ANUVA Volume 5 (2): 199-212, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Perilaku Manajemen Informasi Personal Dokumen Digital Perkuliahan pada Mahasiswa Ilmu Perpustakaan

## Universitas Diponegoro
Yeri Rutania 1*) , Roro Isyawati Permata Ganggi 1
1 Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
*) Korespondensi: yeriruth19@gmail.com

## Abstract
[Title: Personal Information Management Behaviour of Digital Document of Lecture by Diponegoro University Library  Science  Students] This  research  is  about  an  exploratory  study of  personal  digital  document  management for  lectures  at  Diponegoro  University  Library  Science  Students.  The  purpose  of  this  study  was  to  determine  the patterns  of  informants  in  digital  document  management  in  lectures  from  the  ways  and  challenges  faced  in maintaining  their  documents.  The  method  used  is  qualitative  with  a  case  study  approach.  The  data  collection technique uses the triangulation technique, which combines interview, observation, and documentation techniques. The data obtained were analyzed using Thematic Analysis. The results of the study found three themes including the choice  of  digital  document  storage  for  student  lectures,  digital  document  management  for  student  lectures,  and digital document management patterns for student lectures. The choice of storing digital lecture documents offline is mostly stored on hard drives laptopbecause it is comfortable, safe, and has a large storage space. Thestorage place was  online  chosen  by  the  informants  because  it  provides  convenience,  such  as  being  accessible  anytime  and anywhere,  as  well  as  providing  space  for  new  documents  instorage  offline.  The  informant  manages  the  lecture documents from the organization, retrieval (retrieval), and maintenance which is also  faced with challenges. There are  three  types  of  digital  document  management  for  student  lectures,  namely  unstructured,  somewhat  structured, and  highly  structured  patterns. Among the  three,  the  somewhat  structured pattern  is  the  most  widely  used pattern because informants tend to keep not too many lecture documents so that they group them into several folders and are not so specific.
Keywords: digital document; document management; lecture document; document management pattern

## Abstrak
Penelitian  ini  tentang  studi  eksploratif  manajemen  dokumen  digital  pribadi  perkuliahan  pada  Mahasiswa  Ilmu Perpustakaan  Universitas  Diponegoro.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  mengetahui  pola  informan  dalam  manajemen dokumen  digital  perkuliahan  dari  cara  serta  tantangan  yang  dihadapi  dalam  merawat  dokumennya.  Metode  yang digunakan  adalah  kualitatif  dengan  pendekatan  studi  kasus.  Teknik  pengambilan  data  menggunakan  teknik triangulasi  yaitu  menggabungkan  teknik  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi.  Data  yang  diperoleh  dianalisis menggunakan Thematic  Analysis .  Hasil  penelitian  ditemukan  tiga  tema  meliputi  pilihan  penyimpanan  dokumen digital perkuliahan mahasiswa, manajemen dokumen digital perkuliahan mahasiswa, dan pola manajemen dokumen digital  perkuliahan  mahasiswa.  Pilihan  penyimpanan  dokumen  digital  perkuliahan  secara offline paling  banyak disimpan  dalam harddisk laptop  karena  nyaman,  aman,  dan  memiliki  ruang  penyimpanan  yang  besar.  Tempat penyimpanan  secara online dipilih  oleh informan karena memberikan  kenyamanan  seperti  dapat  diakses  kapanpun dan  dimanapun,  serta  memberikan space untuk  dokumen  baru  di  tempat  penyimpanan  secara offline .  Informan melakukan manajemen dokumen perkuliahan dari  organisasi, retrieval (pengambilan), dan pemeliharaan yang juga dihadapi  dengan  tantangan.  Pola  manajemen  dokumen  digital  perkuliahan  mahasiswa  terdiri  dari  tiga  yaitu  pola tidak terstruktur, agak terstruktur, dan sangat terstruktur. Diantara ketiga tersebut, pola agak terstruktur merupakan pola  yang  paling  banyak  digunakan  karena  informan  cenderung  menyimpan  dokumen  perkuliahan  tidak  terlalu banyak sehingga mereka mengelompokkan kedalam beberapa folder saja dan tidak begitu spesifik.

