Evaluasi  Penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis (SIKD)  Sebagai  Sarana  Temu  Kembali  Arsip  di  Bappeda Provinsi Jawa Tengah
Arifin Adi Prasetyo 1 * , Jazimatul husna'
1 Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Sudarto No.13, Tembalang, Kec. Tembalang, Kota Semarang, Jawa Tengah 50275, Indonesia
1 arifinadi96@gmail.com*, 2 jazimatulhusna@lecturer.undip.ac.id

## I N F O   A R T I K E L

## ABSTRACT
Article History:
Received 11 November 2020 Received 21 Desember 2020 Accepted 12 Januari 2021 Available Online 28 Februari 2021 This  research aims  to  implement  action activities  on the use  of  dynamic  archiving information  system  at  Badan  Perencanaan  Pembangunan,  Penelitian  dan
Pengembangan  Daerah  (Bappeda)  of  Central  Java  Province.  This  research  uses qualitative research methods with participant observation research. Data collection techniques  carried  out  by  means  of  participant  observation,  interviews.  By  using additional table data in order to complement the research data. The results of this research indicate that the activity of using dynamic archival information system as a  means  of  retrieving  archives  has  the  aim  of  being  able  to  cope  with  the  loss  of archives  and  can  be  recovered.  Installation  of  a  dynamic  archiving  information system application is carried out with the aim of facilitating archivists and archival officers  at  Bappeda  Central  Java  Province.  In  managing  incoming  and  outgoing archives. Research take action in the form of documenting direct image taking and screenshots. This documentation is done by going through the observation stage by looking  for  finding  and  formulating  problems  in  discussions  with  archivists  and administrative  staff.  The  action  stage  that  resulted  in  documenting  the  SIKD  at Bappeda of Central Java Province so that it could be used as a means of retrieving archives.
Keywords: Documentation; SIKD; Archive Retrieval; Bappeda of Central Java Province Kata Kunci:
Documentasi; SIKD; Temu Kembali Arsip; Bappeda  Provinsi Jawa Tengah
Korespondensi: Telephon: 087725267149 E-mail: arifinadi96@gmail.com

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menerapkan  kegiatan  tindakan  penggunaan  sistem informasi  kearsipan  dinamis  di  Badan  Perencanaan  Pembangunan,  Penelitian  dan Pengembangan  Daerah  (Bappeda)  Provinsi  Jawa  Tengah.  Penelitian  ini menggunakan  metode  penelitian  kualitatif  dengan  penelitian  observasi  partisipan. Teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan  cara  observasi  partisipan, wawancara.  Dengan  menggunakan  data  tabel  tambahan  agar  bisa  melengkapi  data penelitian.  Hasil  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  kegiatan  penggunaan  sistem informasi  kearsipan  dinamis  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  memiliki  tujuan agar dapat bisa menanggulangi dalam hilangnya arsip dan bisa ditemukan kembali. Pemasangan aplikasi sistem informasi kearsipan dinamis dilakukan bertujuan untuk memudahkan  arsiparis  maupun  petugas  kearsipan  yang  ada  di  Bappeda  Provinsi Jawa  Tengah  dalam  mengelola  arsip  masuk  maupun  arsip  keluar.  Peneliti melakukan  tindakan  berupa  pendokumentasian  pengambilan  gambar  secara langsung  maupun  screnshoot.    Pendokumentasian  ini  dilakukan  dengan  melalui tahap  observasi  dengan  mencari  temuan  dan  merumuskan  masalah  dengan berdiskusi  bersama  arsiparis  serta  staff  tata  usaha.  Tahap  tindakan  yang menghasilkan pendokumentasian SIKD yang ada di Bappeda Provinsi Jawa Tengah agar bisa sebagai sarana temu kembali arsip.

## 1. Pendahuluan
Budaya  digital  merupakan  budaya  yang  telah  memasuki  zaman  sekarang.  Adanya  perubahan  era menjadi  digital,  turut  andil  dalam  perubahaan  penggunaan  media  alat  yang  terkomputerisasi. Penerapan  budaya  digital  dapat  berguna  untuk  membuktikan  bahwa  unsur  memiliki  hak  cipta, karya seni, organisasi, atau pun kuktur budaya. Misalnya dalam pekerjaan di bidang kearsipan, hal yang  merupakan  kegiatan  untuk  mengatur,  mengurus,  mendata  kebijakan  dengan  pengawasan keputusan  oleh  sarana  informasi  sebuah  perusahaan  atau  suatu  organisasi  yang  memerlukan  data
dan informasi sebagai diwujudkan  untuk sumber data arsip yang disimpan dan sarana penunjang yang  dikelola  untuk  menciptakan  pengorganisasian  desentralisasi  kendali  dengan  pengawasan secara sentral  di unit  kearsipan.  Sistem  teknologi  informasi  berfungsi  sebagai  penyimpanan yang sangat akurat, terutama untuk hal yang berkaitan dengan arsip[1]-[2].
Arsip  dinamis  merupakan  arsip  yang  dipergunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan    organisasi. Oleh  karena  penggunaannya  yang secara langsung inilah yang menjadikan arsip dinamis sangat penting  dalam  kebutuhan  organisasi.  Mengingat  bahwa  arsip  dinamis  sangat  penting,  maka  perlu diciptakan  dan  dikelola  dengan  baik  untuk  mendukung  kegiatan  keorganisasian.  Seiring  dengan berkembangnya  teknologi  dalam  ranah  digital,  arsip  dinamis  juga  perlu  dikelola  dengan memanfaatkan  sistem  informasi  kearsipan  yang  terkomputerisasi  agar  pengelolaan  arsip  menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) merupakan salah satu aplikasi pengelolaan  arsip  berbasis  digital  yang  termasuk  dalam  kategori  pengarsipan  secara  elektronik. Pengarsipan secara elektronik ini bisa memudahkan  pegawai dalam  mengelola arsip. Pengarsipan elektronik  dapat  digunakan  untuk  mengelola  arsip  baik  dalam  penyimpanan  arsip,  pengolahan arsip,  pendistribusian  arsip  maupun  perawatan  arsip  supaya  tertata  rapi  sehingga  bisa  dikerjakan secara efektif, efisien, serta dapat mempermudah penemuan kembali arsip supaya lebih cepat [3]- [4].
Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  atau  yang  disebut  juga  dengan  istilah  SIKD  merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk kegiatan pengelolaan arsip suatu dinas salah satunya di  Badan  Perencanaan  Pembangunan  Penelitian  dan  Pengembangan  Daerah  (Bappeda)  dengan melandaskan  SKPD  lingkungan  pemerintah  Provinsi  Jawa  Tengah.  Aplikasi  sistem  kearsipan  ini hadir  dalam  mengupayakan  pengelolaan  arsip  dinamis  secara  elektronik  dan  menjadi  pengaruh dalam terjadinya transformasi sistem informasi dari tekstual ke bentuk modern atau digital. Dengan adanya aplikasi tersebut tentu sangat membantu kegiatan arsiparis atau pegawai yang berada dalam ruang  lingkup  pengelolaan  arsip-arsip  dinamis.  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD) pertama  kali  dimiliki  di  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah  dan  lembaga  yang menggunakan sistem otomasi kearsipan tersebut adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan  Provinsi  Jawa  Tengah,  salah  satunya  yaitu  Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah[5]-[6]-[7].
