Rancang Bangun Website untuk Administrasi Warga Gubeng Kertajaya Surabaya untuk mendukung Penerapan Smart City
Ayuningtyas 1* , Marcellinus Calvin Gunawan 2 , Sahrul Rafi Zulfitra 3 , Ilham Bintang Pratama 4 , Aldian Arfiansyah Juniawan 5 1,2,3,4,5 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Dinamika, Surabaya Email: tyas@dinamika.ac.id 1 *, 19410100123@dinamika.ac.id 2 , 19410100027@dinamika.ac.id 3 , 19410100118@dinamika.ac.id 4 , 19410100014@dinamika.ac.id 5
Abstrak: Surabaya merupakan salah satu kota yang telah siap menerapkan dimensi-dimensi yang membentuk Smart City . Salah satu dimensi adalah Smart Government , dimana salah satunya adalah otomatisasi administrasi warga Surabaya dalam pengurusan surat ijin atau surat keterangan. Warga dan pengurus RT/RW yang mempunyai kesibukan masing-masing kesulitan untuk bertemu ketika warga membutuhkan untuk membuat surat ijin atau surat keterangan.  Pembangunan website aplikasi untuk administrasi ini, dapat mengatasi masalah tersebut karena warga yang membutuhkan tinggal membuka website dan mengisi data yang dibutuhkan kemudian pengurus RT/RW akan mengesahkan dan mengembalikan ke warga tanpa harus bertemu. Hal ini bisa dilaksanakan kapan saja, dimana saja, dan  dengan alat apa saja selama terhubung ke internet .  Hasil uji coba black box testing dan uji coba warga menunjukkan bahwa website ini berjalan dengan baik sesui dengan rancangan.
Kata Kunci: Administrasi, Smart City, Smart Government, Website
Abstract:   Surabaya is one of the cities ready to implement some of the dimensions of the Smart City. The Smart Government is one of the dimensions of a smart city that automates the process of citizens submitting administrative documents. Activities that prohibit residents and RT/RW administrators from meeting whenever residents need. Administration website development helps with that problem. Residents need to log in to the website and enter the required data for the letter, and the RT/RW officer will open it and sign it before sending it back to the residents. The processes can be done anywhere, anytime, and with any gadget, as long as it is connected to the internet. The results of the black box testing and user trials show that the website is running well as planned.
Keywords : Administration, Smart City, Smart Government, Website

## PENDAHULUAN
Surabaya adalah salah satu kota di Indonesia yang telah siap menerapkan sistem Smart City dalam operasionalnya. Smart City jika diartikan secara bebas adalah sebuah kota yang mengintergrasikan teknologi dalam operasional kota untuk meningkatkan kinerja, mengurangi biaya, dan bisa berhubungan secara aktif dan efektif dengan warganya. Surabaya telah menerapkan 6 dimensi untuk mewujudkannya, yaitu Smart Governemnet, Smart Economy, Smart Environment, Smart Living, Smart People, dan Smart Branding [1], [2].  Dimensi Smart Government adalah dimensi dimana suatu kota telah memiliki ekosistem penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), masyarakatnya tidak menolak perubahan. Smart Economy dimana suatu kota yang telah menerapkan sistem cashless dalam transaksi jual beli. Smart people atau Smart Society adalah masyarakat yang mudah beradaptasi ketika teknologi baru dikenalkan pada mereka.  Dimensi lain yaitu Smart  Living yaitu lingkungan dimana tempat  warga tinggal telah dikendalikan dengan menggunakan teknologi, misalkan telah menerapkan Smart  CCTV untuk menjaga keamanan kampung. Smart Environment ketika lingkungan tempat tinggal warga telah dilengkapi dengan sistem yang bisa memberikan peringatan
otomatis pada  warga jika tiba-tiba ada bencana terjadi dilingkungan tempat tinggal mereka.  Dimensi terakhir yaitu Smart Branding , yaitu kota yang selalu menampilkan citra bahwa mereka selalu siap sedia dengan teknologi untuk mengatur tata laksana kota dan mempunyai pusat-pusat pengembangan inovasi yang siap diterapkan.
