## ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENDAFTARAN DAN REGISTRASI MAHASISWA BARU STMIK AMIKOM PURWOKERTO
Oleh : Purwadi Dosen STMIK AMIKOM Purwokerto

## Abstrak
Hasil  dari  aplikasi  yang  dibuat  memberikan  lebih  efektif  dari  aplikasi  yang dipakai  sebelumnya,  karena  pada  proses  sebelumnya  masih  menggunakan  yang manual  walaupun  sudah  memakai  komputerirasi  tetapi  dirasa  masih  kurang efektif dalam menjalankan proses pengolahan datanya. Segi efisien dan akuratnya aplikasi  yang  dibuat  dapat  mengurangi  beban  waktu  dan  biaya  serta  dapat meminimalisasi  tenaga  kerja  yang  ada  dengan  seiring  peningkatan  dan pelayanan terhadap mahasiswa yang semakin berkembang.

## PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  dan  komputer  sekarang  semakin  berkembang  dan penggunaannya  semakin  luas  seiring  dengan  meningkatnya  jumlah  manusia.  Di instansi  perusahaan,  perkantoran,  sekolah  sudah  memanfaatkan  tekonologi komputer  karena  dipandang  lebih  mudah  dalam  pengolahan  dan  penyimpanan data dibandingkan dengan cara manual.  Begitu banyak manfaat  yang didapatkan dari penggunaan tekonologi informasi ini, sehingga hampir keseluruhan kegiatan menggunakan teknologi informasi, yaitu suatu sistem yang terkomputerisasi.
STMIK AMIKOM Purwokerto adalah salah satu lembaga pendidikan yang berbasis  teknologi  informasi  yang  mengalami  kendala  dalam  pengolahan  data pendaftaran  dan  registrasi  mahasiswa  baru,  yaitu  masih  menggunakan  cara  lama yang  kurang  efektif  dalam  memasukkan  data  pendaftar    maupun  data  registrasi mahasiswa baru. Pencarian data dan pembuatan laporan juga membutuhkan waktu yang cukup lama serta laporan yang dihasilkan tidak sesuai apa yang diharapkan dan  keamanan  data  kurang  terjamin.  Saat  ini  STMIK  AMIKOM  Purwokerto sedang  membangun  sebuah  sistem  baru  yang  berskala  besar  yang  berupa  sistem informasi  yang  didalamnya  terdiri  dari  sistem  akademik,  perpustakaan,  dan administrasi keuangan.
Pengolahan  data  pendaftaran  dan  registrasi  mahasiswa  baru  yang menggunakan  sistem  lama  sering  menghambat  kinerja  karyawan  dalam  prorses pelayanan  terhadap  mahasiswa  baru  serta  dapat  berdampak  negatif  terhadap perkembangan  dan  kemajuan  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  dimasa  yang  akan datang. Jika dilihat dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya bahwa teknologi informasi  diharapkan  dapat  meningkatkan  kinerja  sistem  pendaftaran  dan registrasi mahasiswa baru yaitu pengolahan data dan informasi guna mendapatkan informasi  yang  cepat,  akurat,  tepat,  dan  memungkinkan  digunakan  untuk pengambilan  keputusan  yang  lebih  lanjut,  maka  sistem  yang  masih  diterapkan pada STMIK AMIKOM Purwokerto masih jauh dari tujuan.
Berpedoman  kepada  permasalahan  tersebut  di  atas,    maka  dapat merumuskan masalahnya adalah sebagai berikut : 1) Bagaimana membangun dan merancang  sistem  informasi  pengolahan  data  pendaftaran  dan  registrasi mahasiswa baru ?                 2) Seberapa efisien, efektif, dan akurat aplikasi yang akan dibangun ?

## METODE PENELITIAN
Dalam teknik pengumpulan data menggunakan dua sumber data  yaitu  data primer (survey/observasi dan dokumentasi/kearsipan) serta data sekunder (metode k)epustakaan. Teknik Pengembangan Sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah  analisis  PIECES  ( Performance,  Information,  Economy,  Control, Efficeincy, Service ).

