Rancang Bangun Aplikasi E-Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Website Pada Balai Besar Pelatihan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa, Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta
Ahmad Miftaqul Khoirin, Tony Sugiarso, Universitas Respati Indonesia khoirinahmad7@gmail.com, tony.sugarso@urindo.ac.id

## ABSTRAK
Pengarsipan  surat  masuk  dan  keluar  pada  Balai  Besar  Pelatihan  dan Pemberdayaan  Masyarakat  Desa,  Daerah  Tertinggal  dan  Transmigrasi Jakarta belum terkomputerisasi sehingga memerlukan banyak waktu pada proses pencarian data, pembuatan laporan dan berkas rentan hilang atau rusak untuk itu perlu adanya rancang bangun aplikasi e-arsip surat masuk dan  keluar  berbasis website sehingga  efektif  dan  efisien.  Metodologi penelitian  ini  mengumpulkan  data  terlebih  dahulu.  Pengumpulan  data dilakukan  melalui  wawancara,  observasi,  dan  studi  pustaka.  Untuk  tahap selanjutnya  yaitu  pengembangan  sistem  menggunakan  metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan Model Waterfall. Aplikasi E-Arsip Surat  yang  dibangun  sangat  membantu  staf  administrasi  dalam pengarsipan surat masuk dan keluar sehingga dapat mempercepat proses pencarian data dan pembuatan laporan surat masuk maupun surat keluar. Kata Kunci : surat , arsip , administrasi , Website

## ABSTRACT
Archiving  of  incoming  and  outgoing  letters  at  the  Center  for  Training  and Empowerment  of  Village  Communities,  Disadvantaged  Regions  and Jakarta  Transmigration  has  not  been  computerized  so  it  requires  a  lot  of time in the process of searching for data, preparing reports and files that are prone to loss or damage. and exit based on the website so that it is effective and efficient. This research methodology collects data first. Data collection was  carried  out  through  interviews,  observation,  and  literature  study. The next  stage  is  system  development  using  the  Software  Development  Life Cycle  (SDLC)  method  with  the  Waterfall  Model.  The  E-Mail  Archive application  that  was  built  really  helps  administrative  staff  in  archiving incoming and outgoing mail so that it can speed up the process of searching data and preparing incoming and outgoing mail reports . Keywords: letters, archives, administration, Website

## PENDAHULUAN
Surat  masuk  dan  keluar
merupakan suatu hal yang terpenting bagi sebuah organisasi atau  perusahaan  sebagai  alat komunikasi  tertulis.  Untuk  itu setiap  organisasi  pasti  memiliki pengarsipan  surat  masuk  dan keluar  agar  informasi  mudah diakses, dicari, tertata, dan sistematis.
Pengarsipan  surat  masuk dan  keluar  pada  Balai  Besar
Pelatihan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa, Daerah Tertinggal dan Transmigrasi
Jakarta  belum  terkomputerisasi atau masih manual. Dalam proses pencatatan  surat  masuk  dan keluar petugas arsip mencatatnya
di buku agenda dan mengarsipkannya  didalam  rak lemari  arsip,  sehingga  petugas arsip dalam
pembuatan
laporannya  memerlukan  banyak waktu  dan  menghitungnya  satu persatu dalam buku tersebut . Jika ada pegawai yang meminta salah satu  surat  baik  itu  surat  masuk maupun  keluar  petugas  arsip kesulitan dalam pencarian berkas data yang ada dilemari
dikarenakan setiap bulannya memiliki  kurang  lebih  50  surat masuk  maupun  surat  keluar sehingga  berkas  arsip  tertumpuk, dan harus membaca satu persatu perihal surat yang diminta pengawai, dan beresiko kehilangan  berkas  atau  rusak untuk  itu  perlu  adanya  rancang bangun  aplikasi e-arsip surat masuk dan keluar.
Adapun  tujuannya  yaitu terciptanya  aplikasi e-arsip surat masuk  dan  surat  keluar  berbasis website pada Balai Besar Pelatihan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa, Daerah Tertinggal dan Transmigrasi
Jakarta  yang  dilengkapi  dengan fitur backup database dan restore database sehingga dapat menyampaikan  informasi  secara detail dan mudah dipahami.

