## SISTEM  INFORMASI  DAN  PENGELOLAAN  DISPOSISI SURAT  PERINTAH  PERJALANAN  DINAS  PADA  DINAS LINGKUNGAN HIDUP KABUPATEN NGANJUK
Agustiani Nur Azizah 1 , Rengga Asmara 2 , Wiratmoko Yuwono 3
1,2,3 Departemen Teknik Informatika dan Komputer, Politeknik Elektronika Negeri Surabaya; Jalan Raya ITS, Keputih, Sukolilo, Surabaya, 60111; Telp. (031) 594 7280, Fax. (031) 594 6114; Email: agustianinur15@gmail.com 1 , rengga@pens.ac.id 2 , moko@pens.ac.id 3
Riwayat artikel: Received: 3 Juli 2023 Accepted: 30 Juli 2023
Published: 1 Agustus 2023

## Keywords:
Laravel, Information Systems, Official Travel Warrant, SPPD, Website.
Corespondent Email: rengga@pens.ac.id
© 2023 JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan). This article is an open-access article distributed under the terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY NC)
Abstrak. Dalam era digitalisasi saat ini, banyak instansi pemerintahan daerah telah beralih ke sistem komputerisasi untuk pengolahan data. Namun, masih ada beberapa instansi pemerintahan daerah yang menghadapi kendala dalam pengelolaan data, terutama dalam hal pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas.  Masalah  yang  dihadapi  adalah  kurangnya  sistem  yang  efisien  dan terintegrasi untuk pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas di kantor Dinas Lingkungan  Hidup  Kabupaten  Nganjuk.  Penggunaan  metode  manual dalam pengelolaan  data  ini  memerlukan  waktu  dan  upaya  yang  lebih  besar,  yang dapat menghambat efisiensi dan akurasi proses administrasi. Untuk mengatasi masalah  dari  studi  kasus  tersebut,  penelitian  ini  akan  merancang  dan membangun  sebuah  sistem  informasi  yang  dapat  membantu  petugas  dalam pengelolaan  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas.  Sistem  ini  akan  dirancang berbasis komputer dengan tujuan untuk mengotomatisasi proses administrasi dan  meningkatkan  efisiensi  dalam  pengelolaan  Surat  Perintah  Perjalanan Dinas.  Metode  yang  akan  digunakan  dalam  penelitian  ini  meliputi  analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, pengembangan perangkat lunak, dan pengujian. Diharapkan hasil dari penelitian ini akan memberikan solusi yang efektif dan efisien bagi dalam pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas, sehingga  dapat  meningkatkan  produktivitas  dan  kualitas  layanan  yang diberikan .
Abstract. In  this  digitalization  era,  many  local  government  agencies  have turned to computerized systems for data processing. However, there are still several local government agencies that face problems in data management, especially in terms of managing official travel orders. The problem faced is the lack of an efficient and integrated system for the management of Official Travel Orders at the Nganjuk Regency Environmental Service office. The use of manual methods in data management requires more time and effort, which can  hamper  the  efficiency  and  accuracy  of  administrative  processes.  To overcome the problem from the case study, this research will design and build an  information  system  that  can  assist  officers  in  managing  Official  Travel Orders.  This  system  will  be  designed  on  a  computer  basis  with  the  aim  of automating administrative  processes  and  increasing  efficiency  in  managing Official Travel Orders. The methods to be used in this study include system requirements analysis, system design, software development, and testing. It is hoped  that  the  results  of  this  research  will  provide  effective  and  efficient solutions for managing business travel orders, so as to increase productivity and the quality of services provided.