## Pemetaan Proses Bisnis AS-IS dalam Manajemen Layanan TOEIC Institusi Vokasi

## Narti Prihartini
Program Studi Teknik Multimedia, Politeknik Negeri Sambas, Jl.Raya Sejangkung, Sambas 79462, Indonesia

## I NFORMASI A RTIKEL

## A B S T R A C T
Sejarah Artikel: Diterima Redaksi: 14 Juli 2023 Revisi Akhir: 30 Agustus 2023
Publikasi Online : 05 September 2023
The  Ministry  of  Communication  and  Informatics  has  established  a  Business Process Map for Ministry Level on Level zero (0) up to level 3 and this applies to  organizations  up  to  the  work  unit  level.  The  requirement  to  prepare supporting  facilities  in  English  language  test  services  can  improve  student competences. It become one of the core businesses of UPT Bahasa in Sambas State  Polytechnic  with  some  repetitive  processes,  so  that  it  is  necessary  to simplify  the  existing  business  process  maps.  Mapping  of  AS-IS  business process  is  needed  to  help  determine  priorities  from  TOEIC  implementation flow.  Based  on  the  running  system,  there  are  13  major  processes  in  the implementation of the TOEIC in the institution with duration for approximately 4  weeks.  It  is  ineffective because  only one  test period  can  be  held  at  a  time. Depend  on  those  conditions,  the  mapping  of  business  process  activities  is needed  to  define  AS-IS  business  process  to  give  brief  explanation  about  the running system and find the right solution to prepare system optimalization to define  the  TO-BE  Business  Process.  This  research  is  succeed  to  provide  the mapping  of  AS-IS  Business  Process  of  TOEIC  Service  Management  and determine the mapping level from level 0 to level 3.
K ATA K UNCI
Proses Bisnis; Pemetaan; AS-IS; SIPOC; Layanan TOEIC..

## K ORESPONDENSI
E-mail: narti.prihartini@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Sesuai  dengan  arahan  presiden  terhadap  reformasi  birokrasi Indonesia untuk mendukung implementasi dari Sistem Pemerin- tahan  Berbasis  Elektronik  atau  SPBE  di  setiap  institusi,  maka diperlukan pemanfaatan rekayasa proses bisnis sesuai kebutuhan organisasi  dan  pemangku  kepentingan.  Penyusunan  rinci  dari pemetaan proses bisnis pada institusi pemerintahan tertulis dalam Peraturan  Menteri  Pemberdayaan  Aparatur  Negara  dan  Refor- masi Birokrasi.Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2018 [1].
Dalam  penelitian  [2]  dan  kajian  [3]  [4]  Proses  adalah  beberapa transaksi  yang  saling  terkait  yang  mengubah  masukan  menjadi hasil atau luaran. Istilah proses bisnis digunakan untuk membe- dakan proses yang terjadi dalam setiap langkah terhadap proses lainnya.  Proses  bisnis  adalah  aktivitas  yang  dilakukan  oleh jaringan  sumber  daya  dan  mengubah  masukan  menjadi  luaran. Proses bisnis sendiri dapat diartikan sebagai serangkaian aktivitas yang mengubah masukan menjadi satu atau beberapa luaran yang memberikan  nilai  kepada  konsumen.  Proses  bisnis  [3]  perlu menjadi ukuran kinerja untuk menentukan seberapa baik proses tersebut  bekerja.  Pengukuran  kinerja  proses  bisnis  dapat dilakukan  dengan  berbagai  cara,  faktor-faktor  yang  mempe-
ngaruhi  kinerja  proses  bisnis  antara  lain  faktor  finansial,  faktor internal, dan faktor eksternal.
Manajemen  proses  bisnis  (MPB)  adalah  disiplin  yang  telah disiapkan  untuk  mendorong kesuksesan  institusi  melalui proses bisnis yang efektif dan efisien. MPB umumnya disusun melalui kerangka  kemampuan,  yang  menggambarkan  dan  mengga- bungkan  area  kemampuan  yang  relevan  untuk  menerapkan orientasi proses dalam organisasi [5]. MPB didefinisikan sebagai disiplin  manajemen  yang  mengintegrasikan  strategi  dan  tujuan suatu  organisasi,  dengan  berfokus  pada  proses end-to-end .  Ini mencakup  strategi,  tujuan,  budaya,  struktur  organisasi,  peran, kebijakan, metode dan teknologi untuk menganalisis, merancang, menerapkan,  mengelola,  mengubah  dan  menetapkan  tata  kelola atas proses [6].
