To cite this document: Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Record and Library Journal
https://e-journal.unair.ac.id/index.php/RLJ

## Accessibility of archival reference services
Aksesibilitas layanan referensi kearsipan

## Nindya Indrasweri, Elya Riska Dwi Wahyuni, Rina Rakhmawati

## Vocational School of Universitas Gadjah Mada, Indonesia

## Abstract
Background  of  the  study: Archival  services  are  the  final  stage  of  records management,  if  they  are  based  on  an  archive  lifecycle  approach.  Accessibility aspects  need  to  be  studied  in  an  effort  to  optimize  archiving  services  so  that archives can be widely used by the community.
Purpose: This  paper  describes  the  process  of  archiving  services  and  the accessibility aspects of archiving services carried out by Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
Method: This research was a descriptive qualitative approach. Data was collected through observations, interviews, and literature studies. The data then has been analyzed in the following stages: observing the data, developing general sense, coding,  compiling  a  narrative  framework  for  presenting  the  results  of  data interpretation, and interpreting the data using data triangulation techniques.
Findings: The accessibility aspect of archiving services at the Sleman Regency Library  and  Archives  Service  is  viewed  from  four  indicators,  namely  policies, facilities  and  infrastructure,  service  personnel,  and  archive  user  satisfaction.  In policy indicators, the agency has been guided by legal products that are applied to  technical  archiving  services,  both  at  local  and  national  levels.  In  terms  of facilities  and  infrastructure  indicators,  in  general,  the  department  has  met  the minimum standard of availability and condition of archival service facilities and infrastructure.
Conclusion :  There  are  limitations  in  this  study,  namely  the  limitations  of  the analysis  of  each  indicator  which  does  not  describe  in  depth  so  that  archival services in the office are declared affordable. In addition, it is necessary to carry out a critical analysis of the results of the user satisfaction survey, namely through in-depth interview techniques to comprehensively understand the archive service process at the office.
Keywords: accessibility, archival reference, archival services
Paper Type:
Penelitian/Research Paper
Submitted: 4 March 2022 Revised: 30 March 2022 Accepted: 4 July 2022 Online: 13 December 2022
* Correspondence: Rina Rakhmawati
E-mail: rinaarsip@ugm.ac.id
To cite this document: Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8- I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Abstrak
Latar  Belakang  Masalah: Layanan  kearsipan  merupakan  tahap  akhir  dari pengelolaan  arsip,  jika  didasarkan  pada  pendekatan  daur  hidup  arsip.  Aspek aksesibilitas menjadi perlu untuk dikaji dalam upaya mengoptimalkan layanan kearsipan sehingga arsip dapat dimanfaatkan secara luas oleh masyakarat.
Tujuan: Penelitian ini memaparkan aksesibilitas pelayanan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.
Metode  Penelitian: Penelitian  ini  merupakan  penelitian  dengan  pendekatan kualitatif  deskriptif.  Teknik  pengumpulan  data  melalui  observasi,  wawancara, dan studi pustaka. Data yang berhasil dikumpulkan kemudian dianalisis dengan tahapan:  pencermatan  data,  pembangunan  general  sense,  koding,  penyusunan kerangka  narasi  penyajian  hasil  interpretasi  data,  dan  menginterpretasi  data menggunakan teknik triangulasi data.
Temuan: Aspek aksesibilitas pada layanan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Kabupaten  Sleman  ditinjau  dari  empat  indikator,  yaitu  kebijakan, sarana  dan  prasarana,  petugas  layanan,  dan  kepuasan  pengguna  arsip.    Pada indikator  kebijakan,  dinas  telah  berpedoman  pada  produk  hukum  yang diberlakukan  untuk  teknis  layanan  kearsipan,  baik  di  tingkat  lokal  maupun nasional. Dalam indikator sarana dan prasarana secara fisik, secara umum, dinas telah memenuhi standar minimal ketersediaan dan kondisi sarana dan prasarana layanan kearsipan.
