## ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING UNTUK MENINGKATKAN KEGIATAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT XYZ (PERSERO)
Muhajirin, Mita Febianah 1 , Shelly Janu Setyaning Tyas 2 , Farkhatus Solikhah 3
Program Studi Sistem Informasi Kelautan 1,2,3
Universitas Pendidikan Indonesia 1,2,3
e-mail: muhajirin@upi.edu, mitafebianah@upi.edu 1 , shellyjanu@upi.edu 2 ,
farkhatus.solikhah@upi.edu 3
Abstrak : Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah solusi terkait dengan proses  manajemen  bisnis  dikarenakan  menyediakan  macam-macam  modul  yang lengkap  serta  dapat  langsung  diterapkan.  Seiring  berkembangnya  zaman,  Sistem Enterprise Resource Planning kini mulai banyak diminati dan digunakan oleh berbagai perusahaan, karena memiliki banyak kelebihan dan keuntungan. Penelitian ini bertujuan untuk  menganalisa  peran  sistem Enterprise  Resource  Planning dalam  upaya meningkatkan  pengadaan  barang  dan  jasa  pada  PT  XYZ  (Persero).  Kami  memilih pendekatan deskriptif dan menggunakan kualitatif sebagai  metode penelitiannya. Hasil dari penelitian ini adalah mengetahui peran sistem Enterprise Resource Planning pada PT XYZ (Persero) untuk meningkatkan sektor pengadaan barang dan jasa sudah cukup baik.  Namun  harus  diperhatikan  dan  harus  segera  untuk  di  perbaiki  seperti  membuat sistem  verifikasi  otomatis  secara  online  dan  mengintegrasikan  sistem  audit  maupun laporan keuangan sehingga sistem yang lama yang dilakukan secara terpisah tidak perlu digunakan kembali dalam proses bisnis perusahaan.
Kata Kunci : enterprise resource planning , proses bisnis, sistem

