Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd.
Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi : Joko Kumoro, M.Si.
Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Yogyakarta
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281 Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi  menerima  tulisan  masalah  ilmu  administrasi.  Redaksi  berhak  menyingkat  dan mengedit tulisan yang akan dimuat tanpa mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)

## URGENSI MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

## Sutirman
sutirman@uny.ac.id

## ABSTRAK
Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaan suatu  organisasi,  menyebabkan  bertambah  pula  jumlah  arsip  yang dihasilkan.  Jumlah  arsip  yang  semakin  banyak  dari  waktu  ke  waktu, membutuhkan  penanganan  yang  baik  agar  informasi  yang  terkandung  di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan  arsip  secara  manual  yang  telah  dilakukan  selama  ini, mempunyai  beberapa  kelemahan,  antara  lain:  membutuhkan  ruang  dan tempat  penyimpanan  yang  besar;  resiko  kerusakan  arsip  akibat  bencana, membutuhkan  pegawai  yang  banyak;  dan  waktu  pencarian  yang  lama. Oleh  karena  itu,  untuk  mengatasi beberapa  kelemahan  tersebut  perlu dicari  solusinya.  Salah  satu  solusi  yang  dapat  dilakukan  adalah  dengan melakukan manajemen arsip secara elektronik.
Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Elektronik.
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)

## Pengantar
Arsip merupakan salah satu sumber  informasi yang  penting bagi  suatu  organisasi.  Berbagai infomasi  yang  berkaitan  dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu organisasi akan senantiasa  terjaga  seiring  dengan terjaganya  arsip  organisasi  ter- sebut.  Keberadaan  arsip  bagi suatu  organisasi  tidak  sekedar menjadi  bukti  sejarah,  tetapi memiliki  berbagai  fungsi  dan nilai  guna.  Secara  fungsional, suatu  arsip  akan  dibutuhkan  oleh pimpinan untuk bahan per- timbangan  dalam  mengambil  ke- putusan organisasi. Arsip juga di- perlukan  sebagai  bahan  acauan dalam  menyusun  perencanaan organisasi,  dipergunakan  untuk mendukung  kegiatan  operasional organisasi,  dan  untuk  kepenting- an  pengawasan  dalam  pengen- dalian organisasi.
Selain memiliki fungsi yang  penting,  arsip  juga  me- ngandung  berbagai  nilai  guna bagi organisasi, seperti nilai guna hukum,  nilai  guna  edukasi,  nilai guna  finansial,  dan  nilai  guna penelitian.  Oleh  karena  arsip memiliki  fungsi  dan  nilai  guna tersebut, maka arsip harus
dikelola  dengan  baik  agar  pada saat  diperlukan  dapat  tersedia dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan  arsip  secara manual  yang  telah  dilakukan selama  ini,  mempunyai  beberapa kelemahan,  antara  lain:  mem- butuhkan ruang dan tempat peny- impanan  yang  besar;  resiko kerusakan  arsip  akibat  bencana, membutuhkan pegawai yang banyak;  dan  waktu  pencarian yang lama. Oleh karena itu, untuk mengatasi  beberapa  kelemahan tersebut  perlu  dicari  solusinya. Salah  satu  solusi  yang  dapat dilakukan  adalah  dengan  me- lakukan  pengelolaan  arsip  secara elektronik. Pengelolaan arsip secara  elektronik  telah  menjadi tuntutan dan  kebutuhan  bagi setiap organisasi pada era teknologi  digital  sekarang  ini. Pengelolaan arsip elektronik sangat  berhubungan  erat  dengan penggunaan  teknologi  komputer, yang  dapat  menyelesaikan  pe- kerjaan  manajemen  arsip  secara lebih cepat, akurat, mudah, fleksibel, dan produktif.

