DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi

## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL STUDIO 2010
Raisa Salsabila 1* , Raisa Siti Khoirunnisa 1 , Yuda Syahidin 1 , Irda Sari 1
1 Manajemen Informatika Konsentrasi Informatika Rekam Medis , Politeknik Piksi Ganesha Email: * rsalsabila@piksi.ac.id
Abstract: This research is based on retention activities in a hospital that are still done manually. Storage  activities  that  are  still  carried  out  manually  greatly  affect  the  performance  of  medical record officers because of the length of time it takes and also affects the storage of medical rec- ord files in the storage room. The purpose of this research is to create a retention information system.  Where  the  design  of  this  retention  information  system  can  provide  information  about the  processing  and  reporting  of  retention  carried  out  in  a  hospital.  This  retention  information system  contains  data  that  supports  the  presentation  of  information  needed  by  medical  record officers. In addition, this retention information system helps make it easier for medical record officers to store medical record files quickly and accurately, as well as assist officers in the data reporting process. Data are collected through observation, interviews, and literature study. The results of this study indicate that this retention information system makes it easier for officers to do retention more quickly and precisely, especially in terms of data reporting.
Keywords: design; informations system; microsoft visual studio 2010; retention .
Abstrak: Penelitian ini dilatarbelakangi oleh kegiatan retensi di suatu rumah sakit yang masih dilakukan  secara  manual.  Kegiatan  retensi  yang  masih  dilakukan  secara  manual  ini  sangat mempengaruhi  kinerja  petugas  rekam  medis  karena  lamanya  waktu  yang  dibutukan  dan  juga berpengaruh  terhadap  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan.  Tujuan penelitian  ini  adalah  untuk  membuat  sistem  informasi  retensi.  Dimana  perancangan  sistem  in- formasi  retensi  ini  dapat  memberikan  informasi  mengenai  pengolahan  dan  pelaporan  retensi yang dilakukan di suatu rumah sakit. Sistem informasi retensi ini terdapat data yang mendukung penyajikan informasi yang dibutuhkan oleh para petugas rekam medis. Selain itu, sistem infor- masi  retensi  ini  membantu  memudahkan  petugas  rekam  medis  untuk  meretensi  berkas  rekam medis  dengan  cepat  dan  tepat,  dan  juga  membantu  petugas  dalam  proses  pelaporan  data. Pengumpulan  data  dilakukan  melalui  observasi,  wawancara  dan  literatur  review.  Hasil penelitian  ini  menunjukan  bahwa  sistem  informasi  retensi  ini  mempermudah  petugas  untuk melakukan retensi lebih cepat dan tepat terutama dalam hal pelaporan data.
Kata kunci: microsoft visual studio 2010; perancangan; retensi; system informasi.
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi

## PENDAHULUAN
Saat  ini,  di  era  revolusi  industri 4.0  seperti  sekarang  lebih  menekankan segala  aspek  dalam  menggunakan  sistem digitalisasi. Dimana segala sesuatu dibuat menggunakan teknologi sehingga membantu  kegiatan  manusia  dari  segala aspek  menjadi  lebih  efisien  khususnya pekerjaan.  Sektor  kesehatan  merupakan sektor yang akan sangat diuntungkan dari revolusi industri 4.0 ini karena departemen  ini  merupakan  kombinasi dari sistem fisika, digital dan biologis [1]. Namun  bisa  juga  menjadi  salah  satu departemen  yang  tidak  siap  menerima perkembangan  teknologi  ini  karena pekerjaan  yang  akan  berubah  dengan sekala besar tetapi perkembangan teknologi  ini  akan  mempermudah  pasien dalam  mendapatkan  pelayanan.  Salah satu  contohnya,  informasi  mengenai pelayanan  di  Rumah  Sakit.  Maka  dalam upaya meningkatkan sistem pelayanan di fasilitas  pelayanan  kesehatan,  diperlukan upaya  yang  nyata  dan  profesional,  salah satunya  dengan  memanfaatkan  teknologi serta  sumber  daya  yang  ada  guna memberikan  pelayanan  yang  lebih  baik [2].
