ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter

## Improving the letter-writing method persuasive education in employees state 7 Medan middle school
Salliyanti 1* , Hariadi Susilo 1 , Isma Tantawi 1 , Nurhayati Harahap 1
1 Departmen of Indonesian Literature Study , Faculty of Cultural Sciences , Universitas Sumatera Utara *Email: saliyanti12@gmail.com

## Abstract
The  problems  of  Indonesia,  especially  correspondence  in  the  cases  of  standardized  punctuation  marks, vocabulary, and sentences according to Indonesian principle is presented, including effective letter format in the public  service  program.  The  people  should  take  care  of  Indonesian  properly  and  accurately,  especially  in  a formal or official condition at schools or offices. In this case, the team of public service provided training for the employees at SMP Negeri 7, Medan to foster and development of Indonesian in correspondence so that they will be able to write letters accurately and effectively. The implementation used lecture and explanation method in teachers-students direct interaction; the trainers explained standard sentences, words, and spelling according to Indonesian  spelling  through  LCD  media.  By  using  persuasive  and  educative  method,  the  trainers  asked  the trainees to practice writing letters so that there was two-way communication which made them enthusiastic in participating the training. Many of them asked questions and were interested in following the program. In the post-exercise, most of them could get much more input. The result was that  the employees could write letters effectively and accurately.

## Keywords: Increase, capacity, correspondence, employees

## Abstrak
Dalam pengabdian ini disampaikan masalah bahasa Indonesia yaitu surat – menyurat. Surat-menyurat ini berupa tanda baca, kata, dan kalimat yang baku sesuai dengan kaidah-kaidah bahasa Indonesia. Begitu juga bentuk atau format  surat  yang  efektif.  Bahasa  Indonesia  sangat  penting  dipelihara  dengan  baik  dan  tepat  oleh  setiap masyarakat.  Apalagi  dalam  lingkungan  formal  atau  resmi  terutama  di  sekolah-sekolah  dan  di  kantor-kantor. Pada  kesempatan  ini  tim  pengabdian  memberikan  pelatihan  terhadap  para  pegawai  SMP  Negeri  7  Medan dengan  tujuan  untuk  membina  dan  mengembangkan  bahasa  Indonesia  dalam  hal  surat-menyurat  supaya  ke depannya  para  pegawai  dapat  membuat  surat-menyurat  dengan  tepat  atau  efektif.  Metode  yang  digunakan adalah metode ceramah dan menerangkan yaitu tatap muka langsung dengan menerangkan kalimat-kalimat yang baku  serta  kata,  dan  ejaan  sesuai  dengan  ejaan  bahasa  Indonesia  melalui  media  LCD.  Selanjutnya  metode persuasif  edukatif  mengajak  dan  memaparkan  kepada  para  pegawai  tersebut  membuat  surat  yang  efektif  dan mengadakan latihan. Dengan demikian timbul komunikasi dua arah sehingga pelatihan ini menimbulkan gairah para  pegawai.  Peserta  khususnya  para  pegawai    banyak    yang  bertanya  dan  berambisi  tentang  surat-menyurat ini.  Setelah  diadakan  latihan  maka  hasilnya  para  pegawai  dapat  masukan  yang  lebih  baik  lagi.  Sebagai  hasil yang diperoleh para pegawai mampu membuat surat yang efektif setelah mengadakan latihan.
Kata kunci : meningkatkan, kemampuan, surat-menyurat, para, pegawai

