## IMPLEMENTASI APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) DALAM PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI PT PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA BARAT

## Rita Permata Sari
Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Padang riethapermatasari@yahoo.co.id

## ABSTRACT
The purpose of this study was to find out how the implementation of the Letter Management Application (AMS) in managing the incoming and outgoing mail at PT PLN (Persero) in the West Sumatra region as well as the obstacles faced in the management of incoming and outgoing mail electronically. This study uses descriptive qualitative research methods. Determination of informants in the study was carried out with purposive sampling technique that aims to get the information obtained more targeted because the information has been determined in advance. Data retrieval is done through observation, interviews and documentation, with Model Miles and Huberman data analysis techniques. The results showed that the implementation of AMS in the West Sumatra Regional Electric Company had been carried out well but it had not been run optimally. It was seen that there was still a long time to complete the incoming and outgoing letters, even though the process of entering the letter data into the Letter Management Application did not take a long time but the letter arrived at the hands of consumers. it still takes a long time, besides that there is a discrepancy between the implementation of the procedure of incoming and outgoing mail with the theory set, the lack of technical guidance or special training in handling incoming and outgoing mail using the Letter Management Application.

## Keyword:  Implementation, AMS, Management of Incoming Mail and Outgoing Mail

## PENDAHULUAN
Sistem informasi banyak digunakan di kehidupan sehari-hari, dan tidak bisa dipisahkan dari kegiatan yang berhubungan dengan komputer seperti dalam kegiatan perkantoran, baik instansi pemerintah atau swasta, badan komersial, bidang kesehatan, bidang pendidikan dan banyak lagi yang dapat dimanfaatkan dengan sistem informasi ini.Adapun sistem informasi serupa yang mengelola kegiatan perkantoran yang disebut Sistem otomasi perkantoran atau terkadang disebut sistem informasi perkantoran ( Office Information System atau OIS ) adalah sistem   informasi   yang   memberikan   fasilitas   tugas-tugas   pemprosesan   informasi   sehari-hari   dalam   kegiatan perkantoran dan organisasi bisnis.
Saat ini, terdapat sistem informasi yang membantu dalam prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang memudahkan dalam kegiatan administrasi suatu organisasi. Salah satu bentuk sistem informasi yang membantu dalam kelancaran prosedur pegurusan surat masuk dan surat keluar  adalah Apikasi manajemen surat yang disebut dengan AMS. AMS telah digunakan oleh salah satu instansi badan usaha milik negara   yang bergerak dibidang kelistrikan negara yang mengelola listrik diwilayah Sumbar yaitu PT PLN (Persero) wilayah Sumatera Barat.
Sistem informasi AMS (Aplikasi Manajemen Surat) merupakan aplikasi yang berfungsi sebagai sarana untuk   mengelola   administrasi   kesekretariatan,   guna   menjamin   kelancaran   penerimaan   surat,   pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur. Dalam sistem informasi AMS ini terdapat tiga pembagian surat utama yaitu: Surat masuk, Surat Keluar dan Nota Dinas.  ( Standart Operating Procedure Rev.1, 2012: 3). Aplikasi manajemen surat sendiri merupakan salah satu media pencatat elektronik di PT PLN (Persero) wilayah Sumbar yang telah diterapkan sejak tahun 2014, yang memiliki keunggulan dan kekurangan masing-
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Dalam Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Barat
masing dalam segi pencatatan dan pengelolaan surat-menyurat. Adapun keunggulan dari Aplikasi Manajemen surat ini adalah mempermudah dan mempersingkat waktu dalam pendistribusian surat dari unit sekretaris ke alamat surat yang dituju, karena masing-masing setiap pegawai memiliki akun untuk mengakses AMS ini, dan mempercepat penemuan kembali surat-surat yang telah lama jika dibutuhkan. Berikut tampilan halaman AMS (Aplikasi Manajemen Surat) setiap karyawan PT PLN (Persero)   yang tersambung dengan koneksi jaringan internet.

