INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 5 Tahun 2023 Page 3653-3662 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Perancangan Database Pada Sistem Informasi Arsip Surat
(Studi Kasus Balai Pengelolaan Hasil Hutan Lestari Wilayah XII Palu)
Septiano Anggun Pratama 1 ✉ , Chairunnisa Ar Lamasitudju 2 , Fahmil 3
Teknik Informatika, Fakultas Teknik Universitas Tadulako
Email: septiano93@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Penelitian ini ditujukan untuk membuat sebuah sistem informasi arsip surat yang digunakan dikantor Dinas Pengelolaaan Hutan Lestari wilayah XII Palu untuk untuk bisa membuat sebuah sistem yang lebih  mempermudah  para  pengawai  yang  melakukakan  pengarsipan  surat  yang  mungkin  lebih manual dan juga tercecernya surat yang  telah masuk dalam kantor dinas dalam bidang Data. Metode analisis data yang digunakan dalam merancang sistem yang akan dibuat adalah metode analisis data yang bersifat Kuantitatif. Metode pengembangan sistem yang dilakukan adalah metode prototyping. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan studi literatur. Database yang  digunakan  dalam  pembuatan  sistem  ini  yaitu  menggunakan  phpMyAdmin.  Jenis  pengujian sistem yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah jenis pengujian Black Box.
Kata Kunci: Database, Sistem Informasi, BPHL Palu

## Abstract
This  research  is  intended  to  create  a  letter  archive  information  system  used  in  the  office  of  the Sustainable Forest Management Service Region XII Palu to be able to create a system that makes it easier for employees who do letter archiving which may be more manual and also scattered letters that have entered the office in the field of data. The data analysis method used in designing the system to be created is the Quantitative data analysis method. The system development method used is the prototyping method.  The data collection methods used are interviews, observations, and literature studies. The database used in making this system is using phpMyAdmin. The type of system testing that will be used in this research is the type of Black Box testing.
Keyword: Database Informasi System, BPHL Palu

## PENDAHULUAN
Perkembangan  sistem  database  beriring  dengan  kemajuan  sistem  informasi.  Siklus perkembangan database tidak harus berurutan tetapi juga melibatkan tahapan evaluasi dari sisi pengguna sistem informasi. Permasalahan dalam perancangan database adalah sudut pandang dari sisi perancang, programmer dan enduser cenderung berbeda pemahaman. Metodologi  perancangan  merupakan  struktur  yang  menggunakan  prosedur,  teknik, peralatan dan dokumentasi. Fase perancangan mengarahkan desainer untuk menggunakan teknik sesuai dan efektif dalam proyek perancangan, sehingga membantu desainer dalam perencanaan, pengelolaan, pengaturan dan evaluasi pengembangan database.
Database adalah kumpulan field – field yang mempunyai kaitan antara satu file dengan field yang lain sehingga membentuk bangunan data untuk menginformasikan kondisi lalu lintas dalam bahasa tertentu.
Sistem adalah bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Menurut Davis, G.B, sistem secara fisik adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
Perancangan  database  terdiri  dari  4  proses  yaitu  analisis  kebutuhan,  desain konseptual, desain logikal dan fisikal. Analisis kebutuhan adalah memahami kebutuhan dari sistem  informasi  yang  mau  dibuat  seperti  system  requirement,  rule  business,  kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Desain konseptual adalah proses perancangan model  data terbebas  dari  semua pertimbangan fisik.  Desain  logikal  adalah  perancangan model data berdasarkan data spesifik terbebas dari DBMS sedangkan fisikal hasil dari uraian implementasi database yang disimpan dan saling berhubungan. Relasi adalah representasi semua database dibuat dalam bentuk tabel dan kolom secara dua dimeknsi.
BPHL wilayah XII Palu mempunyai tugas melaksanakan fasilitasi penyusunan rencana pengelolaan, perencanaan pemanfaatan hutan produksi dan hutan lindung, melaksanakan pemantauan  dan  evaluasi  pemanfaatan  hutan  dilaksanakan  sesuai  dengan  ketentuan peraturan perundang-undangan.
Saat  melakukan  kerja  praktek,  Kepala  balai  menugaskan  untuk  menangani  bagian pengarsipan surat masuk, memiliki tanggung jawab untuk melakukan pendisposisian surat, mencatat agenda surat, serta melakukan arsip. Seluruh kegiatan ini dilakukan secara manual, sehingga membuat tingkat kehilangan lembar disposisi semakin rawan.
Berdasarkan  observasi  yang  dilakukan  pada  Balai  Pengelolaan  Hutan  Lestari didapatkan permasalahan yaitu mengenai bidang sub bagian Tata Usaha terkhususnya pada
kepegawaian  pengarsipan  surat.  Menurut  kamus  besar  bahasa  Indonesia  arsip/ar-sip/ dokumen  (surat,  akta  dan  sebagainya),  lisan  (pidato,  ceramah,  dan  sebagainya),  atau bergambar foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas),  elektronik  (pita  kaset,  pita  video,  disket  computer,  dan  sebagainya),  biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi, untuk pembakuan, pengaturan, dan pengawetan yang diperlukan dan pengawetan yang supaya bahan arsip dapat dikenal dan disusun sebagaimana aslinya tanpa ada yang dirusak dan di ubah (Simangunsong and Informatika, 2018).
Oleh karena itu penulis melakukan sebuah penelitian dengan judul “Sistem Informasi Arsip Surat” yang mana peneliti akan membuat sebuah sistem informasi arsip surat yang digunakan  dikantor  Dinas  Pengelolaaan  Hutan  Lestari  wilayah  XII  Palu  untuk  untuk  bisa membaut  sebuah  sistem  yang  lebih  mempermudah  para  pengawai  yang  melakukakan pengarsipan surat yang mungkin lebih manual dan juga tercecernya surat yang  telah masuk dalam  kantor  dinas  dalam  bidang  Data.  Diharapkan  dengan  adanya  sistem  ini  staff  dan karyawan tidak lagi melakukan penginputan menggunakan cara manual, sehingga surat- surat yang ada tidak hilang atau tercecer.