Kesimpulan :  Terdapat  keterbatasan  dalam  penelitian  ini,  yaitu  keterbatasan analisis masing-masing indikator yang tidak mendeskripsikan secara mendalam sehingga  layanan  kearsipan  di  dinas  dinyatakan  terjangkau.  Selain  itu,  perlu dilakukan analisis kritis terhadap hasil survei kepuasan pengguna, yaitu melalui teknik  wawancara  mendalam  untuk  mengetahui  secara  komprehensif  proses layanan kearsipan pada dinas.
Kata Kunci: aksesibilitas, manajemen kearsipan, layanan kearsipan
Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Pendahuluan
Penyelenggaraan  layanan  kearsipan  merupakan  bentuk  pemenuhan  hak  akses informasi  publik  yang  terekam  dalam  arsip.  Layanan  kearsipan  juga  menjadi  aspek  penting yang  harus  dilaksanakan  dengan  tujuan  pemenuhan  sarana  penelitian,  pengembangan  ilmu pengetahuan,  pengambilan  keputusan,  maupun  sebagai  bentuk  pelestarian  kebudayaan. Berdasarkan hal tersebut, unsur aksesibilitas dalam layanan kearsipan menjadi syarat mutlak yang  harus  ada.  Aksesibilitas  dalam  bidang  kearsipan  didefinisikan  dengan  kemudahan pemberian sejumlah permintaan layanan kearsipan  di suatu sistem pengelolaan  arsip (Astuti, 2010) .  Fokus  kajian  mengenai  aksesibilitas  layanan  kearsipan  sudah  waktunya  menjadi perhatian dalam dunia kearsipan di Indonesia. Hal ini didasarkan dari tujuan penyelenggaraan manajemen  kearsipan  yaitu  memberikan  layanan  kearsipan  kepada  pengguna  layanan (Musliichah,  2016) .  Inti  dari  kegiatan  pengelolaan  arsip,  pada  dasarnya  adalah  terciptanya aksesibilitas layanan kearsipan yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna dan masyarakat secara  luas.  Penyelenggaraan  layanan  kearsipan  di  tingkat  pusat  menjadi  kewenangan  dari Arsip Nasional RI. Sedangkan di level daerah, layanan kearsipan menjadi area kewenangan dari lembaga kearsipan daerah. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman (selanjutnya disebut  sebagai  Dipusarsip  Kabupaten  Sleman)  merupakan  lembaga  kearsipan  daerah  yang memiliki kewenangan penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Sleman. Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman  merupakan  salah  satu  penyelenggara  pelayanan  publik  di Indonesia bidang kearsipan yang memperoleh predikat BAIK. Hal tersebut tercermin pada hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang diperoleh Dipusarsip Kabupaten Sleman sejak tahun 2016 dengan mutu pelayanan berpredikat B (baik) sejak awal dinas tersebut berdiri. Pertanyaan penelitian yang kemudian diajukan penulis yaitu: Bagaimana aksesibilitas layanan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman?
Adapun terkait tema penelitian, kajian mengenai aksesibilitas layanan maupun layanan kearsipan, khususnya yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan, belum  menjadi prioritas kajian  dalam  ilmu  kearsipan.  Dalam  ilmu  kearsipan,  layanan  kearsipan  diistilahkan  dengan reference  services dan  dikaitkan  dengan  aspek archival  access. Layanan  kearsipan  pun memiliki  beberapa  kedekatan  dengan  topik  kajian outreach  program dan archival  public programs. Oliver,  Jamieson,  &  Daniel  (2017) menyebutkan  bahwa  “ reference  service  is considered to be an integral part of an archivist’s professional practice and is central to the researcher-archivist relationship”. Kajian yang dilakukan Oliver, Jamieson, &  Daniel, 2017 difokuskan  pada  bagaimana archivists melaksanakan  layanan  referensi  dengan  menganalisis sarana  yang  digunakan,  bagaimana archivists menggunakan  sarana  tersebut,  waktu  layanan referensi, dan kendala yang dihadapi pada saat proses layanan berjalan. Kajian tersebut dibatasi oleh  subjek  yaitu academic  archivists. Adapun  jika  dikaitkan  dengan public  programs , Saurombe (2020 ) menekankan bahwa “ taking archives to the people (promoting archives) is one way of making citizens aware of archival holdings and facilitating access and use of these resources” . Saurombe (2020) menemukan bahwa public programs belum menjadi fokus utama dari  profesional  kearsipan  di  area  ESARBICA,  disebabkan  oleh  “ the  lack  of  public programming policies, the irregularity of public programming initiatives, the lack of resources such as funds and infrastructure, the shortage of staff, the need for training and qualifications, superficial  collaboration  ventures,  and  a  minimal  use  of  information  communication technologies”. Dalam  konteks  Indonesia,  kajian  layanan  kearsipan  difokuskan  pada  aspek teknis  layanan  ( Setiawan,  2017 ; Anik,  Rachmawati,  &  Iswahyudi,  2015 ; Indriati,  2018 ; Adiningsih, 2019 ), aspek kepuasan terhadap layanan (Waluyo & Sisbiyanto, 2020 ), dan aspek akses arsip (Yudhanti, 2020) . Adapun terdapat kajian mengenai aksesibilitas layanan dilakukan
Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
oleh Adiningsih  (2019) yang  melakukan  evaluasi  terhadap  tiga  aspek  aksesibilitas  layanan kearsipan yang diselenggarakan untuk difabel, yaitu “kebijakan, fasilitas, dan petugas layanan”. Temuan  dari  kajian  tersebut  diantaranya  ketiadaan  SOP  sebagai  kebijakan  mendasar  dalam layanan kearsipan untuk pengguna difabel, belum terdapatnya fasilitas atau sarana bantu yang memudahkan pengguna difabel memanfaatkan arsip, dan belum adanya pelatihan khusus bagi petugas layanan terkait cara berkomunikasi dengan pengguna difabel. Hal tersebut terjadi sebab masih minimnya pengguna difabel yang mengakses layanan kearsipan, khususnya di lembaga kearsipan daerah.
Adapun makalah ini difokuskan pada analisis aksesibilitas layanan kearsipan dengan menggunakan tiga faktor yang telah dikaji oleh Adiningsih (2019) . Penulis lebih berfokus untuk mengkaji  aksesibilitas  layanan  kearsipan  khususnya  terhadap  arsip  statis  dengan  lokus  pada sektor Lembaga Kearsipan Daerah yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Penulis juga menambahkan faktor kepuasan pengguna yang didasarkan pada persentase nilai Indeks  Kepuasan  Masyarakat  (IKM)  untuk  menganalisis  aksesibilitas  layanan  kearsipan  di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.

## Metode Penelitian
Makalah ini menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan mendeskripsikan hasil analisis  terhadap  aksesibilitas  layanan  kearsipan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kabupaten Sleman. Pendekatan kualitatif menekankan pada pemahaman menyeluruh terhadap suatu objek kajian peelitian (Tracy, 2020 ). Data primer dalam kajian ini berupa laporan riset maupun tugas akhir, transkripsi dan rekaman wawancara dengan empat orang narasumber dari Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman,  dan  catatan  lapangan.  Adapun  data sekunder  yang  diperoleh  yaitu  literatur  bahan  pustaka  yang  meliputi  buku,  tugas  akhir, keputusan atau peraturan perundang-undangan, laman resmi maupun media sosial resmi dari objek kajian. Dalam memperoleh data tersebut, terdapat tiga metode yang digunakan penulis yang meliputi: observasi partisipatif, studi pustaka, dan wawancara. Observasi partisipatif pada penelitian  ini  menggunakan  perspektif  interaksionis-simbolik  dengan  interaksi  intens  antara subjek  dan  objek  penelitian  sesuai  dengan  yang  dikemukakan  oleh Hasanah  (2017) . Nazir (2013 ) menyebutkan bahwa studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dengan studi terhadap  berbagai  literature  yang  berkaitan  dengan  masalah  dalam  penelitian.  Adapun Sugiyono (2017) mengemukakan bahwa wawancara terdiri dari: wawancara tidak terstruktur, semi terstruktur, dan terstruktur, dalam penelitian ini dilakukan wawancara secara terstruktur.
