## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.6 No.2, Agustus 2021, pp. 152-160 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 152

## Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Manjemen 5M di Puskesmas Medan Johor
Valentina 1 , Winda Andryani Sinaga 2
1,2 Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRACT Article history: Received Jul 07, 2021 Revised Jul 19, 2021 Accepted Jul 26, 2021 Storage of medical records needs to be managed properly in order to create  an  orderly  administration  in  supporting  health  services  at  the puskesmas.  The  purpose  of  this  study  was  to  determine  the implementation  of  medical  record  storage  based  on  management elements  (man,  money,  material,  machine,  and  method)  at  the Puskesmas  Medan  Johor.  The  research  uses  qualitative  research methods  with  a  phenomenological  approach.  The  population  is  all medical record officers at the Puskesmas Medan Johor. The research sample amounted to 5 people who were taken by saturated sampling. The instrument used was an interview guide which was recorded with an audio recorder and an observation  sheet. The results of  the  study found  that  the  man  element  showed  that  the  competence  of  the officers  did  not  match  the  PMIK  qualifications.  The  money  element shows  that  the  need  for  medical  record  storage  has  been  fulfilled  in the  operational  budget.  The  material  element,  namely  the  use  of  a family  folder  folder  and  a  filling  cabinet  used  as  a  tool  to  store medical  record  files  is  good.  The  machine  element  does  not  use  a computerized system, there is no use of tracers and register books in the  process  of  borrowing  medical  records. The  method  elements  are not  entirely  in  the  form  of  SOPs  and  work  procedures.  It  is recommended  to  the  Puskesmas  Medan  Johor  to  recruit  medical record officers who have a medical record educational background or provide medical record training, make tracers and expedition books.
Keywords: Storage Medical Records 5M
Management
Puskesmas
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Valentina, Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan , Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: valentinave89@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  (Puskesmas)  adalah  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang menyelenggarakan  upaya  kesehatan  masyarakat  dan  masyarakat  perseorangan  tingkat pertama  melalui  promosi  dan  pencegahan  yang  diprioritaskan  untuk  mencapai  derajat kesehatan  masyarakat  yang  setinggi-tingginya  di  wilayah  tempat  bekerjanya  [1].  Dalam penyelenggaraan  upaya  kesehatan  tersebut,  puskesmas  wajib  membuat  pengadaan  rekam medis  untuk  membantu  kelancaran  proses  pelayanan  kesehatan  kepada  pasien  [2]  dan mendukung  tercapainya  tertib  administrasi  di  puskesmas  [3].  Sistem  pengelolaan  rekam
153 medis pada tingkat  puskesmas pada dasarnya sama dengan  rekam  medis  rumah sakit  [4]. Pelayanan kesehatan di puskesmas memerlukan manajemen dalam mengelola rekam medis agar  terciptanya  pelaksananaan  rekam  medis  yang  baik.  Manajemen  merupakan  proses kegiatan  yang terdiri dari pengaturan, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dengan melalui  penggunaan  sumber  daya  manusia  dan  sumber  daya  lainnya  secara  efektif  dan efisien  mencapai  tujuan  organisasi,  sehingga  menentukan  dan  mencapai  tujuan.  Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan lima unsur manajemen atau fasilitas manajemen, yaitu orang, uang, benda, mesin dan metode [5].
Penyimpanan  rekam  medis  merupakan  salah  satu  bagian  yang  sering  bermasalah. Penelitian  di  Puskesmas  Kotanopan  Mandailing  Natal  menjelaskan  pengembalian  dan penyimpanan  yang  tidak  sesuai  prosedur  sehingga  banyak  terjadi misfile ,  terjadinya penumpukan  dokumen  yang  menyebabkan  terhambatnya  pelayanan  pasien  di  bagian pendaftaran  [6].  Penelitian  lainnya  di  Puskesmas  Ngalik  1  Sleman  diketahui  bahwa pengambilan dan pengembalian rekam medis belum menggunakan tracer sebagai alat ganti rekam  medis  yang  dipinjam  untuk  keperluan  apapun  sehingga  menghambat  dalam penyediaan  rekam  medis  pasien  yang  diperlukan  [7].  Penyimpanan  berkas  rekam  medis yang  tidak  sesuai  dengan  prosedur  dan  pedoman  dapat  mengakibatkan  hilangnya  suatu informasi  terhadap  catatan  rekam  medis.  Masalah  seperti  ini  dapat  terjadi  terhadap  suatu fasilitas  layanan  kesehatan  yang  tidak  menjalankan  sistem  penyimpanan  rekam  medis dengan baik [8].
