## OPTIMALISASI MRP PARAMATER PADA COMMON MATERIAL UNTUK MEMBERI NILAI TAMBAH PADA PROSES KANBAN DI PT UNELEC INDONESIA (UNINDO) DENGAN SIMULASI PART- VARIABLE TOOLS
Budi Susatyo   Yaya Sudarya Triana Program Magister Teknik Industri, Universitas Mercu Buana Jl. Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta 11650 E-mail: budisusatyo@ymail.com, yaya.sudarya@mercubuana.ac.id
Abstrak  -- Part-Variable  Tools merupakan    aplikasi  kecil  yang  dibuat  dengan  Ms.  Excel,  untuk melakukan perhitungan dan usulan MRP parameter dengan mempergunakan data transaksi bahan baku paling sedikit 1 tahun kebelakang. ”Common Material” adalah tipe bahan baku yang ada di PT UNINDO  yang  harus  selalu  tersedia  dalam  kotak  (bin)  di  Gudang  Persediaan  dan  sumber kebutuhan  akan  bahan  baku  ini  diminta  oleh  karyawan  Gudang.  Permintaan  jumlah  kuantitinya berdasarkan  jumlah  akutal  yang  ada  dibandingkan  dengan  nilai  level  permintaan  kembali  (ROP) yang  tertera  pada  KARTU  KANBAN.  Nilai  ROP  tersebut  merupakan  parameter  MRP  yang digunakan  dalam  perhitungan  kebutuhan  material.Perhitungan  MRP  dibutuhkan  untuk meningkatkan kualitas, produktifitas, dan efisiensi, perbaikan komunikasi, dan menurunkan biaya- biaya  dan  hal  hal  yang  tidak  diperlukan  serta  mendekati  keinginan  konsumen  dengan meminimalkan waktu tunggu ( Kootaneel, 2013 )
Kata kunci : MRP, ROP, ABC , Excel, KANBAN
Abstrak  -- Part-Variable  Tools merupakan    aplikasi  kecil  yang  dibuat  dengan  Ms.  Excel,  untuk melakukan perhitungan dan usulan MRP parameter dengan mempergunakan data transaksi bahan baku pa ling sedikit 1 tahun kebelakang.”Common Material” adalah tipe bahan baku yang ada di PT UNINDO  yang  harus  selalu  tersedia  dalam  kotak  (bin)  di  Gudang  Persediaan  dan  sumber kebutuhan  akan  bahan  baku  ini  diminta  oleh  karyawan  Gudang.  Permintaan  jumlah  kuantitinya berdasarkan  jumlah  akutal  yang  ada  dibandingkan  dengan  nilai  level  permintaan  kembali  (ROP) yang  tertera  pada  KARTU  KANBAN.  Nilai  ROP  tersebut  merupakan  parameter  MRP  yang digunakan  dalam  perhitungan  kebutuhan  material.Perhitungan  MRP  dibutuhkan  untuk meningkatkan kualitas, produktifitas, dan efisiensi, perbaikan komunikasi, dan menurunkan biaya- biaya  dan  hal  hal  yang  tidak  diperlukan  serta  mendekati  keinginan  konsumen  dengan meminimalkan waktu tunggu ( Kootaneel, 2013 )
Kata kunci : MRP, ROP, ABC , Excel, KANBAN

