Perancangan Blueprint Knowledge Management System Di Office Of International Affair Universitas Komputer Indonesia
Richi Dwi Agustia , Ana Hadiana
Magister Sistem Informasi Fakultas Pascasarjana Universitas Komputer Indonesia Jalan Dipati Ukur No. 114, Bandung, 40132 Email : 1 anahadiana68@gmail.com , 2 Richi.Data@gmail.com

## ABSTRAK
Organisasi yang hidup pada saat ini telah dihadapkan  pada suatu lingkungan kompleks yang menuntut organisasi harus bersaing dengan cara yang cerdas, suatu cara dimana organisasi mampu  membaca  dan  merespon  tanda  -  tanda  perubahan  yang  terjadi  dalam  lingkungan kompetisi secara cepat, tepat dan efisien. Salah satu cara cerdas yang dapat dilakukan organisasi adalah  dengan  cara  memanfaatkan  knowledge  sebagai  kekuatan  yang  dapat  mendorong produktivitas dan meningkatkan inovasi.
UNIKOM  melalui  subunit  Office  Of  International  Affair  memiliki  potensi  untuk memperoleh  dan  menciptakan  knowledge  -  knowledge  baru  melalui  kerjasama  internasional dengan Universitas Youngsan di Korea Selatan yang mana knowledge - knowledge baru tersebut nantinya  dapat  dimanfaatkan  untuk  menciptakan  inovasi  dan  meningkatkan  competitive advantages.  Selaku  anggota  organisasi,  kurangnya  kontribusi  dan  kesadaran  knowledge  worker dalam  berbagi  knowledge  yang  dimilikinya  baik  itu  kepada  sesama  knowledge  worker  ataupun kepada  organisasi  menjadi  suatu  permasalahan  yang  dapat  menghalangi  UNIKOM  dalam memperoleh  potensinya  tersebut.  Untuk  mengatasi  permasalahan  tersebut  maka  perlu  dilakukan perancangan  suatu  knowledge  management  system  (KMS)  yang  dapat  menanamkan  suatu  pola pikir  bahwa  knowledge  bukan  hanya  sebagai  possession  object  yang  hanya  dimiliki  setiap knowledge  worker  tetapi  juga  menjadikan  knowledge  sebagai  practice  object  yang  dapat ditransfer dan digunakan kembali oleh knowledge worker lain untuk menciptakan knowledge baru agar  knowledge  itu  menjadi  berkembang.  The  10-Step  Knowledge  Management  Roadmap  yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana menjadi panduan yang digunakan untuk melakukan perencanaan, perancangan  dan  penerapan  KMS  dalam  organisasi.  Analisis  infrastruktur,  menghubungkan knowledge management dan strategi organisasi, merancang KMS platform, identifikasi knowledge yang  ada  dalam  organisasi,  merancang  tim  KMS  dan  membuat  blueprint  KMS  berdasarkan  7 layer  KMS  arsitektur  adalah  6  dari  10  langkah  yang  dilakukan  untuk  menciptakan  suatu rancangan KMS.
Blueprint  knowledge  management  system  adalah  hasil  dari  penelitian  yang  dilakukan. Blueprint dirancang sesuai dengan hasil analisis terhadap beberapa aspek yang telah dijabarkan dalam  The  10-Step  Knowledge  Management  Roadmap.  Dengan  adanya  blueprint  knowledge management  system  ini  diharapkan  dapat  meningkatkan  inovasi  dan  mempermudah  Office  Of International Affair dalam pengambilan keputusan guna memecahkan masalah yang sering terjadi ataupun masalah unik yang akan terjadi nanti.
Kata kunci: Video on Demand, Pseudostreaming, Metadata, Multimedia, Bandung Heritage.

