## BATOBOH

## Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat
Available online at:https://journal.isi-padangpanjang.ac.id/index.php/Batoboh
Hal 78

## PEMBINAAN ADMINISTRASI DENGAN MEMANFAATKAN SOFTWARE APPLICATION

## Sunarsan Sitohang
Cecep Endang
Teknik Informatika, Teknik dan Komputer, Universitas Putera Batam Jl. R. Soeprapto, Muka Kuning, Kota Batam, Kepulauan Riau 29452
Sunarsan@puterabatam.ac.id cep43end@gmail.com

## ABSTRAK
Jaman  digitalisasi  dan  teknologi  maju  saat  ini  sangat  membantu  manusia  dalam  mengerjakan pekerjaannya, sehingga harus diterapkan untuk mendapat manfaatnya. Tidak dapat dipungkiri masih banyak  masyarakat  sangat  enggan  dengan  penggunaan  teknologi.  Keengganan  ini  bisa  diakibatkan karena tidak adanya kemauan belajar ataupun fasilitas yang kurang memadai serta tidak adanya yang memotivasi  atau  pembinaan.  Pembentukan  RT  13  dan  Pembinaan  Kesejahteraan  Keluarga  (PKK)  di Perumahan Taman Cipta Asri Tahap III masih baru sehingga beberapa pengurusnya masih tabu dengan software aplikasi  untuk  mengelola  administrasi  PKK. Pembinaan  pemanfaatan software aplikasi  untuk administrasi ini bertujuan agar pengurus organisasi PKK Perumahan Taman Cipta Asri Tahap 3 RT 13 RW  12  Kota  Batam  bisa  memahami  bagaimana  memanfaatkan software aplikasi  untuk  membantu kegiatan PPK, cara penggunaan software aplikasi untuk kegiatan PPK baik berupa pembuatan laporan keuangan  yang  baik,  presentasi  yang  menarik,  surat  undangan  yang  baik  dan  lain  sebagainya.  Oleh karena itu, pembinaan software aplikasi ini akan sangat dibutuhkan bagi pengurus Organisasi PKK yang berminat untuk mempelajarinya. Pembinaan dilaksanakan dengan metode memberikan materi tutorial, mempraktekkannya  dengan  pendampingan  dan  evaluasi.  Target  utama  pembinaan  ini  adalah menciptakan  masyarakat  yang  dapat  menerapkan  teknologi  khususnya software aplikasi  untuk mempermudah mengerjakan pekerjaannya, khususnya dalam administrasi PKK dengan memanfaatkan software aplikasi serta memahami bagaimana penggunaan Software aplikasi tersebut Kata Kunci: Administrasi; Software Aplikasi; PKK
Hal 79

