## MADANI
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019 (P-ISSN 2085 - 143X) (E-ISSN 2620 - 8857)

## Implementasi Pembinaan Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tangerang
Cynthia Calista Herlambang Putri 1 & Siti Maryam UIN Syarif Hidayatullah 1 cynthiacalistahp@gmail.com

## Abstract
Purpose  of  this  study  to  find  out  the  Analysis  of  Management  Archives  Coaching  by Tangerang  District  Library  and  Archives  Services.  This  type  of  research  uses  a  descriptive qualitative  research  approach.  Data  collection  techniques,  namely  interviews  with  5  (five) informants,  observation,  and  documentation.  While  data  analysis  techniques  include  data reduction,  data  presentation,  and  drawing  conclusions.  The  results  of  the  study  can  be concluded  that  the  activities  of  archiving  guidance  carried  out  by  the  Tangerang  District Disperpusip  begins  with  the  stages  of  planning,  coordination,  preparation  of  materials  for archiving  development,  and  the  implementation  of  archiving  guidance  activities  which  are divided  into  two  types,  namely  technical  guidance  conducted  classically  to  OPD  (Regional Apparatus Organization) ) and direct assistance to the archives manager in the village. The technical guidance activity began with  gathering archive managers from each OPD namely the Office and Agency after that the activity continued with the delivery of material classically with  the  theme  "Dynamic  Archive  Management,  That  is  Depreciation  With  the  Focus  of Moving Archives". In addition, the assistance was carried out by selecting archive managers from two to three villages and continued by providing direct training on how to organize files properly  with  the  theme  "Active  Dynamic  Archive  Management".  The obstacles faced  in  the activities of fostering archives are Human Resources and Archive management.

## Keywords: Coaching, Archive, Regional Archive Institution

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

## Pendahuluan
Arsip  sering  digunakan  sebagai alat  komunikasi  berupa  informasi  dan bukti  otentik.  Arsip  dibedakan  menjadi dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis.  Arsip  dinamis  yaitu  arsip  yang masih  dipergunakan  secara  langsung dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan pelayanan  pada  umumnya  atau  dalam penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan (Basuki, 1996:26).
Penyelenggaraan kearsipan nasional  dalam  Undang-Undang  Nomor 43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan, pengelolaan  arsip  statis  dan  pembinaan kearsipan  dilaksanakan  oleh  lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya  yang  terbagi  menjadi empat  macam  yakni  Arsip  Nasional Republik  Indonesia  atau  ANRI,  arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota,  dan  arsip  perguruan tinggi.  Pemerintah daerah dalam urusan penyelengaraan
arsip bertugas melaksanakan tugas pemerintahan dibidang  kearsipan  sesuai  Pasal  25  UU Nomor  43  Tahun  2009  yakni,  selain kewajiban  Pasal  24  ayat  (4)  terkait pengelolaan  arsip  yang  diterima  dari lembaga  sektor  publik,    arsip  daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
1.  pengelolaan  arsip  inaktif    dengan retensi  paling  sedikit  10  (sepuluh) tahun  yang  berasal  dari  satuan  kerja perangkat daerah kabupaten/kota
2.  penyelenggara  pemerintahan  daerah kabupaten/kota dan pembinaan kearsipan  terhadap  pencipta  arsip  di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Kabupaten Tangerang atau yang disingkat
Disperpusip Kabupaten Tangerang sebagai salah satu contoh dari lembaga  arsip  daerah  kabupaten/kota yang  mengelola  arsip  statis  dan melaksanakan kegiatan pembinan kearsipan,  mencakup  arsip-arsip  yang berada  di  Organisasi  Perangkat  Daerah (OPD)  Kabupaten  Tangerang  Badan Usaha Milik Daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan  dan/atau  perseorangan yang  ada  di  ruang  lingkup  Kabupaten Tangerang.
Kegiatan  pembinaan  kearsipan Disperpusip Kabupaten Tangerang dilakukan  berdasarkan    Peraturan Pemerintah  Republik  Indonesia  No.  28 tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  UU  No. 43/  2009  tentang  Kearsipan  pasal  11 serta Peraturan Bupati No. 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan pada Bab  IX  tentang  Pembinaan,  Pengawasan, dan  Pengendalian  Pasal  85  ayat  1  dan  2

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
yakni:
1) Kantor melaksanakan
pembinaan  terhadap  Pencipta  Arsip  di lingkungan Pemerintah Daerah 2) Kepala SKPD melaksanakan pembinaan
Kearsipan  pada  Unit  Pengolah  di lingkungan
SKPD masing-masing.
Kegiatan  ini  diselenggarakan  untuk mengamankan  Arsip  Pemerintah  Daerah sebagai  bagian  yang  tidak  terpisahkan dari bahan pertanggungjawaban nasional.
Kegiatan pembinaan yang
dilakukan  oleh  Disperpusip  Kabupaten Tangerang yakni dalam bentuk bimbingan  teknis  dan  pendampingan yang  mana  kegiatan  ini  dibagi  menjadi dua kegiatan yang berbeda dengan target yang  berbeda  pula.  Bimbingan  teknis dilakukan  kepada  OPD  yakni  Dinas  dan Badan  yang  dilakukan  dengan  cara klasikal  dengan  jangka  waktu  tertentu. Sedangkan  pembinaan  kearsipan  dalam bentuk  bimbingan  teknis  juga  dilakukan dengan  cara  klasikal  namun  disertai dengan  kegiatan  pendampingan  yakni praktek  yang  dilakukan  secara  langsung kepada  pengelola  arsip  yang  ada  di kantor desa/kelurahan dan kecamatan di hari yang berbeda.
Selain di OPD, kegiatan pembinaan  kearsipan  dalam  bentuk bimbingan  teknis  dan  pendampingan juga dilakukan di kantor desa/kelurahan.
Salah satu desa yang menjadi target dari kegiatan tersebut yakni Desa Bitung Jaya dan  Kelurahan  Bunder  yang  berada  di Kecamatan Cikupa.
Berdasarkan  observasi  penulis dalam  keikutsertaannya  pada  kegiatan pembinaan  kearsipan  dalam  bentuk pendampingan  di  desa/kelurahan,  dapat ditemui minimnya tenaga serta pengetahuan  pengelola  arsip  dalam melaksanakan  kegiatan  pengelolaan arsip diruang lingkup kerja mereka, serta manajemen  pengelolaan  arsip  yang belum sesuai dengan standar pengelolaan  arsip  yang  baik,  sehingga menyebabkan terjadinya banyak ketidaksesuaian dalam pengelolaan arsip mereka.  Dari  uraian  di  atas,  tulisan  ini membahas bagaimana kegiatan pembinaan  pengelolaan  arsip  yang dilakukan  oleh  Disperpusip  Kabupaten Tangerang dengan cara bimbingan teknis dan pendampingan.

