## DIGITALISASI DAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN STIE SYARI’AH BENGKALIS

## Decky Hendarsyah
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Syariah Bengkalis Email: deckydb@gmail.com

## Abstrak
Perpustakaan merupakan gudang ilmu, sebab disanalah terdapat berbagai macam sumber  keilmuan  yang  diabstraksikan  dalam  baik  dalam  bentuk  gambar  maupun  tulisan. Perpustakaan sendiri diawali dengan adanya perpustakaan tradisional dimana terdiri dari kumpulan  buku-buku  tanpa  katalog,  kemudian  berkembang  menjadi  perpustakaan  semi modern  yang  sudah  menggunakan  katalog  (index).  Tetapi  perpustakaan  semi  modern  ini jika  diterapkan  untuk  perpustakaan  kampus  sangat  tidak  relevan  lagi,  karena  pengelola dan  pengguna  perpustakaan  akan  mengalami  kesulitan  sebab  koleksi  buku  sudah  sangat banyak.  Kesulitannya  dapat  digambarkan  seperti  dalam  melakukan  pencarian  buku menggunakan katalog manual dan sirkulasi dicatat secara manual.
Seiring  berjalannya  waktu  dan  perkembangan  dunia  teknologi  informasi  maka perpustakaan  dituntut  untuk  menerapkan  sistem  otomasi  perpustakaan  supaya  dalam pengoperasian  perpustakaan  dapat  dibantu  dengan  menggunakan  teknologi  komputer sehingga  dapat  membantu  manajemen  operasi,  akses  dan  sirkulasi  perpustakaan  yang lebih  cepat.  Tetapi  setelah  adanya  sistem  otomasi  perpustakaan  maka  otomatis perpustakaan  juga  mulai  dituntut  untuk  menerapkan  sistem  digitalisasi  koleksi  yang  ada sehingga  koleksi-koleksi  yang  ada  dapat diakses  secara  digital  dan  itu  sangat  membantu sekali  bagi  pengguna  perpustakaan  di  era  digitalisasi  ini.  Oleh  karena  itu  penulis  perlu membahas mengenai Digitalisasi dan Sistem Otomasi Perpustakaan yang diimplementasikan di STIE Syariah Bengkalis.
Kata  Kunci:  Perpustakaan,  Perpustakaan  Digital,  Otomasi  Perpustakaan,  Perpustakaan STIE Syariah Bengkalis

## A. PENDAHULUAN
Informasi merupakan hal yang sangat dibutuhkan setiap orang.  Informasi adalah hasil dari  pengolahan  data.  Tanpa  informasi,  maka  dunia  ini  akan  terasa  hampa  dan  tidak bermakna. Contoh, orang  yang ingin berpergian jauh, baik lewat jalur darat, laut maupun udara setidaknya harus mengetahui sedikit informasi mengenai bagaimana perkiraan cuaca waktu dia akan melakukan perjalanan, supaya perjalanannya bisa lancar sampai ke tujuan. Kemudian  contoh  lainnya,  seseorang  ingin  mengetahui  apa-apa  saja  yang  telah  terjadi  di luar  negeri,  maka  dia  harus  melihat  atau  membaca  informasi  melalui  media  televisi  atau media cetak. Selain itu, banyak lagi contoh informasi yang menjadi kebutuhan hidup bagi manusia. Sedangkan informasi itu terdiri dari beberapa bentuk media diantaranya:
1. Teks:
Berupa  tulisan  baik  tulisan  tangan  maupun  ketikan.  Contohnya:  surat  kabar/koran, buku, majalah, tabloid, tulisan di Internet dan lain-lain.
2. Gambar: Berupa kumpulan pixel/dot/titik sehingga menyerupai suatu objek. Contohnya: Photo, Famplet, Poster, dan lain-lain.
3. Audio: Berupa suara. Contohnya: Tape, Radio, Radio Online , Telepon/HP.
4. Video: Berupa  film  atau  gambar  bergerak.  Contohnya:  Televisi,  Video Conference ,  Video Online .
Jadi  keempat  bentuk  yang  tersebut  di  atas  merupakan  media  dasar  untuk  mendapatkan informasi.
Untuk  saat  ini,  teknologi  informasi  khususnya  untuk  penyedia  informasi  harus menyediakan informasi yang cepat, tepat, akurat dan uptodate kepada pengguna informasi. Perpustakaan  sebagai  salah  satu  penyedia  informasi  keberadaannya  sangat  penting  dan dibutuhkan di dunia informasi. Untuk itu, perpustakaan harus mempersiapkan sistem yang baik  untuk  mengolah  dan  menyediakan  informasi  dalam  bentuk  digital.  Salah  satunya dengan  mewujudkan  Digitalisasi  dan  Sistem  Otomasi  Perpustakaan  STIE  Syariah Bengkalis yang terkoneksi dalam jaringan komputer dan Internet.

