## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MONITORING MAGANG

## DESIGN INTERNSHIP MONITORING INFORMATION SYSTEM
H D Yulianto 1 , R B Firdaus 2
1 Departemen Komputerisasi Akuntansi
2 Departemen Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia, Bandung Email: hery.dwi.yulianto@email.unikom.ac.id

## Abstrak
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem informasi untuk menggantikan sistem pelaporan absensi mahasiswa dan pelaporan kegiatan harian mahasiswa magang yang selama  ini  masih  dilakukan  secara  konvensional  menjadi  sistem  yang  terkomputerisasi sehingga keseluruhan proses dan pengelolaan informasi dapat berjalan dengan baik. terpusat. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, dimana metode ini pada dasarnya menggambarkan secara akurat keadaan di lokasi penelitian. Hasil dari penelitian ini menghasilkan  suatu  rancangan  sistem  informasi  terkomputerisasi  baru  untuk  menggantikan sistem  konvensional  yang  saat  ini  berjalan,  dimana  sistem  informasi  ini  meliputi  aplikasi website dan aplikasi mobile. Dengan teknologi GPS, lokasi siswa yang tepat akan diperoleh saat  siswa  melaporkan  kehadirannya  dan  menanyakan  alasan  jika  siswa  melaporkan kehadirannya  bukan  di  lokasi  magangnya,  sehingga  memungkinkan  pengawas  untuk memantau  siswanya  lebih  teliti.  Kesimpulannya,  merancang  sistem  informasi  pemantauan magang  dapat  membantu  proses  magang  dengan  menghilangkan  banyak  aktivitas konvensional dan membuat informasi lebih terpusat. Hasil penelitian ini akan menjadi acuan untuk  membangun  sistem  informasi  monitoring  magang  yang  diharapkan  dapat  membantu mempermudah proses magang.
Kata Kunci: Monitoring, System, Application, Magang

## Abstract
The purpose of this research is to design an information system to replace the student attendance reporting system and student's intern daily activity reporting, which is still being done  in  a  conventional  way  to  be  a  computerized  system  so  that  the  overall  process  and management of information is centralized. The method used in this research is descriptive. This research  produces  a  design  of  a  new  computerized  information  system  to  replace  the conventional system that is currently running, where this information system includes website and mobile applications. With GPS technology, the student's exact location will be obtained when the student reports their attendance and fill in information, not in their intern location. It allows the supervisor to monitor their student more thoroughly. In conclusion, designing an intern monitoring information system could help the internship process by removing lots of conventional activity and making information more centralized. The following research results will become a reference to build the intern monitoring information system, which is expected to facilitate the internship process.

