## Updating and Developing Information System CV X
Muhammad Raihan Nur * , Magnaz Lestira Oktaroza
Prodi  Akuntansi,  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis,  Universitas  Islam Bandung, Indonesia.
* mreihannur111@gmail.com, ira.santoz@gmail.com
Abstract . CV X is a trading company that sells various types of packaging. This company runs its business activities with an order system. Problem which faced by CV X in carrying out its operational activities are the unclear duties, roles, functions and responsibilities in each section due to the absence of  an  organizational  structure  and  written  job  descriptions,  incomplete  documents  in  terms  of availability and format, and the report of each section is not generated. The purpose of this research is  to  design  a  sales,  purchasing,  and  delivery  &  assembly  information  system,  so  as  to  reduce  the constraints and risks in carrying out its business activities. The method used in this research is the Framework  For  Application  Of  System  Technique  (FAST),  by  going  through  the  System Development stage, the data collection technique is using Joint Application Development (JAD). The results  obtained  from the  design  of  information  systems  carried  out  by  researchers  in  the  form  of information system designs such as sales, purchasing, shipping and assembly information systems, documents and reports from each section, and the interface of the proposed information system, which is  expected  to  assist  operational  activities.  The  company  can  run  more  effectively  and  efficiently because of good internal control.
Keywords: CV X, Effective and Efficient, Information System Design
Abstrak. CV X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan yang menjual berbagai macam jenis dari packaging. Perusahaan ini melakukan kegiatan bisnisnya dengan sistem by order. Kendala yang dihadapi oleh CV X dalam menjalankan kegiatan operasionalnya yakni tidak adanya  kejelasan  tugas,  peran,  fungsi  dan  tanggung  jawab  di  setiap  bagian  karena  tidak  adanya struktur  organisasi  dan  job  description  secara  tertulis,  kurang  lengkapnya  dokumen  dari  segi ketersediaan  dan  formatnya,  dan  laporan  dari  setiap  bagian  tidak  dibuatkan.  Tujuan  dibuatnya penelitian  ini  adalah  untuk  dilakukannya  perancangan  sistem  informasi  penjualan,  pembelian,  dan pengiriman  &  perakitan,  sehingga  dapat  mengurangi  kendala  maupun  risiko  dalam  menjalankan kegiatan  bisnisnya.  Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  Framework  of  the Application System Technique (FAST), dengan melalui tahapan System Development, yang teknik pengumpulan datanya menggunakan Joint Application Development (JAD). Hasil yang diperoleh dari perancangan sistem informasi yang dilakukan oleh peneliti, yaitu berupa rancangan sistem informasi seperti, sistem informasi penjualan, pembelian, pengiriman dan perakitan, dokumen dan laporan dari setiap bagian, dan interface dari sistem informasi yang diusulkan, yang diharapkan dapat membantu kegiatan operasional perusahaan agar berjalan lebih efektif dan efisien karena baiknya pengendalian internal yang diterapkan.
Kata Kunci: CV X, Perancangan Sistem Informasi, Efektif dan Efisien.

## A. Pendahuluan
Transformasi  digital  adalah  suatu  hal  yang  tidak  bisa  dihindari  di  zaman  saat  ini.  Banyak perusahaan-perusahaan  di  Indonesia  pun  yang  mulai  memodifikasi  proses  bisnisnya  menjadi digital.  Digital  disini  yang  paling  umum  adalah  dimana  alur  bisnis  dari  perusahaan menggunakan  komputer  ataupun  gadget  lainnya  seperti  laptop,  handphone  dan  smart  gadget lainnya.  Bahkan  perusahaan  perusahaan  ternama  sekarang  sudah  memiliki  server  sistem perusahaan  pribadinya  masing  masing.  Hal  ini  semua  bertujuan  untuk  memperlancar  dan mendorong kinerja dari setiap bagian dari perusahaan yang menghasilkan kegiatan penmasukan data, pemrosesan data, dan pengambilan data menjadi efektif dan efisien sejalan dengan tujuan dari database management system (DBMS).
