Volume 2 Nomor 3 Tahun 2021 Halaman : 10-18

## Pengelolaan Administrasi Berbasis Teknologi Informasi Pada Panti Asuhan Bayi & Balita Fajar Harapan

## Information Technology-Based Administrative Management At Fajar Harapan Baby & Toddler Orphanage
Yuda Irawan* a , Refni Wahyuni b , Yesica Devis c STMIK Hang Tuah Pekanbaru a , b STIKes Hang Tuah Pekanbaru c *yudairawan89@gmail.com

## Abstract
In  recording  orphanage  data,  such  as  data  for  children  to  be  deposited,  they  still  use  a  ledger,  namely  the administration section records all children's data in detail into a book and is archived, as well as donors who come to make donations in the form of money, food staples or children's needs written into the book. Recording like this takes a long time and makes the administration difficult, both in recording, searching and making reports. With more and more data to be stored, file cabinets are also needed to store the data, in addition to the problems above, the manual method that is still recorded in the book will also result in data inaccuracies, data redundancy, errors in financial calculations and difficulties in making financial reporting. If problems like this are left unchecked, it will reduce the performance of the orphanage management level and the level of donor trust in the orphanage. Based  on  these  problems,  a  system  is  proposed  to  manage  the  administration  of  information  technology-based orphanages.  The  orphanage  administration  system  is  built  on  a  web-based  basis  using  the  PHP  programming language  and  MySQL  database  that  can  be  accessed  online,  making  it  easier  for  administrators,  officers  and caregivers to access the system anywhere and anytime. It is easier for the administrators to get the nursing home administration report and the officers are easier and faster in the administrative recording process. So that from the results of the implementation of this system, it has the impact of increasing the ability of partner management, namely at the Fajar Harapan Baby and Toddler Orphanage.
Keywords: Orphanage; Management; Administration; Web; Donations

## Abstrak
Dalam pencatatan data panti seperti data anak yang akan dititipkan masih menggunakan buku besar yaitu  bagian  administrasi  mencatat  seluruh  data  anak  secara  rinci  kedalam  buku  dan  diarsipkan, begitu  juga  donatur  yang  datang  memberikan  donasi  berupa  uang,  bahan  pokok  makanan  atau keperluan anak ditulis ke dalam buku tersebut. Pencatatan seperti ini memerlukan waktu yang lama dan  membuat  bagian  administrasi  kesulitan,  baik  dalam  pencatatan,  pencarian  dan  pembuatan laporan. Dengan semakin banyak nya data yang akan disimpan, maka dibutuhkan pula lemari-lemari arsip  untuk  menyimpan  data  tersebut,  selain  permasalahan  yang  diatas,  cara  manual  yang  masih mencatat di buku juga akan mengakibatkan ketidak akuratan data, redudansi data, kesalahan dalam perhitungan keuangan dan kesulitan dalam membuat laporan keuangan. Jika permasalahan seperti ini  dibiarkan  maka  akan  menurunkan  kinerja  tingkat  pengelolan  panti  asuhan  dan  tingkat kepercayaan donator terhadap panti asuhan. Berdasarkan permasalahan tersebut maka diusulkan sebuah  sistem  untuk  mengelola  administrasi  panti  asuhan  berbasis  teknologi  informasi.  Sistem administrasi  panti  asuhan  dibangun  berbasis  web  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan database MySQL yang bisa diakses secara online, sehingga mempermudah pengurus, petugas dan pengasuh  dalam  mengakses  sistem  dimanapun  dan  kapan  saja.  Pengurus  lebih  mudah  dalam mendapatkan  laporan  administrasi  panti  dan  petugas  lebih  mudah  dan  cepat  dalam  proses pencatatan administrasi. Sehingga dari hasil penerapan sistem ini memberikan dampak peningkatan kemampuan manajemen mitra yaitu di Panti Asuhan Bayi dan Balita Fajar Harapan.
Keywords : Panti Asuhan; Pengelolaan; Administrasi; Web; Sumbangan
https://journal.yrpipku.com/index.php/ceej e -ISSN:2715-9752, p-ISSN:2715-9868
Copyright © 2021 THE AUTHOR(S). This article is distributed under a Creative Commons Attribution- NonCommercial 4.0 International license.

