## Perancangan Aplikasi Sistem Survei Karyawan di PT Uni-Charm Indonesia Berbasis Web

## Employee Survey System Application Design at PT Uni-Charm Indonesia Web-Based
Meiniarti 1*
Rini Malfiany 2 Neni Marliansih 3
Rahmat Gunawan 4
1.2.3.4 Manajemen Informatika, STMIK Rosma, Indonesia 1 meiniarti@dosen.rosma.ac.id, 2 rini@dosen.rosma.ac.id, 3 neni.marliansih@alumni.rosma.ac.id,
4 rahmat@rosma.ac.id
*Penulis Korespondensi:
Meiniarti meiniarti@dosen.rosma.ac.id Riwayat Artikel: Diterima : 11 Juni 2022 Direview : 21 Juni 2022 Disetujui : 13 Juni 2022 Terbit : 30 Juni 2022

## Abstrak
Sistem Informasi Survei Karyawan di PT Uni Charm Indonesia Berbasis Web dapat dijadikan solusi dalam pengisian survei karyawan di PT Uni Charm Indonesia. Masalah yang dihadapi PT.Unicharm pada pelaksanaan survey tahunan adalah pada divisi HR management kesulitan untuk merekap data survey karena masih dilakukannya manual dengan dengan cara HRD membagikan angket tersebut kepada karyawan dalam bentuk hardcopy atau print out survey. Dengan adanya sistem informasi ini dapat memudahkan karyawan mengisi form survei dan perusahaan dalam pengolahan laporan hasil dari survei tersebut. Dalam penelitian ini, membahas tentang bagaimana merancangan aplikasi sistem survei karyawan di PT Uni Charm Indonesia berbasis web. Adapun metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah System Development Life Cycle (SDLC) model Waterfall yang meliputi tahapan Analisa Sistem, Desain, Pengkodean, Pengujian sistem. Sistem yang digunakan menggunakan bahasa pemograman PHP, database server-nya menggunakan phpMyAdmin. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sistem informasi sistem informasi survei karyawan berbasis web. Dengan adanya sistem survei karyawan ini dapat membantu HRD dalam proses pelaksanaan survei karyawan tahunan serta memudahkan karyawan dalam pengisian survei sehingga dapat meminimalisir penggunaan kertas serta sistem penyimpanan data yang lebih efisien dan proses pengolahan hasil survei yang akurat.
Kata Kunci: Perancangan, Aplikasi Survei Karyawan, SDLC dan Waterfall

## Abstract
The Web-Based Employee Survey Information System at PT Uni Charm Indonesia can be used as a solution in filling out employee surveys at PT Uni Charm Indonesia. The problem faced by PT. Unicharm in carrying out the annual survey is that the HR management division finds it difficult to recap survey data because it is still being done manually by means of HRD distributing the questionnaire to employees in the form of hardcopy or print out surveys. With this information system, it is easier for employees to fill out survey forms and companies in processing reports on the results of the survey. In this study, discusses how to design a web-based employee survey system application at PT Uni Charm Indonesia. The system development methodology used is the Waterfall Model System Development Life Cycle (SDLC), which includes the stages of System Analysis, Design, Coding, and System Testing. The system used uses the PHP programming language, the database server uses phpMyAdmin. The results achieved from this research is a web-based employee survey information system information system. With this employee survey system, HRD can assist in the process of carrying out annual employee surveys and make it easier for employees to fill out surveys so as to minimize paper usage as well as a more efficient data storage system and accurate survey results processing.
Keywords: Design, Application Employee Survey, SDLC and Waterfall

