## Institute of Research and Publication Indonesia CONSEN: Indonesian Journal of Community Services and Engagement
Journal Homepage: https://journal.irpi.or.id/index.php/consen Vol. 4 Iss. 2 November 2024, pp: 155-159 P-ISSN: 2828-9943 E-ISSN: 2809-0217

## Socialization of Certificate Making Using Mail Merge for the Officials of Bukit Ewih Tamidelem Village

## Sosialisasi Pembuatan Sertifikat Menggunakan Mail Merge pada Aparat Desa Bukit Ewih Tamidelem
Amna 1* , Rahmadi Asri 2 , Basyirah 3 , Masri Ramadhan 4 , Whin Temas Mico Saputra 5 , Ridha Yuniara 6 , Zulida Susanti 7 , Anna Permatasari Kamarudin 8
1,2 Teknik Informatika, Universitas Gajah Putih, Indonesia
3 Manajemen, Universitas Gajah Putih, Indonesia
4,6 Ekonomi Pembangunan, Universitas Gajah Putih, Indonesia
5 Agroteknologi, Universitas Gajah Putih, Indonesia
7 Budidaya Perairan, Universitas Gajah Putih, Indonesia
8 Agribisnis, Universitas Gajah Putih, Indonesia
E-Mail: 1* amnaa98@hotmail.com, 2 rahmadi2808@gmail.com, 3 basyirahse@gmail.com,
4 masriramadhan5587@gmail.com, 5 whinthemasmico@ugp.ac.id, 6 ridhayuniara@gmail.com,
7 zulidasusanti85@gmail.com, 8 annapermatasari83@gmail.com
Makalah: Diterima 16 Juli 2024; Diperbaiki 19 Juli 2024; Disetujui 21 Agustus 2024 Corresponding Author: Amna

## Abstrak
Kegiatan sosialisasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi desa dalam pembuatan sertifikat dengan memanfaatkan teknologi mail merge pada aparat Desa Bukit Ewih Tamidelem, Aceh. Melalui pelatihan ini, peserta diperkenalkan pada konsep dasar dan langkah-langkah praktis penggunaan mail merge untuk pembuatan sertifikat. Metode yang digunakan meliputi sesi teori dan demonstrasi langsung serta evaluasi melalui pre-test , post-test , dan kuesioner. Hasil pelatihan menunjukkan peningkatan yang signifikan dalam pengetahuan dan keterampilan peserta di mana didapatkan nilai pre-test 0%, 10%, 0%, 0%, 0%, dan 0% sedangkan post-test sebesar 50%, 40%, 20%, 30%, 30%, dan 0%. Tingkat kepuasan peserta terhadap kegiatan sosialisasi mencapai 55% berdasarkan hasil kuesioner. Sosialisasi ini diharapkan dapat diterapkan di Desa Bukit Ewih Tamidelem agar meningkatkan kualitas pembuatan sertifikat dan meningkatkan proses administrasi desa keseluruhan.
Kata kunci: pengabdian, sosialisasi, mail merge , pembuatan sertifikat, Microsoft Office

## Abstract
This socialization activity aims to improve the efficiency and accuracy of village administration in certificate making by utilizing mail merge technology for the officials of Bukit Ewih Tamidelem Village, Aceh. Through this training, participants were introduced to the basic concepts and practical steps of using mail merge for certificate making. The methods used included theoretical sessions, live demonstrations, and evaluations through pre-tests, post-tests, and questionnaires. The training results showed a significant increase in participants' knowledge and skills, with pre-test scores of 0%, 10%, 0%, 0%, 0%, and 0%, and post-test scores of 50%, 40%, 20%, 30%, 30%, and 0%. Participant satisfaction with the outreach activity reached 55% based on the questionnaire results. It is hoped that this socialization can be implemented in Bukit Ewih Tamidelem Village to improve the quality of certificate making and enhance overall village administrative process.
