Vol. 02, No. 01, Juni 2019

## Rancangan Sistem Informasi Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan dan Lanjutan

## (Studi Kasus di STMIK Lombok)
Siti Musyarrofah 1*) , Maulana Ashari 2 , Sofiansyah Fadli 3
1 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Lombok
2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Lombok
3 Program Studi Teknik Informatika, STMIK Lombok
1,2,3 Praya, Indonesia email: 1 ofah87@gmail.com, 2 aarydarkmaul@gmail.com, 3 sofiansyah182@gmail.com
Abstrak  Sekolah  Tinggi  Manajemen  Informatika  dan  Komputer  (STMIK)  Lombok  adalah  salah  satu  Sekolah  Tinggi  yang ada  di  Lombok  Tengah.  Dalam  Perguruan  Tinggi  terdapat  perangkat  mata  pelajaran  yang  diberikan  kepada  peserta pelajaran dalam satu periode jenjang pendidikan yang disebut kurikulum, Karena kurikulum pada setiap perguruan tinggi berbeda-beda,  maka  dibutuhkan  sistem  yang  dapat  menyetarakan  atau  mengkonversi  mata  kuliah.  Terutama  dalam menunjang  segala  aktifitas  perkuliahan  yang  mana    dalam  Perguruan  Tinggi    tentunya  memiliki  sistem  konversi  untuk penyetaraan mata kuliah beserta jumlah SKS (Satuan Kredit Semester) yang efektif membutuhkan waktu sampai dua hari, kaprodi  dituntut  untuk  dapat  menghasilkan  atau  yang  sering  disebut  dengan  istilah  konversi,  baik  untuk  mahasiswa lanjutan  maupun  mahasiswa  pindahan.  Proses  pengkonversian  mata  kuliah  belum  menghasilkan  suatu  keputusan  suatu keputusan  yang  cepat  dan  tepat  untuk  kegiatan  perkuliahan  mahasiswa  pindahan.  Berdasarkan  uraian  diatas,  penulis berkeinginan  untuk  membuat  sebuah  rancangan  yang  berjudul  ”Rancangan  Sistem  Informasi  Konversi  Mata  Kuliah Mahasiswa Pindahan dan Lanjutan (Studi Kasus STMIK Lombok)”.

## Kata kunci : Sistem informasi, Konversi, mahasiswa pindahan,PHP
Abstrack--Lombok Institute of Information and Computer Management (STMIK) is one of the colleges in Central Lombok. In Higher Education there is a set of subjects given to participants in a period of education called the curriculum. Because the curriculum in each tertiary institution is different, a system that can equalize or convert courses is needed. Especially in supporting all lecture activities which in Higher Education must have a conversion system for equalizing subjects along with the number of effective semester credits takes up to two days, the head of study program is required to be able to produce or which is often referred to as a conversion term, both for advanced students and transfer students. The process of converting courses has not resulted in a decision that is a fast and appropriate decision for transfer student lectures. Based on the description above, the author intends to make a design entitled "The Design of Information Systems Conversion for Transfer and Advanced Students (Case Study of STMIK Lombok)".
Keyword  Information systems, Conversions, transfer students, PHP

