## INNOVATIVE: Volume 1 Nomor 2 Tahun 2021
Research & Learning in Primary Education
Implementasi PBO dan Database Terpadu Dalam Pengembangan Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan Pada PT. Naga Mas Murni
Indra Irawan 1 , Juliani 2
1 Universitas Pahlawan Tuanku Tambusai, 2 STIKOM Pelita Indonesia Email: indramushlih@gmail.com 1 , julia_liy@yahoo.com 2

## PENDAHULUAN
PT.  Naga  Mas  Murni  adalah  salah  satu  perusahaan  swasta  di  Kota  Pekanbaru  yang  bergerak  dalam bidang penjualan kebutuhan rumah tangga dengan komoditi produk makanan ( consumer goods ). Saat ini PT. Naga  Mas  Murni  telah  mengalami  perkembangan  yang  cukup  pesat,  baik  dari  aspek  peningkatan  jumlah pelanggan  dan  jenis  komoditi  jual.  Perusahaan  ini  memiliki  gudang  yang  letaknya  terpisah  dari  kantor administrasi  sehingga  sering  menimbulkan  masalah  dalam  koordinasi  jumlah  persediaan  barang.  Adapun informasi mengenai persediaan barang antara gudang dengan kantor adminstrasi hanya menggunakan telepon dan pencarian informasi sisa persediaan (stok) barang oleh petugas gudang sering terlambat padahal penjual memerlukan data tersebut dalam waktu yang cepat.
Kendala ini sebenarnya terjadi karena proses pencatatan mutasi barang masih dilakukan secara manual dengan  menggunakan  cara  konvensional,  yaitu  mengandalkan  kartu  stok  yang  masih  ditulis  tangan  oleh pegawai  gudang.  Sekalipun  data  pada  kartu  stok  tersebut  setiap  sore  hari  direkam  secara  komputerisasi menggunakan   perangkat lunak kategori lembar kerja (spreadsheet) , namun informasi yang dihasilkan sering tidak sesuai dengan yang disampaikan pihak gudang kepada pegawai penjualan (sales).
Informasi persediaan barang tersebut sangat dibutuhkan dan menjadi simpul dari segala masalah yang timbul, karena informasi tidak diproduksi secara cepat dan akurat. Pengawasan mutasi barang masuk (stock in) dan barang keluar (stock out) yang lemah sangat mempengaruhi keputusan yang dibuat untuk para pemasok, pelanggan maupun untuk kebutuhan internal perusahaan.
Disisi lain komputer sebagai komponen teknologi informasi (TI) saat ini terus mengalami perkembangan. Komputer  merupakan  peralatan  elektonik  penunjang  yang  manpu  mengolah  data  dalam  jumlah  besar  serta memproduksi  informasi  yang  bervariasi  dan  akurat  sesuai  kebutuhan  pengguna.  Selain  itu  komputer  sudah dapat diaplikasikan  untuk  komunikasi data, dimana  transfer  data  dilakukan  antar  komputer  pada  jarak  jauh. Dengan  demikian  komputer  telah  digunakan  secara  meluas  dimasyarakat  baik  secara  perorangan  maupun organisasi atau perusahaan.
Beberapa rumusan masalah dalam penelitian ini, yaitu :
1.  Kegiatan  Sistem  Informasi  (SI)  seperti  pencatatan  atau  pengumpulan  data,  suhapitulasi,  penciptaan informasi  atau  laporan-laporan  dan  pendistribusian  informasi  dilaksanakan  secara  manual.  Hal  tersebut tentunya  memperlambat  produktifitas  kerja  sehingga  harus  di  lakukan  analisis  dan  perancangan  Sistem Informasi (SI) berbasis komputer.
2.  Sistem  pengarsipan  data yang dilakukan  secara  manual  yaitu  dengan  menggunakan  map-map  kertas  dan buku  pencatatan  transaksi menimbulkan  kesulitan  didalam  pencarian  kembali  data  yang  diperlukan  serta rentan terhadap kemungkinan  kehilangan  data  atau  gangguan  oleh  pihak  yang  tidak  bertanggung  jawab, selain itu diperlukan ruang atau tempat yang besar sebagai media penyimpanan. Sehingga harus dirancang sebuah data base elektronik terpadu untuk memperbaiki sistem pengarsipan yang ada.
3.  Dalam  rangka  mengembangkan  Sistem  Informasi  (SI)  yang  ada  agar  berbasis  komputer,  maka  harus dirancang sebuah modul program komputer dengan bahasa pemograman berorientasi objek.
4.  Setiap unit kerja di PT. Naga Mas Murni masing-masing memiliki kumpulan data berbeda, yang berakibat adanya data yang tidak konsisten dan rangkap, selain itu untuk menyebarkan atau mengirim laporan dan data  antar  unit  kerja  tersebut  masih  memanfaatkan  seseorang  atau  kurir.  Untuk  itu  selain  dirancang database terpadu juga penerapan jaringan komputer.

