari awal melakukan  suatu proses hingga selesai. Jarak jangkauan kerja merupakan  pertimbangan  dalam  dimensi  kinerja.  Semakin  jauh  jarak  jangkauan  kerja  dapat  mempengaruhi kecepatan penyelesaian tugas. (4)
Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan April 2017 di RSU Kota Tangerang Selatan dengan melakukan wawancara kepada petugas filling tentang penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan, diperoleh informasi bahwa pada pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan hingga berkas rekam medis sampai di poli penyakit dalam masih belum sesuai dengan aturan Depkes RI tentang standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan  rawat  jalan  adalah  10  menit  yaitu  dimana  berdasakan  informasi  petugas  standar  waktu  penyediaan berkas  rekam  medis  hingga  sampai  ke  poli  yang  dituju  adalah  15  menit.  Poli  penyakit  dalam  pada  RSU  Kota Tangerang  Selatan  adalah  poli  yang  memiliki  jumlah  kunjungan  terbanyak  setiap  bulannya.  Pada  tahun  2016 jumlah  kunjungan  pada  poli  penyakit  dalam  mencapai  13580  pasien  dan  pada  tahun  2017  bulan  Januari-Maret mencapai  3666  pasien.  Kemudian  peneliti  melakukan  juga  observasi  terhadap  waktu  penyediaan  berkas  rekam medis rawat jalan pada poli penyakit dalam sebanyak 22 sampel berkas rekam medis dan diperoleh waktu yang dibutuhkan  yaitu  19,35  menit  sedangkan  menurut  Depkes  RI  standar  penyediaan  dokumen  rekam  medis pelayanan  rawat  jalan  adalah  10  menit,  namun  karena  kurangnya  petugas  distribusi  maka  penyediaan  berkas rekam medis hingga ke poli penyakit dalam dikumpulkan terlebih dahulu sebelum didistribusikan.

## Metode Penelitian
Dalam penelitian ini jenis metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan  Studi  Potong  Lintang  (cross  sectional),  yaitu  penelitian  hanya  melakukan  observasi  dan  pengukuran variabel  pada  suatu  saat  tertentu  saja. (5) Populasi  dalam  penelitian  ini  adalah  jumlah  petugas  rekam  medis  dan jumlah berkas rekam medis pasien poli penyakit dalam berdasarkan jumlah kunjungan pada bulan Januari sampai dengan bulan Desember 2016 yaitu sebanyak 13580 pasien di RSU Kota Tangerang Selatan. Jumlah sampel untuk petugas  rekam  medis  adalah  sebanyak  3  orang  petugas  dan  besarnya  sampel  untuk  penyediaan  berkas  rekam medis adalah 100 berkas rekam medis pasien poli penyakit dalam.

## Hasil dan Pembahasan

## 1. Karakteristik Responden
Berdasarkan  umur,  lama  kerja  dan  pendidikan  petugas  rekam  medis  RSU  Kota  Tangerang Selatan.  Karakteristik responden  terbagi  menjadi  2  kategori  yaitu  laki-laki  dan  perempuan.  Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
a) Umur
Distribusi frekuensi responden berdasarkan umur: Berdasarkan Tabel 1, distribusi frekuensi berdasarkan tingkatan umur dari 13 responden didapatkan rata-rata umur petugas adalah 31 tahun dengan usia termuda 24 tahun dan tertua 46 tahun.
Tabel 1.
Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Umur Responden di RSU Kota Tangerang Selatan Umur Mean Min Max 24-46 30.9167 24 46
b) Lama Kerja
Distribusi frekuensi responden berdasarkan umur: Berdasarkan  Tabel  2,  distribusi  frekuensi  berdasarkan  tingkatan  lama  kerja  dari  13  responden didapatkan rata-rata lama kerja petugas adalah 25 bulan dengan lama kerja paling lama adalah 72 bulan dan terbaru adalah 3 bulan.
Tabel 2. Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Lama Kerja Responden di RSU Kota Tangerang Selatan
c) Pendidikan
Distribusi frekuensi responden berdasarkan pendidikan Berdasarkan  Tabel  3,  distribusi  frekuensi  pendidikan  dari  13  petugas  rekam  medis  didapatkan bahwa responden diketahui yang pendidikan rekam medis sebanyak 8 orang (62%).
Tabel 3.
Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Pendidikan Responden di RSU Kota Tangerang Selatan

