## RANCANG BANGUN APLIKASI WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM CV. GIYANMANDIRI
Lukman 1 ,  Imam Sunoto 2
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Indraprasta PGRI 1,2
Email: lkmnaja51@gmail.com 1
Email: raiderimam@gmail.com 2

## Abstrak
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan Warehouse Management System secara  komputerisasi  dimana Warehouse  Management  System yang sebelumnya  masih  menggunakan  sistem  manual.  Hasil  yang  ingin  dicapai dari penelitian  ini  adalah  dengan  adanya  aplikasi Warehouse  Management  System yang  sudah  terkomputerisasi  ini  dapat  memberikan  kemudahan  dalam pelayanan dan penyajian informasi, meningkatkan kinerja serta pengolahan data menjadi lebih baik, tepat, cepat dan akurat serta mempercepat dalam pembuatan laporan  Management.  Metode  yang  di  gunakan  adalah  metode  lapangan    dan metode pustaka yaitu pengamatan langsung dan wawancara dengan pihak yang terkait agar dapa bisa lebih akurat dan real. Peningkatan akurasi dan ketepatan dalam perhitungan barang, salah satunya adalah dukungan teknologi dan sistem informasi  yang  sesuai  dengan  kebutuhan.  Dimana  data  dapat  diproses  dan diolah  sehingga  menghasilkan  suatu  informasi  guna  mendukung  keputusan yang baik. Hasil dari penelian ini adalah sebuah program aplikasi Warehaouse menggunakan  program  java. Warehouse  Management  System CV.GIYAN MANDIRI  ini  merupakan  sistem  informasi  data  barang refill tinta  yang dirancang dengan menggunakan  alat bantu DFD (Data Flow Diagram). Kata kunci: warehouse , informasi, DFD, Sistem, Aplikasi, refill tinta

