## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERSURATAN TERINTEGRASI JURUSAN INFORMATIKA DAN FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
Muhamad Eka Purnama Rijaludin 1 , Wina Witanti 2 , Asep Id Hadiana 3
1,2,3) Informatika, Universitas Jenderal Achmad Yani muhamadekapurnama@gmail.com

## ABSTRAK
Jurusan  Informatika  merupakan  salah  satu  jurusan  yang  berada  di  fakultas  Matematika  dan  Ilmu  Pengetahuan Alam  (MIPA),  Universitas  Jenderal  Achmad  Yani  (Unjani).  Secara  umum,  surat  yang  beredar  di  jurusan Infromatika dan fakultas MIPA Unjani dikategorikan dalam tiga kategori yaitu surat masuk, surat edaran dan surat keluar.  Pengolahan  surat  di  jurusan  Informatika  Unjani  belum  terintegrasi  dengan  fakultas  MIPA,  hal  ini menimbulkan  beberapa  persoalan  yang  dapat  menghambat  kinerja  jurusan  dan  fakultas  dalam  membuat  surat. Proses dalam verifikasi surat cukup memakan waktu, karena setiap surat baru baik itu surat edaran maupun surat keluar  tidak  langsung  memberitahukan  kepada  bagian  yang  memverifikasi  surat  karena  faktor  tertentu  seperti tidak ada ditempat, serta dalam pengarsipan surat tidak terkelola dengan baik yang mengakibatkan penelusuran surat  tidak  efisien.  Sistem  yang  diusulkan  memiliki  tujuan  untuk  dapat  mengintegrasikan  pengolahan  surat  di jurusan dan fakultas, melakukan pengolahan data surat masuk, surat edaran dan surat keluar guna mempermudah dalam  proses  pembuatan  surat  dan  penelusuran  surat,  dapat  memberitahukan  kepada  bagian  yang  akan memverifikasi surat menggunakan SMS (Short Messages Service) Gateway setiap adanya surat edaran dan surat keluar  yang  baru  secara  langsung  untuk  diverifikasi  dengan  menggunakan  digital  signature  agar  segera ditindaklanjuti. Tahap perancangan sistem menggunakan metode pengembangan sistem waterfall, yang dimulai pada pengumpulan data, analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan. Hasil penelitian ini memungkinkan pengelola  surat  menjadi  terstuktur  dan  pihak  yang  memverifikasi  surat  dapat  dengan  mudah  memverifikasi sehingga memangkas waktu verifikasi surat.
Keyword : Sistem informasi, persuratan, SMS gateway, digital signature

