## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)

## Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Website Pada Dinas Koperasi UMKM Perdagangan dan Perindustrian Kabupaten Cianjur
Dhila Rakhma Fajriati¹, Haisyam Maulana 2
1 Manajemen Informatika, Politeknik LP3I, Indonesia
2 Sistem Informasi, Universitas Galuh, Indonesia E-mail: 1 dhilarakhma@gmail.com, 2 haisyammaulana22@gmail.com

## Abstract
Advances  in  information  technology  have  created  changes  in  the  management  of various aspects in various sectors, including letter archiving. In this context, this research aims to overcome the challenges of manual letter filing at Department of Cooperatives for Micro,  Small  and  Medium  Enterprises,  Trade  and  Industry,  Cianjur  Regency.  This research  proposes  a  web-based  application  development  method  using  the  Laravel framework with a focus on storing, searching and managing mail. The main feature is to make  it  easier  to  quickly  search  for  letters  and  provide  convenience  in  archiving processing.  It  is  hoped  that  the  application  of  this  application  can  provide  an  effective solution  to  the  challenges  of  letter  archiving  at  Department  of  Cooperatives  for  Micro, Small  and  Medium  Enterprises,  Trade  and  Industry,  Cianjur  Regency,  as  well  as contribute to the development of information technology in the field of letter archiving.
Keywords: Micro,  Small  and  Medium  Enterprises,  Letter  Archiving,  Laravel Framework, Information Technology

## Abstrak
Kemajuan  teknologi  informasi  telah  menciptakan  perubahan  dalam  pengelolaan berbagai  aspek  di  berbagai  sektor,  termasuk  kearsipan  surat.  Dalam  konteks  tersebut, penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengatasi  tantangan  pengarsipan  surat  manual  di  Dinas Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Menengah Perdagangan dan Perindustrian Kabupaten Cianjur.  Penelitian  ini  mengusulkan  metode  pengembangan  aplikasi  berbasis  web menggunakan  framework  Laravel  dengan  fokus  pada  penyimpanan,  pencarian  dan pengelolaan  surat.  Fitur  utamanya  adalah  untuk  memudahkan  pencarian  surat  secara cepat  serta  memberikan  kemudahan  dalam  pemrosesan  pengarsipan.  Diharapkan penerapan  aplikasi  ini  dapat  memberikan  solusi  efektif  terhadap  tantangan  kearsipan surat  pada  Dinas  Koperasi  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah  Perdagangan  dan Perindustrian Kabupaten Cianjur, serta memberikan kontribusi terhadap pengembangan teknologi informasi di bidang pengarsipan surat.
Kata  Kunci: Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah, Pengarsipan  Surat,  Framework Laravel, Teknologi Informasi

## 1. Pendahuluan
Kemajuan  dunia  arsip  sangat  dipengaruhi  oleh  perkemban gan  teknologi informasi  dalam  era  globalisasi  ini.  Pemanfaatan  teknologi  dan  informasi  dalam pengarsipan menjadi penting, karena tuntutan akan kemudahan dalam mendapatkan, menyimpan,  dan  mengakses  data  dan  informasi  secara  cepat,  tepat,  dan  akurat semakin  mendesak. Dalam kehidupan sehari-hari, perusahaan dan lembaga-lembaga dihadapkan  pada  kebutuhan  untuk  mengoptimalkan  penggunaan  teknologi  guna menyelenggarakan  sistem  pengarsipan  yang  efisien.  Dengan  teknologi,  proses

