## Analisis Beban Kerja Unit Kerja Markas dan Satuan Pengawas Internal Palang Merah Indonesia DKI Jakarta

## Rizki Fauzia
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor Kampus Dramaga Bogor 16680 e-mail: rizkifauzia69@yahoo.com

## Lindawati Kartika
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor Kampus Dramaga Bogor 16680 e-mail: lindawati.kartika@gmail.com

## ABSTRACT
Indonesian  Red  Cross  (PMI)  province  of  DKI  Jakarta,  Indonesia  as  the  social  organization  is required to always be ready to meet all the needs of society. However, there are some problems in its implementation, such as fundraising target that has not been achieved, there is no Standard Operating Procedure (SOP), and there are some jobs that have not been implemented. Hence, workload analysis is required to determine the composition of the right amount of employees. The purposes of this study are: 1)  Describing  the  business  process  on  PMI’s  Internal  Headquarter  Unit  and  Observer  Squad;  2) Composing  more  accurately  job  descriptions;  3)  Analyzing  more  efficiently  and  more  effectively  the workloads on the Internal Headquarter Unit and Observer Squad; and 4) Giving recommendation about the ideal employee numbers on the Internal Headquarter Unit and Observer Squad. The processing data method which used in this study was Full Time Equivalent (FTE). The result of workload analysis shows that  new  recruitment  is  not  necessary,  but  downsizing  in  storage  and  pantry  staff  in  general  affairs should be conducted.
Keywords: Full Time Equivalent, Job description, Workload Analysis.

## ABSTRAK
Palang  Merah  Indonesia  (PMI)  Provinsi  DKI  Jakarta  sebagai  sebuah  organisasi  sosial  dituntut untuk  selalu  siap  dalam  memenuhi  segala  kebutuhan  masyarakat.  Terdapat  beberapa  permasalahan dalam  pelaksanaan,  seperti  belum  tercapainya  target  penggalangan  dana,  belum  adanya Standard Operating  Procedure (SOP),  dan  terdapat  beberapa  pekerjaan  yang  belum  terlaksana.  Sehingga, diperlukan  analisis  beban  kerja  untuk  mengetahui  komposisi  pegawai  dengan  jumlah  yang  tepat. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  :  1)  Menggambarkan  proses  bisnis  pada  unit  kerja  Markas  dan  Satuan Pengawas Internal (SPI) PMI DKI Jakarta; 2) Menyusun deskripsi pekerjaan pegawai secara lebih akurat dan  terencana;  3)  Menghitung  dan  menganalisis  beban  kerja  pegawai  di  unit  kerja  Markas  dan  SPI secara lebih efektif dan efisien; dan 4) Memberikan rekomendasi kebutuhan jumlah pegawai unit kerja Markas  dan  SPI  PMI  DKI  Jakarta.  Metode  pengolahan  data  yang  digunakan  ialah Full  Time  Equivalent (FTE).  Hasil  analisis  beban  kerja  menunjukkan  bahwa  tidak  perlu  dilakukan  perekrutan  pegawai  baru namun justru perlu adanya perampingan staf gudang dan staf pantry yang terdapat pada bagian umum. Kata kunci: analisis beban kerja, deskripsi pekerjaan, full time equivalent.

## I. Pendahuluan
Setiap  organisasi  baik  organisasi  berbasis profit maupun  non -profit memiliki tujuan  untuk  mencapai  kesuksesan  dalam  berbagai  bidang  serta  terus  melakukan pengembangan.  Guna  mencapai  hal  tersebut,  tentu  saja  tidak  dapat  terlepas  dari peran  sumber  daya  manusia  yang  dimiliki  oleh  organisasi.  Menurut  Mangkuprawira (2003),  perencanaan  sumberdaya  manusia  adalah  proses  proyeksi  bagaimana  suatu perusahaan  merencanakan  untuk  memperoleh  dan  memanfaatkan  sumberdaya manusia dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal global.
Palang  Merah  Indonesia  (PMI)  Provinsi  DKI  Jakarta  merupakan  salah  satu organisasi non -profit yang memiliki core business dalam bidang penanganan bencana serta pelayanan donor darah. PMI  Provinsi DKI Jakarta  memiliki tiga unit kerja, yaitu Unit  Donor  Darah  (UDD);  Unit  Markas;  dan  Unit  Satuan  Pengawas  Internal  (SPI). Menurut  buku  Organisasi  dan  Tata  Kerja  PMI  (2012),  tugas  utama  UDD  adalah melakukan  pelayanan  kepada  masyarakat  dalam  pelaksanaan  donor  darah  serta pendistribusian  darah  bagi  masyarakat  yang  membutuhkan.  Unit  Markas  memiliki tugas dalam pelaksanaan pelayanan sosial, kesehatan, serta penanggulangan bencana. Selain  itu,  Unit  Markas  juga  melaksanakan  penghimpunan  dana  dari  masyarakat melalu  berbagai  sumber  dana,  seperti  melalui  kegiatan  bulan  dana;  pelayanan pelatihan  pertolongan  pertama;  pelayanan  ambulan;  dan  lain  sebagainya.  Sedangkan Unit  SPI  memiliki  tugas  dalam  pelaksanaan  pengawasan  terhadap  pengelolaan  dan pemanfaatan sumber daya pada lingkungan PMI Provinsi DKI Jakarta.
