## PENGEMBANGAN DIGITALISASI DAN PENATAAN ARSIP KEPENDUDUKAN DI KANTOR DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURABAYA
Ronan Agung Ramadita Aziz 1 , Rendy Dwi Adi Putra 2
1 Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
2 Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Negeri Surabaya Email: rendyadiputra04@gmail.com, ronanagung@gmail.com

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  inovasi  yang  dikembangkan  dalam  pelaksanaan pengarsipan  akta  kelahiran  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Surabaya.  Arsip elektronik memiliki peranan penting dalam sistem administrasi, selain itu jugasebagai alat bukti yang sah berdasarkan Undang-undang Nomor 11 pasal 5 ayat (1) Tahun 2008.  Perkembangan teknologi informasi mengharuskan arsip diolah secara elektronik. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode  eksploratif.  Metode  ini  digunakan  karena  penulis  belum  mengetahui  gambaran  yang  jelas tentang situasi masalah yang terjadi di lapangan. Metode pelaksanaan kegiatan yang dilakukan yaitu Observasi, dan Dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penataan arsip masih belum baik dan masih konvensional. Sangat perlu untuk melakukan pembenahan, sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip, Kearsipan, Administrasi.

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  the  innovations  developed  in  the  implementation  of  archiving  birth certificates at the Department of Population and Civil Registration of the City of Surabaya. Electronic archives have an important role in the administrative system, besides that they are also legal evidence based on Law Number 11 article 5 paragraph (1) of 2008. The development of information technology requires records to be processed electronically. In this study, the author uses an exploratory method. This method is used because the author does not yet know a clear picture of the problem situation that occurs  in  the  field.  The  method  of  implementing  the  activities  carried  out  are  Observation,  and Documentation. The results showed that the archive arrangement system was still not good and still conventional. It is very necessary to make improvements, so that documents can be neatly organized, and not messy and if needed at any time are easy to find again.
Keywords : Records Management, Archives, Administration.

## PENDAHULUAN
Perkembangan  ilmu  teknologi  dan  informasi  yang  sangat  pesat  berimbas  pada meningkatnya  kebutuhan  manusia  akan  informasi.    Informasi  merupakan  hal  yang    sangat penting  dalam  berbagai kegiatan  yang  dilakukan  oleh  manusia. Berbagai macam  dokumen dan  media telah  tercipta untuk  kemudahan  manusia dalam  menyimpan,  mencari  dan menyebarkan    informasi.  Dokumen-dokumen  tersebut  lebih  dikenal  sebagai  arsip,  yang berarti suatu rekam kegiatan atau peristiwa yang telah  terjadi. Arsip mempunyai  nilai  yang sangat penting  dalam  berbagai  peristiwa,  selain sebagai  informasi,  arsip  juga  merupakan bahan    bukti    yang    dapat    di    pertanggungjawabkan  kebenarannya.  Berdasarkan  Undang-
Bureaucracy Journal : Indonesia Journal of Law and Social-Political Governance p-ISSN : 2797-9598 | e-ISSN : 2777-0621
Vol. 2  No. 2 Mei - Agustus 2022
Undang No. 43 Tahun 2009, pengertian arsip yaitu: “Rekaman kegiatan  atau peristiwa  dalam berbagai    bentuk    danmedia    sesuai    dengan    perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,    organisasi  politik,  organisasi    kemasyarakatan,    dan  perorangan dalam  pelaksanaan kehidupan  bermasy arakat  dan bernegara”.
Di  Indonesia  masih  ditemui  adanya  beberapa  instansi  yang  belum  terlalu memperhatikan  pengelolaan  arsip  khususnya  arsip  elektronik,  sehingga  produk  yang dihasilkan  sebagian    besarmasih    berupa    arsip    jenis    kertas.    Hal    ini  berakibat    pada banyaknya  volume  arsip kertas  yang  menimbulkan  berbagai masalah terkait dengan tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, tenaga pengelola,  fasilitas,  ataupun  faktor  lainyang  bisa menyebabkan  kerusakan  arsip. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. adalah dinas yang menangani tentang pecatatan kependudukan, dianataranya menangani hal mulai  dari  kelahiran,  kematian,  izin  tinggal  warga  pendatang,  pembuatan  kartu  tanda penduduk,  pembuatan  kartu  keluarga,  dan  pembuatan  akta  kelahiran.  Kantor  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  merupakan  instansi  yang  bergerak  dalam  bidang pelayanan  masyarakat  seperti  pendaftaran  penduduk  dan  penyimpanan  segala  macam bentuk dokumen yang penting yang akan dijadikan sebagai arsip.
Penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.  Penataan  arsip  yang  benar  harus  sesuai  dengan  klasifikasinya  agar  arsip  yang disimpan  dapat  diketemukan  kembali  dengan  cepat  dan  tepat.  Penyimpanan  arsip  adalah cara untuk memelihara arsip, baik arsip aktif dan inaktif yang dilakukan secara sistematis dan teratur menurut prosedur penyimpanan yang memudahkan dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Berdasarkan hasil penelitian, penyimpanan arsip akta catatan sipil adalah menggunakan  sistem  nomor,  sistem  ini  berdasarkan  nomor  arsip  sebagai  pengganti  dari nama orang yang sesuai dengan teori menurut Priansa (2014:202).
Arsip elektronik menurut International Council  of  Archives  (ICA),  yaitu :“Electronic record is  a  record that  is  suitablefor  manipulation,  transmission  or  processingby  a  digital computer (arsip    elektronik  adalah   arsip    yang   dapat    dimanipulasi, ditransmisikan,    atau diproses  dengan menggunakan  komputer  digital). Kehadiran  arsip  elektronik  secara  tidak
langsung    juga    telah    menuntut  pengelolanya    untuk    berfikir    dan    bekerja  diluar kapasitasnya.    Dalam  mengelola  arsip  elektronik,  tentu  membutuhkan  pengetahuan    dan kemampuan  khusus dalam tata  kelola kearsipan  ditambah dengan  pengetahuan  komputer. Oleh  karena  itu  perlu  adanya  kolaborasi    yang  baik    antara    arsiparis    sebagai    tenaga profesional    kearsipan    dengan    programer  sebagai    tenaga    profesional    komputer  untuk menciptakan  sistem  pengelolaan arsip elektronik yang baik, sehingga dapat merubah image masyarakat    bahwa    arsip  tidak    hanya    merupakan    tumpukan-  tumpukan    kertas    yang memenuhi ruang-ruang kerja.

