BIBLIOTIKA : Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi
Volume 8 Nomor 1, 2024, Hal 238-258 Journal homepage : http://journal2.um.ac.id/index.php/bibliotika

## POLA PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DALAM MENDUKUNG KEMAMPUAN ORGANISASI DI DPUPRPKP KOTA MALANG
Laily Khoiri Syafiya 1 * , Sokhibul Ansor 2 , Adi Prasetyawan 3 1 Universitas Negeri Malang, Jl. Semarang No. 5 Malang, 65111, Jawa Timur, Indonesia

## ARTICLE INFO
ABSTRACT Article history: Received: 25 Jun 2024
Accepted: 27 Jun 2024 Published: 28 Jun 2024
Keyword : archive management patterns, digital archives, organisational effectiveness, record continuum
Perkembangan  teknologi  informasi  yang  semakin  maju  dapat memudahkan  setiap  instansi  dalam  mengelola  dokumen-dokumen penting.  Arsip  merupakan  salah  satu  dokumen  penting  yang  harus dikelola  oleh  petugas  kearsipan,  yang  nantinya  akan  digunakan sebagai  bahan  pertanggungjawaban.  Perkembangan  teknologi informasi telah memunculkan berbagai sistem kearsipan. Arsip yang disimpan  secara  elektronik  dapat  memudahkan  pengguna  arsip dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Metode yang digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  metode  penelitian  kualitatif  dengan teknik  pengumpulan  data  menggunakan  teknik  observasi, wawancara,  dan  dokumentasi  yang  diperoleh  dari  informan  yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan arsip digital yang dilakukan oleh DPUPRPKP  Kota  Malang.  Keberadaan  arsip  elektronik  dapat mempengaruhi efektivitas organisasi dalam melakukan pengelolaan arsip,  pemeliharaan  arsip,  dan  penyusutan  arsip.  Teori  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  record  continuum.  Teori record  continuum  merupakan  model  pengelolaan  arsip  dengan pengendalian melalui sistem sejak arsip diciptakan hingga arsip dapat diakses  oleh  publik.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk mendeskripsikan  pola  pengelolaan  arsip  digital  dalam  mendukung efektivitas  organisasi  di  DPUPRPKP  Kota  Malang  dan mendeskripsikan hambatan yang ditemukan pada pola pengelolaan arsip digital dalam mendukung efektivitas organisasi di DPUPRPKP Kota Malang.
The  development  of  advanced  information  technology  can  make  it easier for every agency to manage important documents. Archives are one of the important documents that must be managed by archivists, which will later be used as accountability materials. The development of information technology has given rise to  various archival systems. Archives that are stored electronically can make it easier for archive users to fulfil their information needs. The method used in this research is a qualitative research method with data collection techniques using observation, interviews, and documentation techniques obtained from informants involved in digital archive management activities carried
out by DPUPRPKP Malang City. The existence of electronic archives can affect  the  effectiveness  of  organisations  in  carrying  out  archive management, archive maintenance, and archive shrinkage. The theory used in this research is the record continuum. The record continuum theory  is  a  model  of  archive  management  with  control  through  the system  from  the  time  the  archive  is  created  until  the  archive  can  be accessed by the public. The purpose of this research is to describe the digital  archive  pattern  in  supporting  organisational  effectiveness  at
DPUPRPKP Malang City and describe the obstacles found in the digital archive  management  pattern  in  supporting  organisational effectiveness at DPUPRPKP Malang City.

## PENDAHULUAN
Kegiatan kearsipan erat kaitananya dengan aktivitas organisasi. Saat ini informasi menjadi kebutuhan yang utama dalam kegiatan yang dilakukan organisasi. Setiap kegiatan yang  dilakukan  oleh  organisasi  membutuhkan  informasi  yang  valid,  sumber  informasi yang utama bagi organisasi adalah arsip. Arsip tercipta melalui dua cara, pertama arsip yang diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua,  arsip  dapat  diciptakan  oleh  internal  perusahan.  Hal  tersebut  diperkuat  oleh pendapat  Dick  Weisinger  (2011)  yang  menyatakan  bahwa  arsip  bagian  dari  semua dokumen yang masuk dan telah dibuat oleh organisasi serta Kumpulan dokumen yang berisi  informasi  tetang  tindakan  keputusan  dan  operasioanl  yang  telah  terjadi  dalam organisasi. Adapun beberapa kegiatan yang harus dilakukan pada sebuah arsip yaitu pola pengelolaan arsip.
Pola  pengelolaan  arsip  penting  untuk  dilakukan  pada  sebuah  arsip,  hal  ini  erat kaitannya dengan siklus hidup arsip dan pola kegiatan yang dilakukan pada setiap instansi dalam mencapai visi dan misi yang ada (Ricks and Gow, 2015). Aktivitas yang dilakukan mulai dari perencaan kearsipan hingga penyusunan pola klasifikasi arsip sebagai sarana pengelolaan  arsip  sesuai  dengan  aturan  yang  berlaku  saat  ini.  Pola  pengelolaan  arsip sebuah  metode  yang  digunakan  untuk  menjaga  kondisi  arsip  agar  terhindar  dari kerusakan serta menjaga keaslian informasi yang terkandung didalamnya, hal tersebut dilakukan karena sering ditemukannya kerusakan serta kehilangan arsip pada instasi.
Mengingat bahwa arsip memiliki peran yang penting pada setiap instansi dan arsip digunakan sebagai bukti yang autentik, maka perlu dilakukan kegiatan pengelolaan arsip. Tahapan  untuk  mengelola  arsip  terdiri  dari  5  tahap  diantaranya:  penciptaan  arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, dan pemusnahan arsip. Dalam pelaksanaa kegiatan pengelolaan arsip ini telah diatur dalam Keputusan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan arsip Republik
Indonesia bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan  kearsipan  di  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perorangan  harus  dilakukan  dalm  suatu  sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Pengelolaan arsip ini juga dibedakan menjadi dua jenis yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Melihat  perkembangan  teknologi  saat  ini  yang  telah  berdampak  pada  bidang informasi  dan  komunikasi,  hal  ini  menuntut  seorang  arsiparis  untuk  melakukan pengelolaan arsip secara digital atau berbasis sistem. Perubahan pengelolaan arsip secara konvensional  ke  digital  menuai  pro  dan  kontra  dari  para  pengelola  arsip  itu  sendiri, karena  ada  sara  dan  prasana  yang  ada  pada  setiap  instansi  masih  kurang  mendukung kegiatan tersebut. Proses pengelolaan arsip secara digital ini dilakukan dengan cara alih media atau digital arsip. Sehubungan dengan pengelolaan arsip secara digital ini, telah diatur  oada  Perka  ANRI  No.  20  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Autentifikasi  Arsip Elektronik “arsip digital, arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. Dalam penerapan pengelolaan arsip secara digital ini selain diperlukan alat-alat  yang  mendukung,  juga  diperlukan  sumber  daya  manusia  yang  ahli  dalam bidangnya serta ruangan yang menujang untuk dilakukannya kegiatan pengelolaan arsip secara digital.