## Pengertian Arsip
Meskipun  arsip  merupakan istilah yang sudah sangat populer
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
di  kalangan  masyarakat,  akan tetapi  ternyata  masih  terdapat beberapa  perbedaan  pandangan mengenai  makna  Arsip.  Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsip- an  tertinggi  di  Indonesia  mem- berikan  toleransi  terhadap  per- bedaan  pendapat  mengenai  pe- ngertian  arsip.  Menurut  ANRI (1999:3)  perbedaan  pandangan tersebut  disebabkan  karena  tidak ada  batasan  universal  mengenai konsep  arsip.    Namun demikian terdapat  beberapa  literatur  yang layak  menjadi  rujukan  untuk memahami konsep arsip tersebut.
Read  &  Ginn  (2011:5) dalam  bukunya  berjudul Record Management me-ngutip  definisi arsip  dari  ARMA  Internasional dan International  Organization for  Standardization  (ISO) 15489. Menurut    ARMA  Internasional arsip  adalah  informasi  yang disimpan  dalam  bentuk  dan karakteristik  apapun,  dibuat  atau diterima  oleh  organisasi  sebagai bukti  kegiatan  serta  memiliki nilai  dalam  jangka  waktu  ter- tentu.  Sedangkan International Organization  for  Standardization (ISO) 15489 mendefinisikan arsip sebagai  informasi  yang  dibuat,
diterima,  dan  dipelihara  sebagai bukti  dan  informasi  bagi  organi- sasi  atau  individu  untuk  ke- pentingan  hukum  maupun  bisnis. Definisi  dari  ARMA  dan  ISO memiliki  kesamaan  yaitu  sebagai informasi  yang  dibuat  atau  di- terima  dan  disimpan  sebagai bukti.  Akan  tetapi,  ARMA  lebih menekankan pada organisasi, sedangkan  definisi  ISO  men- cakup  organisasi  yang  individu. Definisi  lain  mengenai  arsip  di- kemukakan  oleh  Quible  (2005: 475),  yang  menyebutkan  arsip sebagai  dokumen-dokumen  yang berisi  informasi  dalam  bentuk kertas  maupun  format  elektronik yang  digunakan  untuk  berbagai fungsi  kegiatan.    Selain  itu,  se- cara lebih simpel Diamond
(1995:1)  menyatakan “a  record is any form of recorded information” .  Arsip  merupakan berbagai  bentuk  informasi  yang direkam. Beberapa pendapat- pendapat di atas, menggambarkan bahwa  secara  substansi  arsip dapat  dikatakan  sebagai  infor- masi  yang  terekam  dalam  ber- bagai  bentuk.  Rumusan  definisi tersebut  juga  sesuai  dengan  UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,  yang  merumuskan
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
arsip  sebagai  rekaman  kegiatan atau  peristiwa  dalam  berbagai bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  infor- masi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  ke- masyarakatan,  dan  perseorangan dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.
Berdasarkan  beberapa  de- finisi di atas, maka pada dasarnya konsep  arsip  tidak  dapat  di- pisahkan dengan informasi, karena  arsip  merupakan  infor- masi  yang  dibuat,  diterima,  dan disimpan  dalam  berbagai  bentuk dan  media,  baik  oleh  perorangan maupun  organisasi.  Suatu  arsip harus dikelola dengan baik karena  nilai  dan  tingkat  ke- pentingannya  berbeda-beda,  baik untuk  kepentingan  yuridis,  bukti historis, maupun kepentingan
transaksi bisnis.
Setiap arsip memiliki
unsur-unsur  yang  terkandung  di dalamnya.  Menurut  Kennedy  &
Schauder (Sukoco, 2007:82), unsur-unsur yang terkandung pada setiap arsip adalah unsur isi,
struktur,  dan  konteks.  Unsur  isi adalah  informasi  yang  terekam dalam  arsip  tersebut.  Informasi yang  dimaksud  dapat  berupa  ide, konsep,  dan  fakta  tentang  suatu peristiwa.  Unsur  struktur  mer- upakan  spesifikasi  dari suatu arsip.  Spesifikasi  tersebut  dapat berupa sistematika penulisan, jenis  dan  ukuran  huruf,  serta bagian-bagian dari arsip. Sedang- kan unsur konteks adalah kondisi yang  melatarbelakangi  dicipta- kannya  suatu  arsip,  atau  alasan yang  menyebabkan  diciptakan arsip tersebut.

