SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA UNIVERSITAS ATMA JAYA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK

## Marjono, Lauw Li Hin
Program StudiSistemInformasi, FakultasTeknologiInformasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp.021-5853753, Fax.5853489 E-mail:1312510207@student.budiluhur.ac.id, lihinwap@gmail.com

## Abstrak
Dengan  perkembangan  teknologi  yang  sangat  pesat  seperti  sekarang  ini,  ketergantunganpemakaiansistem informasi berbasis komputerisasi makin hari semakin meningkat. Untuk menambah kualitas serta mengurangi waktu sangat  dibutuhkan  dukungan system  informasi  yang handal sebab  informasi dan  komputerisasi  di era  sekarang  ini mengalami kemajuan yang sangat cepat. Dalam proses bisnisnya Universitas Atma Jaya Jakarta untuk mengontrol dan mengawasi proses pengadaan dilakukan dengan pencatatan menggunakan aplikasi Microsoft Office, mulai dari proses permintaan barang, proses pemesanan barang, proses penerimaan barang, pengembalian barang dan proses pembuatan  laporan.  Sehingga  dalam  pelaksanaannya  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  dalam pengerjaannyadanrentanterhadapkesalahanpencatatan.  Dengan  meningkatnya  kebutuhan  pencatatan  yang dilakukan  dengan  menggunakan  system  saat  ini,  akan  menyulitkan  dalam  pencarian  data  ataupun  kesalahan perhitungan  dan  juga  keterlambatan  pada  pembuatan  laporan-laporan.  Berdasarkan  hal-hal  yang  menyulitkan diatas,  maka  diperlukannya  suatu  system  informasi  pengadaan  barang  sehingga  dapat  membantu  kegiatan  proses pengadaan barang akan menjadi efektif, efisien, dan tepat waktu.
Kata kunci :Sistem Pengadaan Barang, UniversitasAtma Jaya, Metodologi Berorientasi Obyek

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 LATAR BELAKANG
Dalam  masa  seperti  saat  ini,  pemakaian Teknologi Informasi dalam perusahaan ataupun institusi  adalah  hal  yang  semakin  wajar  dan umum ditemukan. Penggunaan teknologi informasi  menjadi  suatu  kebutuhan  untuk institusi  dalam  membantu  serta  mendukung berjalannya  sebuah  proses  bisnis,  selain  itu sebagai keunggulan dalam menghadapi persaingan  bagi  sebuah  perusahaan  maupun institusi  diantara  para  pesaingnya  di  dalam menjalankan  operasional  dan  manajemennya. Salah  satu  investasi  di  bidang  Teknologi Informasi  yang  lumayan  penting  dalam membantu  manajemen  sebuah  perusahaan  atau institusi  dalam  menunjang  suatu  proses  ialah pengadaan barang.
Berdasarkan  wawancara  di  Bagian Pengadaan,  ternyata  sistem  pengadaan  barang saat  ini  masih dilaksanakan  secara  manual  dan kegiatan  pengadaan  barang  belum  terintegrasi dengan  baik,  seluruhdata  masih  disimpan dalam bentuk Microsoft Office. Kesulitan yang muncul dari sistem yang masih manual saat ini antara  lain  sulitnya  mengubah  data  pengadaan barang  disebabkan  banyaknya  data  yang  harus
diolah,  sulitnya  mencari  informasi  pengadaan barang  yang  diakibatkan  penyimpanan  yang kurang  teratur  dan  juga  terjadi  keterlambatan dalam proses penyusunan laporan.
Dari  uraian  permasalahan  diatas,  dapat disimpulkan  untuk  membantu  menyelesaikan masalah  yang  ada  adalah  dengan  membuat sistem komputerisasi pengadaan barang sehingga  diharapkan  dengan  sistem  pengadaan barang tersebut kinerja pada bagian pengadaan akan  menjadi  lebih  baik,  pengolahanan  data lebih mudah, cepat dan akurat.