## Kata kunci:  dokumen  digital;  manajemen  dokumen;  dokumen  perkuliahan;  pola  manajemen dokumen

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  teknologi  memiliki  pengaruh  yang  besar  bagi  kehidupan  manusia.  Pengaruh tersebut juga dirasakan dalam ilmu perpustakaan, informasi, dan kearsipan. Dalam bidang perpustakaan, informasi,  dan  kearsipan,  seseorang  mulai  banyak  mengelola  informasi  digital  dalam  penyimpanan miliknya.  Dalam  penyimpanannya  tersebut,  informasi  mencakup  dokumen, e-mail ,  dan bookmark (Bergman  &  Whittaker,  2016).  Dimana  koleksi  digital  ini  dapat  dengan  mudah  ditemukan  dan  diubah kapanpun dan dimanapun. Pengaruh teknologi dalam bidang perpustakaan, informasi, dan kearsipan juga dirasakan  di  lingkungan  universitas.  Hal  tersebut  ditandai  dengan  beralihnya  absensi  dari  konvensional yang masih menggunakan kertas menjadi absensi otomatis yang dilakukan dengan cara scanning barcode . Selain  itu,  sebagian  besar  dosen  juga  menerapkan  pengumpulan  tugas  melaui e-mail .  Tugas-  tugas tersebut  merupakan  dokumen  digital  baik  dalam  format  pdf,  doc,  xls,  ppt,  atau  dalam  bentuk  gambar maupun video.
Beralihnya dokumen dari bentuk konvensional ke dalam bentuk digital juga tidak lagi memerlukan tempat  penyimpanan  yang  banyak  secara  fisik.  Tempat  penyimpanan  dokumen  digital  tersebut  bisa disimpan  dalam  tempat  penyimpanan  secara offline maupun online .  Tempat  penyimpanan  dokumen digital  secara offline dilakukan  dengan  menyimpan  dokumen  tersebut  ke  dalam  media  yang  tidak memerlukan  koneksi  internet  seperti harddisk baik  dalam  komputer  ataupun  laptop,  hp, flashdisk ,  dan tempat  penyimpanan  secara offline lainnya.  Sedangkan  tempat  penyimpanan  secara online dilakukan dengan  menyimpan  dokumen  ke  tempat  penyimpanan  yang  membutuhkan  koneksi  internet  seperti Google Drive, Dropbox, MEGA, OneDrive, dan tempat penyimpanan secara online lainnya. Kebanyakan orang  menyimpan  informasi  mereka dalam harddisk pada laptop atau personal computer . Menggunakan sistem file hierarki yang disediakan  oleh sistem  operasi komputernya yaitu dengan software file hierarki seperti Windows Explorer (File Explorer jika dalam Windows 8 ke atas).
Personal Archiving merupakan kegiatan menyimpan informasi pribadi termasuk file-file digital ke dalam penyimpanan  miliknya. Personal Archiving merupakan topik penelitian  yang sedang berkembang dan  menarik  perhatian  para  peneliti  di  bidang Personal  Information  Management (PIM),  serta Library, Information, and Archiving Science (LIAS). Selain itu, Personal Archiving (PA) merupakan praktik yang biasa dilakukan seseorang dalam kehidupannya. Personal Archiving (PA) menjadi semakin beragam dan kompleks di abad kedua puluh satu (Huang et al., 2020).  Adanya tingkat kesadaran dalam mengarsipkan dokumen pribadi berarti memastikan kelangsungan dokumen tersebut di masa mendatang.
Krtalic et al. (2016) menyebutkan bahwa dalam penelitian mendatang, akan menarik untuk  melihat bagaimana  kebiasaan  dan  praktik  mahasiswa  dalam  mengelola  dan  melestarikan  informasi  digital  sesuai dengan kebiasaan dan praktik belajar mereka. Selain itu juga disebutkan pada bagian metodologi, bahwa akan sangat berharga untuk memeriksa praktik tersebut dengan dengan wawancara mendalam.
Berdasarkan  pengamatan  di  lingkungan  peneliti  yaitu  Ilmu  Perpustakaan  2016  Universitas Diponegoro,  masih  banyak  ditemukan  kesalahan  mahasiswa  dalam  manajemen  dokumen  digital perkuliahannya.  Kesalahan  tersebut  diantaranya  masih  dijumpai  mahasiswa  terbiasa  menyimpan
dokumen digitalnya tanpa pengorganisasian yang jelas. Terkadang penyimpanan tersebut dilakukan tanpa menggunakan  struktur  folder,  hanya  memanfaatkan default folder  seperti  MyDocuments.  Mahasiswa meletakan dokumennya dalam folder tersebut baik itu dokumen yang dibuat oleh dirinya sendiri maupun dokumen  yang  diperoleh  dari  media  lain  seperti download file dari  portal  jurnal.  Adapula file- file yang sudah  tidak  terlalu  penting  tetapi file tersebut  masih  saja  tetap  disimpan.  Padahal  di  lingkungan  sekitar peneliti  merupakan  mahasiswa  Ilmu  Perpustakaan  yang  mendapatkan  teori  atau  dasar-  dasar  untuk melakukan  manajemen  dokumen  digital  pribadi.  Sehingga  dari  penelitian  ini  peneliti  ingin  melihat bagaimana  pola  manajemen  dokumen  digital  pribadi  yang  dilakukan  mahasiswa  dari  cara  dan  tantangan yang dihadapi dalam merawat dokumen digital miliknya.
Penelitian  ini  penting  untuk  dilakukan  karena  dapat  memberikan  rekomendasi  pemberian matakuliah  yang  lebih  baik  kepada  mahasiswa  terutama  yang  berkaitan  dengan  manajemen  dokumen digital  pribadi.  Peneliti  menggunakan  mahasiswa  Ilmu  Perpustakaan  sebagai  informan  dalam  penelitian ini  karena  nantinya  sebagai  seorang  pustakawan  atau  arsiparis  akan  mengelola  banyak  dokumen.  Oleh karena  itu,  kemampuan  ini  menjadi  penting  dimiliki  oleh  calon  pustakawan  atau  arsiparis.  Bagaimana kesadaran  mahasiswa  ilmu  perpustakaan  dalam  mengelola  dokumen  digital  pribadi  dari  cara  dan tantangan  yang  dihadapi  dalam  merawat dokumen  digital? Bagaimana pola  manajemen  dokumen  digital pribadi yang dilakukan mahasiswa?
Menurut  Henderson  (2004)  manajemen  dokumen  digital  pribadi  adalah  rangkaian  kegiatan  dari mendapatkan,  menyimpan,  mengelola,  mengambil  dan  menggunakan  dokumen  digital  tersebut. Manajemen  dokumen  merupakan  bagian  dari  manajemen  informasi.  Karena  dokumen  merupakan  salah satu  bentuk  dari  informasi.  Manajemen  informasi  pribadi  adalah  aktivitas  seseorang  menyimpan  item informasi  pribadi  untuk  diambil  kembali  ketika  dibutuhkan.  Manajemen  informasi  pribadi  dapat dilakukan  di  lingkungan  fisik  seperti  kantor,  menggunakan  perangkat  seluler  seperti  ponsel  dan  tablet, atau melalui komputer pribadi. Di komputer pribadi, informasi mencakup dokumen, email, dan bookmark (Bergman dan Whittaker, 2016).
Manajemen  merupakan kegiatan yang sulit, karena  menuntut seseorang untuk  memprediksi kapan atau bagaimana informasi akan digunakan kembali. Untuk menciptakan organisasi yang efektif, seseorang harus  mengantisipasi  konteks  di  mana  mereka  akan  mengakses  informasi  (Bergman  dan  Whittaker, 2016).  Jervis  (2014)  menjabarkan  bahwa  penelitian  dalam  manajemen  dokumen  dan  informasi  dibagi menjadi  dua  yaitu  pengelolaan  dokumen  dan  informasi  yang  secara  ekslusif  untuk  penggunaan  pribadi dan  pengelolaan  dokumen  dan  informasi  untuk  lingkungan  bersama.  Manajemen  dokumen  pada penggunaan  pribadi  juga  memiliki  dua  makna  yang  berbeda.  Jadi  kata  pribadi  dalam  manajemen dokumen  digital  pribadi  memiliki  dua  pengertian  yang  berbeda.  Pengertian  yang  pertama,  pribadi merujuk  pada  dokumen  yang  berisi  informasi  mengenai  individu  tersebut.  Informasi  yang  dimaksud misalnya  informasi  seseorang  yang  tersimpan  di  organisasi  seperti  alamat,  tanggal  lahir,  riwayat  kredit, dan  lainnya.  Jenis  informasi  ini  termasuk  jenis  yang  sensitif  karena  mengidentifikasi  secara  pribadi. Informasi tersebut tidak  dikelola oleh  individu sendiri. Oleh  karena itu jenis informasi  tersebut  memiliki
masalah privasi. Pengertian yang kedua, pribadi dalam istilah manajemen dokumen digital pribadi adalah pribadi  merujuk  pada  informasi  yang  dimiliki  oleh  dan  dibawah  kendali  individu  tersebut  (Henderson, 2009).
Manajemen  dokumen  digital  pribadi  menggabungkan  aktivitas  penciptaan  dan  akuisisi  ( creation and  acquisition ),  temu  kembali  ( retrieval ),  organisasi  ( organization ),  dan  pemeliharaan  ( maintenance ) (Henderson,  2009).    Manajemen  dokumen  digital  pribadi  Henderson  (2009)  merupakan  modifikasi  dari aktivitas manajemen informasi personal Boardman (2004). Manajemen dokumen pribadi adalah aktivitas yang tertanam  dalam kehidupan sehari-hari pengguna. Di tingkat individu,  manajemen  dokumen pribadi adalah  istilah  yang  digunakan  untuk  serangkaian  kegiatan  yang  terlibat  dalam  mengelola  koleksi dokumen digital. Proses manajemen dokumen mencakup kegiatan penciptaan atau akuisisi, pengambilan, pengorganisasian,  dan  pemeliharaan  yang  dilakukan  oleh  pemilik  dokumen.  Konteks  manajemen dokumen  pribadi  adalah  seseorang  dan  komputer  atau  teknologi  lain  yang  digunakan  sebagai  alat  untuk manajemen  dokumen  digital.  Pola  individu  dalam  manajemen  dokumen  digitalnya  dijelaskan  dalam strategi  manajemen  dokumen  pribadi.  Sarah  Henderson  (2009)  menyebutkan  bahwa  individu  memiliki pola yang berbeda dalam manajemen dokumen digitalnya diantaranya piling, filing dan structuring.

