e-ISSN : 2722-6131 | p-ISSN : 2722-614X| https://doi.org/10.31102/darmabakti.2020.1.1.1-5 Received 21 February 2020; Received in revised form 10 April 2020; Accepted 06 April 2020 Available online 18 Mei  2020 © 2020 Published by Darmabakti
Artikel ini terdapat di http://journal.uim.ac.id/index.php/darmabakti

## DARMABAKTI

## Jurnal Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat
journal  homepage: www.elsevier.com/locate/rsase
Peningkatan Pelayanan Administratif bagi staf Kecamatan Talang melalui Penguatan Kompetensi Aplikasi Perkantoran
Ida Afriliana 1 , Arif Rakhman 1 , Nurohim 1 , Ahmad Maulana 1
1 Politeknik Harapan Bersama Alamat e-mail: idaafriharahap@gmail.com , cakrakirana7@gmail.com , nurohim77@gmail.com , lanaolana@yahoo.com

## Informasi Artikel
Kata Kunci : Aplikasi Perkantoran, Microsoft Office, Pelayanan Administratif,
Kecamatan Talang

## Abstrak
Kecamatan Talang memiliki 19 kelurahan dimana pelayanan kepada masyarakatnya belum efektif, dikarenakan  masih  banyak  staf  Kecamatan  Talang  dan  para  staf  dari  kelurahan  naungan Kecamatan  Talang  masih  belum  memiliki  kemampuan  menggunakan  Microsoft  Office  untuk efektifitas pelayanan di kelurahan dan kecamatan. Perkembangan teknologi yang sangat pesat di segala bidang, menuntut semua lapisan masyarakat untuk dapat mengimplementasikan teknologi bagi  kehidupan  manusia.  Rumusan  masalah  pada  pengabdian  masyarakat  ini  adalah  belum efektifnya  penggunaan  Microsoft  Word  dan  Microsoft  Excel  untuk  meningkatkan  pelayanan  di Kecamatan Talang. Walaupun di Kecamatan Talang ini sudah melakukan pelayanan menggunakan komputerisasi  tetapi  belum  efektif.  Dengan  latar  belakang  permasalahan  tersebut  maka pengabdian  masyarakat  kali  ini    tentang  aplikasi  perkantoran  yang  diimplementasikan  pada pelayanan administratif di  Kecamatan  Talang.  Hasil  dari  pengabdian  masyarakat  ini  telah  dapat meningkatkan  kompetensi  para  staf  Kecamatan  Talang  dalam  menggunakan  MS.Office  ,  dengan prosentase  keberhasilan  60%  atau  hampir  seluruh  peserta  PKM  telah  dapat mengimplementasikan MS.Office pada penyelesaian masalah administratif.

## Abstract
Talang  Subdistrict has 19 regions where service to the  community has not been effective, because there are still many Talang District staffs and region staffs at  sub-districts Talang Subdistrict still do not have the ability to use Microsoft Office for effective services in the regions  and  sub-district. The  rapid  development  of  technology  in  all  fields  request  all  levels  of  society  to  be  able  to implement  technology  for  human  life.  The  problem  formulation  of  community  service  is  the ineffective  use  of  Microsoft  Word  and  Microsoft  Excel  to  improve  services  in  Talang  District Although  in  Talang  sub-district,  they  have  already  services  using  computerization  but  have  not been effective. So, the problems is how to implementation office applications at  the administrative service in Talang District. The result of this community service is to improve the competence of the  Talang  district    staffs,  60%  of  participants  community  service    can  be  improved.
Ida Afriliana, Arif Rakhman, Nurohim, Ahmad Maulana Darmabakti : Jurnal Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat 01-01 (2020)   01–05 Pemberdayaan

