## IMPLEMENTASI SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN KEUANGAN PADA CV CAHAYA MAJU PRATAMA
Susanto Salim 1 , Berlianty 2 , dan Shella Angelia 3
1 Jurusan Akuntansi, Universitas Tarumanagara Jakarta Email: susantos@fe.untar.ac.id
2 Jurusan Akuntansi, Universitas Tarumanagara Jakarta Email: berlianty11@gmail.com
3 Jurusan Akuntansi, Universitas Tarumanagara Jakarta Email: shellaangelia23@gmail.com

## ABSTRACT
The core problem with the company is that company does not have a standard and adequate accounting procedure to carry out financial planning and control. As the Community Service Team (PKM), lecturers and students of the Faculty of Economics and Business, University of Tarumanagara, provide solutions for companies to start implementing simple but adequate accounting systems and procedures for company levels such as partner companies. The target to be achieved from this activity is to impact the company positively. Namely, all company assets and liabilities procedures can be controlled, and the company can carry out better financial planning. Our implementation method is to conduct a preliminary survey to get an in-depth picture of the core problems and what solutions we can provide to help partners. We also conduct interviews, field surveys and help develop financial and accounting systems and procedures for partners. After that, we provide training three times during March 2023 for partners.. The training went well and was acceptable to all participants. After that, we monitored the implementation of standardized accounting systems and procedures. All of these activities have resulted in partners starting to be able to run accounting systems and procedures that have been prepared since April 2023.
Keywords : CV Cahaya Maju Pratama, Accounting Systems and Procedures, Internal Controls

## ABSTRAK
Inti permasalahan yang ada pada mitra adalah belum adanya suatu prosedur akuntansi yang baku dan memadai yang dapat digunakan oleh pemilik untuk melakukan perencanaan dan pengendalian keuangan. Kami sebagai Tim Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) yaitu dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Tarumanagara memberikan usulan solusi agar perusahaan mulai menerapkan sistem dan prosedur akuntansi yang sederhana tetapi memadai untuk level perusahaan seperti perusahaan mitra. Target yang akan dicapai dari kegiatan ini adalah memberikan dampak positif bagi perusahaan yaitu semua prosedur yang terkait dengan aset dan liabilitas perusahaan dapat terkendali dan perusahaan dapat melakukan perencanaan keuangan yang lebih baik. Metode pelaksanaan yang kami lakukan adalah melakukan survei pendahuluan untuk mendapatkan gambaran yang mendalam mengenai inti permasalahan dan solusi apa yang tepat yang dapat kami berikan untuk membantu mitra. Kami juga melakukan wawancara, survey lapangan dan membantu menyusunkan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi untuk mitra. Setelah itu kami memberikan pelatihan sebanyak tiga kali selama bulan maret 2023 untuk mitra. Pelatihan berjalan degan baik dan dapat diterima oleh seluruh peserta. Setelah itu, kami melakukan pemantauan terhadap implementasi dari sistem dan prosedur akuntansi yang telah dibakukan.Semua kegiatan ini memberikan hasil mitra telah mulai dapat menjalankan sistem dan prosedur akuntansi yang disusun sejak Bulan April 2023.
Kata kunci : CV Cahaya Maju Pratama, Sistem dan Prosedur Akuntansi, Pengendalian Internal

## 1. PENDAHULUAN
Mitra yang akan dijadikan objek penelitian dalam PKM ini adalah CV Cahaya Maju Pratama yang merupakan perusahaan trading yang bergerak di bidang penjualan barang teknik seperti mesin dan tools ( hardware ). Pada tahun 2016, mitra membuka toko perkakas dan mesin di daerah glodok jaya yang memang merupakan pusat penjualan perkakas dan mesin. Toko ini menjual berbagai jenis perkakas dan mesin kecil seperti mesin bor, mesin gerinda, mesin gergaji, genset untuk rumah, mesin potong, dan mesin lainnya. Pendirinya yaitu Bapak Andre Santoso merupakan alumni dari Fakultas Teknik Mesin Universitas Trisakti. Pada mulanya Bapak Andre bekerja sebagai staf mechanical electrical di suatu group perusahaan besar di bidang otomotif