## METODE PENELITIAN
Menurut Nazir (2003:84), “penelitian adalah suatu proses mencari sesuatu secara sistematik dalam  waktu  yang  lama  dengan  menggunakan  metode  ilmiah  serta  aturan-aturan  yang berlaku”. Mardalis (1992:24) mengemukakan bahwa, “Metode penelitian adalah suatu cara atau teknik y ang dilakukan dalam proses penelitian”. Setiap penelitian harus direncanakan, desain penelitian  merupakan  keseluruhan proses  yang  diperlukan dalam  perencanaan  dan pelaksanaan  penelitian.  Oleh  karena  itu  desain  merupakan  landasan  atau  kerangka  dasar yang dijadikan pijakan sekaligus acuan untuk melakukan penelitian yang sesungguhnya.
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode eksploratif. Metode ini digunakan karena penulis  belum  mengetahui  gambaran  yang  jelas  tentang  situasi  masalah  yang  terjadi  di lapangan. Dengan metode tersebut penulis akan berusaha menjelajah atau menggambarkan apa  yang  terjadi  termasuk  siapa,  kapan,  di  mana,  atau  berhubungan  dengan  gejala  atau masalah  sosial,  baik  pola,  bentuk,  ukuran,maupun  distribusi.  Metode  yang  digunakan  di bawah ini dimaksudkan untuk mempermudah proses magang dalam hal pengumpulan data diantaranya :

