Volume 6 Nomor 1, Juni 2023 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## RANCANG BANGUN SISTEM E-ARSIP BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE DESIGN THINKING

## WEB-BASED E-ARCHIVE SYSTEM DESIGN USING THE DESIGN THINKING METHOD
Zul Haji Nasution 1 , Akhyar Lubis 2 , Eko Hariyanto 2 1,2,3 Universitas Pembangunan Panca Budi, zulhaji.nasution84@gmail.com

## ABSTRACT
In an institution, both public and private, have a source of information in the agency that has the most influence in  its  existence,  namely  the  administration  sector.  In  other  words,  every  agency  is  inseparable  from correspondence activities, because letters have an important function and role in the facility. The purpose of the agency concerned is not  only as a  communication tool, but  as authentic proof  of  the activities that have been carried out. The settlement studied in this study is about Web-Based E-Archive Design. The design of this website is made with the aim of  facilitating  the process of  filing letters using  a computerized system. The system built using PHP and MYsQL, and the method used is Design Thinking, which has several stages, namely: Empathy, Difine, Idea, Prototype, Test
Keywords: Design, E-archive, Design Thinking,

## ABSTRAK
Dalam  sebuah  instansi  baik  negeri  maupun  swasta  mempunyai  sumber  informasi  dalam  instansi  yang  paling berpengaruh  keberadaannya  adalah  bidang  administrasi.  Dengan  kata  lain  setiap  instansi  tidak  terlepas  dari kegiatan  suratmenyurat,  karena  surat  mempunyai  fungsi  dan  peranan  penting  dalam  sarana.  pencapaian  tujuan dari  instansi  yang  bersangkutan  bukan  hanya  sebagai  alat  komunikasi,  melainkan  sebagai  bukti  otentik  atas kegiatan yangtelah dilakukan Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah tentang Perancangan E-Arsip Berbasis  Web.  Perancangan  website  ini  dibuat  bertujuan  mempermudah  dalam  proses  pengarsipan  surat-surat menggunakan  system  yang  terkomputerisasi.  Sistem  yang  dibangun  dengan  menggunakan  PHP  dan  MYsQL, serta  metode  yang  digunakan  adalah  Design  Thinking,  yang  memiliki  beberapa  tahapan  yaitu  :  Empaty, Difine,Ide,Prototype,Test
Kata kunci : Perancangan, E-arsip, Design Thinking,

