L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## WEBSITE PENGARSIPAN MNC SEKURITAS (STUDY KASUS MNC SEKURITAS JAMBI)

## Nilawati
1 , Riswan 2 , Desy Yeniwati 3 123 Program Studi Sistem Informasi, Universitas NurdinHamzah, Jambi E-mail: 1 nilawatinh93@gmail.com
Abstract – Systems have a very important role in the development of an agency, especially at PT. MNC Securities Jambi. PT. MNC Sekuritas Jambi which apparently has not optimized the development of the information system. This causes the processing of archiving data PT. MNC Sekuritas Jambi became ineffective and inefficient. This study aims to analyze and study the problems in data processing archiving PT. MNC Sekuritas Jambi, a web-based information system that can make it easier for admins to process archiving data. The method used in this study is the Waterfall method and is supported by a systems analysis approach that uses object-oriented methods with data flow diagrams or data flow diagrams (DFD). This research resulted in data processing of incoming and outgoing mail archiving at PT. MNC Sekuritas Jambi is web-based which can make it easier for admins to manage data.
Keyword : System;Information;DFD;Website.

## I. PENDAHULUAN

## 1.1.  Latar Belakang Penelitian
MNC Sekuritas menyediakan layanan dan jasa Sekuritas yang lengkap melalui lini bisnis Equity sebagai perantara pedagang efek untuk nasabah ritel dan institusi, Fixed  Income yang berperan aktif dalam transaksi obligasi, Investment Banking yang menyediakan jasa penjaminan emisi efek dan penasihat keuangan, dan Riset yang memberikan informasi terkini secara rutin kepada nasabah untuk investasi yang optimal.
Dalam pengelolaan data arsip surat selama ini yang masih  menggunakan  aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel terdapat beberapa kendala yang dihadapi  seperti, sering  terjadinya human error dalam  penginputan  arsip  surat  masuk  dan  surat keluar, selain  itu  pada  saat  karyawan  akan melakukan  pelaporan  terhadap  arsip  surat yang diminta  oleh  kepala  cabang  menjadi  lambat  dan terhambat  karena  butuh  waktu yang tidak  sebentar saat  melakukan rekapitulasi arsip  surat  masuk dan surat keluar.
Kegiatan  atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen ini disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Melihat arti pentingnya arsip dan kearsipan, Pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Kearsipan Nasional.
Informasi merupakan unsur utama, baik informasi untuk perorangan, badan usaha maupun instansi lainnya. Pada perkembangannya informasi sudah merambat ke era digital yaitu informasi yang dahulu masih diolah dengan cara konvensional sekarang telah dikelola dengan teknologi komputer, data data yang dulu hanya diolah dan disimpan dalam arsipberupa buku ( Paper Base ), kini sudah di olah dengan dan disimpan dalam bentuk file digital. File digital adalah  berkas  yang sudah  berbentuk softcopy seperti  file pdf serta file dokumen  lainnya dan  diolah  menggunakan  aplikasi Microsoft Office yaitu  seperti, Microsoft Word dan  Microsoft Excel. Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor ( office work ) selain surat, formulir dan laporan. Dalam melaksanakan kegiatannya, PT. MNC Sekuritas Jambi  banyak  menggunakan  surat- menyurat  sehingga  dibutuhkan  suatu proses pengarsipan. Selama ini PT. MNC Sekuritas Jambi Sekuritas sudah menerapkan pengarsipan, akan tetapi pengarsipannya masih membutuhkan pembenahan lagi, dikarenakan masih bersifat manual yaitu diolah menggunakan arsip berupa buku ( Paper Base )  dan belum memiliki sistem  yang terkomputerisasi. Dokumen-dokumen pada PT. MNC Sekuritas Jambi  semakin bertambah, hal  ini dikarenakan  terdapat  kegiatan  dalam  bidang  jasa yang ditawarkan  oleh  PT. MNC Sekuritas Jambi yang memerlukan  pembuatan  laporan  setiap bulannya. Tidak hanya laporan kegiatan saja, tetapi masih  ada  dokumen  surat  masuk, dan  surat  keluar. Seiring  semakin  bertambahnya  dokumen, membuat kesulitan  dalam  pencarian  kembali, dikarenakan tidak  adanya  informasi  peletakan yang lebih  jelas pada rak lemari. Selain itu sering terjadi kehilangan dokumen  penting  karena  tidak  adanya  pencatatan yang jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen.
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Berdasarkan masalah yang terjadi di  PT. MNC Sekuritas Jambi tersebut peneliti tertarik untuk melakukan pengabdian Masyarakat yang berjudul “Website Pengarsipan MNC Sekuritas”.

