## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.9 No.1, Februari 2024, pp. 80-89 ISSN: 2597-7156 (Online), 2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 80

## Tinjauan Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Di RS DKT Sidoarjo
Eiska Rohmania Zein 1 , Ahfil Mujizah 2
1,2 Prodi D3 RMIK Poltekkes Kemenkes Malang, Indonesia
Article Info ABSTRACT Article history: Received Jan 25, 2024 Revised Feb 27, 2024 Accepted Feb 28, 2024 One  form  of  administrative  service  at  the  hospital  is  the  medical record service. The problem in the medical record installation at DKT Sidoarjo  Hospital  is  the  waiting  time  for  outpatient  medical  record services.  Based  on  Permenkes  RI  No.129/Menkes/SK/II/2008  for patient medical record services at outpatient registration, namely > 10 minutes.  This  study  aims to  determine  the  factors  that influence  the waiting  time  for medical record  services  at  outpatient registration  at DKT  Sidoarjo  Hospital.  The  research  method  is  descriptive  with instruments  in  the  form  of  observations  and  interviews  conducted with the head of medical records and medical records officers in the registration  section.  The results  of  this  study  indicate that  the  factor that greatly influences the waiting time for medical record services at TPPRJ  DKT  Sidoarjo  Hospital  is  medical  record  activities,  namely the  provision  of  medical records  in  the  storage  section.  On  the  Man Factor, namely the number of officers and educational qualifications of  officers  who  are not  from medical records.  On  the  Money  Factor there  are  no  funds  for  the  education  and  training  of  registration officers and no rewards for officers who are disciplined and friendly in service. In the Methode Factor the use of  Registration SOP is not optimal.  In  Material  Factors  there  is  no  use  of  tracers  on  storage racks.  On  the  Machine  Factor,  namely  frequent  errors  on  SIMRS when performing services.
Keywords:

## Service Waiting Time
Outpatient Registration Medical Records
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Eiska Rohmania Zein, Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Poltekkes Kemenkes Malang,
Jalan Besar Ijen No. 77c, Oro-Oro Dowo, Klojen, Malang, Jawa Timur Email: eiskazein@poltekkes-malang.ac.id