## Pendahuluan

## Latar Belakang
Dengan  berkembangnya  zaman,  setiap  orang  menginginkan  kecepatan  dan ketepatan.  Karena  pada  zaman  sekarang  ini  waktu  amat  berharga  bagi  setiap orang.  Tak  berbeda  jauh  dari  semua  itu,  dunia  Teknologi  Informasi  pun  ikut berkembang  mengikuti  keinginan  setiap user atau developer yang  dituntut menciptakan sebuah sistem atau aplikasi guna memenuhi kebutuhan perorangan atau  orang  banyak.  Tentunya  sistem  atau  aplikasi  yang  diciptakan  harus memiliki  kegunaan  bagi  penggunanya,  memudahkan  dalam  mengerjakan sesuatu  adalah  salah  satu  kegunaan  dari  sebuah  aplikasi  atau  sistem  tersebut. Pengguna  pun  memiliki  keinginan  masing  –  masing  disesuaikan  dengan kebutuhan  mereka.  Salah  satu  yang  diinginkan  pengguna  adalah  sebuah kecepatan guna menunjang dan membantu pekerjaan mereka. Selain kecepatan, pengguna  menginginkan  sebuah  sistem  atau  aplikasi  yang  bisa  mengerjakan beberapa  pekerjaan  sekaligus  agar  lebih  efisien  dalam  bekerja  sehingga memudahkan pekerjaan mereka.
Jurnal String Vol.1 No.2 Tahun 2016                      ISSN : 2527 – 9661
Data warehouse merupakan  database  relasional  yang  dirancang  lebih  untuk query dan analisis proses transaksi, biasanya mengandung sejarah data transaksi dan  mungkin  juga  data  dari  sumber  lain.  Data warehouse memisahkan  beban kerja  analisis  dari  beban  kerja  transaksi  dan  memungkinkan  organisasi  untuk menggabungkan / konsolidasi data dari berbagai sumber (Lane, 2005).
Sistem merupakan kelompok dari unsur-unsur yang bekerjabersama-sama untuk mencapai  satutujuan.  Satu  sistem  menerapkan  konsep-konsep  sistem  dengan mengkombinasikan semua komponen didalam sistem sedemikian rupa sehingga jika menginginkan informasi telah ada tersedia.
Sistem  adalah  sekelompok  bagian-bagian  yang  bekerja  secara  bersama  agar dapat  melakukan  sesuatu  maksud.  Jika  salah  satu  bagiannya  yang  rusak  atau tidak  dapat  menjalankan  tugas  maka  maksud  tidak  akan  tercapai  atau  tidak terpenuhi atau sistem yang terwujud akan mendapatkan sebuah gangguan.
Sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak (abstractsystem) dan Sistem Fisik (physical system)
Sistem  abstrakadalahsistem  yang  berupa  pikiran  atau  ide-  ide  yang  tidak tampak secara fisik.Sistem fisik merupakan system yang ada secara fisik.
a. Sistem    Alamiah (natural    system) dan    sistem    buatan  manusia (human made system.)
Sistem  alamiah  adalah  system  yang  terjadi  melalui  proses  alam  misal, sistem  perputaran  bumi.  Sistem  buatan  manusia  adalah  system  yang melibatkan interaksi antara  manusiadengan  mesin,atau  disebut juga human machine  system, misalnya  system  informasi  yang  menyangkut  pengguna computer yang berinteraksi dengan manusia.
b. Sistem Tertentu (determinicsystem) danSistemTakTentu (probabilisticsystem)
Sistem  tertentu  beroperasi  dengan  tingkah  laku  yang  sudah  dapat diramalkan.Interaksi    diantara      bagian-bagiannya  dapatdideteksi  dengan pasti,sehingga  keluaran  dari  sistem  dapat    diramalkan,    misalnya    sistem komputer,      karena  tingkah  lakunya  dapat  dipastikan  berdasarkan  program yang  dijalankan.  Sistem  tak  tentu  adalah  system  yang    kondisi  masa depannya  tidak dapat diramalkan.
c. Sistem Tertutup (closedsystem) dan Sistem Terbuka (open system)
Sistem  tertutup  merupakan  system  yang    tidak  berhubungan  dan  tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah system yang berhubungan  dan  terpengaruh  dengan  lingkungan  luarnya.  Sistem  ini menerima  masukan  dan  menghasilkan  keluaran  untuk  lingkungan  luar  sub sistem lainnya.
Menurut  Wikipedia  Warehouse  Management  Sistem  atau  sistem  Manajemen pergudangan  merupakan  kunci  utama  dalam supply  chain (rantai  pasok), dimana  yang  menjadi  tujuan  utama  adalah  mengontrol  segala  proses  yang terjadi  didalamnya  seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan).
Dengan  melihat  kebutuhan  para user tersebut  maka  sistem  ini  dikembangkan dengan  harapan  lebih  efisien  dari  sistem  yang  sudah  ada.  Sebuah Warehouse Management ini para pengguna dapat melihat produk apa saja  yang sudah ada sebelumnya  dan  yang  ketersediaan  nya  menipis,yang  mengharuskan  staff gudang  melakukan  pemesanan  produk.  Sistem  ini  juga  diharapkan  menjadi sebuah  sarana  bertukar  informasi  antar admin,  user dan warehouse ,  dimana apabila  terjadi  sebuah  perubahan  stok  produk  di  dalam  gudang  atau  terjadi perubahan  jumlah  seorang user. Sistem  ini  berfungsi  sebagai user portal, dimana  sistem  ini  lebih  efisien  karena  para  pengguna  bisa  membuka  beberapa aplikasi dalam satu waktu.
Data Flow Diagram ( DFD ) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data  tersebut  mengalir  atau  lingkungan  fisik  dimana  data  tersebut  akan disimpan.
Entity  Relationship  Diagram (ERD)  adalah  untuk  menggambarkan  relasi  dari dua file atau dua tabel yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu  satu-satu,  satu-banyak,  dan  banyak-banyak.  Penggambaran  ini  akan membantu  analis  dalam  melakukan  perancangan  proses  yang  kelak  akan dituangkan dalam bentuk baris-baris program.

## Permasalahan
Dengan  berdasarkan  latar  belakang  serta  ruang  lingkup  permasalahan  yang terjadi  pada CV.GIYANMANDIRI maka masalah yang teridentifikasi yaitu : 1. Belum terintegrasinya beberapa aplikasi pada suatu sistem.
2. Tidak  efisien,  dikarenakan  harus  mengolah  data  penyediaan  barang  secara manual.

## Tujuan
1. Sebagai  aplikasi  yang  dapat  mempermudah staff  warehouse melihat persedian  stok  barang  yang  sudah  ada,  membuat  laporan,  mengkonfirmasi pemesanan dan penerimaan barang.
2. Sarana  untuk  penyampaian  informasi  antara admin atau user agar  lebih mudah dan cepat.
3. Mempermudah  customer  dalam  pemesanan  pelayanan  instalasi,dengan adanya system  warehouse  management ini  bagian  teknisi  dengan  mudah mengolah  data  barang  dan  mengajuakan  permohonan  instalasi  melalui system aplikasi.

