## RANCANG BANGUN SECURE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS) MENGGUNAKAN METODE AGILE-SSDLC
Hermawan Setiawan 1, *, Rayhan Ramdhany Hanaputra 2, ,Christopher Ralin Anggoman 3 , I Gede Maha Putra 4 , Rheva Anindya Wijayanti 5 ,Achmad Luthfan Aufar Hindami 6
1,2,3,4,5,6 Prodi Rekayasa Perangkat Lunak Kripto Jurusan Rekayasa Kriptografi, Jl. Raya Haji Usa Kabupaten Bogor 16120 INDONESIA

## Abstrak
Dalam era digital yang semakin maju, pengelolaan dokumen yang dulunya dilakukan secara konvensional ( paper based ) berubah menggunakan teknologi komputer. Data pada dokumen diolah dan disimpan dalam bentuk digital. Meskipun kebutuhan akan penggunaan Document  Management  System (DMS)  semakin  meningkat,  tantangan keamanan juga semakin kompleks. Perusahaan harus menghadapi ancaman serangan siber,  peretasan,  pencurian  data,  dan  pelanggaran  keamanan  lainnya.  Penelitian  ini bertujuan  untuk  merancang  dan  mengembangkan Secure  Document  Management System (DMS)  dengan  menerapkan  metodologi  Agile-SSDLC.  Implementasi  SSDLC dalam  metodologi  Agile  memastikan  bahwa  aspek  keamanan  menjadi  fokus  utama dalam  setiap  tahap  pengembangan,  termasuk  proses code  review dan  identifikasi kerentanan  keamanan.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  Secure  DMS  yang dikembangkan  dapat  mengelola  dokumen  secara  efisien  dan  aman,  memenuhi kebutuhan pengguna, serta melindungi data dari ancaman eksternal maupun internal. Secure  DMS  ini  juga  memberikan  manfaat  signifikan  dalam  meningkatkan  efisiensi pengelolaan dokumen dan mengurangi risiko kebocoran informasi.

## Abstract
In the increasingly advanced digital era, document management which was previously carried  out  conventionally  (paper  based)  has  changed  to  using  computer  technology. Data  in  documents  is  processed  and  stored  in  digital  form.  Although  the  need  to  use Document  Management  Systems  (DMS)  is  increasing,  security  challenges  are  also becoming more complex. Companies must face the threat of cyberattacks, hacking, data theft, and  other security breaches. This research aims to design and develop a Secure Document  Management  System  (DMS)  by  applying  the  Agile-SSDLC  methodology. Implementing SSDLC in the Agile methodology ensures that security aspects are the main focus in every development stage, including the code review process and identification of security vulnerabilities. The research results show that the developed Secure DMS can manage documents efficiently and safely, meet user needs, and protect data from external and  internal  threats.  Secure  DMS  also  provides  significant  benefits  in  increasing document management efficiency and reducing the risk of information leaks..