dan setelah bekerja sekitar 10 tahunan, beliau mulai memberanikan diri untuk memulai usahanya dengan membuka toko penjualan barang-barang teknik di daerah glodok jaya. Pada awal pendirian toko ini hanya memiliki 2 orang karyawan yang membantu Pak Andre untuk melayani pelanggan sedangkan semua urusan administrasi dan keuangan seperti penerimaan uang langsung ditangani oleh Pak Andre. Toko yang didirikan ini mempunyai perkembangan bisnis yang sangat baik dan hal ini membuat pemilik mempunyai keyakinan yang kuat bahwa bisnis ini akan terus berkembang. Sejalan dengan perkembangan bisnis yang meningkat, mulai dirasakan bahwa satu toko yang terletak di glodok jaya itu sudah terlalu kecil dan tidak memadai lagi untuk melayani permintaan pelanggan yang semakin banyak dan juga semakin banyaknya variasi produk yang dijual. Untuk itulah mitra mulai membuka 4 toko lagi yang terletak di Jakarta dan cikarang. Pada tahun 2018 Pak Andre juga mulai memindahkan kantor pusatnya ke daerah Cakung tepatnya di Jalan Raya Bekasi Km 17. Selanjutnya status hukum usahanya juga ditingkatkan dari yang mulanya Usaha Dagang (UD) menjadi CV dengan nama CV Cahaya Maju Pratama. CV Cahaya saat ini memiliki memiliki lebih dari 40 orang karyawan dan 5 toko atau outlet yang menjual alat –alat teknik dengan nama toko “Sinar Teknik“. Lokasi toko berada di daerah glodok yaitu di glodok jaya dan HWI lindeteves, pasar kenari mas dan juga cikarang-bekasi. Jenis mesin dan tool yang dijual oleh CV Cahaya Maju Pratama juga sudah sangat beragam dan lengkap sehingga pelanggan senang berbelanja di outlet atau toko ini karena sangat lengkap dan harga yang bersaing atau bahkan dapat dikatakan lebih murah dibandingkan pesaing.
Semakin hari bisnis yang dijalankan oleh Bapak Andre semakin berkembang dengan pesat. Bapak Andre berencana untuk membuka beberapa cabang atau toko lagi di daerah Bekasi dan Tangerang. Namun seiring dengan perkembangan usahanya, mulai timbul beberapa masalah. Masalah pertama adalah Bapak Andre mulai merasa kesulitan untuk mengontrol kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan karena banyaknya toko yang ada dan belum adanya suatu sistem dan prosedur akuntansi yang baku dan seragam. Beliau melihat saat ini tidak ada keseragaman sistem dan prosedur yang seragam di setiap toko. Hal ini menimbulkan kelemahan pengendalian internal yang ada dan menciptakan kerancuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Masalah kedua yang timbul adalah sistem pelaporan manajemen dan laporan keuangan yang dihasilkan tidak memadai dan tidak informatif. Banyak informasi yang terdapat di dalam laporan keuangan yang tidak akurat misalnya jumlah stok barang yang ada di toko banyak yang tidak akurat, jumlah penjualan yang sering salah dan banyak informasi mengenai retur barang yang tidak tercatat. Semua hal ini akan sangat mengganggu kegiatan operasional perusahaan dan juga kegiatan di toko.
Masalah lain yang dirasakan adalah tidak adanya deskripsi tugas yang jelas untuk masing masing staf sehingga beberapa kali terjadi tumpang tindih tugas antara staf yang satu dengan yang lain dan terkadang ada pekerjaan yang tidak dikerjakan oleh siapapun karena masing-masing merasa itu bukan tugasnya. Menurut Romney (2020), perusahaan yang tidak memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai akan mengakibatkan aset perusahaan tidak terjaga dan laporan keuangan yang dihasilkan tidak dapat dipercayai kebenarannya. Mengingat sangat pentingnya masalah ini karena terkait dengan aset perusahaan dan keakuratan laporan keuangan, Bapak Andre meminta bantuan tim PKM dari Universitas Tarumanagara untuk mencarikan solusi atas masalah yang terjadi dalam perusahaannya ini.
Melihat masalah-masalah di atas, tim PKM memberikan solusi kepada mitra agar dibakukan suatu sistem dan prosedur akuntansi yang memadai untuk mitra dimana sistem dan prosedur ini akan meliputi pembuatan uraian tugas dari setiap staf yang ada di kantor maupun di toko, semua
prosedur akuntansi dan keuangan yang ada di kantor dan toko dan juga suatu sistem pelaporan keuangan yang memadai. Setelah itu akan dilakukan pelatihan kepada para karyawan agar dapat mengimplementasikan sistem dan prosedur akuntansi yang telah dibakukan. Dengan adanya suatu sistem akuntansi yang memadai akan memberi manfaat bagi perusahaan yaitu : Terjaganya aset perusahaan, keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan juga ditaatinya semua peraturan dan kebijakan perusahaan (Hall, 2018).

