## Desain E-Arsip Surat berbasis Web

## di Kantor Desa Kedungwaringin Bekasi
Muawan Bisri*, Dea Andini Andriati*, Liza Komala Fajrin**, Ateng Aziz Reynaldi*
*Prodi Teknologi Rekayasa Multimedia, Politeknik Bhakti Kartini ** Prodi Teknik Informatika, STMIK Pamitran
Correspondence Author: muawan.bisri@gmail.com
Info Artikel : ABSTRACT Sejarah Artikel : Menerima : 0 Juni 2021 Revisi : 02 Juli 2021 Diterima : 27 Juli 2021 Online : 30 Agust 2021 Keyword : E-Archive,
Waterfall,
Website
This study aims to design a letter archive application at the Kedungwaringin Village  Office.  The  data  collection  method  used  is  by  conducting observations, interviews, literature studies and documentation that relates to the  problem  being  studied.    Based  on  the  results  of  observations  and observations  made,  the  problem  that  hinders  the  process  of  filing  mail archives is because it is still done manually so it is less effective and efficient in its implementation.  The suggestions are given to improve the mail archive system  that  has  been  running,  namely  by  replacing  the  manual  system  by building computer applications so that the mail archive management process is more effective and efficient, faster in making mail archive reports, making it easier to store and search for archived mail data.  The results of this study are  the  design  of  e-archive  applications  that  can  be  built  using  the  PHP programming  language  and  MySQL  database  as  the  database  and  the application development method used by using the waterfall method.

## INTISARI
Kata Kunci : E-Arsip Surat, Waterfall, Website. Penelitian ini bertujuan untuk merancang desain aplikasi arsip surat di Kantor Desa  Kedungwaringin.  Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  adalah dengan  melakukan  observasi,  wawancara,  studi  pustaka  dan  dokumentasi yang  memiliki  hubungan  dengan  masalah  yang  di  teliti.  Berdasarkan  hasil observasi dan pengamatan yang dilakukan, permasalahan yang menghambat pada proses informasi arsip surat yaitu karena masih dilakukan dengan cara manual sehingga kurang efektif dan efisien dalam pelaksanaannya. Adapun saran  yang  diberikan  untuk  memperbaiki  sistem  arsip  surat  yang  telah berjalan yaitu dengan mengganti sistem manual dengan membangun aplikasi komputer agar proses pengelolaan arsip surat lebih efektif dan efisien, lebih cepat  dalam  pembuatan  laporan  arsip  surat,  mempermudah  dalam penyimpanan  dan  pencarian  data  surat  yang  telah  diarsipkan.  Hasil  dari penelitian  ini  adalah  desain  aplikasi  e-arsip  yang  dapat  dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL sebagai basis datanya, serta metode pengembangan aplikasi yang digunakan yaitu dengan menggunakan metode waterfall .

## 1. PENDAHULUAN
Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi informasi sudah sangat pesat sehingga memberikan kemudahan  bagi  manusia  dalam  melaksanakan  berbagai  kegiatannya.  Berkembangnya  teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.
Kantor Desa Kedungwaringin merupakan salah satu instansi pemerintah yang berada di Kecamatan  Kedungwaringin  Kabupaten  Bekasi.  Dalam  proses  pelayanan  administrasi Kantor Desa Kedungwaringin tidak lepas dari sebuah surat. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Desa Kedungwaringin masih dilakukan secara manual. Surat masuk dicatat di  buku  agenda  yang  meliputi  nomor  agenda,  asal  surat,  tanggal  surat,  isi  ringkas,  kode klasifikasi, nomor surat, tanggal diterima surat. Sedangkan untuk surat keluar dicatat di buku agenda  meliputi  nomor  agenda,  tujuan  surat,  tanggal  surat,  isi  ringkas,  kode  klasifikasi, nomor surat dan tanggal dikirim surat. Untuk disposisi dan tanda penerimaan surat dicatat di  lembar  terpisah.  Setelah  diproses,  surat  dan  lembar  dokumen  tersebut  disimpan  di box file berdasarkan tahun pembuatannya. Sistem manual seperti itu menyulitkan petugas ketika akan mencari surat yang diinginkan karena harus mencari satu persatu dan itu memerlukan waktu yang cukup lama.
Dengan demikian, adanya  desain aplikasi ini  diharapkan dapat membantu  mengatasi kendala yang  dihadapi  sistem  sebelumya.  Berdasarkan  uraian  diatas  mengenai  permasalahan  pada kantor Desa  Kedungwaringin tersebut,  maka  akan  dilakukan  penelitian  tentang  desain  aplikasi  E-arsip surat pada kantor Desa Kedungwaringin Bekasi dengan berbasis web.

