Vol. 6, No. 6 Desember 2023, Hal. 961 – 967 p-ISSN: 2622 – 6014; e-ISSN: 2745 – 8644

## JURNAL PROMOTIF PREVENTIF
Desain Tracer dan Efisiensi Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Menggunakan Tracer di RSUD Kabupaten Buton Selatan

## Tracer Design and Time Efficiency in Providing Medical Record Files using
Tracer at South Buton District Hospital

## Selvi Mayang Sari, Mega Ermasari Muzuh
Program Studi Diploma Tiga Rekam Medis dan Inforamsi Kesehatan Politeknik Baubau
Article Info
ABSTRACT / ABSTRAK Article History Received: 19 Nov 2023 Revised: 28 Nov 2023 Accepted: 12 Des 2023 Not using tracers in the filing room can cause delays in patient treatment services, both medical  and  non-medical.  This  causes  patient  waiting  times  to  be  long,  and  has  a negative impact on the quality of health services. The research aims to assess the time efficiency  of  providing  medical  record  files  using  Tracer.  The  type  of  research  is qualitative research using a phenomenological approach. The research subjects were the head of the medical records room and the filing officer. The use of Tracer in the South Buton Regency Regional Hospital chose alternative I, rectangular in shape with a length of 30 cm and a width of 10 cm. For color selection, the hospital chose bright red because it is striking and different from the existing medical record files which use laminated  F4  bound  paper  as  the  basic  material.  Because  the  speed  of  providing medical record files to the polyclinic is one indicator of the quality of medical record services,  it  is  based  on  the  results  Research  shows  that  the  time  used  to  search  for medical  record  files  after  using  the  Tracer  is  more  effective,  namely  43  minutes, compared  to  73  minutes  before  using  the  Tracer,  so  the  faster  the  medical  records arrive at the polyclinic, the faster the service will be provided to the patient.
Keywords: Tracer Design, File Provision, Medical Records
Tidak digunakannya Tracer pada ruangan filing dapat menimbulkan keterlambatan pelayanan  pengobatan  pasien  baik  secara  medis  maupun  nonmedis.  Hal  ini menyebabkan waktu tunggu pasien menjadi lama, dan berdampak negatif pada mutu pelayanan  Kesehatan. Penelitian  bertujuan untuk menijau  efisiensi  waktu penyediaan  berkas  rekam  medis  menggunakan Tracer. Jenis  penelitian  adalah penelitian kualitatif digunakan dengan pendekataan fenomenologi. Subjek penelitian adalah kepala ruangan rekam medis dan petugas filing. Penggunaan Tracer di RSUD Kabupaten  Buton  Selatan  memilih  alternatif  I,  berbentuk  persegi  panjang  dengan panjang 30cm dan lebar 10 cm. Untuk pemilihan warna pihak Rumah Sakit memilih warna merah terang karena mencolok dan berbeda dengan berkas rekam medis yang ada  dengan  menggunakan  bahan  dasar  kertas  jilid  F4  yang  dilaminating,  Karena kecepatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  ke  poli  menjadi  salah  satu  indikator mutu  pelayanan  rekam  medis,  maka  berdasarkan  hasil  penelitian  waktu  yang  di gunakan  untuk  mencari  berkas  rekam  medis  setelah  menggunankan Tracer lebih efektif yaitu 43 menit, dibandingka sebelum menggunakan Tracer yaitu  73 menit, sehingga  semakin  cepat  rekam  medis  sampai  di  poliklinik  maka  semakin  cepat pelayanan yang di berikan kepada  pasien
Kata kunci: Desain Tracer, Penyediaan Berkas, Rekam Medis
Corresponding Author :
Name : Selvi Mayang Sari Afiliate : Program Studi Diploma Tiga Rekam Medis dan Inforamsi Kesehatan Politeknik Baubau
Address  : Jl. Drs H. La Ode Manarfa RT 01 RW 03 Kel. Baadia Kec. Murhum Kota Baubau Prov. Sultra 93726 Email : selvimayang@gmail.com

## PENDAHULUAN
Menurut International Federation of Health Records Organization (IFHRO) atau sekarang dikenal dengan nama International Federation of Helath Information Management Associations (IFHIMA, 2012) petunjuk keluar (outguide) atau Tracer adalah pengganti berkas rekam medis yang  akan  dikeluarkan  dari  penyimpanan  untuk  tujuan  apapun. Tracer harus  terbuat  dari bahan yang kuat dan sebaiknya berwarna. Ada berbagai jenis petunjuk keluar yang tersedia (Ningsih, E. R & Rosada, A 2020).
