## Implementasi Penghapusan Data Otomatis Untuk Data Retensi Pada Aplikasi Rekam Medis
Implementation of Automatic Data Collection for Data Retention in Medical Record Applications
Doddy Satrya Perbawa 1 , Erna Zakiyah 2
1 Universitas Bina Sarana informatika, 2 Poltekkes Bhakti Mulia doddysatryaperbawa@gmail.com, ernarmik01@gmail.com
Abstract : The software is very broad in its use, one of which is data processing. In processing data, the benefits have been very much applied in various fields, one of which is in the medical record. The medical record  is  a  document  that  contains  the  patient's  identity,  examinations,  actions,  treatment  and  other services  to  patients  who  are  in  health  care.  From  the  above  understanding,  it  can  be  concluded  that patient  data  can  be  used  as  track  record  of  patients  in  performing  health  care  actions.  According  to PERMENKES no. 269 / MENKES / PER / III / 2008 referred to from the medical record is a file containing records and documents including the patient's identity, examination results, treatment that has been given, as  well  as  other  actions  and  services  that  have  been  given  to  the  patient.  In  the  medical  records,  it  is necessary to retain or shrink the medical record data periodically every 5 years. The purpose of retention is to update the medical record data of patients who are still active. However, with retention every 5 years, it  is  necessary  to  search  for  old  data  to  be  depreciated.  Therefore  there  are  often  obstacles  in  the shrinking of medical record data every 5 years, this can be due to the large amount of medical record data to thousands of data.
Keyword : Retention, shrinkage, software
Abstrak : Perangkat lunak  sudah  sangat  luas  dalam  pemanfaatannya,  salah  satunya  adalah  pengolahan data.  Dalam  pengolahan  data  sudah  sangat  banyak  manfaatnya  diterapkan  diberbagai  bidang,  salah satunya  adalah  dalam  rekam  medis.  Rekam  medis  merupakan  dokumen  yang  berisikan  dari  mulai identitas  pasien,  pemeriksaan,  tindakan,  pengobatan  dan  layanan  lain  kepada  pasien  yang  sedang berada dalam pelayanan kesehatan.  Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data pasien dapat  digunakan  sebagai  data  rekam  jejak  pasien  dalam  melakukan  tindakan  pelayanan  kesehatan. Menurut  PERMENKES  no.  269/MENKES/PER  /III/2008  yang  dimaksud  dari  rekam medis  adalah  berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan,  serta  tindakan  dan  pelyanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien.  Dalam  catatan  rekam medis perlu dilakukan retensi atau penyusutan data rekam medis dengan berkala setiap 5 tahun. Tujuan dari  retensi  adalah  untuk  pemutahiran  data  rekam  medis  pasien  yang  masih  aktif.  Namun  dengan dilakukan  retensi  setiap  5  tahun  maka  perlu  proses  pencarian  data  lama  yang  akan  dilakukan  untuk penyusutan. Maka dari itu sering terjadi kendala dalam penyusutan data rekam medis setiap 5 tahun, hal ini bisa disebabkan karena jumlah data rekam medis yang sangat banyak hingga ribuan data.
Kata kunci :  Retensi, Penyusutan, Perangkat Lunak

