Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                  e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No.3, September 2023  |pp: 2759-2763 |DOI : https://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i2.1642

## Penerapan Smartpolbeng Sistem Informasi Manajemen Aset Inventaris Dan Stock Opname Di Politeknik Negeri Bengkalis
1) Eva Yumami*, 2) Elvi Rahmi, 3) Wiwin Saputra
1,2,3) Rekayasa Perangkat Lunak, Politeknik Negeri Bengkalis, Bengkalis, Indonesia Email Corresponding: evayumami2015@gmail.com*

## INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK
Kata Kunci:
SmartPolbeng Barang Inventaris Website QR Code Politeknik  Negeri  Bengkalis  adalah  Politeknik  yang  terletak  Desa  Sungai  Alam  Kabupaten Bengkalis Provinsi Riau. Politeknik Negeri Bengkalis terdiri dari 8 Jurusan dan 22 Program Studi dan 83 laboratorium. Pada saat ini pencatatan stock opname dan inventaris yang ada di dalam laboratorium di data di dalam komputer, dicatat secara manual menggunakan aplikasi Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Selanjutnya laboran, kepala laboratorium dan Pimpinan tidak dapat memantau siapa saja yang meminjam laboratorium dan barang. Hal ini karena tidak ada pencatatan history terkait peminjaman barang dan laboratorium. Maka dari itu,  dibutuhkan  sebuah  sistem  untuk  mengatasi  permasalahan  tersebut.  Untuk  mengatasi permasalahan tersebut tim pengabdian masyarakat membuat dan menerapkan SMARTPolbeng Sistem  Informasi  Manajemen  Aset  Inventaris  dan  Stock  Opname  di  Politeknik  Negeri Bengkalis  Menggunakan  Teknik  Labeling  QR  Code  Berbasis  Web.  Aplikasi  SmartPolbeng mempermudah Pengelola BMN, laboran, Kepala laboran dan Pimpinan dalam mengelola data aset BMN di Politeknik Negeri Bengkalis.

## ABSTRACT
Keywords: SmartPolbeng Inventory Website QR Code Bengkalis  State  Polytechnic  is  a  Polytechnic  located  in  Sungai  Alam  Village,  Bengkalis Regency,  Riau  Province.  Bengkalis  State  Polytechnic  consists  of  8  Departments  22  Study Programs  and  83  laboratories.  Currently,  stock  taking  and  inventory  in  the  laboratory  are recorded on a computer, recorded manually using the Microsoft Office Word and Microsoft Office  Excel  applications.  Furthermore,  laboratory  assistants,  laboratory  heads,  and  leaders cannot  monitor  who borrows  laboratories  and goods.  This  is  because there is no history of borrowing goods and laboratories. Therefore, we need a system to overcome these problems. To  overcome  these  problems  the  community  service  team  created  and  implemented  the SMART  Polbeng  Information  System  Asset  Management  Inventory  and  Stock  Taking  at Bengkalis  State  Polytechnic  Using  Web-Based  QR  Code  Labeling  Techniques.  The SmartPolbeng application makes it easier for BMN managers, laboratory assistants, laboratory assistant heads, and leaders to manage BMN asset data at the Bengkalis State Polytechnic.
This is an open access article under the CC–BY-SA license.

