## RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN SURAT DI DESA TANJUNG KAMUNING
Reksa Guntari 1 , Ridwan Setiawan 2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Email : jurnal@sttgarut.ac.id
1 1206088@sttgarut.ac.id
2 ridwan_setiawan@sttgarut.com
Abstrak – Tujuan dari penelitian ini adalah membuat aplikasi pengelolaan surat untuk memberikan kemudahan kepada aparatur  desa  dalam pengelolaan  surat.  Aplikasi  ini digunakan untuk pengel- olaan data surat meliputi proses data surat masuk dan proses data surat keluar. Metodologi yang digunakan  dalam  pembuatan  aplikasi  ini  adalah  metode  USDP ( Unified  Software  Development Process ) tahapan requirement, analysis, design, implementation dan test. Sementara untuk pembu- atan  interface  aplikasi  menggunakan  software  PHP  (Personal  Home  Page)  dan  untuk  database menggunakan MySQL. Hasil  pengelolaan surat dengan aplikasi  ini dapat  mencetak laporan serta dapat menyimpan laporan lebih tertata dengan baik pada direktori penyimpanan. Batasan aplikasi yang dibuat berdasarkan pada proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada di Desa Tanjungkamuning. Penelitian ini diharapkan dapat membantu kinerja aparatur desa dalam pengel- olaan surat, pengarsipan dan pencarian secara cepat.
Kata kunci : Aplikasi, Pengelolaan, Surat, USDP.

## I. PENDAHULUAN
Seiring  dengan  kemajuan  zaman,  perkembangan  teknologi  berkembang  pesat  dan  maju  se- hingga masyarakat tinggal memilih aplikasi yang sudah ada baik untuk memenuhi kebutuhan indi- vidu ataupun kebutuhan organisasi. Faktor utama yang mendukung dari penggunaan komputer oleh banyak instansi pemerintahan maupun swasta lainnya yaitu menghasilkan pengolahan data atau in- formasi  dengan  cepat,  tepat  dan  akurat.  Pesatnya  kemajuan  teknologi  membuat  manusia menemukan suatu cara untuk mempermudah pekerjaannya [1].
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang ditulis atas nama pribadi atau atas nama or- ganisasi  yang  digunakan  untuk  menyampaikan  informasi  kepada  pihak  yang  dituju  yang  mempu- nyai keperluan kegiatan, baik untuk keperluan individu atau keperluan organisasi. Desa adalah desa dan  desa  adat  atau  yang  disebut  dengan  nama  lain,  selanjutnya  disebut  Desa,  adalah  kesatuan masyarakat  hukum  yang  memiliki  batas  wilayah  yang  berwenang  untuk  mengatur  dan  mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal- usul,  dan/atau  hak  tradisional  yang  diakui  dan  dihormati  dalam  sistem  pemerintahan  Negara Kesatuan Republik Indonesia [2].
Desa  Tanjungkamuning  merupakan  salah  satu  desa  yang  berada  di  Kecamatan  Tarogong  Kaler. Kegiatan  surat  menyurat  di  Desa  Tanjungkamuning  belum  terakomodir  secara  baik  seperti pembuatan dan penyimpanan surat, dalam pembuatan surat masih menggunakan satu file sehingga harus mencari terlebih dahulu yang dirasa memakan banyak waktu serta penyimpanan agenda surat yang  dilakukan  dalam  satu  buku.  Sebaliknya,  aparatur  desa  saat  ini  dituntut  agar  bisa  bekerja dengan cepat, tepat dan akurat, tetapi belum disediakan aplikasi yang dapat mengakomodir kegiatan surat  menyurat,  dan  dilihat  dari  permasalahan  tersebut,  kebutuhan  akan  adanya  aplikasi  surat menyurat  di  lingkungan  pemerintahan  menjadi  suatu  hal  yang    penting  dalam  usaha  untuk
meningkatkan  pelayanan  Desa  Tanjungkamuning  baik  pelayananan  internal  (staf)  ataupun pelayanan  eksternal  (organisasi  atau  dinas  lain).  Berdasarkan  latar  belakang  tersebut  maka penelitian ini akan diarahkan dengan judul “RANCANG  BANGUN  APLIKASI PENGELOLAAN SURAT DI DESA TANJUNGKAMUNING”.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## A. Aplikasi
Aplikasi  adalah  penggunaan  dalam  suatu  komputer,  instruksi (instruction) atau  pernyataan (statement) yang  disusun  sedemikian  rupa  sehingga  komputer  dapat  memproses input menjadi output [1].
Aplikasi  adalah  suatu  unit  perangkat  lunak  yang  dibuat  untuk  melayani  kebutuhan  akan beberapa  aktivitas  seperti  sistem  perniagaan, game pelayanan  masyarakat,  periklanan,  atau  semua proses yang hampir dilakukan manusia [3].

## B. Pengelolaan Surat
Pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk menggali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya [4].
Surat  merupakan  helai  kertas  dalam  bentuk  maupun  dalam  wujud  apapun  yang  berisi keterangan-keterangan  tertulis  untuk  disampaikan  kepada  pihak  lain  yang  membutuhkan.  Boleh juga  dikatakan  surat  ialah  pernyataan  secara  tertulis,  untuk  menyampaikan  suatu  informasi  atau keterangan dari satu pihak ke pihak lain [5].

