## SYSTEM INFORMASI SURAT MENYURAT KELURAHAN SAMBIREJO BERBASIS WEB
Izzatul Umami 1 , Ryan Wijaya 2 , Gugus 3 1,2,3 Progam Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Darul ‘Ulum Jombang e-mail: 1 izzatulumamimuslim@gmail.com, 2 Ryanwijaya825@gmail.com , gugusbijok@gmail.com 3

## Abstract
Sambirejo Village is one of the Villages in Jogoroto District, Jombang Regency, Sambirejo Village is a village in Jogoroto District, Jombang, East Java. Which has an area of 1,115.09 km2. Sambirejo  village  has  a  population  of  5,628  people,  consisting  of  2,975  men  and  2,653  women. Advances in the field of Information Technology have recently grown very rapidly, one of which is marked by the presence of computers, computers which were initially only used by academics and the military  have  now  been  widely  used,  with  computers  people  can  access  the  internet.  Through  the Internet, people can exchange information without having to meet face-to-face so that it is easier and faster to use. Besides that, the use of computers can be applied in various fields and all circles as well as information obtained starting from Data Access, Actual Information, Advertising, Communication, and  so  on.  This  technological  advancement  requires  government  agencies  to  follow  technological developments and continue to improve their capabilities in managing data and information as well as creating  convenience,  timeliness  of  work  in  managing  information  data.  Likewise,  a  government agency requires an information system. Therefore, my goal is to create a Web-based Village Service to make it easier for applicants or the community in population administration services.
Keyword : design, information system, correspondence

## Abstract
Kelurahan  Sambirejo  merupakan  salah  satu  Kelurahan  di  Kecamatan  Jogoroto  Kabupaten Jombang, desa Sambirejo adalah sebuah desa di Kecamatan Jogoroto, Jombang, Jawa Timur. Yang mempunyai luas wilayah 1.115,09 km 2 . Desa Sambirejo mempunyai jumlah penduduk 5.628 jiwa, yang terdiri dari 2.975 laki  – laki dan 2.653 perempuan. Kemajuan di bidang Teknologi Informasi belakangan  ini  berkembang  sangat  pesat  salah  satunya  ditandai  dengan  keberadaan  Komputer, Komputer yang pada awalnya hanya digunakan oleh para akademis dan militer kini telah digunakan secara luas, dengan adanya komputer masyarakat dapat mengakses internet. Melalui Internet orang- orang  dapat  bertukar  informasi  tanpa  harus  bertatap  muka  sehingga  lebih  mudah  dan  cepat  untuk digunakan  selain  itu  Penggunaan  komputer  bisa  diterapkan  dalam  berbagai  bidang  dan  semua kalangan serta informasi yang didapat mulai dari Akses Data, Informasi aktual, Iklan, Komunikasi, dan  sebagainya.  Kemajuan  Teknologi  inilah  yang  mengharuskan  instansi  pemerinta  mengikuti perkembangan teknologi dan terus meningkatkan kemampuannya di dalam mengelola data-data dan informasi  serta  menciptakan  kemudahan,  ketepatan  waktu  kerja  dalam  pengelolaan  data  informasi Begitu pula suatu instansi pemerintahan membutuhkan suatu sistem informasi. Oleh karna itu tujuan saya menciptakan Pelayanan Desa berbasis Web untuk mempermudahkan pemohon atau masyarakat dalam pelayanan adminitrasi kenpendudukan.