## Keyword: Monitoring, System, Application, Internship

## PENDAHULUAN
Peningkatan  kualitas  pengelolaan  dan pemantauan  siswa  berbasis  teknologi  di Indonesia  kini  menjadi  kebutuhan  dan perhatian  di  dunia  pendidikan.  Di  bidang pendidikan,  khususnya  lembaga  sekolah, bertugas melaksanakan proses pengelolaan pengajaran,  kepegawaian,  muri  dan, keuangan,  serta  hubungan  sekolah  dengan masyarakat.  Dalam  hal  hubungan  sekolah dengan  masyarakat,  ada  program  magang untuk  memfasilitasi  proses  tersebut. Program  magang  adalah  program  sekolah yang memungkinkan siswa untuk memiliki pengalaman  situasi  kerja  di  lingkungan profesional  selama  belajar  di  sekolah  [1]. Program  magang  memberikan  sumber pengalaman  yang  sempurna  dalam  kerja praktek, bekerja sama dalam tim, memoles portofolio,  dan  memperluas  hubungan profesional  di  industri  [2].  Sebagian  besar industri lebih memilih untuk mempekerjakan lulusan yang
berpengalaman,  program  magang  dapat membantu  siswa  selangkah  lebih  dekat untuk  mengamankan  tempat  kerja  impian mereka [3]. Program magang dapat mengisi gap  antara  soft  skill  yang  diperoleh  di sekolah dengan hard skill yang dibutuhkan oleh industri [4]. Permasalahan yang dapat terjadi  pada  program  magang  adalah pelaporan  absensi  dan  kegiatan  harian masih  belum  terdokumentasi  dengan  baik dan  masih  dilakukan  secara  konvensional, sehingga  menyulitkan  pengawas  untuk memantau  kehadiran  siswa  dan  aktivitas sehari-hari,  siswa  sering  melupakan aktivitas sehari-hari dan kesulitan membuat laporan magang. Pemantauan magang dapat dilakukan  dengan  memanfaatkan  layanan sistem informasi. Sistem informasi monitoring  magang  adalah  suatu  sistem
yang membantu supervisor untuk memonitor  mahasiswa  magang  baik kehadirannya, maupun aktivitasnya sehari- hari  selama  masa  magang.  Mengingat setelah masa magang berakhir, mahasiswa wajib  membuat  laporan  magang  dan mempresentasikannya  pada  uji  coba magang.  Sistem  informasi  harus  dapat memberikan  informasi  tentang  kehadiran mereka,  dan  kegiatan  sehari-hari  mereka sehingga mahasiswa dapat mengisi laporan magang  mereka  sesuai  dengan  informasi yang diberikan oleh sistem informasi. Akan lebih  baik  jika  sistem  informasi  dapat mengekspor  data  absensi  dan  aktivitas harian ke dalam format laporan magang.
Terdapat beberapa penelitian terdahulu mengenai sistem monitoring magang, salah satunya penelitian yang dilakukan oleh Anif dkk  dengan  merancang  sistem  monitoring magang  berbasis  web  [5].  Jaafar  et  al melakukan  penelitian  serupa  dengan  yang disebutkan  sebelumnya,  merancang  sistem pemantauan  dan  pengawasan  magang berbasis web [6]. Ayu dkk juga melakukan penelitian  dengan  merancang  sistem informasi  berbasis  web  untuk  mengelola data  magang  [7].  Semua  penelitian  yang disebutkan sebelumnya mampu memberikan  kebutuhan  untuk  melakukan prosedur  magang,  tetapi  beberapa  bagian yang hilang dalam kedua penelitian tersebut. Tidak  ada  penelitian  sebelumnya  yang menggunakan  teknologi  mobile  seperti Android dan iOS.  Dalam hal pengawasan, pengawas harus dapat benar-benar menemukan  di  mana  siswa  mereka melaporkan  kehadiran  mereka  dan  harus dapat  memantau  apakah  siswa  mereka melakukan  pekerjaan  mereka  di  industri atau tidak. Oleh karena itu, dalam penelitian ini,  penulis  bermaksud  untuk  merancang
suatu sistem informasi yang mengisi semua bagian yang hilang.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah merancang  sebuah  sistem  informasi  untuk menggantikan  sistem  pelaporan  absensi mahasiswa  dan  pelaporan  jurnal  harian magang  mahasiswa  yang  masih  dilakukan secara  konvensional  menjadi  sistem  yang terkomputerisasi  sehingga  keseluruhan proses dan pengelolaan informasi terpusat. Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian ini  adalah  metode  deskriptif,  dimana metode ini pada dasarnya menggambarkan secara akurat keadaan di lokasi penelitian. Metode penelitian yang digunakan penulis adalah  metode  penelitian  kualitatif.  Data yang  dikumpulkan  dalam  penelitian  ini berupa  kata-kata  atau  gambar  sehingga tidak  terlalu  menekankan  pada  angka. Penulis  perlu  memahami  makna  di  balik data yang diamati dalam penelitian ini.

## LANDASAN TEORI

## A. Perancangan
Perancangan    adalah    kemampuan untuk    membuat,  mendesain  atau membangun
beberapa alternatif pemecahan  masalah    dengan    membuat sistem  baru [8,9].

## B. Sistem Informasi
Sistem  Informasi  mencakup  beberapa komponen  seperti  manusia  komputer teknologi  informasi,  dan  prosedur  kerja yang  melakukan  pemrosesan  data  menjadi informasi  untuk  mencapai  suatu  sasaran atau tujuan [10].

## C. Magang
Magang  atau  internship  merupakan kegiatan  untuk  menuangkan  ilmu  yang telah dipelajari dan mempraktekan
kemampuan  diri  untuk  memperoleh pengalaman  kerja  guna  persiapan  yang mendatang [11].
D. Perancangan Sistem Informasi Monitoring Magang Desain atau rancangan untuk memberikan  solusi  laporan  pemagangan dengan  beberapa  prosedur  kerja  dengan melibatkan  teknologi  informasi  untuk melakukan  monitoring  dan  membuat laporan  pemagangan  bagi  pengguna laporan.