## 1. Pendahuluan
Kabupaten  Tegal  merupakan  sebuah  kota  transit  di  daerah  Jawa Tengah,  dimana  letaknya  sangat  strategis  karena  terletak  di  perbatasan Jawa Tengah dan Jawa Barat. Kabupaten Tegal terletak di bagian barat laut Provinsi  Jawa  Tengah,  dengan  letak  geografis  108°57'6"–109°21'30"  BT dan 6°02'41"–7°15'30" LS. Dan mempunyai letak yang strategis pada jalan Semarang  -  Tegal  -  Cirebon  serta  Semarang  -  Tegal  -  Purwokerto  dan Cilacap, dengan fasilitas pelabuhan di Kota Tegal.
Teknologi di era milenia ini berkembang sangat pesat menjadi faktor pendukung  dalam  perkembangan  perekonomian  tersebut,  dimana perkembangan  teknologi  tersebut  sangat  mempengaruhi  kehidupan masyarakat  saat  ini.  Hampir  segala  bidang  kehidupan  sudah memanfaatkan kamajuan teknologi,  perubahan dari konvensional menjadi komputerisasi.  Perkembangan  teknologi  informasi  juga  mempengaruhi pada kemajuan pola pikir masyarakat sekarang ini. Bukan hanya sebagian masyarakat saja, tetapi hampir seluruh lapisan masyarakat mendapatkan dampak perkembangan yang sangat pesat ini, baik dampak positif maupun dampak  negatif.  Perkembangan  teknologi  sebisa  mungkin  dapat memenuhi kehidupan manusia baik dari segi kebutuhan informasi ataupun kebutuhan pendukung bagi kelangsungan hidup manusia.
Perkembangn teknologi ini telah menyeluruh di segala lapisan, tidak terkecuali  di  berbagai  departemen  pemerintahan,  dari  level  tertinggi, hingga  level  pemerintahan  terkecil.  Seperti  pelayanan  di berbagai  kantor kelurahan  atau  kecamatan  semua  telah  menggunakan  komputerisasi  dan hmpir  semua  jenis  pelayanan  telah  mengimplementasikan  sistem informasi terpadu. Talang adalah sebuah kecamatan di Kabupaten Tegal, Jawa  Tengah, Indonesia.  Kecamatan  ini  berjarak  sekitar  8  Km dari Slawi,  ibu  kota Kabupaten  Tegal ke  utara  atau  6  Km  selatan Kota Tegal.  Pusat  pemerintahannya  berada  di Desa  Pesayangan.  Kecamatan Talang  salah  satu    kecamtan  yng  memiiki  permasalahan  dalam  hal pelayanan, seperti yang telah dipaparkan diatas.
Kecamatan  Talang  menaungi  19  Kelurahan  dengan  jumlah penduduk  5528  jiwa.  Untuk  itulah  pelayanan  Kecamatan  Talang  sangat padat menginngat  jumah  penduduk  dan  cakupan  wilayahnya.    Pelayanan di  Kecamatan  Talang  biasa  dilakukan  sesuai  hari  kerja  dan  dilayani  oleh para  staf  Kecamatan  dan  staf  Kelurahan.  Sayangnya  pelayanan  di Kecamatan Talang ini kurang efektif, dikarenakan sumber daya manusia di Kecamatan  Talang  ini  belum  memiliki  kompetensi  yang  baik  dalam  hal aplikasi Perkantoran atau Microsoft Office.
Dengan  latar  belakang  permasalahan  tersebut  maka  pengabdian masyarakat kali ini mengimplementasikan aplikasi perkantoran yang pada dunia  perkantoran,  dalam  hal  ini  ini  adalah  pelayanan  administratif  di Kecamatan  Talang.  Dengan  harapan,  dengan  adanya  penguatan kompetensi  bagi  petugas  kecamatan  tentang  apliksi  perkantoran  maka akan  meningkatkan  pelayanan  kecamatan  Talang,  sehingga  masyarakat akan terbantu dengan pelayanan yang efektif dan efisien.
Pada  gambar  1.  Menunjukkan  gambaran  jumlah  penduduk  dengan luas  wilayah  di  Kecamatan  Talang.  Kecamatan  Talang  memiliki  luas tanah  18,37  km2    dan  menurut  badan  pusat  statistik  Kota  Tegal, Kecamatan Talang mempunyai 102.312 penduduk dimana terdiri dari 19 desa  dengan  tingkat  kepadatan  penduduk  5528  jiwa/km 2 .  Dengan melihat  jumlah  penduduk  tersebut  maka  dapat  dibayangkan  betapa besar  rasio  pelayanan  karyawan  terhadap  penduduknya.  Apalagi ditambah  dengan  perkembngan  sistem  informasi  di  lingkungan pemerintahan  ,  sehingga  masih  belum  efektif  pelayanan  di  Kecamatan Talang.
Gambar 1. Gambaran  jumlah penduduk dan luas wilayah  Kec.Talang
Rumusan  masalah  pada  pengabdian  masyarakat  ini  adalah  kurang efektifnya  pelayanan  di  Kecamatan  Talang  dikarenakan  sumber  daya manusia  pada  kecamatan  Talang  ini  belum  memiliki  keterampilan Aplikasi  Perkantoran  yang  memadai.  Walaupun  pelayanan  telah dilakukan menggunakan komputerisasi tetapi masih banyak sumber daya manusia atau staf  yang tidak mengetahui penggunaan semua tools dalam MS.Office  tersebut.  Dapat  dilihat  pada  saat  pelaksanan  pengabdian masyarakat yakni ada beberapa peserta ada yang telah bisa menggunakan komputer  dan  ada  beberapa  peserta  yang  masih  sangat  asing menggunakan  komputer.  Oleh  karena  itulah  dilakukan  pendampingan langsung untuk pengerjaan tugas atau modul kerja
Adapun manfaat dari pengabdian masyarakat ini adalah :
1. Memgimpelementasikan  teknologi  informasi  pada  dunia  pelayanan di pemerintahan tingkat Kecamatan, khususnya Kecamatan Talang
2. Memberikan kemudahan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan yang prima di Kec. Talang.
3. Terjalinnya kerja sama antara Kecamataan Talang dengan Prodi DIII Teknik Komputer dalam rangka Tridarma Perguruan Tinggi.

