## Jurnal Teknologi Terpadu
https://journal.nurulfikri.ac.id/index.php/jtt ISSN : 2477-0043 ISSN ONLINE : 2460-7908

## PEMANFAATAN GOOGLE SHEETS DAN GOOGLE FORM UNTUK LAYANAN ADMINISTRASI MAHASISWA MENGGUNAKAN KONSEP ELECTRONIC SERVICE QUALITY
Misna Asqia 1 , Tifanny Nabarian 2
1 Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri
2 Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Depok, Jawa Barat, Indonesia misna@nurulfikri.co.id , tifany.nabarian@dosen.nurulfikri.ac.id

## Abstract
The COVID-19 pandemic has impacted higher education activities, including the student administration service process at the Nurul Fikri STT Terpadu BAAK. The problem faced is that the process of submitting letter requirements is still manual. As a result of this manual submission, students who need letters cannot come face-to-face to campus. Of course, this will impact BAAK's performance in serving the administrative needs of students. Because of this, this article then provides a solution in the  form  of  using  Google  Sheets  and  Google  Forms  for  the  student  administration  submission  process.  Google  Sheets  and Google Forms are choices because they are cloud-based storage systems and can use by anyone without being limited by place and time. This study used electronic Service Quality (E-SQ) and User Acceptance Test (UAT) as the test and questionnaires as a  data  collection  tool.  The  dimensions  used  in  E-SQ  are  efficiency,  fulfillment,  and  system  availability.  The  study  results obtained two categories, namely the results of processing student data and BAAK staff data. The percentage of student results is as follows. The efficiency dimension is 86%. Fulfillment is 82.5%, and the system available is 82.5%. The percentage of results of BAAK staff is as follows. Efficiency is 86.67%, fulfillment is 90%, and the system available is 100%.
Keywords: Google Sheets , Google Form , E-SQ, UAT

## Abstrak
Pandemi  COVID-19  berdampak  pada  aktivitas  pendidikan  perguruan  tinggi,  termasuk  proses  pelayanan  administrasi Mahasiswa  di  BAAK  STT  Terpadu  Nurul  Fikri.  Masalah  yang  dihadapi  adalah  proses  pengajuan  kebutuhan  surat  masih dilakukan  manual.  Akibat dari  pengajuan  manual  ini, mahasiswa  yang  membutuhkan  surat  tidak  dapat  datang  secara  tatap muka ke kampus. Tentunya hal ini akan berdampak pada kinerja BAAK dalam melayani kebutuhan administrasi mahasiswa. Karena hal itu artikel ini kemudian memberikan solusi berupa pemanfaatan Google Sheets dan Google  Form untuk proses pengajuan  administrasi  Mahasiswa. Google  Sheets dan Google  Form menjadi  pilihan  karena  sistem  penyimpanan  berbasis Cloud dan dapat digunakan oleh  siapa  pun  tanpa  terbatas  tempat  dan  waktu.  Dalam  penelitian  ini  metode yang  digunakan adalah electronic Service Quality (E-SQ) dan User Acceptance Test (UAT) sebagai pengujiannya serta  kuesioner sebagai alat pengumpulan  data.  Dimensi  yang  dipakai  dalam  E-SQ  adalah efficiency , fulfilment dan system  available .  Hasil  penelitian didapatkan 2 kategori, yaitu hasil pengolahan data mahasiswa dan data staf BAAK. Persentase hasil mahasiswa sebagai berikut, dimensi efficiency sebesar 86%, fulfilment sebesar 82,5% dan system available sebesar 82,5%. Persentase hasil staf BAAK sebagai berikut, efficiency sebesar 86,67%, fulfilment sebesar 90% dan system available 100%.
Kata kunci: Google Sheets , Google Form , E-SQ, UAT
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Memasuki tahun 2020, dunia dikejutkan dengan keberadaan virus  SARS-Cov-2.  Sebab,  kemunculan  virus  tersebut menyebabkan  merebaknya  sebuah  gejala  baru  yang
kemudian  berkembang  menjadi  epidemi.  Gejala  yang disebabkan  oleh  virus  ini  kemudian  dikenal  dengan COVID-19.  Namun,  dengan  cepatnya  penyebaran  virus yang  dikenal  secara  umum  dengan  nama Coronavirus tersebut, World  Health  Organization (WHO)  pun menetapkan COVID-19 sebagai pandemi global. Hal
tersebut disampaikan oleh Direktur Jenderal WHO Tedros Adhanom  Ghebreyesus  melalui  deklarasinya  pada  tanggal 11 Maret 2020. ( World Health Organization , 2020) Melalui deklarasi  tersebut,  dianjurkan  pula  kepada  para  kepala negara  beserta  instansi-instansi  terkait  untuk  fokus memitigasi  pandemi  COVID-19.  Di  bidang  pendidikan, tenaga  pengajar  serta  peserta  didik  yang  sebelumnya melakukan  aktivitas  belajar  mengajar  tatap  muka  pun mengalami  perubahan.  Setelah  keberadaan  COVID-19, serta anjuran dari beberapa kementerian seperti Kementerian  Kesehatan  dan  Kementerian  Pendidikan  dan Kebudayaan,  aktivitas  belajar  tatap  muka  pun  digantikan dengan  aktivitas  belajar  daring  atau online .  Nadiem Makarim  selaku  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan menegaskan bahwa metode pembelajaran perguruan tinggi di seluruh Indonesia wajib dilakukan secara daring [1].