## PENDAHULUAN
PT.Unelec Indonesia
(UNINDO)
merupakan  badan  usaha  milik  bersama  antara PLN  dan  Alstom  dalam  usaha  memproduksi Trafo  atau  Transformer.  Proses  produksinya bersifat job  order .  Pada  proses  pengaturan bahan baku di UNINDO, bahan baku dibedakan menjadi  dua  kategori.  Kategori  pertama  adalah material  spesifik  dan “ common  material ”. Material  spesifik  adalah  bahan  baku  yang hanya  digunakan  oleh  order  atau  proyek tertentu. Sedangkan common material merupakan  bahan  baku  yang  dapat  digunakan disemua order atau proyek.
Beberapa bulan kebelakang pihak bagian pengawasan bahan baku melakukan serangkai evaluasi  untuk  mengurangi  seperti  “ Shortage, high  costs,  wastes ”  dengan  mengevaluasi
kembali  parameter  yang  berkenanan  dengan perencanaan  kebutuhan  material  (MRP)  serta elemen pendukungnya, dengan mempergunakan  data  transaksasi  bahan  baku selama dua tahun kebelakang.
Sebelum  memproses  data  transaksi tersebut,  perlu  dibuatkan  tingkat  pemakaian bahan baku agar bahan baku dapat dikalisifikasikan    tingkat  konsumsi  bahan  baku dalam  proses  produksi,  dengan  menggunakan metode  ABC  analisis,  dimana  metode  tersebut telah dipahami dengan cara untuk mengkalisikasikan item bahan baku berdasarkan prinsip Pareto.
Klasifikasi ini dimaksudkan untuk mengkelompokan bahan baku didalam klasifikasi  yang  berbeda  bisa  A,  B,  atau  C sesuai  dengan  kepetingan  pengukuran  yang
ditentukan  (Jamshidi  et  al.,  2008).  Pengukuran dalam klasifikasi ABC analisis ini adalah tingkat konsumsi  atau  pemakaian  bahan  baku  yang digunakan  dalam  proses  produksi,  maka dibuatlah tabel klasifikasi konsumsi bahan baku dengan  assumsi  konsumsi  dalam  persentase seperti pada Tabel 1.
Adapun  hasil  pengolahan  data  selama dua  tahun  (Periode  bulan  Juni  2013  hingga Maret  2015),  didapatkan  tingkat  pemakaian bahan  baku  dalam  diagram  pareto  ditunjukan pada Gambar 1.
Tabel 1. Tingkat Konsumsi Bahan Baku Klasifikasi Deskirpsi Klasifikasi A Bahan Baku dikonsumsi  atau diserap dalam proses produksi lebih dari 70 % B Bahan Baku dikonsumsi  atau diserap dalam proses produksi lebih dari  50  % kurang dari 70% C Bahan Baku dikonsumsi  atau diserap dalam proses produksi lebih dari  0  %  hingga 50 % D
Bahan Baku tidak dikonsumsi  atau diserap dalam proses produksi lebih dari 1 tahun (0%)
Gambar 1. Pareto Tingkat Konsumsi Common Material di Produksi PT Unindo Selama 2 Tahun
Dari  Pareto  pada  Gambar  1,  tingkat penyerapan  dapat  disimpulkan  kurang  efisien. Hal ini bisa menimbulkan bahan baku terbuang, dan  investasi  pada  bahan  baku  banyak menumpuk.  Sehingga  perlu  diadakan  evaluasi parameter  pemesanan  kembali.  Salah  satu evaluasi adalah parameter MRP.

## Material Requirement Planning (MRP)
MRP  merupakan    sistem  penjadwalan proses  produksi  dan  pengaturan  persediaan untuk  menunjang  proses  manufaktur.  Saat  ini proses  MRP  banyak  menggunakan  perangkat lunak seperti SAP, MFG/Pro, Oracle  walaupun secara manual dapat dilakukan  (Gautam et al, 2012).
Sistem MRP diharapkan dapat mencapai tiga objektif, yaitu: memastikan material tersedia untuk proses produksi dan ketersediaan  untuk  dikirim  ke  konsumen, menjaga kemungkinan terjadinya level persediaan  yang  terendah  dan  menjadwalkan kegiatan manufacturing (Javadian et al., 2013), pengiriman  dan  pembelian  .  Bila  ketiga objektif tersebut  diatas  dapat  diimplementasikan  maka akan mengurangi pembiayaan dan meningkatkan  keuntungan  bagi  perusahaan (Jha, 2012)
Input atau informasi masukan untuk MRP dengan  menggunakan  perangkat  lunak  pada komputer  dapat  di  lihat  pada  Gambar  2  (Jha 2012).
Untuk Common Material pada tulisan ini, maka  sebagai  komponen  MRP  adalah  data persediaan ( Inventory Record ) , yang termasuk didalamnya  adalah  informasi  status  tiap material,  meliputi  kebutuhan  kotor,  jadwal penerimaan dan nilai dari stok yang ada.Begitu pula  untuk  informasi  lead  time,  penyalur,  serta lot size serta jadwal kapan diterima dan dipakai, hingga  pembatalan  order  yang  dicatat    dalam proses ini. (Jha, 2012).
Kanban Kanban
dipergunakan di Toyota Production  System  yang  dimaksudkan  untuk mengawasi  atau  memantau  level  persediaan, baik  bahan  baku  dan  terjaminnya  ketersediaan bagian-bagian  dari  komponen.(Taherian  et  al, 2012).  Dengan  mengunakan  kartu  adalah proses utama dalam Kanban sebagai informasi atau  signal  yang  memberitahukan  bahan  baku harus  bergerak  ke  produksi  atau  permintaan barang  dari  supplier  ke  fasilitas  produksi (Gravel et al., 1995).
Di  dalam  kartu  Kanban  yang  digunakan oleh  pihak  Unindo  dicantumkan  nama  barang dan    besarnya  angka  tingkat  pemesanan kembali  (ROP).  Implementasi  Kanban  di UNINDO adalah Kanban untuk proses pemesanan  bahan  baku  ke  Penyedia  barang dengan  melihat  jumlah  stok  aktual  bahan  baku dengan  membandingkan  angka  atau  nilai  ROP pada  kartu  kanban.  Dengan  menggunakan kartu  Kanban  tersebut  gudang  bahan  baku
diharapkan  langsung  memberikan  kartu  ke pihak  staf  pembalian  untuk  dilakukan  proses pemesanan  di  divisi  pembelian  bila  actual jumlah  atau  kuntitas  bahan  baku  sudah  sama atau kurang dari nilai ROP pada kartu.