## 1. Pendahuluan
Panti asuhan adalah Lembaga kesejahteraan sosial yang bertanggung jawab untuk  memberikan  pelayanan  kesejahteraan  sosial  pada  anak  terlantar  dengan melaksanakan  santunan,  pengentasan  anak  terlantar,  memberikan  pelayanan pengganti  orang  tua  anak  dalam  memenuhi  kebutuhan  fisik,  mental  dan  sosial kepada  anak  sehingga  anak  mendapatkan  kesempatan  dalam  menunbuhkan kepribadian yang jauh lebih bagus, kehidupan yang lebih layak dan kasih sayang dari pengasuh  dan  masyarakat  sekitar(Qamarina,  2017).  Hal  ini  berkesinambungan dengan  cita-cita  bangsa  untuk  memberikan  dan  menjadikan  generasi  yang  yang akan  turut  serta  aktif  dalam  pembangunan  nasional.  Panti  asuhan  mempunyai fungsi sebagai perlindungan, pengembangan, pemulihan dan pencegahan(Khoirunnisa  et  al.,  2015).  Fungsi  perlindungan  adalah  untuk melindungi anak dari berbagai ancaman seperti perlakuan kekerasan dan pelecehan seksual(Sherin Widya dan Rahmadani Yusran, 2020). Fungsi pengembangan adalah untuk memberikan pelayanan yang menitikberatkan pada pengembangan potensi dan  kemampuan  anak.  Fungsi  pemulihan  adalah  untuk  mengembalikan  dan menanamkan  jiwa  sosial  terhadap  anak,  sedangkan  fungsi  pencegahan  adalah mendidik anak agar terhindar dari tingkah laku yang menyimpang dan mendorong untuk pengembangan pola tingkah laku yang wajar(Abidin, 2019).
Selain bertanggung jawab menjaga dan merawat anak-anak yang ada dipanti juga bertanggung jawab terhadap masyarakat umum khususnya donatur yang telah memberikan sumbangan untuk keberlangsungan panti asuhan seperti transparansi pengelolaan keuangan, sehingga tidak merusak kepercayaan donatur terhadap panti asuhan (Syukron et al., 2020).
Mitra  dalam  kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  ini  adalah  Panti Asuhan Bayi dan Balita Fajar Harapan yang beralamatkan di jalan Mustafa Yatim No. 12  Pekanbaru  Riau  dibelakang  restoran  koki  sunda,  panti  ini  dibawah  naungan Yayasan  Bina  Dhu’afa  yang  berdiri  pada  tanggal  25  mei  2005  dengan  notaris  H. Darmansyah S.H.

## Gambar 1. Tim PKM dengan Mitra
Pencatatan  data  administrasi  panti  asuhan  Bayi  dan  Balita  Fajar  Harapan masih  menggunakan  cara  manual  yaitu  dengan  mencatat  data  dibuku  besar  yang sudah disediakan, data yang dicatat berupa data anak pada saat datang pertama kali, seperti nama, jenis kelamin, alasan penitipan, nama orang tua/ penitip, alamat orang tua/ penitip, kontak pihak keluarga yang bisa dihubungi dan lain sebagainya.
Selain data-data tersebut data donator tetap dan tidak tetap juga akan dicatat di buku besar, dan data lainnya yang berhubungan dengan data panti asuhan. Pencatatan secara manual ini beresiko terhadap kehilangan dan kerusakan berkas, dan apabila data sewaktu-waktu dibutuhkan maka pengelola juga kesulitan dalam pencarian berkas dikarenakan semakin hari jumlah data semakin banyak dan menumpuk. Dengan semakin banyak nya data yang akan disimpan, maka dibutuhkan pula lemari-lemari arsip untuk menyimpan data tersebut, selain permasalahan  yang  diatas,  cara  manual  yang  masih  mencatat  di  buku  juga  akan mengakibatkan  ketidak  akuratan  data,  redudansi  data,  kesalahan  dalam perhitungan keuangan dan kesulitan dalam membuat laporan keuangan. Jika permasalahan seperti ini dibiarkan maka akan menurunkan kinerja tingkat pengelolan panti asuhan dan tingkat kepercayaan donator terhadap panti asuhan. Pengolahan  data  administrasi  merupakan  satu  diantara  kegiatan  rutin  yang  ada dipanti  asuhan.  Dengan  banyak  nya  anak  asuh,  pengasuh,  pengadopsi,  dan  data donator membuat petugas administrasi kesulitan dalam pencatatan dan mengolah data, hal ini disebabkan media pencatatan dan pengolahan data yang masih manual dengan mentatat dibuku besar(Mah, n.d.). Panti asuhan perlu membenahi pengelolaan administrasi dengan baik, semua kegiatan harus ada catatannya dan setiap anak asuh harus ada riwayat hidupnya, begitu juga sumbangan donator harus ada riwayatnya. Adapun solusi dari permasalahan yang ditawarkan adalah pembuatan sistem informasi administrasi panti asuhan, yang mana sistem ini
nantinya  akan  membantu  petugas  administrasi  dalam  pencatatan  dan  mengelola data  administrasi  secara  terkomputerisasi,  mengelola  data  keuangan  seperti sumbangan  donator,  uang  masuk  dan  keluar,  sehingga  dengan  adanya  sistem  ini dapat membantu pengurus dalam memantau administrasi yang ada di panti asuhan. Sistem  ini  dibangun  berbasis  web  dan  dapat  di  akses  secara  online,  sehingga pengurus  panti  bisa  melihat  setiap  laporan-laporan  administrasi  setiap  waktu kapan  pun  dan  dimanapun.  Dengan  adanyasistem  ini  diharapkan  akan mempermudah pihak panti dalam mencari data dan laporan secara cepat.
Adapun  luaran  dari  solusi  ini  adalah  sistem  informasi  administrasi  panti asuhan  yang  bermanfaat  untuk  mempermudah  pekerjaan  administrasi,  sehingga data yang dikelola dapat tersimpan secara sistematis kedalam database dan dapat diolah menjadi laporan secara cepat dan akurat.

