## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DATA KEPENDUDUKAN PADA KANTOR KELURAHAN KOLURSARI
Erri Wahyu Puspitarini 1) , Majida Noviyanti 2) , Asmania Dewi Indria Winata 3) 1,) Program Studi Teknik Informatika STMIK Yadika, Jl. Bader No.9 Kalirejo, Bangil Pasuruan
email : www.erri@stmik-yadika.ac.id
Abstrack: Problems in  the  district  office  Kolursari  is manual  population  data administration  system  cause inefficiency in processing, data retrieval and archiving letters, so we need a system that is expected to help solve the  problem.  This  research  focuses  on  two  things:  the  population  administration  and  the  creation  of  multiple certificate.  Based  on  system  testing  was  done  using  a  black-box  testing  which  resulted  in  an  average  success rate.
Keyword : Data, Population Administration, Black-box Testing.
1. Pendahuluan Sistem Informasi Administrasi Data Kependudukan  adalah  sebuah  sistem  komputer yang  digunakan  untuk  membantu  pengaturan (manajemen)  proses  data-data  dalam  sistem kependudukan yang ada di suatu instansi, seperti misalnya pengelolaan data Kartu Tanda Penduduk  (KTP),  Kartu  Keluarga  (KK),  dan berbagai  dokumen  yang  terkait  dapat  dilakukan secara otomatis dengan bantuan komputer.
Sejalan dengan arah penyelenggaraan administrasi  kependudukan,  maka  pendaftaran penduduk  dan  pencatatan  sipil  sebagai  sub  pilar dari  administrasi  kependudukan  perlu  ditata dengan  sebaik-baiknya,  agar  dapat  memberikan manfaat  dalam  perbaikan  Pemerintahan  dan pembangunan, dimana pengelolaan data administrasi  penduduk  merupakan  tanggung jawab  Pemerintahan  Kabupaten/Kota,  dalam pelaksanaannya  diawali  dari  RT/RW/Kelurahan dan Kecamatan selaku ujung tombak pendaftaran penduduk.
Sistem  informasi  kependudukan  telah  banyak dikembangkan
oleh
Pemerintah
untuk mendukung  pelayanan  terhadap  masyarakat, salah  satu  media  yang  dimanfaatkan  oleh Pemerintah  adalah  media  teknologi  informasi. Manfaat  diterapkannya  sistem  informasi  pada setiap lapisan adalah diharapkan dapat meningkatkan  fungsi  pelayanan  publik  serta meningkatkan  kinerja  sumber  daya  manusia  dan secara  langsung  meningkatkan  efisiensi  dan efektifitas  kerja  dari  Pemerintah  Kelurahan. Dengan demikian informasi yang dihasilkan akan menjadi  lebih  lengkap,  cepat  dan  akurat  dengan
biaya yang lebih efisien dalam pengelolaan data dan pencarian data/informasi.

## 2. Metode Penelitian
2.1 Analisa Sistem
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  bagian yang berhubungan dengan administrasi kependudukan di kelurahan Kolursari didapatkan proses-proses  yang  terjadi  pada  administrasi kependudukan. Proses-proses
tersebut digambarkan melalui document flow pada gambar 1.
Gambar 1. Dokumen Flow Permohonan Penduduk
Gambar 1 menjelaskan bagaimana alur pendaftaran (permohonan) penduduk  di  Desa Kolursari  yang  masih  dilakukan  secara  manual. Dimulai  dari  menyerahkan  dokumen  atau  data yang diperlukan secara lengkap diberikan kepada Admin  dicatat  dan  disimpan  di  arsip  data
penduduk  kemudian  di  validasi  oleh  sekretaris desa dan di tanda tangani oleh kepala desa.
2.1 Perancangan Sistem Dalam  membangun  sebuah  proyek  pembuatan aplikasi  dibutuhkan  suatu  perancangan  sistem untuk  membantu  menyelesaikan  masalah  yang terjadi secara sistematis sehingga dapat menghasilkan  suatu  sistem  yang  sesuai  dengan target  yang  ingin  dicapai  dan  sesuai  dengan kebutuhan.  Pada  pembuatan  perancangan  sistem dapat  dilakukan  melalui  beberapa  tahapan  yaitu dimulai dari pembuatan system flow, DFD, ERD, serta  rancangan  desain  antar  muka  untuk mempermudah pembuatan aplikasi.