Puskesmas  Medan  Johor  merupakan  salah  satu  Unit  Pelaksana  Teknis  (UPT)  Dinas Kesehatan  Kota  Medan.  Berdasarkan  observasi  awal  dilakukan  di  Puskesmas  Medan Johor. Menurut salah seorang petugas di puskesmas tersebut, dokumen rekam medis pasien masih  ada  yang  tidak  ditemukan  di  dalam  rak  penyimpanan.  Dokumen  rekam  medis memiliki  jumlah  ganda  serta  terduplikasi  dalam  penomoran  rekam  medis  masih  sering terjadi. Dalam pengendalian dokumen rekam  medis,  untuk  setiap berkas  yang keluar dari rak  penyimpanan  belum  memiliki tracer (outguide) . Tidak  adanya tracer mengakibatkan rekam  medis  yang keluar menjadi  tidak diketahui  keberadaaanya. Di puskesmas tersebut, dokumen  rekam  medis  juga  jarang  di  retensi.  Petugas  akan  melakukan  retensi  setiap  5 tahun sekali bersamaan dengan pemusnahannya. Hal ini mengakibatkan penuhnya volume rekam  medis  di  rak  penyimpanan  dan  membutuhkan  tempat  yang  lebih  besar  untuk menyimpan  berkas  pasien  yang  baru.  Dalam  pelaksanaannya,  masih  terdapat  kendala seperti petugas rekam medis yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rekam medis belum ada yang memiliki latar belakang pendidikan rekam medis.
Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas layanan kesehatan yang tidak menjalankan sistem  penyimpanan  rekam  medis  dengan baik,  kurangnya  perhatian khusus terhadap rekam medis, SDM yang kurang dan unit rekam medis yang justru menjalankan berbagai  pekerjaan  sehingga  tidak  fokus  menangani  pengelolaan  rekam  medis.  Hal  ini membuat  peneliti  tertarik  ingin  melihat  pelaksanaan  penyimpanan  rekam  medis berdasarkan  unsur  manajemen  5M  ( Man,  Money,  Material,  Machine,  Methode )  di Puskesmas Medan Johor.

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian Penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk mendapatkan  informasi  yang  jelas  tentang  unsur  manajemen  5M  ( Man,  Money, Material,  Machine,  Methode )  dalam  kegiatan  pelaksanaan  rekam  medis  di Puskesmas Medan Johor.
B. Populasi
Populasi  yang digunakan adalah seluruh petugas rekam medis di Puskesmas Medan Johor sebanyak 5 orang.
154

## C. Sampel
Sampel  penelitian  ini  yaitu  petugas  rekam  medis  di  Puskesmas  Medan  Johor sebanyak 5 orang yang diambil secara sampling jenuh.
D. Instrumen Penelitian
Instrumen  yang  digunakan  adalah  wawancara  yang  direkam  dengan  alat  perekam audio dan lembar check list .
E. Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  dengan  metode  wawancara  dan observasi.  Wawancara  dilakukan  kepada  petugas  rekam  medis  untuk  mendapatkan data unsur 5M. Sedangkan observasi untuk mengamati unsur material, machine dan methode .
F. Analisis Data
Analisis  data  dilakukan  secara  deskriptif  yaitu  memperoleh  gambaran  yang  jelas tentang pelaksanaan penyimpanan rekam medis berdasarkan unsur manajemen 5M di Puskesmas Medan Johor.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Hasil
Berdasarkan  hasil  wawancara  diperoleh  informasi  bahwa  sumber  daya  manusia  yang mengelola  rekam  medis  di  Puskesmas  Medan  Johor  berjumlah  5  orang  dengan  latar belakang seluruhnya bukan perekam medis, seperti yang tertuang pada tabel 1.
