## KEEFEKTIFAN SISTEM PENDAFTARAN ONLINE PASIEN RAWAT JALAN RSUP dr. SOERADJI TIRTONEGORO KLATEN
Ana Amirotun Solihah 1 , Savitri Citra Budi 2 1,2 Program Studi Diploma III Rekam Medis Universitas Gadjah Mada Yogyakarta E-mail: anasolihah@gmail.com 1 , savitri@ugm.ac.id 2

## Abstract
The development of various technologies makes easiness in the health field, one of which is the online indirect registration to unravel the patient’s buildup due to the length of registration time. Online registration of outpatients applied in RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro which is divided into 3 types. However, in the implementation of this system has not been matched by a wise attitude by users, that is the online registration cancellation without confirmation. Therefore, this study aims to determine the implementation and effectiveness of online outpatients registration dr. Soeradji Tirtonegoro. The type of this research is quantitative descriptive with  data  collection  by  observation.  Implementation  procedures  online  registration  RSUP  dr.  Soeradji Tirtonegoro is described in SPO Outpatient Registration through Short Message Service (SMS) / WhatsApp (WA). From the results of the observation of 1594 sample online registrants, there are positive patients list of 416 applicants via WhatsApp and 1049 registrants via SMS. However, from the sample there are 9 cancellations of registration via WhatsApp and 120 cancellation of registration via SMS. It can be concluded that online registration via SMS has a higher number, both registration and cancellation of registration compared with online registration via WhatsApp.
Keywords: Online registration, cancellation, WhatsApp, SMS

## Abstrak
Perkembangan berbagai teknologi membuat kemudahan di bidang kesehatan, salah satunyaadalah pendaftaran tidak langsung secara online yang bertujuan untuk mengurai penumpukan pasien akibat lamanya waktu pendaftaran. Pendaftaran online pasien rawat jalan diterapkan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro yang terbagi menjadi 3 jenis. Akan tetapi, dalam pelaksanaan sistem ini belum diimbangi dengan sikap yang bijak oleh penggunanya, yaitu pembatalan pendaftaran online tanpa  konfirmasi.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini  bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan dan keefektifan pendaftaran online pasien rawat jalan RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif dengan pengumpulan data secara observasi. Prosedur pelaksanaan pendaftaran online RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro dijelaskan di dalam SPO Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui Short Message Service (SMS)/ WhatsApp (WA).Dari hasil pengamatan terhadap 1594 sampel pendaftar online, terdapat pasien positif daftar sejumlah 416 pendaftar via WhatsApp dan 1049 pendaftar via SMS. Akan tetapi, dari jumlah tersebutterdapat 9 pembatalan pendaftaran via WhatsApp dan 120 pembatalan pendaftaran via SMS. Dapat ditarik kesimpulan bahwa pendaftaran online via SMS memiliki jumlah lebih tinggi, baik pendaftaran maupun pembatalan pendaftarannya dibandingkan dengan pendaftaran online via WhatsApp.
Kata Kunci: Pendaftaran online , pembatalan, WhatsApp, SMS

## PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah organisasi yang melalui tenaga rekam medisprofesional yang terorganisir, serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien (Azwar, 1996).
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis pada pasal 15, menyebutkan salah satu bentuk pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang dilakukan oleh perekam medis adalah pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi.
Penerapan teknologi diharapkan mampu membuat pekerjaan perekam medis semakin mudah, cepat, tepat, dan tentu dapat meminimalisir masalah yang ada. Salah satu masalah yang sering terjadi di unit rekam medis adalah lamanya waktu pendaftaran, sehingga menyebabkan penumpukan pasien. Penerapan sistem pendaftaran online dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Jawa Tengah sebagai solusi masalah penumpukan pasien di tempat penerimaan pasien.
Sistem pendaftaran online yang diterapkan Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Jawa Tengah terbagi menjadi 3 jenis, yaitu pendaftaran via Short Message Service (SMS), via WhatsApp, dan paket pelayanan.
Manurut Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat dr. Soeradji Tirtonegoro Nomor HK.02.04/II.1/9316/2016 tentang Pendaftaran melalui Short Message Service pendaftaran melalui WhatsApp dan SMS adalah tata cara pendaftaran pasien yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan di poliklinik melalui SMS ( Short Message Service ) / WA ( WhatsApp ). Pendaftaran paket pelayanan adalah tatacara pendaftaran pasien yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan di poliklinik sesuai jumlah kunjungan yang sudah ditentukan oleh klinik yang bersangkutan dalam satu periode.
