Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja

## Ferry Prasetyo
Bina Sarana Informatika Jl. Cut Meutia No. 88, Bekasi, Jawa Barat 17114 feriphd@gmail.com
Abstract— Office of Civil Service Police  Unit Pangkalpinang formed  in  order  to  carry  out  the  duties  of  government  field Enforcing Regulation (Regulation), which is led by a Head of the Office of the Mayor Pangkalpinang jawan held by the Regional Secretary. Office of Civil Service Police Unit  Pangkalpinang is  located  at  Jl.  Diamond  Stone  Village  Girimaya Pangkalpinang. Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang have some technical areas and sub-sections. Here  will  be  discussed  regarding  employee  data  processing system  consisting  of  employee  data  collection  in  and  out through the process of moving staff, The process of making DP3 (List  of  Work  Implementation  Assessment),  the  process of  making  a  Certificate  of  Family  Allowances  To  Get  Payments (KP4),  periodic  employee  payroll  process,  the  process  of recording training and reporting  process.  All  data  processing personnel  in  the  Office  of  Civil  Service  Police  Unit Pangkalpinang  relate  to  the  Regional  Employment  Board and  the  Department  of  Revenue,  Finance  and  Asset Management Regional Pangkalpinang.
Keywords--  Office  of  Civil  Service  Police  Unit  Pangkalpinang and Employee Data Processing System

## I. P ENDAHULUAN
Penerapan      sistem      informasi      pada      suatu      instansi pemerintah  maupun  swasta  sangat  dibutuhkan  karena perkembangan  teknologi  yang  sangat  pesat  menuntut  suatu instansi  untuk  memperoleh  informasi  yang  lebih  cepat  dan akurat.
Sistem  Informasi  dibuat  untuk  mempermudah  dalam pengelolaan      dan      penyimpanan      data      maka      dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem  informasi  yang  tepat  dan  akurat  dapat  mengurangi terjadinya  kesalahan  yang  tidak  diinginkan  sehingga  dapat meningkatkan  kinerja  yang  lebih  efisien  dan  kecepatan operasional instansi.
Kantor  Satuan  Polisi  Pamong  Praja  memiliki  banyak data yang salah satunya yaitu data kepegawaian yang perlu   untuk disimpan   dan   diolah.   Apalagi   di   era pemerintahan  dengan konsep  Good  Governance  ini  diperlukan adanya sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan akan pelayanan yang cepat,
tepat dan tidak berbelit-belit.
Dengan  penggunaan  sistem  informasi,dimungkinkan adanya  otomatisasi  pekerjaan  dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian. Untuk itulah dibuat  Analisa dan Perancangan Sistem    Informasi    Pengolahan    Data  Pegawai    sehingga menghasilkan        informasi        yang    berguna    bagi    bagian kepegawaian  dan  pegawai  itu  sendiri.

## II. L ANDASAN T EORI
A. Konsep Dasar Sistem Informasi sistem informasi adalah  suatu    sistem    di    dalam    suatu organisasi,    yang mempertemukan    kebutuhan    pengolahan transaksi harian,  mendukung  operasi,  bersifat  manajerial dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak luar   tertentu   dengan   laporan-laporan   yang diperlukan [1].
sistem  informasi  juga  merupakan  sekumpulan      prosedur organisasi   yang   pada   saat  dilaksanakan    akan    memberikan informasi      bagi  pengambil          keputusan        dan        atau mengendalikan organisasi [2].

## B. Unified Modelling Languange
UML  adalah  bahasa  nyata      (grafis)      yang menggambarkan, menetapkan, membangun, dam mendokumentasikan  sesuatu  (benda)  pada  sebuah  system perangkat  secara  intensif)  [4].  Seperti  bahasa  lainnya,  UML mendefinisikan notasi dan  sintaksis/ semantik.    Notasi UML          merupakan  sekumpulan      bentuk      khusus      untuk menggambarkan  berbagai  diagram software .  Setiap  bentuk memiliki makna  tertentu,  dan  sintaksis  UML  mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat didefinisikan.

## C. Analisa Sistem Berorientasi Objek
Analisa      system  berorientasi  objek  adalah  tahap menentukan  kebutuhan perangkat lunak, yang  mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi   oleh   sistem software ,   bukan
mengenai bagaimana sistem software melakukannya[3]. Yang dilakukan  dalam analisa berorientasi objek adalah mempelajari  domain  permasalah,  kemudian  menghasilkan spesifikasi  dari  tingkah  laku  eksternal  yang  diamati  akan mempengaruhi dan mendukung domain perusahaan.

## III. M ETODE P ENELITIAN
Dalam      penyusunan      penelitian      ini      untuk      mencapai tujuannya  digunakan  beberapa  metode  penelitian  yang mendukung diantaranya yaitu :

## A. Studi Kepustakaan
Metode penelitian dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis yang terkait dengan penelitian ini.

