## RANCANG BANGUNG APLIKASI E-REIMBURSEMENT BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL SEKUENSIAL LINIER
Nunung Hidayatun 1 , Susafa’ati 2) , Hidayanti Murtina 3)
Universitas Bina Sarana Informatika, Sistem Informasi 1 , Universitas Nusa Mandiri, Teknik Informatika 2,3
Jl. Kramat Raya No.98, RW.9, Kwitang, Kec. Senen, Kota Jakarta Pusat 1 , Jl. Raya Jatiwaringin No.2,
RW.13, Cipinang Melayu, Kec. Makasar, Kota Jakarta Timur 2,3 e-mail: nunung.ntn@bsi.ac.id 1 , susafaati.suf@nusamandiri.ac.id 2 , hidayanti.hym@nusamandiri.ac.id 3

## Abstrak
PT Dragro Kreatifindo Digital adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa konsultasi yang membantu klien dalam membangun apliksasi berbasis teknologi. Proses bisnis yang berjalan dalam melakukan kosultasi  seringkali  mengharuskan  staff  bertemu  dengan  klien  di  luar  perusahaan,  sehingga biaya  akomodasinya  untuk  sementara  akan  ditanggung  oleh  staff  PT  Drago  yang  bertugas.  Setelah  itu barulah  dilakukan  penggantian  dana  akodomasi  tersebut  ke  perusahaan.  Permasalahan  yang  terjadi adalah  proses  penggantian  dana  (reimbursement)  masih  dilakukan  secara  manual  dengan  cara memberikan bukti pembayaran kepada bagian finance, setelah itu di cek dan langsung di ganti uangnya, sehingga  pada  saat  melakukan  proses  reimbursement  karyawan  diharuskan  datang  kekantor,  rentan kehilangan bon, nota atau resi dan proses tersebut dirasa kurang efektif dan efesien. Untuk itu, diperlukan sebuah  solusi yang tepat  untuk  dapat  mengatasi  masalah  tersebut. Penelitian  ini  menggunakan  metode SDLC model sekuensial liner dan pengumpulan data dengan melakukan obeservasi, wawancara ke pihak terkait  serta  melakukan  studi  pustaka.  Hasil  dari  penelitian  adalah  sistem  informasi  e-reimbursement berbasis web, yang memudahkan staff dapat melakukan reimbursement secara online.

## Kata kunci: Sistem, Informasi, e-reimbursement

## Abstract
PT Dragro Kreatifindo Digital is a company engaged in consulting services that assist clients in building  technology-based  applications.  The  ongoing  business  processes  in  carrying  out  consultations often require staff to meet with clients outside the company, so that the cost of temporary accommodation will be borne by the PT Drago staff on duty. After that, the reimbursement of the accommodation funds to the company is carried out. The problem that occurs is that the reimbursement process is still carried  out manually by providing proof of payment to the finance department, after that it is checked and the money is immediately replaced, so that when carrying out the reimbursement process employees are required to come to the office, prone to losing bills, notes or Receipts and processes are felt to be less effective and efficient. For this reason, we need an appropriate solution to be able to overcome this problem. This study used  the  linear  sequential  model  SDLC  method  and  collected  data  by  observing,  interviewing  related parties  and  conducting  a  literature  study.  The  result  of  the  research  is  a  web-based  e-reimbursement information system, which makes it easier for staff to make reimbursement online.
Keywords: Information, System, E-Reimbursement

