ALIGNMENT : Journal of Administration and Educational Management Volume 3, Nomor 2, Desember2020 e-ISSN : 2598-5159 p-ISSN : 2598-0742 DOI : https://doi.org/10.31539/alignment.v3i2.1875

## PENGEMBANGAN MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN MUTU STKIP PGRI LUBUKLINGGAU
Armi Yuneti 1 , Marianita 2 , Ahmad Gawdy Prananosa 3 , Donni Pestalozi 4 , M.Rusni Eka Putra 5
STKIP PGRI Lubuklinggau 1,2,3,4,5
Armiyuneti2020@gmail.com 1

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengelola  data  dokumen  mutu  berbasis  teknologi informasi.  Tahapan  metode  penelitian  ini  meliputi;.  1) requirements  analysis ,  2) design ,  3) implementation  and  unit  testing .  4) integration  and  system  test . Pendekatan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan system dengan model waterfall . Langkah-langkah pengembangan model perangkat lunak dengan model waterfall dibagi  menjadi  4  siklus  yakni;  1) requirements  analysis ,  2) design ,  3) implementation  and  unit  testing .  4) integration  and  system  test .  Hasil  penelitian,
1) komponen menu dan submenu SOP layak untuk digunakan, 2) komponen menu dan  submenu  Standar  Mutu  layak  untuk  digunakan,  3)  komponen  menu  dan submenu manual mutu layak untuk digunakan, 4) komponen menu dan submenu fomurlir  layak  untuk  digunakan.  Simpulan,  SIM  Dokumen  Mutu  layak  untuk digunakan.  Sistem  Informasi  Manajemen  Database  Dokumen  Mutu  dapat membantu  LP3MP  dalam  mengelola  data  secara online ,  sehingga  tim  operator LP3MP dapat (input, proses dan ouput data) secara cepat, tepat dan akurat
Kata Kunci: SIM, Database, Dokumen Mutu

## ABSTRACT
This  study  aims  to  manage  quality  document  data  based  on  information technology. The stages of this research method include; 1) requirements analysis, 2) design, 3) implementation and unit testing. 4) integration and system test. The approach  in  this  study  uses  a  systems  approach  with  the  waterfall  model.  The steps  for  developing  a  software  model  with  a  waterfall  model  are  divided  into 4 cycles,  namely;  1)  requirements  analysis,  2)  design,  3)  implementation  and  unit testing.  4)  integration  and  system  test.  The  results  of  the  study,  1)  menu components  and  SOP  submenus  are  feasible  for  use,  2)  Standard  Quality  menu and  submenu  components  are  feasible  for  use,  3)  quality  manual  menu  and submenu components are feasible for use, 4) menu components and formuruclear submenus  are  suitable  for  use.  In  conclusion,  the  Quality  Document  SIM  is feasible to use. The Quality Document Database Management Information System can assist LP3MP in managing data online, so that the LP3MP operator team can (input, process and output data) quickly, precisely and accurately.
Keywords: SIM, Database, Quality Documents

