Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  364-369

## Pemanfaatan Aplikasi Google Untuk Mendukung Administrasi Persuratan Di Desa Pacalan Kecamatan Plaosan Kabupaten Magetan
1) Sriyanto*, 2) Indra Permana, 3) Riza Arif Pratama, 4) Muhammad Ikhsan, 5) Sahit Bayu Setiajit 1)2)3)4)5) Universitas Tunas Pembangunan Surakarta, Indonesia Email Corresponding: sriyanto@lecture.utp.ac.id *

## I. PENDAHULUAN
Dewasa ini teknologi informasi dan komunikasi mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini ditunjukan  dengan  penggunaan  dan  pemanfaatan  teknologi  komputer  yang  sudah  merambah  ke  semua

## INFORMASI ARTIKEL A B S T R A K
Kata Kunci:
Pelayanan
Administrasi Persuratan Sistem Informasi Teknologi Informasi Google apps
Pengabdian ini dilakukan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan perangkat pemerintah desa Pacalan dalam menggunakan teknologi berbasis informasi dan komunikasi dalam melaksanakan administrasi  desa  dalam  meningkatkan  pelayanan  kepada  masyarakat.  Faktor  dilaksanakan pengabdian  ini  karena  letak  geografis  desa  Pacalan  yang  berada  di  lereng  Gunung  Lawu  yang medannya  terdiri  dari  bukit-bukit.  Kegiatan  ini  bertujuan  untuk  menyediakan  sebuah  sistem informasi  administrasi  persuratan  yang  mampu  meningkatkan  pelayanan  dan  efektifitas administrasi  persuratan  di  desa  Pacalan.  Terutama  dalam  pelaksanaan administrasi  persuratan kependudukan.  Pengabdian  ini  dilakukan  dengan  memberikan  materi  dan  praktik  dalam pembuatan  persuratan  dengan  menggunakan  Google  Apps.  Hasil  pengabdian  yang  sudah dilakukan menunjukan perangkat pemerintah desa Pacalan mengalami peningkatan keterampilan dalam  menggunakan  teknologi  berbasis  informasi  dan  meningkatkan  efisiensi  waktu  dalam pelayanan  terhadap  masyarakat  serta  mempermudah  akses  masyarakat  dalam  mengurus administrasi  kependudukan  tanpa  harus  ke  kantor  desa.  Metode  yang  dilakukan  dalam pengabdian  ini  berupa  wawancara  secara  langsung  setelah  kegiatan,  demotrasi  dan  pelatihan serta  dengan  membagikan  kuesioner  diakhir  kegiatan.  Hasil  luaran  yang  diharapkan    dari kegiatan  pengabdian  ini  kebermanfaatan  sistem  administrasi  persuratan  berbasis  teknologi informasi yang diterapkan pada desa Pacalan.