## 1. Pendahuluan
Karyawan merupakan salah satu aset penting bagi sebuah perusahaan, mengelola karyawan layaknya mengelolah sebuah aset, aset adalah sesuatu yang memiliki nilai ekonomi dalam jangka panjang, semakin lama nilainya semakin meningkat dan menghasilkan sesuatu semakin lama nilainya maka semakin meningkat dari masa ke masa[1], Maka dari itu karyawanpun perlu ikut berpartisipasi dalam mengambil sebuah keputusan yang dimana hal tersebut dapat berpengaruh kepada kinerja dan rasa bangga karyawan terhadap fasilitas dan tunjangan yang disediakan oleh perusahaan untuk selanjutnya dapat diperbaiki. Survei karyawan tersebut di selenggarakan oleh Departement HRD dalam kurun waktu satu tahun dua kali yaitu pada awal semester dibulan Januari dan semester ke dua dibulan Juni, survei karyawan ini dilakukan untuk mengukur sejauh mana karyawan puas akan fasilitas perusahaan, tunjangan kesehatan, pengupahan, kepuasan karyawan terhadapa pekerjaannya. Hasil dari survei ini akan dibuat laporan dalam bentuk nilai dan grafik sehingga manajemen dapat dengan mudah membaca hasil dari survei karyawn tersebut dan dapat dijadikan bahan evaluasi oleh manajemen untuk dilakukan perbaikan kedepannya.
Dalam pelaksanan survei tersebut hal yang harus dilakukan yaitu HRD menyusun pertanyaan- pertanyaan yang akan ditanyakan, pernyataan survei ini berisikan tentang kepuasan karyawan terhadap pekerjaannya, terdapat sembilan fase dalam kepuasan kerja yaitu kepuasan terhadap gaji, kesempatan promosi, supervise, tunjangan, penghargaan terhadap nilai hasil kerja, prosedur kerja yang ada, rekan kerja, karakterisitik pekerjaan, dan komunkasi. Ketujuh fase tersebut sudah dilakukan oleh PT.Unicharm, hanya karena terkendala rekapitulasi yang mengakibatkan data tersebut tidak valid sehingga membebankan karyawan pada divisi HRD [2][3].
Alat ukur ini menggunakan skala likert dengan lima respon yaitu setuju, sedikit setuju, netral, sedikit tidak setuju dan tidak setuju. Setelah membuat pertanyaan tersebut HRD mengajukan pertanyaan-pertanyaan tersebut ke manajemen untuk dapat dikoreksi dan ditinjau apakah sudah sesuai dengan yang manajemen harapkan, jika pertanyaan-pertanyaan survei tersebut disetujui oleh manajemen maka HRD dapat melanjutkan ke step berikutnya yaitu membagikan kertas angket survei tersebut ke karyawan jika belum disetujui maka HRD harus meninjau dan membuat ulang pertanyaa-pertanyaan tersebut sampai disetujui oleh manajemen.
Pelaksanaan survei karyawan ini dilakukan dengan dua (2) cara yaitu untuk pengisian survei menggunakan angket berupa print out survey di factory Karawang begitu juga dengan karyawan yang berada di factory mojokerto. Yang berhak dalam pengisian angket survei karyawan ini adalah karyawan perusahaan itu sendiri yang terikat kerja langsung dengan perusahaan. Dalam pembuatan hasil dari laporan angket tersebut dilakukan dengan cara untuk pembagian angket secara langsung yang dilakukan dipabrik Karawang dan Mojokerto setelah karyawan mengisi angket tersebut HRD menginput hasil pertanyaan dari angket yang sudah dijawab oleh karyawan, sedangkat untuk karyawan yang bertempat kerja dikantor Jakarta dan sales area penginputannya dialukan dengan cara menginput hasil survei dari balasan email dari karyawan dikantor Jakarta dan sales area.
Yang menjadi kendala dalam survei karyawan ini yaitu pengisian survei yang masih menggunakan angket kertas, tidak jarang angket tersebut sobek hilang dan tercecer dan proses pembuatan hasil dari laporan tersebut lama dikarenakan tidak semua karyawan yang beralokasi dikantor jakarta dan sales area dapat setiap saat mengecek email sehingga terkadang HRD harus melakukan konfirmasi kepada karyawan dikantor Jakarta dan sales area dalam pengisiannya.

## 2. Metode Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam perancangan Aplikasi Survei Karyawan di PT Uni-Charm Indonesia yaitu adalah System Development Life Sycle ( SDLC ) adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya[4].

## Gambar 1 Ilustrasi Model Waterfall
Sumber: Rekayasa Perangkat Lunak (Rose A S M Shalahudin)
Model dalam penerapan metode perancangan sistem ini adalah Waterfall. Waterfall sering disebut model sekuensi linier ( sequential linear ) atau alur hidup klasik ( Classic Life Cycle ). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung ( support ). Berikut adalah gambar Model air terjun:

## Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user . Analisa kebutuhan perangkat lunak pada perancangan sistem ini termasuk pada pengumpulan data[5], diantaranya:
Obeservasi Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan secara sistematis dan sengaja yang dilakukan melalui pengamatan dan pencatatan gejala-gejala yang diselidiki. Objek penelitian di PT Uni Charm Indonesia observasi yang diambil adalah kendala dalam pembuatan sistem survei karyawan. dengan mengikuti pengamatan perosedur dalam pengisian survei karyawan hingga perhitungan hasil lapora survei tersebut.

## Wawancara
Dalam penulisan laporan ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka perlu dilakukannya metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan survei karyawan di PT Uni-Charm Indonesia. Maka perlu dilakukan wawancara dengan: Nama: Fransiska Prananingrum Jabatan : Staff HRD PT Uni-Charm Indonesia

## Studi Pustaka
Studi Pustaka yaitu membaca, mempelajari dan mengumpulkan data-data sekunder yang bersumber pada buku-buku, literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh suatu landasan teori.

