## PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT PADA PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIKOM
Julian Chandra Wibawa 1 , Nizar Rabbi Radliya 2
1, 2 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Komputer Indonesia maeztro_87@yahoo.co.id

## ABSTRAK
Sejalan dengan visi, misi, dan budaya organisasi UNIKOM, yaitu PIQIE ( Profesionalism, Integrity, Quality, Information Technology, Excellence ), serta untuk meningkatkan standar mutu  pendidikan,  program  studi  Sistem  Informasi  sangat  membutuhkan  sistem  infomasi berbasis Information  Technology yang  dapat  memudahkan  kegiatan  akademik,  terutama pada pengelolaan surat di program studi sistem informasi. Penelitian ini bermaksud untuk melakukan  pembangunan  sistem  informasi  pengelolaan  surat  yang  akan  diterapkan  pada program  studi  Sistem  Informasi  Universitas  Komputer  Indonesia.  Sistem  informasi  yang dibangun bertujuan untuk proses migrasi pengelolaan surat ke arah pemanfaatan Teknologi Informasi  (TI),  sehingga  permasalahan-permasalahan  yang  ada  dapat  terselesaikan. Metodologi penelitian yang dilakukan mengacu pada model penelitian dan pengembangan ( research and development ) yang dikomendasikan dengan model waterfall .
Kata Kunci : sistem, informasi, pengelolaan surat

## I. PENDAHULUAN
Pemakaian teknologi komputer dalam segala bidang kehidupan sehari-hari tidak akan dapat dihindari. Selain memberikan kemudahan, juga dapat mengerjakan pekerjaan dengan cepat,  tepat  dan  akurat.  Bahkan,  penggunaan  teknologi  komputer  tersebut  akan  menjadi syarat  utama  untuk  menunjukkan  kualitas  sesuatu  bidang  dan  menjadi  modal  terpenting dalam memenangkan persaingan.
Pada  sebuah  instansi  pendidikan  tentunya  sangat  membutuhkan  sistem  informasi dalam mengatur kegiatan akademik yang cepat, efektif, efisien, akurat untuk meningkatkan standar  mutu  pendidikan  pada  instansi  pendidikan  tersebut.  Pendidikan  diselenggarakan sebagai suatu proses pembudayaan dan pemberdayaan peserta didik.
Universitas  Komputer  Indonesia  adalah  salah  satu  perguruan  tinggi  swasta  yang menjadi favorit baik di kota Bandung maupun di luar Bandung. Universitas ini terletak di kota  Bandung.  Program  studi  Sistem  Informasi  menjadi  salah  satu  program  studi  favorit yang  memiliki  prestasi  baik  dan  juga  jumlah  peminat  dan  lulusan  yang  banyak  di  setiap semesternya.
Dibutuhkan  suatu  program  aplikasi  komputer  yang  dapat  membantu  instansi  dalam hal pengolahan surat menyurat menjadi lebih cepat dan akurat, serta penumpukan data atau dokumen  dapat  diminimalisir  dengan  adanya  pusat  penyimpanan  data  yang  tidak memerlukan  ruangan  yang  banyak  sehingga  dapat  lebih  cepat  dalam  hal  pencarian  data. Berdasarkan  hal  tersebut  maka  diperlukan  suatu  sistem  informasi  terkomputerisasi  yang dapat melakukan pengolahan data dengan baik, cepat dan akurat sehingga dapat membuat kinerja  instansi  menjadi  lebih  baik  juga  selain  itu  juga  diharapkan  dapat  meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa.

## 1.1. Identifikasi Masalah
Karena mahasiswa Prodi SI yang semakin meningkat, maka kegiatan surat menyurat otomatis meningkat juga. Masalah yang teridentifikasi adalah sebagai berikut :
1. Proses pembuatan surat yang masih manual menyulitkan sekretariat dalam pembuatan surat.
2. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan surat keluar.
3. Penyimpanan data surat masuk dan pengarsipan surat keluar semakin menumpuk dan memerlukan ruangan yang banyak sehingga sering kesulitan dalam pencarian data.
4. Mahasiswa  dan  dosen  tidak  tahu  surat  yang  dibuat  sudah  selesai  dan  dapat  diambil atau masih dalam proses.