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  yang  semakin pesat  pada  saat  ini  berdampak  besar  kepada salah  satunya  bidang  informasi,  tak  terkecuali pada  pengelolaan  data  dengan  memakai perangkat  komputer.  Komputer  merupakan sebuah  perangkat  elektronik  yang  saat  ini banyak  digunakan  oleh  masyarakat,  komputer dinilai sangat efektif digunakan untuk menginputkan data serta mengolahnya. Seiring berjalannya  waktu  dan  teknologi  pastinya diperlukan  sebuah  sistem  informasi  untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut.  Sistem  informasi  merupakan  sebuah sistem  untuk  mengolah  data  yang  terdapat informasi didalamnya dan setelah diolah maka terbentuklah  informasi  baru  yang  nantinya dapat dijadikan sebagai acuan dalam mengambil sebuah keputusan (Abdi, Amrullah,
& Mangero, 2018).[1]
Saat  ini  masih  terdapat  beberapa  instansi dinas  yang  belum  memiliki  sistem  informasi, salah  satunya  sistem  informasi  pengelolaan surat  perintah  perjalanan  dinas.  Surat  Perintah Perjalanan  Dinas  (SPPD)  adalah  surat  tugas kepada  Pejabat  Negara,  Pegawai  Negeri  Sipil dan Pegawai Tidak Tetap untuk melaksanakan perjalanan dinas.[2]
Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Nganjuk  adalah  salah  satu  instansi  dinas  yang merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di  bidang  Lingkungan  Hidup  pada  Kabupaten Nganjuk.  Dari  hasil  wawancara  kepada  salah satu  karyawan  Dinas  Lingkungan  Hidup Kabupaten Nganjuk terdapat hasil bahwa pada dinas  tersebut  belum  memiliki  sebuah  sistem informasi  yang  mengolah  mengenai  surat perintah perjalanan dinas yang efektif. Saat ini proses dan pengelolaan surat perjalanan dinas di Dinas  Lingkungan  Hidup  Kabupaten  Nganjuk masih  dilakukan  secara  manual  dan  hanya dengan  bantuan  aplikasi microsoft  office , sehingga  untuk  menghasilkan  laporan  dirasa masih belum efektif dan relatif lama. Tentu saja, jika  kondisi  tersebut  tetap  dipertahankan, Bagian Administrasi Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten  Nganjuk  dapat  kesulitan  untuk mengelola kegiatan perjalanan dinas.
Dari permasalahan di atas dapat disimpulkan bahwa  lingkup  Dinas  Lingkungan  Hidup Kabupaten  Nganjuk  memerlukan  sebuah Sistem  Informasi  dan  Pengelolaan  Disposisi Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  yang  dapat
membantu  dalam  proses  pembuatan  Surat Perintah  Perjalanan  Dinas  di  Kantor  Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Nganjuk.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  adalah surat perintah untuk pergi ke daerah lain demi tugas  kerja.  Surat  ini  merupakan  bentuk  izin bagi  pegawai  atau  pemegang  jabatan  untuk berada  di  lokasi  lain  dalam  jangka  waktu tertentu. Dengan surat ini, pegawai bisa pergi ke daerah  lain  demi  pekerjaan  tanpa  dianggap membolos.  Surat  ini  juga  berfungsi  sebagai tanda  izin  formal  untuk  melakukan  kegiatan tertentu di tempat lain terkait pekerjaan. Orang yang  akan  bertugas  biasanya  juga  wajib membawa  surat  ini  sebagai  bukti  penggunaan anggaran. Surat Perintah Perjalanan Dinas juga merupakan bukti pertanggungjawaban. Karena memberangkatkan  pegawai  ke  daerah  lain merupakan  bentuk  pengeluaran,  perusahaan harus memiliki dokumen pendukung yang kuat. Dengan  surat  izin,  kontribusi  pegawai  akan tercatat di perusahaan walau harus meninggalkan kantor selama beberapa lama.[3]