## 2. Metode
Adapun  tahapan  pengembangan  sistem  yang  digunakan  dalam  pembuatan sistem administrasi anak adalah sebagai berikut:

## Gambar 2. Metode Pengembangan Sistem
Penjelasan gambar :

## a. Perencanaan
Pada tahapan ini pengusul mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang akan dibuat untuk menyelesaikan permasalahan mitra, sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia

## b. Analisis
Pada tahapan ini adalah untuk menganalisis permasalahan yang ada, kesempatan, hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan oleh mitra sehingga dapat diusulkan perbaikan.

## c. Desain
Tahapan desain adalah untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis yang mana desain ini bermanfaat untuk meberikan gambaran tentang sistem yang akan dibuat.
Desain  disini  adalah  untuk  menggambarkan  sistem  administrasi  di  Panti  Asuhan Bayi & Balita Fajar Harapan.

## d. Implementasi
Tahapan  implementasi  adalah  untuk  mempersiapkan  semua  kebutuhan pemasangan  perangkat  sehingga  sistem  dan  aplikasinya  bisa  digunakan,  seperti penyiapan  perangkat  keras,  perangkat  lunak  dan  fasilitas  pendukung  lainnya. setelah  semua  telah  siap  baru  bisa  dilakuan  pelatihan  kepada  seluruh  pihak  agar bisa memahami cara penggunaan sistem informasi administrasi Panti Asuhan.

## e. Penggunaan
Setelah  tahapan  implementasi  dilakukan,  barulah  sistem  informasi  administrasi Panti Asuhan siap digunakan untuk membantu pihak Panti Asuhan Bayi dan Balita Fajar Harapan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Sistem  administrasi  panti  asuhan  dibangun  berbasis  web  menggunakan bahasa  pemrograman  PHP  dan  database  MySQL  yang  bisa  diakses  secara  online, sehingga  mempermudah  pengurus,  petugas  dan  pengasuh  mengakses  sistem dimanapun  dan  kapan  saja.  Pengurus  akan  mudah  dalam  mendapatkan  laporan administrasi  panti  dan  petugas  akan  lebih  mudah  dan  cepat  dalam  proses pencatatan administrasi.
Berikut akan disajikan model sistem informasi administrasi Panti Asuhan :

## Gambar 3. Model alur Sistem Informasi Administrasi
Dari  gambar  diatas  sistem  administrasi  Panti  Asuhan  digunakan  oleh petugas, hal pertama yang dilakukan petugas adalah menginputkan seluruh data- data yang berhubungan dengan panti seperti data anak asuh, data pengasuh, data donator, data jenis sumbangan, data uang masuk, data uang keluar, data kebutuhan anak asuh dan data petugas administrasi. Setelah diinput maka data tersebut akan masuk kedalam database, data yang sudah disimpan akan menjadi sebuah informasi
yang diperuntukkan untuk pengelola/ pengurus Panti Asuhan. Adapun sistem dapat diakses secara online melalui link: project.htp.ac.id/pkm/administrator Berikut tampilan dari sistem yang telah dibangun:

## Gambar 4. Tampilan Halaman Menu Sumbangan
Pada halaman home gambar diatas terdapat menu sumbangan yang memiliki sub menu Uang masuk, Uang Keluar, Rekap Uang, Barang Masuk, Barang Keluar dan Rekap Barang.