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah yang merupakan salah satu  SKPD  yang  aktif  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  dan  memiliki  wewenang  pemerintah gubernur  atas  dasar  peraturan  sekretaris  daerah.  Semakin  bertambahnya  volume  pekerjaan  yang dilakukan  oleh  lembaga  tersebut,  semakin  banyak  pula  arsip  yang  dibutuhkan  khususnya  arsip dinamis. Oleh karena itu, diperlukan adanya penanganan khusus terhadap arsip yang masih bersifat tradisional  atau  tekstual  dan  arsip  yang  sudah  bersifat  modern  atau  digital.  Untuk  menunjang supaya arsip bisa ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat sesuai dengan informasi yang terkandung  di  dalamnya,  maka  sistem  teknologi  informasi  yang  ada  di  Badan  Perencanaan Pembangunan  Daerah  (Bappeda)  saat  ini  yaitu  SIKD  hadir  dalam  membantu  pengelolaan  arsip dinamis.  Lebih  tepatnya,  SIKD  ini  hadir  untuk  membantu  menyelesaikan  tugas  arsiparis  dalam tahapan  mengerjakan  proses  dari  tahapan  penciptaan  sampai  dengan  proses  tahapan  penyusutan arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah[7]-[8]-[9].
Penggunaan SIKD ini dapat membantu proses pengelolaan arsip dinamis yang salah satunya yaitu apabila  arsip  belum  diketahui  nomor  kendalinya,  SIKD  ini  bisa  membantu  untuk  mendata  dan mengidentifikasi  arsip  dari  unit  sentral  ke  desentralisasi.  Pada  Subbag  Umum  dan  Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah, kemudahan SIKD ini untuk menunjukan sistem otomasi yang mudah digunakan dalam sistem akses mengurus kearsipan. Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  ini  juga  dapat  membantu  dalam  mengolah  arsip dinamis  aktif  dan  dinamis  inaktif.  Pengolahan  arsip  dinamis  aktif  merupakan  hal  yang  berkaitan dengan  surat  masuk  maupun  surat  keluar,  sehingga  terdapat  proses  pemindaian  (scanning)  surat
dan  penginputan  data  sesuai  nomor  kendali  yang  ada.  Adapun  pengolahan  arsip  dinamis  inaktif berkaitan dengan arsip-arsip yang sudah menjadi inaktif atau jarang digunakan. Dalam pengolahan proses arsip dinamis inaktif yang  merupakan arsip aktif yang sudah ditindak lanjuti dalam tahap ke tahapan kemudian arsip menjadi desentralisasi sehingga bisa dikerjakan oleh arsiparis yang ada di kepegawaian tersebut[9]-[10]-[11]-[12].
Temu  kembali  arsip  menjadi  hal  yang  penting  karena  keberhasilan  suatu  kepegawaian  instansi dapat dilihat dari segi pelayanan yang diberikan secara cepat dan tepat, hal ini tentu saja tidak bisa lepas  dari  kegiatan  temu  kembali  informasi.  Sebagaimana  yang  dikatakan  oleh  Sulistyo-Basuki [13]  bahwa  temu  kembali  informasi  merupakan  kegiatan  yang  bertujuan  untuk  menyediakan  dan mengumpulkan  informasi  bagi  pemakai  sebagai  jawaban  atas  dasar  permintaan  kebutuhan pemakai. Temu kembali informasi dituntut untuk memberikan pelayanan prima untuk memuaskan penggunanya.  Salah  satunya  dengan  cara  merancang atau  membangun  sistem  temu  kembali  yang baik  guna  untuk  mempercepat  dan  mempermudah  pengguna  dalam  menemukan  informasi  yang dibutuhkan, baik secara manual (konvensional) maupun terkomputerisasi (digital). Salah satu alat bantu temu kembali arsip yang diperlukan adalah suatu alat untuk menunjukan dimana arsip-arsip itu  disimpan  dan  dapat  ditemukan  kembali.  Alat  bantu  arsip  bisa  berupa  kode,  klasifikasi,  tunjuk silang,  indeks  dan  sarana  penunjang  yang  berupa  folder,  filling  cabinet,  dan  guide.  Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses pencarian informasi dengan menggunakan kode- kode yang mendeskripsikan informasi sesuai dengan subjek informasi tersebut[14]-15].
Dengan  adanya  evaluasi  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  (SIKD)  sebagai  sarana temu kembali arsip, maka  dapat ketahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis dikerjakan melalui sarana  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  dengan  sarana  temu  kembali  arsip  sebagai  tolak  ukur untuk  membantu  kepegawaian  yang  ada  di  Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah  (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah.

## 2. Metode
Penelitian  ini  mengkaji  mengenai  evaluasi  penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis (SIKD) sebagai sarana temu kembali arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah. Kerangka pikir penelitian dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 2.1. Kerangka Pikir
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah Penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Temu Kembali Informasi Evaluasi Penggunaan Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD) sebagai Sarana Temu Kembali Arsip di Bappeda Provinsi Jawa Tengah
Berdasarkan Gambar 1, dapat dijelaskan bahwa Bappeda Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan arsip dinamis menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk membantu bagian  kepegawaian  dan  kinerja  arsiparis  untuk  temu  kembali  arsip  di  Badan  Perencanaan Pembangunan  Daerah  (Bappeda)  Provinsi  Jawa  Tengah.  Dengan  hadirnya  SIKD  ini,  guna menunjang  sarana  prasarana  dalam  bidang  kearsipan  terutama  menunjukan  sistem  informasi  ini sebagaimana  mestinya  untuk  membantu  mengelola  arsip  dinamis  dari  tahap  penciptaan  sampai tahap  penyusutan  dan  kemudian  di  temu  kembalikan  arsip  tersebut.  Untuk  itu  penulis  menyusun penelitian  ini  melalui  pengkajian  mengenai  Evaluasi  Penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan Dinamis  (SIKD)  Sebagai  Sarana  Temu  Kembali  Arsip  di  Badan  Perencanaan  Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah.
Desain  dan  jenis  dalam  penelitian  ini  menggunakan  desain  penelitian  kualitatif.  Sulistyo-Basuki [13]-[14]  mengatakan  bahwa  penelitian  kualitatif  bertujuan  untuk  memperoleh  gambaran seutuhnya mengenai suatu hal berdasarkan sudut pandang manusia yang diteliti, serta berhubungan dengan  ide,  persepsi,  pendapat,  atau  kepercayaan  orang  yang  diteliti  dimana  hal  itu  tidak  dapat diukur  dengan  angka.  Penelitian  ini  menggunakan  desain  penelitian  kualitatif  deskriptif  karena ingin  mengetahui  gambaran  dan  menerangkan  informasi  secara  mendetail  mengenai  penggunaan Sistem  Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) sebagai sarana temu  kembali di Badan Perencanaan Pembangunan  Daerah  (Bappeda)  Provinsi  Jawa  Tengah.  Apa  saja  kegunaannya,  mengapa digunakan  dan    bagaimana  hasilnya,  jawaban-jawaban  dari  persoalan  tersebut  dapat  diperoleh melalui penjelasan secara deskriptif.
