## PERANCANGAN APLIKASI PENGELOLAAN ASET BARANG INVENTARIS SDN MAKASAR 05 PAGI JAKARTA TIMUR

## Muhamad Nur Witama
Program Studi Informatika, Universitas Indraprasta PGRI nur.witama@kumparan.com

## Abstrak
Teknologi informasi yang bergerak dalam bidang pengelolaan aset atau sistem informasi manajemen, aset merupakan salah satu sistem yang banyak digunakan oleh perusahaan termasuk sekolahan. SDN Makasar  05  Pagi  salah  satu  sekolah  yang  belum  menggunakan  sistem  komputerisasi  salah  satunya pengelolaan  aset  barang  sehingga  menyulitkan  petugas  untuk  memberikan  informasi  secara  lengkap dan akurat. Tujuan penelitian ini untuk merancang sebuah sistem aplikasi data aset dan laporan data aset dengan menggunakan bahasa pemrograman java dan metode grounded research untuk melakukan pengumpulan data dan analisis data dalam waktu yang bersamaan. Hasil sistem yang dibangun dapat mempermudah  dalam  proses  pendataan  aset  sehingga  lebih  mudah  dalam  pencarian  data  yang diperlukan dan dapat membantu kinerja petugas tata usaha sehingga lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci : Perancangan, Pengelolaan Aset Barang, Inventaris, Java, MySQL

## Abstract
Information  technology  which  is  engaged  in  asset  management  or  asset  management  information systems is one system that is often used by companies including schools. SDN Makasar 05 Pagi one of the schools that has not used a computerized system, one of which is the management of goods assets, making it difficult for officers to provide complete and accurate information. The purpose of this study is to design an asset data application system and asset data report using java programming language and  grounded  research  methods.  The  results  of  the  system  built  can  facilitate  the  process  of  data collection so that it is easier to find the data needed and can help the performance of administrative officers so that it is more effective and efficient.
Key Words : Designing, Managing assets, Inventory, Java, MySQL
1. PENDAHULUAN
Latar Belakang Implementasi Sistem Pengelolaan Manajemen  Aset  pada  hakekatnya  adalah upaya  untuk  tertib  dokumen  dan  tertib administrasi. Tertib dokumen aset berkaitan  dengan  upaya  penyediaan  dan pendataan  data-data  atau  dokumen  yang menyertai  keberadaan  aset,  sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya  membangun  prosedur  pengelolaan aset  mulai  saat  pengadaan,  penerimaan, perubahan  data,  hingga  penghapusan  aset. Bagi  sekolah  pengelolaan  aset  sekolah sangatlah penting. Pengelolaan aset sekolah yang baik tentunya dapat meningkatkan
kualtitas pendidikan.
Berdasarkan Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Pasal 4 Ayat 2 [5] menyatakan
bahwa pengelolaan aset atau barang daerah meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran,  pengadaan,  penerimaan, penyimpanan dan penyaluran, penggunaan, penatausahaan,  pemanfaatan,  pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian, pembiyaan, dan tuntutan ganti rugi.
SDN  Makasar  05  Pagi  merupakan  salah satu  sekolah  negeri  yang  berada  di  Jl. Pusdiklat RT. 010/005 Kelurahan Makasar Jakarta Timur. Permasalahan yang terdapat pada SDN Makasar 05 Pagi Jakarta Timur yaitu  untuk  pengolahan  data  aset  barang yang  belum  menggunakan  sistem  khusus yang  terkomputerisasi,  salah  satunya pengelolaan  aset  barang  dalam  hal  ini
pihak  sekolah  masih  menggunakan  sistem manual yaitu pencatatannya masih menggunakan buku besar yang penataannya masih  belum  teratur sehingga menyulitkan bagi petugas
untuk memberikan  informasi  secara  lengkap  dan akurat.
Pengelolaan  seperti  ini  menyebabkan kurang maksimalnya pengelolaan data dan pelaporan aset yang ada. Beberapa masalah yang  terjadi  yaitu  sulitnya  bagian  sarana dan  prasarana  dalam  proses  pembuatan laporan manajemen aset. Pembuatan laporan  membutuhkan  waktu  yang  cukup lama  karena  petugas  harus  mengecek kembali  data  barang  tersedia  dan  data kondisi  barang  yang  sudah  rusak  maupun membutuhkan maintenance dengan membuka kembali berkas-berkas yang ada. Resiko  kehilangan  data  pun  cukup  tinggi, hal  ini  dikarenakan  setelah  melakukan pencatatan  data  barang  di  buku,  petugas biasanya  tidak  langsung  menginputkannya ke  dalam  komputer.  Akibatnya  jika  terjadi kehilangan  buku  maka  hilang  pula  semua data  aset  yang  ada.  Maka  perlu  adanya suatu  sistem  terkomputerisasi  pengelolaan data  aset  sekolah  yang  terdapat  di  SDN Makasar 05 Pagi Jakarta Timur.

