## SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK PADA PEMERINTAH

## KOTA TANJUNGPINANG
Eka Susanti, Dwi Nurul Huda
STT Indonesia Tanjungpinang
Email eka345@yahoo.co.id , dwi.nurulhuda@yahoo.co

## Abstrak
Banyaknya  jumlah  surat  yang  dibuat  dan  diterima  dibagian  Sekretariat, sehingga  proses  surat  menyurat  menjadi  lambat  dalam  hal  waktu  dan  tenaga dengan  menggunakan  sistem  lama.  Untuk  menyikapi  hal  tersebut,  maka  akan  di rancang  dan  dibuat  sebuah  aplikasi  disposisi  surat  yang  terkomputerisasi  untuk mengelola pencatatan surat masuk agar dapat membantu dalam pelayanan publik dengan cepat
Tujuan pembuatan skripsi ini adalah merancang dan membuat sebuah sistem informasi  pencacatan  disposisi  surat  masuk  dan  pendataan  surat  keluar  di lingkungan  Pemerintah  Kota  Tanjungpinang  guna  membantu  proses  pencacatan, pendataan  serta  pembuatan  laporan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku besar surat masuk dan buku agenda  surat  keluar  sehingga  berdampak  pada  penyebaran  informasi,  dan memperlambat proses surat menyurat.
Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat sistem informasi ini adalah PHP yang berbasis web dengan database SQL Server Berdasarkan pengujian yang dilakukan  aplikasi  yang  akan  dibuat  dapat  membantu  menyelesaikan  masalah yang ada pada sistem yang lama.
Kata Kunci : Disposisi, surat masuk, surat keluar, database, PHP

## I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penelitian
Terwujudnya  sistem  pemerintahan  yang  menggunakan  pelaksanaan  E  – Government  untuk  meningkatkan  kinerja  birokrasi,  maka  penggunaan  Sistem Informasi  yang  bersifat  elektronik  adalah  penggunaan  teknologi  baru  untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dan masyarakat. Namun, upaya dalam penerapan  informasi  menggunakan  Sistem  Informasi  yang  bersifat  elektronik  ini masih  menemui  kendala.  Penggunaan  Sistem  Aplikasi  berbasis  elektronik  ini bertujuan  untuk  memberikan  pelayanan  yang  lebih  ringkas  dan  efisien  tanpa menunggu  waktu  yang  lama.  Selain  penyimpanan  berkas  yang  masih
menggunakan  banyak  kertas,  pencarian  surat  dasar  yang  sulit  membuat  para pegawai menjadi lambat dalam bekerja.
Penulis disarankan agar membuat suatu Sistem Informasi yang bisa membuat pencatatan, pendataan, pengarsipan serta pengiriman surat masuk dan surat keluar dengan  cepat  dan  tidak  hanya  penyusunan  file  nya  satu  persatu.  Penulis disarankan  untuk  membuat  pengarsipan  agar  surat  –  surat  yang  dibuat  harus  ada arsip  untuk  disimpan  agar  pengelolaan  dalam  pengolahan  surat  masuk  dan pembuatan  surat  surat  keluar  dari  dinas  lebih  terstruktur  dan  lebih  rapi  sehingga lebih mudah dicari. Sistem Informasi yang dikembangkan sesuai dengan Pedoman Tata  Naskah  Dinas  di  Lingkungan  Pemerintah  Kota  Tanjungpinang  pada Peraturan  Walikota  Tanjungpinang  Nomor  31  Tahun  2012.  Dari  latar  belakang tersebut penulis disarankan untuk membuat suatu Sistem Infromasi yang berjudul “  SISTEM  INFORMASI  PENGELOLAAN  TATA  NASKAH  DINAS ELEKTRONIK  PADA  PEMERINTAH  KOTA  TANJUNGPINANG  ”    dengan harapan agar proses surat menyurat bisa dapat diproses dengan cepat dan tersusun pengarsipannya  Tata  Naskah  Dinas  yang  berbasis  Elektronik  yang  merupakan bagian  dari  egoverment  akan  membuat  suatu  instansi  dapat  melaksanakan kegiatan  administrasinya  dengan  lebih  mudah,  cepat,  transparan,  tertib,  terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.

