Pengurusan Surat Model Hibrid: Pemanfaatan Aplikasi e-Surat dalam Pengurusan Di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah

## ABSTRACT
This article examines the hybrid model of mail handling carried out by the Archives and Libraries of Central Java Province. Management using the e- Surat  application  was  developed  to  facilitate  the  management  and distribution  of  incoming  and  outgoing  mail,  besides  that  there  is  also  a reference  for  uniformity  in  managing  incoming  and  outgoing  mail automatically.  Despite  utilizing  the  e-Surat  application  in  mail  handling. Dinarpus  Central  Java  still  carries  out  conventional  mail  management activities such as receiving, checking, disposing and signatures.  Analytical descriptive  method  is  used  in  describing  the  object  being  studied.  Data collection  used  three  methods,  namely,  participatory  observation, interviews and literature study. Participatory observation was carried out through  direct  observation  and  practice  of  letter  handling  activities  at Dinarpus  Central  Java.  Interviews  aim  to  obtain  information  through sources who are directly involved in mail handling activities using the e- Surat  application.  Literature  study  is  a  technique  of  collecting  data  from various  library  materials  to  strengthen  the  analysis  and  exposure conducted by the author. The use of e-Surat applications in management activities at Dinarpus Central Java is a hybrid model of letter management that combines electronic and conventional letter management. The e-Mail application  has  a  significant  impact  on  the  smooth  running  of  mail management  activities,  both  in  handling  incoming  and  outgoing  mail. This shows that the features contained in the e-Surat application have not been  fully  used  because  they  are  still  constrained  by  regulations  on  the development stage being carried out by Dinarpus Central Java.

## INTISARI
Artikel ini mengkaji tetang pengurusan surat model hibrid yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Pengurusan dengan  menggunakan  aplikasi  e-Surat  dikembangkan  untuk mempermudah  manajemen  dan  pendistribusian  surat  masuk  dan  surat keluar,  selain  itu  juga  agar  terdapat  acuan  keseragaman  dalam pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  secara  otomasi.  Meskipun memanfaatkan  aplikasi  e-Surat  dalam  pengurusan  surat  tetapi  Dinarpus Jateng  tetap  melakukan  aktivitas  pengurusan  surat  secara  konvensional seperti  penerimaan,  pengecekan,  disposisi  dan  tanda  tangan.  Metode deskriptif  analitis  digunakan  dalam  menggambarkan  objek  yang  dikaji.
Pengumpulan  data  menggunakan  tiga  metode  yaitu,  observasi partisipatif, wawancara dan studi pustaka. Observasi partisipatif dilakukan melalui  dengan  pengamatan  dan  praktik  secara  langsung  aktivitas pengurusan  surat  di  Dinarpus  Jateng.  Wawancara  bertujuan  untuk memperoleh  keterangan  melalui  narasumber  terlibat  langsung  dalam aktivitas pengurusan surat memanfaatkan aplikasi  e-Surat. Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dari berbagai bahan pustaka untuk memperkuat  analisis  dan  paparan  yang  dilakukan  penulis.  Pemanfaatan aplikasi  e-Surat  dalam  aktivitas  pengurusan  di  Dinarpus  Jateng merupakan  pengurusan  surat  model  hibrid  yang  menggabungkan pengurusan  surat  elektonik  dan  konvensional.  Aplikasi  e-Surat memberikan  dampak  yang  cukup  signifikan  dalam  kelancaran  kegiatan pengurusan surat, baik pengurusan surat masuk maupun surat keluar. Hal tersebut  menunjukkan  bahwa  fitur  yang  terdapat  dalam  aplikasi  e-Surat belum  digunakan  sepenuhnya  karena  masih  terkendala  oleh  peraturan tahap pengembangan yang sedang dilakukan oleh Dinarpus Jateng.
1 Badan Nasional Penanggulangan Bencana RI
2 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
Submitted: 21/08/2020 Received: 26/08/2020
*Correspondence: Eristi Dwi Al Mubarak eristidwialmubarok@gmail.com
KEYWORDS: mail handling hybrid model e-Surat
KATA KUNCI: pengurusan surat model hibrid e-Surat
1 Eristi Dwi Al Mubarak, 2 Dyah Tri Wulansari
CITE THIS ARTICLE:
Al Mubarak, E. D., & Wulansari, D. T. (2020).
Pengurusan Surat Model Hibrid: Pemanfaatan Aplikasi e- Surat dalam Pengurusan Di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah . Jurnal Diplomatika , 3 ( 2), 86-97.

## PENDAHULUAN
Komunikasi adalah suatu hal yang sulit untuk dapat dihindari  dalam kehidupan sehari-hari,  utamanya  di  organisasi.  Komunikasi  berperan  penting  untuk  menunjang kerjasama  didalam  sebuah  organisasi,  sehingga  arah  organisasi  dapat  ditentukan sesuai dengan rencana awal. Graber (2003: 2) berpendapat bahwa:
“ Members  of  organizations  communicate  because  they  must  receive  and  transmit information  to  coordinate  their  activities  and  perform  their  jobs.  Messages  are intended  to  change  the  receive's  knowledge,  attitude  or  overt  behavior  in  some predertemined manner .”
