## Sistem Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu
Ricky Zulfiandry 1 , Siswanto 2
1 Dosen Tetap Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dehasen Bengkulu Jl. Meranti Raya No. 32 Kota Bengkulu 38228 Telp. (0736) 22027, 26957 Fax. (0736) 341139)
Abstract- Computer-based  information  systems  have  a  very important  role  in  providing  information  systems  for  every organization  or  government  agency.  As  is  the  case  with  the Official  Residence  of  the  Governor  of  Bengkulu  Province. Where  currently  picket  books  are  still  manual  or  data processing is written one by one on paper and ledgers. This of course really needs an organized and complex system. And if it is  only  supported  by  a  manual  system,  the  efficiency  and effectiveness  in  presenting  the  information  will  not  be achieved.Information System of Picket Book of Governor’sOfficialResidencein  Bengkulu  Province  is  an application  that  can  help  picket  officers  in  processing  picket book  data  which  includes  collecting  assets,  activities,  and guests. In addition, this application allows for the production of report output to be reported based on days, months and years. This information system was made using the Visual Basic.Net programming language. Based on the results of the tests carried out, thisinformation system can assist the officers in managing data  on  activities,  assets,  and  guests,  which  so  far  have  been carried  out  conventionally.  And  if  the  officer/admin  does  not have  a  password,  it  is  not  possible  to  access  the  Information System  of  Picket  Book  of  Governor’sOfficialResidencein Bengkulu Province.
Keywords:  Information  System,  Picket  Book,  Governor's OfficialResidence, Bengkulu Province
Intisari - Sistem informasi yang berbasis komputer mempunyai peranan  yang  sangat  penting  dalam  menyediakan  sistem informasi  bagi  setiap  organisasi  atau  instansi  pemerintah. seperti  halnya  pada  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu. Dimana saat ini buku piket  masih bersifat  manual atau  proses  pengolahan  data  ditulis  satu  persatu  pada  kertas dan  buku  besar.  Ini  tentunya  sangat  membutuhkan  suatu sistem  yang  terorganisir  dan  kompleks.  Dan  apabila  hanya didukung  oleh  sistem  manual,  maka  efesiensi  dan  efektifitas
dalam  penyajian  informasi  tersebut  tidak  akan  tercapai. Sistem Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu  merupakan  satu  aplikasi  yang  dapat  membantu petugas  piket  dalam  melakukan  pengolahan  data  buku  piket yang  meliputi  mendata  aset,  kegiatan,  dan  tamu.  Selain  itu aplikasi ini  memungkinkan untuk  pembuatan output laporan yang  akan  dilaporkan  berdasarkan  hari,  bulan,  dan  tahun. Sistem Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu  dibuat  menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual Basic  .Net.  Berdasarkan  hasil  pengujian  yang  dilakukan, Sistem Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu  dapat  membantu  petugas  dalam  mengelola  data kegiatan, aset, dan tamu, dimana selama ini  masih dilakukan secara  konvensional.  Dan  Jika  petugas/admin  yang  tidak memiliki  password,  maka  tidak  bisa  mengakses  Sistem Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu.
Kata  Kunci  :  Sistem  Informasi,  Buku  Piket,  Rumah  Dinas Gubernur, Provinsi Bengkulu

