## ANALISA APLIKASI ACCURATE 3 STUDI KASUS PT. ELEKTRA BARU SUSKSES
Nur Komariah 1 , Popy Meilina 2
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Jakarata
Nur.komariah@ftumj.ac.id

## ABSTRACT
The use of serial number in the goods is very important. Serial number on goods can become an identity to track the expenditure of goods in the inventory system, especially during sales returns to determine whether the goods returned are appropriate or not. At PT. Elektra Baru Sukses using Accurate 3 inventory system. From result of analysis there is problem of absence of serial number field that complicate identification process at the time of return of sale. The benefit of this analysis is to be able to provide advice to PT. Elektra Baru Sukses to upgrade Accurate 3 system that is running in order to facilitate the identification of serial number of goods Keyword : Serial Number, Accurate 3, Goods, Sales Return

## ABSTRAK
Penggunaan serial  number pada  barang  sangatlah  penting. Serial  number pada  barang  dapat  dijadikan identitas  untuk  melacak  pengeluaran  barang  dalam  sistem inventory terutama  pada  saat  retur  penjualan untuk  mengetahui  apakah  barang  yang  diretur  sudah  sesuai  atau  belum.  Pada  PT.  Elekta  baru  sukses menggunakan  sistem inventory  Accurate  3. Dari  hasil  analisis  terdapat  permasalahan  tidak  adanya field serial  number yang  menyulitkan  proses  identifikasi  pada  saat  retur  penjualan.  Manfaat  dari  analisis  ini adalah  agar  dapat  memberikan  saran  kepada  PT.  Elektra  Baru  Sukses  untuk  melakukan  upgrade  sistem Accurate 3 yang sedang berjalan agar dapat memudahkan identifikasi serial number barang Kata kunci : Serial number, Accurate 3 , barang, retur penjualan

## 1. PENDAHULUAN
PT.  Elektra  Baru  Sukses  merupakan salah  satu  perusahaan  distributor  resmi Schneider  yang  bergerak  dibidang  penjualan produk building  management  system .  PT Elektra  Baru  Sukses  berdiri  pada  tahun  2013 dan  di  dirikan  oleh  Bapak  Rionardi  Charles Wong  dengan  jumlah  karyawan  saat  ini  30 orang.
Sistem  yang  digunakan  oleh  PT. Elektra Baru Sukses adalah Aplikasi Accurate 3.  Moto  dari  PT.  Elektra  Baru  Sukses  yaitu After  Sales  Service  is  Our  Priority. Yang dimaksud  dengan Ater  Sales  service  is  Our Priority adalah memberikan rasa aman kepada pelanggan  yang  membeli  produk  apabila dikemudian hari terjadi kerusakan pada produk yang  dijual  dikarenakan  persaingan  dengan
distributor  lain  yang  lebih  mengedepankan harga dibandingkan dengan after sales service , tetapi  untuk  prosedur  klaim  garansi  juga  ada peraturan yang berlaku, yaitu :
1. Masa berlaku garansi adalah 12 bulan dari tanggal pembelian barang
2. Segel Garansi tidak boleh rusak
3. Garansi  dapat  di  klaim  kecuali kerusakan dikarenakan kesengajaan, kesalahan pemasangan yang menyebabkan kerusakan  pada  komponen,  modifikasi barang  atau  kerusakan  karena  bencana alam.
( http://www.ebs.co.id/index.php/ebs-
profile.html ).
Pada  Prosesnya,  peraturan  klaim  garansi barang  tetap  diberikan  kepada Customer meskipun  segel  garansi  sudah  rusak  asalkan
Customer membawa bukti pembelian pada saat klaim  garansi.  Hal  ini  dapat  menyebabkan kerugian pada PT. Elektra Baru Sukses karena ada  kemungkinan  jika customer membeli  di distributor  lain  dan  melakukan  klaim  garansi pada  PT.  Elekta  Baru  Sukses.  Hal  ini  terjadi dikarenakan setiap unit barang yang dijual oleh PT.  Elektra  Baru  Sukses  belum  mempunyai serial  number  yang  dapat  mempermudah bagian  penerimaan  klaim  barang  untuk melacak  masa  berlaku  garansi  barang  dan untuk  mengetahui  apakah  barang  tersebut benar  dikeluarkan  oleh  PT.  Elektra  Baru Sukses.  Aplikasi  penjualan  pada Accurate 3 yang digunakan oleh PT. Elektra Baru Sukses belum terdapat kolom serial number yang dapat memilih  serial  number  per  item  padabarang yang nantinya dapat digunakan untuk mengetahui histori barang tersebut.