## Jenis Arsip
Berkaitan  dengan  macam- macam  arsip,  terdapat  beberapa pendapat yang membedakan arsip. ANRI (1999:4) me- ngelompokkan  arsip  berdasarkan bentuk  atau  medianya  yaitu  arsip berbentuk kertas, film, dan media magnetik.  Arsip  berbentuk kertas dapat  berupa  data,  gambar,  dan teks  yang  disimpan.  Arsip  ber- bentuk  film  merupakan  data, gambar,  dan  teks  yang  disimpan pada  film,  termasuk  microfilm. Sedangkan  arsip  media  magnetik merupakan  data,  gambar,  atau teks  yang  simpan  dan  ditemukan
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
kembali dengan  cara  penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan teknologi
komputer.    Lebih  lanjut  ANRI
(1999:5) menegaskan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki karakteristik: (1) merupakan informasi  terekam;  (2)  memiliki media  yang  nyata;  dan  (3) memiliki fungsi dan kegiatan.
Read  &  Ginn  (2011:8) membuat  klasifikasi  arsip  ber- dasarkan tingkat kepentingan dan nilai gunanya. Berdasarkan tingkat kepentingannya, arsip dibedakan  menjadi:  arsip  vital, arsip  penting,  arsip  berguna,  dan arsip  tidak  penting.  Sedangkan menurut  nilai  gunanya,  arsip dibedakan  menjadi  arsip  yang memiliki
nilai guna:
administratif,
hukum, dan historis. Sementara Quible (2005:483)  membuat  klasifikasi arsip sesuai dengan rumusan dari National Fire Protection
Association, yakni arsip vital dan arsip  penting.  Sukoco  (2007:82) membedakan  arsip  menjadi  arsip dinamis  dan  arsip  statis.  Arsip dinamis  dibedakan  lagi  menjadi arsip  dinamis  aktif  dan  dinamis inaktif.  Sedangkan  sesuai  dengan Undang-Undang  No.  43  tahun
2009  tentang  Kearsipan  pasal  9, arsip  dibedakan  menjadi  arsip statis  dan  arsip  dinamis.  Arsip dinamis  terdiri  dari  arsip  vital, arsip, aktif, dan arsip inaktif.

## Manajemen Arsip
Manajemen merupakan proses menggunakan sumber daya  organisasi  untuk  mencapai tujuan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan,  dan  pengendalian. Arsip  merupakan  salah  satu sumber  daya  yang  penting  dan bernilai bagi organisasi. Organisasi  membutuhkan  infor- masi  yang  cepat,  lengkap,  dan akurat sebagai bahan pe- ngambilan  keputusan  yang  baik. Untuk  itulah  maka  diperlukan manajemen arsip.
