## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN BPKB DI POLRES KABUPATEN BOGOR BERBASIS WEB
Muhammad Hamdani 1 , Dewi Prim asari 2 , H er sant o F ajri 3
Universitas Ibn Khaldun Bogor
Jln. KH. Sholeh Iskandar Km 2, Kedung Badak, Tanah Sareal, Bogor.
Email : hamdani@yahoo.co.id

## ABSTRAK
Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat.  Salah  satunya  Polres  Kabupaten Bogor merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas memelihara keamanan, menegakan hukum,  memberikan  perlindungan  dan  pelayanan  terhadap  masyarakat  dan  melayani  pelayanan administrasi registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor serta pengemudi yang didalamnya juga mengurus pengarsipan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB). Sistem informasi manajemen pengarsipan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) yang ada di Polres Kabupaten Bogor masih dilakukan secara manual. Hal tersebut kurang efektif untuk memanajemen data setiap arsip BPKB yang masuk atau keluar tidak berjalan secara maksimal sehingga proses pelayanan data manajemen pengarsipan yang ada masih belum dikelola dengan baik. Sistem informasi manajemen atau sering dikenal dengan singkatannya MIS merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung  informasi-informasi  yang  dibutuhkan  oleh  semua  tingkatan  manajemen.  Model waterfall merupakan model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software dan model ini juga melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Maka dengan demikian dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  informasi  manajemen  pengarsipan  BPKB  di  Polres  Kabupaten Bogor berbasis web ini dapat dimanfaatkan untuk memberikan informasi pengarsipan arsip BPKB, mempermudah dalam pengarsipan arsip BPKB di Polres Kabupaten Bogor dan hasil pengelolaan arsip BPKB secaara manual sekarang sudah menjadi digital.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Arsip, BPKB, Polres, Kabupaten Bogor.

## ABSTRACT
Archives are recordings of activities or events in various forms and media in accordance with the development of information and communication technology made and accepted by state  institutions,  local  governments,  educational  institutions,  companies,  political organizations,  community organizations  and individuals in the implementation of  social life. One of them is the Bogor Regency Police, which is a government agency that has the task of maintaining security, enforcing the law, providing protection and services to the community  and  serving  administrative  services  for  registration  and  identification  of motorized vehicles and drivers which also take care of filing the Motorized Vehicle Owner's Book  (BPKB).  The  management  information  system  for  filing  the  Motorized  Vehicle Owner's  Book  (BPKB)  at  the  Bogor  Regency  Police  is  still  done  manually.  This  is  less effective for managing data for each incoming or outgoing BPKB archive that does not run optimally  so  that  the  existing  archiving  management  data  service  process  is  still  not managed properly. Management information system or often known by the abbreviation MIS  is  the  application  of  information  systems  within  the  organization  to  support  the information needed by all levels of management. The waterfall model is a classical model that is systematic, sequential in building software and this model also takes a systematic and  sequential  approach.  So  it  can  be  concluded  that  this  web-based  BPKB  archive management  information  system  at  the  Bogor  Regency  Police  can  be  used  to  provide information  on  BPKB  archives,  make  it  easier  to  archive  BPKB  archives  at  the  Bogor Regency Police and the results of manual BPKB archive management are now digital.
Keywords: Management Information System, Archives, BPKB, Polres, Bogor Regency.

