Volume 1 No. 1 Mei 2020 E-ISSN 0000-0000

## Analisa Sistem Informasi Penjualan Obat
Andhika Novandya 1 , Saferis Goawasa 2
1,2 Universitas Bina Sarana Informatika e-mail: 1 andhika@bsi.ac.id, 2 safegowasa1920@gmail.com
Abstrak - Penelitian ini mengambil studi kasus sebuah perusahaan  yang bergerak dalam  bidang penjualan dan distribusi obat-obatan serta alat kesehatan, dimana pengolahan data penjualan obat masih  menggunakan system pencatatan  manual.  Ada  beberapa  permasalahan  yang  ditemukan  dalam  sistem  informasi  penjualan  obat, diantaranya  terlambatnya  pelaporan  sebagai  hasil  akhir  dari  sebuah  transaksi.  Adanya  disintegerasi  alur penjualan yang terdapat dalam program aplikasi dengan aturan main standar operasional perusahaan yang tertera dalam Buku SOP. Adanya tabel-tabel penyusun program aplikasi dalam database yang memiliki field yang sama sehingga  memungkinkan terjadinya redudansi data. Oleh karena  itu dengan penelitian  ini penulis  menyarankan beberapa solusi untuk memperbaiki sistem penjualan obat. Terdapat beberapa form dan subform dalam program aplikasi yang tidak digunakan dalam alur penjualan tunai perusahaan. Penerapan program pada sistem informasi penjualan obat merupakan suatu pemecahan masalah dalam mengatasi kesalahan – kesalahan yang terjadi karena faktor  sumber  daya  manusia  ( Human  Error ),  namun  diperlukan  adanya  pengembangan  sistem  tersebut  untuk mempercepat akses data dan mempermudah transaksi yang dilakukan.
Kata Kunci: analisa sistem, penjualan obat, sistem penjualan obat
Abstract - This study takes a case study of a company engaged in the sale and distribution of drugs and medical devices, where data processing of drug sales still uses a manual recording system. There are several problems found  in  the  drug  sales  information  system,  including  late  reporting  as  a  result  of  a  transaction.  There  is  a disintegration  of  the  sales  flow  contained  in  the  application  program  with  the  company's  standard  operating rules as stated in the SOP Book. The existence of the application program compiler tables in the database that have  the  same  fields  so  as  to  allow  data  redundancy.  Therefore,  with  this  study  the  authors  suggest  several solutions  to  improve  the  drug  sales  system.  There  are  several  forms  and  subforms  in  the  application  program that are not used in the company's cash sales flow. The application of the program in the drug sales information system is a solution to problems in overcoming errors that occur due to human resource factors (Human Error), but it is necessary to develop such a system to speed up data access and facilitate transactions made.