## 2. METODE PENELITIAN
Adapun  metode  penelitian  yang  dilakukan urutannya sebagai berikut :
a. Studi Observasi
Melalui  metode  ini  penulis  mengamati langsung  bagaimana  proses  klaim  garansi, dimulai  dengan  penerimaan  barang  yang akan  di  klaim  sampai  dengan  barang  di kembalikan kepada customer.
b. Wawancara
Melakukan  wawancara  dengan  Manager Penanggung  Jawab  divisi  Logistik,  dan karyawan PT. Elektra Baru Sukses di lokasi penulis bekerja dan analisa kerja praktek. c. Studi pustaka Memperlajari dan mencari informasi mengenai  aplikasi Accourate  3 dengan membaca refrensi, Ebook maupun browising internet.
d. Analisa aplikasi Accourate Melakukan  anlisa  aplikasi Accourate  3 dengan  mewancarai  beberapa  staff  PT. Elektra  Baru  Sukses  yang  berhubungan langsung dengan aplikasi.
e. Laporan
Setelah melakukan analisa aplikasi Accourate  3 ,  maka  penulis  menyusun laporan  untuk  dapat  dijadikan acuan dalam pengembangan system berikutnya.

## 3. LANDASAN TEORI
Sebelum  membahas  sejarah Accurate penulis akan menerangkan apa yang dimaksud dengan Accurate.  Accurate adalah software yang  dapat  membantu  pengusaha  melakukan pencatatan  pembukuan,  transaksi  penjualan, pembelian,  inventory,  dsb  serta  penyusunan laporan  keuangan  hanya  dalam  beberapa langkah mudah serta cepat dan akurat.
Pertama kali diluncurkan untuk kalangan  umum  pada  bulan  November  1999, dengan memanfaatkan event pameran komputer  terbesar  di  Indonesia  Setiap  tahun yaitu Indocomtech 1999 yang diselenggarakan JHCC,  Jakarta.  Versi  yang  diluncurkan  pada waktu  itu  adalah  versi  1.0,  dengan  nama Accurate  2000  Accounting  Software .  Berkat masukan dari user dan mengikuti perkembangan  dunia  usaha  di  Indonesia Accurate selalu membenah diri dan menyesuaikan dengan perkembangan tersebut. http://acisindonesia.com/sejarah-accurate- accounting-software/
Unified  Modelling  Language  (UML) merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi  mengenai  sebuah  system  dengan menggunakan diagram danteks –  teks pendukung.  UML  hanya  berfungsi  untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak  terbatas  pada  metodologi  tertentu, meskipun  pada  kenyataannya  UML  paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek. (Rosa & Shalahudin, 2013) Beberapa  diagram  UML  sebagai  berikut  : (Widodo & Herawati. 2011)

## Use Case Diagram
Use  Case  diagram merupakan  pemodelan untuk  kelakuan (behavior) sistem  informasi yang  akan  dibuat.  Use  case  mendiskripsikan
sebuah  interaksi  antara  satu  atau  lebih  aktor dengan  sistem  informasi  yang  akan  dibuat. Secara  kasar, use  case digunakan  untuk mengetahui  fungsi  apa  saja  yang  ada  didalam sebuah  sistem  infromasi  dan  siapa  saja  yang berhak menggunakan fungsi – fungsi itu . Syarat  penamaan  pada use  case adalah  nama didefinisikan  sesimpel  mungkin  dan  dapat dipahami.
Activity Diagram Activity  Diagram atau  diagram  aktivitas menggambarkan workflow (aliran  kerja)  atau aktivitas  dari  sebuah  sistem  atau  menu  yang ada pada perangkat lunak.