Manajemen arsip pada hakekatnya merupakan suatu istilah  yang  kompleks,  mem- butuhkan  batasan  dan  pengertian yang  hati-hati.  ANRI  (1999:11) menyimpulkan  manajemen  arsip sebagai pelaksanaan fungsi- fungsi  manajemen  dalam  rangka mengelola keseluruhan daur hidup (life  cycle) arsip  yang  me- liputi tiga tahap yaitu penciptaan, penggunaan  dan  pemeliharaan,
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
serta  penyusutan  arsip.  Read  & Ginn (2011:4)
menjelaskan bahwa fungsi manajemen arsip di dalamnya  mencakup  manajemen informasi,  sehingga  ada  juga yang  menyebut  manajemen  arsip dengan  istilah  manajemen  arsip dan  informasi.  Secara  lebih formal  Read  &  Ginn  men- definisikan manajemen arsip sebagai    pengendalian  sistematis terhadap  seluruh  arsip  mulai proses penciptaan, distribusi, pengorganisasian,  penyimpanan, dan  penemuan  kembali,  sampai pemusnahan.  Quible  (2005:475) menyatakan  manajemen  arsip sebagai  aktivitas-aktivitas  yang dilakukan  untuk  mengendalikan siklus  hidup  arsip,  mulai  dari penciptaan  dan  sampai  dengan pemusnahan.  Sedangkan    Odgers (2005:364)  memberikan  definisi manajemen  arsip  sebagai  proses peng-awasan,  penyimpanan,  dan pengamanan  arsip,  baik  dalam bentuk  kertas  maupun  media elektronik. Definisi tersebut menggambarkan adanya dua jenis arsip,  yaitu  arsip berbasis  kertas, dan  arsip    elektronik.  Ber- dasarkan  beberapa    pendapat  di atas,  manajemen  arsip  dapat  di- maknai  sebagai    proses  pe-
ngelolaan  terhadap    siklus  hidup arsip.
Manajemen arsip harus dilaksanakan dengan mem- perhatikan  prinsip-prinsip  ter- tentu  agar  mencapai  tujuan  yang diharapkan.  Holliday  (2009:2) meng-identifikasi  prinsip-prinsip manajemen  arsip  yang  meliputi: confidentiality,
information integrity, high availability, adherence to policy,
dan auditability.
Prinsip-prinsip  pelaksanaan manajemen arsip  di  atas  me- nunjukkan  bahwa  pengelolaan arsip  dalam  suatu  organisasi hendaknya memperhatikan  aspek keamanan  arsip.    Harus  ada kontrol  terhadap  akses  arsip organisasi.  Hanya    orang-orang tertentu  yang  diberi    hak  untuk dapat  melihat  atau  mengakses arsip.  Sistem  manajemen  arsip juga  harus  dapat  menyajikan informasi secara terintegrasi mengenai  isi,  struktur,  maupun konteks  arsip.  Tersedianya  infor- masi  yang  terintegrasi  akan memudahkan pencarian arsip pada  saat  dibutuhkan  sehingga mendukung prinsip High
Availability,  maksudnya  bahwa arsip  senantiasa  tersedia  dan  siap
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
digunakan guna mendukung proses
kegiatan organisasi.
Manajemen  arsip  juga  harus memiliki  kebijakan  atau  aturan yang  jelas  mengenai  cara-cara penanganan  berbagai  jenis  arsip. Kebijakan ini harus di-
informasikan kepada semua pihak  yang  terkait  termasuk lembaga  atau  unit  pencipta  arsip. Selain  itu,  sistem  manajemen arsip  yang  diterapkan  harus memungkinkan dan memudahkan dilakukannya  penelusuran  ter- hadap  riwayat  arsip.  Harus  dapat diketahui  oleh  siapa  saja  dan kapan  saja  suatu  arsip  diakses, sehingga  jika  terjadi  kerusakan atau  kehilangan  arsip  akan  dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab.

## Fungsi Manajemen Arsip
Manajemen  sebagai  suatu proses diarahkan untuk mewujud- kan  tercapainya  suatu  tujuan dengan  memanfaatkan  berbagai sumber daya melalui pelaksanaan fungsi-fungsi  dalam  organisasi. Secara umum, fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi meliputi: planning,  organizing, leading,  controlling (Read  & Ginn, 2011:18; Robbin &
Coulter, 2009:24;
Griffin,
2002:8); planning,  organizing, staffing,  directing,  controlling (Quible, 2005:7).