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan studi kasus. Menurut Creswell [16]  studi  kasus  adalah  suatu  strategi  dalam  penelitian,  yaitu  peneliti  menyelidiki  secara  cermat program,  peristiwa,  proses,  serta  aktivitas  suatu  kelompok.  Penggunaan  studi  kasus  dalam penelitian  ini  erat  kaitannya  dengan  pengamatan  mengenai  masalah-masalah  yang  ada  dalam mengevaluasi  penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebagai  sarana  temu kembali  di  Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah  (Bappeda)  Provinsi  Jawa  Tengah.  Adapun yang  akan  dikaji  yaitu  meliputi  temuan  hasil  proses  temu  kembali  arsip  dengan  penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) beserta kelebihan dan kekurangannya.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Analisis Hasil Tindakan Penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Di Bappeda Provinsi Jawa Tengah
Pada  tahap  ini  membahas  fitur-fitur  serta  proses  penginputan  surat  dengan  menggunakan  Sistem Informasi  Kearsipan  Dinamis.  Dengan  menggunakan  pendekatan  metode action  reaseach dengan beberapa  tahapan  yang  berupa  observasi,  tindakan  evaluasi  dan  modifikasi  serta  pengambilan gambar  penggunaan  SIKD  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah.  Berikut  uraian  tahapan  yang dilakukan terhadap peneliti:Tahapan observasi merupakan tahap awal yang dilakukan oleh penliti untuk  mengamati  bagaimana  kondisi  dan  kendala  tindakan  yang  berupa  menghambat  atau mempermudah  tindakan  yang  telah  direncanakan.  Tahap  ini  telah  menghasilkan  sebuah  catatan lapangan dan melihat kejadian langsung berdasarkan kenyataan kondisi di Bappeda Provinsi Jawa Tengah.  Observasi  pada  penelitian  ini  dilakukan  oleh  peneliti  sebanyak  2  (dua)  kali,  sebagai berikut:
Pada  observasi  pertama  dilakukan  pada  tanggal  18  Maret  2019.  Peneliti  belum  melaksanakan pengamatan secara menyeluruh, dikarenakan surat untuk observasi belum jadi, maka peneliti perlu melakukan  pengurusan  administrasi  secara  online  atau  daring  dengan  melalui  surat  elektronik Bappeda Provinsi Jawa Tengah untuk melengkapi kebutuhan terhadap penelitian. Peneliti bertemu
dengan  arsiparis  untuk  wawancara  terkait  dengan  menyampaikan  konsep  yang  dilaksanakan  oleh peneliti. Konsep nya yang terkait dengan kearsipan dan salah satu nya Evaluasi Penggunaan Sistem Informasi  Kearsipan  Dinamis  Sebagai  Sarana  Temu  Kembali  Arsip  di  Bappeda  Provinsi  Jawa Tengah.  Arsiparis  pun  menerima  dengan  baik  dan  menjawab  pertanyaan  yang  diajukan  oleh peneliti dengan jelas dan lugas.
Arsiparis  menjelaskan  terhadap  penelitian  dulu  nya  mengenai  Implementasi  Sistem  Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Subbag Umum dan Kepegawaian Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah.  Pada  sisi  lain,  penerapan  terhadap  penelitian  dulu  mengkaji dengan persiapan implementasi SIKD, kegiatan yang dapat dilakukan dengan SIKD. Dan cara lain untuk  proses  penerapan  SIKD  dalam  membantu  pengelolaan  arsip  dinamis  di  Bappeda  Provinsi Jawa  Tengah  khususnya  pada  bagian  Subbag  Umum  dan  Kepegawaian.  Selanjutnya  dari  segi pemikiran  dari  arsiparis,  perlu  di  konsolidasikan  penuh  perubahan  sistem  informasi  nya  dengan konkrit  dan  mudah  perlu  campur  tangan  dari  yang  dikaji  peneliti.  Arsiparis  mengakui  bahwa selama  ini  kegiatan  arsip  terutama  melakukan  pengguanaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis masih  belum  optimal  dalam  melakukan  temu  kembalian  yang  berupa  arsip  aktif  maupun  arsip inaktif.
Peneliti menanyakan kepada informan tentang latar belakang staf tata usaha yang ada di ruang tata usaha  kesekretariatan  ( central  file ),  informan  pertama  menjelaskan  lulusan  akhir  staf  tersebut ketika diwawancarai, “Tidak mba, disini tidak atau belum bisa semua dalam memiliki kemampuan arsip, hanya saya saja yang lulusan D3 Kearsipan dan mereka hanya lulusan SMA, Manajemen dan Sastra  Inggris”,  (informan  pertama).  Selanjutnya,  informan  kedua  juga  menambahkan  bahwa dirinya  sebelunnya  juga  tidak  bisa  memiliki  kemampuan  keterampilan  dalam  pengelolaan  arsip ketika  diwawancarai,  “Tidak  mas,  saya  merupakan  lulusan  Sastra  Inggris.  Awalnya  saya  tidak percaya  dan  belum  paham  mengenai  pengelolaan  arsip,  karena  setiap  hari  saya  bekerja  disini, hanya  sekedar  mengamati  dan  yang  saya  bisa  kerjakan    saja,  sehingga  arsiparis  berusaha mengkader para staf agar bisa memahami dan mengetahui pengelolaan arsip”, (informan kedua).
Selain  itu,  peneliti  juga  mewawancarai  staf  tata  usaha  subbidang  program  terkait  latar  belakang kemampuan staf tata usaha dalam pengelolaan arsip di ruang Pelayanan Publik Ilmu Dokumentasi (PPID),  “Saya  tidak  tahu  karena  saya  angggota  baru  di  bidang  program,  sepertinya  semua  staf memiliki  latar  belakang  yang  berbeda-beda  dan  tidak  sesuai  dengan  kemampuan  yang  dimiliki. Contohnya,  saya  memiliki  kemampuan  dalam  komunikasi  dan  media  kemudian  ditempatkan  di bidang  Umpeg  sub  program  khusus  pelayanan  publik  informasi  dokumentasi.  Hal  ini  saya  juga belajar  mengenai  pengelolaan  arsip  dan  dokumen  karena  pengelolaantersebut  saling  berkaitan dengan dokumentasi”. (informan ketiga).
Berdasarkan penjelasan dari tiga informan tersebut, dapat disimpulkan bahwa setiap unit pengolah memiliki  staf  yang  latar  belakang  nya  berbeda-beda  dan  kemampuan  yang  dimiliki  tidak  sesuai dengan  tupoksinya.  Hal  ini  perlu  dilakukan  upaya  arsiparis  dalam  memberikan  pelatihan  dan pengetahuan  dalam  melakukan  pengelolaan  arsip.  Supaya  seluruh  staf  tata  usaha  tidak  salah menyelesaikan administrasi. Bahkan keluar dari koridor dalam mengelola arsip dan dokumen.
Selanjutnya,  observasi  kedua  dilakukan  pada  tanggal  8  Mei  2019  dimulai  dari  peneliti mengunjungi,  peneliti  melakukan  perkenalan  kepada  staf  tata  usaha  kesekretariatan  dan  staf  unit pengolah.  Selanjutnya,  peneliti  dan  staf  tata  usaha  melakukan  diskusi  terkait  kegiatan  arsip  di Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah.  Tujuan  peneliti  dalam  melakukan  kunjungan  tersebut  ingin meminta ijin kepada staf tata usaha sebagai informan guna ikut terlibat dalam tindakan penelitian ini.  Selain  itu,  peneliti  juga  memperkenalkan  diri  dan  meminta  ijin  kepada  kepala  bagian  umum dan  kepegawaian  terkait  penelitian  di  bidang  pengelolaan  arsip  dan  dokumen.  Pertemuan  dengan Kepala  bagian  Umum  dan    Kepegawaian  disambut  dengan  baik  maksud  diadakannya  penelitian
tersebut.  Peneliti  menjelaskan  rencana  penelitian  dengan  melakukan  metode  penilitian menggunakan observasi dan wawancara.