## PENDAHULUAN
Lingkungan
yang komplek menuntut  organisasi  untuk  dapat  bersaing dengan  kompetitiornya  dengan  cara  yang cerdas,  melalui cara  yang  dimana organisasi
mampu membaca dan merespon tanda-tanda perubahan  pada  lingkungan  tersebut.  Ini artinya  organisasi  harus  segera  bertindak dengan  cepat  untuk  menghadapi  situasi tersebut  dengan  cara  efektif  dan  efisien. Oleh karena itu organisasi perlu menerapkan knowledge  management (KM)  yang  dapat membaca,  merespon  dan  memanfatkan
perubahan pada lingkungan kompleks tersebut untuk mencapai keunggulan kompetitif dari kompetitornya. Universitas Komputer Indonesia
(UNIKOM)  adalah  salah  satu  universitas yang  sedang  menjalin  hubungan  kerjasama akademik  dengan  universitas  Youngsan  di Busan Korea Selatan. Melalui subunit Office of  Internasional  Affair (OIA),  UNIKOM telah  mengirimkan  beberapa  mahasiswa pilihan untuk melakukan studi di universitas Youngsan dan begitupun sebaliknya UNIKOM  telah  berhasil  mendatangkan beberapa mahasiswa Youngsan untuk belajar  di  UNIKOM.  Minimnya  informasi  - informasi  penting  mengenai  beberapa  hal yang  berkaitan  dengan  kerjasama  antar universitas
tersebut
memunculkan
permasalahan  -  permasalahan  bagi  para knowledge  worker -nya  baik  itu  dari  sisi mahasiswa  ataupun  dari  sisi  staf  -  staf  yang bekerja  di  organisasi.  Dari  sisi  mahasiswa sendiri permasalahan muncul ketika mahasiswa  kesulitan  memperoleh  informasi untuk  menemukan  solusi  atas  masalah  yang sedang  dihadapinya  baik  itu  mengenai permasalahan  kegiatan  akademik  ataupun non-akademik,  pemagangan  ataupun  situasi politik yang memicu konflik dan mengancam keselamatan mahasiswa. Sedangkan  dari  sisi  organisasi  sendiri permasalahan yang muncul adalah
organisasi  tidak  memiliki  informasi  terkini mengenai  kegiatan  akademik  dan  non- akademik  mahasiswa  yang  dikirim  bahkan sering  muncul  permasalahan  yang  mana organisasi  tidak  ketahui  tetapi  muncul menjadi  permasalahan  yang  melibatkan pihak  lain.  Oleh  karena  itu  peneliti mengusulkan rancangan
blueprint
knowledge management system untuk menyimpan knowledge - knowledge baik itu berupa tacit  knowledge ataupun explicit knowledge yang  masih  terdokumentasikan dalam  bentuk hardcopy agar  tidak  hilang dan  dapat  dipergunakan  kembali  oleh knowledge  worker lain  untuk  menciptakan knowledge baru  dan  menjadikan knowledge tersebut  sebagai  acuan  dalam  pengambilan keputusan  guna  memecahkan  masalah  yang ada  baik  itu  masalah  yang  serupa  ataupun masalah  unik  yang  akan  terjadi  dimasa depan.
Masalah  -  masalah  yang  pada Office of  Internasional  Affair dapat  identifikasikan sebagai  berikut:  (1)  apakah  OIA  sudah memiliki knowledge  management yang  baik dan  dapat  digunakan  untuk  memecahkan
masalah  yang ada?; (2) apakah pemanfaatan teknologi  yang  ada  tepat  sasaran  untuk mendukung  proses penerapan  knowledge management? ;  (3)  teknologi  apa  yang digunakan
OIA untuk melakukan penciptaan, penyimpanan dan pendistribusian knowledge saat  ini?;  (4)
apakah  OIA  sudah  memiliki  suatu  tim  yang melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap knowledge yang  ada  dalam organisasi?
Tujuan  yang  ingin  dicapai  dalam penelitian  ini  adalah  untuk :  (1)  mengetahui knowledge  -  knowledge yang  ada  saat  ini  di UNIKOM tepatnya di Office of International Affair ; (2) mengetahui nilai posisi knowledge yang  dimiliki  oleh Office  of International  Affair UNIKOM  dan  posisi UNIKOM  dalam  peta  persaingan;  (3) merancang blueprint knowledge
management  system untuk  mengoptimalkan dan  menutup  kekurang-kekurangan  pada knowledge  management yang  ada  pada  saat ini.
Adapun  manfaat  yang  diharapkan dalam  penelitian  ini  adalah  :  (1)  adanya suatu wadah untuk menyimpan dan menghasilkan knowledge baru hasil kerjasama  antar  universitas  yang  mana nantinya  organisasi  dan  mahasiswa  dapat mempergunakannya  kembali  sebagai  acuan untuk memecahkan masalah; (2) mempertahankan  dan  meningkatkan  potensi UNIKOM  dalam  peta  persaingan;  (3) mengubah  cara  pandang knowledge  worker terhadap  esensi  dari knowledge itu  adalah bukan  sebagai possession  object melainkan sebagai practice object . Penelitian ini membatasi ruang lingkupnya hanya pada Office of Internasional  Affair UNIKOM.  Dalam proses  analisis  dan  perancangan blueprint knowledge  management  system peneliti menggunakan  langkah  1  -  6  saja  dari  acuan metode The 10-Step
Knowledge Management  Roadmap yang  diuraikan  oleh Amrit Tiwana.

## OFFICE OF INTERNATIONAL AFFAIR

## Struktur Organisasi
Struktur organisasi Office of International  Affair dapat  dilihat  pada gambar 1.
Gambar 1 Struktur Organisasi Office of International Affair