## 2.2 Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  seperangkat komponen
yang terintegrasi untuk mengumpulkan,  menyimpan,  dan  memproses data  dan  untuk  menyediakan  informasi, pengetahuan,  dan  produk  digital.  Perusahaan, bisnis,  organisasi  dan  instansi  pemerintah mengandalkan sistem informasi untuk menjalankan  dan  mengelola  operasi  mereka, berinteraksi  dengan  pelanggan  dan  pemasok mereka,  dan  bersaing  di  pasar.  Bahkan  sistem informasi digunakan untuk menjalankan rantai pasokan antar organisasi/perusahaan dan pasar elektronik. Misalnya, perusahaan menggunakan sistem  informasi  untuk  memproses  akun keuangan,  untuk  mengelola  sumber  daya manusia  mereka,  dan  untuk  menjangkau pelanggan  potensial  mereka  dengan  promosi online. Banyak perusahaan besar saat ini telah dibangun  seluruhnya  dengan  menggunakan sistem informasi.
Pada  dasarnya  sistem  informasi  dapat digunakan  untuk  tujuan  umum  atau  khusus. Sistem  informasi  tujuan  umum  lebih  berfokus pada penyediaan layanan umum untuk berbagai kegunaan.  Contoh  dari  sistem  informasi
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577 eISSN: 2830-7062
tersebut  adalah  sistem  manajemen  basis  data dimana  perangkat  lunak  ini  membantu mengatur dan menganalisis bentuk umum data. Penerapannya yang paling umum seperti rumus dapat  digunakan  pada  data  untuk  memperoleh berbagai kumpulan data, memberikan wawasan tentang  tren  pembelian  untuk  jangka  waktu tertentu.  Namun,  sistem  informasi  khusus dibangun untuk proses spesifik perusahaan atau bisnis dimana sistem ini hanya akan melakukan tugas-tugas  tertentu  yang  telah  diprogram saja.[4]

## 2.3 Laravel
Laravel adalah  satu-satunya framework PHP yang menjadi bahasa pemrograman yang sangat  dinamis. Laravel diluncurkan  sejak tahun 2011 dan mengalami pertumbuhan yang cukup  eksponensial.  Di  tahun  2015, Laravel adalah framework yang paling banyak mendapatkan  bintang  di Github .  Sekarang framework ini menjadi salah satu yang populer di dunia, tidak terkecuali di Indonesia. Laravel fokus di bagian end-user [5] , yang berarti fokus pada  kejelasan  dan  kesederhanaan,  baik penulisan maupun tampilan, serta menghasilkan fungsionalitas aplikasi web yang bekerja  sebagaimana  mestinya.  Hal  ini membuat developer maupun perusahaan menggunakan framework ini untuk membangun apa  pun,  mulai  dari  proyek  kecil  hingga  skala perusahaan kelas atas.
Laravel mengubah pengembangan website menjadi  lebih  elegan,  ekspresif,  dan menyenangkan, sesuai dengan jargonnya “ The PHP Framework For Web Artisans” . Selain itu, Laravel juga mempermudah proses pengembangan website dengan bantuan beberapa  fitur  unggulan,  seperti Template Engine, Routing, dan Modularity [6][7][8].

## 2.4   Penelitian Terkait
Penelitian  terkait  pertama  yaitu  oleh Widia  Wulandari  [10]  dengan  judul  Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Perjalanan Dinas Berbasis Web (Studi Kasus: LLDIKTI wilayah X). Penelitian ini merancang aplikasi administrasi  perjalanan  dinas  yang  diharapkan dapat  membantu  pembuatan  SPPD  berbasis web dengan menggunakan Framework
CodeIgniter di LLDIKTI Wilayah X.
CodeIgniter merupakan  suatu framework  php bersifat open  source serta  memakai  tata  cara
MVC (Model, View, Controller) agar mempermudah pengembang ataupun programmer  untuk  menciptakan  suatu  sistem berbasis web tanpa mesti menciptakannya dari awal.
Penelitian terkait kedua yaitu oleh Dinda Lestarini dengan judul Pengembangan Aplikasi Pengelolaan  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas Berbasis Web PT.  Bukit  Asam  Tbk.  Dalam penelitian  ini  dirancang  dan  dibangun  aplikasi mengenai SPPD menggunakan Bahasa pemrogramam PHP , database dibuat  dalam format SQL . SQL merupakan  sebuah  bahasa ( language )  yang  digunakan  untuk  mengakses data  di  dalam  sebuah database relasional. Hingga saat ini hampir seluruh server database atau software database mengenal dan mengerti bahasa SQL karena mudah dipahami dan cepat dalam penggunaan. Sehingga setiap saat  dapat dipanggil data-datanya dengan cepat.