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  semakin  berkembang  dengan  pesat  seiring  dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin maju [1]. Dengan pemanfaatan teknologi informasi maka dapat dikembangkan sistem informasi yang dibutuhkan oleh semua pihak, dan dapat diakses lebih efektif dan efisien [2]. Salah satu pemanfaatan teknologi yang banyak digunakan adalah aplikasi web atau biasa disebut juga  dengan  perangkat lunak berbasis  web yang  sudah berkembang  dengan  pesat  baik  dari  segi penggunaan, ukuran, bahasa yang digunakan pada perangkat dan kompleksitasnya. Namun masih banyak perusahaan-perusahaan  yang  belum  beralih  menggunakan  aplikasi  web  untuk  memenuhi  kebutuhan pengguna ( User ).
Pada saat ini salah satu perusahaan IT Consultant di Bekasi yaitu PT Drago Kreatifindo Digital, masih ada proses bisnis yang belum mengadopsi teknologi informasi, yaitu pada proses penggantian dana perjalanan bisnis. Karyawan dalam melakukan tugas sering kali di haruskan untuk bertemu dengan client di  luar  perusahaan.  Atas  transaksi  tugas  tersebut  biaya  ditanggung  terlebih  dahulu  oleh  karyawan. Selanjutnya perusahaan menganti biaya yang sudah di keluarkan atas klaim karyawan selama penugasan di luar  perusahaan  yang  sering  disebut  dengan reimbursement . Reimbursement merupakan  salah  satu permasalahan yang sangat serius bagi perusahaan jika tidak ditangani dengan baik [3]
Permasalahan  yang  terjadi  pada  PT  Drago  Kreatifindo  Digital  adalah  karena  sistem reimbursement nya masih dilakukan secara manual. Sistem berjalan yang terjadi dengan cara memberikan bukti pembayaran kepada bagian finance , setelah itu di cek dan langsung di ganti uangnya, sehingga pada saat  melakukan  proses reimbursement karyawan  diharuskan  datang  ke  kantor,  menyebabkan  rentan kehilangan  bon,  nota  atau  resi.  Masalah  lainnya  yaitu  terbatasnya  sumber  daya  manusia  sementara pengajuan klaim reimbursement banyak sehingga pelayanan menjadi lambat dan membutuhkan waktu yang lama [4] [5]  dan proses tersebut dirasa kurang efektif dan efesien.
Guna mengatasi masalah yang terjadi pada proses bisnis reimbursement karyawan di PT Drago maka  perlu  merancang  sebuah  sistem  informasi  yang dapat  mempermudah  dan  mempercepat  prosesnya sehingga lebih efektif dan efisien. Hal ini sejalan dengan penelitian sebelumnya bahwa untuk mengatasi masalah reimbursement ,  perlu  sebuah  solusi,  yaitu  memanajemen reimburse dengan  pembuatan  sistem informasi  agar  pengajuan reimbursement dapat  dilakukan  secara  elektronik  yang  akhirnya  akan  dapat mempercepat proses pencairan yang dapat dilakukan dimana pun dan kapan pun [6][7][8].

## 2. METODE PENELITIAN
Ada dua metode yang digunakan pada perancangan software aplikasi e-reimbursement , yaitu: 2.1 Metode pengumpulan data
Hal  pertama  yang  dilakukan  pada  saat  membangun  sistem e-reimbursement adalah  dengan menganalisisnya  menggunakan  beberapa  teknik  pengumpulan  data  yaitu  wawancara  langsung  dengan pihak terkait, kemudian observasi ke PT Drago Kreatifindo Digital dengan mengamati proses bisnis sistem reimbursement yang dilakukan karyawan serta melakukan studi pustaka yang dapat membantu penelitian ini.
2.2 Metode pengembangan software Metode  pengembangan software adalah  suatu  teknik  untuk  mengembangkan  atau  mengubah  sistem dengan menggunakan model-model yang sudah teruji baik [9].
Pada  penelitian  ini  model  yang  digunakan  adalah  model  sekuensial  linear,  yang  dimulai  dari  tahap analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap  pertama  yaitu  analisis  dengan  mengidentifikasi  kebutuhan  berdasarkan  kebutuhan pengguna dan kebutuhan sistem dari Sistem Reimbursement pada PT Drago Kreatifindo yaitu:
A. Kebutuhan pengguna:
Pada  aplikasi e- reimbursement terdapat  dua  pengguna yang  berinteraksi,  yaitu admin  dan user. Kebutuhan admin diantaranya; admin dapat login, dapat mengakses menu setting, dapat melihat laporan Reimbursement ,  dapat  melihat  laporan  pengembalian  dana,  dapat  mengelola  pengajuan  Reimbursement user, dan dapat mengelola data pengembalian dana.
Sedangkan  Analisa  kebutuhan user yaitu; User dapat  melakukan  login  untuk  mengakses  web, dapat  mengajukan Reimbursement ,  dapat  melihat  apakah  pengajuan  tersebut  diterima  atau  tidak,  dapat mengakses pengembalian dana, dapat mengedit profile, dan dapat melihat status pengembalian dana.