## 1. PENDAHULUAN
Jurusan  Informatika  merupakan  salah  satu jurusan  yang  berada  di  fakultas  Matematika  dan Ilmu  Pengetahuan  Alam  (MIPA)  Universitas Jenderal Achmad Yani (Unjani). Beberapa pekerjaan administrasi di fakultas MIPA dan jurusan Informatika  Unjani  masih  dikerjakan  secara konvensional, salah satunya adalah pengelolaan dan distribusi surat. Secara umum, surat yang beredar di fakultas  MIPA  dan  jurusan  Informatika  Unjani dikategorikan dalam tiga kategori yaitu surat masuk, surat edaran dan surat keluar.
Pengolahan surat pada jurusan belum terintegrasi  dengan  fakultas  sehingga  proses pembuatan  surat  melewati  beberapa  tahapan  yang seharusnya surat tersebut selesai dalam kurun waktu kurang dari tiga hari rata-rata menjadi lebih dari satu minggu,  faktor  yang  mempengaruhi  salah  satunya adalah  verifikasi  surat  oleh  pihak  tertentu.  Surat yang sudah siap diverifikasi terkendala ketika pihak yang  memverifikasi  surat  tersebut  tidak  ada  di tempat.  Fakultas  MIPA  dan  jurusan  Informatika Unjani mengelola beberapa surat secara bersamaan, yang dapat mengakibatkan munculnya permasalahan saat pengolahan data surat, permasalahan yang muncul pada proses pengelolaan surat  yaitu  pada  bagian  staff  jurusan  kurang  dapat mengelola data surat masuk, surat edaran, dan surat keluar  sehingga  mengakibatkan  kinerja  jurusan
menjadi  terhambat  saat  proses  penerimaan, pengiriman dan pembuatan surat.
Tujuan  penelitian  ini  adalah  membuat  sebuah sistem  untuk  administrasi  persuratan  yang  dapat melakukan  pengolahan  data  surat  masuk,  surat edaran  dan  surat  keluar  agar  mempercepat  proses pembuatan surat dan pendistribusian surat. Menangani  verifikasi  surat  dengan digital  signatur agar surat dapat ditindaklanjuti secara real time dan untuk menunjang pemberitahuan adanya surat baru yang harus diverifikasi menggunakan SMS gateway .
Dalam  penelitian  ini,  teknik  pengumpulan  data yang digunakan dengan cara mencari, memperoleh, mengumpulkan serta menggambarkan sesuai keadaan  yang  sebenarnya  secara  langsung  dari lapangan, sehingga diperlukan metodologi penelitian  data  dan  mengolah  informasi  yang diperlukan.
1. Pengumpulan Data Pada  tahap  ini  adalah  tahapan  untuk melakukan  pengambilan  data  terhadap  proses persuratan  yang  berada  di  jurusan  Informatika  dan fakultas  MIPA  Unjani.  Berikut  adalah  cara  untuk mendapatkan data.
a) Observasi  tahap  pengumpulan  data  dengan mengadakan  penelitian  langsung  ke  jurusan Informatika dan fakultas MIPA Unjani.
Copyright (c) 2018 Jurnal Mnemonic
b) Wawancara tahap pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung ke jurusan  Informatika  dan  fakultas  MIPA Unjani.
2. Analisis Sistem Berjalan
Pada pembuatan sistem ini dilakukan pengamatan  terhadap  proses  bisnis  yang  sedang berjalan yang berfungsi untuk mengetahui permasalah  dan  kebutuhan  yang  ada  pada  proses bisnis  instansi  tersebut.  Pada  tahap  ini  dilakukan pengumpulan  kebutuhan  untuk  sistem  informasi (Perangkat  Lunak)  yang  berupa  data  masukan, proses  yang  terjadi  dan  keluaran  yang  diharapkan dengan melakukan wawancara dan observasi.
3. Perancangan Sistem Baru
Perancangan  sistem  baru  atau  pembuatan gambaran  sistem  yang  dibuat,  Perancangan  tahap penerjemahan  dari  data  yang  dianalisis  kedalam bentuk yang mudah dimengerti.
4. Implementasi Perangkat Lunak
Pada tahap ini dilakukan implementasi terhadap sistem  yang  telah  dibangun  dengan  proses  bisnis perusahaan.
5. Pengujian Sistem
Pada  proses  ini  dilakukan  pengujian  untuk mengetahui  tingkat  akurasi  dari  sistem  yang dibangun.  Pengujian  dilakukan  dengan  pengujian blackbox yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak.
6. Dokumentasi Pada  tahap  ini  yaitu  tahap  menyimpan keseluruhan  proses  pada  media  penyimpanan  atau menuliskan  semua  poses  yang  terjadi  saat pembangunan sistem pengolahan data produksi ini. Penelitian  sebelumnya  mengenai  tata  persuratan  di kementrian agama kabupaten Pacitan yang menyampaikan  bahwa  dalam  proses  pengarsipan surat  masih  menggunakan  sistem  konvensional sehingga  pada  saat  pembuatan  dan  pencarian  surat akan mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama[1]. Penelitian lain menjelaskan mengenai pengolahaan surat masuk dan surat keluar di STMIK AUB  Surakarta,  permasalahan  yang  diangkat  yaitu proses  pencatatan  surat  masuk  dan  keluar  dengan menggunakan  sistem  nomor  belum  praktis  dan efisien.  Hal  ini  disebabkan  tidak  adanya  aplikasi yang  menunjang  untuk  penyimpanan  arsip-arsip surat  masuk  dan  surat  keluar,  sehingga  surat-surat yang  masuk  hanya  diagendakan  secara  manual menggunakan buku agenda yang dapat mempersulit pencarian surat masuk  maupun surat keluar tersebut [2].