## I.  PENDAHULUAN
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien.  Rekam  medis  pasien  rawat  inap  di rumah sakit wajib disimpan sekurang- kurangnya  untuk  jangka  waktu  5  (lima)  tahun terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien  berobat atau dipulangkan.(Permenkes, 2008)
Implementasi  perangka  lunak  atau software dalam penanganan data rekam medis sangat
luas,  selain  untuk  menyimpan  data  digital dapat juga untuk mengolah data (Destiningrum  dan  Adrian,  2017).  Dalam rekam  medis  terdapat  retensi  data  atau penyusutan  data.  Retensi  dilakukan  dengan setiap  lima  tahun  sekali,  namun  retensi  ini jika  dilakukan  secara  manual  maka  sering terjadi  kesulitan  dan  bahkan  sering  terjadi kesalahan  dalam  penyusutan  data  rekam medis, hal ini terjadi karena data yang diolah dan  diakukan  cek  hingga  sampai  ratusan bahkan  ribuan  data.  (Nurani  dan  Rohmiyati, 2019). Salah  cara  atau  solusi  yaitu  dengan
adanya  perintah  pada  database  untuk menghapus  data  secara  otomatis,  dengan jangka  waktu  setiap  lima  tahun.  Dalam implementasi  perangkat  lunak  ini  yaitu dengan  aplikasi  berbasis  website  dengan database menggunakan MySQL.  Aplikasi ini berupa  contoh  aplikasi  input  data  pasien berbasis
website
dengan
perintah menggunakan PHP (Preprocessor Hypertext). Saat terjadi penyusutan data atau retensi  makan  data  akan  terhapus  dan  akan masuk  otomatis kedalam  tabel  rekap  pasien, karena  menggunakansebuah  perintah  pada MySQL yaitu trigger.

## Implementasi Sistem dan Hasil
Hasil  penelitinan  ini  adalah  dengan  adanya sistem  baru  dalam  membantu  retensi  data secara  otomatis  yang  dapat  dikembangkan dalam  aplikasi  rekam  medis  saat  tahap retensi  data.  Sistem  ini  dapat  ditanamkan dalam  sebuah  aplikasi  rekam  medis  baik  itu website ataupun desktop

## II.  METODE PENELITIAN
Metode  Penelitian  ini  menggunakan  kualitatif, dengan metode eksperimen. Serta mengumpulkan  informasi mengenai  data  serta mengolah  data  agar  dapat  menjadi  bahan sebagai pengolahan data.
Metode  pengumpulan  data  dengan  kualitatif (Saputra, 2018 ). Pengimpulan data ini bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai  retensi  terkait  mulai  dari  proses retensi  hingga  tujuan  retensi  serta  alasan dilakukan retensi.

## III.  HASIL PENELITIAN
Pertama  yang  perlu  untuk  disiapkan  dalam membangun  sistem  ini  adalah  dengan mengolah  database  terlebih  dahulu,  data base menggunakan  XAMPP, XAMPP adalah aplikasi  gratis  yang  terdapat  paket  lengkap yaitu  MySQL,  Apache,  Filezilla  dan  Tomcat kemudian  merancang  tabel  sesuai  dengan kebutuhan.  Berikut  ini  adalah  tampilan  tabel dan database rumahsakit.
Gambar 1 database rumah sakit dan tabel.
Tabel  yang  akan  diolah  adalah  pada  tabel pasien.  Perintah  MySQL  dalam  membuat tabel pasien yaitu sebagai berikut
CREATE TABLE `pasien` ( `NO_RM` char(10) NOT NULL, `nm_pasien` char(30) NOT NULL, `NIK` char(20) DEFAULT NULL, `alamat` char(50) DEFAULT NULL, `jkel` enum('Pria','Wanita') DEFAULT NULL, `riwayat` char(25) DEFAULT NULL,
`warneg` enum('WNI','WNA') DEFAULT NULL, `goldar` enum('A','B','AB','O') DEFAULT NULL,
`agama`
enum('Islam','Kristen','Katholik','Hindu','Budha
') DEFAULT NULL,
`nama_pj` char(25) DEFAULT NULL, `status` enum('RJ','RI') DEFAULT NULL, `tgl_masuk` date NOT NULL ) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;
Berikut  ini  adalah  desain    gambar  dari  tabel pasien.
Gambar 2  Tabel pasien pada database rumah sakit.
Dari gambar diatas merupakan tabel pasien, yang dibuat  menggnakan  MySQL.  Dari  tabel  diatas akan  diolah  saat  terjadi  retensi  otomatis  setiap lima  tahun.  Perintah  sistem  otomatis  akan ditanamkan  dalam  perintah  PHP (Preprocessor Hypertext) , berikut perintahnya.
<?php // koneksi $conn= mysqli_connect("localhost","root","passwd"); mysqli_select_db($conn,"rumahsakit");
$lama = 1825; // lama data yang tersimpan di database dan akan otomatis terhapus setelah 5 tahu 365 * 5
// proses untuk melakukan penghapusan data (Warman dan Ramdaniansyah, 2018 ).
$query = "DELETE FROM pasien WHERE DATEDIFF(CURDATE(), tgl_masuk) > $lama"; $hasil = mysqli_query($conn,$query); ?>
<?php // Menampilkan data berdasarkan table pasien yang tanggalnya kurang dari 5 tahun $sql="SELECT * From pasien"; $tampil = mysqli_query($conn,$sql); ?>
<table border="1"> <?php while($s=mysqli_fetch_array($tampil)) { ?> <tr> <td><?php echo "$s[id]";?></td> <td><?php echo "$s[NO_RM]";?></td> <td><?php echo "$s[nm_pasien]";?></td> <td><?php echo "$s[NIK]";?></td> <td><?php echo "$s[alamat]";?></td> <td><?php echo "$s[jkel]";?></td> <td><?php echo "$s[riwayat]";?></td> <td><?php echo "$s[warneg]";?></td> <td><?php echo "$s[goldar]";?></td> <td><?php echo "$s[agama]";?></td> <td><?php echo "$s[nama_pj]";?></td> <td><?php echo "$s[status]";?></td> <td><?php echo "$s[tgl_masuk]";?></td>
</tr> <?php } ?> </table>
Setelah  data  terhapus  maka  data  tersebut  akan masuk  secara  otomatis  kedalam  tabel  rekap pasien,  dengan  menggunakan  trigger  retensi, berikut  perintah  pada  MySQL  untuk  trigger tersebut.