## 1. PENDAHULUAN
Undang-Undang  Nomor  44  Tahun  2009,  rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan,  dan  gawat  darurat.  Dalam  Pasal  5 Undang-Undang  Nomor  44  Tahun  2009,  Rumah  sakit  mempunyai  4  fungsi,  yaitu: penyelenggaraan  pelayanan  pengobatan  dan  pemulihan  kesehatan  sesuai  dengan  standart pelayanan rumah sakit; Menjaga dan meningkatkan kesehatan perindividu melalui layanan
81 perawatan  sekunder  dan  tersier  yang  komprehensif  menyesuaikan  pada  kebutuhan  medis perindividu;  penyelenggaraan  pelatihan  sumber  daya  manusia  dan  pendidikan  lanjutan dalam  rangka  peningkatan  kemampuan  dalam  pemberian  pelayanan  kesehatan; penyelenggaraan  penelitian  dan  pengembangan  serta  mempelajari  teknologi  skrining  di bidang  kesehatan untuk  meningkatkan pelayanan  kesehatan, dengan  memperhatikan etika ilmu kesehatan. Selain itu, semua rumah sakit wajib menyimpan rekam medis [1].
Pasal 1 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 24 tahun 2022, rekam medis  adalah  suatu  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  mengenai  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, prosedur, dan pelayanan lainnya terhadap pasien. Pengorganisasian  rekam  medis  sebagai  suatu  proses  aktivitas  yang  diawali  sedari  pasien masuk  rumah  sakit  lalu  berkelanjutan  melalui  pencatatan  informasi  medis  pasien  selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dimana file rekam medis tersebut kemudian  petugas  memprosesnya, termasuk  memproses permintaan pasien atau  mengatur perangkat penyimpanan untuk keperluan lain [2].
Pelayanan  yang  ramah,  cepat  dan  akurat  mencerminkan  mutu  pelayanan  rekam medis.  Pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan  dimulai  dari  tempat  pendaftaran  pasien  dan berlanjut hingga pengadaan dokumentasi rekam medis yang digunakan untuk memperoleh pelayanan medis [3]. Ada empat standar pelayanan minimal (SPM) rekam medis. Artinya, sejak pasien pulang sampai dengan 1 x 24 jam, dokter yang  merawat melengkapi riwayat kesehatan  dan  memberikan  rekam  medis  rawat  jalan  dalam  waktu  ≤10  menit,  dan  rawat inap  dalam  waktu  ≤15  menit,  dan  kelengkapan  keterisian informed  consent [4].  Sesuai standar,  waktu  yang  diperlukan  untuk  penyerahan  rekam  medis  rawat  jalan  adalah  10 menit,  dan  waktu  yang  diperlukan  untuk  penyerahan  rekam  medis  rawat  inap  adalah  15 menit [3]. Waktu tunggu untuk mendapatkan pelayanan masih menjadi permasalahan yang sering  terjadi  dalam  praktik  pelayanan  kesehatan  dan  merupakan  salah  satu  faktor  yang dapat  menimbulkan  ketidakpuasan.  adalah  menunggu  dalam  waktu  yang  lama.  Lamanya waktu  tunggu  pasien  merupakan  salah  satu  hal  penting  dalam  menentukan  kualitas pelayanan kesehatan.
Studi pendahuluan di RS DKT (Dinas Kesehatan Tentara) Sidoarjo pada tanggal 13 Desember 2022 diperoleh data dari 10 pasien rata rata waktu tunggu pada pelayanan rekam medis  unit  rawat  jalan  dari  pendaftaran  sampai  penyediaan  dokumen  rekam  medis  pada poliklinik yaitu 13.3 menit.
Faktor-faktor  yang  mempengaruhi  waktu  pelayanan  rekam  medis  dapat  diketahui melalui  unsur  5M,  Peneliti  memilih  unsur  5M  karena  menurutnya  cara  penyelesaian  ini paling tepat untuk tema penelitiannya. Unsur 5M yaitu ( Man, Money, Methods, Materials , Machine )  [5].  Faktor Man dimana  petugas  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  tidak  memiliki kualifikasi pendidikan rekam medis, selain itu juga tidak terdapat petugas filling sehingga menyebabkan  petugas  pendaftaran  bertugas  rangkap  ( double  job) sehingga  berdampak terhadap  durasi  tunggu  pelayanan.  Faktor Money belum  terdapat  faktor money pada kegiatan  penelitian  kali  ini,  Faktor Methods yaitu  beberapa  pasien  atau  staf  tidak memahami metode atau alur pendaftaran pasien rawat jalan, Faktor Materials sering terjadi kekurangan dalam pengisian  identitas pasien di buku register, tidak adanya tracer . Faktor Machines yaitu  proses  kerja  komputer  (SIM-RS)  yang  lama,  terkadang erorr ,  sangat menghambat  pekerjaan  petugas  karena  (SIM-RS)  merupakan  pusat  penghubung  semua sistem dalam pelayanan.
Waktu  tunggu  pelayanan  sangat  mempengaruhi  mutu  pelayanan  rumah  sakit, pentingnya  meningkatkan  mutu  pelayanan  rumah  sakit  khususnya  lama  waktu  tunggu pasien dalam menerima pelayanan kesehatan di pendaftaran rawat jalan rumah sakit, maka peneliti  tertarik  melakukan  penelitian  ini  untuk  memperoleh  data  tentang  faktor  faktor yang  mempengaruhi  lama  waktu  tunggu  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit DKT Sidoarjo.
82