Manajemen  risiko  adalah  hal  yang  perlu  mendapat  perhatian. Pengelolaan risiko dapat mengurangi risiko seperti proses bisnis yang  tidak  optimal,  kerugian  finansial,  menurunnya  reputasi institusi,  atau  hancurnya  bisnis  institusi.  Untuk  mengurangi kerusakan  sistem  informasi  proses  bisnis  suatu  institusi,  perlu dilakukan penilaian manajemen risiko [7].
Kondisi tersebut juga terjadi di lembaga vokasi khususnya pada pelaksanaan  Tes  Bahasa  Inggris  yang  memerlukan  perhatian
terhadap efektifitas proses dan durasinya. Unit Pelaksana Teknis Bahasa (UPT Bahasa) adalah unit pelaksana teknis bidang laya- nan bahasa  di  Politeknik  Negeri Sambas.  UPT  Bahasa  mempu- nyai  tugas  melaksanakan pengembangan pembelajaran,  pening- katan  kompetensi,  dan  pelaksanaan  tes  bahasa  di  lingkungan civitas  akademika  Politeknik  Negeri  Sambas  dan  masyarakat. Salah satu layanan yang diberikan oleh UPT Bahasa khususnya bagi  mahasiswa  diantaranya  memberikan  layanan  tes  kemam- puan  bahasa  Inggris  bagi  mahasiswa  melalui  pelaksanaan TOEIC, pengumuman hasil tes kemampuan  Bahasa Inggris dan pemberian sertifikat kemampuan bahasa Inggris bagi mahasiswa. UPT  Bahasa  menyediakan  layanan  tes  TOEIC  bagi  mahasiswa untuk mengukur kemampuan Bahasa Inggrisnya dengan melaku- kan pre-test dan post-test TOEIC. Diharapkan dengan terseleng- garanya kegiatan ini dapat mendukung UPT Bahasa sebagai pusat pembelajaran  bahasa  guna  meningkatkan  kemampuan  bahasa asing  khususnya  bahasa  Inggris  bagi  mahasiswa  Politeknik Negeri Sambas. Pemilihan proses bisnis ini juga didasarkan pada studi kasus pada penugasan tambahan di UPT Bahasa [8].
Manajemen  proses  bisnis  yang  efektif  di  bidang  layanan  teknis harus  dipertimbangkan  dalam  konteks  penerapan  pendekatan modern  terhadap  manajemen  mutu,  dengan  penekanan  pada pemodelan optimasi [9]. Rekayasa ulang proses bisnis membantu organisasi  dalam  meningkatkan  fungsi  internalnya  untuk mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik. Berbagai metodo- logi  telah  dikembangkan  untuk  menerapkan  rekayasa  ulang proses  bisnis,  melalui  proses  organisasi  yang  diidentifikasi, dianalisis, dan ditingkatkan [10].
Guna mengefektifkan seluruh proses dalam manajemen layanan TOEIC  dan  mengoptimalkan  pelaksanaan  tes  Bahasa  Inggris di institusi  vokasi,  maka  perlu  dilakukan  pendefinisian  dengan memetakan  proses  bisnis  AS-IS  (yang  ada)  untuk  memahami bagian  mana  dari  sistem  yang  berjalan  yang  berpotensi  konflik dan bagaimana mengusulkan rekayasa ulang proses bisnis untuk memberikan  proses  bisnis  TO-BE  yang  dapat  meningkatkan Value Added Ratio (VAR) dan memiliki solusi yang lebih baik agar dapat memberikan Manajemen Layanan TOEIC terbaik bagi seluruh mahasiswa dan pemangku kepentingan.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Identifikasi Sistem yang Berjalan
Secara  singkat  pelayanan  tes  TOEIC  bagi  mahasiswa  diawali dengan (1) informasi dari petugas UPT Bahasa tentang jadwal tes TOEIC kepada masing-masing staf program studi, (2) koordinasi dan komunikasi, (3) Staf program studi akan menginformasikan kepada  seluruh  mahasiswa  dalam  prodinya  untuk  mengikuti  tes dan (4) mahasiswa dapat mendaftar untuk mengikuti tes TOEIC kepada  staf  prodi,  (5)  Staf  prodi  akan  merekapitulasi  data mahasiswa  yang  akan  mengikuti  tes  dan  (6)  menyerahkan datanya  kepada  (7)  Staf  UPT  Bahasa  untuk  menjadwalkan  tes sesuai data peserta, (8) mahasiswa yang terdaftar akan menerima jadwal  tes  dan  tim  administrasi  tes  akan  (9)  menyiapkan  tes TOEIC  dan  (10)  memeriksa  hasil  tes,  (11  ) Tim  penyelenggara ujian  kemudian  menyampaikan  hasil  pelaksanaan  ujian  kepada tenaga  administrasi,  (12)  Tenaga  tata  usaha  memberikan pengumuman  hasil  kepada  siswa,  (13)  Siswa  yang  lulus  ujian akan mendapat sertifikat dan prosesnya selesai, sedangkan yang
belum  lulus  ujian  harus  mengikuti  post-test  pada  periode  lain, agar seluruh proses dianggap selesai.
