## PERANCANGAN SISTEM FILE ELEKTRONIK (E-FILLING) UNTUK UNIT PENGARSIPAN BALAI WILAYAH SUNGAI NUSA TENGGARA II
Gerlan A. Manu, ST, MKom
Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan Citra Bina Nusantara/ Program Studi Pendidikan Teknologi Informasi
gerlanmanu@cbn.ac.id

## Abstrak
Arsip merupakan kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur, terencana dan mempunyai suatu kegunaan pada setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Pengelolaan Arsip di Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II, menjadi tanggung jawab Kasubag Tata Usaha BWS NTII. Kondisi pengarsipan saat ini di Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II yaitu arsip masih dikumpulkan secara fisik pada ruang arsip yang terbatas dengan lemari arsip yang juga terbatas, sehingga arsip belum tertata dan terdata dengan baik, dan juga belum optimalnya pengamanan arsip,  terdapat  arsip  dinamis  maupun  arsip  inaktif  yang  tercecer  dan  hilang.  Balai  Wilayah Sungai Nusa Tenggara II memandang perlu untuk mengoptimalkan penataan dan pengamanan arsip dengan Sistem E-Filling (Penyimpanan Elektronik) . Pada penelitian ini, Sistem E-Filling (Penyimpanan Elektronik) dirancang untuk mampu menyimpan seluruh arsip Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II, disamping itu sistem pun dapat mengamankan arsip sesuai dengan hak akses pada arsip tersebut, dan memudahkan pencarian arsip saat diperlukan.
Kata  Kunci : Electronic  File,  Sistem  Manajemen  Arsip,  Manajemen  Kearsipan, Pengelolaan Arsip .

## 1. PENDAHULUAN
Pengarsipan  merupakan  cara  penempatan arsip  secara  sistematis  sehingga  cepat ditemukan kembali saat diperlukan. Proses pengarsipan  meliputi  penerimaan  arsip, penyimpanan  ( filling )  dan  penemuan kembali ( finding ), pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip.
Kondisi  Pengarsipan  di  Balai  Wilayah Sungai Nusa Tenggara II saat ini yaitu arsip masih  dikumpulkan  secara  fisik  pada Ruang  Arsip,  dengan  Lemari  Arsip  yang masih  terbatas.  Dengan  penataan  dan pengelolaan arsip yang tidak dipantau baik oleh petugas arsip, maka banyak arsip yang tercecer  dan  hilang.  Tidak  optimalnya pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip  mengakibatkan  pada  saat  diperlukan arsip tidak cepat ditemukan. Oleh karena itu
maka Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II memandang perlu untuk
mengoptimalkan
penataan dan pengamanan arsip dengan Sistem E-Filling (Penyimpanan  Elektronik) . Diharapkan dengan  adanya Sistem E-Filling dapat mengamankan pengaksesan arsip yang ada di Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II. Terdapat beberapa arsip yang sifatnya dapat diakses publik dan juga terdapat arsip yang sifatnya hanya dapat diakses oleh kalangan tertentu  saja.  Dengan  Sistem E-Filling ini semua  arsip  yang  diterima  oleh  petugas arsip,  dapat  didata  terlebih  dahulu.  Dan penempatan  arsip  pada  lemari  arsip,  dapat didokumentasikan  dan  disimpan  pada Sistem E-Filling, sehingga  pada  saatnya nanti  jika  diperlukan  kembali,  pencarian arsip  dapat  cepat  ditemukan  kembali. Dengan  demikian  maka,  dengan  adanya Sistem E-Filling ini akan sangat membantu
Balai  Wilayah  Sungai  Nusa  Tenggara  II dalam melakukan manajemen kearsipan.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 WAKTU DAN TEMPAT PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  selama  3  bulan pada bulan Mei 2017 s/d Juli 2017. Tempat Penelitian adalah di Kantor Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II yang bertempat di Jln.  Frans  Seda,  Bundaran  PU.  Kota Kupang – NTT.

