## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.6 No.2, Agustus 2021, pp. 131-138 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 131

## Analisis Retensi Rekam Medis Rawat Jalan Aktif Ke Inaktif Di UPT Puskesmas Sukarasa
Novi Indriyani Gunawan 1 , Meita Nurseha Oktaviani 2 , Meira Hidayati 3 1,2,3 Program Studi D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha Bandung
Article Info

## ABSTRACT
Article history: Received Jun 23, 2021 Revised Jul 22, 2021 Accepted Jul 23, 2021 Medical record retention is an activity of transferring medical record documents from an active storage room to an inactive storage room. Based  on  a  preliminary  survey  at  UPT  Puskesmas  Sukarasa,  it  is known  that  the  puskesmas  has  retained  outpatient  medical  record files  2  times  in  2018  and  2019.  But  the  retention  is  not  done according to the SOP. The purpose of the study was to determine the implementation  of  outpatient  medical  record  file  retention  at  UPT Puskesmas  Sukarasa.  This  type  of  research  is  descriptive  with  a retrospective  approach.  The  research  instrument  was  carried  out  by observation,  interviews  and  checklist  forms.  The  object  of  the research  is  the  implementation  of  active  to  inactive  outpatient medical  record  retention  at  UPT  Puskesmas  Sukarasa.  The  research subjects are the officer in charge of medical records and the person in charge  of  registration  who  performs  retention  of  outpatient  medical records.It  is  also  known  that  the  UPT  Puskesmas  Sukarasa  already has an SOP on retention of medical records, but the SOP has not been implemented  due  to  the  lack  of  special  staff  for  retention  and  the accumulation of medical record files on active storage shelves. Files that  are  retained  are  files  for  2016-2018  without  looking  at  the  last date of treatment but based on the year number in the medical record file. Then the file is immediately moved to the inactive storage rack. It  can  be  concluded  that  the  implementation  of  retention  at  UPT Puskesmas Sukarasa is not in accordance with the SOP.  It would be better if the retention is carried out according to the SOP with special and  scheduled  officers  so  that  there  is  no  accumulation  of  medical record files.
Keywords:
Retention Medical Record File SOP
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Novi Indriyani Gunawan, Prodi D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha Bandung,
Jl. Jl.Jend. Gatot Subroto 301 Bandung 40274, Jawa Barat. Email: nigunawan@piksi.ac.id

## 1. PENDAHULUAN
Puskesmas  merupakan  tempat  pengobatan  yang  paling  mudah  dikunjungi  oleh masyarakat karena setiap kecamatan memiliki satu puskesmas. Selain itu dilihat dari biaya pun  tidak  terlalu  mahal.  Seiring  dengan  berkembangnya  tingkat  pendidikan  masyarakat maka  puskesmas  diharapkan  dapat  memberikan  pelayanan  yang  optimal  agar  masyarakat merasa puas dan mendapatkan jasa pelayanan yang maksimal.
132
Dalam  upaya  memberikan  pelayanan  yang  optimal  kepada  setiap  pasien  yang berkunjung  baik  itu  pasien  rawat  jalan  atau  rawat  inap  maka  harus  adanya  pencatatan identitas pasien yang biasa disebut rekam medis. Rekam medis yaitu kegiatan administrasi medis  di  klinik,  puskesmas,  ataupun  rumah  sakit  untuk  menunjang  kegiatan  pelayanan kesehatan yang  lebih rinci. Hal tersebut merujuk pada data diri seorang pasien dan segala hasil pemeriksaan atau diagnosa yang dilakukan petugas medis baik itu dokter atau dokter gigi,  perawat  dan  petugas  lainnya.  Kemudian  hasil  yang  didapat  dari  pemeriksaan  ditulis ke  dalam  rekam  medis.  Rekam  medis  berisi  keterangan,  catatan  dan  dokumen  pasien secara  lengkap  meliputi  identititas  pribadi,  sosial  dan  hal-hal  lain  yang  mendeskripsikan pasien  tersebut.  Keterangan  dan  catatan  pasien  mencakup  identitas  pasien,  petugas  medis yang  bertanggungjawab,  pelayanan  yang  didapatkan  selama  pasien  berada  di  fasilitas kesehatan,  diagnosa  penyakit  pasien,  waktu  pasien  dilayani,  dan  tindakan  lain  yang diberikan kepada pasien. Rekam  medis pasien  merupakan tanggung  jawab setiap pemberi pelayanan  termasuk  petugas  perekam  medis  oleh  sebab  itu  sifat  rekam  medis  adalah rahasia karena tidak bisa diakses oleh semua orang sebab menyangkut data diri dan riwayat penyakit seseorang.