## I. PENDAHULUAN
Politeknik  Negeri  Bengkalis  adalah  Politeknik  yang  terletak  Desa  Sungai  Alam  Kabupaten  Bengkalis Provinsi  Riau.  Politeknik  Negeri  Bengkalis  terdiri  dari  8  Jurusan  dan  22  Program  Studi  yaitu  D-3  Teknik Perkapalan, D-4 Teknologi Rekayasa Arsitektur Perkapalan, D-3 Teknik Mesin, D-4 Teknik Mesin Produksi dan Perawatan, D-2 Teknik Pengelasan dan Fabrikasi, d-2 Teknik Manufaktur Mesin, D-3 Teknik Elektronika, D-4 Teknik Listrik, D-3 Teknik Sipil, D-4 Teknik Perancangan Jalan dan Jembatan, D-4 Administrasi Bisnis Internasional, D-4 Akuntansi Keuangan Publik, D-4 Bisnis Digital, D-3 Teknik Informatika, D-4 Rekayasa Perangkat Lunak, D-2 Administrasi Jaringan Komputer D-4 Keamanan Sistem Informasi, D-3 Bahasa Inggris, D-4  Bahasa  Inggris  Untuk  Komunikasi  Bisnis  dan  Profesional,  dan  D-3  Nautika,  D-3  Ketatalaksanaan
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                  e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No.3, September 2023  |pp: 2759-2763 |DOI : https://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i2.1642
Pelayaran Niaga. Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 83 laboratorium yang terdiri dari laboratorium Teknik Informatika 11 lab, Teknik Sipil 9 lab, Administrasi Niaga 13 lab, Teknik Mesin 11 lab, Teknik Perkapalan 8 lab, Teknik Elektro 10 lab, Kemaritiman 16 lab dan Bahasa 5 lab. Setiap laboratorium memiliki laboran dan kepala laboratorium.
Setiap  barang  yang  ada  di  Politeknik  Negeri  Bengkalis  merupakan  tanggung  jawab  pengelola  BMN. Adapun yang berperan dalam mengelola stock opname dan barang inventaris di laboratorium Jurusan yaitu laboran  mendata  stok  opname  masuk  dan  keluar,  melaporkan  kondisi  aset  BMN  rusak  ringan  atau  berat, mencatat barang yang dipinjam kepada Kepala Laboran, Kepala Jurusan dan Pengelola BMN Jurusan. Kepala Laboran mendapatkan data dari Laboran terkait kondisi aset BMN rusak ringan atau berat, mencatat barang yang dipinjam secara manual. Kepala Laboran bertanggung jawab atas data stock opname barang yang ada di laboratorium.  Kepala  Jurusan  mendapatkan  semua  data  aset  BMN,  stok  opname,  kondisi  barang  rusak  dan peminjaman aset dari laporan Kepala Laboran secara manual.
Politeknik Negeri Bengkalis masih melakukan pencatatan stock opname dan inventaris yang ada di dalam laboratorium dicatat secara manual menggunakan aplikasi Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Menurut (Pranoto & Sediyono, 2021) (Subhiyakto Egia Rosi & Safina Nabila, 2017) pe ndataan yang masil manual sering mengalami pengulangan data sehingga kurang efektif dan efisien.  Laboratorium dan barang- barang yang ada di laboratorium dapat dipinjam oleh mahasiswa ataupun civitas akademik lainnya, dengan cara membuat surat yang ditandatangani oleh penanggungjawab peminjaman barang dan laboratorium, lalu diserahkan  kepada  laboran  atau  kepala  laboratorium  dan  security.  Pencatatan  stock  opname  dan  inventaris, serta  peminjaman  barang  yang  ada  di  laboratorium  dinilai  masih  kurang  efektif  dan  efisien.  Selain  itu, pimpinan, kepala laboratorium dan laboran tidak dapat memantau siapa saja yang meminjam laboratorium dan barang  karena  tidak  ada  pencatatan  history  terkait  peminjaman  barang  dan  laboratorium.  Maka  dari  itu, dibutuhkan sebuah website untuk mengatasi permasalahan tersebut (Abbas, 2013). Sistem informasi inventaris barang dapat menyimpan file atau histori untuk kepentingan dikemudian hari (Yanti & Hidayat, n.d.)
Berdasarkan permasalahan diatas pengusul Program Pengabdian Masyarakat Politeknik Negeri Bengkalis membuat  kesepakatan  sebagai  solusi  yaitu  melakukan  penerapan  SMARTPolbeng  Sistem  Informasi Manajemen Aset Inventaris dan Stock Opname di Politeknik Negeri Bengkalis Menggunakan Teknik Labeling QR  Code  Berbasis  Web.  Menurut  Maulana  &  Sadikin  (2018)  sistem  inventaris  berbasis  website  dapat mempermudah dan membantu pengelolaan data barang dan aset seperti pengadaan barang, stok opname dan peminjaman barang. Dalam penggunaan sistem baru dapat mengurangi kesalahan yang timbul.  Sistem yang baru lebih efektif dan efisien dalam pencarian data, pendataan, pengelolaan informasi inventaris dibandingkan dengan sistem yang lama. Sistem informasi juga mendukung kinerja sebuah instansi (Ali & Ambarita, 2016).

## II. MASALAH
Berdasarkan analisis kondisi eksisting mitra, maka dapat teridentifikasi persoalan-persoalan yang dihadapi oleh  mitra  seperti  Pengelolaan  stock  opname  dan  inventaris  barang  di  Laboratorium  secara  manual,  Belum tersedia  Software  stockopname  dan  inventaris  barang  di  Laboratorium.  Belum  tersedia  software  untuk pencatatan peminjaman barang di laboratorium, Tidak ada pencatatan history terkait peminjaman barang dan laboratorium. Keterbatasan informasi bagi civitas akademik apabila ingin meminjam barang atau laboratorium, dan  Pimpinan,  Pengelola  BMN,  Admin  Logistik,  Kepala  Labor  dan  Laboran  tidak  dapat  memantau peminjaman barang atau laboratorium.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                  e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No.3, September 2023  |pp: 2759-2763 |DOI : https://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i2.1642
Gambar 1. Barang Inventaris Di Laboratorium Polbeng

## III. METODE
Dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian untuk penerapan SMARTPolbeng Sistem Informasi Manajemen Aset Inventaris dan Stock Opname di Politeknik Negeri Bengkalis Menggunakan Teknik Labeling QR Code Berbasis  Web.  Terdapat  beberapa  tahapan  yang  harus  dilaksanakan  untuk  memastikan  upaya  penerapan sistem  sesuai  dengan kebutuhan pengguna di Politeknik  Negeri Bengkalis dan memperoleh  tujuan  secara maksimal . Secara garis besar tahapan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
Gambar 2. Tahapan Pelaksanaan Pengabdian

