ISSN 2656-1301 (Online) 2656-1336 (Print)
Analisis Sistem Pengadaan Barang Operasional Pada Hotel Bukit Kenari di Parepare
Muhammad Anas
Jurusan Hospitality, Politeknik Pariwisata Makassar, Kota Makassar mail.nazta@gmail.com Murdiani Sukarana
Jurusan Hospitality, Politeknik Pariwisata Makassar, Kota Makassar anhiesukarana@gmail.com
Andri Machmury Politeknik Pariwisata Makassar, Kota Makassar andrimachmury@poltekparmakassar.ac.id

## ABSTRACT
The  procurement  system  for  operational  goods  at  the  Bukit Kenari  Hotel  in  Parepare  is  the  focus  of  this  research.  The objectives  of  this  study  are:  1).  Analyzes  the  operational goods  procurement  system  at  the  Bukit  Kenari  Hotel  in Parepare.  2). Explain  the  administrative  procedures  for  the procurement of operational goods at the Bukit Kenari Hotel in  Parepare.  This  type  of  research  is  qualitative  using observation  and  interview  data  collection  techniques.  The results  of  the  study  indicate  that  the  operational  goods procurement  system at  Bukit Kenari  Hotel  in Parepare uses several  systems  including  the  use  of  a  Contract  System  for several  types  of  beverages,  the  Daily  System  for  goods needed regularly, especially in  the kitchen, and the monthly procurement  system  held  with  cash  purchases.  Then  the administrative  procedures  for  procurement  of  operational goods at the Bukit Kenari Hotel in Parepare include: filling out the request form, then signed by the head of office (head office),  then  signed  by  the  operational  manager  and  finally the  form  is  submitted  to  the  procurement  department  as  a basis for buying goods needed by user.
KEYWORDS : Hotel  Purchasing,  Administration, Procurement

## PENDAHULUAN
Industri  pariwisata  dalam  beberapa  tahun  terakhir tumbuh  dengan  pesat  seiring  pengembangan  program pariwisata  yang dicanangkan oleh Pemerintah. Banyak strategi yang dihasilkan  untuk mendorong peningkatan jumlah  wisatawan  baik  dalam  negeri  maupun mancanegara.  Pariwisata  yang  dulu  jauh  dari kebutuhan kini sudah menjadi tren ditengah masyarakat.  Ada  perubahan  paradigma  dimasyarakat yang  mendasari  industri  ini  laku  di  pasaran.  Sebuah konsep tentang eksistensi diri menjadi faktor
pendorong  seseorang  untuk  melakukan  perjalanan wisata.  Wisatawan  tentu  akan  merasa  bangga  jika sudah  mengunjungi  destinasi  yang  banyak  orang impikan.
Hipotesa  tersebut  didasarkan  pada  perkembangan media digital yang  sangat  mendukung  proses transformasi-informasi.  Seseorang  bisa  memanfaatkan media  sosial  hanya  untuk  sekedar  menunjukkan keberadaanya  di  destinasi  wisata  ataupun  memberikan sebuah review tentang  destinasi  tersebut.  Selain  itu, perkembangan  media  digital  juga  mampu  menjawab beberapa kendala dalam penyebaran promosi pariwisata.  Informasi  yang  sangat  mudah  diakses menjadikan  peluang  untuk  digencarkan  program- program  pariwisata.  Akhirnya  elaborasi  program pengembangan industri pariwisata tersebut berada pada waktu  yang  tepat  untuk  mempopulerkan  industri pariwisata sebagai sarana dalam mewujudkan kesejahteraan masyarakat
Perkembangan  industri  pariwisata  tentu  akan  berimbas pada pertumbuhan sarana pendukung pariwisata seperti penginapan.  Wisatawan  yang  melakukan  perjalanan wisata membutuhkan sarana penginapan yang memadai untuk  mendukung  kenyamanannya  dalam  berwisata. Fenomena  ini  menjadi  tantangan  sekaligus  peluang bagi pemerintah dan pelaku usaha wisata untuk meraup untung  dari  geliat  pariwisata.  Banyak  hotel-hotel bermunculan  dan  saling  berlomba  dalam  memberikan layanan  yang  terbaik.  Wisatawan  pun  tidak  lagi kesusahan  untuk  mencari  fasilitas  penginapan  apabila program pengembangan pariwisata juga didukung oleh jasa pelaku usaha wisata.