## B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah berdasarkan latarbelakang diatas adalah:
“  Bagaimana  membuat  sistem  informasi  tata  naskah  elektronik  kota Tanjungpinang berbasis web?”

## II. KAJIAN PUSTAKA

## A. Sistem Informasi
Sistem  Informasi  adalah  suatu  sistem  yang  menyediakan  infromasi  untuk manajemen  dalam  pengambilan  keputusan.  Dimana  sistem  tersebut  merupakan kombinasi  dari  orang  –  orang  yang  menggunakan,  teknologi  informasi  dan prosedur – prosedur yang terorganisasi.
Batas  sistem  merupakan  daerah  yang  membatasi  antara  suatu  sistem  dengan sistem  yang  lainnya  atau  dengan  lingkungan  luarnya.  Batas  sistem  ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut
Komponen  sistem  merupakan  bagian-bagian  dari  sistem  yang  saling berhubungan  dan  menjadi  satu  kesatuan.  Komponen-komponen  sistem  atau  sub- sub  sistem  ini  memiliki  karakteristik  tersendiri  dan  menjalankan  suatu  fungsi tersendiri.  Suatu  sistem  dapat  mempunyai    suatu  sistem  yang  lebih  besar  yang disebut dengan supra system. Misalnya sekolah dapat disebut sebagai sistem dan pendidikan yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut sebagai supra system .

## B. Internet
Internet (Interconnected Network) merupakan jaringan komputer yang terdiri dari  jaringan  independen  yang  dihubungkan  satu  dengan  yang  lainnya.  Sebuah komputer  dalam  satu  jaringan  internet  dapat  berada  dimana  saja  atau  bahkan diseluruh  dunai  yang  berisikan  informasi  –  informasi  dan  sebagai  sarana komunikasi data yang berupasuara, gambar, video danjugateks.Secara etimologis, internet  berasal  dari  bahasa  Inggris  yakni  Interberarti  antar  dan Net yang  berarti jaringan  sehingga  dapat  diartikan  hubungan  antar  jaringan.  Internetmerupakan jaringan  komputer  yang  tersebar  luas  di  dunia.  Sampai  saat  ini  internetsudah menghubungkan lebih dari 100.000 jaringan komputer dengan pemakai lebih dari 100 juta orang.
Internet  adalah  jaringan  luas  di  komputer  yang  lazim  disebut  dengan World Wide  Network secara  ringkas  internetadalah  sumber  informasi  dan  alat komunikasi serta hiburan. User berkomunikasi dari satu lokasi dengan lokasi yang lain  menggunakan  sebuah  protokol  yang  dikenal  sebagai IP  (Internet  Protocol) . Protokol  ini  berjalan  pada  setiap  komputer  yang  terhubung  dengan  internet, memastikan  tidak  terjadi  gangguan  komunikasi  dan  saling  bertukar  data  secara benar.  Protokol  adalah  suatu  petunjuk  yang  menunjukkan  pekerjaan  yang  akan dilakukan  oleh  pengguna  pada  internet,  apakah  akan  mengakses  situs Web , melakukan transfer file , mengirim e-mail dan sebagainya.

