## Journal of S ocial and Economics Research
Volume 6, Issue 1, June 2024 P-ISSN: 2715-6117             E-ISSN: 2715-6966 Open Access at: https://idm.or.id/JSER/index.php/JSER

## IMPLEMENTATION AND EVALUATION OF INFORMATION SYSTEMS PRATAMA ALBAR CLINIC MANAGEMENT (Assist)

## IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KLINIK PRATAMA ALBAR (Assist)
Amalia Rachmawati 1 , Indri Ranggelika 2 , Qatrunnada E. Kholidianti 3 , Sonia F. Indah 4 , Mira Veranita 5 1,2,3,4 Program Pascasarjana Magister Manajemen Rumah Sakit, Universitas Adhirajasa Reswara Sanjaya, Bandung
E-mail: dramaliya49@gmail.com 1 , indriranggelika288@gmail.com 2 , qatrunnada.kholidianti@gmail.com 3 , soniaindah86@gmail.com 4 , mirave2198@gmail.com 5 ARTICLE INFO

## ABSTRACT
Correspondent Amalia Rachmawati dramaliya49@gmail.com Key words: implementation, evaluation, Management Information Systems, clinics, Electronic
Medical Records, Assist
Website: https://idm.or.id/JSER/index. php/JSER
Page: 644 - 650
The  application  of  a  fast  and  accurate  information  system  in clinical institutions is very necessary. Information systems can be interpreted as an important support in providing fast, precise, and accurate health services to patients. This will facilitate the performance of clinical institutions in managing and producing different medical record data and information daily. This research is qualitative descriptive research. The research was conducted at Pratama Albar Clinic, Kabupaten Bandung from March to May 2024.  The  informants  in this  study  were  the  owner,  person  in charge, and manager of the clinic. The object of research is the role  of  digitizing  electronic  medical  records  (assist.id).  The results  of  the  study  within  6  months  of  effective  use,  Assist provided  various  positive  and  negative  impacts  from administrative aspects, medical record management, service flow, pharmaceutical management, accreditation needs, and others. As a  management  information  system  used  nationally,  Assists require further development and research.
Copyright © 2024 JSER. All rights reserved.

## INFO ARTIKEL

## ABSTRAK
Koresponden
Amalia Rachmawati dramaliya49@gmail.com Kata kunci :
implementasi, evaluasi, sistem informasi manajemen, klinik , Rekam Medis Elektronik, Assist
Website: https://idm.or.id/JSER/index.
php/JSER
Hal: 644 - 650
Penerapan  sistem  informasi  yang  cepat  dan  akurat  pada institusi  klinik  sangat  diperlukan.  Sistem  informasi  bisa diartikan  sebagai  penunjang  penting  di  dalam  memberikan pelayanan kesehatan yang cepat, tepat, dan akurat terhadap para  pasien.  Hal  ini  akan  mempermudah  kinerja  institusi klinik dalam mengelola dan memproduksi data dan informasi rekam  medis  yang  berbeda  setiap  harinya.  Penelitian  ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian dilaksanakan  di  Klinik  Pratama  Albar  Kabupaten  Bandung periode  Maret  -  Mei  2024.  Informan  dalam  penelitian  ini adalah pemilik, penanggungjawab, dan manajer klinik. Objek penelitian  adalah  peran  digitalisasi  rekam  medik  elektronik (assist.id).  Hasil  penelitian  dalam  6  bulan  sejak  efektif penggunaan, Assist memberikan berbagai dampak positif dan negatif  dari  aspek  administrasi,  pengelolaan  rekam  medik, alur  pelayanan,  manajemen  farmasi,  keperluan  akreditasi, dan lain-lainnya. Sebagai sistem informasi manajemen yang digunakan secara nasional, Assist memerlukan pengembangan dan penelitian lebih lanjut .
Copyright © 2024 JSER. All rights reserved.