## 1. Pendahuluan
ERP  ( Enterprise  Resource  Planning ) yaitu  aplikasi  untuk  menyatukan  seluruh  bagian dari  suatu  perusahaan  yaitu  departemen  dan  fungsi  sistem  dari  komputer  yang  selaras dan  bisa  mengatur  semua  kebutuhan  setiap  departemen  di  perusahaan.  ERP mengintegrasi  sistem  dari    komputer  sebelumnya  yang  masih  berdiri  sendiri-sendiri pada  setiap  departemen  di  suatu  perusahaan.  Sistem  ERP  ini  mampu  meningkatkan kinerja  dalam  suatu  perusahaan  dengan  mempercepat  jalannya  setiap  proses  dan nantinya  pendapatan  perusahaan  dapat  meningkat.  Penerapan  ERP  sudah  banyak diterapkan  di  PT  XYZ  (Persero)  dimana  saling  bekerja  sama  dengan Telkom  Digital Solution bertujuan  untuk  pengembangan  sistem  digital  di  perusahaan,  salah  satunya yaitu  dengan  menggunakan  ERP.  PT  XYZ  (Persero)  ini  merupakan  salah  satu  dari industri garmen yang cukup besar di Indonesia dan sudah menghasilkan berbagai jenis produk  tujuan  ekspor.  Kegiatan  utama  PT  XYZ  (Persero)  yaitu  untuk  mengelola kawasan  industri  terpadu  dengan  status  berikat  dimana  memiliki  fungsi  sebagai  aerah ekspor  dan  non-berikat,  dan  juga  melakukan  jasa  pelayanan  logistik  maupun pergudangan ( warehousing ).
Implementasi  dari  ERP  ( Enterprise  Resource  Planning) selama  ±  tiga  tahun  dalam mendukung  proses  bisnis  yang  terdapat  di  PT  XYZ  (Persero).  Penerapan  ERP  sudah diterapkan  pada  masing-masing  departemen.  Pada  PT  XYZ  penerapan  ERP  berupa E- Procurement yang  nantinya  akan  muncul  inovasi  proses  yang  tidak  dilakukan  secara manual dan saling terintegrasi. Selain itu, pada departemen Akuntansi dan Keuangan &
Sistem  Informasi  tidak  adanya  keterlambatan  proses  laporan,  karena  semua  laporan bulanan maupun tahunan harus diunggah ke sistem sesuai jadwal waktunya.
Beberapa  aspek  teknis  sudah  mulai  diterapkan  oleh  setiap  departemen  sebagai implementasi dari ERP. Sistem Informasi seperti halnya penerapan software idempiere dan untuk membangun jaringan sistem komputer atau disebut koneksi internal. Pada PT XYZ  (Persero)  ini  dalam  proses  memenuhi  segala  kebutuhan  perusahaan  seperti pengadaan    barang  dan  jasa  yaitu E-Procurement .  Menurut  Turban  (2004) E- Procurement adalah  suatu  kumpulan  untuk  layanan  pengadaan  barang  dan  jasa  secara elektronik  oleh  suatu  perusahaan. E-Procurement termasuk  ke  dalam  integrasi  dan manajemen  elektronik  terhadap  seluruh  aktivitas  seperti  pemberian,  pembelian, permintaan,  hak  pemesanan,  pengiriman  dan  pembayaran  antara  produsen  dan konsumen  (Chaffey,  2004). E-Procurement termasuk  gambaran  dari  pengembangan aplikasi teknologi ( IT Governance ) dan juga sangat mudah digunakan.
Dalam  proses  pengadaan  untuk  barang  dan  jasa  di  PT  XYZ  (Persero)  ini  dilakukan secara  manual  berakibat  pada  sulitnya  informasi  berbagai  proses  bisnis,  tindakan berbeda  terhadap  Calon  Penyedia  Barang  dan  Jasa  (CPBJ)  dan  juga  kurangnya tanggung jawab terhadap segala proses pengadaan untuk  barang dan jasa. Hal  tersebut nantinya  dapat  menimbulkan  berbagai  risiko  yang  akan  berdampak  terhadap terhambatnya  proses  dalam  bisnis  perusahaan,  sehingga  PT  XYZ  (Persero)  mulai memakai sebuah sistem pengambil alih internal berdasar pada prinsip COSO dan ERM untuk  penerapan E-Procurement ,  dan  akhirnya  tujuan  perusahaan  dapat  terpenuhi supaya  lebih  efektif,  efisiensi,  transparansi,  terbuka,  integrasi,  adil  dan  akuntabilitas, sehingga  dapat  terciptanya  pemerintahan  yang  bersih  dan  baik  khususnya  dalam pengadaan barang dan jasa.
ERP (Enterprise Resource Planning) dalam memproses tagihan dari vendor sudah tidak perlu  lagi  menggunakan  cara  yang  manual,  dengan  adanya  ERP  bisa  dengan  mudah dilakukan dan untuk departemen juga sangat membantu segala proses bisnis, untuk stok barang  atau  material  kini  sudah  bisa  menjadi  pengatur.  Selain  itu,  pada  bagian accounting dapat dengan mudah membedakan mana yang menjadi biaya HPP. Namun, implementasi  ERP  sendiri  diharapkan  mampu  mewujudkan  terintegrasi  langsung  ke dalam  bentuk  laporan  keuangan  setiap    bulan  maupun  tahun,  fakta  dilapangan  masih menunjukkan bahwa  belum tercapainya tujuan  yg diinginkan.  Ini  dapat  terjadi  karena ada    beberapa  faktor  yaitu  seperti  perpindahan  data  antara user PT  XYZ  (Persero) dengan  vendor  yang  kurang  optimal  dikarenakan  terdapat  kesalahan  dalam penyampaian  informasi.  Hingga  ±  tiga  tahun  untuk  penerapan  ERP  ini  masih  belum mampu terintegrasi secara sempurna untuk setiap departemen.
Oleh karena itu tujuan penelitian ini yaitu ingin mengetahui peran pengendalian sistem ERP  dalam  upaya  meningkatkan  kegiatan  pengadaan  barang  dan  jasa  pada  PT  XYZ (Persero) dan juga ingin mengetahui dan menganalisis peranan dari pengendalian sistem ERP  dalam  upaya  peningkatan  pengadaan  untuk  barang  dan  jasa  pada  PT  XYZ (persero).

## 2. Kajian Pustaka
Pengertian Sistem
Menurut  Mulyadi  (2016),  sistem  adalah  jaringan  dari  urutan  kegiatan,  dibuat  untuk melaksanakan berbagai  kegiatan pokok perusahaan menurut pola  yang terpadu. Sistem merupakan jaringan yang saling berhubungan dengan tujuan tertentu.

## Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP  ( Enterprise  Resource  Planning )  merupakan  suatu  sistem  yang  berbasis  komputer dan  dirancang  untuk  memproses  setiap  transaksi  organisasi  dan  dan  mewadahi  sistem perencanaan produksi dan respon pelangggan yang jelas terintegrasi dan juga real-time (O’Leary, 2002 dalam Hossain et al , 2002). James (2011) menyatakan bahwa ERP yaitu model  sistem  informasi  yang  membuat  suatu  perusahaan  atau  organisasi  dapat mengotomasi  dan  mengintegrasi  seluruh  kegiatan  melalui  berbagi  data,  arus  informasi dan  pengenalan  praktek  bisnis  umum  diantara  semua  pengguna  organisasi.  Jadi,  ERP adalah  sebuah  sistem  yang  dirancang  untuk  mengintegrasikan  seluruh  kegiatan perusanaan dan memungkinan pengaksesan data secara real time dan akurat.

## Pengendalian Internal
Pengendalian  internal  ( internal  control) merupakan  proses  yang  dibuktikan  dengan memenuhi beberapa objek dari internal control (Romney dan Steinbart, 2015) . Berikut adalah 7 objek internal control yaitu:
a. Melindungi aset perusahaan
b. Melindungi catatan dalam detail yang cukup untuk pelaporan aset perusahaan yang tepat dan akurat
c. Menyajikan informasi yang akurat dan dapat dipercaya
d. Menyajikan laporan keuangan dengan kriteria yang ditentukan
e. Memacu dan meningkatkan efisiensi operasional
f. Menghidupkan ketaatan dalam hal manajerial
g. Melengkapi persyaratan dari regulasi dan peraturan yang ada

## Konsep Dasar ERP
Enterprise Resource Planning (ERP)  yaitu salah  satu  terminologi  yang akan diberikan suatu  informasi  yang  mana  untuk  mendukung  segala  proses  serta  aktivitas  keseharian dalam  pengelolaan  fasilitas  pada  perusahaan,  mencakup  manusia,  suku  cadang,  dana, mesin,  material,  kapasitas  serta  waktu.  Berikut  merupakan  konsep  dasar  dalam  sistem ERP (Gambar 1):
Sumber : (Wibisono, 2005)
Gambar 1. Konsep Dasar Sistem ERP

## 3. Metode Penelitian
Metode  yang  diterapkan  dalam  penelitian  ini  yaitu  menggunakan  metode  kualitatif dengan  pendekatan  deskriptif.  Metode  deskriptif  yaitu  sebuah  metode  yang  digunakan untuk  meneliti  suatu  kelompok  manusia,  suatu  sistem  pemikiran,  suatu  kondisi,  suatu obyek, ataupun suatu peristiwa  pada masa  yang  sedang  dialami saat ini (Nazir, 2005). Penelitian  ini  menggunakan  dua  data  yaitu  data  primer  dan  sekunder,  data  sekunder didapatkan  melalui  studi  literatur  dan  data  primer  didapatkan  melalui  observasi  dan wawancara  ke  praktisi  dan  karyawan  dibagian warehouse .  Tahap  pengolahan  dan analisis  data  yang  dilakukan  meliputi  data-data  mengenai  sistem  ERP (Enterprise Resource  Planning) serta  sistem  pengendalian  dengan  mengumpulkan  data  proses pengadaan  barang  dan  jasa  dan  pengendalian  internal  sistem  ERP  pada  PT  XYZ (Persero).

## 4. Hasil dan Pembahasan

## Implementasi Sistem
Sistem  adalah  kumpulan  dari  subsistem  yang  saling  berintegrasi  satu  sama  lain  dan berjalan secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Susanto, 2013). Saling terintegrasinya sistem antar departemen dapat menjadikan sistem operasi yang baik. PT XYZ  (Persero)  menggunakan  sistem E-Procurement yaitu  aplikasi  pengadaan  barang atau  jasa  secara  elektronik  serta  layanan E-tendering .  Sistem E-Procurment dan E- tendering hanya  dapat  diimplemenetasikan  oleh  departemen  akuntansi,  keuangan  dan sistem  informasi  saja.  Oleh  karena  itu,  diperlukan  sebuah  inovasi  untuk  mengganti sistem  aplikasi  yang  dapat  terkoneksi  antar  setiap  departemen.  Penerapan  sistem  ERP yang kini dioperasikan di PT XYZ (Persero) dirasa sudah dapat diimplementasikan pada setiap  departemen  seperti  departemen  Perencanaan  &  Pengawasan,  Pemasaran  & Pelayanan,  SDM  &  Umum,  Akuntansi  dan  Keuangan  &  Sistem  Informasi,  Keamanan dan  Manajemen  Operasional.  Dengan  terciptanya  sistem  yang  baik  dan  optimal,  maka pengendalian  terhadap  sistem  bisa  dikembangkan  lagi  sehingga  manajemen  bisa mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapan.

## Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Jika sistem ERP beroperasi pada kondisi terbaiknya maka sistem  lama tidak dapat lagi digunakan  karena  sistem  ERP  memiliki  sub-menu  yang  lebih  kompleks.  Kemudian, staff  dari  Akuntansi  dan  Keuangan  dan  Sistem  Informasi  sudah  tidak  perlu  lagi membuat laporan dan melakukan audit yang secara terpisah karena pada setiap transaksi yang terjadi disetiap departemen akan saling berintegrasi satu dengan yang lainnya, dan hanya diperlukan dengan memantau setiap transaksi yang ada untuk menjaga ketepatan waktu  dan  keseimbangan  laporan.  Penggunaan  sistem  ERP  memiliki  beberapa keuntungan bagi manajemen perusahaan yaitu sebagai berikut:
a. ERP memberikan penawaran sistem yang sudah terintegrasi pada suatu perusahaan, maka dari itu pengambilan keputusan dan prosesnya dapat dijalankan dengan lebih cepat, tepat, efektif dan efisien.
b. ERP  memiliki  kemungkinan  untuk  dapat  saling  berintegrasi  secara  global.  Jika sebelumnya  terdapat  hambatan  seperti  halnya  valuta  yang  berbeda,  bahasa  yang berbeda  dan  budaya  yang  berbeda,  sekarang  semua  itu  dapat  dipertemukan  secara otomatis, sehingga data tersebut bisa saling terintegrasi.
c. Selain  dapat  mencampurkan  data  dan user ,  ERP  juga  dapat  menghilangkan kebutuhan  pembaharuan  serta  dapat  mengkoordinasi  sistem  komputer  yang  telah terpisah.
d. ERP  dapat  memberi  kemungkinan  kepada  manajemen  untuk  melakukan  operasi. Selain  itu  ERP  juga  dapat  memberikan  bantuan  untuk  melancarkan  pelaksanaan manajemen supply chain dengan memadukan kemampuannya.

## Implementasi Pengadaan Barang dan Jasa
Fitur menu yang terdapat pada sistem ERP untuk departemen Akuntansi dan Keuangan &  Sistem  Informasi  dirasa  masih  kurang  kompleks,  walaupun  sudah  menggunakan sistem  teknologi  aplikasi  yang  bernama E-Procurement tetapi  sistem  tersebut  hanya bisa  melakukan  lelang  konstruksi  dan  pengadaan  barang  atau  jasa  saja.  Jika  untuk proses  audit  menggunakan  sistem  aplikasi  yang  berbeda  karena  belum  tersedia.  Tidak hanya  itu,  jika  suatu  perusahaan  melakukan  pendaftaran  sebagai  penyedia  jasa  dan sudah mengisi data melalui sistem, maka untuk mendapatkan password pendaftar harus datang  untuk  verifikasi  dokumen  perusahaan  secara  offline.  Belum  tersedianya  fitur tersebut  di  sistem  ERP  dikarenakan  adanya  miskomunikasi  antara  PT  XYZ  dengan pihak  lembaga  kebijakan  pengadaan  barang/jasa  pemerintahan  (LKPP).  Maka  dari  itu, jika  pengendalian  kepada  sistem  ERP  dalam  hal  tersebut  dapat  menambahkan  fitur menu  yaitu  untuk  proses  audit  serta automatic  verification maka  akan  memberi kemudahan  dalam  melakukan  proses  pengadaan  barang/jasa  tersebut.  Jika  hal  ini dilakukan maka tidak perlu melakukan proses audit secara terpisah, serta  untuk  proses verifikasi  perusahaan  sebagai  penyedia  jasa  tidak  perlu  datang  langsung  secara offline karena akan diperiksa secara online dan diverifikasi melalui sistem.
Selain itu, hal ini dapat meminimalisir terhadap penggunaan sistem yang berbeda, tidak satu  data  serta  sebagai  reminder.  Dikarenakan,  proses  audit  sudah  dilakukan  oleh  satu sistem aplikasi dan automatic verification terhadap perusahaan yang mendaftar sebagai penyedia  jasa  dibuat  dan  disimpan  satu database aplikasi.  Apabila  dilakukan pengendalian  dalam  melakukan  proses  pengadaan  barang  dan  jasa,  maka  tingkat  dari keefektifitasan dan efisiensi sangat tinggi serta optimal.

