## Analisis Manajemen Arsip Dinamis Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung
Maharani Arlla Yesifa*, Sukaesih, Kusnandar
Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran, Bandung, Indonesia
*Korespondensi: Maharani20004@mail.unpad.ac.id
Diajukan : 06-04-2023; Diterima: 22-09-2023; Diterbitkan: 19-12-2023

## Abstract
Archives are a collection of documents that contain information and have useful value for a certain period of time. Every information institution, especially in the archives sector, needs to have archive management, including recording, storage, maintenance and depreciation. The Bandung City Library and Archives Service as an information institution should have good archive management. Therefore, researchers are interested in conducting this research to find out how archives are managed and the obstacles experienced by the Bandung City Library and Archives Service. This research uses descriptive qualitative  research  methods  and  data  collection  methods  through  observation,  interviews  and documentation techniques. The research conclusion is that archive management at the Bandung City Library  and  Archives  Service  is  in  accordance  with  Law  Number  49  of  2009  concerning  archives, starting from creation, storage, maintenance and depreciation. However, in its management the Library and Archives Service still has obstacles, such as a lack of human resources and a lack of infrastructure in the form of space to accommodate archives.

## Keywords: archives management; information agency; Bandung City

## Abstrak
Arsip  merupakan  kumpulan  dokumen  yang  berisi  informasi  dan  memiliki  nilai  guna  dalam  jangka waktu tertentu. Setiap lembaga informasi khususnya dalam bidang kearsipan perlu memiliki manajemen arsip, meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan. Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota  Bandung  sebagai  lembaga  informasi  sudah  semestinya  memiliki  pengelolaan  arsip  yang  baik. Oleh karena itu,  peneliti tertarik melakukan penelitian  ini untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip  dan  hambatan  yang  dialami  oleh  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung.  Penelitian  ini menggunakan motode penelitian kualitatif deskriptif dengan metode pengumpulan data melalui teknik observasi,  wawancara  dan  dokumentasi.  Kesimpulan  penelitian  adalah  manajemen  arsip  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung  sudah  sesuai  dengan  UU  Nomor  49  Tahun  2009  mengenai kearsipan, yaitu dimulai dari penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan. Namun, dalam pengelolaanya Dinas Perpustakaan dan Arsip masih memiliki kendala, seperti kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM), kurangnya sarana dan prasarana berupa ruangan untuk menampung arsip.
Kata kunci : manajemen arsip; lembaga informasi; Kota Bandung

## PENDAHULUAN
Dalam  era  teknologi  yang  terus  berkembang saat  ini,  informasi  akan  selalu  beriringan  pada setiap perusahaan, lembaga pemerintah, maupun swasta.  Pada  dasarnya  sebuah  organisasi  akan memerlukan  sistem  informasi  sebagai  pilar pendukung  sistem  tata  kelola  dan  fungsi administrasi.  Informasi  pasti  dibutuhkan  oleh banyak  pihak  untuk  kebutuhannya  masing- masing  karena  informasi  bersifat  fakta,  sebuah informasi  dapat  berupa  data.  Salah  satu  sumber informasi yang diperlukan oleh sebuah lembaga, yaitu  kearsipan  atau  data  arsip.  Arsip  sendiri merupakan  salah  satu  yang  memiliki  peranan krusial dalam sebuah lembaga ataupun organisasi. Adanya  manajemen  arsip  dalam  suatu  lembaga ataupun  organisasi  akan  memudahkan  dalam pencarian  data  penting,  manajemen  arsip merupakan suatu upaya dalam penyimpanan dan pelestarian  suatu  dokumen  sebagai  salah  satu bukti  sah  di  suatu  lembaga,  sebab  arsip  sendiri sebagai bukti sah yang perlu ada di suatu lembaga maupun  organisasi.  Pengelolaan  arsip  yang  baik dan terstruktur akan memudahkan suatu lembaga sehingga  terhindar  dari  hal-hal    yang  tidak diharapkan di masa yang mendatang.
Menurut  ARMA  Internasional  Arsip  yang dikutip  oleh  (Ardiana  &  Suratman,  2021)  arsip merupakan  sebuah    informasi  yang  di  simpan dalam  bentuk  dan  karakteristik  apapun,  yang  di buat  ataupun  di  terima  oleh  organisasi  sebagai bukti  sah  kegiatan  dan  mempunyai  nilai  guna pada  jangka  waktu  tertentu.  Informasi  dalam sebuah  organisasi  atau    lembaga    pendidikan digunakan sebagai bukti bahwa pengelolaan  tata usaha  yang  baik  akan  menciptakan  pelayanan yang    baik    pula  terhadap  informasi  yang dibutuhkan  (Widyastuti,  2019:42)
Arsip  tentunya  perlu  dikelola  dengan  baik, efektif,  dan  memudahkan  dalam  pencarian informasi berupa berkas atau dokumen perusahaan  sehingga  apabila  pihak  perusahaan membutuhkan  sebuah  dokumen  dengan  cepat, tentunya dengan pengarsipan yang baik dan benar dokumen tersebut akan dengan mudah ditemukan.  Adanya  proses  pengelolaan  arsip dinamis yang baik tentunya  memudahkan dalam pengambilan keputusan dan kebutuhan informasi akan  berjalan  dengan  baik  dan  efisien  (Yunda, 2022). Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi  kearsipan  untuk  memiliki  citra positif, yaitu kerapian dalam menyimpan, petugas yang  terdidik  serta  terampil,  mudah  untuk menyimpan  dan  memelihara,  kemudahan  dalam
sistem  temu  kembali  arsip,  serta  terjaminnya keamanan  arsip.  (Rahmi,  Hayatur  &  Sukaesih, Prahatmaja, 2012).
Arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan memori, instrumen pengambilan keputusan, bukti keberadaan  organisasi,  dan  tujuan  organisasi lainnya. Manajemen arsip mulai dari pembuatan hingga  penyusutan  harus  efektif  karena  sesuai fungsi  arsip.  Pengelolaan  arsip  pada  dasarnya memiliki  unsur  pokok,  yaitu  sebagai  proses pembuatan  arsip,  penyimpanan,  sistem  temu kembali arsip, dan memelihara arsip. Tidak hanya itu, arsip juga harus dirawat agar keberadaan arsip itu  dalam  keadaan  baik  dan  terawat  saat dibutuhkan  terutama  arsip  dinamis.  Sebab  arsip dapat  membantu  operasional  kelembagaan  yang sedang  berlangsung,  termasuk  perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, pengembangan  kebijakan,  dan  pengendalian tanggung  jawab  organisasi  yang  bersangkutan, arsip  dapat  dianggap  sebagai  sistem  yang  saling terkait  dalam  satu  hubungan  yang  tidak  terbagi. (Nurapriyanto, 2017)
Dalam  manajemen  kearsipan,  dokumen  tidak hanya berkas-berkas saja namun arsip bisa berupa peta,  film,  kaset, slide ,  video,  atau  disket  yang bisa  disimpan  selama  dibutuhkan  pada  jangka waktu  tertentu.  Guna  mempelancar  komunikasi dan informasi maka diperlukan data  yang dapat berupa  kumpulan  naskah,    buku-buku,    foto peristiwa    maupun    objek,    film  dokumenter, mikro  film,  rekaman,  dan  dokumen-dokumen lainnya (Basya & Puspasari, 2021). Berdasarkan jenisnya  arsip  terbagi  menjadi  2  ialah  arsip dinamis  dan  arsip  statis.  Arsip  dinamis  yakni dokumen yang aktif dipakai, sementara itu, arsip statis  yakni  dokumen  yang  sudah  inaktif  atau sudah  tidak  digunakan.  Sama  halnya  dengan lembaga  pemerintah,  dinas  perpustakaan  dan arsip saat ini menyimpan banyak dokumen arsip khususnya arsip dinamis.
Mengetahui  pentingnya  pengarsipan  dalam sebuah lembaga, khususnya lembaga pemerintah seperti  dinas  pendidikan  menempatkan    arsip sebagai sumber informasi. UU Republik Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  mengenai Kearsipan menjamin keamanan bahan pertanggung jawaban nasional terkait perencanaan, pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan  nasional  serta  yang  wajib  dipelihara keutuhan, keamanan, serta keselamatan, diundangkan  oleh  pemerintah  Indonesia  pada tahun  2009.  Berdasarkan  UU  RI  tersebut  dapat diketahui  bahwa  arsip  dalam  sebuah  perusahaan ataupun lembaga memiliki pertanggung jawaban
tertentu  yang  mempunyai  nilai  guna  oleh pemerintah.  Oleh  karena  itu,  setiap  perusahaan perlu  memilki  pertanggungjawaban  terhadap arsip dinamis perusahaannya sendiri. Sebab arsip dinamis  merupakan  dokumen  yang  masih dibutuhkan dalam perusahaan. Ketentuan pengelolaan  arsip  berpengaruh  pada  jenis  arsip yang  dibuat  sebagai  bukti  aktivitas  bisnis  dan pemeliharaan sebuah arsip (Pratiwi, 2019).
Selain  itu,  sebuah  lembaga  yang  memiliki bidang  kearsipan  perlu  mengimplementasikan beberapa  kebijakan  yang  berhubungan  dengan arsip,  seperti    peraturan  Walikota  Bandung Nomor  45  Tahun  2019  yang  saat  ini  diubah menjadi peraturan Walikota Bandung Nomor 71 Tahun 2020 yang membahas mengenai pengklasifikasian arsip berdasar pada fungsi/urusan, kegiatan dan transaksi, pengklasifikasian  arsip  juga    menjadi  acuan dalam  manajemen  arsip  suatu  lembaga,  lalu terdapat peraturan Walikota Bandung Nomor 27 Tahun  2019  yang  di  ubah  menjadi  peraturan Walikota Bandung No 70 Tahun 2020 mengenai jadwal  retensi  arsip.  Selanjutnya  terdapat peraturan  Walikota  Bandung  Nomor  53  Tahun 2019 yang membahas mengenai sistem klasifikasi keamanan serta akses arsip dinamis.
