ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN STUDI KASUS: PT ANUGRAH DELTA ABADI
Dewi Susanty 1) , Dian Anubhakti 2)
Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1212520405@student.budiluhur.ac.id 1) , dian.anubhakti@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pembelian  dan  penjualan  merupakan  salah  satu  kegiatan  penting  dalam  setiap  perusahaan  terutama  yang bergerak  di  bidang  perdagangan.  Untuk  mengawasi  kegiatan  pembelian  dan  penjualan,  maka  diperlukan dukungan  sistem  informasi  yang  baik,  sehingga  dapat  mengikuti  perkembangan  perusahaan  yang  sedang bertumbuh. Hal ini disebabkan karena semakin banyaknya transaksi dan besarnya biaya transaksi yang terjadi sampai  saat  ini.  Dalam  menangani  sistem  pembelian  dan  penjualan  pada  PT  Anugrah  Delta  Abadi  masih dilakukan secara manual dan hasil yang diberikan masih kurang maksimal, sehingga hal tersebut menimbulkan permasalahan yaitu menumpuknya berkas, lamanya pencarian data, kesalahan percatatan dan perhitungan, serta lamanya proses pembuatan laporan pembelian dan penjualan. Agar menghindari terjadinya kesalahan data dan memproses  laporan  yang  dilaporkan  dengan  baik  dan  benar  diperlukan  suatu  sistem  komputerisasi  pembelian dan penjualan.
Kata kunci: Pembelian dan Penjualan , UML, Visual Studio 2008, DBMS Mysql

## 1. PENDAHULUAN
Dunia  kini  telah  memasuki  era  informasi modern.  Sejalan  dengan  itu  keilmuan  teknologi informasi pun mengalami perkembangan yang cukup pesat.  Tingkat  perkembangan  teknologi  yang semakin maju dan modern, menjadi salah satu faktor yang  ikut  mendukung  bagi  pertumbuhan  dan perkembangan suatu perusahaan yang handal.
Perkembangan  teknologi  informasi  dapat diterapkan  dalam  pengolahan  data  apa  saja, diantaranya pengolahan data pembelian dan penjualan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi maka akan mempermudah suatu pekerjaan tertentu seperti pengolahan data menjadi lebih cepat dan  penghematan  ruang  penyimpanan  data  untuk mengurangi  tumpukan  arsip  yang  tidak  begitu diperlukan  serta  keputusan  yang  akan  diambil  akan dibuat  menjadi  lebih  cepat  untuk  menunjang operasional perusahaan.
Penulis melakukan wawancara langsung ke pimpinan  dan staff yang terkait proses penjualan dan pembelian  pada  PT  Anugrah  Delta  Abadi,  sehingga diperoleh  informasi  bahwa  proses  pembelian  dan penjualan  barang  yang  dilakukan  memiliki  laporan pembelian  dan  penjualan  yang  masih  dibuat  secara manual, sehingga laporan yang dibuat seringkali tidak valid .  Dari  hasil  wawancara  tersebut,  pimpinan menginginkan sebuah sistem terkomputerisasi mengingat kekurangan sistem yang berjalan saat ini.
Dengan  fakta  tersebut,  PT  Anugrah  Delta Abadi membutuhkan sistem informasi pembelian dan penjualan barang yang diharapkan dapat memudahkan  dalam  pengelolaan  segala  proses transaksi. Berdasarkan uraian diatas penulis mengambil judul “Analisa Dan Perancangan Sistem
Informasi Penjualan Dan Pembelian Studi Kasus : Pt Anugrah Delta Abadi”.
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
2. LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem secara umum dapat dirinci sebagai berikut : “Sistem terdiri dari berbagai unsur; unsur-unsur  merupakan  bagian  tak  terpisahkan  dari sistem  yang  bersangkutan;  unsur-unsur  di  dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan
sistem;  suatu  sistem  merupakan  bagian  dari  sistem lain yang lebih besar.” [1].
Berdasarkan  teori  diatas  dapat  ditarik kesimpulan  bahwa  yang  dimaksud  sistem  adalah kombinasi  yang  berketergantung  antara  satu  dengan yang lain nya dimana keseluruhan mempunyai tujuan yang tertentu.

