## Sistem Informasi Pengelolaan Event Kampung Budaya Polowijen Information System For Event Management At The Polowijen Cultural Village
Ade Ramadhana Pratama 1 Anita 2*
Sugeng Widodo 3
1 Teknik Informatika, STIKI Malang, Indonesia
2,3 Manajemen Informatika, STIKI Malang, Indonesia
1 171111020@mhs.stiki.ac.id, 2 ant@stiki.ac.id, 3 sugeng@stiki.ac.id
* Penulisan Korespondensi :
Anita ant@stiki.ac.id Riwayat Artikel: Diterima : 7 Juni 2022 Direview : 14 Juni 2022 Disetujui : 29 Juni 2022 Terbit : 30 Juni 2022

## Abstrak
Kampung Budaya Polowijen merupakan suatu kawasan budaya yang melestarikan berbagai budaya tradisional seperti tari topeng, pembuatan topeng, membatik serta pelestarian budaya dan situs asli polowijen. Melalui website yang dimilikinya kampung budaya Polowijen menarik para wisatawan maupun investor untuk berkunjung ataupun mengajukan penyelenggaraan kegiatan seni budaya. Saat ini pengelolaan event dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku dan terpusat pada personal penggerak. Beberapa permasalahan yang timbul dari pengelolaan yang dilakukan adalah adanya kesulitan penjadwalan kegiatan ketika jumlah pengajuan lebih dari biasanya, pengajuan event tidak terlayani karena pencatatan tertumpuk dan pengelolaan donasi serta administrasi pembayaran belum terkelola secara optimal. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang dan membangun sistem informasi yang dapat membantu pengelola dalam proses pengajuan event, pembayaran, validasi pengajuan dan pembayaran serta pengelolaan donasi. Pengguna sistem adalah pengelola kampung budaya, wisatawan dan donatur. Sistem dibangun berbasis web dengan mysql sebagai database manajemen sistemnya. Berdasarkan hasil ujicoba dengan menggunakan metode black box, sistem informasi yang dibangun telah sesuai dengan rancangan dan telah sesuai dengan kebutuhan kampung budaya sehingga pengguna sistem akan memperoleh kemudahan dalam pengelolan event serta dapat mengatasi permasalahan yang ada.
Kata Kunci : Kampung Budaya, Kegiatan, Polowijen, Sistem Informasi

## Abstract
The Polowijen Cultural Village is a cultural area that preserves various traditional cultures such as mask dances, mask making, batik and the preservation of indigenous polowijen culture and sites. Through its website, the Polowijen cultural village attracts tourists and investors to visit or propose organizing cultural arts activities. Currently, event management is carried out by recording in a book and centered on the personal mover. Some of the problems that arise from the management carried out are the difficulty of scheduling activities when the number of submissions is more than usual, event submissions are not served because the records are piled up and the management of donations and payment administration has not been managed optimally. The purpose of this research is to design and build an information system that can assist managers in the process of submitting events, payments, validation of submissions and payments and management of donations. System users are cultural village managers, tourists and donors. The system is built on a
web-based with mysql as the database management System. Based on the results of trials using the black box method, the information system that was built was in accordance with the design and was in accordance with the needs of the cultural village so that system users would have convenience in managing events and being able to overcome existing problems.
Keywords : Cultural Village , Event, Polowijen, Information Sistem

