## Pemanfaatan Media Sosial Dinas Perhubungan Surabaya dalam Perspektif Kearsipan Digital
Rio Febriannur Rachman 1
1 Universitas Airlangga Surabaya,Indonesia; rio.febriannur.rachman-2018@fisip.unair.ac.id
Abstrak: Optimalization of information and communication technology in public services is a community need in the new media era. No doubt, the government at the central, provincial, and regional levels, is actively innovating in the aspect of strengthening the technology, including the form  of  social  media.  The  Government  of  Surabaya  City  is  one  of  the pioneers of information and communication technology based on public services.  Almost  all  agencies  make  breakthroughs  in  the  field  of optimizing  social  media.  This  article  discusses  how  the  Surabaya Transportation  Service, as  one of the regional  apparatus  organizations, manages social media in order to maximize public services. This study uses the theory of technological determination and public policy as the rationale.  The  theories  and  concepts  of  administration,  in  particular, with  respect  to  digital  archives  are  also  put  forward.  Descriptive qualitative  method  with  literature  review  approach  is  used  as  a framework for formulating conclusions. Data collection is done through literature  searches  and  other  documents  related  to  the  topic.  The analysis  technique  is  done  through  reduction,  presentation,  and formulation  of  conclusions.  The  result  of  this  study  indicate  that  the social  media  utilization  policy  carried  out  by  the  Surabaya Transportation Service is running well and has a positive impact on the community. This study can add to the treasures of research in the field of  public  policy  and  digital  archives  in  relation  to  the  phenomenon  of technological determination in the current era.
Kata Kunci: Technology Determination, Department of Transportation,
Digital Archives, Public Policy.
IDAROTUNA: Jurnal Adminstrative Science Vol 2 No 1 Mei 2021 https://doi.org/10.54471/idarotuna.v2 i1.2 Received: March 02, 2021 Accepted: March 21, 2021 Published: 04 May 2021
Publisher’s  Note: Program  Study Office  Adminstrative    stays  neutral with  regard  to  jurisdictional  claims in  published  maps  and  institutional affiliations.
Copyright: ©  2021  by  the  authors. Submitted  for  possible  open  access publication  under  the  terms  and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY) license (https://creativecommons.org/license s/by/4.0/).

## 1. Pendahuluan
Masyarakat  global  sudah  makin  akrab  dengan  keberadaan internet  dengan  segala  bentuk  turunannya,  termasuk  media sosial (Castells, 2004). Tak terkecuali, di Indonesia, khususnya, di kota  besar  seperti  Surabaya.  Terlebih,  Surabaya  tercatat  sebagai salah  satu  pioner  pemanfaatan  teknologi  informasi  dan komunikasi  pada  layanan  publik  (Yuwinanto,  2013).  Semua instansi  di  Surabaya  berlomba-lomba  memaksimalkan  fungsi internet  dan  media  sosial.  Hal  itu  wajar,  mengingat  warga  kota telah  punya  kecenderungan  untuk  menggunakan  gawai  dalam keseharian  (R.  F.  Rachman,  2017).  Pengelolaan  kebijakan  publik berbasis  teknologi  informasi  dan  komunikasi  sudah  menjadi keniscayaan  (Budiati,  2006).  Pemerintah  Kota  Surabaya  sadar betul  dengan  hal  itu,  oleh  sebab  itu,  semua  bidang  pelayanan publik  seperti  ekonomi,  pendidikan,  sosial,  dan  bidang  lainnya, telah memiliki kanal-kanal di media sosial baik untuk menyentuh masyarakat  maupun  menyerap  aspirasi  (R.  F.  Rachman,  2020). Dinas  Perhubungan  adalah  satu  di  antara  organisasi  perangkat daerah  di  Surabaya  yang  membuat  terobosan  melalui  media sosial.
Dinas  Perhubungan  Surabaya  berupaya  menjalankan kebijakan publik di era kekinian. Di mana masyarakat telah akrab dengan  internet  dan  media  sosial,  sehingga  pemanfaatan teknologi  informasi  dan  komunikasi  atau  media  digital  sudah ikut  memengaruhi  hajat  hidup  orang  banyak  serta  merupakan tantangan  zaman  di  era  media  baru  (Kriyantono,  2015).  Upaya menguatkan  kedekatan  antara  teknologi  digital  dengan masyarakat  merupakan  konsekuensi  dari  eksistensi  masyarakat informasi  (Sugihartati,  2014).  Semua  intansi  pemerintah, termasuk dinas-dinas di level pemerintah daerah memang perlu berinovasi  terhadap  kemajuan  zaman  untuk  kehidupan
masyarakat  yang  lebih  baik  (Cohen,  2014).  Sehingga  pada  satu titik,  kebijakan  publik  yang  dikeluarkan  dapat  memberikan manfaat  kongkret  bagi  warga  di  daerah  tersebut  (Anderson, 1984).
