## Manajemen  dan Organisasi Informasi  : Studi di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
Albertoes Pramoekti Narendra Program Studi S1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Teknologi Informasi UKSW Salatiga Jawa Tengah Email: alberto.pramukti@uksw.edu ;  beetpram@gmail.com

## Abstract
This study aims to find out about the process of activities from the beginning to the end about the management and organization of information held at the Information  Technology  Faculty  of  Satya  Wacana  Christian  University  in Salatiga.  This  study  This  study  used  a  qualitative  approach  using  the  case study method. One interesting thing to do is that in the management activities of  stored  information  various  kinds  of  documents  result  from  various activities  of  the  academic  community.  Documents  and  information  held  by the  Information  Technology  Faculty  are  divided  into  2  groups.  The  first group  is  an  archival  document  and  the  second  group  is  a  library  document. This  research focuses  on managing library documents.  In implementing  this management and information organization activities, the SWCU Information Technology  Faculty  formed  a  task  force  under  the  name  of  the  Center  for Documentation and Scientific Information. The main task of the task unit is to  plan,  carry  out  and  make  reports  on  the  implementation  of  tasks.  The results  of  this  study  that  the  organization  and  retrieval  of  information  and documents using the information system diagramming framework introduced by  Doyle.  Some  of  the  problems  that  were  encountered  were  that  the  space available  for  this  activity  was  incomplete  and  was  still  waiting  for  the purchase  or  procurement  of  various  equipment  to  support  the  creation  of better and more adequate information organizing activities.
Key Words: Information Organization; Documentation; Management

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan  untuk  mengetahui tentang proses kegiatan dari awal hingga  akhir  tentang  manajemen  dan  pengorganisasian  informasi  yang dimiliki  di  Fakultas  Teknologi  Informasi  Universitas  Kristen  Satya  Wacana Salatiga.  Penelitian  ini  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif dengan  menggunakan  metode  studi  kasus.  Salah  satu  hal  yang  menarik dilakukan  bahwa  dalam  kegiatan  tata  kelola  informasi  tersimpan  berbagai
macam  dokumen  hasil  dari  berbagai  aktivitas  sivitas  akademika.  Dokumen dan informasi yang dimiliki oleh Fakultas Teknologi Informasi terbagi dalam 2  kelompok.  Kelompok  pertama  adalah  dokumen  kearsipan  dan  kelompok kedua  adalah  dokumen  perpustakaan.  Penelitian  ini  memfokuskan  pada pengelolaan dokumen perpustakaan. Dalam pelaksanaan kegiatan manajemen dan  organisasi  informasi  ini  Fakultas  Teknologi  Informasi  UKSW membentuk  satuan  tugas  dengan  nama  Pusat  Dokumentasi  dan  Informasi Ilmiah.  Tugas pokok satuan tugas  adalah merencanakan, melaksanakan dan membuat  laporan  pelaksanaan  tugas.  Hasil  dari  penelitian  ini  bahwa pengorganisasian  dan  temu  kembali    informasi  dan  dokumen  menggunakan kerangka  pemikiran  diagram  sistem  informasi  yang  diperkenalkan  oleh Doyle.    Beberapa  permasalahan  yang  ditemui  bahwa  ruangan  yang  tersedia untuk  kegiatan  ini  belum  lengkap  dan  saat  ini  masih  menunggu  pembelian atau  pengadaan    berbagai  perlengkapan  untuk  mendukung  terciptanya aktivitas pengorganisasian informasi yang semakin baik dan memadai.
Kata Kunci : Organisasi Informasi;  Dokumentasi; Manajemen

