## RANCANGAN SISTEM INFORMASI JASA SERVICE MOBIL DAN JUAL BELI SUKU CADANG PADA BENGKEL PT. TRIWA’S AUTO BODY SHOP
Rachmad Rafliano 1) , Dian Anubhakti 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753, Fax. (021) 5866369 E-mail : rrafliano@gmail.com 1 ) , dian.anubhakti@budiluhur.ac.id 2 )

## Abstrak
PT. Triwa’s Auto Body Shop adalah sebuah bengkel mobil yang menangani berbagai macam service dan reparasi kendaraan. Dalam pelaksanaanya, bengkel tersebut memiliki beberapa kendala seperti pendokumentasian laporan yang sering kali tidak akurat dan juga proses jasa service dan jual beli suku cadang yang masih manual. Karenanya, aktivitas yang bersangkutan dengan proses tersebut menjadi terhambat. Dengan adanya masalah tersebut maka diusulkanya sistem informasi jasa service dan jual beli suku cadang untuk PT. Triwa’s Auto Body Shop. Metode: Dengan menerapkan metode waterfall, penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi jasa service dan jual beli suku cadang pada bengkel PT. Triwa’s Auto Body Shop.
Kata kunci : sistem infomasi jual beli, jasa service , metodologi.

## 1. PENDAHULUAN
Pada kemajuan zaman saat ini, perkembangan teknologi tidak hanya dipenuhi oleh perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan,  akan  tetapi  dikalangan  usaha  juga  terjadi persaingan  bisnis  yang  ketat.  Banyak  perusahaan  di  era globalisasi saat ini yang menggunakan kemajuan teknologi informasi  sebagai  sarana  berjalannya  sebuah    perusahaan dalam  persaingan  di  dunia  usaha  dengan  perusahaan  lain. Dari perkembangan teknologi tersebut kita dapat memahami dan mengenal teknologi yang ada. Dengan adanya teknologi komputer  disadari  atau  tidak,  teknologi  tersebut  dapat memberikan manfaat dan berbagai kemudahan yang sangat banyak  dalam  dunia  bisnis,  dan  dengan  adanya system terkomputerisasi dapat memudahkan instansi tersebut.
Bengkel  mobil  PT.  TRIWA’S  AUTO  BODY  SHOP berada  di  Jl.  Raya  Reni  Jaya  No.  43  Pondok  Petir  – Sawangan  adalah  milik  Triwa  Juliatno,  pada  bagian administrasi  yang  bernama  Bari  Sumantri  dan  Rizki Laksono di bantu oleh 5 orang mekanik yang bernama Rizki Indrawan,  Anto,  Ryan,  Joko  dan  Toni.  Bengkel  ini  telah berdiri dari 21-09-2012 kurang lebih 6 tahun. Bengkel mobil PT.  TRIWA’S  AUTO  BODY  SHOP  didirikan  di  daerah Sawangan,  bertujuan  untuk  memperoleh  peluang  bisnis, pendapatan  dan  juga  membuka  lapangan  pekerjaan  untuk teman-teman  yang  ingin  bergabung dengan perusahaan  ini sekaligus untuk mengembangkan minat dan pengetahuan di bidang  otomotif,  pada  saat  bengkel  ini  didirikan  sampai sekarang,  bengkel  mobil  PT.  TRIWA’S  AUTO  BODY SHOP ramai dari para pelanggan yang telah mempercayakan  perawatan  kendaraannya . PT.  TRIWA’S AUTO  BODY  SHOP  juga  memiliki  tujuan  yaitu  Sebagai tempat  untuk  menyediakan  kebutuhan  suku  cadang  dan service kendaraan terbaik.
Untuk  mewujudkan  hal  tersebut,  pemilik  berserta anggotanya  membenah  diri  dan  perusahaanya  dengan  cara mengkomputerisasi  kegiatan  service  dan  jual  beli  yang berlangsung agar menjadi lebih cepat dan efisien .
Berdasarkan  dari  latar  belakang  di  atas,  maka  dapat ditemui permasalahan yang ada pada PT. TRIWA’S AUTO BODY  SHOP.  Berikut  beberapa  permasalahan  yang ditemukan  Belum  tersedianya  rekapitulasi  barang  terlaris, Pada  penjualan  suku  cadang  tidak  adanya  laporan  yang akurat tentang apa saja yang sudah terjual di PT. TRIWA’S AUTO  BODY  SHOP.  Penerimaan  kendaraan  yang  masuk tidak dicatat dengan baik sehingga sering terjadinya kesalah pahaman  dengan customer. Kurangnya  laporan  tentang service yang  terlaris  dan  paling  sering  digunakan  oleh customer .  Kesulitan  mengetahui  data  penjualan  dan pembelian  suku  cadang  kendaraan  karena  tidak  ada pendokumentasian yang rinci