Pegawai PMI dituntut untuk selalu siap memenuhi segala kebutuhan masyarakat, baik dalam penyediaan darah maupun penanganan bencana/konflik. Berdasarkan data laporan  UDD  PMI  (2013),pengumpulan  darah  pada  tahun  2009  –  2013  dapat  dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Perbandingan perolehan darah tahun 2009-2013

## (dalam satuan kantong darah)
Berdasarkan Gambar 1, dapat diketahui bahwa perolehan darah setiap tahunnya cenderung  meningkat.  Namun  perolehan  tersebut  masih  belum  dapat  memenuhi target harian yang diharapkan oleh UDD PMI DKI Jakarta. Jumlah target darah harian tersebut  adalah  sebesar  1.000  kantong  darah  atau  setara  dengan  356.000  kantong darah  setiap  tahunnya.  Jika  dilihat  dari  data  tersebut,  pencapaian  tertinggi  diperoleh pada  tahun  2013  dengan  jumlah  darah  sebanyak  321.919  kantong  darah.  Sehingga masih kekurangan sebanyak 43.081 kantong darah.
Pada unit kerja markas terdapat beberapa target yang belum tercapai, khususnya pada  bidang  pengembangan  sumber  daya  yang  memiliki  fungsi  untuk    menghimpun dana  dari  masyarakat  melalui  kegiatan  bulan  dana,  pelatihan  pertolongan  pertama,
278.349    282.720 300.288    303.603 321.919 240.000 260.000 280.000 300.000 320.000 340.000 2009 2010 2011 2012
2013
pelayanan ambulans, dan hospital expo . Berdasarkan buku musyawarah kerja Provinsi Palang  Merah  Indonesia  (2013),  target  yang  belum  tercapai  terdapat  pada  kegiatan pelatihan  pertolongan  pertama  yang  hanya  mencapai  95%  dan  kegiatan  pelayanan ambulan yang hanya memenuhi target sebesar 47,08%.
Masalah lainnya yang ditemukan pada unit kerja Markas yaitu terdapat beberapa bidang  yang  memiliki  pekerjaan  serupa.  Hal  ini  dikarenakan  belum  adanya Standard Operating  Procedure (SOP)  pada  unit  kerja  Markas,  sehingga  para  pegawai  hanya melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perintah atasan tanpa tahu dengan jelas fungsi dan  tanggung  jawab  yang  harus  dikerjakan.  Dengan  demikian  hal  ini  dapat mengakibatkan ketidakefektifan pada beban kerja pegawai.
Selain  itu  pada  unit  kerja  SPI  terdapat  pekerjaan  yang  belum  terlaksana sebagaimana  tugas  dan  tanggung  jawabnya  yang  sudah  tercantum  pada  buku organisasi dan tata kerja PMI Provinsi DKI Jakarta. Terdapat hambatan pada SPI untuk melaksanakan tugasnya sebagai suatu unit pengawas, seperti tidak adanya surat tugas untuk  mengawasi  dan  tidak  adanya  antusiasme  yang  positif  dari  para  pegawai  PMI untuk  diawasi.  Sehingga  terdapat  jarak  antara  SPI  dan  unit  lainnya  dalam melaksanakan tugasnya.
Berdasarkan  beberapa  masalah  tersebut  khususnya  pada  Unit  Markas  dan  SPI, maka  dibutuhkan  jumlah  dan  komposisi  pegawai  yang  tepat.  Untuk  mengetahui kebutuhan pegawai yang memenuhi komposisi tersebut, maka perlu dilakukan analisis beban  kerja.  Menurut  Chen, et  al. (2010)  beban  kerja  yang  diterima  setiap  pegawai berbeda  satu  sama  lain,  sehingga  manajemen  perlu  mempertimbangkan keseimbangan beban kerja pada seluruh pegawai. Sedangkan menurut Hutagalung, et al. (2013)  pengukuran  beban  kerja  merupakan  suatu  instrumen  perencanaan  yang didasarkan  pada  perhitungan  kebutuhan  riil  yang  dapat  diterima  semua  pihak,  baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Analisis  beban  kerja  adalah  penentuan  jumlah  pekerja  yang  diperlukan  untuk menyelesaikan  suatu  pekerjaan  dalam  jangka  waktu  tertentu.  Analisis  beban  kerja hanya dapat diterapkan pada volume pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti per potong, per waktu, per meter, per kilo dan per liter (Hasibuan 2005).  Dengan  demikian  dapat  diperoleh  pegawai  dengan  komposisipegawai  yang tepat. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis melakukan penelitian dengan judul “Analisis Beban Kerja Unit Kerja Markas dan Satuan Pengawas Internal Palang Merah Indonesia DKI Jakarta”.
Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1) Bagaimana proses bisnis pada unit kerja Markas dan SPI PMI DKI  Jakarta?;  2)  Bagaimana  deskripsi  pekerjaan  pegawai  pada  unit  kerja  Markas  dan SPI  PMI  DKI  Jakarta?;  3)  Bagaimana  analisis  beban  kerja  pegawai  pada  unit  kerja Markas dan SPI PMI DKI Jakarta?; dan 4) Bagaimana rekomendasi yang dapat diberikan kepada  PMI  DKI  Jakarta  dalam  menentukan  kebutuhan  jumlah  pegawai?  Sedangkan berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka  tujuan  penelitian  ini  adalah:  1)  Menggambarkan  proses  bisnis  pada  unit  kerja Markas dan SPI PMI DKI Jakarta; 2) Menyusun deskripsi pekerjaan pegawai secara lebih akurat  dan  terencana;  3)  Menghitung  dan  menganalisis  beban  kerja  pegawai  di  unit kerja Markas dan SPI secara lebih efektif dan efisien; dan 4) Memberikan rekomendasi kebutuhan jumlah pegawai unit kerja Markas dan SPI PMI DKI Jakarta.
Maka  dari  itu  penulis  akan  melakukan  penelitian  yang  berkaitan  dengan  hal tersebut. Adapun kerangka pemikiran penelitian ini terdapat pada Gambar 2.
Gambar 2. Kerangka pemikiran penelitian
Keterangan: Ruang lingkup penelitian

## II.  Metodologi Penelitian
Jenis  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  data  primer  dan  data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh langsung oleh pengumpul data dari objek  risetnya,  sedangkan  data  sekunder  adalah  semua  data  yang  diperoleh  secara tidak langsung dari objek yang diteliti (Sumarsono 2004). Data primer pada penelitian ini  diperoleh  melalui  hasil  wawancara  dengan  pegawai,  serta  observasi  langsung  di lapangan.  Data  sekunder  diperoleh  dari  arsip  dan  catatan  organisasi  serta  dari berbagai  sumber,  baik  berupa  buku  yang  memuat  teori-teori,  hasil  penelitian terdahulu, dan informasi dari internet.
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  dengan  cara  wawancara  dan observasi  langsung,  serta  studi  pustaka.  Wawancara  dilakukan  pada  setiap  pegawai pada  unit  kerja  markas  dan  SPI.  Materi  wawancara  meliputi  pertanyaan-pertanyaan mengenai  deskripsi  pekerjaan  dan  analisis  beban  kerja.  Wawancara  yang  dilakukan mengacu  kepada  kuesioner  penelitian  yang  bersifat  non-struktural  atau terbuka.Kuesioner yang digunakan sebagai acuan dalam wawancara diperoleh melalui buku  Organisasi  dan  Tata  Kerja  PMI  DKI  Jakarta  Tahun  2012.  Wawancara  yang
dilakukan bertujuan untuk melengkapi informasi terkini serta untuk menghindari bias. Beberapa  data  tertentu  yang  menunjang  penelitian  ini  juga  diperoleh  dari  dokumen yang  dimiliki  oleh  organisasi.  Studi  pustaka  diperoleh  dan  dikumpulkan  dengan  cara membaca,  mempelajari,  dan  mengutip  pendapat  dari  berbagai  sumber  buku,  skripsi, jurnal, internet, atau dokumen organisasi serta sumber lain yang relevan.
Metode  yang  digunakan  untuk  penarikan  sampel  dalam  penelitian  ini  adalah dengan menggunakan non-probability sampling . Terdapat dua jenis penarikan sampel, yaitu secara sensus dan purposive sampling. Sensus diperoleh melalui pegawai dengan level top dan middle  management .  Sedangkan purposive  sampling dilakukan  dengan mengambil orang-orang yang terpilih betul oleh peneliti menurut ciri-ciri khusus yang dimiliki  oleh  sampel  itu.  Sampel  yang pusposive adalah  sampel  yang  dipilih  dengan cermat  sehingga  relevan  dengan  rancangan  penelitian  (Soeratno  dan  Arsyad  2008). Jumlah sampel yang terpilih adalah sebanyak 30 pegawai. Perolehan sampel tersebut didapat dengan cara sensus dengan jumlah pegawai 19 orang dan purposive sampling sebanyak 11 orang.
Metode  pengolahan  data  yang  digunakan  adalah  aturan  sesuai  Keputusan Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  Nomor:  KEP/75/M.PAN/7/2004  tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja. Adapun tahapan proses pengolahan data ditunjukkan pada Gambar 3.
1) Pemeriksaan data yang diperoleh melalui buku Organisasi dan Tata Kerja 2) Mengelompokkan data ke dalam fungsi manajemen POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling)
3) Memindahkan data dari lembar pengamatan ke dalam Microsoft Excel 4) Menetapkan waktu kerja efektif 5) Menghitung Waktu Penyelesaian Tugas (WPT) 6) Menghitung Full Time Equivalent (FTE) 7) Menghitung Kebutuhan Pegawai
Gambar 3. Tahapan Metode Pengolahan Data
Berdasarkan  Gambar  3  tersebut  dapat  diketahui  tahapan  terakhir  pada pengolahan data yaitu dengan menghitung FTE kemudian dapat diketahui kebutuhan pegawai ideal. Nilai indeks FTE yang berada di antara 1 sampai 1,28 dianggap overload , FTE  yang  berada  di  antara  nilai  1-1,28  dianggap normal ,  sedangkan  nilai  FTE  yang berada  di  antara  0-0,99  dianggap underload (Tridoyo  dan  Sriyanto  2013).  Melalui perhitungan  FTE  tersebut,  maka  akan  didapatkan  jumlah  kebutuhan  pegawai  yang tepat.