## 2. PEMBAHASAN
Setelah analisa dilakukan pada jurusan Informatika  dan  fakulltas  MIPA  Unjani  maka diketahui  bahwa  permasalahan  yang  dihadapi  saat ini  yakni  pada  proses  pembuatan  surat  memakan banyak waktu karena beberapa tahapan  yang harus dilalui.  Pertama,  surat  pengantar  dibuat  oleh  staff
jurusan  yang  terverifikasi  oleh  ketua  jurusan  dan nantinya  akan  diberikan  pada  staff  fakultas  secara manual.  Kedua,  staff  fakultas  membuatkan  surat keluar  yang  harus  diverifikasi  oleh  dekan  fakultas. Terakhir, bagian fakultas membeikan kembali surat keluar  pada  staff  jurusan.  Proses  verifikasi  yang dilakukan  di  jurusan  dan  fakultas  memkan  banyak waktu,  hal  ini  disebabkan  karena  beberapa  faktor seperti  tidak  hadirnya  pemverifikasi  surat  di lingkungan  jurusan  atau  fakultas,  sehingga  staff jurusan  atau  fakultas  harus  menunggu  surat  yang terverifikasi untuk mentindaklanjuti surat tersebut.

## 2.1. Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  yang  akan  dibangun menggunakan  kosep Unified  Modelling  Language (UML) yang merupakan sebuah pemodelan yg telah menjadi  standar  dalam  industri  untuk  visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk  merancang  model  sebuah  sistem.  Diagram yang  digunakan  terdiri  dari use  case  diagram, activity  diagram,  sequence  diagram,  dan  class diagram .
2.2. Business Actor Berikut adalah deskripsi dari business actor yang terlibat  dalam  sistem.  Terdapat  empat  level pengguna yaitu admin, pengelola surat, pemverifikasi  surat  dan  pemohon.  Pengelola  surat dibagi menjadi dua pengguna yaitu staff jurusan dan staff  fakultas,  untuk  pemverifikasi  surat  dibagi menjadi  dua  pengguna  yaitu  ketua  jurusan  dan pempinan  fakultas.  Pengguna  yang  terlibat  dalam sistem  yaitu  admin,  staff  jurusan,  staff  fakultas, ketua  jurusan,  pimpinan  fakultas  dan  pemohon.. Business actor dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Business Actor Deskripsi  aktor  menjelaskan  definisi  setiap pengguna  yang  terlibat  yaitu  admin,  staff  jurusan, staff fakultas, ketua jurusan, pimpinan fakultas dan pemohon. Berikut ini dijelaskan mengenai deskripsi setiap pengguna yang terlibat. Deskripsi aktor dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Deskripsi Aktor No Aktor Deskripsi 1 Admin Pengguna sistem yang mengelola tambah, ubah dan hapus pengguna. 2 Staff Jurusan Pengguna sistem yang mengelola sistem persuratan di jurusan yang terdiri dari surat masuk, kelola disposisi, kelola surat edaran, kelola surat keluar, pengarsipan, kelola format surat dan laporan surat. 3 Staff Fakultas Pengguna sistem yang mengelola sistem persuratan di fakultas yang terdiri dari surat masuk, kelola disposisi, kelola surat edaran, kelola surat keluar, pengarsipan, kelola format surat dan laporan surat. 4 Ketua Jurusan (Kajur) Pengguna sistem yang mengelola sistem yang terdiri dari verifikasi surat jurusan. 5 Pimpinan Fakultas Pengguna sistem yang mengelola sistem yang terdiri dari verifikasi surat fakultas. 6 Pemohon Pengguna  sistem  yang  mengelola  sistem  yang  akan  memohon  penerbitan  surat keluar baru.