Data  tersebut  kemudian  dianalisis  dengan  teknik  triangulasi,  yaitu  memilah  data berdasarkan  teknik  pengumpulannya.  Akurasi  dan  kredibilitas  data  ditelaah  dengan menyingkronkan  antara  data  observasi,  wawancara,  dan  pustaka (Wahyuni  &  Rakhmawati, 2020) .  Data  kemudian  diorganisasikan  dan  diberikan  makna,  lalu  dibuat  kerangka  narasi deskripsi.  Tahap  finalisasi  yaitu  interpretasi  data  untuk  menghasilkan  simpulan  yang  dapat dipertanggungjawabkan (Wahyuni & Rakhmawati, 2020).

## Hasil dan Diskusi
Aksesibilitas  dalam  lembaga  kearsipan  kemudian  merujuk  pada  kemudahan  layanan kearsipan  yang  pada  umumnya  berupa  layanan  akses  arsip  statis.  Berdasarkan  “Lampiran Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  nomor  28 Tahun  2011  Tentang  Akses dan Layanan Arsip Statis”, aksesibilitas arsip statis didefinisikan sebagai tingkat kemudahan pengguna arsip dalam memperoleh informasi arsip statis, mempergunakan, dan memahaminya. Menurut Astuti (2010) , terdapat tujuh faktor yang perlu diperhatikan untuk mengoptimalkan
Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
aksesibilitas  layanan  kearsipan.  Tujuh  faktor  tersebut  meliputi:  tingkat  kerahasiaan  arsip, pencipta arsip, kebijakan maupun peraturan yang berlaku, privasi terhadap pihak yang terkait dengan arsip yang bersangkutan, ketersediaan sarana dan prasarana penemuan kembali arsip, aspek keamanan arsip, dan kondisi fisik arsip. Penulis berfokus pada faktor kebijakan maupun peraturan yang berlaku, fasilitas layanan (termasuk di dalamnya adalah ketersediaan sarana dan prasarana penemuan kembali arsip), petugas layanan, dan kepuasan pengguna.
Dalam  penyelenggaraan  layanan  kearsipan,  Dispusip  Kabupaten  Sleman  didasarkan pada  peraturan  maupun  keputusan  yang berada  pada  tingkat  pusat,  daerah,  maupun  internal dinas  terkait  penyelenggaraan  layanan  kearsipan.  “Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009 Tentang Kearsipan” Pasal 36 Ayat 4 diatur terkait ketentuan mengenai jenis layanan kearsipan pada  lembaga  kearsipan.  Peraturan  tersebut  menjelaskan,  lembaga  kearsipan  harus menyediakan layanan kearsipan, meliputi akses informasi arsip, konsultasi, maupun bimbingan pengelolaan  arsip  masyarakat.  “Peraturan  Daerah  Kabupaten  Sleman  Nomor  7  Tahun  2016 Tentang  Penyelenggaraan  Kearsipan”,  disebutkan  jenis  layanan  kearsipan  pada  lembaga kearsipan  daerah  yaitu:  “konsultasi  maupun  asistensi,  penelitian  maupun  penelusuran, pembenahan  maupun  penataan  arsip,  penggandaan  dan  alih  media  arsip,  peminjaman  arsip, penyimpanan  arsip,  perawatan  maupun  reproduksi  arsip,  publikasi  kearsipan,  bimbingan maupun  pelatihan  kearsipan”.  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman  juga mengimplementasikan  “Undang-Undang  Nomor  14  Tahun  2008  Tentang  Keterbukaan Informasi  Publik”  yang  terwujud  dalam  budaya  pelayanan  prima  yang  diciptakan  oleh Dipusarsip Kabupaten Sleman. Menurut penuturan Kepala Bidang Pengembangan Sistem dan Pelayanan, Yustam Sudradjat, Dipusarsip Kabupaten Sleman berupaya memberikan layanan kearsipan yang prima dalam kondisi apapun seperti kondisi Pandemi COVID-19 (Wawancara dengan Yustam Sudradjat Kepala Bidang Pengembangan Sistem dan Pelayanan pada Tanggal 10  Februari  2021  di  Bidang  Pengembangan  Sistem  dan  Pelayanan  Dipusarsip  Kabupaten Sleman).
