P P E E R R A A N N M M E E D D I I A A S S E E B B A A G G A A I I A A L L A A T T P P U U B B L L I I K K A A S S I I E E V V E E N N T T D D I I B B I I D D A A N N G G M M I I C C E E ( ( S S T T U U D D I I K K A A S S U U S S : : B B L L U U E E G G O O L L F F O O P P E E N N T T O O U U R R N N A A M M E E N N T T , , A A P P M M C C E E E E V V E E N N T T , , D D A A N N P P P P I I E E V V E E N N T T ) ) Dewi Winarni Susyanti Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta
e- mail: mirradewi.rianty@gmail.com __________________________________________________________________________ Abstrak
Media sangat berperan sebagai alat komunikasi bagi penyelenggaraan event-event di bidang MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition). Keberhasilan event sangat dipengaruhi oleh media promosi yang direncanakan dengan baik dan jauh hari sebelum event tersebut berlangsung. Event BLUE Golf Open Tournament, event Asian Pacific Mining Conference and Exhibition (APMCEE) dan event Pemilihan Putri Indonesia, Media Relations Officers (MRO)  harus  menyiapkan  event  lebih  dari  enam  bulan  sebelum  hari-H,  sejak  persiapan penyelenggaraan, mulai dari biding, perencanaan, pelaksanaan, berikut susunan acara, hotel dan  supplier,  susunan  anggaran,  hingga  pemilihan  media  promosi.  Media  juga  berperan sebagai alat publisitas untuk memberikan pencitraan kepada publiknya. Peran media relation yang sangat penting dan diterima masyarakat, akan berdampak pada keberhasilan program dari perusahaan di masa mendatang.
Kata Kunci: MICE, Event, Media Relation Officer (MRO), Media Relation, Bidding, Media Promosi, Alat Publisitas. __________________________________________________________________________ Abstract
Media has an important part as a communication tools for Mice events. The succes really determined by well planned promoting media, long before the event occurs. Blue golf open tournament event, asian pacific mining conference and exhibition (APMCEE) event, Putri Indonesia  pageant,  was  planned  more  than  six  months  before  the  big  day.  Since  the preparation, bidding, planning, execution, programs rundown, hotel & supplier, budgeting, and  choosing  the  promoting  media.  Media  also  has  significant  role  as  publicity  tools  for public  imaging.  Society  acceptance  of  media  relation  will  influence  the  success  of  the company programs in the future.
Key Words: MICE, Media Relation Officer, Media Relation, Bidding, Promotion Media, Publicity tools. __________________________________________________________________________

## LATAR BELAKANG
Persaingan  media  untuk  memikat konsumen  kini  meningkat  secara eksponensial.  Faktanya  adalah  hampir semua  isi  media  sesungguhnya  bisa diperoleh  pada  berbagai  media  yang saling bersaing tersebut. Sasaran publikasi sangat  bervariasi,  dari  hanya  untuk
menarik perhatian  publik  terhadap  event, sampai  dengan  menjaga  kontinuitas perhatian  publik  dalam  waktu  tertentu, untuk  meluruskan  kesan  negatif  yang berkembang  atau  kontroversi  tentang perusahaan atau asosiasi yang memprakarsai  event.  Dalam  prakteknya Media  Relation  Officer  (MRO) menjadi sarana  komunikasi  untuk  melakukan
publikasi  melalui  surat  kabar,  majalah, surat,  internet,  dan  sarana  online  lainnya dalam penyelenggaraan sebuah event.

## PERUMUSAN MASALAH
Perumusan masalah dalam penelitian  ini  adalah: Bagaimana menyusun  perencanaan, pelaksanaan, strategi serta evaluasi dalam  menentukan media promosi sebuah event?

