Peran Sistem Informasi Manajemen Kearsipan: Studi Kasus Kementerian Sekretariat Negara RI

## ABSTRACT
Technological developments affects in various sectors, both in education and public services. One such influence is the establishment of a Records Management  Information  System  which  is  a  digital  based  records management  infrastructure.  This  study  explain  the  role  of  the  Records Management  Information  System  in  managing  records  by  taking  a  case study  at  the  Kementerian  Sekretariat  Negara  (Kemensetneg).  Sistem Informasi  Manajemen  Arsip  (Sim  Arsip)  is  an  inactive  dynamic  records management  application  at  the  Kementerian  Sekretariat  Negara.  One  of Sim  Arsip  developing  goals  is  to  achieve  integrated,  inactive  dynamic records management.

## INTISARI
Perkembangan  teknologi  berpengaruh  pada  berbagai  sektor  baik  itu sektor pendidikan maupun layanan publik. Salah satu pengaruh tersebut adalah dengan terbentuknya Sistem Informasi Manajemen Kearsipan yang merupakan  infrastruktur  pengelolaan  arsip  berbasis  digital.  Kajian  ini menjelaskan  mengenai  peran  Sistem  Informasi  Manajemen  Kearsipan dalam  pengelolaan  arsip  dengan  mengambil  studi  kasus  pada Kementerian  Sekretariat  Negara  (Kemensetneg).  Sistem  Informasi Manajemen  Arsip  (Sim  Arsip)  merupakan  aplikasi  manajemen  dan pengelolaan  arsip  dinamis  inaktif  di  Kemensetneg.  Salah  satu  tujuan pengembangan  Sim  Arsip  adalah  tercapainya  pengelolaan  arsip  dinamis inaktif secara terintegrasi.
1 Direktorat Jenderal Kekayaan Negara, Kementerian Keuangan RI
2 Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
Submitted: 17/05/2020 Received: 21/08/2020
*Correspondence: Arif Prasetyo arifprasetyo@kemenkeu.go.id
KEYWORDS: digital Records Management Information System
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia
KATA KUNCI: digital Sistem Informasi Manajemen Kearsipan
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia
1 Arif Prasetyo, 2 Arif Rahman Bramantya
CITE THIS ARTICLE:
Prasetyo, A., &
Bramantya, A. R. (2020). Peran Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di Era Digital: Studi Kasus Kementerian Sekretariat Negara RI . Jurnal Diplomatika , 3 ( 2), 74-85.

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  berdampak  luas  pada perubahan  proses  bisnis  yang  mengarah  pada  proses  disrupsi.  Dalam  bidang  bisnis, kebangkrutan  banyak dialami  oleh perusahaan-perusahaan incumbent sebagai akibat dari  perkembangan  teknologi  yang  sangat  pesat  (Khazali,  2017).  Perkembangan teknologi  pun  menyasar  pada  berbagai  sektor  baik  itu  sektor  pendidikan  maupun layanan  publik.  Kebermanfaatan  teknologi  dalam  mendukung  aktivitas  saat  ini sebanding  dengan  tingkat  melek  seseorang  terhadap  penggunaan  teknologi.  Hasil Survei  Penetrasi  dan  Perilaku  Pengguna  internet  Indonesia  2018,  Asosiasi Penyelenggara  Jasa  Internet  Indonesia  (APJII)  menerangkan  bahwa  jumlah  pengguna internet  di  Indonesia  sangat  tinggi,  lebih  dari  50%  dari  total  jumlah  penduduk.
Secara  khusus,  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  juga berpengaruh  pada  bidang  kearsipan  baik  dalam  ranah  manajemen  maupun pengembangan  sistem.  Melalui  riset  kolaboratif  dalam International  Research  on Permanent Authentic Records in Electronic System (InterPARES Project), pengembangan ilmu  pengetahuan  tentang  pentingnya  pelestarian  terhadap  autentisitas  arsip  yang diciptakan dan atau dipelihara dalam bentuk  digital serta penyediaan standar utama, kebijakan,  strategi  dan  perencanaan  kegiatan  yang  mampu  untuk  memastikan  arsip dapat berusia panjang serta mampu memberikan kepercayaan kepada para pengguna akan  autentisitasnya.  Selain  itu,  pengembangan  sistem Electronic  Records  Archives (ERA) oleh National  Archives  and  Records  Administration  (NARA), Amerika  juga mengarah  pada  efisiensi  dalam  pemeliharaan  dan  pengelolaan  arsip  elektronik  serta untuk menjaga daur hidup arsip, termasuk untuk mendukung jadwal retensi arsip dan proses akses untuk semua arsip federasi (NARA).