Kata kunci : rancangan, sistem informasi, persesuaian
This work is licensed under Creative Commons Attribution License 4.0 CC-BY International license

## Pendahuluan
Kemajuan di bidang Teknologi Informasi  belakangan  ini  berkembang  sangat pesat  salah  satunya  ditandai  dengan  keberadaan Komputer, Komputer yang pada awalnya hanya digunakan  oleh  para  akademis  dan  militer  kini telah  digunakan  secara  luas,  dengan  adanya komputer masyarakat dapat mengakses internet. Melalui  Internet  orang-orang  dapat  bertukar informasi  tanpa  harus  bertatap  muka  sehingga lebih mudah dan cepat untuk digunakan selain itu Penggunaan  komputer  bisa  diterapkan  dalam berbagai  bidang  dan  semua  kalangan  serta informasi  yang  didapat  mulai  dari  Akses  Data, Informasi  aktual,  Iklan,  Komunikasi,  dan sebagainya.  Kemajuan  Teknologi  inilah  yang mengharuskan  instansi  pemerinta  mengikuti perkembangan teknologi dan terus meningkatkan kemampuannya  di  dalam  mengelola  data-data dan  informasi  serta  menciptakan  kemudahan, ketepatan  waktu  kerja  dalam  pengelolaan  data informasi Begitu pula suatu instansi pemerintahan membutuhkan suatu sistem informasi.[1]
Pengembangan  sumber  daya  manusia merupakan salah satu fungsi MSDM utama yang tidak hanya terdiri atas pelatihan dan pengembangan,  namun  juga  aktivitas  aktivitas perencanaan dan pengembangan karier individu, pengembangan organisasi, serta manajemen dan penilaian  kinerja.  Pelatihan  dirancang  untuk memberikan sejumlah pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang dalam mendukung kinerja pribadi dan organisasi. Dalam organisasi perangkat desa pengembangan dan pelatihan sangat di perlukan guna  untuk  meningkatkan  pelayanan  kepada masyrakat yang membutuhkan bantuan perangkat desa, oleh karena itu pelatihan dan pengembngan SDM  perangkat  desa  sangat  di  butuhka  untuk memenuhi  pelayanan  kepada  masyarakat  agar lebih baik lagi. [2]
Masa  sekarang  ini  pemerintahan  desa dihadapkan pada banyak tantangan dan hambatan akibat  dari  perkembangan  dinamika  masyarakat yang  semakin  kritis  dan  berwawasan  maju. Jumlah  warga  yang  semakin  bertambah  banyak
dengan beragam latar belakang pendidikan, status sosial,  dan  profesi  menjadikan  bentuk  layanan pemerintahanan  di  desa akan  semakin  komplek. Dalam  hal  ini  pemeritahan  desa sebagai barisan terdepan  pada  pemerintahan  Negara  Indonesia dalam  pelayanan  kepada  masyarakat  dituntut untuk mempunyai kinerja yang prima. keterlambatan  pelayanan  didesa  di  sebabkan karena  kurangnya  pengetahuan  pada  perangkat desa  dalam  menggunakan  komputer  sehingga mempersulit  melayani  kebutuhan  masyrakat,  di butuhkan  pengembangan  SDM  pada  perangkat desa dengan melakukan pelatihan mengoperasikan  komputer    agar  perangkat  desa dapat  dengan  mudah  melakukan  pelayanan terhadap  masyarakat  secara  cepat  dan  efisen tanpa keterlambatan waktu. [3]
