## MENENTUKAN SKALA PRIORITAS SISTEM INFORMASI: Studi Kasus pada Website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno
Fiendhy Prastika fiendhyprastika@gmail.com S1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang
Abstrak: Artikel  ini  bertujuan  memaparkan penentuan  skala
prioritas  sistem  informasi  di  sebuah  organisasi  atau  perpustakaan berdasarkan  kerangka  matriks  Warren  McFarlan,  yaitu Strategic System  Information (SIS), Potential  Strategic  System  Information (PSIS), Critical  Information  System (CIS),  dan Vital  Information System (VIS).  Pada website UPT  Perpustakaan  Proklamator  Bung Karno diterapkan skala prioritas karena berbagai pilihan menu yang ada dapat diukur tingkat kepentingannya. Website sendiri dijadikan sebagai Strategic  Information  System ,  lalu  terdapat  pilihan  menu kontak  sebagai Potential  Strategic  Information  System ,  dan database website sebagai Critical Information System serta pilihan menu tata tertib sebagai Vital Information System. Penentuan skala prioritas  sistem  informasi  tersebut  berdasarkan  pengamatan terhadap  kedudukan  fitur-fitur  yang  terdapat  pada website resmi perpustakaan.  Keseluruhan  jenis  skala  prioritas  tersebut  terdapat pada website perpustakaan.
Kata Kunci: skala prioritas sistem informasi, sistem informasi
Abstract : This article aims to explain the determination of priority scale  information  systems  in  an  organization  or  library  based framework  matrix  Warren  McFarlan,  the  Strategic  Information System  (SIS),  Potential  Strategic  Information  System  (PSIS), Critical Information System (CIS), and Vital Information System ( VIS).  On  the  website  of  Bung  Karno  Library  Unit  implemented priorities for various menu options that exist to measure the level of importance.  The  website  itself  serve  as  the  Strategic  Information System,  and  then  there  is  contact  menu  selection  as  a  Potential Strategic Information System, and the database website as Critical Information  System  as  well  as  menu  selection  order  as  Vital Information  System.  Setting  priorities  of  the  information  system based on observations of the position of the features found on the official website of the library. Overall the priority scale type found on the library website.
Keywords : priority scale information systems, information systems
Perpustakaan  adalah  institusi  pengelola  karya  tulis,  karya  cetak,  dan  atau karya  rekam  secara  profesional  dengan  sistem  yang  baku  guna  memenuhi kebutuhan  pendidikan,  penelitian,  pelestarian,  informasi,  dan  rekreasi  para pemustaka  (UU  RI  No.  43  Tahun  2007).  Lebih  lanjut  lagi,  perpustakaan merupakan kumpulan bahan informasi yang terdiri dari buku dan non-buku yang disusun  dengan  sistem  tertentu,  diperuntukkan  kepada  pengguna  jasa perpustakaan  untuk  dapat  dimanfaatkan,  akan  tetapi  tidak  untuk  dijadikan  hak milik baik sebagian maupun keseluruhan (Huda, 2007).
Dari  konsep  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  perpustakaan  dijadikan wadah  berbagai  macam ilmu  dan  informasi  penting  bagi  khalayak,  dan  untuk mengelolanya diperlukan sebuah sistem pengelolaan yang baik serta fasilitas yang memadai agar menunjang mutu pelayanan perpustakaan itu sendiri.
Sistem  informasi  perpustakaan  banyak  bermunculan  untuk  memenuhi kebutuhan akan kemudahan kinerja para staf dan efisiensi waktu  yang lebih baik dibanding sistem manual ( manual system ). Pengintegrasian database , penggunaan peralatan  elektronik,  dan  proses  operasional  yang  telah  terkomputerisasi  sering disebut  sebagai  otomasi  perpustakaan.  Otomasi  perpustakaan  adalah  proses pengelolaan  perpustakaan  dengan  mempergunakan  teknologi  informasi  sebagai media  penunjangnya.  Proses  otomasi  kemudian  menghadirkan  dua  buah  konsep sistem  informasi  pada  perpustakaan  yaitu  sistem  informasi  perpustakaan  yang berbasis desktop ( desktop based ) dan sistem informasi perpustakaan yang berbasis web ( web based ).
Kedua  konsep  sistem  informasi  perpustakaan  (berbasis  desktop  dan berbasis  web)  mempunyai  tujuan  yang  sama  yaitu  efektivitas  dan  efisiensi  pada proses  otomasi  perpustakaan.  Kedua  konsep  tersebut  memiliki  perbedaan  pada media  yang  digunakan.  Sistem  informasi  berbasis  desktop  memberikan kemudahan  para  staf  perpustakaan  dalam  pelayanan  karena  meskipun  telah menggunakan  sarana  komputer,  namun  server  yang  digunakan  sebatas  lokal  dan tidak  dapat  diakses user di  luar  perpustakaan.  Sedangkan  sistem  informasi berbasis web adalah sistem akses informasi perpustakaan yang dapat diakses user dimanapun karena media yang digunakan adalah internet.
UPT  Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno  adalah  salah  satu
perpustakaan  yang  sistem  informasinya  telah  berbasis  web  ( web  based ). Website resmi  perpustakaan  dapat  diakses  dimanapun  tanpa  terkendala  jarak  dan  waktu. Pencarian koleksi maupun pendaftaran anggota dapat dilakukan pengguna secara langsung  melalui website perpustakaan.  Sistem  informasi  berbasis  web  ini diharapkan dapat memberi kemudahan baik kepada para staf maupun semua pihak tanpa  harus  mendatangi  perpustakaan  secara  langsung  serta  dapat  mengaksesnya kapan  pun  dan  dimanapun  serta  dapat  menjawab  semua  permasalahan  yang muncul.
Lebih  lanjut  lagi,  pada  sistem  informasi  dapat  dikategorikan  ke  dalam empat  kelompok  diantaranya:  (a) Strategic  Information  System ,  (b) Potential Strategic  Information  System, (c) Critical  Information  System ,  dan  (d) Vital Information  System .  Skala  prioritas  sistem  informasi  menurut  Warren  McFarlan (1983)  tersebut  dapat  digunakan  untuk  mengukur  sejauh  mana  tingkat kepentingan  sistem  informasi  pada  suatu  perpustakaan.  Meskipun  UPT Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno  telah  menggunakan  sistem  informasi berbasis web, namun tidak ada pemisahan atau prioritas pada sistem berbasis web tersebut.  Artikel  ini  akan  membahas  “ Menentukan  Skala  Prioritas  Sistem Informasi  pada  UPT  Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno  Blitar-Jawa Timur ”