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  era  digital  yang  semakin  maju,  pengelolaan  dokumen  yang  dulunya  dilakukan  secara konvensional  ( paper  based )  telah  berubah  drastis  menggunakan  teknologi  komputer.  Dokumen  yang dulunya disimpan dalam bentuk fisik kini diolah dan disimpan dalam bentuk digital, menghadirkan efisiensi
Kata Kunci: Document Management System, SSDLC, Agile, Secure
Keywords: Document Management System, SSDLC, Agile, Secure
* Korespondensi E-mail: hermawan.setiawan@poltekssn.ac.id
dan aksesibilitas yang lebih tinggi (Juliyanto, 2021). Namun, penyimpanan digital yang tidak terorganisir dan  tidak  aman  menimbulkan  risiko  signifikan,  seperti  kehilangan  data,  pencurian  informasi,  dan penyalahgunaan dokumen. Dokumen-dokumen penting, seperti laporan keuangan, kontrak, atau informasi rahasia perusahaan, sangat memerlukan sistem pengelolaan yang efisien dan aman (Nugraha, 2020).
Document  Management  System  (DMS)  adalah  solusi  yang  dirancang  untuk  mempermudah pengarsipan  dan  pengelolaan  dokumen-dokumen  penting  dalam  suatu  organisasi.  Dengan  DMS, perusahaan dapat mengelola berbagai dokumen secara terpusat, memudahkan akses, dan meningkatkan kolaborasi tim (Hasyim, 2019). Namun, meskipun penggunaan DMS semakin meluas, tantangan keamanan juga semakin kompleks. Perusahaan menghadapi ancaman serius dari serangan siber, peretasan, pencurian data, dan pelanggaran keamanan lainnya. Oleh karena itu, diperlukan sistem DMS dengan tingkat keamanan yang tinggi, termasuk pengaturan akses yang terkontrol, enkripsi data, autentikasi pengguna, dan audit trail untuk memastikan integritas dan kerahasiaan dokumen (Soesanto, 2023).
Lebih jauh, penelitian menunjukkan bahwa implementasi DMS yang tidak dilengkapi dengan fitur keamanan yang memadai dapat mengakibatkan kerugian finansial dan reputasi bagi perusahaan. Misalnya, sebuah studi oleh Garfinkel (2020) mengungkapkan bahwa 60% perusahaan yang mengalami kebocoran data  mengalami  kerugian  signifikan  dalam  operasional  bisnis  mereka.  Oleh  karena  itu,  kebutuhan  akan Secure DMS menjadi semakin mendesak.
Secure  Software  Development  Life  Cycle  (SSDLC)  adalah  metode  pengembangan  aplikasi  yang menekankan  aspek  keamanan  pada  setiap  tahap  pengembangan.  Metodologi  SSDLC  yang  paling  efektif dalam menangani masalah keamanan adalah Agile. Agile SSDLC sangat cocok untuk pengembangan sistem skala kecil karena kemampuannya yang lebih cepat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dan fokus pada iterasi yang kontinu (Setiawan, 2023).
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  dan  mengembangkan  Secure  Document  Management System (DMS) dengan menerapkan metodologi Agile-SSDLC. Dengan menggunakan metode ini, diharapkan DMS yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan pengguna dalam hal efisiensi dan keamanan. DMS yang efektif  dan  aman  akan  membantu  organisasi  dalam  mengelola  dokumen  dengan  lebih  baik,  sekaligus mengurangi risiko yang terkait dengan kebocoran atau penyalahgunaan dokumen.

## 2. METODE
Penelitian ini akan menggunakan metode pengembangan aplikasi Agile-SSDLC untuk merancang dan mengembangkan Secure DMS yang aman dan efisien. Skema metode penelitian Agile-SSDLC dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Skema Agile SSDLC (Setiawan, 2023)
A. Tinjauan Pustaka
a. Document Management System (DMS)
Document Management System (DMS) adalah sistem yang dirancang khusus untuk memainkan peran kunci dalam penataan dokumen di suatu organisasi dengan menyediakan akses yang efektif dan mulus ke dokumen, serta mengotomatisasi operasi rutin untuk melacak dan mencari informasi yang diperlukan. DMS memungkinkan  organisasi  untuk  membentuk  laporan  aliran  dokumen  yang  akurat  dan  efisien (Sambetbayeva, 2022). DMS memfasilitasi akses yang terkontrol, kolaborasi tim, dan pengaturan kebijakan
keamanan yang ketat untuk melindungi integritas, kerahasiaan, dan ketersediaan dokumen. Dalam konteks ini,  pentingnya  DMS  terletak  pada  kemampuannya  untuk  mengelola  dokumen  secara  terstruktur, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan bahwa informasi sensitif tetap aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