Rancangan Tracer yang terpilih setelah mempertimbangakan kelebihan-kelebihan dari bahan yang kuat dan tahan lama, warna yang mencolok serta berbeda dengan warna dari map berkas rekam medis di Puskesmas Tempunak, serta rancangan ini memiliki bentuk yang simpel dan  mudah  digunakan.  Petunjuk  keluar  merupakan  sarana  penting  dalam  mengontrol penggunaan rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan (Riya Ismawati & Rohmadi, 2021).
Tidak digunakannya Tracer yang terjadi pada ruangan filing dapat menimbulkan masalah yaitu keterlambatan dalam pelayanan pengobatan pasien baik secara medis maupun nonmedis. Hal ini menyebabkan waktu tunggu pasien menjadi lama, dan akan berdampak negatif pada mutu pelayanan  kesehatan. Missfile yang  terjadi  dibagian filing rekam  medis  dapat  menyebabkan menurunnya  mutu  pelayanan  diinstitusi  pelayanan  Kesehatan.  Faktor  penyebab  terjadinya missfile salah satunya yaitu kelalaian tidak digunakannya Tracer (Fadila et al., 2021). Dengan demikian,  penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  tentang  desain tracer pada  ruang penyimpanan  berkas  rekam  medis  dan  meninjau  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis menggunakan Tracer di RSUD Kabupaten Buton Selatan.

## BAHAN DAN METODE
Penelitan ini menggunakan metode penelitian deskriptif, dengan pendekatan kualitatif untuk memberikan gambaran perencanaan/desain Tracer pada ruangan filing dan meninjau efisiensi waktu penyediaan berkas rekam medis di RSUD Kabupatenupatenupatenupatenupaten  Buton  Selatan.  Penelitian  kualitatif  deskriptif merupakan metode yang digunakan untuk mendeskripsikan dan menggambarkan fenomena- fenomena  yang  ada,  baik  bersifat  alamiah  maupun  rekayasa  manusia,  yang  lebih memperhatikan  mengenai  karakteristik,  kualitas,  keterkaitan  antar  kegiatan.  Penelitian dilakukan  di RSUD  Kabupaten  Buton  Selatan pada  bulan  Mei-September  2023.  Objek  pada penelitian  ini  adalah Tracer (petunjuk  keluar)  dan  berkas  rekam  medis  pasien.  Subjek penelitian  ini  adalah  kepala  unit  rekam  medis  dan  petugas  rekam  medis  bagian  ruang penyimpanan berkas rekam medis.
Pengumpulan  data  menggunakan,  wawancara  dan  studi  dokumentasi.  Wawancara adalah  suatu  metode  yang  dipergunakan  untuk  mengumpulkan  data,  di  mana  peneliti mendapatkan  keterangan  atau  informasi  secara  lisan  dari  sasaran  penelitian.  Studi dokumentasi  merupakan  salah  satu  cara  yang  digunakan  untuk  memperoleh  data  dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta  keterangan  yang  dapat  mendukung  penelitian.  Instrumen  Penelitian  ini  Pedoman wawancara dan Studi dokumentasi. Pedoman wawancara adalah pertanyaan- pertanyaan yang akan  ditanyakan  terhadap  petugas  rekam  medis  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis.
Studi  dokumentasi  dilakukan  dengan  cara  mengisi  tabel checklist untuk  melihat  hasil perbandingan  hubungan  berkas  rekam  medis  yang  menggunakan Tracer dan  dengan  tidak menggunakan Tracer dengan ketidakefektifan dalam pengambilan berkas rekam medis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Melakukan Identifikasi Terkait Tracer di RSUD Kabupaten Buton Selatan Menurut international federation of healty information management assosiations (2012) Tracer atau penanda keluar adalah pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di RSUD Kabupaten Buton Selatan  bahwa Tracer sebagai  petunjuk  keluar  berkas  rekam  medis  dibutuhkan  karena berdasarkan hasil uji sampel waktu yang dibutukan untuk menemukan berkas rekam medis lebih cepat di bandingkan tidak menggunakan Tracer .
Pentingnya Tracer sebagai  kartu  pelacak  berkas  rekam  medis  keluar  dari  rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  sangat  perlu  untuk  disosialisasikan  kepada  tenaga kesehatan  dalam  hal  ini  rumah  sakit.  kegiatan  ini  diharapkan  dapat  menciptakan  budaya pemanfaatan Tracer sebagai  kartu  pelacak  berkas  rekam  medis  ketika  keluar  dari  rak penyimpanan.
