Vol.16, No.1, Tahun 2022 ISSN: 2580-8397 (O); 0852-730X (P)

## Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Akademi Komunitas Negeri Pacitan Menggunakan Diagram UML dan EER
Anwar Fu'adi 1 , Agus Prianggono 2
1 Akademi Komunitas Negeri Pacitan
2 Akademi Komunitas Negeri Pacitan
1 anwar@aknpacitan.ac.id, 2 agus@aknpacitan.ac.id
ABSTRAK . Akademi Komunitas Negeri Pacitan (AKPN) telah memiliki Sistem Informasi Akademik yang merupakan adopsi dari sistem yang telah digunakan oleh perguruan tinggi  lain. Sistem ini memiliki banyak kendala dan kekurangan sehingga  AKNP  membutuhkan  sistem  baru  yang  memang  benar-benar  sesuai  dengan  kebutuhan.  Peneliti  melakukan analisa kebutuhan AKNP dan menuangkannya dalam rancangan sistem. Analisa kebutuhan dituangkan dalam bentuk Use Case  Diagram,  Activity  Diagram, dan State  Diagram .  Rancangan  sistem  diwujudkan  dalam  bentuk Class  Diagram, Enhanced Entity Relationship Diagram , dan Rancangan Antar Muka. Kata Kunci : Sistem Informasi Akademik; UML; EER
ABSTRACT . Pacitan Public Community College (PPCC) have utilised Academic Information System. The system was adopted from other university. PPCC found a lot of trouble when using it, since it was not tailored for them. Because of this, PPCC need to develop new Academic Information System that suitable for their need. This reasearch analise CCNP requirements  and  translate  them  to  system  design.  Requirement  Analysis  done  through  Use  Case  Diagram,  Activity Diagram, and State  Diagram. System design  done through Class Diagram,  Enhanced Entity Relationship Diagram, and Interface Design.
Keywords : Academic Information System ; UML; EER

## 1. PENDAHULUAN
Penggunaan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan operasional sebuah institusi, saat ini telah menjadi sebuah kebutuhan  yang  hampir  bersifat mutlak. Bagi sebuah  institusi pendidikan  seperti perguruan tinggi, penggunaan teknologi informasi bahkan telah menjadi standar. Penggunaan teknologi informasi seperti sistem  informasi  berdampak  sangat  signifikan  terhadap  efektifikas  dan  efisiensi  pelaksanaan  proses  bisnis (Indrayani, 2013).
Akademi Komunitas Negeri Pacitan (AKNP) adalah sebuah perguruan tinggi negeri berbentuk satuan kerja dibawah naungan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. AKNP dalam menjalankan kegiatan proses bisnis juga menggunakan sebuah sistem informasi akademik (SIA). SIA yang digunakan oleh AKNP  merupakan  SIA  yang  diadopsi  dari  perguruan  tinggi  lain.  Petugas  administrasi  di  AKPN  sering mengeluhkan sulitnya menggunakan SIA. Hal ini dikarenakan proses bisnis aplikasi yang tidak sesuai dengan proses bisnis akademik di AKNP. Selain tidak sesuainya proses bisnis, di SIA juga terdapat banyak kesalahan pemrograman yang tidak bisa diatasi karena tidak adanya dukungan pemeliharaan  dari pengembang.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan sebuah analisa terhadap proses bisnis yang berjalan di  APKN,  kemudian  menuangkannya  dalam  sebuah  rancangan  perangkat  lunak.  Kegiatan  ini  harus  segera dilaksanakan  karena  organisasi  AKNP  semakin  besar  dan  semakin  berkembang.  Setiap  tahun  AKNP  terus mendapatkan  peningkatan  jumlah  kuantitas  baik  mahasiswa  maupun  sumber  daya  pegawai.  Hasil  dari penelitian ini berupa rancangan lengkap yang ditargetkan selesai dalam satu tahun, kemudian implementasinya akan diusulkan melalui penelitian lanjutan.

## 2. METODE
Pada penelitian ini ada beberapa teori pendukungnya diantaranya:

## a. Sistem Informasi Akademik
Sistem  Informasi  Akademik  (SIA)  adalah  sebuah  sistem  informasi  yang  digunakan  oleh  perguruan tinggi dalam  mengelola semua proses bisnis  yang dijalankan dengan tujuan untuk menjadi  lebih efektif dan efisien(Indrayani,  2013).  Proses  bisnis  yang  dijalankan  oleh  perguruan  tinggi  meliputi  rantai  nilai  seperti tergambar di bawah ini:
Gambar 1. Rantai Nilai Perguruan Tinggi (Dzihni, 2019)