## 2. Penyediaan Berkas Rekam Medis
Penyediaan berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan dimulai dari registrasi pasien, penyimpanan dan pengambilan kembali hingga proses pendistribusian.
a. Registrasi Pasien
1) Alur Pasien Rawat Jalan
Gambar 1.
Alur Pasien Rawat Jalan di RSU Kota Tangerang Selatan Sumber: Dokumen Arsip RSU Kota Tangerang Selatan (6)
Lama Kerja (bulan) Mean Min Max 3 – 72 25 3 72 Kategori n % Rekam Medis 8 62 Non Rekam Medis 5 38 Total 13 100
Pasien Pulang Pasien Datang Loket Pendaftaran Rawat Jalan Farmasi Poliklinik (Konsultasi Dan Pemeriksaan Fisik Oleh Dokter) Kasir Pembayaran Pemeriksaan Penunjang
(Laboratorium/Radiologi)

## 2) Penyimpanan dan Pengambilan Kembali
Alur Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis (Gambar 2):

## Gambar 2.

## Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis di RSU Kota Tangerang Selatan
Sistem penyimpanan di RSU Kota Tangerang Selatan menggunakan sistem Sentralisasi dimana berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap dan ugd dijadikan satu dalam satu map dan disimpan  di  ruangan  yang  sama.  Sistem  penjajaran  di  RSU  Kota  Tangerang  Selatan menggunakan sistem Straight Numbering System yaitu sistem penjajaran menggunakan dua digit awal  sebagai  patokan  penjajarannya.  Di  RSU  Kota  Tangerang  Selatan  pengambilan  kembali berkas  rekam  medis  dilakukan  apabila  ada  pasien  yang  akan  berobat  ataupun  adanya peminjaman berkas rekam medis oleh petugas bagian lain. Sistem pengambilan kembali berkas dilakukan  dengan  mencari  berkas  berdasarkan  nomer  rekam  medis  setelah  berkas  ketemu maka  berkas  tersebut  digantikan  oleh  outgade  atau  tanda  keluar  yang  berisikan  tracer.  Berkas yang keluar tersebut ditulis di buku register rawat jalan sesuai dengan poli tujuan pasien dan diletakan pada rak per poli.
Dalam  sistem  penyimpanan  dan  pengambilan  kembali  petugas  sering  mengalami hambatan, hambatan tersebut sesuai dengan hasil wawancara berikut.
“hambatan  dipencarian  karena  penumpukan  banyaknya  status  kadang  menjadi  kendala  kalo mengganggu pelayanan sih mengganggu tapi tidak signifikan tidak terlalu besar” (I 1 ) “karna satu ya karna tempat, terus masalah urutan penomeran atau penjajaran jadi lama” (I 2 ) “Tempat masih berantakan” (I 3 )
Dari  hasil  wawancara  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  hambatan  yang  sering  terjadi dalam penyimpanan dan pengambilan kembali adalah banyaknya berkas yang menumpuk dan ruang penyimpanan yang kurang memadai.
Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Khotimah dengan judul “Tinjauan Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis Di Pendaftaran Rawat  Jalan RSUD  Datu  Sanggul  Rantau  Tahun  2011”  didapatkan sistem  penyimpanan  dan pengambilan kembali berkas rekam medis pasien rawat jalan sebagai berikut.
Cara penyimpanan yang digunakan di RSUD Datu Sanggul Rantau adalah desentralisasi yang  artinya  dilakukan  pemisahan  tempat  penyimpanan  untuk  berkas  pasien  poliklinik  dan pasien  rawat  inap.  Oleh  karena  itu  sering  terjadi  duplikasi  penggunaan  rekam  medis  karena terpisahnya ruangan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Di RSUD Datu Sanggul Rantau  menggunakan  Sistem  penjajaran  secara  langsung  (straight  Filling  numerical).  Namun belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan belum diurutkan dengan benar. (7)
3) Distribusi Berkas Rekam Medis
Alur Distribusi Berkas Rekam Medis (Gambar 3).