Secara  keseluruhan,  dalam  sistem  yang  berjalan  terdapat  13 proses  besar  dalam  pelaksanaan  tes  TOEIC  dengan  durasi  dari pengumuman  sampai  pelaksanaan  tes  selama  kurang  lebih  4 minggu  untuk  satu  kali  kegiatan  tes  (1  minggu  pengumuman pelaksanaan  tes,  2  minggu  jadwal  pelaksanaan  tes,  1  minggu pemeriksaan hasil tes dan pengumuman hasil tes), sehingga dirasa kurang efektif karena hanya dapat melaksanakan satu periode tes saja  dan  biasanya  masih  ada  siswa  yang  tidak  mengikuti  tes sehingga  mereka  harus  menunggu  jadwal  tes  lagi  dalam  waktu yang belum ditentukan.

## 2.2 Identifikasi Masalah
Pelayanan tes TOEIC kepada mahasiswa masih belum maksimal karena dalam sistem yang berjalan terdapat 13 proses besar dalam pelaksanaan tes TOEIC dengan durasi dari pengumuman hingga pelaksanaan  tes  selama  kurang  lebih  4  minggu  untuk  satu  kali pelaksanaan  tes  tes  (1  minggu  pengumuman pelaksanaan  tes, 2 minggu jadwal pelaksanaan tes, 1 minggu pemeriksaan hasil tes dan pengumuman hasil tes).
Bottleneck kemungkinan  besar  terjadi  pada  proses  pemeriksaan hasil  tes  karena  biasanya  ditargetkan  selesai  dalam  1  minggu namun tertunda lebih dari 2 minggu karena lembar jawaban masih diperiksa  secara  manual  dengan sumber  daya  tim yang terbatas dan jumlah yang dikoreksi bisa mencapai 500 hasil tes (mencakup seluruh  kampus)  untuk  satu  kali  periode  tes.  Upaya  yang diperlukan  cukup  besar  dalam  satu  kali  pelaksanaan  tes  karena jangka waktunya panjang dan dilakukan secara kolektif. Di sisi lain,  hasil  tes  di  bawah  ekspektasi  karena  prasyarat  termasuk belajar  mandiri  belum  terpenuhi  sehingga  persentase  kelulusan tes  masih  kecil  (di  bawah  15%).  Hal  ini  dapat  mempengaruhi Rencana Strategis UPT Bahasa Poltesa. Rumusan masalah yang muncul adalah “Kurangnya Optimalisasi Pelayanan Tes TOEIC Bagi  Siswa  Karena  Total  Durasi  Pelaksanaan  Tes  Per  Periode Dapat Mencapai 1 Bulan dan Keterlambatan Pengumuman Hasil Tes Karena Pemeriksaan Ujian Masih Manual”.

## 2.3 Persyararatn dan Kebutuhan Stakeholder
Persyaratan dari Stakeholder
1. Mahasiswa :  Terdaftar  dalam  tes  TOEIC,  mahasiswa aktif dibuktikan dengan NIM (prioritas bagi mahasiswa baru dan  semester  akhir),  belum  pernah  melaksanakan  tes  atau tidak mengikuti tes selama lebih dari 2 kali.
