Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 457

## Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berkas Klaim Di Kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang
Derty Dorma Melania Nababan 1 , Karyadi 2 , Falaah Abdussalaam 3 1,2,3 Politeknik Piksi Ganesha ; Jl. Gatot Subroto No. 301, Maleer, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40274, (022) 87340030
1,2 Jurusan Komputerisasi Akuntansi, 3 Jurusan Manajemen Informatika, Bandung e-mail: 1 dertydmnababan28@gmail.com, 2 karyadi1605@gmail.com,
3 falaahabdussalaam@gmail.com

## Abstrak
Arsip  sebagai  sumber  informasi  memegang  peranan  penting  dalam  suatu  lembaga, Pengelolaan  arsip  selalu  berkembang  mengikuti  perkembangan  zaman  dengan  jumlah  yang bertambah,  tanpa  pemeliharaan  yang  memadai,  hal  ini  dapat  membuat  penelusuran  kembali arsip menjadi sangat sulit. Pengelolaan arsip berkas klaim di Kantor BPJS kesehatan cabang Soreang  belum  efektif.  Berdasarkan  masalah  yang  ada  dibutuhkan  sistem  informasi pengelolaan  arsip  berkas  klaim  sebagai  penyimpanan  arsip  dengan  tekonologi  komputer, pencatatan  peminjaman  dan  pemngembalian  berkas.  Metode  pengumpulan  data  meliputi wawancara,  observasi,  dan  membaca  literatur  serta pengembangan  aplikasi  dengan  waterfall yang  bersifat  terstruktur  dalam  membangun  sebuah  perangkat  lunak.  Dengan  adanya  sistem informasi pengelolaan arsip berkas klaim dihasilkan kinerja menjadi lebih efektif menggunakan perangkat lunak PHPRad Classic dan MySQL yang dijalankan menggunakan web browser serta XAMPP server berupa Apache.
Kata kunci — Sistem Informasi, E-Arsip, Waterfall, PHPRad