Agar  mengarah  pada  pokok  permasalahan  serta menghindari  kajian  yang  terlalu  luas,  maka  penulis membatasi  pembahasan  penulisan  skripsi  ini  pada  proses permintaan barang, keluar masuk barang dan  laporan.
Tata sutabri (2013 : 11)[1]. Mengatakan : System adalah “ sebuah system terdiri  atas  beberapa  bagian-bagian  atau komponen yang saling terpadu untuk mencapai satu tujuan, dan  model dasar dari pembentukan sebuah system tersebut adalah adanya masukan, pengolahan dan keluaran”.
Demikian  pula  didefisinikan  oleh  penulis  lain “Sekelompok  elemen-  elemen  yang  terintegrasi  dengan tujuan  yang  sama  untuk  mencapai  tujuan.  Sistem  juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling  berhubungan,  terkumpul  bersama-sama  untuk melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk  tujuan  tertentu” (Yakub, 2012 : 1)[2].
Tata Sutabri (2013 : 11)[3]. Mengungkapkan bahwa : “informasi  dapat  menganai  data  mentah,  data  tersusun, capacity  sebuah alur komunikasi, dan lain sebagainya dan juga  sebuah  informasi  dapat  digambarkan  seperti  darah yang  dapat  mengalir  didalam  tubuh  suatu  organitation sehingga  sangat  penting  dalam  sebuah  organitation tersebut. ”  Informasi  terdiri  dari  beberapa  data,  meskipun demikian  definisi  informasi  sangat  berbeda  dengan  data.
Data  sendiri  adalah  fakta  dan  angka  yang  tidak  digunakan pada  proses  pengambilan  sebuah  keputusan  dan  biasanya berbentuk  catatan  yang  ditulis  dan  diarsipkan  tanpa bermaksud untuk segera dikelola kembali untuk pengambilan keputusan.
Kualitas informasi tegantung dari tiga hal yaitu seperti yang dijelaskan berikut ini, informasi yang dihasilkan harus :  Akurat  yang  berarti  informasi  harus  bebas  dari kesalahan.Informasi  harus  akurat  karenadari  sumber informasi  sampai  ke  penerimanya  kemungkinan  banyak gangguan  yang  dapat  berubah  informasinya.  Tepat  waktu, yang  berarti  informasi  yang  datang  pada  penerima  tidak boleh  terlambat,  karena  informasi  merupakan  landasan dalam  pengambilan  sebuah  keputusan.  Relevan  berarti, informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi setiap orang berbeda-beda.
Menurut  Yakub  (2012  :  145)[4].    Mendefinisikan bahwa  penggambaran, planing ,  dan  pembuatan  sketsa atau  pengaturan  dari  beberapa  elemen  yang  terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Berorientasi  obyek  menurut  Rosa  A.S  dan  M.
Shalahuddin (2013: 104)[5].
Adalah “ System berorientasi  obyek  adalah  sebuah  system  yang komponenya dikemas (dienkapsulasi) menjadi kelompok data dan fungsi. Setiap komponen dalam tersebut dapat menjadikan atribut dan sifat dan komponen lainnya, dan dapat berinteraksi satu sama lain ”.
Rosa  A.S.  dan  Shalahudin  M.  (2013  :  114)[6]. Mengungkapkan:  “ Analisa  berorientasi  obyek  atau  Object Oriented Analys (OOA) adalah tahapan untuk menganalisa spesifikasi atau kebutuhan akan system yang akan dibangun dengan konsep berorientasi obyek, apakah benar kebutuhan yang  sudah  ada  dapat  diimplementasikan  menjadi  sebuah system  berorientasi  obyek ”.  OOA  biasanya  menggunakan UML ( Unified Modeling Language ).