Fungsi  manajemen  arsip dalam  organisasi  selain  mengacu kepada  fungsi-fungsi  manajemen secara  umum  tersebut,  juga mengacu  kepada  siklus  hidup arsip.  ANRI  (1999:12)  membagi siklus  hidup  arsip  menjadi  tiga tahap  yaitu  penciptaan,  peng- gunaan  dan  perawatan,  serta penyusutan.  Quible  (2005:478) membagi  tahapan  siklus  arsip menjadi lima tahap yaitu creation, utilization, storage, retrieval, dan diposition. Sedangkan Read & Ginn (2011:19) menggambarkan siklus hidup arsip dan informasi sebagai
berikut:
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
Gambar 1.Siklus Hidup Arsip (Read & Ginn, 2011:19)
Berdasarkan  siklus  hidup arsip tersebut, maka fungsi mana- jemen  arsip  meliputi  penciptaan, pendistribusian,  penggunaan,  pe- meliharaan, dan penyusut-an arsip.  Fungsi  pertama  adalah penciptaan arsip, yaitu terdiri dari aktivitas  pembuatan  arsip  oleh lembaga  atau  penerimaan  arsip dari  pihak  lain.  Fungsi  kedua adalah pendistribusian, yaitu proses penyampaian arsip kepada
pihak  yang  membutuhkan,  baik pihak  internal  maupun  pihak eksternal.  Fungsi  ketiga  adalah peng-gunaan,  yaitu  pemanfaatan arsip  untuk  berbagai  kepentingan seperti  untuk  bahan  pengambilan keputusan  organisasi,  sebagai sumber  referensi  ilmiah,  sebagai bahan  penelitian,  atau  untuk kepentingan yuridis. Fungsi keempat  adalah  pemeliharaan, yakni  meliputi  kegiatan  pen-
CREATION (or receipt of records from outside the business)
DISTRIBUTION Who gets the record? Internal Users Eksternal Users USE Decisions Reference Inquiries Legal Requirement MAINTENANCE Store/File Retrieve Protect DISPOSITION Transfer Retain OR
Destroy
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
yimpanan dan perlindungan arsip. Fungsi kelima adalah penyusutan, yaitu berupa kegiatan pe- mindahan dan pemusnahan arsip.
Undang-Undang  No.  43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan membedakan  fungsi-fungsi  pe- ngelolaan  arsip  berdasarkan  jenis arsip.  Pada  pasal  40  dinyatakan bahwa  pengelolaan  arsip  dinamis meliputi fungsi penciptaan, peng- gunaan  dan  pemeliharaan,  serta penyusutan arsip. Pasal 56 menyata-kan  bahwa  pengelolaan arsip  vital  teridiri  dari  kegiatan identifikasi,  perlindungan  dan pengamanan,  serta  penyelamatan dan pemulihan. Sedangkan pengelolaan  arsip  statis  diatur pada  pasal  59  yang  menyatakan bahwa  pengelolaan  arsip  statis meliputi kegiatan  akuisisi  arsip statis,  pengolahan  arsip  statis, preservasi  arsip  statis,  dan  akses arsip statis.
Pelaksanaan  fungsi-fungsi manajemen arsip harus dilaksana- kan secra efektif agar berdampak positif terhadap produktivitas organisasi.  Quible  (2005:475) mengidentifikasi  sembilan  ke- untungan  bagi  organisasi  atas pelaksanaan  manajemen  arsip
yang  efektif,  yaitu: 1) It  better serves its clients or customers; 2)
It increase employee productivity;  3)  It  accomplishes its workload with fewer employees;  4)  It centralizes  its records  and  information,  thus making  them  readly  available  to all  employees  who  need  them;  5) It  eliminates  duplicate  records and information; 6) It reduces its records  storage  space;  7)  It complies
with reporting regulation  at  the  federal, state, and local levels; 8) It keeps better track  of  and  control  over  its records  and  information;  9)  It avoids costly ligitation and liability issues.