## 2.2. Teori Pendukung
Pembelian  merupakan  suatu  peristiwa  atau tindakan yang dilakukan oleh dua belah pihak dengan tujuan  menukarkan  barang  atau  jasa  dengan menggunakan alat transaksi yang sah dan sama-sama memiliki  kesepakatan  dalam  transaksinya,  dalam pembelian  terkadang  akan  terjadi  tawar  menawar antara  pembeli  dan  penjual  hingga  mendapatkan kesepakatan  harga  yang  kemudian  akan  melakukan transaksi  penukaran  barang  atau  jasa  dengan  alat tukar yang sah dan di sepakati kedua belah pihak. Manfaat pembelian :
1) Mendapatkan barang hasil pembelian
2) Dapat memenuhi kebutuhan melalui pembelian
3) Hasil Pembelian dapat bermanfaat
4) Penjual mendapatkan hasil dari penjualannya Penjualan  merupakan  suatu  transaksi  yang dilakukan  oleh  dua  belah  pihak  atau  lebih  dengan menggunakan  alat  pembayaran  yang  sah,  dengan penjualan  juga  merupakan  salah  satu  sumber pendapatan seseorang atau perusahaan yang melakukan  transaksi  jual  dan  beli,  dalam  suatu perusahaan  apabila  semakin  besar  penjualan  maka akan semakin besar pula pendapatan yang diperoleh.