## ISSN : 2088-589X

## B. Kebutuhan Sistem
1) User harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses web ini dengan memasukan email dan password agar privasi masing-masing user tetap terjaga.
User  harus  melakukan  logout  setelah  selesai  menggunakan  program  agar  tidak  ada  pihak  lain  yang menyalah gunakan akun user tersebut.
2) Pengajuan baru diterima jika admin menerima pengajuan dari Reimbursement dari user.

## 3.1 Desain
Setelah  tahap  analisis  dan  diketahui  kebutuhan  dari  pengguna  dan  sistem,  selanjutnya  adalah tahap desain. Pada aplikasi e-reimbursement rancangan yang dibuat diantaranya adalah sebagai berikut: A. Rancangan Diagram Use Case
Use case diagram merupakan pemodelan untuk behavior dari sistem informasi yang akan dirancang, berguna  untuk  mengetahui  fungsi  apa  saja  yang  ada  di  dalam  sistem  dan  siapa  saja  yang  berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut [9].
Pada  sistem  informasi reimbursement pada  PT  Drago  Kreatifindo  terdapat  2  aktor  yaitu user dan admin, berikut adalah use case diagram sistem informasi reimbursement pada PT Drago Kreatifindo.
Gambar 1. Diagram Use Case Sistem Informasi Reimbursement
B. Rancangan Diagram Aktivitas Diagram  aktititas  atau activity  diagram menggambarkan workflow (aliran  kerja)  atau  aktivitas  dari sebuah  sistem  atau  proses  bisnis.  Yang  perlu  diperhatikan  disini  adalah  bahwa  diagram  aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan actor , jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem
Gambar 2. Rancangan Diagram Activity Sistem Informasi Reimbursement
C. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3. Entity Relationship Diagram Aktivitas Sistem Informasi Reimbursement

## ISSN : 2088-589X
D. Logical Record Stucture (LRS) Logical Record Structure (LRS) menggambarkan hubungan entitas-entitas yang ada pada sebuah basis data. Diagram LRS menyajikan struktur rekord-rekord yang ada pada tabel-tabel dan relasinya.
Gambar 4. Logical Record Structure Aktivitas Sistem Informasi Reimbursement

## E. Class Diagram
Class  Diagram adalah  salah  satu  jenis  diagram  yang  paling  berguna  di  UML,  karena  dapat  dengan jelas memetakan struktur sistem tertentu dengan memodelkan kelas, atribut, operasi serta hubungan antar objek.
Class  Diagram menggambarkan  serta  deskripsi  atau  penggambaran dari class ,  atribut, dan  objek di samping itu juga hubungan satu sama lain seperti pewarisan, containmet , asosiasi dan lainnya.

## Gambar 5. Class Diagram Sistem Informasi Reimbursement
F. Sequence Diagram
Sequence  Diagram  menjelaskan  bagaimana  suatu  operasi  itu  dilakukan; message (pesan)  apa  yang dikirim  dan  kapan  pelaksanaannya.  Diagram  ini  diatur  berdasarkan  waktu.  Objek-objek  yang  berkaitan dengan proses berjalannya operasi diurutkan dari kiri ke kanan berdasarkan waktu terjadinya dalam pesan yang terurut . Berikut ini adalah sequence diagram sistem informasi reimbursement .
Gambar  6. Sequance Diagram Sistem Informasi Reimbursetment

## ISSN : 2088-589X
G. Desain Antarmuka
1) Tampilan login
Admin dan user harus login terlebih dahulu untuk dapat masuk dan mengakses fitur-fitur aplikasi e-reimbursement. Gambar 7 adalah tampilan menu login
Gambar 7. User interface menu login
Berdasarkan gambar 7 pada saat akan login maka harus mengisi alamat email dan password , kemudian klik tombol login.
2) Tampilan dashboard admin
Setelah login maka sistem akan diarahkan kepada tampilan utama admin atau dashboard admin. Gambar 8 adalah tampilan dari menu utama admin.

