## ANALISIS DAN PENGEMBANGAN TATA KELOLA DIGITAL SISTEM INVOICING MENGGUNAKAN METODE SOFT SYSTEM METODOLOGI STUDI PADA PT. BIRO KLASIFIKASI INDONESIA
Adam Perdana Putera 1 , Muhamad Yopan 2 , Rachma Fitriati 3
Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Indonesia 1,2,3 adam.perdana@ui.ac.id , Muhamad.yopan18@ui.ac.id , rachma.fitriati@ui.ac.id

## ABSTRACT
This study aims to evaluate the manual invoicing system at PT. Biro Klasifikasi Indonesia (BKI) and provide recommendations for designing a digital invoicing system. The analysis and design of the digital invoicing  system  were  conducted  using  Soft  Systems  Methodology  (SSM)  to  identify  key  issues  in  the current system and develop relevant solutions. The study found that the manual invoicing system causes delays in the payment process, increases operational costs, and reduces efficiency. The implementation of a digital invoicing system is expected to accelerate the payment process and improve the company's cash flow.
Keywords: Manual Invoicing System, Digital Invoice, Soft Systems Methodology, PT. Biro Klasifikasi Indonesia, Cash Flow, Operational Efficiency

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem invoicing manual di PT. Biro Klasifikasi Indonesia (BKI)  dan  memberikan  rekomendasi  untuk  perancangan  sistem  invoicing  digital.  Analisis  dan perancangan sistem invoicing digital dilakukan menggunakan Soft Systems Methodology (SSM) untuk mengidentifikasi  masalah  utama  dalam  sistem  saat  ini  dan  mengembangkan  solusi  yang  relevan. Penelitian  ini  menemukan  bahwa  sistem  invoicing  manual  menyebabkan  keterlambatan  dalam  proses pembayaran, meningkatkan biaya operasional, dan menurunkan efisiensi. Implementasi sistem invoicing digital diharapkan dapat mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan arus kas perusahaan. Kata Kunci : Sistem Invoicing Manual, Digital Invoice, Soft Systems Methodology, PT. Biro Klasifikasi Indonesia, Arus Kas, Efisiensi Operasional

## PENDAHULUAN
Setiap  perusahaan  melakukan  berbagai aktivitas  guna  mencapai  tujuan  yang telah  ditetapkan,  yang  sering  kali melibatkan upaya untuk memaksimalkan nilai  perusahaan  atau  nilai  saham kepemilikan  perusahaan  (Weston  dan Copeland, 1999). Dalam rangka mencapai  tujuan  tersebut,  perusahaan perlu  mengelola  aktiva  lancar  dengan optimal untuk mendukung operasionalnya.  Aktiva  lancar  ini umumnya  melibatkan  kas,  efek  (seperti surat berharga dan sekuritas) yang jatuh tempo  dalam  satu  tahun  fiskal mendatang,  piutang,  persediaan,  dan beban  dibayar  dimuka  (Subramarnyam dan  Wild,  2010).  Penting  bagi
perusahaan  untuk  efektif  mengatur aktiva  lancar  ini  karena  mereka  akan menjadi  dasar  operasional  perusahaan. Dengan menjalankan operasi perusahaan dengan  baik,  diharapkan  perusahaan dapat  menghasilkan  dan  meningkatkan profitabilitasnya.  Menurunkan  tingkat investasi  dalam  aktiva  lancar  dengan tetap  mendukung  penjualan  dapat menghasilkan peningkatan dalam pembayaran  kembali  atas  total  aktiva perusahaan  (Horne  dan  Wachowicz, 2009).  Dalam  konteks  ini,  biaya pendanaan  jangka  pendek  secara  nyata menjadi lebih rendah daripada pendanaan  jangka  menengah  dan panjang.  Dengan  demikian,  semakin besar  proporsi  utang  jangka  pendek
dibandingkan  dengan  total  utangnya, semakin  tinggi  tingkat  profitabilitas perusahaan.