## Job Desk
Adapun  job  desk  dari  masing- masing jabatan antara lain sebagai berikut : (1) Direktur berkewajiban untuk
mengkoordinasikan dan mengendalikan
jalannya  OIA  UNIKOM  dan  bertanggung jawab  langsung  kepada  Rektor;  (2)  Wakil
Direktur bertugas menjalankan fungsi kepala OIA apabila sedang melaksanakan perjalanan  ke  luar  negeri;  (3)  Sekretaris berkewajiban  untuk  menyiapkan  dokumen surat,  perjanjian  kerjasama,  perjalanan pimpinan,  mengelola  email,  telepon,  fax untuk kepala OIA UNIKOM serta menerima dan  mencatat  dokumen  masuk,  memproses, mengirimkan  dan  mengarsip  dokumen keluar; (4) Bendahara dan  Wakil  Bendahara berkewajiban untuk mengurus biaya operasional dan
pertanggungjawaban keuangan  OIA  UNIKOM;  (5)  Koordinator Urusan  Internal  dan  anggota  berkewajiban untuk  mengkoordinasikan  urusan  beasiswa, paspor,  visa,  keuangan,  dokumen  ke  Dikti, Diknas,  Setneg,  Deplu  bagi  mahasiswa  dan dosen; (6) Koordinator Urusan Eksternal dan anggota  berkewajiban  mengkoordinasikan admisi mahasiswa internasional, ijin belajar, ijin  penelitian,  ijin  tinggal,  ijin  kerja,  bebas fiskal bagi mahasiswa dan tamu asing.

## METODE PENELITIAN
Peneliti  menggunakan  6  langkah pertama dari metode The 10-Step Knowledge Management  Roadmap yang  diuraikan  oleh Amrit  Tiwana.  Alur  metodologi  penelitian yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  dapat dilihat pada gambar 2.

## Gambar 2 Metodologi Penelitian

## Tahapan Pengumpulan Data
Tahapan
pengumpulan data dilakukan  untuk  mendapatkan  informasi mengenai knowledge  management yang sedang berjalan di UNIKOM,
mengidentifikasi  kelebihan  dan  kekurangan dari sistem yang ada, dan untuk mendapatkan gambaran secara global mengenai  kondisi  organisasi  saat  ini. Adapun  teknik  dari  pengumpulan  data  yang dilakukan  dalam  penelitian  ini  adalah dengan  menggunakan  teknik  observasi secara  aktif  sebagai  partisipan,  wawancara dengan  pihak  OIA  dan  studi  literature melalui  p aper ,  buku,  jurnal,  catatan-catatan yang berkaitan dengan knowledge management.

## Analisis Infrastuktur
Proses  analisis  infrastuktur  dibagi menjadi  2  langkah  yaitu  langkah  pertama adalah  menganalisis  infrastruktur  yang sedang  berjalan  di  OIA  saat  ini  meliputi people,  process dan technology. Langkah kedua  adalah  menghubungkan knowledge management dan  strategi  organisasi  yang mana  dilakukan  melalui  4  proses  yaitu  (1) mengidentifikasi  tujuan  OIA  UNIKOM;  (2)
analisis pendekatan eskpansif untuk mengetahui bagaimana perancangan pengelolaan knowledge difokuskan  apakah melalui  pendekatan  secara  kodefikasi  atau secara  personalisasi;  (3)  analisis knowledge gap untuk  mengetahui  sejauh  mana gap antara knowledge yang  diketahui  dan knowledge yang  harus  diketahui  organisasi; (4) analisis SWOT.

## Analisis dan Perancangan Sistem
Langkah  -  langkah  yang  dikerjakan dalam tahapan ini adalah dengan dengan: (1) merancang knowledge management platform; (2).  mengidentifikasi knowledge OIA UNIKOM; (3) merancang tim knowledge  management; (4) membuat blueprint knowledge management system .

## ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Tahapan Pertama : Analisis Infrastruktur
Pada  tahapan  pertama  ada  2  langkah  yang dikerjakan  oleh  peneliti  yaitu  langkah pertama melakukan analisis terhadap infrastruktur  yang  sedang  berjalan  dan langkah  kedua  adalah  menghubungkan knowledge management dan strategi organisasi.

## Analisis Infrastruktur yang Berjalan
Analisis  infrastruktur  yang  berjalan dilakukan terhadap elemen penyusun knowledge management yaitu people, process dan technology . UNIKOM pada saat ini telah mengirimkan sebanyak 57 mahasiswa program sarjana dan 11 mahasiswa  program  pasca  sarjana  untuk melakukan  program double  degree di Universitas Youngsan terhitung sejak kerjasama  dilakukan  hingga  penelitian  ini dibuat. Jaringan komunikasi antara mahasiswa  dengan  organisasi  dapat  dilihat pada gambar 3  sedangkan proses knowledge management yang  terjadi  dapat  dilihat  pada gambar 4.
Gambar 3 Jaringan Komunikasi Mahasiswa dan OIA
Antar  divisi  UNIKOM  dapat  terhubung satu  sama  lain  secara  LAN  melalui management  switch .  Selain  itu  UNIKOM memiliki jaringan internet untuk
menghubungkan  komunikasi  dengan  pihak luar  ataupun  untuk  melakukan  pencarian informasi. Core  network UNIKOM  dapat dilihat pada gambar 5
Gambar 5 Core Network UNIKOM
Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Organisasi
Untuk  menyelaraskan  strategi  bisnis dengan  rancangan knowledge  management yang  diusulkan  maka  peneliti  melakukan identifikasi  dan  analisis  terhadap  beberapa hal  yaitu  mengidentifikasi  tujuan Office  of International  Affair ,  analisis  pendekatan eskpansif knowledge  management ,  analisis knowledge gap dan analisis SWOT.