Pengelolaan  arsip  secara  digital  yang  dilakukan  berbasis  sistem  yang  telah disedikan  oleh  ANRI  yaitu  SRIKANDI.  Aplikasi  SRIKANDI  ini  hasil  kolaborasi  antara kementrian  PANRB,  Kementrian  BSSN,  dan  ANRI.  Tujuan  dengan  adanya  aplikasi  ini diharapkan  setiap  organisasi  pemerintahan  mampu  mengelola  arsip  mereka  secara digital dengan sistematis, serta dapat memudahkan organisasi dalam melaksanakan temu kembali  arsip.  Arsip  yang  telah  di-upload  pada  aplikasi  SRIKANDI  ini  dapat  dikatakan sebagai arsip digital. Arsip digital saat ini memiliki peran yang penting dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat saat ini. Kemudahan dalam mengakses sebuah informasi pada masyarakat sangat mendukung berjalannya suatu kegiatan yang akan dilaksanakan atau akan dilaksanakan.
Arsip digital dapat berupa dokumen, gambar, video, rekaman suara, dan foto yang disimpan dalam suatu sistem. Mengingat bahwa arsip merupakan dokumen yang penting bagi setiap instansi, sehingga keberadaanya perlu untuk dijaga dan dilestarikan. Kegiatan yang akan dilakukan atau akan dilakukan oleh instansi tidak dapat berjalan dengan baik
tanpa adanya arsip. Sesuai dengan hal tersebut, Barthos (2013) menyatakan bahwa arsip merupakan sebuah catatan yang tertulis baik dalam bentuk bagan ataupun gambar yang memuat  keterangan  dari  sebuah  peristiwa  guna  membatu  daya  ingat  manusia.  Dalam setiap pengambilan keputusan, arsip digital memiliki peran yang cukup penting sebagai bahan  pertimbangan  dalam  proses  pengambilan  sebuah  keputusan.  Maka  dari  itu keberadaan arsip digital ditengah perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat ini sangat membantu pengguna informasi dalam memenuhi kebutuhan informasi yang tepat dan kredibel. Arsip digital ini juga dapat mengontrok tertibnya bidang administrasi yang ada pada setiap instansi sehingga seluruh kegiatan dapat berjalan dengan lancar.
Dalam setiap kegiatan kearsipan yang dilakukan terdapat tujuan yang dicapai pada sebuah  instansi  yaitu  efektifitas  organisasi.  Pada  suatu  instasni  efektifitas  organisasi dapat  dicapai  jika  instansi  tersebut  mampu  mengelola,  merawat,  serta  menjaga  arsip tetap dalam kondisi baik dimulai pada saat arsip tersebut masuk hingga arsip tersebut digunakan kembali. Efisiensi arsip yang baik sering kali menghadapi kendala, sehingga menyebabkan  pengelolaan  arsip  tersebut  kurang  maksimal.  Hal  ini  diperkuat  dengan pendapat  Sedarmayanti  (2003:23)  mengemukakan  bahwa  setiap  organisasi  akan menghadapi  kendala  dalam  proses  pengelolaan  arsip  ,  diantaranya:  (1)  kurangnya pemahaman  mengenai  pentingnya  arsip  oleh  anggota  organisasi;  (2)  kualifikasi persyaratan  arsiparis  tidak  terpenuhi;  (3)  bertambahnya  volume  arsip  secara  terus menerus dapat mengakibatkan alat dan tempat yang tersedia tidak dapat menampung arsip  lagi;  (4)  Belum  adanya  pedoman  tata  kearsipan  serta  belum  dibakukannya pendoman  tersebut  sehingga  tidak  ada  keseragaman  dan  tujuan  yang  jelas;  (5) Penggunaan arsip yang cukup lama, bahkan ada beberapa arsip yang tidak dikembalikan, hal  ini  dapat  menghambat  proses  administrasi  lembaga;  (6)  Temu  kembali  arsip  sulit untuk  dilakukan  dengan  cepat  dan  tepat;  (7)  Belum  adanya  perencanaan  penyusutan arsip sehingga arsip semakin bertumpuk dan tidak dapat ditampung lagi. Dari beberapa kendala  diatas,  organisasi  dapat  melakukan  pengelolaan  arsip  secara  digital  untuk menjaga  informasi  yang  terkandung  di  dalam  arsip  tersebut  serta  untuk  menghindari penumpukan dokumen.
Efektifitas organisasi dapat diukur pada pola pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu instansi  berawal  dari  kegiatan  mengelola,  merawat,  serta  menjaga  arsip.  Selain  itu, organisasi  mampu  memenuhi  kebutuhan  pengguna  informasi  dengan  baik.  Tentunya dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna dibutuhkan suatu layanan informasi.
Layanan informasi yang dilakukan adalah tindakan yang dilakukan oleh seorang arsiparis atau  petugas  kearsipan  dalam  memberikan  kepuasan  penggunaan  informasi  kepada pengguna informasi. Efektifitas organisasi dapat dikatakan sebagai tingkat ketepatan atau keberhasilan  organisasi  dalam  mencapai  tujuan  yang  sama  antara  pimpinan  dengan karyawan guna mencapai tujuan organisasi.
DPUPRPKP (Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan dan Kawasan Permukiman)  Kota  Malang  merupakan  perangkat  daerah  yang  melaksanakan  urusan pemerintahan di bidang ekerjaan umum dan penataan ruang, serta urusan pemerintahan dibidang perumahan dan kawasan permukiman. Tentunya instansi pemerintahan seperti DPUPRPKP Kota Malang ini memiliki banyak dokumen penting seperti surat masuk, surat keluar,  laporan  keuangan,  surat  perijinan  pembangunan,  pembukuan  keuangan,  dll. Menuju  pemerintahan  e-government  DPUPRPKP  Kota  Malang  perlu  melakukan pengelolaan  arsip  secara  digital,  karena  kegiatan  ini  dapat  mendukung  instansi  dalam pemenuhan kebutuhan infomrasi pengguna serta penemuan kembali arsip.
Pada penelitian ini menggunakan teori record continuum atau teori keberlanjutan arsip  dari  Frank  Upward  (Upward,  2000).  Teori  ini  dapat  membantu  peneliti  dalam memahami  hubungan  antara  dokumen  dan  rekaman  selama  siklus  hidupnya.  Dengan record  continuum  ini  memberikan  pandangan  terhadap  kegiatan  pencatatan  dan pengarsipan secara multidimensial. Teori recods continuum salah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian melalui sistem sejak arsip tercipta hingga arsip tersebut dapat diakses oleh public. Menurut Frank Upward, record continuum terbagi menjadi 4 dimensi yang menyerupai lingkaran dan menghasilkan ruang, diantaranya:
1. Dimensi pertama, Create :
Pada dimensi ini berfokus pada tahap penciptaan atau pembuatan dokumen yang berasal dari kegiatan yang akan dilakukan dan telah dilakukan oleh organisasi. Dokumen yang  ditercipta  merupakan  arsip  dinamis  yang  telah  menjadi  bagian  dari  proses komunikasi  kegiatan  dalam  sebuah  organisasi,  misalnya  e-mail,  perangkat  lunak manajemen kearsipan, atau aplikasi perangkat lunak lainnya.

## 2. Dimensi kedua, Capture :
Dimensi  ini  merupakan  proses  pengambilan  informasi  atau  mendapatkan informasi. Dokumen yang telah tercipta tersebut telah diterima oleh organisasi lainnya yang  kemudian  diberi  meta  data  menganai  isi  yang  terdapat  pada  dokumen  tersebut dikaitkan dengan dokumen lainnya, agar dokumen ini memiliki hubungan dengan
dokumen  lain.  Tujuan  dilakukan  ini  agar  dokumen  yang  diciptakan  ini  tidak  berdiri sendiri,  agar  pengguna  mengetahui  bagaimana  dokumen  tersebut  dapat  dikaitakan dengan dokumen lain, dan menjadi satu kesatuan dengan dokumen yang lain.