## Gambar 2. Sistem Flow Permohonan Penduduk
Gambar 2 menjelaskan  bagaimana  sistem  yang ditawarkan  oleh  penulis  untuk  pendaftaran (permohonan)  penduduk  di  Desa  Kolursari. Untuk  prosesnya  hampir  sama  dengan  dokumen flow  pendaftaran  (permohonan)  penduduk  hanya saja  ketika  di  admin  proses  tidak  lagi  manual melainkan dicatat melalui sistem dan disimpan ke dalam database penduduk.
 DFD Konteks

## Gambar 3. DFD Konteks
Dari  gambar  3  dijelaskan  bahwa  admin memasukkan  data  penduduk  (data  penduduk, data  kelahiran,  data  kematian,  data  pendatang, data  pindah)  ke  dalam  sistem,  kemudian  sistem
akan  mengolah  data  yang  menghasilkan  Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan
Domisili,  Surat  Keterangan  Kematian,  Surat Pengantar  Pindah  yang  nantinya  akan  diberikan kepada  penduduk  (pemohon)  oleh  admin  dan laporan  data  kependudukan  yang  dilaporkan kepada lurah.

##  DFD Level 1

## Gambar 4. DFD Level 1
Di  DFD  level  1  ini  dijelaskan  bahwa sistem ini memiliki 3 proses yaitu sistem pendataan, sistem pengolahan data penduduk, dan sistem pembuatan laporan.
 Proses 1.2 (Pengolahan Data)
Gambar 5. Proses 1.2 (Pengolahan Data)
Gambar 5 menjelaskan  tentang  proses  yang ada  pada  proses  pengolahan data.  Didalam sistem  ini  ada  3  proses,  admin  mengolah data masuk yang nantinya akan disimpan di tbl_kelahiran  dan  tbl_pendatang  dan  admin
mengolah  data  keluar  yang  nantinya  akan disimpan  di  tbl_kematian  dan  tbl_pindah.
Setelah  admin  entri  data  masuk  dan  keluar admin  akan  melakukan  pemeliharaan  data kependudukan  pada  tbl_penduduk.  Dari tbl_penduduk akan dilakukan proses pembuatan Surat Keterangan Domisili.
 Proses 1.2.1 (Data Masuk)

## Gambar 6. Proses 1.2.1 (Data Masuk)
Di dalam proses data masuk ini terdapat tiga sub proses yang menjelaskan lebih tentang entri data, yaitu  input  data  kelahiran  dan  input  data pendatang.  Admin  dapat  mengupdate  data  di masing-masing  sub  proses.  Disini  juga  terdapat proses pembuatan Surat Keterangan Kelahiran.detail
 Proses 1.2.2 (Data Keluar)

## Gambar 7. Proses 1.2.2 (Data Keluar)
Pada  gambar  7  dijelaskan  proses  data  keluar terdapat  4  sub  proses  yaitu  input  data  kematian, input  data  pindah,  pembuatan  SK  Kematian  dan juga  pembuatan  Surat Pengantar  Pindah.  Admin dapat  menginput  data  pada  masing-masing  sub proses tersebut.

##  Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 8. ERD
3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Tampilan Form Login Form login adalah halaman awal yang ditampilkan dalam sistem ini. Dimana user harus memasukkan  username  dan  password  dahulu sebelum user masuk ke halaman admin atau user.
Gambar 9. Form Login

## 3.2 Tampilan Form Utama
Setelah  melakukan  proses  login  sistem  akan mengidentifikasi user login sebagai operator atau user biasa.  Jika  user  teridentifikasi  sebagai operator  maka  sistem  akan  memberikan  hak penuh  untuk  mengentri  data,  mengupdate  data, menghapus data dan melakukan proses
pembuatan  surat-surat.  Sedangkan  untuk  user biasa  hanya  diberi  hak  untuk  melihat  data  saja tanpa  bisa  menambahkan,  merubah  ataupun menghapus data.
mengolah  data  keluar  yang  nantinya  akan disimpan  di  tbl_kematian  dan  tbl_pindah.
Setelah  admin  entri  data  masuk  dan  keluar admin  akan  melakukan  pemeliharaan  data kependudukan  pada  tbl_penduduk.  Dari tbl_penduduk akan dilakukan proses
pembuatan Surat Keterangan Domisili.
 Proses 1.2.1 (Data Masuk)