## Tinjauan Pustaka Pengertian Arsip dan Kearsipan
Secara  keseluruhan,  kegiatan organisasi  pada  dasarnya  membutuhkan sebuah  informasi.  Oleh  karena  itu  salah satu  sumber  informasi  penting  yang dapat  menunjang  proses  kegiatan administrasi  maupun  birokrasi  adalah arsip.

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
Arsip  atau  warkat  inilah  yang sangat berperan penting dalam kehidupan  sehari-hari  sebagai  alat  bukti otentik yang dapat
dipertanggungjawabkan keasliannya.
Arsip  ini  dibuat  dan  disimpan  oleh sebuah lembaga pemerintah atau swasta, organisasi  maupun  individu  sebagai  alat komunikasi yang direkam dalam berbagai berbentuk dan media.
Arsip  atau  dalam  bahasa  inggris disebut  “Archive”  merupakan  semua catatan dalam bentuk dan media apapun yang  berisikan  informasi  mengenai sebuah  persoalan  ataupun  peristiwa (Barthos,  2012:1).  Sedangkan  menurut Basuki  (1996:1),  arsip  adalah  hasil  dari rekaman  informasi  yang  dibuat  oleh lembaga,  organisasi,  atau  perorangan dalam melaksanakan kegiatan keorganisasiannya.
Arsip  adalah  hal  yang  sangat mendasar  dalam  kelangsungan  hidup organisasi  tersebut,  yang  mana  arsip tidak dapat tergantikan oleh apa pun. Hal ini  dikarenakan  arsip  memiliki  nilai pembuktian  secara  hukum,  kepemilikan, sejarah, dan lain-lain.
Barthos
(2012:2) juga mengungkapkan bahwa kearsipan adalah kegiatan  pengelolaan  arsip  yang  dimulai dari  pencatatan  hingga  pemeliharaan arsip  yang  dilakukan  suatu  badan  atau
lembaga  yang  memiliki  nilai  penting yang terkandung di dalamnya.
Dari  pengertian  diatas,  dapat disimpulkan  bahwa  arsip  adalah  sebuah dokumen dari hasil kegiatan yang dibuat lalu disimpan karena memiliki nilai guna yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan  kebenarannya. Sedangkan  kearsipan  adalah  semua kegiatan  dalam  pengelolaan  arsip  yang dilakukan  oleh  lembaga  atau  organisasi yang  memiliki  arsip  tersebut  sehingga arsip  dapat  dengan  mudah  ditemukan dan tidak hilang nilai informasinya.

## Pembinaan Kearsipan

## a. Penyusunan Penyediaan Pedoman Kearsipan
Dalam  mewujudkan  pengelolaan arsip  dinamis  yang  dilaksanakan  secara kontinu, komprehensif dan terpadu maka diperlukan  sebuah  cara  untuk  dapat mengoptimalkannya, pembinaan kearsipan  adalah  salah  satu  alternatif yang  dapat  ditempuh  untuk  mencapai tujuan tersebut.
Penyusunan penyediaan pedoman kearsipan harus sejalan dengan Peraturan  Pemerintah  Nomor  28/  2012 tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang Nomor  43/  2009  tentang  Kearsipan, yakni  pembinaan  kearsipan  bertujuan untuk  membina  penyelenggaraan  sistem