STT Terpadu Nurul Fikri adalah salah satu perguruan tinggi yang  juga  menerapkan  metode  Pembelajaran  Jarak  Jauh (PJJ)  atau  daring.  Dengan  diterapkannya  metode pembelajaran  daring,  para  mahasiswa  pun  didorong  untuk tidak mengunjungi gedung kampus. Hal ini tentu kemudian berdampak  pada  berbagai  proses  administrasi  para mahasiswa.  Apabila  sebelumnya  administrasi  yang  ada melibatkan  dokumen-dokumen  fisik,  contohnya  seperti pengajuan  surat  mahasiswa  pada  Biro  Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK). Kebutuhan surat tersebut,  contohnya  seperti  Surat  Mahasiswa  Aktif,  Surat Pengantar  PKL,  Transkrip  Nilai  dll.  Selama  ini  Proses pengajuan  kebutuhan  surat  di  BAAK  STT  Terpadu  Nurul Fikri  dilakukan  secara  manual,  dimana  mahasiswa  dapat mengunduh form pengajuan surat di google drive pada link yang  sudah  di  bagikan  ke  mahasiswa.  Setelah  itu, mahasiswa  mengisi form dan  dilengkapi  dengan  tanda tangan  yang  dibutuhkan.  Kemudian form diserahkan  ke loket BAAK. Surat tersebut bisa diambil paling cepat tiga hari setelah pengajuan dihari jam kerja staf BAAK. Proses pengajuan  secara  manual  memiliki  beberapa  kekurangan seperti, form masih  dalam  bentuk  kertas.  Hal  ini memungkinkan form tersebut terselip dengan dokumen lain, sehingga dalam pembuatan surat membutuhkan waktu lebih dari  tiga  hari  atau  kadang  surat  tidak  dibuat  karena hilangnya  dokumen.  Mahasiswa  harus  bertanya  ke  staf BAAK jika akan mengambil surat untuk memastikan surat yang  mereka  ajukan  sudah  bisa  diambil.  Hal  ini  membuat pelayanan  BAAK  tidak  berjalan  optimal  dikarenakan keterbatasan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM).  Kekurangan lainnya  adalah  Mahasiswa  harus  datang  ke  kampus  untuk mengajukan dan mengambil surat.
Karena terbatasnya SDM dan dibatasinya akses mahasiswa untuk  mengunjungi  gedung  kampus  STT  Terpadu  Nurul Fikri, maka diperlukan sebuah cara atau metode baru agar berbagai dokumen  serta  administrasi  yang  ada  dapat  tetap terkumpul secara lengkap, rapi, dan teratur. Serupa dengan metode  pembelajaran  yang  mengandalkan  teknologi internet,  peneliti  kemudian  menemukan  bahwa  terdapat
potensi  besar  untuk  memanfaatkan  teknologi  internet sebagai solusi di tengah pandemi. Dari beberapa penyedia layanan  yang  ada, Google  Sheets dan Google  Form kemudian dipilih oleh peneliti untuk menjadi solusi. Google Sheets dan Google  Form memiliki  sistem  penyimpanan Cloud sehingga  keduanya  bisa  membantu  BAAK  dalam proses  pengarsipan  dan  pengelolaan  dokumen  pengajuan surat. Google  Sheets dan Google  Form memiliki  sistem yang  fleksibel  sehingga  BAAK  dan  Mahasiswa  bisa mengakses dengan mudah tanpa terbatas tempat dan waktu. Serta  Fitur Google  Sheets dan Google  Form dapat dimanfaatkan  secara  gratis,  sehingga  bisa  mengurangi beban  biaya  pengeluaran  Institusi.  Hal  tersebut  menjadi alasan  dipilihnya Google  Sheets dan Google  Form oleh peneliti.
Oleh karenanya, penelitian ini akan fokus pada bagaimana membuat sistem monitoring dengan menggunakan Google Sheets dan Google Form . Tujuan utama dari penelitian  ini adalah  agar  keterbatasan  SDM  di  BAAK  bisa  diatasi, sehingga BAAK bisa memberikan pelayanan yang optimal terhadap  mahasiswa.  Untuk  menemukan  kebermanfaatan Google  Sheets serta Google  Form bagi  BAAK  dalam mengawasi segala bentuk pengajuan administrasi mahasiswa  di  tengah  pengimplementasian  pembelajaran jarak  jauh,  serta  membantu  mahasiswa  dalam  proses pengajuan  surat  dan  memberikan  kemudahan  kepada mahasiswa untuk melihat status pengajuan surat.