Adanya kendala yang dihadapi petugas filing yaitu  tidak  tersedianya Tracer sehingga memperlambat proses pengembalian berkas rekam medis pasien tetapi petugas filing di RSUD Kabupaten  Buton  Selatan  menyediakan  buku  untuk  peminjaman  dan  pengembalian  berkas rekam  medis  yang  berisikan  tanggal  peminjaman,  nomor  rekam  medis  pasien,  dan  nama peminjam. Kepala rekam medis  RSUD  Kabupaten Buton Selatan sudah mengusulkan terkait pembuatan  SOP  untuk  menggunakan Tracer ,  tetapi  belum  adanya  bahan  untuk  pembuatan Tracer dan untuk penyediaan berkas berdasarkan pengamatan yang dilakukan, bahwa proses penyediaan berkas rekam medis masih mengalami beberapa masalah, yaitu kurangnya SDM di ruangan filing .
Tujuan perancangan Tracer di RSUD Kabupaten Buton Selatan Untuk mendesain Tracer berkas rekam medis yang dapat digunakan di ruangan filing pada unit penyimpanan berkas rekam medis.desain Tracer yang dipilih yaitu, desain alternatif I, terbuat dari kertas jilid dan memiliki panjang 30cm dan lebar 10cm.
Merancang Tracer Berdasarkan Kebutuhan di RSUD Kabupaten Buton Selatan
Menurut  penanggung  jawab  ruangan  rekam  medis Tracer yang  dibuat  harus menggunakan bahan kertas yang kuat dan  kokoh. Dan untuk pemilihan warna menggunakan warna merah karena warna berkas rekam medis pasien di RSUD Kabupatenupatenupatenupaten Buton Selatan menggunakan berkas berwarna hijau dan putih. Peneliti  membuat  3  desain  alternatif Tracer dan  RSUD  Kabupaten  Buton  Selatan  memilih alternatif I, berbentuk persegi panjang dengan panjang 30cm dan lebar 10 cm. Untuk pemilihan warna pihak rumah sakit memilih warna merah terang karena mencolok dan berbeda dengan berkas rekam medis yang ada. Dengan bahan kertas jilid f4 yang di laminating, sesuai dengan kesepakatan dengan penanggungj jawab ruangan rekam medis.
Dengan menggunakan bahan tersebut maka mempermudah pembuatan Tracer , karena bahannya terbilang tipis sehingga dengan mudah bisa di sisipkan ke rak penyimpanan di antara berkas rekam medis yang sudah hampir penuh. Kelebihan dari perancangan Tracer alternatif I
yaitu bahan yang digunakan mudah di dapatkan dan tidak memerlukan biaya yang banyak, sedangkan kekurangannya karena bahan di laminating jadi Tracer yang digunakan harus pad arak yang padat akan berkas rekam medis.
Setelah  peneliti membuat Tracer kemudian dilakukan uji sampel di 20 berkas rekam medis untuk mengetahui efektifitas dan kebutuhan rumah sakit dari penggunaan Tracer .

## Merancang Standar Operasional Prosedur di RSUD Kabupaten Buton Selatan
Standar Operational Prosedur (SOP) adalah seperangkat petunjuk atau langkah-langkah yang digunakan untuk melakukan proses kerja rutin tertentu, menurut Permenkes nomor 512 tahun 2007, prosedur operasi standar memberikan langkah-langkah yang tepat oleh fasilitas pelayanan kesehatan berdaasarkan standar professional.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di RSUD  Kabupatenupatenupatenupaten Buton Selatan bahwa, untuk standar operasional prosedur sudah dibuat oleh pihak Rumah Sakit tetapi  masih  akan  di  diskusikan  lagi  terkait  SOP.  Pengelola  rekam  medis  di  RSUD Kabupatenupatenupatenupaten  Buton  Selatan  telah  membahas  penggunaan Tracer rekam medis sebagai berikut:
a. Cara  Penggunaan Tracer Pada  Saat  Pengambilan  Berkas  Rekam Medis
a) Pada  saat  berkas  rekam  medis  di  tarik  dari  rak  penyimpanan,  petugas menyiapkan Tracer pada tempatnya.
b) Nomor  rekam  medis,  nama  pasien,  poli  tujuan,  tanggal  keluar,  dan  tanggal  kembali semuanya di isi oleh petugas pada lembat lacak.
c) Petugas  membawa Tracer ke  tempat  penyimpanan  berkas  rekam medis.
d) Sebagai pengganti sementara untuk berkas yang ditarik keluar dari rak penyimpanan, Tracer kemudian di tempatkan di rak.
b. Cara Pengembalian Tracer
a) Petugas  mengambil  berkas  rekam  medis  yang  sudah  selesai  di  gunakan untuk di kembalikan ke tempat penyimpananPpetugas  melanjutkan  meletakkan  berkas  rekam medis  pad  arak penyimpanan.
b) Tracer di ambil dari rak penyimpanan oleh petugas rekam medis.