Keyword: community service, socialization, mail merge, certificate making, Microsoft Word

## 1. Pendahuluan
Dalam  era  digital  saat  ini,  efisiensi  dan  akurasi  dalam  administrasi  desa  menjadi  hal  yang  sangat penting. Dengan kemajuan teknologi yang pesat, diperlukan peningkatan penguasaan ilmu teknologi di segala
bidang  [1][2].  Teknologi  informasi  dapat  menjadi  alat  untuk  membantu  administrasi  desa  [3].  Penggunaan berbagai  teknologi  seperti  Siskeudes  (Sistem  Keuangan  Desa),  SID  (Sistem  Informasi  Desa),  dan  e-voting untuk pemilihan kepala desa telah membantu mempercepat dan mempermudah jalannya administrasi desa. Peningkatan teknologi informasi dan komunikasi telah membuka berbagai peluang untuk mempermudah dan mempercepat proses tersebut. Desa-desa di seluruh Indonesia perlu beradaptasi dengan perkembangan ini agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
Salah satu cara untuk mencapai efisiensi tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi berbagai alat dan aplikasi digital yang tersedia. Penggunaan teknologi daam administrasi desa tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan manusia yang sering terjadi dalam proses manual [3]. Selain itu teknologi juga memungkinkan penyimpanan data yang lebih aman dan terorganisir, sehingga memudahkan akses dan pencarian informasi saat diperlukan.
Dalam konteks administrasi desa, sertifikat termasuk salah satu dokumen penting. Sertifikat adalah bukti tertulis atau tercetak yang menunjukkan bahwa seseorang telah menyelesaikan atau berpartisipasi dalam suatu kegiatan, seperti seminar atau pelatihan. Proses pembuatan sertifikat sering kali memerlukan ketelitian dan  waktu  yang  cukup  banyak,  terutama  jika  dilakukan  secara  manual  [5].  Untuk  acara  seperti  pelatihan, workshop , pertandingan, atau webinar, penyediaan sertifikat atau piagam penghargaan dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai aplikasi, baik secara online maupun offline [6]. Sertifikat dan berbagai dokumen seperti proposal, laporan kegiatan, surat menyurat, dan laporan keuangan dapat dibuat dengan menggunakan Microsoft Office [7][8].
Mail merge adalah salah satu fitur Microsoft Office yang sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi dalam pembuatan sertifikat [9]. Mail merge memungkinkan penggabungan data dari berbagai sumber dengan dokumen template, sehingga proses pembuatan dokumen dapat dilakukan secara otomatis dan efisien [10][11]. Keunggulan  menggunakan mail  merge adalah  memudahkan  pembuat  surat  atau  dokumen  karena  cukup membuat satu jenis surat atau dokumen yang kemudian dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda [12][13].  Misalnya,  dalam  pembuatan  sertfiikat, mail  merge dapat  mengisi  data  peserta  secara  otomatis  ke dalam template sertifikat, mengurangi waktu dan upaya yang dibutuhkan dibandingkan dengan cara manual. Penggunaan mail merge juga mengurangi risiko kesalahan penulisan nama atau informasi lainnya [14]. Dengan demikian, mail merge tidak hanya meningkatkan efisiensi dan akurasi [15], tetapi juga membantu memastikan bahwa setiap sertifikat yang diterbitkan sesuai dengan data yang ada.
Penerapan mail merge dalam administrasi desa, khususnya dalam pembuatan sertifikat, merupakan langkah  strategis  untuk  meningkatkan  produktivitas  dan  keandalan  pelayanan  kepada  masyarakat.  Dengan mengintegrasikan teknologi ini, desa-desa dapat menjalankan tugas administratif mereka dengan lebih lancar, cepat, dan tepat, yang pada akhirnya meningkatkan kualitas layanan publik dan kepuasan masyarakat.
Dalam konteks ini, sosialisasi penggunaan mail merge untuk pembuatan sertifikat bagi aparat Desa Bukit  Ewih  Tamidelem  merupakan  langkah  strategis  untuk  meningkatkan  efisiensi  kerja  dan  mengurangi kemungkinan  ksalahan.  Pelatihan  dan  sosialisasi  ini  bertujuan  untuk  memberikan  pemahaman  yang komprehensif kepada aparat desa mengenai cara menggunakan mail merge , mulai dari tahap persiapan data hingga pembuatan sertifikat yang siap cetak. Dengan demikian, diharapkan para aparat desa dapat menerapkan teknologi ini alam tugas sehari-hari mereka, sehingga pelayanan kepada masyarakat menjadi lebih cepat dan akurat.