## 1.2 MASALAH
Untuk  sistem  berjalan  pada  saat  ini,  ada beberapa masalah yang timbul sebagai berikut:
a. Kesulitan  dalam  penelusuran  data  serta terjadi  kerangkapan  data  sebab  data  yang diolah  jumlahnya  semakin  meningkat  dan disimpan secara manual
b. Terbatasnya  ruang  penyimpanan  data sehingga dokumen rusak dan kurang tertata dengan baik.
c. Terjadi  kesalahan  pada  pencatatan,  dan perhitungan, sehingga laporan yang didapatkan  tidak  tepat  waktu  dan  kurang akurat.
d. Laporan  yang  disajikan  ke  pimpinan  tidak jarang  terlambat  sebab  harus  merekap kembali dokumen yang ada.
e. Tidak  tersedianya  informasi  berapa  besar biaya  permintaan  yang  dikeluarkan  untuk setiap  unit  mengakibatkan  pimpinan  tidak dapat  mengontrol  besarnya  biaya  yang dikeluarkan.
f. Informasi  terkait  penerimaan  barang  yang dikirim  dari  supplier  tidak  ada  sehingga pada  saat  diperlukan  harus  mencari-cari dokumen penerimaan barang.
g. Tidak  adanya  informasi  dalam  format laporan  yang  dapat  memberikan  informasi berhubungan  dengan  serah  terima  barang yang diminta unit.

## 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN
a. Tujuan Penulisan Tujuan  dari  penulisan  ini  secara  umum diantaranya sebagai berikut:
1) Dengan  adanya  sistem  ini  dharapkan bisa  membantu  menyelesaikan  masalah yang terjadi pada sistem sebelumnya.
2) Dengan  sistem  Pengadaan  Barang  ini diharapkan  dapat  memberikan  hasil informasi kepada pimpinan yang bermutu, tepat dan akurat.
3) Memperbaiki sistem yang sudah berjalan  dan  mencari  solusi  yang  baik, dan  memberikan  kemudahan  dalam proses Pengadaan Barang.
b. Manfaat Penulisan 1) Melihat sejauh mana ketrampilan penulis dalam membicarakan permasalahan  yang  penulis  kerjakan dengan yang didapatkan diperkuliahan.
2) Memberikan  masukan  dan  membantu menyelesaikan  permasalah    yang  ada pada  sistem  berjalan berhubungan
dengan poses pengadaan barang, sehingga  dapat  merasakan  manfaat dengan merealisasikan sistem baru yang sudah dibuat.

## 1.4 BATASAN MASALAH
Supaya  maksud  dan  tujuan  dalam penulisan  laporan  ini  tidak  menyimpang dari  pokok  permasalahan  maka  sebaiknya perlu  ada  batasan  masalah  penelitian tentang  sistem  Pengadaan  Barang.  Hal  itu usaha untuk menghindari  munculnya salah definisi  terhadap  pembahasan.  Ruang lingkup  yang  akan  dibicarakan  dalam makalah ini antara lain :
a. Proses permintaan barang dari unit.
b. Proses pemesanan barang ke supplier
c. Proses pengiriman barang dari supplier
d. Proses pembuatan laporan

## 2. LANDASAN TEORI
2.1 KONSEP DASAR SISTEM
Konsep umum sistem ialah sekelompok komponen yang saling berhubungan,  dan  berkolaborasi  untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input  serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.[2]

## 2.2 KONSEP DASAR INFORMASI
Informasi terdiri atas data-data, meskipun begitu definisi informasi berbeda dengan  data.  Data  merupakan  fakta  dan angka  yang  sedang  tidak  digunakan  pada proses pengambilan eputusan dan biasanya berbentuk catatan historis  yang dicatat  dan diarsipkan  tanpa  maksud  untuk  segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.[4]

## 2.3 KONSEP SISTEM INFORMASI
Sistem  informasi  adalah  total  semua komponen yang mencakup dan mempunyai kaitan dengan sistem termasuk hardware , software , organisasi dan data.[3] Tujuan  dari  sistem  informasi  yaitu menyajikan  informasi  guna  pengambilan keputusan pada
pengendalian, perencanaan,  pengorganisasian,  kegiatan operasi  subsistem  suatu  perusahaan  atau institusi.  Tujuan  dari  dirancangnya  sebuah sistem  informasi  ialah  dapat dipakai  untuk mencatat  sekian  banyak  transaksi  yang terjadi  didalam  perusahaan  dan  dapat dipakai  untuk  menyajikan  sekian  banyak informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan atau institusi.

## 2.4 KONSEP  DASAR  PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem ialah tahap lanjutan  sesudah  kita  sukses  menganalisa sistem.
Perancangansistem adalah spesifikasi  atau  konstruksi  teknis,  menurut komputerisasi  atas  identifikasi  kebutuhan bisnis di dalam proses analisasistem[5]
2.5 KONSEP  DASAR  BERORIENTASI OBYEK
Suatu  strategi  membangun  perangkat lunak  yang  mengorganisasikan  perangkat
lunak sebagai kelompok obyek  yang berisi data  dan  operasi  yang  diberlakukan kepadanya.[1]
Metodologi  pengembangan  sistem berorientasi obyek memilikitiga(3)ciri khas utama, yaitu: a. Encapsulation
b. Inhereritance
c. Polymorphism

## 2.6 PENGERTIAN PENGADAAN
Pengadaan Barang ialahsuatu kegiatan  guna  mendapatkan  barang  atau jasa  secara  transparan,  efektif,  efesien sesuai  dengan  keperluan  dan  keinginan pemakai. Yang di maksud disini mencakup peralatan  dan  juga  bangunan  baik  untuk kepentingan public maupun private.