## 1.2.  Perumusan Masalah
“Bagaimana Merancang Website Pengarsipan MNC Sekuritas ?”.

## 1.3.  Tujuan  Penelitian
Merancang  Website Pengarsipan MNC Sekuritas.

## 1.4.  Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1. Membantu  karyawan  dalam  menangani pengarsipan surat perusahaan.
2. Dapat  mengetahui  sirkulasi  surat  masuk  dan surat keluar pada perusahaan.
3. Mengurangi  biaya  dalam  penggunaan  kertas untuk menyimpan berkas arsip surat.

## 1.5.  Ruang Lingkup Penelitian
Untuk mempermudah penelitian ini dan agar lebih terarah dan berjalan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu : S istem informasi yang dibangun untuk mengelola data  proses sirkulasi  dan  pengarsipan surat pada PT. MNC Sekuritas Jambi .

## 1.6.  Metode Penelitian
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara:
1. Penelitian Ke Lapangan Dalam penelitian ini langsung ke Lapangan PT. MNC Sekuritas Jambi untuk melakukan pengamatan serta wawancara kepada pihak yang berhubungan dan terkait untuk mendapatkan sumber informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. 2. Studi Pustaka Peneliti mengambil beberapa referensi baik itu dari buku, jurnal, maupun sumber-sumber lain untuk membantu dalam pengolahan data. 3. Penelitian Laboratorium Untuk menguji kebenaran dari pada program aplikasi yang bangun.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1.  Pengertian Sistem Informasi  Dengan Website
Menurut Tantra yang dikutip dalam bukanya (2012:1) menyatakan bahwa, “Sistem Informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan,
memasukkan, dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan”.
Menurut Wilkinson yang dikutip dalam buku Kadir (2014:9) menyatakan bahwa “Sistem Informasi adalah kerangka kerja yang mengokordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan ( input ) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan”.
Menurut Kenneth dan Jane yang dikutip dalam buku Sunyoto (2014:47) menyatakan bahwa “Sistem Informasi secara teknis dapat di defenisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi”. Dalam buku Sutabri (2012:38) menyatakan bahwa  “Sistem informasi merupakan penerapan sistem di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen”.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa “Sistem Informasi adalah kumpulan sub-sub sistem yang saling berhungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi”.

## 2.2.  Pengertian PHP
PHP singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yaitu  bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source . PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server ( server side HTML embedded scripting ). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis.  Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client . Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu terbaru/ up to date . Semua script PHP dieksekusipada server dimana script tersebut dijalankan (Batubara, 2015:18).
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## 2.3.  Pengertian Pengarsipan
Pengertian  arsip  menurut  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang  Kearsipan  adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai bentuk  dan media sesuai  dengan  perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengertian  surat  masuk  adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Pengelolaan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Surat masuk diterima dari berbagai pihak baik dari instansi perguruan tinggi atau dari lembaga manapun. Pengelolaan surat masuk itu sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam penanganan surat masuk dalam instansi/organisasi tersebut.
Pengertian  surat  keluar  adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor, perusahaan, perguruan tinggi, agar terjalin hubungan timbal balik yang serasi dan berakibat menguntungkan kedua belah pihak. Sama halnya juga dengan pengelolaan surat masuk. Surat keluar juga dapat disebut sebagai surat yang dibuat dan dikirimkan kepada suatu instansi atau lembaga manapun yang berupa informasi penting yang ingin disampaikan.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1.  Kebutuhan Masukan ( Input )
Adapun kebutuhan masukan pada  sistem ini terdiri dari:
1. Rancangan Form Login Admin Rancangan ini berfungsi sebagai filter awal, untuk memasuki menu admin digunakan password rahasia supaya tidak dimasuki oleh sembarang orang.
2. Rancangan  Data Surat Masuk Rancangan ini berfungsi surat masuk dalam sistem ini adalah data arsip dari surat masuk yang ada pada PT. MNC Sekuritas Jambi.