## I. PENDAHULUAN
Sekolah  Tinggi Manajemen  Informatika  dan Komputer  (STMIK)  Lombok  adalah  salah  satu  Sekolah Tinggi  yang  ada  di  Lombok  Tengah  yang  melakukan proses perkuliahan  yang  bertempat di kampus  itu sendiri. Kegiatan  perkuliahan  merupakan  kegiatan  umum  yang harus  dilakukan  dalam  melakukan  proses  pembelajaran. Karena  kurikulum  pada  setiap  perguruan  tinggi  berbeda- beda,  maka  dibutuhkan  sistem  yang  dapat  menyetarakan atau  mengkonversi  mata  kuliah  Terutama  dalam menunjang segala aktifitas perkuliahan yang mana  dalam Perguruan  Tinggi    tentunya  memiliki  sistem  konversi untuk  penyetaraan  mata  kuliah  beserta  jumlah  SKS (Satuan Kredit Semester) atau yang sering disebut dengan istilah  konversi,  baik  untuk  mahasiswa  lanjutan  maupun mahasiswa  pindahan.  Untuk  saat  ini  di  STMIK  Lombok untuk  sistem  konversi  dengan  menggunakan    Microsoft excel,  yaitu  melihat  daftar  mata  kuliah  calon  mahasiswa dari  kampus  sebelumnya,  melakukan  proses  input  data mata kuliah  mahasiswa  beserta SKS setaranya, kemudian proses  perhitungan  jumlah  SKS  dari  mata  kuliah  yang
telah  diambil  dan  diakui  serta  mata  kuliah  yang  harus ditempuh  oleh  mahasiswa  pindahan  dan  lanjutan,  selain itu proses penginputan per mata kuliah dapat menimbulkan adanya kesalahan dalam penyetaraan antara mata kuliah dengan  jumlah SKS  yang telah ditetapkan di STMIK  Lombok  sehingga  Kaprodi  harus  melakukan pengkonversian ulang.Proses pengkonversian  mata kuliah belum  menghasilkan  suatu  keputusan  yang  efektif membutuhkan  waktu  sampai  dua  hari,  kaprodi  dituntut untuk dapat menghasilkan suatu keputusan yang cepat dan tepat  untuk  kegiatan  perkuliahan  mahasiswa  pindahan. Berdasarkan  uraian  diatas,  penulis  berkeinginan  untuk membuat  sebuah  rancangan  yang  berjudul ” Rancangan Sistem  Informasi  Konversi  Mata  Kuliah  Mahasiswa Pindahan dan Lanjutan (Studi Kasus STMIK Lombok)”.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Agung  Priambodo,  Nuri  Wahyuningsih  [1],  “Sistem Pengkonversian  Mata  Kuliah  Bagi  Mahasiswa  Pindahan atau  Lanjutan  di  Universitas  Satya  Negara  Indonesia”. Menghasilkan  perancangan  yang  telah  dilakukan  adalah sebuah  sistem  pengkonversian  mata  kuliah  mahasiswa
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
pindahan  dan  lanjutan  program  studi  Sistem  Informasi yang bisa dilaksanakan secara fleksibel, efisien dan efektif baik  dalam  sumber  daya  waktu  dan  tenaga.  Penelitian yang dilakukan saat ini berbeda dari sisi objek penelitian, lokasi  penelitian  tetapi  proses  yang  berjalan  bisa dilaksanakan secara fleksibel dan efektif.
Risqi  Muharom  Zaef,  Novim  Cici  Herbayiana, Ahmad  Chusyairi  [2],  “Sistem  Informasi  Penerimaan Peserta  Didik  Baru  Berbasis  Android  Menggunakan Metode Agile ”. Tujuan Penelitian ini adalah mempermudah panitia dalam mengelola data peserta didik baru  yang  mendaftar  dari  SMP/MTs  dan  informasi penumuman  penerimaan  peserta  didik  baru.  Pengujian terhadap fitur layanan melibatkan pengguna dapat berhasil tampil  dengan  baik.  Peserta  didik  tidak  darus  datang kesekolah    karena  sistem  informasi  PPDB  (Penerimaan Peserta  Dididk  Baru)  sudah  berbasis Android dan  panitia dapat mengelola data peserta menggunakan database pada sistem  informasi  sehingga  memiliki history pencatatan data  dan  memudahkan  dalam  pembuatan  pengumuman PPDB.  Namun  dalam  penelitian  yang  dilakukan  di STMIK Lombok tidak berbasis android dan di khususkan untuk  pengkonversian  mata  kuliah  mahasiswa  pindahan dan lanjutan.
Puput Puspito Rini, Muchamad Iqbal, Dwi Puji Astuti [3],  Rancangan  Sistem  Informasi  Konfersi  Nilai Mahasiswa  Pindahan  dan  Lanjutan  (Studi  Kasus  di STMIK Bina Sarana Gobal)” Rancangan Sistem Informasi Konversi  Nilai  Mahasiswa  Pindahan  dan  Lanjutan  (Studi Kasus  di  STMIK  Bina  Sarana  Gobal  ini  menghasilkan pengolahan  konversi  nilai  mahasiswa  pindahan  dan lanjutan  yang  memanfaatkan  teknologi  informasi  yang terkomputerisasi, sehingga dapat meminimalisir pengkonversian  ulang  dalam  pengolahan  konversi  nilai. Rancangan  sistem  informasi  konversi  nilai  mahasiswa lanjutan  lebih  mengutaman  pada input data-data  nilai mahasiswa  sehingga  tidak  terjadi  kesalahan  sedangkan penelitian yang dilakukan lebih pada data mata kuliah dan data mahasiswa pindahan dan lanjutan.
Yossi  Malatta  Madsu,  [4] ,  “ Teknik Substring Weighting Untuk  Konversi  Mata  Kuliah“  Konversi  Mata Kuliah    adalah  suatu  pekerjaan  yang  mungkin membutuhkan  waktu  lebih  bila  dilakukan  secara  manual. Pemindahan data transkrip menjadi data digital membutuhkan  cara  untuk  memproses  data  tersebut  lebih lanjut  menjadi  hasil  konversi  yang  diinginkan.  Dengan menggunakan  Teknik Substring  Weighting sebagai  alat bantu  konversi  dapat  mempercepat  proses  konversi melalui  pengolahan  data  transkrip  hingga  hasil  konversi. Selain  lokasi  perbandingan  terhadap  penelitian  ini  adalah metode  yang  digunakan  menggunakan  metode Agile karena  sistem  dapat  menyesuaikan  terhadap  perubahan kurikulum yang di gunakan di STMIK Lombok.
Perbandingan  dengan  penelitian  diatas  adalah  sebuah rancangan  aplikasi  digunakan  oleh  admin  untuk melakukan  proses  konversi  di  prodi  Teknik  Informatika dan  Sistem  Informasi.  Tujuan  di  buat  sistem  ini  untuk memberikan  kemudahan  dan  efisiensi  dalam  melakukan proses  konversi  mata  kuliah    baik  peinputan  data mahasiswa  maupun  nama  mata  kuliah  yang  akan dikonversi.  setiap  proses  konversi  dilakukan  dengan langsung  ke database sehingga  data  tersimpan  secara otomatis.  Metode  yang  digunakan  lebih  sederhana sehingga  lebih  mudah  di  operasionalkan.  Karena  tidak
adanya  bobot  dalam    penentuan    nilai    dan  nama    mata kuliah  di  kampus  STMIK  Lombok  sehingga  proses  lebih efisien.