## Identifikasi Tujuan OIA UNIKOM
Adapun  tujuan  dari  OIA  UNIKOM adalah menjadi World Class University yang menghasilkan ilmuwan dan berpikiran tinggi maju  dibidangnya  masing-masing  serta mahir  menggunakan  teknologi  informasi  & komputer  dalam  bekerja  serta  beriman  dan bertakwa  kepada  Tuhan  Yang  Maha  Esa. Konsep knowledge  management adalah suatu  proses  penciptaan,  penyimpanan, pengklasifikasikan, dan pendistribusian knowledge untuk meningkat kinerja organisasi  dan  merangsang knowledge worker nya  untuk  menciptakan  inovasi,  hal ini  sejalan  dengan  tujuan Office  of International  Affair yang  menghasilkan ilmuwan dan berpikiran tinggi maju dibidangnya masing-masing.

## Analisis Pendekatan Ekspansif Knowledge Management
Tabel  1  adalah  tabel  hasil  wawancara dengan  pihak Office  of  International  Affair untuk  menentukan  pendekatan  ekspansif yang akan diambil. Hasil analisis perbandingan strategi knowledge management personalisasi  dan  kodifikasi melalui  proses  wawancara  didapatkan  hasil bobot  pendekatan  secara  kodifikasi  adalah sebesar 61.67% sedangkan melalui pendekatan  personalisasi  adalah  sebesar 38.33%.  Berdasarkan  hasil  tersebut  maka perancangan knowledge  management yang sesuai  dengan Office  of  International  Affair UNIKOM adalah melalui pendekatan kodifikasi.  Melalui  pendekatan  ini  para knowledge  worker berpartisipasi  untuk melakukan pendokumentasian terhadap knowledge - knowledge yang  mana nantinya knowledge  -  knowledge tersebut  dapat digunakan  kembali  untuk  memecahkan kasus  yang  serupa,  untuk  pemecahan  kasus yang  unik  dan  belum  pernah  terjadi  maka penggunaan  kembali knowledge yang  telah ada dapat dijadikan referensi untuk menghasilkan knowledge yang  baru  melalui proses diskusi forum secara realtime dengan menggunakan  teknologi  2.0  seperti  wiki.
Proses pengembangan knowledge
management yang  cocok  adalah  dengan menitikberatkan  kepada combination yang mana  proses  pengembangannya  adalah mengolah explicit  knowledge ke explicit knowledge dan  externalization mengolah tacit knowledge ke explicit knowledge.
Tabel 1 Diagnosis Pendekatan Knowledge Management
di Office of International Affair
Kodifikasi B o b o t (% ) Pertanyaan Strategis
B o b o t (% ) Personalisasi Knowledge worker merujuk pada dokumen atau best practice database yang menyimpan, mendistribusikan, dan mengoleksi pengetahuan terkodifikasi. 70 Bagaimana knowledge dipertukarkan dan disampaikan? 30 Knowledge ditransfer antar knowledge worker , jejaring dalam organisasi didorong untuk memungkinkan terjadinya sharing tacit knowledge baik berupa pengalaman, wawasan, ataupun intuisi. Penghargaan diberikan kepada knowledge worker atas penggunaan dan kontribusi mereka terhadap database seperti catatan-catatan diskusi yang disimpan dalam database . 60 Jenis penghargaan yang seperti apakah yang diberikan organisasi? 40 Penghargaan diberikan kepada knowledge worker atas sharing knowledge yang mereka lakukan secara langsung kepada knowledge worker lain dan ketika membantu masalah knowledge worker lain baik itu yang berhubungan dengan bidangnya atapun bidang lain.
Menyediakan layanan dengan kualitas tinggi, bisa diandalkan, cepat dan efektif dalam pembiayaan. 50 Organisasi berada dalam tipe bisnis apa? 50 Menyediakan produk dan layanan yang kreatif, ketat dan bisa dikostumisasi. Solusi didapat melalui penggunaan kembali pengetahuan dan pengalaman yang ada dalam organisasi dimana penerapannya dapat
menyelesaikan masalah-masalah baru. 40 Bagaimanakah solusi didapat oleh knowledge worker apabila menemui suatu masalah? 60 Solusi didapat dengan bertanya kepada beberapa ahli yang telah disediakan oleh organisasi sesuai dengan bidang keahliannya masing- masing.
IT adalah pendorong utama, yang tujuannya untuk menghubungkan para knowledge worker yang tersebar di organisasi dengan knowledge yang terkodifikasi (dokumentasi, laporan, kode dll) dalam suatu form yang bisa digunakan terus menerus. 80 Apa peranan IT dalam organisasi? 20 Penyimpanan dan pengaksesan kembali data bukanlah aplikasi utama dari IT. IT dipertimbangkan sebagai pendorong komunikasi, aplikasi seperti email dan video conferencing dipertimbangkan sebagai aplikasi yang penting, percakapan, sosialisasi dan pertukaran dari tacit knowledge
dipertimbangkan untuk menjadi penggunaan utama dari IT. Tim besar dimana sebagian besar anggota adalah pegawai tingkat junior yang dipimpin oleh beberapa manajer proyek. 70 Apa kekhasan struktur demografik dalam organisasi? 30 Karyawan junior bukan bagian mayoritas dari total anggota tim umumnya. Total Bobot 370 230 Rata - Rata 61.67 % 38.33 %