Rekam  medis  yang  telah  memuat  data  pasien  disimpan  diruang  rekam  medis  yang bilamana  pasien  datang  untukberobat  kembali  berkas  tersebut  dapat  diambil  oleh  petugas rekam  medis.Pelayanan  di  puskesmas  terbagi  menjadi  dua  yaitu  pelayanan  pasien  rawat inap  dan  pasien  rawat  jalan.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  petugas  di  Puskesmas Sukarasa  bahwa  pelayanan  yang  tersedia  hanya  pelayanan  rawat  jalan  saja  yang  artinya bentuk  pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien  dilingkungan  puskesmas  tanpa  harus menginap. Dengan adanya pelayanan rawat jalan tersebut menjadikan berkas rekam medis hal  yang  sangat  penting  guna  menunjang  pelayanan  yang  efektif  dalam  hal  pencatatan identitas pasien maupun riwayat penyakit pasien.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  petugas  rekam  medis  di  Puskesmas  Sukarasa, rekam medis tersebut disimpan di ruangan khusus dengan rak penyimpanan terbatas yang terbagi menjadi rak penyimpanan aktif dan rak penyimpanan inaktif.
Berkas rekam medis tersebut tidak akan selamanya disimpan dirak penyimpanan aktif, karena  akan  terjadi  penumpukan  berkas  rekam  medis  dirak  tersebut.  Rekam  medis  harus disimpan sesuai dengan peraturan yang telah dibuat sebelumnya yaitu masa simpan rekam medis dirak penyimpanan aktif di pelayanan selain rumah sakit maksimal dua tahun. Maka disediakan  rak  penyimpanan  inaktif  agar  berkas  rekam  medis  yang  telah  melewati  batas maksimalnya dipindahkan ke rak tersebut sesuai peraturan yang berlaku.
Dengan adanya peraturan tersebut maka perlu adanya penyusutan berkas rekam medis atau  biasa  disebut  retensi  rekam  medis.  Menurut  BPPRM  (Buku  Pedoman Penyelenggaraan  Rekam  Medis)  tahun  2006, retensi  memiliki  pengertian  yaitu  suatu kegiatan  memisahkan  atau  memindahkan  antara  dokumen rekam  medis inaktif  dengan dokumen rekam  medis yang  masih  aktif  di  ruang  penyimpanan  ( filing )  [1].  Retensi  ini berguna  untuk  mengurangi  jumlah  formulir  yang  ada  di  dalam  berkas  rekam  medis. Pengurangan  dilakukan  dengan  cara  menyortir  satu  persatu  dan  melihat  berkas  tersebut mempunyai  nilai  guna  atau  tidak.  Jika  memiliki  nilai  guna  maka  akan  disimpan  kembali dan jika tidak memiliki nilai guna maka akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Penyusutan atau  retensi  di  puskesmas  bisa  dilakukan  sesuai  dengan  standar  operasinalprodesur  yang ada  di  puskesmas.  Penyusutan  dilakukan  untuk  mengurangi  penumpukan  berkas  rekam medis diruang penyimpanan agar rekam medis selalu tertata rapi dan rekam medis mudah ditemukan oleh petugas.
Berdasarkan  wawancara  dengan  petugas  penanggung  jawab  Rekam  Medis  UPT Puskesmas  Sukarasa,  bahwa  di  UPT  Puskesmas  sukarasa  sudah  memiliki  SOP  tertulis tentang  Retensi  Berkas  Rekam  Medis  berdasarkan  Surat  Keputusan  Kepala  UPT
Puskesmas  Sukarasa  nomor  014/SK-1/UKP8/UPT  PKM  SKRS/2019  tentang  Rekam Medis [2].