Penelitian terdahulu yang berjudul “Pengelolaan  Arsip  di  Dinas  Perpustakaan  Dan Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas  Provinsi Kalimantan  Barat”  pada  tahun  2020  merupakan penelitian tentang bagaimana sistem pengelolaan arsip yang sesuai berdasarkan kebijakan menteri. Penelitian  berisi  tentang  pengelolaan  arsip  yang masih  belum  optimal  khususnya  dalam  sarana prasarana  kearsipan  dinas  perpustakaan  dan kearsipan  daerah.  Sama  halnya  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung  yang masih mempunyai keterbatasan dalam sarana dan prasarana. Skripsi berjudul “Analisis Pengelolaan Arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota Bogor”  pada  tahun  2019  menjelaskan  bahwa prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bogor belum sesuai pada teori peminjaman arsip dan masih memiliki kendala dalam sarana prasarana serta SDM yang memadai sehingga kegiatan pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bogor masih kurang optimal.
Berdasarkan persepsi awal Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung  yaitu institut pemerintah yang menjadi pusat informasi dan  pengetahuan.  Berdasarkan  data  Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung khususnya dalam  bidang  kearsipan  tentunya  melakukan
penciptaan,  penyimpanan,  pemeliharaan  dan penyusutan dengan mengimplementasikan sesuai peraturan Walikota Bandung. Dinas Perpustakaan dan  Arsip  Kota  Bandung  masih  memiliki beberapa kendala pada manajemen arsip, seperti kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM), kurangnya sarana dan prasarana. Peneliti tertarik untuk  mengeksplorasi  bidang  kearsipan  pada Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung dengan  mengambil  judul  penelitian  “Analisis Manajemen  Kearsipan  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Kota Bandung”.

## METODE
Penelitian ini merupakan  penelitian lapangan atau penelitian  empiris.  Metode  yang  digunakan adalah  pendekatan  kualitatif  dengan  jenis penelitian  deskriptif.  Penelitian  ini  tujuannya adalah  memberi  sebuah  gambaran  dalam pengelolaan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip  Kota  Bandung.  Penelitian  kualitatif  pada dasarnya merupakan sebuah filosofi positif yang berguna  untuk  mempelajari  suatu  objek  natural. Menurut  Sugiyono  (2018),  metode  penelitian kualitatif  yakni  metode  penelitian  berbasis filsafat yang melakukan penelitian dalam kondisi ilmiah  (eksperimen)  dimana  peneliti  lebih menekankan pada relevansi daripada alat, teknik pengumpulan data dan analisis bersifat kualitatif.
Sasaran penelitian ini adalah Dinas Perpustakaan dan Arsip yang merupakan lembaga informasi  dan  pengetahuan.  Sedangkan  objek penelitian ini terkait manajemen arsip pada Dinas Perustakaan dan Arsip sesuai kebijakan Walikota Bandung.  Sugiyono  (2016)  mengatakan  bahwa objek  penelitian  adalah  tujuan  ilmiah  yang mempunyai  fungsi  memperoleh  data  untuk  hal- hal  tertentu  yang  valid,  objektif,  dan  reliabel dalam  variabel  tertentu.  Peneliti  tertarik  untuk menggunakan  metode  penelitian  deskriptif kualitatif  agar  dapat  menjelaskan  manajemen arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota Bandung.  Penelitian  dilakukan  pada  tanggal  30 April 2023.
Selain menggunakan metode deskriptif seperti observasi dan wawancara, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif untuk memperoleh informasi  yang  kemudian  diubah  menjadi  data. Pengamatan  juga  dilakukan  melalui  informasi pada website Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung.  Peneliti  melakukan  wawancara  secara langsung  dengan  narasumber  Bapak  Andika selaku  koordinator  bidang  kearsipan  Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Gambaran Singkat Dinas Perpusatakaan dan Arsip Kota Bandung
Dinas Perpustakaan dan Arsip yaitu salah satu lembaga  pemerintah  yang  menyimpan  banyak sumber informasi dan pengetahuan. Dinas Arsip dan  Perpustakaan  Kota  Bandung  yaitu  institut yang mengelola koleksi karya sastra, karya cetak, dan  karya  rekam  dengan  sistem  baku  yang profesional dalam memenuhi kebutuhan pendidikan,  pelestarian,  informasi,  serta  hiburan pengguna Perpustakaan Kota Bandung. Awalnya Dinas  Arsip  dan  Perpustakaan  Kota  Bandung diberi  nama  Unit  Pelaksana  Teknis  Dinas (UPTD).  Lalu,  berubah  jadi  Unit  Pelaksana Daerah  (UPD)  dan  sesudah  itu,  mengalami perubahan lagi dengan nama Kantor Perpustakaan Umum Kota Bandung. Tahun 2001 ada 2 kantor tergabung yaitu Kantor Arsip Daerah dan  Kantor  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip Daerah Kota Bandung. Nama Lembaga Perpustakaan  Kota  Bandung  dimutakhirkan menurut Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 8  Tahun  2016  mengenai  Pembentukan  dan Perakitan  Perangkat  Daerah  Kota  Bandung. Nama  lembaga  menjadi  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Kota  Bandung  dan  bertempat  di Jalan  Seram  Nomor  2,  Citarum,  Kecamatan Bandung  Wetan,  Kota  Bandung,  Jawa  Barat 40115.