## METODE PENELITIAN
Pengumpulan data sangat berpengaruh dalam  penelitian.  Karena  data  yang terkumpul dengan baik dapat menghasilkan sistem atau program yang berkualitas tinggi. Untuk  metode  pengumpulan  data,  penulis menggunakan  teknik  observasi  dan wawancara.  Penulis  mengumpulkan  data melalui observasi dan tinjauan menyeluruh secara  langsung  di  lokasi  Sekolah Menengah  Kejuruan  Negeri  4  Bandung. Wawancara  langsung  dilakukan  penulis dengan  Wakil  Kepala  Bidang  Hubungan Internasional  di  Sekolah  Menengah Kejuruan  Negeri  4  Bandung.  Dokumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah dokumen  laporan  magang  yang  berisi informasi  tentang  tempat  mahasiswa magang,  kegiatan  sehari-hari  mahasiswa selama  masa  magang,  dan  penilaian mahasiswa  magang  oleh  pembimbing lapangan.
Pendekatan berorientasi
objek merupakan  metode  pendekatan  yang digunakan  penulis  dalam  penelitian  ini. Masalah  didefinisikan  berdasarkan  objek- objek  yang  ada  dalam  sistem.  Cara  ini
sangat  fleksibel  sehingga  mudah  untuk mengubah program jika diperlukan.
Metode pengembangan Scrum merupakan  metode  pengembangan  yang penulis  gunakan  dalam  penelitian  ini. Dalam scrum, pengiriman produk perangkat  lunak  dilakukan  secara  terus menerus secara iteratif, dalam waktu yang telah ditentukan sekitar 30 hari yang disebut sprint.  Proses  scrum  diawali  dengan  visi mengenai produk yang akan dibangun dan berdasarkan visi tersebut dibuat daftar fitur produk  dengan  prioritas  masing-masing yang  disebut  product  backlog.  Kemudian tim akan mengerjakan job description yang telah  ditentukan  pada  sprint  backlog  [12]. Seluruh sprint dapat divisualisasikan seperti yang dijelaskan pada gambar 1.
Gambar 1. Scrum Framework

## ANALISA SISTEM BERJALAN
Sistem yang berjalan saat ini terdiri dari 6 use case diantaranya Penugasan Magang, Magang  Mahasiswa,  Kunjungan  Magang oleh dosen pembimbing, Pengisian Kegiatan Harian oleh mahasiswa, Penilaian Kerja  Praktek  oleh  dosen  pembimbing lapangan, dan Pembuatan Laporan Praktek Kerja  oleh  mahasiswa.  Diagram  use  case akan dijelaskan pada gambar 2.
School Supervisor Student HUBIN Field Supervisor Student Internship Assignment of Interns <<include>> Filling in Daily Activity <<include>> Assessment of the Internship <<include>> Internship Visit <<include>> Making the Intern Report <<include>>
Gambar 2. Use Case System Berjalan
Berdasarkan  use  case  di  atas,  siswa akan  ditugaskan  ke  perusahaan  oleh HUBIN.  Kemudian  mahasiswa  akan memulai program magang dengan pergi ke perusahaan dan melakukan pekerjaannya di perusahaan  tersebut.  Sebulan  sekali pengawas  sekolah  akan  mengunjungi perusahaan untuk memantau siswa mereka. Setiap hari mahasiswa harus mengisi jurnal kegiatan  harian  yang  akan  dinilai  oleh pembimbing  lapangan  pada  akhir  masa magang.  Setelah  masa  magang  berakhir, mahasiswa akan membuat laporan magang yang  akan  dipresentasikan  pada  uji  coba magang.  Sistem  yang  berjalan  saat  ini belum  efektif  dalam  mengelola  data magang  karena  masih  dilakukan  secara manual dengan menulis di atas kertas.