Telah  diketahui  bahwa  UPT  Puskesmas  Sukarasa  sudah  melakukan  retensi  pertama kali tahun 2018 dan untuk kedua kalinya pada tahun 2019. Tetapi tidak sesuai dengan SOP dikarenakan keterbatasan petugas dan adanya penumpukan berkas rekam medis di ruangan rak  penyimpanan  aktif.  Oleh  karena  itu  retensi  pada  tahun  2019  dilakukan  dengan langsung memindahkan semua berkas rekam medis  tahun 2016-2018 ke rak penyimpanan inaktif.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut  maka  peneliti  akan  mengambil  judul  penelitian yaitu  “Analisis  Retensi  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Aktif  ke  Inaktif  di  UPT  Puskesmas Sukarasa”.  Tujuan  umumnya  untuk  mengetahui  pelaksanaan  retensi  berkas  rekam  medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Sukarasa.

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  menggunakan  pendekatan retrospektif yaitu  pendekatan berdasarkan  data-data  yang  sudah  ada  atau  data  masa  lampau  [3]  dan  menggunakan metode  penelitian deskriptif ,  yaitu  suatu  metode  yang  digunakan  untuk  menggambarkan atau  menganalisis  suatu  hasil  peneliti  tetapi  tidak  digunakan  untuk  membuat  kesimpulan lebih luas [4, p. 147]. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan data pada bulan Januari tahun 2019 sebanyak ≤ 20.000 berkas rekam medis yang diretensi dari penyimpanan aktif ke penyimpanan inaktif di UPT Puskesmas Sukarasa.
Subyek  atau  responden  penelitian  adalah  pihak  yang  digunakan  sebagai  sampel penelitian  ini  [5],  yaitu  petugas  penanggung  jawab  rekam  medis  dan  penanggung  jawab pendaftaran  yang  melakukan  retensi  aktif  ke  inaktif  di  UPT  Puskesmas  Sukarasa.  Obyek penelitian  adalah  suatu  atribut  yang  memiliki  nilai  atau  sifat  unik  lalu  ditentukan  dan dipilih  oleh  seorang  peneliti  untuk  diamati,  dipelajari  sehingga  mendapatkan  kesimpulan dari  suatu  fenomena  [4,  p.  39]. Obyek  pada  penelitian  ini  yaitu  kegiatan  pelaksanaan retensi berkas rekam medis aktif ke inaktif di UPT Puskesmas Sukarasa.
Pemilihan  informan  dilakukan  dengan  cara purposive  sampling yaitu  yakni pengambilan  sampel  berdasarkan  kapasitas  dan  kapabelitas  atau  yang  berkompeten  dan benar-benar paham di bidangnya di antara anggota populasi [6, p. 64]. Pemilihan informan dalam  penelitian  ini  berjumlah  2  orang,  yaitu  lulusan  D3  Rekam  Medis  yang  melakukan pelaksanaan Retensi rawat jalan aktif ke inaktif di UPT Puskesmas Sukarasa.
Instrumen  penelitian  yaitu  alat  yang  digunakan  sebagai  pedoman  dalam  mengukur gejala alam ataupun sosial  yang diamati [4, p. 102]. Instrumen penelitian  yang digunakan dalam  hal  ini  yaitu  pedoman  wawancara  dengan check  list observasi  yang  telah  dibuat sebelumnya  oleh  peneliti  tentang  retensi.  Analisis  penelitian  ini  secara  deskriptif menggunakan hasil yang diperoleh dari wawancara.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil Kebijakan Retensi Berkas Rekam Medis
Dari hasil wawancara dengan petugas rekam  medis diketahui  bahwa UPT Puskesmas Sukarasa  dalam  menjalankan  tugas  retensi  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dari  aktif  ke inaktif sudah diatur dalam SOP  No.272/SOP/UKP-8/2019 tentang “Retensi Berkas Rekam Medis”.  Retensi  rekam  medis  adalah  kegiatan  pemindahan file rekam  medis  aktif  ke inaktif,  dimana file tersebut  disortir  satu-satu  untuk  mengetahui  formulir  yang  memiliki nilai  guna  yang  bisa  digunakan  untuk  keperluan  puskesmas  dalam  penelitian  atau pendidikan,  dan  tidak  memiliki  nilai  guna  dapat  dipindah  tempatkan  ke  bagian pemusnahan.  Tujuannya  sebagai  acuan  untuk  penerapan  langkah-langkah  bagi  petugas untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis.