## Batasan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  di  atas,  kami  sebagai  penulis  membatasi permasalahan  pada  maintenance Warehouse  management  system .  Adapun pembatasan    masalah  ini  kami    batasi  pada  pembuatan  aplikasi  desktop  pada pengolahan data barang di warehouse CV.GIYANMANDIRI divisi warehouse
Jurnal String Vol.1 No.2 Tahun 2016                      ISSN : 2527 – 9661
bagian Pengembangan Sistem Aplikasi Support Business dengan menggunakan aplikasi berbasis java yang secara khusus dirancang untuk permasalahan di atas.

## Metodologi Penelitian
Dalam    pembuatan    penelitian  ini    dibutuhkan  data-data  yang  berhubungan dengan kajian penulisan, yaitu bersumber dari :
Studi Lapangan ( Field Research ) Studi    Lapangan    ( Field    Research )    adalah    penelitian    dengan    cara mendatangi    atau    bekerja    secara    langsung    ke    perusahaan    yang    menjadi objek  kajian.  Teknik  pengumpulan  data-datanya  dilakukan  dengan  observasi (pengamatan)  secara  sistematik.  Dimana  data-data  tersebut  mempunyai kebenaran  atau  keabsahan  sehingga  dapat  mempertanggung  jawabkan penulisan ini.
Studi Pustaka ( Library Research ) Studi  pustaka  ( Library  Research )  adalah  pengumpulan  data-data  dengan  cara mempelajari  berbagai  bentuk  bahan-bahan  tertulis  seperti  buku-buku penunjang kajian, catatan-catatan maupun referensi lain yang bersifat tertulis.

## Penelitian yang Relevan
Penelitian yang relevan dengan penelitian pengembangan ini adalah penelitian yang  dilakukan  oleh:Maimunah    (2012)  yang  berjudul  “Rancang  Bangun Aplikasi  Data  Warehouse  Untuk  Business  Intelligence”,  kesimpulan  dari penelitian  tersebut  adalah  Dimana  rancangan  ini  menghasilkan  seluruh  data mahasiswa  yang  ada  pada  Perguruan  Tinggi.  aplikasi  ini  dapat  menyimpan banyak  data  mahasiswa. Student  Information  Service  Academic ini  untuk mempermudah kepala jurusan untuk mencari nama mahasiswa jika mahasiswa tersebut  melakukan  konsultasi  kepada  kepala  jurusannya  masing-masing. Untuk  merancang  sistem  ini  menggunakan object  oriented  design yaitu software visual paradigm .

## Hasil Penelitian dan Pembahasan
Adapun  prosedur  sistem  informasi warehouse management atau  sistem pengadaan barang  yang diusulkan  oleh  penulis akan dijelaskan  pada beberapa proses.Pembeli atau customer yang sudah memesan barang baik kepada bagian marketing  atau  pun  sales  kini  dapat  langsung  mengkonfirmasi  kepada  kepala gudang  atau  bagian warehouse setelah  itu request barang  akan  di  konfirmasi melalui  aplikasi  yang  akan  di  rancang  oleh  penulis.Setelah  terkonfirmasi bagian teknisi berhak mengambil barang di gudang dan mencetak invoice nya sendiri yang akan di berikan kepada customer .
Bagian warehouse juga  akan  mengotrol stock barang  yang  ada  di  gudang  dan melakukan transaksi langsung kepada supplier tanpa harus meminta konfirmasi kepada accounting ,bagian warehouse dapat  memesan  dan  mengeluarkan barang  dengan  aplikasi  yang  di  rancang  oleh  penulis.Bagian general  affair
Jurnal String Vol.1 No.2 Tahun 2016                      ISSN : 2527 – 9661
disini  bertugas  merubah  dan  membuat user data  baru  terutama  kepada  bagian teknisi  dan delivery agar  tidak  menyalahgunakan  pemesanan  barang  terhadap warehouse ,bagian general  affair harus  dapat  memilih  orang  yang  jujur  dan bertanggung jawab.