## Dokumentasi
Dalam penulisan laporan ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan metode dokumentasi mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan
penginputan dan pengisian hasil survei karyawan. dengan melakukan melihat secara langsung dan mengikuti proses pendokumentasian data survei karyawan.

## Design
Desain sistem adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program sistem termasuk struktur data, arsitektur sistem, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Desain perangkat lunak pada Perancangan Aplikasi Survei Karyawan PT Uni-Charm Indonesia ini menggunakan MySQL sebagai database , flowchart sebagai model alur sistem[6], [7] .

## Pembuatan kode program
Desain harus dipindahkan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahapan ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. Pembuatan kode program pada Perancangan Aplikasi Survei Karyawan di PT Uni-Charm Indonesia ini menggunakan aplikasi Adobe Dreamweaver dengan bahasa pemrograman PHP dan HTML. Serta menggunakan Cascading Style Sheet (CSS) untuk mendesain tampilan web [8], [9].

## Pengujian
Pengujian berfokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. Pada tahap ini, pengujiannya dilakukan menggunakan teknik pengujian black box . yaitu akan dilakukan pengecekan yang berfokus pada fungsional dari perangkat lunak tersebut dari mulai segi input dan output [10] .
Pendukung ( Support ) atau Pemeliharaan ( Manitenance ) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi dikarenakan adanya kesalahan yang muncul dan tidak terditek saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Pemeliharaan dilakukan dengan menjaga keamanan data yaitu backup data.

## 3. Hasil dan Pembahasan Permasalahan yang ditemukan
Permasalahan yang ditemukan dari identifikasi survei karyawan adalah sebagai berikut. (1) Proses pembuatan pernyataan survei sampai dengan pembuatan laporan pernyataan survei karyawan masih menggunakan manual excel sehingga waktu yang digunakan tidak efisien. (2) Karena pengisian survei menggunakan manual kertas maka HRD sering mengalami kendala pada saat penginputan hasil laporan yaitu ada beberapa karyawan yang tidak mengisi identitas pada form tersebut sehingga survei yang sudah terisi tidak memenuhi syarat sehingga tidak dapat diinput ke dalam laporan. (3) Penyimpanan form survei yang memakan tempat sehingga terkadang HRD mengalami kesulitan dalam penyimpanan form nya. (4) Pembuatan hasil laporan yang memakan waktu cukup lama dari mulai proses pengumpulan hasil survei sampai dengan penginputan hasil survei dan pengolahan laporan hasil dari survei tersebut.

## Rancangan Solusi/Alternatif Pemecahan Masalah
Dari semua permasalahan yang ada maka solusi untuk masalah tersebut adalah sebagai berikut. (1) Perlu dirancang dan diimplementasikan suatu sistem informasi survei karyawan yang dapat mempermudah HRD ( Human Resource Departement ) untuk dapat mendapatkan data hasil dari survei karyawan secara efisien. (2) Output data yang dihasilkan dari sistem informasi survei karyawan lebih akurat dan tepat. (3) Dapat menghemat waktu pengolahan data hasil jawaban pernyataan karyawan. (4) Output hasil laporan survei karyawan tersebut dapat disimpan dalam bentuk dokumen

## Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem informasi yag diusulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data hasil pernyataan survei karyawan. Karena telah disediakan tools dan fasilitas lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.

## Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur survei karyawan yang diusulkan sebagai berikut:
Gambar 2 Flowchart Usulan Sistem survei karyawan di PT Uni Charm Indonesia
Implementasi Perangkat Antarmuka Implementasi antarmuka menggambarkan tampilan dari aplikasi dibangun oleh web aplikasi dengan menggunakan tools editor adobe dreamweaver CS5 yaitu implementasi antarmuka sistem informasi transaksi survei karyawan berbasis web . Berikut ini adalah implementasi antarmuka dari aplikasi yang digunakan sebagai berikut:

## Tampilan Form Login Admin

## Gambar 3 Form Login Admin
Form Login adalah form yang digunakan untuk proses masuk ke dalam sistem survei karyawan PT Uni Charm Indonesia
Tampilan Form Survei Baru
Gambar 4 Form Survei Baru Form Survei Baru berfungsi sebagai menyimpan, menghapus, menambahkan pernyataan- pernyataan yang akan dijawab oleh user.
Tampilan Form Daftar Survei

## Gambar 5 Form Daftar Survei
Form Daftar Survei berfungsi sebagai history survei yang telah dilakukan sebelumnya jika survei sebelumnya telah dilakukan, untuk survei yang telah dilakukan maka survei tersebut akan dinon aktive kan dan sebaliknya untuk survei yang akan dimunculkan maka survei tersebut akan berstatus active . Tampilan Hasil Survei

## Gambar 6 Form Hasil Survei
Form Hasil Survei berfungsi sebagai penyimpanan hasil jawaban pernyataan-pernyaaan yang dijawab oleh user sehingga HRD dapat dengan mudah mengolah laporan hasil survei tersebut

## Tampilan Form Isi Survei
Gambar 7 Form Isi Survei Form isi survei adalah form yang berisi pernyataan-pernyataan yang harus diisi oleh user yang dimana pernyataan tersebut diisi dengan memilih pilihan pada kolom pilihan jawaban yaitu sangat setuju, setuju, netral, sedikit setuju dan sangat tidak setuju.