## PENDAHULUAN
Permenristekdikti  No  62  Tahun  2016  pasal  8  menyatakan  bahwasanya perguruan tinggi memiliki tugas dan wewenang untuk menyusun dokumen SPMI yang  meliputi;  1)  dokumen  kebijakan  SPMI,  2)  dokumen  manual  SPMI,  3) dokumen standar, 4) dokumen formulir. Dokumen-dokumen tersebut harus dapat dikelola  dengan  baik  oleh  perguruan  tinggi  dalam  mencapai  standar  mutu  yang telah  ditetapkan.  Mengelola  dokumen  mutu  perguruan  tinggi  dapat  dikelola berbasis  teknologi  informasi.  Menurut  Wibowo  &  Azimah  (2016)  system informasii penjaminan mutu dapat mempermudah dalam pengumpulan data untuk pengisian  borang  akreditasi.  Kemudian  Suroyo  &  Amin  (2017)  menyatakan bahwasanya  aplikasi  system  manajemen  dokumen  elektronik  dapat  berorientasi pada standar borang akreditasi.
Sistem  informasi  unit  penjaminan  mutu  dapat  mempermudah  proses penyimpanan kerasipan dokumen prosedur mutu secara komputerisasi (Sukandari &  Nuryana,  2016).  Penelitian  terdahulu  telah  menjelaskan  betapa  pentingnya system  informasi  dalam  mengelola  system  penjaminan  mutu  perguruan  tinggi, sedangkan  dalam  penelitian  ini  akan  mengembangkan  dokumen  SPMI  berbasis teknologi  informasi,  dokumen  SPMI  yang  akan  dikembangkan  meliputi;  1) dokumen  kebijakan  SPMI,  2)  dokumen  manual  SPMI,  3)  dokumen  standar,  4) dokumen formulir, sehingga dapat mempermudah lembaga/unit/badan penjaminan mutu  perguruan  tinggi  dalam  merencanakan,  melaksanakan,  mengevaluasi, mengendalikan  dan  mengembangkan  SPMI.  Pengelolaan  data  dokumen  SPMI secara manual dapat menghambat pengelola dalam melacak data yang diperlukan, penumpukan dokumen yang sulit untuk dirapikan, dan resiko kerusakan dokumen. Dengan  sistem  informasi  manajemen,  maka  pengelolaan  data  dokumen  SPMI dapat disimpan dengan baik dan mudah dilacak jika pengguna ingin mendapatkan data dokumen SPMI yang diinginkan.
Goksen, et.al (2016) menjelaskan “ the management of information which is  a  strategic  power  should  be  complete,  accurate  and  timeable,  and  it  needs managers  who  are  believers  of  transformation  and  change”. Pengelolaan informasi  adalah  sebuah  strategi  yang  tepat  dalam  menghadapi  perubahan  dan transformasi  organisasi,  sehingga  diperlukan  informasi  lengkap,  akurat  dan terbaru.  Kemudian  menurut  Karim  (2011) management  Information  Systems (MIS)  is  the  key  factor  to  facilitate  and  attain  efficient  decision  making  in  an organization. Sistem  informasi  manajemen  merupakan  faktor  kunci  terhadap pengambilan keputusan yang efisien dalam organisasi.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka sistem informasi manajemen merupakan  sistem  yang  mengolah  serta  mengorganisasikan  data  dan  informasi yang  berguna  untuk  mendukung  pelaksanaan  tugas  dalam  suatu  organisasi. Mengelola data dan informasi dapat memanfaatkan teknologi informasi ( website , digital, email , software dan sebagainya), dengan penggunaan teknologi informasi dapat  mempercepat  dan  mempermudah update (terbaru)  informasi  dalam
pengembangan organisasi.
Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi bertujuan menjamin pemenuhan standar pedidikan tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang  budaya  mutu.  Sistem  penjaminan  mutu  pendidikan  tinggi  berfungsi mengendalikan  penyelenggaraan  pendidikan  tinggi  oleh  perguruan  tinggi  untuk mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu.
Penjaminan  mutu  pendidikan  tinggi  merupakan  program  yang  penting  dan wajib  dilaksanakan  oleh  semua  institusi  penyelenggara  pendidikan  tinggi berdasarkan  Undang-undang  Nomor  44  Tahun  2015  tentang  Standar  Nasional Pendidikan  dan  Peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi,  dan  Pendidikan  Tinggi Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2016. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan  mutu  merupakan  aspek  penentu  untuk  meningkatkan  daya  saing perguruan  tinggi.  Pelaksanaan    penjaminan    mutu    yang    sistematis,    konsisten dan    berkelanjutan    tersebut    mutlak    dilakukan  agar:  1)  visi,    misi    dan    tujuan STKIP  PGRI  Lubuklinggau  bisa  tercapai,  2)  kepentingan    dan    tuntutan    para pihak  terkait  atau   pemangku    kepentingan (stakeholders) dapat   terpenuhi,
3)  memenuhi  dan  mematuhi  standar  nasional  pendidikan  tinggi  sesuai  dengan ketentuan  peraturan  dan perundang-undangan  terkait  yang  berlaku.
Dokumen  mutu  di  STKIP  PGRI  Lubuklinggau  meliputi;  1)  kebijakan SPMI:  pemikiran,  sikap,  pandangan  mengenai  SPMI  yang  berlaku,  2)  manual SPMI:  dokumen  tertulis  berisi  petunjuk  praktis  tentang  cara  menjalankan  atau melaksanakan  SPMI,  3)  standar  SPMI:  dokumen  tertulis  berisi  kriteria,  patokan, ukuran,  spesifikasi,  mengenai  sesuatu  yang  harus  dicapai/dipenuhi,  4)  formulir SPMI: dokumen tertulis berupa form penilaian ketercapaian SPMI, 5) Audit SPMI adalah  kegiatan  rutin  setiap  akhir  semester  yang  dilakukan  oleh  auditor  internal untuk  memeriksa  pelaksanaan  dan  mengevaluasi  apakah  seluruh  standar  telah dicapai/dipenuhi  oleh  setiap  unit  kerja  dalam  lingkungan  STKIP-PGRI Lubuklinggau. Evaluasi Diri adalah kegiatan setiap unit kerja yang secara periodik memeriksa,  menganalisis  dan  menilai  kinerjanya  sendiri  selama  kurun  waktu tertentu untuk mengetahui kelemahan dan kekurangannya.