## Gambar 6. Proses 1.2.1 (Data Masuk)
Di dalam proses data masuk ini terdapat tiga sub proses yang menjelaskan lebih tentang entri data, yaitu  input  data  kelahiran  dan  input  data pendatang.  Admin  dapat  mengupdate  data  di masing-masing  sub  proses.  Disini  juga  terdapat proses pembuatan Surat Keterangan Kelahiran.detail
 Proses 1.2.2 (Data Keluar)

## Gambar 7. Proses 1.2.2 (Data Keluar)
Pada  gambar  7  dijelaskan  proses  data  keluar terdapat  4  sub  proses  yaitu  input  data  kematian, input  data  pindah,  pembuatan  SK  Kematian  dan juga  pembuatan  Surat Pengantar  Pindah.  Admin dapat  menginput  data  pada  masing-masing  sub proses tersebut.

##  Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 8. ERD
3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Tampilan Form Login Form login adalah halaman awal yang ditampilkan dalam sistem ini. Dimana user harus memasukkan  username  dan  password  dahulu sebelum user masuk ke halaman admin atau user.
Gambar 9. Form Login

## 3.2 Tampilan Form Utama
Setelah  melakukan  proses  login  sistem  akan mengidentifikasi user login sebagai operator atau user biasa.  Jika  user  teridentifikasi  sebagai operator  maka  sistem  akan  memberikan  hak penuh  untuk  mengentri  data,  mengupdate  data, menghapus data dan melakukan proses pembuatan  surat-surat.  Sedangkan  untuk  user biasa  hanya  diberi  hak  untuk  melihat  data  saja tanpa  bisa  menambahkan,  merubah  ataupun menghapus data.
mengolah  data  keluar  yang  nantinya  akan disimpan  di  tbl_kematian  dan  tbl_pindah.
Setelah  admin  entri  data  masuk  dan  keluar admin  akan  melakukan  pemeliharaan  data kependudukan  pada  tbl_penduduk.  Dari tbl_penduduk akan dilakukan proses
pembuatan Surat Keterangan Domisili.
 Proses 1.2.1 (Data Masuk)

## Gambar 6. Proses 1.2.1 (Data Masuk)
Di dalam proses data masuk ini terdapat tiga sub proses yang menjelaskan lebih tentang entri data, yaitu  input  data  kelahiran  dan  input  data pendatang.  Admin  dapat  mengupdate  data  di masing-masing  sub  proses.  Disini  juga  terdapat proses pembuatan Surat Keterangan Kelahiran.detail
 Proses 1.2.2 (Data Keluar)

## Gambar 7. Proses 1.2.2 (Data Keluar)
Pada  gambar  7  dijelaskan  proses  data  keluar terdapat  4  sub  proses  yaitu  input  data  kematian, input  data  pindah,  pembuatan  SK  Kematian  dan juga  pembuatan  Surat Pengantar  Pindah.  Admin dapat  menginput  data  pada  masing-masing  sub proses tersebut.

##  Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 8. ERD
3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Tampilan Form Login Form login adalah halaman awal yang ditampilkan dalam sistem ini. Dimana user harus memasukkan  username  dan  password  dahulu sebelum user masuk ke halaman admin atau user.
Gambar 9. Form Login

## 3.2 Tampilan Form Utama
Setelah  melakukan  proses  login  sistem  akan mengidentifikasi user login sebagai operator atau user biasa.  Jika  user  teridentifikasi  sebagai operator  maka  sistem  akan  memberikan  hak penuh  untuk  mengentri  data,  mengupdate  data, menghapus data dan melakukan proses pembuatan  surat-surat.  Sedangkan  untuk  user biasa  hanya  diberi  hak  untuk  melihat  data  saja tanpa  bisa  menambahkan,  merubah  ataupun menghapus data.
3.3 Tampilan Form Struktur Organisasi
Form  struktur  organisasi  adalah  form  yang menampilkan  struktur  organisasi  pada  Kantor Kelurahan  Kolursari.  Terdapat  nama,  jabatan, dan  juga nip  dari  perangkat  yang  ada  pada Kelurahan Kolursari.

## Gambar 11. Struktur Organisasi

## 3.4. Grafik
Grafik jumlah penduduk adalah grafik yang menjelaskan tentang jumlah penduduk, jumlah keluarga, angka kematian dan juga angka kelahiran di Desa Kolursari.