## Abstract
Archives  as  a  source  of  information  play  an  important  role  in  an  institution.  Archive management  always  evolves  to  keep  up  with  the  times  with  increasing  numbers,  without adequate maintenance, this can make retrieving archives very difficult. Management of claims file archives at the Soreang branch of the Health BPJS Office has not been effective. Based on the  existing  problems,  an  information  system  for  managing  claims  file  archives  is  needed  as archive  storage  with  computer  technology,  recording  borrowing  and  returning  files.  Data collection  methods  include  interviews,  observation,  and  reading  literature  as  well  as application development with a structured waterfall in building a software. Making use of the an information system for managing claims file archives results in more effective performance using  PHPRad  Classic  and  MySQL  software  which  is  run  using  a  web  browser  and  XAMPP server in the form of Apache.
Keywords — Information System, E-Archives, Waterfall, PHPRad
458 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
Derty Dorma Melania Nababan , et., al [ Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berkas Klaim di Kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang]
IJCCS Vol. x,–end_page
1. PENDAHULUAN
atatan  sebagai  arsip  berfungsi  sebagai  tempat  penyimpanan  memori  institusional.  Arsip ini  dibuat  dengan  tujuan  untuk  mengumpulkan  data  dan  mempermudah  pencarian. Sebagai  salah  satu  sumber  informasi,  arsip  memegang  peranan  penting  dalam  suatu lembaga.  Akibatnya,  arsip  dapat  digunakan  sebagai  bukti  untuk  membantu  Anda  memilih dengan bijak. Kami membutuhkan sistem pengolah arsip yang dapat mengaktifkan administrasi dan penyimpanan sehingga semuanya dapat beroperasi sebagaimana mestinya[1]
Pengelolaan arsip selalu berkembang mengikuti perkembangan zaman. Fakta bahwa ada lebih banyak arsip dari sebelumnya merupakan salah satu faktor dalam pengembangan operasi pengelolaan arsip yang sedang berlangsung. Namun, tanpa pemeliharaan yang memadai, hal ini dapat membuat penelusuran kembali arsip menjadi sangat sulit.[2].
Arsip  berkas  klaim  merupakan  penerimaan  dokumen  klaim  yang  berasal  fasilitas Kesehatan yang berisi dokumen lengkap verifikasi fasilitas kesehatan, persetujuan aplikasi dan kepala  cabang,  pemeriksaan  bidang  pelayanan  dan  administrasi  pelayanan.  Pengolahan  arsip berkas  klaim  sesuai  dengan  pedoman  tata  kelola  BPJS  kesehatan  yang  dapat  dipertanggung jawabkan.
Dari  hasil  evaluasi  praktek  kerja  lapangan  yang  telah  dilakukan  di  kantor  BPJS Kesehatan  Cabang  Soreang  pada  bidang  penagihan  dan  keuangan  sudah  menggunakan  sistem komputer  arsip  akan  tetapi  pengelolaan  arsip  berkas  belum  efektif.  Berkas  klaim  secara  fisik disimpan dalam kotak arsip berdasarkan tanggal pembayaran klaim, dapat menyebabkan berkas tidak tersusun beraturan, Tentu saja, mencari informasi yang dibutuhkan akan memakan waktu lama,  dan  ada  juga  kemungkinan  terjadi  hal-hal  lain,  seperti  kehilangan  bukti  transaksi  yang penting[3].
Pada  penelitian  yang  berjudul  “Pemanfaatan  PHPRad  Classic  Dalam  Pembuatan Kearsipan  Surat  di  Kokarlin  PT.  PLN  SUMUT”,  Saat  ini,  pemimpin  menghadapi  sejumlah masalah,  termasuk  bagaimana  membuat  komunikasi  berbasis  web  yang  akan  mempermudah bisnis untuk mengumpulkan data kinerja dan bertanggung jawab kepada pemimpin yang tepat. Dengan  menyimpan  database  arsip  surat  menggunakan  program  PHPRad  Classic,  Sistem informasi dapat mempercepat proses pencarian informasi yang telah disimpan serta membantu dalam  menyimpan  dan  melindungi  dokumen  dari  penyalahgunaan,  mempercepat  proses  tahap pekerjaan selanjutnya[4].
Pada  penelitian  yang  berjudul  “Pengembangan  Sistem  Informasi  Keuangan  dalam Pengeluaran  Anggaran  di  Dinas  Pariwisata  dan  Budaya  Provinsi  Jawa  Barat”,  Unit  Pelaksana memiliki  peran  mengelola  operasi  komersial  fasilitas  dan  layanan  wisata.  Bagian  sistem informasi  administrasi  untuk  pelaksana  kegiatan  atau  seniman  adalah  salah  satu  dari  sekian banyak  tantangan  untuk  mengalokasikan  dana.  Sistem  yang  dibuat  dengan  teknik  waterfall memanfaatkan PHPRad, sebuah program dengan sejumlah fitur bawaan, termasuk kemampuan untuk  memproses,  memodifikasi,  dan  mendesain.  untuk  melihat  sistem  informasi  sebagai instrumen yang kuat untuk meningkatkan kinerja organisasi.[5].
Pada  penelitian  yang  berjudul  “Perancangan  Sistem  Informasi  Persediaan  Alat  Tulis Kantor  BPJS  Ketenagakerjaan  di  Prabumulih”,  Saat  ini  pemrosesan  ATK  di  BPJS Ketenagakerjaan  masih  dilakukan  secara  manual.  Basis  data,  Xampp,  PHPRad  Classic,  dan bahasa  pemodelan  UML  semuanya  digunakan  selama  tahap  pengembangan  sistem.  Desain untuk  memastikan  pengawasan  yang  efektif  terhadap  operasi  persediaan  alat  tulis  dan generalisasi otomatis dari setiap transaksi harian untuk melaporkan dengan cepat dan akurat[6].
Adapun  tujuan  perancangan  sistem  informasi  pegelolaan  arsip  berkas  klaim  sebagai penyimpanan berkas klaim arsip dengan tekonologi komputer, mempermudah pencarian berkas, dan mempermudah pencatatan peminjaman dan pengembalian berkas. Maka dari itu diperlukan

## C
Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 459
ear, implies research results (First Author)
pengembangan  sebuah  sistem  informasi  penglolaan  arsip  berkas  klaim  dengan  menggunakan perangkat lunak PHPRad Classic dan Xampp.
PHPRad  Classic  merupakan  pengembangan  dan  pengiriman  aplikasi  ke web  browser dengan  metodologi Model  View  Controller ,  PHPRad  Classic  menggunakan Laravel , Jquery , dan Bootstrap-4 untuk  pembuatan  konfigurasi  pengeditan  halaman,  komponen  model, pengontrol bekerja dan tampilan untuk mengembangkan sistem sesuai dengan skema dari awal dalam kerangka kerja.
Sebuah program komputer bernama Xampp menggunakan singkatan dari Apache, PHP, dan  Perl,  PHP,  sebelumnya  MySQL  dan  sekarang  MariaDB  dalam  struktur  persamaannya. Ungkapan cross platform diwakili oleh huruf "X" di awal kata, menandakan bahwa Aplikasi ini dapat berjalan di antara sistem operasi lainnya. Proses pengembangan website program aplikasi berfungsi sebagai server lokal untuk mengelola berbagai macam data. Dalam penggunaan dapat diakses  melalui  panel  kontrol  Xampp  untuk  menguji  fungsionalitas  suatu  fitur  atau  untuk menampilkan materi di situs web kepada orang lain tanpa memerlukan koneksi internet[7].

