Just IT : Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Komputer Vol. 14, No. 1, September 2023, pp. 1 – 79 P-ISSN: 2089 – 0256 , e-ISSN: 2598 – 3016

## DIGITALISASI MANAJEMEN TUGAS AKHIR DI PROGRAM STUDI TEKNIK MESIN DENGAN SISTEM INFORMASI WEB- BASED
Anggi Novita Dewi 1 , Supriyono 2 , dan Syafiul Muzid 3 Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universits Muria Kudus 201953130@std.umk.ac.id 1 , supriyono.si@umk.ac.id 2 ,syafiul.muzid@umk.ac.id 3

## Abstrak
Tugas  akhir  merupakan  salah  satu  syarat  akhir  dalam  pendidikan  akademis  bagi  mahasiswa sebelum  menyandang  gelar  sarjana.  Tugas Akhir  yang  bertujuan  untuk  menguji  kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan yang diperoleh selama proses pembelajaran.  Dalam  penyusunannya,  mahasiswa  dibimbing  oleh  dosen  pembimbing  sebagai pengarah  dalam  menyelesaikan  tugas  akhir  tugas  akhir.  Beberapa  permasalahan  yang  terjadi dalam proses bimbingan ketika pengajuan judul hingga laporan. Kurangnya kejelasan struktur dalam  proses  bimbingan  hingga  administrasi  tugas  akhir  mengakibatkan  mahasiswa  kesulitan dalam  proses  penyelesaian  tugas  akhir  dalam  kurun  waktu  yang  ditentukan.  Maka  dari  itu dilakukanlah penelitian dengan merancang dan membangun sistem pengelolan tugas akhir secara digital  dengan  web-based  yang  dilengkapi  notifikasi  whatsapp  dan  chatbot.  Dalam pengembangannya  menggunakan  metode extreme  programming (XP)  selanjutnya  dalam perancangan menggunakan Unified Modelling Languange (UML). Menggunakan PHP sebagai bahasa  pemrograman  dan database  MySql.  Hasil  dari  penilitian  ini adalah  sistem  yang  dibuat diharapkan  dapat  membantu  meminimalisir  terjadinya  resiko  dalam  pengelolaan  tugas  akhir, sehingga data dan informasi penting dapat tersimpan dan terorganisasi dengan baik, dan dapat diakses dimanapun kapanpun.
Kata  Kunci: Manajemen  Tugas  Akhir,  Program  Studi  Teknik  Mesin,  Web-Based,  Notifikasi Whatsapp, Chatbot