## III. METODOLOGI PENELITIAN
Metode  Analisis  yang  digunakan  adalah  analisis PIECES.  Analisis  PIECES  merupakan  teknik  untuk mengidentifikasi  dan  memecahkan  permasalahan  yang terjadi  pada  sistem  informasi.  Dalam  bukunya  Hanif  Al Fatta tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dijelaskan  bahwa  Analisis  PIECES  terdiri  dari  Analisis Kinerja  ( Performance ),  Analisis  Informasi  ( Information ), Analisis  Ekonomi  ( Economy ),  Analisis  Keamanan ( Controling ),  Analisis  Efisiensi  ( Eficiency ),  Layanan ( Servic e) [5].
Metode perancangan yang digunakan pada perancangan  sistem  ini  adalah  metode  pengembangan sistem SDLC ( System Development Life Cycle) merupakan  pengembangan/rekayasa  sistem  informasi ( system development ) dan atau perangkat  lunak ( software engineering )  dapat  berarti  menyusun  sistem/perangkat lunak yang benar-benar baru atau yang lebih sering terjadi yaitu menyempurnakan yang telah ada sebelumnya [6].

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tabel I. Analisis PIECES Untuk Sistem Berjalan No Komponen Analisis Kelemahan Sistem Berjalan 1 Kinerja Proses kegiatan pengkonversian  mata  kuliah untuk  mahasiswa  pindahan dan lanjutan masih dilakukan  secara  manual, jadi  perlu  adanya  perubahan yaitu  menggunakan  sistem sehingga dapat mempermudah dalam kinerja kepala prodi melakukan  konversi  mata kuliah. 2 Informasi Informasi hanya bisa didapat dari  foto  copiy  transkrip yang dibawa mahasiswa pindahan dan lanjutan sehingga  jika  kurang  jelas kaprodi harus mengkonfirmasi  dari  calon mahasiswa tersebut sehingga tidak  ada  kekeliruan  dalam mengkonversi mata kuliah. 3 Ekonomi Penggunaan kertas bisa dicetak beberapa kali karena ada  saja  kekurangan  atau kesalahan dalam mengkonversi  mata  kuliah
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
sehingga terjadi pemborosan sedangkan mahasiswa sering lebih dari satu kali kekampus sehingga berpengaruh terhadap transport  yang  dikeluarkan mahasiswa. 4 Kontrol Dalam proses pengkonversian  mata  kuliah setiap  mahasiswa  pindahan dan  lanjutan  tetap  dilakukan kontrol dari PUKET I sehingga  tidak  ada  yang terlewati dari proses konversi. 5 Efisien Sumber Daya yang digunakan lebih banyak karena  masih  melakukan dokumentasi  manual  yaitu terjadi  pemborosan  biaya, waktu, personil dan peralatan, terlebih jika terjadi kesalahan dalam melakukan  pengkonversian mata kuliah dan sks nya. 6 Pelayanan Dalam segi pelayanan mahasiswa masih harus menunggu beberapa hari untuk  mendapatkan  hasil mata  kuliah  yang  telah  di konversi, sehingga menghambat  proses  daftar ulang untuk mahasiswa pindahan maupun yang akan melanjutkan studi di STMIK Lombok.

