## ANALISIS SUMBER INFORMASI DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN

## (Studi kasus di Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang)
Oleh: Sri Sumarsih
Pustakawan Madya UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang Email: sumarsih.raharja@gmail.com

## Abstrak
Perpustakaan    Perguruan  Tinggi  dalam  memenuhi  perannya  harus  mampu  meningkatkan  kinerjanya  khususnya kualitas  sumber  informasi  dan  layanan.  Standar  yang  ditetapkan  oleh  lembaga  terkait    guna  memenuhi  kebutuhan pemustaka  perlu  dipenuhi  dengan  melakukan  analisis  terhadap  sumber  informasi  dan  layanan.  Hasil  Analisis  dari kajian  ini  Koleksi  perpustakaan  belum  mampu  memenuhi  kebutuhan  prodi,  sumber  daya  pustakawan  masih membutuhkan kompetensi bidang lain yang mendukung. Dari sisi layanan kepada pemustaka hal yang paling pokok adalah penyediaan sarana dan prasarana yang memadai.
Pengukuran  kinerja  perpustakaan  perlu  dilakukan  sebagai  upaya  untuk  meningkatkan  kinerja perpustakaan  dalam  memenuhi  kebutuhan  pemustaka  sivitas  akademika  Polines. Pengukuran  dalam pengembangan layanan, pengembangan sistem informasi, pengembangan koleksi, pengembangan sumber daya  pustakawan.    Sedangkan  lingkungan  kerja  juga  menjadi  faktor  penting  dalam  penyelenggaraan perpusta.
Kata Kunci: Sumber Informasi, Layanan Perpustakaan, Perpustakaan Perguruan Tinggi.

## 1. Pendahuluan
Perpustakaan  perguruan  tinggi  adalah perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen, dan karyawan. Perpustakaan  perguruan  tinggi  didirikan dengan tujuan untuk mendukung, memperlancar,  dan  meningkatkan  kualitas pelaksanaan program
Tri Dharma
Perguruan Tinggi melalui pelayanan informasi  kepada  sivitas  akademika  yang dilayaninya.  Dalam  pelayanan  kepada masyarakat sivitas akademika, perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan sumber  informasi  sesuai  dengan  kebutuhan pemustaka. Sumber informasi yang dimiliki perpustakaan  adalah  koleksi  perpustakaan. Koleksi  perpustakaan  dikemas  dengan sistem  tertentu  agar  pemustaka  dapat menggunakan  dengan  mudah,  cepat  dan tepat.
Perpustakaan
Polines dalam penyelenggaraannya  tugas  dan  fungsinya sebagai  unit  penunjang  kegiatan  belajar mengajar,  mempunyai  sumber  informasi berupa koleksi perpustakaan.
Koleksi  perpustakaan  merupakan  sarana sumber informasi utama dalam penyelenggaraan perpustakaan. Keberadaan koleksi  perpustakaan  sangat  dibutuhkan oleh  pemustaka.  Koleksi  yang  dimiliki perpustakaan  Polines  sampai  dengan  tahun 2017 sebesar 22.537 judul, 42.356 eksemplar. 1
Sedangkan  penambahan  koleksi  untuk tahun 2017 masih dalama proses pengolahan,  karena  terlalu  lama  didalam proses pengadaannya. Koleksi di perpustakaan  Polines  selain  koleksi  buku juga  mempunyai  koleksi  lokal,  yang meliputi  koleksi  tugas  akhir  mahasiswa, laporan penelitian dan pengabdian masyarakat,  buku  pegangan  kuliah  dan handout yang disusun oleh dosen. Perpustakaan Polines mempunyai keberagaman  koleksi  yaitu:  koleksi  buku teks, journal ,  CD,  tugas  akhir  mahasiswa, laporan penelitian dosen, pengandian masyarakat,  dan  koleksi  referensi.  Layanan merupakan salah satu kegiatan utama di
1 Sumber data: daftar bahan pustaka  perpustakaan tahun tahun 1983-2009
setiap perpustakaan.