3. Dimensi ketiga, Organise :
Pada  dimensi  ini  dokumen  tersebut  dikelola  atau  ditata  sesuai  dengan  konteks permasalahannya. Dokumen yang telah dikumpulkan menjadi satu kesatuan dikelola agar nantinya  dapat  menjadi  bagian  dari  sistem  formal.  Penyimpanan  dan  temu  kembali dokumen  dapat  menjadi  memori  suatu  organisasi  dari  kegiatan-kegiatan  yang  sudah dilakukan.  Pengelolaan  dokumen  ini  dapat  mempermudah  arsiparis  dan  menjadikan organisasi lebih efektif dan efisien dari segi waktu serta tenaga kerja.
4. Dimensi keempat, Pluralize :
Dimensi terakhir ini menyebarkan atau pluralisasi memori. Dimana ada beberapa dokumen  yang  membutuhkan  pertanggung  jawaban  dari  masyarakat,  seperti  undang- undang atau dokumen sejenisnya yang telah menjadi bagian dari sistem kearsipan yang lebih  besar  lingkup  penyebaran  dokumen  tersebut.  Jika  pada  dimensi  ketiga  hanya berfokus pada suatu instansi saja, dengan adanya pluralisasi ini maka dokumen tersebut sudah  menjadi  satu  kesatuan  dengan  dokumen  yang  dihasilakn  oleh  pihak  lain  baik negara maupun organisasi lain yang membentuk suatu memori kolektif. Memori kolektif ini sangat diperlukan untuk pertanggung jawaban ke masyarakat.

## Gambar 1 Record Continuum Model
Sumber: https://shorturl.at/lpqL3
Pada diagram diatas mencerminkan bahwa teori ini memiliki pendekatan yang lebih  kompleks  dan  menyeluruh dalam menjaga  dan  mengelola arsip.  Diagram diatas
juga  memberikan  cara  untuk  memahami  kompleksitas  pencatatan  dalam  lingkungan digital. Dimensi dan sumbu yang digunakan pada teori ini dapat digunakan sebagai alat praktis  untuk  mengidentifikasi  pada  tahap  perkembangan  suatu  organisasi  dalam  hal mengelola  arsip  atau  informasinya  sebagai  bukti  pertanggungjawaban  (Oliver  & Foscarin, 2014). Keempat dimensi tersebut berfungsi secara berkelanjutan. Maka dari itu,  record  continuum  ini  sering  dianggap  lebih  unggul  dalam  beberapa  hal,  karena sistem kearsipan yang dinamis.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif.  Dalam  konteks  ini,  peneliti memberikan  gambaran  secara  lengkap  terhadap  suatu  fenomena  yang  sedang  terjadi. Penelitian kualitatif dapat diartikan sebagai penelitian yang menekankan pada masalah sosial  berdasarkan  kondisi  sebenarnya  yang  kompleks  (Murdiyanto,2020).  Dengan pendekatan kualitatif ini dapat mendeskripsikan serta memberikan gambaran mengenai kegiatan  yang  dilakukan  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang  terkait  pola  pengelolaan  arsip secara digital dalam mendukung efektifitas organisasi.
Jenis  penelitian  yang  digunakan  ialah  penelitian  deskriptif  evaluatif.  Penelitian deskriptif evaluatif ini merupakan jenis penelitian untuk mendapatkan data dan analisis dalam  bentuk  deskriptif  secara  sistematis  untuk  dilakukan  evaluasi  berdasarkan  data yang telah didapatkan. Data yang diperoleh pada penelitian ini dapat berupa informasi dan dokumen yang diperoleh dari para informan yang terlibat dalam proses pengelolaan arsip  pada  DPUPRPKP  Kota  Malang  sehingga  jenis  penelitian  deskriptif  ini  cocok diterapkan  pada  penelitian  ini.  Kemudian  data  yang  diperoleh  dari  jenis  penelitian deskriptif  ini  akan  dijelaskan  lebih  rinci  sesuai  dengan  teori  records  continuum  yang digunakan pada penelitian ini.
Data  pada  penelitian  ini  merupakan  informasi  terkait  pola  pengelolaan  arsip secara digital dalam menunjang efektivitas organisasi di DPUPRPKP Kota Malang yang menggunakan  tahap  penciptaan  arsip  secara  digital  hingga  pemusnahan  arsip  yang didapatkan melalui kegiatan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Sumber data dalam penelitian  ini  merupakan  empat  informan  yang  dapat  dilihat  pada  tabel  2.  Informan tersebut dipilih karena melakukan pengelolaan arsip secara digital pada DPUPRPKP Kota Malang, diantaranya: (1) Koordinator Arsip DPUPRPKP; (2) Arsiparis DPUPRPKP; dan (3) Pegawai Arsip. Di pilihnya informan koordinator arsip karena beliau yang bertanggung
jawab dan mengambil atas semua keputusan yang akan dilakukan atau yang sudah pernah dilakukan. Sedangkan Arsiparis DPUPRPKP dan Pegawai Arsip dipilih karena beliau yang aktif pada setiap kegiatan kearsipan yang dilakukan pada DPUPRPKP Kota Malang.
Tabel 1. Informan No Nama Jabatan 1. Muhammad Samsul Islam Kasubag Sarana dan Prasana serta Koordinator Arsip 2. Ahmad Adi Nugraha Arsiparis 3. Haryo Giri Indro Tenaga penyusun Perencanaan (Staff 1) 4. Ananta Karisma
Arsiparis Keuangan (Staff 2)
Data  penelitian  kualitatif  dikumpulkan  melalui  berbagai  sumber  dan  dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam yang dilakukan secara terus menerus hingga mendapatkan variasi data yang tinggi. Menurut Sugiyono (2018), analisis data merupakan proses dalam mencari serta menyusun data secara sistematis yang  diperoleh  dari  wawancara,  observasi  lapangan,  dan  dokumentasi  yang  diambil dengan  cara  mengorganisasikan  data  dalam  kategori,  menjabarkan  ke  dalam  setiap unitnya, melakukan sintesis, menyusun ke dalam pola memilih mana yang penting dan yang  akan  dipelajari,  serta  membuat  kesimpulan  sehingga  mudah  untuk  dipahami diri sendiri maupun orang lain.
Ketepatan serta keakuratan data yang diperoleh sangat diperlukan oleh peneliti, namun tidak dapat dipungkiri bahwa sumber informasi yang berbeda dapat memebrikan informasi yang berbeda serta hasil yang berbeda pula. Dalam menganalisis data penelitian memerlukan  ketelitian  yang  tinggi.  Moleong  (2017)  juga  berpendapat  analisis  data merupakan  sebuah  proses  mengorganisasikan  dan  mengurutkan  data  dalam  pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema yang dapat dirumuskan dalam  hipotesis  kerja  seperti  yang  disarankan  oleh  data.  Teknik  analisis  data  yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini menggunakan model Miles and Huberman.
