Volume 4 Issue 2, Desember 2022 http://ejournal.unsub.ac.id/index.php/keuangan

## PROSEDUR PENAGIHAN BIAYA OPERASIONAL PADA PT TRACON INDUSTRI KEPADA PT PERTAMINA EP REGIONAL 2 ZONA 7 FIELD SUBANG

## Aziz Muhammad
1
Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Subang azizmuhammad@unsub.ac.id
Rosanti 2
Administrasi Keuangan, Universitas Subang rosanti2@gmail.com

## Abstrak
PT Tracon Industri yaitu salah satu perusahaan yang menjadi mitra kerja PT Pertamina EP.  PT  Tracon  merupakan  perusahaan  pemenang  tender  project  Operation  dan Maintenance di PT Pertamina. Tender adalah aktivitas jual beli yang melibatkan dua pihak yaitu pihak penyelenggara dan penyedia atau vendor. Setiap bulannya PT Tracon Industri melakukan penagihan kepada PT Pertamina atas jasa maupun material yang terpakai  saat  pekerjaan  berlangsung.  Saat  melakukan  penagihan,  tidak  sedikit dokumen-dokumen yang harus disiapkan dan memerlukan waktu yang banyak untuk mempersiapkannya.  Metode  penelitian  menggunakan  metode  deskriptif  yaitu mengumpulkan  data  yang  bertujuan  untuk  menggambarkan,  memaparkan  dan menganalisanya,  kemudian  menarik  kesimpulan.  Tujuan  dari  penelitian  ini  untuk Mengetahui  bagaimana  Prosedur  Penagihan  Biaya  Operasional  pada  PT  Tracon Industri  kepada  PT  Pertamina  EP.  Setelah  melakukan  analisis  dan  pembahasan masalah,  membuat  kesimpulan  bahwa  dalam  menyelesaikan  proses  penagihan  itu harus  menyiapkan  beberapa  dokumen  dan  memerlukan  waktu  yang  tidak  singkat. Dokumen yang diperlukan diantara SA, RO, SP3, Faktur pajak, kwitansi, invoice, surat invoice,  surat  kuasa,  rekapitulasi,  TKDN,  MRR,  Berita  Acara  penyerahan  pekerjaan, Laporan  Bulanan,  Daftar  karyawan,  surat  keikutsertaan  BPJS,  laporan  keikutsertaan ketenagakerjaan, dan laporan HSSE.

## Kata kunci: Prosedur penagihan, transaksi keuangan, biaya operasional

## Abstract
PT Tracon Industri is one of the companies that is a partner of PT Pertamina EP. PT Tracon is the  winning  company  for  the  Operation  and  Maintenance  project  tender  at  PT  Pertamina. Tender is a buying and selling activity that involves two parties, namely the organizer and the provider  or  vendor.  Every  month  PT  Tracon  Industri  bills  PT  Pertamina  for  services  and materials  used  during  the  work.  When  billing,  there  are  not  a  few  documents  that  must  be prepared and it takes a lot of time to prepare them. The research method uses descriptive methods, namely collecting data that aims to describe, describe and analyze it, then draw conclusions. The purpose of this study is to find out how the Procedure for Billing Operational Costs at PT Tracon Industri to PT Pertamina EP. After analyzing and discussing the problem, concluded that in
Volume 4 Issue 2, Desember 2022 http://ejournal.unsub.ac.id/index.php/keuangan
completing the billing process, several documents had to be prepared and it took a long time. Documents required include SA, RO, SP3, tax invoices, receipts, invoices, invoices, power of attorney, recapitulation, TKDN, MRR, Minutes of job submissions, Monthly Reports, Employee lists, BPJS participation letters, employment participation reports, and reports HSSE.