## PEMBAHASAN
a. Implementasi Instalasi Sistem
1. Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Implementasi  perangkat  keras  ( hardware )  disesuaikan  dengan spesifikasi  komputer  pada  sistem  usulan  atau  memiliki  spesifikasi  yang tidak terlalu tinggi. Hal ini dimaksudkan untuk mengetes performa (unjuk kerja) sistem ketika berjalan di komputer dengan spesifikasi rendah.
Adapun  hal-hal  yang  perlu  dipersiapkan  guna  proses  instalasi  baik dari segi hardware maupun software yaitu :
a. Komputer Server
1) Sistem Operasi Windows XP Profesional.
2) XAMPP, Paket Web Server Apache dan Database MySQL.
3) Processor Intel Pentium IV 2.66 GHz.
4) RAM 2 GB.
5) Harddisk 250 GB.
6) Network Card (LAN Card)/ Wireless.
7) CD ROOM/ DVD ROOM.
b. Komputer Client
2) Sistem operasi Windows XP Profesional.
3) Prosessor Intel Pentium IV 2.66 GHz.
4) RAM 512 MB.
5) Harddisk 160 GB.
6) Network Card (LAN Card)/ Wireless.
7) CD ROOM/ DVD ROOM (jika diperlukan).
Bila  persiapan  sudah  selesai  maka  langkah  selanjutnya  adalah menginstal software dan hardware yang dibutuhkan pada komputer server dan client agar dapat terintegrasi dengan baik.
Dalam  implementasi  perangkat  lunak  ( software )  digunakan  Sistem Operasi  ( operating  sistem )  Windows  XP  Profesional serta  beberapa perangkat  lunak  pendukung  yang  lain.  Perangkat  lunak  pendukung  yang digunakan adalah sebagai berikut :
1) XAMPP  for  Windows  Version  1.7.0,  Paket  Apache  dan  Database MySQL.
2) Visual Basic 6.0.
3) ActiveX.
4) Crystal Reports 8.5.
Instalasi  Apache  Friends,  PHP  MyAdmin,  dan  MySQL  pada implementasi  ini,  penulis  menggunakan  paket  program  XAMPP  for Windows Version 1.7.0. Pada saat instalasi XAMPP for Windows Version 1.7.0  ketiga  komponen  tersebut  secara  bersamaan  akan  terinstal.  MySQL secara  default  akan  berjalan  pada  saat  sistem  operasi  dijalankan. Sedangkan  untuk  instalasi  editor  program,  seperti  Visual  Basic  6.0  dan ActicveX diperlukan langkah instalasi tersendiri seperti halnya melakukan instalasi perangkat lunak yang lain. Begitu pula untuk Crystal Reports 8.5.
Adapun untuk menjalankan sistem ini diperlukan Apachefriends dan MySQL yang harus ada pada komputer server . Sedangkan pada komputer client hanya  dibutuhkan  pada  saat  pengembangan  menggunakan Visual Basic 6.0 .
2. Instalasi Paket MySQL for Windows
Dalam implementasi perangkat lunak yang pada saat pengembangan menggunakan  paket  aplikasi  MySQL  for  Windows  Version  5.1.16,  yang dapat di-download gratis di alamat
http://dev.mysql.com/downloads/mirrors.html .
3. Instalasi MySQL Connector/ODBC 5.1
Dalam implementasi perangkat lunak yang pada saat pengembangan menggunakan  paket  aplikasi  MySQL  Connector/ODBC  5.1,  yang  dapat di-download gratis di alamat http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/, ambil yang buat Windows 32 .
4. Implementasi Basisdata
Aplikasi  pendaftaran  dan  registrasi  mahasiswa  baru  pada  STMIK AMIKOM  Purwokerto  menggunakan  DBMS  ( Database  Management System ) MySQL untuk mengolah database-nya. Didalam aplikasi tersebut dibuat  sebuah  database  yang  bernama  “db_sim”  yang  nantinya  akan menampung  seluruh  data  yang  digunakan  dan  atau  diperlukan  dalam aplikasi  pendaftaran  dan  registrasi  mahasiswa  baru  pada  STMIK AMIKOM Purwokerto.
