## SERBA-SERBI SURAT DINAS DAN PERMASALAHANNYA

## Suyatno 33

## Abstract

## 1. Pendahuluan

## Surat Dinas
Surat  dinas  adalah  sarana  yang  paling  efektif  bagi  suatu  intansi  pemerintah  atau perusahaan  untuk  berkomunikasi  secara  tertulis  dengan  instansi  atau  perusahaan lainnya. Kemajuan teknologi memang telah berhasil menciptakan alat-alat yang lebih canggih  (sophisticated  technology)  seperti  telepon,  HP  (handphone),  HT  (Hand Talky),  televisi,  faksimile,  jaringan  internet,  radar,  modem,dll.,  namun  hal-hal  yang berupa  informasi,  perjanjian,  keputusan,  dan  segala urusan kedinasan lainnya  masih membutuhkan  surat  sebagai  pengesahannya,  surat  jugalah  dengan  tanda  tangan, stempel, atau materai sebagai tanda bukti yang memiliki kekuatan hukum dan otentik. Menyusun surat dinas yang baik tidaklah mudah. Sebagai bentuk komunikasi tulisan, surat menuntut penggunaan bahasa yang tidak saja benar menurut tata bahasa dan  ejaan,  tetapi  juga  jelas,  efektif  dan  mampu  mengungkapkan  maksud  yang  ingin disampaikan  oleh  instansi/perusahaan  pengirimnya.  Sebagai  bentuk  dokumentasi yang  otentik,  surat  dinas  sangat  mungkin  dibaca  orang,  diperbanyak,  dan  disimpan dalam  jangka  waktu yang  lama  untuk  suatu ketika  dilihat  kembali.  Oleh  karena itu, bentuk, isi, dan bahasa sebuah surat dinas menjadi suatu hal yang perlu diperhatikan.
Di  bawah  ini  disajikan  beberapa  petunjuk  tentang  diksi  (pemilihan  kata),
ketepatan,  kebakuan,  keumuman,  kehematan,  kehalusan  makna,  contoh  surat  dinas yang  kurang  tepat,  perbaikan  surat  dinas,  dan  beberapa  penjelasan.  Diharapkan makalah ini dapat menuntun Anda dalam menguasai surat dinas.
2. Diksi,  Ketepatan,  Kebakuan,  Keumuman,  Kehematan,  dan  Kehalusan Makna
2.1. Diksi (Pemilihan Kata)
Yang  dimaksud  dengan  pemilihan  kata  adalah  proses,  perbuatan,  dan  cara memilih kata  yang  dipergunakan  untuk  melambangkan  ide  atau  pikiran  yang disampaikan  kepada  orang  lain.  Pilihan  kata-kata  itu  digunakan  dalam  menyusun sebuah kalimat.

## 2.2. Ketepatan
Seseorang  dapat  dikatakan  dapat  memilih  kata  dengan  tepat  jika  kata  yang dipilihnya untuk digunakan dalam kalimat mampu melambangkan idenya secara utuh. Jadi,  ketepatan  itu  melingkupi  bentuk  dan  makna.  Bilamana  dengan  surat  yang dibuatnya  seseorang  ingin  memberitahukan  sesuatu  kapada  orang  lain,  ia  harus
33 FKIP UPBJJ-UT Semarang
memilih  kata-kata dengan  ini atau dengan  surat  ini .  Beberapa  contoh  seperti  kalimat- kalimat berikut.
(1) Dengan  ini saya  beri  tahukan  bahwa  pada  hari  Kamis,  24  September  2015  , pukul 13.00 Mas Thoyiban punya kerja di Wonogiri.
(2) Dengan surat ini saya memberitahukan bahwa saya telah mengirimkan satu set buku agama Islam.
Bilamana dengan surat yang dibuatnya seseorang ingin menjelaskan bahwa ia mengirimklan sesuatu, seharusnya ia memilih kata-kata bersama ini atau bersama surat ini.
Beberapa contoh seperti kalimat-kalimat berikut. (3) Bersama ini saya kirimkan uang sekadarnya untuk membeli kambing kurban.
(4) Bersama  surat  ini kami  kirimkan  satu  berkas  panduan  penerimaan  mahasiswa baru.