## PERANCANGAN SISTEM USULAN
Sistem  yang  diusulkan  terdiri  dari  2 aplikasi  yaitu  aplikasi  web  dan  aplikasi mobile.  Aplikasi  web  akan  dioperasikan oleh administrator sekolah untuk menginput  data  master  meliputi  data jurusan,  data  tahun  akademik,  data  kelas,
data  siswa,  data  pengawas,  dan  data  user. Pengelolaan  data  magang  akan  dilakukan pada aplikasi web seperti penginputan data perusahaan  dan  penugasan  mahasiswa magang.  Diagram  use  case  dari  aplikasi web akan dijelaskan pada gambar 3.
Gambar 3. Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan untuk Aplikasi Web
Aplikasi  mobile  akan  dioperasikan oleh  siswa  dan  pengawas  sekolah.  Di  sisi aplikasi  siswa,  siswa  memulai  dengan mengaktifkan  akun  mereka  dengan  kode unik  mereka,  mengatur  kredensial  akun mereka,  dan  kemudian  masuk  ke  akun mereka.  Setelah  login,  mahasiswa  dapat melaporkan kehadirannya, mengisi aktivitas  hariannya,  melihat  rekapitulasi kehadiran  dan  aktivitasnya,  mengisi  shift kerja, dan mengekspor data kehadiran dan aktivitasnya  ke  dalam  format  laporan magang.  Sedangkan  untuk  aplikasi  sisi pengawas, pengawas memulai dengan login ke  akun  mereka  yang  disediakan  oleh administrasi  sekolah.  Setelah  login, supervisor  dapat  melihat  rekapitulasi kehadiran dan aktivitas siswanya, mengkonfirmasi aktivitas siswa sehari-hari. Baik siswa dan pengawas dapat mengubah profil akun dan kata sandi mereka. Diagram
use  case  dari  aplikasi  mobile  akan dijelaskan pada gambar 4.
Gambar 4. Kasus Penggunaan Sistem yang Diusulkan untuk Aplikasi Seluler
Aplikasi mobile akan dibangun dengan Flutter  SDK,  Software  Development  Kit, dan mobile User Interface framework untuk membangun  aplikasi  hybrid  dalam  satu basis  kode  untuk  platform  yang  berbeda seperti  web,  mobile  (Android  &  IOS) Windows  [13].  Dengan  menggunakan Flutter SDK, aplikasi mobile terdiri dari dua platform,  antara  lain  Android  dan  iOS. Sistem pelaporan kehadiran akan menggunakan teknologi GPS yang merupakan sistem navigasi satelit [14-16]. Hal  ini  untuk  mendapatkan  lokasi  yang tepat  di  mana  siswa  membuat  laporan kehadiran  mereka  dan  menanyakan mengapa  seorang  siswa  melaporkan kehadiran  mereka  tidak  di  lokasi  magang mereka, memungkinkan seorang guru untuk memantau siswa mereka secara menyeluruh. Antarmuka pengguna untuk aplikasi seluler ditunjukkan pada Gambar 5-6.
Aplikasi Web Admin Sekolah Manage Master Jurusan Manage Master Kelas Manage Master Siswa Manage Master Pembimbing Manage Master User/Admin Manage Data PKL Manage Data Perusahaan Manage Master Tahun Ajaran Login <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Aplikasi Mobile Siswa Login Aktivasi Akun (khusus Siswa) Mengisi Presensi Masuk/Keluar Manage Jam Kerja Perusahaan Manage Data PKL <<extend>> Mengisi Jurnal Harian <<extend>> Pembimbing <<include>> <<include>> <<include>> View Jurnal Harian Siswa View Presensi Siswa <<include>> <<include>> Cetak Jurnal Harian <<include>> Lupa Password <<extend>> Ubah Password <<include>>
Gambar 5. Formulir Absensi Siswa & Formulir Kegiatan Harian Siswa
Gambar 6. Keluaran Laporan Absensi Siswa & Keluaran Laporan Kegiatan Harian Siswa