## Gambar 8. Dashboard admin
3) Tampilan dashboard user
Setelah login maka sistem akan diarahkan kepada tampilan utama user atau dashboard user.
Gambar 9. Dashboard user
4) Tampilan form pengajuan reimbursement (user)
Form reimbursement berfungsi untuk menyimpan pengajuan reimbursement yang dilakukan User. Gambar 10 adalah tampilan menu form reimbursement .
Gambar 10. Tampilan pengajuan reimbursement
5) Form lihat pengajuan reimbursement ( admin )
Gambar  11  adalah  tampilan  admin  ketika  ada user yang  membuat  pengajuan reimbursement . dimana  admin  dapat  melakukan;  melihat  pengajuan reimbursement yang  dilakukan User , mengirim  email  pengajuan reimbursement ,  menerima  pengajuan  reimbursement,  menolak pengajuan reimbursement .

## ISSN : 2088-589X
6) Tampilan form pengembalian dana
Pada  web  ini,  menu  pengembalian  dana  berfungsi  untuk  menyimpan  pemberian  dan pengembalian dana. apabila pengguna login sebagai Admin maka data pengembalian dana yang tampil adalah selurh data,sedangkan Ketika pengguna yang login sebagai User maka data yang tampil adalah data miliknya
Gambar 12. Tampilan form pengembalian dana ruang user
7) Tampilan form Laporan reimbursement
Menampilkan data berdasarkan tanggal awal dan tanggal akhir, dan dapat mendownload laporan berbentuk excel. Gambar 13 adalah tampilan form laporan pengajuan reimbursement
Gambar 13. Tampilan form laporan reimbursement
8) Tampilan form laporan pengembalian dana
Menampilkan data berdasarkan tanggal awal dan tanggal akhir, dan dapat mendownload laporan berbentuk excel. Gambar 14 adalah tampilan form laporan pengembalian dana.
Gambar 13. Tampilan form laporan pengembalian dana

## 3.3 Pengekodean
Dalam  pembangunan  aplikasi e-reimbursement, setelah  tahap  desain  selanjutnya  adalah  tahap pengkodean.  Pengkodean  adalah  menerjemahkan  rancangan software ke  dalam  bentuk  yang  dapat dimengerti  oleh  komputer  dengan  menggunakan  Bahasa  pemrograman  [10]. Aplikasi e-reimbursement dibuat menggunakan script PHP, framework Laravel dan database nya menggunakan MySql.

## 3.4 Pengujian
Setelah  tahap coding selanjutnya  adalah  melakukan  pengujian menggunakan  metode black  box testing untuk menguji hak akses admin dan user . Tahap pengujian bertujuan untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi guna dapat diperbaiki, serta untuk mengetahui apakah sudah memenuhi kebutuhan pengguna. Table 1 adalah pengujian terhadap form login.
Tabel 1. Pengujian Terhadap Form Login No  Scenario pengujian Test case Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Kesimpulan 1. User Id dan password tidak diisi kemudian klik tombol login User Id: (kosong) Password: (kosong) menolak akses user dan menampilkan “User Id dan password tidak dikenal” Sesuai harapan Valid 2. Mengetikkan user ID dan password tidak diisi atau kosong User ID: diisi Password (kosong) Sistem akan menolak akses user dan menampilkan Sesuai harapan Valid

## ISSN : 2088-589X
kemudian klik tombol login “User Id dan Password tidak dikenal” 3. User ID tidak diisi (kosong) dan password diisi kemudian klik tombol login User Id: (kosong) Password: diisi Sistem akan menolak akses user dan menampilkan “User Id dan Password tidak dikenal” Sesuai harapan Valid 4. Mengetikkan salah satu kondisi salah pada user ID atau password kemudian klik tombol login User ID: diisi (benar) Password: diisi (salah) Sistem akan menolak akses user dan menampilkan “User Id dan Password tidak dikenal” Sesuai harapan Valid 5. Mengetikkan user ID dan password dengan data yang benar kemudian klik tombol login User ID: diisi (benar) Password: diisi (benar) Sistem menerima akses login dan kemudian langsung menampilkan menu utama. Sesuai harapan Valid