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  secara  deskriptif  kualitatif.  Cara pengumpulan  data  yaitu  dengan  menggunakan  metode  wawancara  satu  orang  Kepala rekam  medis  dan  9  orang  petugas  yang  ada  di  tempat  pendaftaran  pasien  rawat  jalan (TPPRJ)  dan  observasi  di  RS  DKT  Sidoarjo.  Penggunaan  instrumen  penelitian  oleh peneliti  meliputi: stopwatch ,  pedoman  wawancara  dan  lembar cheklist untuk  petugas rekam  medis  dan  petugas  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  dengan  alat  penunjang  lembar kertas  dan handphone sebagai  sarana  untuk  merekam  hasil  wawancara  dan  untuk mengumpulkan data berupa foto atau video.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
1.  Identifikasi  Kegiatan  Rekam  Medis  RS  DKT  Sidoarjo  Meliputi  Penerimaan Pasien, Pencatatan Data dan Penyediaan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  penelitian  terhadap  kepala  rekam  medis  pada instalasi  rekam  medis  bagian  penerimaan  pasien  di  RS  DKT  Sidoarjo  sistem  pendaftaran dilakukan secara sentral melalui satu tempat pendaftaran pasien (TPP) untuk pasien rawat jalan,  rawat  inap  dan  unit  gawat  darurat.  Pemberian  nomor  rekam  medis  pasien menggunakan Unit  Numbering  System (UNS),  dimana  setiap  pasien  memiliki  1  nomor rekam medis untuk semua jenis pelayanan kesehatan baik rawat jalan maupun rawat inap. Tahapan penerimaan pasien di TPP rawat  jalan RS DKT Sidoarjo dibedakan berdasarkan jenis kedatangannya yaitu pasien baru dan pasien lama.
2. Respontime Waktu Tunggu Yang Digunakan Pasien Di Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RS DKT Sidoarjo
Tabel 1. Respontime Waktu Tunggu Pelayanan Tahapan Pasien Baru Pasien Lama Dipanggil Ke TPP setelah memiliki No. antrian 1 menit 17 detik - Pengisian KIUP 1 menit 20 detik - Pendaftaran No.RM dan pembuatan KIB 4 menit - Pengisian Map dan Formulir 3 menit 17 detik Pencarian No. RM dan Pendaftaran Kunjungan - 4 menit 24 detik Pencarian DRM di Filing - 7 menit 22 detik Distribusi ke Poliklinik 1 menit 38 detik 3 menit 54 detik Jumlah 11 menit 32 detik 15 menit 40 detik
3. Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Faktor Man, Money, Methode, Materials, Machine
a. Faktor Man
Berdasarkan  hasil  observasi  pada  tabel  1  dapat  diketahui  masing  masing  tahapan untuk  kedua  jenis  pasien  didapatkan  rata-rata  untuk  keseluruhan  waktu tunggu  pelayanan rekam  medis  jawat  jalan  pasien  baru  adalah  11  menit  32  detik,  sedangkan  waktu  tunggu untuk pasien lama adalah 15 menit 40 detik dikategorikan lama.
83 Tabel 2. Kualifikasi Petugas Pendaftaran Faktor yang diukur Jumlah (n) Presentase (%) Jenis Kelamin Laki-laki 1 11% Perempuan 8 89% Umur 20 tahun 1 11% 24 tahun 4 45% 30 tahun 3 33% 40 tahun 1 11% Pendidikan Terakhir SMA 6 67% Diploma (D3) - - Sarjana (S1) 3 33% Lama Bekerja 1 tahun 2 22% 3 tahun 1 11% 4-7 tahun 6 67%
Berdasarkan  tabel  2  di  atas,  pengukuran  terhadap  faktor  SDM  di  instalasi  Rekam Medis  Rawat  Jalan,  diketahui  untuk  jumlah  petugas  9  orang  dengan  presentase  100%, untuk  presentase  tertinggi  petugas  yaitu  jenis  kelamin  perempuan  dengan  jumlah  89%, presentase  tertinggi  umur  petugas  24  tahun  45%,  tingkat  pendidikan  terakhir  petugas  di pendaftaran  tertinggi  yaitu  SMA  dengan  presentase  67%.  Masa  kerja  tertinggi  dengan presentase 67% yaitu 4-7 tahun.

## b. Faktor Money
Dari  hasil  penelitian  diketahui  terdapat  dana  untuk  membeli  kebutuhan  di  unit rekam  medis,  namun  tidak  ada  reward  bagi  petugas  yang  disiplin  dan  ramah  dalam memberikan pelayanan dibagian pendaftaran pasien.

## c. Faktor Methode
Dalam  pelaksanaan  pelayanan  pendaftaran  rawat  jalan  sudah  sesuai  dengan  SOP yang ada, saat bertugas di pelayanan pendaftaran 1 orang pernah mengalami kesalahan alur saat pelayanan dikarenakan petugas tersebut baru bekerja di bagian pendaftaran.

## d. Faktor Material
Terdapat komputer pada tempat pendaftaran pasien. Ditemukan mesin antrian untuk mencetak  nomor  antrian,  dan  temuan  adanya  monitor  yang  menampilkan  penghitungan nomor  antrian.  Terdapat  sarana  dan  prasarana  di  unit  pendaftaran  yaitu  karcis  di  loket pendaftaran, buku register, map rekam medis, KIUP, KIB, mesin antrian, layar antrian, alat tulis, komputer, meja kerja, telepon, pengeras suara. Dan yang tidak ada yaitu tracer.

## e. Faktor Machine
Temuan  adanya  mesin  cetak  sesuai  dengan  ketersediaan  jumlah  komputer,  saat mengakses  SIMRS  pernah  terdapat  kendala.  Pernah  terkendala  komputer  mati  atau  error, dan tidak ada tracer untuk peminjaman berkas rekam medis.
84