Salah  satu  daerah  tujuan  wisata  di  Indonesia  adalah Sulawesi  Selatan.  Provinsi  ini  mempunyai  posisi  yang strategis  dalam  pengembangan  pariwisata  khususnya Indonesia  Timur.  Dengan  mengandalkan  karakteristik dan  keunikan  wilayah,  Sulawesi  Selatan  akan  menjadi pintu gerbang yang cukup potensial untuk pengembangan  pariwisata.  Salah  satu  destinasi  yang sudah  melegenda  adalah  Toraja.  Toraja  merupakan “ masterpiece ” yang bisa ditawarkan kepada wisatawan baik dalam negeri maupun mancanegara. Ketika Toraja mampu  menjadi  daya  tarik  utama  wisatawan  yang berkunjung ke Sulawesi  Selatan,  secara tidak langsung maka  akan  mempunyai  dampak  pada  daerah  sekitar yang dilalui para wisatawan.
Salah  satu  daerah  yang  terkena  dampak  pariwisata Toraja  adalah  kota  Parepare.  Kota  ini  memiliki  letak yang  sangat  penting  karena  wisatawan  yang  akan berkunjung  ke  Toraja  pasti  memilih  singgah  untuk melepas  lelah  perjalan  dari  Makassar  -  Toraja.  Selain itu,  Beberapa  pelayaran  dunia  pun  singgah  di  kota  ini untuk  sandar  guna  melanjutkan  perjalanan  ke  Toraja ataupun  singgah  untuk  menikmati  keunikan  kota  yang ada.  Potensi  yang  ada,  memungkinkan  pertumbuhan pariwisata yang memberikan dampak bagi perkembangan  kota.  Infrastruktur  pendukung  seperti penginapan atau Hotel harus disiapkan demi memenuhi kepuasan  wisatawan.  Kepuasan  wisatawan  yang menggunakan  fasilitas  hotel  sangat  tergantung  dari layanan yang diberikan pihak hotel baik layanan secara langsung maupun tidak langsung.
Hotel  Bukit  Kenari  di  Parepare  merupakan  salah  satu hotel  yang  cukup  menarik  perhatian  karena  lokasinya berada  di  tempat  strategis.  Didukung  dengan  lokasi yang  terletak  di  ketinggian  kota  Parepare,  sehingga menawarkan  pemandangan  kota  yang  sangat  indah. Pengunjung  bisa  menikmati  keindahan  kota  pare-pare yang  berdampingan  dengan  teluk  /  laut.  Banyak wisatawan yang datang dari luar kota Parepare memilih menginap  di  hotel  ini  karena  fasilitas  yang  diberikan cukup memadai.
Hotel adalah sarana akomodasi penginapan atau tempat tinggal sementara yang memberikan fasilitas menginap serta  fasilitas  penunjang  lainnya.  Kajian  tentang optimalisasi  layanan  hotel  sangat  penting  untuk mengetahui  bagaimana  operasional  hotel  di  Parepare mampu  memberikan  layanan  yang  baik  pada wisatawan  yang  menginap.  Layanan  operasional  hotel dapat  optimal  apabila  seluruh  departemen  bisa  saling terintegrasi. Bagian-bagian yang sudah diberi tanggung
jawab,  menjalankan  tugasnya  sesuai job  description- nya masing-masing.
Bagian  pembelian  ( purchasing )  merupakan  bagian yang  cukup  penting  untuk  mendukung  operasional hotel  berjalan  dengan  lancar.  Di  departemen  ini, seluruh  operasional  pembelian  kebutuhan  hotel dilaksanakan.  Semua  rangkaian  pelayanan  di  hotel berawal  dari  proses purchasing karena  bagian  inilah yang  bertugas  menyediakan  kebutuhan  barang  untuk semua  departmen.  Alur  yang  jelas  serta  pencatatan akuntansi  yang  cermat  membuat  operasional  pada bagian pembelian dapat optimal.
Penelitian  ini  memiliki  tujuan  yaitu  1).  Menganalisa sistem pengadaan barang operasional pada Hotel Bukit Kenari  di  Parepare.  2).  Menjelaskan  prosedur administrasi  pengadaan  barang  operasional  pada  Hotel Bukit Kenari di Parepare.

