## Rugiyana
Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat

## Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat

## Rugiyana
MTs Negeri 4 Gunungkidul e-Mail: rugiyana0611@gmail.com

## Abstract
This  study  aims  to  determine  the  development  of  the  PPDB  Mandiri  Online Application in providing services to the community during the admission period of new students at MTs Negeri 4 Gunungkidul. This research uses an exploratory case study  method  with  a  qualitative  approach  used  to  obtain  information  on  PPDB Online  constraints  and  solutions  to  the  development  of  PPDB  applications.  The results  showed  that  there  were  several  online  independent  PPDB  application developments  carried  out  at  MTs  Negeri  4  Gunungkidul,  namely  observation  of conventional PPDB, studying the flow that can be used as digital to make it easier for prospective students to collect files and monitoring the status of registrants. Next add report card scores, achievement certificate scores and rankings. This is to bridge the obstacles experienced by prospective students in the registration process. The use of the PPDB Mandiri Online application can make it easier for students and teacher staff to know the development of the number of new students in the future.
Keywords: Application; PPDB online; Community Service.

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengembangan Aplikasi PPDB Mandiri Online  dalam  memberikan  pelayanan  kepada  masyarakat  pada  masa  penerimaan siswa baru di MTs Negeri 4 Gunungkidul. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus eksplorasi dengan pendekatan kualitatif yang digunakan untuk mendapatkan informasi kendala dan solusi PPDB Online terhadap pengembangan aplikasi PPDB. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  terdapat  beberapa  pengembangan  aplikasi PPDB  mandiri  online  yang  dilakukan  di  MTs  Negeri  4  Gunungkidul,  yaitu pengamatan terhadap PPDB konvensional, mempelajari alurnya yang bisa dijadikan digital  agar  menpermudah  calon  siswa  dalam  mengumpulkan  berkas  serta pemantauan status pendaftar. Selanjutnya menambahkan nilai rapor, skor sertifikat prestasi dan perangkingan. Hal ini untuk menjembatani kendala yang dialami calon siswa dalam proses pendaftaran. Pemanfaatan aplikasi PPDB Mandiri Online dapat memudahkan  siswa  dan  staf  guru  mengetahui  perkembangan  jumlah  siswa  baru pada masa ke masa.
Kata Kunci : Aplikasi; PPDB online; pelayanan masyarakat.

## Rugiyana
Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat

## Pendahuluan
Pendaftaran  siswa  baru  merupakan  sebuah  langkah  menuju  ke  jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Di dalam pendaftaran siswa baru mewajibkan untuk mengisi formulir biodata diri dan orang tua siswa agar sekolah dapat memperoses biodata  dari  siswa  tersebut.  Siswa  diwajibkan  membawa  berkas  persyaratan seperti,  ijazah,  SKHU,  dan  foto  sebagai  persyaratan  masuk  di  sekolah  tersebut. Berdasarkan  fakta  di  lapangan,  untuk  memberikan  pelayanan  yang  efektif  dan efisien dalam PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) maka perlu dikembangkan aplikasi PPDB Online. Salah satu aspek pengelolaan aplikasi penerimaan peserta didik baru ini adalah peningkatan pelayanan kepada masyarakat khususnya para orang tua calon siswa yang ingin mendaftarkan anak mereka ke jenjang pendidikan sekolah dasar tersebut.
Aplikasi  (PPDB)  Online  adalah  sebuah  sistem  yang  dirancang  untuk melakukan  otomatis  seleksi  PPDB.  Otomatis  yang  dimaksud  adalah  mulai  dari peroses  pendaftaran,  proses  seleksi  hingga  pengumuman  hasil  seleksi  yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata. Sistem ini dirancang bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan, meningkatkan sistem penerimaan siswa baru yang terintegrasi akurat dan transparan.
Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen,  atau  variabel-variabel  yang  terorganisasi,  saling  berinteraksi,  saling tergantung  satu  sama  lain  dan  terpadu.  Sistem  bisa  berupa  abstraksi  atau  fisis (Witarto,  2004).  Di  dalam  sistem  terdapat  suatu  jaringan  kerja  yang  saling berhubungan,  untuk  melakukan  suatu  kegiatan  secara  bersama  sama  dan menyelesaikanya  sesuai  dengan  tujuan  tertentu  untuk  memperoleh  hasil  yang diinginkan sesuai dengan alur sistem (Jogiyanto, 2001).
Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi,  bersifat manajerial,  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  serta  menyediakan  pihak yang  terkait  dengan  laporan-laporan  yang  diperlukan.  Dalam  sebuah  organisasi tentunya  diperlukan  sebuah  sistem  yang  mendukung  jalannya  kegiatan operasional yang ada di dalam organisasi tersebut, hal ini dapat teratasi dengan adanya  sistem  informasi  di  dalam  organisasi  tersebut.  Terdapat  beberapa komponen dalam sistem informasi, meliputi hardware dan software yang berfungsi sebagai  mesin, people dan procedures yang  merupakan  manusia  dan  tata  7  cara menggunakan mesin, dan data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data (Ladjamudin, 2005).
Sistem  informasi  dahulu  dibuat  secara  konvensional  (aplikasi  desktop), namun  seiring  dengan  perkembangan  teknologi  internet  maka  sistem  informasi dibuat berbasis web karena sifatnya yang luas dan memungkinkan semua orang dapat  mengakses  informasi  secara  cepat  dan  mudah  dari  mana  saja,  dan  dapat dikontrol  dari  satu  tempat  sebagai  sentral. World  wide  web (WWW)  atau  yang biasa disingkat dengan web, ini merupakan salah satu bentuk layanan yang dapat diakses melalui internet (Azzaky, Chumaidiyah, dan Tripiawan, 2016).