## 3. ALUR PIKIR PENELITIAN
 Membuat sistem  Inform asi Pengadaan barang.
 Membuat Database Untuk Menyimpan data. Pemecahan Masalah  Sistem Informasi Pengadaan barang Universitas Atm a Jaya Implementasi  Menghasilkan sistem yang dapat mendukung proses yang berjalan dan yang dibutuhkan.  Menghasilkan laporan yang informatif yang dapat membantu mengatasi masalah untuk pengam bilan keputusan. Hasil a. Adanya kesulitan dalam pencarian data serta terjadi kerangkapan data karena data yang diolah jumlahnya semakin meningkat serta disimpan secara manual. b. Sering terjadi kesalahan pada pencatatan , perhitungan, sehingga laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu dan kurang akurat. c. Terbatasnya ruang penyim panan data sehingga dokum en mudah rusak dan tidak tertata dengan baik. d. Tidak tersedianya informasi berapa besar biaya perm intaan yang dikeluarkan untuk setiap unit kerja sehingga pimpinan tidak dapat me ngontrol besaran biaya yang dikeluarkan. e. Tidak adanya inform asi terkait penerimaan barang yang di kirimkan dari  supplier sehingga pada saat dibutuhkan informasi terkait penerimaan barang harus mencari-cari dokumen pene rim aan barang. f. Tidak ada nya informasi dalam  bentuk laporan yang dapat memberikan informasi yang jelas terkait dengan serah terima barang yang diminta unit kerja. g. Tidak tersedia informasi dalam  bentuk laporan terkait dengan data barang yang diretur ke supplier, sehingga pimpinan tidak memiliki informasi yang benar terkait retur sebagai bahan pertimbangan untuk menilai pihak supplier. Masalah Pem odelan : UML Basis Sistem : Desktop Basis Data : MySql Perancangan  Wawanc ara  Observasi  Studi Kepustakaan Pendekatan
Gambar1 :Alur Pikir Penelitian

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 ULASAN SINGKAT ORGANISASI
Universitas  Katolik  Indonesia  Atma Jaya  atau  UnikaAtma  Jaya  adalah  buah dari  gagasan  yang  dibahas  pada  rapat semua  Uskup  se-Jawa  pada  Juni  1952.
Dalam  pertemuan  tersebut  diutarakan kemungkinan pembentukan sebuah perguruan  tinggi  Katolik  di  Indonesia.  Di Jakarta  gagasan  itu  terwujud  semenjak didirikannya  Yayasan  Atma  Jaya  oleh sekelompok  cendekiawan  muda  Katolik pada tanggal 1 Juni 1960. Yayasan  berikut yang  lantas  mendirikan  sebuah  perguruan tinggi  Katolik  dengan  nama  Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya.

## 4.2 PROSES BISNIS SISTEMBERJALAN
a. Activity Diagram Permintaan Barang
Bagian Pengadaan Supplier Terima Permintaan Barang Terima Pesanan Pembelian Unit Mengisi Permintaan Barang Verifikasi Kebutuhan Barang Terima Informasi Buat Pesanan Pembelian Kirim Pesanan Pembelian [Barang Belum Dibutuhkan] [Barang Dibutuhkan] Gambar 2: Activity Diagram Permintaan
Barang
b. Activity Diagram PenerimaanBarang
Bagian Pengadaan Supplier Siapkan Barang sesuai Pesanan Barang Kondisi Baik Kirim Barang, Surat Jalan, Invoice Terima Barang, Surat Jalan, Invoice Periksa Kondisi Barang Kembalikan Barang Tanda Tangan Surat Jalan, Buat Tanda Terima Barang Serahkan Tanda Terima Barang Terima Barang yang diretur Terima Tanda Terima Barang Barang Kondisi Tidak Baik Gambar3: Activity Diagram Penerimaan Barang c. Activity Diagram Serah TerimaBarang Unit Bagian Pengadaan Buat Bukti Serah Terima Barang Serahkan Barang Tanda tangan Bukti Serah Terima Barang dan terima Barang Gambar 4: Activity Diagram Serah
TerimaBarang
d. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Pimpinan
Bagian Pengadaan Buat Laporan Pengadaan Barang Serahkan Laporan Terima Laporan Pengadaan Barang Gambar5: Activity Diagram Pembuatan
Laporan
4.3 ANALISA SISTEM USULAN
a. Fisbone Diagram