Pemanfaatan  atau optimalisasi  media sosial yang  dilakukan oleh Dinas Perhubungan Surabaya selaras dengan kebijakan lain di  level  pemerintah  kota  tersebut,  yang  juga  memanfaatkan internet.  Sebuta  saja,  kebijakan  pengembangan  ekonomi  kreatif (R.  F.  Rachman,  2019a)  dan  pendekatan  tenaga  sosial  daerah pada  warga  setempat  melalui  call  center  112  (R.  F.  Rachman, 2019b). Secara umum, Dinas Perhubungan Surabaya menjadikan media  sosial  sebagian  saluran  untuk  mendekatkan  diri  dengan masyarakat  (R.  F  Rachman,  2021).  Sekaligus,  memperoleh informasi  faktual  tentang  apa  yang  terjadi  di  lapangan.  Respon cepat  Pemerintah  Kota  Surabaya  terhadap  pertumbuhan  dunia digital  memang  diperlukan  oleh  masyarakat  yang  umumnya telah “menyatu” dengan internet (Gere, 2008).
Pemerintah  harus  membuat  kebijakan  yang  sesuai  dengan kondisi  kehidupan  warganya  (Dye,  1972).  Oleh  sebab  itu,  bisa jadi  kebijakan  optimalisasi  media  sosial  di  Surabaya,  berbeda dengan  kebijakan  di  daerah  lain.  Surabaya  dikenal  sebagai  kota yang  memunyai  kepadatan  penduduk  relatif  tinggi  dengan pengguna  internet  yang  nyaris  merata.  Bertolak  dari  kondisi tersebut,  Dinas  Perhubungan  Surabaya  menginisiasi  kebijakan tersebut (Bagian Organisasi Pemerintah Kota Surabaya, 2019).
Artikel  ini  membahas  tentang  pengembangan  dan pemanfaatan media sosial Dinas Perhubungan Surabaya. Prinsip teori  determinasi  teknologi  yang  menyatakan,  teknologi memengaruhi  masyarakat,  yang  pada  bagian  lain,  teknologi berkembang  seiring  kebutuhan  masyarakat,  dipakai  sebagai landasan  berpikir  (Marx  &  Smith,  1994).    Ada  hubungan  yang
saling  berjalin  kelindan  antara  teknologi  dan  masyarakat,  yang berujung  pada  satu  kesimpulan  bahwa  teknologi  membuat perubahan  cara  berinteraksi,  berkomunikasi,  dan  berbagi informasi  di  masyarakat  (McLuhan,  1962).  Teori  administrasi, khususnya yang berkenaan dengan konsep kearsipan digital juga dipakai sebagai  pendukung  argumentasi  dalam artikel ini.  Pada prinsipnya,  salah  satu  tugas  dari  instansi  pemerintah  adalah melakukan  pengarsipan  terhadap  program-program  kerja  yang dijalankan,  sebagai  data  rujukan  dalam  melangkah  ke  tahap berikutnya.  Di  era  kekinian,  kearsipan  digital  sudah  tidak  bisa dielakkan lagi. Artikel ini mengupas tentang pemanfaatan media sosial  di  Dinas  Perhubungan  Surabaya  dalam  perspektif  teori determinasi teknologi dan kearsipan digital.

## 2. Metode
Kajian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  deskriptif  untuk menggambarkan  fakta  di  masyarakat  dihubungkan  dengan bidang tertentu (Hasan, 2002). Dalam konteks kajian ini, fakta di masyarakat  adalah  fenomena  keterbukaan  informasi  dan  makin dekatnya  internet  serta  media  sosial.  Sedangkan  bidang  yang ditelaah  adalah  kebijakan  pemanfaatan  media  sosial  oleh  Dinas Perhubungan.
Pendekatan  yang  digunakan  dalam  kajian  ini  adalah  studi pustaka  murni.  Artinya,  kajian  ini  menggunakan  sumber perpustakaan untuk memeroleh data utama (Zed, 2008). Sumber yang dimaksud antara lain, literatur atau buku tentang kebijakan media sosial di Dinas Perhubungan maupun di Pemerintah Kota Surabaya.  Selain  itu,  dipakai  pula  literatur  atau  buku  yang berkenaan  dengan  topik,  dalam  aspek  teori,  metode,  maupun tema. Data-data maupun informasi dari internet juga digunakan,
mengingat kajian ini memang mendiskusikan persoalan di media sosial.
Teknik  analisis  data  dilakukan  melalui  reduksi,  penyajian, dan perumusan kesimpulan  (Miles & Huberman, 1994). Reduksi dilaksanakan  dengan  memilah  serta  memilih  data  mana  yang cocok  untuk  topik  penelitian  ini.  Setelah  itu,  data  disajikan dengan  membuat  kategorisasi.  Kategorisasi  bersifat  urgen  agar kajian  bisa  secara  faktual  serta  spesifik  mendapat  gambaran faktual  tentang  topik  yang  tengah  dibahas  (Bogdan  &  Taylor, 1990). Setelah itu, dirumuskan

## 3. Hasil
Media  sosial  Dinas  Perhubungan  Surabaya  bisa  diakses melalui website www.dishub.surabaya.go.id, twitter @sits_dishubsby,  facebook  @Dinas  Perhubungan Kota  Surabaya- Surabaya  Transport  Department,  instagram  @dishubsurabaya, dan  YouTube  @Dishub  Surabaya.  Artinya,  ada  lima  platform, yakni, website, twitter, facebook, instagram, dan youtube.