## KAJIAN TEORI

## Sistem Pengelolaan dan Peningkatan Ekonomi
Untuk  mendukung  pelayanan  prima  yang  diberikan kepada setiap konsumen maka hotel melengkapi segala kebutuhan  pendukung  dimulai  dari  sistem  pengelolaan yang  baik,  struktur  organisasi  yang  terintegrasi  dalam menjalankan  bidang  perhotelan  hingga  job  and description  (tugas  dan  tanggung  jawab  yang  jelas) dalam  menjalankan  fungsi  dan  tugas  sesuai  dengan struktur  organisasi  yang  telah  ditetapkan.  Setiap  hotel memiliki  sistem  dan  struktur  organisasi  sebagai  suatu kesatuan  yang  saling  berhubungan  dan  bekerjasama dengan baik. Wiyasha (2010: 13)
Bagaimana  peran  hotel  menjadi  salah  satu  komponen yang  terpenting  dalam  industri  pariwisata  dalam menyediakan  keanekaragaman  fasilitas  yang  dapat menarik  minat  para  wisatawan  untuk  berkunjung  dan menginap. Dimana salah satu utama yang menghasilkan  sumber  pendapatan  terbesar  adalah penjualan  minuman  pada  bar  yang  penting  dalam kegiatan  perhotelan  khususnya  dalam  menghasilkan sumber pendapatan dan pelayanan minuman (Badollahi & Almy, 2019)

## Perencanaan  Kebutuhan  Barang  dan  Bahan Keperluan Hotel
Sebelum barang dan bahan untuk keperluan hotel yang akan  di  beli,  terlebih  dahulu  dilakukan  perencanaan barang  dan  bahan.  Perencanaan  kebutuhan  barang  dan
bahan merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang dan bahan  yang  akan  diadakan  dalam  rangka  menjalankan kegiatan operasional di hotel atau instansi untuk dalam jangka waktu tertentu. 1

## Accounting Department
Accounting Department memiliki berbagai bagian yang bertugas  langsung  untuk  mengelola  seluruh  barang operasional hotel, yaitu: Purchasing, Cost Control, dan Store  &  Receiving.  Purchasing  bertanggung  jawab menangani pengadaan barang-barang secara keseluruhan  di  hotel.  Store  &  receiving  bertanggung jawab  dalam  penerimaan  barang-barang  yang  telah dipesan  purchasing  staff  dan  penyimpanan  barang- barang  tersebut  dalam  gudang  (Store  Room). Kemudian,  Cost  Control  bertanggung  jawab  dalam mengawasi  penggunanaan  barang-barang  yang  telah dipergunakan oleh hotel. (Satria, 2019)

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian erat kaitannya dengan strategi untuk memahami realita sehingga penelitian mampu menghasilkan  sesuatu  yang  relevan  dengan  tujuan penelitian. Langkah untuk mewujudkan tujuan penelitian tersebut diperlukan sebuah metode penelitian yang berisi  cara, strategi, dan  langkah yang sistematis. Bentuk penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Data- data dan hasil analisis yang disajiakan berupa deskripsi. Lokasi penelitian ini adalah di Hotel Bukit Kenari Kota Parepare, Provinsi Sulawesi Selatan.
Sumber  data  primer  dalam  penelitian  ini  diperoleh melalui  catatan  observasi  yang  bersifat participant observation dan hasil transkrip wawancara. Narasumber  dalam  penelitian  ini  juga  merupakan  data primer.  Narasumber,  merupakan  informan  yang dianggap  memiliki  kompetensi  terkait  dengan  objek penelitian.  Terkait  dengan  penelitian  ini  maka  bagian yang  paling  kompeten  untuk  memberikan  informasi ada  pada  bagian Purchasing  Departement pada  Hotel Bukit  Kenari  di  Parepare.  Data  sekunder  pada penelitian  didapatkan  dengan  melakukan  observasi bukti  pendukung  pada  sistem  pengadaan  barang operasional  pada  hotel,  yang  diperoleh  dari  lapangan maupun  dari  sumber  referensi  ilmiah  lainnya. Penelitian  ini  secara  garis  besar  menggunakan  teknik pengumpulan  data  dengan  menggunakan:  Observasi,
1 (http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/59318/Ch apter%20II.pdf?sequence=3&isAllowed=y, 2010)

