## PERANCANGAN SISTEM INFoRMASI INVENToRI GUDANG BERBASIS INTRANET

## DWI IRYANING
Jurusan Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Malang Jalan Raya Tlogomas 248 Malang E-mail: dwiiryaning@gmail.com

## ABSTRACT
PT Duta Mas Satu Pasuruan which be active in area produce of plywood, in activity documentation of data relating with inventory product still be done in a manual so that the problem which often faced was report access inventory limited to space and time where sales department didn’t know number supply of product in warehouse because doesn’t have information access connected. Arrangement of good inventory must always can answer question how much the product available in warehouse and when the product is required. So, for know the product stock especially product become then required by Information Inventory Warehouse System (SIGA) bases on Intranet. This implementation used scripting language discharged at HTML for enables checking and supervision directly through computer tissue system. Information Inventory Warehouse System (SIGA) made with software open source using program language of PHP and management of data base MySQL, and then used server computer bases on Windows. Information data of stock product which is available in warehouse has 4 kinds of product type, there are DF (4' × 8') 15000 slabs, MDF component design 18000 slabs, Plywood 24000 slabs and Fancywood 9000 slabs.
Key words: information system, inventory, warehousing, intranet

## PENDAHULUAN
Pencatatan  inventory  produk  pada  suatu perusahaan  merupakan  salah  satu  pendukung utama dalam proses pendistribusian barang. Tidak adanya  pengawasan  terhadap  inventory  produk dapat  menyebabkan  berhentinya  pemenuhan permintaan  terhadap  customer.  Oleh  sebab  itu, semakin  banyak  perusahaan  menyerap  teknologi informasi  (IT),  khususnya  teknologi  komputer dan jaringan yang bertujuan untuk pemeliharaan dan menciptakan sumber daya informasi yang ada pada perusahaan, terutama dalam mengolah data inventory produk setiap harinya.
Seperti  halnya  pada  PT  Duta  Mas  Satu  yang bergerak  di  bidang  produksi  kayu  lapis,  kegiatan dokumentasi  data  yang  berhubungan  dengan inventory produk ternyata masih dilakukan secara manual  sehingga  masalah  yang  sering  dihadapi adalah  akses  laporan  inventory  terbatas  pada ruang dan waktu di mana bagian penjualan tidak mengetahui informasi jumlah persedian produk di dalam gudang karena tidak adanya akses informasi yang  terhubung.  Kemudian  dalam  pengecekan
persedian  produk  tidak  bisa  real  time  di  mana diperlukan  waktu  yang  cukup  lama untuk  satu kali  cek  jenis  produk  tertentu.  Salah  satu  cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan membuat  perangkat  lunak  (software)  inventory gudang  yang  berbasis  intranet.  Inventory  gudang berbasis  intranet  adalah  suatu  sumber  data informasi inventory gudang yang dapat diakses di dalam suatu perusahaan.
Berdasarkan  uraian  di  atas  maka  penelitian tentang “Perancangan Sistem Informasi Inventory Gudang  Berbasis  intranet”  penting  dilakukan sehingga diharapkan dapat membantu perusahaan di dalam pemenuhan permintaan customer dengan memperhatikan  jumlah  persediaan  produk  yang ada. Membuat rancangan sistem inventory gudang berbasis  intranet  yang  dapat  di  akses  oleh  para pengguna  terkait  yang  ada  di  PT  Duta  Mas  Satu Pasuruan, memberikan informasi data persediaan produk yang tersedia di dalam gudang.
Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, yaitu systema yang berarti kesatuan. Dilihat dari sudut arti sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja
bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan, metode,  prosedur,  teknik  yang  digabungkan  dan diatur  sedemikian  rupa  sehingga  menjadi  suatu kesatuan  yang  berfungsi  untuk  mencapai  suatu tujuan. Menurut Davis (2000): sistem didefinisikan sebagai  berikut:  “sistem  adalah  suatu  jaringan kerja  dari  prosedur  yang  saling  berhubungan, berkumpul  dan  bersama-sama  untuk  melakukan suatu  kegiatan  atau  untuk  menyelesaikan  suatu sasaran atau tujuan tertentu”.