## 3. METODE PENELITIAN
Bab  ini  membahas  alur  pikir  penelitian,  pola pikir  penelitian  dan  metode  pengumpulan  data. Dalam  proses  penulisan  Karya  ilmiah  ini  penulis melakukan  beberapa  tahapan-tahapan  dari  mulai pengumpulan  data,  tahapan  pengembangan  sistem sampai  dengan  kesimpulan  penelitian.  Tahapan tersebut  akan  dipaparkan  melalui  gambar  alur diagram di bawah ini :
Pengumpulan informasi
Kebutuhan data Metode Pengumpulan data 1. Wawancara 2. Observasi 3. Analisa Dokumen 4. Studi Literatur Metode pengembangan Sistem sistem(Waterfall Model) Tahapan Analisis Menggunakan Beberapa Tehnik Analisa data,
Analisa  proses  bisnis  ( Activity  Diagram) ,  Analisa Masalah  ( Fishbone  Diagram ),  analisa  kebutuhan fungsional  dan  nonfungsional  ( Use  Case  Diagram ), analisa model data.
Desain
Merancang Struktur Data, Struktur perangkat lunak, tampilan antar muka perangkat lunak. Implementasi Penerjemahan  desain  kedalam
Bahasa pemrograman dan dilakukan testing pada
program .
Gambar 2. Tahapan Penelitian Teknik analisis data sebagai berikut : a.  Analisa Proses Bisnis
Analisa  proses  bisnis  pertama  kali  dilakukan dengan  menguraikan  proses  bisnis  berjalan  dalam lingkup  penelitian  yang  terkait  kemudian  akan dipaparkan  menggunakan activity  diagram .  Dalam Activity  Diagram tersebut  menggambarkan  proses bisnis berjalan pada saat ini pada PT Anugrah Delta Abadi . b.  Analisa Masalah
Dalam  analisa  masalah  dilakukan  pembuatan fish  bond  Diagram akan  ditentukan  permasalahan utama  yang  ada  pada  PT  ANUGRAH  DELTA ABADI    lalu  akan  diuraikan  sebab  dan  akibat  dari permasalahan  tersebut  sehingga  di  dapatkan  sumber dari permasalahan yang ada.
c.  Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan dilakukan setelah didapatkan permasalahan  pada  PT  Anugrah  Delta  Abadi  , kemudian  sumber  permasalahan  tersebut  dibuatkan solusi dengan mengidentifikasi kebutuhan fungsional serta kebutuhan non fungsional yang diperlukan. Lalu digambarkan  permodelan  dari  sistem  dengan Use Case  Diagram sebagai  fungsional  sistem  dengan menggunakan Software Microsoft Visio 2007 . d.  Perancangan Sistem Usulan
Perancangan  sistem  usulan  dilakukan  dengan memodelkan  data  menggunakan Entity  Relationship Diagram (ERD)  menggunakan Software  Microsoft Visio 2007 yang ditransformasikan ke dalam bentuk Logical Record Structure . Sedangkan untuk rancangan layar sistem dibuatkan dengan menggunakan Software Microsoft Visio 2007 .
Dalam  pembuatan  karya  ilmiah  ini  penulis menggunakan metode pengembangan sistem dengan menggunakan metode Waterfall  Development . Pemilihan metode pengembangan sistem berdasarkan kesesuaian  model  untuk  dipakai,  dalam  metode waterfall  setiap  tahapan-tahapan  saling  memiliki keterkaitan  dan  pengaruh.  Metode  waterfall  dimulai dari tahap Planning, Analysis,
Design,
Implementation .
Metode waterfall sering  digunakan  oleh  analis sistem  pada  umumnya,  inti  dari  metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan,    dimana  jika  tahap Desain belum dikerjakan,  maka  tahap  berikutnya  tidak  dapat dikerjakan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.  Profil Organisasi
PT Anugrah Delta Abadi (PT ADA) merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang  penjualan  marmer,  baik  ekspor  maupun impor.   Perusahaan ini banyak memiliki mitra kerja sama  dalam  menjalankan  bisnis  tersebut.  Banyak mitra  dari  luar  negeri  yang  memesan  dan  membeli marmer dari PT  Anugrah  Delta  Abadi.      PT Anugrah  Delta  Abadi  didirikan  pada  tahun  2002  di Desa  Mangilu  (Kabupaten  Pangkep),  Makassar, Indonesia.
Dalam  rangka  memperluas  bisnis  kami  serta memberikan pelayanan terbaik pada klien kami, kami membuka  cabang  di  Jakarta.  Sebagai  sebuah perusahaan dengan barang / jasa dagangan marmer,  onderdil,  palet  dan  batu  blok  marmer  kita menempatkan penempatan tinggi pada perekrutan karyawan dan pengolahan sumber daya manusia guna mencapai kualitas dan mutu terbaik (baik segi barang / jasa dan personel).
Tujuan PT Anugrah Delta  Abadi adalah untuk menjadi perusahaan raksasa  terbesar  di  dunia. Tentunya hal itu harus diimbangi dengan penggunaan teknologi  yang  canggih.  Visi  PT  Anugrah Delta  Abadi  adalah:  “Menjadikan  PT  ADA  unggul dalam   layanan, kinerja dan penjualan.” Sedangkan misi PT Anugrah Delta Abadi yaitu :
a. Mengutamakan kualitas dalam hal apapun yang dilakukan.
b. Mengembangkan inovasi-inovasi baik dalam produk maupun pelayanan.
c. Menumbuhkan ketrampilan dan pengetahuan karyawan guna mencapai performa operasional yang maksimal.
4.2.  Profil Bisnis Sistem Berjalan
a. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang Kepada Supplier
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang  Kepada Supplier
b. Activity Diagram Proses Penerimaan Barang
Dari Supplier
Gambar 4. Activity Diagram Proses Penerimaan Barang  Dari Supplier
c. Activity Diagram Proses Pembayaran Kepada Supplier
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pembayaran Kepada Supplier
d. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Pembelian
Gambar 6. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Pembelian
e. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang Dari Pelanggan
Gambar 7. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang Dari Pelanggan
f. Activity Diagram Proses Pengiriman Barang Kepada Pelanggan
Gambar 8. Activity Diagram Proses Pengiriman Barang Kepada Pelanggan
g. Activity Diagram Proses Pembayaran Dari Pelanggan

