Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM) I SSN (Print)     : 2354-8932 Vol.10, No.1, Juni 2022, p.18-26, DOI: 10.47007/inohim.v10i1.397 ISSN ( Online )  :  2655-9129

## Pemanfaatan Sistem Pendaftaran Online Melalui Aplikasi WhatsApp di Rumah Sakit Umum Daerah
Hendra Rohman 1 , Marsilah Marsilah 2 ¹Politeknik Kesehatan Bhakti Setya Indonesia, Yogyakarta, Indonesia
2 RSUD Panembahan Senopati Bantul Yogyakarta, Indonesia Jalan Janti Gedongkuning No.336 Banguntapan, Bantul, Yogyakarta, Indonesia
Korespondensi E-mail : hendrarohman@mail.ugm.ac.id
Submitted: 4 Maret 2022, Revised: 27 April 2022, Accepted: 24 Mei 2022

## Abstract
Direct registration to the hospital is more preferred than using the online method. Many patients of a certain age cannot use the online registration system. Online registration system sometimes experiences problems. Registration format often occurs in errors and cannot be used to make an appointment two days in advance as can be done on an automatic registration machine (APM). Implementation use of the system needs evaluation to know the positive impact on individual and organizational performance. Qualitative descriptive research with data collection through observation, documentation, and interviews. During the pandemic period, the number of visits decreased because patients were afraid to go to the hospital, except for those who made regular visits and referred patients from other health facilities. This also affects the number of patients who register online. However, the APM registration system has a higher number than the online registration system. Percentage of successful online registrations via WhatsApp (27%) and unsuccessful (73%). Several things caused the failure, namely date of birth was wrong or inappropriate (33.3%), the doctor did not practice, the doctor did not match, the doctor's name was miswritten (26.6%), clinic format was miswritten (3.3% ). Other factors are patient quota is full, system response is late, and administration of the previous examination has not been completed.
Keywords: online registration, WhatsApp, SMS, self-registration platform

## Abstrak
Pendaftaran  yang  dilakukan  dengan  datang  langsung  ke  rumah  sakit  lebih  banyak  dipilih  dibandingkan  dengan menggunakan cara online . Banyak pasien pada usia tertentu yang tidak bisa menggunakan sistem pendaftaran online . Sistem pendaftaran online terkadang mengalami trouble , format pendaftaran sering terjadi kekeliruan, dan belum bisa digunakan  untuk  melakukan  perjanjian  2  hari  sebelumnya  seperti  yang  dapat  dilakukan  di  mesin  Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM). Implementasi pemanfaatan suatu sistem perlu dilakukan evaluasi agar dapat diketahui dampak  positif  terhadap  kinerja  individu  maupun  organisasi.  Jenis  penelitian  deskriptif  kualitatif  dengan pengumpulan  data  melalui  observasi,  dokumentasi,  dan  wawancara.  Pada  periode  pandemi,  jumlah  kunjungan mengalami  penurunan  dikarenakan  pasien  merasakan  takut  untuk  periksa  ke  rumah  sakit  kecuali  pasien  yang melakukan kunjungan rutin dan pasien rujukan dari Faskes lain. Hal tersebut juga mempengaruhi jumlah pasien yang  mendaftar  melalui online .  Namun,  sistem  pendaftaran  melalui  APM  memiliki  jumlah  yang  lebih  tinggi dibandingkan dengan pendaftaran yang melalui online . Persentase pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp yang telah  berhasil  (27%),  dan  tidak  berhasil  (73%).  Ketidakberhasilan  tersebut  disebabkan  oleh  beberapa  hal,  yaitu tanggal lahir salah, atau tidak sesuai (33,3%), dokter tidak praktik, dokter tidak sesuai, salah penulisan nama dokter (26,6%),  penulisan  format  klinik  salah  (3,3%).  Faktor  lainnya  yaitu  kuota  pasien  sudah  penuh,  respon  sistem terlambat, dan administrasi pemeriksaan sebelumnya belum selesai.
Kata Kunci: pendaftaran online , WhatsApp, SMS, anjungan pendaftaran mandiri
Pendahuluan
Sistem  yang  ada  memungkinkan  riwayat  data  pelayanan  tidak  berkesinambungan.  Sistem informasi manajemen berbasis web diperlukan klinik agar mampu mengelola data secara efisien. Melalui sistem  diharapkan  dapat  membantu  mempermudah  tenaga  medis  dan  non  medis  dalam  kegiatan pelayanan dan manajemen klinik (1). Tenaga kesehatan yang salah satunya adalah perekam medis dan informasi kesehatan mempunyai peran penting dalam penanganan kasus COVID-19. Perlu perhatian khusus untuk tenaga kesehatan agar kesehatannya tetap terjaga. Penerapan protokol kesehatan dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan kesehatan diperlukan di masa pandemi ini (2).