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan awal pada penelitian ini adalah merumuskan masalah yang akan dijadikan sebagai objek penelitian.  Perumusan  masalah  ini  dilakukan  dengan terlebih  dahulu  melihat  kondisi  yang  sedang  terjadi  di lapangan.  Setelah  masalahnya  dirumuskan  langkah selanjutnya  adalah  menentukan  tujuan  dari  penelitian. Tujuan  penelitian  ini  yang  akan  menjadi  sasaran  yang nantinya ingin diwujudkan dari penyelesaian permasalahan yang diteliti.
 Proses Pendaftaran (Gambar 1) Customer datang  ke  bengkel  lalu  menyampaikan keluhan  mobil  kepada  bagian  administrasi,  bagian administrasi  akan  membuat  tanda  terima  kendaraan  lalu diserahkan  kepada  kepala  mekanik.  Kepala  mekanik  akan memerintahkan staff mekanik untuk melakukan pengecekan mobil  sesuai  tanda  terima  kendaraan.  Apabila  saat pengecekan  mobil  ada  banyak  kerusakan, staff mekanik
akan  konfirmasi  kepada customer agar  inapkan  mobil  di bengkel. Bila customer setuju untuk inapkan  mobil  bagian administrasi akan  mengentry suku cadang dan  jasa service dan menyerahkan tanda terima kendaraan kepada customer sebagai tanda bukti bahwa mobil di inapkan. Jika kerusakan hanya  sedikit,  maka  mobil  bisa  ditunggu  dan  langsung  di ambil.
 Proses Perbaikan (Gambar 2)
Staff mekanik mulai melakukan perbaikan sesuai tanda terima  kendaraan,  dan  jika  ada  suku  cadang  yang  harus  di ganti  maka staff mekanik  akan  konfirmasi  kepada  kepala mekanik.  Kepala  mekanik  akan  mengkonfirmasi  kepada customer untuk  meminta  persetujuan  penggantian  suku cadang. Jika customer menyetujui penggantian suku cadang, kepala  mekanik  akan  konfirmasi  ke staff mekanik  untuk melakukan  penggantian  suku  cadang.  Setelah  proses perbaikan  dan  penggantian  suku  cadang  selesai,  kepala mekanik  akan  mengkonfirmasi  kepada customer bahwa perbaikan telah selesai.
 Proses Pembayaran (Gambar 3)
Bagian administrasi entry pembayaran sesuai kerusakan. Kemudian customer menyerahkan tanda terima kendaraan,  lalu  melakukan  pembayaran  kepada  bagian administrasi . Selanjutnya bagian administrasi membuat dan mencetak kwitansi dan menyerahkan kwitansi sebagai bukti.
 Proses Penjualan Suku Cadang (Gambar 4) Customer akan datang ke bengkel dan memesan suku cadang  kepada  bagian  administrasi,  kemudian  bagian administrasi  konfirmasi  pemesanan  suku  cadang  kepada kepala  mekanik.  Kepala  mekanik  melakukan  pengecekan suku  cadang,  jika  suku  cadang  tidak  ada  stok,  kepala mekanik  akan  konfirmasi  kepada customer .  Jika  suku cadang  yang  diinginkan  oleh customer ada  stok,  kepala mekanik  mengkonfirmasi  pesanan  suku  cadang  kepada bagian  administrasi.  Kemudian  bagian  administrasi menyiapkan suku cadang. Customer melakukan pembayaran kepada bagian administrasi. Bagian administrasi mencetak kwitansi, dan menyerahkan kwitansi serta suku cadang kepada customer.
 Proses Pembuatan Laporan (Gambar 5)
Bagian administrasi mencetak laporan penjualan suku cadang,  laporan  jasa service ,  laporan  kwitansi  setiap  akhir bulan. Kemudian bagian administrasi menyerahkan laporan kepada pemilik bengkel.
Gambar 1. Activity diagram proses pendaftaran
Gambar 2. Activity diagram proses perbaikan
Gambar 3. Activity diagram proses pembayaran
Gambar 4. Activity diagram proses penjualan suku cadang
Pada  tahapan  ini,  permasalahan  jasa service dan  jual beli  suku  cadang  di  bengkel  PT.  Triwa’s  AutoBody  Shop dikategorikan menjadi Manusia ( People ), Proses, Dokumen Fisik.  Gambar  5  merangkum  detail  permasalahan  disetiap kategori.
Menyampaikan keluhan Terima tanda terima kendaraan Terima konfirmasi Terima keluhan Cetak tanda terima kendaraan Entry tanda terima kendaraan Entry suku cadang Entry Jasa Service Cetak tanda terima kendaraan Serahkan tanda terima kendaraan Serahkan tanda terima kendaraan Terima tanda terima kendaraan Memerintah staff mekanik sesuai tanda terima kendaraan [Sedikit kerusakan] Melakukan pengecekan Konfirmasi inap mobil [Banyak kerusakan] Lanjutkan Perbaikan Staff Mekanik Kepala Mekanik Bagian Administrasi Customer
Gambar 5. Analisis Masalah Pelayanan Administrasi menggunakan