## B. DIGITALISASI PERPUSTAKAAN
Digitalisasi  saat  ini  sudah  banyak  dilakukan  oleh  para  pengembang  IT (Information Technology) hampir  di  seluruh  belahan  dunia.  Mulai  dari  buku,  artikel,  jurnal,  gambar, rekaman suara, rekaman film, surat kabar dan sebagainya sudah didigitalkan. Begitu juga di  perpustakaan,  digitalisasi  koleksi-koleksi  yang  ada  sudah  dilakukan  secara  berangsur- angsur  sampai  semua  koleksi  yang  ada  menjadi  koleksi  digital,  sehingga  diberi  nama perpustakaan digital.

## 1. Definisi Perpustakaan Digital (Digital Library)
The Digital Library Federation mendefinisikan sebagai berikut 1 : “ Organizations  that  provide  the  resources,  including  the  specialized  staff,  to  select, structure,  offer  intellectual  access  to,  interpret,  distribute,  preserve  the  integrity  of,  and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically  available  for  use  by  a  defined  community  or  set  of  communities”  (Walters 1998).
T.B. Rajashekar mendefinisikan sebagai berikut 2 :
“a managed collection of information, with associated services, where the information is stored in digital formats and accessible over a network”.
John Millard mendefinisikan sebagai berikut 3 : “ Libraries  that are distinguished from information retrieval systems because they include more type of media, provide additional functionally and services, and include other stages of the information life cycle, from creation through use. Digital libraries can be viewed as
1 Bambang Setiarso, 2006, “Roadmap Perpustakaan Digital Iptek”, dalam ilmukomputer.org 27 September 2006 dengan alamat web http://www.ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-roadmapdliptek.pdf. Diakses tanggal 20 Juni 2013.
2 Ibid .
3 Ibid .
a  new  form  of  information  institution  or  as  an  extension  of  services  libraries  currently provide”.
Digital  Library ( DL )  atau  perpustakaan  digital  adalah  suatu  perpustakaan  yang  dapat menyimpan  data  baik  itu  buku  (tulisan),  gambar,  suara  dalam  bentuk  file  elektronik  dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Istilah Digital Library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library . Sedangkan istilah yang sering digunakan dewasa ini adalah Digital Library (DL) ,  hal  ini  bisa  kita  lihat  dengan  sering  munculnya  istilah  tersebut  dalam  workshop, simposium atau konferensi dengan memakai nama tersebut. 4
Penelitian DL mulai  berkembang  pesat  sejak  tahun  1990  diiringi  dengan  kemajuan teknologi jaringan komputer yang memungkinkan pengaksesan informasi dari satu tempat ke tempat lain yang sangat jauh dalam waktu singkat. Dimulai dengan terselenggarakannya Workshop  on  Digital  Libraries pada  tahun  1994,  beberapa  konferensi  lain  seperti Digital Libraries ( DL ) yang disponsori oleh ACM , kemudian Advances in Digital Libraries ( ADL ) yang  disponsori  oleh IEEE/NASA/NLM ,  secara  berkelanjutan  diselenggarakan.  Maraknya workshop,  simposium,  atau  konferensi  disini  membuktikan  bahwa  semakin  banyaknya peneliti yang mulai menggeluti bidang DL ini. Proyek  penelitian DL pada  intinya  meneliti  bidang  pendigitalan  dokumen  dan pembangunan  sistem  untuk  dokumen  digital.  Pada  pendigitalan  dokumen,  diteliti  tentang bagaimana  mendigitalkan  dokumen  dan  jenis  penyimpanan  digital  dokumen  baik  berupa full  text maupun page  image .  Sedangkan  bidang  pembangunan  sistem  pada DL ,  diteliti tentang  pendesainan  dan  implementasi  sistem  untuk  memanipulasi  data  pada database , misalnya  penelitian  arsitektur  sistem  yang  baik  untuk DL ,  baik  yang  sederhana  hingga implementasi teknologi agent dari Artificial Intelligence(AI) , dan sebagainya. Penelitian DL berikutnya  adalah  tentang  hak  cipta  dari  dokumen, payment  system , customer  system dan  aplikasi-aplikasi  lainnya.  Semua  aplikasi  yang  diteliti  diarahkan menuju  manajemen  aplikasi  berbasis  elektronik.  Misalnya  pada  penelitian  hak  cipta  dari dokumen,  penelitian  diarahkan  untuk  mengembangkan  manajemen  hak  cipta  secara elektronik, meskipun tentu saja masih terdapat hambatan terutama pada peraturan hak cipta yang ada.
2. Penelitian Digital Library ( DL ) Di Amerika Dan Jepang 5