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
kearsipan  nasional  pada  setiap  pencipta arsip  dan  lembaga  kearsipan  sesuai dengan  arah  dan  sasaran  pembangunan nasional  di  bidang  kearsipan  sebagai literasi hak dan kewajiban warga negara (Faturahman,  Kirana,  Putra,  Irawan,  & Kolne,  2019),  Perka  ANRI  Nomor  22  /
2012 tentang Desain Pembinaan Kearsipan    pada  Pemerintah  Daerah serta  peraturan  daerah  yang  berlaku yaitu  perda  Kabupaten  Tangerang
Nomor 1
Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan.
Undang-undang  dan  peraturan tersebut merupakan bahan yang dijadikan  sebagai  pedoman  pembinaan kearsipan  yang  dilakukan  oelh  ANRI ataupun  Lembaga  Kearsipan  Daerah lainnya  sehingga  dapat  memberikan kelancaran  dan  keberhasilan  yang maksimal.  Keberhasilan  optimalisasi pengelolaan  arsip  dinamis  melalui pembinaan  kearsipan  yang  dapat  dilihat berdasarkan  faktor-faktor  kearsipan yang  baik  yaitu  penggunaan  sistem penyimpanan  secara  tepat,  fasilitas kearsipan memenuhi syarat dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat (Widjaja, 1993:57).
b. Sosialisasi Kearsipan
Sosialisasi  menurut  Perka  ANRI No.  23  Tahun  2012  adalah  mekanisme untuk  memberikan  pemahaman  kepada
audiens  dengan  media  yang  digunakan dapat  berupa  forum  diskusi,  melalui media  tayang  materi  kearsipan  (video, film, dll), atau melalui media masa.
Secara  umum  tujuan  sosialisasi adalah  yakni  untuk  meningkatkan pengetahuan  dan  keterampilan  bagi peserta agar mampu mengelola kearsipan  secara  efektif  dan  efisien dalam  lingkungan  unit  kerja  masing- masing  serta  meningkatkan  mutu penyelenggaraan kearsipan melalui peningkatan  kualitas  sumber  daya manusia sehingga arsip sebagai informasi  dapat  memberikan  kontribusi terhadap  terwujudnya  penyelenggaraan kearsipan.
Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota sesuai Perda Kabupaten Tangerang  Nomor  1  Tahun  2015, bertanggung  jawab  untuk  melakukan kegiatan  pembinaan  kearsipan  pada setiap  Satuan  Kerja  Perangkat  Daerah,
Badan Usaha Milik Daerah, Kelurahan/Desa, Organisasi Politik,
Organisasi  Masyarakat,  Perusahaan,  dan Perorangan.
c. Bimbingan Teknis Kearsipan Pada dasarnya kegiatan pelaksanaan bimbingan teknis merupakan  kegiatan  pendidikan  dan pelatihan. Menurut Soekidjo
Notoatmodjo,  pendidikan  dan  pelatihan

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
merupakan upaya untuk
mengembangkan  sumber  daya  manusia,
terutama untuk mengembangkan kemampuan  intelektual  dan  kepribadian manusia (Notoatmodjo,2003:34).
Sedangkan
menurut
Sastrohadiwiryo  (2003),  pendidikan merupakan  tugas  untuk  meningkatkan pengetahuan, pengertian, atau sikap para tenaga kerja sehingga dapat menyesuaikan  pengetahuan  umum  dan pengertian  tentang  seluruh  lingkungan kerja.  Sedangkan  pelatihan  merupakan proses  membantu  para  tenaga  kerja untuk  memperoleh  efektivitas  dalam pekerjaan  mereka  yang  sekarang  atau yang akan datang melalui pengembangan kebiasaan  tentang  pikiran,  tindakan, kecakapan,  pengetahuan  dan  sikap  yang layak.
Dari  penjelasan  diatas  dapat disimpulkan  bahwa  bimbingan  teknis kearsipan  merupakan  bagian  dari kegiatan  pembinaan  kearsipan  yang penting  dilakukan  oleh  ANRI  atau Lembaga  Kearsipan  Daerah karena  pada bimbingan  teknis  ini  lah  para  peserta seperti arsiparis maupun pengelola arsip dapat  meningkatkan  pengetahuan  dan kemampuan  mereka  tentang  kearsipan dari mulai penciptaan hingga pemusnahan.
Dengan  begitu  arsiparis  atau pengelola  arsip  yang  mengikuti  kegiatan ini dapat mempraktikannya di lingkungan  kerja  masing-masing  guna terciptanya  penataan  arsip  yang  teratur dan  sesuai  dengan  prosedur  dan  dapat menghindari  masalah-masalah  yang mungkin  terjadi  pada  arsip  mereka. Adapun  pembinaan  dibagi  menjadi  dua macam  yakni  pembinaan  pengelolaan arsip dinamis  dan pembinaan pengelola arsip statis yakni (Dinullah, 2008:34):
a. Pengelolaan arsip dinamis dengan sasaran  untuk  tingkat  Provinsi terdiri dari SKPD, Kabupaten/Kota, dan BUMD. Sedangkan pada tingkat Kabupaten/Kota  meliputi  SKPD,
Kecamatan, Kelurahan/Desa, BUMD, dan Sekolah.
b. Pengelolaan  arsip  statis  dengan sasaran  untuk  lingan  Lembaga Kearsipan Daerah

## d. Supervisi Kearsipan
Supervisi  adalah  penilikan  dan pengawasan.  Kedua  istilah  ini  menunjuk pada  kegiatan  bukan  saja  melihat  apa yang  terjadi  dalam  kegiatan  keduanya seperti  pemeriksaan,  tetapi  sudah mengadakan penilaian, yaitu mengidentifikasi hal-hal yang sudah baik sesuai yang diharapkan dan hal-hal yang belum  karena  belum  sesuai  dengan