## 2. METODE PELAKSANAAN PKM
Berdasarkan pada permasalahan yang dihadapi oleh mitra, maka tim PKM dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Tarumanagara menawarkan solusi berupa penyusunan dan implementasi sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi yang baku sebagai alat pengendalian keuangan pada CV Cahaya Maju Pratama. Tahapan metode yang akan digunakan adalah:
1. Pertama tim PKM akan melakukan survey pendahuluan untuk memahami masalah yang terjadi pada mitra. Survey ini kami lakukan dengan melakukan kunjungan ke mitra untuk melakukan wawancara dan observasi lapangan.
2. Setelah memperoleh pemahaman yang cukup mendalam, kami mulai memetakan inti permasalahan yang ada dan membuat konsep dan kerangka kerja untuk solusi yang akan kami berikan yaitu akan disusun sistem dan prosedur akuntansi yang baku.
3. Konsep solusi ini kami diskusikan dengan manajemen mitra dan staf inti perusahaan. Kami lakukan diskusi terkait sistem dan prosedur yang akan dibakukan dan metode yang akan diterapkan untuk menjalankan sistem dan prosedur ini.
4. Selanjutnya tim PKM berdiskusi dengan manajemen mengenai jadwal kerja yang akan dilakukan
5. Tim PKM mulai membakukan sistem dan prosedur akuntansi yang diperlukan dan memberikan pelatihan mengenai hal ini kepada para karyawan.
6. Langkah selanjutnya Tim PKM akan membimbing bagaimana mengimplementasikan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi yang telah disusun
7. Langkah terakhir kami akan melakukan monitoring terhadap implementasi sistem dan prosedur akuntansi pada mitra

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tim dosen dan mahasiswa dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Tarumanagara melakukan survei terlebih dahulu selama beberapa kali pada bulan Maret 2023 ke CV Cahaya Maju Pratama untuk mengetahui masalah yang sedang dihadapi perusahaan sekarang ini. Berdasarkan hasil observasi serta diskusi yang cukup panjang dan intens maka tim dosen dan mahasiswa mengusulkan agar perusahaan dapat mengimplementasikan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan.
Pelatihan pertama diadakan pada hari Jumat pagi, tanggal 17 Maret 2023, di kantor mitra daerah Cakung-Bekasi. Peserta pelatihan pertama ini berjumlah 15 orang. Untuk membantu mitra lebih memahami mengenai pentingnya sistem dan prosedur akuntansi dan juga agar kegiatan pelatihan lebih efektif, tim dosen juga telah menyusun suatu modul sederhana mengenai pengenalan kepada sistem akuntansi dan prosedur akuntansi. Selain itu, juga dibahas mengenai pentingnya suatu sistem akuntansi bagi perusahaan sebagai alat untuk mengamankan aset perusahaan dan keakuratan laporan keuangan. Untuk mencapai hal ini diperlukan adanya suatu struktur organisasi yang memadai dan juga adanya pembagian tugas yang jelas antar anggota organisasi. Hal ini merupakan suatu pondasi dari suatu sistem dan prosedur akuntansi yang ada. Dalam pelatihan ini terdapat 4 peserta yang aktif bertanya dan berdiskusi mengenai topik ini.
Pelatihan kedua dilakukan pada hari Jumat pagi pada tanggal 24 Maret 2023, dengan melanjutkan materi minggu sebelumnya yaitu menjelaskan mengenai kebijakan dan prosedur akuntansi yang minimal harus ada dalam perusahaan. Prosedur akuntansi yang dibahas yakni: prosedur pembelian, penjualan, pengeluaran dan penerimaan kas, dan prosedur untuk retur barang. Pelatihan kedua ini diikuti oleh 20 orang karyawan. Pada pelatihan kedua ini juga banyak disertai dengan diskusi dan masukan dari manajemen perusahaan. Diharapkan dengan adanya suatu sistem akuntansi yang memadai akan membuat perusahaan menjadi lebih efisien, karyawan memiliki prosedur baku dalam menjalankan kegiatannya dan juga keamanan aset dapat terjaga dengan baik.
Pelatihan terakhir juga dilakukan pada hari Sabtu pagi hingga siang, tanggal 25 Maret 2023 diikuti oleh 18 peserta, terlihat pada Gambar 1 dan Gambar 2. Pada pelatihan ini dijelaskan tentang pengendalian internal serta implementasi dari sistem akuntansi yang telah dibahas hari sebelumnya dan juga para karyawan diminta untuk menerapkan sistem akuntansi yang telah dijelaskan sebelumnya, untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
Gambar 1.