Manajemen  BKI  telah  melakukan analisis gap untuk merumuskan strategi yang  dapat  digunakan  dalam  merebut kembali  pangsa  pasar.  Salah  satu  hasil analisis  gap  adalah  kesulitan  dalam mengumpulkan  pembayaran  dengan periode pembayaran pengguna jasa BKI yang  rata-rata  melebihi  100  hari  (RJPP BKI,  2019).  Pengelolaan  modal  kerja yang  memadai  dan  efisien  arus  kas menjadi faktor krusial untuk memastikan kelancaran  operasional  suatu  bisnis. Laporan  penuaan  Accounts  Receivable (AR) adalah suatu bentuk laporan yang mengelompokkan  lamanya  waktu  sejak pengiriman  invoice  kepada  pelanggan. Selain  itu  tata  kelola  dalam  melakukan proses  invoicing  tekait  penagihan  jasa yang telah dilakukan oleh BKI ini masih kurang baik dan dilakukan dalam bentuk manual,  sehingga  hal  ini  dapat menunjang peningkatan collecting period.  Dalam  konteks  pembayaran invoice  perusahaan,  "collecting  period" sering  kali  merujuk  pada  waktu  yang dibutuhkan perusahaan untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan  atau  debitur  setelah  tagihan atau  faktur  dikeluarkan.  Hal  ini mencerminkan  periode  antara  tanggal penagihan  hingga  tanggal  pembayaran yang sebenarnya diterima oleh perusahaan.
Dalam  sistem  invoice  yang  dilakukan oleh PT. Biro Klasifikasi Indonesia yang sekarang  masih  menggunakan  manual, artinya  invoice  yang  dicetak  melalui platform  SAP  masih  berupa  hardcopy menggunakan  materai,  dan  proses persetujuan  invoice  masih  tanda  tangan basah,  selain  itu  dalam  pengiriman invoice  ini  masih  menggunakan  jasa kirim  melalui  POS,  sehingga  hal  ini memerlukan  waktu  yang  lebih  dan
proses  operasional  kurang  efisien.
Berikut  kekurangan  dalam  sistem invoice (manual) yang sekarang dijalakan  oleh  PT.  Biro  Klasifikasi Indonesia, yaitu 1.  Waktu Proses Invoicing Rata-rata  proses  cetak,  kirim  dan terima  invoice  pada  sistem  invoice sekarang pada PT. BKI membutuhkan rata – rata 13.52 hari, yang mana hal tesebut masih dapat di tingkatkan kembali dengan perancangan tata kelola digital sistem invoicing.
2. Ruang Penyimpanan Dokumen  kertas  dapat  memakan banyak ruang, dan jumlah kertas akan bertambah dari hari ke hari. Selain itu, dokumen  biasanya  perlu  disimpan agar dapat diakses secepat mungkin.
3. Keamanan Terlepas dari ukurannya, penting bagi organisasi mana pun untuk melindungi  data  dan  aset  berharga lainnya.  Salah  satu  risiko  keamanan informasi terbesar bagi bisnis adalah kertas  karena  dokumen  cetak  dapat dengan mudah hilang, salah penanganan,  atau  rusak,  sedangkan data  digital  dapat  dienkripsi  dan disimpan  dengan  aman  di  hard  disk atau perangkat elektronik 4.  Rentan terhadap kerusakan Dokumen  manual  dapat  dengan mudah rusak, hilang, salah taruh, atau dicuri. Kebakaran atau bencana alam dapat  berarti  hilangnya  informasi penting.  Apabila  tidak  memiliki salinannya,  setelah  file  hilang,  tidak ada cara untuk mendapatkan kembali informasi tersebut.
5.  Pengiriman Dokumen Pengangkutan dokumen dalam sistem berbasis  kertas  cukup  rumit,  lambat dan  tidak  efisien.  Apabila  terdapat resiko  kehilangan  atau  tidak  sampai ke penerima. Dengan sistem manajemen dokumen digital,
perusahaan  cukup  menambahkan lampiran  ke  email  dan  mengirim informasi secara instan
6.  Pengeditan
Jika  terjadi  kesalahan  atau  membuat perubahan  pada  dokumen  berbasis kertas, karyawan perlu menulis ulang semua  isinya.  Hal  ini  perlu  diulangi setiap kali karyawan ingin melakukan koreksi  lebih  lanjut.  Akibatnya  akan membuat  karyawan  bolak  balik melakukan  revisi  invoice  dan pengguna  jasa  pun  akan  merasa pelayanan kurang prima.
