## KORELASI SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA BALAI BESAR REHABILITASI BADAN NARKOTIKA NASIONAL LIDO
Dewi Puspitasari 1 , Sularto 2 dan Rien Muktiyorini 2
1).  Mahasiswa Fakultas Administrasi Niaga
2).  Dosen Fakultas Administrasi Niaga
Universitas Respati Indonesia Jakarta
Jl. Bambu Apus I No. 3 Cipayung Jakarta Timur 13890 Email : urindo@indo.net.id

## ABSTRAK
Kearsipan mempunyai peranan penting dalam pelaksanaan administrasi, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam  melakukan  kegiatan  perencanaan,  penganalisaan,  perumusan,  kebijaksanaan,  penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip  dapat  mengingat  semua  catatan  dan  dokumen  secara  lengkap.  Penelitian  ini  bertujuan menjelaskan  hubungan  antara  system  kearsipan  terhadap  efektivitas  kerja  pegawai  pada  Balai  Besar Rehabilasi BNN Lido. Menurut Suraja (2006:20) sistem kearsipan adalah kesatuan beberapa unsur yang diperlukan  untuk  melakukan  pengurusan  warkat/  arsip  dalam  mencapai  tujuan  kearsipan.  Efektivitas kerja merupakan tingkat keberhasilan mencapai sasaran kegiatan yang dibutuhkan sesuai dengan biaya, waktu, dan jumlah personil yang ditentukan.
Jenis  penelitian  kuantitati    dengan  rancangan crossectional ,  populasi  penelitian  sebanyak  50  orang. Wawancara menggunakan kuesioner, uji validitas dan reliabilitas, analisis data dengan  Uji t dan regresi. Dari  hasil  perhitungan,  secara  keseluruhan  kusioner  system  kearsipan  terhadap  efektivitas  kerja menurut  jawaban  responden  adalah  valid.  Hal  ini  diketahui  dari  perolehan  nilai  probabilitas  masing- masing pernyataan p < 0.05. Untuk Uji Korelasi diperoleh kesimpulan bahwa variabel system kearsipan memiliki  tingkat  hubungan  yang  kuat  dengan  efektivitas  kerja  dengan  nilai  korelasi  (r)  sebesar  0.284 atau 28,4% efektivitas kerja dipengaruhi oleh system kearsipan. Hal ini didukung oleh hasil uji hipotesis melalui  uji  t  didapatkan  nilai  t  hitung  sebesar7,460  >dari  t  table  sebesar2,011  dengan  demikian  Ho ditolak  dan  menerima  Ha  yang  berarti  bahwa  terdapat  pengaruh  yang  kuat  antara  system  kearsipan terhadap efektivitas kerja pada Balai Besar Rehabilitasi BNN Lido.
Kata Kunci : Sistem Kearsipan, Efektivitas Kerja

