## Sistem Informasi Pemberian Beasiswa Dana APBD Kota di SMP PGRI 3 Pangkalpinang
Yuyi Andrika #1 , Enny Ningrum *2
#Program Studi Sistem Informasi, STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jln. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung
1 yuyiandrika@gmail.com *STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jln. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung
2 enningrum10@gmail.com
Abstrak -  SMP  PGRI  3  Pangkalpinang  merupakan  instansi pendidikan  menengah  pertama,  beralamatkan  di  Jalan Mustika  II  –  Pangkalpinang  Provinsi  Kepulauan  Bangka Belitung. Dalam  penelitian  sistem informasi  proses pemberian  beasiswa  ini,  ada  beberapa  sub  bagian  yaitu terdiri  dari:  Data  Siswa,  Daftar  Pengajuan  Beasiswa,  Data Pemberitahuan  Beasiswa,  serta  Laporan  Beasiswa  yang berhubungan  dengan  pengolahan  data  proses  pemberian beasiswa.  Metode  menganalisa  dan  merancang  sistem informasi  menggunakan    Unified  Modelling  Languange (UML)  dan  metode  yang  digunakan  adalah  metode berorientasi  objek.  Untuk  implementasinya  menggunakan bahasa  pemograman  Visual  Basic  2008  dan  Database Management  Sistem  menggunakan  MySql.  Penelitian  ini juga bertujuan untuk pengelolaan pemberian beasiswa yang ada  di  SMP  PGRI  3  dapat  terorganisir  dengan  baik  untuk penyimpanan datanya serta mempermudah dalam membuat surat  pengajuan  beasiswa,  SK  pemberian  beasiswa  dan laporan pemberian beasiswa.
Kata  Kunci  :  SMP  PGRI  3  Pangkalpinang  ,  Sistem Informasi Proses Pemberian Beasiswa.

## I. P ENDAHULUAN

## A. Latar Belakang
Dunia  pendidikan  semakin  hari  semakin  berkembang. Pemerintah  pun  berupaya  mengadakan  program-program yang  dinilai  mampu  untuk  meningkatkan  kualitas pendidikan  di  Indonesia  terutama.  Satu  diantara  dalam rangka  meningkatkan  kualitas  pendidikan  di  Indonesia dengan  mengadakan  program  pemberian  beasiswa berdasarkan  jenisnya  seperti  Beasiswa  Kurang  Mampu (BKM),  Beasiswa  Prestasi  dan  Bakat.  Program  Beasiswa bertujuan  untuk  meringankan  beban  orang  tua  siswa dalam    membiayai  pendidikan  anaknya  untuk    wajib belajar  12  tahun.  Berdasar  pada  keberadaan  sistem pendidikan  nasional  adalah  UUD  45  Bab  XIII,  Pasal  31, ayat (1) Yang menyatakan bahwa: Tiap-tiap warga negara berhak mendapatkan pengajaran.
Program  Beasiswa  dimulai  pertahun  ajaran  baru  yang merupakan    salah  satu  program  anggaran  Kementerian Pendidikan  Negara  Republik  Indonesia  yang  setiap tahun diadakan melalui lembaga pendidikan negeri dan swasta.
SMP  PGRI  3  Pangkalpinang  merupakan  satu  dari sekian  banyak  sekolah  di  Kota  Pangkalpinang  yang menerima  bantuan  dari  dana  APBD  Kota.  Dalam pelaksanaannya,  pengelola  dana  bantuan  beasiswa  pada SMP  PGRI  3  Pangkalpinang  sering  mengalami  kesulitan dalam pencarian data siswa. SMP PGRI 3 Pangkalpinang selalu menghasilkan data dan informasi berbentuk laporan yang  mana  menggunakan  aplikasi Microsoft  Excel untuk meng- input data  siswa  untuk  dijadikan  sebuah  laporan pendataan  beasiswa  dan  saat  ini  masih  dilakukan  dengan cara  manual  sehingga  mengakibatkan  proses  pengajuan yang  cukup  lama  serta  kurang  efektif  dimana  dalam penyeleksian  berkas  persyaratan  secara  manual  butuh waktu  lebih  dalam  melakukan  prosesnya.  Terlebih  lagi proses  pengajuan  yang  masih  bersifat  manual  masih terbatas  pada  lingkup  ruang  dan  waktu.Adanya  aplikasi yang  sesuai  maka  pekerjaan  yang  sulit  dapat  dikerjakan secara  mudah  dengan  bantuan  teknologi  informasi. Banyak  keuntungan  dan  kelebihan  yang  ditawarkan sebuah  aplikasi  dalam  pemanfaatan  yang  efektif,  karena dapat  mencapai  hasil  yang  cepat,  akurat,  dan  efesiensi karena  dapat  menghemat  waktu  dan  tenaga  sehingga pekerjaan  apapun  dapat  dikerjakan  dengan  mudah  dan tidak ada kesulitan dalam melakukan pekerjaan tersebut.
Aplikasi  yang  akan  dibangun  diharapkan  agar  dapat membantu  serta  mempermudah  sistem  kerja  bagian  tata usaha  dalam  melakukan  proses  administrasi  atau pendataan setiap siswa dalam proses penerimaan beasiswa.