INOHIM ISSN ( Online )  :  2655-91 29
Pendaftaran  layanan  kesehatan  secara online telah  banyak  diterapkan  oleh  fasilitas  pelayanan kesehatan. Metode pendaftaran online tersebut bertujuan untuk memudahkan pasien mendaftarkan diri tanpa harus berkunjung ke lokasi secara langsung (3). Terdapat banyak aplikasi yang digunakan untuk mendukung proses pendaftaran pasien secara online diantaranya WhatsApp, SMS gateway, Telegram dan lainnya. Aplikasi ini mudah diunduh dengan smartphone dan saat ini masyarakat banyak memilikinya (4).  Evaluasi  dan  peninjauan  terhadap  pendaftaran  online  belum  pernah  dilakukan.  Implementasi pendaftaran  online  sebenarnya  tidak  banyak  masalah  yang  dihadapi,  namun  lebih  disebabkan  masih rendahnya kesadaran masyarakat tentang mendaftar secara online (5).
Peralihan  sistem  dari  manual  ke  SIMRS  tidak  maksimal  dimanfaatkan  karena  petugas  rekam medis masih beranggapan bahwa data excel lebih valid daripada SIMRS (6). Pelayanan rekam medis pada masa pandemi sudah menuju digitalisasi melakukan pendaftaran dan konsultasi online via WhatsApp tapi masih  ada  kendalanya  yaitu  pendaftaran online pada  penerimaan  pendaftaran  dan  konsultasi online pelayanan masih terlambat (7). Aplikasi yang dapat membantu proses antrian, pencatatan, penyimpanan dan pembayaran diperlukan yang terintegrasi dengan data rekam medis (8).
Pendaftaran online merupakan salah satu metode pendaftaran dengan teknologi berbasis mobile phone yang  dapat  digunakan  oleh  pasien  agar  tidak  perlu  antri  di  rumah  sakit  terlalu  lama.  Sistem pendaftaran yang menggunakan sistem manual dilakukan dengan mengambil nomor antrian di rumah sakit.  Sistem  ini  memiliki  banyak  kelemahan  yaitu  pasien  harus  menunggu  dalam  jangka  waktu  yang cukup  lama  sebelum  dilakukan  pemeriksaan  oleh  dokter.  Pendaftaran online memungkinkan  pasien melakukan pendaftaran melalui cara online pada hari saat akan periksa maupun daftar melalui pemesanan terlebih dahulu yaitu dua hari sebelum waktu periksa.
Sistem pendaftaran online di RSUD Panembahan Senopati sudah dilaksanakan sejak tahun 2017. Penggunaan aplikasi WhatsApp dikelola oleh human sistem yaitu terdapat petugas yang membalas pesan setiap ada pendaftaran online yang masuk. Pada tahun 2020 sistem pendaftaran online sudah dilakukan by sistem .  Apabila  pasien  melakukan  pendaftaran online maka  sistem  secara  otomatis  langsung  merespon sesuai  format  permintaan.  Kesuksesan  implementasi  suatu  sistem  perlu  dilakukan  evaluasi.  Evaluasi kesuksesan  suatu  sistem  bertujuan  untuk  mengevaluasi  sistem  tersebut  apakah  dapat  menimbulkan dampak positif terhadap kinerja individu atau organisasional. Proses perancangan sistem informasi di rumah sakit merupakan salah satu tahapan yang harus dipersiapkan. RSUD Panembahan Senopati Bantul menerapkan sistem pendaftaran online dengan harapan agar dapat mempercepat pelayanan, mengurangi komplain, meningkatkan kepuasan pasien dan meningkatkan mutu dalam pelayanan. Sistem pendaftaran online dikelola oleh petugas SIM rumah sakit. Sistem ini dikelola petugas rumah sakit tanpa bantuan dari pihak luar rumah sakit.