Tujuan sistem pendaftaran melalui SMS ( Short Message Service ), WhatsApp, dan paket pelayanan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro adalah meningkatkan mutu pelayanan pendaftaran, meningkatkan kepuasan pasien dan keluarga, serta efektifitas dan efisiensi pelayanan pasien rawat jalan/poliklinik. Akan tetapi, sistem pendaftaran online yang diterapkan masih terjadi permasalahan dari hasil pengamatan kepada petugas rekam medis bagian pendaftaran pasien.
Permasalahan yang terjadi adalah ketidakefektifan sistem pendaftaran pasien rawat jalan online yang mengakibatkan pemborosan kertas hasil cetak lembar SEP (Surat Eligibilitas Peserta) dan formulir verifikasi INA CBG’S, bertambahnya beban kerja petugas untuk menghapus riwayat pendaftaran dan riwayat entri SEP (Surat Eligibilitas Peserta), dan waktu kerja petugas menjadi tidak efisien. Berdasarkan latar belakang di atas maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan dan keefektifan pendaftaran online pasien rawat jalan RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro.

## METODE
Jenis penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif. Cara pengumpulan datanya menggunakan observasi yang dilakukan pada tanggal 3-31 Agustus 2017 dan diambil data selama 10 hari. Hasil obeservasi dianalisis secara kuantitatif yang disajikan dalam bentuk statistik deskriptif denganprogram Microsoft Excel 2010.
Jumlah populasi dalam penelitian ini sebesar 4329 pendaftaran online yang terdiri dari 814 pendaftaran online via WhatsApp dan 3515 pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ). Sedangkan jumlah sampel yang digunakan dalam penelitian ini sebesar 1594 pendaftaran online rawat jalan yang terdiri dari 425 pendaftaran online via WhatsApp dan 1169 pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ).
Analisis data yang digunakan adalah dengan cara analisis univariat yang hanya meniliti satu variabel saja dengan melihat fluktuasi frekuensi sistem pendaftaran online pasien rawat jalan RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan pendaftaran online
Gambar 1. Grafik Batang Jumlah Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Jenis Pendaftaran Pasien di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro
Pendaftaran secara langsung adalah pasien atau keluarga pasien datang langsung ke fasilitas pelayanan kesehatan, sedangkan pendaftaran tidak langsung adalah pasien atau keluarga pasien melakukan pendaftaran untuk mendapatkan pemeriksaan dari fasilitas pelayanan kesehatan dengan memanfaatkan fasilitas teknologi jarak jauh, misalnya pasien mendaftar dengan memanfaatkan fasilitas telephone, SMS ( Short Message Service ), fasilitas WhatsApp, fasilitas web, dan lain-lain (Budi, 2011).
Berdasarkan Gambar 1. dapat dilihat persentase pasien yang mendaftar langsung rawat jalan di RSUP
dr. Soeradji Tirtonegoro sebesar 16,9% dari total pasien pendaftar rawat jalan. Persentase pasien yang mendaftar tidak langsung atau secara online sebesar 83,1% dari total pasien pendaftar rawat jalan.
Menurut SPO (Standar Prosedur Operasional), prosedur pendaftaran online dimulai dari petugas menerima SMS ( Short Message Service ) atau WhatsApp yang sudah dikirim oleh pasien atau wali di nomor ponsel rumah sakit. Lalu petugas melakukan verifikasi kelengkapan kebutuhan pendaftaran dan mencatat di buku register yang dipisahkan perklinik dan memberikan nomor urut antrian sesuai klinik. Petugas membalas SMS atau WhatsApp bahwa pendaftaran sukses dan menginformasikan nomor urut pemeriksaan di klinik yang dituju.
Rekapitulasi pendaftaran pasien online dilakukan petugas sesaat setelah jam pendaftaran tutup . Lalu petugas menghubungi bagian filing untuk meminta berkas rekam medis pasien hasil rekapitulasi dan menginformasikannya kepada klinik yang dituju untuk ditindak lanjuti. Pada saat hari pemeriksaan, pasien menuju loket 1 (khusus SMS/WA) dan menyerahkan berkas pendaftaran, berupa surat rujukan, kartu BPJS dan/atau surat keterangan kronologi kejadian bagi pasien jatuh dan surat keterangan polisi atau surat keterangan dari PT. Jasa Raharja untuk pasien kasus kecelakaan lalu lintas dan nomor urut pemeriksaan sesuai klinik yang dituju, lalu dipersilakan menuju klinik yang dituju.