## METODE PENELITIAN
Metode  analisis  data yang digunakan  dalam merancang sistem yang akan dibuat adalah metode analisis data yang bersifat Kuantitatif. Metode pengembangan sistem yang dilakukan adalah metode prototyping.  Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan studi literatur. Jenis pengujian sistem yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah jenis pengujian Black Box. Adapun tahapan dalam pembuatan sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Mulai
Melakukan observasi Mengumpulkan data Merancang sistem Memasukkan data surat Melakukan pengujian sistem Apakah aplikasi berjalan sesuai kebutuhan Memberikan arahan Selesai Y N Gambar 1 Tahapan Pembuatan Sistem

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil
Analisa dan Pemecahan Masalah
Selama penulis melakukan kerja praktek di Balai Pengelolahan Hutan Lestari (BPHL), penulis melakukan wawancara pada beberapa staff dan karyawan, dan menurut salah satu karyawan,  bahwa  di  Balai  tersebut  permasalahan  yang  ada  di  Balai  Pengelolahan  Hutan Lestari (BPHL), maka diperlukan sebuah sistem  yang dapat menentukan  jalannya Bagian Kepegawaian dalam bidang surat-persuratan yang harus diprioritaskan terlebih dahulu. Saat ini, sistem yang yang berbasis aplikasi ini digunakan masih kurang maksimal dimana di saat kami turun Kerja praktek pada Balai Pengelolahan Hutan Lestari, bahwa sistem arsip surat yang sudah 1 tahun silam tidak lagi digunakan oleh karena itu kami di berikan satu tanggung jawab yaitu mencoba membuat sebuah sistem yang khusus untuk tata usaha terlebihnya pada arsip surat lebih aman dan tidak tercecer nantinya. Oleh karena itu penulis melakukan sebuah penelitian dengan judul “Sistem Informasi Arsip Surat”. Diharapkan dengan adanya sistem ini staff dan karyawan tidak melakukan  penginputan surat masuk dan juga keluar secara manual dan menyimpan arsip surat pada database sistem, sehingga tidak diperlukan lagi keluar ruangan untuk menyurvei kondisi jalan

## Pembahasan
Berdasarkan  permasalahan-permasalahan  yang  telah  didapatkan  maka  mahasiswa kerja  praktek  membuat  sebuah  Sistem  untuk  mengatasi  masalah  tersebut.  Berikut merupakan  pembahasan dari Perancangan  Database  Sistem Informasi Arsip Surat (Studi Kasus Balai Pengelolaan Hutan Lestari Palu).