## a. TULIP Project
Pada  tahun  1991,  delapan  universitas  yaitu:  Carnegie  Mellon  University,  Cornell University,  Georgia  Institute  of  Technology,  Massachusetts  Institute  of  Technology, University  of  California,  University  of  Tennesee,  University  of  Washington,  Virginia Polytechnic  and  State  University,  bersama  perusahaan Elsevier  Science mengadakan kesepakatan kerjasama penelitian tentang DL yang kemudian terkenal dengan nama TULIP (The University Licensing Project) .
Proyek TULIP ini  adalah  mendigitalkan  data,  dokumen,  majalah  di  bidang Material Science . Tema penelitian utama di proyek TULIP ini adalah sebagai berikut:
 Sistem pengumpulan dan penyimpanan data
4 Tabata Kouchi, 1996, “What is Digital Library” , dalam IPSJ Journal Vol. 37 No. 9 1996, Japan, (Japanese).
5 Romi SatriaWahono, “Menggunakan Mesin Pencari Google dengan kata kunci Proyek Digital Library” dalam artikel “Menengok Proyek Digital Library” dengan alamat web http://elearning.unej.ac.id/courses/IKC20042/document/pdf01/romi-dl.pdf?cidReq=IKC20042. Diakses Tanggal 20 Juni 2013
 Jenis data yang disimpan
 Promosi dari proyek TULIP
 Sistem penarikan biaya dari penggunaan DL
 Teknik pengaksesan DL
b. NSF/ARPA/NASA Project
Pada bulan September 1995, NSF/ARPA/NASA mengeluarkan dana sekitar 25 juta US dolar  untuk  membiayai  enam  proyek  penelitian DL .  Masing-masing  proyek  penelitian dipusatkan di enam universitas dengan proyek penelitian sebagai berikut:
a. Carnegie  Mellon  University: Informedia  Interactive  Online  Video  Digital Library
b. University of Michigan: The University of Michigan Digital Library (UMDL)
c. University of Illinois at Havana: Interspace
d. University of California at Barkeley: Electronic Enviromental Library
e. Stanford University: Stanford Integrated Digital Library Project
f. University of California at Santa Barbara: Alexandria Digital Library
Proyek  penelitian DL dari NSF/ARPA/NASA tersebut  boleh  dibilang  sebagai  proyek penelitian yang cukup berhasil dan menjadi dasar penelitian-penelitian DL di dunia. Hal ini karena  didukung  oleh  peneliti-peneliti  di  berbagai  bidang,  organisasi  penerbit  dan percetakan, perpustakaan-perpustakaan dan juga pemerintah Amerika sendiri.

## c. National Digital Library Project
Perpustakaan nasional seperti kita ketahui adalah perpustakaan dengan dokumen yang terlengkap  pada  suatu  negara  dan  biasanya  menyimpan  dokumen-dokumen  yang  sangat penting.  Untuk  kelancaran  distribusi  dokumen  dan  menjaga  keawetan  dokumen, dimulailah  usaha  dan  penelitian  untuk  mendigitalkannya.  Tidak  hanya  di  Amerika,  di beberapa  negara-negara  maju  misalnya  Perancis,  Jepang  dan  sebagainya  usaha membangun DL untuk perpustakaan nasional juga sudah dimulai.
d. NACSIS-ELS
Proyek dikoordinasi oleh MONBUSHO dan diberi nama NACSIS-ELS ( National Center for  Science  Information  Systems-Electronic  Library  Sistem ).  Data  yang  disimpan  berupa jurnal  penelitian,  majalah  ilmiah,  dan  data-data  yang  berhubungan  dengan  penelitian ilmiah lainnya. Transfer data menggunakan protokol yang merupakan pengembangan dari ANSI  Z  39.50 ,  dan software  browser menggunakan software  browser khusus  yang diproduksi  sendiri  oleh  proyek NACSIS-ELS yang  dibagikan  secara  gratis.  Masalah  yang mendasar  pada  penelitian NACSIS-ELS adalah  sistem  penyimpanan  data  yang menggunakan page  image ,  untuk  itu  penelitian  dilanjutkan  dengan  tema  merubah  data page image ke data full text .
3. Hak Cipta Dokumen
Hak cipta terbagi atas dua: 6
1. Hak cipta pada dokumen yang didigitalkan. Yang  termasuk  didalamnya  adalah:  merubah  dokumen  ke  digital  dokumen, memasukkan digital dokumen ke database , merubah digital dokumen ke hypertext dokumen.
6 Nawa Kotaro, 1996, “Digital Library and Copyright” , di dalam IPJS Journal Vol. 37 No. 9 1996, Japan. (Japanese).
2. Hak cipta pada dokumen di communication network .
Didalam  hukum  hak  cipta  masalah  transfer  dokumen  lewat  komputer  network belum  didefinisikan  dengan  jelas.  Hal  yang  perlu  disempurnakan  adalah  tentang: hak  menyebarkan,  hak  meminjamkan,  hak  memperbanyak,  hak  menyalurkan  baik kepada masyarakat umum atau pribadi, semuanya dengan media jaringan komputer termasuk didalamnya intranet, internet dan sebagainya.
Pengaturan  hak  cipta  pada  digital  dokumen  diatas  sangat  diperlukan  terutama  untuk memperlancar  proyek DL di  dunia.  Salah  satu  wujud  nyata  adalah  penelitian  tentang ECSM  (Electronic  Copyright  Management  System) ,  yang  intinya  adalah  sistem  yang memonitor penggunaan digital dokumen oleh user secara otomatis.