1.2 Studi Literatur
1. Google Form
Google  Form atau form merupakan aplikasi pembuat kuesioner  yang  memungkinkan  pengguna  dapat mengisi  dengan mudah  dan  cepat. Form yang  dibuat dapat disesuaikan kehendak pengguna tanpa mengeluarkan  biaya  tambahan.  Selain  itu  manfaat Form dapat  menjadikan  kuesioner  yang  dibuat  lebih profesional  dan  analisis  hasil  kuesioner  lebih  mudah karena sistem otomatis [2].
2. Google Sheets Google  Sheets atau Spreadsheets merupakan  suatu aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan Google Inc. Spreadsheets didesain  berdasarkan  kebutuhan organisasi  yang  cepat  berubah.  Dengan  adanya  fitur kecerdasan  buatan,  pengguna  akan  mendapatkan pengalaman dalam pengambilan keputusan yang tepat. Spreadsheets juga menggunakan sistem penyimpanan awan ( Cloud Storage ) yang memungkinkan pengguna dapat  mengakses  kapan  pun,  dimana  pun  dan  oleh siapa  pun.  Sistem  ini  juga  mendukung  sistem eksternal, yang salah satunya adalah Microsoft Office untuk menghilangkan hambatan dalam bekerja dengan berbagai sumber data [3].
3. User Acceptance Test (UAT)
User  Acceptance  Test (UAT)  merupakan  suatu pengujian  yang  dilakukan  terhadap  pengguna  suatu
sistem,  yang  berinteraksi  secara  langsung.  Pengujian ini  dilakukan  untuk  melakukan  verifikasi  terhadap suatu  sistem,  apakah  sistem  telah  sesuai  dengan kebutuhan  dan  fungsinya  atau  tidak  [4].  Hasil pengujian  UAT  akan  menunjukkan  nilai  persentase yang  kemudian  akan  dijadikan  dasar  pengambilan keputusan  dalam  pembuatan  kesimpulan [5].  Pada Tabel 1 dijelaskan bahwa dalam melakukan pengujian UAT memiliki beberapa indikator.
Tabel 1. Indikator Penilaian UAT Nilai Persentase Keterangan 0% - 20% Sangat tidak setuju 21% - 40% Tidak setuju 41% - 60% Kurang setuju 61% - 80% Setuju 81% - 100% Sangat setuju
4. Skala Likert
Skala likert merupakan  suatu skala  pengukuran  yang dikembangkan  oleh  Rensis  Likert  pada  tahun  1932 dengan  publikasi  yang  berjudul A  Technique  fot  the Measurement  of  Attitude .  Skala likert memiliki beberapa butir pertanyaan yang kemudian digabungkan. Hasilnya akan membentuk sebuah nilai yang  mewakilkan  suatu  sifat  dari  individu,  misalnya perilaku, sikap dan pengetahuan [6].
5. E-service Quality E-service  quality merupakan  keseluruhan  tindakan pengguna berdasarkan persepsi dan pengalaman  dari tiga tingkatan dasar, yaitu service , customer-oriented service ,  dan value  added  services [7].  Definisi  lain menjelaskan bahwa kualitas dari e-service yaitu total evaluasi dan ide konsumen dalam mempertimbangkan hak istimewa pengiriman e-service dalam pasar digital
[13].  Terdapat  beberapa  dimensi  dalam e-service quality , antara lain:
a. Efficiency , suatu dimensi yang mengukur terhadap kemudahan  dan  kecepatan  dalam  mengakses  dan menggunakan layanan.
b. Fulfillment ,  suatu  dimensi  yang  mengukur  sejauh mana  suatu  layanan  dapat  menjanjikan  tentang penyelesaian  layanan  dan  ketersediaan  fitur  di dalam layanan itu terpenuhi.
c. System availability , suatu  dimensi yang mengukur fungsi teknis dari suatu layanan yang benar
d. Privacy ,  suatu dimensi yang mengukur bagaimana informasi pengguna aman dan terlindungi [8].
6. Penelitian terkait Berikut  ini  merupakan  penelitian  yang  dijadikan rujukan dalam melakukan penelitian ini.
a. Penelitian dilakukan oleh Amalia Rahmah, Pristi Sukmasetya,  Muh  Syaiful  Romadhon  dan Ahmad  Rio  Adriansyah  (2020)  yang  berjudul “ Developing  Distance  Learning  Monitoring
Dashboard with Google Sheets: An Approach for Flexible  and  Low-Price  Solution  in  Pandemic Era ”.  Dalam  penelitian  ini  peneliti  merasa dibutuhkan evaluasi berkelanjutan yang berkala. Oleh  karena  itu  peneliti  mendapatkan  solusi dengan membuat
Dashboard dengan menggunakan Google Sheets . Peneliti menggunakan  metode Objective  Key  Result (OKR).  Hasil  dari  perancangan  ini  akan digunakan  sebagai  panduan  dalam  mengawasi penerapan  pembelajaran  jarak  jauh  di  STT Terpadu Nurul Fikri [9].