7.  Biaya tinggi Salah satu kelemahan terbesar sistem manajemen  invoice  berbasis  kertas adalah  biaya  yang  terkait.  Selain warna kertas, juga memerlukan lebih banyak  printer,  mesin  fotokopi,  alat tulis,  dan  perlengkapan  kantor lainnya.  Biaya-biaya  ini  bertambah dan dapat menjadi pengeluaran yang signifikan di banyak organisasi.
8.  Kerusakan lingkungan Menggunakan  lebih  banyak  kertas berdampak  buruk  bagi  lingkungan dan  tidak  akan  banyak  membantu meningkatkan kredensial ramah lingkungan perusahaan. Banyak karyawan saat ini ingin bekerja pada bisnis yang mengutamakan keberlanjutan  dan  banyak  konsumen juga  lebih  memilih  alternatif  ramah lingkungan  sehingga  perusahaan melakukan  yang  terbaik  untuk menarik dan mempertahankan pelanggan.
Dengan  beberapa  kekurangan  sistem invoicing  manual  pada  saat  ini  dan benefit sistem invoicing secara digital di atas,  melalui  penelitian  ini  diharapkan dapat memberikan solusi dan rekomendasi  kepada  perusahaan  jasa TIC  khususnya  PT.  Biro  Klasifikasi
Indonesia,  bagaimana  perancangan  tata kelola  digital  invoice  yang applicable
untuk  perusahaan.  Sehingga  dengan melakukan  tata  kelola  proses  invoicing secara  digital  diharapkannya  dapat mempercepat  proses collecting  period dari 100 hari menjadi 30 hari, yang mana dapat mempercepat periode
pengumpulan  dana  dan  memberikan beberapa  manfaat  signifikan  bagi perusahaan,  termasuk  peningkatan  arus kas dan profitabilitas.

## METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan adalah  dengan menggunakan  pendekatan  Soft  System Methodology  (SSM).  Soft  Systems Methodology (SSM) adalah pendekatan sistematis  untuk  pemecahan  masalah yang kompleks, terutama dalam konteks situasi  atau  lingkungan  yang  ambigu atau  tidak  terstruktur. Soft  Systems Methodology adalah sebuah pendekatan untuk  menangani  berbagai  macam situasi yang bermasalah dan berantakan. Ini  adalah  proses  penyelidikan  yang berorientasi  pada  tindakan  ke  dalam situasi  yang  bermasalah  di  mana pengguna  belajar  dari  mencari  tahu tentang situasi tersebut, hingga mengambil tindakan untuk memperbaikinya (Richardson, 2016). Pendekatan  Soft  System  Methodology (SSM)  digunakan  untuk  menganalisis dan  memecahkan  masalah  kompleks, terutama  dalam  konteks  yang  ambigu atau  tidak  terstruktur,  seperti  sistem invoicing di perusahaan PT. BKI . SSM adalah  pendekatan  sistematis  yang membantu  dalam  memahami  situasi bermasalah  dan  mengambil  tindakan untuk  memperbaikinya.  Ini  melibatkan proses penyelidikan yang berfokus pada tindakan  dalam  situasi  yang  rumit. Metode  ini  muncul  karena  kebutuhan akan kerangka berfikir konseptual yang melihat  sistem  secara  menyeluruh, bukan  hanya  bagian-bagiannya.  SSM membantu dalam memahami karakteristik  sistem  dan  kegiatan  yang
terlibat  serta  memfasilitasi  partisipasi stakeholder. Alat seperti CATWOE dan Rich  Picture  memudahkan  pemahaman dan  partisipasi  pengguna.  Melalui analisis  CATWOE,  situasi  kompleks dapat  dipisahkan  menjadi  beberapa kunci yang relevan. Pendekatan sistemik ini  penting  untuk  pemecahan  masalah organisasi, terutama dalam meningkatkan  kemampuan  manajerial dalam  menangani  masalah  perilaku manusia.  Dalam  studi  kasus  ini,  SSM digunakan  sebagai  panduan  untuk diskusi tentang situasi dan masalah yang dihadapi (Septiana, 2021).