## 4. Pengembangan Digital Library ( DL ) 7 :
Pengembangan DL juga perlu diperhatikan beberapa kendala adalah sebagai berikut: a. Pencarian online , perlu mengetahui prinsip-prinsip ICT ( Information Communication  and  Technology ),  strategi  penelusuran online ,  kemampuan  (jam terbang)  menelusur online ,  kalau  tidak  akan  mendapatkan  informasi  yang dihendaki;
b. Terlalu  besarnya  sumber  informasi  dan  pengetahuan  dalam  bentuk  digital,  maka searching tidak  dapat  menghasilkan hits  file yang  sesuai  dengan  topik,  atau informasi/pengetahuan yang mendalam;
c. Perbedaan  sistem  pada  sistem  pencarian  secara online ,  seperti  untuk e-journal berbeda  dengan  web search  tools atau  dengan Digital  Library dimana  berbeda search  interfaces atau  sering  digunakan search  syntax yang  beda,  membuat  harus mengenal semua search tools yang ada dulu;
d. Mengenal dulu topik yang akan dicari dan struktur DL , mengenal pengorganisasian content dari berbagai sistem seperti: e-jurnal , online database s, DL dan sebagainya;
e. Sulit  memutuskan  bagi  pemakai  dari  sejumlah  meta- database berdasarkan subjek/topik, sehingga yang mana akan dipilih dari berbagai e-jurnal dan berbagai database ;
f. Sering  dari online - database hanya  abstraknya  saja,  dan  ada  prosedur/ search lain untuk memperoleh full-text nya;
g. Pemakai juga sering dibikin pusing oleh search option seperti: kata kunci, subjek, judul, atau kata kunci subjek dan sulit dibedakan bagi pemakai;
h. Online dengan bandwidth rendah, makan waktu, membuat frustasi, untuk download makan waktu yang panjang dan kadang-kadang putus di tengah jalan;
i. Kadang-kadang  prosedur search terlalu  rumit  dan  panjang  sehingga  makan  waktu yang  panjang  hanya  untuk  mencari  misalnya fulltext  journal  articles ,  kesulitan untuk memutuskan yang mana relevan dengan yang dicari;
j. Pengorganisasian  informasi  di DL ,  kalau  terlalu  spesifik  punya  dampak  dalam pemilihan  oleh  pemakai,  atau  kadang-kadang  tidak  terlihat  dilayar  utama,  tapi tersembunyi  di  layar  berikutnya,  sehingga  pemakai  harus  menjelajah webpage untuk mendapatkan berbagai macam sumber informasi yang tersedia.
Intinya  pemakai  menginginkan  “ A  One-Stop  Window  Search ”    ini  yang  menjadi persoalan  pustakawan  untuk  mendisian DL yang  terdiri  dari  berbagai  sistem  operasi, perangkat lunak, perangkat keras, search engine , interface dsb.
7 Ibid.
Kemungkinan pemecahan yang dapat dilakukan:
a. Implikasi  dari DL harus  ada  pelatihan  mengenai  struktur DB , meta  database atau data  mining yang  kita  pakai,  strategi  penelusuran  dan  teknik  penelusuran  secara online , dan seterusnya;
b. Artinya  pemakai  harus  mempersiapkan  dan  meluangkan  waktu  untuk  mencari informasi/pengetahuan yang sesuai dengan sistem atau karakter dari search engine , database ,  atau  sistem  operasinya,  setelah  itu  baru  ditekankan  pada  kurikulum pelatihannya,  juga  perlu  dipikirkan  adalah  disain database dan  struktur database- nya;
c. Pendekatan A One-Stop Window dimana pemakai dapat melihat dan menggunakan satu interface  search untuk  mencari  informasi  dari  berbagai  macam  sistem, databases , dan seterusnya;
d. Konsekuensi  pendekatan A  One-Stop  Window adalah  harus  lengkap  panduan “ online help ” untuk membimbing/ atau petunjuk bagi pemakai secara lengkap;
e. Terkait  dengan  kesenjangan  digital,  maka  data  statistik  pemakai  perlu  dilengkapi: berapa  pemakai  yang  terkoneksi  ke  internet,  berapa  pemakai  yang  akan  akses  ke DL ,  siapa  yang  sering  menggunakan DL ?,  berapa  pemakai  yang  menggunakan koneksi ke internet dengan a high bandwidth connection ?;
f. Sistem  akses  informasi  harus  didisain  untuk  dimungkinkan  akses  ke  sumber- sumber informasi di DL , intranet dan internet dari suatu institusi;
g. Pada  umumnya  pemakai  tidak  mau  banyak  meluangkan  waktu  selain  search,  jadi mekanisme automatic  filtration harus  berdasarkan  karakter  pemakai,  tugas pemakai, atau pilihan pemakai;
h. Fasilitas  untuk  menggunakan  “ search  term  dictionary  atau  vocabulary  control tools adalah sangat mutlak untuk good DL search interfaces.

## 5. Pengolahan Dokumen Elektronik (Digitalisasi Dokumen)
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan  pengelolaan  dokumen  tercetak.  Proses  pengelolaan  dokumen  elektronik  melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital ( Digital Library ) 8 .