Didalam  database  “db_sim”  terdapat  9  tabel.  Diantaranya  adalah tabel “daftar”, tabel “registrasi”, tabel “ortu”, tabel “jurusan”, tabel “user”, tabel “status”, tabel “penghasilan”, tabel “fprogram”, tabel “program”.
5. Implementasi Pembangunan Aplikasi
Adapun  implementasi  pembangunan  aplikasi  dapat  dibagi  menjadi dua yaitu logika presentasi dan implementasi interface.

## a. Logika Presentasi
Implementasi aplikasi  pendaftaran  dan registrasi  mahasiswa baru pada  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  diperlukan  deskripsi  bentuk  dan deskripsi  fungsi  dari  masing-masing  file  yang  digunakan.  Berikut  file serta  fungsi  dari  masing-masing  file  yang  ditampilkan  dalam  bentuk daftar file presentasi.
Tabel 1. Logika Presentasi Bagian Administrasi Bagian Nama File Keterangan Administrasi Daftar.frm File untuk menampilkan kolom isi pendaftaran. Ortu.frm File  untuk  menampilkan  data  diri ortu. Pribadi.frm File  untuk  menampilkan  data  diri mahasiswa baru. Penghasilan.frm File  untuk  menampilkan  detil penghasilan orang tua. Registrasi.frm File untuk menampilkan kolom isi registrasi. Tabel 2. Logika Presentasi Bagian Admin (BAU) Bagian Nama File
Keterangan Admin (BAU) Daftar.frm File  untuk  menampilkan  daftar data course (mata kuliah). Registrasi.frm File  untuk  menampilkan  daftar data jurusan. Ortu.frm File  untuk  menampilkan  daftar data karya ilmiah. Pribadi.frm File  untuk  menampilkan  daftar data link. Penghasilan.frm File  untuk  menampilkan  daftar data news. Login.frm File  untuk  menampilkan  daftar data administrator. Cetak_daftar.frm File  untuk  menampilkan  daftar data user dosen. Cetak_regist.frm File  untuk  menampilkan  daftar data user mahasiswa. Ubah.frm File  untuk  menampilkan  halaman depan login admin. Ubah.php File untuk mengubah data admin.
Tabel 3 Logika Presentasi Bagian Koneksi Bagian Nama File Keterangan Koneksi Koneksi.bas File untuk koneksi ke database. Kode  program  dibuat  dalam  bentuk file - file berformat  *.frm,
*.vbp, *.Dsr dan *.bas. F ile - file disusun dalam suatu struktur program yang disesuaikan dengan fungsi masing-masing file .
File-file  tersebut  disimpan  dalam  sebuah  direktori  utama.  Dalam perancangan  yang  telah  dilakukan,  direktori  utama  bernama  “sim” yang disimpan dalam folder “htdocs” (C:\xampp\htdocs\).
b. Implementasi Interface
Pada  implementasi  interface  akan  ditampilkan  halaman- halaman  yang ada pada  aplikasi pendaftaran dan registrasi mahasiswa baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto.  Diantaranya  halaman  untuk Administrasi dan admin (BAU).
Gambar 1. Halaman Utama Sistem Informasi Pendaftaran dan Registrasi Mahasiswa Baru STMIK AMIKOM Purwokerto
Gambar 1 merupakan halaman pertama yang dijumpai oleh user atau  pengunjung  pada  waktu  mengakses  aplikasi  pendaftaran  dan registrasi  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto.  Pada halaman  ini  terdapat  info  tentang  STMIK  AMIKOM  Purwokerto. Bagian  atas  terdapat  menu-menu  (link)  yang  dapat  dilihat  oleh pengunjung, seperti : File, Input Data, Cetak Laporan, Utility.
Pada  menu  File,  ketika  di  klik  maka  akan  membuka  sebuah halaman  baru  menuju  ke  halaman  selanjutnya  dan  dapat mengoperasikan  form-form  yang  disesuaikan  berdasarkan  login (masuk apakah sebagai admin atau user).
Gambar 2. Halaman Login User dan Admin
Gambar  2  merupakan  halaman  pertama  yang  akan  dijumpai ketika  login  sebagai  Administrator  (BAU)  dan  login  sebagai  User (Administrasi).