## b. Unified Modeling Language
Unified  Modeling  Language (UML)  adalah  bahasa  pemodelan  grafis  untuk  menggambarkan, mendeskripsikan,  mengkonstruksikan,  dan  mendokumentasikan  artifak-artifak  dari  sebuah  sistem  piranti lunak. UML dapat dijadikan sebagai sebuah standar untuk membuat blueprint sebuah sistem, yang mencakup hal-hal yang bersifat konseptual seperti proses bisnis dan fungsi-fungsi sistem, dan juga mencakup hal-hal yang bersifat  konkrit  seperti  statemen  bahasa  pemrograman,  skema  basisdata,  dan  juga  komponen  sistem(Sparx, 2021).
Di  dalam  spesifikasi  UML  terdapat  14  jenis  diagram  yang  terbagi  ke  dalam  dua  jenis  diagram yakni(Sparx, 2021):
A. Structural Modeling Diagrams
a. Package Diagram
b. Comppnent Diagram
c. Class Diagram
d. Deplyoment Diagram
e. Composite Structure Diagram
f. Object Diagram
g. Profile Diagram
B. Behavioral Modeling Diagram.
a. Use Case Diagram
b. Sequence Diagram
c. Activity Diagram
d. Timing Diagram
e. State Machine Diagram
f. Interactions Overview Diagram
g. Communication Diagram
c. Generic Software Process
Kerangka generic software process yang terdiri dari 5 tahap (Pressman, 2015).
Gambar 2. Alur linear generic software process (Pressman, 2015)
 Communication  : Kolaborasi  dan  komunikasi  dengan  pengguna  untuk  memahami  tujuan  dan kebutuhan terhadap piranti lunak yang akan dibangun.
 Planning : Penyusunan rencana pengembangan piranti  lunak  yang berisi aktifitas-aktifitas  yang harus diselesaikan.
 Modeling  : Pembuatan  model  yang  bertujuan  untuk  pemahaman  yang  lebih  baik  terhadap kebutuhan dan acuan dalam mencapai kebutuhan tersebut
 Construction : Penyusunan kode program sebagai wujud dari piranti lunak
 Deployment  : Penyerahan,  pemasangan,  dan  evaluasi  piranti  lunak  oleh  pengembang  kepada pengguna
Pelaksanaan penelitian ini mengikuti diagram alir berikut:

## Gambar 3. Diagram Alir Penelitian
Penelitian ini akan dimuai dengan melakukan FGD awal dengan tim peneliti, tim pembantu, dan calon pengguna  sistem.  Selanjutnya  anggota  peneliti  melakukan  pengumpulan  data  proses  bisnis  sedangkan  tim pembantu membantu mengumpulkan data sistem yang sudah ada sebelumnya. Data yang berhasil dikumpulkan dianalisa oleh peneliti dibantu oleh anggota peneliti.  Hasil analisa data dijadikan dasar perancangan sistem. Hasil perancangan akan dipresentasikan di depan para stakeholder meliputi pimpinan, staf administrasi, dosen, dan  mahasiswa.  Feedback  yang  diterima  akan  menjadi  dasar  perbaikan  sebelum  laporan  disusun  dan dipublikasikan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembangunan  Sistem  Informasi  Akademik  AKNP  didasarkan  pada  kebutuhan  sebuah  sistem  yang mampu  mengadministrasikan  kegiatan  pendidikan  secara  efektif  dan  efisien.  Berdasarkan  kebutuhan  ini peneliti mengidentifikasi tiga kelompok pengguna yakni Administrator, Dosen, dan Mahasiswa. Administrator adalah  tenaga  kependidikan  yang  bertugas  di  Bagian  Administrasi  Akademik  dan  Kepegawaian  (BAAK). Dosen adalah tenaga pengajar  yang  bertugas  mengampu  mata kuliah. Mahasiswa adalah peserta didik  yang mengikuti kegiatan akademik di AKNP.
Berdasarkan  Focus  Group  Discussion  setiap  kelompok  pengguna  ini  memiliki  kebutuhan  sebagai berikut:
A. Administrator
a. Pengelolaan kurikulum yang meliputi mata kuliah beserta jumlah satuan kredit semesternya
b. Pengelolaan  perkuliahan  yang  meliputi  jadwal,  kelas,  dosen,  mahasiswa,  jurnal  mengajar, presensi, dan nilai
c. Pengelolaan  data  mahasiswa  yang  meliputi  perkuliahan,  nilai,  proyek  akhir,  kerja  praktek, ijazah, dan trasnkrip nilai
d. Pengelolaan data dosen
B. Dosen
a. Jadwal mengajar
b. Kemudahan pencatatan laporan kegiatan perkuliahan
c. Kemudahan pencatatan kehadiran mahasiswa dan nilai mata kuliah
C. Mahasiswa
a. Jadwal Kuliah
b. Kemudahan untuk melihat nilai perkuliahan