## Terintegrasinya dengan Laporan Keuangan
Melalui  penerapan  ERP  maka  akan  didapatkan  laporan  keuangan  yang  efektif  dan efisien, sehingga estimasi pengerjaan laporan keuangan dapat memerlukan waktu  yang sangat  cepat  dengan  adanya  penerapan  sistem  ERP.  Selain  itu,  manfaat  lain  yang diperoleh  yaitu  biaya  yang  lebih  efisien  karena  dengan  adanya  sistem  ERP  ini  yaitu dapat  menunjang  fitur  menu  yang  terdapat  didalam  sistem  lama,  dengan  demikian sistem  lama  tidak  akan digunakan  kembali  dan  akan  diakui  sebagai  penghapusan  aset. Maka  dari  itu,  bagi  PT  XYZ  (Persero)  dalam  hal  ini  tidak  termasuk  dalam  kerugian dengan  adanya  penghapusan  aset  yaitu  sistem  audit  laporan  keuangan  perusahaan, karena  mengingat  sistem  laporan  keuangan  yang  dilakukan  secara  terpisah  karena menggunakan  jasa  komite  audit  membuat  efisiensi  biaya  akan  terkena  dampaknya. Sehingga  jika  sistem  pengendalian  terhadap  sistem  ERP  lebih  ditingkatkan  dan  lebih dioptimalkan  sehingga  permasalahan  yang  berkaitan  dengan  sistem  yang  berhubungan langsung dengan kegiatan operasional perusahaan terutama dalam hal laporan keuangan tidak akan muncul, sebab semuanya telah teratur dan terintegrasi melalui sistem ERP.

## 5. Kesimpulan
Dalam hal untuk meningkatkan kegiatan pengadaan barang dan jasa yang terdapat di PT XYZ  (Persero)  terhadap  peran  pengendalian  sistem  ERP  ( Enterprise  Resource Planning ) sudah cukup baik, tetapi masih ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan diperbaiki diantaranya:
a. Menambahkan fungsi automatic verification pada sistem layanan pengadaan barang dan jasa, agar pada saat proses verifikasi terhadap perusahaan sebagai penyedia jasa tidak perlu datang langsung secara offline karena akan diperiksa secara online dan diverifikasi melalui sistem.
b. Mengintegrasikan  sistem  audit  maupun  laporan  keuangan  agar  sistem  yang  lama yaitu melakukan sistem audit yang secara terpisah dan penyajian laporan keuangan tidak  perlu  menggunakan  jasa  auditor  eksternal  dalam  hal  penyajian  laporan keuangan.  Selain  itu,  sistem  ERP  telah  sangat  kompleks  sehingga  dapat meminimalisir  adanya  biaya  yang  dibebankan  dalam  pengadaan  sistem  maupun jaringan komputer yang terdapat di PT XYZ (Persero) serta laporan keuangan yang dibentuk akan lebih efektif, praktis serta efisien.
Penelitian ini masih terdapat banyak keterbatasan dan jauh dari kata sempurna, dari segi rentang  waktu,  dan  periode  penelitian  ini  masih  memiliki  keterbatasan.  Selain  itu, terdapat  hambatan  lain  yaitu  terkait  dengan  informasi  data  dari  karyawan  perusahaan. Sehingga, ada data yang harus ditambahkan dan informasi terkait kebijakan, peraturan, manajemen  dan  pelaksanaan  mengenai  penelitian  ini  juga  didapatkan  dengan  studi literatur melalui internet maupun informasi media cetak.

## Daftar Pustaka
Chaffey, D. 2004. E-business and e-commerce management: strategy, implementation, and practice (2 nd ed). Prentice Hall, New Jersey. Hossain, L., Patrick, J.D., & Rashid, M.A. 2002. Enterprise Resource Planning-Global Opportunities & Challenges. US: Idea Group Publishing. James, A H. 2011. Sistem Informasi Akuntansi . Edisi 4. Jakarta : Salemba Empat. Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi . Jakarta : Salemba Empat. Nazir, M. 2005. Metode Penelitian . Bogor: Ghalia Indonesia.
O’Leary,  Daniel  E.  2002. Knowledge  Management  Across  the  Enterprise  Resourch Planning Life Cycle . International Journal of Accounting Information System
3.
Romney,  B.  Marshall.,  &  Steinbart,  J.P.  2015. Sistem  Informasi  Akuntansi .  Edisi  13. Jakarta: Salemba Empat.
Susanto, A. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya, Sutedi,  A.  2008. Aspek  Hukum  Pengadaan  Barang  &  Jasa  dan  Berbagai Permasalahannya .  Jakarta: Sinar Grafika. Turban, E. 2004. Electronic Commerce . United Kingdom: Imprint Prentice Hall. Wibisono,  S.  2005.  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  Solusi  Sistem  Informasi Terintegrasi. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK. Volume X (3).