Setelah  melakukan  observasi  secara  keseluruhan  maka  peneliti  melanjutkan  kegiatan  wawancara. Peneliti memberikan tentang pertanyaan terkait bagaimana cara upaya Evaluasi Penggunaan Sistem Informasi    Kearsipan  Dinamis  Sebagai  Sarana  Temu  Kembali  Arsip  di  Bappeda  Provinsi  Jawa Tengah. Badan Pemerintahan Instansi tersebut khususnya pada bagian arsip belum sempurna dalam melakukan kegiatan Evaluasi Penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis nya sebagai mana perumpamaan nya masih belum sangat akurat dan terstruktur. Maka dari itu perlu dilakukan peniliti untuk  bisa  mengkaji  penelitian  tersebut  agar  terperinci  dan  diperkuat.  Hal  ini  sebagaimana diungkapkan  oleh  informan  pertama,  ketika    diwawancarai  sebagai  berikut  “Selama  ibu  bekerja disini,  khusus  bidang  arsip  dan  dokumen  belum  pernah  terjadi  selama  pemindahan  pekerjaan, sehingga ibu menetap disini sebagai pengelola arsip. Selain itu, disini ibu hanya bisa menularkan pengetahuan  arsip  ke  staf  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah  melalui  berinteraksi  langsung,  atau  via telepon  dan  membina  arsip  dengan  pelatihan  bersama.    Untuk  pengetahuan  yang  saya  miliki kemudian  di  alih  media  kan  ke  digital  belum  terlaksanakan,  sebab  kami  bekerja  tidak  pernah berhenti. Saya tidak mampu bekerja seorang sendiri mengurus arsip dan dokumen.
Selain  juga  perlu  upaya  pada  Evaluasi  Penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  guna memperlancar  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah,  dalam beberapa hal masih terkendala mengenai teknis sistem kearsipan dinamis nya belum optimal untuk di input kan ke mesin tersebut agar bisa secara proses alih mediakan melalui sarana temu kembali arsip,  oleh  karena  itu.  Peneliti  bisa  mengkaji  beberapa  permasalahan  dan  fokus  utama  nya  untuk melakukan kajian penelitian tersebut terkendala nya sistem informasi kearsipan dinamis nya. Jadi, semampu  saya  untuk  memberikan  pemahaman  arsip  dan  dokumen  kepada  mereka”.  (informan pertama).  Penjabaran  yang  dikemukakan  informan  pertama  dapat  dijelaskan  bahwa  adanya permasalahan dalam kegiatan Evaluasi Penggunaan Sistem  Informasi Kearsipan Dinamis Sebagai Sarana Temu Kembali Arsip nya. Arsiparis juga belum maksimal melakukan kegiatan penggunaan sistem  infomasi  kearsipan  dinamis  dikarenakan  belum  mencapai  optimal  dalam  alih  media  kan dengan tranformasi digitalisasi arsip nya. Jika terlalu lama hal tersebut dapat mengganggu proses pengelolaan arsip dan penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis nya.
Selama  ini,  informan  pertama  dalam  menjaga  penggunaan  sistem  kearsipan  dinamis  nya  dalam melibatkan  permasalahan  ini,  maka  perlu  dikaji  juga  dengan  menyimpan  kegiatan pendokumentasian.  Alasan  nya,  beliau  tidak  memiliki  waktu  dan  terlalu sibuk  menjalankan  tugas pokok kegiatan organisasi (TUPOKSI). Hal ini akan berdampak pada kurang nya pemahaman staf tata  usaha  mengenai  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  dengan  baik.  Informan pertama  menjelaskan  bahwa  dirinya  belum  mampu  mengubah  pengetahuan  dalam  penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis nya ke bentuk lain. Berikut penjelasannya ketika diwawancarai, “Perubahan  pengetahuan  dalam  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  ke  bentuk  lain, saya tidak mampu dalam hal dokumentasi seperti pengeditan video. Saya tidak ada yang membantu dalam hal seperti itu. Jadi, saya hanya bisa memberikan pengetahuan mengenai penggunaan sistem informasi  kearsipan  dinamis  dengan  program  secara  detail  dan  terperinci  sesuai  aturan  peraturan pemerintah  tersebut  secara  interaksi  langsung.  Selain  itu,  sudah  ada  papan  petunjuk  dalam penerapan kinerja. Namun, itu masih secara garis besar saja, staf belum paham dalam penginputan berkas arsip. Kemungkinan juga ada, staf tata usaha masih mengalami kebingungan, sehingga staf di ruang central file harus mengarahkan terlebih dulu sebelum menjelaskan staf lainnya. Sehingga saya berusaha membagikan pengetahuan mengenai penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis dilakukan agar supaya bisa di alih media kan dengan digitalisasi arsip dan juga bisa temu kembali arsip nya, agar tidak terjadi kesalahan dalam administrasi”, (informan pertama).
Berdasarkan  penjelasan  tersebut,  dapat  disimpulkan  bahwa  arsiparis  belum  pernah  melakukan proses menyimpan pengetahuan ke dalam bentuk lain sehingga masih berbentuk pengetahuan tacit
dan  arsiparis  memiliki  cara  lain  ketika  menyebarkan  pengetahuannya  melalui  interaksi  secara langsung ke staf tata usaha. Setelah diketahui permasalahan yang ada, tahapan selanjutnya adalah tahap refleksi. Pada tahap refleksi, peneliti perlu melakukan kaji ulang secara detail dan melakukan diskusi  dengan  ketiga  informan  untuk  melakukan  proses  kegiatan  tentang  evaluasi  penggunaan sistem  informasi  kearsipan  dinamis  guna  untuk  memperkuat  dan  memperlancar  dalam  kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif maupun arsip inaktif yang masih belum optimal setiap sehari-hari nya yang dikerjakan, maka perlu adanya merefleksikan dan berdiskusi, agar bisa ditemukan solusi dan  rencana  kegiatan  upaya  menjaga  pengetahuan  yang  akan  dilakukan  guna  memperbaiki penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  diinamis  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  nya  dalam bentuk  media  berupa  foto  atau  dokumentasi  dari  tampilan  awal  sistem  nya  sampai  ke  finishing yang  berupa  tampilan  sistem  penelusuran  yang  digunakan  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  di Bappeda Provinsi Jawa Tengah.
Pada tahap tindakan yang dilakukan dengan pendokumentasian yang berupa foto atau screenshoot tentang  yang  di  dalam  tampilan  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  sampai  akhir tampilan  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip.  Tahap  awal  sebelum  memulai  pendokumentasian adalah perwujudan berdiskusi dengan arsiparis dan staf tata usaha kesekretariatan mengenai siapa yang  ikut  terlibat  dalam  proses  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  maupun pengelolaan arsip, langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan ketika proses penggunaan sistem kersipan  secara  berlangsung,  lokasi  tempat  pendokumentasian  yang  akan  dilakukan,  alat-alat  apa saja  yang  dibutuhkan,  berapa  lama  waktu  pendokumentasian  yang  dibutuhkan.  Tujuan  berdiskusi untuk  menghasilkan  isi  informasi  pendokumentasian  foto  tampilan  sistem  informasi  kearsipan dinamis  serta  pengelolaan  nya.  Setelah  berdiskusi  selesai,  peneliti  segera  membuat  alur  skenario untuk mengambil gambar sesuai hasil yang disepakatkan.