Kegiatan ini langsung berhubungan dengan masyarakat dan sekaligus menjadi barometer  keberhasilan  penyelenggaraan perpustakaan. 2 Layanan  di  perpustakaan Polines meliputi: layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan fotokopi, layanan multimedia,  layanan  internet,  layanan penyebaran informasi, layanan penelusuran bahan  pustaka,  layanan  bebas  pinjam perpustakaan,  layanan  scanning  dokumen dan  cetak,  layanan  kerjasama  perpustakaan Perguruan  Tinggi  dan  layanan  bimbingan pemakai.  Sistem  layanan  di  perpustakaan Polines  yaitu  layanan  terbuka  dimana pemustaka  dapat  mengakses  koleksi  secara langsung.
Sistem  Informasi  di  perpustakaan  Polines disusun berdasarkan kebutuhan perpustakaan,  sehingga  untuk  memenuhi kebutuhan  tersebut  sistem  informasi  dibuat oleh  tenaga  IT  Polines  yang  bernaung dibawah PTIK. Sistem informasinya dengan diberi nama SIAPP (sistem informasi perpustakaan Polines) . Sistem ini dikembangkan  sampai  dengan  pembuatan website perpustakaan  dengan  mengadopsi kebutuhan  pemustaka  sivitas  akademika Polines  dan  mengikuti  perkembangan perpustakaan  lain.  Pemanfaatan  sistem informasi  dibangun  untuk  memudahkan pemustaka dalam mencari sumber informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Perkembangan yang terjadi di perpustakaan mulai dari koleksi, layanan, sarana prasarana maupun teknologi informasi yang digunakan, akan selalu memberikan dampak  kepada  pemustaka  yaitu  kepuasan layanan  yang  diberikan  perpustakaan. Sehingga  untuk  memenuhi  kebutuhan pemustaka  tersebut,  perpustakaan  harus mengukur  kinerjanya  dalam  kurun  waktu paling lama satu tahun. Tujuan pengukuran kinerja  adalaah  untuk  mengetahui  apakah dalam  penyelenggaraannya  perpustakaan dapat  memenuhi  kebutuhan  pemustakanya
2 Sutarno. Manajemen Perpustakaan Suatu pendekatan Praktik, (Jakarta: CV  Sagung Seto, 2006), hlm 90
baik  secara  kualitas  maupun  kuantitas sumber informasi yang disediakan. Dengan adanya  pengukuruan  kinerja  perpustakaan, maka    kualitas  dan  efektivitas  jasa  dan kegiatan perpustakaan dapat terukur.

## 2. Pembahasan
Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang  merupakan  Unit  Pelaksana Teknis  yang  dalam  pelaksanaan  hariannya di bawah Wakil Direktur I dan bertanggungjawab langsung kepada
Direktur.  Tugas  dan  fungsi  perpustakaan adalah  sebagai  penunjang  kegiatan  Tri Dharma Perguruan Tinggi. Untuk memenuhi  kebutuhan  tersebut.  Sumber daya informasi yang tersedia di perpustakaan Polines adalah koleksi sebagai  daya  tarik  yang  disediakan  untuk pemustaka  sivitas  akademika.  Koleksi berupa hardcopy (buku, journal ,  majalah, TA  mahasiswa,  laporan  penelitian,  dan laporan  pengabdian masyarakat) , dan koleksi softcopy (TA  mahasiswa,  Laporan penelitian, CD program, CD buku). Koleksi yang  tersedia  di  perpustakaan  Polines merupakan  koleksi  dari  pembelian  dan sumbangan  dari  mahasiswa  maupun  pihak lain.
Cakupan  sumber  informasi  yang  tersedia berupa  koleksi hardcopy maupun softcopy tersebut  dikelola  dengan  sistem  yang  baku di  perpustakaan,  misalnya  untuk  koleksi hardcopy dapat  dipinjamkan  yaitu  hanya koleksi  buku,  sedangkan  koleksi  referensi, TA  mahasiswa  dan  laporan  penelitian, Laporan pengabdian masyarakat, jurnal dan majalah hanya boleh di copy di tempat. Hal ini  berkaitan  dengan  keterbatasan  koleksi dan  untuk  melindungi  hak  intelektual mahasiswa  dan  dosen.  Sedangkan  untuk koleksi softcopy juga tidak dapat dipinjamkan,  hanya  dapat  di  copi  maupun di baca ditempat.