## METODOLOGI
Pada artikel ini, langkah-langkah metodologi  yang  dilakukan  dapat  dilihat  pada Gambar 3.
Gambar 2. Proses Informasi MRP dengan Perangkat Lunak
Alur Metodologi Penjelasan Alur  Menelah dan mengamati parameter MRP. Melakukan  proses  untuk  melihat  komponen  atau variable apa saja yang mempengaruhi.
 Menyiapkan data transaksi 2  tahun kebelakang. mengambil data primer dari data transaksi pengambilan dan pembelian bahan baku.
 Melakukan  Perhitungan  atau  mencari  nilai  parameter MRP yang di amati.
Membuat permodelan matematik serta statistik
 Mendapatkan nilai baru parameter ?,
Melakukan  pengecekkan  terhadap  hasil  perhitungan secara  matematis  untuk  mendapatkan  nilai  baru parameter  yang  diteliti  maka  lanjutkan  ke  langkah berikutnya,  bila  tidak  maka  dilakukan  proses perhitungan kembali.
 Mengambil  sampel  bahan  baku  ke  dalam  proses hitung dan memvisualkan dalam grafik pemesanan. Melakukan  proses  hitung  atau  evaluasi  untuk  bahan baku dari data yang ada.
 Memindahkan  proses  perhitungan  dan  hasil  grafik kedalam perangkat lunak. Proses dimana menuliskan langkah langkah pemasukan  data  ,  proses  perhitungan  dan  proses penampilan  hasil  yang  telah  dilakukan  dilangkah metodelogi sebelumnya serta dibakukan dan distandarisasikan kedalam perangkat lunak.
Gambar 3. Alur metodologi

## Menelah atau Mengamati Paramater MRP
Komponen  input    atau  parameter  yang mempengaruhi MRP (Jha, 2012) adalah: Bill Of Material (BOM), Master  Production  Schedule dan Inventory  Record . Pada  penjelasan sebelumnya  mengenai  MRP  di  Jurnal  ini Lead Time,  Level  Pemesanan  (Re-Order  Point),  Lot Size merupakan bagian dari Inventory Record .

## Lead Time
Dalam  jurnal  ini Lead  Time yang  perlu diperhatikan  sebagai  berikut:  asal  Negara Penyalur  dari  pembuatan  atau  penyedia  bahan baku termasuk proses pengurusan di pelabuhan  atau  di  bandara  bila  diperlukan, lama  proses  produksi/penyiaapan  material hingga proses pengiriman oleh supplier ( Purchasing  Delivery  Time /  PDT)  dan  proses penyiaapan  dokument  mulai  dari  permintaan pembelian  (PR)  hingga  dikirimnya  Order Pembelian  ke  supplier.( Internal  Processing ). Dari ketiga hal yang mempengaruhi Lead Time maka  dapat  dibuatkan  tabel  lead  time  seperti Tabel 2.
Table 2. Total Lead Time berdasarkan negara asal Asal Negara SEA / LAND PDT Internal Processing Total Lead Time CHINA 22 10 32 DENMARK 36 10 46 INGGRIS 36 10 46 HONGKONG 17 10 27 INDIA 26 10 36 INDONESIA 4 10 14 ITALIA 36 10 46 SINGAPURA 17 10 27 Turki 36 10 46