## 2.3. Use Case Diagram
Use  case diagram menggambarkan  bagaimana aktor  berinteraksi  dengan  sistem,  dibuat  sesuai proses bisnis yang telah diidentifikasi pada analisis sistem  yang  sedang  berjalan.  Terdapat  enam  aktor yang langsung berhubungan dengan sistem manajemen rantai pasok yaitu admin, staff jurusan, staff  fakultas,  ketua  jurusan,  pimpinan  dan pemohon. Use  case diagram dapat  dilihat  pada Gambar 2.

## 2.4. Activity Diagram
Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antar objek dan mengindikasikan  komunikasi  diantara  objek–objek tersebut. Diagram ini juga menunjukkan serangkaian  pesan  yang  dipertukarkan  oleh  objek- objek yang melakukan suatu tugas atau aksi tertentu. Activity diagram tambah pengguna untuk menambahkan user ke dalam sistem yang dilakukan oleh  aktor  admin  terhadap  sistem  untuk  mewakili activity diagram lainnya. Dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Activity Diagram
2.5. Sequence Diagram Sequence  diagram merupakan  diagram  yang menggambarkan  interaksi  antar  objek  di  dalam sebuah  sistem.  Interaksi  tersebut  berupa message yang  digambarkan  terhadap  waktu. Sequence diagram terdiri  dari  dimensi  horizontal  (objek- objek)  dan  dimensi  vertical  (waktu).  Berikut sequence diagram tambah pengguna yang dilakukan oleh aktor admin untuk mewakili sequence diagram lainnya. Dapat dilihat pada gambar 4.

## Gambar 4. Sequence Diagram

## 2.6. Class Diagram
Class diagram adalah diagram yang menggambarkan class-class yang  bekerja  pada sistem.  Nama class  diagram didapatkan  dari class diagram  conceptual ,  atribut class didapatkan
activity  diagram ,  sedangkan  method  yang  ada  di setiap class nya didapatkan dari sequence diagram.

## 2.7. Hasil Penelitian
Hasil  dari  penelitian  ini  yaitu  sebuah  sistem administrasi persuratan yang dapat mengelola surat masuk,  surat  edaran  dan  surat  keluar  di  fakultas MIPA  dan  jurusan  Informatika  Unjani  yang  saling terintegrasi. Selain itu dapat melakukan pengarsipan dan pemverifikasian secara digital. Berikut beberapa tampilan  sistem  administrasi  persuratan  fakultas MIPA dan jurusan Informatika Unjani.
a. Halaman Login Halaman  login  adalah  tampilan  awal  sistem untuk  amin,  staf  fakultas,  staf  jurusan,  ketua jurusan  dan  pimpinan.  Dapat  dilihat  pada gambar 5.
b. Halaman Surat Edaran Jurusan Halaman surat edaran jurusan adalah tampilan daftar surat edaran ketika staff jurusan memilih menu surat edaran. Dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 5. Halaman Login
Gambar 6. Halaman Surat Edaran Jurusan
c. Halaman Form Tambah Surat Edaran Jurusan Halaman  form  tambah  surat  edaran  jurusan adalah tampilan formulir untuk menambahkan surat  edaran  di  jurusan.  Dapat  dilihat  pada gambar 7.
d. Halaman Detail Surat Edaran Jurusan Halaman  detail  surat  edaran  jurusan  adalah tampilan  data  surat  edaran  yang  ditampilkan secara  terperinci  atau  lengkap.  Dapat  dilihat pada gambar 8.
Gambar 7. Halaman Form Tambah Surat Edaran Jurusan
Gambar 8. Detail Surat Edaran Jurusan
Gambar 9. Tampilan Cetak Surat Edaran Jurusan
e. Tampilan Cetak Surat Edaran Jurusan Tampilan  cetak  surat  edaran  jurusan  adalah tampilan  surat  edaran  bagian  jurusan  lengkap beserta data yang siap diprint. Dapat diliat pada gambar 9.
f. Tampilan SMS Gateway Surat Edaran Tampilan  SMS  Gateway  surat  edaran  adalah tampilan  pesan  singkat  yang  terkirim  kepada pihak yang  akan memverifikasi  untuk pemberitahuan adanya surat edaran yang harus diverifikasi. Dapat diliat pada gambar 10.
Gambar 10. Tampilan SMS Gateway Surat Edaran