## Gambar 1 Halaman Utama Aplikasi Manajemen Surat
Sumber: PT PLN (Persero) Wilayah Sumbar, 2018
Selain   menghemat   waktu   sistem   informasi     AMS   juga   menghemat   biaya   karena   tidak   adanya menggunakan kertas dalam kegiatan pengolahan surat masuk dan surat keluar,seperti tidak menggunakan kartu kendali tertulis dalam menangani surat klasifikasi penting, tidak menggunakan buku agenda tertulis dan lembar disposisi   tertulis   dalam   menangani   surat   masuk   dan   surat   keluar.  Disamping   memiliki   banyak   keunggulan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) ini memiliki kekurangan dalam menangani surat masuk dan surat keluar, salah satu kekurangan yang dialami adalah gangguan jaringan, karena untuk menjalankan AMS ini karyawan membutuhkan   koneksi   jaringan   internet.   Gangguan   jaringan   akan   menyebabkan   lambatnya   prosedur   dalam penangan surat masuk dan surat keluar dan berdampak kepada lambatnya terkirim surat ke pada unit-unit lainnya sehingga pekerjaan yang menyangkut dengan surat akan terhambat.
Kendala   lain   yang   ditemukan   dalam   penanganan   prosedur   surat   masuk   dan   surat   keluar   dengan menggunakan AMS (Aplikasi Manajemen Surat ) ini adalah kesalahan User atau Admin dalam mengarahkan surat kepada unit bagian lain, kesalahan dalam mengarahkan surat ini pernah terjadi dalam mengirim surat dari unit kesekretarisan keunit bagian lain yang seharusnya surat tersebut dikirim kepada General Manager, namun user mengirimkan kebidang lainnya. Meskipun PT PLN (Persero) wilayah Sumbar telah menerapkan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) dalam mengelola surat masuk dan surat keluar namun dalam membalas surat atau mengkorfirmasisuratmasukdariluarlingkungan PT PLN (Persero) wilayahSumbar, masih membutuhkan waktu 3 sampai 6 hari dalam penyelesaiannya. Sedangkan menurut Wursanto(2006:240) menjelaskan bahwasanya untuk penyelesaian dan konfirmasi balasan surat secara sistem manual membutuhkan waktu selama 3 hari. Seharusnya dengan adanya pengelolaan surat berbasis elekronik peyelesaian surat harus lebih cepat dibandingkan dengan sistem manual. Karena dengan lambatnya pelayanan PLN dalam menangani surat-menyurat akan memberikan pelayanan yang buruk terhadap pelanggan atau mitra kerja PT PLN wilayah Sumbar.
Berdasarkan   latar   belakang   diatas   maka   penulis   tertarik   untuk   meneliti   prosedur   pengurusan   surat masuk   dan   surat   keluar   di   PT   PLN   (Persero)   wilayah   Sumatera   Barat   dengan   judul   “Implementasi  AMS (Aplikasi Manajemen Surat) terhadap Prosedur Pengelolaan Surat masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) wilayah Sumatera Barat”.
Bratawidjaja (1995:1) mengatakan Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan kepada alamat tertentu yang memuat informasi.  Menurut Sedianingsih dkk (2010:82) pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Dalam Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Barat
surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, penagarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut, dan pengiriman surat keluar.
Menurut   Sedianingsih   (2010:85)   Pengurusan   surat   Masuk   secara   umum   adalah   sebagai   berikut: Menyorir Surat atau memisahan, Membuka Surat, Mengeluarkan dan memeriksa isi surat, Pencatatan Surat, Membaca   dan   memberi   catatan,   Menyampaiaan   surat   kepada   Pimpinan,   Distribusi   (Disposisi)   surat   ke Departemen   lain,   Menjawab   surat   pada   waktu   Pimpinan   tidak   ada   ditempat.   Dan   Sedianingsih   (2010   :89) memngatakan penanganan surat keluar sebagai berikut: Menerima pendiktean atau konsep, Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali, Mengetik Konsep Surat, Meminta tanda tangan kepada pimpinan, Mengecek surat yang akan dikirim, Mendistribusikan surat, Surat siap dikirim baik melaui pos, jasa kurir, atau jika dalam kota biasanya dapat menggunakan office boy kantor.