## METODOLOGI PENELITIAN
Untuk  langkah  awal didalam  melakukan  penelitian  adalah  menetapkan  metode  yang  akan  digunakan. Pada  penelitian  ini  yang  terkait  kegiatan  Sistem  Informasi  (SI)  para  pakar  telah  menciptakan  metodologi sebagai pedoman bagi para peneliti, yaitu system Development Life Cycle (SDLC), O bject Oriented Analisy dan Design (OOAD), Structured Analisy Structured Design (SASD).
Sekalipun  SDLC merupakan  metodologi  yang  paling  lama  namun  analisis  tetap  dipedoman,  mengingat bahwa  SDLC  memberikan  arahan  pada  para  peneliti  untuk  fokus  pada  kedua  aspek  pengembangan  yaitu proses dan data. Dengan demikian dalam penelitian ini metodologi yang digunakan adalah SDLC yang terurai dalam tujuh fase, sebagai berikut :

## a. Fase Project Identification & Selection
Pada  fase  ini  informasi  yang  diperoleh  dengan  menanyakan  dan  pengamatan  secara  langsung,  maka dapat  diketahui  permasalahan  yang  terjadi  pada  sistem  informasi  penjualan  dan  persediaan  PT.  Naga  Mas Murni yaitu sistem yang digunakan belum berjalan secara efektif. Hal ini  dikarenakan pemanfaatan teknologi komputer  yang  belum  maksimal.  Untuk  menunjang  pelaksanaan  fase  ini,  peneliti  melakukan  penelitian lapangan ( Field Research ) PT. Naga Mas Murni.
b. Fase Project Initiation & Planning
Pada fase ini dilakukan pengamatan aliran sistem informasi yang sedang berjalan pada sistem informasi penjualan  dan  persediaan  PT.  Naga  Mas  Murni,  karena  terdapat  permasalah  yang  terjadi  didalam  sistem tersebut,  yaitu  pada  pemanfaatan  komputer  yang  belum  didukung  Aplikasi  sistem  informasi  berbasis pemrograman berorientasi obyek.
c. Fase Analysis
Dalam tahap analisa sitem terdapat tiga tahapan yang harus dilakukan, yaitu :
1 Requiretment Determination
Setelah melakukan pengamatan permasalahan sistem informasi penjualan dan persediaan PT. Naga Mas Murni secara langsung maka perlu ditentukan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasai permasalahan yang terjadi.

## 2 Rekruitment Structuring
Dari informasi yang telah didapat maka dapat dibuat rancangan aliran sistem informasi penjualan dan persediaan  PT.  Naga  Mas  Murni  yang  sedang  berjalan  kemudian  dikembangkan  dan  dirancang  sistem baru yang akan diusulkan secaran terperinci.

## 3 Alternatif generation And Selection Design
para  pemakai  sistem  akan  membantu  pengembang  sistem  untuk  menentukan  solusi  alternatif  dalam pengembangan sistem tersebut. selanjutnya para pemakai sistem akan mengevaluasi berbagai alternatif pemecahan permasalahan yang ditimbulkan.

