## JURNAL MAHAJANA INFORMASI
Implementasi  Bootstrap  5  Dalam  Aplikasi  Persuratan  Web  PT.  Labani  Media Nusantara
Raihan  Risky 1 , Feliks  Yohanes  Sihombing 2 ,  Riandy  Nugraha 3 ,  Rahmadani 4 ,  Supina Batubara 5 *, Eka Surya Fitriani 6
1,2,3 Mahasiswa Program Studi Sistem Komputer, Fakultas Sain Dan Teknologi Universitas Pembangunan Panca Budi, 4,5,6 Program Studi Teknologi Informasi, Fakultas Sain Dan Teknologi Universitas Pembangunan Panca Budi Jl. Gatot Subroto No.km, Simpang Tj, Kec. Medan Sunggal, Kota Medan, Sumatera Utara , Indonesia
Penulis Korespondensi: supinabatubara@dosen.pancabudi.ac.id, No.Hp :0822xxxx
Article Info Abstract: This  research  aims  to  design  and  implement  an  efficient  and integrated  web-based  mail  archive  management  system  at  PT.  Labani Media Nusantara. The result of this research is the development of a web- based letter archive management system consisting of modules for receiving letters, indexing, storing and searching  letter archives. This system allows users  to  upload  and  search  letters  electronically,  as  well  as  manage metadata  and  mail  history  easily.    Research  data  was  obtained  through observation, interviews and documentation studies related to the process of managing letter archives at PT. Labani Media Nusantara. Apart from that, this  system  also  provides  security  features  and  access  rights  that  can  be configured  according  to  user  roles.      This  research  contributes  to  the development of an efficient and integrated mail archive management system in the government administration environment. It is hoped that this system can  provide  benefits  in  improving  the  performance  of  mail  archive management  at  PT.  Labani  Media  Nusantara  and  become  a  reference  for developing similar systems in other companies. This research can result in increasing  the  efficiency  of  mail  archive  management,  reducing  errors  in mail searches, and increasing information accessibility for users. Received : 18 Juni 2024 Revised : 24 Juni 2024 Accepted : 30 Juni 2024
Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan
mengimplementasikan  sistem  pengelolaan  arsip  surat  berbasis  web  yang efisien dan terintegrasi di PT.Labani Media Nusantara. Hasil dari penelitian ini adalah pengembangan sistem pengelolaan arsip surat berbasis web yang terdiri  dari  modul  penerimaan  surat,  pengindeksan,  penyimpanan,  dan pencarian  arsip  surat.  Sistem  ini  memungkinkan  pengguna  untuk mengunggah dan mencari surat secara elektronik, serta mengelola metadata dan  riwayat  surat  dengan  mudah.    Data  penelitian  diperoleh  melalui observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi  yang  terkait  dengan  proses pengelolaan arsip surat di PT.Labani Media Nusantara. Selain itu, sistem ini juga  menyediakan  fitur  keamanan  dan  hak  akses  yang  dapat dikonfigurasikan  sesuai  dengan  peran  pengguna.      Penelitian  ini memberikan  kontribusi  terhadap  pengembangan  sistem  pengelolaan  arsip surat yang efisien dan terintegrasi di lingkungan administrasi pemerintahan. Diharapkan  sistem  ini  dapat  memberikan  manfaat  dalam  meningkatkan kinerja pengelolaan arsip surat di PT.Labani Media Nusantara dan menjadi acuan  untuk  mengembangkan  sistem  serupa  di  perusahaan  lainnya.
Penelitian  ini  dapat  menghasilkan  peningkatan  efisiensi  pengelolaan  arsip surat,  mengurangi  kesalahan  dalam  pencarian  surat,  dan  meningkatkan aksesibilitas informasi bagi pengguna.
Keyword
: Mail Archive Management, PT.Labani Media Nusantara, Mail Archive Storage