## PENDAHULUAN
Sistem informasi merupakan satu penunjang dari majunya suatu perusahaan. Pada organisasi  modern  keberadaan  sistem  informasi  manajemen  sangat  diperlukan bahkan hingga tingkat urgent . Sistem informasi manajemen sudah menjadi bagian yang  tidak  terpisahkan  dari  keberjalanan  manajemen  organisasi/perusahaan. Klinik  sebagai  salah  satu  institusi  pelayanan  umum  membutuhkan  keberadaan suatu  sistem  informasi  yang  cepat,  tepat  akurat  serta  cukup  memadai  untuk meningkatkan pelayanan kepada para pasien serta pihak yang terkait di dalamnya.
Saat ini teknologi terus berkembang, bahkan kini sudah masuk pada era revolusi digital 4.0 dimana dalam perkembangan teknologinya saat ini telah menekankan pada  pola  digital  ekonomi,  kecerdasan  buatan, big data  dan  lain  sebagainya. Perkembangan  ini  tentunya  merambah  pula  pada  bidang  kesehatan.  Bidang kesehatan merupakan bidang yang bersifat information intensive artinya pelayanan kesehatan  akan  memproduksi  data  dan  informasi  yang  berbeda  setiap  harinya. Transaksi  data  dan  informasi  seperti  anamnesis,  pemeriksaan  fisik,  penunjang, diagnosa,  tindakan  serta  pelayanan  lain  yang  terekam  pada  fasilitas  pelayanan kesehatan yang berkaitan dengan data medis sering kita sebut sebagai rekam medis pasien.
Kegiatan rekam medis pasien merupakan kegiatan utama bidang kesehatan. Sistem rekam medis yang tertib akan mempermudah memantau perubahan pasien setelah pelaksanaan  praktik  baru  atau  prosedur  pelaksana.  Menurut  Noraziani,k.et  al. (2013: 323-332) terdapat beberapa kekuatan yang dimiliki oleh sistem rekam medis
seperti dapat menjaga kerahasiaan informasi, mengurangi kemungkinan terjadinya hilangnya catatan, meningkatkan kualitas dan keaslian dokumentasi.
Klinik Pratama Albar merupakan klinik dokter umum dan dokter gigi yang berada di  bawah  naungan  CV.  Arthavest  Medico  Akbar.  Klinik  Pratama  Albar  terletak sangat strategis yaitu di Jl. Terusan Kopo No.371, Kec. Margahayu, Kab. Bandung. Tujuan  berdirinya  Klinik  Pratama  Albar  adalah  untuk  meningkatkan  mutu pelayanan kesehatan bagi masyarakat wilayah Margahayu dan sekitarnya. Klinik Pratama Albar melayani pasien BPJS, umum, dan asuransi lainnya.
Sebagai salah satu klinik swasta, Klinik Pratama Albar tidak terlepas dari tuntutan pengelolaan sistem informasi manajemen dengan rekam medik elektronik. Hal ini tertera pada  Peraturan Menteri  Kesehatan (PMK) nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam  Medis.  Melalui  kebijakan  ini,  fasilitas  pelayanan  kesehatan  (fasyankes) diwajibkan menjalankan sistem pencatatan riwayat medis pasien secara elektronik.
Selain  tuntutan  peraturan  dalam  pelayanan  rekam  medis  elektronik,  beberapa aspek pelayanan dan manajemen di Klinik Pratama Albar juga memerlukan adanya digitalisasi sistem yang memadai.
Pada  masa  awal  berdirinya  di  tahun  2019,  Klinik  Pratama  Albar  mendapat kunjungan di  angka rata-rata 476 pasien per bulan, didominasi oleh pasien JKN yang mencapai 92%. Kapitasi peserta JKN yang terdaftar di masa itu sekitar 2300 peserta. Jumlah tersebut tidak mengalami peningkatan atau stagnan selama masa pandemi hingga tahun 2022. Pada tahun tersebut jumlah kunjungan meningkat di angka  592  pasien  per  bulan  yang  masih  didominasi  oleh  peserta  JKN.  Kapitasi meningkat di angka 2700 peserta terdaftar. Peningkatan kunjungan tersebut secara umum  menambah  beban  operasional  klinik  dari  segi  waktu,  teknis,  dan pembiayaan. Hal ini belum dapat diselesaikan dengan sistem informasi manajemen yang ada kala itu.
Administrasi  pendaftaran  berlangsung  lama,  belum  terintegrasi  secara online sehingga menghambat pendaftaran pasien lama maupun pasien baru. Kendala lain dari aspek rekam medik diantaranya sulit menemukan rekam medik manual yang penyimpanannya pun memerlukan ruang. Memasuki era paperless tentunya hal ini harus diubah. Demikian pun dengan isi rekam medik yang mana penulisan rekam medik oleh dokter, perawat, dan  farmasi yang seringkali  tidak terbaca sehingga pembacaan resep rentan terjadi kesalahan, dokter/ perawat tidak merekam dengan baik  pemeriksaan  dan  tindakan.  Hal  itu  berdampak  pula  pada  penentuan  kode diagnosis  icd  10  yang  tergantung  pada  kemampuan  petugas  admin  yang memasukkan data. Rekam medik manual juga bermasalah dalam hal bridging dgn BPJS secara otomatis. Dari aspek farmasi prosedur stock opname alat kesehatan dan obat-obatan  memakan  waktu  dan  rentan human  error .  Dari  aspek  akreditasi, kesulitan  mengisi  dan  melengkapi  formulir-formulir  seperti: informed  consent , skrining, edukasi gizi, asesmen pra bedah, dan lain- lain.
Dilihat  dari  latar  belakang  masalah  tersebut,  manajemen  Klinik  Pratama  Albar menimbang aspek pembiayaan, waktu, efisiensi, dan efektivitas memformulasikan strategi untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut, yaitu dengan penerapan sistem informasi manajemen klinik berbasis digital.  Sistem informasi manajemen dirasa perlu dan dibutuhkan untuk mempermudah dalam mendapatkan informasi tentang Klinik, pencarian data pasien, pengolahan data, mengontrol persediaan alat
yang digunakan untuk restorasi, memproses data kinik untuk dapat mempercepat pelayanan  kesehatan  yang  lebih  efisien  serta  laporan  data  yang  terdokumentasi dengan baik. Dengan mempertimbangkan permasalahan yang ada, penulis tertarik melakukan  penelitian  Implementasi  dan  Evaluasi  Sistem  Informasi  Manajemen Klinik Pratama Albar.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk  mengeksplorasi  dan  memperoleh  pemahaman  mendalam  tentang keberhasilan  atau  kegagalan  implementasi  praktik  berbasis  bukti.  Penelitian dilaksanakan di Klinik Pratama Albar periode Maret - Mei 2024. Informan dalam penelitian  ini  adalah  pemilik,  penanggungjawab,  dan  manajer  klinik.  Objek penelitian adalah peran digitalisasi rekam medik elektronik ( assist.id ) dalam sistem informasi  manajemen  klinik.  Peneliti  bertindak  sebagai  instrumen  sekaligus pengumpul data. Instrumen lain yaitu pedoman wawancara semi terstruktur dan pedoman  observasi.  Untuk  menjaga  validasi  data  penelitian  dilakukan  dengan triangulasi sumber