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola  seperti  halnya  yang  lain,  dan  perhatian pada  topik  ini  bersumber  dari  dua  pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan kedua komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  merancang sistem informasi inventory  gudang  guna mempermudah  perusahaan  dalam  memenuhi permintaan customer.

## METoDE
Identifikasi objek perancangan dari tahap awal dapat  diperoleh  pemahaman  tentang  bentuk  dan tingkatan  problem,  khususnya  sistem inventory gudang  PT  Duta  Mas  Satu  Pasuruan.  Informasi- informasi ini kemudian diidentifikasi dan diambil bagian yang merupakan objek perancangan sistem informasinya  seperti;  pencatatan  produk  masuk dan  keluar  di  dalam  gudang,  bagaimana  sistem peletakannya,  siapa  yang  bertanggung  jawab terhadap produk masuk dan keluar, siapa saja yang boleh mengetahui keadaan dan jumlah persediaan di  gudang  sehingga  akan  ditentukan  bagaimana bentuk  rancangan  sistem  dan  bagaimana mewujudkannya.
Pengumpulan  data  objek  untuk  memperoleh data  yang  akurat  tentang  inventory  gudang, menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, meliputi  teknik  wawancara/interview dilakukan untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan kondisi aktual perusahaan.
Teknik observasi melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala yang diselidiki, juga untuk mengetahui kondisi PT Duta Mas Satu Pasuruan, penelitian ini dilakukan secara langsung  untuk  memperoleh  gambaran  aktivitas
maupun  keadaan  secara  umum.  Dokumentasi adalah sejumlah data yang didapat dari perusahaan untuk  memperoleh  informasi  yang  diperlukan. Pengumpulan  data  melalui  dokumentasi  untuk mendapatkan data mengenai prosedur di gudang, formulir barang masuk dan keluar gudang.
Verifikasi  objek,  verifikasi  objek  dilakukan untuk  mengetahui  suatu  permasalahan  yang sedang dikerjakan atau dilakukan tersebut sudah sesuai dengan kondisi perusahaan atau belum, jika penyelesaian masalah tersebut tidak sesuai dengan kondisi  perusahaan  maka  perlu  adanya  suatu pengulangan  penelitian  objek  perancangan  pada perusahaan yang dituju.
Tahap Perancangan Sistem Informasi
(Kristanto,  1993).  Perancangan  Sistem  Informasi dengan  memahami  sistem  yang  ada  beserta persyaratan-persyaratannya dan tentang kebutuhan informasi, maka dapat dirancang Sistem Informasi  yang  diinginkan.  Untuk  merancang Sistem  Informasi  Inventory  gudang  di  PT  Duta Mas  Satu  Pasuruan,  akan  ditentukan  rancangan informasi-informasi  sistem  melalui  identifikasi kebutuhan  informasi  sistem,  yaitu  kemudahan akses  data  informasi  persediaan  produk  pada inventory control/store dengan departemen penjualan menggunakan PHP-MySQL. Pembuatan Program Komputer pembuatan program komputer dilakukan  dengan  PHP  (Hypertext  Preprocessor) yang digunakan untuk pembuatan aplikasi berbasis intranet.  Di  sini  pembuatan  program  diawali dengan  menganalisis  kebutuhan-kebutuhan  apa saja  yang  diperlukan  dalam  proses  inventory  di inventory  control/store  yang  kemudian  dijadikan suatu  blok-blok  database  dengan  didukung  oleh MySQL.
Simulasi program dilakukan untuk memperoleh dan  mengintegrasikan  sumber  daya  fisik  dan konseptual yang akan menghasilkan suatu sistem yang  bekerja,  sehingga  dapat  diketehui  apakah sistem  telah  bekerja  dan  memenuhi  harapan perancangan. Untuk tujuan ini simulasi rancangan sistem dilakukan dengan uji coba sistem persediaan produk yang ada di dalam gudang yang  informasinya dapat diakses oleh departemen penjualan.