## d. Fase Logical Design
Pada tahap ini pengembang sistem harus memahami bagaimana menterjemahkan keinginan pengguna sistem informasi kedalam bahasa pemrograman, kemudian merancang logika programnya.
e. Fase Physikal Design
Pada tahap ini lebih menitik beratkan pada rancangan fisik sistem yang akan dibuat yaitu membangun sebuah  sistem  informasi  baru  menjadi  suatu  software  berdasarkan  analisa  yang  dilakukan  pada  tahap sebelumnya.
f. Fase Implementation
Pada tahap ini lebih menekankan pada penerapan sistem yang telah selesai dirancang. dimana para user diberi  petunjuk  pemakaian  sistem  untuk  dioperasikan  secara  langsung  dengan  didampingi  oleh  pengmbang sistem.
g. Fase Maintenance
Setelah semua tahap telah selesai maka harus dikukan perawatan terhadap sistem informasi yang telah

## dioperasikan.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Proses  terjadinya  transaksi  penjualan  dan  persediaan  dimulai  dari  pelanggan  dari  toko-toko  atau swalayan untuk bernegosiasi dengan membawa brosur produk, dari brosur toko-toko atau swalayan memilih jenis produk makanan yang akan dibelinya setelah itu Toko-toko atau swalayan menbuat permintaan barang atau purchase order yang akan diserah kepada bagian penjualan PT. Naga Mas Murni untuk diperiksa data pesanan  barang  dan  dibuat  daftar  pesanan  barang  yang  kemudian  diserahkan  kebagian  gudang/logistik untuk  diperiksa  apakah  barang  pesanan  itu  tersedia  atau  tidak,  kemudian  kartu  stok  dan  daftar  pesanan barang dibuat digudang, daftar pesanan barang diserahkan kepada bagian penjualan sedangkan kartu stok barang digudang diserahkan ke pimpinan untuk dibuat data pembelian barang.
Untuk  daftar  pesanan  barang  pada  bagian  penjualan  dibuat  faktur  penjualan  dan  surat  pengantar barang  masing-masing  sebanyak  tiga  rangkap  kemudian  dokumen  tersebut  diserahkan  kepada  pelanggan untuk disahkan, dan diambil sebanyak dua rangkap dan  dibuat tanda  terima barang sebanyak dua rangkap untuk  diserahkan  kepada  bagian  penjualan,  beserta  dua  rangkap  faktur  penjualan  dan  surat  pengantar barang.  Kemudian  bagian  penjualan  mengarsip  masing-masing  satu  rangkap  faktur  penjualan  dan  surat pengantar barang untuk  dibuat laporan  pelanggan  dan  laporan  penjualan.  Laporan  pelanggan  dan  laporan penjualan  barang  dibuat  masing-masing  dua  rangkap.  laporan-laporan  tersebut  dibuat  berdasarkan dokumen-dokumen  transaksi  penjualan  dan  data  pelanggan.  laporan  pelanggan  dan  laporan  penjualan barang diserahkan kepada pimpinan untuk dicek apakah pelanggan dan penjualan meningkat atau menurun kemudian  divalidasi, masing-masing  satu  rangkap  diarsip  oleh  pimpinan  dan  satu  rangkap  lagi  diserahkan kembali ke bagian penjualan untuk diarsip.
Untuk kartu stok barang digudang diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa stok yang kosong dan dibuat daftar permintaan barang, lalu daftar permintaan barang diserahkan bagian penjualan untuk dibuat surat permintaan barang atau Draft Order dan laporan pemesanan barang yang telah disetujui dan laporan pemesanan  barang  ini  diserahkan  kepada  pimpinan  sedangkan  surat  permintaan  barang  atau Draft  Order dikirim ke supplier untuk membeli persediaan barang digudang, berdasarkan surat permintaan  barang atau Draft Order, supllier membuat kwitansi pembelian serta surat pengiriman barang masing-masing sebanyak tiga  rangkap  yang  diserahkan  ke  bagian  administrasi  gudang  PT.Naga  Mas  Murni.  Berdasarkan  kwitansi pembelian  dan  surat  pengiriman  barang  yang  telah  diterima  oleh  bagian  administrasi  gudang  untuk dimasukkan data barang atau stok barang yang masuk dan dibuat laporan supplier, laporan pembelian dan laporan  persediaan  barang  digudang.  Laporan-laporan  tersebut  diserahkan  kepada  pimpinan  untuk  di periksa kebenarannya dan divalidasi, laporan-laporan tersebut dibuat sebanyak dua rangkap yang nantinya diserahkan kepada pimpinan untuk di cek dan divalidasi, dan satu rangkap lagi diarsip oleh bagian gudang atau  logistik.  