## Gambar 3. Alur Pendistribusian di RSU Kota Tangerang Selatan
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas distribusi alur distribusi berkas seperti berikut.
“alurnya ? alurnya mah biasa jadi petugas retrieval nyari terus tulis di register terus dipasihin per poli lalu dimasukin ke map masing-masing poli. Setelah dimasukin ke dalam map udah distribusikan ke masing-masing poli” (I 2 )
Cetak tracer Memasukan tracer pada outgade Mencari berkas Menggantikan berkas yang keluar dengan outgade Menulis di buku register Berkas yang ada di rak per poli
Dimasukan ke dalam map per poli Distribusikan ke masing-masing poli
“Pertama kali kan dia daftar bagian mana nih misalkan ugd, nanti bagian ugd konfirmasi ke bagian rm nanti kita carikan nomer rmnya nanti kita bawa ke bagian ugd” (I 3 )
Dalam  proses  pendistribusian  berkas,  petugas  sering  mendapatkan  complain  dari  perawat  poli  seperti hasil wawancara berikut.
“ada, banyak. Komplainnya satu dari perawat ko lama statusnya lama turunnya terus kedua seringnya engga sesuai dengan poli karna poli pisah-pisah suka nyasar” (I 2 )
“Sering,  bagian  poli  jadi  mungkin  entah  miss  komunikasi  atau  pemberkasannya  terlalu  numpuk  jadi keselip” (I 3 )
Dalam proses pendistribusian kategori dari pasien sendiri mempengaruhi waktu pendistribusian berkas. Namun pada hasil wawancara kepada petugas terjadi perbedaan pendapat dari I 31 dan I 2 dengan I 3 yang hasil wawancaranya sebagai berikut.
“kalo misalkan itu sih karna kita alurnya belum bener antara penyediaan untuk pasein baru dan pasien lama ada yang menjadi kendala, terus karena aturannya yang belum baku jadi kayak pasien baru kita yang turun ke bawah langsung, bagian pendaftaran menyiapkan berkas tapi kita tetep yang mendistribusikannya jadi  itu  jadi  hambatan  untuk  tingkat  kecepatannya,  tingkat  kecepatan  ke  poli-polinya.  Kadang  dari  poli suka komplain ‘ko lama pasien baru, gini-gini…’ ya karna itu sistemnya belum berjalan” (I 1 )
“pengaruh, kalo pasien baru kan jadi hambatan nih, ya itu SOPnya. Kalo pasien baru kan kita naikin dulu berkasnya, belum kita mapin velum kita tulisin, ya kalo saya yang baru langsung aja ke poli. Kan kalo yang lama kan udah ada tinggal cari kalo yang baru harus dibawa keatas ditulisin sedangkan di sistem udah ada” (I 2 ) Namun I 3 mengatakan sebagai berikut “Engga sama aja, engga jadi lama” Pada penelitian ini, peneliti juga melakukan observasi terkait kegiatan penyediaan berkas rekam medis dengan  menggunakan  lembar  checklist.  Kegiatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  dapat  dilihat  pada Tabel 4 berikut.

## Tabel 4. Kegiatan Penyediaan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi terkait kegiatan penyediaan berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan sebanyak 100 berkas rekam medis, kegiatan penyediaan berkas rekam medis tersebut dilakukan (Tabel5).
Tabel 5. Distribusi Frekuensi Kegiatan Penyediaan Berkas Rekam Medis No Kategori Alur Frekuensi (berkas) Persentase (%) 1 Tidak Dilakukan 0 0 2 Dilakukan 100 100 Total 100 100 No. Jenis Kegiatan Dilakukan Tidak Dilakukan 1 Registrasi identitas pasien rawat jalan  2 Melakukan  penyusunan  tracer  untuk  mengambil  berkas  rekam medis  3 Mencari rekam medis pasien di ruang penyimpanan rekam medis (Pasien Lama)  4 Membuat nomor dan berkas rekam medis baru (Pasien Baru)  5 Melakukan pengecekan ulang terhadap identitas pasien  6 Melakukan persortiran berkas rekam medis yang akan dikirim  7 Mengisi  buku  register  peminjaman  berkas  rekam  medis  pasien (petugas rawat jalan)  8 Mengantarkan berkas rekam medis pasien ke poliklinik 