## 2. Metode
Sosialisasi ini diadakan di Desa Bukit Ewih Tamidelem, Aceh dengan mengutamakan aparat desa sebagai peserta. Hal ini dikarenakan aparat desa merupakan pihak yang sering terlibat langsung dalam proses administrasi dan pembuatan sertifikat di desa. Dengan pemahaman dan keterampilan yang memadai dalam penggunaan mail  merge, aparat  desa  dapat  meningkatkan  efisiensi  dan  akurasi  dalam  pekerjaan  mereka, sehingga pelayanan kepada masyarakat menjadi lebih optimal. Adapun langkah-langkah sosialisasi tersebut sebagai berikut.
1) Survei awal
Pada tahap ini, kegiatan sosialisasi dimulai dengan pengenalan mengenai tujuan dan pentingnya pelatihan mail merge bagi aparat Desa Bukit Ewih Tamidelem. Tim pengabdi akan berkunjung ke tempat mitra sebelumnya untuk berkomunikasi mengenai penggunaan mail merge di desa, terutama untuk mendesain sertifikat.  Selain  itu,  tim  pengabdi  dan  mitra  mendiskusikan  waktu  dan  tempat  pelaksanaan  sekaligus mempertimbangkan kebutuhan untuk kegiatan.
2) Pelaksanaan kegiatan Sosialisasi dilaksanakan melalui dua sesi yaitu teori dan demonstrasi langsung. Sesi teori akan dijalankan melalui presentasi, di mana tim pengabdi akan menjelaskan kepada mitra dengan bantuan slide . Kemudian, dilanjutkan dengan sesi demonstrasi langsung, di mana tim pengabdi akan menunjukkan secara langsung bagaimana penggunaan fitur mail merge pada Microsoft Office.
3) Evaluasi
Untuk mengetahui efektivitas dari kegiatan, dilakukan evaluasi dengan cara pengisian pre-test , post-test , dan  kuesioner  oleh  peserta.  Evaluasi pre-test dan post-test berupa  jawaban  singkat  yang  dapat  dinilai dengan ‘iya,’ ‘tidak,’ dan ‘tidak pasti’ sedangkan kuesioner merupakan pertanyaan pilihan ganda. Dengan ini, pemahaman peserta akan dinilai serta perubahan tingkat pengetahuan dan keterampilan mereka dapat diukur. Evaluasi ini membantu memastikan bahwa tujuan sosialisasi tercapai dan memberikan dasar untuk perbaikan kegiatan sosialisasi di masa depan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Kegiatan dilaksanakan di Kantor Reje Desa Bukit Ewih Tamidelem. Di mana dihadiri oleh 13 orang peserta yang berkisar dari aparat desa hingga masyarakat. Kegiatan tersebut dimulai dengan pembukaan dari tim pengabdi. Dalam sesi pembukaan ini, tim pengabdi menjelaskan maksud dan tujuan dari sosialisasi mail merge kepada  para  peserta.  Penjelasan  mencakup  pentingnya  penggunaan  teknologi  dalam  meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi desa, khususnya dalam pembuatan sertifikat. Selain itu, tim pengabdi juga memberikan  gambaran  umum  tentang  materi  yang  akan  disampaikan  selama  sosialisasi,  sehingga  peserta memiliki pemahaman awal mengenai manfaat dan aplikasi praktis dari mail merge .
Setelah  sesi  pembukaan,  kegiatan  dilanjutkan  dengan  sesi  teori.  Pada  tahap  ini,  peserta  diberikan penjelasan  mendalam  mengenai  konsep  dasar mail  merge ,  fungsinya,  dan  bagaimana  alat  ini  bekerja. Penjelasan mencakup:
• Konsep  dasar mail  merge :  Pengertian mail  merge ,  manfaatnya  dalam  administrasi,  dan  contoh-contoh penggunaan yang relevan.