## METODE PENELITIAN
Pendekatan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan system dengan model waterfall . Langkah-langkah pengembangan model perangkat lunak dengan model waterfall dibagi  menjadi  4  siklus  yakni;  1) requirements  analysis ,  2) design ,  3) implementation  and  unit  testing .  4) integration  and  system  test . Adapun tahapan-tahapan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Requirements  Analysis .  Proses  ini  mencari  dan  menganalisis  kebutuhan  dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.
2. Design . Proses  ini  digunakan  untuk  mengubah  kebutuhan-kebutuhan  diatas menjadi  representasi  ke  dalam  bentuk  “ blueprint ”  software  sebelum coding dimulai.  Desain  harus  dapat  mengimplementasikan  kebutuhan  yang  telah
disebutkan pada tahap sebelumnya.
3. Implementation and unit testing . Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang  dapat  dimengerti  oleh  mesin,  yaitu  ke  dalam  bahasa  pemrograman melalui  proses coding. Tahap  ini  merupakan  implementasi  dari  tahap  design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
4. Integration  and  system  test .  Pada  fase  ini  sistem  di  uji  coba  melalui  telaah pakar,  sehingga  dapat  diketahui  kekurangan  sistem  yang  telah  dirancang (Ragunath, 2010)

## HASIL PENELITIAN Analisis Kebutuhan
Analisis  kebutuhan  yang    dilakukan  meliputi  pengumpulan  data  tentang pengelolaan  database  dokumen  mutu,  penggunaan  dan  pemanfaatan  teknologi informasi, dan pelaksanaan sistem informasi manajemen database dokumen mutu STKIP  PGRI  Lubuklinggau.  Kemudian  peneliti  melakukan  wawancara  Kepala LP3MP,  Kasubbag  SPMI  beserta  penyebaran  instrumen  angket  kepada  Ketua Program  Studi  untuk  mendapatkan  data  tentang  pengelolaan  database  dokumen mutu STKIP PGRI Lubuklinggau

## Design SIM Database Dokumen Mutu
Berdasarkan  analisis  kebutuhan,  maka  sangatlah  penting  untuk  didesain system informasi manajemen database dokumen mutu. Berikut flowchart database dokumen mutu;
Flowchart Login Admin
Mulai Input user id dan password benar Selesai Y T Input user id dan password Menu utama admin Selamat datang admin