SSM  menggabungkan  prinsip-prinsip dari  teori  sistem  dengan  pendekatan interpretatif.  Metode  ini  melibatkan serangkaian langkah-langkah, termasuk: (Septiana, 2021)
a. Pendefinisian  Masalah:    Identifikasi masalah atau situasi yang kompleks yang ingin diselesaikan atau dipahami.
b. Analisis  Rich  Picture:  Menggambar gambaran  lengkap  dari  situasi  yang melibatkan  orang-orang,  proses,  dan konteks organisasional. c. Pemahaman Stakeholder: Mengidentifikasi dan memahami perspektif dan kepentingan semua pihak yang terlibat dalam situasi.
d. Menggunakan  Model  Konseptual: Membangun  model  konseptual  yang mencerminkan  pemahaman  tentang situasi dan masalah yang kompleks.
e. Pengembangan  Solusi:  Berdasarkan pemahaman yang diperoleh, mengembangkan  solusi  atau  alternatif tindakan  untuk  memecahkan  masalah atau meningkatkan situasi. f. Evaluasi Solusi: Mengevaluasi solusi-solusi  yang  diusulkan  dengan melibatkan stakeholder dan
mempertimbangkan dampaknya.
Gambar 1. Proses SSM

## HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Untuk mengimplementasikan Soft System Methodology , maka dilakukan langkah-langkah berikut :
a. Step 1: Deskripsi Situasi

## Permasalahan
Dalam  sistem  invoice  yang  dilakukan oleh PT. Biro Klasifikasi Indonesia yang sekarang  masih  menggunakan  manual, artinya  invoice  yang  dicetak  melalui platform  SAP  masih  berupa  hardcopy menggunakan  materai,  dan  proses persetujuan  invoice  masih  tanda  tangan basah,  selain  itu  dalam  pengiriman invoice  ini  masih  menggunakan  jasa kirim  melalui  POS,  sehingga  hal  ini memerlukan  waktu  yang  lebih  dan proses  operasional  kurang  efisien. Berikut  kekurangan  dalam  sistem invoice (manual) yang sekarang dijalankan  oleh  PT.  Biro  Klasifikasi Indonesia, yaitu : 1. Waktu Proses Invoicing Rata-rata  proses  cetak,  kirim  dan terima  invoice  pada  sistem  invoice sekarang pada PT. BKI membutuhkan rata – rata 13.52 hari, yang mana hal tesebut masih dapat di tingkatkan kembali dengan perancangan  tata  kelola  digital sistem invoicing. 2. Ruang Penyimpanan Dokumen  kertas  dapat  memakan banyak  ruang,  dan  jumlah  kertas akan  bertambah  dari  hari  ke  hari. Selain  itu,  dokumen  biasanya  perlu
disimpan agar dapat diakses secepat mungkin. 3. Keamanan Terlepas  dari  ukurannya,  penting bagi  organisasi  mana  pun  untuk melindungi  data  dan  aset  berharga lainnya. Salah satu risiko keamanan informasi terbesar bagi bisnis adalah kertas  karena  dokumen  cetak  dapat dengan mudah hilang, salah penanganan,  atau  rusak,  sedangkan data  digital  dapat  dienkripsi  dan disimpan  dengan  aman  di  hard  disk atau perangkat elektronik
4. Rentan terhadap kerusakan
Dokumen  manual  dapat  dengan mudah  rusak,  hilang,  salah  taruh, atau dicuri. Kebakaran atau bencana alam dapat berarti hilangnya informasi  penting.  Apabila  tidak memiliki  salinannya,  setelah  file hilang,  tidak  ada  cara  untuk mendapatkan  kembali  informasi tersebut.
5. Pengiriman Dokumen Pengangkutan dokumen dalam sistem berbasis  kertas  cukup  rumit,  lambat dan  tidak  efisien.  Apabila  terdapat resiko  kehilangan  atau  tidak  sampai ke penerima. Dengan sistem manajemen dokumen digital, perusahaan  cukup  menambahkan lampiran  ke  email  dan  mengirim informasi secara instan
6.  Pengeditan Jika  terjadi  kesalahan  atau  membuat perubahan  pada  dokumen  berbasis kertas, karyawan perlu menulis ulang semua  isinya.  Hal  ini  perlu  diulangi setiap kali karyawan ingin melakukan koreksi  lebih  lanjut.  Akibatnya  akan membuat  karyawan  bolak  balik melakukan  revisi  invoice  dan pengguna  jasa  pun  akan  merasa pelayanan kurang prima.