2. Pimpinan PT    :  Memiliki  wewenang  di  bidang  akademik dan kemahasiswaan.
3. Institusi  : Memenuhi syarat kelulusan minimal yaitu di skor 400, telah cetak sertifikat TOEIC.

## Kebutuhan dari Stakeholder
1. Mahasiswa : Kemudahan mengikuti tes dan mengetahui hasil  tes  TOEIC,  tersedianya  fasilitas self  learning ,  tempat pelaksanaan  tes yang memadai.
2. Pimpinan PT :Mendapatkan laporan  pelaksanaan  hasil tes TOEIC, mendapatkan pemetaan kemampuan bahasa Inggris mahasiswa dalam bentuk dashboard .
3. Institusi:  Mengetahui  standar  kemampuan  bahasa  Inggris mahasiswa  dan  mendapat  bukti  hasil  tes  dalam  bentuk sertifikat.

## 2.4 Visi GPR
Untuk  mendukung  mahasiswa  dalam  mengakses  informasi mengenai kegiatan tes diperlukan matriks Visi GPR yang dapat menggambarkan fasilitas tes bagi mahasiswa secara rinci seperti pada Tabel.1.

## Tabel 1. Matriks Visi GPR
Untuk Mahasiswa (Umum)   Untuk Mahasiswa (Khusus) Informasi  pelaksanaan  tes dapat  lebih  mudah  diterima oleh mahasiswa.
Akses  informasi  dari  portal medsos  atau  website  UPT Bahasa. Persiapan  sebelum  tes  dapat lebih optimal. Tersedianya  materi  belajar TOEIC dan  area belajar yang sesuai standar. Proses  tes  sudah  bersifat paperless . Tidak perlu dikerjakan di OJK cukup  diakses  dari  mobile atau komputer karena bersifat online-test.
Hasil tes dapat segera diketahui oleh peserta. Hasil  tes  langsung  muncul  di akhir sesi tes dan terekap. Sertifikat  lulus  tes  dapat diakses  dari dashboard tiap akun mahasiswa secara online. Mahasiswa  bisa  melihat  hasil sertifikat  secara  online  atau meminta untuk dicetak hardcopy . Proses pelaksanaan tes TOEIC menjadi lebih seder- hana. Jadwal  pelaksanaan  tes  dapat dilakukan  secara  rutin  dan peran  dari  dua  aktor  (staf prodi  dan  tim  pelaksana  tes
dapat dihilangkan).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Seluruh  kondisi  yang  ada  dari  sistem  yang  berjalan  perlu dipetakan secara menyeluruh guna mendefinisikan permasalahan utama dan memberikan gambaran kepada pemangku kepentingan tentang  situasi pelaksanaan  tes bahasa  Inggris.  Detail pemetaan proses  bisnis  AS-IS  dari  manajemen  layanan  TOEIC  diawali dengan mendefinisikan Peta SIPOC Proses Bisnis di UPT Bahasa Politeknik Negeri Sambas seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Peta SIPOC Proses Bisnis di UPT Bahasa Politeknik Negeri Sambas
Proses selanjutnya dari pemetaan proses bisnis AS-IS dari sistem yang berjalan adalah analisa detail sistem pada peta level proses bisnis dari level 0 hingga level 3 seperti pada gambar 2 hingga gambar 5. Pemetaan tiap level ini bertujuan untuk melihat detail aktivitas yang dilakukan dalam setiap proses bisnis dan mengana- lisis kekurangan tiap tahapan untuk diperbaiki demi meningkat- kan efektifitas dari tiap proses.
