## EFEKTIVITAS SISTEM ADMINISTRASI MELALUI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG): STUDI DI BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH KABUPATEN KAPUAS

## Deby Pratama Putra

## ABSTRACT
This  study  aims  to  describe  and  analyze  the  effectiveness  of  the administration  system  through  a  Management  Information  System  (SIMPEG)  in Education and Training Board of Civil Service Agency, Kapuas regency in Civil Service Administration Division. The focus of this research study is to determine the effectiveness of the administration system using indicator of the effectiveness of Richard M. Steers which is the optimization objectives, systematic perspective and behavior  of  employees  in  the  organization  as  well  as  in  the  use  of  Management Information System which are the input, process and output.
Keywords: Effectiveness, Administration, Utilization SIMPEG

## LATAR BELAKANG
Dengan  tersedianya  berbagai  bentuk  media  informasi,  kini  masyarakat memiliki  pilihan  yang  lebih  banyak  bagi  informasi  yang  ingin  mereka  dapatkan. Kemajuan  teknologi  informasi  seolah-olah  membuat  semua  orang  dapat mengetahui  apa  saja  yang  ingin  mereka  ketahui  dengan  segera.  Sementara  itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi mereka.
Dalam menghadapi pertumbuhan dan pembangunan suatu organisasi yang sudah  demikian  kompleksnya  dibutuhkan  tersedianya  suatu  sistem  informasi manajemen yang mampu untuk membantu penyediaan data dan informasi sebagai bahan  penentuan  kebijaksanaan  dan  strategi  pembangunan  maupun  bagi tersedianya  data  dan  informasi  operasional. E-Government adalah  upaya mengaplikasikan  pelayanan  kepemerintahan  melalui  sistem  informasi  berbasis komputer.  Salah  satu  perwujudan  dari E-Government adalah  dengan mengembangkan sebuah Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang  Nomor  8  tahun  1974  tentang  pokok-pokok  kepegawaian khususnya  Pasal  34  (ayat  2),  yakni  perlu  diselenggarakan  dan  dipelihara  Sistem Informasi  yang  dikembangkan  dan  dioperasikan  melalui  Sistem  Informasi Manajemen  Kepegawain  (SIMPEG)  dengan  tujuan  agar  Badan  Kepegawain Daerah  dapat  memiliki  kemampuan  mengelola  serta  memberikan  berbagai informasi  tentang  Pegawai  Negeri  Sipil  yang  mencakup  perencanaan, pengembangan  kualitas  Sumber  Daya  Pegawai  Negeri  Sipil  dan  administrasi kepegawaian,  pengawasan  dan  pengendalian,  penyelenggaraan  dan  pemeliharaan informasi kepegawaian, serta mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil. Perkembangan teknologi di bidang pemerintahan, khususnya dalam implementasi kebijakan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian  Pendidikan  dan  Pelatihan    Daerah  diharapkan  dapat  meningkatkan
efektivitas  kerja  pegawai  agar  memperoleh  Sumber  Daya  Aparatur  sumber  daya yang  profesional  dibidangnya.  Sumber  Daya  Aparatur  perlu  dikelola  secara profesional  agar  terwujud  keseimbangan  antara  kebutuhan  pegawai  dengan tuntutan dan kemampuan organisasi Sumber Daya Aparatur.
Berdasarkan  latar  belakang  diatas,  maka  pokok  masalah  yang  diteliti sebagai  berikut  :  (1)  Bagaimana  efektivitas  sistem  administrasi  melalui  Sistem Informasi  Manajemen  Kepegawaian  di  Bidang  Administrasi  Kepegawaian  di kantor Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan  Daerah Kabupaten Kapuas? (2) Apa yang menjadi faktor pendukung dan faktor penghambat dari pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Bidang Administrasi Kepegawaian di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas?

## TINJAUAN PUSTAKA

## Efektivitas
Handoko  dalam  Zuliyanty  (2005:26),  efektivitas  merupakan  kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian efektivitas secara umum merupakan suatu kondisi dimana  dalam  menyelesaikan  sesuatu  dituntut  hasil  yang  sesuai.  Hal  tersebut didukung dari sisi persiapan dan langkah yang tepat serta faktor pendukung lainnya.