Penelitian ini dilakukan di PMI DKI Jakarta yang berlokasi di Jl. Kramat Raya No. 47,  Jakarta  Pusat.  Penelitian  ini  dilakukan  pada  bulan  Februari  sampai  bulan  Agustus 2015.

## III.  Hasil Dan Pembahasan
Palang Merah Indonesia (PMI) adalah satu-satunya organisasi kepalangmerahan yang  berstatus  badan  hukum  dan  disahkan  dengan  Keputusan  Presiden  Nomor  25 Tahun 1950, dan Keputusan Presiden Nomor 246 Tahun 1963. Selain itu terdapat PMI Provinsi  DKI  Jakarta  yang  merupakan  lembaga  sosial  kemanusiaan  yang  netral  dan mandiri, serta keberadaannya berada pada tingkat provinsi yang bertugas membantu meringankan  penderitaan  sesama  manusia  akibat  bencana,  baik  bencana  alam maupun  konflik  tanpa  membedakan  latar  belakang  korban  yang  ditolong.  Visi  PMI adalah  Palang  Merah  Indonesia  DKI  Jakarta  menjadi  Organisasi  Kemanusiaan  yang profesional,  tanggap,  akuntabel,  dan  dicintai  masyarakat.  Adapun  Misi  PMI  adalah sebagai berikut:
1. Menguatkan dan Mengembangkan Kapasitas Organisasi.
2. Meningkatkan  dan  Mengembangkan  Kualitas  SDM  (Pengurus,  Staf,  PMR  dan Relawan) yang Kompeten dan Profesional.
3. Meningkatkan  Kualitas  Pelayanan  Kepalangmerahan  dan  Mengembangkan Kegiatan Kepalangmerahan yang Berbasis Masyarakat.
4. Meningkatkan  dan  Mengembangkan  Sumber  Daya  untuk  Mendukung Ketersediaan Sumber Daya yang Berkelanjutan.
5. Meningkatkan  dan  Mengembangkan  Jejaring  Kerjasama  dengan  Melakukan Pendekatan Profesional dalam Konsolidasi dan Koordinasi Lintas Sektoral.
6. Mengembangkan  Komunikasi,  Informasi  dan  Edukasi  Kepalangmerahan  dan Membangun Citra melalui Komunikasi yang Efektif dengan Masyarakat.
7. Menyebarluaskan,  Mengadvokasikan  dan  Melaksanakan  Prinsip-prinsip  Dasar Gerakan  Internasional  Palang  Merah  dan  Bulan  Sabit  Merah  serta  Hukum Perikemanusiaan Internasional.
Sedangkan struktur organisasi unit kerja markas dan SPI terdapat pada Gambar 4 dan Gambar 5.
KEPALA MARKAS PROVINSI BAGIAN KEUANGAN BAGIAN UMUM SUBBAGIAN KAS SUBBAGIAN
PEMBUKUAN
SUBBAGIAN TATA USAHA SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN SUBBAGIAN PERLENGKAPAN & RUMAH TANGGA BIDANG PELAYANAN BIDANG ORGANISASI & KOMUNIKASI BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA SEKSI PENANGANAN BENCANA, YANSOSKES SEKSI PENGEMBANGAN PMR & RELAWAN SEKSI ORGANISASI SEKSI DOKUMENTASI, KOMUNIKASI &DISEMINASI SEKSI TEKNOLOGI INFORMASI SEKSI PENGGALANAN DANA, KEMITRAAN & PROMOSI SEKSI PELAYANAN USAHA Gambar 4. Struktur Organisasi Unit Kerja Markas KEPALA SATUAN PENGAWAS INTERNAL SEKRETARIS PENGAWAS KEPALANGMERAHAN PENGAWAS ADMINISTRASI & KEUANGAN
Gambar 5. Struktur Organisasi Unit Kerja SPI
Karakteristik  pegawai  Markas  dan  SPI  dibagi  menjadi  beberapa  karakteristik,  di antaranya jenis kelamin, pendidikan, usia, dan masa kerja. Karakteristik tersebut dapat berguna  dalam  melakukan  analisis  pekerjaan  serta  dalam  perumusan  implikasi manajerial.
Menurut karakteristik berdasarkan jenis kelamin, terdapat 71,43% pegawai laki- laki dan 28,57% pegawai perempuan. Hal ini menunjukkan bahwa jenis pekerjaan yang terdapat pada unit kerja Markas dan SPI membutuhkan lebih banyak pegawai laki-laki daripada  perempuan  karena  pegawai  laki-laki  dinilai  lebih  tanggap  dalam  setiap penanganan  bencana/konflik  sesuai  dengan  visi  PMI  yaitu  menjadi  organisasi kemanusiaan yang profesional, tanggap, akuntabel, dan dicintai masyarakat.