## 2.2 METODE PENELITIAN
Pada  penelitian  ini  menggunakan  metode penelitian  SDLC  (Systems  Development Life Cycle) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem. Tahap-tahap penelitian  menurut  SDLC  adalah  sebagai berikut :
1. Planning (Perencanaan)
Peneliti melakukan observasi langsung  dan  wawancara  terhadap Kasubab TU Balai Wilayah Sungai Nusa  Tenggara  II  dan  beberapa petugas arsip terkait pengarsipan di kantor  Balai  Wilaya  Sungai  Nusa Tenggara  II.  Dari  hasil  observasi dan  wawancara  ini  ditemukan beberapa  fakta-fakta  yang  menjadi latar belakang permasalahan pengarsipan  di  Balai  Wilayah Sungai Nusa Tenggara II
2. Analysis (Analisis)
Berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan  maka  peneliti  dapat melakukan beberapa analisis yaitu : Analisis  Teknologi  dan  Analisis Informasi.
a. Analisis Teknologi
- Balai Wilayah Sungai sudah memiliki website yang dapat diakses pada laman www.bwsnt2.org . Petugas Arsip  dapat  memanfaatkan web tersebut untuk
mengunggah arsip yang
sifatnya terbuka (dapat
diakses oleh siapapun).
- Diperlukan  database  MySql yang  akan  digunakan  untuk menyimpan  data  arsip  yang diunggah.  Database  MySql dapat  diakses  secara  online oleh petugas arsip, dan  user lain yang berkepentingan. - Diperlukan pembuatan
Sistem Efilling sebagai interface  sistem  yang  juga dapat  diakses  secara  online oleh petugas arsip, dan  user lain yang berkepentingan. - Diperlukan  integrasi  antara Website Balai Wilayah
Sungai  Nusa  Tenggara  II dengan Sistem Efilling yang akan dirancang.
b. Analisis Informasi
- Diperlukan  Data  Petugas
Arsip,  Manajer  Arsip  dan Penanggung Jawab Arsip. - Diperlukan SOP Pengelolaan Arsip pada Balai  Wilayah  Sungai  Nusa Tenggara II
- Diperlukan Data Arsip sebagai  contoh  data  untuk pengujian sistem.
3. Design (Desain)
Pada  tahap  ini  peneliti  melakukan desain  Sistem Efilling dengan menggunakan  Model  DFD  (Data Flow Diagram) dan desain Database yang digambarkan dengan
Deskripsi Tabel dan Relasi Tabel.
4. Implementation (Implementasi) Pada  tahap  ini  peneliti  mulai melakukan  pengkodean  ( coding) dengan menggunakan Bahasa
Pemrograman PHP untuk membuat
Sistem Efilling berdasarkan  Model DFD yang sudah dirancang sebelumnya.  Dan  peneliti  juga membuat  Database  MySQL  sesuai dengan desain Database yang telah dirancang pada tahap sebelumnya.
5. Testing (Pengujian)
Pada  tahap  ini  peneliti  melakukan percobaan memasukan data contoh, dan menguji semua alur sistem yang sudah dibuat pada tahap implementasi. Jika ditemukan kesalahan  pengkodean  ( error/bug ) ataupun  kesalahan  logika  maka akan kembali ke tahap sebelumnya yaitu tahap desain dan
implementasi.
6. Maintenance (Perawatan)
Merupakan  tahap  akhir  dalam pengembangan  sistem.  Perawatan atau Maintenance akan  dilakukan jika  sistem  sudah  digunakan  oleh pengguna  sistem  ( user ),  akan dilakukan  perbaikan  jika  masih ditemukan  kesalahan  pengkodean ( error/bug ).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1  Profil  Balai  Wilayah  Sungai  Nusa Tenggara II
Balai  Wilayah  Sungai  Nusa  Tenggara  II merupakan  wakil  pemerintah  pusat  di daerah  untuk  melaksanakan  pengelolaan SDA antara lain meliputi konservasi SDA, Pendayagunaan  SDA,  Pengendalian  daya rusak  air  di  Wilayah  Sungai  (WS)  yang menjadi kewenangan pemerintah di Provinsi  NTT  yaitu  WS  Benanain,
Noelmina
dan
Aesesa/Flores.
( www.bwsnt2.org )
Struktur  Organisasi  Balai  Wilayah  Sungai Nusa Tenggara II tahun 2017
Gambar 1. Struktur Organisasi Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II tahun