Visi  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota Bandung  adalah  terwujudnya  peningkatan  minat baca masyarakat dan penyelenggaraan kearsipan secara  baku.  Misinya  adalah  dengan  misi mewujudkan minat baca masyarakat, mewujudkan penyelenggaraan kearsipan, meningkatkan  pelayanan  pada  masyarakat,  dan mewujudkan  kinerja  yang  akuntabel.  Selain memiliki  visi  dan  misi,  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip  Kota  Bandung  mempunyai  tujuan  dalam mengembangkan  lembaga  menjadi  lebih  baik yaitu  pengembangan  atau  implementasi  dari pernyataan  misi,  yang  ingin  dicapai  atau  dibuat dalam  1 - 5 tahun.  Penetapan  tujuan  untuk rencana  strategis  didasarkan  pada  peluang  dan masalah  dan  isu-isu  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip  Daerah  Kota  Bandung. Berikut  adalah rumusan  tujuan  Perencanaan  Strategis  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Kota  Bandung 2013 - 2018 yaitu: (1) Meningkatkan minat baca masyarakat,  (2)  Meningkatkan  penyelenggaraan kearsipan,  (3)  Meningkatkan  pelayanan  pada masyarakat;  dan  (4)  Terwujudnya  kinerja  yang akuntabel.
Tugas  Pokok  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kota Bandung sesuai dengan Peraturan Walikota  Bandung  Nomor  1399  Tahun  2016 yakni  melaksanakan  sebagian  kewenangan daerah  dalam  bidang  perpustakaan  dan  arsip daerah. Demi mendukung  dan melengkapi tugas pokok, maka terdapat fungsi dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung yakni: (1) Merumuskan  kebijakan  teknis  dalam  bidang perpustakaan dan arsip daerah; (2) Melaksanakan pembinaan,  mengelola  perpustakaan  serta  arsip daerah yang terdiri dari pengelolaan perpustakaan dan  arsip  serta  bina  pustaka  dan  kearsipan;  (3) Melaksanakan  tugas  yang  diberikan  oleh Walikota tergantung pada tugas serta fungsinya.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung mempunyai dasar hukum yang menjadi pedoman untuk  melaksanakan  pengelolaan  perpustakaan, yaitu Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun  1945,  UU  Republik  Indonesia  Nomor  43 Tahun  2007  mengenai  Perpustakaan,  Peraturan Pemerintah  Nomor  24  Tahun  2014  mengenai Pedoman  Pelaksanaan  Penyelenggaraan  UU Nomor  43/2007  mengenai  Perpustakaan.  UU Republik  Indonesia  Nomor  11  Tahun  2008 mengenai  Informasi  dan  Transaksi  Elektronik (ITE),  UU  Republik  Indonesia  Nomor32  Tahun 2004 mengenai Pemerintah Daerah, UU Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 mengenai Hak Cipta, Peraturan Pemerintah No. 52 Tahun 2000 mengenai Penyelenggaraan Telekomunikasi, Instruksi  Presiden  Nomor  1  Tahun  1985 mengenai  Perbaikan  dan  Peningkatan  Mutu Pelayanan Aparatur Pemerintahan kepada Masyarakat. Kementerian Pendayagunaan Aparatur  Negara  Nomor  81  Tahun  1993 mengenai  Pedoman  Tata  Laksana  Pelayanan Umum. Adapun kelengkapan fasilitas dan koleksi bahan  pustaka  yang  dimiliki  Dinas  Arsip  dan Perpustakaan  Kota  Bandung  dapat  dilihat  oleh seluruh  lapisan  masyarakat  di  Kota  Bandung mulai anak-anak, remaja hingga dewasa bisa menggunakan  ataupun  mengunjungi  kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung.