## C. USDP ( Unified Software Development Process )
Dalam  penelitian  ini  pengembangan  sistem  yang  akan  digunakan  yaitu  pendekatan berorientasi  objek  dengan  USDP  ( Unified  Software  Development  Process ).  USDP  adalah serangkaian  kegiatan  yang  diperlukan  untuk  mengubah  persyaratan  pengguna  ke  dalam  sistem perangkat  lunak  [6].  Masalah  USDP  bermuara  pada  kesulitan  pengembang  dalam  menghadapi usaha menjalankan software yang besar dan membutuhkan cara  yang terkontrol untuk bekerja.  Ini membutuhkan proses yang mengintegrasikan banyak aspek perancangan perangkat lunak.

## III. KERANGKA KERJA KONSEPTUAL
Tahap Requirement tujuan  penting  dari  alur  kerja  persyaratan  adalah  untuk  tujuan  pengem- bangan terhadap sistem  yang tepat.  Hal  ini dicapai  dengan menjelaskan persyaratan sistem (yaitu, kondisi  atau kemampuan  yang sistem harus sesuai) cukup baik sehingga kesepakatan bisa dicapai antara pengguna dan pengembang sistem pada sistem apa yang harus dan seharusnya tidak.
Tahap analysis bertujuan  menganalisis  dan  memperbaiki  sistem  dengan  melakukan  pema- haman yang lebih tepat dari kebutuhan dan untuk mencapai deskripsi persyaratan yang mudah un- tuk  mempertahankan  dan  yang  membantu  memberi  struktur  seluruh  sistem  termasuk  arsitektur. Tahap analisis, menganalisis dan menguraikan dengan menyusun use case diagram, sequence dia- gram , activity diagram dan identifikasi class.
Tahap design bertujuan membentuk dan menentukan sistem. Tahap perancangan struktur sta- tis  sistem  seperti  subsistem,  kelas-kelas  dan  antarmuka-antarmuka  serta  hubungannya  masing- masing dalam kerangka sistem atau perangkat lunak yang sedang dikembangkan.
Tahap implementation bertujuan menerapkan sistem dalam suatu komponen untuk  menyem- purnakan  sistem  secara  keseluruhan.  Tahap  implementasi  mendistribusikan  sistem  dengan melakukan pemetaan kelas untuk komponen, melaksanakan desain kelas dan subsistem yang di ten- tukan selama desain dengan membuat script atau source code. Di dalam model implementasi juga membuat deployment  diagram untuk  mendefinisikan  simpul-simpul  komputer  secara  fisik  dan melakukan pemetaan masing-masing komponen ke setiap simpul komputer yang ada.
Tahap test mendeskripsikan  dan  menjelaskan  kasus-kasus  serta  prosedur  pengujian  dengan tujuan  yaitu  melakukan  verifikasi  terhadap  perangkat  lunak  yang  dihasilkan  dengan  cara  melihat dan  memastikan  apakah  pada  masing-masing use  case telah  diimpelentasikan  sesuai  dengan fungsionalitas  utama  yang  tercakup  di  dalamnya.  Pada  tahap  ini  pengujian  dilakukan  dengan menggunakan metode black box testing .

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Requirement
Tahap requirement menghasilkan aktivitas sistem pengelolaan surat yang sedang berjalan, yang dihasilkan dari observasi, wawancara dan studi dokumen. Adapun deskripsi aktivitas sistem pengelolaan surat masuk yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Kaur umum menerima surat masuk dari luar instansi.
2. Kaur umum menyerahkan surat masuk ke sekretaris desa.
3. Sekretaris desa menerima surat masuk dan mencatat di buku agenda desa.
4. Sekretaris menyerahkan surat masuk ke kepala desa.
5. Kepala  desa  menerima  surat  masuk  selanjutnya  kepala  desa  mengecek  surat  masuk  kemudian surat  masuk  didisposisi  dan  apabila  surat  masuk  memerlukan  surat  balasan  maka  kepala  desa memerintahkan sekretaris untuk membuat surat keluar.
6. Sekretaris desa membuat laporan surat masuk kemudian surat masuk diarsipkan.
Adapun  deskripsi  aktivitas  sistem  pengelolaan  surat  keluar  yang  sedang  berjalan  adalah  se- bagai berikut :
1. Sekretaris  desa  membuat  surat  keluar  dua  rangkap  atas  perintah  kepala  desa,  dimana  satu rangkap untuk arsip dan satu rangkap lagi sebagai surat keluar.
2. Sekretaris desa menyerahkan surat keluar yang telah dibuat kepada kepala desa.
3. Kepala desa menerima surat keluar, selanjutnya kepala desa mengecek surat keluar apabila surat keluar diacc maka sekretaris mencatat dibuku agenda, sedangkan apabila surat tidak diacc maka sekretaris harus membuat surat keluar kembali.
4. Sekretaris mengarsipkan surat keluar kemudian memberikan surat keluar ke kaur umum.
5. Kaur umum menerima surat  keluar kemudian mengirimkan surat  keluar  sesuai alamat  yang di- tuju.