Keefektifan Pendaftaran Online Berdasarkan observasi terhadap 16,9% atau 1594 pendaftaran online selama satu bulan diperoleh hasil sebagai berikut:

## Tabel 1. Ringkasan Numerik Pendaftaran
Online WhatsApp SMS Mean 42,5 116,2 Standar deviasi 17 33,6 Interquartile range 12 27 Nilai minimum 8 74 Kuartil bawah 40,3 99,8 Median 44 111,5 Kuartil atas 52,3 126,8 Nilai maksimum 63 197
Berdasarkan tabel di atas diketahui bahwa rata- rata jumlah pasien yang mendaftar online rawat jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro sebanyak 43 pendaftaran online via WhatsApp dan 116 pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ).
Standar deviasi pendaftaran online rawat jalan via WhatsApp sebesar 17, sedangkan pada pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) sebesar 33,6. Nilai median atau nilai tengah pendaftaran online via WhatsApp adalah 44, sedangkan via SMS ( Short Message Service ) sebesar 111,5pendaftar. Nilai minimum pendaftaran online via WhatsApp sebesar 8 pendaftaran, sedangkan nilai maksimumnya sebesar 63 pendaftaran. Nilai minimum pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) sebesar 74, sedangkan nilai maksimumnya sebesar 197 pendaftaran. Bila digambarkan dengan grafik batang pasien pendaftar online rawat jalan via WhatsApp dan SMS ( Short Message Service ) RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro adalah sebagai berikut:
Gambar 2. Grafik Batang Pendaftaran Online Via WhatsApp Pasien Rawat Jalan RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro
Gambar 3. Grafik Batang Pendaftaran Online Via SMS (Short Message Service) Pasien  Rawat Jalan RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro
Keterangan hari di sumbu x pada kedua grafik batang di atas disusun secara urut mulai dari hari Senin pada minggu pertama hingga Jumat dan kembali lagi pada hari Senin pada minggu kedua dan berakhir pula di hari Jumat. Berdasarkan Gambar 2. di atas menunjukkan bahwa pada hari ke-1 dan hari ke-6 yang keduanya merupakan hari Senin memiliki jumlah pendaftaran online via WhatsApp pasien rawat jalan di bawah rata-rata, yaitu masing-masing 22 dan 8 pendaftar online via WhatsApp. Hal ini
dapat disebabkan karena di Indonesia, hari Senin merupakan awal hari kerja setelah libur pada hari Minggu. Selain itu, grafik selalu menggambarkan kenaikan dari hari Senin ke hari Selasa, seperti yang terlihat pada grafik hari ke-1 menuju hari ke-2 dan hari ke-6 menuju hari ke-7. Akan tetapi, selalu mengalami penurunan dari hari Rabu ke hari Kamis yang tergambar pada grafik hari ke-3 menuju hari ke-4 dan hari ke-8 menuju hari ke-9.
Berdasarkan Gambar 3. di atas menunjukkan bahwa hari Kamis memiliki jumlah pendaftar online via SMS ( Short Message Service ) paling banyak selama satu minggu, baik di minggu pertama maupun minggu kedua obeservasi yang digambarkan pada hari ke-4 di minggu pertama dan hari ke-9 di minggu kedua.  Selan  itu,    grafik  selalu  menggambarkan kenaikan dari hari Rabu ke hari Kamis, seperti yang terlihat pada grafik hari ke-3 menuju hari ke-4 dan hari ke-8 menuju hari-9. Akan tetapi, selalu mengalami penurunan dari hari Kamis ke hari Jumat yang tergambar pada grafik hari ke-4 menuju hari ke-5 dan hari ke-9 menuju hari ke-10. Penurunan di hari Jumat ini disebabkan karena jam pelayanan pendaftaran hari Jumat berakhir lebih cepat, yaitu pukul 13.00 WIB  dibandingkan dengan hari Senin hingga Kamis yang berakhir pukul 14.00 WIB.
Perbedaan signifikan 2 sistem pendaftar online ini disebabkan karena pasien atau wali pasien yang mendaftar layanan rawat jalan belum memiliki smartphone yang menyediakan program WhatsApp di dalamnya. Selain itu, terdapat perbedaan tatacara pendaftaran online rawat jalan via WhatsApp dan SMS ( Short Message Service ), yaitu pada pendaftaran via WhatsApp harus melampirkan ( upload ) foto kartu berobat, surat rujukan/surat perintah kontrol, kartu BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial), dan KTP (Kartu Tanda Penduduk).