## a. Metode Observasi (Pengamatan)
Menurut  Sugiyono  (2014:145)  “observasi  merupakan  suatu  proses  yang  kompleks, suatu  proses  yang  tersusun  dari  berbagai proses  biologis  dan  psikologis”.  Menurut Riyanto  (2010:96)  “observasi  merupakan  metode  pengumpulan  data  yang menggunakan pengamatan secara langsung maupun tidak langsung. Observasi secara langsung dengan melihat beberapa kegiatan yang dilakukan saat mengclustering arsip
maupun  penataan  arsip  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota Surabaya  dan  observasi  tidak  langsung  dengan  pengamatan  melalui  data  yang tersedia.
b. Dokumentasi
Menurut Sugiyono (2018:476) dokumentasi adalah suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  magang  yang  dilakukan  oleh  penulis  selama  di  dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil di Kota Surabaya, di bidang pencatatan sipil. Dalam melaksanakan kegiatan magang  mahasiswa  diajarkan  tentang  peng-administrasian  arsip  kependudukan  yang berkaitan  dengan  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  para  karyawan  Dinas  Kependudukan  Dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. Berdasarkan teori tentang administrasi yang dikemukakan oleh P. Siagian (2003) administrasi didefinisikan sebagai proses secara keseluruan yang meliputi  kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. Dapat diketahui juga bahwa administrasi merupakan sebuah istilah yang  mencakup  seluruh  bidang  kehidupan.  Karena  luasnya  berbagai  pengertian  maupun definisi mengenai administrasi.
Pengertian administrasi banyak sekali pengertian maupun definisinya. Maka penulis mengambil  tentang  tiga  unsur  pokok  dari  administrasi.  Dapat  dikelompokkan  administrasi dalam  pengertian  proses,  tata  usaha  dan  pemerintahan  atau  administrasi  Negara.  Sebagai ilmu,  administrasi  memiliki  berbagai  cabang  yang  salah  satunya  yaitu  administrasi  Negara. Pengertian  administrasi  dalam  arti  sempit  menurut  Prajudi  Atmosudirdjo  merupakan  tata usaha  atau office  work yang  meliputi  kegiatan  catat-mencatat,  tulis-menulis,  mengetik, korespodensi,  kearsipan,  dan  sebagainya  (dalam  Ayub,  2007:30).  Data  dari  hal  tersebut maupun informasi yang dimaksud berhubungan dengan aktivitas organisasi.
Salah satu bentuk perkembangan teknologi informasi adalah arsip di era modern ini. Teknologi  yang  ada  adalah  teknologi  kearsipan  yang  terkomputerisasi.  Arsip  merupakan
Bureaucracy Journal : Indonesia Journal of Law and Social-Political Governance p-ISSN : 2797-9598 | e-ISSN : 2777-0621
Vol. 2  No. 2 Mei - Agustus 2022
sumber  informasi bagi  suatu  instansi  atau  organisasi.  Arsip  juga  mempunyai peranan  yang penting bagi suatu instansi pemerintahan, swasta ataupun organisasi, karena arsip merekam jejak  kegiatan  operasional  sehari-harinya.  Arsip  yang  dihasilkan  oleh  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Surabaya  selama  ini  sampai  dengan  tahun  2014  adalah  arsip konvensional. Salah satu arsip konvensional tersebut yaitu dokumen hasil pencatatan sipil, contohnya akta kelahiran. Akta kelahiran merupakan alat bukti yang sah tentang peristiwa kelahiran  seseorang  untuk  memperoleh  atau  mendapatkan  kepastian  kedudukan  hukum seseorang di Negaranya.
Merujuk  pada  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  7  Tahun  2019  tentang Pelayanan  Administrasi  Kependudukan,  untuk  membangun  tata  kelola  pemerintahan  yang efektif dan efisien perlu mengembangkan sistem pelayanan administrasi kependudukan yang baru.  Maka  dari  itu  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Surabaya  melakukan Digitalisasi arsip untuk mengubah bentuk arsip konvensional ke dalam bentuk elektronik atau digital. Digitalisasi arsip dilakukakan sebagai upaya penyelamatan informasi untuk masa yang akan  datang.  Alasan  utama  digitalisasi  arsip  sendiri  yakni  agar  isi  dan  informasi  dari  arsip tersebut terhindar dari kerusakan dan kehilangan, dengan demikian arsip menjadi lebih aman dan  terlindungi,  selain  itu  juga  untuk  mempercepat  temu  kembali  arsip  sehingga  dapat memanfaatkan waktu kerja pegawai menjadi lebih efektif.
Sesuai pembelajaran selama diperkuliahan teori yang sesuai dengan kegiatan magang yakni  mata  kuliah  Sistem  Administrasi,  yang  menjelaskan  terkait  unsur-unsur  administrasi diantaranya  seperti  organisasi,  manajemen,  kepegawaian,  keuangan,  perlengkapan, kearsipan, ketatausahaan, public relation , dan komunikasi. Kegiatan yang dilaksanakan oleh penulis  selama  magang  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Surabaya,  yaitu mengenai  Penataan  dan  layanan  kearsipan  seperti  memvalidasi  berkas  pemohon  untuk dilegalisasi secara elektronik melalui website e-Klampid. Jika berkas tidak sesuai akan ditolak dengan  memberikan  keterangan  alasan  penolakan.  Lalu  penulis  mensortir  berkas perkawinan, dan akta kematian untuk dipindahkan ke ruangan yang baru lalu membedakan berkas berdasarkan tahun staatsblad pada akta kelahiran .
Menurut  pasal  163  Indische  Staatsregeling,  penduduk  Indonesia  dibagi  kedalam  3 (tiga) golongan besar, yaitu :
1. Golongan Eropa
2. Golongan Timur Asing - Tionghoa - Bukan Tionghoa
3. Golongan Bumi Putera
Sebagai  konsekuensinya,  peraturan  dalam  bidang  catatan  sipil  yang  berlaku  bagi masing-masing  golongan  penduduk  itu  tidak  sama.  Atau  dengan  kata  lain  masing-masing golongan  penduduk  memiliki  peraturan  catatan  sipil  sendiri-sendiri.  Hal  ini  menimbulkan kesan  adanya  diskriminasi  di  kalangan  masyarakat,  yang  dapat  berakibat  terhambatnya pelaksanaan  catatan  sipil  di  Indonesia.  Peraturan-peraturan  yang  berlaku  bagi  ke  tiga golongan tersebut di atas adalah:
1. Ordonansi catatan sipil untuk Golongan Eropa (Stbld. 1849-25);
2. Ordonansi catatan sipil untuk perkawinan campuran (Stbld. 1904-279);
3. Ordonansi catatan sipil untuk Golongan Tionghoa (Stbld. 1917-130 jo. Stbld. 1919-81);
4. Ordonansi catatan sipil untuk golongan Indonesia Asli di Jawa dan Madura (Stbld. 1920- 751 jo. 1927-564);
5. Ordonansi catatan sipil untuk Golongan Kristen Indonesia (Stbld. 1933-75 jo. Stbld. 1936- 607).
6. Tahun 2008 sudah tidak menggunakan stbld.
Berikut adalah salah satu dokumentasi buku register pencatatan sipil akta kelahiran golongan Indonesia Asli Stbld. 1920 :
Gambar 1. Ordonansi catatan sipil untuk golongan Indonesia Asli (Stbld. 1920-751 jo. 1927- 564)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun  2008  tentang Informasi  dan  Transaksi  Elektronik. Pengelolaan arsip elektronik dinilai lebih efektif  dibandingkan  dengan  arsip  cetak ditinjau dari  segi  kepraktisan  dalam penciptaan  dan  penyimpananya. Pengelolaan arsip elektronik
dapat dilakukan  dalam empat  siklus  yaitu: penciptaan  dan  penyimpanan,  distribusi dan penggunaan,  pemeliharaan,  dan disposisi.