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)
pengarsipan  menjadi  lebih  efektif,  membantu  meningkatkan  produktivitas,  dan memastikan keakuratan serta keamanan data arsip.
Dinas  Koperasi  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah  Perdagangan  dan Perindustrian  Kabupaten  Cianjur  adalah  unsur  pelaksana  urusan  pemerintahan bidang  Koperasi,  Usaha  Kecil  dan  Menengah,  urusan  pemerintahan  bidang Perdagangan,  serta urusan  pemerintahan  bidang Perindustrian.  Adapun bidang  yang saya teliti adalah bidang UMKM. Salah satu tugas bidang UMKM adalah melakukan kegiatan  seperti  pengarsipan  surat  baik  surat  masuk  maupun  surat  keluar  untuk menyampaikan  pemberitahuan  dan  pengumuman  kepada  pihak-pihak  yang berkepentingan.
Penerapan  teknologi  dan  informasi  dalam  bentuk  pengarsipan  surat  pada  bidang Usaha  Mikro,  Kecil,  dan  Menengah  (UMKM)  menjadi  suatu  kebutuhan.  Saat  ini, kegiatan  administratif  di  bidang  UMKM  masih  menghadapi  berbagai  kendala  dan kelemahan yang dapat diidentifikasi melalui berbagai aspek.  Kendala yang dihadapi yaitu  kesulitan  dalam  pengorganisasian  dan  pencarian  dokumen  surat,  yang  pada gilirannya  memperlambat  proses  administratif.  Masih  manual  dalam  sistem pengarsipan  surat  mengakibatkan  risiko  hilangnya  dokumen,  ketidakakuratan  data, dan kelemahan dalam memastikan keamanan informasi yang disimpan.
Berdasarkan  latar  belakang  didapatkan  identifikasi  masalah  yaitu  keterbatasan dalam  sistem  manual  dapat  mengakibatkan  ketidakakuratan  data  dan  kurangnya efisiensi  dalam  menjalankan  proses  administratif  dan  penggunaan  sistem pengarsipan  surat  yang  masih  bersifat  manual  menyebabkan  proses  pencarian, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen surat menjadi lambat dan rentan terhadap kehilangan.
Rumusan  masalah  yang  didapatkan  yaitu  bagaimana  sistem  pengarsipan  surat yang  ada  di  Dinas  Koperasi  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah  Perdagangan  dan Perindustrian  Kabupaten  Cianjur  saat  ini,  bagaimana  hambatan  yang  terjadi  pada sistem  pengarsipan  surat  saat  ini  serta  bagaimana  solusi  untuk  mengatasi  hambatan yang terjadi pada sistem pengarsipan surat saat ini.
Untuk  memfokuskan  penelitian  dan  pembahasan  maka  diperlukan  batasan masalah  yaitu  merancang  aplikasi  pengarsipan  surat  yang  hanya  ditujukan  untuk bidang  UMKM  di  Dinas  Koperasi  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah  Perdagangan dan  Perindustrian  Kabupaten  Cianjur  berbasis  web  dengan  menggunakan  Laravel serta membuat laporan dalam bentuk PDF dan Excel yang dapat dibuat berdasarkan rentang  waktu  tertentu.  Adapun  tujuan  dilakukan  penelitian  ini  untuk  merancang aplikasi  pengarsipan  surat  berbasis  website  dan  memberikan  kemudahan  dalam pengarsipan  surat  pada  bidang  UMKM  di  Dinas  Koperasi  Usaha  Mikro  Kecil  dan Menengah Perdagangan dan Perindustrian Kabupaten Cianjur.

## 2. Metodologi Penelitian

## 2.1. Metode Pengumpulan Data
Dalam  pelaksanaan  penilitian  ini,  metode  pengumpulan  data  yang  digunakan adalah sebagai berikut :
a) Studi Pustaka
Mempelajari jurnal-jurnal ilmiah mengenai sistem informasi, aplikasi, database, Laravel dan hal lain yang bermanfaat sebagai referensi penelitian ini.
b) Observasi
Menganalisa  dengan  melakukan  pengamatan  langsung  di  lapangan  sehingga memperoleh informasi untuk dapat membuat aplikasi dengan baik.
c) Wawancara
Melakukan  wawancara  untuk  memperoleh  informasi  mengenai  permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat dengan pegawai Bidang UMKM.