## 2. Metode Pengabdian
Sasaran dari peserta pengabdian masyarakat ini adalah seluruh staff Kelurahan  yang  berada  pada  wilayah  Kecamatan  Talang  termasuk didalamnya adalah perangkat dari 19 desa/kelurahan yang masuk dalam naunagan  kecamatan  Talang.  Dari  19  kecamatan  ini  semuanya  dapt mengikuti  PKM  ini  karena  semua  staf  membutuhkan  peningkatan kompetensi  pada  bidang  aplikasi  perkantoran.  Adapun  prosedur pemilihan  staf  yang  ikut  PKM  ini  dilakukan  oleh  Sekretaris  Kecamatan Talang. Pada hari pertama banyak peserta yang hadir tetapi hari kedua peserta yang hadir lebih sedikit, dikarenakan ada beberapa peserta yang terkendala  kegiatan  di  kelurahan  masing-masing.  Peserta  yang  dapat mengoperasikan computer dengan baik adalah peserta yang sebelumnya pernah mengikuti kursus komputer, ada 5 peserta yang dapat mengikuti materi secara baik dan cepat.
Metode  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  adalah  dengan memberikan  pelatihan  selama  2  hari  kepada  semua  peserta  ,dan pendampingan  langsung  oleh  tutor  dosen  dan  asisten  tutor  yakni sejumlah  10  mahasiswa.  Semua  kegiatan  pelatihan  berlangsung  adalah mengimplementasikan modul Aplikasi Perrkantoran dengan praktek  di laboratorium  komputer.  Pengabdian  masyarakat  ini  dilakukan  di laboratorium komputer 6 , Kampus Politeknik Harapan Bersama Tegal.
Materi  pada  hari  pertama  adalah  menggunakan  Microsoft  Word untuk  membuat  watermark  pada  dokumen  dan  membuat  surat  massal menggunaan mailmerge. Disini para peserta langsung mempraktekknan untuk  membuat  surat  tentang  pelayanan  di  Kecamatan  Talang.  Setelah materi  dapat  dikuasi,  kemudian  peserta  diberikan  cara  penyimpanan data secara cloud, atau menyimpan di Google drive para peserta.
Materi  pada  hari  kedua  adalah  menggunakan  MS.Excel  untuk melakukan  pendataan  warganya  dengan  menggunakan  table  dan beberapa fungsi aritmetika , dan fungsi vlookup dan hlookup.
Maulana Darmabakti : Jurnal Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat 01-01 (2020)   01–05
Pemberdayaan
2.1. Waktu dan Tempat Pengabdian
Pengabdian masyrakat ini dilakukan pada tanggal 29-30 Januari 2020 di Kampus Politeknik Harapan Bersama Tegal. Penguatan Kompetensi ini dilakukan dengan praktek selama 11 jam ( 2 hari )