## 2. METODE PENELITIAN

## 2. 1   Proses Pengumpulan Data

## 2. 1.1 Observasi
Penulis  mengumpulkan  data  dengan  cara  mempertimbangkan,  mengamati,  mencatat serta meninjau langsung di lapangan kemudian menganalisa mengenai pengelolaan arsip berkas klaim.

## 2. 1.2  Wawancara
Penulis mengumpulkan informasi yang diperlukan melalui komunikasi dua arah dengan petugas yang bersangkutan.

## 2. 1.3  Studi Pustaka
Penulis  mengumpulkan  informasi  dan  data  untuk  analisis  dari  literatur,  jurnal  ilmiah, dan sumber terpercaya lainya.
460 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
IJCCS Vol. x,–end_page

## 2. 2   Proses Pengembangan Aplikasi
Gambar 1. Metode Waterfall (Model Air Terjun)
Metode  yang  digunakan  pada  Gambar  1.  diaplikasikan  pada  penelitian  ini  yang  bersifat terstruktur  dalam  membangun  sebuah  perangkat  lunak.  Tahapan  pada  metode Waterfall ini harus diselesaikan satu persatu yang berarti tidak bisa meloncat ke tahapan berikutnya [8].

## 2.2.1  Analisis Sistem (Analysis)
Pada  tahap  ini,  penulis  mengidentifikasi  masalah  dengan  mengumpulkan  informasi berdasarkan  observasi,  wawancara  dan  literatur  untuk  menganalisa  kebutuhan  dan pengembangan sistem.

## 2.2.2  Desain Sistem (Design)
Dengan  memanfaatkan tools Flowmap Diagram,  Diagram  Konteks, DFD, dan ERD, desain memberikan gambaran kepada pengguna tentang pembuatan sistem informas[9].

## 2.2.3  Implementasi Sistem (Implementation)
Merancang sistem informasi berdasarkan desain sistem dengan menggunakan PHPRad Classic dan database MySQL yang dijalankan menggunakan web browser serta XAMPP server berupa Apache.

## 2.2.4  Pengujian Sistem (Testing)
Merealisasikan sistem yang sudah tersusun dengan pengujian desain dan kode program berjalan sesuai dengan fungsinya.

## 2.2.5  Perawatan Sistem (Maintaince)
Pemeliharaan  sistem  yang  telah  dibuat  untuk  meningkatkan  efektivitas  kinerja  sistem, memperbaiki kesalahan dan implementasi pada sistem serta mengembangkan sistem.
Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 461
ear, implies research results (First Author)

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1   Analisis Sistem
Sesuai  dengan  pengembangan,  maka  diuraikan  analisis  kebutuhan  sistem  yang diperlukan  untuk  merancang  sistem  informasi  pengelolaan  arsip  berkas  klaim.  Analisis kebutuhan yang yang akan diterapkan pada sistem diantaranya sebagai berikut.
1. Pengelolaan data arsip yang disimpan dalam tempat arsip
2. Pencarian kembali arsip yang belum terorganisir
3. Mencatat peminjaman dan pengembalian arsip
4. Membuat laporan arsip untuk memudahkan pemantauan.

## 3.2 Desain Sistem
3.2.1 Flowmap
462 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
Derty Dorma Melania Nababan , et., al [ Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berkas Klaim di Kantor BPJS Kesehatan Cabang Soreang]
IJCCS Vol. x,–end_page
Petugas Pembukuan
Admin Pimpinan Start Input Data Arsip Mencari Arsip Masuk Apakah Arsip Tersedia? Input Peminjaman Arsip Mencari Arsip Keluar Input Pengembaliam Arsip END Apakah ada Peminjaman Arsip D at ab as e 2 1 Laporan Peminjaman Arsip 2 1 Laporan Pengembalian Arsip 2 1 Laporan Data Arsip Laporan Data Arsip Laporan Peminjaman Arsip Laporan Pengembalian Arsip Berkas Klaim Bukti Memorial Voucher Bukti Kas Berkas Klaim Bukti Memorial Voucher Bukti Kas
Gambar 2. Flowmap
Pada Gambar 2 Aktivitas dan aliran dokumen dari suatu sistem dijelaskan oleh diagram flowchart , yang menggabungkan peta dan simbol Flowmap [10]. Flowmap yang menguraikan tata letak database arsip dokumen klaim.
Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 463
ear, implies research results (First Author)