## B. Metode Agile
Metode Agile adalah  pendekatan  pengembangan  aplikasi  yang  responsif  dan  berfokus  pada kebutuhan pengguna dan pengembang. Metode ini mengubah cara kerja tim pengembang aplikasi dan tim bisnis dengan menerapkan siklus iteratif dan inkremental yang memungkinkan pengembangan yang cepat dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan (Elbanna, 2016). Tahapan pada metode Agile mencakup:
a. Brainstorm: Diskusi awal untuk mengidentifikasi kebutuhan dan solusi potensial.
b. Design: Perancangan solusi yang memenuhi kebutuhan yang telah diidentifikasi.
c. Development: Pengembangan solusi melalui coding dan integrasi fitur.
d. Quality  Assurance/Testing:  Peninjauan  kode  dan  pengujian  untuk  memastikan  kualitas  dan fungsionalitas.
e. Deployment (Security Assessment): Penerapan solusi dan penilaian keamanan untuk memastikan bahwa sistem aman sebelum dioperasikan.
Pendekatan  ini  memungkinkan  tim  untuk  cepat  merespons  feedback  dan  perubahan,  serta  memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi pengguna.
C. Secure Software Development Life Cycle (SSDLC)
Secure Software Development Life Cycle (SSDLC) adalah kerangka kerja pengembangan aplikasi yang berfokus  pada  keamanan  sebagai  aspek  kritis  sepanjang  siklus  pengembangan  (Mohino,  2019).  SSDLC mengintegrasikan praktik keamanan dalam setiap tahap pengembangan aplikasi, mulai dari perencanaan, analisis kebutuhan, desain, implementasi, pengujian, hingga penerapan. Praktik keamanan yang diterapkan meliputi:
a. Identifikasi Risiko: Mengidentifikasi potensi ancaman dan kerentanan yang dapat mempengaruhi keamanan aplikasi.
b. Pengujian Keamanan: Melakukan pengujian untuk mendeteksi kelemahan dan memastikan bahwa sistem memenuhi standar keamanan yang ditetapkan.
c. Pemantauan  Kerentanan:  Memantau  dan  mengelola  kerentanan  yang  ditemukan  selama pengembangan dan setelah penerapan.
Kebijakan Keamanan: Menetapkan dan menerapkan kebijakan keamanan yang memastikan bahwa praktik pengembangan aman diikuti secara konsisten (Fujdiak, 2019).

## D. Keamanan Dokumen
Keamanan dokumen melibatkan langkah-langkah untuk melindungi dokumen dari ancaman seperti akses  tidak  sah,  perubahan  yang  tidak  sah,  pencurian,  atau  kerusakan.  Langkah-langkah  ini  menjamin ketersediaan dan kerahasiaan dokumen (Ovtasari, 2020). Dalam konteks DMS, keamanan dokumen sangat penting  untuk  melindungi  informasi  sensitif  dan  menjaga  integritas  dan  kerahasiaan  dokumen.  Praktik keamanan yang diterapkan dalam DMS meliputi:
a. Enkripsi Data: Mengamankan data dengan teknik enkripsi untuk mencegah akses tidak sah.
b. Autentikasi  Pengguna:  Memastikan  bahwa  hanya  pengguna  yang  sah  yang  dapat  mengakses dokumen.
c. Pengaturan Akses yang Terontrol: Mengatur siapa yang dapat melihat, mengedit, atau menghapus dokumen.
d. Proteksi terhadap Akses Tidak Sah: Melindungi informasi dari akses yang tidak disengaja maupun disengaja.
E. Brainstorm
Tahapan brainstorming dimulai dengan mengidentifikasi masalah yang ingin dipecahkan oleh sistem DMS,  serta  mendapatkan  pemahaman  yang  mendalam  tentang  kebutuhan  dan  persyaratan  yang diperlukan.  Selain  itu,  ditentukan  juga  kerawanan  yang  memungkinkan  untuk  ada  pada  aplikasi  ini. Dibuatlah sebuah misuse case diagram yang dapat mengidentifikasi penyalahgunaan aplikasi DMS.
Gambar 2. Misuse Case
Dapat dilihat pada gambar tersebut bahwa terdapat dua aktor umum pada sistem dan satu aktor tambahan  sebagai  penyerang.  Dua  aktor  umum  ini  diantaranya  adalah  editor  dan  admin.  Editor  dapat melakukan tambah dokumen, edit dokumen, hapus dokumen, dan assign dokumen ke pengguna lainnya untuk  dokumen  yang  memang  merupakan  miliknya  (dokumen  yang  telah  didapatkan  aksesnya). Sedangkan untuk admin dapat melakukan tambah, edit , hapus, dan assign ke seluruh dokumen yang ada di DMS dan juga melakukan tambah dan hapus akun pengguna.
Pada  sisi  lain,  terdapat  aktor  penyerang  yang  dapat  melakukan  tindakan  penyelewengan  dari aplikasi  DMS.  Baik  itu  mulai  dari  melakukan  serangan spoofing attack saat  aktivitas login ,  melakukan serangan man - in - the - middle , hingga melakukan bypass authorization pada proses otorisasi akun sebelum mengakses dokumen lebih lanjut.
F. Design
Tahap  ini  akan  melibatkan  perancangan  sistem  DMS  secara rinci.  Akan  dibuat flow aplikasi  DMS, desain basis data, dan implementasi kontrol keamanan. Desain ini akan mencakup aliran kerja, struktur database , dan skema keamanan yang terintegrasi.
Gambar 3. Flowchart DMS
Sistem alur penggunaan DMS yang akan dibangun memiliki dua fitur utama yakni manage documents dan manage users . Fitur manage documents diantaranya yaitu tambah dokumen, edit dokumen, dan juga assign dokumen kepada pengguna lainnya. Sedangkan fitur manage users digunakan untuk mengubah dan menambahkan akun pengguna lainnya.
Gambar 4. Class diagram DMS
Desain  basis  data  yang  dirancang  nantinya  mengacu  pada  class  diagram  yang  telah  dibuat  pada Gambar 3. Terdapat dua entitas utama yaitu documents dan users pada DMS ini. Selanjutnya setiap entitas tersebut memiliki atribut dan fungsinya masing-masing sesuai yang telah dirancang. Implementasi kontrol keamanan pada DMS ini menggunakan akses kontrol Role - based Access Control (RBAC) dimana pengguna
yang hanya memiliki role admin saja lah yang dapat menggunakan fitur manage users . Bagi pengguna biasa ( editor ) hanya dapat menggunakan fitur dokumen saja.