## 3. Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis
Pada penelitian ini, peneliti melakukan observasi terkait dengan penyediaan berkas rekam medis dengan menggunakan stopwatch. Waktu penyediaan dapat dilihat pada Tabel 6 berikut.
Tabel 6. Hasil Pengukuran No.  Jenis Kegiatan Waktu Rata-Rata (Menit) Waktu Minimal (Menit) Waktu Maksimal (Menit) 1. Pendaftaran – ruang filling 4:22 0:34 11:52 2. Pencarian – Pencatatan 1:53 0:01 8:39 3. Pencatatan – Distribusi 14:06 1:38 45:46 Pendaftaran – Distribusi 20:23 9:02 47:19
Berdasarkan  pengamatan  peneliti,  jenis  kegiatan  yang  memerlukan  waktu  lama  adalah  pada jeda antar waktu pengambilan bukti daftar pasien oleh petugas distribusi (pendaftaran  – ruang filling) dan  waktu  mengumpulkan  berkas  rekam  medis  (pencarian  –  pencatatan)  oleh  petugas  penyediaan berkas rekam medis.
Tabel 7. Hasil Pengukuran Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Waktu (Menit) Frekuensi (berkas) Persentase (%) 0-10 4 4 11-20 64 64 21-30 18 18 ≥ 30 14 14 Jumlah 100 100
Menurut Depkes RI standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit. Berdasarkan pengamatan peneliti, jumlah berkas rekam medis yang sampe ke poli penyakit dalam yang sesuai waktu standar  (≤10  menit)  adalah  4%  dan  yang  tidak  sesuai  dengan  waktu  standar  sebanyak  96%  dengan rincian waktu 11-20 menit sebanyak  64%, 21-30 menit sebanyak 18% dan waktu >30 menit sebanyak 14% (Tabel 7).
Tabel 8. Distribusi Frekuensi Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis No Kategori Alur Frekuensi (berkas) Persentase (%) 1 Lama (>10 menit) 96 96 2 Tidak Lama (≤10 menit) 4 4 Total 100 100
Berdasarkan  Distribusi  Frekuensi  (Tabel  8),  sebanyak  96%  waktu  penyediaan  berkas  rekam medis tergolong lama dan 4% waktu penyediaan berkas rekam medis tergolong tidak lama. Peneliti juga melakukan  wawancara  kepada  petugas  terkait  standar  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis,  hasil wawancara sebagai berikut.
“kalo  untuk  standar  distribusi  berkas  15  menit,  rata-rata  yang  kita  hitung  sih  kurag  dari  15  menit sekalipun mugkin ada beberapa distribusi yang lebih dari 15 menit” (I1)
“ya itu SOPnya itu, ada sih waktunya maksimal 1 pasien itu waktunya kalo biasanya maksimal 5-10 menit, karna kita di lt 3 kekurangan sdm, fasilitas ya jadi nganter berkas pasien itu bisa jadi 20 menit.” (I2)
“Tergantung  ya,  biasanya  ya  kalo  dokter  mintanya  urgent  ya  kita  tinggalin  dulu  yang  engga  penting.  Ya paling 5 menit” (I3)

## 4. Tata kelola ruangan
Ruang penyimpanan berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan berada di lantai 3, bersebelahan  dengan  ruang  Kepala  Instalasi  Rekam  Medis  dan  ruang  pengolahan  data.  Berkas rekam medis tersebut disimpan secara sentralisasi, baik untuk pasien rawat inap, rawat jalan, gawat darurat atau pelayanan lainnya disimpan disini. Dari hasil observasi yang peneliti lakukan terhadap tata  kelola  ruangan  rekam  medis  pada  RSU  Kota  Tangerang  Selatan  dapat  dilihat  pada  Tabel  9 berikut.

