## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS WEB (STUDI KASUS: PT. KLIK TEKNOLOGI INDONESIA)
Nia Kusuma Wardhani 1 ; Muhammad Thariq Abdul Aziz 2
1 Sistem Informasi
Universitas Mercu Buana www.mercubuana.ac.id
1 nia.kusuma@mercubuana.ac.id 2 Sistem Informasi
Universitas Mercu Buana www.mercubuana.ac.id
2 popflux@gmail.com
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial 4.0 Internasional.
Abstract —The  need  for  technology  to  handle various  problems  quickly  and  precisely  is  growing, especially  for  human resource  management  (HRM) information  systems.  The  activity  of  manually recording  employee  data  is  very  time-consuming and effortless so it is inefficient and results in a high percentage  of  data  errors.  With  information technology,  it  is  expected  that  company  data, especially  employee  data,  can  be  processed  quickly and  the  data  presented  will  be  neater,  so  the percentage  of  errors  is  also  reduced.  The  object  of this research is PT. Klik Teknologi Indonesia, where HRM  in  this  company  has  not  been  supported  by information  system  technology.  Management  of leave  and  reimburse  is  still  managed  manually. Another  problem  that  occurs  is  about  the attendance of employees who work remotely, where there is no system to handle it, making it difficult to manage attendance data from these employees. This is  the  basis  of  research  and  development  of  web- based  HRM  information  systems  created  with  the Unified  Modeling  Language  (UML)  method  using waterfall  model,  while  the  programming  language used  is  Ruby,  with  Ruby  on  Rails  framework  and PostgreSQL  database.  From  the  implementation  of the  system  it  can  be  concluded  that  the  HRM information  system  makes  the  management  of human resources in the company easier, faster and more  accurate,  besides  the  system  created  provide facilities to perform virtual absences in real time, so that data can be managed by HR department.
Keywords: attendance,  leave,  human  resource management, information system,  reimbursement..
Intisari — Kebutuhan  akan  teknologi  untuk mengatasi  berbagai  masalah  secara  cepat  dan tepat semakin berkembang, khususnya untuk sistem informasi manajemen sumber daya manusia (SDM). Kegiatan pencatatan data karyawan secara manual sangat  menyita  waktu  dan  tenaga  sehingga  tidak efisien  dan  mengakibatkan  persentase  kesalahan data  menjadi  cukup  tinggi.  Dengan  teknologi informasi  diharapkan  data  perusahaan  khususnya data karyawan dapat diolah dengan cepat dan data yang disajikan akan lebih rapi, sehingga persentase kesalahannya  juga  berkurang.  Objek  penelitian  ini adalah  PT.  Klik  Teknologi  Indonesia,  dimana manajemen SDM di perusahaan ini belum ditunjang oleh  teknologi  sistem  informasi.  Pengelolaan  cuti dan  reimburse  masih  dikelola  secara  manual. Masalah  lain  yang  terjadi  adalah  tentang  absensi karyawan  yang  bekerja  secara  remote,  dimana belum  ada  sistem  untuk  menangani  hal  tersebut, sehingga  menyulitkan  pengelolaan  data  absensi dari  karyawan-karyawan  tersebut.  Hal  tersebut menjadi dasar penelitian dan pengembangan sistem informasi  manajemen  SDM  berbasis  web  yang dibuat  dengan  metode  Unified  Modeling  Language (UML)  dengan  model  waterfall,  sedangkan  Bahasa pemrograman  yang  digunakan  adalah  Ruby, dengan  framework  Ruby  on  Rails  dan  basis  data PostgreSQL.  Dari  pengimplentasian  sistem  dapat disimpulkan  bahwa  sistem  informasi  manajemen SDM  membuat  pengelolaan  SDM  di  perusahaan menjadi  lebih  mudah,  cepat  dan  akurat,  selain  itu sistem  yang  dibuat  memberikan  fasilitas  untuk melakukan virtual absen secara real time, sehingga data dapat dikelola oleh bagian SDM.
Kata  Kunci :  absensi,  cuti,  klaim,  sistem  informasi sumber daya manusia .