Layanan  yang  tersedia  di  perpustakaan merupakan kegiatan utama untuk menjembatani  kebutuhan sumber informasi bagi  pemustaka  sivitas  akademika  Polines. Perkembangan  yang  dapat  kita  lihat  di
perpustakaan  lain,  seperti  di  perpustakaan UIN  SUKA  Yogyakarta  telah  membuka wacana  bagi  perpustakaan  Polines  untuk dapat  mengembangkan  layanan  mandiri. Akan  tetapi  kendala  yang  di  hadapi  di lapangan,  pimpinan  perpustakaan  belum memberikan  prioritas  akan  pengembangan perpustakaan.  Hal  itu  dapat  kita  lihat anggaran  yang  diberikan  dalam  setiap tahunnya  <  2%  sesuai  dengan  UU  yang berlaku untuk perpustakaan.
Sistem  informasi  perpustakaan  Polines dibangun berdasarkan kebutuhan perpustakaan dengan mengikuti perkembangan  teknologi  yang  tersedia. SIAPP merupakan sistem informasi perpustakaan  Polines.  Sistem  ini  dibangun bekerjasama  dengan  salah  satu  tenaga  TI PUSKOM Polines yang tertarik mengembangkan  sistem  ini.    SIAPP dikembangkan  sampai  terkoneksi  dengan website perpustakaan  Polines.  SIAPP  yang terkoneksi  web  ini  disediadan  untuk memenuhi  kebutuhan  pemustaka  Polines dalam  mencari  sumber  informasi  yang  di miliki perpustakaan tanpa harus berkunjung ke perpustakaan. Walaupun content web nya masih  terbatas  dan  akan  melakukan perubahan-perubahan sesuai kebutuhan pemustaka.
2.1. Pelayanan Sumber Informasi
Eksistensi suatu perpustakaaan tercermin  pada  banyak  dan  variasi  layanan yang ditawarkan kepada pemustaka. Kinerja  suatu  perpustakaan  dapat  diukur berdasarkan  mutu  layanan  dan  kepuasan pemustakanya. Namun semakin banyak dan variasi  layanan  yang  diberikan,  maka semakin besar pula beban kerja pustakawan.  Jenis  layanan  yang  diberikan oleh  perpustakaan  Polines,  antara  lain: layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan  fotokopi,  layanan  multimedia, layanan internet, layanan penyebaran informasi,  layanan  penelusuran  bahan pustaka, layanan bebas pinjam perpustakaan,  layanan  scanning  dokumen dan  cetak,  layanan  kerjasama  perpustakaan
Perguruan  Tinggi  dan  layanan  bimbingan pemakai.
Dampak adanya banyak dan variasi layanan yang  tersedia,  maka  kinerja  pustakawan kurang  maksimal,  karena  fokus  utamanya hanya  pada  layanan  sirkulasi.  Sedangkan layanan  lain  tidak  dapat  dilayani  secara masimal. Untuk mengantisipasi hal tersebut,  maka  perpustakaan  Polines  ingin mempunyai  perencanaan  mengenai  adanya layanan mandiri dimana pustakwan nantinya  hanya  akan  menjadi  manager informasi  saja  dan  fungsi  pelayanan dilakukan  oleh  sistem  informasi.  Kinerja pustakawan  dalam  memberikan  pelayanan kepada  pemustaka  dapat  kita  lihat  dalam tabel  1  dan  2.  Statistik  ini  menunjukkan dalam  kurun  waktu  tahun  2016  –  2018, bahwa kegiatan peminjaman dan pengembalian  buku  masih  merupakan layanan  utama  di  perpustakaan.  Walaupun kalau kita bandingkan dengan sasaran mutu yang  ditetapkan  oleh  perpustakaan  sebesar 50  orang/hari,  hanya  tercapai  sebesar  39 orang/hari,  sehingga  masih  kurang  0,8%  . Sedangkan  untuk  sasaran  mutu  mengenai pengunjung  malah  naik  sebesar  173 orang/hari,  padahal  penetapannya  hanya 150 orang/hari, kelebihannya 0,9%.