## 1. Pendahuluan
Kampung Budaya Polowijen merupakan suatu kawasan budaya yang terletak di Kelurahan Polowijen, Kecamatan Blimbing, Malang- Jawa Timur. Sesuai dengan namanya kampung ini melestarikan berbagai budaya tradisional terutama pada kawasan Polowijen seperti tari topeng, pembuatan topeng, membatik serta pelestarian budaya dan situs asli polowijen. Melalui website yang dimilikinya kampung budaya Polowijen menarik para wisatawan maupun investor untuk berkunjung ataupun mengajukan penyelenggaraan kegiatan seni budaya. Berdasarkan hasil wawancara terhadap pengelola/penggerak kampung budaya, dalam satu bulan terdapat kurang lebih sepuluh sampai lima belas event yang masuk. Saat ini, pengeloaan event masih berpusat pada personal penggerak/pengelola, setiap pengajuan dilakukan secara langsung melalui telepon dan dilakukan pencatatan pada buku. Beberapa permasalahan yang timbul dari pengelolaan yang dilakukan adalah adanya kesulitan penjadwalan kegiatan ketika jumlah pengajuan lebih dari biasanya, pengajuan event tidak terlayani karena pencatatan tertumpuk dan pengelolaan donasi serta administrasi pembayaran belum terkelola secara optimal.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka diperlukan suatu sistem yang dapat membantu dalam pengelolaan pengajuan event serta administrasi penunjang sehingga semudahkan pengelola dalam melakukan penjadwalan dan pengelolaan adminitasi secara optimal.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi pengelolaan event pada kampung budaya Polowijen berbasis web yang dapat memberi kemudahan pengelola untuk memanajemen pengajuan event, validasi event, pembayaran, pengelolaan donasi serta pembuatan laporan sehingga dapat mengatasi permasalahan penjadwalan event dan meningkatkan pelayanan.
Manfaat dari penelitian ini bagi kampung budaya Polowijen adalah adanya kemudahan bagi wisatawan dalam melakukan pengajuan event, melakukan pembayaran serta mengetahu status dari layanan yang diajukannya. Bagi pengelola, sistem ini diharapkan dapat memberi kemudahan dalam proses validasi pengajuan event dan pembayaran, pengelolaan donasi serta pembuatan laporan event yang diajukan maupun telah selesai dilaksanakan.
Pada penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Prasetyo F. dan Setiyawati, Nina [1] sistem yang dirancang digunakan untuk mengelola pemesanan event pada suatu event organizer yang berorientasi pada profit, sedangkan pada penelitian yang di lakukan tidak hanya melakukan pemesanan event tetapi juga melakukan perencanaan pelaksanaan event mulai dari penjadwalan sampai pada penyelesaian event serta pengelolaan donasi. Pada penelitian yang lainnya pengelolaan event dilakukan berdasarkan pada penawaran event yang diselenggarakan oleh pengelola [2], sedangkan pada penelitian ini event yang di kelola adalah berdasarkan event yang ajukan oleh wisatawan dan melibatkan warga dalam penyelenggaraannya.
Untuk mendukung penelitian yang dilakukan, dibutuhkan pemahaman terhadap beberapa konsep dasar yang melandasi penelitian, yaitu
a. Sistem informasi dipahami menjadi kumpulan orang-orang yang bekerja, memproses, dan sumber daya peralatan, orang-orang ini mengumpulkan data dan mengolahnya sebagai informasi, memelihara dan menyebarkan informasi pada organisasi.[3]
b. Event Organizer adalah bisnis dibidang jasa yang secara absah ditunjuk oleh klien, untuk mengorganisasikan semua rangkaian event, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi, hingga evaluasi dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan klien [4]
c. Use Case Diagaram adalah metodologi yang digunakan untuk mengenali, menjelaskan dan mengatur kebutuhan sistem [5]
d. ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan contoh teknik pendekatan yang menyatakan atau mendeskripsikan interaksi suatu model [6]
e. Database adalah baris lengkap data operasional, disimpan secara terintegrasi menggunakan metode yang unik pada personal komputer akibatnya mampu memenuhi informasi optimal yang diharapkan para pengguna [7]
f. Activity diagram merupakan diagram yang mendeskripsikan serangkaian aliran kegiatan yang dibuat kedalam suatu operasi [8]
g. Visual Studio Code Visual Studio Code merupakan sebuah perangkat lunak editor open source yang dipakai untuk debugging, syntax highlighting, intelligent code complete, snippet, code refactoring, dan embedded Git
h. Pengertian MySQL yaitu salah satu software sistem manajemen dengan konsep basis data SQL DBMS yang mengandalkan multithread dan multiuser, serta dipakai kurang lebih enam juta instalasi pada seluruh dunia [9]
i. PhpMyAdmin adalah aplikasi berbasis web yang dipakai untuk merancang database MySQL menjadi tempat untuk menyimpan data-data website [10]
j. Xampp adalah sebuah paket aplikasi yang didalamnya terdapat Apache, MySQL, PhpMyadmin, PHP, Perl, Filezilla, dan lain-lain [11]
k. PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa interprenter yang seperti bahasa C dan Perl yang mempunyai kesederhadaan pada perintah. PHP memungkinkan untuk membuat halaman web yang menggunakan database dengan bantuan HTML. [12]
l. Codeigneter adalah sebuah framework yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP bertujuan untuk memudahkan para web programmer dalam membuat atau mengembangkan implementasi berbasis web

