Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis di Kecamatan 2 X 11 Enam Lingkungan Kabupaten Padang Pariaman Sumatera Barat
Armida. S Universitas Negeri Padang, Indonesia, mimiasriel@gmail.com Dessi Susanti Universitas Negeri Padang, Indonesia, dessisusanti@fe,unp.ac.id Rini Sarianti
Universitas Negeri Padang, Indonesia, rini_sarianti@yahoo.com

## ABSTRACT
The  purpose  of  this  community  activity  is  1)  increasing  knowledge  of  administrative officers in District 2 x 11 Enam Lingkung concerning the creation and reception of the archives, distribution, use, as well as depreciation of the archive, 2) realizing the sub- district office employee are capable of doing the handling or management of archieves. Implementation  of  training  using  a  variety  of  methods  and  approaches,  namely  as follows: 1) methods of lectures and discussion; a to deliver the theoretical material about the program handling of archives, namely creation and acceptance Archive, distribution, use, as well as depreciation of the archive, 2) method of training and individual guidance related to the management and activities of archives rearrangement, 3) method resitasi or administering the tasks performed to find out so far where the ability of participants in the care of the archives. The result of the activities of this devotion is 1) 90% of the participants understand the concept of archives, 2) 90% of the participants was able to do the handling or management of archives.
Keywords: management, archives, training

## PENDAHULUAN Analisis Situasi
Saat  ini, informasi  telah  menjadi kebutuhan  mutlak  dan  menjadi  bagian yang  sangat  penting  dalam  fungsi manajemen dalam menghadapi perubahan  situasi  dan  kondisi  yang berkembang dengan    cepat.    Informasi saat  sekarang  ini  merupakan  sumber \ekonomi  yang memiliki nilai dan biaya produksi ( value and a cost of production)
(Schwart dan Hernon, 1993:202 ).  Nilai ekonomi  dapat  dilihat  dari  semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang  untuk  dapat  diperjualbelikan. Disamping  itu  proses  pengelolaan  yang tepat,  dan  penemuan  kembali  informasi dengan cepat,  akurat      dan     lengkap memiliki        nilai  kuantitatif  yang  dapat diukur secara ekonomi.
Arsip (records) sebagai salah satu sumber  informasi  terekam (recorded information) memiliki  fungsi  yang sangat  penting  untuk  menunjang  proses kegiatan administrasi negara dan manajemen  birokrasi.  Disamping  itu arsip (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh  lembaga  dan  instansi  pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi  kegiatan  administrasi  dan menajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang  secara  akumulatif  sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi.  Dampaknya  arsip  semakin menumpuk  secara  tidak  terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan olehpengelolaannya,  karena  dipandang tidak  perlu  disimpan  di  dalam  suatu sistem.  Akibatnya,  apabila  organisasi membutuhkan  informasi  arsip  untuk kebutuhan  pelaksanaan  tugas  ataupun untuk  pengambilan  keputusan (decision making), jadi  sulit  atau  memerlukan waktu yang relatif lama untuk diketemukan kembali (retrevival). Arsip sebagi  salah  satu  sumber  informasi membutuhkan  suatu  sistem  pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan  efektifitas,  efisiensi  dan
produktifitas bagiorganisasi.
Arsip  sebagai  salah  satu  sumber informasi  membutuhkan  suatu  sistem pengelolaan  yang  tepat  sehingga  dapat menciptakan  efektifitas,  efisiensi,  dan produktivitas bagi organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu penyelenggaraan  tata  kearsipan  tidak bisa dilakukan secara sambilan. Hal yang perlu  ditekankan  adalah  bahwa  arsip merupakan  hasil  samping (by  product) dari  aktivitas  administrasi  tetapi  bukan berarti penyelenggaraannya hanya ditempatkan sebagai  pekerjaan sampingan.
Penyelenggaraan  tata  kearsipan perlu dilakukan dengan manajemen yang baik.  Manajemen  arsip  merupakan perencanaan, penempatan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan  proses yang  berkaitan dengan arsip. Dengan kata lain manajemen arsip pada prinsipnya adalah mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle  of  record) .  Dapat  pula  dikatakan bahwa  pengelolaan  arsip  merupakan pelaksanaan  fungsi-fungsi  manajemen dalam  rangka  mengelola  keseluruhan daur  hidup  arsip.  Masalah  arsip  bukan
sekedar  masalah  yang  semata-mata terkait dengan administrasi tetapi memiliki  dimensi  di  luar  kearsipan, seperti  masalah  hukum,  hak  paten,  dan sebagainya.  Selain  masyarakat  modern membutuhkan  keberadaan  arsip  sebagai alat bukti, sumber data/informasi, maupun rekaman kinerja instansi.
Ada  beberapa  prinsip  yang  perlu diketahui dalam penyelenggaraan pengelolaan  arsip,  yang  meliputi:  1) Penyediaan arsip yang benar, 2) Pelayanan arsip secara cepat, 3)
Peruntukan pada pengguna yang tepat, 4) Penyajian informasi yang dapat disajikan secara  tepat  dan  lengkap,  dan  5) Penggunaan biaya yang
dapat
dipertanggungjawabkan.
Untuk memenuhi  prinsip  tersebut  diperlukan pengetahuan  dan  keterampilan  petugas yang mengelola arsiptersebut.