## Flowchart Menu Utama
Mulai
Menu Utama: 1. Dashboard 2. SOP Inventarisasi SARDIK 3. Kompetensi Lulusan 4. Kebijakan SPMI 5. Standar Pendidikan 6. Logout Dashboard Kompetensi Lulsuan Kebijakan SPMI Standar Pendidikan Menu Dashboard Menu Kompetensi Lulusan Menu Kebijakan SPMI Menu  Standar Pendidikan Y T Y T Y T Y Y Selesai Logout Menu Logout Y T SOP Inventarisasi SARDIK Menu SOP Inventarisasi SARDIK T Flowchart Keluar Mulai Yakin ingin keluar? Yes Selesai Y T

## Keterangan :

## Simbol Predefine Proses
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prosedure Processing Symbol Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer Simbol Decision
Simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang
ada. Terminator Symbol Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan
Simbol Input-Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
Implementasi SIM Dokumen Mutu
Tampilan Interface SIM Dokumen Mutu

## Tampilan Menu SOP
Tampilan Menu Manual Mutu

## Tampilan Menu Kebijakan SPMI
Tampilan Menu Standar Mutu

## Telaah Pakar
Ahli Database
Ahli  database  mengevaluasi  integrasi  menu  dan  submenu  dari  produk yang  dikembangkan.  Hasil  validasi  dilakukan  untuk  melihat  kelayakan  integrasi menu  dan  submenu.  Hasil  validasi  ahli  database  dilakukan  pada  database dokumen  mutu  meliputi;  komponen  manual  mutu,  standar  mutu,  kebijakan  dan SOP.
1. Kelayakkan  manual  mutu.  Berdasarkan  hasil  validasi  menu  dan  submenu manual mutu layak untuk digunakan.
2. Kelayakan  standar  mutu.  Berdasarkan  hasil  validasi,  menu  dan  submenu standar mutu layak untuk digunakan.
3. Kelayakan kebijakan. Berdasarkan hasil validasi, menu dan submenu kebijakan layak untuk digunakan.
4. Kelayakan  SOP  .  Berdasarkan  hasil  validasi  ahli,  menu  dan  submenu  SOP layak untuk digunakan.

## Ahli Website
Ahli  website  mengevaluasi  system  pelaksanaan  database  sekolah  yang dikembangkan  secara  online.  Hasil  validasi  dilakukan  untuk  melihat  kelayakan system  database  dokumen  mutu  yang  dilaksanakan  secara  online.  Validasi  ahli website dilakukan terhadap 5 indikator, yakni; a) content , b) readibility , c) speed ,
d) kecanggihan teknologi , dan e) akses.
1. Content. Berdasarkan  hasil  validasi content SIM  Dokumen  Mutu  sudah  layak untuk  digunakan,  karena  sudah  memuat  menu  dan  submenu  yang  dibutuhkan oleh pengguna.
2. Readibility.  Berdasarkan  hasil  validasi  readibilty  SIM  Dokumen  Mutu  layak untuk  digunakan,  sehingga  pengguna  dalam  hal  ini  admin  dapat mengoperasikannya dengan baik.
3. Speed.  Berdasarkan  hasil  validasi,  speed  (kecepatan)  SIM  Dokumen  Mutu layak  untuk  digunakan,  sehingga  pengguna  dapat  mengakses  SIM  Database Dokumen Mutu dengan baik.
4. Kecanggihan  Teknologi.  Berdasarkan  hasil  validasi,  kecanggihan  teknologi SIM  Database  Dokumen  Mutu  cukup  baik  dan  layak  untuk  digunakan, sehingga  pengguna  dapat  mengakses  SIM  Database  Supervisi  Manajerial Pengawas  sekolah  di  sekolahnya  masing-masing  dalam  memberikan  laporan perkembangan sekolah.
5. Akses. Berdasarkan hasil validasi, akses SIM Database Dokumen Mutu cukup baik, sehingga pengguna dapat dengan mudah untuk terkoneksi.