Di  RSUD  Panembahan  Senopati  Bantul  masih  banyak  ditemukan  pasien  yang  melakukan pendaftaran secara langsung dibandingkan dengan menggunakan cara online. Hal ini dikarenakan banyak pasien pada usia tertentu yang tidak bisa menggunakan sistem pendaftaran secara online . Pasien memilih melakukan  pendaftaran  secara  langsung  ataupun  menggunakan  mesin  anjungan  pendaftaran  mandiri (APM). Pasien memilih menggunakan mesin APM karena pada mesin APM bisa langsung mendapatkan bukti pendaftaran dan nomor antrian untuk penjaminan. Pasien tidak dapat langsung mengetahui jadwal dokter.  Sistem  pendaftaran online terkadang  mengalami trouble .  Sistem  pendaftaran online belum  bisa digunakan untuk melakukan perjanjian dua hari sebelumnya seperti yang dapat dilakukan di mesin APM. Format pendaftaran sering terjadi kekeliruan, misalnya tanggal lahir yang tertulis berbeda dengan yang ada  di  KTP.  Sebagian  besar  pasien  masih  banyak  yang  belum  mengetahui  sistem  pendaftaran online . Penelitian ini menggambarkan alur sistem pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp, mengidentifikasi kendala pada sistem pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp, mengidentifikasi jumlah pengguna sistem  pendaftaran online melalui  aplikasi  WhatsApp  dengan  pendaftaran  melalui  cara  lainnya,  dan mengidentifikasi  sarana  penunjang  yang  digunakan  pada  sistem  pendaftaran online melalui  aplikasi WhatsApp di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
Metode Penelitian Jenis  penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif.  Rancangan  penelitian  fenomenologi dengan pengumpulan data menggunakan teknik observasi, studi dokumentasi dan wawancara. Subjek adalah  pengguna  sistem  pendaftaran online yaitu  pasien  dan  tenaga  kesehatan  di  RSUD  Panembahan Senopati  Bantul.  Objek  penelitian  adalah  sistem  pendaftaran online di  RSUD  Panembahan  Senopati
Bantul. Jumlah  kunjungan  pasien  sebelum  pandemi  covid-19  (Januari-Maret),  dan  selama  masa  awal pandemi covid-19 (April-Juni) tahun 2020.
Populasi  adalah  30  responden  yang  pernah  menggunakan  sistem  pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp di RSUD Panembahan Senopati Bantul. Sampel adalah 30 responden yang pernah menggunakan  sistem  pendaftaran online .  Teknik  pengambilan  sampel  dengan  menggunakan  metode sampling jenuh. Observasi pada sistem pendaftaran online, dokumentasi dilakukan untuk mengumpulkan data kunjungan, dan wawancara kepada responden. Analisa data dilakukan melalui analisis univariat yang hanya meneliti satu variabel yaitu menggambarkan fluktuasi frekuensi pada sistem pendaftaran online .

## Hasil dan Pembahasan
Alur sistem pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp
Tempat pendaftaran pasien di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdiri dari 4 zona.  Zona 1 terdapat 4 loket pendaftaran dan 1 loket penjaminan. Zona 1 digunakan untuk pendaftaran klinik mata, bedah, gigi, kebidanan, THT, ortopedi, syaraf, onkologi dan terdapat loket untuk pengurusan penjaminan pasien  rawat  inap  maupun  rawat  jalan  UGD.  Zona  2  digunakan  untuk  pendaftaran  klinik  dalam, hemodialisa, jantung, kemoterapi dan paru. Zona 2 terdapat 2 loket pendaftaran. Zona 3 terdapat 2 loket pendaftaran,  loket  tersebut  digunakan  untuk  konfirmasi  pendaftaran  klinik  anak,  umum,  kulit  dan kelamin,  jiwa,  psikologi,  dan  program  pelayanan  kesehatan  tradisional  alternatif  dan  komplementer (YANKESTRADKOM). Zona 4 terdapat 1 loket yang digunakan untuk pendaftaran pasien fisioterapi. Masing-masing loket dikelola oleh 1 orang petugas. Terdapat meja, kursi, ATK dan komputer sebagai sarana  pelayanan.  Di  ruang  tunggu  pendaftaran  terdapat  kursi  panjang.  Jika  memasuki  waktu  sibuk, pelayanan akan mengalami kepadatan pasien di loket pendaftaran, sehingga bila tidak memungkinkan pasien menunggu dengan berdiri di sekitar ruang tunggu pendaftaran untuk mendapat giliran pelayanan. Di belakang kursi ruang tunggu terdapat jalan untuk keluar masuk pintu utama rumah sakit. Tempat pengambilan nomor antrian pendaftaran terletak di depan kursi tunggu. Di saat menunggu antrian pasien mendapat fasilitas kipas angin dan TV.
Pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp merupakan pencatatan atau registrasi pasien rawat jalan melalui aplikasi WhatsApp untuk pemeriksaan pada hari pasien mendapatkan pemeriksaan yang diperuntukkan bagi pasien yang sudah mempunyai nomor rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul. Prosedur pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp yaitu:
a. Pasien mendaftar melalui nomor 081904000707 (Gambar 1).