Tabel 1. Karakteristik Informan Petugas Rekam Medis Jenis Kelamin Pendidikan Informan 1 Perempuan D-III Keperawatan Informan 2 Perempuan D-III Keperawatan Informan 3 Perempuan D-III Kebidanan Informan 4 Perempuan D-III Kesehatan Lingkungan Informan 5 Perempuan D-III Gizi
Berdasarkan  hasil  wawancara  mengenai  unsur man tentang  keikutsertaan  pelatihan rekam medis, seluruh informan belum pernah mengikuti pelatihan rekam medis. Kegiatan penyimpanan rekam medis dilakukan sesuai apa yang mereka ketahui saja. Sesuai dengan pernyataan informan:
“Sejauh  ini  sih  belum  pernah  ikut  pelatihan.  Kami  disini  hanya  dibagi  tugas  saja siapa di penyimpanan dan di tempat lain, gak pernah ada diberikan pelatihan tentang rekam medis, ya tau setelah bekerja saja.” (Informan 1).
Hasil wawancara tentang unsur money di bagian rekam medis adalah sebagai berikut: “ Untuk semua pembelanjaan sudah rutin dilakukan selama 2x setahun, sudah di stock berapa  lembar  yang  dibutuhkan  untuk  family  folder  atau  berapa  ribu  lembar  untuk status,  rak  dan  yang  lainnya.  Nanti  itu  semua  diperoleh  dari  JKN  dan  APBD,  dan sebelumnya  sudah  dianggarkan  terlebih  dahulu  sesuai  kebutuhan  di  rekam medisnya.” (Informan 2).
155
Berdasarkan hasil observasi mengenai unsur material diperoleh data sebagai berikut: Tabel 2. Unsur Material dalam Penyimpanan Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1 Map Family Folder Terdapat  map  sebagai  tempat  untuk  menyimpan formulir  rekam  medis  serta  identitas  pasien  dalam  satu keluarga 2 Formulir Rekam Medis Formulir  yang  berisi  data  diri  setiap  pasien  dalam  satu keluarga 3 Filling Cabinet Laci  yang  digunakan  untuk  menyimpan  berkas  rekam medis 4 Tracer Petugas  tidak  menggunakan  tracer  sebagai  alat  untuk mengendalikan berkas yang keluar atau dipinjam 5 Buku Ekspedisi Tidak  ada  penggunaan  buku  eskpedisi  untuk  menulis peminjaman dan pemulangan berkas rekam medis.
Hasil  wawancara  tentang  ditemukannya  map  yang  sudah  rusak,  maka  jawaban informan adalah sebagai berikut:
“Kalau ada map family folder yang sudah rusak langsung kami ganti yang baru. Isi mapnya  itu  pun  status  pasien,  fotocopy  status  pasien  per  orang  sesuai  nama  yang tertera  di  kartu  keluarga,  fotocopy  kartu  keluarga,  fotocopy  kartu  BPJS.”  (Informan 3).
Mengenai  unsur material lainnya  yaitu  rak  penyimpanan,  maka  jawaban  informan adalah sebagai berikut:
“Kami  tidak  pakai  rak  tapi  kami  fungsikan  filling  cabinet  untuk  menyimpan  family folder,  bentuknya  laci.  Kami  menggunakan  6  filling  cabinet,  dan  per  filling  cabinet ada  4  laci.  Lalu  lacinya  kami  nomori,  1  laci  berisi  kurang  lebih  200  family  folder.” (Informan 3).
Berdasarkan hasil wawancara tentang proses peminjaman rekam medis, maka jawaban informan adalah sebagai berikut:
“Berkas  kami  yang  keluar  tidak  pernah  dipinjam.  Berkasnya  keluar  karena  dipakai selama pelayanan, tapi setiap keluar tidak pernah ditulis ke dalam buku ekspedisi dan tidak pernah memakai tracer juga. Setelah selesai pelayanan itu, barulah petugas poli yang mengantarkan ke rekam medis, nanti petugas rekam medisnya yang susun ke laci langsung hari itu juga. Kami juga tidak tahu apa tracer”. (Informan 3).
Berdasarkan hasil wawancara tentang unsur mechine , maka jawaban informan adalah sebagai berikut:
“Pengantaran  berkas  ke  ruangan  sampai  penyimpanannya  kami  masih  manual.” (Informan 4).
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  diperoleh  dari  informan  tentang  unsur methode yaitu SOP, maka jawaban informan adalah sebagai berikut:
“SOP  penyimpanan  ada,  tapi  kalau  yang  lain  misalnya  peminjaman  dan pendistribusian begitu belum ada, dan tetap berjalan seperti biasa saja” (Informan 5).