## Sistem Berjalan Proses Pemesanan Barang kepada Supplier
Supplier
Staf Pembelian Terima PO Pembelian Membuat PO Pembelian Kirim ke Supplier via fax/email Sistem Berjalan Proses Penerimaan Barang dari Supplier Staf Pembelian Supplier Terima 1 rangkap surat jalan [Sesuai] Tanda tangan surat jalan Kembalikan rangkap surat jalan lainnya Periksa barang [Tidak sesuai] Kembalikan barang dan surat jalan Kirim barang dan surat jalan Terima barang dan surat jalan Terima surat jalan yang sudah ditandatangani Terima barang dan surat jalan Siapkan barang dan surat jalan yang baru
Sistem Berjalan Proses Pembayaran kepada Supplier Staf Pembelian Supplier Lakukan pembayaran Terima Invoice dengan lampiran PO dan SJ Terima pembayaran Menyerahkan Invoice dengan melampirkan PO Pembelian dan SJ Sistem Berjalan Proses Pembuatan Laporan Pembelian Pimpinan Staf Pembelian Simpan di arsip laporan Terima laporan Membuat laporan pembelian barang perbulan Sistem Berjalan Proses Pemesanan Barang dari Pelanggan Staf Administrasi Staf Penjualan Menerima PO dari pelanggan Menyiapkan barang yang akan dikirim Membuat Surat Jalan Menerima barang dan surat jalan Kirim ke pelanggan Sistem Berjalan Proses Pengiriman Barang kepada Pelanggan Pelanggan Staf Administrasi Terima barang dan surat jalan Kembalikan barang dan surat jalan Terima surat jalan yang sudah ditandatangani Terima barang dan surat jalan Siapkan barang dan surat jalan yang baru Memberikan barang dan sj Periksa barang Tanda tangan surat jalan [Sesuai] Kembalikan rangkap surat jalan lainnya [Tidak sesuai] Terima 1 rangkap surat jalan
Gambar 9. Activity Diagram Proses Pembayaran Dari Pelanggan
h. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Penjualan
Gambar 10. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Penjualan

## 4.3.  Analisa Sistem Usulan
a. Identifikasi Kebutuhan
1) Entry Data Barang 2) Entry Data Pelanggan 3) Entry Data Supplier 4)  Cetak PO ke Supplier 5) Entry Penerimaan Barang 6) Entry Pembayaran 7) Entry PO Pelanggan 8)  Cetak Surat Jalan 9)  Cetak Invoice 10)  Laporan Daftar Barang 11)  Laporan Daftar Pelanggan 12)  Laporan Daftar Supplier 13)  Laporan Pembelian 14)  Laporan Penerimaan Barang 15)  Laporan Penjualan 16)  Laporan Pengiriman
17)  Laporan Pendapatan
b. Fishbone Diagram

## Gambar 11. Fishbone Diagam
c. Use Case 1) Use Case File Master Staff Pembelian Entry Data Barang Entry Data Supplier Gambar 12. Use Case File Master 2) Use Case File Transaksi
Gambar 13. Use Case File Transaksi

## Sistem Berjalan Proses Pembayaran dari Pelanggan
Pelanggan Staf Penjualan
Membuat Invoice Serahkan Invoice dengan melampirkan PO dan SJ Terima Invoice serta lampiran PO dan SJ Lakukan pembayaran Terima pembayaran

## Sistem Berjalan Proses Pembuatan Laporan Penjualan
Pimpinan Staf Penjualan Terima laporan Membuat laporan penjualan barang perbulan Simpan di arsip laporan Proses penjualan dan pembelian tidak maksimal, tidak efektif dan efisien Proses SDM Laporan penjualan belum tersedia Informasi Sulit menetukan penjualan tertinggi Berkas Banyak berkas yang rusak dan hilang Menumpuknya berkas yang sudah ada Sulitnya mencari data Berkas tidak tersusun rapih Laporan tidak valid Kesalahan dalam pencatatan, perhitungan Laporan pembelian belum tersedia Pimpinan sulit mengambil keputusan Nota penjualan yang tidak tersimpan rapih Laporan sering terlambat Harus merekap ulang data/dokumen yang ada saat akan membuat laporan Nota pembelian yang tidak tersimpan rapih
Staff Penjualan Laporan Daftar Barang Laporan Daftar Pelanggan Laporan Daftar Supplier File Laporan Pimpinan Staff Pembelian Laporan Pembelian Laporan Penerimaan Barang File Laporan Pembelian Pimpinan Staff Penjualan Laporan Penjualan Laporan Pengiriman Laporan Pendapatan File Laporan Penjualan Pimpinan
Gambar 14. Use Case File Laporan

## 4.4.  Modul  Data
a. Entity Relationship Diagram
b. Logical Record Structure
Gambar 16. Logical Record Structure
4.5.  Design a.  Struktur Tampilan Layar
Gambar 17. Struktur Tampilan Layar
b.  Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 18. Rancangan Layar Menu Utama
4.6. Sequence
a. Sequence Diagram Entry Data Barang
Gambar 19. Sequence Diagram Entry Data Barang
b. Sequence Diagram Entry Data Pelanggan
Gambar 20. Sequence Diagram Entry Data Pelanggan
c. Sequence Diagram Entry
Data Supplier
Gambar 21. Sequence Diagram Entry Data Supplier