Sedangkan berdasarkan perhitungan berdasarkan  ketersediaan  koleksi  dengan jumlah  penggunaan  koleksi  di  UPT Perpustakaan dinyatakan bahwa ketersediaan  koleksinya  masih  kurang, karena adanya anggaran yang terbatas, dari 2  %  tersebut  selama  tiga  tahun  terakhir. Analisa  yang  sudah  kita  buat  dengan menghitung  standar  kebutuhan  buku  dan jurnal  berdasarkan  perhitungan,  bahwa kebutuhan sumber informasi berupa koleksi di  perpustakaan masih  sangat  kurang. Data tersebut belum termasuk adanya pengembangan  prodi  baru  yang  meliputi prodi perbankan syariah, Jaringan Komputer, Komputer Akuntansi dan D4. Dari  data  yang  ada  bahwa  ketersediaan koleksi  buku  dan  jurnal  yang  dibutuhkan untuk  kegiatan  pendidikan  Polines  dilihat dari  kurikulum  dan  SAP  dari  seluruh  22
Program Studi sebanyak 16.626 judul/102.947 eksemplar. Jadi perpustakaan
Polines  untuk  melayani  kegiatan  tersebut masih membutuhkan buku dan jurnal 5.133 judul/76.883
eksemplar .
Untuk Ketersediaan koleksi buku dapat dijabarkan bahwa  ketersediaan  koleksi  sebanyak 51.0%  eksemplar  sudah  lama  tahun terbitnya  (>  5  thn).  Sedangkan  jurnal  yang lama  tahun  terbitnya  ada  2.0  %  eksempar. Koleksi  tugas  akhir  mahasiwa  36.4%, Laporan  penelitian  dosen  4.3%,  skripsi mahasiswa 3.8%, prosiding, 0.6%.
Sedangkan  koleksi  bahan  pustaka  softcopy 36.4%, CD-ROM ada 1.8 %, Kaset 0.08 %, dan Disket 0.2 %.
Untuk  Kebutuhan pemustaka yang berkaitan  dengan  pelayanan  sirkulasi  dapat terpenuhi  dengan  adanya  sistem  informasi yang tersedia di perpustakaan. Sistem yang dibangun  perpustakaan  ini  sangat  mudah digunakan oleh pustakawan maupun pemustaka,  karena  sistem  yang  dibuat berdasarkan kebutuhan perpustakaan. Sistem  informasi  yang  tersedia  untuk kebutuhan  sirkulasi  meliputi:  data  anggota perpustakaan,  data  peminjam,  data  buku yang  dipinjam,  data  buku  yang  kembali, data  pengunjung,  katalog  online,  dan  data koleksi  buku  yang  dimiliki  perpustakaan. Data  koleksi  buku  perpustakaan  dikolola dengan sistem database yang dapat di akses melalui  intranet.  Database  perpustakaan Politeknik berkembang dalam penggunaannya  yaitu  dari  database  SQL server  menjadi  database  MySQl,  dengan pertimbangan  menuju  era open  source database ,  serta  adanya  beberapa  fakta  di lapangan yang menunjukkan bahwa database ini terbukti kehandalannya. Dengan  database  MySQL  ini  perpustakaan dapat  mengoperasionalkan database secara maksimal untuk kebutuhan akses informasi. Sedangkan  untuk kebutuhan  minimal layanan  perpustakaan  yang  tertuang  dalam buku pedoman perpustakaan telah terpenuhi oleh perpustakaan Polines walaupun  dalam  melayani  tidak  maksimal
karena kekurangan pustakawan yang mempunyai kompetensi dalam bidang lain.
2.2. Pengembangan  Sistem  informasi dan pelayanan informasi 2.2.1. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi perpusatakaan  Polines,  diarahkan  menuju ke  perpustakaan  digital.  Akses  informasi dapat  dilakukan  oleh  pemustaka,  kapan saja, dimanapun berada. Dengan memanfaatkan  sistem  informasi yang berkembang  dewasa  ini,  dimana  setiap orang  dapat  mengakses  segala  sumber informasi  tanpa  batas,  maka  perpustakaan Polines  menyediakan  sumber  informasi tersebut  sesuai  kebutuhan  pemustaka. Akses  yang  cepat  merupakan  prioritas utama  perpustakaan  dalam  menyediakan layanan sumber informasi.
Dalam mendukung kegiatan sistem informasi  perpustakaan  Polines  dibutuhkan adanya  komponen  informasi  meliputi  (1) sumberdaya  manusia (brainware) ,  yang dikelola  oleh  Koordinator  TI  dan  staf  TI PUSKOM  (2)  perangkat  keras (hardware) , perangkat  yang  tersedia  berupa  server  dan PC komputer (3) perangkat lunak ( software), software  yang  dibangun  oleh pustakawan  sekaligus  Koordinator  TI  dan staf  TI  Puskom (4)  jaringan (netware), menggunakan internet dan intranet ,  yang tersedia  melalui  pengelolaan  PTIK  dan  (5) data (dataware), data  bersumber  dari koleksi    perpustakaan  yang  dihimpun berupa teks, image, audio atau video.