Menurut  karakteristik  berdasarkan  pendidikan,  pegawai  dengan  jenjang pendidikan  S1  menempati  urutan  tertinggi  dalam  kategori  pendidikan.  Hal  ini  dapat dinilai  bahwa  pegawai  tersebut  sudah  memiliki  keahlian  dalam  menyelesaikan pekerjaan yang bersifat manajerial. Selain itu pegawai dengan tingkat pendidikan SLTA menempati  urutan  kedua  dalam  kategori  pendidikan,  hal  ini  menunjukan  bahwa pegawai dengan pendidikan SLTA dapat menyelesaikan pekerjaan yang bersifat teknis.
Berdasarkan karakteristik usia, jika digambarkan dalam piramida usia, organisasi PMI tergolong piramida terbalik. Usia pegawai dibawah 30 tahun merupakan pegawai dengan  jumlah  paling  sedikit  yaitu  sebesar  19%.  Oleh  karena  itu  dibutuhkan peremajaan  organisasi  karena  mengingat  organisasi  PMI  merupakan  organisasi  yang bergerak  dalam  pelayanan  sosial,  sehingga  diperlukan  pegawai  muda  yang  lebih kreatif, aktif, dan menyukai tantangan.
Karakteristik  berdasarkan  masa  kerja  pegawai  Markas  didominasi  oleh  pegawai dengan  masa  kerja  di  atas  11  tahun.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa  terdapat  banyak pegawai  yang  sudah  mendekati  masa  pensiun.  Namun  jumlah  pegawai  dengan  masa kerja  di  bawah  satu  tahun  juga  cukup  banyak,  yaitu  sebesar  10  orang.  Hal  ini menunjukkan  bahwa  pada  satu  tahun  terakhir  PMI  telah  merekrut  cukup  banyak pegawai, guna mengantisipasi adanya pensiun secara bersamaan pada beberapa tahun ke depan.
Proses bisnis Markas dan SPI digambarkan melalui tiga tahap yaitu pre (sebelum), during (selama),  dan post (setelah)  terjadinya  bencana.  Proses  bisnis  Markas  dan  SPI terdapat pada Gambar 6.
Penanggulangan Bencana P el ay an an O rg an is as i & K o m u n ik as i P en g em b an g an S u m b er D ay a Setelah Bencana Selama Bencana Sebelum Bencana Menghimpun bantuan dana dari masyarakat Merekrut, menseleksi, & mengembangkan kompetensi relawan Sosialisasi kepalangmerahan kepada masyarakat Bulan dana, pelatihan kepalangmerahan, pelayanan kesehatan, ambulans Melaksanakan posko siaga bencana Terjadi bencana? Mengkoordinasi relawan pada lokasi bencana Melaksanakan penanggulangan bencana Menghimpun bantuan logistik dari masyarakat Mengalokasikan bantuan logistik masyarakat pada korban bencana Ya Tidak Melaksanakan dokumentasi dan publikasi kegiatan Melaksanakan dokumentasi dan publikasi kegiatan Melaksanakan pemulihan hubungan keluarga saat bencana & situasi damai Melaksanakan publikasi kegiatan PMI DKI Jakarta pada berbagai media SUPPORTING BUSINESS BAGIAN UMUM BAGIAN KEUANGAN SATUAN PENGAWAS INTERNAL
Rekrutmen Seleksi Orientasi Pelatihan Penilaian kinerja Kompensasi Pengembangan Karir Terminasi Penerimaan dana Pencatatan penerimaan dana Penyimpanan dana Pengalokasian dana Validasi transaksi Pembukuan Pengawasan sumber daya manusia Pengawasan sumber daya keuangan
Pengawasan sumber daya perlengkapan dan metode Memberikan solusi terhadap hasil temuan pengawasan Mengalokasikan bantuan dana masyarakat pada korban bencana
Gambar 6. Proses Bisnis Unit Kerja Markas dan SPI
Keterangan: Output /Keluaran
Process Decission

## Document
Deskripsi  pekerjaan  adalah  catatan  sistematis  dan  teratur  tentang  tugas  dan tanggung jawab suatu jabatan, didasarkan pada kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan,  dan  di  mana  pekerjaan  dilaksanakan,  dan  kualifikasi  orang  yang  akan menduduki jabatan tersebut (Sedarmayanti 2013).
Deskripsi  pekerjaan  markas  provinsi  memiliki  tugas  melaksanakan  kebijakan organisasi  berdasarkan  Rencana  Program  Pokok  Pelaksanaan  Tugas  PMI  Provinsi  DKI Jakarta  serta  kebijakan  Pengurus  Provinsi  berupa  dukungan  administratif  dan pelayanan  kepalangmerahan.  Terdapat  tumpang  tindih  pekerjaan  pada  beberapa bagian/bidang,  sehingga  mengakibatkan  pekerjaan  menjadi  tidak  efisien  karena dilaksanakan  lebih  dari  satu  bidang/bagian.  Tumpang  tindih  pekerjaan  tersebut terdapat  pada  Tabel  1.  Sedangkan  deskripsi  pekerjaan  keseluruhan  pada  unit  kerja Markas tercantum dalam uraian hasil perhitungan beban kerja.