## Pengujian
Pengujian dilakukan secara logis dan fungsional dengan cara menguji aplikasi dengan memasukkan data yang telah disediakan, dengan berbagai masukan yang diberikan apakah sistem memberikan keluaran seperti yang kita harapkan atau tidak. Serta memastikan bahwa semua bagian telah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan ( error ) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
Tabel 1 Pengujian Halaman Survei Baru Requirment yang di uji Butir Uji Jenis Pengujian Menginput data Admin melakukan penginputan nama survei, Objek dan Pernyataan Survei Black Box Menyimpan data Admin melakukan penyimpanan nama survei, Objek dan Pernyataan Survei Black Box Menghapus data Admin melakukan penghapusan data admin Black Box Tabel 2 Pengujian Halaman Daftar Survei Requirment yang di uji Butir Uji Jenis Pengujian Detail Admin dapat melihat hasil penginputan pernyataan survei Black Box Menghapus data survei Admin dapat melakukan hapus data survei Black Box Tabel 3 Pengujian Halaman Hasil Survei Requirment yang di uji Butir Uji Jenis Pengujian Menampilkan Hasil survei perdepartement Admin dapat mengetahui hasil survei perdepartement Black Box
Berdasarkan kesimpulan yang di dapat dari hasil pengujian di atas bahwa hasil yang didapatkan sesuai dengan yang diharapkan secara fungsional dalam perangkat lunak.

## 4. Penutup
Perancangan sistem informasi survei karyawan di PT Uni Charm Indonesia menggunakan Web . Merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu HRD (Human Resource Departement) dan Management dalam melaksanakan employee survey (Survei Karyawan) tahunan sehingga dapat menghasilkan laporan survei yang tepat.
Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, Perancangan Sistem Informasi Survei Karyawan di PT Uni Charm Indonesia menggunakan Web akan banyak memberikan manfaat dalam mengelolah hasil survei dan informas, seperti (1) Mempersingkat waktu pembuatan laporan hasil survei karyawan. (2) Mempermudah pencarian dokumen apabila dibutuhkan kembali. (3) Sistem dapat mempersingkat dalam pengisian survei karyawan. (4) Memudahkan HRD dan Management dalam melakukan pelaksaan survei karyawan setiap tahunnya. Perlu adanya pemberitahuan dan sosialisasi tentang tata cara pengisian survei karyawan mengenai cara pengisian survei karyawan agar karyawan dapat dengan mudah dalam pengisian survei dan agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengisian survei tersebut.

## 5. Referensi
[1] O. Fajarianto, M. Iqbal, and J. T. Cahya, “Sistem Penunjang Keputusan Seleksi Penerimaan Karyawan Dengan Metode Weighted Product,” J. Sisfotek Glob. , vol. 7, no. 1, 2017.
[2] X. Feng, Y. Jiang, X. Yang, M. Du, and X. Li, “Computer vision algorithms and hardware implementations: A survey,” Integration , vol. 69. 2019, doi: 10.1016/j.vlsi.2019.07.005.
[3] S. Barnes and R. Vidgen, “WebQual : An Exploration of Web-site Quality,” Communications , vol. 1, 2000.
[4] M. Bulman, “SDLC - Waterfall Model,” Indep. , 2017.
[5] I. Gunawan, “tehnik pengumpulan data,” Komun. Organ. , 2019.
[6] R. S. Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak Edisi 7 , vol. 2, no. 1. 2012.
[7] M. Sitinjak Daniel Dido Jantce TJ and J. Suwita, “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kursus Bahasa Inggris Pada Intensive English Course Di Ciledug Tangerang,” Ipsikom , vol. 8, no. 1, 2020.
[8] E. Ratnasari, “Pengertian Dan Fungsi Xampp,” Ilmuti.Org , 2018.
[9] H. Wan and C. Horvath, Dave Chaffey , vol. 410, no. 1. 2015.
[10] T. S. Jaya, “Pengujian Aplikasi Dengan Metode Blackbox Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Kantor Digital Politeknik Negeri Lampung),” J. Inform. J. Pengemb. IT , vol. 3, no. 2, 2018.