Gambar 3. Form Pendaftaran Mahasiswa Baru
Pada  Gambar  3  yaitu  halaman  Data  Pendaftaran,  Admin  dapat menambah,  mengubah,  membatalkan  dan  menghapus  data  daftar tentang  pendaftaran  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto, sedangkan user hanya dapat menginput saja.
Gambar 4. Form Registrasi Mahasiswa Baru
Pada  Gambar  4  yaitu  halaman  Data  Registrasi,  Admin  dapat menambah,  mengubah,  membatalkan  dan  menghapus  data  daftar tentang
registrasi  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto, sedangkan user hanya dapat menginput saja tidak seperti admin.
Gambar 5. Rincian Biaya Pendidikan
Pada  Gambar  5  yaitu  halaman  Data  Biaya,  Admin  dapat menambah,  mengubah,  membatalkan  dan  menghapus  data  daftar tentang  biaya  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto, sedangkan user hanya dapat menginput saja tidak seperti admin
Gambar 6. Cetak Pendaftaran
Pada  Gambar  6  yaitu  halaman  Data  Pendaftaran,  Admin  dapat mencetak  data  pendaftaran  per  tanggal  dan  mencetak  data  diri pendaftar  tentang  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 7. Form Cetak Laporan Pendaftaran Pada Gambar 7    yaitu halaman Data  Pendaftaran, Admin  dapat mencetak  laporan  data  pendaftaran  per  tanggal  tentang  mahasiswa baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  sedangkan  user  tidak  dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 8. Layout Laporan Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada  Gambar  8  yaitu  halaman  Data  Pendaftaran,  Admin  dapat melihat  semua  data  pendaftaran  per  tanggal  dan  mencetak  data  diri pendaftar  tentang  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 9. Form Cetak Data Diri Pendaftaran
Pada Gambar 9    yaitu halaman Data  Pendaftaran, Admin  dapat mencetak  data  pendaftaran  dan  mencari  data  diri  pendaftar  tentang mahasiswa baru STMIK AMIKOM Purwokerto sedangkan user dapat mencari tetapi tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 10. Layout Data Diri Calon Mahasiswa/i STMIK AMIKOM Purwokerto
Pada Gambar 10  yaitu halaman Data Pendaftaran, Admin dapat melihat  semua  data  diri  calon  mahasiswa  dan  mencetak  data  diri pendaftar  tentang  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 11. Form Cetak Registrasi
Pada  Gambar  11  yaitu  halaman  Data  Registrasi,  Admin  dapat mencetak semua registrasi  mahasiswa per tanggal  dan mencetak data diri registrasi tentang mahasiswa baru STMIK AMIKOM Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 12. Cetak Laporan Registrasi per Tanggal
Pada  Gambar  12  yaitu  halaman  Data  Registrasi  Per  Tanggal, Admin  dapat  mencetak data registrasi  mahasiswa per tanggal tentang mahasiswa baru STMIK AMIKOM Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 13. Layout Laporan Registrasi Mahasiswa per Tanggal Pada  Gambar  13  yaitu  halaman  Data  Registrasi,  Admin  dapat mencetak semua registrasi  mahasiswa per tanggal  dan  melihat semua data  mahasiswa  yang  melakukan  registrasi  tentang  mahasiswa  baru STMIK  AMIKOM Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 14. Layout Data Diri Mahasiswa Baru Pada  Gambar  14  yaitu  halaman  Data  Registrasi,  Admin  dapat mencetak  dan  melihat  semua  data  diri  mahasiswa  yang  melakukan registrasi  tentang  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto sedangkan user tidak dapat mencetak hasil dari pendaftaran.
Gambar 15. Form User
Pada  Gambar  15  yaitu  halaman  Data  User,  Admin  dapat membuat  hak  akses  untuk  dapat  mengolah  data  pendaftaran  dan registrasi  mahasiswa  baru  STMIK  AMIKOM  Purwokerto sedangkan user tidak dapat mengubah atau menggantinya.
Gambar 16. Form Ubah Password
Pada  Gambar  16  yaitu  halaman  Data  User,  Admin  dapat mengubah data user dan admin baik dari id, password tentang user dan  admin  pada  pengolahan  data  pendaftaran  dan  registrasi mahasiswa baru STMIK AMIKOM Purwokerto.