Peneliti  memulai  kegiatan  pendokumentasian  untuk  mengambil  gambar  tampilan  penelusuran penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  yang  ada  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah, dengan memulai kegiatan ini peneliti menggunakan kertas kecil dengan menulis catatan kecil yang berfungsi  untuk  memberikan  tanda  dimulai  untuk  mengambil  gambar  secara  teratur  yang  akan dibuat. Hal tersebut dilakukan supaya mempermudah peneliti untuk mengerjakan pendokumentasian  nya.  Selain  itu,  peneliti  juga  menggunakan  smartphone  yang  berfungsi  untuk memeriksa  waktu  pada  saat  kegiatan  berlangsung.  Pada  kegiatan  pendokumentasian  pertama memiliki konsep yaitu halaman depan sistem informasi kearsipan dinamis dalam kerja bidang nya di Bappeda Provinsi Jawa Tengah. Dapat dilihat pada gambar 3.1
Gambar 3.1 Tampilan Awal SIKD Bappeda Prov.Jateng
Gambar  3.1  merupakan  tampilan  awal  dari  aplikasi  Sistem  Kearsipan  Dinamis  yang  dimiliki Pemprov Jateng yang  mana jika mau  masuk  ke dalam aplikasi tersebut harus menggunakan akun
dan  password.  Menurut  hasil  observasi  yang  dilakukan  oleh  penulis  saat  penelitian  berlangsung, kegiatan  yang  dapat  dilakukan  dengan  SIKD  yaitu  pertama-tama  membuka website http://arsip.jatengprov.go.id/  pada  browser mozilla  firefox maka  muncul  tampilan  SIKD.  Setelah membuka aplikasi tersebut, pengelola arsip atau admin dinas login dengan mengisi username dan password bagi  SKPD  yang  telah  terdaftar  menjadi  anggota  jaringan.  Karena  Bappeda  Provinsi Jawa Tengah telah terdaftar menjadi anggota jaringan, maka dapat masuk ke menu selanjutnya
Gambar 3.2 Tampilan menu utama SIKD
Di dalam aplikasi tersebut, pengelola arsip dapat melakukan beberapa kegiatan sekaligus. Adapun kegiatan yang dilakukan (i) Memasukkan data arsip masuk pada menu arsip aktif, di sini pengelola arsip dapat menambah arsip masuk, menyunting atau meng- edit arsip masuk, mencetak daftar arsip masuk, mencetak kartu kendali surat masuk, dan mengolah serta mencetak disposisi pimpinan. (ii) Memasukkan data arsip keluar pada menu arsip aktif, di sini pengelola arsip dapat menambah arsip keluar, menyunting atau meng- edit arsip keluar, mencetak daftar arsip keluar, dan mencetak kartu kendali  surat  keluar.  (iii)  Memasukkan  data  arsip  inaktif,  Pengelola  arsip  dapat  menambah  arsip inaktif  sesuai  dengan  kode  lembaga  yang  merupakan  pengelompokkan  arsip  inaktif  pada  suatu dinas/  SKPD,  memasukkan  data  arsip inaktif,  dan  menyunting  arsip  inaktif.  (iv)  Pengelolaan  data pendukung (master), Pada  menu  ini,  pengelola  arsip  dapat  melakukan  pengelolaan  data  Dinas/ SKPD meliputi Unit Pengolah, Kode Lembaga, dan User
Gambar 3.3 Tampilan Dashboard tahap pembukaan SIKD Sumber Data: Dokumentasi Peneliti, 2020
Gambar  3.3  merupakan tampilan  awal jika  sudah  memasukkan  akun  maupun  password  dimana  di dalamnya terdapat beberapa bagian yaitu Surat Masuk yaitu semua surat menyurat yang masuk ke kantor Bappeda kemudian ada Surat Keluar iu berisi seluruh surat yang sudah dikeluarkan Bappeda Provinsi  Jawa  Tenga,  kemudian  ada  Arsip  Inaktif  itu  berisi  arsip  arsip  yang  masuk  dan  aktif  dan yang  terakhir  naskah  dinas  berisi  naskah  penting    mengenai  kedinasan  yang  ada  di  Bappeda Provinsi Jawa Tengah.
Gambar 3.4 Tampilan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Sumber Data: Dokumentasi Peneliti, 2020
Setelah melakukan video scene pengurusan surat masuk, dilanjutkan video scene pengurusan surat keluar. Pada video atau Dokumentasi gambar tersebut, memiliki konsep berupa proses pengurusan surat  keluar  dimulai  dari  arsip-arsip  yang  sudah  menerima  persetujuan  dari  pimpinan  kemudian dicatat secara manual dengan menggunakan buku agenda surat keluar dan dilanjutkan secara daring dengan  SIKD.  Setelah  dilakukan  pencatatan  surat,  surat  keluar  kemudian  diberi  penomoran  dan surat keluar sudah selesai dan siap untuk dikirimkan melalui kurir sesuai alamat yang telah dituju. Pada gambar 5.5 menjelaskan tentang arsiparis melakukan input surat masuk maupun surat keluar berdasarkan keputusan pergub, dan melakukan penginputan SIKD secara manual.
Cara  pengelola  arsip  mengisi  kolom  pada  arsip  masuk:  (1)  Kolom  dari,  kode  hanya  memuat wilayah  Provinsi  Jawa  Tengah.  (2)  Misal  kode  diisi  non  SKPD  atau  000000000,  dari  di  isi Bapppeda  Salatiga  (3)  Kolom  tanggal  terima  diisi  dengan  tanggal  diterima  surat  tersebut  yaitu 2016-08-12 (4) Kolom tanggal surat diisi tanggal naskah dinas yang diterima yaitu 2016-08-10 (5) Kolom  tanggal  diteruskan  diisi  tanggal  naskah  dinas  diteruskan  yaitu  tanggal  pengelola mengagenda yaitu 2016-08-12 (6) Kolom No. Urut diisi berdasarkan No. Urut surat secara sentral yang  telah  diberikan  dengan  nomeratur  secara  otomatis  yaitu    5079  (7)  Kolom  No.  Surat  diisi nomor surat naskah dinas yang diterima yaitu 005/ 787/202 (8) Kolom perihal disesuaikan dengan perihal surat dinas yaitu Undangan (9) Kolom kode klasifikasi, pengelola melihat kode klasifikasi berdasarkan  isi  surat  dan  disesuaikan  dengan  pedoman  klasifikasi.  Untuk  undangan  maka  kode klasifikasi 005 (10) Kolom masalah secara otomatis terisi dengan mengisi kode, untuk 005 yaitu undangan.  Pemilihan  klasifikasi  surat  juga  akan  secara  otomatis  mengisi  informasi  retensi  surat yang  terdiri  dari:  RA  (Retensi  Aktif)  1  tahun,  RI  (Retensi  Inaktif)  1  tahun,  TA  (Tahun  Aktif) 2017, TI  (Tahun  Inaktif) 2018, K (Keterangan  Retensi)  yaitu  musnah. (11) Kolom  isi  surat diisi dari  ringkasan  isi  naskah  dinas  (12)  Kolom  indeks  diisi  dengan  hal  yang  sama  dengan permasalahan:  undangan  (13)  Unit  pengolah  diisi  oleh  staf  sekretaris  setelah  surat  diterima  oleh unit pengolah (15) Kolom nilai guna diisi berdasarkan nilai guna administrasi, hukum, keuangan atau iptek. Seperti contoh diatas karena bernilai administrasi, maka diisi dengan administrasi. (17) Kolom  media  diisi  dengan  bentuk  surat  yang  diterima  yaitu  tekstual  (18)  Kolom  tingkat perkembangan  diisi  dengan  jenis  surat  yang  diterima  yaitu  asli,  tembusan,  salinan/  ganda, fotocopy  atau  pertinggal.  Seperti  contoh  di  atas  karena  merupakan  fotocopy,  maka  diisi  dengan fotocopy. (19) Kolom lampiran diisi jumlah lampiran surat. Lampiran ada yang berbentuk berkas, bundel, exemplar, lembar, buku. Jika tidak ada lampiran seperti contoh di atas, maka diisi 0. (20) Untuk  upload  file,  pengelola  klik  atau  memberi  tanda  centang  dan  pilih  browse  untuk  memilih surat dari dropbox hasil scan arsip sebelumnya. Setelah selesai mengisi kolom kemudian klik add arsip masuk

## Gambar 3.5 Tampilan kedua Input Surat Masuk
Pada konsep tampilan kedua selanjut nya merupakan tampilan kedua dari input surat masuk yang berkaitan  penggunaan  sistem  kearsipan  dinamis  yang  ada  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah,  ada tampilan  show  sebelah  kiri  memiliki  tulisan entris  petunjuk  penulisan,  lalu  kemudian  muncul lah beberapa ikon penomoran sesuai isi informasi surat masuk. Misal, keluar pedoman  action nomor tgl 17-10-2019 urut 5909 terdata 290/KJ-JTG/X/2019 perihal dari Komisi Informasi Provinsi Jawa Tengah dengan penulisan isi 5809 Jadwal Visitasi Komisi Informasi Provinsi Jawa Tengah.