Mengenai sistem penyimpanan maka jawaban informan sebagai berikut:
“Kami pakai sistem penyimpanan family folder, satu map untuk satu keluarga. Kalau penjajarannya yang seperti mengurutkan nomor biasa aja contohnya 001, 002 begitu, dan  penomorannya  mengikuti  nomor  kepala  keluarganya,  pokoknya  satu  nomor
156
semua yang ada di dalam map itu, nanti nomor itulah yang dipakai untuk pelayanan seterusnya.” (Informan 5).
Hasil wawancara mengenai sistem  penomoran  rekam medis, maka jawaban informan sebagai berikut:
“Penomoran yang kami pakai ini meneruskan dari kepala keluarganya saja, mereka satu  nomor  untuk  satu  keluarga.  Misalnya  kepala  keluarganya  nomor  001,  nanti istrinya  dapatlah  001a,  si  anak  001b  begitulah  seterusnya.  Untuk  penyimpanan berkasnya  pun  dibedakan  lacinya.  Duplikasi  nomor  masih  sering  juga,  karna  sering kali  petugasnya  ini  lupa  nulis  lagi  ke  buku  register.  Misalnya  hari  ini  udah  ditulis nomor  1200,  tapi  karena  lupa  ditulis  lagi  ke  buku  register,  jadi  besok  dikasi  lagi  ke orang lain nomor 1200, begitulah.” (Informan 5).
Selanjutnya  mengenai  adanya  kejadian missfile atau  salah  letak  maka  jawaban informan sebagai berikut:
“Berkas yang hilang kadang-kadang terjadi ya. Dia pernah berobat, tapi  berkasnya tidak ketemu. Sudah kami cari tapi tidak ketemu. Nah ini juga yang kadang membuat antrian pasien jadi lama.” (Informan 2).
“Kalau  salah  menyimpan  berkas  masih  ada,  karna  petugasnya  kadang  buru-buru waktu  mau  menyimpan  status  pasien  itu  makanya  tidak  diliat  lagi  ada  nomor  yang mirip,  akhirnya  salah  letak.  Kami  mengecek  berkas  hanya  ketika  si  pasien  datang berobat  saja,  disitulah  diperiksa  mana  yg  belum  lengkap,  seperti  tanggal  dan  yang lainnya.” (Informan 5).

## 3.2 Pembahasan
a. Unsur Man (SDM) dalam Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis
Hasil penelitian yang diperoleh bahwa SDM di bagian rekam medis Puskesmas Medan Johor,  belum  ada  yang  memiliki  latar  belakang  pendidikan  rekam  medis.  Berdasarkan pengamatan  yang  dilakukan  di  bagian  rekam  medis,  penyimpanan  rekam  medis  belum dilaksanakan  dengan  tepat  karena  dikerjakan  berdasarkan  hanya  pada  apa  yang  mereka ketahui saja.
Profesi Perekam Medis adalah seseorang yang telah lulus pendidikan rekam medis dan informasi  kesehatan  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan  perundang-undangan  [9].  Profesi perekam  medis  harus  menguasai  kompetensinya  sebagai  seorang  perekam  medis.  Salah satu dari lima kompetensi pokok yaitu manajemen rekam medis dan informasi kesehatan, menjaga  dan  meningkatkan  mutu  rekam  medis  &  informasi  kesehatan.  Kompetensi  ini sangat  dibutuhkan  untuk  meningkatkan  mutu  manajeman  rekam  medis  sehingga  tercipta tertib administrasi dalam mendukung pelayanan kesehatan [10].
Berdasarkan hasil penelitian, petugas rekam medis yang bertanggung jawab di bagian rekam  medis  juga  belum  pernah  mendapat  pelatihan  tentang  rekam  medis.  Hal  ini  tidak sesuai  dengan  isi  Permenkes  RI  No  55  tahun  2013  bahwa  pelayanan  rekam  medis  harus dilakukan oleh seorang perekam medis yang memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan dan pelatihan, serta wajib memenuhi standar industri perekam medis [11]. Petugas rekam medis  yang  tidak  memiliki  kompetensi  dan  keterampilan  yang  baik  menyebabkan pelaksanaan  penyimpanan  rekam  medis  menjadi  terkendala  misalnya  terjadinya  misfile, duplikasi,  dan  waktu  tunggu  pasien  yang  panjang.  Untuk  itu  diperlukan  sumber  daya manusia  yang  memenuhi  kemampuan  perekam  medis  untuk  bekerja  di  unit  rekam  medis khususnya pada bagian penyimpanan rekam medis.