## Gambar 12. Grafik Jumlah Penduduk
Grafik prosentase  keadaan  penduduk  di  Desa Kolursari berdasarkan mata pencaharian.

## Gambar 13. Grafik Prosentase Mata Pencaharian
Grafik jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin adalah grafik yang menjelaskan tentang berapa jumlah laki-laki dan perempuan pada masing-masing dusun yang ada pada kelurahan Kolursari.
Gambar 14. Grafik jumlah penduduk (Laki-laki perempuan)
3.4 Data Penduduk
Menu  input  data  penduduk  akan  menampilkan form  input  data  penduduk. Terdapat  5  tombol dalam form ini, yaitu tambah untuk menambahkan  data  penduduk  baru,  edit  untuk merubah  data  yang  sudah  ada,  hapus  untuk menghapus  data  penduduk,  cetak  sk  domisili digunakan  untuk  proses  cetak  surat  keterangan domisili,  dan  tombol  cari  digunakan  untuk mencari data penduduk.
Gambar 15. Form input data penduduk
Gambar 16. SK Domisili

## Gambar 17. Data Penduduk

## 3.5 Data KK
Menu  input  data  kk  akan  menampilkan  form input data kk. Terdapat 5 tombol dalam form ini, yaitu  tambah  untuk menambahkan  data  kk  baru, edit  untuk  merubah  data  yang  sudah  ada,  hapus untuk  menghapus  data  penduduk,  cetak  kartu keluarga  digunakan  untuk  proses  cetak  kartu keluarga,  dan  tombol  cari  digunakan  untuk mencari kartu keluarga.
Gambar 18. Form input data KK

## Gambar 19. Data KK
3.6 Data Kelahiran Menu  input  data  kelahiran  akan  menampilkan form  input  data  kelahiran.  Terdapat  5  tombol dalam form ini, yaitu tambah untuk menambahkan  data  kelahiran  baru,  edit  untuk merubah data yang sudah ada jika ada kesalahan, hapus  untuk  menghapus  data  kelahiran,  cetak
surat  keterangan  kelahiran  digunakan  untuk proses  cetak  surat  keterangan  kelahiran,  dan tombol  cari  digunakan  untuk  mencari  data kelahiran.
Gambar 20. Form input data kelahiran
Gambar 21. SK-Kelahiran
Gambar 22. Data Kelahiran
3.7 Data Kematian
Menu  input  data  kematian  akan  menampilkan form  input  data  kematian.  Terdapat  5  tombol dalam form ini, yaitu tambah untuk
menambahkan  data  kematian  baru,  edit  untuk merubah data yang sudah ada jika ada kesalahan, hapus  untuk  menghapus  data  kematian,  cetak surat  keterangan  kematian  digunakan  untuk proses  cetak  surat  keterangan  kematian,  dan tombol  cari  digunakan  untuk  mencari  data kematian.
Gambar 23. Form Input Data Kematian
Gambar 24. SK-Kematian
Gambar 25. Data Kematian
3.8 Data Pindah
Menu input data pindah akan menampilkan form input  data  perpindahan  penduduk.  Terdapat  5 tombol  dalam  form  ini,  yaitu  tambah  untuk menambahkan  data  perpindahan baru,  edit  untuk merubah data yang sudah ada jika ada kesalahan, hapus  untuk  menghapus  data  perpindahan,  cetak surat  pengantar  perpindahan  digunakan  untuk proses  cetak  surat  pengantar  perpindahan,  dan tombol  cari  digunakan  untuk  mencari  data perpindahan penduduk.
Gambar 26. Form Input Data Pindah
Gambar 27. Surat Pengantar Pindah
Gambar 28. Data Pindah
3.9 Data Pendatang
Menu  input  data  pendatang  akan  menampilkan form  input  data  pendatang.  Terdapat  4  tombol dalam form ini, yaitu tambah untuk menambahkan  data  pendatang  baru,  edit  untuk merubah data yang sudah ada jika ada kesalahan, hapus  untuk  menghapus  data  pendatang,  dan tombol  cari  digunakan  untuk  mencari  data pendatang.
Gambar 29. Form Input Data Pendatang
Gambar 30. Data Pendatang
3.9 Data Operator Form yang digunakan untuk menambah, merubah ataupun  menghapus  data  operator  ataupun  user. Pada  form  inilah  penentuan  user  yang  masuk,
apakah  menjadi  operator  yang  diberi  hak  penuh ataupun  hanya  user  biasa  yang  hanya  dapat melihat  data  tanpa  bisa  menginput, mengedit ataupun menghapus.
Gambar 31. Form Operator
3.10 Evaluasi Sistem (Pengujian Sistem) Pengujian merupakan bagian yang  penting dalam siklus pembangunan  perangkat lunak. Pengujian dilakukan  untuk menjamin kualitas dan juga mengetahui kelemahan  dari perangkat lunak. Metode yang digunakan dalam pengujian ini adalah
pengujian
blackbox yang berfokus pada
persyaratan  fungsional dari
sistem yang dibangun.
Tabel 1. Test case operator login ke sistem
Tabel 2. Test case operator mengentri, merubah, mencari dan menghapus data di setiap form yang ada
Tabel 3. operator mengakses fungsi-fungsi yang ada
pada setiap form
Tabel 4. Test case user melakukan login ke sistem Tabel 5. Test case user mengakses form
Tabel 6. Rangkuman Pengujian Sistem
4. Simpulan 4.1 Kesimpulan Dengan terselesainya penyusunan laporan skripsi ini,  penulis  telah  melakukan  perancangan  sistem yang  berupa  dokumen  flow,  sistem  flow,  dan juga DFD. Dan penulis telah membangun sistem informasi  administrasi  data  kependudukan  pada Kantor  Kelurahan  Kolursari  sehingga penulis dapat menyimpulkan beberapa hal :
 Berdasarkan  pengujian  black  box  yang telah  dilakukan  dapat  disimpulkan  bahwa sistem informasi administrasi data kependudukan pada kantor kelurahan Kolursari  dan  fungsi-fungsinya  telah  berjalan dengan baik.
 Berdasarkan  fungsi  cetak  beberapa  surat keterangan  sistem  ini  diharapkan  dapat mempermudah  sistem  pengarsipan  surat-surat keterangan  yang  dikeluarkan  oleh  pihak kelurahan.
4.2 Saran
 Disamping penelitian ini bisa memperlancar pelayanan terhadapt pengolahan  data  tentang  pendataan  penduduk maka  hendaknya  sistem    ini  di  integrasikan dengan sistem surat menyurat antara kelurahan dengan pihak lain.