## 2. LANDASAN TEORI
Landasan  teori  merupakan  penjelasan  teori  yang  berhubungan  dengan  sistem  meliputi perancangan,  sistem,  informasi,  sistem  informasi,  surat,  arsip,  sistem  pengarsipan  dan Unified Modeling  Language . Perancangan  dapat  dijabarkan  sebagai penggambaran,  perencanaan  dan pembuatan  sketsa  atau  pengaturan  dari  beberapa  elemen  yang  terpisah  ke  dalam  satu kesatuan yang utuh dan berfungsi sebagai perancangan sistem dapat dirancang dalam bentuk bagan  alir  sistem  ( system  flowchart ),  yang  merupakan  alat  bentuk  grafik  yang  dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari sistem. (Syifaun Nafisah, 2003:2).
Pada  dasarnya  sistem  adalah  sekelompok  unsur  yang  erat  hubungannya  satu  dengan yang  lain,  yang  berfungsi  bersama-sama  untuk  mencapai  tujuan  tertentu.  (Tata  Sutabri, 2012:6). Sedangkan Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. (Hutahean, 2014:9). Adapun Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung  fungsi  operasi  organisasi  bersifat  manajerial  dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada  pihak  luar  tertentu  dengan  laopran-laporan  yang diperlukan. (Sutabri, 2014:38).
Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis  oleh  suatu  pihak  kepada  pihak  lain.  Dengan  lebih  jelasnya,  Surat  adalah  alat komunikasi  tertulis  untuk  menyampaikan  pesan  kepada  pihak  lain  yang  memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Agus Sugiarto, 2005:2). Dalam Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan memberikan pengertian  bahwa  arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  yang  dapat  terjadi  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  Negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (UUD Kearsipan, 2009:43).
Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,  numerik/nomor,  huruf  atau  kombinasi  huruf  dan  nomor  identitas  arsip  yang  terkait
(Amsyah:2003).  Adapun Unified  Modeling  Language (UML)  adalah  bahasa  untuk menspesifikasi, memvisualisasikan, serta mengkontruksi bangunan dasar sistem perangkat lunak,  termasuk  melibatkan  pemodelan  aturan-aturan  bisnis. Unified  Modeling  Language (UML)  merupakan  perkakas  utama  untuk  analisis  dan  perancangan  sistem  berorientasi objek.

## 3. METODE PENELITIAN

## 3.1 Teknik Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam penelitian ini untuk memperoleh data yang dibutuhkan terdiri dari :

## A.  Metode Observasi
Observasi  adalah  sebuah  metode  pengumpulan  informasi  dengan  cara  pengamatan  atau peninjauan langsung terhadap objek penelitian.
1.  Waktu Waktu pelaksanaan kegiatan observasi adalah :
Hari : Senin s/d jumat Pukul : 08.00 – 16.00 Jangka Waktu : 25 Hari (20 Januari 2020 – 21 Februari 2020) 2.  Tempat Tempat yang digunakan sebagai Kegiatan Observasi adalah: Nama Perusahaan  : Kantor Desa Kedungwaringin Alamat : Jl. Raya Kedungwaringin, Pebayuran, No. 39 Kode Pos: 17540

## B.  Metode Wawancara (Interview)
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai yang memberikan jawaban atas pertanyaan. Metode wawancara penulis gunakan untuk menggali data terkait proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kaur Tu dan Umum di Kantor Desa Kedungwaringin.

## C.  Studi Pustaka
Studi  pustaka  adalah  salah  satu  teknik  pengumpulan  data  dengan  mempelajari  buku, dokumen,  serta  catatan  yang  mendukung  sebagai  bahan  dalam  penelitian.  Penulis  juga melakukan  studi  pustaka  dengan  cara  mengumpulkan  data  dari  beberapa  buku,  jurnal, internet  dan  beberapa  data  yang  telah  di  dapatkan  dari  lapangan  yang  berakaitan  tentang pengarsipan surat.