Aplikasi Manajemen Surat merupakan suatu aplikasi yang berfungsi sebagai sarana untuk mengelola administrasi   kesekretariatan   yang   Bukan   Bersifat   Rahasia,   guna   menjamin   kelancaran   penerimaan   surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur, aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data – data surat menyurat  dalam bentuk softcopy juga membantu menunjukkan lokasi / tempat hardcopy disimpan. Dengan aplikasi ini akan memberi kemudahan untuk user yang berkepentingan dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian ( Standart Operating Procedure Rev.1, 2012: 3 ).
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia: 2008) Implementasi diartikan sebagai pelaksanaan atau   penerapan.   Usman   (2002,70)   mendefinisikanimplementasibemuarapadaaktivitas,   aksi, tindakanatauadanyamekanismesuatu   system,   implementasibukansekedaraktivitas,   tapisuatukegiatan   yang terecanadanuntukmencapaitujuankegiatan.JadidapatdisimpulkanImplementasiaplikasimanajemensuratadalahpela ksanaansuatuaplikasi yang digunakan sebagai sarana untuk mengelola administrasi kesekretarisan yang bukan bersifat rahasia dalam penemuan, pendistribusian pengeluaran serta pencarian surat menyurat dalam badan usaha milik negara. Implementasi aplikasi Manajemen surat dalam penelitian ini  bertujuan untuk melihat penerapan Aplikasi Maajemen surat ini adalah penanganan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di PT PLN (Persero) wilayah Sumbar.
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat dalam penelitian ini meliputi kegiatan Perencanaan Penerapan Aplikasi Manajemen Surat di PT PLN (Persero) wilayah Sumbar yang dapat dilihat dari kesesuaian pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan SOP yang berlaku yang telah ditetapkan oleh PT PLN Pusat, Pengendalian Aplikasi Manajemen Surat diihat dari segi  sumber daya manusia dalam  mengelola dan mengendalikan dan menjalankan AMS ini yang dapat dilihat dari berapa sering SDM melakukan latihan dalam pengendalian AMS, workshop atau seminar bagi SDM yang mengelola Aplikasi Manajemen Surat (AMS) sertabimbingan tekhnis. Dan Penilaian yang dilakukan kepada Sumber Daya Manusia dalam menangani AMS itu sendiri pada prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, apakah Aplikasi manajemen Surat telah memberikan kemudahan dalam   bekerja  dan membantu  dalam   meringankan  beban  kerja  khususnya  dalam  menangani  prosedur  surat masuk dan surat keluar.

## METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian ini dilaksanakan di PT PLN (Persero) wilayah Sumbar yang beralamat di Jalan Dokter Wahidin No 8 Sawahan Timur Padang Timur Kota Padang Sumatera Barat,dilaksanakan pada bulan Juli 2018. Instrumen penelitian yang dipakai dalam penelitian ini adalah Daftar pertanyaan wawancara, Kamera dan alat perekam, maupun dokumen- dokumen. Dalam   penelitian  ini, khususnya  dalam  menentukan  informan  penelitian,  peneliti  memilih teknik Purposive Sampling . Sumber dan Jenis Data dalam penelitian kualitatif ini ialah data primer yang berupa kata- kata,   dan   tindakan,   yang   diperoleh   lansung  pada   saat   wawanaca   dan   pengamatan   lansung,   sedangkan   data sekunder adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi atau pengamatan, wawancara, dan dokumentasi. Untuk melihat tingkat kebenaran data   yang   diperoleh   dari   penelitian   maka   peneliti   menggunakan   teknik   triangulasi   dalam   teknik   analaisis keabsahan data.