Rumah  Sakit  sebagai  salah  satu institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan perorangan secara paripurna [3].
Komputerisasi  rekam  medis  diera revolusi  4.0  bukan  merupakan  hal  yang baru, sudah banyak beberapa rumah sakit dan beberapa klinik yang modern, disana para tenaga kesehatan tidak lagi menggunakan  pena  dan  kertas  dalam mencatat hasil pemeriksaan tetapi mereka menggunakan  mouse  dan  keyboard  da- lam  mencatat  gejala,  hasil  observasi,  di- agnosis sampai dengan pengobatan [4].
Karena  kemajuan  zaman  yang semakin  berkembang,  jumlah  pasien
yang datang untuk berobat pun akan terus meningkat  setiap  tahunnya,  ini  me- nyebabkan  beban  pekerjaan  para  petugas menjadi  semakin  padat,  serta  ruangan filing  yang  tidak  akan  bisa  menampung banyaknya  arsip  pasien  setiap  harinya, maka  dari  itu  rumah  sakit  harus melakukan  retensi  rekam  medis  untuk mengurangi  jumlah  arsip  rekam  medis yang  terus  bertambah.  Berkas  rekam medis  harus  disimpan  sesuai  peraturan yang  telah  ditetapkan.  Untuk  sarana  pe- layanan Kesehatan di rumah sakit, rekam medis  pasien  harus  disimpan  maksimal selama 5 tahun [5].
Banyak orang beranggapan bahwa  retensi  merupakan  sistem  yang mengatur  tata  cara  pemusnahan  rekam medis. Tetapi retensi adalah suatu proses pemberkasan  yang  mengatur  lamanya waktu  berkas  rekam  medis  harus  disim- pan.  Retensi  yaitu  suatu  kegiatan  yang dilakukan  dengan  memindahkan  atau memisahkan  arsip  berkas  rekam  medis dari  rak  penyimpanan  untuk  mengolah dokumen aktif menjadi inaktif [6].
Isi  berkas  Rekam  medis  merupa- kan  milik  pasien  namun  berkasnya merupakan berkas milik sarana pelayanan kesehatan  yang  dimana  berkas  ini  harus terjamin keraha-siaannnya, dengan demikian  pimpinan  bertanggung  jawab sepenuhnya  atas  kehilangan,  kerusakan, pemalsuan  oleh  orang  atau  organisasi yang  tidak  memiliki  hak  terhadap  isi rekam  medis  milik  pasien  [7].  Retensi dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis penting  dilakukan  bagi  setiap  instansi kesehatan karena bertujuan untuk mengurangi  jumlah  arsip  rekam  medis yang  sudah  tidak  mempunyai  nilai  guna sehingga berkas tidak semakin bertambah [8],  menyiapkan  tempat  untuk  berkas rekam  medis  baru,  menyimpan  arsip yang bernilai dan mengurangi arsip  yang tidak bernilai.
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi
Permasalahan  yang  terjadi  saat melakukan  proses  retensi  adalah  petugas rekam  medis harus memiliki waktu  yang cukup  lama  dalam  melaksanakan  retensi karena  prosesnya  yang  masih  dilakukan secara  manual  dan  karena  banyaknya jumlah  berkas  rekam  medis  yang tersimpan  diruang  penyimpanan,  akibat jumlah  berkas  yang  sangat  banyak  maka petugas  membutuhkan  tenaga  dan  waktu ekstra  dalam  melaksanakan  kegiatan retensi  rekam  medis  [9].  Sama  halnya dalam  proses  pendokumentasian,  berkas rekam  medis  yang  telah  diretensi  masih dilakukan  secara  manual  yaitu  dengan cara menuliskan setiap berkas  yang telah diretensi kedalam buku. Hal ini mengakibatkan
tidak efektif dan
efisiennya proses retensi.
Untuk
mengimbangi  kemajuan  teknologi  dalam melakukan pengolahan data rekam medis maka diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat menunjang efektivitas
kegiatan  rekam  medis  di  sebuah  rumah sakit  [10].  Untuk  itu  dibuatkan  sistem retensi  untuk  mengurangi  beban  petugas rekam medis dalam
melakukan pengarsipkan  atau  pendokumentasian berkas rekam medis yang sudah di retensi dengan menggunakan Visual Studio 2010 dan database Ms. Access.