Persyaratan utama dalam pengelolaan  arsip  adalah  ketersediaan sumber  daya  manusia  yang  mampu mengakomodasikan  kebutuhan  saat  ini dan kebutuhan yang akan datang. Selain itu  kebijakan  dari  pimpinan  dan  adanya komitmen  dari  seluruh  jajaran  akan menentukan  keberhasilan  usaha  ini. Persyaratan  lainnya  yaitu  teknologi,
sebab tanpa bantuan teknologi pengelolaan  arsip  yang  baik  akan  sulit dilakukan.  Sejak  adanya  reformasi  di bidang pemerintahan maka publik menuntut  agar  pemerintah  memberikan pelayanan  yang  lebih  efektif.  Hal  ini hanya  dapat  dicapai  jika  adanya  sistem tata  pemerintahan  yang  baik  ( good governance )  yang  memberi  tempat pemberdayaan masyarakat secara optimal,  transparansi  dan  demokrasi (Kalla, 2003: 17). Keinginan masyarakat untuk menikmati pelayanan publik  yang efisien, responsif dan akuntabel, merupakan  salah  satu  bentuk  keinginan dilaksanakan  pemerintahan  yang  g ood governance .
Dalam  hal  pelayanan  publik, Hasil  survey  PSKK  UGM  (2003) menemukan bahwa praktek penyelenggaraan  pelayanan  public  di Kabupaten atau Kota di Indonesia masih penuh  dengan  ketidakpastian  biaya, waktu  dan  diskriminasi  pelayanan  serta rendahnya  peran  masyarakat.  Lebih lanjut  dijelaskannya  pelayanan  publik masih  dikonsepsikan  sebagai  pelayanan pemerintah, dimana pemerintah memonopoli pengaturan penyelenggaraan, distribusi dan
pemantauan, sedangkan warga pengguna ditempatkan  sebagai  pengguna  pasif yang  hanya  menggunakan  pelayanan publik  yang  telah  diberikan  pemerintah. Pelayanan  tersebut  sering  tidak  sesuai dengan yang dibutuhkan masyarakat. Hal ini  menunjukkan  bahwa  pelayanan publik  yang  diberikan  oleh  pemberi pelayanan  (sektor  publik)  masih  belum dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Kurang  optimalnya  pelayanan sektor publik terhadap publik antara lain dipengaruhi  oleh  masih  adanya  budaya paternalis  yang  dianut  oleh  birokrat sektor     publik. Abdussyukur (2003:86)
berpendapat  bahwa
cenderungan rendahnya birokrasi publik ini dipengaruhi oleh budaya paternalis yang masih  kuat  dan  juga  disebabkan  oleh sistem  pembagian  kekuasaan yang cenderung  terpusat  pada  pimpinan sehingga bawahan yang langsung berhubungan  dengan  pengguna  jasa sering  tidak  memiliki  wewenang  yang memadai untuk merespon dinamika yang berkembang  dalam  penyelenggaraan pelayanan.
Salah satu bentuk kurang optimalnya pelayanan publik di Kecamatan  2  x  11  Enam  Lingkung
adalah  kesadaran  pengelolaan  arsip, sehingga  setiap  berurusan  dengan  desa dan kecamatan adakalanya tidak memuaskan.  Dalam  pengelolaan  arsip pada  kantor  Kecamatan  2  x  11  Enam Lingkung,  masih  ada  kegiatan  yang belum  dilaksanakan  secara  optimal dalam mengelola arsip. Hal ini tercermin dalam  kegiatan  penataan  arsipnya, petugas  arsip  kurang  teliti  dalam menyortir  surat,  sehingga  terkadang dijumpai  penempatan  arsip  tidak  sesuai dengan  subyeknya  sehingga  arsip  sulit dicari  apabila  diperlukan.  Tidak  hanya itu  saja,  para  petugas  kearsipan  yang kurang  mengerti  peranan  arsip  yang begitu  penting  bagi  suatu  kantor, biasanya  menunggu  arsip  itu  terkumpul banyak.
Berdasarkan pengamatan penulis, ditemui  beberapa  keluhan  masyarakat terhadap  kualitas  layanan  publik  yang mereka terima dari tenaga administrasi di kantor  desa  dan  kecamatan,  seperti pengurusan  surat  yang  terkadang  harus menunggu  lama,  data-data  administrasi keluarga  yang  tidak  lengkap  dan  surat- surat  yang  diurus  ada  yang  hilang,  dan lain-lainnya. Hal ini memberikan indikasi  bahwa  masyarakat  sebagai
pengguna  layanan  belum  mendapat pelayanan  publik  yang  berkualitas, khususnya bidang kearsipan.
Di  kantor  kecamatan  dan  kantor nagari sendiri masih terdapatnya penyimpanan arsip yang tidak beraturan, tidak tertata dengan baik dan sulit untuk menemukan kembali arsip yang sewaktu- waktu dibutuhkan atau diperlukan warga. Cukup  banyak  masalah  yangmuncul karena pengurusan arsip sehingga membutuhkan  perhatian  untuk  bisa keluar dari masalah tersebut.
Mengingat  peranan  arsip  yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi,  maka keberadaan arsip di kantor  benar-  benar  dapat  mendukung dalam  penyelesaian  pekerjaan  yang dilakukan semua personil dalam organisasi.  Tujuan  kearsipan  itu  sendiri adalah  menyediakan  data  dan  informasi secepat-cepatnya  dan  setepat-tepatnya kepada  yang  memerlukan.  Untuk  dapat mencapai  tujuan  tersebut  diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan  cara  memahami  masalah  apa yang terkandung didalam arsip.