## A. PENDAHULUAN
Setiap  organisasi  yang  tumbuh  dan  berkembang  menghasilkan informasi  dan  data.  Data  tersebut  bersumber  dari  aktifitas  rutin    yang dilakukan oleh segenap staf yang terlibat di dalam organisasi. Informasi yang dimiliki oleh masing masing organisasi bersifat unik dan tidak sama dengan organisasi  yang  lain.  Demikian  juga  dengan  kebutuhan  informasi    serta penyebaran    hasil  pengolahan  data    juga  berbeda  antar  organisasi.  Hal  itu terkait  dengan  kehidupan    organisasi  yang  terus  tumbuh    dan  berkembang serta   tujuan yang ingin dicapai.
Ada  berbagai  macam  tipe  organisasi  dan  salah  satu  organisasi  yang juga mengelola informasi  dalam jumlah yang cukup besar adalah perguruan tinggi.    Informasi  tersebut  perlu  diorganisir  agar  terkumpul  dan  dapat berguna bagi  seluruh unsur dalam organisasi.   Robert J. Glushko, mengenai organisasi informasi sebagai berikut “When organizing information involves creating  and  arranging  tangible  artifacts—carving  in  stone,  imprinting  in clay,  applying  ink  to  paper  by  hand  or  with  a  printing  press—and  then putting  the  artifacts  into  boxes,  bins,  cabinets,  or  shelves,  the  affordances (Gibson,  1977)  and  the  implications  for  information  retrieval  and  use  are immediately evident.” (Glushko, 2013)
Sebuah  institusi  perguruan  tinggi  dengan  tugas  utama  tri  dharma perguruan  tinggi  yang  meliputi  pengajaran,  penelitian  dan  pengabdian  pada
masyarakat.    Dalam  bidang  pengajaran  menghasilkan  berbagai  bahan  ajar yang bersumber dari berbagai literature baik tercetak maupun digital. Dalam bidang  penelitian  menghasilkan  berbagai  karya  ilmiah  dan  hasil  penelitian. Dalam  bidang  pengabdian  masyarakat  akan  menghasilkan  berbagai  laporan hasil  pengabdian  pada  masyarakat    yang  memiliki  dampak  bagi pemberdayaan  masyarakat  yang  didampingi.    Berbagai  data  tersebut terkumpul  dan  dikelola  oleh  institusi  perguruan  tinggi  sebagai  hasil  dari proses  bisnis  organisasi    sehingga  dalam  kurun  waktu  tertentu  akan terkumpul sejumlah besar data , informasi  dan dokumen  yang sangat perlu untuk  dikelola  lebih  lanjut  dalam  rangka  menjamin  kepastian  bukti-bukti kegiatan organisasi dan membutuhkan tata kelola yang baik   sehingga dapat dipergunakan  untuk    proses  pengambilan  keputusan  organisasi  dimasa mendatang.
Hal tersebut juga senada dengan pendapat dari Margaret Rouse yang menulis bahwa Big data management is the organization, administration and governance  of  large  volumes  of  both  structured  and unstructured  data. The goal  of  big  data  management  is  to  ensure  a  high  level  of data  quality and accessibility  for  business  intelligence  and big  data  analytics applications. Corporations,  government  agencies  and  other  organizations  employ big data management strategies to help them contend with fast-growing pools of data,  typically  involving  many terabytes or  even petabytesof  information saved  in  a  variety  of  file  formats.  Effective  big  data  management  helps companies locate valuable information in large sets of unstructured data and semi-structured data from a variety of sources, including call detail records, system logs and social media sites. (Rouse, 2016)
Fakultas  Teknologi  Informasi  UKSW  sebagai  salah  satu  organisasi pendidikan  tinggi  juga  memiliki  berbagai  macam  data  yang  tercipta  sebagai hasil  dari  proses  kegiatan  organisasinya.    Data  tersebut  masih  memerlukan penanganan  lebih  baik  mengingat  belum  ada  sebuah  pengelolaan  yang bertujuan  untuk  pengorganisasian  data  dan  informasi  yang  lebih  baik  dan kemudahan  temu  kembalinya.  Data  yang  dimiliki  oleh  Fakultas  Teknologi Informasi  memiliki  dua  kategori  yaitu  (1)  data  kearsipan  dan  (2)  data kepustakaan.    Dua  jenis  data  ini  memiliki  sifat  yang  berbeda  dimana  data kearsipan  tidak  semua  orang  memiliki  hak  akses  terhadap  kandungan informasinya.  Sedangkan  data  kepustakaan  memberikan  kemudahan  pada semua  orang  untuk  mengakses  informasi  yang  terkandung  di  dalam  pustaka tersebut.    Penelitian  ini  akan  mengamati  Manajemen  dan  Organisasi Informasi dokumen Fakultas Teknologi Informasi terkait dengan data pustaka yang dimiliki. Data pustaka ini berupa berbagai artikel yang termuat di dalam
jurnal, prosiding, serta koleksi teks book dan koleksi karya ilmiah digital lain yang  ada  dalam  lingkup  Fakultas  Teknologi  Informasi  yang  dihasilkan  oleh para dosen dan mahasiswa  FTI dan saat ini berbagai data yang sangat besar tersebut masih belum  dikelola dengan lebih baik.
Dari  latar  belakang  tersebut  maka  penelitian  ini  akan  menggali informasi dan juga kegiatan  Organisasi  Informasi  yang secara spesifik dan memiliki  kekhususan  dibandingkan  dengan  instansi  lain    di  lingkungan Fakultas  Teknologi  Informasi  dalam  kerangka  pengembangan  pusat dokumentasi dan informasi ilmiah.

## Rumusan Masalah
Dari  latar  belakang  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  Fakultas Teknologi  Informasi  UKSW  maka  rumusan  masalah  yang  diambil  adalah Bagaimanakah  upaya  yang  dilakukan  oleh  pimpinan    Fakultas  Teknologi Informasi dalam mengelola sejumlah besar data, informasi dan dokumen ada di  lingkungan  FTI  dengan  dukungan    teknologi  informasi  sehingga memudahkan  dalam  pengorganisasian  informasi  dan  dokumen  dimasa  yang akan datang.