## Tujuan Penelitian
Untuk  merancang  dan  membuat  sebuah sistem  aplikasi  pengelolaan  aset  barang pada SDN Makasar 05 Jakarta Timur yang awalnya masih menggunakan proses manual  menjadi  sebuah  sistem  yang  lebih cepat,  modern,  dan  lebih  mudah  dalam penggunaannya dengan menggunakan bahasa pemrograman Java.

## Manfaat Penelitian
Manfaat  yang  diharapkan  akan  diperoleh dari  penelitian  ini  adalah  sebagai  berikut: Penelitian  ini  memberikan  manfaat  untuk peneliti  yaitu menambah pengetahuan dan wawasan  baik  teori  maupun  praktek melalui  sistem  pengelolaan  aset  barang; dan  Memberikan  kemudahan  serta  dapat
mempercepat  dalam  proses  pendataan  aset dan laporan data aset.

## 2. METODE PENELITIAN

## Rancangan Sistem
Rancangan sistem bertujuan untuk merancang  aplikasi  yang  akan  dibuat  agar dapat diimplementasikan dengan kebutuhan  pengguna  yaitu  SDN  Makasar 05 Pagi Jakarta Timur.

## Teknik Pengumpulan Data
Penelitian ini menggunakan metode grounded  research yang  bertujuan  untuk mengetahui  proses  perancangan  sistem pengelolaan barang yang dilakukan selama ini.  Teori. Grounded  Research adalah sebuah  metodologi  penelitian  kualitatif yang  menekankan  penemuan  teori  dari daata  observasi  empirik  di  lapangan dengan metode induktif  (menemukan teori dari  sejumlah  data),  generatif  yaitu penemuan atau konstrukti teori menggunakan data sebagai evidensi, konstruktif  menemukan  konstruksi  teori atau  kategori  lewat  analisis  dan  proses mengabstraksi, dan subjektif, yaitu merekonstruksi  penafsiran  dan  pemaknaan hasil penelitian berdasarkan konseptualisasi  masyarakat  yang  dijadikan subjek studi [7]. Tujuan pertama adalah untuk merasionalisasi  teori  yang  didasarkan, diproses, dan dikembangkan melalui kegiatan pengolahan data selama penelitian proses  berlangsung.  Kedua,  merumuskan logika  dan  karakteristik  grounded  theory sedangkan  tujuan  ketiga  adalah  untuk melegitimasi  penelitian  kualitatif  [1]. Dengan  metode  ini,  penulis  melakukan pengumpulan  data  dan  analis  data  dalam waktu yang bersamaan. Sehingga perancangan  aset  barang  yang  dibuat berdasarkan  fakta  yang  ada  di  lapangan. Data yang dikumpulkan dengan kebutuhan sistem yang akan dirancang.
Metode pengumpulan data  yang dilakukan oleh  penulis  untuk  mendapatkan  data-data serta informasi untuk mendukung penyempurnaan  hasil  dari  penelitian  ini antara lain:
a.. Studi Kepustakaan b. Studi Lapangan
c.. Teknik Observasi
d. Dokumentasi
Langkah-Langkah Pengembangan Sistem Adapun langkah-langkah dalam
pengembangan perancangan sistem informasi  pengelolaan  barang  pada  SDN Makasar  05  Pagi  Jakarta  Timur  sebagai berikut:
1. Analisa Kebutuhan Sistem
Analisa  sistem  dapat  diartikan  sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada,  dengan  menganalisa  jabatan  dan uraian tugas ( business users ), proses bisnis ( business  process ),  ketentuan  atau  aturan ( business  rule ),  masalah  dan  mencari solusinya  ( business  problem  and  business solution ),  dan  rencana-rencana  perusahaan ( business plan ) [10].
Proses  perancangan  sistem  informasi manajemen  aset  dimulai  dari  memahami perancangan  dan  penggunaan.  Sebelum merancang  sebuah  sistem  kita  harus memahami kebutuhan pengguna. Langkah- langkah  yang  dilakukan  pada  tahap  ini adalah:
a.  Menentukan profil pengguna.
b.  Menganalisa task-task yang digunakan.
c.  Data masukan.
d.  Menganalisa proses yang sedang berjalan  atau  proses  yang  sedang digunakan.
e.  Mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna.
f.  Mencocokkan kebutuhan tersebut dengan task.
2. Studi Kepustakaan
Penulis  melakukan  studi  kepustakaan berdasarkan referensi  dan berbagai  diskusi pembahasan dengan orang yang
berkompeten  dalam  bidang  ini.  Studi kepustakaan  bertujuan  memahami  dasar teori  yang  berhubungan  dengan  analisa kebutuhan yang telah dilakukan.
3. Perancangan sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk merancang  aplikasi  yang  akan  dibuat  agar dapat diimplementasikan dengan kebutuhan  pengguna.  Perancangan  Sistem merupakan  keseluruhan  rencana  atau model untuk sistem yang terdiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan bentuk  dan  struktur  [4].  Adapun  langkah- langkah yang dilakukan dalam perancangan  sistem  informasi  aset  ini adalah:
a. Merancang antarmuka.
b. Merancang Basis Data.
c. Mengembangkan antarmuka.
d. Melakukan validasi terhadap antarmuka.