## 1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan  uraian  latar  belakang  penelitian  maka  didapatkan  rumusan  masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem pengelolaan yang sedang berjalan saat ini di Prodi SI Unikom.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi pengelolaan surat di Prodi SI Unikom.
3. Bagaimana implementasi sistem informasi pengelolaan surat di Prodi SI Unikom.
4. Bagaimana pengujian sistem informasi pengelolaan surat di Prodi SI Unikom.

## 1.3. Batasan Masalah
Penulis  membatasi  masalah  dalam  perancangan  sistem  ini  agar  terarah  dan  tidak menyimpang serta terlalu meluas. Ruang lingkup batasan tersebut terdiri dari :
1. Sistem  yang  dirancang  sebagai  media  penghubung  secara  online  antara  sekretariat, dosen dan mahasiswa.
2. Sekretariat  sebagai  admin  sistem,  dapat  menginput  data  surat  masuk  dan  juga mengunggah dan mengunduh file.
3. Admin dapat membuat nomor surat, merubah status, merubah isi dan mengunduh file surat keluar. Admin juga dapat mencetak langsung surat yang sudah diberi nomor.
4. Admin dapat melihat laporan jumlah surat keluar.
5. Dosen  dan  mahasiswa  sebagai user dapat  mengubah  isi,  menghapus  pengajuan  yang belum dibuat, mengunggah dan mendownload berkas yang sudah selesai dibuat.
6. User dapat melihat status dari surat yang diajukan.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1. Penelitian Terkait
Pada  tahap  studi  literatur  diperoleh  penelitian  yang  berkaitan  dengan  penelitian  ini, yaitu  penelitian  dengan  judul  Pengembangan  Sistem  Informasi  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar  pada  Program  Studi  Manajemen  Informatika.  (Tresna  Ginanjar,  2015).  Penelitian tersebut  menghasilkan  sebuah  aplikasi  untuk  penyimpanan  surat  masuk  dan  pembuatan surat  keluar,  akan  tetapi  masih  belum  bisa  di  implementasikan  dikarenakan  ada  beberapa hal yang masih perlu disesuaikan.
Penelitian yang akan dilaksanakan oleh penulis saat ini adalah guna menindaklanjuti salah  satu  saran  yang  dihasilkan  dari  penelitian  di  atas.  Saran  yang  dimaksud  adalah mengenai usulan pengembangan Sistem Informasi yang dapat membuat semua surat  yang di butuhkan oleh instansi, tidak hanya focus terhadap satu jenis surat saja.

## 2.2. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan
kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan laporan-laporan yang diperlukan (Agus Mulyanto, 2009).
Sistem  informasi  juga  dikatakan  sebagai  suatu  sistem  yang  ada  di  dalam  suatu organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung operasi  yang  bersifat  manajerialdan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  pihak  luar tertentu dengan laporan yang diperlukan (Ais Zakiyudin, 2012).

## 2.3. Basis Data
Basis  data  merupakan  salah  satu  elemen  penting  dari  sistem  informasi.  Berikut tinjauan pustaka mengenai basis data.

## 2.3.1. Pengertian Basis Data
Basis data ( database ) dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang diantaranya (Fathansyah, 2012):
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan  data  yang  saling  berhubungan  yang  disimpan  secara  bersama  sedemikian rupa  dan  tanpa  pengulangan  ( redudansi )  yang  tidak  perlu,  untuk  memenuhi  berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file /tabel  yang  saling  berhubungan  yang  disimpan  dalam  media penyimpanan elektronik.
Dari  beberapa  pengertian  diatas  dapat  disimpulkan  bahwasannya  basis  data merupakan kelompok data yang saling berhubungan dan terorginisir dengan aturan tertentu sehingga  dapat  dimanfaatkan  untuk  berbagai  kebutuhan,  serta  disimpan  dalam  media penyimpanan elektronik. Meskipun pada beberapa buku dikatakan bahwa basis data tidak selalu melibatkan media elektronik, namun hal itu bertentangan dengan ketentuan objektif dan komponen basis data yang akan dijelaskan pada sub bab selanjutnya.

## 2.3.2. Basis Data Relasional
Basis data relasional diperkenalkan pertama kali oleh Edgar Frank Codd. Basis data relasional  merupakan  mekanisme  yang  digunakan  untuk  mengorganisasi  data  secara  fisik dalam disk (media  penyimpanan)  yang  akan  berdampak  pula  pada  bagaimana  kita mengelompokan dan membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang sedang kita tinjau (Fathansyah, 2012).