Pelatihan PKM
Gambar 2. Pelaksanaan kegiatan PKM
Kegiatan pelatihan yang dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali selama bulan Maret 2023 berjalan dengan cukup lancar sesuai rencana yang telah disepakati dan memperoleh respon yang positif dari peserta. Para peserta telah mendapat pemahaman yang cukup memadai mengenai materi pelatihan dan sangat antusias untuk mulai mengimplementasikan materi pelatihan ini pada kegiatan operasional dan akuntansi mereka. Mitra menyadari permasalahan yang terjadi dalam perusahaannya seperti ketidakpahaman karyawan mengenai pentingnya suatu sistem dan prosedur akuntansi yang teratur dan baku di dalam menjalankan tugasnya. Hal ini dapat ditunjukkan dengan adanya perbedaan prosedur yang dilakukan oleh karyawan untuk menjalankan transaksi yang sama atau terjadi perbedaan prosedur antar toko yang satu dengan yang lain untuk menjalankan prosedur yang sama, misalnya ada toko yang membuat kuitansi dan invoice untuk penerimaan uang yang diterima dari pelanggan tetapi ada toko yang cukup membuat invoice saja sudah cukup. Hal ini akan membuat bagian akuntansi perusahaan kebingungan untuk mencatat transaksi penjualan tersebut karena dasar dokumen yang akan dipakai itu sebenarnya yang mana apakah invoice saja cukup atau harus ditambah dengan kuitansi sehingga laporan keuangan yang dihasilkan menjadi tidak akurat. Menurut Nufus (2018) Suatu sistem informasi akuntansi haruslah dipahami oleh para anggota organisasi perusahaan agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik dan memadai.
Tim PKM mengusulkan agar setelah kebijakan, sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi yang baku dibuat maka sistem dan prosedur tersebut harus disosialisasikan kepada seluruh karyawan secara intensif dan perlu dipantau secara terus menerus implementasinya agar menjamin semua prosedur yang ada dijalankan secara seragam oleh setiap karyawan dan setiap toko menjalaninya dengan seragam pula. Selain itu, mitra belum memiliki suatu sistem dan prosedur akuntansi & keuangan yang baku sehingga mengakibatkan kerancuan dan kebingungan karyawan dalam menjalankan kegiatan dan transaksi keuangan yang terjadi. Mereka tidak mengetahui mana yang benar dan mana yang salah, tetapi hanya mengikuti perintah atasan. Setiap karyawan akan menjalan prosedur keuangan sesuai dengan pemahamannya sendiri dan mungkin juga berdasarkan pengalaman kerja mereka di perusahaan sebelumnya. Selain hal di atas, belum adanya suatu kebijakan, sistem dan prosedur keuangan yang baku akan mengakibatkan perusahaan tidak akan mengetahui jika terdapat pelanggaran karyawan dalam menjalankan sistem dan prosedur akuntansi karena perusahaan belum memiliki sistem dan prosedur yang baku. Hal ini membuat perusahaan tidak dapat mengevaluasi hasil kerja masing-masing karyawan untuk penilaian kinerja.
Dengan tidak diterapkannya penilaian kinerja, para karyawan tidak termotivasi dalam mencapai target perusahaan dan tidak menyadari akan tanggung jawabnya. Tim PKM mengusulkan agar perusahaan membakukan suatu kebijakan, sistem dan prosedur akuntansi yang baku yang dapat dipakai oleh perusahaan untuk menjalankan semua aktivitas bisnisnya. Menurut Nova (2015) suatu sistem dan prosedur akuntansi yang baku sangat diperlukan oleh semua perusahaan baik itu perusahaan besar maupun menengah dan kecil. Dengan adanya sistem dan prosedur yang baku akan membuat perusahaan dapat berjalan dengan baik dan teratur sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Ketidakhadiran sistem dan prosedur akuntansi yang baku juga membuat perusahaan menjadi rentan terhadap fraud yang sangat mungkin berada di dalam perusahaan.
Lemahnya pengendalian internal yang ada mengakibatkan aset milik perusahaan menjadi rentan untuk dicuri atau hilang. Selain itu dengan ketidakhadiran suatu pengendalian internal yang memadai akan mengakibatkan laporan keuangan yang dihasilkan oleh perusahaan menjadi tidak dapat diandalkan dan tidak dapat dipercaya. Menurut Maharani (2015) internal control merupakan sarana yang dapat digunakan perusahaan untuk mencegah terjadi fraud yang
merupakan resiko bawaan yang ada di setiap perusahaan. Dengan suatu internal control yang baik akan mencegah pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab untuk merugikan perusahaan. . Berdasarkan COSO terdapat 5 komponen yang harus ada agar internal control dapat berjalan dengan baik yaitu : 1) Control Environment ; 2) Risk assessment ; 3) Control Activities ; 4) Information & Communication ; 5) Monitoring . Tim PKM mengusulkan agar di dalam setiap sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi yang dibuat terdapat setiap unsur dari internal control yang ada. Jadi setiap aspek internal control yang terdapat di kerangka COSO dapat diimplementasikan dalam sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi yang dibuat. Hal ini bertujuan agar pada saat para karyawan menjalankan prosedur keuangan dan akuntansi yang dilakukan di dalamnya sudah terdapat internal control yang kuat dan memadai.