## 1. PENDAHULUAN
Bahasa Indonesia adalah bahasa nasional dan bahasa resmi negara, sesuai dengan yang tercantum dalam UUD 1945 Bab XV Pasal 36.
Memakai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bukanlah tugas ahli bahasa saja atau mahasiswa yang ada di Fakultas Ilmu Budaya, tetapi juga bangsa Indonesia, justru itulah kita sebagai bangsa Indonesia  harus  mempunyai  sikap  positif  terhadap  bahasa  kita,  yaitu  setia,  sadar  dan  bangga. Namun kenyataan pemakaian bahasa Indonesia di kantor-kantor  di sekolah-sekolah banyak yang
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
tidak memakai bahasa Indonesia yang baik dan benar, terutama dalam komunikasi tulisan, yaitu bahasa surat sehingga timbullah pemakaian kalimat, kata yang tidak tepat bahkan mengacaukan dalam surat. Begitu juga pemakaian ejaan, yaitu tanda baca titik, titik dua, dan koma. Penulisan kata yaitu kata depan, dan kata gabungan yang tidak sebenarnya.
Atas dasar inilah keterampilan dan kecermatan dalam pemakaian bahasa Indonesia yang meliputi ejaan, kata dan kalimat-kalimat yang efektif dalam surat menyurat perlu dibina dan ditingkatkan supaya  tercapai  apa  yang  dikatakan  memakai  bahasa  Indonesia  yang  baik  dan  benar  dalam komunikasi tulisan, yaitu dalam surat menyurat.
Sebagai bahan untuk pelatihan ini tim pengabdian mengambil dari beberapa buku yang relevan yang sesuai dengan judul yaitu surat-menyurat. Buku ini sangat baik dalam melakukan pelatihan surat-menyurat.
Surat  merupakan  alat  komunikasi  yang  menggunakan  bahasa  tulisan.  Berbeda  dengan  alat komunikasi  bahasa  tulisan  yang  lain,  surat  biasanya  dialamatkan  atau  ditujukan  kepada  yang berkepentingan  (perorangan,  masyarakat  atau  lembaga),  dan  disampaikan  atau  dikirimkan kepadanya. Isi atau maksudnya bermacam-macam, mungkin berupa berita pertanyaan, perintah, ketentuan,  penjelasan,  dan  lain-lain.  Surat  merupakan  alat  komunikasi,  maka  padanya  dituntut persyaratan  tertentu  seperti  juga  alat  komunikasi,  maka  padanya  dituntut  persyaratan  tertentu seperti  juga  alat  komunikasi  tulisan  yang  lain,  surat  harus  ditulis  dalam  bahasa  yang  jelas, sederhana, singkat, padat, dan sopan.
Salah  satu  cara  menuju  ke  arah  itu  adalah  dengan  meningkatkan  kemampuan  berbahasa Indonesia  terhadap  masyarakat  luas,  terutama  terhadap  para  pegawai  SMP  Negeri  7  Medan. Untuk  itulah  dalam  kesempatan  ini  kami  terjun  ke  lapangan  dengan  memberikan  pelatihan kepada masyarakat.
Sebagai  langkah  selanjutnya  diadakan  pelatihan  bahasa  Indonesia  terhadap  para  pegawai  SMP Negeri 7 Medan.  Secara geografis SMP Negeri 7 Medan terletak di Jl. H. Adam Malik No. 12 Silalas,  Kec.  Medan  Barat,  Medan  Provinsi  Sumatera  Utara.  Jarak  Perguruan  Tinggi  ke  lokasi mitra 10 Km.
Berdasarkan  informasi  perlu  diadakan  pelatihan  surat-menyurat  terhadap  para  pegawai  di  SMP Negeri 7 Medan, karena kurangnya pengetahuan mereka tentang surat-menyurat. Belum adanya pelatihan  tentang  surat-menyurat  bagi  para  pegawai.  Kepala  sekolah  SMP  Negeri  7  Medan merasa  perlu  untuk  melakukan  pelatihan  surat-menyurat  kepada  para  pegawai  SMP  Negeri  7 Medan.
Jadi, dengan adanya pelatihan surat-menyurat ini diharapkan para pegawai SMP Negeri 7 Medan mampu menggunakan bahasa Indonesia tersebut di dalam surat-menyurat dengan tepat. Satu hal yang penting dapat meningkatkan kualitas para pegawai SMP Negeri 7 Medan.
Setelah  kegiatan  pengabdian  ini  masyarakat  semakin  menyadari  betapa  pentingnya  pemakaian bahasa Indonesia dalam tulisan terutama surat-menyurat sehingga pengabdian ini sangat dihargai dan  diharapkan  dapat  dilakukan  secara  berkesinambungan.  Oleh  sebab  itu,  Tri  Dharma Perguruan Tinggi khususnya pengabdian kepada masyarakat dapat terwujud dengan baik.