Website  www.dishub.surabaya.go.id  berisi  kabar  terkini maupun  penjelasan  mengenai  kebijakan  dan  program  instansi ini. Terdapat sejumlah menu di laman ini, antara lain, beranda, e- angkutan  (yang  berisi  tentang  angkutan  umum  di  Surabaya),  e- dalops  (yang  berisi  tentang  pengendalian  dan  operasional menyangkut  instansi  ini),  e-terminal  (yang  berisi  tentang terminal-terminal  yang  dikelola  oleh  instansi  ini),  e-lalin  (yang berisi tentang lalu lintas di Surabaya), e-PKB (yang berisi tentang pajak  kendaraan  bermotor),  e-parkir  (yang  berisi  tentang perparkiran),  dan  e-sarpras  (yang  berisi  tentang  sarana  dan prasarana  di  instansi  ini).  Website  ini  juga  menyediakan  link khusus pada penyedia  tiket  angkutan,  sebagai  bentuk  sinergitas dengan  Badan  Usaha  Milik  Negara  atau  BUMN  maupun  pihak
swasta  yang  menyediakan  tiket  bagi  masyarakat,  termasuk  di dalamnya warga Surabaya.
Akun  twitter  @sits_dishubsby  dirilis  kali  pertama  pada Oktober  2010  dan  tergolong  aktif  dalam  memerbarui  konten. Isinya,  antara  lain  video  beberapa  titik  video  CCTV  secara random  yang  diberi  topik  khusus  bernama  Traffic  Update. Biasanya,  di  jalan-jalan  protokol  Surabaya.  Guna  memberikan gambaran  pada  para  pemakai  jalan  yang  sedang  online  tentang di  lokasi  mana  saja  terjadi  kepadatan  maupun  kelancaran  lalu lintas. Per Maret 2021, akun ini memiliki 259.200 pengikut.
Akun  facebook  @Dinas  Perhubungan  Kota  Surabaya- Surabaya Transport Department dirilis kali pertama pada 7 Maret 2011  dan  tergolong  aktif  dalam  memerbarui  status.  Isinya, tentang  sosialisasi  program  Dinas  Perhubungan  Surabaya maupun  Pemerintah  Kota  Surabaya  secara  umum.  Per  Maret 2021,  akun  ini  memiliki  35.284  pengikut.  Sama  seperti  akun twitter,  di  facebook,  Dinas  Perhubungan  Surabaya  juga  kerap mengunggah  video  situasi  lalu  lintas  terkini  di  Surabaya. Umumnya, lokasi video yang diambil adalah jalan-jalan protokol Surabaya.
Per  Maret  2021,  akun  Instagram  @dishubsurabaya  memiliki 5.066 unggahan  dan  190.000 pengikut. Isinya,  tentang  sosialisasi program Dinas Perhubungan Surabaya maupun Pemerintah Kota Surabaya  secara  umum.  Terdapat  sejumlah  pengumuman mengenai  pengaturan  lalu  lintas  atau  rekayasa  lalu  lintas  di Surabaya  pada  momen-momen  tertentu,  misalnya,  tatkala  ada pengalihan jalur karena ada perbaikan di salah satu titik atau ada kegiatan  massal  tertentu.  Akun  ini  juga  terkadang  mengunggah video CCTV dari sejumlah jalan protokol di Surabaya.
Akun youTube @Dishub Surabaya dirilis kali pertama pada 3 Mei  2013.  Rata-rata  ada  lima  unggahan  perbulan,  dan  hingga
Maret  2021,  sudah  ditonton  7.698.780  kali.  Terdapat  20.000 subsribers  di  akun  ini.  Isi  video  unggahan  adalah  sosialisasi program Dinas Perhubungan Surabaya maupun Pemerintah Kota Surabaya  secara  umum.  Juga,  ada  banyak  unggahan  tentang tutorial berkendara yang baik serta soal bagaimana mendapatkan layanan Dinas Perhubungan Surabaya yang efektif dan efisien.

## 4. Diskusi
Secara umum, artikel ini membahas tentang kebijakan publik dengan  pendekatan  teori  determinasi  teknologi  dan  konsep administrasi  khususnya  tentang  kearsipan  digital.  Kebijakan publik    sendiri  banyak  didefinisikan  sebagai  segala  tindakan yang  dilakukan  pemerintah,  baik  tingkat  pusat  maupun  di daerah,  yang  memunyai  dampak  bagi  masyarakat  (Anderson, 1984). Semua kebijakan tersebut memiliki tujuan mensejahterakan warga. Pada pelaksanaan kebijakan publik, ada tiga  level  hirearkis,  yaitu,  policy  level,  organizational  level,  dan operational level (Bromley, 1989).