## 1. PENDAHULUAN
Arsip adalah rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara  (Undang-Undang  nomor 43 tahun 2009). Polres  Kabupaten  Bogor merupakan  instansi pemerintah yang mempunyai tugas dan wewenang  memelihara  keamanan masyarakat,  menegakan  hukum, memberikan perlindungan dan memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. Satlantas Polres Kabupaten  Bogor  yang  bertugas melayani  pelayanan  administrasi registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor  serta  pengemudi  yang mengurus pengarsipan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB). Sistem manajemen pengarsipan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) yang dilakukan masih secara manual. Hal ini membutuhkan waktu lama untuk memanajemen  data  setiap  arsip yang masuk ataupun keluar,
sehingga  proses  pelayanan  yang terjadi tidak berjalan secara maksimal dan masih belum dikelola dengan baik. Untuk membantu mempermudah  dalam  manajemen pengarsipan BPKB di Polres Kabupaten Bogor. Rumusan masalah dalam penelitian ini
meliputi: a) Bagaimana cara merancang sistem informasi manajemen  pengarsipan  BPKB berbasis  web  di  Polres  Kabupaten Bogor? b) Bagaimana cara menghadapi kendala dalam pengelolaan  arsip  BPKB  di  Polres
Kabupaten  Bogor  secara  manual menjadi digital? c) Bagaimana cara mengimplementasikan sistem informasi  manajemen  pengarsipan BPKB  berbasis  web  di  Polres Kabupaten  Bogor?.  Tujuan  dari penelitian  yang  diharapkan,  yaitu: a)  Memperoleh  hasil  perancangan sistem informasi manajemen pengarsipan BPKB berbasis web di Polres Kabupaten Bogor. b) Memperoleh hasil pengelolaan arsip  BPKB  di  Polres  Kabupaten Bogor  secara  manual  menjadi digital. c) Memperoleh hasil implementasi sistem informasi manajemen  pengarsipan  BPKB berbasis  web  di  Polres  Kabupaten Bogor.  Batasan  masalah  dalam penelitian ini meliputi: a) Data yang digunakan adalah data arsip BKPB tanggal  25  April  2017  ruang lingkup Polres Kabupaten Bogor. b) Sistem informasi manajemen pengarsipan  BKPB  ini  hanya berbasis  web.  c)  Sistem  informasi manajemen  pengarsipan  BPKB  ini hanya  meliputi  balik  nama  dan mutasi.  Mafaat  penelitian  :  a) Membantu dalam proses manajemen kearsipan BPKB secara efektif di Polres Kabupaten Bogor. b) Mempermudah dalam pembuatan laporan-laporan pengarsipan BPKB di Polres Kabupaten  Bogor.  c)  Memberikan layanan  yang  lebih  baik  kepada pengguna  di  Polres  Kabupaten Bogor.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penyusunan  skripsi  ini  meliputi dua bagian pokok yaitu metode pengumpulan data dan metode perancangan system yang  mengacu  pada  buku  metodelogi  penelitian  Hasibuan[15].  Dalam  metode penelitian  dapat  dilihat  dari  flowchart  dan  kerangka  pemikiran  yang  ditunjukan pada Gambar 3.1
Gambar 3.1 Metode Penelitian.

## 3. HASIL
Analisis  Kebutuhan Fungsional Analisis kebutuhan fungsional  mendefinisikan tentang hal-hal yang terkait dengan fungsi dan kegunaan terhadap  sistem  yang  akan dibangun dari hasil penelitian. Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Analisis kebutuhan non- fungsional mendefinisikan
hal-hal  yang  tidak  terkait dengan  fungsi  dan  kegunaan
sistem yang akan dibangun.

## Analisis Kebutuhan Pengguna
Analisis  kebutuhan  pengguna mendefinisikan  tentang  pelaku  atau aktor  yang  terlibat  terhadap  sistem beserta kegiatan yang dapat dilakukan oleh  aktor  terhadap  sistem.  Sistem yang  dibangun  melibatkan  dua  aktor yaitu pengguna umum (petugas
pengelola  ARSDOK  BPKB)  dan
administrator (kepala pengelola
ARSDOK BPKB).

## Diagram Konteks
Diagram  konteks  merupakan  diagram  yang  menggambarkan  proses  bisnis terhadap  suatu  sistem  yang  dibuat.  Proses  bisnis mendefinisikan  kegiatan  pelaku (aktor)  terhadap  sistem.  Diagram  konteks  ini  menggambarkan  bahwa  dalam pengembangan  sistem  informasi  manajemen  arsip  BPKB  di  Polres  Kabupaten Bogor  berbasis  web  terdapat  2  aktor  yaitu  pengguna  umum  (petugas  pengelola ARSDOK BPKB) dan administrator (kepala pengelola ARSDOK BPKB). Diagram konteks dalam penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 1

## Desain Interface
Desain interface digunakan untuk menggambarkan tampilan
sistem. Interface atau antar muka adalah perantara yang menjembatani  interaksi  antara pengguna umum dengan program yang berupa komponen tampilan  dan  tata  letak  dari
komponen  tampilan  tersebut.
Berikut merupakan desain interface  pada  sistem  informasi penempatan  siswa  PRAKERIN pada Gambar 2 dan 3.
Gambar 2 Desain Interface Dashboard.

