L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS PADA KANTOR LURAH BERINGIN KOTA JAMBI
Sri Mulyati 1 , Vebby Oktaviani 2 1 Dosen Tetap Program Studi Sistem Informasi Universitas Nurdin Hamzah Jambi 2 Mahasiswa  Program Studi Sistem Informasi Universitas Nurdin Hamzah Jambi E-mail : 1 mulyati.sri52@gmail.com
Abstract - Information and communication technology has a great influence on office work, it can be carried out easily and quickly. Office activities are in handling mail, office communication, mail delivery, archive management, and inventory of goods in the office. By using information technology in data processing, it will produce data speed, renewal of facilities to increase speed of information and spread access to parts of the organization. The process of inventorying goods at the Beringin Village Office, Jambi City has used a computer but the processing process is not optimal. So that data errors often occur, data loss, data manipulation, inaccurate data and even difficult to find previous data archives. So the process of monitoring the inventory of these goods is not going well. To overcome this problem the use of computers is very necessary in order to achieve optimal service, so it is hoped that the inventory process of goods can run quickly and smoothly and reduce errors or data manipulation that can occur in data collection of inventory items. The same research and it is hoped that this research can overcome the problems that exist in the Beringin Village Office, Jambi City. Furthermore, the author tries to make a material or equipment information system design for employees so that there are no shortages or disappointments in carrying out their duties.
Keywords : Information System;Goods Inventory;Goods Data Collection.

## I. PENDAHULUAN

## 1.1.  Latar Belakang
Inventaris barang merupakan pencatatan data yang hubungannya dengan barang atau aset di dalam sebuah instansi. Umumnya kegiatan dalam inventarisasi barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, dan pemeliharaan.
Pembukuan inventaris barang milik/kekayaan kantor masih banyak mengalami berbagai hambatan antara lain masih belum terjadinya data yang benar, lengkap dan akurat dalam penggunaan teknologi sistem informasi dan perkembangan struktur organisasi kantor itu sendiri. Salah satu cara untuk memperoleh data yang benar seperti tidak salah dalam penulisan nama barang, lengkap tanpa ada kekurangan barang yang di data, mudah dan dapat dipertanggung jawabkan dengan melaksanakan pembukuan inventaris barang secara tertib, teratur dan terarah menurut peraturan yang berlaku. Sehingga menjadi dasar tuntutan dan pegangan bagi para pelaksana yang bertanggung jawab atas pengurusan barang kantor dengan maksud mempermudah tercapainya tujuan dan fungsi inventarisasi.
Teknologi informasi dan komunikasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor, dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Aktifitas kantor dalam penanganan surat, komunikasi perkantoran, pengiriman surat, tata laksana arsip, dan inventarisasi barang yang ada dikantor. Dengan menggunakan teknologi informasi
dalam pengolahan data maka akan menghasilkan kecepatan data,pembaharuan fasilitas untuk meningkatkan kecepatan terhadap informasi serta akses tersebar ke bagian organisasi.
Proses inventarisasi barang di Kantor Kelurahan Beringin Kota Jambi telah menggunakan komputer namun proses pengolahannya belum optimal . Sehingga sering terjadi kesalahan data, kehilangan data, manipulasi data, data tidak akurat bahkan sulit dalam mencari arsip data yang terdahulu. Sehingga proses monitoring terhadap inventaris barang tersebut kurang berjalan dengan baik. Untuk mengatasi persoalan tersebut penggunaan komputer sengat perlu guna mencapai pelayanan yang optimal, sehingga diharapkan proses inventarisasi barang dapat berjalan dengan cepat dan lancar serta mengurangi kesalahan-kesalahan atau manipulasi data yang dapat terjadi dalam pendataan barang inventaris.
Dari beberapa penelitian di atas mendorong penulis untuk melakukan penelitian yang sama dan di harapkan penelitian ini dapat mengatasi persoalan yang ada pada Kantor Kelurahan Beringin Kota Jambi. Selanjutnya penulis mencoba untuk membuat sebuah rancangan sistem informasi bahan atau peralatan untuk para karyawan agar tidak terjadi kekurangan atau kekecewaan dalam melakukan tugasnya. Maka penulis menyimpulkan bahwa pentingnya inventarisasi ini agar pihak kantor tidak kesulitan dalam pengolahan data aset yang terdapat di kantor.
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Atas dasar uraian diatas, sehingga penulis mengambil topik untuk penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Inventaris Pada Kantor Lurah Beringin Kota Jambi”.
1.2.  Identifikasi Penelitian
Pada sistem yang akan dibagun dapat diidentifikasi  penelitian  sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang Sistem Informasi Inventaris Pada Kantor Lurah Beringin Kota Jambi. 2. Bagaimana merancang Sistem Informasi Inventaris Pada Kantor Lurah Beringin Kota Jambi. 3. Bagaimana merancang penyimpanan dokumen  sehingga tidak terjadi kerusakan atau  kehilangan  data  inventaris pada Kantor
Lurah Kota Jambi.