Di  negara  demokratis,  policy  level  umumnya  diperankan oleh  yudikatif  dan  legislatif.  Sedangkan  organizational  level diperankan oleh eksekutif. Ada pun operational level diperankan instansi  pelaksana,  pihak  swasta,  atau  elemen  masyarakat  yang berhubungan  secara  langsung  dengan  kebijakan  tersebut. Implementasi  kebijakan  optimalisasi  media  sosial  di  Dinas Perhubungan  Surabaya  ini,  policy  level  dipegang  oleh  DPRD Surabaya.  Sementara  organizational  level  dijalankan  oleh Pemerintah  Kota  Surabaya,  dalam  hal  ini  Dinas  Perhubungan. Sedangkan operational level dijalankan oleh Dinas Perhubungan didukung oleh seluruh eksponen masyarakat.
Terdapat  tiga  tahap  dalam  kebijakan  publik,  yakni, perumusan,  implementasi  serta  evaluasi  (Tachjan,  2006).  Tahap perumusan  biasanya  dilakukan  oleh  eksekutif,  bisa  pula
melibatkan  legislatif.  Oleh  karena  kebijakan  di  Donas Perhubungan  ini  berkenaan  dengan  anggaran  di  APBD,  sudah barang  tentu  perumusan  kegiatannya  dilakukan  antara Pemerintah  Kota  Surabaya  dan  DPRD  Surabaya.  Perumusan tersebut berujung pada pembuatan regulasi yang mengikat.
Tahap  implementasi  kebijakan  publik  dilaksanakan  oleh eksekutif,  dalam  hal  ini  Dinas  Perhubungan  Surabaya,  yang langsung menyentuh masyarakat. Regulasi atau aturan mengenai kebijakan  menjadi  petunjuk  yang  wajib  diikuti  dalam  proses implementasi  (Grindle,  2004).  Pada  tahap  ini,  sebuah  kebijakan bisa  dilihat  dampaknya  di  masyarakat,  baik  dampak  negatif maupun positif (Van Metter & Van Horn, 1975).
Oleh  sebab  itu,  sejumlah  pakar  menyebutkan  kalau implementasi  merupakan  tahapan  penentu  kebijakan,  yang  dari sana  pula  tahapan  lanjutan  atau  evaluasi  dapat  dilaksakan (Ripley  &  Franklin,  1987).  Salah  satu  cara  paling  efektif  untuk mengevaluasi  sebuah  kebijakan  adalah  dengan  analisis  secara objektif  kondisi  masyarakat  sebelum  dan  sesudah  kebijakan dijalankan. Poin yang dilihat adalah kebermanfaatan, mengingat kebijakan aplikatif pasti memiliki dampak positif dan bermanfaat kongkret bagi masyarakat (Dunn, 2000).

## 4.1. Determinasi Teknologi
Kajian  ini  memakai  teori  determinasi  teknologi  sebagai landasan  pokok  dalam  membahas  pemanfaatan  media  digital oleh  Dinas  Perhubungan  Surabaya.  Teori  ini  menyebutkan bahwa  manusia  dan  teknologi  merupakan  dua  entitas  yang saling memengaruhi  (McLuhan, 1962). Di samping itu, teori dan konsep  mengenai  kebijakan  publik  menjadi  pelengkap  untuk mendeskripsikan tentang bagaimana pelayanan publik seharusnya  menjadi  solusi  permasalahan  di  masyarakat  (Dye, 1972).
Berdasarkan  hasil  atau  result  kajian  ini,  terlihat  bahwa optimalisasi  lima  platform  media  sosial  Dinas  Perhubungan Surabaya sudah berjalan dengan baik. Selalu ada interaksi pula di laman komentar semua platform media sosial itu. Artinya, Dinas Perhubungan  Surabaya  sudah  melakukan  respon  yang  tepat dalam  meghadapi  perkembangan  zaman  di  era  media  baru. Respon  itu  dilakukan  atas  dasar  pelayanan  publik  dan  sudah dilakukan pada kisaran 2011.
Pada  bagian lain,  bila  ditelisik  melalui  tujuan  pembangunan berkelanjutan atau Suistainable Development Goals (SDGs) yang ditetapkan  Perserikatan  Bangsa-Bangsa  (United  Nation,  2015a), kebijakan  publik  ini  memiliki  banyak  keselarasan.  Perserikatan Bangsa-Bangsa  melansir  tujuh  belas  poin  SDGs  (Suistainable Development  Goals)  atau  tujuan  pembangunan  berkelanjutan, yang  diharapkan  menjadi  dasar  dari  pencetusan  kebijakan  di masyarakat.