## 4. Implementasi dan Pengkodean
Pada proses ini penulis mencoba mensimulasikan
atau mengimplementasikan  dari  aplikasi  yang sudah  dirancang.  Penulis  juga  melakukan dokumentasi  dari  tahapan  yang  telah dilalui.  Evaluasi  yang  ditunjukkan  sebagai bagian  dari  tahap  terakhir  perancangan sistem biasanya dimaksudkan untuk pembahasan.  Evaluasi  dilakukan  di  setiap tahap.  Kerja  sistem  biasanya  berulang, ketika  penulis  menyelesaikan  satu  tahap pengembangan  sistem  akan  berlanjut  ke tahap berikutnya, penemuan suatu masalah bisa  memaksa  penulis  kembali  ke  tahap sebelumnya  dan  memodifikasinya.  Karena selama  tahap  pengujian,  bisa  ditemukan program  tidak  dapat  berjalan  sebagaimana mestinya,  bisa  disebabkan  kodenya  salah untuk  mendukung  bagian  perancangan sistem  tertentu  atau  desainnya  tidak lengkap.
Tahap pengkodean dilakukan saat penggunaan bahasa pemrograman java dan menghubungkan    data-data  yang  telah dibuat  ke  dalam  rancangan  form.  Dengan sistem  pengkodean  ini  diharapkan  query
yang  telah  dibuat  sedemikian  rupa  dapat dikoneksikan dengan rancangan layar yang ada.

## 5. Pengujian Sistem
Suatu  proses  untuk  memastikan  apakah semua  fungsi  sistem  bekerja  dengan  baik dan  mencari  apakah  masih  ada  kesalahan pada    sistem.  Pengujian  sangat  penting untuk  dilakukan  untuk  menjamin  kualitas software  dan  juga  menjadi  peninjauan terakhir  terhadap  spesifikasi,  desain  dan pengkodean.

## 6. Evaluasi Sistem
Evaluasi  yang  ditujukan  sebagai  bagian dari  tahap  terakhir  perancangan  sistem biasanya  dimaksudkan  untuk  pembahasan. Evaluasi  dilakukan  di  setiap  tahap.  Kerja sistem biasanya berulang,
ketika
menyelesaikan  satu  tahap  pengembangan sistem akan  berlanjut terhadap berikutnya.
Penemuan  suatu  masalah  bisa  memaksa kembali terhadap sebelumnya dan memodifikasinya.  Karena  selama  tahap pengujian,  bisa  ditemukan  program  tidak dapat  berjalan  sebagaimana  mestinya,  bisa disebabkan kodenya salah untuk mendukung  bagian  perancangan  sistem tertentu atau desainya tidak lengkap.
7. Mengambil Kesimpulan
a.  Apakah  fungsi  yang  terdapat  pada aplikasi  perancangan  pengelolaan  aset barang di SDN Makasar 05 Pagi Jakarta Timur  dapat  berfungsi  sebagai  mana yang dimaksud.
b.  Apakah  sistem  pengelolaan  aset  barang di SDN Makasar 05 Pagi Jakarta Timur yang  dibuat  sudah  dapat  memenuhi kebutuhan untuk suatu proses pekerjaan yang berkenan dengan sistem pengelolaan aset barang.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Diagram  Alir  Data  (DAD)  Sistem  yang Berjalan Data  Flow  Diagram (DFD)  atau  dalam bahasa  Indonesia  menjadi  Diagram  Alir
Data  (DAD)  adalah  representasi  grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi  informasi  yang  diaplikasikan sebagai  data  yang  mengalir  dari  masukan ( input ) dan keluaran ( output ) [6].

## Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, maka dapat diambil beberapa masalah yang dapat diuraikan sebagai berikut: 1.  Data aset masih belum terkomputerisasi karena masih menggunakan cara manual
2.  Belum  adanya  Aplikasi  Aset  Barang yang  memudahkan  petugas  tata  usaha dalam  melakukan  pengelolaan  aset barang.

## Alternatif Penyelesaian Masalah
Untuk
menyelesaikan beberapa permasalahan  diatas,  maka  diusulkanlah beberapa  alternatif  untuk  menyelesaikan masalah tersebut diantaranya :
1.  Sistem  manual  pengelolaan  data  aset sekolah  diubah  menjadi  sistem  yang terkomputerisasi.
2.  Pembuatan aplikasi ini diharapkan akan mempermudah  dalam  pengelolaan  data aset.
Diagram  Alir  Data  (DAD)  Sistem  yang Diusulkan
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Perancangan  Aplikasi  Pengelolaan  Aset Barang  Inventaris  SDN  Makasar  05 Pagi  Jakarta  Timur  Berbasis  Java Netbeans dan MySQL Perancangan  aplikasi  pengelolaan  aset barang  inventaris  SDN  Makasar  05  Pagi Jakarta  Timur  dibangun  dengan  bahasa pemrograman  Java.  Java  adalah  bahasa pemrograman network  friendly (yang  bisa mudah  berpadu  dengan  suatu  jaringan) yang  dibangun  oleh  Sun  Microsystems yang  digunakan  untuk  membangun  sistem yang besar dan kompleks  yang melibatkan beberapa komputer berbeda [8].

## Rancangan Layar
Gambar 3. Rancangan Form Login

## Rancangan Menu Utama
Gambar 4. Rancangan Form Menu Utama

## Rancangan Menu Profil
Gambar 5. Rancangan Form Menu Profil
Profil
Rancangan  Menu  Inputan  Data  Aset Elektronik
Gambar 6. Rancangan Form Data Aset Elektronik Rancangan  Menu  Inputan  Data  Aset
Sapras
Gambar 7. Rancangan Form Data

## Peminjaman Aset
Rancangan Form Daftar Aset Elektronik
Gambar 8. Rancangan Form Daftar Aset Elektronik

## Rancangan Form Daftar Aset Sapras
Gambar 9. Rancangan Form Daftar Aset Sapras
Rancangan  Form  Data  Guru  dan Karyawan

## Gambar 10. Rancangan Form Data Guru
dan Karyawan

## Rancangan Report Aset Elektronik
Gambar 11. Rancangan Report Aset Elektronik

## Rancangan Report Aset Sapras
Gambar 12. Rancangan Report Aset Sapras

## Rancangan Report Peminjaman
Gambar 13. Rancangan Form Report Peminjaman Aset

## Tampilan Layar

## Gambar 14. Tampilan Form Login
Tampilan  di  atas  terdapat  pada  awal program.  Menu  login  digunakan  sebagai kata  kunci sebelum  kita  memasuki program utama. Agar tidak ada orang dapat
mengakses  program  ini.  Sehingga  dalam form  menu  kerahasiannya  tetap  terjaga dengan  baik.  Apabila  pengguna  dapat memasukan kata kunci dengan benar maka tombol  menu  utama  akan  aktif  dan program siap di gunakan.

## Tampilan Layar Menu Utama

## Gambar 15. Tampilan Form Menu Utama
Tampilan  di  atas  menampilkan  tampilan menu  aplikasi  aset  barang.  Pada  layar utama tersedia beberapa menu yang terdiri dari  menu  aset  elektronik,  menu  aset sapras,  menu  form  pinjam,  daftar  aset elektronik, daftar aset sapras dan data guru.

## Tampilan  Layar  Menu  Form  Aset Elektronik

## Gambar 16. Tampilan Form Aset Elektronik
Pada tampilan di  atas merupakan tampilan form  Data  aset  elektronik.  Form  ini memiliki beberapa tombol yang terdiri dari tombol simpan berfungsi untuk menyimpan  data  aset  baru,  tombol  hapus untuk  menghapus  data  aset,  tombol  edit
untuk  merubah  data  pada  aset  barang, tombol refresh untuk mengurutkan kembali nomor  setelah  salah  satu  data  di  hapus, tombol cari untuk mencari data, sedangkan tombol  cetak  digunakan  untuk  mencetak data aset.