## Sistem Administrasi
Definisi  sistem  menurut  dari  Jogiyanto  (2005:2)  menjelaskan  bahwa: “sistem  adalah  kumpulan  dari  elemen-elemen  yang  berinteraksi  untuk  mencapai suatu  tujuan-tujuan  tertentu”.  Menurut  Siagian  dalam  bukunya  “Administrasi Pembangunan”  (2003:4)  administrasi  adalah  keseluruhan  proses  pelaksanaan keputusan-keputusan yang telah diambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

## Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Definisi sebuah Sistem Informasi Manajemen, istilah yang umum dikenal orang  adalah  sebuah  sistem  manusia/mesin  yang  terpadu  untuk  menyajikan informasi  guna  mendukung  fungsi  operasi  organisasi,  manajemen,  dan  proses pengambilan  keputusan  didalam  suatu  organisasi.  Untuk  dapat  memahami  arti Sistem  Informasi  Manajemen  (SIM),  terdapat  beberapa  definisi  yang  di ketengahkan  oleh  para  ahli  dalam  Sutabri  (2005:91)  sebagai  berikut  :  Robert  G. Murdick  dan  Joel  E.  Ross  dalam  bukunya  yang  berjudul  ”Sistem  Informasi Manajemen  Modern”  (terjemahan)  mendefinisikan  SIM  sebagai  berikut: ”SIM” adalah proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan, dan  diproses  untuk  menghasilkan  output  yang  berupa  keputusan  tentang perncanaan,  pengoperasian,  dan  pengawasan. Joseph  F.  Kelly  dalam  bukunya ”Computerized  Management  Information  System”  mendefinisikan  SIM  sebagai berikut  : ”SIM” adalah perpaduan sumber daya manusia dan sumber daya yang berbasis  komputer  yang  menghasilkan  komunikasi,  dan  penggunaan  data  untuk tujuan operasi manajemen yang efisien serta perencanaan bisnis.
Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Menurut  Scott  George  dalam  Abdul  Kadir  (2003:9)  yang  mengatakan
bahwa  Sistem  Informasi  memiliki  tiga  kegiatan  utama  yaitu input , process dan output . a. Masukan ( Input )
Fungsi input memberikan  kemampuan  untuk  memasukkan  informasi personalia ke dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian.
b. Proses ( Process )
Dalam kaitannya dengan sistem informasi, Lott dalam The Liang Gie (1983: 319)  berpendapat  “ Processing  refers  to  anysteps  taken,  by  whatever  means possible,  to  make  date  usable  for  axpected  purpose ”.  (proses  menunjuk  pada langkah-langkah  apa  pun  yang  dilakukan  dengan  sarana-sarana  apapun  yang mungkin untuk membuat data dapat dipergunakan bagi sesuatu maksud tertentu).
c. Keluaran (output ) Menurut Kartaprawira (1990: 28) “ output adalah aktifitas yang dijalankan oleh  sistem  informasi  sebagai  respon  terhadap  tuntutan,  tekanan  dan  masukan lainnya”.