b. Penelitian  dilakukan  oleh  Indri  Handayani, Herrafika  Kusumahati,  Alpiah  Nurul  Badriah (2017)  yang  berjudul  “Pemanfaatan Google
Spreadsheets sebagai Media Pembuatan Dashboard pada Official  Site  iFacility di Perguruan  Tinggi”.  Penelitian  ini  membahas tentang  pembuatan Dashboard menggunakan Google Spreadsheets dalam mendukung iFacility pada Official  Site Perguruan  Tinggi  Raharja. Hasilnya Dashboard iFacility dapat memberikan in form asi  yang  lebih  mudah  dalam  mengetahui permasalahan-permasalahan  yang  sering  terjadi dan dapat memberikan data secara real time [10].
c. Penelitian  dilakukan  oleh  Nitik  Naik  (2018) dengan judul “ Connection Google Cloud System with  Organization  System  for  Effortless  data Analysis by Anyone, Anytime, Anywhere ”. Jurnal ini  membahas  tentang  perusahaan  dihadapkan masalah di bidang analisis data yaitu persyaratan beberapa  alat  analisis  dan  infrastruktur  TI  yang mahal  dan  keterampilan  TI  staf  mereka.  Solusi yang  dilakukan  adalah  dengan  memanfaatkan Google  Cloud  System.  Google  Cloud  system terdiri  dari  Google  Drive,  Google  Sheets, Google,  Refine,  Google  Fusion  Tables,  Google Chart dan Google Maps . Sistem ini tidak hanya merupakan  solusi  yang  hemat  biaya  dan  ramah penggunaan  tetapi  dapat  digunakan  oleh  siapa saja, kapan saja di mana saja [11].
d. Penelitian ini dilakukan oleh Dinda Lestarini dan Kridanto  Surendro  (2017)  yang  berjudul “ Designing  Kano-Based  E-service  Quality Model to Improove User Satisfaction ”. Penelitian ini  menjelaskan  tentang  identifikasi  faktor  dan dampak  pada  kualitas E-service di  Indonesia menggunakan  model  Kano.  Faktor  kualitas E- service menghasilkan    21  faktor  di  5  dimensi. Model  kano  digunakan  untuk  mengkategorikan faktor tersebut. Mengkategorikan faktor kualitas layanan E-service menggunakan  model  Kano dapat  membantu  mengatur  untuk  menentukan prioritas  dalam  pengembangan E-service untuk mendapatkan kualitas yang lebih baik [12].

## 2. METODE PENELITIAN
2.1   Tahapan Penelitian
Pada  Gambar  1  diperlihatkan  tahapan  penelitian  yang dilakukan.
Gambar 1. Diagram Tahapan Penelitian
1. Identifikasi Masalah
Peneliti  menganalisa  dan  menentukan  titik  masalah yang  akan  diselesaikan  dengan  cara  observasi  secara langsung pada proses pengajuan surat di BAAK STT Terpadu  Nurul  Fikri.  Pada  tahap  ini  penulis  juga menentukan tujuan penelitian.
2. Studi Literatur Tahap  selanjutnya  mengumpulkan  teori-teori  yang berhubungan dengan penelitian yang akan dilakukan. Pada tahan ini peneleti menentukan hal yang menjadi dasar teori dan menentukan referensi penelitian, serta menentukan  metode  yang  tepat  untuk  memecahkan masalah utama yang ingin diselesaikan.
3. Analisis Kebutuhan Pada tahap ini peneliti menganalisa komponen apa saja yang dibutuhkan untuk membuat form dan Dashboard dengan  menggunakan Google  Form dan Google Sheets .  Analisis    dilakukan  dengan  cara  observasi secara  langsung  ke  BAAK  dengan  memperhatikan form dan  bisnis  proses  yang  ada  dalam  proses pengajuan surat mahasiswa.
4. Membuat Form dan Dashboard
Tahap selanjutnya pembuatan form dengan menggunakan Google Form . Form ini digunakan oleh Mahasiswa untuk mengajukan surat yang dibutuhkan. Form berisi  data-data  yang  dibutuhkan  untuk pembuatan  surat  oleh  staf  BAAK.  Data  tersebut seperti,  nama,  Nomor  Induk  Mahasiswa,  nomor handphone , email aktif mahasiswa, serta pilihan jenis surat  yang  bisa  diajukan  oleh  mahasiswa  di  BAAK. Jenis surat tersebut seperti:
a. Surat Mahasiswa Aktif
b. Surat Pengantar Wawancara/Pengambilan Data
c. Surat Pengantar PKL
d. Surat Rekomendasi Prodi
e. KRS, KHS & Transkrip Nilai
f. Legalisasi
g. SK Akreditasi Program Studi
Kemudian  dilanjutkan  membuat file respon  dari pengisian form . File respon    dibuat  dengan menggunakan Google  Sheets . File respon  ini digunakan  oleh  staf  BAAK  untuk  memantau pengajuan  surat  yang  masuk.  Pada file respon  ini dibuat  beberapa Sheets untuk  mengelompokkan
beberapa jenis surat. Pada file respon ini staf  BAAK memperbaharui  in form asi  status  pembuatan  surat, seperti On  Progress jika  surat  sedang  dibuat  dan Done jika surat sudah selesai dibuat. Staf BAAK juga bisa memperbaharui status pengiriman surat ke email mahasiswa, seperti status OK jika surat sudah di email .