## II. T INJAUAN P USTAKA

## A. Pengertian Sistem
Menurut  [1]  secara  sederhana,  sistem  dapat  diartikan sebagai  suatu  kumpulan  atau  himpunan  dari  unsur, komponen,  atau  variabel  yang  teroganisie,  saling
Kirim Surat Daftar Usulan Terima Surat Daftar Usulan Buat Surat Disposisi Serah Surat Disposisi Terima Surat Disposisi Serah Surat Disposisi Terima Surat Disposisi Tindak Lanjut Surat Disposisi Serah Surat Diposisi Tindak Lanjut Surat Terima Surat Disposisi Wakil Kesisw aan Kepala Sekolah Tata Usaha Dinas Pendidikan
berinteraksi,  saling  bergantung  satu  sama  lain  dan terpadu.

## B. Pengertian Informasi
Menurut  [1]  informasi  merupakan  proses  lebih  lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah.

## C. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basisdata dan blok kendali menurut [1].

## D. Unified Modelling Languange (UML)
Merupakan  bahasa  yang  berdasarkan  grafik  atau gambar  untuk  visualisai,  spesifikasi,  membangun  dan mendokumentasi  sistem  informasi  berbasis  objek.  Alat bantu yang digunakan dalam berorientasi objek antara lain [2] :
1) Activity diagram
2) Use Case diagram
3) Sequence Diagram

## E. Perancangan Berorientasi Objek
Perancangan berorientasi objek bertujuan untuk : 1).   Sistematika proses desain.
2).   Menghasilkan desain model program.
3).   Memberi gambaran masukan dengan efektif.
Menurut  [3]  Entity  Relationship  Diagram  (ERD) merupakan hasil  dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau oleh seorang analis sistem menurut [4].

## III. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dalam mendapatkan  data tentang  administrasi  Proses  Pemberian Beasiswa  di  SMP  PGRI  3  Pangkalpinang  adalah  sebagai berikut :