## Abstract
The  final  project  is  one  of  the  final  requirements  in  academic  education  for  students  before holding a bachelor's degree. The final project aims to test students' ability to apply the knowledge and  skills  acquired  during  the  learning  process.  In  its  preparation,  students  are  guided  by  a supervisor as a guide in completing the final project. Some problems that occur in the guidance process when submitting titles to reports. The lack of clarity of structure in the guidance process to the administration of the final project results in students having difficulty in the process of completing the final project within the specified time period. Therefore, research was conducted by designing and building a digital final project management system with web-based equipped with whatsapp notifications and chatbots. In its development using the extreme programming (XP) method,  then  in  the  design  using  the  Unified  Modeling  Language  (UML).  Using  PHP  as  a programming language and MySql database. The result of this research is that the system created is expected to help minimize the risk in managing the final project, so that important data and information can be stored and organized properly, and can be accessed anywhere at any time. Keywords:  Final  Project  Management,  Mechanical  Engineering  Study  Program,  Web-Based, Whatsapp Notification, Chatbot
1. Pendahuluan
Skripsi  atau  tugas  akhir  merupakan suatu  syarat  bagi  kelulusan  seorang
mahasiswa  strata  1  (sarjana)  dari perguruan tinggi. Skripsi merupakan mata kuliah akhir yang harus diselesaikan oleh
mahasiswa  perguruan  tinggi  swasta ataupun perguruan tinggi negeri sehingga dianggap telah pantas mendapatkan gelar sarjana. Dalam proses penelitian skripsinya, mahasiswa menemukan masalah dalam suatu bidang yang ditekuni dan  membahasnya  sesuai  dengan  ilmu yang telah didapatkan di dalam atau di luar perkuliahan.(Utoyo et al., n.d.)
Pada  sistem  yang  saat  ini  sedang berjalan, pengelolaan tugas akhir prodi Teknik mesin  belum  sepenuhnya  menggunakan teknologi  informasi  pendukung  dan  belum terkomputerisasi  sehungga  data  belum terintegrasi  dengan  baik.  Kurangnya  sistem yang terkomputerisasi dapat berdampak pada efesiensi dan produktivitas mahasiswa dalam menyelesaikan tugas akhir dan sulitnya dosen pembimbing  dalam  memantau  kemajuan  TA mahasiswa.
Beberapa  kendala  lain  juga  ditemui ketika  mahasiswa  bimbingan.  Yang  sering menjadi kendala ketika mahasiswa bimbingan adalah dosen yang sibuk atau sedang tugas di luar kota sehingga sulit untuk ditemui. Selain itu,  dosen  pembimbing  tidak  memiliki dokumentasi mengenai kemajuan TA mahasiswa  yang  dibimbingnya.  Riwayat bimbingan  mahasiswa  hanya  dicatat  pada catatan  bimbingan  mahasiswa,  sehingga sering  kali  dosen  pembimbing  tidak mengingat  proses  atau  kemajuan  TA mahasiswa  yang  dibimbingnya.  Penyebaran informasi  penjadwalan seminar  proposal dan sidang TA pun kurang efisien karena informasi disebarkan satu per satu ke kontak WhatsApp mahasiswa sehingga memakan banyak waktu.
Adapun  bagi  mahasiswa  yang  belum waktunya mengerjakan TA tidak bisa melihat referensi  skripsi  secara  digital  karena  harus datang  ke  perpustakaan  universitas  untuk membaca laporan tercetak.
Untuk  mengatasi  permasalahan  yang terjadi,  dibutuhkan  suatu  sistem  informasi yang dapat mengelola pelaksanaan tugas akhir agar proses pengelolaannya TA dapat berjalan dengan baik dan terkompeterisasi. Selain itu, mahasiswa  dapat  melakukan  bimbingan  dan administrasi TA dengan jarak jauh.

## 2. Tinjauan Literature
Manajemen  dapat  disimpulkan  menjadi
dua  yaitu  manajemen  sebagai  proses  dan manajemen  sebagai  subjek.  Sebagai  Proses, manajemen  adalah  suatu  kegiatan  yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan bersama atau melibatkan orang lain untuk mencapai tujuan yang sama.
Sedangakan,  Sebagai  Subjek,  manajemen adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan  dan  semua  sumber  daya  lain  yang tersedia. (Lukmana  Ahmad  &  Munawir, 2018)

## Digitalisasi
Digitalilasi  adalah  proses  media  dari  bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip  dokumen  bentuk  digital.  Digitalisasi memerlukan  peralatan  seperti  komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung. (Ena Sukmana, 2015)

## Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  suatu  kombinasi modul  yang  terorganisir  yang  berasal  dari komponen-komponen  yang  terkait  dengan hardware,  software,  people  dan  network berdasarkan  seperangkat  komputer  yang saling  berhubungan  atau  berinteraksi  untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi  untuk  mencapai  tujuan.(Prabowo, n.d.)