Hal  ini  terealisasi  dengan  cepat  akibat  melandanya  bencana  wabah  yang  menimpa seluruh negara di dunia ini dimana seluruh proses bisnis  yang  menggunakan  mobilitas untuk menjalankan usahanya mau tidak mau harus mulai bertransformasi. Dengan kondisi seperti ini, perusahaan  yang  tidak  melakukan  tranformasi  digital  dalam  aktivitas  bisnisnya  maka perusahaan tersebut tidak akan berkembang dan akan melemah bahkan mati karena kalahnya daya saing oleh perusahaan yang sudah terlebih dahulu melakukan transformasi digital.
Proses bisnis yang diterapkan sebelum adanya bencana wabah ini memang lebih aman baik untuk perusahaan maupun konsumen. Namun ada beberapa kekurangan yang terjadi jika sistem  informasi  yang  dijalankan  dari  suatu  perusahaan  tertentu  masih  menyangkut  dengan banyak tenaga kerja yang menyebabkan kurangnya pengawasan atas kegiatan bisnisnya.  Oleh karenanya  perusahaan  sering  mengalami  beberapa  kerugian.  Kerugian  disini  bisa  dalam  hal kehilangan aset fisik, maupun informasi yang umumnya dialami oleh perusahaan dagang besar, dan menengah.
CV X adalah sebuah perusahaan penyuplai barang yang bergerang dibidang packaging. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Sindang Sari II No. 53 Kelurahan Antapani Wetan, Kecamatan Antapani,  Kota  Bandung,  Jawa  Barat.  Perusahaan  ini  menyediakan  berbagai  macam  jenis packaging  dari  mulai  berbahan  kayu,  triplek,  karton,  kardus  dan  lainnya  dimana  biasanya konsumen yang membeli barang memerlukan kuantitas yang sangat banyak. Perusahaan ini pun memiliki banyak mitra kerjasama dengan supplier lainnya.
Dari  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan  dengan  direktur  CV  X  terdapat  beberapa kendala  dan  masalah  yang  terjadi  dalam  perusahaan  tersebut  seperti  tidak  adanya  struktur organisasi  secara  tertulis,  prosedur  bisnis  yang  terlihat  samar-samar,  job  description  yang kurang  jelas,  pemisahan  tugas  pokok,  peran  dan  fungsi  karyawan  yang    terlaksana  dengan kurang baik, pengawassan oleh direktur yang masih minim karena masih berpegang teguh pada kepercayaan  dari  setiap  karyawan,  dokumen  yang  dipakai  masih  kurang  baik  dari  segi ketersediaannya dan format yang tidak sesuai dengan standar.
Selanjutnya dari hasil survei diperoleh informasi bahwa terdapat beberapa masalah yang terjadi di bagian penjualan dimana tidak ada dokumen pada saat menerima pesanan, dan format dari surat jalan yang kurang lengkap, dan tidak ada laporan penjualan sehingga jika ada kendala tidak bisa dipertanggungjawabkan aktivitas yang telah dilakukan di bagian penjualan. Di bagian pembelian diperoleh informasi bahwa dokumen Order Pembelian (purchase order) yang kurang lengkap  formatnya,  dan  tidak  ada  laporan  pembeliannya.  Di  bagian  perakitan  diperoleh informasi bahwa tidak ada dokumen dan laporan yang dibuat dari setiap kegiatan perakitan ini namun hanya ada catatan-catatan di buku pribadi milik bagian perakitan.