Menurut  Miles  and  Huberman  (1994)  analisis  terdiri  dari  3  alur  kegiatan  yang terjadi  secara  bersamaan  yaitu:  reduksi  data,  penyajian  data,  penarikan kesimpulan/verifikasi. Berikut ini adalah pola analisis data menurut Miles and Huberman:

## Gambar 2. Bagan Miles and Huberman Sumber: ResearchGate
Reduksi  data  dapat  diartikan  sebagai  proses  pemilahan,  pemusatan  perhatian pada  penyederhanaan,  pengabstrakan,  dan  transformasi  data  awal  yang  muncul  dari catatan  yang  tertulis  dilapangan.  Kegiatan  ini  berlasung  secara  terus  menerus  selama penelitian  ini  berlangsung.  Selama  pengumpulan  data  ini  berlangsung,  terjadi  tahapan reduksi selanjutnya seperti membuat ringkasan, menelusur tema, membuat partisi dan gugus,  mengkode,  dan  membuat  memo.  Reduksi  data  ini  berlanjut  setelah  penelitian lapangan dilakukan, hingga laporan akhir tersusun dengan lengkap.
Penyajian  data  menurut  Miles  and  Huberman  membatasi  penyajian  suatu  data sebagai  sekumpulan  informasi  yang  tersusun  dapat  memberi  kemungkinan  adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Dalam penelitian kualitatif penyajian data  dapat dilakukan  dalam bentuk  tabel,  grafik,  flowchart,  pictogram,  dan  sejenisnya. Melalui penyajian data dalam bentuk seperti ini diharapkan data mudah untuk diolah dan diorganisasikan.  Selain  itu  pada  penelitian  kualitatif  data  juga  dapat  disajikan  dalam bentuk  uraian  singkat,  hubungan  antar  kategori  namun  sering  digunakan  untuk menyajikan  data  dalam  penelitian  kualitatif  dalam  bentuk  teks  yang  bersifat  naratif. Melalui penyajian data tersebut, maka data yang teroganisasikan dapat tersusun sehingga akan semakin mudah untuk dipahami (Sugiyono,2010).
Penarikan  kesimpulan,  langkah  akhir  dalam  menganalisis  data  penelitian kualitatif.  Kesimpulan  dalam  penelitian  kualitatif  dapat  menjawab  rumusan permasalahan yang telah dirumuskan sejak awal. Kesimpulan akhir tidak hanya terjadi pada waktu proses pengumpulan data saja, akan tetapi ini perlu diverifikasi atau ditijau lagi  agar  data  yang  diperoleh  dapat  dipertanggungjawabkan.  Kesimpulan  merupakan temuan  baru  yang  sebelumnya  belum  pernah  ada,  dimana  temuan  ini  dapat  berupa deskripsi  atau  gambaran  suatu  objek  yang  sebelumnya  pernah  diteliti  namun  masih belum jelas, sehingga setelah diteliti lagi menjadi jelas.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Pola Arsip Secara Digital
DPUPRPKP Kota Malang telah melakukan kegiatan pengelolaan arsip secara digital berdasarkan teori record continuum model menurut Frank Upward (2000) yang terbagi menjadi empat komponen yaitu create, capture, organize, dan pluralize. Pengelolaan arsip secara digital pada DPUPRPKP Kota Malang dilakukan secara berkala untuk memenuhi kebutuhan instansi baik secara internal maupun eksternal.
Penciptaan Arsip ( Create )
Peneliti  membahas  terkait  data  penelitian  mengenai  penciptaan  arsip  yang dilakukan  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang.  Pada  bagian  ini  peneliti  menemukan  dua indicator penting dalam proses penciptaan arsip yang dilakukan oleh DPUPRPKP Kota Malang,  diantaranya:  dasar  hukum  penciptaan  arsip  dan  strategi  penciptaan  arsip. DPUPRPKP  Kota  Malang  melakukan  kegiatan  create  atau  penciptaan  arsip  sebagai langkah  awal  dalam  kegiatan  kearsipan.  Penciptaan  arsip  berasal  dari  kegiatan  yang dilakukan  oleh  instasi  tersebut.  Pada  DPUPRPKP  penciptaan  sebuah  arsip  dilakukan dengan cara mencatat semua kegiatan yang telah dilakukan oleh setiap bidang.
Temuan pertama berkaitan dengan dasar hukum yang digunakan oleh DPUPRPKP Kota Malang dalam proses penciptaan arsip yang dilakukan melalui proses perencanaan yang  diusulkan  berdasarkan  program  kerja.  Selama  proses  penciptaan  arsip  pada DPUPRPKP Kota Malang berjalan arsiparis mengacu pada Peraturan Wali Kota Malang Nomor  29  Tahun  2022  tentang  Perubahan  Anggaran  Pendapat  Belanja  dan  Belanja Daerah. Tahap pertama ini dilakukan ketika arsip baru dibuat berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan. Hal ini selaras dengan pendapat yang dikemukakan oleh Sovia Rosalin (2017) terkait aspek hukum kearsipan, mengemukakan bahwa dalam penciptaan arsip hukum  dapat  dijadikan  sebagai  dasar  dalam  pengamanan  arsip  baik  itu  dari  segi  fisik ataupun informasi dimulai sejak arsip tersebut diciptakan khususnya arsip yang bersifat rahasia. Pada  kegiatan ini  sering kali dilakukan  pemeriksaan  kelayakan  dokumen  atau arsip yang dibuat sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Proses  pembuatan  atau  penciptaan  arsip  pada  DPUPRPKP  Kota  Malang  sesuai dengan ladasan hukum yang berlaku seperti UU Nomor 43 Tahun 2009, Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2021, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Serta Peraturan Wali Kota  Malang  Nomor  29  Tahun  2022.  Namun,  dasar  hukum  yang  digunakan  oleh
DPUPRPKP Kota Malang merupakan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat  (PUPR)  Nomor  23/PRT/2016  Tahun  2016  tentang  Penyelenggaraan  Arsip Dinamis Kementrian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Prosedur yang digunakan oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang  sesuai  dengan  pendapat  Hendrawan  dan  Ulum  (2017) beberapa  hal  yang  harus diperhatikan  dalam penciptaan  arsip,  yakni:  arsip  diciptakan hars mempunyai isi, struktur, dan konteks, arsip yang dibuat berdasarkan instrumen baku kearsipan,  penciptaan  arsip  harus  didokumentasikan  dengan  cara  dicatat  pada  buku agenda keluar/registrasi yang dilakukan oleh pihak yang berwenang.
Temuan kedua erat hubungan dengan strategi yang diterapkan oleh DPUPRKP Kota Malang. Dalam proses penciptaan arsip ini juga terdapat strategi yang diterapkan, hal ini bertujuan untuk mempercepat arsiparis dalam menyajikan data pada inspektorat, BKAD, serta lembaga lainnya. Dalam proses penyajian data yang dilakukan oleh DPUPRPKP Kota Malang ini berbasis setengah elektronik, serta prosedur yang ditetapkan dalam pada saat penyajian  arsip  masih  belum  ada.  Hal  tersebut  tidak  selaras  dengan  pendapat  yang dikemukan  oleh  hendrawan  dan  Ulum  (2017)  hal  yang  harus  diperhatikan  ketika penerimaan arsip, yang mana hal ini terdiri dari: arsip yang diterima harus dalam kondisi, aman, tepat dan lengkap. Arsip dianggap sah jika diterima oleh pihak yang berenang, arsip dianggap  sah  jika  sudah  diterima  oleh  penerima  surat  dan  harus  didokumentasikan dengan cara registrasi.