Sedangkan  aktivitas  sistem  informasi  yang dibangun  perpustakaan  Polines  meliputi: (1)  pengumpulan  data  mulai  pengumpulan data  samapi  entri  data,  oleh  bagian pengolahan;  (2)  pengolahan  data  adalah proses  komputasi  data  oleh  bagian  layanan TI;  (3)  penyimpanan  data meliputi pengorganisasian  data  dan  penyimpanan data  oleh  layanan  TI , (4)  penyebaran informasi  berupa  katalog online melalui penelusuran  bahan  pustaka  dikelola  oleh layanan  TI;  (6)  kontrol  terhadap  sistem adalah  aktivitas  mulai  dari  auditing, pengamanan, pemantauan kesesuaian
informasi  dengan  kebutuhan  pengguna sampai  pada  peningkatan  kemampuan pustakawan, masih dikelola oleh staf PTIK ditambah  dengan  dana  pengembangan perpustakaan yang salah satunya digunakan untuk pelatihan SDM.

## 2.2.2. Pemanfaatan Sistem Informasi
Dari sisi penyedia layanan,
pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan pelayanan perpustakaan Polines yaitu:
a. Pengadaan  bahan  pustaka,  pembelian, pelangganan, pencarian / pengumpulan
b. Pencarian  informasi  pustaka  yang  dijual oleh  penerbit  di  dunia  dapat  dilakukan lewat      akses    internet;  demikian  juga, pemesanan  maupun  dapat  dilakukan lewat internet, tahapan ini akan direalisasi pada tahun 2017.
c. Penyiapan pustaka, antara lain, pemberian label dan katalogisasi. Penyiapan  pustaka  ini  dikelola  oleh bagian  pengolahan,  dimana  semua databasenya  sudah  dapat  terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi
informasi yang berkembang.
d. Pemberian  layanan.  Pemberian  layanan sirkulasi  dan  pencarian  pustaka  dapat dilakukan  dengan  mudah,  cepat  dan tepat,  sehingga  kebutuhan  pemustaka dapat terpuaskan.
e. Pemeliharaan pustaka. Penyimpanan pustaka  di  perpustakaan  Polines  sudah dirintis  sejak  tahun  2008  dengan mengalihmediakan koleksi  lokal, seperti laporan  penelitian  dosen,  pengabdian masyarakat dan TA mahasiswa.

## 2.2.3. Pelayanan sistem informasi
Sistem informasi perpustakaan merupakan  sarana  yang  digunakan  sebagai alat  untuk  memudahkan  pustakawan  dan pemustaka  dalam  memanfaatkan  sumber informasi  yang  tersedia  di  perpustakaan. Sumber  informasi  di  perpustakaan  dapat diberdayagunakan  dengan  media  sistem informasi  yang  fungsinya  dapat  digunakan untuk  memenuhi  kebutuhan  dalam  proses
pengolahan,  sirkulasi  dan  penyebaran informasi.
Dari  sisi  pengguna  layanan,  perpustakaan Polines  memanfaatkan  kemajuan  teknologi informasi  untuk  mendukung  beberapa kegiatan sebagai berikut:
a. Pencarian pustaka lewat katalog , disediakan dalam satu paket informasi di bagian layanan sirkulasi maupun website perpustakaan.
b. Pembacaan/pemanfaatan pustaka dengan melakukan  akses  melalui  media  in intranet perpustakaan.
c. Pencarian  sumber  informasi  repository dapat  diakses  melalui  LAN  dengan menggunakan  aplikasi  berbasis  android melalui  pencarian  dalam playstore yang membaca kode barcode sehingga koleksi repository dapat  diakses  fulltext  di perpustakaan.
d. Penggunaan  sistem  informasi  bebas pinjam  yang  sudah  terintegrasi  dengan SIA bagian akademik, sehingga pemustaka  dapat  melakukan  bebas pinjam tanpa datang ke perpustakaan.