## I. PENDAHULUAN
Dalam  kehidupan  sehari-hari  teknologi  informasi merupakan  hal  yang  sangat  berguna,  dengan  adanya informasi maka akan membantu kita untuk mengambil suatu keputusan  dengan  lebih  tepat  berdasarkan  data-data  yang diperoleh dalam bentuk informasi. Untuk masa sekarang ini informasi dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini dikarenakan adanya bantuan alat  yang berteknologi canggih  yang dapat mengelola  data  menjadi  informasi  yang  dibutuhkan, contohnya  komputer.  Oleh  sebab  itu  banyak  perusahaan- perusahaan di masa sekarang ini mulai mengelola data dan informasi mereka dengan menggunakan alat bantu komputer Peranan  teknologi  informasi  dalam  Pembangunan Nasional  adalah  untuk  pembangunan  manusia  Indonesia
seutuhnya dan pembangunan seluruh masyarakat Indonesia, menuju masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasila. Untuk  itu  dalam  penerapan  dan  pengembangan  teknologi sistim  informasi  secara  global  dalam  pengelolaan administrasi suatu lembaga pemerintah serta instansi swasta maupun perorangan, perlu ada kemajuan ilmu dan teknologi yang  canggih  secara  komputerisasi  yang  penting  dalam membantu kegiatan aktivitas kerja sehari – hari. Hampir di segala  bidang  membutuhkan  komputer  sebagai  alat  bantu, karena  memiliki  kelebihan  yaitu  dari  segi  performa  dan ketelitian  dalam  mengolah  data.  Misalnya  saja  di  bidang kesehatan, bidang teknik, sipil, perbankan, ilmu pengetahuan, bisnis baik oleh pemerintah maupun swasta.
Sistem informasi yang berbasis komputer mempunyai peranan  yang  sangat  penting  dalam  menyediakan  sistem informasi  bagi  setiap  organisasi  atau  instansi  pemerintah. seperti  halnya  pada  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu. Dimana saat ini buku piket masih bersifat manual atau proses pengolahan data ditulis satu persatu pada kertas dan  buku  besar.  Ini  tentunya  sangat  membutuhkan  suatu sistem  yang  terorganisir  dan  kompleks.  Dan  apabila  hanya didukung oleh sistem manual, maka efesiensi dan efektifitas dalam penyajian informasi tersebut tidak akan tercapai.
Berdasarkan  uraian  latar  belakang  tersebut,  maka penulis  tertarik  untuk  mengangkat  judul  tentang  “Sistem Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu”.

## II. LANDASAN TEORI
A. Sistem Informasi secara  umum  sistem  informasi  di  definisikan “Sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau sub sistem yang  saling  bekerja  sama  atau  yang  dihubungkan  dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. [1]
Adapun  penerapan  sistem  informasi  dalam  aktivitas manusia, antara lain :
1. Sistem  untuk  menangani  penjualan  kredit  kendaraan bermotor  sehingga  dapat  digunakan  untuk  memantau hutang para pelanggan
2. Sistem biometric yang dapat mencegah orang yang tak berwenang  mengakses  informasi  yang  bersifat  rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata
3. Sistem POS (point-of-sale) yang diterapkan pada pasar swalayan  dengan  dukungan  pembaca  barcode  untuk mempercepat pemasukan data
4. Sistem  telemetri  atau  pemantauan  jarak  jauh  yang menggunakan teknologi radio, misal untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran pilar jembatan rel kereta api
5. Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan  oleh  juru  medis  untuk  mengetahui  riwayat penyakit pasien
6. Sistem yang dipasang pada tempat-tempat public yang memungkinkan  seseorang  mendapatkan  informasi seperti hotel, tempat pariwisata, pertokoan.
7. Sistem layanan akademis berbasis web
8. Sistem  pertukaran  data  elektronis  (Electronic  Data Interchange  /  EDI)  yang  memungkinkan  pertukaran dokumen  antar  perusahaan  secara  elektronis  dan  data yang terkandung dalam dokumen dapat diproses secara langsung oleh computer.
B. Bahasa Pemrograman Visual Basic .Net
Visual  Basic  .Net adalah  generasi  selanjutnya  dari Visual  Basic . Visual  Basic  .Net memungkinkan  untuk membangun  aplikasi database client atau server performa tinggi  dan  sangat  cocok  didampingkan  dengan  perangkat lunak SQL  Server . .NET  Framework merupakan  model platform yang memudahkan dalam membangun lingkungan aplikasi  yang  terdistribusi  di  Internet. Platform  .Net Framework terdiri dari dua bagian utama [4]

## C. SQL Server 2008r2
SQL  Server merupakan  suatu Relational  Database Management  Sistems (RDBMS)  yang  digunakan  untuk menyimpan  data.  Data  yang  disimpan  pada database bisa dalam  skala  kecil  maupun  besar.  Selain  itu,  penyajiannya merupakan  penyajian  pada  level  fisik  karena  kita  akan menyimpan  langsung  data  pada database dengan  kondisi yang  sebenarnya,  yaitu  disimpan  pada  tabel  apa,  kolom mana, dan menggunakan tipe data saat penyimpanan [4].