## III. ANALISIS DATA
A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Requirement system Analysis Design Coding Testing Maintenance
Gambar 1.1. Diagram Waterfall
Berikut merupakan penjelasan gambar diatas :
1. Requirement  system (  Kebutuhan  sistem  ),  proses  pencarian  kebutuhan diintensifkan  dan  difokuskan  pada software .  Untuk  mengetahui  sifat  dari
program  yang  akan  dibuat  maka  dilakukan  pengumpulan  data  dan penetapan kebutuhan semua elemen sistem.
2. Analysis (  Analisa  )  melakukan  analisis  terhadap  permasalahan  yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performasi dan iterfacing .
3. Design (  Perancangan  )  proses  ini  digunakan  untuk  mengubah kebutuhan-kebutuhan  diatas  menjadi  tampilan  program  atau  aplikasi sebelum coding dimulai.  Desain  harus  dapat  mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya.
4. Coding ( Pembuatan Program/pengkodean )merupakan pengkodean yang mengimplementasikan  hasil  dan  desain  ke  dalam  kode/bahasa  yang dimengerti oleh mesin komputer dengan bahasa pemrograman tertentu.
5. Testing (Pengujian  ),  agar  dapat  dimengerti  oleh  mesin.Dalam  hal  ini komputer,  maka  desain  tadi  harus  di  ubah  bentuknya  menjadi  bentuk yang  dapat  dimengerti  oleh  mesin  yaitu  ke  dalam  bahasa  pemrograman melalui  proses coding .  Tahap  ini  merupakan  implementasi  dari  tahap desain  yang  secara  teknis  nantinya  dikerjakan  oleh programmer . Kegiatan  ini  untuk  melakukan  pengetesan  program  yang  sudah  benar atau belum diuji dengan cara manual jika testing sudah benar.
6. Maintenence ( Perawatan )merupakantahap pemeliharaan suatu software . Ketika  dijalankan  mungkin  saja  masih  ada  kesalahan  kecil  yang  tidak ditemukan  sebelumnya  atau  ada  penambahan  fitur-fitur  yang  belum  ada pada software tersebut.  Pengembangan  diperlukan  ketika  adanya perubahan  dari  perusahaan  seperti  penggantian  sistem  operasi  atau perangkat lainnya.

## B. Analisis Berjalan
1. Analisis Prosedur surat masuk sebagai berikut :
a. Datangnya surat masuk dari pengirim atau instansi lain.
b. Surat masuk dibuka dan dibaca oleh bagian pelayanan Sekretariat.
c. Surat masuk yang sudah dibaca lalu dicatat pada lembar disposisi yang akan ditujukan kepada Kepala Dinas atau Pejabat yang bersangkutan.
d. Surat  masuk  dan  lembar  disposisi  disampaikan  Kepala  Dinas  atau Pejabat yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
e. Surat  masuk  dan  lembar  disposisi  dibaca  dan  diberi  disposisi  oleh Kepala Dinas atau Pejabat yang bersangkutan.
f. Surat  yang  sudah  didisposisi  kemudian  dikembalikan  kepada  bagian pelayanan Sekretariat.
g. Surat  yang  sudah  diberi  disposisi  yang  kemudian  dikembalikan  ke bagian pelayanan Sekretariat dicatat didalam buku agenda surat masuk serta  klasifikasi  kebagian  yang  dituju  berdasarkan  disposisi  dari Kepala Dinas atau Pejabat yang bersangkutan.
h. Setelah surat masuk dicatat pada buku agenda, bagian pelayanan pada bidang  Sekretariat  membuat  laporan  surat  masuk    berdasarkan    data yang ada pada buku agenda surat masuk.
Kemudian  dicatat  pada  buku  ekspedisi  intern  untuk  disampaikan kepada bidang yang bersangkutan.
2. Analisis Prosedur berjalan surat keluar sebagai berikut :
a. Konsep  surat  keluar  dari  Sekretaris.Surat  keluar  dari  Sekret  aris disampaikan kepada Kepala Dinas untuk diperiksa dan diberi Acc .
b. Apabila  konsep  surat  keluar  tidak  diberi Acc, konsep  surat  keluar dikembalikan  kepada  Sekretaris  untuk  diperbaiki  dan  diserahkan kembali kepada Kepala Dinas.
c. Apabila  konsep  surat  keluar  diberi Acc, maka  surat  keluar ditandatangani dan diserahkan kembali kepada Sekretaris.
d. Surat  keluar  yang  sudah  ada  pada  Sekretaris    diserahkan  ke  bagian Administrasi  untuk  dicata  didalam  buku  agenda    surat  keluar    serta pemberian nomor dan tanggal surat keluar.
e. Setelah  surat  keluar  diberi  nomor  dan  tanggal  surat    lalu  surat  keluar dibubuhkan  cap  Perusahaan  dan  surat  keluar  itu  pun  siap  dikirim kepada instansi yang bersangkutan atau penerima surat.
f. Surat  keluar  dibuat  dua  rangkap,  satu  untuk  dikirim  penerima  atau instansi yang menerima dan satu lagi sebagai arsip surat keluar.
g. Dari  data  buku  agenda  surat  keluar,  Bagian  Administrasi  membuat laporan  surat  keluar  sebanyak  dua  rangkap,  dimana  satu  rangkap ditujukan  kepada  Kepala  Dinas  dan  satu  rangkap  lagi  sebagi  arsip laporan.
C. Analisis Kelemahan Sistem
1. Memerlukan  banyak  kertas  dan  waktu  yang  lama  untuk  menulis  dan menyalin setiap surat  yang masuk kedalam buku agenda surat masuk dan mencatat nomor agenda surat keluar di buku agenda surat keluar.
2. Memerlukan waktu  yang lama dan kesulitan dalam proses pencarian data dan arsip surat masuk maupun surat data keluar.
3. Kesulitan  dalam  pembuatan  laporan  surat  masuk  dan  surat  keluar  karena datanya tidak tersimpan di dalam database .
4. Tingginya resiko kesalahan dalam pembuatan nomor agenda yang manual.
5. Keterlambatan dalam penyampaian surat kebidang.
6. Keterlambatandalampengirimansuratkeluar.

## IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. PerancanganSistem
Rancangan  prosedur  merupakan  prosedur  yang  akan  dilakukan  dalam pembangunan  program  yang  akan  dibangun  sehingga  program  dapat menghasilkan output yang  diinginkan.  Perancangan  prosedur  dapat  digambarkan dalam  sebuah flowmap. Adapun flowmap perancangan  sistem  flowmap  usulan surat masuk adalah sebagai berikut :

## Flowmap usulan surat masuk
Pengirim Operator Kepala Dinas Bidang Surat Masuk Surat Masuk Surat masuk dan lembar disposisi Surat masuk dan lembar disposisi Membaca lembar disposisi dan memberi disposisi Surat masuk yang telah didisposisi Surat masuk yang telah didisposisi Input data surat masuk D B s u r a t Cetak lembar disposisi Input disposisi surat masuk Cetak laporan surat masuk Laporan surat masuk Surat masuk yang telah didisposisi Laporan surat masuk Gambar 4.1 Flowmapsuratmasuk yang diusulkan
Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosedur usulan surat masuk adalah sebagai berikut :
1.Datangnya surat masuk dari pengirim  atau instansi lain.
2. Surat masuk dibuka dan dibaca oleh Bagian Sekretariat.
3. Surat  masuk  yang  sudah  dibaca  lalu  di input pada  Sistem  Informasi  surat masuk dan disimpan ke dalam database “DBsurat”, serta mencetak lembar
disposisi yang akan ditujukan kepada Kepala Dinas Surat masuk dan lembar disposisi disampaikan kepada Kepala Dinas.
4. Surat masuk yang telah didisposisi dikembalikan ke bagian Sekretariat .
5. Surat  masuk  yang  sudah  diberi  disposisi  dan  dikembalikan  bagian Sekretariat    di input kedalam  Sistem  Informasi  surat  masuk  disimpan kedalam database “DBsurat”,  serta  diklasifikasikan  ke  bidang  yang  dituju berdasarkan disposisi dari Kepala Dinas ataupun yang masuk kedalam arsip.
6. Setelah surat masuk dan lembar disposisi di input kedalam Sistem Informasi surat  masuk  dan  surat  keluar,  bagian  sekretariat  membuat  laporan  surat masuk berdasarkan data yang ada pada buku database “DBsurat”
7. Laporan surat masuk dibuat dua rangkap, satu rangkap untuk arsip, dan satu rangkap lagi untuk Kepala Dinas
Berikut merupakan prosedur surat keluar usulan :
1.Operator memilih jenis surat keluar yang akan dibuat.
2. Surat  akan  mendapati  nomor  otomatisasi,  kemudian  menginputkan  data surat  keluar  yang  mau  dibuat  yang  bertujuan  sebagai  pengarsipan  dan membuat laporan bulanan.
3.Setelah  itu  surat  keluar  tersebut  diprint  untuk  di  tandatangani  kepala  dinas atau pejabat yang berwenang.
4. Surat  keluar  dari  Sekretrais  di  sampaikan  kepada  Kepala  Dinas  untuk diperiksa dan diberi Acc .
5.Apabila  konsep  surat  keluar  tidak  di Acc ,  maka  konsep  surat  keluar    akan dikembalikan    kepada  Sekretaris  untuk  diperbaiki  dan  diserahkan    kembali kepada Kepala Dinas.
6.Apabila  konsep  surat  keluar  di Acc ,  maka  surat  keluar  di  tandatangani  dan kembali diserahkan kepada Sekretaris kemudian diberi cap.
7.Jika  surat  keluar  dikirim  melalui  Sistem,  maka  surat  keluar  yang  sudah ditanda  tangani  dan  diberi  cap  akan  di scan menggunakan printer  scan kemudian surat keluar pun siap dikirm kepada Instansi penerima surat .
8.Dari  data  yang  ada  pada database “ DBsurat”, bagian Sekretariat  membuat laporan  surat keluar sebanyak dua rangkap, dimana satu rangkap ditujukan kepada Kepala Dinas dan satu lagi untuk arsip .
Adapun flowmap perancangan  sistem  flowmap  usulan  surat  keluaran  adalah sebagai berikut :