## 2.2. Metode dan Rancangan Pengabdian
Persiapan yang dilakukan pertamakali pada pengabdian masyarakat ini  adalah  modul  praktek.  Modul  yang  digunakan  adalah  modul  untuk mata kuliah aplikasi perkantoran. Persiapan yang lain adalah melakukan komunikasi dengan pihak Kecamatan Talang, yakni pengajuan surat ijin kepada  Camat  Kec.Talang  dan  melakukan  koordinasi  dengan  pihak Sekretaris Camat untuk melakukan pendataan staf kelurahan yang akan diikutsertakan dalam pengabdian masyarakat ini. Pada tahap persiapan oleh  kedua  belah  ihak  dilaksanakan  secara  bertahap  yakni  2  minggu sebelum pelaksanaan PKM. Dengan adanya 10 mahasiswa maka tutorial dapat  dilakukan  satu  peserta  didampingi  satu  tutor.  Dan  yang memberikan materi adalah dosen pelaksana pengabdian masyarakat.

## 2.3. Pengambilan Sampel
Pengambilan  sampel  dari  beberapa  kelurahan  dilakukan  oleh  pihak ketua  pengabdian  dan  Sekretaris  Kecamatan  Talang  berdasarkan kebutuhan  staf  dalam  penguatan  kompetensi  terhadap  materi  aplikasi perkantoran. Dari 19 kelurahan yang berada dalam naungan Kecamatan Talang  terdapat  11  kelurahan  yang  sangat  membutuhkan  pelatihan aplikasi perkantoran, karena beberapa diantaranya sangat kurang dalam penggunaan komputerisasi.
Beberapa indikator yang dijadikan pemilihan peserta PKM ini adalah :
1. Peserta  adalah  merupakan  staf  kelurahan  dalam  naunga Kecamatan Talang.
2. Staff  tersebut  direkomendasikan  oleh  Sekretaris  Camat Kecamatan Talang
3. Peserta  tanpa  pengetahuan  komputer  juga  boleh  ikut  dengan satu syarat memiliki kemauan untuk belajar.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Pada pengabdian masyarakat ini diberikan secara bertahap. Peda hari pertama  ada  2  materi  yakni  pengenalan  MS.Word.  Setelah  pengenalan MS.Word kemuidan dilakukan penyampaian materi   Cara membuat surat massal  dengan  menggunakan  mailmerge,  Cara  membuat  membuat watermark  untuk  halaman  tertentu,  Cara  membuat  header  dan  footer, Cara membuat tabel menggunakan MS.Word. Untuk ini maka peserta harus membuat  surat  yang  harus  dikirimkan  ke  pihak  kecamatan  dengan  draft yang telah dipersiapkan oleh dosen pelaksana pengabdian masyarakat.
Pada  hari  kedua,  peserta  diberikan  materi  MS.Excel  dan implementasinya  pada  bagian  administratif.  Penreapan    MS.Excel  antara lain adalah Cara mengimplementasikan rumus aritmetika seperti rumus if sederhana, hlookup dan vlookup pada tabel. Kemudian peserta diberikan materi  untuk  membuat  tabel  tentang  penggunaan  dana  pemerintah  dan dibuat  dalam  laporan  keuangan  yang  sederhana.  Pembuatan  laporan  ini menggunakan tools pada MS.Excel.
Peserta sangat antusias  dalam mengikuti  kegiatan  ini  dan  60%  (  11 peserta)  dapat  menerima  materi  ini  dengan  baik,  dan  40%(7  peserta) lainnya  menerima  materi  ini  secara  pelan,  karena  tidak  terbiasa menggunakan komputer, seperti ditunjukkan pada gambar2.
Pada  penggunaan  MS.Excel  sangat  memerlukan  pendampingan karena  memang  penggunaan  rumus  ini  sangat  penting  dalam  aplikasi administratif pemerintahan.
Kemudahan lain yang ditawarkan program ini adalah terintegrasinya program  Microsoft  Excel  dengan  program  aplikasi  windows  yang  lain (seperti  Microsoft  Access,  Microsoft  Word).  Pada  saat  anda  membuka Microsoft  Excel  maka  terdapat  buku  kerja  (Workbook)  yang  siap digunakan yang didalamnya terdapat beberapa lembar kerja (worksheet).
Peserta  juga  diajarkan  menyimpan  file  dengan  flasdisk  dan menyimpan  pada  fasilitas  google  drive.  Selain  itu  peserta  juga  diberikan ketrampilan  untuk  mengirim  file  ke  pihak  lain  melalui  email  atau whatapps sehingga mempermudah pengiriman data dari pihak kelurah dk pihak kecamatan.
Gambar2.  Pemetaan kemampuan peserta PKM
Pada  Gambar  3  memperlihatkan  proses  kegiatan  pelatihan  yang diikuti  oleh  para  peserta  kegiatan.  Pada  kegiatan  ini  proses  pemberian materi dilakukan oleh tim pelaksana pengabdian masyarakat  yang terdiri dari  Dosen  dan  mahasiswa  sebagai  tim  pembantu  teknik  pelaksanakan pengabdian masyarakat  .
Dalam  kegiatan  pelatihan  diperlukan  pendampingan supaya  peserta benar-benar paham dalam mengapilikasikan materi. Yaitu dengan praktek dibimbing sampai menyelesaikan suatu project.
Gambar3.  pendampingan peserta pengabdian oleh mahasiswa
Dalam  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  untuk  proses pendampingan  ini  peserta  kegiatan  diarahkan  dan  dibimbing  langsung face-to  face  sehingga  harapannya  dapat  lebih  optimal  dalam  proses. Pada  proses  pendampingan  ini  terlihat  bahwa  hampir  seluruh  peserta sangat  antusias  mendapatkan  materi  ini  walaupun  dengan  segala kesulitan  yang  dihadapi,  karena  ada  beberapa  peserta  yang  tidak terbiasa menggunakan komputer.
Maulana
Pemberdayaan

