## JURNAL DIKEMAS (PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT)
DIKEMAS VOL. 7, No. 1 Tahun 2023

## Pengelolaan Anggaran Operasional Kantor Menggunakan Software SAP
Muhammad Chayyan Bagaskara 1 , Putu Indah Dianti Putri 2 , P. Adi Yasa 3 1,2,3 Universitas Pendidikan Nasional e-mail : 1 chayyan.bk@gmail.com; 2 indahdianti@undiknas.ac.id; 3 adiyasa@undiknas.ac.id

## Abstrak
Secara  umum  jurnal  ini  membahas:  kegiatan  pengabdian  penulis  dalam  rangka  PKL  untuk membantu  staf finance/accounting dalam  meningkatkan  dan  memaksimalkan  pemahaman  dan kemampuannya  menggunakan software SAP  untuk  mengelola anggaran.  dengan  adanya  software SAP  pengelolaan  keuangan  akan  menjadi  lebih  efisiensi  dan  efektif  sehingga  akan  mengurangi kesalahan dalam pencatatan pengeluaran anggaran yang akan berdampak buruk untuk kedepanya bagi perusahaan, dan membatu dalam mengambil sebuah keputusan dan kebijakan dalam bidang anggaran.

## Kata Kunci : Pengabdian, Efisiensi, Efektif, Peningkatan

## Abstract
In  general,  this  journal  discusses:  the  author's  service  activities  in  the  context  of  street  vendors  to  assist finance/accounting staff in improving and maximizing their understanding and ability to use SAP software to manage budgets. with the SAP financial management software, it will become more efficient and effective so that it will reduce errors in recording budget expenditures which will have a negative impact on the future for the company, and help in making decisions and policies in the budget field.

## Keywords: Devotion, Efficiency, Effectiveness, Improvement

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  sebuah  organisasi bisnis yang  memiliki  peran  penting  adalah  uang. Adanya  uang membuat bisnis bisa berjalan, yang digunakan untuk modal, menggaji karyawan, memutar uang untuk  kegiatan  bisnis  pada  perusahaan.  Manajemen  keuangan  merupakan  membagi  keuangan berdasarkan  fungsinya.  Pembagian  keuangan  berdasarkan  fungsinya  meliputi  mendapatkan pemasukan, dan pengguan dana untuk operasional perusahaan [1].
Manajemen keuangan  memiliki tanggung jawab untuk mengatur arus keluar dan masuk uang diperusahaanya.   Manajemen keuangan juga membuat informasi    transaksi keuangan kepada pihak  internal  sebagai  dasar  keputusan  dan  kebijakan  [2],  pengelolaan  dalam  membuat  laporan keuangan yang mudah dibuat dan sederhana[3].
Pengelolaan  keuangan  atau  manajemen  keuangan  pada  saat  ini  sudah  dibantu  dengan teknologi digital , software SAP ini membantu sebuah perusahaan untuk mengelola keuangan dengan pencatatan yang tersimpan didalam sistem,  dengan demikian  arus  keluar dan masuk uang akan tercatat  didalam SAP ini, bahkan didalam  SAP ini juga dibagi sesuai dengan beban anggaran yang
dikeluarkan.  Dengan  adanya  SAP    dalam  mengelola  keuagan  menjadi  lebih  efisiensi  dan  lebih akurat.
PT Indonesia Comnets Plus atau disebut dengan ICON+ adalah anak perusahan dari PT PLN (persero) yang bekerja dibidang Telekomunikasi, pada awalnya ICON+ ini untuk membatu operasional PT PLN dalam bidang telekomunikasi jaringan, namun dengan seiring berjalanya waktu ICON+  mengembangkan  perusahaanya  untuk  Perusahaan  lain  yang  membutuhkan  Jaringan Telekomunikasi.
ICON+  menggunakan  software  SAP  untuk  mengelola  Keluar  dan  Masuk  Perangkat, Pengelolaan Karyawan, Penggajian, dan Keuangan Operasional.    ICON+  telah menggunakan SAP dari tahun 2000 hingga saat ini , namun  SAP masih belum digunakan dengan maksimal oleh tim keuangan , tujuan dari pengabdian  ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kinerja dalam  pengelolaan anggaran operasionak kantor.

