## Rancang Bangun Sistem Informasi Alumni Program Studi Sistem Informasi Universitas Ma Chunga

## Information System Design for Alumni of Ma Chung University's Information Systems Study Program
Hendro Poerbo Prasetija 1) , Renny Diana Syafitri * ,2)
1) Program Studi Sistem Informasi, STMIK Kaputama Jl.Veteran No.4A-9A,Binjai, Sumatera Utara, Indonesia
Riwayat: Copyright ©2022, JITU, Submitted: 17 Desember 2021; Revised: 09 Maret 2022; Accepted: 10 Maret 2022; Published: 31 Maret 2022
Abstract - The Alumni Information System is needed to help and make it easier to manage alumni data, a forum for  communication  between  alumni  and  study programs,  alumni  and  lecturers,  alumni  with  alumni themselves,  and  alumni  with  their  younger  siblings (active  students).  So  this  research  was  made  to  help solve  the  problems  of  the  Ma  Chung  University Information  Systems  Study  Program  to  manage  data and  maintain  close  familial  relationships  between alumni and study programs.
Keywords - information systems; alumni; database; data dictionary.
Abstrak - Sistem Informasi  Alumni dibutuhkan untuk membantu  dan  memudahkan  untuk  mengelola  data alumni,  wadah  untuk  komunikasi  antara  alumni dengan  program  studi,  alumni  dengan  para  dosen, alumni dengan alumni sendiri, dan alumni dengan adik tingkatnya (mahasiswa aktif). Maka dibuatlah penelitian ini untuk membantu memecahkan permasalahan  Program  Studi  Sistem  Informasi Universitas Ma Chung untuk mengelola data-data dan menjaga  hubungan  erat  secara  kekeluargaan  antara alumni dengan program studi.
Kata kunci - sistem informasi; alumni; basis data; kamus data.

## I. P ENDAHULUAN
Universitas  Ma  Chung  merupakan  salah  satu perguruan  tinggi  swasta  di  kota  Malang.  Demi meningkatkan pelayanan, Universitas Ma Chung melalui UPT SI telah membangun dan mengembangkan sebuah Sistem  Informasi  Alumni  yang  ditujukan  untuk  seluruh program  studi  di  Universitas  Ma  Chung.  Tetapi,  sistem informasi  ini  dinilai  masih  kurang  bagi  Program  Studi Sistem Informasi.
Mengacu  pada  penelitian  terdahulu  yang  pernah dilakukan  sebelumnya  dengan  garis  besar  berupa
“Rancang  Bangun  Basis  Data”,  penelitian  ini  juga menitikberatkan pada perancangan basis data yang rinci dengan  bentuk  dan  sebaran  data  yang  diminimalkan sehingga  hanya  mencakup  data-data  yang  paling diperlukan  pada  sistem  informasi  alumni  yang  sedang dirancang [1], [2].
Berbeda dengan penelitian sebelumnya yang berhenti pada  tahap  implementasi  perancangan  basis  data  di RDBMS  dan  perancangan  desain  tampilan  tanpa diimplementasikan  dalam  bentuk  peng-kode-an.  Di dalam  penelitian  ini  dijabarkan  juga  aliran  data  dan implementasi  nyata  ke  dalam  bentuk  peng-kode-an lingkup local-web.
Penelitian  penting  dilakukan  untuk  mewujudkan sistem informasi alumni yang dibutuhkan oleh Prodi SI. Yang tidak hanya bisa diakses oleh pihak Universitas dan Alumni  saja,  namun  juga  oleh  mahasiswa  aktif  yang berada  di  dalam  prodi  SI.  Penelitian  juga  bertujuan sebagai media untuk arsip dan pendataan alumni sistem informasi,  media  untuk  menghubungkan  para  alumni dengan  program  studi,  dosen,  adik  tingkat  (mahasiswa aktif), dan sesama alumni.

## A. Sistem informasi
Sistem  informasi  adalah  seperangkat  komponen terkait  yang  mengumpulkan,  memproses,  menyimpan, dan  menyebarkan  data  dan  informasi.  Dirancang  untuk menyajikan informasi pilihan berorientasi pada keputusan  untuk  merencanakan,  mengawasi,  menilai aktivitas  operasi  sebuah  organisasi  yang  digunakan sebagai  pendukung  proses  pengambilan  keputusan  di tingkat manajemen [3], [4].

## B. Basis data
Basis  data  adalah  kumpulan  data  berupa  fakta  dan informasi (terdiri dari dua atau lebih file data) yang diatur supaya  terorganisir,  sehingga  memudahkan  dalam pencarian data [4], [5].