Dengan ini, peneliti merancang sistem informasi pada proses bisnis dengan bersungguh- sungguh yang bertujuan untuk membantu memudahkan dalam aktivitas operasional pada CV X agar lebih baik, efektif dan efisien, sehingga peneliti melakukan penelitian yang berjudul :
“UPDATING AND DEVELOPING INFORMATION SYSTEM CV X”. Tujuan penelitian ini yaitu :
1. Mengamati dan memahami bagaimana sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh CV X.
2. Mengamati dan menganalisis kekurangan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi yang digunakan kemudian menyarankan solusi perbaikan terhadap kekurangan tersebut.
3. Membuat model perancangan system informasi akuntansi yang sesuai untuk diterapkan pada CV X.

## B. Metodologi Penelitian
Metode deskriptif analisis dan studi kasus merupakan metode yang digunakan dalam penelitian ini.  Penelitian  deskriptif  bertujuan  untuk  memahami  gambaran  ciri-ciri  dari  suatu kejadian/situasi  maupun  objek  lainnya  sebagaimana  yang  dikemukakan  oleh  Sekaran  dan Bougie [1]. Selain itu, Liz Taylor [2] menjelaskan bahwa “The case study approach involves in-depth  investigation  of  a  contemporary  case  within  a  real-life  setting.  The  case  may  be  a person, a group of people, an organization, an event, or a project.” Berdasarkan pendapat di atas pendekatan studi kasus melibatkan penyelidikan mendalam dari kasus kontemporer dalam pengaturan  kehidupan  nyata  dimana  kasus  dapat  berupa  seseorang,  sekelompok  orang, organisasi, peristiwa, atau proyek. Dalam penelitian ini data yang diambil yaitu melalui sumber data primer dimana data diambil melalui hasil wawancara dan observasi secara langsung dengan beberapa pihak dari CV X. Untuk tahapan analisis sistemnya, penelitian ini dilakukan melalui tahapan pengembangan sistem yang menggunakan metode pengembangan sistem Framework for  the  Application  of  System  Technique  (FAST) dengan  pendekatan Joint  Application Development (JAD).
Tahapan  didalam  proses  pengembangan  sistem  informasi  adalah  suatu  kegiatan  yang akan membawa proyek kepada suatu kondisi dimana keputusan manajemen dibutuhkan untuk melanjutkan  atau  tidak  melanjutkan  proyek  tersebut.  Tahapan-tahapan  dalam  proses pengembangan  sistem  yang  baik  memerlukan  adanya  tahapan  tahapan  seperti  perencanaan, penganalisisan, pendesainan, penerapan dan pendukung sistem sebagaimana yang dikemukakan oleh Whitten [3].
Berdasarkan  pendapat  Whitten  proses  pengembangan  sistem  yang  baik  memerlukan adanya  tahapan-tahapan  pengembangan  seperti  perencanaan  sistem,  analisis  sistem,  desain sistem, implementasi sistem, dan pendukung sistem.

## C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
No. Sistem yang digunakan Rekomendasi sistem oleh penulis Alasan Model Struktur Organisasi dan Job Description 1. Tidak ada struktur organisasi secara tertulis. Membuatkan struktur organisasi secara tertulis. Agar setiap bagian fungsi organisasi dapat bertanggung-jawab terhadap peran dan tugasnya masing- masing. 2. Tidak  jelasnya  batasan batasan  tugas  dari  setiap bagian  sehingga  aktivitas di beberapa bagian kurang efektif. Membuatkan uraian tugas ( job description )  yang  jelas  dan tertulis. Agar jelas batasan batasan tugas dan tanggung jawab di setiap bagian  yang  ada  di perusahaan.
3. Tidak adanya fungsi keuangan tertulis sehingga bagian penjualan  dan  pembelian merangkap sebagai bagian keuangan. Membuatkan  fungsi  keuangan di struktur organisasi dan di job description. Agar  bagian  penjualan dan  bagian  pembelian tidak  lagi  merangkap sebagai bagian keuangan, dan mengusulkan agar bagian keuangan dipegang oleh direktur.