134
Berdasarkan SOP  tersebut, terdapat langkah-langkah penyusutan  berkas rekam  medis sebagai berikut:
1. Petugas  memilih  berkas  rekam  medis  yang  sudah  disimpan  sekurang-kurangnya  2 tahun terhitung dari tanggal terakhir berobat di rak penyimpanan.
2. Petugas  memindahkan  berkas  rekam  medisaktif  ke  rak  penyimpanan  rekam  medis inaktif.
3. Simpan  berkas  rekam  medis  in  aktif  selama  2  tahun,  jika  setelah  2  tahun  pasien tersebut tidak kembali berobat maka berkas rekam medis dapat dimusnahkan.

## Gambar 1. Flowchart Sistem Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Aktif Ke Inaktif di UPT Puskesmas Sukarasa

## Analisis Retensi Berkas Rekam Medis
Berdasarkan  data  yang  didapat  dari  petugas  rekam  medis,  mengenai  retensi  berkas rekam  medis  aktif  ke  in  aktif  di  ruang  penyimpanan  rekam  medis.  Petugas  melaksanaan retensi  sudah  2  kali  pada  tahun  2018  dan  2019.  Berkas  rekam  medis  pada  tahun  2018 sudah  dimusnahkan.  Maka  yang  dapat  di  analisis  hanya  retensi  pada  bulan  januari  tahun 2019.  Dalam pelaksanaan Retensi  berkas Medis Di UPT Puskesmas Sukarasa tahun 2019 dilakukan  oleh  2  orang  petugas  Rekam  Medis  yang  sudah  melapor  kepada  kepala  UPT Puskesmas  Sukarasa  bahwa  akan  melakukan  Retensi.  Pelaksanaan  retensi  rekam  medis pada tahun 2019 dilakukan petugas dengan cara:
1. Petugas  melapor  kepada  kepala  Puskesmas  bahwa  akan  melakukan  retensi  berkas rekam medis aktif ke inaktif, untuk mendapatkan izin dan surat tugas.
2. Petugas memilah berkas rekam medis yang sudah melebihi masa simpan 2 tahun atau lebih di rak penyimpanan aktif, tanpa melihat tanggal terakhir berobat pasien.
3. Petugas  memindahkan  berkas  rekam  medis  dari  rak  penyimpanan  aktif  ke  rak penyimpanan inaktif.
Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Standar  Operasional  Procedure  Retensi  Berkas Rekam Medis.
1. Sumber Daya Manusia
Salah satu faktor penyebab tidak terlaksanannya SOP  Retensi  Berkas Rekam  Medis di UPT Puskesamas Sukarasa adalah sumber daya manusia.
2. Sarana Prasarana Salah satu faktor tidak terlaksananya sesuai SOP adalah sarana prasarana.

## 3.2 Pembahasan Kebijakan Retensi Berkas Rekam Medis
Berdasarkan  SOP  No.272/SOP/UKP-8/2019  yang  diterbitkan  Puskesmas  Sukarasa mengenai  hal-hal  pokok  yang  harus  dilakukan  oleh  perekam  medis  dalam  melakukan retensi dokumen rekam medis yaitu mengenai waktu simpan dokumen, pemindahan rekam medis  aktif  ke  inaktif  dan  waktu  penyimpanan  rekam  medis  di  rak  inaktif.  Hal  tersebut sudah sesuai dengan Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 9 tentang rekam medis yang menyatakan bahwa berkas rekam medis maksimal disimpan selama 2 tahun di rak  aktif  dan  inaktif  [7].  Namun  belum  ada  jadwal  yang  di  tetapkan  dalam  SOP  tersebut sehingga petugas rekam  medis belum  memiliki acuan  yang  baku  mengenai waktu retensi, padahal  jadwal  retensi  ini  sangat  penting  agar  pelaksanaan  retensi  bisa  berjalan  dengan baik dan dokumen bisa secepatnya tertata dengan rapi.