## PENDAHULUAN
Salah  satu  perkembangan  teknologi saat ini yaitu dibidang komputer, komputer saat  ini  dikembangkan  untuk  banyak  hal. Program  aplikasi  merupakan  salah  satu pengembangan dalam teknologi komputer.
Sangat  banyak  sekali  aplikasi  yang  dibuat baik  perorangan,  perusahaan  maupun korporasi  dengan  tujuan  yang  beragam.
Pada  intinya  tujuan  dari  program  aplikasi
tersebut secara umum adalah mempermudah pekerjaan
manusia.
Kebutuhan program aplikasi di zaman yang serba canggih seperti sekarang ini tentunya akan  menjadi  sangat  penting  sama  halnya seperti kebutuhan sehari-hari.
Jenis  dan  kapasitas  program  aplikasi yang  diperlukan  pun  tentu  akan  beragam untuk menyelesaikan suatu masalah. Tidak sedikit  orang  menggunakan  program aplikasi sebagai alat bantu untuk mengerjakan pekerjaannya. Pengaplikasian tersebut  dapat  dilakukan  dengan  berbagai cara  diantaranya  adalah  dengan  melalui komputer sebagai media atau alat penyampaian informasi. Contohnya
Aplikasi  Microsoft  Excel  dimanfaatkan dalam  pelatihan  dasar-dasar  statistika (Dhewy  2018).  Sistem  aplikasi  komputer dimanfaatkan dalam tata kelola
administrasi  desa  (Basir  et  al.  2020).  Ilmu teknologi computer dipelajari untuk meningkatkan  administrasi  desa.  (  et  al. 2020).  Dengan  sistem  terkomputerisasi yang bertujuan untuk meningkatkan mutu dan  kualitas  suatu  aplikasi,  diharapkan hasilnya  akan  memberikan  solusi  serta mengambil keputusan dengan tepat. (Rosa & Shalahuddin, 2011)
Berdasarkan  hal  diatas,  di  negara Indonesia  ini  terdapat  begitu  banyak  jenis pekerjaan, ORMAS, bidang usaha, perusahaan, instansi, departemen baik yang bersifat  milik  negara  ataupun  swasta. Dalam  suatu  perusahaan  atau  instansi tentunya terdapat karyawan, pengurus atau pegawai guna memajukan dan menggerakkan perusahaan tersebut dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi.
Perumahan Cipta Asri tahap 3 RT 13 RW 12 merupakan perumahan baru. Situasi yang  kami  lihat  dilapangan  menunjukkan bahwa  masih  ada  beberapa  pengurus organisasi  PKK  yang  belum  paham bagaimana  pemanfaatan  program  aplikasi komputer serta kurang memahami bagaimana menggunakan komputer untuk administrasi, khususnya administrasi PKK.
Pengusul melihat bahwa pembuatan laporan-laporan  dan  dokumen-dokumen
Hal 80
masih  kurang  rapi  dan  masih  semi komputerisasi.
Sofware aplikasi  yang  dimaksud adalah miscrosoft  office yang  terdiri  dari microsoft  word,  microsoft  excel dan microsoft power point . Microsoft word adalah applikasi pengolah  kata,  excel  adalah sebuah program  aplikasi  lembar  kerja  spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft  Corporation yang  dapat dijalankan  pada  Microsoft  Windows  dan Mac  OS  dan powerpoint adalah  sebuah program  untuk  presentasi  (Jarot  S.,  Shenia A. 2012)

## Permasalahan
Adapun  permasalahan  yang  temui adalah PKK masih baru sehingga masih ada beberapa  pengurus  organisasi  PKK  yang belum mengetahui cara untuk memanfaatkan  aplikasi  komputer  yaitu microsoft  word , microsoft  excel dan microsoft power  point untuk  administrasi  PKK. Mereka  masih  kurang  memahami  secara penuh bagaimana cara penggunaan program aplikasi komputer untuk dokumentasi  PKK,  yang  mereka  ketahui hanya cara menjalankannya yang sederhana  saja.  Mereka  tidak  memahami pemanfaatan aplikasi  software tersebut.
Contohnya penggunaan rumus dalam excel
masih  belum  secara  otomatis  sehingga kemungkinan akan terjadi kesalahan dalam pelaporan keuangan dan lain sebagainya.
Untuk  saat  ini  pengurus  PKK  secara organisasi masih belum tersusun sempurna, mengingat  RT  13  masih  baru  dibentuk. Berdasarkan hasil wawancara kami dengan ketua RT 13 dan istrinya selaku ketua PKK, untuk  anggota  pengurusan  PKK  yang  ada saat  ini  terdiri  dari  5  orang  dan  akan bertambah seiring waktu berjalan. sehingga akan  mempengaruhi  jumlah  peserta  pada pembinaan ini,

## Metode Pelaksanaan
Metode  yang  dilaksanakan  oleh pengabdi  adalah  memberikan  materi  dan praktek  langsung  tentang  bagaimana memanfaatkan software aplikasi  untuk administrasi  PKK.  Dalam  pelaksanaan setiap  peserta  akan  mendapatkan  salinan materi  yaitu  berupa  tutorial  yang  telah disiapkan sesuai dengan kebutuhan pengurus PKK (Simanjuntak and Handoko 2019).  Adapun  rincian  pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

## Ketua pengabdi
1. Menyampaikan kata pembukaan,
pengenalan software aplication manfaat dan keguanaannya khususnya miscrosoft power point dan word
Hal 81
2. Meyampaikan  materi miscrosoft  power point :  langkah-langkah  menjalankan, membuat presentasi, memasukkan backgraund dll.
3. Meyampaikan  materi miscrosoft  word : cara  memulai  dan  mengelola microsoft word dll.