## 3. METODE PENELITIAN

## 3.1. Kerangka Kerja Penelitian
Dalam penelitian ini adapun kerangka kerja utamanya seperti berikut :

## Gambar 1 Alur Penelitian
Dalam penelitian ini, terdapat beberapa tahapan yang dilakukan, antara lain:
1. Observasi dan Studi Literatur Penulis  menggunakan  metode  observasi dan  studi  literatur  untuk  mengumpulkan  data dan  informasi  mengenai  permasalahan  yang ada.  Observasi  dan  wawancara  dilakukan dengan mengamati secara langsung aktivitas di DLHK Nganjuk.
2. Analisa Kebutuhan Sistem Pada  tahap  ini,  dilakukan  analisis kebutuhan sistem untuk menentukan spesifikasi yang  diperlukan  oleh  sistem.  Tujuan  dari analisis  ini  adalah  untuk  memahami  secara mendalam kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dirancang.
3. Perancangan dan Pengujian
Hasil  dari  analisis  sistem  yang  telah dilakukan  akan  digunakan  dalam  proses perancangan  perangkat  lunak.  Pada  tahap  ini, sistem  akan  direncanakan  secara  detail  dan kemudian  diuji  untuk  memastikan  bahwa aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini menghasilkan sebuah rancangan sistem informasi. Berikut rancangan system informasi yang dihasilkan.

## 4.1. Use Case Diagram
Berikut merupakan rancangan use case diagram yang digunakan dalam penelitian ini.

## Gambar 2 Use Case Diagram
Pada  sistem  informasi  ini  terdapat  4  actor yaitu  sekretaris,  bendahara,  kepala  dinas,  dan staff. Actor sekretaris dapat melakukan CRUD data  master  dan  menambahkan  data  surat masuk.  Untuk  actor  kepala  dinas  dapat melakukan verifikasi SPPD dan menambahkan disposisi. Sementara actor staff dapat melakukan  CRUD  SPPD,  laporan  perjalanan dinas, dan kwitansi. Dan actor bendahara dapat melakukan  verifikasi  laporan,  SPPD,  dan kwitansi.

## 4.2. Activity Diagram
Berikut adalah activity diagram dari sistem yang akan dibangun.

## Gambar 3 Activity Diagram
Gambar di atas menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh pengguna dalam berinteraksi dengan sistem.

## 4.3. Desain Database
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577 eISSN: 2830-7062
Pada gambar di atas menunjukkan bahwa terdiri dari beberapa tabel dan beberapa atribut yang  digunakan  untuk  menampung  data  pada sistem informasi ini.

## Implementasi
Setelah  melakukan  perancangan  pada penelitian  ini,  penulis  selanjutnya  mencoba menerapkan beberapa tampilan.

## Tampilan Login
Halaman  login  ini  bisa  diakses  oleh semua  role.  Setiap  role  dapat  login  ke  dalam system  dengan  memasukkan  email  dan password  yang  sudah  dibuat  dan  tersimpan  di database.

## Gambar 5 Halaman Login
Setelah berhasil login, maka system akan menampilkan  dashboard  setiap  role.  Namun, jika  gagal  maka  sistem  akan  meminta  user memasukkan email dan password Kembali.

## Halaman Dashboard Sekretaris

## Gambar 6 Halaman Dashboard Sekretaris
Gambar  di  atas  menunjukkan  halaman dashboard  aplikasi  SI-SPPD  untuk  role sekretaris.

## Halaman Dashboard Kepala Dinas

## Gambar 7 Halaman Dashboard Kepala Dinas
Gambar di atas menunjukkan halaman dashboard aplikasi SI-SPPD untuk  role kepala dinas.

