## Perancangan Program E-Arsip Berbasis Website Di Kelurahan Rawa Bunga Jakarta Timur
Geri Darmawan 1 , Ahmad Al Kaafi 2
1,2 Universitas Bina Sarana Informatika Jl. Kramat Raya No.98, RT.2/RW.9, Kwitang, Kecamatan Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10450 Indonesia
e-mail: 1 geridarmawan22@gmail.com, 2 ahmad.akf@bsi.ac.id
3 Institusi/Afiliasi Universitas Bina Sarana Informatika, Indonesia e-mail: BSI@bsi.ac.id
Artikel Info : Diterima : 30-09-2023| Direvisi : 19-12-2023 | Disetujui : 30-12-2023
Abstrak - Saat ini, pengelolaan dokumen di Kelurahan Rawa Bunga Jakarta Timur masih mengalami masalah terkait  efisiensi,  keandalan,  dan  keamanan.  Tanggung  jawab  administrasi  yang  semakin  kompleks  membuat proses  pengarsipan  dan  pencarian  dokumen  konvensional  yang  dilakukan  secara  manual  tidak  efektif  lagi. Kelurahan  Rawa  Bunga  mengalami  peningkatan  jumlah  dokumen  yang  perlu  dikelola,  termasuk  surat permohonan,  keputusan,  pemberitahuan,  dan  catatan  lainnya.Untuk  perancangan  program  e-arsip  berbasis website  di  Kelurahan  Rawa  Bunga  Jakarta  Timur,  model  pengembangan  perangkat  lunak  yang  dipilih  adalah model  Waterfall.  Model  ini  merupakan  model  pengembangan  perangkat  lunak  yang  sederhana  dan  linier  yang memungkinkan  pengembangan  perangkat  lunak  dilakukan  secara  bertahap  dan  terstruktur,  mulai  dari perencanaan  hingga  pengujian  dan  pemeliharaan.  Perancangan  program  dalam  penelitian  ini  menghasilkan sebuah  sistem  e-arsip  pada  Kelurahan  Rawa  Bunga  Jakarta  Timur  yang  dapat  membantu  proses  pengelolaan arsip  menjadi  mudah.Program  e-arsip  memungkinkan  penyimpanan  dokumen  secara  digital,  mengurangi ketergantungan pada ruang fisik. Fitur pencarian yang canggih mempercepat proses pencarian dokumen. Dengan menggunakan  program  e-arsip,  Kelurahan  Rawa  Bunga  dapat  mengurangi  penggunaan  kertas  dan  bahan  fisik lainnya,  menghemat  biaya  dan  ruang  penyimpanan.  Pengguna  juga  mendapatkan  kemudahan  akses  dokumen kapan pun dan di mana pun. Sistem e-arsip terorganisir dengan baik dan fitur pencarian yang efisien mengurangi waktu dan usaha dalam mencari dokumen, meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.

## Kata Kunci : Teknologi, E-Arsip, Metode Waterfall
Abstracts - Currently, document management in the East Jakarta Rawa Bunga District still faces issues related to efficiency, reliability, and security. The increasingly complex administrative responsibilities make the process of archiving and searching conventional documents performed manually ineffective anymore. Kelurahan Rawa Bunga has experienced an increase in the number of documents that need to be managed, including application letters, decisions, notifications, and other records. For the design of the e-archive program based on the website in  Kelurahan  Rawa  Bunga  Jakarta  East,  the  software  development  model  chosen  is  the  waterfall  model.  This model  is  a  simple  and  linear  software  development  model  that  allows  software  development  to  be  carried  out gradually  and  structuredly,  from  planning  to  testing  and  maintenance.  The  program  design  in  this  research resulted in an e-archive system on the East Jakarta Rawa Bunga, which can make the process of managing the archives to be easy.The e-archives program allows for the storage of documents digitally, reducing reliance on physical space. Advanced search features speed up the document search process. By using e-archive programs, Rawa Bunga can reduce the use of paper and other physical materials, saving costs and storage space. Users also get easy access to documents anytime and anywhere. A well-organized e-archive system and efficient search features reduce time and effort in the search for documents, improving the efficiency and productivity of work.
Keywords : Technology, E-Archive, Waterfall Method
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024