## PENDAHULUAN
Peningkatan  kebutuhan  informasi sebagai  akibat  dari  pergerakan  dinamika dan  aktivitas  kegiatan  manajemen  yang semakin tinggi sehingga menuntut ketersediaan  dan  penyediaan  informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Arsip sebagai salah  satu  sumber  informasi  tidak  pernah lepas  dari  kegiatan  manajemen  dan berperan  penting  dalam  suatu  organisasi. Arsip  sebagai  salah  satu  sumber  data  dari segala  kegiatan  manajemen  dalam  suatu organisasi  berperan  tidak  hanya  sebagai sumber informasi tetapi juga sebagai pusat ingatan  dan  alat  pengawasan  yang  sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisisan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,  pertanggungjawaban,  penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Terdapat  beberapa  instansi-instansi yang  belum  mengikuti  perkembangan dalam  pengelolaan  arsip,  khususnya  arsip berbasis elektronik. Dan hasil dari sebagian besar  masih  berupa  arsip  jenis  kertas.  Hal ini  mengakibatkan  pada  banyaknya  arsip kertas.  Oleh  sebab  itu  pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam berupa  media  komputer  juga  menjadi alasan mengapa arsip harus dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik  seperti  komputer  dan  aplikasi-
aplikasi  berbasis  desktop  maupun  web dapat membantu
Proses  pengurusan  dan  pengurusan arsip akan lebih mudah dan tidak memakan waktu lama. Penggunaan komputer memungkinkan digitalisasi catatan tradisional serta pembuatan catatan elektronik.  Penggunaan  media  elektronik dalam pengelolaan kearsipan sering disebut dengan  sistem  pengarsipan  elektronik berbasis  komputer  atau  biasa  disebut dengan  E-Arsip.  Sistem  adalah  kumpulan elemen,  komponen  atau  variabel  yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan .(Rasid  Ridho,  2021)  Sistem  Informasi merupakan sebuah inovasi yang sebelumnya  dikehidupan  manusia  pernah terjadi  dan  juga  evolusinya.  Sistem Informasi juga bisa diartikan sebagai suatu cabang  pendidikan  yang  dimana  pada kehidupan sehari-harinya selalu mengedepankan penerapan teknologi.(Nurlelah  et  al.,  2023)  Menurut Irwan dalam (Broto et al., 2023) Komputer merupakan  sarana  yang  dapat  berfungsi untuk  mengolah  data  menjadi  informasi yang berguna bagi segala sektor kehidupan. Menurut Martin Halomoan dalam (Gunawan  &  Maslan,  2022)  Sistem  ialah gabungan aktiviti teknologi data dan orang yang  menggunakannya  untuk  mengatur proses.      Menurut  Jogiyanto  dalam (Manurung  &  Tango,  2021)  Sistem informasi adalah: "Sistem dalam organisasi yang  memenuhi  kebutuhan  pemrosesan transaksi  sehari-hari,  mendukung  operasi, mengatur manajemen dan kegiatan strategis, dan menyediakan pelaporan yang diperlukan kepada pihak eksternal tertentu."  Sistem  adalah  sekumpulan bagian-bagian  atau  unsur-unsur  yang berbeda  yang  saling  berhubungan  secara terorganisasi  menjadi  satu  kesatuan  sesuai dengan fungsinya .(Mentro Sentosa Zega & Irmayani,  2022).  Menurut  Adiputro  dalam (Galuh Faruk Sophi Almahdi & Triesninda Pahlevi,  2021)  Secara  umum,  organisasi manajemen informasi beralih dari manajemen  berbasis  kertas  ke  manajemen elektronik.Saat  ini,  karena  persyaratan
beradaptasi dengan lingkungan dan mematuhi  kebijakan,  mengelola  informasi elektronik sangat penting untuk kelangsungan  bisnis  organisasi.  Menurut Mulyadi  dalam  (Modim  et  al.,  2018) Jelaskan  bahwa  arsip  elektronik  adalah kumpulan informasi yang direkam sebagai dokumen  elektronik  dengan  menggunakan teknologi  komputer  sehingga  dapat  dilihat dan  digunakan  kembali.  Surat  adalah  alat komunikasi tertulis yang dikirim oleh satu pihak  ke  pihak  lain  untuk  menyampaikan suatu pesan
.(Rizky Asyari et al., 2021). Menurut Rohi  Abdulloh  (Carlos  Apu  et  al.,  2021) Website atau disingkat web, dapat diartikan sekumpulan  halaman  yang  terdiri  dari beberapa  laman  yang  berisi  informasi dalam bentuk data digital baik berupa text, gambar, video, audio, dan animasi lainnya yang  disediakan  melalui  jalur  koneksi internet. Menurut Nurmawan dalam  (Nova Suryadi,  2022)      Website      adalah      suatu sistem   informasi berupa   teks,   gambar, suara,   dan   lain-lain,   yang disimpan pada web  server    internet  untuk  ditampilkan dalam format hypertext. Unified Modeling        Language  (UML)        adalah bahasa        permodelan        grafis        untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membuat,      dan      mendokumentasikan artefak      system  perangkat      lunak      yang sedang dikembangkan.(Setiadi et al., 2022). Menurut  Rosa  dalam  (Kurniawan  et  al., 2022)        Unified  Modeling  Language (UML)  adalah  bahasa  pemodelan  grafis untuk  menentukan,  memvisualisasikan, membuat, dan mendokumentasikan artefak sistem  perangkat  lunak  yang  sedang dikembangkan.  Menurut  soedewi  dalam (Rio Septian Hardinata et al., 2022)  Design thinking  adalah  metode  yang  digunakan dalam  proses  desain  sebagai  inovasi strategis  dan  mendekati  pengguna  melalui proses  empati.  Menurut  Kelley  &  Brown dalam Jurnal (Muhammad Lutfi Lazuard & Iwan  Sukoco,  2019)Pemikiran  desain adalah  pendekatan  inovasi  yang  berpusat pada manusia yang berupaya mengintegrasikan kebutuhan orang sebagai
pengguna,  kemungkinan  teknologi,  dan persyaratan  untuk  kesuksesan  bisnis.
Pendekatan Design Thinking menggabungkan tiga elemen, bisnis (kelayakan), orang (keinginan), dan teknologi.  (kelayakan)  sebagai  bahan pertimbangan,  untuk  tahapan  metode, empati, definisi, ide, prototipe, uji.