Secara faktor fasilitas (sarana dan prasarana dalam penelusuran maupun pemanfaatan arsip), disebutkan bahwa sarana dan prasarana yang lengkap, dalam kondisi dapat digunakan, dan  sesuai  standar  kearsipan,  dapat  menunjang  kegiatan  layanan  kearsipan  sehingga berpengaruh  terhadap  aksesibilitas  layanan  kearsipan.  Penyelenggaraan  layanan  kearsipan secara  terpadu  merupakan  bentuk  implementasi  dari  kebijakan  Undang-Undang  Nomor  43 Tahun  2009  Tentang  Kearsipan  Pasal  64  Ayat  4.  Kebijakan  tersebut  menyebutkan  bahwa lembaga kearsipan idealnya dapat menyelenggarakan “layanan kearsipan yang komprehensif dan  terpadu”  dengan  dukungan  “prasarana  dan  sarana  yang  memadai  dalam  peningkatan kualitas pelayanan publik”. Saat observasi dilakukan, Dispusip Kabupaten Sleman difasilitasi dengan  sarana  dan  prasarana  dalam  pelaksanaan  layanan  kearsipan  sesuai  standar  minimal sarana dan prasarana yang terdapat pada Peraturan Daerah Kabupaten Sleman Nomor 7 Tahun 2016  Tentang  Penyelenggaraan  Kearsipan  pada  Pasal  39  Ayat  3  yang  menjelaskan  bahwa “sarana dan prasarana layanan kearsipan meliputi gedung, ruangan, dan peralatan”. Dispusip Kabupaten  Sleman  memiliki  prasarana  layanan  kearsipan  berupa  gedung  dinas,  depot  arsip inaktif (Depot Kantor), depot arsip statis (Depot Barat), Ruang Pamer Arsip, Ruang Baca Arsip. Dispusip Kabupaten Sleman juga dilengkapi dengan sarana berupa: meja layanan, komputer, rak  buku,  rak  arsip,  filling  cabinet,  buku  bacaan,  formulir  peminjaman  arsip,  formulir penggandaan  dan  alih  media  arsip,  meja  baca,  kursi,  sofa,  mesin  fotocopy,  mesin  scanner, pendingin ruangan, sarana temu balik, alat tulis, jaringan internet dan listrik, maupun telepon. Standar sarana dan prasarana layanan kearsipan Dipusarsip Kabupaten Sleman dalam lingkup internal  mengacu  pada  Keputusan  Kepala  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten
Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
Sleman Nomor 55 Tahun 2017 Tentang Standar Pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan. Pada masa Pandemi COVID-19, Dipusarsip Kabupaten Sleman juga melengkapi prasarana layanan berupa: tempat cuci tangan, hand sanitizer, alat cek suhu tubuh, maupun sekat kaca pada meja layanan.  Dalam  pelaksanaan  layanan  kearsipan  di  Dipusarsip  Kabupaten  Sleman,  masih terdapat fasilitas yang belum terpenuhi berupa alat penggandaan dan alih media arsip dengan ukuran  besar  (di  atas  format  F4  dan  A4),  namun  kondisi  tersebut  dapat  diatasi  dengan penggunaan alat penggandaan dan alih media arsip di luar dinas. Selain itu, sistem yang telah dibangun,  yaitu  Sistem  Informasi  Kearsipan  Statis  atau  Simatris,  pun  belum  dapat dimanfaatkan  secara  optimal.  Menurut  Sari  Respatiningtyas  Kepala  Bidang  Kearsipan Dipusarsip  Kabupaten  Sleman,  permasalahan  sistem  informasi  tersebut  disebabkan  belum adanya pengunggahan hasil alih media arsip sehingga belum terdapat arsip statis yang dapat diakses  pada  portal  tersebut  (Wawancara  Sari  Respatiningtyas,  Kepala  Bidang  Kearsipan Dipusarsip  Sleman,  Tanggal  27  Januari  2021  di  Sekretariat  Dipusarsip  Kabupaten Sleman). Dalam  situasi  pandemi,  ditambah  dengan  pemberlakuan  kebijakan  PPKM,  tentunya keberadaan  sistem  informasi  yang  memuat  khazanah  arsip  di  lembaga  kearsipan  sekaligus mampu menyelenggarakan layanan secara daring diharapkan dapat meningkatkan aksesibilitas layanan kearsipan.