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Klinik  Pratama  Albar  adalah  klinik  swasta  yang  telah  berdiri  selama  5  tahun. Jumlah pasien terbanyak dengan jaminan BPJS mencapai 92%. Seiring peningkatan tarif kapitasi dalam 2 tahun terakhir, omzet klinik juga mengalami peningkatan di angka  rata-rata  36  juta  rupiah  per  bulan.  Jumlah  kapitasi  meningkat  dari  2300 peserta menjadi 2900-3000 peserta terdaftar.
Adanya kewajiban mematuhi Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis, tuntutan akreditasi, dan peningkatan kebutuhan digital pada aspek pelayanan. Klinik Pratama Albar menyusun strategi dan memutuskan menyewa vendor penyedia sistem informasi klinik yang dapat memfasilitasi rekam medik  elektronik,  sehingga  dapat  dirancang  sesuai  kebutuhan  pengguna.  Awal tahun 2023 tersedia beberapa pilihan vendor yang menawarkan fasilitas tersebut, diantaranya: Eclinic, Assist, dan Doctor Tools . Berdasarkan anggaran dan kemudahan interface sistem, manajemen klinik memilih vendor Assist sebagai penyedia layanan. Selain  itu  vendor  Assist  memberikan  harga  yang  jauh  lebih  terjangkau dibandingkan  dengan  vendor  lainnya.  Asist  juga  telah  merancang  sistem  rekam medis elektronik dengan program satu sehat, yang merupakan upaya pemerintah dalam  menciptakan  sistem  informasi  kesehatan  terpadu  di  seluruh  Indonesia. Integritas  ini  memberikan  kemudahan  bagi  faskes  dalam  menjalankan  kebijakan pemerintah serta memungkinkan masyarakat untuk mengakses riwayat kesehatan secara  mudah  dan  efisien.  Melalui  tahapan  instalasi  dan  sosialisasi  penggunaan, Assist efektif digunakan pada bulan Oktober 2023.
Terhitung  6  bulan  sejak  efektif  digunakan,  Assist  telah  memberikan  warna  baru dalam  manajemen  dan  pelayanan  Klinik  Pratama  Albar.  Berbagai  kendala  yang melatarbelakangi  perlunya sistem informasi digital,  perlahan mulai terselesaikan dengan adanya Assist. Diiringi dengan pengadaan perangkat keras di Klinik, Assist memberikan dampak positif maupun negatif dalam proses implementasinya.
Dampak positif implementasi Assist di Klinik Pratama Albar diantaranya:
1. Proses administrasi berlangsung lebih cepat
2. Proses pendaftaran secara online dapat difasilitasi dengan feature booking
3. Penyimpanan rekam medik lebih aman dan tahan lama, tidak membutuhkan lagi ruang penyimpanan yang menyita tempat
4. Pencarian rekam medik lebih cepat dan mudah
5. Isi rekam medik lebih lengkap, terperinci, dan pasti terbaca
6. Mengurangi duplikasi pemeriksaan, karena menampilkan hasil pemeriksaan yang dilakukan.
7. Diagnosis kasus terintegrasi dengan kode ICD 10 dan bridging otomatis dengan layanan P-Care BPJS.
8. Penulisan  resep  pasti  terbaca,  terintegrasi  langsung  dengan  farmasi,  dan memudahkan proses stock opname .
9. Formulir-formulir yang dibutuhkan sebagai standar akreditasi dapat diakses dan tersedia dengan baik.
Adapun kekurangan atau dampak negatif yang masih belum bisa diselesaikan oleh penerapan Assist diantaranya:
1. Kecepatan  program  yang  masih  belum  memadai,  kadang  bergantung  pada koneksi internet
2. Perlunya beberapa pengembangan feature
3. Respon vendor lambat dalam menanggapi keluhan dan saran pengembangan program
4. Tidak secara signifikan meningkatkan pendapatan Klinik