## PENDAHULUAN
Hampir  semua  sektor  pekerjaan  memanfaatkan  teknologi  canggih  saat  ini.  Hal  ini  terjadi  di  berbagai bidang seperti pendidikan, hiburan, industri, pemerintahan, dan juga bisnis. Kemajuan teknologi, terutama dalam bidang  teknologi  informasi,  semakin  mengalami  perkembangan  pesat.  Teknologi  informasi  memiliki  potensi menjadi elemen kunci dalam mendukung kehidupan manusia (Bahriyanto & Dian Hafidh Zulfikar, 2022).
Perkembangan teknologi yang semakin maju kini memberikan kemudahan dalam melaksanakan berbagai kegiatan  sehari-hari.  Kegiatan  yang  sebelumnya  biasa  dilakukan  secara  konvensional  dan  offline,  kini  mulai beralih  ke  teknologi  yang  berbasis  online.  Dukungan  dari  pemrosesan  sistem  komputer  memungkinkan berjalannya  proses  dengan  lebih  efisien  dan  dapat  dilakukan  secara  bersamaan  dalam  kolaborasi.  Dalam penggunaan teknologi aplikasi berbasis  web saat ini, setiap pengguna dapat berinteraksi  secara langsung untuk pertukaran data dengan kecepatan yang tinggi (Rohman & Kurniasari, 2022).
Saat  ini,  pengelolaan  dokumen  di  Kelurahan  Rawa  Bunga  Jakarta  Timur  masih  mengalami  masalah terkait  efisiensi,  keandalan,  dan  keamanan.  Tanggung  jawab  administrasi  yang  semakin  kompleks  membuat proses  pengarsipan  dan  pencarian  dokumen  konvensional  yang  dilakukan  secara  manual  tidak  efektif  lagi. Kelurahan  Rawa  Bunga  mengalami  peningkatan  jumlah  dokumen  yang  perlu  dikelola,  termasuk  surat permohonan, keputusan, pemberitahuan, dan catatan lainnya.
Situasi  ini  bisa  mengakibatkan  penurunan  efisiensi  dan  akurasi  dalam  menyelesaikan  tugas-tugas administratif  harian.  Dengan  kata  lain,  sistem  penyimpanan  tradisional  membutuhkan  rak,  map,  dan  dokumen fisik  yang  nyata,  sedangkan  penyimpanan  elektronik  melibatkan  rak,  map,  dan  dokumen  virtual  dalam  bentuk berkas,  memungkinkan  para  karyawan  untuk  bekerja  dengan  lebih  mudah  dan  efisien  menggunakan  perangkat elektronik modern (Nurwildani et al., 2022).
Oleh  karena  itu,  penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  dalam  bentuk  media  komputer  juga menjadi alasan mengapa pengelolaan arsip harus dilakukan secara elektronik. Dengan adanya media elektronik seperti  komputer  dan  berbagai  aplikasi  desktop  serta  web,  proses  pengelolaan  dan  pengurusan  arsip  dapat dilakukan dengan lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu (Ninia Lina, 2020).