## D. Konsep Perancangan Database
Pangkalan  data  atau  basis  data  (bahasa  Inggris: database ), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi  yang  disimpan  di  dalam  komputer  secara sistematik  sehingga  dapat  diperiksa  menggunakan  suatu program  komputer  untuk  memperoleh  informasi  dari  basis data  tersebut.  Perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk mengelola dan  memanggil kueri ( query ) basis data disebut sistem  manajemen  basis  data  ( Database Management System /DBMS).  Sistem  basis  data  dipelajari  dalam  ilmu informasi [5].
E. Diagram Alir Data
Diagram  Arus  Data  atau  yang  sering  disebut  sebagai Data  Flow  Diagram (DFD)  merupakan  alat  perancangan sistem  yang  berorientasi  pada  alur  data  dengan  konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun  rancangan  sistem  yang  mudah  dikomunikasikan oleh  profesional  sistem  kepada  pemakai  maupun  pembuat program. Diagram Arus Data mempunyai empat komponen utama  yaitu  entitas  ( entities ),  proses  ( process ),  media penyimpanan ( data storage ) dan arus data ( data flows ). Ke empat komponen tersebut menggambarkan arus sistem agar mudah dipahami [5].
F. Entity Relationship Diagram
Entity  Relationship  Diagram (ERD)  data  model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas  kumpulan  objek-objek  dasar  yang  disebut  entitas  dan hubungan  antar  objek.  Entitas  adalah  sesuatu  atau  objek dalam  dunia  nyata  yang  dapat  dibedakan  dari  objek  lain. Misal:  mahasiswa,  dan  matakuliah.  Entitas  digambarkan dalam basis data dengan  kumpulan atribut. Misalnya:  nim, nama,  alamat,  dan  kota.  Relasi  adalah  hubungan  antara beberapa entitas. Misalnya: relasi menghubungkan mahasiswa dengan mata kuliah yang diambilnya [6].

## III. METODOLOGI PENELITIAN
A. Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam penelitian ini, antara lain :
1. Observasi
Penulis datang langsung untuk melihat dan mengevaluasi proses pengolahan data buku piket yang dilakukan oleh Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu.
2. Wawancara
Penulis  melakukan  wawancara  dengan  memberikan pertanyaan-pertanyaan  yang  terkait  dengan  masalah yang akan dibahas.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka digunakan untuk mengumpulkan data yang diambil  dari  perpustakaan  atau  instansi  yang  berupa karya  ilmiah,  jurnal,  buku-buku  yang  berhubungan dengan penulisan ini.

## B. Analisis Sistem Aktual
Sistem informasi yang berbasis komputer mempunyai peranan  yang  sangat  penting  dalam  menyediakan  sistem informasi  bagi  setiap  organisasi  atau  instansi  pemerintah. seperti  halnya  pada  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu. Dimana saat ini buku piket masih bersifat manual atau proses pengolahan data ditulis satu persatu pada kertas dan  buku  besar.  Ini  tentunya  sangat  membutuhkan  suatu sistem  yang  terorganisir  dan  kompleks.  Dan  apabila  hanya didukung oleh sistem manual, maka efesiensi dan efektifitas dalam penyajian informasi tersebut tidak akan tercapai.
C. Analisis Sistem Baru
Sistem  baru  merupakan  pengembangan  dari  sistem lama  untuk  mengatasi  permasalahan  yang  terdapat  pada sistem  lama.  Sistem  baru  yang  dimaksud  adalah  dengan membuat  Sistem  Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas Gubernur  Provinsi  Bengkulu.  Sistem  ini  dibangun menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual  Basic  .Net  dan database SQL Server 2008r2.