## 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam  perusahaan/organisasi,  Salah satu  kegiatan  yang  banyak  dilaksanakan diberbagai  kantor,  baik  pemerintah  maupun swasta  ialah  pekerjaan  menyimpan  warkat, arsip  atau  dokumen.  Kegiatan  ini  lebih  dikenal dengan  istilah  administrasi  kearsipan  atau kearsipan.  Kearsipan  merupakan  bagian  dari pekerjaan  kantor  atau  tata usaha penting  yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik pemerintah  maupun  swasta.  Informasi  tertulis yang  tepat  harus  tersedia  apabila  diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.  Kearsipan  mempunyai  peranan  penting dalam  pelaksanaan  administrasi,  karena  arsip
merupakan  pusat  ingatan  bagi  setiap  kegiatan dalam suatu kantor yakni sebagai pusat ingatan dan  sumber  informasi  dalam  melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya.  Tanpa  arsip  tidak  mungkin seorang  petugas  arsip  dapat  mengingat  semua catatan  dan  dokumen  secara  lengkap.  Oleh karena  itu  suatu  kantor  dalam  mengelola kearsipannya  harus  memperhatikan  sistem kearsipan  yang  sesuai  dengan  keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan.
Fungsi  arsip  sebagai  pusat  ingatan, pusat  informasi  dan  sumber  sejarah  perlu dikelola dengan baik, agar dapat memperlancar
seluruh  kegiatan  dan  proses  pekerjaan  kantor yang  berhasil  guna  dan  berdaya  guna.  Dalam hal  ini  unit  kearsipan  harus  senantiasa  siap untuk  memberikan  pelayanan  informasi  yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi  pada  umumnya  dan  dalam manajemen kearsipan khususnya.
Efektivitas  pengelolaan  kearsipan  pada suatu  kantor  dipengaruhi  pula  oleh  pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana/fasilitas  yang  dipergunakan  dalam membantu  pengelolaan  arsip  dan  dana  yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Untuk  dapat  mengemban  tugas  seperti  ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan  juga harus  dibekali  ketrampilan  khusus  mengenai bidang kearsipan.  terlatih  baik dan  mempunyai ilmu pengetahuan dalam pengelolaan
kearsipan.  Disamping  itu  tanggung  jawab terhadap  pekerjaan  yang  diberikan  harus dijalankan dengan sebaik-baiknya dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan  kearsipan  yang  berdaya  guna  dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.
Hal ini menjukkan bahwa salah satu hal yang  mempengaruhi  efektivitas  kerja  adalah pengelolaan  kearsipan  di  dalam  organisasi tersebut.
Kearsipan  sebagai  salah  satu  kegiatan pembinaan  manajemen  perkantoran  yang sangat  penting  harus  didasari  oleh  manajemen dan tenaga-tenaga terampil dalam
melaksanakan  kegiatan  kearsipan  tersebut. Pekerjaan-pekerjaan  yang  dirancang  secara efektif  dan  efisien  dapat  mendorong  pegawai mencapai hasil kerja yang memuaskan.sehingga dapat  membantu  mempercepat  penyelesaiaan tugas.Oleh  karena  itu  perlu  diciptakan  tata kearsipan  yang  baik  sebagai  wujud  sistem administrasi  yang  baik.  Berdasarkan  latar belakang  yang  dikemukakan  diatas,  maka penulis  tertarik  untuk  melakukan  penelitian ber judul  “Korelasi  Sistem  Kearsipan  Terhadap Efektivitas  Kerja  Pegawai  Pada  Balai  Besar Rehabilitasi BNN Lido”.

## 2.TUJUAN PENELITIAN
Untuk  mengetahui  sistem  kearsipan  dan efektivitas  yang  dilaksanakan  pada  Balai  Besar Rehabilitasi BNN Lido.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Tempat dan Waktu Penelitian Tempat : Balai Besar Badan Narkotika Nasional Lido Jl. HR Edi Sukma Km 21 Kel. Wates Jaya Kec.Cigombong kab.Bogor Jawa Barat. Waktu  : Maret - Agustus 2015 Penelitian  ini  kuantitatif,  dengan  rancangan potong  lintang  dengan  populasi  seluruh Karyawan  kantor  Balai  Besar  Badan  Narkotika Nasiona Lido berjumlah 50 orang. menggunakan  kuesioner,  observasi,  dan  uji validitas  dan  reliabilitas,  teknik  analisis  data menggunakan koefisien korelasi product moment,  uji  t  dan  uji  regresi  sederhana.

## 4. HASIL dan PEMBAHASAN
Penyebaran dan pengumpulan kuesioner serta persentasi jawaban yang tidak lengkap dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Tabel 4.1. Distribusi kuesioner dan Pengumpulan data Uraian Aktual Jumlah responden terpilih 50 Jumlah kuesioner yang disebar dan terkumpul 50 Jumlah kuesioner yang diolah 50 persentase 100 Sumber: Data olahan dari kuesioner
Dari tabel diatas dapat dilihat, penyebaran 50 kuesioner, terkumpul, dan diolah sebanyak 50 lembar.
1. Karakteristik Responden
Tabel 4.2 Identitas Responden (n = 50)Berdasarkan Jenis Kelamin (SEX) Frequency  Percent  Valid Percent Cumulative Percent V a l i d LAKI-LAKI 16 32.0 32.0 32.0 PEREMPUAN 34 68.0 68.0 100.0 Total 50 100.0 100.0
Sumber Data : Data Olahan SPSS Ver.18
Dari  Tabel  4.2  dapat  dilihat,  mayoritas  responden  adalah  laki-laki:  16  responden  (32%) perempuan sebanyak 34 responden (68%)
Tabel 4.3 Identitas Responden (n = 50) Berdasarkan Usia
Frequency  Percent Valid Percent Cumulative Percent 20-30 th 28 56.0 56.0 56.0 31-40 th 18 36.0 36.0 92.0 41-50 th 4 8.0 8.0 100.0 Total 50 100.0 100.0
Sumber Data : Data Olahan SPSS Ver.18
Dari Tabel 4.3, mayoritas responden adalah 20-30 tahun sebanyak 28 responden (56%), usia 31-40 tahun = 18 responden (36%), usia 41-50 tahun = 4 responden (8%.)
Tabel 4.4 Identitas Responden (n = 50) Berdasarkan Pendidikan
Frequency  Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid SLTA 11 22.0 22.0 22.0 DIPLOMA 21 42.0 42.0 64.0 S1 17 34.0 34.0 98.0 S2 1 2.0 2.0 100.0 Total 50 100.0 100.0
Sumber Data : Data Olahan SPSS Ver.18
Dari  tabel  4.4,  mayoritas  responden  berpendidikan  SLTA  =11  responden  (22%),  D3  =  21 responden (42%), Strata Satu (S1) = 17 responden (34%), dan S2 = 1 responden (2%.)
Tabel 4.5 Identitas Responden (n = 50) Berdasarkan Lama Bekerja
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid  1-5 TAHUN 30 60.0 60.0 60.0 6-10 TAHUN 17 34.0 34.0 94.0 11-15 TAHUN 3 6.0 6.0 100.0 Total 50 100.0 100.0 Sumber Data : Data Olahan SPSS Ver.18