Kebijakan  yang  diimplementasikan  oleh  pemerintah  di semua  level,  di  seluruh  seluruh  dunia,  diharapkan  selaras dengan  satu  atau  lebih  dari  tujuan  itu  (United  Nation,  2015b). Ada  pun  tujuh  belas  poin  itu  adalah  No  Poverty  (memberantas kemiskinan), Zero Hunger (meniadakan kelaparan), Good Health and Well-Being (menjamin kehidupan yang sehat dan sejahtera), Quality  Education  (merealisasikan  pendidikan  berkualitas), Gender  Equality  (mewujudkan  kesetaraan  gender),  Clean  Water and  Sanitation  (menjamin  ketersediaan  air  bersih  dan  sanitasi yang  baik),  Affordable  and  Clean  Energy  (memastikan masyarakat mendapat akses terhadap energi yang bersih), Decent Work  and  Economic  Growth  (menjamin  ketersedian  lapangan kerja  dan  pertumbuhan ekonomi), serta Industry,  Inovation  and Infrastructure (mengembangkan industri, inovasi dan
infrastruktur demi kesejahteraan masyarakat).
Poin  lainnya  antara  lain,  Reduced  Inequalities  (mengikis kesenjangan di masyarakat), Suistanable Cities and Communities (mewujudkan  kota  dan  komunitas  yang  berkelanjutan). Responsible  Consumption  and  Production  (merealisasikan konsumsi dan produksi yang efektif, efisien, serta bertanggungjawab),  Climate  Action  (memiliki  peran  untuk menyikapi  perubahan  iklim),  Life  Below  Water  (mengelola sumber  daya  air  dengan  bertanggungjawab),  Life  on  Land (mengelola sumber  daya  di  daratan  dengan  bertanggungjawab), Peace,  Justice,  and  Strong  Institutions  (mengimplementasikan kedamaian,  keadilan,  yang  diperkuat  secara  kelembagaan), Partnership for The Goals (mewujudkan kemitraan dan sinergitas demi meraih tujuan yang lebih besar).
Pemanfaatan media sosial oleh Dinas Perhubungan Surabaya selaras  dengan  tujuan  mengembangkan  industri,  inovasi  dan infrastruktur demi kesejahteraan masyarakat. Melalui pemanfaatan  teknologi,  pelayanan  publik  menjadi  lebih  optimal dan masyarakat memeroleh kepuasan. Penggunaan internet juga merupakan  bukti  upaya  mengurangi  penggunaan  kertas  dalam pelayanan publik. Oleh sebab itu, kebijakan Dinas Perhubungan Surabaya ini selaras dengan isu pengurangan penebangan pohon, yang  merupakan  upaya  mengelola  sumber  daya  di  daratan secara bertanggungjawab.
Kebijakan  Dinas  Perhubungan  Surabaya  ini  juga  selaras dengan  cita-cita  mewujudkan  kota  dan  komunitas  yang berkelanjutan.  Dengan  cara  pemanfaatan  teknologi  kekinian, Kota  Surabaya  dan  masyarakat  di  dalamnya  bisa  adaptif terhadap  perkembangan  zaman.    Yang  tak  kalah  penting, kebijakan ini juga menunjukkan adanya kemitraan dan sinergitas demi  meraih  tujuan  yang  lebih  besar.  Dalam  perjalannya, kebijakan  ini  melakukan  kerjasama  dengan  jajarean  samping
maupun eksponen masyarakat. Ada kemitraan yang terealisasikan di sana.
Dari  perspektif  media  dan  komunikasi,  apa  yang  dilakukan Dinas  Perhubungan  Surabaya  ini  adaptif  terhadap  perubahan cara  bekomunikasi  masyarakat.  Sebagaimana  dipahami,  era media  baru  membuat  pergeseran  dan  dinamisasi  model komunikasi,  karena  pesan-pesan  yang  disampaikan  maupun direspon makin beragam bentuk: berupa audio, visual, teks, dan lain  sebagainya  (Meyrowitz,  1999).  Interaksi  pun  terjadi  melalui perangkat  teknologi  informasi  dan  komunikasi  (Holmes,  2005). Sejauh  ini,  Pemerintah  Kota  Surabaya  memang  sudah berpengalaman  untuk  melakukan  terobosan  di  ranah  media digital (Rachman, 2019).
Media  sosial  memiliki  setidaknya  empat  karakteristik. Pertama, pesan yang disampaikan dapat diterima oleh satu atau lebih  penerima.  Kedua,  pesan  dapat  disampaikan  tanpa  melalui proses  penyuntingan  atau  apa  adanya.  Ketiga,  waktu penyampaian  pesan  bisa  dalam  rentang  secepat  mungkin. Keempat,  waktu  interaksi  bisa  ditentukan  oleh  penerima  pesan, berdasarkan kapan ia ingin mengakses pesan tersebut (Gamble & Gamble, 2002).