## 2. Metode Penelitian
Metode penelitian yang dilakukan terdiri dari beberapa tahapan, yaitu proses pengumpulan data, analisis permasalahan, perancangan sistem, implementasi, dan pengujian sistem. Dalam proses pengumpulan data, peneliti melakukan wawancara pada pengelola kampung budaya untuk mengetahui kondisi obyek penelitian, pengelolaan yang telah dilakukan mulai dari prosedure pengajuan, administrasi pembayaran serta pelaksanaan kegiatan. Selain wawancara, penulis juga melakukan obsertasi terhadap terhadap pelaksanaan kegiatan serta meninjau website kampung budaya.
Berdasarkan hasil pengumpulan data dilakukan analisa sebab akibat untuk mengetahui dampak yang ditimbulkan dari permasalahan yang ada serta untuk menentukan solusi permasalahan. Setelah itu akan dilaksanakan perancangan sistem dengan menggunakan pendekatan Unified Modelling Language (UML) yaitu dengan menggambarkan use case diagram, activity diagram dan rancangan database yang dibutuhkan.
Tahap implementasi akan dilakukan setelah perancangan selesai dilakukan. Tahap ini merupakan tahapan pembuatan sistem berdasarkan hasil rancangan yang telah dilakukan pada tahapan-tahapan sebelumnya ke dalam bentuk kode-kode bahasa pemrograman. Sistem akan dibangun menggunakan Script PHP dan framework code ignater serta menggunakan MySQL sebagai database management sistem.
Setelah tahapan implementasi, maka akan dilakukan tahapan ujicoba, tahapan ini merupakan tahapan yang ditujukan untuk menguji keseluruhan sistem informasi yang telah dirancang.
Pengujian dilakukan menggunakan metode black box, yaitu suatu teknik pengujian yang berfokus dalam spesifikasi fungsional dari perangkat lunak (software), penguji bisa mengumpulkan kondisi masukan dan melakukan pengujian terhadap spesifikasi fungsional program (Fauzi, Putra, Supriyanto, Saputra, & Desyani, 2020). Tahapan ini digunakan untuk memastikan bahwa implementasi yang dilakukan telah sesuai dengan rancangan dan dapat dilakukan secara berulang jika terdapat ketidak sesuaian atau ada perbaikan.

## 3. Hasil Dan Pembahasan Analisa permasalahan
Berdasarkan hasil pengumpulan data dapat dilakukan analisa permasalahan dan menentukan kebutuhan sistem untuk mengatasi masalah tersebut . Tabel 1 menggambarakan permaalahan yang dihadapi kampung budaya Polowijen, dampak yang ditimbulkan serta solusi yang digunakan untuk mengatasi masalah tersebut.
Tabel 1 Tabel Analisa Permasalahan Permasalahan Akibat Solusi Pencatatan pengajuan event tidak terkelola dengan baik Pengajuan event tidak terlayani atau terabaikan Dibangun sistem informasi yang memiliki fitur pengajuan event sehingga data pengajuan dapat tercatat dengan baik dan menghindari pengajuan yang tidak terlayani Kesulitan dalam melakukan penjadwalan event ketika jumlah pengajuan lebih dari rata-rata periode Terdapat event yang overlaping sehingga harus dilakukan pembatalan Dibangun sistem informasi yang memiliki fitur penjadwalan event beserta validasi event yang dapat dilakukan oleh pengelola Pengelolaan penerimaan donasi belum dilakukan Laporan perolehan donasi tidak terkelola Dibangun sistem informasi yang memiliki fitur untuk pengelolaan donasi pada kampung budaya Pencarian data pengajuan event membutuhkan waktu lama Pelayanan lambat dan tidak memuaskan pengunjung Dibangun sistem informasi yang memiliki fitur pencarian data sehingga memudahkan pengelola dalam mencarian data Pengelola kesulitan melakukan validasi terkait event yang telah dibayar Pelaporan pendapatan yang diperoleh dari kegiatan kampung budaya kurang akurat Dibangun sistem informasi yang memiliki fitur pembayaran untuk wisatawan dan validasi pembayaran untuk admin Pengelola kesulitan dalam melakukan evaluasi event dan keuangan ketika event telah selesai dilaksanakan Membutuhkan waktu untuk menyusun laporan Dibangun sistem informasi yang memiliki fitur laporan keuangan dan laporan event agar dapat melakukan evaluasi