157

## b. Unsur Money dalam Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis
Dana  merupakan  salah  satu  yang  paling  berperan  untuk  mencapai  suatu  sistem  di instansi  pelayanan  kesehatan  agar  tercapai  pelayanan  yang  baik  dan  cepat  sesuai  dengan yang diharapkan pasien [12]. Di Puskesmas Medan Johor, dana pada bagian rekam medis tidak  diperoleh  dalam  bentuk  uang  melainkan  barang.  Petugas  rekam  medis  sudah menyusun  dalam  rincian  keperluan  yang  dibutuhkan  dalam  pelaksanaan  penyimpanan rekam medis kemudian ada tenaga medis lain yang bertanggung jawab membuat anggaran yang berisikan segala kebutuhan dalam rekam medis, dan dana tersebut akan diperoleh dari JKN  (Jaminan  Kesehatan  Nasional)  dan  APBD  (Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja Daerah).
Setelah dana sudah ada, maka barang yang diperlukan akan diberikan ke bagian rekam medis.  Anggaran  dana  dibutuhkan  dalam  pelaksanaan  penyimpanan  rekam  medis  untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada pasien. Dana atau biaya sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar target yang telah di sepakati dapat tercapai [13].

## c. Unsur Material dalam Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  diperoleh,  formulir  rekam  medis  pasien  sudah disimpan di dalam satu map yang disebut family folder . Seluruh identitas pasien dalam satu keluarga sudah disatukan di dalam satu map. Isi dari map family folder antara lain formulir data diri pasien sesuai nama yang tertera di dalam kartu keluarga, fotocopy kartu keluarga, fotocopy kartu BPJS. Hal ini sesuai dengan penelitian dimana rekam medis berisi data dan informasi  pelayanan  pasien  yang  bersifat  rahasia,  sehingga  setiap  formulir  rekam  medis harus  dilindungi  dengan  cara  memasukkannya  ke  dalam  map  atau  map  berbentuk    folder [14].
Map family  folder tersebut  terbuat  dari  karton  yang  tipis  sehingga  masih  banyak ditemukan map yang robek dan rusak dan banyak coretan. Hal ini tidak sesuai [15], karena map ( folder ) merupakan pelindung kertas yang terbuat dari bahan karton yang lebih tebal, manila  atau  plastik.  Map  yang  digunakan  belum  menggunakan  bahan  karton  yang  lebih tebal sehingga menyebabkan map mudah rusak.
Alat  penyimpanan  yang  digunakan  untuk  menyimpan  seluruh  rekam  medis  pasien  di Puskesmas  Medan  Johor  yaitu filling  cabinet .  Berdasarkan  pengamatan  yang  dilakukan, filling  cabinet yang  digunakan  sudah  menggunakan  kunci  agar  berkas  rekam  medis  tetap tersimpan aman. Salah satu alat penyimpanan rekam medis yaitu rak penyimpanan. Ada 3 jenis  rak  yang  biasanya  digunakan,  antara  lain  rak  terbuka, roll o’pack dan  lemari  5  laci ( filling  cabinet )  [14].  Unsur  material  ataupun  sarana  prasarana  sangat  penting  dalam mendukung  penyimpanan  rekam  medis.  Sarana  prasarana  penyimpanan  yang  baik mencegah  terjadinya  kerusakan,  kehilangan  ( misfile ),  duplikasi  serta  menjamin  aspek kerahasiaan rekam  medis.  Unsur material  penyimpanan rekam  medis di  Puskesmas Johor perlu ditingkatkan khususnya pengadaan tracer, buku ekspedisi, serta material map family folder .