## A B S T R A C T
Keywords:
Service
Mail Administration Information Systems Information Technology Google Apps
This  service  aims  to  improve  the  skills  of  the  Pacalan  village  government  apparatus  in  using information  and  communication-based  technology  in  carrying  out  village  administration  in enhancing  services  to  the  community.  The  factor  in  carrying  out  this  service  is  because  of  the location  of  Pacalan  village  on  the  slopes  of  Mount  Lawu,  whose  terrain  consists  of  hills.  This activity aims to provide a mail administration information system that can improve the service and effectiveness  of  mail  administration  in  Pacalan  village,  especially  in  implementing  population paperwork administration. This service is carried out by providing material and practice in making letters  using  Google  Apps.  The  results  of  the  service  that  has  been  carried  out  show  that  the Pacalan village government apparatus has increased skills in using information-based technology and  increasing  time  efficiency  in  serving  the  community  and  facilitating  community  access  in managing population administration without having to go to the village office. The method used in this service is in the form of interviews directly after the activity, demonstrations and training and by  distributing  questionnaires  at  the  end  of  the  action.  The  expected  outcome  of  this  community service  activity  is  the  benefit  of  the  information  technology-based  correspondence  administration system applied to the village of Pacalan.
This is an open access article under the CC–BY-SA license.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  364-369
bidang  dalam  kehidupan  sehari-hari.  Teknologi  informasi  merupakan  suatu  teknologi  yang  digunakan  dan dimanfaatkan  untuk  mengolah  data,  memproses  data,  mendapatkan  data,  menyusun  data,  menyimpan  data dan  membagikan  informasi.  (Sutabri,  2014).  Teknologi  informasi  juga  dapat  menghasilkan  fitur-fitur  baru dalam  pengadministrasian  dokumen  atau  persuratan.  Selain  pengimplementasian  sistem  komputer  di lingkungan kerja juga  perlu memperhatikan dan mempertingkan salah satu faktor  di sektor lingkungan dan letak  geografis.  Sistem  informasi  memiliki  peran  yang  cukup  signifikan  dalam  meningkatkan  performan suatu perusahaan. (Ahmad dan Al-Shbiel, 2019).
Desa  Pacalan,  Kecamatan  Plaosan,  Kabupaten  Magetan  merupakan  daerah  yang  terletak  di  lereng gunung  lawu  yang  memiliki  geografis  yang  cukup  luas  dan  medan  pengunungan.  Kegiatan  pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk mendukung pengelolaan administrasi persuratan melalui pemanfaatan aplikasi Google. Aplikasi Google yang diimplementasikan kali ini berbasis web, sehingga dapat digunakan secara online tanpa harus datang ke kantor desa, sehingga letak geografis tidak akan berpengaruh terhadap kesadaran masyarakat dalam tertib administrasi.
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  kali  ini  merupakan  kelanjutan  dari  kegiatan  pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan sebelumnya (Riza Arif Pratama et al., 2022) (Indra Permana et al., 2022).  Pada  kegiatan  sebelumnya,  tim  melakukan  diskusi  dengan  perangkat  desa  Pacalan  dan  didapatkan kesimpulan  bahwa  mereka  meninginkan  suatu  sistem  administrasi  persuratan  yang  berbasis  IT  dan  dapat diakses secara online.
Di  tingkat  desa  masih  banyak  dijumpai  kendala  yang  sering  dihadapi  perangkat  desa  dalam  upaya memberikan  pelayanan  kepada  masyarakatnya.  Satu  diantaranya  yang  dihadapi  di  desa  Pacalan  adalah hambatan  yang  terkait  dengan  kurangnya  pengetahuan  dan  keterampilan  SDM  perangkat  desa  dalam pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi,  khususnya  aplikasi  program  komputer  yang  mendukung pelayanan  administrasi  kependudukan.  Didasari  permasalahan  yang  dihadapi  ini,  maka  gagasan  untuk melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat berupa pelatihan penggunaan aplikasi Google untuk membantu proses administrasi persuratan di desa Pacalan ini dilakukan.
Google  memiliki  beberapa  aplikasi  yang  ditujukan  untuk  membantu  mengatasi  berbagai permasalahan  administrasi.  Beberapa  aplikasi  ini  bisa  dimanfaatkan  mulai  dari  pembuatan  dokumen, pengarsipan  dokumen,  penggandaan  dokumen,  pengiriman  dokumen,  penyusunan  presentasi,  penyusunan anggaran dan masih banyak lagi manfaatnya. Tugas dan tanggung jawab perangkat desa adalah memberikan pelayanan  yang  cepat  dan  terbaik  kepada  masyarakat.  Aplikasi  Google  ini  sangat  cocok  untuk  memegang peranan sebagai sarana asistensi atau sebagai core activities perangkat desa Pacalan.
Pelatihan ini menyajikan pengenalan berbagai fungsi dan cara kerja bagaimana mengoperasikan dan pemanfaatan beberapa aplikasi Google, yaitu Google Drive, Google Form, Google Docs, Google Sheets dan penggunaan ekstensi Autocrat. Program ini sangat umum digunakan oleh setiap intansi pemerintah maupun swasta  dalam  mempercepat  pelayanan  administrasi  persuratan  dan  kebutuhan  administrasi  yang  lainnya. Kesemuanya sengaja disajikan dalam satu paket pelatihan, karena fungsi dan cara kerjanya saling berkaitan dan memiliki karakter tampilan yang sama serta dapat bersinergi satu sama lainnya untuk memenuhi tuntutan kebutuhan administrasi kependudukan desa Pacalan.