## METODE PENELITIAN

## 1. Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi
Hasil  observasi  pada  Kelurahan  Rawa  Bunga  Jakarta  Timur  dapat  mengungkapkan  bahwa  proses pengelolaan  dokumen  yang  dilakukan  secara  manual  dapat  menurunkan  efisiensi  dalam  mencari, menyimpan,  dan  menata  dokumen  fisik.  Dokumen  penting  yang  disimpan  di  kelurahan  tersebut  pun tidak bisa diakses secara online, menghambat proses pengambilan informasi dan kerjasama antar pihak terkait. Dokumen fisik juga rentan hilang atau rusak akibat kebakaran, banjir, atau kesalahan manusia, yang berpotensi mengganggu operasional dan tugas administratif.
b. Wawancara
Untuk  mendapatkan  pemahaman  yang  lebih  baik  tentang  kondisi  pengelolaan  dokumen  di  Kelurahan Rawa  Bunga  Jakarta  Timur,  dilakukan  wawancara  pada  pihak  terkait.  Wawancara  ini  melibatkan  staf administrasi  Kelurahan,  petugas  pengarsipan,  dan  pihak  yang  terlibat  dalam  pengambilan  keputusan terkait  pengelolaan  dokumen.  Wawancara  akan  berfokus  pada  metode  pengelolaan  dokumen  saat  ini, masalah yang dihadapi, harapan dan kebutuhan terkait penggunaan program e-arsip berbasis web.
c. Studi Pustaka
Studi Pustaka dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari dari E-Library Universitas Bina Sarana Informatika,  buku,  jurnal  ilmiah,  artikel,  makalah,  dan  publikasi  lainnya  yang  terkait  dengan  topik penelitian.

## 2. Model Pengembangan Sistem
Metode Waterfall adalah suatu pendekatan yang dilakukan secara terstruktur dan berurutan, dimulai dari penentuan  kebutuhan  sistem,  kemudian  menuju  tahap  analisis,  desain,  pengkodean,  pengujian/verifikasi,  dan pemeliharaan (Wijaya & Astuti, 2019).
Metode Waterfall menurut (Wahid Abdul, 2020), terdiri dari beberapa tahap yaitu: a. Requirement
Pada  tahap  ini,  pengembang  sistem  perlu  berkomunikasi  dengan  tujuan  memahami  harapan  pengguna terhadap  perangkat  lunak  dan  memahami  batasan  dari  perangkat  lunak  tersebut.  Informasi  ini  dapat diperoleh  melalui  wawancara,  diskusi,  atau  survei  langsung.  Data  yang  diperoleh  dari  informasi  ini kemudian dianalisis untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024
b. Design
Pada  tahap  ini,  pengembang  membuat  desain  sistem  yang  membantu  dalam  menentukan  persyaratan perangkat  keras  (hardware)  dan  sistem.  Selain  itu,  desain  ini  juga  membantu  dalam  mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
c. Implementation
Pada  tahap  ini,  sistem  awalnya  dikembangkan  dalam  bentuk  program  kecil  yang  disebut  unit,  yang kemudian  akan  terintegrasi  pada  tahap  selanjutnya.  Setiap  unit  akan  dikembangkan  dan  diuji  untuk memastikan fungsionalitasnya, yang disebut sebagai pengujian unit.
d. Verification
Pada  tahap  ini,  sistem  akan  melalui  verifikasi  dan  pengujian  untuk  memastikan  apakah  sistem memenuhi persyaratan sepenuhnya atau sebagian. Pengujian dapat dibagi menjadi tiga kategori utama: pengujian unit (dilakukan pada modul tertentu dari kode), pengujian  sistem (untuk mengamati respons sistem  saat  semua  modul  terintegrasi),  dan  pengujian  penerimaan  (dilakukan  dengan  atau  atas  nama pelanggan untuk memastikan kepuasan dari segi kebutuhan pelanggan).
e. Maintenance
Tahap  ini  merupakan  akhir  dari  metode  Waterfall.  Perangkat  lunak  yang  telah  selesai  dikembangkan dijalankan  dan  diterapkan.  Pada  tahap  ini,  juga  dilakukan  pemeliharaan  yang  mencakup  perbaikan kesalahan atau bug yang mungkin tidak terdeteksi pada tahap sebelumnya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Kebutuhan Pengguna
Dari hasil analisis kebutuhan pengguna, dapat diidentifikasi tiga jenis hak akses sebagai berikut:
a. Admin
Admin sebagai administrator yang  bertugas  mengelola  dan  memantau  aktivitas  pada  sistem  informasi program e-arsib berbasis website , tugas administrator di dalam sistem antara lain:
1) Admin dapat melakukan login ke dashboard admin. 2) Admin dapat menambah, menghapus, mengubah kategori.
3) Admin dapat menambah, menghapus, mengubah data petugas.
4) Admin dapat menambah, menghapus, mengubah data user .
5) Admin dapat melihat, mengunduh, menghapus data arsip
6) Admin dapat mengetahui semua riwayat unduhan arsip.
7) Admin dapat melakukan logout . b. Petugas
Petugas memliki tugas sebagai pengelola data arsip. 1) Petugas dapat melakukan login ke dashboard petugas.
2) Petugas dapat menambah, menghapus, mengubah data arsip.
3) Petugas dapat melihat data kategori.
4) Petugas dapat melihat data user .
5) Petugas dapat melihat riwayat unduhan.
6) Petugas dapat mengubah profile .
7) Petugas dapat melakukan logout .
c. User
User hanya dapat melakukan sebagai berikut:
1) User dapat melakukan login ke dashboard user . 2) User dapat melihat dan mencari data kategori.
3) User dapat melihat dan mengunduh arsip.
4) User dapat mengubah profile . 5) User dapat melakukan logout .