## a. Proses Digitalisasi Dokumen
Proses  perubahan  dari  dokumen  tercetak (printed  document/hardcopy) menjadi dokumen  elektronik  sering  disebut  dengan  proses  digitalisasi  dokumen.  Seperti  pada Gambar  1,  dokumen  mentah  (jurnal, prosiding ,  buku,  majalah,  tabloid,  koran  dsb.) diproses  (di- scan )  dengan  sebuah  alat  yang  bernama scanner untuk  menghasilkan dokumen elektronik (softcopy) 9 . Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila  dokumen  elektronik  sudah  menjadi  standar  dalam  proses  dokumentasi  sebuah organisasi.
8 Romi Satria Wahono, 1998, “ Digital Library : Chalenges and Roles Toward 21 th Century”, dalam Proceedings of Tekno ’98 Symposium, Nagaoka, Japan.
9 Yudha  Yudhanto,  2008, “Menggagas  Perpustakaan  Digital” ,  dalam  ilmukomputer.org  28  November  2008  dengan alamat web http://ilmukomputer.org/2008/11/28/menggagas-perpustakaan-digital/, Diakses tanggal 21 Juni 2013.
Gambar 1. Digitalisasi Dokumen 10

## b. Proses Penyimpanan Dokumen Elektronik
Pada  tahap  ini  dapat  dilakukan  pemasukan  data (data  entry) dan  perubahan  data (editing) .  Data  yang  akan  disimpan  terdiri  dari  beberapa  item/field  seperti  kode,  nomor klasifikasi, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, kota terbit, deskripsi fisik, abstrak, isi dan  sebagainya.  Klasifikasi  pustaka  di  Indonesia  sering  menggunakan UDC  (Universal Decimal Classification) atau DDC ( Dewey Decimal Classification ) 11 . Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file ( file base approach )  dan  pendekatan  basis  data  ( database  approach ). 12 Masing-masing  pendekatan memiliki  kelebihan  dan  kelemahan  (Tabel 1),  dan  pendekatan  dapat  dipilih  berdasarkan kebutuhan.
Tabel 1. Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach File Base Approach Database Approach Data duplication Data sharing and no duplication Data dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format Simple Complex

## c. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Untuk  melakukan  proses  pengaksesan  dan  pencarian  kembali  dokumen  tergantung kepada  aplikasi  yang  digunakan.  Jika  aplikasi database- nya  bagus  dan  fleksibel  maka pengaksesan dan pencarian dokumen akan cepat, tepat dan akurat. Sehingga memudahkan pengguna  dalam  mendapatkan  dokumen  yang  dicari.  Tetapi  sebaliknya  jika  aplikasi  dan database yang  digunakan  tidak  bagus  dan  terbatas  kemampuannya  dalam  penyimpanan dokumen, maka akan memperlambat pengaksesan dan pencarian dokumen.
Jadi intinya dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap  dokumen  yang  telah  kita  simpan  dengan  cepat,  tepat  dan  akurat.  Metode pengaksesan  dan  pencarian  kembali  dokumen  akan  mengikuti  pendekatan  proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif  dilakukan,  terutama  untuk  penyimpanan  data  skala  besar.  Di  sisi  lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan.
10 Ibid .
11 Ibid.
12 Connolly,  T.M.,  and  Begg  C.E.,  2002, “Database  Systems:  A  Practical  Approach  to  Design,  Implementation,  and Management (3 rd edition)” , Boston, Addison Wesley.
Menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data ( data  independence ),  dengan  data  yang  sama  kita  bisa  membuat interface ke  berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone maupun web .

## C. DIGITALISASI PERPUSTAKAAN STIE SYARIAH BENGKALIS
Perpustakaan STIE Syariah Bengkalis telah mendigitalkan data-data penting dari buku seperti judul, pengarang, penerbit dan lain-lain. Kemudian juga sudah mendigitalkan cover , abstrak,  rangkuman,  deskripsi  dan  daftar  isi  dari  buku  serta  skripsi  mahasiswa.  Dimana proses  pendigitalan  abstrak,  rangkuman,  deskripsi  dan  daftar  isi  buku  dilakukan  dengan cara  diketik.  Sedangkan cover buku  didigitalkan  dengan  cara  discan.  Skripsi  mahasiswa didigitalkan  oleh  mahasiswa  sendiri  dengan  cara  diketik  dan  menyerahkan  file  digital skripsi  kepada  petugas  perpustakaan  STIE  Syariah  Bengkalis.  Untuk  penyimpanan  data- data  perpustakaan  seperti  buku,  peminjam,  skripsi  dan  lain-lain,  perpustakaan  STIE Syariah  Bengkalis  sudah  memiliki database yang  tersimpan  di server yang  terintegrasi dengan  jaringan  komputer  sehingga  bisa  diakses  oleh  komputer client yang  berada diruangan  perpustakaan . Kemudian  data-data  yang  tersimpan  di  server  tersebut  juga disimpan  secara  terpisah  di database website perpustakaan  STIE  Syariah  Bengkalis  yang bisa diakses secara online melalui Internet (Gambar 2).
Gambar 2. Perpustakaan STIE Syariah Online 13