## 3.2 Pembahasan
1. Identifikasi Kegiatan Rekam Medis RS DKT Sidoarjo meliputi Penerimaan Pasien,

## Pencatatan Data dan Penyediaan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  penelitian  kegiatan  perekaman  medis  pada  tempat  pendaftaran rawat  jalan  RS  DKT  Sidoarjo  diantaranya:  penerimaan  pasien,  pencatatan,  serta penyediaan rekam medis pasien untuk penerimaan pasien sering tidak membawa identitas atau  KIB.  Padahal  jika  pasien  membawa  identitas  membantu  petugas  untuk  memberikan pelayanan  yang  cepat  dan  optimal.  Penyediaan  rekam  medis  untuk  pasien  lama  petugas sering  mengalami  pelayanan  di  ruang  penyimpanan  atau filling .  Penyimpanan  RS  DKT Sidoarjo  yaitu  sentralisasi,  secara  teori  sentralisasi  lebih  baik  dari  pada  desentralisasi. Sentralisasi  memiliki  keuntungan  yaitu  meminimalisir  kejadian  terduplikasi  penyimpanan rekam  medis,  mengurangi  jumlah  biaya  yang  digunakan.  Sedangkan  kekurangannya petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap.
Sistem  penomoran  RS  DKT  Sidoarjo  menggunakan Straight  Numerical Filing (SNF) dengan cara mensejajarkan folder atau map penyimpanan rekam medis secara runtut sesuai nomor rekam medis, oleh karena itu sering terjadi kekeliruan saat meletakkan DRM karena  nomor  yang  hampir  sama  sehingga  membuat  mata  petugas terkecoh  apabila  tidak benar  benar teliti sehingga rekam  medis  banyak  yang terselip atau salah  letak dan hilang. Karena  dokumen  hilang  petugas  kebingungan  mencari,  sehingga  membuat  pasien menunggu lama mengingat petugas penyimpanan tersebut juga petugas pendaftaran.
Kegiatan  rekam  medis  faktor  yang  paling  mempengaruhi  waktu  tunggu  adalah pengambilan DRM untuk pasien lama di ruang filing atau rak penyimpanan, karena rekam medis  yang  sering  terselip  dan  hilang  terkadang  dokumen  juga  belum  kembali  ke  ruang rekam  medis,  melainkan  masih  di  ruang  poli  dan  pelaporan.  Mengingat  di  rak penyimpanan tracer tidak digunakan oleh petugas. Sedangkan  menurut  Peraturan Menteri Kesehatan No.24, salah satu hal mendasar yang harus diperhatikan dalam hal penyimpanan adalah  rekam  medis  tidak  boleh  keluar  dari  ruang  rekam  medis,  tanpa  tanda  keluar  atau kartu peminjaman [6].
Hal  ini  sudah  sesuai  dengan  penelitian  Dhamanti  mengenai  “Faktor  yang Mempengaruhi  Waktu  Tunggu  pelayanan  di  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  RSU  Haji Surabaya”  bahwa  mayoritas  rekam  medis  sulit  ditemukan,  penyebab  diantaranya  berkas rekam  medis  tidak  tersusun  dengan  rapi  didalam  rak  penyimpanan,  tidak  adanya tracer sehingga  berkas  rekam  medis  tidak  diketahui  keberadaannya  yaitu  dipinjam  atau  sudah dikembalikan  tetapi  tidak  sesuai  urutan  nomor  rekam  medisnya.  Hal  tersebut  membuat petugas  kesusahan  dalam  mencari  DRM  dan  berdampak  bagi  kegiatan  pelayanan  pada pasien menjadi lama [7].
Dapat diketahui untuk kegiatan pelayanan rekam medis di RS DKT Sidoarjo yaitu tracer yang tidak digunakan dan juga kurang tersedianya rak penyimpanan yang membuat dokumen  rekam  medis  sering missfile .  Dampak  dari  hal  tersebut  pencarian  berkas  rekam medis  pada  pasien  lama  menjadi  terhambat  atau  membutuhkan  waktu  lebih  dari  Standar Pelayanan Minimal yang telah ditetapkan Keputusan Menteri Kesehatan 129/MENKES/SK/II/2008.  Penggunaan tracer yang  dilakukan  secara  maksimal  akan membantu  proses  penyediaan  rekam  medis  dan  akan  menambah  mutu  dalam  pelayanan pendaftaran RS DKT Sidoarjo.
2. Respontime Waktu Tunggu Yang Digunakan Pasien Di Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RS DKT Sidoarjo
Waktu  Tunggu  untuk  pelayanan  perekaman  medis  rawat  jalan  sedari  tempat pendaftaran  hingga  berkas  ditemukan  atau  tersediakan,  yang  selanjutnya  akan  berguna sebagai  memperoleh  pelayanan  pemeriksaan  dokter  [8].  Berdasarkan  hasil  penelitian  dan
85 observasi yang dilakukan peneliti terkait waktu tunggu pelayanan rekam medis pendaftaran rawat jalan RS DKT Sidoarjo dapat diketahui dari hasil 40 responden yaitu 12 pasien baru dan  28  pasien  lama  bahwa  rata-rata  waktu  tunggu  pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan untuk pasien baru 11 menit 32 detik dan untuk waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan pasien  lama adalah 15  menit 40 detik. Keputusan Menteri Kesehatan  No. 129 tahun 2008 disebutkan bahwa standart pelayanan minimal waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien rawat jalan adalah 10 menit dan waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien rawat inap adalah 15  menit [3]. Rata-rata waktu tunggu untuk pasien  baru dikategorikan sedikit lambat  dan  pasien  lama  dalam  pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan tersebut  dikategorikan lama.
Pada  penelitian  Putri  dengan  judul  “Tinjauan  Faktor  yang  Mempengaruhi  Waktu Tunggu  Pelayanan  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  RSUD  Kabupaten  Temanggung” diperoleh hasil rata-rata waktu tunggu pasien pendaftaran rawat  jalan  yaitu 1 jam 8  menit tidak  terhitung  pasien  baru  dan  pasien  lama,  pelayanan  yang  diberikan  petugas  kepada pasien  kurang  maksimal  karena  loket  pendaftaran  RSUD  Kabupaten  Temanggung  hanya terdapat 3 loket sehingga respon time terhadap pelayanan membutuhkan waktu lebih lama [9].
Semakin  waktu  tunggu  pelayanan  yang  diberikan  cepat  maka  akan  memberikan penilaian  kepada  pasien  pasien  yang  mendaftar  akan  merasakan  puas  dengan  pelayanan yang  diberikan  Rumah  Sakit.  Sebaliknya  jika  pasien  merasakan  lama  saat  mendapat pelayanan  yang  pendaftaran  maka  pasien  akan  menganggap  kurang  baik  dengan ketersediaan pelayanan dan memberikan dampak pasien akan malas untuk berobat kembali ke Rumah Sakit tersebut.
3. Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Faktor Man, Money, Methode, Materials, Machine
a. Faktor Man
Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  merupakan  sumber  daya  manusia  yang  sangat berperan  penting  bagi  pelayanan  rumah  sakit  [10].  Berdasarkan  hasil  penelitian  dengan melakukan  wawancara  terkait  faktor  Sumber  Daya  Manusia  ditemukan  bahwa  petugas rekam medis RS DKT Sidoarjo ada 9 orang, dan hanya satu yang  memiliki latar belakang pendidikan rekam medis dengan hasil lulusan terbanyak yaitu SMA yaitu 6 orang (66,6%). Hal  ini  belum  sesuai dengan  Keputusan Menteri  Kesehatan  No. HK 01.07/MENKES/312 Tahun  2020  terkait  Strandart  Profesi  Perekam  Medis  yang  mengisyaratkan  untuk kualifikasi  dan  pendidikan  staff  rekam  medis  minimal  lulusan  diploma  tiga  sebagai  ahli madya rekam medis dan informasi kesehatan.
Petugas  yang  lulusan  bukan  memiliki  latar  belakang  pendidikan  sebagai  rekam medis  dan  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan  mengenail  ilmu  rekam  medis  dirasa  kurang bisa memahami dan melaksanakan tugas perekam medis sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan  No.  377  Tahun  2007  tentang  Kompetensi  Perekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan.  Sejalan  dengan  penelitian  Simanjutak,  dengan  judul  “  Tinjauan  Faktor-Faktor yang  Mempengaruhi  Waktu  Tunggu  Pelayanan  Rekam  Medis  Pendaftaran  Rawat  Jalan RSUD Dr.M.Djoelham Binjai” yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di sumber daya manusia yaitu pendidikan petugas [11].
Menurut  sumber daya  manusia di RS DKT Sidoarjo, bagian  instalasi rekam  medis petugas  pendaftaran  belum  ada  yang  berlatar  belakang  rekam  medis  dan  tidak  mengikuti pelatihan  seputar  rekam  medis  lebih  ditekankan  untuk  mengikuti  perkembangan  atau seminar terkait rekam medis agar kinerja petugas lebih sesuai dengan kompetensi perekam medis.  Serta  kurangnya  jumlah  petugas  pendaftaran  akan  memberikan  dampak  bagi kegiatan  pelayanan  menjadi  tidak  maksimal,  karena  petugas  kurang  berfokus  dengan bidangnya masing-masing membuat pelayanan pendaftaran menjadi lama.
86

