## Sistem Informasi Sekolah Berbasis Web pada SMP Yapendak Tinjowan
Nora Junita Siallagan 1* , Lamhot Sitorus 2
1,2 Universitas Katolik Santo Thomas, Jl. Setiabudi No. 479 F Tanjungsari, Medan-Indonesia. *nora_julita@gmail.com , lamhot68@yahoo.com
Abstrak- Dalam suatu organisasi / instansi pendidikan sistem informasi sekolah sangat penting. Namun terkadang informasi tersebut lambat diperoleh. Dalam penanganan akademik seperti pendaftaran siswa baru serta nilai siswa yang masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan lambatnya proses pengolahan data dan penyajian informasi kepada siswa, guru maupun kepala sekolah. Untuk mengatasi permasalahan ini, maka dirancang Sistem Informasi Sekolah berbasis web pada SMP Yapendak dengan bahasa pemrograman PHP dan database  MySQL,  sehingga  pendaftaran  siswa  baru  dan  nilai  siswa  dapat  ditangani  dengan  cepat.  Dengan  adanya  penanganan  Sistem Informasi  Sekolah  berbasis  web ini, maka  pengolahan  data pendaftaran  siswa  baru  dan  nilai siswa  dapat  ditangani  dengan  cepat  serta penyajian informasi dengan cepat dan akurat kepada siswa, guru maupun kepala sekolah .

## Kata Kunci: Sistem Informasi, Web, Sekolah
Abstract-  In  an educational  organization /  institution  the  school information system is very  important.  But  sometimes the information is slowly obtained. In academic handling such as registration of new students and student grades that are still done manually, causing slow processing of data processing and presentation of information to students, teachers and principals. To overcome this problem, a web-based School Information System was designed at Yapendak Middle School with the PHP programming language and MySQL database, so that new student registrations and student grades could be handled quickly. With the handling of this web-based School Information System, the processing  of  new student registration  data  and  student grades  can  be handled  quickly  and the  presentation of information  quickly and accurately to students, teachers and principals.