## D. SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN STIE SYARIAH BENGKALIS
Sistem  otomasi  perpustakaan  merupakan  suatu  manajemen  sistem  yang  dapat mempermudah  akses  baik  pengelola  maupun  pengguna  perpustakaan.  Sistem  otomasi perpustakaan yang baik adalah sistem yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka,  pengolahan  bahan  pustaka,  sistem  pencarian  kembali  bahan  pustaka,  sistem sirkulasi  (peminjaman,  pengembalian  dan  perpanjangan  peminjaman),  keanggotaan ( membership ),  pengaturan  hak  akses  keanggotaan,  pengaturan  denda  keterlambatan pengembalian, sistem booking dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai
13 http://www.perpus.stiesyariahbengkalis.ac.id/. Diakses tanggal 21 Juni 2013
parameter  pilihan.  Lebih  sempurna  lagi,  apabila  sistem  otomasi  perpustakaan  dilengkapi dengan barcoding dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Berikut  ini  adalah  Sistem  Otomasi  Perpustakaan  STIE  Syariah  Bengkalis  yang  telah penulis buat dan implementasikan pada Perpustakaan STIE Syari’ah Bengkalis yang diberi nama  “Sistem  Informasi  dan  Automasi  Perpustakaan  (SIAP)  STIE  Syariah  Bengkalis”. Dimana fitur-fitur dalam sistem otomasi perpustakaan ini dapat mengakomodasi kebutuhan perpustakaan  secara  lengkap  baik  dari  pengadaan,  pengolahan,  penelusuran,  manajemen anggota, manajemen pengunjung, booking, dan sirkulasi serta pengolahan dan penelusuran data skripsi mahasiswa, kemudian juga dilengkapi dengan penelusuran istilah/kamus.

## 1. Login Sistem
Sistem  ini  merupakan  sistem multiuser sehingga  bisa  diakses  oleh  banyak pengguna/ user .  Sehingga  ketika  pertama  kali  sistem  diakses  maka  sistem  akan  meminta pengguna  untuk  memasukkan user  ID dan password sebagai  otentikasi  user  seperti Gambar  3.  Kemudian  sistem  akan  mengecek user  ID dan password yang  dimasukkan pengguna  sesuai  dengan  apa  yang  tersimpan  dalam database .  Pada  sistem  ini password telah  menggunakan  sistem  enkripsi  sehingga  sistem  lebih  sulit  untuk  dibobol  oleh  pihak yang  tidak  berwenang.  Setelah user  ID dan password ditemukan  maka  sistem  akan mengatur  hak  akses  dari user tersebut.  Sedangkan  untuk  pengguna  sistem  yang  tidak memiliki user  ID diberi  hak  hanya  untuk  melakukan  pencarian/penelusuran  untuk komputer yang diposisikan pada ruang akses atau ruang baca.

## Gambar 3. Login Sistem

## 2. Menu Utama
Menu  utama  dari  sistem  ada  File,  Transaksi,  Pencarian,  Utility  dan  Help.  Pada  menu utama ini juga terdapat sub menu dari masing-masing menu yang ada sesuai dengan fungsi dan tujuannya (Gambar  4). Untuk mengakses menu tiap-tiap tingkatan user akan berbeda hak aksesnya, tergantung hak akses yang telah diatur oleh superuser serta lokasi atau posisi komputer pada perpustakaan.

## Gambar 4. Menu Utama

## 3. Pengolahan User
Untuk  fitur  ini  diaktifkan  melalui  menu  File  >  Peminjam  yang  berfungsi  untuk mengatur registrasi data pribadi user, tingkatan user, password yang di enkripsi dan diberi masa  aktif  user  (Gambar  5).  Kemudian  juga  terdapat  dalam  sub  menu  Peminjam  ini pencarian user , daftar ulang, reporting dan grafik user . Untuk mengakses pengolahan user tidak semua user bisa memakainya. Hanya user operator , supervisor dan super-user yang bisa mengakses. Sedangkan user lainnya tidak diberi hak untuk mengakses fitur ini. Untuk supervisor dan operator hanya bisa membuat account user dengan tingkatan dibawahnya. Operator  account -nya  dibuat  oleh supervisor ,  sedangkan supervisor  account -nya dibuatkan oleh superuser .

## Gambar 5. Pengolahan User

## 4. Pengolahan Klasifikasi
Pada sistem otomasi ini menggunakan klasifikasi DDC (Dewey Decimal Clasification) . Fitur  ini  dapat  digunakan  sebagai  master,  pencarian  dan  reporting  klasifikasi.  Pada klasifikasi  ini  selain  field  nomor  klas  dan  subjek  terdapat  field  kode  untuk  membantu pengkodean buku.