## JURNAL MAHAJANA INFORMASI
Vol. 9 No. 2, Juni 2024, Hal 70 - 75

## PENDAHULUAN
Manajemen  arsip  surat  merupakan bagian  penting  dari  administrasi  perusahaan yang  memerlukan  sistem  yang  efisien  dan terintegrasi.Proses  pengelolaan  arsip  surat masih  dilakukan  secara  manual  dan  belum menggunakan  pendekatan  berbasis  web (Akbar et al., 2022). Kondisi ini menyebabkan timbulnya  beberapa  permasalahan  sehingga dibutuhkan  suatu  aplikasi  persuratan  berbasis website  (Khaliq  &  Sari,  2022;  Sulistianingsih et  al.,  2019).  Sehingga  dapat  mengatasi permasalahan  yang  timbul  pada  sistem  yang masih  manual.  Proses  manual  dalam pengelolaan  arsip  surat  cenderung  menyita banyak  waktu  dan  tenaga.  Surat  yang  masuk harus dicetak, difotokopi, dan disimpan secara fisik sehingga membutuhkan ruang penyimpanan  yang  tidak  sedikit.  Selain  itu, pencarian surat yang dibutuhkan menjadi sulit dan  menyita  waktu,  karena  belum  adanya sistem  yang  terstruktur  dalam  mengelola  dan mengindeks  surat  tersebut  (Mutaqin  et  al., 2021).Aksesibilitas  informasi  terbatas  dalam pengelolaan  arsip  surat  yang  masih  manual. Pengguna  harus  mencari  surat  secara  manual melalui  arsip  fisik  yang  rawan  terjadi kesalahan  pencarian  dan  pemborosan  waktu yang  sangat  berharga.  Di  era  digital  yang semakin  maju,  penting  bagi  PT.Labani  Media Nusantara  untuk  mengadopsi  pendekatan berbasis web dalam mengelola arsip surat agar informasi  dapat  diakses  dengan  mudah  dan cepat  (Hendry  et  al.,  2023).  Tidak terintegrasinya data dan informasi surat masuk dan  surat  keluar  mempengaruhi  efisiensi  dan efektivitas  proses  administrasi  pemerintahan (Akbar  et  al.,  2022;  Sulistianingsih  et  al., 2019;  Wahyuni  et  al.,  2022).Tanpa  adanya sistem  yang  terintegrasi,  pengelolaan  arsip surat  menjadi  tidak  efisien  dan  berpotensi menimbulkan  kesalahan,  seperti  surat  hilang atau  pengulangan  dalam  proses  pengarsipan (Kurnia  dkk.,  2021).  Dengan  mengadopsi sistem  berbasis  web,  diharapkan  dapat meningkatkan  efisiensi,  aksesibilitas,  dan integrasi  dalam  pengelolaan  arsip  surat,  serta mengurangi kesalahan dalam proses
administrasi  pemerintahan  (Hariyanto  dkk., 2019). Maka dari itu dibutuhkan suatu aplikasi pengelolaan  arsip  surat  berbasis  web  pada PT.Labani  Media  Nusantara  yang  relevan (Wahyuni & Marbun, 2020).

## METODE
1. Analisis sistem yang sedang berjalan Prosedur  yang  sedang  dilakukan  untuk mengarsipkan surat masuk dan keluar di Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Langkat  masih  sangat  manual  dan  belum efisien.  Prosedur  saat  ini  untuk  arsip  surat masuk  di  Kantor  Walikota  Medan  adalah sebagai berikut:
Prosedur pengajuan surat masukPertama,  ketika  surat  masuk,  surat  itu dicatat  oleh  administrasi  umum  dalam  buku agenda.  Setelah  dicatat  oleh  administrasi umum,  surat  tersebut  diserahkan  kepada Kepala Urusan Umum untuk dibaca. Kemudian Kepala  Urusan  Umum  mengirimkan  surat kepada  direktur  utama  untuk  membuang  surat itu ke direktur bidang yang relevan. Kemudian direktur  yang  relevan  mendistribusikan  surat itu lagi kepada Kepala Divisi yang relevan dan memberikannya  kepada  sekretaris.  Proses selanjutnya  adalah  sekretaris  mengembalikan surat  ke  administrasi  umum.  Setelah  itu, administrasi umum memberikan dan memerintahkan  surat  kepada  Kepala  Urusan Umum  untuk  dicatat  dalam  buku  agenda.
Setelah selesai,
administrasi umum
mendistribusikan  surat-surat  ke  divisi  yang dimaksud Prosedur pengajuan
surat keluarPertama,  surat  dicetak  oleh  staf  di departemen  umum.  Kemudian  diserahkan  ke kepala  departemen  untuk  ditandatangani. Setelah  ditandatangani  oleh  Kepala  Staf,  surat itu  ditandai  di  bagian  umum  dan  ditempatkan dalam  amplop.  Kemudian  surat  yang  akan dikirim dicatat terlebih dahulu di buku agenda. Setelah selesai, surat tersebut dikirim ke tujuan.