## Landasan Teoritik
Berdasarkan    hasil  wawancara  dari  informan  yang  tergabung  dalam satgas  Pusat  dokumentasi,  kerangka  kerja  dalam  pengembangan  Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, mengacu pada kerangka pemikiran  yang diperkenalkan  oleh  Lauren  B.  Doyle  dalam  artikelnya  yang  dimuat  sebuah jurnal The Library Quarterly volume 47 no.3 tahun 1977 https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/620709. Lauren B. Doyle . Information Retrieval and Processing .
Kerangka  kerja  tersebut  merupakan  serangkaian  proses  kegiatan manajemen pengelolaan informasi dan dokumen  yang sampai saat ini masih relevan  digunakan  dilingkungan  lembaga  perpustakaan,  dokumentasi  dan informasi.

## Gambar 1

## Diagram Information Retrieval and Processing Lauren B. Doyle
Dalam  kerangka  kerja  tersebut  mencakup  seluruh  proses  kegiatan yang  dimulai  dari  keadaan  awal  dokumen    hingga  proses  penyerahan informasi  dan  dokumen    yang  dibutuhkan  oleh  pihak  pengguna  organisasi. Berdasarkan  hasil wawancara dari informan, kerangka kerja yang digunakan ini  juga  dilengkapi  dengan  SOP  ( Standard  Operating  Procedure )  sebagai pedoman dalam pelaksanaan masing masing kegiatan yang dilakukan.

## Metode
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan  metode  studi  kasus.  Menurut  Sugiyono  penelitian  kualitatif adalah penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme. Digunakan untuk  meneliti  pada  kondisi  obyek  yang  alamiah.  Peneliti  berperan  sebagai instrumen  kunci.  Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  secara  triangulasi (gabungan),  analisi  data  bersifat  induktif/kualitatif,  dan  hasil  penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi (Sugiyono, 2009).
Kartono  dan  Gulo  mengemukakan  bahwa  Studi  Kasus  atau  Case Study  merupakan  suatu  metode  pengumpulan  data  yang  bersifat  integrative dan  comprehensive.  Integrative  artinya  menggunakan  berbagai  teknik pendekatan  dan  bersifat  comprehensive  yaitu  data  yang  dikumpulkan meliputi  keseluruhan.  Dengan  cara  pemeriksaan  mendalam  terhadap  suatu keadaan atau kejadian yang disebut sebagai kasus dengan menggunakan cara- cara  yang  sistematis  dalam  melakukan  pengamatan,  pengumpulan  data, analisis informasi, dan pelaporan hasilnya (Kartono, 2011).
Karena studi kasus  yang mana menekankan pada analisis detail  yang bersifat kontektual rinci sejumlah peristiwa atau kondisi. Maka dari itu, studi
kasus  menjadi  aspek  yang  penting  untuk  dicantumkan  di  dalam  penelitian ilmiah. Terdapat tiga tipe dari studi kasus, yaitu eksploratoris, deskriptif, dan eksplanatoris.  Tipe  studi  kasus  eksplanatoris  memiliki  karakteristik,  yaitu apabila  studi  kasus  yang  ada  hanya  mempertanyakan  aspek  “apa”  dari  4W 1H,  dan  studi  kasus  yang  sifatnya  eksploratoris  bertujuan  untuk  mencari jawaban  pasti  dan  bukan  mencari  alasan.  