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
harapan (Arikunto, 2006:12). Sedangkan pengawasan  kearsipan  sendiri  menurut Perka  ANRI  No.  38  Tahun  2015  tentang Pedoman  Pengawasan  Kearsipan  adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian  antara  prinsip,  kaidah  dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan  kearsipan.  Supervisi juga  dijelaskan  dalam  Peraturan  Tetap ANRI  yakni  sebagai  fungsi  atau  aktivitas membandingkan  antara  hasil  yang dicapai  dengan  rencana  yang  dibuat  di bidang  manajemen  arsip  dinamis  dan arsip statis.
Dari  penjelasan  diatas  dapat disimpulkan  bahwa  supervisi  atau pengawasan  juga  memiliki  peran  yang penting  guna  memberikan  kelancaran dalam  kegiatan  pembinaan  kearsipan. Dengan  adanya  supervisi  ini,  maka Lembaga  Kearsipan  Daerah  sebagai pembina  dapat  terus  memantau  kepada para  arsiparis  atau  pengelola  arsip  yang mereka  bina  agar  saat  arsiparis  atau pengelola  arsip  melakukan  kesalahan dapat segera diberikan masukan sehingga  tetap  sesuai  dengan  pedoman yang  diberikan  dan  hal  ini  dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengetahui  tingkat  keberhasilan  dan kegagalan  sebelum  lanjut  pada  tahap terakhir yaitu tahap evaluasi.
Kegiatan  ini  bertujuan  untuk mengetahui  tingkat  keberhasilan  dan kegagalan  serta  untuk  mendapatkan masukan  bagaimana  cara  mengatasi permasalahan  kearsipan  yang  ada. Sedangkan  pelaksanaannya  dilakukan dengan  tatap  muka  dalam  forum  kelas atau dengan melaksanakan kunjungan ke unit  kerja  sasaran  supervisi.  Hasil  dari pelaksanaan  supervisi  adalah  berupa laporan  berisi  data  (penghitungan  nilai kuantitas  standar,  kualitas  standar, kuantitas operasional, kualitas operasional, dan penghitungan pengujian spesifik)  dengan  menghitung  nilai  dan skor  yang  diperoleh  oleh  instansi  di bidang penyelenggaraan kearsipan.

## e. Evaluasi.
Evaluasi adalah suatu proses yang sistematis  dan  berkelanjutan  untuk menentukan  kualitas  dari  nilai  dan  arti daripada sesuatu, berdasarkan pertimbangan  dan  kriteria  tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan  (Arifin,  2013:5).  Setelah menjelaskan apa itu evaluasi, Arifin juga menjelaskan bahwa:
a. Tujuan  evaluasi  adalah  untuk menentukan  kualitas  terutama yang  berkenaan  dengan  nilai  dan arti.
b. Dalam  proses  evaluasi  harus  ada pemberian pertimbangan

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
(judgement). Pemberian pertimbangan  ini  pada  dasarnya merupakan  konsep  dasar  evaluasi untuk  menentukan  nilai  dan  arti (worth  and  merit)  dari  sesuatu yang sedang dievaluasi.
c.  Pemberian  pertimbangan  tentang nilai dan arti haruslah berdasarkan kriteria  tertentu.  Tanpa  kriteria yang  jelas,  pertimbangan  nilai  dan arti yang diberikan bukanlah suatu proses  yang  dapat  diklasifikasikan sebagai evaluasi.
Metode Penelitian penelitian  ini  menggunakan  jenis metode deskriptif, yakni mendeskripsikan  seluruh  gejala  atau keadaan  yang  ada,  yaitu  keadaan  gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan.  Sedangkan  untuk  pendekatan penelitiannya  penulis  menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan  data  menggunakan  data primer  yaitu    observasi,  wawancara  dan data  sekunder  yaitu  literatur  dan dokumentasi.  Adapun  teknik  analisis data  yaitu  reduksi  data,  penyajian  data dan penarikan kesimpulan.tuntas.
Hasil dan Pembahasan Analisis Kegiatan
Pembinaan Pengelolaan Arsip
a. Penyusunan  Penyediaan  Pedoman Kearsipan Disperpusip Kabupaten Tangerang melaksanakan kegiatan pembinaan  kearsipan  pada  pengelola arsip yang berada di kantor desa/kelurahan,  kecamatan  dan  OPD yakni  Dinas  dan  Badan  sudah  sesuai dengan penyusunan penyediaan pedoman kearsipan yang telah dituangkan  kedalam  Peraturan  Daerah Kabupaten  Tangerang  Nomor  1  Tahun 2015 tentang penyelenggaraan kearsipan dan  UU  No.  43  tahun  2009  Pasal  8 tentang kearsipan yakni lembaga arsip di daerah  kabupaten  atau  kota  memiliki tugas  untuk  melaksanakan  kegiatan pembinaan  kearsipan  kepada  instansi ataupun  SKPD  yang  berada  di  lingkup masing-masing daerah.
Pembinaan kearsipan oleh Disperpusip Kabupaten Tangerang
dilakukan  dengan  dua  metode  yakni bimbingan  teknis  dan  pendampingan secara  langsung,  hal  ini  sesuai  dengan Peraturan  Bupati  Tangerang  Nomor  71 Tahun  2016  tentang  pengelolaan  arsip dinamis  pada  BAB  II  penetapan kebijakan,  pembinaan,  dan  organisasi kearsipan  pengelolaan  arsip  dinamis pada  pembinaan  meliputi  beberapa kegiatan diantaranya yaitu rapat koordinasi  penyelenggaraan  kearsipan,