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan  dapat  diketemukan  kembali
dengan  cepat  dan  tepat,  sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis  dan  efektif,  karena  sistem penyimpanan  arsip  tidak  lepas  dari kegiatan  penataan  arsip  dan  penemuan kembali. Bertitik tolak dari hal tersebut di atas     maka     tim melaksanakan kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  dengan judul:  “Pelatihan  Manajemen  Arsip Dinamis  di  Kecamatan  2  X  11  Enam Lingkung  Kabupaten  Padang  Pariaman Sumatera Barat”.

## Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat  dirumuskan  permasalahan  sebagai berikut:
1. Dijumpai keluhan masyarakat terhadap kualitas layanan publik  yang diterima  dari  tenaga  administrasi  di kantor  desa  dan  kecamatan,  seperti pengurusan  surat  terkadang  memakan waktu  yang  cukup  lama,  data-data administrasi  keluarga  yang  tidak lengkap  dan  surat-  surat  yang  diurus ada yang hilang, pemberi layanan yang kurang ramah, masih terdapat diskriminasi  pelayanan  dan  lain- lainnya.  Hal  ini  memberikan  indikasi bahwa  masyarakat  sebagai  pengguna layanan  belum  mendapat  pelayanan
publik  yang  berkualitas,  khususnya bidangkearsipan.
2. Masih terdapatnya penyimpanan arsip yang  tidak  beraturan,  tidak  tertata dengan baik dan sulit untuk menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu dibutuhkan atau diperlukanwarga.
3. Petugas arsip yang kurang kompeten di bidangnya,  sehingga  belum  bisa memberikan pelayanan kearsipan yang maksimal.

## Tujuan
1. Meningkatkan  pengetahuan  petugas administrasi  di  Kecamatan  2  x  11 Enam Lingkung mengenai penciptaan dan penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharan serta penyusutan arsip.
2. Mewujudkan  petugas  Kecamatan  2  x 11 Enam Lingkung dan Nagari mampu dalam  melakukan  penanganan  atau manajemen arsip dinamis.

## Manfaat
Memberikan pengalaman bagi peserta  terkait  dengan  manajamen  arsip dinamis  sehingga  menambah  wawasan pengetahuan mereka dan akhirnya mereka  mampu  melakukan  penanganan atau manajemen arsip dinamis.

## KAJIAN TEORITIK
Kearsipan  merupakan  kegiatan- kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan,  pencatatan,  pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat  menyurat  atau  berbagai  macam warkat  lainnya.  Kearsipan  juga  berarti aktivitas  penyelenggaraan  arsip  sejak dilahirkan  atau  diciptakan  hingga  arsip tersebut  dimusnahkan  atau  dilestarikan (Martono,1982).
Gie (2000)
menyatakan kearsipan  ialah  proses  penerimaan, pengaturan  dan  penyimpanan  warkat secara  sistematis  sehingga  apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan  kembali  dengan  mudah. Selanjutnya  arsip  yang  berisi  informasi tersebut harus disimpan dengan menggunakan  sistem  tertentu  dan dibantu oleh perlengkapan yang memadai  serta  dilakukan  oleh  petugas kearsipan yang menguasaibidangnya.
Menurut frekuensi pemakaiannya,  arsip  dikelompokkan menjadi  tiga  kategori,  yaitu:  a)  Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan dalam operasi  sewaktu- waktu; b) arsip semi  aktif,  yaitu  arsip  yang  masih
dibutuhkan  tetapi  sudah  berkurang fekuensi pengunaannya; dan c) Arsip in- aktif,  yaitu  arsip  yang  tidak  digunakan lagi  dalam  operasi  sehari-  hari  tetapi masih perlu disimpan untuk kepentingan lembaga atauorganisasi.
Menurut Pasal 2 Undang-undang Pokok Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, fungsi arsip dibedakan menjadi 2, yaitu: 1)  Fungsi  Dinamis,  yaitu  arsip  yang digunakan  secara  langsung  dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan  secara  langsung  dalam penyelenggaraan administrasi negara; 2) Fungsi  statis,  yaitu  arsip  yang  tidak dipergunakan  secara  langsung  untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya, maupun  untuk  penyelenggaraan  sehari- hari administrasi negara.
Utama  dkk  (2010),  mengatakan dalam  prakteknya,  beberapa  sistem pengelolaan  dan  penyimpanan  arsip yang  sering  dipergunakan  di  kantor adalah:
1. Penyimpanan menurut Abjad (alfabetic  filing). Pada  penyimpanan ini,  dokumen-  dokumen  disimpan
menurut abjad dari nama-nama orang atau  organisasi  utama  yang  tertera dalam  tiap-tiap  dokumen  itu.  Dalam surat menyurat antara sebuah perusahan dengan para langganannya misalnya,  surat-surat  yang  ditujukan dan  diterima  dari  para  langganan  itu disimpan  menurut  urut-urutan  abjad nama  masing-  masing  langganan. Dengan  sistem  menurut  urut-urutan abjad  ini,  sepucuk  surat  yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.