## PEMBAHASAN

## a. Landasan Teori
Sistem  informasi  perpustakaan  adalah  suatu  penerapan  teknologi  informasi yang  digunakan  sebagai  sistem  informasi  manajemen  perpustakaan.  Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan,  inventarisasi,  katalogisasi,  sirkulasi  bahan  pustaka,  pengelolaan anggota, statistik, dan lain sebagainya dan sering disebut sebagai bentuk otomasi perpustakaan (Arif, 2003).
Tujuan sistem informasi perpustakaan menurut John Corbin (1985) antara lain:
1. Mempercepat layanan informasi yang diberikan
2. Meringankan  beban  tugas  pustakawan/staf  perpustakaan  terhadap pekerjaan yang bersifat pengulangan dan rutin (klerikal)
3. Menghemat  waktu  dan  tenaga  sehingga  memberikan  hasil  kerja  yang konsisten
4. Meningkatkan kerjasama antar layanan/bagian ataupun antar perpustakaan

## 5. Memberikan layanan yang lebih efektif kepada pemakai
Penentuan  skala  prioritas  sistem  informasi  di  sebuah  organisasi  atau perusahaan  dapat  menggunakan  kerangka  matriks  Warren  McFarlan.  Matriks  ini terbagi  menjadi  empat  jenis  yaitu Strategic  System  Information (SIS), Potential Strategic System Information (PSIS), Critical Information System (CIS), dan Vital Information  System (VIS).  Matriks  tersebut  menunjukkan  tingkat  kepentingan sistem  informasi  yang  ada  di  organisasi  atau  perpustakaan  tersebut.  Untuk  lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut ( Lihat Bagan 1 ).
Bagan 1. Kerangka Skala Prioritas Sistem Informasi Warren McFarlan,