Di  sisi  lain,  riset  kolaboratif  tentang  sistem  elektronik  dilatarbelakangi  oleh kurang efektifnya sistem manajemen kearsipan berbasis digital yang dikarenakan oleh sulitnya membangun ekosistem teknologi yang kompleks yang dilakukan oleh arsiparis professional  untuk  menguji  autentisitas  arsip.  Kendala  tersebut  kemudian memunculkan  pemahaman  akan  perlunya  kerangka  konseptual  yang  jelas  terhadap kompleksitas  manajemen  kearsipan  digital  dengan  baik  sehingga  proses  identifikasi, penangkapan (capturing), dan pengelolaan arsip dapat dipenuhi. Hal ini nantinya akan berpengaruh  juga  terhadap e-government dalam  pemenuhan  akses  informasi. Pengaturan  ruang  pengetahuan  publik  secara  mandiri  yang  memungkinkan aksesibilitas  pemenuhan  informasi  yang  dihasilkan  di  masa  lalu  adalah  sumber  daya berharga  di  dunia  di  mana  kemampuan  untuk  menyebarluaskan  dan  mengkurasi informasi  telah  dibuka  oleh  pemerintah  untuk  warga  negara.  Pengetahuan  publik semacam  itu  membutuhkan  jaringan  kemitraan  yang  kuat  untuk  memastikan pengetahuan  tersebut  tetap  tersedia.  Hal  ini  turut  dipengaruhi  oleh  kebutuhan, keinginan dan informasi yang semakin kompleks serta sumber daya yang berkualitas tinggi  untuk  membawa  transparansi  ke  dalam  kebijakan  publik  untuk  pengambilan keputusan.  Australia  menjadi  salah  satu  contoh  dalam  pengembangan  sistem elektronik  di  mana  arsiparisnya  telah  bekerja  dalam  jejaring  kemitraan  pada  akhir abad kedua puluh untuk mewujudkan akuntabilitas pemerintahan (McCarthy & Evans, 2012). Pandangan  tentang Record  Continuum memungkinkan  cara  berpikir berbeda tentang  bagaimana  arsip  dan  proses recordkeeping terkait  dengan  metadata kontekstual yang multi-dimensi. Hal ini dapat mengacu pada proses recordkeeping dari penciptaan  dokumen  dalam  konteks  kegiatan  sosial  dan  organisasi  (proto  record- astrace), sistem kearsipan (record-as-proof), organisasi dalam kerangka kerja pribadi atau arsip perusahaan (catatan-sebagai-pribadi / memori perusahaan), dan pluralisasi sebagai arsip kolektif (records-as collective) (McKemmish, 2001).
Penerapan  prinsip-prinsip  dalam  kearsipan,  dokumentasi,  teknologi  informasi dan  penggunaan  arsip  telah  menyediakan  sarana  yang  oleh  peneliti  dan  komunitas dianggap  lebih  banyak  berkontribusi  pada  pekerjaan  arsiparis.  Dengan  menciptakan ruang pengetahuan  publik  yang  berisi pemetaan  kontekstual  tentang  akses  informasi dan ketersediaan arsip, maka dengan sendirinya akan berpengaruh pada keterlibatan langsung masyarakat yang dilayani.
Di  sisi  lain,  pembatasan  akses  informasi  menjadi  penting  karena  menyangkut batasan tentang siapa yang dapat melihatnya. Namun, di banyak organisasi, informasi terbatas tidak hanya pada informasi yang diklasifikasikan untuk tujuan keamanan. Di Malaysia,  lembaga  seperti  MAMPU  (Manpower  Planning  Unit)  bertindak  sebagai  unit yang  berfungsi  untuk  memelihara  informasi  dan  bertanggung  jawab  untuk  berbagi informasi  otentik.  MAMPU  mengambil  inisiatif  untuk  memanfaatkan  pertukaran informasi  dan  penggunaan  data  untuk  mengubah  e-government  dengan  menciptakan sistem  layanan  pemerintah  yang  berpusat  pada  rakyat  (Shepherd,  2019).   Namun, kurangnya  pembukuan  yang  baik  mengancam  untuk  merusak  inisiatif e-government dan menghambat pengiriman layanan berkualitas tinggi (Ismail, et al, 2013).  Selain itu, lembaga  menghadapi  kesulitan  tentang  bagaimana  cara  mengelola  dokumen  dengan segala komplesitasnya karena ada beberapa proses dan sistem yang mungkin dianggap kurang  tepat  (Azimah,  2007).   Sistem  dirancang  tanpa  mempertimbangkan karakteristik  arsip  dan  persyaratan  manajemen  informasi  dan  yang  dirancang  untuk mengelola  informasi  tidak  selalu  sesuai  untuk  mengelola  catatan.   Misalnya,  fungsi pembuangan  sistematis  tidak  selalu  tersedia  dalam  sistem  informasi,  sehingga membuat  sistem  hanya  melayani  sebagian  dari  siklus  catatan  (penciptaan  melalui pemeliharaan).
Dalam  berbagai  undang-undang,  rekomendasi  untuk  pelestarian  sumber  daya digital tidak hanya ditujukan pada arsip tetapi mencakup data dan dokumen. Kebijakan ini  secara  eksplisit  menjadi  kerangka  kerja  legal  nasional  yang  telah  berkembang  di mana  kebijakan  memainkan  peran  penting  dalam  menyeimbangkan  persyaratan teknologi  yang  kaku  dan  dapat  menawarkan  solusi  yang  fleksibel  untuk  mendukung dan  mendokumentasikan  tanggung  jawab  institusional  dan  individu.  Upaya peningkatan  kerjasama  dan  koordinasi  dalam  kebijakan  dan  praktik  kearsipan  antar negara-negara anggota Uni Eropa pun telah dilakukan, namun kendala terdapat pada peraturan  yang  ada  telah  terfragmentasi  dan  mencukupi.  Alasan  yang  kuat  mengenai keterlambatan  implementasi  kebijakan  ini  terkait  dengan  fakta  bahwa  bahwa  upaya untuk  memperbaiki  peraturan  tersebut  bukan  bagian  dari  pekerjaan  interdisipliner yang umum tetapi bersifat fragmentaris dan tidak terkoordinasi dari waktu ke waktu (Shepherd,  2019).  Peran  kebijakan  nasional  (mengenai  sistem  pengarsipan  digital) belum terrealisasi dengan baik di sebagian besar negara-negara di dunia.