Dalam penerapan Smart Government tersebut terdapat  proses  yang berhubungan dengan tata kelola dokumen  administrasi kependudukan, yaitu berbagai kegiatan yang berhubungan dengan penciptaan dokumen yang berhubungan dengan penduduk atau warga, salah satunya adalah penciptaan  dokumen  yang berhubungan dengan  warga, misalkan surat perijinan warga  [3]. Susunan kelembanggaan dalam suatu Desa dimulai dari Kepala Desa atau Lurah sesuai dengan bentuk dari wilayah tersebut bersama perangkat dan pengurus terkecil dari desa yaitu Rukun Warga (RW) dan Rukun Tetangga (RT). Dalam suatu pemerintahan desa dibutuhkan pendataan kependudukan dan layanan administrasi pemerintahan lainnya, dimana salah satu tugas itu ada pada RT/RW [4].
Pemanfaatan teknologi saat ini memang tidak hanya didominasi untuk bidang tertentu seperti pendidikan atau manufaktur, tapi semua lini kehidupan masyarakat juga membutuhkan pemanfaatan teknologi.
Bahkan, Kementerian Keuangan Republik Indonesia telah menyediakan dana bagi Desa yang ingin mengembangkan teknologi untuk mendukung kegiatan mereka [5]. Dalam hal ini adalah dalam bentuk bantuan untuk kegiatan Padat Karya Tunai Desa (PKTD), yang merupakan kegiatan pemberdayaan masyarakat Desa, yang mengutamakan penggunaan teknologi lokal untuk upaya mengurangi tingkat kemiskinan.
Selain Surabaya, beberapa kota lain di Indonesia juga telah bersiap diri untuk menerapkan tata kelola dokumen warga dengan menggunakan  aplikasi administrasi warga ini seperti kantor  Kelurahan Bontokamase Kabupaten Bulukumba untuk mempermudah pendataan penduduk, Kelurahan Mugassari  Semarang  untuk dokumentasi dokumen penting kependudukan, seperti Kartu Keluarga (KK), Keterangan kelahiran, Keterangan Kematian, Pindah datang, dan pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP) secara online [6], [7].
Selama penerapan Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) pada masa pandemi Covid-19 , telah membuat ruang gerak warga masyarakat menjadi benar-benar dibatasi. Hal ini membuat warga Gubeng Kertajaya 9A Dalam terutama pada RT.2/RW.5 Surabaya merasa kesulitan ketika mereka harus mengurus administrasi warga. Administrasi warga  yang  sebelumnya dilakukan secara tatap muka menjadi tertunda. Selain itu, karena kesibukan dari pengurus RT/RW, permintaan tanda tangan untuk dokumen-dokumen tersebut menjadi terlambat. Hal ini berakibat terkendalanya urusan warga yang membutuhkan dokumen administrasi dari RT/RW. Agar masalah ini tidak terus berlanjut, dibutuhkan inovasi untuk membangun aplikasi yang mendukung pelaksanaan tata kelola dokumen. Aplikasi administrasi kependudukan  dibangun  untuk mengatasi masalah dalam hal pengajuan perijinan untuk mengadakan acara besar  dan permintaan surat keterangan warga. Dengan tetap  berjalannya proses administrasi kependudukan bagi warga, tidak akan membatasi kegiatan warga. Proses administrasi ini adalah salah satu bentuk untuk menuju perwujudan Surabaya sebagai smart city . Hal lain yang membuat aplikasi administrasi warga ini dibuat adalah untuk mengurangi penggunaan kertas dan mempermudah penyimpanan arsip yang dimiliki. Dengan dibangunnya aplikasi administrasi warga ini petugas RT/RW tidak harus menyimpan surat-surat perijinan dalam bentuk fisik yang menghabiskan banyak tempat, resiko rusak karena usia dan pengurus RT/RW akan mudah dalam temu kembali arsip warga yang diinginkan[8].
Aplikasi administrasi warga ini dibangun sebagai website . Website dipilih karena memiliki beberapa kelebihan, diantaranya yaitu siap selama 24/7 untuk dapat digunakan oleh warga yang membutuhkan, bisa dibuka dari mana saja dengan alat apa saja selama terhubung dengan internet , informasi yang disampaikan melalui website lebih mudah dilihat oleh warga [9]. Dengan  dibangunnya aplikasi administrasi ini dalam
bentuk website dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam pengurusan dokumen administrasi warga.