Perancangan aplikasi retensi men- jadi  solusi  untuk  memecahkan  masalah yang  dihadapi  pada  saat  dilakukan kegiatan  retensi  berkas  aktif  dan  inaktif. Perancangan  desain  aplikasi  dilakukan melalui  tahapan-tahapan  yang  telah  di- analisa sebelumnya, mulai dari setiap da- ta  yang  telah  diperoleh  sampai  kompo- nen-komponen  sistem  yang  akan  dipakai di dalam aplikasi [11].
METODE
Metode  pengembangan  sistem yang  dipakai  adalah  pengembangan metode  air  terjun  atau  lebih  dikenal dengan  sebutan  metode  waterfall,  karena proses ini sudah terorganisasi secara tera- tur  sehingga  risiko  terjadinya  pengulan- gan  proses  akan  terhindari  karena  setiap proses dilakukan secara berurutan.
Waterfall  adalah  model  pengem- bangan  sistem  yang  dimana  pada  setiap tahapannya  harus  selesai  terlebih  dahulu sebelum  memasuki  tahap  berikutnya guna  menghindari  terjadinya  pengulan- gan tahapan [12].
Gambar 1. Model Waterfall
Gambar 1 merupakan tahapan model Wa- terfall  yang  sering  dipilih  dan  digunakan sebagai  acuan  untuk  melaksanakan  pros- es  pengembangan  system  [13].  Adapun penjelasan dari setiap tahapannya :
a. Analisis kebutuhan Tahap ini yang merupakan tahap pertama yaitu dengan menganalisis segala sesuatu yang  diperlukan  dalam  sistem  retensi rekam  medis.  Analisis  dilakukan  dengan melihat  teknik  retensi  yang  digunakan oleh  rumah  sakit  setempat  dalam  segi proses maupun arsip yang digunakan un- tuk merekam data retensi rekam medis.
b. Desain sistem
Pada  tahap  ini  dilakukan  perancangan pada  sistem  sebagaimana  analisis  kebu- tuhan yang telah dilakukan sebelumnya.
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi
c. Pembuatan kode
Pada  tahap  ini  dibuatkan  kode  program sistem retensi rekam medis menggunakan bahasa  pemrograman  Microsoft  Visual Studio  2010  dengan  menggunakan  data- base Microsoft Access.
d. Pengujian Sistem Pada  tahap  ini  lebih  memfokuskan  pada pengujian  perangkat  lunak  baik  secara logik  maupun  secara  fungsional.  Hal  ini bertujuan  guna  meminimalisir  error  sis- tem  yang  mungkin  terjadi  dan  memasti- kan output sesuai dengan keinginan.
e. Implementasi Tahap  implementasi  ini  dilakukan  untuk memastikan bahwa pengguna dapat men- jalankan dan menguji sistem tersebut apakah  telah  memenuhi  persyaratan  dan sesuai dengan keinginan penggunanya.
f. Pemeliharaan
Tahap  pemeliharaan  penting  untuk  dil- akukan karena ditakutkan sistem
mendapatkan  ancaman  kerusakan  oleh virus.  Maka  dari  itu  sistem  harus  terus diperiksa agar berjalan baik  sesuai kebu- tuhan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Context Diagram Dalam  diagram  konteks  ini,  bisa  dilihat gambaran  hubungan  antara  input  dan output  dari  inti  luar  sistem.  Dalam  me- wakili  keseluruhan  sistem,  diagram  ini menggunakan  lingkaran  tunggal  sebagai gambarannya.
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Re- tensi
Pada  gambar  2  tentang  diagram  konteks, petugas  rekam  medis  melakukan  input data pasien, data dokter, data petugas dan data  retensi  untuk  diolah  dalam  sistem informasi  retensi  kemudian  mencetak laporan  retensi  untuk  dilaporkan  kepada Kepala Rekam Medis.