Selanjutnya membuat file dashboard status pengajuan dengan  menggunakan Google  Sheets . File ini  bisa dilihat  oleh  mahasiswa.  Sehingga  mahasiswa  bisa mengetahui status terbaru dari pengajuan administrasi.
5. Pengumpulan Data
Pada  penelitian  ini  pengumpulan  data  menggunakan kuesioner dengan instrument User    Acceptance    Test (UAT). Kuesioner disebar ke 10 mahasiswa yang telah menggunakan  sistem  pengajuan  secara  manual  dan sistem  pengajuan online .  Kemudian  kuesioner diajukan  kepada  staf  BAAK  yang  terdiri  hanya  1 orang.  Pengambilan  data  dilakukan  pada  tanggal  19- 24  April  2021.  Pertanyaan  kuesioner  menggunakan pertanyaan  tertutup  dengan  acuan  dimensi  pada E- service  Quality .  Dimensi  yang  digunakan  adalah efficiency,  system  availibility dan fulfilment .  Ketiga dimensi  tersebut  dipilih  karena  penelitian  ini  akan mengevaluasi  penggunaan  suatu  sistem  pengajuan surat  terhadap  kemudahan  dan  kecepatan  mengakses sistem, sistem dapat menyelesaikan masalah yang ada dan fungsi sistem sesuai dengan kebutuhan. Skala pada kuesioner menggunakan skala likert .
6. Pengujian
Pada  tahap  ini  adalah  tahap  pengujian  dari form dan Dashboard yang  sudah  dibuat.  Tahap  pengujian  ini dilakukan dengan instrument User  Acceptance  Test (UAT). Tujuan pada tahap pengujian ini adalah untuk mengevaluasi  apakah Form dan Dashboard yang sudah  dibuat  bisa  memecahkan  masalah  yang  ingin diselesaikan.  Pertanyaan  Kuesinoner  menggunakan pertanyaan  tertutup  dengan  acuan  dimensi  pada E- service  Quality .  Dimensi  yang  digunakan  adalah efficiency,  system  availibility dan fulfilment .  Pada Tabel 2 merupakan daftar pertanyaan-pertanyaan yang akan  diajukan  ke  mahasiswa,  sedangkan  Tabel  3 merupakan  daftar  pertanyaan-pertanyaan  yang  akan diajukan ke staf BAAK.
Tabel 2 . Pertanyaan Kuesioner Mahasiswa berdasarkan E-SQ
No Pertanyaan Dimensi E-SQ 1 Apakah form pengajuan surat mudah diakses? Efficiency
2 Apakah anda memahami setiap pertanyaan di form pengajuan surat? Efficiency
3 Apakah anda bisa dengan mudah melakukan pengisian form pengajuan surat ? Efficiency
4 Apakah dasboard status  pengajuan  surat mudah diakses? Efficiency
5 Apakah  tampilan dasboard status pengajuan surat mudah dipahami? Efficiency
6 Apakah form pengajuan  surat  yang  ada membantu  anda  dalam  proses  pengajuan surat? System availability 7
Apakah Dashboard status  pengajuan  surat yang  ada  membantu  anda  dalam  proses pengajuan surat? System availability 8 Apakah Dashboard pengajuan  surat  bisa membantu anda dalam memantau pengajuan surat yang anda ajukan?
System availability 9 Apakah  semua  jenis  surat  yang  dibutuhkan sudah tersedia ? System availability 10 Apakah Dashboard status  pengajuan  surat sudah sesuai dengan kebutuhan? Fulfillment 11 Apakah form pengajuan  surat  sudah  sesuai dengan kebutuhan? Fulfillment 12 Apakah  waktu  pelayanan  pengajuan  surat sesuai dengan SOP yang ada ? Fulfillment 13 Apakah template surat yang diterbitkan sudah berisi informasi yang dibutuhkan ? Fulfillment
Tabel 3. Pertanyaan Kuesioner Staf BAAK berdasarkan E-SQ
No Pertanyaan Dimensi E-SQ 1 Apakah File Respon  dari form pengajuan  surat mudah diakses?
Efficiency 2 Apakah  dengan  sistem  pengajuan  surat  yang  baru bisa  mengurangi  pertanyaan  Mahasiswa  terkait pengajuan surat yang mereka ajukan? Efficiency 3 Apakah  dengan  sistem  pengajuan  surat  yang  baru bisa mengurangi komplen mahasiswa? Efficiency
4 Apakah File Respon  pengajuan  surat  dibuat  sesuai dengan kebutuhan? Fulfillment 5 Apakah File Respon  yang  sudah  dibuat  bisa membantu  anda  dalam pembuatan kebutuhan  surat mahasiswa?
Fulfillment 6 Apakah File Respon yang dibuat sudah menampilkan data yang dibutuhkan untuk membuat surat mahasiswa?
Fulfillment

## 7 Apakah File Respon  yang  dibuat  bisa  membantu
mempercepat  dalam  pembuatan  kebutuhan  surat mahasiswa?