## A. Analisa Masalah Dan Studi Kelayakan
Pengumpulan data dengan cara dibawah ini :
1) Tinjauan Lapangan
Mengumpulkan  data  yang  diperoleh  langsung  dari hasil  penelitian  pada  SMP  PGRI  3  Pangkalpinang, tinjauan lapangan dilakukan dengan tiga cara, yaitu :
a) Observasi (Pengamatan)
Melalui  observasi  lapangan  dengan  cara  melihat secara  langsung  terhadap  pelaksanaan  kegiatan administrasi  pada  prose  pemberian  besiswa  yang ada  di  SMP  PGRI  3  Pangkalpinang.  Berkenaan dengan  proses  administrasi  proses  pemberian beasiswa  jangka  pendek  yang  mempelajari  bentuk dokumen-dokumen  yang  digunakan  serta  laporan yang  dihasilkan  untuk  mengumpulkan  data  yang dibutuhkan.  Adapun  dokumen  yang  dipelajari  dan dipahami  adalah  buku  induk  siswa,  surat  usulan beasiswa, surat pengajuan beasiswa, surat pemberitahuan  beasiswa,  sk  beasiswa  dan  laporan beasiswa.
b) Wawancara ( interview )
Melalui  wawancara  langsung  dengan  pegawai bagian  Tata  Usaha  di  SMP  PGRI  3 Pangkalpinang    serta  mengajukan  pertanyaan- pertanyaan  pada  pegawai  bagian  Tata  Usaha yang terkait dengan alur permasalahan administrasi Proses Pemberian Beasiswa jangka pendek.
c) Penelitian Kepustakaan Penelitian  juga  menggunakan  berbagai  sumber bacaan  baik  dari  buku-buku  ilmiah  dan  hasil pencarian di internet.
2) Untuk  menggambarkan  sistem  yang  sedang berjalan  di  SMP  PGRI  3  pangkalpinang  disini penulis  menggunakan  diagram  activity  untuk proses yang ada.

## B. Rancangan Sistem
Alat-alat  yang  digunakan  pada  tahap  perancangan sistem informasi ini antara lain sebagai berikut :
a. Class Diagram
b. Graphical User Interface (GUI).

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Prosedur  yang  dilakukan  dalam  Sistem  Informasi Administrasi Proses Pemberian Beasiswa di SMP PGRI 3 Pangkalpinang adalah seperti terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Proses daftar usulan  beasiswa
Dari gambar 2 dapat dijelaskan prosesnya sebagai berikut :  Dinas  pendidikan  mengirimkan  daftar  usulan  beasiswa ke  tata  usaha  selanjutnya  didisposisi  ke  kepala  sekolah yang  hasil  disposisinya  diserahkan  tata  usaha  ke  wakil kepala sekolah bagian kesiswaan untuk dilanjutkan.
Gambar 2.  Proses pengajuan penerima beasiswa
1) Proses untuk gambar 2 adalah : Setelah  didata  siswa  yang  berhak  maka  TU  akan membuatkan pengajuan penerimaan beasiswa yang ada sesuai  format  lampiran  sesuai dengan kategori beasiswanya  untuk  beasiswa  kurang  mampu  akan dimasukkan  ke  formulirnya  sedangkan  beasiswa prestasi  akan  dimasukkan  ke  formulir  beasiswa prestasi.  Setelah  selesai  pendataan  beasiswanya maka  TU  akan  membuatkan  surat  pengantar  yang keduanya  ditandatangani  oleh  kepala  sekolah  dan keduanya akan diserahkan ke Dinas Pendidikan.
Berdasarkan proses bisnis  yang sudah dibuat, maka dapat dilihat    basisdata  untuk  sistem  informasi  beasiswa  dana APBD sebagai berikut
: DaftarUsulan No_surat Lampiran Sifat Perihal Tgl_surat No_disposisi Kode_surat PengajuanBKM No_pengBKM Thn_anggBKM Tgl_pengBKM No_surat PemberitahuanBKM No_pemBKM Thn_anggBKM Tgl_pemBKM No_kwiBKM Nilai_kwiBKM Jml_uangBKM Penerima_kwiBKM Tgl_KwiBKM No_pengBKM PengajuanPrestasi No_pengPres Thn_anggPres Tgl_pengPres No_surat PemberitahuanPrestasi No_pemPres Thn_anggPres Tgl_pemPres No_kwiPres Nilai_kwiPres Jml_uangPres Penerima_kwiPres Tgl_KwiPres No_pengPres SPPengajuan No_SPPeng Tgl_SPPeng No_pengBKM No_pengPres Siswa NISN Nama Jenkel Kelas Tmp_lahir Tgl_lahir Nm_ayah Nm_ibu Pkj_ortu SKBKM No_SKBKM Tgl_SKBKM Tentang_BKM Th_ajaranBKM No_pemBKM No_surat No_pengBKM N o_ pe ng B K M N o_ pe ng P re s N IS N N o _ p e n g B K M N o _ p e m B K M N o _ p e m B K M NISN NISN No_pengPres No_pemPres N IS N No_pemPres N o _ p e n g P re s N o _ s u ra t terima No_pemBKM NISN KlsTer_A minta No_pengBKM NISN KlsMin_B usul No_pengPres NISN Kategoribea Ratanilai Skor_Raport Jenis Peringkat Tingkat Skor TotalSkor KlsMin_A kirim No_pemPres NISN KlsTer_B SKPrestasi No_SKPres Tgl_SKPres Tentang_Pres Th_ajaranPres No_pemPres SPLaporan No_SP Tgl_SP No_SKBKM No_SKPres No_SKPres No_SKBKM