Media  digital  memunyai  sejumlah  kelebihan  yang  bisa digunakan sebagai sarana kolaborasi, pemberdayaan, partisipasi, dan  efisensi  waktu  (Nuha  &  Subahri,  2020).  Media  berbasis internet  ini  terus  berkembang.  Pemerintah  sebagai  pemangku kebijakan  dituntut  memanfaatkannya  sebaik  mungkin  demi kepentingan  masyarakat  (Jaeger  et  al.,  2012).  Sejauh  ini,  Dinas Perhubungan  Surabaya  telah  melakukan  inovasi strategis  dalam menafaatkan aplikasi maupun media sosial.

## 4.2. Kearsipan Digital
Sebelum  membahas  tentang  kearsipan  digital,  perlu dipahami  pula  bahwa  ada  payung  besar  teori  administrasi perkantoran  yang  umumnya  melingkupinya.  Administrasi perkantoran  dalam  konteks  ini  tidak  melulu  mengacu  pada kantor  sebagai  kata  benda  bermakna  tempat.  Lebih  dari  itu,  ini adalah  soal  institusi  bahkan  instansi.  Dalam  teori  administrasi perkantoran,  ada  mekanisme  atau  sistem  yang  membuat perencanaan,  pengendalian,  pengorganisasian,  serta  menjadi penggerak  agar  tujuan  dari  kantor,  institusi,  atau  instansi tersebut  (Terry,  1949).  Dalam  konteks  administrasi  di  sebuah institusi  maupun  instansi,  ada  seni,  manajemen,  dan  teknik pengelolaan  yang  mesti  dilakukan  (Leffingwell  &  Robinson, 1943).
Oleh  sebab  itu,  perlu  struktur  dan  fungsi  yang  tepat  untuk mencapai  tujuan.  Salah  satu  struktur  maupun  fungsi  dalam administrasi  itu  adalah  bidang  kearsipan.  Kearsipan  erat  pula hubungannya  dengan  dokumentasi.  Dalam  sebuah  institusi, kearsipan dan dokumentasi mesti dijalankan dengan proporsional, bahkan selengkap dan sedetail mungkin. Semua itu menjadi bahan pertimbangan melangkah.
Sejumlah pakar menyebutkan, kearsipan merupakan aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip di suatu institusi (Barthos, 2016). Informasi dan data yang ada dalam arsip itu  bisa  dipakai  untuk pertimbangan  dalam sebuah instansi  saat ingin  merumuskan  program.  Tatkala  kearsipan  diikuti  dengan konsep  digital,  maknanya  tentu  tidak  jauh  dari  perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Bahkan,  bila  ditarik  lebih jauh,  hal  ini  juga  bisa  dikoneksikan  dengan  internet.  Kearsipan digital  juga  dikenal  dengan  kearsipan  elektronik,  yang
memproses arsip  digital atau  elektronik.  Poin  penting  dari  arsip digital  atau  elektronik  ini  adalah  semua  unsur  dari  arsip  itu masuk  pada  sistem  yang  terkomputerisasi  (Muhidin  &  Winata, 2016).
Secara  prinsip,  ada  tiga  elemen  penting  sebagai  fungsi pengarsipan,  antara  lain,  penyimpan,  penempatan,  dan penemuan  kembali.  Tiga  fungsi  itu  akan  bisa  dilaksanakan dengan  lebih  mudah,  efektif,  dan  efisien,  jika  memakai pendekatan digital (Sugiarto & Wahyono, 2005). Sebagai analogi, tatkala  ada  dokumen  disimpan  dalam  bentuk  fisik,  ia  akan membutuhkan  lebih  banyak  tempat  dari  pada  jika  disimpan dalam  bentuk  digital.  Untuk  menempatkan  dokumen  fisik, dibutuhkan  ruang  semisal  rak  atau  laci  tertentu.  Sementara untuk  menempatkan  dokumen  digital  dengan  rapi,  sekadar dibutuhan harddisk atau  semacamnya.  Sedangkan  untuk menemukan  kembali  arsip  lama,  jika  bentuknya  dokumen  itu fisik,  dibutuhkan  energi  yang  lebih  banyak  bila  dibandingkan dengan mencarinya melalui piranti komputer atau gawai.
Para  pakar  menyebutkan,  pengarsipan  digital  bisa  menjadi penyokong pengarsipan konvensional. Meskipun pada satu titik, diharapkan  pula  model  pengarsipan  digital  akan  lebih  masif dilakukan, karena paperless dan dalam konteks itu menjadi ramah lingkungan. Dalam konteks kajian ini, informasi berupa program kerja  maupun  proses  interaksi  Dinas  Perhubungan  Surabaya dengan warga yang ada di website, facebook, twitter, Instagram, dan  youtube  bisa  diarsipkan.  Pasalnya,  informasi  yang komprehensif itu bisa menjadi pertimbangan dalam mencetuskan kebijakan  di  masa  datang.  Meski  memang,  perlu  pengolahan informasi  yang  terstruktur  agar  bahan  atau  materi  yang  ada  di media  sosial  itu  bisa  layak  untuk  diarsipkan.  Integrasi  antar platform juga perlu dilakukan. Apabila semua platform memiliki
alamat  email  induk  yang  sama,  integrasi  yang  dimaksud  tentu akan lebih mudah dijalankan (Mahsun & Lukmandono, 2017).