## 5. Pengolahan Buku
Fitur  ini  diaktifkan  menu  File  >  Buku  yang  berfungsi  sebagai  pengolahan  buku (Gambar  6),  pemasukkan  isi  buku,  pencarian  buku,  reporting  dan  grafik  buku.  Untuk  isi buku sampai saat sekarang pihak pengelola perpustakaan STIE Syari’ah Bengkalis masih belum  bisa  didigitalisikan  karena  masih  terkendala  dengan  masalah  hak  cipta.  Tetapi sistem  ini  sudah  dapat  digunakan  untuk menampilkan  isi  buku  dalam  bentuk full text .  Isi buku yang hanya bisa dimasukan untuk sekarang hanya abstrak, rangkuman, deskripsi dan daftar isi.

## Gambar 6. Registrasi Buku

## 6. Pengolahan Skripsi Mahasiswa
Fitur  ini  diaktifkan  melalui  menu  File  >  Skripsi  yang  berfungsi  sebagai  pengolahan data skripsi, pemasukkan isi skripsi, pencarian skripsi, reporting dan grafik skripsi. Untuk isi  skripsi  nantinya  pihak  pengelola  Perpustakaan  STIE  Syari’ah  Bengkalis  hanya memasukan  abstrak  dan  daftar  isi.  Tetapi  sistem  ini  sudah  dapat  digunakan  untuk menampilkan isi skripsi sama seperti buku dalam bentuk full text .

## 7. Pengunjung
Fitur ini diaktifkan melalui menu File >Pengunjung yang berfungsi sebagai pemasukan data pengunjung, pencarian pengunjung, reporting pengunjung dan grafik pengunjung.

## 8. Pengolahan Istilah/Kamus
Fitur  ini  diaktifkan  melalui  menu  File  >  Definisi/Kamus  yang  berfungsi  untuk memasukkan istilah-istilah serta kamus seperti istilah-istilah komputer, ekonomi islam dan lain-lainnya yang diambil dari berbagai sumber informasi (Gambar 13).

## 9. Sirkulasi/Transaksi
Fitur  ini  diaktifkan  melalui  menu  Transaksi  yang  berfungsi  sebagai  pengolahan sirkulasi yaitu peminjaman (Gambar 7), pengembalian (Gambar 8), perpanjangan (Gambar
9)  dan booking buku  (Gambar  10).  Dimana  untuk  sirkulasi/transaksi  ini  sewaktu memasukkan user  id akan  terpampang  foto  user  yang  bersangkutan.  Kemudian  jika memasukkan  atau  memilih  buku  yang  akan  dipinjam,  dikembalikan  atau  diperpanjang masa  peminjamannya  serta booking buku  maka cover buku  yang  bersangkutan  akan ditampilkan pada sistem ini.
Sedangkan untuk denda keterlambatan akan tampil jika tanggal pengembalian melewati tanggal  waktu  pengembalian  sesuai  denda  dan  lama  peminjaman  yang  telah  diset  oleh superuser . Kemudian jika jumlah peminjaman buku melebihi dari jumlah yang telah diset oleh superuser maka akan muncul komentar “tidak bisa lagi meminjam buku karena sudah melebihi peminjaman”. Untuk booking buku hanya bisa dilakukan jika user login kesistem. Buku  hanya  bisa  di- booking jika  buku  masih  tinggal  1  buah  di  rak  atau  sudah  habis terpinjam, jadi seorang user bisa mem- booking buku yang telah dipinjam oleh user lain.
Gambar 7. Fitur Peminjaman Buku
Gambar 8. Fitur Pengembalian Buku
Gambar 9. Fitur Perpanjangan Buku
Gambar 10. Fitur Booking Buku

## 10. Penelusuran/Pencarian
Fitur ini diaktifkan melalui menu Pencarian yang berfungsi untuk melakukan pencarian buku, isi buku, skripsi, isi skripsi dan definisi/kamus. Untuk pencarian buku bisa dilakukan dengan  beberapa  pilihan  sekaligus,  misalnya  mau  mencari  berdasarkan  judul  buku  dan pengarang.  Jadi  seorang  user  bisa  mencari  buku  dengan  cara  memasukkan  kata  kunci (keyword) yaitu  pada  item  kode  buku,  judul  buku,  nomor  klas,  subjek,  nama  pengarang, penerbit,  kota  terbit.  Untuk,  bahasa, jenis  buku  dan  tahun  terbit  harus  di  isi  lengkap  atau dipilih  sesuai  dengan  pilihan.  Sedangkan  untuk  pencarian  abjad  judul  atau  abjad  kode hanya tinggal memasukkan huruf abjad sesuai dengan keinginan, setiap memasukkan abjad maka akan muncul hasil pencarian (Gambar 11).
Sedangkan untuk pencarian skripsi dan isi skripsi serta definisi/kamus pada prinsipnya sama  caranya  dengan  pencarian  buku  dan  isi  buku,  hanya  bahasa  pengantar  dan tampilannya saja yang sedikit berbeda (Gambar 12).

