Regione Lombardia — 2014-10-31
4. Indicazioni operative per l'attività di vigilanza

## 4.1. Vigilanza sui requisiti soggettivi
I soggetti interessati, specificati nell'Allegato 1, sono tenuti ad attestare il possesso dei requisiti soggettivi con autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e a trasmetterle alle ASL entro un mese dalla nomina e successivamente, durante lo svolgimento dell'incarico, entro il mese di gennaio di ciascun anno.

I documenti e le dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atto notorio ancora in corso di validità e già prodotti in altri procedimenti possono non essere ripresentati, essendo sufficiente indicare il procedimento nel quale tali documenti sono stati prodotti. Le ASL provvedono, secondo le modalità definite dalla normativa vigente, alle conseguenti verifiche presso gli enti competenti. In caso di presentazione di falsa dichiarazione o falsa documentazione, fermo restando l'obbligo di segnalazione all'autorità giudiziaria competente, laddove venga meno un requisito di esercizio o di accreditamento, la ASL è tenuta ad applicare le indicazioni procedurali previste nell'Allegato 2.

Per quanto attiene alle verifiche per la sottoscrizione degli accordi contrattuali, si precisa che, in base all'articolo 38 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE163/2006, non sono rilevanti al fine della dichiarazione del possesso dei requisiti soggettivi, le condanne relative a:
- reati depenalizzati;
- reati per i quali è intervenuta la riabilitazione;
- reati dichiarati estinti dopo la condanna;
- reati per i quali è intervenuta la revoca della condanna stessa.

## 4.2. Vigilanza sui requisiti organizzativi e gestionali
### Gestione delle risorse umane – Lavoro d'équipe
La verifica dello svolgimento del lavoro in équipe, finalizzato a salvaguardare la continuità assistenziale e la multidisciplinarietà degli interventi assistenziali, comprende di norma l'esame dei verbali degli incontri tra operatori di diverse professionalità oppure l'avvenuta trascrizione degli incontri nei FaSAS.

### Composizione dell'organico - Standard di personale.
Lo standard gestionale, quantitativo e qualitativo, previsto dalla normativa regionale deve essere garantito in ogni settimana dell'anno. La verifica dello standard quantitativo deve essere effettuata di norma almeno su una settimana individuata a campione, prendendo in esame:
- gli orari di presenza del personale, attestati attraverso fogli firma, registro presenze, tabulati delle timbrature;
- il programma dei turni effettuati;
- il numero e la tipologia degli ospiti presenti.

Di norma viene inoltre verificata l'effettiva presenza al momento dell'ispezione degli operatori che risultano in servizio.

Ferma restando la responsabilità del datore di lavoro di garantire il rispetto di tutte le norme discendenti dai contratti di lavoro e delle disposizioni previste dal decreto legislativo 8 aprile 2003, n. 66, Attuazione delle direttive 93/104/CE e 2000/34/CE concernenti taluni aspetti dell'organizzazione dell'orario di lavoro, nel caso in cui l'équipe di vigilanza rilevi delle irregolarità riferite alla turnistica e al rispetto dei riposi minimi previsti per il personale di assistenza, a prescindere dalla tipologia di contratto o incarico, provvede, a tutela della qualità assistenziale, alla segnalazione alla competente Direzione Territoriale del Lavoro.

Lo standard qualitativo deve essere verificato prendendo in esame:
- l'elenco del personale comprensivo delle specifiche qualifiche e mansioni;
- la verifica della documentazione relativa al possesso delle qualifiche, dei titoli professionali, della iscrizione agli albi in corso di validità, ove prevista;
- la presenza del mix professionale nelle proporzioni previste per la tipologia di unità d'offerta e di ospiti presenti.

Ogni unità d'offerta, indipendentemente dallo status erogativo, deve essere in grado di fornire, in tempo reale, tutti gli elementi necessari per la verifica dello standard assistenziale. Qualora il requisito specifico preveda la presenza di cartellonistica esposta al pubblico con l'indicazione degli specialisti e degli orari di apertura e di presenza, deve essere verificato che vi sia corrispondenza tra quanto indicato nella cartellonistica e quanto effettivamente riscontrato.