## METODE PENELITIAN
Lokasi penelitian yang dipilih adalah Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas.Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penilitian  ini,  yaitu teknik observasi (pengamatan), wawancara dan dokumentasi.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Efektivitas  Sistem  Administrasi  Melalui  Sistem  Informasi  Manajemen Kepegawaian  (SIMPEG)  di  Badan  Kepegawaian  Pendidikan  dan  Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas
a. Masukan ( Input )
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh peneliti bahwa proses input dalam program  SIMPEG  cukup  maksimal  yang  mana  ketersediaan  data  tergantung pengiriman data dari unit-unit utama yang pada umumnya tidak lengkap dan proses pengiriman data ke Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah sangat lama. Data yang dimaksud adalah data dinamik, data dinamik merupakan data yang sering  berubah-ubah.  Data  yang  bersifat  dinamik  memiliki  kendala  dan  masalah yang  lebih  banyak  karena  masih  kurangnya  koordinasi  yang  baik  antara  Satuan Kerja  Perangkat  Daerah  yang  ada.  Data  dinamik    berupa  SK  (Surat  Keputusan) yaitu  SK  kenaikan  pangkat,  SK  mutasi,  riwayat  pendidikan  dan  pelatihan  dan sebagainya.
b. Proses ( Process )
Berdasarkan  hasil  analisis  peneliti  bahwa  Sistem  Informasi  Manajemen
Kepegawaian dilihat proses entry data cukup baik, pertama pengguna mempunyai user id dan password kemudian log-in di aplikasi SIMPEG tersebut. Setelah dapat log-in terdapat  5  menu  yaitu  diantaranya  keterangan  program,  riwayat  jabatan, pangkat, keluarga, dan alamat. Apabila ada dokumen baru datang proses up date data  akan  terus  dilakukan  selama  dokumennya  ada.  Sebelum  perekaman  hasil pengisian formulir data kepegawaian menjelaskan mengenai proses masukan data di aplikasi SIMPEG sebelumnya harus dikirim terlebih dahulu kebagian pengelola
data  pegawai  di  Bidang  Administrasi  Kepegawaian  sebagai  pelaksana  program Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
c. Keluaran ( Output )
Berdasarkan  hasil  pengamatan  peneliti  pada  Badan  Kepegawaian
Pendidikan  dan  Pelatihan  Daerah  Kabupaten  Kapuas  khususnya  pada  Bidang Administrasi Kepegawaian, laporan/ data akhir  yang disediakan dari pengelolaan SIMPEG dirasa sudah cukup baik mengakomodasi dilihat dari berbagai kasus yang pernah  ditemukan  hanya  terkait  masalah  administrasi  kepegawaian  seperti penyususan data Pegawai Negeri Sipil yang akan disusun belum melengkapi yang ada diprogram SIMPEG tersebut. Hasil akhir dari pengolahan data SIMPEG dapat dilihat dari dua hal utama yang terkait masalah keakuratan data dan kelengkapan data.  Terkait  dua  hal  tersebut  peneliti  menyimpulkan  bahwa  dalam  pelaksanaan SIMPEG  di  Badan  Kepegawaian  Pendidikan  dan  Pelatihan  Daerah  Kabupaten Kapuas  hasil  pengolahan  datanya  kurang  baik  terutama  Sumber  Daya  Manusia yang  mana  masih  belum  termotivasi  untuk  proses  pengelolaan  Sistem  Informasi Manajemen Kepegawaian.
Tiga  buah  konsep  yang  dijadikan  indikator  untuk  mengetahui  efektivitas kinerja  Pemerintah  Daerah,  dalam  pengelolaan  Sistem  Informasi  Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas khususnya pada Bidang Administrasi Kepegawaian :
a. Optimalisasi Tujuan
Optimalisasi  tujuan  merupakan  cara  untuk  mengetahui  pencapaian  target yang akan dilaksanakan, apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti melihat dalam pencapaian target  tentunya sudah tercapai dengan baik akan tetapi terdapat sedikit kendala yang dihadapi yaitu proses  yang  cukup  lama.  Dalam  hasil  wawancara  yang  didapat  peneliti  lamanya proses tersebut dikarenakan lambatnya penyampaian data ke Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah dari setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah yang ada.  Dapat  disimpulkan  bahwa  pencapaian  target  yang  dilaksanakan  pada pengelolaan  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  di  Badan  Kepegawaian Pendidikan  dan  Pelatihan  Daerah  Kabupaten  Kapuas  Bidang  Administrasi Kepegawaian sudah cukup efektif dan sesuai.
b. Perspektif Sistematika
Dalam  indikator  ini  peneliti  melihat  melalui  kemampuan  masing-masing pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang sesuai dengan kedudukannya dalam instansi  tersebut,  apakah  pegawai  memiliki  keterampilan  atau  keahlian  khusus. Berkaitan  dengan  hal  tersebut,  dari  hasil  analisis  dapat  disimpulkan  bahwa kemampuan  pegawai  sudah  cukup  baik,  pada  umumnya  pegawai  telah mendapatkan pelatihan pengetahuan dan keterampilan teknis pelaksanaan program SIMPEG seperti pelatihan secara langsung yang dilakukan di Badan Kepegawaian Pendidikan  dan  Pelatihan  Daerah  Kabupaten  Kapuas.  Pendidikan  dan  pelatihan yang  pernah  diadakan  yaitu  pada  saat  awal  dibangunnya  Sistem  Informasi Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG),  salah  satunya  adalah  DDTK  (Diklat  di Tempat  Tugas)  bila  terjadi  perubahan  pada  sistem  dan  terjadi  rotasi  pekerjaan pegawai.