## Desain Interface Rak BPKB
Desain  interface  rak  BPKB ini menggambarkan tentang
aktifitas  administrator  dalam menambah, mengedit dan menghapus rak BPKB kemudian data yang telah ditambah, diedit dan  dihapus  telah  tersimpan kedalam
database. Desain interface rak BPKB ditunjukkan pada Gambar 4.59
Gambar 3 Desain Interface Rak BPKB.

## Desain Interface Kategori
Desain interface kategori ini  menggambarkan  tentang aktifitas administrator menambah,  mengedit  dan menghapus kategori pengarsipan BKPB. Kemudian data yang ditambah,  diedit  dan  dihapus akan tersimpan kedalam database.  Desain  interface menambah,  mengedit  dan menghapus kategori ini ditunjukkan pada Gambar 4 Gambar 4 Desain Interface Kategori. Desain Interface Klasifikasi Kendaraan Desain  interface  klasifikasi kendaraan ini menggambarkan tentang aktifitas administrator dalam menambah, mengedit, melihat detail dan  menghapus  data  klasifikasi kendaraan.  Kemudian  data  yang telah  ditambah,  edit,  melihat  detail dan dihapus akan tersimpan kedalam database. Desain interface klasifikasi kendaraan ini ditunjukkan pada Gambar 5

## Kendaraan.

## Desain Interface Pemilik BPKB
Desain interface pemilik BPKB ini
menggambarkan  aktifitas  pengguna umum dan administrator untuk menambah,  mengedit,  melihat  detail, mutasi,  balik  nama,  menghapus, mencetak laporan, mencari dan menambah  data  individu  pemilik BPKB  yang  ada  didalam  database. Desain  interface  pemilik  BPKB ditunjukkan pada Gambar 6
Gambar 6 Desain Interface Pemilik BPKB.

## Desain Interface Manajemen Akses
Desain  interface  manajemen akses  ini  menggambarkan  aktifitas administrator  untuk  menambah  dan menghapus manajamen akses.
Kemudian  data  tersebut  tersimpan kedalam  database.  Desain  interface manajemen  akses  ditunjukkan  pada Gambar 7
Gambar 7 Desain Interface Manajemen Akses Pengarsipan BPKB. Desain Interface Manajemen Polres Desain  interface  manajemen  Polres ini  menggambarkan  tentang  aktifitas administrator dalam mengedit manajemen  Polres  yang  ada  didalam database.  Kemudian  data  yang  telah diedit  tersimpan  kedalam  database. Desain  interface  mengedit  manajemen Polres ditunjukkan pada Gambar 8
Gambar 8 Desain Interface Manajemen Polres.