Tabel 1.  Tumpang tindih pekerjaan antar bagian/bidang
No Bagian/Bidang Umum Keuangan Pengembangan Sumber Daya Pelayanan Organisasi dan Komunikasi 1 Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan sumber dana Pengelolaan sumber dana Pengelolaan sumber dana Pengelolaan sumber daya manusia 2 Pelayanan usaha ambulans ( event ) Pelayanan ambulans (kesehatan) 3 Pelaksanaan siaga bencana Pelaksanaan siaga bencana
4 Pengelolaan logistik Pengelolaan bantuan logistik 5 Pengadaan barang dan jasa Pengadaan barang dan jasa Pengadaan barang dan jasa Pengadaan barang dan jasa Pengadaan barang dan jasa
Melalui  Tabel  1  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  pada  beberapa  bagian/bidang terdapat  deskripsi  pekerjaan  yang  serupa.  Pekerjaan  yang  serupa  tersebut  ditandai dengan menggunakan warna yang sama dan pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan sesuai pada bidangnya ditandai menggunakan huruf tebal dan garis bawah.
Sedangkan  pada  unit  kerja  SPI  memiliki  tugas  melaksanakan  pengawasan terhadap  pengelolaan  dan  pemanfaatan  sumber  daya,  yang  meliputi  sumber  daya manusia,  sumber  daya  keuangan,  sumber  daya  perlengkapan  dan  sumber  daya metode.  Adapun  deskripsi  pekerjaan  Satuan  Pengawas  Internal  antara  lain  sudah tercantum dalam uraian hasil perhitungan beban kerja.
Analisis  beban  kerja  dihitung  dengan  berdasarkan  standarisasi  bobot  acuan perhitungan  beban  kerja.  Berdasarkan  hasil  perhitungan  standarisasi  total  menit efektif  kerja  pada  tahun  2014  adalah  96.600  menit/tahun,  8.050  menit/bulan,  2.013 menit/minggu  dan  403  menit/hari.  Acuan-acuan  tersebut  sangat  diperlukan  dalam memperoleh nilai FTE dari setiap tugas dan fungsi atas suatu jabatan.
Hasil  analisis  beban  kerja  Kepala  markas  PMI  DKI  Jakarta  memperoleh nilai  FTE sebesar 1,37. Hal ini menunjukkan bahwa beban kerja kepala markas masuk ke dalam kategori Overload karena melebihi rentang 1 – 1,33.
Bagian umum terdiri dari tiga sub bagian, yakni sub bagian tata usaha, sub bagian kepegawaian,  dan  sub  bagian  perlengkapan  dan  rumah  tangga.  Rekapitulasi  hasil analisis beban kerja bagian umum dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Rekapitulasi Hasil Analisis Beban Kerja Bagian Umum
Bagian Umum FTE Keterangan Kepala bagian Umum 1,05 Fit Kepala sub bagian Tata Usaha 1,29 Fit Staf Pengelola Surat Masuk 1,06 Fit LanjutanTabel 2 Bagian Umum FTE Keterangan Staf Pengelola Surat Keluar 1,33 Overload Kepala sub bagian Kepegawaian 1,18 Fit
Staf Kepegawaian 1,41 Overload Kepala sub bagian Perlengkapan & Rumah Tangga 1,10 Fit Staf Pantry 0,90 Underload Staf Administrasi Gudang 0,72 Underload Staf Gudang 0,52 Underload Staf Pelaksana Kendaraan bermotor 0,50 Underload
Berdasarkan Tabel 2 dapat diketahui bahwa pada bagian umum didominasi oleh pegawai  dengan  FTE fit ,  yaitu  sebanyak  lima  orang.  Selain  itu  terdapat  dua  orang pegawai  yang  memperoleh  FTE overload ,  yakni  pada  staf  pengelola  surat  keluar  dan staf  kepegawaian.  Namun  selama  penelitian  berjalan,  pada  kedua  bagian  tersebut sudah dilakukan perekrutan pegawai baru,sehingga tidak perlu melakukan perekrutan pegawai baru. Selain itu terdapat empat pegawai di bawah kepemimpinan sub bagian perlengkapan  dan  rumah  tangga  yang  masih  memperoleh  nilai underload .  Untuk mengoptimalkan  pekerjaan  harian  staf  gudang,  maka  perlu  adanya  penambahan pekerjaan harian.
Bagian keuangan terdiri dari dua sub bagian, yakni sub bagian kas dan sub bagian pembukuan. Rekapitulasi hasil analisis beban kerja bagian keuangan dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Rekapitulasi Hasil Analisis Beban Kerja Bagian Keuangan
Bagian Keuangan FTE Keterangan Kepala BagianKeuangan 1,00 Fit Kepala sub bagianKas 0,64 Underload Kepala sub bagianPembukuan 0,85 Underload
Berdasarkan  Tabel  3  tersebut,  hanya  kepala  bagian  keuangan  saja  yang memperoleh  nilah  FTE fit .  Namun  pada  sub  bagian  di  bawahnya  memperoleh  nilai underload .  Dengan  demikian  pada  bagian  keuangan  tidak  perlu  melakukan penambahan  pegawai,  namun  perlu  dilakukan  pengoptimalan  kompetensi  yang dimiliki oleh kedua kepala sub bagian tersebut.