Data Flow Diagram (DFD) Data  Flow  Diagram  digunakan  untuk mempresentasikan  alur  model  logika  se- buah  sistem,  yang  menjelaskan  dimana data  itu  berasal,  interaksi  atar  data  yang tersimpan,  serta  keluaran  data  apa  saja yang akan dihasilkan dari sistem tersebut.
Gambar 3. DFD Sistem Retensi
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi
Data  Flow Diagram  pada  gambar 3  akan dipaparkan penjelasnnya pada tabel 1:
Tabel 1. Data Flow Diagram
No Data Flow Keterangan 1.0 Login Petugas  melakukan  login agar  bisa  mengakses  fitur yang ada di dalam sistem 2.0 Kelola Data Petugas Petugas  memasukkan  data petugas  untuk  disimpan kedalam  sistem  informasi dan petugas dapat menambahkan atau menghapus data yang telah tersimpan di sistem 3.0 Kelola Data Dokter Petugas  menginput  data dokter  untuk  disimpan  di dalam  sistem  informasi rekam medis 4.0 Kelola Data RM Petugas  mengimport  data rekam  medis  pasien  dan dapat  menambahkan  atau menghapus data yang telah tersimpan di sistem 5.0 Kelola Data Retensi Data  diambil  dari  data rekam medis untuk dibuatkan  sebagai  laporan yang akan dilaporkan kepada kepala rekam medis
Entity Relationship Diagram (ERD) Dengan  dibuatkannya  entity  relationship diagram yang berfungsi unyuk menyusun struktur  data  serta  untuk  menjelaskan kepada  para  pengguna  tentang  hubungan antar data dan hubungan antar relasi yang terdapat pada basis data.
Gambar 4. ERD Sistem Retensi
Gambar 5. Relasi Tabel Setelah dilakukan analisis dan perancangan  system,  tahap  selanjutnya dilakukan  tahap  implementasi  yaitu mebuat  sebuah  program.  Tampilan  atau interface  design sistem  informasi  retensi berkas rekam medis:

## 1. Halaman Login
Gambar 6. Halaman Login
Gambar 6 tentang tampilan halaman log- in.  Petugas  akan  diminta  untuk  men- gisikan username dan password untuk melakukan  login.  Halaman  ini  berfungsi agar  petugas  bisa  masuk  ke  halaman utama dari sistemnya. Halaman ini hanya boleh diakses oleh petugas saja. Halaman ini berfungsi agar petugas bisa masuk ke halaman utama dari sistemnya.
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi

## 2. Halaman Menu Utama
Gambar 7. Halaman Utama
Gambar  7  tentang  halaman  utama. Pada halaman utama petugas dapat  mengakses setiap  halaman  yang  dibutuhkan.  Menu utama ini menampilkan fitur-fitur sistem, diantaranya: data rekam medis, data dok- ter, data retensi, dan laporan.
3. Halaman Data Rekam Medis
Gambar 8. Halaman menu rekam medis
Gambar  8  tentang  halaman  menu  rekam medis. Di dalam halaman ini yang terdiri dari  fitur  untuk  menambahkan  rekam medis  pasien  baru  serta  fitur  list  pasien untuk  melihat  data  pasien  lama  yang sebelumnya  pernah  melakukan  pemerik- saan atau pengobatan.
4. Halaman Data Dokter
Gambar 9.Tampilan menu data dokter
Gambar 9 tentang tampilan menu dokter. Terdiri  dari  fitur  untuk  menambahkan dokter serta fitur list dokter untuk melihat data  dokter  yang  sudah  tersimpan  di  da- lam sistem.
5. Halaman Data Petugas
Gambar 10. Halaman menu data petugas
Gambar  10  tentang  menu  data  petugas. Pada  tampilan  menu  petugas  terdiri  dari fitur  untuk  menambahkan  data  petugas serta fitur list petugas untuk melihat data petugas  yang  sudah  tersimpan  di  dalam sistem.
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi

## 6. Halaman Data Retensi
Gambar 11. Tampilan menu retensi
Gambar  11  tentang  tampilan  menu retensi . Bertujuan  untuk  memilah  data rekam  medis  yang  akan  diterensi  sesuai dengan kategori yang dibutuhkan.