## Gambar 3.  Class diagram
1) Dari  basisdata  yang  digambarkan  maka  akan menghasilkan  14  tabel  untuk  menyimpan  masing  – masing data dimana tabel yang dihasilkan adalah :
a) Tabel  daftar  usulan  untuk  menyimpana  data  usulan beasiswa dari dinas pendidikan.
b) Tabel  PengajuanBKM  untuk  menyimpan  pengajuan beasiswa kurang mampu.
c) Tabel  minta  untuk  menyimpan  kelas  siswa  yang memperoleh beasiswa.
d) Tabel  PemberitahuanBKM  untuk  menyimpan  data persetujuan beasiswa kurang mampu.
e) Tabel  Pengajuanprestasi  untuk  menyimpan  pengajuan beasiswa prestasi.
Serta tabel – tabel yang lainnya sesuai dengan masing – masing datanya, dimana satu kotak class diagram akan menghasilkan satu tabel.

## Pengujian
Pengujian  merupakan  salah  satu  hal  yang  sangat penting dalam pengembangan sistem informasi. Pengujian untuk  melihat  efektif  dan  efesiensi  sistem  informasi. Tujuan  dari  pengujian  sistem  informasi  yang  dibangun agar  berkualitas.  Pengujian  ini  menggunakan  black  box. Pengujian  Sistem  Informasi  Pemberian  Beasiswa  Dana
APBD  kota  di  SMP  N  3  Pangkalpinang  diuji  dengan melihat  pengentrian  data  yang  dilakukan  oleh  staff administrasi SMP N 3 Pangkalpinang.
T ABEL I P ENGUJIAN LAYAR ENTRY DATA SISWA
No Requirement yang diuji Butir uji Jenis pengujian 1 Simpan siswa User melakukan penyimpanan data siswa Black Box 2 Ubah siswa User melakukan ubah data siswa
Black Box 3 Hapus siswa User melakukan hapus data siswa Black Box T ABEL II P ENGUJIAN LAYAR ENTRY USULAN BEASISWA
No Requirement yang diuji Butir uji Jenis pengujian 1 Simpan data usulan beasiswa User melakukan penyimpanan data usulan
beasiswa Black Box 2 Ubah data usulan beasiswa User melakukan ubah data usulan beasiswa Black Box T ABEL III P ENGUJIAN LAYAR CETAK PENGAJUAN BEASISWA
No Requirement yang diuji Butir uji Jenis pengujian 1 Cari data usulan beasiswa User melakukan pencarian    data usulan beasiswa Black Box 2 Cari data
siswa yang dapat beasiswa User melakukan pencarian  data siswa yang dapat beasiswa Black Box 3 Tambah  data siswa User menambah  data siswa yang dapat beasiswa Black Box 4 Cetak pengajuan beasiswa User  mencetak form  pengajuan beasiswa Black Box
A. Hasil pengujian
Berikut  hasil  pengujian  dari  Sistem  Informasi Pemberian  Dana  APBD  Kota  di  SMP  Negeri  3 Pangkalpinang : 1. Pengujian  semua  pada  proses  dan  setelah  entri  data siswa.
T ABEL IV
P ENGUJIAN LAYAR ENTRY DATA SISWA
