## P ERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA PUSAT KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR (PKBM) PATRAKOMALA
Hapsari Widayani 1*
Fakultas Ilmu Pendidikan dan Pengetahuan Sosial, Universitas Indraprasta PGRI email : hwidayani@gmail.com
Burhanudin 2
Fakultas Ilmu Pendidikan dan Pengetahuan Sosial, Universitas Indraprasta PGRI email : hanzqinthar@gmail.com
ABSTRACT
This community service activity aims to help the financial service process at PKBM by using a  well-designed  and  accurate  design  of  an  accounting  of    receipt  and  disbursement.    The method used by author are begins with a process of interview, observation, and observation of cash  receipt  and  disbursement  and  then  collect  the  results  that  activities,  and  the  last  is introduce  the  result  of  the  design  to  partners.  Introducing  result  of  design  with  giving  the presentation to partners and direction so that the partners know about the flow. The analysis method  use  a  descriptive  analysis.  This  activity  held  at  PKBM  Patrakomala  Bandung.  The participants  are  employes,  staff,  and  teachers.  The  product  will  be  proceduced  is  system  of cash  receipt  and  disbursement  that  design  attractive  and  well-structured.  It’s  expected  that system can be used properly and developed further.
Keyword  :Accounting  Information  System,  Cash  Receipt,  Cash  Disbursement,  Data  Flow Diagram, Entity Relationship Diagram

## ABSTRAK
Kegiatan pengabdian masyarakat ini bertujuan untuk membantu proses pelayanan keuangan pada  pusat  kegiatan  belajar mengajar  (PKBM)  dengan menggunakan  sebuah  perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang di desain dengan baik dan akurat. Metode yang digunakan oleh penulis dalam kegiatan ini diawali dengan melakukan proses wawancara, observasi, dan pengamatan mengenai alur penerimaan dan pengeluaran kas pada mitra, lalu mengumpulkan hasil wawancara, observasi, dan pengamatan kemudian membuat  rancangan  desain  penerimaan  dan  pengeluaran  kas,  dan  yang  terakhir  adalah mengenalkan  hasil desain  (transfer  knowledge)  rancangan tersebut  ke mitra.  Mengenalkan hasil desain dengan memberikan presentasi kepada mitra dan diberikan arahan agar pihak mitra mengetahui alurnya dengan baik. Metode analisisnya menggunakan analisis deskriptif. Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  akan  diadakan  di  PKBM  Patrakomala  di  Kota Bandung.  Peserta  kegiatan  ini  adalah  pegawai/staff  keuangan  dan  guru  –  guru  PKBM. Adapun  produk  yang  akan  dihasilkan  berupa  perancangan  sistem  yang  di  desain  menarik dan terstuktur dengan baik. Diharapkan perancangan sistem ini dapat dipergunakan dengan baik dan dapat dikembangkan lebih lanjut.
Kata  kunci  :  Sistem  Informasi  Akuntansi,  Penerimaan  Kas,  Pengeluaran  Kas,  Data  Flow Diagram, Entity Relationship Diagram.