## 2017
Berdasarkan  Peraturan  Menteri  PUPR No.20/PRT/M/2016  Pasal  67  ayat  1 Organisasi  dan  Tata  Kerja  Unit  Pelaksana Teknis  di  Kementerian  Pekerjaan  Umum dan Perumahan Rakyat,  dinyatakan bahwa pengarsipan  menjadi  salah  satu  tugas  dari Kasubag Tata Usaha.

## 3.2 ARSITEKTUR SISTEM
Berikut adalah Arsitektur Sistem E-Filling :
Gambar 2. Arsitektur Sistem E-Filling
Sistem E-Filling ini  dapat  diakses  oleh setiap  tingkatan  unit  dalam  Struktur Organisasi Balai  Wilayah  Sungai  Nusa  Tenggara  II, secara online .  Diketahui  pada  Website Balai  Wilayah  Sungai  Nusa  Tenggara  II menyediakan  teknologi  RSS,  sehingga pada Sistem E-Filling ini dapat menampilkan  berita-berita  terkini  yang dipublikasikan pada website Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II.

## 3.3 DATA FLOW DIAGRAM
Berikut  adalah  Bagan  berjenjang  yang menggambarkan proses sistem yang berjalan setiap levelnya :
Gambar 3. Bagan Berjenjang Sistem E-Filling
Diagram Konteks, menampilkan alir data yang mengalir dari enam pengguna ke sistem, enam pengguna tersebut adalah Kepala Balai, Kabag TU, Ka Seksi, Satker &  PPK, Petugas Arsip dan Petugas Unggah Berkas Pimpinan, yang digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4 Diagram Konteks Sistem E-Filling
Diagram  Level  0,  terdiri  dari  5  buah  proses,  yaitu  Proses  Pendafaran  &  Login,  Proses Manajemen  Unit  Kerja,  Proses  Manajemen  Petugas  Arsip,  Proses  Manajemen  Berkas,  dan Proses Laporan yang digambarkan sebagai berikut :
Gambar 5. Diagram Level 0 Sistem E-Filling

## 3.5 RELASI TABEL
Berikut adalah relasi tabel Sistem E-Filling yang dirancang :
Gambar 6. Relasi Tabel Sistem E-Filling

## 3.4 BISNIS PROSES
Proses  Bisnis  Pendaftaran  Akun  untuk mengakses Sistem E-Filling.
Untuk masuk ke Sistem E-Filling , terdapat satu user yang sudah dibuatkan sebelumnya dan  memiliki  hak  akses  dengan  level Administrator,  yaitu  user  Kepala  Balai. Kepala  Balai  bertugas  untuk  membuatkan user bagi Kabag TU, Ka. Seksi dan Satker masing-masing.  Jenis  user  yang  dibuatkan oleh  Kepala  Balai  masing-masing  akan
memiliki hak akses dengan level  Manejer. Kemudian  Kabag  TU  akan  membuat  user bagi  Petugas  Unggah  Berkas  Pimpinan dengan hak akses level Uploader.
Tugas  dari  Petugas  Unggah  Berkas Pimpinan  adalah  mengunggah  berkas- berkas  umum  milik  Kepala  Balai,  dan Kabag  TU.  Untuk  berkas-berkas  lainnya milik  Kepala  Balai  dan  Kabag  TU  yang memiliki keamanan berkas tertentu, misalnya hanya boleh diakses oleh Kepala Balai  saja,  akan  diunggah  langsung  oleh Kepala Balai dengan akunnya.
Ka Seksi,  dan Satker masing-masing  yang memiliki hak akses dengan level  Manejer, dapat  membuat  user  bagi  Petugas  Arsip. Namun  sebelumnya  data  petugas  arsip  ini perlu  di  tambahkan  terlebih  dahulu  oleh Kabag  TU.  Hal  ini  karena  Petugas  Arsip perlu  memiliki  SK  khusus  yang  tertera tugas  dan  tanggung  jawab  Petugas  Arsip pada masing-masing Seksi dan Satker.

