## Analisa Sistem Informasi Pengarsipan Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor Pada Kantor Samsat Serpong
Sugeng Santoso 1
Arief Saptono 2
Novita Rosalina Pasaribu 3
1,2,3) Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja , E-mail : sugeng.santoso@raharja.info , arief.saptono@raharja.info , novita.rosalina@raharja.info

## ABSTRAK
Arsip  merupakan  kumpulan  warkat  yang  disimpan  secara  sistematis  karena mempunyai  kegunaan  agar  setiap  kali  diperlukan  dapat  secara  cepat  ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah kantor, apabila arsip yang dimiliki kurang baik pengelolaannya dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi  yang  telah  disimpan  dan  akhirnya  dapat  menghambat  tahapan  proses pekerjaan selanjutnya. Penggunaan komputer sangat penting dalam dunia perkantoran dalam  menunjang  majunya dunia perkantoran. Penggunaan komputer sangat penting untuk memperlancar dan mempermudah proses input, output, dan penyimpanan data- data  yang  penting.  Sistem  pengarsipan  di  Kantor  Samsat  Serpong  masih menggunakan metode yang manual dimana dengan melakukan pemilahan-pemilahan notice  arsip  untuk  selanjutnya  dimasukkan  ke  dalam  surat  kendali.  Hal  tersebut sangat rentan terhadap human error (kesalahan manusia) seperti hilangnya arsip atau salah  dalam  melakukan  pemilahan  notice  arsipnya.  Permasalahan  tersebut  dapat diatasi dengan diciptakannya sebuah sistem untuk mempermudah proses pengarsipan secara  terkomputerisasi  dan  berbasis  website.  Metode  penelitian  yang  digunakan adalah  Observasi,  Wawancara,  Studi  Pustaka  dan  Analisa  SWOT.  Perancangan sistem  menggunakan  UML,  bahasa  pemrograman  PHP  dan  database  MySQL. Dengan  adanya  suatu  sistem  yang  baik  diharapkan  dapat  mempermudah  dan membantu petugas dalam pengerjaan pengarsipan.
Kata kunci : Arsip, Notice Arsip, Input, Output

## ABSTRACT
An archive is a collection of scriptures stored systematically because it has the utility that every time needed can be quickly rediscovered. Archives have an important role in  an office, if the archive is less good management  can lead to  difficulty in finding the information  that has been stored and ultimately can hinder the next  stage of  the
work  process.  The  use  of  computers  is  very  important  in  the  world  of  office  in supporting  the  advancement  of  the  world  of  office.  The  use  of  computers  is  very important  to  facilitate  and  facilitate  the  process  of  input,  output,  and  storage  of important data. The filing system at Samsat Serpong Office still uses manual methods where by  sorting the notice of the archive for further incorporation into the control letter.  It  is  very  susceptible  to  human  errors  such  as  loss  of  archives  or  misleading notice of the archive. These problems can be solved by creating a system to facilitate the process of archiving. With the existence of a good system is expected to facilitate and assist officers in archival workmanship.

## Key Word : Archive, Notice Archive, Input, Output

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  adalah  istilah  umum  untuk  teknologi  apa  pun  yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan menyebarkan  informasi.  Setiap  organisasi  sangat  membutuhkan  informasi  yang akurat,  cepat,  dan  relevan.Namun  dalam  kenyataannya  hal  tersebut  tidak  sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, dikarenakan kurang atau bahkan terbatasnya sistem informasi yang digunakan.
Dimasa  sekarang  Teknologi  Informasi  (TI)  sangat  berkembang  pesat.Kemajuan teknologi saat ini, semua orang berusaha untuk membuat suatu sistem informasi yang baik  dan  mudah  untuk  digunakan  yang  nantinya  dapat  membantu  pekerjaan manusia.Dimana  hampir  semua  menggunakan  sistem  komputer  dalam  penyajian maupun  pelayanan  informasinya.  Bahkan  dalam  kehidupan  sehari-hari  semua  seba komputer seperti di sekolah, kantor, perusahaan, maupun pusat perbelanjaan. Dengan adanya  sistem  yang  komputerisasi  ini  diharapkan  dapat  memudahkan  user  dalam segala aspek kehidupan.
Setiap kantor menginginkan sistem komputerisasi yang baik untuk meningkatkan efektifitas  dan  efisiensi  waktu  kerja  karyawannya.  Demikian  halnya  Kantor  Samsat Serpong sebagai salah satu kantor yang bergerak di bidang perpajakan. Dimana  pada Kantor  Samsat  Serpong  juga  mengalami  masalah  yaitu  dalam  pekerjaan  yang berhubungan dengan arsip. Arsip ini nantinya akan disimpan dengan baik dan teratur agar  tercapai  efisiensi  kerja  pada  kantor  tersebut.  Di  samping  itu  pekerjaan penyimpanan  arsip  bukan  hanya  menyimpan  berkas  arsip  saja  tetapi  juga  mencakup pekerjaan  menempatkan  dan  menemukan  kembali  berkas  arsip  itu  pada  saat  yang dibutuhkan  secara  tepat  dan  cepat.Tetapi  untuk  memperoleh  informasi  yang dibutuhkan terkadang tidak akurat dan tidak tepat waktu.
Sistem  pengarsipan  yang  berjalan  saat  ini  di  Kantor  Samsat  Serpong  dilakukan secara  semikomputerisasi,  yaitu  hanya  sebatas  penyimpanan  data  dan  pembuatan laporan  menggunakan  Microsoft  Excel  dan  selebihnya  masih  manual  sehingga membutuhkan  waktu  yang  lama  dalam  pencarian  dan  pencatatan  data,  sehingga sistem  yang  berjalan  saat  ini  belum  optimal.  Sehingga  dibutuhkan  sistem  yang terkomputerisasi yang akan memudahkan dalam pengarsipannya.