Sedangkan,  tipe  studi  kasus deskriptif khusus untuk jenis pertanyaan “siapa” dan “di mana”, yang mana di  dalam  pencarian  studi  kasus  tipe  deskriptif  ini  diperlukan  penelitian langsung atau survei dengan bantuan catatan arsip. Lalu, yang terakhir adalah tipe  studi  kasus  eksplanatoris  yang  mana  menjurus  pada  pertanyaan “mengapa”  dan  “bagaimana”,  yang  mana  pertanyaan  tersebut  merupakan bentuk  pertanyaan  ilmiah  yang  problematis  dan  membutuhkan  penjabaran atau  eksplanasi  untuk  mencari  jawaban  dari  pemetaan  hubungan  antar variabel  hingga mengarah pada suatu  konsep (Yin,2003)     Dalam penelitian ini peneliti  menggunakan pendekatan eksplanatoris  untuk bisa memberikan penjelasan terkait dengan permasalahan dan cara penanganan yang dilakukan oleh  Fakultas  TI  terkait      dengan  manajemen  sekumpulan  besar  data  yang menjadi  bagian  dari  proses  bisnis  Fakultas  Teknologi  Informasi  UKSW. Sehingga  fokus  penelitian  ini  adalah    “Bagaimana  upaya    yang  dilakukan dalam  penanganan  atau  manajemen  data  besar  yang  dimiliki  FTI  UKSW. (Yin, 2003)
Subyek  dalam  penelitian  ini  adalah  satu  orang  dosen  yang  menjadi satuan  tugas  kegiatan  penanganan  manajemen  data  dan  dokumen  yang diwujudkan dalam sebuah unit pusat dokumentasi dan dibantu dengan empat orang mahasiswa. Unit ini disebut sebagai Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.    Seperti  yang  dinyatakan  oleh  Arikunto  bahwa  subyek  penelitian adalah  sumber  data  yang  dimintai  informasinya  sesuai  dengan  masalah penelitian.(Suharsimi,  2010).  Subyek  penelitian  ini  dipilih  berlandaskan teknik purposive  sampling .    Sugiyono  mengatakan  bahwa purposive sampling adalah  teknik  pengambilan  sampel  sumber  data  dengan pertimbangan  tertentu.  Pertimbangan  tertentu  ini  dapat  diartikan  bahwa sumber  tersebut  merupakan  tokoh  utama  atau  orang  yang  memiliki  peran sentral    sehingga  mengetahui  tentang  penelitian  yang  akan  dilaksanakan. (Sugiyono, 2002)
Sehingga  dengan  demikian  memudahkan  peneliti  untuk  melakukan pendalaman dari obyek atau situasi yang hendak diteliti. Instrumen penelitian dalam  penelitian  kualitatif  adalah  peneliti  tersebut.  Moleong  menulis  bahwa kedudukan  peneliti  dalam  penelitian  kualitatif  cukup  rumit.  Tugasnya sekaligus  sebagai  perencana,  pelaksana  pengumpulan  data,  analisis,
penafsiran,    dan  menjadi  pelapor  hasil  penelitiannya  tersebut.  (Moleong, 2007).
Atas  dasar  itulah  maka  peneliti  terlibat  di  dalam  proses  penelitian. Kegiatan  wawancara  dan  observasi  dilakukan  oleh  peneliti  untuk  menggali data yang berguna dalam menyusun  laporan terkait dengan tema penelitian. Adapun  metode  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  melakukan  observasi pada  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  satuan  tugas  pusat  dokumentasi  dan wawancara  terhadap  subyek  penelitian  atau  informan.  Informasi  yang  telah terkumpul  dari  kegiatan  observasi  dan  wawancara  pada  langkah  selanjutnya perlu  dilakukan  analisis.  Teknik  analisis  data  merupakan  proses  sistematis pencarian  dan  pengaturan  transkripsi  wawancara,  catatan  lapangan  dan materi materi lain  yang telah dikumpulkan untuk meningkatkan pemahaman mengenai  materi  materi  tersebut  dan  untuk  menyajikan  hasil  yang  sudah ditemukan  kepada  orang  lain.(Emzir,  2010)  Teknik  analisis  domain digunakan  dalam  penelitian  ini.  Teknik  analisis  domain  menurut  Bungin digunakan untuk menganalisis gambaran obyek penelitian secara umum atau diangkat ke permukaan namun relatif utuh tentang obyek penelitian tersebut. (Burhan, 2005)

