ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology

## Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology
Dedy Arisandi 1* , Romi Fadillah Rahmat 1 , Seniman 1 , Sawaluddin 2
1 Department of Information Technology, Universitas Sumatera Utara, Medan, Indonesia
2 Department of Mathematics, Universitas Sumatera Utara, Medan, Indonesia
* Email: dedyarisandi@usu.ac.id

## Abstract
Utilization of information technology is a very important requirement for every component of society. Easy, fast and accurate  data  and  information  access  can  optimize  routine  daily  work.  Mawaridussalam  Islamic  boarding  school Batang Kuis as an Islamic education institution that plays a role in shaping the character and personality of the next generation of the nation is expected to be able to optimally manage finances and provide good service to the academics of the Islamic boarding school. Until now, financial management is still done manually using bookkeeping, there is no specific financial application used in Islamic boarding school financial management, so it is difficult and slow in recording, processing, controlling and reporting financial activities. Based on these problems, an application is needed that can be used by the treasurer and board of boarding school leaders for financial management systematically. The method applied is the User Centered Design approach and the target that was successfully achieved is the availability of web-based financial management applications that are used properly to increase the efficiency and effectiveness of financial management in Islamic boarding schools.

## Keyword: Financial Applications, Islamic Boarding Schools, User Centered Design

## Abstrak
Pemanfaatan  Teknologi  informasi  merupakan  kebutuhan  yang  sangat  penting  pada  setiap  komponen  masyarakat. Akses data dan informasi yang mudah, cepat dan akurat dapat mengoptimalkan pekerjaan yang rutin dilakukan sehari- hari. Pondok Pesantren Mawaridussalam Batang Kuis sebagai lembaga pendidikan Islam yang berperan membentuk karekter  dan  kepribadian  generasi  penerus  bangsa  diharapkan  mampu  secara  optimal  malakukan  pengelolaan keuangan  dan  memberikan  pelayanan  yang  baik  kepada  sivitas  akademika  Pondok  Pesantren.  Sampai  saat  ini pengelolaan  keuangan  masih  dilakukan  secara  manual  menggunakan  pembukuan,  belum  ada  aplikasi  keuangan khusus yang digunakan dalam pengelolaan keuangan Pondok Pesantren sehingga  sulit dan lambat  dalam aktivitas pencatatan, pemrosesan, pengontrolan dan pelaporan keuangan. Oleh karena itu dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat dimanfaatkan oleh Bendahara dan Pimpinan Pondok Pesantren untuk pengelolaan keuangan secara sistematis. Metode yang diterapkan adalah dengan pendekatan User Centered Design dan target yang berhasil dicapai adalah tersedianya aplikasi untuk pengelolaan keuangan berbasis web yang digunakan dengan baik untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan di Pondok Pesantren.
Kata Kunci: Aplikasi Keuangan, Pondok Pesantren, User Centered Design