## Wawancara, dan Dokumentasi.
Pelaksanaan  teknik  pemeriksaan  atau  validitas  dalam penelitian  ini  dilakukan  dengan  cara  triangulasi  data. Triangulasi  adalah  teknik  pemeriksaan  keabsahan  data yang  memanfatkan  sesuatu  yang  lain  (Moleong,  2010: 330).  Penelitian  ini  nantinya  menggunakan  teknik validasi  data  yang  memanfaatkan  penggunaan  sumber, metode  dan  teori.  Triangulasi  dengan  sumber  dapat dicapai  dengan  jalan  membandingkan  dan  me- recheck data  hasil  pengamatan  dengan  data  hasil  wawancara kemudian  membandingkan  atau  me- rechek hasil wawancara dengan dokumen atau sumber tertulis yang relevan.  Pada  triangulasi  dengan  metode,  dilakukan dengan  pengecekan  data-data  yang  didapat  dengan hasil  penelitian-penelitian  dengan  metode  yang  sama dan  relevan.  Kemudian  triangulasi  dengan  teori,  yaitu pengecekan  keseluruhan  data  dengan  berbagai  teori yang  terkait.  Dengan  adanya  triangulasi  dengan sumber,  metode  dan  teori  akan  memantapkan keabsahan data-data yang didapat dari berbagai sumber yang selanjutnya akan menjadi dasar dalam analisis.
Metode  analisis  dalam  penelitian  ini  menggunakan model  interaksi  analisis  dan  interpretasi  analisis. Interaksi  Analisis,  Proses  analisis  data  dengan  model interaksi dari awal pengumpulan data, reduksi data, dan penyajian  data  memiliki  sifat  jalin-menjalin  bergerak dan  menjelajahi  objek  selama  proses  berlangsungnya penelitian.  Model  ini  dipilih  karena  memungkinkan untuk lebih banyak memberikan satu cara yang mampu menjaring  masukan  serta  paparan  dalam  rangkuman yang  bersifat  reduksi  data  dan  penyimpulannya. Kemudian  Interpretasi  analisis  dengan  mengacu  pada pada  sebuah  teori  untuk  memecahkan  permasalahan penelitian. Metode analisis ini menerapkan sebuah teori untuk menjadi pijakan dengan tujuan menemukan hasil dari  rumusan  permasalahan.  Dalam  memilih  sebuah teori  pun  tentu  tidak  sembarangan  namun  harus  sesuai dengan  konteks  permasalahan  dan  paradigma  yang dicapai dari sebuah penelitian.
Bagan 1 . Model Interaksi Analisis
Sumber: Miles dan Haberman 1992: 20
ISSN 2656-1301 (Online) 2656-1336 (Print)

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Sistem  Pengadaan  Barang  Operasional  Pada  Hotel Bukit Kenari Di Parepare
Bagian  pengadaan  merupakan  elemen  yang  sangat penting,  mengingat  bagian  ini  sangat  membantu  dan mempermudah  dalam  penyediaan  dan  pengadaan barang  untuk  keperluan  operasional  dan  penyelesaian setiap  pekerjaan  ada  di  hotel.  Proses  perencanaan pengadaan untuk memperhitungkan jumlah pemesanan dilakukan  dengan  mempertimbangkan  beberapa  aspek yang  terkait,  seperti  jumlah  pemesanan,  perbandingan supplier  dan  lain-lain.  Setiap  pemesanan  seperti Purchase  Request  &  Purchsae  Order,  Daily  Market list,  Beverage  Groceries  Order  dan  Purchase  Order Supplies  memiliki  proses  pemesanan  tersendiri  dan berbeda-beda.
Seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa Sistem Pengadaan  Barang  Operasional  Pada  Hotel  menurut nyoman suarsana (2007 : 27) meliputi :
a) Sistem kontrak
Pembelian  dengan  sistem  ini  sering  digunakan untuk  membeli  bahan  makanan  terutama  jenis sayuran, buah-buahan dan makanan yang musiman, dengan  menggunakan  surat  perjanjian  kontrak. Kontrak  dilakukan  dengan  satu  supplier  atau  lebih. Dalam  surat  kontrak  ditekankan  mengenai  kualitas, kuantitas  dan  harga  barang.  Masa  berlaku  surat kontrak untuk bahan makanan bisa mencapai 3 atau 6  bulan  dan  pembayarannya  tetap  dilakukan  setiap bulan.