## Analisis Knowledge Gap
Pendekatan zack  framework digunakan untuk  menganalisis knowledge  gap dengan cara  membagi  pokok  permasalahan  menjadi 4  bagian  yaitu, apa  yang  organisasi  ketahui, apa  yang  harus  diketahui  oleh  organisasi, apa  yang  organisasi  lakukan  dan  apa  yang harus  dilakukan  oleh  organisasi. Gap analysis yang ada pada Office of International  Affair UNIKOM  ditunjukan pada gambar 6.
Gambar 6 Strategic Knowledge Gap dengan Zack Framework pada Office of International Affair
UNIKOM

## Analisis SWOT
Peneliti  melakukan  analisis  SWOT untuk
menghubungkan knowledge management dengan  strategi  organisasi, sehingga rancangan knowledge  management system yang  akan  dibangun  berlandaskan pada  pemanfaatan  kekuatan  dan  peluang organisasi  untuk  menghindari  kelemahan yang  muncul  dari  dalam  organisasi  dan mengatasi  ancaman  yang  datang  dari  luar organisasi. Tabel 2 berisi bagaimana strategi yang  harus  diterapkan  dalam  rancangan knowledge  management  system berdasarkan
matrik SWOT.
Tabel 2 Matrik SWOT Rancangan Knowledge Management System
Peluang / Oppurtunity (O) Ancaman / Threat (T) 1. Pendokumentasian knowledge menjadi lebih baik dan terstruktur, sehingga pengambilan keputusan untuk memecahkan suatu kasus dapat ditangani dengan cepat dan tepat. 2. Meningkatkan kemampuan para knowledge worker dalam hal sharing dan menemukan knowledge baru.
3. Organisasi dapat menyediakan wadah komunikasi dan informasi bagi mahasiswa asing yang tertarik belajar di UNIKOM. 1. Lemahnya keamanan dapat menyebabkan interferensi dari pihak asing ( hacker ) untuk masuk kedalam sistem dan mengubah isi
knowledge yang ada dalam sistem. 2. Request yang berlebihan terhadap sistem dapat menyebabkan sistem berjalan tidak optimal bahkan cenderung hang.
3. Pemerintah negara tujuan memblok
akses terhadap sistem karena dirasa memiliki potensi yang berbahaya bagi negara.
Kekuatan / Strengh (S) Strategi S-O Strategi S-T
1. Organisasi dapat menyediakan pelatihan bahasa asing dalam hal ini adalah bahasa korea sebagai persiapan untuk dilibatkan pada program kerjasama internasional. 2. Para knowledge worker memiliki kemampuan untuk menggunakan beberapa teknologi 2.0 terutama yang berhubungan dengan teknologi internet seperti penggunaan social media , web forum dan wiki. 3. Beberapa knowledge worker yang mendapat kurikulum berbasis IT dapat beradaptasi dengan cepat dengan sistem yang ditawarkan sehingga dapat mengajari knowledge worker lain untuk menggunakannya. 4. Organisasi dapat memonitoring dan mengevaluasi secara berkala kegiatan yang dilakukan oleh para knowledge worker baik itu secara akademik ataupun non- akademik. 5. Organisasi dapat menyediakan informasi channel yang tepat untuk proses pemagangan mahasiswa yang disesuaikan dengan bidang keahlian
1. Menambahkan fasilitas forum dalam rancangan knowledge management system sebagai wadah tanya jawab dan
sharing informasi. 2. Mengadakan pembelajaran secara
online dengan memanfaatkan video streaming . 1. Melakukan pembackupan knowledge-knowledge yang ada dalam sistem.
2. Memberikan hak akses kepada user yang telah terdaftar sebagai member sesuai dengan perannya.
3. Memasang firewall .
4. Organisasi menyediakan pembelajaran networking. Kelemahan / Weakness (W) Strategi W-O Strategi W-T 1. Masih adanya ketidakpercayaan knowledge worker untuk saling berbagi knowledge yang dimilikinya. 2. Kurangnya kesadaran organisasi untuk menginvestasikan penggunaan IT berbayar untuk m e-maintain sistem. 3. Memerlukan waktu adaptasi yang tidak sebentar untuk beberapa knowledge worker yang masih awam dalam menggunakan teknologi ini. 4. Keengganan beberapa knowledge worker untuk berpartisipasi menggunakan sistem karena sudah terbiasa menggunakan teknologi seperti penggunaan email dan social media
1. Membeli software berbayar yang handal untuk meningkatkan performa server seperti antivirus, firewall dan modul-modul lain yang bisa ditambahkan dalam sistem. 2. Organisasi memberikan penyuluhan pentingnya berbagi informasi, selain itu pula organisasi memberikan reward kepada user nya yang melakukan kontribusi dalam sistem.
1. Membuat user guide.
2. Sistem menyediakan FAQ untuk menjawab beberapa pertanyaan umum seputar keamanan informasi dan knowledge penggunaan sistem. 3. Administrator dan pihak yang melakukan pengawasan kepada sistem diserahkan kepada orang yang memiliki knowledge lebih mengenai sistem informasi.