## 2. Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu  metode  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  studi kasus. Penelitian kualitatif dilakukan dengan menginterpretasikan data yang telah diperoleh (Anggito dan Setiawan, 2018). Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Hasil penelitian dengan pendekatan ini  nantinya  bukan  merupakan  kesimpulan  dari  populasi,  melainkan  kesimpulan  ini  khusus  pada  kasus yang  sedang  diteliti  saja.  Setiap  kasus  memiliki  keunikannya  tersendiri  dibanding  dengan  kasus  yang lainnya (Ghony & Almanshur, 2017).
Metode penelitian kualitatif  memiliki sifat interpretasi yang berarti penafsiran  dengan  menyajikan data  dalam  bentuk  penjelasan  yang  menyeluruh.  Alasan  penulis  memilih  metode  penelitian  kualitatif karena  penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  pola  mahasiswa  dalam  manajemen  dokumen  digital pribadi  termasuk  untuk  mengetahui  bagaimana  kesadaran  mahasiswa  mengenai  manajemen  dokumen digital pribadi dari cara dan tantangan yang dihadapi dalam merawat dokumennya.
Informan  dalam  penelitian  ini  ditentukan  dengan  menggunakan  teknik purposive  sampling . Sebelum  melakukan  pengambilan  data  dengan  teknik  sampling  ini,  peneliti  membuat  kriteria  yang disesuaikan  dengan  tujuan  dalam  penelitian.  Kemudian  ditentukan  sampel  yang  sesuai  dengan  kriteria yang  telah  dibuat  sebelumnya.  Partisipan  dalam  penelitian  ini  yaitu  mahasiswa  Universitas  Diponegoro dengan kriteria yang telah ditentukan seperti berikut:
1. Mahasiswa  Ilmu  Perpustakaan  angkatan  2016  Universitas  Diponegoro,  karena  permasalahan penelitian dilihat pada mahasiswa tersebut.
2. Menyimpan file perkuliahan dalam harddisk pada komputer ataupun laptop dan sejenisnya
Dalam  penelitian  ini  digunakan  teknik  pengambilan  data  berupa  triangulasi  dengan menggabungkan  teknik  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi.  Susan  Stainback  (dalam  Sugiyono, 2011)  mengatakan  bahwa  triangulasi  dilakukan  tidak  hanya  untuk  menemukan  kebenaran  mengenai fenomena tetapi juga untuk meningkatkan pemahaman terhadap data yang ditemukan di lapangan. Setelah penulis memperoleh data, maka dilakukan analisis data. Dalam menganalisis data, peneliti menggunakan thematic analysis dari Braun dan Clarke (2006).  Penelitian perlu diuji berkaitan dengan keabsahan data. Sugiyono  (2011)  menyampaikan  bahwa  dalam  menguji  keabsahan  data  pada  penelitian  kualitatif dilakukan beberapa hal yaitu uji credibility , transferability, dependability dan confirmability.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan  analisis  data  yang  telah  dilakukan,  ditemukan  tiga  tema  besar  diantaranya  yaitu:  Pilihan Penyimpanan  Dokumen  Digital  Perkuliahan  Mahasiswa,  Manajemen  Dokumen  Digital  Perkuliahan Mahasiswa, dan Pola Manajemen Dokumen Digital Perkuliahan Mahasiswa.