c. Perilaku Pegawai
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Badan  Kepegawaian  Pendidikan  dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas khususnya Bidang Administrasi Kepegawaian
dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa ketelitian dalam pelaksanaan tugas dan kecepatan  mendapatkan  data  cukup  baik  yang  mana  ketika  kita  meminta  data kepada  bagian  administrasi  kepegawaian  data-data  tersebut  dengan  cepat  dan akurat.
Faktor  Pendukung  dan  Penghambat  dari  Pengelolaan  SIMPEG  di  Bidang Administrasi Kepegawaian di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas
a. Sarana dan Prasarana di Bidang Administrasi Kepegawaian Adapun  hambatan  yang  sering  terjadi  mengenai  sarana  dan  prasarana  di Bidang Administrasi Kepegawaian adalah mengenai belum terbangunnya jaringan yang  baik.  Jaringan  merupakan  salah  satu  komponen  penting  yang  dapat memberikan  perubahan  dalam  pengaksesan  informasi  data-data  pegawai.  Dalam pengelolaan pelaksanaan SIMPEG terdapat kendala pada jaringan internet dan ini merupakan faktor penghambat dalam pelaksanaannya. Jaringan LAN yang dipakai oleh Bidang Administrasi  Kepegawaian untuk menyampaikan data dari satu  unit lain dalam satu lingkungan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah terkadang  tidak  berfungsi  dengan  baik.  Sedangkan  untuk    perangkat  keras ( hardware ) yang merupakan komponen yang digunakan untuk melaksanakan tugas dan  fungsi-fungsi,  penyimpanan  data,  pemasukan  data.  Berdasarkan  analisis peneliti  didapatkan  bahwa  perangkat  keras/unit  komputer  yang  digunakan  masih memiliki  kekurangan  yang  mana  seperti  perangkat  keras  komputer  yang  kurang terperbaharui.  Untuk  kelengkapan  perangkat  keras  cukup  memadai  dalam mendukung  proses  pengelolaan  SIMPEG  seperti keyboard,  mouse,  monitor dan lainnya.
Berdasarkan  analisis  peneliti  yang  didukung  dengan  hasil  wawancara mengatakan  bahwa  aplikasi  tampilan  yang  ada  pada  program  SIMPEG  mudah digunakan dan operasikan dan ini merupakan salah satu faktor pendukung dalam proses  efektifnya  pengelolaan  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian khususnya di Bidang Administrasi Kepegawaian di Badan Kepegawian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas.
b. Sumber Daya Manusia di Bidang Administrasi Kepegawaian Berkaitan dengan kompetensi  yang dimiliki atau tenaga pelaksana Sistem
Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG)  oleh  pegawai  pada  Bidang Administrasi Kepegawaian mempunyai latar belakang pendidikan yang cukup baik dan  berkompeten  dibidangnya  dalam  mengelola  Sistem  Informasi  Manajemen Kepegawaian. Pegawai operator SIMPEG merupakan berasal dari pendidikan yang berhubungan  dengan  komputer,  jadi  cukup  handal  dalam  mengelola  atau menyajikan  data,  jadi  ini  merupakan  sebuah  faktor  pendukung  dalam  sebuah efektifnya  pengelolaan  sistem  administrasi  melalui  Sistem  Informasi  Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Kapuas.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG)  di Badan  Kepegawaian  Pendidikan  dan  Pelatihan  Daerah  Kabupaten  Kapuas khususnya  pada  Bidang  Administrasi  Kepegawaian  masih  belum  maksimal  pada pemanfaatan input (masukan) dan output (keluaran) akan tetapi ketika sudah dalam
proses ( process ) pemanfaatan sudah maksimal dan cukup baik. Terdapat tiga buah konsep yang saling berhubungan yang dijadikan indikator untuk mengetahui sejauh mana efektivitas kerja Pemerintah Daerah yang mana dari hasil yang diteliti oleh peneliti  sudah  cukup  baik  dan  efektif  dalam  sistem  administrasi  melalui  Sistem Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG)  di  BKPPD  Kabupaten  Kapuas Bidang Adminitrasi Kepegawaian, seperti pencapaian target sudah tercapai dengan baik, kemampuan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan ketelitian pegawai dalam meleksanakan tugasnya dan kecepatan mendapatkan data sudah cukup baik.
Faktor  penghambat  dan  faktor  pendukung  efektivitas  sistem  administrasi melalui SIMPEG yaitu sarana dan prasarana serta Sumber Daya Manusia. Sarana dan  prasarana  yang  menjadi  hambatan  yaitu  mengenai  belum  terbangunnya jaringan  internet  yang  baik.  Untuk  perangkat  keras  (hardware)  masih  memiliki kekurangan  seperti  perangkat  keras  komputer  yang  kurang  terperbaharui. Sedangkan untuk kelengkapan perangkat keras sudah cukup baik dan mendukung proses  pengelolaan  SIMPEG.  Sumber  Daya  Manusia  sudah  cukup  baik  dan berkompeten  dibidangnya  dalam  pengelolaan  SIMPEG  yang  mana  pegawai operator SIMPEG merupakan berasal  dari pendidikan  yang berhubungan dengan komputer,  jadi  sangat  mendukung  dalam  sebuah  efektifnya  pengelolaan  sistem administrasi melalui  SIMPEG.
Perlu  dilakukannya  evaluasi  secara  menyeluruh  terhadap  pelaksanaan program  SIMPEG,  membuat  SOP/pedoman  yang  berisi  standar  untuk  menilai apakah sudah sesuai dengan tujuan atau belum dan memperbaiki kualitas data yang masih belum lengkap dan akurat.

