## PROGRAM APLIKASI PENDATAAN KARYA ILMIAH MAHASISWA FAKULTAS XYZ
Ery Dewayani 1 , Bagus Mulyawan 2 dan Lina 3
1 Program Studi Sistem Informasi Universitas Tarumanagara Email: eryd@fti.untar.ac.id
2 Program Studi  Teknik Informatika Universitas Tarumanagara Email: bagus@untar.ac.id
3 Program Studi  Teknik Informatika  Universitas Tarumanagara Email: lina@untar.ac.id

## ABSTRACT
The Scientific Work Room which contains practical workbooks and student thesis in the XYZ faculty has not been well managed. The problem is that searching for books takes a long time and making the reports needed by the faculty cannot be fulfilled. These problems can be overcome by computerizing the management of the scientific works, so it is necessary to make a Scientific Paper Data Collection Application Program. Application program created is multi user, to be used by staff and users who need to search or borrow books. This application program can facilitate the search  for  students'  scientific  works  and  also  make  reports  required  by  the  faculty.  The  application  program  was developed using the System Development Life Cicle (SDLC) methodology. The application program uses the My Sql database and PHP programming language. The application program has been installed in the Scientific Workspace and tested by the user using the UAT (User Acceptance Test) method.
Keywords : Application program, SDLC, Scientific work

## ABSTRAK
Ruang  Karya  ilmiah  yang  berisi  buku  kerja  praktik  dan  buku  skripsi  mahasiswa  di  fakultas  XYZ,  belum  dikelola secara  baik.   Masalah  yang dihadapi adalah dalam pencarian buku membutuhkan waktu yang lama  dan pembuatan laporan  yang dibutuhkan fakultas belum dapat  dipenuhi. Permasalahan tersebut dapat diatasi dengan melakukan komputerisasi pengelolaan buku karya ilmiah tersebut, sehingga perlu dibuat Program Aplikasi Pendataan Karya Ilmiah.  Program  Aplikasi  yang  dibuat  multi  user  untuk  digunakan  oleh  petugas  dan  user  yang  akan mencari/meminjam buku. Program aplikasi ini dapat mempermudah   pencarian buku  karya ilmiah  mahasiswa   dan juga  pembuatan    laporan-laporan  yang  dibutuhkan  oleh  fakultas.    Program  aplikasi  dikembangkan  dengan metodologi System Development Life Cicle (SDLC).  Program aplikasi menggunakan basis data My Sql dan bahasa pemrograman PHP.  Program aplikasi telah  di-intstall  di Ruang karya Ilmiah dan diuji oleh user  menggunakan metode UAT ( User Acceptance Test).
Kata Kunci: Program aplikasi, SDLC, Karya ilmiah

## 1. PENDAHULUAN
Fasilitas terpenting dalam dunia pendidikan adalah memiliki  ruang Perpustakaan yang dikelola dengan baik.  Pengelolaan perpustakaan yang baik memudahkan bagi  pengunjung untuk mencari dan  meminjam  buku.  Fakultas  XYZ  selain  memiliki  ruang  perpustakaan  yang  dikelola  dengan baik oleh pustakawan, juga memiliki ruang karya ilmiah mahasiswa yang saat ini belum dikelola secara baik.
Ruang  karya  ilmiah  tersebut  menyimpan  buku  Kerja  Praktik  dan  Buku  Skripsi    mahasiswa. Peminjam  dibatasi  hanya  untuk  dosen  dan  mahasiswa  Fakultas  XYZ,  khusus  untuk  mahasiswa buku  hanya  boleh  dipinjam  di  tempat  dan  tidak dibawa  ke  luar  ruang.  Pengelolaan  buku  karya ilmiah masih dilakukan secara manual yaitu pendataan dilakukan menggunakan Microsoft Excel . Kendala yang dihadapi adalah pencarian data sesuai kebutuhan fakultas, antara lain mencari data dosen  yang  membimbing  pada  semester/tahuan  akademik  tertentu,  dan  sebagai  pembimbing
utama/pertama atau pembimbing kedua tidak dapat ditemukan. Selain itu mencari data mahasiswa- mahasiswa    yang  menulis  karya  ilmiah  misalkan  ”  Sistem  Pengambilan  Keputusan”  atau pembuatan laporan setiap semester untuk pembuatan Surat Tugas Dosen Pembimbing juga tidak dapat  dipenuhi.
Masalah yang terjadi tersebut selain jumlah karyawan hanya terdiri dari 1 orang  sementara jumlah buku karya ilmiah terus bertambah,   juga  pengelolaan yang masih dilakukan secara manual.  Dari permasalahan  yang  dihadapi  tersebut,  solusi  yang  diusulkan  adalah  melakukan  komputerisasi, dengan  membuat  Program  Aplikasi    Pendataan  Karya  Ilmiah  Mahasiswa”  agar  pengelolaan menjadi lebih efisien dan efektif.