## METODE
Metode  yang digunakan dalam penelitian ini adalah  seperti yang terlihat pada gambar 1. Dimulai dengan mengecek kebutuhan dokumen warga, membuat alur pengajuan surat, membuat template dokumen yang akan digunakan dalam aplikasi dan terakhir membangun aplikasi sesuai kebutuhan.  Pada saat mengecek kebutuhan dokumen warga, dilakukan wawancara kepada pengurus RT/RW tentang dokumen apa yang paling sering dibutuhkan oleh warga dan apakah proses untuk membuatnya lama atau tidak. Observasi dilakukan untuk melihat proses bisnis yang terjadi  selama dokumen tersebut dibuat, dari sisi pengguna ataupun kebutuhan tiap pengguna.  Dari proses bisnis ditemukan, kemudian dibuatlah alur sistem untuk pengajuan suratnya. Hal dibutuhkan supaya pada saat aplikasi dibuat tidak ada kesalahan. Setelah alur terbuat, template dokumen dibuat. Hal ini berhubungan dengan penulisan kode program dalam proses pembangunan aplikasi.
Dalam mendukung penerapan tata kelola dokumen, terutama dalam hal penciptaan dan penyimpanan dokumen  aplikasi website ini  dibangun dengan menggunakan dasar Software Development Live Cycle (SDLC) Waterfall . Dengan mengikuti langkah- langkah yang ada di SDLC tersebut pemenuhan kebutuhan aplikasi dan data dapat dilakukan secara detail  sesuai dengan tahapannya.  Dimulai dari tahap Requirements Definition . Pada tahap ini wawancara dan observasi dilakukan untuk mendapatkan kebutuhan fungsional dan non fungsional dari aplikasi. Tahapan dilanjutkan dengan System and Software Design . Tahap ini adalah tahap dimana design proses bisnis yang baru disusun  dan desain database dilakukan.  Selanjutnya penulisan kode program  dilaksanakan  pada tahapan Implementation and Unit Testing . Setelah koding selesai dilakukan, tahapan dilanjutkan dengan melakukan testing . Testing dilakukan  dengan tujuan menemukan kesalahan dari kebutuhan awal yang telah
Gambar 1. Metode Penelitian
ditemukan dan apakah ada kebutuhan yang perlu ditambahkan sebelum diimplementasikan. Integration and  System Testing tidak dilakukan karena aplikasi ini adalah aplikasi pertama yang dibangun. Operation and Maintenance adalah tahapan terakhir yang dilakukan [10]  Langkah-langkah pembuatan aplikasi tersebut terlihat pada gambar 2.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini akan dijelaskan hasil pelaksanaan tahapan metodologi yang disesuaikan dengan alur pembuatan aplikasi  yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.

## Mengecek Kebutuhan Dokumen Warga
Pada tahapan ini dilakukan wawancara dan observasi untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang diperlukan,  baik dari segi dokumen dan proses bisnis, agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dan keperluan pengguna.  Hasil dari tahap ini adalah dokumen yang paling dibutuhkan warga adalah Surat Ijin melakukan kegiatan dan Surat Keterangan Warga. Setelah ditemukan dua dokumen tersebut, warga kesulitan untuk mendapatkan tanda tangan dari pengurus RT jika ingin mengajukan ijin kegiatan atau membuat surat keterangan.  Permasalahan tersebut dijelaskan pada Tabel 1 berikut ini:
Tabel 1. Permasalahan yang Ditemukan
Selain menemukan permasalahan, tahap ini juga menghasilkan siapa saja yang akan menggunakan aplikasi ini dan apa saja yang bisa mereka lakukan. Terdapat dua user yang akan menggunakan website ini, yaitu warga ( user ) dan admin (pengurus RT/RW). Kedua user ini memiliki kewenangan yang berbeda dalam aplikasi administrasi warga ini. Penjelasan kewenangan masing-masing user dijelaskan dalam Tabel 2 berikut ini:
Tabel 2. Daftar User dan Kewenangan User Kewenangan Warga ( user ) • Memilih jenis surat yang diajukan • Mengisi data untuk mengajukan surat • Menerima surat yang telah disahkan Admin (pengurus RT/RW) • Melihat daftar surat pengajuan yang masuk
• Memilih surat yang akan dicetak untuk disahkan
• Mengesahkan surat dengan memberikan tanda tangan digital
• Mengirimkan kembali surat yang sudah disahkan
Untuk kebutuhan non-fungsional dari website aplikasi ini adalah performance dan availability . Website ini akan tersedia 24/7 setiap saat warga memerlukan website bisa digunakan. Performance dari website dapat dilihat dari waktu loading yang cepat dibawah  lima (5) detik dan proses simpan dan kirim juga kurang dari lima (5) detik.

## Membuat Alur Sistem Pengajuan Surat
Berdasarkan dari tahapan sebelumnya  proses bisnis yang lama yang masih mengharuskan warga dan pengurus RT/RW bertemu diperbaiki agar proses perijinan tetap berjalan meskipun secara online . Seperti dijelaskan dalam Gambar 3.