## b. Faktor Money
Berdasarkan  kegiatan  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilaksanakan  di  RS DKT Sidoarjo, faktor money ini berkaitan dengan reward yang diberikan kepada petugas, insentif  untuk  petugas,  maupun  anggaran  untuk  kebutuhan  rekam  medis.  Faktor  money sebagai  alasan  peyebab  terlambatnya  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan,  karena  tidak adanya  reward  yang  diberikan  kepada  petugas  sehingga  kegiatan  rekam  medis  menjadi tidak  optimal  [12].  Sejalan  dengan  penelitian  Illanisa  yang  menyebutkan  bahwa  dengan adanya  pemberian  balas  jasa  berupa  finansial  maupun  pemberian  nonfinansial  dapat memotivasi dan meningkatkan kinerja petugas, sehingga petugas yang tidak mendapatkan reward akan berdampak kurangnya termotivasi bekerja secara tepat waktu sehingga rekam medis rawat jalan disediakan dengan terlambat [10].
Penelitian  Aprilia  menyatakan  bahwa  ketersediaan  dana  belum  menyeluruh  bagi pelatihan, pendidikan, ataupun kebutuhan perluasan ruang penyimpanan sehingga kegiatan rekam  medis  menjadi  tidak  optimal  [1].  Sejalan  dengan  Permenkes  no.  24  RI  yang menyebutkan  bahwa  anggaran  dana  yang  tersedia  dapat  digunakan  untuk  memenuhi kebutuhan  rekam  medis  dan  pemenuhan  hak  petugas  rekam  medis  [6].  Pada  regulasi tersebut,  dijelaskan  bahwa  setiap  petugas  rekam  medis  berhak  mendapatkan  pembinaan dan pengawasan dalam menjalankan kewenangannya.
Petugas  rekam  medis  RS  DKT  Sidoarjo  menyatakan  bahwa  belum  pernah memperoleh  hak  pembinaan  dan  pelatihan  dalam  bentuk  kegiatan  seminar  rekam  medis ataupun  yang  lainnya.  Hal  ini  sangat  berpengaruh  terhadap  keterlambatan  penyediaan rekam medis rawat jalan.