## 3. SIMPULAN
Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan,  dalam  pembangunan  Sistem  Informasi Administrasi  Persuratan  ini  dapat  disimpulkan bahwa :
1. Tersedianya  sistem  informasi  administrasi persuratan  ini  mempermudah  bagi  staff fakultas dan  jurusan dalam hal mengelola dan mengarsipkan  surat  masuk,  surat  edaran  dan surat keluar karena lebih terstruktur.
2. Memangkas waktu dalam proses pendistribusian  surat  dari  jurusan  ke  fakultas atau sebaliknya.
3. Proses  verifikasi  surat  menjadi real  time karena    menggunakan digital  signature dan untuk  menunjang  pemberitahuan  surat  baru yang  harus  diverifikasi  menggunakan  SMS gateway..

## Ucapan Terima Kasih
Alhamdulillah  wa  Syukurillah, izinkan  saya dalam kesempatan yang baik ini ingin mengucapkan terimakasih, kepada:
1. Allah  SWT. Subhanallah,  walhamdulillah,
walaailaahaillallah wallahuakbar .  Semua yang  terjadi  dan  direncanakan  oleh  hamba- Nya, tak pernah satupun luput dari Ridho-Nya.
2. Kepada  Kedua  Orangtua  saya,  terimakasih yang  tak  terhingga  atas  doa,  semangat,  kasih sayang, pengorbanan, dan ketulusannya dalam mendampingi  penulis.  Semoga  Allah  SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan ridho-Nya kepada keduanya. Amin.
3. Kepada  Ibu  Wina  Witanti,  S.T.,  M.T.  dan Bapak Asep Id Hadiana, S.Si., M.Kom. selaku dosen pembimbing I dan pembimbing II yang dengan  sabar  membimbing,  memberikan  ide
solusi, memberikan arahan, sumbangan pikiran yang  sangat  berharga,  motivasi  dan  telah meluangkan waktu untuk penulis.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. D.  T.  Santi,  “Sistem  Informasi  Manajemen
Tata Persuratan Kementerian Agama Kabupaten  Pacitan,” Seruni  -  Seminar  Riset Unggulan, vol. II, no. 1, pp. 1-4, Maret 2013.
[2]. J. A. Prawono dan A. R. Pamungkas, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar  Di  STMIK  AUB  Surakarta,” INFORMATIKA, vol.  II,  no.  1,  pp.  26-33, Maret 2015.
[3]. K.  A.  Saputra  dan  M.  L.  Famukhit, “Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan
Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Pada  MTs Guppi  Jetiskidul,” IJNS  -  Indonesian  Journal on Networking and Security, vol. III, no. 4, pp.
59-62, 2014.
[4]. Suhana, “Sistem Administrasi Tata Persuratan Di  Pusat  Reaktor  Serba  Guna,” Buletin Pengelolaan Reaktor Nuklir, vol. X, no. 1, pp.
12-21, April 2013.
[5]. Y. P. Sari dan S. , “Sistem Informasi Persuratan Pada  Dinas  Pendidikan  Kabupaten  Pacitan Berbasis Web,” IJNS - Indonesian Journal on Network and Security, pp. 1-8, Juli 2013