## Keywords: Billing procedures, financial transactions, operational costs

## Pendahuluan
PT  Tracon  Industri  yaitu  salah  satu  perusahaan  yang  menjadi  mitra  kerja  PT Pertamina EP. PT Tracon merupakan perusahaan pemenang tender project Operation dan Maintenance di PT Pertamina. Tender adalah aktivitas jual beli yang melibatkan dua pihak yaitu pihak penyelenggara dan penyedia atau vendor.
Pada umumnya tujuan suatu perusahaan ditinjau dari sudut pandang ekonomi adalah untuk  memperoleh  keuntungan,  menjaga  kelangsungan  hidup  dan  kesinambungan operasi perusahaan, sehingga mampu berkembang menjadi perusahaan yang besar dan tangguh.  Kesuksesan  perusahaan  dalam  bisnis  bisa  dicapai  dengan  melakukan  kerja sama  dengan  pihak-pihak  tertentu.  Yang  tujuannya  tidak  lain  untuk  membantu aktivitas-aktivitas  dalam  sebuah  perusahaan  dan  dengan  adanya  kerjasama,  sebuah perusahaan akan dapat berkembang secara cepat. Melalui hubungan kerjasama inilah perusahaan akan dapat memperoleh manfaat-manfaat dari setiap perjanjian kerja sama yang dilakukan oleh sebuah perusahaan dengan mitra kerjanya.
Setiap bulannya PT Tracon Industri melakukan penagihan kepada PT Pertamina atas jasa  maupun  material  yang  terpakai  saat  pekerjaan  berlangsung.  Saat  melakukan penagihan,  tidak  sedikit  dokumen-dokumen  yang  harus  disiapkan  dan  memerlukan waktu yang banyak untuk mempersiapkannya.
Identifikasi  masalah:  1)  Bagaimana  prosedur  penagihan  biaya  operasional  PT Tracon  Industri  kepada  PT  Pertamina  EP?  2)  Apa  saja  hambatan  atau  masalah  yang dihadapi dalam prosedur penagihan biaya operasional PT Tracon Industri kepada PT Pertamina EP?. 3) Bagaimana Cara mengatasi masalah dalam prosedur penagihan biaya operasional PT Tracon Industri kepada PT Pertamina EP?

