Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index
JIIPK Volume 11 Number 02 2023, pp 36-40 ISSN: 2302-3511

## Pengelolaan Arsip Statis di Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran
Winda Nur Fitria* 1 , Sukaesih 1 , Lusi Romaddyniah Sujana 1 1 Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Padjadjaran *Corresponding author, e-mail: winda20001@mail.unpad.ac.id

## Abstract
The  research  aims  to  determine  the  management  of  static  archives  at  Padjadjaran University's Record Center of the Faculty of Communication Sciences. This study employs qualitative research with a descriptive research design. The informant in this study was the  head  of  the  Record  Center  archive  at  Padjadjaran  University's  Faculty  of Communication Sciences. Data collection methods include observation, interviews, and literature  reviews.  Recording,  grouping,  and  depreciating  archives  are  examples  of inactive  static  archive  management  activities.  Based  on  the  findings,  it  is  possible  to conclude that the management of static archives at the Record Center of the Faculty of Communication Sciences, Padjadjaran University is going well, but there are still a few things that could be better.
Keywords : archive management, static archive, record centre
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Introduction
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini memberikan dampak yang signifikan terhadap perguruan tinggi. Dukungan manajemen sangat diperlukan untuk memajukan pendidikan, karena setiap kemajuan  dalam  dunia  pendidikan  sangat  bergantung  pada  manajemen  dan  dukungan  informasi.  Oleh karena  itu,  diperlukan  informasi  yang  akurat,  tepat,  dan  tepat  waktu  untuk  membantu  mengelola manajemen. Manajemen dalam suatu organisasi atau instansi erat kaitannya dengan pengelolaan arsip dan tidak dapat dipisahkan. Setiap organisasi atau  instansi  membutuhkan informasi untuk mendukung atau melaksanakan fungsi  manajemen selama proses administasi. Akibatnya, setiap  organisasi atau  lembaga, baik yang mencari keuntungan maupun tidak mencari keuntungan harus memiliki unit administrasi.
Pada  zaman  dulu,  informasi  bukanlah  suatu  kebutuhan  yang  mendesak.  Namun,  pada  saat  zaman sekarang informasi kini menjadi salah satu kebutuhan yang memiliki pengaruh tinggi dalam hidup manusia sehari-hari, termasuk organisasi. Informasi dalam suatu organisasi dapat memiliki dampak yang signifikan pada  berbagai  aspek,  termasuk  dalam  pengambilan  keputusan.  Hal  ini  menentukan  tercapainya  tujuan organisasi. Rekaman kegiatan pendidikan yang terekam dalam suatu arsip merupakan salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia pendidikan.
Arsip  memainkan  peran  penting  dalam  kegiatan  dokumentasi.  Mereka  berperan  sebagai  sumber informasi bagi masyarakat dan pusat memori untuk sebuah organisasi maupun institusi. Hal ini dibuktikan dengan  diberlakukannya  peraturan  perundang-undangan  tentang  kearsipan  nasional.  Perundang- undangan tentang kearsipan diatur dalam Undang-Undang Nomo 43 Tahun 2009 yang menyebutkan bahwa “Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Peran arsip penting bagi sumber informasi, sebagai bukti atau legalitas dan sebagai rujukan sejarah dalam rangka mengambil keputusan organisasi.  Sistem pengarsipan dapat efektif jika sederhana, mudah dipahami, murah, tidak memakan tempat, mudah diimplementasikan, cocok untuk organisasi, dan fleksibel (Wursanto,  1991).  Sejumlah  faktor  berperan  penting  dalam  optimalisasi  penerapan  sistem  kearsipan, menurut Nur Baso dikutip dalam (Utami, 2017). Faktor-faktor tersebut antara lain sarana dan prasarana pengarsipan dokumen, sumber daya manusia, pendanaan, dan lain-lain.
Arsip adalah  kumpulan kegiatan atau  peristiwa yang dikemas dalam berbagai  bentuk atau  media. Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam suatu lembaga, khususnya arsip statis yang merupakan arsip kadaluarsa yang berisikan informasi jangka panjang. Arsip statis memiliki data otentik yang dapat membantu  pengambilan  keputusan  dan  pengembangan  pengetahuan.  Setiap  lembaga  perguruan  tinggi wajib memiliki pusat kearsipan, hal ini disebutkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dalam pasal 27 Ayat (2).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh instansi, lembaga, atau institusi harus dikelola dengan sistem pengarsipan yang baik. Mengngat kegiatan dan tujuan organisasi berkembang sesuai tuntutan zaman dan keadaan,  demikian  pula  jumlah  atau  volume  arsip  yang  dihasilkan  dan  diterima  oleh  organisasi  ini. Diharapkan  arsip  yang  masih  memiliki  nilai  arsip  bagi  organisasi  dapat  dimanfaatkan  secara  optimal, ditemukan secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan. Hal ini dilakukan dengan sistem kearsipan yang memenuhi kebutuhan, sederhana pelaksanaannya, dan mudah pelaksanaanya.
Berdasarkan temuan penelitian dan mengingat pentingnya arsip statis bagi suatu organisasi, maka penulis ingin melakukan penelitian untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip statis di Record Centre Fakultas  Ilmu  Komunikasi  Universitas  Padjadjaran.  Fakultas  Ilmu  Komunikasi  Universitas  Padjadjaran mendirikan unit kearsipan fakultas pada tahun 2017 dan mulai aktif beroperasi di tahun 2018. Unit arsip ini dikenal dengan nama Record Centre yang menyimpan berbagai macam arsip inaktif yang berasal dari berbagai macam unit kerja di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Record Centre Fakultas Ilmu  Komunikasi  Universitas  Padjadjaran  telah  mengelola  arsip  sejak  tahun  1961  hingga  tahun  2000. Terdapat beberapa arsip yang belum diolah dikarenakan unit kearsipan ini belum lama berdiri dan sempat terkendala pandemi selama 2 tahun.