b) Sistem Harian dan Bulanan
Pihak  perusahaan  atau  hotel  bisa  dengan  bebas membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier atau  dari  beberapa  toko  supermarket  yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak  perlu  melakukan  sebuah  analisa  yang  terlalu ketat terhadap kinerja supplier untuk dipilih. Cukup dengan  berbelanja  pada  toko  terdekat,  toko swalayan  bahkan  pasar  tradisional  yang  harganya lebih  murah,  baik  secara  kontan  maupun  secara utang  bulanan.  Namun  sistem  dan  prosedurnya harus  tetap  sama  yaitu  dengan  mencari  informasi dimana  toko  atau  supermarket  dan  pasar  yang kualitas dan harga barangnya paling murah.
c) Pembelian secara kontan
Di  bagian  pembelian  sebuah  hotel  pada  umumnya menyiapkan  uang  kas  yang  jumlahnya  tidak  terlalu banyak  yang  disebut  dengan  kas  kecil (petty  cash). Kas  ini  dipergunakan  untuk  membeli  barang keperluan  operasional  hotel,  terutama  bahan makanan  dan  keperluan  dapur  yang  sering  diminta secara  mendadak.  Pembelian  dengan  cara  kontan dengan  menggunakan  kas  kecil  dilakukan  untuk membeli  bahan  makanan  atau  minuman  dalam jumlah  yang  tidak  terlalu  banyak.  Hal  seperti  ini sering  dilakukan  pada  saat  gudang  atau  bagian dapur  kehabisan  bahan  makanan  yang  sangat diperlukan  pada  saat  itu  juga.  Pembelian  kontan tidak  dapat  dilakukan  setiap  hari,  tetapi  hanya dilakukan  jika  keadaan  sangat  mendesak  dan disinilah peranan seorang buyer dibagian pembelian sangat diperlukan kemampuannya.
Aktivitas  pengadaan  yang  dilakukan  di  Hotel  Bukit Kenari Parepare memerlukan beberapa proses. Tahapan -  tahapan  dalam  proses  pengadaan  ini  dapat  dikatakan sebagai  siklus  pengadaan.  Berdasarkan  sistem  cara pembelian  dalam purchasing di  Hotel  Bukit  Kenari Parepare terdiri dari:
1. Pengadaan dengan sistem kontrak. Sistem  pengadaan  ini  digunakan  pada  Hotel Bukit  Kenari  Parepare  untuk  pengadaan  bahan minuman  terutama  untuk  merk  Bir  dan  Air Mineral  Botolan.  Merk  ini  menjadi  produk utama yang dijual dan dipakai oleh Hotel Bukit Kenari  Parepare  karena  beberapa  alasan. Menurut  data  wawancara  yang  dilakukan dengan sales  manager ,  Fitri  (40  tahun) mengungkapkan  bahwa  alasan  menajemen Hotel  Bukit  Kenari  Parepare  memilih  merek Bintang  untuk  produk  Bir  dan  Ades  untuk produk  minuman  botol  yang  digunakan  di restoran  dan  kamar  tamu,  karena  merek tersebut banyak digemari oleh tamu, utamanya tamu  hotel  yang  berasal  dari  manca  negara. Tamu  hotel  terbut  biasanya  merupakan wisatawan  yang  ikut  dalam  kelompok  kapal cruise. Selain  wisatawan  yang  ikut  dalam ekspedisi  kapal  tersebut,  merk  minuman  ini juga  digemari  oleh  wisatawan  manca  negara yang  singgah  di  Parepare  untuk  melanjutkan perjalanan  wisata  ke  kabupaten  Toraja. Wisatawan  yang  melakukan  perjalanan  darat ke Toraja biasanya melakukan persinggahan di Hotel Bukit Kenari Parepare. Selain pemandangan yang ditawarkan cukup menarik,
Hotel  Bukit  Kenari  Parepare  ini  juga memberikan  fasilitas  yang  cukup  memadai terutama  pada  pelayanan  makanan  dan minuman  yang  di  inginkan  oleh  wisatawan manca negara.
2. Pemilihan  merek  Ades  menjadi  produk minuman  di  Hotel  Bukit  Kenari  Parepare karena  merek  ini  didatangkan  dari supplier yang  sama  dengan  produk  bir  tersebut.  Selain itu,  Fitri  menuturkan  bahwa  pengambilan keputusan  untuk  mendatangkan  merek  ini dikarenakan telah ada perjanjian kontrak antara hotel dengan supplier minuman.