## Kerangka Teori
Penagihan  adalah  suatu  kegiatan  menagih  kepada  seseorang  atau  kelompok, agar orang tersebut ingat akan utangnya yang harus dibayar. Maksud penagihan itu sendiri  adalah  untuk  menginformasikan  dan  mengingatkan  kepada  pihak-pihak tertagih  bahwa  ia  mempunyai  kewajiban  untuk  membayar  hutang  kepada  pihak tertagih.  Baridwan  (2009:30)  menyatakan  bahwa  prosedur  merupakan  suatu urutanurutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau transaksi  perusahaan  yang  sedang  terjadi.  Sedangkan  Mulyadi  (2016:4)  menyatakan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,biasanya melibatkan beberapa orang  dalam  satu  departemen  atau  lebih,  yang  dibuat  untuk  menjamin  penanganan secara  seragam  transaksi  perusahaan  yang  terjadi  berulang-ulang.  Piutang  adalah tagihan yang timbul dari penjualan barang dan jasa secara kredit Mardiasmo (2016:51). Sugiri  (2009:43)  menyatakan  piutang  adalah  tagihan  baik  kepada  individu  maupun kepada  perusahaan  lain  yang  akan  diterima  dalam  bentuk  kas.  Menurut  Rudianto (2009:224) piutang adalah klaim perusahaan atas uang, barang, atau jasa kepada pihak lain akibat transaksi dimasa lalu. Sedangkan menurut Hery (2011:265) piutang adalah
Volume 4 Issue 2, Desember 2022 http://ejournal.unsub.ac.id/index.php/keuangan
sejumlah  tagihan  yang  akan  diterima  oleh  perusahaan  dari  pihak  lain,  baik  sebagai akibat  penyerahan  barang  dan  jasa  secara  kredit  maupun  sebagai  akibat  kelebihan pembayaran kas kepada pihak lain.
Menurut  Bustami  dan  Nurlela  (2006),  biaya  merupakan  pengorbanan  sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau kemungkinan akan terjadi  untuk  mencapai  tujuan  tertentu.  Sementara  menurut  Kuswadi  (2005),  biaya adalah semua pengeluaran untuk mendapatkan barang atau jasa dari pihak ketiga, baik yang berkaitan dengan usaha pokok perusahaan maupun tidak. Biaya diukur dalam unit moneter dan digunakan untuk menghitung harga pokok produk yang diproduksi perusahaan.
Biaya  berupa  pengeluaran  uang  untuk  melaksanakan  kegiatan  pokok,  yaitu berupa  biaya  penjualan  dan  administrasi  untuk  memperoleh  pendapatan,  tidak termasuk pengeluaran yang telah diperhitungkan dalam harga pokok penjualan dan penyusutan (operating expenses).
Biaya operasional adalah biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan aktivitas sehari-hari sebuah perusahaan. Biaya operasional mencakup hal-hal seperti penggajian, komisi  penjualan,  tunjangan  karyawan  dan  kontribusi  pensiun,  transportasi  dan perjalanan, amortisasi dan depresiasi, sewa, perbaikan, hingga pajak.
Pencatatan biaya operasional harus dilakukan secara rutin oleh perusahaan, juga biaya- biaya  yang  tidak  berkaitan  secara  langsung  dengan  kegiatan  operasional,  atau  biasa juga  disebut  biaya  non-operasional  Dengan  mencatatkan  kedua  jenis  pengeluaran tersebut, akuntan perusahaan dapat menentukan bagaimana biaya tersebut berkaitan dengan  kegiatan-kegiatan  yang  mendatangkan  penghasilan  bagi  perusahaan.  Fungsi lain dari pencatatan biaya operasional adalah untuk melihat masa depan perusahaan, apakah bisnisnya masih dapat berjalan lancar atau tidak.
Menurut  Supriyono  (2011:43)  Biaya  Operasional  adalah  biaya  yang  berkaitan langsung dengan pelaksanaan modal kerja. Pengertian dari biaya operasional itu sendiri adalah semua biaya yang menunjang penyelenggaraan pelayanan jasa atau semua biaya yang  dapat  didefinisikan  mempunyai  hubungan  langsung  dengan  penyelenggaraan pelayanan jasa.
Biaya  operasional  suatu  perusahaan  dikategorikan  dari  dua  komponen pembiayaan besar, yaitu:
1. Biaya Tetap (Fixed Cost) Biaya tetap adalah biaya yang tidak berubah meski ada peningkatan dalam penjualan dan produktivitas. Biaya ini harus selalu dibayarkan, tanpa memperhatikan aktivitas dan performa perusahaan. Ini termasuk pembayaran sewa, gaji untuk karyawan, non- produksi, hingga asuransi.
2. Biaya Variabel Biaya variabel terdiri dari biaya-biaya yang tidak tetap (non fixed cost), tergantung pada aktivitas produksi yang dilakukan. Tidak seperti biaya tetap yang tidak berubah dan tidak  dapat  dipengaruhi  oleh  biaya  lain,  biaya  variabel  akan  naik  seiring  dengan meningkatkan produksi. Jika produksi mengalami penurunan, maka biaya variabel juga ikut turun. Contohnya termasuk bahan baku dan biaya pengiriman.