## Gambar 5. Tampilan Halaman Input Sumbangan Uang
Form ini untuk melakukan penginputan sumbangan dalam bentuk uang dari donatur, untuk donatur terlebih dahulu harus di inputkan melalui master donatur.

## Gambar 6. Menu Cetak Laporan Uang Masuk dan Keluar
Gambar di atas adalah tampilan untuk melakukan cetak rekap uang masuk dan  uang  keluar  berdasarkan  tanggal  periode.  Digambar  terlihat  besaran  uang masuk dan uang keluar, serta saldo keuangan yang ada saat ini.

## Gambar 7. Menu Pengelolaan Data Sumbangan Barang
Gambar diatas adalah tampilan sistem untuk pengelolaan data sumbangan dalam bentuk barang, terlebih dahulu jenis barang harus diinputkan melalui master barang. Dari fitur pengelolaan sumbangan barang ini maka pengguna dapat melihat rekapan sumbangan barang yang masuk dan keluar, serta melihat stok ketersediaan barang.

## Gambar 8. Sosialisasi Sistem Administrasi ke Mitra

## 4. Simpulan
Dari  hasil  penerapan  sistem  administrasi  sumbangan  yang  dapat  di  akses secara  online  maka  pengelola  Panti  Asuhan  lebih  mudah  dalam  melakukan perekapan seperti donatur, uang masuk, uang keluar, barang masuk, barang keluar dan  dapat  melihat  laporan  sumbangan  keuangan  serta  saldo  dengan  cepat,  juga dapat  melihat  ketersediaan  barang  dengan  cepat  dari  mana  saja  dan  kapan  saja. Sehingga  dari  hasil  penerapan  sistem  ini  memberikan  dampak  peningkatan kemampuan manajemen mitra.

## 5. Ucapan Terimakasih
Ucapan  terima  kasih  ditujukan  kepada  Direktorat  Riset  dan  Pengabdian Masyarakat, Deputi Bidang Penguatan Riset dan Pengembangan, Kementerian Riset, Teknologi  /  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  Republik  Indonesia  yang  telah memberikan pendanaan dalam Program Pengabdian Kepada Masyarakat ini, serta pihak STMIK-STIKes Hang Tuah Pekanbaru yang telah memberikan fasilitas dalam melakukan Pengabdian Kepada Masyarakat.

## 6. Daftar Pustaka
Abidin, A. M. (2019). Peran Pengasuh Panti Asuhan Membentuk Karakter Disiplin dalam Meningkatkan Kecerdasan Intrapersonal Anak. An-Nisa , 11 (1), 354–363. https://doi.org/10.30863/an.v11i1.302
Khoirunnisa,  S.,  Ishartono,  I.,  &  Resnawaty,  R.  (2015).  Pemenuhan  Kebutuhan Pendidikan Anak Asuh Di Panti Sosial Asuhan Anak. Prosiding Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat , 2 (1), 69–73. https://doi.org/10.24198/jppm.v2i1.13258
Mah, N. I. (n.d.). ASUHAN PUTRA BORNEO SAMPIT BERBASIS DESKTOP . Qamarina,  N.  (2017).  Peranan  Panti  Asuhan  Dalam  Melaksanakan. EJournal Administrasi Negara , 5 (3), 6488–6501. Sherin  Widya  dan  Rahmadani  Yusran.  (2020).  peranan  pemerintah  dalam peningkatan kualitas hidup dan kesejahteraan anak di panti asuhan Aisyiyah Muaro penjalinan Padang. Civic Education , 3 (3), 386–393. Syukron, A., Informatika, B. S., Informatika, B. S., Keuangan, A., & Asuhan, P. (2020).
Keuangan Panti Asuhan . 2 (2), 150–157.