## PENDAHULUAN
Manajemen  sumber  daya  manusia  atau yang  lebih  dikenal  dengan  istilah human  resource management (HRM)  adalah  serangkaian  proses mulai  dari  perencanaan  hingga  pengembangan yang  dibuat  untuk  menangani  hal-hal  yang berkaitan  dengan  sumber  daya  manusia  (SDM) pada  perusahaan  secara  lebih  optimal  sehingga tujuan dari perusahaan dapat tercapai (Mangkunegara,  2001)..  HRM  memegang  peranan yang  cukup  penting  dalam  kemajuan  suatu perusahaan.  Fungsi  HRM  bukan  hanya  dalam  hal perekrutan.  HRM  menangani  SDM  secara menyeluruh.
Penggunaan teknologi informasi mengacu pada  semua  bentuk  teknologi  yang  diterapkan untuk memproses, menyimpan, dan mengirimkan informasi  dalam  bentuk  elektronik.  Sistem informasi dijalankan secara terorganisir berdasarkan  prosedur  yang  memproses  data  dan menghasilkan informasi sesuai kebutuhan (Sandiwarno, 2017)
Di tengah pesatnya perkembangan teknologi dewasa ini, sistem informasi menjadi hal yang  wajib  dimiliki  oleh  perusahaan.  Dengan pengaplikasian  sistem  informasi  yang  tepat  maka perusahaan akan memiliki  kualitas informasi yang tinggi. Informasi-informasi tersebut dapat dijadikan  dasar  dalam  penetapan  kebijakan perusahaan,  sehingga  kebijakan  yang  diambil bukan  didasarkan  atas  persepsi  atau  intuisi manajerial.  Kebijakan  yang  tepat  akan  berujung pada  tercapainya  tujuan  perusahaan  secara  lebih cepat.
HRM  tentunya  harus  memiliki  sistem informasi  yang  mendukung  agar  mendapatkan hasil  yang  lebih  maksimal  dan  membantu  divisi SDM untuk bekerja lebih baik. Informasi mengenai sumber  daya  manusia  sangatlah  dibutuhkan  oleh perusahaan guna menunjang kinerja sumber daya manusia dan juga kinerja perusahaan tersebut Pengajuan  cuti, reimburse atau  klaim  dan absensi  karyawan  adalah  beberapa  kegiatan  yang merupakan  bagian  dari  HRM.  Apabila  suatu perusahaan menangani pengajuan cuti atau  klaim secara  lambat  dan  bertele-tele  akan  membuat karyawan menjadi tidak puas.
Berdasarkan observasi dan wawancara, hal tersebut seringkali terjadi karena penanganan dari pengajuan-pengajuan  tersebut  dilakukan  secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit serta rentan terjadi kesalahan.
Seharusnya  pengajuan cuti  dikelola dengan baik.  supaya  kinerja  karyawan  akan  terjaga,
sehingga proses bisnis perusahaan menjadi lancar (Setiyanto,  Setiyanto,  &  Samopa,  2013).    Sama halnya  dengan  pengajuan  cuti  dan  klaim,  sistem absensi karyawan pun harus dikelola dengan baik, karena  absensi  adalah  salah  satu  bahan  penilaian kinerja  karyawan.  dengan  pengelolaan  yang  baik, maka  perusahaan  dapat  mendapatkan  informasi yang akurat (Rudiarto, 2017)
Objek  pada  penelitian  ini  adalah  PT.  Klik Teknologi  Indonesia  yang  merupakan  sebuah perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  teknologi. Manajemen  SDM  di  PT.  Klik  Teknologi  Indonesia belum  ditunjang  oleh  teknologi  sistem  informasi. Sistem pengajuan  cuti dan  klaim masih  dilakukan secara  manual  sehingga  pengelolaannya  belum optimal  dan  prosesnya  kurang  cepat.  Seringkali terjadi ada pengajuan yang  terlewat karena divisi SDM  kewalahan  dengan  banyaknya  pengajuan yang masuk.  Kendala lain yang dihadapi oleh  PT. Klik  Teknologi  Indonesia  adalah  masalah  absensi, karyawan-karyawan  dari  PT.  Klik  Teknologi Indonesia  memiliki  hak  untuk  bekerja  secara remote atau  bekerja  diluar  kantor,  hal  tersebut menyulitkan  bagian  SDM  untuk  mencatat  data absensi.  Mereka  harus  mencatat  data  dari kayawan  yang  bekerja  secara remote dan mencocokkannya  dengan  data  karyawan  yang bekerja di kantor.