## Web-Based
Merupakan  aplikasi  yang  dikembangkan menggunakan  bahasa  HTML,  PHP,  CSS,  JS yang  membutuhkan  web  server  dan  browser untuk  menjalankannya  seperti  Chrome, Firefox  atau  Opera.  Aplikasi  Web  dapat berjalan  pada  jaringan  internet  maupun intranet  (Jaringan  LAN),  Data  terpusat  dan kemudahan  dalam  akses  adalah  ciri  utama yang  membuat  Aplikasi  Web  lebih  banyak diminati dan lebih mudah diimplementasikan pada berbagai bidang kehidupan. (Muhammd Robith Adani, 2018)
3. Metodologi penelitian
a. Pengumpulan data
1. Observasi
Tahapan ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap proses manajemen tugas akhir
yang  dilakukan  oleh  program  studi
Teknik Mesin Universitas Muria Kudus.
Tahapan  observasi  membantu  peneliti memahami kondisi dan proses manajemen  tugas  akhir  yang  sedang berlangsung  di  program  studi  Teknik Mesin Universitas Muria Kudus 2. Wawancara Tahapan  ini  merupakan  pengumpulan data yang dilakukan dengan tatap muka dan tanya jawab secara langsung kepada sumber atau pihak program studi Teknik mesin Universitas Muria Kudus.
3. Studi kepustakaan Tahapan  ini  dilakukan  dengan  mencari informasi  dari  buku  yang  berkaitan sehingga menjadi sumber teori.
4. Studi dokumentasi Tahapan ini dilakukan dengan
mengumpulkan  referensi  dari  literatur, termasuk  buku,  skripsi  sebelumnya, jurnal yang berkaitan dengan penelitian serupa.  Dokumen  formulir  tugas  akhir mahasiswa  digunakan  sebagai  acuan dalam penelitian ini.

## b. Pengembangan sistem
Dalam pengembangannya Metode sistem yang  digunakan  dalam  perancangan digitalisasi  manajemen  tugas  akhir  di Program  Studi  Teknik  Mesin  adalah dengan  metode  Extreme  Programming. Extreme Programming merupakan salah satu  dari  pendekataan agile  software development yang paling sering digunakan.  Extreme  Programming  (XP) merupakan  sebuah  proses  rekayasa perangkat lunak yang cenderung menggunakan  pendekatan  berorientasi objek dan sasaran dari metode ini adalah tim  yang  dibentuk  dalam  skala  kecil sampai  medium  serta  metode  ini  juga sesuai  jika  tim  dihadapkan  dengan requirement  yang  tidak  jelas  maupun terjadi perubahan-perubahan requirement yang sangat cepat. (Supriyatna,  2018).  Dengan  tahapan sebagai berikut : 1. Planning 2. Design
3. Coding
4. Testing
5. Software Increment

## c. Perancangan sistem
Metode  perancangan  sistem  manajemen tugas akhir yang akan dibuat menggunakan Unified Modeling Language (UML).  Unified  Modeling Language  adalah  sebuah  standarisasi bahasa  pemodelan  untuk  pembangunan perangkat  lunak  yang  dibangun  dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek. (Rosa A Sukamto & M Shalahuddin, 2016) . Dalam rancangannya  memiliki  beberapa  aktor dan proses perancangan sistem, diantaranya sebagai berikut;
1. Use case diagram
Berikut  disajikan  Usecase  diagram manajemen tugas akhir web-based:

## Gambar 1Usecase Diagram
Berdasarkan gambar Usecase diagram  diatas,  terdapat  4  (empat) actor yang terlibat yaitu: (1) Mahasiswa Program Studi Teknik Mesin Universitas Muria Kudus yang sedang dalam masa pengerjaan tugas akhir. Mahasiwa  memiliki  beberapa aktivitas dalam sistem: (2) Dosen. Dosen pembimbing memiliki akses untuk memberikan verifikasi pemilihan  dosen  pembimbing dan  bertanggung  jawab  atas proses bimbingan mahasiswa. (3) Koordinator  TA.  Aktor  ini bertanggung  jawab  langsung atas  proses  pengelolaan  tugas akhir  Program  Studi  Teknik Mesin. Beberapa aktivitas kaprodi memilih dosbing pengajuan proposal register kelola jadwal ujian kelola perpus online konfirmasi dosbing kelola user pendaftaran TA mahasiswa bimbingan TA dosen pelaporan hasil TA kelola daftar dosbing <<include>> <<include>> kelola jadwal bimbingan kelola berita acara <<include>> pendaftaran sempro <<include>> koor TA pendaftaran sidang TA <<include>> <<include>><<include>> <<include>> <<include>>
Koordinator  tugas  akhir  dalam sistem adalah: (4) Kaprogdi.  Aktor  tidak  memiliki akses penuh dalam sistem, hanya saja memiliki hak akses terhadap pelaporan tugas akhir tiap bulannya.