Setelah  beberapa  lama  terjadinya  transaksi  penjualan  dan  persediaan,  pelanggan  datang  ke kantor PT. Naga Mas Murni untuk meretur barang yang rusak atau kadar luarsa, kemudian bagian penjualan mencek  kebenaran  barang  yang  di    retur  oleh  pelanggan  dan  dibuat  nota  retur  sebanyak  dua  rangkap. Setelah  dicek  dan  divalidasi  bagian  penjualan  menyerahkan  nota  retur  tersebut  rangkap  satu  untuk pelanggan  dan  rangkap  satu  lagi  untuk  dibuat  laporan  retur  barang  dan  data  barang  yang  rusak  masing- masing rangkap satu lalu diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa dan divallidasi, setelah divalidasi oleh pimpinan  satu  rangkap  diarsip  oleh  pimpinan  dan  satu  rangkap  data  barang  yang  rusak  dikirm  ke  supplier sebagai bukti telah terjadinya pengembalian barang yang rusak untuk menggantikan barang yang baru.
Dari analisa sistem tersebut, maka dapat disimpulkan dalam bentuk context  diagram pada gambar 1 berikut :
Pelanggan Pimpinan Supplier Laporan Faktur penjualan, surat pengantar barang, Nota Retur Penjualan Purchase order, tanda terima barang,  Retur barang penjualan Drafft Order, Data pembelian barng yg rusak Kwitansi pembelian barang, surat pengiriman barang ,brg yang diganti 0 SI Penjualan & Persediaan PT. Naga Mas Murni Daftar pembelian barang dan kebijakan
Gambar 1. Context Diagram Penjualan dan Persediaan Setelah dilakukan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan maka ditemukan beberapa kelemahan pada sistem tersebut, yaitu :
1. Akibat dari proses Penjualan dan pengolahan data secara manual dikarenakan seluruh komponen masih  menggunakan  pemanfaatan  aplikasi  Microsoft  office  yang  kurang  maksimal  dalam pengolahan  penjualan  dan  persediaan  mengakibatkan  waktu  yang  digunakan  kurang  efektif  dan efisien  sehingga  pembuatan  laporan  sering  terjadi  keterlambatan,  bentuk  laporan  tidak  sama, kesulitan dalam transaksi penjualan, meng- update data dan pengarsipan data yang kurang efisien.
2. Dalam  proses  pelaporan  terjadi  data  yang  tidak  konsisten,  laporan  yang  dihasilkan  harus  dicek berulang-ulang untuk menghindari ketidak akuratan data laporan persediaan.
3. Akibat dari sistem yang masih didominasi sistem manual maka mengakibatkan kinerja sistem yang ada pada saat ini relative lambat dan keamanan data yang diolah sangat lemah.
Kekuatan  dari  aliran  Sistem  Informasi      Penjualan  dan  Persediaan    yang  terdapat  pada  PT.  Naga  Mas Murni  diatas  bahwa  setiap  Pelanggan  yang  ingin  memesan  barang  ke  PT.  Naga  Mas  Murni  tersebut  harus mengikuti dan mematuhi segala prosedur dari pihak PT. Naga Mas Murni,yaitu mulai dari pemesanan barang sampai  penerimaan  barang    Sehingga  Konsumen  yang  ingin  memesan  barang    dapat  mengetahui  stok  yang tersedia di gudang PT. Naga Mas Murni.
Kelemahan  dari  aliran  sisten  informasi  penjualan  dan  persediaan  PT.  Naga  Mas  Murni,  yaitu  didalam pengolahan  data  Penjualaan  dan  persediaan  masih  menerapkan  sistem  manual,  artinya  masih  terdapat bermacam-  macam  dokumen  yang  tersimpan  di  dalam  administrasi  gudang  sehingga  jika  suatu  saat dibutuhkan suatu dokumen tertentu maka pihak bagian penjualan dan bagian gudang akan mencari dokumen tersebut satu demi satu, dan ini mengakibatkan informasi yang akan diperoleh tidak cepat dan akurat.
Dengan  adanya  suatu  kesempatan  untuk  merubah  sistem  informsi  yang  berbasis  momputer,  maka didalam penyajian suatu sistem informasi yang dibutuhkan akan tercapai secara efektif dan efisien. Sehingga hal ini akan memberikan suatu pelayanan yang lebih akurat, cepat dan memuaskan bagi setiap pengguna.
START
idHistory=4, KodeProduk=8,  NamaProduk=30,
Jumlah=4, Satuan=30, saldo=4, masuk=4, keluar=4, Hargabeli=8, sisa stok=4 idHistory, KodeProduk, NamaProduk, Jumlah, Satuan, saldo, masuk, keluar, Hargabeli, sisa stok Saldo awal= “0” Saldoawal=saldo- keluar+masuk Jumlah barang digudang Cetak Stok Kosong, Laporan Persedian Barang STOP Ya Tidak
Gambar 2. Flowchart Persediaan Barang
Setelah itu, perlu mendesain tampilan input dan output aplikasi yang akan dibangun, diantaranya :
Gambar 3. Desain Input Penjualan Barang