## 3.1 Pilihan Penyimpanan Dokumen Digital Perkuliahan Mahasiswa
Pilihan Penyimpanan Dokumen Digital Perkuliahan Mahasiswa menjadi tema  pertama dalam analisis ini. yang  dimaksudkan  pada  alasan  informan  memilih  tempat  penyimpanan  untuk  dokumen  perkuliahan miliknya. Di setiap kegiatannya, informan akan  menghasilkan dokumen  yang  menjadi bukti  dari adanya kegiatan yang dilakukan. Dokumen yang dihasilkan dalam perkuliahan diantaranya dokumen materi mata kuliah,  tugas  dan  referensinya  baik  itu  berupa  artikel  jurnal  atau  hasil  karya  penelitian  lainnya,  serta dokumen  administrasi  (IRS,  KHS,  transkrip,  bukti  pembayaran  kuliah,  surat-surat  penelitian)  dan  e- sertifikat.  Dokumen-dokumen  digital  tersebut  disimpan  dalam  penyimpanan  miliknya.  Pilihan penyimpanan  untuk  dokumen  digital  perkuliahan  tersebut  dilakukan  dengan  menyimpan  dalam  tempat penyimpanan  yang  berbeda  yaitu  penyimpanan  dokumen  digital  secara offline dan online .  Informan memiliki alasan pemilihan penyimpanan untuk dokumen digital perkuliahannya.

## 3.1.1 Pilihan Penyimpanan Dokumen Digital Perkuliahan secara Offline
Pilihan  Penyimpanan  Dokumen  Digital  Perkuliahan  secara offline dilakukan  dengan  menyimpan dokumen digital pada penyimpanan yang dapat diakses tanpa adanya jaringan internet atau offline . Dalam penelitian ini, informan menggunakan beberapa tempat penyimpanan dokumen digital yang dapat diakses secara offline seperti harddisk laptop,  memori  pada handphone ,  dan flashdisk .  Pilihan  penyimpanan dokumen  digital  perkuliahan  secara offline sangat  dominan  disimpan  dalam harddisk laptop.  Hal  itu karena harddisk laptop  merupakan  tempat  penyimpanan  yang  nyaman,  aman,  dan  memiliki  ruang penyimpanan  yang  besar.  Informan  juga  menjadikan harddisk pada  laptop  sebagai  penyimpanan  khusus dokumen  perkuliahannya.  Namun,  informan  juga  menggunakan  penyimpanan  secara offline yang  lain seperti  memori handphone ketika  ia  mendapatkan  dokumen  pada handphone- nya  dan flashdisk sebagai penyimpanan yang lebih sering dibawa oleh informan.
3.1.2 Pilihan Penyimpanan Dokumen Digital Perkuliahan secara Online
Selain  penyimpanan  secara offline ,  dokumen  digital  perkuliahan  juga  disimpan  dalam  penyimpanan secara online . Dalam hal ini, dokumen digital tersebut diunggah oleh informan dalam penyimpanan yang dapat  diakses  dengan  menggunakan  jaringan  internet  ( online ).  Pilihan  penyimpanan  dokumen  digital perkuliahan secara online  diantaranya disimpan  dalam Google Drive, e-mail , fitur keep  di aplikasi Line, dan  OneDrive.  Tempat  penyimpanan  secara online dipilih  oleh  informan  karena  memberikan kenyamanan  bagi  informan  seperti  dapat  diakses  kapanpun  dan  dimanapun,  serta  adanya  penyimpanan pada tempat penyimpanan secara online memberikan space untuk dokumen baru di tempat penyimpanan secara offline .

## 3.2 Manajemen Dokumen Digital Perkuliahan Mahasiswa
Manajemen  dokumen  digital  perkuliahaan  mahasiswa  dalam  analisis  ini  yaitu  bagaimana  mereka mengelola  dokumen  digital  perkuliahannya.  Dalam  kegiatan  perkuliahan  tentu  informan  menghasilkan berbagai  macam  dokumen.  Dokumen  tersebut  menjadi  bukti  terjadinya  kegiatan  perkuliahan  pada  saat itu.  Dokumen  tersebut  nantinya  akan  ditemu  kembali  oleh  informan.  Oleh  karena  itu,  dokumen  yang dimiliki informan tersebut harus dikelola agar nantinya dapat ditemu  kembali  dengan  mudah. Selain  itu, perlu dilakukan pemeliharaan dokumen seperti melakukan penghapusan dokumen dan pembuatan salinan dokumen.
Semua  kegiatan  manajemen  tersebut  akan  dijelaskan  lebih  lanjut  dalam  penjelasan  berikut  yang didasarkan  pada  teori  Henderson  (2009).  Dalam  teori  milik  Henderson  (2009)  manajemen  dokumen digital  pribadi  mencakup  kegiatan  penciptaan  atau  akuisisi,  organisasi,  retrieval  (pengambilan),  dan pemeliharaan.  Dalam  penelitian  ini  penciptaan  atau  akuisisi  tidak  disertakan  dikarenakan  hal  tersebut sudah  masuk  dalam  pertanyaan  ketika  wawancara.  Umumnya  dokumen  digital  diperoleh  dari  internet, orang  lain,  dan  dokumen  yang  dibuat  sendiri  oleh  informan.  Singkatnya  tema  manajemen  dokumen digital pribadi ini mencakup organisasi, retrieval (pengambilan), dan pemeliharaan.

## 3.2.1 Organisasi
Kegiatan  organisasi  dalam  manajemen  dokumen  digital  perkuliahan  mahasiswa  merupakan  pengaturan dokumen  digital  perkuliahan  agar  dapat  ditemu  kembali  dengan  mudah.  Dalam  organisasi  mencakup subbab  pengelompokkan  dokumen  dan  pemberian  nama  dokumen.  Kedua  subbab  tersebut  dijabarkan dalam penjelasan berikut.