## Gambar 6: Fishbone Diagram
b. Use Case Diagram
1. Use Case Diagram  File Master
Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Unit Bagian Pengadaan Gambar 7: Use Case Diagram  File Master
2. Use  Case  Diagram  File  Transaksi
Entry Data Permintaan Barang Cetak Surat Pesanan Pembelian Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Berita Acara Serah Terima Barang Cetak Surat Retur Barang Bagian Pengadaan Gambar 8: Use Case Diagram  FileTransaksi 3. Use Case Diagram File Laporan
Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Serah Terima Barang Cetak Laporan Retur Barang Rekapitulasi Biaya Pengadaan Barang Per Unit Bagian Pengadaan Kabag
Gambar 9: Use Case File Diagram
4.4 MODEL DATA a. ERD (Entity Relationship Diagram) *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan Surat Jalan FPB BSTB M M M N M supplier pesan SPP barang terima serah kirim M minta Unit M isi ada M N M M 1 *No_spp Tgl_spp Kepada note PPN no_fpb *No_spp *kd_barang Harga_pesan Qty *No_BSTB Tgl_BSTB NmPenerima NmMenyerahkan *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier *Kd_Unit Nm_Unit Tlp_Unit Email_Unit *No_SJ No_SJ_Supplier Tgl_SJ *Kd_barang *no_SJ Jml_terima *No_FPB *Kd_Unit *No_spp *Kd_spl cetak * No_BSTB * kd_barang Jml_serah ket_serah *No_FPB Tgl_FPB Pemohon Tgl_Diperlukan Tujuan *No_spp *no_SJ *No_FPB *kd_barang Jml_minta keterangan *No_FPB *no_BSTB 1 1 1 Invoice Dapat 1 1 *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv *No_spp *no_Inv Lakukan Retur kembalikan *Kd_barang *no_ret Jml_ret ket_ret *No_Ret *no_SJ *No_Ret *Tgl_Ret N M M 1 buat *No_fpb *No_spp
Gambar 10: Entity Relationship Diagram
b. Logical Record Structure(LRS)
Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier SPP
*No_SPP Kd_supplier Tgl_SPP Kepada note PPN no_fpb SJ *No_SJ NorefSJ Tgl_SJ No_SPP Unit *Kd_Unit Nm_Unit TLp_Unit Email_Unit fpb *No_fpb Kd_Unit Tgl_fpb Pemohon Tgl_Diperlukan Tujuan BSTB *No_BSTB Tgl_BSTB No_fpb NmPenerima NmMenyerahkan Minta *No_fpb *kd_barang Jml_minta keterangan Serah *No_BSTB *kd_barang Jml_serah Ket_serah Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan Pesan *No_spp *kd_barang Qty Harga_pesan No_fpb No_BSTB Kd_barang Kd_barang kd_supplier Kd_Unit Terima *kd_barang *no_SJ Jml_terima No_spp No_spp No_spp Kd_barang No_sj No_fpb Invoice *No_Inv No_spp NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv No_spp retur *No_Ret No_SJ Tgl_ret No_sj kembalikan *kd_barang *no_ret Jml_ret Ket_ret Kd_barang No_sj No_fpb
Gambar 11:Transformasi ERD keBentuk LRS
c. Spesifikasi Basis Data
Dalam  bentuk uraian rinci  tentang tiap-tiap relasi  (tabel  /  file)  yang  disesuaikand  engan software  yang  akan  dipakai  pada  saat implementasi yang berisi:
a) Nama File : Barang Media : Hardisk Isi : Data Barang Organisasi : Index Sequential Primary Key : kd_barang
Panjang Record : 82 byte Jumlah Record  : 240 Record
Tabel 1:SpesifikasiTabelBarang Kd_barang terdiri dari 4 digit : 9 9 9 B a b
keterangan : a : 1 digit pertama  menunjukan inisial barang b : 3 digit berikutnya menunjukan urutan kode barang
4.5 DESAIN ANTARMUKA(GUI)
a. Struktur Tampilam Menu

## Gambar12: StrukturTampilan Menu
b. Rancangan Form
Menu  utama  terdiri  dari  menu Master , Transaksi, Laporan dan Keluar
Gambar 13:Rancangan Menu Utama
Form  Entry Data  Barang  adalah  form yang  digunakan  untuk  memasukan  data barang ke dalam Sistem Pengadaan Barang Universitas Atma Jaya. Form ini terdiri dari form  isian,  ubah,  hapus  dan  pencarian  data barang
Gambar14: Rancangan Form Entry Barang
Form  Cetak  Tanda  Terima  Barang digunakan untuk  mencetak Tanda Terima Barang  dari Supplier yang  mengirimkan barang. Tersedia  pencarian  Surat  Pesanan Pembelian  untuk  menampilkan  data  form permintaan barang, supplier dan barang