## 3.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Model waterfall adalah  model  klasik  yang  bersifat  sistematis,  berurutan  dalam membangun software .  Nama  model  ini  sebenarnya  adalah “Linear  Sequential  Model . (Pressman, 2015:42). Dalam penelitian ini, model pengembangan aplikasi yang digunakan menerapkan alur dari model waterfall sebagaimana tersaji pada gambar 1 berikut ini :

## 3.3 Analisa Sistem
Setelah melakukan observasi dan menganalisa di Kantor Desa Kedungwaringin bahwa sistem yang berjalan selama ini kurang efektif, dikarenakan sistem arsip surat yang digunakan adalah sistem pembukuan menggunakan buku agenda, resiko terjadi human error pada saat melakukan pengarsipan surat (masuk dan surat keluar), proses pencarian surat yang ingin di lihat membutuhkan waktu yang lama dan laporan arsip surat (surat masuk dan surat keluar) masih  dilakukan secara manual. Oleh karena itu dibuatkan aplikasi berbasis web agar memudahkan dalam pengarsipan surat dan sebagai tempat  penyimpanan  data yang  terorganisir,  meminimalisir  terjadinya  human  error  dengan  sistem yang ketat dan validasi form otomatis, Menampilkan file surat masuk dan surat keluar secara real time dengan cepat di galeri file, dan Pembuatan fitur cetak laporan untuk surat yang telah di input kedalam  sistem,  agar  kepala  desa  dapat  melihat  dengan  baik  dan  dapat  mencetak  laporan  secara mandiri.

## 3.4 Use Case Diagram Surat Masuk dan Keluar
Berdasarkan Analisa sistem yang sudah disebutkan diatas , berikut adalah penggambaran sistem yang berjalan di Kantor Desa Kedungwaringin dalam bentuk Use Case Diagram.
Gambar 2. Use Case Sistem Yang Berjalan Untuk Surat Masuk

## Gambar 3. Use Case Sistem Yang Berjalan Untuk Surat Keluar

## 3.5 Activity Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan yang ada didalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem yang akan dibuat , maka perlu dibuatkan activity diagram  tentang  sistem  yang  sedang  berjalan,  adapun  activity  diagram  surat  masuk  sebagaimana tersaji pada gambar 4, sedangkan activity diagram surat keluar sebagaimana tersaji pada gambar 5 berikut ini :
Gambar 4. Activity Diagram Surat Masuk, Kaur TU dan Umum
Gambar 5. Activity Diagram Surat Keluar, Kaur TU dan Umum

## 4. HASIL DAN ANALISA

## 4.1 Analisa Sistem
Pada  dasarnya  flow  map  sistem  yang  diusulkan  oleh  peneliti  dalam  sistem  yang  telah berjalan sebelumnya tidak jauh berbeda, hanya untuk membedakan antara sistem yang sedang berjalan  dengan  yang  diusulkan  terletak  dalam  tata  cara  proses  penginputan  data  dan penyimpanannya yaitu dari proses manual ke metode terkomputerisasi dan tersistem. Adapun desain flowmap yang diusulkan adalah sebagaimana pada gambar 6  berikut ini :

## Gambar 6. Flowmap Sistem yang diusulkan

## 4.2 Use Case Diagram
Use  Case  Diagram  menggambarkan  fungsionalitas  yang  diharapkan  dari  sebuah  sistem  yang akan dibangun . Adapun use case untuk surat masuk yang akan diterapkan adalah sebagaiman pada gambar 7, sedangkan untuk surat keluar sebagaimana pada gambar 8 berikut ini :
Gambar 7. Use Case Diagram Surat Masuk

## Gambar 8. Use Case Diagram Surat Masuk

## 4.3 Class Diagram
Class  diagram  adalah  suatu  metode  untuk  menggambarkan  aliran  database  serta hubungannya.  Berikut  adalah  rancangan  class  diagram  aplikasi  e-arsip  surat  seagaimana pada gambar 9.

## Gambar 9. Class Diagram yang diusulkan

## 4.4 State Chart Diagram
Behavioral  design  (rancangan  yang  berhubungan  dengan  interaksi  user  dengan  komputer). Rancangan  behavioral  menggunakan  Sequence  Diagram  dan  State  Chart  Diagram  untuk
menggambarkan bagaimana proses kerja aplikasi yang dibuat sebagaimana tersaji pada gambar 10 berikut ini :

## Gambar 10.  State Diagram
Kaur Tata Usaha dan Umum serta Kepala Desa mengakses beranda web aplikasi arsip surat dan  akan  ditampilkan  halaman  beranda  dari  aplikasi  arsip  surat,  lalu  yang  mempunyai  akun dapat masuk ke aplikasi arsip surat dengan cara melakukan login terlebih dahulu. Saat proses login , sistem akan mengecek setiap user yang masuk . Jika level user adalah Kaur Tata Usaha dan Umum, maka akan ditampilkan semua menu dari aplikasi arsip surat. Jika level user adalah Kepala  Desa,  maka  akan  ditampilkan  Sebagian  menu  yang  hanya  dikhususkan untuk Kepala Desa yaitu melihat buku agenda dan melihat galeri file.