## Squance Diagram
Diagram  sekuen  menggambarkan  perilaku objek pada Use case dengan mendeskripsikan waktu  hidup  objek  dan  pesan  yang  dikiimkan dan diterima oleh objek.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem Yang Berjalan
Analisa  sistem  yang  dimaksudkan adalah  aplikasi Accurate 3  yang  digunakan oleh  PT.Elektra  Baru  Sukses.  Terdapat form sales return pada sistem yang digunakan disaat klaim  garansi  barang,  tetapi  sulit  untuk mengidentifikasi  barang  yang  akan  diklaim, apakah  barang  yang  akan  diklaim  tersebut merupakan  barang  yang  dikeluarkan  oleh PT.Elektra Baru Sukses atau tidak.
Tahap analisa yang dilakukan bertujuan untuk memahami sistem, mengetahui kekurangan dan menentukan kebutuhan sistem. Dengan  menganalisa  sistem  yang  sedang berjalan  maka  sistem  yang  sedang  berjalan dapat  di  evaluasi  sehingga  dapat  dibuat  suatu usulan  perbaikan  pada  sistem  yang  sedang berjalan dari hasil evaluasi tersebut.
Accurate  3 adalah  sebuah  aplikasi berbasis desktop yang ada di PT. Elektra Baru Sukses,  untuk  dapat  mengakses  aplikasi Accurate, maka user terlebih  dahulu  harus menginstal aplikasi Accurate tersebut.
Tampilan  pertama  aplikasi Accurate terlihat seperti gambar di bawah:
Gambar 1. Login Accurate 3
Setelah  berhasil  login  akan  tampil  seperti gambar di bawah ini
Gambar 2. Explorer Accurate 3
Secara singkat kegunaan modul  yang dimiliki Accurate 3 pada gambar 3.3 sebagai berikut :  General Ledger , Digunakan untuk menginput  Jurnal  Umum  dan  melihat  hal- hal yang berkaitan dengan buku besar
Gambar 3. Modul General Ledger
 Inventory ,  digunakan  untuk  melihat  Stok Barang  dan  berbagai  hal  mengenai Persediaan
Gambar 4. Modul Inventory Accourate 3
 Sales , digunakan yang berkaitan dengan penjualan membuat sales order , sales invoice dan sales return
Gambar 5. Modul Sales Accourate 3

## Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur  ini  merupakan  proses  klaim  garansi c ustomer yang diajukan pada bagian penerimaan klaim garansi :
1. Customer mengajukan  klaim  garansi dengan  membawa  barang  yang  akan  di retur lengkap dengan kardus bawaan  yang sesuai  dengan  nomor  refrensi  barang tersebut dan membawa surat DO (Delivary
Order) yang  diberikan  sesuai  dengan tanggal yang berlaku.
2. Customer mengisi form keterangan  retur barang dengan menjelaskan perihal keterangan kerusakan barang.
3. Bagian penerimaan (logistik) klaim garansi menerima form  retur barang  yang  telah diisi customer dan barang yang rusak untuk di cek keruskan beserta mengidentifikasikan histori pembelian
barang tersebut.
4. Bagian  penerimaan  (logistik)  mengecek surat DO (Delivary Order) yang customer
berikan,  lalu  mengidentifikasi  histori pembelian barang tersebut.
5. Jikabarang  yang  akan  diklaim  sesuai dengan  masa  berlaku  garansi,  nomor refrensi  yang  sesuai  dengan  barang  dan nomor  surat  DO (Delivary  Order) , makakan diproses untuk klaim garansinya.
6. Input Sales return pada sistem berjalan
7. Cetak sales  return dan  diberikan  kepada customer