## Gambar 1. Tampilan Pengguna Assist
Pelaksanaan  rekam  medis  elektronik  di  Klinik  Pratama  Albar  sudah  berjalan dengan  lancar  dan  sudah  sesuai  dengan  urutan  implementasi  rekam  medis elektronik dalam buku AHIMA 2013 yang memuat beberapa aplikasi seperti sistem pendaftaran;  sistem  EDMS  untuk  antrian  billing  dan  antrian  kerja  dokter  atau antrian appointment ;  sistem  pendukung  keputusan  klinis  atau  CDS  yang memberikan peringatan untuk Riwayat alergi dan mental illness sehingga dokter dapat  membuat  keputusan  mengenai  pengobatan  dan  tindakan  yang  diberikan; MPI; sistem CPOE atau penjadwalan; sistem POC atau dokumentasi klinis; sistem penagihan;  sistem  pelaporan.  Namun  sistem  PACS  untuk  imaging  atau  hasil rontgen;  sistem  CDR  dan  CDW  belum  tersedia  di  Klinik  Pratama  Albar  karena belum tersedianya fasilitas untuk rontgen maupun laboraturium di klinik, sehingga sistem POC, CDR, dan CDW tidak diaktifkan. Sistem CDR dan CDW merupakan sistem repositori data yang menyimpan data klinis pasien yang terstruktur seperti data  demografi;  diagnosis,  tindakan,  dan  obat  yang  diberikan;  serta  foto  klinis pasien  dan  hasil  rontgen  dalam  aplikasi  Sopro  Imaging  yang  sudah  terintegrasi dengan rekam medis elektronik yang disebut sebagai Clinical Data Repository (CDR).
Selain CDR, terdapat Clinical Data Warehouse (CDW) yang merupakan gudang data klinis yang menyimpan CDR dalam bentuk cloud database yang dapat diakses oleh pengguna kapanpun dibutuhkan.

## SIMPULAN
Managemen  Klinik  Pratama  Albar  memiliki  rekam  medik  elektronik,  dengan memilih  vendor  Assist  sebagai  penyedia  layanan.  Assist  memberikan  dampak positif  maupun  negatif  bagi  klinik.  Namun  dengan  adanya  asist  memiliki  lebih banyak  manfaat  sehingga  mempermudah  pelayanan  di  Klinik  Pratama  Albar. Namun  ada  beberapa  fasilitas  yang  tidak  diaktifkan  oleh  Klinik  Pratama  Albar karena belum tersedianya  fasilitas tersebut, sehingga  diharapkan Klinik  Pratama Albar  menyediakan  fasilitas  lebih  lengkap  agar  penggunaan  vendor  Assist  lebih dimanfaatkan  dan  mempermudah  pengguna  layanan  tersebut.  Selain  itu diperlukan penelitian lebih banyak dan lebih lanjut untuk perbaikan rekam medis menggunakan vendor Assist