## 4.5 Struktur Tampilan
Struktur tampilan berisi hierarki dari semua tampilan yang dirancang. Berikut adalah flowchart struktur tampilan dari aplikasi arsip surat yang akan dibuat sebagaimana tersaji pada gambar 11 :

## Gambar 11. Struktur Tampilan

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil observasi dan analisa yang telah dikemukakan mengenai arsip surat khusus surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  bagian  Kaur  tata  Usaha  dan  Umum  di  Kantor  Desa Kedungwaringin,  guna  membangun  aplikasi  arsip  surat  berbasis web ,  maka  penulis  menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
a. Desain Sistem Informasi Arsip Berbasis Web di Kantor Desa Kedungwaringin dapat dibangun menggunakan Bahasa pemrograman PHP.
b. Dengan desain ini, pengarsipan surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efisien, data surat tidak lagi di tulis secara manual, sehingga membantu mengoptimalkan pekerjaan perangkat desa terutama Kaur tata Usaha dan Umum di Kantor Desa Kedungwaringin.
c. Laporan surat masuk dan surat keluar akan secara langsung sudah terinput sehingga tidak harus menulis laporan dalam pembukuan.

## DAFTAR PUSTAKA
Adlan  Ali  &  Tanzili.  2006.” Pedoman lengkap menulis surat ”.  Jakarta  selatan : PT.  Kawan Pusaka
Agus sugiharto dan teguh wahyono. 2005. “ Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer ”. Yogyakarta: Gaya Media Agus  Mulyanto.  2009.“ Sistem  Informasi  Konsep  dan  Aplikasi ”.  Yogyakarta  :  Pustaka Pelajar.
Ali Muhidin, Sambas, dan Hendri Winata. 2016. “ Manajemen Kearsipan: untuk organisasi publik, politik, dan kemasyarakatan ”, Bandung: Penerbit Pustaka Setia
Amsyah,  Zulkifli.  2003.  “ Manajemen Kearsipan ”.  Jakarta:  PT  Gramedia  Pustaka Utama.
Arsip Kantor Kepala Desa Kedungwaringin Bekasi. Donni.  Juni  Priansa.  Garnida,  Agus.  2013.  “ Manajemen  Perkantoran  Efektif,  Efisien  dan Profesional ”. Bandung: Alfabeta. Efendi, khalid. 2019.“ Menyusun Dan Menandatangani Naskah Dinas ”. Yogyakarta : Deepublish Haryadi,  Hendi.  2009.“ Administrasi  Perkantoran  untuk  Manajer  &  Staf ”.  Jakarta  :  Transmedia Pusaka Hutahean, Jeperson. 2014.“ Konsep Sistem Informasi” . Yogyakarta : Deepublish Ida Nuraida. 2007.“ Manajemen Administrasi Perkantoran ”. Yogyakarta: Kanisius. Komarudin. 199.“ Ensiklopedia Manajemen” , Jakarta: Bumi Aksara. Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2013.“ Analisis dan Desain Sistem Informas i”. Yogyakarta: Graha Ilmu. Lexy. J. Moleong,“ Metodologi Penelitian Kualitatif ”, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2000,  hlm.
135 dan 138.
Maniah  dan  Dini  Hamidin.  2017.“ Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi”. Yogyakarta  : Deepublish
Nugroho, Adi. 2010.“ Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML & Java ”. Yogyakarta: Andi Offset.
Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa (SOTK) mulai dari Pasal 6 sampai Pasal 10.
Pressman, R.S. 2015.“ Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I ”.  Yogyakarta: Andi. Rosalin, Sovia.2017.” Manajemen Arsip Dinamis ”. Jakarta :UB Press Sattar. 2019.“ Manajemen kearsipan ”. Jakarta : Deepublish
Sugiyono,“ Metode  Penelitian  Pendidikan;  Pendekatan  Kuantitatif  dan  Kualitatif  dan  R&D ”, Bandung: Alfabeta, 2006, hlm. 310.
Suharsimi Arikunto,“ Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek ”, Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2002, Cet.XII, hlm. 203.
Sugiyono . 2015.“ Metode Penelitian Manajemen ”. Bandung: Alfabeta. Sutabri, Tata. 2012.“ Konsep Sistem Informasi ”. Yogyakarta: Andi Offset. Sutarman. 2012.“ Buku Pengantar Teknologi Informasi ”. Jakarta: Bumi Aksara. Taufiq, Rohmat. 2013.“ Sistem Informasi Manajemen ”. Yogyakarta : Graha Ilmu
Unaradjan, Dominikus Dolet. 2019.“ Metode penelitian Kuantitatif”. Jakarta : Penerbit Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya.
Widodo, dkk. 2011.“ Menggunakan UML Unified Model Language ”. Bandung: Informatika.