## 2.2.4. Pengembangan
Kualitas

## Pelayanan
Salah  satu  konsep  yang  memiliki kaitan  erat  dan  berdampak  langsung terhadap  keberhasilan  pendekatan  kualitas pelayanan  adalah  sistem  komputer.  Dalam usaha meningkatkan pelayanan, perpustakaan  Polines    memperhatikan  dan mendengarkan  pendapat  yang  dikeluarkan oleh pelanggan mengenai jasanya.
Menurut  Berry  dan  Parasuraman  dalam Lupiyoadi, 3 dalam mengembangkan kualitas  pelayanan  yang  efektif  melalui sistem  informasi,  ada  lima  petunjuk  yang perlu dilakukan, yaitu:
a. Mengukur  besarnya  harapan  pelanggan atas pelayanan perpustakaan harus dapat mengukur besarnya harapan yang muncul  atas  pelayanan  yang  diberikan kepada pemustaka.
3 Lupiyoadi,  Rambat. Manajemen  Pemasaran  Jasa  Teori  dan Praktek . (Jakarta: Salemba Empat, 2001) hlm 182
b. Menentukan  di  mana  titik  berat  kualitas informasi.  Perpustakaan  harus  mampu menetapkan titik berat kualitas informasi yang ingin dicapai
c. Mengetahui saran pelanggan. Perpustakaan dituntut untuk dapat mendengarkan  dan  memahami  saran pelanggan mengenai
layanan perpustakaan.
d. Menghubungkan  kinerja  pelayanan  dan output yang dihasilkan oleh perpustakaan diharapkan
mampu mengkaitkan  kinerja  pelayanan  dengan tujuan organisasi.
e. Menjangkau seluruh pegawai. Penerapan sistem informasi dalam kualitas pelayanan  harus  mampu  mencakup keseluruhan  individu  yang  terkait  di dalam hierarki organisasi. Sistem tersebut  harus  didesain  sedemikian  rupa agar  semua  pegawai  yang  berada  dalam fungsi yang berbeda mendapatkan informasi yang sesuai Untuk mengetahui efektivitas sistem komputer  dalam  peningkatan  kualitas pelayanan  adalah  apabila  pengguna  telah merasa puas dengan kinerja pelayanan yang ada terutama dalam hal pencarian informasi yang  dibutuhkan.  Faktor  lain  yaitu  adanya kompetensi  pustakawan  dalam  melayani pemustaka.  Kompetensi  sumber  daya perpustakaan  Polines  seharusnya  mampu memberikan  layanan  prima,  melihat  latar belakang  pendidikan  pustakawannya  yang mempunyai dasar mengenai ilmu perpustakaan.  Untuk  memenuhi  kebutuhan tersebut selama 3 (tiga) tahun berturut-turut pustakawan telah dibekali dengan pelatihan pelayanan  prima  dalam  kegiatan  pelatihan yang  diadakan  oleh  perpustakaan  dengan mengundang  pakar  dari  YPI  Semarang. Pelatihan  tersebut  meliputi  3  tahap  yaitu tahap  dasar,  intermediate  dan  advance. Dengan  pelatihan  mengenai  pelayanan prima  diharapkan  pustakawan  mampu melayani  pemustaka  dengan  prima  dasar- dasar  ilmu  yang  telah  diperoleh  dalam pelatihan tersebut.

## 3. Sumber daya pustakawan
Kemampuan  sumber  daya  pengelola sumber informasi khususnya yang berkaitan  dengan  perkembangan  teknologi informasi, masih sangat kurang. Koordinator  pengembangan  layanan  TI  ini hanya  berpendidikan  SMA  dan  baru mengikuti program S1 bidang lain. Sedangkan  tim  yang  ada  juga  kurang mendukung karena tidak mempunyai ketrampilan pengetahuan mengenai teknologi  informasi  khususnya  mengenai pengelolaan database dan jaringan.
Dalam  mengatasi  permasalah  mengenai ketrampilan  dan  kompetensi  tenaga  TI tersebut  sebenarnya  pustakawan  telah mengikuti pelatihan mengenai perkembangan teknologi informasi perpustakaan, tetapi karena tidak mempunyai dasar ilmu mengenai teknologi informasi  dan  komputer,  maka  tetap  tidak membawa perubahan. Salah satu cara yaitu dengan  merekrut  tenaga  yang  mempunyai kualifikasi  tersebut.  Untuk  mengatasi masalah  yang  ada  perpustakaan  masih berkerjasma  dengan  staf  TI  PUSKOM Polines.