2. Penyimpananmenurut  pokok  soal (Subject  filing). Dokumen-dokumen dapat  pula  disimpan  menurut  urusan yang dimuat dalam tiap-tiap dokumen.  Misalnya  semua  surat- menyurat yang  mengenai  iklan dikumpulkan  menjadi  satu  di  bawah judul “iklan”. Demikian pula misalnya  “surat-  surat  kontrak tentang  pembelian  tanah  dapat  pula dihimpun  dalam  berkas  yang  diberi tanda  berupa  perkataan  “tanah”. Dokumen-dokumen yang telah dikelompok-kelompokkan  menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan
juga menurut urut-urutan abjad judul- judul urusan tersebut.
3. Penyimpanan menurut wilayah (geograhic  filing). Surat- surat  yang  harus  dipelihara  oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian
wilayah.  Untuk  Indonesia  misalnya, dapat  diadakan  pembagian  menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan,  dll.)  atau  menurut wilayah  propinsi  (Jawa  Barat,  Jawa Tengah,  Jawa  Timur  DIY,  dst.). Sebuah penerbit majalah yang mempunyai  langganan  di  seluruh Indonesia, dapat umpamanya menyimpan  surat-menuyurat  dengan para langganan itu menurut kota- kota tempat tinggal masing-masing orang. Di  sini  dipakai  pula  sistem  abjad untuk  mengatur  urut-urutan  nama- nama langganan itu, tapi
pengelompokan  utamanya  adalah
menurut pembagian wilayah.
4. Penyimpanan menurut nomor (numeric filing). Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan  angka  dari  1  terus meningkat  hingga  bilangan  yang
lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan. Sistem ini biasa disebut sistem filing yang tidak langsung, karena sebelum pemberian  nomor,  juru  arsip  harus mengadakan pengelompokan warkat- warkat yang ada menurut pemasalahannya.  Baru  kemudian diberikan nomor dibelakangnya. Misalnya juru arsip akan mengadakan filing dibidang kesekretariatan.
Pertama-tama  ia  pengelompokan: bidang
keuangan, bidang perlengkapan, dan bidang pegawaian. Selanjutnya  juru  arsip  memberikan penomoran  bidang  keuangan  diberi kode  nomor  1,  bidang  perlengkapan diberi  kode  nomor  2,  dan  bidang kepegawaian  diberi  kode  nomor  3. masing-masing  sub  kelompok  diberi nomor secaraberurutan.
Penyimpanan menurut tanggal (chronological  filing). Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan dokumen-dokumen  ialah  menurut  urut- urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap dokumen  itu.  Sistem  ini  dapat  dipakai bagi dokumen yang harus memperhatikan sesuatu  jangka  waktu  tertentu,  misalnya surat-surat  tagihan.  Yang  dimaksud
dengan  sistem  geografis  yaitu  sistem filing  dimana  warkat-warkat  disusun menurut  wilayah  (daerah).  Sistem  ini biasa  digunakan  oleh  instansi  yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa  wilayah.  Dalam  melaksanakan sistem  ini  seorang  juru  arsip  pertama- tama  dapat  memilih-memilih  menurut daerah,  setelah  itu  diadakan  sub-sub kelompok menurut nama instansi. Misalnya  suatu  instansi  mempunyai beberapa kantor wilayah beberapa propinsi  di  pulau  jawa  dan  kegiatan- kegiatannya sampai ke kabupaten- kabupaten.

## MATERI DAN METODE
Kerangka Pemecahan Masalah
Pada pertemuan yang telah disepakati diberikan ceramah dan pelatihan tentang penataan arsip berstandar ideal. Pada pertemuan ini juga dilakukan  simulasi,  praktek  dan  diskusi bagaimana menata arsip dengan baik dan benar  dengan  menggunakan  peralatan minimal. Setelah menyelesaikan pelaksanaan  kegiatan  pelatihan,  maka dilanjutkan dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan. Selanjutnya pada akhir kegiatan pelatihan  ini  dilaksanakan  kegiatan pembuatan laporan.

## Realisasi Pemecahan Masalah
Adapun  langkah-langkah  untuk
merealisasikan  kegiatan  pelatihan  ini adalah:
Pelatihan Keterampilan
Penataan Arsip:
- Proses seleksi calonpeserta
- Menentukan proses dan metode pelatihan
- Mengadakan diskusi, ceramah, simulasi
- Praktekpenataan arsip
Kondisi baru yang diharapkan setelah pelatihan. Terjadinya: - Peningkatan kemampuan dan keterampilanpetugas dalampenyediaan informasi kearsipan dan dokumentasi secara baik - Tertatanya  arsip  yang  bermutu  dan bernilaiguna
- Pemerintahan kecamatan yang good governance
1. Persiapan. Agar kegiatan dapat berjalan  dengan  lancar  sesuai  dengan rencana  dan  tujuan  yang  hendak dicapai,  dilakukan  persiapan  sebagai berikut:
a. Mengunjungi lokasi khalayak sasaran untuk merundingkan pelaksanaan  kegiatan  pelatihan  ini terkait  dengan  jadwal,  tempat, peserta dan lain-lain.
b. Mengadakan  rapat  dengan  anggota tim pelaksana di kampus Universitas Negeri  Padang  untuk  membahas hasil  kunjunganke  lokasi  khalayak sasaran  dan  membahas  persiapan kegiatan lanjutan.
Penulisan  makalah  terkait  dengan topik  pelatihan.  Adapun  topik  makalah yang  akan  disampaikan  yaitu:  1)  Arti, fungsi dan azas arsip; 2) Pola klasifikasi, indeks, kode; 3) Model filling system; 4) Nilai guna arsip dan cara penemuan kembali arsip.