Masalah-masalah  yang  dikemukakan  diatas menjadi  dasar  pembangunan  sistem  informasi HRM    di  PT.  Klik  Teknologi  Indonesia.  Sistem informasi  HRM    ini  berbasis web ,  menggunakan Bahasa  pemrograman  Ruby, framework Ruby  on Rails  dan  PostgreSQL  untuk database .  Alasan pemilihan web karena paling mudah pengoperasiannya  dan  paling  sesuai  untuk menangani  sistem  HRM.  Laporan-laporan  yang panjang  tentunya  akan  sulit  dibaca  lewat  gadget berukuran  kecil  seperti  handphone  atau  tablet. Fitur  print  laporan  pun  akan  lebih  mudah  untuk dioperasikan melalui web . Dipilihnya Ruby sebagai bahasa pemrograman serta Ruby on Rails sebagai framework -nya adalah karena kemudahan penggunaannya,  ketersediaan  berbagai  macam library yang dapat memudahkan proses development . Alasan lainnya adalah adanya forum serta  komunitas  Ruby  yang  aktif,  sehingga  akan sangat  membantu  apabila  muncul  kesulitan- kesulitan  pada  proses  pengembangan  sistem informasi HRM ini.
Dengan  adanya  sistem  informasi  HRM  ini diharapkan  dapat  mempermudah  proses  cuti  dan reimburse , serta menyediakan sistem absensi yang dapat menghasilkan data yang real-time dan valid (Yusuf & Susanto, 2010).  Pengajuan secara online akan  mempersingkat  waktu  pengelolaan    dan mengurangi  resiko  hilangnya  data  (Supriyatna, 2016).

## BAHAN DAN METODE
Ada  beberapa  teknik  pengumpulan  data yang  akan  digunakan  dalam  penelitian  kali  ini, yaitu:
1. Wawancara Metode  ini  digunakan  untuk  mendapatkan kejelasan  mengenai  hal-hal  apa  saja  yang dibutuhkan  oleh  pihak  terkait  yaitu  PT.  Klik Teknologi  Indonesia.  Masalah-masalah  apa  saja yang  mereka  hadapi  dan  solusi  seperti  apa  yang mereka  inginkan.  Pada  metode  ini,  peneliti  akan bertanya  langsung  kepada  responden  untuk mendapatkan  data-data  yang  dibutuhkan  bagi keperluan  penelitian.  Wawancara  akan  dilakukan secara tidak terstruktur dan bersifat terbuka.
2. Studi Pustaka Metode  ini  dibutuhkan  untuk  dapat memahami  bagaimana  membuat  sebuah  sistem informasi  berbasis web dan  memahami best practices penggunaan tools pendukungnya  yakni UML,  Ruby,  Ruby  on  Rails  dan  sistem  basis  data PostgreSQL. Studi pustaka dapat dilakukan dengan mengambil  referensi  dari  buku-buku  maupun jurnal ilmiah hasil penelitian terkait.
3. Observasi Metode  ini  dilakukan  dengan  cara mengamati  secara  langsung  kondisi  di  lokasi penelitian,    sehingga  akan  didapatkan  informasi- informasi yang akan menunjang proses penelitian.
Metode  yang  akan  digunakan  dalam pengembangan  sistem  manajemen  SDM  adalah metode  SDLC  dengan  model waterfall .  Model waterfall  kadang-kadang  disebut  siklus  hidup klasik,  bersifat  sistematis  dan  berurutan (Pressman, 2010). Tahapan dalam model waterfall pelaksanaannya  dilakukan  secara  berurutan, perpindahan tahap dapat dilakukan apabila tahap sebelumnya  telah  selesai.  Terdapat  5  (lima) tahapan dalam model waterfall , yaitu requirement analysis and definition, system and software design, implementation  and  unit  testing,  integration  and system  testing ,  dan operation  and  maintenance (Sommerville, 2011).