Dengan  adanya  strategi  yang  diterapkan  pada  DPUPRPKP  Kota  Malang  ini diharapkan perkerjaan arsiparis menjadi lebih efisien dan efektif. Salah satu strategi yang diterapkan  pada  DPUPRPKP  Kota  Malang  ini  pada  proses  pemerikasaan  kelengkapan arsip baru, sebelum arsip tersebut dialih mediakan oleh arsiparis. Adapun jenis arsip yang dikelola oleh DPUPRPKP Kota Malang yaitu arsip dinamis, arsip vital, dan arsip terjaga. Terkait jenis arsip ini ditemukan pada saat penelitian belangsung, hal ini selaras dengan pendapat yang dikemukakan oleh Rosalin (2017) arsip terbagi dalam tujuh jenis, antara lain: arsip dinamis, arsip statis, arsip vital, arsip aktif, arsip terjaga, dan arsip umum.
Selama  penelitian  berlangsung  peneliti  menemukan  sarana  dan  prasaran  yang digunakan oleh arsiparis dalam penciptaan arsip pada DPUPRPKP Kota Malang. Bahwa sarana dan prasaran yang digunakan untuk mendukung kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan yang mana saran dan prasaran tersebut menyesuaikan dengan bentuk media yang digunakan dalam kegiatan kearsipan tersebut (Sattar, 2019:13). Sarana dan prasana merupakan  faktor  pendukung  yang  penting  dalam  kegiatan  kearsipan  yang  berjalan.
Dalam proses pendigitalan arsip yang dilakukan oleh DPUPRPK dibutuhkan sarana dan prasana yang mendukung.

## Penangkapan Data ( Capture )
Tahapan kedua dalam pengelolaan arsip digital yang dilakukan oleh DPUPRPKP Kota Malang adalah pengumpulan data dari berbagai jenis kegiatan yang dilakukan pada setiap bidang. Pada kegiatan ini peneliti menemukan tiga point utama yaitu peran metada arsip digital, standart umum penciptaan metadata arsip, proses pencatatan arsip digital. Temuan pertama yaitu peran dari metadata arsip digital merupakan sebuah informasi tambahan yang ditangkap pada sebuah arsip. Metadata pada arsip digital pada DPUPRPKP Kota  Malang  sangatberpengaruh  pada  kelengkapan  serta  jumlah  arsip  fisik.  Metadata arsip sangat penting bagi DPUPRPKP yang digunakan sebagai data dukung arsip digital yang  valid.  Arsip  elektronik  merupakan  aset  vital  operasional  dan  strategis  dalam penyelenggaraan sebuah negara, sehingga diperlukan perlindungan dan digunakan untuk kemanfaatan masyarakat (Wamokuya J dan Mutula,2018).
Metadata arsip dapat digunakan untuk menjaga integritas arsip dengan melakukan tiga  kali  penduplikatan  arsip  pada  pc,  hardisk,  dan  cloud.  Dalam  pengimplementasian metada  arsip  ini  dilakukan  pada  saat  pihak  dari  inspektorat,  BKAD  meminta  arsiparis untuk  menyajikan  data  dalam  bentuk  soft  file.  Selain  itu,  metada  arsip  dapat  menjaga perbuatan  kecurangan  atau  manipulasi  data  yang  dilakukan  oleh  pihak  yang  tidak bertanggungjawab.  Dengan  adanya  metadata  arsip  diharapkan  dapat  menjaga  kondisi arsip tetap asli dan autentik. Selain itu metadata arsip ini bisa dikatakan sebagai arsip elektronik,  menurut  IRMT  (2005)  rekaman  informasi,  dokumen  atau  data  bukti  dari sebuah  kebijakan,  transaksi  dan  aktifitas  yang  dilakukan  dalam  penyelenggaraan  e- goverment dan e-commerse dalam suatu kerangka pengelolaan arsip.
Metadata  dalam  arsip  eletronik  sangat  penting  karena  metadata  membangun hubungan  antara  suatu  arsip  dengan  konteks  fungsional  dan  konteks  administratifnya (Parno Nusantara,2018). Temuan kedua yaitu standart umum penciptaan metadata arsip pada DPUPRPKP Kota Malang menggunakan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan. Adanya prosedur yang digunakan oleh arsiparis pada DPUPRPKP Kota Malang  dapat  membantu  proses  validasi  untuk  memastikan  bahwa  format  data  yang digunakan sesuai, serta memeriksa kelengkapan data dengan akurat. Pada prosedur yang
digunakan juga dapat membantu arsiparis dalam melakukan labelling data atau klasifikasi arsip.
Proses capture ini penting untuk dilakukan agar kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi dapat berjalan dengan terstruktur, karena hal ini merupakan langkah awal pada sebuah instansi dalam mengoptimalkan bahwa arsip yang telah tercipta ialah data valid, autentik, dan sesuai dengan prosedur. Metadata arsip elektronik sangat berkaitan erat dengan perangkat elektronik yang digunakan (Parno Nusantara, 2018). Mengingat bahwa arsip  nantinya  akan  digunakan  sebagai  bahan  pertanggungjawaban  dan  pengambilan keputusan oleh pimpinan terhadap kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya.
Untuk temuan ketiga yaitu proses pencatatan arsip digital. Proses pencatatan arsip atau alih media arsip yang dilakukan pada DPUPRPKP Kota Malang ini menggunakan alat bantu yaitu scanner. Tahapan ini dilakukan untuk menjaga keamanan dari dokumen arsip dalam bentuk fisik, karena sifat kertas adalah asam dan dapat rusak karena faktor internal ataupun  eksternal,  maka  pencatatan  arsip  digital  ini  penting  untuk  dilakukan.  Sistem arsip  yang  telah  dirancang  khusus  untuk  mengelola  arsip,  atau  dirancang  oleh  sistem untuk proses kegiatan lain yang disesuaikan sehingga sistem tersebut juga mendukung penciptaan, pencatatan, dan pengelolaan arsip (Raistiwar Pratama, 2022).

## Pengorganisasian Arsip ( Organize )
Tahapan yang ketiga pada pengelolaan arsip berdasarkan teori record continuum dan  telah  dilakukan  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang  ialah  pengorganisasian  arsip. Pengorganisasian arsip atau organize penting untuk dilakukan oleh semua instansi, untuk menghindari  penumpukkan  dokumen  serta  kerusakan  data.  Pada  saat  penelitian berlangsung  peneliti  menemukan  lima  point  penting  diantaranya  sistem  pengelolaan arsip pada DPUPRPKP Kota Malang, penyimpanan arsip, klasifikasi arsip, temu kembali arsip, penggunaan arsip guna menunjang kegiatan operasional yang dilakukan.
Point  penting  pertama  yaitu  berkaitan  dengan  sistem  pengelolaan  arsip  pada DPUPRPKP  Kota  Malang  dianggap  sebagai  suatu  inovasi  yang  dapat  memudahkan arsiparis  dalam  pengorganisasian  arsip.  adanya  sistem  pengelolaan  arsip  ini  dapat mencegah  hilangnya  suatu  dokumen,  karena  pada  proses  pelaksanaanya  pihak DPUPRPKP Kota Malang hanya memberikan akses pada arsiparis. Hal ini selaras dengan pendapat  Raistiwar  Pratama  (2022)  terkait  sistem,  arsip  adalah  informasi,  keduanya selalu  berada  dalam  hubungan  yang  siklus.  Maka  dari  itu  setiap  arsip  mesti  percaya,
“berwenang’’ (autoritative) karena setiap arsip merupakan kegiatan bisnis dan aset informasi.