## c. Faktor Methode
Metode  tersebut  terkait  dengan  suatu  prosedur  dan  kebijakan  untuk  mendukung kegiatan  penyediaan.  Berdasar  pada  penelitian  Aprilia,  faktor  metode  sebagai  penyebab keterlambatan  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  menjalankan  Standar Operasional  Prosedur  (SPO)  yang  belum  diterapkan  maksimal  sehingga  timbul konsekuensi dari keterlambatan penyediaan catatan rawat jalan  [1]. Hal  ini sesuai dengan manfaat Standar Prosedur Operasional (SPO) untuk  syarat  akreditasi rumah sakit, sebagai dokumentasi  tata  cara  pelaksanaan  kegiatan,  dan  memberikan  penjelasan  mengenai pelaksanaan  pekerjaan  kepada  petugas  yang  ada  dirumah  sakit,  sehingga  kurang optimalnya penggunaan SPO mengakibatkan penyediaaan rekam medis  menjadi terlambat [3].
Sementara itu, penelitian Puspita menjelaskan mengenai keterlambatan penyediaan rekam  medis  disebabkan  karena  tidak  tersedianya  alur  pendaftaran  rawat  jalan  sehingga pasien  tidak  mengetahui  prosedur  pendaftaran  dan  mengakibatkan  pasien  harus menyiapkan  persyaratan  terlebih  dahulu  sehingga  menjadi  penghambat  dalam penyelenggaraan  pelayanan  yang  cepat  [13].  Dapat  disimpulkan  bahwa  di  bagian pendaftaran  RS  DKT  Sidoarjo  dalam  penggunaan  SOP  belum  optimal,  dan  juga  sering terdapat  pasien  yang  masih  bingung  terhadap  alur  pendaftaran  sehingga  menyebabkan pelayanan pendaftaran pasien terhambat.