## Model Sistem dan Prosedur Informasi Penjualan
1. Tidak  adanya  prosedur pembuatan dokumen order penjualan pada saat menerima  surat  pesanan dari buyer . Memperbaharui prosedur pembuatan  dokumen  order penjualan  dengan  desain  yang memenuhi standar dokumen. Agar  detail  penjualan yang  dilakukan  dapat diketauhi  oleh  beberapa bagian yang dapat memudahkan proses bisnis  dan  menerapkan prosedur pengendalian. 2. Tidak  adanya  prosedur pencocokan dokumen atau barang yang diterima dengan  dokumen  yang ada. Memperbaharui prosedur pencocokan  dokumen  atau barang  dengan  dokumen  yang telah diarsipkan. Agar pengendalian dapat diterapkan sehingga memperkecil  risiko  dari ketidak-sesuaian dokumen/barang yang diterima. 3. Prosedur pembuatan dokumen surat jalan dilakukan  oleh  bagian penjualan. Memperbaharui  prosedur  di bagian penjualan yakni pembuatan dokumen surat jalan  dilakukan  oleh  bagian pengiriman dan perakitan. Agar tugas dan fungsi di bagian  penjualan  dapat berjalan dengan maksimal  dan  efektif karena tidak adanya penumpukan  tugas  yang seharusnya bisa dikerjakan  oleh  bagian lain. 4. Beberapa  dokumen  di bagian  penjualan  kurang memenuhi standar dokumen  yang  baik  dan benar. Memperbaharui  dokumen  di bagian penjualan sesuai dengan standar dokumen yang baik dan benar. Agar informasi yang dihasilkan  dari  setiap dokumen tidak rancu dan informatif sehingga membantu proses pengambilan  keputusan bagi perusahaan. 5. Tidak adanya pendistribusian  dokumen ke bagian lain. Memperbaharui  prosedur  di bagian penjualan dengan melakukan pendistribusian dokumen ke bagian lain. Agar  aktivitas  bagian penjualan dapat terkendali  dan  terawasi oleh  beberapa  bagian yang ada di perusahaan.
6. Tidak  adanya  prosedur pembuatan laporan penjualan di bagian penjualan Memperbaharui  prosedur  di bagian penjualan dengan harus melakukan  pelaporan  seluruh kegiatan penjualannya ke dalam laporan penjualan. Agar  aktivitas  di  bagian penjualan dapat dipertanggung-jawabkan oleh  bagian  penjualan terutama kepada direktur.

## Model Sistem dan Prosedur Informasi Pembelian
1. Beberapa  dokumen  di bagian  pembelian  kurang memenuhi standar dokumen  yang  baik  dan benar. Memperbaharui  dokumen  di bagian  penjualan  sehingga memenuhi  standar  dokumen yang baik dan benar Agar informasi yang dihasilkan  dari  setiap dokumen tidak rancu dan informatif sehingga membantu proses pengambilan  keputusan bagi perusahaan. 2. Tidak  adanya  prosedur pencocokan dokumen atau barang yang diterima dengan  dokumen  yang ada. Memperbaharui prosedur pencocokan  dokumen  atau barang  dengan  dokumen  yang telah diarsipkan. Agar pengendalian dapat diterapkan sehingga memperkecil  risiko  dari ketidak-sesuaian dokumen/barang yang diterima. 3. Tidak adanya pendistribusian  dokumen ke bagian lain. Memperbaharui  prosedur  di bagian pembelian dengan melakukan pendistribusian dokumen ke bagian lain. Agar  aktivitas  bagian pembelian dapat terkendali  dan  terawasi oleh  beberapa  bagian yang ada di perusahaan. 4. Tidak  adanya  dokumen pengeluaran  barang  pada saat  mengirimkan  barang dari supplier ke  bagian pengiriman dan perakitan.