## C. Alumni
Alumni  menurut  KBBI  adalah  orang-orang  yang telah  mengikuti  atau  tamat  dari  suatu  sekolah  atau
*) Penulis korespondensi (Renny Diana Syafitri) Email: 321810014@student.machung.ac.id
perguruan  tinggi.  Siswa  atau  mahasiswa  yang  telah menyelesaikan jenjang pendidikan dengan segala aturan pada sebuah institusi pembelajaran [6].

## D. Kamus Data
Kamus  data  adalah  dokumen  yang  berisi  gambaran terperinci tentang data yang digunakan dalam basis data. Menggambarkan  karakteristik  semua  item  dalam  basis data,  menjelaskan  bagian  dari  metadata  dan  nilai  dari seriap  atribut,  mendeskripsikan  aliran  data,  mencakup informasi  cara  catatan  diatur,  dan  diperlukan  untuk membantu  programmer  dalam  membuat  kode  untuk mengakses data [4], [5].

## II. M ETODE P ENELITIAN
Metode  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah SDLC  ( Software  Development  Life  Cycle ).  SDLC yang dilihat  dari  terjemahan  eksplisitnya,  Siklus  Hidup Pengembangan  Perangkat  Lunak  merupakan  metode yang  sering  digunakan  dalam  proses  pembangunan  dan pengembangan sistem yang terdiri dari beberapa tahapan, seperti planning , analysis , design , implementation ,  dan maintenance. Pada  tahap  perencanaan  ( Planning ),  peneliti berdiskusi  dengan  Kaprodi  Sistem  Informasi  untuk menetapkan data-data yang diperlukan untuk memenuhi permintaan Prodi SI terkait data yang dibutuhkan untuk arsip  dan  membatasi  kebutuhan  sistem  ( system requirements ).
Analisis  dilakukan  peneliti  dengan  melakukan pengamatan  data-data  yang  tertera  untuk  diisi  oleh paraalumni Universitas Ma Chung dari Sistem Informasi Alumni yang dibuat dan dikembangkan oleh pihak UPT SI.  Juga  mengamati  dan  mengambil  data  yang  telah disesuaikan  dengan  keperluan  yang  telah  dibahas  pada tahap perencanaan dari beberapa penelitian terdahulu [7]- [13].
Kemudian  penelitian  dilanjut  dengan  merancang desain aliran data yang diperlukan ke dalam bentuk use case diagram, flowchart diagram , diagram konteks, data flow  diagram (DFD),  dan entity  relationship  diagram (ERD). Dari  aliran  data yang telah dijabarkan dengan diagram- diagram,  dilakukan  implementasi  ke  dalam  RDBMS ( Relational  Database  Management  System ),  dalam penelitian ini digunakan MySQL.
Tahap  pemeliharaan  sistem  diserahkan  peneliti kepada  pihak  Program  Studi  untuk  didiskusikan  secara menyeluruh di kemudian hari.
Dalam  membangun  Sistem  Informasi  Alumni  dan penyusunan  dokumen  ini,  peneliti  menggunakan beberapa  alat  bantu.  Yaitu,  perangkat  lunak  pembuatan diagram  online  (draw.io  atau  yang  sekarang  berubah menjadi  app.diagrams.net).  Power  Designer  untuk mendesain  struktur  data  dalam field basis  data  secara terperinci  hingga  ke  tipe  data  yang  akan  digunakan. Xampp untuk mengakses MySQL secara local di dalam laptop.  Visual  Studio  Code  sebagai  teks  editor  untuk implementasi  kode-kode  untuk  pembangunan  sistem
berbentuk local - web ,  yaitu  sistem  yang  dibangun  di dalam server lokal yang ada di komputer pengembang.

## III. H ASIL DAN PEMBAHASAN
Adapun  proses  Sistem  Pendukung  Keputusan pemberian  jumlah  pinjaman  kepada  calon  nasabah menggunakan  metode  TOPSIS  dapat  dilihat  pada rancangan flowchart berikut:

## A. Desain use case diagram
Gambar 1. use case diagram
Diagram  ini  digunakan  untuk  menunjukkan  fungsi yang  akan  ada  pada  sistem  informasi  alumni  beserta penjelasan  mengenai  siapa-siapa  saja  yang  boleh mengakses fungsi tersebut.

## B. Desain flowchart diagram (login)
Diagram  ini  menunjukkan  bagaimana  aliran  kerja yang  akan  berlangsung  pada  sistem  ketika  pengguna ( user ) melakukan kegiatan login.