## METODE
a. Tahapan Penelitian
Tahapan-tahapan  penelitian  yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :
1) perumusan permasalah
2) menetukan tujuan
3) studi pustaka
4) Analisa Metode
5) Perancangan Prototype
6) Impelementasi
7) Pengujian
b. Metode Pengumpulan Data Metode  penelitian  yang  dilakukan
dalam penulisan ini adalah
1) Observasi
2) Penelitian Kepustakaan
3) Wawancara
c. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan dalam  penulisan  ini  adalah  Design Thinking,  adapun  tahapan  yang  dilakukan adalah:
1. Emapty
2. Difine
3. Ide
4. Prototype
5. Test

## HASIL DAN PEMBAHASAN
a. minimun kebutuhan perangkat adapun  minum  perangkat  hardware dan  software  yang  digunakan  dalam aplikasi ini: perangkat Hardware
1. Processor  :  AMD  Ryzen  2500u  APU
with Radeon Vega 8 (TM) HD
2. Graphics 140 GHz
3. Memory : 12.00 GB
4. Monitor : 14” LED LCD
5. Mouse dan keyboard
6. Perangkat Software
7. Sistem Operasi : Windows 8.1 Pro
8. Bahasa Program : PHP dan MySQL
9. Software : Sublime Text dan XAMPP
b. Aplikasi testing dan diskusi Use Case diagram
Gambar 1. Use Case Diagram Admin
Gambar 2. Use Case Diagram User

## Prototype Aplikasi

## Tampilan Menu Login
Halaman ini digunakan untuk masuk kedalam sistem informasi E-Arsip baik itu Sebagai Admin Maupun User.

## Gambar 3. Menu Login

## Tampilan Beranda Admin
Halaman  beranda  ini  berisi  menu- menu  yang  di  gunakan  oleh  admin  untuk mengontrol sistem E-Arsip
Gambar 4. Beranda Admin

## Tampilan Data surat masuk Admin
Tampilan  Data  surat  masuk  pada admin  ini  berisikan  seluruh  rekapan  data surat yang masuk
Gambar 5. Data surat masuk
Tampilan Data surat keluar admin data surat keluar pada menu admin ini berisikan seluruh rekapan data surat keluar.
Gambar 6. Data surat keluar

## Tampilan data Pengguna
data halaman pengguna ini
memungkinkan  admin  untuk  melihat  data pengguna (user) yang telah terdaftar.
Gambar 7. Data pengguna

## Tampilan data Log Aktifitas
log  aktifitas  menampilkan  data  aktifitas user yang dapat di lihat oleh admin
Gambar 8. Data log aktifitas

## Tampilan Branda User
Halaman  ini  berisi  tampilan  dan menu yang bisa digunakan oleh user untuk pengolahan e-arsip

## Gambar 9. Tampilan Branda User

## Tampilan Input Surat keluar
Tampilan  ini  berisi  menu  untuk upload data surat keluar
Gambar 10. Tampilan Input data surat keluar

## Tampilan input data surat masuk
Halaman  ini  berisi  menu  untuk upload data surat masuk
Gambar 11. Tampilan Input data surat masuk

## Testing
Testing di lakukan untuk mengetahui kelemahan dari prangkat lunak. Tujuan dari Testing  ini  adalah  untuk  menjamin  bahwa perangkat  lunak  yang  di  bangun  memiliki kualitas  yang  handal.  Testing  di  lakukan dengan  menggunakan  metode  Black  box. Testing black Box ini tidak perlu tahu apa yang  sesungguhnya  terjadi  dalam  sistem atau  prangkat  lunak,  yang  di  uji  adalah masukan serta keluaranya. Dengan berbagai  masukan  yang  diberikan,  apakah sistem  atau  prankat  lunak  memberikan keluaran  seperti  yang  kita  harapkan  atau tidak
Tabel 1. Pengujian Halaman No Requitment di uji Butir uji Jenis Pengujian 1. Login Admin Admin Melakukan login  ke  dalam sistem Black box 2 Login User User melakukan login  ke  dalam sistem Black box

## Hasil Testing Pengujian halaman Admin
Tabel 2. Pengujian halaman admin Requtme nt Sekenario uji Hasil yang diuji Hasil yang  di harapka n Login Input  Login (Jika benar Input  Login (jika salah Tampilan halaman home/beran da admin Sesuai Sesuai
Tampilan konfirmasi gagal login Tambah data Menambah data user
Menambah data surat masuk Menambah data surat keluar Tampilan halaman tambah  data user Tampilan halaman tambah  data surat masuk Tampilan halaman tambah  data surat keluar sesuai Sesuai sesuai
Edit  Data surat Edit data surat masuk Edit data surat keluar Admin mengedit data surat masuk Admin mengedit data surat keluar Sesuai
Sesuai Data aktifitas user Menampilak n data aktifitas user Tampilan data aktifitas user sesuai

## Pengujian Halaman User
Tabel 3. Pengujian halaman User Requtment Sekenario uji Hasil yang diuji Hasil yang  di harapkan Login Input
Login (Jika benar Input Login (jika salah
Tampilan halaman home/beranda User Tampilan konfirmasi gagal login Sesuai Sesuai Tambah data Menambah data  surat masuk Menambah data  surat keluar Tampilan halaman tambah  data surat masuk Tampilan halaman tambah  data surat keluar Sesuai Sesuai Edit  Data surat
Edit data surat masuk Edit data surat keluar User mengedit data surat masuk User mengedit data surat keluar Sesuai Sesuai

## SIMPULAN
Dari  pembahasan  di  atas  terkait apliaksi e-arsip berbasis web maka dapat di simpulkan bahwa :
1. Sistem ini hanya melayani seputar arsip surat menyurat
2. Sistem  ini  dapat  mempermudah  Admin dalam  memproses  maupun  mengolah arsip surat menyurat.
3. Hasil  pengujian  menunjukan  bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan rancangan.