## Gambar 4. Modul dan cara pemdampingan
Dalam  kegiatan  pengabdian  masyarakat  seperrti  terlihat  pada gambar  3  yakni  bagaimana  dosen  sebagai  pelaksana  pengabdian masyarakat memberikan arahan langsung kepada pesertanya. Kemudian materi yang diberikan semua telah ada pada modul sehingga jika peserta telah  selesai  mengikuti  pengbdian  masyarakat  ini  dapat  mengulang materi kembali  hanya denga n membuka modul tersebut.
Beberapa hal yang harus dicapai pada pengabdian masyarakat ini adalah:
1) Peningkatan  kompetensi  staf    kelurahan  dibawah  naungan Kecamatan  Talang,  khususnya  pada  bidang  administratif perkantoran.
2) Perlunya  menjaga  keberlangsungan  peningkatan  kompetensi  bagi para staf kelurahan dibawah naungan Kecamatan Talang.
3) Pelaksanaan  tridarma  oleh  dosen  dan  mahasiswa  prodi  D3  Teknik Komputer Politeknik Harapan Bersama
Setelah  2  hari  pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  maka  dilakukan evaluasi  terhadap  pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  ini,  yakni  dengan mewawancarai  beberapa  peserta.  Dari  hasil  wawacara  didapat  beberapa hal untuk keberlanjutan pelatihan ini, karena waktu 2 hari dirasa kurang memadai untuk pendalam materinya.
Setelah acara selesai dilakukan foto bersama sebagai bentuk dokumentasi kegiatan  pelaksaanaan  pengabdian  masyarakat  ini  seperti  terlihat  pada gambar 4.
Gambar4. dokumentasi kegiatan
Saat pelaksanaan pengabdian berlangsung juga dilakukan monev oleh pihak  P3M  sebagai  penanggungjawab  penelitian  dan  pengabdian masyarakat  Politeknik  Harapan  Bersama  Tegal.  Dalam  monev  juga dilakukan  penilaian  terdahap  kedua  belah  pihak,  baik  pelaksana, ataupun peserta.
Hasil  pengabdian  masyarakat  ini  dapat  dicapai  dengan  baik,  yakni tercapainya  peningkatan  kompetensi  dari  SDM  yang  mengikuti pengbdian masyarakat ini. Setelah dilakukan penilaian terhadap hasil kerja praktek para peserta didapat pada table 1.
Tabel 1. Penilaian