Pada Gambar 3 tersebut terlihat proses dimulai dari user (warga) membuka website dan login ke website . Setelah berhasil, selanjutnya warga bisa memilih surat apa yang ingin diajukan dan mengisi data-data yang diperlukan. Jika data yang diperlukan sudah lengkap, warga kemudian mengirimkannya ke
Permasalahan Solusi yang Ditawarkan Kesulitan mengajukan tanda tangan Perlu dibangun website yang dapat membantu warga pengajuan tanda tangan secara online Membuat surat permohonan  ijin kegiatan  /  surat keterangan Perlu dibangun website yang dapat mempermudah warga dalam pengajuan surat ijin kegiatan/surat keterangan
Gambar 2. Alur Pembuatan
admin untuk diproses. Pada pihak admin , surat yang sudah masuk kemudian akan dicek, mana yang sesuai ketentuan kemudian akan ditandatangani. Proses di admin maksimal memakan waktu dua hari sebelum akhirnya admin mengirimkannya kembali ke warga untuk dapat dicetak dan digunakan sebagaimana mestinya.
Setelah diketahui siapa saja pengguna dan kebutuhan masing-masing pengguna, maka dibuatlah database yang digunakan untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan. Pada Gambar 4 menjelaskan Phisical Data Modelling (PDM) dari database yang digunakan. Terdapat dua table untuk aplikasi ini, yaitu Tabel Akun dan Tabel Surat_ket.  Tabel Akun digunakan untuk
menyimpan user dan password dari pengguna aplikasi dan Tabel Surat_ket digunakan untuk menyimpan data- data yang dibutuhkan dalam pengajuan surat  seperti nama warga, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan dan keterangan keperluan pengajuan suratnya.  Kedua tabel  ini dihubungkan melalui kolom id_akun.
Membuat  Template  Dokumen  yang Akan Digunakan dalam Aplikasi
Dalam aplikasi ini, format template dari surat
yang dibutuhkan dipersiapkan terlebih dahulu  dengan tujuan agar tampilan dari dokumen akan sama dengan versi aslinya atau versi fisiknya yang berupa kertas. Hal ini agar masyarakat yang menggunakannya tidak merasa asing dengan format surat yang digunakan.  Isi template disesuaikan dengan desain tabel  yang telah dibuat sebelumnya. Template surat yang dibuat yaitu untuk Surat Permohonan dan Surat Keterangan.
Gambar  4.  PDM  Aplikasi Administrasi
Gambar 3 Alur Proses Bisnis

## Membangun Aplikasi Sesuai Kebutuhan
Tahap ini adalah tahap terakhir dari metodologi penelitian yang dilakukan. Pada tahap ini penulisan kode program  dari  aplikasi  dilakukan. Pembuatan  aplikasi  dibagi menjadi beberapa modul kecil dan akan digabungkan di tahap selanjutnya. Pada tahap ini perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman (php, jquery, bootstrap, html), database menggunakan MySQL, dan Visual Studio sebagai teks editor.
Setelah kode program selesai ditulis, testing dilakukan menggunakan black box dengan mengecek apakah isian dan format dari data sudah sesuai dan tidak ada yang salah ketika dilakukan pengisian dan penyimpanan. Setelah dilakukan testing oleh developer , maka tahap selanjutnya adalah uji coba ke warga. Uji coba ke warga dilakukan dengan cara memberikan pelatihan cara penggunaan website tersebut.  Beberapa warga diundang dan diberikan penjelasan tentang tata cara penggunaan website aplikasi administrasi warga ini.
Hasil dari uji coba ke warga yang juga merupakan hasil evaluasi didapatkan bahwa mereka sangat senang dengan adanya aplikasi administrasi warga dalam bentuk website . Hal ini disebabkan karena mereka bisa menggunakan smartphone tanpa harus menggunakan laptop atau komputer.
Gambar  5  (atas) menunjukkan tampilan form yang ditujukan untuk admin.  Pada tampilan tersebut terlihat daftar warga yang telah mengirimkan surat akan muncul pada  daftar permohonan surat. Admin selanjutnya bisa memilih aksi apa yang akan dilakukan.