Gambar 1. Nomor WhatsApp untuk pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp
b. Pasien mengisi pesan dengan format: Daftar#Poliklinik#Dokter#No_Rekam Medis#Tgl Lahir (ddmmyyyy) seperti terlihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Contoh format pendaftaran
INOHIM ISSN ( Online )  :  2655-91 29
c. Sistem akan menjawab sesuai format pendaftaran WhatsApp terlampir pada Gambar 3-6.
Gambar 3.
Contoh bukti jika pendaftaran berhasil
Gambar 4. Contoh bukti pendaftaran apabila dokter tidak praktik saat itu
Gambar 5.
Contoh apabila nomor rekam medis sudah terdaftar di klinik lain
Gambar 6.
Contoh pendaftaran apabila kuota dokter sudah habis
d. Verifikasi pendaftaran dilakukan di loket pendaftaran sesuai zona pendaftaran masing-masing klinik  dengan  menunjukkan  format  balasan  dari  sistem  dan  membawa  persyaratan  sesuai asuransi yang dimiliki oleh pasien.
e. Setelah verifikasi pendaftaran pasien langsung menunggu di klinik yang dituju.
Alur  pelayanan  pendaftaran  diawali  dengan  mengambil  nomor  antrian  pendaftaran  di  zona masing-masing  klinik.  Setelah  mengambil  nomor  antrian,  pasien  menunggu  di  ruang  tunggu  dan mempersiapkan syarat-syarat apabila pasien tersebut ingin menggunakan asuransi pada saat pemeriksaan. Pasien dipanggil untuk registrasi ke bagian pendaftaran zona masing-masing klinik yang dituju. Apabila pasien sudah selesai registrasi maka pasien langsung menuju ke klinik yang dituju.
Ketersediaan pelayanan di loket pendaftaran rawat jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul yaitu setiap hari senin sampai sabtu dengan jam operasional yaitu Senin hingga Kamis pukul 07.00 -12.00,
Jumat pukul 07.00 - 10.00, dan Sabtu pukul 07.00 - 11.30. Terdapat SOP untuk sistem pendaftaran online namun  SOP  ini  masih  dalam  proses  revisi.  Sistem  pendaftaran online pada  SOP  lama  menggunakan operator untuk membalas, namun untuk saat ini yang merespon langsung dari sistem (Gambar 7).
Gambar 7.

## Alur pendaftaran pasien
Gambar  8  menunjukkan  jumlah  pengguna  sistem  pendaftaran online melalui  aplikasi  WhatsApp  dan pendaftaran melalui cara lainnya.
Gambar 8. Grafik kunjungan berdasarkan pilihan cara pendaftaran 0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 Jan Feb Mar Aprl Mei Jun Daftar langsung Perjanjian WhatsApp SMS
APM Srikandi Web Perjanjian Via APM
Mulai Selesai Baru Baru Zona klinik Online (WA, Web, SMS) dan APM klinik Penunjang Kasir Farmasi Pasien
INOHIM ISSN ( Online )  :  2655-91 29
Perbedaan  jumlah  kunjungan  pasien  sebelum  pandemi  covid-19  (Januari-Maret)  dan  selama masa awal pandemi covid-19 (April-Juni) tahun 2020 cukup signifikan. Berdasarkan wawancara didapati informasi bahwa sebelum pandemi jumlah kunjungan pasien rata-rata 400-800 pasien per hari namun saat pandemi mengalami penurunan dikarenakan pasien merasakan takut untuk periksa ke rumah sakit kecuali pasien rutin dan pasien rujukan dari Faskes lain. Hal tersebut juga mempengaruhi jumlah pasien yang  mendaftar  melalui online .  Namun,  sistem  pendaftaran  melalui  APM  memiliki  jumlah  yang  lebih tinggi dibandingkan dengan pendaftaran yang melalui online .
Jumlah pasien perjanjian melonjak tajam karena pasien dapat melakukan pendaftaran pada waktu 2 hari sebelum hari periksa. Pada aplikasi online hanya dapat melakukan pendaftaran pada waktu hari periksa. Pasien lebih memilih melakukan perjanjian karena langsung mendapatkan bukti telah melakukan pendaftaran dan dapat langsung mengetahui nomor antriannya.
Pendaftaran  melalui web dapat  dilakukan  melalui  https://rsudps.bantulkab.go.id.  Pendaftaran melalui aplikasi Srikandi dapat dilakukan dengan memasukkan nomor rekam  medis dan tanggal lahir pasien. Aplikasi tersebut dapat diunduh melalui playstore . Pada aplikasi tersebut terdapat jadwal dokter dan  informasi  lainnya.  Pendaftaran online tersebut  masih  belum  menjadi  pilihan  pasien.  Pasien  lebih memilih melakukan pendaftaran langsung seperti APM karena langsung mendapatkan bukti fisiknya.