## Metode
Metode  dilaksanakan  melalui penyampaian materi dari beberapa orang instruktur dalam bentuk:
a. Praktek.  Metode  praktek  digunakan untuk memberikan pengalaman kepada  peserta  bagaimana  cara
mengeloa  arsip  dengan  baik  dan benar.  Setiap  kelompok  dibekali dengan  peralatan  yang  dibutuhkan dalam mengelola arsip seperti ordner, map snelhecter plastik,  map  kertas, post  it , perforator ,  kertas  warna, kertas stiker, spidol,  pena, note book dan  map  plastik.  Dalam  kegiatan  ini peserta  dibagi  per  kelompok  sesuai dengan  wilayah  kerjanya  masing- masing.  Setiap  kelompok  terdiri  dari 3  orang,  yang  mana  mereka  adalah perwakilan  dari  setiap  nagari  dan petugas/pegawai dari kantor kecamatan itu sendiri.
b. Simulasi . Pada  tahap  ini,  instruktur mensimulasikan  cara  mengindeks dan  memberikan  kode  untuk  arsip yang  akan  disimpan.  Selanjutnya cara  menata  arsip  sesuai  dengan sistem kearsipan. Berdasarkan simulasi  yang  diberikan,  peserta melakukan  praktek  mengindeks, memberikan kode serta
menata/menyusun arsip sesuai dengan  metode  penyimpanan  yang ditentukan.    Peserta  melakukan kegiatan  praktek  dengan  dibimbing beberapa  instruktur;  Penyampaian informasi dan diskusi metode
penyampaian  informasi  digunakan untuk  memperkenalkan  kembali konsep  arsip  dan  kearsipan  itu sendiri  kepada  peserta.  Pemberian informasi  ini  diselingi  dengan diskusi/tanya jawab untuk
mendapatkan  respon  dan  umpan balik dari peserta tentang materi yang disampaikan.  Adapun  instruktur yang  terlibat  dalam  pelaksanaan kegiatan  ini  serta  materi  yang disampaikan adalah sebagai berikut
Tabel 1. Instruktur pelatihan No. Nama Topik 1.  Yuhendri LV, S. Pd, M. Pd Dessi Susanti, S. Pd, M. Pd Arti,  fungsi  dan  azas  arsip,
pola klasifikasi, indeks, kode
2.  Dra. Armida S, M. Si
Rose Rahmidani, S. Pd, MM Model filling system
Nilai  guna  arsip  dan  cara  penemuan kembali arsip

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil
Kegiatan  Pengabdian  Kepada Masyarakat  ini  berjudul  Manajemen Arsip Dinamis di Kecamatan 2 x 11 Enam Lingkung  Kabupaten  Padang  Pariaman. Kecamatan 2X11 Enam Lingkung merupakan  salah  satu  dari  17  kecamatan yang ada di Kabupaten Padang Pariaman. Kegiatan  pelatihan  secara  tatap  muka dibuka langsung oleh Bapak Camat 2 x 11 Enam  Lingkung,  Drs.  Azwarman,  MM. Kegiatan berupa penyampaian materi atau ceramah  dan  dilanjutkan  dengan  tanya
jawab  tentang  pengelolaan  arsip  dengan topik; (1) Arti, fungsi dan azas arsip, dan (2) Pola klasifikasi, indeks, kode. Melalui materi ini, instruktur membuka cakrawala pemikiran  peserta  tentang  pentingnya peranan  arsip  dalam  kegiatan  lembaga/ organisasi. Disamping dapat memberikan pelayananyang terbaik kepada masyarakat serta  pihak-pihak  yang  membutuhkan. Setelah kegiatan tatap muka ini berakhir, maka selanjutnya akan diadakan kegiatan pendampingan  khusus  kepada  pengelola arsip  di  kantor  Kecamatan  2  x  11  Enam Lingkung.
Melalui  pemaparan  materi,  hal yang  paling  mendasar  yang  disampaikan oleh  pemateri  adalah  tentang  tujuan  dari kearsipan  itu  sendiri  yang  tercantum dalam pasal 3 UU pokok kearsipan No. 7 tahun 1971 serta Undang-Undang kearsipan  No.43  Tahun  2009.  Adapun isinya menyatakan bahwa tujuan kearsipan  adalah  menjamin  keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraaan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan pemerintah.
Agar  tujuan  kearsipan  itu  dapat terlaksana  dengan  baik  maka  dibutuhkan petugas-petugas  kearsipan  yang  cakap dan  terlatih  untuk  penyelenggaraan pengurusan kearsipan ini. Petugas- petugas  kearsipan  ini  disebut  dengan arsiparis yaitu pegawai yang diberi tugas, tanggungjawab  dan  wewenang  serta  hak secara  penuh  untuk  melakukan  kegiatan kearsipan  yang  biasanya  dibantu  oleh pengelola  arsip  yaitu  petugas  pengelola arsip  yang  berada  di  bawah  arsiparis. Petugas  kearsipan  inilah  yang  nantinya bertanggungjawab  melaksanakan  tugas kewajiban  pokok  yang  tertuang  dalam
Undang-undang  Pokok  Kearsipan  nomor 7 tahun 1971, yaitu; 1) mengatur arsip di instansinya masing-masing dengan sebaik-baiknya,  2)  menyimpan  arsip sedemikian  rupa  sehingga  teratur  dan mudah  untuk  ditemukan,  3)  memelihara dan  merawat  arsip  sebaik-baiknya,  4) menyelamatkan arsip dari bahaya kemusnahan,  dan  5)  meningkatkan  mutu pelayanan serta mutu pelaksanaan kearsipan.