Tabel 2. Ringkasan Numerik Pembatalan Pendaftaran Online WhatsApp SMS Mean 0,9 12 Standar deviasi 1,1 3,1 Interquartile range 1,8 4,3 Nilai minimum 0 7 Kuartil bawah 0 9,5 Median 0,5 12,5 Kuartil atas 1,8 13,8 Nilai maksimum 3 17
Berdasarkan tabel di atas diketahui bahwa rata- rata jumlah pasien yang membatalkan pendaftaran online rawat jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro sebesar 1 pendaftarvia WhatsApp dan 12 pembatalan pendaftaran via SMS ( Short Message Service ). Standar deviasi pembatalan pendaftaran online rawat jalan via WhatsApp sebesar 1,1, sedangkan via SMS ( Short Message Service ) sebesar 3,1. Nilai median atau nilai tengah pembatalan pendaftaran online via WhatsApp adalah 0,5 sedangkan via SMS
( Short Message Service ) sebesar 12,5pembatalan. Nilai minimum pembatalan pendaftaran online via WhatsApp adalah 0, sedangkan nilai maksimumnya adalah 3 pembatalan. Nilai minimum pembatalan pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) adalah 7, sedangkan nilai maksimumnya adalah 17 pendaftaran. Berikut adalah tabel perbandingan jumlah pasien pendaftar online, baik WhatsApp maupun SMS ( Short Message Service ) dengan pasien yang membatalkan pendaftaran rawat jalannya, baik yang mendaftar melalui WhatsApp maupun SMS ( Short Message Service ).
Tabel 3. Perbandingan Pendaftaran dan Pembatalan Pendaftaran Online via WhatsApp Hari ke- Jumlah Pendaftar Positif Daftar Batal Daftar Jumlah Persentase 1 22 21 1 4,5% 2 44 41 3 6,8% 3 63 62 1 1,6% 4 44 44 0 0% 5 44 42 2 4,6% 6 8 8 0 0% 7 62 60 2 3,2% 8 44 44 0 0% 9 39 39 0 0% 10 55 55 0 0% ∑ 425 416 9 2,1%
Berdasarkan Tabel 3. di atas menunjukkan bahwa pada hari ke-2 dan hari ke-7 yang keduanya merupakan hari Selasa memiliki jumlah pembatalan pendaftaran online via WhatsApp terbanyak dalam kurun waktu seminggu . . Selain itu, berdasarkan tabel tersebut kenaikanjumlah pembatalan pendaftaran online via WhatsApp selalu terjadi di hari Selasa lalu mengalami penurunan di hari Rabu, seperti yang terlihat pada tabel hari ke-2 menuju hari ke-3 mengalami kenaikan lalu menuju hari ke-4 mengalami penurunan. Hal ini juga terjadi pada hari
ke-7 menuju hari ke-8 mengalami kenaikan lalu menuju hari ke-9 mengalami penurunan.
Tabel 4. Perbandingan Pendaftaran dan Pembatalan Pendaftaran Online via SMS ( Short Message Service ) Hari ke- Jumlah Pendaftar Positif Daftar Batal Daftar Jumlah Persentase 1 97 82 15 15,5% 2 130 117 13 10% 3 114 100 14 12,3% 4 132 120 11 8,3% 5 74 65 9 12,2% 6 109 96 13 11,9% 7 108 99 9 8,3% 8 117 105 12 10,3% 9 197 180 17 8,6% 10 92 85 7 7,6% ∑ 1169 1049 120 10,3%
Berdasarkan Tabel 4. di atas menunjukkan bahwa pada hari ke-1 dan hari ke-6 yang keduanya merupakan hari Senin memiliki jumlah pembatalan pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) terbanyak dalam kurun waktu seminggu . . Selain itu, terdapat perbedaan pada pengamatan minggu pertama dan kedua, yaitu hari Jumat minggu pertama mengalami kenaikan, sedangkan pada Jumat minggu kedua mengalami penurunan yang terlihat pada hari ke-5 dan hari ke-10 pada tabel. Bila digambarkan dengan grafik batang pembatalan pasien pendaftar online rawat jalan via WhatsApp dan SMS ( Short Message Service ) RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro adalah sebagai berikut:
Gambar 4. Grafik Batang Pembatalan Pendaftaran Online
Berdasarkan Gambar 4. di atas, dapat disimpulkan bahwa pembatalan pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) memiliki persentase lebih lebih tinggi daripada pembatalan pendaftaran online via WhatsApp rawat jalan RSUP dr. Soeradji
Tirtonegoro. Tingginya persentasi pembatalan SMS ini seiring dengan jumlah pendaftaran online via SMS yangjuga lebih tinggi daripada pendaftaran online via WhatsApp.