## Rugiyana
Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat
Penyelenggaraan pendidikan diawali dengan kegiatan PPDB. MTs Negeri 4 Gunungkidul melaksanakan kegiatan PPDB secara rutin setiap tahun. Penerimaan peserta  didik  baru  di  MTs  Negeri  4  Gunungkidul  dilakukan  secara  objektif, akuntabel, transparan dan tidak diskriminatif. Kegiatan PPDB bertujuan memberi kesempatan  seluas-luasnya  bagi  warga  negara  usia  sekolah  agar  memperoleh pelayanan pendidikan yang optimal. Untuk itu diperlukan sosialisai dan publikasi agar  mendapatkan  informasi  tentang  PPDB  sampai  proses  pendaftaran  di  MTs Negeri  4  Gunungkidul  secara  efektif  dan  efisien.  MTs  Negeri  4  Gunungkidul melaksanakan  penerimaan  siswa  baru  secara  mandiri  yang  waktunya  tidak bersamman dengan sekolah dan madrasah yang lain. Sejalan dengan hal tersebut maka  perlu  dikembangkan  Aplikasi  PPDB  Mandiri  Online  untuk  melayani masyarakat.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode  studi  kasus  eksplorasi  dengan pendekatan kualitatif yang digunakan untuk mendapatkan informasi kendala dan solusi  pengembangan  aplikasi  PPDB  Mandiri  Online.  Subjek  penelitian  adalah guru  informatika  dan  algoritma  sekaligus  pengembang  aplikasi  PPBD  Mandiri Online dan orang tua siswa sebagai pengguna apliksi PPDB Mandiri Online serta guru  sebagai  penelaah  juknis  PPDB  di  MTs  Negeri  4  Gunungkidul.  Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara semi-terstruktur, dan dokumentasi.
Dalam melakukan penelitian studi kasus harus memperhatikan mengenai ukuran  sampel  yang  tidak  lebih  dari  empat  hingga  lima  kasus  (Creswell,  2003). Selain itu para responden harus diwawancarai hingga saturasi data tercapai agar tidak ada informasi baru yang bisa diperoleh (Box, 2014; Creswell, 2009). Analisis dan interpretasi data adalah bagian paling kritis dari penelitian kualitatif dengan alasan  penelitian  tersebut  berorientasi  dalam  mengekplorasi  beberapa interprestasi.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mendapatkan  informasi untuk  mengetahui  pengembangan  aplikasi  PPDB  Mandiri  Online  dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat pada masa penerimaan siswa baru di MTs Negeri 4 Gunungkidul.

## Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penerimaan  Peserta  Didik  Baru  (PPDB)  online  merupakan  sistem  yang dapat melakukan otomasi PPDB. Otomasi yang di maksud di sini meliputi proses pendaftaran dan pengumuman hasil penerimaan peserta didik baru secara online dan realtime . Terdapat beberapa sisi positif dari penerapan/implementasi sistem PPDB online ini, diantaranya adalah calon peserta didik dan panitia PPDB lebih ringan  dan  ringkas  kerjanya.  Adapun  hal  positif  lainnya  dari  penerapan  PPDB online  ini  adalah  para  calon  peserta  didik  hanya  tinggal  melihat  update pengumuman hasil PPDB melalui internet di mana saja dan kapan saja.

## Rugiyana
Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat
Server  Database  (Basis  Data)  adalah  kumpulan  dari  beberapa  data  yang saling  berhubungan  antara  satu  dengan  yang  lainnya,  ketika  digunakan  suatu software atau perangkat lunak yang ada pada komputer untuk memanipulasinya. Basis  data  adalah  kumpulan  data  yang  saling  berhubungan  secara  logikal  serta deskripsi  dari  data  tersebut,  yang  dirancang  untuk  memenuhi  kebutuhan informasi suatu organisasi. Basis data adalah sebuah penyimpanan data yang besar yang  bisa  digunakan  oleh  banyak  pengguna  dan  departemen.  Semua  data terintegrasi  dengan  jumlah  duplikasi  yang  minimum.  Basis  data  tidak  lagi dipegang  oleh  satu  departemen,  tetapi  dibagikan  ke  seluruh  departemen  pada perusahaan.  Basis  data  itu  sendiri  tidak  hanya  memegang  data  operasional organisasi tetapi juga penggambaran dari data tersebut (Connolly dan Begg, 2005).
Bahasa Pemrograman Web merupakan suatu bahasa yang digunakan untuk membangun sebuah website yang nantinya akan diterjemahkan. Adapun bahasa 8 yang  gunakan  penulis  untuk  membuat  website  adalah  sebagai  berikut  (Azzaky dkk., 2016):
1. HyperText Preprocessor (PHP) merupakan bagian dari bahasa pemrograman web atau script-script yang membuat dokumen HTML secara on the fly yang dieksekusi di server web. PHP merupakan sebuah bahasa scripting komputer, pada awalnya didesain untuk menghasilkan halaman web yang dinamis, secara umum  digunakan  sebagai script  server-side ,  tetapi  dapat  digunakan  dari interface command line atau secara berdiri sendiri sebagai aplikasi grafis.
2. Hyper  Text  Markup  Language  (HTML)  merupakan  file  teks  atau  file  ASCII yang  berisi  instruksi/ script kepada  web  browser  untuk  menampilkan  suatu tampilan grafis dari sebuah halaman web. Pada file HTML ini terdapat “tag” atau kode-kode yang dapat dimengerti nantinya oleh web browser.
3. CSS adalah suatu bahasa stylesheet yang mengatur tampilan suatu dokumen. Pada umumnya CSS digunakan untuk memformat halaman web yang ditulis dengan HTML dan XHTML. Dengan CSS, tampilan website akan lebih cantik dan konsisten.
4. Responsive web design digunakan dengan tujuan untuk memastikan informasi website  yang  akan  disampaikan  berjalan  dengan  baik  tanpa  kehilangan informasi dan terlepas diakses dari perangkat mobile apapun. Menurut Jeffrey Zeldman  yang  dikutip  oleh  Hidayat,  Utomo,  dan  Djohan  (2016),  responsive web  design  adalah  sebuah  teknik  yang  digunakan  designer  website  untuk memberikan  pengalaman  visual  yang  elegan  tanpa  mempedulikan  ukuran browser  yang  digunakan  dan  batasan  apapun  tentang  cara  mengakses perangkat tersebut.
5. Object Oriented Analysis (OOA) merupakan tahapan perangkat lunak dengan menentukan spesifikasi sistem atau System Requirement Specification (SRS) dan mengidentifikasi kelas-kelas serta hubungan satu terhadap yang lainnya. Selama proses memahami spesifikasi sistem, kita perlu mengidentifikasi para pengguna atau yang sering disebut sebagai aktor-aktor. Siapa aktor-aktor yang
Rugiyana Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat
akan  menggunakan  sistem  dan  bagaimana  mereka  menggunakan  sistem (Nugroho, 2005).
6. Object  Oriented  Design  (OOD)  adalah  pekerjaan  yang  dilakukan  untuk merancang  kelas-kelas  yang  teridentifikasi  selama  tahap  analisis  dan antarmuka ( interface ). Selama tahap ini kita mengidentifikasi dan menambah beberapa  objek  dan  kelas  yang  mendukung  implementasi  dari  spesifikasi kebutuhan (Nugroho, 2005).
7. Unified  Modelling  Language  (UML)  adalah  sebuah  alat  bantu  yang  sangat handal di dunia pengembangan sistem berorientasi objek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembangan  sistem  untuk  membuat  cetak  biru  atas  visi  mereka  dalam bentuk baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme efektif untuk  berbagi  dan  mengkomunikasikan  rancangan  mereka  yang  lain (Nugroho, 2005).
8. MySQL  yang  dibaca  “MY -ES-KYOO-EL"  merupakan  sistem  manajemen database  yang  bersifat open-source yang  menggunakan  perintah  dasar  atau bahasa  pemrograman  yang  berupa  Structured  Query  Language  (SQL)  yang cukup populer di dunia teknologi. MySQL berguna sebagai database.
Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem lama untuk layanan penerimaan peserta didik baru pada MTs Negeri 4 Gunungkidul diusulkan sistem baru untuk meningkatkan  pelayanan  kepada  masyarakat  khususnya  orang  tua  calon  siswa baru dalam proses pendaftaran siswa agar lebih efektif dan efisien. Usulan sistem baru  dapat  dilihat  pada flowchat hasil  pengembangan  aplikasi  PPDB  Mandiri Online berikut.
Gambar 1. Flowchart Aplikasi yang Dikembangkan
Mulai Tampil Halaman Utama Pilihan Menu Registrasi Awal Upload Berkas Lihat Jurnal Pendaftar Selesai Isi Data Calon Siswa Upload Berkas Tampilkan Jurnal Pendaftar / Rangking Casis Ya Tidak Ya Tidak