## 1. PENDAHULUAN
Pondok pesantren adalah sebuah lembaga pendidikan dan pengajaran agama, umumnya dengan cara non klasikal, seorang kiai mengajarkan ilmu agama Islam kepada santri-santri berdasarkan kitab-kitab yang ditulis  dalam  bahasa  Arab  oleh  ulama  abad  pertengahan,  dan  biasanya  para  santri  tinggal  di  pondok (asrama) pesantren tersebut ( Prasodjo et al., 2001) . Pondok pesantren sebagai lembaga pendidikan islam harus  tetap  terjaga  eksistensinya  yaitu  harus  mampu  menjawab  tantangan  global  sehingga keberadaannya tidak terkikis dan ketinggalan dalam segala aktivitas.
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
http://abdimas.usu.ac.id
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology
Untuk mewujudkan pendidikan yang berkualitas, perlu adanya  pengelolaan secara menyeluruh dan profesional terhadap sumber daya yang ada dalam lembaga pendidikan islam. Salah satu sumber daya  yang  perlu  dikelola  dengan  baik  dalam  lembaga  pendidikan  adalah  masalah  keuangan.  Dalam konteks ini, keuangan merupakan sumber daya yang sangat diperlukan sekolah islam sebagai alat untuk melengkapkan  berbagai  sarana  dan  prasarana  pembelajaran  di  sekolah  islam,  meningkatkan kesejahteraan guru, layanan, dan pelaksanaan program supervisi (Arifin, 2016).
Pondok Pesantren Mawaridussalam didirikan pada tahun 2010 yang beralamat di Jl. Peringgan Dusun  III  Desa  Tumpatan Nibung,  Batang  Kuis,  Kabupaten  Deli  Serdang,  Propinsi  Sumatera  Utara. Pondok  Pesantren  merupakan  lembaga  pendidikan  yang  didambakan  dapat  membentuk  watak, kepribadian dan peradaban bangsa serta mencerdaskan kehidupan bangsa yang berbasis pada keimanan dan ketakwaan kepada Allah SWT serta akhlak mulia.
Pondok pesantren yang  memiliki jumlah  santri  yang banyak,  memiliki  banyak unit  usaha,  dan cita-cita  yang  mulia  dapat  berjalan  dan  terkontrol  dengan  baik  jika  didukung  dengan  pemanfatan teknologi informasi yang baik pula. Sampai dengan saat ini di Ponpes Mawaridussalam ada beberapa bidang  yang  belum  menerapkan  penggunaan  teknologi  informasi  diantaranya  pengelolaan  keuangan Ponpes. Pencatatan data santri, pencatatan pembayaran uang SPP, pembayaran uang tahunan, pencatatan pengeluaran untuk pengambilan uang anggaran tiap bagian, dan pencatatan-pencatatan lainnya masih dilakukan  secara  manual  menggunakan  pembukuan.  Pembuatan  rekapitulasi  pembayaran  SPP  dan Tunggakan  SPP  Santri  dilakukan  dengan  mensortir  secara  manual  dari  buku.  Begitu  pula  dalam penyajian laporan keuangan harian, bulan, tahunan, kas, pengeluaran, dan laba rugi masih lambat dan sulit  dilakukan  karena  harus  melakukan  rekapitulasi  dan  menulis  hasil  rekapitulasi  tersebut menggunakan  aplikasi  Worksheet  Microsoft  Excel  dan  Belum  optimalnya  pemanfaatan  teknologi informasi dalam bentuk poenggunaan software aplikasi yang diterapkan secara khusus sebagai media untuk pengelolaan keuangan Ponpes agar dapat diterapkan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan permasalahan tersebut, pihak Bendahara Ponpes meminta tim pengusul pengabdian untuk mengembangkan aplikasi keuangan khusus berbasis web dengan pendekatan user centered desain yang dapat dijalankan pada jaringan lokal Ponpes dan dapat secara sistematis mampu digunakan untuk mengelola kuangan Ponpes dengan cepat, akurat, efektif dan efisien.

## 2. METODE PENGABDIAN
Metode pendekatan yang di tawarkan adalah dengan pendekatan User Centered Design (UCD). Konsep dari UCD adalah user sebagai pusat dari proses pengembangan sistem, dan tujuan/sifat-sifat, konteks dan lingkungan sistem semua didasarkan dari pengalaman pengguna (Amborowati, 2012). Pendekatan ini dilakukan untuk memfasilitasi pengguna sistem untuk dapat menerapkan apa yang mereka inginkan. Aktivitas  yang  dilakukan  meliputi  analisis  kebutuhan  aplikasi,  pengembangan  aplikasi,  pemberian pelatihan kepada seluruh elemen desa yang terlibat dalam proses penyaluran aspirasi masyarakat.
Pada  pelaksanaan pengabdian  kepada  masyarakat  ini,  terdapat  tahapan-tahapan  aktivitas  yang dilakukan  untuk  pengembangan  aplikasi  keuangan  pondok  pesantren  mawaridussalam  sebagaimana yang disajikan pada gambar 2.1.
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology

## Gambar 2.1. Diagram Fishbone Tahapan Pengabdian kepada Masyarakat
Berdasarkan Gambar  2.1  di  atas,  pengabdian  kepada  masyarakat  yang  dilakukan  terdiri  atas  4 (empat) tahapan kerja. Tahapan kerja yang dimaksud adalah sebagai berikut:

## 2.1. Analisis Kebutuhan Aplikasi
Analisis kebutuhan aplikasi ini merupakan tahap awal yang dilaksanakan oleh tim pengabdian kepada masyarakat.  Tim  akan  mengumpulkan  analisis  kebutuhan  untuk  pengembangan  sistem  dengan  cara mengidentifikasi permasalahan pengguna yang nantinya akan mendukung pengembangan aplikasi. Pada tahap ini, tim pengabdian juga mengumpulkan data yang berguna untuk mengembangkan modul-modul yang nantinya akan diimplementasikan ke dalam aplikasi.
Untuk membantu menganalisis sistem yang dikembangkan, tim pengabdian kepada masyarakat membuat use case diagram aplikasi keuangan pondok pesantraen Mawaridussalam yang dapat dilihat pada gambar 2.2.