## 1.3.  Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu “Bagaimana membangun sebuah sistem pengolahan data inventaris dengan menggunakan komputerisasi secara praktis pada Kantor Lurah Beringin Kota Jambi ?”.

## 1.4.  Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1.  Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Merancang dan membangun sistem informasi inventaris pada Kantor Kelurahan Beringin Kota Jambi sehingga mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan data inventaris.
2. Mempermudah proses pecarian dokumen pencatatan data inventaris.

## 1.4.2.  Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis ialah : 1. Dapat  mempermudah dalam menangani masalah terutama mempermudah pegawai bagian Aset  dalam melakukan pendataan Aset yang masuk dan keluar setiap bulan atau tahunnya. 2. Efisiensi dalam pencarian data dan penyimpanan data  . 3. Memaksimalkan  penggunaan sumber daya komputer dalam meringankan beban kerja pegawai.

## 1.5.  Ruang Lingkup Penelitian
Adapun  ruang lingkup dari penelitian ini adalah : 1. Objek penelitian yaitu data inventaris pada Kantor Kelurahan Beringin Kota Jambi. 2. Data  inventaris  yang digunakan yaitu data barang masuk dan barang keluar.. 3. Bahasa  Pemograman  yang digunakan untuk membangun aplikasi ini yaitu Xamp, Mysql, PHP, CSS, HTML, JavaScript dan CodeIgniter.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1.  Sistem Informasi
Menurut Kristanto (2018:12) menerangkan bahwa sebuah Sistem informasi merupakan “kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.” Menurut Kertahadi (2015:20) Sistem informasi adalah “alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.  Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dalam perencanaan, memulai, pengorganisasian, operasional sebuah perusahaan yang melayani sinergi organisasi dalam proses mengendalikan pengambilan keputusan”.
Berdasarkan pengertian dari para ahli penulis menyimpulkan, sistem informasi adalah “sistem yang saling terintegrasi satu sama lain secara penuh atau optimal sehingga pengolahan, penyimpanan, pengelolaan, pemrosesan dan penyajian informasi suatu perusahaan atau organisasi dapat tersaji dalam berbagai jenis informasi yang akurat sehingga nantinya dapat dijadikan sebagai acuan penentu keputusan guna hasil mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.”
.

## 2.2.  Inventaris
Inventaris adalah daftar lengkap barang- barang yang ada di sebuah instansi baik yang keluar maupun yang masuk, baik yang berwujud ataupun tidak. Daftar barang ini ditulis dalam satu buku khusus dan harus lengkap tanpa ada yang terlewat. Tujuannya untuk menganalisis alat penunjang aktivitas perusahaan, kekayaan dan modal. Pengertian lain A. Gima Sugiama (2013:173) Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya, baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimiliki, dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah.
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2014:57) Inventaris kantor adalah segala suatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktifitas kerja.
2.3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang keluar dari sistem, di mana data tersimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut  (Jihan & Marna, 2017:1).
DFD yang di dalam bahasa Indonesia disebut sebagai DAD (Diagram Arus Data) memperlihatkan gambaran tentang masukan-proses-keluaran dari suatu sistem/perangkat lunak, yaitu obyek-obyek data mengalir ke dalam perangkat lunak, kemudian ditransformasi oleh elemen-elemen pemrosesan, dan obyek-obyek data hasilnya akan mengalir keluar dari sistem/perangkat lunak (Pressman, 2012). Obyek- obyek data dalam penggambaran DFD biasanya direpresentasikan menggunakan tanda panah berlabel, dan transformasi-transformasi biasanya direpresentasikan menggunakan lingkaran-lingkaran yang sering disebut sebagai gelembung-gelembung (Kristaung, 2011).
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Simbol yang digunakan dalam DFD yaitu :
Tabel 1. Simbol DFD

## III. PEMBAHASAN

## 3.1.  Analisa Sistem
Analisis sistem yang dilakukan penulis untuk melihat mekanisme kerja sistem  yang sedang berjalan.  Kelurahan Beringin  merupakan salah satu instansi pemeritahan kota jambi yang memberikan pelayanan masyarakat melalui kelurahan. Sistem pendataan barang inventaris yang sedang berjalan di Kelurahan Beringin  masih manual, adapun permasalahan yang terjadi disaat turun ke lapangan yaitu : 1. Belum adanya sistem yang terkomputersasi yang mendukung kinerja pegawai menjadi lebih maksimal. 2. Pendataan inventaris masih manual dengan mencatat data barang, alokasi barang dan barang mutasi masih menggunakan buku agenda dan menyimpan di lemari data sebagai arsip.
3. Belum adanya sistem cetak data laporan secara cepat tanpa melakukan rekap data