7.  Biaya tinggi
Salah satu kelemahan terbesar sistem manajemen  invoice  berbasis  kertas
adalah  biaya  yang  terkait.  Selain warna kertas, juga memerlukan lebih banyak  printer,  mesin  fotokopi,  alat tulis,  dan  perlengkapan  kantor lainnya.  Biaya-biaya  ini  bertambah dan dapat menjadi pengeluaran yang signifikan di banyak organisasi.
8.  Kerusakan lingkungan Menggunakan  lebih  banyak  kertas berdampak  buruk  bagi  lingkungan dan  tidak  akan  banyak  membantu meningkatkan kredensial ramah lingkungan perusahaan. Banyak karyawan saat ini ingin bekerja pada bisnis yang mengutamakan keberlanjutan  dan  banyak  konsumen juga  lebih  memilih  alternatif  ramah lingkungan  sehingga  perusahaan melakukan  yang  terbaik  untuk menarik dan mempertahankan pelanggan. Dengan  beberapa  kekurangan  sistem invoicing  manual  pada  saat  ini  dan benefit sistem invoicing secara digital di atas,  melalui  penelitian  ini  diharapkan dapat memberikan solusi dan rekomendasi  kepada  perusahaan  jasa
TIC  khususnya  PT.  Biro  Klasifikasi Indonesia,  bagaimana  perancangan  tata kelola  digital  invoice  yang applicable untuk  perusahaan.  Sehingga  dengan melakukan  tata  kelola  proses  invoicing secara  digital  diharapkannya  dapat mempercepat  proses collecting  period dari 100 hari menjadi 30 hari, yang mana dapat mempercepat periode
pengumpulan  dana  dan  memberikan beberapa  manfaat  signifikan  bagi perusahaan,  termasuk  peningkatan  arus kas dan profitabilitas.

## a. Step 2 : Rich Picture
Rich picture merupakan sebuah langkah di dalam SSM yang cara kerjanya adalah dengan  mengeksplorasi,  mengakui  dan juga  mengidentifikasikan  suatu  situasi serta mengekspresikannya melalui
sebuah diagram untuk membuat sebuah model  awal.  Diagram  yang  dibuat  ini nantinya  akan  sangat  membantu  dalam proses  Analisa  luas  yang  dilakukan peneliti  pada  suatu  kondisi  tertentu.  Di bawah ini merupakan bentuk rich picture dari penelitian ini:
Gambar 2. Rich Pictures proses invoicing PT. BKI

## b. Step 3: Root Definition
Bentuk dari ‘root definition’ adalah:  A system to do X, by (means of) Y in order to do Z. Dengan X, Y, Z sebagai berikut:
• X: Apa yang dilakukan oleh sistem
• Y: Bagaimana cara sistem mengerjakan
•  Z:  Mengapa  hal  tersebut  harus dikerjakan Menurut root definition, X:    Perusahaan  PT.  BKI  dapat merumuskan  analisis  tata  kelola  digital sistem  invoicing  untuk  perbaikan kecepatan  collecting  period  dengan menggunakan  metode  SSM.  dan merancang system inovasi model bisnis plan approval yang berkelanjutan.
Y:  Bagaimana  perancangan  tata  kelola digital invoicing yang dapat meningkatkan  efisiensi  proses  dalam pengelolaan  faktur  di  perusahaan  PT. BKI Z:  Analisis  perancangan  tata  kelola digital invoicing yang dapat meningkatkan  efisiensi  proses  dalam pengelolaan  faktur  di  perusahaan  PT.
BKI

## Tabel 1. Elemen CATWOE
No Elemen CATWOE
Keterangan 1 Customer (Penerima manfaat ataupun akibat dari sistem atau proses transformasi) •  Pelanggan BKI: Mereka akan menerima manfaat dari sistem invoicing yang lebih cepat dan efisien, yang diharapkan mengurangi waktu pembayaran dan meningkatkan kepuasan mereka. •  Manajemen BKI: Mereka akan mendapat manfaat dari peningkatan arus kas dan profitabilitas serta pengurangan biaya operasional. •  Karyawan BKI: Mereka akan mengalami proses kerja yang lebih efisien dan pengurangan beban administratif yang berulang. 2 Actor (Orang-orang yang melakukan proses transformasi) - Tim Keuangan dan Akuntansi: Bertanggung jawab untuk mengelola faktur dan memastikan bahwa proses invoicing berjalan dengan lancar. - Tim IT: Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem digital invoicing. - Pelanggan: Mereka yang akan menerima dan membayar faktur.