Fulfillment
8 Apakah File Respon yang dibuat memudahkan anda dalam mengelola data pengajuan kebutuhan surat?
System availability
7. Kesimpulan
Tahap  yang  terakhir  adalah  tahap  menentukan kesimpulan dari keseluruhan tahapan penelitian. Pada tahap  ini  peneliti  menjabarkan  kesimpulan  hasil  dari penelitian  yang  sudah  dilakukan  serta  menentukan saran untuk penelitian selanjutnya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Form dan Dashboard Pengajuan Surat Mahasiswa
3.1.1   Tampilan Form Pengajuan Surat Mahasiswa
Setelah  dilakukan  observasi  secara  langsung,  ditemukan beberapa masalah dalam sistem pengajuan surat sebelumnya.  Dalam  proses  pengajuan  surat,  sebelumnya mahasiswa  harus  mengunduh form pengajuan  surat kemudian  mencetaknya  dan  mengisi form sesuai  dengan data  yang  diperlukan.  Kekurangan  dari  pengajuan form secara  manual  ini  salah  satunya  adalah  mahasiswa  harus datang ke kampus dan menyerahkan ke loket BAAK untuk mengajukan  kebutuhan  surat  mahasiswa.  Hal  ini  yang menjadi  alasan  untuk  membuat  desain form dengan menggunakan Google  Form agar  pengajuan  mahasiswa lebih mudah dan lebih efisien. Pada Gambar 1 ditampilkan bentuk desain form pengajuan surat menggunakan Google Form .
Gambar 2. Form Pengajuan Surat Mahasiswa
Pada  Gambar  2  di form pengajuan  surat  dibuat  pilihan beberapa  jenis  surat.  Pilihan  pada form pengajuan  surat disesuaikan  dengan  jenis  surat  yang  dibuat  oleh  BAAK. Sehingga  mahasiswa  lebih  mudah  dalam  pengajuan  surat yang dibutuhkan.
20 | Jurnal Teknologi Terpadu Vol. 7 No. 1 Juli 2021
Setiap  jenis  surat  diarahkan  ke section yang  berbeda,  di mana setiap section jenis surat data-data yang dilampirkan sudah  disesuaikan  dengan  kebutuhan  data  yang  akan digunakan  untuk  pembuatan  surat.  Pada  Gambar  3 merupakan  tampilan section dari  jenis  surat  mahasiswa aktif.

## Gambar 4. Form Pengajuan Surat Mahasiswa Aktif
Setiap  jenis  surat  memiliki template form yang  berbeda- beda.  Gambar  4  menunjukkan  salah  satu  tampilan form pengajuan  surat  mahasiswa  aktif.  Hal  ini  bertujuan  untuk memudahkan  staf  BAAK  dalam  membuat  surat  yang diajukan oleh mahasiswa.
3.1.2 Dashboard File Respon dan Dashboard Status
Pengajuan Surat
Agar  lebih  mudah  mengawasi  pengajuan  surat  mahasiswa dibuat file respon dengan menggunakan Google Sheets dari pengisian form sebagai  pedoman  staf  BAAK  untuk pembuatan surat yang diajukan oleh mahasiswa seperti pada Gambar  4. File ini  berisi  informasi  data-data  yang bersumber dari pengisian form pengajuan surat. Dashboard ini  disesuaikan  dengan  mengelompokkan  masing-masing jenis  surat  dengan  membuat sheet yang  berbeda.  Dengan mengelompokkan  jenis  surat  staf  BAAK  diharapkan  staf BAAK akan lebih mudah dalam mengawasi pengajuan surat dan data yang adapun tidak tumpang tindih. Pada file respon ini  staf  BAAK  bisa  memperbaharui  status  proses  yang sedang  dilakukan,  agar  mahasiswa  bisa  mengetahui  status pengajuan surat.
Gambar 5. Dashboard File Respon
Saat proses pengajuan surat, mahasiswa harus bertanya ke staf  BAAK  jika  akan  mengambil  surat  untuk  memastikan
pengajuan  surat  sudah  bisa  diambil.  Hal  ini  kadang mengganggu  proses  kerja  staf  BAAK  dan  juga  bisa membuat  mahasiswa  harus  beberapa  kali  ke  loket  BAAK untuk menanyakan status pengajuan surat. Dengan adanya dashboard status  pengajuan  surat  yang  dibuat  dengan menggunakan Google  Sheets ,  mahasiswa  bisa  mengetahui status  pengajuan  mereka  tanpa  harus  menanyakan  ke  staf BAAK.  Pada  Gambar  5  merupakan  tampilan dashboard status  pengajuan  surat  mahasiswa  yang  telah  diajukan sebelumnya.
Gambar 6. Dashboard Status Pengajuan Surat Mahasiswa
3.2   Pengujian User Acceptance Test
Pengujian User Acceptance Test dilakukan untuk mengukur apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan end-user, di  mana user yang dimaksud  adalah  Mahasiswa dan Staf BAAK. Pengambilan data menggunakan kuesioner dengan tools Google  Form .  Hal  ini  dilakukan  untuk meminimalisir  kegiatan  tatap  muka  dalam  pengambilan data, mengingat saat ini masih dalam masa pandemic Covid- 19.  Total  responden  yang  digunakan  sebanyak  10 Mahasiswa yang memiliki latar belakang pernah melakukan pengajuan surat ke BAAK STT Terpadu Nurul Fikri dengan sistem  sebelumnya  dan  dengan  sistem  sekarang.  Berikut hasil pengambilan data dengan kuesioner.