Disposisi pimpinan ini akan diisi oleh TU Kepala atau TU sekretaris untuk menunjuk unit pengolah mana  yang  akan  melalukan  tugas  sesuai  dengan  surat  masuk  yang  dituju.  Jika  akan  mencetak lembar  disposisi  pimpinan,  misal  nya  lembar  Disposisi  ini  berkaitan  dengan  menulis  lembar penomoran  surat  sesuai  hak  peraturan  pemerintah.  Penulisan  lembar  disposisi  surat  menyatakan dengan  pemberitahuan  nomor  surat 301/babnas-pro dengan  menunjukkan  tanggal  surat  respon masuk 07  Agustus  2019 di  tujukan  dari DINAS  PEKERJAAN  UMUM  SDA  DAN  TARU lampiran yang berisi perihal Pengembangan Anggaran TA 2019 dengan berdasarkan No. Kendali 4281 .  Selanjut  nya  dari  penjelasan  konsep  kegiatan,  dapat  diketahui  bahwa  penciptaan  arsip dinamis  berformat  digital  atau  elektronik  diciptakan  melalui  proses scanning .  Setiap  surat  masuk yang berasal dari kurir, email maupun faksimile terlebih dahulu harus dalam bentuk tekstual untuk diberikan nomor urut surat masuk. Setelah diberikan nomor urut surat masuk, maka surat di - scan . Surat  yang  di- scan hanya  boleh  sampai  2  MB  karena  di  dalam  aplikasi  SIKD  tidak  dapat  meng- uploadfile arsip  yang  lebih  dari  2  MB.  Untuk  melihat  hasil scan surat.  Setelah  proses scanning selesai,  maka  pengelola  arsip  memasukkan  data  surat  masuk  dan  pimpinan  akan  memasukkan disposisi melalui TU kepala atau TU sekretaris. Setelah TU kepala atau Tu sekretaris memasukkan disposisi pimpinan, unit pengolah membuka disposisi tersebut.
Menurut  hasil  observasi  yang  juga  dilakukan  oleh  penulis,  penciptaan  arsip  dinamis  dilakukan dengan  men- scan surat  masuk  dan  surat  keluar  terlebih  dahulu.  Surat  masuk  adalah  surat  yang diterima  dari  badan/dinas/Departemen/Non  Departemen/Swasta,  sedangkan  surat  keluar  adalah surat  yang  dibuat  oleh  unit  pengolah  (Bidang-bidang,  Sekretariat  dan  UPT)  dengan  dilakukan penomoran  sentral  oleh  unit  kearsipan.  Surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  telah  diterima  oleh Subbag Umum dan Kepegawaian, selanjutnya dimasukkan datanya ke SIKD.
Setelah  di- scan maka  akan  dikonversi file ke  dalam  format  data  permanen  yaitu  .pdf (Portable Document  Format). Selanjutnya  setelah  proses scan selesai  maka  gambar diimport ke dropbox komputer. Import ini bertujuan agar file surat sulit untuk dimanipulasi.
Gambar 3.6 file input arsip surat keluar Sumber Data : Dokumentasi Peneliti, 2020
Pada  gambar  3.6,  dapat  dijelaskan  bahwa file input  arsip  surat  keluar  ada  yang  sudah  berbentuk elektronik dan ada yang belum dilakukan secara elektronik. Ketika belum ada file arsip elektronik maka akan muncul NA seperti tampilan gambar 3.6 yang terdapat lingkaran merah.
Gambar 3.6 Daftar arsip keluar
Sumber Data : Dokumentasi Peneliti, 2020
Untuk menambah daftar arsip keluar, klik add arsip keluar maka akan muncul gambar 3.7..
Gambar 3.7 Input Arsip Surat keluar Sumber Data : Dokumentasi Peneliti, 2020
Dalam  memasukkan data arsip keluar hampir sama dengan arsip masuk, yang  membedakan yaitu kolom  kepada,  dimana  surat  tersebut  ditunjukkan  kepada  siapa,  tanggal  pengiriman  dan  isi  surat. Surat keluar berbentuk tekstual dibuat oleh unit pengolah. Surat keluar kemudian diberikan nomor urut surat secara sentral di Subbag Umum dan Kepegawaian. Penomoran urut surat keluar ditulis di buku  secara  manual  terlebih  dahulu.  Pengelola  arsip  yang  berada  di  Subbag  Umum  dan Kepegawaian men- scan surat keluar dan memasukkan data serta upload file surat keluar ke dalam SIKD.

## 3.2 Proses Temu Kembali Arsip melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Di Bappeda Provinsi Jawa Tengah
Penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  di  Bappeda Provinsi Jawa Tengah. Adanya SIKD tentu saja memudahkan para pengelola kearsipan baik di unit
kearsipan  maupun  pada  unit  pengolah.  Penggunaan  arsip  merupakan  salah  satu  kegiatan  kedua dalam  proses  pengelolaan  arsip.  Kegiatan  penggunaan  arsip  yang  telah  disimpan  sewaktu-waktu akan  diperlukan  kembali  untuk  kepentingan  organisasi  dan  masyarakat  khususnya  pemerintah provinsi yang melakukan kegiatan penggunaan arsip.
Pengguna arsip Bappeda Provinsi Jawa Tengah merupakan  anggota aktif yang bekerja di Bappeda Provinsi  Jawa  Tengah  dan  orang  yang  sedang  melakukan  penelitian.  Pengguna  arsip  hanya  bisa diperbolehkan  membaca  ditempat  yang  telah  disediakan  dan  tidak  dikenankan  membawa  pulang arsip tersebut. Adapun, masyarakat dapat mengakses informasi arsip dan dokumen di situs Bappeda Provinsi Jawa Tengah pada kolom menu Pelayanan Publik Informasi dan Dokumentasi (PPID). Isi informasi  yang  ditampilkan  berupa  informasi  tentang  profil  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah, ringkasan program dan kegiatan Bappeda Provinsi Jawa Tengah, agenda penting Bappeda Provinsi Jawa Tengah dan hasil pelaksanaan program dan kegiatan Bappeda Provinsi Jawa Tengah.