Dalam  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  juga mengamanahkan  bahwa  Sistem  Informasi  Kearsipan  Nasional  (SIKN),  dan  Jaringan Informasi  Kearsipan  Nasional  (JIKN) merupakan  satu kesatuan  yang  bertujuan  untuk menciptakan  sistem  kearsipan  nasional  yang  terintegrasi  secara  nasional  dan  dapat diakses  oleh  masyarakat.  Pemerintah  juga  menerbitkan  Peraturan  Kepala  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  20  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Autentifikasi Arsip Elektronik dan Perka ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan  Umum  Pengelolaan  Arsip  Elektronik.  Untuk  mewujudkan  program  e- government  diperlukan  sinergi  antara  masyarakat,  dunia  usaha,  dan  pemerintah sebagai penyelenggara.
Pertama,  masyarakat  dapat  berperan  sebagai  pengawas  transparansi  dan akuntabilitas  kinerja  pemerintah,  salah  satunya  melalui  penilaian  terhadap  kualitas
manfaat  layanan  yang  diberikan.  Kedua,  peran  dunia  usaha  dalam  mendukung transparansi dan akuntabilitas kinerja justru cukup vital. Peran tersebut dapat berupa dukungan  material  dalam  pembangunan  sistem,  karena  dalam  hal  ini  dunia  usaha memiliki sumber daya yang cukup besar. Peran lainnya bahwa dunia usaha juga harus patuh terhadap sistem yang disepakati bersama. Misalnya dalam membuat izin usaha harus sesuai prosedur, tanpa memberikan gratifikasi untuk mempermudah perolehan izin.  Ketiga,  pemerintah  sebagai  penyelenggara  harus  melaksanakan  proses  terbaik untuk  mencapai  transparansi  dan  akuntabilitas  kinerja  yang  salah  satunya  dapat dilakukan melalui e- Goverment. Dalam penerapan e-Goverment, pemerintah juga harus mempersiapkan  sumber  dayanya  dengan  baik.  Salah  satunnya  adalah  sumber  daya manusia, yang dalam hal ini adalah arsiparis.
Di  era  digital  saat  ini  arsiparis  dituntut  untuk  cakap  terhadap  pemanfaatan teknologi  informasi.  Arsiparis  tentunya  berkompetensi  lebih  dalam  mengelola  arsip dalam bentuk elektronik yang juga mampu menjawab tantangan manajemen kearsipan di era digital (Hickerson, 2001).
Manajemen  informasi  yang  lebih  dinamis,  berkelanjutan,  dan  koheren  sangat diperlukan  oleh  organisasi  agar  tidak  tumpang  tindih  dengan  manajemen  kearsipan. Oleh  karena  itu,  dasar  kepemimpinan  dalam  manajemen  yang  efektif  mutlak diperlukan untuk tata kelola arsip dan informasi yang lebih baik. Kesadaran tentang isu -isu  manajemen  kearsipan,  informasi,  personel  dan  sumber  daya  manusia  serta pemahaman peran masing-masing guna menunjang kegiatan manajemen di era digital pun  menjadi  signifikan.  Manajemen  kearsipan digital  dapat  gagal  jika  hanya  berkutat pada  infrastruktur  dan  sistem,  bahkan  pola  pikir  personal  yang  masih  terbatas  pada paper  based dalam  tata  kelola  kearsipan  yang  berkelanjutan  menjadi  hambatan (Shepherd, Stevenson, &  Flinn, 2011).
Kontrol informasi secara efektif mengacu pada capaian informasi yang diberikan, baik  kualitas  data  maupun  dalam  rangka  untuk  pengambilan  keputusan.  Perubahan budaya  organisasi  dalam  era  digital  saat  ini  condong  mengarah  pada  kebutuhan manajemen  informasi  untuk  mencapai  tujuan  yang  lebih  besar  dengan  investasi teknologi. Dengan menggunakan pendekatan berbasis risiko yang proporsional, upaya memposisikan  profesi  manajemen  kearsipan  baik  akademisi  dan  juga  praktisi  untuk menjadi  bagian  dalam  pencarian  solusi  guna  mempercepat  perubahan  positif  dalam manajemen arsip elektronik menjadi kebutuhan pokok (McLeod, 2012).
Akselerasi  pengembangan  sistem  yang  terintegrasi  dalam  mewujudkan e- Goverment di  Indonesia  menjadi  tanggung  jawab  bersama  dengan  menjallin  sinergitas dan  relasi  yang  kuat  antara  arsiparis  dan  pemangku  kepentingan.  Berdasarkan  latar belakang  tersebut,  pertanyaan  yang  kemudian  diajukan  adalah  Bagaimana  peran Sistem  Informasi  Kearsipan  di  Kemensetneg  dalam  menunjang  kegiatan  administrasi dan bagaimana pengelolaannya.