## Tahapan Kedua : Analisis dan Perancangan Sistem
Pada  tahapan  kedua  langkah  - langkah  yang  dilakukan  adalah  merancang knowledge  management  system  platform, identifikasi knowledge pada Office  of International  Affair UNIKOM,  merancang tim knowledge  management dan  membuat blueprint knowledge management system
Merancang knowledge management system platform
Sistem  yang  diusulkan  adalah  sistem yang dapat menghubungkan para knowledge worker dengan  cepat,  tepat  dan  tentunya dapat  menyediakan  layanan  secara  realtime 24  jam  non-stop.  Mengingat  jarak  antara knowledge  worker dan  pihak Office  of International  Affair terpisah  oleh  ruang  dan waktu  maka platform yang  sesuai  untuk knowledge management system yang diusulkan  adalah  berbasis  web.  Penggunaan teknologi  web  pun  didasarkan  karena  tidak semua knowledge worker adalah orang  yang expert pada  bidang  IT  maka  penggunaan teknologi yang sudah menjadi hal yang biasa digunakan  setiap  hari  seperti  penggunaan web  untuk  sosial  media  adalah  hal  yang tepat untuk  memudahkan knowledge worker beradaptasi  dengan  sistem  yang  diusulkan. Knowledge  worker yang  memiliki device - device seperti personal  computer (PC), laptop,  PDA,  ataupun smartphone dapat mengakses sistem ini dengan hanya melakukan  instalasi web  client  application. Dari  sisi  organisasi  dalam  hal  ini  adalah Office  of  International  Affair UNIKOM diperlukan web  server sebagai  portal  dari knowledge  management  system .  Untuk mengendalikan  dan  membatasi  akses  dari luar  maka  diperlukan firewall dari  sisi server.  Tabel  3  berisi  spesifikasi server secara hardware dan  tabel  4  berisi spesifikasi server secara software.
Tabel 3 Spesifikasi Hardware Server
No
Hardware Spesifikasi 1. Processor Intel Xeon dual core 2,4 Ghz 2. Harddisk 2 TB ( harddisk utama) dan 500 GB ( backup) 3. RAM DDR2 2 GB PC6400
4. Router Cisco 2811 5. Switch Switch Cisco 24 port Tabel 4 Spesifikasi Software Server No Software Spesifikasi 1. OS Linux Sever / Windows Server 2. Web Server XAMPP 1.8 3. Database Server MySQL 5.6 4. Router/Switch Cisco IOS 5. Tools Development PHP 5.5