## Gambar 3 Trigger retensi.
Perintah trigger sebagai berikut. BEGIN INSERT INTO pasien SET NO_RM = NEW.NO_RM, nm_pasien = NEW.nm_pasien, NIK = NEW.NIK,
alamat = NEW.alamat, jkel = NEW.jkel, riwayat = NEW.riwayat,
warneg = NEW.warneg, goldar = NEW.goldar, agama = NEW.agama, tgl_masuk = NEW.tgl_masuk; END.
Data  yang  terkena  retensi  tidak  terhapus  secara permanen  melainkan  akan  masuk  kedalam  tabel rekap  pasien,  berikut  ini  adalah  struktur  tabel rekap pasien.
Berikut  ini  perintah  MySQL  membuat  tebel  rekap pasien.
CREATE TABLE `rekap_pasien` ( `NO_RM` char(10) NOT NULL, `nm_pasien` char(30) NOT NULL, `NIK` char(20) DEFAULT NULL, `alamat` char(50) DEFAULT NULL, `jkel` enum('Pria','Wanita') DEFAULT NULL, `riwayat` char(25) DEFAULT NULL, `warneg` enum('WNI','WNA') DEFAULT NULL, `goldar` enum('A','B','AB','O') DEFAULT NULL, `agama`
enum('Islam','Kristen','Katholik','Hindu','Budha')
DEFAULT NULL, `nama_pj` char(25) DEFAULT NULL,
`status` enum('RJ','RI') DEFAULT NULL, `tgl_masuk` date NOT NULL ) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;
Berikut ini struktur tabell rekap pasien

## Gambar 4 Struktur tabel rekap pasien.
Bagaimanapun  juga  dalam  sebuah  sistem  tetap tidak  dapat  meninggalkan  cara  manual  dengan cara melakukan  data  retensei  secara manual,  hal ini  terjadi  apabila  terjadi  perawatan  sistem  atau terjadi  gangguan  sehingga  perlu  dilakukan  cara retensi  dengan  manual.  Cara  manual  ini  dengan cara  menghapus  data  dengan  cara  manual  oleh user  tersebut,  dengan  disajikan  halaman  ubah dan  hapus  data.  Berikut  gambar  desain  untuk proses ubah dan hapus data.