## METODE PENELITIAN
Kajian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  mengacu  pada  pendekatan deskriptif analisis, studi kasus pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan di Kementerian Sekretaris  Negara  Republik  Indonesia.  Studi  kasus  merupakan  meneliti  suatu  kasus yang terjadi pada tempat dan waktu tertentu dan mencari kontekstual tentang setting kasus  tersebut,  dengan  mengumpulkan  materi  yang  banyak  dari  sumber-sember informasi  yang  jelas  untuk  mendapatkan  gambaran  kasus  secara  detail  (Satori  & Komariah, 2009). Pengumpulan data dalam kajian ini dilakukan dengan studi pustaka, observasi partisipatif, dan interview.
1. Observasi partisipasi dilakukan dengan berpartisipasi dalam kegiatan kearsipan, khususnya  di Bagian Arsip Biro Tata Usaha Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara. Penulis juga melakukan pengamatan terhadap proses bisnis SIM Arsip.
2. In-depth  interview ,  narasumber  yang  diwawancara  meliputi  Arsiparis  Pelaksana Lanjutan dan sekaligus perancang arsitektur dari Aplikasi SIM ARSIP serta Kepala Bagian  Arsip  Kementerian  Sekretariat  Negara.  Penulis  mempersiapkan  daftar pertanyaan dalam bentuk kendali wawancara untuk membatasi fokus pertanyaan yang diajukan agar tidak keluar dari topik
3. Studi pustaka dilakukan dengan mencari informasi melalui sumber pustaka yang paling relevan sesuai dengan tema yang diteliti untuk dijadikan sumber data yang valid dan akan mencegah kemungkinan duplikasi penelitian.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Membentuk Budaya Pengarsipan di Era Digital
Pada abad 21, teknologi informasi berkembang semakin pesat di berbagai bidang yang memaksa semua kegiatan, termasuk kearsipan yang harus menyesuaikan dengan perkembangan  tersebut.  Tentu  hal  ini  akan  memunculkan  sebuah  budaya  kerja  baru yang  akan  lebih  banyak  memanfaatkan  teknologi  informasi  dan  komuniasi.  Tidak terlepas  pula  pada  bidang  kearsipan  yang  harus  mampu  membentuk  budaya  kerja pengarsipan  secara  digital  dengan  pemanfaatan  teknologi.  Hal  ini  perlu  dilakukan karena akan bersinggungan secara langsung pada proses pengelolaan arsip, baik dari kemungkinan  perkembangan  fisik  arsip  itu  sendiri,  cara  yang  tepat  untuk pengolahannya, maupun dalam penyajian arsip kepada end-user . Pembentukan budaya ini  tentu  tidak  semata-mata  hanya  mengedepankan  pada  pemenuhan  infrastruktur teknologinya  saja,  namun  harus  beriringan  dengan  kesadaran  sumber  daya  manusia untuk menyesuaikan dengan perubahan tersebut.
Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) merupakan lembaga pemerintah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Periode kabinet 2014- 2019 (Kabinet Kerja) dan 2019-2014 (Kabinet Indonesia Maju) Kemensetneg dipimpin oleh Pratikno. Pada awal masa kepemimpinannya, beliau langsung menekankan bahwa budaya  kerja  yang  masih paper  based (konvensional)  di  lingkungan  Kemensetneg harus  segera  diubah.  Perubahan  yang  dimaksud  adalah  dengan  terus  menciptakan inovasi  dan  peralihan  proses  kerja  yang  harus  serba go-digital dengan  tetap mempertimbangkan berbagai aspek di dalamnya. Hal tersebut sangat ditekankan oleh beliau  karena  saat  ini  sudah  memasuki  era  digital,  di  mana  semua  kegiatan  tidak terlepas  dari  kebermanfaatan  teknologi.  Budaya  kerja  digital  harus  secepatnya ditumbuhkan di seluruh elemen Kemensetneg (wawancara dengan narasumber Mega Rizky Wijaya, 13 Maret 2018). Atas dasar tersebut, seluruh satuan organisasi dan unit kerja  di  lingkungan  Kemensetneg  ditantang  oleh  Pratikno  untuk  menumbuhkan budaya kerja digital dengan memunculkan berbagai inovasi-inovasi baru. Bagian Arsip Biro  Tata  Usaha  yang  mempunyai  tanggung  jawab  di  bidang  kearsipan  Kemensetneg tanpa ragu mengambil tantangan tersebut yang pada akhirnya mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIM Arsip).