## G. Development
Setelah tahapan brainstorm dan design selesai, tahap ini akan fokus pada development sistem DMS berdasarkan  hasil  yang  telah  dibuat.  Implementasi  akan  melibatkan  pengkodean  aplikasi,  konfigurasi database , hingga proses integrasi dengan sistem. Pengembangan  DMS  sendiri  akan  menggunakan framework Codeigniter  4  untuk  memudahkan penulis  dalam  melakukan  pengembangan  aplikasi  secara  efektif  dan  efisien. Database yang  digunakan adalah  MySQL  Database  dengan  menggunakan  XAMPP  v.3.3.0  dengan environment pengembang  adalah Windows 10.
H. Quality Assurance/Testing
Di  tahap  ini  selanjutnya  akan  dievaluasi  keamanan  dari  sistem  DMS  yang  telah  dibuat.  Akan dilakukan  penilaian  keamanan  menggunakan  metode  dan  alat  yang  relevan  untuk  mengidentifikasi kerentanan  potensial  dalam  sistem.  Hasil  evaluasi  akan  membantu  dalam  mengidentifikasi  langkah- langkah perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan keamanan DMS. Metode penilaian keamanan yang digunakan  oleh  peneliti  yaitu code review dengan  menggunakan automated tools Sonarqube  yang merupakan salah satu tool sederhana untuk memastikan keamanan dari source code aplikasi yang telah dibuat.
I. Deployment
Setelah  DMS  dinyatakan  aman  dan  berfungsi  sesuai  harapan,  tahap  peluncuran  ( deployment ) dimulai. Proses deployment ini tentunya akan melibatkan migrasi data dari sistem lama (jika ada) ke dalam DMS baru dan memastikan bahwa pengguna memiliki akses yang sesuai.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah melalui tahap-tahap perancangan dan implementasi Secure Document Management System (DMS) dengan menggunakan metode Agile-SSDLC. Implementasi Secure Software Development Life Cycle (SSDLC)  dalam  metodologi  Agile-SSDLC  memastikan  bahwa  keamanan  menjadi  fokus  utama  dalam pengembangan DMS. Tahapan-tahapan pengembangan aplikasi seperti Brainstorm, Design, Development, Quality  Assurance/Testing  (Code  Review),  dan  Deployment  (Security  Assessment)  dilakukan  dengan memperhatikan aspek keamanan.
Salah  satu  aspek  penting  dari  implementasi  SSDLC  adalah  penggunaan  alat  otomatis  seperti Sonarqube dalam tahap Quality Assurance/Testing. Sonarqube digunakan untuk melakukan code review dan  mengidentifikasi  potensi  kerentanan  keamanan  dalam  sistem  DMS.  Hasil  evaluasi  dari  Sonarqube membantu dalam mengidentifikasi dan memperbaiki kerentanan sebelum melakukan tahap deployment, sehingga memastikan keamanan dari ancaman eksternal maupun internal.
Dengan  demikian,  penggunaan  metode  Agile-SSDLC  dengan  implementasi  SSDLC,  termasuk penggunaan  Sonarqube,  telah  memungkinkan  pengembangan  Secure  DMS  yang  efisien,  aman,  dan memenuhi kebutuhan pengguna dalam pengelolaan dokumen. Praktik keamanan yang terintegrasi dalam setiap tahapan pengembangan juga memberikan perlindungan yang baik terhadap data yang tersimpan dalam DMS.