## d. Unsur Machine dalam Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis
Berdasakan  hasil  wawancara  yang  diperoleh  informasi  bahwa  pelaksanaan  yang dilakukan  masih  secara  manual.  Data  rekam  medis  tersimpan  dalam  bentuk paper  based sehingga  tidak  ada  bantuan  komputerisasi  dalam  pelaksanaan  penyimpanannya.  Hasil observasi  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Medan  Johor,  penggunaan  tracer  dan  buku ekspedisi belum diterapkan. Hal ini dapat menyebabkan berkas rekam medis pasien tidak diketahui  keberadaannya  atau  bisa  menyebabkan  kesalahan  letak  ( missfile) .  Menurut IFHIMA  [16], tracer ( outguide )  yaitu  pengganti  rekam  medis  yang  dikeluarkan  dari penyimpanan  untuk  tujuan  apapun.  Tracer  harus  dari  bahan  yang  kuat  dan  berwarna sehingga  dapat  menunjukkan  letak  rekam  medis  yang  dipinjam  ataupun  dikeluarkan  dari
158
tempat  penyimpanan. Tracer juga  meningkatkan  akurasi  dan  efisiensi  waktu  dengan menunjukkan letak rekam medis disimpan saat kembali [12]. Hal ini belum sesuai dengan hasil  penelitian  di  Puskesmas  Medan  Johor  karena  belum  ada  penggunaan  tracer  beserta buku ekspedisi untuk menulis tanggal dan tujuan poli yang meminjam rekam medis.
Langkah-langkah pengambilan berkas rekam medis adalah menerima tracer yang telah diisi,  mencari  nomor  rekam  medis,  memasukkan  tracer  pada  posisi  pengambilan  rekam medis,  mencari  rekam  medis  yang  ditemukan,  dan  mencatat  rekam  medis  dan  buku ekspedisi [17].

## e. Unsur Methode dalam Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  diperoleh,  pelaksanaan  dilaksanakan  sesuai  SOP (Standar  Operasional  Prosedur).  Namun  SOP  tersebut  belum  mencakup  peminjaman  dan pendistribusian  rekam  medis.  Beberapa  kegiatan  yang  tidak  menggunakan  SOP  dapat menyebabkan  pekerjaan  menjadi  dilakukan  secara  otodidak  dan  dapat  menyebabkan pekerjaan menjadi tidak  rapi  dan tidak tertib karena tidak  ada panduan dalam melakukan kegiatan  tersebut.  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur)  adalah  sistem  yang  dilakukan secara  baik  dengan  berurutan  mulai  awal  sampai  terakhir  yang  disusun  untuk  merapikan, menertibkan dan memudahkan dan pekerjaan kita [18].
Sistem penyimpanan yang diterapkan di Puskesmas Medan Johor adalah family folder dimana  satu  map /folder rekam  medis  digunakan  untuk  satu  keluarga  dan  masing-masing formulir  diberi  tambahan  kode  khusus  untuk  membedakan  rekam  medis  milik  ayah,  ibu, dan  anak.  Sistem  penomoran  menggunakan family  numbering dimana  penomoran  ini dipakai untuk satu keluarga (satu nomor untuk satu keluarga) [16]. Sistem penjajaran yang diterapkan yaitu sistem penjajaran numerik biasa dimana penjajaran ini dimulai dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar misalnya nomor 001, 002 dan seterusnya.
Penjajaran  rekam  medis  terdiri  dari  6  digit  angka  yang  terbagi  menjadi  3  kelompok, dan  setiap  kelompok  terdiri  dari  2  angka.  Dengan  demikian,  terdapat  kelompok  angka awal,  tengah  dan  akhir  [14].  Hal  ini  belum  sesuai  dengan  penjajaran  yang  ada  di Puskesmas Medan Johor yang menggunakan penjajaran numerik biasa dan belum memiliki 6  digit  dalam  penomorannya.  [16]  sistem  penomoran family  numbering adalah  sistem penomoran  yang  biasa  digunakan  di  puskesmas  dimana  semua  anggota  keluarga  dapat menerima  perawatan  kesehatan.  Hal  ini  sudah  sesuai  karena  sudah  ada  penerapan  sistem penomoran family  numbering di  Puskesmas  Medan  Johor,  akan  tetapi  dalam pelaksanaannya  terdapat  kelemahan  yaitu  dengan  diterapkannya  satu  nomor  untuk  satu keluarga dapat menyebabkan tertukarnya formulir antar anggota keluarga. Oleh karena itu, dibutuhkan  kode  nomor  tambahan  untuk  membedakan  tiap  anggota  keluarga  yang  ada  di dalam satu map family folder .