## 3.2.2  Data Flow Diagram
Proses  perancangan  sistem  informasi  yang  menggambarkan  alur  sistem  untuk mendapatkan  sistem  secara  terstruktur  dan  jelas  dengan  DFD,  terdapat  tiga  level  dalam  DFD yaitu Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD) Level 0, dan Entity Relationship Diagram (ERD)[11].
a. Diagram Konteks
Gambar 3. Diagram Konteks
Pada  Gambar  3  Perancangan  digambarkan  melalui  diagram  konteks  dengan keseluruhan,  keterkaitan  sistem  dan  lingkungan  luarnya.  Terdapat  tiga entitas yang  terhubung ke sistem dalam diagram konteks ini, termasuk petugas pembukuan, pimpinan dan admin.
b. DFD Level 0
464 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
IJCCS Vol. x,–end_page
Gambar 4. DFD Level 0
Pada Gambar 4 yang mengembangkan sistem dengan arus data masuk dan keluar yang dibangun telah dibangun pada Gambar 3.
c. ERD
Gambar 5. ERD
Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 465
ear, implies research results (First Author)
Pada Gambar 5 menghubungan tabel ke database akan digabungkan untuk membentuk entitas tunggal yang terhubung[9].

## 3.3   Implementasi Sistem
Hasil  dari  desain  sistem  informasi  yang  digambarkan  dengan  implementasi  sistem sebagai interface [8].
3.3.1  User Login
Gambar 6. Tampilan User Login
Akses  user  dengan  menggunakan  akun user  login yang  telah  dibuat  sebelumnya  oleh admin, untuk dapat  mengakses sistem pengelolaan arsip.
3.3.2  Halaman Utama
Gambar 7. Tampilan Menu Utama
Akses fitur dalam sistem informasi seperti pengguna, data arsip, data peminjamn arsip, data pengembalian arsip untuk memulai sistem yang akan digunakan.
3.3.3  Data Arsip
466 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
IJCCS Vol. x,–end_page
Gambar 8. Tampilan Input Data Arsip
Akses penginputan data yang terdiri dari nomor register, nomor box, nomor rak, nama faskes,  pelayanan,  no  voucher,  tanggal,  petugas  yang  meyerahkan  berkas,  petugas  yang menerima berkas, dan uploud file arsip berkas.

## 3.3.4  Data Peminjaman Arsip
Gambar 9. Tampilan Input Data Peminjaman Arsip
Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 467
ear, implies research results (First Author)
Akses  penginputan  data  peminjamnan  arsip  yang  terdiri  nama  faskes  no  voucher, tanggal, peminjam, tanggal pinjam, dan keterangan peminjaman arsip berkas.

## 3.3.5  Data Pengembalian Arsip
Gambar 10. Tampilan Input Data Pengembalian Arsip
Akses  penginputan  data  pengembalian  arsip  yang  terdiri  nama  faskes,  no  voucher, tanggal pinjam, tanggal pengebalian, dan keterangan pengembalian arsip berkas.

## 3.3.6  Halaman Data Arsip
Gambar 11. Tampilan Data Arsip
Halaman data arsip untuk mengontrol data yang telah di input dengan tools cari data, view data,  edit  data,  unduh  berkas  dalam  bentuk  pdf,  menampilkan  data  dalam  bentuk  Pdf,  Word, Csv, Excel.