## Level Pemesanan Kembali (ROP)
Strategi dari ROP adalah memperhatikan secara  terus  menerus  dimana  harus  dibuat keputusan untuk pemesanaan kembali berdasarkan  posisi  atau  level  dari  persediaan yang  ada,  ketika  batas  persediaan  kurang  dari satu  level  ROP  yang  dibuat  maka  dilakukan proses  pemesanan  kembali.  (Grewal,  2010). Evaluasi nilai ROP, dilakukan dengan mempelajari dari transaksi pengambilan barang dari  gudang  bahan  baku  ke  bagian  proses produksi, dengan persamaan (1) dan (2).

## 
Ch  =  (x1,x2,x3,x4….) x 12 / 360 hari  ( pemakaian perhari ) n (1) ROP =  Ch x  Tld (2) dimana: n =   Jumlah data ( Bulan )  x 
= x1,x2,x3,4 Tld
= Total Lead Time

## Lot Size
Lot  Size  yang  dimaksud  dalam  artikel ini adalah  jumlah  banyak  pesan  yang  dinilai optimal  dengan  melihat  transaksi  pembelian
dan  dikonfirmasikan  kembali  ke  supplier. Apakah  ada  minimum  order  untuk  material yang  dievaluasi.    Dengan  menggunakan persamaan (3). Lot Size =  (MAXpo + Minpo) / 2 (3) dimana: n =  Jumlah data ( Bulan ) MAXpo =  Nilai maksimal dari pembelian (x1,x2..) MINpo =  Nilai minimum dari pembelian (x1,x2..)  x =  x1,x2,x3,4 ( banyaknya pembelian perbulan )
Lot size bisa disesuaikan dengan nilai minimum order dari penyalur / penyedia bahan baku yang telah disepakati oleh bagian pembelian.
Proses  pengambilan  data  transaksi  baik pembelian  dan  pemakaian  dilakukan  dengan mengunduh  data  dari  ERP  yang  digunakan
oleh  PT  UNINDO,  saat  ini  PT.  UNINDO menggunakan ERP SAP sehingga  data diunduh menggunakan laporan material dokumen dengan nama menu “MB51”
Dengan  data  yang  telah  didapatkan maka  data  tersebut  dengan  menggunakan
Ms.excel  ditampilkan  hasil  perhitungan  dengan mengikuti persamaan (1),  (2) dan (3), sebagaimana  ditampilkan  pada  Gambar  3. Hasil  Perhitungan  Data  2  Tahun.  Dengan
didapatkan  nilai  parameter  baru  dari  proses perhitungan data 2 tahun kebelakang.