## 2. Proposal Desain Sistem

## Admin usecase diagram
Alur  desain  kasus  penggunaan  hanya digunakan  oleh  administrator,  di  mana  proses pertama  adalah  administrator  masuk  untuk memasukkan  situs  web  sistem  arsip  surat, kemudian  administrator  dapat  mengakses pemrosesan data untuk surat masuk dan keluar dan  melihat  laporan  data  untuk  surat  masuk dan  surat  keluar.  Rata-rata  penggunaan  dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini:
Gambar 1. Admin use case diagram

## Use case Diagram untuk Head/User
Use  case  yang  digunakan  oleh  Kepala Divisi  adalah  dimana  Kepala  Divisi  dapat melakukan  login  ke  dalam  sistem.  Sistem hanya  untuk  melihat  laporan  surat  masuk  dan keluar dan mencetak laporan surat masuk dan keluar.  Alur  penggunaan  dapat  dilihat  pada Gambar 2 di bawah:
Gambar2. Diagram kasus penggun

## Activity Diagram Login
Di  mana  Admin  dan  Head  of  Division masuk  ke  sistem  dengan  masuk  ke  situs  web pertama,  maka  sistem  akan  menampilkan loginform,  setelah  itu  admin  dan  kepala  divisi akan  mengisi  nama  pengguna  dan  kata  sandi pada loginfo kemudian Sistem akan menyajikan  validasi  jika  nama  user  dan password  benar  sistem  segera  menampilkan bentuk  menu  utama,  dan  jika  nama  pengguna serta password salah sistem akan menunjukkan kesalahan
Gambar 3. Activity Diagram Login

## Gambar 4. Activity Diagram Login
Kepala  Divisi  login  aktivitas,  di  mana setelah  masuk  ke  sistem  dia  dapat memasukkan  transaksi  dan  melaporkan formulir,  dimana  dalam  bentuk  transaksi kepala  Divisi  tidak  dapat  sepenuhnya
mengendalikan  bentuk  transaksi,  kepala divisi hanya  dapat  melihat  input  dari  surat  masuk dan  keluar  tetapi  tidak  dapat  mengedit  surat kedatangan  dan  keluar.  surat  yang  keluar. Dalam  formulir  laporan,  kepala  divisi  hanya dapat  melihat  dan  mencetak  laporan  surat masuk dan keluar.
Gambar 5. Activity Diagram Login
 Class Diagram
Gambar 6. Class Diagram
Deployment Diagram

## Gambar 7. Deployment Diagram

## HASIL DAN PEMBAHASAN

##  Login page
Halaman  login  dapat  dilihat  dalam  tampilan yang ditunjukkan pada Gambar 8 di bawah ini :
Gambar 8.  Login Page

## 
Home Page
Tampilan  home  page  dapat  dilihat  dalam tampilan seperti Gambar 9 di bawah ini:
Gambar 9. Home Page


## Halaman email masuk
Gambar 10.Halaman email masuk
 Halaman email keluar
Gambar 11. Halaman Email Keluar

## 
Report Page
Gambar 12. Report Page

## KESIMPULAN DAN SARAN
• Menghasilkan sistem informasi
pendaftaran  surat  di  PT.Labani  Media Nusantara. • Sistem  informasi  administratif  untuk penagihan  surat  di  PT.Labani  Media Nusantara dapat digunakan untuk membantu dengan pekerjaan dan penagihannya. • Sistem aplikasi ini dibangun menggunakan pemrograman  PHP  (hypertext  processor) dan  database  MySQL  menggunakan perangkat  lunak  XAMPP.Dari  kesimpulan di  atas,  penulis  memberikan  saran  yang dianggap  berguna  dan  berguna  di  masa depan.  Saran  yang  akan  diusulkan  adalah sebagai berikut: • Sistem  aplikasi  ini  masih  memiliki kekurangan  berdasarkan  penelitian  dan fakta  yang  dipelajari  selama  wawancara dengan  narasumber.Sistem  ini  masih menggunakan  aplikasi  sistem  website sehingga  di  masa  depan  diharapkan  akan lebih  baik  dikembangkan  dengan  sistem aplikasi ponsel berbasis Android.