## Tabel 9.
Tata Kelola Ruangan Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan No.  Aspek Yang Diteliti Tidak Sesuai Sesuai Keterangan 1. Ruang  kerja  menjadi  satu  dengan  ruang penyimpanan berkas rekam medis ?  Agar  terjaga  keamanan dan kerahasiaan berkas 2. Jarak  ruang  poliklinik  dengan  ruang  sub  bagian rekam medis ?  Ruang  penyimpanan  di lt 3, poli di lt 1 3. Jenis rak penyimpanan  4. Jarak satu rak ke rak yang lain ?  5. Jumlah berkas rekam medis persub rak ?
 6. Kepadatan rak penyimpanan berkas rekam medis ?  Terlalu  banyak  berkas dalam  satu  sub  rak terjadi kepadatan 7. Sistem penerangan di ruang penyimpanan berkas rekam medis ?  8. Sistem udara di ruang penyimpanan berkas rekam medis ?  Kurangnya pendingin ruangan, terlalu sesak
9. Ruang penyimpanan bebas dari hama (tikus, kutu, dsb)  10. Ruang penyimpanan bebas dari debu  Banyak  berkas  yang berdebu 11. Adanya  tanda  letak  nomer  rekam  medis  di  rak penyimpanan  Namun  letak  nomer rekam medis di rak tidak sesuai
12. Adanya rak untuk berkas per poli  13. Urutan  penyimpanan  berkas  dalam  rak  /  urutan rak penyimpanan  Urutan  kelanjutan  rak penyimpanan tidak berurutan
Berdasarkan distribusi frekuensi Tabel 10, sebanyak 46% dari tata kelola ruangan rekam medis tidak sesuai dan 54% dari tata kelola ruangan rekam medis sesuai. Lokasi ruangan rekam medis yang terpisah akan mempengaruhi pekerjaan pada masing-masing bidang pelayanan, seperti pelayanan rekam medis  di RSU  Kota Tangerang  Selatan.  Ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis berada  di  lantai  3, tergabung  dengan  ruang  Kepala  Instalasi  Rekam  Medis  dan  ruang  pengolahan  data  yang  hanya dipisahkan oleh sekat kaca. Sedangkan tempat pendaftaran berada di lantai 1. Berkas rekam medis di RSU  Kota  Tangerang  Selatan  disimpan  secara  sentralisasi  dengan  menggunakan  sistem  nomor langsung  (straight  numerical  filling),  dimana  seluruh  berkas  rekam  medis  disimpan  di  satu  lokasi,  baik rawat inap, rawat jalan, gawat darurat atau pelayanan lainnya.
Tabel 10.
Distribusi Frekuensi Tata Kelola Ruangan Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
Kategori Frekuensi (berkas) Persentase (%) Tidak Sesuai 46 46 Sesuai 54 54
Apabila  ada  permintaan  berkas  rekam  medis  yang  berkunjung,  maka  petugas  pendaftaran mengirim  tracer  melalui  sistem  yang  nantinya  di  ruang  penyimpanan  petugas  akan  mencetak  tracer tersebut.  Ruang  penyimpanan  RSU  Kota  Tangerang  Selatan  sudah  54%  sesuai  sebagai  ruang penyimpanan,  dimana  ruang  penyimpanan  tersebut  memiliki  rak  penyimpanan  berkas  yang  sesuai walaupun  masih  ada  beberapa  berkas  yang  disimpan  di  dalam  kardus  karena  kekurangannya  rak penyimpanan.  Ruang  penyimpanan  rekam  medis  harus  di  jaga  dengan  ketat.  Karena  didalamnya terdapat segala informasi pasien yang harus dirahasiakan. Tidak ada yang boleh masuk kedalam ruang penyimpanan kecuali petugas rekam medis.

## 5. Standar Operasional Prosedur
Dari  hasil  observasi  yang  peneliti  lakukan  terhadap  standar  operasional  prosedur pendistribusian berkas rekam medis pada RSU Kota Tangerang Selatan dapat dilihat pada Tabel 11 dan Tabel 12 berikut.
Tabel 11.
Standar Operasional Prosedur Pendistribusian Berkas Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan
No Kegiatan Dilaksanakan Tidak Dilaksanakan 1 Status yang sudah di cari dari rak penyimpanan kemudian di tulis di kertas ekspedisi sesuai poli tujuan.  2 Petugas  distribusi  melakukan  cek  ulang  status  yg  siap diantar  dengan  ekspedisi  untuk  meminimalisir  terjadinya kesalahan pengiriman berkas rekam medis.  3 Petugas  mendistribusikan  status  yang  sudah  siap  di distribusikan ke poli tujuan.  Tabel 12. Distribusi Frekuensi Standar Operasional Prosedur Pendistribusian Berkas Rekam Medis RSU Kota Tangerang Selatan No Kategori Frekuensi (berkas) Persentase (%) 1 Tidak Dilaksanakan 0 0 2 Dilaksanakan 100 100 Total 100 100
Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada  petugas  bagian  filling  RSU  Kota  Tangerang  Selatan terdapat SOP pendistribusian berkas sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan pendistribusian berkas rekam medis, di dalam SOP dijelaskan bahwa dalam melaksanakan kegiatan pendistribusian harus sesuai dengan prosedur berikut: (8)
a) Status yang sudah di cari dari rak penyimpanan kemudian di tulis di kertas ekspedisi sesuai poli tujuan.
b) Petugas  distribusi  melakukan  cek  ulang  status  yg  siap  diantar  dengan  ekspedisi  untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pengiriman berkas rekam medis.
c) Petugas mendistribusikan status yang sudah siap di distribusikan ke poli tujuan. Berdasarkan hasil observasi saat penelitian prosedur dalam pendistribusian berkas rekam medis sudah dilakukan sesuai dengan yang terdapat pada SOP tersebut. Namun dari hasil wawancara kepada
petugas distribusi di RSU Kota Tangerang Selatan terdapat SOP namun belum berjalan maksimal, hasil wawancara sebagai berikut.
“untuk misalkan untuk sop untuk mengatur tupoksi sama alur kegiatan memang ada cuma belum lengkap” (I1)
“SOP ada tapi belum berjalan maksimal, alurnya berubah-rubah selama puasa mau gentian, yang retrieval nyari kita yang distribusi nanti gantian yang distribusi nyari retrieval nurunin, mau ada rotasi. SOP ada tapi belum berjalan maksimal, alurnya berubah-rubah” (I2) “SOP ada” (I3)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  di  RSU  Kota  Tangerang  Selatan  terdapat  SOP  yang mengatur  setiap  kegiatan  pendistribusian  berkas,  namun  belum  berjalan  dengan  lancar.  Pada  bagian filling RSU Kota Tangerang Selatan juga kegiatan penyimpanan dan retrieval telah berjalan namun SOP pada  kegiatan  tersebut  belum  terdokumentasi  dengan baik  walaupun  sudah  ada  SOP  dalam  kegiatan tersebut. Pada kegiatan penyimpanan dan  retrieval RSU Kota Tangerang Selatan SOP tersebut belum terdokumentasi dengan baik walaupun kegiatan tersebut tetap berjalan dan SOP tersebut juga teap jadi acuan tindakan yang ada.