## 3.2.1.1 Pengelompokkan Dokumen
Pengelompokkan  dokumen  dalam  penelitian  ini  yaitu  informan  mengelompokkan  dokumen  perkuliahan ke  dalam  folder  miliknya.  Para  informan  melakukannya  dengan  berbagai  cara  seperti  pengelompokkan dokumen  sesuai  kebutuhan,  pengelompokkan  dokumen  menjadi  satu  folder  yang  sama,  dan pengelompokkan dokumen menggunakan dua jenis nama.
Informan  melakukan  pengelompokkan  dokumen  sesuai  kebutuhan  dengan  memasukkan  dokumen ke  dalam  folder  dan  dikelompokkan  menjadi  subfolder  sesuai  kebutuhannya.  Informan  juga  melakukan pengelompokkan  hanya  dalam  satu  folder  tanpa  adanya  subfolder.  Dokumen  yang  dikelompokkan menjadi  satu  folder  sangat  dominan  dilakukan  terhadap  dokumen  administrasi  seperti  IRS  atau  KRS,
KHS,  transkrip,  surat-surat  dan  juga  e-sertifikat.  Selanjutnya  terdapat  informan  yang  melakukan pengelompokkan  dokumen  dengan  menggunakan  dua  jenis  nama  yang  berbeda  yang  menandakan  satu nama untuk dokumen umum dan satu nama lainnya untuk dokumen penting atau resmi.

## 3.2.1.2 Pemberian Nama Dokumen
Pemberian  nama  dokumen  yang  dimaksud  adalah  informan  memberi  nama  pada  dokumen-dokumen miliknya,  baik  itu  dokumen  yang  dibuat  olehnya  maupun  dokumen  dari  orang  lain  atau  dokumen unduhan. Dengan memberi nama pada dokumennya maka akan memudahkan informan ketika melakukan temu kembali dokumen tersebut. Informan memiliki format untuk dokumen tertentu. Semua format nama dokumen  nantinya  dapat  memudahkan  informan  dalam  temu  kembali  ketika  dokumen  tersebut dibutuhkan.  Sebagian  besar  informan  juga  akan  mengubah  nama  dokumen  terutama  artikel  jurnal  yang diunduh dari browser. Nama default yang diberikan sistem berupa angka-angka, sehingga informan akan mengubah nama dokumen tersebut supaya mudah ketika ditemu kembali. Namun, terdapat juga informan yang  tidak  mengubah  nama  dokumen  artikel  jurnal,  ia  lebih  nyaman  dengan  penamaan  seperti  itu  dan tidak ingin merumitkan dirinya dengan hal tersebut. Tidak mengubah nama dokumen juga dilakukan pada dokumen  yang  didapatkan  dari  dosen.  Dokumen  tersebut  cenderung  tidak  diubah  karena  dokumen tersebut sudah tersusun urut.

## 3.2.2 Retrieval (Pengambilan)
Tema retrieval (pengambilan)  disini  dimaksudkan  pada  kegiatan  temu  kembali  dokumen  perkuliahan yang telah disimpan oleh informan. Dokumen yang diperoleh ataupun yang dibuat sendiri oleh informan disimpan  dengan  memberikan  nama  sesuai  format  penamannya.  Pemberian  nama  dokumen  juga dilakukan  agar  mudah  ketika  ditemu  kembali.  Terdapat  tiga  cara  untuk  menemukan  kembali  dokumen perkuliahan,  diantaranya  dengan  menggunakan  struktur  folder,  menggunakan  kotak  pencarian,  dan menggunakan quick access . Setiap cara tersebut akan digunakan dalam keadaan yang berbeda.
Cara  temu  kembali  dengan  menggunakan  stuktur  folder  dilakukan  oleh  informan  ketika  ia  masih mengingat  persis  letak  dokumen  dalam  struktur  folder  miliknya.  Sedangkan  temu  kembali  dengan menggunakan  kotak  pencarian  dilakukan  ketika  informan  tidak  mengingat  letak  dokumen  tetapi  ia mengingat  nama  dokumennya.  Penggunaan  kotak  pencarian  juga  dipengaruhi  oleh  faktor  keadaan  yang menuntutnya untuk cepat menemukan dokumen. Kotak pencarian juga cenderung digunakan untuk temu kembali dokumen lama.
Sebagian  besar  informan  memanfaatkan  fitur quick  access yang  digunakan  untuk  menemukan kembali dokumen  yang baru-baru ini digunakan. Fitur quick access yang digunakan yaitu pada tampilan Windows Explorer dan software Microsoft, terutama yang lebih sering digunakan yaitu Microsoft Word.
Dalam  melakukan  temu  kembali  dokumen  yang  dibutuhkannya  informan  dihadapkan  dengan kendala  atau  kesulitan.  Kendala  atau  kesulitan  ini  disebabkan  oleh  berbagai  hal  diantaranya  dokumen telah  dihapus,  dokumen  hilang  karena install ulang,  tidak  mengingat  nama  dokumen,  dan  beranggapan memiliki  dokumen.  Pada  gambar  berikut  merupakan  tangkapan  layar  dari  salah  satu  informan menunjukkan  ketika  ia  mencoba  mengetikkan  kata  yang  diingat  dalam  nama  dokumen  yang
dibutuhkannya, namun  dokumen tetap tidak dapat ditemukan  menggunakan cara ini. Sehingga informan melakukan temu kembali dokumen dengan menggunakan struktur folder.
Kesulitan  dalam  menemukan  kembali  dokumen  perkuliahan  cenderung  karena  mereka  tidak mengingat  nama  dokumennya.  Sehingga  membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  menemukan  dokumen tersebut. Mereka juga  menggunakan cara alternatif ketika menggunakan salah satu cara tidak bisa untuk menemukan dokumennya. Dokumen yang tidak sengaja terhapus juga membuat informan kesulitan untuk menemukannya.