Aksesibilitas  layanan  kearsipan  juga  ditinjau  dari  faktor  petugas  layanan.  Pada Lampiran Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2011 Tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis dijelaskan bahwa “ petugas layanan pada lembaga kearsipan meliputi pejabat struktural, arsiparis, dan tenaga administrasi ”. Pejabat struktural pada Dipusarsip Kabupaten Sleman merupakan Kepala Bidang Kearsipan yang memberikan persetujuan akses layanan peminjaman maupun penggandaan  dan alih media arsip. Arsiparis dalam  layanan  kearsipan  adalah  arsiparis  pada  Bidang  Kearsipan,  sedangkan  tenaga administrasi merujuk pada Tenaga Harian Lepas (THL). Kepala Bidang Kearsipan Dipusarsip Kabupaten Sleman berasal dari jenjang S1 non- kearsipan, sedangkan arsiparis memiliki latar belakang  D3  Kearsipan.  Tenaga  administrasi  layanan  berasal  dari  jenjang  S1  dan  Sekolah Menengah  Kejuruan atau  SMK.  Saat  penelitian  dilakukan, tenaga  administrasi  yang  berasal dari jenjang  SMK  tengah  menempuh  pendidikan  S1  jurusan  kearsipan.  Kinerja  dari  petugas layanan  juga  terlihat  dari  hasil  Survei  Kepuasan  Masyarakat  Dipusarsip  Kabupaten  Sleman melalui Form Kepuasan Masyarakat pada indikator sikap petugas layanan. Pada tahun 2019 tercatat bahwa dari 62 pengguna layanan kearsipan sebanyak 41 pengguna memberikan nilai kepada petugas layanan dengan angka 4 (Sangat Baik) dan sebanyak 21 pengguna memberi nilai  dengan  angka  3  (Baik)  (Data  Indeks  Kepuasan  Masyarakat  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kabupaten Sleman Tahun 2019). Sedangkan pada tahun 2020 tercatat bahwa dari 54  pengguna  layanan  kearsipan,  sebanyak  39  pengguna  memberikan  nilai  dengan  angka  4 (Sangat  Baik),  sebanyak  12  pengguna  memberikan  nilai  dengan  angka  3  (Baik),  sedangkan sebanyak 3 pengguna memberikan angka 2 (Kurang Baik) (Data Indeks Kepuasan Masyarakat Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman  Tahun  2020).  Heri  Subekti  sebagai petugas layanan kearsipan juga menyebutkan bahwa petugas layanan kearsipan melaksanakan tugas dengan baik dan sering mendapat arahan dari arsiparis (Wawancara dengan Heri Subekti, Petugas  Layanan  Kearsipan  Dipusarsip  Kabupaten  Sleman,  Tanggal  15  Januari  2021  di Dipusarsip Kabupaten Sleman). Meski demikian, perlu juga untuk ditinjau secara lebih spesifik terkait  dengan  sikap  tersebut,  berkaitan  dengan  bagaimana  petugas  dalam  sesi  konsultasi (keterampilan berkomunikasi), mengarahkan pengguna dalam penelusuran arsip (tidak terbatas pada penggunaan finding aids), efektivitas dalam penggunaan kata kunci pada mesin pencari, atau dalam istilah Oliver et al. (2017) disebut sebagai “ the information-seeking behaviour of
Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
archivists ”.