## 2. METODE
Pelaksanaan  pengabdian  ini  dilakukan  pada  tanggal  04  Juli  sampai  02  September  2022 bertempatan  diperusahaan  PT  Indonesia  Comnets  Plus  (ICON+).  Sasaran  khusus  kegiatan  ini ditujukan  untuk staff  finance perusahaan  .  Tahapan  kegiatan  adalah  sebagai  berikut  yang  juga dijelaskan pada gambar.
1. Observasi
Observasi dilakukan pada minggu pertama dan kedua, dengan mengamati staff finance dalam mengelola anggaran operasional yang dilakukan setiap harinya, serta team dari bidang lain dalam meminta anggaran untuk operasional bidangnya.
2. Wawancara Wawancara ini dilakukan dengan staff finance pada minggu ke 2, untuk mecari informasi dan kendala yang sedang dialami dalam pengelolaan anggaran.
3. Penyiapan Materi
Setelah    mengobservasi  dan  mewawancarai  kendala  yang  ada  dalam  pengelolaan  Anggara, penulis menyiapkan materi berupa power point dalam penggunaan SAP.
4. Pendampingan dan Praktek Pendampingan ini dilakukan bersama staff finance untuk melakukan praktek dalam penggunaan SAP untuk pengelolaan keuangan.
5. Monitoring dan evaluasi Setelah  melakukan  pendampingan  dan  praktek  dalam  penggunaan  SAP,    penulis  meninjau setelah diberikan pemahaman penggunaan SAP untuk pengelolaan anggaran  operasional. staf finance  yang  sebelumnya  kurang  maksimal  menggunakan  SAP    saat  ini  sudah  bisa menggunakan  SAP  dengan  maksimal    karena  meningkatnya  pengetahuan  dan  pemahaman dalam menggunakan SAP.
Observasi Wawancara Penyiapan Materi Pendampingan dan Prakter Monitoring dan Evaluasi
Gambar 1. Tahapan Kegiatan

## 3. METODE
Kegiatan pengabdian ini membahas pengelolaan Anggaran menggunakan software SAP. SAP  ( System  Application  Product  in  Data  Proscessing )  yaitu  sebuah  software  yang  dibuat  untuk mendukung  sebuah  organisasi  bisnis  dalam  kegiatan  operasionalnya  secara  lebih  efisiensi  dan efektif. Dalam Kegiatan Pebabdian ini memiliki lima tahapan :
1. Observasi
Proses melakukan observasi pada minggu pertama dan minggu kedua dengan mangamati cara kerja dari staf finance , dan tim dari bidang lain. Staf finance akan mendapatkan bukti pembayaran berupa nota atau kwitansi. Bukti pembayaran tersebut yang akan di input kedalam SAP dan disesuaikan dengan beban anggaran SAP. namun disini staf finance menginputkan bukti tersebut satu persatu yang mengakibatkan proses pengelolaan uang semakin lama.
2. Wawancara Wawancara yang dilakukan dengan staf finance ini menanyakan kend ala yang dialami pada saat pengelolaan  keuangan,  dari  hasil  wawancara  terdapat  kendala  dimana  staf finance pada  saat penginputan kedalam SAP memerlukan waktu yang cukup lama dikarenakan menginput bukti pengeluaran satu demi satu.
3. Penyiapan Materi
Setelah  mendapatkan  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  staf finace makan  penulis  membuat materi untuk memberikan solusi dari permasalahan tersebut, dalam bentuk Power Point yang akan di sosialisasikan kepada staf finance.