## B. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Landasan Operasional
Pelaksanaan  kegiatan  manajemen  dan  organisasi  informasi    di lingkungan  Fakultas  Teknologi  Informasi  dituangkan  dalam  surat  tugas Rektor UKSW. Surat tugas ini terbit dengan dilandasi oleh keputusan rapat di lingkungan  fakultas  yang  menyepakati  dibentuknya  satuan  tugas  yang menangani  pengelolaan  sejumlah  besar  data,  informasi    dan  dokumen  yang terus  bertambah  di  fakultas  Teknologi  Informasi.  Personalia  satuan  tugas terdiri atas dosen, staf administrasi dan mahasiswa.

## Data dan Dokumen Fakultas
Fakultas  Teknologi  Informasi  UKSW  memiliki  data  dan  dokumen yang  sangat  beragam.  Dari  beragamnya  data  dan  dokumen  yang  ada  maka satuan tugas mengelompokkan  dalam dua kelompok  yaitu :
1. Data  dan  dokumen  yang  bisa  diakses  oleh  sivitas  akademika  secara terbuka
2. Data dan dokumen  terbatas untuk diakses sivitas akademika tertentu
Data  yang  tercatat  catat    jumlah  dosen  sekitar  75  orang  dan  jumlah mahasiswa  lebih  dari  3000  orang.    Dari  data  tersebut  menciptakan  luaran
berupa  hasil  karya  berupa  data    dan  dokumen  baik  tekstual,  visual  maupun multi media.
Di dalam penelitian ini peneliti akan memfokuskan pada manajemen data dan dokumen  dengan kategori data yang bisa diakses secar terbuka oleh sivitas  akademika.  Data  tekstual  :  berupa  (1)  karya  ilmiah  yang dipublikasikan dalam jurnal dan prosiding (2) tugas akhir tertulis (3) laporan kerja  praktek    (4)  modul  modul  pembelajaran  (4)  artikel  artikel  yang  tidak dipublikasikan dalam jurnal.  Data  visual dapat berupa (1) karya fotografi (2) lukisan  (3)  poster.  Data  multimedia  berupa  (1)  rekaman  video  tugas  dan promosi  (2)  hasil  karya  cipta  mahasiswa  dan  dosen  yang  dituangkan  dalam bentuk multi media.
Tabel 1. Dokumen dalam Lingkungan Fakultas Teknologi Informasi
No Jenis Koleksi Type Koleksi Jumlah 1 Jurnal dan Prosiding Text +/- 1000 eksemplar 2 Karya  fotografi,  lukisan dan poster Visual +/- 400 karya 3 Laporan Kerja Praktek Text dan digital +/- 2000 judul 4 Rekaman video Multi Media +/- 80 judul 5 Perancangan system Text +/- 300 judul
Dari  tabel  1    tersebut  nampak  bahwa    banyak  dokumen  tercipta  dan perlu  dikelola  secara  lebih  baik  sehingga  memberikan  nilai  tambah  fakultas serta  memberikan  kemudahan  akses  bagi  pihak  pihak  yang  memerlukan.
Seiring  dengan  perjalanan  waktu  dimasa  mendatang,  pertumbuhan  data, informasi dan dokumen akan semakin bertambah banyak.
Pencatatan  dokumen  saat  ini  mulai  dilakukan.  Pencatatan  tersebut berguna untuk mengenal lebih awal mengenai jenis dokumen dan pemberian identitas sehingga dokumen yang sejenis akan mengelompok.