Peran  computer  pada  era  modern  ini sangat  penting  karena  dengan  adanya  komputer pekerjaan  dapat  di  lakukan  secara  cepat  dan efisen,  dengan  adanya  computer  perkembangan teknologi  saat  sini  sangat  berkembang  pesat. Mulai  dari  pelayanan  publik,  pengerjaan  suatu pekerjaan  semua  bisa  di  lakukan  secara  efisien oleh  computer,  computer  juga  di  butuhkan sebagai sarana pendukung untuk sistem informasi pelayanan publik. Di Sebagian desa saat ini mulai di  berlakukan  adanya  sistem  informasi  guna untuk  melakukan  pelayana  kepada  masyarakat secara  mudah  dan  efisien,  dengan  adanya computer  perangkat  desa  dapat  melakukan pembuatan  berkas-berkas  untuk  masyarakat secara cepat dan tepat waktu. [4]
Pemberian  pelayanan  dengan  sebaik- baiknya adalah salah satu hasil kinerja yang dapat dilakukan  pemerintahan  desa  untuk  mencapai tujuan  yang  telah  ditetapkan  dalam  standar pelayanan  nasional  yaitu  kualitas  pelayanan. Upaya  yang  dilakukan  pemerintahan  desa tersebut  bertujuan  untuk  melakukan  percepatan dalam mewujudkan tata pemerintahan yang baik, karena  hal  ini  berkaitan  dengan  banyaknya keluhan  dari  masyarakat  tentang  buruknya pelayanan yang diberikan aparat desa. Permasalahan  pelayanan  tersebut  merupakan efek buruk dalam tata kelola pemerintahan desa yang mengakibatkan rendahnya kualitas
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis – JTEKSIS Vol.04 No.2 Juli 2022
pelayanan  publik.  Pelayanan  publik  sangat  di perlukan  guna  mendukung  proses  berjalanya suatu  pelayanan  kepada  masyarakat  pada  suatu instansi, seperti pelayanan pembuatan surat atau berkas  berkas  yang  di  butuhkan  masyrakat,  di harapkan  kedepanya  pelayanan  public  lebih  di tingkatkan dengan tutu kata yang sopan, disiplin dalam pelayaa serta membantu masyarakat dalam memenuhi kebutuhan surat atau berkas di instansi pemerintah. [5]
Pada penelitian tentang Sistem Informasi Surat  menyurat  Kelurahan  Sambirejo  Berbasis Web, penelitian ini bertujuan untuk membangun suatu  sistem  informasi  kelurahan  yang  dapat membantu masyarakat dalam pelayanan administrasi  penduduk  yaitu  meliputi  pelayanan surat  menyurat  yang  menghasilkan  output laporan  pelayanan  surta  menyurat  seperti  ktp, pelayaman  surat  domisili,  pelayanan  surat kematian,  surat  keterangan  tidak  mampu(sktm), pelayanan  surat  pengantar  dan  adminitrasi  yang lainnya,  sehingga  semua  data  di  simpan  di database  dan  memudahkan  ketika  mencari  data tersebut. Pada penelitian Rancang Bangun Sistem Informasi  Layanan  Desa  Sambirejo  Kecamatan Jogoroto  yang  Berbasis  Web  bertujuan  untuk meningkatkan kualiatas pelayanan  kepada masyarakat dengan cepat dan mudah bisa di akses dimanapun, pada  penelitian  ini  menggunakan metode  HTML  dan  di  bangun  menggunakan bahasa  pemograman  php  dan  mysql . Dari beberapa masalah pada kelurahan Desa Sambirejo  ini,  penulis  mengangkat  tema Perancangan Sistem  Permohonan  Surat  Berbasis Web Kelurahan Desa Sambirejo dan diharapkan sistem permohonan surat berbasis web ini dapat memberikan  solusi  Dengan  sistem  permohonan surat berbasis web. [6]
Surat  adalah  sarana  komunikasi  untuk menyampaikan  informasi  tertulis  oleh  suatu pihak  kepada  pihak  lain  dan  juga  berfungsi sebagai  alat  pengingat,  Politeknik  Negeri Malang (Polinema) adalah salah satu perguruan tinggi  negeri  vokasi  yang  terletak  di  Malang, Jawa  Timur.  Pada  bidang  Rekayasa  terdapat salah satu jurusan yaitu Jurusan Teknik Elektro. Persuratan  dalam  Jurusan  Teknik  Elektro berperan  penting  dalam  proses  administrasi.