## 2. METODE PELAKSANAAN PKM
Pelaksanaan  PKM  menggunakan  menggunakan  beberapa  metode  yaitu:  metode  untuk pengumpulan  data,  metode    untuk  pengembangan  sistem  dan metode  untuk  pengujian  program aplikasi.

## 1. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data menggunakan metode wawancara  dan metode observasi. Metode wawancara untuk  mengetahui  sistem  pengelolaan    dan  pencatatan  yang  dilakukan  oleh  karyawan  saat  itu. Metode observasi untuk mengamati cara mengkodekan buku ataupun mengkodekan  rak tempat penyimpanan buku, serta sistem kerja  yang dilakukan seperti pendataan buku, peminjaman dan pengembalian buku, serta pencarian buku.

## 2.  Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan  sistem  dengan  menggunakan  metode  SDLC  ( Systems  Development  Life  Cicle ) yang terdiri dari beberapa tahapan-tahapan. Dari hasil pengumpulan data melalui wawancara dan obsevasi  dilakukan tahap Analisis,

## Tahap Analisis
Hasil  analisis  ditemukan    bahwa  masih  banyak  kekurangan  data  atau  atribut  yang  perlu  di catat/direkam  agar  dapat  menghasilkan  laporan-laporan  yang  dibutuhkan  oleh  fakultas.  Data tersebut  anatara  lain  pencatatan  pembimbing  utama/pertama  ataupun  kedua,  penempatan  buku yang belum terkoordinir dengan baik. Kekurangan-kekurangan tersebut perlu  ditambahkan   agar dapat dilakukan perancangan, yang disesuaikan  dengan kebutuhan fakultas.

## Tahap Desain
Tahap selanjutnya  setelah Tahap Analisis dilakukan adalah Tahap Desain, tahap ini menggunakan alat-alat bantu ( Tools ) pengembangan sistem antara lain Context Diagram untuk menggambarkan ruang lingkup sistem, Rancangan Dialog untuk menggambarkan Modul/ Menu program yang akan dibuat.

## Context Diagram
Rancangan Context Diagram menggambarkan  ruang lingkup  batasan sistem dengan  lingkungan luar. Ruang lingkup sistem adalah sistem perpustakaan/Karya Ilmiah, dengan entitas di luar sistem adalah: Fakultas, Peminjam (dosen dan mahasiswa), serta Jurusan (Program Studi). Entitas luar memberikan data-data terkait ke sistem,  dan laporan manajemen diberikan dari sistem ke Fakultas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar1.

## Gambar 1. Ruang lingkup sistem

## Rancangan Dialog
Rancangan ini menggambarkan modul-modul yang dibuat pada program aplikasi  meliputi:  Modul Home ,  Modul  Peminjaman,  Modul  List/Daftar.  Modul Login dan  Modul Help .  Masing-masing modul tersebut memiliki sub modul. Modul peminjaman memiliki submodul Dosen dan submodul Mahasiswa. Modul List memiliki submodul Buku, submodul Kerja Praktik dan submodul Skripsi. Rancangan modul-modul tersebut dapat dilihat pada gambar  2.

## Gambar 2. Modul Modul Program

## Tahap Implementasi
Tahap Implementasi terdiri dari: a) Pembuatan program aplikasi  komputer ( coding ), b) Pengujian program, c)  Penerapan program , d)  Perawatan.
Pada tahap ini   dilakukan pembuatan program aplikasi  yang mencakup:  pendataan buku kerja praktik  dan  buku  skripsi,  proses  pencarian  buku,    proses  peminjaman  buku    dan  pengembalian buku,  serta  pencetakan  laporan  yang  disesuaikan  dengan  kebutuhan  fakultas.  Program  aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP, dengan basis data My Sql.
Dalam perancangan dan pembuatan program aplikasi ini,  telah  selesai dibuat dan telah di- install di ruang karya ilmiah dan dilakukan uji coba oleh karyawan.  Diagram alir pembuatan program aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Program Aplikasi Karya Ilmiah ini, dapat dilihat melalui user interface yang dapat dilihat pada beberapa gambar  Form dan Tampilan.  Form merupakan program untuk memasukkan (input ) data dan Tampilan merupakan hasil dari pencarian data.  Form dan Tampilan dapat dilihat pada Gambar 4 sampai dengan gambar 14 .
Gambar 3. Diagram Alir Pembuatan Program Aplikasi
Gambar 4. Form Input Data Admin
Gambar 5. Tampilan Data Admin
Gambar 6.  Tampilan Daftar Dosen
Gambar 7. Form Input  Data Mahasiswa
Gambar 8.  Tampilan Daftar Dosen
Gambar 9.  Tampilan Daftar Jenis Buku
Gambar 10. Tampilan Daftar  Rak Buku
Gambar 11.  Form Input Data Buku
12.  Tampilan Daftar Buku
Gambar 13. Tampilan Daftar Dosen Peminjam Buku