## Use Case Diagram
Sistem berjalan yang terdapat pada PT. Elektra Baru Sukses mempunyai empat aktor, dimana pada  setiap  aktor  mempunyai  hak  akses  yang berbeda  dan  ada  pula  hak  akses  yang  saling berintegrasi. Hubungan antara user dan sistem digambarkan  dalam Use  Case  Diagram berikut. Berikut gambar use case pada system Accurete 3 :
Gambar 6. Use Case Diagram
Aktor yang terdapat pada sistem  terdiri dari Customer , Accounting,  logistik ,  dan Admin sales yang masing – masing mempunyai hak sebagai berikut :
1. Customer Customer merupakan pembeli suatu barang atau  konsumen  yang  membeli  barang  dan melakukan  proses  transaksi  pembayaran atau pada saat mengklaim garansi. Didalam
sistem ini pembeli tidak terlibat langsung di dalam  sistem. Customer hanya  dapat mengetahui informasi tentang barang yang akan  dibeli,  transaksi,  bukti  pembayaran ( Invoice dan  DO)  atau  pada  proses  klaim garansi (Sales Return).
2. Accounting ( User )
Accounting User dapat  mencatat  transaksi  – transaksi data keuangan ke database, Membuat sales invoice dan sales order dan Menampilkan table  informasi  katagori  barang  yang  akan  di invoicekan, dan  memberikan adjustment pada barang tertentu.
3. Admin ( User )
Admin (User) Memcatat permintaan pembelian dan aktivitas pemesanan barang pada  vendor  dan  membuat Penawaran penjualan  yang  berfungsi  untuk  mencatat berbagai jenis barang yang ingin dan dapat dijual pada customer.
4. Logistik (User )
Logistik (User) Menampilkan tabel
informasi  katagory  barang  yang  dimiliki dan  membuat  /  menambah  item  baru  dan mencatat  aktifitas  penerimaan  barang masuk (retur) dan keluar (Do)