## Rugiyana
Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat
Pengembangan  Aplikasi  PPDB  Mandiri  Online  di  MTs  Negeri  4 Gunungkidul terus dilakukan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pengembangan  yang  dilakukan  antara  lain  dengan  tahapan  sebagai  berikut, pertama ,  pengamatan  terhadap  PPDB  yang  konvensional. Kedua ,  mempelajari alurnya  yang  bisa  dijadikan  digital  agar  menpermudah  calon  siswa  dalam mengumpulkan  berkas  serta  pemantauan  status  pendaftaranya. Ketiga , menambahkan nilai rapor, skor sertifikat prestasi dan perankingan.
Aplikasi  ini  bertujuan  untuk  menjembatani  kendala  yang  dialami  calon siswa  dalam  proses  pendaftaran.  Selain  itu  adanya  pemanfaatan  Aplikasi  PPDB Mandiri  Online  dapat  memudahkan  siswa,  guru,  dan  staf  mengetahui perkembangan  jumlah  siswa  baru  pada  masa  ke  masa.  Hal  ini  sejalan  dengan penelitian  yang  dilakukan  oleh  Hidayat,  Mutakin  dan  Djamaludi  (2020)  yang menyatakan bahwa dengan sistem informasi penerimaan peserta didik baru online berbasis website, akan membantu dan memudahkan dalam komunikasi data serta informasi antara orang tua calon peserta didik dengan lembaga pendidikan. Hasil pengujian  aplikasi  menunjukan  tingkat  kebutuhan  terhadap  sistem  informasi penerimaan peserta didik baru online berbasis website menyentuh nilai 78%.