Personil  organisasi  berkomunikasi  sebab  mereka  harus  menerima  dan mengirimkan informasi dengan tujuan mengoordinasikan kegiatan dan melaksanakan pekerjaan.  Pesan  tersebut  dimaksudkan  mengubah  pengetahuan,  sikap,  atau  perilaku dari si penerima dengan cara-cara yang telah ditentukan sebelumnya. Graber (2003: 2) menjelaskan  bahwa  komunikasi  di  organisasi  telah  menjadi  kebutuhan  setiap  orang yang  terlibat  dalam  organisasi.  Hal  ini  karena  dalam  organisasi  umumnya  memiliki tujuan  yang  harus  dicapai  melalui  koordinasi  yang  dilakukan  secara  bersamaan. Komunikasi tersebut diharapkan mampu menghasilkan suatu tindakan yaitu kerjasama untuk mencapai tujuan yang sebelumnya telah direncanakan.
Pada  lingkup  organisasi,  komunikasi  formal  seringkali  dilaksanakan  dalam bentuk  tertulis.  Komunikasi  bentuk  tertulis  lebih  dipilih  sebab  memiliki  keutamaan terstruktur atau sistematis, fokus dan lebih efektif. Selain itu, komunikasi tertulis lebih jelas  dalam  menyampaikan  tujuan  komunikasi.  Korespondensi  atau  surat,  sebagai bentuk dari komunikasi tertulis, memiliki fungsi dan peran penting untuk kelancaran kegiatan  organisasi.  Arsip  korespondensi  merupakan  arsip  yang  dihasilkan  dari kegiatan  korespondensi  atau  surat  menyurat.  Surat  menjadi  media  penyampai informasi berupa keputusan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan sebagainya. Hal  tersebut  secara  tidak  langsung  dapat  mendorong  organisasi  untuk  menciptakan tata kelola kearsipan yang baik.
Surat  adalah  produk  yang  dihasilkan  dari  kegiatan  administrasi  di  suatu organisasi.  Korespondensi  merupakan  unsur  organisasi  yang  erat  kaitannya  dengan kegiatan  administrasi  tata  usaha.  Semakin  besar  organisasi  dan  semakin  kompleks kegiatan didalamnya, maka intensitas tata usaha dan tulis menulis semakin tinggi pula. Kesimpulan  yang  diambil  adalah  korespondensi  berbanding  lurus  dengan  besaran ruang lingkup organisasi dan kompleksitas kegiatan organisasi. Korespondensi sudah menjadi alat komunikasi yang digunakan setiap hari dilingkungan organisasi, sehingga perbandingan  tersebut  berpeluang  untuk  menciptakan  arsip  korespondensi  dengan jumlah yang besar.
Ada  enam  asas  dalam  korespondensi  (Zulkarnain,  2015:  175),  diantaranya  asas keamanan, asas kecepatan dan ketepatan, asas pertanggungjawaban, asas keterkaitan, asas pembakuan serta asas efektif dan efisien. Asas-asas tersebut mendorong perlunya kegiatan  pengurusan  surat.  Pengurusan  surat  adalah  salah  satu  bentuk  perhatian terhadap  urgensi  pengelolaan  surat.  Asas  pertama  merupakan  asas  keamanan, informasi yang dimuat pada korespondensi hanya dapat dibaca oleh petugas pengelola korespondensi  atau  pejabat  yang  memiliki  kewenangan.  Hal  tersebut  bertujuan menjamin keamanan informasi agar tidak disalahgunakan. Asas kedua, kecepatan dan ketepatan, yang artinya pembuatan surat dan jawaban surat harus dilakukan secepat mungkin  untuk  mendukung  kelancaran  tugas  organisasi.  Asas  ketiga  yaitu pertanggungjawaban,  bahwa  korespondensi  harus  memiliki  isi,  format,  prosedur, kewenangan, keabsahan dan pengelolaan kearsipan yang dapat dipertanggungjawabkan.  Yang  keempat  adalah  asas  keterkaitan,  bahwa  seluruh
kegiatan  korespondensi  merupakan  sebuah  bagian  dari  tata  kearsipan,  sehingga korespondensi  harus  memiliki  sebuah  arsip  yang  disimpan.  Asas  pembakuan  yaitu ketentuan  tata  persuratan  harus  diatur  secara  jelas  dan  tegas  oleh  institusi bersangkutan  agar  tercipta  keseragaman  dalam  pelaksanaannya.  Asas  terakhir  yaitu efektif dan efisien menunjukkan bahwa penyelenggaraan tata persuratan dilaksanakan secara efektif dan efisien dalam penulisan dan penggunaan bahasa.
Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah  (selanjutnya  disebut Dinarpus Jateng) merupakan salah satu lembaga kearsipan tingkat provinsi yang ada di Jawa Tengah. Frekuensi kegiatan korespondensi yang cukup tinggi di Dinarpus Jateng terkadang masih memungkinkan terjadinya hal-hal yang berjalan di luar kendali Admin Dinas. Salah satu contoh permasalahan yang pernah terjadi yaitu keterlambatan surat yang  disebabkan  adanya  miskomunikasi  yang  terjadi  pada  proses  serah  terima  surat dari bagian resepsionis ke bagian Admin Dinas penginput surat.
Keterlambatan surat terjadi pada surat masuk yang merupakan sebuah undangan agenda  kegiatan  rapat  dari  instansi  lain.  Kejadian  tersebut  dapat  diketahui  setelah instansi  pengirim  surat  menghubungi  Dinarpus  Jateng  guna  mengkonfirmasi  data peserta  perwakilan  yang  menghadiri  rapat  di  instansi  yang  bersangkutan.  Bagian bidang  Layanan  menghubungi  bagian  Admin  Dinas  penerima  dan  penginput  surat, namun tidak juga ditemukan surat yang bersangkutan. Admin Dinas pun belum pernah menerima  dan  menginput  dalam  aplikasi  e-surat.  Oleh  sebab  itu,  Kepala  Dinas mengharuskan  mencari  pengganti  guna  mendelegasikan  pejabat  melaksanakan tanggungjawab tersebut.
Berdasarkan  fenomena  tersebut,  dapat  dipahami  bahwa  surat  memiliki  fungsi vital  didalam  sebuah  instansi,  dalam  hal  ini  instansi  kedinasan.  Fungsi  vital  tersebut diantaranya  surat  merupakan  media  pertimbangan,  media  pengingat  dan  media pembuktian. Penjabaran dari ketiga fungsi tersebut yaitu pertama fungsi surat sebagai bahan  pertimbangan.  Surat  menjadi  dasar  pertimbangan  serta  penilaian  dalam mengambil  keputusan  sebelum  ditentukan  tindakan  selanjutnya.  Umumnya  dasar keputusan  tersebut  terdapat  pada  surat  keputusan,  surat  rekomendasi  dan  surat keterangan.  Fungsi  kedua  yaitu  sebagai  media  pengingat,  dipahami  bahwa  surat menjadi  dokumen  bernilai  guna  informasi  untuk  masa  yang  akan  datang,  sehingga dapat membantu pengguna untuk mengingat hal yang kompleks dan berpotensi lupa. Fungsi tersebut umumnya terdapat pada surat undangan dinas, surat pemberitahuan dan surat edaran. Fungsi surat sebagai bahan bukti, bermaksud bahwa surat memiliki informasi  dengan  sebuah  keabsahan  sejak  surat  dibubuhi  dan  disahkan  berdasarkan peraturan  yang  berlaku  dilingkup  instansi  yang  bersangkutan.  Oleh  sebab  itu  nilai keaslian  dan  otentisitas  yang  ada  didalamnya  memiliki  kekuatan  hukum  serta  dapat dipergunakan sebagai media kebuktian. Contoh surat yang  memiliki fungsi ini adalah surat perjanjian, kerjasama, persetujuan, nota dinas, surat pernyataan dan sebagainya.
Pengolahan  surat  di  Dinarpus  Jateng  bertempat  di  Bidang  Umum  Kepegawaian. Kegiatan persuratan tersebut membuat tata kelola dan sistem pengurusan surat yang digunakan  di  Dinarpus Jateng semakin  berkembang dan  terus  diperbaharui.  Semakin berkembangnya  tata  kelola  tersebut  berpengaruh  besar  dalam  menunjang  berbagai aktivitas pokok di lingkungan Dinarpus Jateng.
Dinarpus  Jateng  pun  tengah  aktif  memanfaatkan  sistem  otomasi  kearsipan berbasis  teknologi  website,  salah  satunya  diterapkan  dibidang  persuratan,  yaitu aplikasi e-Surat. Aplikasi e-Surat adalah hasil pengembangan serta penyesuaian secara menyeluruh  dari aplikasi yang Sistem Kearsipan Dinamis (SKD). Perbedaan fitur dari kedua aplikasi tersebut, diantaranya menu Arsip Aktif Arsip By Series. Menu tersebut memuat data arsip surat berdasarkan series arsipnya. Halaman tersebut menampilkan
jangka masa aktif arsip serta keterangan Pindah, Serah, Musnah arsip. Pada aplikasi e- Surat menu tersebut tidak disertakan didalamnya.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka pertanyaan penelitian yang diajukan oleh penulis adalah:
1.  Bagaimana  pengurusan  surat  model  hibrid  dengan  aplikasi  e-surat  di  lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?
2.  Kendala apa yang dihadapi dalam pemanfaatan aplikasi e-surat di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?