## Metode Penelitian
Menurut Sugiyono (2011:2)  Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah  untuk  mendapatkan  data  dengan  tujuan  dan  kegunaan  tertentu.  Metode pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan teknik sebagai berikut: 1. Wawancara
Volume 4 Issue 2, Desember 2022 http://ejournal.unsub.ac.id/index.php/keuangan
Wawancara merupakan kegiatan dalam melakukan tanya jawab secara lisan terhadap bagian-bagian  tertentu  yang  dianggap  relevan  dengan  materi  penyusunan.  Penulis mengadakan sesi tanya jawab secara langsung melalui tatap muka dengan data yang sudah disediakan untuk keperluan penulisan.
2. Observasi Observasi merupakan kegiatan pengumpulan data-data yang dilakukan dengan cara mengamati langsung tempat yang dijadikan materi dalam penyusunan laporan praktek kerja lapangan. Metode observasi ini dilakukan dengan cara mengamati kondisi sehari- hari yang ada di lingkungan PT Tracon Industri Field Subang.
3. Dokumentasi
Dokumentasi  adalah  pengumpulan  data  yang  dihasilkan  dengan  cara  menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai bukti bahwa telah menyelesaikan. Menurut Suharsini Arikunto (2006:206) metode dokumentasi adalah metode mencari data  mengenai  hal-hal  yang  berupa  catatan,  transkip,  buku,  surat  kabar,  majalah, prasasti,  notulen  rapat,  agenda  serta  foto-foto  kegiatan.  Metode  dokumentasi  dalam penelitian  ini,  dipergunakan  untuk  melengkapi  data  dari  hasil  wawancara  dan  hasil pengamatan (observasi).