## METODE PENELITIAN
a.  Pendekatan Penelitian
Perancangan website pada penelitian ini menggunakan Model Waterfall. Menurut  Rosa  dan Shalahudin (2015:28) bahwa “Metode Waterfall adalah “metode air terjun menyediakan
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
pendekatan  alur  hidup  perangkat
lunak  secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisa,
desain,  pengkodean,  pengujian, dan  pendukung  (support).  Model SDLC air  terun  ( waterfall )  sering juga  disebut  model  sekuensial linier  (sequential  linier)  atau  alur hidup klasik.”
Metode waterfall adalah metode  kerja  yang  menekankan fase-fase  yang  berurutan  dan sistematis. Disebut waterfall karena proses mengalir satu arah “ke bawah” seperti air terjun.
Berikut  gambaran  Metode Waterfall (model air terjun) :
Gambar 1. Ilustrasi Metode Waterfall
Tahapan  tahapan  dari  metode Waterfall adalah sebagai berikut:

## 1. Requirement Analisis
Tahap ini pengembang sistem diperlukan  komunikasi  yang bertujuan  untuk  memahami aplikasi E-Arsip Surat  yang diharapkan  oleh  pengguna .
Pada tahapan analisis penelitian  ini  mengumpulkan data terlebih dahulu.
Pengumpulan  data  dilakukan melalui wawancara, observasi,  dan  studi  pustaka serta  menganalisis  sistem yang sedang berjalan.
2. System Design
Pada  tahap  ini  spesifikasi kebutuhan dari tahap
sebelumnya  akan  dipelajari dalam  fase  ini  dan  desain aplikasi E-Arsip Surat disiapkan.  Desain  Aplikasi E-
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
Arsip membantu dalam menentukan  perangkat  keras ( hardware ) dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem atau gambaran secara keseluruhan. 3. Coding
Pada tahap ini untuk
membangun  aplikasi E-Arsip surat  peneliti  membangun aplikasi menggunakan HTML,
CSS, Bootsrap 4 , serta bahasa  pemrograman  yang statis  yaitu PHP  (Hypertext
Pre-processor) dan MySQL sebagai basis data aplikasi.
4. Testing
Pada
tahap pengujian
berfokus  pada  aplikasi,  dari segi  logic  dan  fungsional  dan memastikan  bahwa  Aplikasi E-Arsip Surat  sudah  berjalan
dengan baik. hal  ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan ( error ) dan memastikan  keluaran  untuk dihasilkan sesuai keinginan.
5. Maintenance.
Tahap  akhir  dalam  model waterfall . Aplikasi E-Arsip yang    sudah  jadi,  dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan
implementasi  unit  sistem  dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.
b.  Pemodelan Sistem Pemodelan sistem usulan digambarkan dalam bentuk Flow Of Document (FOD)  dapat dilihat pada gambar 2 dan 3.
Gambar 2. FOD Pengarsipan Surat Masuk
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
Gambar 3. FOD Pengarsipan Surat Keluar

## HASIL DAN PEMBAHASAN
a.  Tampilan Aplikasi
Pada  sub  bab  tampilan aplikasi  ini  akan  menampilkan hasil  implementasi  dari  aplikasi “ E-Arsip Surat”  yang  dirancang
sehingga  siap  untuk  digunakan. Hasil  dari  implementasi  disajikan dalam bentuk screenshoot berupa gambar. Gambar beberapa halaman  pada  aplikasi  “ E-Arsip Surat” sebagai berikut :
1. Tampilan halaman login account
Gambar 4. Tampilan halaman untuk login account
2.  Tampilan halaman dashboard
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
3.  Tampilan halaman data surat masuk dan disposisi
Gambar 6. Tampilan halaman data surat masuk
Gambar 7. Tampilan detail data surat masuk
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
Gambar 8. Tampilan halaman form tambah data surat masuk
Gambar 9. Tampilan halaman disposisi
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
Gambar 10. Tampilan halaman form tambah data disposisi 4.  Tampilan halaman data surat keluar
Gambar 11. Tampilan halaman data surat keluar
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
Gambar 12. Tampilan halaman form tambah data surat keluar
Gambar 13. Tampilan halaman detail data surat keluar

## SIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Aplikasi E-Arsip Surat yang dibangun sangat membantu petugas  arsip  dalam  pengarsipan surat masuk dan keluar sehingga
dapat mempercepat proses pencarian  data  dan  pembuatan laporan  surat  masuk  maupun surat  keluar.  Pada  Aplikasi E- Arsip Surat ini juga dilengkapi fitur
backup database serta restore
database untuk mencegah terjadinya  kerusakan  perangkat keras,  perangkat  lunak,  maupun kesalahan  pengguna,  agar  tetap terjaga keamanan data.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdul,  Kadir.  2014. Pengenalan Sistem    Informasi    Edisi Revisi. Yogyakarta : Andi.
Adani,  Muhammad  Robith.  (22 Juni  2021). Ketahui  Apa  itu
Data  Flow  Diagram  (DFD) Beserta Jenis dan Fungsinya . https://www.sekawanmedia.c o.id/blog/pengertian-dfd/ . Arsip.
https://id.wikipedia.org/wiki/Ar
sip  .  Diakses  pada  15  April 2022
A.S.,  Rosa  dan  Shalahuddin,  M.
2015. Rekayasa  Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi  Objek .  Bandung:
Informatika Bandung. Barthos,  B.  (2013). Manajemen Kearsipan .Jakarta: Bumi
Aksara.
Edy Winarno, Ali Zaki, SmithDev.
2014. Pemrograman  Web
Berbasis  HTML5,  PHP,  dan JavaScript .  Jakarta:  PT  Elex Media Komputindo.
Gordon B. Davis, 1991. Kerangka
Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1 , Jakarta: PT Pustaka Binamas Pressindo. Ikasari Indri, Setiawati Donna, dan Kristiani Dwi. 2020. Membangun Aplikasi Pengelolaan  Surat  Berbasis WEB  pada  SMK  Negeri  1 Boyolali. ITU : Journal
Informatic  Technology  And Communication Vol. 4, No. 1 Imelda Sari, Putri.  2018. SISTEM

## INFORMASI  PENGARSIPAN
SURAT  MASUK      DAN
SURAT KELUAR DI
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
NOTARIS DEBORA EKAWATI LUKMAN DADALI. Skripsi .  Batam.  SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) GICI
Jogiyanto.  2005. Analisis  dan Desain  Sistem  Informasi  : Pendekatan  tersruktur  teori dan  praktik  aplikasi  bisnis.
Yogyakarta : Andi. PARARUK, LIN. 2020. RANCANG BANGUN APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR  PADA  KANTOR DESA TOKKE. Skripsi . Sulawesi Selatan. UNIVERSITAS COKROMINOTO PALOPO Perry,  W.  E.  2006. Effective Methods for Software Testing 3rd.Indianapolis,Indiana: Wiley Publishing, Inc.
Rizky,  Dimas.  (30  April  2019).
Jenis  Flowchart  dan  Simbol- Simbolnya . https://medium.com/dot- intern/jenis-flowchart-dan- simbol-simbolnya
ef6553c53d73.
Republik Indonesia. 2020. Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal,  dan  Transmigrasi
RI Nomor  22  Tahun  2020, Tentang  Organisasi  dan  Tata Kerja  Unit  Pelaksana  Teknis di  Lingkungan  Kementerian Desa, PDT, dan Transmigrasi. Jakarta.
Republik Indonesia. 2020. Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal,  dan  Transmigrasi RI Nomor  17  Tahun  2020, Tentang  Rencana  Strategis Kementerian Desa, Pembagunan Daerah Tertinggal,  dan  Transmigrasi
Tahun 2020-2024. Jakarta.
R.  S.  Pressman,  2009. Software Engineering  A  Practitioner’s Approach  7th  Ed  -  Roger  S. Pressman .
Setiawan,  Rony.  (28  July  2021).
Metode SDLC Dalam Pengembangan Software . https://www.dicoding.com/blo g/metode-sdlc/ .
Sidik, Betha. 2014. Pemrograman Web  dengan  PHP  Revisi
Jurnal Teknologi Informasi, Vol 8 No 2 Desember 2022                           E-ISSN :2623-1700 P-ISSN : 1693-3672
Kedu a. Bandung : Informatika
Bandung
Surat.
https://id.wikipedia.org/wiki/S urat.  Diakses  pada  15  April 2022.