Materi-materi  di  semua  platform  media  sosial  Dinas Perhubungan  Surabaya  tergolong  beragam  dan  menarik.  Ada yang dalam bentuk teks, video, maupun foto/gambar. Oleh sebab itu,  perlu  adanya  petugas  yang  memiliki  kemampuan  untuk memilah dan memilih dengan cermat.  Setelah itu, disimpan dan ditempatkan  dengan  apik  pada  satu database ,  sehingga  apabila suatu  waktu  dicari  kembali  tidak  akan  sukar.    Pemanfaatan media  sosial  yang  diaplikasikan  oleh  Dinas  Perhubungan Surabaya bisa membantu proses pengarsipan digital. Walaupun, tidak  seratus  persen  arsip  Dinas  Perhubungan  Surabaya  berasal dari  media  sosial.  Sebab,  tentu  saja  ada  banyak  kegiatan  lain  di instansi tersebut yang tidak dipublikasikan melalui media sosial. Sebagai  contoh,  arsip  administrasi  kesekretariatan  atau pembangunan  sarana  prasarana  di  dalam  kantor  pegawai,  yang tidak  secara  langsung  dipakai  untuk  melayani  masyarakat. Paling  tidak,  pemanfaatan  media  sosial  ini  bisa  menjadi pendukung  upaya  realisasi  kearsipan  digital  yang  ada  di  Dinas Perhubungan Surabaya.

## 5. Kesimpulan
Pemanfaatan media sosial oleh Dinas Perhubungan Surabaya merupakan  bentuk  layanan  publik  yang  selaras  dengan fenomena  determinasi  teknologi.  Perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi di era kekinian mesti dihadapi secara cerdas oleh pemerintah, dan hal itu sudah dilakukan oleh Dinas Perhubungan  Surabaya.  Inovasi  ini  memudahkan  masyarakat melihat informasi di akun media sosial milik Dinas Perhubungan Surabaya.  Sekaligus,  membuka  ruang  interaktif  antara pemerintah  daerah  dan  warga  Surabaya.  Keberadaan  inovasi pelayanan  publik  ini  juga  memudahkan  Dinas  Perhubungan
Surabaya  melakukan  pengarsipan  digital.  Maksudnya,  semua pelayanan publik maupun aspirasi warga dapat terekam dengan baik.  Terpenting,  petugas  Dinas  Perhubungan  Surabaya  mesti tekun untuk melakukan inventarisasi dan kategorisasi arsip yang diinginkan, yang sumbernya berasal dari media sosial. Hal yang bisa  dilakukan  adalah  berkoordinasi  dengan  Dinas  Komunikasi dan  Informatika  Surabaya  untuk  membuat  sistem  terintegrasi. Sehingga,  semua  informasi  dari  berbagai  platform  media  sosial itu bisa masuk ke suatu database yang dapat diakses kapan saja oleh  Dinas  Perhubungan  Surabaya  atau  Wali  Kota  Surabaya. Tujuannya, mengetahui secara mudah dan komprehensif tentang apa  saja  yang  diinginkan  masyarakat  di  lingkup  pelayanan publik Dinas Perhubungan Surabaya.

## Referensi
Anderson, J. E. (1984). Public Policy Making . Holt, Rinehart and Winston.
Bagian Organisasi Pemerintah Kota Surabaya. (2019). Inovasi Pelayanan Publik . Unpublished.
Barthos, B. (2016). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi . PT Bumi Aksara.
Bogdan,  R.,  &  Taylor,  S.  J.  (1990).  Looking  at  the  bright  side:  A  positive  approach  to qualitative policy and evaluation research. Qualitative Sosiology , 13 (2), 183–192.
Bromley, D. W. (1989). Economic Interest and Institutions: The Conceptual Foundations of Public Policy . Basil Blackwell Ltd.
Budiati,  A.  (2006).  IT  governance  sektor  publik  di  Indonesia:  Konsep  dan  kebijakan. Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Untuk Indonesia , 57–61.
Castells, M. (2004). The Network Society a Cross-Cultural Perspective . Edward Elgar.
Cohen, B. (2014). The Smartest Cities In The World 2015 . https://www.fastcompany.com/3038818/the-smartest-cities-in-the-world-2015- methodology
Dunn, W. N. (2000). Pengantar Analisis Kebijakan Publik . Gajah Mada University Press.
Dye, T. R. (1972). Understanding Public Policy . Prentice Hall.
Gamble, M., & Gamble, T. K. (2002). Communication Works . McGraw Hill Education.
Gere, C. (2008). Digital Culture . Reaktion Books.
Grindle,  M.  S.  (2004).  Good  Enough  Governance:  Poverty  Reduction  and  Reform  In Developing Countries. Governance , 17 (4), 525–548.