### Documentazione comprovante l'attività sociosanitaria.
La documentazione che compone il FaSAS può essere prodotta e conservata, oltre che in forma cartacea, anche in formato elettronico, in conformità alla normativa specifica che ne definisce sia gli ambiti di validità, sia i requisiti tecnici. Nel caso di documentazione in formato elettronico, il soggetto gestore dovrà comunque garantire la possibilità di fornire in tempo reale copie ed estratti su supporto analogico (carta) dei documenti informatici componenti i FaSAS. Nei casi in cui non sia necessaria la compilazione del FaSAS (utenti che usufruiscono di mono prestazioni, ossia di prestazioni che sono effettuate una sola volta o ripetute in tempi molto dilatati, come ad esempio visite ginecologiche, pap test, colloqui di consultazione presso i consultori, prelievi a domicilio, sostituzione di cateteri vescicali, ecc.) le prestazioni erogate devono essere registrate in modo da consentirne la tracciabilità.

### Linee guida, procedure ed altra documentazione.
I requisiti che prevedono un adempimento documentale (carta dei servizi, procedure ecc.) sono ottemperati se la documentazione risulta conforme alla normativa vigente e se l'unità d'offerta ne assicura la regolare applicazione. La carta dei servizi deve essere messa a disposizione dell'utenza, le informazioni contenute devono risultare sempre corrette e aggiornate e deve essere verificata la piena corrispondenza con le tariffe praticate, i servizi effettivamente offerti e l'attività svolta. È necessario accertare la conservazione delle linee guida e delle procedure assistenziali in luoghi accessibili agli addetti all'assistenza, nonché prossimi agli ambienti ove si svolge l'attività d'assistenza e verificarne, anche con interviste a campione, la diffusione al personale interessato. Fatti salvi gli obblighi derivanti da norme specifiche, è ammessa la conservazione presso sedi diverse rispetto a quella di erogazione per i soli documenti di cui non sia necessaria una regolare consultazione, purché in caso di verifica tali documenti possano essere prontamente prodotti alle équipe di vigilanza e controllo. A titolo esemplificativo possono essere conservati in sedi diverse da quelle di erogazione le attestazioni prodotte a seguito di procedure e verifiche tecniche non più attuali, i capitolati o contratti per acquisizione di beni e servizi. Si evidenzia che, in caso di verifica, la mancata o tardiva trasmissione dei documenti attestanti uno o più requisiti, rende impossibile effettuare i necessari riscontri ed equivale al mancato possesso o mantenimento del requisito.

### 4.3. Verifica dei requisiti strutturali e tecnologici
La verifica del possesso e del mantenimento di tutti i requisiti strutturali e tecnologici, sia generali che specifici, è prevista per tutte le sedi di erogazione, sia principali che secondarie ("periferiche" o "distaccate") e comprende, avvalendosi della collaborazione degli uffici regionali, il controllo del rispetto degli eventuali vincoli di destinazione d'uso, derivanti da finanziamenti pubblici statali o regionali. I documenti richiesti dalle specifiche normative devono essere presenti in originale o in copia conforme all'originale e formalmente corretti, ovvero datati, firmati e timbrati dagli enti previsti dalle norme. A conclusione delle verifiche a seguito di SCIA o SCIA contestuale, nonché in caso di modifiche degli spazi non soggette a SCIA, le planimetrie approvate attestanti lo stato dei luoghi sono conservate agli atti della vigilanza e consegnate in copia al soggetto gestore. Nel caso in cui un requisito tecnologico specifico sia superato dall'evoluzione tecnica, si accetta la soluzione più avanzata, a condizione che soddisfi il fine sotteso al requisito stesso. Qualora il titolo di godimento dell'immobile sia un contratto di locazione o un comodato d'uso, è necessario monitorare la scadenza contrattuale in maniera tale da non causare disagi nella continuità del servizio.