Pendaftaran  melalui  SMS  pernah  digunakan,  namun  saat  ini  sudah  tidak  berjalan.  Pendaftaran tersebut dilakukan oleh petugas khusus yang bertugas membalas pesan SMS, dan hanya dilakukan pada waktu tertentu. Kegagalan dalam pendaftaran online terkait kesesuaian format sering terjadi pada tanggal lahir yang tidak sesuai, dan dokter yang salah. Hal itu dikarenakan tanggal lahir merupakan salah satu input data pada awal pasien periksa. Pasien yang masuk melalui IGD, ada yang tidak membawa identitas atau pengantar pasien bukan dari pihak keluarga sehingga hanya memperkirakan data usia. Data tersebut bila  digunakan  untuk  kunjungan  berikutnya  maka  data  yang  terbaca  pada  sistem  tidak  sesuai  dengan identitas/KTP.

## Gambar 9. Persentase ketidakberhasilan pengisian
Gambar  9  menunjukkan  persentase  pendaftaran online melalui  aplikasi  WhatsApp  yang  telah berhasil (27%), dan tidak berhasil (73%). Ketidakberhasilan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, yaitu tanggal lahir salah, atau tidak sesuai (33,3%), dokter tidak praktik, dokter tidak sesuai, salah penulisan nama  dokter  (26,6%),  penulisan  format  klinik  salah  (3,3%).  Faktor  lainnya  yaitu  kuota  pasien  sudah penuh, respon sistem terlambat, dan administrasi pemeriksaan sebelumnya belum selesai.
Sistem  pendaftaran online masih  terdapat  kendala  yaitu  sistem  tidak  langsung  merespon pendaftaran. Pasien yang telah mengirim format pendaftaran pada pukul 07.07, namun sistem merespon pada pukul 09.19. Pasien berharap agar sistem langsung merespon dengan cepat. Kelebihan pendaftaran online yaitu  pasien  telah  mendapatkan  nomor  antrian  dokter,  dapat  mempersingkat  waktu  untuk mendapat antrian, praktis dan dapat dilakukan semua orang (efisien waktu dan efektif dalam antrian), lebih mudah dan tidak perlu antri, dapat dilakukan dimanapun berada. Ditemukan beberapa kekurangan yaitu pasien yang belum bisa menggunakan aplikasi pendaftaran online merasa kesulitan untuk melakukan pendaftaran,  media  aplikasi  hanya  bisa  dimanfaatkan  oleh  pasien  tertentu,  sementara  ada  kelompok pasien yang tidak bisa mengakses, sistem masih tidak cepat merespon.  Kendala yang dialami selama proses pendaftaran yaitu apabila sinyal lemah, pesan pada aplikasi WhatsApp tidak terkirim, format yang
100 66.6 73.3 96.6 0 33.3 26.6 3.3 0 20 40 60 80 100 Nomor RM Tanggal lahir Dokter
Klinik Benar (%) Salah (%)
dikirim melalui aplikasi WhatsApp terkadang salah, masyarakat masih banyak yang belum mengetahui, harus mengambil nomor antrian lagi untuk memverifikasi berkas-berkas pendaftaran, pendaftaran online hanya mendapatkan nomor antrian dokter, belum dikembangkan antrian di pendaftaran untuk antrian verifikasi kedatangan.
Sarana penunjang sistem pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp Server yang  dahulu  digunakan  untuk  melakukan  pendaftaran  melalui  SMS,  saat  ini  digunakan untuk pendaftaran online aplikasi WhatsApp. Server yang digunakan yaitu rackmount tipe d380. Server diatur untuk  dapat  merespon  yang  telah  diprogramkan,  diharapkan  dapat  mempermudah  pekerjaan  dan mengurangi  komplain.  Secara  umum  memiliki  fungsi  melakukan  pelayanan  dan  bertanggung  jawab tterhadap permintaan data dari komputer klien, mengatur traffic data , menyimpan file dan data untuk dapat diakses bersama menggunakan protokol FTP. Hak akses ke dalam sebuah jaringan diatur sehingga tidak semua klien mampu mengakses data yang terdapat di dalam komputer server . Komputer klien dilindungi dengan cara pemasangan firewall .
Penggunaan  modem  merk  Huawei.  Pihak  rumah  sakit  tidak  memiliki  ketentuan  harus menggunakan model dan tipe tertentu, namun hanya menyesuaikan dengan kebutuhan. Modem yang simpel dan praktis, kecepatan 100 Mbps sudah cukup menyesuaikan dengan kebutuhan. Secara umum fungsi  modem  yaitu  menghubungkan  perangkat  dalam  jaringan,  alat  pengubah  sinyal  digital  menjadi sinyal  analog,  melakukan  pemeriksaan  paket  data  dan  komunikasi,  melakukan  kegiatan  modulasi  dan demodulasi, melakukan kompres data yang dikirimkan melalui sinyal. Penggunaan switch Alied Telesis dengan kecepatan 1 GB dengan model typelink . Semua penunjang tersebut merupakan aset rumah sakit dan tidak menggunakan pihak di luar rumah sakit.
