## Perancangan Sistem Informasi Administrasi Sekolah Pada SMK Kesuma Bangsa 1 Depok
1 Supianto, 2 Atikah, 3 Siti Marti’ah
Program Studi Informatika, Universitas Indraprasta PGRI
supianto.pian528@gmail.com

## Abstract
During the authors conducted the study found that at SMK Kesuma Bangsa 1 Depok did not have a computerized school administration data processing system so that administrative staff had difficulty doing their work and all students making school payments still used school fee books. This study aims to determine the current system, design information systems, conduct system analysis and testing and to  implement  school  administration.  The  research  method  used  is  the  grounded  research  method, which  is  a  research  method  based  on  facts  and  uses  comparative  analysis  with  the  aim  of  using empiricism,  establishing  concepts,  proving  theories,  developing  theories.  After  doing  research  and Designing  School  Administration  Information  Systems  at  SMK  Kesuma  Bangsa  1  Depok,  so  that  it can facilitate administrative staff in doing their work while also facilitating students in the process of paying school administration because they no longer need to bring school fees books.
Key Words : Information Systems, School Administration, comparative analysis, grounded research

## Abstraksi
Selama penulis melakukan penelitian menemukan bahwa pada SMK Kesuma Bangsa 1 Depok tidak memiliki  sistem  pengolahan  data  administrasi  sekolah  yang  terkomputerisasi  sehingga  staff administrasi  mengalami  kesulitan  dalam  melakukan  pekerjaan  nya  dan  semua  siswa  melakukan pembayaran  sekolah  masih  menggunakan  buku  bayaran  sekolah.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  sistem  yang  sedang  berjalan,  merancang  sistem  informasi,  melakukan  analisis  dan pengujian  sistem  serta  untuk  melakukan  implementasi  administrasi  sekolah.  Metode  penelitian  yang digunakan  adalah  metode grounded  (grounded  research) yaitu  suatu  metode  penelitian  berdasarkan pada fakta dan menggunakan analisis perbandingan dengan tujuan menggunakan empiris, menetapkan konsep,  membuktikan  teori,  mengembangkan  teori.  Setelah  dilakukan  penelitian  serta  Perancangan Sistem  Informasi  Administrasi  Sekolah  pada  SMK  Kesuma  Bangsa  1  Depok,  sehinggga  dapat mempermudah staff administrasi dalam melakukan pekerjaan nya selain itu juga mempermudah siswa dalam  proses  pembayaran  administrasi  sekolah  karena  tidak  perlu  lagi  membawa  buku  bayaran sekolah.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Administrasi Sekolah, analisis komparatif, grounded research

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Penggunaan  komputer  pada  aktivitas  bisnis  yang  ditunjang  dengan  tersedianya berbagai software telah  menjanjikan  berbagai  transaksi  bisnis  dan  penyediaan  informasi yang  mudah,  efektif  dan  efisien.  Pada  awalnya  para  pelaku  bisnis  hanya  mengandalkan pemecahan  masalah  dengan  bantuan  teknologi  komputer  semata.  SMK  Kesuma  Bangsa  1
Depok  merupakan  salah  satu  instansi  pendidikan  yang  selalu  berusaha  meningkatkan  kualitas pelayanan  pendidikan  dari  waktu  ke  waktu.  Saat  ini,  sistem  pengelolaan  administrasi  sekolah pada  SMK  Kesuma  Bangsa  1  Depok  masih  dilakukan  secara  manual,  sehingga  menyebabkan penumpukan  kertas,  terlalu  lama  pencarian  data  ketika  ingin  berbagi  data.  Semua  siswa melakukan  pembayaran  sekolah  wajib  membawa  buku  bayaran  sekolah,  jika  tidak  membawa buku  bayaran  tidak  bisa  melakukan  pembayaran  sekolah.  Pelayanan  informasi  yang  diberikan kepada  semua  siswa  dan  orang  tua  siswa  tidak  maksimal  dikarenakan  kemungkinan  terdapat ketidaksamaan  data.  Sulitnya  membuat  laporan  yang  diperlukan  perperiode  yang  diinginkan, karena sistem manual tidak dapat menghasilkan secara cepat dan akurat.
Hal  ini  menjadi  perhatian  penulis  untuk  mengembangkan  sistem  pada  SMK  Kesuma Bangsa  1  Depok  tempat  dimana  penulis  melakukan  riset  yang  selama  ini  masih  menggunakan sistem  manual  dan  belum  menggunakan  sistem  yang  terkomputerisasi  dalam  melakukan  segala transaksinya.  Oleh  karna  itu  penulis  ingin  merancang  sebuah  sistem  informasi  administrasi sekolah  dalam bentuk  aplikasi dengan bahasa pemograman java netbeans . Dengan adanya aplikasi ini diharapkan mampu memberikan kontribusi yang positif bagi kemajuan dalam hal administrasi sekolah pada SMK Kesuma Bangsa 1 Depok.