## Pengolahan  Arsip  Dinamis  Inaktif  melalui  SIM  Arsip  di  Kementerian  Sekretariat Negara Republik Indonesia
SIM Arsip merupakan aplikasi manajemen dan pengelolaan arsip inaktif berbasis web di  Kementerian  Sekretariat  Negara  (Modul  Aplikasi  SIM  Arsip,  Kementerian Sekretariat  Negara,  2017,  hlm.  1.).  Aplikasi  ini  telah  digunakan  di  seluruh  unit kearsipan  dan  unit  kerja  di  Kemensetneg  mulai  Januari  2017  (Wawancara  dengan
narasumber  Dieni  Safarina,  2  April  2018).  Terdapat  3  (tiga)  Unit  Kearsipan  di Kemensetneg. Pertama, Unit Kearsipan I (selanjutnya disebut UK I) terdapat di Bagian Arsip  Biro  Tata  Usaha  Sekretariat  Kementerian  yang  mempunyai  tugas  dalam pengelolaan  kearsipan  dan  dokumentasi,  serta  melaksanakan  koordinasi  dan pembinaan  teknis  kearsipan  di  lingkungan  Kementerian  Sekretariat  Negara.  Kedua, Unit  Kearsipan  II  (selanjutnya  disebut  UK  II)  terdapat  di  Sekretariat  Presiden, Sekretariat Wakil Presiden dan Sekretariat Militer Presiden. Ketiga, Unit Kearsipan III (  selanjutnya  disebut  UK  III)  terdapat  di  Istana  Kepresidenan  meliputi  Istana Kepresidenan  Bogor,  Istana  Kepresidenan  Cipanas,  Istana  Kepresidenan  Yogyakarta, dan Istana Kepresidenan Tampaksiring.
Terdapat 8 (delapan) fitur utama dalam aplikasi SIM Arsip. Fitur tersebut terdiri dari Dashboard ,  Notifikasi,  Kelola  Informasi,  Kegiatan  Kearsipan,  Daftar  Arsip, Permohonan  Peminjaman,  Menu  ke  Halaman  Depan,  dan  Ubah  Akun.  Dari  8  fitur tersebut, hanya 3 fitur saja yang berhubungan langsung dengan proses pengolahan dan akses  arsip.  Ketiga  fitur  tersebut  adalah  Kegiatan  Kearsipan,  Daftar  Arsip,  dan Permohonan  Peminjaman.  Pada  praktiknya,  tidak  semua  arsiparis  atau  pihak  yang telah  memiliki  akun  SIM  Arsip  dapat  mengakses  ke  8  fitur  tersebut.  Hak  akses  SIM Arsip  dibagi  menjadi  4  yang  terdiri  dari  Administrator  (pengguna  level  1),  Unit Kearsipan 1 (pengguna level 2), Arsiparis (pengguna level 3), dan Unit Kerja (pengguna level  4).  Pengguna  level  1  dan  2  hanya  terdapat  di  Bagian  Arsip  (Unit  Kearsipan  I), sedangkan  level  3  dan  4  tersebar  diseluruh  Unit  Kearsipan  dan  Unit  Kerja  di Kemensetneg.  Terdapat  dua  tujuan  utama  pada  pembagian  hak  akses  tersebut,  yang pertama  untuk  menjaga  keamanan  informasi  arsip  dan  yang  kedua  sebagai  kontrol (verifikasi) dalam pengolahan arsip.
Jika  menilik  dari  jenis  dan  proses  pengelolaan  arsip  di  Kemensetneg,  belum sepenuhnya  100% paperless .  Proses  pengelolaan  arsip  secara  konvensional  tetap diterapkan  dan  dengan  adanya  SIM  Arsip  secara  perlahan  diharapkan  mampu mendorong pengelolaan arsip yang sepenuhnya berbasis digital. Namun akan muncul pertanyaan bagaimana penggunaan dan kapan SIM Arsip diterapkan dalam rangkaian kegiatan pengelolaan arsip inaktif di Kemensetneg?
Gambar 1. Tampilan Dashboard dan fitur pengguna level 2 (Dokumentasi Peneliti)
Pertama,  terdapat  3  (tiga)  fitur  utama  yang  berhubungan  langsung  dengan proses pengolahan dan akses arsip, ketiganya adalah fitur Kegiatan Kearsipan, Daftar Arsip, dan Permohonan Peminjaman.

## 1. Fitur Kegiatan Kearsipan
Terdapat 2 (dua) sub menu pada fitur Kegiatan Kearsipan. Pertama, Pengelolaan Arsip  UK  1  (terdapat  pada  pengguna  level  1  atau  2  di  Bagian  Arsip)  dan Pengolahan  Arsip  Unit  Kerja  (terdapat  pada  pengguna  level  3  dan  4).  Kedua, Pemeriksaan Daftar Arsip (terdapat pada pengguna level 1 atau 2).
a.  Pengelolaan Arsip UK 1 atau Pengolahan Arsip Unit Kerja
Secara  umum  sub  menu  tersebut  mempunyai  fungsi  yang  sama  yaitu membuat  daftar  arsip  dan  hanya  berbeda  penamaan  pada  level  1  dan  2 dengan level 3 dan 4. Pada proses pembuatan daftar arsip, sub menu ini telah disediakan  format  (tabel  dan  kolom)  daftar  arsip  sesuai  dengan  jenis  fisik arsip.  Hal  ini  dimaksudkan  untuk  menyeragamkan  pemberian  deskripsi  dan keterangan lain sesuai dengan karakteristik masing-masing jenis arsip. Selain itu,  daftar  arsip  yang  dibuat  pada  aplikasi  SIM  Arsip  dilakukan  dengan mengunggah  fisik  arsip  yang  telah  di  alihmediakan  ke  dalam  bentuk  digital. Hal ini ditujukan untuk memudahkan akses arsip bagi pengguna.