## Flowmap konversi mata kuliah yang sedang berjalan
Pembantu Ketua I
Ketua Prodi Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Calon Mahasiswa Baru (pindahan/lanjutan) Ya Mulai Berita Acara Konversi Mata Kuliah Berita Acara Konversi Mata Kuliah Terdanda Tangan Berita Acara Konversi Mata Kuliah Tertanda Tangan Tanda tangan Menyetujui Input Biodata Maba Input Transkrip Tanda Tangan Kepala Prodi Tanda Tangan Mengetahui Cetak Berita Acara konversi Mata Kuliah - Formulir Maba - Transkrip diperiksa - Formulir Maba -Transkrip - Formulir Maba -Transkrip Berita Acara Konversi Mata Kuliah Tertanda tangan Berita Acara Konversi Mata Kuliah Tertanda Tangan Berita Acara Konversi Mata Kuliah Tertanda Tangan Berita Acara Konversi Mata Kuliah Tertanda Tangan Selesai Berita Acara Konversi Mata Kuliah A Proses Konversi Mata Kuliah
Gambar 1. Flowmap Konversi Mata Kuliah Yang Sedang Berjalan
Prosedur proses pengkonversian mata kuliah yang sedang berjalan di STMIK Lombok adalah sebagai berikut:
1. Calon  mahasiswa  baru  menyiapkan  berkas yang  berisi  formulir  pendaftaran, foto  copy ijazah  terakhir  yang  sudah  dilegalisir, foto copy kartu  keluarga,  pas  foto  dan foto  copy
transkrip untuk mahasiswa pindahan maupun yang akan melanjutkan pendidikan SI.
2. Formulir  pendaftaran, foto  copy ijazah terakhir  yang  sudah  dilegalisir,  foto  copy kartu  keluarga,  pas  foto  dan foto  copy
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
transkrip di serahkan kepada panitia penerima mahasiswa baru.
3. Panitia penerimaan mahasiswa baru menyerahkan  formulir  mahasiswa  baru  dan foto copy transkrip calon mahasiswa pindahan atau lanjutan kepada kepala Prodi.
4. Setiap  kepala  Prodi  langsung  melakukan mengimput biodata dan transkrip mahasiswa dan  melakukan  pengkonversian  mata  kuliah
dan  untuk  calon  mahasiswa  baru  dalam waktu 2 sampai 3 hari.
5. Setelah  hasil  konversi  selesai  dan  disetujui jumlah  yang  dikonversi  oleh  mahasiswa maka  dibuatkan  berita  acara  konversi  yang ditanda  tangan  oleh  calon  mahasiswa,  ketua prodi dan Pembantu Ketua I.

## Flowmap konversi mata kuliah yang diusulkan
Gambar 2. Flowmap Konversi Matakuliah Yang Diusulkan
Prosedur  proses  pengkonversian  mata  kuliah  yang  akan diusulkan di STMIK Lombok adalah sebagai berikut:
1. Calon  mahasiswa  baru  menyiapkan  berkas  yang berisi  formulir  pendaftaran,  foto  copy  ijazah terakhir  yang  sudah  dilegalisir,  foto  copy  kartu keluarga,  pas  foto  dan  foto  copy  transkrip  untuk mahasiswa pindahan maupun yang akan melanjutkan pendidikan SI.
2. Berkas  calon  mahasiswa  baru  di  serahkan  kepada panitia penerima mahasiswa baru.
3. Panitia  penerimaan  mahasiswa  baru  menyerahkan foto  copy  transkrip  dan  data  mahasiswa  pindahan atau lanjutan kepada masing-masing Prodi.
4. Setiap  prodi  sekaligus  menjadi  admin  melakukan proses  pengkonversian  dengan  mengakses  sistem konversi  yang  terdiri  dari  login,  input,  dan  pilihan
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
dari mata kuliah yang akan dikonversi dalam waktu 30 menit.
5. Setelah  hasil  konversi  selesai  dan  disetujui  jumlah yang  dikonversi  maka  dibuatkan  berita  acara konversi yang ditanda tangan oleh calon mahasiswa, ketua prodi dan Pembantu Ketua
Gambar 3. Halaman Login
Gambar  3  adalah  halaman  untuk  menu login yang  diisi oleh  admin  yaitu  setiap  Kepala  Prodi  yang  akan melakukan  konversi  mahasiswa  pindahan  maupun lanjutan.