## d. Faktor Material
Material  ini  sebagai  penunjang  penyediaan  yang  berkaitan  dengan  kondisi  rekam medis  yang  ditemukan.  Berdasarkan  pada  penelitian  Aprilia  bahwa  faktor  materilas  yang menyebabkan penyediaan rekam medis rawat jalan menjadi terlambat yaitu adanya rekam medis  yang  berupa  lembaran  formulir  saja  maupun  adanya  map  yang  terbuat  dari  kertas tipis dimana nomor rekam medis pasien tidak terlihat karena seringkali  ditemui penarikan dokumen dan berisiko dokumen rekam medis robek [1]. Sejalan dengan penelitian Puspita
87 bahwa  map  yang  rusak  dan  misfile  rekam  medis  dapat  berpengaruh  terhadap  lamanya waktu penyediaan rekam medis rawat jalan [13].
Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu adanya dukungan ketersediaan sarana dan  prasarana  yang  meliputi  bahan  dan  peralatan.  Bahan  dan  peralatan  yang  terdiri  dari karcis, buku register, map rekam medis, KIUP, KIB, mesin antrian, layar antrian, alat tulis, komputer, meja kerja, telepon, pengeras suara. Berdasarkan hasil observasi terkait dengan sarana  prasarana  semuanya  sudah  tersedia,  untuk  tracer  sudah  tersedia  namun  belum digunakan  dengan  alasan  petugas  menggunakan  tracer  akan  membuat  pelayanan  menjadi semakin  lama.  Menurut Internasional  Federation  of  Health  Information  Management Associations (IFHIMA)  Tracer  yaitu  pengganti  dokumen  rekam  medis  yang  akan dikeluarkan dari rak penyimpanan untuk tujuan apapun.

## e. Faktor Machine
Faktor  machine  ini  berkaitan  dengan  alat-alat  yang  digunakan  sebagai  penunjang dalam  kegiatan  penyediaan.  Berdasarkan  penelitian  Indawati  bahwa  penggunaan  Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) seringkali mendadak loading atau error yang menyebabkan  keterlambatan  pelayanan  karena  SIMRS  tersebut  tidak  bisa  dijalankan  [5]. Sejalan dengan Indawati bahwa ketika mengakses sistem berbasis elektronik, dapat terjadi gangguan  maupun  hambatan  seperti  aliran  listrik  yang  putus,  kerusakan  media penyimpanan,  gangguan  virus  komputer,  hacker,  pencurian,  software  yang  tidak  stabil, memori  yang  terbatas,  operator  yang  lupa  password.  Berdasarkan  hambatan  tersebut mengakibatkan  timbulnya  gangguan  pengaksesan  dan  menyebabkan  kecepatan  serta ketersediaan informasi menjadi terganggu [5].
Sesuai  dengan  hasil  penelitian  di  RS  DKT  Sidoarjo  dengan  penelitian  pendukung sarana  prasarana  yang  dapat  menghambat  pelayanan  rekam  medis  di  pendaftaran  pasien rawat  jalan  yaitu  sistem  jaringan  dan  komputer. Hal  tersebut  membuat  petugas tidak  bisa memberikan  pelayanan  secara  maksimal  dan  pelayanan  menjadi  lama.  Hambatan  yang terjadi itu akan memberikan dampak yang tidak bagus yaitu pandangan pasien kurang baik terhadap mutu pelayanan rumah sakit.

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian ini adalah Kegiatan pelayanan rekam medis rawat jalan di  RS  DKT  Sidoarjo  meliputi  penerimaan  pasien,  pendokumentasian,  dan  penyediaan rekam  medis.  Kondisi  yang  mempengaruhi  waktu  tunggu  pelayanan  rekam  medis  rawat jalan adalah penyediaan rekam medis, dengan rata-rata waktu tunggu pasien baru  11 menit 32  detik  dan  untuk  pasien  lama  15  menit  40  detik.  Faktor  yang  sangat  berpengaruh  bagi waktu tunggu  pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan  di  pendaftaran  RS  DKT  Sidoarjo  yaitu pendidikan  dan  jumlah  petugas  karena  petugas  pendaftaran  merangkap  tugas  di  bagian filing, assembling , dan distribusi.