## 2. Class diagram
Class diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan hubungan  antar  kelas,  atribut,  dan objek  dari  suatu  sistem  yang  akan dibangun.

## Gambar 2 Class Diagram

## 3. Sequence diagram
Sequence  menggambrkan  interaksi antar objek didalam maupun disekitar  sistem.  Pada  gambar  3 menjelaskan  bagaimana  aktivitas mahasiswa dalam melakukan pemilihan dosen pembimbing.

## Gambar 3 Sequence Diagram

## 4. Activity diagram
Activity  Diagram  menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang  perlu  diperhatikan  disini adalah  bahwa  diagram  aktivitas
menggambarkan  aktivitas  sistem bukan apa yang dilakukan actor, jadi aktivitas  yang  dapat  dilakukan  oleh sistem.

## Gambar 4 Activity Diagram
5. Statechart diagram
Statechart diagram merupakan
diagram  yang  digunakan  untuk menggambarkan  perubahan  status atau transisi dari sebuah sistem.

## Gambar 5 Statechart Diagram

## d. Pengujian system
Pada  penelitian  ini  tahap  pengujian menggunakan black  box  testing .  Black box testing merupakan metode pengujian perangkat  lunak  yang  berfokus  pada input dan output yang  diharapkan  dari perangkat  lunak  tersebut.  Tujuan  utama dari black  box adalah  untuk  menguji
: mahasiswa : mahasiswa pilihan dosbing pilihan dosbing dosbing dosbing 1: buka form pilihan dosbing 2: tampil form pilihan dosbing 3: lihat data dosbing 4: piilih data dosbing 5: tampil data dosbing 6: detail data dosbing 7: detail 8: tampil detail dosbing 9: pilih 10: data dosbing berhasil dipilih selesai mulai halaman utama ditampilkan. menu login di klik form login diisi login divalidasi halaman utama user ditampilkan informasi gagal kembali username dan password dimasukan username dan password tidak valid username dan password valid masuk buka tampil
fungsionalitas  sistem  dan  memastikan bahwa  perangkat  lunak  beroprasi  sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. (Lismiati Manguling et al., 2023)
Tabel 1 Tabel Pengujian Sistem
No Skenario Nim Na ma Foto Hasil 1 simpan berhasil 130 Ana foto. jpg Data berhasil disimpa n 2 Mahasiswa menginputka n  nim  yang sudah terdaftar 130 Ana foto. jpg Peringat an “maaf nim sudah terdafta
r”
3 Mahasiswa mengupload file tidak sesuai dengan  tipe data 130 Ana Doc ume n.zip Peringat an
“Maaf file
harus ekstensi gif, jpg, png, jpeg.” 4 Mahasiswa menginputka n data kosong Null Null Null Peringat an “field harus diisi”

## 4. Hasil dan Pembahasan
a. Halaman Beranda Halaman  ini  digunakan  sebagai tampil  informasi  capaian  progress mahasiswa  serta  menampilkan  data perpus online.

## Gambar 6 Halaman Beranda Mahasiswa
b. Halaman Pemilihan Dosbing
Pada  halaman  ini  mahasiswa  dapat melakukan pemilihan dosen pembimbing  sesuai  dengan  bidang peminatan  yang  akan  diambil  oleh mahasiswa. Gambar 7 Halaman Pemilihan Dosen
Pembimbing
c. Halaman Pendaftaran Pada  halaman  ini  mahasiswa  dapat melakukan pendaftaran seminar proposal oleh mahasiswa.

## Gambar 8 Halaman Pendaftaran Sempro
d. Halaman Bimbingan
Pada  halaman  ini  mahasiswa  dapat menginputkan  data  bimbingan  yang akan dibimbingkan ke dosen pembimbing.
Gambar 9 Form Bimbingan Skripsi e. Halaman Monitoring Bimbingan Pada  halaman  ini  koordinator  tugas akhir  dapat  melakukan  monitoring bimbingan  oleh  dosen  pembimbing dan mahasiswa.