## METODE PENELITIAN
Kajian  yang  digunakan  untuk  menyusun  artikel  ini  menggunakan  metode kualitatif dengan  pendekatan  studi  kasus,  yaitu  pengurusan  surat  di  Dinas  Kearsipan dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah.  Deskriptif  analitis  adalah  metode  yang digunakan untuk menggambarkan objek kajian yang terdapat di dalam artikel ini, yaitu mendeskripsikan  dan  menganalisa  model  pengurusan  surat  yang  memanfaatkan aplikasi e-Surat. Data yang diolah dan digunakan sebagai bahan kajian ini dikumpulkan dengan menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu:
1. Studi  pustaka,  penulis  menggunakan  metode  pengumpulan  data  dengan  studi pustaka. Studi pustaka (Zed: 2008) diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang bekenaan  dengan  metode  dalam  pengumpulan  data  pustaka,  membaca  dan mencatat serta mengolah bahan penelitian.
2. Observasi  partisipatif,  metode  pengumpulan  data  yang  kedua  adalah  observasi partisipatif (Yusuf: 2014) yaitu “ suatu proses pengumpulan data dimana peneliti berpengalaman dalam suatu program secara mendalam mengamati tingkah laku sebagai sesuatu yang berlangsung secara alami ”.
3. Wawancara.  Menurut  Bungin  (2007)  wawancara  merupakan “ proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dan informan atau orang yang diwawancarai dengan atau tanpa menggunakan pedoman wawancara ”.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk yang diterima oleh Subbagian Umum dan Kepegawaian berasal dari berbagai  latar  belakang  instansi.  Surat  masuk  dikendalikan  sesuai  dengan  urgensi penyelesaian surat, yakni mendahulukan surat yang bersifat segera dan penting. Surat dengan  karakteristik  tersebut  perlu  didahulukan  sebab  memerlukan  proses tindaklanjut. Selain itu juga berguna dalam menjamin informasi yang masuk terkendali sesuai  prosedur  yang  berlaku.  Pemanfaatan  aplikasi  e-Surat  dalam  pengurusan  surat menjadi  solusi  meningkatkan  efektivitas  dan  efisiensi  pengolahan  informasi.  Bagan alur penerimaan surat masuk di Dinarpus Jateng dapat dicermati pada gambar 1.
Keterangan:
1. Penerimaan  Surat,  surat  yang  diproses  terdapat  dua  bentuk,  yaitu  surat elektronik  dan  surat  fisik.  Surat  elektronik  yang  masuk  email  resmi  Dinarpus Jateng  langsung  dicatat  kedalam  aplikasi  e-Surat.  Adapun  surat  berbentuk  fisik yang  diterima  oleh resepsionis,  terlebih  dahulu dicek  pada  bagian  alamat  surat, jika  sudah  dipastikan  benar  maka  resepsionis  mengantarkan  surat  tersebut  ke Admin Dinas di Subbagian Umum dan Kepegawaian.
2. Pengecekan  Surat,  admin  Dinas  melakukan  pengecekan  pada  bagian  sifat  surat, yaitu Biasa, Penting, Rahasia, dan Pribadi.  Sifat  surat  umumnya  tercantum  pada bagian  luar  surat,  sehingga  diketahui  secara  oleh  admin  dinas  tanpa  harus melihat  isinya.  Adapun  sifat  surat  dinas  menurut  urgensinya  terdapat  dua  jenis yaitu  Biasa  dan  Penting  atau  Segera.  Sifat  surat  tersebut  dapat  tercantum  pada bagian amlop maupun pada bagian dalam surat. Surat dengan sifat Penting atau Segera  harus  diprioritaskan  dalam  pencatatan,  sebab  perlu  konfirmasi,  balasan atau  tindaklanjut  dengan  segera.  Petugas  juga  memastikan  kelengkapan  dari surat agar tidak terpisah dan tidak tercampur dengan surat lainnya.