## Halaman Dashboard Staff

## Gambar 8 Halaman Dashboard Staff
Gambar di atas menunjukkan halaman dashboard aplikasi SI-SPPD untuk role staff.

## Halaman Dashboard Bendahara

## Gambar 9 Halaman Dashboard Bendahara
Gambar di atas menunjukkan halaman dashboard  aplikasi  SI-SPPD  untuk  role bendahara.

## Halaman Fitur Surat Masuk

## Gambar 10 Halaman Fitur Surat Masuk
Gambar  di  atas  menunjukkan  halaman fitur surat masuk aplikasi SI-SPPD untuk pada role sekretaris.

## Halaman Fitur Disposisi

## Gambar 11 Halaman Fitur Disposisi
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur disposisi aplikasi SI-SPPD untuk pada role kepala dinas.

## Halaman Fitur SPPD

## Gambar 12 Halaman Fitur SPPD
Gambar  di  atas  menunjukkan  halaman fitur  sppd  aplikasi  SI-SPPD  untuk  pada  role staff.

## Halaman Fitur Laporan

## Gambar 13 Halaman Fitur Laporan
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur laporan aplikasi SI-SPPD untuk pada role staff.

## Halaman Fitur Kwitansi

## Gambar 14 Halaman Fitur Kwitansi
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur kwitansi aplikasi SI-SPPD untuk pada role staff.

## Halaman Fitur Pengeluaran

## Gambar 15 Halaman Fitur Pengeluaran
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur pengeluaran aplikasi SI-SPPD untuk pada role staff.
JITET (Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan) pISSN: 2303-0577 eISSN: 2830-7062

## Halaman Fitur Verifikasi SPPD

## Gambar 16 Halaman Fitur Verifikasi SPPD
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur  verifikasi  sppd  aplikasi  SI-SPPD  untuk pada role kepala dinas.

## Halaman Fitur Verifikasi Laporan

## Gambar 17 Halaman Fitur Verifikasi Laporan
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur verifikasi laporan aplikasi SI-SPPD untuk pada role bendahara.

## Halaman Fitur Verifikasi Kwitansi

## Gambar 18 Halaman Fitur Verifikasi Kwitansi
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur verifikasi kwitansi aplikasi SI-SPPD untuk pada role bendahara.

## Halaman Fitur Verifikasi Pengeluaran

## Gambar 19 Halaman Fitur Verifikasi Pengeluaran
Gambar di atas menunjukkan halaman fitur verifikasi pengeluaran aplikasi SI-SPPD untuk pada role bendahara.