## METODOLOGI PENELITIAN
Metode pengumpulan data, diantaranya:
● Metode Observasi
Dalam  metode  ini  peneliti  melakukan  analisa  terhadap  masalah  yang  ada dengan  cara  mengadakan  pengamatan  langsung  terhadap  objek  dan  pencatatan secara sistematis terhadap objek-objek yang diteliti.
● Metode Wawancara Metode  ini  untuk  memperoleh  informasi  penelitian  dengan  mengadakan wawancara  langsung  kepada  narasumber,  serta  mencoba  menafsirkan  dan mengembangkan informasi yang berkaitan dengan masalah yang akan disusun.
● Studi Pustaka Selain  melakukan  observasi  dan  wawancara  peneliti  juga  melakukan  studi pustaka yaitu metode pengumpulan data, yang dilakukan dengan cara melakukan pencarian  melalui  berbagai  situs  internet,  buku-buku  ilmiah,  jurnal,  dan  juga artikel agar memperoleh data teoritis.
● UML (Unified modelling language)
UML  memiliki  arti  yakni  bahasa  pemodelan  standar.UML  memiliki  sintaks dan  semantic.Saat  kita  membuat  model  dengan  menggunakan  konsep  UML, terdapat  aturan-aturan  yang  harus  kita  ikuti.Elemen-elemen  pada  model  yang dibuat berkaitan satu dengan yang lainnya serta harus mengikuti standar yang ada UML bukan sekedar diagram, tetapi juga menceritakan konteknya [1].
● Analisa Data
Dalam  analisa  data,  digunakan  metode  analisa  SWOT  (Strenght,  Weakness, Opportunities,  Threats).  Adapun  diagram  yang  digunakan  yakni  Use  Case Diagram, Activity Diagram serta Sequence Diagram.

## TINJAUAN PUSTAKA

## Definisi Sistem Informasi
Sistem  informasi/information  system  merupakan  kombinasi  yang  teratur  dari Orang/Brainware,  Perangkat  keras/hardware,  Perangkat  lunak/software,  jaringan komunikasi  serta  sumber  daya  data  yang  mengumpulkan,  mengubah  dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi [2].

## Definisi Sistem
Sistem  adalah  sekumpulan  unsur-unsur/elemen-elemen  yang  saling  berkaitan  dan saling  mempengaruhi  didalam  melakukan  kegiatan  bersama,  untuk  mencapai  suatu tujuan [3].

## Definis Data
Data  merupakan  sekumpulan  keterangan  atau  bukti  mengenai  sesuatu  kenyataan yang  masih  mentah,  masih  berdiri  sendiri,  belum  diorganisasikan  dan  belum  diolah [4].

## Definisi Pendataan
Pendataan adalah kenyataan  menggambarkan suatu  kejadian-kejadian nyata.Yaitu mengumpulkan  semua  data  yang  diperlukan,  mengolah  dan  menyajikan  data  sesuai
yang  diharapkan.Sedangkan  hasil  dari  pendataan  adalah  data,  yaitu  catatan  atas kumpulan fakta.

## Definisi Arsip
Menurut  Undang-Undang  No.43 Tahun  2011  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  kemasyarakatan,  organisasi politik,  dan  perorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  masyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.