## 4. Analisis terhadap lingkungan kerja
Lingkungan  yang  baik  ikut  memberikan andil dalam penyelenggaraan perpustakaan. Lingkungan  tersebut,  antara  lain  lokasi yang strategis, mudah dikenal dan dijangkau masyarakat, bebas banjir, bersih, tenang,  sehat,  nyaman,  dan  terdapat  akses kendaraan. 4 Lingkungan perpustakaan diciptakan  untuk  kenyamanan  pemustaka dan pustakawan. Lingkungan yang demikian  tentunya  merupakan  salah  satu faktor  yang  berpengaruh  positif  kepada keberhasilan  perpustakaan.  Polines  dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dipengaruhi adanya faktor ketidaknyamanan, antara lain ruangan yang tidak  luas,  sumber  daya  pustakawan  yang kurang mempunyai kompentensi.
4 Sutarno, Wiji. Psikologi Perpustakaan. (Jakarta : Sagung Seto, 2009) , hlm 112
Kendala  perpustakaan  Polines  mengenai lingkungan kerja karena keterbatasan ruangan.  Ruangan  perpustakaan  Polines hanya  satu  lantai  dan  bergabung  dengan ruang  administrasi  dan  direktur  beserta jajarannya.  Untuk  menganalisis  kebutuhan ruang perpustakaan berkaitan dengan jumlah  mahasiswa  dapat  dihitung  bahwa, kebutuhan  ruang  berdasarkan  standar perpustakaan  untuk  kapasitas  mahasiswa 3.653  orang,  ruangan  yang  dibutuhkan berdasarkan  kuota  kursi  sebesar    5.000 meter persegi. Perbandingan dengan standar  minimal  kebutuhan  ruangan  dalam tabel.  5,  bahwa  kebutuhan  minimal  ruang perpustakaan  adalah  2.000  meter  persegi. Padahal  kalau  dibandingkan  dengan  tabel. 6,  dimana  ruangan  perpustakaan  Polines hanya  mempunyai  luas  575  meter  persegi, sehingga  ideal  untuk  perpustakaan  Polines masih kurang 1.425 meter persegi.
Data tersebut menjadi pertimbangan
pengajuan kepada pimpinan untuk mendirikan  gedung  perpustakaan  secara mandiri.  Melihat  kondisi  lingkungan  di Polines  usulan  untuk  gedung  perpustakaan belum  dimungkinan  karena  adanya  faktor anggaran  maupun  tempat.  Solusi  untuk mengatasi masalah ruangan harus diberikan prioritas dalam penyelesaiannya oleh pimpinan.  Hal  ini  dilakukan  dengan  tujuan untuk memberikan kenyamanan dan keleluasaan pemustaka.
Analisis  lingkungan  ini  juga  berkaitan dengan  aktivitas  kunjungan  pemustaka sivitas akademika Polines ke  perpustakaan. Berdasarkan  data  statistik  pengunjung perpustakaan  dalam  3  (tiga)  tahun  terakhir terlihat  adanya  tingkat  kunjungan  ke perpustakaan    didominasi  oleh  mahasiswa, yaitu  sebesar  163%  per  tahun,  sedangkan tingkat  kunjungan  dosen  hanya  sebesar 2,9% per tahunnya.
Analisis lingkungan kerja mengenai sumber daya manusia perpustakaan diukur berdasarkan pedoman perpustakaan perguruan  tinggi.  Jumlah  Sumber  daya manusia minimal dibutuhkan untuk
pengelolaan perpustakaan di Polines adalah 34 orang.
Perhitungan  secara  rinci  dapat  kita  lihat dalam penghitungan dibawah ini.