Pembatalan pendaftaran online ini tentu mengakibatkan kerugian, diantaranya adalah pemborosan kertas hasil cetak lembar SEP (Surat Eligibilitas  Peserta)  dan  formulir  verifikasi  INA CBG’S, bertambahnya beban kerja petugas untuk menghapus riwayat pendaftaran dan riwayat entri SEP, dan waktu kerja petugas menjadi tidak efisien. SEP (Surat Eligibilitas Peserta) adalah suatu dokumen sebagai bukti bahwa pasien akan mendapatkan pelayanan dengan biaya yang ditanggung oleh BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial).
Kertas SEP dicetak sebanyak 3 lembar dan 1 lembar formulir  verifikasi  INA  CBG’S  pada  masing- masing pasien yang mendaftar. Apabila dalam pengambilan data 10 hari terdapat 129 pasien yang membatalkan pendaftaran online berarti terdapat 4 lembar kertas yang terbuang sia-sia sebanyak 129 kali, yaitu 516 kertas hasil cetak. Ketidakefisinan ini perlu diperbaiki karena kertas merupakan salah satu sarana penting dalam pelaksanaan pelayanan pendaftaran. Hal ini sejalan dengan penelitian Yuli Uswatun Khasanah, dengan judul Perencanaan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kab. Bantul Tahun 2011 yang menyatakan sarana merupakan pendukung dalam kegiatan pelayanan perencanaan pelayanan kesehatan.
Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mendaftar seorang pasien lama adalah 3 menit. Jika terdapat 129 pasien pendaftar online yang membatalkankunjungan, maka dengan kata lain terdapat 6 jam 45 menit yang terbuang sia-sia dimana sebenarnya dapat dialokasikan untuk melakukan kegiatan-kegiatan pokok lainnya pada beban kerja yang lebih efisien.

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten ini dapat ditarik kesimpulan: 1.  Pelaksanaan pendaftaran online di RSUP dr.Soeradji Tirtonegoro dimulai dari petugas menerima SMS ( Short Message Service ) atau WhatsApp yang sudah dikirim oleh pasien atau wali di nomor ponsel rumah sakit 1 hari sebelum hari pemeriksaan. Lalu petugas melakukan verifikasi kelengkapan kebutuhan pendaftaran
dan mencatat di buku register yang dipisahkan per-klinik dan memberikan nomor urut antrian sesuai klinik. Petugas membalas SMS atau WhatsApp bahwa pendaftaran sukses dan menginformasikan nomor urut pemeriksaan di klinik yang dituju dan syarat yang harus dapat ditunjukkan  untuk  konfirmasi  berkas  rekam medis.
2.  Hasil penelitian kuantitatif membuktikan bahwa jumlah pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) lebih tinggi dibandingkan dengan via WhatsApp.
3.  Hasil penelitian kuantitatif membuktikan bahwa jumlah pembatalan pendaftaran online via SMS ( Short Message Service ) lebih tinggi dibandingkan dengan via WhatsApp.

## DAFTAR PUSTAKA
Azwar, A. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan . Jakarta: Binarupa Aksara.
Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja
Rekam Medis . Yogyakarta : Quantum Sinergis Media.
Fether B., Barsasella D. 2014. Analisis Sistem Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Puskesmas Kecamatan Duren Sawit Jakarta Timur 2014.

## Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia.
Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat dr. Soeradji Tirtonegoro Nomor: HK.02.04/ II.1/9398/2016 tentang Pemberlakuan Standar Prosedur Operasional (SPO) Pendaftaran Pasien Rawat Jalam Melalui Short Message Service (SMS)/ WhatsApp (WA) di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro.
Khasanah, Rosyidah. 2011. Perencanaan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul. Jurnal Kesehatan Masyarakat UAD.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis.
Taryo. 2016. SEP BPJS Kesehatan itu apa dan bagaimana bentuk atau isinya?. http://bpjs. taryo.net/2016/12/bentuk-sep-bpjs-rsk- dharmais .html [23 Oktober 2017]