## Definisi Analisis Sistem
Analisis  sistem  adalah  teknik  pemecahan  masalah  yang  menguraikan  bagian- bagian  komponen  tersebut  bekerja  dan  berinteraksi  untuk  mencapai  tujuan  mereka [5].

## LITERATURE REVIEW
Pengumpulan  informasi  yang  dibutuhkan  dalam  mencari  referensi-referensi  yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan., diantaranya yaitu:
1. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Fauziah  Latif  dan  Aditya  Wirangga  Pratama, dalam  Jurnal  Akuntansi,  Ekonomi  dan  Manajemen  Bisinis  yang  berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ARSIP
ELEKTRONIK  (E-ARSIP)  BERBASIS  MICROSOFT  ACCESS  PADA  PT. HI-TEST”.  Tujuan  penelitian  ini  yakni  untuk  mengetahui  gambaran  konsep- konsep  pengelolaan  sistem  kearsipan,  kemudian  mengetahui  permasalahan- permasalahan yang dihadapi perusahaan didalam menerapkan sistem informasi kearsipan  serta  menghasilkan  aplikasi  sistem  informasi  manajemen  arsip eletronik  untuk  PT.  Hi-Test  dari  sistem  yang  bersifat  konvensial  ke  dalam sistem  digital  yang  berbasis  pada  Microsoft  access.  Dengan  adanya  basis  data (database)  dengan  komputer  menggunakan  Microsoft  access,  mempermudah pencarian  dokumen  yang  dibutuhkan  perusahaan.  Report  dan  laporan  yang dibuat sesuai berbasis Microsoft access yang telah dibuat dan diformat dengan mudah, cepat dan akurat. [6].
2. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Sri  Lestanti  dan  Ardina  Desi  Susana  dalam Jurnal  Antivirus:  Ilmiah  dan  Teknik  Informatika  yang  berjudul  “SISTEM PENGARSIPAN  DOKUMEN  GURU  DAN  PEGAWAI  MENGGUNAKAN METODE  MIXTURE  MODELLING  BERBASIS  WEB”.  Penelitian  ini bertujuan  untuk  menyediakan  sistem  informasi  untuk  para  administrator didalam  mengelola  dokumennya  serta  untuk  penyimpanan  dokumen-dokumen sesuai  dengan  identitasnya  ke  dalam  folder-folder  yang  tepat  dengan menggunakan sistem informasi manajemen pengarsipan agar mudah ditemukan kembali  dan  menerapkan  metode:  Mixture  Modelling,  sebagai  metode  yang menganalisa data-data arsip dokumen guru dan pegawai yang sebelumnya tidak tertata  menjadi  data  terkelompok  sehingga  memudahkan  penyimpanan  dan proses  pencarian  kembali.  Metode  yang  digunakan  yaitu  Mixture  Modelling (Mixture Modeling) adalah suatu metode yang memodel atau mengelompokkan
data-data  di  dalam  suatu  dataset  menjadi  kelompok-kelompok  data  yang sebelumnya  tidak  terdifinisikan.  Metode  yang  diulas  adalah  pengelompokan data  yang  memodel  suatu  distribusi  statistik  bercampur  dengan  distribusi statistik yang lain dalam bentuk mixture (penjumlahan berproporsi) [7].

## PERMASALAHAN
Beberapa permasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengarsipan notice pajak kendaraan bermotor saat ini pada Kantor Samsat Serpong sistemnya masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu lama dalam melakukan pengolahan datanya.
2. Penyimpanan  data-data  masih  tidak  tertata  dengan  baik  karena  tidak  adanya tempat penyimpanan data yang terintegrasi
3. Lamanya  waktu  dalam  proses  pemilahan  notice  pajak  sehingga  dibutuhkan  suatu sistem komputerisasi.
4. Lamanya  proses  pencarian  notice  pajak  apabila  dibutuhkan  di  waktu  yang  tidak terduga.