T  =  {(w+wh)/2wh  X  N/(150  +  t)}  +  (n+1)  + (x/2.000 + y/50.000)
dimana : T = Jumlah karyawan yang dibutuhkan w = Jumlah jam kerja nyata per minggu wh = Jumlah jam kerja minimal per minggu (37.5 jam) N = Jumlah pengguna t = Peubah otomasi pada titik layan dengan nilai konstan t 1 = 10, t 2 = 20, t 3 = 30 dst
n = Jumlah titik layan di semua unit x = Pertambahan koleksi per tahun y = Besarnya koleksi
w = 55 jam, wh = 37.5 jam, N = 4.174 orang, t 1 = 110, n = 11, x
= 500 eks/tahun, y = 102.947 eks/tahun maka :
T  =  (55 + 37.5)/75 X (4.174/260) + 12 + (500/2.000 + 102.947/50.000) = 1.23 X 16.05 + 12 + 0.25 + 2.05 = 31.58 orang dibulatkan 32 orang Tahun 2017 =  (47.5 + 37.5)/75 X (4168/260) + 14 + (1000/2.000
+ 136.427/50.000) = 1.13 X 16.03 + 14 + 0.5 + 2.73 = 34.39 orang dibulatkan 34 orang
Dari data tersebut diatas, maka perpustakaan menentukan prioritas kebutuhan  berdasarkan  kriteria  pendidikan, dan kriteria berdasarkan ketrampilan sumber daya manusia. Pertimbangan mengenai  kriteria  ini  berdasarkan  atas kebutuhan  di  perpustakaan  sesuai  dengan kondisi yang ada.
Organisasi  perpustakaan  Polines  secara mikro  dapat  kita  lihat  dalam  struktur organisasi perpustakaan dibawah ini. Kebutuhan untuk menghadapi perkembangan  teknologi  informasi  secara global  menuntut  perpustakaan  untuk  dapat mengembangkan  organisasinya  menjadi  5 (lima)  bagian.  Bagian  tersebut  meliputi kepala,  sekretaris,  bidang  pengembangan
layanan  sirkulasi,  bidang  pengembangan layanan pengolahan bahan pustaka, ditambah pada tahun 2009, bagian pengembangan  teknologi  informasi  dan kerjasama.  Pertimbangan  penambahan  satu bagian  bidang  pengembangan  teknologi informasi ini dilakukan untuk mengantisipasi permasalahan perkembangan teknologi informasi
khususnya di dunia perpustakaan.

## 5. Penutup
Pengelolaan  sumber  informasi  berupa koleksi  sangat  penting  dalam  sebuah perpustakaan.  Pengemasan  koleksi  sesuai dengan  perkembangan  teknologi  informasi merupakan  kebutuhan  pemustaka  saat  ini. Kebutuhan  pemustaka  dapat  terpenuhi apabila  dalam  pengelolaannya  mulai  dari pengembangan sistem informasi,
pengembangan  layanan,  pengembangan koleksi maupun
lingkungan
kerja
perpustakaan. Perpustakaan dalam pengembangan sistem inforrmasi
hendaknya mengikuti perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang berkembang  di  dunia  perpustakaan  denga mengadopsi kebutuhan pemustaka.
Kebutuhan  layanan  yang  prima  dan  variasi layanan  juga  menjadi  tuntutan  pemustaka di  era  pesatnya  perkembangan  teknologi informasi  ini.  Layanan  merupakan  ujung tombak  perpustakaan.  Perpustakaan  perlu mencari  terobosan  baru  agar  layanan menjadi efisien dan efektif dengan memanfaatkan  perkembangan  TIK tersebut dengan penyediaan layanan mandiri. Sumber  daya  manusia  juga  tidak  kalah penting dalam
mengembangkan perpustakaan. Kompetensi pustakawan sangat mendukung dalam kegiatan layanan, dan pengembangan sistem informasi. Pengukuran  kinerja  perpustakaan  perlu dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan  kinerja  perpustakaan  dalam memenuhi  kebutuhan  pemustaka  sivitas akademika  Polines.  Pengukuran  dalam pengembangan  layanan,  pengembangan sistem  informasi,  pengembangan  koleksi,
pengembangan  sumber  daya  pustakawan. Sedangkan  lingkungan  kerja  juga  menjadi faktor  penting  dalam  penyelenggaraan perpustakaan  karena  kenyamanan  dan fasilitas yang dimiliki perpustakaan merupakan  daya  tarik  bagi  pemustaka untuk berkunjung ke perpustakaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Sutarno. Manajemen Perpustakaan Suatu pendekatan Praktik, Jakarta: CV Sagung Seto , 2006. Lupiyoadi, Rambat. Manajemen Pemasaran Jasa Teori dan Praktek . Jakarta: Salemba Empat, 2001. Sutarno, Wiji. Psikologi Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto, 2009.