## PEMBAHASAN
Berdasarkan  telaah  pakar  baik  dari  pakar  database  dan  website,  maka dapat  dinyatakan  SIM  Dokumen  Mutu  layak  untuk  digunakan.  Sistem  Informasi Manajemen Database Dokumen Mutu dapat membantu LP3MP dalam mengelola data secara online , sehingga  tim  operator  LP3MP  dapat  (input, proses dan ouput data) secara cepat, tepat dan akurat.
Goksen,  Damar  &  Dogan  (2016)  menjelaskan  “ the  management  of information  which  is  a  strategic  power  should  be  complete,  accurate  and timeable,  and  it  needs  managers  who  are  believers  of  transformation  and change”. Pengelolaan  informasi  adalah  sebuah  strategi  yang  tepat  dalam menghadapi  perubahan  dan  transformasi  organisasi,  sehingga  diperlukan informasi  lengkap,  akurat  dan  terbaru.  Kemudian  menurut  Karim  (2011) management  Information  Systems  (MIS)  is  the  key  factor  to  facilitate  and  attain efficient  decision  making  in  an  organization. Sistem  informasi  manajemen merupakan  faktor  kunci  terhadap  pengambilan  keputusan  yang  efisien  dalam organisasi.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka sistem informasi manajemen merupakan  sistem  yang  mengolah  serta  mengorganisasikan  data  dan  informasi yang  berguna  untuk  mendukung  pelaksanaan  tugas  dalam  suatu  organisasi. Mengelola data dan informasi dapat memanfaatkan teknologi informasi ( website , digital, email , software dan sebagainya), dengan penggunaan teknologi informasi dapat  mempercepat  dan  mempermudah update (terbaru)  informasi  dalam pengembangan organisasi.
Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi bertujuan menjamin pemenuhan standar pedidikan tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang  budaya  mutu.  Sistem  penjaminan  mutu  pendidikan  tinggi  berfungsi mengendalikan  penyelenggaraan  pendidikan  tinggi  oleh  perguruan  tinggi  untuk mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu.
Penjaminan mutu pendidikan tinggi  merupakan program  yang penting dan wajib dilaksanakan  oleh  semua  institusi  penyelenggara  pendidikan  tinggi  berdasarkan Undang-undang Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan dan Peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi,  dan  Pendidikan  Tinggi  Republik  Indonesia Nomor  62  Tahun  2016.  Pelaksanaan  dan  implementasi  sistem  penjaminan  mutu merupakan aspek penentu untuk meningkatkan daya saing perguruan tinggi.

## SIMPULAN
SIM Dokumen Mutu layak untuk digunakan. Sistem Informasi Manajemen Database Dokumen Mutu dapat  membantu  LP3MP  dalam mengelola data secara online , sehingga tim operator LP3MP dapat (input, proses dan ouput data) secara cepat, tepat dan akurat

## DAFTAR PUSTAKA
Gokzen,  Y.,  Muhammet  D.,&  Onur  D.  (2016). Building  Management Information  System  to  Coordinate  the  University  Bussiness  Process . Kabul: Atturk University
Karim,  A.,  J.  (2011).  The  Significance  of  Management  Information  System  for Enhancing  Strategic  and  Tactical  Planning, Journal  of  Information System and Tecnology Management . 8 (2): 70-85
Permenristekdikti  Nomor  62  Tahun  2016  tentang  Sistem  Penjaminan  Mutu Internal (SPMI)
Ragunath,  V.,  D.,  &  Kayalvizi.  (2010).  Evolving  a  New  Model  for  Sofware Development  Life  Sycle, International  Journal  of  Computer  Science  and Network Security , 10 (1): 80-90
Sukandari,  E.,  &  Nuryana.  (2016).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Unit Penjaminan  Mutu  (UJM)  Teknik  Informatika  di  Universitas  Negeri Surabaya, Jurnal Manajemen Informatika , 5(1)
Suroyo, H., & Amin, Z. (2017). Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi  Standar Borang Ban PT, Jurnal  Sistem Informasi, Teknologi Informatika dan Komputer , 8(1)
Undang-undang Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Wibowo,  A.,  &  Azimah,  A.  (2016).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Penjaminan  MutuPerguruan  Tinggi  Menggunakan  Metode Throwaway Prototyping  Development ,  Seminar  Nasional  Teknologi  Informasi  dan Multimedia.