## Analisis Data dan Dokumen
Langkah  yang  selanjutnya  adalah  proses  analisis.  Informasi  yang diperoleh  dari  informan  mengatakan  bahwa  proses  analisis  adalah  kegiatan mengenali  dokumen  secara  lebih  mendalam  baik  dari  segi  fisiknya  maupun kandungan  informasi  yang  tersaji  di  dalamnya.    Proses  kegiatan  analisis  ini
meliputi  analisa  deskripsi  dan  analisa  subyek.  Analisa  deskripsi  merupakan tugas  yang  dilakukan  oleh  satuan  tugas  untuk  mengenal  data  dan  dokumen dari  segi  fisiknya.  Analisis  ini  menggunakan  pedoman  tertentu.  Pedoman yang  digunakan    mengacu  pada  standar  internasional  yaitu International Standar  Bibliographic  Description  (ISBD  General). Standar  ini  dituangkan dalam  bentuk  peraturan  tertulis  pendeskripsian  dokumen  yang  dikenal dengan  nama Anglo  American  Cataloguing  Rules  (AACR) dimana  dalam langkah  ini  anggota  satuan  tugas  melaksanakan  kegitan  pendeskripsian dokumen secara fisik atau deskripsi bibliografis. Beberapa data penting yang diperoleh dari kegiatan deskripsi bibliografis ini antara lain terkait dengan (1) judul  dan  penanggungjawab  sebuah  karya  (2)  edisi  (3)  data  khusus  jika dokumen  tersebut  bersifat  elektronis  (4)  data  tempat  penerbitan,  nama penerbitan dan tahun penerbitan (5) data fisik terkait dengan jumlah halaman dan  keterangan  gambar,  keterangan  ukuran  dokumen.    (6)  keterangan  atau catatan  dokumen  tersebut  misalnya  mengenai  abstrak,  ketersediaan  halaman indeks,  dan  daftar  referensi  (7)  nomor  standar  internasional.  Informasi tersebut  penting  untuk  diidentifikasi  sehingga  memudahkan  temu  kembali ketika dibutuhkan.
Kegiatan  yang  berikutnya  adalah  analisis  terkait  dengan  topik  atau tema  yang  terkandung  dalam  sebuah  dokumen.  Proses  analisis  ini membutuhkan  wawasan  pengetahuan  yang  memadai  dari  anggota  satuan tugas.  Di  dalam  proses  ini  anggota  satuan  tugas  menetapkan  klasifikasi keilmuan dan subyek   dalam sebuah dokumen. Proses analisis klasifikasi  ini juga menggunakan pedoman atau acuan yaitu Dewey Decimal Classification (DDC).  Kegiatan  klasifikasi  sangat  penting  dalam  pengelolaan  sebuah dokumen.  Klasifikasi  yang  digunakan  dalam  implementasi  Pusat Dokumentasi  ini  mengacu  pada  kegiatan  klasifikasi    untuk  dokumen  di lembaga  perpustakaan.  Kegiatan  klasifikasi  ini  memberikan  manfaat  bahwa dokumen yang mencakup pustaka cetak, tulisan tangan, majalah, foto, poster, video,  film  dan  lain  lain  akan  disusun  dengan  susunan  yang  paling memberikan  manfaat  bagi  perpustakaan  maupun  lembaga  dokumentasi. Sulistyo  Basuki  menjelaskan  bahwa  Tujuan  lain  dari  pengklasifikasian dokumen  antara  lain  :    (1).  Menghasilkan  urutan  yang  bermanfaat,  (2) penempatan  dokumen  yang  tepat,  (3)  penyusunan  secara  mekanis,  (4) memudahkan  bila  ada  penambahan  materi  baru  yang  masuk  (5)  terjadinya klasifikasi  informasi  dan  dokumen    (6)  menuntut  bagi  pengguna  dalam menemukan sebuah dokumen di dalam jajaran koleksi. (Basuki, 1991)
Kegiatan  yang  dilakukan  selanjutnya  adalah  penetapan  subyek dokumen.    Kegiatan    menetapkan  subyek  sebuah  dokumen,  menggunakan acuan  tajuk  subyek  Perpustakaan  Nasional  RI.    Sulisyo  Basuki  menulis bahwa tajuk subyek merupakan kata atau kelompok kata yang menunjukkan subjek  sebuah  buku  atau  materi  perpustakaan  lainnya  pada  katalog  atau bibliografi yang tersusun menurut abjad. (Basuki, 1991)
Adapun  tujuan  pengkatalogan  subjek  menurut  Perpustakaan Nasioanl RI ( 2011)  adalah :
1. Tujuan  pengatalogan  subjek  adalah  mendaftarkan  subjek  tertentu  di bawah  kata,  frasa  atau  istilah  yang  seragam  untuk  koleksi perpustakaan  atau  lembaga  informasi  lainnya.  Teknis  pengetikan tajuk subjek dapat menggunakan cetak tebal atau huruf kapital untuk membedakan dari tajuk yang lain. Selain itu ada juga tujuan lain :
2. menyediakan  akses  subjek  terhadap  semua  materi  perpustakaan melalui  prinsip    penataan  subyek  yang  sesuai,  misalnya  berdasarkan proses, aplikasi, masalah dsb.
3. menyatukan  rujukan pada materi perpustakaan  yang secara  substansi memiliki  subjek  yang  sama  dengan  tidak  memandang  perbedaan terminologi;  perbedaan  tersebut  muncul  karena  perbedaan  nasional, perbedaan  antara  kelompok  spesialis  subjek  dan  atau  karena perubahan sifat konsep dalam disiplin itu sendiri. Perbedaan nasional misalnya  istilah railway (Inggeris)  dan railroad (AS); tissue diantara biolog dengan pertekstilan
4. menunjukkan afiliasi di antara bidang-bidang subjek. Afiliasi tersebut tergantung  pada  kesamaan  masalah  atau  metode  atau  titik  pandang masalah  yang  dikaji  atau  tergantung  pada  penggunaan  atau  aplikasi pengetahuan
5. memberikan  titik  masuk  pada  bidang  subjek  pada  setiap  tingkat analisis,  mulai  dari  yang  paling  umum  sampai  dengan  yang  paling spesifik
6. menyediakan titik masuk melalui setiap kosakata yang lain bagi setiap kelompok pemakai, baik pemakai khusus maupun awam
7. memberikan  deskripsi  formal  isi  subjek  dari  setiap  unit  bibliografis dalam istilah yang paling tepat atau paling  spesifik; deskripsi tersebut
dapat  berbentuk  kata  tunggal  atau  frase  atau  dalam  bentuk  nomor kelas atau symbol
8. memberikan  sarana  bagi  pemakai  untuk  memilih  dari  semua  butiran dalam  setiap  kategori,  menurut  kriteria  tertentu  seperti  yang  paling mutakhir, paling lengkap,paling sederhana dsb
Subyek digunakan untuk memudahkan sivitas akademika menemukan  kembali  dokumen  yang  sudah  tersimpan  di  dalam  susunan koleksi dokumen.
Berdasarkan  penuturan  informan,  data  dan  dokumen    yang  ada  di Fakultas  Teknologi  Informasi  lebih  relevan  dianalisis  dengan  menggunakan acuan standar untuk dokumen perpustakaan.