Pengguna  arsip  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah  menggunakan  arsip  dinamis  untuk  mendukung adanya  kegiatan  pokok  organisasi,  sehingga  pengguna  arsip  membutuhkan  akses  cepat  untuk mencari  berkas  arsip  dinamis.  Hal  ini  disebabkan  tingkat  penggunaan  arsip  meningkat  karena sering  dilakukan  oleh  anggota  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah.  Langkah  yang  tepat  untuk memudahkan  pencarian  arsip  dinamis  dengan  cepat  yaitu  arsiparis  memeriksa  data  melalui  SIKD secara daring atau dapat melihat fisik arsip melalui almari arsip atau filling cabinet berdasarkan sub masalah. Hasil pengambilan data melalui kuesioner, dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1.Cara pencarian arsip surat masuk dan surat keluar
Jawaban Bobot Nilai  Frekuensi Presentase Skor Mencari sendiri 4 5 62,5 % 20 Menanyakan pada petugas di UP 3 3 37,5% 9 Menanyakan pada arsiparis di UK 2 - Meminta kembali pada pencipta arsip 1 - Jumlah 8 100 % 29 Skor Rata-Rata X = 29/8 = 3,625
Dari Tabel 1, dapat terlihat bahwa 5 orang yang menjawab mencari sendiri surat dilakukan dengan menelusur  melalui  SIKD,  kemudian  mencari  di  penyimpanan  surat.  Sementara  3  orang  yang menjawab menanyakan pada petugas di UP dikarenakan mereka tidak secara langsung melakukan pengelolaan arsip di bidangnya. Pengetahuan yang dimiliki arsiparis mengenai penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis ini sebagai khalayak untuk mempermudah dalam temu kembali arsip nya  terdapat  keterkaiatan  sebagai  pedoman  acuan  yang  diteliti  oleh  peneliti  dengan  melibatkan arsiparis dan staf tata usaha kesekretariatan.
Evaluasi Penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Sebagai Sarana Temu Kembali Arsip di Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah  merupakan  dalam  menjaga  pengetahuan  penting  suatu  organisasi pemerintahan  yang  telah  memiliki  berbagai  interaksi  dan  aktivitas  yang  khas  serta  sesuai  dengan karakteristik  dalam  kelompok  setempat.  Pada  kegiatan  pokok  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah terdapat berbagai jenis pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi lingkungan di sekitarnya.
Pengetahuan  tersebut  tidak  hanya  pengetahuan  yang  berbentuk  benda  seperti  bahan  bacaan. Melainkan  pengetahuan  tidak  berbentuk  benda  bahkan  keterampilan  yang  dimiliki  oleh  arsiparis untuk  melancarkan  kegiatan  dalam  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis.  Oleh  karena itu,  pengetahuan  maupun  keterampilan  yang  dilakukan  dalam  pengelolaan arsip dinamis tersebut, perlu  dikaji  dan  dilestarikan  oleh  staf  tata  usaha  kesekretariatan  dengan  maksimal  agar  dapat mempertahankan  keberadaan  kinerja  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah,  khususnya  di  bidang  arsip dan dokumen.
Sebelum  informan  pertama  memulai  karir,  informan  pertama  merupakan  lulusan  S1  Kearsipan sehingga beliau memiliki pengetahuan terkait ilmu kearsipan yang masih sebatas teori dan praktek. Beliau  beradaptasi  dengan  pengelolaan  arsip  yang  diperoleh  semasa  kuliah  dengan  tempat  kerja. Beliau bekerja dengan pengelola arsip yang tidak memahami ilmu kearsipan lebih mendalam dan secara detail. Hal ini sangat mengakibatkan pengelola arsip dengan pengguanaan sistem informasi arsip sebagai sarana temu kembali arsip sebagai tindakan solusi terpenting dan dalam memberikan pengetahuan yang dimiliki nya.
Selanjutnya, informan pertama belajar secara mandiri dan memperoleh kesempatan untuk pertama kalinya mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) pengelolaan arsip dinamis yang diadakan oleh Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah  serta  adanya  kerja  sama  dengan  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI).  Setelah  memperoleh  pengetahuan  selama  dalam  mengikuti seminar  maupun  diklat,  informan  pertama  belajar  memodifikasi  keterampilan  pengelolaan  arsip dari  sebelumnya.  Pada  saat  ini  pengelolaan  arsip  dan  dokumen  telah  mengikuti  peraturan pemerintah  dan  terjaga  dengan  baik.  Salah  satunya  informan  pertama  yang  telah  memodifikasi sistem  pengelolaan  arsip  dinamis  sesuai  dengan  pedoman  pelaksanaan  arsip.  Berbagai  dari penerapan  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  yang  telah  mempunyai  tingkat kepentingan  yang  sangat  tinggi  dalam  proses  kinerja  organisasi  pemerintah  lingkungan  Provinsi Jawa Tengah.
Berdasarkan  pengelaman  informan  pertama  yang  terdahulu,  beliau  tidak  sangat  menginginkan peristiwa  tersebut  terulang  kembali.  Untuk    menghindari  hal  itu,  informan  pertama  selalu memotivasi  dan  memberi  semangat  kerja  serta  mengarahkan  pengetahuan  dalam  penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis ketika untuk temu kembali arsip yang dimilik. Maka informan pertama melakukan sharing pengetahuan atau sosialisasi membina kearsipan secara internal kepada para staf tata usaha  kesekretariatan dan pemangku kebijakan.
Pengetahuan  terkait  pengelolaan  arsip  dinamis  terutama  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan dinamis  sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  dengan  menggunakan  metode  tacit.  Pengetahuan tersebut bersifat indivisu, tidak terlihat, dan sulit diformulasikan dari apa yang dipahami orang lain. Hal  ini  informan  pertama  harus  berupaya  memberikan  pengarahan  secara  langsung  dan menstransfer  mengenai  pengetahuan terkait  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan dinamis  yang mudah  dipahami  dengan  proses  temu  kembali  arsip  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah.  Dan diperoleh dari staf tata usaha setelah diterapkan dalam ruang kerja bidang arsip.
Salah  satu  contoh  pengetahuan  yang  belum  dimiliki  oleh  staf  unit  pengolah  adalah  pengetahuan mengenai kegiatan inventarisasi arsip. Pada kegiatan inventarisasi arsip memiliki hubungan terkait kegiatan pengelolaan arsiip dan dokumen melalui proses penciptaan arsip dalam bagian pembuatan surat  keluar.  Sebenarnya,  kegiatan  tersebut  dapat  mempermudah  dalam  penemuan  kembali  arsip.
Jika  staf  tata  usaha  tidak  memahami  pengetahuan  dalam  hal  inventarisasi  arsip.  Hal  ini  akan berdampak  pada  ketidaksesuain  proses  penelusuran  informasi  arsip  yang  berdasarkan  nomor  urut surat,  nomor  klasifikasi,  masalah  arsip  dan  sejenisnya.  Oleh  karena  itu,  pengetahuan  terkait pengelolaan arsip dinamis terhadap penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis sebagai dasar penemuan  kembali  arsip  tersebut.  Penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  ini  memiliki tujuan  guna  menghindari  ancaman  hilangnya  pengetahuan  dalam  sebuah  organisasi  disebabkan karena purna bakti, pindah kerja, meninggal dunia dan lain sebagainya. Apabila hal tersebut terjadi, maka  akan  berdampak  ketidaksesuaian  pada  kegiatan  pengelolaan  arsip  dinamis  dengan berdasarkan  penggunaan  sistem  informasi  kearsipan  dinamis  di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah. Dan  dapat  menghambat  penggunaan  arsip  terkait  temu  balik  arsip  dinamis  serta  dapat mempengaruhi kinerja organisasi.