## Keywords: system analysis, drug sales, drug sales system

## PENDAHULUAN
Sebagaimana  teori  dari  salah  seorang  pakar ekonomi bernama Paul Zane Philzer yang meramalkan bahwa perusahaan yang bergerak dalam industri  kesehatan  akan  mengalami  kemajuan  yang pesat di era globalisasi ini,  Sebuah perusahaan yang tengah mencoba untuk menjadi perusahaan penyalur ( distributor )  obat-obatan  nomor  satu  di  Indonesia. Perusahaan  yang  memiliki  visi  untuk menjadi  pilihan  utama  bagi  prinsipal  ini  telah memproduksi  obat-obatan  dan  alat  kesehatan. Perusahaan  berperan  sebagai  penyalur  produk  dari prinsipal  tersebut  hingga  sampai  kepada  pihak  yang berhadapan  langsung kepada konsumen seperti toko obat,  apotek,  dan  rumah  sakit.  Karena  hal  tersebut, perusahaan  memiliki  omzet  penjualan  yang  cukup besar.  Hal  ini  menarik  untuk  mempelajari,
menganalisa dan membahas tentang sistem penjualan tunai pada perusahaan tersebut Berdasarkan latar belakang permasalahan dan beberapa kondisi yang sudah disebutkan diatas maka yang  menjadi  pokok  permasalahan  pada  penelitian ini  adalah  bagaimana  mengembangkan  sebuah sistem  penjualan  obat  berbasis  komputer.  Untuk mempermudah  aktifitas  penjualan  sehingga  berjalan dengan  lancar  dan  tepat  waktu.  Permasalahan penulis rumuskan sebagai berikut:
a. Bagaimana  mengantisipasi  tingginya  tingkat kerumitan program aplikasi yang digunakan.
b. Bagaimana mencari penyelesaian terhadap disintergrasi  alur  penjualan  dalam  program aplikasi  dan  aturan  main  standar  operasional perusahaan.
c. Bagaimana menghilangkan redudansi data dalam database yang sudah ada.
d. Form  dan  subform  apa  saja  yang  dibutuhkan dalam  membangun  aplikasi,  sehingga  bisa mengurangi form yang tidak digunakan.
e. Bagaimana membangun sebuah program penjualan untuk mempermudah kegiatan transaksi  penjualan,  sehingga  bisa  menyajikan laporan yang tepat waktu dan tepat guna. Penelitian ini memiliki ruang linngkup permasalahan tentang penjualan obat agar pembahasan  bisa  lebih  fokus.  Pembahasan  dimulai dari  penerimaan  pesanan, entry  faktur ,  persiapan barang,  pengiriman  barang,  pembayaran,  sampai dengan pembuatan laporan yang akan menghasilkan output berupa  Buku  Penjualan.  Tujuan  dari penelitian ini adalah:
1. Menganalisa  permasalahan  yang  terjadi  pada sistem  penjualan  obat,  lalu  membuat  usulan sebagai alternatif pemecahan masalah.
2. Membuat  sebuah  aplikasi  yang  bisa  membantu dalam  mengatasi  permasalahan  yang  terjadi pada sistem penjualan obat
3. Mengimplementasikan  Sistem  usulan  secara berkala.
4. Mendalami  pemahaman  atas  mekanisme  kerja sebuah  sistem  dalam  suatu  perusahaan  dan menambah pengetahuan mengenai sistem penjualan obat.
Menurut  Albahra  menyatakan  ”Sistem  adalah suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur  –  prosedur  yang saling  berhubungan,  berkumpul  bersama–sama untuk  melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Mengenali adanya kebutuhan Pembangunan sistem Pemasangan Sistem Pengoperasian Sistem Sistem menjadi Usang Gambar 1. Daur Hidup Sistem
Beberapa  tahapan  dari  daur  hidup  suatu sistem menurut Sutabri adalah :
1. Mengenali adanya kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan  atau  problema  yang  harus  dapat dikenali  sebagaimana  adanya.  Kebutuhan  dapat terjadi  sebagai  hasil  perkembangan  organisasi. Volume  kebutuhan  itu  meningkat  melebihi kapasitas  dari  sistem  yang  ada,  pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
2. Pembangunan sistem Suatu  proses  atau  seperangkat  prosedur  yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang
timbul  dan  membangun  sutu  sistem  untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan sistem
Setelah  tahap  pembangunan  sistem  selesai, sistem kemudian akan dioperasikan. Pemasangan  sistem  merupakan  tahap  yang penting  dalam  daur  hidup  sistem,  dimana peralihan  dari  tahap  pembangunan  menuju tahap  operasional  adalah  pemasangan  sistem., yang  merupakan  langkah  akhir  dari  suatu pembangunan sistem.
4. Pengoperasian sistem Program-program  komputer  dan  prosedur- prosedur  pengoperasian  yang  membentuk  suatu sistem  informasi  semuanya.  Bersifat  statis, sedangkan  organisasi  yang  ditunjang  oleh sistem  informasi  selalu  mengalami  perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan  dan  kebijaksanaan  ataupun  kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan- perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.
5. Sistem menjadi usang Kadang-kadang  perubahan  yang  terjadi  begitu drastis  sehingga  tidak  dapat  diatasi  hanya dengan  melakukan  perbaikan  pada  sistem  yang sedang  berjalan.  Tiba  saat  dimana  secara ekonomis  dan  teknis,  sistem  yang  ada  sudah tidak  layak  lagi  untuk  dioperasikan  dan  sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