6. Uji Coba dan Pengetesan Aplikasi
Sebagai  sistem  yang  akan  berjalan  secara jaringan maka  uji  coba juga  dilakukan  dengan  melakukan instalasi program  secara  langsung  ke komputer  client . Saat  ini  penulis  sudah  melakukan  uji  coba instalasi aplikasi secara stand alone langsung ke komputer.
7. Pelatihan Personil
Salah  satu  faktor  paling  utama  dalam  mencapai  tujuan  sistem komputerisasi,  khususnya  berbasis  bahasa  pemrograman  yang  visual adalah sumber daya manusia ( brainware ). Untuk mewujudkan hal tersebut maka  perlu  adanya  pelatihan  setiap  personil  yang  akan  terlibat  dalam pengolahan aplikasi.
8. Operasional dan Pemeliharaan
Yang perlu dilakukan sekarang merupakan pemeliharaan terstruktur, berupa  perubahan  aplikasi  untuk  menyesuaikan  terhadap  perangkat  keras ( hardware )  dan  perangkat  lunak  ( software )  baru  serta  mengkonversi sistem ke basis data.
9. Evaluasi
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari aplikasi  Pendaftaran  dan  Registrasi  Mahasiswa  Baru  STMIK  AMIKOM Purwokerto.
10. Dokumentasi Aplikasi
Setelah  aplikasi  melewati  tahap  uji  coba  ( testing )  untuk  sementara program  (aplikasi)  siap  diterapkan  untuk  mendukung  sistem  yang  sudah ada.  Untuk  memudahkan  di  dalam  memperbaiki  kesalahan  dan pengembangan aplikasi lebih lanjut maka aplikasi perlu didokumentasikan,  dalam  arti  aplikasi  dicetak  ke  dalam  kertas  serta disusun  sedemikian  rupa  sehingga  berbentuk  modul  aplikasi,  atau  kode program  ( script )  disimpan  dalam  bentuk  media  penyimpanan  lainnya seperti CD, DVD, Harddisk dan yang lainnya.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  analisis  dan  perancangan  sistem  informasi  pendaftaran  dan registrasi mahasiswa baru di STMIK AMIKOM Purwokerto, maka dapat diambil kesimpulan  adalah  sistem  yang  dibuat  terdapat  kelebihan  dan  kekurangan  antara lain :
1. Kelebihan
a. Dapat menghemat waktu dalam proses pengolahan data, pencarian data dan pembuatan  laporan  serta  kesalahan  dalam  proses  pencatatan  manual  lebih baik dan konkret.
b. Output yang dirancang dapat sedemikian rupa mudah dimengerti, dan hasil yang  dibuat  juga  mudah  diterima,  dibaca  dan  isinya  dapat  dilihat  dengan cepat,  sehingga  mudah  untuk  pengambilan  keputusan  oleh  pihak manajemen.
2. Kekurangan
a. Sistem tidak terintegrasi secara keseluruhan.
b. Sistem  hanya  dapat  digunakan  pada  saat  pendaftaran  dan  registrasi mahasiswa setiap tahunnnya.
c. Memerlukan adanya perawatan sistem yang lebih kondusif.

## DAFTAR PUSTAKA
Burch,  John,  Grunditski,  Gray.  1986. Information  System  Theory  and Practice, Fourth Edition. John Willey & Sons. New York.
B.  Davis,  Gordon.  1974. Management  Information  System  Conceptual Foundations,  Struncture,  and  Development.  International  Student Edition. Tokyo : Mc Grawhill Kogakusha, Lth.
Fathansyah. 1999. Basis Data. Informatika. Bandung. Fitzgerald,  John,  F.  Fitzgerald,  Arda,  D.  Stalling,  Warren.  1981. Jr Fundamental  of  System  Analysis,  Second  Edition. John  Willey  &  Son. New York
M.  Scott,  George.  1986. Principle  of  Management  Information  System. Mc Graw Hill, Inc. New York.
Partana, Wisnu. 2009. Kelebihan dan Kekurangan MySQL.
http://wisnupartana.blogspot.com/2009/09/kelebihan-dan-kekurangan- my-sql.html. 23-01-2007.