Dalam  memberikan  pelayanan  pendaftaran  berbasis online yang  perlu  diperhatikan  adalah kendala  yang  dapat  mengganggu,  ada  2  macam  yaitu  kendala  pada  saat  merencanakan  pelayanan pendaftaran berbasis online dan kendala pada saat proses pelayanan pendaftaran berbasis online (9) . Sistem pendaftaran online masih belum berjalan maksimal. Permasalahan saat diterapkannya sistem ini adalah banyaknya pasien pada usia tertentu yang belum banyak memahami teknologi, perangkat yang kurang memadai, dan keengganan masyarakat untuk mencoba menggunakan sistem pendaftaran online meskipun sudah mengetahuinya. Sosialisasi juga menjadi faktor yang menyebabkan penerapan sistem pendaftaran online ini  tidak  banyak  digunakan.  Mayoritas  responden  mengetahui  sistem  pendaftaran online dari spanduk  atau  pengumuman  sehingga  tidak  ada  penjelasan  rinci  tentang  cara  menggunakan  sistem pendaftaran online (10). Sistem pendaftaran online terdapat beberapa kendala yaitu apabila sinyal lemah, SMS tidak terkirim dan menggunakan website tidak bisa koneksi, format yang dikirim melalui SMS kadang salah dan tidak diterima, sosialisasi ke masyarakat tidak jelas, harus menunggu nomor antrian yang akan dipanggil, melalui SMS atau website untuk mendapat balasan berhasil atau gagal menunggu lama, sudah berkali-kali SMS tetapi tidak mendapatkan jawaban, pasien yang daftar hanya coba-coba tidak datang dengan registrasi langsung (11).
RME telah diterapkan terkait dengan isi, kurasi, format, dan kemudahan dalam menggunakan RME. Data dapat diisi lebih lengkap dan sistematis terutama untuk data sosial. Data pasien tercatat lebih baik dan akurat sesuai dengan catatan riwayat kesehatan terdahulu atau sebelumnya. Format RME sudah sesuai dengan format rekam medis untuk pelayanan kesehatan primer. Data riwayat pasien dapat dicari dengan  mudah  dan  cepat  sehingga  dapat  menghemat  waktu  dan  efisien,  selain  itu  data  pasien  tidak mudah hilang dan tersimpan dengan baik  (12). Sistem informasi manajemen rawat jalan berbasis web dapat  membantu  petugas  dalam  memberikan  pelayanan  pendaftaran  pasien  baru  dan  lama  di  sarana pelayanan kesehatan (13). Pasien atau wali yang ingin melakukan pendaftaran secara online harus lebih teliti dan mempersiapkan dokumen yang diperlukan sebelum melakukan pendaftaran, dan untuk pasien pada usia tertentu yang tidak dapat menggunakan ponsel, pendaftaran harus didampingi oleh walinya.
Bagi rumah sakit yang mulai menerapkan pendaftaran online sebaiknya tidak terburu-buru dalam proses  pelaksanaannya,  karena  banyak  persiapan  yang  perlu  dilakukan  sebelum  membuka  layanan pendaftaran berbasis online yaitu fasilitas berupa komputer dan handphone . yang sesuai dan dalam jumlah
INOHIM ISSN ( Online )  :  2655-91 29
yang  cukup,  printer,  koneksi  internet  cepat  dan  lancar,  petugas  pelayanan  pendaftaran online khusus dengan pendidikan yang sesuai dengan pekerjaannya dan SOP juga harus dibuat dengan jelas agar petugas bekerja dengan pedoman yang benar. Hal-hal tersebut sangat perlu diperhatikan agar proses menjalankan layanan  pendaftaran online dapat  berjalan  dengan  baik  dan  lancar.  Rumah  sakit  juga  perlu  melakukan evaluasi  dan  pengendalian  secara  berkala  dalam  proses  pelayanan  pendaftaran online sehingga  apabila ditemukan kendala dapat segera diselesaikan.
Aplikasi online berbasis smartphone adalah sistem pendaftaran yang digunakan oleh pasien untuk melakukan pendaftaran layanan kesehatan di rumah sakit. Aplikasi ini memiliki fitur notifikasi tentang informasi  nomor  antrian  dan  perkiraan  waktu  konsultasi.  Hal  ini  membantu  mengurangi  antrian pendaftaran. Sistem dapat memberikan kemudahan bagi pasien untuk mendaftar dan mengatur antrian (14).  Sistem  reminder  jadwal  periksa  dengan  whatsapp gateway terbukti  membantu  pasien  untuk  bisa mengingatkan waktu terapi dan datang sesuai dengan jadwal (15).