## 1. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan  kebutuhan  tersebut  di  atas,  dalam  penelitian  ini,  peneliti  melakukan  analisis  dan perancangan  Sistem  Informasi  Akademik.  Analisis  dan  Perancangan  diharapkan  akan  mampu  memenuhi kebutuhan  pengguna  hingga  dapat  memberikan  nilai  tambah  berupa  kepuasan  pengguna.  Sebagai  langkah analisis, peneliti menyusun Use Case Diagram seperti di bawah ini.
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik AKNP
Proses bisnis utama di dalam Sistem Informasi Akademik AKNP adalah kegiatan perkuliahan. Kegiatan ini digambarkan dalam Activity Diagram sebagai berikut:
Gambar 5. Activity Diagram Perkuliahan
Di  dalam  kegiatan  perkuliahan,  AKNP  menggunakan  sistem  paket.  Di  dalam  sistem  ini  untuk  dapat dinyatakan lulus mata kuliah mahasiswa harus memenuhi syarat nilai indeks prestasi semester minimal 2.0 dan indeks nilai minimal C untuk setiap mata kuliah. Hal ini digambarkan dalam Activity Diagram berikut:
Gambar 6. Activity Diagram Kenaikan Semester
Dalam perjalanan mahasiswa menempuh pendidikan di AKNP, mahasiswa dapat memiliki status dari Calon  Mahasiswa,  Mahasiswa  Baru,  Aktif,  Drop  Out,  Mengundurkan  Diri,  Naik  Percobaan,  Cuti,  sampai dengan Lulus. Status-status ini digambarkan dalam state diagram berikut:
Gambar 7. State Diagram Status Mahasiswa
2. Perancangan System
Di  dalam  tahapan  analisis  peneliti  telah  menyusun Use  Case  Diagram,  Activity  Diagram ,  dan State Diagram . Selanjutnya peneliti membuat perancangan dimulai dengan membuat Class Diagram, EER Diagram, Deployment Diagram dan purwarupa antarmuka seperti di bawah ini:
Gambar 8. Class Diagram Sistem Informasi Akademik AKNP
Gambar 9. Deployment Diagram Sistem Informasi Akademik AKNP
Untuk keperluan pembuatan basisdata, dalam fase perancangan ini peneliti menyusun Enhanced Entity Relationship (EER) Diagram yang akan dijadikan sebagai referensi pembuatan tabel-tabel di basisdata.
Sebagai akhir dari tahapan perancangan, peneliti membuat purwarupa antarmuka. Purwarupa ini dibuat langsung  dengan  menggunakan  bahasa  script  HTML  dan  CSS  sehingga  nantinya  bisa  langsung  digunakan dalam tahap implementasi.
Gambar 11. User Interface Jadwal Perkuliahan
Gambar 12. User Interface Jurnal Perkuliahan
Gambar 13. User Interface Kuliah Praktek
Gambar 14. User Interface Proyek Akhir

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Penelitian  ini  adalah  bagian  dari  perjalanan  untuk  membangun  Sistem  Informasi  Akademik  AKNP. Sesuai  dengan  tujuan  awal,  dalam  penelitian  ini  peneliti  telah  berhasil  menjalankan  sebagian  dari  tahapan pembangunan sistem yakni Analisis dan Perancangan. Pada tahapan analisis peneliti telah menyusun Use Case Diagram,  Activity  Diagram,  dan  State  Diagram.  Pada  tahapan  perancangan  peneliti  telah  menyusun  Class Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Rancangan Antarmuka Pengguna.
Sebagai  saran  dari  penelitian  ini  adalah  segera  disusun  kembali  rencana  penelitian  lanjutan  untuk menindaklanjuti hasil penelitian ini. Rencana lanjutan hendaknya mengikuti peta jalan yang telah disusun. Peta jalan dari penelitian ini menunjukkan bahwa tahapan selanjutnya adalah implementasi yang meliputi Coding, Testing, dan Deployment.
5. DAFTAR RUJUKAN
E.  Indrayani, "Management  of  Academic  Information  System  (AIS)  at  Higher  Education  in  The  City  Of Bandung," in 13th International Educational Technology Conference, Bandung. 2013
A. S. Dzihni, "Business  Process Analysis and Academic Information  System Audit of Helpdesk Application using Genetic Algorithms a Process Mining Approach," in The Fifth Information Systems International Conference 2019 , Bandung, 2019.
A.  P.  Utomo, "Pemodelan  Arsitektur  Enterprise  Sistem  Informasi  Akademik  Pada  Perguruan  Tinggi Menggunakan Enterprise Architecture Planning," Jurnal SIMETRIS, vol. 5, no. 1, p. 33, April 2014. Sparx System, "UML 2 Tutorial," [Online]. Available:
http://www.sparxsystems.com/resources/uml2_tutorial/. [Accessed 29 10 2020]. R. S. Pressman, Software engineering : a practitioner’s approach Ed.8th , New York: McGraw-Hill, 2015.