## 1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang diharapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk  mengetahui  sistem  yang  dipakai  pada  SMK  Kesuma  Bangsa  1  depok  dalam melakukan sebuah pekerjaan khusus nya di bagian administrasi.
b. Untuk  mengidentifikasi  masalah-masalah  apa  saja  yang  sering  terjadi  dalam  administrasi sekolah pada SMK Kesuma Bangsa 1 depok.
c. Memperbaiki  sistem  yang  telah  ada  dengan  tujuan untuk  mengatasi  masalah-masalah  yang dihadapi  dan  merubah  proses  transaksi  pembayaran  dan  pelayanan  administrasi  sekolah pada SMK Kesuma Bangsa 1 depok menjadi lebih baik.

## 1.3 Manfaat Hasil Penelitian
a. Memperoleh tambahan ilmu tersendiri bagi penulis sebagai bekal di masa yang akan datang untuk  meningkatkan  kualitas  maupun  kuantitas  mahasiswa  dalam  mengembangkan  dan menerapkan disiplin ilmu yang diperoleh.
b. Tersedianya  Sistem  Informasi  Administrasi  Sekolah  yang  dapat  memberikan kemudahan  dalam  melakukan  pendataan,  mencari  data  yang  dibutuhkan  dan mempercepat proses pembuatan laporan yang dibutuhkan perperiode.
c. Memudahkan  semua  siswa  dalam  melakukan  proses  pembayaran  administrasi  sekolah, karena tidak perlu lagi menggunakan buku bayaran sekolah.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  penulis  lakukan  adalah  dengan menggunakan metode  grounded research dan metode observasi (pengamatan).

## 2.2 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  oleh  penulis  untuk  mendapatkan  data-data serta informasi untuk mendukung penyempurnaan hasil dari penelitian ini antara lain : .
a. Studi Kepustakaan (Library Search)
b. Studi Lapangan (Field Research)

## 2.3 Langkah-langkah Pengembangan Sistem
Adapun langkah-langkah pengembangan sistem dalam penyusunan tugas akhir ini sebagai berikut :
a. Analisa Kebutuhan
b. Studi Kepustakaan
c. Perancangan Sistem
d. Implementasi dan Pengujian ( Testing )

## 2.4 Pengacuan Pustaka
[1]  Sistem  adalah  “suatu  jaringan  prosedur  yang  dibuat  menurut  pola  yang  terpadu  untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
[2]  Informasi adalah “data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”.
[3]  Perangkat  lunak  aplikasi  ( software  application )  adalah  suatu  sub  kelas  perangkat  lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna.
[4]  Pengertian MySQL adalah sebuah software atau perangkat lunak sistem manajemen berbasis data SQL atau juga multi user dan DBMD Multithread .
[5]  Pengertian Java adalah  sebuah  teknologi  yang  diperkenalkan oleh  Sun Microsystems  pada pertengahan  tahun  1990.  Menurut  definisi  dari  Sun, Java adalah  nama  untuk  sekumpulan teknologi  untuk  membuat  dan  menjalankan  perangkat  lunak  pada  komputer standalone ataupun pada lingkungan jaringan.
[6] Xampp ialah  perangkat  lunak  bebas  yang  mendukung  banyak  sistem  operasi,  merupakan campuran  dari  beberapa  program.  Yang  mempunyai  fungsi  sebagai server yang  berdiri sendiri  ( localhost ),  yang  terdiri  dari  program MySQL  database , Apache  HTTP  Server ,  dan penerjemah ditulis dalam bahasa pemrograman PHP dan Perl .