## 5.    KESIMPULAN
Setelah  melakukan  analisis  dan  perancangan Sistem  Pembelian  dan  Penjualan  pada  PT  Anugrah Delta  Abadi,  ada  banyak  hal  yang  penulis  dapatkan selama melaksanakan Karya ilmiah ini, hal-hal yang dapat disimpulkan tersebut diantaranya :
a. Dengan  sistem  komputerisasi  kendala  pencarian data  sudah  dapat  diatasi,  untuk  pencarian  data sudah disediakan form popup untuk melihat data, untuk  kerangkapan  data  sudah  diminimalisasi karena  data  yang  sudah  tersimpan  dalam  tabel- tabel didatabase sudah dirancang dengan  konsep perancangan basis data yang baik.
b. Kesalahan-kesalahan  yang  disebabkan  oleh keterbatasan  manusia  ( human  error )  ataupun ketidaksengajaan dapat dikurangi dengan penggunaan  sistem  komputerisasi,  karena  sistem melakukan validasi data masukan dan mengambil alih pekerjaan penghitungan.
c. Semakin berkembangnnya perusahaan maka arsip perusahaan  akan  menjadi  lebih  banyak,  dengan keterbatasan  tempat  yang  ada  diperlukan  media penyimpanan data yang terkomputerisasi sebagai arsip informasi bagi perusahaan, media penyimpanan  data  sudah  cukup,  data  tersimpan secara digital.
d. Dengan  tersedianya  laporan  rekap  pendapatan, laporan pembelian dan penjualan sangat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan karena informasi yang dihasilkan lebih
: Staff Penjualan : FormMenu : FormBarang : Ctrl_FormBarang : Barang
Open( ) Open( ) AutoNumber( )
Get( ) Display AutoNumber( ) Input( ) Simpan( )
Simpan( )
Simpan( ) Cari_DataBarang( ) Cari_DataBarang( ) Cari( ) Display DataBarang( ) Input( ) Ubah( ) Ubah( ) Ubah( ) Hapus( ) Hapus( ) Hapus( ) Batal( ) Batal( ) Keluar( ) Keluar( ) : Staff Penjualan : FormMenu : FormPlg : Ctrl_FormPlg : Pelanggan Open( ) Open( ) AutoNumber( ) Get( ) Display AutoNumber( )
Input( ) Simpan( ) Simpan( ) Simpan( )
Cari_DataPelanggan( ) Cari_DataPelanggan( ) Cari( ) Display DataPelanggan( ) Input( ) Ubah( ) Ubah( ) Ubah( ) Hapus( ) Hapus( ) Hapus( ) Batal( ) Batal( ) Keluar( )
Keluar( )
: Staff Penjualan  : FormMenu : FormSupplier : Ctrl_FormSupplier : Supplier Open( ) Open( ) AutoNumber( ) Get( )
Display AutoNumber( ) Input( )
Simpan( )
Simpan( )
Simpan( )
Cari_DataSupplier( ) Cari_DataSupplier( ) Cari( ) Display DataSupllier( ) Input( ) Ubah( ) Ubah( ) Ubah( ) Hapus( ) Hapus( ) Hapus( ) Batal( ) Batal( ) Keluar( ) Keluar( )
cepat  dan  tepat  serta  menghasilkan  data  yang lebih akurat.
e. Kebutuhan  informasi  seperti  data  penerimaan barang dan data pengiriman barang bisa disajikan dengan cepat dan akurat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Tata  Sutabri. Analisis  Sistem  Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta : Andi, 2012.
[2] Rosa A.s., M. Shalahuddin. Rekayasa Perangkat Lunak . Edisi  Pertama.  Bandung  :  Informatika Bandung, 2013.
[3] Kroenke, David M.,  Aeuer, David J. Database Processing . Boston : Pearson Education. 2010.
[4] Kendall  Kenneth  E.,  Kendall  Julie  E. Analisis dan  Perancangan  Sistem .  Jakarta  :  Penerbit
Indeks. 2010.
[5] Pengertian sistem pembelian, Jakarta, 2013. http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengerti an-pembelian :
[6] Pengertian sistem penjualan, Jakarta, 2013. http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengerti an-penjualan :