## Anggota pengabdi
1. Pengenalan miscrosoft excel, manfaat dan kegunaannya.
2. Meyampaikan  materi miscrosoft  power excel :  langkah-langkah  menjalankan, mengenal fungsi dan rumus dalam excel
3. Menangani pelaksanaan praktek

## Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan
Evaluasi  yang  pengabdi  lakukan adalah  dengan  memantau  secara  langsung pelatihan  yang  diselenggarakan,  apakah peserta  dapat  mengikuti  pelatihan  dengan baik  atau  penyampaian  materi  atau prakteknya  terlalu  cepat  atau  tidak. Kemudian  nantinya  akan  diuji  peserta pelatihan  dengam  menggunakan  software aplikasi  tersebut,  pengujiannya  berupa pemberian  latihan  yang  relevan  dengan materi pelatihan yang diberikan.

## Keberlanjutan Kegiatan
Pembinaan yang akan dilakukan oleh pengabdi akan dilanjutkan dengan
memonitor peserta dan membantu mengembangkan  kemampuannya  dalam
penggunaan  software  aplikasi  sampai dengan  mahirnya  untuk  administrasi organisasi  PKK.  Jika  kedepannya  peserta pengabdian mengalami kendala, tim pengabdi  siap  untuk  membantu  dan membina kembali.