## KESIMPULAN
Setelah  dilakukan  penelitian  dan pengembangan sistem informasi monitoring magang, penulis menyimpulkan bahwa.  Dengan  dibangunnya  sistem informasi monitoring magang ini diharapkan  dapat  membantu  proses pelaksanaan  magang  untuk  meningkatkan kualitas program magang yang dilaksanakan  oleh  mahasiswa.  Metode pengembangan  yang  digunakan  dalam pengembangan sistem informasi manajemen magang ini dan fitur-fitur yang telah diterapkan diharapkan dapat membantu  mempermudah  pengembangan selanjutnya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Francis,  R.  S.,  &  Alagas,  E.  N.  2017. Satisfaction  towards  internship sprogrammes  and  future  career development for students in private higher  education  institutions :  A research  note. Asia-Pacific  Journal of  Innovation  in  Hospitality  and Tourism, 6(2), pp. 69-74. [2]  Anjum,  S.  2020. Impact  of  internship programs  on  professional  and personal  development  of  business students:  a  case  study  from Pakistan . Future Business Journal, 6 (1), pp. 1-13. [3]  Karunaratne,  K.,  &  Perera,  N.  2019. Students' perception on the effectiveness of industrial internship programme . Education  Quarterly
Reviews, 2(4).
[4] Patacsil, F. F., & Tablatin, C. L. S. 2017. Exploring  the  importance  of  soft and  hard  skills  as  perceived  by  IT internship students and industry: A gap analysis . Journal of Technology
and  Science  Education, 7 (3),  pp. 347-368.
[5] Anif, M., Dentha, A., & Sindung, H. W. S.  2017. Designing  internship monitoring  system  web  based  with Laravel  framework .  In 2017  IEEE International Conference on Communication,  Networks  and Satellite (Comnetsat) (pp. 112-117).
IEEE.
[6] binti Jaafar, A. N., binti Rohafauzi, S., bin  Mohd  Fauzi,  F.  D.  H.,  &  bin Amron, M. T. 2017. Development of internship monitoring and supervising  web-based  system . In 2017 IEEE 15th Student Conference  on  Research  and Development (SCOReD) (pp.  193- 197). IEEE.
[7]  Ayu,  F.,  &  Permatasari,  N.  2018. Perancangan  Sistem  Informasi Pengolahan  Data  PKL  (Praktek Kerja  Lapangan)  Di  Devisi  Humas Pada  PT  Pegadaian. Jurnal  Intra Tech, 2 (2), pp. 12-26.
[8]  H.  D.  Yulianto  dan  D.  F.  Maulana,
“ Perancangan  Sistem  Informasi Akuntansi Persediaan Barang DagangBerbasis SAK EMKM ,” @is Best  Account.  Inf.  Syst.  Inf. Technol. Bus. Enterp., vol.5, no. 2, hal. 121–135, 2020.
[9]  D.  W.  Firdaus  dan  S.  Febryan, “ Perancangan  Sistem  Informasi Akuntansi  Harga  Pokok  Produksi Pada    Distro    Viking    Cimahi Dengan    Menggunakan    Software Microsoft    Visual  Basic  2008  Dan Database  MySQL ,”  @is  Best Account.  Inf.  Syst.  Inf.  Technol. Bus. Enterp., vol.4, no. 1, pp. 366– 380, 2019.
[10]  A.  Kadir.  2014. Pengenalan  Sistem Informasi . Yogyakarta. Andi. [11] M. Y. H. Setyawan dan A. S. Munari. 2020. Panduan Lengkap Membangun  Sistem  Monitoring Kinerja  Mahasiswa  Internship Berbasis Web dan Global Positioning  System.  Bandung .
Kreatif Industri Nusantara. [12]  Sharma,  S.,  &  Hasteer,  N.  2016. A comprehensive  study  on  state  of Scrum development. In 2016 International Conference on Computing,  Communication  and Automation (ICCCA) (pp.  867- 872). [13] Allain, H. 2020. Improving productivity and reducing costs of mobile  app  development  with Flutter and Backend-as-a-Service .
[14]  Hegarty,  C.  J.  2017. The  global positioning system (GPS). In Springer  Handbook  of  Global
Navigation  Satellite  Systems (pp.
197-218). Springer, Cham.
[15] Mulyana, A., Rusmana, D., & Rafdhi, A.  A.  2021. Application  platform for  e-reservation  system  in traditional  show .  In Journal  of Physics:  Conference  Series (Vol.
1764, No. 1, p. 012197).
[16]  Singgih,  I,  K.  2020.  Air  Quality
Prediction in Smart City's Information  System .  International Journal of Informatics, Information System and Computer Engineering. 1(1), pp. 36-47.