Dasar hukum kearsipan di Dinas Perpustakaan dan  Arsip  adalah    UU  Republik  Indonesia  dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai  Kearsipan.  Kedua  dasar  hukum  itu menjamin keamanan bahan pertanggung jawaban nasional  mengenai  perencanaan,  pelaksanaan, dan  penyelenggaraan  kehidupan  nasional  serta yang  wajib  dipelihara  keutuhan,  keamanan,  dan keselamatannya,  diundangkan  oleh  pemerintah Indonesia  pada  tahun  2009.  Peraturan  Walikota Bandung  Nomor    45  Tahun    2019  yang  saat  ini
diubah  menjadi  peraturan  Walikota  Bandung Nomor  71  Tahun  2020  membahas  tentang pengklasifikasian arsip berdasar pada fungsi/urusan, kegiatan dan transaksi, pengklasifikasian arsip juga menjadi acuan dalam manajemen  arsip  suatu  lembaga,  lalu  terdapat peraturan  Walikota  Bandung  Nomor    27  Tahun 2019  yang  diubah  menjadi  peraturan  Walikota Bandung Nomor 70 tahun 2020 mengenai jadwal retensi  arsip.  Selanjutnya  terdapat  peraturan Walikota  Bandung  53  Tahun  2019  yang membahas  terkait  sistem  klasifikasi  keamanan dan  akses  arsip  dinamis.  UU  Nomor  20  Tahun 2003 mengenai Sistem Pendidikan Nasional, UU Nomor  23  Tahun  2014  mengenai  pemerintahan daerah,  peraturan  pemerintah  Nomor  28  Tahun 2012 mengenai pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009  mengenai  kearsipan,  peraturan  pemerintah No  24  tahun  2014  mengenai  pelaksanaan  UU Nomor 43 Tahun  2007 mengenai perpustakaan, peraturan  daerah  kota  Bandung  Nomor  8  Tahun 2016,  mengenai  pembentukan  dan  susunan perangkat  daerah  Kota  Bandung,  peraturan Walikota  Bandung  Nomor  1399  Tahun  2016, mengenai  kedudukan  organisasi,  tugas  serta fungsi  serta  tata  kerja  dinas  perpustakaan  dan kearsipan  kota  Bandung,  peraturan  daerah  Kota Bandung  Nomor  13  Tahun  2015,  mengenai penyelenggaraan perpustakaan, peraturan daerah Kota  Bandung  Nomor  3  Tahun  2016,  mengenai penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintahan Kota Bandung.
Hasil  penelitian  dan  pembahasan  dipaparkan secara  komprehensif  dari  segi  pertanyaan  atau kondisi yang terjadi secara langsung di lapangan yakni  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota Bandung. Bidang kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip di Kota Bandung terdapat di  unit  sekretariat,  dalam  unit  ini  terdapat  unit pengelolaan  arsip  yaitu  arsip  statis  dan  arsip dinamis.  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota Bandung  hanya  fokus  pada  arsip  dinamis  aktif dan inaktif sedangkan arsip statis ada pada DEPO Center arsip yang terdapat di daerah Balai Kota. Pengelolaan  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kota Bandung meliputi, penyimpanan, perawatan, serta pemusnahan.

## Penciptaan  Arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Kota Bandung
Proses  memperoleh  dan  menciptakan  arsip (dokumen) dengan kegiatan pencatatan informasi yang  dilakukan  dalam  melaksanakan  kewajiban dan  fungsi  suatu  organisasi  dikenal  dengan penciptaan  arsip.  Menurut  Rosalin  (2017)
penggunaan  arsip  merupakan  proses  yang dilakukan  untuk  menggunakan  arsip  demi keuntungan  organisasi.  Seperti  yang  sudah diketahui  bahwa  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Kota Bandung hanya fokus terhadap pengelolaan arsip  dinamis  yakni  arsip  aktif  dan  inaktif. Pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  memiliki  unit pengolah  yang  berada  dibawah  unit  sekretariat. Unit  pengolah  menerapkan  4  pilar,  yaitu  tata naskah dinas, pemeliharaan berdasarkan klasifikasi,  penyusutan  berdasarkan  Jadwal Retensi  Arsip  (JRA),  dan    Sistem  Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKAAD).
Penciptaan  arsip  yang  di  lakukan  di  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Bandung senantiasa  berpegangan  dasar  hukum  kearsipan seperti,  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun 2012  mengenai  pelaksanaan  Undang  Undang Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009 mengenai Kearsipan lalu ditindaklanjuti Peraturan  Walikota  Nomor  10  Tahun  2019 mengenai  tata  naskah  dinas  di  lingkungan  Kota Bandung,  tata  naskah  dinas  sebagai  panduan kearsipan  di  wilayah  Kota  Bandung.  Kemudian dilanjutkan  pada  Peraturan  Walikota  Bandung Nomor 71 Ttahun 2020 yang membahas tentang pengklasifikasian  arsip  dan  Peraturan  Walikota Bandung  Nomor  70  Tahun  2020  mengenai jadwal  retensi  arsip.  Selanjutnya  terdapat Peraturan  Walikota  Bandung  Nomor  53  Tahun 2019 yang membahas mengenai sistem klasifikasi keamanan  dan  akses  arsip  dinamis.  Peneliti menyimpulkan bahwa manajemen kearsipan yang dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung  sudah  sesuai  dengan  dasar  hukum kearsipan yang terdapat pada peraturan walikota maupun peraturan pemerintah.

## Pemeliharaan  Arsip  di  Dinas  Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung
Pemeliharaan arsip juga merupakan salah satu bagian dari pengelolaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan  sebuah  proses  untuk  menjaga keutuhan  kondisi  arsip  pada  jangka  waktu  yang lama. Pemeliharaan arsip yang baik penting untuk memastikan data yang terkandung di dalam arsip tetap  terjaga  dan  bisa  diakses  jika  diperlukan  di masa  depan.  Dalam  pemeliharaan  arsip,  Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung melakukan  pengklasifikasian  untuk  memilah pemberkasan arsip aktif berdasarkan permasalahannya  dengan  menggunakan  alfa numerik yang mencakup nomor dan alfabetis.