Requirement   Skenario uji Hasil yang diharapkan Hasil penguji an Simpan siswa Simpan siswa (jika data benar) Data akan tersimpan  ke database yaitu  ke  tabel siswa Sesuai Simpan siswa (jika data salah) Tampil peringatan untuk memperbaiki data yang inputannya salah Sesuai Ubah siswa Ubah data siswa (jika data benar) Field yang diubah datanya  akan berubah  dan tersimpan  di tabel siswa Sesuai Ubah data siswa (jika data salah) Field yang diubah datanya  tidak akan  berubah daan akan memunculkan konfirmasi kesalahan Sesuai Hapus siswa Hapus data (jika data benar) Data akan terhapus ke database yaitu  ke  tabel siswa Sesuai Hapus data (jika data salah) Data akan terhapus  dari database yaitu dari tabel siswa Sesuai 2. Pengujian  semua  proses  pada  proses  dan  setelah dientri usulan beasiswa
T ABEL V P ENGUJIAN LAYAR ENTRY USULAN BEASISWA Requirem
ent Skenario uji Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Simpan data usulan beasiswa Simpan data usulan beasiswa (jika data benar) Data akan tersimpan  ke database yaitu ke tabel daftarusulan Sesuai
Simpan data usulan beasiswa (jika data salah) Tampil peringatan untuk memperbaiki data yang inputannya salah
Sesuai
Ubah  data usulan beasiswa Ubah data usulan beasiswa (jika data benar) Field yang diubah datanya akan berubah  dan tersimpan  di tabel daftarusulan Sesuai Ubah data data usulan beasiswa (jika data salah) Field yang diubah datanya tidak akan berubah  dan akan memunculka n  konfirmasi kesalahan Sesuai 3. Pengujian  semua  proses  pada  proses  dan  setelah dientri usulan beasiswa.
T ABEL VI P ENGUJIAN LAYAR CETAK PENGAJUAN BEASISWA
Require ment Skenario uji Hasil yang diharap kan Hasil pengu jian Cari data usulan beasiswa Cari data usulan (jika data benar) Tampil data usulan beasiswa yang  dicari dan  tinggal dipilih Sesuai Cari data usulan (jika data salah) Tampil pemberitah uan data tidak ditemukan Sesuai Cari data siswa  yang dapat beasiswa Cari data siswa (jika data benar) Tampil data  siswa yang  dicari dan  tinggal dipilih Sesuai
Cari data siswa (jika data salah) Tampil pemberitah uan data tidak ditemukan Sesuai Tambah data siswa Tambah data (jika data benar) Data  akan bertambah ke form cetak pengajuan beasiswa Sesuai Tambah data (jika data salah) Data  tidak akan bertambah ke form cetak pengajuan beasiswa Sesuai Cetak pengajuan beasiswa Cetak data (jika data benar) Data  akan tercetak  ke printer  dan data pengajuan akan tersimpan ke tabel pengajuan beasiswa Sesuai Cetak data (jika data salah) Data  tidak akan tercetak dan tidak akan tersimpan Sesuai B. Tampilan  layar  untuk  user  beriteraksi  dengan sistem informasi dapat dilihat dibawah ini :
1) Grapichal user interface untuk menu utama