3. Pencatatan Surat
a.  Pengisian Buku Ekspedisi, atau buku pengantar surat berfungsi sebagai bukti register adanya serah terima surat ke bidang lain. Buku ekspedisi mencatat tanggal dan nomor urut surat yang diserahkan kepada sekretariat pada saat penyerahan surat. Penggunaan buku tersebut mencegah adanya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti lalai dalam menyerahkan surat, surat tertinggal dan sebagainya;
b.  Pencatatan  Berbasis  Aplikasi  e-Surat,  aplikasi  e-Surat  telah  tersedia  menu Surat  Masuk.  Surat  Masuk  merupakan  salah  satu  fitur  utama  yang  dapat diakses melalui akun Admin Dinas. Terdapat beberapa menu utama disisi kiri layar  dan  beberapa  fitur  statistik  dibagian tengah untuk memonitor jumlah surat masuk dan surat keluar;

## Gambar 1. Alur Proses Pengendalian Surat Masuk
Menu bagian sisi layar diantaranya: Home/Beranda, Surat Masuk, Surat Keluar, Arsip Inaktif, Pemberkasan, Naskah Dinas, Master. Pada menu Master terdapat submenu SOTK, Templat Naskah Dinas, dan User. Menu Surat Masuk dan Surat Keluar fungsinya untuk mengelola surat masuk dan surat keluar. Arsip Inaktif untuk  pengelolaan  arsip  inaktif.  Menu  pemberkasan  untuk  pengelolaan pemberkasan  surat masuk  dan  surat  keluar.  Menu  naskah  dinas  digunakan untuk membuat draft naskah dinas sesuai tata naskah dinas. Dalam submenu master, menu SOTK berisi susunan organisasai tata kerja. Templat tata naskah dinas berisi kumpulan konsep dan tata letak tata naskah dinas. Adapun menu user berisi data pejabat struktural  dan admin dinas yang memiliki akses dalam aplikasi e-Surat. Ketujuh menu tersebut hanya dua menu yang aktif digunakan dalam kegiatan  pengurusan  surat,  yaitu  menu  Surat  Masuk  dan Surat  Keluar. Menu surat masuk menyediakan berbagai fitur pokok pengurusan surat. Admin Dinas  dapat  melaksanakan  kegiatan  pengurusan  surat  mulai  dari  pencatatan identitas  surat,  isi  surat,  klasifikasi  hingga  meneruskan  surat  pada  bidang sekretariat.
Halaman pengolahan surat masuk terdapat beberapa tombol fungsi dan kolom data yang menampilkan rincian surat masuk.  Kolom  rincian  data  surat  masuk memuat  nomor  urut,  tombol  fungsi  cetak,  nomor  urut  surat,  tanggal,  nomor surat, asal surat, isi surat dan user ID operator. Surat yang diterima dan telah diperiksa  sifat  serta  kelengkapannya,  dapat  dilanjutkan  dengan  input  data kedalam aplikasi e-Surat.
Aplikasi e-Surat menampilkan identitas surat yang meliputi instansi pengirim surat,  tanggal  surat  diterima,  tanggal  surat  dibuat,  tanggal  surat  diteruskan, penerima  meneruskan  surat,  prioritas  surat  (reguler  dan  perioritas  tinggi), catatan  tambahan  jika  diperlukan,  nomor  urut  surat  masuk,  nomor  surat, perihal surat, kode klasifikasi, isi ringkasan surat, indeks atau kata kunci, nilai guna  surat  (administrasi,  hukum,  keuangan  dan  IPTEK),  bentuk  media  yang diterima  (dokumen,  audio,  video,  elektronik  dan  tekstual),  tingkat perkembangan  (asli,  tembusan,  salinan/ganda,  fotocopy  dan  pertinggal), jumlah lampiran (berkas dan bendel), serta copy digital surat.
e-Surat  menyediakan  daftar  seluruh  Organisasi  Pemerintah  Daerah  (OPD)  di Jawa  Tengah.  Hal  ini  karena  mayoritas  surat  berasal  dari  lingkungan  OPD. Apabila surat berasal dari selain OPD, pengguna mengetikkan asal surat secara manual.  Penerusan  surat  diisikan  dengan  menyesuaikan  pada  kategori  isi

## Gambar 2. Halaman Beranda Aplikasi e-Surat
surat.  Pemilihan  SOTK  harus  cermat,  agar  surat  diterima  tepat  sasaran  oleh Satuan  Organisasi  Tata  Kerja  di  lingkungan  Dinarpus  Jateng.  Setelah  semua data  diinput,  dengan  menekan  tombol  Tambah  Data  maka  seluruh  data tersebut  akan  langsung  tersimpan  dalam  server  e-Surat.  Pengurusan  surat masuk dengan e-Surat diakhiri mencetak satu lembar disposisi dan tiga lembar kartu  kendali  menggunakan  kertas  berwarna  merah,  putih  dan  kuning.  Data tersebut  dapat  dihapus  atau  diubah  untuk  diperbarui  apabila  Admin  Dinas melakukan kesalahan dalam penginputan.
c. Paraf  Kasubag,  sebelum diserahkan ke Kepala Dinas untuk disposisi ke Eselon III, petugas membawanya ke Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian untuk diperiksa dan diberikan paraf.
4. Disposisi  Surat,  lembar  disposisi  kosong  yang  telah  diberikan  paraf  oleh Kasubbag diantarkan ke bagian Sekretariat beserta dengan buku ekspedisi untuk diteliti  lagi  dan  diberikan  paraf  oleh  sekretaris.  Surat  tersebut  kemudian diantarkan  ke  Kepala  Dinas  untuk  diberikan  disposisi  melalui  aplikasi  e-Surat. Disposisi  yang  diberikan  dari  Kepala  Dinas  ditujukan  kepada  pejabat  di  tingkat Eselon  III  yaitu  Sekretaris,  Kepala  Bidang,  dan  UPT.  Pejabat  Eselon  III  yang menerima  disposisi  kemudian  mendisposisi  kembali  surat  tersebut  kepada Pejabat  Eselon  IV  yaitu  Kepala  Seksi  dan  Kepala  Subbagian.  Pejabat  Eselon  IV akan melaksanakan instruksi yang sesuai dengan isi surat.