## Keywords: Information Systems, Web, Schools

## PENDAHULUAN
Di era globalisasi ini hampir seluruh Negara-negara di belahan dunia telah mengabaikan sekat-sekat non - geografis antara Negara satu dengan Negara yang lainnya. Dampak yang sangat terasa dari era globalisasi ini adalah kemajuan di dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat.
Sistem Informasi Sekolah merupakan sistem yang mengolah data sekolah. Dengan diterapkannya sebuah Sistem Informasi Sekolah yang berbasis web ini dapat meningkatkan kinerja pengelolaan data pendidikan, antara lain:
 Mempercepat proses input dan pengambilan/pemanfaatan data pendidikan yang dibutuhkan.
 Dengan  menggunakan  sistem  yang  terkomputerisasi,  proses  pencatatan/pemasukan  dan  pengambilan data  pendidikan  dapat  dilakukan  dengan  waktu  yang  lebih  singkat  tanpa  harus  mencari  dokumen ditempat penyimpanan berkas seperti yang dilakukan selama ini pada sistem pencatatan manual.
 Mencegah terjadinya redudansi atau pencatatan data secara berulang.
 Kesalahan  pencatatan  data  atau  pencatatan  yang  berulang-ulang  dikarenakan  faktor  kehilangan, kesalahan,  kelalaian  penyimpanan  data  dapat  diminimalkan  dengan  penggunaan  sistem  yang terkomputerisasi ini.
 Meningkatkan efisiensi dalam hal penyimpanan data.
 Dengan penyimpanan data secara elektronik mengurangi biaya yang diperlukan dalam penyediaan ruang dan tempat penyimpanan data seperti yang ditemukan pada pencatatan secara manual.
Lembaga pendidikan sebagai suatu wadah yang berfungsi sebagai tempat melaksanakan proses belajar- mengajar,  pelatihan  dan  pengembangan  terhadap  anak  didiknya,  di  era  globalisasi  ini  diharapkan  bisa mengikuti perkembangan  ilmu pengetahuan dalam  bidang teknologi  informasi untuk menunjang kegiatan akademis seperti pengolahan data sekolah ataupun dalam penyajian informasi sekolah secara cepat, tepat, akurat dan berkualitas [1].
Namun  demikian,  masih  banyak  lembaga  pendidikan  yang  melakukan  proses  pengolahan  data  dan penyebaran informasi secara non -komputerisasi. Pengolahan data yang masih dilakukan dengan cara tersebut menyebabkan  beberapa permasalahan dan kendala,  diantaranya  yaitu pengolahan  data  administrasi  yang memakan banyak waktu, informasi yang dihasilkan masih kurang akurat karena sering terjadi kesalahan dan tingkat kesulitannya cukup tinggi [2]
Sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu “Sistem” dan “Informasi”. Sistem yaitu sekumpulan objek yang  bekerja  bersama-sama  untuk  menghasilkan  suatu  kesatuan  metode,  prosedur,  teknik  yang digabungkan dan  diatur sedemikian rupa sehingga  menjadi  satu  kesatuan  yang berfungsi untuk  mencapai
tujuan  tertentu[3].  Informasi  yaitu  data  yang  telah  diolah,  dibentuk,  dimanipulasi  menjadi  sesuatu  yang berarti  dan  bermanfaat  bagi  yang  membutuhkan  atau  sesuai  dengan  keperluan  pengguna  informasi  yang bersangkutan serta dapat digunakan untuk mengambil suatu keputusan[4].
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan dimaksudkan supaya sistem dapat beroperasi sedangkan masukan sinyal untuk mendapatkan keluaran. Keluaran adalah hasil dari energi yang diperoleh dan diklasifikasikan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan  yang  akan  merubah  masukan  menjadi keluaran. Suatu sistem pasti  mempunyai  tujuan  dan  sasaran.  Kalau  suatu  sistem  tidak  mempunyai  sasaran,  maka  operasi  sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem[5].
Demikian  halnya  yang  terjadi  pada  Sekolah  Menengah  Pertama  (SMP)  Yapendak  Tinjowan.  Saat ini proses pengolahan data sekolahnya masih belum terintegrasi. Aplikasi yang digunakan untuk penyimpanan dan pengolahan data saat ini adalah Microsoft Excel , tanpa adanya database . Akibat dari hal tersebut banyak kendala yang dihadapi oleh pihak sekolah dalam urusan administrasi akademiknya seperti pengolahan data siswa,  pencarian  dokumen-dokumen  atau  berkas  siswa  yang  memakan  waktu  cukup  lama  dan  sering ditemukan data yang tidak konsisten karena media penyimpanannya yang belum tersentralisasi. Selain itu, penyajian informasinya masih kurang cepat, tepat dan akurat karena media penyampaian informasi saat ini hanya berupa alat “tradisional” seperti mading dan dokumen fisik seperti selembaran dan rapor.
Disinilah muncul kebutuhan akan Sistem Informasi Sekolah. Sistem Informasi Sekolah merupakan suatu sub-sub  sistem  yang  saling  terintegrasi  yang  memproses  data-data  sekolah  untuk  menghasilkan  suatu informasi  sekolah  yang  dibutuhkan  oleh  para  pemakainya.  Perancangan  Sistem  Informasi  Sekolah  pada SMP Yapendak Tinjowan  mencakup pengolahan data siswa, data guru, data kelas, data jadwal pelajaran, data nilai, data absensi, berita dan materi yang terintegrasi dalam sebuah database .
Berdasarkan  latar belakang di  atas  maka  masalah  yang akan diibahas adalah  merancang suatu Sistem Informasi Sekolah melalui website dan diharapkan sistem ini dapat melakukan pengolahan  data penerimaan siswa baru, data absensi, informasi data siswa, data guru, data nilai siswa, data kelas dan jadwal pelajaran.
Hak  akses  adalah  hak  yang  diberikan  pada  user  untuk  mengakses  sistem  dan  membatasi  ataupun mengatur pemakai (user) dalam pengaksesan website SMP Yapendak Tinjowan. Dimana pengaturan  hak akses  untuk  setiap  pemakai  dilakukan  oleh  seorang  administrator,  dalam  hal  ini  administrator  yang  akan melakukan update informasi.
Perancangan  hak akses pada website  ini adalah  melindungi sistem  internal dari pihak-pihak  lain  yang ingin masuk ke sistem  tanpa mempunyai hak akses dan menentukan siapa saja yang dapat melakukan akses langsung ke database.