## METODE PENELITIAN
Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan dalam  penelitian  ini  mencakup  metode  pengamatan langsung  (observasi),  metode  wawancara  dan metode  kepustakaan.  Masing-masing  metode  akan penulis jabarkan sebagai berikut:
1. Pengamatan ( Observasi )
Peneliti  melakukan  pengamatan  di  PT.  Kimia Farma Trading & Distribution Kantor Pusat dan Cabang  yang  menangani  penjualan  perusahaan untuk mendapatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem penjulan obat.
2. Wawancara ( Interview ) Peneliti melakukan wawancara dengan melakukan  tanya  jawab  secara  langsung  ke sejumlah  karyawan  dan  pimpinan  Perusahaan PT.  Kimia  Farma  Trading  &  Distribution berkaitan  dengan  permasalahan  yang  terjadi terhadap Sistem Penjualan Obat.
3. Studi Pustaka Peneliti  membaca,  mempelajari,  dan  mengutip buku-buku  tentang  sistem  penjualan  obat  yang dapat  dijadikan  sebagai  bahan  referensi  dalam penelitian ini

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Objek  penelitian  berdasarkan  studi  kasus pada  perusahaan  lebih  menonjol  dalam  bidang perdagangan,  terlihat  dari  data  tahun  ketahun, komposisi  penjualan  kepada  institusi  baik  melalui tender  atau  langsung,  lebih  dominan  dari  pada penjualan  reguler,  yang  mencerminkan  kepada bisnis distribusi.
Prosedur  sistem  untuk  sistem  penjualan  obat sebagai berikut :
1. Proses Pendaftaran Customer  memberikan  Data  Customer  dengan mendafatarkan diri/perusahaan kedalam program aplikasi  yang  secara  otomatis  akan  tersimpan  di dalam database.
2. Proses Pemesanan Customer  melihat  Data  Barang  pada  melalui program  aplikasi  dan  mengisi  Data  Pesan  ke dalam program aplikasi.
3. Proses Pembayaran Customer  mengisi  Data  Transfer  pada  program aplikasi.  Dalam  proses  pembayaran,  Bagian Gudang mengambil Data Pesan untuk memvalidasi  Data  Pesan  tersebut.  Kemudian Administrator  mengambil  Data  Pesan  dan  Data Transfer  untuk  di  proses  ke  dalam  proses pengiriman.
4. Proses Pengiriman Barang erdasarkan  Data  Pesan  dan  Data  Transfer, Bagian  Pengiriman  membuat  Data  Faktur melalui  program  aplikasi.  Kemudian  mencetak Faktur  tersebut  dan  memberikannya  kepada Customer bersamaan dengan pengiriman barang.
5. Proses Laporan Kepala  Cabang  mengambil  Buku  Penjualan dalam program aplikasi  yang dibuat berdasarkan Data Faktur.
Berdasarkan  penjabaran,  maka  dokumen masukan  yang ada pada system  informasi penjualan obat antara lain: data produk obat dan data customer. Sedangkan  dokumen  keluaran  yaitu  invoice,  faktur, laporan penjualan obat.
Rancangan database menggunakan normalisasi  untuk  sistem  informasi  penjualan  obat yang  dilakukan  secara  tunai.  Normalisasi  dimulai dengan  menganalisa  kebutuhan  dokumen  masukan dan  dokumen  keluaran  dari  sistem  informasi penjualan  obat.  Lalu  dibuatlah  bentuk tidak  normal, normal  kesatu,  normal  kedua  dan  normal  ketiga. Berikut ditampilkan normalisasi bentuk ketiga.
Gambar 2. Rancangan Database Dengan Normalisasi
Pada  rancangan  database  menggunakan normalisasi  dapat  dilihat  ada  table  customer,  table produk,  table  invoice,  table  detail  invoice,  table faktur,  dan  table  konfirmasi  bayar  yang  nantinya akan  menampung semua transaksi  yang terjadi pada system informasi penjualan obat.
Berdasarkan  rancangan  database  tersebut dapat  disusun  spesifikasi  file.  Spesifikasi  ini  adalah dengan  menggunakan  PhpMyAdmin  dengan  nama database penjualan_obat.sql, sebagai berikut:
Tabel 1. Spesifikasi File Customer
Tabel 2. Spesifikasi File Produk Obat
Tabel 3. Spesifikasi File Invoice
Tabel 4. Spesifikasi File Detail Invoice
Tabel 5. Spesifikasi File Konfirmasi Bayar
Tabel 3. Spesifikasi File Faktur
Rancangan  hierarchy  input  proses  output sistem  informasi  penjualan  obat  adalah  alat  yang digunakan  sebagai  dokumentasi  program,  sebagai alat  desain  dan  teknik  dokumentasi  dalam  siklus pengembangan program.
HIPO  dapat  digunakan  untuk  memenuhi kebutuhan macam-macam pemakai yang menggunakan  dokumentasi  untuk  tujuan-tujuan yang berbeda. Gambar 3. HIPO
Gambar  hierarchy  input  proses  output memperlihatkan  struktur  menu  yang  ada  dalam system  informasi  penjualan  obat.  Mulai  dari  menu login  lalu  akan  menampilkan  menu  utama.  Dalam menu  utama  akan  tampil  kolom  produk  yang  berisi data  produk  obat-obatan.  Invoice  untuk  input  data transaksi penjualan obat, Faktur untuk menampilkan dan cetak faktur. Konfirmasi bayar untuk menampilkan konfirmasi pembayaran obat.