Selanjutnya materi kedua dengan  topik:  (1)  Model  filling  sistem, dan  (2)  Nilai  guna  arsip  dan  cara penemuan kembali arsip Instruktur materi ke  dua  ini  merupakan  dosen  di  jurusan Pendidikan  Ekonomi  di  Universitas Negeri  Padang.  Beliau  sudah  memiliki banyak pengalaman mengenai materi ini. Adapun  penyampaian  materi  dilakukan langsung  dengan  prakteknya.  Sebanyak 20  orang  peserta  di  bagi  menjadi  5 kelompok dengan anggota 4 orang.
Sebelum praktek dimulai, instruktur  menjelaskan  terlebih  dahulu tentang sistem-sistem penyimpanan arsip itu  sendiri (filing  system) .  Terdapat  5 filing  system yaitu  1)  sistem  abjad,  2) sistem  subjek,  3)  sistem  nomor,  4) sistemwilayah,  dan  5)  sistem  kronologis.
Selanjutnya  kepada  kelompok  peserta dijelaskan  mengenai  alat  serta  bahan- bahan  yang  diperlukan  dalam  proses penyimpanan  itu  sendiri.  Beberapa  alat dan  bahan  yang  diperlukan  diantaranya ordner, sekat, guide, lemari  arsip, filing cabinet,  post  it, kertas  stiker,  map, perforator , gunting, dan stapler.
Dokumen atau arsip yang digunakan untuk praktek adalah arsip dari Kantor  Kecamatan  2  x  11  Enam Lingkung. Arsip- arsip tersebut digunakan  oleh  peserta  untuk  praktek dengan  dipandu  oleh  instruktur.  Adapun sistem  filing  yang  digunakan  adalah sistem nomor dan subjek, dimana Kantor Camat sendiri sudah memiliki klasifikasi atau  pengelompokan  arsip-  arsipnya berdasarkan subjek.
Kegiatan  praktek  penataan  arsip ini diikuti oleh peserta dengan bersemangat. Pada akhir kegiatan diketahui bahwa semua kelompok berhasil  menata  arsip  yang  ditugaskan dengan baik.
Pembahasan
Pelaksanaan  kegiatan  pelatihan ini dilakukan dalam rangka menyebarkan informasi  mengenai  berbagai  materi, yaitu: 1) Arti, fungsi dan azas arsip, Pola
klasifikasi,  indeks,  kode,  dan  2)  Model filling sistem, 3) Nilai guna arsip dan 4) cara  penemuan  kembali  arsip.  Kegiatan pelatihan  pada  hari  tersebut,  dari  awal sampai  akhir,  dapat  diikuti  oleh  20 peserta.  Hal  itu  menunjukkan  bahwa pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman  dalam  mengurus  arsip  ini sangat  mereka  butuhkan.  Selama  ini kegiatan  yang  dilakukan  oleh  petugas  di kantor kecamatan dan kantor wali nagari untuk  mengurus  arsip  baru  bersifat  ala kadarnya. Penataan dan penyusunan arsip yang  dilakukan  hanyalah  dengan  cara dikumpulkan dalam satu order, tanpa ada sistem apapun yang dipakai.
Kegiatan  pelatihan  untuk  menata arsip  ini  pun  belum  pernah  diikuti  oleh petugas. Kegiatan pelatihan yang dilakukan  melalui  kegiatan  pengabdian kepada  masyarakat  ini  dirasa  sangat membantu  peserta  untuk  menambah pengetahuan  dan  keterampilan  mereka dalam  menunjang  pekerjaan  mereka sehingga  dapat  menunjukkan  kinerja yang terbaik
kepadalembaga.
Pengelolaan arsip yang baik harus dilihat dari ujung, yaitu pelanggannya, sebagaimana  canggihnya  teknologi  dan metode  yang  digunakan  tidak  dapat
dikatakan baik kalau pelanggannya tidak dapat merasakan yang lebih baik.
Selanjutnya  sistem  penyimpanan arsip  dikatakan  baik  apabila  untuk menemukan kembali yang telah disimpan tidak  memakan  waktu  yang  lama, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis  dan  efektif,  karena  sistem penyimpanan  arsip  tidak  lepas  dari kegiatan  penataan  arsip  dan  penemuan kembali.  Faktor  lain  dari  keberhasilan suatu  manajemen  juga  dipengaruhi  oleh sarana  dan  prasarana  yang  digunakan untuk  menyimpan  arsip  dan  efisiensi pemakaian peralatan tersebut.  Semua itu tidak  bisa  lepas  dari  faktor  sumber  daya manusianya  itu  sendiri,  keterbatasan sumber  daya  manusia  biasanya  akan membawa  dampak,  saat  arsip  itu  akan disimpan atau diperlukan kembali.
Dari  materi  yang  disampaikan oleh instruktur, dalam prakteknya, sistem penyimpanan  yang  sering  dijumpai dipergunakan di kantor adalah: 1. Penyimpanan menurut Abjad (alfabetic  filing). Pada  penyimpanan ini,  dokumen-  dokumen  disimpan menurut  abjad  dari  nama-nama  orang atau  organisasi  utama  yang  tertera dalam  tiap-tiap  dokumen  itu.  Dalam
surat menyurat antara sebuah perusahan  dengan  para  langganannya misalnya,  surat-surat  yang  ditujukan dan  diterima  dari  para  langganan  itu disimpan  menurut  urut-urutan  abjad nama  masing-  masing  langganan. Dengan  sistem  menurut  urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan  lebih  cepat  daripada  kalau semua surat dicampur adukkan.