## TINJAUAN PUSTAKA
Menurut  Hoyle  (2006 :15)  yang termasuk  dalam  bauran  pemasaran event adalah product,  price,  place,  public relations, dan positioning . Untuk mendukung keberhasilan sebuah penyelenggaraan event dibutuhkan peranan media massa, baik cetak maupun elektronik.  Hal  ini  dikarenakan  media massa  memiliki  jangkauan  yang  luas terhadap  masyarakat.  Selain  itu,  media massa  juga  memiliki  nilai  lebih  karena hasil  publisitas  yang  diterbitkan  oleh media  massa  bersifat  netral,  sehingga masyarakat  akan  lebih  tertarik  untuk memahami  manfaat  penyelenggaraan suatu event.

## TUJUAN PENELITIAN
Untuk mengetahui bagaimana menyusun  perencanaan  hingga  evaluasi, serta strategi  dalam  mengatasi  hambatan pada  media  promosi  sebuah event yang diadakan perusahaan.

## LUARAN YANG DIHARAPKAN
Mahasiswa  akan  mampu  menggali dan  mengenali  strategi  divisi  media relations  dalam  berkomunikasi  dan menghadapi hambatan untuk meningkatkan  kompetensi  dalam  proses pembelajaran  di  bidang media  Relation dan public relations.

## MANFAAT PROGRAM
Untuk  mengembangkan  materi media  relations dalam  pelaksanaan event agar  sesuai  dengan  kompetensi  yang dibutuhkan di bidang MICE.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  di  bidang MICE dapat dilakukan secara eksploratis (menjelajah), deskriptif (penggambaran) dan eksplonatoris (penjelasan). Menurut Jalaludin (1997:53), penelitian eksploratis salah  satunya  dapat  dilakukan  melalui survey lapangan, yaitu kegiatan penelitian melalui  pencarian  pengalaman  dari  para praktisi, profesional atau bidang keahlian tertentu terhadap pihak-pihak (responden) yang  dianggap sample  of  representatif melalui wawancara, penyebaran kuesioner untuk  memperoleh  jawaban  secara terbuka  dan  tertutup  melalui  praktik PR/Humas dalam MICE. HASIL PENELITIAN