## 3.2.3 Pemeliharaan Dokumen
Pemeliharaan  dokumen  dalam  penelitian  ini  merupakan  kegiatan  yang  dilakukan  untuk  menjaga  dan mempertahankan  dokumen  perkuliahan  agar  tetap  dapat  digunakan  dengan  cara  menghapus  dokumen dengan kriteria tertentu dan membuat salinan dokumen.

## 3.2.3.1 Penghapusan Dokumen
Penghapusan  dokumen  dilakukan  terhadap  dokumen  perkuliahan  yang  tidak  digunakan  lagi,  dokumen yang  sama,  dokumen  yang  memiliki  kesan  buruk,  dokumen  yang  terkena  virus,  dan  dokumen  yang mudah  didapat.  Kebalikan  dari  kriteria  dokumen  yang  dihapus  tersebut  termasuk  dalam  dokumen  yang akan  tetap  dipertahankan  oleh  informan  dalam  penyimpanannya.  Penghapusan  dokumen  dilakukan terhadap kriteria tersebut karena untuk menyediakan space bagi dokumen-dokumen yang baru.
Informan  sangat  mempertimbangkan  penghapusan  terhadap  dokumen  perkuliahan  miliknya. Dokumen  yang  sama  cenderung  terjadi  karena  informan  melakukan  pengunduhan  dokumen  lebih  dari sekali.  Penyimpanan  dokumen  yang  sama  juga  terjadi  ketika autosave pada  Micorosft  terutama  Word yang sering digunakan. Karena dokumen perkuliahan memiliki nilai yang begitu berharga maka sebagian besar  informan  memilih  untuk  tetap  mempertahankan  dokumen  perkulihan  kecuali  dokumen  dengan kriteria penghapusan yang disebutkan sebelumnya.

## 3.2.3.2 Pembuatan Salinan Dokumen
Dokumen  perkuliahan  merupakan  dokumen  yang  penting,  terlebih  selama  informan  masih  aktif  menjadi mahasiswa.  Oleh  karena  itu,  penting  untuk  melakukan  hal  yang  berkaitan  dengan  keamanan  dokumen. Tidak  hanya  dokumen  konvensional  yang  bisa  rusak  atau  hilang,  dokumen  digital  pun  demikian.  Oleh
Gambar 1. Kesulitan Temu Kembali karena Tidak Mengingat Nama Dokumen
karena  itu,  salah  satu  tindakan  berkaitan  dengan  keamanan  dokumen  perkuliahan  perlu  dilakukan pembuatan salinan atau back up dokumen ke dalam penyimpanan lain.
Penyimpanan  yang  digunakan  sebagai  tempat back  up dokumen  perkuliahan  dapat  dilakukan dimanapun, yang terpenting  dokumen perkuliahan tidak tersimpan  dalam satu tempat penyimpanan saja. Hal  tersebut  dilakukan  supaya  ketika  dokumen  perkuliahan  mengalami  kerusakan  seperti  terkena  virus maka  informan  masih  memiliki back  up dokumen  yang  ada  di  tempat  penyimpanan  lain.  Tempat penyimpanan  yang  digunakan  sebagai  tempat back  up dokumen  perkuliahan  dilakukan  di  berbagai macam  tempat  seperti  penyimpanan  secara online (Google  Drive,  OneDrive  Undip, e-mail )  dan penyimpanan  secara offline seperti flashdisk dan handphone .  Pembuatan  salinan  dokumen  cenderung dilakukan  terhadap  dokumen  yang  menyangkut  skripsi  informan.  Beberapa  informan  juga  baru melakukan back up untuk dokumen perkuliahannya pada semester akhir ini. Namun, dokumen lain seperti dokumen  administrasi  yang  diantaranya  IRS  dan  KHS,  tugas-tugas  kuliah  juga  dibuat back  up pada penyimpanan lain selain penyimpanan utama.

## 3.3 Pola Manajemen Dokumen Digital Perkuliahan Mahasiswa
Dalam  penelitian  ini,  mahasiswa  Ilmu  Perpustakaan  2016  Undip  memiliki  tiga  pola  dalam  manajemen dokumen digital pribadi yang meliputi tidak terstruktur, agak terstruktur hingga sangat terstruktur. Setelah memperoleh  informasi  dari  wawancara  dan  screenshot,  setiap  informan  mengadopsi  salah  satu  pola manajemen  dokumen  digital  pribadi.  Pola  Tidak  Terstruktur  meliputi  informan  4  dan  5,  Pola  Agak Terstruktur  meliputi  informan  1,  2,  3,  6,  7,  9,  dan  10,  sedangkan  Pola  Sangat  Terstruktur  meliputi informan 8. Informan telah melakukan kegiatan manajemen dokumen digital pribadi dengan mengadopsi pola manajemen dokumen digital pribadi yang mengacu pada Strategi Manajemen Dokumen Pribadi dari Henderson (2011) seperti berikut.