Tabel 4. Hasil UAT Mahasiswa
Keterangan Nilai Total Responden Persentase 5 4 3 2 1 Pertanyaan 1 5 5 0 0 0 10 90% Pertanyaan 2 5 5 0 0 0 10 90% Pertanyaan 3 5 4 1 0 0 10 88% Pertanyaan 4 2 6 2 0 0 10 80% Pertanyaan 5 3 5 2 0 0 10 82% Pertanyaan 6 5 5 0 0 0 10 90% Pertanyaan 7 1 8 0 1 0 10 72% Pertanyaan 8 3 7 0 0 0 10 86% Pertanyaan 9 2 7 1 0 0 10 82% Pertanyaan 10 1 8 1 0 0 10 80% Pertanyaan 11 4 6 0 0 0 10 88% Pertanyaan 12 4 4 1 1 0 10 82% Pertanyaan 13 2 6 2 0 0 10 80% 84%
Penjelasan  dari  Tabel  4  adalah  sebagian  besar  responden setuju  bahwa form pengajuan  surat  mudah  diakses,
21 | Jurnal Teknologi Terpadu Vol. 7 No. 1 Juli 2021
memahami setiap pertanyaannya, mudah mengisinya, dapat membantu, dan surat dapat diterima sesuai waktu yang telah ditetapkan. Begitu pula dengan dashboard , sebagian besar responden  setuju  bahwa dashboard mudah  diakses, tampilan  mudah  dipahami,  dan  memantau  dalam  proses pengajuan  surat.  Dengan  adanya form dan dashboard , mahasiswa merasa puas dengan pelayanan yang diberlakukan oleh BAAK STT Nurul Fikri.  Nilai rata-rata persentase yang didapat adalah 84%. Nilai ini menunjukkan responden  menyetujui  bahwa form pengajuan  surat  dan dasboard yang  dibuat  efektif  menyelesaikan  masalah pengajuan surat selama ini.
Tabel 5. Persentase Hasil Data Mahasiswa berdasarkan E - SQ
Dimensi Nilai Persentase Efficiency 86% Fulfillment 82,5% System availability 82,5%
Penjelasan  dari  Tabel  5  adalah  nilai  persentase  untuk dimensi efficiency sebesar 86%, dimensi fulfilment sebesar 82,5%  dan  dimensi system  available sebesar  82,5%. Selanjutnya  dilakukan  pengambilan  data  terhadap  staf BAAK  di  STT  Terpadu  Nurul  Fikri.  Jumlah  staf  BAAK berjumlah  1  orang.  Berikut  daftar  pertanyaan  dan  hasil pengolahan persentase dari data staf BAAK.

## Tabel 6. Hasil UAT Staf BAAK
Keterangan Rata- rata Nilai Persentase Pertanyaan 1 5 100% Pertanyaan 2 4 80% Pertanyaan 3 4 80% Pertanyaan 4 5 100% Pertanyaan 5 4 80% Pertanyaan 6 5 100% Pertanyaan 7 4 80% Pertanyaan 8 5 100% Tabel 7. Persentase Hasil Data Staf BAAK berdasarkan E-SQ
Dimensi Nilai Persentase Efficiency 86,67% Fulfillment 90% System availability 100%
Penjelasan dari Tabel 6 adalah dihasilkan 4 pertanyaan yang bernilai  100%  yaitu  pertanyaan  1,  4,  6  dan  8.  Sedangkan pertanyaan lainnya bernilai 80%.
Penjelasan  dari  Tabel  7  adalah  nilai  persentase  untuk dimensi efficiency sebesar  86,67%,  dimensi fulfilment sebesar  90%  dan  dimensi system  available sebesar  100%. Hasil  dimensi efficiency lebih  kecil  dibandingkan  kedua dimensi  lainnya.  Hal  ini  dikarenakan  masih  kurangnya sosialisasi prosedur pengajuan administrasi online terhadap mahasiswa oleh BAAK. Serta Dashboard File Respon tidak diawasi secara terus menerus oleh BAAK.

## 4. KESIMPULAN
Menanggapi keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) di STT  Terpadu  Nurul  Fikri  serta  keberadaan  pandemi  yang sedang  terjadi,  maka  diperlukan  sebuah  solusi  untuk mengatasi permasalahan pengajuan administrasi persuratan di BAAK STT Terpadu Nurul Fikri. Penelitian ini bertujuan agar  keterbatasan  SDM  di  BAAK  bisa  diatasi,  sehingga BAAK bisa memberikan pelayanan yang optimal terhadap mahasiswa. Selain itu, juga untuk menemukan kebermanfaatan Google  Sheets serta Google  Form bagi BAAK  dalam  mengawasi  segala  bentuk  pengajuan administrasi  mahasiswa.  Dapat  membantu  mahasiswa dalam proses pengajuan surat dan memberikan kemudahan kepada  mahasiswa  untuk  melihat  status  pengajuan  surat. Serta  dengan  sistem  pengajuan  yang  dilakukan  secara online ,  mahasiswa  dan  staf  BAAK  tidak  perlu  melakukan kontak fisik ataupun bertatap muka.