## 5. KESIMPULAN
a. Setelah melakukan keseluruhan tahapan  mulai  dari  rancangan  hingga pengujian,  maka  dapat  diaambil kesimpulan  bahwa  sistem  berjalan dengan baik, dengan rincian : 1. Fitur sekretaris
Login,  menambah  data  master,
mengedit  data  master,  menghapus data  master,  menambah  data  surat masuk,  dan  menghapus  data  surat masuk  telah  berjalan  dengan  baik dan sesuai skenario.
2. Fitur kepala dinas
Login, data surat masuk, menambahkan data disposisi, menghapus  data  disposisi,  dan verifikasi  sppd  telah  berjalan dengan baik dan sesuai skenario. 3. Fitur staff Login, data disposisi, menambahkan sppd, mengedit sppd, menghapus sppd, mendownload sppd, menambahkan laporan, menghapus laporan, menambahkan  kwitansi,  mengedit kwitansi,  menghapus  kwitansi, menambahkan pengeluaran, mengedit pengeluaran, dan
menghapus pengeluaran telah berjalan  dengan  baik  dan  sesuai skenario.
4. Fitur bendahara Login, memverifikasi laporan yang diajukan,  memverifikasi  kwitansi yang  diajukan,  dan  memverifikasi pengeluaran  yang  diajukan  telah berjalan  dengan  baik  dan  sesuai scenario
b. Berdasarkan  hasil  pengujian  yang sudah  dilakukan  oleh  penulis,  sistem informasi pengelolaan surat ini tentunya  masih  memiliki  kekurangan dan  kelemahan  sehingga  disarankan untuk melakukan pengembangan atau perbaikan terhadap sistem yang sudah dibangun. Untuk pengembangan perbaikan mendatang, maka disarankan untuk memperbaiki desain tampilan  agar  mudah  digunakan  oleh user, membuat fitur untuk menampilkan  dashboard  visualisasi per bulan/per tahun mengenai banyaknya surat masuk, tujuan disposisi  surat,  pengeluaran  anggaran dan lain sebagainya agar bisa dimanfaatkan  untuk  monitoring  & evaluasi kegiatan, serta membuat fitur inputan rekening.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada pihak-pihak  terkait  yang  telah  memberi dukungan terhadap penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A. Zikran, "Sistem Informasi Pengelolaan Surat Perintah  Perjalanan  Dinas  Berbasis  Website (Studi  Kasus  di  Kantor  DPM-PTSP  Kabupaten Kampar)," Skripsi, Universitas Islam Indonesia,
Yogyakarta, 2021.
[2]  Kementerian  Keuangan  Republik  Indonesia,
"Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia," [Online]. Tersedia: [https://jdih.kemenkeu.go.id/fulltext/2003/7~K
MK.02~2003Kep.HTM#:~:text=Surat%20Perin tah%20Perjalanan%20Dinas%20], [Diakses
pada 27 Oktober 2022].
[3] Integra Solusi, "Memahami Isi dan Format Surat
Perjalanan Dinas," [Online]. Tersedia: [https://integrasolusi.com/blog/memahami-isi- dan-contoh-format-surat-perjalanan-dinas/],
[Diakses pada 11 April 2023].
[4]  Idcloudhost,  "Pengertian  Sistem  Informasi, Fungsi,  Komponen  dan  Contohnya,"  [Online]. Tersedia: [https://idcloudhost.com/sistem- informasi-adalah/],  [Diakses  pada  11  April 2023].
[5]  Yasin,  "Laravel  Framework:  Pengertian, Keunggulan  &  Tips  untuk  Pemula,"  [Online]. Tersedia:
[https://www.niagahoster.co.id/blog/laravel- adalah/#Apa_itu_Laravel],  [Diakses  pada  11 April 2023].
[6]  M.  Haekal,  "Bootstrap:  Pengertian,  Kegunaan, Kelebihan,  dan  Kekurangannya,"  [Online]. Tersedia:
[https://www.niagahoster.co.id/blog/bootstrap- adalah/#Apa_Itu_Bootstrap],  [Diakses  pada  11 April 2023].
[7]  Biznet  Gio,  "Mengenal  Apa  itu  phpMyAdmin, Fungsi,  Fitur,  Hingga  Cara  Install,"  [Online]. Tersedia:
[https://www.biznetgio.com/news/apa-itu- phpmyadmin], [Diakses pada 11 April 2023].
[8]  Biznet  Gio,  "XAMPP:  Definisi,  Fungsi,  dan Penerapannya," [Online]. Tersedia: [https://www.biznetgio.com/news/apa-itu- xampp], [Diakses pada 11 April 2023].
[9]  D.  Diah  dan  S.  Juanita,  "Rancangan  Sistem Informasi Perjalanan Dinas Berbasis Web Studi Kasus:  Direktorat  Jenderal  Sumber  Daya  dan Perangkat Pos dan Informatika," Jurnal IDEALIS, vol. 1, no. 4, hal. 218-223, 2018.
[10]  W.  Wulandari  dan  K.  Budayawan,  "Ancang Bangun Aplikasi Administrasi Perjalanan Dinas Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  LLDIKTI  wilayah X),"  Jurnal  Vocational  Teknik  Elektronika  dan Informatika, vol. 9, no. 2, hal. 91-97, 2021.