## 3.3.1 Pola Manajemen Dokumen Digital Pribadi Tidak Terstruktur
Pola  manajemen  dokumen  digital  pribadi  tidak  terstruktur  merupakan  pola  yang  dilakukan  dalam manajemen  dokumen  digital  pribadi  dengan  tidak  terstruktur.  Pola  tidak  terstruktur  adalah  pola  yang mana struktur foldernya dangkal dan dokumen tidak terorganisasi dalam folder dengan baik.
Struktur folder cukup dangkal dan luas ditunjukkan dengan kuantitas dokumen yang lebih tinggi di tingkat  atas  struktur  folder  miliknya.  Dokumen  yang  tidak  terorganisasi  dengan  baik  ini  diantaranya dokumen berada di luar folder dan dokumen berada dalam folder yang tidak sesuai. Informan meletakkan dokumen  di  luar  folder  yang  seharusnya  karena  ia  tidak  mengingat  sudah  ada  folder  untuk  dokumen tersebut  dan  informan  juga  sedang  dalam  keadaan  terburu-buru.  Namun  setelahnya  informan  tetap membiarkan dokumen dalam folder yang tidak sesuai tanpa dilakukan penataan kembali.
Pada  gambar  2  dan  gambar  3  merupakan  hasil  tangkapan  layar  milik  salah  satu  informan  yang menggunakan  pola  tidak  terstruktur.  Informan  memiliki  struktur  folder  yang  dangkal  dan  luas  bahkan kuantitas dokumen  lebih tinggi di tingkat atas  struktur folder dibanding dokumen  yang ada di dalam sub foldernya.
Pada  gambar  4  berikut  merupakan  tampilan  layar  salah  satu  informan  mengenai  letak  dari  folder  dan dokumennya. Pada tangkapan layar tersebut dokumen dan folder ada dalam satu folder skripsi. Namun, di dalamnya  terlihat  folder  yang  tidak  sesuai  dengan  nama  folder  tersebut.  Informan  juga  membiarkan dokumen  yang  masih  di  luar  folder  tidak  diletakkan  ke  dalam  folder  yang  seharusnya.  Tidak  sesuainya dokumen  dalam  folder  dan  informan  tidak  menata  ulang  ke  dalam  folder  yang  seharusnya.  Meskipun dokumen telah masuk dalam folder, namun dokumen tersebut masuk dalam folder yang tidak sesuai. Hal ini terjadi dikarenakan informan lupa telah  membuat folder untuk dokumen tersebut. Sehingga dokumen tidak terorganisasi dalam folder dengan baik.
Gambar 3. Struktur Folder yang Dangkal dan Luas

## 3.3.2 Pola Manajemen Dokumen Digital Pribadi Agak Terstruktur
Pola  kedua  dalam  manajemen  dokumen  digital  pribadi  yaitu  pola  agak  terstruktur. Pola  agak  terstruktur meliputi  struktur  folder  yang  sedang,  luas  atau  tidak  terlalu  dalam.  Pembuatan  folder  cenderung dilakukannya  setelah  memiliki  dokumen.  Meskipun  terdapat file-file yang  masih  berada  di  luar  folder tetapi  informan  tetap  melakukan  pengelompokkan  dokumen  ke  dalam  folder  ketika  pembersihan,  yang mana  pembersihan  dilakukan  untuk  menata  dokumen  atau  file-file  yang  masih  berada  di  luar  folder. Sebagian  besar  informan  menggunakan  pola  agak  terstruktur.  Hal  tersebut  karena  informan  hanya memiliki  dokumen  yang  tidak  terlalu  banyak.  Sehingga  mereka  mengelompokkan  dokumen  tersebut berdasarkan  beberapa  folder  yang  tidak  terlalu  spesifik.  Pola  agak  terstruktur  adalah  pola  manajemen dokumen  digital  pribadi  yang  disusun  dalam  suatu  struktur  folder  yang  sedang  dan  cukup  luas.  Folder- folder yang berada dalam struktur folder perkuliahannya memiliki makna yang agak spesifik.
Pembuatan  folder  cenderung  dilakukan  setelah  informan  memiliki  dokumen  dan  pengelompokkan dokumen  ke  dalam  folder  dilakukan  pada  saat  pembersihan  yang  dilakukan  dengan  menata  ulang dokumen-dokumen  yang  masih  berada  di  luar  folder.  Munculnya  sub  folder  baru  dalam  sub  folder dilakukan  ketika  dokumen  yang  di  dalamnya  bertambah  banyak.  Pada  gambar  5  merupakan  tampilan struktur  folder  salah  satu  informan.  Struktur  folder  yang  sedang  meliputi  folder-folder  dibuat  dengan tingkat spesifikasi makna yang tidak begitu dalam.

## 3.3.3 Pola Manajemen Dokumen Digital Pribadi Sangat Terstruktur
Pola  yang  ketiga  atau  terakhir  dalam  pola  manajemen  dokumen  digital  pribadi  yaitu  pola  sangat terstruktur. Pola sangat terstruktur adalah pola manajemen dokumen digital pribadi yang tersusun dengan struktur  folder  yang  dalam  dan  bermakna  spesifik  (sempit).  Folder-folder  sebagai  tempat  dokumennya
Gambar 5. Struktur Folder yang Sedang
juga disiapkan sebelum dokumen itu datang. Tersusunnya dokumen ke dalam folder memberikan manfaat yang  lebih  dari  sekedar  mudah  ditemu  kembali.  Hal  tersebut  memberikan  keamanan  terhadap  dokumen karena telah masuk dalam folder yang sesuai kelompoknya.
Pada  Gambar  6  berikut  merupakan  tangkapan  layar  dari  informan  kedelapan  yang  memiliki  struktur folder yang dalam dan bermakna spesifik. Meskipun pada folder tingkat atas terdapat dokumen-dokumen, tetapi dokumen tersebut jumlahnya relatif sedikit. Dari hasil tangkapan layar tersebut juga  menunjukkan bahwa informan kedelapan membagi dokumennya berdasarkan semester, mata kuliah, kebutuhan (Tugas, UTS, atau UAS), dan materi.