## III. TUJUAN DAN MANFAAT
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk  mengetahui  proses  pengelolaan  surat  yang  sedang  berjalan  pada  program  studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.
2. Untuk  merancang  sistem  informasi  yang  mampu  secara  otomatis  memproses pengelolaan  surat  pada  program  studi  Sistem  Informasi  Universitas  Komputer Indonesia.
3. Untuk  menguji  sistem  informasi  pengelolaan  surat  pada  program  studi  Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.
Penelitian  ini  bermanfaat  untuk  membantu  instansi  dalam  hal  pengolahan  surat menyurat  menjadi  lebih  cepat  dan  akurat,  serta  penumpukan  data  atau  dokumen  dapat diminimalisir  dengan  adanya  pusat  penyimpanan  data  yang  tidak  memerlukan  ruangan yang banyak sehingga dapat lebih cepat dalam hal pencarian data.

## IV. METODE PENELITIAN

## 4.1. Pendekatan dan Pengembangan Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  model  penelitian  dan  pengembangan  (research  and development)  yang  digunakan  untuk  menghasilkan  produk  tertentu  dan  menguji keefektifan  produk  tersebut  (Sugiyono,  2010).  Tahapan  proses  penelitian  dan pengembangan  dilakukan  secara  bertahap,  yang  mana  pada  setiap  langkah  yang dikembangkan selalu mengacu pada hasil langkah-langkah sebelumnya dan pada akhirnya dihasilkan suatu produk (sistem) yang baru.
Model penelitian dan pengembangan ini akan didukung oleh metode pengembangan sistem  waterfall.  Dimana  model  proses  waterfall  merupakan  model  klasik  yang  bersifat sistematis, berurutan dalam membangun suatu perangkat lunak (Roger S. Presman, 2012).

## 4.2. Jenis dan Teknik Pengumpulan Data
Sumber  data  dan  informasi  penelitian  ini  diperoleh  dengan  menggunakan  metode tertentu dan dipilah berdasarkan jenis data yang diperlukan. Berikut adalah jenis dan teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian, diantaranya:
1. Data Primer
Teknik  pengumpulan  data  primer  dalam  rangka  pembentukan  informasi  mengenai objek penelitian ini, dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.
2. Data Sekunder Teknik pengumpulan data sekunder dalam rangka pembentukan informasi mengenai objek penelitian ini, dilakukan dengan cara studi pustaka dan menganalisa dokumen- dokumen yang terkait proses bisnis.

## 4.3. Prosedur Penelitan
Prosedur  penelitian  yang  dilakukan  mengacu  pada  model  penelitian  dan pengembangan (research and development) yang dikomendasikan dengan model waterfall. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :
· Studi Literatur
· Pengumpulan data · Identifikasi Masalah · Deskripsi permasalahan Tahap I Pendahuluan
· Perumusan rancangan, validasi dan revisi · Pengembangan, uji coba dan revisi sistem · Evaluasi dan penyempurnaan
Tahap II Perencanaan Pengembangan Sistem
· Pelatihan kepada stakeholder terkait · Evaluasi Tahap III Pelatihan dan Evaluasi

## Gambar 1 Prosedur Penelitian
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Berikut ini flowmap dari sistem yang berjalan
Gambar 2. Flowmap Surat Keluar

## 5.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan analisis aktifitas pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan, ditemukan adanya permasalahan diantaranya sebagai berikut:
Tabel 1. Evaluasi SistemYang Berjalan No Kekurangan Solusi 1. Proses pembuatan surat keluar oleh sekretariat masih manual dengan menggunakan template yang sudah ada. Pembuatan sistem informasi yang bisa membuat surat cukup dengan memasukkan data. 2.   Tidak adanya pemberitahuan status surat. Pemohon harus langsung datang ke sekretariat untuk pengecekan langsung Pembuatan sistem informasi online yang menginfokan status surat yang dibuat. 3. Untuk pemberkasan surat masuk, sekretariat hanya mendata dan menyimpan di pengarsipan. Pembuatan sistem informasi untuk menyimpan berkas dalam bentuk file yang bisa dilihat tanpa harus mencari langsung.