## Hasil dan Pembahasan
PT Tracon Industri merupakan salah satu anak perusahaan dari PT Rekayasa Industri yang  bergerak  dalam  bidang  Engineering,  Procurement,  Construction  and  Commisioning (EPCC).  PT  Tracon  Industri  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  Jasa Konsultan Nasional yang didirikan pada tahun 2001 dengan nama PT. Rekayasa Konsultan lalu berganti  nama  menjadi  PT.  Tracon  Industri  pada  tahun  2003.  Sejak  awal  berdiri,  PT  Tracon Industri  berfokus  dalam  hal  Jasa  Konsultan  Manajemen  dan  Perdagangan,  namun  seiring dengan waktu dan semakin pesatnya perkembangan bisnis mengalami perubahan ke berbagai bidang, kini PT Tracon Industri aktif sebagai penyedia jasa konsultan untuk Project Manajemen dan Industrial Plant Solution.
Produk jasa yang dikerjakan oleh PT. Tracon Industri meliputi kegiatan dari Pre Project, During  Project  dan  Post  Project.  Kegiatan  tersebut  kemudian  dibagi  menjadi  Project Consultancy dan Plant Services.
Project Consultancy terdiri dari Pre Feasibility and Feasibility, Front End Engineering Design, dan Project Management Consultancy. Sedangkan Plant Services terdiri dari Plant Turn Around, Plant Relocation Reactivation, Plant Assessment, Maintenance Repair and Overhaul (MRO), Audit Energy, Industrial Inspection, Pre Commissioning, Commissioning and Start Up, Plant Re-Engineering and Modification dan Operation and Maintenance. Prosedur Penagihan Biaya Operasional PT Tracon Industri 1. Menyiapkan semua dokumen dan Laporan yang akan dilampirkan ketika penagihan. Dokumen tersebut diantaranya: a.) Laporan Bulanan, b.) Rekapitulasi Biaya Fixed Cost dan Non Fixed Cost, c.) MRR (Material Receiving Report), d.) Berita Acara Pemakaian Kendaraan (Mobil dan  Forklift),  e.)  Berita  Acara  Pengolahan  Limbah  Domestik,  f.)  Berita  Acara  Penyerahan Pekerjaan  dibawah  100%,  g.)  Grafik  Monitoring  Kontrak,  h.)  Laporan  HSSE,  i.)  SA  (service Acceptance),  j.)  RO,  k.)  Surat  Permintaan  Proses  Pembayaran,  l.)  Kwitansi, m.)  Invoice , n.) Surat Invoice , o.) Faktur Pajak , p.) Bukti Penerimaan Surat Pajak , q.) TKDN , r.) Bukti Penyerahan Dokumen Adapun Dokumen pelengkap yang harus disiapkan, yaitu: a.)  Surat Kuasa, b.) Daftar Karyawan, c.) Surat keterangan BPJS, d). Jaminan Pelaksanaan dan Tanda Terima, e.) Tanda Bukti Pelaporan Perusahaan kepada Dinas Ketenagakerjaan.
2. Mengirimkan dokumen yang telah disiapkan oleh penulis kepada pihak Pertamina untuk disetujui.
Volume 4 Issue 2, Desember 2022 http://ejournal.unsub.ac.id/index.php/keuangan
3.  Setelah  disetujui,  pihak  Pertamina  akan  memberikan  dokumen  dan  Formulir pelengkap penagihan, yaitu:
a.  Service  Acceptance  (SA)  adalah  dokumen  penerimaan  jasa  yang  diterbitkan  oleh Pertamina  atas  jasa  yang  telah  disediakan  atau  dilaksanakan  oleh  penyedia  dan digunakan sebagai salah satu dokumen persyaratan penagihan.
b.  Release  Order  (RO)  berarti  pesanan  Pertamina  untuk  Pekerjaan  yang  dikeluarkan oleh PT Tracon Industri sesuai dengan syarat , ketentuan, dan harga yang ditetapkan dalam kontrak.
c. SPPP (Surat Permintaan Proses Pembayaran) Surat Permintaan Proses Pembayaran, yang selanjutnya disingkat SP3, adalah dokumen permintaan  pembayaran  yang  dibuat/diterbitkan  oleh  Pertamina  yang  dibayarkan langsung kepada PT Tracon Industri atas dasar kontrak kerja.
4. Mengisi formulir yang diberikan oleh Pertamina.
5.  Meminta  kepada  Direktur  Utama  di  Head  Office  Jakarta  untuk  menyetujui  atau menandatangani dokumen pelengkap penagihan yang diberikan oleh Pertamina.
6. Meminta dokumen pelengkap kepada divisi Finance PT Trcon Industri di Head Office Jakarta yang telah ditandatangani oleh Direktur Utama. Dokumen tersebut, yaitu:
a. Kwitansi
Kwitansi  adalah  sebuah  dokumen  tanda  bukti  pembayaran  yang  telah  dilakukan maupun  penerimaan  uang.  Biasanya,  dokumen  ini  ditanda  tangani  oleh  penjual  dan diterima  oleh  pembelinya.  Atau  dalam  hal  tertentu,  kedua  belah  pihak  juga memperkuat sisi legalitas.
b. Invoice invoice adalah dokumen komersial yang mencantumkan rincian waktu dan catatan transaksi antara pembeli dan penjual.
c. Surat Invoice d. Faktur Pajak Faktur  Pajak  adalah  bukti  pungutan  pajak  Pengusaha  Kena  Pajak  (PKP),  yang melakukan  penyerahan  Barang  Kena  Pajak  (BKP)  atau  penyerahan  Jasa  Kena  Pajak (JKP).  Artinya,  ketika  PKP  menjual  suatu  barang  atau  jasa  kena  pajak,  ia  harus menerbitkan Faktur Pajak sebagai tanda bukti dirinya telah memungut pajak dari orang yang telah membeli barang/jasa kena pajak tersebut.
Perlu diingat bahwa barang/jasa kena pajak yang diperjualbelikan, telah dikenai biaya pajak selain harga pokoknya.
PKP adalah bisnis/perusahaan/pengusaha yang melakukan penyerahan barang kena pajak  dan/atau  JKP  yang  dikenai  Pajak  Pertambahan  Nilai  (PPN).  PKP  harus dikukuhkan  terlebih  dahulu  oleh  DJP,  dengan  beberapa  persyaratan  tertentu.  Perlu diingat, Faktur Pajak harus dibuat oleh PKP untuk setiap penyerahan BKP dan/atau JKP, ekspor BKP tidak berwujud, dan ekspor JKP.
7. Menyusun semua dokumen yang telah disetujui.
8. Menyerahkan dokumen kepada divisi Finance PT Pertamina.
9. Proses Pembayaran.