2. Penyimpanan menurut pokok
soal (Subject filing). Dokumen- dokumen dapat pula disimpan menurut urusan  yang  dimuat  dalam  tiap-tiap dokumen.  Misalnya  semua  surat- menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan  menjadi  satu  di  bawah judul “iklan”. Demikian pula misalnya “surat- surat kontrak tentang
pembelian tanah dapat  pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataan “tanah”. Dokumen- dokumen  yang  telah  dikelompok- kelompokkan  menurut  pokok  soalnya itu  kemudian  disimpan  juga  menurut urut-urutan abjad judul-judul urusantersebut.
3. Penyimpanan menurut wilayah
(geograhic  filing). Surat-surat  yang
harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut  pembagian  wilayah.  Untuk Indonesia  misalnya,  dapat  diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera,  Jawa,  Kalimantan,  dll.) atau  menurut  wilayah  propinsi  (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur DIY, dst.).  Sebuah  penerbit  majalah  yang mempunyai  langganan  di  seluruh Indonesia, dapat umpamanya menyimpan  surat-menuyurat  dengan para langganan itu menurut kota- kota tempat  tinggal  masing-masing  orang. Di sini dipakai pula sistem abjad untuk mengatur urut-urutan nama-nama langganan  itu,  tapi  pengelompokan utamanya  adalah  menurut  pembagian wilayah.
4. Penyimpanan menurut nomor (numeric filing). Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai  nomor  disimpan  menurut urut-urutan  angka  dari  1  terus meningka hingga bilangan  yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan. Sistem ini  biasa  disebut  sistem  filing  yang tidak langsung, karena sebelum
pemberian  nomor,  juru  arsip  harus mengadakan  pengelompokan  warkat- warkat yang ada menurut pemasalahannya. Baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
Misalnya juru arsip akan mengadakan filing dibidang kesekretariatan.
Pertama-tama ia pengelompokan: bidang keuangan,
bidang perlengkapan,  dan  bidang  pegawaian. Selanjutnya  juru  arsip  memberikan penomoran  bidang  keuangan  diberi kode  nomor  1,  bidang  perlengkapan diberi  kode  nomor  2,  dan  bidang kepegawaian  diberi  kode  nomor  3. masing-masing  sub  kelompok  diberi nomor secara berurutan.
5. Penyimpanan menurut tanggal (chronological  filing). Sebagai  sistem terakhir  untuk  menyimpan  dokumen- dokumen  ialah  menurut  urut-urutan tanggal  yang  tertera  pada  tiap-tiap dokumen itu. Sistem ini dapat dipakai bagi dokumen yang harus memperhatikan  sesuatu  jangka  waktu tertentu,  misalnya  surat-surat  tagihan. Yang dimaksud dengan sistem geografis  yaitu  sistem  filing  dimana warkat-warkat disusun menurut wilayah  (daerah).  Sistem  ini  biasa
digunakan oleh instansi yang mempunyai  unit-unit  organisasi  di beberapa wilayah. Dalam
melaksanakan  sistem  ini  seorang  juru arsip  pertama-tama  dapat  memilih- memilih  menurut  daerah,  setelah  itu diadakan  sub-sub  kelompok  menurut nama instansi. Misalnya suatu instansi mempunyai  beberapa  kantor  wilayah beberapa  propinsi  di  pulau  jawa  dan kegiatan-kegiatannya sampai ke kabupaten-kabupaten (Gie, 2000).
Dalam  pasal  3  UU  pokok
kearsipan No. 7 tahun 1971
menyebutkan  tujuan  kearsipan  adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban  nasional  tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraaan
kehidupan kebangsaan  serta  untuk  menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan pemerintah.
Oleh  karena  itu,  dapat  diketahui bahwa  dari  semua  materi  yang disampaikan  oleh  instruktur,  para peserta  memperoleh  informasi  betapa pentingnya pengetahuan dan
keterampilan  dalam  mengelola  dan menangani  arsip.  Disamping  itu mereka memiliki pengalaman
langsung  dalam  mengarsip  sehingga dapat  melatihnya  secara  langsung. Berdasarkan  aktivitas  yang  telah dilakukan pada kegiatan pelatihan ini, diharapkan para peserta pelatihan yang dalam  hal  ini  adalah  pegawai  dan petugas  Kantor  Wali  Nagari  dan Kantor Camat 2 x 11 Enam Lingkung merasa  siap  dan  mampu  untuk mengaplikasikan  pengetahuan  dan keterampilan mereka di kantor masing-masing. Kesiapan dapat
diartikan sebagai kemampuan,
keinginan,  dan  untuk  melakukan kegiatan tertentu yang bergabung pada tingkat kemasakan pengalaman- pengalaman sebelumnya serta kondisi mental yang sesuai Dali Gulo (1982).