## 2.2. Pengembangan Aplikasi
Tahap  kerja  selanjutnya  setelah  analisa  kebutuhan  aplikasi  adalah  pengembangan  aplikasi. Pengembangan aplikasi merupakan tahap kerja kedua dalam pengabdian kepada masyarakat dimana tim pengabdian  melakukan  pengembangan  sistem  aplikasi  yang  memiliki  fitur-fitur  sesuai  dengan  solusi dari  permasalahan  yang  telah  dikumpulkan  melalui  analisis  kebutuhan  aplikasi.  Dengan  berdasarkan pada hasil analisis, tim pengabdian merancang desain basis data dan desain tampilan yang digunakan pada  implementasi  aplikasi.  Setelah  desain  basis  data  dan  tampilan  diselesaikan,  tim  pengabdian melanjutkan  pengembangan  sistem  ke  dalam  tahap  coding.  Setelah  melakukan  peng-coding-an,  tim melakukan proses terakhir pada tahap kerja kedua ini yakni debugging. Debugging adalah menemukan dan  menghilangkan  ketidaksempurnaan  program  ini  (Al  Fatta,  2007).  Debugging  bertujuan  untuk menemukan celah  dan  kesalahan serta  memperbaiki kesalahan-kesalahan  yang timbul  secara  sengaja ataupun tanpa sengaja.
Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan
Keuangan Pondok Pesantren Berbasis Teknologi Informasi
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology
Login Manajemen Akun Data Santri Pemasukan Pengeluaran Perubahan Transaksi Laporan Admin Staff Bendahara
Gambar 2.2. Use Case Diagram Aplikasi Keuangan Ponpes

## 2.3. Instalasi Aplikasi
Tahap  ini  melakukan  instalasi  aplikasi  keuangan  untuk  Ponpes  Mawaridussalam.  Selain  itu,  tim pengabdian  juga  akan memberikan infrastruktur  perangkat  yang akan menunjang  penggunaan sistem yang telah dioptimalkan. Selanjutnya, aplikasi yang telah selesai dikembangkan, akan diinstal di server dan  komputer  yang  terdapat  di  Ponpes.  Aplikasi  yang  dibangun  memiliki  klasifikasi  hak  akses  yang berbeda-beda  untuk  setiap  akun.  Misalnya  untuk  operator  keuangan  hanya  dapat  memasukkan  data pembayaran dan pengeluaran saja, berbeda dengan bendahara atau admin.

## 2.4. Pelatihan dan Evaluasi
Tahap  kerja  akhir  dari  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  adalah  Pelatihan  dan  Evaluasi.  Pada tahap ini, tim mengadakan pelatihan kepada operator keuangan, bendahara, dan admin aplikasi. Pada tahap  ini  dilakukan  evaluasi  sistem  dan  dilihat  kinerja  sistem  apakah  mudah  dimengerti  dan  dapat digunakan serta dipahami dengan baik penggunaannya. Evaluasi juga dilakukan terkait dengan kinerja sistem  berupa  kecepatan,  keamanan,  integritas  dan  kredibilitas  data  untuk  kenyamanan  dalam mengakses sistem.
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology

## Gambar 2.3. Pelatihan Aplikasi Keuangan Ponpes Mawaridussalam

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  yang  diperoleh  dalam  penerapan  pengembangan  aplikasi  keuangan  berbasis  web  yang dilaksanakan  di  Ponpes  Mawaridussalam  menunjukkan  peningkatan  efisiensi  dan  efektifitas pengelolaan  keuangan  yang  terlihat  dari  mudahnya  pencatatan  data  pembayaran  uang  bulanan  SPP, pembayaran uang tahunan, pencatatan pengeluaran, pembuatan rekapitasi, melihat histrori pembayaran santri, pembuatan laporan bulanan dan tahunan menjadi sangat mudah dan sistematis.
Tampilan beranda untuk Admin berisi menu-menu perintah seperti manajemen user, siswa, kelas, dan import data siswa.
Gambar 3.1. Tampilan Beranda Aplikasi Keuangan Ponpes Mawaridussalam
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
http://abdimas.usu.ac.id
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology
Pada tampilan beranda aplikasi keuangan terdapat banyak menu yang dapat dipilih dan digunakan oleh pengguna diantaranya dasboard, iuran bulanan, iuran tahunan, pemasukan lainnya, cek tunggakan, atur  pemasukan,  histori  transaksi,  pengeluaran,  dan  aturan  pengeluaran.  Pada  tampilan  dasbor ditampilkan jumlah akun pengguna, jumlah siswa, dan jumlah siswi di Ponpes Mawaridussalam.
Pada menu akun pengguna pihak ponpes dapat melakukan pembuatan dan pengaturan pengguna aplikasi keuangan. Menu ini menampilkan user yang terdaftar pada aplikasi, tingkatan pengguna dibagai menjadi  3  tingkatan  yaitu  admin,  bendahara,  dan  staff  keuangan.  Untuk  mencatat  pembayaran  iuran santri, pengguna dapat mengakses menu pembayaran iuran, menu ini menampilkan form pembayaran iuran bulan dan tahunan seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.2.

## Gambar 3.2. Form Pembayaran Iuran Bulanan dan Tahunan
Menu berikutnya adalah menu untuk memasukkan penerimaan/pemasukan selain dari pemasukan SPP  ataupun  iuran  tahunan  dari  siswa.  Informasi  yang  diperlukan  yaitu  tanggal  bayar,  keterangan, nominal,  dan  kode  transaksi.  Tampilan  berikutnya  menu  untuk  menampilkan  histori  transaksi  yang pernah dilakukan pada aplikasi keuangan ini mulai dari pengeluaran hingga pemasukan. Informasi yang ditampilkan mulai dari kode transaksi hingga petugas yang melakukan pencatatan pada setiap transaksi yang dilakukan.
Gambar 3.3. Form Histori Transaksi
Hasil akhir yang diperoleh dari aplikasi ini adalah untuk mencetak laporan rekapitulasi keuangan. Ada beberapa kategori yaitu laporan penerimaan SPP, laporan keuangan, laporan pengeluaran, laporan
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
http://abdimas.usu.ac.id
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology
keuangan harian (laporan detail), dan juga laporan per kategori. Laporan dicetak dengan memilih bulan dan tahun yang diinginkan untuk dicetak rekapitulasinya.
Gambar 3.4. Form Laporan Keuangan

## 4. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari pengabdian masyarakat ini adalah:
1. Pengembangan  aplikasi  untuk  pengelolaan  keuangan  ini  terbukti  dapat  diterapkan  dengan  baik sebagai strategi pengingkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan mitra.
2. Dengan  pengembangan  aplikasi  keuangan  ini  staf  keuangan,  bendahara,  dan  pimpinan  Ponpes dapat bersama-sama meningkatkan kemajuan Pondok Pesantrennya dengan pemanfaatan teknologi informasi.
3. Bendahara pondok pesantren memiliki pusat data yang setiap saat dapat digunakan oleh pihak-pihak terkait dalam pengambilan kebijakan dimasa mendatang.
ABDIMAS TALENTA 6 (1) 2021: 52 - 59
Dedy, et al Financial management efficiency of islamic boarding school based on information technology

## 5. UCAPAN TERIMAKASIH
Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  ini  dapat  teraksana  berkat  bantuan  dana  NON  PNBP Universitas  Sumatera  Utara  sesuai  Kontrak  Pelaksanaan  Program  Pengabdian  Kepada  Masyarakat Program Mono Tahun Reguler Tahun Anggaran 2019 dengan nomor kontrak 327/UN5.2.3.2.1/PPM/2019, Tanggal 20 Mei 2019 .

## DAFTAR PUSTAKA
Al  Fatta,  Hanif.  (2007).  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  untuk  Keunggulan  Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi. Yogyakarta.
Amborowati, A. (2012). Rancangan Sistem Pameran Online menggunakan Metode UCD (User Centered Design). STMIK AMIKOM.
Arifin, Miftahol. (2016). Manajemen Keuangan Pondok Pesantren, Jurnal Pendidikan dan Manajemen Islam. Fikrotuna. Pamekasan.
Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi, Yogyakarta.
Prasodjo,  Sudjoko  et  al.  (2001).  “Profil  Pondok  Pesantren,”  dalam  Abuddin  Nata(ed),  Sejarah Pertumbuhan dan Perkembangan Lembaga-Lembaga Pendidikan Islam di Indonesia. Grasindo. Jakarta.