## Implemetasi Database
Database  yang  digunakan  dalam  pembuatan  sistem  ini  yaitu  menggunakan phpMyAdmin  yang  merupakan  webbase  control  panel  untuk  MySQL  129  yang  telah terinstall didalam komputer kita,  dari  sini kita  dapat membuat memodifikasi menghapus database dan table data yang ada pada MySQL. Implementasi database dalam bahasa SQL adalah sebagai berikut:
Tabel 1 Implementasi Database NO Nama Tabel Hasil Pembangkitan 1 account.sql CREATE TABLE `account` ( `id` int(5) NOT NULL, `username` char(30) NOT NULL, `password` char(30) NOT NULL,
`full_name` varchar(50) NOT NULL,
`jenis_kelamin`  varchar(20)  NOT NULL,
`photo` varchar(500) NOT NULL ) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4; 2 Surat_masuk.sql CREATE TABLE `surat_masuk` ( `id` int(10) NOT NULL,
`no_urut` char(10) NOT NULL,
`no_urut_surat` char(10) NOT NULL, `nomor_surat` varchar(50) NOT NULL, `tanggal_surat` date NOT NULL, `asal_surat` varchar(50) NOT NULL, `perihal` varchar(250) NOT NULL, `plh` varchar(25) NOT NULL,
`disposisi` varchar(100) NOT NULL, `keterangan` varchar(100) NOT NULL ) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4; 3 Lembar_disposisi  CREATE TABLE `lembar_disposisi` (
`id` int(11) NOT NULL,
`indeks` char(10) NOT NULL, `kode` char(10) NOT NULL, `tanggal_nomor`  varchar(50)  NOT NULL,
`asal_surat` varchar(50) NOT NULL, `isi_ringkas` varchar(250) NOT NULL, `tanggal_terima`  varchar(50)  NOT NULL,
`tujuan_disposisi`  varchar(100)  NOT NULL,
`isi_disposisi` varchar(25) NOT NULL, `sifat` varchar(20) NOT NULL

## CHARSET=utf8mb4;

## Tabel Data Base Account
Pada table database account ini digunakan tipe data int dan varchar. Dimana varchahr merupakan tipe data karakter (string) yang akan sering digunakan. Dimana A adalah jumlah karakter yang akan dialokasikan oleh MySQL. Misalnya nilai A=5, maka MySQL menyediakan 5  karakter  untuk  kolom  tersebut.  Nilai  maksimal  A  adalah  255  karakter  untuk char,  dan 65,535 karakter untuk varchar.

## Gambar 2 Tabel Database Accout
Tabel Database Surat_Masuk
Pada table Database Surat_Masuk digunakan tipe data int,varchar dan date, dimana int untuk “id” dan Varchar untuk “no_urut, perihal, disposisi, keterangan dll , ” kemudian untuk “ date” untuk “Tanggal_surat” . Int merupakan tipe data yang terdiri dari angka bulat (tidak mengandung nilai pecahan atau nilai decimal). Nilai ini bisa berbentuk angka positif maupun negative.

## Gambar 3 Tabel Database Surat_Masuk
Tabel Database Lembar_disposisi
Pada table Database Lembar_disposisi digunakan tipe data int dan varchar, dimana int untuk “id” dan Varchar untuk “ index, koode, asal_Surat, tujuan disposisi dll ” . Int merupakan tipe data yang terdiri dari angka bulat (tidak mengandung nilai pecahan atau nilai decimal). Nilai ini bisa berbentuk angka positif maupun negative.
Gambar 4 Tabel Database Lembar_Disposisi Pengujian Sistem
Pengujian Black Box
Jenis pengujian sistem yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah jenis pengujian Black Box, sebagai berikut:
Proses Input Data User
Tabel 2 Penambahan Data Identifikasi Pengujian-1 Nama Butir Uji Proses Penambahan data account Tujuan Memeriksa apakah dapat melakukan penambahan data pada sistem Kondisi Awal Menginput data Account menggunakan mysql Skenario
1. Menginput username dan password menggunakan mysql
2. Menekan tombol simpan
Hasil Data Yang Diberikan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Username Password Data tersimpan kedalam database Data tersimpan  Valid Proses Mengubah atau Mengubah Data Account Tabel 3 Mengubah Data Identifikasi Pengujian-2 Nama Butir Uji Proses Mengedit data Account Tujuan Memeriksa apakah dapat melakukan perubahan data pada sistem
Kondisi Awal