Berdasarkan undang-undang Republik Indonesia nomor 44 tahun 2009 pasal 13 ayat 3 menjelaskan  bahwa  standar  operasional  prosedur  adalah  suatu  perangkat  instruksi  atau langkah-langkah  yang  dilakukan  untuk  menyelesaikan  proses  kerja  tertentu  dengan

## RSUD KAB BUTON SELATAN
2 cm 7cm 6 cm 16 cm TRACER SISIPKAN SEBAGAI PENGGANTI BERKAS REKAM MEDIS YANG KELUAR 11 cm
mengetahui  setiap  unit  /  petugas  yang  terlibat  dalam  suatu  proses  kegiatan  tersebut.  (ITA JUFRI, 2020).
Efisiensi Waktu Penyediaan dan penyisipan Berkas Rekam Medis Menggunakan Tracer Kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis ke poli menjadi salah satu indikator mutu  pelayanan  di  rekam  medis.  Semakin  cepat  rekam  medis  sampai  di  poliklinik  maka semakin  cepat  pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Berdasarkan  pengamatan  yang dilakukan, bahwa proses penyediaan berkas rekam medis masih mengalami beberapa masalah, yaitu  kurangnya  SDM  di  ruangan filing .  Keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis tersebut,  berpengaruh  terhadap  pelayanan  medis  kepada  pasien.  Semakin  lama  penyediaan berkas rekam medis, maka semakin  lama juga waktu pelayanan medis yang diberikan kepada pasien (Hakam, 2018).
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  pada  10  berkas  di  dapatkan  rata-rata waktu  penyediaan  dan  penyisipan  berkas  rekam  medis  kurang  lebih  7  sampai  8  menit  per berkas  rekam  medis.  Sehingga  untuk  10  berkas  rekam  medis  saja  memakan  waktu  sampai kurang lebih 73 menit. Yang menjadi penghambat lamanya penyediaan berkas adalah petugas tidak mengetahui apakah berkas ada pada rak penyimpanan berkas rekam medis atau masih di pinjam ke ruangan lain yang memberi pelayanan kesehatan. Sedangkan pada 10 berkas lainnya didapatkan rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis kurang lebih 3 sampai 4 menit per berkas rekam medis. Sehingga untuk 10 berkas rekam medis memakan waktu sampai kurang lebih  43  menit.  Setelah  menggunakan Tracer petugas  tidak  lagi  kebingungan  karena  pada format Tracer terdapat  poli  tujuan  pasien  yang  memudahkan  petugas  mencari  keberadaan berkas rekam medis.
Karena kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke poli menjadi salah satu indikator mutu pelayanan rekam medis, maka bersarkan hasil penelitian waktu yang di gunakan untuk mencari berkas rekam medis sebelum menggunankan Tracer kurang efektif mengapa demikian karena setelah uji coba sampel menggunakan Tracer waktu yang di butuhkan hampir setengah dari waktu penyediaan dan penyisipan berkas sebelum menggunakan Tracer yaitu 73 menit dan  setelah  menggunakan Tracer menjadi  43  menit,sehingga  semakin  cepat  rekam  medis sampai di poliklinik maka semakin cepat pelayanan yang di berikan kepada pasien.
Penyebab dari lama nya penyediaan berkas rekam medis pasien yaitu jika berkas tidak ada pada rak penyimpanan biasanya petugas harus mengecek buku ekspedisi peminjaman dan pengambilan  berkas  rekam  medis  dan  jika  tidak  di  temukan  petugas  harus  mengecek  di komputer sesuai kunjungan pasien atau less pasien yang dicari dengan menghabiskan banyak waktu dan di karenakan juga pasien control setelah rawat inap jadi berkas rekam medis pasien harus di ambil ke instalasi rawat inap yang jaraknya lumayan jauh dari ruang rekam medis.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Penelitian  ini  menyimpulkan  bahwa  penggunaan Tracer efektif  dalam  pelayanan  di RSUD Kabupaten Buton Selatan karena dapat mengefisienkan waktu pelayanan. Dan desain Tracer yang baik digunakan di RSUD Kabupaten Buton Selatan yaitu berbentuk persegi panjang dengan panjang 30cm dan lebar 10cm karena bahan yang digunakan mudah didapatkan dan tidak memerlukan biaya yang banyak.
Sebaiknya  petugas filing Kabupaten  Buton  Selatan  segera  menggunakan Tracer pada proses  pengambilan  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis  untuk  meminimalisir  waktu penyediaan berkas rekam medis. Dan melakukan pengadaan Tracer dengan desain sesuai.