Aksesibilitas layanan kearsipan dilihat dari faktor kepuasan pengguna, yaitu kepuasan pengguna  yang  tinggi  terhadap  layanan  kearsipan  dapat  merepresentasikan  aksesibilitas layanan kearsipan yang optimal. Dispusip Kabupaten Sleman menggunakan survei kepuasan masyarakat untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna layanan kearsipan setiap tahun. Form Kepuasan  Masyarakat  diberikan  kepada  pengguna  layanan  yang  datang  secara  langsung  ke Dispusip  Kabupaten  Sleman.  Indikator  kepuasan  pengguna  layanan  kearsipan  pada  diukur melalui: kesesuaian persyaratan dengan jenis layanan, kemudahan prosedur, kecepatan waktu, kewajaran  biaya  atau  tarif,  kesesuaian  produk  layanan,  sikap  petugas  layanan,  penanganan pengaduan  layanan,  maupun  sarana  dan  prasarana  layanan.  Pada  tahun  2019,  Dispusip Kabupaten Sleman mendapatkan nilai IKM 82,59 dengan nilai Bidang Kearsipan sebesar 83.35 (Data  Indeks  Kepuasan  Masyarakat  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman Tahun  2019).  Pada  tahun  2020,  Dispusip  Kabupaten  Sleman  memperoleh  nilai  IKM  82,44 dengan  nilai  Bidang  Kearsipan  sebesar  83.03  (Data  Indeks  Kepuasan  Masyarakat  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman  Tahun  2020).  Kepala  Bidang  Kearsipan Dipusarsip  Kabupaten  Sleman,  Sari  Respatiningtyas  juga  menyebutkan  bahwa  aksesibilitas layanan kearsipan Dipusarsip Kabupaten Sleman selama ini baik bahkan ketika masa Pandemi COVID-19  yang  dibuktikan  berdasarkan  nilai  Indeks  Kepuasan  Masyarakat  (IKM)  Bidang Kearsipan tahun 2020 yang sebesar 83.03 (Wawancara dengan Sari Respatiningtyas, Kepala Bidang  Kearsipan,  Tanggal  27  Januari  2021  di  Bidang  Kearsipan  Dipusarsip  Kabupaten Sleman).  Meski  demikian,  hasil  tersebut  perlu  dicermati  dan  dikritisi  tersebab  target  yang mengisi  formulir  dibatasi  pada  pengguna  yang  datang  secara  langsung  ke  dinas,  sedangkan jangkauan jenis layanan kearsipan Dispusip Kabupaten Sleman tentunya tidak dibatasi pada jenis layanan yang hanya dapat dimanfaatkan oleh pengguna yang datang langsung. Hal kedua yang  perlu  dikritisi  lebih  dalam  terkait  dengan  indikator  yang  digunakan  dalam  IKM  dapat umum dan belum dapat mencerminkan secara komprehensif kegiatan layanan dalam perspektif ilmu kearsipan.

## Simpulan
Aksesibilitas  layanan  kearsipan  tentunya  berbeda  dengan  akses  arsip.  Jika  akses dimaknai  sebagai  ketersediaan  arsip  beserta  sarana  temu  kembalinya,  maka  aksesibilitas layanan kearsipan dipahami sebagai keterjangkauan layanan kearsipan yang diselenggarakan oleh  lembaga  kearsipan.  Arsip  yang  dilayankan,  secara  fisik  maupun  informasi,  memang tersedia, namun belum tentu dapat dijangkau oleh pengguna. Adapun faktor yang menentukan tingkat  aksesibilitas  layanan  kearsipan  diantaranya  faktor  kebijakan  (baik  kebijakan  terkait pengelolaan  arsip  maupun  layanan  secara  umum),  faktor  sarana  dan  prasarana  (baik  dalam format konvensional maupun berbasis teknologi), faktor sumber daya manusia (merujuk pada petugas layanan), dan faktor kepuasan pengguna.
Kajian ini memiliki keterbatasan dalam hal lokus penelitian, maupun objek kajian. Pada lokus penelitian, kajian ini masih terbatas pada lembaga kearsipan daerah di Kabupaten Sleman. Pada  penelitian  selanjutnya,  perlu  perluasan  cakupan  lokus  untuk  mendapat  kondisi aksesibilitas  layanan  kearsipan  secara  komprehensif,  baik  di  tingkat  kabupaten/kota  atau provinsi. Pada aspek objek kajian, kedalaman analisis terhadap aksesibilitas layanan kearsipan perlu  difokuskan  terutama  pada  faktor  fasilitas  layanan,  petugas  layanan,  dan  kepuasan pengguna.  Ketiga  faktor  tersebut  juga  perlu  untuk  dibandingkan  antara  pada  masa  pandemi dengan  sebelum  masa  pandemi.  Hal  ini dapat  digunakan  untuk  menganalisis  tingkat  inovasi yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah.