Suatu sistem berupa aplikasi pendaftaran pasien online yang telah dirancang diharapkan dapat membantu admin (staff administrasi) dan pasien dengan memanfaatkan koneksi internet. Sistem tersebut dapat meningkatkan efisiensi waktu pelayanan pasien, memudahkan staff klinik saat melayani pasien, memudahkan  pasien  saat  mendaftar  tanpa  harus  antri  dan  menunggu  lama  (14).  Pendaftaran online bertujuan mengurai antrian pasien akibat waktu pendaftaran yang lama. Pendaftaran online melalui pesan SMS memiliki jumlah lebih tinggi bila ditinjau dari pendaftaran dan pembatalan registrasi dibandingkan dengan pendaftaran online melalui WhatsApp (16). Terdapat hubungan antara penggunaan sistem melalui pendaftaran online terhadap kepuasan pasien di rumah sakit (14). Pendaftaran online mempunyai persepsi positif  oleh  pasien.  Pengetahuan  pasien  tentatang  pendaftaran online perlu  ditingkatkan  dengan melakukan  sosialisasi  secara  intensif.  Kemampuan  menggunakan  komputer  dan  internet  yang  masih rendah perlu ditingkatkan dengan literasi digital (17).
Permasalahan antrian waktu tunggu pasien di bagian pendaftaran rawat jalan rumah sakit sering terjadi.  Adanya  aplikasi  pendaftaran  online  mempermudah  dan  mempercepat  proses  pendaftaran sehingga mengurangi antrian di loket pendaftaran manual. Melalui aplikasi, website, media sosial dan petugas adalah sarana untuk melakukan transparansi dan keterbukaan informasi. Keadilan ditinjau dari kemampuan  pasien  dalam  menggunakan  aplikasi  dan  finansial  yang  berbeda-beda.  Penyampaian informasi tentang aplikasi secara langsung dan melalui spanduk masih sedikit dan belum detail. Akuntabel aplikasi  pendaftaran  online  menunjukkan  kinerja  petugas  mengalami  hambatan  dalam  memberikan feedback dan verifikasi berkas pasien dan belum ada nomor antrian terkait sistem antrian di pelayanan poliklinik.  Faktor  komitmen  rumah  sakit  terhadap  kebijakan,  penggunaan  aplikasi,  dan  sarana  dan prasarana adalah faktor yang mempengaruhi penerapan aplikasi pendaftaran online (18).
Kesimpulan Pada periode pandemi, jumlah kunjungan mengalami penurunan dikarenakan pasien merasakan takut untuk periksa ke rumah sakit kecuali pasien yang melakukan kunjungan rutin dan pasien rujukan dari Faskes lain. Hal tersebut juga mempengaruhi jumlah pasien yang mendaftar melalui online . Namun, sistem pendaftaran melalui APM memiliki jumlah yang lebih tinggi dibandingkan dengan pendaftaran yang melalui online . Persentase pendaftaran online melalui aplikasi WhatsApp yang telah berhasil (27%), dan tidak berhasil (73%). Ketidakberhasilan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, yaitu tanggal lahir salah, atau tidak sesuai (33,3%), dokter tidak praktik, dokter tidak sesuai, salah penulisan nama dokter (26,6%), penulisan format klinik salah (3,3%). Faktor lainnya yaitu kuota pasien sudah penuh, respon sistem terlambat, dan administrasi pemeriksaan sebelumnya belum selesai. Kelebihan pendaftaran online yaitu  pasien  telah  mendapatkan  nomor  antrian  dokter,  dapat  mempersingkat  waktu  untuk  mendapat antrian, praktis dan dapat dilakukan semua orang (efisien waktu dan efektif dalam antrian), lebih mudah dan tidak perlu antri, dapat dilakukan dimanapun berada. Ditemukan beberapa kekurangan yaitu pasien yang belum bisa menggunakan aplikasi pendaftaran online merasa kesulitan untuk melakukan pendaftaran, media aplikasi hanya bisa dimanfaatkan oleh pasien tertentu, sementara ada kelompok pasien yang tidak bisa mengakses, sistem masih tidak cepat merespon .

## Daftar Pustaka
1. Rohman H, Sheralinda S. Pengembangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Pelayanan Persalinan di Klinik Berbasis Web . J Kesehat Vokasional. 2020;5(1):53.