## 2.3. Kebakuan
Surat  dinas  bersifat  resmi.  Sejalan  dengan  sifat  itu,  bahasa  yang  digunakan dalam surat dinas harus beragam baku. Oleh karena itu, penyusun surat dinas harus jeli  dalam  memilih  kata  baku karena  kata  baku  dan  kata  tidak  baku  biasanya sangat mirip bentuknya. Keduanya merupakan bentuk-bentuk berpasangan. Perhatikan kata- kata berikut ini. Kata-kata Baku Kata-kata Nonbaku aktif aktip Alquran Al-Qur’an antarkota antar kota azan adzan caturwulan catur wulan dirgahayu RI dirgahayu HUT RI ekstrem ekstrim Februari Pebruari fotokopi foto kopi ijazah ijasah Izin ijin jadwal jadual Jumat Jum’at kelola lola kilogram kilo gram kompleks komplek lokalisasi lokalisir magrib maghrib mahakuasa maha kuasa mancanegara manca negara masjid mesjid memunyai mempunyai menaati mentaati nonblok non blok
November Nopember ons on olahraga olah raga pancaindera panca indera salat sholat Senin Senen subbab sub bab

## 2.4. Keumuman
Kata-kata  yang  dipilih  yang  digunakan  dalam  surat  harus  kata-kata  yang dimengerti  oleh  masyarakat  pada  umumnya.  Menurut  Moeliono  (1989:174)  kata umum  adalah  kata  yang  mengandung  gagasan  umum.  Kata-kata  umum  itu  adalah kata-kata yang bukan istilah khusus keilmuan, bukan kata-kata asing, bukan kata-kata dialek,  bukan kata-kata arkhais,  bukan  kata-kata  slank  dan  bukan kata-kata  prokem. Di  samping  itu,  kata-kata  asing  dapat  digunakan  jika  kata-kata  asing  itu  belum berpadanan  kata  bahasa  Indonesia,  misalnya reshuffle,  shuttle  cock, dan I’exploitation  de l’homme par l’homme (Pedoman Umum EYD, 1996:26).

## 2.5. Kehematan
Dalam  memilih  kata-kata  yang  digunakan  untuk  menyusun  kalimat  harus berdasar  pada  prinsip  kehematan atau  prinsip  ekonomi  bahasa,  yaitu  penghematan dalam  pemakaian  kata,  bukan  penghematan  pemakaian  huruf.  Semua  kata  yang digunakan dalam kalimat harus berfungsi untuk melambangkan ide atau pikiran yang dikemukakan.Kata-kata  yang  tidak  berfungsi  harus  ditiadakan.  Penulis  surat  jangan terlalu boros dalam menggunakan kata-kata. (Sabariyanto: hlm. 18)
Dalam surat dinas pemborosan pemilihan kata lazim ditemukan pada kalimat penutup  surat.  Oleh  karena  itu,  penulis  surat  harus  berhati-hati  dalam  menyusun kalimat  penutup  surat.  Di  bawah  ini  beberapa  contoh  kalimat  penutup  surat  yang terhindar dari pemborosan.
(5) Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih. (6) Kami ucapkan terima kasih atas perhatian Saudara. (7) Saya mengucapkan tertima kasih atas perhatian Bapak.
(8) Tugas itu harap dilaksanakan sebaik-baiknya.
(9) Surat keterangan ini dibuat untuk pengambilan beasiswa.
(10) Mudah-mudahan ujian Adik lancar.
(11) Saya ucapkan selamat Idul Fitri.