## PEMBAHASAN
Hasil  dari  kegiatan  ini  adalah  para pengurus organisasi Pembinaan Kesejahteraan  Keluarga  (PKK)  paham bagaimana memanfaatkan Software Aplication dan komputer untuk administrasi.  Susunan  pelaksanaan  dan pemateri  yang  terlibat  dalam  pembinaan administrasi dengan memanfaatkan software  aplication  seperti  pada  table  1  di bawah ini.
Hal 82
Tabel 1 Susunan Pelaksanaan Kegiatan Hari  Kegiatan Nama Pelaksan a Alokasi Waktu jam/mi nggu Hari Pert ama Pembukaan Sunarsan  5 Menit Kata Sambutan Ibu Raya  5 Menit Pengenalan MS Office PowerPoint Sunarsan
Sitohang
1 Jam
Pengenalan MS Office Excel dan Word
Cecep 1 Jam Istirahat dan Pulang
Tim Pengabdi Hari Ked ua Praktek MS Office PowerPoint Sunarsan  1 Jam Praktek MS Office Excel Cecep 1 Jam Praktek MS Office Word Cecep 1 Jam Berikut  uraian-uraian  yang  dilatih  dengan
Ms word.
1. Membuat surat
2. Membuat tabel
3. Membuat  tulisan  dengan  berbagai variasi ( word art )
4. Memasukan gambar
5. dan membuat dokumen lainnya Untuk Ms excel sebagai berikut:
1. Membuat tabel, mengurutkan data
2. Menjumlah sub total dan grand total
3. Mengedit teks secara langsung di sel
4. Menjumlah  secara  otomatis  dengan autosum
5. Membuat grafik secara cepat dan mudah dengan fungsi chard wizard
6. Mencetak dengan proporsi bebas.
Aplikasi  PowerPoint digunakan  untuk membuat suatu presentasi, aplikasi ini bisa dijalankan  dengan  mudah  dan  dapat dikreasikan dengan berbagai animasi yang menarik  baik  dalam  pemberian  warna, gambar,  suara  maupun  visual  lainnya dalam waktu yang relatif singkat. PowerPoint pada Microsot  Office ini  sering digunakan  untuk  presentasi  pendidik, pelajar, trainer, marketing ataupun manager  perusahaan. Microsoft  PowerPoint ini  juga  dapat  digunakan  oleh  siapa  saja yang  akan  mengadakan  presentasi  atau orasi,  karena  pada  prinsipnya slide-slide
yang akan ditampilkan nantinya
merupakan  alat  bantu  dalam  melakukan presentasi  agar  tidak  menyimpang  dari konsep awal atau konsep utama
Hal 83
pembicaraan. Karena kadang kala presenter seakan  terbawa  arus  pembicaraan  dalam melaksanakan  presentasi  sehingga  tanpa disadarinya pembicaraan atau materi yang dipaparkannya  sudah  keluar  dari  jalur konsep  yang  seharusnya  dibahas  atau disampaikan dan membuat waktu terbuang percuma.
Penjabaran  kegiatan  yang  diberikan dalam  kegiatan  pembinaan  ini  adalah sebagai berikut:
1. Menjelaskan, memaparkan dan memperkenalkan manfaat dan penggunaan teknologi informasi dalam
membantu  para  pengurus  Pembinaan
Kesejahteraan Keluarga
(PKK).
Membantu  para  pengurus  Pembinaan Kesejahteraan  Keluarga  (PKK)  dalam mempersiapkan,  membuat,  menyusun, menyelesaikan  pekerjaannya  di  bidang administrasi  dan  dokumentasi  yang bersifat  harian,  mingguan,  maupun bulanan bahkan untuk mempersiapkan, membuat,  menyusun,  menyelesaikan laporan  tahunan  pun  akan  semakin mudah dan cepat.
2. Memberikan Hardcopy bahan materi dan Softcopy  aplication  microsoft  office 2010 serta  membantu  menginsalnya  bagi yang belum memiliki dilaptopnya.
3. Menjelaskan, memaparkan dan memperkenalkan  cara  memanfaatkan software  application yang  ada  atau  yang telah diinstal di dalam computer.
4. Software  aplication  yang  tersedia  atau yang  terdapat  di  dalam komputer merupakan perangkat lunak siap pakai yang  nantinya  akan  digunakan  untuk membantu  melaksanakan  pekerjaan penggunanya. Dalam sebuah komputer aplikasi ini disiapkan sesuai kebutuhannya masing-masing.
5. Menjabarkan dan menjelaskan manfaat dan  kegunaan  dari Microsoft  Office dalam  tertib  administrasi  terutama dalam administrasi dokumentasi.
6. Menjelaskan  dan  memaparkan  jenis- jenis atau versi dari Microsoft Office yang telah  familiar  di  kalangan  pengguna aplikasi  computer  untuk  administrasi dokumentasi  seperti  Microsoft  Office 2003, Microsoft  Office  2007,  2010, 2013, dan 2016.
7. Menjelaskan bagaimana membuat dokumentasi, surat, undangan dan table dari  laporan  yang  selalu  dibuat  oleh pengurus organisasi Pembinaan Kesejahteraan  Keluarga  (PKK)  akan jauh  lebih  mudah,  cepat  dan  simple dengan  menggunakan software aplikasi yang  dikeluarkan  oleh Microsoft ini
Hal 84
yakni Microsoft  word dibandingkan dengan cara lain seperti cara-cara yang selama ini digunakan oleh tim pengurus organisasi  Pembinaan  Kesejahteraan Keluarga (PKK) yaitu secara manual.
8. Menjelaskan dan memaparkan bagaimana  manfaat  dan  kegunaan Microsoft Office Excel , membantu dalam kegiatan  pembuatan  laporan  laporan keuangan PKK.
9. Menjelaskan dan memaparkan bagaimana  manfaat  dan  kegunaan
Microsoft  Office PowerPoint ,  pembuatan persiapan presentasi hasil laporan PKK.
10. Memberikan pelatihan dasar pada para pengurus  Pembinaan  Kesejahteraan Keluarga  (PKK)  tentang  penggunaan dan  pemanfaatan Microsoft  office 2010 yaitu Microsoft  Word 2010, Microsoft Excel 2010  dan Microsoft  PowerPoint
2010.
11. Memberikan pendampingan pada para pengurus  Pembinaan  Kesejahteraan Keluarga (PKK) dalam penggunaan dan pemanfaatan Microsoft  office 2010  yaitu
Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010
dan Microsoft Power Point 2010.
12. Melakukan
pemantauan atau
monitoring pada para pengurus Pembinaan  Kesejahteraan  Keluarga (PKK) terhadap kemampuan
penguasaan  mereka  pada Microsoft Word 2010, Microsoft  Excel 2010  dan Microsoft  PowerPoint 2010  yang  telah
diajarkan dalam pelatihan dan pembinaan ini.
13. Melakukan  evaluasi  dan  penilaian terhadap para  pengurus  Pembinaan Kesejahteraan  Keluarga  (PKK)  yang mana  mereka  di  waktu  sebelumnya telah diberikan pengarahan, pemaparan,  pelatihan,  pendampingan serta  pemantauan  dalam  peningkatan kemampuan mereka dalam penguasaan mereka  terhadap software  application Microsoft  office 2010  seperti Microsoft Word 2010, Microsoft  Excel 2010  dan Microsoft  PowerPoint 2010  yang  telah diajarkan dalam pelatihan dan pembinaan ini.