## Tampilan  Layar  Menu  Form  Aset Satpras

## Gambar 17. Tampilan Form Aset Satpras
Tampilan di atas merupakan tampilan form Data  aset  sapras.  Form  ini  memiliki beberapa  tombol  yang  terdiri  dari  tombol simpan  berfungsi  untuk  menyimpan  data aset  baru,  tombol  hapus  untuk  menghapus data  aset,  tombol  edit  untuk  merubah  data pada  aset  barang,  tombol  refresh  untuk mengurutkan  kembali  nomor  setelah  salah satu  data  di  hapus,  tombol  cari  untuk mencari data aset, sedangkan tombol cetak digunakan untuk mencetak data aset.

## Tampilan Menu Form Peminjaman Aset

## Gambar 18. Tampilan Form Peminjaman
Aset
Tampilan di atas merupakan tampilan form Data  aset  sapras.  Form  ini  memiliki beberapa  tombol  yang  terdiri  dari  tombol simpan  berfungsi  untuk  menyimpan  data peminjaman  aset,  tombol  hapus  untuk menghapus  data  peminjaman  aset,  tombol edit untuk merubah data pada peminjaman aset,  tombol  refresh  untuk  mengurutkan kembali  nomor  setelah  salah  satu  data  di hapus, tombol cari untuk mencari data aset, sedangkan  tombol  cetak  digunakan  untuk mencetak data aset.

## 4. SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan  penulis,  maka  dapat  diambil beberapa kesimpulan yaitu: 1. Sistem yang dibangun ini dapat mempermudah  dalam  proses  pendataan aset  barang,  sehingga  lebih  mudah dalam pencarian data  yang diperlukan.
2. Dengan  dibuatnya  sistem  pengelolaan aset  barang  inventaris  ini  diharapkan dapat  membantu  kinerja  petugas  tata usaha sehingga lebih efektif dan efisien.

## UCAPAN  TERIMAKASIH
Terimakasih  kami  ucapkan  SDN  Makasar 05  Pagi  Jakarta  Timur  yang  telah memberikan bantuan sehinga penelitian ini dapat terlaksana dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Denzin,  Norman  K  &  Lincoln,
Yvonna  S. Handbook  of  Qualitative Research. California: Sage Publication . 2000. [2] Dewi,  S.,  Jannah  L.M.,  Jumaryadi,  Y.
Analisis  dan  Perancangan  Sistem Informasi  Manajemen  Aset  Tetap Pada PT. Metis Teknologi Corporindo. Jurnal  Sistem  Informasi,  Teknologi Informasi  dan  Komputer  (JUST  IT). Vol. 9. No.1  2018.
[3] Kalangi  Dita  Yolinita  L.C.,  Kalangi
Lintje, Warongan D. L. Jessy. Analisis Pengelolaan  Barang  Milik  Daerah  di Kabupaten  Minahasa  Utara . Jurnal Riset Akuntansi Going Concern 12 (2). 123-130. 2017.
[4] Laudon,  Kenneth  C.,  &  Jane,  P. Laudon. Management Information System:  Managing  the  Digital  Firm .
New Jersey: Prentice-Hall. 2010.
[5] Nugroho,  Dwi  Hendy.  Pengembangan Sistem  Informasi  Inventaris  Barang Berbasis Website di  SMK  PIRI  2 Yogyakarta.  Tugas  Akhir  Skripsi
Program  Studi  Pendidikan  Teknik
Informatika  Fakultas  Teknik:  UNY.
2018.
[6] R.  A.  Sukamto  dan  M.  Shalahuddin. Rekayasa Perangkat Lunak . Bandung: Informatika. 2013.
[7] Sudira,  P., Studi  Mandiri  Grounded Theory .  Yogyakarta: UNY. 2009.
[8] Untara,  Wahyu. Kamus  Sains .  Ed. Nunggal  Seralati  H.,  Ed.  Noviadewi ayusari.  Yogyakarta:  Indonesia  Tera. 2014.
[9] Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri
Nomor  17  Tahun  2007  Pasal  4  ayat  2 [5] tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.
[10] Yakub. Pengantar  Sistem  Informasi . Graha Ilmu. 2012.