## 2.6. Kehalusan Makna
Yang  dimaksud  dengan  kehalusan  makna  adalah  sifat-sifat  halus  yang dikandung  makna kata atau  kesopanan  makna kata.  Barikut  disajikan  sejumlah  kata yang mengandung kehalusan makna dan yang mengandung kekasaran makna.
Makna Halus Makna Kasar diberhentikan dipecat diamankan ditahan mohon minta pramuniaga pembantu rumah tangga purnabakti pensiun
saudara kamu senior tua sudi mau tunaaksara buta huruf tunawisma gelandangan 3. Contoh Surat Dinas
3.1. Contoh Surat Dinas yang Kurang Tepat

## KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA PRAWIRAMARTA KARTOSURO Jl. Solo-Semarang, Kranggan Indah, Wirogunan, Kartosuro, Sukoharjo, Solo --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------- Nomor: 0235/SMA/VII/2015 Sukoharjo,  11 Juli 2015 Lamp.  : -
Perihal : Undangan halalbihalal.
Yth. Bapak /Ibu Guru dan karyawan SMA Prawiramarta di Kartosuro.
Assalaamualaikum wr. wb.
Dengan hormat dengan surat ini kami mengharapkan kehadliran Bapak/Ibu/Saudara dalam acara halalbihalal yang Insya Allah nanti pada:
1. Hari/tanggal : Senin/27 Juli 2015 2. Pukul : 09.00-12.00
3. Tempat          : di Aula SMA Prawiramarta
Atas perhatiannya, sebelum dan sesudahnya diucapkan terima kasih.
Wasalam wr.wb.
Kepala Sekolah,
ttd.
Hendrawan, SPd., MA. Nip: 1971 0304 1990 1003

## 3.2. Perbaikan

## KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA PRAWIRAMARTA KARTOSURO Jalan Solo-Semarang, Kranggan Indah, Wirogunan, Kartosuro, Sukoharjo,
Solo ____________________________________________________________ ___________________________ Nomor : 0235/SMAP/VII/2015 27  Juli 2015
Lamp.   : - Perihal  : Undangan halalbihalal
Yth. Guru dan karyawan SMA Prawiramarta Kartosuro
Asalamu alaikum w.w.,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu dalam acara halalbihalal pada
hari : Kamis, tanggal : 30 Juli, pukul
: 09.00 bertempat di Aula SMA Prawiramarta.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Wasalam,
Kepala,
ttd. Hendrawan, S.Pd., M.A. NIP 1971030419901002

## 3.3. Penjelasan Perbaikan Surat Dinas
1. Dalam penulisan kop surat, singkatan Jl. Seharusnya ditulis lengkap Jalan.
2. Sebelum tanggal surat tidak perlu dibubuhkan nama kota atau tempat.
3. Pada perihal tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
4. Kata depan di  pada di Kartosuro tidak perlu dicantumkan.
5.  Penulisan  salam  yang  benar  adalah  Asalamu  alaikum  w.w.,  dan  berakhir  dengan tanda
koma (,) dan bukan wr.wb. Alasan: singkatan yang sudah umum yang terdiri dari dua
huruf masing-masing diberi titik (EYD 1996: 20).
6. Salam surat cukup sekali dituliskan. 7. Setelah ... pada tidak perlu digunakan tanda titik dua (:).
8. Hari dan tanggal perlu dipisahkan.
9. Hari, tanggal, pukul diawali dengan huruf kecil.
10.  Pada  penulisan  tanggal  tidak  perlu  menggunakan  tahun  karena  tidak  mungkin membuat
surat jauh sebelumnya.
11.  Kalimat  atas  perhatiannya  tidak  benar  karena  surat  itu  ditujukan  kepada  orang kedua.
12. Pernyataan sebelum dan sesudahnya pemborosan dan mubazir.
13. Penulisan gelar disesuaikaqn dengan panduan EYD (EYD 1996:19).
14. Penulisan NIP dengan huruf kapital, tanpa titik dua, dan angka tanpa spasi.

## 4. Daftar Pustaka
Ahmad, Sabaaruddin. 1980. Pedoman Surat-menyurat. Medan: Sinar Agung. Departemen  Pendidikan  dan  Kebudayaan.  1996. Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia yang  Disempurnakan. Jakarta:  Departemen  Pendidikan  dan Kebudayaan.
Moeliono, Anton M. 1989. Kembara Bahasa. Jakarta Gramedia. Razak,  Abdul.  1985. Kalimat  Efektif,  Struktur,  Gaya,  dan  Variasi. Jakarta: Gramedia.
Sabariyanto, Dirgo. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya. Sudaryono. 1983. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesia. Bandung: Alumni. Sugono, Dendy. 1989. Berbahasa Indonesia dengan Benar. Jakarta: Priastu.