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Dalam Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Barat

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) Kegiatan   pengelolaan   surat   masuk   dan   surat   keluar   di   PT   PLN   Persero   wilayah   Sumbar   dilakukan dimasing-masing   bidang,   karena   di   PLN   wilayah   sumbar   yang   mengatur   kegiatan   surat   menyurat   khusus lingkungan instansi adalah sekretariat dibidang umum dan SDM yang dikelola oleh Junnior Officer Secretariat, Suratyang dikelola dibidang sekretariat adalah semua jenis surat termasuk surat rahasia, sedangkan masing- masing bidang  sekretariatnya  hanya   mengelola  nota  dinas  masuk  dan  nota  dinas  keluar  yang berhubungan dengan bidang masing-masing yang juga dikelola dengan menggunakan AMS (Aplikasi Manajemen Surat).
Menurut Budi Martono(1997:68) mengatakan bahwasanya pengurusan surat adalah aktivitas organisasi untuk   menjamin   penyaluran   informasi   tertulis   dari   satu   tempat   ke   tempat   lain   yang   kegiatanya   meliputi menerima  surat  masuk  memeriksa  dan  mensortir  surat  masuk  menggolongkan  surat   menetapkan  arah  surat mencatat,   mendistribusikan   dan   mengirimkan.   Dia   juga   memaparkan   bahwa   pengurusan suratdapatdilakukandengandua   azaz,   yaitu   sentralisasi   dandesentralisasi,   dimana   sentralisasi adalahpengendalianterpusat
maksudnya
adalah bahwa kegiatan pengelolaan suratdibebankandandipertanggungjawabkan   pada   satu   unit   kerja   tertentu.   Sedangkanazaz   sentralisasi   adalah bahwa masing-masing unit kerjadalam suatu organisasi mengelola suratnya sendiri-sendiri. Azas ini diterapkan pada   organisasi   dengan   ruang   lingkup   kerja   yang  luas.  Azaz   yang   terakhir   terdapat   azaz   gabungan   adalah pelaksanaan yang dilaksanakan secara bersama-sama oleh unit terpusat dan masing-masing unit atas dasar kerja yang serasi dengan  pembagian tugas praktis dan dapat diterapkan disemua organisasi.
Jadi penerapan azaz dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di PLN wilayah Sumbar adalah dengan   menggunakan   azaz   gabungan   yang   mana   disetiap   masing-masing   bidang   sekretaris   tetap mendapatkantugasnya  masing-masing yang mengelola nota dinas masuk dannota dinas keluar, dan masing- masing pegawai juga berhak akan mengurus surat yang berkepentingandengan pegawai tersebut. Sedangkan sekretaris bidang umum danSDM   tetap mengurus surat masuk dan surat keluar di lingkungan instansi PLN wilayah Sumbar.

## Implementasi Aplikasi Manajemen Surat dalam penanganan surat masuk dan surat keluar
Implementasi Manajemen surat yang peneliti temukan di PT PLN wilayah Sumatera Barat dimulai dari kegiatan  Perencanaan  dalam  penerapan AMS  sesuai  dengan  SOP, Pengendalian  AMS, Penilaian AMS, dan hambatan serta kendala-kendala yang berhubungan dengan AMS. Perencanaan dalam  suatu kegiatan sangat dibutuhkan agar pekerjaan yang dilakukan di perusahaan lebih terarah sesuai dengan yang ditentukan, sehingga apa yang menjadi tujuan di perusahaan tercapai sesuai dengan yang ditargetkan. Perencanan dari suatu kegiatan kantor dilihat dari adanya peraturan-peraturan, Standart Operational Prosedur (SOP) dan kebijakan khusus yang telah dibuat oleh kantor tersebut.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai perencanaan Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Bahwasanya perencanaan Implementasi surat ini dilihat dari apakah ada Kebijakan khusus yang mengatur tentang pelaksanaan kegiatan tersebut. disimpulkan bahwasanya pelaksanaan dan penerapan Aplikasi Manajemen Surat di PLN wilayah Sumbar dirujuk kepada peraturan Keputusan Direksi PT PLN (Pesero) Nomor 0520.K/DIR/2014. Prosedur dan langkah-langkah untuk pelaksanaan Aplikasi Manajemen Surat PLN (Persero) wilayah Sumbar ini berdasarkan SOP ( Standar Operatinal Prosedur Rev.1 tahun 2013).