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)

## 2.2. Metode Perancangan Sistem
Perancangan  aplikasi  pengarsipan  surat  ini  dikembangkan  menggunakan  bahasa pemrograman  PHP,  menggunakan  basis  data  MySQL  dan  menggunakan  framework Laravel.  Adapun  metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  penulis  adalah metode Unified  Modeling  Language (UML).  UML  adalah  sekumpulan  alat  yang biasanya  digunakan  untuk  melakukan  abstraksi  terhadap  sebuah  sistem  atau perangkat  lunak  berbasis  objek.  UML  merupakan  singkatan  dari Unified  Modeling Language .  UML  juga  menjadi  salah  satu  cara  untuk  mempermudah  pengembangan aplikasi yang berkelanjutan. [1].
Dalam  melakukan  penelitian  ini,  juga  menggunakan  metode  yang  menjelaskan cara  kerja  aplikasi  dengan  model waterfall ,  karena  model waterfall menyediakan siklus  hidup  perangkat  lunak  secara  berurutan  dimulai  dengan  analisis,  desain, pengodean, pengujian dan pendukung ( support ). Metode waterfall merupakan  sebuah  metode  klasik  yang  bersifat  sistematis secara  berurutan  dalam  membangun  perangkat  lunak  mulai  dari  tahap  analisis masalah  dan  analisis  kebutuhan  fungsional  sistem,  tahap  desain  menggunakan unified  modeling  language (UML)  seperti use  case  diagram , activity  diagram , sequence  diagram , hypertext  preprocessor (PHP)  sebagai  bahasa  pemrograman, pengujian  sistem  menggunakan blackbox  testing dan maintenance sistem [2]. Berikut ilustrasi dari metode waterfall .
Gambar 1. Ilustrasi Metode Waterfall

## 2.3. Analisa Sistem Berjalan
Analisa  sistem  yang  berjalan yaitu  proses  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar. Berikut merupakan prosesnya:
a) Sekretaris  Bidang  menerima  dan/atau  membuat  surat,  kemudian  mencatat informasi  surat  pada  buku  seperti  kode  surat,  nomor  surat,  tanggal  surat, perihal, dan klasifikasi surat (misalnya: masuk atau keluar, jenis surat).
b) Surat  diverifikasi  oleh  Sekretaris  Bidang  untuk  kebenaran  dan  kepentingan operasional, kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang untuk ditinjau.
c) Kepala  Bidang  meninjau  surat  dan  memberikan  persetujuan  atau  masukan jika diperlukan.
d) Surat  yang  telah  disetujui  atau  selesai  ditinjau  akan  disimpan  dalam  bindex atau folder fisik yang sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan.

## 2.4. Analisa Sistem Diusulkan
Analisa sistem yang diusulkan dalam pengarsipan surat yaitu dilakukan secara terpusat dalam  sistem  basis  data  untuk  memudahkan  pencarian  dan  manajemen  surat,  sementara salinan  fisik  tetap  disimpan  untuk  keperluan  arsip  fisik.  Penyelesaian  masalah  tersebut dirancang dalam sebuah sistem berbasis web dengan menggunakan framework Laravel.
Analysis Design Implementation Testing Maintenance

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1. Perancangan Sistem
Perancangan  pada  sistem  informasi  pengarsipan  surat  menggunakan  alat  desain dengan  UML. Use  Case  Diagram dan Activity Diagram digunakan  untuk  memodelkan sistem aplikasi tersebut.
3.2. Use Case Diagram Use  case  diagram menggambarkan  fungsional  yang  diharapkan  dari  sebuah  sistem. Use case bertujuan untuk mempresentasikan interaksi antara aktor dengan sistem.  Aktor adalah suatu entitas manusia yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan tertentu [3].
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Pengarsipan Surat

## 3.3. Activity Diagram
Diagram  yang  menggambarkan  atau  memodelkan  berbagai  aktivitas  aliran  dalam sistem yang sedang dikembangkan, serta bagaimana setiap aliran berawal dari keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana setiap aktivitas berakhir. Berikut Activity Diagram pengarsipan surat.
Gambar 3. Activity Diagram Pengarsipan Surat

## 3.4. Pengujian Sistem
Pengujian blackbox testing  digunakan  untuk  memastikan  fungsi-fungsi  sistem  pada perangkat  lunak  dapat  berjalan  dengan  sesuai  dengan  yang  direncanakan.  Pengujian blackbox testing menguji fungsionalitas tanpa perlu mengetahui detail internal kode atau struktur  programnya,  pengujian  ini  membantu  mengidentifikasi  masalah  tanpa memperhatikan implementasi internal [4].

