## APLIKASI MONITORING PERSEDIAAN DENGAN METODE USER CENTER DESIGN PADA PT. SAHABAT JAYA CEMERLANG

## Rahel Junita
Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara
rachel.junita0306@gmail.com

## ABSTRACT
The development of increasingly rapid and modern technology has an influence on the way personal and organizational  work.  Especially  in  the  business  world,  technological  developments  make  it  easier  for business people to make more practical ways of working. In the business world, technology can be used as a tool to monitor activities that occur in the business including sales transactions and monitoring of available merchandise stocks, so the formulation of the problem in this proposal is how to make an application for monitoring beverage product  data in an  web-based warehouse effectively by implementing User Centered Design  method.  So  with  the  monitoring  of  the  stock  of  goods  in  the  warehouse,  it  makes  it  easier  for warehouse heads and managers to  monitor or find out  the stock of goods, incoming and outgoing goods effectively in real time. The system built can make it easy for warehouse staff to issue and enter goods using barcode scans without having to record goods manually.
Keywords: monitoring, stock, web application.

## I. PENDAHULUAN
Pengelolaan  persediaan  berbasis  aplikasi  yang semakin pesat dan  modern  memberikan pengaruh dari cara kerja personal maupun organisasi. Dalam dunia bisnis teknologi dapat digunakan sebagai alat untuk  memonitor  kegiatan-kegiatan  yang  terjadi dalam  bisnis  diantaranya  transaksi  penjualan  dan monitoring  stok  barang  dagangan  yang  tersedia. PT.  Sahabat  Jaya  Cemerlang  merupakan  pelaku bisnis  atau  perusahaan  distributor  penjualan macam-macam jenis minuman keras golongan A di kota Medan. Proses pencatatan barang saat ini pada PT.  Sahabat  Jaya  Cemerlang  terjadi  dua  kali, pencatatan  secara  manual  di  gudang  dan selanjutnya proses pengimputan data ke komputer. Sehingga  proses  pencatatannya  tentu  akan membutuhkan  waktu  yang  lama  dan  besar kemungkinan  mengalami  kesalahan  karna  adanya human  eror.  Hal  tersebut  menjadi  pertimbangan penulis  untuk  membangun  aplikasi  monitoring yang  berfungsi  untuk  pencatatan,  pemantauan, sampai pengolahan data produk minuman yang ada pada  gudang  PT.  Sahabat  Jaya  Cemerlang. Persediaan (inventory) adalah stok dari suatu item atau sumber daya, bahan,  material  yang disimpan dan  disediakan  oleh  suatu  perusahaan  untuk mendukung  proses  bisnisnya  dan  memenuhi
permintaan  dari  konsumen  atau  pelanggan  setiap waktu.  Pengendalian  persediaan  (stock  control) adalah  usaha  yang  dilakukan  oleh  perusahaan dalam penyediaan barang-barang yang dibutuhkan untuk  proses  produksi  agar  terpenuhi  secara optimal sehingga proses produksi berjalan dengan lancar  dan  mengurangi  adanya  resiko  yang  akan terjadi seperti kekurangan barang serta perusahaan dapat  memperoleh  biaya  persediaan  sekecil- kecilnya yang akan menguntungkan perusahaan. Pengendalian  persediaan  harus  dilakukan  dengan seimbang.  Jika  persediaan  terlalu  besar  (over stock) maka beban-beban biaya untuk menyimpan dan  menjaga  persediaan  di  dalam  gudang  akan tinggi  sehingga  hal  ini  akan  menyebabkan pemborosan.  Sebaliknya,  jika  persediaan  terlalu kecil  atau  dapat  dikatakan  kurangnya  persediaan (out of stock) maka waktu pengiriman barang yang telah disepakati bersama antara perusahaan dengan konsumen akan menjadi terhambat. Keterlambatan waktu  pengiriman  akan  membuat  konsumen beralih  ke  perusahaan  lain  dalam  melakukan pembelian  barang.    Maka  dilakukan  monitoring bertujuan  untuk  proses  pengumpulan  dan  analisis informasi  berdasarkan  indikator  yang  ditetapkan secara  sistematis  dan  kontinu  tentang  kegiatan program  sehingga  dapat  dilakukan  tindakan koreksi  untuk  penyempurnaan  program  kegiatan
itu selanjutnya. Dalam mengaplikasikannya dibutuhkan  pengelolaan  basis  data  yang  berbasis computer  sehingga  kumpulan  tabel  yang  saling berelasi,  relasi  tersebut  bisa  ditunjukkan  dengan kunci  dari  tiap  tabel  yang  ada.Satu  database menunjukkan  satu  lingkup  perusahaan  atau instansi.
Maka  diperlukan  sebuah  aplikasi  dalam  bentuk program  computer  siap  pakai  yang  dapat digunakan  untuk  menjalankan  perintah-perintah dari  pengguna  aplikasi  tersebut  dengan  tujuan mendapatkan hasil yang lebih akurat sesuai dengan tujuan  pembuatan  aplikasi  tersebut.  Saat  ini  telah banyak  diterapkan  pada  aplikasi  yang  berbasis web.  Yaitu  sistem  operasi  bersifat  open  source berbasis  Linux  dirancang  untuk  perangkat  seluler layar  sentuh  seperti  telepon  pintar  dan  komputer tablet.
Dalam  perancangan  ini  menggunakan  model Unified  Modelling  Language  (UML) sebagai sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan  sistem  peranti  lunak.UML menawarkan  sebuah  standar  untuk  merancang model  sebuah  sistem.  Kemudian  menggunakan JavaScript  Object  Notation(JSON) yaitu  format pertukaran  data  yang  ringan,  mudah  dibaca  dan ditulis  oleh  manusia,  serta  mudah  diterjemahkan dan dibuat ( generate ) oleh komputer. Menggunakan  bahasa  pemrograman  java  dan database My Stuctured Query Language (MySQL) sebagai  sistem  manajemen database SQL  yang bersifat Open  Source dan  paling  populer  saat ini.Sistem Database MySQL mendukung beberapa fitur  seperti  multithreaded,  multi-user,  dan  SQL database managemen sistem (DBMS) .