## Gambar 3. Penyimpanan Arsip Sumber: Dokumentasi Pribadi
Adapun  ketentuan  atau  SOP  yang  dibuat  oleh  DPUPRPKP  dalam  menunjang berjalannya  sebuah  sistem  guna  menjaga  keamanan  sebuah  dokumen  penting.  Setiap arsip yang masuk dan keluar memerlukan adanya surat ijin sebagai bukti tertulis. Selain itu arsiparis juga melakukan sharing knowledge bersama dengan staff yang lain untuk meminimalisr terjadinya kesalahan dalam penggunaan sistem kearsipan yang diterapkan. Sistem  kearsipan  yang  menggunakan  sistem  digital  dapat  mengatasi  kekurangan  sdm pada  suatu  instansi,  hal  ini  berhubungan  dengan  kecepatan  pencarian  dan  struktur penaatan arsip yang baik (Fransiska Aldahwa, 2022).
Kemudian  temuan  kedua  berkaitan  dengan  penyimpanan  arsip.  Penyimpanan arsip  secara  digital  yang  dilakukan  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang  yaitu  menggunakan penyimpanan berbasis cloud dan penyimpanan eksternal. Dalam penggunaan cloud tidak semua  staff  memiliki  akses,  hal  ini  dilakukan  untuk  mencegah  kebocoran  data  terjadi. Penyimpanan eksternal digunakan sebagai pencandangan data, jika pada penyimpanan cloud  terjadi  kehilangan  dokumen  ataupun  file  rusak  karena  malware.  Hal  ini  selaras dengan  pendapat  yang  dikemukan  oleh  Fransiska  Aldahwa  (2022)  dengan  mengelola arsip  secara  digital,  lembaga  pengelola  arsip dapat  memastikan  bahwa  informasi  yang disimpan dalm format digital dapat dapat diakses publik tanpa batas waktu dan dapat memberikan peluang yang lebih luas untuk pengelolaan arsip.
Keberadaan  arsip  digital  dapat  memberikan  kemudahan  pada  arsiparis,  karena arsiparis pada saat belum munculnya era digitalisasi menggunakan penyimpanan arsip secara  konvensional  atau  menggunakan  format  fisik.  Sistem  kearsipan  digital  dapat dilakukan melalui beberapa tahapan menurut Sambas dan Hendri (2016) khususnya pada alih media dari format fisik atau kertas ke media elektronik: a) menyiapkan arsip fisik yang akan dialihmediakan; b) melakukan scanning terhadap naskah arsip; c) membuat
folder  baru  sesuai  dengan  jenis  naskah  arsip;  d)  menghubungkan  antara  daftar  arsip dengan arsip hasil scan; e) membuat kelengkapan administrasi naskah arsip. Tujuan dari kegiatan  digitalisasi  arsip  atau  alih  media  arsip  ini  agar  dokumen  dan  arsip  dapat tersimpan serta dikelola dengan lebih praktis, dan terjaga keamannanya.
Temuan ketiga yaitu klasifikasi arsip, kegiatan ini dilakukan oleh stiap arsiparis untuk memberikan kode pada arsip sesuai dengan permasalahan dan tahun terciptanya sebuah arsip. Pada DPUPRPKP Kota Malang kegiatan klasifikasi ini diterapkan pada arsip konvensional dan arsip digital. Tantangan dalam proses klasifikasi arsip yang dihadapi oleh arsiparis pada DPUPRPKP ialah banyaknya dkomen atau arsip yang masuk setiap harinya,  sedangkan  SDM  yang  ada  jumlahnya  sangat  terbatas.  Dalam  melakukan manajemen arsip perlu adanya suatu sistem klasifikasi atau disebut sebagai sistem indeks untuk  penyimpanan  arsip  yaitu  (1)  sistem  alfabetis;  (2)  sistem  numerik;  (3)  Sistem geografis; (4) sistem subjek; dan (5) sistem kronologi (Tri Jely Husnita & Mezan El-Khaeri Kesuma, 2020).
Temuan  keempat  ialah  temu  kembali  arsip,  kegiatan  temu  kembali  arsip  erat kaitannya  dengan  klasifikasi  arsip.  Nomor  klasifikasi  pada  arsip  sangat  menentukan proses pencarian arsip ketika akan digunakan kembali. Proses temu kembali arsip dapat mempengaruhi tingkat penggunaan arsip pada DPUPRPKP Kota Malang. Hal ini selaras dengan  pendapat  Arifin  Adi  Prasetyo  &  Jazimatul  Husna  (2021)  temu  kembali  arsip menjadi hal yang penting karena keberhasilan suatu kepegawaian instansi dapat dilihat dari segi pelayanan yang diberikan secara cepat dan tepat. Suatu instansi dituntut untuk memberikan  pelayanan  yang  prima  untuk  memuaskan  kebutuhan  informasi penggunanya.
Gambar 4. Pencarian Arsip Digital Sumber Dokumentasi Pribadi
Temuan  kelima  yaitu  penggunaan  arsip  guna  menunjang  kegiatan  operasional yang  dilakukan.  Penggunaan  arsip  guna  menunjang  kegiatan  operasional  pada DPUPRPKP  biasanya  digunakan  pada  saat  pengambilan  keputusan  oleh atasan.  Hal  ini selaras dengan pendapat Sulistyo Basuki (1991) temu kembali atau temu balik informasi atau  sering disebut  Information  Retrieval  (IR) merupakan  suatu  istilah  “generic’’  yang acuannya  adalah  temu  kembali  informasi  atau  dokumen  atau  sumber  lainnya  yang disimpan  oleh lembaga  informasi  atau  perpustakaan.  Kegiatan  temu kembali  ini  dapat berfungsi  dengan  baik  ketika  proses  temu  kembali  memiliki  pola  yang  dapat memudahkan arsiparis.

## Pendistrubusian Arsip ( Pluralize )
Tahap  terakhir  yang  dilakukan  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang  dalam  mengelola arsip  menunjukkan  fungsi  arsip  yang  sebenernya  yaitu  arsip  dapat  digunakan  sebagai bahan rujukan. Arsip digital dan arsip konvensional merupakan rekaman kegiatan yang telah dilakukan oleh instansi. DPUPRPKP melakukan kegiatan ini agar dapat melakukan manajemen resiko pada sebuah arsip atau dokumen. Hal ini selaras dengan pendapat Ully Isnaeni  Effendi,  dkk  (2022)  pengarsipan  yang  baik  di  masa  silam  dapat  meberikan dampak yang cukup besar sebagai bahan rujukan saat ini maupun dimasa mendatang.
