Regione Campania — 2019-07-04
GESTIONE DOCUMENTAZIONE

## Gestione della documentazione
La documentazione descrive il sistema gestionale e operativo, rappresenta l'evidenza oggettiva della struttura organizzativa e tecnica, aderisce alla sua realtà operativa per seguirne l'evolversi, è organizzata in maniera flessibile con gerarchia di contenuti ed articolata in differenti livelli che individuano i rispettivi destinatari e le modalità di distribuzione.

## Struttura della documentazione
La documentazione contiene i dati necessari al riscontro oggettivo delle attività svolte al fine di raccogliere ed elaborare gli stessi al fine di fornire informazioni relativamente al:
- grado di conseguimento degli obiettivi generali e degli obiettivi specifici; b) livello di soddisfazione degli utenti circa la qualità del servizio;
- risultato di verifica delle attività;
- risultato dei piani di miglioramento;
- analisi per l'individuazione delle tendenze di qualità;
- azione correttiva e la sua efficacia;
- idoneità delle prestazioni dei fornitori;
- addestramento e competenza del personale;
- confronto con dati nazionali di riferimento.

## Controllo e approvazione della documentazione
La documentazione che dispone prescrizioni generali e specifiche per l'erogazione del servizio deve essere leggibile, datata (incluse le date di revisione) chiara ed identificabile. In funzione della tipologia di documento sono fissati metodi per controllare l'emissione, la distribuzione e la revisione.

I metodi assicurano che i documenti siano:
- approvati dal personale autorizzato
- emessi e resi disponibili nelle aree dove l'informazione è necessaria;
- compresi e accettati da parte di coloro che devono utilizzarli;
- facilmente rintracciabili;
- esaminati per ogni necessaria revisione;
- ritirati o distrutti quando superati.

## Emissione e distribuzione dei documenti
I documenti e i dati, prima dell'emissione, sono vistati dal personale autorizzato ai fini dell'avvenuta approvazione e della loro adeguatezza.

È attuata una procedura che consente la distribuzione della documentazione da parte dell'emittente fino ai responsabili di altre funzioni. Tali responsabili provvedono poi alla distribuzione interna.

È predisposta una forma di controllo per impedire l'utilizzo di documenti non più validi o superati

Il sistema di controllo, assicura che:
- siano disponibili i documenti necessari in tutti i luoghi ove si svolgono le attività essenziali per garantire la qualità del servizio;
- siano prontamente rimossi da tutti i centri di emissione o di utilizzazione documenti non validi ovvero superati, per evitare un loro uso indesiderato;
- siano identificati i documenti superati e conservati per motivi legali e di conservazione delle conoscenze.

La distribuzione dei documenti modificati è curata dal responsabile incaricato della archiviazione e gestione che deve anche garantire l'eliminazione dei documenti superati.

## Modalità di gestione della documentazione sanitaria
È formalizzato e messo in atto un protocollo che definisca i requisiti per la redazione, l'aggiornamento, la conservazione e la verifica della documentazione sanitaria, nonché le modalità di controllo

Sono adottate procedure per la predisposizione della documentazione clinica tenendo conto di problematiche quali la riconciliazione dei farmaci e di altre tecnologie (transition) ai fini della sicurezza dei pazienti nei trasferimenti di setting assistenziali

È formalizzata e messa in atto una politica per la privacy e la riservatezza delle informazioni nel rispetto ed in ottemperanza alla legislazione ed alla normativa vigente in materia

Sono formalizzate e messe in atto procedure per la gestione della sicurezza nell'accesso e tenuta della documentazione sanitari, ivi compresa la loro integrità, nel rispetto ed in ottemperanza alla legislazione ed alla normativa vigente in materia

Sono evidenziati i risultati della valutazione della qualità della documentazione sanitaria e dell'implementazione di azioni correttive ove necessario

Sono predefiniti i tempi di accesso alla documentazione sanitaria