Dalam  upaya  mempertahankan  kelestarian Arsip Pemerintah Kota Bandung, unit
pengelolaan arsip menyediakan alat pemadam api thermatic. Tentunya  ini  memiliki  tujuan  untuk menjaga keamanan arsip dari bencana kebakaran yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
Penggunaan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota Bandung
Penggunaan dan penyimpanan arsip memiliki keterkaitan  satu  sama  lain,  termasuk  bagaimana arsip aktif akan digunakan dan disimpan. Apabila penggunaannya  masih  tinggi  berarti  arsip  masih sering dipinjamkan  oleh  pencipta  arsip  untuk keperluan  administrasi  internal  organisasi.  Oleh sebab  itu,  arsip  dinamis  aktif  harus  digunakan untuk  peminjaman  (Tarigan,  2019).  Penggunaan arsip terdapat keteguhan publik, yaitu arsip harus bersifat  terbuka  baik  secara  digital  maupun  non digital.  Namun,  tidak  semua  arsip  bersifat terbuka. Masih  terdapat arsip-arsip yang dikecualikan,  seperti  arsip  yang  bersifat  rahasia sesuai  peraturan  Sistem  Klasifikasi  Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD).
Peminjaman arsip dari pihak luar menggunakan out indicator yang datanya ada di map  folder.  Terdapat  buku  peminjaman  berisi surat  masuk  dan  surat  keluar.  Prosedur peminjaman  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Kota Bandung adalah: (1) Membawa kartu identitas pribadi, mengisi buku tamu dan formulir peminjaman arsip, (2) Petugas arsip akan mencari jenis  arsip  yang  dipinjam  yang  sesuai  dengan kebutuhan pemohon arsip, (3) Petugas arsip akan menyerahkan  arsip  kepada  peminjam  arsip,  (4) Peminjam  arsip  dapat  menggunakan  arsip  yang dipinjam,  jika  selesai  digunakan,  peminjaman arsip dapat mengembalikan arsip kepada petugas arsip  disertai  pengembalian  arsip  dan  formulir permohonan  arsip,  (5)  Arsip  yang  sudah  di serahkan  kepada  petugas  arsip  akan  disimpan kembali.
Apabila  terdapat  kerusakan  arsip  atau peminjam sengaja memusnahkan arsip maka akan mendapat sanksi berupa ketentuan pidana sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 86 yang berisi hukuman pidana penjara paling lama 10  tahun  dan  denda  sebesar  Rp500.000.000, kemudian  apabila  arsip  disalahgunakan  untuk kepentingan  pribadi  akan  didenda  berdasarkan Pasal 81 dan Pasal 82 yang berisi ancaman pidana penjara paling lama 3 sampai dengan 5 tahun dan denda sebesar Rp250.000.000 - Rp125.000.000.

## Penggunaan dan Penyimpanan Arsip Dinamis
Aktif  dan  Inaktif  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Kota Bandung
Penyimpanan  arsip  yaitu  proses  menyimpan arsip  atau  dokumen  dalam  kondisi  baik  serta aman  dalam  jangka  waktu  lama.  Hal  tersebut penting  untuk  memastikan  informasi  yang terkandung  dalam  arsip  tetap  tersedia  dan  dapat diakses jika diperlukan di masa yang akan datang. Terdapat faktor yang perlu dipertimbangkan saat melakukan  penyimpanan  arsip,  yaitu  keamanan, lingkungan penyimpanan, dan metode penyimpanan yang digunakan
Penyimpanan  arsip  aktif  yang  berada  di  unit pengolah,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip menggunakan filing cabinet. Arsip aktif dimasukkan  ke  dalam  map  folder  berdasarkan klasifikasi dan diberi sekat, seperti sekat primer, sekat  sekunder  dan  tertier. Masing-masing  sekat diberi  warna  yang  berbeda  untuk  memudahkan pencarian. Pada dasarnya penyimpanan arsip aktif pada unit pengolah harus memiliki filing cabinet , map  folder,  sekat, out  indicator dan  buku peminjaman arsip.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung memiliki  ruang record  center sebagai  tempat penyimpanan arsip  inaktif.  Proses  penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus sesuai origin order atau asal usul, arsip asli, dan original order atau  dapat  dikatakan  bahwa  arsip  yang  sudah diberikan  tidak  boleh  diubah-ubah  atau  harus sesuai  aslinya.  Berikut  penyimpanan  arsip  di record center Dinas Perpustakaan dan Arsip: (1) Menggunakan boks yang disimpan di rak. Setiap rak memiliki kode nomor seperti rak 1, rak 2, dan rak 3. Penyimpanan di boks disusun dengan pola seperti ular dari kiri ke kanan lalu ke kanan bawah dan  seterusnya,  (2)  Setiap  boks  harus  memiliki ciri dari bidang-bidang pengolahan, cirinya dapat dilihat dari label warna yang terdapat di luar boks, seperti  label  warna  kuning  dari  Sekre,  (3) Penyusunan berdasarkan kode klasifikasi, seperti pada boks di rak pertama terdapat kode KP1 yang artinya Kepegawaian urutan kesatu, lalu angka 1 artinya  boks  berada  di  rak  pertama,  kemudian terdapat  kode  1-6  artinya  isinya  berupa  sampul nomor 1 hingga nomor 6.