## C. Desain flowchart diagram (input data)
Gambar 3 . Desain flowchart diagram (input data)
Diagram  ini  menunjukkan  bagaimana  aliran  kerja yang  akan  berlangsung  pada  sistem  ketika  pengguna ( user ) melakukan kegiatan pengisian data pada sistem .

## D. Desain Flowchart Diagram (View Data)
Diagram  ini  menunjukkan  bagaimana  aliran  kerja yang  akan  berlangsung  pada  sistem  ketika  pengguna ( user ) melihat data pada sistem

## E. Desain diagram konteks
Gambar 5 . Desain diagram konteks
Diagram  ini  dibuat  untuk  menetapkan  konteks  dan batasan sistem yang dimodelkan secara keseluruhan dan biasanya  digunakan  untuk  menjelaskan  penggunaan sistem secara menyeluruh kepada pihak stakeholder.

## F. Desain DFD input data (admin & alumni)
Gambar 6 . Desain DFD input data (admin & alumni)
Diagram  ini  menunjukkan  bagaimana  aliran  keluar- masuk data dalam proses memasukkan data pada sistem yang dilakukan oleh admin dan alumni .

## G. Desain DFD view data (dosen & mahasiswa)
Gambar 7 . Desain DFD view data (dosen & mahasiswa)
Diagram  ini  menunjukkan  bagaimana  aliran  keluar- masuk data dalam proses  melihat  data  pada sistem yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa .
H. Desain  DFD  berita,  informasi,  dan  lowongan pekerjaan (all user)
Gambar 8 . Desain DFD berita, informasi, dan lowongan pekerjaan ( all user )
Diagram  ini  menunjukkan  bagaimana  aliran  keluar- masuk  data  dalam  proses  yang  berhubungan  dengan berita, informasi, dan lowongan pekerjaan untuk  seluruh user yang telah ditentukan .

## I. Desain ERD dengan PowerDesigner
Gambar 9 . Desain ERD dengan PowerDesigner
Diagram  ini  digunakan  untuk  mempermudah  dalam penggambaran  hubungan  antar  data  pada  sebuah  basis data supaya lebih terstruktur dan rapih .

## J. Pengaturan hak akses untuk basis data
Pengaturan hak akses dilakukan untuk membatasi hal- hal yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh user yang telah ditentukan pada tabel dalam basis data .

## K. Implementasi desain ERD ke MySQL
Gambar 10 . Desain ERD ke MySQL
Mengimplementasikan  desain  ERD  secara  nyata  ke dalam  RDBMS  yang  menunjukkan  bahwa  desain  yang telah  dibuat  bisa  diimplementasikan  secara  nyata  dan memiliki struktur data yang sama .

## L. Implementasi tampilan local-web (sign in)
Gambar 11 . Tampilan local-web ( sign in )
Merupakan  wujud  nyata  pada local-web yang menunjukkan  halaman sign  in . Halaman ini juga yang menjadi implementasi dari pembatasan yang dijabarkan pada pengaturan hak akses
Tabel  1. Hak  akses  untuk  basis  data Error!  Reference source not found.
No User Tabel Hak Akses 1. Admin
master_login Insert, Update, View,
Delete master_alumni master_prodi master_ortu master_medsos riwayat_pekerjaan jenis_pekerjaan range_gaji master_provinsi master_kota master_kecamatan master_kode_pos
Tabel  1. Hak  akses  untuk  basis  data  (lanjutan) Error!
Reference source not found. No User Tabel Hak Akses 2. Alumni master_alumni Update, View master_ortu riwayat_pekerjaan 3.  Mahasiswa master_alumni View riwayat_pekerjaan master_login Update,View 4. Dosen master_alumni View master_ortu riwayat_pekerjaan master_login Update,View

## M. Implementasi tampilan local-web (dashboard)
Gambar 12 . Tampilan local-web ( dashboard )
Tampilan  halaman dashboard akan  muncul pertama kali setelah user masuk pada sistem .

## N. Implementasi tampilan local-web (alumni)
Gambar 13 . Tampilan local-web (alumni)
Implementasi  halaman  ini  menunjukkan bagaimana nantinya data alumni ditampilkan .

## O. Implementasi tampilan local-web (detail alumni)
Tampilan  halaman  ini  merupakan  lanjutan  dari perincian dari tampilan halaman pada subbab sebelumnya. Memuat lebih rinci data-data yang diminta dari alumni .
IV. K ESIMPULAN
Dari  penjabaran  dalam  BAB  sebelumnya,  peneliti menarik kesimpulan bahwa, harus adanya kesinambungan  data  satu  sama  lain  dalam  bentuk  field di beberapa tabel dalam sebuah basis data, penggunaan beberapa field untuk dijadikan primary key dari sebuah tabel,  penggunaan  primary  key  dari  field  yang  telah menjadi  foreign  key,  dan  tidak  digunakannya  tipe interger  untuk  primary  key  dalam  setiap  tabel  pada penelitian  ini  karena  pada  kenyataan  di  kebanyakan perusahaan,  tipe  ini  sangat  jarang  bahkan  hampir  tidak ditemukan penggunaannya. Dan dari implementasi yang telah  dilakukan  telah  memenuhi  tujuan  penelitian  ini seperti yang telah disebutkan pada pendahuluan.