## 1. PENDAHULUAN
Di era globalisasi dan perdagangan bebas saat  ini,  sumber  daya  bagi  perusahaan  yang sangat  berharga  adalah  sebuah  informasi.
Dengan adanya informasi yang relevan, cepat, tepat  waktu,  dan  akurat  dapat  mencerminkan kondisi  fisik  suatu  perusahaan  dan  turut  serta
berperan  untuk  membantu,  merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan.
Untuk  memenuhi  kebutuhan  informasi bagi  pihak  luar  maupun  pihak  dalam perusahaan,  disusunlah  suatu  sistem  yang bernama  sistem  informasi  akuntansi.  Peranan sistem  informasi  akuntansi  sangat  besar karena  merubah  pencatatan  yang  manual  ke pencatatan  yang  terkomputerisasi  (Widayani, 2015). Agar dapat memenuhi syarat pencatatan  dari  yang  manual  ke  sistem  yang terkomputerisasi  maka  dibutuhkan  sebuah perancangan  sistem  informasi  yang  sangat akurat.  Perancangan  sistem  informasi  ini dibuat  dengan  sebuah  desain  yang  menarik dan mewakilkan segala aktivitas sistem secara menyeluruh sehingga user memiliki pandangan  yang  baik  mengenai  sistem  yang sedang dibuat.
Salah  satu  penerapan  sistem  informasi akuntansi  yang  penting  bagi  keberlangsungan sebuah  perusahaan  atau  entitas  bisnis  adalah sistem  informasi  akuntansi  penerimaan  dan pengeluaran kas.
Sistem informasi akuntansi ini menangani  penerimaan  yang  terjadi  secara rutin pada sebuah perusahaan. Sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat,  menyimpan,  dan  memproses  data sehingga menghasilkan informasi untuk sebuah keputusan (Romney dan Steinbart,2014:28). Penerapan sistem
penerimaan  kas  pada  perusahaan  sangatlah penting,  mengingat  kas  adalah  aktiva  yang mudah  berubah  dibandingkan  dengan  aktiva lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang  bebas  dan  selalu  siap  sedia  untuk digunakan (Widayani, 2015). Selain
penerimaan kas terdapat pengeluaran kas yang merupakan  bagian  dari  perputaran  kas ( cashflow ).  Pengeluaran  kas  dapat  bersifat rutin setiap minggu atau bulan dan pengeluaran  yang  hanya  terjadi  sekali. Pengeluaran  kas  adalah  suatu  transaksi  yang menimbulkan  berkurangnya  saldo  kas  dan bank  milik  perusahaan  yang  diakibatkan adanya  pembelian  tunai,  pembayaran  utang, maupun  hasill  transaksi  yang  menyebabkan berkurangnya kas (Soemarso, 2009:318).
Salah  satu  contoh  dari  penerimaan  kas adalah penerimaan SPP siswa, penerimaan kas dari  penjualan,  penerimaan  kas  pendaftaran
siswa  baru,  penerimaan  kas  bantuan  orang tua/yayasan,  dan  lain  –  lain.  Adapun  contoh pengeluaran  kas  adalah  pembayaran  listrik, air, telepon, sewa bangunan, pembayaran gaji, dan lain – lain.
Salah  satu  entitas  bisnis  yang  akan menerapkan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas adalah pusat kegiatan  belajar  mengajar  (PKBM).  PKBM yaitu sebagai wadah yang dibentuk dari, oleh, dan  untuk  masyarakat  dengan  tujuan  untuk meningkatkan  pengetahuan  dan  keterampilan dengan  memanfaatkan  sarana,  prasarana,  dan potensi  yang  ada  di  sekitar  lingkungannya (Sutisna,2012).  Perancangan  sistem  informasi akuntansi  penerimaan  dan  pengeluaran  kas pada  PKBM  ini  berawal  dari  penerimaan  kas dari  pendaftaran  siswa  baru,  penerimaan  kas dari  pembayaran  SPP  dan  ujian,  pengeluaran kas  dari  pembayaran  operasional  rutin, pembayaran  gaji  dan  lain  -  lain.  Hal  –  hal tersebut  berkaitan  sekali  dengan  proses penerimaan dan pengeluaran kas sekolah pada umumnya.  PKBM  yang  akan  menerapkan sistem ini adalah PKBM Patrakomala.
Adapun  permasalahan  yang  dihadapi adalah  PKBM  Patrakomala  adalah  PKBM Patrakomala  belum  memiliki  perancangan sistem  informasi  akuntansi  penerimaan  dan pengeluaran  kas  yang  terstruktur  dengan  baik serta  perlu  diadakan  sosialisasi  mengenai perancangan  yang  telah  dibuat  kepada  para pegawai  dan  guru  –  guru  pada  masing  – masing sekolah tersebut.
Tujuan  dari  kegiatan  ini  yaitu  dapat membantu  proses  pelayanan  keuangan  pada pusat  kegiatan  belajar  mengajar  dengan sebuah  perancangan  yang  akurat  dan  baik. Perancangan  sistem  yang  di  rancang  adalah penerimaan  dan  pengeluaran  kas.  Sehingga dengan  adanya  perancangan  ini  maka  sistem keuangan di PKBM akan rapi dan valid data – datanya.
Untuk  mengatasi  permasalahan  yang telah  disebutkan  diatas  maka  solusi  yang ditawarkan dalam kegiatan pengabdian masyarakat  ini  adalah  membuat  rancangan penerimaan  dan  pengeluarkan  kas  pada  pusat kegiatan  belajar  mengajar  (PKBM)  dan  di transfer ilmunya kepada staff dan guru – guru PKBM.