Pendapat di atas menunjuk- kan  bahwa  apabila  fungsi-fungsi manajemen  arsip  dilaksanakan dengan  baik  maka akan  mem- berikan  keuntungan  bagi  organi- sasi.  Manajemen  arsip  yang efektif  akan  menyebabkan  pe- layanan  kepada  pelanggan  men- jadi  lebih  baik,  produktivitas pegawai  meningkat,  menghemat tenaga  kerja,  dan  mempermudah akses  arsip  dan  informasi  oleh semua  pegawai yang  mem- butuhkan.  Selain  itu,  keuntungan
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
lainnya adalah dapat menghindari terjadinya  duplikasi  arsip  dan informasi  oleh  pihak  yang  tidak bertanggung  jawab,  menghemat pengg-unaan ruang penyimpanan, terjadi  kontrol  yang  lebih  baik terhadap  arsip  dan  informasi, serta dapat mengemat biaya.
Smith  (2007:3)  menyebut- kan  bahwa  manajemen  arsip harus  dapat  menjamin  tercapai- nya tujuan-tujuan tertentu.
Tujuan-tujuan  tersebut  adalah: 1) arsip  dapat  tersedia  pada  saat diperlukan; 2) arsip dapat diakses oleh  pihak yang  membutuhkan; 3)  arsip  dapat  diinterpretasikan melalui  data  yang  tersedia;  4) arsip mengandung informasi yang  dapat  dipercaya;  5)  arsip dapat dijaga keberadaannya sepanjang  waktu;  dan  6)  arsip akan mengalami penyusutan sesuai dengan jadwal retensinya.
Lebih lanjut Smith (2007:5) menyimpulkan bahwa  ada  dua elemen mendasar dari  fungsi manajemen  arsip,  yaitu: (1) it covers  records  in  all  formats (paper,  electronic,  oral,  film, microfilm,  etc);  (2)  it  covers records  from  the  moment  that they  are  created  until  their
disposal (either by destruction or preservation  in  an  archive). Dengan demikian dapat diketahui bahwa elemen fungsi manajemen arsip yang pertama yaitu meliputi catatan  dalam  semua  format (kertas,  elektronik,  lisan,  film, microfilm, dll.), sedangkan
elemen yang kedua adalah mencakup  catatan  sejak  arsip diciptakan sampai pemusnahan.
Manajemen  arsip  merupa- kan  pengetahuan  dan  keterampi- lan  yang  penting  untuk  dikuasai oleh para pegawai kantor.
Pegawai  kantor  yang  tidak  me- mahami  konsep  dan  cara  kerja manajemen arsip yang benar akan menjadi  beban  bagi  organisasi. Sebaliknya,  pegawai  kantor  yang memahami konsep dan cara kerja manajemen  arsip  secara  benar akan  berdampak  positif  terhadap tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

## Manajemen Arsip Elektronik
Seiring
dengan per- kembangan  teknologi  informasi, pengelolaan  arsip  konvensional mulai  disertai  dengan  sistem  pe- ngelolaan arsip secara elektronik. Sebagian  besar  organisasi  bisnis
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
maupun  pemerintahan  di  era sekarang ini telah banyak menghasilkan  dokumen  dalam bentuk  elektronik.  Menurut  Read &  Ginn  (2011:313) “electronic record  is  a  record  stored  on electronic storage media that can be  readly  accessed  or  changed”. Maksud  dari  definisi  di  atas adalah  bahwa  arsip  elektonik merupakan  arsip  yang  disimpan dalam media penyimpanan elektronik  yang  dapat  diakses atau diubah. Lebih lanjut Read & Ginn  (2011:313)  menambahkan bahwa “electronic  records  may contain  quantitative  data,  text, images,  or  sounds  that  originate as an electronic signal” . Maksudnya  adalah  bahwa  arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif,  teks,  gambar,  atau suara  yang  bersumber  dari  sinyal elektronik.
Media  elektronik  terdiri dari  media  magnetik  dan  media optikal. Read & Ginn (2011:313)
menjelaskan media magnetik
sebagai
“a var iety of magnetically  coated  materials used  by  computers  for  data storage”.
Media elektronik merupakan  berbagai  bahan  yang
dilapisi secara magnetik digunakan komputer untuk penyimpanan  data.  Sedangkan media  optikal  adalah “a  high - density information storage medium  where  digitally  encoded information  is  both  written  and read by means of a laser” . Media optikal  merupakan  media  pe- nyimpanan informasi dengan kepadatan  tinggi  dimana  infor- masi  digital  dikodekan  meng- gunakan laser.