Terdapat empat tombol aksi yang bisa dipilih, yaitu arsip, ubah, detail dan cetak. Gambar 5 (bawah) adalah tampilan untuk warga. Digambar 5 (bawah) terlihat ada dua piliha surat yang bisa dibuat, yaitu surat permohonan dan surat keterangan. Tombol buat surat berisi template dokumen surat yang otomatis akan terbuat setelah warga mengisi data diri.  Pada daftar surat  yang diajukan adalah tampilan daftar surat apa saja yang sudah dikirimkan oleh warga yang berada dalam satu Kartu Keluarga (KK).
Maintenance dilakukan ketika pada saat
penggunaan oleh warga terjadi kesulitan atau perlu adanya tambahan fungsi baru ke dalam aplikasi. Sampai dengan aplikasi ini dikenalkan dan digunakan oleh warga, maintenance dilakukan untuk perbaikan tampilan supaya warga dengan usia diatas 40 tahun dapat lebih jelas membaca tulisan atau perintah yang digunakan.
Pembuatan aplikasi administrasi  warga ini telah sesuai dengan salah satu satu dimensi dari pelaksanaan Smart City , yaitu Smart Government . Pelakasanaan pemerintahan tidak terhalang karena telah adanya aplikasi ini. Dokumen yang dihasilkan dari aplikasi ini kemudian tersimpan dalam bentuk digital yang akan mudah disimpan dan dicari kemudian jika dibutuhkan.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Pembuatan website aplikasi administrasi warga ini telah membantu kesulitan warga dalam pengajuan surat ijin kegiatan atau surat keterangan beserta dengan tanda tangan dari pengurus RT/RW. Hal ini mendukung pelaksanaan Smart City dari sisi tata kelola dokumen
Gambar 5. Tampilan untuk User Warga (bawah) dan Admin/Pengurus RT/RW
warga, selain penyimpanan dokumen dilakukan secara digital hal ini akan mempermudah pencarian kembali. Pelatihan  kepada warga dan pengurus  dilakukan agar mereka  dapat menggunakan aplikasi ini dengan baik. Hal ini ditunjukkan dari hasil wawancara yang dilakukan setelah warga melakukan uji coba aplikasi.
Penelitian ini masih bisa dikembangkan lagi untuk fungsi administrasi warga yang lain misalkan untuk pendataan warga baru di lingkungan RT/RW atau laporan kematian/kelahiran warga.

## Ucapan Terimakasih
Terima kasih kami sampaikan kepada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika yang telah mengijinkan  kami untuk melakukan penelitian ini. Penelitian ini merupakan hasil bersama dosen dan mahasiswa pada Mata Kuliah Inovasi Sistem Informasi di Organisasi dan Masyarakat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] L. Rizkinaswara, “Mengenal Lebih Dekat
Konsep Smart City dalam Pembangunan Kota,”
Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika (APTIKA) , 2020. [Online]. Available: https://aptika.kominfo.go.id/2020/10/mengenal- lebih-dekat-konsep-smart-city-dalam- pembangunan-kota/. [Accessed: 13-Jun-2022].
[2] K. Priscilla, “6 Terobosan Surabaya Jadi Smart City,” Liputan6.com , 2019. [Online]. Available: https://surabaya.liputan6.com/read/4093424/6- terobosan-surabaya-jadi-smart-city. [Accessed: 06-Jun-2022].
[3] Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2020 tentang
Pedoman Nomenklatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Provinsi dan
Kabupaten/Kota . Jakarta: Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, 2020.
[4] Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 5
Tahun 2007 tentang Pedoman Penataan Lembaga Kemasyarakatan . Jakarta: Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, 2007.
[5] Menteri Desa. Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Republik Indonesia, Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik
Indonesia Nomor 6 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan
Transmigrasi Nomor 11 Tahun 2019 tentang
Prioritas Penggunaan D . Jakarta: Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2020.
[6] Jusniati, “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Web Studi Kasus Kantor Kelurahan Bontokamase Kabupaten Bulukumba,” Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar., 2019.
[7] G. R. Febriantyo and P. Purwatiningtyas, “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Kelurahan Mugassari Semarang Berbasis Web,” in Seminar Nasional Multi Disiplin Ilmu dan Call For Papers , 2018.
[8] S. W. Handoyo, “Manajemen Kearsipan Modern,” Pemasar. Jasa Kearsipan , vol. 53, no. 9, pp. 8–24, 2016.
[9] admin Web Development, “Importance of Website for Business in 2022,” Blog Star Knowledge , 2021. [Online]. Available: https://star-knowledge.com/blog/importance-of- website-for-business/. [Accessed: 15-Jun-2022].
[10] I. Sommerville, Software engineering (10th edition) . Pearson Education Limited, 2016.