## DAFTAR PUSTAKA
Akbar,    A.,    Sulistianingsih,    I.,    Kurniawan, H.,    &    Putri,    R.    D.    (2022).    Rancangan Sistem  Pencatatan  Digital  Sensus  Penduduk (Sensudes)    Berbasis    Web    di    Desa    Kota Pari.    Brahmana:    Jurnal    Penerapan Kecerdasan  Buatan, 4(1A), 23–27.
Hariyanto,  E.,  Wahyuni,  S.,  &  Iqbal,  M. (2019).  Aplikasi  Rekam  Medis  Pada  Klinik Pratama  Darul  Amin  Berbasis  Web.  1,  697– 701.
Hendry,  H.,  Putra,  E.,  Zen,  M.,  Supiyandi, S.,    &    Rizal,    C.    (2023).    Perancangan Aplikasi    Surat    Perintah    Tugas Melaksanakan   Perjalanan   Dinas   Berbasis Web.      KOMIK      (Konferensi      Nasional Teknologi   Informasi   Dan   Komputer), 6(1), 559–564.
Khaliq,    A.,    &    Sari,    S.    N.    (2022). PEMANFAATAN    KERANGKA    KERJA
INVESTIGASI    FORENSIK    JARINGAN UNTUK    IDENTIFIKASI    SERANGAN JARINGAN    MENGGUNAKAN    SISTEM DETEKSI  INTRUSI  (IDS).  Jurnal  Nasional Teknologi Komputer, 2(3), 150–158. Kurnia, D., Juliandri, J., & Hendry, H. (2021). Perancangan  dan  Implementasi  FTP  Server Berbasis  Cloud  VPS  di  Desa  Suka  Jadi Kecamatan  Hinai.  Jurnal  Ilmiah  Core  IT: Community Research Information Technology, 9(6). Mutaqin,  G.,  Fadilah,  J.  N.,  &  Nugroho,  F. (2021).  Implementasi  Metode  Path  Finding dengan  Penerapan  Algoritma  A-Star    untuk Mencari    Jalur    Terpendek    pada    Game “Jumrah  Launch  Story.”  Walisongo  Journal of  Information  Technology, 3(1), 43–48. Sulistianingsih,  I.,  Suherman,  S.,   &   Pane, E.  (2019).  Aplikasi  Peringatan  Dini  Cuaca Menggunakan    Running    Text    Berbasis Android.
IT Journal Research and Development, 3(2), 76–83. Wadly, F., &
Fitriani, W. (2023). PERANCANGAN  SISTEM  RADIUS  PADA MIKROTIK  ROUTEROS  DI  PT.  PUAN BALEO  RAHMADSYAH.  Jurnal  Nasional Teknologi Komputer, 3(1), 27–35. Wahyuni,  S.,  &  Marbun,  M.  (2020). Implementation  of  Data  Mining  In  Predicting the Study Period of  Student Using the   Naïve Bayes    Algorithm    Implementation    of    Data Mining  In  Predicting  the  Study  Period  of Student    Using    the        Naïve        Bayes Algorithm.        IOP        Confrence        Series: Materials    Science    and    Engineering,    4– 11. https://doi.org/10.1088/1757- 899X/769/1/012039
Wahyuni,  S.,  Sari,  D.  J.,  Hernawaty,  H.,  & Afifah,  N.  (2022).  Inovasi  Penjualan  Ternak Sapi    dan    Kambing    Berbasis    Website Menggunakan  Metode  Agile  Scrumban. Brahmana:  Jurnal  Penerapan  Kecerdasan Buatan, 4(1A), 93–99.
Wahyuni,  S., & Wadly,  F. (2023).  Application Of  Inventory  And  Service  Transactions  On Web-Based Cv Medan Teknik using  the  Agile Kanban    Method.    International    Journal    Of Computer    Sciences    and    Mathematics
Engineering, 2(1).