## METODOLOGI PENELITIAN
Adapun metodologi penelitian[6] yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Studi Pustaka
Mengumpulkan data yang berkaitan dengan topik yang dibahas yang dilakukan dengan cara membahas buku-buku, literatur, internet, serta karya tulis ilmiah yang berkaitan dengan sistem informasi sekolah berbasis web.
2. Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara:
a. Wawancara (Interview)
Dengan  bertanya  langsung  pada  bagian  administrasi,  guru,  bagian  keuangan  dan  kepala  sekolah untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan topik yang dibahas.
b. Observasi (Pengamatan)
Dengan  melakukan pengamatan secara  langsung prosedur kerja guru dalam  melakukan pendataan nilai siswa.
3. Analisis Sistem Berjalan
Untuk  menganalisis  sistem  yang  diterapkan  SMP  Yapendak  Tinjowan  saat  ini  dan  kebutuhan  sistem yang diperlukan.

## 4. Perancangan Sistem
Meliputi  rancangan  model  sistem  dengan Data  Flow  Diagram (DFD),  rancangan output ,  rancangan input , rancangan basis data (database) yang meliputi struktur tabel dan relasi antar tabel dan rancangan user interface yang meliputi menu dan sub-menu sistem.
5. Implementasi Sistem
Pada tahap  ini  akan ditampilkan  hasil sistem  yang dirancang untuk diuji  agar dapat diketahui apakah sistem yang dirancang telah sesuai dengan tujuan perancangan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Analisa Kebutuhan
Dengan melihat permasalahan yang terjadi dalam pengolahan data akademik di SMP Yapendak, penulis melihat sistem yang diterapkan tidak efektif lagi. Dimana tingkat kebutuhan saat ini adalah:
a. Pengolahan data yang cepat, efisien dan akurat
b. Informasi yang dapat diperoleh setiap saat tanpa batasan waktu dan tempat
Dengan adanya tuntunan kebutuhan tersebut, maka penulis merancang suatu sistem informasi sekolah berbasis  web,  yang  dapat  mengatasi  permasalahan  tersebut  dimana  mempunyai  keunggulan-keunggulan seperti:
a. Pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan efisien karena tidak perlu dicatat secara manual lagi sehingga tidak memerlukan waktu yang lama.
b. Penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat, efisien dan akurat tanpa batasan waktu dan tempat. Hal  ini  karena  sistem  akademik  yang  dirancang  penulis  dapat  diakses  pengguna  setiap  saat  bila diperlukan, karena berbasis web yang dapat diakses menggunakan internet.
Dari  keunggulan-keunggulan  sistem  informasi  akademik  berbasis  web  yang  dirancang  penulis,  maka dapat membantu pihak sekolah dalam hal:
1. Informasi pendaftaran siswa baru dapat diketahui setiap saat oleh calon siswa baru dan kepala sekolah.
2. Kepala  sekolah  dapat  mengetahui  secara  cepat  jumlah  siswa  baru  yang  diterima  pada  tahun  ajaran berjalan.
3. Kepala sekolah juga dapat mengetahui  secara cepat jika ada perubahan penambahan atau pengurangan pada data-data guru yang ada.
4. Kepala  sekolah,  orangtua  siswa  dan  siswa  dapat  mengetahui  setiap  saat  nilai  yang  didapatkan  oleh siswa.
5. Absensi tidak perlu lagi dilihat dari tiap-tiap buku yang ada pada masing-masing kelas.
6. Jadwal pelajaran dapat dilihat dari website sekolah yang telah ada nantinya tanpa harus menunggu wali kelas mencatatnya dipapan tulis.