## Gambar 4. Halaman Menu Form Mata Kuliah
Gambar 4 adalah form untuk mengimput mata kuliah atau kurikulum yang berlaku di kampus STMIK Lombok yang akan dijadikan acuan dalam melakukan transaksi konversi.

## Gambar 5.  Halaman Biodata Mahasiswa
Gambar 5  diatas adalah tampilan dari biodata mahasiswa lanjutan yang akan di konversi mata kuliahnya.

## Gambar 6.  Tampilan Data Transaksi
Tampilan  data  transaksi  pada  gambar  6  merupakan  hasil dari  konversi  matakuliah  mahasiswa  pindahan.  Yang terdiri  dari  mata  kuliah  asal,nilai,  dan  sks  dari  Perguruan Tinggi asal dan STMIK Lombok.
V. PENUTUP

## A. Kesimpulan
Rancang  Sistem  informasi  konversi  mata  kuliah mahasiswa  pindahan  dan  lanjutan  di  STMIK  Lombok merupakan  sistem  yang  dibuat  berdasarkan  kebutuhan Kepala  Program  Studi.  Berbagai  masalah  yang  muncul telah diupayakan dengan sistem  yang dibuat. Oleh karena itu disimpulkan bahwa:
1. Informasi  yang  didapat  dari  pengolahan  data  lebih akurat,  tepat  dan  relevan,  untuk  itu  dapat mempermudah  proses  pengkonversian  mata  kuliah secara  baik  dan  benar  dengan  menggunakan  waktu lebih efisien.
2. Dengan  adanya  penyimpanan  data  dalam  bentuk database, maka  kehilangan  data-data  mahasiswa pindahan dan lanjutan akan diminimalisir.
3. Dalam  proses  konversi  mata  kuliah  dan  nilai  masih ditentukan secara manual dan penetapannya sepenuhnya  dilakukan  prodi  dengan  tetap  memakai panduan kurikulum di kampus STMIK Lombok.

## B. Saran
Adapun  saran-saran  dari  penulis  dalam  skripsi  ini antara lain:
1. Perlu  adanya  standar  pembobotan  mata  kuliah  dan nilai  yang  akan  dijadikan  standar  dalam  melakukan proses  konversi  mata  kuliah  sehingga  setiap  mata kuliah  dari  Perguruan  Tinggi  asal  jelas  nilai  dan jumlahnya.
2. Sistem  informasi  konversi  mata  kuliah  mahasiswa pindahan  dan  lanjutan  diharapkan  tidak  hanya sebatas  kepala  program  studi  yang  bisa  mengakses namun  kedepannya  bisa  diakses  langsung  oleh mahasiswa  dengan  menggunakan  aplikasi  berbasis Android dan WEB.
3. Tampilan interface masih  sangat  sederhana  masih perlu adanya perubahan sehingga lebih user friendly .

## DAFTAR PUSTAKA
[1]
A.  Priambodo  and  N.  Wahyuningsih,  “Sistem
Pengkonversian  Mata  Kuliah  Bagi  Mahasiswa
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
Pindahan  atau  Lanjutan  di  Universitas  Satya Negara Indonesia,” 2018.
[2] R.  M.  Zaef,  N.  C.  Herbaviana,  and  A.  Chusyairi, “Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis  Android  Menggunakan  Metode  Agile,”
Konf. Nas. Sist. Inf. , 2018.
[3] P. P. Rini, M. Iqbal, and D. P. Astuti, “Rancangan Sistem  Informasi  Konversi  Nilai  Mahasiswa Pindahan  dan  Lanjutan  (  Studi  Kasus  di  STMIK Bina Sarana Global ),” Sisfotek  Glob. ,  vol.  6,  no.
1, pp. 63–68, 2016.
[4] U.  Konversi  and  M.  Kuliah,  “TEKNIK SUBSTRING WEIGHTING,” vol. II, no. 2, 2016.
[5] H.  Al  Fatta,  “Analisis  Dan  Perancangan  Sistem Informasi,” J. Sist. Inf. , 2007.
[6] A.  Nugroho,  “Rekayasa  Perangkat  Lunak Berorientasi  Objek  dengan  Metode  USDP,”  in Rekayasa  Perangkat  Lunak  Berorientasi  Objek dengan Metode USDP , 2010.