## I. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  adalah  cara  pokok  yang dipergunakan oleh peneliti dalam mencapai tujuan serta  menentukan  jawaban  dari  masalah  yang sedang  diajukan.  Dalam  penelitian  berhubungan sangat dengan prosedur, rancangan, alat penelitian yang  digunakan  untuk  melaksanaan  penelitian tersebut. Langkah-langkah/algoritma proses dalam  penelitian  ini  berjalan  sesuai  dengan  alur yang  bersifat  logis.  Bertujuan  agar  memberikan petunjuk  yang  jelas,  ringkas,  teratur  dan sistematis.  Metode  yang  digunakan  dapat  dilihat
pada  Gambar  1.  Dalam  hal  ini  Peneliti mempergunakan  metode  water  fall  dalam mengerjakan penelitian ini dikarenakan penelitian ini  menggunakan  satu  objek  penelitian  yaitu pembangunan  Aplikasi    sistem    informasi inventory  berbasis  web  pada  PT.  Sahabat  Jaya Cemerlang dan hasilnya berupa suatu pemecahan masalah dari objek penelitian tersebut yang tidak berbentuk perhitungan atau statistik.
Sedangkan  untuk  pengumpulan  data,  peneliti menggunakan  metode  Observasi  dengan  cara mengamati  secara  langsung  terhadap  aktivitas kerja  PT.  Sahabat  Jaya  Cemerlang  khususnya bagian  gudang.  Peneliti  melakukan  kegiatan observasi  secara  langsung  ke  gudang  dan  kedua melakukan wawancara dilakukan dengan mengadakan  tanya    jawab  secara  langsung  pada bagian-bagian.  Sedangkan  untuk  pengembangan sistem,  peneliti  menggunakan  metode  WDLC (Website  Development  Life  Cycle).  Adapun tahapan-tahapan  dalam  model  WDLC  yaitu  (1) Data Collection, (2) Sistem Analisis (3) Layout & Design.  (4)  Development.  (5)  Testing.  (6) Implementation..