## Gambar 15: RancanganForm Tanda Terima Barang
Form Cetak Laporan  Permintaan   Barang digunakan untuk mencetak Laporan
Permintaan Barang berdasarkan periode tanggal  yang  dipilih  Laporan  Permintaan Barang  berdasarkan  periode  tanggal  yang dipilih
Laporan Permintaan Barang DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY Tanggal Awal Tanggal Akhir Cetak Batal Keluar Gambar 16: Rancangan Form cetakLaporanPermintaanBarang 4.6 SEQUENCE DIAGRAM
a. File LaporanPermintaanBarang
Gambar 17: Sequence Diagram CetakLaporanPermintaanBarang
Sequence    diagram Cetak  Laporan  Permintaan
Barang terdiri dari 4  tabel, yaitu : a. Tabel FPB b. Tabel Unit c. TabelMinta d. TabelBarang
Berikut  adalah  penjelasan  singkat  tentang  alur Sequence Diagram diatas:
a. Staf  Pengadaan  membuka  form  laporan Permintaan Barang(FPB).
b. Staf  Pengadaan  memasukkan  periode  yang ingin dicetak.
c. Tombol  cetak  digunakan  untuk  mencetak laporan Permintaan Barang
5. PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
a. Dengan  sistem  yang  terkomputerisasi,  maka bias  mengurangi  kekeliruan  pencatatan  dan perhitungan  yang  sering  dilaksanakan  oleh manusia.
b. Proses  pengadaan  sesudah  terkomputerisasi dapat dilaksanakan lebih efektif dan efisien.
c. Ketersediaan  laporan-laporan  yang  diperlukan pimpinan berhubungan dengan transaksi pengadaan, sehingga bermanfaat untuk pengambilan keputusan.
d. Kesulitan  pembuatan  laporan  secara  manual bias  diperbaiki  dan  dipercepat  dengan  adanya sistem yang terkomputerisasi.
e. Penyimpanan Data dalam Basis Data
mempermudah dalam penyimpanan dan pemeliharaan  data,  sehingga  tidak  perlu menyimpan  data  dalam  media  kertas  yang mudah  hilang  dan  rusak  seperti  pada  sistem manual
f. Pengolahan  data  pada  sistem  yang  diusulkan lebih  terjamin  kebenarannya,  sebab  adanya pengontrolan  yang  lebih  baik  dan  data  yang masuk telah diperiksa terlebih dahulu.

## 5.2 SARAN
Untuk  menambah  keberhasilan  Sistem  ini, diharapkan memperhatikan saran-saran dibawah ini:
a. Karena  informasi  yang  disajikan  pada dasarnya  bermula dari data masukan, maka sebelum  memasukan  data  mesti  dilakukan pengecekan terhadap kebenaran data supaya  informasi  yang  didapatkan  benar- benar cocok dengan kemauan pemakai.
b. Diadakan  pelatihan  untuk  Pengguna  yang akan  memakai  system  informasi  ini,  agar mereka memahami bagaimana  teknik menggunakan dan perawatan system informasi ini.
c. Perlu adanya audit sebaiknya 3 tahun sekali pada system informasi ini untuk membetulkan  kesalahan-kesalahan  yang terjadi pada system dan mengisi perkembangan  penerapan  system  informasi yang  teranyar  dalam  rangka  menambah efisiensi  dan  efektivitas  system  informasi ini
d. Diharapkan  data-data  yang  sudah  diolah, dapat  dilaksanakan  back up untuk  menjaga seandainya ada yang trouble/error .

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1] A.S,Rosa  dan  Shalahuddin,  M,  2011,  Modul Pembelajatan:  Rekayasa  Perangkat  Lunak, Modula, Bandung.
[2] Indrajati,  2011,  Perencanaan  Basis  Data dalam  All  in  1,  Jakarta:  Elex  Media Komputindo.
[3] Isa, Irwan.
2012. Reengineering SistemInformasi. Yogyakarta: GrahaIlmu [4] Jogiyanto, HM.
2009,AnalisisdanDesain,Yogyakarta :Andi OFFSET.
[5] Whitten, Jeffery L, dkk. MetodeDesain&AnalisisSistem, Andi, Yogyakarta, 2004.