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Spesifikasi File Tabel 1. File Staff Administrasi No  Nama Field Type Size Keterangan 1 id_staff_administrasi Varchar 20 Id Staff Administrasi 2 nama_staff_administrasi Varchar 20 Nama Staff Administrasi 3 telepon Varchar 20 Telepon 4 alamat Varchar 100 Alamat Tabel 2. File Siswa No  Nama Field Type Size Keterangan 1 id_siswa Varchar 20 Id Siswa 2 nama_siswa Varchar 20 Nama Siswa 3 kelas Varchar 20 Kelas 4 tempat_lahir Varchar 20 Tempat Lahir 5 tanggal_lahir Varchar 20 Tanggal Lahir 6 jenis_kelamin Varchar 20 Jenis Kelamin 7 agama Varchar 20 Agama 8 telepon Varchar 20 Telepon 9 alamat Varchar 100 Alamat Tabel 3. File Pembayaran SPP No  Nama Field Type Size Keterangan 1 no_pembayaran _spp Varchar 20 Nomor  Pembayaran SPP 2 tgl_pembayaran Varchar 20 Tanggal Pembayaran 3 nama_siswa Varchar 20 Nama Siswa 4 kelas Varchar 20 Kelas 5 nisn Varchar 20 Nisn 6 nama_staff_administrasi Varchar 20 Nama Staff Administrasi 7 periode_pembayaran Varchar 100 Periode Pembayaran 8 biaya_perbulan Integer 15 Biaya Perbulan 9 jumlah_bulan Integer 15 Jumlah Bulan 10  total Varchar 15 Total 11  total_pembayaran Varchar 20 Total Pembayaran 12  uang_bayar Integer 15 Uang Bayar 13  kembalian Integer 15 Kembalian

## SYSTEMATICS, Vol. 1, No. 1, Desember 2019, pp 1-xx

## Tabel 4. File Pembayaran Non SPP
No  Nama Field Type Size Keterangan 1 no_pembayaran _non_spp Varchar 20 Nomor  Pembayaran Non SPP 2 tgl_pembayaran Varchar 20 Tanggal Pembayaran 3 nama_siswa Varchar 20 Nama Siswa 4 kelas Varchar 20 Kelas 5 nisn Varchar 20 Nisn 6 nama_staff_administrasi Varchar 20 Nama Staff Administrasi 7 buku_lks Integer 15 Buku_Lks 8 praktikum Integer 15 Praktikum 9 daftar_ulang Integer 15 Daftar Ulang 10  Ujian_tengah_semester Integer 15 Ujian Tengah Semester 11  Ujian_akhir_semester Integer 15 Ujian Akhir Semester 12  total Varchar 15 Total 13  total_pembayaran Varchar 20 Total Pembayaran 14  uang_bayar Integer 15 Uang Bayar 15  kembalian Integer 15 Kembalian Tabel 5. File Penerimaan Siswa Baru No  Nama Field Type Size Keterangan 1 no_formulir Varchar 20 Nomor Formulir 2 id_calon_siswa Varchar 20 Id Calon Siswa 3 nama_calon_siswa Varchar 20 Nama Calon Siswa 4 nik Varchar 20 Nik 5 tempat_lahir Varchar 20 Tempat Lahir 6 tanggal_lahir Varchar 20 Tanggal Lahir 7 jenis_kelamin Varchar 20 Jenis Kelamin 8 agama Varchar 20 Agama 9 telepon Varchar 20 Telepon 10  alamat Varchar 100 Alamat 11  jurusan_yang_dipilih Varchar 20 Jurusan Yang Dipilih 12  sekolah_asal Varchar 20 Sekolah Asal 13  Alamat_sekolah_asal Varchar 100 Alamat Sekolah Asal 14  keputusan Integer 50 Keputusan

## SYSTEMATICS, Vol. 1, No. 1, Desember 2019, pp 1-xx
Tabel 6. File Pembayaran Calon Siswa No  Nama Field Type Size Keterangan 1 no_pembayaran_calon_siswa Varchar 20 Nomor Pembayaran Calon Siswa 2 tgl_pembayaran Varchar 20 Tanggal Pembayaran 3 nama_calon_siswa Varchar 20 Nama Calon Siswa 4 nama_staff_administrasi Varchar 20 Nama Staff Administrasi 5 biaya_gedung Integer 15 Biaya Gedung 6 biaya_osis Integer 15 Biaya Osis 7 biaya_seragam Integer 15 Biaya Seragam 8 biaya_spp_awal Integer 15 Biaya SPP Awal 9 total Integer 15 Total 10 total_pembayaran Varchar 20 Total Pembayaran 11 uang_bayar Integer 15 Uang Bayar 12  kembalian Integer 15 Kembalian
3.2 Tampilan Form Masukan Data, dan Tampilan Form Keluaran
3.2.1 Tampilan Form Masukan Data
a. Tampilan Masuk
Gambar 1. Tampilan Masuk
b. Menu Utama
c. Tampilan Data Staff Administrasi
Gambar 3. Tampilan Masukan Data Staff Administrasi
d. Tampilan Data Siswa
Gambar 4. Tampilan Masukan Data Siswa
e. Tampilan Data Pembayaran SPP