## 2. Use Case Diagram
Use case adalah suatu pola atau gambaran yang menunjukkan perilaku system (Prasetya et al., 2022).

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024
a. Use Case Admin
Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 1 Use Case Admin b. Use Case Petugas
Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 2 Use Case Petugas

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024
c. Use Case User
Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 3 Use Case User

## 3. Acitivity Diagram
Activity Diagram adalah diagram yang dapat mewakili proses sistemik yang terjadi. Operasi suatu sistem dijelaskan  secara  vertikal.  Kasus  penggunaan  yang  memiliki  aliran  aktivitas  berevolusi  menjadi  diagram aktivitas (Prasetya et al., 2022).
Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 4 Activity Diagram
4. Flowchart
Flowchart adalah langkah-langkah pemecahan masalah yang ditulis dalam simbol tertentu. Flowchart ini akan menunjukkan alur logika dalam program. Ini tidak hanya digunakan untuk berkomunikasi, tetapi juga penting untuk membantu orang memahami komponen-komponennya (Khesya, 2021).
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024
Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 5 Flowchart Admin

## 5. Logical Record Structure (LRS)
Struktur catatan dalam tabel yang dibuat dari hasil antara himpunan entitas diwakili oleh LRS ( Logical Record Structure ). Simbol untuk Logical Record Structure (LRS) adalah kotak berbentuk persegi dengan nama yang unik. Record file LRS ditempatkan di dalam kotak (Sari et al., 2019).
Sumber: Penelitian (2023)
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024

## 6. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity  Relationship  Diagram (ERD)  digunakan  untuk  menjelaskan  secara  rasional  kepada  pengguna hubungan  antara  konten  database.  Entity  Relationship  Diagram  (ERD)  didasarkan  pada  gagasan  bahwa  objek fundamental seperti itu  membentuk alam  semesta  nyata. Bahkan oleh pengguna non-teknis, penggunaan Entity Relationship  Diagram (ERD)  relatif  sederhana  untuk  dipahami. Entity  Relationship  Diagram (ERD)  berguna bagi  desainer  sistem  atau  analis  untuk  memodelkan  sistem,  database  akan  dibangun.  Model  ini  dapat menunjukkan jenis data yang diperlukan dan korelasi antara data di dalamnya, yang membantu desainer sistem atau analis saat melakukan analisis dan desain database (Amijaya et al., 2019).
Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 7 Entity Relationship Diagram
7. Rancangan Antarmuka

## a. Rancangan Antarmuka Halaman Login
Sumber: Penelitian (2023)
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024

## b. Rancangan Antarmuka Halaman Admin Tambah Kategori

## Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 9 Rancangan Antarmuka Halaman Admin Tambah Kategori

## 8. Implementasi Antarmuka

## a. Implementasi Antarmuka Halaman Login
Sumber: Penelitian (2023)

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024
b. Implementasi Antarmuka Halaman Admin Tambah Kategori