## Gambar 4.  Menu Utama
Gambar  4  menggambarkan  transaksi  yang  terdapat  di sistem informasi pemberian beasiswa di mana terdapat menu  master  yang  didalamnya  terdapat  menu  entry
data  siswa,  menu  transaksi  pengajuanpemberitahuan yang didalamnya terdapat menu entry usulan beasiswa, cetak  pengajuan  beasiswa  kurang  mampu,  cetak pengajuan  beasiswa prestasi, entry penerima  beasiswa kurang  mampu  dan  yang  terakhir  adalah  entry penerima  beasiswa  prestasi.  Didalam  menu    transaksi SP  dan  SK  terdapat  menu  cetak  sk  beasiswa  kurang mampu,  cetak  sk  beasiswa  prestasi,  cetak  pengantar penngajuan  beasiswa  dan  cetak  laporan  pengantar. Sedangkan di  menu  laporan akan terdapat  menu cetak laporan  beasiswa  kurang  mampu  dan  cetak  laporan beasiswa prestasi.
2) Grapichal user interface untuk menu entry data siswa.
Gambar 5.  Entry data siswa
Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosesnya berikut ini :
Untuk  menginput  data  siswa  maka  Tu  akan  memilih menu  master  selanjutnya  memilih  menu  entry  data siswa, setelah form terbuka maka TU akan menginput mulai dari NISN sampai PEKERJAAN ORANG TUA setelah  selesai  maka  TU  akan  menyimpan  data tersebut  dengan  cara  memilih  tombol  SIMPAN  dan apabila ada yang salah maka TU akan memilih tombol UBAH.
3) Grapichal  user  interface  untuk  menu  entry  daftar usulan beasiswa.
Urutan proses untuk gambar nomor 6 sebagai berikut : Bagian  TU  akan  memilih  menu  ini  didalam  menu TransaksiPengajuanPemberitahuan  selanjutnya  TU akan  menginput  NO  SURAT  sampai  dengan  KODE SURAT  dan  memilih  tombol  SIMPAN  apabila  sudah selesai.  Untuk  keluar  dari  form  TU  akan  pilih  tombol KELUAR.
Gambar 6.  Entry usulan beasiswa
Gambar 7.  Cetak pengajuan beasiswa
Proses untuk gambar 7 adalah sebagai berikut : TU akan memilih menu ini di menu Transaksipengajuanpemberitahuan  selanjutnya  TU  akan menginput  NO  PENGAJUAN  sampai  TANGGAL PENGAJUAN,  selanjutnya  TU  akan  memilih  NO SURAT  daftar  usulan  beasiswa  maka  LAMPIRAN  dan SIFAT akan tampil. TU memilih NISN siswa yang akan diajukan  untuk  mendapatkan  beasiswa  maka  NAMA sampai  PEKERJAAN  ORANG  TUA  akan  tampil  dan TU akan pilih tombol TAMBAH untuk menambah data siswa berikutnya karena di satu pengajuan akan muncul banyak  siswa.  Setelah  menginput  semua  data  maka  TU akan  pilih  tombol  CETAK  untuk  mencetak  pengajuan BKM.

## V. KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  berkaitan dengan  Analisa  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Proses  Pemberian Beasiswa  Dana  APBD  Kota  di  SMP  PGRI  3 Pangkalpinang  yaitu sebagai berikut: a. Aplikasi  Sistem  Informasi Proses  Pemberian Beasiswa  yang  berbasis  VB.NET  2008,  dapat memberikan  kemudahan  bagi  Pegawai  Tata  Usaha dalam  menyimpan,  mengakses,  dan  mencari  data- data siswa.
b. Dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi  maka  hasil  pekerjaan  akan  lebih efisien  dan  efektif,  dalam  hal  ini  sistem  yang  sudah terkomputerisasi mempermudah pekerjaan.
c. Penyimpanan data dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi  lebih  aman  dibandingkan  dengan manual  yang  mana  jika  suatu  saat  dokumen  asli mengalami  kehilangan  atau  perubahan  data,  maka akan  terjaga  dokumen  yang  sudah  menjadi  database dan dengan praktis proses perubahan datanya.
d. Laporan  Proses  Pemberian  Beasiswa  dapat  dibuat dengan  mudah,  cepat,  dan  akurat  sehingga  dapat disajikan dengan tepat waktu.
e. Dalam  perancangan  sistem  ini,  diharapkan  dapat membantu meringankan pekerjaan  yang ada di SMP PGRI 3 Pangkalpinang, baik penginputan, pencetakkan, pembuatan laporan serta sebagai media penyimpanan data.

## REFERENSI
[1] Sutabri.  Tata,  Konsep  Sistem  Informasi,  Yogyakarta,  Andi,
2012.
[2] Munawar,  Pemodelan  Sistem  dengan  UML,  Jakarta,  Graha Ilmu, 2015.
[3] Whitten.  Jeffrey,  Metode  Design  dan  Analisis  Sistem Yogyakata, Andi, Edisi 6, 2004.
[4] Haryanto.  Imam,  Membuat  Database  dengan  Microsoft Access, Bandung, Informatika Bandung, 2008.