## Rancangan Sistem
Hasil analisa masalah menghasilkan rancangan kebutuhan sistem sehingga dapat digunakan untuk memecahkan masalah. Dari analisa kebutuhan sistem tersebut maka dirancanglah gambaran sistem seperti yang terlihat di gambar 1, sedangkan activity diagram pada beberapa transaksi terdapat pada gambar 2 sampai gambar 4.

## Gambar 1 Rancangan Sistem
Sistem informasi yang dibangun akan digunakan oleh admin untuk mengelola setiap paket wisata yang ditawarkan pada wisatawan, validasi pengajuan event, pembayaran dan pengelolaan donasi. Sistem juga dapat diakses oleh wisatawan untuk melakukan mengajukan event, melakukan pembayaran dan melihat status pengajuan ataupun pembayarannya, sedangkan dari sisi donatur dapat melakukan penyaluran donasi serta melihat statusnya.

## Gambar 3 Activity Diagram Pembayaran
Gambar 4 Activity Validasi Pembayaran
Untuk mendukung sistem informasi pengelolaan event rancangan database yang dibutuhkan terdapat pada gambar 5.

## Gambar 5 Rancangan Database

## Implementasi
Hasil implementasi rancangan sistem pada proses pengajuan event di tunjukkan pada gambar 6. Fitur ini dapat digunakan oleh pengelola maupun wisatawan untuk mengajukan event. Sistem dapat melakukan filter terhadap pengajuan yang dilakukan dengan konsisi Tanggal event berlangsung minimal h+7 setelah hari pengajuan, jumlah peserta < ketentuan harga paket, total biaya akan sama dengan harga paket, jumlah peserta > ketentuan harga paket, total biaya akan ditambah dengan harga per orang.

## Gambar 6 Interface Pengajuan Event
Fitur berikutnya adalah fitur yang digunakan oleh admin untuk meyutujui event yang diajukan wisatawan (gambar 7). Terdapat dua pilihan pada fitur ini yaitu validasi dan tolak pengajuan

## Gambar 7 Fitur Validasi Pengajuan Event
Gambar 8 menunjukkan Layout untuk melakukan pembayaran terhadap event yang telah divalidasi oleh pengelola. Kriteria pengisian dimana nominal transfer tidak boleh kurang dari total pembayaran, apabila melebihi total pembayaran maka akan masuk kedalam donasi. Sedangkan gambar 9 menunjukkan Layout yang digunakan oleh pengelola untuk melakukan validasi pembayaran terhadap event yang bersangkutan. Terdapat dua pilihan yaitu validasi atau tolak.

## Gambar 9 Layout Validasi Pembayaran

## Ujicoba
Uji coba sistem dilakukan dengan melakukan pengujian menggunakan metode black box. Pengujian dilakukan berdasarkan kebutuhan fungsional yang terdapat pada use case diagram. Diantaranya yaitu pengujian login admin, pengujian register wisatawan, pengujian register donatur, pengujian cek username duplikat, pengujian update profil wisatawan, pengujian validasi user, pengujian tambah donasi masuk, pengujian validasi donasi, pengujian tambah detail kegiatan, pengujian tambah paket, pengujian cek tanggal event berlangsung, pengujian hitung biaya event, pengujian validasi pengajuan, pengujian tolak pengujian event, pengujian pembayaran, pengujian cek nominal transfer, pengujian validasi pembayaran, pengujian tolak pembayaran event, pengujian ubah status event, pengujian lihat jadwal event, pengujian filter bulan laporan event dan keuangan, pengujian cetak PDF laporan event dan keuangan. Tabel 2 menunjukkan salah satu ujicoba yang telah dilakukan.
Tabel 2 Ujicoba Fitur Validasi Pembayaran
Identitas Fungsi dan Target Nama Fungsi Validasi pembayaran Proses Admin melakukan validasi pembayaran terhadap bukti form pembayaran yang masuk Input Data pembayaran Target Output Jika berhasil status pembayaran berubah menjadi sudah bayar dan tervalidasi Pengujian Input Data pembayaran

## Output
Jika berhasil Status Sesuai

## Pengujian
Hasil pengujian menunjukan bahwa setiap fungsional yang telah di buat telah sesuai dengan rancangan sistem dan memiliki fungsi seperti yang diharapkan sehingga dapat digunakan sebagai solusi permasalahan pada kampusng budaya Polowijen.