## Analisis Retensi Berkas Rekam Medis
Dalam pelaksanaan retensi berkas medis di UPT Puskesmas Sukarasa pada tahun 2019 dilakukan  oleh  2  orang  petugas  rekam  medis  yang  sudah  melapor  kepada  kepala  UPT Puskesmas Sukarasa bahwa akan melakukan retensi. Sesudah diizinkan petugas melakukan retensi berkas rekam medis di ruang penyimpanan, sebagai berikut:
1. Petugas  rekam  medis  pada  tahun  2019  melakukan  retensi  pada  berkas  yang  dibuat pada tahun 2016-2018 artinya ada berkas yang  belum memiliki masa simpan 2 tahun tetapi  sudah  dilakukan  retensi.  Hal  tersebut  tidak  sesuai  dengan  SOP No.272/SOP/UKP-8/2019 bahwa berkas di pilah sekurang-kurangnya dua tahun. Hal ini  terjadi  karena  pada  prosedur  yang  ditetapkan  tidak  terdapatnya  jadwal  retensi. Karena tidak ada jadwal yang jelas, retensi sering terjadi tidak sesuai prosedur [8].
2. Petugas  Rekam  medis  melakukan  retensi  berkas  rekam  medis  dilihat  dari  nomor tahun yang ada diberkas rekam medis. Nomor tahun tersebut berada diurutan paling belakang  dari  nomor  rekam  medis.  Hal  tersebut  dilakukan  untuk  memudahkan petugas dalam  melakukan retensi dan untuk  memperbarui penomoran berkas rekam medis  di  tahun  2019.  Petugas  meretensi  berkas  rekam  medis  tahun  2016-2018. Retensi  rekam  medis  dilakukan  dengan  cara  langsung  memindahkan  semua  berkas rekam  medis  tahun  2016-2018  tersebut  dari  rak  penyimpanan  aktif  ke  rak penyimpanan  inaktif  diruang  penyimpanan  bagian  belakang.  Dikarenakan  petugas akan  melakukan  penataan  ulang  nomor  rekam  medis  baru  ditahun  2019  supaya tersusun rapih dan tidak adanya nomor rekam medis ganda. Hal tersebut tidak sesuai dengan SOP No.272/SOP/UKP-8/2019. Pada SOP tersebut seharusnya berkas rekam medis diretensi berdasarkan tanggal terakhir berobat.
3. Berkas  Rekam  Medis  Inaktif  dikumpulkan  dan  dijajarkan  berdasarkan  sistem penjajaran Middle  Digit  Filling dan  tahun  kunjungan  pasien  di  rak  penyimpanan Inaktif. Dan jika pasien berobat kembali ke UPT Puskesmas Sukarasa dan memiliki nomor  rekam  medis  lama,  maka  nomor  rekam  medis  di  ganti  dengan  nomor  rekam medis  baru  dengan  sistem  penjajaran Terminal  Digit  Filling , lalu  petugas  mencari berkas rekam medis lama ditempat penyimpanan inaktif. Setelah berkas rekam medis ditemukan  maka data rekam medis lama disatukan dengan berkas rekam medis baru, jika tidak ditemukan berkas rekam medis lama maka pasien menjadi pasien baru. Hal tersebut sudah sesuai dengan SOP No.272/SOP/UKP-8/2019 karena selama belum 2 tahun di rak inaktif rekam medis dapat digunakan kembali.
4. Setelah  melakukan  retensi  selama  1  bulan,  petugas  menuliskan  kegiatan  retensi tersebut  dibuku  laporan kegiatan puskesmas. Hal  tersebut  sudah sesuai dengan SOP No.272/SOP/UKP-8/2019.
136
Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian Standar  Operasional  Procedure Retensi  Berkas Rekam Medis.