Sistem  Informasi  Inventory  Gudang  setelah program  disimulasikan  dapat  diketahui  program yang telah dibuat sudah sesuai dengan keinginan
dan  kebutuhan  perusahaan.  Artinya,  program sudah  tidak  lagi  mengalami  perombakan  atau modifikasi (Wijanarko, 1992).
Setelah didapatkan sistem informasi inventory, maka  dilakukan  pembahasan  terhadap  sistem informasi berbasis web open source yang dirancang meliputi validasi dan verifikasi program, aliran data dan informasi. Database sistem, aplikasi perangkat lunak, kelebihan dan kelemahan program.
Simpulan dan saran pada tahap ini dibuat suatu kesimpulan  dari  penelitian  yang  telah  dilakukan, apakah  dapat  menjawab  permasalahan  yang  ada pada rumusan masalah dan tujuan penelitian atau tidak.  Kemudian  saran  yang  diberikan  kepada perusahaan  guna  pengembangan  sistem  lebih lanjut.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Instalasi Sistem
Apache, PHP dan MySQL merupakan software yang  sangat  penting  untuk  proses  pembangunan program  SIGA  (Sistem  Informasi  Inventory Gudang)  ini.  Ketiga  software  tersebut  sudah dikumpulkan  dalam  satu  paket,  di  antaranya adalah  xampp,  sehingga  memudahkan  dalam proses instalasi. Xampp bisa didownload di www. apachefriends.org/en/xampp-windows.html (Gambar 1–5).
Setelah xampp selesai didownload, selanjutnya install  xampp  pada  komputer  server.  Adapun proses  penginstalan  sebagai  berikut  pada  setup
xampp,  klik  kanan  kemudian  pilih  open. Browse destination folder untuk menyimpan hasil instalan. Pada gambar berikut, folder D adalah yang menjadi tujuan penyimpanan file.
Setelah proses install komplet, temukan xampp pada  start/all  programs/apachefriends/control panel.  Tujuan  control  panel  pada  xampp  ialah untuk  menjalankan  atau  menghentikan  program xampp
Lakukan  ujicoba  terhadap  instalasi  server yang telah dikerjakan. Buka web browser (internet explorer/mozila dll) dan tuliskan alamat localhost atau  127.0.0.1.  Bila  sukses  maka  akan  muncul halaman pertama dari xampp.
Setelah  instalasi  sukses  maka  langkah selanjutnya adalah instalasi script SIGA ke dalam server dan membuat folder SIGA.
Uji  coba  instalasi  SIGA,  yaitu  dengan  cara mengetikkan  alamat  localhost/siga/.  Bila  muncul halaman  login  maka  instalasi  SIGA  sukses.  Coba untuk login dengan username dan password sesuai ketentuan.  Bila  anda  berhasil  masuk  dengan halaman  yang  berbeda  dan  ada  ucapan  selamat datang maka instalasi program telah sukses.
Implementasi Program Aplikasi. Pengoperasian program  dapat  dilakukan  dengan  mengetikkan
Gambar 1. Tampilan  penyimpanan  file  instalan
Xampp
Gambar 2. Tampilan pencarian Xampp
Gambar 3. Tampilan control panel
Gambar 4. Tampilan localhost Xampp
Gambar 5. Tampilan instalasi script SIGA ke dalam server dan membuat folder SIGA
Gambar 6. Dialog tampilan Search Engine
Gambar 7. Dialog tampilan login user SIGA
Gambar 8. Dialog tampilan isi SIGA
alamat  localhost/siga  dan  tentunya  sudah  masuk pada  halaman  internet  explorer/Mozilla  Firefox. Aplikasi  SIGA  diawali  dengan  dialog  untuk mencari  dan  mengetahui  jumlah  persediaan produk khususnya bagi pengguna SIGA yang tidak memiliki hak akses (Gambar 6). Berikutnya adalah login  ke  sistem  untuk  menjamin  keamanan  data. Proses pengidentifikasian user ini sudah dilakukan pada  konfigurasi  sistem  sehingga  akses  untuk database sesuai dengan kelompok pengguna. Pada tampilan login, untuk username ketikkan ‘admin’ dan password ketikkan ‘password’ lalu enter, maka sistem akan memproses pengguna (Gambar 7).