## 3.2. Rancangan Model
Rancangan model digambarkan berbentuk logika, yaitu bentuk model sistem informasi secara logika yang  mengalir.  Model  logika  tersebut  bisa  digambarkan  menggunakan  Data  Flow  Diagram  (DFD)  atau Diagram Alir Data (DAD). Lingkup sistem yang dibangun dijabarkan dalam bentuk diagram konteks yang merupakan gambaran secara keseluruhan dari sistem, yang bertujuan memberikan pandangan  secara umum tentang sistem serta memperlihatkan sebuah proses  yang berinteraksi dengan lingkungannya [7], [8]. Ada pihak  luar  atau  lingkungannya  yang  memberi  masukan  dan  ada  pihak  yang  menerima  keluaran  sistem. Secara  garis  besar,  diagram  konteks  sistem  informasi  sekolah  SMP  Yapendak  disajikan  dalam  gambar  1 berikut:
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Berbasis Web Pada SMP Yapendak
Sistem informasi sekolah pada SMP Yapendak yang disajikan dalam diagram konteks pada gambar 1  memiliki  beberapa  proses  di  dalamnya,  yaitu  proses  1.0  Pendaftaran,  Proses  2.0  Seleksi  penerimaan, Proses 3.0 pengolahan  data  calon siswa,  proses  4.0  pengolahan  data  admin,  5.0  pengolahan  data  matpel, 6.0 pengolahan data guru, 7.0 pengolahan data nilai, 8.0 pengolahan data absen, 9.0 pengolahan data jadwal, 10.0  data  siswa,  dan  Proses  11.0  Pembuatan  Laporan  [9].  Hubungan  kesebelas  proses  tersebut  disajikan dalam DFD level 0 dalam gambar 2 berikut.
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Berbasis Web Pada SMP Yapendak
Entity  Relationship  Diagram  merupakan  suatu  diagram  yang  menggambarkan  rancangan  data  yang akan  disimpan  atau  bentuk  logika  yang  akan  dipakai  untuk  menganalisa  dan  mendesain  suatu  basis  data yang akan dibuat[10]. Adapun diagram ERD pada sistem informasi dapat dilihat pada gambar 3 berikut.

## Gambar 3. Entity Relationship Diagram

## 3.3. Implementasi
Implementasi  sistem  adalah  prosedur  yang  dilakukan  untuk  menyelesaikan  desain  sistem  yang  ada didalam  dokumen  desain  sistem  yang  disetujui.  Hal  ini  untuk  menguji,  menginstal,  serta  memulai menggunakan sistem baru atau sistem yang diperbaiki.
Tujuan implementasi sistem adalah :
1. Menyelesaiakan  desain  sistem  yang  ada  dalam  dokumen  desain  sistem  yang  disetujui  dan  menyusun dokumen-dokumen yang diperbaiki.
2. Menulis  /  menguji  dan  mendokumentasi  program-program  dan  prosedur-prosedur  yang  diperlukan oleh dokumen-dokumen desain yang disetujui.
3. Memastikan bahwa personal dapat  mengoperasikan sistem  baru  yaitu dengan  mempersiapkan  manual book serta melakukan pelatihan.
4. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan dengan benar yaitu dengan membuat rencana dan melakukan sistem secara benar.
Merupakan halaman awal yang dijumpai oleh pengunjung ketika mengakses website SMP Yapendak. Pada tampilan menu utama ini terdapat beberapa menu pilihan yang dapat diakses oleh setiap user (bebas) diantaranya adalah menu utama yang berisi pendaftaran, pengumuman dan fasilitas sekolah. Sementara di menu siswa ada link untuk melihat jadwal pelajaran dan absen. Dapat dilihat pada gambar 4 berikut:
Gambar 4. Tampilan Form Halaman Utama
Bentuk tampilan form Jadwal Pelajaran, seperti pada gambar 5 berikut :
Gambar 5. Tampilan Form Halaman Lihat Jadwal pelajaran
Bentuk tampilan Lihat Absen ini, seperti pada gambar 6 berikut :
Bentuk tampilan laporan Nilai / Semester ini seperti pada gambar 7 berikut :
Gambar 7. Tampilan Laporan Data Nilai / Semester
Bentuk tampilan laporan Data Guru ini seperti pada gambar 8 berikut :
Gambar 8. Tampilan Laporan Data Guru