## Gambar 1 Diagram Alir Penelitian

## Perancangan Sistem
Perancangan ini adalah sebuah proses mendefinisikan  elemen  sistem  seperti  modul, arsitektur,  komponen  dan  antarmuka  dan  data untuk  sistem  berdasarkan  persyaratan  yang ditentukan.  Ini  adalah  proses  mendefinisikan, mengembangkan  dan  merancang  sistem  yang memenuhi  kebutuhan  spesifik  dan  persyaratan bisnis  atau  organisasi.    Maka  pada  studi  kasus berikut ini dibuat rancangan  yang bertujuan untuk melakukan  tahap  awal  dalam  merancang  suatu sistem.
1. Use  Case  Diagram,  d alam  diagram  ini  akan menunjukkan  aktifitas  kpala  gudang  mulai dari  melihat  data  barang  masuk,  melihat barang  keluar,  memberi  rekomendasi  dan termasuk  menambah  staff  gudang  seperti gambar berikut ini
Kepala Gudang Login Login Melihat Data Barang Masuk Melihat Data Barang Masuk Melihat Data Barang Keluar Melihat Data Barang Keluar <<includes>> <<includes>> Logout Logout <<includes>> ACC Barang Masuk ACC Barang Masuk ACC Barang Keluar ACC Barang Keluar <<includes>> <<includes>> Tambah Staff Tambah Staff <<includes>>

## Gambar 2 Use Case Diagram Kepala Gudang
2. Use Case Diagram Staff Gudang Kalau  untuk  staf  gudang/bagian  persediaan hanya  akan  melakukan  pengelolaan/input barang  masuk,  barang  keluar  serta  dapat menambah  item  yang akan dimasukkan dalam persediaan.
Login Login Logout Logout <<includes>> Data Barang Masuk Data Barang Masuk <<includes>> Data Barang Keluar Data Barang Keluar <<includes>> <<includes>> Staff Gudang Menambah Data Barang
Menambah Data Barang
Gambar 3. Use Case Diagram Staff Gudang
3. Activity  Diagram Akun  Kepala  Gudang  di Website
Sedangkan  aktifitas  kepala  gudang  dalam aplikasi yang berbasis Website dapat digambarkan sebagai berikut:
Kepala Gudang Kepala Gudang Sistem Sistem Login Username dan Password Tidak Valid Hak Akses Melihat Data Barang Masuk Logout Melihat Data Barang Keluar ACC Barang Masuk ACC Barang Keluar Gambar 4. Activity Diagram Akun Kepala Gudang di Website
4. Activity  Diagram Akun  Staff  Gudang  di Website Sedangkan untuk bagian staff gudang aktifitasnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Staff Gudang Staff Gudang Android Android Login Username dan Password Tidak Valid Hak Akses Data Barang Masuk Data Barang Keluar Menambah Data Barang Logout Gambar 5. Activity Diagram Akun Staff Gudang di Website

## II. HASIL DAN PEMBAHASAN
Adapun  interface  dari  hasil  perancangan  adalah dapat  melakukan  penambahan  data  barang, melakukan  pencarian  berdasarkan  semua  atribut barang,  melihat  rincian  atau  spesifikasi  barang, kemudian  dapat  menampilkan  informasi  jumlah persediaan.  Kemudian  semua  proses  yang berhubunga  dengan  persediaan  akan  dikelola melalui  aplikasi  ini.  Dapat  dilihat  pada  gambar dibawah ini:
Dari hasil perancangan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan  persediaan  dapat  dikendalikan  oleh bagian  gudang.  Dalam  hal  ini  jumlah  pengguna pada  aplikasi  diperbolehkan  lebih  dari  satu  sesuai dengan pengaturan hak aksesnya. Proses  input dan pembuatan  laporan  juga  dapat  dilakuka  melalui laman  website  yang  dirancang.  Sistem  informasi persediaan ini adalah untuk melakukan pengelolaan yang  baik,  cepat  dan  akurat.  Kemudian  dapat melihat  ketepatan  perancangan  stok,  melihat kekurangan  yang  mungkin  terjadi  serta  adanya kehilangan  atau  suatu  pengendalian  manajemen yang  dilakukan  oleh  suatu  perusahaan  dalam mengetahui jumlah persediaan barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung.
Maka  hasil  perancangan  ini  merupakan  suatu sistem  perangkat  lunak  yang  berfungsi  untuk melakukan proses inventarisasi seperti pencatatan data  dari  barang    masuk  sampai  pada  barang keluar,  repair  service  konsumen  dan  pencatatan retur  barang.  Sistem  informasi  persediaan  ini dilengkapi  dengan  sistem  pelaporan  seperti laporan  -  laporan  internal  perusahaan  dan  fitur approval  yang  sistematis  dan  akurat.  Sistem informasi  persediaan  ini  juga  dibuat  untuk beberapa pengguna yang memungkinkan pengaksesan sistem oleh beberapa pengguna yang berbeda dalam suatu waktu.
Pengujian  pada  sistem  dilakukan  dengan  cara mengeksekusi  pada  unit  atau  modul  yang dirancang, kemudian mengamati apakah hasil dari unit  tersebut  sesuai  dengan  proses  bisnis  yang dirancang serta yang diharapkan oleh perusahaan. Maka  aspek  fungsionalitas  menjadi  cara  yang dilakukan dalam pengujian ini.