## Gambar 14.Tampilan Daftar Mahasuswa Peminjam Buku

## Pengujian Program Aplikasi
Pada tahap ini  dilakukan pengujian terhadap program aplikasi yang dibuat dengan menggunakan metode white-box testing dan metode acceptance testing .
Metode White Box Testing dilakukan oleh programer pada saat pembuatan program  yang dapat dilihat  dari  berbagai  pesan error yang  ditampilkan.  Melalui  pengujian  ini  pula  dapat  diketahui kesalahan  fungsi,  ataupun  relasi  data,  dan  lain  sebagainya,  sehingga  programer  dapat  kembali melakukan upaya perbaikan program agar dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan.
Metode Acceptance Testing yang dilakukan dengan cara melibatkan pengguna sebenarnya  yaitu petugas perpustakaan,  untuk  menguji keseluruhan program aplikasi. Petugas perpustakaan setelah mencoba program memberikan beberapa masukan, sehingga program diperbaiki kembali sesuai  kebutuhan  petugas.    Akhirnya  petugas  perpustakaan  sudah    merasa  cukup  puas  dengan program yang telah dibangun ini,  dan telah memenuhi kebutuhan yang diperlukan dalam upaya mempermudah  berbagai  proses pengelolaan  perpustakaan . Saat  pengujian  dengan  petugas perpustakaan dapat dilihat pada gambar  15.

## Gambar 15. Pengujian Program

## Penerapan Program
Cara  penerapan  program  ini  dimulai  dengan  menjalankan  program  XAMPP  yaitu  dengan menyalakan  Apache  dan  MySql.  Kemudian  membuka browser Google  Chrome  untuk menjalankan  program  dengan  mengetik  ‘//localhost/perpustakaan/welcome2.php/’  dimana  kata ‘perpustakaan’merupakan  nama folder yang  menyimpan coding program,  sedangkan  kata ‘welcome2.php’ merupakan nama file utama yang ingin diakses. Setelah program   dijalankan, barulah  petugas  perpustakaan    maupun  peminjam  dapat  mengakses  program      ini.    Dalam menjalankan program ini, petugas harus terlebih dahulu melakukan login.

## Perawatan
Cara perawatan  program aplikasi   ini  adalah dengan    melakukan backup data  yang dilakukan secara berkala demi memastikan bahwa data yang telah tersimpan dalam basis data tidak hilang sewaktu-waktu.

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN

## Kesimpulan:
1. Program aplikasi ini dapat membantu petugas dalam pengelolaan buku karya ilmiah mahasiswa.
2.  Berdasarkan user  acceptance  test ,  diperoleh  beberapa  masukan  dari  user  untuk  perbaikan program.
3. Program ini dibuat multi user , sehingga dapat digunakan oleh petugas ataupun mahasiswa/dosen 4.Program  ini  dapat  mencari  data  menurut  judul,  nama  pembimbing  ataupun  nama  mahasiswa untuk periode yang dipilih.

## SARAN:
Dalam  mengimplementasi  program  Aplikasi  ini  diperlukan  dukungan  pimpinan  ( Top Management )    untuk  membuat  Tim  implementasi  program,  yang      terdiri  dari  beberapa  orang karyawan  yang bertugas untuk   konversi  data,   entri/ input data,  kontrol data,  dan  instalasi program serta jaringan  di bawah koordinasi ketua Tim.

## REFERENSI
AndriKristanto (2008). Perancangan Sistem Informasi. Gava Media. Yogyakarta. Basuki, Sulistyo (1991) .Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama . Date, C.J. (2004). An Introduction to Database System. Eighth edition. Boston : Addison Wesley. IEEE. (1990). IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology. Kendall, Kenneth E. and Kendall, Julie E (2005). Systems Analysis and Design.6 th edition. Upper Saddle River : Prentice Hall.
Roth, Roberta M, Dennis Alan, Wixon Barbara Haley (2013), Systems Analysis And Design. John Willy & Sons , Singapore Pte, Ltd
Supriyanto, Wahyu (2008). Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.