Gambar 2. Level 0 Peta Proses Bisnis di UPT Bahasa Poltesa
Gambar 3. Level 1 Peta Sub-Proses (PLC-Proses Manajerial)
Gambar 4. Level 2 Lanjutan Peta Sub-Proses (PLC.01 Informasi Tes)
Gambar 5. Level 3 Peta Lintas Fungsi (Manajemen Layanan TOEIC bagi Mahasiswa) – AS-IS
Berdasarkan peta level proses bisnis AS-IS kemungkinan terjadi bottleneck yaitu  pada  proses  pemeriksaan  hasil  tes  karena biasanya  ditargetkan  selesai  dalam  1  minggu  namun  tertunda lebih  dari  2  minggu  karena  lembar  jawaban  masih  diperiksa secara manual dengan sumber daya tim yang terbatas dan jumlah yang dikoreksi dapat mencapai 500 hasil ujian (mencakup seluruh kampus)  untuk  satu  kali  masa  ujian.  Upaya  yang  diperlukan cukup  besar  dalam  satu  kali  pelaksanaan  tes  karena  jangka waktunya panjang dan dilakukan secara kolektif. Di sisi lain, hasil tes  di  bawah  ekspektasi  karena  prasyarat  termasuk  belajar mandiri belum terpenuhi sehingga persentase kelulusan tes masih kecil  (di  bawah  15%).  Hal  ini  dapat  mempengaruhi  Rencana Strategis  UPT  Bahasa  Poltesa.  Untuk  merinci  penyebab  dan permasalahan  utama  perlu  dinyatakan  dalam  suatu  kegiatan identifikasi tertentu hingga diperoleh persentase efektivitas yang dapat  dinyatakan  dalam  VAR  untuk  menghitung  efektivitas sistem yang berjalan.
Permasalahan tersebut secara singkat dijabarkan dalam diagram Cause and Effect (Diagram Fishbone untuk mengetahui penyebah utama  dari  kurang  optimalnya  proses  layanan  tes  TOEIC  bagi mahasiswa pada gambar 6 berikut ini.
Gambar 6. Cause and Effect Diagram Manajemen Layanan
TOEIC bagi Mahasiswa
Berdasarkan analisa Cause and Effect seperti dijabarkan melalui gambar  di  atas,  dapat  diketahui  bahwa  empat  faktor  utama  dan kendala yang dihadapi  berpengaruh  dalam proses bisnis  dianta- ranya  1) Man atau  Manusia,  kurangnya  sumber  daya  manusia dalam  pelaksanaan  dan  pengawasan  tes  serta  koordinasi  antar pihak  terkait  dalam  kesiapan  tes,  2) Management atau Pengelolaan,  belum  adanya  kebijakan  dan  evaluasi  terkait peningkatan mutu tes, 3) Method atau Metode, belum optimalnya self-learning serta  alur  pelaksanaan  tes  yang  kurang  konsisten, serta 4) Material atau Materi, belum adanya standar pembelajaran TOEIC dan variasi paket tes yang terbatas.
Adapun analisis tersebut diperlukan sebagai pertimbangan dalam memperbaiki  proses  bisnis  menjadi  TO-BE  yang  dapat meningkatkan  efisiensi  dalam  pelaksanaan  TOEIC.  Untuk memperjelas  persentase  efisiensi  sistem  yang  berjalan  saat  ini digunakan  perhitungan Value  Added  Ratio (VAR)  sebagai evaluasi  dan  pertimbangan  bagi  pemangku  kepentingan  untuk memperbaiki  proses  bisnis  untuk  mengoptimalkan  pelaksanaan TOEIC  di  Politeknik  Negeri  Sambas  seperti  pada  tabel  berikut ini:
Tabel  2.  Perhitungan Value  Added  Ratio (VAR)  Proses  Bisnis
AS-IS Manajemen Layanan TOEIC NO Aktivitas Waktu (Menit) VA NVA NNVA Jenis Pemborosan A. Proses Pemberian  Info Pelaksanaan TOEIC 1. Pembuatan surat pengumuman pelaksanaan TOEIC 15 ✓