## Kesimpulan
Penyediaan berkas rekam medis di RSU Kota Tangerang Selatan dimulai dari registrasi pasien rawat  jalan  lalu  petugas  melakukan  cetak  tracer  yang  nantinya  tracer  tersebut  dicetak  di  ruang penyimpanan  dan  dilakukan  pengambilan  berkas  rekam  medis  dengan  menggantikan  berkas  yang keluar  menggunakan  outgade  dengan  sistem  penyimpanan  berkasnya  adalah  sentralisasi  dengan penjajaran  straight  numbering  system.  Setelah  berkas  ketemu  lalu  ditulis  di  buku  register  masing-masing poli  lalu  dilakukan  pendistribusian  berkas  ke  poli  tujuan.  Waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  di RSU  Kota  Tangerang  Selatan  hingga  sampai  ke  poli  penyakit  dalam  melebihi  dari  standar  yang ditetapkan (≤ 10 menit). Di RSU Kota Tangerang Selatan dibutuhkan rata-rata waktu 20 menit untuk setiap berkas rekam medis pasien penyakit dalam. Lokasi penyimpanan di RSU Kota Tangerang Selatan berada  di  lantai  3  dan  poli  penyakit  dalam  berada  di  lantai  1  begitu  juga  dengan  poli-poli  yang  lain berada  dimana-mana.  Ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  RSU  Kota  Tangerang  Selatan memiliki  berbagai  jenis  rak  penyimpanan.  Standar  Operasional  Prosedur  di  RSU  Kota  Tangerang Selatan terutama di unit rekam medis sudah ada untuk setiap kegiatan rekam medis hanya saja belum berjalan dengan maksimal dan belum terdokumentasi dengan baik.

## Daftar Pustaka
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2008
2. DepKes RI. Pengelolaan Rekam Medis Rumah sakit  di Indonesia Revisi II,  Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pekayanan Medik. 2006.
3. DepKes RI. Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 2007.
4. Budi, Savitri C. Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. 2011.
5. Saryono. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta: Mitra Cendikia. 2010.
6. Dokumen Arsip RSU Kota Tangerang Selatan. 2017
7. Khotimah,  Khusnul.  Tinjauan  Faktor  –  Faktor  Yang  Mempengaruhi  Waktu  Tunggu  Pelayanan  Rekam Medis  Di  Pendaftaran  Rawat  Jalan  RSUD  Datu  Sanggul  Rantau  Tahun  2011.  Karya  Tulis  Ilmiah. Sekolah  Tinggi  Kesehatan  Husada  Borneo. https://perpustakaanhb.files.com/2011/11/karya- tulis-ilmiah-khusnul-khotimah-soebarto.pdf . Diakses pada tanggal 04 Maret 2016
8. Keputusan Mentri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  377/Menkes/SK/III/2007  tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2007.