## D. Diagram Alir Data
DFD  digunakan  untuk  mengetahui  aliran  data  pada Sistem  Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur Provinsi  Bengkulu.  DFD  dimulai  dengan  mendefinisikan Diagram Konteks, kemudian akan dipecah menjadi Level 0.
Petugas Sistem Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu Data Kegiatan Data Aset Data Tamu Danru Laporan Data Kegiatan Per Hari

## Laporan Data Kegiatan Per Bulan
Laporan Data Kegiatan Per Tahun Laporan Data Aset Per Hari Laporan Data Aset Per Bulan Laporan Data Aset Per Tahun Laporan Data Tamu Per Hari Laporan Data Tamu Per Bulan Laporan Data Tamu Per Tahun
Gambar 1. Diagram Konteks
Petugas
1.0 Pengolahan Data Kegiatan Data Kegiatan Danru Laporan Data Kegiatan Per Hari Laporan Data Kegiatan Per Bulan Laporan Data Kegiatan Per Tahun Laporan Data Aset Per Hari Laporan Data Aset Per Bulan Laporan Data Aset Per Tahun
Laporan Data Tamu Per Hari Laporan Data Tamu Per Bulan Laporan Data Tamu Per Tahun Kegiatan 2.0 Pengolahan Data Aset Aset 3.0 Pengolahan Data Tamu Tamu Data Aset Data Tamu 4.0 Laporan Gambar 2. DAD Level 0
E. Entity Relationship Diagram
Rancangan  entity  relationship  diagram  pada  Sistem Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu
Petugas Kegiatan Aset Tamu kdpetugas username password
nmlengkap jabatan hakakses
kdkegiatan tgl waktu uraian ket kdpetugas kdaset tgl waktu jumlah kondisi ket kdtamu tgl waktu nmtamu keperluan ket kdpetugas kdpetugas memiliki 1 M memiliki 1 M memiliki 1 M nohp ktp alamat Gambar 3. ERD

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam  proses  kegiatan  penggunaan  Sistem  Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu yang dilakukan oleh pengguna dalam hal ini yaitu Petugas Piket, maka sistem dituntut akan kecepatan dan keakuratan dalam proses  saat  digunakan  nantinya.  Adapun  hal-hal  yang dilakukan  dalam  menganalisa  sistem  yang  sedang  berjalan tersebut,  yaitu  dengan  meneliti  hal-hal  yang  berhubungan dengan  proses  pengolahan    buku  piket  di  Rumah  Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu.
Menu login merupakan halaman yang tampil pertama kali  ketika  menjalankan  aplikasi,  hal  ini  diperlukan  agar tidak  semua  petugas  dapat  mengelola  Sistem  Informasi Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi  Bengkulu. Hanya  dengan  username  dan  password  yang  benar  yang telah terdata dalam database yang dapat mengakses Sistem Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu. Menu login digunakan oleh admin untuk masuk ke  dalam  Sistem  Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu.
Gambar 4. Menu Login
Menu  utama  merupakan  halaman  yang  tampil  ketika berhasil login pada menu login. Halaman menu utama telah menyediakan  berbagai  macam  modul  yang  dapat  diakses untuk proses pengolahan data, yaitu pengaturan, input data, dan output data.
Gambar 6. Form Menu Utama Form data petugas digunakan untuk memanajemen usir admin  yang  dapat  mengelola  aplikasi,  dengan  menambah, mengubah, atau menghapus data petugas. Hal ini diperlukan agar  petugas  yang  tidak  memiliki  username  dan  password tidak dapat login pada Sistem Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu.
Gambar 7. Form Input Data Petugas
Form  ubah  password  digunakan  untuk  mengubah password  admin  yang  mengakses  Sistem  Informasi  Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu. form ubah password berguna agar dapat merahasiakan password admin, dan demi kenyamanan dalam melakukan pengolahan data.
Gambar 8. Form Ubah Password
Form  data    aset  digunakan  untuk  mengolah  data  aset yang terdapat di Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu. Pengolahan  data  yang  dapat  dilakukan  yaitu  dengan menambah, mengubah, serta menghapus data aset.
Gambar 9. Input Data Aset
Form  data    kegiatan  digunakan  untuk  mengolah  data kegiatan yang dilakukan di Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu.  Pengolahan  data  yang  dapat  dilakukan  yaitu
dengan  menambah,  mengubah,  serta  menghapus  data kegiatan
Gambar 10. Input Data Kegiatan
Form data  tamu digunakan untuk mengolah data tamu yang datang ke Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu. Pengolahan  data  yang  dapat  dilakukan  yaitu  dengan menambah, mengubah, serta menghapus data tamu.
Gambar 11. Input Data Tamu
Laporan data per hari digunakan untuk menampilkan  laporan  data  kegiatan,  aset,  dan  tamu berdasarkan hari yang dipilih.
Gambar 12. Parameter
Gambar 13. Output Data
Gambar 14. Output Data
Gambar 15. Output Data
Laporan data per bulan digunakan untuk menampilkan laporan  data  kegiatan,  aset,  dan  tamu  berdasarkan  bulan yang dipilih.
Gambar 16. Parameter Cetak
Gambar 17. Output Data
Gambar 18. Output Data
Gambar 19. Output Data
Laporan data per tahun digunakan untuk menampilkan laporan  data  kegiatan,  aset,  dan  tamu  berdasarkan  tahun yang dipilih
Gambar 21. Output Data
Gambar 22. Output Data
Gambar 23. Output Data