3 Transformation (Konversi dari input ke output) Input: Faktur  manual yang dicetak dan dikirim secara fisik, data keuangan  dan  transaksi pelanggan. Proses  Transformasi: Digitalisasi proses invoicing melalui sistem digital  yang  mencakup pembuatan,  persetujuan, pengiriman, dan pelacakan  faktur  secara elektronik. Output: Faktur  digital yang  dikirim  secara elektronik,  pengurangan waktu pengumpulan
pembayaran  (collecting period)  dari  100  hari menjadi 30 hari, peningkatan efisiensi dan akurasi dalam
pengelolaan faktur.
4 World view (Prespektif atau cara pandang yang membuat transformasi menjadi berarti)
Efisiensi  Operasional: Mengurangi  waktu  dan sumber daya yang diperlukan untuk pengelolaan  faktur  akan meningkatkan  efisiensi operasional perusahaan. Keamanan dan Kepatuhan: Sistem digital akan meningkatkan keamanan data dan kepatuhan terhadap  regulasi  yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan data. Sustainabilitas: Mengurangi penggunaan kertas  dan  sumber  daya fisik lainnya akan mendukung upaya keberlanjutan dan ramah lingkungan.
5 Owner (Orang/
kelompok yang bertanggung jawab yang dapat menghentikan transformasi) Manajemen BKI: Mereka memiliki wewenang untuk menyetujui, mendanai,
dan menghentikan proyek digitalisasi invoicing ini. Direktorat Keuangan dan Akuntansi BKI:
Mereka yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengawasan transformasi ini. 6 Environment (Lingkungan di luar sistem yang diberikan) Regulasi Pemerintah: Kebijakan dan regulasi terkait keuangan dan teknologi informasi yang harus dipatuhi. Teknologi: Ketersediaan teknologi yang mendukung
digitalisasi, seperti software invoicing, infrastruktur IT, dan keamanan siber. Pasar dan Industri: Persaingan di industri dan tuntutan pelanggan untuk layanan yang lebih cepat dan efisien. Ekonomi: Kondisi ekonomi yang mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar faktur tepat waktu. c. Step  4:  Model  konseptual  dari “Root Definitions” Tabel 2. Elemen 3E No Ukuran Performansi Keterangan 1 E1 (Efficacy) Waktu Pengumpulan Pembayaran (Collecting Period): Pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan, dengan target dari 100 hari menjadi 30 hari. 2 E2 (Efficiency) Waktu Proses Invoicing: Pengurangan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mencetak, mengirim, dan menerima invoice dari 13.52 hari menjadi kurang dari 1 hari.
Biaya Operasional:
Pengurangan biaya yang terkait dengan proses manual, seperti biaya cetak, pengiriman pos, dan penyimpanan kertas.
3 E3 (Effectiveness) Kepuasan Pelanggan: Peningkatan kepuasan pelanggan yang diukur melalui survei setelah implementasi sistem digital invoicing.
Akurasi Data: Pengurangan kesalahan faktur dan pengurangan revisi yang diperlukan. Keamanan Data: Peningkatan keamanan dan pengelolaan data digital dibandingkan dengan dokumen fisik.

## Model Konseptual
Berdasarkan  hasil  dari  tahapan-tahapan sebelumnya  dengan  permasalahan  yang muncul  maka  dibuatlah  sebuah  konsep model terkait tata kelola invoice digital PT. BKI.
Gambar 3. Model Konseptual
d. Step  5:  Perbandingan  Antara Model dan Dunia Nyata
Bandingkan  model  dengan  keadaan sebenarnya  (perbandingan  antara model  dengan  dunia  nyata),  yaitu perbandingan  antara  sketsa  situasi nyata  dengan  model  yang  dibuat sehingga Anda dapat melihat bidang- bidang  yang  perlu  diperbaiki  dan aspek-aspek  yang  penting.  Hal tersebut  akan  digunakan  sebagai pembanding untuk perubahan system.