## DAN
PEMBAHASAN Penelitian  ini  merupakan  hasil pembimbingan  tugas  akhir  mahasiswa  di tiga perusahaan: Yayasan Putri Indonesia, PT  Pacto  Convex  Niagatama,  dan  PT Laksmindo Bahtera. Hasil yang diperoleh sebagai berikut:
1. YAYASAN PUTRI INDONESIA
Penyelenggaraan  Pemilihan  Putri Indonesia  (PPI)  diselenggarakan  oleh Yayasan  Pemilihan  Putri  Indonesia sebagai  pemegang  lisensi Miss  Universe Pegeant ,  dimulai  sejak  tahun  1992. Penyelenggaraan  PPI  2010  ke-XV bertema  ”Cintai  Penggunaan  dan Penghargaan  Karya  Anak  Bangsa”, dimulai  sejak  bulan  April  2010  dan berakhir  di  malam grand  final PPI  pada tanggal 8 Oktober 2010.
Divisi  Media  Relations  Pada  Event PPI
2010
Media  Relations  Officers (MRO) bertugas  selama  sejak  Juni  s.d  Oktober. Mulai  tahap  persiapan  dengan  menjalin kerjasama dengan media partner melalui: promosi iklan pendaftaran, promosi iklan malam grand final , dan peliputan selama kegiatan  PPI.  Penempatan  berita  pada media  cetak  dan  elektronik  ditempatkan pada  posisi headline. Materi  Promosi Malam Grand  Final:  instandbooth; standing  banner; umbul-umbul;  spanduk dan rool  up  banner  dan backdrop dipasang  di venue saat  konferensi  pers dan malam Grand Final PPI 2010 Malam
Grand Final PPI 2010 pada 8 Oktober di Assembly Hall JHCC .
MRO di Tahap Evaluasi MRO  melakukan  penglipingan berita dari media cetak dan elektonik yang diberi  penilaian Tone (positif,  negatif, netral); Narasumber (Pengamat, Pemerintah,  Puteri  Indonesia,  Pers,  dll); Penempatan  (halaman  muka  dan  dalam); Bentuk  Liputan  (berita,  artikel,  profile, foto,  suara  pembaca).  Selanjutnya  MRO mengirimkan  surat  ucapan  terima  kasih kepada  seluruh  media  yang  telah bekerjasama menyukseskan terselenggaranya Pemilihan Puteri Indonesia 2010. Adapun  media  yang  menjadi partner antara lain: MRO di Acara Konferensi Pers MRO menyiapkan acara Konferensi Pers  10  hari  sebelum  hari-H,  dan mendokumentasikan acara serta menggugahnya  ke  dalam  website ( www.puteri-indonesia.com ). MRO menyiapkan press  release dan media partner untuk meliput:
1. Welcome  Dinner di  kediaman Mooryati Soedibyo, 2. Program Beauty Class,
3. Penyuluhan  Narkoba  bersama  BNN (Badan Narkotika Nasional), 4. Public  Speaking  Class bersama Choky Sitohang, 5. Pembekalan oleh Menteri Kebudayaan dan Pariwisata, 6. Hari Anti Tembakau Sedunia, 7. Pembekalan oleh Rektor UI, 8. Workshop Kerjasama dengan WWF, 9. Pembekalan oleh Menteri Lingkungan Hidup, Jenis Media NAMA MEDIA Surat Kabar Kompas Jawa Pos Group Seputar Indonesia Koran Tempo Suara Karya Republika Jakarta Post Warta Kota Bisnis Indonesia Jakarta Globe Investor daily Tabloid Nyata Majalah Femina Kartini Chic Sekar Rias Mix Televisi TV One Metro TV Liputan 6 SCTV Trans TV Trans 7 Global TV ANTV 1. DOT COM Detik. Com Okezone. Com Vivanews. Com
10. Pembekalan  oleh  Menteri  Negara Pemberdayaan Perempuan,
11. Kunjungan  Sosial  ke  Bagian  Kanker Anak RSCM,
12. Pembekalan  oleh  Dewi  Motik Pramono,
13. Malam  Bakat/Seni  dan  Budaya  di Mistere,  Hotel  The  Ritz  Carlton-
Kuningan, 14. Kunjungan  ke  Harian  Kompas  dan PT Proton, 15. Konferensi  Pers  dengan Miss Universe , dan 16. Malam Grand Final PPI 2010.
2. PT PACTO CONVEX NIAGA TAMA APMCEE (Asian  Pacific  Mining
Conference  and  Exhibition) merupakan event yang diselenggarakan oleh Asosiasi Pertambangan  Indonesia  (IMA)  dan Asosiasi Pertambangan Batubara Indonesia  (APBI),  Diadakan  di  Shangri- La  Hotel  Jakarta  pada  tanggal  13-14 Oktober  2010,  dalam  bentuk  konferensi, pameran dan wisata budaya (tambang). Dalam menyiapkan event APMCEE, Divisi Social Function dari PT Pacto  Convex  Niagatama    menyiapkan dokumen  penawaran bidding yang memuat  Konsep  Skenario  Acara  yang menarik  meliputi: welcome  reception , opening  ceremony, dan gala  dinner .
Welcome  reception merupakan  acara penyambutan  atau  pembukaan  di  Hotel Shangri-La,  dengan  menggunakan set  up standing .  Tamu  yang  datang  disuguhi musik  tradisional  angklung  dan  musik
Jazz.  Acara  gala  dinner  diselenggarakan pada tanggal 13 Oktober di Ball Room B dan  C  Hotel  Shangri-La  sekaligus menutup  acara  konferensi.  Konsep  yang diterapkan  dalam gala  dinner adalah set up  sitting  dinner  round  table, yang  diisi dengan  alunan  musik  tradisional,  tarian tridisional  Aceh,  Kalimantan  dan  Papua, serta live  music dari  The  Minners  Band. Dan di  akhir    pelaksanaan, divisi  social
function menyusun  laporan  keseluruhan program acara.
3. PT LAKSMINDO BAHTERA BLUE  ( Business,  Leisure,  & Education)  Golf  Open  Tournament, merupakan event golf  kerjasama Politeknik  Negeri  Jakarta  dengan  PT. Laksmindo Bahtera. MRO pada BLUE Golf Open Tournament
Divisi MRO merencanakan promosi melalui media secara efektif dan efisien 5 bulan  sebelum  acara  berlangsung  pada tanggal  5  November  2010,  meliputi: identifikasi  target  peserta;  tujuan; anggaran;  pemilihan  media promosi; jadwal  promosi.  Target  yang  dituju adalah: anggota klub golf se-Jabodetabek; pengusaha dan  pehobi golf ( golfer ). Media  promosi  yang  digunakan adalah:  media  internet  dengan  melalui email, media  cetak  melalui  pemasangan iklan  bersama;  dan  media  luar  ruangan melalui  spanduk ,  flyer dan  poster.  Media dalam  ruangan  dipasang  pada  hari-H event , yakni backdrop dan X-Banner.
Promosi  yang  dilakukan  dalam event BLUE  Golf  Open  Tournament terdiri  atas:  Kupon  gratis  dan  souvenir sebagai doorprize atau lucky draw berupa paket menginap di Hotel Kartika Chandra, Hotel  Panghegar,  Hotel  Cempaka,  serta voucer  bermain  golf  di  Cibubur  Driving Range dan Padang Golf Matoa.