## Flowmap usulan surat keluar
Operator
Sekretaris Kepala Dinas Penerima Surat keluar Acc Menandatangani surat Memperbaiki surat Surat keluar Surat keluar Ya Surat keluar Input data surat keluar Pilih jenis surat keluar yang ingin dibuat D B s u ra t Surat keluar yang sudah di Acc dan sudah ditandatangani Surat keluar yang sudah di Acc dan sudah ditandatangani Membubuhkan cap Surat keluar yang sudah ditandatangani dan dicap Cetak Laporan Laporan surat keluar Surat keluar Tidak Update Laporan surat keluar Scan Surat Yang Telah di Tandatangan dan dicap Surat keluar
Gambar 4.2 Flowmap surat keluar yang diusulkan

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN

## A.  Kesimpulan
1. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Penyusunan  Tata  Naskah  Dinas Berbasis  Elektronik  ini,  sistem  pendataan  dan  pengiriman  surat  masuk dan  surat  keluar  yang  telah  terkomputerisasi  dapat  mempermudah
pegawai  dalam  melakukan  pendataan,  pencarian,  pengiriman  hingga pembuatan laporan menjadi lebih efisien.
2. Sistem Informasi Penyusunan Tata Naskah Dinas Berbasis Elektronik ini diharapkan  dapat  melakukan  pencetakan  lembar  disposisi  dan memberikan  nomor  otomatisasi  pada  pencatatan  data  surat  masuk  dan data surat keluar.
3. Proses pengarsipan dokumen menjadi lebih mudah.
4. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  ini,  dapat  menghemat  energy  dan sumber daya seperti kertas, tenaga, energy untuk memberikan pelayanan terhadap publik.
B.   Saran dan Rekomendasi
1. Dapat  lebih  memperluas  cakupan  sistem  seperti  menambahkan pembuatan format surat yang baku sesuai peraturan daerah.
2. Dengan adanya Sistem Informasi surat ini, maka perlu diadakan pelatihan bagi pegawai yang menggunakannya.
3. Instansi  lebih  membuka  diri  dan  mendukung  adanya  sistem  baru  yang berpotensi meningkatkan kinerja instansi agar Sistem Informasi ini dapat bermanfaat  bagi  Pemerintah  Kota  Tanjungpinang  dalam  menyelesaikan pekerjaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah,  Zulkifli,  SistemInformasiManajemen,  PT  Gramedia  Pustaka  Utama,
2005, Jakarta
Davis,  Analisis  &  Perancangan  Sistem  Informasi  untuk  Keunggulan  Bersaing Perusahaan &Organisasi ED I, 2011
Hariyanto, Kristanto,KonsepPerancangan Database, Andi, 2012, Yogyakarta Jeperson Hutahaean, Konsep Sistem Infomasi, Deepublish, 2014, Yogyakarta Jogiyanto, Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Andi Offset, 2013, Yogyakarta
KristantoAndri,  2008,  “Perancangan  Sistem  Informasi  dan  Aplikasinya”,  Gava Media, Yogyakarta
NugrohoAdi,  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  dengan  Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, 2010, Bandung
Peraturan  Menteri  Negara  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  Reformasi  Birokrasi No.6 Tahun 2011