## Fishbone Diagram
Berdasarkan  dari  tahapan  identifikasi  kebutuhan tersebut,  maka  dapat  diusulkan  beberapa  fungsi  atau  fitur yang  mampu  menjadi  solusi  atas  permasalahan  pada administrasi pelayanan umum di Kelurahan Wijaya Kusuma Jakarta  Barat.  Pada  Gambar  6,  dikelompokkan  beberapa fungsi untuk menginput data master, yaitu data warga, data pejabat, data seksi, data jenis surat, dan data instansi.
Sedangkan  pada  transaksi  pembuatan  surat  menyurat disajikan pada Gambar 7. Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa  ada  fungsi  untuk  mencetak  Surat  Pengantar,  Surat Keterangan,  Surat  Keterangan  Domisili  Perusahaan (SKDP), surat masuk, dan surat keluar.
Pada  Gambar  6  digambarkan  beberapa  fungsi pencetakan  laporan  per  periode;  yaitu  laporan  Surat Pengantar, laporan Surat Keterangan, laporan Surat Masuk, laporan Surat Keluar, dan laporan Rekapitulasi Permohonan Warga.
Gambar 6. Use Case Diagram Entry Data Master
Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 8. Use Case Diagram Cetak Laporan

## 3. RANCANGAN SISTEM
Pada bagian ini dirancang model basis data berdasarkan identifikasi kebutuhan  tersebut dan analisis dokumen  yang selama ini digunakan. Pada Gambar 9, dapat dilihat bahwa untuk  membangun Sistem Informasi  Jasa Service dan Jual Beli  Suku  Cadang  Pada  PT.  Triwa’s  Auto  Body  Shop diperlukan 18 (delapan belas) entitas.

## Gambar 9. Model Basis Data
Fungsi-fungsi  yang  diusulkan  pada  Gambar  6,  7, dan  8  akan  dijadikan  dasar  untuk  pembuatan  rancangan layar.  Dimana  setiap  fungsi  tersebut  terdapat  sebuah
masukan  dan  atau  keluaran.  Rancangan  dari  masukan  dan keluaran  tersebut    akan  disesuaikan  dengan  identifikasi kebutuhan  dan  analisis  dokumen  yang  ada  pada system berjalan ( as is system ).  Struktur dari tampilan layar sistem informasi pelayanan umum yang diusulkan, disajikan pada Gambar 10.
Gambar 10. Struktur Tampilan Layar

## 4. KESIMPULAN
Setelah  mempelajari  dan  mengkaji system ini  sampai dengan memberikan sebuah solusi tentang rancangan sistem baru,  maka  dapat  memberikan  kesimpulan  serta  beberapa saran, antara lain :
a. Dengan  diterapkannya System terkomputerisasi  maka dalam pengarsipan laporan service dan jual beli suku cadang menjadi lebih akurat.
b. Pencatatan  pada  kendaraan  yang  masuk  menjadi teratur  tersusun  rapih  dengan  adanya  history kendaraan.
c. Informasi  tentang  penjualan  suku  cadang  menjadi akurat berkat adanya laporan.
d. Penerimaan  kendaraan  juga  menjadi  teratur  sehingga berkurangnya kesalahpahaman.
e. Proses pencatatan pembayaran menjadi lebih akurat.
f. Mengetahui service apa  saja  yang  paling  sering digunakan oleh customer.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Tata  Sutabri,  2013  :  11, Konsep  Sistem  Informasi . Yogyakarta: Andi.
[2]   Yakub, 2012 : 1, Pengantar sistem Informasi . Yogyakarta : Graha Ilmu.
[3]   Tata  Sutabri,  2013  :  11, Konsep  Sistem  Informasi . Yogyakarta: Andi.
[4]   Yakub,  2012  :  145. Pengantar  Sistem  Informasi , Yogyakarta: Graha Ilmu.
[5]   Rosa,  A.S.  dan  Shalahudin  M,  2013  :  104, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Obyek) . Bandung: Modula.
[6]   Rosa,  A.S.  dan  Shalahudin  M,  2013  :  114, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Obyek) . Bandung: Modula.