Di  sisi  lain  keuntungan  yang  diperoleh  hotel ketika  mengadakan  perjanjian  kontrak  tersebut antara  lain  harga  yang  diberikan  supplier  ke hotel  lebih  murah,  peminjaman  pakai  kulkas minuman ( beverage refrigerator ) dan beberapa kontrak  lainnya  yang  menguntungkan  kedua pihak.
Dalam proses pengadaan kedua merek minuman  di  Hotel  Bukit  Kenari  Parepare tersebut menggunakan sistem kontrak, biasanya  barang  akan  di  datangkan  secara reguler.  Ketika  kebutuhan  mendadak  seperti ada  even  besar,  maka  bagian  pengadaan  akan mengorder  pada supplier untuk  menambah stok  minuman.  Pengorderan  cukup  melalui telepon  kemudian  ditindak  lanjuti  dengan memberikan formulir pengadaan kepada supplier untuk data administrasi.
3. Pengadaan barang dengan Sistem Harian Pada  Hotel  Bukit  Kenari  Parepare  sistem pengadaan  barang  dengan  Sistem  Harian  ini dipilih  untuk  mengadakan  barang  barang  yang mempunyai  sifat  sekali  habis.  Jenis  barang  ini antara  lain sayur-sayuran dan kebutuhan dapur lainnya.  Selain  itu  sistem  pengadaan  barang dengan Sistem Harian ini juga digunakan untuk mengadakan  barang  -  barang  yang  sifatnya mendadak  dan  harus  segera  diadakan  guna memperlancar  operasional  kegiatan  di  Hotel Bukit  Kenari  Parepare.  Menurut  Fitri,  salah satu  keuntungan  dari  sistem  ini  antara  lain, pihak hotel akan lebih bebas dan leluasa dalam mengadakan  barang  -  barang  keperluan  setiap departemen yang ada di hotel.
4. Sistem  pengadaan  secara  kontan (cash  and carry).
Pengadaan dengan sistem ini biasanya digunakan  oleh  bagian  pengadaan  di  Hotel Bukit Kenari Parepare untuk pengadaan barang yang dilakukan dengan menggunakan uang kas (fresh  money/petty  cash) .  Pengadaan  dengan sistem  kontan  digunakan  untuk  pengadaan barang  yang  jumlahnya  tidak  terlalu  banyak . Pengadaan  barang  ini  bersifat  penting  dan segera diadakan. Apabila barang yang dibutuhkan  tidak  ada  di  kota  Parepare,  maka orderan  barang  tersebut  akan  dicari  di  kota Makassar  dengan  harapan,  kota  Makassar merupakan  ibukota  Provinsi  yang  tentunya memiliki varian produk lebih variatif.

## Prosedur Administrasi Pengadaan Barang Operasional Pada Hotel Bukit Kenari Di Parepare
Tata aturan pengadaan dalam sebuah sistem pengadaan barang  di  hotel  merupakan  ikhwal  penting  guna memperlancar proses pengadaan barang hotel. Prosedur administrasi  dibakukan  melalui  peraturan  yang kemudian harus diketahui dan disepakati bersama oleh seluruh  bagian  yang  ada  di  hotel.  Fungsi  administrasi dalam sistem pengadaan barang yang ada di hotel harus dilakukan dengan cermat agar dalam proses pengendalian  dokumen  berjalan  dengan  lancar.  Selain itu  kontrol  manajemen  juga  akan  dipermudah  jika proses  adminstrasi  dapat  berjalan  sesuai  aturan  yang sudah ditetapkan.
Di  Hotel  Bukit  Kenari  Parepare  prosedur  administrasi untuk  pengadaan  barang  operasional  Hotel  dilakukan dengan cara manual sistem. Prosesnya meliputi:
 Pertama  : User yang  membutuhkan  barang operasional akan mendatangi bagian pengadaan  yang  merupakan  sub  bagian  dari accounting  departement untuk  mengambil formulir pengadaan (purchase order).
 Kedua : setelah mendapatkan formulir pengadaan  maka,  user  akan  mengisi  nama barang  sesuai  kebutuhan.  Pengisian  kebutuhan barang harus sesuai dengan kolom-kolom yang telah ada.