## Gambar 5 Halaman ubah dan hapus data pasien.
Proses retensi secara manual tidak mempengaruhi  trigger  yang  telah  ditanamkan pada  database,  sehingga  trigger  tetap  akan berjalan sesuai perintahnya, hanya saja cara yang berbeda  dalam  proses  retensi.  Namun  cara manual  ini  terkadang  sering  terjadi  melesestnya dari sisi akurasi waktu.

## IV.  PEMBAHASAN
Dari  hasil  penelitian  tersebut  dapat  bekerja dengan  menggunakan  bahasa  PHP,  jika dengan menggunakan aplikasi desktop maka dapat  dibuah  dari  perintah  PHP  kedalam bentuk perintah bahasa pemrograman desktop seperti NetBean, FoxPro, delphi,VB.net  dan  lain  lain.  Hasil  pengujian sistem  sebagi  berikut.  Jika  terdapat  pasien yang  berkunjung  dengan  nama  dan  Nomor rekam  medis  yang  sama  maka  data  akan diubah  pada  tanggal  masuk  saja,  karena akan  memperpanjang  usia  data  agar  tidak terkena  retensi  data.  Pengujian  sistem  dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 1. Hasil pengujian sistem No  Proses Hasil Trigger 1 Penghapusan data manual Data dapat terhapus Berjalan dengan baik  data  masuk kedalam tabel rekjap pasien 2 Penghapusan data manual Data dapat terhapus Berjalan dengan baik  data  masuk kedalam tabel rekjap pasien 3 Penghapusan data otomatis Data dapat terhapus Berjalan dengan baik  data  masuk kedalam tabel rekjap pasien 4 Penghapusan data otomatis Data dapat terhapus Berjalan dengan baik  data  masuk kedalam tabel rekjap pasien

## V.  PENUTUP a.  Kesimpulan
Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  dapat berjalannya  sistem  otomatis  hapus  unruk membantu  proses  retensi  tanpa  dihapus dengan  cara  manual,  walaupun  dalam aplikasi rekam medis terdapat fitur pencariuan  data  berdasarkan  tahun,  namun terkadang  sering  terjadi human  error yaitu sering  terjadi  lupa  dalam  menghapus  data. Jika sistem otomatisasi mengalami kesalahan  atau  kegagalan  maka  sistem memfasilitasi  retensi  secara  manual.  Sistem ini  menggunakan  berbasis  website  dengan bahasa PHP, dapat dikembangkan lebih baik pada aplikasi desktop.
b.  Saran 1.  Sistem  ini  masih  perlu  ditambahkan dengan pesan
bahwa terjadi pengahpusan  data  pada  saat  website terbuka, agar menjadi informasi
kepada operator aplikasi 2.  Jika  terjadi  kegagalan  sistem  dalam penghapusan  data  otomatis  maka terdapat  peringatan  bahwa  sistem otomatis tidak dapat berfungsi, sehingga  user  akan  beralih  kedalam sistem manual.

## DAFTAR PUSTAKA
Saputra,  A.  2018.  Manajemen  Basis  Data MySQL Pada Situs FTP Lapan Bandung .  PenelitiBidang  Teknologi Pengamatan, Pussainsa,LAPAN.
Destiningrum, M dan Adrian.Q.J.2017. Sistem  Iformasi    Penjadwalan  Dokter Berbassis Web  Dengan  Menggunakan Framework  Codeingniter (Studi  Kasus : Rumah Sakit Yukum Medical Centre). Jurusan Informatika, Universitas Teknokrat Indonesia. Warman, I dan Ramdaniansyah, R.2018.Analisis  Perbandingan  Kinerja Query  Database  Managament  Sistem
(DBMS)  Antara  MySQL  5.7.16  dan Mariadb 10.1. Fakultas Teknik Industri, Institut Teknologi Padang.
Permenkes. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta Nurani, Y.A,  dan  Rohmiyati,Y.  2019.  Analisis Penyusutan Arsip Rekam Medis Dalam  Rangka  Penyelamatan  Arsip  di Rumah  Sakit  Islam  Sultan  Agung Semarang. Jurusan Ilmu Perpustakaan,  Fakultas  Ilmu  Budaya, Universitas Diponegoro