## Gambar 10 Halaman Monotoring Bimbingan Skripsi
f. Halaman Berita Acara Halaman  berita  acara  digunakan sebagai tampil informasi berita acara
yang  telah  dilaksanakan.  Selain diakses oleh  dosen, mahasiswa  juga memiliki hak akses pada berita acara seminar proposal.
Gambar 11 Halaman Berita Acara g. Halaman Penjadwalan
Pada  halaman  ini  koor.  TA  dapat mengelola penjadwalan seminar maupun sidang.

## Gambar 12 Halaman Kelola Penjadwalan
h. Halaman Kelola User Halaman  ini  memungkinkan  koor.
Ta  untuk  mengelola  data  user  yang mencakup  username  password  dan jabatan  user.  User  akan  mempunyai hak  akses  sesuai  dengan  jabatannya masing-masing.

## Gambar 13 Halaman Kelola User
i. Halaman Pelaporan Pada  halaman  ini  menampilkan menampilkan  semua  data  pelaporan seperti, data pendaftaran tugas akhir,
data  seminar  proposal,  dan  data sidang  yang  nantinya  akan  dikelola oleh koor. TA dan dimonitoring oleh kaprodi.

## Gambar 14 Halaman Pelaporan

## Kesimpulan
1. Penelitian  ini  menghasilkan  sebuah sistem  digital  dalam  pengelolaan  tugas akhir  di  program  studi  teknik  mesin Universitas Muria Kudus.
2. Sistem  yang  dilengkapi  dengan  fitur Notifikasi  Whatsapp,  ChatBot  serta Notifikasi Aktivitas dalam sistem diharapkan  dapat  menjembatani  dalam penyampaian informasi kepada pengguna sistem ini. 3. Sistem tugas akhir/skripsi menggunakan UML  dalam  perancangannya  sehingga dapat  disesuaikan  dengan  perubahan kebutuhan  atau  perubahan  persyaratan dengan lebih mudah karena model UML dapat diperbarui dan disesuaikan.
4. Bersdasarkan pengukuran perangkat lunak  (software  meansurment)  yang dilakukan oleh responden bahwa dengan adannya  sistem  yang  baru  responden merasa peningkatan kinerja pada
pengelolaan tugas akhir. Daftar Pustaka Ena  Sukmana.  (2015). Digitalisasi Pustaka . Lismiati  Manguling,  Johan  J.C.,  & Tambotoh.  (2023).  Perancangan Aplikasi  Penyewaan  Kendaraan Bermotor Berbasis Web Menggunakan Metode Agile   Development. Jurnal  Ilmiah Teknik  Informatika  Dan  Sistem
Informasi , 12 , 862–873.
Lukmana  Ahmad,  &  Munawir.  (2018).
Sistem Informasi Manajemen . Lembaga Komunitas Informasi Teknologi Aceh. Muhammd Robith Adani. (2018, November  24). Aplikasi  Berbasis Web . Sekawan Media. Prabowo,  M.  (n.d.). METODOLOGI

## PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI .
Rosa  A  Sukamto,  &  M  Shalahuddin. (2016). Rekayasa  Perangkat  Lunak Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek . Informatika Bndung.
Supriyatna,  A. (2018). METODE EXTREME PROGRAMMING PADA  PEMBANGUNAN  WEB APLIKASI  SELEKSI  PESERTA PELATIHAN  KERJA. JURNAL
TEKNIK  INFORMATIKA , 11 (1),  1– 18. https://doi.org/10.15408/jti.v11i1.66 28
Utoyo, D., Agus Triyanto, W., & Muzid, S. (n.d.). SISTEM INFORMASI MONITORING BIMBINGAN SKRIPSI BERBASIS WEB RESPONSIF  PADA  PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS  MURIA  KUDUS Penulis Korespondensi . http://www.jurnal.umk.ac.id/sitech