Hasil  pengolahan  yang  telah  dilakukan  dengan  metode Electronic Service Quality (E-SQ) adalah untuk mahasiswa dimensi efficiency sebesar  86%, fulfilment sebesar  82,5% dan system  available sebesar  82,5%.  Untuk  staf  BAAK dimensi efficiency sebesar  86,67%,  dimensi fulfilment sebesar 90% dan system available sebesar 100%.
Sebagai  evaluasi  dapat  disimpulkan  pula,  bahwa  sistem pengarsipan  elektronik  oleh Google  Sheetss dan Google Form tersebut sangat bermanfaat secara efektif baik untuk mahasiswa  yang  perlu  mengurus  pengajuan  surat  secara cepat,  juga  bagi  staf  BAAK  yang  bertanggung  jawab memberikan pelayanan kebutuhan surat mahasiswa. Sebab dengan  keberadaan  sistem  administrasi  yang  sudah  ada, baik  mahasiswa  maupun  staf  BAAK,  dapat  lebih menghemat waktu, tenaga, serta biaya.
Harapannya,  sistem  yang  ada  saat  ini  dapat  terus dikembangkan agar dapat lebih efektif dan bermanfaat bagi civitas  STT  Terpadu  Nurul  Fikri,  khususnya  bagi mahasiswa  dan  staf  BAAK.  Maka  dari  itu,  peneliti memberikan  saran  untuk  mengembangkan  pada  penelitian selanjutnya,  yaitu  membuat  sistem  informasi  pengajuan surat  menggunakan  aplikasi web yang  terhubung  dengan Sistem Informasi Akademik (AIS) yang ada di STT Terpadu Nurul Fikri.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan,  “Surat  Edaran No.  4  Tahun  2020  Tentang  Pelaksanaan  Kebijakan Pendidikan  dalam  Masa  Darurat  Penyebaran Corona Virus Disease (Covid-19),” 2020.
[2]    Google, “ Google Workspace: Forms, ” 2020. [Online]. Available: https://workspace.google.com/products/ form s/
(Diakses 19 April 2021)
[3]   Google. “ Google Workspace: Sheets, ” 2020. [Online]. Available:
https://workspace.google.com/products/Sheetss/ (Diakses 19 April 2020)
[4]  W. E. Perry, “ Effective Methods for Software Testing,”
Third Edition , Wiley Publishing, Inc. Indiana, 2006.
[5]  B.  Priyatna,  et  al.  “ Application  of  UAT  (User Acceptance  Test)  Evaluation  Model  in  Minggon  E- Meeting Software Development ,” Systematics, Vol 2, No. 3, 2020.
[6]  W.  Budiaji,  “Skala  Pengukuran  dan  Jumlah  Respon Skala Likert ,”  Jurnal  Ilmu  Pertanian  dan  Perikanan
Vol. 2, No. 2, hal. 127-133, 2013.
[7]  M. Khosrow-pour, “ Encyclopedia of E-Commerce, E-
Government,  and  Mobile  Commerce ,”  Idea  Group
Reference, USA, 2000.
[8]  I.  T.  I.  Al-Nuaimi,  A.  K.  B.  Mahmood,  and  H.  H. Jebur,  “ Proposed  Conceptual  Model  for  E-service
Quality  in  Malaysian  Universities ,” International Conference  on  Computer  and  Information  Sciences (ICCOINS) IEEE, 2014.
[9]  A.  Rahmah,  P.  Sukmasetya, M.  S.  Romadhon,  A.  R. Adriansyah, “ Developing Distance
Learning
Monitoring  Dashboard  with  Google  Sheets:  An Approach  for  Flexible  and  Low-Price  Solution  in Pandemic Era ,” IEEE 978-1-6654-0422-8, 2020.
[10]  I.  Handayani,  H.  Kusumahati,  A.  N.  Badriah, “Pemanfaatan Google  Spreadsheets sebagai  Media
Pembuatan Dashboard pada Official Site iFAcility di Perguruan  Tinggi,”  Jurnal  Ilmiah  SISFOTENIKA, Vol. 7, No. 2, 2017.
[11]  N.  Naik,  “ Connecting  Google  Cloud  System  with Organizational System for Effortless Data Analysis by Anyone,  Anytime,  Anywhere ,”  IEEE  978-1-5090-6, 2016.
[12]  D. Lestarini and K. Surendro,“ Designing Kano-Based E-service Quality Model to Improve User Satisfaction ”
2 nd International  Conferences  on  Information Technology,  Information  Systems  and  Electrical Engineering (ICITISEE) IEEE, 2017.
[13]  I. T. I. Al-Nuaimi, A. K. B. Mahmood, L. T. Jung, and H. H. Jebur, “ A Review of E-service Quality Dimention in User Satisfaction, ” 3 rd International Conference on Research  and  Innovation  in  Information  System (ICRIIS) IEEE, 2013.