1. Jumlah Petugas
Sumber  daya  manusia  atau  SDM  yaitu  orang  atau  manusia  yang  diperlukan  dalam sebuah  organisasi  yang  bertujuan  untuk  menyelesaikan  pekerjaan  dalam  waktu  yang singkat sehingga meningkatkan efisiensi kinerja dan mencapai tujuannya [9].
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kepala  rekam  medis,  jumlah  petugas  rekam medis yang tersedia di UPT Puskesmas Sukarasa adalah 5 orang. Dengan rincian:
1) Tiga  orang  petugas  pendaftaran  yang  berpendidikan  SMA,  diantara  tiga  orang tersebut satuorang petugassudah menjadi PNS.
2) Dua orang petugas pelaporan dan pengolahan data yang berpendidikan D3 Rekam Medis.
Berdasarkan  ketentuan  PERMENKES  nomor  31  pasal  28  ayat  [3]  Tahun  2019
Tentang Sistem Informasi Puskesmas. Anggota tim pengelola sebagaimana dimaksud pada ayat [1] paling sedikit 2 orang yang terdiri dari [10, p. 16]:
1) Tenaga kesehatan yang memiliki kompetensi epidemiologi atau statistik.
2) Tenaga non kesehatan yang memiliki kompetensi sistem informasi. Tenaga  kesehatan  sudah  sesusai  dengan  ketentuan  permenkes,  tetapi  untuk pelaksanaan  retensi  rekam  medis  itu  sendiri  seharusnya  ada  petugas  khusus  retensi, sebab  petugas  kewalahan  dalam  melaksanakan  retensi  tersebut,  dikarenakan  jumlah berkas yang direntensi sejumlah ≤ 20.000 berkas rekam medis. Menjadikan petugas tidak melaksanakan sesuai SOP dan adanya penataan ulang nomor rekam medis. Hal tersebut  sering  terjadi  bahwa  tidak  adanya  petugas  khusus  retensi  dan  faktor kesibukan  dan  keterbatasan  waktu  menjadi  penyebab  retensi  sangat  sulit  dilakukan sesuai  dengan  SOP  [11].  Melihat  dari  hasil  penelitian  bahwa  dari  5  perekam  medis yang  memiliki  latar belakang pendidikan rekam  medis  hanya 2 orang dan tidak ada petugas  khusus  sehingga  perlu  adanya  peningkatan  kemampuan  melalui  pelatihan- pelatihan  rekam  medis  yang  berkaitan  dengan  retensi  karena  minimnya  jumlah  dan kompetensi  SDM  di  bidang  rekam  medis  kemungkinan  akan  menyebabkan terjadinya file hilang dan duplikasi berkas [12].
2. Tempat Penyimpanan Berkas Rekam Medis Menurut  Permenkes  nomor  269  MENKES/PER/III/2008  tentang  Rekam  Medis  Bab III,  pasal  7  bahwa  lembaga  pelayanan  kesehatan  wajib  menyediakan  fasilitas  yang dibutuhkan  dalam  rangka  penyelenggaran  rekam  medis  [7].  Fasilitas  tersebut  adalah media  yang dibutuhkan dalam penyimpanan  file rekam  medis, seperti ruangan rekam medis  yang  memadai,  rak  penyimpanan  yang  besar,  alat  dan  bahan  yang  dapat menunjang keutuhan  serta melindungi rekam  medis pasien. Dengan terpenuhinya  hal tersebut  terutama  rak  maka  penyimpanan  rekam  medis  dapat  berjalan  sesuai fungsinya.  Selain  itu  berkas  rekam  medis  menjadi  lebih  tertata  rapi  sehingga memudahkan  dalam  pengambilan  rekam  medis.  Namun  faktanya  ruangan  dan  rak yang  tersedia terbatas sehingga  menjadi  hambatan. Ruangan  yang terbatas juga dapat menyebabkan  terjadinya  kesulitan  dalam  proses  melayani  dokumen  rekam  medis pasien  [14].  Hal  ini  sejalan  dengan  hasil  penelitian  sebelumnya  bahwa  kendala pelaksanaan  retensi  diberbagai  fasilitas  pelayanan  kesehatan  diakibatkan  karena penyimpanan rak aktif dan inaktif dalam satu ruangan [13].