## DAFTAR PUSTAKA
Bungin, Burhan (Ed.). (2001). Metodologi Penelitian Kualitatif . Jakarta: Rajawali Pers.
H. Rahmat. 2013. Filsafat Administrasi . Bandung: CV Pustaka Setia.
Hasibuan, S.P Malayu. 2005. Manajemen: dasar, pengertian dan masalah. (Edisi Revisi). Jakarta: Bumi Aksara.
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi .Yogyakarta: Andi.
Kansil,  C.S.T.,  Kansil,  Christine  C.S.T.  2005.  Sistem  Pemerintahan  Indonesia. Jakarta: PT Bumi Aksara
Makmur.  2011. Efektivitas  Kebijakan  Kelembagaan  Pengawasan. Bandung:  PT Refika Aditama.
Maleong.Lexy.  J.  2012.  Metodologi  Penelitian  Kualitatif,  Bandung:  PT  Remaja Rosdakarya.
Sondang P. Siagian. 2003. Administrasi Pembangunan. Jakarta: PT Bumi Aksara Sondang, P. Siagian. 2008. Sistem Informasi Manajemen . Jakarta: PT Bumi Aksara.
Subandi.2007 . Sistem Ekonomi Indonesia . Bandung: Alfabeta
Sukarna. 1992. Dasar-dasar Manajemen . Bandung: Mandar Maju
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen . Yogyakarta: Andi
Syamsi,  ibnu.  2004 .  Efisiensi,  Sistem,  dan  Prosedur  Kerja .  Jakarta:  PT  Bumi Aksara.
Wursanto, IG. 1989. Manajemen Kepegawaian .Yogyakarta: Kanisius.
Zuliyanty. 2005. Konsep Pelayanan Publik . Jakarta: Rieneka Cipta