2. Pengiriman surat pengumuman  ke Prodi ( Offline ) 45 ✓ Durasi tentatif karena  bisa  lebih lama  menunggu kehadiran staf prodi 3. Pengiriman surat pengumuman  via WA 5 ✓ Perlu Follow-Up B. Proses Koordinasi dengan Staf Prodi 4. Follow-up informasi pelaksanaan tes TOEIC 30 ✓ Pergerakan C. Proses Penginformasian Tes TOEIC kepada Mahasiswa 5.  Pengumuman di grup mahasiswa 5 ✓ Backlog D. Proses Penerimaan  Info Pendaftaran Tes 6.  Pendaftaran  ke staf prodi (4 hari) 1200 ✓ Menunggu 7.  Verifikasi  data peserta tes 45 ✓ Backlog E. Proses Perekapan Data Mahasiswa yang Melaksanakan Tes 8.  Pengumpulan data peserta tes (4 hari pendaftaran) 45 ✓ Mempengaruhi proses 9. Penyerahan data peserta tes ke staf UPT Bahasa 45 ✓ Durasi tentatif karena  bisa  lebih lama sesuai penyerahan  staf prodi F. Proses
Penjadwalan Tes
Mahasiswa
10.Pengecekan ketersediaan  dan fasilitas ruangan 120
✓ 11. Pengecekan data peserta setiap prodi 60 ✓ Mempengaruhi Proses 12. Penyusunan jadwal tes 240 ✓ Mempengaruhi Proses
G. Proses
Penerimaan
Jadwal Tes
13.  Pengumuman Jadwal Tes 300 ✓
H. Proses Mengikuti Tes
TOEIC 14. Registrasi ulang peserta tes 30 ✓ 15.  Penyampaian Teknis Tes 15 ✓ Gerakan 16.  Pelaksanaan Tes TOEIC 2400 ✓ Risiko jadwal bentrok I. Proses Penyiapan Tes TOEIC 17. Pengecekan kesiapan ruang tes 15 ✓ Risiko kendala teknis 18. Penyiapan ATK tes (soal dan lembar jawaban) 900 ✓ Pemindahan Dokumen 19. Penyerahan paket  soal  dan lembar jawaban 10 ✓ Pemindahan Dokumen J. Proses Pengoreksian Hasil Tes 20.  Pengumpulan hasil tes 15 ✓ Pemindahan Dokumen 21.  Pemeriksaan hasil tes TOEIC 1200 ✓ Backlog dalam Pekerjaan K. Proses Penerimaan Hasil Tes Mahasiswa 22.  Rekapitulasi nilai hasil tes TOEIC 120 ✓ Risiko keterlambatan 23. Pengecekan status kelulusan tes mahasiswa dan urutan nilai 240 ✓ Risiko keterlambatan L. Proses Pengumuman Hasil Tes 24.  Pengumuman hasil  tes  dengan 45 ✓ Aktivitas tidak perlu
urutan  nilai  dan kelulusan
M. Proses Pencetakan Sertifikat 25. Pengecekan data  peserta  tes yang lulus 15 ✓ Risiko kesalahan 26. Pencetakan sertifikat 5 ✓ N. Proses  Evaluasi Hasil Tes TOEIC Mahasiswa 27. Penerimaan rekap  hasil  tes mahasiswa 15 ✓ Proses tidak perlu 28.  Rekomendasi perbaikan hasil tes 240 ✓ Durasi tentatif sesuai ketersediaan waktu pimpinan Sub Total Waktu Observasi 7420 470 3555 3395
Total waktu yang dihabiskan pada aktivitas bernilai tambah= 3865 Total waktu proses =7420 VAR = (3865 / 7420) x 100 =52,09 % → Semakin Tinggi Semakin Baik
Berdasarkan  hasil  perhitungan  VAR  diketahui  bahwa  hanya efektifitas dari proses bisnis yang berjalan hanya sebesar 52,09%, yang  menunjukkan  bahwa  diperlukan  perbaikan  proses  bisnis pada  beberapa  aktivitas  yang  memiliki  nilai value  added serta pemborosan  waktu  seperti  pada  proses  pendaftaran  peserta  tes TOEIC  dan  pemeriksaan  hasil  tes  TOEIC.  Untuk  perbaikan  ke depannya  diharapkan  dapat  mengurangi  faktor  kendala  yang terjadi dalam analisis proses bisnis AS-IS ini untuk menghasilkan usulan proses bisnis TO-BE yang dapat meningkatkan kinerja dan hasil  dalam  proses  bisnis  manajemen  layanan  TOEIC  bagi institusi vokasi.