## II. MASALAH
Menjelesakan  Perangkat  Pemerintah  Desa  Pacalan  yang  ingin  memiliki  sebuah  sistem  pelayanan administrasi  yang  berbasis  teknologi  informasi  dan  kominukasi  yang  bisa  diakses  secara  mudah  oleh penduduk  desa  dalam  mengurus  administrasi  kependudukan  untuk  meningkatkan  tertib  administrasi  dan meningkatkan kesadaran penduduk dalam administrasi kependudukan. Masalah utama yang dihadapi adalah letak  geografis  desa  Pacalan  yang  berada  di  lereng  Gunung  Lawu  dan  tingkat  SDM  perangkat  desa  dalam
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  364-369
bidang  pemanfaatan  dan  pengolahan  adminitrasi  berbasis  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  masih kurang  karena  perangkat  pemerintah  desa  Pacalan  selama  ini  belum  dibekali  dengan  pelatihan  secara langsung untuk pengenalan fitur-fitur tersebut.
Gambar 1. Lokasi Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PkM)

## III. METODE

## Gambar 2. Alur Kegiatan
Kegiatan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  kali  ini  dilaksanakan  sesuai  dengan  alur  kegiatan  pada Gambar  2.  Metode  demontrasi  dan  pelatihan  secara  langsung  dipilih  untuk  menjelaskan  cara  penggunaan, pengoperasian dan pemanfaatan Google Drive, Google Form, Google Docs, Google Sheets dan Penggunaan Autocrat . Metode demonstrasi ialah salah satu metode mengajar dengan cara praktik peragaan dengan tujuan untuk  memudahkan  dalam  memahami  dan  mempraktikkan  apa  yang  sedang  didemonstasikan (Wahyuningsih, 2018).
Data yang digunakan dalam kegiatan pengabdian menggunakan data primer dan data sekunder. Data yang digunakan dalam penelitian pada umumnya terbagi menjadi dua, yaitu data primer dan data sekunder. (Ganesha dan Aithal, 2022). Data primer adalah data yang dikumpulkan pertama kali dan berupa data yang baru dan original serta memiliki sifat data yang spesifik dan relevan pada penelitian yang dilaksanakan dan
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  364-369
memiliki  jumlah  informasi  yang  dapat  dikumpulkan  lebih  rincing  dan  detail.  (Appiah-Oppong,  2018) (Mazhar, 2021). Data sekunder merupakan data yang diperoleh dan dikumpulkan dari penelitian – penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya yang masih bisa digunakan pada penelitian yang direncanakan. (Dina dan Berchtold, 2022).
Tim  pelaksana  pengabdian  kepada  masyarakat  melakukan  survei  terlebih  dahulu  untuk  memetakan apa  yang  dibutuhkan  oleh  perangkat  desa  Pacalan.  Survei  dilaksanakan  pada  hari  Rabu,  1  Februari  2023 melalui diskusi dengan kepala desa Pacalan beserta perangkat desa yang mengelola administrasi persuratan. Hasil  diskusi  tersebut  mengerucut  pada  pemanfaatan  aplikasi  Google,  sehingga  masyarakat  desa  Pacalan dimana pun berada dapat mengisi formulir dengan mudah dan secara otomatis masuk agenda persuratan serta hasilnya langsung jadi dalam dokumen dengan format data .pdf. Perangkat desa tinggal melakukan kroscek dan cetak dokumen tersebut untuk selanjutnya dilakukan pengesahan oleh kepala Desa.