## Pengurusan Surat Keluar
Surat  keluar  bermaksud  seluruh  surat  yang  dibuat  dan  dikirimkan  dari  unit  ke unit  di  internal  organisasi  maupun  antar  organisasi.  Surat  keluar  yang  dibuat  untuk internal organisasi dapat berupa laporan, surat perintah atau sejenisnya. Adapun surat keluar antar organisasi  mencakup lebih banyak  jenis  surat  keluar,  seperti  undangan, surat balasan, permohonan dan sebagainya. Pengurusan surat keluar dilakukan untuk memastikan  surat  dikirimkan  sesuai kaidah aturan surat dinas.  Selain itu pengurusan surat  juga  berguna  memudahkan  dalam  proses  temu  kembali.  Adanya  kemudahan tersebut dapat meminimalisir hal-hal yang dapat menghambat kinerja organisasi.
Gambar 4. Alur Proses Pengendalian Surat Keluar
Keterangan:
1. Pembuatan  Konsep  Surat,  dibuat  oleh  unit  pencipta  surat  dinas  yang  ada  di masing-masing  bidang.  Hal  tersebut  menyesuaikan  format  dengan  kebutuhan masing-masing.  Pembuatan  konsep  surat  masih  secara  manual.  Aplikasi  e-Surat memiliki  menu  Templat  Naskah  Dinas  yang  memudahkan  pengguna  untuk membuat surat dinas keluar sesuai dengan keperluan. Akan tetapi fitur tersebut masih terdapat kendala, yaitu terkait peraturan yang belum terbentuk dan belum berfungsinya menu tersebut secara normal. Cara manual dengan mengedit surat yang  serupa  dipilih  sebagai  upaya  untuk  menjaga  agar  konsep  surat  tidak berubah.  Daftar  konsep  surat  yang  terdapat  dalam  aplikasi  e-Surat  dapat dicermati pada gambar 5.
2. Koreksi  dan  Paraf,  surat  yang  telah  dipastikan  kelengkapan  dan  tidak  terdapat kesalahan format maupun kalimat dan isi, diberikan paraf dari Kepala Sub Bidang dan Kepala Bidang. Setelah itu selanjutnya diajukan ke bagian Sekretariat. Surat tersebut  dicatat  dalam  buku  agenda  milik  sekretariat,  diberikan  tanda  tangan kepala dinas.
3. Penomoran  Surat,  dilakukan  dengan  melihat  urutan  nomor  surat  yang  terdapat pada aplikasi e-Surat. Setelah konsep surat  selesai disahkan, unit pencipta naskah dinas  membawa  surat  ke  petugas  pengurusan  surat  untuk  dimintakan  nomor surat.  Nomor  surat  terdiri  dari  kode  klasifikasi  dan  nomor  urut  surat.    Kode klasifikasi  mengacu  pada  Peraturan  Gubernur  Provinsi  Jawa  Tengah  nomor  53 tahun  2012.  Nomor  surat  telah  tersedia  sesuai  urutan  di  aplikasi  e-Surat. Penomoran  yang  pendek memudahkan  untuk  proses  temu  kembali. Penomoran surat  dilakukan  dengan  terlebih  dahulu  memperhatikan  tanggal  pembuatan surat.  Oleh  sebab  tidak  semua  surat  dibuat  pada  hari  yang  sama  dengan  hari pengiriman,  maka  Admin  Dinas  memberi  jeda  15  nomor  setiap  harinya.  Hal tersebut  sebagai  antisipasi  adanya  susulan  surat  yang  pengirimannya  berbeda dengan  tanggal  pembuatan  surat.  Untuk  mengetahui  nomor  yang  ada  dapat dilakukan  dengan  membuka  halaman  data  surat keluar.  Penomoran  dilakukan dengan  memperhatikan  kolom  tanggal  dan  kolom  nomor  urut  (kolom  bertanda

## Gambar 5. Menu Template Naskah Dinas e-Surat
kuning). Contoh penomoran: apabila surat dibuat tanggal 11 Juli 2018 maka surat tersebut  mendapatkan nomor  urut  3038,  sedangkan  jika  terdapat  surat  susulan yang dibuat pada tanggal 10 Juli 2018, maka surat tersebut akan diberikan nomor urut sesuai slot nomor yang masih kosong di tanggal 10 Juli setelah nomor 3016, yaitu  nomor  urut 3017.  Setelah  diketahui  penomoran  yang  sesuai,  dilanjutkan dengan input data surat keluar melalui tombol Tambah Data.