Selain dilihat dari adanya peraturan yang mengatur suatu kegiatan kantor, dapat dilihat dari pelaksanaan SOP  ( Standart   Operational   Prosedur) yang   diterapkan,   apakah   SOP  telah   sesuai   dengan   yang   diterapkan. Kesesuaianantarapelaksanaan AMS dengan SOP dapatdilihat dari pelaksanaan AMS yang dilaksanakan di PLN. Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan, bahwasanya pada uraian pertama menjelaskan bahwasanya adanya peraturan yang mengatur AMS yaitu peraturan Keputusan direksi PT PLN Persero Nomor 0520.K/DIR/2014, namun berdasarkan pengamatan yang dilakukan bahwasanya khusus untuk AMS tidak dimuat dalam peraturan tersebut, peraturan tersebut  hanya  memuat bagaimana tata laksana Surat  dan Kearsipan secara Manual. Ini membuktikan bahwa pegawai yang mengelola surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan AMS tidak paham mengenai peraturan yang mengatur AMS ini, yang peneliti temukan di lapangan AMS hanya memiiki SOP dan tidak ada ditemukan untuk peraturan khusus yang berlaku di PLN wilayah Sumbar.
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Dalam Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Barat
Pengendalian AMS oleh SDM, Untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang mahir. Jika Sumber Daya   Manusia   tidak   mahir   dalam   mengoperasikan  AMS   ini   tentu   akan   terjadi   kesalahan-kesalahan   dalam menginput data surat, terjadinya kesalahan dalam mengarahkan dan pendisposisian surat masuk dan surat keluar. Mahir tidaknya   pegawai untuk mengoperasikan AMS ini dapat dilihat dari ada tidaknya pegawai diberikan pelatihan khusus berupa diklat,atau sosialisasi mengenai Implementasi AMS ini dalam kegiatan surat menyurat di PLN wilayah Sumbar. Berdasarkan beberapa pendapat  yang diperoleh pada saat wawancara bahwasanya pengendalian AMS oleh pegawai dengan cara melakukan bimbingan tekhnis, pelatihan, diklat mengenai AMS ini jarang dilakukan, pelatihan dan diklat khusus AMS hanya dilakukan pada saat masuk ke PLN wilayah Sumbar.
Penilaian Aplikasi Manajemen Surat (AMS), Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan pada temuan khusus,   bahwasanya   pegawai   memberikan   penilaian   tentang  AMS   sebagai   aplikasi   yang   membantu   dalam meringankan pekerjaan kantor di PLN wilayah Sumbar khususya dalam kegiatan surat menyurat. meskipun demikian   peneliti   masih   menemukan   temuan   khusus   terhadap   penilaian  AMS   ini,   yaitu   masih   terdapatnya kekurangan pada fitur-fitur Aplikasi Manajemen Surat.
Pelaksanaan   kegiatan   penanganan   surat   masuk   dan   surat   keluar   dengan   menggunakan   Aplikasi Manajemen Surat merupakan kegiatan yang tidak mudah untuk dilaksanakan. Karena untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar haruslah membutuhkan pegawai tertentu yang mengerti akan tentang surat-menyurat. Sehingga dalam pelaksanaan sering ditemukan kendala-kendala yang menghambat kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat. Berdasarkan penelitian yang dilakukan di   lapangan   kendala   yang   ditemukan   dalam   kegiatan   pengelolaan   surat   masuk   dan   surat   keluar   dengan menggunakan Apikasi Manajemen Surat yaitu dari berbagai jenis masalah diantaranya yaitu mengenai gangguan jaringan karena didalam menggunakan AMS sangat dibutuhkan jaringan untuk mengakses segala kegiatan yang berhubungan dengan surat-menyurat, distribusi atau peyampaian informasi dan kearsipan.