## A. Tampilan Aplikasi

## Gambar 5. Tampilan Form Login
Pada Gambar ini menampilkan halaman form login dari aplikasi DMS. Form ini merupakan tampilan pertama pada aplikasi. Pengguna diharuskan memasukkan kredensial untuk lanjut ke halaman dashboard .
Gambar 6. Tampilan Halaman Dashboard
Halaman ini menampilkan menu yang tersedia bagi pengguna yang memiliki role admin. Terlihat terdapat  dua  submenu  yaitu users dan documents .  Apabila  pengguna  hanya  memiliki akses role sebagai editor , maka menu users tidak akan ditampilkan.

## Gambar 7. Tampilan Halaman Manage Users
Halaman ini menampilkan seluruh pengguna yang terdaftar pada DMS. Untuk akun yang memiliki role admin dapat melakukan penambahan akun, edit , hingga hapus akun yang sudah dibuat.
Gambar 8. Tampilan Halaman Manage Documents
Halaman manage documents menampilkan  dokumen  yang  memang  akun  pengguna  tersebut memiliki akses pada dokumen tersebut. Pengguna dapat melakukan tambah dokumen baru, edit , hapus, dan juga assign akses kepada pengguna lainnya.

## B. Hasil Testing
Setelah  DMS  dibangun,  selanjutnya  dilakukan  pengujian menyeluruh  untuk  memverifikasi  bahwa DMS berfungsi dengan baik sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Pengujian ini melibatkan pengujian keamanan dari source code aplikasi DMS dengan menggunakan tools Sonarqube.
Gambar 9. Hasil Scan Sonarqube
Terlihat bahwa 0 vulnerabilty yang ditemukan dari aplikasi dan 44 bugs dari source code yang mana merupakan bugs pada gaya penulisan kode program. Selain itu juga terdapat 247 code smells . Selanjutnya dilakukan inspeksi lebih jauh pada hasil scan dari Sonarqube.
Gambar 10. Detail Scan Sonarqube
Dari 44 bugs yang didapat, terdapat 26 yang dikategorikan severity major dan 18 yang dikategorikan sebagai severity minor . Setelah dilihat kembali, warning yang muncul pada Sonarqube dengan severity major merupakan warning dari code style penulisan  kode  php  pada  program  yang  tidak  memiliki  risiko kerentanan yang besar.
Gambar 11. Hasil warning severity major bugs pada Sonarqube
Gambar 12. Hasil warning severity minor bugs pada Sonarqube
Gambar 13. Hasil code smell pada Sonarqube
Berdasarkan hasil scan yang didapatkan, karena tidak ada parameter kerentanan yang krusial dan hanya  ditemukan warning pada  gaya  penulisan  kode  yang  mana  merupakan  bawaan  dari framework Codeigniter 4, maka selanjutnya dilakukan deploy DMS untuk digunakan.
.