## V. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  dari  pembahasan  tersebut,  maka dapat disimpulkan bahwa :
1.  Sistem  Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur
Provinsi  Bengkulu  merupakan  satu  aplikasi  yang  dapat membantu  petugas  piket  dalam  melakukan  pengolahan data  buku  piket  yang  meliputi  mendata  aset,  kegiatan, dan  tamu.  Selain  itu  aplikasi  ini  memungkinkan  untuk
pembuatan  output  laporan  yang  akan  dilaporkan berdasarkan hari, bulan, dan tahun.
2.  Sistem  Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur Provinsi  Bengkulu  dibuat  menggunakan  bahasa pemrograman Visual Basic .Net.
3.  Berdasarkan  hasil  pengujian  yang  dilakukan,  Sistem
Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi Bengkulu  dapat  membantu  petugas  dalam  mengelola data kegiatan, aset, dan tamu, dimana selama ini  masih dilakukan secara konvensional. Dan Jika petugas/admin yang  tidak  memiliki  password,  maka  tidak  bisa mengakses  Sistem  Informasi  Buku  Piket  Rumah  Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu
B. Saran
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  penulis  lakukan  di Rumah  Dinas  Gubernur  Provinsi  Bengkulu,  maka  penulis menyarankan  untuk  mempergunakan  Sistem  Informasi Buku Piket Rumah Dinas Gubernur Provinsi Bengkulu, agar dapat membantu proses pengolahan data buku piket.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Cahyono,  Setiyo.  2006.  Panduan  Praktis  Pemrograman Database  Menggunakan  MySQL  dan  Java.  Penerbit Informatika Bandung : Bandung..
[2] Kendall,  Kenneth  E,  dkk.  2006.  Analisis  Dan Perancangan  Sistem  Edisi  Kelima  Jilid  1  Versi  Bahasa Indonesia. Penerbit PT. Indeks : Jakarta.
[3] Nurhayatin.  2008.  Pengaruh  Penggunaan  Sistem Informasi E-Paspor Terhadap Pelayanan Publik Tentang Keimigrasian di Kota Bandung (Studi Kasus: Pembuatan Paspor  Melalui  Sistem  Informasi  E-Paspor  Pada  Bulan Mei 2009-April 2010). E Library UNIKOM
[4] Octafian,  D.  Tri.  2011.  Desain  Database  Sistem Informasi Penjualan Barang (Studi Kasus : Minimarket Grace  Palembang).  Jurnal  Teknologi  dan  Informatika (Teknomatika) Vol.1 No.2 Mei 2011.
[5] Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Penerbit
Andi : Yogyakarta