Gambar 1 . Rak Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung

## Sumber: Dokumentasi Pribadi
Penyimpanan  arsip  tidak  hanya  disimpan dalam  dus,  terdapat  beberapa  arsip  yang  dapat diakses  menggunakan  perangkat  elektronik melalui  proses  digitalisasi.  Dinas  Perpustakaan dan  Arsip  Kota  Bandung  menggunakan  kode barcode untuk mengakses arsip melalui internet. Penyusutan  arsip  merupakan  sebuah  proses pengurangan  nilai  atau  kelayakan  arsip  seiring berjalannya  waktu.  Arsip  dapat  mengalami kerusakan, kehilangan atau sudah tidak memiliki nilai  guna  setelah  beberapa  waktu,  tergantung pada jenis dan sifatnya. Proses penyusutan arsip dapat  dilakukan  dengan  berbagai  cara  tergatung pada  kondisi  dan  kebutuhan  arsip.Terdapat beberapa metode umum dalam pemusnahan arsip yang  sudah  usang  dan  tidak  layak.  Pemindahan arsip  dilakukan  ke  tempat  yang  lebih  baik  dan pemindahan arsip ke dalam bentuk digital untuk memperpanjang  usia  penggunaannya.  Namun, penting  untuk  diingat  bahwa  penyusutan  arsip perlu  dilakukan  dengan  hati-hati  serta  sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk mencegah  kehilangan  informasi  penting  atau pelanggaran hukum. Oleh karena itu, penyusutan arsip  sebaiknya  dilakukan  dengan  mengikuti prinsip-prinsip arsiparis seperti integritas, otoritas, kerahasiaan, dan keterbukaan.
Penyusutan  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip biasanya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)  yaitu:  (1)  Pemindahan  Arsip  inaktif. Pemindahan  arsip  inaktif  di  lakukan  dari  unit pengolah kearsipan dan disesuaikan pada jadwal retensi arsip, (2) Pemusnahan Arsip. Pemusnahan juga  di  lakukan  pada  arsip  yang  sudah  tidak bernilai  guna  dan  jika  menurut  Jadwal  Retensi Arsip memang harus dimusnahkan, (3) Penyerahan Arsip Statis. Arsip statis yang sudah tidak  punya  nilai  guna  akan  diserahkan  apabila sudah  sesuai  dengan  jadwal  retensi  arsip.  Hasil
rapat  tim  pemusnahan  arsip  menentukan  apakah arsip tersebut harus dimusnahkan atau diserahkan kepada  Lembaga  Kearsipan  Daerah  (LKD)  atau Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung memiliki  teknik  dalam  proses  penyusutan  atau pemusnahan arsip yaitu: (1) Membuat tim penilai penyusutan  arsip,  (2)  Membuat  berita  acara penyusutan  arsip,  (3)  Membuat  data  arsip  aktif yang akan melakukan penyusutan.
Hambatan  dalam  Melakukan  Manajemen Arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kota Bandung.
Kendala yang dihadapi pada bagian pengelolaan  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip  Kota  Bandung  sehingga  mempengaruhi jalannya proses pengelolaan arsip yaitu kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  serta sarana dan prasarana. Pada umumnya kebutuhan arsiparis  di  Kota  Bandung  adalah  220  orang, namun  saat  ini  baru  terpenuhi  sekitar  22  orang yang menjabat sebagai arsiparis. Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung  saat  ini hanya memiliki 10 orang yang menjabat sebagai arsiparis dan ditempatkan di masing-masing unit pengelola  dan  tidak  semuanya  mengolah  arsip secara langsung.
Arsiparis  harus  memiliki  kualifikasi,  terlebih dalam  jabatan  fungsional  kearsipan.  Arsiparis memiliki beberapa jenjang, yaitu jenjang arsiparis terampil  yang  terdiri  dari  arsiparis  terampil pelaksana, arsiparis terampil mahir dan arsiparis terampil  penyelia.  Jenjang  ahli  terdiri  dari arsiparis  ahli  pertama,  arsiparis  ahli  muda, arsiparis  ahli  madya  dan  arsiparis  ahli  utama. Setiap  unit  pengolah  perlu  memiliki  arsiparis terampil minimal satu orang arsiparis, sedangkan unit kearsipan dan unit pengolah harus memiliki arsiparis  mahir  dan  arsiparis  penyelia.  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  yang  bergerak  dalam bidang  kearsipan  harus  memiliki  jenjang  ahli pertama  dan  arsiparis  terampil  penyelia.  Ini menjelaskan  bahwa  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip  Kota  Bandung  memiliki  kekurangan  pada Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  dengan  jabatan fungsional  arsiparis  yang  menjadi  penunjang jalannya  kegiatan  kearsipan  sehingga  proses pengelolaan arsip menjadi terhambat dan kurang optimal.