## Method
Dalam  penelitian  ini,  peneliti  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan kualitatif. Menurut (Rijali, 2019) konsep, jenis, dan deskripsi pada penelitian kualitatif didapatkan dari fakta yang diperoleh dari lapangan. Sedangkan menurut (Sugiyono, 2012), penelitian kualitatif adalah metode  penelitian  yang  berlandaskan  pada  filosofi post-positivy yang  berguna  untuk  mempelajari keadaan alamiah dan merupakan sarana penting bagi penelitian. Oleh karena itu, dari pernyataan kedua ahli tersebut  dapat disimpulkan bahwa sebuah  proses  untuk  mendapatkan data kontekstual dengan menekankan keadaan yang terjadi dan juga makna di baliknya disebut dengan penelitian kualitatif.
Peneliti  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif  dikarenakan peneliti  perlu  menjelaskan  kegiatan  pengelolaan  arsip  yang  terdapat  di Record  Centre Fakultas  Ilmu Komunikasi  Universitas  Padjadjaran.  Peneliti  menggunakan  teknik  pengumpulan  data,  yaitu  dengan wawancara mendalam untuk mengumpulkan data primer yang peneliti butuhkan. Peneliti mendapatkan jenis  data  lain  dari  penelitian  ini,  yaitu  dengan  melakukan  observasi  langsung  ke  tempat  untuk mendapatkan data sekunder. Observasi ini dilakukan karena peneliti perlu mengetahui kondisi langsung pengelolaan arsip yang dilakukan. Kemudian ada data sekunder lain sebagai penunjang yang didapatkan dari dokumen yang berkaitan dengan topik yang peneliti bawa.
Peneliti mengumpulkan data lain dengan melakukan studi literatur ( literature research ). Literatur research , yaitu penelitian kepustakaan dengan mempelajari teori-teori dari jurnal, artikel, makalah, dan
internet untuk memperoleh pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan. Metode ini memberikan gambaran tentang apa yang telah dibahas, masalah penelitian yang diajukan atau diminta, teori atau hipotesis pendukung, serta metode dan metodologi terkait. Metode penelitian studi literatur atau studi pustaka  digunakan  untuk  mencari  atau  mengumpulkan  data  penelitian  yang  didapatkan  dari  buku, internet, atau jurnal. Kemudian, data yang diperoleh dianalisis menggunakan metode analisis deskriptif. Metode  analisis  deskriptif  merupakan  sebuah  metode  yang  menggambarkan  atau  memberikan gambaran mengenai objek penelitian melalui data yang sudah dikumpulkan.
Peneliti memulai dengan membaca abstrak dari setiap penelitian untuk menentukan apakah masalah yang dibahas berkaitan dengan masalah yang akan peneliti angkat dalam penelitian. Kemudian, peneliti membuat daftar aspek yang paling penting dan relevan dari masalah penelitian. Jika informasi diperoleh dari penelitian  orang lain, peneliti akan mencatat, mengutip, dan menyertakan daftar pustaka untuk menghindari plagiarisme.