Memperbaharui  prosedur  di bagian pembelian dengan harus membuat dokumen pengeluaran  barang  pada  saat mengirimkan barang yang diterima  dari supplier ke bagian pengiriman dan perakitan  dan  membuatkan desain  dokumen  pengeluaran barang sesuai standar dokumen yang baik dan benar. Agar proses pengendalian dibagian ini dapat diterapkan dengan  baik  dan  dengan prosedur ini memudahkan aktivitas dibagian lain tidak terhambat  akibat  kurang baiknya penyampaian informasi di bagian ini. 5. Tidak  adanya  prosedur pembuatan laporan pembelian di bagian pembelian. Memperbaharui  prosedur  di bagian pembelian dengan harus  melakukan  pelaporan seluruh kegiatan pembeliannya ke dalam laporan pembelian. Agar  aktivitas  di  bagian pembelian dapat dipertanggung-jawabkan oleh  bagian  pembelian terutama kepada direktur. Model Sistem dan Prosedur Informasi Pengiriman dan Perakitan
1. Tidak  adanya  prosedur pencocokan dokumen atau barang yang diterima dengan  dokumen  yang ada. Memperbaharui prosedur pencocokan  dokumen  atau barang  dengan  dokumen  yang telah diarsipkan. Agar pengendalian dapat diterapkan sehingga memperkecil  risiko  dari ketidak-sesuaian dokumen/barang yang diterima. 2. Tidak  adanya  dokumen bukti  penerimaan  barang yang  dibuat  di  bagian pengiriman dan perakitan Memperbaharui  prosedur  di bagian pengiriman dan perakitan  dengan  membuat dokumen    bukti  penerimaan barang  yang  sesuai  dengan standar  dokumen  yang  baik dan benar pada saat menerima barang  dari  bagian  pembelian atas barang yang harus dikirim dan dirakit oleh bagian pengiriman dan perakitan. Agar pengendalian dapat diterapkan  oleh  bagian pengiriman dan perakitan  sehingga  tidak menghambat aktivitas bagian  lain  akibat  dari lambatnya informasi yang diterima atas konfirmasi  barang  telah diterima  dengan  bukti yang sesuai standar. 3. Tidak  adanya  dokumen surat jalan yang dibuat di bagian  pengiriman  dan perakitan Memperbaharui prosedur bagian pengiriman dan perakitan  dengan  membuat dokumen surat jalan pada saat pengiriman dan perakitan akan dilakukan dengan memperbaharui  format  surat jalan  yang  sudah  ada  dari bagian penjualan menjadi lebih baik  sesuai  dengan  standar dokumen yang baik dan benar. Agar informasi yang dihasilkan  dari  bagian pengiriman dan perakitan  atas  kegiatan yang  telah  dilakukan sangat informatif, efektif dan efisien sehingga bisa meningkatkan kinerja dari  setiap  bagian  di perusahaan. 4. Tidak adanya pendistribusian  dokumen ke bagian lain. Memperbaharui  prosedur  di bagian pembelian dengan melakukan pendistribusian dokumen ke bagian lain. Agar  aktivitas  bagian pembelian dapat terkendali  dan  terawasi oleh  beberapa  bagian yang ada di perusahaan. 5. Tidak  adanya  prosedur pembuatan laporan pengiriman  dan  perakitan di bagian pengiriman dan perakitan. Memperbaharui  prosedur  di bagian pengiriman dan perakitan dengan harus melakukan  pelaporan  seluruh kegiatan pengiriman dan perakitannya ke dalam laporan pengiriman dan perakitan. Agar  aktivitas  di  bagian pengiriman dan perakitan dapat dipertanggung-jawabkan oleh  bagian  pengiriman dan  perakitan  terutama kepada direktur.

## D. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, berikut kesimpulan yang dapat diambil : Penerapan  sistem  informasi  pada  CV  X  masih  kurang  baik.  Alasan  dikatakan  masih kurang  baik  karena  ditemukan  beberapa  kelemahan-kelemahan  serta  kendala  yang  dihadapi, baik  permasalahan  secara  umum  maupun  secara  khusus  dalam  menjalankan  kegiatan operasional perusahaan.