## 4. KESIMPULAN

## 4.1 Kesimpulan
1) Berdasarkan  seluruh  pokok  bahasan  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  penggunaan  sistem  informasi reimbursment ini merupkan solusi yang membantu karyawan dalam proses pengajuan pengembalian uang lebih cepat, karena pengajuannya secara elektronik sehingga tidak harus datang langsung ke PT DRAGO  saat  sedang  di  luar  kantor.  Sistem  informasi  reimburment  ini  juga  membantu  pihak manajemen dalam pembuatan laporan lebih cepat, tepat, dan akurat. Dalam penbembangan sistem ada beberapa tahapan analisis kebutuhan, desain dan implementasi.
2) Sistem  dapat  dikembangkan  lagi  menjadi  lebih  interaktif  dan  dengan  tampilan  yang  lebih  menarik dengan mengadopsi aplikasi berbasis mobile.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] M. Ngafifi, “Kemajuan Teknologi Dan Pola Hidup Manusia Dalam Perspektif Sosial Budaya,” J. Pembang.  Pendidik.  Fondasi  dan  Apl. ,  vol.  2,  no.  1,  pp.  33–47,  2014,  doi: 10.21831/jppfa.v2i1.2616.
[2] Y. Kuswardana, H. Nurfauziah, and N. Meliana, “Sistem Informasi Medical Reimbursement Pada PT. Pangansari Utama Berbasis Web,” J. Vis. , vol. 5, no. 1, pp. 65–73, 2019, [Online]. Available: http://jurnas.stmikmj.ac.id/index.php/visualika/article/view/18
[3] Y. B. Widodo, A. Anindya, and T. Sutabri, “Pengembangan Aplikasi E-Reimbursement Karyawan Berbasis Android Pada PT Bringin Inti Teknologi,” J. Teknol. Inform. dan Komput. , vol. 7, no. 2, pp. 120–131, 2021, doi: 10.37012/jtik.v7i2.644.
[4] D. Wiryan Satrio and A. Dores, “Analisa Dan Perancangan Sistem Employee Self Service Berbasis Web Pada Pt Mci Management,” Maret , vol. 2, no. 2, pp. 2655–7541, 2020, [Online]. Available: https://jurnal.ikhafi.or.id/index.php/jusibi/402
[5] F.  Nurzaman,  “Sistem  Notifikasi  Otomatis  Tracking  Klaim  Reimbursement  Melalui  Whatsapp Dalam  Mendukung  Peningkatan  Layanan  Pelanggan  Pada  Perusahaan  Asuransi  Kesehatan  PT. XYZ,” J. IKRA-ITH Inform. , vol. 5, no. 2, p. 1, 2021.
[6] V.  P.  Anugerah,  A.  Fitriansyah,  and  E.  Satryawati,  “Sistem  Reimbursement  Elektronik  (e- Reimbursement) Pada PT Fan Integrasi Teknologi,” J. Teknol. Inform. dan Komput. , vol. 6, no. 2, pp. 21–31, 2020, doi: 10.37012/jtik.v6i2.234.
[7] A.  Fadillah  and  A.  Ratnasari,  “Sistem  Informasi  Penjualan  Dan  Manajemen  Reimburse  Pada Perusahaan Distribusi Berbasis Web (Studi Kasus: Pt. Karyatama Maju Berjaya),” J. Cendikia , vol. XVIII, pp. 298–302, 2019.
[8] Wahyu  Agung  Nugroho,  H.  Rachmi,  and  Helina  Apriyani,  “Perancangan  Sistem  Informasi Penggantian  Uang  Perjalanan  Dinas  Technical  Support  Monitoring  (Sipudin  Tsmon)  Pada Telkomsat,” J. Publ. Manaj. Inform. , vol. 1, no. 2, pp. 1–11, 2022, doi: 10.55606/jupumi.v1i2.316.
[9] R.  A.  Sukamto  and  M.  Shalahuddin, Rekasaya  Perangkat  Lunak  Terstruktur  Dan  Berorientasi Objek . Bandung: Informatika, 2019.
[10] D. S. Budi, T. A. Y. Siswa, and H. Abijono, “Analisis Pemilihan Penerapan Proyek Metodologi Pengembangan  Rekayasa  Perangkat  Lunak,” Teknika ,  vol.  5,  no.  1,  pp.  24–31,  2017,  doi: 10.34148/teknika.v5i1.48.