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
sosialisasi  kearsipan,  bimbingan  dan konsultasi kearsipan, pemberian bantuan kearsipan, dan pendampingan.
b.  Bimbingan Kearsipan
Bentuk  lain  dari  pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh
Disperpusip Kabupaten Tangerang yakni berupa  bimbingan  teknis,  kegiatan tersebut dilakukan pada kantor desa/kelurahan,  kecamatan,  dan  OPD. Namun  bimbingan  teknis  lebih  terpaku pada  OPD  yakni  Dinas  dan  Badan  yang berada  di  lingkup  wilayah  Kabupaten Tangerang,  salah  satu  peserta  dari kegiatan tersebut yakni Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang.
Kegiatan  yang  dilakukan  oleh Disperpusip Kabupaten Tangerang hanya berbeda  secara  penyebutan,  namun dilihat  dari  penjelasan  dan  rangkaian kegiatan  tersebut,  pembinaan  kearsipan dalam  bentuk  bimbingan  teknis  ini merupakan kegiatan sosialisasi kearsipan  yang  dijelaskan  dalam  Perka ANRI No. 23 Tahun 2012. Dengan begitu, kegiatan  pembinaan  kearsipan  dalam bentuk bimbingan teknis tersebut sudah sesuai dengan Perka ANRI No. 23 Tahun 2012, yakni mekanisme untuk
memberikan
pemahaman kepada audiens  dengan  media  yang  digunakan dapat  berupa  forum  diskusi,  melalui
media  tayang  materi  kearsipan  (video, film, dll), atau melalui media masa.
Namun  berdasarkan  tujuan  dari kegiatan  sosialisasi  kearsipan  tersebut, Disperpusip Kabupaten Tangerang belum berhasil yakni untuk
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta kegiatan sosialisasi kearsipan  dalam  mengelola  arsip  secara efektif dan efisien di ruang lingkup kerja mereka.
Adapun dalam pelaksanaan kegiatan  pembinaan  kearsipan  berupa bimbingan  teknis  yang  diberikan  oleh Disperpusip Kabupaten Tangerang belum  berjalan  dengan  baik.  Hal  ini disebabkan  oleh  materi  yang  diberikan pada saat kegiatan tersebut  berlangsung dirasa  belum  dapat  mengedukasi  secara utuh  oleh  para  pengelola  arsip  yang notabene  bukan  berasal  dari  latar belakang  pendidikan  kearsipan,  hal  ini dirasa  belum  cukup  jika  hanya  melalui proses  pemberian  materi  dalam  bentuk tampilan  slide  di  layar  proyektor,  selain itu  waktu  yang  terbatas  juga  dapat mempengaruhi  pengelola  arsip  yang merasa  belum  puas  dalam  menerima penjelasan dari materi yang disampaikan.
Menurut  analisis  penulis  dari sosialisasi  kearsipan  dan  hasil  yang ditemui  di  lapangan  kegiatan  bimbingan

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
teknis  yang  telah  dilaksanakan  oleh Disperpusip
Kabupaten
Tangerang kesimpulannya  adalah  bahwa  kegiatan tersebut belum berhasil diterapkan pada pengelola  arsip  yang  ada  di  OPD  salah satunya  yakni  Dinas  Pendidikan,  hal  ini dikarenakan  waktu  yang  belum  cukup untuk  membuat  seorang  pengelola  arsip atau  orang  yang  berkerja  dalam mengelola  arsip  di  suatu  organisasi namun bukan berasal dari latar belakang pendidikan  kearsipan  dapat  memahami betul  tentang  bagaimana  pengelolaan arsip yang baku dan baik.
c. Pendampingan
Pelaksanaan pembinaan kearsipan  dalam  bentuk  pendampingan ini  berbeda  dari  bimbingan  teknis, pendampingan  ini  adalah  bentuk  dari tahap  lanjut  dari  kegiatan  bimbingan teknis  yakni  praktek  langsung  yang dilakukan pada pengelola arsip di kantor desa/kelurahan  dan  kecamatan  yang didampingi oleh arsiparis dari
Disperpusip Kabupaten Tangerang. Sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Soekidjo
Notoatmodjo,  bimbingan  teknis  yang merupakan  gabungan  dari  kegiatan pendidikan  dan  pelatihan  yakni  upaya untuk  mengembangkan  sumber  daya manusia, terutama untuk
mengembangkan kemampuan intelektual dan kepribadian manusia.
Pada  hasil  penelitian  di  lapangan, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa kegiatan  pendampingan  tersebut  sudah berhasil  dilakukan  oleh  Disperpusip Kabupaten  Tangerang  pada  pengelola arsip  yang  ada  di  Desa  Bitung  Jaya  dan Kelurahan  Bunder.  Hal  ini  dikarenakan kegiatan  tersebut  dilakukan  secara langsung dengan menangani permasalahan yang ada dalam pengelolaan arsip di kantor desa/kelurahan  tersebut.  Dengan  begitu pengelola  arsip  dapat  dengan  mudah memahami  materi  yang  telah  diberikan kepadanya serta dapat mengimplementasikan  secara  langsung ilmu  yang  didapatkan  dalam  bimbingan teknis  maupun  pendampingan  pada kegiatan  pengelolaan  arsip  di  ruang lingkup kerja mereka.
Selain  itu,  kegiatan  pembinaan kearsipan  dalam  bentuk  pembinaan  ini dapat dikatakan berhasil karena kegiatan ini  telah  sesuai  dengan  tujuan  dari adanya  kegiatan  pembinaan  kearsipan yakni  meningkatkan  pemahaman  dan kesadaran tentang pentingnya arsip bagi kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan  bernegara,  serta  meningkatnya kemampuan pengelolaan arsip.