## b.  Pemeriksaan Daftar Arsip
Sub menu ini hanya dapat diakses oleh pengguna level 1 dan 2 di Bagian Arsip Kemensetneg  sebagai  UK  1.  Sub  menu  ini  digunakan  untuk  verifikasi  dan menyetujui hasil daftar arsip yang di buat dan dikirim oleh pengguna level 3 atau  4.  Jika  daftar  arsip  yang  dikirim  masih  terdapat  kesalahan,  maka  akan dikembalikan  kepada  pihak  yang  mengirimkan  dengan  diberikan  catatan pada bagian yang terdapat kesalahan untuk diperbaiki dan dikirimkan ulang. Dengan menu Pemeriksaan Daftar Arsip yang dilakukan secara terpusat maka akan tercipta Daftar Arsip yang seragam.
2. Fitur Daftar Arsip
Fitur  ini  digunakan  untuk  menyimpan  (rekapan)  dari  hasil  pembuatan  daftar arsip pada proses sebelumnya. Fitur ini  berhak diakses oleh pengguna level 1 dan 2 di Bagian Arsip sebagai UK 1. Fitur Daftar arsip memilki 5 sub menu, antara lain Daftar Pemindahan Arsip, Daftar Arsip Serah, Daftar Arsip Musnah, Daftar Arsip Vital, dan Daftar Arsip Simpan. Daftar Pemindahan Arsip merupakan daftar arsip
Gambar 2. Tampilan pilihan jenis draft daftar arsip sesuai jenis arsip (Dokumentasi Peneliti)
yang berisi daftar arsip hasil dari proses pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan.  Daftar  Arsip  Serah  merupakan  menu  yang  berisi  daftar  arsip  (arsip statis)  yang  telah  diserahkan  oleh  Kemensetneg  kepada  ANRI.  Daftar  Arsip Musnah  merupakan  menu  yang  berisi  daftar  arsip  yang  telah  dimusnahkan. Daftar  Arsip  Vital  merupakan  menu  yang  berisi  daftar  arsip  vital  Kemensetneg. Daftar Arsip Simpan merupakan menu yang menampung semua daftar arsip yang terinput ke dalam aplikasi SIM Arsip. Selain itu, Daftar Arsip Simpan juga dapat digunakan sebagai menu untuk memilih daftar arsip mana yang akan ditampilkan pada  Khasanah  Arsip  sesuai  dengan  peraturan  mengenai  Klasifikasi  Keamanan dan  Akses  Arsip  di  Kemensetneg.  Khasanah Arsip  merupakan  menu  yang  dapat diakses oleh seluruh pegawai Kemensetneg selama memiliki akun jaringan lokal internet  dilingkungan  Kemensetneg.  Menu  ini  akan  muncul  ketika  pertama  kali membuka aplikasi SIM Arsip (sebelum login).

## 3. Fitur Permohonan Peminjaman
Fitur Permohonan Peminjaman merupakan fitur yang digunakan untuk megelola daftar  permohonan  peminjaman  arsip  yang  masuk  melalui  aplikasi  SIM  Arsip. Fitur ini hanya fapat diakses oleh pengguna level 1 dan 2 Bagian Arsip sebagai UK 1.  Dengan  demikian  persetujuan  izin  peminjaman  dilakukan  secara  terpusat. Peminjaman arsip inaktif  melalui aplikasi SIM Arsip hanya dapat dilakukan oleh pihak internal (pegawai) Kemensetneg, karena aplikasi tersebut didesain dan bisa diakses  di  lingkungan  organisasi  saja.  Peminjaman  arsip  dilakukan  dengan membuka  alamat  web https://  arsip.setneg.go.id ,  tanpa  melakukan login akun. Peminjam dapat mencari arsip yang akan dipinjam melalui menu Arsip kemudian akan  muncul  2 pop  up, kemudian  dapat  memilih  sub  menu  Khasanah  Arsip. Terdapat  dua  pilihan  peminjaman  yang  ditawarkan  melalui  SIM  Arsip  yaitu peminjaman  arsip  dalam  bentuk  arsip  digital  (yang  diunggah  ke  SIM  Arsip) maupun meminjam arsip dalam bentuk fisik, dengan catatan SIM Arsip dijadikan sebagai  permohonan  peminjaman via  online. Untuk  melakukan  permohonan peminjaman, pengguna harus menyertakan kelengkapan data diri berupa e-mail dan penjelasan kebutuhan peminjaman.
Gambar 3. Tampilan pilihan fitur Daftar Arsip (Modul aplikasi SIM Arsip, hlm. 32.)
Selain dari 3 (tiga) fitur tersebut, aplikasi SIM Arsip juga dilengkapi dengan fitur pendukung  kegiatan  kearsipan  lainnya.  Antara  lain  fitur  Artikel,  Informasi  Kegiatan, dan Sharing Kearsipan.  Fitur  ini  terdapat  di  halaman  depan  ( front-end ) aplikasi  SIM Arsip  (sebelum  l og  in ),  sehingga  dapat  diakses  oleh  seluruh  pegawai  selama  berada dilingkungan Kemensetneg.