Meskipun pada DPUPRPKP Kota Malang saat ini sudah menggunakan arsip digital, namun  arsip  konvensional  tetap  digunakan.  Dikarenakan  pada  arsip  konvensional terdapat  data  asli  yang  tidak  dapat  dirubah  oleh  siapapun.  Pada  era  digital  seperti sekarang arsip digital sangat memudahkan arsiparis dalam mengelolaa arsip. Pada saat penelitian ada tiga point penting yang ditemuukan oleh peneliti, diantaranya: penyusutan arsip, pemeliharaan arsip, dan serah terima arsip. Temuan pertama yaitu erat kaitannya dengan penyusutan arsip. Setiap arsip memiliki masa retensi atau masa manfaat selama 5  hingga  10  tahun.  Untuk  memperlambat  penyusutan  yang  terjadi  pada  sebuah  arsip, arsiparis  DPUPRPKP  Kota  Malang  melakukan  pembaruan  arsip  setiap  bulan.  Bahwa terdapat beberapa dasar pertimbangan dalam penentuan pemusnahan arsip seperti arsip tidak  lagi  memiliki  nilai  guna,  masa  retensi  arsip  sudah  habis  dan  berketerangan dimusnahkan,  arsip  akan  dimusnahkan  tidak  berkaitan  dengan  penyelesaian  sebuah sengketa atau perkara (Hendrawan & Ulum, 2017).
Temuan  yang  kedua  ialah  pemeliharaan  arsip,  kegiatan  ini  dilakukan  untuk menjaga agar informasi dalam arsip tetap terjaga dengan baik. DPUPRPKP Kota Malang melakukan  kegiatan  ini  menggunakan  kemajuan  teknologi  yang  ada  serta  telaha
merencanakan langkah pencegahan terhadap faktor internal atau eksternal yang dapat merusak kondisi arsip. Teknologi yang berkembang saat ini pada dunia kearsipan telah memungkinkan  penyimpanan  keseluruhan  tulisan  yang  terdapat  pada  suatu  dokumen secara  lengkap,  atau  penyimpanan  data  tertentu  saja,  tergantung  pada  kebutuhan  dan kemampuan pc yang digunakan oleh instansi (Bakhtiar, 2022).
Untuk temuan selanjutnya berkaitan dengan proses serah terima arsip. Arsip yang telah  berusia  lebih  dari  10  tahun,  biasanya  instansi  menyerahkan  arsip  tersebut  pada Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah.  DPUPRPKP  Kota  Malang  telah  melaksakan kegiatan  ini  dengan  tujuan  untuk  menghindari  penumpukkan  dokumen  arsip  pada instansi. Dalam proses serah terima yang dilakukan oleh DPUPRPKP Kota malang ini ada beberapa persyaratann yang perlu disiapkan, diantaranya: (1) nota dinas yang diajukan pada record center; (2) dokumen arsip yang telah siap untuk diserahkan pada arsip induk.

## B. Kendala Pola Pengelolaan Arsip Secara Digital
Pada setiap kegiatan kearsipan yang telah dilakukan oleh DPUPRPKP Kota Malang tentunya  mengalami  kendala  seperti  kurangnya  sumber  daya  manusia,  ruang penyimpanan yang tidak sesuai dengan standart kearsipan, sistem kearsipan yang tidak mendukun, dokumen arsip yang menumpuk karena tidak dikelola dengan baik, dll. Dari beragamnya kendala yang dialami, SDM atau Sumber Daya Manusia yang menjadi kendala utama  pada  DPUPRPKP.  Dalam  mengelola  arsip  berbasis  otomasi  pada  setiap  intansi membutuhkan  SDM  yang  memiliki  pengetahuan  dan  kemampuan  khusus  yang berhubungan dengan teknologi informasi (Friska Aldahwa Putri, 2022).
Hal  ini  sangat  berpengaruh  pada  sistem  kerja  yang  telah  dibuat  oleh  instansi. Adanya sistem arsip ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat saat ini serta memudahkan arsiparis dalam mengelola, menyimpan serta merawat arsip. Pada dasarnya, pengelola arsip atau arsiparis bukan suatu pekerjaan yang mudah serta dapat dilakukan oleh siapa saja, tetapi pekerjaan ini termasuk pekerjaan yang sulit karena harus memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan (Friska Aldahwa Putri, 2022). Maka dari itu,  arsiparis  pada  DPUPRPKP  selalu  melakukan  sharing  knowledge  pada  staff  yang membantu  dalam  mengurus  arsip  ini.  Sharing  knowledge  dilakukan  untuk  membantu arsiparis dalam memonitor kegiatan yang telah dilakukan oleh para staff yang membantu serta mengetahui kondisi lapangan yang sebenarnya.
Dengan  penggunaan  arsip  digital  juga  dapat  mengatasi  kurangnya  SDM,  hal  ini tergantung  dari  perangkat  atau  sistem  yang  digunakan  oleh  instansi.  Pada  DPURPKP
pengecekan  arsip digital  ini  dilakukan  secara  berkala  dan  total.  Hal  ini  selaras  dengan pendapat  yang  dikemukan  oleh  Bakhtiar  (2022)  bahwa  pemanfaatan  teknologi  dalam mengelola arsip menggunakan sistem document imaging telah dilakukan sejak lama oleh negara maju. Document imaging berkaitan dengan proses scan file yang nantinya dapat ditemukan  kembali  dalam  database  tersebut  pada  saat  diperlukan  kembali. Pengimplementasian  arsip  secara  digital  sangat  membantu  instansi  dalam  melakukan penyajian data, sehingga pekerjaan arsiparis dan staff lainnya menjadi lebih efektif.

## PENUTUP

## Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahan  yang  telah  dijabarkan  terkait  pola pengelolaan arsip secara digital dalam mendukung efektifitas organisasi di DPUPRPKP Kota  Malang  yang  diteliti  menggunakan  teori records  continuum  model ,  maka  dapat disimpulkan sebagai berikut:
Tahap create atau penciptaan arsip yang dilakukan oleh DPUPRPKP Kota malang telah  dilakukan  dengan  baik.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  pelaksaan  kegiatan  penciptaan arsip telah mengacu pada dasar hukum yang jelas serta digunakan dalam setiap kegiatan kearsipan. Selain itu, adanya strategi yang diterapkan oleh DPUPRPKP Kota Malang dalam proses penciptaan arsip yang dilakukan untuk mempercepat arsiparis dalam menyajikan data. Pada tahapan penciptaan arsip terlihat jelas jenis arsip yang tercipta dari kegiatan yang dilakukan  yaitu arsip dinamis dan arsip statis. DPUPRPKP menerapkan dua jenis penciptaan  arsip  yaitu dalam bentuk  konvensional  atau  fisik  serta  dalam  bentuk  arsip elektronik.
Tahap capture yaitu pengumpulan data dari arsip yang telah tercipta. DPUPRPKP Kota Malang melaksanakan kegiatan ini dengan cukup baik, sehingga seluruh data arsip yang telah tercipta dapat dikumpulkan dengan cepat dan tepat. Hal ini dapat dilihat dari pedoman  yang  digunakan  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang.  Pada  pelaksanaan  tahapan capture,  metadata  sangat  memiliki  peran  yang  penting.  Dikarenakan  metadata  dapat menjaga  integritas  arsip  serta  keaslian  informasi  yang  terdapat  pada  arsip.  Selain  itu, proses  pencatatan  arsip  secara  digital  atau  alih  media  dilakukan  untuk  menjaga keamanan  informasi  arsip,  mengingat  bahwa  arsip  secara  konvensional  dapat  rusak karena faktor eksternal atau internal.