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
d. Supervisi/Pengawasan Kearsipan
Disperpuip  Kabupaten  Tangerang melakukan  supervisi/pengawasan  atau yang  disebut  juga  monitoring  kepada pengelola  arsip  yang  ada  di  kantor desa/kelurahan  yang  telah  diberikan pembinaan  kearsipan  dalam  bentuk pendampingan,  hal  ini  dilakukan  untuk mengetahui progress dari hasil
pembinaan kearsipan berupa pendampingan  secara  langsung  dan berpartisipasi  secara  aktif    sebagai bentuk  transparansi  masyarakat  di  desa (Faturahman, 2018).
Sesuai dengan teori yakni supervisi  adalah  sesuatu  hal  yang menunjuk  pada  kegiatan  bukan  saja melihat  apa  yang  terjadi  dalam  kegiatan keduanya  seperti  pemeriksaan,  tetapi sudah  mengadakan  penilaian,  yaitu mengidentifikasi hal-hal yang sudah baik sesuai yang diharapkan dan hal-hal yang belum  karena  belum  sesuai  dengan harapan.
Menurut  analisis  penulis  dari penjelasan di atas tentang supervisi atau monitoring  yang  telah  dilakukan  oleh Disperpusip
Kabupaten Tangerang kesimpulannya adalah Disperpusip Kabupaten  Tangerang  sudah  melakukan kegiatan  supervisi  atau  monitoring kepada  pengelola  arsip  secara  langsung di  kantor  desa/kelurahan  dengan
memberi  nilai  dan  saran  kepada pengelola arsip dalam progress pengelolaan  arsip  yang  telah  mereka terapkan.
e. Evaluasi
Untuk  mengetahui  bagaimana penerapan  pengelolaan  arsip  di  masing- masing  desa/kealurahan  yang  setelah dilaksanakan oleh Disperpusip
Kabupaten  Tangerang  perlu  dilakukan adanya evaluasi. Namun berdasarkan hasil penelitian di lapangan penulis menemukan  bahwa  di  tahun  ini Disperpusip  Kabupaten  Tangerang  tidak melakukan  kegiatan  evaluasi,  namun kegiatan  ini  digantikan  oleh  kegiatan monitoring  yang  memiliki  konsep  yang hamper sama dengan monitoring. Hal ini disebebkan  oleh  DPA  atau  Dokumen Penggunaan  Anggaran  yang  berbeda. Namun dari adanya  kegiatan pembinaan kearsipan, Disperpusip Kabupaten Tangerang  mengharapkan  output  dan outcome  yang  dihasilkan  dapat  sesuai dengan  yang  mereka  harapkan  agar dapat mewujudkan visi dari Disperpusip Kabupaten Tangerang yakni “Terwujudnya  Perpustakaan  Terunggul di Provinsi Banten dan Tertib
Administrasi  Tata  Kearsipan  Daerah 2018”. dan menyebalkan.

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
f. Analisis Kegiatan Pembinaan

## Pengelolaan Arsip
Berdasarkan hasil penelitian yang telah  dijabarkan,  dapat  disimpulkan bahwa  dari  dua  macam  kegiatan pembinaan  pengelolaan  arsip  yang  telah
dilaksanakan  oleh  Dinas  Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tangerang terdapat kekurangan  dan  kelebihan  yang  miliki masing-masing  kegiatan  tersebut,  yakni sebagai berikut:

## Tabel 1. Kekurangan dan Kelebihan Pembinaan Pengelolaan Arsip
Bimbingan Teknis Pendampingan Kekurangan Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kegiatan tidak bervariasi Penjelasan yang detail Waktu pelaksanaan yang sering bentrok dengan kegiatan pelayanan Mudah dipahami dengan praktek secara langsung Waktu pelaksanaan yang singkat Semua pengelola arsip OPD hadir selaku peserta kegiatan Hanya beberapa pengelola arsip di desa/kelurahan yang diberi pendampingan pertahun Tema materi pendampingan fleksibel sesuai permasalahan yang terjadi di desa/kelurahan Tidak ada monitoring sebagai penilaian
progress dari kegiatan tersebut Lebih hemat anggaran Anggaran yang digunakan lebih besar dari Bimbingan Teknis Setelah pendampingan, Dispeprusip melakukan
monitoring sebagai penilaian atas progress dari hasil kegiatan
pendampingan serta pemberian saran dalam pengelolaan arsip yang baik Lebih sulit dipahami peserta Tidak membutuhkan banyak tenaga dalam pelaksanaannya Membutuhkan tenaga yang lebih dalam pelaksanaannya Lebih efektif dibandingkan Bimbingan Teknis Kegiatan  pembinaan  pengelolaan
arsip yang telah dilaksanakan dalam dua
metode  ini  memiliki  kekurangan  serta kelebihan  yang  dimilikinya,  berdasarkan

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
data  tabel  diatas  dapat  diketahui  bahwa kegiatan  pendampingan  lebih  berhasil mencapai tujuan dari kegiatan
pembinaan yang telah diberikan Disperpusip Kabupaten Tangerang terhadap  pengelola  arsip  yang  ada  di desa/kelurahan  dibandingkan  dengan kegiatan  pembinaan  dalam  bentuk bimbingan  teknis  jika  melihat  dari prinsip efektif dan efisien.
Kendala dalam

## Pembinaan Pengelolaan Arsip
Berdasarkan  hasil  data  yang didapat  bahwa  terdapat  kendala  yang dihadapi  para  pengelola  arsip  dalam Pelaksanaan  Pembinaan  Pengelolaan Arsip  Oleh  Disperpusip  Kabupaten Tangerang.  Berikut  adalah  kendala- kendala yang sering terjadi yakni:
a. Sumber Daya Manusia
Sumber  daya  manusia  dalam  hal ini  adalah  pengelola  arsip  sebagai peserta  dan  target  dari  pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Disperpusip Kabupaten Tangerang. Pada kasus  yang  terjadi  di  tiap  kantor desa/kelurahan  dan  OPD  berbeda-beda, salah  satunya  yang  terjadi  di  Dinas Pendidikan  Kabupaten  Tangerang  dan Desa Bitung Jaya.
Kendala  yang  terjadi  disebabkan oleh  kesalahan  dalam  penunjukan  tugas
untuk  mengikuti  kegiatan  pembinaan kearsipan  dalam  bentuk  bimbingan teknis, hal ini terjadi karena ketidakjelasan  tupoksi  (tugas  pokok  dan fungsi) antara PNS dan non-PNS di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang. Sedangkan  pada  Desa  Bitung  Jaya    juga mengalami  hal  serupa,  namun  hal  ini disebabkan  oleh  belum  adanya  tenaga pengelola  arsip  yang  bertugas  dalam mengelola arsip yang ada di Desa Bitung Jaya,  maka  dalam  mengikuti  kegitan pembinaan  kearsipan  dalam  bentuk bimbingan  teknis  dan  pendampingan diikuti  oleh  Kepala  Urusan  Bidang Perencanaan.
Penulis  dapat  menyimpulkan bahwa dengan terjadinya kendala seperti yang telah dijelaskan di atas, maka hal ini akan berdampak pada pengelolaan arsip yang  ada  di  Desa  Bitung  Jaya  dan  Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang karena tidak  tersampaikannya  materi  yang disampaikan pada saat bimbingan teknis serta  kegiatan  tersebut  belum  tepat sasaran  seperti  yang  diharapkan  oleh Disperpusip Kabupaten Tangerang.
b. Manajemen Pengelolaan Arsip
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian di  lapangan  dan  didukung  oleh  hasil wawancara maka penulis dapat menyimpukan  bahwa  kendala  yang