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kepala  rekam  medis  bahwa  terdapat  berkas rekam medis yang menumpuk dan tidak tersusun rapi di rak penyimpanan aktif, hal itu menjadikan  petugas  rekam  medis  perlu  melakukan  retensi  berkas  rekam  medis  dan pembaruan  ulang  nomor  rekam  medis  supaya  berkas  rekam  medis  tersusun  dengan rapi.  Oleh  sebab  itu  pelaksanaan  retensi  rekam  medis  tidak  sesuai  dengan Standar Operasional Prosedure karena tempat dan runagan yang kurang memadai.
137

## 3. Jadwal Retensi di Puskemas.
Berdasarkan hasil wawancara dan analisis kebijakan SOP bahwa belum adanya jadwal retensi  rekam  medis  yang  ditetapkan.  Sehingga  ada  berkas  rekam  medis  yang  belum mencapai  masa  simpan  2  tahun  di  rak  aktif  tetapi  sudah  di  lakukan  retensi  dan dipindahkan  ke  rak  inaktif.  Hal  tersebut tidak  sesuai  dengan  Permenkes  No.30 tahun 2012  tentang  jadwal  retensi  arsip  substantif  dan  fasilitatif  non  keuangan  dan  non kepegawaian  di  lingkungan  kementerian  Kesehatan  pasal  1  ayat  2  yang  menyatakan bahwa  harus  ada  jadwal  yang  dijadikan  sebagai  pedoman  dalam  melakukan  retensi rekam medis [15].

## 4. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian ini penyusun menyimpulkan bahwa:
1. Belum adanya jadwal yang ditetapkan untuk pelaksaan retensi rekam medis sehingga tidak ada pedoman yang pasti mengenai waktu pelaksanaanya.
2. Retensi  di  UPT  Puskesmas  Sukarasa  diatur  dalam  SOP  No.272/SOP/UKP-8/2019 tentang  “Penyusutan  dan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis”.  Kebijakan  tersebut berdasarkan  pada  Surat  Keputusan  Kepala  Puskesmas  Sukarasa.  Didalam  SOP tertulis bahwa berkas yang diretensi dilihat dari tanggal terakhir berobat, namun pada pelaksanaannya  terdapat  ketidaksesuaian  karena  berkas  yang  diretensi  dilihat  dari nomor tahun berkas rekam medis.
3. Tidak  adanya  petugas  khusus  yang  melakukan  retensi  berkas  rekam  medis.  Retensi di  UPT  Puskesmas  Sukarasa  hanya  dilakukan  oleh  dua  orang  petugas,  sedangkan berkas  yang  harus  dipindahkan  ke  rak  inaktif  sangat  banyak  sehingga  petugas  yang merentensi memerlukan waktu yang cukup lama untuk memindahkan berkas tersebut ke rak penyimpanan inaktif.
4. Keterbatasan rak menjadikan  berkas di  rak penyimpanan aktif  menumpuk dan tidak tersusun  rapih.  Sehingga  pelaksanaan  retensi  harus  segera  dilakukan  meskipun petugasnya  terbatas.  Kesulitan  petugas  pada  saat  mencarirekam  medis  yang  akan digunakan  juga  menjadikan  perlunya  melakukan  retensi  aktif  ke  inaktif  dengan jumlah  yang  cukup  banyak,  agar  penumpukan  berkas  diruangan  rekam  medis  aktif berkurang.
5. Berkas rekam  medis  inaktif disimpan di rak penyimpanan  inaktif  selama dua tahun, dan  dapat  digunakan  kembali  jika  pasien  masih  memiliki  nomor  rekam  medis  yang lama,  kemudian  nomor  rekam  medis  lama  diganti  dengan  nomor  yang  baru  karena sudah terjadi penataan dan pembaruan nomor rekam medis.

## REFERENCES
[1] Depkes, “Manual Rekam Medis - Konsil Kedokteran Indonesia,” Buku Man. Rekam Medis , 2006.