## Gambar 3. Survei Lokasi Pengabdian
Tim  pengabdian  kepada  masyarakat  kemudian  menyusun  beberapa  template  persuratan,  membuat Google  Form,  serta  menyusun  sistem  agar  data  dari  Google  Form  secara  otomatis  mengisi template persuratan  yang  telah  dibuat.  Sistem  yang  telah  disusun  ini  menjadi  dasar  dalam  penyusunan  materi pelatihan, serta didemonstrasikan pada saat pelatihan.
Evaluasi keberhasilan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilakukan setelah masing-masing sesi pelatihan dan pada akhir kegiatan. Di akhir kegiatan pelatihan, tim pelaksana telah menyusun kuesioner untuk  diisi  oleh  peserta,  sehingga  menjadi  evaluasi  pelaksanaan  kegiatan  ini  secara  keseluruhan.  Indikator keberhasilan kegiatan pengabdian ini dilihat dari respon dari para perangkat pemerintah desa Pacalan melalui evaluasi  yang  diberikan.  Kemampuan  pemahaman  perangkat  pemerintah  desa  Pacalan  diperoleh  dari  hasil evaluasi yang telah didapatkan terhadap peserta pelatihan.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Demonstrasi  dan  pelatihan  penggunaan,  pengoperasian  dan  pemanfaatan Microsoft  Office,  Google Drive,  Google  Form, Penyusunan Template  Google  Docs, Pengolahan  Hasil  dengan Google  Sheets dan Penggunaan Autocrat dilakukan  oleh  tim  pengabdian  kepada  masyarakat  di  Balai  Desa  Pacalan  pada  hari Selasa, 14 Februari 2023 sesuai dengan agenda kegiatan yang telah disusun. Demonstrasi dan pelatihan  ini untuk meningkatkan keterampilan SDM perangkat pemerintah desa Pacalan dalam pemanfaatan administrasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Pengabdian  kepada  masyarakat  yang  diisi  dengan  pelatihan  untuk  meningkatkan  kemampuan  dan keterampilan pada  aplikasi Google  secara garis besar telah berjalan dengan baik sesuai dengan target  yang diharapkan. Hal ini ditunjukan dengan hasil evaluasi, kuesioner dan tanggapan positif dari peserta pelatihan.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  364-369
Hampir seluruh peserta sepakat mendapatkan pelatihan, kemampuan dan keterampilan dalam menggunakan fitur-fitu pada program Google Drive, Google Form, Google Docs, Google Sheets dan Autocrat meningkat.

## Gambar 4. Pemberian Materi
Evaluasi  dilakukan  dengan  melalui  dua  cara.  Selain  melalui  kuesioner,  evaluasi  dilakukan  secara praktik langsung dalam penggunaan dan pengoperasian Google Drive, Google Form, Penyusunan Template Google  Docs, Pengolahan  Hasil  dengan Google  Sheets dan  Penggunaan Autocrat yang  sudah  diajarkan selama kegiatan pelatihan. Evaluasi dilihat dari hasil pekerjaan peserta dalam menyelesaikan tes yang telah diberikan.  Sebagian  besar  peserta  dapat  langsung  mencoba  dalam    penggunaan  dan  pengoperasian Google Drive,  Google  Form, Penyusunan Template  Google  Docs, Pengolahan  Hasil  dengan Google  Sheets dan Penggunaan Autocrat. Sebagian  besar  peserta  dapat  menyelesaikan  latihan  yang  diberikan  di  setiap  sesi materi.
Tabel 1. Ringkasan Hasil Kuesioner Pelatihan Aplikasi Google di Desa Pacalan No Aspek Ringkasan Tanggapan 1. Kepuasan terhadap kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat Puas 2. Kebermanfaatan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat Sangat Bermanfaat 3. Penjelasan penyampaian materi Jelas 4. Keterbantuan tugas administrasi persuratan Membantu
5. Peserta pelatihan dapat mengoperasikan
Google Apps Bisa 6. Kesesuaian aplikasi terhadap administrasi persuratan Sesuai karena dapat mempermudah masyarakat dalam mengurus persuratan kependudukan dan dapat memberikan pelayanan yang baik karena lebih efisien. 7. Saran untuk software administrasi persuratan  Kedepan  bisa  dikembangkan  aplikasi berbasis  HP  untuk  mempermudah  akses masyarakat. 8. Saran  untuk  kegiatan  Pengabdian  kepada Masyarakat Diharapkan lebih sering ada sosialisasi/konseling  dari  tim  pengabdian kepada masyarakat dengan pemberitahuan yang  tidak  mendadak,  serta  bantuan  alat untuk  produksi  dan  peningkatan  SDM perangkat pemerintah desa Pacalan.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  364-369