## KESIMPULAN
Salah satu bentuk perkembangan teknologi informasi adalah arsip di era modern ini. Teknologi  yang  ada  adalah  teknologi  kearsipan  yang  terkomputerisasi.  Arsip  merupakan sumber informasi bagi suatu instansi atau organisasi. Selama ini masih dijumpai kendala yang dihadapi  seperti  penyimpanan  arsip  akta  catatan  sipil  berupa  lembaran  kertas  yang membutuhkan  ruang  yang  banyak  dan  perawatan  ekstra.  Proses  penemuan  kembali  arsip akta  catatan  sipil  membutuhkan  waktu  yang  lama.  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil Surabaya menggunakan sistem penyimpanan manual dan menggunakan sistem nomor untuk arsip  tahun  2014  ke  bawah  sedangkan  ditahun  2015  ke  atas  sudah  terinput  kedalam database. Arsip dispendukcapil menggunakan teknik penomeran stbld untuk mengklasifikasi golongan penduduk untuk berkas tahun 2008.

## DAFTAR PUSTAKA
Khambali,  M.  I.  (2019).  Analisis  Penyimpanan  Arsip  Akta  Catatan  Sipil  Untuk  Mendukung Tertib Arsip Di Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 7 .
Dienillah AF, Dewi AO. Upaya Penyelamatan Informasi Melalui Proses Digitalisasi Arsip Akta Kelahiran  Di  Dinas  Kependudukan  Dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Pekalongan.  J  Ilmu Perpust. 2018;7(3):131 – 140.
Dispendukcapil, Diakses pada 10 Juni 2022, https://dispendukcapil.surabaya.go.id
Syairozi, M. I. (2011). Analisis peranan sektor pertanian terhadap produk domestik regional bruto  (PDRB)  di  kabupaten  Malang  (periode  2000-2008) (Doctoral  dissertation, Universitas Negeri Malang).