Kendala lain yang dinyatakan oleh informan yaitu terjadinya kesalahan dalam  mendisposisikan surat masuk.   Kesalahan   yang   terjadi   disaat   pendisposisian   surat   masuk   ini   dikarenakan   pegawai   tidak   diberikan pelatihan   lagi   dalam   melaksanakan   tugasnya,   pegawai   baru   hanya   diajari   oleh   pegawai   lama   yang   akan berpindah posisi jabatan secara otodidak. selain itu dinyatakan bahwa waktu dalam penginputan data surat tidak membutuhkan waktu yang lama namun pada kenyataan pada saat peneliti amati waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian surat masuk dan surat keluar membutuhkan waktu penyelesaian selama 3-6 hari kerja.
Dari penjelasan mengenai kendala-kendala yang ditemukan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar,   dapat   penulis   simpulkan   kendala-kendala   yang   dihadapi   oleh   karyawan   dalam   pelaksanaan   dan penanganan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan AMS ini adalah: Gangguan jaringan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan AMS, Kesalahan dalam pendisposisian surat masuk,   Kurangnya   pelatihan   dengan   pelaksanaan   Penanganan   surat   masuk   dan   surat   keluar   dengan menggunakan AMS, Penyelesaian surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan waktu 3-5 hari kerja.

## SIMPULAN
Kegiatan implementasi manajemen surat di mulai dari 4 ruang lingkup yang mana diantaranya terdapat perencanaan,   pengendalian,   penilaian   serta   hambatan   dan   upaya   yang   dilakukan   oleh   Perusahaan   dalam mengatasi kendala tersebut.  Dalam kegiatan Perencanaan Aplikasi Manejemen surat di PT PLN Persero Wilayah Sumbar belum berjalan optimal. Hal ini terlihat dari kurangnya pengetahuan pegawai mengenai peraturan dan kebijakan yang berlaku yang mengatur AMS ini. Pada penjelasan   sebelumnya yang diuraikan bahwasanya peraturan yang membahas tentang tatalaksana surat dan kearsipan tertuang pada keputusan Direksi PT PLN (Persero)  nomor  0520.K/DIR/2014.  Pada  peraturan  tersebut  hanya   membahas  tentang  tatalaksana  surat  dan kerasipan secara manual, namun yang mengatur tentang Aplikasi Manejemen surat tidak ada. sedangkan yang peneliti   temukan   bahwasanya   pegawai   meberikan   arahan   Peraturan   tentang  AMS   terdapat   pada   keputusan tersebut. selain itu dalam penelitian peneliti menemukan masih adanya penyelesaian surat antara 3- 5 hari kerja, berdasarkan hasil penelitian pegawai menyatakan untuk menyelesaikan dan mnginput data surat kedalam AMS hanya membutuhkan waktu hitungan menit, dan untuk menyelesaikan surat pegawai memberikan waktu 3 hari kerja kepada pelanggan.
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Dalam Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Barat
Pada   kegiatan   Pengendalian   SDM   terhadap   AMS   melalui   bimbingan   tekhnis   dan   pelatihan   yang diberikan perusahaan kepada karyawan belum optimal, hal ini dilihat dari berapa kali pegawai yang memiliki akun AMS diberikan Pelatihan, pelatihan yang diberikan mengenai AMS hanya diberikan pada saat pertama kali saat   pegawai   masuk   ke   PLN   Wilayah   Sumbar,  pada   saat   pegawai   melakuakan   JOT (Job   on   the   training), pendidikan   dan   pelatihan   ini   bertujuan   agar   jika   terjadi   pembaharuan-pembaharuan   mengenai  AMS   semua pegawai siap untuk mengerjakan pembaharuan-pembaharuan tersebut.