## Otomasi  Dokumen
Dalam  rangka  memudahkan  dalam  pencatatan,  pengolahan, pengindeksan  dan  temu  kembali  maka  perlu  dikembangkan  sebuah  sistem informasi  agar  koleksi  dan  dokumen  milik  Fakultas  dapat  tergorganisir dengan  baik  dan  mudah  ditemukan  kembali.  Pengembangan  sebuah  sistem informasi  juga  akan  membantu  bagi  pengelola  Pusat  Dokumentasi  dan Informasi  Ilmiah  untuk  mengembangkan  layanan  berbasis  teknologi informasi.  Implementasi  teknologi  informasi  dalam  pengelolaan  dokumen dilakukan  dengan  menggunakan  SLIMS.  Pemanfaatan  software  SLIMS  ini telah  dipertimbangkan  sebelumnya.  SLIMS  dipilih  sebagai  sarana  untuk meningkatkan kinerja Pusat Dokumentasi FTI karena di dalam aplikasi open source (https://slims.web.id/web/).
Dari  sistem  open  source    ini  penulis  dapat  memberikan  pendapat bahwa  aplikasi  ini  memiliki  beberapa  kelebihan  antara  lain  :  (1)  tersedia secara open  source sehingga  setiap  orang  dalam  mengunduh  dan mempelajari,  baik  untuk  pemula  maupun    dikembangkan  lebih  lanjut  (2) memiliki  banyak  kelompok  yang  saling  berdiskusi;    pada  saat  salah  satu pengguna  mengalami  kesulitan  (3)  mampu  mengelola  metadata  baik dokumen digital  maupun dokumen tercetak (4) dapat  saling terhubung antar pangkalan  data    dengan  protocol  Z39,50  (4)  Berbasis  web  sehingga  dapat diakses  secara  terbuka.  Dan  masih  banyak  kemampuan  lain  yang  dimiliki oleh  sistem  ini.  Di  dalam  pangkalan  data  digital  selain  informasi  berupa metadata  dari  dokumen,  juga  dilengkapi  dengan  foto  dari  cover  dokumen serta  daftar  isi  dokumen.  Hal  ini  merupakan  langkah  yang  baik  karena pengguna informasi  akan langsung mengetahui  mengenai  topik pembahasan sebuah dokumen dengan membaca daftar isinya.

## Diskusi
Dari  penelitian    ini  maka  dapat  penulis  diskusikan  beberapa  hal sebagai berikut :
1. Dalam  pengelolaan  informasi  dan  dokumentasi  dikenal  bahwa  ada dokumen  yang  dapat  diakses  secara  terbuka  oleh  semua  orang tersimpan  antara  lain  di  Perpustakaan,  pusat  dokumentasi,  pusat referral. Sedangkan dokumen yang hanya bisa diakses secara terbatas untuk keperluan organisasi disimpan di ruang arsip maupun nama lain yang ditetapkan masing-masing lembaga.
2. Fakultas  Teknologi  Informasi  UKSW    sebagai  institusi  pendidikan tinggi  menghasilkan  berbagai  dokumen  baik  yang  sifatnya  terbuka untuk  publik  maupun  dokumen  yang  hanya  berguna  untuk  proses bisnis  lembaga  tersebut.  Berbagai  dokumen  tersebut  memerlukan kegiatan  identifikasi  dan  analisis  agar  dapat  berguna.  Berkaitan dengan  hal  tesebut  maka  dibentuklah  sebuah  satgas  Pusat Dokumentasi  Fakultas  agar  mampu  menangani  berbagai  hasil kegiatan pembelajaran.
3. Pengelolaan dokumen tidak terlepas dari kegiatan analisis. Dokumen yang  ada  perlu  ditangani  dengan  sistem  yang  memastikan  bahwa dokumen  tersebut  dikenali  dan  diberikan  atribut  sehingga  ketika disimpan,  dapat  ditemukan  kembali  dengan  lebih  cepat.  Bandingkan apabila  dokumen  yang  jumlahnya  sangat  banyak  tersebut  tidak dilakukan  pengelolaan,  tentu  akan  menimbulkan  persoalan  dalam penyimpanan  dan  temu  kembali.  Kegiatan  analisis  yang  dilakukan antara  lain  analisis  deskripsi.  Kegiatan  ini    menghasilkan  informasi mengenai  keadaan  fisik  sebuah  dokumen  atau  yang  dikenal  juga dengan  metadata  atau  deskripsi  bibliografis.  Kegiatan  analisis berikutnya  adalah  klasifikasi  dan  analisa  subyek.  Tugas  ini merupakan  tugas  yang  bertujuan  untuk  mengenal  kandungan informasi  dari  sebuah  dokumen.  Tugas  ini  merupakan  tugas professional  karena  membutuhkan  wawasan  pengetahuan  yang  luas dan mampu melakukan identifikasi  subyek dokumen. Demikian juga dilakukan dalam pusat dokumentasi FTI UKSW. Hasil dari  kegiatan analisis  subyek  adalah  pernyataan  verbal  sebuah  subyek  dokumen. Pada  umumnya  kegiatan  analisis  subyek  dipertajam  dengan  buku
acuan  untuk  menetapkan  subyek  dokumen.  Implementasi  di  Pusat Dokumentasi FTI analisis subyek menggunakan alat bantu DDC.
4. Pusat  Dokumentasi  Fakultas  Teknologi  Informasi    menempatkan dokumen berupa buku dan karya ilmiah lain   yang mudah dijangkau oleh  pengguna.  Sedangkan  dokumen  yang  hanya  hanya  bermanfaat bagi  proses  bisnis  lembaga  disimpan  di  tempat  yang  hanya  bisa diakses untuk kebutuhan staf di dalam lembaga. Proses identifikasi ini membutuhkan pemahaman mengenai dokumen dan cara pengelolaannya.
5. Pusat Dokumentasi Fakultas  mengelola informasi dan dokumen agar dapat    ditemu  kembali  dengan  cepat  dan  mudah.  Dokumen  yang masih memiliki nilai guna akan terus disimpan. Nilai guna antara lain untuk sejarah, penelitian, pengetahuan dan bukti pertanggungjawaban organisasi. Ketersediaan dokumen baik secara fisik maupun metadata sangat berguna bagi perkembangan organisasi dan pendukung proses pengambilan keputusan. Demikian pula praktik pengelolaan dokumen di  Fakultas  Teknologi  Informasi  UKSW    didasarkan  pada  nilai  guna dari  berbagai  dokumen.  Dokumen  yang  bernilai  guna  sebagai    bukti pertanggungjawaban  maupun  juga  bukti  fisik  sebuah  aktivitas  yang pernah  dilakukan,  terlebih  juga  sebagai  bukti  dalam  proses  kegiatan Akreditasi dan Re-Akreditasi.
6. Pusat  Dokumentasi  Fakultas  Teknologi  Informasi  mengembangkan perangkat  lunak  berbasis  open  source    SLIMS.    Perangkat  lunak  ini didesain untuk mampu menangani pengelolaan dokumen perpustakaan secara terotomasi.