## Aktivity Diagram
Activity diagram adalah salah satu cara untuk memodelkan  event-event  yang  terjadi  dalam suatu use  case. Diagram  ini  juga  dapat digantikan  dengan  sejumlah  teks.Namun, penggunaan teks kadang terlalu sulit dipahami, terutama  jika  aliran-aliran  event  berbelit-belit dan  memiliki  banyak  alternatif.  Dalam  hal yang  terakhir  ini,  seringkali activity  diagram yang bersifat grafis, lebih mudah dimengerti. Activity diagram digunakan untuk memodelkan aspek dinamis dari sistem, dalam pemodelan  dinamis  suatu  sistem,  dalam kebanyakan  hal,  terjadi  langkah-langkah berurutan  ( sequential) serta  konkruen  dalam proses komputasi.
Dengan activity diagram kita juga memodelkan  aliran-aliran  dari  objek  dalam pergerakannya dari suatu state ke state lainnya dalam suatu aliran kendali.
Berikut  ini  adalah Activity  Diagram yang menggambarkan  proses  utama  sistem  yang sedang berjalan pada Accounting.
Gambar 7. Activity Diagram Accounting
Sedangkan admin  sales dalam  Sistem Accurate ini memiliki aktivitas seperti berikut :
Gambar 8. Activity Diagram Admin Sales
Di bawah ini adalah activity diagram logistic
Gambar 9. Activity Diagram logistik
Pada  gambar  8  menggambarkan activity diagram pada  alur  proses  klaim  garansi. Adapun  yang  dapat  dilakukan  oleh  logistik dalam  Sistem Accurate antara  lain  sebagai berikut :
1. Jika  Logistik  membuka    menu Inventory, maka akan tampil menu item, yakni tambah item barang dan lihat item barang. Di menu ini  logistik  dapat  memasukkan  data,  dan kemudian melihat hasil data yang dimasukkan.
2. Jika  logistik  memilih  menu sales maka akan  tampil  dua  pilihan  dari  menu  ini, yakni  menu sales  return dan delivary order ,  pada  menu sales  return  user dapat membuat sales  return ,  lihat sales  return , membuat  surat Delivary  order  (DO) dan lihat Delivary order.
3. Jika memilih keluar, maka user akan keluar dari halaman sistem.
Berikut  Activity  Diagram  pada  saat  proses penginputan item
Gambar 10. Activity Diagram Input Item
Prosesnya input barang pada item yaitu :
1. Logistik  memilih  menu inventory, maka akan tampil menu item
2. Pilih new untuk  menambahkan  item  yang baru,  maka  akan  tampil  form  yang mengharuskan user menginput data, berdasarkan Item type ( Inventory partdan Non  inventory  part)  Item No, deskripsi, catagory , Quantity,  Default  Wherhouse, quantiyu, unit, cost, total value, wherhouse OB dan As of.
3. Jika memilih keluar, maka user akan keluar dari halaman sistem.
Squence Diagram S equence Diagram digunakan untuk mengetahui  alur  sistem  berdasarkan  waktu. Berikut sequence diagram  bagi user. Diagram sekuen  menggambarkan  perilaku  objek  pada Use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan  yang dikiimkan dan diterima oleh objek. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram tersebut maka harus di  ketahui  objek  –  objek  yang  terlibat  dalam Use case beserta metode – metodenya.
Gambar 11. Squence Diagram
Berdasarkan diagram di atas user dapat melakukan berbagai aktivitas, namun sebelumnya untuk masuk, user harus melakukan login .  Setelah  itu  iklik  pada  menu sales lalu  pilih delivary  order, maka  perintah untuk menampilkan akan berjalan, ketiga klik list customer dan list item  kemudian  isi  data dan klik tombol simpan.
Gambar 12. Squence Diagram Sales Return
Logistik dalam melakukan proses sales return bisa  dilihat  pada  diagram  di  atas,  klik  pada menu sales dan  pilih sales  return, maka perintah  untuk  menampilkan  akan  berjalan, ketiga klik list customer dan list item kemudian isi data dan klik tombol simpan.

## Analisis Permasalahan Sistem Berjalan
Setelah  melakukan  analisis  Aplikasi Pada  PT.  Elektra  Baru  Sukses,  maka  langkah selanjutnya  melakukan  anlisa  data  dan mengawasi analisa penelitian. Evalusai merupakan  tahap  yang  paling  penting  yang harus  dilakukan.  Tahap  dari  evaluasi  adalah menilai  seluruh  kerja  dari  sistem  yang  ada selama  ini,  apakah  sudah  cukup  optimal  atau belum, diantarnya sebagai berikut : 1. Pada  barang  tidak  terdapat serial  number dan  hanya  ada  nomor  refrensi  seperti  tipe barang.
2. Masih  adanya  kekurangan  pada  kolom penambahan serial number , saat penambahan  item  stok  pada  sistem Accurate 3.
3. Karena  pada  saat  penambahan  item  tidak ada  kolom serial  number maka  pada  saat pembuatan  surat  jalan  atau  DO (delivary order) pun  tidak  ada serial  number, begitupun  pada  kolom sales  return, yang tidak dapat  diisikan dengan serial number yang  nantinya  dapat  digunakan  untuk mengidentifikasi  barang  yang  dijual  pada customer PT. Elektra Baru Sukses, karena dari serial  number dapat  dipastikan  setiap barang  yang  mempunyai serial  number pada setiap item dapat membantu
memudahkan  penerimaan  klaim  garansi untuk mengidentifikasi barang tersebut.
Berikut ini gambar barang yang tidak terdapat serial number pada setiap item.
Gambar 13. Item Barang
Terlihat  seperti  gambar  15  nomor  refrensi barang  adalah  kode  yang  dikeluarkan  oleh pihak supplier yang  dapat  menjadi  identitas barang,  begitupun  kode barcode yang  terlihat persamaanya  pada  setiap  item  barang  dengan nomor refrensi yang sama, maka setiap barang yang  dikeluarkan  atau  yang  terjual  pihak penerima  klaim  garansi,  cukup  sulit  untuk mengidentifikasi  masa  garansi  barang,  dan identifikasi penjual barang.
Gambar 14. Form Input Item
Seperti  yang  terlihat  di  atas,  tidak terdapatnya  menu  serial  number  pada  saat menginput  data  pada  menu inventory ,  maka pada  proses  selanjutnya  ketika  ada  pembelian dari customer ,  logistik  akan  membuatkan Delivary  Order (Do).  Pada  proses  klaim garansi, Delivary Order (Do) wajib dibawa.
Gambar 15. Form Delivary Order
Sama halnya dengan penambahan item pada  menu inventory ,  tidak  terdapatnya  menu serial  number  pada  saat  menginput  data  pada Form Delivary Order (Do) , dapat dilihat pada gambar 17.
Pada Form Sales Return tidak terdapat kolom serial  number yang  dapat  dipilih  pada saat barang dalam proses retur. Maka pada saat ini  penerimaan  klaim  garansi  sistem  yang berjalan di PT. Elektra Baru Sukses ialah hanya dengan  mengidentifikasi  pada  DO (Delivary Order) dan Sales  Invoice. Berikut  Formulir Sales Return :
Gambar 16. Form Sales Return

## Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah  mendapatkan  data-data  penelitian, maka  penulis  melakukan  analisa  data  dan mengevaluasi  penelitian.  Pada  tahap  evaluasi adalah  tahap  yang  penting  dikarenakaan menilai  seluruh  kerja  dari  sistem  yang berjalaan  saat  ini  apakah  sudah  optimal  atau masih perlu perbaikan. Jika sistem masih perlu perbaikan  maka  akan  disarankan  usulan pemecahan  masalah  hingga  system  berjalan dengan  optimal.  Setelah  melakukan  evaluasi pada sistem klaim garansi di PT. Elektra Baru Sukses  maka  penulis  dapat  menyimpulkan bahwa  pada  sistem  yang  berjalan  tersebut masih belum optimal.
Permasalahan  ditemukan  dikarenakan  pada saat  penginputan  stok  barang  di  sistem inventory, sistem  tersebut  belum  mendukung penginputan serial  number untuk  barang  baik secara  manual  maupun  secara scan  barcode . Hal itu berimbas pada saat mengeluarkan stok barang  dari  sistem  di  surat  DO (Delivary Order) tidak dapat mencetak serial number dan akan  menyulitkan  mengetahui  histori  barang ketika  barang  diretur  untuk  di  proses  klaim garansi pada menu sales return.
Gambar 17. Usulan penambahan kolom Serial number
5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan maka dapat disimpulkan :
a. Tidak terdapatnya serial number atau kode unik  pada  setiap  item  barang,  yang menyebabkan sulit nya
untuk mengidentifikasi barang dikarenakan barang  hanya  terdapat  nomor  refrensi  dan kode barcode yang  sama  pada  setiap  tipe barang.  Sehingga  menambah field  form input serial number pada sistem dari awal pada  saat  stok  diinput  dan  diintergrasikan pada form Delivery Order
untuk
pembuatan surat jalan (DO) dan form sales return yang  otomatis  dapat  memunculkan serial  number yang  sesuai  dengan  DO barang.
b. Tidak  terdapatnya  menu  di  dalam  sistem inventori untuk registrasi  serial  number
pada barang. Maka diberikan serial number yang ditempelkan pada barang (numbering product).

## DAFTAR PUSTAKA
Rosa, A.,& Shalahudin. 2013. Modul Pembelajaran  Rekayasa  Perangkat Lunak. (Terstruktur  dan  Berorientasi Objek). Bandung: Informatika.
Widodo, P.P., & Herawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung :
Penerbit Informatika.
http://www.ebs.co.id/index.php/ebs- profile.html http://acisindonesia.com/sejarah-accurate- accounting-software/