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)
Tabel 1. Pengujian Blackbox No Skenario Pengujian Input Output Status 1. Tekan button daftar Menekan button daftar Menampilkan  halaman daftar Berhasil 2. Tekan button masuk Menekan button masuk Menampilkan halaman dashboard Berhasil 3. Tekan menu surat masuk Menekan menu surat masuk Menampilkan halaman surat masuk Berhasil 4. Tekan menu surat keluar Menekan menu surat keluar Menampilkan halaman surat keluar Berhasil 5. Tekan menu pegawai Menekan menu pegawai Menampilkan halaman pegawai Berhasil 6. Menambahkan surat masuk Menekan button tambah baru Menamapilkan halaman form surat masuk Berhasil 7. Mengisi form surat masuk Menginput nomor surat, judul surat, tanggal surat, pengirum, maksud surat, pengirim, upload berkas, keterangan Sistem akan memberikan notifikasi jika ada form yang belum diisi Berhasil 8. Preview berkas surat Menekan preview button Menampilkan berkas surat berupa PDF Berhasil 9. Unduh berkas surat Menekan download button Berkas surat berupa PDF akan langsung terunduh Berhasil 10. Aksi ubah surat masuk Menekan dropdown aksi lalu pilih ubah Menampilkan halaman form edit surat masuk Berhasil 11. Aksi hapus surat masuk Menekan dropdown aksi lalu pilih hapus Menampilkan pilihan akan dihapus atau tidak Berhasil 12. Membuat filter surat Memilih surat berdasarkan tahun Menampilkan surat berdasarkan tahun Berhasil 13. Melihat laporan surat Menekan button laporan Menampilkan laporan surat masuk Berhasil 14. Mencetak laporan PDF Menekan button laporan PDF Menampilkan laporan berupa PDF Berhasil 15. Tekan button keluar Menekan button keluar Menampilkan halaman awal dan keluar dari akun tersebut Berhasil

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan mengenai implementasi pada sistem informasi pengarsipan surat  berbasis website  yang  penulis  buat,  dapat  disimpulkan  bahwa aplikasi tersebut  memberikan  kemudahan  dalam  mengelola  pengarsipan  surat  pada  bidang UMKM  di  Dinas  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah  Perdagangan  dan  Perindustrian Kabupaten Cianjur. Memiliki tampilan yang detail, mudah dipahami, dan jelas. Selain itu, mempermudah  pegawai  untuk  membuat  laporan  bulanan  dalam  berbagai  format. Meminimalkan  risiko  kerusakan  atau  kehilangan  data  fisik  serta  dapat  mengurangi penggunaan  ruang  penyimpanan  pada  kantor  bidang  UMKM  di  Dinas  Koperasi  Usaha Mikro Kecil dan Menengah Perdagangan dan Perindustrian Kabupaten Cianjur.

## Daftar Pustaka
[1] A.  Noviantoro  ,  A.  B.  Silviana  ,  R.  .  Fitriani  ,  H.  P.  Permatasari,  “Rancangan  Dan Implementasi  Aplikasi  Sewa  Lapangan  Badminton  Wilayah  Depok  Berbasis  Web”,
Jurnal Teknik dan Science , vol. 1, no. 2, pp. 88-103, 2022.
[2] A.  Nurseptaji,  Arey,  F.  Andini,  dan  Y.  Ramdhani,  “Implementasi  Metode  Waterfall Pada  Perancangan  Sistem  Informasi  Perpustakaan”, Jurnal  Dialektika  Informatika , vol. 1, no. 2, pp. 49-57, 2021, DOI: 10.24176/detika.v1i2.6101.

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)
[3] M.  Rahmatuloh  dan  M.  R  .  Revanda,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Jasa Pengiriman  Barang  Pada  PT.  Haluan  Indah  Transporindo  Berbasis  Web”, Jurnal Teknik Informatika , vol. 14, no. 1, 2022.
[4] S.  U.  Damayanti,  D.  Purnamasari, Jumrianto,  N.  Q. Aini, “Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Berbasis  Website  untuk  Monitoring  Rab  di  Unit  Pelaksana  Transmisi PT.PLN  Salatiga  dengan  Blackbox  Testing”, Jurnal  Infoematika  Polinema ,  vol.  10, edisi. 2, pp. 189-196, 2024, DOI: 10.33795/jip.v10i2.4910.