## Proses Bisnis Lihat, Unggah dan Unduh
Berkas pada Sistem E-Filling.
Kepala Balai sebagai pimpinan tertinggi di Balai  Wilayah  Sungai  Nusa  Tenggara  II memiliki  akses  penuh  pada  sistem E- Filling ,  sehingga  Kepala  Balai  dapat melihat  dan  mengunduh  berkas  apapun yang  ditambahkan  pada  sistem  ini. Sedangkan  Kabag  TU  dapat  mengakses seluruh  berkas  yang  ada  kecuali  berkas kepemilikan Kepala Balai.
Ka Seksi, dan Satker masing-masing hanya dapat  mengakses  berkas  yang  menjadi kepemilikan  dari  seksi  atau  satkernya masing-masing.  Demikian  juga  dengan Petugas Arsip dan Petugas Unggah Berkas Pimpinan,  hanya  dapat  mengakses  berkas yang diunggahnya sendiri.

## 3.5 TAMPILAN SISTEM E-FILLING
Sistem E-Filling ,  ini  dapat  diakses  secara
online pada
laman www.efilling.bwsnt2.org .  Berikut  adalah tampilan awalnya :
Gambar 7. Halaman Login Sistem E-
Filling
Berikut adalah tampilan Manajemen Berkas
Gambar 8. Halaman Manajemen Berkas Berikut adalah tampilan Edit Berkas, untuk salah  satu  file  yang  telah  diunggah  oleh Petugas Arsip :
Gambar 9. Halaman Edit Berkas
Berikut adalah tampilan Manajemen
Petugas Arsip : Gambar 10. Halaman Unit Kerja
Berikut adalah tampilan Manajemen Berkas milik salah satu Petugas Arsip :
Gambar 11. Halaman Manajemen Berkas salah satu Petugas Arsip
Berikut adalah tampilan Manajemen
Berkas  dilihat  dari  hak  akses  seorang Petugas Arsip :
Gambar 12. Halaman Manajemen Berkas dilihat dari Hak Akses seorang Petugas Arsip

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan maka peneliti dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Sistem E-Filling ini  hanya  dapat diakses  oleh  pengguna  internal  Balai Wilayah Sungai Nusa Tenggara II.
2. Sistem E-Filling ini  memiliki  3  level pengguna yaitu administrator, manejer, dan uploader .
3. Sistem E-Filling ini  dibuat  dengan menggunakan Framework Codeigniter
4. Sistem E-Filling ini  menggunakan
Database MySql
Adapun  beberapa  saran  yang  dapat disampaikan peneliti bagi penelitian selanjutnya yaitu :
1. Sistem  dapat  dikembangkan  dengan menambahkan preview pada  file/
berkas yang telah diunggah. 2. Pada  penelitian  selanjutnya  dapat ditambahkan pemberitahuan atau notifikasi  berkas  yang  baru  diunggah oleh masing-masing Petugas Arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Amsyah Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan .  Jakarta.  Penerbit  :  PT

## Gramedia Pustaka Umum
[2] Gaol,  L,  Jimmy.  2008. Sistem Informasi  Manajemen  Pemahaman dan Aplikasi . Jakarta :  Penerbit PT
Grasindo.
[3] Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain
Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur,  Teori  dan  Praktik
Aplikasi  Bisnis .  Yogyakarta:  CV
Andi Offset.
[4] Kadir  Abdul.  2014. Pengenalan Sistem  Informasi .  Yogyakarta  :

## Penerbit ANDI
[5] Kadir  Abdul.  2002. Konsep  &
Tuntunan  Praktis  Basis  Data .
Yogyakarta : Penerbit ANDI.
[6] McLeod  Jr  Raymond,  George  P. Schell.  2007. Sistem  Informasi Manajemen .  Jakarta  :  Penerbit Salemba Empat.
[7] Nuraida Ida, SE. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran . Yogyakarta : Penerbit Kanisius.