## KESIMPULAN
Beberapa  kesimpulan  yang  dapat  peneliti sampaikan mengenai sistem penjualan obat, diantaranya : 1. Perusahaan  menggunakan  sistem  penjualan obat dengan sebuah program aplikasi
2. Program  aplikasi  yang  digunakan  dibuat  dari bahasa  pemograman  yang  dikoneksikan dengan  jaringan  internet  sehingga  dapat terhubung  dan  tersebar di beberapa wilayah dan  setiap  terjadi  transaksi  maka  data  yang dimasukkan  dalam  program  aplikasi  akan langsung  tersimpan  pada  komputer  server  di kantor pusat.
3. Terjadi  disintegrasi  alur  sistem  penjualan yang  diterapkan  dalam  Buku  SOP  dengan alur sistem penjualan dalam aplikasi.
4. Terdapat  beberapa field yang  sama  dalam beberapa table pembentuk  program  aplikasi sehingga memungkinkan terjadinya redudansi data.
5. Ditemukan beberapa form dan subform dalam program aplikasi yang tidak digunakan.
6. Diharapkan  sistem  informasi  penjualan  obat dapat diterapkan.

## REFERENSI
Chayo  Yosafat.  2007.  Buku  Latihan  Microsoft Visual  Foxpro  9.0.  Jakarta.  PT.  Elex  Media Komputindo.
Jogiyanto,  HM.    2005.  Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto,  H.M.  2005. Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur: Teori dan Praktek  Aplikasi  Bisnis .  Penerbit:  ANDI,
Yogyakarta. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi .Yogyakarta: ANDI. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Ladjamudin,  Al  Bahra  Bin.  2005. Analisa  dan Desain  Sistem  Informasi .  Jakarta:  Graha
Ilmu. Marlinda,  Linda.    2004.  Sistem  Basis  Data. Yogyakarta: Andi. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta:Bagian  Penerbit  Sekolah  Tinggi Ilmu Ekonomi TKPN.
Mulyanto,  Agus.  2009. Sistem  Informasi  Konsep  & Aplikasi .Pustaka Pelajar. Yogyakarta.
Soemarso,  S.R.    2002.  Akuntansi  Suatu  Pengantar. Bekasi: Salemba Empat.
Stefhen  A.Moscove  dan  Mark  G.Simkin.    2001. Analisa  Desain  Sistem  Informasi  Bekasi: Salemba Empat.
Sutabri,  Tata.  2004. Sistem  Informasi  Akuntansi . Yogyakarta: ANDI