## Result and Discussion

## Penataan dan Penyimpanan Arsip
Arsip statis adalah arsip yang dapat didapatkan dan digunakan oleh publik. Arsip inaktif tekstual adalah arsip yang paling banyak dimiliki Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Arsip ini terdiri dari dokumen yang berasal dari tahun 1961 hingga tahun 2000 seperti ijazah dan transkrip nilai dan  dalam  rentang  waktu  tersebut,  arsip  telah  didata  dan  disusun  dengan  baik  di Record  Centre . Pengelolaan  arsip  di Record  Centre Fakultas  Ilmu  Komunikasi  Universitas  Padjadjaran  pada  dasarnya dilakukan  oleh  arsiparis.  Arsiparis  bertugas  untuk  mengelompokkan,  memelihara,  dan  meninjau  arsip yang disimpan di dalam Record Centre .
Arsip statis yang telah didata, kemudian dilakukan penataan dan penyimpanan yang berada di dalam ruang penyimpanan di Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Setelah masing- masing unit kerja di Fakultas Ilmu Komunikasi menyerahkan arsipnya, proses penataan dan penyimpanan arsip  dimulai.  Penataan  dan  penyimpanan  arsip  statis  inaktif  diurutkan  berdasarkan  tahun  dan ditempatkan di dalam kotak penyimpanan, kemudian disimpan ke dalam lemari penyimpanan. Arsiparis melakukan penataan dan penyimpanan arsip tersebut dibantu oleh beberapa tenaga kerja di Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran.
Untuk mengelola arsip, diperlukan suatu sistem klasifikasi arsip yang disebut juga dengan sistem indeks penyimpanan arsip, di antaranya:
1. Sistem Abjad merupakan sistem yang menggunakan urutan kode abjad dan dapat digunakan oleh instansi internal maupun instansi eksternal;
2. Sistem Numerik merupakan sistem yang menggunakan data rahasia;
3. Sistem  Geografis  merupakan  sistem  yang  menggunakan  wilayah  atau  lokasi  untuk mendistribusikan wilayah geografi secara operasional;
4. Sistem Subjek merupakan sistem yang menggunakan alfabet dalam urutan subjek;
5. Sistem Kronologi merupakan sistem yang menggunakan tanggal untuk menghitung tahun.

## Proses Temu Balik Arsip
Dalam proses temu kembali, arsip harus dikelola dengan baik agar dapat memberikan kemudahan dalam pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Proses temu kembali arsip berupa kegiatan pengambilan arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi (Muhidin et al., 2018). Proses temu kembali arsip pada Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran, dilakukan dengan dengan bantuan data dari arsip yang telah di- entry ke dalam sistem. Sistem ini sangat berguna bagi karyawan yang mencari arsip
hanya dengan menggunakan  bantuan kata kunci. Selain itu,  waktu  yang dibutuhkan untuk proses temu kembali arsip lebih  cepat dan membuat temu  kembali arsip berjalan lebih  efektif.  Akibatnya, pekerjaan karyawan dapat lebih cepat dan lebih efisien.