## DAFTAR PUSTAKA
Broto,  S.,  Fitri,  R.,  &  Diron,  F.  (2023). Swadharma (Jris) Penggunaan
Metode  Fifo  Untuk  Perancangan
Sistem Informasi Persediaan Barang
Berbasis Web .
Carlos  Apu,  A.,  Naatonis,  R.  N.,  & Skolastika,  I.  (2021). Hoaq:  Jurnal
Teknologi  Informasi  Web  Pada Program  Studi  Sistem  Informasi Strata  Satu  (Studi  Kasus:  Program Studi Sistem Informasi Strata Satu) .
Galuh Faruk Sophi Almahdi, & Triesninda Pahlevi.  (2021). Pengelolaan  Sistem Kearsipan Elektronik
Sebagai Determinan Produktivitas Kerja
Pegawai  Di  Kecamatan  Solokuro Kabupaten Lamongan . Gunawan,  H.,  &  Maslan,  A.  (2022). Aplikasi  Promosi  Properti  Berbasis
Web Menggunakan
Metode Waterfall. Jurnal Comasie . Kurniawan,  S.,  Ishaq,  A.,  Kholil,  I.,  & Santoso,  R.  (2022).  Perancangan Sistem  Informasi  Berbasis  Web Dengan  Metode  Waterfall  Pada Homestay Victory Jakarta. In Journal Speed-Sentra Penelitian Engineering Dan Edukasi (Vol. 14, Issue 2). Manurung,  E.  B.  P.,  &  Tango,  C.  (2021). Pengoperasian  Pos  Untuk  Belajar Mengemudi Di Cv Sumatra Jaya One. Ctis , 5 (2).
Mentro  Sentosa  Zega,  A.,  &  Irmayani,  D.
(2022). Perancangan Sistem Informasi  Penjualan  Sepeda  Motor
Pada  Cv. Journal  Of  Computer Science  And  Information  Systems
(Jcoins)  Program  Studi  Sistem Informasi , 2 , 81–91.
Modim, A. R., Tinangon, J. J., Pangerapan, S.,  Akuntansi,  J.,  Ekonomi,  F., Bisnis, D., Ratulangi, S., Kampus, J.,
&  Malalayang,  B.  (2018).  Evaluasi Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi  Penerimaan  Kas  Atas Penjualan Jasa Kamar Pada Big Fish
Hotel.  In Jurnal  Riset  Akuntansi Going  Concern (Vol.  13,  Issue  4). Www.Kemenpar.Go.Id
Muhammad Lutfi Lazuard, & Iwan Sukoco. (2019). Organum:  Jurnal  Saintifik Manajemen Dan Akuntansi . Https://Doi.Org/10.35138/Organu
Nova Suryadi, A. (2022). Rancang Bangun Aplikasi  Berbasis  Web  Penyewaan Rumah Kontrakan Mutiara. In Jinteks (Vol. 4, Issue 3).
Nurlelah, E., Hasan, F. N., & Situmorang,
Y.  R.  (2023). Perancangan  Sistem Informasi  Pelayanan  Administrasi Terpadu  Satu  Pintu  Berbasis  Web . Https://Doi.Org/10.31294/Jtk.V4i2 Rasid Ridho, M. (2021). Rancang Bangun Sistem  Informasi  Point  Of  Sale Dengan Framework Codeigniter Pada Cv Powershop. In Jurnal Comasie . Rio  Septian  Hardinata,  Sulistianingsih,  I., Wijaya,  R.  F.,  &  Rahma,  A.  M. (2022). Perancangan Sistem Informasi Pelayananrekam Medismenggunakan  Metode  Design Thinking(Studi Kasus :Puskesmas Simeuluetengah). Journal Of Information Technology And Computer Science (Intecoms) , 5 (2). Rizky Asyari, M., Ramadhani, S., Sains, F., Teknologi, D., Sultan, U., Kasim, S., Soebrantas,  J.  H.  R.,  &  Baru,  S. (2021). Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat . 3 , 31–2021. Https://Doi.Org/10.47233/Jteksis.V3 i1.172 Setiadi, M. R., Nugroho, R. A., Abdussalaam,  F.,  &  Ganesha,  P. (2022). Perancangan
Sistem
Informasi  Penggajian  Berbasis  Web
Di Kantor Pos Bandung .