## Gambar 11. Fitur Pencarian Buku
Gambar 12. Fitur Pencarian Isi Buku
Gambar 13. Fitur Pencarian Definisi/Kamus

## 11. Reporting dan Grafik
Fitur ini merupakan laporan dari berbagai fitur yang terdapat pada sistem dalam bentuk tabel  ataupun  grafik.  Fitur  yang  memiliki  reporting  dan  grafik  adalah user ,  buku, skripsi, transaksi  (sirkulasi)  dan  pengunjung.  Sedangkan  reporting  untuk  data  buku  dan user ada yang berbentuk tabel dan detail pakai cover dan grafik seperti Gambar 14, Gambar 15 dan Gambar 16.
Gambar 14. Reporting Buku Tabel

## Gambar 15. Reporting Buku Detail
Gambar 16. Reporting Buku Dalam Bentuk Grafik

## 12. Utility
Fitur ini diaktifkan melalui menu “Utility” yang mempunyai banyak fungsi, mulai dari tukar  password  (Gambar  17),  set  lokasi  komputer,  set  denda  per  hari  (Gambar  18),  set jumlah  &  lama  peminjaman  buku  (Gambar  19), database manager  dan  lain-lain  yang diperuntukan  untuk superuser .  Sedangkan  untuk  fitur  tukar password semua user mempunyai  hak  untuk  mengaksesnya  (menukar password ),  sehingga  user  mempunyai privasi  sendiri  untuk  akses  sistem.  Jika  user  lupa password disini  tidak  disediakan  fitur untuk mengingat password , jadi user yang bersangkutan harus melapor kepada pengelola perpustakaan.

## Gambar 17. Fitur Tukar Password
Gambar 18. Fitur Setting Tarif Denda Per Hari

## Gambar 19. Fitur Setting Jumlah & Lama Peminjaman Buku

## D. PENUTUP
Pada  tulisan  ini  telah  diuraikan  tentang  definisi  perpustakaan  digital,  proyek-proyek perpustakaan  digital,  pengembangan  perpustakaan  digital  dan  hak  cipta  dokumen  serta pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam sistem pengolahan dokumen elektronik (digitalisasi) dan otomasi perpustakaan. Sehingga dapat ditarik kesimpulan yaitu perbedaan mendasar  antara  perpustakaan  digital (Digital  Library) dan  sistem  otomasi  perpustakaan adalah tujuannya. Dimana perpustakaan digital (Digital Library) lebih berorientasi kepada koleksi-koleksi  bahan  pustaka  yang  sudah  didigitalisasikan  (file  elektronik)  untuk di share kan.  Sedangkan  sistem  otomasi  perpustakaan  lebih  cenderung  kepada  manajemen dan  akses  pengelolaan  sistem  perpustakaan,  sehingga  dapat  meringankan  beban pustakawan atau pengelola dari perpustakaan dan mempermudah pengguna perpustakaan. Perpustakaan STIE Syariah  Bengkalis  sendiri sudah melakukan  perpaduan antara dua hal tersebut,  dalam  pengertian  bahwa  sistem  otomasi  perpustakaan  disamping  berorientasi kepada  manajemen  dan  akses  pengelolaan  sistem  perpustakaan,  juga  menyimpan  koleksi dokumen  yang  telah  didigitalisasikan  (file  elektronik)  yang  bisa  di share kan  atau diintegrasikan  dengan  menggunakan  teknologi  intranet,  web  dan  internet.  Walaupun Sistem  Informasi  dan  Automasi  Perpustakaan  STIE  Syariah  sudah  berfungsi  dengan  baik tapi  manajemen  perpustakaan  belum  sepenuhnya  dapat  mendigitalisasikan  semua dokumen-dokumen  atau  data-data  yang  ada  di  perpustakaan  mungkin  dalam  waktu  yang bertahap dapat menyelesaikannya. Namun dengan adanya Sistem Informasi dan Automasi Perpustakaan  (SIAP)  STIE  Syariah  Bengkalis  ini  sangat  membantu  sekali  dalam operasional Perpustakaan STIE Syariah Bengkalis.

## DAFTAR PUSTAKA
Bambang  Setiarso,  2006, “Roadmap  Perpustakaan  Digital  Iptek”, Ilmu  Komputer.Com (IKC).
Connolly,  T.M.,  and  Begg  C.E.,  2002, “Database  Systems:  A  Practical  Approach  to Design,  Implementation,  and  Management  (3 rd edition)” ,  Boston,  United  States. Addison Wesley.
Nawa  Kotaro,  1996, “Digital Library and Copyright” ,  IPJS  Journal  Vol.  37  No. 9  1996, Japan. (Japanese).
Romi Satria Wahono, 1998, “Digital Library: Chalenges and Roles Toward 21 th Century” , Proceedings of Tekno ’98 Symposium, Nagaoka, Japan.
Romi Satria Wahono, “Menengok Proyek Digital Library” , http://elearning.unej.ac.id/courses/IKC20042/document/pdf01/romi- dl.pdf?cidReq=IKC20042. Diakses tanggal 20 Juni 2013.
Romi  Satria  Wahono,  2006, “Teknologi  Informasi  untuk  Perpustakaan:  Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan” , Ilmu Komputer.Com (IKC). Tabata Kouchi, 1996, “What is Digital Library” , IPSJ Journal Vol. 37 No. 9 1996, Japan, (Japanese).
Yudha Yudhanto, 2008, “Menggagas Perpustakaan Digital” , Ilmu Komputer.Com (IKC).