Permasalahan  yang  tedapat  pada  sistem  informasi  CV  X  terbagi  menjadi  beberapa permasalahan  yang  terkait  dengan  tidak  adanya  struktur  organisasi  dan  uraian  tugas  yang menyebabkan kurang terkontrolnya tugas dan fungsi serta tanggung jawab dari setiap bagian. Hal  ini  berdampak  pada  adanya  perangkapan  tugas  dan  fungsi  maupun  jabatan  pada  bagian penjualan  yang  mengakibatkan  kemungkinan  besar  terjadinya  kesalahan  dalam  menjalankan tugas  maupun pencatatan.  Masalah selanjutnya didalam CV X  yakni  berkaitan  dengan input , process,  dan output dimana input yang  digunakan  seluruh  kegiatan  bisnis  perusahaan  masih kurang  maksimal,  karena  dokumen  yang  digunakan  masih  kurang  baik  dalam  hal ketersediaannya maupun formatnya yang sebagian besar masih tidak sesuai dengan standar yang baik  dan  benar.  Hal  ini  terjadi  karena  pada  proses  atau  prosedur  yang  diterapkan  pada  saat melakukan aktivitas masih kurang adanya pengendalian dan pengawasan dari setiap aktivitas. Sedangkan kelemahan yang ada dalam bentuk output yaitu hampir semua bagian tidak membuat laporan  kegiatannya  seperti  laporan  penjualan  (yang  masih  berupa  rekap  sederhana),  laporan pembelian, laporan pengiriman dan perakitan.
Berdasarkan  masalah  yang  ditemukan  didalam  perusahaan  CV  X,  analis/peneliti membuatkan  model  rancangan  sistem  informasi  yang  terkait  dengan  bagian  penjualan, pembelian,  dan  pengiriman  &  perakitan,  dengan  harapan  memberikan  kemudahan  dalam kegiatan operasional pada CV X. Adapun model perancangan yang dibuat oleh peneliti adalah sebagai berikut :
1. Membuat struktur organisasi dari CV X Secara Tertulis.
2. Membuat uraian tugas dari seluruh bagian di dalam CV X secara tertulis.
3. Membuat model dari input sistem seperti : (1) Order Penjualan, (2) Faktur Penjualan, (3) Kwitansi,  (4)  Order  Pembelian,  (5)  Bukti  Pengeluaran  Barang,  (6)  Bukti  Penerimaan Barang, (7) Surat Jalan.
4. Membuat model prosedur sistem seperti : (1) Flowchart sistem dan prosedur Penjualan, (2) Pembelian, (3) Pengiriman dan Perakitan.
5. Membuat model output sistem seperti : (1) Laporan Penjualan, (2) Laporan Pembelian,
(3) Laporan Pengiriman dan Perakitan.

## Acknowledge
Terima  kasih  kepada  seluruh  dosen  prodi  akuntansi  Universitas  Islam  Bandung  yang  telah membimbing dalam menyelesaikan penelitian ini dan kepada seluruh teman-teman penulis yang selalu memberi dukungan dan dorongan

## Daftar Pustaka
[1] Sekaran. Bougie. 2013. Research Methods for Business: A skill Building Approach. Edisi 5 New York: John wiley@Sons
[2] Taylor,  Liz.  2020.  International  Encyclopedia  of  Human  Geography  (Second  Edition). University of Cambridge, Cambridge, United Kingdom.
[3] Whitten, Jeffrey L & Lonnie, D Bentley. 2004. System Analysis and Design Methods. New York:  McGrwaw-Hill  Irwin  4.  A.  Shimp  T.  Periklanan  Promosi:  Aspek  Tambahan Komunikasi Pemasaran Terpadu. 5th ed. Jakarta: Erlangga; 2000.