 Ketiga : user yang berada dibagiannya masing- masing  akan  meminta  kepala  bagian (head office) untuk  menandatangani  orderan  yang diminta user
ISSN 2656-1301 (Online) 2656-1336 (Print)
 Keempat  :  Formulir  pengadaan (puchase order) tersebut dibawa ke operational manager untuk meminta persetujuan order.
 Kelima  :  ketika  formulir  pengadaan (purchase order) sudah  melalui  persetujuan operational manager maka,  formulir  tersebut  di  bawa  ke bagian  pengadaan  untuk  diadakan  barang sesuai  dengan  yang  diminta  user.  Seperti  yang telah  disinggung  sebelumnya,  apabila  barang yang  diadakan  tidak  diperoleh  di  kota  pare- pare  maka,  bagian  pengadaan  akan  mengorder kebutuhan ke kota makassar melalui perwakilan hotel yang ada di kota Makassar.
Pembelian  yang  dilakukan  di  Makassar  merupakan kebutuhan barang yang mempunyai spesifikasi tertentu dan  barang  tersebut.  Menurut  fitri,  Barang-barang kebutuhan  hotel  yang  dibeli  di  Makassar  intensitasnya cukup  jarang.  Biasanya  satu  bulan  sekali,  barang tersebut  di  datangkan  dari  Makassar.  Namun  jika barang  tersebut  dibutuhkan  secara  cepat  maka,  bagian pengadaan akan memprosesnya terlebih dahulu.
Selain prosedur pengisian formulir yang telah diurakan diatas, formulir tersbut juga digunakan sebagai kontrol dalam  pengadaan  barang  operasional  hotel.  Bagian pengadaan  akan  menggunakan  formulir  terstbut sebagai  dasar  pembelian.  Selain  itu supplier akan menerima  pesanan  barang  yang  disesuaikan  melalui formulir  tersebut.  Alur  pengisian  formulir  tersebut berlaku  untuk  seluruh  bagian  yang  ada  di  Hotel  Bukit Kenari  Parepare.  Seluruh  bagian  ketika  membutuhkan barang  harus  melewati  tahapan  seperti  yang  diuraikan diatas.
Untuk  lebih  jelasnya,  berikut  gambar  formulir pengadaan  barang  yang  berlaku  di  Hotel  Bukit  Kenari Parepare.
Gambar 1 Formulir Purchase Order
Sumber: Peneliti, 2018
Dari  gambar  diatas  dapat  dilihat  beberapa  pengisian formulir  permintaan  ketika  bagian  -  bagian  / departemen  yang  ada  di  Hotel  Bukit  Kenari  Parepare memerlukan  barang.  Disetiap  depatermen  wajib mengisi  tanggal  pemesanan  ( order ),  nama  barang, ukuran, kuantitas kemudian keterangan, apabila barang tersebut  membutuhkan  kriteria  spesifik.  Pemesan barang  di  setiap  bagian  akan  membubuhkan  tanda tangan  pada form selanjutnya form tersebut  akan ditandatangani  oleh operational  manager sebagai kontrol  kendali  proses  managerial  hotel.  Formulir  ini merupakan  lembaran  sah  yang  digunakan  seluruh departemen yang ada di Hotel Bukit Kenari Parepare.
Peranan  bagian  pengadaan  di  Hotel  Bukit  Kenari  Di Parepare  tidak  hanya  sebagai  bagian  yang  hanya mengadakan  barang  tetapi  sebagai  penentu  dan berfungsi  untuk  mencari  pembanding  harga  yang terdapat  dipasaran  yang  nantinya  akan  dipakai  untuk keperluan  operasional  hotel.  Selain  itu,  bagian  ini merupakan perwakilan dari manajemen untuk menghubungkan  dengan supplier jika  barang  yang sudah  dipesan  dan  dibeli  mengalami  kendala  atau masalah ketika digunakan.
Maka sangat dibutuhkan kontrol pada purchasing , guna untuk  mengetahui  kekurangan  yang  terjadi  saat  proses pengadaan  barang  maupun  penyimpanan  barang. Kontrol  yang  sering  dilakukan  yaitu  mengecek pemesanan  barang  pada supplier ,  mengecek  stok barang  yang  ada  di  gudang,  dan  melakukan  evaluasi pada supplier . Kontrol seleksi pada pemilihan supplier , perjanjian  kerja  sama  dengan supplier ,  kontrol  posisi items .  Semua  kontrol  tersebut  dilakukan  setiap  hari yang  dilakukan  oleh  staf purchasing dengan  dibantu oleh receiving, store, dan cost control.