4. Pencatatan dengan Menggunakan Aplikasi e-Surat, fitur menu Surat Keluar tidak jauh  berbeda  dengan  menu  Surat  Masuk.  Data  yang  harus  di  input  dalam pengurusan  surat  keluar  diantaranya:  instansi  penerima  surat,  tanggal  surat dibuat,  tanggal  surat  dikirim,  nomor  urut  surat  sesuai  aplikasi,  nomor  surat, perihal  surat,  kode  klasifikasi  surat,  isi  surat,  indeks  atau  kata  kunci,  unit pengolah, nilai guna, bentuk media, jenis tingkat perkembangan, jumlah lampiran dan copy digital surat.  Perbedaan  antara  input  surat  keluar  dengan  surat  masuk adalah  bagian  kolom  pengisian  data  yang  lebih  sedikit.  Halaman  input  surat keluar  tidak  terdapat  kolom  untuk  tanggal  surat  diteruskan,  kolom forwarding , kolom  urgensi  atau  prioritas  surat  dan  kolom  catatan,  tetapi  pada  surat  keluar terdapat  tambahan  kolom  untuk  unit  pengolah  surat  keluar.  Selain  yang disebutkan  tersebut  adalah  sama  dengan  pengisian  data  surat  masuk. Penginputan data yang telah selesai, dilanjutkan dengan mencetak lembar kartu kendali.

## Pengurusan Surat Model Hibrid dengan Memanfaatkan Aplikasi e-Surat
Aplikasi  e-Surat  adalah  aplikasi  pengurusan  surat  berbasis  website  yang digunakan  untuk  mengolah  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  lingkungan  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Aplikasi tersebut dibangun untuk memudahkan pengguna dalam tata kelola administrasi pemerintahan terutama dalam pengurusan  surat.  Keberadaan  aplikasi  tersebut  menjadi  solusi  atas  tantangan perubahan zaman. Selain itu juga menjadi upaya memenuhi tuntutan kinerja organisasi publik  untuk  mengusung  pelayanan  yang  efektif,  efisien  dan  akuntabel.  Langkah Dinarpus  Jateng  mengupayakan  terciptanya  pengelolaan  arsip  dinamis  berbasis eletronik  diharapkan  memberikan  dampak  luas  dalam  perkembangan  teknologi

## Gambar 6. Halaman Data Surat Keluar
kearsipan.  Namun  tetap  memperhatikan  kaidah-kaidah  ilmu  kearsipan  agar  terdapat keseragaman dalam teori dan praktik.
Aplikasi  e-Surat  yang  dikembangkan  Dinarpus  Jateng  merupakan  jenis  aplikasi berbasis  website  yang  dijalankan  secara online .  Hal  tersebut  berfungsi  dalam menunjang  mobilitias  pengguna  untuk  dapat  mengakses  e-Surat  kapan  pun  dan dimana pun. Alamat website e-Surat Dinarpus Jateng berada dalam domain utama yang dikelola  oleh  Pemerintah  Provinsi  Jawa  Tengah,  yaitu https://jatengprov.go.id . Penggunaan aplikasi tersebut dalam pengurusan surat di Dinarpus Jateng terlihat pada saat input surat masuk dan input surat keluar.
Tabel 1. Pengurusan Surat Masuk Model Hibrid di Dinarpus Jateng
Pemanfaatan aplikasi untuk proses pengurusan surat masuk berada pada tahapan pencatatan  dan  disposisi  aktivitas.  Hal  tersebut  menunjukkan  penggunaan  e-Surat dilakukan  bersama  dengan  aktivitas  konvensional.  Pada  pengurusan  surat  keluar menggunakan  aplikasi,  fitur  yang  digunakan  adalah  fitur  surat  keluar.  Penggunaan aplikasi  juga  terdapat  pada  pengurusan  surat  keluar.  Pemanfaatan  aplikasi  untuk proses pengurusan surat keluar cukup mendominasi yaitu 3 aktivitas dari  rangkaian aktivitas  pengurusan  surat  keluar.  Hal  tersebut  menunjukkan  bahwa  penggunaan  e- Surat dilakukan bersama dengan aktivitas konvensional.
Tabel 2. Pengurusan Surat Keluar Model Hibrid di Dinarpus Jateng

## KESIMPULAN
Aplikasi  e-Surat  adalah  aplikasi  berbasis  website  yang  mendukung  mobilitas dalam pemanfaatan pengelolaan korespondensi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi  Jawa  Tengah.  Dinas  memanfaatkan  aplikasi  berbasis  website  sejak  2011 dengan  nama  aplikasi  SIKD  (Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis).  Aplikasi  baru digunakan mulai bulan Desember tahun 2017 setelah analisis kebutuhan pengelolaan surat secara elektronik. Dinarpus Jateng menjadikan aplikasi e-Surat sebagai pengganti aplikasi  SIKD  yang  kurang  sesuai  dengan  kebutuhan  pengurusan  surat  di  lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
No Tahapan pengurusan surat Masuk Konvensional e-Surat 1. Penerimaan √ 2. Pengecekan Surat √ 3. Pencatatan Surat √ √ 4. Disposisi Surat √ √ No Tahapan pengurusan surat Keluar Konvensional e-Surat 1. Pembuatan Konsep √ 2. Koreksi dan Penandatanganan √ 3. Penomoran Surat √ 4. Pencatatan Surat √
Aplikasi  e-Surat  pada  kegiatan  pengurusan  surat  masuk  digunakan  menginput data surat, mencetak lembar kartu kendali dan disposisi kosong serta digunakan untuk memudahkan  proses  temu  kembali  surat,  sedangkan  dalam pengurusan  surat  keluar, aplikasi  e-Surat  digunakan  untuk  penentuan  nomor  surat  dan  disposisi  oleh  pejabat struktural dan fungsional. Sistem penomoran surat terdiri dari dua jenis nomor, yaitu kode klasifikasi surat dan nomor urut surat dalam aplikasi.