Bidang  pelayanan  terdiri  dari  tiga  seksi,  yaitu  seksi  penanganan  bencana  dan pelayanan sosial, serta seksi pengembangan Palang Merah Remaja (PMR). Rekapitulasi hasil analisis beban kerja bidang pelayanan dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Rekapitulasi Hasil Analisis Beban Kerja Bidang Pelayanan
Bidang Pelayanan FTE Keterangan Kepala BidangPelayanan 1,16 Fit Kepala  Seksi  Penanganan  Bencana,    Pelayanan Sosial dan Kesehatan 0,95 Underload Staf  Penanganan  Bencana,    Pelayanan  Sosial dan Kesehatan 0,81 Underload Kepala Seksi Pengembangan PMR & Relawan 0,92 Underload
Berdasarkan  Tabel  4  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  nilai  FTE  pada  bidang pelayanan  didominasi  dengan  nilai underload ,  hanya  kepala  bidang  pelayanan  saja yang  memperoleh  nilai  FTE fit .  Oleh  karena  itu  pada  bidang  pelayanan  tidak  perlu menambah pegawai baru.
Bidang  organisasi  dan  komunikasi  terdiri  dari  tiga  seksi,  yaitu  seksi  organisasi, seksi  dokumentasi,  komunikasi,  dan  diseminasi,  serta  seksi  teknologi  informasi. Rekapitulasi hasil  analisis  beban  kerja  bidang organisasi  dan  komunikasi  dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5.  Rekapitulasi hasil analisis beban kerja bidang organisasi dan komunikasi
Bidang Organisasi dan Komunikasi FTE Keterangan Kepala BagianOrganisasi dan Komunikasi 1,17 Fit Kepala Seksi Organisasi 1,09 Fit Kepala Seksi Dokumentasi, Komunikasi, & Diseminasi - - Staf Dokumentasi, Komunikasi, & Diseminasi 0,91 Underload Kepala Seksi Teknologi Informasi 1,18 Fit Staf Teknologi Informasi 0,95 Underload
Berdasarkan  Tabel  5  tersebut,  dapat  dilihat  bahwa  pada  bidang  organisasi  dan komunikasi didominasi dengan nilai FTE fit. Walaupun terdapat rangkap jabatan pada Kepala  bidang  organisasi  dan  komunikasi  yang  juga  menjabat  sebagai  kepala  seksi dokumentasi,  namun  tidak  perlu  manambah  pegawai  baru  pada  kepala  seksi dokumentasi karena masih masuk dalam kategori fit .
Bidang  pengembangan  sumber  daya  terdiri  dari  dua  seksi  yaitu  seksi penggalangan dana, kemitraan, dan promosi, serta seksi pelayanan usaha. Rekapitulasi hasil  analisis  beban  kerja  bidang  pengembangan  sumber  daya  dapat  dilihat  pada Tabel 6.
Tabel 6. Rekapitulasi Hasil Analisis Beban Kerja Bidang Pengembangan Sumber Daya
Bidang Pengembangan Sumber Daya FTE Keterangam Kepala BidangPSD 0,91 Underload Kepala  SeksiPenggalangan  Dana,  Kemitraan,  dan Promosi 0,93 Underload Kepala SeksiPelayanan Usaha 0,96 Underload
Berdasarkan  Tabel  6  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  seluruh  pegawai  pada Bidang  Pengembangan  Sumber  Daya  masih  memperoleh  nilai  FTE underload. Jika dilihat  pada  basis  pekerjaannya,  bidang  Pengembangan  Sumber  Daya  (PSD)  masuk dalam  kategori  pekerjaan  yang  berbasis  target,  khususnya  untuk  seksi  penggalangan dana, kemitraan, dan promosi. Namun dalam pelaksanaanya selama ini belum adanya target  yang  benar-benar  dicapai  oleh  bidang  PSD.  Sehingga  diperlukan  adanya dorongan  dan  motivasi  untuk  mencapai  target  tersebut,  selain  itu  perlu  diadakan peningkatan  kompetensi  pegawai  dalam  bidang  pemasaran  dengan  melakukan pelatihan, agar target yang sudah direncanakan dapat berhasil dicapai.
Unit  kerja  SPI  terdapat  tiga  bagian  yang  dibawahi  oleh  Kepala  SPI,  yaitu Sekretaris,  Pengawas  Kepalangmerahan,  dan  Pengawas  Administrasi  dan  Keuangan. Rekapitulasi hasil analisis beban kerja pada SPI dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Rekapitulasi Hasil Analisis Beban Kerja SPI Satuan Pengawaas Internal FTE Keterangan Kepala SPI 0,99 Underload Sekretaris SPI 0,88 Underload Pengawas Kepalangmerahan 0,89 Underload Pengawas Administrasi dan Keuangan 1,01 Fit
Berdasarkan  Tabel  7  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  pada  satuan  pengawas internal masih didominasi nilai FTE underload . Pada dasarnya pekerjaan SPI merupakan pekerjaan  rutin  yang  seharusnya  terlaksana  setiap  harinya.  Namun  pada pelaksanaannya,  SPI  belum  berjalan  secara  efektif  dikarenakan  kurangnya  koordinasi antar kepala bidang mengenai surat tugas mengawas. Sehingga hasil perhitungan FTE pada  masing-masing  pegawai  SPI  masih  kurang  dari  nilai  1 . Oleh  karena  itu  masih banyak pekerjaan yang belum dapat terlaksana secara efektif.