## 1. Requirement Analysis and Definition
Proses  yang  akan  dilakukan  pada  tahap  ini adalah analisis terhadap sistem yang berjalan, hal ini  dilakukan  untuk  mengetahui  kekurangan- kekurangan  dari  sistem  tersebut.  Setelah melakukan  analisa  terhadap  sistem  lama, selanjutnya  dilakukan  analisis  kebutuhan  sistem untuk  menentukan  kebutuhan  sistem  baru  yang diharapkan  akan  mengatasi  permasalahan- permasalahan  yang  terdapat  pada  sistem  lama. Pada  tahap  ini  dilakukan  konsultasi  dengan
pengguna sistem. Hasil dari analisis akan dijadikan spesifikasi sistem.
2. System and Software Design
Setelah  mendapatkan  spesifikasi  sistem, tahap  berikutnya  adalah  melakukan  perancangan sistem.  Tahap  perancangan  ini  terdiri  dari perancangan  basis  data,  perancangan  user interface  dan  pembuatan  diagram  yang  akan dijadikan acuan dalam pengembangan sistem.
3. Implementation and Unit Testing
Pada  tahap  ini  dilakukan  pengembangan sistem  kemudian  dilakukan  pengujian  terhadap masing-masing unit di dalam sistem.
4. Integration and System Testing
Pada  tahap  ini  dilakukan  pengujian  secara menyeluruh  terhadap  sistem  yang  telah  dibuat untuk  mengetahui  apakah  sistem  telah  berjalan dengan baik.
5. Operation and Maintenance
Dalam tahap ini, sistem dipasang dan mulai digunakan. Hal-hal yang dilakukan pada tahap ini adalah  perbaikan error yang  terlewat  dan pengembangan  sistem  seperti  penambahan  fitur atau fungsi baru.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut  adalah  rancangan  dari    sistem informasi manajemen SDM yang akan digambarkan  dalam  bentuk  Unified  Modeling Language (UML).
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar1 . Use case diagram rancangan sistem cuti
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar2. Use case diagram rancangan sistem reimburse
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar3. Use case diagram rancangan sistem absensi
Terdapat  4  (empat)  aktor  dalam  sistem, yaitu  admin human  resource  department (HRD), manajer  departemen,  bagian  keuangan  dan karyawan.  Untuk  melihat  proses  apa  saja  yang dilakukan oleh  masing-masing aktor dapat  dilihat use  case diagram  di  gambar  1  sampai  dengan gambar 3.
Aktivitas yang terjadi dalam pengajuan cuti dimulai dari karyawan memilih menu cuti, mengisi form cuti,  kemudian  sistem  akan  melakukan validasi  data  dan  memprosesnya  sesuai  dengan
tipe  cuti  yang  dipilih.  Tipe  cuti  yang  berlaku  di perusahaan adalah cuti tahunan, cuti sakit dan cuti tak  berbayar.  Untuk  cuti  tahunan  dan  cuti  sakit masing-masing diberikan jatah 12 hari, sedangkan untuk  cuti  tak  berbayar  tidak  dibatasi  kuotanya, namun akan dikenakan potongan gaji. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar4 . Activity diagram ajukan cuti Aktivitas ajukan reimburse dilakukan oleh karyawan  dengan  menggunakan  menu  “Klaim” pada sistem.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar5. Activity diagram ajukan reimburse
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar6. Activity diagram lakukan absen masuk
Aktivitas  lakukan  absen  masuk  adalah kegiatan  yang  harus  dilakukan  agar  sistem  dapat mencatat jam masuk karyawan.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar7 . Activity diagram buat laporan harian
Aktivitas  buat  laporan  harian  adalah kegiatan  mengirimkan  laporan  oleh  karyawan, setelah laporan dikirimkan, sistem akan mencatat jam absen keluar dari karyawan tersebut,  dengan catatan durasi bekerja karyawan telah mencapai 9 jam.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar8. Class diagram sistem informasi HRM
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar9 . Halaman beranda untuk admin HRD Gambar 9 adalah halaman muka bagi admin HRD,  dimana  pada  halaman  tersebut  terdapat daftar  pengajuan  klaim  dan  cuti  terbaru,  beserta beberapa informasi lain.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar10 . Halaman cuti karyawan Gambar  10  adalah  halaman  cuti  karyawan bagi  admin  HRD,  dimana  pada  halaman  tersebut terdapat  semua  data  terkait  dengan  karyawan yang  bersangkutan,  mulai  dari  daftar  pengajuan cuti,  hingga  informasi  saldo  cuti.  Menu  “ajukan cuti” juga terdapat pada halaman ini.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar11 . Halaman klaim karyawan Gambar 11 adalah halaman klaim karyawan yang  berisi  semua  hal  tentang  klaim  dari karyawan.