Seseorang yang sudah merasa siap akan  memiliki  kemauan,  kemampuan atau  rasa  ingin  untuk  menyalurkan bakat  atau kemampuan  diri seseorang dalam  melakukan  sesuatu  kegiatan dimana  harus  ada  tingkat  kemasakan atau  kematangan  baik  dari  segi pengalaman maupun kondisi mentalnya,  sehingga  mereka  sudah siap  untuk  terjun  kelapangan  dengan kondisi  yang  sudah  matang,  sehingga diharapkan peserta dapat sukses untuk
melakukan suatupekerjaan. Sama halnya dengan acara pembukaan, acara penutupan kegiatan pengabdian kepada  masyarakat  ini  juga  langsung di  tutup  oleh  Bapak  Camat  2  x  11 Enam  Lingkung.  Beliau  memberikan apresiasi atas apa yang dilakukan oleh tim  karena  sangat  bermanfaat  untuk menunjang kegiatan administrasi kantornya.  Selain  itu  belum  ada kegiatan serupa yangpernah dilakukan sehingga  beliau  berharap  untuk  masa yang  akan  datang,  apabila  ada pertanyaan  atau  keraguan  dalam kegiatan penyimpanan arsipnya,
beliau mengharapkan tim dapat membantu.

## KESIMPULAN DAN SARAN

## Kesimpulan
Dari  kegiatan  pengabdian  pada masyarakat ini dapat disimpulkan bahwa:
1. Kegiatan Pengabdian kepada masyarakat yang berjudul
“Manajemen  Arsip  Dinamis  di Kecamatan  2  x  11  Enam  Lingkung Kabupaten Padang Pariaman ” ini telah selesai  dilakukan  dan  diikuti  oleh peserta  yang  merupakan  pegawai  dan petugas kantor wali nagari dan kantor
Camat  2  x  11  Enam  Lingkung  yang berjumlah 20 orang.
2. Dalam  kegiatan  pelatihan  ini  telah disampaikan  beberapa  materi  untuk membekali  para  peserta  untuk  lebih sukses  dalam  pengelolaan  arsip. Adapun materi yang disampaikan oleh para  instruktur,  yaitu:  (1)  Arti,  fungsi dan azas arsip, dan (2) Pola klasifikasi, indeks,  (3)  Model  filling  sistem,  dan (4) Nilai guna arsip dan cara penemuan kembali arsip yang disampaikan secara teori  dan  praktek.  Kegiatan  pelatihan ini  berjalan  dengan  sukses  dan  lancar karena  mendapatkan  dukungan  dari banyak  pihak.  Bapak  Camat  2  x  11 Enam  Lingkung  sangat  mensupport kegiatan  ini  karena  dapat  menambah pengetahuan dan keterampilan pegawainya  dalam  menangani  arsip serta  melakukan  pelayanan  kearsipan dengan  baik.  Peserta  kegiatan  pun pada  saat  itu  memiliki  motivasi  yang tinggi  dan  sangat  antusias  mengikuti pelatihan sehingga berniat akan segera mempraktekkan  semua  keterampilan yang diperolehnya.
Saran Mengingat besarnya manfaat kegiatan pengabdian pada masyarakat ini, maka selanjutnya perlu:
a. Mengadakan pelatihan serupa
dengan  teknik  dan  model  yang
berbeda serta khalayak sasaran yang berbeda pula serta wilayah jangkauan lokasi yang lebihluas
b. Melalui  kegiatan  pelatihan  ini, diharapkan  pegawai  dan  petugas kantor  Wali  Nagari  dan  Kantor Camat 2 x 11 Enam Lingkung dapat menerapkan  ilmu  dan  keterampilan yang mereka peroleh sehingga dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdussyukur, (2003) Sosial Politik Administrasi Publik , Yogyakarta Arnas RI, (1981). Tata Kearsipan dinamis,
Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Barthos, Basir, (1989). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta:
BumiAksara.
Dwiandari, Nadia F., Dwi Nurmaningsih, dan M. Haris Budiawan. 2011. Guide Arsip Algemene Secretarie (1816) 1819-1950.
Dali Gulo. 1982. Kamus Psikologi . Bandung: Penerbit Tonis.
Gaastra, Femme S. 2003. The Dutch East India Company, Expansion and Decline. Leiden: Walburg Pers.
Gunarto, Imam., 2010 “ Memahami Arsip dari Filsafat Ilmu: Kajian Awal tentang Ilmu Kearsipan ” dalam Jurnal Kearsipan, Volume 5, ANRI.
Martono, Engerbertus, (1982). Record Management and Filling dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama.
Mintyastuti, Dyah, Sri, (2002) . Persepsi Scanner dan Microfilm Dalam Kearsipan. Jakarta: Suara Badar VI.
Pusat Studi Kajian Kebijakan (PSKK) UGM (2003) Kebijakan Publik dalam Administrasi
Sumrahyadi, (2001) . Posisi SDM Kearsipan Dalam Perkembangan Teknologi Informasi. Jakarta: Suara Badar.
Schwart, Hermon (2003) Introducing Archive and Archival Program, Edited by Judith Ellis Victoria Thorpe in Association with Australia Sociaty of Archivists Inc.
Thomas, Schubert, Lee. (1985). Records Management Systems and Administration. New York: John Willey & Sons.
Undang-Undang No. 7/1971 tetang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Utama. Dwiandari, Nadia F. 2010. “ Archives Management as a Reflection of Bureaucracy Development: The Case
of Transitional Dutch East Indies , 1816-
1830” dalam Jurnal Kearsipan, Volume 5, ANRI. 161
Widjaya,  AW,  (1990). Administrasi
Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: CV. Rajawali