## 3.2. Diagram Contexs
Diagram konteks adalah langkah awal dalam pembuatan arus data karena dalam menggambarkan dan secara lengkap harus diketahui terlebih dahulu konteks diagramnya. Bentuk konteks diagram pada sistem informasi inventaris ini dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini :
Gambar 1. Diagram Konteks
Super admin dan admin melakukan input edit dan hapus data admin, data barang, data mutasi, data penempatan dan data referensi. Selanjutnya data admin, data barang, data mutasi, data penempatan dan data referensi diterima oleh admin dan super admin menerima data yang telah diinputkan. Lurah menerima laporan data barang dan laporan data mutasi.
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## 3.3. User Interface
a. Antarmuka Halaman Utama Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh setelah berhasil melakukan login pada halaman login. Adapun implementasi halaman utama dapat dilihat pada gambar 2 berikut :
Gambar 2. Antarmuka Halaman Utama

## b. Antarmuka Referensi
Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh admin untuk melihat informasi data referensi barang. Adapun tabel referensi dapat dilihat pada gambar 3 berikut :

## Gambar 3. Antarmuka Referensi
c. Antarmuka Barang
Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh admin  untuk melihat informasi data barang yang terdiri dari barang modal dan barang mutasi. Adapun implementasi tabel Barang dapat dilihat pada gambar 4. berikut :
Gambar 4. Antarmuka Barang

## d. Antarmuka Halaman Tabel Mutasi
Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh admin untuk melihat informasi data mutasi masuk. Adapun input Tabel Mutasi dapat dilihat pada gambar 5. berikut :
Gambar 5. Antarmuka Mutasi
e. Antarmuka Tabel Mutasi Keluar
Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh admin untuk melihat informasi data mutasi keluar. Adapun implementasi input Tabel Mutasi Keluar  dapat dilihat pada gambar 6 berikut:
Gambar 6. Mutasi Keluar

## f. Antarmuka Penempatan
Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh admin untuk melihat data penempatan barang.  Adapun implementasi input data ekstrakurikuler dapat dilihat pada gambar  7 berikut :
Gambar 7. Penempatan
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## g. Laporan Penempatan
Laporan  penempatan merupakan laporan yang berikisan data penempatan barang. Adapun implementasi laporan Penempatan barang dapat dilihat pada gambar  8 berikut :
Gambar 8. Laporan Penempatan

## h. Laporan Data Barang
Laporan ini dibuat untuk menampung data barang  inventaris yang ada pada Kantor Kelurahan Beringin kota Jambi. Adapun Laporn Data Barang  dapat dilihat pada gambar 9 berikut:
Gambar 9. Laporan Data Barang

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1.  Kesimpulan Berdasarkan hasil yang didapat dalam penelitian,  maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Inforamsi ini memudahkan pegawai dalam mengelola barang dan mendapatkan informasi tentang barang inventaris. 2. Dengan adanya Sistem Informasi yang telah dibangun, dapat membantu karyawan dalam melakukan pelaporan tanpa kehilangan data.
3. Dengan adanya Sistem Inforamsi ini dapat memudahkan pegawai dalam melakukan pengolahan data barang inventaris.
4.   Dengan adanya sistem informasi ini dapat memudakan pegawai dalam menginformasi data tentang barang inventaris.

## 4.2.  Saran
Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan dan penyempurnaan sistem informasi kedepannya adalah sebagai berikut :
1. Kepada Kelurahan Beringin Kota Jambi untuk dapat memberikan informasi sistem informasi inventaris barang ini kepada kepada seluruh. 2. Kelurahan Beringin Kota Jambi diharapkan melakukan pengembangan sistem informasi kedepannya agar tidak ketinggalan pada perkembangan teknologi. 3. Sistem Informasi dapat di kembangkan seperti penambahan pengolahan data kagiatan dan hal-hal yang dibutuhkan lainnya 4.   Kelurahan Beringin Kota Jambi untuk dapat dilakukannya pelatihan kepada karyawan cara menggunakan sistem informasi ini dalam proses pengolahan data yang dilakukan agar dapat berjalan secara optimal.

## DAFTAR REFERENSI
Jihan.,  &  Marna, A. 2017. “Sistem Informasi Manajemen Komunikasi Dan Bisnis”.
Jakarta: Erlangga. Kristanto. 2018. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi”. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET. Kertatahadi.  2015. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi”. Yogyakarta. Kristaung,  Robert  . 2011. “ Metodeologi Penelitian Sistem Informasi & Manajemen Informatika” . Jakarta: Mitra Wahana Media.
Pressman,  Roger  S. 2012. “Rekayasa Perangkat
Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7 Buku
1” . Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sedarmayanti. 2014. “Sistem Informasi Inventaris Berbasis Webdi Akademi Kebidanan Bina
Husada Serang” . Jurnal Sistem Informasi. Sugiama, A Gima. 2013. “Metode Riset Bisnis dan Manajemen” . Edisi Pertama, Bandung:
Guardaya Intimarta.

## IDENTITAS PENULIS
Nama :  Sri Mulyati, M.Kom TTL :  Pekanbaru /02 Mei 1976 NIK/NIDN :  76.06.2.0020 /1002057601 Pend. Terakhir  :  S2 (Sistem Informasi) Bidang Keahlian  :  Ilmu Komputer Nama :  Vebby Octaviani Nim :  1701099 Jurusan :  Sistem Informasi