2. Rohman H, Saputra RD, Sholihah UMN. Penyesuaian Kegiatan Pelayanan Dan Pengelolaan Unit Kerja Rekam Medis Selama Masa Pandemi Covid-19 di Puskesmas . J Pengabdi Kpd Masy. 2021;1(5):897 – 904.
3. Aini  AN,  Syairaji  M,  Hakim  L  Al. Pembuatan  Chatbot  (Balas  Pesan  Otomatis)  Whatsapp  Dengan Aplikasi Autoresponder WA Untuk Layanan Pendaftaran Di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta . Pros  Disk  Ilm  Inov  dan  Teknol  Inf  untuk  Mendukung  Kinerja  PMIK  dalam  Masa  Pandemi Covid 19. 2021;115.
4. Akhsani  F,  Pramono  AE,  Wijayanti  A.  P embuatan  Media  Informasi  Pendaftaran  Online  Berbasis Telegram Dan JSS Di Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta . Pros Disk Ilm Inov dan Teknol Inf untuk Mendukung Kinerja PMIK dalam Masa Pandemi Covid 19. 2021;116 – 7.
5. Rohman H, Wati AK, Kurniawan A. Implementasi Pendaftaran Online Pasien Rawat Jalan Berbasis Web Di Puskesmas . J Pengabdi Masy Teknol Digit Indones Univ Teknol Digit Indones (d.h STMIK AKAKOM). 2021;1(1):42 – 51.
6. Rohman H, Nurhamidah, Chanif M Al. Analisis Validitas Data Pada Sistem Pengelolaan Pelaporan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Pros Disk Ilm Inov dan Teknol Inf untuk Mendukung Kinerja PMIK dalam Masa Pandemi Covid 19 . 2021;30 – 43.
7. Nuraulia A, Setiatin S, Aulia A. Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan pada Masa Pandemi Covid-19 di Klinik X Kota Bandung . Cerdika J Ilm Indones. 2021;1(9):1108 – 20.
8. Idris M. Kajian Pengembangan Sistem Aplikasi Berbasis Android dan Web di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan. 2-TRIK Tunas-Tunas Ris Kesehat . 2020;10(November):279 – 88.
9. El Kariema IH, Siyoto S, Wardani R. Evaluation and Implementation Registration of Outpatient with Online Systems at Health Services Center . J Qual Public Heal. 2021;4(2):106 – 12.
10. Suwandari I, Wardani R. An Analysis of the Online Registration System at Caruban Hospital in 2020 . J Qual Public Heal. 2021;4(2):15 – 20.
11. Martiana E. Evaluasi Simrs Bagian Pendaftaran Online Pasien Rawat Jalan Di Rsud Dr. Tjitrowardojo Purworejo . Semin Nas Rekam Medis Inf Kesehat Standar Akreditasi Rumah Sakit Ed 1 Terkait Rekam Medis. 2018;34 – 9.
12. Apriliyani S. Penggunaan Rekam Medis Elektronik Guna Menunjang Efektivitas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Di Klinik Dr Ranny Cerdika . J Ilm Indones. 2021;1(10):1399 – 410.
13. Rohman H, Wulandari M. Sistem Informasi Manajemen Rawat Jalan Di Klinik Pratama: Surat Keterangan Medis,  Laporan  Kunjungan  Pasien,  Obat,  Pembayaran .  J  Inform  dan  Rekayasa  Perangkat  Lunak. 2019;1(2):115 – 23.
14. Saputra MG, Kusdiana A, Yuniar I. Pengaruh Pelayanan Pendaftaran Online Terhadap Muhammadiyah Lamongan . J Heal Care. 2020;1(1):1 – 6.
15. Miharja MND, Nugroho Ponco SS, Franz A. Implementasi Sistem Reminder Jadwal Cuci Darah Pada Pasiean Hemodialisis Dengan Whatsapp Gateway . Indones J Bus Intell. 2021;4(1):37 – 41.
16. Solihah  AA,  Budi  SC. Keefektifan  Sistem  Pendaftaran  Online  Pasien  Rawat  Jalan  Rsup  Dr.  Soeradji Tirtonegoro Klaten . J Manaj Inf Kesehat Indones. 2018;6(1):1.
17. Rachmani E, Dwijayanti E, Sudarmandyah H, Umamah RN, Setyani BSY, Hardinia AR, et al. Persepsi Pasien di Puskesmas Kota Semarang Terhadap Pendaftaran Online Sebagai Implikasi Smart City . Visikes [Internet]. 2020;18(2):1 – 8. Available from: http://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes/article/view/3679 18. Septian E. Penerapan Sistem Pelayanan Aplikasi Pendaftaran Online di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta . Matra Pembaruan. 2021;5(1):53 – 64.