## 2. METODE PELAKSANAAN
Untuk  mengatasi  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  masyarakat  khususnya  para  pegawai  SMP Negeri 7 Medan maka tim pengabdian menggunakan beberapa metode :
1.  Metode ceramah dan menerangkan yaitu tatap muka langsung.
Di dalam metode ini tim pengabdi menjelaskan atau menerangkan kalimat¬kalimat yang baku dalam  bahasa  Indonesia  serta  bentuk-bentuk  kalimat  yang  efektif  dalam  bahasa  Indonesia melalui media LCD. Jadi, segala bahan-bahan atau buku-buku yang ada hubungannya dengan masalah surat-menyurat sudah diterangkan.
2.  Metode persuasif edukatif yaitu mengajak dan memaparkan pada masyarakat khususnya para pegawai  SMP  Negeri  7  Medan  dalam  hal  ini  membuat  surat  menyurat  yang  efektif,  karena selama  ini  banyak  yang  belum  mengetahui  pembuatan  surat  menyurat  yang  efektif.  Dengan
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
demikian timbul komunikasi dua arah timbal balik sehingga pelatihan ini menimbulkan gairah para  pegawai  setempat.  Setiap  peserta  diharapkan  terbuka  dan  bersedia  mengajukan pertanyaan kepada tim pengabdi.
Selanjutnya  tim  pengabdi  mengadakan  latihan  kepada  para  peserta  pelatihan  surat-menyurat dengan  membuat  soal-soal  di  dalam  latihan  tersebut  yang  ada  hubungannya  dengan  surat- menyurat.  Dengan  adanya  latihan  tersebut  nampak  dengan  jelas  para  peserta  mana  yang menguasai penulisan surat-menyurat yang efektif dan mana yang tidak menguasai surat-menyurat yang efektif. Setelah itu baru tim pengabdi memberikan masukan-masukan.
Metode  pelaksanaan  berisi  metode-metode  pelaksanaan  yang  sesuai  teori  dari  buku  ataupun artikel yang disitasi. Sitasi dilarang menggunakan akses dari sebuah website. Metode dituliskan secara rinci dan jelas. Jika perlu bisa digambarkan diagram alir untuk metode pelaksanaan sama dengan aturan untuk membuat diagram alir dari suatu algoritma.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini :
1.  Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :
a.  Penyusunan  letak  bagian-bagian  surat  (bentuk  surat)  tepat  sesuai  dengan  aturan  atau pedoman yang telah ditentukan.
b.  Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dengan format yang menarik.
c.  Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
2.  Isi  surat  harus  dinyatakan  secara  ringkas,  jelas,  dan  eksplisit.  Hal  ini  dimaksudkan  agar penerima  dapat  memahami  isi  surat  dengan  cepat,  tepat,  tidak  ragu-ragu  dan  pengirim  pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
3.  Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar dan baku sesuai dengan kaidah, baik  mengenai  pemilihan  kata,  ejaan,  bentuk  kata,  maupun  kalimatnya.  Selain  itu,  bahasa surat  haruslah  efektif.  Bahasa  surat  juga  harus  wajar,  logis,  hemat  kata,  cermat  dalam pemilihan  kata,  sopan  dan  menarik.  Nada  surat  harus  hormat,  sopan  dan  simpatik.  Sedapat mungkin  hindari  pemakaian  bahasa  asing  yang  padanannya  sudah  ada,  dalam  bahasa Indonesia.
4.  Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
a.  Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada  penerima  surat,  apakah  itu  berupa  pemberitahuan,  pernyataan,  pertanyaan, permintaan, laporan, dan lain-lain.
b.  Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
c.  Merumuskan  pokok    pembicaraan  itu  satu  persatu  secara  runtun,  logis,  teratur  dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, sopan, dan mudah dipahami pembaca.
d.  Menghindarkan  sejauh  mungkin  penggunaan  singkat  kata  atau  akronim,  lebih-lebih  yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
e.  Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
f.  Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariksan oleh EBI.