## A. Hasil Uji Penelitian

## 1. Uji Validitas Instrumen
Tabel 4.6 Hasil Uji Validitas Instrumen Variabel X (Sistem Kearsipan)
No T o t  a l r  table keterangan Pearson correlation Sig. (2-tailed) n (50) SK1 .318 .024 50 0,284 valid SK2 .434 .002 50 0,284 valid SK3 .670 .000 50 0,284 valid SK4 .757 .000 50 0,284 valid SK5 .285 .045 50 0,284 valid SK6 .503 .000 50 0,284 valid SK7 .437 .002 50 0,284 valid SK8 .344 .014 50 0,284 valid SK9 .447 .001 50 0,284 valid SK10 .657 .000 50 0,284 valid SK11 .533 .000 50 0,284 valid SK12 .397 .004 50 0,284 valid SK13 .433 .002 50 0,284 valid SK14 .382 .006 50 0,284 valid SK15 .513 .000 50 0,284 valid SK16 .649 .000 50 0,284 valid SK17 .606 .000 50 0,284 valid SK18 .524 .000 50 0,284 valid SK19 .336 .017 50 0,284 valid SK20 .573 .000 50 0,284 valid SK21 .587 .000 50 0,284 valid SK22 .591 .000 50 0,284 valid SK23 .501 .000 50 0,284 valid SK24 .470 .001 50 0,284 valid SK25 .500 .000 50 0,284 valid SK26 .555 .000 50 0,284 valid SK27 .631 .000 50 0,284 valid SK28 .561 .000 50 0,284 valid SK29 .593 .000 50 0,284 valid SK30 .616 .000 50 0,284 Valid
Sumber Data : Diolah dengan SPSS Ver. 18 (terlampir),   SK = Pernyataan untuk Sistem Kearsipan
Dari uji validitas variabel X ( Sistem Kearsipan ), terlihat semua pernyataan memiliki nilai valid dengan Sig .(probabilitas) <0.05. maka semua pernyataan layak dijadikan instrumen pada penelitian selanjutnya.
Tabel 4.7 Hasil Uji Validitas Instrumen Variabel Y (Efektivitas Kerja)
No T o t  a l r  table keterangan Pearson correlation Sig. (2-tailed) n (50) EK1 .326 .021 50 0,284 valid EK2 .396 .004 50 0,284 valid EK3 .540 .000 50 0,284 valid EK4 .666 .000 50 0,284 valid EK5 .647 .000 50 0,284 valid EK6 .593 .000 50 0,284 valid EK7 .627 .000 50 0,284 valid EK8 .650 .000 50 0,284 valid EK9 .550 .000 50 0,284 valid EK10 .646 .000 50 0,284 valid EK11 .604 .000 50 0,284 valid EK12 .640 .000 50 0,284 valid EK13 .619 .000 50 0,284 valid EK14 .566 .000 50 0,284 valid EK15 .785 .000 50 0,284 valid EK16 .646 .000 50 0,284 valid EK17 .366 .009 50 0,284 valid EK18 .604 .000 50 0,284 valid EK19 .690 .000 50 0,284 valid EK20 .616 .000 50 0,284 valid EK21 .714 .000 50 0,284 valid EK22 .569 .000 50 0,284 valid EK23 .611 .000 50 0,284 valid EK24 .607 .000 50 0,284 valid EK25 .598 .000 50 0,284 valid EK26 .519 .000 50 0,284 valid EK27 .627 .000 50 0,284 valid EK28 .299 .035 50 0,284 valid EK29 .628 .000 50 0,284 valid EK30 .539 .000 50 0,284 Valid
Sumber Data: Diolah dengan SPSS Ver. 18, EK= Pernyataan untuk Efektivitas Kerja
Dari  uji  validitas  variabel  Y  (Efektivitas  Kerja)  di  atas,  terlihat  bahwa  semua  pernyataan memiliki nilai valid dengan nilai Sig (probabilitas) di bawah angka 0.05. Dengan demikian, semua pernyataan layak dijadikan instrumen pada penelitian selanjutnya.