## 3. Rancangan Data Surat Keluar
Rancangan ini berfungsi untuk Rancangan tabel  surat  keluar  dalam  sistem  ini  adalah data arsip  surat  keluar yang ada  padaPT.
MNC Sekuritas Jambi.
4. Rancangan Input Program Rancangan ini berfungsi Rancangan- rancangan  tampilan input dari Sistem Informasi  Pengolahan Data Pengarsipan Surat Pada PT. MNC Sekuritas Jambi
5. Rancangan Tampilan Ubah Data Admin Rancangan ini berfungsi Untuk merubah data admin  merupakan halaman untuk admin mengubah password login pada sistem informasi pengolahan data pengarsipan  surat pada PT. MNC Sekuritas Jambi.

## 3.2.  Rancangan File/Table
Rancangan file/table dibuat untuk menunjukkan arus data yang terdiri dari tiap item atau field data . Struktur data menerangkan property yang dimiliki tiap-tiap item atau field data . File/Table yang digunakan pada website ini adalah sebagai berikut :
1.    Rancangan Tabel Admin Tabel ini dirancang untuk memanipulasi data administrator yang berperan sebagai orang yang memanipulasi segala data yang disajikan pada sistem.
2.   Rancangan Tabel Data Surat Masuk Tabel ini dirancang untuk Rancangan tabel surat masuk dalam sistem ini adalah data arsip dari surat masuk yang ada pada PT. MNC Sekuritas Jambi data-data profil.
3.   Rancangan Tabel Data Surat Keluar Tabel ini dirancang Rancangan  tabel  surat keluar  dalam  sistem  ini  adalah data arsip surat  keluar yang ada  pada  PT. MNC Sekuritas Jambi.

## 3.3.  Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem, dimana akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan baris putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses, tidak boleh ada storage dalam diagram konteks. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Gambar 1. Diagram Konteks
Data Flow Diagram (DFD) Level 0 disebut juga dengan overview diagram, merupakan diagram uraian kegiatan (turunan pertama) setelah diagram konteks. pada diagram nol ini memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani dan menunjukan tentang fungsi-fungsi utama proses yang ada.
Berikut penjelasan tentang alur Data Flow Diagram (DFD) Level 0 dari sistem yang diusulkan :
Gambar 2. Diagram Level 0

## 3.4.  Implementasi
1.   Tampilan Halaman Login Halaman ini adalah halaman dimana admin dapat  memasuki  sistem  dengan  mengisikan usernam e dan password, kemudian klik login setelah  itu admin dapat  melakukan pengelolaan sistem.
Gambar 3. Halaman Login

## 2. Rancangan Halaman Utama
Tampilan Form ini  digunakan  untuk  suatu Halaman utama adalah halaman untuk melakukan  pengolahan data PT. MNC Sekuritas , terdiri dari  beranda,surat masuk, surat keluar, laporan dan menu admin.
Gambar 4. Halaman Utama
3.    Tampilan Mengubah Data Admin
Halaman mengubah data admin ini adalah halaman yang berfungsi untuk mengubah data admin yang ada di PT. MNC Sekuritas. Halaman  mengubah  data admin ini adalah halaman dimana admin dapat mengubah data admin yang ada didalam sistem ini.
Gambar 5. Mengubah Data Admin
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## 4.   Tampilan Mengolah Data Surat Masuk
Halaman mengolah data surat masuk ini adalah  halaman yang berfungsi untuk mengolah data surat masuk yang ada di PT. MNC Sekuritas. Tampilan halaman mengolah data surat masuk ini adalah halaman dimana admin dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus data surat masukyang  ada didalam sistem ini .
Gambar 6. Mengolah Data Surat masuk
6.   Halaman Mengolah Data Surat Keluar Tampilan  Halaman mengolah data surat keluar ini  adalah  halaman yang berfungsi untuk mengolah data surat keluar yang ada di PT. MNC Sekuritas. Tampilan  halaman mengolah data surat  keluar  ini adalah halaman dimana admin dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus data surat keluar yang ada didalam sistem ini .
Gambar 7. Halaman Mengolah Data Surat Keluar
7.    Laporan Mengelola Laporan Halaman laporan  merupakan  halaman  milik admin  untuk  mencetak  laporan yang mana halaman form laporan  milik admin yaitu laporan  data surat  masuk  dan data surat keluar.
Gambar 8. Mengelola Laporan