Tahap organize yaitu pengorganisaan arsip secara digital. Tahapan ini dilakukan cukup  baik  oleh  DPUPRPKP  Kota  Malang.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  sistem pengorganisasian arsip dengan menggunakan sistem digital. Penggunaan sistem digital ini mempercepat dan mempermudah pekerjaan arsiparis, sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, adanya prosedur yang dibuat oleh DPUPRPKP Kota Malang dala menunjang  berjalannya  sebuah  sistem  kearsipan.  Sistem  klasifikasi  dan  temu  kembali arsip merupakan salah satu bagian dari proses pengorganisasian arsip, kegiatan ini telah dilakukan  oleh  DPUPRPKP  dengan  cukup  baik.  Hal  ini  juga  dapat  membatu  arsiparis dalam melakukan kegoatan temu kembali arsip serta penggunaan arsip.
Tahap  terakhir  dalam  pengelolaan  arsip  secara  digital  yang  dilakukan  oleh DPUPRPKP Kota Malang ialah pluralize atau fungsi arsip. Tahap ini telah dilakukan oleh DPUPRPKP dengan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh DPUPRPKP sesuai dengan masa manfaat arsip. Pemeliharaan arsip juga merupakan bagian dari tahapan ini, dimana setiap arsip pada DPUPRPKP Kota Malang dikelola dengan baik sejak arsip masuk hingga arsip akan diserahkan kepada pihak yang berwenang.  Selain  itu,  kegiatan  serah  terima  arsip  secara  internal  dilakukan  oleh DPUPRPKP untuk mengkoordinir seluruh arsip yang ada setiap bidang.

## DAFTAR RUJUKAN
Abdussamad, H. Z., & Sik, M. S. (2021). Metode penelitian kualitatif. CV. Syakir Media Press. A.  Asari ∗ ,  I.  Z.  (2020).  Reading  Culture  Develompment  with Optimizing  Digital  Library Services  During  the  Pandemic.  In  A.  T.  Joko  Sayono,  Community  Empowerment Through Research, Innovation and Open Access (pp. 99-102). Malang.
Anggraeni, M., Suyitno, I., & Asari, A. (2021). Manajemen kinerja pengelolaan arsip statis di unit pusat arsip universitas negeri malang pada masa pandemi covid-19. JoLLA: Journal of Language, Literature, and Arts, 1(3), 383-396.
David Zeitlyn, E. C. (2023). Bounding an archiving: assessing the relative completeness of the  Jacques  Toussele  archive  using  pattern-matching  and  face-recognition. Rouledge, Vol.38 No.3-4, 523-547.
Fad’li, G.  A.,  Marsofiyati,  M.,  &  Suherdi,  S.  (2023).  Implementasi  Arsip  Digital  Untuk Penyimpanan Dokumen Digital. Jurnal Manuhara: Pusat Penelitian Ilmu Manajemen dan Bisnis, 1(4), 01-10.
Flynn, S. J. (2010, August 4). The Records Continuum Model in Context and its Implications for  Archival  Practice.  Retrieved  from  Journal  of  the  Society  of  Archivists: https://www.tandfonline.com/doi/pdf/10.1080/00379810120037522
Gammahendra, F., Hamid, D., & Riza, M. F. (2014). Pengaruh struktur organisasi terhadap efektivitas organisasi. Jurnal Administrasi Bisnis, 7(2).
Gibson.
(2021). Pentingnya Sumber Daya Manusia. Kemdikbud. Von https://lmsspada.kemdikbud.go.id/mod/forum/discuss.php?d=2345 abgerufen
Hadi,  S.  (2017).  Pemeriksaan  Keabsahan  data  penelitian  kualitatif  pada  skripsi.  Jurnal Ilmu Pendidikan, 22(1).
Handwiki.  (2022,  November  9).  Records  Continuum  Model.  Retrieved  from  Scholarly Community Encyclopedia: https://encyclopedia.pub/entry/33695
Ignacio San-Miguela, D. W. (2019). Quantifying local fire regimes using the Landsat data- archive: aconceptual framework to derive detailed fire pattern metrics frompixel- level  information.  International  Journal  of  Digital  Earth,  Vol.12  No.5,  544-565. Retrieved from https://doi.org/10.1080/17538947.2018.1464072
Janes O., 2018. Human Resource Planning as an Important Practice to Anticipate Future Human Resource Requirements of the Organization – Literature review https://www.ijrbsm.org/papers/v5-i3/4.pdf (accessed 7.3.19).
Juniati*1,  A.  N.  (June  2023).  Pola  Pengelolaan  Arsip  Secara  Digital  dalam  Mendukung Efektivitas  Organisasi di  Dinas  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Kota  Bontang.  Jurnal Ilmu Komunikasi dan InformasiVol. 3, No. 1, 28-37.
Karia, A., Omari, S., Mwanaongoro, S., Ondieki, A., 2016. The Role of Human Resorce Planning on Performance of  Public Water Utilities in Tanzania.pdf.
Kusumastuti,  A.,  &  Khoiron,  A.  M.  (2019).  Metode  penelitian  kualitatif.  Lembaga Pendidikan Sukarno Pressindo (LPSP).
Latiar, H. (Januari 2019). EFEKTIFITAS SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP DIGITAL. Jurnal Pustaka Budaya. Vol. 6, No. 1.
McKemmish,  S.,  Upward,  F.  H.,  &  Reed,  B.  (2009).  Records  continuum  model.  In Encyclopedia of library and information sciences (pp. 4447-4459). CRC Press.
Mekarisce, A. A. (2020). Teknik pemeriksaan keabsahan data pada penelitian kualitatif di bidang  kesehatan  masyarakat.  Jurnal  Ilmiah  Kesehatan  Masyarakat:  Media Komunikasi Komunitas Kesehatan Masyarakat, 12(3), 145-151.
Muhidin, S. A. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia.
Perawironegoro,  D.  (2019).  Hubungan  antara  struktur  organisasi  dengan  efektifitas organisasi di pesantren. POTENSIA: Jurnal Kependidikan Islam, 5(2), 179-196.
Piggott, M. (2012). Archive and Societal Provenance Australian essays.
R.  Demb,  C.  B.  (2012).  Records  Management  for  Museums  and  Galleries.  Chandos Information Professional Series.
Rahayu, S. H. (2014). PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENINGKATKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP. Economic Education Analysis Journal.
Runardotter, M. (2007). Information Technology, Archive and Arhivists - An Interacting Trinity dor Long-term Digital Preservation. Licentiate Thesis.
Sari,  I.  N.,  Lestari,  L.  P.,  Kusuma,  D.  W.,  Mafulah,  S.,  Brata,  D.  P.  N.,  Iffah,  J.  D.  N.,  ...  & Sulistiana, D. (2022). Metode penelitian kualitatif. Unisma Press.
Setiawan, M. V. (2017). Akses dan Layanan Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Universitas Gadjah Mada. LIBRARIA: Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, 47-62.
Sinta Wulandaria, R. I. (Januari 2021). Pengalaman pemanfaatan cloud storage mahasiswa Teknik Komputer. Journal of Library and Information Science Vol. 1(1), 49-66.
Suliyati, T. (2020). Pengelolaan Arsip Desa Kabupaten Rembang dalam Menunjang Pemerintahan Desa. Anuva Journal.
Suryandari, S. Y. (2019). Metode penelitian kualitatif:(untuk penelitian yang bersifat eksploratif, enterpretif, interaktif dan konstruktif).
Tamsah, H., & Nurung, J. (2022). Manajemen Sumber Daya Manusia. Konsep Manajemen sumber daya Manusia, 9-12