## 1983.
Pada  bagan  di  atas  dapat  dijelaskan  bahwa Strategic  System  Information (SIS) memiliki kedudukan atau peranan yang paling penting dalam sebuah sistem informasi. Selanjutnya diikuti oleh Potential Strategic System Information (PSIS) dan Critical Information System (CIS) dan yang terakhir adalah Vital Information System (VIS). Bagan tersebut menunjukkan sejauh mana perkembangan teknologi informasi  akan  menciptakan  keunggulan  yang  kompetitif  dan  sejauh  mana perpustakaan  secara  fungsional  bergantung  pada  sistem  informasi  dan  teknologi
informasi.
Pertama  adalah Strategic  System  Information (SIS),  yaitu  suatu  sistem memberikan  keunggulan  yang  kompetitif  bagi  perpustakaan  sehingga  dapat menjadi  senjata  utama  untuk  mengalahkan  pesaing  atau  kompetitor.  Secara fungsional  sebuah  perpustakaan  tidak  dapat  beroperasi  tanpa  dilengkapi  dengan sistem informasi. Namun bagi perpustakaan yang tidak memiliki Strategic System Information (SIS) yang baik, maka yang akan terjadi adalah perpustakaan tersebut akan  kehilangan market  share secara  signifikan. Market  share yang  dimaksud yaitu  persentase  total  dari  suatu  perpustakaan  dengan  total  jasa  atau  pemenuhan kebutuhan para penggunanya.
Kedua  adalah Potential  Strategic  System  Information (PSIS),  yaitu  jenis sistem  yang  memberikan  keunggulan  kompetitif  bagi  perpustakaan  tetapi memiliki sifat nice to have ( additional ). Sebenarnya tanpa sistem ini perpustakaan dapat  beroperasional  dengan baik,  namun  perpustakaan  yang bersangkutan dapat kehilangan  keunggulan  kompetitif  terhadap  perpustakaan  lainnya.  Dampak  yang terjadi  adalah  para  pengguna  perpustakaan  akan  kecewa  dan  bisa  saja  terjadi penurunan pengguna perpustakaan tersebut.
Ketiga  adalah Critical  Information  System (CIS),  yaitu  spesifikasi  sistem yang  baik,  kemampuan,  dan  aktivitas  yang  penting  dibutuhkan  oleh  kompetitor untuk dapat merencanakan dan bertindak secara efektif dan dapat menjamin misi dan  prestasi.  Apabila  perpustakaan  tidak  memiliki  sistem  ini,  kemungkinan terbesarnya  akan  menurunkan  kinerja  perpustakaan  ( library  performance )  dan menyebabkan interaksi dengan pelanggan (mengecewakan pelanggan).
Keempat adalah Vital Information System (VIS), yaitu sebuah sistem yang keberadaannya  mutlak  dibutuhkan  sebuah  perpustakaan,  karena  memiliki karakteristik sebagai penunjang kegiatan sehari-hari. Namun secara prinsip sistem ini tidak memiliki fungsi yang strategis, akan tetapi dibutuhan sebagai penunjang kegiatan administratif.
Strategic  System  Information (SIS), Potential  Strategic  System Information (PSIS), Critical  Information  System (CIS),  dan Vital  Information System (VIS)  dibutuhkan  oleh  perpustakaan  untuk  menentukan  skala  prioritas sistem  informasi.  Namun  tidak  semua  perpustakaan  perlu  menerapkan
keseluruhan  sistem  tersebut.  Hal  ini  disebabkan  oleh  masing-masing  kebutuhan dan jenis perpustakaan yang berbeda-beda. Kerangka matrik McFarlan yang telah dijelaskan  sebelumnya  diproyeksikan  dapat membantu  tingkat  prioritas  sistem informasi  dalam  sebuah  organisasi  atau  perpustakaan.  Terutama  dalam perencanaan  sebuah  proyek  yang  dimana  proyek  tersebut  harus  dianalisa  biaya atau keuntungannya. Selain itu perlu diperhatikan dampak jika perpustakaan yang bersangkutan tidak memiliki sistem informasi yang baik karena akan berpengaruh pada operasional perpustakaan tersebut kedepannya.