## Merubah data Account menggunakan mysql

## Skenario
1. Merubah username dan password menggunakan mysql

## 2. Menekan tombol simpan
Hasil Data Yang Diberikan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Username dan Password yang sama atau merubah dengan
Username dan
Password yang baru. Data diubah dan tersimpan kedalam database Data tersimpan Valid Proses Menghapus Data Account Tabel 4 Menghapus Data Identifikasi Pengujian-3 Nama Butir Uji Proses Menghapus data Account Tujuan Memeriksa apakah dapat melakukan penghapusan data pada sistem Kondisi Awal Menghapus data Account menggunakan mysql Skenario
1. Menghapus username dan password menggunakan mysql
2. Menekan tombol simpan Hasil Data Yang Diberikan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan - Data dihapus dari database Data terhapus Valid
Gambar 5 Hasil Pengimputan Database
Implementasi Sistem
Dengan adanya sistem informasi Arsip surat ini bisa dikatakan meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mengelola Pengarsipan surat. Adapun skema dari penerapan sistem ini dapat dilihat pada gambar berikut:
User Web Server/Internet
Database
Gambar 6 Skema Penerapan Sistem
Berdasarkan Skema penerapan sistem tersebut pengguna dapat mengakses sistem dimana saja dan kapan saja asalkan pengguna terhubung kedalam internet.

## Realisasi Sistem
Realisasi  Sistem  Informasi  Arsip  Surat  Pada  Balai  Pemgelolaan  Hutan  Lestari,  akan digunakan  sebagai  alternatif  untuk  melakukan  pengarsipan  surat    yang  sebelumnya dilakukan  secara  manual,  berdasarkan  keterangan  salah  satu  karyawan  bahwa  sistem  ini menambah  efisiensi  untuk  tidak  melakukan  Pengarsipan  Surat  yang  manual  dan  masih menggunakan kertas atau buku.

## SIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan,  dapat  diambil  beberapa  kesimpulan  yaitu sebagai berikut:
1. Proses Pegarsipan Surat menjadi lebih cepat, menghemat waktu dan tenaga karena sudah  dilakukan  secara  online  dan  juga  menggunakan  alat  elektronik  yaitu Laptop/Komputer.
2. Penentuan Disposisi dikelola oleh database
3. Dapat dengan cepat dalam mencari data dan rekap data
4. Dengan adanya sistem ini tidak lagi dilakukan Pencatatan Surat secara manual

## DAFTAR PUSTAKA
Asmara, R. (2016). Sistem Informasi Pengolahan Data Penanggulangan Bencana pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten Padang Pariaman. Jurnal J-Click, 3(2), 80 – 91. Hidayat, C. (n.d.). No Title. Https://Ranahresearch.Com/.
https://ranahresearch.com/metode-waterfall/
Husaini, H., & Fitria, H. (2019). Manajemen Kepemimpinan Pada Lembaga Pendidikan Islam. JMKSP  (Jurnal  Manajemen,  Kepemimpinan,  Dan  Supervisi  Pendidikan),  4(1),  43. https://doi.org/10.31851/jmksp.v4i1.2474
Josi,  A.  (2017).  Penerapan  Metode  Prototyping  Dalam  Membangun  Website  Desa  (Studi Kasus Desa Sugihan Kecamatan Rambang). Jti, 9(1), 50 – 57.
Sukrianto,  D.  (2017).  Penerapan  Teknologi  Barcode  pada  Pengolahan  Data  Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP). Intra-Tech, 1(2), 18 – 27.