Indrasweri, N., Wahyuni, E.R.D., & Rakhmawati, R.  (2022). Accessibility of archival reference services . Record and Library Journal, 8(2). 199-206. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.199-206 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Referensi
Adiningsih, Y. N. (2019). Kajian Layanan Arsip Statis Bagi Pengguna Difabel : Studi Kasus Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  X. Diplomatika:  Jurnal  Kearsipan Terapan , 3 (1), 26–37. https://doi.org/10.22146/diplomatika.51475
Anik,  W.,  Rachmawati,  Y.,  &  Iswahyudi,  C.  (2015).  Sistem  Pengelolaan  Layanan  Arsip Dokumen  Skpd  di  Komplek  Parasamya  Kabupaten  Bantul  Yogyakarta. Jurnal SCRIPT , 2 (2), 65–72.
Astuti, F. F. (2010). Pemahaman Aksesibilitas dalam Kearsipan. Jurnal Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta , 10 (1), 12.
Hasanah, H. (2017). Teknik-Teknik Observasi (Sebuah Alternatif Metode Pengumpulan Data
Kualitatif Ilmu-ilmu Sosial). At-Taqaddum , 8 (1), 21.
https://doi.org/10.21580/at.v8i1.1163
Indriati,  B.  (2018).  Pemanfaatan  Hasil  Pengolahan  Arsip  Statis  Melalui  Layanan  Akses  di Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Sleman. Khazanah:  Jurnal Pengembangan Kearsipan2 , 11 (2), 87–100. https://doi.org/10.22146/khazanah.43563 Musliichah.  (2016). Bunga  Rampai  Kearsipan (Cetakan  Pe).  Yogyakarta:  Gadjah  Mada University Press.
Nazir, M. (2013). Metode Penelitian . Bogor: Ghalia Indonesia.
Oliver,  A.,  Jamieson,  A.,  &  Daniel,  A.  (2017).  Here,  there  and  everywhere:  An  analysis  of reference services in academic archives. Archives and Manuscripts , 45 (2), 136–154. https://doi.org/10.1080/01576895.2017.1324801
Saurombe, N. (2020). Taking archives to the people: an examination of public programs in the National  Archives  of  the  Eastern  and  Southern  Africa  Regional  Branch  of  the International  Council  on  Archives. Archives  and  Manuscripts , 48 (1),  25–44. https://doi.org/https://doi.org/10.1080/01576895.2019.1604242
Setiawan, M. V. (2017). Akses dan Layanan Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Universitas Gadjah Mada. LIBRARIA: Jurnal Perpustakaan Dan Informasi , 47–62. Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Kualitatif, Kuantitatif, dan Kombinasi (Mixed Methods) . Bandung: CV Alfabeta.
Tracy,  J.  S.  (2020). Qualitative  Research  Methods:  Collecting  Evidence,  Crafting  Analysis, Communicating Impact . Hoboken: John Willey and Sons, Inc. Wahyuni,  E.  R.  D.,  &  Rakhmawati,  R.  (2020).  Dampak  monitoring  dan  audit  internal  Unit Pengelola  Dokumen  Aset  terhadap  kualitas  pengelolaan  dokumen  aset:  studi  kasus Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero). Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan , 13 (2), 110–131. https://doi.org/10.22146/khazanah.55927 Waluyo, S. H., & Sisbiyanto. (2020). Analisis Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Layanan Bidang  Kearsipan  Di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten  Probolinggo Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Behongang , 3 (1), 24–28.
Yudhanti, S. (2020). Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Akses dan Pemanfaatan Arsip Statis bagi Masyarakat: Studi Kasus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Diplomatika:
Jurnal Kearsipan Terapan , 3 (2), 98–109.
https://doi.org/10.22146/diplomatika.57712