## 2. METODE PELAKSANAAN
Tempat  kegiatan  pengabdian  masyarakat yaitu  pada  Pusat  Kegiatan  Belajar  Mengajar (PKBM) Patrakomala yang beralamat di Jalan Nagrog  III  No.106  RT  1  RW  09  Pasarjati, Ujungberung – Bandung.
Waktu pelaksanaan kegiatan yaitu minggu  pertama  (1)  bulan  April  2018  hingga Juni 2018.
Metode  kegiatannya  diawali  dengan melakukan  pengamatan  terhadap  kegiatan yang  terjadi  di  PKBM  Patrakomala,  lalu mewawancarai  sejumlah  pegawai  PKBM, setelah data didapat maka dibuatlah perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut, dan langkah terakhir adalah  mensosialisasikan  terhadap  semua pegawai dan guru-guru PKBM Patrakomala.
Adapun terlampir foto kegiatan
pengabdian
masyarakat agar dapat memperkuat  bukti  pengadaan  pengabdian masyarakat pada PKBM Patrakomala

## Gambar 1. Foto Kegiatan di PKBM Patrakomala
(Sumber : Data diolah, 2018)

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Program  pengabdian  masyarakat  ini menghasilkan  beberapa  luaran  atau output yaitu  metode  pengembangan  dan prototype . Metode pengembangan yang digunakan adalah data  flow  diagram dan entity relationship diagram.
Prototype yang dihasilkan  berupa layout perancangan  sistem
yang  akan  digunakan  oleh  PKBM.  Adapun metode pengembangan yang dihasilkan yaitu :
 Diagram Zero Sistem yang Berjalan Gambar 2. Diagram Zero Sistem yang Berjalan SIA Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Pusat Kegiatan Belajar Mengajar (PKBM) Patrakomala (Sumber : Data diolah, 2018)
Pada sistem yang berjalan diawali proses proses  pertama  yakni  proses  pendaftaran  dan pembayaran.  Pada  proses  pendaftaran  dan pembayaran,  siswa  menyerahkan  data  diri siswa  baru  kepada  sistem.  Sistem  akan memprosesnya  dan  diberikan  data  tersebut kepada  bendahara  serta  menyimpannya  pada database  data  siswa  baru.  Bendahara  yang sudah  melakukan  verifikasi  data  siswa  baru akan memberikan kuitansi pendaftaran kepada sistem  yang  selanjutnya  akan  diserahkan kepada  siswa  untuk  melakukan  proses pembayaran.  Proses  kedua  adalah  proses pembayaran SPP dan ujian. Proses pembayaran SPP dan ujian ini dilakukan oleh
siswa baru dan siswa lama. Siswa menyerahkan  data  diri  siswa  ke  sistem  lalu oleh  sistem  di  olah  dan  di  berikan  kepada bendahara.  Bendahara  akan  mengeluarkan kuitansi pembayaran. Kuitansi pembayaran itu diserahkan kepada siswa. Proses ketiga adalah proses  pembelian inventory .  Proses  ini dilakukan oleh
bendahara dan
melaporankannya ke kepala sekolah. Bendahara  melakukan  input  data  pembelian inventory ke  sistem  dan  oleh  sistem dilaporkan  kepada  kepala  sekolah  agar disetujui.  Jika  sudah  disetujui,  bendahara melakukan  proses  pembelian inventory dan kuitansi  pembelian  di  input  ke  sistem  agar dapat  dibuat  laporan  pembelian  pembelian inventory dan  diserahkan  kepada  kepala sekolah.  Proses  keempat  adalah  proses pembayaran
operasional. Bendahara melakukan
proses pembayaran dan menyerahkan kuitansi pembayaran operasional  kepada  sistem  dan  sistem  akan mengolahnya menjadi sebuah laporan pembayaran  operasional  dan  diserahkan kepada  kepala  sekolah.  Kepala  sekolah menyetujui  pembayaran  operasional  melalui sistem  dan  sistem  akan  mengeluarkan  data pembayaran  operasional  dan  memberikannya kepada  bendahara.  Proses  terakhir  adalah proses pembayaran gaji.