## 2. Uji Reliabilitas
Dilakukan uji keandalan dengan melihat nilai Cronbach Alpha . Variabel dikatakan andal jika nilai Cronbach Alpha lebih dari 0,60.
Tabel 4.8 Hasil Uji Reliabilitas Variabel X (Sistem Kearsipan)
N % Valid Excluded Total 50 0 50 100.0 .0 100.0 a. Listwise deletion based on all variables in the procedure Reliability Statistics Cronbach’s Alpha N of Items .898 30 Data olahan SPSS Ver.18 (terlampir)
Dari  hasil  uji  reliabilitas  30  pernyataan  untuk  variabel  X  di  atas,  diperoleh  nilai Cronbach’s Alpha sebesar  0.898.  Angka  ini  berada  di  atas  0.60.  Dengan  demikian  pernyataan- pernyataan kuesioner telah memenuhi syarat reliabilitas (keterandalan).
Tabel 4.9Hasil Uji Reliabilitas Variabel Y (Efektivitas Kerja)
N % Case        Valid Excluded Total 50 0 50 100.0 .0 100.0 a. Listwise deletion based on all variables in the procedure Reliability Statistics Cronbach’s Alpha N of Items .927 30 Data olahan SPSS Ver.18 (terlampir)
Dari  hasil  uji  reliabilitas  30  pernyataan  untuk  variabel  Y  di  atas,  diperoleh  nilai Cronbach’s Alpha sebesar  0.927.  Angka  ini  berada  di  atas  0.60.  Dengan  demikian  pernyataan- pernyataan  kuesioner  telah  memenuhi  syarat  reliabilitas  (keterandalan).  artinya  akan menghasilkan hasil yang sama atau mendekati meskipun disebarkan berapa kalipun.

## 3. Uji Korelasi
Berikutnya akan dilakukan uji korelasi Rank Spearman , digunakan untuk mengetahui tingkat hubungan  di  antara  variabel-variabel  penelitian.  Dengan  kata  lain,  untuk  mengetahui  berapa jumlah  koefesien  korelasi  dari  variabel  terikat  dapat  diterangkan  oleh  variasi  variabel  bebas, serta untuk mengetahui tingkat hubungan yang ada antara variabel X dan Y.
Tabel 4.10 Hasil Uji Korelasi Antara Sistem Kearsipan (X)
dengan Efektivitas Kerja (Y) Correlations X Y Sistem              Pearson Correlation Kearsipan        Sig.(2-tailed) N 1 50 .733 ** .000 50 Efektivitas       Pearson Correlation Kerja                Sig.(2-tailed) N .733 ** .000 1
**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
Tingkat hubungan  antara variabel  Sistem  Kearsipan  (X)  dengan  Efektivitas  Kerja  (Y)  adalah 0.733  dengan  nilai  signifikansi  sebesar  0.000.  diperoleh  Variabel  X  dengan  Y  memiliki  nilai signifikansi,    dibawah  0.05.  serta  nilai  koefesien  diatas  0,60.  Hal  ini  menunjukkan  tingkat hubungan yang signifikan antara Sistem Kearsipan dengan Efektivitas Kerja.

## 4. Uji t
Uji  t  digunakan  untuk  menguji  apakah  terdapat  pengaruh  yang  signifikan  antara  variabel bebas terhadap variabel terikat.Diketahui:
H 0 : “Tidak terdapat pengaruh antara sistem kearsipan terhadap Efektivitas kerja”. H a : “Terdapat pengaruh antara sistem kearsipan terhadapEfektivitas kerja”. Kriteria pengujian : H 0 diterima jika nilai Sig (Probabilitas) < 0.05 H 0 ditolak jika  nilai Sig (Probabilitas) > 0.05
Tabel 4.11 Hasil Uji t Coefficients Model Unstandardized Coefficients Standardized Coefficients T Sig. B Std. Error Beta 1     (Constant) Y 52.925 .610 10.387 .082 .733 5.096 7.460 .000 .000
a. Dependent variabel: Sistem Kearsipan
Nilai regresi dari perhitungan diatas adalah sebesar:Y = 52,925 + 0,610X Artinya nilai 52,925 tidak ada sistem kearsipan maka nilai efektivitas kerja sebesar 52,925. Nilai Koefesien 0,610 memberikan  gambaran  apabila  sistem  kearsipan  ditingkatkan  sebesar  1%  maka  nilai efektivitas  kerja  akan  meningkat  0,610  persen.Dari  perhitungan  uji  t  di  atas  diketahui:t hitung= 7,460. Nilai Sig. = 0.000. Variabel sistem kearsipan  memiliki nilai Sig (probabilitas) di bawah 0.05. Maka, Ho ditolak.Menunjukkan terdapat pengaruh yang signifikan antara sistem kearsipan terhadap efektivitas kerja.
Kesimpulan  melalui  SPSS  di  atas  akan  sama  hasilnya  jika  dilakukan  secara  manual, yaitu membandingkan hasil t hitung dengan t tabel (α = 0 .05, n = 50, df = n - 2 = 50 - 2 = 48, t tabel = 2.011. Jika dibandingkan dengan t tabel maka hasilnya sebagai berikut. t hitung = 7,460 > 2.011