## DAFTAR PUSTAKA
Adiningsih, L. Y., & Wijaya, K. A. (2021). Perancangan TRACER untuk Mengendalikan Missfile Berkas  Rekam  Medis  pada  Bagian Filing di  Puskesmas  I  Denpasar  Selatan.  Jurnal
Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 9(1), 17.
https://doi.org/10.33560/jmiki.v9i1.307
Annet, N., & Naranjo, J. (2014). No Title. Applied Microbiology and Biotechnology, 85(1), 2071 – 2079.
Arifin, M., & Muzid, S. (2018). Analisa TRACER Study pada Universitas XYZ.
Jurnal Disprotek, 9(2), 70. https://doi.org/10.34001/jdpt.v9i2.799
Budiaty, W. O. S., & Latambu, S. (2022). Perancangan TRACER / Out Guide Berkas Rekam Medis di Puskesmas Wolio Kota Baubau Design of TRACER /Out Guide for Medical Record Files at The Wolio Health Center, Baubau City. Jurnal Sains & Kesehatan, 1(1), 3.
Fadila,  A.,  Perawat,  Y.,  Selatan,  S.,  Tinggi,  S.,  &  Kesehatan,  I.  (2021).  Literature  Review Penggunaan TRACER Pada Sistem Penyimpanan Literature Review.
Fairus. F. (2020). Bab iii metoda penelitian 3.1. Bab III Metoda Penelitian, Bab iii me, 5.
Guanabara, E., Ltda, K., Guanabara, E., & Ltda, K. (n.d.). No Title. 4, 35.
Hakam, F. (2018). Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Di Puskesmas X. Jurnal
Manajemen Informasi Dan Administrasi Kesehatan (JMIAK), 1(1), 11 – 15. https://doi.org/10.32585/jmiak.v1i1.119
Islam,  U.,  Sunan,  N.,  Yogyakarta,  K.,  Age,  G.,  Ilmiah,  J.,  Kembang,  T.,  &  Usia,  A.  (2016). Pengembangan Aplikasi TRACER Study Berbasis Android M. Saidul Muzakki | 67. 2, 3. ITA  JUFRI.  (2020).  Literature  Review  Perancangan TRACER (  Outguide  )  Pada  Unit Penyimpanan Rekam Medis Di Rumah Sakit Ibu Literature Review Perancangan TRACER ( Outguide ) Pada Unit. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 7.
Mathematics, A. (2016). No Title No Title No Title. 269, 1 – 23. Mentri Kesehatan RI, M. K. (2022). rekam medis.
Riya  Ismawati,  &  Rohmadi.  (2021).  Literature  Review:  Perancangan TRACER Dalam Penyimpanan  Dokumen  Rekam  Medis.  Indonesian  Journal  of  Health  Information Management, 1(1), 9 – 13. https://doi.org/10.54877/ijhim.v1i1.2
Sindy,  S.  L.,  &  Pratama,  R.  Y.  (2019).  Desain  Traccer  (Outguide)  Pada  Ruang  Penyimpanan Rekam Medis Di Puskesmas Sungai Durian Sintang. JUPERMIK (Jurnal Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan), 2(2), 54 – 62.
Student, M. T., Kumar, R. R., Omments, R. E. C., Prajapati, A., Blockchain, T.- A., Ml, A. I., Randive, P. S. N., Chaudhari, S., Barde, S., Devices, E., Mittal,
S., Schmidt, M. W. M., Id, S. N. A., PREISER, W. F. E., OSTROFF, E., Choudhary, R., Bit-cell, M., In, S. S., Fullfillment, P., … Fellowship, W.(2021). No Title. Frontiers in Neuroscience, 14(1), 1– 13.
Undang-Undang  Republik  Indonesia  No  44.  (2009).  Rumah  Sakit,  institusi  kesehatan masyarakat.
V.A.R.Barao, R.C.Coata, J.A.Shibli, M.Bertolini, & J.G.S.Souza. (2022). No Title. Braz Dent J., 33(1),
1 – 12.
Yovita,  M.,  Hasanah,  U.,  &  Chairunnisah,  R.  (2019).  Gambaran  Waktu  Penyediaan  Dokumen Rekam  Medis  di  Puskesmas  Karang  Pule  Kota  Mataram.  Jurnal  Rekam  Medis  Dan Informasi Kesehatan, 2(2), 53. https://doi.org/10.31983/jrmik.v2i2.5344
Zitte, L.F. et al., 2012. (2012). No, 12(2), 115 – 121.