## 4. SIMPULAN DAN SARAN
Penelitian ini berhasil merancang dan mengembangkan Secure Document Management System (DMS) dengan metode Agile-SSDLC. Metode SSDLC (Secure Software Development Life Cycle) berperan sebagai kerangka  kerja  yang  berfokus  pada  keamanan  sepanjang  siklus  pengembangan  aplikasi.  SSDLC mengintegrasikan  praktik  keamanan  dalam  setiap  tahap  pengembangan,  mulai  dari brainstorming , development, testing , hingga deployment . Dalam penelitian ini, SSDLC digunakan dalam kombinasi dengan metode Agile untuk merancang dan mengembangkan Secure Document Management System (DMS). DMS yang dihasilkan mampu mengelola dokumen-dokumen penting secara efisien dan aman, serta memenuhi kebutuhan  pengguna  dalam  mengelola  dokumen.  DMS  ini  memberikan  fitur-fitur  penting  seperti penyimpanan terpusat, fitur kolaborasi, pengaturan akses yang terkontrol, dan juga kebijakan keamanan yang fleksibel. Hasil yang didapatkan dari analisis bahwa 0 vulnerabilty yang ditemukan dari aplikasi dan 44 bugs dari source code yang merupakan bugs pada gaya penulisan kode program. Dari bugs yang muncul tersebut merupakan warning dari code style penulisan kode php pada program yang tidak memiliki risiko kerentanan yang berdampak.
Implementasi DMS dalam organisasi diharapkan memberikan manfaat yang signifikan. DMS dapat meningkatkan  efisiensi  dalam  pengelolaan  dokumen,  mempercepat  proses  kolaborasi  tim,  serta mengurangi risiko hilangnya atau bocornya informasi. Secure DMS yang dibuat ini juga menerapkan praktik keamanan  dalam  setiap tahapan-tahapan  pengembangannya,  sehingga  data  yang  tersimpan  dalam  DMS terlindungi dengan baik dari ancaman pihak eksternal maupun internal.

## Daftar Pustaka
Juliyanto, F. (2021). Rekayasa Aplikasi Manajemen E-Filling Dokumen Surat Pada PT ALP (Atosim Lampung Pelayaran). Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi (JTSI) .
Nugraha, A. (2020). Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik Untuk Digitalisasi Pada Layanan Publik. Jurnal Komputer dan Informatika.
Hasyim,  F.  (2019).  Peningkatan  Mutu  Akreditasi  Perguruan  Tinggi  Menggunakan  Sistem  Manajemen Dokumen Elektronik ( Electronic Document Management System ). Nusantara Journal of Computers and Its Applications .
Soesanto,  E.  (2023).  Pengaruh  Sistem  Pengamanan  Objek  Vital,  Pengamanan File ,  Pengamanan Cyber
Terhadap Manajemen Security Pada PT Kai (Persero). Madani: Jurnal Ilmiah Multidisipline.
Setiawan,  H.  (2023).  Rancang  Bangun  Mobile  Secure  Chat  dengan  Mengimplementasikan  Metodologi SSDLC-Agile dan Kriptografi. Jurnal Ilmiah Sinus (JIS) . Sambetbayeva, M. (2022). Development of Intelligent Electronic Document Management System Model Based on Machine Learning Methods . Eastern-European Journal of Enterprise Technologies .
Elbanna, A. (2016). The Risks of Agile Software Development. IEEE Computer Society.
Mohino, J. V. (2019). The Application of a New Secure Software Development Life Cycle (S-SDLC) with Agile Methodologies. Electronics.
Fujdiak,  R.  (2019).  Managing  the  Secure  Software  Development. IFIP  International  Conference  on  New Technologies, Mobility and Security (NTMS).
Ovtasari, M. (2020). Analisis Aspek Keamanan Dokumen Rekam Medis pada Ruang Penyimpanan di RSUD Sekadau. JurnalPerekam Medis dan Informasi Kesehatan.