## III. PENUTUP
Dari  hasil  pengujian  dan  pembahasan  yang telah  dibuat  maka  dapat  disimpulkan  dengan adanya  monitoring  persediaan  barang  di  dalam gudang, mempermudah pelaku kepala gudang dan
menager  dalam  memantau  atau  mengetahui persediaan  barang  masuk  dan  barang  yang  keluar dengan  efektif  setiap  waktu  kemudian  aplikasi yang  dibangun  dapat  memberikan  kemudahan kepada Staff di dalam gudang untuk mengeluarkan dan  memasukkan  barang  dengan  menggunakan scan  barcode  tanpa  harus  mencatat  barang  secara manual.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ade  Hendini.  2016.  Pemodelan  UML  Sistem Informasi  Monitoring  Penjualan  Dan  Stok Barang (Studi Kasus: Distro Zheza Pontianak.) Pontianak AMIK BSI Vol. 4, No.2
[2] Andi Juansyah. 2015. Pembangunan Aplikasi Child  Tracker  Berbasis  Assisted  –  Global Positioning  System  (A-Gps)Dengan  Platform Website.  Jurnal  Ilmiah  Komputer  Dan Informatika (KOMPUTA) Edisi. 1 Volume. 1 ISSN : 2089-9033
[3] Assauri, S. 2016.  Manajemen Operasi Produksi. PT .Raja Grafido Persada : Jakarta
[4] Efmi.  2018.  Pemanfaatan  Website    Dalam Perancangan Aplikasi Kumpulan Doa. Bukittinggi : AMIK Boekittinggi
[5] Fridayhantie  dan  Eka  Wida.  2016.  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Permintaan  Atk Berbasis Intranet. Tangerang: AMIK BSI. Vol 4, No. 2
[6] Gata,  Windu  dan  Gata,  Grace.  2013.  Sukses Membangun Aplikasi Penjualan dengan Java. Jakarta : Elex Media Komputindo.
[7] Harini.  2008.  Penetapan  Harga  ,Makro Ekonomi Pengantar, Pt Gramedia.
[8] Herlina,  A.  &  Rasyid,  P.  M.,  2016.  Sistem Informasi  Monitoring      Pengembangan Software  Pada  Tahap  Development  Berbasis Web. Jurnal Informatika, 3(1).
[9] Jelita,Adam.
2017. Analisis User Interfacemedia Pembelajaran Pengenalan Kosakata Untuk Anak Tunarungu. Bandung : Issn : 2089-9033
[10] Kustiyahningsih,  Yeni  dan  Devie  Rosa Anamisa. 2011. Pemrograman Basis DataBerbasis  Web  Menggunakan  PHP  & MySQL. Yogyakarta : Graha ilmu [11] Manap, H. Abdul. 2016. Revolusi Manajemen Pemasaran.  Jakarta:  Mitra  wacana  media, 2016
[12] Nanang,Martono.  2015.  Metode  Penelitian Kuantitatif  Teori  &  Aplikasi.  Jakarta: Rajawali Pers.
[13] Siagian, Yolanda, M. 2005. Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis.
Jakarta: Grasindo
[14] Surawijaya  dan  Eko,  2017.  Aplikasi  Mobile Driver  Online  Berbasis  Website  Untuk Perusahaan  Rental  Kendaraan.  Bandung  : Universitas Komputer Indonesia. ISSN:2