Melihat pentingnya sebuah surat untuk dikelola dengan  baik  maka  penyajian  informasi  terbaru mengenai  pengelolaan  sangat  penting  karena memegang  peran  utama  dalam  menunjang pelaksanaan  kegiatan  dan  fungsi-fungsi  yang lain. Pengelolaan data surat pada suatu instansi yang tergolong besar tentu menjadi permasalahan, apabila dalam pengelolaan surat masih menggunakan cara konvensional. [7]
Sistem  informasi  adalah  suatu  system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian  yang mendukung  fungsi  operasi  organisasi  yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. Sistem Informasi sebagai suatu sistem yang  dapat  menghasilkan  informasi  yang dibutuhkan  secara  optimal  guna  membantu pengelolaan  data  agar  dapat  berjalan  dengan efisien sesuai denga napa yang di harapkan. [8]
Pengagendaan  surat  masuk  dan  surat surat  masih  menggunakan  pengarsipan  yang konvesional.  Proses  yang  dilakukan  masih dengan  cara  memisahkan  antara  surat  masuk dan  surat  keluar  dengan  banyaknya  jumlah tersebut  tidak  memungkinkn  untuk  di  kelola secara teratur di karenakan harus menilite satu persatu surat keluar masuk sehingga diperlukan pembuatan  sistem  informasi  yang  mendukung kinerja  dari  pada  Instansi  pemerintah  yang bersangkutan.[9]
Sistem  informasi  surat  menyurat  dapat digunakan melalui web guna mebantu mendata arsip surat keluar masuk, dengan adanya sistem berbasis web tersebut pengarsipan data menjadi lebih mudah, sistem tersebut di bangun dengan menggunakan  pemrograman  PHP  dan  user interface di bangun  dengan framework bootstrap  agar  tampilan  web  tersebut  mudah untuk  di  gunakan,  di  harapkan  dengan  adanya sistem  informasi  arsip  surat  untuk  des  aini perangkat  desa  dapat  dengan  mudah  melihat reka data surat keluar masuk secara mudah dan efisien. [10]
Untuk mempermudah pemohon masyarakat dan staf Desa  mengurus adminitrasi
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis – JTEKSIS Vol.04 No.2 Juli 2022
kependudukan tanpa harus datang ke Balai Desa langsung.  Sehingga  masyarakat  bisa  mengakses informasi  yang  dibutuhkan  serta  mendapatkan pelayanan  cetak  surat  –  menyurat  secra  efektif dan  efisien.  Staf  desa  akan  dipermudah  adanya sistem  ini.  Dengan  adanya  permasalahan  yang telah  dipaparkan  diatas,  maka  penulis  tertarik untuk menbuat sebuah  penelitihan  dengan judul ” SYSTEM  INFORMASIH  ADMINITRASI KELURAHAN  SAMBIREJO  BEBRBASIS
WEB ”.  Sistem  informasi  ini  dibuat  agar  dapat membantu masyarakat untuk mangakses informasi desa .

## METODOLOGI PENELITIHAN
Tahapan yang dilakukan dalam penelitihan ini ditunjukan gambar dibawah ini

## Teknik pengumpulan data penelitian
• Data Kuantitatif Penelitian  menggunakan  pendekatan kuantitatif.  Menurut  Sugiyono  menyatakan bahwa  metode  kuantitatif  adalah  metode penelitihan  yang  berlandaskan  pada  filsafa positivime,  digunakan  untuk  meneliti  pada populasiu atau sempel tertentu.
• Sumber Data
Dalam  penelitihan  ini  menggunakan
sumber  data  primer,  yang didapatkan melalui kegiatan wawancara dengan subjek penelitian  dan  dengan  observasi  atau pengamatan langsung di lapangan .

## Hasil
Dalam bab ini akan dijelaskan tentang pembahasan pemanfaatan web informasi dalam Sisitem Informasi Aminitrasi Kelurahan Desa Sambirejo.