## 4. Penutup
Melalui penelitian ini telah di hasilkan sistem informasi yang dapat digunakan untuk pengelolaan event pada kampung budaya Polowijen sehingga memberi kemudahan dalam penanganan pengajuan event, penjadwalan, pembayaran maupun pngelolaan donasi. Sistem tersebut telah melalui tahap ujicoba dengan menggunakan pendekatan black box dan dapat dinyatakan bahwa sistem yang telah dibangun telah sesuai dengan kebutuhan sistem yang dirancang. Maka berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Event Kampung Budaya Polowijen, pengelola akan memdapatkan kemudahan dalam pengelolaan event mulai dari proses pengelolaan paket kegiatan, pengajuan event , validasi pengajuan event , pembayaran, validasi pembayaran, penjadwalan event , pengelolaan donasi dan pelaporan sehingga pengajuan event dari wisatawan dapat terlayani dengan baik dan dapat meningkatkan layanan pada wisatawan. Melalui sistem ini wisatawan mendapat kemudahan dalam melakukan pengajuan event, melihat status pengajuan, melakukan pembayaran dan melihat status pembayarannya sehingga wisatawan mendapatkan kepastian dengan permintaan layanan yang diajukannya. Melalui sistem ini donatur juga mendapatkan kemudahan dalam menyalurkan donasi dan melihat status donasi sehingga donatur dapat memastikan status donasinya. Untuk menyempurnakan sistem yang telah dibuat, pengembangan berikutnya dapat ditambahkan adanya notivikasi pada pengelola, wisatawan maupun donatur terkait status pengajuan layanan yang diminta sehingga dapat ditndaklanjuti secaea real time.

## 5. Referensi
[1] F. Prasetyo and N. Setiawati, “Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Event Organizer Berbasis Website (Studi Kasus : PT. Munji Organizer Semarang),” Universitas Kristen Satyawacana, 2017.
[2] K. Aryansyah and R. Sidik, “Perancangan Sistem Informasi Penyelenggaraan Event Lokakarya dan Seminar (Studi Kasus: UNIKOM Bandung),” J. Teknol. dan Inf. , vol. 10, no. 2, pp. 116–128, 2020.
[3] E. S. Negara et al. , Sistem Informasi Manajemen Bisnis . Medan: Yayasan Kita Menulis, 2020.
[4] S. Wijaya, Manajemen Event Konsep dan Aplikasi . PT. RajaGrafindo Persada, 2021.
[5] V. Vachharajani, Effective Structure Matching Algorithm for Automatic Assessment of Use- Case Diagram . 2020. [6] I. Mulyana and M. Rupianto, Entity Relationship Diagram dan Praktik DBMS. 1 . 2020.
[7] Setyowati and S. Siswanti, Perancangan Basis Data . Semarang: Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Dian Nuswantoro, 2021. [8] I. C. Mituduan, M. Rafli, and F. Putri, “Sistem Informasi Pelayanan Jasa Steam Wash Berbasis Desktop. 3,” 2021. [9] E. Faizal and Irnawati, PEMOGRAMAN JAVA WEB (JSP,JSTL&SERVLET ) tentang pembuatan sistem informasi klinik diimplementasikan dengan Netbens IDE 7.2 dan MySQL . 2015.
[10] R. Abdillah, Easy dan Simple Programming . Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2016.
[11] MADCOM, Pemrograman PHP dan MySQL Untuk Pemula . Yogyakarta: CV. Andi, 2016.
[12] V. Laksmi, I. Kusuma, K. T. Werthi, and I. N. Y. Anggara, “Pengembangan Sistem Penjualan Dengan Metode Waterfall,” J. Ilm. Tek. Inform. dan Sist. Inf. , vol. Vol. 9, 2020.