## B. Analysis
Tahap  analisis  merupakan  salah  satu  kebutuhan  dari  pengguna  ( user )  yang  menjadi  langkah
awal  dalam  suatu  proses  mengembangkan  model  perancangan    aplikasi.  Pada  tahap  ini  yang dilakukan  adalah  dengan  mencari  informasi  mengenai  kebutuhan user dengan  mengidentifikasi aktor  untuk  selanjutkan  digambarkan  pada  sebuah  diagram.  Identifikasi  aktor  dapat  dilihat  pada tabel 1 :
Tabel 1 : Identifikasi actor No Aktor Deskripsi 1 Sekretaris Desa Orang yang bertugas dan memiliki hak akses untuk melakukan operasi pengelolaan data surat dan pembuatan surat.
Berdasarkan tabel identifikasi aktor diatas didapat sebuah use case diagram pengelolaan surat yang dapat dilihat pada gambar 1 :
Gambar 1 : Use case diagram pengelolaan surat

## C. Design
Tahap  perancangan  mendefinisikan  struktur  statis  sistem  seperti  subsistem,  kelas-kelas  dan antarmuka-antarmuka  serta  hubungannya  masing-masing  dalam  kerangka  sistem  atau  perangkat lunak yang akan dikembangkan. Pada tahap ini digunakan class diagram dan struktur menu . Class diagram dapat dilihat pada gambar 2 :
Berdasarkan class  diagram diatas  didapat  sebuah  struktur  menu  pengelolaan  surat  yang  dapat dilihat pada gambar 3 :

## Gambar 3 : Struktur menu pengelolaan surat

## D. Implementation
Tahap  implementasi  menerapkan  sistem  dalam  suatu  komponen  untuk  menyempurnakan sistem  secara  keseluruhan.  Tahap  implementasi  menghasilkan  sebuah prototype  program sesuai dengan  rancangan  sebelumnya.  Tahap  ini  digunakan  tampilan  menu  utama  dari  aplikasi  yang dihasilkan . Menu utama dapat dilihat pada gambar 4 :
Gambar 4 : Menu utama aplikasi pengelolaan surat

## E. Test
Pada tahap pengujian yang dilakukan setelah aplikasi dihasilkan bertujuan untuk mengetahui
apakah  fitur  yang  disediakan  dapat  berjalan  dengan  baik  serta  memenuhi  kebutuhan  pengguna. Pengujian yang dilakukan adalah dengan menguji fitur maupun fungsi yang disediakan pada setiap form. Berikut contoh pengujian dari black box testing dapat dilihat pada tabel 2 :
Tabel 2 : Pengujian Pengelolaan Surat Kelas Uji Skenario Uji Hasil yang diharapkan Kesimpulan Melakukan Login benar Masukkan username dan password benar Masuk ke dalam Sistem, Login berhasil Sesuai Mengelola surat masuk Memasukkan data surat masuk, menyimpan, mengubah, menghapus Pengelolaan surat masuk berfungsi dengan baik Sesuai Menampilkan laporan surat masuk Klik tombol laporan / cetak laporan Mencetak laporan data surat masuk berfungsi dengan baik Sesuai Melakukan Logout Memilih logout Keluar dari sistem Sesuai

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan  analisis  yang  dilakukan,    maka  kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  aplikasi pengelolaan surat adalah sebagai berikut :
1. Adanya aplikasi pengelolaan surat ini diharapkan dapat membantu sekretaris mengelolaan surat masuk dalam penyimpanan surat dan dalam pembuatan proses surat keluar lebih cepat.
2. Proses  pengelolaan  surat  dengan  aplikasi  ini  dapat  mencetak  laporan  serta  dapat  menyimpan laporan lebih tertata dengan baik pada direktori penyimpanan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis R.G mengucapkan terima kasih kepada ayah dan ibu tercinta yang tak mengenal lelah memperjuangkan  dan  mendidik  serta  memberikan  do’a  dan  dorongan  baik  moril  maupun  materil dari  mulai  penulis  dilahirkan  hingga  saat  ini.  Penulis  juga  menyampaikan  terima  kasih  kepada Bapak  Ridwan  Setiawan,  M.Kom  selaku  pembimbing  yang  telah  memberikan  arahan,  waktu, pikiran dan tenaganya selama penyelesaian penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, H. M. (1999). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan    Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis . Yogyakarta : Andi.
[2]  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014. Tentang Desa .
[3]  Hengky  W.  Pramana,  (2006), Aplikasi  Inventory  Berbasis  Access  2003 .  Jakarta  :  Elex  Media Komputindo.
[4]  Harsoyo. (1977). Manajemen Kinerja . Jakarta : Persada.
[5]  Wursanto, I. (2004). Teknologi Perkantoran I . Yogyakarta : Kanisius.
[6]   Booch, G. (2005). Object Oriented Analysis and Design with Applicatio  2nd Edition . United States of America.