Pada kegiatan   penilaian AMS pegawai  memberikan penilaian yang efektif terhadap AMS, karena dengan   adanya   AMS   pekerjaan   kantor   khususnya   bidang   kesekretarisan   sangat   membantu,   karena   selain mempercepat pendistribusian surat juga menghemat waktu, menghemat fasilitas dan alat tulis kantor seperti kertas, buku agenda, dan kartu kendali. Namun dibalik penilaian tersebut masih terdapat sedikit permasalah terhadap   fitur   dan   tampilan   AMS,   ini   dirasakan   oleh   salah   satu   pegawai   dalam   melaksanakan   kegiatan Keseretarisan   dengan   menggunakan  AMS.   Kekurangan   yang   dirasakan   oleh   salah   seorang   pegawai   dalam melaksanakan tugas kesekretarisan, kekurangan tersebut  seperti  tidak adanya  notifikasi  pemberitahuan surat masuk pada AMS, sehingga jika user tidak rajin melihat AMS tentu surat akan menumpuk pada Aplikasi tersebut dan adanya terjadi pada fitur ikon AMS, ketika di tampilan SM baru terdapat pemberitahuan adanya surat masuk baru, namun setelah dibuka tidak ada surat masuk yang baru kedalam AMS tersebut.
Kendala-kendala yang dialami di PLN Wilayah Sumbar adalah terdapatnya gangguan jaringan yang menghambat kegiatan pendistirbusian surat masuk dan surat keluar. Terjadinya kesalahan dalam pendisposisian surat, dan adanya kegiatan prosedur surat masuk dan surat keluar yang belum optimal. Solusi dan cara mengatasi kendala   dikantor   PLN   wilayah   Sumbar   dalam   implementasi   Aplikasi   Manajemen   Surat   yaitu   dengan memberikan pelatihan dan diklat kepada pegawai untuk pengembangan AMS.

## SARAN
Berdasarkan   hasil   penelitian   yang   sudah   dipaparan   diatas   maka   rekomendasi   yang   dapat   penulis sarankan kepada pihak terkait adalah:
Pimpinan PLN, Memberikan latihan dan diklat mengenai AMS Untuk pengoptimalan dalam prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan AMS, alangkah baiknya pimpinan perusahaan memberikan pelatihan dan diklat yang khusus kepada karyawan untuk pengembangan kemampuan pegawai. Mengontrol pelaksanaan AMS apakah sudah terlaksana sesuai dengan Standar Operating Prosedur Pemimpin atau manager alangkah baiknya memberikan intruksi dan pengarahan-pengangahan mengenai SOP pelaksanaan AMS, sehingga pelaksanaan prosedur penangan surat  masuk dan surat keluar Bagi   Pegawai,   Untuk   pegawai   agar   mengikuti   pelatihan   dan   diklat   untuk   peningkatan   pengembangan keterampilan kerja sehingga mengurangi kesalahan-kesalahan yang akan terjadi dalam kegiatan perkantoran. Dan agar berhati-hati dakam menginput data surat ketika sedang pendisposisian surat.
Bagi Penelitian selanjutnya, Peneliti berharap skripsi ini dapat dijadikan sebagai pedoman dan referensi dalam  penelitian selanjutnya  agar dapat diperdalam  pembahasan tentang Aplikasi Manajemen Surat (AMS) dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Bratawidjaja,   Thomas   Wiyasa.1995. Korespondensi   bisnis   untuk   Sekretaris   Perusahaan .   Jakara   Pusat:   CV Teruna Grafica.
Implementasi Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Dalam Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Barat
Sedarmayanti.1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris . Jakarta: Mandar Maju.
Sedianingsih dkk.2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretarisan . Jakara : Kencana.
Standart Operating Procedure Rev.1, 2012. Apikasi Mananjemen Surat (AMS). PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur.
Sugiyono. 2015. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta
Wursanto, Ignaius. 2006. Kompetensi sekretaris Profesional . Yogyakarta: Andi Offset.