• Komponen utama mail merge : Penjelasan mengenai sumber data, dokumen utama, dan dokumen hasil.
• Persiapan data: Cara mempersiapkan dan mengatur data dalam format yang sesuai untuk digunakan dalam mail merge .
• Langkah-langkah  penggunaan:  Panduan  langkah  demi  langkah  untuk  menggabungkan  data  dengan dokumen template menggunakan mail merge di Microsoft Office.
Seterusnya, tim pengabdi melakukan demonstrasi langsung mengenai cara menggunakan mail merge untuk  membuat  sertifikat.  Dalam  demonstrasi  ini,  tim  pengabdi  menunjukkan  langkah-langkah  dari  mulai mempersiapkan  data  hingga  menghasilkan  sertifikat  yang  siap  cetak.  Peserta  diajak  untuk  memperhatikan setiap langkah dengan seksama dan mencatat poin-poin penting.
Sesi  kemudian  dilanjutkan  dengan  tanya  jawab.  Peserta  diberikan  kesempatan  untuk  mengajukan pertanyaan dan berdiskusi mengenai kendala atau kesulitan yang mereka hadapi selama praktik. Tim pengabdi memberikan  penjelasan  dan  solusi  atas  setiap  pertanyaan  yang  diajukan,  sehingga  peserta  mendapat pemahaman yang lebih mendalam.
Pada Gambar 1 menunjukkan bahwa peserta sedang mendengarkan penjelasan mengenai mail merge . Instruktur  menggunakan  proyektor  untuk  menampilkan  langkah-langkah  praktis  penggunaan mail  merge dalam pembuatan sertifikat. Beberapa peserta juga mencatat poin yang disampaikan, menunjukkan minat dan keinginan mereka untuk menguasai teknologi ini.
Untuk mengetahui efektivitas dari kegiatan, dilakukan evaluasi dengan cara pengisian pre-test , post- test ,  dan  kuesioner  oleh  peserta.  Dengan  ini,  pemahaman  peserta  akan  dinilai  serta  perubahan  tingkat pengetahuan  dan  keterampilan  mereka  dapat  diukur. Pre-test dilakukan  sebelum  pelatihan  dimulai  untuk mengetahui  pengetahuan  awal  peserta  tentang mail  merge untuk  pembuatan  sertifikat. Post-test dilakukan setelah  pelaihan  untuk  mengukur  peningkatan  pengetahuan  dan  keterampilan  setelah  mengikuti  sosialisasi. Kuesioner  digunakan  untuk  mengumpulkan  umpan  balik  dari  peserta  mengenai  kepuasan  mereka  terhadap pelatihan, kemudahan materi yang disampaikan, serta saran untuk perbaikan ke depan. Evaluasi ini membantu memastikan bahwa tujuan sosialisasi terpenuhi dan memberikan dasar untuk perbaikan kegiatan pelatihan di masa depan.
Pada pre-test dan post-test , diberikan sejumlah pertanyaan dengan rentang jawaban iya, tidak, dan tidak pasti. Hasil dari pre-test dan post-test tersebut disajikan dalam Gambar 2. berikut.
Gambar 2. Hasil pre-test dan post-test
Berdasarkan  Gambar  2.,  terjadi  peningkatan  yang  signifikan  dalam  pemahaman  dan  kemampuan peserta  mengenai mail  merge dalam  pembuatan  sertifikat.  Diperoleh  bahwa  didapat  nilai pre-test pada pertanyaan-pertanyaan tersebut secara berturut-turut sebesar 0%, 10%, 0%, 0%, 0%, dan 0% sedangkan nilai post-test secara  berturut-turut  50%,  40%,  20%,  30%,  30%,  dan  0%.  Hasil post-test menunjukkan  bahwa pertanyaan yang sebelumnya dijawab dengan ‘Tidak’ atau ‘Tidak pasti’ pada pre-test sebagian besar berubah menjadi ‘Iya’ pada post-test .