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
terjadi  dalam  manajemen  pengelolaan arsip yang terjadi pada Desa Bitung Jaya, Kelurahan Bunder dan Dinas Pendidikan Kabupaten  Tangerang  yakni  sebagai berikut:
1)  Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip yang ada di pada  Desa  Bitung  Jaya,  Kelurahan
Bunder dan Dinas Pendidikan Kabupaten  Tangerang  belum  sesuai dengan  standar  penyimpanan  arsip yakni  arsip  yang  disimpan  belum dipisahkan  sesuai  nomor  klasifikasi arsip  sesusi  dengan  masalah  dan  sub masalah dari masing-masing surat.
Kondisi  ini  pula  diperparah dengan  tidak  tersedia  secara  lengkap dari  sarana  dan  prasarana  dalam penyimpanan  arsip  mulai  dari  boks arsip  sampai  dengan  rak  arsip  itu sendiri.  Kendala  yang  dihadapi  dalam sarana  dan  prasarana  pun  hampir sama  terjadi  di  Desa  Bitung  Jaya,
Kelurahan Bunder dan Dinas Pendidikan  Kabupaten  Tangerang yakni  tidak  tersedia  dan  belum menerapkannya standarisasi
kelengkapan  sarana  dan  prasarana dalam pengelolaan arsip tersebut. Hal  tersebut  belum  sesuai dengan
teori Barthos yakni perlengkapan  penyimpanan  surat
yakni  sebagai  berikut  folder  (map), guide  (penunjuk  dan  pemisah), tickler-file  (berkas  pengingat),  filing cabinet (lemari arsip), rak-arsip, boks arsip, kartu kendali, lembar pengantar surat  rahasia  dan  surat  rutin,  lembar disposisi  dan  konsep,  kartu  pinjam arsip, dan kartu tunjuk silang.
Menurut  analisis  penulis  dari beberapa macam sarana dan prasarana dalam perlengkapan penyimpanan  arsip  kesimpulannya adalah masih banyak kantor desa/kelurahan  dan  OPD  yang  masih belum memenuhi sarana dan prasarana dalam kegiatan penyimpanan arsip. Hal ini disebabkan  oleh  belum  adanya anggaran yang disediakan oleh kantor desa/kelurahan  dan  OPD  dalam memenuhi  sarana  dan  prasarana dalam  penyimpanan  arsip  demi kelancaran kegiatan pengelolaan arsip yang ada di lingkup kerja mereka.
2)  Pemeliharaan Arsip
Kendala  lain  yang  sering dihadapi  di  semua  desa/kelaurahan dan  OPD  salah  satunya  yakni  pada Desa  Bitung  Jaya,  Kelurahan  Bunder dan  Dinas  Pendidikan  Kabupaten Tangerang  adalah  belum  adanya Standar  Operasional  Prosedur  atau

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
SOP dalam merawat ataupun memelihara arsip yang dimilikinya. Hal  ini  belum  sesuai  dengan teori Wursanto yakni usaha pemeliharaan arsip berupa melindung,  mengatasi,  mencegah  dan mengambil
langkah-langkah, tindakan-tindakan  yang  bertujuan untuk  menyelamatakn  arsip-arsip berikut  informasinya  serta  menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan  yang  sebenarnya  tidak diinginkan.
Menurut  analisis  penulis  dari penjelasan  di  atas  tentang  kegiatan pemeliharaan  di  Desa  Bitung  Jaya,
Kelurahan Bunder dan Dinas Pendidikan  Kabupaten  Tangerang kesimpulannya adalah kegiatan tersebut  belum  dilakukan  secara langsung  pada  arsip-arsip  yang disimpan mereka sehingga arsip yang disimpan  pun  dapat  terkena  penyakit kertas salah satunya yang
dikarenakan  faktor  internal  maupun faktor eksternal.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan pembahasan  yang  telah  diuraikan sebelumnya mengenai
Analisis
Pembinaan Pengelolaan Arsip Oleh Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kabupaten
Tangerang  dapat  disimpulkan  beberapa hal sebagai berikut:
1. Disperpusip  Kabupaten  Tangerang melakukan  kegiatan  pembinaan kearsipan  dengan  dua  metode  yakni dengan  cara  bimbingan  teknis  dan pendampingan yang dilakukan secara  langsung  kepada  pengelola arsip.  Sasaran  dari  kedua  kegiatan tersebut berbeda, hal ini dikarenakan  kegiatan  tersebut  telah ditetapkan  di  dalam  Dokumen Penggunaan  Anggaran  atau  DPA yang  dimiliki  oleh  Disperpusip Kabupaten Tangerang, maka dari itu kegiatan pembinaan kearsipan berupa  bimbingan  teknis  dilakukan dengan  cara  klasikal  dalam  waktu satu  hari  yang  diikuti  oleh  seluruh Organisasi  Perangkat  Daerah  atau OPD  yakni  salah  satunya  Dinas Pendidikan  Kabupaten  Tangerang, namun kegiatan bimbingan teknis ini juga  dilakukan  kepada  kantor desa/kelurahan dan kecamatan yang berada  di  wilayah  Kabupaten Tangerang. Kegiatan bimbingan teknis  hanya  sebatas  pelatihan dengan  mengumpulkan  pengelola arsip  di  sebuah  ruangan  atau auladengan  penyampaian  materi kearsipan menggunakanan alat bantu  berupa  proyektor  dan  slide