Terbatasnya  peralatan  untuk  menunjang kegiatan pengolahan arsip juga menjadi salah satu hambatan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung. Hal ini tampak dari kurangnya ruangan laboratorium  untuk  preservasi,  ruangan  depot
arsip yang berada di basement, kemudian tempat penyimpanan arsip inaktif yang  masih berada di lorong gedung. Hal ini menjelaskan bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung memiliki keterbatasan ruangan.

## KESIMPULAN
Pengolahan  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Kota Bandung berpedoman pada Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009  mengenai Kearsipan.  Pengelolaan  arsip  terdiri  dari  4  hal, yaitu  penciptaan,  penyimpanan,  penggunaan, pemeliharaan,  dan  penyusutan.  Penyimpanan arsip dinamis aktif di filing cabinet dengan map folder  serta  diberi  sekat  berdasarkan  warna  dan klasifikasi.  Arsip  dinamis  inaktif  disimpan  pada ruang record  center. Penyimpanan  di  rak memakai  boks  yang  dibedakan  menggunakan label.  Arsip  dipinjamkan  untuk  umum  kecuali arsip  yang  bersifat  rahasia.  Pemeliharaan  arsip dengan  sistem  klasifikasi  untuk  memilah  berkas arsip aktif berdasarkan permasalahannya menggunakan alfa  numeric yang  mencakup nomor dan alfabetis. Penyusutan arsip dilakukan bila  arsip  tidak  mempunyai  nilai  guna  sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosedur penyusutan arsip  adalah  membuat  tim  penilai  penyusutan arsip, membuat berita acara penyusutan arsip, dan membuat  data  arsip  aktif  yang  akan  dilakukan penyusutan.  Kendala  yang  dihadapi  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung  adalah kurangnya sumber daya manusia dengan jabatan fungsional arsiparis dan

## DAFTAR PUSTAKA
Ardiana, S., & Suratman, B. (2021). Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada  Bagian  Tata  Usaha  di  Dinas  Sosial Kabupaten  Ponorogo. Jurnal  Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 9 (2), 335– 348. https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpap Basya,  M.  R.,  &  Puspasari,  D.  (2021).  Analisis Pengelolaan  Arsip  di  Kantor  Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 9(2), 439– 453. https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p439- 453 Kota Bandung. (2015). Profil Dinas Perpustakaan
dan Arsip Kota Bandung . Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bandung. Online: http://dispusip.bandung.go.id/profil/ Nurapriyanto,  P.  (2017). Pengelolaan  Arsip Dinamis  dalam  Menunjang  Efisiensi  Kerja Badan  Pelayanan  dan  Perijinan  Terpadu
(BP2T)  Kota  Tangerang  Selatan .  (Skripsi). http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/12 3456789/35314%0Ahttp://repository.uinjkt.a c.id/dspace/bitstream/123456789/35314/2/PA NGGIH NURAPRIYANTO-FAH.pdf Kota  Bandung.  (2021). Peraturan    Walikota Bandung    Nomor    36    Tahun    2021  tentang Tata    Naskah    Dinas  di  Lingkungan Pemerintah  Kota  Bandung. Pemerintah  Kota Bandung.
Indonesia. (2019). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan. Pemerintah Indonesia. Kota  Bandung.  (2020). Peraturan  Walikota Bandung  Nomor  53  Tahun  2019  tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Pemerintah Kota Bandung. Kota  Bandung.  (2020). Peraturan  Walikota Bandung  Nomor  71  Tahun  2020  tentang Klasifikasi Arsip. Pemerintah Kota Bandung.
Pratiwi,  D.  (2019) .  Karakteristik  Arsip  dan Pengertian Klasifikasi Arsip. https://pustaka.ut.ac.id/lib/wp-
content/uploads/pdfmk/ASIP4436-M1.pdf Rahmi, H. & Sukaesih, P.N. (2012). Pengelolaan Arsip  Dinamis  Aktif  di  Badan  Kepegawaian Provinsi  Jawa  Barat. Jurnal  Mahasiswa
Universitas Padjadjaran , 1 (1), 1–10. http://journals.unpad.ac.id Rosalin,  S.  (2017). Manajemen  Arsip  Dinamis . UB Press
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, R&D . Alfabeta Tarigan,  J.  (2019). Pengelolaan  Arsip  Dinamis Aktif  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan
Kota Depok .
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream /123456789/43833/1/JODY  OKTOVIANDA TARIGAN-FAH.pdf
Widyastuti,  Y.  (2019).  Pengelolaan  Arsip Dinamis  Inaktif  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kabupaten Tegal. Jurnal Kearsipan , 1(2), 40–52.
Yunda, N. R. (2022). Pengelolaan arsip dinami s dalam menunjang tertib administrasi di Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Bandung. Nautical: Jurnal Ilmiah Multidisiplin Indonesia, 1(7), 638 - 648. https://doi.org/10.55904/nautical.v1i7.427