7. Halaman Pelaporan
Gambar 12. Tampilan menu laporan
Gambar  12  tentang  tampilan  menu laporan.  Tampilan  menu  laporan  ini bertujuan untuk menampilkan data rekam medis  yang telah diretensi  sesuai dengan kategori yang dibutuhkan.

## SIMPULAN
Dengan dibuatkannya sistem informasi  retensi  ini,  petugas  dapat  lebih mudah  serta  cepat  dalam  melaksanakan dan  mengerjakan  proses  pengolahan  dan pelaporan data retensi di Rumah Sakit.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.  N.  Hidayaturrahmah,  “Analisis
Dampak dari Revolusi Industri 4.0 di  Bidang  Kesehatan,”  pp.  0–4, 2019, doi: 10.31227/osf.io/bzfu7.
[2] A.  Taryanto  and  L.  Nur  Handaya- ni, “PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI  RETENSI  REKAM MEDIS  DI  RUMAH  SAKIT DUSTIRA  CIMAHI”, E-Komtek ,
vol.  3,  no.  2,  pp.  62  -  70,  Nov. 2019. [3] Peraturan Menteri Kesehatan Republik  Indonesia  Nomor  72 tahun 2016 tentang standar pelayanan  kefarmasian  di  rumah sakit. [4] W.  Handiwidjojo,  “Rekam  medis elektronik,” Univ.  Kristen  Duta Wacana Yogyakarta , vol. 2, no. 1, pp. 36–41, 2015, [Online]. Available: https://ti.ukdw.ac.id/ojs/index.php/ eksis/article/view/383. [5] Marsum,  Adhani,  dkk.  2018. Tin- jauan Keterlambatan Retensi Dokumen  Rekam  Medis  Di  RSUD DR.  Soediran  Mangun  Sumarso Kabupaten Wonogiri. ejour- nal.poltekkes.smg.ac.id
[6] L. Purnamasari and A. Pujihastuti,
“Tinjauan  Pelaksanaan  Retensi Dokumen  Rekam  Medis  Rawat Jalan  Di  Puskesmas  Kartasura 2011,” Rekam Medis , vol. 6, no. 1, pp. 95–101, 2014.
DOI:   https://doi.org/10.33330/jurteksi.v8i1.1209 Available online at http://jurnal.stmikroyal.ac.id/index.php/jurteksi
[7] H. M. Ulfa, T. D. Silitonga, and T.
Gustia,  “Analisis  Penyusutan  dan Pemusnahan Dalam Menjaga Nilai
Guna  Rekam  Medis  Di  Rumah
Sakit  Pekanbaru  Medical  Center
Tahun 2020,” vol. 2, no. 1, pp. 73–
81, 2021.
[8] H.  Rizal,  "Analisis  Penyebab Tidak  Terlaksananya  Retensi  dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis
di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Natuna," vo. 11, pp. 1-7, 2021.
[9] Muhammad  Suudin  Haris,  2019, Perancangan  dan  Pembuatan  Ap- likasi Retensi Berkas Rekam Medis di  RSD  Balung  Jember. Prosiding RMIK  Politeknik  Negeri  Jember. URL: polije.ac.id [10] F. Anggraeni, " Perancangan Sistem  Informasi  Retensi  Rekam Medis Rawat Inap Dengan Menggunakan  Visual  Basic.Net Dirumah Sakit Kebonjati Bandung ", 2016. [11]  Muhammad  Ridwan,  Alfauzain 2021. Literatur  Riview  Aplikasi Retensi Rekam Medis Menggunakan  Microsoft  Access. Administration & Health Information  Of  Journal  2(1):99- 100
[12]  Khalishah,  M.  2018. Pengem- bangan  Sistem  Informasi URL: 432217110334.blog.mercubuana.a
c.id
[13]  U.  Al  Faruq,  “Rancang  Bangun Aplikasi  Rekam  Medis  Poliklinik Universitas  Trilogi,” J.  Inform. , vol. 9, no. 1, pp. 1017–1027, 2015, doi: 10.26555/jifo.v9i1.a2043