Pelestarian pengetahuan penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis sebagai sarana tolak ukur untuk  membantu  dalam  temu  kembali  arsip,  sehingga  mudah  untuk  ditelusuri  kembali.  Dalam memperkuat  pengkajian  perlu  menggunakan  pendekatan  ekternalisasi  yaitu  dengan  mengubah pengetahuan penggunaan sistem informasi kearsipan yang  dimiliki arsiparis kedalam bentuk lain. Selanjutnya,  pengetahuan  dapat  disimpan  dan  dipublikasikan  untuk  orang  yang  membutuhkan  di masa  mendatang.  Kegiatan  yang  digunakan  adalah  kegiatan  modifikasi  menggunakan  cara wawancara  yaitu  menggunakan  media  berupa  bentuk  foto  dan  suara  rekaman  dengan  di  record. Tujuan  dilakukan  media  berupa  foto  dan  suara  rekaman  disebabkan  pengetahuan  tacit  yang  sulit untuk  diungkapkan  dengan  menggunakan  kata-kata,  dan  pengetahuan  tersebut  secara  langsung berhubungan dengan keterampilan yang dimiliki individu.

## 4. Kesimpulan
Pengelolaan Arsip Di Bappeda Provinsi Jawa Tengah dimulai dari proses penciptaan arsip baik itu surat  masuk  maupun  surat  keluar,  penggunaan  arsip  oleh  anggota  aktif,  pemeliharaan  arsip  dan penyusutan arsip baik dengan cara dimusnahkan ataupun diserahkan kepada Dinas Kearsipan dan Provinsi Jawa Tengah.
Pemasangan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis bertujuan untuk memudahkan arsiparis maupun petugas kearsipan yang ada di Bappeda Provinsi Jawa Tengah dalam mengelola arsip baik masuk maupun arsip keluar. Adanya database yang terintegrasi sehingga memudahkan LKD untuk melakukan monitoring dan pembinaan kearsipan di Lingkunga Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Adapun sarana dan prasarana yang dibutuhkan sebelum instalasi diaantaranya komputer, scanner, nomeratur, software aplikasi SIKD dan yang tidak kalah pentingnya adalah SDM yang menguasai IT.
Hasil  Analisis  Tindakan  Penggunaan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  Di  Bappeda  Provinsi Jawa  Tengah  merupakan  kegiatan  pendokumentasian  fitur-fitur  dalam  SKID  baik  melalui pengambilan  gambar  secara  langsung  maupun  screenshot,  yang  didalamnya  terdapat  menu  untuk pengolahan  surat  masuk,  surat  keluar,  pendisposisian  surat,  template  surat  keluar  dan  penentuan JRA (Jadwal Retensi Arsip) secara otomatis.
Proses  Temu  Kembali  Arsip  melalui  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  Di  Bappeda  Provinsi Jawa Tengah sangatlah membantu arsiparis dan juga pengguna arsip dalam melakukan penelusuran hingga  arsip  yang  diinginkan  dapat  ditemukan  kembali  dengan  cepat  dan  mudah,  karena  adanya fitur  pencarian  arsip  sehingga  arsip  yang  sudah  terinput  dalam  database  dapat  dipangil  kembali. Namun,  karena  masih  ada  beberapa  bidang  yang  menyimpan  arsip  tidak  berdasarkan  nomor klasifikasinya, maka pencarian arsip lebih membutuhkan banyak waktu.
Mengetahui  Kendala  yang  dihadapi  Pengelola  Kearsipan  dalam  penggunaan  Sistem  Informasi Kearsipan  Dinamis  Di  Bappeda  Provinsi  Jawa  Tengah  diantaranya  belum  diperbaruinya  sistem klasifikasi dalam SIKD, akses jaringan internet yang terkadang down, terbatasnya komputer yang digunakan dalam pengelolaan arsip menggunakan SIKD dan terbatasnya SDM yang berkompeten dalam mengelola arsip.

## References
[1] Abubakar,  Hadi.  1991.  Pola  Kearsipan  Modern.  Jakarta:  Penerbit  Djambatan.  Arikunto,  S.  Jabar,  C. 2010.  Evaluasi  Program  Pendidikan.  Jakarta:  Bumi  Aksara.  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi Jawa Tengah. 2011. Buku Manual
[2] Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis. Semarang: Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
[3] Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
[4] Iksaningtyas,  Sabilla,  Rukiyah.  Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  Dalam  Mendukung Pengelolaan Arsip Dinamis Di Setda Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, [s.l.], vol. 7, no. 3, hal. 231-240, Agustus. 2018. ISSN 97980000000.
Tersedia pada https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22936 (Diakses pada tanggal 2 Oktober 2019)
[5] Suhmono,  R.  Hono  Lungguh  Argo  Suhmono.  2011.  Pengantar  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis: Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah”. PPT CV Ezra Pratama Semarang.
[6] Fahri,  Amirsyah  Zulfikar.  2015.  “Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  dalam Kinerja  Organisasi  di  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah”.  Skripsi  S-1 Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro Semarang.
[7] Apriyani,  2016.  “Sistem  Jaringan  Informasi  Kearsipan  dalam  Mendukung  Tugas  Pokok  dan  Fungsi Bappeda Provinsi Jawa Tengah”. Makalah Bappeda Provinsi Jawa Tengah Semarang.
[8] Badan  Perencanaan  Pembangunan,  Penelitian  dan  Pengembangan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah. Diakses dari http://bappeda.jatengprov.go.id/2016.
[9] Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah. 2008. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahun 2008  tentang  Organisasi  dan  Tata  Kerja  Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah,  Inspektorat  dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Tengah. Semarang: Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
[10] Peraturan  Gubernur  Jawa  Tengah.  2008.  Peraturan  Gubernur  Jawa  Tengah  Nomor  81  Tahun  2008 tentang  Penjabaran  Tugas  Pokok,  Fungsi  dan  Tata  Kerja  Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah Provinsi Jawa Tengah. Semarang: BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah.
[11] Murtiyono, Gozali; Prasetyawan, Yanuar Yoga. Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Mendukung Proses Pengambilan Keputusan Perencanaan Pembangunan Daerah    Studi    Kasus    Di    Bappeda    Provinsi Jawa
[12] Lutfianti,  Pifi.  2012.  Efektifitas  Temu  Kembali  SIKD  TIK  2.0  Sebagai  Sistem  Temu  Kembali  Arsip Dinamis  di  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  Skripsi,  Fakultas  Ilmu  Pengetahuan  Budaya.  Depok: Universitas Indonesia.
[13] Sulistyo-Basuki. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
[14] Sulistyo-Basuki.  (1991).  Mendefinisikan  Temu  Kembali  informasi  sebagai  kegiatan  yang  bertujuan untuk  menyediakan  informasi  bagi  pemakai  sebagai  jawaban  atas  permintaan  atau  berdasarkan kebutuhan pemakai.
[15] Ingwersen, Peter. 1992. Information Retrieval Interaction. London : Taylor Graham
[16] [Creswell, John W. 2014. Penelitian Kualitatif & Desain Riset. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.