## C. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  ini  penulis  dapat  menyampaikan  kesimpulan bahwa  proses  pembelajaran    di  lingkungan  Fakultas  Teknologi  Informasi menghasilkan  berbagai  dokumen  baik  dalam  media  cetak  maupun  digital. Dokumen  tersebut    mulai  dikelola  dengan  pendekatan    pengorganisasian informasi dokumen perpustakaan.   Prosedur kegiatan pengelolaan dokumen yang  dimiliki  oleh  Pusat  Dokumentasi  FTI  UKSW  dimulai  dengan  langkah identifikasi dan analisis. Analisis ini bertujuan untuk mengenali secara lebih mendalam  tentang  keadaan  fisik  dan  subyek  atau  topik  yang  terkandung dalam  sebuah  dokumen.  Kegiatan  analisis  telah  menggunakan  aturan  yang berlaku  yaitu  menggunakan  aturan  pendeskripsian  AACR  dan  penetapan subyek  dari  Perpustakaan  Nasional  RI.    Di  dalam  kegiatan  pengembangan
layanan informasi menyesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi. Pusat  Dokumentasi  FTI  UKSW  menggunakan  perangkat  lunak  open  source SLIMS  dalam  kegiatan  pendeskripsian  serta  akses  informasi  digital  bagi pengguna.  Sedangkan  pengembangan  kegiatan  Digital  Asset  Management masih  dalam  kerangka  penyusunan  konsep  pelaksanaan  agar  asset  digital tetap lestari tanpa harus mengganti perangkat lunak secara periodik.

## Saran
1. Pusat  Dokumentasi  FTI  UKSW  yang  sedang  dalam  tahap dikembangkan perlu memiliki roadmap pengembangan sehingga pada waktu tertentu terwujud sebuah Pusat Dokumentasi yang handal.
2. Pusat Dokumentasi perlu memiliki kerangka pemikiran Digital  Asset Management  mengingat  dokumen  yang  tercipta  di  masa  mendatang lebih banyak berbentuk dokumen digital.

## DAFTAR RUJUKAN
Basuki, S. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
Burhan,  B.  (2005). Analisis  Data  Penelitian  Kualitatif  . Jakarta:  Raja
Grafindo Persada.
Doyle, L. B. (n.d.). Retrieved 1977, from https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/620709
Emzir. (2010). Metodologi Penelitian Pendidikan. Jakarta: Rajawali Pers.
Glushko,  R.  J.  (2013). The  discipline  of  organizing. Retrieved  from https://onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1002/bult.2013.172040010
8
Moleong, L. (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Rouse, M. (2016). Big data management. Retrieved from https://searchdatamanagement.techtarget.com/definition/big-data- management
Sugiyono. (2002). Metode Penelitian Administrasi . Bandung: Alfabeta.
Sugiyono. (2009). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. Alfabeta.
Suharsimi,  A.  (2010). Prosedur  Penelitian  Suatu  Pendekatan  Praktek. Jakarta: PT. Rineka Cipta.
Yin, R. K. (2003). Introduction dalam Case Study Research . London: Sage.