Bagian  pengadaan  juga  melakukan  upaya  untuk memperkuat  sistem  kontrol  tersebut  agar  terjaga kestabilan  dalam  proses  pengadaan  barang  maupun aktivitas purchasing lainnya.  Upaya  memperkuat sistem  tidak  hanya  pada  bagian  pengadaan  saja, melainkan  pada  departemen store yaitu  bagian penyimpanan,  departemen receiving atau  bagian penerimaan barang yang telah dipesan oleh purchasing dan  pada  departemen cost  control ,  yaitu  bagian  yang mengawasi  atau  menekan  pembelian  yang  sekiranya tidak  utama.  Pemantauan  pada  proses  pengadaan barang juga termasuk dalam upaya memperkuat sistem kontrol  kerja purchasing .  Pemantauan  adalah  proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian internal yang  diterapkan  untuk  mencapai  tujuan  dan  ditinjau
sewaktu-waktu  apabila  kelayakannya  tidak  sesuai  lagi dengan situasi yang ada. Memiliki cara tersendiri untuk memperkuat  upaya  dalam  sistem  kontrol purchasing , antara lain evaluasi terhadap sistem kontrol purchasing , pengendalian terhadap biaya,
memperhitungkan  jumlah  pemesanan,  memperkuat kontrol fungsi administrasi, evaluasi kinerja purchasing , evaluasi supplier, dan inventory pada akhir bulan.

## KESIMPULAN
Dari  penelitian  dilakukan  di  Hotel  Bukit  Kenari Parepare  dapat  ditarik  kesimpulan  antara  lain:  1). Sistem pengadaan barang operasional pada Hotel Bukit Kenari  Parepare  menggunakan  beberapa  sistem  antara lain  dengan  menggunakan  sistem  kontrak  untuk beberapa barang yang berjenis minuman, sistem harian untuk barang yang dibutuhkan secara reguler, terutama di  bagian  dapur,  dan  sistem  pengadaan  bulanan  yang diadakan dengan pembelian secara kontan. 2). Prosedur administrasi  untuk  pengadaan  barang  operasional  di Hotel  Bukit  Kenari  Parepare  meliputi:  pengisian formulir request, kemudian ditandatangani oleh  kepala bagian (head  office), selanjutnya  ditandatangani  oleh operational  manager dan  terakhir  formulir  tersebut diserahkan  kepada  bagian  pengadaan  sebagai  dasar untuk membelikan barang yang dibutuhkan oleh user.

## DAFTAR PUSTAKA
Badollahi,  M.  Z.,  &  Almy,  M.  A.  (2019).  Mixologist Perempuan Di Kota Makassar. PUSAKA (Journal of
Tourism,  Hospitality,  Travel  and  Business  Event) ,
1 (2),
64–74.
https://doi.org/10.33649/pusaka.v1i2.22 http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/ 59318/Chapter%20II.pdf?sequence=3&isAllowed= y.  (2010).  Sistem  pengadaan  barang  dan  bahan untuk  kelancaran  operasional  di  hotel  grand  swiss- bel medan, 7–28.
H.B Sutopo. 2006. Metode Penelitian Kualitatif: Dasar Teori dan Terapannya dalam Penelitian . Surakarta: Universitas Sebelas Maret Press. Miles,  Matthew  B.  &  A.  Michael  Huberman.  1992. Analisis  Data  Kualitatif .  Terj.  Tjetjep  Rohendi Rohidi.Jakarta:  Universitas  Indonesia,  UI  Press.
1992.
Moleong,  Lexy  J.  2010. Metode  Penelitian  Kualitatif . Bandung: Remaja Rosdakarya. Ratna,  Nyoman  Kutha,  2010. Metode  Penelitian: Kajian  Budaya  dan  Ilmu  Sosial  Humaniora  Pada
Umumya . Yogyakarta. Pustaka Pelajar,
Satria,  I.  A.  (2019).  Pengadaan  Barang  Kebutuhan Kamar  Departemen  Housekeeping  Di  Hotel  Hw Padang. Journal  of  Chemical  Information  and
Modeling , 53 (9), 1689–1699. https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004
Wiyasha,  I.  B.  M.  2010.  Akuntansi  Perhotelan (Penerapan  Uniform  System  of  Accounting  for  the Lodging Industry). Yogyakarta: Andi Offset