Frage: Hallo zusammen,  unserer UG (haftungsbeschränkt) liegt folgender Umstand vor: Der geschäftsführende Gesellschafter hat kurzfristig im lokalen Baumarkt Waren für einen Kunden mit der privaten Kreditkarte eingekauft. Die Waren wurden mit einer Rechnung an den Kunden verkauft. Dem allwissenden Internet nach, besitzt eine GmbH oder seine Unterform UG ja keine 'Privatsphäre', weshalb für mein Verständnis auch keine Privateinlage und korrespondierende Privatentnahme vorgenommen werden kann ?  Die konkreten Fragen zum buchhalterischen Doing:  1.) Bekommt, und wenn ja, wie bekommt der geschäftsführende Gesellschafter sein eingesetztes Privatkapital wieder ? 2.) Welche Belege müssen hierzu eingereicht werden ? Es liegt ein Kassenbon vor, ist auch der Transaktionsbeleg der Kreditkarte notwendig ? 3.) Ist es problematisch, dass die Kundenrechnung (=der Verkauf der Waren unsererseits) bereits mit der UstVA 10/2017 verbucht wurde, aber der Wareneinkauf nach aktuellen Stand  noch nicht ?  Vielen Dank schon im Voraus.  MFG  C.D.

Antwort: Sehr geehrter Fragesteller,   Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen unter Berücksichtigung Ihres Einsatzes nach erster summarischer Prüfung der Rechtslage wie folgt beantworten:  Der Gesellschafter-Geschäftsführer Ihrer UG hat eine Zahlung für die UG geleistet, um Waren in einem Baumarkt einzukaufen, welche mit der privaten Kreditkarte finanziert wurden und Sie fragen sich nun, ob für diese Zahlung ein Ersatzanspruch gegen die Gesellschaft besteht und ob es rechtliche Fallstricke bei der Rückzahlung gibt.   1. Leistet ein Gesellschafter-Geschäftsführer aus dem Privatvermögen Zahlungen für die UG besteht i.d.R. ein Aufwendungsersatzanspruch  Da die Zahlung im objektiven Interesse Ihrer UG geleistet wurden, ohne dies zunächst als gesonderte Dienstleistung mit der UG zu vereinbaren, hat der Geschäftsführer einen Ersatzanspruch aus Geschäftsführung ohne Auftrag gem. a href="https://dejure.org/gesetze/BGB/670.html" target="_blank" class="djo_link" title="§ 670 BGB: ErS. von Aufwendungen">§§ 670/a> , a href="https://dejure.org/gesetze/BGB/677.html" target="_blank" class="djo_link" title="§ 677 BGB: Pflichten des Geschäftsführers">677 BGB/a> . Voraussetzung ist allerdings, dass auch nicht im Nachgang des Geschehens eine Vereinbarung über die Zahlung getroffen wurde und auch keine gesonderte Vergütung oder aber Zinsen für den ausgelegten Betrag gezahlt wurden. Da beides in Ihrem Fall, nach der obigen Schilderung, nicht gegeben ist, besteht ein Anspruch auf AufwendungserS. aus Geschäftsführung ohne Auftrag.  3. Einrichtung eines Geschäftsführer-Verrechnungskontos zweckmäßig  Falls dies noch nicht der Fall ist, ist es ein sinnvoller Weg für derartige Vorfälle (z.B. auch Zahlung einer Benzinrechnung für Firmenwagen etc.) ein Verrechnungskonto einzurichten, von dem jährlich der Saldo zugunsten des Geschäftsführers durch die Gesellschaft ausgezahlt wird, wobei ein negativer Saldo zulasten des Geschäftsführers grundsätzlich verzinst werden muss, um dem Argument der verdeckten Gewinnausschüttung zu begegnen.   Allerdings ist auch die Barauszahlung möglich, welche dann als Begleichung einer sonstigen Verbindlichkeit der Gesellschaft bilanziell erfasst wird. Sie müssten demnach entscheiden, welche Vorgehensweise für Sie zweckmäßiger erscheint, rechtlich sind beide Wege gangbar.  4. Im Sinne einer 'best-practice' beide Belege bzw. Kopie der Belege zu UG-Unterlagen reichen Grundsätzlich muss der Steuerzahler einen steuerrelevanten Sachverhalt im Steuererhebungsverfahren zunächst nur glaubhaftmachen, weshalb m.E. hier die Kopie des Kaufbeleges ausreichen würde, um den Vorgang vor den Steuerbehörden darzustellen. Um allerdings Beweisschwierigkeiten vorzubeugen, halte ich es im Sinne einer 'best practice' für zweckmäßig, zumindest Kopien beider Belege zu den UG-Unterlagen zu geben.  5. 'Bekommt, und wenn ja, wie bekommt der geschäftsführende Gesellschafter sein eingesetztes Privatkapital wieder ?' Wie dargestellt, besteht ein Ersatzanspruch, welcher durch die GmbH sofort beglichen oder über ein gesondertes Verrechnungskonto verrechnet werden und ein Saldo ggf. ausgezahlt werden sollte.  6.  'Welche Belege müssen hierzu eingereicht werden ? Es liegt ein Kassenbon vor, ist auch der Transaktionsbeleg der Kreditkarte notwendig ?' Rechtlich gesehen gibt es hier keine genauen Anforderungen, allerdings ist es wie dargestellt zur Vermeidung von späteren Beweisschwierigkeiten sinnvoll, zumindest Kopien, besser Originale, beider Belege zu den Geschäftsunterlagen zu reichen.  7. 'Ist es problematisch, dass die Kundenrechnung (=der Verkauf der Waren unsererseits) bereits mit der UstVA 10/2017 verbucht wurde, aber der Wareneinkauf nach aktuellen Stand noch nicht ?' Dies ist grundsätzlich kein Problem, da die UstVO in Bezug auf den Warenverkauf korrekt ist und die Kontenbuchung nachgeholt werden kann. Allerdings könnte es je nach Höhe des Zahlbetrages zu Nachfragen des Finanzamtes kommen. In diesem Fall wäre der Sachverhalt im oben dargestellten Sinne zu kommunizieren.  Zusammengefasst besteht auf Grundlage Ihrer Schilderung grundsätzlich ein Aufwendungsersatzanspruch, der aus steuerrechtlicher Sicht grundsätzlich nicht bedenklich ist und zweckmäßigerweise wie oben dargestellt über ein Verrechnungskonto gebucht werden sollte.  Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Da mein erstes Ziel immer die vorbehaltslose Mandantenzufriedenheit ist, würde ich mich über eine Bewertung mit fünf Sternen freuen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.   Mit freundlichen Grüßen  Pascal Gratieux, Abs. 100.Abs. 1000. (Köln/ Paris 1)  Rechtsanwalt!--dejureok-->

Relevante Paragraphen: § 670, § 677