1. Pengujian Sistem
Dalam manual progam ini akan dijelaskan  secara  lengkap  dalam  menggunakan program  aplikasi  sistem  informasi  SISTEM INFORMASI  ADMINITRASI  KELURAHAN SAMBIREJO BERBASIS WEB. Sistem
Informasi ini terdiri dari 3 akun yaitu kepala desa, admin (staf), pemohon (masyarakat). Halaman  login  admin  ini  digunakan untuk melakukan login dengan cara memasukkan username dan password. Jika data yang diisikan sesuai  maka  akan  masuk  halaman  admin.  Jika tidak sesuai maka login gagal. Tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar
Pada  halaman  admin  dapat  melihat  data user,  data  user  yaitu  calon  pemohon  yang  akan meminta  surat  melalui  sistem  ini.  Tampilan halaman  admin  melihat  data  user  dapat  dilihat pada gambar
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis – JTEKSIS Vol.04 No.2 Juli 2022
Halaman pemohon diharuskan mengisi form registrasi  untuk  mendapat  akun  maka  akan mendapatkan  username  dan  password  untuk dapat login pada sistem. Tampilan halaman akun dapat dilahat pada gambar
Halaman  pemohon  dapat  melakukan  login dengan  cara  mengisi  username  dan  password. Jika  data  yang  di  isi  sesuai  maka  akan  masuk halaman pemohon. Jika salah satu username dan password  tidak  sesuai  maka  login  gagal. Tampilan  halaman  login  dapat  di  lihat  pada gambar
Halaman  pemohon  dapat  memilih  surat yang mau di minta. Tampilan halaman pemohon dapat dilihat di gambar

## Kesimpulan
Adapun  kesimpulan  yang  dapat  diambil dari  sistem  informasi  adminitrasi  di  kelurahan Sambirejo  ini  adalah  aplikasi  ini  sudah  berjalan sesuai  dengan  hasil  perancangan  sistem  dan menbantu  dalam  pelayanan  adminitrasi  di kelurahan desa Sambirejo. Aplikasi website surat desa  sambirejo  menggunakan    metode  waterfall dengan  dibantu  UML  (Unified  Modelling Language  )  dalam  menggambarkan  alur  dari sistem, dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan HTML serta menggunakan database MYSQL.

## Daftar Pustaka
[1] M. Husaini, I. Raden, I. Lampung, J.
Purnawirawan, N. 05, and K. B. Lampung, “PEMANFAATAN
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
BIDANG PENDIDIKAN (E- education),” Bulan Mei, 2014.
[2] A. Niati, A. Soelistiyono, T. Ariefiantoro, F. Ekonomi, and U.
Semarang, “Pengembangan Kemampuan Sumber Daya Manusia melalui Pelatihan
Komputer Microsoft Office Excel untuk Meningkatkan Kinerja Perangkat Desa Mranggen,” Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat , vol. 10, no. 1, pp. 105–110, [Online]. Available: http://journal.upgris.ac.id/index.php/e- dimas [3] H. Sulistyanto, “PAKOM PELATIHAN PENGOPERASIAN KOMPUTER BAGI PERANGKAT DESA DI
KECAMATAN GONDANGREJO
KABUPATEN KARANGANYAR,” WARTA LPM , vol. 20, no. 2, 2017. [4] M. Pelayanan, P. Di, L. Kantor, B. Kabupaten Berau, and F. Alandari, “Peran Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer Dalam,” vol. 1, no. 1, pp. 182–194, 2013. [5] K. Ali and A. Saputra, “TATA KELOLA PEMERINTAHAN DESA TERHADAP PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK DI DESA PEMATANG
Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis – JTEKSIS Vol.04 No.2 Juli 2022
JOHAR.”
[6] R. M. Syaban and H. Bunyamin,
“PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI DINAS SOSIAL TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN GARUT MENGGUNAKAN FRAMEWORK PHP,” 2015. [Online]. Available: http://jurnal.sttgarut.ac.id
[7] R. Hamdani, “SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR,” 2019.
[8] P. Teknologi et al. , “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.”
[9] R. M. Syaban and H. Bunyamin, “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI DINAS SOSIAL TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN GARUT MENGGUNAKAN FRAMEWORK PHP,” 2015. [Online]. Available: http://jurnal.sttgarut.ac.id
[10] K. DESA KARANGSALAM KECAMATAN BATURRADEN Saifudin and A. Yudin Setiaji, “SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT (SINAU) BERBASIS WEB PADA,” Jurnal Sains dan Manajemen , vol. 7, no. 2, 2019.