Keberadaan  aplikasi  tersebut  di  Dinarpus  Jateng  dalam  menunjang  komunikasi organisasi  memberikan  dampak  yang  positif.  Model  komunikasi  dalam  dilakukan secara  formal  melalui  media  surat,  terfasilitasi  oleh  adanya  aplikasi  e-Surat. Pemanfaatan  aplikasi  e-Surat  dalam  komunikasi  organisasi  lebih  mendominasi  pada model  komunikasi downward .  Kegiatan  pengurusan  surat  masuk  merupakan  salah satu  bagian  dari  bentuk  komunikasi  downward.  Hal  tersebut  disebabkan  dalam kegiatan  pengurusan  surat  masuk  terdapat  serangkaian  kegiatan  yang  menunjukkan pola komunikasi dari pimpinan kepada bawahan.
Model  komunikasi downward pengurusan  surat  ada  di  kegiatan  pendisposisian surat,  yaitu  pemberian  petunjuk  atau  perintah  singkat  yang  diberikan  oleh  Kepala Dinas  kepada  pejabat  dibawahnya  mengenai  tindaklanjut  surat.  Rangkaian  panjang tersebut  dapat  dilakukan  dengan  waktu  yang  lebih  singkat  melalui  aplikasi  e-Surat, sedangkan  pemanfaatan  aplikasi  e-Surat  dalam  model  komunikasi  upward  belum sepenuhnya  termanfaatkan.  Hal  ini  karena  beberapa  fitur  masih  dalam  tahap pengembangan oleh Dinarpus Jateng.
Aplikasi e-Surat yang menjadi fasilitas pokok komunikasi yang efektif dan efisien di  lingkungan  organisasi.  Beberapa  kendala  yang  ditemukan  dalam  aplikasi  tersebut merupakan  kendala  yang  bersifat  teknis.  Sebagian  fitur  yang  disematkan  dalam aplikasi  pun  belum  sepenuhnya  digunakan  secara  maksimal.  Analisa  perlu  dilakukan oleh  tim  pengembang  dan  pengguna  aplikasi  e-  Surat  agar  pemanfaatan  fitur  dan fungsinya dapat di maksimalkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Yusuf,  A.  Muri.  2014. Metode Penelitian : Kuantitatif, Kualitatif & Penelitian Gabungan . Jakarta: Kencana.
Widjaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan . Jakarta: Rajawali.
Martono, Boedi. 1992. Pengurusan Surat . Jakarta: ANRI.
Bungin,  Burhan.  2007. Penelitian Kualtatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial Lainnya . Jakarta: Kencana.
Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah,  Manual  Aplikasi  Kearsipan Dinamis (e-Surat), 2017.
Graber,  Doris  A.  2003. The Power of Communication: Managing Information in Public Organizations . Washington DC: CQ Press.
Ellen  Guffey,  Marry.  dkk.,  .  2010. Business  Communication:  Process  and  Product . Toronto: Nelson Education. Ltd.
Information  Resources  Management  Association.  2018. Social Issues in the Workplace: Breakthroughs in Research and Practice . USA: IGI Global.
Keyton,  Joann.  2005. Communication & Organizational Culture: A Key to Understanding Work Experiences . California: SAGE Publication.
Turner, Lyn H. 2008. Pengantar Teori Komunikasi 1 . Jakarta: Salemba Humanika.
Zed, Mestika. 2008. Metode Penelitian Kepustakaan . Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
Musliichah. 2017. Bunga Rampai Kearsipan . Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
S. Susanto, Phill Astrid. 1974. Komunikasi Dalam Teori dan Praktek . Jakarta: Binacipta.
Peraturan  Kepala  ANRI  nomor  33  tahun  2012,  Pedoman  Pengurusan  Surat  di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, (Jakarta: ANRI, 2012)
Daft, Richard L. 2012. Management - Tenth Edition . USA: Cengage Learning.
Tandon,  B.N.  1982. Manual of Office Management and Correspondence .  ---:  S.  Chand  & Company LTD.
The  Institute  if  Internal  Auditors  on  www.theiia.org,  Suplemental  Guidance:  Public Sector Definition, (USA: Global Headquarters, 2011).
Zulkarnain,  Wildan.  2015. Manajemen  Perkantoran  Profesional .  Malang:  Penerbit Gunung Samudera.