## 4. KESIMPULAN
Unsur man menunjukan  kompetensi  petugas  belum  sesuai  kualifikasi  PMIK.  Unsur money menunjukan  kebutuhan  di  bagian  penyimpan  rekam  medis  sudah  tercukupi  dalam anggaran  operasional.  Unsur material yaitu  penggunaan  map family  folder dan filling cabinet digunakan  sebagai  alat  untuk menyimpan berkas rekam medis  sudah  baik.  Unsur machine tidak  menggunakan  sistem  komputerisasi,  tidak  adanya  penggunaan  tracer  dan buku  register  dalam  proses  peminjaman  rekam  medis.  Unsur methode belum  seluruhnya berbentuk  SOP  dan  prosedur  kerja.  Disarankan  kepada  Puskesmas  Medan  Johor  agar merekrut petugas rekam medis yang memiliki latar belakang pendidikan rekam medis atau memberikan pelatihan rekam medis, membuat tracer dan buku ekspedisi.
159

## REFERENCES
[1] Permenkes  RI.  2014, Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas). Jakarta, 2014.
[2] Sanjoyo, Aspek Hukum Rekam Medis . Yogyakarta: UGM Press, 2013.
[3] M.  Dewi,  “Manajemen  pada  Kegiatan  Pengelolaan  Sistem  Rekam  Medis  Pasien  di Puskesmas Kedungmundu Semarang,” Semarang, 2016.
[4] M. Sarake, Buku Ajar Rekam Medis . Jakarta, 2014.
[5] Henny  Ulfa,  “Analisis  Unsur  Manajemen  Dalam  Pengelolaan  Rekam  Medis  di Rumah Sakit TNI AU-Lanud Roesmin Nurjadin,” J. IKesmas , vol. 1, no. 1, pp. 1–6, 2018.
[6] Z.  R.  Andi  and  Hasran  Ependi  Lubis,  “Tinjauan  Pelaksanaan  Sistem  Penyimpanan Rekam  Medis  Berdasarkan  Standar  Akreditasi  Di  UPTD  Puskesmas  Kotanopan Mandailing Natal,” J. Ilm. Perekam Dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 6, no. 1, pp. 14- 22., 2021.
[7] H. Fattimah and Rawi Miharti, “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam  Medis  Paska  Akreditasi  Di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun 2017,” Yogyakarta, 2017.
[8] H. M. Ulfa, “Analisis pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Harapan Raya  Kota  Pekan  Baru,” Manaj.  Inf.  Kesehat.  Indones. ,  vol.  3,  no.  2,  pp.  39–40, 2015.
[9] Permenkes  RI.  2013, Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  55  Tahun  2013  tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis . Indonesia, 2013.
[10]  Kementrian  Kesehatan  RI, Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia Nomor :377/MENKES/SK/III/2007  Tentang  Standar  Profesi  Perekam  Medis  dan Informasi Kesehatan . Jakarta, 2007.
[11]  Permenkes  RI.  2013, Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis . Indonesia, 2013.
[12]  S.  C.  Budi,  “Tracer  Sebagai  Kartu  Pelacak  Berkas  Rekam  Medis  Keluar  Dari  Rak Penyimpanan.  Jurnal  Pengabdian  kepada  Masyarakat,” (Indonesian  J.  Community Engag. , vol. 1, no. 1, pp. 121–132, 2015.
[13]  A. M and Budi W, Pengantar Manajemen , 1st ed. Yogyakarta: Deepublish, 2018.
[14]  S.  C.  Budi, Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  Medis .  Yogyakarta:  Quantum  Sinergis Media., 2011.
[15]  WHO, Medical  Record  Manual:  A  Guide  A  for  Developing  Countries  Geneva . WHO, 2006.
[16]  IFHIMA, “Education  Module  for  Health  Record  Practice  Module  3  -  Record Identification Systems, Filing and Retention of Health Records”. 2012.
[17]  R. E and Rahayu W Amba, Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Poltekkes Permata Indonesia.
[18]  S. Ekotama, Pedoman Mudah Menyusun SOP . Yogyakarta: Media Press indo, 2015.
160

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Valentina, Gelar  Sarjana  dari  FKM  Universitas  Sumatera  Utara  pada  tahun  2011. Magister  Kesehatan  Masyarakat  diperoleh  dari  FKM  USU  pada  tahun  2015.  Saat  ini aktif  sebagai  pengajar  di  Program  Studi  D-III  Perekam  dan  Informasi  Kesehatan Universitas Imelda Medan.