## KESIMPULAN
Dari hasil penelitian penulis, dapat diambil beberapa kesimpulan antara lain :
1. Sistem informasi sekolah yang diterapkan SMP Yapendak masih manual, sehingga menyebabkan lambatnya pengolahan data dan panyajian informasi kepada siswa, guru maupun kepala sekolah.
2. Sistem informasi sekolah berbasis web yang penulis usulkan dapat mempermudah pengolahan data dan penyajian informasi.
3. Melalui website  ini  calon  siswa  dapat mengetahui informasi seputar  sekolah dan  fasilitas  yang disekolah.
4. Melalui  website  ini  pendaftaran  calon  siswa  yang  berada  jauh  tempat  tinggalnya  dapat  lebih  mudah melakukan pendaftaran secara online.
5. Siswa yang ingin melihat nilai dapat lebih mudah untuk melihat nilainya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Tonni Limbong, “PENDIDIKAN BERBASIS IT DAN ETIKANYA ,” Jayapangus Press , vol. 1, no. 1, pp. 52–79, 2018.
[2] M. A. Carter and D. Goldie, “Educational media: Potential impacts on tertiary students’ mental health,” Int. J. Innov. Creat. Chang. , vol. 3, no. 3, pp. 61–88, 2017.
[3] C. M. Saragih and R. Damanik, “Sistem Informasi Penerimaan Pendeta pada Kantor Pusat GKPS Berbasis Web,”
KakifikomKumpulan Artik. Karya Ilm. Fak. Ilmu Komput. , vol. 01, no. 1, pp. 35–39, 2019.
[4] B. Das, E. Damanik, and W. Ginting, “Aplikasi Sistem Informasi Museum Negeri Provinsi Sumatera Utara Berbasis Android,”
KakifikomKumpulan Artik. Karya Ilm. Fak. Ilmu Komput. , vol. 01, no. 2, pp. 67–72, 2019.
[5] H. M. Jogiyanto, Analisis dan Desain (Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis) . Yogyakarta: Penerbit Andi, 2017.
[6] Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: PT Alfabet, 2016.
[7] E. Kartini and P. Silitonga, “Sistem Informasi Wisata Kuliner di Kota Medan Berbasis Web,” MEANS (Media Inf. Anal. dan Sist. , vol. 2, no. 2, pp. 139–145, 2018, doi: 10.17605/JMEANS.V2I2.151.
[8] M. Y. Panjaitan and R. Damanik, “Sistem Informasi Catholic Center Medan Berbasis Web,” MEANS (Media Inf. Anal. dan Sist. , vol. 2, no. 2, pp. 134–138, Jan. 2018, doi: 10.17605/JMEANS.V2I2.150.
[9] I. Taufik, “Sistem Informasi Catatan Perkuliahan Mahasiswa pada STMIK Pelita Nusantara Medan,” MEANS (Media Inf. Anal. dan
Sist. , vol. 4, no. 1, pp. 16–19, 2019.
[10] S. A. Sitorus and E. P. Malau, “Sistem Informasi Reservasi Hotel Pada GM. Marsaringar Balige Berbasis Android,” MEANS (Media Inf. Anal. dan Sist. , vol. 2, no. 1, pp. 52–57, Jun. 2017, doi: 10.17605/JMEANS.V2I1.24.