1. Artikel
Artikel merupakan karya tulis yang membahas isu mengenai kegiatan kearsipan yang  dibuat  oleh  pengguna  arsiparis  maupun  pegawai  lainnya  yang  tersebar diseluruh  unit  kerja  maupun  unit  kearsipan  di  Kemensetneg.  Artikel  ini  akan  di tampilkan  di front-end aplikasi  SIM  Arsip.  Sebelum  ditampilkan, konsep artikel yang telah dibuat akan ditelaah terlebih dahulu oleh pengguna level  1 atau 2 di Bagian Arsip untuk menentukan layak atau tidaknya artikel tersebut diterbitkan . Fitur  ini  tentu  sangat  membantu  bagi  seluruh  pegawai  untuk  menambah pemahaman  mengenai  kearsipan  dan  juga  dapat  digunakan  sebagai  media sosialisasi  oleh  Bagian  Arsip  yang  salah  satu  tugasnya  adalah  melakukan pembinaan kearsipan di Kemensetneg.
2. Informasi Kegiatan
Fitur  Informasi  Kegiatan  digunakan  untuk  memudahkan  komunikasi  antar arsiparis maupun pegawai lainnya yang berhubungan dengan kegiatan kearsipan di  Kemensetneg.  Informasi  kegiatan  yang  ditampilkan  berasal  dari  Bagian  Arsip dan dikelola oleh pengguna level 1 atau 2. Secara teknis, penggunaan dan akses fitur ini hampir sama dengan fitur Artikel.
3. Sharing Kearsipan
Fitur sharing kearsipan dapat dijadikan sebagai fitur forum diskusi online antar arsiparis  atau  pengelola  arsip  seputar  kegiatan  kearsipan  di  Kemensetneg.
Gambar 4. Tampilan pop up fitur dan sub menu khazanah arsip bagi pengguna (Modul aplikasi SIM Arsip, hlm. 33.)
Bahkan  mereka  yang  tidak  fokus  dalam  kegiatan  kearsipan  juga  dapat  saling bertukar  informasi  mengenai  kearsipan  karena  fitur  ini  dapat  diakses  oleh pegawai umum melalui halaman depan aplikasi.
Kapan  SIM  Arsip  diterapkan  dalam  proses  pengelolaan  arsip  di  Kemensetneg? Sampai  saat  ini  (selama  penelitian)  belum  terdapat  Standar  Operasional  Prosedur (SOP) yang mengatur dan digunakan sebagai acuan mengenai kapan SIM Arsip harus digunakan. Peneliti merangkum beberapa poin mengenai “ kapan ” SIM Arsip digunakan dalam rangkaian pengelolaan arsip sebagai berikut:

## 1. Pengolahan Arsip
Setelah  pengolahan  arsip  secara  manual  selesai,  maka  dilakukan  pembuatan daftar arsip pada SIM Arsip serta mengunggah arsip yang telah di alih mediakan ke dalam bentuk digital. Belum ada ketentuan kapan proses ini dilakukan, namun berdasarkan informasi dari narasumber, tahap ini dilakukan setelah pengolahan arsip  secara  manual  selesai  dikerjakan.  Hal  ini  terbilang  dilakukan  dengan  dua kali  kerja  dan  tidak  cukup  efisien.  Hal  ini  juga  diakui  oleh  narasumber berdasarkan  hasil  wawancara  yang  peneliti  lakukan.  Faktor  tidak  efisien  dalam melakukan  pekerjaan  di  atas,  menjadi  salah  satu  alasan  akan  direncanakannya pembaruan terhadap aplikasi SIM Arsip agar lebih efisien kedepannya.
2. Layanan peminjaman Mekanisme peminjaman antara cara manual (dengan berkirim surat dan datang langsung)  dengan  menggunakan  SIM  Arsip  secara  teknis  memiliki  banyak persamaan. Perbedaannya peminjaman menggunakan SIM Arsip terdapat pilihan peminjaman dalam bentuk digital, sehingga tidak memerlukan fisik arsip. Hal ini tentu  lebih  efisien  apabila  pengguna  arsip  hanya  membutuhkan  informasi  yang terkandung dalam arsipnya saja.
Meskpiun masih terbilang kurang efisien pada beberapa fitur, namun SIM Arsip dapat  digunakan  sebagai  langkah  awal  untuk  mendorong  dan  membentuk  budaya pengarsipan  digital  yang  memang  sudah  pada  masanya  harus  dilakukan.  Beberapa kekurang  tersebut  juga  telah  direncakan  upaya  perbaikan  yang  akan  dilaksanakan pada tahun 2018. Meski demikian, terdapat beberapa pencapaian positif dengan mulai diterapkannya SIM Arsip di Kemensetneg, antara lain:

## 1. Pengolahan Arsip Terintegrasi
Pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh setiap unit pengolah harus dilakukan  sesuai  dengan  prosedur  dan  memperhatikan  panduan  sesuai  dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip.  Dalam  pengolahan  arsip,  sudah  terdapat  panduan  untuk  pengolahan, namun masih terdapat ketidakseragaman hasil karena kendala pada sumber daya manusia di setiap unit pengolah, yang beberapa berlatar belakang non-kearsipan. Dengan adanya SIM Arsip, maka proses pengolahan yang dilakukan oleh seluruh unit pengolah, para pegawai harus benar-benar paham dan menyesuaikan dengan peraturan tersebut, karena fitur SIM Arsip untuk pengolahan arsip telah didesain sesuai dengan peraturan yang ada, sehingga pengolahan yang dilakukan menjadi seragam pada seluruh unit pengolah.