## Tabel 3. Perbandingan Model Dan
Dunia Nyata Dimensi Indikator/A ctivity Apakah sudah selesai dan sesuai dengan situasi? Bagaimana melakukann ya? Rekomen dasi
Sistem Quality 1. Proses input data manual Tidak sepenuhnya akurat; dilakukan dengan mencatat data di buku atau form Menggun akan sistem komputer isasi untuk akurasi 2. Verifikasi data secara manual Memakan waktu lama dan rentan kesalahan Otomatis asi verifikasi data 3. Penyimpana n dokumen fisik Rentan hilang dan rusak Digitalisa si dokumen 4. Pengiriman invoice manual Memakan waktu lama dan biaya Menggun akan email atau platform digital
Informa tion Quality 1.
Keakuratan informasi pada invoice Sering terdapat kesalahan penulisan Penerapa n double- check system 2. Keterbacaan dan format konsisten Variatif, tergantung tulisan tangan Standardi sasi format invoice 3. Kelengkapan informasi pada invoice Kadang- kadang ada informasi yang terlewat Checklist informasi yang harus ada pada invoice 4. Aktualisasi informasi secara real- time Tidak dapat dilakukan Menggun akan sistem real-time updating Use 1. Kemudahan penggunaan Cukup mudah tetapi Pelatihan pengguna sistem manual memakan waktu an sistem digital 2. Aksesibilitas informasi Terbatas hanya pada fisik Aksesibili tas melalui cloud atau server pusat User Satisfact ion 1. Kepuasan pengguna dengan sistem manual Kurang puas karena proses lambat Peningkat an sistem berbasis digital Individu al Impact 1. Efisiensi waktu kerja individu Tidak efisien; banyak waktu terbuang Otomatis asi untuk efisiensi waktu Organit ational Impact 1. Efisiensi operasional organisasi Kurang efisien; biaya operasional tinggi Implemen tasi sistem CRM Collecti ng Period 1. Lama waktu pengumpula n invoice Lama; bisa memakan waktu berhari-hari Penerapa n sistem e- invoicing e. Step 6 & 7: Perubahan yang akan dilakukan  serta  aksi  untuk perbaikan pada situasi Melakukan sebuah perbaikan yang telah  direkomendasikan  (action  to improve  the  problem  situation) serta  mengimplementasikannya  ke dalam situasi nyata dengan beberapa  perbandingan  dalam aspek  permasalahan.  fase  akhir adalah  melakukan  rekomendasi- rekomendasi  perbaikan  terhadap sistem  lama,  dengan  melakukan metode  SSM  dan  wawancara mendalam dengan beberaapa subjek penelitian maka didapatkan hasil  dari  perancangan  tata  kelola sistem  invoicing  PT.  BKI  sebagai berikut:

## Tabel 5 Perbaikan Situasi
Dimensi Indikator/Activity Perbaikan Sistem Quality 1. Proses input data manual Implementasi sistem input data otomatis 2. Verifikasi data secara manual Otomatisasi verifikasi data dengan algoritma validasi
3. Penyimpanan dokumen fisik Digitalisasi dan penyimpanan dokumen secara elektronik 4. Pengiriman invoice manual Penggunaan sistem e- invoice untuk pengiriman otomatis
Information Quality
1. Keakuratan informasi pada invoice Implementasi sistem audit data otomatis 2. Keterbacaan dan format konsisten Standardisasi format invoice 3. Kelengkapan informasi pada invoice Penerapan sistem checklist digital
4. Aktualisasi informasi secara real-time Penggunaan sistem informasi yang terintegrasi dan real-time
Use
1. Kemudahan penggunaan sistem manual Pelatihan pengguna dan implementasi antarmuka yang user- friendly 2. Aksesibilitas informasi Penerapan akses berbasis cloud User Satisfaction 1. Kepuasan pengguna dengan sistem manual Pengumpulan feedback rutin dan peningkatan berdasarkan feedback Individual Impact 1. Efisiensi waktu kerja individu Otomatisasi tugas rutin untuk menghemat waktu Organizational Impact 1. Efisiensi operasional organisasi Implementasi CRM untuk efisiensi proses bisnis Collecting Period 1. Lama waktu pengumpulan invoice Penggunaan e- invoice dan pengumpulan data otomatis

## PENUTUP Kesimpulan
Penerapan  Soft  Systems  Methodology
(SSM) memungkinkan identifikasi mendalam  dan  perbaikan  yang  efektif pada sistem invoicing manual (eksisting) PT.