## Identifikasi Knowledge Management OIA UNIKOM
Tabel 5 merupakan tabel hasil identifikasi knowledge yang  dilakukan  di Office of International Affair untuk mengetahui kebutuhan knowledge - knowledge apa  saja  yang  ada  saat  ini  dan knowledge  -  knowledge apa  saja  yang  perlu ditambahkan ke dalam rancangan knowledge management  system .  Dengan  melakukan identifikasi  ini  diharapkan knowledge  - knowledge tersebut nantinya dapat memenuhi  kebutuhan knowledge  worker dalam memecahkan suatu kasus atau bahkan menemukan knowledge baru. Member adalah  orang  yang  telah  terdaftar  dalam sistem  yang  dibagi  menjadi  3  kelompok yaitu  dosen,  petinggi  dan  staf  dari office  of international  affair ,  dan  mahasiswa  yang dikirim.
Tabel 5 Aset - Aset Knowledge Office of International Affair
Attribut Nama knowledge Pembuat Lokasi Sumber knowledge User Knowledge yang dimiliki oleh organisasi K01 Knowledge Profil organisasi Sekretaris Website organisasi, brosur, Catatan organisasi
Direktur dan Wakil Direktur Member dan masyarakat DI01 Peraturan Kerjasama Sekretaris Catatan organisasi Kumham, DIKTI Member DI02 Dokumen dan Informasi MoA Sekretaris Catatan organisasi Penanggung Jawab kerjasama Internasional Member DI03 Dokumen dan Informasi Data partisipan Sekretaris Catatan Organisasi Direktur dan Wakil Direktur Member
Knowledge yang diusulkan
DI04 Data dan Informasi
pemagangan Tim Proyek, Tim KMS KMS Informasi Ketenagakerjaan di Universitas terkait Member DI05 Data dan Informasi FAQ (Pertanyaan yang sering ditanyakan) Tim Proyek KMS Catatan organisasi
Member
DI06 Data dan informasi berita terkini situasi politik Tim
Proyek, Tim KMS
KMS Tim proyek
Member
K02 Knowledge akademik dan
non-akademik Tim KMS KMS Tim KMS Member
K03 Knowledge penggunaan KMS
Tim Proyek, Tim KMS
KMS Tim Proyek Member
K04 Knowledge SOP Tim Proyek, Tim KMS KMS Tim Proyek
Member Merancang Tim knowledge management
Dalam merancang tim knowledge management , peneliti mengusulkan pembentukan  tim  yang  mengikutsertakan partisipasi  dari  mahasiswa  yang  dikirim, sehingga  baik  itu  organisasi  dalam  hal  ini adalah  pihak Office  of  International  Affair dan  mahasiswa  ada  ikatan  kepercayaan untuk  membangun  sistem.  Adapun  struktur rancangan  tim  yang  diusulkan  ditunjukan pada gambar 7.
Gambar 7 Tim Knowledge Management
Penjelasan dari masing-masing posisi adalah sebagai berikut :
1. KM Manager bertanggung  jawab  atas keberlangsungan sistem, membuat perencanaan dan strategi untuk
pengembangan knowledge management lebih  lanjut  pada  bidang  kerjasama internasional,  selain  itu  KM manager bertindak pula untuk memimpin
kelompok-kelompok  kerja  yang  ada dalam  tim  KMS.  Adapun  yang  mengisi posisi ini adalah orang yang bertanggung jawab dalam proyek kerjasama internasional yaitu Manager Proyek.
2. KM analyst bertanggung  jawab  atas konten  yang  boleh  masuk  dan  tidak boleh masuk kedalam sistem, melakukan penambahan user, dan melakukan penyetingan menu. KM analyst bertindak sebagai administrator sistem  yang  mana posisinya  akan  diisi  oleh  2  orang  yaitu pertama  adalah  dosen atau  staf  yang ada pada Office  of  International  Affair dan memiliki knowledge
pengelolaan database. Yang  kedua  berasal  dari mahasiswa yang dikirim untuk melakukan studi di negara yang bersangkutan dalam hal ini adalah Korea
selatan. Mahasiswa yang ditunjuk adalah mahasiswa  yang  diberi  kepercayaan untuk  mempimpin  mahasiswa  lain  yang dikirim.
3. KM  operasional  bertanggung  jawab untuk  mengelola  data,  informasi  atapun knowledge yang  ada  pada  sistem. Melakukan proses penambahan, penyimpanan dan
pendistribusian knowledge adalah  tugas  dari  KM operasional.  Anggota  KM  operasional terdiri  dari  dosen  –dosen  dan  staf-staf yang  ada  pada Office  of  International Affair serta  mahasiswa-mahasiswa  yang melakukan studi di Universitas
Youngsan. Untuk masuk kedalam sistem, baik  dosen,  staf  maupun  mahasiswa diberikan username dan password- nya masing-masing.
4. KM developer bertanggung  jawab  untuk merancang  dan  membangun  berbagai fasilitas  utama  atau  tambahan  yang diperlukan  oleh  pengguna  sistem.  KM developer pun  memiliki  tugas  untuk melakukan konfigurasi server dan aplikasi, serta merespon segala
troubleshooting yang  terjadi  baik  dari segi hardware ataupun software .  KM developer diisi oleh orang yang memiliki knowledge lebih tentang IT baik itu yang berhubungan dengan networking,
software ataupun hardware. Oleh karena itu  KM manager memilih  karyawan yang  memiliki background IT  yang  kuat untuk mengisi posisi ini.
Merancang Blueprint Knowledge Management System
Untuk  merancang blueprint  knowledge management  system ,  peneliti  menggunakan acuan 7 layer arsitektur knowledge management yang  terdiri  dari interface layer,  access  and  authentication  layer, collaborative filtering and intelligence layer, application layer, transport layer, middleware and legacy integration layer dan Repository  layer .  Rancangan  ketujuh layer arsitektur knowledge  management  system dilihat  pada  gambar  8.  Adapun  rancangan blueprint dari knowledge  management system yang  diusulkan  untuk  mendukung proses kegiatan akademik dan non-akademik di Office  of  International  Affair UNIKOM seperti  pada  gambar  9.  Gambar  10 menunjukan  proses knowledge  management yang  terjadi  didalam  organisasi  setelah rancangan blueprint knowledge management
system diterapkan
Gambar 8 Seven Layer Knowledge Management System yang diusulkan
Gambar 9 Usulan Arsitektur Knowledge Management System di Office of International Affair UNIKOM
Gambar 10 Proses Knowledge Management OIA Setelah Blueprint diterapkan