## REFERENCES
[1] A.  K.  D.  Aprilia,  I.  Nurmawati,  and  R.  A.  Wijayanti,  “Identifikasi  Penyebab Keterlambatan  Penyediaan  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Rumah  Sakit Husada Utama Surabaya Tahun 2020,” J-Remi J. Rekam Med. Dan Inf. Kesehat. , vol. 1, no. 4, pp. 630–638, 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i4.2130.
[2] F.  J.  Nursanti,  T.  Hariyanti,  and  N.  D.  Harjayanti,  “Pengembangan  Sistem Pendaftaran  Pasien  Rumah  Sakit  Umum  X  Malang  Tahun  2017,” J.  Ners  dan Kebidanan  (Journal  Ners  Midwifery) ,  vol.  5,  no.  2,  pp.  154–158,  2018,  doi:  : https://doi.org/10.26699/jnk.v5i2.ART.p154-158.
[3] Kementerian  Kesehatan Republik Indonesia,  “KMK No. 129 ttg Standar Pelayanan Minimal RS.pdf,” 129 . 2008.
88
[4] S.  N.  Bayu,  “Pengaruh  Waktu  Tunggu  Terhadap  Kepuasan  Pasien  Di  Unit  Rawat Jalan Rumah Sakit Santa Clara Madiun Tahun 2017,” no. R Medicine > RA Public aspects  of  medicine  >  RA0421  Public  health.  Hygiene.  Preventive  Medicine,  2017, [Online]. Available: http://repository.stikes-bhm.ac.id/379/
[5] L.  Indawati,  “Identifikasi  Unsur  5M  Dalam  Ketidaktepatan  Pemberian  Kode Penyakit Dan Tindakan (Systematic Review),” Indones. Heal. Inf. Manag. J. , vol. 5, no. 2, pp.
59–64, 2017, [Online]. Available:
https://inohim.esaunggul.ac.id/index.php/INO/article/view/127
[6] Permenkes  RI  No  24,  “Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  No  24 tahun  2022 tentang Rekam Medis,” Peratur. Menteri Kesehat. Republik Indones. Nomor 24 Tahun 2022 , vol. 151, no. 2, pp. 10–17, 2022.
[7] I.  Dhamanti,  “Analisis  Faktor  Yang  Mempengaruhi  Waktu  Tunggu  Pelayanan  di Rekam Medis Rawat Jalan,” Stud. di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya, Penelit. Ilmiah. Surabaya Univ. Airlangga , 2003.
[8] N. Laeliyah and H. Subekti, “Waktu tunggu pelayanan rawat jalan dengan kepuasan pasien terhadap pelayanan di rawat jalan RSUD Kabupaten Indramayu,” J. Kesehat. Vokasional ,  vol.  1,  no.  2,  pp.  102–112,  2017,  [Online].  Available: https://journal.ugm.ac.id/jkesvo/article/view/27576
[9] Antik  Pujihastuti,  “Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Waktu  Tunggu  Pendaftaran Di  Tpprj,” Indones.  J.  Heal.  Inf.  Manag. ,  vol.  1,  no.  2,  2021,  doi: 10.54877/ijhim.v1i2.13.
[10]  N.  Illanisa,  W.  Zulkarnaen,  and  A.  Suwana,  “Pengaruh  Disiplin  Kerja  Terhadap Kinerja  Karyawan  Sekolah  Dasar  Islam  Binar  Indonesia  Bandung,” J.  Semar  Sain Ekon.  Manaj.  Akunt.  Riviu ,  vol.  1,  no.  3,  pp.  16–25,  2019,  [Online].  Available: https://www.journal.stiemb.ac.id/index.php/semar/article/view/235/81
[11]  M.  Simanjuntak,  “Tinjauan  faktor–faktor  yang  mempengaruhi  waktu  tunggu Pelayanan  Rekam Medis Di Pendaftaran Rawat Jalan Di RSUD. Dr. RM Djoelham Binjai Tahun 2015,” J. Ilm. Perekam dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 1, no. 1, pp. 22–
29, 2016,
[Online].
Available: https://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/5
[12]  L.  MARLINA,  “KARYA  TULIS  ILMIAH  LITERATURE  REVIEW  FAKTOR YANG  MEMPENGARUHI  WAKTU  TUNGGU  PASIEN  DITINJAU  DARI ASPEK  KEPUASAN  PASIEN  DI  PELAYANAN  RAWAT  JALAN  (TP2RJ) RUMAH SAKIT”, [Online].
Available:
https://stikespanakkukang.ac.id/assets/uploads/alumni/cf69e0571f02a44613114f12d2 aa3c59.pdf
[13]  N.  Puspita  and  A.  T.  Iman,  “Literature  Review  Faktor  Penyebab  Keterlambatan Penyediaan  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Factors  Causing  Delay  in  Provision  of Outpatient Medical Records: Literature Review,” J. Rekam Medis dan Inf. Kesehat. , vol. 5, no. 1, 2022, doi: https://doi.org/10.31983/jrmik.v4i2.7962.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Eiska  Rohmania  Zein,  S.ST,  M.Kes, berprofesi  sebagai  Seorang  dosen  pada  Program  Studi D3  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  Poltekkes  Kemenkes  Malang.  Gelar  D4  diperoleh dari  Program  Studi  D4  Rekam  Medik  Politeknik  Negeri  Jember  dan  tamat  pada  tahun  2017. Gelar  S2  diperoleh  dari  Program  Studi  Ilmu  Kesehatan  Masyarakat  Peminatan  Manajemen Pelayanan Kesehatan Universitas Jember dan tamat pada tahun 2020.
Ahfil  Mujizah,  AMd.Kes ,  berprofesi  sebagai  Seorang  PMIK.  Gelar  D3  Diperoleh  dari Program  Sudi  D3  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  Poltekkes  Kemenkes  Malang  dan tamat pada tahun 2023.