## b. Metode Analisis
Metode  yang  digunakan  adalah  analisis  data  secara  kualitatif  dengan  jenis deskriptif studi kasus. Analisis kualitatif atau naturalistic inquiry adalah prosedur penelitian  yang  menghasilkan  data  deskriptif  berupa  kata-kata  tertulis  atau  lisan dari  orang-orang  dan  perilaku  yang  dapat  diamati  (Bodgan  dalam  Suharsaputra, 2012).  Dipilih  metode  kualitatif  agar  diperoleh  informasi  sesuai  dengan  tujuan dari penelitian ini. Selain itu menggunakan jenis penelitian deskriptif studi kasus dengan menguraikan masalah  yang dikaji pada sistem informasi  yang digunakan di UPT Perpustakaan
Proklamator  Bung  Karno.  Menurut  Wiyono  (2007:78),  menyatakan  bahwa “studi kasus merupakan serangkaian kegiatan penyelidikan untuk mendeskripsikan dan menganalisis secara intensif dan terperinci suatu gejala atau unit sosial tertentu seperti individu, kelompok, komunitas atau lembaga”. Dengan menggunakan  jenis  penelitian  ini  peneliti  bisa  memahami  obyek  yang  diteliti secara khusus serta peneliti bisa mencari pemecahan masalah secara mendalam.
c. Hasil analisis
1. Website sebagai Strategic System Information (SIS)
Pada UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno, wesbite memiliki peranan penting  sebagai  salah  satu  sarana  promosi  dan  juga user  education (pendidikan pemakai). Website berisi hal-hal terkait layanan, koleksi, galeri, artikel dan kontak yang terdapat  di  perpustakaan. Online Public Access  Catalogue (katalog  online), pendaftaran  keanggotaan,  referensi  dan  e-resources  juga  terdapat  pada  website. Apabila  perpustakaan  menghentikan  operasional  website,  dapat  dimungkinkan pengguna  akan  merasa  kesulitan  dalam  menelusur  informasi  di  perpustakaan
karena  di  dalam  website  telah  mencakup  informasi-informasi  penting  terkait perpustakaan.
Gambar 1. Website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno
Gambar 2. Integrasi Layanan pada Website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno
2. Kontak sebagai Potential Strategic System Information (PSIS)
Pada  website  UPT  Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno  terdapat  kontak yang  ditujukan  untuk  pengguna  apabila  menemui  kesulitan  maupun  akan menghubungi  langsung  pihak  petugas  perpustakaan  ketika  menemui  kesulitas. Namun,  apabila  perpustakaan  tersebut  menghentikan  layanan  ini,  dapat
dimungkinkan  pengguna  akan  merasa  kecewa,  karena  layanan  ini  lebih  efektif daripada harus datang ke perpustakaan bertanya langsung kepada pustakawan.
Gambar 3. Kontak & Link Sosmed pada Website UPT Perpustakaan

## Proklamator Bung Karno
Selain  itu,  pengguna  juga  dapat  mengirimkan  pertanyaan  dengan menggunakan  pilihan  menu  kontak  kami,  isi  dari  form  kontak  kami  adalah sebagai berikut.
Gambar 4. Kontak Kami pada Website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno
3. Database Website sebagai Critical Information System (CIS)
Dapat  dicontohkan  pada  sebuah  perpustakaan  yang  memunyai  sistem database atau program untuk mengelola perpustakaan. Sistem tersebut diterapkan sesuai dengan jenis dan tingkat kebutuhan serta bidang perpustakaan. Sistem yang sesuai dengan jenis dan kebutuhan akan memberikan kepuasan pengguna, karena pengguna  dapat  menggunakan  sistem  dengan  baik  sekalipun  pengguna  tidak
mengetahui tentang sistem tersebut. Hal ini disebabkan karena pengguna sebagai pemakai dan pihak yang menerima layanan perpustakaan. Database website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno mencakup integrasi dari database OPAC, keanggotaan, referensi, e-resources yang kesemuanya dapat  diakses dari  website resmi perpustakaan.

## Gambar 5. Database Website yang Terintegrasi pada Website UPT
Perpustakaan Proklamator Bung Karno
4. Menu Tata Tertib sebagai Vital Information System (VIS)
Perpustakaan dapat menerapkan sistem informasi ini walaupun kedudukannya tidak  mutlak  dibutuhkan.  Namun,  tetap  disediakan  untuk  menunjang  kegiatan sehari-hari (administratif) terutama perpustakaan yang memiliki skala besar. Pada website UPT  Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno  terdapat  pilihan  menu  tata tertib.  Pada  menu  tata  tertib  ini  terdapat  berbagai  informasi  seputar  tata  tertib pengunjung,  tata  tertib  keanggotaan,  tata  tertib  peminjaman  dan  pengembalian koleksi  buku.  Pilihan  menu  ini  tidak  mutlak  diperlukan  untuk  operasional perpustakaan,  namun  pengguna  atau  anggota  baru  dapat  memanfaatkannya sebagai user education karena berisi tentang tata tertib yang harus mereka patuhi apabila berada di perpustakaan.
Gambar 6. Tata Tertib pada Website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