## V. KESIMPULAN
Perangkat  pemerintah  desa  Pacalan,  sebagai  peserta  pelatihan  telah  mendapatkan  pelatihan  dalam peningkatan keterampilan penggunaan dan pengoperasian serta pemanfaatan aplikasi Google Drive, Google Form, Penyusunan Template  Google  Docs, Pengolahan  Hasil  dengan Google  Sheets dan  Penggunaan Autocrat. Peserta pelatihan telah mengetahui manfaat dan dapat menggunakan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi Google Apps untuk mebuat administrasi persuratan kependudukan. Peserta pelatihan sepakat setelah mendapatkan pelatihan, kemampuan dan keterampilan dalam penggunaan aplikasi Google Apps meningkat.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Tim  Dosen  PkM  Prodi  Teknologi  Pemeliharaan  Pesawat  Fakultas  Teknik  Universitas  Tunas Pembangunan  Surakarta  berterima  kasih  kepada  mitra  pengabdian  segenap  perangkat  pemerintah  desa Pacalan, karena sudah berkenan untuk mengijinkan tim Dosen untuk melaksanakan pengabdian.

## DAFTAR PUSTAKA
Kadir, A. Triwahyuni. (2013). Pengantar Teknologi Informasi: Penerbit Informatika, Bandung Sutabri, T. (2014). Pengantar Teknologi Informasi: Penerbit Andi, Jakarta Ahmad, M. A., & Al-Shbiel, S. O. (2019). The Effect of Accounting Information System on Organizational Performance  in  Jordanian  Industrial  SMEs:  The  Mediating  Role  of  Knowledge  Management. International Journal of Business and Social Science , 10 (3). https://doi.org/10.30845/ijbss.v10n3p9 Riza Arif Pratama, Indra Permana, Muhammad Ikhsan, & Sahid Bayu Setiajit. (2022). Optimalisasi Kualitas dan Kuantitas Produksi Keripik dengan Menggunakan Alat Pemotong Semi-Otomatis di Desa Pacalan. GANESHA: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 2(01), 40–44. https://doi.org/10.36728/ganesha.v2i01.1789 Indra  Permana,  Muhammad  Ikhsan,  Sahid  Bayu  Setiajit  &  Sriyanto.  (2022).  Pemanfaatan  Mesin  Pembuat Mie sevagai Teknologi Tepat Guna untuk Mendukung Pemberdayaan Kelompok PKK di Desa Pacalan Kabupaten  Magetan.  ADPEBI  SCIENCE:  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat  Akdemisi,  3(01),  1-4. https://journal.adpebi.com/index.php.JPMA
Wahyuningsih,  S.  (2018).  Penggunaan  Metode  Demonstrasi  Untuk  Meningkatkan  Kreativitas  Dan  Hasil Belajar Pada Pokok Bahasan Penggunaan Alat Ukur Multimeter Pada Kelas X TITL 1 SMK Negeri 5 Medan TP. 2015/2016. Warta Edisi 60, April, 91–96.
Ganesha, H. R., & Aithal, P. S. (2022). How to Choose an Appropriate Research Data Collection Method and Method Choice Among Various Research Data Collection Methods and Method Choices During Ph.D. Program  in  India?  International  Journal  of  Management,  Technology,  and  Social  Sciences,  455–489. https://doi.org/10.47992/ijmts.2581.6012.0233
Appiah-Opong, R. (2018). Researcher and Data.
Mazhar, S. A. (2021). Methods of Data Collection: A Fundamental Tool of Research. Journal of Integrated Community Health, 10(01), 6–10. https://doi.org/10.24321/2319.9113.202101
Dina  Diatta,  I.,  &  Berchtold,  A.  (2022).  Impact  of  missing  information  on  day-to-day  research  based  on secondary  data.  International  Journal  of  Social  Research                Methodology. https://doi.org/10.1080/13645579.2022.2103983