Sumber: (Aziz & Wardhani, 2018) Gambar12 . Halaman absensi karyawan Gambar  12  merupakan  halaman  klaim karyawan, pada halaman ini karyawan melakukan absen masuk, absen keluar, dan membuat laporan harian.
Suatu  sistem  membutuhkan  pengujian sebelum  diluncurkan  untuk  memastikan  bahwa sistem  sudah  berjalan  seperti  yang  diharapkan. Pengujian pada penelitian ini menggunakan black box testing .

## KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan,  maka  dapat  diambil  beberapa kesimpulan,  bahwa  sistem  informasi  manajemen SDM  yang  dikembangkan  membuat  pengelolaan SDM  di  perusahaan  menjadi  lebih  mudah,  cepat dan  akurat,  sistem  informasi  manajemen  SDM membuat  karyawan-karyawan  yang  bekerja secara remote dapat melakukan absen dan bagian SDM dapat mengelola data absensi dari karyawan- karyawan tersebut.

## REFERENSI
Aziz, M. T. A., & Wardhani, N. K. (2018). Laporan Akhir Penelitian - Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Web (Studi Kasus: PT. Klik Teknologi
Indonesia) . Jakarta. Mangkunegara, A. A. A. P. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan (1st ed.).
Jakarta: Remaja Rosdakarya. Retrieved from https://rosda.co.id/umum/204-manajemen- sdm- perusahaan.html?search_query=Manajemen +Sumber+Daya+Manusia+Perusahaan&resul ts=203
Pressman, R. S. (2010). Software Engineering : A Practitioner’s Approach (7th ed.). New York: McGraw-Hill.
Rudiarto, S. (2017). DESIGN MODEL SYSTEM
MEASURING PERFORMANCE OF LABORATORY ASSISTANT AT FACULTY OF COMPUTER SCIENCE. International Research
Journal of Computer Science (IRJCS) Issue , 08 . https://doi.org/10.26562/IRJCS.2017.AUCS 10084
Sandiwarno, S. (2017).
International journal of engineering and computer science IJECS. International Journal of Engineering and Computer Science (Vol. 6). Retrieved from http://www.ijecs.in/index.php/ijecs/article/ view/2081
Setiyanto, A., Setiyanto, A., & Samopa, F. (2013). Pembuatan Sistem Informasi Cuti pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
dengan Menggunakan PHP dan MySQL. Jurnal Teknik ITS , 2 (2), A381–A384. https://doi.org/10.12962/j23373539.v2i2.4
817
Sommerville, I. (2011). Software Engineering (9th ed.). London: Pearson Education.
Yusuf, R., & Susanto, Y. (2010). Pemanfaatan SMS
Gateway untuk Absensi Sekolah Siswa. In Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTI KA 2010 (pp. 1–4). Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer , Universitas Mercu Buana. Retrieved from http://digilib.mercubuana.ac.id/manager/t! @file_artikel_abstrak/Isi_Artikel_512511131 845.pdf