Gambar 8 merupakan halaman awal (isi) yang tampil  pada  saat  pemakai  berhasil  login  ke  SIGA. Pada bagian atas terdapat menu-menu utama yang terdiri atas menu depan (home), menu input jenis,
menu  input  item,  menu  transaksi  masuk,  menu transaksi keluar, menu persediaan dan konfigurasi sistem. Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung pada hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database.
Menu Depan (Home) digunakan untuk melihat pengumuman  berkaitan  dengan  produk,  dan  tata tertib pengguna SIGA.
Menu input digunakan untuk menambah data produk, modifikasi data dan hapus data yang ada
di database. Pada Gambar 8 ditunjukkan beberapa output  dari  jenis  produk  dan  kode  jenis  yang berhasil dientri.
Menu  input  item  produk. Menu  input  item digunakan  untuk  menambahkan  data  dari  item
Gambar 9. Dialog tampilan input jenis
Gambar 10. Dialog tampilan entri item produk
produk setelah input jenis produk dilakukan. Pada Gambar 9 adalah beberapa output dari input item yang berhasil dientri.
Menu Transaksi Masuk. Pada menu transaksi masuk memiliki 2 sub menu. Menu produk masuk digunakan  untuk  menambah  jumlah  produk masuk pada database sedangkan menu persediaan gudang  digunakan  untuk  melihat  stock  produk dalam gudang. Gambar 12 adalah output dari entry produk masuk, jumlah dan total persediaan produk dalam gudang.
Menu Transaksi Keluar. Menu transaksi keluar digunakan  untuk  melakukan  transaksi  penjualan produk  pada  customer  dengan  mengisi  formulir permintaan (Gambar 13).
Setelah  melakukan  transaksi  dan  mengisi formulir  permintaan,  maka  untuk  melihat  hasil entri  yang  telah  dilakukan  dapat  dilihat  pada daftar permintaan (Gambar 14). Daftar permintaan ini  berfungsi  untuk  memberi  keputusan  apakah permintaan  produk  yang  dipesan  disetujui  sesuai dengan permintaan atau tidak (Gambar 15).
Menu  persediaan  digunakan  untuk  melihat transaksi produk baik masuk maupun yang keluar
serta  rekap  total  dari  semua  aktivitas  transaksi. Gambar  16  menunjukkan  jumlah  persediaan produk yang dalam gudang
Setelah  membuat  aplikasi  program  sistem informasi  inventory  gudang  (SIGA)  ini,  maka perlu  dikaji  lebih  lanjut  agar  program  ini  dapat digunakan  dengan  baik.  Adapun  hal-hal  yang dilakukan adalah sebagai berikut.
Gambar 11. Dialog tampilan entry produk masuk
Gambar 12. Dialog tampilan persediaan barang masuk gudang
Gambar 13. Dialog  tampilan  transaksi  permintaan barang
Gambar 14. Dialog tampilan daftar permintaan
Gambar 15. Dialog tampilan persetujuan permintaan
Gambar 16. Dialog tampilan pesediaan
Validasi dan verifikasi program. Dalam aplikasi sistem ini memiliki validitas dan verifikasi data yang lebih terjamin karena proses validasi dan verfikasi data  dilakukan  melalui  dua  tahap,  yaitu  pada perancangan  database  dan  perancangan  program aplikasi.  Pada  perancangan  database,  tabel-tabel dirancang  untuk  menghasilkan  integritas  data
yang  baik  serta  tidak  memungkinkan  terjadinya duplikasi  data.  Pada  program  aplikasi,  tampilan untuk  proses input  data  dibuat  sedemikian  rupa sehingga  proses  input  data  akan  berjalan  sesuai dengan yang diharapkan. Selain itu, adanya validasi dan verifikasi data mengakibatkan kesalahan input data yang mungkin terjadi tidak akan diproses oleh sistem.