Uraian pembagian tugas dan tanggungjawab dari setiap karyawan tidak jelas. Hal ini dapat dilihat dari adanya tumpang tindih tugas dan pekerjaan dan hampir semua pengambilan keputusan dan tanggungjawab dilakukan sendiri oleh Bapak Andre sehingga Bapak Andre merasa beban kerja terlalu berat dan akibatnya tidak dapat mengontrol keseluruhan perusahaan dan kegiatan operasional perusahaan pun akhirnya menjadi berantakan. Dampak terburuk dari situasi ini adalah terjadi perangkapan fungsi yang akan melemahkan pengendalian internal yang berakibat aset perusahaan tidak dapat terjaga dengan baik. Tim PKM mengusulkan agar dibuatkan juga uraian tugas dan tanggungjawab yang jelas untuk setiap jabatan dan posisi yang ada dalam perusahaan agar setiap karyawan memiliki pemahaman yang mendalam mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing jabatan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, mitra berkomitmen untuk mencoba mulai menjalankan sistem dan prosedur akuntansi yang telah dibuat. Komitmen ini juga mendapat dukungan penuh dari pemilik dan manajemen perusahaan sehingga dengan demikian, pelatihan yang diberikan oleh tim dosen ini dapat dikatakan berhasil dan dapat bermanfaat bagi mitra.

## 4. KESIMPULAN
Masalah yang dihadapi perusahaan terkait dengan tidak adanya suatu sistem dan prosedur akuntansi yang ditetapkan sehingga terjadinya ketidakteraturan, lepas kontrol dan karyawan tidak menyadari akan tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Selain itu, perusahaan memiliki pengendalian internal yang lemah. Berdasarkan masalah tersebut, maka kami memberikan pelatihan di kantor mitra daerah Cakung-Bekasi sebanyak tiga kali di bulan Maret 2023. Kegiatan ini mendapat respon yang sangat positif dari mitra dan mereka memberikan komitmen untuk mulai menjalankan sistem dan prosedur yang telah dijelaskan dalam pelatihan. Kegiatan pelatihan dan pembakuan sistem ini memberikan kontribusi yang cukup banyak dan material kepada mitra. Mitra juga menyadari betapa pentingnya hal ini untuk dijalankan oleh mereka.
Saran yang dapat diberikan kepada mitra adalah perusahaan dapat secara konsisten menerapkan sistem dan prosedur akuntansi, serta meningkatkan pengendalian internal sehingga perusahaan dapat lebih terkontrol, teratur, dan mencegah terjadinya fraud. Perusahaan juga dapat secara terus menerus mengevaluasi perangkapan tugas sehingga tidak ada lagi karyawan yang mempunyai tugas rangkap.
Ucapan Terima Kasih ( Acknowledgement )
Terima kasih kami ucapkan kepada pihak-pihak yang telah membantu kami, yaitu: Bapak Rektor Universitas Tarumanagara, Ketua LPPM Universitas Tarumanagara, Dekan beserta jajarannya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Tarumanagara, Pimpinan dan karyawan CV Cahaya Maju Pratama, sehingga kegiatan PKM dapat berjalan dengan lancar .

## REFERENSI
Hall, James A (2018). Accounting Information Systems , 10 th Edition, Cengage Learning, South Western
Khayatun Nufus (2018). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan. Scientific Journal of Reflection : Economic, Accounting,Management and Business, Vol 1,No.1 January 2018, 15-27
Maharani, F. L., DS, S. P., & W, S. M. (2015). Pengaruh pengendalian internal terhadap kinerja karyawan pada divisi pelayanan medis di rumah sakit Jember Klinik. Jurnal Akuntansi Universitas Jember, 13(2), 57–69.
Nova Fara Adibah, dkk. (2015). Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Dalam Upaya Peningkatan Pengendalian Intern. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB), 26(1), 1-6.
Romney, Marshall B, Paul John Steinbart (2020). Accounting Information Systems , 15 th Edition-Global Edition, Pearson