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
power  point  dan  sarana  prasarana seperti  boks  arsip,  folder,  sekat,  dan lain-lain  yang  disampaikan  oleh salah satu arsiparis dari Disperpusip Kabupaten  Tangerang.  Selain  itu, kegiatan  pembinaan  kearsipan  juga dilakukan dalam bentuk pendampingan  secara  langsung  juga diberikan kepada 2-3 desa/kelurahan  yang  sudah    dipilih oleh  kecamatan  untuk  diberikan kegiatan pendampingan yang dilakukan oleh Disperpusip
Kabupaten  Tangerang,  salah  satu peserta kegiatan tersebut yakni Desa Bitung  Jaya  dan  Kelurahan  Bunder yang  berada  di  Kecamatan  Cikupa Kabupaten  Tangerang.  Kegiatan tersebut  berupa  praktek  secara langsung  dengan  menata  arsip  yang ada  di  kantor  desa/kelurahan dengan  tema  “Pengelolaan  Arsip Dinamis  Inaktif”.  Kedua  macam kegiatan tersebut memiliki kekurangan  serta  kelebihan  masing- masing yang dimilikinya, berdasarkan  tabel  tersebut  dapat disimpulkan bahwa kegiatan pendampingan lebih berhasil mencapai  tujuan  dari  kegiatan pembinaan  yang  telah  diberikan
Disperpusip  Kabupaten  Tangerang terhadap pengelola arsip yang ada di
desa/kelurahan dibandingkan dengan  kegiatan  pembinaan  dalam bentuk bimbingan teknis jika melihat dari prinsip efektif dan efisien.
2. Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Disperpusip Kabupaten  Tangerang  pada  Desa Bitung  Jaya,  Kelurahan  Bunder,  dan Dinas Pendidikan Kabupaten
Tangerang  memiliki  kendala  yang hampir  sama  yaitu  Sumber  Daya Manusia  (SDM)  yang  diikutsertakan dalam kegiatan pembinaan kearsipan  tidak  sesuai  dengan  tugas sebagai  pengelola  arsip  serta  tenaga pengelola  arsip  yang  belum  dimiliki oleh  Desa  Bitung  Jaya,  selain  itu kendala juga terjadi dalam manajemen  pengelolaan  arsip  yang masih  belum  maksimal  dalam  hal penyimpanan  arsip  dengan  sarana dan prasarana yang belum memadai serta  pemeliharaan  arsip  yang dilakukan  oleh  tiap-tiap  organisasi belum sesuai dengan standar karena belum  memiliki  SOP  yang  berlaku dalam merawat maupun memelihara arsip yang disimpan mereka.

## Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

## Daftar Pustaka
Arifin,  Z.  (2013).  Evaluasi  Pembelajaran:
Prinsip, Teknik, Prosedur. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Arikunto, S. (2006). Dasar-Dasar Supervisi. Jakarta: Rineka Cipta.
Barthos, B. (2012). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga
Negara,  Swasta,  dan  Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Basuki, S. (1996). Pengantar Kearsipan.
Jakarta: Universitas Terbuka.
Dinullah, A.,H. (2008). Kegiatan Pembinaan  Kearsipan  di  SUDIN
PUSIP  Kota  Administrasi  Jakarta Barat Terhadap SKPD dan UKPD. Jakarta:  UIN  Syarif  Hidayatullah Jakarta.
Faturahman,  B.  M.  (2018).  Aktualisasi
Nilai  Demokrasi  dalam  Perekrutan dan  Penjaringan  Perangkat  Desa.
SOSPOL , 4 (1), 132–148.
Faturahman, B. M., Kirana, C. A. D., Putra, D.  D.,  Irawan,  A.,  &  Kolne,  S.  V. (2019). Strengthening Village Culture  Literacy  in  the  National Development. Jurnal  Sospol, 5 (1),
61–81.
Notoatmodjo,  S.  (2003).    Pengembangan
Sumber  Daya  Manusia.  Jakarta:
Rineka Cipta.
Peraturan  Daerah  Kabupaten  Tangerang Nomor  1  Tahun  2015  Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Peraturan  Kepala  ANRI  No.  23  Tahun 2012  tentang  Standar  Fungsi Lembaga  Kearsipan  Daerah BAB
IV Hal. 18 Poin 3.a Peraturan  Kepala  ANRI  No.  38  Tahun 2015 tentang Pedoman Pengwasan Kearsipan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
tentang  Pelaksanaan  Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan
Peraturan  Tetap  ANRI  No.  63  Tahun 2010  tentang  Bimbingan  dan Supervisi  Penerapan  Sistem Kearsipan  Lembaga  Negara  dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya. Republik  Indonesia.  Undang-Undang
Republik  Indonesia  Nomor  43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Sastrohadiwiryo,  S.  (2003).  Manajemen Tenaga  Kerja  Indonesia.  Jakarta:
Bumi Aksara.
Widjaja,  A.W.  (1993).  Administrasi
Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Raja Grafindo