2. Pemeriksaan Daftar Arsip Secara Terpusat
Hasil akhir pengolahan arsip menggunakan SIM Arsip akan menghasilkan daftar arsip  yang  seragam  dan  terintegrasi  antar  unit  kearsipan.  Kendati  demikian, masih  terdapat  kemungkinan  hasil  daftar  arsip  yang  belum  sesuai  dengan pedoman dan peraturan yang ditetapkan Kemensetneg. Maka, untuk menciptakan daftar  arsip  yang  seragam  dan  sesuai  standar,  akan  dilakukan  pemeriksaan
terhadap daftar arsip yang telah dibuat dan dikirimkan oleh masing-masing unit pengolah. Pemeriksaan ini dilakukan oleh arsiparis yang berada di Bagian Arsip sebagai UK 1 (pengguna level 1 atau 2). Dengan pemeriksaan arsip melalui satu pintu, maka akan memudahkan terciptanya daftar arsip yang seragam dan sesuai standar yang akan berdampak langsung pada kenyamanan akses.
3. Daftar Arsip Terintegrasi
Daftar  arsip  yang  telah  dilakukan  pemeriksaan  dan  diterima  oleh  Bagian  Arsip sebagai UK 1 (pengguna level 1 atau 2) akan  masuk ke dan terhimpun dalam fitur daftar  arsip  pada  SIM  Arsip.  Hal  tersebut  akan  berdampak  langsung  pada kemudahan  akses  terhadap  arsip  dinamis  inaktif  Kemensetneg,  karena  dapat diakses  tanpa  harus  meneliti  satu  per  satu  keberadaan  arsip  yang  dimaksud terdapat  pada  unit  kearsipan  yang  mana.  Hal  ini  dikarenakan  Kemensetneg memiliki  tiga  unit  kearsipan.  Selain  itu,  ada  banyak  keuntungan  yang  diperoleh dengan  terintegrasinya  daftar  arsip,  seperti  efisiensi  waktu,  biaya  yang  murah, informasi yang akurat, dan sesuai kebutuhan pengakses.

## KESIMPULAN
Perkembangan  teknologi  informasi  memiliki  peran  penting  dalam  membentuk budaya kerja baru yang serba digital di berbagai bidang, tidak terkecuali pada bidang kearsipan  di  instansi  pemerintahan.  Kementerian  Sekretariat  Negara  (Kemensetneg) Republik  Indonesia  merupakan  institusi  pemerintah  yang  dalam  aktivitasnya  tidak terlepas dari kegiatan pengelolaan arsip. Sim Arsip merupakan salah satu infrastruktur Sistem  Informasi  Manajemen  Kearsipan  yang  telah  digunakan  di  Kemensetneg  sejak Januari 2017. Pada praktiknya, Sim Arsip sangat berperan dalam pembentukan budaya kerja  baru  pengarsipan  di  era  digital  ini.  Meskipun  masih  terdapat  beberapa kekurangan  baik  dari  inftrastruktur  Sim  Arsip  maupun  dari  sumber  daya  manusia, telah direncanakan upaya perbaikan oleh Kemensetneg.

## Gambar 5. Ilustrasi Pengelolaan Arsip Terintegrasi Menggunakan
SIM Arsip

## DAFTAR PUSTAKA
Hickerson,  H.  (2001).  Ten  Challenges  for  the  Archival  Profession. The  American Archivist, 64 (1),  6-16.  Retrieved  June  13,  2020,  from  www.jstor.org/ stable/40294156
McCarthy,  G.  J  &  Evans  J.  (2012)  Principles  for  archival  information  services  in  the public domain, Archives and Manuscripts, 40(1), 54-67, DOI: 10.1080/01576895.2012.670872
McLeod,  J.  (2012).  On  being  part  of  the  solution,  not  the  problem:  Taking  a proportionate   approach   to managing  records, Records Management  Journal, 22(3),  186-197.
Mc  Kemmish,  S.  (2001).  Placing  Records  Continuum  Theory  and  Practice,  Archival Science 1, 333-359.
Shepherd,  E.  (2019).  Open  Government.  In  L.  Duranti  &  C.  Rogers  (Eds), Trusting Records in The Cloud. London: Facet Publishing
Shepherd, E., Stevenson, A., &  Flinn, A. (2011).  Records  management  in English local government:  the  effect  of    freedom    of    information,    Records  Management Journal, 21(2), 122-134.
https://apjii.or.id/survei
What  is  ERA , National  Archives  and  Aministration  (NARA), Amerika  Serikat,  https:// www.archives.gov/files/records-mgmt/pdf/what-is-era.pdf,diakses  pada  27 April  2018,  pukul  12.40  WIB)  ( ERA  Status  and  Accomplishments , National Archives  and  Aministration  (NARA), Amerika  Serikat,  https://www.archives.gov/ era/about/status-  accomplishments.html,  diakses  pada  22  April  2018,  pukul 22.05 WIB.