Hasan, I. (2002). Pokok-Pokok Materi Metodologi Penelitian Dan Aplikasi . Ghalia Indonesia.
Holmes,  D.  (2005). Communication  Theory:  Media,  Technology  and  Society .  Sage  Publications Ltd.
Jaeger, P. T., Bertot, J. C., & Shilton, K. (2012). Information Policy and Social Media: Framing Government—Citizen Web 2.0 Interactions. In C. G. Reddick & S. K. Aikins (Eds.), Web 2.0 Technologies and Democratic Governance (pp. 11–25). Springer-Verlag.
Kriyantono, R. (2015). Konstruksi humas dalam tata kelola komunikasi lembaga pendidikan tinggi di era keterbukaan informasi publik. Pekommas , 18 (2), 222394.
Leffingwell,  W.  H.,  &  Robinson,  E.  M.  (1943). Textbook  of  Office  Management .  McGraw-Hill
book Company, Incorporated.
Mahsun,  M.,  &  Lukmandono.  (2017).  Desain  Sistem  Informasi  Manajemen  Berintegrasi Layanan  Akademik  Di  Institut  Agama  Islam  Syarifuddin  Lumajang-Jawa  Timur. Prosiding SNST Fakultas Teknik, .
Marx, L., & Smith, M. R. (1994). Does Technology Drive History? The Dilemma of Technological Determinism . Massachusetts Institute of Technology Press.
McLuhan,  M.  (1962). The  Gutenberg  Galaxy:  The  Making  of  Typographical  Man. University  of Toronto Press.
Meyrowitz, J. (1999). Understandings of Media. ETC: A Review of General Semantics , 56 (1), 44– 52.
Miles, M. B., & Huberman, A. M. (1994). Qualitative Data Analysis . Sage Publishing Inc.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan . CV. Pustaka Setia.
Nuha, A. A. U., & Subahri, B. (2020). Deotoritasi Guru di Era New Media. Bidayatuna: Jurnal Pendidikan Guru Madrasah Ibtidaiyah , 3 (2), 185–206.
Rachman,  R.  F.  (2017).  Menelaah  Riuh  Budaya  Masyarakat  di  Dunia  Maya. Jurnal  Studi Komunikasi , 1 (2), 206–222.
Rachman,  R.  F.  (2019a).  Optimalisasi  Media  Digital  Berbasis  Kemaslahatan  Umat  dalam Program Pahlawan Ekonomi Surabaya. Iqtishoduna: Jurnal Ekonomi Islam , 8 (2), 273–292.
Rachman,  R.  F.  (2019b).  Optimalisasi  Teknologi  Komunikasi  Informasi  Command  Center Bagi Efektifitas Tenaga Kesejahteraan Sosial Kecamatan. Dakwatuna: Jurnal Dakwah Dan Komunikasi Islam , 5 (2), 170–180.
Rachman,  R.  F.  (2020).  Kebijakan  Pendidikan  Anak  Berkebutuhan  Khusus  Di  Surabaya Dalam  Perspektif  Islam. Bidayatuna:  Jurnal  Pendidikan  Guru  Madrasah  Ibtidaiyah , 3 (1), 125–143.
Rachman, R. F. (2021). The Policy to Optimization of Social Media for Traffic Management in Islamic Perspectives. Journal of Islmamic Civlization , 3 (1), 13–23.
Rachman, Rio Febriannur. (2019). Pengembangan Industri Kreatif Berbasis Media Digital di Surabaya dalam Perspektif
Islam. Komunitas , 10 (2), 157–176. https://doi.org/10.20414/komunitas.v10i2.1227
Ripley,  R.  B.,  &  Franklin,  G.  A.  (1987). Congress,  The  Bureaucracy,  and  Public  Policy .  Dorsey Press.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Modern . Gava Media.
Sugihartati, R. (2014). Perkembangan Masyarakat Informasi & Teori Sosial Kontemporer . Kencana. Tachjan. (2006). Implementasi Kebijakan Publik . AIPI.
Terry, G. R. (1949). Office Management and Control . Richard D. Irwin, Inc.
United Nation. (2015a). About the Sustainable Development Goals . https://www.un.org/sustainabledevelopment/sustainable-development-goals/
United  Nation.  (2015b). Resolution  adopted  by  the  General  Assembly  on  25  September  2015 . https://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=A/RES/70/1&Lang=E
Van  Metter,  D.  S.,  &  Van  Horn,  C.  E.  (1975).  The  Policy  Implementation  Process:  A Conceptual Framework. Administration & Society , 6 (4), 445–488.
Yuwinanto,  H.  P.  (2013).  Implementasi  E-Procurement  pada  Pemerintah  Kota  Surabaya. Jejaring Administrasi Publik , 5 (1), 212–231.
Zed, M. (2008). Metode Penelitian Kepustakaan . Yayasan Pustaka Obor Indonesia.