## B. Studi Lapangan
Metode penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota   Pangkalpinang. Metode   penelitian   yang digunakan antara lain:
1) Pengamatan (Observation)
Pengumpulan    data    dilakukan    dengan    cara mendatangi      secara
langsung bidang kepegawaian Kantor Satuan Polisi Pamong Praja    Kota    Pangkalpinang    dan    melakukan pengamatan terhadap sistem berjalan.
2) Wawancara (Interview) Pengumpulan          data          dilakukan          dengan mengadakan    tanya    jawab    secara    langsung dengan pihak-pihak terkait untuk memperoleh  gambaran  secara  umum  tentang  sistem kepegawaian      dan      masalah-masalah  yang  berkaitan dengan penelitian.
3) Dokumentasi (Documentation) Pengumpulan data dengan cara mempelajari dokumentasi  tertulis  yang  berkaitan  dengan  sistem informasi kepegawaian.

## C. Proses Bisnis
Dalam  menyajikan  permasalahan  yang  ada  pada  sistem manual  maka  perlu  diketahui  proses-proses  apa  saja  yang akan terjadi di instansi dalam kegiatan sehari-hari agar dapat menganalisa  setiap  proses.  Berikut  proses  sistem  berjalan pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang :
1) Proses Mutasi Pegawai
Proses  pendataan  pegawai  masuk  dan  keluar  pada Kantor        Satuan        Polisi        Pamong        Praja        Kota Pangkalpinang  yaitu  Bagian  Kepegawaian  Kantor Satuan  Polisi  Pamong  Praja  Kota  Pangkalpinang menerima  SK    mutasi  dari  Badan  Kepegawaian Daerah        (BKD)        lalu        Bagian        Kepegawaian
menyerahkan SK mutasi ke Pegawai.

## 2) Proses      Surat      Keterangan      Untuk      Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4)
Pegawai    memberikan    data-data    untuk    membuat Surat  Keterangan  Untuk  Pembayaran  Tunjangan Keluarga      (KP4)      kepada      Bagian      Kepegawaian. Lalu      Bagian      Kepegawaian      mengetik      data-data yang  diberikan  pegawai  dan  diserahkan  kepada pegawai   untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani  diserahkan  kembali  kepada  Bagian Kepegawaian.            Lalu            Bagian            Kepegawaian menyerahkan  kepada  Kepala  Kantor  Satuan  Polisi Pamong        Praja        Kota        Pangkalpinang        untuk ditandatangani    dan    diserahkan    kembali    kepada Bagian    Kepegawaian    dan    Bagian    Kepegawaian mengirimkan Surat Keterangan
Untuk  Pembayaran  Tunjangan  Keluarga  (KP4) kepada  Dinas    Pendapatan,    Pengelolaan,    Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD)  Kota Pangkalpinang.
3) Proses Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Bagian      Kepegawaian      membuat      Surat      Perintah Tugas  untuk  mengikuti  pendidikan  dan  pelatihan yang    akan    diserahkan    ke    Pegawai.    Kemudian setelah  selesai  mengikuti  pendidikan  dan  pelatihan Pegawai  melaporkan  kepada  Bagian  Kepegawaian bahwa  pendidikan  dan  pelatihan  telah  selesai  dan menyerahkan  Surat  Tanda  Tamat  Pendidikan  Dan Pelatihan.
4) Proses Kenaikan Gaji Berkala
Bagian    Kepegawaian    membuat    surat    Kenaikan Gaji  Berkala  dan  menyerahakhan  kepada  Kepala Kantor        Satuan        Polisi        Pamong        Praja        Kota Pangkalpinang  untuk  disetujui  dan  ditandatangani, setelah  disetujui  dan  ditandatangani  Kepala  Kantor Satuan  Polisi  Pamong  Praja  Kota  Pangkalpinang menyerahkan  surat  kenaikan  gaji  berkala  kepada Bendaharawan  Gaji  Satuan  Polisi  Pamong  Praja Kota Pangkalpinang. Bendaharawan Gaji Satuan Polisi Pamong        Praja        Kota        Pangkalpinang menyerahkan    surat    Kenaikan    Gaji    Berkala    ke Dinas    Pendapatan,    Pengelolaan,    Keuangan    dan Aset Daerah (DPPKAD)  Kota Pangkalpinang.
5) Proses    Daftar    Penilaian    Pelaksanaan    Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil.
Bagian  Kepegawaian  menyerahkan  formulir  DP3 ke    atasan    langsung    masing  -    masing    pegawai, atasan      langsung      menerima      formulir      DP3      dan mengisi      formulir      DP3      dan      memberikan      nilai. Selanjutnya  formulir  DP3  yang  telah  diisi  nilai diserahkan  ke  bagian  kepegawaian  untuk  diketik,
setelah  selesai  DP3  diketik  diserahkan  kembali  ke atasan  langsung    masing-masing    pegawai    untuk ditandatangani.        Kemudian        DP3        yang        telah ditandatangani          diserahkan          lagi          ke          bagian kepegawaian,  kemudian  DP3  yang  telah  terkumpul dikirim  ke  Badan  Kepegawaian  Daerah  (BKD) Kota Pangkalpinang.
6) Proses          Pembuatan          Laporan          Daftar          Urut Kepangkatan (DUK)
Bagian  Kepegawaian  membuat  Laporan  Daftar Urut Kepangkatan   (DUK)   setiap   akhir   tahun berdasarkan data  pegawai  dan  diserahkan  kepada  Kepala     Satuan Polisi    Pamong    Praja    Kota Pangkalpinang   untuk ditandatangani.      Laporan  pegawai      yang      sudah ditandatangani      tersebut  diserahkan  kembali  kepada Bagian Kepegawaian. Kemudian
Bagian
Kepegawaian      menyerahkan  Laporan  Daftar  Urut Kepangkatan  (DUK)  kepada  Badan  Kepegawaian Daerah (BKD).