## 4. Simpulan dan Saran
Pelatihan  Office  ini  baru  dilaksanakan  pertama  kali  di  Kecamatan Talang.  Sebagian  besar  staf  belum  dapat  menguasi  komputer  dengan baik.  Dengan  adanya  peningkatan  kompetensi  ini  yang  dikemas  dalam sebuah workshop sangat disambut baik, walaupun kemampuan masing- masing staf terdapat perbedaan yang jauh, yakni ada yang sudah terbiasa dengan  komputer  tetapi  ada  yang  belum  pernah  menggunakan komputer. Hasil pengabdian  berhasil meningkatkan kemapuan peserta sebanyak 60 persen dari keseluruhan jumlah peserta.
Setelah  workshop  ini  dilakukan  selama  2  hari,  dan  materi  telah tersampaikan , banyak masukan positif tentang pelaksanaan pengabdian masyarakat  ini,  yakni  para  peserta  senang  dengan  suasana  pengabdian masyarakat  ini  karena  didampingi  1  asisten  mahasiswa  dan  suasana tidak tegang
Adapun  saran  untuk  kegitan  ini, yakni  mengingat  besarnya manfaat kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini,  maka  selanjutnya  perlu  adanya pelatihan  lanjutan  karena  perkembangan  teknologi  administratif  yang amat pesat, berbasis aplikasi dan internet serta perlunya diperkenalkan tentang aplikasi tentang siskeudes.

## 5. Ucapan Terimakasih
Terima  kasih  kepada  Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat (P3M) Politeknik Harapan Bersama Tegal yang telah membiayai kegiatan PKM  yang  telah  dilaksanakan  ini  pada  tahun  anggaran  2020  semester ganjil  serta  terimakasih  juga  kami  haturkan  kepada  Ibu  Camat  dan segenap staff di Kecamatan Talang.
6. Daftar Pustaka
[1] Febrian,.J(2004). Kamus  Komputer  dan  teknologi  informasi, Jakarta, Penerbit Informatika.
[2] Smaratungga  (2009).  [online]  Available  FTP:  smartungga.ning.com. Tanggal akses: Maret 2018.
[3] Tikom Group.2018:Panduan Belajar Microsoft Office 2013
[4] Rizaldi,  Pelatihan  Pengolahan  Data  Administrasi  Perkantoran Menggunakan  Aplikasi  Microsoft Excel  pada Balai  Desa  Pingangripan Kecamatan  Air  Batu  Kabupaten  Asahan,  Jurdimas  Royal,  vol  2  no  .2 hlm 107-114, 2019
Kelurahan Penilaian praktek saat PKM Bengle 60 Cangkirng 70 Dawuhan 70 Dukuhmalang 70 Gembong Kulon 75 Getaskerep 75 Kaladawa 90 Kajen 90 Kaligayam 90 Kebasen 90 Langgen 90 Pacul 65 Pasangan 65 Pegirikan 90 Pekiringan 90 Pesayangan 90 Talang 90 Tegalwangi 85 Wangandawa 90
Ida Afriliana, Arif Rakhman, Nurohim, Ahmad Maulana Darmabakti : Jurnal Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat 01-01 (2020)   01–05 Pemberdayaan
[5] Enny  Dwi  Lestariningsih,  Penggunaan  Aplikasi  Perkantoran  dalam Peningkatan  Kinerja  Guru  SDN  01  Kembangarun  Semarang,  Jurnal Surya Masyarakat, vol 1 No 2, Mei 2019
[6] Moh.Miftahudin Rokhman, Surya Adi Wibowo, Pelatihan Pemanfaatan Microsoft Office pada staf Pengajar di SMPLBN Kota Malang, vol 1 no.1 Februari 2018