## PERANCANGAN DAN PEMBAHASAN

## Prosedur Sistem Berjalan
Semua  notice  pembayaran  pajak  di  Kantor  Samsat  Serpong  yang  dipegang  oleh kasir lalu kasir memberikan notice tersebut ke bagian pengarsipan. Lalu petugas arsip melakukan pemilahan arsip sesuai dengan tata cara pemilahan arsip skpd/notice pajak UPT BADAN PENDAPATAN DAERAH SERPONG.
Tata Cara Pemilahan Arsip
1. Memilah  arsip  dan  non  arsip  skpd/notice  pajak  (yang  diarsipkan  skpd tindasak ke-2 (biru) bapenda.
2. Memilah antara arsip skpd/notice pajak yang termasuk ke dalam wilayah kerja  samsat  serpong  dan  non  arsip  skpd/notice  pajak  (keluar daerah/keluar provinsi, wilayah luar samsat serpong/online).
3. Mengklasifikasikan  arsip  skpd/notice  pajak  yang  telah  dipilah berdasarkan bulan berlaku pajak/bulan jatuh tempo.
4. Mengklasifikasikan  arsip  yang  telah  dipilah  perbulan,  berdasarkan tanggal berlaku pajak/tanggal jatuh tempo.
5. Memilah  skpd/notice  pajak  berdasarkan  jenis  kendaraan  roda  2  (R2)  & kendaraan roda 4 (R4).
6. Mengklasifikasikan  skpd/notice  pajak  yang  telah  dipilah  berdasarkan jenis kendaraan sesuai dengan nomor polisi kendaraan.
7. Memasukkan  arsip  skpd/notice  pajak  ke  dalam  kartu  kendali  dengan mengisi keterangan objek pajak
✓ Kendaraan roda 2 (R2) : kartu kendali warna merah jambu
✓ Kendaraan roda 4 (R4) : kartu kendali warna kuning.
8. Menyusun kartu kendali sesuai dengan nomor polisi kendaraan, disusun mulai  dari  nomor  polisi  yang  terkecil  didepan  s/d  nomor  polisi  yang terbesar dibelakang.
9. Memberi  sekat  pada  kartu  kendali  (sebelah  kanan  atas)  yang  telah disusun sesuai dengan huruf akhir pada nomor polisi kendaraan.
10. Menyusun kartu kendali  yang telah diberikan  sekat sesuai  nomor polisi kendaraan berdasarkan alphabetical (a-z) ke dalam box arsip

## Analisis Prosedur Sistem yang Berjalan
Analisis Pada Use Case Diagram Sistem Pengarsipan Notice Pajak
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Pengarsipan Notice Pajak
Keterangan:
a. 1 (satu) Sistem yang berjalan.
b. 3  (tiga) actor yang  melakukan  kegiatan  yaitu  kasir,  petugas  arsip  dan  kepala UPT.
c. 5  (lima) Use  Case yang  dilakukan  oleh actor yaitu  :  Memberikan  notice  pajak, Memilah  notice  pajak,  Menyimpan  arsip  notice  pajak,  Membuat  laporan  arsip notice pajak dan Memberikan laporan arsip notice pajak.
Analisis pada Activity Diagram Sistem Pengarsipan Notice Pajak
Gambar 2. Activty Diagram Sistem Pengarsipan Notice Pajak
Keterangan:
a. 1 initialnode digunakan untuk awal kegiatan.
b. 3 actor yaitu : kasir, petugas arsip dan kepala UPT.
c. 6 action yang  dilakukan  oleh actor yaitu  :  Memberikan  notice  pajak,  Menerima notice  pajak,  Memilah  notice  pajak,  Menyimpan  arsip  notice  pajak,  Membuat laporan arsip notice pajak dan Menerima laporan.
d. 1 activity final node untuk mengakhiri kegiatan.
Analisa Sistem Pada Sequence Diagram

## Gambar 3 Sequence Diagram Sistem Pengarsipan Notice Pajak
Keterangan:
a. 3 actor , yaitu kasir, petugas arsip dan kepala UPT.
b. 4 Life Line, yaitu Data arsip, Memilah arsip, Menyimpan arsip dan Laporan arsip c. 9 Message ,  yaitu  komunikasi  antar  objek  yang  memuat  informasi  tentang aktifitas  memberikan  notice  pajak,  menerima  data  arsip,  menyimpan  data  arsip dan membuat laporan arsip.