[2] Puskesmas Sukarasa, “Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sukarasa nomor 014/SK- 1/UKP8/UPT PKM SKRS/2019 tentang Rekam Medis,” Bandung, 2019.
[3] Sugiyono, Metode  Penelitian  Pendidikan:  Pendekatan  Kuantitatif,  Kualitatif,  dan R&D . Bandung: Alfabeta, 2010.
[4] Sugiyono, Metode  Penelitian  Kuantitatif,  Kualitatif,  Dan  R&D .  Bandung:  Alfabeta, 2017.
[5] Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan . Bandung: Alfabeta, 2015.
[6] M.  M.  Hikmat, Metode  Penelitian:  Dalam  Pendekatan  Praktis  Penulisan  Proposal dan Laporan Penelitian . Malang: UMM Press, 2011.
[7] Permenkes, “PERATURAN MENTERI KESEHATAN NOMER 269 TAHUN 2008 TENTANG REKAM MEDIS,” Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008 . 2008.
[8] D. E.  Sholikhah  and  N.  M.  Hastuti,  “Pelaksanaan  Retensi  Dokumen  Rekam  Medis
138
Aktif Dan In Aktif di RSUD K.R.M.T Wongsonegoro Semarang,” J. Rekam Medis , vol. 11, no. 2, pp. 97–104, 2017.
[9] M.  N.  Almasri,  “MANAJEMEN  SUMBER  DAYA  MANUSIA:  IMLEMENTASI DALAM  PENDIDIKAN  ISLAM  M.  Nazar  Almasri,” J.  Penelit.  Sos.  keagamaan , 2016.
[10]  Permenkes, “Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 31 tahun 2019 tentang Sistem Informasi Puskesmas,” vol. 8, no. 5, p. 55, 2019.
[11]  E. Susanto et al. , “Retensi Rekam Medis Dalam Upaya Efisiensi Rak Penyimpanan,” Link , vol. 14, no. 2, p. 106, 2018, doi: 10.31983/link.v14i2.3770.
[12]  D.  Karlina,  I.  A. Putri,  and  D.  B.  Santoso,  “Kejadian  Misfile  dan  Duplikasi  Berkas Rekam  Medis  Sebagai  Pemicu  Ketidaksinambungan  Data  Rekam  Medis,” J. Kesehat. Vokasional , vol. 1, no. 1, p. 44, 2016, doi: 10.22146/jkesvo.27477.
[13]  E.  Betri,  “Analisa  Pelaksaan  Retensi  Dokumen  Rekam  Medis  Di  Rsu Muhammadiyah Ponorogo,” J. Delima Harapan , vol. 7, no. 2, pp. 86–91, 2020, doi: 10.31935/delima.v7i2.99.
[14]  A. G. Pamboaji,  “Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis di  Rumah Sakit  Misi  Lebak  Guna  Meningkatkan  Efisensi  dan  Efektivitas  Pelayanan,” J. Kesehat. Vokasional , vol. 5, no. 3, p. 132, 2020, doi: 10.22146/jkesvo.48870.
[15]  Permenkes,  “Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  30  Tahun  2012  tentang  Jadwal Retensi  Arsip  Substantif  Dan  Fasilitatif  Non  Keuangan  Dan  Non  Kepegawaian  Di Lingkungan Kementerian Kesehatan,” no. July, p. 32, 2012.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Novi Indriyani , Saat ini aktif sebagai mahasiswa tingkat akhir di Program studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Email : nigunawan@piksi.ac.id
Meita Nurseha , Saat ini aktif sebagai mahasiswa tingkat akhir di Program studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Email : meytanurseha@gmail.com
Meira  Hidayati ,  Gelar  Sarjana  dari  Politeknik  Piksi  Ganesha  jurusan  Rekam  Medis pada tahun 2014. Magister Manajemen konsentrasi Manajemen Rumah Sakit di peroleh dari  STIMA  IMMI  Jakarta  pada  tahun  2017.  Saat  ini  aktif  sebagai  pengajar  dan sekretaris program studi di Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha.
Email : meirahidayati58@gmail.com