## 5. KESIMPULAN dan SARAN

## 5.1. Kesimpulan
Terdapat  hubungan  yang  sangat  kuat dan positif antara variabel Sistem Kearsipan (X) dengan  Efektivitas  Pegawai  (Y),  dari  nilai perhitungan  Koefesien  Determinasi  sebesar 61,0%.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa  besarnya kontribusi  faktor  Sistem  Kearsipan  terhadap upaya meningkatkan Efektivitas Pegawai adalah 61,0%,  sedangkan  39.0%  lainnya  adalah pengaruh dari faktor lain.
Kemudian  dari  perhitungan  Uji  Keberartian Koefesien  Korelasi  (Uji  t)  diperoleh  t  hitung  = 7,460  dengan  propabilitas  sebesar  0,000. Dengan  demikian  Ho  ditolak,  artinya  terdapat hubungan  yang  berarti  (signifikan)  antara
Sistem  Kearsipan  terhadap  Efektivitas  Kerja Pegawai.

## 5.2.  Saran
Sebaiknya  Balai  Besar  Rehabilitasi  BNN  Lido mengadakan  pendidikan  dan  pelatihan  bagi pegawai kearsipan, agar sistem kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik guna efektivitas kerja yang  efektif  dan  efisien.Serta    dilakukan  oleh mereka  yang  memiliki  jabatan  fungsional khusus kearsipan

## DAFTAR PUSTAKA
-Amsyah,  Zulkifli.  2001. Manajemen  Kearsipan . Jakarta : Gramedia Pustaka Utama
-Atmosoeprapto,  Kisdanto.  2002. Menuju Sumber  Daya  Manusia  Berdaya  : Dengan Kepemimpinan Efektif & Efisien . Jakarta : PT. Elex Media Komputindo -Barthos,  Basir.  1997. Manajemen  Kearsipan Untuk  Lembaga  Negara,  Swasta  Dan Perguruan  Tinggi .  Jakarta  :  Bumi Akasara
-Hadi,  Sutrisno.  2001. Bimbingan  Menulis Skripsi,  Tesis .  Yogyakarta  :  Psikologi, Gama -Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manejer & Staff .Jakarta : Transmedia Pustaka
-Hasibuan,  Malayu.  2001. Manajemen  Sumber Daya Manusia . Jakarta : Bumi Aksara -M. Steers, Richard. 1980. Efektvitas Organisasi .
Jakarta : Erlangga
-Sedarmayanti.  2009. Sumber  Daya  Manusia dan  Produktivitas  Kerja .Bandung  : Mandar Maju -Sudjana,  S.  1989. Tuntunan  Penyusunan Karya Ilmiah,  Makalah,  Skripsi,  Tesis. Bandung : Sinar Baru -Sugiyono.  2013. Statistik  Untuk  Penelitian . Bandung : CV Alfabeta
________.  2006. Statistik  Untuk  Penelitian . Bandung : CV Alfabeta
________.  2001. Statistik  Nonparametis  Untuk Penelitian . Bandung : CV Alfabeta -Suraja,  Yohanes.  2006. Manajemen  Kearsipan . Malang : Dioma -The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran . Yogyakarta : Modern -Uchjana  Effendy,  Onong.  2003. Ilmu  Teori  dan Filsafat  Komunikasi .  Bandung.  PT Remaja Rosdakarya -Umar,  Husein.  2000. Riset  Sumber  Daya Manusia  Dalam  Organisasi. Jakarta  : Gramedia Pustaka Utama
-Wursanto,  Ig.  1991. Kearsipan  1 .  Yogyakarta  :
kanisius