## Pemeliharaan Arsip
Mengingat pentingnya arsip bagi suatu lembaga, maka keberadaan arsip harus ditinjau lebih jauh. Hal ini sejalan dengan pernyaaan (Karno, 2018) bahwa “pemeliharaan arsip dilakukan secara berkala untuk mencegah  adanya  kerusakan  yang  disebabkan  oleh  berbagai  faktor.”  Kearsipan  berkaitan  erat  dengan keutuhan dan keamanan yang dilakukan dengan memelihara arsip, pemeliharaan ini dilakukan agar arsip dapat terjaga dengan baik dan terhindar dari kerusakan fisik arsip. Akibatnya akses ke ruangan arsip sangat dibatasi  untuk  menjaga  integritas  dan  menjaga  keamanan  arsip.  Selain  itu,  akan  dilakukan  penyustan terhadap  arsip  yang  tidak  lagi  terpakai  dan  dimasukan  dalam  jadwal  retensi  arsip  untuk  kemudian dimusnahkan. Pemusahan dapat dilakukan dengan cara dibakar atau digunakan alat bantu seperti mesin pencecah oleh petugas arsip.
Pemeliharaan  arsip  statis  inaktif  yang  dilakukan  di Record  Centre Fakultas  Ilmu  Komunikasi Universitas Padjadjaran telah berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh ruang penyimpanan yang sudah berAC,  sehingga  membuat  tingkat  debu  sangat  rendah,  dan  pembersihan  menggunakan  kemoceng dilakukan secara rutin. Pemeliharaan arsip tidak menggunakan alat berat seperti penyedot debut. Setiap ruangan arsip  memiliki kunci, sehingga hanya karyawan yang memiliki  wewenang dan tanggung jawab untuk  mengakses  ruangan  arsip  tersebut  sajalah  yang  dapat  menjangkaunya.  Hal  ini  membantu  untuk memastikan keamanan isi dan arsip fisik.

## Penyusutan Arsip
Arsip  yang  telah  didepresiasi  akan  dimusnahkan,  diserahkan,  atau  dipindahkan.  Biasanya  arsip yang dimusnahkan adalah arsip statis yang tidak memiliki nilai  sejarah dan tidak permanen. Sedangkan arsip  yang  akan  diserahkan  merupakan  arsip  yang  tidak  lagi  dibutuhkan  dalam  kehidupan  sehari-hari penciptanya, tetapi berisi informasi penting atau memiliki nilai sejarah, seperti data dari dekan yang pernah menjabat di Fakultas Ilmu Komunikasi. Kemudian, untuk arsip yang akan diserahkan adalah arsip statis yang telah kadaluarsa, tetapi sewaktu-waktu dapat digunakan kembali, kemudian arsip tersebut  beralih dari arsip aktif menjadi arsip inaktif.
Kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran adalah pemindahan arsip yang tidak memiliki nilai guna sejarah ke Badan LKPT. Selain itu juga arsip akan dimusnahkan dengan mengajukan JRA atau Jadwal Retensi Arsip yang menentukan kapan arsip harus dimusnahkan dan kapan arsip inaktif harus dipindahkan ke Record Centre dari tiap-tiap Unit Kerja Fakultas Ilmu Komunikasi Universitad Padjadjaran.

## Fasilitas Kearsipan
Kebutuhan yang sangat diperlukan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan dalam suatu kerja sama  dalam  organisasi  atau  instansi  di  dalam  perkantoran  adalah  fasilitas.  Fasilitas  memiliki  peranan penting untuk memudahkan dan melancarkan di dalam suatu kegiatan. Adanya fasilitas yang memumpuni untuk kegiatan kearsipan akan menunjang kemudahan dalam melaksanakan pengelolaan arsip inaktif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran sudah memiliki fasilitas yang cukup, di mana terdapat ruang penyimpanan arsip statis inaktif yang  dimiliki.  Dokumen-dokumen  juga  telah  disimpan  ke  dalam  boks  khusus  arsip  dan  telah dikelompokkan berdasarkan tahun dokumen tersebut. Adapun beberapa alat-alat kearsipan pada Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran seperti buku agenda, formulir layanan arsip, map,
lemari besi, komputer, dan printer . Selain itu, ruangan penyimpanan arsip juga telah disediakan AC sehingga meminimalisir debu yang masuk dan kebersihan dari arsip tetap terjaga.
Fasilitas  kearsipan  yang  disediakan  oleh Record  Centre Fakultas  Ilmu  Komunikasi  Universitas Padjadjaran  dapat  memenuhi  kebutuhan  dalam  menunjang  pengelolaan  arsip.  Namun,  perlu  perhatian lebih dari segi kuantitas dan kualitas fasilitas. Secara kuantitas, sarana kearsipan kurang memadai, misalnya tidak  adanya  alat  pengukur  kelembaban  dan  alat  alih  media  terbaru  yang  dibutuhkan,  tetapi  belum disediakan oleh Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran.