## V. U CAPAN TERIMA KASIH
Pada bagian ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih  sebesar-besar  nya  kepada  Program  Studi  Sistem Informasi Universitas Ma Chung yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian ilmiah. Terima kasih juga kepada Kepala Program Studi Sistem  Informasi  atas  diberikan  kemudahan  dalam melakukan  diskusi  mengenai  sistem  dan  penyediaan data,  dan  Kepala  UPT  SI  Ma  Chung  yang  telah memperbolehkan  penulis  untuk  melihat  data-data  yang tercantum  pada  sistem  serupa  dengan  cakupan  yang lebih besar.

## D AFTAR PUSTAKA
[1] W.  D.  Widharto,  “RANCANG  BANGUN
BASISDATA  SISTEM  INFORMASI  NON- AKADEMIK  UNIVERSITAS  MA  CHUNG,” Universitas Ma Chung, 2013. [2] G. G. Ocnota, “PERANCANGAN DATABASE TENAGA KERJA INDONESIA PADA PT. LIA CENTRAL UTAMA (CABANG KOTA MALANG),” Universitas Ma Chung, 2018. [3] L.  Hakim, Prinsip-Prinsip  Dasar  Sistem Informasi  Manajemen .  Jambi,  Indonesia:  CV. Timur Laut Aksara, 2019. [4] R.  M.  Stair  and  G.  W.  Reynolds, Principles  of Information  Systems ,  13th  ed.  Boston,  USA: Cengage Learning, 2018. [5] J. Valacich and C. Schneider, Information System Today:  Managing  In  The  Digital  World , 8th  ed. New York, USA: Pearson Education, Inc., 2018.
[6] R.  Dewi  and  J.  Sundari,  “Sistem  Informasi Pengelolaan  Data  Alumni  Berbasis  Web  Pada
SMK Bina Mandiri 2 Sukabumi,” J. Inf. Technol.
UNIMOR , vol. 1, pp. 25–30, 2021.
[7] Sutedi, “The Design  of the Information System of  Web-Based  Alumni  Data  Tracking,”  J.  Ilm. ESAI, vol. 6, 2012.
[8] R. Sebayang, M. I. Hutapea, and R. J. Simamora, “PERANCANGAN  SISTEM  INFORMASI
PENDATAAN ALUMNI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA BERBASIB WEB,” METHOMIKA J. Manaj. Inform. Komputerisasi
Akunt., vol. 2, pp. 1–11, 2018.
[9] I. A. Watung, A. A. E. Sinsuw, S. D. E. Paturusi, and  X.  B.  N.  Najoan,  “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA ALUMNI
FAKULTAS  TEKNIK  UNSRAT  BERBASIS WEB,” e-journal Tek. Elektro dan Komput., pp.
1–9, 2014.
[10] M. Silvia, “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI  TRACER  STUDY  ALUMNI PADA  STMIK  GICI  BERBASIS  WEBSITE,” SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA  DAN  KOMPUTER (STMIK) GICI, 2017.
[11] D. Saputra and A. Waluyo, “Perancangan Sistem Informasi  Alumni  Berbasis  Website  dengan Menggunakan  PHP  MYSQL  di  Politeknik Dharma Patria Kebumen,” J. E- KOMTEK, vol. 4, no. 2, pp. 191–199, 2020.
[12] N.  Fitriani,  N.  Ransi,  A.  N.  Basyarah,  A. Tenriawaru,  L.  O.  Saidi,  and  Reky,  “Sistem Informasi Alumni Program Studi Ilmu Komputer FMIPA  Universitas  Halu  Oleo  dengan  API Berbasis  Web,”  JUST  TI  (Jurnal  Sains  Terap. Teknol.  Informasi),  vol.  13,  no.  1,  pp.  1–11, 2021.
[13] R.  Inggi,  B.  Sugiantoro,  and  Y.  Prayudi,
“PENERAPAN  SYSTEM  DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) DALAM MENGEMBANGKAN FRAMEWORK AUDIO FORENSIK,” semanTIK, vol. 4, no. 2, pp. 193–200, 2018.