## Gambar 3. Hasil Perhitungan data 2 Tahun
Mengambil  sampel  bahan  baku  ke  dalam proses  hitung  dan  memvisualkan  dalam grafik pemesanan
Sebagai  studi  kasus  atau  sampel  untuk mendapatkan  angka  optimal  parameter  MRP dapat  diperhatikan  sampel  berdasarkan  data list  transaksi  untuk  bahan  baku  dengan  kode “UTC0102132” .
Didapatkan  data  pengambilan  barang dari  gudang  material  ke  produksi  seperti  pada Gambar  4.  List  transaksi  pengambilan  barang UTC0102132  dan  data  pembelian  Pembelian seperti  pada Gambar  5.  List  transaksi pembelian  UTC0102132,  sedangkan  penyalur berasal dari Indonesia.
Gambar 4. List transaksi pembalian barang UTC0102132
Gambar 5. List transaksi pembelian UTC0102132
Dengan mengikuti notasi rumus persamaan (1), (2)  dan  (3),  maka  didapatkan  dijabarkan pencarian  nilai  pemakaian  perhari  sebagai berikut:
Ch = x 12 / 360 hari  ( daily usage per day ) n
Ch = ( ( 1128 / 20 ) X 12) / 360 Ch = 1.88 di bulatkan menjadi 2
ROP = Ch x  Tld
Dicari  nilai Re-Order Point , sesuai dengan notasi rumus 2 Tld = 14 ( sesuai dengan tabel 2) ROP = 2 X 14 ROP = 28 EA ditambah nilai satu sehingga 29 EA
Lot Size =  (MAXpo + Minpo) / 2
Pada sampel bahan baku ini hanya terjadi satu kali  pembelian  maka  didapatkan  nilai Lot  Size sebesar 567 . Berdasarkan sampel hitungan nilai optimal  parameter  terbaru,  maka  dapat  di
proyeksikan  pemesanan  bahan  baku  dengan Gambar 6.
Gambar 6. Grafik Simulasi Pemakain Bahan Baku Satu Tahun kedepan
Memindahkan proses perhitungan dan hasil grafik kedalam perangkat lunak Dengan
didapat hasil langkah sebelumnya,  maka  semua  proses  pemasukan data, proses pehitungan serta penampilan hasil dalam  bentuk  grafik  akan  dibaku  atau distandarisaikan  agar  bisa  digunakan  sebagai alat  untuk  mendapatkan  nilai  optimal  untuk proses MRP kedalam perangkat lunak.
Perangkat  Lunak  ini  diberi  nama part variable-tools, tujuan  dari  perangkat  lunak  ini untuk  mensimulasikan  semua  variable  yang
dimasukan  ke  dalam  inputan  yang  tersedia. Aplikasi tersebut menginformasikan hasil seperti terlihat pada Gambar 7.
Parameter MRP terbaru, dengan menampilkan  grafik  pemakaian  transaksi  yang telah  terjadi,  dan  kesimpulan  pemakaian dengan  level  kategorinya.  serta  menampilkan pula grafik pemakaian bahan dengan menggunakan parameter
MRP yang disarankan  sebagaimana  diperlihatkan  pada Gambar 8.
Gambar 7. Tampilan Part Variable Tools

## Gambar 8 Tampilan Grafik  Part Variable Tools

## KESIMPULAN
Pihak Manajemen PT.
UNINDO khususnya pada bagian Material Planner dapat dengan  cepat  mendapatkan  nilai  optimal  untuk parameter MRP, dengan cara memproyeksikan data  transaksi  yang  ada,  Data  transaksi tersebut  dapat  disimulisaikan  untuk  proyeksi pemakaian  dan  kapan  pemesanan  yang  baik dengan  dibantu  grafik  pemakaian  satu  tahun kedepan.  Pihak  manajemen    dapat  merubaha nilai  yang  didapatkan  oleh  aplikasi  part
variable-tools,  dan  bisa  dikatakan  sebagai umpan  balik  dengan  parameter  yang  telah dimasukan.
Dengan  Tercapai  nilai  Optimal  MRP maka  shortage,  waste,  dan  pemesanaan  yang berlebihan  dapat  dikurangi  atau bahkan dihilangkan.  Dengan  nilai  ROP  yang  telah didapat  diharapkan  pihak  Material  Planner dapat  mengganti  angka  ROP  pada  Kartu Kanban  sehingga proses  actual  di  gudang  dan di ERP system sejalan dan saling berkorelasi.

## REFERENSI
Javadian,  Akbar.,  Kootanaee,  K.  Nagendra Babu,  Hamidreza  Fooladi  Talari,  Just-in- Time Manufacturing System: From
Introduction  to  Implement, International Journal  of  Economics,  Business  and Finance . 2013; 1 (2): 7-25.
Gautam,  Rajesh.,  Sunil  Kadyan,    Sandeep Ohlan , Comparison  of  JIT  with  other Industrial  Production. International  Journal of  Scientific  &  Engineering  Research ,  2012; 3 (10): 1-7.
Grewal,  Chandandeep  S.,  Silvanus  T.  Enns, and Paul Rogers, Robustness-based Comparison  of  Reorder  Point  and  Kanban Replenishment  Strategies, Proceedings  of the  World  Congress  on  Engineering .  2010;
3: 1-6. Jamshidi,  Hossein;Jain,  Ajeet.  Multi-Criteria ABC Inventory Classification: With Exponential  Smoothing  Weights. Journal  of
Global Business Issues . ,2008; 2 (1): 61-67. Jha,  Vaibhav.  MRP-JIT  Integrated  Production System, International Journal of Engineering Research  and  Applications  (IJERA) .  2012; 4: 2377-2387. Taherian, Taher, Samira Bairamzadeh, Scheduling Oriented Improvement of Kanban  Card  Resupplying  In  Logistic Systems at Automotive Industry, International Journal of Computer Applications  (0975 –  8887). 2010;  49  (14):
13-21.