## PENUTUP
Berdasarkan  skala  prioritas  Sistem  Informasi  Warren  McFarlan  (1983) yang  membagi  sistem  informasi  menjadi  empat  jenis  yaitu Strategic  System Information (SIS), Potential  Strategic  System  Information (PSIS), Critical Information System (CIS), dan Vital Information System (VIS), pada website UPT Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno,  sistem  informasi  dapat  dibagi  menjadi empat  berdasar  tingkat  kepentingan  atau  skala  prioritasnya.  Pertama  adalah website  itu  sendiri  sebagai Strategic  System  Information (SIS)  yaitu center atau pusat dari web based yang diterapkan pihak perpustakaan. Website berisi seluruh informasi  perpustakaan  mulai  dari  layanan,  koleksi,  kegiatan,  tata  tertib, pengumuman,  OPAC,  referensi,  keanggotaan,  e-resources,  kontak,  alamat  dan sebagainya. Website sangat  penting  keberadaannya  selain  karena  berisi informasi-informasi  penting,  juga  menjadi  salah  satu  sarana user  education apabila terdapat pengguna atau anggota baru.
Kedua  adalah  kontak  sebagai Potential  Strategic  System  Information (PSIS). Pada website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno terdapat kontak yang  ditujukan  untuk  pengguna  apabila  menemui  kesulitan  maupun  akan menghubungi  langsung  pihak  petugas  perpustakaan  ketika  menemui  kesulitan. Namun,  apabila  perpustakaan  tersebut  menghentikan  layanan  ini,  dapat dimungkinkan  pengguna  akan  merasa  kecewa,  karena  layanan  ini  lebih  efektif daripada  harus  datang  ke  perpustakaan  bertanya  langsung  kepada  pustakawan. Selain  itu,  pengguna  juga  dapat  mengirimkan  pertanyaan  dengan  menggunakan pilihan menu kontak kami, isi dari form kontak kami akan dijawab langsung oleh
pustakawan dan dikirimkan ke email pengirim form.
Ketiga adalah database website sebagai Critical Information System (CIS). Database  website UPT  Perpustakaan  Proklamator  Bung  Karno  mencakup integrasi  dari database OPAC,  keanggotaan,  referensi, e-resources yang kesemuanya dapat diakses dari website resmi perpustakaan.
Keempat adalah menu Tata Tertib sebagai Vital Information System (VIS). Perpustakaan  dapat  menerapkan  sistem  informasi  ini  walaupun  kedudukannya tidak  mutlak  dibutuhkan.  Namun,  tetap  disediakan  untuk  menunjang  kegiatan sehari-hari (administratif) terutama perpustakaan yang memiliki skala besar. Pada menu tata tertib ini terdapat berbagai informasi seputar tata tertib pengunjung, tata tertib  keanggotaan,  tata  tertib  peminjaman  dan  pengembalian  koleksi  buku. Pilihan menu ini tidak mutlak
diperlukan  untuk  operasional  perpustakaan,  namun  pengguna  atau  anggota  baru dapat  memanfaatkannya  sebagai user  education karena  berisi  tentang  tata  tertib yang harus mereka patuhi apabila berada di perpustakaan.
Jadi  dapat  disimpulkan  bahwa  pada website UPT  Perpustakaan Proklamator Bung Karno dapat diterapkan skala prioritas karena berbagai pilihan menu  yang  ada  dapat  diukur  tingkat  kepentingannya. Website sendiri  dijadikan sebagai Strategic  Information  System ,  lalu  terdapat  pilihan  menu  kontak  sebagai Potential  Strategic  Information  System ,  dan database  website sebagai Critical Information  System serta  pilihan  menu  tata  tertib  sebagai Vital  Information System. Penentuan  skala  prioritas  sistem  informasi  tersebut  berdasarkan pengamatan  terhadap  kedudukan  fitur-fitur  yang  terdapat  pada website resmi perpustakaan.  Keseluruhan  jenis  skala  prioritas  tersebut  terdapat  pada website perpustakaan karena UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno dapat dikatakan sebagai  perpustakaan  berskala  besar  yang  sistem  informasinya  telah  terorganisir secara  baik  dan  dijadikan  evaluasi  pihak  perpustakaan  untuk  mengembangkan kinerja perpustakaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Arif,  Ikhwan.  2003. Konsep  dan  Perencanaan  dalam  Automasi  Perpustakaan. UMM: Malang
Corbin,  John.  1985. Developing  Computer-Based  Library  System. Oryx  Press, Phoenix
Indrajit,  Richardus  Eko.  2012. Skala  Prioritas  Sistem  Informasi .  ( Online), https://www.academia.edu/14337525/Skala_Prioritas_Sistem_Informasi, diunduh pada 5 Maret 2017.
McFarlan,  Warren  F,  and  James  L  McKenney.  1983. Corporate  Information Systems Management , Homewood, Illinois: Richard D Irwin, Inc. Suharsaputra, Uhar. 2012. Metode Penelitian Kualitatif, Kuantitatif dan Tindakan. Bandung : PT Refika Aditama

## Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2007  tentang Perpustakaan
Wiyono,  Bambang  Budi.  2007. Metode  Penelitian  (Pendekatan  Kuantitatif, Kualitatif,  dan  Action  Research). Malang  :  Fakultas  Ilmu  Pendidikan Universitas Negeri Malang