Proses  pengelolaan  arsip elektronik  memiliki  perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119)  siklus  pengelolaan arsip  elektronik  terdiri  dari:
creation and storage, distribution and use, maintenance, dan
disposition. Gambar 2. Siklus Hidup Arsip Elektronik (Read & Ginn, 2011:119) Creation & Storage Distribution & Use Maintenance Diposition
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
Perbediaan  antara  siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat  pada  tahap  penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan.  Pada  pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap  berdiri  sendiri  sebagai suatu proses kegiatan. Sedangkan pada  siklus  arsip  elektronik, proses penciptaan dan pe- nyimpanan  berlangsung  dalam satu  tahap,  serta  proses  distribusi dan  penggunaan  juga  berjalan dalam  satu  tahap.  Berdasarkan siklus  hidup  arsip  elektronik tersebut,  maka  dapat  dimengerti bahwa  pengelolaan  arsip  secara elektronik lebih efisien.
Pada  era  sekarang  ini  telah banyak dikembangkan sistem pe- ngelolaan arsip secara elektronik. Berbagai sistem pengelolaan arsip elektronik yang ber- kembang  sekarang  ini  dapat  di- kelompokkan menjadi tiga sistem (Sukoco,  2007:116)  yaitu:  1) Sistem  Manajemen  Dokumen
Elektronik; 2) Sistem Pemindaian Elektronik; 3) Software Manajemen Dokumen. Sistem Manajemen Dokumen  Elektronik  merupakan sistem  pengelolaan  arsip  yang
dilakukan  oleh  setiap  pegawai kantor  dalam  bentuk  penciptaan arsip  dan  penyimpanan  berbasis komputer.  Sistem  ini  dilakukan menggunakan  program  aplikasi komputer  yang  biasa  digunakan dalam  pekerjaan  kantor,  seperti word  processing,  spread  sheet, publisher,  dan  program  aplikasi perkantoran yang lain.
Sistem Pemindaian Elektronik merupakan sistem pengelolaan  arsip  yang  dimulai dengan  proses  alih  media  arsip kertas  menjadi  arsip  elektronik. Setelah arsip dialihmediakan menjadi  file  elektronik,  selanjut- nya dilakukan pengelolaan secara elektronik. Software Manajemen Dokumen merupakan sistem pengelolaan  arsip  menggunakan program aplikasi (software) khusus.  Program  aplikasi  sistem manajemen arsip memiliki
kelebihan  dalam  hal  pengendali- an  keamanan  dengan  adanya kontrol akses, interaktivitas program,  dan  navigasi.  Program aplikasi  sistem  manajemen  arsip mulai banyak dikembangkan baik untuk arsip dinamis maupun statis.
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
Pengelolaan  arsip  secara elektronik  mempunyai  banyak manfaat,  terutama  memudahkan penemuan  kembali  arsip  yang dibutuhkan.  Menurut  Odegers (2005:371), beberapa keuntungan dari  pengelolaan  arsip  secara elektronik  antara  lain:  1)  Cepat ditemukan  dan  memungkinkan pemanfaatan  arsip  tanpa  me- ninggalkan meja kerja; 2) Pengindeksan  yang  fleksibel  dan mudah dimodifikasi; 3) Pencarian secara full-text;  4)  Kecil  ke- mungkinan  file  akan  hilang;  5) Menghemat  tempat;  6)  Me- ngurangi  resiko  kerusakan  arsip karena disimpan secara digital; 7) Memudahkan  berbagi (sharing) arsip; 8) Meningkatkan ke- amanan; 9) Mudah dalam
recovery data.