## IV. PENUTUP
4.1.  Kesimpulan
Dari semua pembahasan yang dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka peneliti menarik kesimpulan tentang Sistem Informasi Pengolahan Data Pengarsipan Surat Pada PT. MNC  Sekuritas Jambi  sebagai pengolahan data adalah sebagai berikut:
1. Pada  penelitian  ini  dilakukan  analisis  pada PT. MNC  Sekuritas  Jambi. Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap sistem yang lama terdapat  beberapa  kekurangan  yaitu prosedur yang diterapkan pada   pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada PT. MNC
Sekuritas  Jambi  mulai  dari  penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga  verifikasi  surat, semua  dilakukan  secara  konvensional. Dokumentasi  surat  masuk  dan  keluar  hanya berupa  penulisan di buku  besar  dan penyimpanan  dokumennya  masih  berupa buku  baik yang berisi data dalam  bentuk tulisan tangan. 2. Pada  pencarian  dokumen lama sulit  sebab harus  membuka  terlebih  dahulu data-data lama dan  mencarinya  satu  persatu, kesulitan dalam laporan surat masuk dan surat keluar, hilang  dan  rusaknya  dokumen  pengolahan data arsip surat masuk dan surat keluar belum menggunakan  sistem yang  terkomputerisasi sehingga  memperlambat  dalam  proses data arsip
3. Pada  penelitian  ini  penulis  merancang  suatu aplikasi  Sistem  Informasi  Pengolahan Data Pengarsipan Surat  Pada PT. MNC  Sekuritas Jambi yang mampu memberikan kemudahan bagi  PT. MNC  Sekuritas  Jambi  dalam mengolah data  arsip  surat  masuk  dan  surat keluar. 4. Sistem Informasi Pengolahan Data Pengarsipan Surat Pada PT. MNC  Sekuritas Jambi  memiliki  laporan  surat  masuk  dan
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
surat keluar yang dapat diolah sesuai tanggal sehingga  memberikan  kemudahan  dalam pengolahan laporan.

## 4.2.  Saran
Dalam kesempatan ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang ada pada kegiatan pembuatan laporan serta program tugas akhir ini. Saran yang bisa penulis sampaikan dalam program tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem  informasi  dapat  digunakan  untuk pengolahan data arsip surat masuk dan surat keluar pada PT. MNC Sekuritas Jambi. 2. Untuk pengembangan lebih lanjut, diharapkan  sistem  informasi  ini  dapat dikembangkan  lagi  dengan  memperbaiki kelemahan  dari  sistem  ini. Seiring  dengan perkembangan proses kegiatan di PT.  MNC Sekuritas Jambi, aplikasi yang digunakan mungkin  kurang  sesuai  dan  diperlukan pemeliharaan dan pengembangan lebih lanjut agar sistem ini tetap dapat digunakan  sesuai dengan yang telah diterapkan.
3. Sistem  informasi  ini  belum  memperhatikan masalah  keamanan data ( security ), maka untuk  itu  penelitian  selanjutnya  dapat dilengkapi dengan sistem keamanan datanya.
4. Sistem  informasi  ini  hanya  dapat  mengolah arsip surat masuk dan surat keluar, untuk itu penelitian  selanjutnya  dapat  menambahkan pengolahan data lain selain pengolahan arsip surat masuk dan surat keluar.

## DAFTAR REFERENSI
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta. Batubara, F.A. 2015.
“Perancangan Website Pada PT. Ratu Enim Palembang”. Jurnal Ilmu
Pengetahuan Dan Teknologi Terapan, Vol 7(1), 15–27. Kadir, Abdul. 2014.
“Pengenalan Sistem Informasi
Edisi Revisi”. Andi.Yogyakarta Sunyoto, Danang. 2014. “Sistem Informasi Manajemen Perpektif Organisasi”. Cetakan Pertama. Yogyakarta: CAPS ( Centre of Academic Publishing Service ). Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi” .
Andi. Yogyakarta
Tantra, Rudy. 2012. “Manajemen Proyek Sistem Informasi” . Yogyakarta: Andi Offset