## Simpulan
Secara  umum  dapat  disimpulkan  bahwa  pengembangan  Aplikasi  PPDB Mandiri  Online  perlu  dilakukan  untuk  mengatasi  beberapa  kendala  sehingga dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pengembangan yang dilakukan di  antaranya,  melakukan  pengamatan  terhadap  PPDB  sistem  konvensional, mempelajari  alur  yang  bisa  dijadikan  digital  agar  mempermudah  calon  siswa dalam mengumpulkan berkas serta pemantauan status pendaftar, menambahkan nilai rapor, skor sertifikat prestasi dan perangkingan.
Manfaat  pengembangan  Aplikasi  PPDB  Mandiri  Online  dapat memudahkan siswa dan staf guru mengetahui perkembangan jumlah siswa baru pada masa ke masa. Aplikasi PPDB Mandiri Online di MTs N 4 Gunungkidul sangat efektif dan efisien dalam memberikan pelayanan pada masyarakat.

## Daftar Pustaka
Arif, Muchamad. Ahmad Syafii Zein, Eka Mala Sari. (2018). Pengembangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web di SMA 1 Annuqayah Sumenep. Jurnal Ilmiah Dutic Pendidikan dan Informatika, 4(2).
Bernard, H. Russell. (2013). Social Research Methods: Qualitative and Quantitative Approaches . Thousand Oaks, CA: Sage Publications.
Box, I. (2014). How many interviews are needed in a qualitative research? Is there any rule or popular practice? https://www.researchgate.net/post/How_many_interviews_are_neede d_in_a_qualitative_research_Is_th
Creswell,  John  W.  (2014). Research  Design:  Qualitative,  Quantitative,  and  Mixed Methods Approaches . Singapura: Sage Publications.

## Rugiyana
Aplikasi PPDB Mandiri Online MTs Negeri 4 Gunugkidul dalam Memberikan Pelayanan pada Masyarakat
Eviani, Susana. Syafrika Deni Rizki dan Mutiana Pratiwi. (2016). Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMPN 34 Kabupaten Tebo. Jurnal Teknologi, 6(1).
Hidayat, Taufik. Mahmudin Muttaqin dan Djamaludin. (2020). Sistem Informasi Penerimaan  Peserya  didik  Baru  Online  Berbasis  Web  di  Yayasan Pendidikan Arya Jaya Sentika. Komputika: Jurnal Sistem Komputer, 9(1). Jogiyanto. (2002). Analisis dan Desain Sistem . Yogyakarta: Andy Offset.
Keputusan  Direktur  Jenderal  Pendidikan  Islam  Nomor  1  Tahun  2022  tentang Petunjuk  Teknis  Penerimaan  Peserta  Didik  Baru  Madrasah  Tahun Pelajaran 2022/2023.
Keputusan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta  Nomor  142  Tahun  2022  Tentang  Petunjuk  Pelaksanaan Penerimaan Peserta Didik Baru pada Raudhatul Athfal dan Madrasah di Lingkungan  Kantor  Wilayah  Kementerian  Agama  Daerah  Istimewa Yogyakarta Tahun Pelajaran 2022/2023.
Muslihudin,  Muhammad  dan  M.Arif  Imamudin.  (2019).  Pengembangan  Aplikasi Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis Web Mobile SMA Negeri 1 Ulu Belu. Jatisi Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, 5(2). Solihin,  Hanhan  Hanafiah.  (2016).  Perancangan  Sistem  Informasi  Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web SMP PLUS Babussalam Bandung. Infotronik Jurnal Teknologi Informasi dan Eleltronika, 1(1). Surat Edaran Direktur Direktur Kurikulum Sarana Prasarana Kelembagaan (KSKK) Madrasah  Nomor:  B-67/  DJ.I/  Dt.I.I/HM.01/01/2022  Tentang Pelaksanan Penerimaan Peserta Didik Baru Madrasah Tahun Pelajaran 2022/2023.
Surat  Edaran  Kepala  Kantor  Wilayah  Kementerian  Agama  Provinsi  Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor B. 1087/Kw.12.2/1/PP.00/02/2022 tentang Penjaringan  Peserta  Didik  Baru  Jalur  Pengembangan  Prestasi,  Bakat Minat dan Tahfiz (PPDB JPPBMT) Online se-DIY Tahun 2022.
Surat  Edaran  Kepala  Kantor  Kementerian  Agama  Gunungkidul  Nomor 251/Kk.12.02/2/PP.00/01/2022 tentang Pelaksanaan Penerimaan Peserta Ddidik Baru Tahun Pelajaran 2022/2023.