## Sumber: Penelitian (2023)
Gambar 1. 11 Implementasi Antarmuka Halaman Admin Tambah Kategori

## KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Program  e-arsip  memberikan  kemampuan  untuk  menyimpan  dokumen  secara  digital,  mengurangi ketergantungan  pada  ruang  fisik  untuk  penyimpanan  dokumen  fisik.  Selain  itu,  fitur  pencarian  yang canggih mempercepat proses pencarian dokumen dengan menggunakan kriteria yang telah ditentukan.
2. Dengan  menggunakan  program  e-arsip,  Kelurahan  Rawa  Bunga  dapat  mengurangi  penggunaan  kertas dan  bahan  fisik  lainnya  dalam  menyimpan  dokumen.  Ini  memberikan  manfaat  berupa  penghematan biaya, penggunaan ruang penyimpanan yang lebih efisien, serta dampak positif terhadap lingkungan.
3. Melalui program e-arsip, pengguna memiliki kemudahan dalam mengakses dokumen yang dibutuhkan kapan pun dan di mana pun selama terhubung ke jaringan.
4. Dengan  adanya  sistem  e-arsip  yang  terorganisir  dengan  baik  dan  dilengkapi  fitur  pencarian  yang efisien, pengguna dapat mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan dalam mencari dokumen. Hal ini berdampak positif pada peningkatan efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan tugas-tugas kerja.

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika
Volume 3 No. 2 Desember 2023 | E-ISSN : 2777-1024

## REFERENSI
Amijaya, A., Ferdinandus, F., & Bayu, M. (2019). Sistem Pendukung Keputusan Pemilihan Handphone Dengan Metode Simple Additive Weighting Berbasis WEB. CAHAYAtech , 8 (2), 102. https://doi.org/10.47047/ct.v8i2.47
Bahriyanto, & Dian Hafidh Zulfikar. (2022). Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Pada Kantor Kementerian Agama  Kota  Palembang  Menggunakan  Metode  Prototype. Jurnal  Fasilkom , 12 (2),  99–104. https://doi.org/10.37859/jf.v12i2.3891
Khesya, N. (2021). Mengenal Flowchart dan Pseudocode Dalam Algoritma dan Pemrograman. Preprints , 1 , 1– 15. https://osf.io/dq45ef
Ninia  Lina,  T.  (2020).  Sistem  Informasi  E-Arsip  Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Pt  Haleyora  Powerindo  Cabang Sorong). Jurnal Jendela Ilmu , 1 (1), 1–5. https://doi.org/10.34124/ji.v1i1.48
Nurwildani,  F.,  Luthfianto,  S.,  &  ...  (2022).  Penerapan  e-arsip  dengan  metode  rail  document  system  pada  PT Bank  Rakyat  Indonesia  (Persero)  tbk. … :  Jurnal  Bidang  Teknik , 13 (1),  1–7.  http://e- journal.upstegal.ac.id/index.php/eng/article/view/2009%0Ahttp://e- journal.upstegal.ac.id/index.php/eng/article/view/2009/1299
Prasetya, A. F., Sintia, S., & Putri, U. L. D. (2022). Perancangan Aplikasi Rental Mobil Menggunakan Diagram UML (Unified Modelling Language). Jurnal Ilmiah Komputer … , 1 (1), 14–18.
Rohman,  T.  B.,  &  Kurniasari,  N.  D.  (2022).  Peningkatan  Pengelolaan  Surat  Dan  Arsip  Yatim  Mandiri
Memanfaatkan Kerangka Laravel Dan React. Konvergensi , 18 (2), 98–107.
https://doi.org/10.30996/konv.v18i2.7396
Sari,  E.  P.,  Wahyuni,  A.,  &  Narti,  N.  (2019).  Sistem  Informasi  Sekolah  Berbasis  Web. Indonesian  Journal on Software Engineering (IJSE) , 5 (1), 87–94. https://doi.org/10.31294/ijse.v5i1.5867
Wahid Abdul, A. (2020). Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi. Jurnal Ilmu-Ilmu Informatika Dan Manajemen STMIK , November , 1–5.
Wijaya, Y. D., & Astuti, M. W. (2019). Sistem Informasi Penjualan Tiket Wisata Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. Seminar Nasional Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 274.