## Sunarsan Sitohang, Cecep Endang
Hal 85
Gambar 1. Ibu PKK Praktek M.s Word
Gambar 2. Dokumentasi Hari Pertama
Gambar 3. Dokumentasi Hari Kedua

## SIMPULAN
Dari  kegiatan  pengabdian  yang dilakukan oleh tim pengabdi di lingkungan
RT 13, RW 12 Perumahan Taman Cipta Asri Tahap  3,  Kelurahan  Tembesi,  Kecamatan Sagulung,  Kotamadya  Batam,  Propinsi Kepulauan  Riau  disimpulkan  sebagai berikut:
1. Memberikan  pembinaan  administrasi berbasis komputer dengan menggunakan software aplikasi khususnya microsoft  office menjadikan ibu-ibu  PKK  di  lingkungan  RT  13,  RW 12 Perumahan Taman Cipta Asri Tahap 3 lebih memahami dan mengerti fungsi
microsoft office tersebut.
2. Ibu-ibu PKK  di  lingkungan  RT  13,  RW 12 Perumahan Taman Cipta Asri Tahap 3  lebih  terlatih  dengan  menggunakan
Software  aplikasi khususnya Microsoft office .
3. Ibu-ibu PKK  di  lingkungan  RT  13,  RW 12 Perumahan Taman Cipta Asri Tahap 3 lebih mengerti dengan fitur-fitur dari
Microsoft  Word , Microsoft  Exel dan Microsoft PowerPoint .

## KEPUSTAKAAN
Basir,  Muhammad  Askal,  Indra  Gunawan,
Wa Ode Nazila, and Ahmad Muhardin Hadmar. 2020. “Tata Kelola Administrasi Desa Dalam Pemanfaatan Sistem Aplikasi Komputer.” Humanism : Jurnal
Hal 86
Pengabdian Masyarakat 1(2):57–63.
Dhewy, Risdiana Chandra. 2018. “Pelatihan
Dasar-Dasar Statistika Dengan Menggunakan Aplikasi Microsoft Excel  Di  Sdn  Pamotan  Ii  Kecamatan Porong.” Jurnal  PADI  –  Pengabdian
MAsyarakat Dosen Indonesia 1(1):36–40.
Jarot  S.,  Shenia  A.,  Sudarma  S.  2012. Buku Pintar  Microsoft  Office  2007  &  2010:
Word  -  Excel  -  PowerPoint .  Pertama.
Jakarta selatan: Media Kita.
Richa  Septima,  and  Ira  Zulfa.  2020.
“Pelatihan  Ilmu  Teknologi  Komputer Dalam  Meningkatkan  Kemampuan Administrasi  Perangkat  Desa  Tan Saril.” JPKMI (Jurnal Pengabdian Kepada
Masyarakat Indonesia) 1(1):1–7.
Simanjuntak, Pastima, and Koko Handoko.
2019.  “Pembinaan  Administrasi  Dan Dokumentasi  Dengan  Memanfaatkan Software Application.” Jurdimas (Jurnal
Pengabdian  Kepada  Masyarakat)  Royal
2(2):132–36.