## SIMPULAN DAN SARAN

## SIMPULAN
Media  sangat  berperan  sebagai  alat komunikasi  di  bidang  Mice.  Dalam penyelenggaraan event-event :  Pemilihan Putri  Indonesia  2010, event APMCEE
( Asian  Pacific  Mining  Conference    and Exhibition ),  dan  event  BLUE  Golf  Open Tournament,  media  promosi  digunakan sebagai alat informasi dan promosi untuk menarik dan mendatangkan pengunjung. Keberhasilan event ditentukan  oleh keberhasilan  MRO  dalam  menjalankan tugasnya,  MRO  harus  menyiapkan event jauh  hari  sebelumnya,  sekitar  6  bulan
sebelum  hari-H,  dimulai  sejak  persiapan sampai  penyelenggaraan  mulai  dari bidding hingga  menyusun  anggaran,  dan bekerjasama dengan media partner.

## SARAN
Media  Relation  Officer (MRO) harus  memiliki  perencanaan    yang baikdan  selalu  meng- up  date  database secara  berkala,  karena  selalu  ada perubahan  dalam  pelaksanaan.  Promosi harus direncanakan dengan baik dan jauh hari  sebelum  hari-H,  dan  koordinasi dengan tim juga harus baik agar hasilnya maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Anne,  Marrie  Grey,  dkk;  (2006), Event Sponsorship , Penerbit PPM, Jakarta.
Barwise,  (2007), Pattern  of  Public Relations,  Journal  of  Public
Relations. Vol. 8. No. 7.
Lontos,  Pam,  (2009), Good  Media relations  Can  Grow  Your  business , Upsholtery Journal, Vol. 3. No. 2.
Rachmad,  Jalaludin,  (1997), Metode Penelitian  Komunikasi. Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung.
Zahorsky,  Rachel.  M,  (2010),
Media Relations  Co.  Embrace  Reputasy , ABA Journal. Vol. 10. No. 3.
Elltiz,  Claire,  (2000), Research  Methods in  Social  Relations, New  Yersey. Prentice  Hall.,  Englewood  Cliffs. USA.
Hoyle, Leonard, (2006), Event Marketing, Penerbit, PPM, Jakarta.