## Hambatan atau masalah dalam prosedur penagihan
Setelah  melakukan  penelitian,  penulis  menemukan  hambatan  dan  masalah ketika  menjalani  prosedur  penagihan.  Hambatan  atau  masalah  tersebut,  yaitu  ketika meminta dokumen pelengkap yang sudah ditandatangani oleh Direktur utama yang ada di Head Office Jakarta memakan waktu yang sangat lama, karena Pihak PT Tracon yang  ada  di  Subang  Field  harus  datang  langsung  ke  Head  Office  Jakarta.  Akibatnya proses  penagihan  mengalami  keterlambatan.  Dan  ketika  musim  Pandemi  seperti  ini,
Volume 4 Issue 2, Desember 2022 http://ejournal.unsub.ac.id/index.php/keuangan
pihak PT Tracon Subang Field tidak bisa sembarangan bepergian keluar masuk kota lain.

## Cara mengatasi masalah
Setelah  diketahui  penyebab  dari  hambatan  pada  prosedur  penagihan,  berikut cara yang bisa dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut, yaitu dengan men-Scann dokumen  pelengkap  penagihan  dari  Pertamina  dan  mengirimkan  melalui  Surat Elektronik (email). Untuk dokumen aslinya dikirimkan dengan ekspedisi sehari sampai. Hambatan  dan  masalah  yang  terjadi  menjadi  suatu  permasalahan  yang  selalu  ada dalam  setiap  proses.  Meskipun  masalah  tersebut  tidak  dapat  dihilangkan  secara langsung, tetapi banyak cara meminimalisir masalah tersebut.

## Kesimpulan
Dalam  Prosedur  Penagihan  Biaya  Operasional,  PT  Pertamina  EP  memberikan persyaratan  yang  cukup  menyulitkan  bagi  vendor.  Persyaratan  dalam  Prosedur Penagihan Biaya Operasional pada PT Tracon Industri kepada PT Pertamina EP yaitu terdiri dari : SA, RO, SP3, Faktur pajak, kwitansi, invoice, surat invoice, surat kuasa, rekapitulasi, TKDN, MRR, Berita Acara penyerahan pekerjaan, Laporan Bulanan, Daftar karyawan,  surat  keikutsertaan  BPJS,  laporan  keikutsertaan  ketenagakerjaan,  dan laporan HSSE.

## Referensi
Arikunto, Suharsimi, 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, edisi revisi VI, Cetakan ke 13, PT. Asdi Mahasatya, Jakarta
Baridwan,  Zaki.  2009.  Sistem  Akuntansi  Penyusunan  Prosedur  dan  Metode. Yogyakarta: YKPN.
Bastian Bustami & Nurlela. 2006. Akuntansi Biaya : Kajian Teori dan Aplikasi. Edisi. Pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Hery. 2011. Teori Akuntansi. Cetakan 2. Jakarta : Kencana
Kuswadi.  2005.  Meningkatkan  Laba  Melalui  Pendekatan  Akuntansi  Keuangan  dan Akuntansi Biaya. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Mardiasmo. 2016. Perpajakan Edisi Revisi Tahun 2016. Yogyakarta:Penerbit. Andi. Mulyadi. 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta. Sani, Rahman. 2017. Document Co2 Removal Plant Subang.  Subang. Sugiri, Slamet. 2009. Akuntansi Suatu Pengantar 2. Edisi Kelima. Yogjakarta : UPP. STIM
YKPN.
Sugiyono, 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Bandung: Alfabeta. Supriyono. 2011. Akuntansi Biaya Pengumpulan Biaya dan Penentuan Harga. Pokok,
Buku 1 Edisi 2. Yogyakarta: BPFE.