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan  dari  sistem informasi manajemen
pengarsipan  BPKB  di  Polres Kabupaten  Bogor  berbasis  web ini  adalah  sebagai  berikut:  a) Perancangan  sistem  informasi manajemen  pengarsipan  BPKB di  Polres  Kabupaten  Bogor berbasis  web  telah  berhasil dengan  rancangan  sistem  yang telah  dibuat  berupa  diagram
UML (Unified Modelling
Language). b) Hasil pengelolaan arsip BPKB di Polres Kabupaten Bogor  secaara  manual  menjadi digital yaitu dengan cara pembuatan sistem informasi manajemen  pengarsipan  BPKB di  Polres  Kabupaten  Bogor berbasis  Web.  c)  Implementasi
dilakukan dengan pembangunan sistem  informasi  manajemen pengarsipan  BPKB  di  Polres
Kabupaten  Bogor  berbasis  web.
Terdapat  5  bagian  pengarsipan
BPKB  diantaranya  master  data, klasifikasi  kendaraan,  pemilik BPKB,  manajemem  akses  dan manajemen Polres.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1]  Margareta Shinta, Hubungan Pelaksanaan Sistem  Kearsipan  Dengan Efektivitas Pengambilan Keputusan. Universitas Pendidikan Indonesia, Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia, 2013. [2]  Khoirul Muhammad, Irianto  Tri  T  dan  Kusuma Berlian R, “Aplikasi Pengelolaan Data Kearsipan  Pada  Sekolah
Menengah  Atas  Negri  1
Mlonggo  Jepara  Berbasis
Multiuser,”  Aplikasi  Data
Kearsipan,  Vol.  01  No.
ISSN  2302-  5700,pp.  No.
01, 2013.
[3]  Indrawati  Ayu  GI,  Sistem Informasi Manajemen Arsip  STNK  Kendaraan Bermotor Di Kantor Samsat  Semarang  Timur, Semarang: Universitas Dian Nuswantoro Semarang, 2010. [4]  S  Edwin  Jeff,  Sulistiowati dan  Mirza  Yoppy  M, “Rancang Bangun Aplikasi Document Management System Pada Bagian Persediaan Di PT. Indonesia  Indah  Tobacco Citraniaga,” Sistem
Informasi,  Vol.  03  No. ISSN 2338-137x,p. No. 01, 2014.
[5]  Andwiyan Deny, Rohamah
Siti, Pasaribu Mesiana dan Suco  Not  S,  Implementasi System  Kearsipan  Dengan
Metodologi System
Development  Life  Cycle
(SDLC)  Pada  Fiznet.Net, Tanggerang: STMIK Raharja, 2012. [6]  Latif Fauzlah dan Wirangga Aditya P, Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E- ARSIP) Berbasis Microsoft Access Pada PT. HI-TEST, Batam:
Politeknik  Negeri  Batam,
2014.
[7]  Pangestu  Wira  D,  “Teori
Dasar  Sistem  Informasi
Manajemen  (SIM),”  Ilmu
Komputer, 2007. [Online].
Available: www.IlmuKomputer.com. [Diakses 12 Juli 2017].
[8]  Utomo Djoko, “Organisasi
Dan  Layanan  Kearsipan,”
Jurnal  Kearsipan,  Vol.  03
No.  ISSN  1978-130x,p.
No.01, 2008. [9]  Polri, “Layanan Buku Kepemilikan Kendaraan Bermotor  (BPKB)  Dan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK),” Polri,
2010.  [Online].  Available: www.polri.go.id.  [Diakses
13 Juli 2017]. [10]  Pontoh  Ivan  RG,  Arie  dan Lumenta,  “Arsip  Digital Dokumen Kontrak Berbasis  Web  Pada  PT. Abdi  Pratama  Perkasa,” Teknik Elektro Dan Komputer,  Vol.  05  No. ISSN 2301-8402,p. No.04, 2016. [11]  Ratna Kusuma LA, “Pengertian PHP Dan MySQL,”  Ilmuti,  2014. [Online]. Available: www.ilmuti.org.  [Diakses
13 Juli 2017].
[12]  Junidar, “Perancangan Sistem  Informasi  Arsip Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan PHP  dan  MySQL,”Ilmu
Komputer,  Banda  Aceh:
STMIK U’Budiyah
Indonesia, 2012.
[13]  Prabowo  Ari  F  dan  Syani
Mamay, “Sistem Informasi Pengolahan
Sertifikat
Berbasis  Web  di  Divisi Training  Seamolec,”  Vol. 02 No. ISSN 2541-5093,p. No. 01, 2017.
[14]  Sommerville, Software Engineering. (9th Edition),
Bostom:  Addison-Wasley, 2011.
[15]  Hasibuan Z A, Metodologi
Penelitian  Pada  Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi. Universitas Indonesia Fakultas  Ilmu  Komputer, Jakarta: Universitas Indonesia, 2007.