## DAFTAR PUSTAKA
Khulaimi,  M.,  Puji,  A.  A,  Cahyo,  W.N.  (2021).  Analisis  dan  Perancangan  Sistem Informasi Manajemen di Klinik Pratama BSMI Klaten. Jurnal Surya Teknika, 8(1), 252-258.
Anjani, S., Setiono, O., Agiwahyuanto, F., et.al. (2024). Perancangan Prototipe Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi (SIM-KLINIK Terintegrasi) Studi Kasus di Klinik Utama Dipta Tegal. Jurnal Rekam Medis Informasi Kesehatan, 8(1).
Alghofari, A.K., Arifin, A.L.M. (2021). Sistem Informasi Manajemen Klinik Imam Syuhodo Pku  Muhammadiyah  Cabang  Blimbing  Berbasis  Website.  Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknoyasa, 2(2).
Arifudin, O., Tanjung, R., Sofyan, Y. (2020). Buku Manajemen Strategik (Teori dan Implementasi). Banyumas : Pena Persada.
Yam, Jim Hoy. 2020. Buku Manajemen Strategi  (Konsep dan  Implementasi).  Nas Medika Pustaka : Makassar.
Sampe, F., Suhardi, Limpo.L. (2023). Manajemen Strategis (Teori dan Implementasi). Serang: Sada Kurnia Pustaka.
10. Asrori,  Fadli.  Implementasi  strategi  e-marketing  pada  penjualan  alat elektromedik. Diakses tanggal 7 Maret 2024
Sundoro, T., Sari, D.S., Alvionita, I., et al. (2023). Evaluasi Strategi Peningkatan Mutu dan  Keselamatan Pasien  di  Rumah  Sakit  X  Yogyakarta.  ALBAMA: Jurnal Bisnis Administrasi dan Manajemen, 16, 1-23.
Dhayanti, F., Jati, S.P., Pramukarso, D.T. (2019). Implementation Process of Strategic Planning  At  District  General  Hospital .  Jurnal  Administrasi  Kesehatan Indonesia, 7, 123-131.
Mulyasari,  I.,  Kodyat,  A.G.,  Windiyaningsih,  C.  (2020).  Pengembangan  Strategi Pemasaran Medical Check Up (MCU) Di Rumah Sakit Anna Medika Bekasi
Untuk  Meningkatkan  Pendapatan.  Jurnal  Manajemen  dan  Administrasi Rumah Sakit, 4 (01).
Gultom,  A.,  Rumengan,  G.,  Trigono,  A.  (2023).  Implementasi  Sistem  Informasi Manajemen Rumah Sakit Terhadap Kinerja Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit  Umum  Universitas  Kristen  Indonesia  Jakarta  Tahun  2023.  Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit Indonesia (MARSI), 7 (03).
Al Hadri, C.F., Damayanti, A., Wulandari, S.S., et al. (2022). Strategy Management Enhancement  Quality  Record  Medical  Electronic  in  Hospital .  Jurnal  Ilmu Kedokteran dan Kesehatan Indonesia (JIKKI), 2 (1), 186-191.
Mujiyani. (2023). Implementasi Perencanaan Strategi dengan Analisis SWOT pada Rumah Sakit (Studi Kasus pada Rumah Sakit X di Bekasi). Jurnal Akuntansi dan manajemen Bisnis, 3 (1), 174-181.
Nawarni,  N.J.  (2020).  Analisis  Rancangan  Strategi  Rumah  Sakit  dalam  Upaya Meningkatkan Kunjungan Pasien. Univerisitas Pasundan.
Al Swaidi, S.J. (2022). Strategic Planning of Business Development in Health Care . NILES Journal for Geriatric and Gerontology, 5 (2).
Kabeyi,  M.J.B.  (2019). Organizational  Strategic  Planning,  Implementation  And Evaluation With Analysis Of Challenges And Benefits. International Journal of Applied Research 2019; 5(6): 27-32.
Nurjono, M., Shrestha, P., Ang, I.Y.H., Shiraz, F., Eh, K.X., Toh, S.A.E.S., Vrijhoef, H.J.M. (2020). Shifting Care from Hospital to Community, a Strategy to Integrate Care  in  Singapore:  Process  Evaluation  of  Implementation  Fidelity .  BMC  Health Service Research, 20:452.