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap persiapan melakukan melakukan rapat koordinasi untuk membahas terkait permasalahan mitra dan produk atau aplikasi yang akan dihasilkan. Kegiatan diskusi ini telah dilakukan oleh tim bersama dengan pihak  Mitra  selaku  Penanggung  Jawab  BMN  Politeknik  Negeri  Bengkalis.  Tim  beserta  mitra  membahas mengenai  design  atau  prototype  pada  pihak  mitra.  Aplikasi  yang  dibangun  nantinya  akan  mewakili  dan menggantikan  sistem  pengelolaan  stock  opname  dan  inventaris  barang  di  laboratorium  yang  telah  dipakai sebelumnya,  sehingga  dapat  mempermudah  admin  dalam  mengelola  penomoran  barang  (Guryadi  Septa  & Rohmah Sopiah, 2021), pendataan baranng, proses peminjaman dan pengembalian  (Oktaviani et al., 2019). Selanjutnya melakukan Perancangan Aplikasi ini memuat prototype (Nurhadi & Muhammad Ridwan, 2022)
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                  e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No.3, September 2023  |pp: 2759-2763 |DOI : https://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i2.1642
Sistem  Informasi  Manajemen  Aset  Inventaris  dan  Stock  Opname  di  Politeknik  Negeri  Bengkalis Menggunakan Teknik Labeling QR Code Berbasis Web sebagai upaya mengoptimalkan proses perancangan desain aplikasi yang akan dibuat maupun implementasi (Rahmalisa, 2017). Selanjutnya membuat aplikasi ini memuat tahap mengimplementasikan hasil rancangan diagram dan rancangan desain Aplikasi ke dalam bentuk pengcodingan beserta aktivasi website (domain dan hosting). Hasil implementasi  rancangan desain aplikasi untuk halaman login pada aplikasi bisa dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3. Halaman Login
Gambar 4. Halaman Dasboard
Gambar 5. Halaman Inventaris
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                  e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No.3, September 2023  |pp: 2759-2763 |DOI : https://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i2.1642
Gambar 6. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi SmartPolbeng

## V. KESIMPULAN
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Aset Inventaris dan Stock Opname di Politeknik Negeri Bengkalis Menggunakan Teknik Labeling QR Code Berbasis Web. Sistem yang baru dapat mempermudah pengelolaan data barang inventaris dan stok opname aagr lebih efektif dan efisien.  Selanjutnya pengelola BMN Jurusan dan Pimpinan dapat memantau dan mengontrol barang inventaris dan stok opname.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terimakasih  kepada  Politeknik  Negeri  Bengkalis  selaku  pihak  yang  membantu  pelaksanaan  kegiatan Pengabdian dan pemberi dana penelitian atau donatur.

## DAFTAR PUSTAKA
Abbas,  W.  (2013). Analisa  Kepuasan  Mahasiswa  Terhadap  Website  Universitas  Negeri  Yogyakarta  (UNY) . www.webqual.co.uk
Ali, S., & Ambarita, A. (2016). Sistem Informasi Data Barang Inventaris Berbasis Web Pada Kejaksaan Negeri Ternate Information System of Inventory Goods Web-Based on The State Prosecutor Ternate. In IJIS Indonesian Journal on Information System (Vol. 1, Issue 1).
Guryadi Septa, & Rohmah Sopiah. (2021). Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Di Yayasan Unisba. 1831 Jurnal Indonesia Sosial Teknologi , 2 (10).
Maulana,  A.,  &  Sadikin,  M.  (2018).  Implementasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Inventaris  Berbasis  Web  Di  Pusat Teknologi Informasi Dan Komunikasi-BPPT. Arief Izzuddin/ Setrum , 7 (1), 182–196.
Nurhadi, & Muhammad Ridwan. (2022). Sistem Informasi Inventaris Berbasis Web Menggunakan Metode Prototype.
Jurnal Multidisiplin Madani , 2 (9), 3543–3550. https://doi.org/10.55927/mudima.v2i9.1143 Oktaviani, N., Made Widiarta, I., & Nurlaily. (2019). Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Pada Smp Negeri 1 Buer. In Jurnal JINTEKS (Vol. 1, Issue 2).
Pranoto, A. O., & Sediyono, E. (2021). Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web. Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi , 7 (2). https://doi.org/10.28932/jutisi.v7i2.3597 Rahmalisa, U. (2017). Perancangan Sistem Informasi  Inventaris Barang Pada Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Riau Berbasis Web. In JIK (Vol. 6, Issue 2). http://jik.htp.ac.id Subhiyakto  Egia  Rosi,  &  Safina  Nabila.  (2017). Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Inventaris  Bpjs  Ketenagakerjaan Cabang Pekalongan. Jurnal Sains Dan Teknologi, 6 . Yanti,  &  Hidayat,  M.  (n.d.).  Sistem  Informasi  Inventaris  Barang  Di  Fakultas  Teknik  Dan  Ilmu  Komputer. JURNAL DEVICE , 11 (1), 13–18.