Bendahara menyerahkan kuitansi pembayaran gaji karyawan kepada sistem. Sistem mengolahnya menjadi laporan gaji karyawan dan melaporkan  kepada  kepala  sekolah.  Kepala sekolah melakukan validasi data gaji karyawan  kepada  sistem.  Sistem  selanjutnya menyerahkan  data  gaji  karyawan  untuk  di arsipkan.  Langkah  selanjutnya  adalah  semua data yang berada di kepala sekolah diserahkan kepada yayasan untuk diperiksa dan diarsipkan.
 Diagram Zero yang Diusulkan Gambar 3. Usulan Diagram Zero SIA Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Pusat Kegiatan Belajar Mengajar (PKBM)
Patrakomala (Sumber : Data diolah, 2018) Pada  sistem  yang  diusulkan  diawali dengan proses pertama yakni proses pendaftaran.  Pada  proses  pendaftaran,  siswa menyerahkan  data  diri  siswa  baru  kepada sistem.  Sistem  akan  memprosesnya  dan diberikan  data  tersebut  kepada  bagian pendaftaran serta menyimpannya pada database  data  siswa  baru.  Bagian  pendaftaran yang  sudah  melakukan  verifikasi  data  siswa baru  akan  memberikan  form  tanda  terima siswa  baru  kepada  sistem  yang  selanjutnya akan  diserahkan  kepada  siswa  sebagai  bukti pendaftaran.  Proses  kedua  adalah  proses pembayaran pendaftaran. Proses ini membutuhkan input data diri siswa baru. Data siswa  baru  diinput  ke  sistem  dan  selanjutnya diserahkan  ke  bagian  keuangan.  Bagian keuangan akan memprosesnya dan mengeluarkan  bukti  pembayaran  pendaftaran kepada siswa melalui sistem.
Proses  ketiga  adalah  proses  pembayaran SPP  dan  ujian.  Proses  pembayaran  SPP  dan ujian ini dilakukan oleh siswa baru dan siswa lama.  Siswa  menyerahkan  data  diri  siswa  ke sistem lalu oleh sistem di olah dan di berikan kepada  bagian  keuangan.  Bagian  keuangan akan  mengeluarkan  bukti  pembayaran.  Bukti pembayaran itu diserahkan kepada siswa.
Proses  keempat  adalah  proses  pembelian inventory .  Proses  ini  dilakukan  oleh  bagian keuangan  dan  melaporankannya  ke  bagian akuntansi.  Bagian  keuangan  melakukan  input data yaitu bukti pembelian inventory ke sistem dan  oleh  sistem  dilaporkan  kepada  akuntansi agar  dapat  di  buat  laporan  keuangan.  Bagian keuangan  akan  mendapatkan  data  –  data pembelian inventory dari  sistem  untuk diarsipkan.  Proses  kelima  adalah  proses pembayaran  operasional.  Bagian  keuangan melakukan proses pembayaran dan menyerahkan  bukti  pembayaran  operasional kepada  sistem  dan  sistem  akan  mengolahnya dan  diserahkan  kepada  bagian  akuntansi. Bagian  keuangan  akan  mendapatkan  data  – data  pembayaran  operasional  dari  sistem untuk  diarsipkan.  Proses  keenam  adalah proses  pembayaran  gaji.  Bagian  keuangan menyerahkan bukti pembayaran gaji karyawan kepada sistem. Sistem mengolahnya menjadi  dan  melaporkan  kepada  akuntansi. Bagian  keuangan  akan  mendapatkan  data  – data  pembayaran  gaji  dari  sistem  untuk diarsipkan
Proses  terakhir  adalah  proses  pembuatan dan penyerahan laporan keuangan oleh bagian keuangan kepada bagian akuntansi. Proses ini membutuhkan  semua  data  –  data  yang dilakukan oleh bagian pendaftaran dan bagian keuangan.  Setelah  semuanya  diolah    dan diberikan  kepada  sistem  maka  laporan keuangan  ini  diserahkan  kepada  kepala sekolah  untuk  di  validasi  dan  diberikan kembali  hasil  periksanya  kepada  akuntansi untuk  diarsipkan.  Setelah  proses  validasi selesai maka laporan keuangan ini diserahkan kepada yayasan untuk di periksa kembali.
Prototype sistem  informasi  akuntansi yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
1. Form Bukti Pembayaran Pendaftaran Siswa Baru PKBM Patrakomala
Gambar 4. Form Formulir Bukti Pembayaran Pendaftaran Siswa Baru PKBM Patrakomala (Sumber : Data Diolah, 2018)