## Analisis SWOT
Metode  analisa  SWOT  terdiri  dari  4  komponen  yaitu  Strength/kekuatan, Weakness/kelemahan,  Opportunity/peluang  dan  Threat/ancaman.  Berikut  analisa SWOT yang telah dilakukan:
1. Strength/kekuatan
a. Tersedianya  tenaga  ahli  dan  kompeten  untuk  menjalankan  program  yang telah terkomputerisasi.
2. Weakness/kelemahan
a. Penyimpanan notice pajak hanya sebatas menyimpan di dalam lemari arsip.
b. Sulitnya mencari notice pajak karena penyimpanan yang masih manual.
3. Opportunity/peluang
a. Pemanfaatan teknologi informasi untuk proses pengarsipan.
b. Pemanfaatan teknologi informasi untuk dapat meminimalisir kerusakan/hilangnya dokumen.
c. Peluang  yang  sangat  kecil  untuk  digunakan  secara  berkelanjutan  karena perkembangan jaman.
4. Threat/ancaman
a. Hilangnya notice pajak karena keteledoran petugas arsip.
b. Pemanfaatan teknologi informasi untuk dapat meminimalisir kerusakan/hilangnya dokumen.
c. Peluang  yang  sangat  kecil  untuk  digunakan  secara  berkelanjutan  karena perkembangan jaman.
d. Menumpuknya notice pajak yang tidak digunakan lagi

## Alternatif Pemecahan Masalah
1. Dapat mengelola notice pajak sehingga notice-notice tersebut dapat dicari kapan saja dengan cepat apabila diperlukan.
2. Sistem  pengelolaan  notice  pajak  menggunakan  aplikasi  sebagai  tempat penyimpanan  berkas  notice  pajak  secara  elektronik  sehingga  kemungkinan terjadinya terulang data yang sama akan sangat kecil.
3. Memberikan  kemudahan  untuk  pegawai  didalam  melakukan  kegiatan pengarsipan, sehingga pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual bisa lebih efisien dan terkomputerisasi dengan baik.
4. Memudahkan  pegawai  dalam  memonitoring  notice  pajak  dan  memanajemen notice-notice pajak secara teratur..

## Rancangan Sistem Usulan
Tampilan Rancangan Login
Tampilan Home Sistem
Tampilan Hasil Laporan Arsip Pajak

## KESIMPULAN
1 Pada sistem pengarsipan pembayaran pajak kendaraan bermotor di kantor Samsat Serpong saat ini masih menggunakan metode manual yang harus melalui proses yang cukup rumit dan membutuhkan waktu yang lama.
2 Sistem yang ada/yang berjalan saat ini belum berjalan dengan baik karena proses pemilahan  dan  pengarsipan  pajak  dilakukannya  secara  manual  sehingga kemungkinan  dapat  menyebabkan  salah  dalam  pemilahannya  atau human  error yang mengakibatkan akurasi datanya menjadi rendah.

## SARAN
1. Sistem  informasi  pengarsipan  untuk  pembayaran  pajak  kendaraan  bermotor  ini belum  terkomputerisasi  sehingga  sebaiknya  untuk  segera  direalisasikan  agar sistem yang berjalan bisa segera terintegrasi dengan baik .
2. Diharapkan  dalam  proses  pemilahan  dan  penyimpanan  arsip  didukung  dengan sistem  terkomputerisasi  yang  akan  jauh  lebih  membantu  dalam  pekerjaan dibagian arsip dan akan lebih efektif dan efisien .
3. Dapat meningkatkan keamanan sistem pengelolaan arsip pajak.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] W. Prabowo Pudjo dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML (Unified Modeling Language). Bandung: Informatika
[2] Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”. Yogyakarta. Graha Ilmu
[3] S. R. Kartika Hudiono dan W. S. Lina. 2013. "Rancang Bangun Sistem Jejaring Klaster  Berbasis  Web  Menggunakan  Metode  Model  View  Controller".  Vol.6 No.3 - Mei 2013 ISSN: 1978-8282 STMIK Raharja
[4] S. R. Kartika Hudiono dan W. S. Lina. 2013. "Rancang Bangun Sistem Jejaring Klaster  Berbasis  Web  Menggunakan  Metode  Model  View  Controller".  Vol.6 No.3 - Mei 2013 ISSN: 1978-8282 STMIK Raharja
[5] M.  Muhamad.  Oktafianto.  2016.  “Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan UML”. Yogyakarta: CV Andi Offset
[6] L.  Fauziah  dan  P.  Aditya  Wirangga.  2015.  “Perancangan  Sistem  Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada PT. Hi- Test”.  Jurnal  Akuntansi,  Ekonomi  dan  Manajemen  Bisinis  Vol.3,  No.1,  ISSN: 2337-7887
[7] L.  Sei  dan  S.  D.  Ardina.  2016.  “Sistem  Pengarsipan  Dokumen  Guru  Dan Pegawai  Menggunakan  Metode  Mixture  Modelling  Berbasis  Web”.  Jurnal Antivirus: Ilmiah dan Teknik Informatika Vol.10, No.2, ISSN: 1978-5232