## PENUTUP
Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah:  (1) knowledge  -  knowledge yang  dimiliki organisasi  saat  ini  adalah knowledge mengenai profil organisasi, peraturan kerjasama,  dokumen  dan  informasi  MOA, dan  data-data  partisipan  yang  terlibat  dalam kerjasama  internasional;  (2)  dalam  peta persaingan UNIKOM menjadi market leader (pemimpin  pasar)  dibandingkan  dengan universitas-universitas  lain  yang  ada  di Bandung  seperti  UNPAD,  UPI  dan  STIE
Ekuitas.  UNIKOM  menjadi market  leader
karena  memiliki knowledge  -  knowledge tentang  bagaimana  melakukan  kerjasama dengan  pihak  Universitas  Youngsan  beserta syarat-syaratnya.  Hal  ini  menyebabkan UNPAD,  UPI  dan  STIE  Ekuitas  dalam melakukan kerjasama dengan pihak Universitas  Youngsan  harus  melibatkan UNIKOM  terlebih  dahulu;  (3)  rancangan knowledge management system yang diusulkan dirancang sesuai kebutuhan dari 7 layer  knowledge  management  system ,  yang mana  pada interface  layer menggunakan browser sebagai jalur aksesnya, pada access
& authentication layer sistem yang diusulkan  membatasi  hak  akses  berdasarkan perannya  dalam  sistem,  memasang firewall untuk mencegah interferensi pihak asing dan menyediakan  fasilitas backup sistem  secara lokal  dan online .  Dalam collaborative filtering & intelligence layer sistem menyediakan  fitur  pencarian,  rekomendasi knowledge  -  knowledge yang  berelasi, memberikan filtering dan attribute  tagging . Dalam application  layer menggunakan web portal dan  penggunaan third  application seperti chatting dan video streaming . Sistem pun  menggunakan  protokol  HTTP,  TCP/IP,
POP3/SMTP dan RTSP/RTP dalam transport  layer -nya  serta  menciptakan  suatu Communities  of  Practice dari  sisi user . Middleware  and  Legacy  Integration  Layer yang bertugas untuk menghubungkan application layer dan repository layer maka digunakan  lah  ODBC,  Cronjob  dan  Batch sedangkan  pada repository  layer -nya  sistem menyediakan, database  server , file  server dan mail  server .  Adapun  saran  yang  dapat diberikan  sebagai  bahan  masukan  yang  bisa digunakan  sebagai  bahan  pertimbangan pengembangan  laporan  menjadi  lebih  baik adalah : (1) penelitian yang dilakukan hanya terbatas  pada  tahap  perancangan  arsitektur dari knowledge management system ,
sehingga dalam penelitian berikutnya disarankan  agar  proses  perencanaan  sampai tahap  penerapan  dan  pengevaluasian  dari sistem tersebut; (2) Sistem yang dibuat tidak akan  berjalan  dengan  optimal  tanpa  adanya kesadaran dari para knowledge worker untuk menanamkan  budaya sharing  knowledge . Oleh  karena  itu  perlu  dibuatnya  suatu regulasi  atau  aturan  yang  memberikan reward kepada para knowledge worker yang memberikan  kontribusi  sehingga  sistem yang  dibuat  nantinya  tidak  hanya  menjadi “ graveyard system”.

## DAFTAR PUSTAKA
Gema,  Celline  Liawan,  Gerardus  Polla. 2010.  “Perancangan  Prototype  Aplikasi Knowledge Management Pada Divisi
Management Automation Information Untuk Mendukung  Oracle  Financial  pada  Orang tua Group”. c ommIT Volume 4, No 2, pp 90- 97.
Gold, A. H., Malhotra, A., and Segars, A. H. 2001.  “Knowledge  Management:    An
Organizational  Capabilities  Perspective”.
Journal of Management Information Systems Volume 18, No 1, pp. 185-214.
Ho, Lim Bui, Bawa Wuryaningtyas, Ronald. 2008.  “Penerapan  Knowledge  Management System  Pada  Perusahaan  Bisnis  Konsultasi PT Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid)”. Program Studi Magister
Manajemen  Sistem  Informasi  Universitas
Bina Nusantara. Jakarta Lam, Natalie le Chi Lan. 2013. “Knowledge
Management  2.0  -  The  new  paradigm  of knowledge management: Assesseing
knowledge  management  in  the  global student  organisation  AIESEC  from  a  KM 2.0  perspective”.  Ba  in  Marketing  and Management
Communication, Aarhus University,  School  of  Business  and  Social sciences. Denmark.
Nonaka,  Ikujiro,  Hirotaka  Takaeuchi.  1995. The  Knowledge-Creating  Company:  How Japanese  Companies  Create  the  Dynamics of Innovation . New York: Oxford University Press.
Nonaka,  Ikujiro.  1998. The  Knowledge- Creating  Company.  in  Harvard  Business Review  on  Knowledge  Management .  pp.21- 45. Boston: Harvard Business Scholl Press.
Rangkuti,  Freddy.  1997. Analisis  SWOT  : Teknik  membedah  kasus  bisnis. Jakarta:  PT. Gramedia Pustaka Utama.
Rumizen,  Melissie  C.  1998.  “Report  on  the Second  Comparative  Study  of  Knowledge
Creation
Conference”.
Journal of
Knowledge Management , Volume 2 Issue: 1, pp.77-82.
Tiwana,  Amrit.  2002. The  Knowledge Management  Toolkit  :  Orchestrating  IT, Strategy  and  Knowledge  Platform  2nd edition. Upper Saddle River: Prentice Hall.
Von  Krogh,  George,  Kazuo  Ichiyo,  Ikujiro
Nonaka. 2000. Enabling Knowledge
Creation .  New  York:  Oxford  University Press.
Wenger,  E.  1998. Communities  of  practice: Learning  meaning  and  identity .  Cambridge:
Cambridge University Press.