## PENJUALAN BARANG

## PT. NAGA MAS MURNI PEKANBARU - RIAU
Nama Pelanggan : NO Telp  :
Alamat                 :
Faximile : Total Piutang ENTRY DATA PENJUALAN BARANG LIHAT DATA KodeProduk NamaProduk
Jumlah Harga Total TAMBAH SIMPAN
× BATAL © KELUAR

## Gambar 3. Desain Output Persediaan Barang

## SIMPULAN
Sistem  informasi  penjualan  dan  persediaan  bermanfaat  bagi  perusahaan  yang  memerlukan  proses monitoring mutasi barang. PT. Naga Mas Murni yang memiliki proses pergerakan barang masuk dan keluar cukup  tinggi  mengalami  beberapa  masalah  mendasar  dalam  melihat  data  penjualan  dan  khususnya  data persediaan.
Sistem  informasi penjualan  dan  persediaan  ini  menjawab  permasalahan  tersebut  karena  pergerakan mutasi barang dapat dipantau dengan cepat dan data persediaan barang dapat diketahui dengan cepat dan tepat.  Banyak  keputusan  yang  dapat  diambil  dengan  cepat  oleh  manajemen  dengan  adanya  layanan  data dan informasi dari sistem informasi penjualan dan persediaan ini di PT. Naga Mas Murni.

## DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto  HM.  (1999).  Analisa & Desain  Sistem  Informasi  :  Pendekatan  Terstruktur Teori  dan  Praktek  Aplikasi Bisnis. Andi Offset Yogyakarta
Alfata Hanif. (2001). Analisa & Perancangan Sistem Informasi. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
Chan  Syahrial.  (2003).  Aplikasi  GL  dengan  Power  Builder  dan  SQL  Server  2004. PT.  Elex  Media  Komputindo, Jakarta
Kusrini. (2007). Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
Ridwan Sanjaya. (2007). Kolabarasi Visual Basic dan Access. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
Abdul Kadir. (2009). Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Andi Offset Yogyakarta

## PT. NAGA MAS MURNI PEKANBARU LAPORAN TRANSAKSI PENJUALAN PERBULAN
No Laporan : ………./……./…..
Bulan    : ……………..
No    Tanggal             No               Kode                Nama                 Jumlah        Jumlah So/Faktur           So/Faktur    Pelanggan          Pelanggan            Pesan        Piutang
…..    ……………     ……………..     ……………..    ……………..    …………     ………… …..    ……………     ……………..     ……………..    ……………..    …………     ………… …..    ……………     ……………..     ……………..    ……………..    …………     …………
Total Piutang : ………..

## Pekanbaru, 02/16/2010
Pimpinan PT. NAGA MAS MURNI
Mr. Hsu Lin