## 3.2 Kriteria bahasa surat yang baik
1.  Bahasa baku.
2.  Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda.
3.  Lugas,  tidak  mubazir,  tidak  banyak  basa-basi  dan  mengikuti  perkembangan  zaman  bahasa surat.
4.  Efektif dan efisien.
5.  Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf.
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
Crri-ciri paragraf yang baik : a.  Mengandung kesatuan isi. b.  Kepaduan antarkalimat.
c.  Ada pengembangan gagasan pokok.
6.  Bernalar
7.  Menarik  atau  mengandung  rasa  bahasa  kosa  kata  tepat,  optimis,  menghindarkan  dari pengungkapan  secara  langsung  hal-hal  yang  tidak  menyenangkan,  pengungkapan  secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan.
8.  Taat asas
Ciri Baku Tidak Baku Tidak bercampur bahasa daerah/ bahasa asing saya, mengapa, bandara gua, kenapa, airport Pemakaian imbuhan secara konsisten dan eksplisit bekerja, menulis, membaca kerja, tulis, baca Struktur kalimat sesuai kaidah direktur sedang bertugas ke luar negeri direktur ke luar negeri Pola sapaan resmi bapak, ibu, saudara/i, tuan, nyonya abang, kakak Tidak terpengaruh bahasa pasar dengan, memberi, tidak mengapa sama, kasih, enggak Tidak rancu berkali-kali Mengesampingkan berulang-ulang Mengenyam pingkan berulang kali Tidak mengandung hiperkorek insaf, sah insyaf, syah Tabel 1. Contoh Penggunaan Bahasa Baku
EBI yang Digunakan dalam Surat-Menyurat
a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan PT Persada Nusantara Jalan Laksamana Yos Sudarso 101 Bandar Lampung 35256 PT Dian Rama Putra Jalan H. Muhammad Salim 22 Bandar Lampung 35146
b. Penulisan Nama Jabatan
Nama  jabatan  yang  lazim  di  lingkungan  perusahaan  yaitu  direktur,  manajer,  kepala,  dan ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama. Nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.
Contoh :
1. Direktur Utama PT Mandiri
2. Manajer PT Nusantara
c. Penulisan bentuk singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap huruf diikuti tanda titik.
Contoh :
1. a.n. : atas nama
2. d.a. : dengan alamat
3. s.d.
: sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik. Contoh :
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
1. Yth. : Yang terhormat
2. Bpk. : Bapak
3. Sdr. : Saudara
4. Jln. : Jalan
Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya :
1. A. Yani : Ahmad Yani
(singkatan nama)
2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
3. Ir. Shofia  : Insinyur Shofia
(singkatan gelar kesarjanaan)
Singkatan satuan ukur, takaran timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik.
d. Penulisan Tanggal
Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tempat, tanggal, nama bulan, dan tahun. Contoh :
1. Medan, 25 Mei 2011
2. Jakarta, 10 Juni 2011
e. Penulisan Nomor, Hal, Lampiran, dan Tembusan
Huruf    capital  sebagai  huruf  pertama  dari  keempat  bagian  itu.  Antara  bagian-bagian  itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua.
Contoh : Nomor : 123
Hal :Permintaan Penangguhan Lamp. : Dua lembar
Tembusan :
1. Direktur PT Multimatra Perkasa
2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya
3. Direktsi Bank Pasifik
f. Penulisan Salam Pembuka dan Salam Penutup
Penulisan  kedua  jenis  salam  ini  diawali  dengan  huruf  kapital  dan  diakhiri  dengan  tanda koma.
Contoh :
1. Salam Pembuka : Dengan hormat,
2. Salam Penutup : Hormat kami,
g. Penulisan Kata
a. Kata  depan  ke  dan  di  tulis  terpisah  dengan  kata  lain  yang  mengikutinya,  sedangkan awalan ke- dan di- ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya. Contoh :
1. ke dan di kata depan : ke kantor, ke perusahaan, di kantor, di tempat.
2. ke – dan di- sebagai awalan :dituliskan, ketua, kehendak.
b. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah. Contoh :
terima kasih suku bunga tanda tangan Gabungan kata yang dianggap sudah pada ditulis serangkai Contoh : wiraswasta Aaabila bilamana
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
kepada
c. Gabungan  kata  yang  salah  satu  unsurnya  merupakan  kata  terikat  atau  afiks  ditulis serangkai.
Contoh : Pramuniaga Purnajual pascasarjana
d. Gabungan kata yang tidak diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah dan serangkai gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai. Contoh :
tanggung jawab pertanggungjawaban bergaris bawah digarisbawahi
e. Penulisan Bentuk Perincian
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang aakan diadakan pada :
hari : Selasa tanggal : 1 Agustus 2006 pukul : 14.00 – 16.00 WIB tempat : ruang rapat acara : membahas penurunan harga saham