Dengan demikian validasi dan verifikasi pada pembuatan program SIGA ini sudah benar. Artinya pada  waktu  proses  running  program  SIGA, kebutuhan seperti entri produk masuk dengan jenis dan  type  berbeda  bisa  dilakukan.  Kemudian  data stock produk dan proses transaksi penjualan juga sudah bisa dilakukan bahkan sampai rekapitulasi distribusi  produk  masuk  dan  keluarpun  bisa diketahui.
Aliran data untuk informasi inventori gudang ini bertujuan untuk memberikan kemudahan akses persediaan produk yang tersedia di dalam gudang. Informasi  mengenai  ketersediaan  produk  ini diakseskan ke bagian penjualan di mana bagian ini memang sangat membutuhkan data stock produk untuk  kelancaran  proses  transaksi  penjualan produk  demi  memenuhi  permintaan  customer. Sifatnya  yang  open  source,  Akses  data  untuk informasi produk ini tidak menutup kemungkinan untuk  departemen  lain,  asalkan  betul-betul dibutuhkan dan sudah sepengetahuan pimpinan.
Database  sistem.  Data  yang  terdapat  dalam sistem  informasi  inventory  perusahaan  disimpan dalam  suatu  sistem  database  yang  terintegrasi dengan  teknologi  RDBMS  (Relational  Database Management System). Penggunaan konsep RDBMS dalam  sistem  informasi  ini  juga  memungkinkan untuk  pengembangan  database  dimasa  yang akan  datang  sehingga  tidak  perlu  lagi  dilakukan perombakan  ulang  seluruh  bagian  sistem  karena dengan  konsep  RDBMS  jika  akan  dilakukan penambahan ataupun perubahan tabel, tabel-tabel tersebut  dapat  dihubungkan  dengan  tabel-tabel yang sudah ada.
Sebelum  pembuatan  tabel  pada  database dilakukan,  maka  setiap  atribut  yang  akan dimasukkan ke dalam tabel dinormalisasi terlebih dahulu.  Normalisasi  adalah  proses  mengubah struktur  data  yang  kompleks  menjadi  sederhana dengan  struktur  data  yang  stabil.  Proses normalisasi ini sangat berguna untuk menghindari
terjadinya  redundancy  (kelebihan,  pengulangan) data,  inconsistency  data  dan  dapat  memudahkan update data. Proses normalisasi dilakukan hingga setiap atribut kunci non-primary bergantung pada seluruh kunci primer (primary key).
Aplikasi perangkat lunak. Dalam perancangan aplikasi  perangkat  lunak  digunakan  bahasa pemograman  PHP+MySQL  yang  berbasiskan intranet. Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah dan mempersingkat proses pengecekan persediaan produk (inventory).
Sewaktu  menjalankan  program  ini,  maka tampilan  awal  yang  pertama  kali  muncul  adalah halaman search engine yang berfungsi bagi user yang ingin mengetahui ketersediaan produk. Kemudian ada log-in yang berfungsi untuk menjaga kemanan data dan penyalahgunaan data. Setelah masuk ke halaman utama, maka user dapat memilih 7 menu yang ada. Adapun menu-menu utama pada aplikasi ini  meliputi  menu  Depan  (Home),  menu  Input Jenis, menu Input Item, menu Transaksi Masuk, menu Transaksi Keluar, menu Statistik dan menu Konfigurasi.