## 3.3.7  Halaman Laporan
468 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
IJCCS Vol. x,–end_page
Gambar 12. Tampilan Data Arsip
Gambar 13. Tampilan Peminjaman Arsip
Gambar 14. Tampilan Pengembalian Arsip

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  diambil  dari  dari  penilitian  bahwa  Pengelolaan  arsip  berkas  klaim belum  efektif,  berkas  tidak  tersusun  beraturan  sehingga  kesulitan  untuk  ditelusuri  kembali. Dengan perancangan Sistem informasi menggunakan metode Waterfall dengan peragkat lunak PHPRad  dan  Xampp,  maka  dibangun  sistem  informasi  pengelolaan  berkas  klaim  dapat  lebih efektif, mempersingkat waktu, menelusuri berkas lebih mudah, dan pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip berkas klaim.
Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E- ISSN 2503-2933 469
ear, implies research results (First Author)

## 5. SARAN
Saran  berdarkan  hasil  penilitian,  perlu  adanya  pemeliharaan  sistem  informasi pengelolaan  berkas  arsip,  pengembangan  sistem  serta  perbaikan  sistem  untuk  menghindari system error .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] F.  Nyfantoro,  T.  A.  Salim,  and  A.  Mirmani ,  “Perkembangan  Pengelolaan  Arsip Elektronik  di  Indonesia:  Tinjauan  Pustaka  Sistematis,”  Diplomatika:  Jurnal  Kearsipan Terapan , Vol. 3, No. 1, p. 1, Mar. 2020, doi: 10.22146/diplomatika.48495.
[2] H.  Junawan, “Analisis  Pengeloaan  Arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri Sunan  Kalijaga Yogyakarta,” Ilmu Informasi  Perpustakaan dan  Kearsipan , Vol.  9,  No. 1, p. 37, Dec. 2020, doi: 10.24036/111392-0934.
[3] Z.  A.  Mutmainah  and  R.  Andrian, “Perancangan  Pengembangan  Sistem  Management Arsip Digital di BPJS Ketenagakerjaan Kabupaten Purwakarta,” Jurnal Media Infotama , Vol. 19, No. 1, pp. 79–84, Apr. 2023, doi: 10.37676/jmi.v19i1.3475.
[4] I.  Parinduri  and  S.  N.  Hutagalung, “Pemanfaatan  PHPRad  Classic  Dalam  Pembuatan Kearsipan  Surat  di  Kokarlin  PT.  PLN  SUMUT,” Jurnal  IPTEK  Bagi  Masyarakat  (J- IbM) , Vol. 2, No. 2, pp. 96–102, Dec. 2022, doi: 10.55537/jibm.v2i2.518.
[5] F.  A.  Fattimah,  W.  Hanifah,  R.  Kurniawati, and Muthmainnah, “Pengembangan  Sistem Informasi  Keuangan  dalam  Pengeluaran  Anggaran  di  Dinas  Pariwisata  dan  Budaya Provinsi  Jawa  Barat,” Jurnal JTIK  (Jurnal  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi) , Vol. 7, No. 1, pp. 140–148, Jan. 2023, doi: 10.35870/jtik.v7i1.680.
[6] P. Khairani and A. Khudri , “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Alat Tulis Kantor Bpjs  Ketenagakerjaan  di  Prabumulih,” in Prosiding  Seminar  Hasil  Penelitian  Vokasi (Semhavok) , 2022, pp. 114–120.
[7] A.  B.  Putranami  and  M.  Rosmiati, “Smart  Tracking:  Pembuatan  Aplikasi  Web  Untuk Pergerakan Gajah di Hutan,” eProceedings of Applied Science , Vol. 7, No. 3, 2021.
[8] G.  P.  Pinatih, “Rancang  Bangun  Inventory  System  Menggunakan  Model  Waterfall Berbasis Website,” JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi) , Vol. 9, No. 1, pp. 504–519, Mar. 2022, doi: 10.35957/jatisi.v9i1.1561.
[9] F.  Abdussalaam  and  B.  Badriansyah ,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Pemeriksaan Barang  Berbasis  Web  Menggunakan  Metode  SSAD,” EXPERT:  Jurnal  Manajemen Sistem  Informasi  dan  Teknologi ,  Vol.  11,  No.  2,  p.  174,  Dec.  2021,  doi: 10.36448/expert.v11i2.2167.
[10]  M.  Nurlina ,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Akuntansi  Persediaan  Obat  Berbasis Desktop  di  Poliklinik  Pusdikmin  Lemdiklat  Polri,”  JATISI  (Jurnal  Teknik  Informatika dan Sistem Informasi) , Vol. 9, No. 4, pp. 2934–2947, 2022.
470 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 457-470 E-ISSN 2503-2933
IJCCS Vol. x,–end_page
[11]  S.  H.  Putri,  Y.  Syahidin,  and  M.  Hidayati, “Aplikasi  Radien  Untuk  Pengolahan  Data Rekam  Medis  Dengan  Microsoft  Visual  Studio  2010,” Expert  J.  Manaj.  Sist.  Inf.  dan Teknol , Vol. 11, No. 2, 2021.