## Gambar 2. Power Point Penggunaan SAP dalam pengelolaan anggaran
4. Pengabdian dan Praktek Dijelaskan melalui sosialisasi kepada staf finance cara efektif dalam menggunakan SAP dengan cara menggabungkan setiap bukti pengeluaran  anggaran yang sesuai dengan beban anggaran, lalu setelah dijumlah semua bukti pengeluaran yang sudah disatukan lalu dijumlahkan, setelah dijumlahkan maka baru bisa di input kedalam SAP, sehingga proses penginputan kedalam SAP jadi lebih singkat.

## Gambar 3. Pemberian Materi Penggelolaan SAP
5. Monitoring dan Evaluasi Setelah pemberian sosialisasi maka penulis mendampingi staf finance dalam proses penginputan, terdapat  perubahan  setelah  diberikanya  sosialisasi  tersebut  dimana  pengelolaan  penggunaan SAP jadi lebih efektif dan efisiensi dari sebelum pemberian sosialisasi.
Didalam  program  SAP  pengeluaran  anggaran  akan  disesuaikan  dengan  beban  anggaran masing – masing, berikut beberapa contoh beban anggaran yang terdapat pada SAP.
Tabel 1. Tabel Beban Anggaran NO NOMOR PRK NOMOR COA BEBAN PENGELUARAN 1 IC10912016  5811250001 Beban Kendaraan 2 IC11472016  5811330004  Beban Alat Tulis Kantor 3 IC11552016  5811330005 Beban Barang Cetakan 4 IC11952016  5811330012 Administrasi Bank 5 IC06042016  5311220001 Beban Jasa Gedung
Sistem Informasi yang terdapat pada SAP dipenuhi kode unic , tiap user yang memiliki akun SAP diabatasi untuk mengaksesnya agar keamanan data perusahaan akan tetap terjaga. Proses penginputan bukti pengeluaran anggaran sebagai berikut :
1. Masukan user SAP.K
2. Memasukan kode unic.
3. Pilih tanggal input dan beban anggaran.
4. Masukan nominal anggaran yang dikeluarkan.

## Gambar 4. Penginputan Pengeluaran Anggaran
5. Masuk ke dana kas ICON+ unt uk memotong saldo anggaran yang dikeluarkan.

## Gambar 5. Pemotongan Saldo Kas
6. Lalu klik display overview , lalu cocokan nominal pengeluaran anggaran dan pemotongan kas agar tidak terdapat selisih.

## 4. KESIMPULAN
Pelaksanaan kegiatan pengabdian dengan tahapan observasi, wawancara, penyiapan materi, pendampingan dan praktek hingga monitoring dan evaluasi sudah berjalan dengan baik. Pada akhir kegiatan, staf finance/accounting mempunyai pemahaman yang baik mengenai pengelolaan anggaran dan mampu menggunakan software SAP dibandingkan dengan sebelum dilaksanakannya kegiatan pengabdian ini.
Penggunaan SAP dari segi keuangan mempermudah dalam bertransaksi keluar masuknya uang.  Minimnya  resiko  kehilahan  data  pada  sistem  SAP,  pencatatan  anggaran  yang  sudah dikeluarkan  akan  dibagi  pada  setiap  beban  anggaran  Operasional  maka  akan  terlihat  beban operasional  mana yang pemakaianya  lebih  besar dan  lebih  kecil sehingga  dari  sisi  managemen mudah untuk mengambil keputusan dan kebijakan dalam mengelola keuangan perusahaan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] D. R. Dety Mulyanti and M. Pd, “Manajemen Keuangan Perusahaan|,” Bandung, 2017.
[2] M. Alfian, D. Kartika, A. Ferida, and P. Harapan Bersama, “Implementasi Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Berbasis Digital,” Jurnal Dikemas , vol. 06, pp. 32 – 37, 2022.
[3] J. Pengabdian, K. Masyarakat, and D. Vol, “Pelatihan Penyusunan Laporan Keu angan Dalam Lingkup Yayasan Pendidikan Dan Pondok Pesantren Subulul Huda Kembang Sawit,” 2018.
7