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  diketahui  sebelum  dilakukan  analisis  beban kerja  terdapat  42  pegawai  pada  unit  kerja  Markas  dan  SPI.  Namun  setelah  dilakukan analisis  beban  kerja  diketahui  bahwa  40  pegawai  saja  sudah  cukup  untuk  memenuhi beban  kerja  yang  diberikan.  Sehingga  implikasi  manajerial  yang  dapat  dilakukan  oleh PMI  DKI  Jakarta  adalah  dengan  melakukan  perampingan  pegawai  tersebut  yang terdapat pada staf gudang dan staf pantry pada bagian umum.

## IV.  Kesimpulan
Berdasarkan  hasil penelitian  yang  sudah  dilakukan,  dapat diperoleh  kesimpulan bahwa  proses  bisnis  pada  unit  kerja  Markas  PMI  DKI  Jakarta  digambarkan  dengan membagi bidang dan bagian sesuai dengan core business dan supporting business. Core business terdiri dari bidang pelayanan, bidang organisasi dan komunikasi, serta bidang pengembangan sumber daya. Sedangkan supporting business terdiri dari bagian umum dan bagian keuangan.
Deskripsi  pekerjaan Markas  dan  SPI ditunjukkan pada hasil  perhitungan analisis beban  kerja  setiap  bidangnya.  Seperti  contohnya  pada  bidang  pelayanan  memiliki deskripsi  pekerjaan  inti  menggerakan  dan  mengkoordinasikan  tenaga  palang  merah remaja  dan  relawan  pada  waktu  terjadi  bencana,  melaksanakan  kegiatan  pelayanan sosial dan kesehatan kepada masyarakat, dan lain-lain.
Hasil  analisis  beban  kerja  yang  dilakukan  pada  seluruh  pegawai  pada  unit  kerja Markas  dan  SPI  rata-rata  masuk  dalam  kategori underload, namun  mengingat corebusiness Markas  merupakan  penanggulangan  bencana,  maka  hal  tersebut  tidak dapat  dikatakan underload .  Sehingga  rekomendasi  yang  dapat  diberikan  kepada  PMI Provinsi  DKI  Jakarta  untuk  unit  kerja  Markas  dan  SPI  adalah  tidak  perlu  melakukan perekrutan  pegawai  baru  karena  masih  terdapat  banyak  pegawai  yang  memperoleh nilai FTE di bawah satu ( underload) . Selain itu sebaiknya dapat dilakukan perampingan atau pengurangan pegawai pada staf gudang dan staf pantry pada bagian umum atau dengan mengoptimalkan kompetensi yang dimiliki oleh setiap pegawai tersebut.

## Daftar Pustaka
Chen  TH,  Wu  KH,  Lin  WJ,  Horna  WI,  Shieh  CJ.  2010.  Incorporating  Workload  and Performance Levels into Work Situation Analysis of Employees with Application to a Taiwanese Hotel Chain. American Journal of Applied Science. Vol 7 No. 5.
Hasibuan M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia . Edisi Revisi. Jakarta (ID): Bumi Aksara.
Hutagalung R, Gustomo A. 2013. Workload Analysis for Planning Needs of Employees in  The  Corporate  Administration  Unit  PT  Timah  (Persero)  Tbk. The  Indonesian Journal of Business Administration. Vol. 2 No. 19. Keputusan  Menteri  Pemberdayaan  Aparatur  Negara  No.  KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang  Pedoman  Perhitungan  Kebutuhan  Pegawai  Berdasarkan  Beban  Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Mangkuprawira  S.  2004. Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  Strategik .  Jakarta  (ID): Ghalia.
[PMI]  Palang  Merah  Indonesia.  2013. Laporan  UDD  PMI  Provinsi  DKI  Jakarta  Tahun 2013 . Jakarta (ID): PMI.
__________________________.  2013. Laporan  Musyawarah  Kerja  Provinsi  PMI  DKI Jakarta Tahun 2013 . Jakarta (ID): PMI.
__________________________.  2012. Organisasi  dan  Tata  Kerja  Palang  Merah Indonesia Provinsi DKI Jakarta . Jakarta (ID): PMI. Sedarmayanti.  2013. Manajemen  Sumber  Daya  Manusia,  Reformasi  Birokrasi,  dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil . Bandung (ID): PT. Refika Aditama. Soeratno,  Arsyad  L.  2008. Metode  Penelitian  untuk  Ekonomi  dan  Bisnis .  Yogyakarta (ID): Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Sumarsono S. 2004. Metode Riset Sumber Daya Manusia . Yogyakarta (ID): Graha Ilmu. Tridoyo,  Sriyanto.  2013.  Analisis  Beban  Kerja  Dengan  Metode  Full  Time  Equivalent Untuk Mengoptimalkan Kinerja Karyawan Pada Pt Astra International Tbk-Honda Sales Operation Region Semarang. Jurnal Teknik Industri. Vol. 3 No. 2.