## f. Tampilan Data Pembayaran Non SPP
Gambar 6. Tampilan Masukan Data Pembayaran Non SPP
g. Tampilan Data Penerimaan Siswa Baru
Gambar 7. Tampilan Masukan Data Penerimaan Siswa Baru
h. Tampilan Data Pembayaran Calon Siswa

## 3.2.2 Tampilan Form Keluaran
a. Tampilan Laporan Data Staff Administrasi
Gambar 9. Tampilan Laporan Data Staff Administrasi
b. Tampilan Laporan Data Siswa
Gambar 10. Tampilan Laporan Data Siswa
c. Tampilan Laporan Data Pembayaran SPP
d. Tampilan Laporan Data Pembayaran Non SPP
Gambar 12. Tampilan Laporan Data Pembayaran Non SPP
e. Tampilan Laporan Data Penerimaan Siswa Baru
Gambar 13. Tampilan Laporan Data Penerimaan Siswa Baru
f. Tampilan Laporan Data Pembayaran Calon Siswa

## 4. KESIMPULAN
Setelah  mempelajari  permasalahan  yang  dihadapi  dan  solusi  yang  diberikan  untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dapat dirangkum beberapa kesimpulan, antara lain : 1. Dengan  dibuatnya  sistem  informasi  administrasi  sekolah  pada  SMK  Kesuma  Bangsa  1  Depok berbasis java  netbeans ini  maka  dapat  memudahkan  staff  administrasi  dalam  melakukan pendataan maupun mencari data yang dibutuhkan.
2. Dengan adanya aplikasi administrasi  sekolah pada SMK Kesuma Bangsa 1 Depok maka semua siswa  tidak  perlu  lagi  membawa  buku  bayaran  siswa  ketika  ingin  melakukan  pembayaran administrasi sekolah.
3. Penggunaan aplikasi administrasi sekolah sangat membantu staff administrasi dalam  melakukan setiap pekerjaan nya.

## 5. SARAN
Berdasarkan penelitian yang penulisan dapatkan selama menjalankan riset pada SMK Kesuma Bangsa  1  Depok,  penulis  mempunyai  beberapa  saran  yang  mungkin  dapat  bermanfaat  bagi perkembangan dan kemajuan sekolah, adalah sebagai berikut :
1. Melakukan  pengamanan  terhadap  aplikasi  dengan  tidak  memberikan username dan password kepada orang yang tidak berkepentingan terhadap aplikasi ini.
2. Staff  Administrasi  yang  mengoperasikan  aplikasi  administrasi  sekolah  harus  memiliki kemampuan dan pemahaman dalam menggunakan aplikasi tersebut.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak dan  perangkat keras yang dilakukan oleh teknisi yang ahli dalam menangani hal tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Mulyadi, “Pengertian sistem menurut mulyadi,” in Sistem Akuntansi , 2016.
[2]  Krismaji, “Pengertian sistem menurut krismaji,” in Sistem Informasi Akuntansi , 2015.
[3]  W. Rahman and F. Alfaizi, “Mengenal Berbagai Macam Software,” Surya Univ. , 2014.
[4]  Achmad Yusron Arif, “Pengertian MySQL, Kelebihan Dan Kekurangan,” 2019 , 2019.
[5]  Mayasari,  R.  (2015).  Sistem  Informasi  Nilai  Mahasiswa  Berbasis  SMS  Gateway  menggunakan Trigger pada
Database. Systematics, 1(1), 44–55.
Retrieved from https://journal.unsika.ac.id/index.php/systematics/article/view/2010
[5]  Warno,  “Pembelajaran  Pemrograman  Bahasa  Java  Dan  Arti  Keyword,” Pembelajaran Pemrograman Bhs. Java Dan Arti Keyword , 2012.
[6]  E. Ratnasari, “Pengertian Dan Fungsi Xampp,” Ilmuti.Org , 2018.