## Analisa Masukan (Input), Proses, dan Keluaran (Output)
1. Rancangan Masukan
a. Nama Masukan
: Form Instalasi Fungsi : Untuk mengetahui Stok barang Sumber : Warehouse Distribusi : Bagian Rangkap : 1 (satu) Frekuensi : Setiap ada Kegiatan instalasi Keterangan : Berisi tentang data barang b. Nama Masukan : Form Pembelian Barang Fungsi : Untuk menambahkan data stok barang Sumber : GA Distribusi : Warehouse Rangkap : 1 (satu) Frekuensi : Setiap ada faktur bukti pembelian barang Keterangan : Berisi tentang data-data barang
2. Rancangan Proses
a.   Proses Permohonan Instalasi
Bagian  teknisi  akan  mengirim form permohonan  barang  kepada bagian  gudang  untuk  di  setujui  kemudian  bagian  teknisi  akan menerima barang tersebut untuk di instalasi kepada customer.
b.   Proses Pemesanan Barang Suplier
Berdasarkan  data  permitaan  pelanggan  terkadang  ada  beberapa komponen  pendukung  yang  kadang  kehabisan  stok  yang mengharuskan bagian warehouse memesan barang.
3. Rancangan Keluaran
a. Nama Masukan : Konfirmasi Pengadaan baraang Fungsi :Untuk mengetahui stok barang sudah bisa diambil Sumber : Warehouse Distribusi : Bagian Rangkap : 1 (satu) Frekuensi : Setiap ada konfirmasi Pengadaan barang Keterangan : Berisi data dan harga barang

## Context Diagram
Dalam  rancang  bangun  aplikasi  warehouse  management  system  PT.  XYZ menggunakan  Data  Flow  Diagram(DFD).  Context  diagram  adalah  pendekatan yang  mencoba  untuk  menggambarkan  sistem  pertama  kali  secara  garis  besar dan  memecahkannya  menjadi  bagian  yang  lebih  terinci  seperti  yang  terdapat dalam gambar 1.
Gambar 1. Context Diagram
Setelah  Context  diagram  dirancang  kemudian  akan  digambar  dengan  lebih terinci  lagi  yang  disebut  dengan  over  view  diagram/DFD  level  0  (gambar  2), tiap-tiap  proses  di  over  view  diagram  akan  digambarkan  lebih  terinci  lagi  dan disebut dengan level 1 (gambar 3), dan kemudian diteruskan ke level berikutnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambarkan lebih terinci.
Jurnal String Vol.1 No.2 Tahun 2016                      ISSN : 2527 – 9661

## Gambar 2. Diagram Nol

## Jurnal String Vol.1 No.2 Tahun 2016                      ISSN : 2527 – 9661
Entity Relationship Diagram
Gambar 4. Entity Relationship Diagram
Rancangan Tampilan Layar
Gambar 5.  Rancangan Tampilan Menu Login
Gambar 6. Rancangan Tampilan Form Input Data User
Gambar 7. Rancangan Tampilan Form Input Data Permohonan Barang

## Simpulan
Dengan diterapkannya Warehouse Management System pada CV.GIYANMANDIRI  yang  berbasis  Desktop  merupakan  salah  satu  langkah maju dalam penerapan teknologi informasi dan pegadaan barang antara gudang dengan  teknisi. Warehouse  Management  System pada  CV.GIYANMANDIRI yang  penulis  buat  hanya  sebagai  penunjang  proses  pendataan  dan  pengadaan barang untuk mengefisienkan waktu dan keamanan data barang yang setidaknya dapat  membantu  bagian general  affair dan  manager  didalam  pendataan pengadaan barang baik barang masuk dan keluar.

## Daftar Pustaka
Poerwadarminta,  W.J.S.  (2003). Kamus  Umum  Bahasa  Indonesia .  Jakarta  : Balai Pustaka
Simarmata , J . (2007). Rekayasa Perangkat Lunak . Yogyakarta : ANDI
Lane,  P.  (2005). Oracle  Database  Data  Warehousing  Guide ,  10g  Release  2
(10.2). Oracle All Right Reserved
Kadir, A. (2003). Pengenalan Sistem Informasi . Yogyakarta:Andi
Jogiyanto,  H.M.  (2005 )  Analisis  &  Desain  Sistem  Informasi  :  Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.
Maimunah.(2012). Rancang Bangun Aplikasi Data Warehouse Untuk Business Intelligence. CSRID Journal, Vol.4 No.1 Februari 2012 (27-36).