Kelebihan  dan  kekurangan  sistem.  Menurut Jogianto  (2005)  kriteria  sebuah  sistem  informasi yang  ideal  adalah  adanya  integritas  data, kemudahan penggunaan/mudah dipahami pengguna,  waktu  pengolahan  data  yang  lebih baik, disain tampilan yang lebih baik dan menarik, kemudahan pengaksesan data, serta informasi yang dihasilkan  akurat  dan  relevan  dengan  pengguna sistem informasi.
Model  sistem  informasi  perusahaan  yang dirancang  ini  memiliki  kelebihan-kelebihan seperti.
Memberikan  informasi  stock  produk  secara akurat  dan  realtime.  Sebelum  terdapat  sistem informasi pengecekan persediaan produk (inventory) pengumpulan dan pengolahan data membutuhkan waktu  yang  lama.  Dengan  memanfaatkan  sistem yang  berbasiskan  Intranet,  semua  data  transaksi disimpan  dalam  database,  sehinga  proses-proses pengumpulan dan pengolahan data menjadi lebih cepat  karena  dikerjakan  secara  otomatis  oleh sistem.  Kualitas  data  yang  dihasilkan  lebih  baik karena proses perhitungan dan proses pengolahan data dilakukan oleh sistem maka kualitas data yang
dihasilkan  akan  lebih  baik  dibandingkan  dengan kualitas yang dihasilkan dari proses manual.
Keamanan  data  yang  lebih  baik  proses  akses data  pada  program  yang  dirancang  hanya  bisa dilakukan  oleh  pengguna  yang  telah  mendapat otoritas  pemakaian  dari  administrator  program. Akses  data  baru  bisa  dilakukan  jika  pengguna yang  bersangkutan  teridentifikasi  oleh  sistem melalui  proses  input  password  pada  menu  log- in.  Kemudahan  Pengoperasian  Program  dengan sedikit  latihan  user  sudah  dapat  menggunakan sistem  informasi  yang  dirancang  dengan  mudah dan  benar.  Mengurangi  lead  time  dari  aktivitas penyimpanan  barang  dan  pengiriman  barang. Sebelum  adanya  sistem  informasi  ini,  banyak terdapat  produk-prouk  yang  sudah lead  time dalam gudang. Dengan adanya sistem informasi ini dapat mengurangi adanya lead time pada produk- produk yang ada dalam gudang sehingga aktivitas penyimpanan  dan  pengiriman  barang  dapat berjalan dengan lancar.
Di  samping  kelebihan  sistem  seperti  yang disebutkan  di  atas,  sistem  yang  dirancang  juga memiliki beberapa kelemahan. Adapun kelemahan sistem  yang  dirancang  seperti  halnya  sistem ini  adalah  sistem  yang  berbasis  Intranet  yang mengharuskan  untuk  adanya  jaringan  komputer dalam  mengaplikasikan  program  tersebut  dan mengakses informasi yang diperlukan.

## SIMPULAN
Dengan  adanya  sistem  informasi  gudang berbasis  Intranet  maka:  1)  Informasi  tentang inventory dapat diakses dengan cepat oleh bagian terkait  dalam  perusahaan  di  antaranya  bagian penjualan.  2)  Mempermudah  manajer  mengambil keputusan. 3) Permintaan customer dapat dipenuhi dengan cepat dan mudah dengan memperhatikan jumlah persediaan yang ada.
Data  yang  ada  dalam  sistem  informasi  yang telah dirancang dan sudah diuji coba menunjukkan bahwa di dalam gudang ada 4 jenis produk, yaitu MDF  (4'  ×  8')  sebanyak  15.000  lembar,  MDF model komponen sebanyak 18.000 lembar, plywood sebanyak 24.000 lembar, dan Fancywood sebanyak 9.000 lembar.

## DAFTAR PUSTAKA
Davis, G.B., 1992. Sistem Informasi Manajemen Bagian II. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo. Jogiyanto, H., 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto H., 2005. Analisis & Desain Sistem informasi Pendekatan Tersetruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, H., 1993. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset.
Wijanarko,  F.,  1992. Desain  Sistem  dan  Teknik Pemprograman. Jakarta: Dinastindo.