Kesimpulan
Salah  satu  solusi  untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi  manajemen  arsip  pada suatu  organisasi  adalah  dengan menerapkan  sistem  manajemen arsip  elektronik.  Sistem  mana- jemen  arsip  elektronik  dibedakan menjadi tiga, yaitu: Sistem Manajemen  Dokumen  Elektro-
nik;  Sistem  Pemindaian  Elektro- nik;  dan Software Manajemen Dokumen.  Pengelolaan  arsip  se- cara  elektronik  memiliki  banyak kelebihan,  baik  dari  segi  waktu, biaya,  maupun  tenaga.  Melihat banyaknya  manfaat  dan  ke- untungan  dari  pengelolaan  arsip secara  elektronik,  maka  mana- jemen  arsip  elektronik  perlu disosialisasikan  dan  dikembang- kan  untuk  mendukung  efisiensi kerja organisasi. Manajemen arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip yang semakin hari  semakin  bertambah  banyak. Melalui  pengelolaan  arsip  secara elektronik  dapat  diperoleh  ber- bagai  manfaat  yang  mendukung terciptanya efektivitas dan efisiensi organisasi.
Daftar Pustaka Adam,  A.  (2007). Implementing electronic document and record  management  systems. Boca Raton, New York: Auerbach Publications, Taylor & Francis Group. Arsip Nasional Republik Indonesia. (1999). Modul manajemen arsip dinamis
Urgensi Manajemen Arsip Elektronik (Sutirman)
(Edisi Pertama). Jakarta: ANRI. Arsip Nasional Republik Indonesia.  (2009). Undang-
Undang  Nomor  43,  Tahun 2009, tentang Kearsipan.
Diamond,  S.  Z. (1995). Record management: A practical approach (3 th ed.). New York:
AMACOM Books.
Griffin,
R. W. (2002).

## Manajemen  (Edisi  Ketujuh).
Alih  bahasa  oleh  Gina  Gania. Jakarta: Erlangga. Holliday,  J.  (2009). Managing
official records with microsoft® office share point® server 2007. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc. Megill,  K.  A.  (2005). Corporate memory: Records and
information  management  in the  knowledge  age  (2 th ed.). Munchen: K. G. Saur. Odgers, P. (2005). Administrative office management: Short
course  (13 th ed.).  Mason, Ohio: Thomson South- Western. Quible, Z. K. (2005). Administrative
office management:  An  introduction
(8 th ed.). New  Jersey:  Pearson Education, Inc. Read,  J.  &  Ginn,  M.  L.  (2011). Record  management  (9 th ed.).
Mason, Ohio: Thomson South-Western. Robbins,  S.  P,  &  Coulter,  M.
(2009). Management (10 th
ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education Inc. Smith ,  Kelvin.  (2007). Public sector records management: A practical  guide.  Burlington:
Ashgate Publishing Company.
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen administrasi perkantoran  modern.  Jakarta: Erlangga. Biodata
Sutirman,  M.Pd.  merupakan  staf pengajar tetap di Jurusan
Pendidikan Administrasi Fakultas Ekonomi  UNY,  Menyelesaikan studi  S1  di  IKIP  Yogyakarta bidang  Pendidikan  Administrasi Perkantoran; menyelesaikan studi S2  di  UNY  bidang  Teknologi Pembelajaran  tahun  2009.  Saat ini sedang menempuh studi S3 di UNY jurusan
Pendidikan Teknologi dan Kejuruan.

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

## FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI

## 1. Tulisan  merupakan  suatu kajian  ilmiah  tentang  masalah  administrasi  dan  belum  pernah
dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur-unsur  :  (a)  judul,  (b)  abstrak  (c) pendahuluan  tentang  masalah  yang  dibahas,  (d)  tinjauan  secara  teoritis dan  pembahasan,  (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March,  J.G.  dan  J.P.Olsen  (ed).  1990. Ambiguity  and  Choice  in  Organization.  Oslo Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang  tulisan 10  sampai 15 halaman  kuarto  ketik  spasi  ganda  (MS  Word,  Arial  10),  diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.