Selain tes kemampuan sebelum dan setelah sosialisasi, dilakukan juga pengambilan kuesioner. Hasil dari kuesioner dapat dilihat pada Gambar 3. berikut.

## Gambar 3. Hasil kuesioner peserta
Berdasarkan  Gambar  3.,  dapat  diketahui  bahwa  sebagian  besar  menyatakan  bahwa  materi  yang disampaikan cukup memuaskan dan mudah dipahami dan sesuai dengan kebutuhan mereka. Nilai tertinggi didapatkan pada “puas” yaitu sebesar 55%. Peserta merasa bahwa pelatihan memberikan pengetahuan yang langsung dapat diterapkan dalam tugas sehari-hari mereka. Dengan demikian, kegiatan sosialisasi mail merge di Desa Bukit Ewih Tamidelem berhasil mencapai tujuan yang diharapkan, yaitu meningkatkan pengetahuan
50% 40% 20% 30% 30% 0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 1 2 3 4 5 6 Post-test Pre-test Sangat tidak puas 5% Tidak puas 0% Puas 55% Sangat puas 40%
dan keterampilan peserta dalam penggunaan teknologi untuk pembuatan sertifikat. Sosialisasi ini diharapkan dapat diimplementasikan secara berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas layanan administrasi di desa.

## 4. Kesimpulan
Sosalisasi  dan  pelatihan  penggunaan mail  merge di  Desa  ukit  Ewih  Tamidelem,  Aceh  berhasil mencapai tujuan utamanya, yaitu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan aparat desa serta perwakilan masyarakat dalam penggunaan teknologi untuk administrasi desa. Hasil pre-test dan post-test menunjukkan peningkatan  signifikan  dalam  pemahaman  peserta  mengenai  konsep  dasar  dan  langkah-langkah  praktis penggunaan mail merge . Peserta yang sebelumnya memiliki pengetahuan terbatas kini merasa lebih yakin dan mampu menggunakan mail merge dalam tugas administrasi mereka. Selain itu, hasil kuesioner menunjukkan tingkat kepuasan yang tinggi terhadap pelatihan ini. Peserta merasa bahwa materi yang disampaikan muah dipahami. Manfaat yang dirasakan peserta mencakup peningkatan efisiensi, akuras, dan kepercayaan diri dalam menggunakan teknologi. Saran untuk peningkatan, diperlukan sesi praktik serta contoh kasus yang relevan. Hal ini menjadi bahan masukan untuk peningkatan program pelatihan di masa mendatang

## Referensi
[1] Rianto, Mubarok, H., Aradea, “IbID Pelatihan Penerapan Sistem Layanan Administrasi Penduduk Desa Berbasis Teknologi Informasi,” Jurnal Pengabdian Siliwangi , vol. 5, no. 1, pp. 68-72, 2019.
[2] Harahap,  V.S.,  Kamarudin,  A.P.,  Putri,  S.M.,  Suknah,  Asry,  L.,  Amna,  Fachri,  H.,  “Sosialisasi  dan Pelatihan  Cerdas  Bermedia  Sosial  dalam  Menangkal  Berita  Hoaks,” Jurnal  Pengabdian  kepada Masyarakat Ceria (JPKMC) , vol. 2, no. 1, pp. 210-215, 2024.
[3] Yuniadi,  M.,  “Penerapan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  di  Desa  (Studi  Kasus  di  Kabupaten Lamongan,” Profit:  Jurnal  Administrasi  Bisnis ,  vol.  10,  no.  1,  pp.  14-23,  2016,  doi: https://doi.org/10.21776/ub.profit.2016.010.01.2.
[4] Ramadani, D.P., Firdaus, R., “Evolusi Sistem Informasi Manajemen dari Manual ke Otomatis,” JICN: Jurnal Intelek dan Cendikiawan Negara , vol. 1, no. 3, pp. 4131-4141, 2024
[5] Edyansyah,  M.G.,  Soegiarto,  D.,  Zani,  T.,  “Pembuatan  Desain  Sertifikat  untuk  Kegiatan  Pelatihan Sumber Daya Manusia yang Diselenggarakan oleh Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kab. Bandung,” e-Proceeding of Applied Sciences , vol. 9, no. 3, pp 1372-1375, 2023.