## Hambatan
Terdapat beberapa faktor yang menghambat pengelolaan arsip dalam Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Kendala seperti waktu, sumber daya, dan dana yang terbatas menjadi hal yang dikorbankan untuk mengutamakan hal lain yang lebih mendesak, padalah pengelolaan arsip juga tidak kalah penting untuk diperhatikan.
Arsip-arsip sejak berdirinya Fakultas Ilmu Komunikasi banyak yang masih harus diseleksi kembali untuk mengetahui apakah masih ada dokumen penting yang belum terdeteksi. Berdirinya Record Centre Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran yang masih tergolong baru dan unit kearsipan ini yang baru aktif sekitar 2 tahun akibat pandemi, membuat banyaknya arsip belum bisa dikelola dengan maksimal.

## Conclusion
Berdasarkan  penelitian  mengenai  pengelolaan  arsip  statis  yang  dilakukan  di Record  Centre Fakultas  Ilmu  Komunikasi  Universitas  Padjadjaran,  dapat  disimpulkan  bahwa  pengelolaan  arsip  yang berjalan dengan cukup baik. Penyimpanan dan penataan arsip dilakukan dengan menempatkan arsip ke dalam  boks  dan  ruangan  khusus.  Arsip  yang  dimiliki  oleh Record  Centre Fakultas  Ilmu  Komunikasi umumnya hanya digunakan untuk kepentingan internal lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi Unpad dan jarang  disuguhkan  kepada  masyarakat  umum.  Pemeliharaan  arsip  meliputi  pengarsipan  arsip  inaktif, penataan dan penyimpanan arsip statis inaktif, dan alih media arsip. Namun, untuk mencapai hasil terbaik, beberapa  aspek  pengelolaan  harus  diperbaiki  dan  ditingkatkan.  Seperti  penambahan  sumber  daya manusia yang lebih berpengalaman dalam bidangnya, selain itu fasilitas penunjang dalam pengelolaan dan pemeliharaan arsip yang harus ditingkatkan. Dana yang terbatas membuat arsiparis belum mengajukan kembali sarana dan prasarana yang lebih memumpuni untuk menunjang proses pengelolaan arsip.

## References
Indonesia. (2009). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
Karno,  A.  (2018).  Implementasi  Sistem  Penataan  Arsip  di  Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Pekan  Baru. IJIEM: Kajian Teori Dan Hasil Penelitian Pendidikan , 1 (1), 43 – 67.
Muhidin,  S.  A.,  Winata,  H.,  &  Santoso,  B.  (2018).  Pengelolaan  Arsip  Digital. Junral  Pendidikan  Bisnis  & Manajemen , 2 (3), 178 – 183. http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/view/1708
Rijali,  A.  (2019).  Analisis  Data  Kualitatif. Alhadharah:  Jurnal  Ilmu  Dakwah , 17 (33),  81. https://doi.org/10.18592/alhadharah.v17i33.2374
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Utami, R. T. (2017). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik) Pada Politeknik Lp3I Jakarta Kampus Cimone. Jurnal Lentera Bisnis , 2 (1), 189 – 236. https://plj.ac.id/ojs/index.php/jrlab/article/view/125 Wursanto, I. (1991). Kearsipan .