## Format Surat (Bentuk Surat)
Format Surat resmi yang digunakan di Indonesia antara lain : a. Format luruh penuh ( full block style)
b. Format lurus ( block style)
c. Format setengah lurus A ( semi block style)
d. Format setengah lurus B ( semi block style)
e. Format lekuk atau bergerigi ( indented style ).
f. Format pararaf menggantung ( haging paragraph style ) (Mustakim, 1996 : 168).
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter

## 4. KESIMPULAN
Surat  adalah  suatu  sarana  untuk  menyampaikan  informasi  secara  tertulis  dari  pihak  yang  satu kepada pihak yang lain atau surat merupakan alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan. Surat  biasanya  dialamatkan  atau  ditujukan  kepada  yang  berkepentingan  (perorangan,  masyarakat atau lembaga) dan disampaikan atau dikirimkan kepadanya.
Surat merupakan salah satu hal yang penting dalam berbisnis maka dalam pembuatan (pengetikan) atau penulisan surat pun harus diteliti, benar, tepat, jelas dan tidak bertele-tele atau tidak mubazir. Bahasanya  harus  baku  dan  ejaannya  sesuai  dengan  Ejaan  Bahasa  Indonesia.    Agar  si  penerima surat  dapat  lebih  memahami  isi  surat  maka  pergunakanlah  bahasa  yang  benar  dan  baik  sehingga tidak  terjadi  kesalahpahaman  dalam  penulisan  dan  si  penerima  pun  akan  membalas  surat  Anda tanda adanya konflik dalam penulisan.
Membuat  format  (bentuk) surat  juga  harus  tepat  sesuai  dengan  aturan  yang  berlaku.  Format  atau bentuk surat ada 6 (enam) yang efektif atau yang resmi dipergunakan di Indonesia. a.  Format lurus penuh b.  Format lurus
c.  Format setengah lurus A
d.  Format setengah lurus B e.  Format Lekuk
f.  Format paragraf menggantung

## 5. UCAPAN TERIMAKASIH
Terima  kasih  kepada  Universitas  Sumatera  Utara  dan  Lembaga  Pengabdian  Kepada  Masyarakat yang  telah  mendanai  pengabdian  masyarakat  ini  SKIM  Dosen  Mengabdi  Sumber  Dana  NON
ABDIMAS TALENTA 4 (2) 2019: 747-756
Salliyanti et al . Improving the letter
PNBP  USU  TA  2019  Nomor  :  820/UN5.2.3.2.1/  PPM/2019.  Begitu  juga  kepada  sekolah  SMP Negeri 7 Medan yang telah berpartisipasi aktif dalam mendukung kegiatan ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Badudu J.S. (1981). Membina Bahasa Indonesia Baku. Bandung : Pustaka Prima.
Badan  Pengembangan  dan  Pembinaan  Bahasa  Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan.  (2016). Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia, Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Bratawijaya W. Thomas. (1986). Surat Bisnis Modern. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo.
Mustakim. (1996). Membina Kemampuan Berbahasa. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Parera J.D. (1982). Belajar Mengemukakan Pendapat. Jakarta : Penerbit Erlangga Edisi ke-2.
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. (1972). Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Sudaryono Drs. (1983). Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Bandung : Penerbit Alumni Kotak Pos : 272.
Suryanto.  H  dan  Hetty  Rachdiana  S.  (1991). Korepondensi  Niaga  Bahasa  Indonesia  untuk  SMK Bisnis dan Manajemen. Bandung : Humaniora Utama Press (HUP).
Sumantri, Manan. (1978). Surat-menyurat. Jakarta : Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.
Susanti  Titi,  dkk.  (2018). Pengembangan  Model  Aplikasi  E-Surat  Sebagai  Upaya Peningkatan Kompetensi Bidang Manajemen Rekod, JURNAL, Gama Societa, Vol. 1 No. 1, Januari 2018, 20 – 30
www.bahasasurat.com/07/12/11 http://surat .blogspot.com/2007/08/dasarsurat-menyurt.htm.