## Daftar Pustaka
[1]  Anonim.  2015. Apa  Yang  Dimaksud Administrasi Desa. http://www.keuangandesa.com/2015/04/apa- yang-dimaksud-administrasi-desa/.  Diakses pada tanggal 7 Januari 2016. [2] Alatas,  Ali.  2014. Sistem  Informasi Pemetaan Tingkat Perkembangan Kependudukan di Desa Parerejo Menggunakan  Cluster-Mean  Berbasis  Web (Skripsi). Bangil : STMIK Yadika Bangil.
[3] Amalia,  Yus,  Achmad  Basori,  Christyan Okta P. 2014. Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat dengan PHP dan Xampp di
Kantor  Kepala  Desa  Parerejo (Laporan Akhir Kuliah Kerja Nyata). Bangil : STMIK Yadika Bangil. [4]      Faisal,  Tubagus.  2013. Sistem  Informasi Jasa Pelayanan Kependudukan Pada Kelurahan  Krapyak  Semarang  Dengan Menggunakan Delphi (Laporan Tugas Akhir).  Semarang  :  Fakultas  Teknologi Informasi Universitas Stikubank (Unisbank) [5] Kurniawan,  Anang. 2014. Sistem  Informasi Kependudukan  Lingkungan  Rt/Rw  Berbasis Web (Proposal Skripsi). Surabaya : Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”.
[6] Prabowo,  Haryo,  Tanjung  ,  Hendri,  dan Marimin. 2006. SIM Sumber Daya Manusia, Penerbit PT. Grasindo. Jakarta.
[7]    Supriyanto.  2015. Sistem  Informasi Administrasi  Data  Kependuduukan  Pada Kantor Kelurahan Desa Demangan Kabupaten Boyolali (Laporan Tugas Akhir). Semarang : Universitas Dian Nuswantoro.
[8] Sutabri, Tata, S.Kom.,  MM. 2004. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.