BKI. Dengan
implementasi rekomendasi  seperti  otomatisasi  proses, digitalisasi  dokumen,  dan  penggunaan sistem  informasi  real-time,  diharapkan
PT.  BKI  dapat  meningkatkan  efisiensi operasional, mengurangi kesalahan data, dan  meningkatkan  kepuasan  pengguna.
Evaluasi  berkala  diperlukan  untuk memastikan keberlanjutan dan efektivitas perbaikan yang telah dilakukan.

## DAFTAR PUSTAKA
Checkland, P., & Scholes, J. (1999). Soft
systems  methodology  in  action.
John Wiley & Sons.
Checkland,  P.  (2000).  Soft  Systems Methodology:  A  Thirty  Year Retrospective  a.  In  Systems Research  and  Behavioral  Science Syst. Res (Vol. 17).
COPPARONI,  N.  (2018).  DIGITAL
TRANSFORMATION  IN  SMEs: Introduction of the e-invoicing.
Danner,  M.,  Maurer,  B.,  Schuh,  S., Greff,  T.,  &  Werth,  D.  (2021).
Invoice  Automation:  Increasing Efficiency in the Office at Satherm GmbH Using Artificial Intelligence.  Digitalization  Cases Vol. 2: Mastering Digital Transformation for Global Business, 45-60. Dorkas  Septiana,  T.,  &  Maulany,  R. (n.d.). PENGEMBANGAN MANAJEMEN  DATA  DAN INFORMASI  MENGGUNAKAN ANALISIS SOFT SYSTEM METHODOLOGY DI UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA. Espinosa  Touzon,  M.  (2020).  Digital Transformation  in  companies:
Invoice processing as a document manager.
Ledington,  P.  W.  J.,  &  Ledington,  J. (1999). The problem of comparison  in  soft  systems methodology.  Systems  Research and  Behavioral  Science:  The Official Journal of the International Federation for Systems Research, 16(4), 329-339. Le Pochat, S., Berthoud, F., Gaborit, M., & Mary, T. Comparative LCA of a digital  invoice  versus  a  paper invoice. LCM 2011, 28-31.
Lewis, P. J. (1992). Rich picture building in  the  soft  systems  methodology.
European  Journal  of  Information Systems, 1, 351-360.
Mingers, J., & Taylor, S. (1992). The use of  soft  systems  methodology  in practice. Journal of the Operational  Research  Society, 43(4), 321-332. Prastika,  W.  A.,  &  Marlina,  E.  (2023). Analisis Keamanan Dan Integritas Data  Dalam  Sistem  Pembuatan Invoice Secara Elektronik. Innovative:  Journal  Of  Social Science  Research,  3(4),  2483- 2489. Pucihar,  A.,  &  Lenart,  G.  (2024).  E- invoicing: A Catalyst for Digitalization  and  Sustainability. Organizacija, 57(1), 3-19. Tanner,  C.,  &  Richter,  S.  L.  (2018). Digitalizing B2B business processes—the  learnings  from  E- invoicing.  Business  Information
Systems and Technology 4.0: New Trends  in  the  Age  of  Digital Change, 103-116.
Sunday  Adewale  Olaleye,  Ismaila Temitayo  Sanusi.  Oluwaseun
Alexander  Dada,  Friday  Joseph Agbo  (2023),  A  bibliometric review of global visibility, impact and adoption of electronic invoicing: The past and the future Wawan  Widiatmoko  (2021),  Analisis Faktor Jangka Waktu Pembayaran
Pelanggan  Dalam  Meningkatkan Solvabilitas Keuangan Perusahaan TIC  Pada  Industri  Maritim Indonesia Widya Ayu Prastika, Evi marlina (2023), Analisis  Keamanan  dan  Integritas Data  dala  Sistem  Pembuatan Invoice Secara Elektronik