## 2. Form  Tanda  Terima  Pendaftaran  Siswa
Baru PKBM Patrakomala
Gambar 5. Form Tanda Terima Pendaftaran Siswa Baru PKBM Patrakomala (Sumber : Data Diolah, 2018)
3. Form  Bukti  Pembelian Inventory PKBM
Patrakomala
Gambar 6. Form Bukti Pembelian Inventory PKBM Patrakomala (Sumber : Data Diolah, 2018)
4. Form  Bukti  Pembayaran  Operasional PKBM Patrakomala
Gambar 7. Form Bukti Pembayaran Operasional PKBM Patrakomala
(Sumber : Data Diolah, 2018)
5. Form Slip Gaji PKBM Patrakomala Gambar 8. Form Slip Gaji PKBM
Patrakomala
(Sumber : Data Diolah, 2018)

## 6. General Journal
Gambar 9. Form General Journal PKBM Patrakomala (Sumber : Data Diolah, 2018)

## 7. Laporan Posisi Keuangan
Gambar 10. Form Laporan Posisi
Keuangan PKBM Patrakomala
(Sumber : Data Diolah, 2018)

## 4. SIMPULAN
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang dilakukan  ini  sangat  perlu  dan  dirasakan manfaat  bagi  peningkatan  proses  pelayanan pendaftaran hingga pengolahan data keuangan.  Kegiatan  ini  juga  memberikan kontribusi  positif  untuk  menciptakan  sebuah desain  yang  terarah  dan  terstruktur  dengan baik.  Maka  dari  itu,  kegiatan  ini  dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Pusat kegiatan belajar mengajar sudah memiliki  desain  penerimaan  dan pengeluaran kas yang baik dan akurat hal itu terlihat pada bagian pembahasan  makalah  ini  terdapat berbagai form –  form  untuk membantu  pelaksanaan  pengolahan
data  keuangan  sehingga  guru  –  guru dan  staff  PKBM  dapat  membuat laporan  keuangan  dengan  baik,  rapi, dan valid . 2. Pengolahan  data  keuangan  tidak menggunakan  sistem  yang  manual, pencatatannya  rapi,  dan  diarsipkan sesuai dengan kebutuhannya sehingga ketika  di  butuhkan  dapat  diperoleh dengan cepat. 3. Guru  –  guru  dan  staff  PKBM  sudah dapat  mengaplikasikan  desain  ini dengan baik sesuai dengan knowledge yang  telah  ditransfer  oleh  team abdimas. 5. REFERENSI [1]Romney,  Marshall  B  dan  Paul  John Steinbart. 2016. Accounting Information  System. Buku  Kesatu. Edisi 9. Jakarta : Salemba Empat.
[2]Soemarso.  2009. Akuntansi  Keuangan.
Buku  Kesatu.  Edisi  3.  Jakarta  : Rineka Cipta
[3]Widayani,  Hapsari.  2015.  Analisis  dan
Desain  Sistem  Informasi  Akuntansi Penerimaan  Kas  pada  SD  Islam Pondok Duta. Skripsi. Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma. [4]Sutisna,  Deny  Firmansyah.  2012.  Peranan Pusat  Kegiatan  Belajar  Masyarakat (PKBM)  dalam  Menumbuhkan  Minat Baca Warga Belajar. Jurnal Mahasiswa  Universitas  Padjajaran. 1(1) .