## 5.3. Perancangan Sistem
Hasil dari evaluasi sistem yang sedang berjalan yaitu perlu dibuatnya sebuah sistem informasi sebagai solusi dari permasalahan yang ada. Gambaran umum dari proses-proses yang diperlukan pada sistem adalah sebagai berikut :
Tabel 2. Perancangan Sistem No Proses Keterangan 1. Pengelolaan Surat Masuk Mengelola surat masuk dari internal maupun eksternal. 2. Pengajuan Surat Keluar Mengelola pengajuan surat keluar (dosen dan mahasiswa) 3.   Pembuatan Surat Keluar Mengelola surat keluar (nomor surat dan status surat) 4. Status Pengajuan Surat Melihat status dari surat keluar yang telah diajukan 5. Laporan Surat Keluar Admin dapat melihat jumlah surat keluar berdasarkan jenis dan statusnya.
6. Pengelolaan User Admin dapat mengelola pengguna sistem (admin, dosen dan mahasiswa)
Dalam merancang sistem maka diperlukan alat bantu seperti berikut : 1) Diagram Konteks Gambar 3. Diagram Konteks 2) DFD Level 1 Gambar 4. DFD Level 1
3) DFD Level 2 Proses 1
Gambar 5. DFD Level 2 Proses 1

## 4) DFD Level 2 Proses 2
Gambar 6. DFD Level 2 Proses 2

## 5.4. Implementasi Sistem
1) Halaman Utama
Gambar 7. Halaman Utama
2) Halaman Login
Untuk dapat masuk sistem, user harus login terlebih dahulu. Jika belum memiliki akun, terdapat fitur untuk membuat akun di bagian bawah halaman login ini.
3) Halaman Permohonan Surat Isian form permohonan berbeda untuk setiap jenis surat keluar.
Gambar 9. Permohonan Surat
4) Halaman Status Pengajuan Surat Gambar 10. Status Pengajuan Surat
Untuk tampilan daftar, terdapat beberapa tombol kecil seperti berikut :
: melihat isi surat
: merubah isi permohonan
: menghapus permohonan
: melihat surat dalam bentuk pdf
: mengunggah hasil scan surat
: mengunduh file surat
: melihat daftar peserta

## 5) Halaman Tambah Peserta Kerja Praktek

## Gambar 11. Halaman Tambah Peserta KP

## 6) Halaman Input Surat Masuk
Gambar 12. Halaman Input Surat Masuk
7) Halaman Daftar Surat Masuk
Gambar 13. Halaman Daftar Surat Masuk

## 8) Halaman Pengelolaan Surat Keluar

## Gambar 14. Pengelolaan Surat Keluar
9) Halaman Laporan Surat Keluar
Admin dapat melihat jumlah surat keluar yang dikelompokkan menurut jenis dan status surat.
Gambar 15. Laporan Surat Keluar

## VI. KESIMPULAN DAN SARAN

## 6.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Dengan  adanya  sistem  informasi  surat  masuk  dan  keluar  dapat  membantu  proses surat  menyurat  menjadi  lebih  mudah.  Baik  itu  untuk  bagian  sekretariat  maupun mahasiswa dan dosen yang mengajukan.
2. Sistem  informasi  ini  dapat  meminimalisir  resiko  terjadinya  kesalahan  penulisan  isi surat.

## 6.2. Saran
Untuk  meningkatkan  kinerja  aplikasi,  untuk  kedepannya  diperlukan  pengembangan lebih  lanjut.  Adapun  saran  untuk  pengembangan  aplikasi  ini  selanjutnya  dapat diintegrasikan dengan program studi lain.

## DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah. 2012. Basis Data. Bandung: Informatika. Ginanjar, T. 2016. Pengembangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Prodi
Manajemen Informatika Universitas
Komputer Indonesia (UNIKOM).
http://elib.unikom.ac.id (akses: 24/01/2018)
Mulyanto, Agus.2009. Sistem Informasi. Pustaka Pelajar. Nazir, M. 2009. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia. Roger,  S.  Presman,  Ph.D.  2012.  Rekayasa  Perangkat  Lunak  Pendekatan  Praktisi  (Buku
Satu). Yogyakarta: Andi.
Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, R&D. Bandung: Alfabeta. Zakiyudin, Ais. 2012. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media.