## 4. KESIMPULAN
Pelayanan  tes  TOEIC  kepada  pelajar  masih  belum  maksimal karena dalam sistem yang berjalan terdapat 13 proses besar dalam pelaksanaan tes TOEIC dengan durasi dari pengumuman hingga pelaksanaan  tes  selama  kurang  lebih  4  minggu  untuk  satu  kali pelaksanaan tes (1 minggu pelaksanaan tes). pengumuman ujian, 2  minggu  jadwal  pelaksanaan  ujian,  1  minggu  proses  koreksi hasil ujian dan pengumuman hasil ujian). Penggunaan peta level pada proses bisnis AS-IS berhasil memberikan gambaran singkat mengenai kondisi dan permasalahan yang ada dalam sistem yang sedang  berjalan  serta  aktivitas-aktivitas  yang  mengalami hambatan. Guna meningkatkan pemikiran yang mendalam dalam menyelesaikan  permasalahan  pokok  perlu  dijelaskan  melalui Cause  and  Effect Diagram  atau  Diagram  Tulang  Ikan  dan berdasarkan  perhitungan  VAR  untuk  mengetahui  efektifitas sistem diperoleh angka 52,09% yang menunjukkan sistem yang berjalan masih kurang efisien khususnya dalam pendaftaran dan pemeriksaan  hasil  tes.  Hasil  dari  pemetaan  proses  bisnis  AS-IS dan perhitungan VAR menjadi dasar dalam usulan proses bisnis TO-BE  guna  mengoptimalkan  seluruh  proses  Manajemen Layanan TOEIC di Institusi.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Seluruh tim bahasa dan Poltesa Language Center atas kerja keras dan  usaha  dalam  meningkatkan  produktivitas  dan  memberikan yang terbaik dalam pelayanan tes bahasa Inggris di institusi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] M.  P.  A.  N.  D.  R.  B.  R.  INDONESIA,  PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI
BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA  NOMOR  19  TAHUN  2018  TENTANG PENYUSUNAN  PETA  PROSES  BISNIS  INSTANSI PEMERINTAH, JAKARTA: KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN  APARATUR  NEGARA  DAN REFORMASI  BIROKRASI  REPUBLIK  INDONESIA, 2018.
[2] M.  Dachyar  and  Z.  Sanjiwo,  "Business  Process  Re- Engineering  of  Engineering  Procurement  Construction (EPC) Project in Oil and Gas Industry in Indonesia," Indian
Journal of Science and Technology, vol. 11, no. 9, pp. 1-8, 2018.
[3] B.  Andersen,  Business  Process  Improvement  Toolbox Second Edition, Milwaukee: ASQ Quality Press, 2007.
[4] C. Hammer and J. MD, Reengineering The Corporation: A Manifesto For Business Revolution., New York: HarperCollins Publishers, 1993.
[5] G.  D.  Kerpedzhiev,  U.  M.  Konig,  M.  Roglinger  and  M. Rosemann,  "An  Exploration  into  Future  Business  Process Management Capabilities in View of Digitalization," Bus Inf Syst Eng , vol. 63, no. 2, pp. 83-96, 2021.
[6] V.  C.  Rentes,  S.  I.  D.  d.  Pádua  and  E.  B.  Coelho,
"Implementation  of  a  strategic  planning  process  oriented towards promoting business process management (BPM) at a  clinical  research  centre  (CRC),"  Business  Process Management Journal, vol. 25, no. 4, pp. 707-737, 2019.
[7] J.  S.  Suroso  and  M.  A.  Fakhrozi,  "Assessment  of Information System Risk Management with Octave Allegro At Education Institution," Procedia Computer Science, vol. 135, no. 1, pp. 202-213, 2018.
[8] Poltesa, "Renstra UPT Bahasa Politeknik Negeri Sambas," Politeknik Negeri Sambas, Sambas, 2021.
[9] L.  Trachenko,  L.  Lazorenko  and  Y.  Maslennikov, "OPTIMIZATION MODELING OF BUSINESS PROCESSES OF ENGINEERING SERVICE
ENTERPRISES  IN  THE  NATIONAL  ECONOMY," Naukovyi Visnyk Natsionalnoho Hirnychoho Universytetu, vol. 4, no. 4, pp. 165-171, 2021.
[10] S.  Ghanadbashi  and  R.  Ramsin,  "Towards  a  method engineering  approach  for  business  process  reengineering," Journal of The Institution and Engineering Technology, vol. 10, no. 2, pp. 27-44, 2016.

## BIODATA PENULIS

## Narti Prihartini
Dosen pada program studi Teknik Multi- media  dan  kepala  UPT  Bahasa  di Politeknik Negeri Sambas. Tertarik pada pemodelan sistem, e-learning, e-
government , dan multimedia serta melakukan riset kolaboratif guna mengembangkan sistem dan menciptakan proyek multi-media. Beberapa penelitian yang dilakukan berkaitan dengan pengembangan informatika dan
multimedia  dengan  publikasi  yang  juga telah terindeks pada Google Scholar dan Scopus.