[6] Parinduri, I., Hutagalung, S.N., Sitohang, N., “Pembuatan Video Confrensi Menggunakan Media Zoom Meeting  dan  Pembuatan  Sertifikat  Pelatihan  Menggunakan  Google  Form,” Jurnal  Abdimas  Budi Darma , vol. 1, no. 2, pp. 43-48, 2021, doi: http://dx.doi.org/10.30865/pengabdian.v1i2.2961.
[7] Endrawijaya,  I.,  Ismail,  K.M.,  Supri,  Anam,  K.,  Himayati,  A.Z.,  Wildan,  M.,  Adiliawijaya,  R., “Pelatihan Penggunaan Fitur Mail Merge dalam Microsoft Office untuk Surat Menyurat bagi Aparat Desa Mekar Jaya, Kabupaten Tangerang,” Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat (JPKM) Langit Biru , vol. 5, no. 1, pp. 12-16, 2024, doi: https://doi.org/10.54147/jpkm.v5i01.1023.
[8] Adnan,  Erna,  Zainuddin,  Surahman,  B.,  Ratnawati,  Sabri,  Ramiati,  Hidayah,  I.,  Amna,  Kamarudin, A.P., Saputra, W.T.M., “Peningkatkan Kompetensi Aparat Desa untuk Menyediakan Surat-Menyurat Menggunakan  Fitur Mail  Merge dalam  Microsoft  Word  dan  Microsoft  Excel,” Aptekmas:  Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat , vol. 6, no. 2, pp 140-147, 2023.
[9] Ginting, E., Hanayah, E.T., Insani, F., Anggraini, G.M., “Penerapan Microsoft Word untuk Membuat Surat Undangan Rapat dengan Menggunakan Mail Merge ,” UNES Journal of Scientech Research , vol.8, no. 1, pp. 1-9, 2023.
[10] Maulani, J., Ridho, I.I., Mahalisa, G., Amin, M., Firdaus, M.I., Syafarina, G.A., Hijriana, N., Pratama, “Pemanfaatan Layanan Administrasi Berbasis Mail Merge pada Kelurahan Pasar Lama,” Community Development Journal , vol. 4, no. 1, pp. 159-163, 2023.
[11] Wibowo, H.S., “ Menguasai Microsoft Word dengan Mudah ,” Semarang: Tiram Media, 2023
[12] Emilda, Harliyana, I., Maulidawati, Nasrah, S., “Pelatihan Penulisan Surat Dinas dan Aplikasi Fungsi Mail  Merge  untuk  Aparatur  Desa  Ulee  Reuleung  Kecamatan  Dewantara-Aceh  Utara  dalam Meningkatkan  Mutu  Pelayanan  Masyarakat,” Jurnal  Vokasi ,  vol.  6,  no.  1,  pp  10-15,  2022,  doi: http://dx.doi.org/10.30811/vokasi.v6i1.2445.
[13] Susilo, J., Pujiatna, T., Firmasari, S., “Pembinaan Tata Bahasa dan Bentuk Surat-Menyurat Indonesia Berbasis  Microsoft  di  Desa  Mandala,  Dukupuntang  Kabupaten  Cirebon,” Jurnal  Pengabdian  dan Pemberdayaan Masyarakat , vol. 4, no. 1, pp. 173-177, 2020, doi: 10.30595/jppm.v0i0.5498.
[14] Lestari, S., Tanjung, Y., Dianmayasari, Zahro’a, S.N., “Pelatihan Pembuatan Surat Undangan Orang Tua Massal Menggunakan Mail Merge,” Jurnal Nusantara Bakti, vol. 1, no. 3, pp. 189-195, 2023.
[15] Asidiky, Z., Rogayah, I.D., Rianita, L., P., N.P.W., Agustian, A.F., “Pelatihan Berkorespondensi untuk Pegawai Kesekretariatan di Lingkungan Sekolah Tinggi Bahasa Asing Yapari Bandung,” SENADIBA III 2023: Seminar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat , pp. 151-157, 2023.