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN
A. Use Case Diagram
1) Use Case Diagram Master
Gambar 1. Use Case Diagram Master

## 2) Use Case Diagram Transaksi
Gambar 2. Use Case Diagram Transaksi

## 3) Use Case Diagram Laporan
Gambar 3. Use Case Diagram Laporan
B. Entity Relationship Diagram
Gambar 4. Entity Relatiosnhip Diagram

## C. Struktur Tampilan
Gambar 5. Struktur Tampilan
D. Rancangan Layar
1) Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 6. Rancangan Layar Menu Utama

## 2) Rancangan Layar Entri Data Pegawai
Gambar 7. Tampilan Layar Entry Data Pegawai

## 3) Rancangan Layar Cetak Surat Tugas
Gambar 8. Rancangan Layar Cetak Surat Tugas
4) Rancangan  Layar  Cetak  Laporan  Daftar  Urut Kepangkatan (DUK)
Gambar 9. Rancangan Layar Cetak Laporan Daftar

## Urut Kepangkatan (DUK)
E. Sequence Diagram
1) Sequence Diagran Entri Data Pegawai
Gambar 10. Sequence Diagram Entri Data Pegawai

## 2) Sequence Diagram Cetak Surat Tugas
Gambar 11. Sequence Diagram Cetak Surat Tugas
3) Sequence  Diagram  Cetak  Laporan  Daftar  Urut Kepangkatan (DUK)
Gambar 12. Sequence Diagram Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan

## F. Class Diagram
Gambar 13. Class Diagram
V. P ENUTUP

## A. Kesimpulan
Dari      uraian     yang      telah      dijelaskan      pada      bab-bab sebelumnya  maka  dapat  diambil  kesimpulan  sebagai berikut :
 Dengan  diterapkannya  Analisa  dan  Perancangan Sistem   Informasi   Kepegawaian   Pada   Kantor Satuan Polisi  Pamong  Praja  Kota  Pangkalpinang  berbasis Vb.Net, diharapkan dapat memberikan informasi  yang cepat,  tepat,  dan  akurat  sesuai dengan kebutuhan.
 Mempermudah      mengolah    dan      mengontol    data
kepegawaian .
 Meningkatkan  efisiensi  kerja  karena  pengolahan data dapat  dilakukan  dalam  waktu  yang  lebih singkat   dan dapat   meminimalkan   terjadinya kesalahan.
 Penyimpanan        berkas        pada        sistem        berjalan memerlukan banyak tempat, hal tersebut dapat diatasi dengan  adanya  Analisa  dan  Perancangan  Sistem Informasi   Keprgawaian   Pada   Kanror Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net.
 Dari     segi
kecepatan          proses  ketepatan,
pengontrolan,    pengarsipan      maupun    dari      segi penghematan  waktu  dan  tenaga  pada  sistem  yang yang  terkomputerisasi  ini  lebih  baik  dari  sistem manual.

## B. Saran
Sehubungan dengan hal-hal tersebut di atas dan    untuk      meningkatkan keberhasilan    Analisa    dan Perancangan        Sistem        Informasi        Pengolahan        Data Pegawai  Pada  Kantor  Satuan  Polosi  Pamong  Praja  Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net,   maka
berikut ini adalah  saran-saran  agar  program  dapat  berjalan  dengan lebih efektif, yaitu :
 Diperlukan  pelatihan  terhadap  sumber  daya  manusia yang sudah ada untuk  mendukung keberhasilan sistem ini.
 Diperlukan   adanya back   up data   untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
 Sistem    yang    baru    perlu    ditunjang    dengan pemeliharaan  yang  baik  agar  dapat  berjalan  sesuai dengan tujuannya.
 Koordinasi        yang        baik        dapat menentukan keberhasilan sistem ini.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Aji   Supriyanto, Pengantar   Tekhnologi   Informasi. Semarang: Salemba Infotek, 2005.
[2] Albahra  bin  Lajmudin,  Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi. Tangerang: Graha Ilmu, 2005.
[3] Ariesto hadi Sutopo, Analisis dan Desain Berorientasi Objek. Jakarta :J&J Learning, 2002.
[4] Jeffery   L,   Whitten   et   al, Perancangan   sistem   berorientasi   Obyek. Bandung: Informasi, 2004.