## 4. Simpulan
Berdasarkan  hasil  analisis  penelitian  tentang  studi  eksploratif  manajemen  dokumen  digital  perkuliahan pada mahasiswa Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro ditemukan hasil untuk menjawab perumusan masalah  dari  penelitian  ini.  Hasil  dari  penelitian  ini  yaitu  setiap  informan  mengadopsi  salah  satu  pola manajemen  dokumen  digital  pribadi  diantaranya  pola  tidak  terstruktur  meliputi  informan  4  dan  5,  pola agak  terstruktur  meliputi  informan  1,  2,  3,  6,  7,  9,  dan  10,  sedangkan  pola  sangat  terstruktur  meliputi informan  8.  Pola  manajemen  dokumen  digital  pribadi  agak  terstruktur  merupakan  pola  yang  paling banyak  digunakan  oleh  informan.  Hal  tersebut  karena  informan  cenderung  menyimpan  dokumen perkuliahan  yang tidak terlalu banyak sehingga mereka mengelompokkan  ke  dalam beberapa folder saja dan tidak begitu spesifik. Hasil penelitian  ini  diperoleh dari  metode analisis data menggunakan thematic analysis.  Dari  analisis  tersebut  ditemukan  tiga  tema  diantaranya  pilihan  penyimpanan  dokumen  digital perkuliahan  mahasiswa,  manajemen  dokumen  digital  perkuliahan  mahasiswa,  dan  pola  manajemen dokumen digital perkuliahan mahasiswa.
Pilihan  penyimpanan  dokumen  digital  perkuliahan  mahasiswa  menjelaskan  alasan  informan memilih  penyimpanan  untuk  dokumen  perkuliahan  miliknya.  Pilihan  penyimpanan  tersebut  juga dikelompokkan  dalam  dua  jenis  penyimpanan  yaitu  penyimpanan  offline  dan  penyimpanan  online. Pilihan  penyimpanan  dokumen  digital  perkuliahan  secara offline sangat  dominan  disimpan  dalam harddisk laptop. Hal itu karena harddisk laptop merupakan tempat penyimpanan yang nyaman, aman, dan
Gambar 6. Struktur Folder Yang Dalam dan Bermakna Spesifik
memiliki  ruang  penyimpanan  yang  besar.  Bahkan  informan  menjadikan harddisk pada  laptop  sebagai penyimpanan  khusus  dokumen  perkuliahannya.  Namun,  informan  juga  menggunakan  penyimpanan secara offline yang lain seperti memori handphone ketika ia mendapatkan dokumen pada handphone -nya dan flashdisk sebagai penyimpanan yang lebih sering dibawa oleh informan.
Pilihan  penyimpanan  dokumen  digital  perkuliahan  secara online diantaranya  disimpan  dalam  Google Drive, e-mail , fitur Keep di aplikasi Line, dan OneDrive. Tempat penyimpanan secara online dipilih oleh informan karena memberikan kenyamanan bagi informan seperti dapat diakses kapanpun dan dimanapun, serta  adanya  penyimpanan  pada  tempat  penyimpanan  secara  online  memberikan space untuk  dokumen baru di tempat penyimpanan secara offline . Manajemen dokumen digital perkuliahan mahasiswa menjadi tema  kedua  yang  menjelaskan  bagaimana  informan  melakukan  pengelolaan  dokumen  perkuliahan  serta tantangan  yang  dihadapi  mahasiswa  dalam  manajemen  dokumen  digital  perkuliahannya.  Manajemen dokumen  digital perkuliahan  mahasiswa  meliputi organisasi, retrieval (pengambilan), dan pemeliharaan. Organsiasi  meliputi  pengelompokkan  dokumen  dan  pemberian  nama  dokumen. Retrieval (pengambilan) meliputi  penggunaan  struktur  folder,  kotak  pencarian,  dan quick  access untuk  temu  kembali  serta didalamnya  dijelaskan  mengenai  kesulitan  dalam  menemukan  kembali  dokumen  perkuliahan. Pemeliharaan  meliputi  penghapusan  dokumen  dan  pembuatan  salinan  dokumen.  Pola  manajemen dokumen  digital  perkuliahan  mahasiswa  menjadi  tema  ketiga  sekaligus  terakhir.  Tema  tersebut menjelaskan  bagaimana  pola  manajemen  dokumen  digital  perkuliahan  yang  digunakan  mahasiswa  Ilmu Perpustakaan  2016  Universitas  Diponegoro.  Pola  tersebut  terdiri  dari  tiga  yaitu  pola  tidak  terstruktur, agak terstruktur, dan sangat terstruktur.

## Daftar Pustaka
Anggito, A., & Setiawan, J. 2018. Metodologi Penelitian Kualitatif. Sukabumi: CV Jejak. Retrieved from https://books.google.co.id
Bergman, O., & Whittaker, S. 2016. The Science of Managing Our Digital Stuff. The MIT Press.
Braun,  V.,  &  Clarke,  V.  2006.  Using  Thematic  Analysis  in  Psychology. Qualitative  Research  in Psychology, 3 (2), 77-101. doi:10.1191/1478088706qp063oa
Ghony, M. D., & Almanshur, F. 2017. Metodologi Penelitan Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Henderson,  S.  2004.  Personal  Digital  Document  Management. Asia-Pacific  Conference  on  Computer Human  Interaction. 3101 ,  pp.  651-655.  Berlin,  Heidelberg:  Springer.  doi:10.1007/978-3-540- 27795-8_72
Henderson,  S.  2009. How  Do  People  Manage  Their  Documents?:  An  Empirical  Investigation  Into Personal  Document  Management  Practices  among  Knowledge  Workers. Thesis  (PhD),  The University of Auckland, New Zealand. Retrieved from https://researchspace.auckland.ac.nz/handle/
Huang,  T.,  Nie,  R.,  Zhao,  &  Yue.  2020.  Archival  Knowledge  in  The  Field  of  Personal  Archiving:  An Exploratory  Study  Based  on  Grounded  Theory. Journal  of  Documentation,  77 (1),  19-40. doi:10.1108/JD-04-2020-0071
Jervis, M., & Masoodian, M. 2014. How Do People Attempt to Integrate The Management of Their Paper and  Electronic  Documents? Aslib  Journal  of  Information  Management,  66 ,  134-155. doi:10.1108/AJIM-01-2013-0007
Krtalic,  M.,  Marcetic,  H.,  &  Micunovic,  M.  2016.  Personal  Digital  Information  Archiving  Among Students  of  Social  Sciences  and  Humanities. Information  Research .  Retrieved  from http://InformationR.net/ir/21-2/paper716.html
Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: ALFABETA.